Gestão do tempo do projeto - PDF
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Irene Olivares Covalski
1 Gestão do tempo do projeto É representada pelos processos que efetivarão o cumprimento dos prazos envolvidos no projeto, definição, seqüenciamento e estimativa da duração das atividades, desenvolvimento e controle do cronograma. O fator de maior impacto nos custos e qualidade de um projeto é a variação do tempo de execução das tarefas e conseqüente entrega dos produtos e subprodutos de um projeto causando conflitos e renegociações. A perfeita sincronia de entrega de produtos e subprodutos de fornecedores para clientes internos é a personificação da gestão do tempo em um projeto. Definição das atividades Usa-se a EAP, a declaração do escopo, as informações históricas, as restrições e premissas para melhorar o detalhamento das tarefas a serem executadas. O Benchmark do projeto e o detalhamento preciso das atividades em uma EAP com o intuito de ser capaz de gerenciar custo e tempo em cada atividade é o objeto dessa etapa. A EAP e outros documentos como a relação Responsável VS. Atividade são documentos básicos dessa etapa. Seqüenciamento das Atividades Estudo e definição das dependências entre tarefas. Permite criar o cronograma e analisar estrategicamente a realização das atividades. Um diagrama de rede PERT (Técnica de Revisão e Avaliação de Programa) pode ser gerado ao final desta atividade. Estimativa da duração das atividades: O tempo estimado para cada atividade é o dado mais importante desta etapa pois irá influenciar todo o andamento do projeto, estimativa exagerada poderá inviabilizar o projeto, estimativa muito curta poderá acarretar atrasos que, de alguma forma trarão prejuízos ao projeto, assim o dado deverá ser embasado em listas de atividades pré definidas, premissas, recursos e coeficientes de produtividade além de informações históricas, se possível, e que serão a base para definição do tempo das tarefas. Desenvolvimento do cronograma A partir do diagrama PERT, das estimativas de duração das atividades, dos recursos a serem alocados, do calendário base com folgas, flutuações, etc. as datas de inicio e fim de cada atividade serão definidas. Análises matemáticas como o COM (Método do Caminho Crítico) entre outros são usados nesta etapa. Atualmente esta é a etapa em que usa-se o Software de Gerenciamento de Projetos alimentando-o com os dados necessários para o gerenciamento do tempo do projeto. 1
2 Controle do cronograma A partir do cronograma, dos relatórios de performance, as solicitações de mudanças e o plano de gerenciamento do cronograma é possível gerenciar o tempo do projeto controlando as atividades realizadas. As atividades podem ser observadas e a sua execução será o dado básico para o gerenciamento do tempo no projeto, o gestor do projeto irá apontar periodicamente a porção de execução do tempo no cronograma e com base nos dados disponibilizados anteriormente para o software de gerenciamento de projetos será possível saber qual é, afinal, o desempenho atual do projeto. Como resultado teremos o cronograma atualizado e um banco de dados com as experiências históricas sobre o desenvolvimento do gerenciamento do tempo do projeto. Exemplo1: Projeto e-teca 1.0 Criação de uma rede de computadores interligada a um banco de dados central usando um sistema de informação desenvolvido por alunos do curso técnico de informática (e- TECA 1.0) o sistema de informação permite cadastrar e gerenciar dados de alunos e componentes curriculares da grade dos cursos técnicos do CEETEPS, permite que seja feita consultas sobre a vida acadêmica do aluno de maneira on-line e permite emitir relatórios para o gerenciamento e a tomada de decisão sobre a situação atual dos alunos; Em resumo, é possível obter informações atualizadas sobre a vida acadêmica do aluno, nota, freqüência, situação documental, situação da matrícula, fazer requisição de documentos escolares, etc. O sistema acessa um banco de dados que reside em um servidor que se encontra em uma sala adequada e acondicionada para manter o bom funcionamento do equipamento. Será necessário rever toda a infra-estrutura da secretaria acadêmica, rede elétrica, criar a rede de dados com cabos UTP (mais barata), verificar e adequar o mobiliário de maneira que seja possível operar confortavelmente, evitando problemas de saúde e rotatividade de funcionários por causa de mobiliário inadequado (um dos maiores problemas enfrentados pela secretaria acadêmica da ETEC nos últimos meses). Atualmente a secretaria trabalha com quatro computadores, será necessária a aquisição de mais três () máquinas para suprir a necessidade da secretaria e outros equipamentos como um hub e duas impressoras que também serão adicionados à rede. Para obter a configuração ideal para a implantação do projeto também será necessário definir o Layout da sala, assim como a topologia da rede e os detalhes da implementação física das estações de trabalho e do servidor. O software também precisa ser adequado através de configuração para satisfazer as necessidades do pessoal da secretaria acadêmica e o banco de dados que irá residir no servidor também será adequado aos acessos das estações de trabalho que estarão conectadas ao servidor através da rede. Todos os processos operacionais também precisarão ser revisados e documentados em razão da nova forma de trabalhar que a secretaria terá a partir da implantação do sistema de informação e-teca 1.0 na rede. Será necessário também fornecer treinamento aos funcionários que irão operar o sistema e divulgar os novos procedimentos da secretaria
