Artigo - Federal - 2002/0312
Os E-@rquivos - Instituição e obrigatoriedade no âmbito da Secretaria da Receita Federal
Em oportunidades pretéritas, me manifestei no sentido de que a tecnologia de informações no mundo da " grande rede ", tem como lastro sistemáticas modernas de transmissão de dados e informações, conectando o internauta com o mundo inteiro de forma rápida e cômoda.
Tomando como referência os aspectos tecnológicos, o elo de ligação entre o usuário e o mundo da " world wide web ", está intimamente vinculado aos provedores de acesso à Internet.
Estes por seu turno, apresentam meios de transmissão amparados nas mais diversas formas de conexão até hoje desenvolvidas, que partem desde o sistema via modem (dispositivo destinado a conversão de sinais digitais de telefonia, gerados pela porta serial em sinais analógicos modulados), até os sistemas de transmissão de serviços digitais de telefonia (conhecidos mundialmente como os IDN s), contudo a evolução é constante e novos meios estão surgindo e certamente, muitos outros ainda estão por vir !
Mesmo assim, no que pertine ao nosso país, o que se verifica é que o setor público vem tentando se adaptar a esta nova realidade, com iniciativas que passo a passo levarão sem sombra de dúvidas a formação de uma nova concepção de prestação de serviço, qual seja, a do " serviço público virtual " !
Quando tive a oportunidade de discorrer sobre " O E-RECEIT@ - E A CRIAÇÃO DOS CERTIFICADOS ELETRÔNICOS DA RECEITA FEDERAL ", comentei que não são poucas as iniciativas governamentais e dos demais poderes constituídos em seus diferentes níveis de atuação, voltadas à prestação de um serviço público através da " world wide web ".
emissão " on line ", junto aos websites da Secretaria da Receita Federal e do Ministério da Previdência e Assistência Social, de diferentes modalidades de serviços, tais como certidões negativas de débitos, destinadas a comprovação da regularidade jurídico fiscal para os fins previstos em lei (habilitação em concorrências públicas, exibição para a lavratura de escrituras públicas nas hipóteses de venda de bens imóveis etc.);
a transmissão " on line " e entrega via grande rede, das declarações de imposto sobre a renda pessoa física e/ou jurídica, o cadastramento de CPF's e CNPJ's; o pagamento de tributos e/ou contribuições que tenham sido objeto de inscrição junto a dívida ativa da União, diretamente junto ao website da Procuradoria Geral da Fazenda Nacional;
Tome-se como exemplo, nosso ensaio publicado na edição nº 37, de agosto de 2001, na Revista Electrónica de Derecho Informático - R.E.D.I, onde comentamos sobre a " Justiça Federal no ciberespaço e o nascimento da figura do processo virtual " (http://vlex.com/rediNo._37-_Agosto_del_2001/9). Oportunidade em que procurei discorrer sobre a informatização no Poder Judiciário e sua interligação com as Procuradorias da Fazenda Nacional (PFN) e do Instituto Nacional da Seguridade Social (INSS), objetivando das maior celeridade nos procedimentos de cobranças judiciais para a recuperação dos créditos tributários e/ou previdenciários devidos á União Federal.
Também é de bom tom comentar recente estudo de nossa lavra, que cuida do " E-Processo - A Iniciativa da Associação dos Juízes Federais (AJUFE) em busca da informatização do processo judicial ", onde os magistrados federais, elaboraram um anteprojeto de lei voltado ao disciplinamento de determinados atos judiciais sob a ótica da " world wide web ".
1.ª) políticas de investimentos - disponiblização de elevadas quantias em dinheiro, com aportes progressivos de capital, voltados a aquisição de novas tecnologias de informação e implantação de sistemas de segurança, voltados principalmente para a preservação do sigilo de dados e informações dentro da " grande rede ";
2.ª) políticas de modificações culturais e estruturais - implementação de mudanças estruturais e culturais na essência da administração pública, de sorte que os agentes da administração, possam por meio de cursos e treinamentos, adquirir a familiarização necessária para a prestação de um serviço público de caráter eminentemente " virtual ".
Com os olhos voltados para o futuro, a Secretaria da Receita Federal, vem dando sinais de que está a caminhar a passos largos, valendo-se da " grande rede ", como uma forma de racionalizar os trabalhos voltados a prestação de um "serviço público virtual ".
O que vale dizer, penso que as posturas adotadas pelo Fisco, estão a constituir um verdadeiro e valioso banco de dados, armazenando todas as informações atinentes a vida fiscal dos contribuintes, sejam eles pessoas físicas e/ou jurídicas, circunstância esta, que poderá brevemente coibir sobremaneira as iniciativas voltadas a sonegação fiscal.
Justifico esta linha de pensamento, com base no que tenho estudado nos últimos tempos sobre direito de Internet, e também pelos normativos que estão sendo editados no sentido de regulamentar e disciplinar os aspectos fiscais e tributários no âmbito da " world wide web ".
