Revisado em 17 de março de 2020
Início » Exigência de Documentos Autenticados só por Cartório
A Lei da Licitação existe e é para ser obedecida, acontece porém que muitas comissões de licitações ou pregoeiro e sua equipe acham que podem inovar inventando novos obstáculos para restringir a participação de uma quantidade maior de licitantes, seja por puro casuísmo, seja por pura preguiça ou seja também para inibir a participação de microempresas onde o custo de participação no processo licitatório chega a ser relevante.
Estas Questões sobre Licitação estão referindo-se especificadamente à autenticação de documentos de habilitação, pois tenho notado que órgãos da administração direta (principalmente) estão se negando a fazer autenticação de documentos através de seus servidores e ainda os editais, estão exigindo que as cópias dos documentos sejam Originais ou cópias autenticadas por cartório, ora quem é que vai disponibilizar o original de seus documentos? O Pior de tudo isso é que estão alimentando a indústria "Cartório do Brasil" que estão cobrando R$ 4,10 (quatro reais e dez centavos) (aqui em Manaus) por cópia!
Os Documentos de habilitação, dependendo do tipo de licitação pode chegar a 100 ou mais páginas, ou seja, mais de R$ 400,00 (quatrocentos reais), que a meu ver é um custo muito alto para Microempresas e também para pequenas e médias empresas.
A legislação sobre o assunto é bem claro, a lei de licitações (Lei 8666/93) em seu Artigo 32 diz:
Art. 32. Os documentos necessários à habilitação poderão ser apresentados em original, por qualquer processo de cópia autenticada por cartório competente ou por servidor da administração (Grifo nosso) ou publicação em órgão da imprensa oficial. (Redação dada pela Lei nº 8.883, de 1994).
Acontece que órgãos como a Comissão Geral de Licitação do Estado do Amazonas – CGL/AM, chegam a colocar no quadro de aviso que os seus servidores não mais autenticaram os documentos. (ver quadro abaixo).
A legislação estadual (Amazonas), no caso o DECRETO 24.818/2005 é omisso sobre o assunto, senão vejamos:
Art. 10 – A fase externa do pregão eletrônico é regida pelas regras especificadas nos artigos 10, 15 e 16 do Decreto n.º 21.178 de 27 de setembro de 2000, e os incisos seguintes:
XXIII – encerrada a etapa de lances da sessão pública, ordenadas as ofertas e após a fase recursal, se houver, o licitante detentor da melhor oferta deverá comprovar, de imediato, a situação de regularidade na forma prevista no edital, devendo a comprovação se dar mediante remessa da documentação via fax, com o encaminhamento do original ou cópia autenticada, (grifo nosso) no prazo máximo de 02 (dois) dias úteis, sendo, inclusive, condição indispensável para a contratação;
A mesma coisa acontece com o Decreto Federal 5.450/2005 que regulamenta o pregão na sua forma eletrônica, vejamos:
§ 3º Os documentos e anexos exigidos, quando remetidos via fax, deverão ser apresentados em original ou por cópia autenticada, (Grifo nosso) nos prazos estabelecidos no edital.
Como podemos ver, ambos os decretos (federal e estadual) não fazem menção se aceita só cópias autenticadas em cartório ou também cópias autenticadas por servidores, o que nos remete de volta à lei 8666/93.
Vejamos agora alguns editais sobre Autenticação de Documentos:
EDITAL 2307 DE 04/12/2014 – SNPH – Esfera Estadual
7.1.5.6. Todos os documentos deverão ser apresentados no original ou em cópias autenticadas por Cartório competente (art. 10, XXIII, do Dec. 24.818/05).
10.3.3. Como requisito para a celebração do contrato, o licitante vencedor deverá apresentar ao órgão contratante o documento original da proposta e o original ou cópia autenticada da documentação enviada por fax à CGL, na forma do Item 10.3. (art. 10, XXI e XXIII, do Dec. 24.818/05).
EDITAL: PE 27/2014 – UFAM – 03/07/2014 – Esfera Federal
Os documentos remetidos por meio da opção "Enviar Anexo" do sistema Comprasnet Posteriormente, serão remetidos em original, por qualquer processo de cópia reprográfica, autenticada por tabelião de notas, ou por servidor da Administração, desde que conferido(s) com o original, ou publicação em órgão da imprensa oficial, para análise, no prazo de 72 (setenta e duas) horas, após encerrado o prazo para o encaminhamento. (
Os documentos necessários à comprovação do cumprimento das obrigações sociais, trabalhistas e previdenciárias poderão ser apresentados em original ou por qualquer processo de cópia autenticada por cartório competente ou por Servidor da Administração (grifo nosso).
