Case: 57º Congresso Brasileiro de Enfermagem
Candidato NOIX Informática Ltda.
NOIX com o sistema EVENT Solutions no 57º Congresso Brasileiro de Enfermagem
A empresa NOIX e seu sistema EVENT Solutions.
A NOIX (www.noix.com.br) é uma empresa cearense que trabalha com Tecnologia da Informação, desenvolvendo:
- sistemas de informação (em que se destaca o sistema utilizado neste case, o EVENT Solutions – www.event.com.br);
- serviços multimídia;
- treinamentos, e;
- consultoria na área de T.I.
Foi vencedora do Prêmio Caio 2005, com seu case no evento "International Conference on Telecommunications – ICT2004", e conta atualmente em seu portfolio com empresas como PETROBRAS, PUC-Campinas, empresas nacionais de Turismo, Eventos, Sindicatos e outros corporativos. É também filiada à ABEOC e mantenedora do Fortaleza Convention & Visitors Bureau.
No mercado de T.I., a NOIX destaca-se pela inovatividade e qualidade final oferecida aos clientes e parceiros. A empresa está sempre investindo em pesquisa e desenvolvimento (P&D), fomentando a área de T.I. no Ceará e no Brasil. Baseada nesse perfil, a NOIX mantém parcerias com universidades e outros centros de pesquisa, desenvolvendo cada vez mais inovações na área de T.I. e repassando a seu público o que de melhor e acessível encontra-se hoje no meio Internet.
A NOIX acredita e investe com afinco também em seus colaboradores e na infra-estrutura oferecida para o desenvolvimento das atividades. Disponibiliza em sua sede uma biblioteca formatada de acordo com as necessidades dos colaboradores, ambientes climatizados e programas de incentivo.
Suas referências decorrem da qualidade dos serviços já comprovados pelo Brasil. No uso de um de seus sistemas, o EVENT Solutions (sistema utilizado neste case), referenciam a NOIX empresas organizadoras de eventos como Trevisan (SP), Nyti (RJ), Ikone (CE), Win (GO), Arx (CE), Excellence (CE), Criarts (CE), além de importantes instituições como ABEOC e alguns Convention & Visitors Bureau pelo Brasil.
O sistema EVENT Solutions, desenvolvido pela NOIX e aplicado neste case, é uma ferramenta de gerenciamento de eventos, que oferece funções de:
- Formas e controle de pagamento diversos;
- Submissão, revisão e análise de trabalhos;
- geração de gráficos e relatórios com informações gerenciais;
- Total adequação à identidade visual do evento;
- Parametrização das áreas do sistema;
- Secretaria e tesouraria do evento;
- Controle de salas;
- Emissão de etiquetas com código de barra;
- Expedição de certificados;
- Mapeamento de público em feiras e expositores;
- Mala-Direta;
- Anais em CD-Rom, e;
- Relatórios finais.
Além destas funcionalidades, são também marcos da EVENT Solutions:
- opções de multilingüagem do sistema;
- suporte operacional, e;
- auditoria de todos os acessos realizados.
A eficiência da EVENT Solutions mostra-se também por necessitar de um prazo bastante curto para iniciar as suas atividades: média de 1 dia após o fechamento da licença de uso do sistema por parte do evento.
O 57º Congresso Brasileiro de Enfermagem (www.winproducoes.com.br/enfermagem), realizado na cidade de Goiânia-Goiás, em novembro de 2005, marcou o pensamento sobre a área de Enfermagem ao propor uma reflexão sobre "A ENFERMAGEM NA CONSTRUÇÃO DE UM MUNDO SOLIDÁRIO", tema do Congresso.
Com diversos apoiadores, dentre eles a Unesco e o Governo Federal, o Congresso contou com 1.278 participantes cadastrados no sistema, pelos quais se obteve 2.053 envios de trabalhos. Tendo sua freqüência geralmente anual, o evento aconteceu em 2005 de 3 a 7 de novembro.
Surgida pela realização da Associação Brasileira de Enfermagem – ABEn, o Congresso chegou a sua 57º edição apresentando seu ponto-de-vista social e solidário, abrangendo as transformações que a área da saúde pode trazer ao país, as práticas emancipatórias dos profissionais e outros temas de grande relevância.
Cenário do case.