E nesta linha, tem-se a Instrução Normativa SRF nº 86, de 22 de outubro de 2001, publicada no Diário Oficial da União (DOU) de 23 de outubro p.p., que dispõe exclusivamente sobre informações, formas e prazos para apresentação de arquivos digitais e sistemas a serem utilizados pelas pessoas jurídicas, ou seja o " e-@rquivo ", e cuja aplicabilidade se operou à partir do dia 1º de janeiro do corrente ano.
Assim, de acordo com o ato baixado pelo Senhor Secretário da Receita Federal, e nos exatos termos do seu artigo 1º, todas as pessoas jurídicas que utilizarem sistemas de processamento eletrônico de dados para registrar negócios e atividades de cunho econômico e/ou financeiro, que escriturarem livros ou elaborarem documentos de natureza contábil e/ou fiscal, estão obrigadas a manter os arquivos digitais e sistemas, à disposição do Fisco, observando o prazo decadencial previsto na legislação tributária.
Evidentemente esta regra geral, suporta nos termos do Parágrafo Único do artigo 1º, uma exceção no tocante as pessoas jurídicas optantes ao Sistema Integrado de Pagamento de Impostos e Contribuições das Microempresas e Empresas de Pequeno Porte (SIMPLES), de sorte que as empresas enquadradas neste sistema diferenciado de pagamento de tributos, ficam dispensadas da preservação e exibição de arquivos digitais.
No exato entendimento do artigo 2º, os Auditores Fiscais da Receita Federal, pelas vias administrativas, intimarão os contribuintes descritos no artigo 1º (pessoas jurídicas), para que apresentem no prazo de 20 (vinte) dias, os arquivos digitais e respectivos sistemas que tenham armazenadas as informações relativas aos seus negócios e atividades econômicas e financeiras.
É de se ressaltar que opcionalmente, os arquivos relativos aos períodos anteriores a 1º de janeiro de 2002, poderão ser apresentados sob a forma de arquivos digitais, caso os contribuintes sejam intimados pelos Auditores Fiscais da Receita Federal (§ 1º, do art. 3º, da IN SRF nº 86/2001).
(iv) Da forma de apresentação dos arquivos digitais e dos sistemas instituídos pela IN SRF nº 86, de 22 de outubro de 2001:
Objetivando regulamentar a questão do e-@rquivo, a Coordenação Geral de Fiscalização (COFIS), orgão pertencente a Secretaria da Receita Federal, baixou o Ato Declaratório COFIS nº 15 de 23 de outubro de 2001, que em apertada síntese, estabelece a forma de apresentação, a documentação de acompanhamento e as especificações técnicas dos arquivos digitais e sistemas, cuja obrigatoriedade foi objeto de imposição pela IN SRF nº 86/2001.
Nos termos do normativo em comento, deverão ser apresentados arquivos padronizados no que se refere: a) registros contábeis; b) fornecedores e clientes; c) documentos fiscais; d) comércio exterior; e) controle de estoque e registro de inventário; f) relação insumo/produto; g) controle patrimonial e, h) folha de pagamento (Incisos I a VIII, do § 1º, do artigo 1º). As especificações mais pormenorizadas, deverão ser balizadas nas orientações contidas no Anexo Único do ato declaratório, que identifica as " Especificações Técnicas dos Sistemas e Arquivos e Documentação de Acompanhamento".
1. Especificações Técnicas dos Sistemas e Arquivos - os arquivos digitais solicitados por Auditor Fiscal da Receita Federal deverão obedecer às regras de armazenamento e formatação estabelecidas no ato declaratório, citando-se dentre elas, as seguintes:
Codificação Texto codificado em ASCII - ISO 8859-1 (Latin-1). Não se aceitam campos compactados (packed decimal), zonados, binários, ponto flutuante (float point), etc., ou quaisquer outras codificações de texto, tais como EBCDIC.
Organização Seqüencial.
Tipo de registro LINHA terminando com os caracteres especiais CR/LF (carriage return / line feed = retorno do carro / alimentação de linha = hexa 0D0A).
Numérico Alinhado à direita, suprimidos vírgulas e pontos, com posições não significativas zeradas. Se comportar sinal, este deve estar em campo próprio e preenchido com "+" (hexa 2B) ou "-" (hexa 2D) . N Na ausência de informação, os campos deverão ser preenchidos com zeros (hexa 30).
