Resolução 8 de 31/08/2005 — Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos TerritóriosRESOLUO TTD - REA FIM
Resolução 8 de 31/08/2005
Resolução 8 de 31/08/2005 Aprova a Tabela de Temporalidade Documental – Área Fim deste Tribunal, atualizando o Código de Classificação de Documentos da Área Judicial. https://www.tjdft.jus.br/publicacoes/publicacoes-oficiais/resolucoes-do-pleno/2005/00008.html https://www.tjdft.jus.br/logo.png
Aprova a Tabela de Temporalidade Documental – Área Fim deste Tribunal, atualizando o Código de Classificação de Documentos da Área Judicial.
RESOLUO TTD - REA FIM
RESOLUÇÃO 8 DE 31 DE AGOSTO DE 2005
Alterada pela Resolução 13, de 03/11/2011.
O TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO DISTRITO FEDERAL E DOS TERRITÓRIOS, no uso de suas atribuições legais, tendo em vista o decidido em sessão realizada no dia 28.06.2005,
CONSIDERANDO a implementação do Projeto de Modernização dos Arquivos – PROMA;
CONSIDERANDO que a escassez de recursos físicos, humanos e financeiros requer a adoção de práticas eficientes de gestão documental, em observância ao princípio da economicidade;
CONSIDERANDO a Resolução nº 5, do Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ, de 30 de setembro de 1996, que dispõe sobre a publicação de editais para eliminação de documentos nos Diários Oficiais da União, do Distrito Federal, dos Estados e dos Municípios;
CONSIDERANDO, ainda, as atribuições da Comissão Permanente de Avaliação Documental – Área Judicial (CPAD-AJ), cuja composição foi modificada pela Portaria GPR nº 863, de 04 de novembro de 2004,
Art. 1º Com base no Relatório Final da Comissão Permanente de Avaliação Documental – Área Judicial (Anexo I), aprovar a Tabela de Temporalidade Documental – Área Fim deste Tribunal (Anexo II), atualizando o Código de Classificação de Documentos da Área Judicial.
Parágrafo único. Para fins desta Resolução, e para complementar a Política de Gestão Documental, a Tabela de Temporalidade Documental – Área-Fim (TTD-AF) é o instrumento para operacionalizar a destinação de autos de processos judiciais, que determina prazos e condições de guarda, tendo em vista a transferência, recolhimento, eliminação e mudança de suporte da informação.
Art. 2º A avaliação documental, entendida como a análise dos documentos contidos em autos judiciais arquivados, com observância dos prazos de guarda e a destinação final estabelecidos na TTD-AF, será conduzida pela CPAD-AJ e pela Secretaria de Gestão Documental – SEGD, responsável pela política de gestão documental do Tribunal, de acordo com a atribuição de valores primários e secundários.
§ 1º Os autos de processos judiciais serão avaliados quanto aos seus valores primários e secundários.
§ 2º Valores primários são aqueles atribuídos em função do interesse que os autos judiciais possam ter para as partes litigantes e/ou para o Tribunal.
§ 3º Valores secundários são aqueles atribuídos aos autos judiciais, em função do interesse que possam ter para o Tribunal e para a sociedade, em virtude de suas características históricas, probatórias ou informativas.
§ 4º A avaliação documental poderá resultar em eliminação de documentos destituídos de valor secundário, ou seja, na destruição mecânica dos documentos considerados sem valor histórico, probatório ou informativo para o Tribunal, o que ocorrerá somente após o processo de avaliação e os demais procedimentos estabelecidos nesta Resolução.
§ 5º Os autos processados pelo Tribunal, anteriores a 01 de janeiro de 1970, são considerados de valor histórico e terão como destinação final a guarda permanente.
Art. 3º Serão utilizadas tecnologias diversas para garantir a disseminação, preservação e conservação das informações contidas nos autos de processos judiciais, obedecendo aos critérios estabelecidos na TTD-AF, antes que haja a eliminação de quaisquer documentos e informações.
Art. 4º Para fins de aplicação da TTD-AF, no que se refere à mudança do material onde se encontram registradas as informações, podendo esta ser para o suporte digital e/ou micrográfico, entende-se como peças principais dos autos de processos judiciais:
VI – Depoimentos;
VII – Guia de recolhimento de custas finais;
VIII – Ofício de baixa;
IX – Transações e acordos homologados por sentença;
X – Documentos e decisões que auxiliaram na elaboração da sentença e que não foram reproduzidos em outras peças.
Art. 5º O registro dos documentos a serem eliminados deverá ser efetuado por meio de Listagem de Eliminação de Documentos (Anexo III) e de Termo de Eliminação de Documentos (Anexo IV).
III – rodapé contendo local e data, nome, cargo e assinatura do titular da unidade/setor responsável pela seleção, do Presidente da Comissão Permanente de Avaliação Documental – Área Judicial, bem como do Presidente do Tribunal.
