A inadimplência de clientes é um problema recorrente em diversas empresas. No caso de um escritório de contabilidade, esta situação é ainda mais frequente. Segundo pesquisa, 60% das empresas contábeis brasileiras enfrentaram problemas com recebimentos de honorários nos anos de 2015 e 2016.
Sendo assim, é necessário tomar algumas ações de precaução neste sentido e também medidas efetivas de forma a reverter possíveis inadimplências e fazer com que os clientes efetivem essas pendências da forma ágil possível.
Por que a inadimplência é recorrente em escritórios contábeis?
Geralmente em meio a situações de instabilidade financeira e endividamentos, as empresas optam primeiramente por cumprirem as suas obrigações relacionadas ao pagamento de salários atrasados de seus colaboradores ou então em sanar as dívidas com os fornecedores, bem como as pendências relativas a impostos e tributos, para somente depois efetuar os pagamentos aos escritórios contábeis, já que se tratam de um serviço terceirizado.
Outro aspecto que contribui para a inadimplência de clientes de escritórios de contabilidade, é o fato de que muitos contadores ainda prestam serviços as empresas sem a devida formalidade. Muitos profissionais de contabilidade trabalham com as empresas sem um contrato delineado de prestação de serviços e começam o seu trabalho antes de cuidar da parte burocrática, sem definir as cláusulas de prestação de serviços, o que é um grande descuido e gera certo descompromisso por parte das empresas.
No contrato devem ser devidamente especificadas questões como, condições de pagamento dos serviços realizados, multas e juros decorrentes de possíveis atrasos nos pagamentos, condições e exigências necessárias para a prestação de serviços e possíveis suspensões no contrato no caso da ocorrência de problemas. Agora que já contextualizamos a situação de inadimplência de clientes em escritórios contábeis, vamos listar 5 dicas para que você possa se prevenir e lidar com essa situação em seu escritório contábil:
1- Explique com clareza todas as condições de pagamento
Tanto durante o processo de negociação, quanto após o fechamento de um novo negócio, é necessário deixar claro as formas de pagamento, se a vista ou a prazo, assim como as diferentes opções de pagamento: boleto bancário, cartão de crédito ou débito em conta, dentre outras opções.
Esclarecer adequadamente essas informações é essencial para que o cliente possa planejar adequadamente o seu pagamento, evitando assim a inadimplência e definindo a melhor forma de pagamento. Também é recomendável estabelecer um período de tolerância para o processo de cobrança de seus clientes.
É uma ação que mostra que sua empresa apresenta flexibilidade de negociação, o que pode ser um fator importante para não perder o cliente para a concorrência. Mesmo em situações de inadimplência, é dever de sua empresa estudar a situação de cada cliente e tentar propôr uma solução adequada para os dois lados.
O ideal é que tanto o prazo de vencimento, quanto o de tolerância sejam estabelecidos nos primeiros dias de cada mês, de forma a registrar as suas receitas o mais rápido possível e assim manter o seu fluxo de caixa estabilizado.
2- Organize a sua base de clientes em um sistema informatizado
Você tem dificuldades para identificar com clareza o vencimento de prazos de pagamento por parte de cada cliente? Consegue identificar rapidamente os clientes que já se encontram em situação de inadimplência?
É bastante comum que proprietários de escritório de contabilidade realizem o controle de sua clientela de uma forma totalmente manual, por meio de cadernos ou agendas. Ao se utilizar um programa de cadastro de clientes totalmente informatizado, você economiza tempo e dinheiro neste processo, já que poderá cadastrar os seus clientes e gerenciar as suas contas a receber tudo por meio de única plataforma.
Esse tipo de ferramenta gerencia de uma forma totalmente automatizada as datas de vencimento de suas contas a pagar e a receber, trazendo uma grande praticidade e segurança neste processo.
No momento de cobrança, também é necessário perguntar ao cliente de que forma ele prefere receber o seu contato: por e-mail ou telefone? Procure se adequar as preferências do cliente, de forma a resolver a sua pendência e fazer com que a situação de inadimplência não venha a se repetir.
3- Estude a situação de cada cliente
Com uma boa base de dados organizada em um programa de cadastro de clientes, você pode estudar especificamente a situação de inadimplência da sua clientela.
Muitas empresas optam por simplesmente cancelar os negócios com um determinado cliente, sem sequer mostrar flexibilidade para negociar. O cancelamento não deve ser visto como a primeira alternativa no caso de inadimplência, é preciso analisar cuidadosamente o histórico de cada cliente.
No caso de ser o primeiro caso de inadimplência de um cliente ou de ser um cliente que costuma pagar dentro do prazo de tolerância estabelecido pela empresa, procure entender os motivos que o levam a atrasar o pagamento, de forma a entender a situação do cliente e propor uma diferente forma ou opção de pagamento.
Já no caso de um cliente já com um histórico bastante negativo, com reincidentes situações de inadimplência e que exige um profundo esforço de seu escritório de contabilidade para quitar as pendências financeiras, talvez a melhor alternativa seja realmente o cancelamento de negócios com esse cliente, já que ele está comprometendo o andamento de seu fluxo de caixa.
4- Lembre os seus clientes a respeito da data de vencimento
Em muitas situações, os clientes acabam atrasando pagamentos por simples descuido ou esquecimento. Por isso, enviar e-mails de com o intuito de relembrar os períodos de vencimento de determinadas contas, pode ser uma boa alternativa para evitar essas situações.
Mas lembre-se, não esqueça de fazer estes lembretes de uma forma sútil e educada. Palavras como bom dia ou boa tarde, além de mensagens de saudação ao cliente, são absolutamente imprescindíveis. Afinal, ao enviar e-mail para um determinado cliente, você está de certa forma invadindo o seu espaço e deve agir cuidadosamente ao transmitir qualquer tipo de mensagem, seja por e-mail, SMS ou mensagens de whatsapp, dentre outros meios.
5- Estabeleça um bom relacionamento com a sua clientela
A fidelização de sua clientela e um bom relacionamento com a sua atual rede de clientes, é de extrema importância para evitar situações de inadimplência. Realizar um contato frequente com as empresas que fazem negócios com o seu escritório de contabilidade, de forma a agregar valor para sua empresa e procurar saber se a empresa está satisfeita com os seus serviços e na busca de solucionar possíveis dúvidas, é uma ótima alternativa para estreitar a relação com esses clientes.
É comum que após a assinatura de um contrato, algumas empresas não prestem o mesmo atendimento do que no período antecedente a assinatura de contrato, e este é um fator que certamente é notado pelos clientes, que acabam atrasando os pagamentos ou mesmo cancelando os contratos que estão em vigência!