A emissão de notas fiscais não serve apenas para a empresa faturar os serviços prestados ou as vendas feitas. As notas são base para a elaboração de declarações e para a apuração de impostos, além de fazerem parte do fluxo de documentos importantes dos clientes.
Então, erros devem ser prevenidos ao máximo para evitar problemas com o Fisco e com clientes, e as consequências que esses transtornos geram.
Para ajudar você, vamos abordar 10 desses erros e expor alguns detalhes ligados a eles e aos processos de preenchimento e emissão.
Calcular os impostos equivocadamente
Com base no valor dos produtos e/ou serviços, os documentos exigem cálculos tributários a respeito de impostos embutidos, retenções e créditos fiscais gerados aos clientes.
Errar nesses cálculos pode causar contratempos internos e até com o fiscal de empresas clientes. E a consequência disso é retrabalho na emissão de notas fiscais e na entrega de obrigações acessórias e até prejuízos em pagamentos indevidos de impostos (ou sanção do Fisco por pagamentos abaixo dos valores corretos).
Preencher o CFOP errado
O Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP) é definido pelo tipo de operação, pelas localizações do remetente e do destinatário e pela forma como é tratada a operação pela legislação fiscal. Logo, os três quesitos devem ser observados a cada emissão e operações iguais podem ter CFOPs diferentes dependendo do cliente.
Assim como os cálculos tributários, o preenchimento do CFOP reflete em apuração de impostos, escrituração fiscal, declarações e apuração dos tributos da empresa. Portanto, equívocos nesse tópico também podem causar transtornos com processos e gastos adicionais.
Armazenar e enviar apenas PDFs e documentos de impressão
Os documentos de visualização de todos os modelos de notas eletrônicas, que podem ser impressos ou baixados em PDF, não têm valor fiscal, sendo somente documentos auxiliares e para visualização facilitada das emissões.
As notas de fato, com valor fiscal, são os arquivos XML que elas geram. São esses arquivos que os clientes precisam receber, junto aos documentos auxiliares, e que o negócio precisa armazenar quando faz uma compra ou contrata um serviço.
O envio de XMLs aos clientes e o armazenamento de arquivos recebidos pelo prazo de cinco anos são obrigações legais.
Trocar o código de serviço
Em notas de prestação de serviços, os itens de cada prestação devem acompanhar o código da lista de serviços do município que se refere à atividade desempenhada.
O código colocado precisa estar de acordo com as atividades registradas no CNPJ e inseridas no cadastro da inscrição municipal mantido pela prefeitura.
Errar o RNTRC na nota de transporte
O Conhecimento de Transporte (CT-e) exige que o Registro Nacional de Transportadores Rodoviários de Carga (RNTRC) seja preenchido para o emitente da nota, para o veículo que fará o frete e para o motorista que efetuará o transporte.
Caso em algum desses campos seja feita uma digitação equivocada, o veículo pode ser parado, apreendido junto à carga, durante o traslado em uma fiscalização rodoviária, com aplicação de multa baseada no valor do lote carregado.
Não utilizar o NCM exato da mercadoria
A sigla NCM quer dizer Nomenclatura Comum do Mercosul. Sua lista, com milhares de itens, apresenta códigos para grupos de produtos e para as mercadorias especificamente. Por isso, muitas vezes um código aparentemente, pela sua descrição, diz respeito a um produto, mas há outro que é o correto por se encaixar melhor nas suas características.
Portanto, assim que o código-base do grupo de produtos é encontrado, os códigos específicos têm de ser analisados para que se escolha aquele com a descrição mais adequada à mercadoria que será movimentada na ocasião.
Utilizar erroneamente carta de correção e cancelamento de nota
Em todo o país, a NF-e tem prazo de cancelamento de 24 horas. Porém, em alguns estados é possível fazer o cancelamento depois desse prazo: o site da Secretaria da Fazenda (Sefaz) regional aceita a transmissão do processo. Mesmo com o aceite do cancelamento fora do prazo pelo órgão, o envio segue sendo passível de multa.
Então, quando o prazo se esgotar ou não for necessário cancelar o documento para emitir um novo, uma carta de correção pode ser feita, referenciando a nota a ser corrigida, em até 30 dias após a emissão da NF-e original. Para essa opção, os seguintes itens podem ser corrigidos:
peso e volume, se esses critérios não gerarem mudança no valor da NF-e;
data de saída das mercadorias, desde que ainda dentro do mesmo mês da emissão;
endereço da entrega parcialmente;
razão social do destinatário parcialmente.
Ou seja, fatores que não influenciam em valores faturados e apuração de tributos podem ser ajustados pela carta de correção. Do contrário, a identificação do erro precisa ser rápida para que se possa fazer um cancelamento sem problemas e um novo documento seja emitido.
Agrupar operações
Por exemplo, se uma empresa presta serviços e ao mesmo tempo vende mercadorias utilizadas nos serviços prestados, é necessário a emissão de notas fiscais diferentes, pois são atividades distintas e tributadas por impostos diferentes. Ou seja, uma NF-e para a venda dos materiais que o cliente adquiriu para o serviço e uma Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) para faturar a mão de obra do atendimento.
Digitar formatos não aceitos na transmissão
Quando o sistema da administração pública recebe o documento transmitido, ocorre uma leitura dos campos por parte dele e, não havendo nenhum erro, é dada a autorização de uso da nota e liberado o arquivo XML.
O problema da não aceitação de um formato pode ocorrer no momento da leitura. E se o sistema do Fisco não reconhece alguma digitação como correta, não libera o documento para uso. Isso pode acontecer em casos como uso de ponto ao invés da vírgula para separar reais de centavos ou digitação da tecla enter para abrir uma nova linha em uma descrição, quando somente o espaço deve ser usado.
Deixar campos em branco
Uma solução que não pode ser aplicada em NF-es e CT-es quando alguma informação não é conhecida no momento da emissão é deixar um campo em branco para preenchimento manual posterior, como placa do veículo do frete, dados do transportador e peso ou volume dos itens.
Isso configura transmissão de documento incompleto para o Fisco e o transporte da mercadoria pode até ser interrompido em caso de fiscalização da operação durante a rota.
Evitando esses erros, sua empresa se previne contra diversas situações negativas que podem surgir a partir da emissão de notas fiscais. E se você ainda tem alguma dúvida sobre o assunto, deixe nos comentários.