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NORMAS DO CITI PARA FORNECEDORES
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Geraldo Theodoro Martinho Soares
1 NORMAS DO CITI PARA FORNECEDORES PROPRIETÁRIO: LÍDER GLOBAL DE ENTERPRISE SUPPLY CHAIN DATA DA EMISSÃO: JANEIRO DE 2015 VERSÃO Citigroup Inc.
2 ÍNDICE 1 VISÃO GERAL PRINCÍPIOS ORIENTADORES E CONDUTA ÉTICA DO CITI DIVERSIDADE DE FORNECEDORES RELACIONAMENTO COM FORNECEDORES E CONFORMIDADE COM OS CONTRATOS DESPESAS DE VIAGENS PRESENTES E ENTRETENIMENTOS GESTÃO DE REGISTROS DIRETRIZES DE LOCAL DE TRABALHO SEGURO SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO (IS) CONTINUIDADE DE NEGÓCIOS NORMAS GLOBAIS DA VERIFICAÇÃO DE ANTECEDENTES ANEXO A - DEFINIÇÕES... 58
3 1 VISÃO GERAL 1.1 FINALIDADE O objetivo das ( normas ) é facilitar a conformidade dos fornecedores com os requisitos contratuais e garantir que os fornecedores cumpram as obrigações das políticas do Citi no decorrer dos negócios com o Citi. a. O não cumprimento das normas estabelecidas neste documento, outras políticas do Citi, o código de conduta do Citi e/ou as políticas e procedimentos aplicáveis à unidade de negócios e entidade legal do Citi para a qual um fornecedor fornece produtos e/ou serviços pode resultar em rescisão imediata da contratação de um fornecedor pelo Citi, incluindo todos os contratos a ele relacionados, e/ou outras consequências contratuais. Além disso, violações das normas também podem ser violações da lei e podem resultar em danos civis ao Citi (ou terceiros) ou penalidades criminais para o fornecedor. b. Essas normas fornecem uma visão geral dos principais requisitos das políticas padrão, os quais os fornecedores devem cumprir. Este documento não pretende ser um conjunto abrangente de normas e requisitos. Além disso, a unidade de negócios e entidade legal específica do Citi também pode ter suas próprias políticas e normas que os fornecedores devem cumprir. Bancos, corretores e outras entidades licenciadas do Citi, em particular, estão sujeitos a requisitos e limitações com base na natureza das atividades que estão sendo conduzidas. Esses requisitos e limitações estão refletidos em suas políticas específicas, incluindo qualquer política aplicável aos fornecedores de tais entidades. Se tais políticas específicas da entidade divergirem dessas normas com respeito ao mesmo tópico, a política mais restritiva prevalecerá. É responsabilidade do fornecedor familiarizar-se e respeitar qualquer política e procedimento suplementar do Citi que regulamente a unidade de negócios e entidade legal do Citi para a qual o fornecedor fornece produtos e serviços. c. Os fornecedores devem adotar um papel proativo e consultar o gerente de relacionamento de fornecedores de negócios (Business Supplier Relationship Manager, BSRM) do Citi e/ou o contato principal de negócios do Citi para ajudar a garantir a conformidade com as políticas do Citi, já que as políticas do Citi podem mudar e/ou evoluir ao longo do tempo. d. Essas normas não são destinadas a contradizer ou interferir em quaisquer práticas ou procedimentos que um fornecedor pode ter que são suplementares aos requisitos descritos nessas normas, desde que tais práticas ou procedimentos não entrem em conflito com os requisitos dessas normas. Se o fornecedor tiver uma política ou procedimento relacionado que seja mais severo e rigoroso do que os requisitos das políticas do Citi, o fornecedor deve cumprir os termos mais severos de sua própria política, contanto que sempre mantenha conformidade plena com essas normas. e. No caso em que as políticas do fornecedor tratarem de um requisito destas normas de uma forma alternativa, mas que as garantias de gerenciamento do fornecedor sejam substancialmente ou funcionalmente equivalentes a estas normas, o fornecedor deve providenciar um aviso por escrito para o Citi de Visão geral Página 1 de 63
4 seu pedido para cumprir os requisitos de sua própria política. O fornecedor concorda em trabalhar com a administração do Citi para discutir qualquer dúvida ou preocupação que o Citi possa ter com respeito à abordagem alternativa do fornecedor e deve trabalhar de boa fé com o Citi para garantir que os requisitos regulatórios e do setor de atuação aplicáveis ao Citi sejam cumpridos. No caso em que, por determinação do Citi, as políticas ou práticas do fornecedor não cumpram, no mínimo, essas normas ou outras políticas relevantes do Citi, então o fornecedor deve tomar todas as medidas necessárias para garantir conformidade com essas normas e outras políticas relevantes do Citi. f. Se as leis ou regulamentos locais estabelecerem uma norma mais rigorosa do que a fornecida aqui, os fornecedores devem cumprir essas leis e regulamentos. Se as leis ou regulamentos locais parecerem entrar em conflito com essas normas, então o fornecedor afetado deve informar ao seu BSRM do Citi e/ou contato de negócios do Citi e trabalhar de boa fé com o Citi para chegar a uma solução mutuamente agradável para garantir a conformidade com as leis ou regulamentos relevantes e, à medida do possível, essas normas. g. A aplicabilidade destas normas deve ser um complemento e não uma substituição de todas e quaisquer outras obrigações, representações ou garantias que os fornecedores possam ter no Citi sob qualquer contrato ou de outra forma na lei ou na justiça e quaisquer direitos e recursos do Citi estabelecidos aqui devem ser um complemento e não uma substituição de quaisquer direitos contratuais, legais ou equitativos ou recursos que o Citi possa ter a respeito de quaisquer fornecedores e quaisquer outras partes. h. Essas normas podem ser modificadas, alteradas ou revistas pelo Citi a qualquer momento de acordo com o critério exclusivo do Citi e os fornecedores devem estar sujeitos e cumprirão quaisquer dessas normas modificadas, alteradas ou revistas. i. Essas normas estão publicadas no Citigroup.com: O código de conduta do Citi está publicado no Citigroup.com: (sob Citi Policies). 1.2 Partes sujeitas às normas Essas normas aplicam-se a todos os fornecedores, definidos como quaisquer terceiros, em conjunto com seus funcionários, agentes ou representantes, que fornecem produtos ou serviços ao Citigroup Inc. ou qualquer uma de suas afiliadas, incluindo suas subsidiárias (de maneira coletiva ou individual, tais entidades citadas aqui como Citi ou a empresa ), mas apenas em conexão com as atividades deles como um fornecedor. Visão geral Página 2 de 63
