Os Espertos: Como armazenar seus arquivos com segurança?
Créditos da imagem: Stoonn
Já fizemos este artigo sobre segurança na internet, no qual você encontra algumas dicas interessantes de mecanismos de proteção que pode utilizar contra vírus, cavalos de troia e outras ameaças.
Aqui, iremos detalhar melhor como guardar seus arquivos para protege-los não apenas de vírus e outras ameaças similares, mas também preservá-los de um mau funcionamento de sua(s) máquina(s).
A vida moderna de empresas e escritórios repousa sobre uma quantidade gigantesca de dados que só existem no mundo virtual: são os tais "arquivos". Eles incluem planilhas de custos, orçamentos, textos curtos ou longos, objetos virtuais (computação gráfica) e até softwares criados pelos usuários mais experientes.
Logo nos primórdios dos computadores os usuários se viram diante da questão: como guardar meus arquivos com segurança? Lembre-se que, lá na década de 70, não havia os HDs (discos rígidos) e tudo era armazenado primeiro em fitas, depois em discos flexíveis. O resultado é que não havia um meio mais perene de preservar arquivos, exceto imprimi-los!
Aliás, é preciso reconhecer que, de todas as formas de armazenar arquivos, guardá-los em papel é, de longe, a mais segura. No entanto, de que adianta armazenar em papel uma planilha de 50 Mbytes? Precisamos dela no computador, para podermos fazer as operações para modificá-la, atualizá-la e distribui-la. O papel serve apenas como um backup (cópia de segurança) precário, para uma situação em que perdêssemos totalmente as versões digitais desse arquivo.
Não descartamos que se guarde em papel, digamos, um livro que você esteja escrevendo. Seria inadmissível perder centenas de páginas já escritas porque o computador queimou quando um relâmpago atingiu a rede elétrica. Mas há outras formas de armazenagem de arquivos que são muito interessantes e seguras. Vamos, então, às dicas de armazenagem.
1) Proteja sua máquina contra sobrecargas provocadas por relâmpagos.
Os filtros de linha e nobreaks não garantem proteção contra raios. Desligue seu computador durante tempestades. Se for um notebook, netbook ou tablet, basta desligá-lo do carregador e poderá continuar trabalhando normalmente.
Mesmo se sua empresa conta com para-raios, isso não garante nada pois um raio pode se propagar pela rede elétrica. Então, um raio que caia a quilômetros de onde você está pode atingir seu computador se ele estiver ligado na tomada. Repetimos: é melhor desligá-lo.
2) Use HD externo.
Não é de bom alvitre misturar, no mesmo hd (disco rígido do computador), os arquivos dos programas e do sistema operacional com seus arquivos. Para evitar isso, há duas formas: uma, a partição do hd, isto é, a divisão do hd em dois compartimentos. Com isso, mesmo que haja necessidade de formatar seu hd, isto é, apagar todos os registros e colocar novos, seus arquivos estarão em outra partição, e não sofrerão danos. No entanto, ainda mais seguro é o recurso do hd externo, como o da foto. Você pode até mandar seu computador para a oficina, mas seus arquivos ficam com você.
3) Guarde seus arquivos em múltiplos locais.
créditos: Site Os Espertos
É estratégico que você faça várias cópias de seus arquivos. Por exemplo, uma cópia no hd externo, uma no seu desktop e uma no notebook. Para mandar arquivos de um computador para outro, é possível enviar por e-mail, desde que o arquivo tenha até cerca de 6 Mbytes de tamanho.
Certa vez uma cliente deste escriba mandou um email desesperado: seu companheiro havia formatado o computador da casa, no qual ela guardara a única cópia de seu livro de 400 páginas! Tudo estava perdido! E ela perguntou, ansiosa, se por acaso tínhamos uma cópia do arquivo. Para alívio dessa moça, sim, tínhamos várias cópias, uma em cada computador, pois ela havia nos enviado seu trabalho para avaliação. Ela não coube em si de alegria quando recebeu a notícia. E nós a alertamos: nunca mais faça isso, guardar a ÚNICA cópia de seu livro no computador da casa!
Lembre-se de que pendrives não são totalmente confiáveis. Alguns têm excelente qualidade e durabilidade. Outros, não. Será que esse que você usa é confiável? Na dúvida, não guarde somente nele seus arquivos. Utilize, como dissemos, um hd externo.
4) Não confie cegamente na nuvem.
créditos da imagem: Witthaya Phonsawat
Para os leitores neófitos precisamos explicar antes o que é essa tal nuvem da qual tanto se fala em artigos técnicos. Nuvem é o nome poético de computadores gigantescos (servidores) que armazenam arquivos para você. Funciona assim: você contrata um serviço de armazenamento (gratuito ou pago) e guarda seus arquivos nesses servidores remotos. Alguns desses serviços permitem, inclusive, o compartilhamento de arquivos com outros usuários. Um exemplo disso é o Dropbox, um dos mais conhecidos serviços de nuvem. Outro, menos conhecido, que este escriba utiliza, é o Adrive. Há também, claro, o Google Drive. O gigante Google não iria ficar fora desse mercado, não é mesmo?
