O ato convocatório (edital), distribuído com antecedência mínima de 8 dias, deve conter todos os elementos (pauta), comum a qualquer Assembleia, como os temas a serem votados, o dia e hora de sua realização, etc, com a diferença de que, no modo virtual, deve constar expresso: “A Assembleia (ordinária ou extraordinária, conforme seja) será realizada em forma virtual, por meio de aplicativo eletrônico, porém as deliberações no seu transcurso ocorrerão por meio de plataforma de reunião virtual (indicar, no edital, expressamente, a plataforma escolhida, por exemplo, ZOOM, Google Meet, Webex, Skype, etc, e o link, endereço eletrônico, para acesso), e todo o seu conteúdo será gravado e ficará disponibilizado para todos os Condôminos”.
A reunião é precedida, numa Assembleia presencial, pela assinatura dos Condôminos na medida em que esses vão se apresentando. Já numa Assembleia virtual a presença é registrada pelo próprio aplicativo, que registra o log das unidades condominiais representadas no evento, inclusive contém filtro para condicionar os votos a uma pessoa por unidade. O aplicativo controla os votos de cada unidade armazenando dados sobre a unidade, o usuário que votou (nome, telefone e e-mail) e a opção escolhida em cada votação.
Com o quórum representando metade das frações ideais quando a matéria não exigir quórum especial (Código Civil, art. 1352), podendo deliberar por maioria dos votos dos presentes em segunda convocação (exceto quando exigido quórum especial) (CC, art. 1353), a deliberação é o evento em que, durante o transcorrer da Assembleia, todos têm oportunidade de se manifestar expondo suas ideias ou vontade em relação aos temas propostos no Edital de Convocação.
É próprio de uma Assembleia a troca de ideias, exposição de proposições, a fim de que sejam deliberadas por todos. Constitui absoluta exigência, sob pena de anulação do decidido na Assembleia por qualquer Condômino que se sinta preterido em seu direito de convencer, com sua exposição, os demais Condôminos ou, simplesmente, expor suas ideias, que todos tenham oportunidade de se manifestar.
A deliberação não é feita diretamente no aplicativo, mas em plataforma digital a ser livremente escolhida (Zoom, Google Meet, Skype, Webex, etc), a qual deve ser previamente informada no edital de convocação, conforme atrás exposto.
O registro do deliberado durante a Assembleia presencial tem o objetivo de permitir que as opiniões, convergentes ou divergentes, e tudo o mais que tenha transcorrido durante o processo deliberativo da Assembleia, seja exposto a todos, em qualquer época após sua realização. Por isso seu registro, no modo presencial, é feito pelo Secretário da mesa.
Já numa Assembleia virtual isso não é registrado no próprio aplicativo porque ocuparia muito espaço virtual de memória. A Assembleia virtual deve ser gravada na plataforma digital escolhida. O responsável pela Assembleia deve providenciar o armazenamento eletrônico da reunião, não no aplicativo, mas sim na plataforma já que é nela que a reunião é realizada.
Por isso, relevantíssimo que o conteúdo da reunião assemblear seja preservado por qualquer meio, por exemplo, mídia eletrônica (HD do computador), nas nuvens (nesse caso, indicar o caminho de acesso ao seu conteúdo), pen drive, etc.
Aconselha-se preservar esse material pelo prazo mínimo de 4 anos (Código Civil, arts. 177 e 178), que corresponde ao prazo máximo de que dispõe qualquer Condômino para se insurgir, em juízo, contra qualquer decisão tomada na Assembleia.
Na Assembleia presencial a contagem dos votos é feita visualmente pelo Presidente da mesa. Numa Assembleia virtual o próprio aplicativo informa quem votou e também o voto dado para a proposição “A” ou “B” (ou quantas houver), fornecendo o resultado que indica a deliberação vencedora. O controle do voto é feito por unidade condominial ou fração ideal.
O Código Civil (art. 9º) prevê quais documentos devem ser registrados. Dentre eles não se encontram as Atas de Assembleias, o que indicaria, em princípio, que seu registro não é exigido. Já o art. 221 do mesmo Código Civil, que dispõe sobre os meios de prova, diz que o instrumento particular, feito e assinado ou somente assinado por alguém, prova as obrigações convencionadas de qualquer valor, mas seus efeitos em relação a terceiros só são exigíveis após registro público.
Claro está que o deliberado e decidido e expresso na Ata da Assembleia Condominial produz efeitos imediatos e vincula a ela todos os condôminos, de modo que ninguém – mesmo os ausentes –, poderá alegar seu desconhecimento ou possibilidade de descumprimento ao tanto quanto nela decidido, exceto, claro, ocorrendo nulidade ou anulabilidade. Ou, ainda, alegar sua desobrigação de cumprir o decidido com base no fato de não ter sido ela registrada em Cartório de Títulos e Documentos.
Cabe, pois, uma pergunta: por que então registrá-la? A resposta é dada pelo referido art. 221: porque para a decisão assemblear ter validade em relação a terceiros, só se registrada em Cartório (registro público).
Isso leva à necessária distinção entre Assembleias Gerais Ordinárias (AGO) e Assembleias Gerais Extraordinárias (AGE). É que as AGOs são, normalmente, realizadas uma vez por ano (até o final de abril), para a tomada de contas da administração e sua apresentação, para aprovação, aos demais condôminos (Código Civil, art. 1350).
Entretanto, pelo menos a cada dois anos, as AGOs também aprovam a escolha do Síndico (CC, art. 1347). Assim é que a escolha do Síndico, lavrada em Ata, é apresentável perante as instituições financeiras onde o Condomínio possua conta corrente.
Para que os bancos aceitem que o Síndico então eleito comprove deter poderes para representar o Condomínio e opere suas contas bancárias, exige a apresentação da Ata de Assembleia da AGO registrada em Cartório, porque o banco é terceiro em relação ao Condomínio (os condôminos não são terceiros já que o Condomínio é uma entidade que nem pessoa jurídica é, porém, constituída pela reunião dos Condôminos).
Se o banco não fizesse tal exigência, qualquer Condômino poderia tentar representar o Condomínio perante ele, a qualquer tempo, de modo a fragilizar a realização das transações financeiras e os poderes sobre elas.
Justamente por isso é que o art. 1347 do Código Civil determina que a Assembleia (no caso, obrigatoriamente, AGO), escolha um Síndico para administrar o Condomínio por prazo não superior a 2 anos, podendo ser reconduzido nessa função ilimitadamente. Dentre as competências do Síndico, uma delas é representar o Condomínio, inclusive em juízo (CC, art. 1348, II).
Fizemos distinção entre AGO e AGE porque os efeitos produzidos em relação a terceiros são normalmente próprios das deliberações decididas em AGO, como escolha do Síndico. Já outras deliberações que sabidamente não produzirão efeitos em relação a terceiros, normalmente próprias de AGEs, não precisarão ser registradas em Cartório.