Você é uma pessoa organizada? - Superstorm
By Tatti Maeda 5 Mins Read
Entenda aqui, porque isso é muito importante.
Algum tempo atrás comentei que voltaria aqui para compartilhar de que modo faço para organizar as prioridades dentro do meu dia a dia de trabalho.
Entre as consultorias de marketing digital, workshops, palestras, aulas, reuniões precisei encontrar uma forma de organizar as tarefas e enxergar entre tudo quais são as prioridades do dia e ilustrar de forma FÁCIL e CLARA como dar conta de tudo, sem ficar esgotada e com as entregas feitas.
Uma das minhas ferramentas de trabalho mais utilizadas são os POST IT'S
Multicoloridos, de diversos tamanhos.(Tenho certeza que você se surpreendeu agora hein? rs)
Alguém que lida com a interface virtual todo tempo, utiliza aplicações OFFLINEpara se organizar? Sim.
Eu utilizo e digo porque:
Justamente por lidar com digital o tempo todo, todo tempo sinto necessidade de me desconectar por alguns instantes durante o trabalho.
Escrevo artigos diariamente. Muitos aqui para o Linkedin e alguns colaborativos com parceiros simplesmente incríveis. Falo sobre marketing digital, inovação, tendências, universo de mãe com filho, e bem-estar pessoal. As inspirações e insight's surgem muitas vezes me bate papos com pessoas diversas, em horários possíveis, muitas vezes muito cedinho ou muito de madrugada.
Gosto do movimento: à medida que dou start numa tarefa caminho com ela pelo meu mural.
Quero que vocês vejam como funciona minha organização com ajuda dos post it's.
Esse é o quadro que utilizo: muito simples, bem básico.
O que tenho para iniciar (A FAZER), o que está em andamento (FAZENDO) e o que foi concluído (FEITO).
Como disse eu adoto Post It colorido e diversos tamanhos. Criei um sistema de legenda por cores para conseguir dentro das missões do meu dia enxergar qual é a tarefa que considero mais urgente, mais demorada, e isso me auxilia a determinar a ordem que devo seguir dentro das tarefas criadas.
Para complementar eu tenho um CHEKLIST (TO DO LIST) que uso para não deixar nada escapar.
Escreva como deseja programar seu dia: eu vivo com um calendário aberto para saber como alocar compromissos externos entre minhas tarefas cotidianas. Isso me ajuda a cumprir tudo direitinho. Eu também cuido para ter sempre um período do dia "aberto" – por 2h MANHÃ ou TARDE. Ajuda a diminuir ansiedade por exemplo.
Defina bem suas prioridades: nisso a tabelinha de post it's ajudará demais! Pegue as cores, estabelece o que é VERMELHO (urgente), AMARELO (precisa ser feito, mas sem urgência) e VERDE (atividades mais recorrentes e tranquilas de finalizar)
Uma das MELHORES DICAS é planejar a semana e não o dia apenas: eu já estou num patamar de abrir o MÊS para me organizar. Porque assim consigo criar flexibilidade para atender algo urgente que apareça de última hora, graças ao mapa que crio norteando as pendências e urgências do dia. Funciona muito bem aqui. Tentem e me contem por favor!
Defina horário de ALMOÇO e FIM DE EXPEDIENTE: alerta nesse tópico. Se você for como eu, uma pessoa que trabalha de maneira autônoma isso é ESSENCIAL. Digo isso, porque quando me libertei do CLT, bater cartão eu simplesmente bati asas e voei … e por trabalhar com minha paixão profissional eu não parava, o imediatismo fez parte do meu ser. E isso não é saudável. Nem um pouco. Hoje procuro respeitar essa "regrinha" e tem funcionado muito bem!
Não se sobrecarregue: quando começamos a cuidar de nossas tarefas, brota uma sensação de leveza imensa. E com isso, acabamos criando uma tendência em agendar muitas tarefas num único dia. Isso pode atrasar suas tarefas e criar uma sensação incorreta sobre seu potencial. Vá medindo aos poucos quanto tempo leva para tarefas cotidianas e dessa forma ficará mais fácil não permitir que isso aconteça!
Não seja escravo de sua agenda: Imprevistos acontecem. E precisamos ter isso claro, para que não sejamos escravos das nossas tarefas. Respeite seu feeling, e sempre se lembre que há coisas que são insubstituíveis. Eu por exemplo, sou mãe. E meu filho tem apenas 7 anos. Se ele precisar de algo (estiver febril por exemplo) eu com certeza vou ver formas de realocar os compromissos para poder cuidar dele!
Espero mesmo que esse conteúdo possa ajuda-lo de alguma forma!
Aproveito para falar: essa é a forma que escolhi, adaptei uma forma de organização das minhas tarefas baseadas em processos já existentes (canvas, por exemplo) e também existe bons organizadores que podem ser utilizados online(evernote, por exemplo).No entanto, gosto de dividir algumas práticas que são perfeitamente AJUSTÁVEIS, ou seja, fáceis de serem aplicadas e verdadeiramente produtivas!