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A transformação digital e o avanço da tecnologia trouxeram um desafio a mais para as empresas: quando e como informatizar o negócio. Isso não é mais uma extravagância ou um custo desnecessário, e, sim, uma exigência para quem quer sobreviver no mercado. É normal pequenas e médias empresas iniciarem suas atividades utilizando sistemas mais simples como planilhas eletrônicas.
No entanto, com a expansão dos negócios e o crescimento da empresa, é necessário buscar outras soluções que melhorem a gestão, tornando mais acessível e seguro o processo de controle e consulta das informações referentes a atividades do seu negócio. Quem convive com problemas no controle das finanças da empresa, fluxo de caixa e estoque, emissão de notas fiscais e boletos conhece de perto as dificuldades em se manter organizado sem o auxílio da informatização.
Mesmo assim, ainda existem empresários que vêem a informatização como um custo a mais e até mesmo desnecessário, ao invés de uma solução. Isso está muito longe da realidade e neste artigo você conhecerá as vantagens de investir na informatização da sua empresa, como uma maneira de manter e até aumentar sua competitividade no mercado.
Afinal de contas: O que é informatizar a empresa?
Informatizar a empresa significa investir em um bom software de gestão e em hardware adequado, como computadores, servidores (ou serviços na nuvem) e impressoras, que são essenciais dentro do processo de informatização.
Nesse ponto, muitas pessoas acham que devem adquirir os equipamentos mais modernos existentes no mercado. Mas a escolha do hardware vai depender do seu tipo de negócio e das exigências da solução de gestão escolhida. De uma maneira geral, qualquer que seja a solução, a informatização tem como objetivo atingir três resultados igualmente necessários:
Automatizar as operações repetitivas da empresa, liberando os colaboradores para se dedicarem a outras tarefas
Armazenar de maneira segura e disponibilizar as informações para consultas a qualquer momento utilizar essas informações para analisar os resultados, avaliar tendências e tomar decisões.
Para que estas informações sejam coletadas e armazenadas de forma correta e efetiva o software de gestão precisa ser instalado, testado e utilizado corretamente pelos colaboradores.
Por onde começar a informatização da empresa?
Outra dúvida recorrente é por qual setor começar a informatizar a empresa.
O ideal é que sejam informatizados todos os setores, mas para limitar o impacto inicial no negócio que toda mudança de gestão traz, o empresário pode começar pelos setores que possuem maior número de transações diárias e causam um grande impacto para o seu negócio.
Depois que o sistema estiver funcionando a contento, inclusive com os colaboradores já treinados, os demais setores podem ser incluídos.
Esse processo torna essencial que a solução escolhida seja personalizada, dinâmica e capaz de integrar as diferentes áreas da sua empresa, facilitando a manutenção dos processos de forma eficaz e acessível.
Analisando todos estes aspectos, logo se conclui que informatizar exige uma abordagem personalizada e sistêmica do negócio, ou seja, é necessário considerar que as atividades da empresa são relacionadas e dependentes entre si.
Alguns empresários optam por compartimentar a solução, escolhendo apenasum setor para ser informatizado, como o estoque, por exemplo. Mas esse tipo de solução isolada vai impedir a agilidade do compartilhamento das informações com os outros setores da empresa.
A consequência direta desta má gestão das informações será o aumento dos custos operacionais, tornando a empresa ineficiente, lenta e burocrática.
No médio prazo poderão ocorrer prejuízos e redução da competitividade, deixando o negócio para trás no mercado.
Portanto, investir na informatização de toda a empresa é essencial para otimizar seus resultados.
E quando começar este processo? O momento certo de informatizar seu negócio é quando os controles atuais já não suprem as necessidades diárias, dificultando o poder de decisão e gerando retrabalho ou perda de clientes.
Quais as vantagens da informatização?
Toda empresa precisa driblar a concorrência, gerar competitividade e agregar valor aos seus produtos e serviços. Informatizar sua empresa traz uma série de vantagens. Uma das mais importantes é a otimização do tempo devido à sistematização das atividades e diminuição dos retrabalhos, como, por exemplo, emverificação de notas de entrada/saída e recontagem de estoque/em.ementrada de pedidos via aplicativo móvel e controle de estoque através de coletor de dados./em
Outra grande vantagem é a melhora na gestão do seu negócio. Informatizar significa agregar qualidade, eficiência e rapidez nas operações diárias,
melhorando a produtividade da empresa. O empresário consegue planejar melhor suas atividades atuais e futuras, devido ao acesso mais rápido e prático aos relatórios de custos, lucros, carteira de clientes e fornecedores. A tomada de decisão se torna mais confiável devido às informações mais precisas e que podem ser consultadas a qualquer momento.