O case se trata da inserção do sistema EVENT Solutions, desenvolvido pela NOIX, no 57º Congresso Brasileiro de Enfermagem, estando este a apenas dois meses do seu início e ainda desprovido de um sistema de submissão e organização de informações gerenciais. Esta inserção realizada pela equipe EVENT Solutions (dentro da NOIX) e pela Win Central de Eventos (empresa organizadora do evento) auxiliaram o evento a alcançar o sucesso de inscrições, submissões de trabalhos e controle das informações. Ao final, com o gerenciamento otimizado do evento através do uso do sistema, comprovou-se o ganho organizacional e econômico ao se utilizar a tecnologia da NOIX no 57º Congresso Brasileiro de Enfermagem.
O case da NOIX, através do seu sistema EVENT Solutions, no 57º Congresso Brasileiro de Enfermagem, compreendeu as áreas de submissão, revisão e análise de trabalhos, com a necessidade também de facilitar o desempenho dos revisores e organizar todas suas informações aos coordenadores do evento.
O momento crítico em que se encontrava o 57º Congresso Brasileiro de Enfermagem apresentava uma realidade de:
- divulgações avançadas do evento;
- início das inscrições sem formas decididas sobre a submissão de trabalhos;
- dois meses para início do evento;
- superação do número previsto de participantes;
- diversidade de estados brasileiros participantes;
- revisores espalhados por 25 estado do país;
- previsão de altos custos para o evento, com gastos de correio, papelaria e reenvio de trabalhos.
Assim, necessitando de um serviço rápido, eficaz e on-line para todo o Brasil, a NOIX foi contratada com seu sistema EVENT Solutions.
Na equipe, estiveram 7 colaboradores da NOIX, empenhados a controlar os serviços da EVENT Solutions no Congresso e responder também por mais outros projetos paralelos que a empresa NOIX mantinha. Dentre os colaboradores, encontravam-se 2 desenvolvedores, 1 webdesign, 1 atendimento e suporte, 1 assessor de comunicação e 1 coordenador (Ricardo Accioly, diretor de projetos da NOIX).
Criatividade e inovações tecnológicas.
A grande inovação no módulo de inscrições são as ferramentas de análise e marcação de resultados on-line, automatizando as respostas aos remetentes dos trabalhos e encaminhando tais informações aos organizadores de forma customizada, para facilitação do controle de salas. As inovações de Internet trazidas às realidades dos eventos brasileiros puderam ser comprovadas no Congresso deste case. Isto pelo fato de todo o processo ter sido realizado sem a necessidade física de membros da NOIX:
- implementação do sistema;
- adaptações necessárias, e;
- serviços de Help Desk.
A utlização de Ajax na construção do sistema inova no uso veloz das informações, dinamizando a mudança de telas e de segurança da informação. A utilização de conceitos de Web 2.0, geradores de interação com usuários e outras características, também permeiam os trabalhos da NOIX; Fato que se encaixa nas tendências de aproximação cada vez maior dos usuários finais aos sistemas. Assim também se pode ressaltar a segurança repassada pelo uso de Banco de Dados robusto na formatação do sistema e ganho de credibilidade pelo uso do design como caráter imprescindível.
Diferenciais de atendimento da NOIX e implantação do sistema EVENT Solutions no evento.
Atendimentos presenciais, para inserção e manutenção do sistema in loco, geram um aumento de custos para os organizadores, que poderia ser evitado. O atendimento da NOIX para disponibilização do sistema EVENT Solutions foi todo on-line. Assim, o evento ganhou em economia, evitando aumento de custos com o deslocamento de integrantes da NOIX à Goiás, além de beneficiar-se também em avanço tecnológico. Dessa forma, toda inserção, manutenção, suporte 24h, compilação de dados e repasse das informações aos organizadores foi realizada pela NOIX trabalhando direto de Fortaleza ao evento acontecido em Goiás. Ao final, verificou-se que o trabalho atendeu completamente a todas as necessidades solicitadas por seus organizadores em Goiânia, funcionando com tranqüilidade a todo o Brasil, sem apresentação de problemas técnicos irresolutos que atrasasse mais ainda o evento.
Diferencial competitivo da NOIX com seu sistema EVENT Solutions.
O motivo pelo qual a NOIX foi contratada, com seu sistema EVENT Solutions ao 57º Congresso Brasileiro de Enfermagem, baseou-se na sua rapidez de implementação (média de 1 dia) e pela qualidade que apresenta, com seus mais diversos módulos a mais em relação aos concorrentes, além da reputação de quem já foi Prêmio Caio, em 2005, é estudada na PUC-Campinas, filiada à ABEOC e mantenedora do Fortaleza Convention & Visitors Bureau.
