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Por que sua secretária é essencial em seu consultório
quinta-feira, 13 de outubro de 2016 - Atualizado em 25/04/2019
A secretária é peça chave no funcionamento da clínica e consultório médico. Tanto no atendimento aos pacientes quanto na organização dos processos, é ela que desempenha o papel silencioso de manter o atendimento fluido e o contato sensível com seus pacientes. São aquelas funções que você não percebe que estão sendo feitas, apenas vê as adversidades que surgem quando sua secretária não está presente.
Isso acontece porque ela é parte vital do processo de atendimento, é quem faz a articulação entre o atendimento médico e as questões mais "terrenas" no consultório. É quem controla seu tempo e garante soluções para os problemas mais inconcebíveis de papelada e burocracia.
Há inúmeros motivos pelos quais a secretária é indispensável no seu consultório. Ela reúne em suas funções uma combinação de responsabilidade e zelo sem as quais o médico teria grande dificuldade em gerenciar seus atendimentos. Ela se responsabiliza por todas estas funções "invisíveis", garantindo assim o bom funcionamento do seu consultório:
A secretária garante que tudo esteja em ordem para que a rotina flua de modo eficiente e sem problemas.
Ela garante que o consultório esteja sempre limpo e arrumado, supervisionando para que a limpeza seja feita e que isso não interfira na rotina dos atendimentos. Ela irá garantir que o paciente tenha distrações na sala de espera, mantendo sempre novas revistas disponíveis e ligando a TV diariamente, por exemplo.
A secretária ainda está sempre atenta a materiais e equipamentos que precisem ser comprados, consertos a serem feitos e melhorias a serem realizadas, repassando para você estas questões para manter a qualidade no consultório.
Faz o agendamento de forma eficiente
O controle da agenda de atendimentos é uma das principais tarefas da secretária, uma das que mais exige tempo e atenção. O ideal é que o consultório tenha sempre a agenda cheia, mas que os pacientes não tenham que esperar tempo demais para conseguir agendar uma consulta.
É a secretária quem lida com atrasos (do paciente e do médico), desmarcações, reagendamentos, pacientes que pedem para ser "encaixados", pacientes impacientes e aqueles que faltam sem avisar e deixam um espaço vago na agenda.
É necessária uma boa dose de organização, eficiência e calma para lidar com todas estas situações e fazer o possível para que todos os pacientes sejam atendidos em dias e horários satisfatórios para eles. A secretária pode dispor de diversas ferramentas que auxiliem esse trabalho, como sistemas de agendamento, lembretes de consulta por email e SMS, mas ainda é responsabilidade dela o controle do fluxo de pacientes no consultório diariamente.
O agendamento de uma consulta médica é o primeiro contato que um novo paciente tem com o consultório. O papel da secretária é de grande importância neste momento, garantindo que os pacientes marquem consultas sem problemas. Um bom atendimento no momento da marcação é um paciente a mais para sua agenda.
Dá apoio ao médico
Da simples anotação de recados e impressão de documentos, passando pelo auxílio no atendimento ao paciente – como em consultórios oftalmológicos, onde muitas vezes é a secretária quem aplica colírio nos pacientes e realiza testes de lente de contato – a secretária atua como sua assistente pessoal em diversos momentos no dia.
Isso sem falar na organização de compromissos pessoais e viagens, na ajuda da parte financeira do consultório, como no pagamento de contas e geração de relatórios e mesmo dando aquele apoio quando você precisa de um palpite ou conselho nos mais variados assuntos.
Garante bem-estar do paciente
Este é o ponto-chave da função da secretária, o que faz toda a diferença no sucesso do seu consultório. O atendimento que a secretária presta no dia da consulta influencia diretamente na satisfação e fidelização dos pacientes. É aqui que seu profissionalismo, paciência, ética, simpatia, tato, e cordialidade são postos em prova.
Uma consulta médica geralmente é um momento de ansiedade e vulnerabilidade para o paciente. Por isso é essencial o trabalho da secretária, que sabendo lidar com diferentes pessoas nas mais variadas situações, conseguirá ajudá-las e tornará o atendimento médico um momento mais tranquilo.
Quando o paciente entra na sua sala para a consulta, parte da sua insegurança e aflição já foi despejada na mesa da secretária, que lida com essas e diferentes outras situações com zelo e empatia.
Mesmo que você não perceba a quantidade e variedade de tarefas que desempenha, a secretária trabalha silenciosa e incansavelmente para garantir também o seu bem-estar e o dos pacientes.