Confirmação de Consulta: reduza até 30% faltas de pacientes
Você costuma enviar confirmação de consultas em sua clínica? A falta de pacientes é o inimigo número 1 do faturamento de clínicas e consultórios.
Só para ter uma ideia do tamanho do problema, em um levantamento feito pelo Estado de Santa Catarina, 1 a cada 3 pacientes falta em consultas no estado, é mais de 30% do total.
Segundo o portal Pittsburgh Post-Gazzette, nos Estados Unidos, por ano, 150 bilhões de dólares são gerados em prejuízo devido a faltas em consultas médicas.
O que é confirmação de consulta?;
Como confirmar uma consulta de maneira eficiente;
Como reduzir em até 30% o número de falta em consultas.
Por que usar o SMS em seu consultório?
A confirmação de consulta é uma forma eficiente de evitar horários vagos na agenda de clínicas e consultórios.
Veja abaixo outros pontos importantes que a confirmação de consulta pode contribuir:
Reduzir o número de pacientes que faltam a consulta;
Melhor organização da agenda do consultório e médico;
Melhora a experiência do paciente, que se sente mais acolhido com essa proximidade de contato;
Contribui para fidelizar pacientes.
Por que a confirmação de consulta é importante?
Confirmar consulta com seus pacientes melhora a qualidade do atendimento da clínica e aumenta a sua capacidade de atendimento.
Veja abaixo os principais motivos dos pacientes faltarem a consultas.
Desinteresse do paciente;
Quais os benefícios da confirmação de consulta?
A "perda de tempo", não causa apenas um prejuízo financeiro, mas de certa forma impacta na estrutura da clínica.
Evitar que as equipes fiquem paradas e que as agendas sempre estejam cheias, é o desafio de todo empreendedor.
Quando um paciente não vai a consulta, porque não encaixar um paciente da lista de espera ou adiantar os horários?
Um paciente atrasado pode implicar em uma série de atrasos e complicações dentro da rotina de uma clínica. Por isso, ter um sistema que envie um lembrete de consulta e exija uma confirmação, é essencial para que os atrasos e faltas não sejam prejudiciais.
Como confirmar uma consulta de forma eficiente?
O acúmulo de tarefas é a principal reclamação para a falta de produtividade de secretárias de consultórios e clínicas.
Afinal, não parece ser difícil organizar uma agenda e entrar em contato com pacientes que ainda não confirmaram consulta, correto?
Você está enganado. Executando outras tarefas, a secretária acaba desviando de sua principal função que é atender bem seus pacientes.
SMS, o amigo número 1 das secretárias
O SMS tem se mostrado uma das ferramentas mais eficazes no ambiente corporativo, pois, além de sua efetividade e baixo custo, esta ferramenta aproxima ainda mais a relação entre clínica/consultório e seu paciente.
Na área da saúde, o SMS, já há algum tempo mostra-se efetivo e barato. Veja abaixo outras vantagens de usar o SMS:
Não incomoda o paciente;
Possibilidade de automatizar o processo.
Como reduzir em até 30% a falta de pacientes em seu consultório
Um aliado dos lembretes, na confirmação e remarcação de consultas médicas e odontológicas, o SMS tem impactado de forma positiva na administração do tempo e recursos de profissionais da saúde de forma geral.
Utilizado como ferramenta estratégica na gestão de clínicas médicas, o SMS na saúde irá ajudá-lo a melhorar o contato com seu paciente e evitar em até 30% as faltas em seu consultório.
No texto é sempre importante incluir informações úteis referente a consulta como:
Nome da clínica ou médico;
Data e horário da consulta;
Recomendações gerais sobre procedimentos caso necessário
Veja como conseguir os mesmos resultados seguindo estas dicas com o uso do SMS para clientes!
Mensagem de agendamento de consulta
O primeiro passo é enviar uma mensagem automática no momento do agendamento, essa é uma excelente maneira de abrir o canal de comunicação com o seu paciente.
