Ferramentas de Colaboração: O que são? Por que implementar?
Você conhece ou já ouviu falar desse termo? Se ainda não, não se preocupe, iremos deixar bem claro para você. Mas afinal, será mesmo que essa tal de "Ferramenta de Colaboração" pode ajudar minha empresa?
Bom, primeiro vamos entender o que é uma ferramenta de colaboração. Elas são soluções tecnológicas implementadas no ambiente de trabalho, ajudando a melhorar a produtividade das empresas.
Seu intuito é a capacidade de comunicação e reforçar a colaboração entre equipes, o que se tornou um elemento fundamental para que as corporações consigam continuar no mercado nesse novo cenário em que os negócios estão cada vez mais digitais.
Como dito anteriormente, as ferramentas de colaboração são ferramentas voltadas ao âmbito de trabalho, que através delas é possível adquirir maior massa de informação, produtividade e praticidade. Se tornou de extrema importância nos dias de hoje, sem contar que com esta pandemia de 2020, ela se tornou a maior aliada das empresas, no modo de trabalho Home Office.
Mas afinal, quem são elas? Elas são os e-mails, a videoconferência, as redes sociais corporativas, o compartilhamento de arquivos em tempo real.
E aí, utiliza alguma plataforma dessa em sua empresa? Vou dar exemplos:
E-mails: Através do envio de e-mails, é notório o tempo que se ganha com as chegadas das informações, além de serem disparados para mais de 1 pessoa, podendo gerar uma rede de informação.
Videoconferência: Em tempos atuais, este recurso é o mais utilizado, pois com ele é possível a reunião via web para discutir relações de trabalho.
Redes Sociais Corporativas: As redes sociais corporativas são muito bem conceituadas, pois geram uma rede de pessoas da empresa interligadas, facilitando a comunicação.
Arquivos: Isso é muito importante, o compartilhamento de arquivos pode ser enviado de diversas formas seja através de plataformas de nuvem como o drive, além de beneficiar o meio ambiente, com a redução de papéis descartados.
Porque implementar em sua empresa?
O principal objetivo dessas ferramentas de colaboração é a interação entre as equipes que atuam dentro e fora da companhia. Isso pode facilitar a realização de reuniões remotas, o envio de arquivos para o fechamento contábil ou a gestão dos colaboradores.
Como já foi falado, é essencial o uso delas no seu dia a dia empresarial, pois essas tecnologias vão facilitar muito a sua vida e a de seus funcionários, além de trazer inúmeros benefícios e ser totalmente sem custo, claro, algumas com limitações. Mas vale muito a pena.
Integração das equipes;
Visualização das informações de qualquer lugar com acesso à internet;
Automação de fluxos de trabalho.
Algumas ferramentas para facilitar sua rotina empresarial:
Comunicação integrada e online
Ferramentas online como Google Hangouts, Google Meet, Zoom, Slack, Skype ou Appear.in permitem o compartilhamento de arquivos e a comunicação mais direta entre os colaboradores.
Documentos compartilhados na nuvem
Outras ferramentas que começam a fazer parte do dia a dia das corporações são aquelas que permitem o envio e compartilhamento de documentos na nuvem.
Entre eles: Google Drive, Dropbox.
Muitas soluções tecnológicas também permitem a integração entre os setores da empresa, como o departamento de recursos humanos, área contábil, equipe de compras e gestão de estoques. Afinal… Já ouviu falar do GigaERP?
A tecnologia também contribui com o gerenciamento de projetos e atividades. Algumas soluções dão uma ampla visualização sobre o estágio em que uma tarefa está e o prazo previsto para conclusão.