FERRAMENTAS GERENCIAIS - Administração de Materiais e Recursos Patrimoniais
Por: Marcopolo Marinho, Ana Carla Albuquerque e Jaciara Oliveira (2009)
No cenário atual, onde encontramos à nossa frente um mercado globalizado e extremamente competitivo, surge a necessidade de aplicação das melhores práticas dentro das organizações, desde o recebimento da matéria prima até a entrega do produto ou serviço e manutenção dos clientes.
Atividades ligadas ao setor de almoxarifado passam a ser instigadora do processo sistêmico de qualidade, considerando que o mesmo encontra-se na ponta inicial do processo prático de qualquer instituição.
Questões como eliminação de perdas de materiais, maximização no aproveitamento do tempo de movimentação e estocagem dos mesmos e uma boa armazenagem, faz com que o processo flua de maneira mais eficiente e eficaz.
Cabe ao gestor do almoxarifado adequar as atividades de fluxo de materiais ao layout físico e outros mecanismos inseridos no contexto dos armazéns.
Dentre algumas atividades a serem descritas neste trabalho vemos a utilização de estratégias que focam na visibilidade dos materiais, análise de layout, identificação automática de produtos, execução de contagens cíclicas, reposições, auditorias, monitorias, benchmark, simplificação de processos, organização, automação, fluxo e medição contínua dos processos, no intuito único de agilizar o processo de fabricação e controle das atividades iniciais de cada processo.
Vale salientar que não cabe exclusivamente ao gestor a execução de melhores práticas destes processos e sim a internalização desta idéia entre a equipe de forma a manter uma operação limpa e organizada para que assim seja suprida a base da produtividade e cadeia de abastecimento, destas que estão centradas no ideal de competitividade.
OPERAÇÕES DE ALMOXARIFADO
Para analisarmos as características das operações e competências de uma unidade de almoxarifado das organizações, sejam elas com ou sem fins lucrativos, devemos inicialmente entender o que é um almoxarifado e qual a sua finalidade principal, vejamos:
O Almoxarifado (também conhecido como armazém ou depósito, dependendo da política de conceituação da organização) é uma área ou setor (estrutural e institucional) onde se desenvolve a movimentação interna e acondicionamento/estocagem de matéria-prima, produtos em processo e produtos acabados de forma coordenada, visando à redução dos custos com materiais, qualidade dos produtos e aceleração constante do ritmo de trabalho, pois o mesmo organiza de forma prática e ordenada os estoques das instituições.
A determinação da eficiência de um sistema para armazenagem e do valor a ser investido com a estruturação do mesmo depende necessariamente das características de cada organização e da escolha coerente de um sistema gerencial. Portanto um modelo de sucesso utilizado em uma organização pode não ser a melhor escolha para outra.
Case Duoflex
" Localizada em Vinhedo, no interior de São Paulo, a Duoflex atua há 16 anos na fabricação de travesseiros de alta tecnologia e também exporta seus produtos na América Latina, América do Norte e Europa. Aproximadamente no início do ano de 2008, a empresa enfrentou um grande problema devido à falta de espaço em seus armazéns, apesar de adotar a filosofia de operar com estoque minimizado – devido às próprias características dos produtos comercializados – e precisou aumentar sua capacidade de estocagem. Em conseqüência da falta de espaço, a empresa encontrava dificuldades também para atender o Lead Time* exigido por determinados clientes, em dias de pico, os próprios caminhões serviam como estoque. É claro que isso tem um custo e um alto risco. A solução mais coerente encontrada foi a verticalização dos estoques, tanto de insumos quanto de produtos acabados, que além do aumento da capacidade de estocagem, proporcionou grande melhoria no Layout e na organização dos armazéns. Afirma o gerente de logística da Duoflex - Fábio Sacheto que o foram obtidos um aumento de 60% na capacidade de estocagem e foram aumentados a capacidade de embarque em 25%. Esses ganhos foram obtidos sem aumento no quadro de funcionários nos departamentos envolvidos. A empresa ganhou eficiência nos processos internos e credibilidade me relação ao Lead Times exigidos."
Situações diferentes como visão de futuro, missão e valores do negócio exigem formalizações e definições customizadas para a obtenção do sucesso com as estruturas, sejam elas de almoxarifado ou qualquer outro setor da instituição.
