Soluções digitais para gestão pública precisam de robustez e flexibilidade
Publicado em 23 de abril de 2021|Atualizado em 28 de abril de 2021
Um Governo Digital precisa de tecnologias robustas para suportar o acesso do público interno e externo, a automação de decisões e integrações com outros sistemas. Ao mesmo tempo, as soluções digitais para gestão pública devem ser flexíveis, atendendo ao cenário de cada instituição e às necessidades do cidadão. No interior paulista, as prefeituras de São Bernardo do Campo, Ribeirão Preto e Barueri já atentaram-se para a necessidade de contar com uma solução desse tipo. E, assim, poderem eliminar o uso de papel em seus processos.
As três cidades têm o Solar BPM à frente da Transformação Digital dos seus governos. Desenvolvido pela Softplan, ele é uma ferramenta de automação de processos especializada na gestão pública. Com a sua implementação, essas Prefeituras eliminam a tramitação física bem como o uso de papel. As atividades de rotina passam, então, a centralizar-se na plataforma. Dessa maneira, as ações de gestores, servidores e cidadãos concentrem-se em um mesmo lugar. Para comportar esse fluxo simultâneo, os órgãos contam com a robustez da tecnologia usada no Solar BPM.
Soluções digitais para a gestão pública precisam de robustez
Em São Bernardo do Campo, por exemplo, 100% dos processos da Prefeitura já tramitam digitalmente na ferramenta de automação. Os servidores gerem um total de 900 assuntos. Desses, 257 estão disponíveis para acesso online dos 844 mil cidadãos da cidade. A emissão do Cartão Nacional da Pessoa Idosa é um dos serviços mais procurados. Com a solução da Softplan, o tempo de emissão passou de 40 dias para alguns minutos. A robustez do Solar BPM permite que o sistema encarregue-se de algumas ações, otimizando a rotina de trabalho do servidor e trazendo eficiência ao cidadão.
Hoje, São Bernardo do Campo é referência em Transformação Digital na esfera pública. Entretanto, para chegar até aqui, a Prefeitura precisou vencer os desafios de, em 2016, ser uma cidade pioneira no interior paulista na digitalização dos processos. Agora, Ribeirão Preto e Barueri aceleram em busca dos resultados alcançados por ela.
Em Ribeirão Preto, o Solar BPM está em uso desde março de 2021. Nesse meio tempo, 8 mil usuários já utilizam a ferramenta, somando também 1016 processos digitais gerados. Esses números crescerão conforme o avanço do projeto, pois ele também pretende digitalizar 100% dos assuntos do órgão. A solidez da tramitação digital da ferramenta permite que cidadãos acessem processos e documentos de qualquer lugar, assim como os servidores em trabalho remoto.
Essa vantagem alinha-se a um dos motivos da Prefeitura por trás da Transformação Digital: viabilizar os novos modelos de relação e de trabalho impostos pela pandemia. Atualmente, o cidadão pode parcelar o ISS Espontâneo, cancelar nota fiscal e encerrar firma. Ele mesmo solicita o serviço através de formulários online. O processo, por sua vez, já está "protocolado" e vai direto ao setor responsável. A execução de tudo isso acontece no Solar BPM.
Implementação da solução também deve ser robusta
O programa "Barueri Sem Papel" tem metas semelhantes, mas foca também em cinco dos 17 Objetivos de Desenvolvimento Sustentável da ONU. Espera-se reduzir entre 60% e 70% do valor gasto atualmente com papel nos processos municipais, além de toner de tinta e o suporte técnico para a emissão de documentos. A economia anual deve ser de até R$ 1,27 milhão. Em janeiro, os servidores participaram de oficinas de sensibilização e capacitação. A etapa é essencial para que eles não só embarquem na Transformação Digital, mas também dominem as funções do Solar BPM.
Depois, seguiu-se para a fase de mapeamento de processos. Nela os serviços de cada Secretaria foram compreendidos, redesenhados e parametrizados na ferramenta. O mapeamento ajuda também a repensar processos, evitando a digitalização da burocracia. Esse é um trabalho em conjunto com os servidores de cada área. Eles apontam o que pode melhorar, identificando etapas desnecessárias ou que podem ter uma outra logística no digital.
Em 12 dias úteis do uso do Solar BPM, a Prefeitura gerou 5357 protocolos eletrônicos, 41 mil documentos digitais e 4001 assinaturas digitais. Em contraste, esse período trouxe a economia de 495 quilos de papel, que usariam 1 milhão de litros de água em sua fabricação. Além de recursos naturais, o início do projeto também reduziu o gasto de tempo do servidor. Já são 1786 horas economizadas no protocolo, montagem e transporte de processos.
