O Papel e os Desafios do Gerente de Projetos - TerraLAB
Projeto, de uma maneira geral, é tudo aquilo que envolve o desenvolvimento de algo novo, inédito, dentro de um prazo bem determinado. Em outras palavras, projetos estão diretamente ligados à inovação, que pode ser entendida como a implementação de um novo produto (bem ou serviço), processo, modelo de marketing, método organizacional nas práticas de negócio, na organização do local do trabalho ou nas relações externas. Por trabalhar com algo nunca feito antes, gerenciar projetos torna-se uma atividade desafiadora e complexa, visto que, diferentemente da gestão tradicional que lida com rotinas bem estabelecidas, a gestão de projetos é pautada em estimativas, que trazem consigo as incertezas.
Por lidar com algo tão complicado, o gerente de projetos, pessoa designada para liderar a equipe responsável por alcançar os objetivos do projeto, precisa ter diversas competências técnicas e comportamentais para que seja bem sucedido no cumprimento de suas atividades. É papel dele garantir a entrega do projeto dentro dos prazos estabelecidos, gerindo adequadamente as incertezas ao longo do desenvolvimento do projeto, para que elas não comprometam a entrega do mesmo. Tudo isso mantendo a equipe motivada e os clientes satisfeitos, respeitando os interesses da organização da qual ele faz parte.
Sabendo disso, neste artigo falaremos sobre o papel do gerente de projetos, conciliando os conceitos presentes na literatura com as experiências práticas observadas dentro do TerraLAB. Tentaremos mostrar como adaptamos essa importante função dentro das nossas particularidades enquanto organização.
Por se tratar de uma função estratégica dentro de uma empresa, o gerente de projetos possui um vasto campo de influência. Segundo o PMBOK (Project Manegement Body of Knowledge), essa influência do seu trabalho abrange, de maneira geral, os projetos, a organização (empresa), o setor de atuação da organização, a gestão de projetos propriamente dita e os profissionais de outras expertises.
Em relação ao projeto, é ele o responsável por mostrar o caminho do sucesso aos colaboradores. Realiza a comunicação entre as partes interessadas (stakeholders), gerindo as expectativas dos clientes, motivando e orientando a equipe, e atendendo às exigências dos patrocinadores. Para tanto, ele tem que ser capaz de se comunicar muito bem com todas essas pessoas, sendo essa habilidade tratada como uma das mais relevantes para exercer essa função. Uma boa comunicação inclui habilidades apuradas de expressão verbal, escrita e até mesmo gestual. Deve procurar manter canais para realização de feedbacks, transmitindo as informações de forma concisa, clara e completa. Em outras palavras, ele deve atuar sempre tentando eliminar ou, no mínimo, buscando mitigar ruídos de comunicação entre todos os envolvidos no projeto.
No caso particular do TerraLAB, temos um colaborador no papel de gerente de projetos. Entretanto, a função é compartilhada, em muitos aspectos, com outras duas pessoas, sendo elas o professor encarregado pela iniciativa (TerraLAB) e outro colaborar com boa experiência dentro do laboratório. Essa equipe, que pode ser tratada como um Escritório de Gerenciamento de Projetos (EGP), mantém um canal de comunicação constante, onde as decisões sobre os projetos desenvolvidos são constantemente tomadas. Essas decisões são comunicadas aos squads pelo gerente de projetos, assim como é responsabilidade dele trazer informações dos times aos EGP. Dentro de cada squad, temos os Product Owners (PO's) que são a principal ponte de comunicação entre os squads e o gerente de projeto. É fundamental que o gerente crie uma relação próxima e de confiança com esses colaboradores, para que tenha acesso, prontamente, ao que se passa dentro dos squads.
