A migração digital de registros médicos requer um processo seguro de descarte de documentos | E-VAL Saúde
A migração digital de registros médicos requer um processo seguro de descarte de documentos
O setor de saúde está constantemente sobrecarregado com documentos contendo informações confidenciais dos pacientes. Eles exigem regulamentos específicos a fim de manter os registros médicos protegidos.
Entretanto, mesmo com regulamentações mais rigorosas sendo implementadas, como a LGPD, as violações de dados são uma ocorrência muito familiar.
Além disso, o descarte adequado de registros antigos de pacientes e funcionários quase sempre envolve uma trituradora de papel. De grandes hospitais, laboratórios, operadoras e também clínicas, a destruição desses arquivos é crucial para impedir que informações sejam divulgadas ao público e caiam em mãos criminosas.
Não basta apenas destruir, tem que eliminar o desperdício e garantir a proteção dos dados
Uma grande parte do gerenciamento de registros médicos é reconhecer quando os períodos de retenção terminam. A melhor maneira de minimizar o risco de violar dados confidenciais é destruir esses arquivos utilizando um serviço de eliminação de documentos. Geralmente isso é feito através de uma empresa especializada que fornece um certificado de destruição.
Os períodos de retenção expiram continuamente com o passar do tempo. Portanto a configuração de uma programação regular para destruir esses arquivos em massa deve ser instalada. Dessa forma será mantida a fragmentação do documento organizada e dentro dos prazos estabelecidos.
Além disso, a transição para registros eletrônicos de saúde também exigirá a utilização de um serviço de trituração, especialmente com o grande volume de papéis que precisam ser eliminados após um processo de digitalização. Todas as informações serão armazenadas eletronicamente, assim arquivos físicos antigos adquirem potencial de violação de dados e roubo de identidade.
Vale lembrar também que todo esse processo de destruição precisa estar alinhado a área jurídica do hospital, que deve orientar a melhor forma de fazer.
Os benefícios dos sistemas eletrônicos para registros médicos
Existem muitos benefícios identificáveis ​​no uso de sistemas eletrônicos de registro médico. Além de poder acessar registros on-line e fornecer aos pacientes acesso a seus próprios registros pessoais de saúde, os sistemas eletrônicos criam uma maneira mais segura de armazenar registros médicos.
Abaixo estão alguns dos principais benefícios dos sistemas eletrônicos de saúde que têm impactado positivamente o setor de saúde, tornando as informações mais acessíveis.
Minimiza erros nos registros médicos
Os documentos manuscritos estão sujeitos a erros de ortografia, escrita ilegível e, muitas vezes, diferentes terminologias são usadas pelos profissionais de saúde. Embora esses problemas não possam ser totalmente evitados, os sistemas eletrônicos de registro médico fornecem uma maneira de eliminar algumas das inconsistências e padronizar os históricos dos pacientes em geral.
Maximiza a eficiência de custos
Com a centralização das informações, práticas e serviços de saúde ficam livres de rastrear e manter registros em papel. Os sistemas eletrônicos de registro médico oferecem a capacidade de compartilhar informações quase instantaneamente com outros profissionais. Dessa forma o atendimento ao paciente se torna mais ágil, economizando tempo e dinheiro.
Melhor coordenação entre profissionais de saúde
Como mencionado anteriormente, esses sistemas eletrônicos permitem uma coordenação e comunicação mais eficazes entre médicos e prestadores de cuidados hospitalares, quando implementados.
A troca de informações por meio de registros eletrônicos de saúde é quase instantânea e diminui o risco de informações serem perdidas. No passado, os prontuários de pacientes muitas vezes não chegavam aos hospitais a tempo, resultando em falta de atendimento de qualidade para os indivíduos que procuram tratamento.
Esses arquivos podem compartilhar informações do atendimento ao paciente, como histórico médico, alergias e tratamentos anteriores fornecidos na atenção primária. Tudo isso, com a devida proteção dos dados de cada paciente durante todo seu ciclo de atendimento.
Segurança e autenticação de registros médicos com uso de certificados e assinaturas digitais
A transição de registros impressos para meios eletrônicos está na vanguarda dos serviços de saúde atualmente. Para organizações de saúde, uma questão importante é determinar quem pode acessar as informações médicas dos pacientes e como controlar isso.
Basicamente, existem três componentes para o controle de acesso: identificação, autenticação e autorização.
Certificados digitais e autoridades de certificação são meios usados ​​para autenticar a identificação. Quando um sistema busca a identidade de um usuário durante o procedimento de logon de sistemas, ele fornece um certificado digital válido, no qual vai até o sistema da autoridade de certificadora emissora e verifica se o certificado digital do profissional não está revogado.
Com base neste cenário, compartilhar e gerenciar com segurança o acesso às informações no sistema de saúde é essencial para autenticar usuários, incluindo organizações e pessoas. Isso é alcançado através do uso de certificados e assinaturas digitais em conformidade com os principais padrões de segurança, como o PKI (Public Key Infrastructure) por exemplo.
Adicionalmente recomenda-se a utilização de certificados digitais SSL para proteger o trafego de dados na rede do hospital, laboratório, operadora ou mesmo de um pequena clinica. Se uma mensagem for interceptada por uma parte não envolvida na troca (por exemplo, não pelo remetente ou destinatário), essa parte não poderá ler o conteúdo da mensagem. O uso desse tipo de certificado digital, ajudará contra um tipo de ataque conhecido como Man In The Middle, conforme video abaixo:
Quem enviou as informações com uso da autenticação.
Que o remetente não pode, em algum momento posterior, contestar a criação e o envio (ou o upload) das informações, confirmando o não-repúdio;
A privacidade e a integridade dos dados de assistência à saúde devem ser protegidas não apenas contra atacantes externos, mas também contra tentativas de acesso não autorizado de dentro da rede ou do ecossistema. Por isso pode-se usar além da assinatura digital, a criptografia dos dados, que podem ajudar a organização na proteção dos dados em repouso, que são os dados armazenados.
Os ataques, a exemplo de vazamento ou modificação de dados podem ser intencionais e não intencionais, e as organizações podem ser penalizadas ou responsabilizadas criminalmente por tais incidentes.
De fato, sua instituição já deve estar usando certificados e assinaturas digitais para suas interações eletrônicas entre organizações de saúde. Esses certificados continuarão sendo exigidos para fins específicos de envio e recebimentos de informações médicas e administrativas.
Por fim, os registros médicos eletrônicos estão se tornando progressivamente fundamentais nas unidades de saúde, trabalhando lado a lado com médicos e profissionais para fornecer a melhor qualidade de atendimento aos pacientes, bem como a melhor experiência possível durante os tratamentos.
Por terem a capacidade de compartilhar de forma segura informações em todo o setor, os provedores de assistência médica podem economizar tempo e dinheiro em sua busca para tratar efetivamente os pacientes.