“Se você sofre de "indecisão crônica", construa o músculo da tomada de decisão começando pequeno. Dê a si mesmo 30 segundos para decidir o que você comerá no jantar, qual filme vai assistir ou se você quer ou não sair a noite. E siga essa decisão. Depois, repita. E então comece a tomar decisões maiores.... Com o tempo, tomar decisões vai ajudar a treinar o seu cérebro a pensar mais rapidamente sobre essas questões.”
Grande parte do trabalho de vários profissionais envolve lidar com ferramentas e sistemas, executando tarefas como reunião de dados, aprovações e compartilhamento de atualizações. Embora algumas pessoas tenham descoberto os atalhos do teclado, atalhos do Trello e outros truques para economizar tempo, isso não é suficiente.
De acordo com um relatório sobre Automação no Ambiente de Trabalho, através do software de gerenciamento de trabalho, Smartsheet, mais de 40% dos respondentes passaram pelo 1/4 da semana de trabalho em tarefas repetitivas como e-mails, coleta de dados e inserção de dados as que ocuparam a maior parte do tempo.
Isso não afeta apenas os funcionários. Um relatório da Service Now descobriu que, para quase 70% dos gerentes, processos manuais os deixam com menos tempo para iniciativas estratégicas. Mais de 1/3 dos gerentes disse que usa processos manuais no ambiente de trabalho.
No mesmo estudo do Smartsheet, cerca de 60% dos profissionais estimam que poderiam poupar 6 ou mais horas por semana se as partes repetitivas da sua atividade fossem automatizadas (quase um dia inteiro de trabalho!).
Antigamente, automatizar o trabalho era algo intimidador: ou você tinha que aprender a programar, ou precisava dominar completamente um programa de computador para criar regras e soluções complexas. Hoje, existem vários aplicativos poderosos e intuitivos que permitem que qualquer pessoa automatize tarefas manuais.
O Trello criou, junto com o Butler, uma forma de automatizar tarefas que pode poupar seu tempo em atividades rotineiras do gerenciamento de projetos. O Butler fornece inclusive recomendações ou sugestões baseadas em ações recorrentes para otimizar o tempo automagicamente!
O Zapier permite que você se conecte aos aplicativos que usa todos os dias. Você pode pesquisar os seus aplicativos favoritos (como o Trello) e escolher dentre uma lista de “Zaps”(integrações) ou criar o seu próprio fluxo de trabalho. Por exemplo, você poderia criar cartões do Trello automaticamente a partir de novas linhas em uma planilha do Google Sheets ou de mensagens favoritadas no Slack.
O IFTTT também permite que você pesquise por integrações fora da caixa, chamadas de Applets, ou criar as suas próprias. Você pode escolher integrações específicas para o Trello ou conectar aplicativos como Instagram, Twitter, Salesforce, entre outros.
Para automatizar tarefas no Mac, experimente o Automator. Não há necessidade de aprender qualquer código de programação. Em vez disso, você pode escolher dentre uma lista de ações para criar fluxos de trabalho, como redimensionar imagens, fechar todos os apps de uma só vez, ou combinar vários arquivos em PDF.
Para usuários de Windows, existe o Windows Task Scheduler. Ele permite que você crie uma tarefa, defina a frequência dela (diariamente, semanalmente, mensalmente, etc.) e configure um gatilho. Por exemplo, você pode automatizar os backups para a nuvem ou até abrir os mesmos programas toda vez que inicia seu computador.
Parabéns! Graças a esses pequenos ajustes você conseguiu poupar algumas horas por semana. O que você vai fazer com o tempo extra é crucial.
O propósito de aprender como ganhar tempo no trabalho é ter minutos extras para fazer mais atividades estratégias ou realizar seus interesses e hobbies. No entanto, tão importante quanto isso é ter um tempo para fazer absolutamente nada.
Sim, você leu corretamente. Ganhar tempo para ter um espaço em branco” na sua agenda permite que você desacelere, recarregue-se e reenergize-se. O segredo é evitar a tentação de olhar para o seu telefone, conversar com um colega ou navegar na internet. Em vez disso, deixe sua mente vagar. Sente-se em uma sala silenciosa e sonhe acordado, ou saia para uma caminhada sem rumo.
“Eu não faço nada com um propósito. Eu sei que sem intervalos, eu não sou efetivo” diz Manfred Kets de Vries, professor de liderança e gestão de mudança na Insead in Paris, em um artigo para o New York Time.
Você vai se surpreender quando perceber o quanto pode realizar tirando alguns minutos das suas tarefas usuais para simplesmente não fazer nada.
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