3 acadêmica para a comunidade escolar. A comunidade escolar será informada de maneira integral. O operacional e o gerencial serão adequados para usufruírem dos novos relatórios gerados pela secretaria, assim será necessário incorporar esses novos relatórios aos processos desses dois níveis. Haverá um procedimento específico estabelecido para diagnosticar e corrigir erros na rede e testes de integração necessários para validar a implantação e o funcionamento do sistema como um todo assim como a adição de módulos que eventualmente serão introduzidos no sistema posteriormente. EAP (Estrutura Analítica de Projetos): Rede e-teca Infra-Estrutura Configuração Processos Rede Elétrica Layout: Sala e Servidor Revisar e documentar Cabeamento UTP Topologia da rede Treinar funcionários Mobiliário Estações de trabalho Divulgar procedimentos Máquinas e equip. Servidor Incorporar relatórios Software Diagnosticar erros Banco de Dados Testar a integração Figura 1 Estrutura Analítica de Projeto e-teca 1.0 Matriz atividades e responsabilidades: Atividade Responsável Gilberto Thiago Edvaldo Alunos Rafael Bete Rede Elétrica - E/R A - - V Cabeamento UTP - R A/V E - - Mobiliário A E/R Máquinas e Equipamentos - A R/E - V - Banco de Dados R V - E A V Layout (Sala e Servidor) - - A - - V/R Estações de trabalho - A E/R - V - Servidor - R/E A - V - Software R/A - - E V - Revisar e documentar processos R/E - - E - V Divulgar os novos procedimentos A - E/R Treinar funcionários R - A E V - Incorporar relatórios A A R/E Diagnosticar e corrigir erros no sistema A A A - R/E V Testar o funcionamento do sistema A A A - R E/V Tabela 1 Matriz Atividade vs. Responsabilidade do projeto e-teca1.0
4 Legenda: R A V E Responsável Auxilia Valida Executa Tabela Legenda da matriz Atividade vs. Responsabilidade. Projeto: e-teca1.0 Gerenciamento do tempo: A partir da definição do escopo do projeto é possível organizar, estimar o tempo de duração das atividades e criar um diagrama de redes PERT para demonstrar o desenvolvimento do projeto em relação ao tempo. Rede PERT Uma rede é uma representação esquemática para demonstrar uma seqüência de atividades a serem executadas. O PERT (Program Evaluation Review Technique) é aplicado quando a duração das atividades não é conhecida (apenas estimadas), usado para determinar a probabilidade de um projeto ser concluído em um determinado período de tempo. Relação de atividades, atividades precedentes e duração estimada: Atividade Descrição Precedente(s) Duração Estimada A Revisar e documentar novos processos - B Criação do novo layout (secretaria e servidor ) A C Aquisição e adequação de mobiliário B D Aquisição e adequação de máquinas e equipamentos B E Revisão da rede elétrica B F Planejar a topologia da rede C G Montar o cabeamento UTP E e F 1 H Configurar estações de trabalho D e G I Configurar servidor G J Configurar banco de dados I K Configurar software e-teca 1.0 H e J L Testar a integração dos elementos K e J M Diagnosticar erros K N Treinar funcionários L O Incorporar relatórios M e N P Divulgar procedimentos O Tabela - Relação ORDENADA das atividades a serem executadas. Projeto: e-teca. Observe a seguir a rede o esquema de seqüenciamento e estimativa das atividades em uma rede PERT e observe que é possível obter a partir dela o tempo total do projeto bem 4
5 como o caminho crítico, isto é, as atividades que não podem sofrer atraso para que o projeto seja terminado a tempo. As atividades são tarefas a serem executadas em um projeto, qualquer atividade cujo tempo deva ser gerenciado passa a ser uma tarefa em um projeto. São representadas pelos nós na rede. As predecessoras são atividades que precedem outras atividades, as sucessoras são atividades que são executadas após outras atividades. No exemplo a seguir a atividade A não tem predecessora, pois é a primeira a ser executada e a atividade P não tem sucessora, pois é a última atividade a ser executada. As atividades podem ter uma ou mais atividades predecessoras e uma ou mais atividades sucessoras e a relação entre elas não pode ser informada mais de uma vez. Na rede PERT os arcos simbolizam as relações entre as atividades. O tamanho do arco não é proporcional ao tempo de duração da atividade predecessora. D H K M O P 1 A B C F G I J L N E Figura Rede PERT para implementação do projeto e-teca1.0 Observe a tabela a seguir com a lista de caminhos possível e o caminho crítico em destaque. Tempo Caminho Tempo Caminho 4 A + B + D + H + K + M + O + P 4 A + B + C + F + G + I + J + L + N + O + P 41 A + B + D + H + K + L + N + O + P A + B + E + G + H + K + M + O + P A + B + C + F + G + H + K + M + O + P 44 A + B + E + G + H + K + L + N + O + P 44 A + B + C + F + G + H + K + L + N + O + P 40 A + B + E + G + I + J + K + M + O + P 40 A + B + C + F + G + I + J + K + M + O + P 4 A + B + E + G + I + J + K + L + N + O + P 4 A + B + C + F + G + I + J + K + L + N + O + P 4 A + B + E + G + I + J + L + N + O + P Tabela 4 Relação dos caminhos possíveis para a rede PERT acima.
