Eles devem ser salvos em Software Jurídico de utilização do escritório, ou, na falta deste, em rede interna ou GED (organizador eletrônico de documentos) . Por critério de segurança, e de escolha de cada escritório e departamento, ainda que salvos eletronicamente, podem ser impressas a primeira e última folha, que contenha a assinatura do advogado e o recibo eletrônico, para armazenamento na pasta física do escritório. Neste modelo, deve ser definido o critério de temporariedade de guarda do documento.
Além da importância organizacional interna, a vinculação do envio da peça jurídica ao Sistema de Software Jurídico garante maior eficiência no controle e encaminhamentos do andamentos e das peças processuais aos clientes.
Assim, não só o escritório ganha em eficiência, controle de tempo e otimização de trabalho, como os clientes ganham na agilidade do recebimento da informação processual.
Outro fator positivo de utilização da ferramenta eletrônica é o ganho que o escritório e departamento conseguem, tanto de tempo de trabalho quanto de recursos financeiros, sem falar no fato de que não é necessário o deslocamento do advogado ou de seus estagiários para o protocolo presencial; além da economia com cópias internas e nos Tribunais.
A ferramenta eletrônica torna-se, sem dúvida, imprescindível aos advogados, escritórios e departamentos, na medida em que a sua utilização tem o intuito de acompanhar a evolução tecnológica nos Tribunais, e a preparação enquanto a sua utilização ainda não é obrigatória na maioria dos Tribunais e dos casos.
Érika Siqueira é advogada especialista em Administração Legal pela FGV/São Paulo, em Processo Civil pelo Uniceub e professora da Escola Superior de Advocacia da OAB/DF.