CONSULTA SOBRE POSSIBILIDADE DE UTILIZAÇÃO DE PROCURAÇÕES DE VOTO EM FORMA DIGITAL NAS ASSEMBLÉIAS GERAIS - MZ CONSULT SERVIÇOS E NEGÓCIOS LTDA - PROC. RJ2008/1794
Decisão do colegiado de 24/06/2008
Reg. nº 5973/08
Relator: DSW (PEDIDO DE VISTA DEL)
A empresa MZ Consult Serviços e Negócios Ltda. apresentou consulta à Superintendência de Relações com Empresas - SEP sobre possíveis meios de propiciar serviços disponibilizados em sistema denominado "Assembléias Online", voltados à maior participação dos acionistas em assembléias gerais, formulando, em sua consulta, quatro questionamentos, relativos (1) ao reconhecimento de firma e consularização de procurações; (2) disponibilização de fórum ou blog na internet sobre as pautas de assembléias; (3) utilização de cadastro de acionistas; e (4) transmissão de vídeo ou áudio de assembléias, ao vivo. O Diretor Eli Loria, que havia pedido vista do processo em reunião de 05.06.08, apresentou voto levantando questão preliminar ponderando que, devido à complexidade e à relevância do tema, e para que fosse dada a necessária publicidade a todos os participantes do mercado, deveria ser emitido um Parecer de Orientação a respeito do assunto ora tratado. Nesse sentido, votou pelo encaminhamento da consulta à Superintendência de Desenvolvimento de Mercado – SDM.
Os demais membros do Colegiado, no entanto, entenderam não se justificar por ora a edição de parecer de orientação sobre o assunto, e, dessa forma, decidiram analisar as questões levantadas pela MZ Consult. O Colegiado, após debater os votos apresentados pelo Diretor Relator e pelo Diretor Eli Loria, decidiu da forma a seguir resumida:
1ª questão da consulta: "Em que condições pode haver dispensa do reconhecimento de firma, assim como da consularização no caso de acionistas/quotistas residentes no exterior, dos instrumentos de procuração outorgados pelos acionistas a seus representantes? Existe alguma restrição quanto ao voto em assembléias por meio de instrumentos de procuração outorgados por acionistas com assinatura eletrônica e certificação digital, conforme art. 10 da MP 2200-2/01? No caso específico do § 2 º do art. 10, existe alguma restrição para procurações eletrônicas assinadas digitalmente com certificados não emitidos pela ICP-Brasil, observando a obrigatoriedade de admissão de validade entre acionistas e o Assembléias Online, formalmente aceita pelas companhias contratantes do serviço do Assembléias Online"?
O Relator Sergio Weguelin observou que, muito embora a Lei das S.A. condicione a representação dos acionistas à apresentação de procuração, nem o Código Civil nem a Lei das S.A. exigem o reconhecimento de firma ou a consularização das procurações. Assim, a companhia sempre poderá, a seu critério, dispensar o reconhecimento de firma e a consularização dos instrumentos de procuração outorgados pelos acionistas a seus representantes.
Pela mesma razão (ausência de qualquer comando legal ou normativo em sentido contrário), o Relator também entende que nada obsta a outorga de procurações por meio eletrônico. Pelo contrário, a MP 2200-2/01 expressamente reconhece a validade jurídica dos documentos assinados por meio eletrônico. Na realidade, para o Relator, pode-se utilizar para esta finalidade qualquer mecanismo que assegure a autoria e a integridade das procurações por meio eletrônico e seja admitido como válido pelas partes envolvidas, notadamente a companhia.
O Relator observou, contudo, que qualquer que seja o meio adotado pela companhia para recepção das procurações, deve ser preservada a capacidade de atestar o cumprimento dos demais requisitos do art. 126 da Lei das S.A. Neste sentido, é necessário que se possa verificar, ao menos, a data da outorga da procuração e a qualificação do procurador.
Ainda, de modo a promover tratamento eqüitativo entre os acionistas, o Relator entende que a companhia que optar por receber procurações por meio eletrônico deveria estender essa opção a todos os seus acionistas e divulgar essa possibilidade e seus requisitos de modo prévio, amplo e igualitário, preferencialmente por meio da elaboração de política de participação em assembléias.
Os demais membros do Colegiado acompanharam o entendimento do Relator.