5 Além disso, os fornecedores garantirão que todos os subcontratados usados pelos fornecedores (a) em conexão com a provisão de serviços dos fornecedores para o Citi ou (b) com quem o fornecedor compartilha quaisquer informações confidenciais do Citi (ou acesso potencial para tais informações confidenciais do Citi) devem cumprir todos os termos dessas normas e quaisquer outras políticas e procedimentos do Citi aplicáveis aos fornecedores. Qualquer menção específica de, ou termos com respeito aos, subcontratados nestas normas (ou qualquer menção específica de, ou termos com respeito às obrigações dos fornecedores com respeito aos subcontratados) é apenas para enfatizar e não limita as obrigações dos fornecedores para garantir a conformidade dos subcontratados com todas as outras obrigações dos fornecedores sob essas normas. Visão geral Página 3 de 63
6 2 PRINCÍPIOS ORIENTADORES E CONDUTA ÉTICA DO CITI O Citi adotou diretrizes [ou seja, Declaração dos Princípios do Fornecedor (Statement of Supplier Principles) do Citi] que apoiam uma estrutura, incentivando os fornecedores a promoverem a responsabilidade social, práticas éticas de negócios, direitos humanos no local de trabalho e sustentabilidade ambiental. Todos os fornecedores do Citi devem evitar quaisquer situações nas quais os interesses pessoais podem entrar em conflito, ou pareçam entrar em conflito, com os interesses do Citi ou seus clientes. Um fornecedor do Citi sempre deve demonstrar um compromisso com as normas mais altas de ética e comportamento profissional, bem como, respeitar as leis e regulamentos aplicáveis. Informações adicionais sobre a Declaração dos Princípios do Fornecedor do Citi podem ser encontradas no site da Declaração dos Princípios do Fornecedor do Citi. 2.1 Tratamento justo O Citi está comprometido com negociar de maneira justa com seus clientes, fornecedores, concorrentes e funcionários. O Citi também está comprometido com fornecer acesso justo ao crédito e tomar decisões de crédito com base em critérios objetivos. Além disso, o Citi segue as leis e os regulamentos em um número crescente de países quanto ao empréstimo justo ou acesso justo que proíbe especificamente a discriminação contra clientes potenciais ou atuais com base na raça, sexo, religião ou outros fatores que não dizem respeito ao risco. Nenhum fornecedor que atue em nome do Citi pode tirar (ou tentar tirar) vantagem injusta de qualquer um através de manipulação, ocultação, uso ou uso indevido de informações confidenciais, deturpação de fatos materiais ou outras negociações ou práticas injustas. 2.2 Escalonamento de questões de negócios Em todas as ações e todos os aspectos do trabalho, os fornecedores devem exercer julgamento apropriado e senso comum para avaliar o impacto potencial das transações em nome do Citi. Os fornecedores devem encaminhar imediatamente para o respectivo BSRM(s) do Citi e/ou contato de negócios principal do Citi quaisquer preocupações sobre riscos potenciais para a imagem ou reputação do Citi. 2.3 Mercados livres e justos O Citi não tolerará qualquer tentativa de um fornecedor manipular ou interferir nos mercados ou preços de valores mobiliários, opções de compras, mercado futuro ou outros instrumentos financeiros. 2.4 Proteção dos ativos do Citi Os fornecedores devem proteger os ativos tangíveis e intangíveis do Citi e de seus clientes. Os ativos do Citi e dos clientes podem ser usados apenas para fins aprovados e de maneiras aprovadas (por ex., de acordo com as licenças, termos e condições aplicáveis) e, então, apenas com respeito aos fins comerciais do Citi e das afiliadas do Citi. Os ativos incluem dinheiro, títulos mobiliários, propriedade física, serviços, planos de negócios, informações do Citi, informações de fornecedores, informações de distribuidores, propriedade intelectual (programas Princípios orientadores e conduta ética do Citi Página 4 de 63
7 de computador, modelos e outros itens) e todas as outras informações pessoais, exclusivas e confidenciais. A apropriação indevida ou divulgação não autorizada de ativos do Citi é uma violação de sua obrigação com o Citi e pode constituir um ato de fraude contra o Citi. De modo semelhante, negligência, desperdício ou uso não autorizado com respeito aos ativos do Citi também é uma violação de sua obrigação para o Citi. Consulte as diretrizes para local de trabalho seguro na seção Antissuborno e anticorrupção O Citi desenvolveu políticas, procedimentos e controles internos para cumprir as leis antissuborno e anticorrupção e proíbe pagamentos impróprios, promessas de pagamento, ofertas de emprego ou a provisão imprópria de qualquer coisa de valor, direta ou indiretamente, para (i) pessoas que tenham um cargo legislativo, administrativo, judicial, executivo ou militar de qualquer tipo (quer seja nomeado ou eleito) de qualquer jurisdição federal, estadual, de província ou local ou exerça uma função pública de uma dessas jurisdições, órgãos ou empreendimentos públicos (incluindo dirigentes, responsáveis, funcionários ou representantes de qualquer governo, entidades estatais ou controladas pelo governo ou qualquer organização internacional pública ou pessoal atuando em uma função oficial para ou em nome de entidades do governo) em qualquer país ou território, ou (ii) partidos políticos, dirigentes de partido ou candidatos a cargo público, citados coletivamente como funcionários públicos ou qualquer outra pessoa com o objetivo de obter ou manter negócios ou influenciar uma ação oficial. A política antissuborno e anticorrupção (Anti-Bribery & Corruption Policy) do Citi exige conformidade com a lei aplicável 1 e proíbe estritamente qualquer forma de suborno em todos os países onde operamos. Todos os fornecedores do Citi devem conduzir suas atividades relacionadas aos negócios e operações do Citi de acordo com os mais altos padrões de conduta comercial, o que inclui a conformidade com todas as leis aplicáveis que proíbem o suborno, corrupção, fraude e declarações falsas, incluindo evitar a impressão de maus procedimentos ou impropriedade. A política antissuborno e anticorrupção do Citi proíbe a