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Aplicativos, scanners para canhotos de entrega e Inteligência Artificial são tendências de alto potencial competitivo
Digitalização, gestão de documentos e transformação digital são termos, processos e fenômenos que têm ganhado bastante espaço dentro das empresas. Não é novidade que a inserção do digital nos processos contábeis, financeiros, jurídicos e corporativos de um modo geral conseguem trazer significativo ganho de produtividade, mas eles vão além disso: trazem um potencial competitivo tão grande que a concorrência não vê escolha senão adaptar-se o mais rápido possível às soluções digitais, sob o risco de não sobreviverem no mercado.
O grande diferencial das soluções tecnológicas e digitais nos tempos recentes é que elas têm vindo cada vez mais específicas para cada tipo de negócio. Neste artigo, abordaremos sobre soluções para a gestão documental de transportadoras, que têm como desafio a comprovação da entrega e a disponibilização dos documentos para consulta fiscal por, pelo menos, 5 anos.
O aumento do volume de entregas causado pela pandemia
Segundo o Mastercard Pulse, um indicador de vendas no varejo que atua com base em dados de pagamento, em 2020 o Brasil teve um crescimento de 75% no e-commerce em comparação ao ano anterior. Com a necessidade do isolamento social, a expectativa é de que esse número se mantenha alto no ano de 2021. Mais pedidos pela internet significa um aumento no volume de entregas para as transportadoras, o que é excelente. Mas, ao mesmo tempo, também significa um aumento considerável no volume de documentos para se controlar, o que pode se tornar um problema sem a gestão correta!
Com tantas entregas, é preciso ter atenção especial primeiramente para manter em ordem os documentos exigidos por lei, que são a segunda via do documento de transporte (que pode servir como comprovante de entrega) e o canhoto da nota fiscal. Portanto, ambos devem ser datados e assinados pelos responsáveis (o primeiro, pelo destinatário e, o segundo, pela pessoa que o recebeu. Esses são os documentos que devem ser armazenados por cinco anos, no mínimo, já que possuem validade jurídica e fiscal. Pensando em um alto volume de entregas e documentos, é preciso ter também alternativas para sua conferência, armazenamento e consulta.
Um dos principais problemas enfrentados com os documentos físicos é a necessidade de consulta em tempo real (seja por solicitação do cliente ou do gestor) quando esses documentos estão em outra localização e precisam ser enviados por terceiros. Considerando o deslocamento da frota, é difícil ter controle do deslocamento de cada veículo para identificar a chegada dos comprovantes solicitados. Em muitos casos, por exemplo, essa solicitação é baseada em simples conferência, para o devido pagamento do frete. Com o atraso, o recebimento do frete também é atrasado, podendo gerar problemas no fluxo de caixa e, daí por diante, uma reação em cadeia em outros setores da empresa.
Pagamentos de frete indevido, inadimplência, negligência na gestão manual dos documentos e falta de evidência da entrega, são mais problemas que aparecem a partir de uma gestão de comprovantes falha. Além disso, afetam o fluxo de caixa, a rentabilidade da empresa e sua reputação no mercado. Por essa razão, para as transportadoras, uma gestão de comprovantes eficiente é assunto muito sério. É peça-chave não só para evitar perdas graves, mas também para se equiparar ao potencial competitivo de empresas que usam soluções inteligentes para a gestão de comprovantes, como Danone, Piracanjuba, Yoki, Luft Logistics, Termaco Logística, Bomi Group e outras de grande prestígio dentro e fora do Brasil.
Enquanto especialistas, gostamos de ressaltar sobre como as nossas soluções ajudam os nossos clientes e geram cases de sucesso todos os anos. A Easy Doc é uma empresa que desenvolveu soluções tecnológicas para gestão documental de empresas, criando algumas específicas para as transportadoras: Easy Doc Mobile e o Easy Doc Bot.
O Easy Doc Mobile é um aplicativo desenvolvido especialmente para a gestão de documentos das transportadoras e embarcadores.
Permite a captura, o gerenciamento em tempo real de documentos como o DANFE, DACTE, canhotos, minutas e outras evidências de que a mercadoria foi entregue, bem como informações de tracking, acompanhamento operacional, registros de ocorrências, visibilidade da entrega, relatórios e dashboards.
As informações são gerenciadas no portal Easy Doc Cloud ou na Torre de Controle do cliente.
O Easy Doc Mobile é capaz de validar as imagens dos documentos automaticamente, extraindo os dados mais importantes de forma precisa e minimizando o risco da falta de informações.