2ª questão da consulta: "Existe alguma restrição quanto às companhias disponibilizarem um fórum e/ou blog na Internet onde acionistas possam expressar seus comentários sobre as pautas de assembléias? Esse fórum e/ou blog na Internet poderia permanecer aberto durante a assembléia? É necessária a intermediação da administração da companhia no processo de publicação desses comentários ou os acionistas podem livremente compartilhar opiniões ente si?
Segundo o Relator, não há impedimento à manutenção de blogs ou fóruns nos quais os acionistas possam se manifestar. Tampouco há impedimentos a que estes ambientes permaneçam abertos durante as assembléias ou que seu acesso seja restrito a acionistas. A companhia deve, no entanto, avaliar a conveniência de manter tais serviços e a sua capacidade de gerenciá-los de modo adequado, para evitar, por exemplo, que informações sejam divulgadas de modo inapropriado ou sirvam de instrumento para a manipulação dos acionistas por terceiros de má-fé.
Os demais membros do Colegiado acompanharam este entendimento, vencido em parte o Diretor Eli Loria, que entende que o fórum e/ou blog na Internet pode permanecer aberto durante a assembléia desde que o acesso seja restrito a acionistas e que tal procedimento conste do edital de convocação da assembléia, cuidando a administração de zelar pelo cumprimento dos deveres de informar e de manter sigilo.
3ª questão da consulta: "Existe alguma restrição para as companhias disponibilizarem a seus investidores uma lista atualizada de acionistas do Assembléias Online (cadastro atualizado com telefone e e-mail de contato), além da lista proveniente da instituição financeira escrituradora das ações"?
O Relator esclareceu junto à consulente que a pergunta se destinava a questionar tão somente a possibilidade de compartilhar com as companhias os dados cadastrais dos acionistas usuários do Assembléias Online, de modo a permitir que as companhias alcancem os acionistas cujos endereços estejam desatualizados na lista do prestador do serviço de escrituração, e não à disponibilização de lista de acionistas a outros usuários dos serviços da consulente.
Esclarecida a pergunta, entende o Relator que se trata apenas de uma questão procedimental de atualização, pela companhia, de uma informação que a própria natureza de sua relação com o sócio já a autoriza a deter. O Relator esclareceu, porém, que a companhia só poderia recorrer às informações do Assembléias Online em complemento – e não em substituição – aos dados disponíveis junto ao prestador do serviço de escrituração das ações. Ressalvou-se que a resposta seria inteiramente distinta caso a consulente objetivasse divulgar a terceiros (que não a própria companhia) os dados de acionistas que venha a possuir e dependeria da análise de elementos não fornecidos na consulta.
Os demais membros do Colegiado acompanharam este entendimento, vencido o Diretor Eli Loria, que entende que a disponibilização de dados de acionistas somente pode se dar nos termos dos arts. art. 100, § 1º, ou 126, § 3º, da Lei das S.A., qual seja, para fins de defesa de direitos e esclarecimento de situações de interesse pessoal, de acionistas ou do mercado ou para efeitos de pedido de procuração. Ainda a esse respeito, o Diretor Eli Loria consignou seu entendimento de que é vedado à companhia encaminhar correspondência que não a todos os acionistas, com base na lista fornecida pela instituição escrituradora.
4ª questão da consulta: "Existe alguma restrição quanto às companhias transmitirem o vídeo e/ou o áudio de suas assembléias ao vivo pela Internet? É necessário restringir o acesso a essa transmissão exclusivamente aos acionistas da companhia ou esse acesso pode ser liberado a todos os interessados"?
Para o Relator, não há impedimento a que isto ocorra, nem a que se permita o acesso a outros interessados; a questão deve ser decidida pela companhia, de acordo com a forma que considere mais apropriada para a consecução do interesse social e com a sua capacidade de evitar a desinformação dos acionistas e outros óbices ao bom andamento da assembléia.
Os demais membros do Colegiado acompanharam este entendimento, vencido o Diretor Eli Loria, que entende que a companhia somente pode permitir o acesso à assembléia a acionistas e seus representantes, bem como aos não acionistas indicados no art. 126 da Lei das S.A., acompanhando entendimento doutrinário no sentido de que a assembléia é reunião interna corpore, realizada entre acionistas.