P: Tenho uma base de dados bibliográfica, mas no subcampo de exemplar não introduzi qualquer informação relativa a fundos. Uma vez que esta informação é fundamental para os empréstimos, como fazer isto de uma forma automática, isto é, sem ter que acrescentar registo a registo?
R: Deve-se começar por exportar a base de dados actual para criar um ficheiro ISO. Depois deve-se criar uma base de dados nova e associá-la ao USEWIN. A seguir importa-se este ficheiro ISO, configurando a informação de exemplar.
Se carregar no botão Configurar, abre-se uma nova caixa de diálogo, onde poderá escrever a informação de fundo válida para um determinado lote de registos.
A título de exemplo, acrescentámos monografias:
À medida que o CATWIN for importando os registos atribui automaticamente a cada um a informação de Fundo, no subcampo de exemplar, tornando os registos consistentes para a operação de empréstimo. Esta operação visa exclusivamente atribuir a mesma informação de fundo a um lote de registos. Se tiver mais do que um fundo, estas operações têm que ser repetidas tantas vezes quantas os fundos.
Esta operação é delicada, pois pode obrigar a um número razoável de importações/exportações e a procedimentos de associação/desassociação de bases de dados bibliográficas com o USEWIN. Contudo, se estas operações forem efectuadas com cuidado, os resultados são eficazes, pois consegue-se, de uma forma automática e por isso rápida, atribuir um ou mais fundos a lotes de muitos milhares de registos.
Edição n.º 15, Abr. - Jun. 2004
P: Tenho já a minha base de dados bibliográfica construída e quero associá-la ao módulo de empréstimos. O que devo fazer?
R: Abra o módulo USEWIN, fazendo um click no ícon do módulo que se encontra no ambiente de trabalho. Depois de introduzir o login e a password, o programa pergunta imediatamente a que base de dados quer associar o USEWIN. Deve localizar a base de dados que pretende associa e,seleccionar.
Para poder associar a base de dados bibliográfica aos empréstimos é uma condição fundamental ter todos os registos com o número de registo (966$a) preenchido e não haver duplicados. O programa pode fazer uma operação de verificação de números de registo duplicados. Para isso, não se esqueça de seleccionar a opção "Verificar base de dados e introduzir números de registo".
Se a base de dados bibliográfica estiver correcta, o programa associa automaticamente os dois módulos.
Se a base de dados estiver incorrecta (com números de registo duplicados), o programa não associa os dois módulos, faz um relatório dos erros encontrados e pergunta-lhe onde quer guardar esse relatório. Mais tarde, pode imprimir o relatório e corrigir os erros.
Depois volta ao mesmo processo de associar a base de dados aos empréstimos e pode voltar a pedir ao programa que verifique a base de dados, repetindo esta operação tantas vezes quantas as necessárias até ter a base de dados completamente correcta.
E convém mesmo ser rigoroso com este procedimento, pois de outra forma os problemas vão ocorrer quando estiver em curso a rotina de empréstimos.
Edição n.º 14, Jan. - Mar. 2004
P: Já temos o nosso catálogo informatizado. Gostaríamos de arrancar agora com os empréstimos. O que devemos fazer?
R: Abra o USEWIN e seleccione a base de dados bibliográfica com que vai trabalhar. Seleccione a opção Verificar base de dados. O programa, através desta rotina, vai verificar se existem números de registo duplicados. Quando ele encontra incoerências faz um relatório e pergunta-lhe onde é que o quer guardar. Este relatório, que contém a lista de registos com problemas, permite-lhe a rápida localização destes no CATWIN e a correcção dos mesmos. Depois de corrigida a base de dados, deverá repetir o procedimento de associação do USEWIN à base de dados bibliográfica. Deverá ainda seleccionar mais uma vez a opção Verificar números de registo para confirmar se finalmente a base de dados foi ou não totalmente corrigida. Em caso afirmativo, deverá mandar inserir os exemplares. E a partir deste momento, estará pronto para trabalhar com os empréstimos.
Edição n.º 12, Abr. / Maio / Jun. 2003
O USEWIN permite a configuração de regras próprias de cada biblioteca?
R: Sim. O USEWIN é totalmente parametrizável, permitindo a definição de todas as regras existentes no regulamento de qualquer biblioteca, nomeadamente fundo documental a que pertence um dado documento, por quanto tempo pode ser levada uma obra, quantas obras podem ser requisitadas simultaneamente pelo mesmo leitor, etc.