O que sua empresa faria se tivesse 20% a mais de tempo? | Blog do Documento
19 de agosto de 2016 No Comments Gestão de Documentos,Produtividade Cinária Klumb
Falta tempo. É o que quase todos sentem. A caixa de entrada não para de receber e-mails, os problemas insistem em chegar, o telefone toca repetidamente, solicitações precisam ser atendidas e o ritmo é intenso.
Se você tem a sensação de que o ideal seria ter o dobro de tempo para que todas as atividades pudessem ser executadas com calma na sua empresa, saiba que nada disso é necessário.
Com 20% a mais de tempo, a produtividade da sua empresa já aumenta, e este tempo pode ser adquirido de forma fácil, e o mais importante: sem hora extra e custos com encargos trabalhistas para a empresa. Mas como ganhar esse tempo?
Identifique onde o tempo está sendo perdido
Considerando uma jornada de trabalho de oito horas, 20% a mais de tempo significa 1 hora e 36 minutos. Imagine a quantidade de tarefas que poderiam ser executadas com qualidade neste período: problemas resolvidos, clientes atendidos, trabalho em equipe realizado e mais metas alcançadas. Além disso, o trabalho seria feito sem aquela correria, e os colaboradores trabalhariam mais tranquilamente, o que aumenta a produtividade.
A realidade é que se perde muito tempo do dia. Problemas técnicos, como defeitos em computadores, localizar um documento, refazer um arquivo que foi extraviado, fazer fotocópias de arquivos, atualizar as informações de um impresso, arquivar, buscar um documento ou versões anteriores dele, ir até outro departamento para compartilhar um documento: se você se identifica com essa rotina, saiba que a produtividade de cada colaborador da sua empresa não está sendo aproveitada na sua totalidade.
Esses processos, apesar de comuns no dia a dia dos negócios, não devem fazer parte da rotina de uma empresa, e é possível, sim, diminuir a perda de tempo e aumentar a produtividade em até 20% com medidas básicas.
A solução: Gestão Eletrônica de Documentos
A solução que empresas da área da saúde, jurídica, educação, setor público, imobiliário, cooperativas e diversos outros ramos adotam é a Gestão Eletrônica de Documentos (GED). Este sistema viabiliza a transformação daquela 1 hora e 36 minutos, gasta com atividades que não geram retorno para o negócio, em produtividade. Em outras palavras, a GED organiza, armazena, facilita o acesso e aprimora a segurança do patrimônio intelectual da empresa. Dessa forma, o tempo que antes era desperdiçado com atividades mecânicas reverte-se em resultados e, consequentemente, lucratividade para a empresa.
Reunindo várias tecnologias, a Gestão Eletrônica de Documentos transforma em imagem, planilha, texto ou voz todos os documentos de uma empresa. Portanto, o tempo que antes era gasto com buscas pelo arquivo morto, pesquisas em pastas, folhas de papel e outras atividades do gênero pode ser usado para tarefas que estejam diretamente ligadas à produção e estratégia.
Com o sistema, a busca por arquivos torna-se ágil para que o colaborador possa cumprir seus prazos de entrega e a organização facilita a integração entre equipes. Além disso, a Gestão Eletrônica de Documentos reduz drasticamente o espaço físico, que antes era ocupado pelo volume de papéis, o que, além de ser ecologicamente correto, proporciona um ambiente de trabalho mais espaçoso e organizado.
E na sua empresa, quais tarefas poderiam ser melhor executadas se os colaboradores tivessem 20% a mais de tempo diário por conta da Gestão Eletrônica de Documentos? Conte pra gente pelos comentários.