Dicas básicas de como elaborar um Relatório de Ocorrência - Portal Prevenir Perdas
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Separe o cabeçalho em três linhas. Na primeira, coloque o nome da sua área, use fonte Calibri e tamanho de 14,5 em negrito. Na segunda, coloque o nome da sua empresa e o contador de páginas e use a fonte Calibri com o tamanho de 7,5 em negrito. Na terceira, coloque do que se trata o relatório. Ex.: Ocorrência,local (estabelecimento) e a data. Use a fonte Calibri com o tamanho de 7,5.
a) Coloque o emblema da empresa;
b) Tipo de Documento. Exemplo: RO – Relatório de Ocorrência;
c) Nome do local da ocorrência. Exemplo: Loja XPTO.
O Sumário Executivo é o resumo sintetizado dos principais pontos da ocorrência e deve ser capaz de comunicar e esclarecer.
Lembre-se que você vai apresentar as informações escritas a um gestor ou diretor e estes possuem poucos minutos para lerem um relatório e tomarem uma decisão. Por isso da importância de elaborá-lo muito bem. Ele que ditará se o executivo terá interesse em ler todo o relatório posteriormente.
· Data da ocorrência;
· Cidade, local;
· Nome da loja;
· Nome do gerente da loja;
· Telefone do gerente da loja;
· Nome do regional;
· Telefone do regional.
b) Informações específicas do sinistro
· Modalidade do sinistro. Ex. furto, arrombamento, assalto, etc.;
· Foi com a loja aberta ou fechada?;
· O alarme estava acionado?;
· Horário do Ocorrido;
· O gerente foi acionado?;
· A empresa de segurança foi acionada?;
· A polícia foi acionada?;
· Sinistro tentado ou consumado?;
· Estoque invadido?;
· Houve subtração de produtos? Quais?
· Houve subtração de valores? Quanto?
· Valores subtraídos dos caixas ou cofres?
· A loja possui sistema de alarme? Monitorado por quem?
· A loja possui CFTV? A ocorrência foi gravada?
· A loja possui cofre? Qual?
a) Detalhamento do Sinistro :
· Data e horário;
· Pessoas envolvidas;
· Características da ocorrência;
· "Modus Operandi" dos marginais.
Nesse ponto é importante esmiuçar com horários toda a cronologia da ocorrência. Caso o sistema de CFTV tenha captado toda ação, coloque as imagens em ordem cronológica.
· Local de entrada dos meliantes,
· Locais com danos;
· Equipamentos danificados;
· Outras fotos que se fizerem necessárias.
Informe todas as ações que foram tomadas logo após a comunicação da ocorrência.
Nesse ponto o executor do relatório, que deve ser o mesmo que atendeu ocorrência, deve colocar a sua percepção sobre os fatos de forma resumida e objetiva.
Sempre que houver uma ocorrência, recomendações de melhoria estrutural, de segurança ou de processo devem ser feitas.
Última modificação emSegunda, 11 Agosto 2014 11:02
Andre Ferraz Ochoa
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