Dicas de como organizá-los corretamente e por quanto tempo guardá-los
Aposto que também acontece com você: na hora de guardar comprovantes, boletos e documentos falta espaço. Mas, quando a gente precisa de um documento específico (aquele desespero de não achar o título de eleitor no dia da eleição), as gavetas parecem infinitas. Concorda comigo?
Quando não organizamos nossos documentos corretamente, alguns transtornos podem acontecer como ter que passar horas procurando o que precisa, ter que procurar (e bagunçar) em todos os cômodos da casa e até mesmo dinheiro. Alguns documentos, se perdidos ou não preservados, podem te fazer gastar com taxas para emissão de segunda via e até multas!
Então, vamos aprender juntas como organizar seus documentos pessoais e não ter esses problemas? Afinal, tudo que eu quero é que sua vida seja prática e organizada!
O primeiro passo da organização dos documentos pode ser um pouco mais demorada, porque você deve reunir em um espaço todos os documentos que você tiver: boletos, comprovantes, extratos, escrituras, carnês, etc. Nesse primeiro momento, não descarte nada.
Faça a triagem (selecionar, guardar, descartar)
Agora que você reuniu todos os documentos é hora de analisar cada um dos papéis. E separe-os por categorias como contas pagas, contas a pagar, documentos pessoais, documentos do imóvel, documentos do carro e por aí vai. Papéis como folders, anúncios publicitários e convites antigos podem ser descartados.
Coloque os documentos em pastas e etiquete
Com tudo separado por categorias, providencie pastas e etiquetas para facilitar na visualização dos documentos e agilizar na hora de procurá-los. Tenha uma pasta para categoria, por exemplo: notas fiscais, garantias, manuais, contas a pagar, contas pagas, seguros e comprovantes de pagamento.
Uma pasta para cada um
Uma dica é cada pessoa que mora com você ter suas próprias pastas de documentos. Em cada uma delas, você organiza os documentos pessoais de cada um como Identidade, CPF, passaporte, carteira de vacinas, exames, certificados e diplomas etc.
O que puder, digitalize!
Outra dica importante é otimizar a organização de documentos, optando pela digitalização dos papéis. Hoje em dia existem diversos aplicativos que permitem escanear e converter documentos em PDF. O que facilita se você tiver que compartilhá-lo com outras pessoas.
Ainda, você pode optar por receber contas e boletos por e-mail, o que reduz muito a pilha de papéis e ainda contribui com a natureza. Lembre-se, porém, de separar cada um deles em pastas diferentes em seu computador.
Mudanças válidas
Outras formas de organizar os documentos envolve quatro etapas: caixa de entrada, arquivo ativo, arquivo morto e arquivo permanente. O que é isso, Ivea? Eu explico para você:
Caixa de entrada: você vai colocar nesta caixa todos os arquivos que receber e assim evitar que eles se espalhem pela casa.
Arquivo ativo: você deve guardar nessa caixa todos aqueles documentos do último ano e do ano atual e que provavelmente você vai precisar em breve.
Arquivo morto: no arquivo morto coloque todos os documentos de anos anteriores e que já foram pagos.
Arquivo permanente: aqui são colocados todos os documentos que não podem ser jogados fora. Nunca, jamais, sabe? Por exemplo, escritura de imóveis, testamentos e certidões. Você pode, inclusive, fazer subcategorias como "casa", "carro" e "pessoais".
Mas Ivea, por quanto tempo eu tenho que guardar cada tipo de documento?
Agora que você já entendeu a lógica da organização de documentos, eu vou te explicar por quanto tempo você deve guardar cada tipo de documento e não ter papéis de trinta anos ainda guardados dentro de casa.
Um mês: recibos de compras e comprovantes de depósito.
Um ano: extratos bancários, extratos do cartão de crédito, apólices de seguro de vida, de carro, de residência (desde que elas tenham validade de apenas um ano. Está incluso também os exames de saúde. Após seis meses a maioria dos exames perdem a validade, mas vale a pena guardar para o caso de algum tratamento contínuo ou para o simples efeito de comparação. No caso de exames de tratamento contínuo, guarde-os até a conclusão.
Cinco anos: tributos como Imposto de Renda, IPTU, IPVA; contas de água, luz, telefone e gás; comprovante de pagamento de aluguel; comprovante de pagamento de condomínio; comprovante de pagamento de mensalidade escolar; comprovante de pagamento de cartão de crédito; comprovantes eleitorais; holerites e contracheques; recibos de assistência médica e convênios de saúde e recibos de profissionais liberais como contador, arquiteto e advogado, por exemplo.
Para sempre: documentos pessoais (RG, CPF, título de eleitor, carteira de trabalho, passaporte), escrituras do imóvel e contratos de compra e venda, documento de compra e venda do carro (pelo tempo que permanecer com o bem), notas fiscais e manuais devem ser guardados até que você se desfaça do bem e carnês de INSS.
Por fim, mantenha a organização.
Gostou deste artigo? Então, salve e compartilhe com as amigas! E não esquece: anota na agenda a revisão frequente de seus documentos.
Organização; documentos pessoais; caixa de entrada; arquivo ativo; arquivo morto; arquivo permanente.