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7 dicas para facilitar a sua gestão de eventos
Já parou para pensar no quanto a organização facilita qualquer processo, inclusive, a organização de um evento? Pois, embora pareça algo simples, esse é um trabalho que exige dedicação, atenção e conhecimento em diversas áreas.
Por isso, a gestão de eventos é um processo que, quando bem feito, surte efeitos muito positivos em toda a organização, além de influenciar na construção da experiência de quem participa, uma vez que pensar em quem vai ao seu evento é a melhor forma de conduzi-lo. Ao mesmo tempo, essa gestão também demanda grande esforço, dedicação e atenção constante de todos os envolvidos.
Pensando nisso, escrevemos esse texto para passar algumas dicas práticas de como tornar todo o processo de gestão muito mais simples, organizado e otimizado. Com ele você vai aprender:
Porquê deve focar na experiência do participante
Como fazer o planejamento de um evento
Orçamento sem segredos
A tecnologia em cada etapa do evento
Bombe no pós-evento
Como analisar os feedbacks
Otimizando a sua gestão de eventos
Pequenas atitudes podem transformar completamente a gestão de eventos e tornar a vida de todos os envolvidos na organização muito mais simples e objetiva. Acredite, você pode conseguir dar conta dos inúmeros processos, trabalhar bem mesmo com prazos curtos e imprevistos, sem todo aquele estresse e desgaste em toda equipe.
Buscar outras alternativas pode refletir no clima do evento e na impressão que os participantes – os protagonistas dessa história – terão no final. Dá só uma olhada nessa lista que separamos com 7 dicas infalíveis para tornar a gestão de eventos uma experiência incrível!
1 – Foque na experiência do participante!
Hoje os eventos são muito mais que simples acontecimentos, são experiências que marcam vidas, pontos de contato com novos conhecimentos, verdadeiros encontros e ótimas oportunidades de networking. Por isso, o seu foco deve ser promover a melhor experiência possível para cada participante!
Pensar de que modo você espera que o seu público-alvo seja alcançado e como deseja que ele saia do evento deve vir muito antes de fazer reuniões para definir objetivos, ideias, orçamento e tudo mais relacionado ao planejamento. Ter esse objetivo bem claro vai facilitar todo o andamento da organização e fazer com que tudo seja conduzido com o mesmo direcionamento.
#DicaDoity: Você precisa conhecer o Design de Experiência para Eventos! Essa é uma estratégia que tem se tornado tendência no mundo dos eventos. Com ela você vai entender a jornada do participante e aplicar os estímulos certos para encantá-lo. É só baixar o nosso e-book completo e gratuito!
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2 – Faça um bom planejamento (e o siga!)
Gosto de falar em "bom planejamento" porque não adianta fazer um documento só para constar que algo foi feito. É preciso pensar e construir algo que vá nortear, de fato, todos os passos da organização do evento. Além disso, é preciso levá-lo em consideração em todas as etapas e atualizá-lo constantemente de acordo com as necessidades que forem surgindo.
3 – Seja realista quando fechar o orçamento
Manter sempre os pés no chão com relação aos investimentos e gastos é essencial para o bom andamento de todo projeto. Por isso, seja muito realista quando for definir o orçamento do seu evento, para não correr o risco de sofrer com imprevistos e surpresas desagradáveis, principalmente no dia do evento.
#DicaDoity: Que tal organizar tudo em uma planilha pensada para atender às necessidades do seu evento? Nós fizemos uma exclusiva para você pôr em dia o seu orçamento. Baixe agora, é gratuita!
4 – Mantenha uma boa comunicação
Comunicação é tudo! Não só com a sua equipe de organização, mas, principalmente, com os participantes do evento. A falta de informação ou o desencontro no momento de repassá-las é um dos grandes motivos de reclamações nos eventos. Quem nunca pediu uma informação a alguém responsável e a pessoa pareceu estar desinformada? Ou então, a demora em conseguir passar uma informação precisa acabou atrapalhando mais que qualquer coisa?
Por isso, mantenha um bom contato desde antes do evento, passando informações importantes e comunicando eventuais mudanças na programação – e para isso os e-mail marketings são ótimos! Invista também na comunicação do espaço do evento, como placas de sinalização dos espaços, totens informativos e tudo mais que facilite a vida do participante.
#DicaDoity: E por que não aproveitar a chance de estar ainda mais próximo dos participantes? Literalmente, nas mãos deles! Com um app exclusivo do seu evento você pode passar informações em tempo real e ainda oferecer um canal para eles tirarem dúvidas, através de um chat. Quer saber como fazer isso gastando muito pouco? É só clicar aqui!
As inúmeras oportunidades que a tecnologia oferece de criar relacionamentos, comunicar, facilitar processos e até de dar um up na decoração são incríveis e não podem ser desperdiçadas! Por isso, procure conhecer e utilizar ferramentas que otimizem as etapas do seu evento. Isso pode fazer toda a diferença na sua rotina de organizador e na execução de todas as tarefas.
#DicaDoity: Conte com uma plataforma de eventos! Essa é uma excelente opção para quem deseja praticidade e rapidez na execução dos processos da organização. Dá uma olhada nesse texto e descubra como você pode otimizar seu tempo e focar no que importa!
6 – Não baixe a guarda no pós-evento
Mesmo depois de toda a correria da etapa do planejamento e do dia do evento, você não pode descuidar e relaxar! O pós-evento é o momento ideal para melhorar os pontos negativos da organização, para fidelizar a relação com o participante e também para ampliar seu evento para a próxima edição. Por isso, não baixe a guarda e aproveite bem esse momento.
Usar uma plataforma de eventos, como a Doity, por exemplo, pode tornar os processos dessa etapa mais eficientes e seguras. Com ela você consegue ter um mailing dos participantes para nutri-los de conteúdo, manter um diálogo para próximas edições e/ou novos eventos, e muito mais!
7 – Leve em conta os feedbacks
E ainda no pós-evento você precisa atentar para um fato muito importante: seu evento é feito para pessoas e elas devem ter voz na sua construção e evolução. Por isso, ouvir os participantes é indispensável! E uma das formas mais eficientes de receber essas opiniões é através o envio da pesquisa de satisfação que, inclusive, você pode enviar para todos os credenciados de forma simples com uma plataforma de eventos que já tem todas as informações integradas.
Não deixe de saber qual foi a impressão que os participantes tiveram do evento. Como falei no início, eles são o foco de toda a organização, então nada melhor que saber deles o que melhorar!
Espero muito que você tenha gostado dessas dicas e que coloque em prática o quanto antes! Ah, e para manter todos os dados e informações do evento alinhados e em dia, baixe agora a nossa planilha de planejamento de eventos e aproveite!
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