A auditoria anual é uma importante ferramenta para que os administradores encontrem falhas em processos que possam ser melhorados, tornando a empresa cada vez mais eficiente e competitiva.
Algumas cautelas, entretanto, são essenciais em se tratando da realização de auditorias. Os colaboradores devem ser preparados para o que os espera. E os líderes devem estar de prontidão para auxiliar no que for necessário durante todo o processo de auditoria.
Você é contador ou administrador e deseja saber como preparar sua equipe para uma auditoria anual? No post de hoje elaboramos um guia completo. Confira as dicas de organização, implementação e planejamento para que você acabe com todas as suas dúvidas sobre o assunto. Acompanhe!
Saiba o que é a auditoria anual
A auditoria consiste em técnica contábil que pretende, ao analisar e conferir os registros de um negócio, aferir e atestar a fidedignidade desses registros e consequentemente as mutações do patrimônio contábil. O objetivo é confirmar se seus registros estão ou não de acordo com as normas contábeis e a sua realidade. Logo, permite o reconhecimento de eventuais falhas ou erros nas demonstrações auditadas.
Ela ainda é utilizada como principal fonte de informação para investidores em potencial de uma empresa, uma vez que aumenta a transparência em relação aos seus dados. Ela é útil, ainda, no reconhecimento e avaliação dos componentes de um patrimônio, o que é importante no caso de dissoluções, incorporações ou aquisições de sociedades.
A auditoria contábil
A auditoria contábil corresponde a um conjunto de procedimentos e técnicas sistematizadas que compreendem ao amplo exame e avaliação de documentos e registros de ações praticadas em uma entidade. O objetivo é apurar com exatidão a fidedignidade nas variações de patrimônio e a realidade de seu desempenho no que tange as operações contábeis, emitindo um parecer técnico ao final.
Ela é obrigatória para empresas que possuem capital aberto e empresas classificadas como de grande porte. Além disso, é obrigatória também para instituições financeiras, entidades seguradora e de previdência privadas e algumas reguladas por agências (tais como os planos de saúde pela ANS). É opcional para as demais, sendo, porém, sempre indicada, uma vez que confere transparência aos dados verificados e contribui para o aumento da credibilidade do negócio.
Auditoria interna e auditoria externa
Uma auditoria pode, ainda, contar com dois tipos principais de atuação:
Auditoria Interna: um auditor é designado para analisar processos e melhorá-los dentro da organização, detectando possíveis falhas, fraudes ou atividades ineficazes. O que se busca é aperfeiçoar controles internos e estimular práticas que contribuam com o alcance dos objetivos da corporação.
Auditoria Externa: um auditor é designado para realizar a análise dos processos da organização e dar o seu parecer. Seu principal objetivo é dar informações às pessoas que possuam interesse na empresa e precisam conhecer melhor sua real situação.
Preparando sua equipe para auditorias anuais
Faça com que seus subordinados se sintam seguros e tenham conhecimento de todas as etapas, bem como o que será exigido deles durante cada uma delas, tanto na auditoria quanto em processos adicionais que forem exigidos.
Elaboramos algumas dicas para tornar o processo mais orgânico e simples, a fim de que seu time não tenha medo de ter voz ativa enquanto a auditoria ocorre. Confira!
Elabore um plano anual de auditoria
Nunca surpreenda os colaboradores! Atitudes assim fazem com que eles se sintam ameaçados e tendam a recuar, não sendo colaborativos durante todo o processo, que pode acabar sendo ainda mais longo por esse motivo.
Analise o seu negócio e entenda que nem sempre o seu calendário será semelhante ao das demais empresas que também querem o mesmo certificado. Estabeleça um plano para padronizar eventos e manter todos os funcionários avisados de cada procedimento que ocorrerá na corporação anualmente — ainda que alguns imprevistos sejam normais.
Avalie o momento e condições do negócio
Faça um reconhecimento de área e avalie o cotidiano de sua equipe. Esteja atento às condições em que as atividades se desenvolvem, compreendendo tudo o que for necessário sobre o ambiente de trabalho e as operações que nele se passam.
É interessante mapear o negócio e delinear quais funcionários estarão mais envolvidos nos procedimentos que fazem parte da auditoria (embora todos estejam sujeitos a questionamentos, entrega de dados, etc.)
Escolha entre auditores externos ou internos
Uma boa auditoria, independente de seu fim, deve contar sempre com a orientação e precisão possibilitada apenas por profissionais qualificados. O melhor investimento certamente é a contratação de auditores externos especializados, já que lidam com tais procedimentos em seu cotidiano e têm vasto conhecimento sobre a área.
