Greendocs é ideal para gestão de registros e documentos da qualidade - W3K Tecnologia
Glaucia Civa Kirch
Implementar um sistema de gestão de qualidade é um passo bastante significativo na trajetória de uma empresa, pois mostra que a organização está comprometida com seu crescimento sustentável e a melhoria contínua de seus processos.
Também é o caso de construtoras e incorporadoras que contrataram o Greendocs para gestão de registros e documentos da qualidade. Com a plataforma, as empresas especializadas em edificações, infraestrutura, saneamento e construções especiais obtém mais controle, rastreabilidade e segurança no acesso aos documentos de qualidade.
Isso porque distribuir manualmente documentos, gerenciar comunicação por e-mail e planilhas de controle pode funcionar em processos cotidianos mais simples, com pequenas equipes e poucos registros. Contudo, à medida que as companhias crescem, os colaboradores se multiplicam, novos setores são criados, e se torna praticamente impossível manter uma gestão eficiente com esse modelo de controle.
Workflow da qualidade é eficiente com o Greendocs
É comum que algumas empresas não trabalhem com o workflow de aprovação do documento. Dessa forma, acabam fazendo tudo em apenas uma etapa: o responsável manda o arquivo e a equipe de qualidade sobe manualmente. Porém, após implementar uma plataforma, o fluxo de tramitação já entra no Greendocs.
Se a empresa só tem o registro da data de publicação do documento de qualidade, sem informação, sem padronização de envio, sem controle de prazo e, principalmente, sem saber o status do fluxo, com o Greendocs a situação é muito diferente e melhor: além de workflow, as organizações conseguem incluir no processo o controle de tarefas, elaboração, aprovação e publicação de documentos, tudo de forma sistêmica e automatizada.
Rastreabilidade e controle nos documentos da qualidade
O Greendocs provê a disponibilidade, precisão e organização das informações, bem como rastreabilidade total da informação. Sem contar o respeito aos prazos nas atividades internas, nos processos, fluxos e visão do status real.
A distribuição de responsabilidades e pendências para emissão de novos documentos também pode ser rastreável. Com o Greendocs, é possível visualizar onde parou a demanda, com quem e há quanto tempo está no mesmo status.
Publicação de documentos vigentes com confidencialidade
Outro ponto essencial é a segurança na confidencialidade da informação oferecida pelo Greendocs – um dos pilares da segurança da informação – permite que as empresas configurem o nível de permissionamento dos usuários, quais áreas recebem a notificação e que tipos de publicações podem fazer, afinal, nem todos os documentos devem estar disponíveis para todos os departamentos.
Vale dizer que as companhias têm treinamento para acessar o Greendocs, já que, geralmente, todos precisam ler as publicações da qualidade relacionadas ao seu processo ou setor. Um exemplo prático é a publicação de documentos para todo mundo. E para que todos os colaboradores possam ler o que é publicado, todos têm acesso como usuário leitor e conhecimento para usar a plataforma.
Porém, quando há pendências, os responsáveis são notificados e somente os usuários vinculados podem ter uma ação sobre a mesma. A segurança está no fato de que a própria empresa consegue configurar quem pode visualizar os documentos, quais áreas precisam ser notificadas, entre outros controles de acesso.
Consultar padrões, políticas e templates online ficou mais fácil com o Greendocs
O Greendocs também provê agilidade no acesso aos documentos, seja para consulta ou para conferência de status, prazos e pendências. A busca rápida pela plataforma otimiza o tempo dos responsáveis em cada área, além de tornar mais assertivo todo este processo.
O Greendocs possibilita estabelecer permissões e restrições no acesso a padrões, políticas e templates, que pode ser um processo configurado por etapa do fluxo e definindo os responsáveis por cada etapa. De acordo com a realidade do negócio.
Outra vantagem é que, com o sistema, os documentos vigentes ficam facilmente disponíveis e as revisões feitas em cada versão podem ou não ser consultadas, dependendo apenas da estratégia de permissionamento. O acesso às informações pode ser realizado de qualquer lugar, em qualquer horário, basta ter conexão à Internet e permissão para logar no Greendocs.
Como a maturidade dos processos contribui para a implantação de tecnologias?
A maturidade em processos de uma empresa se dá pela forma como ela evolui e melhora seus processos, resultando em rotinas mais produtivas e assertivas a seus colaboradores, e em entregas mais satisfatórias. Quanto mais maduro for um processo, mais fluido e rápido será a implementação deste em uma nova tecnologia.
No caso de construtoras e incorporadoras ou empresas que investem constantemente na transformação digital, a visão de futuro e de melhoria contínua se torna notável. É nesta linha evolutiva que as organizações optam pela adoção do Greendocs no âmbito da Qualidade.
Porque escolher a W3K?
Somente uma plataforma robusta e escalável como o Greendocs para atender com excelência às demandas da qualidade. Isso porque é possível entregar relatórios que são configurados com metadados específicos que cada setor precisa para visualizar a sua informação.
As pendências gerais podem ser visualizadas na tela, o que facilita na hora de verificar onde está parado o documento em revisão. Quando há muita informação ou é necessário um número maior de dados, usa-se os relatórios para comparar as informações e tomar decisões.
A consulta de documentos pelo aplicativo possibilita aos usuários entenderem qual é o real status de cada arquivo. Por exemplo, você pode ter na palma da mão documentos importantes, como:
Ficha de verificação e condições de inspeção e armazenamento de materiais;
Políticas internas, compliance;.
Procedimentos, normas e novos treinamentos;
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