TCO: por que a sua empresa deve ficar atenta a esse índice?
Uma métrica relevante e que precisa ser considerada pelas empresas — O Total Cost of Ownership (TCO) —, ou Custo Total de Propriedade, é uma maneira abrangente de analisar os custos relativos à TI e, então, poder otimizá-los.
Essa necessidade surgiu devido às infraestruturas complexas e custosas do setor de tecnologia. No entanto, o passar dos anos tornou esse indicador ainda mais importante, pois ajuda a gerenciar e planejar os ativos a fim de reduzir gastos e melhorar o uso de softwares e hardwares.
Para entender melhor por que a sua empresa deve cuidar do Custo Total de Propriedade, neste artigo vamos indicar a sua importância, como calculá-lo e quais os gastos de TI que costumam elevar esse indicador no seu negócio.
A importância de calcular o TCO na sua empresa
A complexidade das infraestruturas de TI diminuiu com o advento das tecnologias, como o cloud computing. Porém, o Custo Total de Propriedade continua sendo um indicador relevante, pois permite calcular os custos de aquisição e de vida dos produtos, sistemas ou ativos.
Devido a essa visão ampla, o gestor de TI consegue avaliar os gastos relativos à compra e os aspectos relacionados ao uso e manutenção de softwares, hardwares e quaisquer outros equipamentos ou dispositivos.
Assim, o Custo Total de Propriedade é válido quando a empresa fará um investimento em TI. A partir dele é possível verificar se a ação é válida e se trará retorno positivo para a organização.
O primeiro passo dessa prática é verificar o objetivo da empresa. É preciso evidenciar quais são as finalidades da nova aquisição para que o gestor identifique todos os custos e perceba a sua importância para a empresa.
Observe que as definições do objetivo e o impacto do projeto são fundamentais para o levantamento de custos — uma das etapas principais do cálculo. Essa é a base para que o resultado alcançado seja preciso.
No entanto, a área de TI geralmente abrange vários custos adicionais. Por exemplo: um software de gestão pode exigir novo hardware, soluções de backup, banco de dados etc. Em caso de valores recorrentes, também é necessário considerar ajustes.
Lembre-se de considerar custos de mão de obra (equipe interna e terceiros), assinaturas digitais, ferramentas que precisam ser adquiridas, entre outras possibilidades. Além disso, os gastos devem ser divididos em 3 categorias:
Essa categoria envolve a aquisição de software e hardware, compra de equipamentos para compor ou atualizar a infraestrutura, depreciação das máquinas e tempo despendido para pesquisa de mercado para selecionar plataformas e fornecedores.
Esses gastos são aqueles relacionados à contratação de consultores externos para instalação de hardware e software, configuração do sistema e mudanças nos servidores de internet banda larga.
Essa classificação envolve a implantação de sistemas e funcionalidades, licenças, garantias, contratações de fornecedores externos, atualizações e recursos humanos.
Outra possibilidade é dividir os custos segundo a natureza de suas operações. Nesse caso, eles podem ser:
Sua principal característica é a quantificação. Abrange a compra de hardware e software (inclusive licenças e atualizações), gestão de redes e sistemas, suporte (manuais, treinamentos, deslocamentos etc.), comunicação (taxas e infraestrutura) e desenvolvimento de conteúdos e aplicações.
Esses gastos estão relacionados ao usuário final e não podem ser quantificados. As principais atividades abrangem autoaprendizado, suporte eventual e ações reparadoras devido à perda de produtividade por imprevistos e paradas.
Lembre-se ainda de considerar os custos sazonais no cálculo do Custo Total de Propriedade, porque eles geram mais demanda de investimentos e serviços. Perceba que esses gastos são referentes a uma época do ano ou região.
Depois disso, defina como acompanhar a aplicação dos recursos para mensurar se o investimento planejado está sendo executado conforme o previsto. Isso pode ser feito por meio de planilhas ou softwares específicos. Nesse momento, a classificação apresentada anteriormente pode ajudar.
Por fim, determine um prazo para o Custo Total de Propriedade. O gestor deve considerar alguns fatores, como o prazo de garantia dos fabricantes e o tempo de vida útil previsto para o item.
Esses itens podem confundi-lo, já que uma empresa pode oferecer um software ou hardware mais caro e com 5 anos de garantia, mas outra companhia tem um item similar com um prazo menor de suporte. Nesse caso, é preciso verificar o custo-benefício para o seu negócio.
Os gastos que elevam o TCO da empresa
A infraestrutura física de TI da organização, muitas vezes, é composta por vários softwares e hardwares. A aquisição desses equipamentos leva à aplicação de uma quantia de recursos significativa.
Além dos gastos com sistemas e equipamentos, o data center também aumenta os custos, já que é preciso fazer reformas e instalações prediais. Desembolsos com geradores de energia elétrica e sistema de refrigeração dedicados também são necessários.
A segurança do data center é outro gasto que eleva o Custo Total de Propriedade. O empreendedor precisa investir em câmeras, controle de acesso e sensores. Por fim, há custos com a contratação de pessoas para trabalharem na equipe de TI e cuidarem dessa parte.
Por isso, o ideal é contar com o cloud computing, que elimina boa parte dos custos. Adquirir softwares e hardwares de qualidade, como os da Positivo Informática, também é uma boa ideia que ajuda a reduzir o Custo Total de Propriedade.
Assim, você tem mais qualidade, segurança e suporte em tempo integral para que sua empresa faça os investimentos necessários e obtenha o retorno desejado. Ou seja, o Custo Total de Propriedade ajuda a fazer uma análise comparativa entre ativos e produtos, o que possibilita revisar e traçar novas estratégias.
Tenha em mente ainda que existem diversos custos que podem ser otimizados para reduzir o resultado desse indicador. Considere a natureza do software (se é de código aberto ou proprietário), o ambiente em que funcionará, se a aquisição ocorrerá por meio de licenciamento ou compra, entre outros fatores.
E na sua empresa, você já fica atento ao TCO e toma medidas para reduzir esse indicador? Se quer ver novas ideias para melhorar o Custo Total de Propriedade, entre em contato conosco e veja como podemos ajudá-lo!