Como o sistema de emissão pode prevenir autuação fiscal - Blog Oobj
Publicado por Daniele Lima em 18 de outubro de 2021
O cenário fiscal da atualidade exige dos contribuintes constante atenção. É necessário se adequar a todas as obrigatoriedades e ainda ficar atento com a operação diária da empresa para evitar autuação fiscal.
Alguns deslizes podem causar penalidades e multas que custam caro. Saber gerenciar e prever riscos de autuações fiscais é essencial para que o seu negócio esteja livre desses problemas.
Pensando nisso, preparamos um artigo com alguns pontos, dentro da gestão fiscal da sua empresa, que podem contribuir para evitar penalidades fiscais:
1. Mudanças fiscais: tenha sua operação atualizada automaticamente
Somente na primeira metade deste ano muitas obrigatoriedades estão previstas ou já começaram a valer.
Períodos como esse podem tornar o controle da sua operação um caos. E claro, se a empresa não se adaptar no prazo previsto estará sujeita à rejeições de documentos ou em casos onde não há regra de validação, sanções fiscais. Mas como evitar tanta dor de cabeça para se adequar às mudanças obrigatórias, sem perder os prazos?
Existe a possibilidade de não ter que lidar com todas essas atualizações de forma direta. Mas como? Através de um software de emissão e recebimento fiscal especializado. Assim, ao ter esse sistema na sua operação gerenciando e emitindo as notas fiscais do seu negócio, as obrigatoriedades já serão ajustadas automaticamente dentro do prazo previsto. E qualquer mudança que deve ser realizada no seu sistema ERP, será comunicada por esse software especializado.
Portanto, além de garantir o bom andamento dos seus processos fiscais e ficar livre de multas de forma simplificada, você direciona esses esforços para o seu negócio. Ganha mais tempo para trabalhar de forma estratégica, o que efetivamente, contribui com o crescimento da sua empresa.
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2. Tenha auditoria fiscal/tributária nas Notas Fiscais recebidas
Ter acesso às auditorias frequentes é muito importante para se prevenir de possíveis penalidades. Além disso, a auditoria fiscal/tributária possibilita ao seu negócio um maior controle sobre as obrigatoriedades acessórias, regras principais e a questão dos tributos necessários em cada documento fiscal.
Muitas empresas contratam consultorias para realizar a revisão fiscal e ocorrência de multas. Mas é possível ter esse serviço em um período de tempo mais frequente: através de um software emissor fiscal.
Ter um sistema de emissão que disponibilize mecanismos de validação fiscal das NFes recebidas é essencial para garantir o compliance fiscal. Além disso, outra função que ajuda nesse sentido é a auditoria dos XML recebidos com suas obrigações fiscais.
3. Receba alertas de cumprimento de prazos
O cotidiano das empresas é um cenário acelerado. Muitas vezes o volume de trabalho é alto e ficar atento a todos os detalhes das regras fiscais é complicado. Pois a empresa depende diretamente da conformidade fiscal para funcionar. O certificado digital é um exemplo.
O certificado digital possui uma data de validade e se ele estiver vencido o faturamento da empresa fica parado. Portanto, a falta de atenção, devido ao volume de trabalho diário pode prejudicar totalmente o andamento do seu negócio.
Assim, faz toda a diferença ter uma mensageria fiscal que cuida disso pra você. Quando o sistema de emissão dispara alertas à empresa durante o vencimento próximo do certificado digital, contribui para prevenir a punição.
Além do negócio não ser prejudicado por um problema tão simples, o cotidiano do trabalho se torna mais leve por ter um sistema responsável por isso.
4. Garanta a guarda legal: XML dos documentos fiscais
Muitas empresas realizam a guarda dos XMLs em pastas do servidor. Mas essa não é a melhor opção. Além de ser arriscado, há uma dificuldade alta de acesso aos XMLS pela administração tributária. O ideal é que a solução fiscal utilizada disponibilize recursos para busca e exportação fácil dos XMLs.
Além disso, muitas empresas armazenam as notas, mas não àquelas recebidas dos fornecedores. Porém, guardar notas emitidas e recebidas durante 5 anos é lei!
Garantir o armazenamento é muito importante, pois o fisco pode solicitar a conferência de algum documento e o Governo cobrar dívidas atrasadas. Se caso a solicitação do fisco não for atendida a empresa terá que arcar com as multas.
5. Tenha o controle das notas emitidas e recebidas
Muitas empresas não tem conhecimento se os clientes estão se manifestando frente as notas que são emitidas contra elas. Se essa realidade ocorre no seu negócio, você pode estar correndo de risco de ter problemas de escrituração.
Por isso, para prevenir problemas como esse é preciso acompanhar a situação dos documentos fiscais em tempo real. Mas como isso é feito?
A sua mensageria fiscal necessita disponibilizar um painel onde você poderá ter esse controle e sabe em tempo real o status de cada nota. Isso vale tanto para os emitidos (saída) quanto para os recebidos (entrada).
Leia mais: acompanhe o ciclo de vida da Nota Fiscal
Por fim, é importante lembrar que estar em conformidade com a lei é o mínimo para o funcionamento do seu negócio. Mas focar na sua empresa é o que faz ela crescer.
Colocar todos os seus esforços para acompanhar a legislação e ficar atento às regras fiscal não contribui com o aumento de lucros. Foque no seu negócio e deixe a mensageria fiscal, bem como as obrigatoriedades com a gente!
Saiba mais sobre o nosso sistema de gestão fiscal que vai facilitar suas rotinas e ajudar a sua empresa a ficar em dia com a legislação fiscal:
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