viagens corporativas | Emporium – Business Travel
O que a agência de viagens corporativas faz com seu investimento?
Entenda como a agência de viagens corporativas pode auxiliar na produtividade, redução de custos e de burocracias nas viagens de sua empresa No mundo corporativo, a busca por estratégias e soluções que ampliem os negócios e validem o investimento é algo constante. Por isso, cada processo deve ser pensado e executado minuciosamente, aumentando as chances da empresa em alcançar os seus objetivos. Assim, entre todos os processos, encontra-se a gestão de viagens corporativas. Afinal, este é um item fundamental na otimização de custos e ampliação do retorno de investimento nas viagens realizadas a negócios. Com o aumento na demanda de deslocamento de profissionais nas empresas, seja para reuniões, eventos ou mediação em outra filial, parte dos gestores de viagens, secretárias ou CEOs acabam quebrando a cabeça em busca de soluções. Soluções essas que diminuam os custos com transporte aéreo, hospedagem e outras ações contidas em uma viagem. É por isso que, na maioria das organizações, a agência de viagens corporativas vem ganhando cada vez mais espaço. Isso porque ela busca atuar com propriedade em soluções voltadas ao aumento da produtividade, redução de custos e de burocracias, além de ampliar as possibilidades de negócios. Para entender mais sobre o papel da agência de viagens corporativas nas empresas, a Emporium Travel preparou uma lista com as suas principais soluções. Confira: Redução de custos com negociações Muitos acreditam que a contratação de uma agência de viagens corporativas irá pesar ainda mais no bolso da empresa. Ou que esse tipo de serviço é viável apenas a grandes instituições. Porém, a realidade é outra. Os gastos não serão próximos aos de uma empresa que executa os...
Gestão da informação em viagens: como conciliar operação e valorização
Entenda como a gestão da informação pode contribuir para a economia das viagens corporativas A gestão da informação está ligada diretamente às atividades organizacionais, claro. Afinal, movimenta as informações e as institui da melhor maneira diante dos processos estratégicos e operacionais de uma empresa. Com forte influência na tomada de decisões em inúmeros procedimentos, como por exemplo o planejamento, organização, análise e controle das viagens corporativas, o gerenciamento das informações também pode ser um fator potencial para a economia dos negócios. Hoje contamos com o auxílio de ferramentas tecnológicas e soluções que visam facilitar os processos internos e auxiliar na potencialização das viagens. Assim, os gestores conseguem, por meio da gestão da informação, equilibrar as suas maiores prioridades baseadas nas demandas das empresas. São elas: a operação, a valorização do viajante e a geração de savings. Mas como conciliar todas essas questões através da gestão da informação?! Muitos agentes lidam com o desafio de mapear o perfil de cada viajante corporativo para oferecer soluções e estratégias adequadas a cada um, suprindo suas reais necessidades. Isso porque é preciso cuidado ao inserir todos os profissionais que viajam a negócios na mesma categoria. Ou seja, tratando-os de forma igualitária, pode ser considerado um ato imprudente, já que cada perfil possui necessidades específicas. É preciso estreitar o relacionamento entre o viajante corporativo e o agente de viagens. Assim, proporcionar as melhores práticas e diminuir os riscos de insatisfações ou imprevistos durante uma viagem corporativa. A gestão da informação atua como um elemento chave para a compreensão das particularidades de cada viajante, assim como a opinião e preferências dos profissionais veteranos nas viagens corporativas, como por exemplo companhias...