No âmbito de uma empresa (organização), o gerente de projetos interage com outros gerentes de projetos. Essa interação é importante, pois outros projetos, muitas vezes, podem demandar recursos semelhantes que podem ser compartilhados ou priorizados para determinado projeto, de acordo com o objetivo global da empresa. O gerente de projetos trabalha com o patrocinador para resolver questões estratégicas e de políticas internas que possam afetar a equipe, a viabilidade ou a qualidade do projeto. Dentro da realidade do TerraLAB, é relativamente comum termos que concentrar esforços no desenvolvimento de determinado projeto, quando esse tem prazo de entrega curto ou alguma relevância estratégica para o laboratório. O papel do gerente de projetos, nesse caso, é deixar isso claro aos colaboradores tomando medidas de controle como, por exemplo, alocando colaboradores de outros squads à equipe, quando necessário.
Também é papel do gerente de projetos manter-se atualizado sobre as tendências do setor. Ele deve ser capaz de coletar essas informações, analisá-las, julgar se podem ser incorporadas aos projetos desenvolvidos e como fazer isso. Essas tendências vão desde o desenvolvimento de novos produtos e tecnologias, novos nichos de mercado e ferramentas de suporte técnico até forças econômicas que podem afetar projetos em curso. No TerraLAB, essa função é exercida pelo professor responsável pelo laboratório, haja visto que é o profissional mais qualificado do time para exercer essa função. Os demais colaboradores, por mais que assumam responsabilidades consideráveis, ainda estão em treinamento e não se encontram maduros o suficiente para realizarem essa atividade, no momento.
O gerente de projetos deve sempre defender o valor da abordagem de gerenciamento de projetos para a empresa. Deve se portar como um embaixador de valores como pontualidade, qualidade e gerenciamento de recursos. Seu papel é garantir que as diretrizes de gerenciamento de projetos estejam inseridas na cultura organização da empresa. Um exemplo disso, no TerraLAB, é a padronização do uso dos repositórios do GitLab. Buscamos uma padronização que nos proporcionará a obtenção de métricas de desenvolvimento, importantes para a gestão dos projetos em andamento do laboratório. Em diversas reuniões, ressaltamos a importância disso junto aos colaboradores, conforme se espera de profissionais na posição de gerente de projetos.
Segundo o PMBOK, as competências desejadas para um gerente de projetos podem ser distribuídas em três conjuntos de habilidades-chaves apresentadas na figura abaixo.
Habilidades de gerenciamento de projetos técnico é a capacidade que esse profissional possui de colocar os conhecimentos em gerenciamento de projetos em prática nas iniciativas as quais ele faz parte. Isso reforça a necessidade desses profissionais estarem sempre se atualizando sobre as boas práticas da área e se mostrarem capazes de não apenas adquirir esse conhecimento, como colocá-lo em prática, adequadamente, em seus projetos. Dentre as diversas habilidades técnicas apresentadas pelos gerentes de projetos de destaque, podemos citar a capacidade de concentrar-se nos elementos críticos do projeto (fatores essenciais para o sucesso do projeto, cronograma, relatórios financeiros, etc.), capacidade de adaptação de ferramentas técnicas, métodos tradicionais e ágeis para cada projeto, entre outros.
As habilidades de gerenciamento estratégico e de negócios, comumente chamadas de conhecimento de domínio, estão relacionadas à capacidade do gerente de projetos em identificar a visão de alto nível da empresa, alinhando suas práticas gerenciais com o objetivo da organização como um todo. Em outras palavras, o gerente de projetos deve ser capaz de compreender claramente os propósitos da organização em que atua e fazer com que suas ações gerenciais, dentro dos projetos de sua responsabilidade, convirjam nessa mesma direção. Essas habilidades podem incluir conhecimentos de outras funções, como finanças, marketing e operações. Para que isso seja feito de maneira adequada, o gerente de projetos deve ter o melhor entendimento possível dos assuntos dos seus projetos. Por mais que eles possam ser das mais variadas expertises, isso é importante para que ele seja capaz compreender a inter-relação entre os projetos e a organização.
