É indiscutível a importância que gerir bem as informações da empresa, sejam elas referentes aos clientes, serviços ou transações, tem para o sucesso empresarial. Logo, manter os registros bem estruturados e uma metodologia de comunicação de dados eficiente é fundamental para que falhas não ocorram.
Os documentos digitais, nesse contexto, despontam como alternativas mais eficientes e modernas para o registro de transações, reforço na confiabilidade e, especialmente, para a garantia da validade jurídica de tudo aquilo que é atestado mediante a sua utilização.
Assim sendo, os documentos digitais podem ser entendidos como um formato mais robusto e atualizado dos documentos, o qual elimina a necessidade de utilização de papel e expedientes manuais de validação, como é o caso da autenticação em cartório e reconhecimento de firma.