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Mais do que nunca a redução de custos nas organizações é uma realidade. Tirando partido de soluções existentes, podemos não só reduzir esses custos, como aumentar a produtividade e a comunicação entre os diferentes colaboradores da organização.
Presença - Onde tudo começa
Uma das chaves para a transparência dos futuros serviços de comunicações unificadas é a possibilidade de sabermos o estado de "presença" daqueles com quem pretendemos comunicar. Os utilizadores dos serviços de mensagens instantâneas (como o Windows Live Messenger, por exemplo) estão bem familiarizados com este conceito. O amigo ("buddy") do outro lado da comunicação pode estar presente ou ausente, pode indicar a sua disponibilidade, ou ter-se colocado inacessível. O seu estado de "presença" é indicado por um semáforo que assinala a respectiva disponibilidade para ser contactado.
Mas o conceito de presença é abrangente e está a ser usado muito para além dos serviços de mensagens instantâneas. Uma das suas utilizações, no caso de aplicações que saibam "entender" e tirar partido desta capacidade (como é o caso da família de aplicações Microsoft Office) é no trabalho colaborativo. Duas pessoas que estejam separadas geograficamente mas a colaborar no mesmo documento ou a rever o mesmo conjunto de números, terão todo o benefício em saber o estado de "presença" de cada um: a ausência ou indisponibilidade momentânea significam modos e ritmos de trabalho diferentes do caso em que ambos estão presentes.
O ideal será que, com base nesta informação de presença possamos usar as formas de comunicação mais adequadas em cada momento: uma forma rica como a videoconferência no caso em que ambos os interlocutores estão presentes e com a atenção completa na comunicação, a voz quando a imagem não tem traz valor acrescentado mas ainda assim é necessária simultaneidade, ou as mensagens em forma assíncrona sempre que não seja necessário que os dois interlocutores estejam em simultâneo em contacto um com o outro.As comunicações unificadas são assim uma forma de "triple-play" (texto, voz e vídeo) mas suportadas na informação de presença, tornando transparente para quem as usa, recorrer a qualquer uma delas, consoante seja mais conveniente em cada momento.Não é necessário que o utilizador mude de dispositivo (telefone inteligente ou computador) para passar de uma forma de comunicação para outra. Também não é necessário que em cada instante se tenha que procurar números de telefones, de sistemas de videoconferência ou mesmo de endereços de e-mail. Uma vez determinada a forma mais adequada de comunicação face ao estado de presença do interlocutor, é o próprio sistema de comunicações que se encarrega das traduções de endereços, com base nas informações do utilizador armazenadas no seu directório de endereços.
As reuniões on-line (videoconferência) permitem entre outros uma redução de custos e uma redução no tempo perdido com viagens e deslocações, permitindo aumentar a produtividade das reuniões. Transformar um simples telefonema numa reunião interactiva e altamente produtiva sem sair da secretária, com partilhar documentos e aplicações nunca foi tão fácil. Realizar sessões de formação on-line, para todo um conjunto de pessoas dispersas geograficamente, a uma fracção do custo. Permitindo envolver toda a organização, levando seminários e comunicações organizacionais directamente ao ecrã dos colaboradores.
O OCS 2007 é responsável pela gestão de todas as comunicações em tempo real. Estas incluem mensagens instantâneas, chamadas de voz (VoIP) e vídeo, áudio e videoconferência. Este poderá coexistir com os sistemas de telecomunicações existentes, para que as organizações possam implementar soluções avançadas de voz sobre IP (VOIP) e de conferência, sem a necessidade de substituir os sistemas e as infra-estruturas existentes.O Microsoft Office Communications Server 2007 é também uma plataforma de detecção de presença, um benefício chave das Comunicações Unificadas Microsoft, que une todas as informações de contacto armazenadas no Active Directory, aos meios de comunicação usados pelos utilizadores.A tecnologia de presença permite identificar imediatamente a disponibilidade de um contacto e contactá-lo a partir de uma aplicação como uma mensagem de correio electrónico do Outlook 2007 para efectuar uma chamada de voz ou uma videoconferência.
O Office Communicator 2007 é a aplicação cliente para as comunicações em tempo real. É a principal ferramenta de utilizador para a pesquisa de contactos pessoais e corporativos, para a obtenção de informação de presença e onde se podem iniciar mensagens instantâneas, chamadas de voz, áudio e videoconferências. O seu design intuitivo facilita a comunicação dos utilizadores graças a funcionalidades como o "Clicar para ligar" e a capacidade de alterar rapidamente o formato das conversações de mensagens instantâneas por exemplo, para chamadas de voz ou videoconferências.
Além disso, ajuda os utilizadores a controlar as comunicações recebidas através de alertas, do reencaminhamento automático de chamadas e da capacidade de definir manualmente a indicação do respectivo estado de presença. Os utilizadores podem definir o seu estado como "Não Incomodar" sempre que necessitem. Desta forma, o Communicator 2007 encaminhará todas as chamadas recebidas para o correio de voz. O Office Communicator 2007 integra também a experiência completa de comunicações no Microsoft Office System e em todo o tipo de aplicações de negócio. A informação de presença é apresentada onde quer que o contacto apareça: numa área de trabalho de documentos, num site de Microsoft Office SharePoint Server ou numa mensagem de correio electrónico. Com o Office Communicator Mobile 2007, os utilizadores podem dispor de funcionalidades como a detecção de presença e o "Clicar para ligar" nos dispositivos com Windows Mobile.
O Microsoft Exchange Server 2007 gere todas as comunicações (assíncronas) em diferido, fornecendo às caixas de correio electrónico dos utilizadores, um sistema de comunicação unificado (email, voicemail, fax, calendário e contactos) com o Microsoft Office Outlook 2007.
A versão 2007 inclui um novo cliente de correio electrónico – O Outlook Voice Access (OVA). Trata-se de um atendedor de voz que permite aos utilizadores consultar todos os items da sua caixa de correio electrónico. Este acesso é feito através de uma ligação telefónica para o servidor Exchange. Os utilizadores podem ouvir as mensagens de correio electrónico e voicemails, ouvir e alterar os seus apontamentos no calendário, gerir os seus contactos pessoais ou telefonar para qualquer contacto listado no directório da organização.O Exchange Server 2007 inclui também o Microsoft Office Outlook Web Access (OWA), um cliente de correio Web que ajuda os utilizadores a manterem-se em contacto enquanto viajam. Poderão também ter acesso e uma experiência do Outlook nos seus dispositivos com Windows Mobile.
O Microsoft Office Live Meeting 2007 é uma solução de conferências que suporta a realização de reuniões multimédia multifacetadas. O Office Live Meeting 2007 permite levar a cabo apresentações, partilhar ficheiros e, inclusivamente, partilhar o seu ambiente de trabalho. Os participantes podem criar esboços e rascunhos num quadro virtual e, uma vez terminada a reunião, permite arquiva uma gravação completa da mesma.
O Microsoft RoundTable é um telefone para conferências avançado que integra uma câmara de 360°. Na verdade, o Microsoft RoundTable acompanha o desenrolar da conversação, identificando o participante que está a intervir no momento e transmitindo um grande plano do orador em questão. Quando a conversação é desviada para outro orador, o RoundTable acompanha automaticamente esta mudança. O RoundTable está dotado de reconhecimento de voz avançado, de maneira a transitar entre os diversos oradores sem perder o rumo da conversação.
Interagir em qualquer lugar, em qualquer altura.Partilhar aplicações, documentos, apresentações.Trabalhar com colaboradores dispersas geograficamente via Internet.Maximizar a produtividade minimizando custos.