Software de gestão: como funciona, por que utilizar e como escolher
Como escolher o melhor software de gestão para drogaria? Confira 5 dicas
Encontrar o melhor sistema para uma drogaria nem sempre é uma tarefa simples. Por isso, essa é uma das dúvidas mais comuns na hora de iniciar neste ramo ou até mesmo para pessoas que já estão atuando no segmento. Independentemente de qual situação sua empresa esteja enquadrada, é fundamental entender que o seu sucesso está diretamente atrelado a escolha de um software de gestão para drogaria.
No comércio de varejo farmacêutico, o sistema de gestão, também conhecido pela sigla ERP, permite realizar uma série de atividades administrativas, além de manter o controle sobre todas as atividades do seu negócio, com o intuito de garantir maior eficiência operacional e financeira da sua empresa.
Nesse contexto, preparamos o artigo de hoje com algumas dicas e informações que o ajudarão a entender melhor sobre como funciona e como escolher o melhor "programa de farmácia". Continue a leitura e saiba mais!
Como funciona o sistema ERP para drogarias?
Um software de gestão ou ERP trata-se de uma ferramenta que compreende inúmeras soluções gerenciais em uma única plataforma. Em termos práticos, isso significa que todos os setores da sua drogaria estarão trabalhando de forma conjunta com a finalidade de otimizar os processos operacionais e financeiros, eliminando assim a necessidade de adotar diferentes sistemas para cada tipo de processo.
Dessa forma, em um único local realiza-se diferentes atividades, como registro de clientes e funcionários, inventário de estoque, emissão de notas fiscais, pagamento de salários e impostos e muito mais. Em resumo, trata-se de uma enorme facilidade na gestão desse tipo de negócio, uma vez que garante a comunicação de forma mais eficiente entre todos os setores por meio do seu banco de dados, aperfeiçoando assim o fluxo de informações.
Isso ocorre porque o ERP pode ser dividido em módulos diferentes, sendo cada um deles destinado a realizar determinada atividade e, funciona, portanto, como um setor da própria farmácia. Vale ainda destacar que o sistema de gerenciamento integrado utiliza o servidor do estabelecimento, podendo ser inclusive armazenado em nuvem (a partir de uma empresa externa), além de também permitir a combinação dos dois formatos.
Por que utilizar um software de gestão para drogaria?
Gerenciar diferentes setores de uma empresa é um desafio para qualquer profissional, já que se trata de uma tarefa bastante complexa. Vale destacar que existem inúmeros aspectos que devem ser observados, principalmente em relação ao processo de vendas, controle de estoque, fluxo de caixa e a legislação.
Para que todos esses fatores caminhem de forma equilibrada, sem gerar prejuízos ou falhas significativas, o software de gestão precisa ser adequado à rotina da sua drogaria. Portanto, velhos hábitos como anotar tudo em planilhas do excel ou o famoso "caderninho", já não são mais eficientes mediante ao cenário de alta competitividade.
Nesse contexto, contar com um bom sistema, que corresponda com as necessidades do seu negócio é fundamental. Além de inovar, esse tipo de gestão automatizada permite oferecer diferenciais competitivos, já que eles são cruciais para destacar em meio a concorrência e garantir a atração e manutenção de novos consumidores.
A boa notícia é que no mercado existem inúmeras soluções em tecnologia para tornar o seu negócio moderno e mais bem preparado. Afinal, hoje em dia é praticamente impossível ter um controle adequado de estoque, volume de vendas, despesas e outras informações sem que haja esse tipo de sistema.
Como escolher o melhor software de gestão para drogaria?
Agora que você já sabe como funciona um ERP para farmácias e entendeu melhor a sua importância para a condução de um negócio no setor de vendas de medicamentos, é chegada a hora de compreender melhor sobre quais critérios avaliar na hora de definir a melhor solução para a sua empresa. Por isso, separamos 5 dicas que poderão facilitar ainda mais o seu trabalho. Confira!
1. Identifique as carências do seu negócio
O primeiro ponto para escolher um bom software de gestão é identificar quais são as principais dificuldades enfrentadas na administração de sua farmácia. Portanto, o gestor deve verificar o que falta em seu negócio que pode ser preenchido por um sistema, sem deixar de considerar aquilo que é de fato essencial para o desenvolvimento saudável do seu negócio.
2. Defina as funcionalidades indispensáveis
Agora que você já sabe quais os desafios enfrentados por sua drogaria, tendo identificado também os principais pontos de urgência, é preciso analisar quais funcionalidades apresentam os resultados necessários para construir um negócio de sucesso.
Alguns sistemas apresentam funções bastante complexas e, embora ofereçam soluções mais completas, podem ser exagerados para o seu modelo de negócio. Sendo assim, escolha o software que se adequa às funcionalidades mais urgentes e necessárias.
3. Avalie as possibilidades de expansão
Estabelecimentos que contam com pouco ou nenhum funcionário, normalmente tem uma rotina menos agitada. Com isso, simples ferramentas de armazenamento em nuvem podem ser suficientes para os seus objetivos.
Contudo, é preciso também levar em consideração o desenvolvimento e crescimento da sua marca, já que com o tempo pode ser necessário incluir novos processos à gestão da sua drogaria.
Sendo assim, é fundamental avaliar também suas possibilidades de expansão, bem como as diretrizes e demandas do seu negócio em relação ao uso de sistemas de gestão antes de escolher o melhor software.
4. Pontue os desafios de implementação do sistema
Antes de definir qual ERP adotar é também necessário fazer ponderações em relação aos benefícios de implantação, mas, sobretudo, dos desafios — já que esse tipo de sistema pode interferir na forma com que o seu negócio acontece. A dica aqui é verificar o que você deve dispor para implantá-lo, de modo a garantir a operação correta.
Sendo assim, o melhor caminho é contratar uma empresa especializada? Será necessário oferecer treinamento de capacitação para os colaboradores aprenderem a conduzir o sistema, otimizando o uso da ferramenta? A partir desses aspectos, identifique as possibilidades oferecidas por cada sistema.
5. Estipule o seu orçamento
Por fim, é preciso estabelecer o orçamento disponível para investir nesse tipo de tecnologia, sendo, inclusive, um ponto crítico na escolha do melhor software de gestão para drogaria. Por meio do orçamento definido é possível analisar melhor as opções que se enquadram em seus objetivos financeiros, bem como permite analisar com cautela as soluções que apresentam melhor custo-benefício.
O que achou deste artigo? Agora que já entende como funciona e quais são os principais critérios para escolher o melhor software de gestão para drogaria, conheça o Vetor Farma agora mesmo e descubra como nossa ferramenta pode contribuir para o desenvolvimento do seu negócio.