Auditoria financeira: passo a passo de como fazer uma! - Inepad
Estratégia Finanças
Passo a passo: como realizar uma auditoria financeira na sua empresa
Por Lucas Clemente • setembro 28, 2016 • 2 Comentários
A auditoria financeira é uma prática que vem ganhando cada vez mais espaço e importância dentro das empresas. Diante da competitividade acirrada da atualidade, utilizar ferramentas eficazes de avaliação e controle de todas as atividades de um negócio, principalmente no setor financeiro, é um dos requisitos básicos para garantir sua permanência no mercado.
Reduzir — e, preferencialmente, chegar ao ponto de eliminar — os erros e as fraudes, controlar suas finanças de maneira eficiente e avaliar constantemente suas práticas são formas de trabalhar para que uma empresa continue existindo e ganhando sua fatia de mercado por um longo tempo.
É nisso que a auditoria financeira ajuda. Ao analisar sistematicamente como as organizações fazem seu controle interno, os auditores se transformam em uma importante fonte de referência para os gestores, mostrando problemas e pontos críticos das rotinas de uma empresa.
Neste artigo nós esclareceremos como funciona uma auditoria financeira e explicaremos as etapas necessárias para a sua realização, destacando sua importância para aumentar a eficiência por meio do controle e da melhoria contínua de processos. Ficou interessado? Então, continue a leitura!
1. O que é auditoria financeira?
A auditoria financeira é um ramo da contabilidade especializado em conferir, sistemática e imparcialmente, a consistência dos fatos e das informações registrados pela área financeira. Auditar as finanças de uma empresa é estudar suas demonstrações contábeis e certificar-se de que estão de acordo com os princípios de contabilidade vigentes.
Ela verificará a existência de problemas e riscos em qualquer atividade financeira da empresa, identificando a razão de sua ocorrência, o momento em que se consumaram e delineando formas de eliminá-los. Tudo isso visa avaliar se todos os trâmites respeitam as exigências legais e éticas que a companhia deve respeitar.
A auditoria financeira funciona, portanto, como uma espécie de controle de qualidade — uma vez que implementa mecanismos que proporcionam uma segurança acerca do estado financeiro, legal e organizacional da empresa.
2. Como ela surgiu?
Os primeiros registros históricos de atividades ligadas à auditoria remontam ao período da antiguidade. É isso mesmo! Por volta do ano 4.500 a.C. já havia pessoas preocupadas em conferir a consistência entre os registros e os fatos.
Durante toda a Antiguidade é possível observar exemplos de auditoria financeira. Os romanos, por exemplo, tinham um sistema de auditoria aprimorado para servir como um instrumento de controle do império e das contas públicas.
No entanto, o conceito, tal como conhecemos hoje, surgiu por volta do Século XIX na Inglaterra. O advento da contabilidade, como profissão regulamentada, é símbolo da resposta do mercado a um novo período do capitalismo globalizado.
Muitas empresas familiares tiveram que se profissionalizar e buscar recursos para manter seus produtos e serviços competitivos em um mercado cada vez mais disputado.
3. Que fatores impulsionaram o seu crescimento?
Esse movimento foi importante para tornar o controle das finanças mais transparente e profissional. No entanto, a contabilidade e a auditoria moderna evoluíram muito desde o início do século passado.
Além do desenvolvimento da economia e da mudança no perfil dos "players" do mercado, muitos outros fenômenos também deram impulso à sua prática.
Um bom exemplo disso foi a criação da Security and Exchange Comission em 1934 nos Estados Unidos. A missão da entidade é aumentar a fidedignidade das informações e dos registros financeiros fornecidos pelas empresas que negociam papéis na bolsa de valores para resguardar o interesse do investidor e aumentar a transparência das operações.
Outro fator que contribuiu para o desenvolvimento da auditoria financeira foi a implementação de políticas econômicas keynesianas no período que sucedeu a crise de 1929. A criação de um Estado forte e intervencionista fez com que as empresas tivessem que se submeter a uma série de novas obrigações tributárias.
A auditoria, portanto, passou a ser importante também para assegurar que a empresa atua dentro dos limites impostos pelas leis e pelas regulamentações emanadas pelo Poder Público.