II – indicação dos atos oficiais/legais que autorizam a eliminação e informação relativa à publicação em periódico oficial;
IV – nome do órgão ou entidade responsável pela eliminação;
VI – datas-limite dos documentos eliminados;
VII – quantificação/mensuração dos documentos eliminados;
VIII – nome da unidade orgânica responsável pela eliminação; e
Art. 6º Se, a juízo da CPAD-AJ, e de acordo com os critérios de definição de valor secundário (histórico, probatório ou informativo) para autos judiciais, estes a serem definidos em momento oportuno, houver, nos autos, documentos de valor histórico, serão eles recolhidos ao Arquivo Permanente do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e Territórios.
§ 1º À CPAD-AJ incumbe desenvolver os instrumentos de gestão arquivística, representados pelo Plano de Classificação, Tabela de Temporalidade de Documentos e Manual de Destinação da Área Judicial,
proceder às adaptações que se fizerem necessárias e autorizar, em consonância com a legislação, a aplicação do descarte de documentos sem valor secundário, constantes nos arquivos judiciais do Tribunal.
§ 2º Não haverá eliminação de documentos, antes que estes sejam avaliados sob a ótica dos critérios de valoração descritos neste artigo.
§ 3º A eliminação de documentos será precedida da guarda, por mudança de suporte, em meio digital ou micrográfico, dos documentos referidos no Art. 4º e outros considerados necessários pela Comissão Permanente de Avaliação Documental – Área Judicial.
Art. 7º O Tribunal fará publicar, no Diário da Justiça, os editais para eliminação de documentos, decorrentes da aplicação TTD-AF, observado o disposto no art. 9º da Lei 8.159, de 08 de janeiro de 1991.
§ 1º O prazo para a publicação dos editais a que alude o caput é de, no mínimo, 45 (quarenta e cinco) dias da data prevista para a respectiva eliminação.
§ 2º No prazo compreendido entre a publicação do edital e a data prevista para a eliminação, é facultado às partes interessadas o requerimento, às suas expensas, do desentranhamento dos documentos que juntaram aos autos, certidões ou cópias de peças dos autos judiciais enumerados no edital.
Art. 8º À CPAD-AJ incumbe a coordenação e orientação dos servidores, no que tange à avaliação de autos de processos judiciais, bem como o esclarecimento de dúvidas relacionadas à aplicação da TTD-AF.
ANEXO I DA RESOLUÇÃO Nº 8
RELATÓRIO FINAL DA COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DOCUMENTAL -ÁREA JUDICIAL
ACERCA DOS TRABALHOS RELATIVOS À TABELA DE TEMPORALIDADE DOCUMENTAL- ÁREA-FIM
A Comissão Permanente de Avaliação Documental – Área Fim, do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e Territórios, à guisa de relatório final, apresenta as considerações e sugestões, resultantes dos trabalhos desenvolvidos para aprovação da Tabela de Temporalidade Documental – Área Fim e atualização do Código de Classificação de Documentos – Área Fim.
Vale consignar, em um primeiro momento, que vivenciamos, hoje, uma experiência pioneira no que diz respeito à política de gestão documental ora em curso nesta Corte de Justiça, a qual contempla, em seu bojo, a eliminação de autos de processos judiciais findos.
Como sabemos, desde o ano de 1994 existe, por parte deste Tribunal, a preocupação no sentido de estabelecer ditos critérios, valendo recordar que foi criada, em 1995, uma Comissão composta por três Juízes de Direito, a qual travou importante discussão sobre a eliminação de autos de processos extintos. Em verdade, não se mostrou possível acolher, em tal oportunidade, qualquer proposição no sentido ali alvitrado, pois vigorava, naquele momento, em nosso meio, o entendimento de que com a suspensão da vigência do artigo 1.215 do CPC, pela Lei nº 6246, de 07 de outubro de 1975, não havia respaldo legal para a eliminação dos referidos autos judiciais.
No entanto, com fundamento na Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, este Tribunal de Justiça elaborou o Plano de Gestão das Informações Arquivísticas, aprovado no Processo Administrativo nº 12.588/99, consoante ainda o regrado pela Portaria Conjunta nº 018, de 09 de maio de 2001, ocasião em que foi instituída a Comissão Permanente de Avaliação Documental do TJDFT – Área Fim/Judicial - CPAD Área Fim/Judicial. Naquele momento, firmou-se a premissa de que a eliminação de documentos deve ser procedida dentro de critérios técnicos e racionais, desde que submetida à aprovação da instituição pública arquivística na sua específica esfera de atribuição. Tal iniciativa garantiu, com efeito, o desvelamento de uma política efetiva de gestão de documentos arquivísticos e a preservação da história da Justiça do Distrito Federal e dos Territórios.
É notório que o acervo documental deste Egrégio Tribunal materializa substrato histórico fidedigno dos fatos judiciais e situações que marcaram, durante os últimos 45 (quarenta e cinco) anos de sua existência, todos os acontecimentos alusivos à prestação dos serviços jurisdicionais, com testemunhos das diversas etapas percorridas durante todo esse período. Tal acervo, por certo, possui valor inestimável.
Por isso mesmo, a Comissão em tela foi criada com a finalidade de desenvolver os instrumentos de gestão arquivística, representados, principalmente, pelo Plano de Classificação e pela Tabela de Temporalidade Documental da Área Fim/Judicial, procedendo-se sempre, de acordo com as contingências de cada época, às adaptações que se fizerem necessárias. É incumbência da Comissão, ainda, autorizar, de acordo com a legislação de regência, a aplicação do descarte – e isto é importante frisar – de documentos sem valor histórico, informativo e/ou científico.
