TI - Uma Ferramenta de Negócio: Abril 2011
Gestão de projetos. Você sabia?
Gestão de projetos é mais do que um assunto presente nas rodinhas de executivos, ou um modismo corporativo. É realmente uma disciplina importante para as pessoas e organizações. Por isso, vou tratar do tema em alguns posts.
Sonhar não é projeto
É uma pena, mas muita gente confunde projeto com sonho. Alguns dizem que seu "projeto de vida" é isso ou aquilo, e aí está valendo escrever um livro, fazer um mestrado ou doutorado, fazer uma viagem pela Europa, e assim por diante. Mas, por mais agradável que possa ser pensar nesses "projetos", muitas vezes nada é feito para torná-los reais.
Bem, estes casos mais se parecem com sonhos do que com projetos. Um projeto de verdade tem um início e um fim definidos (ainda que estimados), um produto entregue no final (quem sabe aquela viagem?), consome recursos, como tempo e dinheiro, e está divido em etapas, com metas quantificáveis a serem atingidas ao longo do tempo. Se não for assim, então é sonho e não projeto.
Não vá confundir também projeto com operação. Ao passo que os projetos possuem produtos concretos, início e fim estimados, e etapas, as operações são atividades repetitivas e sem um fim esperado. Seria o caso, por exemplo, da produção de determinado produto na indústria.
Quem não sabe pra onde vai nunca chega lá
Não fui eu que inventei essa frase aí do subtítulo, mas gosto muito de usá-la. É a pura verdade. Um projeto precisa ter um escopo muito bem definido. Isso quer dizer que o objetivo do projeto, o que ele entregará como produto, tem que estar explícita e claramente definido desde o início.
Vejo projetos e começam com um determinado escopo e terminam com outro bem diferente. Realizar ajustes no escopo (gerência do escopo) é algo até esperado, mas mudanças radicais não são esperadas. Cada vez que se muda o escopo é preciso revisar, e provavelmente mudar, os custos estimados, o prazo estimado, o emprego estimado dos recursos, e evidentemente o produto final. Ou seja, tem que mudar tudo. Pode virar outro projeto.
Mesmo quando se tem certeza de que é um projeto, com objetivos concretos, um caminho para chegar lá pela estruturação de etapas, as entregas por etapa, e atividades para gerar estas entregas, ainda há chance de dar errado. Isto porque a gestão de um projeto é algo que deve ser feito dia após dia, semana após semana, mês após mês.
Chega uma hora que fica cansativo, e se não tomar cuidado, fica até chato. Dá vontade de ir fazer outra coisa e deixar aquele projeto prá lá. Para se chegar a resultados efetivos em um projeto é preciso ter persistência. Muita coisa vai dar errado, e tudo pode ser contra. Apenas a persistência de propósito poderá dar chances reais de sucesso ao projeto. E cabe ao gerente demonstrar ele mesmo essa persistência, e estimular sua equipe neste sentido.
Pode parecer papo de auto ajuda, mas a experiência mostra que é importante: tem que comemorar os resultados. Quando as coisas dão certo vale a pena uma comemoração, mesmo que discreta. Vá almoçar em um lugar legal, ou tire uma tarde de folga, se isso for aceitável em seu ambiente de trabalho. Mas não esqueça de envolver a equipe na singela comemoração.
Essas pequenas comemorações ajudam a formalizar mental e emocialmente as conquistas. E estas conquistas formalizadas nos estimulam a seguir em frente, aumentando significativamente as chances de sucesso do projeto como um todo. Acredite, não é perda de tempo fazer isso. Ao contrário, fará muito bem ao projeto, à empresa, e à equipe do projeto.
Dicas conceituais
Vale a pena dar umas pequenas dicas mais conceituais, só pra organizar o conhecimento.
Projeto vs Operação. Um projeto é temporário, com início e fim estimados, e produz um produto, serviço ou resultado único. Operações são processos repetitivos que produzem o mesmo produto diversas vezes.
Gerente de projeto. É uma pessoa com boa capacidade de comunicação, gestão orçamentária, solução de problemas, negociação, liderança e construção de equipes.
Estruturas. Os projetos podem existir em organizações estruturadas de maneira funcional, projetizada, ou matricial. Gerentes de projeto possuem maior capacidade de influência em organizações estruturadas por projeto.
Processos de um projeto. 1) Iniciação, 2) Planejamento, 3) Execução, 4) Monitoramento e Controle, e 5) Fechamento.
Áreas de conhecimento. 1) Integração, 2) Escopo, 3) Tempo, 4) Custo, 5) Qualidade, 6) Recursos Humanos, 7) Comunicação, 8) Risco, e 9) Aquisições.