Como criar uma agenda de reuniões em poucos minutos |
Como criar uma agenda de reuniões em poucos minutos
Por Mark Schoeck Atualizado em 20 julho, 2017 Traduzido por Octhavio Martins
Criar uma agenda é uma maneira eficiente de profissionais, bem como líderes de organizações, prepararem e conduzirem uma reunião conforme um plano e de maneira organizada. Uma das maneiras de criar uma agenda é revisar as anotações da reunião anterior. Uma ata é um documento que registra o andamento de uma reunião, desenvolvida a partir da agenda do encontro em questão. Se você identificar componentes-chave da reunião, é possível usá-los para criar uma agenda para seu próximo compromisso.
Usar um software de texto deixará sua agenda em ordem (Dynamic Graphics Group/Dynamic Graphics Group/Getty Images)
Identifique as seções rotineiras da reunião, como "Encomendas", "Aprovação de atas" e "Encerramento", e adicione os itens à nova agenda conforme eles apareçam nas anotações do encontro anterior. Os principais itens de uma agenda estarão normalmente numerados ou em tópicos.
Encontre itens na ata que demonstrem problemas ou tópicos discutidos na reunião. Esses definem a maior parte da reunião e normalmente incluem itens como: "Novo Negócio"; "Negócio Antigo"; "Anúncios". Adicione esses tópicos em sua agenda na ordem em que eles apareçam, provavelmente entre "Aprovação de atas" e "Encerramento". Deixe espaço entre os itens para adicionar informações atualizadas para a reunião atual.
Adicione as atividades que deverão acontecer durante a reunião, como "aprovação de orçamento", "levantamento de fundos", ou "eleição de profissionais", em seus devidos lugares. Coloque-os de maneira curta e direta.
Adicione um título no início da agenda, incluindo o nome da empresa ou reunião, a palavra "Agenda", a data e o local do encontro.
Inclua uma cópia de atas passadas na agenda. A aprovação de atas é uma parte comum na maior parte das reuniões.
Muitos modelos de agenda de reunião estão disponíveis on-line, podendo auxiliar no processo de formatação da sua.