provisão de pagamentos de facilitação de qualquer tipo. Os fornecedores devem garantir que políticas e procedimentos apropriados estejam em vigor para cumprir as leis aplicáveis. Sob nenhuma circunstância um fornecedor, ou qualquer um de seus funcionários, pode oferecer fazer, prometer ou conceder, aceitar ou solicitar, qualquer coisa de valor (incluindo qualquer vantagem, financeira ou de outro tipo, como presentes, entretenimento, contribuições de caridade ou políticas ou emprego), para ou de, um funcionário do governo ou qualquer outra pessoa, em nome do Citi, quer seja direta ou indiretamente através de uma terceira parte (por ex., membro da família, um intermediário ou agente ou uma organização) com o objetivo de assegurar uma vantagem imprópria, influenciar o recebedor a tomar, ou abster-se de tomar, 1 O termo lei aplicável da forma usada nesta seção significa qualquer lei ou regulamento contra suborno, fraude, propina ou outra lei ou regulamento semelhante contra corrupção de qualquer país relevante, incluindo leis locais antissuborno e anticorrupção e aquelas com efeito extraterritorial como a lei antissuborno (Bribery Act) do Reino Unido de 2010 e a lei sobre práticas de corrupção no exterior (Foreign Corrupt Practices Act, FCPA) dos EUA de Princípios orientadores e conduta ética do Citi Página 5 de 63
8 qualquer medida oficial ou obter ou manter negócios para o Citi. O fornecedor não deve fazer pagamentos de facilitação ou gratificações de qualquer tipo. Para obter uma visão geral do programa antissuborno e anticorrupção do Citi, visite (sob Citi Policies, selecione Anti-Bribery & Corruption Program). 2.6 Conformidade contra lavagem de dinheiro (Anti-Money Laundering, AML ) A lavagem de dinheiro é o processo que converte rendimentos ilegais, de modo que fundos pareçam ser legítimos e, assim, entrar no fluxo do comércio. Não está limitada às transações em espécie, mas podem incluir instrumentos monetários e outros rendimentos de atividade ilegal. O financiamento do terrorismo inclui o financiamento de atos terroristas e de organizações terroristas. O financiamento do terrorismo envolve rendimentos de fontes ilegítimas e legítimas. Os fornecedores devem agir de modo diligente para impedir que os produtos e serviços do Citi sejam usados para promover a lavagem de dinheiro e o financiamento do terrorismo e para detectar atividade suspeita de acordo com as leis e regulamentos relevantes. O Citi adota os princípios globais do setor contra a lavagem de dinheiro que promove a função que as instituições financeiras podem e devem desempenhar na prevenção da lavagem de dinheiro e do financiamento do terrorismo. O Citi está comprometido a combater a lavagem do dinheiro, o financiamento do terrorismo e outros crimes na medida máxima permitida por lei. O Citi exige que todas as suas unidades de negócios implementem procedimentos para monitorar atividade suspeita com respeito a contas e transações de modo que, quando exigido, a atividade suspeita possa ser comunicada para o governo e/ou autoridades regulatórias apropriadas. Todos os fornecedores, incluindo aqueles que oferecem produtos ou serviços aos clientes em nome do Citi, incluindo transações financeiras ou aqueles que usam a marca Citi, devem ter um programa AML em vigor compatível com o nível de risco associado com os negócios deles que esteja disponível para o Citi para análise e/ou auditoria. As dúvidas dos fornecedores sobre AML e procedimentos de comunicação podem ser encaminhadas para o BSRM (Business Supplier Relationship Manager) do Citi e/ou o contato de negócios principal do Citi. 2.7 Embargos, sanções, leis e regulamentos anti-boicote e de controle de exportação O Citi cumpre plenamente as sanções econômicas, embargos, leis e regulamentos anti-boicote dos EUA que restringem pessoas, corporações dos EUA e, em alguns casos, subsidiárias estrangeiras de fazer negócios ou celebrar contratos com determinados países, grupos e pessoas, incluindo, entre outros, organizações associadas com atividade terrorista e tráfico de drogas. Além disso, o Citi cumpre plenamente todas as leis e regulamentos aplicáveis de controle de exportação que, entre outras coisas, proíbem ou restringem a exportação ou reexportação (direta ou indiretamente) de certos produtos (ou partes de produtos) para certos países (ou cidadãos desses países) e para quaisquer usuários finais não civis (ou seja, militares) ou usos não civis em certos países. Princípios orientadores e conduta ética do Citi Página 6 de 63
9 Os fornecedores são responsáveis por entender e cumprir as políticas aplicáveis do Citi nos países onde os fornecedores estão localizados e/ou fornecem produtos e serviços, bem como as leis dos EUA e por ter políticas e procedimentos adequados para garantir a conformidade com sanções econômicas, embargos, leis e regulamentos anti-boicote e de controle de exportação relevantes. Todos os fornecedores, incluindo os fornecedores utilizados / contratados para compra única, devem ser verificados na lista de cidadãos especialmente designados (Specially Designated Nationals, SDN) publicada pelo Gabinete de Controle de Ativos Estrangeiros (Office of Foreign Assets Control, OFAC), quaisquer listas de sanções nacionais e quaisquer outras listas aplicáveis de sanções. 2.8 Antitruste e concorrência justa Em muitos países, o Citi está sujeito a leis complexas concebidas para preservar a concorrência entre as empresas e para proteger os consumidores de arranjos e práticas injustas de negócios. Os fornecedores sempre devem estar informados e cumprir essas leis. Se um concorrente ou um cliente do Citi tentar discutir com o fornecedor assuntos que suscitem preocupações sobre conduta contra a concorrência, o fornecedor deve recusar-se a fazer isso e pedir para a pessoa parar imediatamente. Se necessário, o fornecedor deve ir embora ou, de outra forma, terminar a conversa e comunicar o assunto imediatamente para a unidade de negócios do Citi para a qual o fornecedor fornece produtos ou serviços. 