Além de arcar com uma carga tributária maior, de modo a sustentar o chamado "Estado de bem-estar social", as empresas também se submeteram a uma regulação mais intensa — que impôs uma série de obrigações acessórias, como a emissão de notas fiscais e a manutenção de livros financeiros e contábeis.
No Brasil a auditoria financeira passou a ser enxergada como uma ferramenta essencial à boa gestão, principalmente após a segunda guerra mundial — momento em que a economia brasileira foi se abrindo às multinacionais gradativamente.
Com elas vieram também os grandes escritórios de contabilidade, que já trabalhavam com essas empresas no exterior e já estavam acostumados com os patamares de transparência praticados no mercado internacional.
Para termos uma ideia da importância do tema na atualidade, basta dizer que, segundo pesquisas, cerca de 70% de todas as empresas brasileiras já foram vítimas de fraudes. Estima-se que cerca de R$ 2,2 bilhões sejam furtados por funcionários no comércio todos os anos. Lamentavelmente, quem mais sofre com esses números são os pequenos negócios, que não têm uma estrutura contábil robusta.
Tanto o combate às fraudes como o compliance fiscal e a transparência interna e externa são elementos importantíssimos para que a empresa possa manter a sua saúde financeira, item essencial para o seu crescimento.
Além de fazer com que o investidor se sinta mais seguro, facilitando a captação de recursos para o negócio, as auditorias também são importantes para diminuir a probabilidade de que a empresa seja autuada pelas autoridades fiscalizadoras, tendo que arcar com pesadas multas ou até mesmo com a interdição do estabelecimento.
4. Para que serve uma auditoria financeira?
A auditoria financeira tem o papel de identificar as intercorrências, os fatos e os riscos contábeis que afetam o patrimônio da empresa para que, desse modo, possa apresentar um parecer acerca da eficiência e da qualidade dos controles internos da companhia.
Apenas a partir do monitoramento constante de todos os valores monetários relacionados às atividades realizadas na empresa é que será possível desenvolver e aplicar estratégias para otimização de recursos e, consequentemente, fluidez operacional.
A auditoria será, portanto, a responsável por monitorar todas as atividades que envolvam tesouraria e fluidez de caixa (contas a pagar e contas a receber). O auditor avalia se o setor financeiro realizou todas as transações de maneira correta, lícita e consonante com as normas internas da empresa.
Essa observância, por parte do auditor, acerca das demonstrações financeiras e da consonância delas com os princípios e as exigências contábeis regulamentados é fundamental para que a utilização e o direcionamento de recursos sejam realizados de maneira uniforme e vantajosa para a companhia.
5. Como realizar uma auditoria financeira?
Para realizar uma auditoria financeira é preciso seguir um roteiro que vai desde a identificação dos processos e rotinas da empresa até a avaliação dos resultados e a sugestão de melhorias por parte do contador.
O passo a passo abaixo identifica as etapas de uma auditoria e dá dicas sobre sua aplicabilidade. Confira!
5.1. Mapeando os processos
Os trabalhos da auditoria financeira devem começar com o mapeamento dos processos existentes no setor financeiro. Isso significa listar e identificar todas as práticas financeiras executadas pela empresa e que são de responsabilidade do departamento financeiro. Isso inclui, por exemplo:
a gestão do fluxo de caixa;
a administração das contas a pagar e a receber;
a cobrança de clientes inadimplentes;
as conciliações e as transferências bancárias.
O objetivo é condensar e esquematizar todos esses procedimentos em um mapa de tarefas. Essa medida faz com que o fluxo de todos os processos financeiros seja visualizado de forma clara.
5.2. Identificando os riscos
Com o mapeamento pronto, a segunda etapa é analisar cada uma das rotinas ali registradas. O objetivo é estudar como a ação está sendo executada e identificar os riscos existentes.
Por isso, deve ser realizada uma análise minuciosa da cada tarefa, buscando erros e inconsistências que não estejam de acordo com o recomendado pelas normas contábeis.
Ao fazer essa identificação, é importante checar as atividades do fluxo de caixa e questionar o gestor da área sobre o nível de percepção que ele tem quanto ao risco das atividades do setor.
