Mesclagem de contratos com o Word (módulo Suprimentos) : Sienge Plataforma
Mesclagem de contratos com o Word (módulo Suprimentos)
Modificado em: Qui, 16 Set, 2021 at 11:28 AM
O Sienge permite que sejam desenvolvidos modelos de contratos no Word utilizando dados do sistema para o preenchimento. Assim cria-se um minuta padrão onde os dados principais, como objeto do contrato, valores, dados e dados do fornecedor, por exemplo, puxar informações do Sienge .
Isso permite uma agilidade na criação do contrato, sendo necessário apenas revisar o contrato emitido e coletar as assinaturas, pois as cláusulas estão no modelo e os dados estão no sistema.
Criando um modelo de contrato
No Word, nos campos aplainadas para o conteúdo existente no Sienge, deve-se digitar P {X} onde X é o número do parâmetro. Esse número pode ser verificado em Suprimentos> Apoio> Contratos> Parâmetros. Todos estão dispostos a todos os campos do sistema que permite uma emissão via mesclagem de Contratos.
O presente contrato P { 1} refere-se à relação entre um Contratante P {30} e o Contratada P {40} tendo como objeto P {2}. Este contrato terá vigência de P { 122} meses, tendo seu início em P {4} e término em P {5}.
Em cada ponto do exemplo acima onde foi fornecido um parâmetro o sistema irá substituir o campo pelo conteúdo do parâmetro, por exemplo P { 1} apresentará o número do contrato.
Inserindo itens em forma de tabela
Para que os itens do Contrato sejam suprimidos em forma de tabela basta inserir uma tabela de arquivo do Word e inserir os parâmetros, conforme especificado anteriormente. Segue um exemplo da configuração e de como serão recebidos as informações:
Inserindo o modelo de mesclagem no Sienge:
Após criar o documento no Word ele deve ser inserido no Sienge , para que as mesclagens ocorram no momento da emissão de Contratos.
Acesse Suprimentos> Apoio> Contratos> Modelos e cadastro um modelo novo desmarcando a opção rascunho, ou edite um modelo já cadastrado.
Nota! Marque a flag "Rascunho" para que a criação do modelo seja realizada através de um editor de texto no próprio navegador. Esse tipo de modelo não permite uma configuração tão ampla quanto a mesclagem com o Word.
Clique em Escolher Arquivo e selecione o modelo salvo, escolha também o tipo de impressão padrão que você deseja: DOC , PDF ou Ambos . Ao marcar a opção Ambos , o sistema permite que a seleção do formato de saída do arquivo ocorra no momento da emissão do Contrato ( Suprimentos> Contratos e Medições> Relatórios> Emissão de Contratos ).
Emitindo um contrato com o modelo criado:
Após inserir o modelo de contrato no sistema ele disponível pronto para ser selecionado na emissão de Contratos. Para realizar uma emissão entre em Suprimentos > Contratos e Medições > Relatórios > Contratos > Emissão de Contratos informe qual contrato deseja emitir e selecionar o modelo importado anteriormente. Caso o campo informado não esteja preenchido no sistema o campo correspondente, como -X-. Assim é importante revisar o relatório após a emissão.
Dica! Por do parâmetro 677 é possível alterar o texto padrão de parâmetros de mesclagem com valores inexistentes ou inválidos. Para realizar uma alteração de acesso: Segurança> Administração> Parâmetros.
Veja o que fazer caso a mesclagem de algum parâmetro não funcione:
Caso ocorra de algum parâmetro não realizar uma mesclagem siga o passo a passo abaixo:
No espaço onde deseja que uma informação seja mesclada com o Sienge , vá em Inserir> Explorar Partes Rápidas> Campo:
Dependendo da versão do Word clique na opção conforme imagem abaixo para inserir o campo de mesclagem:
E vá em "Mais Comandos". Ao acessar essa opção aparece na tela abaixo, onde você deve selecionar, na guia "Escolher comandos em", a opção Guia inserir:
Nas opções que aparecem nessa guia, localize e selecione a opção "Inserir um campo ..." e clique em adicionar:
Essa ação precisa ser executada somente uma vez, pois irá incluir um ícone no acesso rápido do Word. A partir de agora, basta acionar esse ícone para inserir os campos de mesclagem:
Ao acionar a opção de "Inserir Campo" aparece na tela abaixo, selecione a opção Mesclar campo. Preencha o nome do campo com P {X}, onde X é o número do parâmetro. Esse número pode ser verificado em Suprimentos> Apoio> Contratos> Parâmetros . Nas opções "Texto a ser inserido antes" e "Texto a ser inserido antes" preencha com ##, conforme imagem abaixo:
Após clicar em OK o campo ficará assim: ## «P {x}» ##. Nesse momento você deve retirar os símbolos «e», ficando assim: ## P {x} ##.
Atenção! Cada parâmetro deve ser inserido individualmente, a cópia entre os parâmetros pode resultar em problemas durante a mesclagem com o Sienge .