O nome nuvem é recente, mas o conceito nem tanto. Por exemplo, quando nós mandávamos arquivos pelo extinto msn e o destinatário estava desconectado, o arquivo ficava armazenado nos computadores da Microsoft até que aquele usuário se conectasse e baixasse o conteúdo da mensagem em seu computador. O conceito era muito parecido com o que hoje chamamos de nuvem. O envio e recebimento de e-mails também passa por servidores remotos, ou seja, pela nuvem.
A Amazon permite que usuários comprem músicas e ebooks, sem precisar baixar os arquivos. Suas compras ficam armazenadas na nuvem e, quando o usuário tem uma rede sem fio disponível, pode ouvir as músicas ou ler os ebooks em seu Kindle, conectando-se aos servidores da Amazon. Neste caso, não é possível compartilhar com outros usuários, pois se trata de compras.
Qual é o nível de confiabilidade da nuvem? Os provedores mais confiáveis são os mais robustos, como o Google Drive, a Amazon e o Dropbox. Utilizei, alguns anos atrás, um simpático serviço de armazenagem chamado Save File. Só que, um belo dia, o site simplesmente fechou!! Felizmente eu tinha cópias dos arquivos armazenados.
O fato é que a nuvem está distante, num servidor que talvez esteja do outro lado do mundo. Então, é preciso questionar: e se um submarino, acidentalmente, cortar a fibra ótica no fundo do oceano? E se um asteroide do tamanho de um grão de areia destruir a antena do satélite de comunicações? E se o Comando pela Libertação da Alsácia Setentrional botar fogo no prédio onde fica o servidor? E se uma explosão solar causar uma pane geral nas telecomunicações?
Não se trata de paranoia. Ok, talvez até seja paranoia (rs). Mas, como disse Churchill, "até os paranoicos têm inimigos reais". O que precisamos pensar é que nós não temos controle sobre a nuvem. Podemos, sim, utilizar os serviços mencionados antes. Eles são muito práticos e rápidos. Mas temos que ter cópias dos arquivos em mídias ao alcance de nossa mão, como um hd externo, um solid state drive etc. Ter um plano B, ou até um plano C, se chama "redundância". As empresas usam o tempo todo. Você também deve usar.
5) Organize suas pastas.
Um elemento importante para você não perder seus arquivos é a organização. Sugerimos que você ordene hierarquicamente suas pastas. Damos, abaixo, um exemplo de como fazer isso:
Digamos que você queira organizar suas pastas num hd externo. Normalmente, esses dispositivos já vêm com alguns arquivos de sistema. Então, para não misturar as coisas, crie uma pasta e dê a ela o criativo nome de arquivos. Dentro dela, você pode criar a pasta imagens. Dentro desta pasta, podem existir três pastas: pessoas, natureza e pontes (nos nomes de pastas e arquivos evite letras maíusculas, acentos, ç cedilha e espaços. No lugar do espaço, use o hífen). Então, no dia em que você precisar de uma imagem de ponte, você não terá que vasculhar toda a pasta de imagens, pois há uma organização interna que leva você direto a todas as imagens mostrando pontes.
Uma outra forma de hierarquia é a que une, numa só pasta, todos os dados de um cliente. Então, ficaria assim: arquivos > clientes > fulano-de-tal e, dentro da pasta do Fulano de Tal haveria, digamos, três sub-pastas: dados-pessoais, e-mails e pagamentos, ou seja, tudo que há para saber sobre aquele cliente está na pasta dele: dados como endereço, telefone, data de aniversário dele, os e-mails trocados entre ele e a empresa e os pagamentos feitos ou não feitos. Neste caso, o esquema de organização ficaria assim:
Reunir todos os dados do cliente numa pasta só, com suas sub-pastas, economiza muito tempo. Quanto aos e-mails, saiba que eles são considerados documentos, então podem ser usados como fator comprobatório em caso de disputas judiciais. Por isso, e-mails importantes devem ser salvos como arquivos de terminação .eml. Se deixarmos o armazenamento de e-mails por conta dos softwares (Outlook, Incredimail ou Thunderbird), todos os e-mails ficam no drive C, que é justamente aquele que é o mais inseguro, pois nele fica o sistema operacional e os arquivos de softwares.
Para salvar um e-mail como arquivo, na maioria dos programas basta abrir o e-mail que queremos salvar, digitar Ctrl S e escolher a pasta de destino.
Por ora, ficamos por aqui neste vasto mundo da armazenagem de arquivos. O assunto certamente voltará em outros artigos.
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