Flexibilidade para atender às particularidades da gestão pública
A Softplan conduz cada uma dessas etapas da formação do Governo Digital, entendendo que uma solução robusta como o Solar BPM exige uma implementação ao mesmo nível. Assim, as três cidades passam a ter uma ferramenta e um processo de implementação sólidos, condizentes à robustez operacional necessária para uma gestão pública digital. Entretanto, a solução também precisa oferecer flexibilidade às necessidades de cada instituição e do cidadão.
Para isso, São Bernardo do Campo, Ribeirão Preto e Barueri contam com uma equipe residente, composta por softplayers trabalhando dentro de cada órgão. Eles são profissionais de TI, gestão de projetos e outras especialidades necessárias para atender ao cliente. Nesse sentido, os residentes são responsáveis por fazer a conexão com a equipe de TI e as coordenadorias da Softplan. No dia a dia, eles recebem as observações dos servidores quanto às adequações e melhorias na ferramenta.
Confira o relato de alguns deles:
"Nós não trabalhamos separados aqui em São Bernardo do Campo. Os softplayers residentes estão alocados dentro do departamento de tecnologia, junto dos servidores da Prefeitura. Agora com os assuntos 100% digitalizados, nós fazemos adequações para o uso dos servidores conforme surgem novas necessidades apontadas por eles."
Luciane PazinCoordenadora de suporte a sistemas da Sofplan - São Bernardo do Campo
"Nessas primeiras semanas da tramitação digital, nós, softplayers residentes, ficamos atentos aos feedbacks dos servidores quanto à usabilidade e adequações da ferramenta. Aqui em Ribeirão Preto, já digitalizamos alguns serviços para que o cidadão não precise ir tanto à Prefeitura. Então, também estamos observando sua adaptação à mudança e o que podemos melhorar do ponto de vista dele."
Felipe AraújoAnalista de negócios - Ribeirão Preto
"Estamos encerrando a etapa de mapeamento de processos, que é fundamental para que a ferramenta, de fato, otimize rotina e não automatize burocracias desnecessárias. Foi importante envolver cada área da Prefeitura, pois os cenários são diferentes e isso muda o desenho dos processos. Nessa hora, os próprios servidores já apontam o que pode ser melhorado."
Isabel SousaAnalista de serviços de TI - Barueri
Tempo de implementação e o cenário de cada instituição
Além da flexibilidade trazida pelos softplayers residentes, a própria estruturação do projeto deve adaptar-se ao contexto da instituição. São Bernardo do Campo, por exemplo, teve uma implementação gradual. Ela considerou a vontade do cliente de "girar a chave" do físico para o digital por setores. Conforme um concluía a transição, outro iniciava. Assim digitalizaram-se 90% dos assuntos da Prefeitura. A gestão solicitou a aceleração da conclusão do projeto logo que a pandemia do coronavírus chegou ao país. Dessa forma, 400 novos assuntos foram digitalizados em tempo recorde, finalizando com sucesso a implementação da ferramenta.
Por outro lado, Ribeirão Preto e Barueri iniciaram seus projetos em 2020, em cenários bem diferentes do que São Bernardo do Campo tinha em 2016. Ambas as cidades impulsionaram suas transformações digitais no contexto da pandemia. Isso trouxe um ritmo diferente ao projeto desde o começo. Os exemplos das três cidades mostram como o processo de implementação do Solar BPM, conduzido pela Softplan, adequa-se ao cenário e aos objetivos que cada instituição apresenta.
Um próximo passo: integração de sistemas na gestão pública
A digitalização de processos é uma das etapas da formação de um Governo Digital. Seguindo nessa jornada, a robustez do Solar BPM pode ajudar também na integração da instituição com sistemas internos e externos. Esse é um dos próximos passos possíveis para as três Prefeituras.
Ele já foi dado por instituições como o Tribunal de Contas de Goiás, que automatiza parte das tomadas de decisão e das prestações de contas. Atualmente, os jurisdicionados informam os dados diretamente no sistema. Automaticamente analisa-se a regularidade, de acordo com as regras implementadas na plataforma e a inserção das informações já padronizadas.
A nível municipal, a Prefeitura de Florianópolis conseguiu oferecer ao cidadão o processo de abertura de empresas mais rápido do país. A integração com o sistema da Junta Comercial do Estado é o que permitiu essa melhoria. Agora, um processo que durava alguns dias é concluído em cerca de cinco horas e pela internet, evitando os deslocamentos entre órgãos antes realizados pelo cidadão.
Fale com um especialista e veja como levar a robustez e flexibilidade do Solar BPM para a sua instituição.