Resta-nos, por oportuno, mencionar o excelente trabalho produzido pela Comissão composta em maio de 2001, a qual foi integrada por oito Ilustres Juízes de Direito das Varas Cível, Criminal, de Família, da Infância e da Juventude, da Fazenda Pública, de Delitos de Trânsito e de Entorpecentes e Contravenções Penais de nossa Justiça, todos indicados pelo então Excelentíssimo Senhor Desembargador Corregedor deste Tribunal, conforme Portaria GPR nº 208, de 9 de maio de 2001. Os trabalhos realizados pela erudita Comissão avançaram em alguns pontos essenciais como a aprovação do Código de Classificação de Documentos da Área Judicial e a indicação de possível eliminação de documentos da Administração Judiciária (código 800).
Em novembro do ano de 2004, a Comissão Permanente de Avaliação Documental – Área Fim foi reformulada, tendo nova composição designada pela Portaria GPR nº 863, de 04 de novembro de 2004, publicada no Diário da Justiça da União em 08 de novembro de 2004. Desde então, esta Comissão reuniu-se 10 vezes, a saber: 25 e 30 de novembro e 10 de dezembro de 2004, 18 de fevereiro de 2005, 04 de março de 2005, 11 de março de 2005, 17 de março de 2005, 01 de abril de 2005, 08 de abril de 2005 e 15 de abril de 2005. Nestas reuniões, especial destaque foi dado à reavaliação da Tabela de Temporalidade Documental da Área Fim, à avaliação de possível descarte de autos judiciais e à mudança de suporte de documentos (digitalização e/ou microfilmagem), com objetivo de modernizar, preservar e garantir melhor acesso às informações constantes no acervo do TJDFT.
A composição atual da Comissão conta com a participação do Juiz Alvaro Luis de Araujo Ciarlini, que a preside, tendo como membros as Juízas Editte Patrício Da Silva Moura e Marília de Ávila e Silva Sampaio, os Juízes Edílson Enedino das Chagas, Héctor Valverde Santanna, Henaldo Silva Moreira, Renato Rodovalho Scussel, Wagner Junqueira Prado, bem como os Servidores Colaboradores Arthur Cezar da Silva Junior, Secretário de Gestão Documental, Esther Gilda Drefahl, Secretária Judiciária, Virgínia Reis da Costa, Secretária Substituta de Gestão Documental, Jacy Maria Lima Minervino, Subsecretária de Armazenamento Geral de Documentos, Ariovaldo Dias Furtado e Cristiano Menezes Álvares, Analistas Judiciários - especialidade Arquivologia, para assessorarem os membros da CPAD, prestando informações acerca de suas respectivas áreas de atuação.
A fim de dar atendimento às determinações de Vossa Excelência, quando da primeira reunião de trabalho realizada, a Comissão estabeleceu como meta, nesta primeira fase, o delineamento de critérios para a organização do acervo de processos do TJDFT em relação às idades arquivísticas (corrente, intermediária e permanente) o mesmo podendo-se dizer quanto à destinação final dos documentos – guarda permanente ou eliminação.
Com efeito, devemos ponderar que os Fóruns das diversas circunscrições judiciárias desta capital mantêm locais destinados para autos arquivados, procedendo-se, nos mesmos, o armazenamento dos processos em idade corrente.
A exceção à regra é o Fórum de Brasília, que possui um depósito para o seu acervo corrente no SAAN, denominado Arquivo Corrente de 1ª Instância. Em tal local aplica-se o seguinte procedimento: ao término da idade corrente, os autos dos processos são enviados ao Arquivo Central, o qual envolve as fases intermediária e permanente. Portanto, esses acervos intermediário e permanente devem estar completamente armazenados no depósito do Arquivo Central, sob responsabilidade da Secretaria de Gestão Documental – SEGD, vinculada à Vice-Presidência do TJDFT.
Feitas estas breves digressões propedêuticas, devemos ainda trazer a lume alguns esclarecimentos que são essenciais para a correta compreensão desta primeira etapa de trabalho que ora se finda.
Entende-se por gestão documental a administração da produção, tramitação, organização, uso, avaliação, guarda e eliminação de documentos com a utilização de técnicas e práticas arquivísticas associadas à tecnologia da informação e logística de armazenamento, para a racionalização e eficiência dos arquivos.
Assim, para que os escopos vislumbrados pela Alta Administração de nosso Tribunal, acima apontados, sejam alcançados, faz-se necessária a utilização de instrumentos de gestão, principalmente o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade Documental, os quais devem ser elaborados de acordo com os princípios e as práticas arquivísticas correntes.
1.Tais princípios e práticas, aplicados em nosso âmbito, geraram o modelo de Gestão de Documentos segundo a perspectiva da Teoria das Três Idades, a qual está embasada nos critérios técnicos a seguir alinhados:
1.1.Arquivos Correntes:
Contêm documentos recém gerados ou recebidos, de uso freqüente e exclusivo da fonte geradora.
