É usado principalmente no serviço público, quando é preciso realizar alguma solicitação formal.
O envio e recebimento de ofícios é mais comum no serviço público e no poder judiciário, mas nada impede que seja usado por empresas ou pessoas físicas. Ou seja, na hora de fazer um pedido para prefeitos, deputados ou governadores, este é o documento mais indicado.
Todos os dias as repartições recebem inúmeros documentos. Os ofícios são utilizados também para padronizar a comunicação burocrática dos órgãos públicos. Isso pode aumentar a eficácia do diálogo entre as partes, além de facilitar o arquivamento para usos e comprovações posteriores.
Para empresas ou pessoas físicas, o ofício está relacionado a requerimentos protocolados junto às diferentes esferas do governo, demandas fiscais e licenças de várias naturezas.
Por se tratar de um texto que exige maior formalidade, ao redigi-lo, é preciso sempre se atentar às normas gramaticais. Além disso, há necessidade de observar o vocabulário, que deve ser cerimonioso, mas conciso e coerente.
Uma dica valiosa para quem vai entregar um ofício em um órgão público, é sempre levar duas cópias. Assim, uma delas será carimbada pelo servidor responsável, gerando um comprovante de recebimento.
No dia a dia, as pessoas não estão habituadas a redigir documentos com essa finalidade. Para auxiliar nessa tarefa, disponibilizamos abaixo um modelo de ofício. É possível utilizá-lo para todas as situações descritas acima, apenas adequando o corpo do texto.
Local, XX de X de 20XX.
Nome da instituição financiadora: ______________
Cidade/Estado: ______________
A/C: nome do responsável pelo acompanhamento do projeto
Referência: Nome/Código do projeto
Assunto: solicitação de remanejamento de verbas
Prezado Senhor, __________________________
Vimos solicitar o remanejamento de R$ (xx,xx) do item de despesa (XX) para o item de despesa (YY). Este ajuste fez-se necessário devido (explicar o motivo pelo qual será necessário o remanejamento).