Techoje	- A Comunicação nas Empresas e em Projetos
Janete de Ávila Pimenta
Pós Graduada em Gestão de Projetos do IETEC
O conceito de comunicação iniciou com Aristóteles, mas já ocorria desde os primórdios da humanidade, seja por símbolos gráficos ou gestuais. Surgiu então a fala e todo o processo de codificação de significado se repetiu. Mas com todo esse avanço, facilidades e tecnologias, percebemos que algo está se perdendo. De quanto mais recursos nos dispomos, menos nossa comunicação é clara para o outro. Nas orgaizações não ocorre de outra forma. Se por um lado podemos perceber a comunicação do interlocutor através dos sinais corporais, por outro lado, o telefone, e principalmente os e-mails, nos privam desses primeiros sinais. Temos ainda a necessidade de garantir a credibilidade, a segurança e a organização das empresas, por iso é de fundamental importância matermos a comunicação como elemento chave de nossas relações. Esse trabalho propõe foco no processo de comunicação dentro das organizações e principalmente dentro dos projetos desenvolvidos por elas.
Palavras-Chave: Comunicação. Gerente de projeto. Documentação. Empresa. Equipe. Patrocinador.
Este artigo fará uma abordagem sobre a comunicação ontem e hoje. Também abordará tópicos relativos à comunicação nas empresas, nos projetos, com itens e aconselhamentos de como se obter sucesso em projetos.
Nossas sociedades primitivas desenvolveram a fala por necessidade de comunicação e troca de informações. Mas não tinham como registrar o que era falado e então desenvolveram símbolos e desenhos para deixarem registro das suas informações que são encontradas até hoje nos sítios arqueológicos, dando assim origem às primeiras formas escritas de comunicação. A partir da prensa de Gutenberg a comunicação escrita se multiplicou para todos. Surgiram posteriormente outros meios de divulgação como o código Morse, o telefone de Bell e o rádio de Marconi, o que incurtou as distâncias e possibilitou a comunicação universal entre as pessoas.
Palavra de origem latina (comunicare), comunicação significa "ação de partilhar, de dividir". Pode também ser definida como processo que envolve a transmissão e a recepção de mensagens entre uma fonte emissora e um destinatário receptor, onde as informações são codificadas na fonte e decodificadas no destino com o uso de sistemas convencionais símbolos sonoros, escritos, iconográficos, gestuais, etc.
2.1. Os Processos e os Personagens da Comunicação
Conforme Mendes, citado por Chaves et al (2006, p. 18) "a comunicação significa tornar comum, trocar informações, partilhar idéias, sentimentos, experiências, crenças e valores por meio de gestos, atos, palavras, figuras, imagens, símbolos, etc". O processo de comunicação envolve os personagens e os canais de comunicação, podendo ser representado pelo quadro abaixo, como descreve Cavalieri (2005):
Para esta mesma autora, o emissor é o componente que emite uma mensagem para o receptor. Este conhece o significado pretendido da mensagem e deve codificá-la, transmitindo-a pelo canal de comunicação escolhido. A mensagem é o conteúdo, o que é dito, escrito ou transmitido. Já a codificaç,ão é a tradução da mensagem para que seja entendida pelas outras pessoas. O canal de comunicação é um meio intermediário capaz de transmitir as mensagens e atingir o receptor para que sejam interpretadas.
2.2. A Comunicação em Projetos
Segundo Cavalieri (2005), os projetos são executados por pessoas. E são elas que resolvem os problemas, tomam as decisões, desenham os modelos, etc. Para serem bem sucedidos, os projetos são obtidos por meio de uma combinação de decisões, ações e estratégias eficazes.
Inicialmente, é necessário saber os objetivos do projeto, quem será o líder ou gerente e os limites do projeto. Basicamente é uma maneira de dizer porque realizar um projeto, a quem reportar inicialmente e de maneira mais rebuscada dizer 'isso não será feito' ou 'isso não é de responsabilidade deste grupo nesse período'. Outro ponto importante é deixar claro qual o tempo estimado para desenvolver o projeto, qual folga se pode ter em determinada tarefa, quanto se pode gastar nele, quanto do valor pode ser acrescido e em quais circunstâncias. Após a definição e o planejamento de todas as áreas que envolvem o planejamento de um projeto, é o momento de fazer o controle do mesmo.
Para Verzuh (2000), a comunicação está entre os principais fatores que levam ao sucesso de um projeto. É fundamental a comunicação constante entre todos os envolvidos no projeto. Por outro lado, o gerente precisa estar capacitado para escrever e falar bem, presidir reuniões com eficiência e solucionar conflitos de maneira construtiva.
