15. 14 O planeamento do tempo – dicas para a elaboração dos seus planos Regras a observar na elaboração de um plano: • Considerar o dia, a semana, o mês e o ano como conjuntos. Fazer figurar, no plano, tempos fortes e tempos de respirar, de modo a reduzir ao máximo os momentos de pressão. • Prever os compromissos e obrigações fixas de curto, médio e longo prazo. • Reservar, sistematicamente, tempo para a reflexão e para o tra- balho solitário. • Utilizar grelhas / fichas de planeamento que permitam uma fácil leitura. Se lhe der jeito, use símbolos e cores. Exemplo de ficha Não esqueça, ainda, quando fizer o seu plano diário, de: • Agrupar as actividades relacionadas. • Reservar tempo para pensar (seja flexível – não é possível ocu- par o tempo todo). Deverá planear apenas cerca de 60% do seu tempo de trabalho, deixando os restantes 40% para os impre- vistos. • Tornar rentável o espaço entre acontecimentos. • Centrar-se nos objectivos e resultados a atingir. • Planear os assuntos mais importantes nos períodos do dia em que a sua energia e concentração estão mais elevadas (reserve a parte da tarde para as tarefas de rotina, período do dia em Data Actividades Importante AdiarRejeitarDelegarFazer Decisão RealPrevisão Duração Urgente
16. 15 que um grande número de pessoas já revela uma menor fres- cura). • Utilizar os últimos minutos no seu local de trabalho para plane- ar o dia seguinte, na medida em que tal lhe permitirá rever o dia que acaba. Eficiência versus eficácia Para aproveitar ao máximo o tempo de que dispõe, importa, final- mente, que tenha sempre presente duas dimensões: a eficiência – fazer a tarefa de maneira certa – e a eficácia – fazer a tarefa certa. Sendo ambas importantes, importa, contudo, não perder de vista o objectivo último, que é o de alcançar resultados, isto é, ser eficaz! Habitue-se a questionar, com regularidade, a sua eficácia: • quanto tempo poderia economizar se não fizesse algumas coi- sas não essenciais? • há tarefas que se poderiam fazer com mais facilidade e mais rapidamente, melhorando os processos de trabalho? • em que tarefas gastou mais tempo do que julgava? Eficiência Eficácia Execução (como fazer) Resultados (o que fazer) Processos, normas, métodos Objectivos, resultados Execução mais rápida com menor esforço e menor custo Execução em função dos fins Desempenho interno Gerar alternativa Solução de problemas Optimização dos recursos Cumprimento de deveres Obtenção de resultados Resumindo em duas frases, poder-se-á dizer que... ser eficiente é: ser eficaz é: fazer certo as coisas fazer as coisas certas