1.2.Arquivos Intermediários:
Contêm documentos de uso eventual da área/função que os produziu, arquivados temporariamente em local adequado. São controlados segundo o critério do tempo de guarda (Tabela de Temporalidade) e submetidos a um processo de avaliação, que define sua destinação final (eliminação ou guarda permanente).
1.3.Arquivos Permanentes:
Contêm documentos que já cumpriram sua finalidade de criação, devendo, porém, ser preservados para consultas pelo Estado ou pelos cidadãos, tendo em vista o seu valor probatório, informativo ou histórico.
1.4.Plano de Classificação de Documentos:
É um Instrumento de trabalho utilizado nos arquivos correntes para classificar qualquer documento produzido ou recebido por este Tribunal.
Deve ser reiterado que em sua área meio, o TJDFT adotou a Resolução nº 4/96 do Conselho Nacional de Arquivo – CONARQ (atualizada pela Resolução nº 14, de 24 de outubro de 2001, que aprova a versão revisada e ampliada da primeira), com as devidas adequações, no sentido de refletir a realidade deste Tribunal. Na área fim, foi produzido código próprio, com o escopo de viabilizar o controle e a rápida recuperação das informações, o que já tem sido realizado com eficiência pelo Arquivo Central.
1.5.Tabela de Temporalidade Documental:
É um instrumento técnico-arquivístico que tem por finalidade a definição de prazos de guarda e de destinação final de documentos, para assegurar a localização e o acesso às informações contidas em documentos produzidos e recebidos por cada órgão que compõe nossa estrutura organizacional.
1.6.Prazo de Guarda:
É o tempo em que os documentos devem ser mantidos em arquivo nas fases corrente e intermediária, contado sempre a partir da data de produção do documento, ao fim do qual a destinação é efetivada.
Conforme preconiza a Resolução nº 14/2001 do CONARQ, no que se reporta à metodologia de elaboração de uma Tabela de Temporalidade, alguns prazos são facilmente estabelecidos, tendo em vista as características da informação tratada. Tomamos como exemplo os contratos, certidões e instrumentos fiscais e legais em geral. Existem, no entanto, documentos cujo conteúdo não permite uma definição rápida e precisa sobre a vigência dos efeitos do ato respectivo ou sua prescrição. Nestes casos, a mencionada Resolução sugere que se estabeleçam prazos de precaução, conceituados como sendo o tempo necessário para a guarda do documento. A definição do lapso temporal adotado pela Tabela de Temporalidade deferidos pela CPAD levou em conta o término da vigência da eficácia dos fatos jurídicos (lato sensu) versados nos respectivos processos, ou de sua prescrição. Levou em conta ainda o momento de seu recolhimento ao arquivo permanente; ou mesmo de sua eliminação, de acordo com os critérios que informam a guarda dos autos.
Estes prazos, chamados de precaucionais, asseguram que sejam dadas, em tempo hábil, as devidas respostas às possíveis impugnações administrativas ou jurídicas, a respeito do conteúdo ou tramitação dos documentos.
Para a definição do prazo de guarda dos documentos, nas suas fases corrente e intermediária, foram levados em consideração, na elaboração Tabela de Temporalidade Documental – Área fim os seguintes critérios básicos: a) assunto ou série, b) tipologia documental, c) quantidade/volume da produção documental, d) datas-limite, e) freqüência de consultas por período, f) valor primário e g) valor secundário.
1.7.Destinação Final:
É gênero que compreende duas espécies, quais sejam: 1) a eliminação e 2) a guarda permanente.
Consubstancia definição técnica estabelecida mediante a execução de processo de avaliação documental, validado pela Comissão Permanente de Avaliação de Documental.
1.8.Avaliação Documental:
É a atividade que estabelece os prazos de guarda e o destino dos documentos, conforme o valor primário (administrativo, fiscal ou legal) e o valor secundário (informativo, probatório ou histórico). Trata-se de uma atividade essencial para a gestão de documentos.
A avaliação de documentos deve ter seu início, tanto quanto possível, no arquivo corrente, constituído de documentos que possuem grande freqüência de uso. No caso da atividade fim do Tribunal, corresponde aos processos em curso ou consultados freqüentemente pelas partes, os quais devem ser conservados em dependências próximas e de fácil acesso.
1.9.Documentos de Valor Primário:
No contexto do TJDFT, são aqueles que continuam a apresentar um valor administrativo, jurídico ou financeiro para a administração de origem ou para outros órgãos administrativos, depois de sua tramitação corrente, como, por exemplo, os processos a serem utilizados em julgamentos pelo TCU, pastas individuais, custas e prestações de contas.
Constituem, também, documentos de valor primário aqueles que apresentam um valor para proteção dos direitos cívicos, jurídicos e do direito de propriedade de certos cidadãos ou de toda a população. Trata-se de elemento ligado aos direitos individuais, como, por exemplo, os documentos referentes aos concursos de juízes e todos os processos judiciais de 1ª e 2ª Instâncias.
