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Com o servidor, é possível formar a chamada "fila de impressão" e, desta forma, cada colaborador sabe em qual posição está seu documento, o que facilita também o acompanhamento por parte dos gestores.
5 maneiras de reduzir o desperdício em sua impressão
A impressão de documentos em papel ainda é uma necessidade em muitas empresas. Ao mesmo tempo, os gastos financeiros e os impactos ambientais que essa atividade causa têm preocupado muitos empresários. Por causa disso, tem havido uma crescente necessidade de um gerenciamento de impressão otimizado com o objetivo de reduzir o desperdício.
O controle de impressão voltado para a economia de recursos e contenção de gastos de papel, tinta e energia é possível com a utilização de softwares dedicados e uma mudança na política da empresa. Veja nossas 5 dicas para reduzir o desperdício em suas impressões.
1. Liberar impressão somente com autorização
Entre as maiores fontes de desperdício estão as impressões "abandonadas". Na correria do cotidiano, não é incomum que um profissional mande um documento para imprimir, mas acabe por esquecê-lo na máquina. Como consequência, o mesmo arquivo pode ser impresso múltiplas vezes.
Uma forma de evitar este hábito inconveniente é reter a impressão para que só seja autorizada por meio da identificação do funcionário. Esta liberação pode ser feita com a inserção de uma senha, de um cartão ou mesmo com identificação facial.
2. Limitar o uso da impressora
Caso sua equipe esteja utilizando a impressora mais do que o ideal, é possível configurar limites de uso com um software de gestão de impressão. Você pode determinar uma certa quantidade de folhas por dia, por pessoa (principalmente no que se refere a cópias coloridas), conforme o gasto médio da empresa.
Uma opção também é colocar um limite "gratuito" e fazer com que as impressões seguintes sejam pagas pelo usuário. É uma medida simples, mas efetiva de reduzir desperdícios, já que a máquina passará a ser usada apenas quando for imprescindível.
3. Fazer relatórios e campanhas de conscientização
Relatórios mensais do uso das impressões é importante para uma gestão de cópias eficientes. Os números informam os gastos totais e também que setores são os principais responsáveis pelo uso do equipamento.
Desta maneira, é possível fazer ações localizadas para reduzir os desperdícios e ainda monitorar os resultados mês a mês. Os relatórios ainda podem ser usados para campanhas de conscientização nas equipes, mostrando o impacto das impressões no meio ambiente para que as pessoas pensem antes de usar a impressora.
4. Usar configurações sustentáveis
Quando simplesmente diminuir o uso da impressora não é o bastante, uma maneira de solucionar este problema é com configurações otimizadas e mais sustentáveis. Usar frente e verso das folhas ou um modo de rascunho que gaste menos tinta já faz diferença.
Além disso, softwares de gerenciamento de impressão com configurações sustentáveis são ainda mais eficazes. A sugestão de modos otimizados e informações diretas de quanto estas pequenas mudanças economizam, facilita a tarefa de reduzir o desperdício.
5. Substituir os equipamentos antigos
Impressoras mais antigas representam uma despesa mais elevada do que o padrão. Elas falham com mais frequência e o custo de manutenção é mais alto. São máquinas que já tendem a usar mais tinta e suas falhas no meio de uma impressão estragam folhas e desperdiçam ainda mais recursos.
Substituir estas impressoras defeituosas representa um investimento em prol da economia em longo prazo. Sem contar que equipamentos mais novos são compatíveis com os softwares de gerenciamento mais modernos e, portanto, facilitam o controle de impressão.
A gestão de impressão e cópias é útil para a sua empresa e para o meio ambiente. Para experimentar na prática, agende uma demonstração de uma das nossas soluções.
Com o crescente desenvolvimento tecnológico no mercado, diversas ferramentas e dispositivos são desenvolvidos, fazendo as empresas otimizarem ainda mais os serviços e qualificarem ainda mais as suas atividades.
Em se tratando de impressoras, não é diferente. Com o avanço de máquinas e softwares gerenciadores de processos relacionados ao parque de impressão, modelos tradicionais podem acabar se tornando ainda mais custosos para empresas.
Quer saber como? Então, leia o post até o final e confira 4 sinais de que sua empresa precisa investir em um software de impressão hoje mesmo.
Software de gestão de impressão: a nova tendência do mercado
Quando nos referimos a software de gestão em impressão, podemos entender que esse tipo de dispositivo supera os modelos tradicionais em muitos aspectos. Já que o objetivo de qualquer tipo de empresa no mercado é gerar competitividade, nada mais útil do que acompanhar as tendências tecnológicas e aplicá-las às atividades internas.
Por isso, esse software de gerenciamento permite ao empreendedor monitorar todo o parque de impressão da empresa, podendo saber quem, quando e onde imprimiu determinado documento.
