Organize seu Escritório de Arquitetura para o Recesso de Final de Ano | Projeto Estrutural Online
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Organize seu Escritório de Arquitetura para o Recesso de Final de Ano
Um escritório de arquitetura que organiza seu recesso, acalma a mente para mais um ano de conquista.
Como você lida com o final de ano em seu escritório de arquitetura? Você consegue parar todas as atividades? Ou você fica escravos do escritório até no recesso de final de ano?
Neste Ebook, que organizamos pra você, pretendemos mostrar como algumas ações pensadas no último mês do ano (começando pelo penúltimo rsrs) podem lhe ajudar a ter um descanso mais tranquilo, sem desesperar seus clientes quando seu escritório parar com a chegada do Papai noel e o Réveillon.
E claro, se tiver outras ideias de organização pra escritórios de arquitetura, envie para nós: contato@projetoestruturalonline.com.br ou no WhatsApp (47) 9 8492-8010, e assim incluímos e atualizamos este Ebook.
Última Revisão: Dez/2019.
#1 – Informe seus clientes do recesso, muito antes deles pensarem no assunto. Prepare-os!
#2 – Meu cliente não entende o que é recesso (rsrs), como posso argumentar?
#3 – Programar mensagens automáticas e posts.
#4 – Pesquise antecipadamente por um Coworking próximo ao lugar que você vai durante o recesso.
#5 – Brindes de final de ano.
#6 – Férias dos colaboradores.
#7 – Organização Financeira desta época do ano.
#8 – Parceiros: deixe tudo organizado com eles.
#9 – Permita-se! Curta suas férias.
Você deve começar a pensar no recesso do seu escritório um pouco antes de Dezembro. A primeira dica para facilitar seu recesso é colocar no modelo da sua proposta comercial, bem como na minuta do seu contrato, que você vai ter um recesso de final de ano.
A partir de Novembro todos os seus contratos e propostas devem conter um item falando sobre o recesso. O ideal mesmo é que no contrato (não importa a época do ano), sempre seja abordado o tema recesso e datas previstas, visto que muitos projetos levam vários meses para serem concluídos.
Nós da PEO fazemos assim:
a) no Modelo da Proposta Comercial
No item que fala sobre Cronograma dos trabalhos, escrevemos:
Item 1 – 30 dias e Itens 2 e 3 – 45 dias.
Atenção: não serão contabilizados os dias entre 21/12 a 05/01 devido ao recesso de toda equipe da Projeto Estrutural Online.
b) na Minuta do Contrato
No item que fala sobre Cronograma dos Serviços, escrevemos:
7 – DO CRONOGRAMA DOS SERVIÇOS
7.1 – O prazo para entrega do serviço contratados, será o descrito no item 4 – DADOS DA PROPOSTA COMERCIAL, no item CRONOGRAMA, a contar do pagamento da primeira parcela, bem como do fornecimento de todas as informações necessárias para prestação do serviço contratado, cita-se: projeto arquitetônico completo em DWG e Questionário Respondido.
Desta forma você ajuda seu cliente a refletir sobre o recesso, muito antes dele pensar sobre. E quando você tratar deste assunto, não vai ser nenhuma surpresa.
Inclusive, você pode colocar em contrato que o telefone, celular e WhatsApp comercial da sua empresa estarão desligados durante todo o recesso (detalhe: não passe o seu WhatsApp Pessoal ao seu cliente, rsrs).
Definir limites desde o início ajuda a compreensão!
Se tiver curiosidade em ver nossa Minuta de Contrato e Modelo de Proposta Comercial, você consegue baixar clicando nos seguintes links:
Minuta de Contrato de Projeto Estrutural Online
Modelo Proposta da Projeto Estrutural Online
Mesmo que a maioria das pessoas façam um recesso no final do ano, alguns tiram o tempo do recesso pra tratar de assuntos corriqueiros de sua casa, como o projeto da nova edificação, por exemplo.
Ou seja, alguns vão querer usar este tempo livre pra falar com você sobre o Projeto Arquitetônico.
O primeiro argumento que você pode usar é que a própria Prefeitura faz recesso no final do ano, ou seja, a análise de projeto não será feita durante um mês, praticamente (pelo menos na maioria dos municípios). Pode parecer um argumento fraco, mas, é uma entidade corroborando com o que você está falando. Ajuda muito!
O segundo argumento é uma imposição, explicar novamente o que foi definido em contrato. Por isto, não envie apenas o contrato para seu cliente, mas leia e explique os principais pontos para ele quando estiver fechando o negócio, para que este item do recesso não passe despercebido.
