Checklist para retomada das atividades presenciais no escritório – Back2Work
Raphael Tavares 30/10/2020
Desde março de 2020, a pandemia do Covid-19 – também conhecido como o novo coronavírus – alterou, de uma vez por todas, a forma como muitos brasileiros costumavam desempenhar o seu trabalho. Afinal, em detrimento do alto risco de contágio provocado pelo vírus, foi necessário que reaprendessem formas de exercer e desempenhar atividades com as quais estavam acostumados, de um dia para o outro.
E embora uma grande fatia das empresas que puderam continuar a operar normalmente por meio do universo digital, mesmo em meio a pandemia, tenham se beneficiado com o modelo de trabalho "home office", muitas outras quebraram ou encontraram-se em momento de extrema crise financeira. Para estas, a retomada das atividades presenciais é uma grande oportunidade, ainda que deva acontecer de modo gradual.
Em suma, a pandemia acelerou a evolução e instaurou medidas que tem provocado um grande boom de inovação no mercado de trabalho nacional. Veja a seguir o checklist oficial para retomada das atividades presenciais no Brasil.
Checklist oficial para retomada das atividades presenciais
A pandemia ocasionada pelo novo coronavírus trouxe inúmeros desafios para o mercado global. A migração urgente para o "home office" impactou, diretamente, o resultado e atividade de empresas de diferentes segmentos e que lidavam direta e fisicamente com o público para operar.
Com a aparente diminuição do número de casos do vírus no Brasil, no entanto, os estados começaram a avançar para a "fase amarela, verde ou azul" do planejamento estratégico de contenção do vírus, que permite a retomada gradual das atividades, desde que aliada às regras definidas previamente pela Organização Mundial de Saúde (OMS).
Como o processo de retomada das atividades presenciais é uma novidade, porém, muitas empresas buscam saber por onde começar. Portanto, se a sua empresa e segmento pertencem à um estado que avançou para a "fase amarela, verde ou azul" e pode, oficialmente, iniciar a retomada, veja a seguir o checklist oficial:
1 – Realize uma pesquisa com os seus colaboradores:
Tal pesquisa, além de buscar compreender a aptidão destes para a retomada, também deve buscar analisar o nível de satisfação do colaborador, se ele convive diariamente com pessoas identificadas no quadro de risco, as dificuldades que uma retomada poderiam trazer para a sua rotina e, por fim, se ele está ou não confortável para a realização deste movimento.
2 – Identifique os colaboradores que pertencem ao grupo de risco:
Por meio dos resultados obtidos com a pesquisa de clima, será possível identificar prontamente quais colaboradores apresentam características pertencentes aos grupos de risco ou convivem diretamente com estes e, portanto, não devem retornar presencialmente aos escritórios num primeiro momento.
De acordo com a OMS (Organização Mundial de Saúde) consideram-se grupos de riscos aqueles que possuem mais de 60 anos de idade, mesmo que não tenham nenhum problema de saúde associado e também todas as pessoas de qualquer idade que tenham comorbidades como cardiopatia, diabetes, pneumopatia, doença neurológica ou renal, imunodepressão, obesidade, asma e puérperas, entre outras.
3 – Planeje-se para um modelo de trabalho mais flexível:
Devido às medidas de isolamento social, muitos colaboradores precisaram alterar o rumo de vida. Aqueles que, antes da pandemia, mudaram-se para outra cidade com o intuito de desempenhar atividade profissional precisaram devolver os imóveis alugados e retornar para a cidade de origem. Não só isso como, aqueles que possuem filhos, precisaram adaptá-los em casa e mudaram radicalmente a sua rotina. Assim, de uma hora para outra, requisitar a presença destes ao escritório, em período integral, pode assustá-los e deixá-los num impasse. Para não perder de vez estes colaboradores, a sua empresa deve agir rápido. Oferecer um retorno e jornada de trabalho flexíveis é uma das melhores opções neste caso.
4 – Repense o portfólio de benefícios da sua empresa:
Outro ponto a ser abordado antes da retomada é, por exemplo, a avaliação dos benefícios. A sua empresa irá precisar pensar, por exemplo, se mais vale fechar parceria com um restaurante conveniado para o almoço dos colaboradores, do que aumentar novamente o valor pago pelo Vale Refeição. Pois, dentre estas, qual seria a opção mais segura e econômica para a empresa? O vale transporte também deve ser repensado. Não seria mais seguro e contra o risco de contágio, disponibilizar crédito para uber? A sua área de Recursos Humanos deve garantir maior satisfação e conforto para os colaboradores neste período.
5 – Prepare o escritório para receber os seus colaboradores:
O primeiro grande questionamento dos colaboradores e clientes acerca da retomada está, diretamente, ligado aos cuidados com a higiene e limpeza: principais agentes contra a contaminação pelo novo coronavírus. Para isto, portanto, o primeiro passo é garantir que a sua empresa possua caixa suficiente para investir em novas práticas de higiene, como garantir a limpeza eficiente das superfícies das mesas e estações de trabalho regularmente, organizar um novo layout e disposição de mesas e estações de trabalho, disponibilizar cartazes de conscientização acerca das regras estipuladas pela OMS, álcool em gel, exigir o uso de máscaras e redobrar os cuidados com ar condicionado e demais sistemas de ventilação.
6 – Implemente um modelo personalizado de escala de trabalho:
A solução de "back to work" desenvolvida pelo Escala App, em conjunto com o Hospital Israelita Albert Einstein, permite a criação de escalas de trabalho eficientes, bem como layouts de salas de acordo com as regras de retomada impostas pela OMS, por meio de uma interface web.
7 – Comunique a retomada para os seus colaboradores e clientes:
Um dos maiores receios das empresas antes de decidir pelo processo de retomada presencial é, sem dúvidas, uma possível retaliação por parte dos colaboradores, clientes e seguidores nas redes sociais. Neste caso, é importante garantir uma comunicação transparente e consciente sobre a retomada, como explicar os motivos por trás da decisão, bem como os dados e precauções que a sustentam, como determinação de fase do governo (que definiu quando e como deveriam retornar cada um dos segmentos), as divulgações da OMS sobre a estabilização da pandemia e, principalmente, todos os cuidados que foram tomados para possibilitar um retorno seguro, é a melhor escolha.
Dicas gerais para a retomada das atividades presenciais
Considere a capacidade de lotação máxima de 50% e incluir sistemas de rotatividade de colaboradores para garantir que esta medida seja devidamente respeitada. Além de também adotar medidas adicionais que possam evitar a aglomeração de pessoas, como horários diferenciados para clientes com necessidades específicas.
Disponibilize aos empregados e colaboradores equipamento de proteção individual, como luvas e máscaras de procedimento;
Incentive seus funcionários doentes a trabalharem de casa, caso eles apresentem tosse ou febre leve (37.3º ou mais). Se eles tiverem que tomar medicamentos como paracetamol, ibuprofeno ou aspirina, que podem mascarar a infecção, também devem permanecer em casa. É uma medida importante para evitar a contaminação dos outros funcionários.
Utilize a tecnologia como aliada para gestão dos colaboradores e espaços físicos por meio de aplicativos como, por exemplo, o Escala App, que permitem a criação e o gerenciamento de escalas com base na limitação de pessoas no ambiente físico.