2.9 Negociações de venda casada Comunicar a um cliente que o preço ou disponibilidade de um produto ou serviço do Citi está baseado no cliente concordar com a compra ou fornecimento de outro produto ou serviço do Citi ( venda casada ) é ilegal em determinadas instâncias. Os fornecedores devem estar cientes de, e cumprir, todas as leis sobre venda casada e qualquer política e procedimento relevante do Citi. Os fornecedores não podem conceder crédito, arrendar ou vender propriedade de qualquer tipo ou fornecer qualquer serviço (um produto subordinado ) ou corrigir ou alterar a análise do supracitado, em nome do Citi, com a condição ou exigência de que o cliente: a. Assine um contrato de venda casada ; ou seja, obter algum crédito, propriedade ou serviço adicional de tal banco ou de seus afiliados, exceto os relacionados, e, normalmente, fornecidos em conexão a um produto bancário tradicional; ou b. Assine um contrato de reciprocidade ; ou seja, fornecer algum crédito, propriedade ou serviço adicional de tal banco ou de seus afiliados, exceto os relacionados, e, normalmente, fornecidos em conexão a um produto bancário tradicional; ou c. Assine um contrato de negociação exclusiva ; ou seja, não obter algum outro crédito, propriedade ou serviço de um concorrente de tal banco ou seus afiliados, que não seja uma condição ou requisito que tal banco impõe de modo razoável em uma transação de crédito para garantir a correção do crédito. Princípios orientadores e conduta ética do Citi Página 7 de 63
10 2.10 Privacidade e segurança das informações do Citi O Citi está empenhado em proteger as informações do Citi, garantindo que sejam utilizadas em total conformidade com as leis aplicáveis e políticas do Citi e somente relacionadas aos negócios do Citi. Os fornecedores devem cumprir todas as leis, regulamentos relevantes e políticas do Citi que dizem respeito à proteção, não divulgação e usos proibidos das informações do Citi. Sem limitar as disposições acima, os fornecedores devem proteger todas as informações do Citi garantindo que tais informações sejam usadas apenas para fins autorizados, sejam compartilhadas apenas com pessoas autorizadas e sejam mantidas de maneira adequada e segura. Os fornecedores com acesso a tais informações ou a quaisquer outras informações que sejam definidas como informações confidenciais, PII confidenciais ou informações restritas devem consultar a unidade de negócios do Citi para quem estão fornecendo produtos ou serviços com qualquer dúvida sobre os usos apropriados das informações do Citi. Consulte as diretrizes para local de trabalho seguro na seção Gestão de fraude O Citi tem tolerância zero em relação à fraude. O Citi reserva-se o direito de investigar suspeita ou alegação de roubo, fraude ou outra atividade criminal ou delito potencial e processar qualquer comportamento fraudulento ou criminal em toda a extensão permitida por lei. Cada fornecedor deve estabelecer e seguir um programa de gestão de fraude documentado e concebido para prevenir e lidar com qualquer roubo, fraude ou outra atividade criminal ou delito potencial ( fraude ) em conexão com qualquer atividade que tal fornecedor esteja realizando para, ou em nome do, Citi. Tal programa deve compatível ao risco de fraude associado com as operações que o fornecedor realiza em nome do Citi e geralmente deve incluir treinamento, detecção e mitigação de qualquer fraude potencial. O fornecedor também deve criar e documentar procedimentos para garantir comunicação oportuna e orientação de qualquer evento de fraude potencial ao Citi. Isso inclui, entre outros, roubo, fraude, desaparecimento suspeito de fundos e valores mobiliários, atividade criminal ou delito tentado, suspeito, alegado ou real envolvendo o Citi, um funcionário do Citi, um fornecedor ou agente do Citi ou um não funcionário do Citi (por ex., funcionários e contratados temporários). Os fornecedores devem cooperar com os representantes do Citi em qualquer investigação de atividade potencialmente fraudulenta. Os fornecedores devem garantir que todos os funcionários recebam treinamento de conscientização sobre fraude anualmente Continuidade de Negócios O Citi mantém planos de continuidade de negócios para minimizar perdas financeiras e responder às necessidades do mercado e dos clientes quando ocorre qualquer desastre, crise, interrupção ou emergência. O Citi deve estar preparado para responder a qualquer evento que possa afetar operações normais de negócios. Os fornecedores devem ter planos de continuidade de negócios apropriados em vigor para garantir que qualquer interrupção com respeito aos produtos e serviços que o fornecedor fornece ao Citi seja tratada e corrigida dentro dos períodos de tempo de recuperação definidos do Citi. Os fornecedores devem consultar o BSRM (Business Supplier Relationship Manager) aplicável do Citi e/ou o contato de negócios principal do Citi para entender quaisquer Princípios orientadores e conduta ética do Citi Página 8 de 63
11 procedimentos ou requisitos de gestão de crise aplicáveis ao relacionamento deles. Consulte informações sobre continuidade de negócios na seção Privacidade para a força de trabalho do Citi O Citi busca proteger as informações pessoais que o grupo, ou que qualquer um de seus fornecedores, coleta, usa e mantém sobre seus trabalhadores, incluindo informações médicas, informações relacionadas ao governo (como identificação de cidadão ou do governo e dados fiscais) e informações de verificação de antecedentes. Tais informações não devem ser compartilhadas ou discutidas fora do Citi, exceto quando exigido pela lei ou regulamento aplicável ou nos termos de uma citação ou ordem emitida por um tribunal de jurisdição competente, ou se solicitado por um corpo judicial, administrativo ou legislativo. Políticas e procedimentos sobre a força de trabalho quanto à privacidade e segurança tratam dos funcionários do Citi, bem como outras pessoas cujas informações são fornecidas ao Citi no contexto do relacionamento de trabalho. Os fornecedores devem proteger as informações pessoais e confidenciais que recebem sobre nossa força de trabalho. Os fornecedores devem cumprir todas as políticas e diretrizes do Citi, bem como leis e regulamentos locais aplicáveis, relacionados à segurança e privacidade de informações pessoais e confidenciais e garantir que tais informações sejam compartilhadas apenas com pessoas autorizadas. As respostas aos pedidos para tais informações podem ser fornecidas apenas conforme permitido pela política, lei ou regulamento aplicável do Citi Práticas