O mais interessante do Mobile é que os documentos inseridos no aplicativo podem adquirir o mesmo valor legal do documento físico, servindo para qualquer tipo de consulta.
Este app também permite o rastreamento do veículo e a integração com o seu TMS e ERP.
O Easy Doc Bot é um excelente aliado da sua empresa, do seu motorista, do seu cliente e do seu gestor! Com ele, é possível fazer o envio das fotos dos documentos pelo WhatsApp ou Telegram.
Além disso, este robô funciona por Inteligência Artificial e assegura que o motorista faça captura da foto, nítida, legível e do documento da entrega, evita a necessidade de digitalização dos comprovantes somente quando o motorista retorna das entregas.
Soluções inovadoras e patenteadas
A Easy Doc cria soluções em gestão documental para empresas de diversos setores, dando enfoque para a transformação digital, a otimização de processos e o aumento da produtividade das empresas, ajudando a conduzi-las a um patamar superior de atuação.
Transportadoras e clientes da Easy Doc também pode contar com scanners de digitalização automática de canhotos de entrega, evitando que o processo seja manual.
Os scanners podem chegar à digitalização de até 2000 canhotos de nota fiscal por hora, ganhando tempo e garantindo que os colaboradores foquem no que realmente importa: o crescimento da empresa.
Gostou? entre em contato conosco e conheça as soluções que vão mudar a sua forma de lidar com a gestão de documentos na sua empresa.
Em vários setores do mercado a realidade se repete: baixas, perdas e dificuldades. 2020 foi um ano de desafios e 2021 tem sido, pelo menos por enquanto, um ano de reestruturação e de preparação para mudanças que podem ser definitivas. Por exemplo, a transformação digital.
De acordo com o relatório da Mastercard SpendingPulseTM, um indicador de vendas no varejo, que inclui pagamentos de todos os tipos em uma série de mercados globais, o e-commerce brasileiro apresentou um crescimento de 75% em 2020 se comparado ao ano anterior, isso se deu, sobretudo, após o início do isolamento social.
O estudo destaca que os setores que mais venderam em comparação a 2019 foram hobby e livrarias, com aumento de 110%, seguido de drogaria, com alta de 88,7%.
Diante de um cenário de aumento constante e previsível no volume de vendas on-line, como sua empresa tem se comportado?
Do ponto de vista legal, você consegue dar vazão, administrar e organizar todos os documentos, canhotos e notas referentes às vendas on-line? Acima de tudo, consegue comprovar a entrega de todas as suas mercadorias de forma fácil, rápida e segura?
Um recurso que permite que você faça fotos do DACTE, DANFE, Canhotos, Minutas e outras evidências da entrega em tempo real, com Inteligência Artificial que garante a qualidade da foto e a extração automática dos dados. Assim, é possível gerenciar todas as entregas em tempo real, com autenticação digital e valor jurídico aos documentos.
A quem ajuda?
Uma solução criada para motoristas, diretos e indiretos, e base das transportadoras que fazem fotos de comprovantes de entrega e precisam de validação instantânea, garantindo a qualidade da informação e a baixa da entrega com geolocalização, data e hora. As ocorrências são personalizadas para cada cliente.
Arquivos em papel ou digital;
Captura de Imagens e Dados;
Captura personalizada para diferentes tipos de documentos;
Indexação do comprovante por seleção de lista de entrega, leitura de código de barras, QR code ou digitação manual com validação entre chaves nº nota, série e CNPJ;
Conversão da imagem para P&B no portal Easy Doc.
E quais as vantagens do
Easy Doc Mobile?
Licenciamento ilimitado;
Baixo consumo de Internet, com compressão das Imagens e Dados;
Utilização do aplicativo sem internet disponível;
Integração com a plataforma Easy Doc ECM, TMS e ERP;
Geo Localização com atribuição do endereço;
Dados Pessoais Criptografados;
Suporte Exclusivo para captura dos comprovantes Canhoto ou DACTE (alta produtividade e qualidade de imagem);
Processo simples e eficiente para que motoristas façam as fotos dos comprovantes com qualidade perfeita.
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Comprovante Legal: digitalizando todos os seus documentos com valor jurídico
Como tirar a minha empresa do analógico digitalizando todos os meus documentos?
Um dos passos fundamentais para que a Transformação Digital seja implantada em sua empresa é mudar a forma que você lida com seus documentos, saindo do analógico e migrando para o digital.
Para que isso seja possível, você precisa contar com soluções que agilizem o dia a dia e deem o respaldo legal necessário, para evitar prejuízos em auditorias e processos.
