Planejamento de recursos em projetos: 10 dicas importantes
Última atualização: 10 de março de 2022
O gerenciamento de recursos pode representar uma linha íntima que separa o seu projeto do sucesso e do fracasso. Afinal de contas, você precisa de recursos para que as tarefas sejam concluídas e os resultados almejados sejam, de fato, alcançados.
A seguir, confira as principais dicas para realizar o planejamento de recursos em projetos com a maior qualidade possível, tendo sucesso junto à sua equipe ao alocar, gerenciar e distribuir todos os recursos essenciais para o trabalho.
Quais são os processos de gerenciamento de recursos de um projeto?
Para administrar os recursos de um projeto, o gestor deve: listar todos os recursos que são necessários; criar listas de prioridades; delimitar os prazos e esforços planejados para cada recurso; informar os stakeholders do projeto; acompanhar o progresso das atividades ao longo do cronograma e gerenciar constantemente a alocação de tais recursos.
O que são recursos na gestão de projetos?
Em gestão de projetos, os recursos podem ser definidos como qualquer item, pessoa ou material que contribua para a finalização de um projeto. Isso pode envolver um colaborador (recurso humano), alguma máquina ou até a verba necessária para alugar um espaço específico. Todos os materiais essenciais devem ser delimitados e precisam entrar para o seu planejamento de recursos em projetos.
Quais são os recursos necessários para um projeto?
Tudo depende da natureza e das particularidades do projeto de forma específica. Geralmente, os projetos dependem de recursos humanos (que nada mais é do que o pessoal) e físicos (que abrangem maquinários, ferramentas, softwares, itens gerais, suprimentos, tempo, instalações e recursos financeiros). Como os recursos são finitos, eles devem seguir a administração constante pautada no planejamento de recursos.
Como ocorre o planejamento dos recursos?
Antes mesmo da captação de recursos para projetos, é preciso pensar com cautela sobre quais são os recursos físicos e humanos necessários e como eles devem ser alocados e gerenciados. O planejamento envolve, por exemplo, a elaboração de uma lista de recursos e o seu uso por etapa (pautado no calendário do projeto) até o constante monitoramento para garantir que o projeto seja finalizado com os recursos disponibilizados. De preferência, com equilíbrio: sem faltas ou desperdícios.
Como gerenciar a qualidade de um projeto?
Para garantir que um projeto seja concluído com a qualidade desejada, o gestor deve coordenar um ciclo constante de planejamento de recursos, monitoramento do processo e todas as etapas envolvidas e implementação da garantia de qualidade. Em resumo, o segredo está no conjunto entre planejamento, controle e gerenciamento constantes.
Demanda e Escassez de recursos: o equilíbrio é o segredo
O planejamento de recursos em projetos está extremamente relacionado com o equilíbrio entre a alta demanda e a constante escassez. Afinal, estamos sempre precisando de recursos para as novas tarefas, mas o nosso orçamento (e os recursos envolvidos a ele) não são infinitos. E, como consequência, temos que operar pautados em prioridades.
Quando o gestor de projetos e a sua equipe encontram uma maneira de balancear esta equação, o trabalho tende a alavancar. Mas, para isso, é preciso ter um gerenciamento constante, voltado ao planejamento de recursos em projetos.
Com as dicas que trouxemos a seguir, esperamos que você encontre o ponto de equilíbrio para isso, sabendo como organizar os seus recursos, alocá-los e distribuí-los da forma correta.
Dicas para o planejamento de recursos em projetos
Traçar um plano para a definição e a utilização de recursos é crucial em qualquer projeto. Pois isso garante que os recursos ideais sejam utilizados cumprindo com o prazo desejado e, igualmente importante, dentro do orçamento. E, de fato, tais fatores podem impactar, diretamente, os índices de sucesso do seu trabalho.
É importante ter em mente que o planejamento não é válido apenas para concluir o trabalho com sucesso. Pois, com a ajuda dele, as empresas são capazes de minimizar os desperdícios e gastos, garantir processos eficientes, mitigar os seus riscos, acompanhar os resultados e certificar o sucesso desejado com as suas entregas.