Além disso, escolhendo alguém de fora da empresa, você assegura imparcialidade. Isso nem sempre é garantido ao se optar pelos próprios funcionários, que geralmente estabelecem relacionamentos interpessoais com os colegas — que vão além do ambiente de trabalho.
Serviços de auditoria especializados são essenciais para quem deseja segurança, relatórios personalizados e construção de dados relevantes para a análise do negócio.
Em se tratando de auditores internos, entretanto, lembre-se que será necessário capacitá-los a fim de que possam desempenhar seus serviços de maneira adequada. Forneça treinamentos e deixe claro qual o objetivo de sua atuação, orientando-os sempre que dúvidas vierem a surgir.
Formalize processos em procedimentos
Após fazer o planejamento da auditoria, assim como a escolha de estratégias e delimitação de objetivos, formalize os processos da empresa em procedimentos. Elabore manuais: os documentos devem traduzir de maneira clara e objetiva o foco de cada processo e a atribuição de cada um no seu cumprimento.
Pense em criar uma equipe capacitada para prestar informações em cada setor da empresa. Assegure-se de que cada um sabe entender os padrões de funcionamento e o que é ou não adequado no dia a dia do trabalho.
Lembre-se de que o processo de auditoria anual pretende medir e encontrar possíveis desvios. Atue sempre em conjunto com a equipe e seja transparente em seus pedidos. O chefe deve supervisionar o auditor em relação ao tratamento tanto dos funcionários quanto das questões avaliadas.
Faça um checklist
Visualizar onde se deseja chegar — e compartilhar a visão com os colaboradores — é essencial para que a auditoria se dê de forma organizada e em conjunto. Elabore uma lista com todos os itens que serão auditados (preferencialmente já com o auxílio do auditor escolhido) e divulgue-a.
Assim, todos os funcionários da empresa poderão identificar o que, na prática, será exigido de cada um deles e identificar qual a ordem das etapas do processo, ajustando sua rotina para que o trabalho não seja prejudicado.
Não se esqueça de dimensionar cada item do checklist com início, meio e fim. Disponha as informações de maneira clara e objetiva, definindo o comportamento esperado em cada atividade.
Estipule um cronograma
Organização é a chave do negócio para que se possa exigir da equipe a entrega de atividades conforme um calendário pré-instituído. Logo, ao estabelecer um cronograma, assegure-se de que ele se torne de conhecimento geral e delimite, ao menos:
datas e horários em que a auditoria será realizada;
processos e atividades a serem analisados;
necessidade de sigilo;
nome de cada um dos envolvidos no processo de auditoria;
nome dos auditores;
nome das autoridades diretas com as quais dúvidas podem ser sanadas.
Acrescente, ainda, dados que acreditar serem pertinentes. Abra um espaço para o diálogo — possibilite que os colaboradores se reportem diretamente à autoridade escolhida. Deixe claro que conta com a colaboração geral para que todo o processo ocorra de maneira tranquila e simples.
Observe o comportamento dos auditores
Como já afirmamos, investir em auditores especializados é a melhor solução para a devida análise do negócio. Pesquise bem e conheça a reputação daqueles que contratará, afinal, são eles que avaliarão a saúde do negócio.
É exigido que o auditor, quando independente, esteja devidamente inscrito no Conselho Regional de Contabilidade (CRC). Isso pressupõe que tenha concluído curso superior e obtido o bacharelado em ciências contábeis. Além de registro no CNAI – Cadastro Nacional de Auditores Independentes do CFC – Conselho Federal de Contabilidade.
Auditores externos renomados e notavelmente qualificados causam impactos nos colaboradores. Sua imparcialidade é vista de maneira positiva e seu conhecimento faz com que empregados se voltem para eles a fim de colaborar no processo. Eles procurarão situações a serem avaliadas e não pessoas que possam ser culpadas.
Conclua a auditoria e coloque-se à disposição para auxiliar os colaboradores na transição
A fim de avaliar os resultados e impressões dos funcionários sobre a auditoria, reúna-se com eles após o seu término. Mensure o antes e depois, e confirme se concordam com as colocações dos auditores.
A reunião de conclusão deve ter foco completo nos frutos da operação. Tenha em mãos os registros obtidos e anote os comentários e sugestões da equipe, a fim de viabilizar a realização de mudanças futuras.
Seja presente na rotina do funcionário
Não se esqueça de se colocar à disposição para sanar dúvidas quanto a realização do processo de auditoria e também em relação às mudanças a serem implementadas no futuro. Lembre-se que os colaboradores contam com a sua orientação para melhor se estabelecerem e transformarem ações ineficazes em atividades produtivas.