Arquivo Central | Arquivo Arquivo Central – Arquivo
O Arquivo Central do Instituto Evandro Chagas – IEC tem como principais objetivos recolher, preservar e disponibilizar a documentação de caráter tanto institucional como privado. O Arquivo Central atua na avaliação da massa documental acumulada, recolhimento, conservação, arranjo, descrição e difusão documental, além de disponibilizar os documentos para acesso. As atividades no Arquivo Central iniciaram em conjunto com as ações de gestão de documentos promovidas pela Seção de Arquivo no ano de 2013 com a aprovação do Projeto Implantação do Arquivo de Memória do IEC – metodologia para tratamento do acervo permanente. O acervo custodiado pelo Arquivo Central abarca documentos produzidos e recebidos pelas diversas áreas de atuação da instituição e se divide em duas categorias de arquivo conforme a idade dos mesmos.
Arquivo Intermediário contém documentos cujos prazos de vigência se esgotaram, mas aguardam ainda o prazo precaucional para destinação final e o Arquivo Permanente contendo documentos de valor secundário constituindo a memória do IEC.
Arquivo Permanente contém documentos de valor histórico que retratam a memória institucional. O Arquivo Permanente custodia também "Arquivos Privados", de pesquisadores que atuaram na instituição e objetiva contribuir com a preservação da memória da ciência da saúde em âmbito regional e nacional.
Os Arquivos Setoriais do Instituto Evandro Chagas – IEC são constituídos por acervos convencionais e especializados, característicos das áreas administrativa e técnico-científica, produzidos e acumulados nas unidades de apoio, científicas e laboratoriais do IEC. Entende-se que nos arquivos setoriais devem permanecer os conjuntos documentais com valor primário de uso freqüente, ou seja, os arquivos correntes – até a finalização do processo de trabalho ou pesquisa, quando esses poderão ser transferidos ao Arquivo Central ou eliminados, conforme previsto na Tabela de Temporalidade de Documentos. Poderão manter-se nas unidades, conforme a necessidade, os documentos característicos de arquivos permanentes (valor secundário).
A organização dos Acervos Setoriais deve seguir as diretrizes de tratamento técnico estabelecidas pelo Conselho Nacional de Arquivos e a Política de Gestão de Documentos do IEC implementada por meio de procedimentos operacionais que visam padronizar as rotinas da Gestão de Documentos. Conceitualmente a Gestão Documental é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Além dos manuais técnicos adotados pelos órgãos do Ministério da Saúde, o IEC vem desenvolvendo instrumentos normativos que sistematizam as rotinas de Organização, Transferência e Destinação de Documentos, onde estão fixados limites de responsabilidades para o desempenho das atividades de Arquivo.
Ressalta-se a importância do envolvimento dos colaboradores e servidores responsáveis pela documentação dos setoriais em âmbito institucional.
O Instituo Evandro Chagas – IEC contém, em sua Política de Recolhimento de Acervos, o intuito de conservar a memória de agentes atuantes que contribuíram de maneira significante para a história da instituição. Os diferentes acervos privados recolhidos contêm documentos que retratam a vida pessoal, social e profissional dos pesquisadores evidenciando, numa visão macro, diferentes momentos do IEC e da ciência da saúde. O Arquivo Central atua no processo de aquisição/recolhimento, organização, manutenção e difusão de acervos.
Política de Recolhimento
Entende-se por recolhimento a entrada de documentos em arquivos permanentes, com competência formalmente estabelecida.
ACERVO DO IEC
Serão recolhidos para o Arquivo Central apenas documentos arquivísticos, definidos como aqueles produzidos e acumulados pelo IEC, em decorrência do exercício de suas atividades, qualquer que seja o suporte da informação, após atendidas suas finalidades imediatas.
Somente serão recolhidos documentos com valor secundário. Documentos desprovidos de valor devem ser eliminados no Órgão de origem, conforme a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às atividades meio da administração pública (resolução nº 14).
Documentos finalísticos apenas serão recolhidos após a elaboração do plano de classificação e da tabela de temporalidade arquivística, para o conjunto a ser recolhido, pela equipe técnica do Arquivo e pela Comissão Permanente de Avaliação – CPAD, aprovada pelos órgãos competentes.
O recolhimento será somente de documentos originais. Em caso de extravio dos documentos originais as cópias, caso existam, serão aceitas.
Será respeitada a organização estabelecida pelo órgão de origem no momento do recolhimento, salvo quando houver ausência de métodos adequados de ordenação. O arranjo visando o acesso externo será estabelecido dentro das dependências do Arquivo e seguindo a literatura arquivística.
O Arquivo fornecerá o modelo de espelho padronizado aos órgãos de origem para serem colocadas nas caixas-arquivo.
O acervo arquivístico a ser recolhido será transportado ao Arquivo Central mediante providências solidárias a serem tomadas pelas unidades produtoras/recebedoras de documentos orgânicos.
Recomenda-se a utilização de Caixas Arquivos apropriadas no processo de recolhimento.
Para fins de concretização do recolhimento o setor produtor deverá assinar o termo de recolhimento concomitantemente com as partes envolvidas.
ACERVO PRIVADO DE PESQUISADORES DO IEC
Serão recolhidos os Acervos Privados de Pesquisadores ao Arquivo apenas documentos de Arquivo, definidos como aqueles resultantes das atividades desenvolvidas pelo pesquisador, qualquer que seja o suporte da informação, após atendidas suas finalidades imediatas.
Acervos privados de pesquisadores sob custódia de terceiros também poderão ser recolhidos desde que os documentos contidos nestes tenham relação com o IEC, ou seja, de interesse deste instituto.
O doador do acervo a ser recolhido deverá ficar ciente dos objetivos do Arquivo em constituir fundos de acervos privados de pesquisadores do IEC.
Somente serão recolhidos documentos com valor secundário mediante autorização do doador. O mesmo deverá assinar o termo de doação de acervo concomitantemente com as partes.
Documentos não condizentes com as atividades desenvolvidas pelo pesquisador e/ou que não contextualizam a biografia deste não deverão ser recolhidos ao Acervo em questão.