Vende melhor aquele que compra melhor - DO it!
Por: Carolina Costa
Já muito se falou de globalização, e ainda encontramos resistentes e adeptos a ela (como tudo na vida).
É bom estar num mercado amplo, competitivo, com imensas oportunidades. Mas acima de tudo, é importante que tenhamos meios para, e neste tão vasto e livre mercado, escolher e analisar de forma correta, àqueles que se relacionam connosco. É como nas nossas amizades. Se somos íntegros, pessoas corretas e de bem, é normal que procuremos pessoas parecidas para fazer parte da nossa vida, caso contrário (e a título ilustrativo) já diz o ditado do autor Johann Goethe: "diz-me com quem andas e dir-te-ei quem és".
VAMOS imaginar que assume, a título de exemplo, o papel de comprador numa empresa do ramo da hotelaria e que ao cruzar no corredor com o responsável da área de design de interiores, recebe o pedido com urgência, para comprar pavimento flutuante branco, para a obra de um novo imóvel adquirido pelo grupo. Detalhes à parte, a primeira coisa que fará, enquanto comprador, será tentar perceber junto do requisitante, quais são as especificações do pedido (ex.: tipo de material, m2, prazo limite de entrega, budget…) e na correria, ele diz que enviará isso por e-mail, mas que deixará em suas mãos todo o processo, afinal é da sua competência…
PÂNICO! Você recebeu um pedido de compra verbalmente e eventualmente irá receber as especificações incompletas por e-mail, mas e para completar, exigiram o melhor preço num curto espaço de tempo, pois a obra está parada. No entanto, pelo caminho, mais alguns novos pedidos apareceram e no seu e-mail ainda estavam outros pedidos novos. É nesta situação que muitos dos compradores/negociadores já se viram no seu dia-a-dia. E é aqui que inicia verdadeiramente o que gostaria de transmitir.
DÉCADA após década as vendas, as negociações e as compras, têm-se reinventado (não estou a dizer nada de novo) e resistências à parte, a tecnologia veio para ficar e é uma ajuda essencial para muitos profissionais, porém não substituindo-os…
Em outubro de 2016, sempre que estava num congresso ou evento do setor do procurement, alguém me ouvia dizer que os compradores têm vindo a ganhar destaque nas empresas, que os vários departamentos começavam a perceber que o seu papel tinha relevância na estratégia. Hoje verifico que finalmente a área de procurement ganha o destaque merecido e já tem um grande papel no contexto económico e financeiro nas organizações.
Para que a função de negociadores e compradores continue a contribuir com a redução de custos e aumento da eficiência nos processos nas empresas, deve-se estimular cada vez mais a automatização de todo o processo de compras, fomentando a inovação, que por sua vez, gradualmente, vai permitir alimentar o crescimento quantitativo e qualitativo no planeamento estratégico.
No Procurement 1€ em poupança é igual a 1# em lucro.
O cenário acima, numa outra empresa do mesmo segmento, o comprador geria a situação de forma mais tranquila recorrendo as funcionalidades disponíveis na plataforma eletrónica:
Benchmarking: teria um ponto de partida por onde começar com o histórico de negociações realizadas. Assim, conseguiria analisar rapidamente o tempo médio da negociação na categoria em causa, a avaliação do fornecedor ao longo da relação com a empresa, os preços praticados… o benchmarking vai servir também para melhorar as negociações, pois permitirá visualizar processos em curso com um mesmo fornecedor, e assim agregar pedidos, aumentando ganhos.
Fornecedores: o acesso imediato a uma lista de fornecedores registados e qualificados, que estariam ok para fornecer para a sua empresa (cumprindo com as regras do negócio), permitindo também respeitar as normas de compliance, cada vez mais valorizadas nas relações comerciais.
Transparência e Auditabilidade: com a plataforma eletrónica, toda a informação fica disponível sendo transmitida de igual forma a todos os intervenientes, podendo ser acompanhado a qualquer momento em que fase está o processo de negociação. Toda a documentação armazenada poderá ser alvo de registo e auditabilidade, o que não só ajuda a valorizar a imagem da empresa no mercado, como também cumprir com os objetivos da organização, elevando os padrões de ética (estar compliance).
Suporte à Decisão: com base em toda a documentação e informação trocada, partilhada e armazenada ao longo do processo, é possível fazer a escolha mais indicada (com base nas especificações técnicas do pedido, o prazo de entrega, as quantidades disponíveis, comparativamente com o melhor preço de mercado).
Visibilidade da área: a área do procurement e o negociador passam a ter maior visibilidade, pois é possível medir a poupança obtida pelo negociador, o acumulado ($) da área, a duração dos processos, a eficiência global do processo versus o target, a melhor primeira oferta, a qualidade da compra…
Assim os processos no e-procurement realizam-se em ciclos mais ágeis, transparentes, mantendo o compliance, permitindo ter toda a informação do processo organizada e auditada.
Ao automatizar os processos de compras conseguimos medir, analisar e tratar a informação de forma mais transparente e auditável, além de aproximar e responsabilizar todos os stakeholders envolvidos no cumprimento das regras, melhorando a visão e eficiência nos processos realizados. Neste sentido, o processo ganha mais agilidade em todas as fases, reduzindo o ciclo de procurement, permitindo foco e redução de custos administrativos (por sua vez informatizados e padronizados), antes dispensados no tratamento da receção e validação de faturas manualmente. Assim compradores/negociadores redirecionam o seu foco em negociação estratégica e também na negociação de melhores contratos, elevando os ganhos por trazer mais compras sob contrato, por efetuar melhores pesquisa de preços, desconto no volume…e não em tarefas administrativas.
PARA vender melhor e comprar melhor, não basta apenas tecnologia, é claro. É preciso existir a combinação de pessoas, processos definidos e tecnologia certa e especializada, para gerar agilidade nos processos, maior governança e colaboração entre todos.