Escrever um e-mail pode ser uma tarefa muito simples, mas para algumas pessoas, pode ser um desafio conseguir encontrar as palavras certas.
Decidi escrever sobre este tema porque percebi que existem alguns problemas comuns quando se escreve neste formato. O envio de anexos sem corpo de texto, o assunto do e-mail fora de contexto ou mesmo sem assunto, textos muito longos e pouco objetivos e a assinatura digital com erros ortográficos.
A maneira como escreve pode dizer muito sobre si! Antes de escrever, pense para quem é a mensagem e o que quer comunicar.
Insira sempre o assunto que pretende comunicar. Se tiver de abordar mais do que um assunto no mesmo e-mail, basta indicar o assunto principal. Caso os assuntos sejam igualmente importantes, mas sem conexão, considere a possibilidade de enviar um e-mail para cada assunto. Desta forma, o destinatário poderá dar seguimento aos e-mails, sem estarem dependentes um do outro.
# 2 Saudação
Embora o excesso de formalismo esteja em declínio, não arrisque. Inicie sempre com uma saudação de acordo com o destinatário. Se não o conhece, seja mais formal, utilizando o "Ex.mo Senhor" ou "Ex.mos Senhores" se não souber o nome do destinatário. Esta última situação pode acontecer quando escreve para um endereço geral de uma empresa e desconhece quem vai rececionar o seu e-mail.
Caso conheça o destinatário, mas não tem muita intimidade, as expressões «Caro(a)» ou «Estimado(a)» são adequadas.
Se conhecer bem o destinatário e tiver bastante intimidade com ele, lembre-se que é um e-mail profissional.
Sempre que possível, inclua o nome e apelido do destinatário. Ao tratar a pessoa pelo nome, irá captar a sua atenção desde o início.
#4 Extensão
Os textos de e-mail demasiado longos devem ser evitados. Sintetize a informação de forma concisa e clara. Quanto maior for um texto, menor será a taxa de leitura atenta. Se precisa de enviar muita informação, crie um ficheiro e envie-o em anexo, mantendo o corpo de texto curto.
Mesmo que seja um assunto delicado, escreva no mesmo tom com que gostaria que lhe escrevessem. Seja cordial, respeitoso e evite frases com duplo sentido.
# 6 Formatação
Evite cores, negritos e sublinhados em excesso. Se quiser evidenciar um valor, uma data ou um número importante, utilize o negrito, por exemplo. Não escreva em MAIÚSCULAS e evite os emojis para um desconhecido, porque podem ter interpretação diferentes de pessoa para pessoa. Use frases curtas e divida cada tópico num parágrafo.
# 7 Anexo
Mesmo que o seu destinatário aguarde por um anexo seu, insira no corpo de texto essa informação.
# 8 Despedida
Conclua o seu e-mail com expressões padrão ou termine com um reforço do assunto que escreveu.
«Com os meus melhores cumprimentos.»
«Atentamente.»
«Subscrevo-me com elevada consideração.»
«Muito obrigada pela sua compreensão.»
«Estou disponível para mais esclarecimentos.»"
«Fico a aguardar o seu breve contacto.»
# 9 Rever o texto
Um e-mail pode demorar poucos minutos ou segundos a ser lido, mas a sua revisão deve ser atenta.
# 10 Assinatura Digital
Poupe tempo com a assinatura digital. Inclua uma expressão de despedida, o seu nome e o cargo. Pode ainda inserir os seus contactos profissionais, fotografia e links para o seu website ou página de Internet.
Escrever uma mensagem curta, clara, objetiva e sem erros ortográficos permite que o destinatário dê um seguimento mais rápido ao seu e-mail, deixando para mais tarde os que requerem mais tempo de leitura e maior esforço para o compreender.
No que respeita a este assunto, menos é sempre mais! Um e-mail não é uma uma carta de amor, mas também não é um telegrama!