Amplimed - Gestão para clínicas - Desafios do Médico Empreendedor: rotinas na gestão de clínicas
Quais as características de um médico empreendedor? A Medicina traz inúmeros desafios para o seu dia a dia. O trabalho com saúde humana pode ser recompensador, mas possui também uma série de dificuldades. Quando você decide empreender na área da saúde, então, precisa estar pronto para desafios ainda maiores. Agora, além de médico, você é um gestor e precisa dar o seu melhor nessa nova área. Neste artigo, trouxemos dicas para facilitar o cotidiano na gestão de clínicas e consultórios. Leia até o final e saiba mais sobre:
No nosso "Guia Prático: Como Abrir uma Clínica com os olhos na Transformação", mostramos como o modelo Canvas para plano de negócios pode melhorar a gestão de clínicas e consultórios. (Acesse nosso Guia clicando aqui). Aqui, vamos demonstrar a importância da Matriz SWOT para o planejamento estratégico da clínica.
Gestão de pessoas é uma competência essencial para todo gestor. Quando se trata de gestão em saúde, a necessidade de você pensar sobre as motivações e os potenciais da equipe é ainda maior. Afinal, sua equipe é composta de pessoas que atendem diretamente outras pessoas. Essa relação entre colaboradores e clientes deve ser humanizada, respeitosa e harmoniosa. No entanto, muitos desafios são enfrentados no dia a dia da clínica para que se mantenha essa harmonia. Isso ocorre, porque negócios na área da saúde são dedicados a circunstâncias sensíveis da vida humana. O paciente adoecido e seus familiares desejam, muitas vezes, uma resposta imediata e chegam às clínicas com alto nível de estresse. Já os colaboradores, por mais que se dediquem e estejam motivados, podem sofrer com estresse de suas vidas pessoais ou devido à pressão do ambiente de trabalho. Você como gestor precisa estar atento às principais rotinas de gestão de pessoas para buscar o melhor desempenho da sua equipe. As rotinas em gestão de pessoas estão relacionadas com todo o tempo de permanência do funcionário: do momento em que se candidata à vaga ao dia de sua despedida. Uma boa gestão de pessoas em negócios da área da saúde deve buscar conhecer o perfil de seus colaboradores e entender suas dificuldades e motivações. Assim, é possível obter o máximo desempenho daqueles que, junto com você, estarão dedicados ao atendimento dos pacientes. As principais rotinas de Recursos Humanos são:
Os procedimentos para preencher uma posição de trabalho dentro da sua clínica devem ser cuidadosos. Você precisa identificar o perfil necessário e, então, atrair pessoas com perfis próximos ao ideal. Logo, você precisará selecionar aquele que melhor se encaixa nas necessidades atuais e na projeção da sua empresa. Um instrumento que pode facilitar as diversas rotinas de gestão de pessoas, incluindo a agregação, é o Plano de Cargos e Salários. Nele, você definirá o perfil ideal para cada cargo, de cada departamento da sua empresa. A descrição do perfil deve conter muito mais do que formação acadêmica. Deve ser pautado nas habilidades e atitudes necessárias para desempenhar as funções do cargo. A agregação de pessoas é dividida em duas etapas:
Processos de recompensa devem considerar a satisfação da necessidades das pessoas que colaboram com o desenvolvimento da empresa. Essa satisfação é composta pelo atendimento a necessidades básicas, como remuneração, benefícios diretos e indiretos, transporte, estudo e alimentação. Além disso, considera, em um segundo plano, as necessidades mais elevadas: realização pessoal e profissional, motivação, colaboração, flexibilidade, reconhecimento e autonomia. Apesar de a remuneração ser fundamental, a satisfação profissional está além do dinheiro. Um ambiente que facilite as relações e o aprendizado, o apoio ao desenvolvimento pessoal, respeito às necessidades de vida e de trabalho são alguns exemplos de postura de recompensa não financeira. Portanto, as estratégias de recompensa devem ser pensadas com o intuito de motivar os colaboradores, principalmente, para reter talentos.
O desenvolvimento de pessoal é importante para o desenvolvimento global da organização. Estratégias de desenvolvimento estão relacionadas com treinamentos, com estímulo à liderança, com gestão do conhecimento e com o aprimoramento da comunicação. Muitas empresas costumam promover treinamentos específicos na intenção de desenvolver seus colaboradores. É preciso, no entanto, fazer uma distinção entre os conceitos de treinamento e desenvolvimento. O primeiro está relacionado com a aquisição de uma técnica ou habilidade específica, referente à execução de tarefas. O desenvolvimento, por outro lado, requer estratégias aplicadas constantemente, porque não se limita à execução de tarefas. Desenvolver pessoas, em outras palavras, é estimular a liderança, o compartilhamento de conhecimento e a relação entre as competências dos colaboradores – muito mais do que ensinar uma nova atividade. Por isso, está diretamente relacionado ao ganho de escala da empresa. Nesse ponto, vale destacar o que Idalberto Chiavenato ensina sobre a nova gestão de pessoas. Segundo ele, a Gestão de Pessoas deve ter como foco a eficácia e não a eficiência. Isso significa dizer que se trata de fazer a coisa certa não de fazer algo da forma correta. Uma gestão de pessoas que deseja eficiência pode exigir que a secretária faça mais rapidamente a contagem dos prontuários manualmente. Já uma gestão eficaz estimula a secretária a trazer uma sugestão: por que não contratamos um sistema de gestão para clínica?
