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Como usar o CRM para controlar a agenda de todas as filiais de uma empresa
Grandes negócios exigem organização.
Muitas empresas pensam que não há problema em crescer demais. Afinal, o crescimento é um ótimo sinal, não é mesmo?
Grande engano. Não é apenas a falta de crescimento e a falta de sucesso de uma empresa que pode levá-la a fechar as portas. O crescimento desordenado e a falta de gestão também podem.
Já presenciamos algumas vezes, clientes desesperados querendo saber como fazem para controlar melhor as filiais de suas empresas, pois a área comercial estava toda fragmentada, sem organização.
O fato é que o crescimento ordenado, uma gestão eficaz e planejamento, são essenciais para o crescimento e para o desenvolvimento sustentável de uma empresa, independente dos números de filiais que ela tem.
Muitos empreendedores não sabem como controlar suas filiais por falta de conhecimento em softwares (como sistemas de CRM, por exemplo) e outras ferramentas que ajudam a controlar a produtividade.
O que muitas empresas desconhecem e nem fazem ideia é que é possível controlar as agendas das filiais através do CRM de uma maneira prática e simplificada.
Algumas empresas usam o Google Calendar para fazer isso e saber quais as novas oportunidades de negócios cada filial está trabalhando. Porém, no Calendar não dá uma visão global do processo de vendas e das oportunidades de negócios de maneira geral.
Veja como o CRM pode ser útil para essa organização:
#1. Utilize o calendário de tarefas
Através do CRM, você pode criar um calendário de tarefas para todas as suas filiais e distribuí-lo entre todos os seus funcionários e vendedores.
Com o calendário de tarefas, é possível saber o que cada filial ou vendedor deve fazer e acompanhar se a tarefa foi realizada efetivamente. Assim, cada vendedor ou funcionário sabe o que precisa fazer para atingir suas metas.
O calendário de tarefas é bem parecido com o Google Calendar que mencionamos acima.
Porém, quando você utiliza um calendário de tarefas sincronizado com o CRM, você garante que as tarefas fiquem centralizadas nos históricos dos clientes e do vendedor que está atendendo o cliente.
Assim, as informações ficam centralizadas evitando qualquer tipo de perda, além de armazenadas nos históricos da relação comercial, possibilitando visualizar o cenário comercial de todos os vendedores e de todos os clientes.
Tarefas centralizadas no calendário e históricos de contatos
#2. Cadastro e histórico centralizados de clientes
O CRM ajuda uma empresa controlar sua carteira de clientes de maneira global, independente da filial que atende o cliente.
Assim é possível ter um panorama geral do número de clientes, comparar a efetividade de cada filial com base no número de pedidos, ticket médio e frequência de compra.
Isso facilita o estudo de viabilidade de cada filial, uma vez que sabendo se uma de suas filiais dá lucro ou prejuízo, a empresa consegue planejar seus próximos passos de maneira mais eficiente e voltada aos resultados desejados.
Além disso, o cliente fica sendo da empresa, não de um vendedor. Quando um vendedor, de qualquer filial que seja, abandona o seu cargo, a empresa consegue transferir o cliente para outro vendedor e assim, continuar a relação comercial.
Mantenha um cadastro e históricos centralizados.
#3. Mapa e funil de vendas
Todo gestor quer saber se sua empresa está vendendo tanto quanto ele planejou, ou se as filiais estão atingindo – ou ultrapassando – as metas de vendas.
Com o mapa e o funil de vendas, é possível identificar como está a efetividade comercial de cada vendedor e filial, ainda podendo visualizar as oportunidades que ficaram pelo caminho, para que sejam recuperadas posteriormente.
Além de conseguir enxergar o desempenho de cada vendedor e filial, é possível monitorar também as metas e cotas de vendas de cada profissional. Dessa maneira, a matriz sabe quem fecha mais vendas, quem abre mais oportunidades, quem é o melhor negociador, e assim por diante.
Esses painéis mostram o termômetro real das oportunidades de negócios divididas pelas filiais e/ou vendedores e facilitam a previsão de vendas e metas futuras.
