Otimize a gestão de processos jurídicos! Saiba como - Blog Jurídico | Netview Soluções Digitais
admin Sem categoria 23 de Julho de 2020 | 0
As rotinas em escritórios de advocacia normalmente ensejam inúmeros desafios. E para se destacar em meio à acirrada concorrência do mercado, é preciso mais do que a competência técnica — adotar boas práticas de gestão de processos jurídicos é uma peça-chave para melhorar o desempenho e otimizar os resultados.
Pensando nisso, elaboramos um post com as principais estratégias de aprimoramento de performance no cenário jurídico moderno. Siga a leitura e confira!
Quais as boas práticas de gestão de processos jurídicos?
A produtividade é um elemento fundamental para o sucesso em qualquer carreira, e no segmento da advocacia não é diferente. Mas a boa notícia é que cada vez mais surgem inovações que, aliadas às boas práticas, contribuem bastante para se atingir a excelência.
A seguir, veja algumas ações que devem fazer parte da rotina do seu escritório.
Adote um sistema completo e especializado na área jurídica
Com a modernização das tecnologias e também das estruturas dos processos judiciais, novas ferramentas foram surgindo para agregar eficiência à atuação na advocacia. Hoje, há um leque de alternativas de softwares que auxiliam desde o controle de prazos até a organização de tarefas.
Já imaginou ter acesso a todos os andamentos e publicações nos diários oficiais ao alcance de poucos cliques? Pois bem, os "court monitors" são os aplicativos responsáveis por essa busca e vão permitir que você tenha uma boa visão do que está acontecendo nos processos.
Consequentemente, você conseguirá planejar a sua rotina de acordo com as prioridades.
De um modo geral, os recursos tecnológicos também proporcionam a mobilidade de trabalho aos advogados. E dependendo da solução contratada, o profissional terá o apoio de funcionalidades financeiras, controle de pagamentos e emissão de relatórios.
Deixe de lado a papelada e tenha a tecnologia como aliada
A gestão de processos jurídicos normalmente envolve o manuseio de um grande volume de documentos. Em função disso, a forma como o profissional lida com esses arquivos pode fazer toda diferença na produtividade dos escritórios.
Por mais organizado que seja o advogado, o tempo despendido para encontrar a pasta física de determinado cliente e procurar fisicamente as informações desejadas é muito maior do que se houvesse o auxílio de algumas tecnologias.
Com a digitalização de documentos e o uso de boas ferramentas, por exemplo, é possível realizar buscas por meio de palavras-chave, que qualquer colega ou colaborador faça consultas simultâneas, sem deixar de mencionar a oportunidade de acessar quaisquer dados remotamente. Enfim, uma série de facilidades que tornam o seu trabalho mais ágil.
Ademais, os papéis via de regra ocupam bastante espaço. De modo que, ao investir na digitalização, o advogado também vai agregar maior funcionalidade ao seu ambiente de trabalho. Lembrando que, atualmente há uma predominância do modelo de processo eletrônico nos tribunais, portanto se adequar à nova realidade é uma medida que se impõe.
Estabeleça uma rotina de trabalho e priorize providências
Elaborar um cronograma de atividades é um dos primeiros passos para um gestão de processos jurídicos bem-sucedida. A ausência de planejamento estratégico pode ser fatal para que alguma tarefa caia no esquecimento e gere problemas.
A dica para evitar contratempos é reservar horários tranquilos para as tarefas mais complexas, tal como a elaboração de contratos petições, defesas orais, e realizar a parte burocrática — emissão de guias, juntadas de documentos ao processo —, logo quando a sua necessidade for identificada.
É comum que o volume de trabalho resulte na necessidade de delegação de tarefas. Nesse caso, para que todas as operações sejam bem executadas é importante que o profissional já tenha delimitado os colaboradores responsáveis por cada tipo de atividade, além de uma boa comunicação interna para que eles tomem conhecimento assim que elas surgiram.
Tenha um bom planejamento estratégico e operacional
Entendido o papel de um planejamento para adequar o dia a dia do escritório às melhores práticas, é preciso saber como delinear essa estrutura de funcionamento.
Então, considerando que a maioria dos escritórios de médio de grande porte tem uma equipe de advogados de diversas especialidades, o mais indicado é começar pelo mapeamento dos processos de acordo com cada área. Isso vai trazer clareza para suas operações, e principalmente das providências a serem tomadas ramo de atuação.
Faça registros de informação
Outro procedimento indispensável para otimizar a gestão de processos jurídicos, e que jamais pode ser negligenciado, é o registro de informações importantes sobre o escritório. Nesse contexto, o mais aconselhado é formar um banco de dados relevantes e que vão ajudar na tomada de decisões assertivas.
Conforme o sistema de automação empregado, todo o material fica reunido em uma única plataforma, podendo ser acessado pelos envolvidos a partir de qualquer lugar. Imagine que, durante uma viagem de trabalho, o advogado tenha que tomar providências urgentes em relação ao seu negócio.
Se tudo está registrado na nuvem, a questão pode ser solucionada facilmente.
Um dos segredos para manutenção da produtividade é revisar com frequência suas atividades e os efeitos decorrentes de cada ação. Nos ambientes corporativos, essa auto avaliação é feita por meio de indicadores de desempenho. Defina aqueles que se aplicam às peculiaridades do escritório, e procure revisar pontos como:
as metas e objetivos estão sendo alcançadas?
qual o desempenho dos meus funcionários e parceiros?
quais estratégias não estão surtindo efeitos positivos?
É com base nessas perspectivas que conseguimos enxergar o que funciona bem, e as deficiências que precisam de correção.
Embora a gestão de processos jurídicos não seja tão simples, o investimento nos recursos certos aliados a mecanismos bem estruturados é um excelente caminho para o sucesso. Aos que buscam otimização nesse setor, a Netview Soluções Digitais é, sem dúvidas, a melhor opção do mercado.
Com mais de 20 anos de experiência, seus sistemas jurídicos fornecem controle preciso de audiências e diligências, inteligência artificial para sugerir melhores teses e gerenciamento de dados que garantem uma atuação preventiva e eficiente.
Gostou das dicas? Agora que você já sabe como melhorar a administração do seu escritório, aproveite para entrar em contato com a Netview, e conhecer soluções personalizadas para o aumento da sua produtividade.