TI geram poupanças e ganhos de produtividade | Computerworld
TI geram poupanças e ganhos de produtividade
Segundo um novo método de avaliação de retorno de investimento – VOI – os benefícios excederam em 80% os custos.
O estudo foi feito no âmbito do programa IDA (Interchange of Data between Administrations) da Comissão Europeia, sobre o projecto TESTA (Trans European Services for Telematics between Administrations). Uma das suas principais conclusões é a de que o investimento público numa infra-estrutura de TI pan-europeia para a Administração Pública, conduz a substanciais ganhos. Tanto na qualidade de serviço, como em produtividade.
O relatório diz mesmo que por cada euro investido há um retorno de 1,8 euros.
Ou seja os benefícios excedem em 80% os custos. As conclusões são baseadas numa nova metodologia de avaliação de retorno VOI (Value of Investment).
Este método considera benefícios como incrementos de disponibilidade e qualidade de serviço, além dos mais quantitativos. Para isso são necessários certos pré-requisitos.
No caso da TESTA, o IDA estima custos anuais de 4,8 milhões e benefícios de 8,6 milhões, baseada no VOI.
A TESTA é uma rede de infra-estrutura de TI que oferece um ambiente controlado de comunicações. Destina-se à troca de informação administrativa entre administrações públicas.
A rede interliga a Comissão Europeia e administrações nacionais em sectores como a justiça e os negócios estrangeiros, saúde, estatísticas e protecção ao consumidor. Os inquéritos aos utilizadores da rede, mostram um alto nível de satisfação, segundo o relatório.
Na interpretação feita no mesmo, o indício é confirmado pelo aumento em 300% das quantidades de dados transferidas (entre Janeiro de 2002 e Junho de 2003).
O investimento na TESTA já nem coloca em discussão a aposta nos processos digitais.
Os termos da decisão já se colocam entre investir na adesão à referida VPN pan-europeia, ou em optar por ter os fluxos de comunicação baseados no canal normal da Internet (sujeito às condições do mesmo).
17% dos benefícios são qualitativos
Perto de 75% dos benefícios estimados no referido estudo foram baseados no cálculo de custos de utilização de alternativas.
Foram avaliadas em termos monetários de forma objectiva.
Cerca de 5% dos benefícios foram assumidos como economias de tempo e 17% são benefícios qualitativos. Foi excluído qualquer benefício político, segundo referido relatório.
Uma das conclusões do estudo é que o desenvolvimento de uma rede privada como a TESTA deve ser já considerado como um "grande benefício".
São apontados vários argumentos: o potencial de a rede ainda ser posteriormente desenvolvida, a segurança da rede, o facto de ser usado por muita gente e estar sempre disponível, com serviços de alta qualidade.
Todas estas qualidades devem serão factores a ter em conta quando novos projectos de eGovernment são lançados na escolha da rede sobre a qual irá correr.
O relatório diz que a TESTA oferece "distintos" benefícios a todas as aplicações ou utilizadores onde a "Internet não pode ser considerada uma alternativa".
Especificando melhor, o estudo aponta que o uso da Internet como rede não é opção para várias aplicações: aquelas que necessitem de grande largura de banda, de alta segurança e integridade, de controlo de extremo a extremo, ou de actualizações seguras em tempo real.
A ideia presente no estudo é de que comparando os custos, a Internet seria uma solução mais barata, em relação à TESTA.
"Mas a Internet tem restrições e limitações que os beneficiários da TESTA julgam conduzir a desempenhos não aceitáveis, para as áreas específicas das suas aplicações", diz o relatório.
Para comparar benefícios, foram estimados os custos alternativos, em dinheiro e tempo, de colocar de pé uma VPN própria. Estes incluem os serviços e o pré-requisitos necessários em cada área ou aplicação.
Foram identificados e valorizados de forma diferente 16 benefícios concretos agrupados em três grupos: pedido de serviço, provisionamento de serviço e suporte de serviço.
No processo de pedido de serviço o procurement é eliminado e o tempo de implementação é amplamente reduzido.
A vantagem de ter apenas um parceiro com o qual se desenvolverá a rede privada própria foi bastante valorizada pelos utilizadores.
Foi ainda identificada a necessidade de um menor esforço de procedimentos e menores tempos de implementação (usando a experiência disponível na TESTA).
Na fase do provisionamento há o benefício de haver apenas um parceiro, além do benefício inerente a haver já uma rede implementada. A segurança é maior, e a disponibilidade e largura de banda está garantida.
Foram identificados benefícios ao nível dos serviços adicionais, e economias de escala, em vários sectores.
Depois são referidas no relatório todas as vantagens relacionadas com o suporte: suporte de extremo a extremo através de um só parceiro (Unisys), e de uma estrutura já estabelecida, e o sistema de monitorização da TESTA.
O serviço de comunicação da rede TESTA é fornecido pela Equant, enquanto a Unisys dá assistência em questões técnicas e suporte.
O objectivo da IDA, ao estabelecer o VOI, foi apresentar uma metodologia de análise de custos e benefícios para as iniciativas HAM – Horizontal Actions and Measures da IDA. Na das organizações de administração pública em TI subsistem por vezes algumas questões por responder.
São perguntas como, que tipo de benefícios podem ser obtidos como resultado de uma iniciativa? Onde e por quem serão usufruídos? Quando serão reais? Como devem ser avaliados e medidos? O que é preciso para dar a concretizar os benefícios? Que custos terá em dinheiro e outros recursos?
O VOI pretende ser um método de responder a estas questões.
Considerando os benefícios de TI difíceis de descrever e estimar directamente em termos monetários, o VOI aloca os benefícios a diferentes categorias: benefícios garantidos e seguros, em termos de dinheiro; benefícios potenciais, em termos de dinheiro, tempo ou qualidade.
O novo método está estruturado em nove passos, e pode ser usado tanto para novos projectos como para projectos já em implementação.
Para efeitos comparativos os benefícios anuais de tempo e qualidade, podem ser avaliados em termos monetários. As instituições públicas têm objectivos para atingir difíceis de avaliar em termos monetários.
Exemplos disso a maior transparência, difusão da sociedade da informação, melhores processos de decisão, disponibilização de informação mais relevante e rigorosa.
A VOI integra estes factores nos cálculos de avaliação das iniciativas.
A abordagem do VOI faz-se por três vias. Primeiro são avaliados os benefícios garantidos em dinheiro e comparam-se com os actuais custos reais em TI.
Assim será possível avaliar se os benefícios quantificáveis em dinheiro são motivo directo para os custos em TI.
Todos os potenciais benefícios que se possam medir em dinheiro ou tempo devem ser avaliados e deve-se atribuir-lhes um valor. Depois serão adicionados aos benefícios garantidos.
O total de benefícios líquido mostrará o potencial da iniciativa e pode formar a base para futuras decisões. O benefícios qualitativos podem ser tratados como os anteriores, que recebem valores. Como?
De acordo com a sua importância, comparativamente aos benefícios quantificados em dinheiro e tempo.
O métodos só resulta se alguns pré-requisitos forem respeitados, Se não, torna-se difícil avaliar potenciais efeitos em dinheiro e tempo.
O requisito mais crucial é a participação activa dos utilizadores e ou representantes destes no processo.
O processo de avaliação em si pode criar um melhor entendimento do que é mais importante em cada iniciativa.