Controle e Revisão de Alterações em Planilhas do Excel – Scientia Arca
Home » Categorias » Microsoft Excel » Planilhas de Controle » Controle e Revisão de Alterações em Planilhas do Excel
Controle e Revisão de Alterações em Planilhas do Excel
Este post foi publicado em Planilhas de Controle em 24 de março de 2015 por Paulo Campos
Quem alterou esse valor na planilha? Qual era o valor original? Qual a versão mais atualizada? Aprenda a controlar todas as alterações realizadas em uma planilha e garanta a confiabilidade dos dados em planilhas de Excel!
Dentro de uma empresa ou negócio, surgem várias situações em que é necessário compartilhar alguma planilha contendo dados e informações específicas que precisam de alguma aprovação, revisão ou alteração por parte dos destinatários. O problema surge na hora de controlar as várias versões que podem surgir a partir daquele arquivo. Se estivermos criando uma planilha de orçamento, por exemplo, os valores orçados irão variar consideravelmente ao longo do seu percurso final até a versão final.
O resultado é que temos inúmeros e-mails, planilhas e "V's' de versões, onde não podemos ter a certeza plena de qual é a mais atualizada e a mais correta. Com certeza, podemos realizar algum controle pelos e-mails enviados, mas e se o remetente anexou a planilha errada? E se salvamos o arquivo em uma pasta compartilhada?
O Microsoft Excel oferece um recurso que permite controlar e revisar todas as alterações realizadas em uma planilha, facilitando a acuracidade da informação, reduzindo mal entendidos e identificando os erros (quem, onde, quando e como).
Controle e Revisão de Alterações
Como acessar o controle de alterações? Neste exemplo, vamos utilizar uma planilha de previsão de vendas de uma empresa de lubrificantes automotivos para o próximo ano.
Figura 1: Planilha de previsão de vendas.
Figura 2: Configurar o controle de alterações.
Esta planilha é gerada por um departamento responsável e depois segue para validação e pode ser alterada pelos departamentos de Marketing, Financeiro e de Vendas da empresa. Para manter histórico (figura 2) de todas as alterações realizadas, clique na guia "Revisões" > "Controlar Alterações". Selecione a opção "Controlar alterações ao editar".
Marque a opção "Quando:" e selecione "Todas" na caixa de combinação. Você escolher uma opção de alterações não revisadas, desde a última gravação ou outro período desejado.
Marque a opção "Autor:" e selecione "Todos" na caixa de combinação. Você escolher uma opção de outros autores ou todos menos você.
Marque a opção "Onde:" e selecione informe o intervalo de células que o Excel controlará nas alterações que, neste exemplo, selecionamos como B5 ao M8.
Marque a opção "Realçar alterações na tela".
Agora você poderá notar que toda e qualquer modificação realizada nas células indicadas serão realçadas com um comentário indicando quem alterou, quando, do que, e para o que, como demonstrado na figura 3.
Figura 3: Alterações realçadas na planilha.
Se desejar, você poderá gerar uma lista contendo todo o histórico de alterações realizadas, com as mesmas informações do comentário. Salve a planilha após as alterações realizadas, abra a caixa "Realçar alterações", marque a opção "Listar alterações em uma nova planilha" e clique em "OK". Uma nova será criada com a descrição de cada mudança realizada.
Você também tem a opção de aceitar ou rejeitar cada alteração realizada na planilha. Clique na guia "Revisões" > "Aceitar/Rejeitar Alterações". Determine os critérios de "Quando", "Autor" e "Onde" e clique em "OK". Uma caixa surgirá com as opções de aceitar/rejeitar um a um ou todas as alterações.
Figura 4: Aceitar ou rejeitar alterações realizadas.
Download | Controle de Revisões
Utilizando o Solver no Excel: Problemas simples A avaliação de desempenho no Excel e Google Docs Excel Intermediário: Função INFODADOSTABELADINÂMICA Excel Intermediário: Função SE, E e OU