Você sabe qual a importância da auditoria contratual? Descubra! – Blog | Cruvinel
Por Cruvinel - 3 de abril de 2019
Praticamente todas as empresas confiam e dependem de outras empresas para alcançarem o sucesso, a receita e, por fim, o lucro. Para garantir bons relacionamentos comerciais, é fundamental formalizar qualquer acordo por meio de um contrato. No entanto, poucos empresários conhecem a importância da auditoria contratual.
As auditorias regulares de conformidade em contratos fornecem uma oportunidade para medir e avaliar quaisquer fornecedores com os quais você esteja trabalhando com o objetivo de melhorar a lucratividade e a eficácia.
Por isso, neste artigo, vamos explicar quais serviços e vantagens uma auditoria contratual oferece para sua empresa. Continue a leitura para saber mais!
O que é auditoria de contratos?
A auditoria contratual é definida como uma avaliação dos contratos de uma empresa para verificar se as políticas, a cultura e os controles estão sendo cumpridos, e que todas as obrigações estão ocorrendo conforme o acordado.
Dessa forma, o papel prático da auditoria de contratos é de suma importância, independentemente do segmento ou do porte de negócio, pois serve para determinar como as transações financeiras estão sendo tratadas por ambas as partes do contrato.
Além disso, essa auditoria determina se a administração é justa, além de identificar aprendizados que podem ajudar a melhorar o desempenho de projetos futuros e descobrir problemas a serem evitados em novos contratos.
Ao contrário das auditorias financeiras, que, normalmente, ocorrem anualmente, as auditorias de contratos acontecem com mais frequência. Os contratos que estão se aproximando da renovação, por exemplo, são ideais para auditoria, pois o desempenho pode ser usado como evidência para uma possível renegociação de prazos e condições.
Por mais que possa parecer um processo estressante, auditar contratos é uma parte necessária da gestão de um negócio. Assim, o objetivo por trás dessa auditoria é garantir que a quantidade e a qualidade dos produtos e serviços entregues estejam corretas e que tenham sido negociados valores e prazos apropriados.
Esse trabalho é diferente e mais amplo do que apenas analisar um contrato. Na auditoria contratual a visão é mais abrangente e há entendimento não só do contrato, mas também do negócio, do objeto, dos possíveis riscos e das oportunidades de aumentar a lucratividade.
O processo consiste em uma leitura técnica aprofundada, bem como requer conhecimento do assunto e poder de crítica do que está descrito no contrato, além do que deveria estar contemplado nele, mas não está. Dessa forma, é fundamental que exista essa auditoria antes de assinar um contrato ou firmar qualquer tipo de acordo comercial.
Quando sua empresa está envolvida em uma transação financeira importante, como uma fusão, aquisição ou contratação de um grande fornecedor, uma auditoria de contrato provavelmente será um requisito indispensável no processo.
Com a abordagem correta e um bom serviço de gerenciamento, o processo se torna mais simples, preciso e eficaz. Veja, abaixo, alguns passos relacionados.[rock-convert-pdf id="1312″]
Diagnóstico do fornecedor
Para garantir bons negócios, é fundamental ter acesso a materiais e serviços de qualidade que melhor atendam às necessidades de seus clientes. Com o diagnóstico do fornecedor, você mantém um contrato com um parceiro confiável e garante que ele forneça um amplo portfólio de produtos, com os melhores padrões de qualidade do setor, tanto em confiabilidade quanto no desempenho.
Diagnóstico dos contratos e propostas
O serviço de auditoria contratual proporciona uma segurança de que sua empresa está recebendo os benefícios que você esperava. A conformidade dos contratos e das propostas permite uma visão em um nível mais detalhado. Assim, cada minúcia é auditada individualmente para proteger a precisão no acordo comercial.
Todo contrato vem acompanhado de uma série de estratégias e processos para orientar as atividades. A única maneira de avaliar a eficácia deles é por meio do diagnóstico de negócios. Isso permite que os executivos descubram o que está funcionando e o que precisa ser ajustado ou removido completamente em um contrato.
Construir um mapa de riscos traz benefícios valiosos a uma parceria comercial. Você terá uma compreensão completa dos riscos de um determinado contrato. Assim, é possível priorizar estrategicamente suas ações e determinar como usar recursos.
Sugestões de alterações contratuais
É fundamental acompanhar de perto as sugestões de alterações contratuais, pois elas tendem a mudar o negócio, a aumentar as responsabilidades e a prolongar o relacionamento comercial. É claro que, além de negociar cuidadosamente as alterações necessárias, é extremamente importante assegurar uma comunicação consistente durante todo o processo.
Condutas protetivas
O serviço de auditoria contratual oferece à empresa um modelo de gestão organizacional. Tal modelo fornece medidas apropriadas para assegurar condutas protetivas para as atividades de acordo com a lei, com a ética profissional e com as regras do acordo comercial, detectando prontamente e eliminando possíveis situações de risco para o negócio.
Qual a importância da auditoria contratual?
O principal papel de um auditor dentro de uma organização é melhorar os controles internos em torno de processos-chave e de alto risco. Com isso, o processo de auditar contratos consiste em minimizar problemas e garantir que o dinheiro da organização seja tratado adequadamente.
A auditoria ajuda a negociar um contrato favorável, o que significa um orçamento sustentável, maior eficiência produtiva e menos disputas judiciais. No entanto, esses não são os únicos benefícios. A seguir, você conhece outras vantagens.
Problemas inesperados surgem em qualquer acordo comercial e devem ser tratados prioritariamente. Um auditor não apenas ajuda a criar um contrato que gerencia riscos, mas também monitora as expectativas de um acordo comercial, garantindo que quaisquer problemas sejam identificados previamente e resolvidos prontamente.
Muitas organizações descobrem, na prática, que seus controles sobre a atividade de contratação não são suficientes para protegê-las de problemas. O envolvimento de um auditor funciona como um cargo de supervisão organizacional, garantindo menores custos excedentes, sobrecargas e erros.
Eficácia nos mecanismos de defesa dos direitos
Cláusulas ambíguas e custos ocultos são grandes desafios para os gestores de contratos. A atenção aos detalhes, a capacidade de dissecar os documentos e a disposição para fazer perguntas são algumas das qualidades mais importantes que um serviço de auditoria contratual deve ter para gerenciar com eficácia o risco de sua organização e garantir direitos.
Assim, de modo a garantir que os contratados forneçam ao seu negócio os bens e serviços acordados, é importante que você realize a supervisão adequada dos contratos. Uma supervisão deficiente geralmente leva ao desperdício de recursos de sua organização.
Em resumo, a importância da auditoria de contratos consiste em proteger os empresários nas diferentes fases do processo de contratação de um fornecedor — desde a fase de propostas até a renovação do contrato. Assim, é possível garantir que você não pagará aos contratados despesas que não são razoáveis ou excessivas.
E você, já sabia da importância da auditoria de contratos? Gostaria de contratar esse tipo de serviço? Entre em contato conosco e saiba como podemos ajudar seu negócio!