* Tempo decorrido entre a adoção de uma providência e sua concretização (ex.: o tempo havido entre a formulação do pedido e o recebimento da mercadoria correspondente).
Sistemas de Gerenciamento de Almoxarifado
A escolha do sistema ideal do almoxarifado deve estar norteado na idéia de melhoria do aproveitamento da matéria-prima e dos meios de movimentação característicos da organização, evitando assim problemas corriqueiros como perda de produtos por batidas e impactos decorrentes da má localização do lote do produto ou mesmo por condições de não conformidade física, química ou biológica exigida para o acondicionamento de determinados produtos.
Características a serem observadas na escolha de um sistema de gerenciamento de almoxarifado:
· Características físicas, químicas e biológicas dos produtos;
· Quantidade do material a ser movimentado;
· Especificações técnicas de exigência de acondicionamento físico do material;
· Capital disponível na organização para manutenção e potencial ampliação futura do armazém;
· Relação custo x benefício (obtida através de cálculos de ganhos em mão-de-obra direta, de materiais e da redução das despesas indiretas comparadas com os custos de implementação dos maquinários e suas instalações e manutenções);
· E outras características interessantes para cada tipo de instituição.
Sistema de endereçamento localização de materiais:
O objetivo de um sistema de localização de materiais deverá ser o estabelecimento de meios necessários à perfeita identificação da localização dos materiais estocados sob a responsabilidade do almoxarifado. Deverá ser utilizada uma codificação representativa de cada local de estocagem, abrangendo até o menor espaço de uma unidade de estocagem. Cada conjunto de código, deve iniciar, precisamente, o posicionamento de cada material estocado, facilitando as operações de movimentação, inventário, etc.
Normalmente são utilizados dois critérios de localização de material:
· Sistema de Estocagem Fixa: Sistema onde são determinados um número de áreas de estocagem para cada tipo de material, definindo-se que somente os materiais desse tipo poderá ser estocado nessas áreas.
Técnica: Os requisitos de espaços físicos devem ser calculados para o pico de estoque de cada produto.
Desvantagem: Nesse sistema poderá ser criados espaços com alto grau de ociosidade e como os níveis máximos de estoque geralmente não ocorrem no mesmo período, o nível de utilização resultante pode ser baixo.
· Sistema de Estocagem Livre: Sistema onde não existem locais fixos de armazenagem, a não ser, para materiais de estocagens especiais.
Técnica: Quando os produtos chegam ao armazém são designados a qualquer espaço livre disponível possibilitando o melhor uso da área, para manter o registro de um item que pode estar em diversos locais diferentes, deve-se ter um código de recuperação eficaz devido ao padrão sempre variável do arranjo dos produtos, deve existir um sistema elaborado de preenchimento dos pedidos combinados com a codificação.
Desvantagem: Esse sistema poderá ocasionar maiores percursos para montagem dos pedidos, tendo em vista que um único item poderá ser localizados em diversos pontos.
"Segundo o livro Planejamento de instalações (Facilities planning) de James Tompkins e John White, é dito que o endereçamento ideal considera cinco princípios: Popularidade, similaridade, tamanho, características e utilização de espaços. A maioria dos armazéns estocam os itens de alta popularidade próximos à expedição, porém muitas vezes ignora a possível ergonomia da estocagem na chamada 'zona de ouro'." ou área ideal .
Dentro das operações de endereçamento e localização de materiais vemos a necessidade de implantação de códigos ou indicações de cada item, para que haja um controle do processo distributivo de alocação de produtos. A tecnologia da Informação pode vir a revolucionar a identificação de pacote e acelerar seu manuseio. A chave para a rápida identificação do produto, quantidades e fornecedor, é o código de barras linear ou código de distribuição.
