Entenda o que é o RDV e a importância desse relatório para a gestão de sua empresa - Onfly
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Os Relatórios de Despesas de Viagens, ou simplesmente RDV, pode ajudar muito as empresas com a gestão e a comprovação de despesas relacionadas a viagens corporativas. Esse importante documento, que também é utilizado para controle de gastos, pode fazer uma grande diferença para os colaboradores e para os gestores em viagens.
Para te ajudar a entender tudo sobre os RDVs, elaboramos este guia completo e cheio de conteúdos extras para otimizar suas viagens corporativas.
📝 O que são os Relatórios de Despesas de Viagens?
🤗 Quais as vantagens dos RDVs
💡 Como os RDVs ajudam na gestão?
📎 O que um RDV deve conter?
🧳 Como usar um Relatório de Despesa de Viagem?
📋 Modelo de RDV grátis!
🚩 Os problemas dos RDVs
✈️ Uma solução melhor
Antes de tudo, vamos entender de onde vem os RDVs. Em diferentes situações, as empresas precisam realizar pagamentos aos seus funcionários relativos a suas despesas relacionadas a viagens a trabalho.
Essencialmente, existem 2 formas de operacionalizar esses pagamentos, são elas:
1 – As Diárias de Viagens
Muitas empresas optam por esta modalidade por ser de mais fácil controle e previsibilidade dos gastos. A empresa pode simplesmente estabelecer uma regra que: todos viajantes para a filial de São Paulo receberão uma diária de R$ 80,00 para cobrir suas despesas, por exemplo. Desta forma para quem está pagando pode antecipar este valor pelos dias que o funcionário ficará fora de sua base, tendo a "segurança" que não ultrapassará o limite pré-estabelecido; porém, nem sempre as empresas mantêm a real correção ou adaptação dessas diárias às diversas realidades, o que pode ser pouco para algumas situações e até muito para outras; um almoço no Leblon sempre será mais caro em relação a uma cidade do interior
Antes da reforma trabalhista, as diárias de viagem que somadas durante o mês fossem superiores a 50% do salário eram consideradas como salário, inclusive com a incidência de INSS, FGTS e IR. Ainda que alterado pela nova redação dada pela Lei nº 13.467, de 2017, § 2º já contemplando essa conjuntura, cabe ficar atento às jurisprudências relacionadas ao tema; considerando infelizmente que muitos empregadores possam se valer dessas diárias como simulação para pagamento de salário, o que pode enviesar a decisão de magistrados.
"As importâncias, ainda que habituais, pagas a título de ajuda de custo, auxílio alimentação, vedado seu pagamento em dinheiro, diárias para viagem, prêmios e abonos não integram a remuneração do empregado, não se incorporam ao contrato de trabalho e não constituem base de incidência de qualquer encargo trabalhista e previdenciário." (Grifo nosso)
Neste caso, é essencial que a empresa possua uma forma de registrar e comprovar que parte daquela remuneração adicional é proveniente de reembolso de despesas, caso contrário, é um passivo trabalhista e certamente a conta irá chegar em algum momento.
2 – E os Relatórios de Despesas de Viagens (RDVs)
Usualmente chamado de RDV, tem a função de relatar e comprovar as despesas que foram originadas em determinada viagem ou até várias viagens durante um período, é muito comum equipes de campo realizarem apenas um reporte mensal de suas despesas, unindo todas os cupons fiscais, recibos e comprovantes de seus gastos, e depois ter o seu reembolso de despesas realizado pela empresa.
📝 Então, afinal, o que é o Relatório de Despesas de Viagens?
O relatório de despesas de viagens é um documento que especifica as despesas de uma viagem corporativa, sendo que seu principal objetivo é prestar contas sobre todas as despesas da viagem, incluindo gastos com deslocamentos, alimentação, despesa com diárias em hotéis, taxas e ingressos para eventos, entre outros custos que podem surgir em uma viagem a trabalho.
🤗 Quais são as vantagens de um RDV?
Há muitas vantagens em utilizar o RDV em uma gestão de viagens corporativas. Lembrando que a comprovação desses gastos pode ser obrigatória, caso a empresa realize o reembolso de viagens ao colaborador, por exemplo (justamente para eliminar um possível passivo trabalhista).
➔ Organização dos gastos
➔ Controle dos gastos de viagens
➔ Prestação de contas mais simples
💡 Como o RDV pode ajudar na gestão da sua empresa?
➔ Redução das fraudes
➔ Agilidade na prestação de contas
➔ Adequação da política de viagens
➔ Comprovação dos gastos
📎 O que deve conter em um Modelo de Relatório de Despesas de Viagens (RDV)?
➔ Dados da Empresa que irá fazer o pagamento
➔ Descrição detalhada dos gastos
➔ Comprovantes em anexo
Todos os comprovantes das despesas anexados: cupons fiscais, recibos, invoices, notas fiscais, ou memórias de cálculo em casos de despesas de deslocamento. Em empresas com regime tributário optante pelo Lucro Real, essa documentação é fundamental para que essas despesas sejam abatidas da base de cálculo de IRPJ e CSLL, já que a documentação anexa sustenta e valida o relatório.
🧳 Como usar o RDV em sua gestão?
O mais comum é que o gestor utilize planilhas como o Excel ou o Planilhas do Google para elaborar o relatório de despesas de viagens. Essa é uma opção se você deseja aderir ao RDV, mas saiba que pode ser mais cansativo ficar anotando item por item em uma planilha, se comparado a solução que tenho para você:
📋 Veja um modelo de Relatório de Despesas de Viagens (RDV)
Você precisa conhecer a planilha de RDV [Relatório de Despesas de Viagem que criamos. Ela vai te ajudar a:
🚩 Nem sempre os RDVs são a melhor solução
Como todo método de gestão e documentação, os Relatórios de Despesas de Viagens também podem conter problemas. Quando tudo é bem elaborado e bem feito, a solução é mais que suficiente para uma empresa. Mas agora pense na seguinte situação: numa grande empresa, com centenas de funcionários viajantes, imagine quantos RDVs chegam para o gestor de viagens?
O volume de documentos pode ser o primeiro dos problemas na gestão de viagens de uma corporação. E eles podem estar em outros diferentes locais:
Na Política de Viagens: Uma política que não é clara e não é atualizada pode gerar grandes prejuízos ou frustrações aos funcionários, políticas que não são aplicadas na prática, ou são aplicadas apenas quando convém;
Existem plataformas de gestão de despesas que a empresa pode parametrizar sua política de viagens e gerenciar os RDV's com fluxos de aprovação e reembolsos. É importante conectar esses sistemas às plataformas de gestão de viagens para que a empresa tenha uma visão única e um processo centralizado de ponta a ponta de suas viagens.
✈️ Mas não se preocupe, existem opções melhores!
Se você tem um fluxo de viagens corporativas e de reembolsos e precisa desses relatórios completos, saiba que eles podem ser feitos de forma automática e muito mais prática. Plataformas como a Onfly permitem que esses RDVs sejam feitos automaticamente, a partir do cadastro dos gastos na plataforma, no momento que são feitos.
É mais controle, sem perigo de errar na planilha e de perder a notinha!
E se você está aberto ao melhor, acabe com os reembolsos! Isso mesmo: o colaborador não precisa mais gastar e pedir o dinheiro de volta. Os cartões corporativos pré-pagos são uma excelente forma de acabar com as planilhas e facilitar muito a vida dos viajantes e dos gestores.
Fale com um especialista e veja como é possível digitalizar todo o processo de reembolsos da sua empresa podendo, inclusive, acabar com ele de vez!