Agora que você entendeu por que é tão importante cuidar dos recursos (independente da sua natureza), trouxemos algumas dicas para que você possa aplicar no dia a dia ao realizar o gerenciamento de recursos do projeto. Dê uma olhada nas principais informações que ressaltamos a seguir:
1. Tenha todas as metas do projeto definidas com clareza
O primeiro passo para ter sucesso no planejamento de recursos em projetos é compreender os objetivos do seu próprio trabalho. Trata-se de um projeto complexo, demorado e com inúmeras etapas? Ou de algo rápido e temporário, que será facilmente realizado?
Antes de identificar os recursos necessários e os já disponíveis, defina, claramente, as metas do projeto e quais indicadores poderão ser usados para representar o seu sucesso. Tal atitude o ajudará a gerenciar recursos de forma mais direcionada e plausível, de acordo com as reais necessidades. Ainda, contribuirá para a efetividade, maior índice de previsão e redução de desperdícios.
2. Elabore uma lista com todos os recursos essenciais para concluir o projeto – sem exceções
Neste ponto, prepare-se – porque a lista será extensa. Da forma mais completa possível, pontue todos os itens e recursos que forem necessários para tirar o projeto do papel e concluí-lo com sucesso.
Isso vai desde os recursos humanos (como o pessoal envolvido) até espaços, instrumentos, tempo, recursos financeiros (verbas), ferramentas, softwares e máquinas. Tudo é válido e deve, definitivamente, entrar para o seu planejamento de recursos em projetos.
O motivo? É que muitos gestores acabam menosprezando a importância de alguns recursos que consideram "simples" e não os incluem em sua lista de prioridades. O que acaba gerando, no futuro, problemas de orçamento e falta de detalhes para concluir o projeto com a máxima transparência, organização e qualidade.
Para organizar o trabalho e torná-lo mais ágil e simplificado, ao em vez de se estressar com folhas de anotações, recomendamos utilizar soluções on-line, como as listas de verificações do Bitrix24. Assim, além de criar um checklist com todos os recursos cruciais, você pode ir acompanhando a sua utilização e direcionamento dentro do próprio projeto.
3. Aloque os recursos certos para o projeto certo
Você pode até ter um funcionário que seja exemplar e maravilhoso, mas talvez ele não seja o mais adequado para cumprir com uma função almejada, não tenha a habilidade demandada ou não se encaixe ao projeto de forma específica. O mesmo vale para um software, uma ferramenta ou máquina com a qual você já atua — mas talvez não seja a mais recomendada para aquela tarefa.
Portanto, aloque os recursos de forma personalizada – pensando no encaixe perfeito para a atividade demandada. Isso o permitirá economizar com o orçamento e ser mais assertivo no alcance de bons resultados.
Este tópico está plenamente relacionado com a atividade que mencionamos anteriormente (criar uma lista de recursos). Por isso, leve-o em conta ao compor a sua lista para o projeto.
4. Em conjunto, coordene calendários, prazos e recursos
Um dos principais erros de gestores de projetos pode estar em apenas listar os recursos necessários, mas esquecer de planejá-los em termos de prazos.
Ao realizar a captação de recursos para projetos, o ideal é que você, como gestor, defina um tempo específico para a utilização de cada recurso. Isso o permitirá encaixar tal atividade em meio ao calendário do projeto, bem como manter atribuições de limites mínimos e máximos – para evitar a escassez de itens que possam comprometer o sucesso final.
Separar os recursos por demandas diárias, semanais e mensais também o ajudará a aplicá-los ao longo do tempo. Sempre: o seu calendário, os prazos e todos os recursos devem caminhar e serem pensados de forma interligada.
5. Acompanhe, constantemente, a carga horária dedicada para tarefas específicas
Quem lida diretamente com recursos humanos sabe muito bem que a carga horária de trabalho é uma métrica para ficar atento. Pois isso influencia não apenas o tempo despendido com um projeto em si, como também indica a possível necessidade de realocar recursos.
Imagine, por exemplo, que alguns dos seus colaboradores estão mais ociosos, enquanto outros estão sobrecarregados de trabalho. O ideal é redistribuir tais recursos e garantir um melhor equilíbrio para o time – gerando os melhores resultados possíveis. E isso só é viável quando se tem um acompanhamento constante.
