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Modificado em: Seg, 13 Abr, 2020 at 6:01 PM
O cadastro de entidades é imprescindível para ter uma lista centralizada de todos os grupos responsáveis pelo tratamento de dados pessoais na empresa, que pode ser sistemas, pessoas, times ou mesmo empresas que faz parte do tratamento de dados pessoais.
Como exemplo, um fornecedor que é um operador, precisa fazer o tratamento dos dados que possui da empresa, e todo grupo, sistema, colaborador ou fornecedor que faz o tratamento de dados é obrigatório ter o cadastro como uma entidade, sendo importante para os vínculos necessários nos próximos módulos e poder visualizar as informações em relatórios.
As entidades que pode ser composto por pessoas ou sistema, precisam implementar formas de proteger estes dados e garantir que eles não irão vazar. Isso significa agir em duas frentes: a tecnológica e a procedural.
A tecnológica é bem simples. As entidades devem garantir que existem sistemas que irão contribuir para a proteção destes dados. Isso inclui desde noções como firewalls e antivírus – que são mais comuns – até as mais sofisticadas, como a criptografia e os servidores em nuvem.
Do ponto de vista dos processos, é preciso que haja um mapeamento do caminho que os dados fazem pela empresa. Isso não significa somente ter formas de compliance, mas também encontrar possíveis pontos fracos que podem ser explorados. É preciso também haver políticas internas sobre como lidar com estes dados.
1 - Selecione Data Mapping e em Inventário de dados, clique na funcionalidade Entidades.
2 - Clique no campo Nova Entidade
3 - Necessário que preencha os campos do fomulário:
a - Nome entidade: Neste campo pode ser desde o nome de um software, setor da empresa, colaborador ou qualquer outro dado pessoal que possui na empresa.
b - País: Importante para mapear a origem do dado, que pode ser de outro país, segue exemplos: O cadastro de um investidor, sendo que é de outro país.
Necessário selecionar o país da provedora de infraestrutura da empresa.
c - Tipo de entidade: Importante para classificar o dado que está cadastrando entre uma das opções disponíveis.
d - E-mail: Que seja o endereço de e-mail relacionado ao dado que está cadastrando.
e - Telefone: O número de telefone relacionado ao dado que está cadastrando.
f - Vincular com usuário do sistema: Como o próprio nome do campo já diz, é os usuários internos que possuem acesso a área administrativa da plataforma da PrivacyTools, a função é ter o vínculo da Entidade com o usuário que selecionar. Importante salientar que a grande maioria das entidades não vai ter um usuário selecionado. Ex: Pode ter uma entidade com o nome do Colaborador, por coincidência o usuário do sistema é a mesma pessoa, neste caso é necessário selecionar para ter o vínculo.
g - Essa entidade é um Operador de tratamento de dados? Selecione Sim ou Não.
h - Status: Seleciona a opção de inativo para a entidade não ser excluída da base de dados, ou seja, vai manter para uma base histórica, também não vai aparecer no relatório. Como exemplo: A empresa cancelou com um fornecedor, ou um colaborador não faz mais parte do time, nestas situações a opção recomendada é de inativo.