Preparando um Workshop na empresa com palestrantes convidados | Acorde Cultural – Produções e Eventos
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Quando o workshop é feito na própria empresa para os funcionários se capacitarem, alguns aspectos ficam mais simples, pois já se tem o lugar para realizar o evento e o público, mesmo assim, é preciso iniciar os preparativos com antecedência. No caso do evento contar com palestrantes de fora da cidade, a organização deve ser ainda mais antecipada, já que o workshop não pode ser desmarcado ou realizado em um dia diferente do combinado.
Dessa forma, há uma série de etapas que merecem atenção para atingir o seu objetivo e ser um sucesso. Preparando um Workshop na empresa com palestrantes convidados: veja como organizar esse evento e evitar os tropeços do meio do caminho!
6 Passos para preparar um workshop na empresa
Esse é sempre o primeiro passo quando a ideia é organizar qualquer tipo de evento, por mais obvio que pareça. Ao parar para pensar sobre isso fica mais fácil e vislumbrar os próximos passos, além disso, como é bem provável que o responsável pela organização vai contar com uma equipe, é de extrema importância que ele deixe claro a todos os envolvidos quais são os objetivos do workshop.
2. Duração do evento
Esse não é apenas um detalhe como alguns podem achar, saber o tempo que vai ter de duração o workshop é essencial para dar os próximos passos, uma vez que esse item vai ajudar a definir os demais aspectos do evento e do que será necessário. Como o workshop trata-se de um pequeno curso, ele não precisa durar mais de um dia e a quantidade de horas específicas vai depender da quantidade de conteúdo que será necessário incluir nele.
Esse tipo de evento pode ter a duração de uma manhã inteira ou de uma tarde inteiras, ou mesmo, se prolongar pelos dois turnos. O importante é que tenha o tempo suficiente para o que o palestrante ou palestrantes têm a dizer e ensinar.
No caso de workshop feito na empresa, existe ainda a possibilidade de realizá-lo durante o expediente em um determinado dia da semana. Além de garantir que todos estejam presentes, é também uma forma de possibilitar aos trabalhadores sair um pouco da rotina.
Esse item também deve estar no começo do planejamento do workshop na empresa com palestrantes convidados. Quando ele é feito para os próprios funcionários algumas fases da organização do evento ficam simplificadas, como a divulgação, que será interna e não vai exigir elevados gastos.
A garantia de que os participantes estarão presentes também é maior, uma vez que se a empresa está oferecendo a seus funcionários uma capacitação e eles não vão deixar de comparecer. Porém, para que seja um sucesso mesmo, é importante que o evento seja proveitoso e, por isso, pode ser sobre um assunto mais generalista se a ideia é reunir todos os funcionários em um único momento.
Já se a ideia é fazer um workshop com um tema mais específico, ele deve ser destinado a apenas um grupo de funcionários, que tenham relação com o assunto. Outra dica é realizar mais de um evento simultaneamente, assim cada um é destinado a um setor da empresa, por exemplo.
4. Como escolher palestrantes
Agora, chega a hora de convidar os palestrantes para realizarem o workshop. Dependendo do caso pode ser preciso que o convidado seja de outra cidade. Por isso, assim que o seu nome for definido é importante que logo se faça o convite para saber se ele poderá participar.
Caso não possa na data sugerida, é possível trocar o dia do evento ou convidar outro palestrante. Por isso, a divulgação deve ser feita apenas depois que todos os palestrantes confirmarem a sua presença. A antecedência na organização do evento também é essencial para o sucesso dessa fase.
Se você deixar para contatar os palestrantes muito em cima do dia do evento, eles podem não poder comparecer e será preciso ir para a próxima opção da lista. Caso ele esteja em outro estado ou mesmo cidade distante e precise viajar de avião, ao confirmar a sua presença antecipadamente fica mais fácil de conseguir comprar os bilhetes aéreos para as datas desejadas, além de economizar na hora da aquisição.
Também é preciso levar em consideração o preço do cachê que é cobrado pelos palestrantes. Nessa hora, mais importante é escolher um profissional que realmente possa contribuir com o evento que será realizado, no entanto, se o seu orçamento não está muito frouxo é melhor pesquisar antes o preço cobrado para então fazer o convite.
Em relação às palestrantes que são de outras cidades, é ainda necessário reservar uma boa hospedagem a eles. Uma dica é designar uma pessoa que no dia do evento (ou um dia antes, caso o workshop comece pela manhã) terá a missão de buscar os palestrantes no aeroporto, levá-los ao hotel e mesmo fazer companhia a eles, caso precisem para conhecer a cidade. Receber bem o convidado vai garantir que ele faça a sua parte como o esperado.
5. Local do workshop
Mesmo que seja na empresa o evento é preciso reparar um espaço que acomode bem todas as pessoas. Pode ser necessário alugar uma sala ou auditório, conforme o tipo de evento e número de participantes. Quando o palestrante confirmar a sua presença pergunte a ele quais materiais vai precisar usar no dia do evento, como quadro ou Datashow. Esses itens não podem ficar para última hora, sendo o mais adequado que alguém responsável faça um teste com todos os equipamentos um ou dois dias antes do evento.
6. Para o dia do evento
Por fim, é essencial ter um cronograma com a ordem de tudo o que deve acontecer no dia do workshop. Esse cronograma deve ser de conhecimento de todos os envolvidos e, não adianta, sempre pode dar algo errado, por mais que a organização tenha sido cuidadosa. Por isso, esteja atento e preparado para possíveis contratempos.