Síndico em rede - Revista Síndico
Mais do que um meio de comunicação, a Internet pode ser uma importante ferramenta para a sua gestão. Saiba como. Continue lendo →
Fica difícil imaginar a vida sem Internet hoje. A rede mundial de computadores ganhou corações e mentes desde que se popularizou nos anos 2000. Essa afirmação tem ainda mais força no Brasil. O país é um dos mais conectados do mundo. Embora a tecnologia banda larga ainda não seja completamente difundida por todo o território nacional, as estatísticas de acesso do brasileiro à Internet são impressionantes. Em dezembro de 2012, segundo o Ibope Media, o Brasil já tinha mais de 92 milhões de usuários ativos na rede. 38% deles navegam por sites diariamente, ficando online, em média, 69 horas por mês.
Quando o assunto são as redes sociais o país está no topo: 91% dos usuários acessam algum site de relacionamento, gastando cerca de 5 horas mensais neles. Esse dado faz do Brasil o campeão de acessos, ultrapassando gigantes como China e Estados Unidos.
Muitos síndicos engrossam essas estatísticas e usam a Internet não só para entretenimento e lazer, mas como ferramenta de apoio para a gestão condominial. Conectados, eles exploram todas as funcionalidades que fizeram da rede mundial de computadores a febre que é: fazem pesquisas, participam de fóruns de discussão, compram insumos para o condomínio, supervisionam as finanças do edifício. Com isso, poupam tempo, tomam decisões com mais agilidade e resolvem pendências condominiais onde estiverem e quando quiserem.
Fábio da Silva, gestor do Condomínio Rose, com 10 unidades no Recreio, é um deles. Recentemente, o síndico precisou realizar uma dedetização geral na unidade e foi na Internet que ele encontrou a empresa para prestar o serviço. Pesquisou exaustivamente até encontrar a companhia ideal. "Entrei nos sites das empresas, o que me permitiu conhecer um pouco mais dos serviços prestados. Fiz contato e recebi todas as cotações por e-mail. Não precisei nem usar o telefone", afirma.
Fábio é o que os especialistas chamam de consumidor 2.0 e segue uma tendência cada vez mais comum, a de pesquisar a reputação online da empresa e conhecer a opinião de outros clientes antes de contratá-la. Pesquisas recentes constatam que 41% das pessoas pesquisam nas redes sociais antes da fazer uma compra.
Além de pesquisar, o síndico do Recreio se vale da rede para fazer compras de insumos para o condomínio Rose. Embora esteja habituado a efetuar transações online, ele enfatiza que é preciso ter cautela na hora de fechar negócio pela Internet. "É preciso checar a veracidade das informações que você encontra nos sites. Para isso, nada melhor do que entrar em contato com pessoas que já compraram pela página. Outra dica é fazer uma compra pequena, como teste. Evite comprar itens de valor alto na primeira tentativa, porque o risco é grande. Compre pouco. À medida que for comprando, a confiança vai aumentando e você se sente à vontade para fazer negociações de valores mais altos", aconselha.
A Internet pode ser também uma parceira imprescindível no início da gestão. Principalmente para os síndicos de primeira viagem. Foi nela que Fábio da Silva achou artigos e reportagens que o ajudaram a vencer o medo e a inexperiência. "Sempre morei em condomínio, sabia como funcionava a dinâmica de reuniões, mas nunca na posição de síndico. Era um leigo no assunto e precisava me inteirar de algumas questões importantes para conseguir administrar. E hoje a gente tem à disposição uma série de sites informativos que disponibilizam matérias e dicas para orientar o gestor. Por isso, usei e ainda uso a internet para me informar", afiança o síndico que assumiu o condomínio Rose há pouco mais de dois anos.
A leitura online é um dos muitos usos que Ronito Flores faz da Internet. Aos 58 anos, o síndico do, Condomínio Leão, no Catete, acessa a rede diariamente e, nela, também procura os melhores preços tanto de serviços como de materiais para o seu condomínio. "A Internet conecta você com o mundo. Recentemente, foi implantada no condomínio uma rotina de limpeza e pesquisei na Internet sobre o assunto. Alguns moradores e um ex-síndico também me ajudaram nessa pesquisa. Hoje, o programa de limpeza está em fase de teste", conta.