Não fique com medo de perder o projeto por ter esta informação no contrato e na proposta comercial. Tratar o cliente como adulto desde o início, explicando cada ponto, leva rapidamente a compreensão, confiança e ao aceite da condição.
Outra questão essencial é programar todas as postagens e mensagens automáticas sobre seu recesso e continuar sua vida nas mídias sem perder seu tempo de descanso.
O primeiro passo antes de programar algo é mandar para os clientes ativos um e-mail falando sobre o recesso. No e-mail seja bem claro sobre as condições, mas caso você ache necessário, deixe uma forma de comunicação de emergência, a qual você vai olhar uma vez por dia durante seu descanso.
Outra coisa, caso seu escritório faça plantão, deixe bem claro ao cliente o nome do pessoa que estará atendendo e o melhor canal de contato com ela.
Além do e-mail, poste em todas as mídias que seu escritório vai estar de recesso (lembre-se de todas, inclusive LinkedIn).
Sim, aqui é o primeiro lugar que seu cliente vai tentar te procurar (ou um prospect novo que queira conhecer seus trabalhos). Hoje, com WhatsApp for Business está muito fácil deixar uma mensagem automática pronta.
Se você ainda não sabe como fazer clique aqui e leia este artigo que explica de forma bem objetiva.
Obs.: Não esqueça de deixar claro para seu cliente ou possível novo cliente que você vai fazer contato com ele assim que retornar, e peça também outras formas de contato com ele em sua mensagem automática.
O segundo maior canal de comunicação depois do WhatsApp é o Direct do Instagram.
Algum novo cliente pode tentar fazer contato com você pelo Instagram. Mas, se você está descansando, inclusive deste canal, você vai tentar se afastar um pouco. Entretanto o Instagram não possibilita você colocar mensagens automáticas.
Para isto você vai precisar de um aplicativo. Tem vários no mercado. Vários, mas vários mesmo. De todos os preços e tipos. Clique e veja um artigo da AppTuts que aborda vários deles.
Não tem jeito, todos são pagos. Mas é inevitável você não ter uma dessas opções. Inclusive para usar durante o ano, para funções que ajudam sua marca a crescer no Instagram.
No Facebook já é mais fácil colocar uma mensagem automática. Não precisa de nenhum aplicativo externo.
Para ativar a resposta instantânea leia este artigo da própria Facebook, que dá um passo a passo bem simples.
Sua vida nas mídias sociais precisa continuar. Além de todas os posts de final de ano como: avisar seu recesso, desejar Feliz natal, Feliz Ano novo, avisar a data de retorno, outras postagens devem continuar para manter suas mídias vivas/ativas, durante este período em que todo mundo está com o celular na mão, inclusive na hora da ceia de natal…
E você quer aproveitar esta oportunidade ao mesmo tempo que descansa. Certo?! Não tem jeito, aqui mais uma vez você vai precisar de uma ferramenta paga pra automatizar o processo.
Umas das mais baratas do mercado e simples de usar, e que inclusive nós usamos é o Mlabs. Com ele você consegue agendar postagens em várias mídias sociais, para várias datas diferentes, de uma vez só. E depois o aplicativa se encarrega do trabalho!
Por favor, não estamos ganhando nada pra citar o aplicativo aqui. É apenas uma super dica, pois nos ajuda muito e pode ajudar você também. Tem outras no mercado como o Etus. Dá uma olhada nelas e veja qual lhe agrada ou faz mais sentido:
Oi?! Alguém ainda usa e-mail? 😀
Pode ter certeza que sim, tanto que o número de e-mails enviados no mundo só tem crescido. E um novo cliente pode acabar fazendo contato com você por este canal também.
'Bora' pegar tudo o que seu servidor de e-mail pode oferecer e colocar uma resposta automática para o período de férias! Já deixa isto preparado antes de sair para sua ceia de natal.
Se você usa a plataforma do Gmail, como nós, clique aqui e veja o passo a passo.
Mas tenho certeza que se você usa outra, não vai ser difícil encontrar um passo a passo. 😉
#4 – Pesquise antecipadamente por um Coworking próximo ao lugar que você vai durante recesso.
Como assim?! Você fala de contrato, de afirmar para o cliente que você vai descansar e não atender telefone, e agora fala pra procurar um Coworking?!
Sim, contraditório. Mas as vezes você pode ter que abrir uma exceção. Principalmente se seu cliente vier falar com jeitinho e pedir uma reunião a distância no período de recesso dele, no qual ele está com mais tempo livre para conversar com você.
Outras vezes é uma questão de urgência, de fechar um novo contrato importante para seu escritório de arquitetura.