No evento, o sistema EVENT Solutions teve a missão de auxiliar a sistemática de inscrições que, a dois meses do evento, ainda não possuía meio para submissão de trabalhos dos participantes. O agravante era o fato de os revisores dos trabalhos encontrarem-se em 25 estados espalhados pelo Brasil, além dos participantes que poderiam solicitar inscrição de qualquer lugar do mundo.
O sistema, contudo, foi implementado com o apoio e confiança da organização e superou a expectativa almejada. Com sua rapidez de implementação, incluindo padronização à identidade visual e customização de módulos ao evento, o 57º Congresso Brasileiro de Enfermagem contabilizou ao final números como:
2.053 trabalhos enviados pelo sistema;
1.278 usuários cadastrados;
1.912 trabalhos revisados;
25 estados brasileiros com registro de envio de trabalhos on-line pelo sistema;
36 revisores espalhados pelo Brasil analisando os trabalhos enviados;
Ápice de 377 submissões de trabalhos em um único dia pelo sistema;
Ápice de 140 cadastros realizados com sucesso em um único dia pelo sistema;
Tema SAÚDE DA MULHER com maior número de trabalhos submetidos, com 154 trabalhos;
Tema Livre/Pesquisa com recolhimento de 852 trabalhos enviados, e;
Sem presença física de quaisquer integrantes da NOIX para operação do sistema no estado de Goiás.
Tudo realizado direto de Fortaleza, sede da NOIX, e com a rapidez almejada.
Estratégias e formas de divulgação.
O evento foi divulgado em todos os lugares do Brasil através de meios digitais e papelaria própria. A ABEn–Associação Brasileira de Enfermagem, utilizou suas células regionais para difundir a divulgação do evento e, assim, motivar a área de enfermagem para o relevante tema que o Congresso se propunha discutir. A divulgação pela Internet tornou-se extremamente necessária, posto que as inscrições iniciaram-se de forma on-line, já na tentativa de dinamizar o evento nacional, sem dificuldades geográficas.
Com isso, a padronização visual do sistema, atrelando-o ao site do Congresso, foi a estratégia utilizada para credibilizar a ferramenta aos usuários e repassar valor agregado ao evento com a utilização de inovações tecnológicas.
A utilização on-line dos serviços NOIX, através do seu sistema EVENT Solutions, remeteu à redução de custos gerais do evento, bem como ao ganho de valor agregado pela utilização com eficácia de tecnologias para eventos.
As primeiras reduções de custos deveram-se à substituição de envio de trabalhos de forma manual (i) por parte dos participantes do evento, (ii) por parte da comissão organizadora para os revisores espalhados por 25 estados brasileiros e (iii) por parte do reenvio dos revisores à comissão organizadora para análise e organização. Além disso, reduziram-se, também, custos com cópias destes trabalhos para os envios acima citados, bem como as certezas de não-extravio com utilização de sistema sedex.
Outro processo foi a redução de custo utilizando o sistema da NOIX, EVENT Solutions, deu-se na não-necessidade de deslocamento de pessoal para implantação, manutenção e suporte do sistema. Assim, gastos de custeio de pessoal técnico, que aumentaria os valores finais a serem investidos, puderam ser diminuídos diante da inserção do evento à tecnologia da informação desenvolvida pela NOIX.
Os retornos mostraram-se nos dados de inscritos ascendo à proporção do tempo de utilização do sistema, no número final de trabalhos submetidos e na satisfação do cliente com os trabalhos rápidos e completos da NOIX, através de seu sistema EVENT Solutions.
A NOIX disponibilizou sua tecnologia desenvolvida para eventos, o sistema EVENT Solutions, para a PUC-Campinas, a fim de auxiliar nos estudos acadêmicos sobre novas tecnologias na dita Universidade.
Dessa forma, a utilização dos sistemas EVENT no 57º Congresso Brasileiro de Enfermagem agregou ao seu desenvolvimento mais uma experiência a ser repassada aos estudos acadêmicos da Universidade. A situação deste Congresso Brasileiro de Enfermagem, baseada na necessidade de rapidez do sistema e superação de barreiras geográficas, sem chance para erros, foi algo disponibilizado, com as informações necessárias, para o engrandecimento acadêmico no setor dentro da Universidade.