5.3. Identificando os controles internos
Após identificar quais são os riscos existentes e seu possível impacto nos processos financeiros, a próxima etapa é avaliar se a empresa tem um sistema de controle interno que possa minimizá-los.
Ou seja, aqui se verifica quais ferramentas são utilizadas para assegurar que suas atividades financeiras diárias não apresentam problemas e fluem de acordo com o previsto. Existem vários tipos de controles internos, cada um com suas peculiaridades e funções específicas, como:
aprovações;
autenticações eletrônicas;
baixas;
conciliações;
Como exemplo, vejamos uma rotina de pagamento de fornecedores. Após verificar como uma empresa paga seus fornecedores, identificamos que um dos riscos que existem nesse processo é o de efetuar um pagamento em duplicidade. A auditoria fará os seguintes questionamentos:
"qual controle interno a empresa faz para minimizar esse risco?";
"ele está já está implantado?".
Nesse caso específico, uma boa prática de controle interno seria um sistema de conciliação de pagamentos seguido de um registro de caixa que demonstre, em uma forma de consulta clara, que o pagamento já foi efetuado.
Importa destacar que todos os controles internos do setor financeiro são voltados para a contabilidade. Também são consideradas como controles internos as ferramentas que auxiliam no dia a dia operacional do setor, como:
sistemas de proteção contra fraude;
prevenção de inadimplência;
rotinas e garantias contra roubos.
qualquer outra medida que ajude a garantir segurança financeira.
5.4. Testando os controles internos
Sabendo quais são e como funcionam os controles internos da empresa, a auditoria terá agora a missão de testá-los na prática. O objetivo dessa etapa é verificar o nível de eficiência desses controles, descobrindo se eles conseguem minimizar os riscos identificados de forma satisfatória.
A partir de técnicas e de procedimentos específicos, a auditoria colocará cada um dos controles à prova, analisando se o processo está, de fato, sendo seguido como esperado e qual é o seu nível de segurança.
Se o auditor verificar que o controle interno não é eficiente ou não é colocado em prática, ele deve relacionar todos os problemas encontrados e verificar seu impacto — não só no setor financeiro, mas na empresa como um todo.
5.5. Analisando os resultados
Repetindo esse processo em todas as rotinas financeiras da empresa, a auditoria reúne as evidências e os resultados obtidos. Nas avaliações positivas, o auditor informa em seu relatório que o processo é eficaz e recomenda a sua manutenção.
No entanto, ao constatar que determinada rotina está errada, é tarefa da auditoria apontar exatamente onde está o problema, informando como e por que ele está acontecendo. Ao final, o auditor conclui seu trabalho sugerindo as melhores práticas para solucioná-lo e como estas devem ser implementadas.
O que todo gestor deve ter em mente é que a intenção de uma auditoria financeira não é apenas apontar erros e culpados. Infelizmente, esse ainda é um pensamento comum, tendo em vista que geralmente só se realiza uma auditoria depois que falhas nas rotinas financeiras já causaram algum estrago.
A auditoria deve ser valorizada e encarada muito mais como uma ação preventiva, aplicável de forma periódica e contínua dentro de uma empresa. Seus resultados beneficiam a todos, pois:
garantem a sustentabilidade do negócio;
melhoram as margens de lucro;
diminuem o risco de erros;
fazem com que os colaboradores se sintam mais seguros.
6. Por que é tão importante realizar uma auditoria financeira?
Além do fato de que realizar uma auditoria financeira é tarefa vital para melhorar a forma como uma empresa administra seu dinheiro, ela também cumpre o papel de evitar e combater fraudes, esquemas e roubos dentro de uma organização.
Muitas vezes, pequenas perdas podem parecer irrisórias para o negócio, mas na somatória final representam grandes prejuízos — financeiros e à credibilidade — quando esse tipo de comportamento não é repreendido e evitado.
A auditoria financeira será, então, essencial para que seja possível identificar e verificar os riscos de distorção ocorridos na companhia.
Além disso, a auditoria permitirá uma maior compreensão da realidade financeira e da eficácia organizacional — o que garante melhorias no controle interno da entidade e, consequentemente, uma base sólida para planejamento e execução de práticas que corrigirão os erros e as deficiências identificados pelo auditor financeiro.