Você já deve ter ouvido que os jogadores que mais se destacam em um time recebem propostas milionárias para transferência. Esses jogadores são, basicamente, excelentes naquilo que fazem e, por isso, despertam a atenção da concorrência. Os times de futebol poderia colocar esses jogadores no banco de reservas para evitar que fossem contratados pelos adversários, mas não é isso que ocorre. Os treinadores utilizam ao máximo o potencial de cada jogador. Afinal, enquanto o jogador estiver no seu time, ele marcará gols para você. Além disso, você deve conhecer histórias de jogadores que negaram essas propostas milionárias para ficarem em seus clubes. Então, o que faz um profissional qualificado negar uma proposta de aumento de salário? A resposta é óbvia: fatores motivacionais que o dinheiro não compra. Com isso, fica evidente que há outros motivos para os melhores funcionários permanecerem na sua equipe. Certamente, um bom salário não segura a motivação. Pode até segurar o funcionário, mas não a motivação. Pense em você trabalhar no hospital com o melhor salário da cidade, mas com péssimas condições de higiene ou sem instrumentos básicos para segurança dos pacientes. Você pode até aguentar nos primeiros meses, mas depois perceberá que o salário não é suficiente para manter sua motivação. Por isso, busque compreender as necessidades da sua equipe. Tenha conversas abertas com seu time. Isso não significa ceder a todo momento, mas ouvir e negociar, sempre considerando que na sua frente pode estar um novo líder.
O básico sobre gestão financeira é intuitivo: deve-se aumentar receitas e reduzir despesas. Essa compreensão básica, no entanto, não é suficiente para praticar a gestão financeira de clínica médica de forma adequada. Se você mantiver esse único raciocínio, terá dificuldades para fazer investimentos com retorno a médio e longo prazo. Nesse caso, poderá perder boas oportunidades de negociação ou abrir mão de inovações que podem trazer vantagens além do retorno financeiro. São exemplos dessas negociações a aquisição de novos equipamentos ou o investimento em um sistema de gestão para clínicas médicas. Por isso, a gestão financeira não apenas sobre economizar, mas sobre investir com estratégia.
Cada grupo de material depende de negociação específica com fornecedores. Então, você deve planejar seu estoque para que possa comprar em grande quantidade. Sempre que você comprar um número significativo de itens, poderá negociar descontos: tanto nos produtos quanto no frete. Além disso, busque fornecedores especializados, preferencialmente, atacadistas. Se você negociar na farmácia da esquina, provavelmente, comprará pelo maior preço. Para conseguir comprar os materiais no momento certo, é necessário manter um controle de estoque preciso. Por precisão, queremos dizer: um sistema mais aprimorado que uma planilha de Excel. Entende? Já imaginou se você pudesse dar baixa no estoque de materiais ao finalizar o atendimento, sem necessidade de comando adicional. Essa é uma das vantagens de um sistema para gestão de clínica. Outra funcionalidade que supera o Excel na gestão de estoque são os relatórios. Tenha em mente: a tecnologia é aliada da precisão!
Pagamentos (-) Custos (=) Lucro Bruto
Pagamentos (-) Custos (=) Lucro Bruto (-) Impostos e Taxas (=) Lucro Líquido
Para aumentar a receita, existem diversas estratégias. A principal delas atualmente é o posicionamento nas redes sociais. A maior visibilidade e a gestão da sua marca como autoridade trará um maior número de agendamentos para sua clínica. Se você tiver uma atendimento preparado para receber esses agendamentos, terá facilidade em aumentar as receitas. Outro passo para aumentar o lucro líquido é reduzir os custos operacionais ou administrativos. Para isso, você precisa relembrar o processo de planejamento e de organização. Afinal, alocar os recursos nas tarefas certas é uma das principais rotinas na gestão em saúde. Para pensar em gestão de custos, com aumento da produtividade, responda, por exemplo, o que é gera mais resultado: ampliar o quadro funcional para atender mais ligações ou contratar um sistema para gestão de clínica que oferece agendamento online? Veja mais dicas sobre como reduzir custos em nosso artigo "Economia para clínicas médicas: 5 dicas para reduzir seus gastos".
Você planeja tudo. Cria o plano de cargos e salários. Contrata um sistema de gestão de estoques. Faz inúmeros relatórios em Excel, mas esquece do principal: a gestão do atendimento. Seus pacientes são o maior ativo da clínica. Por isso, você precisa traçar estratégias para entregar a melhor experiência de atendimento aos pacientes. Para planejar o atendimento, você precisa pensar sobre a jornada do paciente até chegar à sua mesa. Vamos pensar no trajeto mais comum para uma clínica com alta tecnologia.