Outros benefícios obtidos com a informatização da empresa são:
Redução de erros devido a automação de atividades repetitivas e agilização de todos os processos da empresa;
Documentação de processos mais eficiente e atualizada, que, por tomar tempo e ser extremamente burocrática, muitas vezes deixa de ser realizada com a regularidade necessária;
Informações mais precisas e atualizadas em todos os setores, por exemplo, fluxo de caixa, controle de estoque ou acompanhamento de contas a pagar e/ou receber;/liliColaboradores trabalhando com mais rapidez e eficiência;
Aumento da qualidade no atendimento prestado ao cliente, tanto na venda quanto no suporte pós venda;
Gerenciamento de imprevistos com os colaboradores atuando de forma mais rápida na regularização do incidente ou em ações preventivas.
Melhor aproveitamento dos colaboradores que, em vez de atuarem em resoluções e processos burocráticos, podem se concentrar em casos que realmente demandem seus conhecimentos técnicos
Gestores ganham tempo para se concentrar nas ações estratégicas necessárias a evolução do negócio, em vez de atuar na resolução de problemas ou tentando 'apagar incêndios'
As vantagens adquiridas após a informatização permitirão a empresa melhorar o seu desempenho e alavancar os resultados.
Quais são os cuidados ao informatizar sua empresa?
O investimento em um software de gestão para a empresa requer um investimento significativo, não apenas financeiro, mas também de tempo e produção, pois sua implantação pode impactar seriamente nos processos nas operações da empresa.
Uma escolha errada vai gerar, além da perda de investimentos, muitas dores de cabeça, criando problemas nos processos da empresa, descrédito e resistência por parte dos usuários em refazer todo o processo através da adoção de uma nova solução tecnológica.
Nesse contexto, escolher o software mais barato ou mais caro pode ser prejudicial. Mais do que o preço, o empresário deve avaliar o quanto o software se adequa ao seu segmento de mercado e às operações da sua empresa.
O que funciona para uma empresa nem sempre pode funcionar para outra, as soluções e opções são diversas e algumas vezes é necessário desenvolver o seu próprio sistema ajustado e customizado para o negócio específico.
Caso necessário, busque ajuda de um consultor, empresa especializada ou no Sebrae, que disponibiliza essa orientação, por meio de consultoria gratuita ao empresário.
O ideal é que seja feito levantamento prévio das reais necessidades da empresa, ou seja, quais problemas deverão ser resolvidos com a informatização. Por exemplo:
Seu estoque está sempre com problemas e seus vendedores gastam muito tempo para certificarem se, realmente, os produtos estão disponíveis para venda;
Não consegue saber qual é a margem de lucro dos produtos; /lilias entregas saem com atraso;
A entrada de pedidos no sistema ainda é na forma antiga, onde se transcreve do papel para o sistema;
Depois, deve ser feita outra lista, desta vez, das melhorias operacionais, ferramentas e recursos que o negócio está precisando para crescer, melhorar o atendimento, atrair novos clientes, etc.
Essas duas listas serão um guia para identificar a melhor solução e checar se todos os seus problemas serão resolvidos pelo novo sistema.
A próxima etapa será a escolha do tipo de software para informatizar a empresa. Basicamente, existem dois tipos no mercado:
Um software especializado, desenvolvido para atender empresas de um ramo específico de atividade econômica, nos quais são definidos padrões de processos em relação à atividade empresarial, principalmente quanto aos bancos de dados de itens de estoque, modelo de atendimento, controles de compra e venda, emissão de notas fiscais, relatórios de acompanhamento e gerenciais, entre outras funções.
E um software personalizado, criado sob encomenda ou ainda que, no decorrer da implantação, se torna específico por atender todas as necessidades de controle de gestão da empresa.
Definidas essas duas etapas, o próximo passo é ir em busca da estrutura que permitirá a funcionalidade das operações. Como citado anteriormente, após a escolha do software, vem a escolha do equipamento para operar o sistema, ou seja, microcomputadores, impressoras ou servidores.
Com estes passos a empresa evita custos e problemas desnecessários, tornando a informatização um processo mais seguro e bem sucedido.
A informatização do negócio é uma necessidade estratégica para a empresa, tornando-a mais eficiente e ágil nas suas ações, mantendo sua competitividade no mercado.
A tecnologia não faz milagres, mas um projeto bem estruturado pode sim, assegurar essa vantagem competitiva, essencial no atual cenário de mudanças constantes, ocasionadas pelas novas tecnologias.
A integração de todas as atividades da empresa através de um sistema de gestão bem escolhido e implantado, fará com que o atendimento aos seus clientes, fornecedores e colaboradores tenha um salto de qualidade.
Além disso, os gestores ganharão tempo para se dedicar ao planejamento do negócio, para que ele cresça de maneira sólida.
Nesse contexto, uma boa preparação antes e durante o processo garante que a empresa colha os benefícios da tecnologia, fazendo dela uma aliada e gerando novas oportunidades à organização.