1.10.Documentos de valor secundário:
São aqueles que devem ter guarda permanente, porque servem de documentação funcional para a Instituição, refletindo a evolução histórica do Tribunal, suas decisões e funções que lhe foram atribuídas por lei e pelos regulamentos, sua estrutura orgânica, seus programas, sua política e métodos de trabalho, suas operações e outras ações. Possuem também valor secundário os documentos que se constituem em informação ou contribuição importante para pesquisa científica e para estudos no domínio de conhecimento. Os documentos de valor secundário são, pois, aqueles que registram a trajetória do TJDFT e a sua relação com a sociedade.
A Tabela de Temporalidade Documental da Área Fim do TJDFT utilizou a mesma codificação hierárquica de assuntos do Código de Classificação de Documentos, possibilitando uma análise e seleção documental segura, facilitada e racionalizada.
1.11.Objetivos da CPAD – Área Fim no escopo do Projeto de modernização dos Arquivos do TJDF – PROMA:
1.11.1.Revisar os instrumentos de gestão arquivística elaborados, especificamente a Tabela de Temporalidade Documental, em suas fases e prazos, bem como instituir os critérios temporais que definem a mudança do suporte no qual estão registradas as informações dos autos judiciais, em consonância com os recursos adotados/disponibilizados pelas áreas de tecnologia do Tribunal, durante o desenvolvimento do Projeto de Modernização dos Arquivos do TJDFT - PROMA.
1.11.2.Realizar os primeiros eventos de avaliação documental no TJDFT, com a respectiva mudança de suporte, quando for o caso, e destinação final dos documentos, efetivando a gestão documental na área judicial desta Egrégia Casa.
Ultrapassados os esclarecimentos técnicos, devemos ainda sublinhar que a metodologia utilizada pela CPAD, nos trabalhos ora em exposição, consistiu, primeiramente, em identificar os pontos que mereceriam deliberação e aprovação pela Comissão. Em seguida, as proposições respectivas foram submetidas à aprovação, tendo sido registradas nas atas que seguem em anexo.
2.A fim de alcançar os escopos propugnados, com maior eficiência, a Comissão deliberou por sugerir que os seguintes pontos sejam objeto de normatização pela Augusta CORREGEDORIA-GERAL DA JUSTIÇA DO DISTRITO FEDERAL, quais sejam:
2.1.Há a necessidade de realizar-se a classificação do processo na sua origem, ou seja, aplicando-se o Código de Classificação de Documentos da Atividade-Fim, já aprovado pela Comissão Permanente de Avaliação Documental. Assim, o processo, no momento da sua distribuição, já deve receber o aludido código, de acordo com os critérios constantes na respectiva Tabela de Temporalidade, facilitando, desta feita, o procedimento do seu arquivamento futuro. Tal providência, inclusive, fez parte de recomendação contida no trabalho de consultoria apresentado pela UnB.
2.2.Como forma de otimização dos espaços e melhor racionalização dos trabalhos, sugere-se que nos casos dos processos penais, após a expedição da carta de sentença, sejam os autos principais enviados ao arquivo corrente.
2.3.Com o intuito de obter o melhor aproveitamento dos escassos espaços disponíveis nos arquivos, sugere-se, por meio de modificação no Provimento da Corregedoria, que nos processos julgados sem exame de mérito conste a recomendação, aos juízes, para que determinem, por ocasião da sentença, seja procedida a intimação das partes para retirada, em cartório, dos documentos do seu interesse antes do arquivamento dos autos. As partes serão ainda cientificadas de que os documentos contidos nos autos dos processos findos poderão ser eliminados quando da aplicação da Tabela de Temporalidade Documental.
2.4.Necessita-se, ainda, esteja prevista a determinação de retorno, à vara de origem, daqueles processos indevidamente arquivados sem sentença proferida, para regularização e posterior reenvio ao arquivo, a fim de que inicie a contagem dos respectivos prazos de guarda.
2.5.De igual forma, não constando nos autos, quando da sua eliminação, ofício de baixa ou guia de recolhimento das custas finais, deverão estes ser devolvidos à Vara de origem ou Arquivo Corrente, para regularização do problema. Nos casos de processos que contenham ofício de baixa expedido e custas pagas, deverá a Vara de origem ser oficiada para que se proceda à baixa dos nomes das partes.
Deve também constar a observação de que o Arquivo Intermediário e Permanente (SUGIP) não receberá do Arquivo Corrente, processo que acuse pendências quanto ao ofício de baixa ou guia de recolhimento de custas finais, para evitar a devolução futura dos autos para regularização. Há de se observar, de forma acuidosa, o disposto no artigo 137, do Provimento Geral da Corregedoria.
2.6.Com o intuito de unificar o prazo de guarda do processo principal com o dos seus incidentes apensos (embargos, cautelares, exceções, habilitação de crédito etc), estes permanecerão na Vara quando arquivados, aguardando o arquivamento do primeiro, para posterior envio de ambos ao arquivo. O envio de processo apenso, desacompanhado do seu principal, autorizará sua devolução ao Arquivo Corrente ou à Vara de origem.
