A Fundação de Apoio deve registrar processo ou solicitação digital no SPA, da seguinte forma:
1. Cadastro do processo/solicitação digital no SPA:
Interessado: (Nome do pesquisador responsável)
Grupo de assunto: Tombamento (Código 303);
Assunto: Tombamento (Código 1079);
Detalhamento: SIGLA da Fundação – Tombamento de bens adquiridos por meio do Contrato nº ________ (inserir número do Contrato). Processo ____________ (somente para o cadastro de solicitações, quando já houver um processo de tombamento para outros bens vinculados ao mesmo projeto/contrato).
2. No processo/solicitação digital, a fundação deverá incluir os seguintes documentos:
Ofício de solicitação informando o número do contrato ou convênio firmado entre as partes, o número do processo de tombamento dos bens do projeto (se for o caso), a localização dos bens na UFSC (edifício, setor, local específico) e o responsável pelos bens, preferencialmente o coordenador do projeto ou, caso não seja o coordenador, outros membros do projeto de pesquisa, desde que tenham vínculo com a UFSC (SIAPE);
Formulário de descrição dos bens disponível no site do Departamento de Gestão Patrimonial, preenchida e formatada;
Contrato ou convênio prevendo a aquisição dos bens (somente no primeiro processo de tombamento de bens vinculados a determinado projeto);
Contrato de transferência de recursos para o projeto (contrato assinado entre a UFSC e a fundação, se for o caso, e somente no primeiro pedido tombamento);
Empenho de transferência de recursos à fundação, quando houver repasses financeiros da UFSC à Fundação (somente para o primeiro tombamento);
Cópias legíveis das notas fiscais ou das invoices de aquisição dos bens, onde deverão constar a data, a descrição detalhada do bem, a quantidade, o valor unitário e total, o nome da fundação de apoio, o número contrato ou convênio e o número do projeto;
Contrato de câmbio ou equivalente para aferição do valor de aquisição, em se tratando de bens adquiridos no exterior;
Em se tratando de bens ou equipamentos adquiridos no exterior, a fundação deverá anexar, também, os documentos relacionados no "Check list – Documentação bens e equipamentos importados", disponível no site do Departamento de Gestão Patrimonial;
Foto do bem, quando solicitado pelo DGP.
3. Depois de aberto o processo digital e incluída a documentação necessária, o processo deverá ser encaminhado DPD/DGP (Divisão de Projetos e Doações).