Alfanumérico Alinhado à esquerda, com posições não utilizadas preenchidas com brancos . C Na ausência de informação, os campos deverão ser preenchidos com brancos (hexa 20).
a.Disquete de 3½", padrão PC-IBM, FAT-12, (1,44 MB);
b.CD, padrão de gravação ISO-9660, (600 MB);
e) Documentação de Acompanhamento - Os documentos mencionados abaixo, devem ser autenticados pelo contribuinte, mediante aposição de "visto" em todas as suas páginas. Sendo que a descrição detalhada do arquivo e o relatório de acompanhamento, deverão também ser gravados como arquivo texto denominado LEIAME.TXT e entregues com os arquivos a que se referem.
e.1) Descrição Detalhada do Arquivo: - Descrição completa dos campos de cada registro do arquivo, incluindo sua seqüência e formato (tipo, posição inicial, tamanho e quantidade de casas decimais), seu significado, valores possíveis, com a descrição dos conceitos envolvidos na especificação deste valor, definição de seus componentes, incluindo fórmulas de cálculo e eventual relação com o conteúdo de outros campos.
e.2) " DUMP " - Cópia impressa do conteúdo dos trinta primeiros e trinta últimos registros de cada arquivo.
e.4) Relatório de Acompanhamento - Deverá ser entregue um relatório de acompanhamento para cada arquivo, onde obrigatoriamente constarão as seguintes especificações: CNPJ; Nome Empresarial; Nome do Arquivo; Data da Geração; Conteúdo do Arquivo (*); meio físico de entrega (CD; Disquete; Conexão em rede local (LAN); Transmissão direta; outro meio físico aceito pela autoridade requisitante; DUMP DOS 30 PRIMEIROS REGISTROS (quantidade de páginas); DUMP DOS 30 ÚLTIMOS REGISTROS (quantidade de páginas); DESCRIÇÃO DETALHADA DO ARQUIVO (quantidade de páginas); QUANTIDADE DE VOLUMES; QUANTIDADE DE REGISTROS; TAMANHO DO ARQUIVO (EM BYTES) (**); OUTROS PARÂMETROS (***); Local, data; nome do contribuinte/responsável ou preposto; assinatura; CPF; telefone, fac-símile, e-mail; responsável técnico pela geração do arquivo, bem como nome, assinatura, CPF, telefone, fac-símile e e-mail; [(*) Descrição sucinta do conteúdo do arquivo. (**) Se compactado, informar o tamanho do arquivo resultante da compactação. (***) Parâmetros técnicos necessários à leitura do arquivo, quando entregue em outros meios físicos.]
f) Outras espécies de documentos que deverão ser apresentados - constam ainda nos termos do Anexo Único do Ato Declaratório em comento, as regras para apresentação sob a forma de arquivos digitais, as seguintes informações: dos registros contábeis e respectivos lançamentos; os saldos mensais da contas analíticas movimentadas e respectivos saldos; indicação das operações efetuadas com clientes e fornecedores, nas quais deverão ser apresentados registros e/ou arquivos distintos; das notas fiscais de saída e/ou de entrada de mercadorias emitidas pela pessoa jurídica; de itens de mercadorias/serviços (entradas) emitidas por terceiros e/ou por pessoas jurídicas; controle de estoque e registro de inventário; relação de insumos/produtos; controle patrimonial com o arquivo do cadastro de bens; folha de pagamento; cadastro de empregados e outros.
Em suma, o Anexo Único do Ato Declaratório COFINS nº 15/2001 estabelece a metodologia e os critérios que deverão ser adotados pelos contribuintes, sempre que os Auditores Fiscais da Receita Federal exigirem a exibição dos arquivos digitais e respectivos sistemas.
Basta que tomemos como referência, mais de 90 (noventa) programas diferentes, existentes no website da Receita Federal, nos quais os contribuintes poderão copiá-los gratuitamente e via Download, para os seus computadores, de sorte a ficarem conectados com o Fisco, e via de conseqüência, praticarem inúmeros atos de natureza fiscal, tais como: o cálculo e preenchimento do do DARF (SICALC - Auto Atendimento); CPMF - Declarações de Contribuição Provisória sobre Movimentação Financeira; DIPJ - Declaração de Informações Econômicos Fiscais da Pessoa Jurídica; PAR - Programa de Auto-regularização de Situação Fiscal; REFIS - Programa Gerador da Declaração; RECEITANET e tantos outros que poderão a qualquer ser baixados para os seus computadores para a prática de atos relacionados ao Fisco.
E certo que no caso das disposições constantes na Instrução Normativa SRF nº 86/2001 e do Ato Declaratório COFIS nº 15/2001 e seu respectivo Anexo Único, o que se observa é a obrigatoriedade do contribuinte (pessoa jurídica), em prestar as informações relativas as suas atividades à partir de 1º de janeiro de 2002, sempre que notificado pelos Auditores Fiscais da Receita Federal, por meio dos" e-@arquivos " (arquivos digitais), e respectivos sistemas, apresentando pois, a imagem de que nos casos de fiscalização, os contribuintes efetivamente estarão abrindo na totalidade todas as informações das suas empresas para o Fisco.