justas de emprego; discriminação e assédio O Citi é um empregador com oportunidades iguais de trabalho, que está empenhado em garantir a conformidade total na íntegra conforme todas as leis com respeito às práticas justas de emprego e não discriminação e espera que todos os fornecedores também devem cumprir todas as leis com respeito às práticas justas de emprego e não discriminação. A política do Citi proíbe a discriminação e assédio com base em raça, sexo, gênero, identidade ou expressão de gênero, cor, crença, religião, origem nacional, nacionalidade, cidadania, idade, deficiência, informação genética, estado civil (incluindo parcerias domésticas e uniões civis conforme definido e reconhecido pela lei aplicável), orientação sexual, cultura, ascendência, status de veterano, situação socioeconômica ou outra característica ou condição pessoal protegida legalmente. Discriminação, assédio ou intimidação que seja ilegal ou de outra forma viole as políticas do Citi quer seja cometido por ou contra um gerente, colega de trabalho, cliente, fornecedor ou visitante é proibido. A retaliação contra pessoas por levantar reclamações de discriminação ou assédio também é proibido. Denúncias sobre tal comportamento devem ser notificadas para a linha direta de ética do Citi, o respectivo BSRM do Citi ou o contato de negócios principal do Citi. Princípios orientadores e conduta ética do Citi Página 9 de 63
12 2.15 Segurança no local de trabalho A segurança física e patrimonial no local de trabalho do Citi é uma preocupação principal do Citi. Os fornecedores devem cumprir as leis aplicáveis e políticas do Citi sobre saúde e segurança no local de trabalho. Além disso, ameaças ou atos de violência no local de trabalho ou não comunicar o que foi mencionado acima não será tolerado Local de trabalho livre de drogas Em qualquer local de trabalho do Citi e enquanto qualquer funcionário do fornecedor estiver fornecendo serviços ou produtos ao Citi, o uso errado de substâncias controladas; a venda, fabricação, distribuição, posse, uso ou estar sob a influência de drogas ilegais; e o abuso de substâncias que torne qualquer funcionário do fornecedor incapaz para o trabalho são proibidos Comunicações, equipamentos, sistemas e serviços Os equipamentos, sistemas e serviços do Citi são fornecidos apenas para fins comerciais do Citi e para permitir que os funcionários, quando autorizados antecipadamente pelo Citi, realizem tarefas relacionadas aos produtos e serviços que o fornecedor fornece ao Citi. Consequentemente, e dentro dos limites permitidos pelas leis e regulamentos aplicáveis, o Citi pode monitorar e registrar o uso de equipamentos, sistemas e serviços do Citi por um fornecedor a qualquer momento. Portanto, os fornecedores não devem ter qualquer expectativa de privacidade pessoal ao utilizar equipamentos, sistemas e serviços. Os fornecedores não podem usar equipamentos, sistemas e serviços do Citi a menos que autorizados antecipadamente pelo Citi e, nos casos em que tal autorização é fornecida, os fornecedores não podem usar equipamentos, sistemas e serviços do Citi para qualquer objetivo impróprio ou não autorizado ou de maneira que violaria as leis e regulamentos aplicáveis ou políticas, normas e diretrizes do Citi. Sem limitar as disposições acima, o uso de servidores de intranet/internet do Citi deve estar em conformidade com todas as leis e regulamentos aplicáveis e os termos de uso dos locais do Citi e os locais acessados de qualquer terceira parte. Os servidores de intranet/internet do Citi não podem ser usados para download não autorizado ou uso de qualquer material com direitos autorais ou sem licença. Isso inclui baixar música e o download não autorizado de software, imagens, vídeo ou material impresso com direitos autorais. A internet não pode ser acessada de um servidor do Citi para visualizar, baixar, armazenar, transmitir ou publicar material embaraçoso, aviltador, ofensivo ou impróprio ou para qualquer outro objetivo que entre em conflito com as políticas, normas e diretrizes do Citi sobre discriminação e assédio ilegais. Copiar, vender, usar ou distribuir informações, software ou outras formas de propriedade intelectual em violação das leis de propriedade intelectual ou direitos de licença é proibido. O Citi não tolerará o uso de suas comunicações, equipamentos, sistemas e serviços, incluindo serviços de e/ou serviços de intranet/internet, para criar um ambiente de trabalho hostil ou ofensivo. Os fornecedores nunca devem usar os sistemas do Citi para iniciar, baixar, visualizar, armazenar, transmitir ou trocar imagens ou textos eletrônicos de natureza sexual ou que contenham calúnias étnicas, epítetos de contexto racial ou qualquer outro material de natureza embaraçosa, aviltadora, ofensiva, obscena ou imprópria. Princípios orientadores e conduta ética do Citi Página 10 de 63
13 2.18 Proteção de informações pessoais, exclusivas e internas do Citi a. Enquanto fornecem produtos ou serviços para o Citi e após os fornecedores cessarem sua associação com o Citi, os fornecedores têm a obrigação de proteger informações pessoais, exclusivas, internas e confidenciais ou de classificação mais alta que obtêm ou criam em conexão com as atividades deles para o Citi, independente de sua forma. Os fornecedores não podem compartilhar com o Citi informações exclusivas ou confidenciais e de classificação mais alta de qualquer antigo empregador ou utilizar essas informações para ajudar os negócios do Citi, sem o consentimento prévio do antigo empregador e a menos que permitido por lei ou regulamento aplicável. b. Os fornecedores adotarão, manterão e cumprirão práticas e procedimentos de segurança suficientes para proteger informações pessoais, exclusivas e internas sobre o Citi ou seus clientes, funcionários, fornecedores ou distribuidores, independente de sua forma, de qualquer (i) divulgação, acesso, uso ou modificação não autorizada; (ii) apropriação indevida, roubo, destruição ou roubo; ou (iii) incapacidade de responsabilizar-se por tais informações. c. Os fornecedores somente podem divulgar, usar ou reproduzir informações do Citi conforme previsto e relacionado (e então apenas na medida do necessário) a permitir que os fornecedores cumpram suas obrigações em relação ao fornecimento de produtos