O bom e "velho" e-mail
O correio eletrônico foi uma das primeiras ferramentas da Internet que caíram no gosto popular. Para as gerações mais novas, ele já perdeu um pouco do encanto, sendo substituído por serviços de trocas de mensagens instantâneas, como o aplicativo de bate-papo do Facebook e o Skype, por exemplo. Mas o bom e velho e-mail ainda figura como um importante meio de comunicação online, principalmente para assuntos profissionais.
Para o condomínio, um e-mail também pode ser muito útil. Fábio da Silva, por exemplo, criou um correio eletrônico específico do edifício Rose, onde reúne todas as conversas com fornecedores, guarda as notas fiscais de serviços contratados e por meio do qual se comunica com sua gerente de contas. "Todos os assuntos relacionados ao Rose vão parar na caixa de entrada do e-mail do condomínio. Assim, quando eu deixar a gestão, o próximo síndico vai ter tudo organizado, poderá acompanhar o que foi feito e dar continuidade ao trabalho. A informação fica gravada e pode ser resgatada a qualquer hora. Meu contato com a administradora também é feito exclusivamente via este e-mail. Isso foi algo que negociei logo de cara com a minha gerente de contas e funciona muito bem", observa.
É por meio do e-mail que Ronito Flores também resolve muitas questões da rotina condominial do Leão. Regularmente, ele, que já participou até de fóruns online sobre assuntos relacionados ao condomínio, troca mensagens com a subsíndica e os conselheiros do edifício para otimizar a gestão. "Uso e-mail ainda para falar com meu gerente de contas. É uma ferramenta útil, pois, com o correio eletrônico, ele tem mais tempo de responder. Só telefono ou vou pessoalmente à administradora quando o assunto a ser tratado é muito urgente e exige resposta rápida", narra.
Uma área exclusiva para o seu condomínio
Ciente das facilidades promovidas pela Internet, a APSA lançou, há pouco mais de um ano, uma nova área exclusiva para os síndicos no site da empresa (www.apsa.com.br). O antigo canal foi reformulado para fornecer aos gestores as informações necessárias à administração do condomínio. No espaço, eles têm acesso a saldos, extratos, cotas, receitas, orçamentos, lançamento de verbas trabalhistas, entre outros serviços.
Fábio da Silva é assíduo e chega a frequentar a área exclusiva diariamente. Para o síndico, ela é uma ferramenta que o possibilita estar a par da situação do Condomínio Rose a qualquer hora do dia, onde ele estiver. "O site me permite ser muito mais atuante junto ao meu condomínio do que se tivesse que ligar ou ir à administradora para me inteirar dos assuntos. Na área exclusiva, eu vejo o cadastro de todos os meus funcionários. Sei, por exemplo, quando vão vencer as férias de cada um deles. Além disso, tenho acesso aos contratos firmados com as prestadoras de serviço. Gosto de mandá-los para a administradora, que escaneia o material e o disponibiliza na área exclusiva para mim. É uma forma de gestão transparente, acima de tudo", pontua.
Além dessas facilidades, a área reúne um importante material de consulta para o gestor condominial. São convenções, regulamentos, atas de Assembleia, circulares e convocações, dados do condomínio e situações de inadimplência. Segundo Cynthia Storck, coordenadora de Marketing da APSA, o espaço foi pensado para todos os perfis de gestores. "A ferramenta foi feita para ajudar o síndico a realizar todas as tarefas de administração, possui linguagem e estrutura de fácil entendimento e navegação. Pode ser usada sem dificuldade por qualquer pessoa. Condôminos, funcionários, síndicos, conselheiros têm total acesso a qualquer hora, de forma segura, às informações do condomínio através de login e senha individuais. É fácil de ser usada até mesmo por aqueles que tem pouca prática com computadores. Basta ter acesso à Internet", assegura.
Aos 58 anos Ronito Flores, o sindico do Catete, também acessa a área exclusiva do site da APSA regularmente. A idade, aliás, nunca foi um empecilho para acompanhar as novidades digitais. Segundo o gestor, a curiosidade deve sempre superar o medo do desconhecido e a desconfiança. "Adquiri meu primeiro computador em 1997, foi aí que conheci a Internet. A rede coloca o mundo à minha frente, me oferece diversas possibilidades e me deixa mais próximo das pessoas. No início, foi difícil me acostumar, mas é como diz aquele ditado: 'vivendo e aprendendo'. Com o tempo, fui vencendo as dificuldades. Tudo muda rapidamente e temos que, na medida do possível, acompanhar essas mudanças", finaliza.