A iniciativa da NOIX, em disponibilizar o sistema para a Universidade paulista, já começa a dar resultado no curso de Turismo da PUC-Campinas. Nos últimos meses, os acadêmicos que estudam as novas tecnologias para eventos desenvolveram o "Diálogo sobre Trilhos", evento baseado apenas na organização dentro da PUC-Campinas já experimentando as funcionalidades do sistema EVENT Solutions e apresentando aos novos estudiosos de eventos tais inovações.
Desta forma, a NOIX acredita no desenvolvimento cada vez maior do país sobre a área de eventos, avançando tecnologicamente e motivando aos novos estudiosos o interesse por esta área em que também atuamos.
Esta é uma política de Responsabilidade Social da NOIX pautada na crença da empresa para o desenvolvimento nacional no que tange não só a área de eventos, mas de tudo que lhe circunda. Assim a NOIX também apóia outras iniciativas como esta e disponibiliza, sem quaisquer retornos financeiros, seus sistemas para serem estudados na PUC-Campinas.
Evento da ABEOC-RJ que é uma parceira nossa, e solicitou a utilização do sistema
Site da Casablanca Turismo - www.casablanca.tur.br - Mais de 15 mil visitantes por mês.
Fortaleza Convention - http://www.fortalezaconvention.com.br - Somos mantenedores e parceiros do convention, responsáveis pela manutenção e atualização do site.
Site do ITS2006 - Simposio Internacional de Telecomunicações
Site do Lider 2006 - Congresso da AJE Fortaleza - Associação dos Jovens Empresários - Entidade que fazemos parte.
Site da Rádio Tempo FM - www.tempofm.com.br
XX Seminário Panamericano de Sementes - http://www.abrasem.com.br/xxpanamericano2006/
EVENT Secretaria - Tela inicial do nosso sistema de Secretaria - Facilitando a visualização das inforamções para os organizadores do evento.
EVENT Secretaria - Tela de Atendimento - Tudo ao alcance de um clique, rapidamente busca os participantes, preenche o cadastro e gera cracha, recibo etc.
Foto Frente da nova sede da NOIX - Inaugurada em Março de 2006
Tela Inicial do EVENT - Customizada para cada evento. As inforamções pode varias de evento para evento. Nomenclatura de menu, dos formulários, tudo pode ser mudado.
Menu de Revisão - Todas as operações administrativas(criar usaurio, revisor, questionario) tudo é feito pelo sistema. A limitação de opções fica por conta do sistema de controle de acesso.
Relatório de Trabalhos enviados por mês - Um exemplo de Bussiness Inteligence que usamos em todo sistema que desenvolvemos. Buscando sempre facilitar a visualização das inforamções para o cliente
Um exemplo de outro sistema desenvolvido pela NOIX para a Casablanca Turismo onde disponibilizamos gráficos inteligentes para os administradores da empresa.
Rel de Cadastros por data. Todos os relatórios são online, ou seja, no momento que um trabalho é enviado ou uma pessao se cadastra, o relatório ja mostra o dado. Facilitando a tomada de decisão.
Relatório de Trabalhos por Tipo. Imagine organizar isso em arquivos de pasta suspensa e anexar a cada trabalho um parecer técnico dado por cada um dos 3 revisores.
Rel. de Revisores e Trab. - A distribuição dos trabalhos para cada revisor é feita diretamente no sistema. E o revisor informa via questionário personalizado para o evento, se o trab foi aceito ou não
Menu de Relatório - O sistema EVENT possui uma variedade de relatórios e novos relatorios estão sempre sendo agregados a pedida que novos eventos utilizam o EVENT e em novas versões do sistema.
Treinamento na PUC Campinas - Alunos e Professores em Treinamento nos laboratórios da PUC Campinas
Treinamento na PUC Campinas - Marlos Henri, Professora Gleyd e Ricardo Accioly
Imagem do evento Dialogo Sobre Trilhos - que foi o 1o evento após o treinamento dado na PUC Campinas onde a Organização do EVENTO foi feita por alunos e professores treinados no sistema EVENT.
Intranet NOIX - Onde mantemos uma base de conhecimento troca de avisos, mensagens. Alem do projeto SPREAD onde os colaboradores solicitam livros para nossa bliblioteca.