Técnicas de gestão: qual a importância do PMO para o gerenciamento de projetos? – Techna-Engeplan
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No cenário de gerenciamento de projetos há inúmeras áreas que oferecem assistência e suporte para o gestor. Um dos modelos que são mais interligados com esse setor é o Project Management Office, conhecido popularmente no Brasil como PMO.
Dentro desse mundo, o PMO é o escritório que tem como função gerenciar os projetos de uma organização que executa trabalhos de gestão e gerenciamento de projetos. Apesar de ser extremamente semelhante com a figura do gestor de projetos, o PMO e o gestor são funções correlatas, mas que são estritamente distintas uma das outras.
O escritório de gerenciamento tem como ação desenvolver modelos e metodologias, gerir recursos compartilhados, monitorar as atividades e dar suporte total aos gerentes de projetos.
Nessa estrutura, o PMO fica responsável por todos os projetos da empresa de gerenciamento ou por determinada área. O gestor de projetos fica incumbido de participar como gerente de um ou outro projeto específico, como se fosse um acessório de gerenciamento desse escritório.
E mais, o PMO também é uma ferramenta de controle e coordenação dos projetos da organização, capaz de determinar o repasse financeiro de cada projeto com base no orçamento total, e priorizar aqueles que são mais importantes para o negócio.
A funcionalidade do PMO é baseada a partir da definição e revisão dos processos de gerenciamento de projetos. Sendo assim, há uma série de atividades que ajudam a alcançar um resultado específico. Por meio de processos claramente definidos, a padronização e a repetibilidade podem ser alcançadas. Esses processos são divididos em inicialização, planejamento, execução, monitoramento e encerramento.
O processo de iniciação agrupa os requisitos que definem um novo projeto ou nova fase do projeto, o que inclui a formulação de um estatuto e a identificação das partes interessadas.
Logo, o plano inclui os processos necessários para construir a execução do projeto e o plano de gerenciamento do portfólio. Processos para identificação de requisitos, planejamento de escopo, cronograma, orçamento etc. também são identificados.
Com isso, a execução e a organização do processo acontecem, pois é necessário colocar em prática o conteúdo definido no plano de gerenciamento do projeto. O grupo de processos de monitoramento usa os processos necessários para medir o desempenho do projeto e comparar o conteúdo planejado com o conteúdo real entregue.
Por fim, o processo de encerramento integra os processos necessários para concluir formalmente uma fase ou projeto.
Na estrutura da organização de projetos, algumas vezes, ocorreu a dúvida sobre qual a posição que o PMO deve abranger.
São três tipos de PMO dentro da construção do gerenciamento de projetos e cada um é bem distinto do outro.
Os tipos de PMO em um projeto podem ser:
1 – PMO Autônomo (operacional ou programa-projeto)
Com abrangência de apenas um projeto, esse tipo de PMO pode desenvolver metodologias, templates, governança e gerentes de projetos para o projeto ou programa.
Neste caso, a experiência do gerente de projetos influencia em inúmeros fatores que geralmente levam sucesso a esses projetos.
2 – PMO Departamental (tático)
Neste setor, o gerente não assume os riscos e nem o sucesso de algum projeto. O papel do PMO departamental é prover organização, destinando apoio a projetos simultâneos e prioriza projetos internos à área e gerentes de projeto para o departamento.
3 – PMO Estratégico ou Corporativo
Presta o papel estratégico e também não assume as responsabilidades pelo resultado do projeto. Age em todos os projetos da organização. Visa a gestão de portfólio, sinalizando e direcionando projetos à alta administração.
Importância no mercado de gerenciamento
Apesar de ser uma figura inteiramente semelhante à do gestor de projetos, o papel que o PMO representa em relação a estratégia e organização do gerenciamento é inteiramente importante.
O PMO é como uma área de apoio entre o gerente de projetos e quem os contrata, e ainda se reporta à diretoria mais representativa da organização.
Sem esse padrão, o PMO não será capaz de planejar, priorizar e definir planos de ação para todos os projetos.
Quando os líderes mantêm contato próximo e fornecem as informações estratégicas necessárias ao PMO, eles podem executar, filtrar requisitos, priorizar e planejar todos os projetos com maior eficiência.
Portanto, é assim que o escritório de projetos tem uma visão global que está estrategicamente alinhada com a liderança da organização ou empresa. O PMO em gerenciamento de projetos é a principal ferramenta para priorizar, planejar, controlar e implementar projetos em uma organização. Por fim, pode-se dizer que além da distribuição da equipe, a gestão da demanda traz também transparência na gestão e visibilidade das condições do projeto, além da segurança na tomada de decisões e agilidade no atendimento às mudanças.