Agora ficou mais fácil de entender a importância do gerenciamento de recursos do projeto, não é? Então, tenha em mente que contar com um software de monitoramento de carga horária de trabalho, como o Bitrix24, poderá ajudá-lo – e muito – neste sentido.
6. Monitore o progresso e direcione os recursos com a ajuda de Gráficos de Gantt
De maneira geral, um Gráfico de Gantt funciona como um esboço visual que permite acompanhar o workflow de um trabalho – mesmo que ele seja um tanto quanto complexo. Com ele, os gestores podem acompanhar como está fluindo a execução de tarefas e atuar, conjuntamente, com o planejamento de recursos em projetos.
O interessante é que interfaces como o Bitrix24 permitem criar e visualizar Gráficos de Gantt diariamente, semanalmente ou mensalmente, atuando como um dos melhores aliados em termos de sistemas de planejamento de recursos empresariais. Por permitir a visualização incluindo dependências de tarefas, os gestores acabam tendo uma visão ampla dos recursos que precisam ser acionados em determinada etapa do projeto. E, inclusive, quando isso precisará ser feito.
7. Permita que a equipe e os envolvidos entendam o valor dos seus recursos
Quando se está operando juntamente com sistemas de planejamento de recursos empresariais, a clareza e a transparência são extremamente bem-vindas. Não importa qual seja o membro envolvido.
Por isso, deixe a sua equipe e as partes envolvidas saberem, exatamente, quais recursos serão utilizados, qual é o seu valor individual e a relevância de cada um deles para o projeto. Tal conscientização permitirá que os grupos criem responsabilidades quanto a utilização de tais recursos, melhorando a eficiência do seu próprio uso.
8. Jamais aloque recursos sem pensar nas prioridades
Direcionar recursos sem considerar as prioridades pode ser um erro. Principalmente porque eles são finitos.
Pense na seguinte situação: você está administrando um projeto e, de repente, o orçamento previsto foi reduzido pela metade. O que aconteceria se você não tivesse iniciado pelas atividades prioritárias? Todo o resto poderia sucumbir ao fracasso. Portanto, alinhe o escopo do projeto às prioridades realistas e direcione os recursos sempre pensando nisso — de forma preferencial.
9. Trabalhe sempre com uma margem de segurança
Ao realizar o planejamento de recursos em projetos, sempre tenha um coeficiente de segurança. Sobretudo para manter recursos alinhados com prazos e resultados.
E se você perder um membro-chave da equipe, responsável por uma etapa essencial do projeto? E se o seu prazo for comprometido porque o empregado responsável por uma atividade entrou de férias?
Trabalhe com janelas de segurança, restrições e suposições e sempre planeje o seu cronograma de utilização de recursos pensando na gestão de riscos. Isso o auxiliará a cumprir tudo dentro do prazo e com a devida qualidade!
10. Compartilhe o plano com os stakeholders do projeto
Embora esta seja a dica final, não menospreze a sua importância. Pois é relevante apresentar o planejamento de recursos em projetos para as partes envolvidas com a sua realização. Isso abrange tanto os responsáveis e a sua equipe quanto os que serão impactados por ele. Ou seja: os stakeholders do projeto.
Tal ação promove a segurança que um gestor precisa, tendo a liderança ideal dentro do projeto que ele está administrando. E, mais do que isso: serve como um pontapé inicial para que o projeto prospere, além de reduzir os temidos mal-entendidos e diminuir o nível de possíveis frustrações envolvendo as partes interessadas.
Se bem gerenciados, os recursos o permitirão respeitar o orçamento designado e concluir o trabalho desejado dentro do prazo. Com o máximo de resultados e qualidade. O que é o cenário perfeito para quem se dedica a gerenciar projetos.
Lembre-se que o planejamento de recursos em projetos é o ponto de partida para alocações e gerenciamentos constantes. Portanto, dedique um tempo para realizá-lo seguindo as nossas dicas, com a cautela devida. Assim, você e sua equipe terão o maior índice de sucesso possível ao longo do trabalho. A dedicação trará bons resultados!