Boas práticas — PRF PRF - Polícia Rodoviária Federal
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O processo eletrônico na PRF
Benefício para o cidadão e para a PRF
O Processo Eletrônico Nacional - PEN
Principais mudanças na PRF
Toda novidade necessita de tempo para adaptação. Essa premissa é ainda mais verdadeira para o uso de novos sistemas e tecnologias. O Sistema Eletrônico de Informações (SEI!) está em fase de implantação, para a tramitação eletrônica dos processos e documentos, realizada no âmbito da PRF.
Ao longo destes meses de estudos, planejamentos e implantação do projeto atividades têm sido acompanhadas pela equipe do Processo Eletrônico para garantir o uso correto do sistema e verificar possíveis dificuldades dos usuários. Assim, para garantir melhor aproveitamento dos recursos do sistema no decorrer do tempo e o alcance dos resultados pretendidos de maneira eficaz, são aconselháveis algumas práticas:
a. Padronizar procedimentos
b. Acesso como regra e o sigilo como exceção
c. Respeitar as etapas do processo e o fluxo de informações
d. Dar preferência ao editor do SEI
e. O fluxo de trabalho no SEI
f. Referencie corretamente os documentos por meio do Link SEI!
No editor do documento, use o ícone "SEI!" para criar o link. Veja como fica:
g. Base de Conhecimento
h. Documento interno e externo
i. Assinatura de Documentos
j. Acompanhamento Especial
k. Conclusão de Processo
l. Envio à unidade errada de processo com retorno programado
Alternativamente, pode-se solicitar ao remetente que exclua o retorno programado, tal que a própria unidade errada possa encaminhar o processo para a unidade correta. Não é aconselhado que o usuário da unidade "errada" conclua o processo para que não gere uma informação falsa na estatística do processo. A base de conhecimento é uma forte aliada para o trâmite correto do processo.
2)Não é aconselhado o uso do retorno programado para o envio a unidades que fazem somente o "roteamento", sem qualquer atividade no processo.
m. Bloco interno ou acompanhamento especial, qual utilizar?
Ex.: 26/02/2015 14:30 DIRAD Processo inserido no bloco 1486
n. Bloco de assinatura
Orienta-se que as áreas a tentem acumular o máximo de documentos possível sobre um mesmo tipo/tema para disponibilizações pré acordadas durante o dia, a depender com o combinado com a Chefia. O grande potencial do Bloco de Assinatura é acumular vários documentos para serem assinados em lote. A área convencionar as descrições dos blocos também é importante (p. ex.: Ofícios de dd/mm/aaaa; Licenças Capacitação - dd/mm/aaaa). Casos urgentes poderiam ser criados blocos próprios e já disponibilizados.