"Olá JOAO, sua consulta com o Dr. Roberto foi agendada para o dia 10/04 às 10:00hrs. Obrigado por escolher a CLINICA COMTELE."
Lembrete de agendamento de consulta
Como vimos acima, o esquecimento é um dos principais motivos da falta de consulta em clínicas e consultórios.
Para resolver esse problema, próximo da consulta, envie um lembrete de agendamento de consulta para seu paciente.
"Caro, paciente. Sua consulta com o Dr Roberto é amanhã às 15 horas. Responda gratuitamente 1 para confirmar, 2 para remarcar e 3 para cancelar."
Mensagem de remarcação de consulta
Caso o paciente opte por remarcar a consulta, não esqueça de enviar a próxima mensagem.
"Caro, paciente. Você optou por remarcar sua consulta. Acesse (link da sua agenda) e agende o melhor horário para você."
Mensagem de cancelamento de consulta
Se o paciente optou por cancelar a consulta, envie uma mensagem confirmando o cancelamento e se colocando a disposição caso precise do seu consultório novamente.
"Olá, JOAO. Você desmarcou sua consulta com Dr. Roberto dia 10/04 às 10:00hrs. Lembrando que você pode remarcar uma consulta acessando (link da sua agenda)"
Outra possibilidade é a clínica ter que cancelar a consulta do paciente. Nestes casos é importante demonstrar o quanto você se importa com o tempo do seu paciente. Envie uma mensagem de cancelamento de consulta, oferecendo sempre a possibilidade de remarcação.
"Devido a uma cirurgia de emergência teremos que reagendar sua consulta com Dr. Roberto. Responda 1 para remarcar ou 2 para cancelar. Agradecemos a compreensão"
Por que usar SMS em seu consultório?
Na procura por uma comunicação mais eficaz com seu consumidor, o mercado deve manter-se atualizado, buscando, através destes avanços, otimizar suas operações, reduzir custos administrativos, financeiros e com profissionais.
A seguir, iremos te mostrar porque o SMS é a melhor ferramenta para seu consultório na comunicação com seus pacientes em relação a outros canais.
SMS ou Telefone?
Uma ligação pode acabar perturbando o paciente em um momento inoportuno ou até ele pode estar ocupado e não atender naquele momento.
Apesar de o telefone ser uma ferramenta essencial em um consultório, o uso deste canal em relação ao SMS representa um gasto muito maior, seja com a telefonia ou com o tempo das recepcionistas. Isso quando o paciente atende, né?
Quantas vezes esquecemos ou perdemos um e-mail no fluxo de mensagens ou ela vai direto para a caixa de spam e por esse motivo nunca chegamos a lê-la?
É verdade, não há custos para o envio de mensagens via e-mail. Porém, quando o assunto é comunicação eficiente, o SMS se destaca, por sua maior acessibilidade e independência de acesso a internet.
Mais efetivo;
Não necessita de internet.
Os aplicativos de mensagens ganharam muito espaço nos últimos anos quando o assunto é comunicação. No entanto, confira a seguir alguns exemplos que demonstram porque optar pelo SMS é a melhor opção para o seu consultório.
O WhatsApp ainda não pode ser automatizado facilmente devido a políticas internas do próprio Facebook.
Além disso o custo de mensagens automáticas é em dólar, o que também o torna uma escolha mais cara.
Não necessita de internet;
Vamos reduzir a falta em consultas de seus pacientes?
Como você pode perceber, você irá colher somente benefícios ao optar pela utilização do SMS em seu consultório.
Estes são apenas alguns dos exemplos de possibilidades de uso do SMS na área da saúde, e como esta ferramenta pode contribuir para o gerenciamento de sua agenda, tempo e, principalmente, otimizar sua comunicação com seu paciente.
Em tempos como o que vivemos, pensar em formas de melhor administrar seu tempo e recursos são as saídas que você pode adotar para dar um up em seu negócio.
Crie uma conta teste gratuita na Comtele e comprove os benefícios do uso de SMS, reduzindo drasticamente a falta de pacientes em consultas.