Compras: arte ou processo? As pessoas em Compras!!!
Como fazer Arte sem pessoas? Já desde algum tempo, logo após a virada da 1ª década do século 21, especialistas tem discutido e analisado como entregar mais valor para os consumidores, tendo a digitalização dos negócios como premissa. As mídias sociais estão nos provando que a interação entre pessoas pode ser mais rápida a partir de tablets e smartphones. A despeito do que pode ou não pode ser feito dentro das plataformas digitais, dos riscos envolvidos e mesmo da questão da sustentabilidade social, uma coisa não deve ser menosprezada e isso é a capacidade dos indivíduos se comunicarem. Isso traz em seu bojo, mesmo de forma intrínseca, que o elemento humano é importante e mesmo vital nos processos de comunicação, pois, para que comunicar?
Neste raciocínio, é bastante improvável que o elemento humano seja retirado da equação que norteia os processos de Compras e é importante ter em mente onde é possível explorar seu maior potencial. É sabido que a atividade de Compras é analítica e pouco intuitiva, e que em sua base está a modelagem dos Processos. Ainda assim, após essa modelagem, serão pessoas que farão a atividade de Compras rodar, mas isso não significa que não haja grande potencial de automatização no processo de Compras. Os ganhos podem ser consideráveis, passando pela redução dos custos de aquisição, passando pelo controle de ressuprimento e indo até as questões mais críticas como lisura. Olhando para Compras, no eixo ou ramo Pessoas, podemos dividi-lo em 3 vertentes; Compras Estratégicas, Compras Transacionais e Equipe de Processos. A definição de Compras Estratégicas pode ser descrita como 'atividade que proporciona ganhos de eficiência nos processos de compras e garante a sustentação das economias alcançadas ao longo do tempo, gerando impacto positivo nas operações da empresa e como consequência, melhorando seu valor de mercado'. Já Compras Transacionais podem ser resumidas a 'adquirir um produto ou serviço pelo menor preço, atendendo uma necessidade pontual e momentânea'. Em um raciocínio rápido, talvez possamos imaginar que Compras Estratégicas são mais importantes que Compras Transacionais, mas a verdade é que ao se abarcar mais categorias dentro do conceito Strategic Sourcing, menor será a possibilidade de Compras Transacionais serem feitas, colocando essa modalidade na esteira da automatização. O Mapa Conceitual de Compras, foco Pessoas, ilustrado abaixo, nos dá uma ideia das atividades que as Pessoas em Compras devem desempenhar.
Observando o eixo Compras Transacionais notamos que suas atividades podem ser automatizadas e geradas através de ferramenta automática de solicitação de compras, disponibilizada nas áreas clientes, que conectada ao módulo WMS, pode gerar a reposição de itens de baixa impacto operacional, que sejam padronizáveis e que tenham ampla rede de fornecimento. Claro que para isso, todo processo de Outsourcing dentro do departamento de Compras deve ser feito, entrando assim o conceito Strategic Sourcing, definindo o que pode ou não ser automatizado e submetido à reposição sistêmica. O eixo Compras Estratégicas fará análises daquilo que possui relevância, impacto operacional e impacto de custos, utilizando diferentes ferramentas para a definição de quais categorias serão trabalhadas e em qual ordem sequencial. Embora bastante conhecido e aplicado, o conceito Strategic Sourcing pode variar em número de etapas. Anderson e Katz (1998) propuseram um modelo com 6 etapas. A.T. Kearney (2008) propôs um modelo de 7 etapas. Eu fui doutrinado em um modelo de 8 etapas, pela Accenture, em 2001. O mais importante é ter em mente que é necessário rever a categoria e seu impacto no negócio, entender o mercado fornecedor, aprofundar os dados e informações sobre as especificações da categoria analisada, desenhar um modelo de cotação (RFI/RFP) estruturado, rastreável e com dados atualizados, reunir um time heterogêneo de negociação e formalizar os acordos com contratos de fornecimento, que representem os interesses dos stakeholders envolvidos (cliente e fornecedor).
Para que tudo isso funcione, a equipe de Compras deve ter apoio de áreas voltadas ao processo e aos "produtos" que esse processo irá gerar, como os contratos, bem como ter uma plataforma de monitoramento dos benefícios, um plano de divulgação, para que não haja um processo de sabotagem dos acordos e também, uma interface com TI, para que Compras possa manter seus bancos de dados atualizados. Ufa!!! Quanta atividade. Para que tudo isso funcione, uma área de Compras custa caro, certo? Errado... Na maior parte das empresas estruturadas, o departamento de Compras se paga, pois gera valor agregado. Façamos um raciocínio simples. Seja uma empresa que tenha um fluxo de entrada de materiais em seus processos produtivos que represente 35% de suas receitas anuais e que suas receitas anuais sejam de R$1.000.000.000,00. A área de Compras gera benefícios anuais, mapeados de 7,5% entre redução de custos e custos evitados. Qual é o valor agregado (VAC) pela área de Compras? VAC = 1000000000,00*0,35*0,075 = R$26.250.000,00. Agora vamos supor que a área de compras que administra essa carteira, seja composta por profissionais conforme a tabela abaixo:
Além de ajudar a empresa na aquisição de seus produtos para a sua produção, o que garante seu faturamento, o departamento de Compras gerou recursos que pagaram sua existência e ainda deixou no caixa da empresa R$19.740.000,00.
A pergunta continua: Compras é Arte ou Processo?
Escrito por Osmar Martins - Professor e Profissional de Compras (originalmente publicado no LinkedIn, em 13/11/2020)