Economia é essencial! Na viagem de negócios, o dinheiro também sai do bolso do executivo
Para que as viagens não se tornem um fardo na política de gestão das empresas, é possível incorporar algumas dicas básicas sem onerar o conforto dos executivos e a qualidade desses deslocamentos. A economista chefe do SPC Brasil (Serviço de Proteção ao Crédito) Marcela Kawauti falou sobre algumas regras essenciais que devem constar no planejamento das empresas para criar uma política de viagens bem estruturada: Planejamento é tudo! "O mais importante é que a empresa conscientize os seus executivos de que não é porque trata-se de uma viagem corporativa, que não há um limite em relação às despesas. Muitas vezes, o profissional encara o dinheiro de forma terceirizada, ou seja, como não sendo de sua posse e extrapola nos gastos. É necessário criar essa consciência coletiva: de que economizar é importante para manter as viagens dentro da corporação", orienta. Definir uma meta Segundo Marcela, na prática, a empresa deve instituir uma meta monetária de despesas de viagens para os executivos. "É preciso deixar claro o orçamento-limite disponível para cada evento no decorrer da viagem ou um limite-médio por dia. Outra forma de incentivar a economia é criar algum tipo de premiação junto aos profissionais que atingirem à meta imposta, que pode ser um ingresso para um show legal ou um jantar bacana. Planejar com antecedência é fundamental para enxergar cada passo que a economia vai dar", explica. Tudo feito em cima da hora custa o dobro em viagens corporativas. Falta de pesquisa em relação à estadia e transporte, além de cancelamentos, geram transtornos e gastos desnecessários. Compra de passagens e reserva de hotel Com antecedência, é possível comprar passagens aéreas mais...
Como economizar com sistema de viagens
Ter um sistema de viagens é o primeiro passo para gerenciar e reduzir custos Contar com um sistema de viagens corporativas é uma estratégia perfeita para gerar economia! Ainda mais nas empresas que costumam deslocar seus colaboradores ou funcionários com frequência. Já ficou claro que viagens corporativas são meios essenciais de conquistar um novo mercado. Seja em uma parceria comercial, atualizações no setor ou na busca por novos clientes. Ainda é preciso mostrar presença e contato pessoal para o sucesso dos negócios. Organizar viagens corporativas é uma dor de cabeça? Porém, nada disso é possível se esses deslocamentos a trabalho estiverem entre os maiores gastos das empresas. Ou seja, causando prejuízos ao invés de serem um importante investimento em seu negócio. O principal problema? Um sistema de viagens corporativas ineficiente! Selecionamos erros comuns da gestão para você evitar e reduzir despesas. Economia com sistema de viagens corporativas: erros para você fugir! Erro 1: Não revisar a política de viagens De tempos em tempos é preciso atualizar e revisar sua política de viagens. Este documento, que abrange todas as diretrizes das viagens, pode ser alterado com o tempo, conforme as necessidades da empresa e dos colaboradores. A Emporium Travel ainda analisa seus processos atuais e orienta melhorias que geram economia em suas viagens corporativas. Erro 2: Não fazer um planejamento com antecedência Planejar os gastos com antecedências parece uma tarefa impossível? Com a Emporium, nossas ferramentas de gestão e profissionais especializados possibilitam o planejamento antecipado! Este planejamento feito o quanto antes é fundamental para a economia das viagens corporativas, na busca pelo melhor preço e outras boas condições. A antecedência na compra de bilhetes,...
Uma das premissas fundamentais em um OBT (Online Booking Tool) é permitir a inclusão de regras condizentes com a política da empresa, de forma que se reflitam nas soluções de viagens corporativas Entre as maiores dificuldades ao gerenciar viagens está o alinhamento e o cumprimento das regras com o objetivo de melhorar a performance das ações. As políticas podem ser complexas, apresentar perfis e possibilidades muito diferentes, o que torna o OBT um importante aliado no acompanhamento das diretrizes e sua efetividade. Sua política na ferramenta de viagens Criar parâmetros para as políticas de viagem dentro da ferramenta pode tornar o seu processo muito mais ágil e seguro. As normas serão amarradas, de modo que o acompanhamento do cumprimento das políticas se torne mais efetivo. O funcionário, ao realizar o selfbooking, já terá as permissões concedidas, seguindo o que foi cadastrado em seu perfil. Serão enviadas notificações para alertar o não cumprimento de uma regra, o que obriga uma justificativa, ou ainda, informações ou conteúdos deixam de aparecer para o funcionário se assim for determinado na política. Concentrando na ferramenta as regras estabelecidas e realizando o gerenciamento das viagens como um todo, a redução de custos é perceptível. Os OBTs contam com centenas de políticas de viagens, separadas de acordo com as necessidades de uma empresa corporativa. Com junções de políticas é possível formar uma série de fluxos que possibilitarão uma combinação de inúmeras regras diferentes. São muitas possibilidades. Veja algumas funcionalidades-base para um OBT: Aprovação – por mérito, por custo, alçada Antecedência – para aéreo, hospedagem, locação de veículos e rodoviário Emissão – prazos, emissão automáticas Considerando que, por...
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