Procure com antecedência um Coworking na cidade que você vai estar durante o recesso. Mas por que um Coworking? Está é mágica da situação. O Coworking é legal pois separa as atividades profissionais do ambiente de recesso (ou férias).
Muitos Coworkings em regiões turísticas, como praias e etc, já se preparam para oferecer este serviço nesta época do ano. Inclusive o Muvuca Coworking, aqui em Penha/SC (onde está nossa empresa), oferece também esta comodidade pra quem precisa.
Muita gente tem procurado este serviço nesta época do ano!
Com isto você não mistura o trabalho com a família e amigos. Quando você está no Airbnb, ou hotel, casa alugada, até mesmo em sua casa de praia, etc., você deve estar com eles. Trate de trabalho dentro de um Coworking. Nada de misturar as coisas!
Se já é Dezembro e você ainda não correu atrás dos brindes, talvez não dê mais tempo.
Ideal para um brinde de Natal, é organizar tudo até o final do mês de Outubro, para dar tempo de enviar ou até mesmo entregar em mãos para alguns clientes especiais.
Por isto, no próximo ano, comece a preparar os brindes em Setembro.
Mas, você pode organizar um brinde de início de ano, que também é muito legal.
Importante é tocar seus clientes atuais, antigos clientes, e possíveis prospects, com algo especial que você pode dar pra eles.
"Ohh yeahh". Tanto você, como seus colaboradores, merecem um descanso!
Avise de antemão como vai ser a programação de recesso para eles, para permitir que eles possam se organizar com familiares e amigos para o final de ano.
Caso você precise dar férias para alguns deles, ou seja, uma ausência mais longa, já planeje agora como você fará para suprir essa falta na elaboração dos projetos.
#7- Organização Financeira desta época do ano.
1º – PLANEJE SEUS GASTOS
Alguns gastos extras sempre ocorrem no final e início de ano, sendo interessante anotar estes e fazer um provisionamento para:
a) Anuidade do Conselho;
b) Décimo Terceiro salário (caso você tenha funcionários);
c) Brindes para clientes, e presentes para os colaboradores;
e) Provisão para pouca entrada financeira que sempre ocorre em Janeiro;
f) Renovação de pacotes de softwares que são por mensalidade.
Anotar estas e outras despesas previstas te possibilita uma visão geral de todos os possíveis gastos. Facilitando assim, a organização financeira e te dando um panorama do que esperar para os primeiros meses do próximo ano.
2º – ESTABELEÇA METAS
Como orienta Christian Barbosa, uma das maiores especialistas em tempo do pais, qualquer tipo de planejamento deve ocorrer antes do início do ano. Dedique agora, antes de acabar Dezembro, para planejar o financeiro do ano seguinte (e já aproveite o gancho e faça um planejamento geral também de metas do escritório).
#8 Parceiros: Deixe tudo organizado com eles.
Outro item que não deve ser esquecido antes de sair para o recesso é organizar ações com os parceiros e stakeholders em geral.
Deixe tudo em dia com fornecedores de materiais que precisam entregar algo antes do Natal, ou logo depois do feriado da virada do ano.
Também com os parceiros de projetos complementares, verifique o período de recesso delea, para alinhar as entregas e compatibilizações dos mesmos.
Nós, aqui da Projeto Estrutural Online, já avisamos os nossos parceiros arquitetos, que faremos recesso entre os dias 21 de Dezembro e 5 de Janeiro. Assim, já estamos alinhando com todos as entregas que ocorreram antes e depois desta data.
Já faça isto agora com todos os seus parceiros, para garantir que você não tenha nenhuma surpresa.
#9 Permita-se! Curta suas férias.
Não veja seus e-mails e deixe seu celular com WhatsApp no hotel pra cachorro (rsrs). Se permita descansar, pois pode ter certeza, você vai ter uma maior produtividade com isso no ano seguinte!
O mês de Dezembro acaba sendo um mês mais curto, tanto em dias úteis, por causa do recesso, e também por todos os compromissos familiares e encerramentos que surgem na "finaleira" do mês/ano.
Já aplique agora estas dicas passadas aqui neste Ebook e garanta um fim de ano mais tranquilo, na certeza de começar o próximo ano com pé direto e …
…. desejamos um ÓTIMO descanso! 🙂 <3
Esta pergunta tem muita haver com nosso conceito aqui da Projeto Estrutural Online. Se quiser saber como podemos contribuir com você e seu escritório na entrega do pacote completo para seu cliente, totalmente compatibilizado e respeitando sua arquitetura, faça contato clicando aqui!