POI – uma metodologia para otimizar os recursos das empresas.
Um dos principais desafios nas empresas é o de equilibrar os recursos pessoais, materiais, estruturais e financeiros. Por exemplo: faturar todos os pedidos em carteira, ter um alto índice de qualidade dos serviços e atender plenamente os clientes. Entretanto, o que acontece, com frequência, é a falta de produtos, de pedidos ou mesmo a sobra de produtos. No caso das indústrias, o desafio é o de produzir o que foi planejado para entregar aos clientes. É comum acontecer: ora faltam itens da matéria prima, sobram outros itens de matéria prima ou existe um gargalo na linha de produção, quando não faltam pessoas. Então, sobram pedidos em carteira e os clientes reclamam que não são atendidos. Integrar os fornecedores no ritmo do consumo, ter disponibilidade de estoques sem onerar o caixa é outro grande desafio. Integrar vendas, pedidos com faturamento balanceado e atender os clientes nos prazos combinados é uma "missão herculana". Muitas vezes, entram pedidos de produtos não disponíveis e, às vezes, nem planejados para produzir. Com frequência se comete equívocos no planejamento de volumes ou de preços de vendas e entram pedidos em volumes inferiores aos planejados. O que acontece? Os estoques crescem e desequilibram o caixa. Então são realizadas promoções, se aviltam os preços e, novamente, se desequilibra o caixa.
Os casos acima mencionados são meramente alguns exemplos para a difícil tarefa de otimizar os recursos das empresas.
Com frequência, os desequilíbrios dos recursos acabam resultando em desavenças entre os responsáveis pelas compras, produção, vendas e o financeiro, sem se saber exatamente "quem não está entregando". Algumas vezes, fica um "vácuo" na integração da equipe, porque se tenta corrigir nesse mês o que sobrou ou faltou no mês anterior, situação que ocorre durante os próximos meses do ano. Isso tudo drena a energia dos gestores e, às vezes, gera desconfianças dentro do grupo responsável por gerar resultados.
Diante deste contexto, qual é o objetivo do Planejamento Operacional Integrado (POI)? Em primeiro lugar, alinhar o grupo gestor de resultados no mesmo ritmo e direção. Seria tal qual um grupo de dança, uma equipe de futebol ou a administração de uma casa. Em segundo lugar, formar um grupo coeso e cooperativo, aderente e focado nas essencialidades, mais leve e "divertido", reduzindo ansiedades ou angústias. Em terceiro lugar, gerar satisfação com os resultados, com o caixa e o desempenho grupal, em um formato coletivo, e, não individual. Com o POI as pessoas trabalham e comemoram celebrando em equipe.
Mas, afinal, o que é exatamente o POI? A sua essencialidade está no ritual grupal, portanto é um ritual semanal, com horário e pauta repetitiva, sendo imprescindível acontecer todas as semanas, com duração de uma a duas horas. Os fechamentos mensais são hábitos contábeis e orçamentários. Para otimizar os recursos das empresas é preciso ter um olhar coletivo de equipe sobre a semana que passou, além de pensar, planejar e alinhar a próxima semana e mais algumas semanas para frente. Muitos dirão que todas as informações necessárias estão no sistema em tempo real. De fato, mas sistemas não integram as pessoas. Os gestores precisam fazer periodicamente as combinações. Rituais semanais formam equipes robustas, cooperativas e alinhadas. Mas o que acontece se algum membro do grupo não consegue fazer as entregas? O grupo ajuda, apoia e preenche a lacuna daquele "zagueiro ou atacante do time". Mas isso acontece por algumas semanas, quando cansar, o grupo não tem complacência e exclui o membro que compromete os resultados, ou, ele se autoexclui. Esse é um típico fenômeno de grupo, ninguém demite ninguém e a equipe se fortalece.
A ferramenta POI e, o seu ritual semanal possui, entre outros, os seguintes propósitos:
Integrar os objetivos operacionais às ações de curto prazo (semanal) e gerar coesão do grupo gestor;
Avaliar semanalmente as combinações, os compromissos recíprocos, para a melhoria dos resultados;
Reduzir ansiedades e burocracia. Os rituais semanais formam uma equipe aderente e coesa;
Concentrar os esforços nas essencialidades e antecipar-se;
Fortalecer o grupo para desafios criativos e audaciosos;
Reduzir a complacência;
Integrar uma visão global da empresa, unificar a linguagem e o entendimento comum da equipe da gestão.
Portanto, para as reuniões/rituais semanais deve ser utilizada uma pauta única, repetitiva, que é uma ferramenta que a consultoria desenvolveu há mais de 20 anos. Nenhum outro assunto pode permear a reunião do POI, a não ser a sequência fixa dessa ferramenta. Aliás, é um instrumento de fácil manejo, e, segue uma sequência clara, exatamente como o caminho de um pedido do cliente até o crédito no caixa da empresa.
* Werner Bornholdt é economista e doutor em psicologia das organizações. Consultor em governança, pessoas e resultados.