Como gerenciar os seus e-mails | O Debate
Alguns anos atrás, desenvolvi um produto capaz de analisar caixas de entrada e selecionar o que era ou não importante, separando os itens de acordo com sua relevância. Durante as pesquisas para a criação do produto e do algoritmo, aprendi muito sobre o comportamento das pessoas em relação aos e-mails e descobri que muitas lidam quase obsessivamente com as mensagens recebidas. O fato é que muita gente transforma sua caixa de entrada em uma lista de tarefas e permite que o e-mail controle sua rotina.
O problema é que a priorização do e-mail faz com que você passe o tempo todo atendendo às demandas dos outros e adie coisas que realmente precisa fazer. É preciso, então, parar para refletir e entender se você é uma pessoa mais comprometida com o e-mail ou se é mais produtiva.
E como mudar esse hábito? Primeiramente, é preciso entender que o seu dia precisa ter um planejamento que deve incluir desde as tarefas mais importantes até as circunstanciais. Reserve um período do dia para focar nas suas atividades, longe do e-mail. Se nesse momento alguém precisar de você com real urgência, irá telefonar ou encontrar outra forma de se comunicar. Alguns profissionais específicos precisam checar o e-mail o tempo inteiro, mas para pelo menos 80%, é possível acessar esporadicamente.
Para os que têm mais dificuldade em deixar os e-mails, planejar, priorizar e estabelecer uma rotina, uma dica interessante é olhar as mensagens no intervalo de cada tarefa importante.
Isso já ajudará a fazer mais coisas necessárias e reduzir o tempo gasto com questões circunstanciais.
* Christian Barbosa é o maior especialista no Brasil em administração de tempo e odutividade e CEO da Triad PS, empresa multinacional especializada em programas e consultoria na área de produtividade, colaboração e administração do tempo.