e/ou serviços ao Citi. Os fornecedores não devem usar as informações do Citi ou permitir que as informações do Citi sejam usadas para qualquer outro objetivo. As informações do Citi não devem ser compartilhadas ou discutidas fora do Citi, exceto quando for permitido expressamente pelo Citi ou exigido pela lei ou regulamento aplicável ou nos termos de uma citação ou ordem emitida por um tribunal de jurisdição competente, ou se solicitado por um corpo judicial, administrativo ou legislativo. d. Os fornecedores garantirão que o acesso às áreas de trabalho e computadores é controlado adequadamente. Os fornecedores não discutirão questões delicadas, informações exclusivas ou confidenciais em locais públicos, como elevadores, corredores, restaurantes, banheiros e transporte público, na internet ou qualquer outra mídia eletrônica (incluindo blogues e sites de redes sociais). e. Os fornecedores serão cautelosos ao usar telefones celulares ou outros dispositivos de comunicação ou serviços de mensagens. Deve ser exercido grande cuidado ao discutir tais informações em áreas abertas do local de trabalho, como cubículos ou em dispositivos com viva-voz. f. Quando não estiverem mais fornecendo produtos e/ou serviços ao Citi (ou antes se o Citi solicitar), os fornecedores devem desativar e cancelar todos os meios de acesso a qualquer sistema do Citi, além de devolver, destruir ou manter todas as informações do Citi, como instruído pelo Citi e devolver todas as propriedades do Citi (incluindo, entre outros, todos os cartões de identificação, chaves, tokens de senhas de uso único (ou seja, cartões SafeWord). g. Os fornecedores não podem encaminhar informações do Citi para um computador pessoal, pessoal ou a qualquer provedor de serviços ou servidor terceirizado ou a outro site não pertencente ao Citi ou envolver-se em Princípios orientadores e conduta ética do Citi Página 11 de 63
14 qualquer uso não autorizado, apropriação indevida ou divulgação de informações do Citi antes do término de seu contrato com o Citi. h. Os fornecedores são responsáveis por garantir a conformidade com todas as políticas e diretrizes do Citi relativas à proteção de informações do Citi Interação com a mídia e aparições públicas; uso do nome, instalações ou relacionamentos do Citi O departamento global de assuntos públicos (Global Public Affairs) do Citi é o único departamento autorizado a emitir comunicados à imprensa ou declarações públicas em nome do Citi. Os fornecedores não podem emitir qualquer comunicado de imprensa que, direta ou indiretamente, identifique o Citi, qualquer contrato ou arranjo entre um fornecedor e o Citi ou qualquer produto ou serviço adquirido de um fornecedor pelo Citi. Além disso, os fornecedores não podem consentir ou se envolver em qualquer atividade de relações públicas relacionada ao Citi com clientes, funcionários do Citi, outros fornecedores do Citi, outros clientes de fornecedores ou quaisquer outras terceiras partes sem a aprovação prévia por escrito do respectivo BSRM do Citi ou principal contato de negócios do Citi ou o diretor do departamento global de assuntos públicos do Citi. Os fornecedores não podem publicar qualquer material por escrito ou em formato eletrônico (incluindo livros, artigos, podcasts, webcasts, blogues, publicações em sites, fotos, vídeos, mídia social ou outras mídias), fazer discursos, dar entrevistas ou fazer aparições públicas que mencionem o Citi, as operações, clientes, produtos ou serviços do Citi sem a aprovação prévia por escrito do respectivo BSRM do Citi ou contato de negócios principal do Citi e o diretor do departamento global de assuntos públicos do Citi. Estando ou não em conexão com a provisão de serviços ou produtos do Citi, os fornecedores não podem usar símbolos exclusivos, marcas registradas, marcas de serviço, nomes comerciais, logotipos, símbolos ou nomes de marcas, sem, em cada caso, garantir o consentimento prévio por escrito do Citi. Os fornecedores não podem usar o nome, logotipo ou marcas registradas, instalações ou relacionamentos do Citi para benefício ou para trabalho fora do Citi (incluindo timbre ou sites pessoais, blogues ou outros sites de redes sociais). Além disso, os fornecedores não podem fazer qualquer uso do nome, instalações ou relacionamentos para fins de caridade ou pro bono Informação privilegiada As políticas do Citi, bem como as leis dos Estados Unidos e de muitos países proíbem a negociação de valores mobiliários (incluindo ações em carteira, valores mobiliários conversíveis, opções, obrigações e qualquer índice de ação contendo o valor mobiliário) de qualquer empresa enquanto estiver na posse de informações materiais, não públicas (também conhecidas como informações internas ) sobre a empresa, bem como divulgação de dados confidenciais ou passar informações privilegiadas a qualquer outra pessoa, se souber ou suspeitar de maneira razoável de que a pessoa que recebe essas informações usará de maneira imprópria essas informações negociando valores mobiliários ou passando tais informações adiante, mesmo se nenhum benefício monetário for recebido do informante. Se os fornecedores acreditarem ter conhecimento de Princípios orientadores e conduta ética do Citi Página 12 de 63
15 informações privilegiadas, não poderão realizar qualquer negociação dos valores mobiliários da empresa objeto das informações sem primeiro consultar o consultor jurídico interno do Citi, que então determinará se tal negociação violaria as políticas do Citi ou as leis aplicáveis. Adicionalmente, os fornecedores nunca podem revelar ou repassar informações internas se fazer isso violaria as políticas do Citi ou leis aplicáveis. Negociar ou comunicar informações materiais e/ou não públicas também pode violar obrigações contratuais assumidas pelo Citi para, ou em nome de, clientes, bem como as provisões dos contratos entre o fornecedor e o Citi. As consequências das violações de informações privilegiadas podem ser graves, incluindo, entre outros: término do relacionamento de um fornecedor com o Citi (incluindo qualquer e todos os contratos; sanções e penalidades criminais para o fornecedor, para qualquer funcionário do fornecedor envolvido e informantes individuais; penalidades monetárias; e outros prejuízos. Dúvidas do fornecedor sobre o uso de