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Viagens corporativas: quais são as mudanças esperadas no pós-pandemia e como se adequar?
Segundo uma estimativa da Kayak, 22,1% dos entrevistados acreditam que as viagens corporativas serão retomadas nesses primeiros meses de 2022. Já o Business Travel Trends for 2022, feito pela BDC Travel, estima que, neste ano, haverá um crescimento de 25% do faturamento do setor.
Além disso, o estudo World Travel & Tourism Council (WTTC) apontou que as viagens corporativas podem crescer 34% em 2022.
Nesse cenário, as empresas que precisam promover, de alguma forma, o deslocamento de seus colaboradores não somente devem estar atentas às novas demandas do mercado, mas também compreender quais foram essas disrupções sofridas ao longo da pandemia, o que esperar para o futuro e como se adequar.
Com o objetivo de te ajudar nesse processo, produzimos este conteúdo com algumas dicas abaixo. Siga com a sua leitura e confira.
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Quais são as mudanças esperadas nas viagens corporativas no pós-pandemia?
Dentre as principais mudanças esperadas nas viagens corporativas no pós-pandemia, podemos citar:
Valorização do duty of care
O duty of care ou dever de cuidar, na tradução, consiste em uma série de ações que visam assegurar a proteção e o bem-estar dos colaboradores durante um deslocamento corporativo.
Também conhecida como dever de diligência, essa iniciativa tem como objetivo principal valorizar a integridade física e mental dos funcionários nas viagens, assim como auxiliá-los de maneira rápida e efetiva mediante a qualquer imprevisto.
A pandemia foi uma comprovação aos gestores de viagens que qualquer coisa pode acontecer e, portanto, as empresas precisam estar preparadas.
Isso significa que os viajantes não estão sujeitos apenas a contraírem algum vírus durante a viagem, mas também ter alguma emergência médica, presenciar um desastre natural ou confronto político e dentre outras diversas situações que possam impactar essa experiência e, infelizmente, estão fora do controle da empresa e do próprio colaborador.
Nesse sentido, o dever de diligência define obrigações legais e morais que as organizações precisam ter com seus colaboradores para garantir total segurança durante os deslocamentos, o que inclui relatórios, transparência das informações de contatos e itinerários, acompanhamento detalhado e planos de emergência.
Esses aspectos, por sua vez, estão sendo ainda mais valorizados no contexto atual, em que as restrições e os protocolos sanitários vêm exigindo novas adequações para proteção dos viajantes. Por isso, espera-se que medidas semelhantes sejam agregadas nos fluxos de deslocamentos do futuro.
Adoção das práticas de ESG
Que o ESG está cada vez mais inserido dentro das empresas, isso não é uma novidade, afinal, as iniciativas de governança social, ambiente e corporativas não somente promovem um diferencial competitivo, mas também têm garantido a expansão sustentável das organizações e se tornaram critérios para novos investidores.
Diante disso, todos os fluxos das empresas têm se adequado a essas práticas, inclusive as viagens corporativas. Ou seja, as organizações estão preocupadas com a conformidade de suas operações e a transparência dos dados.
Assim como, as corporações estão cada vez mais adotando medidas que conscientizem os colaboradores e tornem os deslocamentos mais sustentáveis.
Esse tipo de cuidado, por exemplo, tem se estendido na escolha dos parceiros de viagens (como é o caso de optar por hotéis que possuam sistemas de reutilização de água, energia solar, coleta seletiva e outras iniciativas).
Outro processo que já está sendo adotado pelas organizações e se tornarão ainda mais fortes no futuro são as políticas voltadas à segurança feminina durante os deslocamentos.
Sabemos que as mulheres são as maiores vítimas de violência não somente no Brasil, mas também no mundo, por isso, essas medidas visam mitigar ao máximo qualquer risco e garantir a integridade física das viajantes.
Maior digitalização de todo o processo
A transformação digital chegou para ficar. Após dois anos de pandemia, as empresas não podem, simplesmente, retornar às antigas planilhas ou agendas. O mundo corporativo demanda por inovação e isso precisa ser refletido no gerenciamento de viagens corporativas.
