Gestão de contratos: saiba como evitar problemas! - Organizer
Gestão de contratos: saiba como evitar problemas!
Imagine um gestor com ampla visão dos processos e enorme senso de liderança, mas que não sabe lidar com a gestão de contratos adequadamente, gerando problemas que poderiam ser evitados, como as multas.
Apesar de complexa, essa situação tem como ser contornada com o emprego de boas práticas que podem melhorar os processos e, consequentemente, os documentos. No post de hoje, mostramos como isso é possível. Acompanhe a leitura:
O papel da gestão de contratos é o de acompanhar o cumprimento dos documentos para que ambas as partes interessadas de uma relação tenham seus objetivos cumpridos, sem malefícios.
O ideal é que todo trato comercial seja estabelecido por meio de um contrato. Assim, é importante é que as empresas realizem a gestão desse tipo de documento, desde a elaboração até a execução e o encerramento, para que tudo ocorra da melhor maneira possível.
Para isso, é preciso executar algumas atividades, como:
acompanhar o histórico do contrato;
controlar prazos de renovações;
fiscalizar o cumprimento das cláusulas contratuais pelas partes envolvidas;
identificar a necessidade de aditivos contratuais;
monitorar o pagamento dos encargos.
A gestão de processos e documentos é fundamental para acompanhar resultados, identificar possibilidades de inovação, prever acontecimentos e minimizar riscos. Isso não é diferente no caso dos contratos. Uma boa gestão pode evitar problemas como:
desentendimentos entre as partes;
Existem diferentes ações que podem ser executadas para realizar uma gestão eficiente dos contratos. É, principalmente, uma questão de planejamento. Seguindo alguns processos, é possível otimizar o processo. Confira:
O primeiro passo para ter uma gestão eficiente é a organização. Elabore um plano para padronizar processos e planejar custos. Defina quais etapas são necessárias para mapear os procedimentos que envolvem os contratos, desde a criação até o encerramento. Delegue tarefas a partir de então.
Dia após dia, diferentes tecnologias são criadas para facilitar e aperfeiçoar nossas atividades. Então, aproveite para utilizar um software capaz de ajudar no gerenciamento de contratos. Um sistema desse tipo envia alertas de prazo por e-mail, controla históricos e exibe gráficos que permitem que o gestor tome decisões mais assertivas.
3. Antecipe as renovações
O processo de renovação de contratos pode levar algum tempo. Para evitar perder clientes nesse período, ou não tomar decisões (porque não tem certeza da renovação), você pode começar a negociação semanas antes da data de vencimento.
4. Acompanhe prazos e responsabilidades
O descumprimento de cláusulas do contrato pode gerar multas e desgastes. Por isso, é importante acompanhar prazos e responsabilidades acordados, bem como verificar se estão sendo cumpridos corretamente.
5. Analise relatórios
Para compreender o impacto de cada contrato na empresa e tomar decisões mais acertadas, é preciso analisar dados. Para facilitar esse processo, você pode utilizar gráficos e relatórios. Aqui, um software também é útil, pois pode facilitar a geração e a análise das informações.
A gestão de contratos é uma área de grande importância para a empresa, pois, por meio dela, é possível acompanhar processos, prever acontecimentos e evitar multas. Sendo assim, você não pode deixar de aplicar as dicas deste post, não é mesmo?
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