EDITAL PREGÃO 140/2014 – CML – 15/07/2014 – Esfera Municipal
4.2.9. Os documentos de habilitação, adiante relacionados, poderão ser apresentados em original, por cópia autenticada por tabelião de notas, ou por servidor da Comissão Municipal de Licitação (grifo nosso), ou, ainda, por publicação em órgão da imprensa oficial, vedada a apresentação via fax.
Como podemos notar, só o Edital da SNPH – promovido pela CGL/AM (esfera estadual) é que não faz menção à Autenticação por Servidor", os demais UFAM (Federal) e o da Comissão Municipal de Licitação – Manaus/Am – CML menciona que a autenticação pode ser feita por servido
Como podemos ver o tema é polêmico, vamos ver agora o que diz a justiça sobre o assunto:
TRF-2 – APELAÇÃO CIVEL: AC 394225
RJ 2006.51.02.001181-7
É desarrazoado e desproporcional aceitar-se cópia autenticada em cartório e não validar os documentos originais,(grifo nosso) que possuem força probatória por si só. Hipótese em que não se vislumbra nenhuma irregularidade acerca do cumprimento das regras do edital, mas, tão somente, o fato de os documentos serem entregues no seu original. Ver AC 394225 na íntegra
AMS 39797 DF 2007.34.00.039797-1
I – O indeferimento do pedido de pontuação pelas aprovações em concursos públicos anteriores, sob o fundamento de que a autenticação dos documentos se deu por órgão público, e não por cartório, conforme previsto no edital, ofende o princípio da razoabilidade, bem como constitui excesso de formalismo.
II – Apelação provida. Sentença reformada. Segurança concedida. Ver AMS 39797 na íntegra.
TRF-1 – APELAÇÃO CIVEL : AC 20381 BA 2007.33.00.020381-7
2. Apelações e remessa não providas.
Ver AC 20381 na íntegra
Como podemos ver nesses processos acima descrito a justiça é favorável a Autenticação por Servidor Público.
Existem também outras legislações que falam sobre o assunto, vejamos:
DECRETO 83.936 DE 06/09/1979 – Simplifica exigências de documentos e dá outras providências
Parágrafo único. A autenticação poderá ser feita, mediante cotejo da cópia com o original pelo próprio servidor (grifo nosso) a quem o documento deva ser apresentado, se não houver sido anteriormente feita por tabelião.
LEI DO PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO – LEI 9784 DE 29/01/99
Art. 22. Os atos do processo administrativo não dependem de forma determinada senão quando a lei expressamente a exigir. Ver tópico (471 documentos)
§ 3º A autenticação de documentos exigidos em cópia poderá ser feita pelo órgão administrativo (grifo nosso).
Mas… Quais são as orientações do TCU sobre o assunto? Verificando no Manual do TCU sobre Licitações e Contratos – Orientações Básicas – 4ª Edição – 2010 em sua página 462, o seguinte:
Poderão ser apresentados, para efeito de participação de licitações públicas, documentos de habilitação, alternativamente:
• em original;
• por cópia autenticada por cartório competente ou, se cabível, por junta comercial;
• por cópia conferida com o original; (grifo nosso)
• por publicação comprovada em órgão de imprensa oficial (original ou cópia autenticada ou conferida).
Conforme mostrado anteriormente o entendimento correto é que o órgão não pode restringir a Autenticação de Documentos por cotejo dos Originais pelos seus servidores, mas como alguns órgãos, como a CGL/AM (E-Compras.Am) insiste em não atender este princípio, sugiro aos licitantes que impugne o edital se for de sua conveniência, porém você pode usar esta exigência como um fator para tirar seus concorrentes da jogada, simplesmente fazendo a autenticação via cartório e verificar se o vencedor da licitação está fazendo o mesmo, porque neste caso, se o edital não for questionado (impugnado) até o 2º dia útil antes da abertura da licitação, o licitante não poderá arguir contra o edital quando da entrega dos documentos de habilitação e consequentemente será inabilitado.