Por essa razão, a digitalização é uma tendência do presente e do futuro desses deslocamentos. Os viajantes exigem conectividade e processos mais rápidos para realizarem os relatórios de viagens, assim como mais flexibilidade e agilidade nas validações e pagamentos dos reembolsos.
Além disso, a automação tem impacto direto sobre a produtividade dos colaboradores. Quanto menos manuais forem essas tarefas, mais tempo, motivação e recursos os funcionários terão para focar em atividades que, realmente, tenham impacto sobre o core business da empresa.
Valorização da experiência do viajante
Como citado, a pandemia mudou completamente a mente dos gestores de viagens. Atualmente, não somente os deslocamentos em si são importantes, o que inclui reservas, itinerários e horários, mas também a experiência do viajante.
Com isso, cada vez mais as empresas têm investido na contratação de serviços de parceiros confiáveis, assim como analisando detalhadamente as características de uma acomodação ou transporte, por exemplo, antes de, realmente, reservar para o colaborador, visando garantir o máximo de conforto e bem-estar.
Por outro lado, ao valorizar a experiência do viajante, as organizações alcançam impacto positivo sobre o desempenho desses funcionários, aumentando a motivação, engajamento e, consequentemente, a retenção de talentos.
Mais atenção no momento de definir um roteiro
Sabemos que a pandemia ainda não acabou. E, provavelmente, novos desafios surgirão no futuro. Isso significa que os gestores precisam ser mais cuidadosos ao definir roteiros, analisando as restrições de cada destino, requisitos para os colaboradores entrarem ou transitarem pelo local e outras especificações.
Inclusive, esse cuidado se estende também ao estabelecimento do itinerário, garantindo mais atenção no momento de escolher uma acomodação e o local de reunião, de modo a otimizar ao máximo o tempo da viagem.
Viagens híbridas por parte dos colaboradores
Por fim, uma grande tendência observada são as viagens híbridas, em que os colaboradores podem juntar trabalho e lazer, combinando as viagens corporativas com os finais de semana para explorar o destino, por exemplo.
Atualmente, muitas organizações têm disponibilizado aos funcionários passagens de volta mais flexíveis, dando a oportunidade dos viajantes estenderem ou não a estadia no local, arcando com os outros custos dos dias em que ele não está trabalhando.
Você pode se interessar: Entenda qual a diferença entre igualdade e equidade e como promover dentro da sua empresa
Como se adequar às novas tendências de viagens corporativas?
Como visto, o universo de viagens corporativas está cada vez mais inovador, ágil e flexível, exigindo das organizações profundas mudanças para se adaptar a essas novas tendências. Para tal, algumas dicas podem ser bem úteis. Confira abaixo.
Adapte a política interna do seu negócio
Não é um grande segredo dizer que a política de uma empresa é a base dos fluxos internos. Sem um planejamento robusto e efetivo, dificilmente os colaboradores conseguirão seguir um processo padronizado e eficiente.
No entanto, não basta que exista uma política, essas diretrizes precisam estar alinhadas com as demandas atuais do mercado. Por isso, analise os seus critérios atuais e verifique possibilidades de melhorias ou mudanças para adequação às novas tendências.
Por exemplo, pode ser que a sua política de viagens e despesas não possua critérios claros acerca dos tipos de reservas que podem ser realizadas pelo seu time, assim como as medidas de segurança dos colaboradores. Se esse for o caso, estabeleça fluxos mais transparentes, assegurando aspectos como experiência e o próprio dever de diligência.
Realize planejamentos a médio prazo
A pandemia tornou os processos mais imediatistas, isso significa que as empresas estão realizando planejamentos a médio prazo, de modo a manter a operação flexível e, ao mesmo tempo, garantir um bom controle de processos.
Por essa razão, faça o roteiro e todas as reservas da viagem dos seus colaboradores em um prazo adequado para proporcionar segurança e mitigar riscos, porém, com tempo suficiente para realizar mudanças ou cancelamentos, caso necessário.