Saiba como está o andamento dos negócios com os painéis.
#4. Comunicação facilitada entre a equipe
O maior desafio na gestão e administração de filiais é a escassez de comunicação. Com isso, a matriz acaba se afastando da filial e esquecendo de ajudar no direcionamento das vendas.
Esse é um dos principais motivos que fazem uma filial perder produtividade: a falta de interatividade entre ela e a matriz.
Todo gestor sabe que precisa acompanhar diariamente o desempenho de suas filiais para que o rendimento continue sendo o esperado e para que ele não tenha surpresas desagradáveis.
A melhor maneira de fazer isso é a comunicação contínua. Com o CRM a matriz consegue acompanhar em tempo real o trabalho da equipe comercial, sabendo o que está sendo feito, quais vendas, negociações ou novos clientes estão aparecendo.
Quando há esse constante monitoramento no desempenho comercial, não há surpresas no rendimento de uma filial e assim, a matriz consegue contornar qualquer indicador de baixo desempenho a tempo.
O CRM facilita a comunicação entre membros de uma equipe.
#5. Criar processos de vendas segmentados
Nem sempre o ciclo de vendas de uma filial será o mesmo de outra. Muitas vezes, é preciso adequar o processo de vendas de acordo com cada empresa para que ele funcione.
Quando fazemos isso, adaptamos cada filial a seu processo, dando atenção especial ao perfil de clientes atendidos.
Isso permite que cada uma delas explore melhor as oportunidades de cada cliente, porque o processo foi criado pensando no perfil de clientes que atendem.
Defina as etapas importantes para seus processos comerciais, acompanhando a evolução de cada etapa do negócio de maneira personalizada para cada filial. Assim o seu processo estará totalmente voltado para as necessidades específicas de cada empresa.
Crie um processo de vendas específico para sua empresa.
#6. Separar a carteira de clientes por vendedor
Um grande problema na maioria das equipes de vendas é a carteira de clientes. Vendedores que passam por cima dos outros para venderem mais, clientes que são esquecidos ou então, os casos onde o mesmo cliente está sendo atendido em diversas filiais.
Ao separar a carteira de clientes por vendedor, a sua empresa controla efetivamente qual cliente é atendido por qual vendedor, de maneira que cada membro da equipe não possa atender o cliente dos outros.
Assim, além de evitar que os vendedores atendam clientes que não são deles, quando um vendedor vai embora, o gestor pode facilmente passar a carteira de um vendedor para o restante da equipe de vendas.
#7. Relatórios detalhados
Não adianta controlar várias filiais com processos de vendas diferentes, metas e clientes diferentes, se a sua empresa não sabe mensurar o desempenho de cada filial.
Os relatórios detalhados permitem analisar não apenas as equipes de vendas em diferentes filiais, bem como, monitorar o desempenho de todos os vendedores de maneira geral.
Com isso, a matriz controla não apenas a filial que tem melhores ou piores desempenhos, mas consegue criar métricas para avaliar também vendedores, clientes e a rentabilidade de cada filial.
Com o controle detalhado de desempenho, a matriz consegue traçar o cenário completo de cada filial, além de corrigir erros e imperfeições durante o processo comercial.
As informações são as melhores maneiras de analisar o desempenho das filiais.
A maneira mais fácil de controlar os processos
Não basta apenas crescer, ou ampliar o número de unidades de uma empresa. É preciso garantir que o seu desempenho está a contento e que todas as filiais estão atingindo os resultados esperados.
O CRM ajuda a mensurar a saúde de cada filial e monitorar o desempenho da equipe de vendas, garantindo que estejam sobre controle e, caso contrário, mostrando onde está o erro para que seja corrigido imediatamente.
Dessa maneira, a matriz sempre terá um mapa da efetividade de cada filial, sabendo quando deve agir ou mudar o cenário, de acordo com o desempenho de cada unidade ou vendedor.
Se você quer entender na prática como o CRM pode ajudar a sua empresa a controlar suas filiais ou equipes de vendas, experimente gratuitamente o Agendor por 14 dias.