Com atividades cada vez mais otimizadas, o gerenciamento de impressão acelera os exercícios organizacionais da empresa, promove a segurança de dados e elimina burocracias referentes a manutenções e suportes de forma constante pelo setor de TI.
4 sinais de que seu negócio precisa de um software de impressão
Agora vamos listar alguns processos que ocorrem no parque de impressão, e que orientam para a atualização de dispositivos mais inovadores. Confira abaixo quais são.
Sistema de acesso vulnerável
Em suma, isso ocorre quando todos os colaboradores têm acesso a pasta de impressão, podendo conter digitalizações de documentos sigilosos da própria empresa, como contas bancárias, documentos de registro ou até mesmo dados pessoais dos próprios colaboradores.
Alto custo em manutenção
Aqui, podemos observar a constante contratação de profissionais de TI para oferecer assistência técnica e manutenção do parque de impressão. Além de ser um alto custo para o empreendedor, as máquinas tendem a exigir cada vez mais suporte técnico, uma vez que acabam ficando ultrapassadas pelas novas tendências de mercado.
Nenhuma proteção por senha
Em processos tradicionais de impressão, a importância de obter acesso a determinados tipos de documentos mediante senha, pode se tornar obsoleta. Além disso, caso haja a impressão desses documentos sem uma prévia administração, os dados contidos nesses papéis podem ser vistos e roubados por qualquer pessoa que passar por ele.
Falta de impressão móvel
Cada vez mais colaboradores estão entregando atividades empresariais dentro de suas casas, na modalidade home office. De acordo com uma pesquisa divulgada pelo IDC, estima-se que 35% de usuários de smartphones e 34% dos usuários de tablets não podem imprimir de seus dispositivos.
Sendo assim, funcionários encaminham documentos para terceiros, a fim de contornar esse problema e garantir a impressão da atividade desejada.
Vantagens do software de impressão para a sua empresa
Antes de tudo, podemos entender que um software de gestão é muito mais do que apenas garantir que seu parque de impressão esteja com todos os toners carregados e prontos para uso. Na verdade, trata-se de uma solução inovadora, tornando a sua empresa muito mais tecnológica e sustentável.
Por isso, confira algumas vantagens exclusivas que somente um software de gestão de impressão vai oferecer para o seu negócio:
Como se não bastasse toda a tecnologia a seu favor, o software de gestão de impressão oferecerá excelentes economias a sua empresa, como é o caso da redução de custos com a compra de maquinários tradicionais e obsoletos, zerando a necessidade de contratar equipes de TI e outros suportes para realizar manutenção em seus equipamentos.
Mudanças simples, como uma padronização de impressão frente e verso, ou em preto e branco, contribuem significativamente para uma economia interna eficiente. Com o apoio da IBSolution, você terá todo o suporte necessário e facilidade para administrar todos os recursos de forma simples.
As multifuncionais e impressoras da atualidade exigem o mesmo nível de segurança de qualquer outro dispositivo em sua rede.
Sendo assim, podemos entender que uma política de segurança de dados e de ações recomendadas devem possuir um conjunto amplo de medidas para realizar a proteção do sistema de impressão, e um serviço MPS é capaz de oferecer uma solução sólida e segura para o ambiente de impressão.
Com a aquisição de um software de gestão de impressão, será possível administrar todos os dispositivos referentes a área de impressão, fazendo com que essas atividades sejam mais otimizadas. Além disso, haverá o monitoramento desses processos, fazendo um determinado provedor identificar e resolva problemas, antes que eles se tornem ainda maiores.
Tendo total acesso ao Help Desk, você libera o setor de TI da sua empresa para se concentrar em outras atividades importantes do departamento, mantendo a frota de impressoras e reduzindo o tempo de inatividade. De acordo com uma pesquisa divulgada pelo site Laser Resource, cerca de 23% das chamadas do help desk possuem relação direta com processos de impressão, o que toma 15% do tempo util.
Um provedor de MPS poderá contribuir para a implementação de decisões mais ecológicas, como é o caso do uso do PrintReleaf, que ajudam empresas a reduzir o impacto ambiental causado por impressões.
Nesse ponto, a sustentabilidade baseia-se, também, no plantio automático de árvores em projetos de reflorestamento. Além disso, é possível realizar um programa de reciclagem em cartuchos, contribuindo para a redução de lixo em aterros sanitários.
Um software de gestão de impressão poderá ser uma excelente opção para a sua empresa, sobretudo pela economia e pela otimização das atividades internas.
Prezando por isso, a IBSolution é especializada em soluções de software para impressão e documentos de escritório. Atuando há mais de 10 anos nesse mercado, temos uma equipe totalmente especializada em novas tendências e infindáveis certificações.
Quer otimizar ainda mais o seu parque de impressão e elevar o seu negócio para outro nível? Conheça agora mesmo e agende uma demonstração de nossas soluções para a sua empresa.