informações privilegiadas podem ser encaminhadas ao BSRM (Business Supplier Relationship Manager) do Citi e/ou o contato de negócios principal do Citi Investimentos pessoais em valores mobiliários do Citi e em outros valores mobiliários Os fornecedores fornecendo serviços a certas unidades de negócios do Citi podem estar sujeitos a restrições e políticas adicionais sobre a negociação pessoal de valores mobiliários (incluindo valores mobiliários do Citi). Essas podem incluir liberação prévia, períodos de interrupção e requisitos de comunicação. Os fornecedores afetados serão notificados e assim que forem notificados devem cumprir quaisquer restrições adicionais que o Citi aplique a eles Investigações Os fornecedores devem cooperar plenamente com investigações internas ou externas do Citi autorizadas adequadamente, incluindo, entre outras, aqueles envolvendo questões éticas ou queixas de discriminação ou assédio. Os fornecedores nunca podem reter, destruir, adulterar ou não comunicar informações ou registros relevantes em conexão com uma investigação. Além disso, os fornecedores devem manter e proteger a confidencialidade de uma investigação na medida do possível. Fazer declarações falsas ou, de outro modo, enganar auditores internos ou externos, investigadores, consultor jurídico, representantes do Citi, agências regulatórias ou outras autoridades do governo é proibido Relatórios obrigatórios A menos que proibido pelas leis locais, um fornecedor que oferece serviços ou produtos em um local de trabalho do Citi deve notificar o Citi se tornar-se sujeito a uma prisão, convocação, intimação, acusação, indiciamento ou condenação por qualquer crime, incluindo qualquer sujeição a prisão preventiva ou a uma pena semelhante. Princípios orientadores e conduta ética do Citi Página 13 de 63
16 2.24 Atividades e contribuições políticas Atividade política inclui: (i) fazer contribuições políticas corporativas ou pessoais, solicitar contribuições políticas, usar fundos ou recursos do Citi (como instalações, equipamentos, software ou pessoal) ou oferecer serviços pessoais como voluntário durante o horário da empresa em nome de um candidato concorrendo a um cargo público, um comitê de partido político ou um comitê político; (ii) exercer influência ou contatar autoridades públicas, seja diretamente ou através de terceiros, incluindo tentativas de influenciar a legislação e, dependendo da jurisdição, tentativas de influenciar as entidades regulamentadoras ou a concessão de contratos governamentais; ou (iii) procurar obter, aceitar ou exercer qualquer cargo político associado ao governo, incluindo qualquer junta governamental, comissão ou outra organização semelhante. Diversas leis regulamentam as atividades políticas do Citi e seus fornecedores. Qualquer atividade política de fornecedores que não esteja em conformidade com as leis ou regulamentos relevantes é proibida. Além disso, nenhuma atividade política pode ser realizada ou conduzida por qualquer fornecedor em nome do (ou supostamente em nome do) Citi sem autorização prévia por escrito do escritório global de assuntos governamentais (Global Government Affairs office) do Citi. O Citi não reembolsará um fornecedor por contribuições políticas pessoais ou corporativas de qualquer tipo Contribuições de caridade Contribuições de caridade não podem ser dadas em nome do Citi por um fornecedor ou solicitadas por ou de um funcionário do Citi, cliente, funcionário do governo ou outro parceiro de negócios do Citi, como condição ou para influenciar uma decisão de negócios (ou seja, sem toma lá dá cá ) Oportunidades corporativas Os fornecedores têm a obrigação de promover os interesses legítimos do Citi quando a oportunidade de fazer isso surgir. Os fornecedores não podem aproveitar para o próprio uso uma oportunidade corporativa potencial para o Citi que seja descoberta no decorrer da contratação do fornecedor pelo Citi ou através do uso de propriedade, informações ou posição do Citi; nem os fornecedores podem concorrer com o Citi Negociações de negócios de parte relacionada Os fornecedores devem notificar o Citi sobre qualquer relacionamento de negócios ou transação de negócios proposta que o Citi possa ter com qualquer empresa na qual o fornecedor ou uma parte relacionada tem um interesse direto ou indireto, do qual o fornecedor ou uma parte relacionada possa derivar um benefício ou onde uma parte relacionada está empregada, se tal relação ou transação puder criar a aparência de um conflito de interesses. Princípios orientadores e conduta ética do Citi Página 14 de 63
17 2.28 Comunicação de preocupações A manutenção de padrões de ética é crucial para o Citi manter padrões de negócios de classe mundial. Se você suspeitar de maneira razoável ou tomar conhecimento de uma possível violação de uma lei, regulamento ou padrão de ética do Citi, deve entrar em contato com o Citi imediatamente através dos seguintes meios: Linha direta de ética do Citi (866)-ETHIC 99/ (866) , (212) (chamada direta ou a cobrar) ou disque o código de acesso do seu país e (866) Fax (212) Enviar uma carta para: Citi Ethics Office (Escritório de ética do Citi) 1 Court Square, 24 th Floor Long Island City, NY (EUA) Princípios orientadores e conduta ética do Citi Página 15 de 63
18 3 DIVERSIDADE DE FORNECEDORES O Citi incentiva a utilização de fornecedores diversificados sem distinção de raça, cultura, gênero, classe social, orientação sexual, credo religioso ou deficiência e está empenhado em ajudar esses fornecedores diversificados no crescimento e desenvolvimento deles a longo prazo. Além disso, o Citi incentiva seus fornecedores a desenvolver e utilizar fornecedores diversificados como subcontratados, quando aplicável. Informações adicionais sobre o programa de diversidade de fornecedores do Citi podem ser encontrados no site de diversidade de fornecedores do Citi. Diversidade de fornecedores Página 16 de 63
