Gestão da mudança: como reduzir não conformidades drasticamente - Visto Sistemas: Soluções de Gestão para a Área da Saúde
26 de outubro de 2018 /em Artigos/por Visto Sistemas
Como você monitora e corrige as eventuais não conformidades que surgem no dia a dia do seu negócio? Sabia que a gestão da mudança é indispensável para obter êxito com esse tipo de cuidado tão fundamental às empresas modernas?
O conceito, como o próprio nome já sugere, diz respeito às ações que devem ser adotadas para coordenar um processo relevante de transição dentro de um negócio, a fim de que as tomadas de decisão tenham uma influência efetiva nos processos internos.
A seguir, entenda o que é a gestão da mudança, seus principais benefícios e demandas. Além dos meios de adotar a esse tipo de processo de forma efetiva na sua organização!
O que é gestão da mudança e quais são as suas funções?
Conforme mencionamos na introdução deste artigo, gerir as mudanças de uma empresa é lidar com tudo o que precisa ser feito para que as decisões tomadas pelos gestores saiam do papel.
Isso diz respeito às prioridades orçamentárias, às mudanças nos processos internos, aos padrões operacionais, ao perfil do maquinário adotado, às demandas de qualificação da equipe, entre tantas outras possíveis medidas que afetem significativamente o cotidiano da organização e de seus colaboradores – ao menos, em um primeiro momento.
É impossível abordar a gestão da mudança sem mencionar a comunicação e a integração de equipes, uma vez que suas principais demandas giram em torno da adaptação dos mais diversos níveis de um negócio. Contemplando times de colaboradores, gestores e gerentes, desde o nível de indivíduo até as relações que compõem e influenciam toda a organização!
Entre os principais objetivos ao gerir as mudanças internas de uma empresa, destacam-se:
– Determinar os indivíduos envolvidos, interesses, funções e relevância, bem como a forma com que serão abordados na mudança, garantindo o entendimento integral de todo o processo;
– Estabelecer as métricas para indicação do sucesso de cada mudança e monitorá-las regularmente, a fim de definir os rumos mais corretos e precisos para a tomada de decisão;
– Planejar a implementação de cada processo, desde a comunicação interna até os eventuais treinamentos, passando pelas alterações na estrutura física, entre outras ações necessárias;
– Garantir o engajamento de todos os gestores e colaboradores em prol da melhoria contínua e do sucesso da organização;
– Descobrir o real impacto que as mudanças internas têm sobre os resultados da sua empresa, indivíduos e estrutura institucional, estabelecendo planejamento contínuo para que ele seja positivo.
Ao abordar a quantidade de fatores envolvidos nesse tipo de processo, fica claro como tais ações podem ser mutáveis e se diferenciar significativamente de acordo com cada tipo de empresa.
É preciso ter em mente, porém, que a gestão da mudança não diz respeito somente às inovações dos negócios ou às alterações radicais em seus meios de atuação. Mas sobre qualquer mudança interna minimamente necessária ao bem-estar financeiro ou operacional de uma instituição.
Trata-se do esforço multidisciplinar repleto de benefícios e funções primordiais aos negócios contemporâneos, conforme abordaremos no próximo item!
Quais medidas adotar para a gestão da mudança interna com eficiência?
Qualquer empresa sofre transformações – voluntárias ou não. O que determina seu sucesso ou fracasso frente a essas mudanças é a sua capacidade de as gerir com eficiência. Atuar na gestão da mudança, portanto, nada mais é do que promover uma preparação coletiva e positiva do ambiente interno no que se refere às suas inevitáveis mutações.
Dedique tempo e recursos para a gestão da mudança
Perceber algumas demandas no dia a dia da sua organização e promover ações pontuais para alterá-las é diferente de implantar um processo eficiente de gestão da mudança.
Para que esse cuidado seja efetivo, é necessário que ele seja realmente pensado como um processo interno. De maneira que, ao menos, um profissional dedique-se ao monitoramento de situações de não conformidade, ou que uma hora das atividades diárias seja direcionada a esse fim.
Aborde a gestão da mudança como parte do seu processo interno – e não como uma ação eventual -, abrindo possibilidades para alterações conforme novos objetivos e desafios de forma planejada, coerente e auditada.
Promova uma clara comunicação interna
Alterar algo dentro de uma empresa pode envolver mudança de funções, implementação de novas lógicas de liderança e, principalmente, outros paradigmas do dia a dia de trabalho de, ao menos, parte dos colaboradores.
Sem comunicação clara e um engajamento forte, esse tipo de atitude gera falhas, ruídos ou insatisfações que podem comprometer o ambiente de trabalho. Por isso, todos os dados devem ser compartilhados coletivamente – por mais redundantes que sejam.
Desenvolva um trabalho de comunicação interna e abuse dos canais que lhe auxiliem nessa missão, tornando os programas de mudança claros a todos. Não somente quanto à posição e função de cada indivíduo dentro da empresa, mas também em relação aos ganhos que todos obterão ao aderir à gestão da mudança.
Colete e centralize dados
A coleta diária de dados nas empresas também precisa ser focada na gestão da mudança. Do contrário, as informações a respeito das possíveis melhorias se tornam esparsas e de difícil acesso.
O ideal é – seja por meio de planilhas ou softwares especializados – padronizar as análises diárias e registrá-las como parte do planejamento contínuo, a fim de criar um pensamento sistêmico sobre o que precisa evoluir e assegurando maior produtividade.
Monitore, avalie e transforme as suas ações
Assim como as análises e registros de dados mencionados anteriormente, ações corretivas de gestão da mudança devem ser contínuas, garantindo o bom andamento das atividades internas mesmo em cenários frenéticos.
Diversos fatores farão com que o previsto não se concretize exatamente como o esperado. Por isso, os ajustes devem andar lado a lado com a gestão da qualidade e de melhorias!
É impossível prever, assim, os movimentos do mercado, a reação dos seus colaboradores, as novas exigências dos consumidores e diversas outras situações a que uma organização está sujeita. Logo, a gestão da mudança não deve limitar-se a uma ação específica, mas moldar uma cultura mutável de adaptação em prol dos objetivos comuns de um negócio.
Você já adota algum processo de gestão que preveja as transformações da sua empresa? Conhecia a relevância desse tipo de cuidado nos negócios atuais? Deseja aprender ainda mais sobre esse e outros assuntos?
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