Já as habilidades de liderança estão relacionadas com a capacidade de orientar, motivar e guiar suas equipes. O maior ativo de uma empresa são as pessoas que a constituem. São elas que fazem as coisas acontecerem. Entretanto, precisam estar motivadas e se sentindo importantes dentro das equipes. É papel crucial do gerente de projetos manter seus colaboradores engajados. Para tanto, ele deve apresentar um conjunto amplo de capacidades, como poder de negociação, resiliência, boa comunicação, ser capaz de resolver problemas e administrar conflitos, ter pensamento crítico, dentre outros. De certo modo, deve ser um indivíduo político, sendo capaz de influenciar pessoas e exercer sua autoridade quando preciso. Dentro dos limites éticos, das políticas organizacionais, dos protocolos e procedimentos, devem fazer o que precisa ser feito para cumprir os objetivos dos projetos.
Liderança pode ser exercida de diversas formas, de acordo com as características pessoais do gerente de projetos, da equipe que deve ser liderada e até mesmo da empresa. Gerentes de projetos de destaque são capazes de exercer liderança de diversas formas, se adaptando às necessidades encontradas.
No TerraLAB, essas habilidades foram muito exigidas ao longo dos últimos meses. Desde março, trabalhamos em cinco projetos, cada um com suas particularidades e desafios. Apesar de sermos um projeto de extensão como muitos existentes na UFOP, nosso ritmo de trabalho se assemelha muito ao de uma empresa, uma vez que temos clientes e prazos reais a cumprir. Isso acaba exigindo muito dos nossos colaboradores em termos de comprometimento e profissionalismo, pois trata-se de um trabalho sério.
Nossa equipe é formada exclusivamente por estudantes, que possuem particularidades muito próprias para serem administradas. Eles possuem atenção dividida com outras atividades relacionadas à universidade, como aulas, estágios e outros projetos. No atual momento, com o isolamento social imposto pela pandemia, alguns tiveram até necessidade de trabalhar para conseguir uma renda extra. Com toda essa demanda, não só o gerente de projetos como todo o EGP precisaram atuar continuamente buscando motivá-los e mantê-los focados nas atividades do laboratório. Como estamos impossibilitados do convívio diário pela pandemia, esse trabalho se tornou ainda mais difícil.
Para contornar todas essas adversidades, procuramos manter uma comunicação ativa, reforçando sempre a importância do trabalho que desenvolvemos aqui. Além disso, com esses canais de comunicação livres, mantemos sempre conhecimento dos problemas e dificuldades de cada estudante, para podermos atuar rapidamente na resolução deles. Com o objetivo de mantê-los engajados, sempre deixávamos claro o quanto ainda podem crescer, como pessoas e profissionais, trabalhando em nossos projetos e somando a nossa equipe. Ao longo do desenvolvimento desses projetos, os próprios estudantes perceberam esse crescimento, que ficaram ainda mais evidentes com os feedbacks da gerência e dos clientes. Atuando dessa forma, temos conseguido cumprir, até aqui, todas as metas estabelecidas. No entanto, temos ciência que sempre poderemos evoluir muito em termos de gerência de projeto.
Apesar da vasta literatura disponível sobre gestão de projetos, a própria literatura reconhece que boa parte dos conhecimentos nessa área são adquiridos na prática. Nenhum projeto é igual ao outro e sempre podemos aprender coisas novas em cada um deles. Portanto, é importante que o gerente de projetos tenha a mente aberta para mudanças e procure sempre se atualizar.
Vocês, leitores, se interessam por esse assunto? Já pensaram em se tornarem gerentes de projeto em algum momento? Possuem alguma experiência na área que gostariam de compartilhar conosco? Deixem nos comentários que leremos com todo o prazer!
Escrito por Ramon Silveira Assis Barros. Revisado por Prof. Tiago Carneiro.
Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos – PMBOK (Project Manegement Body of Knowledge); Sexta Edição; 2017;