2.7.Sugeriu-se que o Arquivo Corrente seja devidamente estruturado para solucionar as questões relativas à ausência de oficio de baixa e guia de recolhimento de custas, com sugestão, à Corregedoria, no sentido de que promova a estruturação do arquivo para tanto. Tal procedimento visa a alcançar os autos de processos judiciais a serem devolvidos pelo Arquivo Central (intermediário e permanente), em virtude da ocorrência das pendências relacionadas no item 2.5 supra.
2.8.Sugeriu-se, ainda, a determinação de encaminhamento imediato dos autos dos processos penais, com sentença condenatória, ao Arquivo Corrente, a partir da extração da carta de sentença para execução pela VEC, a fim de que, após o cumprimento da pena, seja a carta de sentença encaminhada diretamente ao Arquivo, e não mais para a Vara de origem.
2.9.Foi sugerida a inserção, no provimento da Corregedoria, de um artigo que autorize a retirada, pelas respectivas Varas, no ato de determinação do arquivamento dos autos, de documentos de importância secundária, como mandados de intimação, certidão de conclusão etc, lançando-se certidão nos autos acerca do ocorrido. Com a mudança no Provimento, os Juízes deverão ser orientados a fazer a intimação das partes, facultando o desentranhamento, por estas, dos documentos juntados aos autos por cada qual.
3.Da mesma forma, alinham-se abaixo sugestões de medidas a serem implementadas pelo Egrégio Tribunal de Justiça do Distrito Federal e Territórios:
3.1.Trabalho conjunto entre a Secretaria de Recursos Humanos do TJDFT, Assessoria de Programas e Projetos e Assessoria de Assuntos Estratégicos, para conscientização de todos aqueles que utilizarão as novas técnicas implantadas com o fim dos trabalhos, nesta fase, da Comissão Permanente de Avaliação Documental da Área Fim – Judicial, com a criação de estratégias para a abordagem do tema, assim como a implementação de trabalhos de Coordenação de Qualidade, com o escopo de acompanhar a implantação do projeto junto ao TJDFT.
3.2.Veiculação de campanha publicitária com o intuito de informar o público em geral acerca das mudanças ora propugnadas.
3.3.Foi sugerida ainda a elaboração de estudo de viabilidade acerca da cobrança de taxa pelo desarquivamento de autos judiciais, o que deverá ser objeto de legislação específica.
3.4.Foi sugerido também que seja enviada cópia da aprovação dos trabalhos da Comissão à OAB/DF, Defensoria Pública, Procuradoria do Distrito Federal e Ministério Público.
As decisões da Comissão Permanente de Avaliação Documental - Área Fim foram tomadas após visita aos Arquivos Corrente do Fórum de Brasília e do Arquivo Central (Intermediário/Permanente), ambos localizados no SAAN, o que possibilitou o conhecimento das condições em que se encontram os serviços de arquivamento de autos no TJDFT, tendo sido constatado o esgotamento do espaço para armazenamento de documentos naquele local.
4.Após estudos da legislação vigente, envolvendo os itens documentação básica da área de arquivologia, casos de aplicação de metodologias arquivísticas nos Tribunais e demais documentos relacionados à área fim, e também assim os critérios de temporalidade aplicáveis a cada caso, a Comissão deliberou o seguinte[1]:
4.1 Serão integralmente preservados todos os autos de processos constituídos até o ano de 1969, inclusive, garantindo, desta feita, o resgate dos primeiros anos de funcionamento, em Brasília, da Justiça no Distrito Federal, como forma de memória institucional.
4.2.Haverá mudança de suporte e esta ocorrerá por meio de utilização de sistema híbrido, adotando a digitalização e a microfilmagem para atingir tal fim. A digitalização garantirá, principalmente, uma maior facilidade de acesso à documentação. A microfilmagem, a seu turno, terá como principal objetivo a preservação das informações contidas nos documentos. A digitalização e/ou a microfilmagem ocorrerão sempre no momento em que os autos forem transferidos para a fase intermediária, obedecidos os prazos estabelecidos na Tabela de Temporalidade Documental – TTD e serão processadas sob a responsabilidade da SEGD – Secretaria de Gestão Documental.
4.3.A temporalidade documental será aplicada aos três tipos de suporte ora adotados pelo Tribunal para registro de autos judiciais, a saber: papel, microfilme e digital. Independentemente do suporte onde estará registrada a informação, a Tabela fará o gerenciamento dos documentos.
4.4.Microfilmagem dos autos dos processos judiciais, dependendo do prazo estabelecido na Tabela de Temporalidade Documental da Área Fim – Judicial. Haverá a microfilmagem, na íntegra, no caso de temporalidade longa, ou seja, guarda por período igual ou superior a trinta anos, ou quando os autos judiciais forem de guarda permanente.
4.5.Digitalização integral ou de partes dos autos judiciais em conformidade com a temporalidade disposta na Tabela de Temporalidade Documental da Área Fim – Judicial. Observa-se que, em todos os casos de eliminação ou guarda permanente dos autos, haverá a digitalização das peças principais. Haverá ainda a digitalização das peças principais quando os autos judiciais receberem guarda por prazo inferior a trinta anos, consoante a indicação do tópico seguinte. No que concerne aos autos com guarda longa (igual ou superior a trinta anos) e guarda permanente, a digitalização será de todo o processo.
