3. Faça uma planta Baixa do seu evento. Este ponto é de extrema importância para o sucesso do seu evento, a partir de uma planta, que pode e deve ser algo bem simples, você conseguirá informar ao seu fornecedor qual estrutura, quantidades e medidas que serão utilizadas no seu evento. É importante saber que tipo de terreno é onde será montadas as estruturas, principalmente as tendas (fundamental saber por causa da fixação). Necessário saber também se há galhos de árvores ou lajes próximos do local onde a tenda será montada, pois a mesma tem um pé direito de 3m e o cume atinge entre 4,90 e 5m de altura. Caso não seja possível saber essas informações, solicite uma visita técnica que tudo será resolvido.
4. Definir Prazos. Defina com seu fornecedor todos os prazos envolvidos. Por vezes, na locação de tendas e palcos, essas estruturas devem ser montadas primeiro e desmontadas por último. Se você fará um casamento por exemplo e sabe da real necessidade da locação de uma tenda, a mesma deverá ser montada antes das mesas, cadeiras, decoração etc. Ter ao mesmo tempo, diversos fornecedores só atrapalha a execução do serviço.