5 maneiras de otimizar os processos internos da minha empresa -
1. Identificação de pontos relevantes
O primeiro passo para otimizar os processos internos é compreender as prioridades e direcionar o foco das alterações. Ou seja, para que a mudança seja bem estruturada é preciso definir diversas questões a respeito dos processos, dentre elas:
Qual é o objetivo e qual é o resultado obtido atualmente;
Onde um processo se inicia e onde termina;
Quais atividades são realizadas, do início ao fim do processo;
Quais são as entradas e saídas do processo;
Quem são as pessoas e setores envolvidos;
Quais recursos são necessários para a execução do processo — informação, pessoas, ferramentas, materiais, entre outros.
Informações como essas são suficientes para criar um direcionamento a respeito das mudanças que precisam ser feitas, bem como quais processos precisam ser priorizados.
2. Abandono de metodologias arcaicas
Existe um hábito muito comum entre colaboradores que se acaba refletindo nas atividades. É o famoso "quando eu cheguei aqui, já era assim!", ou então "sempre foi feito dessa forma, não se mexe em time que está ganhando!". Esse comodismo prejudica a identificação de falhas e elaboração de novas ideias que podem representar grandes melhorias.
Afinal, que nunca passou — ou ouviu algum caso — pela situação de apresentar um projeto, ou ideias de melhoria, e ouviu do chefe que não seria possível fazer tais mudanças? Portanto, outro ponto fundamental a respeito da otimização de processos é ter a consciência de que muitos métodos terão que ser deixados para trás.
3. Mapeamento dos processos internos e correção de falhas
O mapeamento de processos é a atividade pela qual um colaborador — ou uma equipe — estuda as atividades e faz o desenho do fluxo de cada uma delas. O objetivo é identificar falhas ou pontos de melhoria que precisam de mudanças e propor as melhorias que são necessárias para maximizar os resultados.
Quando um sistema vai ser implantado em uma empresa, os processos internos precisam ser padronizados — para garantir a uniformidade, confiabilidade e precisão nos dados que serão inseridos —, o que, por si, já promove a otimização.
Porém, além disso, a automação proporcionada pelo software adotado faz com que muitas atividades passem a ser realizadas de forma automática. Isso ajuda a reduzir o risco de erros, dá mais segurança aos dados, aumenta a agilidade na execução das atividades e otimiza a produtividade.
5. Monitoramento e melhoria contínua
Para garantir processos internos cada vez mais otimizados, vale a pena investir no monitoramento das atividades e na aplicação de melhorias contínuas. Ou seja, de tempos em tempos as tarefas são reavaliadas, em busca de pontos fracos e outras oportunidades de melhorias, criando um ciclo que busca a excelência dos processos e resultados cada vez melhores.
Como vimos, a otimização dos processos internos pode ser realizada de diversas formas dentro de uma empresa e o gestor pode escolher uma delas, ou adotar várias, simultaneamente. Além disso, essa atividade proporciona muitos benefícios para o negócio, que, ao final de tudo, se traduz em resultados satisfatórios e até mesmo a criação de vantagem competitiva.
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