Ferramentas de organização: saiba quais usar no seu dia a dia
5 ferramentas de organização para você usar no dia a dia
Por Fortbrasil em agosto 26, 2019
Para algumas pessoas, manter uma rotina e ter um maior controle sobre todas as atividades que precisa realizar são dois grandes desafios. O problema da desorganização é que, aos poucos, ela começa a comprometer a produtividade, a eficiência e faz com que você esqueça de eventos especiais, reuniões importantes e até detalhes simples do dia a dia.
Existem várias ferramentas de organização que são bem fáceis de utilizar e é sobre elas que vamos falar neste post. Acompanhe as dicas que preparamos para que você consiga ordenar as suas tarefas, aumentar o seu rendimento e, consequentemente, viver com mais qualidade. Boa leitura!
A primeira etapa é fazer um mapeamento completo de todas as suas atividades ao longo da semana. Dependendo do seu nível de dificuldade em estabelecer uma rotina, separe até mesmo os horários específicos até para as coisas mais simples, como tomar banho ou fazer uma refeição.
Depois disso, é importante definir qual será o método utilizado para se planejar. Você pode contar com uma agenda ou com inovações tecnológicas, como aplicativos para celular e computador, conforme mostraremos adiante. O importante é que o material seja de fácil consulta e que você o consiga levar para onde for.
O estágio mais difícil, porém o mais necessário, é tornar a organização um hábito e deixar de lado a procrastinação. Estabeleça metas que o forcem a manter as suas atividades em dia por um mês, por exemplo, e à medida que conseguir atingir esses objetivos, aumente o período de duração. Além disso, não se esqueça de separar alguns minutos diários para revisitar o seu planejamento e definir prioridades.
5 ferramentas de organização que podem ajudar você
Agora que você já sabe que é possível ajustar a sua rotina para viver com mais tranquilidade e não se perder em meio aos milhares de coisas que precisa fazer, vamos apresentar algumas ferramentas que serão suas grandes aliadas nessa jornada de organização.
Vale destacar que não há um melhor método: você deverá testá-los até encontrar uma opção que melhor se adapte ao seu jeito de ser. Confira agora as nossas 5 dicas!
Uma das alternativas é colocar as suas obrigações em uma lista única ou, até mesmo, separá-las por temáticas. É importante lembrar que, para isso, você não precisa nem mesmo de um aplicativo, como o Wunderlist ou Todoist: papel e caneta são suficientes para estruturar a ordem dos seus afazeres — inclusive, escrever à mão é um excelente exercício de memória.
Os compromissos podem ser ordenados por prioridade ou por horários específicos em que devem ser realizados. Utilize diferentes cores e símbolos para classificá-las também por tipo de atividade e grau de importância, facilitando a visualização. Não se esqueça de riscar aquilo que já foi executado!
2. Calendário e agenda de compromissos
Algumas pessoas preferem marcar tudo em um calendário de mesa, em um virtual ou nas tradicionais agendas. Em qualquer um desses casos, separe dias específicos para realizar algumas atividades: dedique as quintas-feiras, por exemplo, para fazer uma caminhada pelo bairro e pagar as suas contas no banco.
3. Planilhas para controle de gastos
As suas finanças pessoais também merecem todo um cuidado especial. Afinal, ter um controle dos seus gastos ajuda você a não se endividar a longo prazo e a realizar alguns sonhos de forma mais planejada — como fazer uma viagem com a família ou adquirir a casa que tanto sonhava.
Monte a sua própria planilha financeira, separando abas por tipo de despesa, como o controle dos seus gastos por cartão. Existem diferentes modelos disponíveis na Internet: basta encontrar algum que se ajuste às suas necessidades. É importante separar um tempo do seu dia para revisá-la e preencher com novas informações, evitando que se esqueça de algum gasto e depois não consiga mais anotá-lo.
Essa ferramenta de origem japonesa é ideal para aplicar no seu ambiente de trabalho. Os 5 S — "Seiri, Seiton, Seisô, Seiketsu e Shitsuke" — significam, em português, "classificar, organizar, limpar, padronizar e manter" e são um passo a passo para a aplicação desse método.
Primeiro, você classifica o que realmente é útil no escritório ou na sua casa para a execução das suas tarefas. Descarte o que você não precisa e, em seguida, organize o local de forma que fique mais funcional e aproveite para limpar tudo. Baseado nas ações realizadas até então, crie um padrão para futuras arrumações e não se esqueça de manter essa organização!
Enquanto as agendas servem apenas para marcar seus compromissos, o planner (em português, planejador) vai além: com ele, é possível fazer um planejamento mais completo e detalhado — não apenas marcar as datas e os horários. Eles são cadernos de organização — em sua maioria, personalizados de acordo com as necessidades de quem vai utilizá-los.
No planner, a sua rotina não precisa ser organizada necessariamente por datas, pois ele dá a liberdade de fazer anotações semanais ou mensais. Também é possível incluir seus desejos, objetivos e metas, dentre outras informações que considere mais relevantes do que apenas um evento pontual.
Por que fazer um planejamento anual
Além de ter um controle a curto prazo de tudo o que você precisa fazer, é fundamental ter um planejamento anual. Metas mais audaciosas e que levam mais tempo para serem cumpridas são excelentes motivadores e obrigam você a se organizar melhor para conseguir finalmente atingi-las.
Você pode começar pelo seu planejamento financeiro, que é um dos que mais costumam ter objetivos a serem conquistados e mais chances de apresentarem algumas surpresas indesejadas. Comece fazendo uma estimativa dos seus gastos mais básicos, determine o quanto você irá fazer de investimentos e não se esqueça de separar uma reserva para emergências. Com isso, será possível ter uma ideia de quanto sobrará para atingir as suas conquistas.
Uma das chaves para conseguir ser uma pessoa mais produtiva e realizada é manter a sua vida em ordem. Pode parecer difícil, mas lembre-se de que não é impossível: conte com ferramentas de organização para tornar esse caminho mais simples para você! Separe tarefas em curto, médio e longo prazo e prepare-se para ter uma vida mais leve.
Agora que você já sabe que é sempre importante se programar e manter um roteiro, veja nossas 6 dicas para fazer o seu planejamento anual!