Boas práticas na apuração de denúncias: implicações do envolvimento de agentes externos - Canal de Denúncias - Blog da ICTS Protivi
Corrupção, fraudes, desvios, vantagens indevidas. Infelizmente não é só o mundo da política que está exposto e sujeito a comportamentos ilícitos por parte de seus representantes. Temos visto de forma mais clara ao longo dos últimos anos que as empresas também vivenciam estas situações.
Os deslizes éticos podem acontecer dentro de casa, com a participação dos próprios colaboradores, e em alguns casos, com o envolvimento de agentes externos – familiares de colaboradores, fornecedores, parceiros, prestadores de serviço, agentes públicos e até mesmo clientes.
A apuração das denúncias que envolvem agentes externos requer atenção e cuidados especiais por parte das empresas para que bons resultados sejam alcançados sem que o cenário de riscos aos quais a organização foi exposta seja ampliado.
Respeito às leis é condição sine qua non
Pode parecer óbvio, mas na ânsia de apurarem as informações denunciadas não é incomum que as empresas se coloquem em situações limítrofes ou mesmo que transgridam as leis, especialmente ferindo direitos de inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas, assegurados pelo Artigo 5º, inciso X da nossa Constituição.
Esta questão é crítica na análise de denúncias de agentes externos à empresa, uma vez que jurisprudências que hoje permitem às organizações o acesso, monitoramento e escrutínio de dados e comportamentos de seus colaboradores, não se aplicam sobre esses agentes.
O canal de denúncias é um instrumento pró Ética nas corporações. Desenvolver um processo de apuração que não siga rigorosamente os limites determinados pela legislação, além de ser um contrassenso conceitual e de valores organizacionais, pode ainda ser muito prejudicial para a empresa, tanto financeiramente como do ponto de vista de sua reputação frente aos seus colaboradores e frente ao mercado.
Comece "dentro de casa" e desenvolva uma abordagem indireta para substanciar o caso
Embora uma série de técnicas de investigação sobre agentes externos não sejam permitidas ou então não estejam ao alcance das empresas, ainda existe um leque bastante amplo de opções que permitem a condução de uma apuração objetiva e eficiente.
O agente externo, quase que na totalidade das denúncias, possui uma contraparte dentro da organização (um ou mais colaboradores com os quais interage ou interagiu), de modo que técnicas de investigação podem ser aplicadas para as informações que estão "dentro de casa". Adicionalmente, um histórico de relacionamento (profissional, comercial), ou até mesmo registros de entrada e saída nas dependências da empresa são informações da própria empresa que também podem ser obtidas.
Por exemplo, numa denúncia de um conluio entre um Fornecedor e um comprador, a empresa poderia, antes de qualquer ação sobre o Fornecedor, monitorar/analisar informações da estação de trabalho e do telefone celular corporativo do comprador, mapear suas mensagens trocadas no e-mail corporativo, levantar dados históricos dos processos de compra/negociações realizadas, confirmar via controles de acesso e agendamento de reuniões as datas/horários de interações entre o comprador e o Fornecedor, e ainda haveriam muitas outras informações disponíveis internamente.
Este conjunto de dados levantados permitiria então refutar as alegações da denúncia ou então confirma-las e expandi-las, inclusive com a coleta de algumas evidências.
De posse deste material, a empresa poderia avançar na investigação realizando levantamento de informações públicas relacionadas ainda ao colaborador: identificação de sua rede de relacionamentos, perfil comportamental e estilo de vida via redes sociais; levantamentos patrimoniais/cartoriais e outros.
Com o caso já formado, seria possível então realizar uma entrevista exploratória com o próprio comprador, visando o esclarecimento dos fatos identificados, o que muitas vezes conduz para o amplo entendimento do modus operandi da irregularidade/fraude e da efetiva participação dos agentes externos.
Portanto, conduzindo-se a investigação pela "ponta interna do novelo", a empresa pode agir dentro da lei e, efetivamente, apurar os fatos e dados necessários para evoluir seu esforço de investigação até que chegue ao ponto de realizar uma ação mais contundente junto ao agente externo. Neste momento a empresa já terá o suporte de evidências e testemunhos, e poderá contar com o apoio de sua área jurídica e, em alguns casos, de órgãos de segurança pública, para desenvolver as ações cabíveis que permitam a ruptura da irregularidade/fraude e, quando viável, até mesmo a recuperação de valores.
É interessante que a empresa estruture seu programa de Ética e Compliance pensando, de fato, não apenas em seus públicos-internos, mas em como alcançar e influencias todos os seus agentes externos.
Dar publicidade ao programa é essencial. Não se pode assumir que um determinado comportamento de seu terceiro estará 100% alinhada com suas políticas sem que se tenha, prévia e claramente, informado este terceiro sobre as "regras do jogo".
A divulgação do Código de Conduta Ética da empresa, ou mesmo de códigos específicos, como por exemplo aqueles que regem o relacionamento de colaboradores e terceiros numa área de Suprimentos/Compras. A divulgação do canal de denúncias. A aplicação de processos de diligência ética/anticorrupção no momento de contratação. A realização de eventos, palestras e treinamentos presenciais ou remotos, ou ainda a introdução de cláusulas contratuais específicas, são todas ações que permitem um enfoque preventivo sobre o tema, proporcionando uma convergência das partes em torno dos valores e práticas que reforçam a ética, integridade e transparência nas relações.
Se quiser conhecer mais sobre um programa de Ética e Compliance e seus elementos que devem ser trabalhados junto aos agentes externos da sua organização, acompanhe nossas publicações.