Como mostrado no diagrama acima, descrito por Cavalieri (2005), o gerente de projetos também precisa ser bom ouvinte para que entenda o que está sendo dito. Baseando-se nos estudos dos autores citados, percebo que alguns itens são importantes para se garantir que as pessoas certas tenham as informações certas no momento devido. Dentre eles, podemos citar:
- A comunicação dentro da equipe – É importante que todos saibam quais são suas atribuições, a sua responsabilidade dentro do projeto e em quais momentos serão requisitados. cada membro precisa saber como o trabalho está coordenado, quais são as metas, para onde o projeto está caminhando. Os membros de meio expediente ou temporários também se sentirão mais integrados ao grupo se souberem o resultado do seu trabalho e o nível de contribuição das suas atividades para o projeto.
- A comunicação com a gerência e os clientes – de todos os participantes que temos que satisfazer, os gerentes e os clientes encabeçam a lista. Quando se comunicar com eles, é importante saber qual é a meta e qual o meio de alcançá-los.
- O gerenciamento de mudanças – é de se esperar que todo projeto sofra alterações no seu ciclo, porém, deve ficar bem claro qual tipo de mudança (necessária ou solicitada) e como será tratada. Deve ficar estabelecido como essas mudanças serão solicitadas, discutidas, aprovadas e informadas às partes interessadas. É importante estabelecer um formato para as solicitações e para as respostas.
- Relatório de fechamento – o fim de um projeto pode coincidir com a entrega ou o fim de uma fase de desenvolvimento de um produto. A prova de que o projeto terminou é o aceite formal do produto dado pelo cliente. Além disso, os participantes devem ser informados do encerramento e realocados em outras atividades. Finalmente, o gerente não deve perder a oportunidade de saber como foi a gestão do projeto junto a todos os steakholdres. Isso ficará armazenado para que ele já tenha algum subsídio no próximo projeto.
De acordo com Verzuh (2000), para a divulgação de todas essas informações, um dos canais mais utilizados e de grande importância é a realização de reuniões. Algumas delas são chave para a integração da equipe e o andamento do projeto. Entre elas, algumas merecem destaque pelas suas características:
- Reunião de kick-off – marca o início efetivo do projeto. Essa é a oportunidade dos participantes se conhecerem, se manifestarem quanto suas expectativas. Normalmente é realizada num clima festivo e/ou com alguma dinâmica de grupo, dependendo do tamanho do grupo;
- Reuniões de acompanhamento – são reuniões programadas, que visam a divulgação das informações do andamento do projeto. É uma boa oportunidade para manter a equipe coesa com a promoção de discussões e idéias. Nessa oportunidade também são informados os problemas e/ou soluções comuns;
- Reuniões para registro e acompanhamento de mudanças – essas reuniões formalizam a possível mudança no planejamento e execução do projeto, que certamente trará algum impacto no mesmo. Dessas reuniões, será gerado um documento formal, padronizado, que posteriormente será avaliado e aprovado ou não por um comitê executivo do projeto;
- Reunião de encerramento – deve ser formal, com uma apresentação resumida do projeto, seus marcos e a caracterização do cumprimento do que foi acordado entre as partes. Essa também pode ser encerrada definitivamente num clima festivo.
Alguns pontos devem ser ressaltados para que as reuniões cumpram seu papel com eficiência e eficácia, São eles:
• Prepare sempre uma agenda;
• Inicie e termine a reunião no horário marcado;
• Evite interrupções externas;
• Converse com as pessoas chamando-as pelo nome;
• Não ironize nenhuma situação;
• Peça para alguém preparar a ata;
• Faça intervalos em reuniões longas.
Com base nas melhores práticas de como se comunicar nas empresas e em projetos, e confrontando essas práticas com o que é efetivamente aplicado na maioria das empresas, podemos perceber que os motivos por que os projetos falham, são a não observação de detalhes simples como a documentação dos fatos ocorridos, a não observação de regras básicas para a realização de reuniões, e principalmente a não disseminação de informações de interesse dos envolvidos nas atividades/projetos.
CAVALIERI, Adriane. Como se tornar um profissional em Gerenciamento de Projetos. 2. ed. Rio de Janeiro: Qualitmark, 2005. 342 p.
CHAVES, Lúcio Edi et al. Gerenciamento da comunicação em projetos. 1. ed. Rio de Janeiro: FGV Editora, 2006. 159 p.
VARGAS, Ricardo Viana. Manal prático do plano de projeto: utilizando o PMBOK Guide. 3.ed. Rio de Janeiro: Brasport, 2007. 226 p.