6 Exemplo: Projeto Casa Nova Deseja-se construir uma casa em um terreno que já está planado e adequado para a construção, assim o projeto de construção da casa estará concentrado em construir efetivamente a casa de alvenaria, manter o sistema hidráulico de água e esgoto e estabelecer na casa as redes de telefone, luz e antena de TV. A construção irá montar o alicerce, levantar as paredes e laje e fazer o telhado, o acabamento e a calçada em dois meses aproximadamente, enquanto a rede hidráulica deverá construir toda a rede de tubulação e válvulas para água encanada e construirá a rede de esgoto que será interligada com a rede de coleta de esgoto municipal na rua. A rede elétrica deverá incorporar a rede de luz, desde a colocação do relógio de luz, a passagem dos cabos elétricos e incluirá a rede de telefone e os cabos da antena de TV que deverá ser instalada no telhado. Supondo que estarão trabalhando no projeto um mestre de obras que será responsável por toda a obra, um engenheiro civil que será responsável por validar o trabalho executado, um pedreiro, um eletricista um marceneiro dois ajudantes e um encanador. Distribua as atividades entre os funcionários contratados. EAP (Estrutura Analítica de Projeto): Casa Nova Construção Água e Esgoto Rede Alicerce Água Elétrica Paredes Laje Esgoto Relógio de luz Cabeamento Acabamento Telhado Telefone TV Instal. da antena Cabeamento Figura Estrutura analítica do projeto Casa Nova. Matriz Atividades e Responsabilidades: Atividades Responsável Marceneiro Ajudantes Pedreiro Mestre de Obras Engenheiro Civil Encanador Eletricista Alicerce A A E R V - - Paredes A A E R V - - 6
7 Legenda: Laje A A E R V - - Telhado E A A R V - - Acabamento A E E R V - - Esgoto - A A R V E - Água - A A R V E - Relógio de luz A A - R V - E Cabeamento de luz - A - R V - E Telefone - A - R V - E Cabeamento da antena - A - R V - E Instalação da antena - A - R V - E Tabela Matriz Atividade vs. Responsabilidade do projeto Casa Nova R A V E Responsável Auxilia Valida Executa Tabela 6 Legenda da matriz Atividade vs. Responsabilidade. Projeto: Casa Nova Gerenciamento do tempo: Relação de atividades, atividades precedentes e duração estimada: Atividade Descrição Precedente(s) Duração Estimada A Construir alicerces - B Levantar paredes A C Encher a laje B D Montar a rede de água B E Montar a rede de esgoto D F Instalar o relógio de luz C 1 G Montar a rede elétrica F H Montar a rede de telefone F I Fazer o telhado G e H J Instalar a antena I 1 K Cabear a antena da TV I e J L Fazer o acabamento E, G, H e K Tabela - Relação ORDENADA das atividades a serem executadas. Projeto: Casa Nova.
8 E D G 1 A B C F H L I K 1 J Figura 4 Rede PERT para implementação do projeto Casa Nova Observe a tabela a seguir com a lista de caminhos possível e o caminho crítico em destaque. Tempo Caminho A + B + C + D + E + L A + B + C + F + G + L A + B + C + F + H + L A + B + C + I + K + L 8 A + B + C + I + J + K + L Tabela 8 Relação dos caminhos possíveis para a rede PERT acima. 8