Despesas de Exercícios Anteriores são as dívidas resultantes de compromissos gerados em exercícios financeiros anteriores àqueles em que ocorrerão os pagamentos.
O regime de competência exige que as despesas sejam contabilizadas conforme o exercício a que pertençam, ou seja, em que foram geradas. Se uma determinada despesa tiver origem, por exemplo, em 1999 e só foi reconhecida, empenhada e paga em 2001, a sua contabilização deverá ser feita à conta de dotação de "Despesas de Exercícios Anteriores", para evidenciar que a despesa em questão pertence a exercícios passados.
O assunto é tratado pelo art. 37 da Lei no 4.320/64, regulamentado pelo Decreto n° 62.115, de 15 de janeiro de 1968.
Em consonância com o Decreto acima citado, poderão ser pagas à conta de despesas de exercícios anteriores, mediante autorização do ordenador de despesa, respeitada a categoria econômica própria:
as despesas de exercícios encerrados, para as quais o orçamento respectivo consignava crédito próprio com saldo suficiente para atendê-las, que não se tenham processado na época própria, assim entendidas aquelas cujo empenho tenha sido considerado insubsistente e anulado no encerramento do exercício correspondente, mas que, dentro do prazo estabelecido, o credor tenha cumprido sua obrigação;
os restos a pagar com prescrição interrompida; assim considerada a despesa cuja inscrição como restos a pagar tenha sido cancelada, mas ainda vigente o direito do credor;
os compromissos reconhecidos pela autoridade competente, ainda que não tenha sido prevista a dotação orçamentária própria ou não tenha esta deixado saldo no exercício respectivo, mas que pudessem ser atendidas em face da legislação vigente.
Pode-se citar como exemplo da situação descrita no item "c", o caso de um servidor cujo filho tenha nascido em setembro e somente venha a requerer o benefício do salário-família em março do ano seguinte. As despesas referentes aos meses de setembro a dezembro irão à conta de despesas de exercícios anteriores, classificados como de despesas correntes; as dos demais meses, no elemento de despesa próprio; outro exemplo seria a promoção de um funcionário com data retroativa e que alcance anos anteriores ao exercício financeiro; também neste caso, as despesas referentes aos anos anteriores irão à conta de despesas de exercícios anteriores, classificados como de despesas correntes; as dos meses do exercício corrente, será paga no elemento de despesa próprio.
Constituem elementos próprios e essenciais à instrução do processo relativo a despesas de exercícios anteriores, para fins de autorização do pagamento:
a) nome do credor, CNPJ/CPF e endereço;
b) importância exata a pagar, já com as devidas correções, se couber;
c) data do vencimento do compromisso;
d) causa da inobservância do empenho prévio de despesa;
e) indicação do nome do ordenador da despesa à época do fato gerador do compromisso;
f) reconhecimento expresso do atual ordenador de despesa.
As dívidas de exercícios anteriores, que dependam de requerimento do favorecido, prescrevem em cinco anos, contados da data do ato ou fato que tiver dado origem ao respectivo direito.
O início de contagem do período para fins de prescrição da dívida, corresponde à data constante do fato gerador do direito, não devendo ser considerado, para fins de prescrição qüinqüenal, o tempo de tramitação burocrática e o de providências administrativas a que estiver sujeito o processo.