4.6.As peças principais dos autos judiciais elimináveis, a serem digitalizadas são: inicial, sentença, acórdãos, termos do acordo ou transação (quando houver), petição que contenha declaração de vontade das partes (nos demais casos de autocomposição da lide) e embargos de declaração.
4.7.Estabeleceu-se, como regra geral para toda a Tabela de Temporalidade Documental da Área Fim – Judicial, que, quando houver documentos separados, soltos no arquivo por algum motivo, estes deverão seguir a mesma temporalidade estabelecida para os processos principais.
4.8.A parte da Tabela de Temporalidade Documental da Área Fim – Judicial que corresponde às matérias Cíveis e de Infância e Juventude receberá, como regra geral, a seguinte observação: "Processos com decisão sem exame do mérito deverão seguir a temporalidade: 02 anos – fase corrente; 03 anos – fase intermediária; após, eliminar". Dessa forma, os prazos de guarda e destinação definidas na Tabela, Área Cível, correspondem aos autos judiciais que contêm decisões com exame do mérito. Também foram tratadas particularidades da Área Cível referentes a Família, Órfãos e Sucessões e Falência e Concordata, acrescentando, além da observação geral da parte Cível, as observações a seguir: Família, Órfãos e Sucessões – "Ações envolvendo menores – temporalidade: 05 anos – fase corrente; 25 anos – fase intermediária. Após, microfilmar e eliminar o suporte papel. Ações envolvendo maiores – temporalidade: 05 anos – fase corrente; 15 anos – fase intermediária. Após, digitalizar e eliminar o suporte papel.". Falência e Concordata – "Processos de crime falimentar que contêm sentenças absolutórias (crime) deverão seguir a temporalidade: 02 anos – fase corrente. 03 anos – fase intermediária. Após, eliminar".
4.9.Os autos de processos relativos às ações de família, envolvendo alimentos e investigação de paternidade, receberão a seguinte temporalidade: cinco anos para o arquivo corrente e noventa e cinco anos para o arquivo intermediário, com posterior eliminação.
4.10.A parte da Tabela de Temporalidade de Documentos da Área Fim – Judicial que corresponde à Área Criminal recebeu, como regra geral, a observação a seguir: "Processos que contêm sentenças absolutórias deverão seguir a temporalidade: 02 anos – fase corrente; 03 anos – fase intermediária. Após, eliminar.". Dessa forma, a temporalidade aplicada às tipologias documentais, registradas na Tabela, referem-se a processos que contenham sentenças condenatórias.
4.11.Para avaliação da grande maioria dos autos judiciais vinculados à Área Cível, que contêm decisão com exame do mérito, foi adotada como temporalidade o prazo da prescrição previsto em lei para cada caso, visto que as causas obstativas da prescrição não influenciam no lapso temporal de guarda dos processos. Sendo assim, definiu-se a temporalidade a seguir: 02 anos na fase corrente e 10 anos na fase intermediária e, ressalvadas as ações que versem sobre interesses meta-individuais, que terão guarda permanente, proceder-se-á à eliminação.
4.12.Ainda no que se refere às matérias cíveis, restou deliberado que em relação aos processos executivos, extintos pelo pagamento, os autos judiciais respectivos ficarão dois anos no arquivo corrente e um ano no arquivo intermediário, com posterior eliminação. No que se reporta às execuções fiscais, restou determinada a temporalidade de dois anos para o arquivo corrente e três anos para o arquivo intermediário, com posterior eliminação.
4.13.Deverá ser publicado edital de eliminação dos autos judiciais, já arquivados e que passarão por processo de avaliação, dando ampla divulgação a advogados e partes, a fim de possibilitar a extração dos documentos que sejam do interesse de cada um.
4.14.Em relação às ações imprescritíveis, definiu-se a utilização do mesmo lapso temporal das ações de conhecimento comum, observando-se o prazo de dois anos para o arquivo corrente e dez anos para o arquivo intermediário, com a digitalização/microfilmagem de todo o processo e guarda permanente.
4.15.No caso dos processos penais, em que o prazo de temporalidade seja de cinco anos, serão dois anos no arquivo corrente e três no intermediário, com posterior eliminação.
4.16.No que pertine aos processos que envolvam matérias cíveis, sem julgamento de mérito, as partes serão intimadas para recolher documentos de seu interesse, conforme o que já foi disciplinado no item 2.3 supra, sendo que o prazo de guarda será de dois anos no arquivo corrente e um ano no arquivo intermediário, com posterior eliminação.
4.17.No caso de existência de autos de processos arquivados sem sentença, serão estes encaminhados para as Varas de origem para regularização, como já aludido no item 2.4 supra.
4.18.Os prazos de temporalidade do apenso só correrão quando do arquivamento do principal, exceto nos casos de agravo de instrumento
4.19.O prazo para o arquivamento dos embargos do devedor passará a contar do arquivamento do processo de execução, seguindo a mesma temporalidade deste.
4.20.Serão também digitalizados os ofícios de baixa e eventuais guias de recolhimento de custas, juntamente com as demais peças dos processos submetidos a tal mudança de suporte.
