Google+ Organização Documental e Digitalização | Digitus IIC
Nunca o volume documental aumentou com tamanha velocidade e ainda boa parte dos nossos documentos estão em papel. E o grande volume documental faz surgir os problemas para gerenciá-los, demora para encontrar, imprecisão de informações, gerando custos para gerenciar e sem contar com os custos gerados por informações imprecisas que podem ir de clientes insatisfeitos até a perda de processos na justiça.
Algumas empresas são levadas a buscar soluções quando sua situação já está crítica e mesmo assim são levadas a acreditar que a única causa é o volume de documentos e não a organização destes, e que a simples digitalização, diminuindo o volume espacial, resolverá os problemas.
A digitalização pode até minimizar os problemas, dando a falsa impressão de que foi tomada à decisão correta, mas este seria o caso típico em que alguém que sempre toma o caminho mais longo e precisa diminuir o tempo gasto para percorrer o caminho até o seu destino, resolve o problema comprando um veículo mais rápido ao invés de buscar caminhos mais curtos e com menor tráfego.
Quando o volume de documentos aumenta, os problemas de organização documental são seriamente ampliados, mas nem sempre é fáceis de perceber quais são, por isso que o trabalho desempenhado por um arquivista é fundamental antes de digitalizar o seu acervo.
A definição de quem, quando e onde os documentos são acessados, ou o que, como e o porquê? Ou ainda a definição de tabela de temporalidade (que permite documentos serem descartados no momento correto – nem é jogado fora antes do necessário, nem guardado o desnecessário), inclusive os planos de classificação. Estas definições são fundamentais para estabelecer as regras do uso das ferramentas que possibilitam a gestão de documentos digitais e inclusive os não digitais.
É necessário, conhecer o que se pode e não se pode, e como fazer ao digitalizar um documento. No Brasil existem projetos de lei que visam regulamentar os documentos digitais (por exemplo: projeto de lei 146/2007 do senador Magno Malta) e Medidas provisórias em vigor (exemplo: MP 2.200 que institui as Chaves Públicas Brasileiras regulamentando a certificação digital), pareceres e jurisprudências do Tribunal Superior sobre o assunto. Ou seja, é possível sim, um documento digital ter o status de "documento legal", mas é preciso conhecer como fazê-lo.
Infelizmente, a crença de que a digitalização é o principal e mais importante trabalho a ser feito, tem levado à insatisfação de muitas empresas que acabam desacreditando na solução e, quando um trabalho sério é apresentado, o estigma já foi criado e a solução adequada pode ser recusada. Um dos cuidados a serem tomados são com as empresas cujo produto principal é a digitalização oferecendo no máximo alguns indexadores. Este tipo de empresa não tem como objetivo solucionar o problema de seu cliente de agilizar, proteger, organizar e resgatar informações. Enquanto empresas de digitalização agradecem a geração de mais e mais documentos em papel (gerando um potencial serviço para amanhã), empresas de Gestão do Conhecimento até sugerem a digitalização de documentos gerados no passado, mas procuram ajudar as empresas a minimizar a criação de documentos em papel daquele momento em diante, criando formas de criar e utilizar corretamente documentos eletrônicos, evitando assim que os documentos em papel sequer nasçam sem perder o seu valor legal. As empresas de Gestão do Conhecimento estão comprometidas com a eficiência documental do seu cliente.
Com a queda dos valores das tecnologias (tanto de equipamento quanto de software) para digitalização de documento, nunca esteve tão acessível esta solução para as pequenas e médias empresas, apenas fica o alerta da necessidade de escolher o caminho correto para tirar o máximo de benefícios que estas ferramentas e metodologias tem a oferecer.
Roberto Gonçalves Gameiro, Diretor Executivo da Digitus Informação Inovação e Conhecimento. Professor das disciplinas de TGA, O&MS, TI. Especialista em Administração de Sistema de Informação e Psicologia Organizacional e do Trabalho pela UEL