Situação das Pendências Cadastrais
Informações referentes a endereços, como cidades e bairros, por exemplo, podem ser utilizadas em vários sistemas. Informações cadastrais de pessoas também podem ser utilizadas em vários sistemas, ainda que possam ser especializadas, representando um fornecedor, um paciente ou um funcionário, por exemplo, dependendo do sistema. Um exemplo de compartilhamento de informação dentro de uma mesma área é a figura de um aluno, que pode ser utilizada em sistemas diferentes como Educação, Pais e Alunos, Professores, Merenda e Biblioteca.
A ferramenta Cadastro Único tem como objetivo fornecer um mecanismo para que uma informação cadastral seja compartilhada entre sistemas distintos. A ferramenta é flexível, permitindo funcionamentos diferentes para cada cadastro. Fornece recursos como sincronização parcial de registros, geração de pendências cadastrais para aprovação do usuário, criação de regras de sincronização por sistema ou por campo, entre outros.
E como funciona essa integração?
A integração entre sistemas por meio do Cadastro Único funciona através de eventos. Isto é, são realizadas sincronizações entre os sistemas utilizando serviços oferecidos pelo Cadastro Único. Quando um registro é incluído em um sistema, ele manda essa informação para a ferramenta. Ao enviar um fornecedor, por exemplo, a ferramenta tem condição de identificar que se trata de uma pessoa, armazenando esta informação e deixando-a disponível para que outros sistemas possam utilizá-la.
Os sistemas Cloud foram construídos prezando pela autonomia e independência. Sendo assim, o Cadastro Único fornece recursos que permitem que cada sistema configure sua integração com base no que for relevante, definindo quais cadastros e quais campos serão sincronizados com outros sistemas.
Além dos sistemas definirem quais cadastros serão sincronizados, o Cadastro Único dispõe de um ambiente exclusivo para gestão das sincronizações, permitindo a visualização de todos os cadastros disponíveis, configuração do comportamento das integrações, resolução de pendências cadastrais, entre outros recursos.
Existem duas formas de acesso à ferramenta. A primeira forma é por meio do endereço: https://cadastrounico.cloud.betha.com.br. Ao acessar o endereço, o usuário será direcionado a tela de login, onde deverá informar o nome de Usuário cadastrado na Central de Usuário (Para mais informações clique aqui) e Senha. Logo após, clique no botão ACESSAR.
A segunda forma de acesso é através dos sistemas com tecnologia Cloud, clicando no ícone destacado em Utilitários.
Se o usuário possuir acesso a mais de uma entidade será questionado qual deseja utilizar.
Selecione o Sistema que deseja parametrizar.
Ao escolher um sistema será aberta a tela do Cadastro Único.
Para conceder permissão a um usuário, clique no cadastro desejado e após em PERMISSÕES. Essa permissão é usada para os usuários não administradores poderem acessar as pendências no Cadastro Único, ou seja, esses usuários terão acesso apenas aos cadastros que receberem permissão.
Para conceder permissão, informe o TIPO e o USUÁRIO e pressione o botão ADICIONAR, logo após em SALVAR para gravar as informações. Lembrando que é possível conceder permissão a vários usuários de uma só vez.
Os usuários administradores da entidade podem acessar o Cadastro Único sem restrição e podem conceder acesso para usuários não administradores para que possam resolver pendências cadastrais.
Ao realizar o login no Cadastro Único, o usuário pode observar uma listagem com todos os cadastros no canto esquerdo da tela.
Passando o mouse sobre o nome Cadastro Único, aparece a entidade e o sistema que se está trabalhando. Sendo necessário alterar algumas dessas informações, clique na seta ao lado dos nomes.
No campo de busca, insira o nome do cadastro que necessita pesquisar e a informação aparecerá logo abaixo (caso o tenha).
No canto superior direito ficam localizados as Notificações e o Usuário logado na ferramenta.
No momento em que um cadastro for clicado, aparecerá uma listagem de atualizações que ocorreram em registros do cadastro selecionado. São exibidas também informações como: nome do cadastro, permissões, configurações, filtros e as informações dos registros.
As informações principais dos registros ficam dispostas em colunas, que são: a informação referente a identificação do registro, exibida na coluna com o nome do cadastro selecionado, o USUÁRIO que efetuou a alteração, em QUANDO aparecerá à quanto tempo foi alterado o registro, a ORIGEM diz respeito ao sistema que efetuou a alteração, e a SITUAÇÃO de cada informação nova.