Todo esse cuidado garante muito mais do que a redução de erros e a eliminação de riscos. A auditoria é, ainda, uma grande aliada estratégica para qualquer negócio que deseja ter um setor financeiro mais eficaz e, com isso, crescer de maneira segura e sem transtornos que envolvem complicações tributárias.
7. Controladoria e auditoria: qual é a relação?
Muitas pessoas que não conhecem de perto a contabilidade confundem ou tratam como sinônimos os conceitos de controladoria e de auditoria. A confusão é justificável: afinal, as duas atividades são bem parecidas.
No entanto, as duas expressões representam coisas totalmente diferentes! Podemos dizer que a controladoria (apesar de ser um ramo da contabilidade) está um pouco mais próxima da administração da organização, já que sua atuação está voltada para o futuro financeiro da empresa.
Essa é, portanto, uma das maiores diferenças entre ambas. A auditoria, considerada isoladamente, geralmente limita seu escopo de análise ao passado — ou seja, às vendas que já foram feitas, aos tributos que já foram recolhidos, aos pagamentos que já foram feitos etc.
A controladoria, por sua vez, olha para frente antevendo os desafios que a empresa pode encontrar no seu caminho. Vale dizer, portanto, que as duas atividades não se anulam. Muito pelo contrário: elas são complementares!
8. Auditoria financeira e auditoria contábil: qual é a diferença?
Em suas origens, a auditoria nasceu dentro do departamento financeiro. No entanto, ela se mostrou um meio tão eficaz de examinar as atividades da empresa e de assegurar a implementação do planejamento que até ganhou popularidade em outros setores da organização. É o que acontece, por exemplo, com a auditoria contábil.
Como o próprio nome já indica, uma auditoria contábil tem por finalidade a análise de documentos contábeis e não financeiros. Assim, seu objetivo é validar os saldos contábeis — o que é feito comparando as demonstrações contábeis da entidade com a sua situação patrimonial, econômica e financeira.
Uma das maiores vantagens associadas à auditoria contábil é a avaliação dos controles internos da empresa, garantindo que os registros contábeis reflitam, de fato, a realidade e não uma ficção alimentada com o passar do tempo por erros e fraudes, por exemplo.
Sem informações confiáveis nas mãos fica muito mais difícil gerir uma empresa. Sem contar que a tendência é que a pressão sobre os administradores aumente, já que os sócios ou acionistas também não se sentirão seguros com as demonstrações contábeis não auditadas.
9. Auditoria interna e auditoria externa: quando utilizar uma ou a outra?
Em geral, a auditoria interna tem como objetivo tirar conclusões e gerar relatórios direcionados à administração da própria empresa. A auditoria externa, por sua vez, tem como objetivo atestar a veracidade dos registros para terceiros.
Esses terceiros podem incluir investidores, sócios minoritários, o Poder Público ou instituições financeiras — para fins de aprovação de crédito, por exemplo. Nesse caso é importante escolher um escritório de contabilidade imparcial para ficar à frente do processo.
Por fim, não poderíamos encerrar o artigo sem ressaltar a importância dos controles e das auditorias nas finanças da empresa, já que erros e fraudes podem custar caro — além, é claro, de expor a organização a autuações e a sanções previstas em lei.
Ademais, como pudemos ver, realizar uma auditoria financeira na empresa não é difícil quando seguimos alguns passos fundamentais! Vale lembrar, ainda, que o gestor não deve se sentir sozinho nessa jornada. Realizar parcerias com escritórios de contabilidade e consultorias em gestão pode ser o melhor caminho!
E aí, gostou do nosso artigo? Então, baixe agora mesmo nosso e-book gratuito e veja tudo o que você precisa saber sobre governança corporativa para líderes de sucesso!
Surpresa disse:
19 de maio de 2018 às 18:05
olha,Eu Amei essa matéria
será De Grande Apoio Para O Meu projecto final
ECHS EMPRESA DE CONTABILIDADE LTDA disse:
Matéria muito útil e esclarecedora. Parabéns.
Afinal, o que é o índice de liquidez? 69.601 visualizações | por Lucas Clemente | publicado em 24/04/2017
Ética empresarial: importância da conduta de empresas em crescimento 49.895 visualizações | por Lucas Clemente | publicado em 16/11/2017