Um exemplo de codificação bastante utilizado atualmente é o de Identificação por Rádio Freqüência como será visto no Case a seguir:
CASE GM
O Gerente Geral de Tecnologia da Informação da GM Argentina, Fernando Rostock, explica um pouco de seus processos de localização de Carroçarias através do Sistema Radio Frequency Identification – RFID: " Cada Carroçaria tem um número que identifica e que está vinculado a uma Etiqueta Inteligente aplicada a um Skid. A etiqueta pode ser lida ou apenas posicionadas na entra da e saídas desse ' armazem', proporcionando maior eficiência no fluxo de carroçarias que surgirão para o processo de montagem. Outros benefícios obtidos foram a alocação de mão de obra em atividades de maior valor agregados (antes, o controle era totalmente manual, com uso de coletores de dados e códigos de barras) e a modernização da área de manufatura. Foi preciso 'construir um novo Banco de Seletividade para abrigar cerca de 200 carroçarias, instalar antenas e portais, enfim, um esforço conjunto da manufatura e da área de TI para avançar e aprender a operar a tecnologia, acompanhar a modernidade e garantir o crescimento da produção."
Principais Operações de Competência do Almoxarifado:
Existem atividades que são indispensáveis para um bom gerenciamento do Almoxarifado e a execução das mesmas em consonância com a capacidade humana e técnica da organização possibilita a redução de custos e de melhorias dos processos de abastecimento da mesma. Dentre estas atividades existem três principais que serão abordadas, são elas: Recebimento, Armazenagem e Distribuição.
Vale salientar que dentro de cada categoria existem seus subgrupos específicos que interagem em uma seqüência lógica ou acessória, mas que juntas tornarão o armazém uma unidade sistêmica, falemos um pouco mais sobre cada uma das atividades.
A operação envolve desde a recepção do material na entrega pelo fornecedor até a entrada nos estoques e compreendem os materiais com política de ressuprimento e os de aplicação imediata, sofrendo critérios de conferência quantitativa e qualitativa.
· Descarga: Atividade inicial do processo, ocorre quando o produto chega ao local de armazenagem - Armazém, galpão, etc.- através da transportadoras, seja do fornecedor, seja da própria Empresa. Dependendo da natureza do material envolvido, é necessária a utilização de equipamentos, dentre os quais se destacam paleteiras, talhas, empilhadeiras e pontos volantes além do esforço físico humano, envolvendo o fator segurança não só com relação ao material como também ao funcionário.
· Conferência Quantitativa: É o momento de verificação da quantidade de produtos entregues de acordo com a discriminação da documentação fiscal.
· Conferência Qualitativa: É o momento de análise efetuada pela inspeção técnica por meio da confrontação das condições contratadas na autorização de fornecimento com as efetivamente recebidas, visando garantir o recebimento adequado do material contratado.
· Regularização: É o controle do processo de recebimento, pela confirmação das conferências qualitativa e quantitativa, por meio de Laudos de inspeção técnica para decisão de aceitar ou recusar, e, finalmente pelo encerramento do processo.
Existe uma interligação com as áreas de contabilidade, compras e transporte para que seja evitado o recebimento de produtos desconformes com o pedido.
Entre as operações existentes dentro das atividades de Armazenagem estão as que envolvem os cuidados específicos de acondicionamento dos produtos, tais como:
(Armazém, galpão, etc.)
· Guarda: É a atividade de designação de itens a uma divisão ou seção particular, significando que esta não estará disponível para outros produtos.
· Preservação: A preservação ou conservação do material é um fator de extrema importância para o almoxarifado, tendo em vista que este deve administrar todo material para produção e expediente de sua organização, devendo para isto adequar o ambiente aos materiais, de forma que suas características sejam preservadas até o momento da liberação, pois se for realizado de maneira inadequada, pode acarretar grandes prejuízos para a empresa, maximizando periculosidade e insalubridade (risco na saúde dos funcionários em caso de produtos-químicos).
Neste caso existem as embalagens servem para proteger os produtos contra avarias durante o manuseio e a armazenagem, como também protege contra furtos, além da existência de dessecantes, anticorrosivos e inibidores de corrosão no mercado para proteção dos produtos seja no armazém, seja no momento da entrega.
O ambiente também deve ser estudado quanto as suas características físicas e aos fatores que o compõem. O ambiente físico que envolve um produto é o ambiente logístico, ele influencia e é influenciado pela possibilidade de avaria.
Quanto menos controle a empresa tiver sobre o ambiente físico, maiores devem ser as precauções com a embalagem para evitar avarias.
