A primeira pergunta do planejamento de projetos 5W2H se refere ao seu escopo. Veja como sua ferramenta apresenta à equipe qual será a entrega geral do projeto.
Muitas vezes isso se dá por meio da escolha de um nome para o projeto seguido de um descritivo. Cada interface tem sua maneira de fazer isso.
Verifique também como a ferramenta anexa e dá acesso a documentos que vão ajudar a entender o que deve ser feito.
Além do escopo do projeto – definido logo no início – conforme ele for se desenrolando será preciso indicar o que deve ser feito em cada nova tarefa individual. Isso precisa ser ágil de fazer e de fácil consulta pelos membros da equipe.
O objetivo do projeto, porquê ele está sendo executado, deve ficar claro para todos. Como a ferramenta faz isso?
Neste ponto, o “onde” se refere a como integrar equipes e pessoas alocadas, muitas vezes, fisicamente à distância. Onde elas se encontram dentro da ferramenta e trocam informações?
Essa é uma das mais importantes funcionalidades que uma ferramenta que gestão de projetos deve ter: como as pessoas se comunicam entre si? E as equipes? Como se faz o contato com equipes externas? Onde essa troca de informações fica registrada e pode ser acessada, no futuro?
O software de gestão de projetos deve ter uma forma clara de definir as datas de entrega de cada tarefa, preferencialmente associada a um calendário ou cronograma de fácil entendimento.
Uma das mais básicas funcionalidades de uma solução para planejamento de projetos é indicar as responsabilidades, isto é: quem deverá desempenhar cada tarefa (sejam indivíduos ou equipes), e a quem deve se reportar.
Normalmente projetos são divididos em etapas. Uma boa ferramenta deve mostrar quais são elas e que objetivos devem ser alcançados nesses pontos do cronograma.