Ao fazer acordos, utilize mensagens claras e objetivas
A importância de mensagens consistentes e claras na hora de negociar acordos
Por isso, criar padrões de comunicação – seja ela por email, WhatsApp, conversa telefônica, SMS ou email – minimiza o risco de que os profissionais enviem mensagens pouco eficientes, inadequadas ou inapropriadas. Como se trata de um trabalho massivo e repetitivo, é comum que o estresse e a estafa afetem a eficiência do trabalho e a produtividade da equipe, e contar com um banco de mensagens previamente pensadas para cada tipo de perfil de empresa e cada situação de acordo é um grande benefício. Assim, evita-se o re-trabalho da construção das mensagens para o convite de acordo e há melhora na produtividade ao agilizar o envio das mensagens para um grupo grande de partes contrárias.
Além de ajudar a padronizar a comunicação, documentos que funcionem como "modelos" de acordos e negociações ajudam a evitar más práticas de mercado que podem afetar negativamente a produtividade da sua célula de acordos. Atitudes como propostas de acordos de valores muito abaixo do razoável, por exemplo, podem apenas irritar a outra parte, desgastando a negociação e dificultando acordos. Sugiro sempre analisar qual o valor do ticket médio das condenações em casos similares e iniciar as negociações propondo a partir de 60% do valor médio das indenizações precedentes.
Um dos principais receios dos profissionais em relação à padronização de comunicação tem a ver com a suposta construção de uma "conversa robótica", automática, insensível. No entanto, minha percepção é que o grande desafio de padronizar esses documentos e mensagens é fazer isso abrindo espaço para que possam existir alterações e personalizações de acordo com cada caso tratado.
A customização é especialmente importante quando se fala de acordos judiciais indenizatórios, quando a empresa está no polo passivo da ação (o consumidor ou trabalhador processa a empresa). Nesses casos, estamos falando com uma pessoa que já teve problema com a empresa, potencialmente tentou outras vias e não obteve sucesso. Em situações como essa, a comunicação deve ser construída de forma a passar empatia, aumentando o engajamento da outra parte na negociação. Quando a pessoa que move o processo (o autor) não conta com o auxílio de um advogado, sendo ela mesma responsável por negociar o próprio acordo, o tom da comunicação deve ser ainda mais amigável – e menos "juridiquês" – para que ela possa compreender todo o processo, o que ajuda a chegar a um acordo com mais facilidade.
Hoje existem ferramentas e plataformas que ajudam a manter a padronização de trabalhos da frente de acordos de escritórios de advocacia. Através da plataforma da Justto, por exemplo, é possível criar padrões de comunicação de email e SMS para cada tipo de caso, além de automatizar a negociação de acordos através de uma plataforma completamente digitalizada.
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Dessa forma, você pode começar já a padronizar a sua comunicação e ter mais eficiência na sua célula de acordos. Caso tenha uma carteira contenciosa grande, ou tenha um alto volume de comunicações, pode ser interessante conhecer a nossa plataforma e entender como você pode ganhar velocidade e eficiência no seu cotidiano de contenciosos.