Fique atento a questões de segurança da informação
Sabemos que o período de pandemia aumentou drasticamente as vulnerabilidades das operações e, consequentemente, as tentativas de invasões e ataques cibernéticos.
Como dois lados de uma mesma moeda, as empresas também têm aumentado os investimentos em medidas de segurança e isso, inclusive, é uma tendência para os próximos meses.
Para se ter uma ideia, segundo uma pesquisa realizada pela PwC, em 2022, 83% das organizações brasileiras devem gastar mais com cibersegurança.
Apesar disso, esse estudo nos mostra que as empresas ainda não estão completamente preparadas para lidar com essas ameaças, isso porque 25% das corporações não sabem quais tipos de riscos estão expostas.
Diante disso, a estimativa é que as organizações tornem os seus fluxos de segurança mais robustos, assim como elaborem políticas de privacidade mais efetivas para garantir total conformidade do time e evitar ataques ou exposições.
Além disso, é esperado também que as empresas elaborem planos de gestão de riscos, de modo a garantir a implementação de medidas paliativas rápidas em casos de situações de emergência.
Valorize a experiência do colaborador
Como visto, a valorização da experiência do viajante é uma das tendências que já se observa no presente dentro das organizações.
Para que as empresas se adequem a essa demanda, é fundamental já estabelecer medidas que reconheçam a importância dos colaboradores antes mesmo da viagem, como a implementação da comunicação interna, adoção de uma cultura pautada no feedback e inovação, acompanhamento detalhado da operação e transparência nos fluxos internos.
Quanto mais claro forem as possibilidades de crescimento e desenvolvimento para o funcionário, mais engajado e motivado ele estará em relação à sua empresa.
Nesse cenário, as medidas de valorização dos funcionários não podem ficar restritas aos processos de viagens, precisam se conversar com outras iniciativas da corporação.
Já durante as viagens corporativas, é importante levar em consideração a experiência e os feedbacks dos próprios viajantes, de modo a montar o melhor roteiro para o time. Por outro lado, fique muito atento no momento de reservar os serviços, garantindo sempre o bem-estar e a proteção dos colaboradores.
A tecnologia também é uma ótima ferramenta para otimizar essa vivência durante os deslocamentos, isso porque minimiza o tempo gasto com atividades manuais e burocráticas, permitindo que os funcionários invistam tempo em processos que, realmente, fazem a diferença no cotidiano deles e tem impacto direto sobre a sua empresa.
Adote novas ferramentas
Por fim, elencando o tópico anterior, adote novas ferramentas para apoiar não somente a gestão de viagens corporativas, mas também o gerenciamento de reembolso de despesas, recebimento e validação dos relatórios, assim como outras métricas importantes.
O uso da tecnologia pode proporcionar uma série de benefícios, como:
Aumenta a produtividade e eficiência da operação;
Minimiza erros e riscos de fraudes;
Garante mais conectividade;
Promove flexibilidade e agilidade nos fluxos internos;
Garante confiabilidade das informações operacionais;
Permite uma gestão baseada em dados;
Assegura melhores tomadas de decisões.
Leia também: Conformidade legal: o que é e qual é a sua importância para a gestão de despesas e viagens?
O SAP Concur Travel & Expense pode ajudar a sua organização a melhorar os fluxos internos e se adequar às novas demandas do mercado.
Consistindo em um sistema de gestão de viagens corporativas e despesas, o SAP Concur Travel & Expense é completo, intuitivo e responsivo, auxiliando as empresas em todos os fluxos da organização dos deslocamentos empresariais e acompanhamento dos reembolsos.
Dentre as principais funcionalidades da ferramenta, podemos citar:
Elaboração e envio de relatórios;
Categorização automática de despesas;
Integração de cartões corporativos;
Auditorias de todas as despesas;
Registro dos dados de viagens e gastos;
Reservas de passagens e hotéis;
Acompanhamento da viagem em tempo real;
Total conformidade com as políticas da sua empresa.
Além disso, o SAP Concur Travel & Expense se adequa a qualquer dispositivo e valoriza a experiência do usuário durante a utilização. A ferramenta também possui alta disponibilidade, atendendo aos colaboradores sempre que desejarem.