5 dicas de bom uso de um ERP na Organização financeira
Você sabe quanto sua empresa faturou em um mês? Qual foi o resultado líquido? Quanto foi pago em impostos? As respostas para estas perguntas devem estar sempre disponíveis para que o gestor faça uma boa gestão financeira do negócio.
Para isso acontecer, todas as informações financeiras, como contas a pagar e a receber, precisam estar organizadas e descritas em um mesmo local para que sejam contabilizadas de forma unificada.
Uma das formas de organizar as finanças do negócio é contar com a ajuda de um ERP, sistema que permite a inclusão de todas as movimentações financeiras para que sejam gerados relatórios. Com isso, a tomada de decisões se torna assertiva.
O uso de um ERP para organizar as finanças
O ERP consegue reunir todas as receitas e as despesas de uma empresa, então fica mais fácil gerar relatórios para analisar a situação financeira. Mas para isso, é preciso encontrar um sistema que atenda as necessidades do seu negócio.
Após escolher o ERP ideal, é hora de colocar a gestão financeira em prática. Não se esqueça de categorizar e registrar cada entrada e saída, mesmo ao pagar um café com dinheiro da empresa. Dessa forma, os dados gerados pelo relatório serão confiáveis.
Reunimos alguns recursos de um ERP que facilitam a gestão financeira das empresas:
É importante para a empresa saber quanto de dinheiro precisará utilizar para pagar as contas do mês. Com o módulo de contas a pagar, o usuário reúne todas as contas que devem ser pagas pela empresa, portanto, fica claro qual o valor final.
Essa informação centralizada é importante para que a empresa não deixe de pagar nenhuma dívida, evitando o pagamento de juros e multas. Ainda é possível consultar contas já pagas para fins de comparação entre os meses, como a conta de energia elétrica da empresa.
Para facilitar o lançamento de todas as contas a pagar, o ERP permite que a ação seja realizada diretamente pelas ordens de compra ou notas fiscais de entrada, se todas as informações financeiras estiverem preenchidas. Este processo ainda pode ser automatizado para que nada seja esquecido.
Contas a receber em um só lugar
Além das contas a pagar, a empresa precisa organizar as contas a receber de seus clientes, para poder ter uma previsão de entrada de dinheiro. Ao reunir todas as contas, poderá analisar o que está em aberto e até as inadimplências.
Os relatórios gerados por um ERP fazem com que estas informações sejam organizadas, para que o gestor tenha controle sobre o financeiro. Para que nenhuma conta seja esquecida, assim como nas contas a pagar, é possível gerar as contas a partir de notas fiscais ou pedidos de venda, sendo que a automatização desse processo é uma boa alternativa.
Fluxo de Caixa para previsão financeira
O Fluxo de Caixa tem como objetivo mostrar as entradas e saídas de dinheiro futuras, oferecendo uma previsão financeira para a empresa em um determinado período de tempo.
São as contas a pagar e a receber que alimentam o Fluxo de Caixa, por isso, precisam estar corretamente informadas no sistema. Se por algum motivo alguma conta não for registrada ou baixada após o pagamento, os dados do Fluxo de Caixa não serão corretos.
Com o Fluxo de Caixa, a empresa consegue saber se o dinheiro previsto para entrada é suficiente para suprir as contas a pagar dos meses a seguir, por exemplo, o que é estrategicamente importante para o negócio.
Balancete para entender o financeiro
Ao contrário do Fluxo de Caixa, o Balancete mostra tudo que já foi pago e recebido pela empresa, ou seja, as contas já baixadas. Um dos objetivos do balancete é avaliar a situação financeira do negócio dentro de um período específico, sendo possível analisar se as metas financeiras da empresa foram alcançadas.
O Balancete não é uma obrigação fiscal para as empresas, mas pode ser utilizado de forma gerencial para que se tenha dados precisos para a tomada de decisão.
Demonstrativo de resultados (DRE) para avaliar o negócio
O objetivo principal do DRE é mostrar a movimentação financeira de forma detalhada, incluindo impostos, receitas, despesas, taxas, custos entre outras informações. Ele agrupa as contas conforme as categorias para apurar o resultado líquido do exercício.
Nem todas as empresas são obrigadas a gerar o DRE, mas de qualquer forma, pode ser utilizado para medir a saúde financeira e auxiliar o gestor a analisar se a empresa obteve lucro ou prejuízo em determinado período.
Cuidar da saúde financeira é fundamental em qualquer empresa. Manter as contas organizadas e gerar relatórios precisos faz com que as decisões sejam tomadas com base em dados, e não em informações que podem estar incorretas.
Imagine se uma empresa acredita que tem R$ 10 mil para pagar, mas na verdade está devendo R$ 15 mil? Esta é uma situação que não pode acontecer para que os negócios andem bem.
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