A ferramenta Cadastro Único possui dois tipos de integração que podem ser adotadas em seus cadastros:
Automática: os registros criados aparecem automaticamente no outro sistema (respeitando as regras configuradas).
Sob demanda: o registro aparecerá no sistema apenas depois de ser carregado na tela de cadastro do sistema.
Neste exemplo de integração, todos os fornecedores cadastrados no sistema Compras irão aparecer automaticamente no Cadastro de Credores do sistema Contábil, isso aconteceu porque a opção Ignorar novos registros não estava ativada. Esta opção ativa o modo sob demanda, ou seja, se está desativada, fica no modo automático.
Será cadastrado um fornecedor no sistema Compras.
Automaticamente as informações aparecem no Cadastro de Credores no sistema Contábil, observe na imagem abaixo.
Isso aconteceu porque o Cadastro de Credores do Contábil foi configurado para sempre sincronizar, ou seja, todos os registros criados no Cadastro de Fornecedores serão recebidos no Cadastro de Credores do sistema Contábil. Além disso, a opção Ignorar novos registros não está habilitada. Sendo assim, os registros criados são sincronizados.
Neste exemplo de integração, os fornecedores cadastrados no sistema Compras não irão aparecer automaticamente no Cadastro de Credores do sistema Contábil.
Foi cadastrado um fornecedor no sistema Compras com as informações: Nome, CNPJ e Data da inclusão, logo após, foi realizado um teste para verificar se os dados cadastrados estão integrando com sistema Contábil.
O exemplo acima demonstra um cenário de utilização dos sistemas Contábil e Compras, sendo que, cada produto pode possuir comportamentos distintos quanto ao gerenciamento dos cadastros.
O Cadastro Único funciona como um suporte para os demais sistemas, armazenando as informações que podem vir a ser utilizadas, não influenciando diretamente no comportamento de cada sistema.
Para confirmar se o cadastro foi salvo, busque pelo nome no campo de busca. Neste exemplo, foi salvo com sucesso.
No Cadastro de Credores do sistema Contábil, é preciso verificar se as informações estão sendo integradas com o Cadastro de Fornecedor do sistema de Compras. Perceba que na listagem de credor não consta "Empresa Demonstração 3".
Para que o fornecedor cadastrado no sistema Compras apareça no sistema Contábil, é necessário pressionar o botão +Credor no Cadastro de Credores, inserir no campo Nome o CPF ou o nome da pessoa e selecionar o registro que será listado abaixo. Por se tratar de uma integração sob demanda, o sistema faz uma consulta nos dados do Cadastro Único e carrega as informações, possibilitando um novo credor a partir destas informações que foram inseridas anteriormente em outro sistema.
Isso aconteceu porque o Cadastro de Credores do Contábil foi configurado para sempre sincronizar, ou seja, as alterações realizadas no Cadastro de Fornecedores serão recebidas no Cadastro de Credores do sistema Contábil, porém, a opção Ignorar novos registros está habilitada. Sendo assim, os registros criados não são sincronizados.
LEMBRE-SE! As informações não são atualizadas em tempo real, portanto, pode demorar uns minutos para que as informações estejam disponíveis.
Existem ainda outras possibilidades de customização, permitindo que o usuário administrador configure o comportamento na sua entidade.
Todos os cadastros disponíveis na ferramenta são configuráveis. Veja no próximo tópico como são realizadas as sincronizações entre produtos.
Por meio das configurações, os administradores dos sistemas possuem total autonomia para planejar quais sistemas, cadastros e até mesmo quais campos serão afetados pelas sincronizações.
Este espaço, possibilita customizar comportamentos dos Cadastros/Campos dos sistemas. Pode-se definir, por exemplo, que no sistema Contábil a Conta bancária padrão do seu Cadastro de Credores não será afetada por nenhuma sincronização advinda de outro sistema, como o de Fornecedores do sistema Compras.
Paralelamente, a entidade também pode definir que o campo Conta bancária padrão do Cadastro de Fornecedores do sistema Compras sempre será sincronizado, ou seja, pode ser atualizado no momento que algum usuário de outro sistema alterar a Conta bancária padrão.
Inicialmente, encontre na listagem na lateral esquerda da ferramenta o cadastro que será sincronizado. Essa informação é encontrada pela barra de rolagem ou pela sua descrição.
É possível ver o nome do cadastro e as configurações utilizadas no centro da tela, essa informação facilita saber como está sincronizado cada cadastro.