Alguns exemplos de dessecantes em comercialização no mercado:
ü Sílica Gel: Proteção de medicamentos, eletrônicos, couros, tecidos;
ü Argila de Bentonita: Proteção de peças metálicas, semicondutores, explosivos, etc.
ü Cloreto de Cálcio: Utilizado no transporte e proteção de cargas em ambientes hermeticamente fechados ou semi aberto.
· Separação: Atividade de separação dos determinados suprimentos para armazenagem específica ou para entrega e liberação de materiais através de pedidos.
Ex.: Existem atualmente sistemas de separação por voz, onde os separadores são guiados até as diversas estações de picking através de um fone de ouvido ligado a um terminal de dados via rádio e após a conclusão de uma separação, a retirada é confirmada por voz.
CASE HERMES
"Localizada no Rio de Janeiro, a Hermes empresa de vendas de produtos por catálogos é um dos maiores players nacionais de e-commerce. A Hermes trabalha com linha diversificada de produtos e alto giro dos estoques que levaram a empresa a investir em tecnologia para a separação de pedidos optando por um sistema dos mais eficientes para esse tipo de operação: O "pick by ligth". São duas linhas "espelhadas", cada uma com 22 estações, onde os produtos de alta popularidade estão dispostos em uma linha com produtos de baixa e média popularidade. Com a tecnologia "pick by ligth" entregadas nas linhas de alta popularidade, os cestos de um pedido são transferido para frente do operador, através da leitura dos códigos de barras do cesto, que está associado ao pedido e, automaticamente, os display fixados na frente de cada SKU (posição de picking) indicam a quantidade requerida no pedido. Os operadores ficam em áreas de trabalho para terem um deslocamento mínimo e maior produtividade. A velocidade de separação pode variar de operador para operador entre 800 e 1200 apanhes/pessoa/hora. São 44 estações "pick by ligth" para a separação, e cada estante tem 4 níveis com 8 a 10 bins para separação."
· Liberação para entrega: É a atividade de preparação do material para distribuição, normalmente são utilizadas fichas de liberação impressa ou eletrônica.
A operação de Distribuição envolve atividades de programação e entrega dos produtos dentro da empresa e se esta etapa não for bem concretizada terá impactos negativos no sistema do almoxarifado.
· Programação:
É a atividade de contagem de todos os materiais inseridos nos estoques da empresa, para verificar se as quantidades correspondem aos controles do estoque.
Os benefícios dos inventários é a verificação de eventuais desvios no controle - estoques de materiais na empresa.
Hoje, em empresas que trabalham com volumes de estoques pequenos, pratica-se o inventário contínuo, no qual são feitas contagens semanais de um pequeno porcentual do universo de peças para verificação de diferenças de peças entre o físico e o controle. Essa prática é denominada de verificação de acuracidade do estoque, no qual até um determinado percentual de desvio é aceito, e acima deste valor, ações são imediatamente tomadas para corrigir os desvios.
Podemos, pois, observar a importância do almoxarifado para uma boa saúde da empresa e depreender a idéia de que se este sistema não for muito bem administrado todo o processo sistêmico da empresa poderá ser afetado.
As empresas, como sabemos, vivem de suas atividades produtivas e para que esta aconteça no tempo correto e com o custo preciso devemos administrar todo material da empresa de maneira a evitar faltas ou avarias.
Portanto, dentre cases de sucessos e teorias absorvidas em livros e artigos podemos identificar boas práticas, e com o benchmarking, aplicar à organização a qual estamos inseridos processos desenhados nos conceitos de qualidade, com o intuito fim de redução máxima de custos e velocidades nos processos produtivos.
· http://www.sebraesp.com.br/faq/produtividade/programacao_controle_producao/inventario_fisico
· http://www.administradores.com.br/artigos/armazenagem_preservacao_de_materiais/29944/
· Logistica Movimentação e Armazenagem de Materiais – 203 AGOSTO 2007
· Logística – movimentação e armazenagem de materiais – dezembro de 2007-nº207
· Logística – movimentação e armazenagem de materiais – nº 206 . novembro de 2007.
· Intralogística – movimentação e armazenagem de materiais – nº 214 . julho de 2008
Dias, Marco Aurélio P. Administração de Materiais – Uma Abordagem Logística, Ed. Atlas 4ª e 5ª edições;