19 4 RELACIONAMENTO COM FORNECEDORES E CONFORMIDADE COM OS CONTRATOS a. Fornecedores e fornecedores potenciais devem cooperar com o respectivo BSRM (Business Supplier Relationship Manager) do Citi e/ou contato de negócios principal do Citi para garantir que um contrato de confidencialidade (NDA) seja executado com o Citi antes de quaisquer discussões ou troca de quaisquer informações confidenciais do Citi entre o Citi e o fornecedor. b. Os fornecedores não devem iniciar a execução de qualquer serviço ou fornecer qualquer produto ao Citi a menos que um contrato seja negociado e executado plenamente entre o Citi e o fornecedor ou uma ordem de compra tenha sido emitida ao fornecedor pelo Citi. c. Os fornecedores devem manter o respectivo BSRM (Business Supplier Relationship Manager) do Citi e/ou contato de negócios principal do Citi informado de quaisquer mudanças na equipe de administração principal e/ou informações de contato respectivas. d. Os fornecedores devem apoiar os esforços do Citi de realizar atividades de gestão de fornecedores contínuas apropriadas e necessárias e cooperar, conforme necessário, incluindo avaliações de segurança da informação e informações sobre reclamações de clientes e suas resoluções, se necessário. É realizada uma diligência devida adicional para fornecedores designados como prestadores de serviços terceirizados (Outsource Service Providers, OSPs). Os fornecedores devem fornecer suporte necessário às unidades de negócios do Citi a realizar diligência devida adicional, quando aplicável (consulte a seção 9 de segurança da informação). e. Os fornecedores com acesso aos sistemas, instalações e informações classificadas como informações confidenciais ou classificação mais alta devem apoiar os pedidos do Citi de fornecer informações para fins de identificação. f. A menos que acordado de outra forma pelo Citi por escrito, um fornecedor não pode usar um subcontratado para cumprir obrigações do fornecedor para o Citi. Qualquer aprovação prévia deve basear-se, no mínimo, em confirmação de que (a) o subcontratado pode cumprir todas as obrigações aplicáveis ao fornecedor; (b) o fornecedor garantirá que o subcontratado proposto cumprirá todas as obrigações aplicáveis ao fornecedor; e (c) o fornecedor permanecerá responsável perante o Citi de qualquer não conformidade do subcontratado de acordo com o contrato do fornecedor com o Citi. g. Qualquer aprovação do subcontratado deve ser documentada em uma confirmação por escrito assinada pelo fornecedor que reafirma as obrigações do fornecedor nas subseções (b) e (c), acima, em conjunto com quaisquer obrigações mais específicas que, dependendo da criticidade ou nível de risco da atividade proposta do sub-contratado, o Citi considera necessário. A forma e o texto exatos da confirmação por escrito podem ser alterados com base no contrato subjacente com o fornecedor e qualquer termo preciso considerado necessário e aprovado pelo Citi. Trabalhe com o BSRM (Business Supplier Relationship Manager) do Citi e/ou contato de negócios principal do Citi para documentar a aprovação utilizando o formulário de consentimento apropriado. Relacionamento com fornecedores e conformidade com os contratos Página 17 de 63
20 Confirmação do fornecedor em conexão com o uso do subcontratado Confirmação do fornecedor em conexão com o uso do subcontratados designados h. O Citi pode exigir que os fornecedores forneçam as demonstrações financeiras de fim de ano que passaram por auditoria mais recentes de três (3) anos e, mediante solicitação, as demonstrações financeiras intermediárias mais recentes. O Citi pode requerer autorização do Fornecedor por escrito para permitir que o Citi forneça as demonstrações financeiras do fornecedor a um prestador de serviços terceirizado contratado pelo Citi com o objetivo de tradução ou realização de uma avaliação financeira. i. O Citi pode solicitar informações de confirmação e/ou documentação para validar que o fornecedor satisfez qualquer serviço necessário e níveis de qualidade, documentação para avaliar a adequação das práticas e do programa de continuidade de negócios (CoB) do fornecedor (consulte a Seção 10), e/ou conformidade com qualquer dois termos de seu contrato. j. Os fornecedores devem garantir que sempre cumprem plenamente todas as leis de exportação aplicáveis e devem fornecer informações razoáveis e necessários para o Citi se os serviços e produtos fornecidos pelos fornecedores ao Citi envolverem ou exigirem o compartilhamento de quaisquer dados técnicos, software de computador ou qualquer produto (ou qualquer parte disso), processo ou serviço que seja produto direto de quaisquer desses dados técnicos ou software de computador fora dos Estados Unidos ou com qualquer pessoa que não seja cidadã ou residente dos Estados Unidos. Além disso, dependendo da natureza dos produtos e serviços, o Citi pode exigir que os fornecedores identifiquem a classificação de exportação para tais produtos e serviços. Adicionalmente, os fornecedores cumprirão todas as leis de exportação aplicáveis fora dos Estados Unidos, bem como leis e regulamentos locais aplicáveis e notificará o Citi de quaisquer requisitos específicos ao uso dos produtos e serviços fora dos Estados Unidos com respeito ao Citi. k. O fornecedor não designará ao Citi ou manterá a atribuição da tarefa de fornecer serviços ao Citi, qualquer pessoal que o fornecedor saiba, suspeite ou tenha motivo de acreditar que foi condenado, confessou a culpa ou esteve sujeito a prisão preventiva por, um crime envolvendo desonestidade, violação de confiança, lavagem de dinheiro ou qualquer outro tipo de crime que esteja relacionado aos serviços. O Citi pode exigir que os fornecedores completem e passem com sucesso em uma verificação de antecedentes criminais (que pode incluir impressões digitais), como condição de fornecer serviços ao Citi ou fornecer evidência por escrito de que a verificação de antecedentes criminais foi realizada e os resultados da verificação, mediante solicitação do Citi, quando permitido pela lei local. l. O fornecedor deve manter e administrar de maneira eficiente políticas e procedimentos abrangentes para verificar a autorização de trabalho e conduzir verificações de antecedentes para seu pessoal que são pessoas físicas e recebem a tarefa de fornecer serviços ao Citi na medida permitida pelas, e de acordo com as, leis aplicáveis e qualquer acordo coletivo aplicável. Essas políticas e procedimentos devem cumprir as normas do Citi para a verificação de antecedentes, incluindo a revisão do histórico profissional, condenações criminais Relacionamento com fornecedores e conformidade com os contratos Página 18 de 63