Quando o assunto é logística, os temas preferidos dos profissionais do ramo são aqueles atrelados a venda ou pré-vendas. É possível dar como exemplo os interesses por: custos logísticos, gestão de indicadores de desempenho, controle de produção etc. No entanto, pelo menos pela ótica do fabricante e do grande varejista, há outros temas poucos abordados e de suma importância. Estamos nos referindo a problemas relacionados ao transporte, descarregamento e retorno de mercadorias, que ocorrem entre grande centros de distribuição e armazéns. Além das dificuldades relacionadas a avaria de produtos ou suas embalagens, há também as complexas obrigações fiscais que torna a emissão e o recebimento de notas fiscais um desafio a parte.
Retorno de mercadorias entre grandes centros de distribuição
Retornos de mercadorias são ações intrínsecas ao processo de compra e venda. Mas dependendo da sua natureza é possível que sejam minimizados pela empresa. Por isso, o primeiro passo é conseguir identificar quais desses processos devem ser considerados fora da alçada de responsabilidade da empresa. E, após, quais são passíveis de se eliminar ou minimizar.
Para isso, será necessário investir na análise e reconhecimento dos principais fatores de retorno de produtos e mercadorias.
Assim, nesse post vamos abordar uma série de possibilidades para minimizar problemas de retorno de mercadoria que pareciam inevitáveis. Isso porque eles ocorrem lá no cliente, na revenda, bem na hora do descarregamento. Momento em que a equipe do seu cliente recebe as mercadorias.
Nesse momento ele deve se assegurar de que tudo está OK e prosseguir com o descarregamento. Caso contrário, alguns lotes de produtos poderão ser devolvidos, enviados de volta ao armazém de onde saíram. Este retorno de mercadorias acarreta mais gastos e gera impactos negativos na relação comercial, nos indicadores de estoque, sem contar na repercussão das vendas e de faturamento.
Como você pode ver, estamos falando de um desafio ligado a um segmento específico, no qual atuam fabricantes e grandes varejistas.
Nesse contexto, é possível elencar três situações frequentes que geram problemas de retorno de mercadorias. São elas:
falta de controle de qualidade da prestadora de serviços de armazenamento e transporte de produtos
problemas com documentação fiscal e recusa de notas
Bem, diante desse cenário, já conhecido de profissionais do segmento, nosso objetivo principal é evitar que esses produtos sejam devolvidos. O grande desafio aqui é conseguir agir assim que o problema é percebido.
Como atuar para minimizar problemas com embalagem avariada
Como todos já sabemos, um melhor manuseio vai impactar no descarregamento de mercadorias. No entanto, o que é possível fazer no momento em que a avaria na embalagem é percebida?
Normalmente, a equipe de operações opta por não inspecionar a qualidade do produto pois corre o risco de ser responsabilizado pela avaria.
Por isso é necessário estar mais presente e atuante no recebimento de cargas nos seus principais clientes. Uma opção para a minimização desses problemas é alocar um representante qualificado para acompanhar e participar da descarga de mercadorias, no centro de distribuição do cliente.
Para sermos mais objetivos, retornemos aos exemplos passados acima. Por exemplo, caso haja avaria física na embalagem, esse mesmo profissional estará apto para abrir a embalagem, avaliar se o produto permanece em perfeito estado, e ainda, comprovar junto a equipe de descarregamento que a única necessidade é trocar a embalagem da mercadoria. Além disso, ele também estará capacitado para fazer essa troca. Pois terá consigo embalagens novas para trocar, ali mesmo, dentro do armazém.
Como é possível perceber é uma solução simples que irá surtir efeito imediato.
Já imaginou estar sempre dois passos à frente da maior parte dos problema que venha a ocorrer no descarregamento de suas mercadorias no cliente? Bem, o Grupo Solutions não só pensou como desenvolveu esse serviço de triagem que é customizado a realidade e necessidades do cliente.
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Como melhorar a qualidade do serviço das transportadoras
Ao considerar a quantidade de vezes que um produto fica exposto a manuseios, transporte, traslados, desde a saída do estoque do fabricante até o cliente final, fica fácil entender porque parte importante do desafio é assegurar o bom trabalho de distribuidoras e transportadoras para evitar o retorno de mercadorias.
Agora que ficou claro como o Grupo Solution age para solucionar o problema de avaria em embalagens, vamos falar sobre a origem do problema de avaria de nas embalagens. No entanto, é necessário também cuidar das causas de avarias em embalagens. Por isso, durante a inspeção de qualidade dos produtos com avaria em embalagem, também é observado e acompanhado o trabalho das transportadoras, caminhoneiros e demais integrantes da rede de fornecimento. Afinal, todos eles impactam o serviço de entrega.
Assim, seguimos para a próxima etapa do serviço, no qual conseguimos fazer uma auditoria das transportadoras. Como a proposta envolve acompanhar e registrar todos os problemas envolvidos no recebimento de produtos, acabamos por fiscalizar também o trabalho das transportadoras e seus afiliados. É auferido a forma como os produtos são acondicionados e transportados. Um relatório é desenvolvido de forma objetiva, apontando os pontos de melhoria. Com isso, seus parceiros da distribuição e transporte poderão gerar resultados mais eficientes.
Em seguida, é possível envolver essas equipes em treinamentos, que tratarão dos pontos observados nos relatórios.
Como agir diante de problemas fiscais, durante o descarregamento de produtos
Em paralelo há a complexidade fiscal brasileira, que é mais um obstáculo que pode impactar no descarregamento de mercadorias.
É possível pensar em um cenário típico. Uma área de descarrega bastante movimentada em um grande centro de distribuição. Após entrega e análise da documentação, é percebido que há alguma inconformidade ou inconsistência fiscal de determinadas mercadorias. Como a equipe de operações precisa manter a agenda prevista para os descarregamentos do dia, naturalmente, as mercadorias com problemas na documentação ficarão de lado. Ou ainda, a situação será repassada dentro da própria equipe até que um profissional resolva se dedicar inteiramente à questão, a fim de resolvê-la.
Agora, imagine que aquele mesmo profissional que cuida da avaria das embalagens, da auditoria das transportadoras. Ele também pode se encarregar de resolver a recusa de notas, de forma imediata, evitando qualquer atraso no descarregamento.
Afinal, seu objetivo é estar dedicado 100% do tempo em viabilizar o descarregamento de suas mercadorias.
É verdade que as empresas nem sempre estão preparadas para implementar esse tipo de projeto. Mas com estratégias e programas apropriados é possível mudar esse cenário.
Muitas vezes a solução é envolver uma empresa parceira, como o Grupo Solutions, que poderá trazer todo a expertise logística para propor soluções customizadas.
Em essência, esse procedimento é bastante eficiente em reduzir o retorno de mercadorias. E, consequentemente, os custos envolvidos em todo o processo.
Ou seja, a proposta é garantir que as mercadorias serão descarregadas sem problemas. Isso vai se dar com a participação ativa do seu representante, no cliente. No processo de inspeção de qualidade, identificação de avarias, correção, validação de documentos fiscais. Ou qualquer outro contratempo que venha a prejudicar ou inviabilizar o processo de descarga.