4.21.Quanto à ação discriminatória, apesar de não se ter notícia desse tipo de ação no Distrito Federal, seu prazo fica estabelecido em dez anos no arquivo corrente e vinte no intermediário.
4.22.No tocante às ações declaratórias, divisórias e de usucapião, estas terão destinação final de guarda permanente, com cinco anos no corrente e quinze anos no intermediário.
4.23.Nos autos judiciais envolvendo ações de matérias acidentárias, estabeleceu-se o prazo de cinco anos no corrente e trinta anos no intermediário, com a guarda dos microfilmes por cinqüenta anos. Após cinco anos no intermediário, será feita a microfilmagem.
4.24.Restou deliberada a criação de um código para Execução Penal, de número 299.3, dividindo-o em duas tipologias, a saber: "Carta de Sentença" e "Incidente de Insanidade Mental". As tipologias "Carta de Sentença" já existentes foram retiradas dos demais tópicos da Tabela. O prazo da tipologia "Carta de Sentença" será de dois anos no arquivo intermediário, não permanecendo no corrente, sobrevindo-se, após, a eliminação. Quanto à tipologia "Incidente de Insanidade Mental" terá esta a temporalidade de dois anos na fase corrente e três na fase intermediária, com guarda permanente.
4.25.Restou deliberado que a única peça a ser digitalizada, dos autos provenientes da VEC, é a sentença de extinção da pena, proferida nos autos de execução penal, não havendo necessidade de digitalizar a Carta de Sentença na íntegra.
4.26.O tratamento a ser dado aos autos que versam sobre o crime falimentar será semelhante ao conferido aos crimes comuns, com a seguinte distinção: nos crimes falimentares, o prazo prescricional, para a tipologia "Ação Penal", será de doze anos, sendo três anos no arquivo corrente e nove no arquivo intermediário, com guarda permanente.
4.27.Sobre a revisão da Classe 800, referente à administração judiciária, foi ratificada a decisão da douta Comissão anterior.
4.28.Restou deliberado que, se assim for do entendimento da Alta Administração deste Tribunal, haverá o acompanhamento, pela Comissão, do treinamento dos servidores incumbidos de proceder à avaliação dos documentos a serem eliminados.
4.29.Haverá ainda a necessidade de acompanhamento estatístico, no próprio arquivo, relativamente à consulta dos autos arquivados, para posterior revisão e direcionamento da eliminação de autos.
Finalmente, desejamos informar que a tabela que segue em anexo foi integralmente deferida por esta Comissão, devendo, portanto, s.m.j., ser adotada para os fins acima especificados.
Sendo o que se apresenta para o momento, este relatório final segue assinado por todos os membros da Comissão.
EDÍLSON ENEDINO DAS CHAGAS
EDITTE PATRÍCIO DA SILVA MOURA
HÉCTOR VALVERDE SANTANNA
ARTHUR CEZAR DA SILVA JUNIOR
Secretário de Gestão Documental
ARIOVALDO DIAS FURTADO
Analista Judiciário-Arquivologista
VIRGÍNIA REIS DA COSTA
Substituta de Gestão Documental
CRISTIANO MENEZES ÁLVARES
Analista Judiciário -Arquivologista
JACY MARIA LIMA MINERVINO
Subsecretária de Armazenamento de Documentos
[1] Cf. Documentam as atas das reuniões.
ANEXO II DA RESOLUÇÃO Nº 8
ÁREA FIM – JUDICIAL
Download do Anexo II da Resolução 8, de 31/08/2005.
ANEXO III DA RESOLUÇÃO Nº 8
ÓRGÃO/SETOR: ___________
LISTAGEM Nº:______________
FOLHA Nº:__________________
Nº. DO ITEM
OBSERVAÇÕES/JUSTIFICATIVA
________ ___/___/___
LOCAL/DATA__________,
PERMANENTE DE AVALIAÇÃO
LOCAL/DATA___________,
AUTORIDADE DO ÓRGÃO A QUEM COMPETE AUTORIZAR
ANEXO IV DA RESOLUÇÃO Nº 8
Subsecretaria de Gestão de Arquivos Intermediário e Permanente
ANEXO V DA RESOLUÇÃO Nº 8
O Presidente da Comissão Permanente de Avaliação Documental – Área Judicial, designado pela Portaria nº 863, de 04/11/2004, publicada no Diário de Justiça, Seção 3, fl. 05, em 08/11/2004, de acordo com (indicar a Listagem de Eliminação de Documentos), aprovada pelo Exmo. Desembargador Presidente do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e Territórios, por intermédio do (indicar o documento de aprovação), faz saber a quem possa interessar que a partir do 45º (quadragésimo quinto) dia subseqüente a data de publicação deste Edital no Diário da Justiça, se não houver oposição, a Secretaria de Gestão Documental, por intermédio da Subsecretaria de Gestão de Arquivos Intermediário e Permanente eliminará os documentos relativos a (indicar os conjuntos documentais a serem eliminados), do período (indicar as datas-limite), do(a) (indicar o nome do órgão ou entidade produtor dos documentos a serem eliminados).