Organizando com o Trello - Como eu fiz - Avesso do Caos
Organizando com o Trello - Como eu fiz
Atendendo aos pedidos de aprender um pouco mais sobre o Trello, eu resolvi fazer um post falando um pouco sobre a ferramenta. Como ficou imenso, resolvi quebrar em dois. No primeiro (clica aqui pra ver) eu falei sobre a ferramenta em linhas gerais e hoje vou compartilhar minha experiência com a ferramenta.
Antes disso, é bom sempre deixar claro que o meu exemplo não é uma regra. É apenas como eu me identifiquei e tem funcionado pra mim no uso da ferramenta. Cada um precisa identificar se vale para sua personalidade, estilo e comportamento.
Agora deixa eu te contar como eu fiz...no meu processo de gestão da informação eu defini que usaria o Trello para interações com parcerias, para registro e acompanhamento das consultorias online e para acompanhamento dos meus projetos pessoais.
A minha estrutura então ficou:
- Time Pessoal
- Quadro meus blocos de tempo
- Quadro Cursos Online
- Quadro Bem estar
- Quadro Wishlist Viagens
- Time Avesso
- Quadro Projeto ações sociais
- Quadro Divulgação Ebooks
- Quadro Novos e-books
- Quadro Projeto Eu Palestrante
- Time SOS Vida nos Eixos (deixei separado para ter uma visibilidade maior e ficar mais organizado, mas cada cliente poderia ser um quadro no time da Avesso por exemplo)
- Um quadro por cliente
- Time Comitê de Ética (compartilhado com todos os membros voluntários)
- Quadro Comitê
- Time Modelos (armazeno quadros exemplos que encontro na internet para estudar algum assunto. Estou com um de Planejamento de Marketing agora por exemplo)
Cheguei a criar um time pra 3D Ordem mas a gente preferiu a interação direta no Whatsapp + e-mails e Cadernos compartilhados no Evernote + Google Drive. Como a gente se encontra pessoalmente toda semana, tá tranquilo. O Evernote é mais para documentar o que rolou e acessar histórico. A lista de tarefas atualizada fica na ata da ultima reunião.
Dentro de cada quadro eu crio listas com as ações em andamento, com materiais de apoio, com ações concluídas, com registro de anotações. Para cada objetivo e nivel de acompanhamento mudam as listas.
Eu vou fechando os quadros conforme as consultoria são encerradas, os projetos são concluidos. Eles saem do painel de visualização, mas ainda posso consultar nas configurações dos times os quadros fechados.
No Trello a visualização do andamento de atividades em um time é bem facil e clara. Toda a interação é resgistrada e você pode configurar para receber notificações a cada alteração. Isso é super útil na interação do Comitê de Ética da ANPOP por exemplo onde cada membro fica em um estado diferente. A gente vai interagindo por ali, anexando arquivos e links, listando ideias de ações, criando documentos em conjunto.
Nas consultorias por exemplo, o quadro compartilhado tem tudo que é dito nas sessões, todo o material necessário para as tarefas de casa, as ferramentas, todos os links de apoio. E dá pra tirar duvidas e fazer comentários acompanhando a evolução do processo.
Já nos meus projetos pessoais e da Avesso eu vou documentando as etapas, quebrando em atividades menores, linkando com as notas do Evernote. A integração entre o Evernote e o Trello me possibilita uma maior organizaçao dos meus projetos digitalmente. E semanalmente eu dou uma passada geral para ver o que rolou na semana, garanto que tá tudo atualizado e planejo minha proxima semana a partir da visão geral dos projetos que tenho ao visualizar os quadros. As atividades que preciso fazer até estão no trello em nivel macro, mas eu acompanho mesmo no Bujo e Cérebro auxiliar em um nivel mais detalhado.
Bom, acho que é isso. O que achou? Já usa o Trello? Me conta aqui nos comentários e deixa suas dúvidas.