Com o objetivo de abranger todas essas necessidades, a Easy Doc, em parceria com a Vinco, criou a solução Comprovante Legal, que permite fazer o armazenamento de qualquer arquivo, seja imagem ou vídeo, no formato digital, atribuindo a validade legal necessária para eles.
Em resumo, o Comprovante Legal é uma solução que permite capturar, tratar, validar, armazenar, gerenciar e consultar imagens de forma fácil, rápida, segura, legal e digital.
Como funciona o Comprovante Legal?
O funcionamento do Comprovante Legal é bem simples, seguindo apenas quatro etapas:
Primeiro, os arquivos são recebidos em diversos formatos (vídeos, arquivo PDF, imagens JPG, PNG, TIFF) e de diferentes origens (documentos já existentes em pastas, API, web services, FTP entre outros).
Após isso, é aplicado o chamado "lacre digital com validade legal" nos documentos necessários.
Ou seja, sua empresa se torna 100% digital, com segurança de ponta a ponta.
Depois disso, os arquivos são armazenados em um ambiente seguro.
A partir de então os arquivos são disponibilizados para gestão e consultas, via portal ou API e, com isso, oferece recursos acessórios como filtros, relatórios, gráficos e downloads.
Toda a segurança legal está baseada na legislação brasileira e garantida através da Lei nº 13.874, Lei nº 12.682 e pela regulamentação específica de 2020. Solicite mais detalhes!
Onde utilizar o Comprovante Legal?
O Comprovante Legal pode ser utilizado em qualquer operação que possa substituir o papel, por um arquivo digital, preservando seu valor legal. De forma prática, você pode usar o Comprovante Legal em:
Além disso, ele ainda pode ser utilizado para NF-e e CT-e, atendendo todos os requisitos da legislação fiscal referente ao evento CE-e (Comprovante de Entrega Eletrônico).
Executa todas as operações e eventos necessários ao EMBARCADOR e TRANSPORTADOR
Faz a execução de todas as autorizações e consultas na SEFAZ
Integra com os sistemas das SOFTWARE HOUSES: TMS e ERP
Viu como o Comprovante Legal tira a sua empresa do analógico e transforma em uma empresa digital?
Aproveite e entre em contato conosco e conheça a solução que vai mudar a sua forma de lidar com documentos digitalizados e com valor jurídico
Admissão Digital Easy Doc – Transforme seu RH em um setor digital, integrado e inteligente!
A pandemia trouxe mudanças no mundo corporativo e a adoção parcial ou total do regime home office é uma delas. Esse formato, comumente utilizado principalmente pelas empresas de tecnologia, foi a saída para muitas empresas continuarem atuando no mercado.
Algumas começaram a enxergar a possibilidade de contratar pessoas residentes em outras cidades ou até mesmo em outros países, mas sem exigir a necessidade da presença física, já que todo o trabalho seria realizado à distância.
Afinal, otimizar processos de contratação e diminuir a burocracia da entrega de documentos ajuda na chegada de novos colaboradores.
Por isso, adquirir uma solução para fazer a admissão digital é uma maneira de reduzir o excesso de papelada que o departamento pessoal ou Recursos Humanos acumula na empresa, além de tornar esse procedimento mais ágil.
Na Easy Doc, oferecemos o Easy Doc Bot, uma solução de On board automático completa para o RH da sua empresa fazer contratações 100% automatizadas.
O Easy Doc Bot é uma plataforma para Admissão Digital integrada ao WhatsApp ou Telegram que torna o processo de contratação totalmente digital e automatiza a comunicação entre o recrutador e o candidato selecionado.
A tecnologia utiliza um robô, via chatbot, com Inteligência Artificial para falar com candidatos selecionados, fazer a captura dos dados pessoais por meio da foto dos documentos, análise e validação automática dos dados extraídos através de reconhecimento inteligente e consegue até finalizar a contratação, tudo dentro da mesma plataforma e integrado ao sistema de folha e ERP.
Assim, seu time de Recursos Humanos ganha tempo para focar em boas estratégias.
Transforme seu RH em um setor digital, integrado e inteligente!
Principais benefícios do Easy Doc Bot para Admissão Digital:
Identifica os documentos enviados e cobra os documentos pendentes
Análise da imagem/documento (qualidade da foto)
Assinatura Eletrônica para documentos do RH
Integrado ao eSocial e sistema de folha
Além disso, não é necessário instalar nenhum aplicativo no smartphone do candidato selecionado, basta ter o WhatsApp ou Telegram.
E aí, está esperando o que para automatizar o seu RH? Fale conosco e realize contratações de forma fácil, rápida e digital.