março 2018 | Blog da FCAP Jr.
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GTD: A Incrível Arte de Fazer Acontecer
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Conseguir auxiliar suas responsabilidades com o tempo é um grande desafio para os empreendedores nos dias de hoje. Obter sucesso nesse aspecto pode ser o grande diferencial para o crescimento de sua organização, e o método GTD pode lhe ajudar a obter o melhor resultado profissional possível.
No contexto atual, constantemente nos sentimos cheios de tarefas e, consequentemente, temos a sensação de que não é possível fazer tudo em apenas 24h. Saber gerir o tempo e organizar as atividades pode trazer benefícios incríveis tanto no âmbito profissional quanto no âmbito pessoal. Quando conseguimos organizar nosso tempo, passamos a pensar nossa vida de maneira estratégica.
E se existisse um método para organizarmos as atividades da nossa rotina? Na verdade, esse método existe e ele se chama Getting Things Done, mais conhecido como GTD. Essa técnica foi desenvolvida pelo escritor David Allen e nos ensina maneiras de realizar nossas tarefas de forma prática e organizada, fazendo com que aquela sensação, citada no primeiro parágrafo, deixe de existir.
Você deve estar se perguntando: como fazer para utilizar o GTD diariamente? É simples! Os passos a seguir irão lhe auxiliar para a melhor utilização do método.
Registre todas as atividades pendentes
O primeiro passo é imaginar uma caixa. Nela, você irá colocar todas as coisas que estão pendentes e são de sua responsabilidade (lembre-se de registrar o que foi colocado na "caixa"). Ao fazer isso, sua mente fica mais livre para pensar em como fazer suas atividades ao invés de apenas pensar na quantidade de tarefas. Com a mente mais livre, se torna muito mais fácil executar as tarefas.
Processe as atividades
É bem comum que a caixa esteja lotada, sendo assim, é necessário estabelecer critérios para decidir a prioridade do que deve ser executado. Para isso, é preciso responder algumas perguntas sobre cada atividade. A primeira: posso realizar essa tarefa hoje? Se a resposta for não, ela deve ficar como pendência para os próximos dias. Segunda pergunta: posso realizar essa tarefa em menos de 5 minutos? se a resposta for sim, coloque ela como prioridade – se livrando de pequenas atividades é uma ótima maneira de começar o dia. Terceira pergunta: é você quem irá realizar a tarefa? se a resposta for não, delegue! Mantenha ela registrada para monitorar seu resultado, se a resposta for sim, registre na sua lista de atividades.
Ao processar as tarefas, se torna bem claro o que é necessário fazer durante o dia e seu fluxo de trabalho tende a melhorar consideravelmente.
Execute suas atividades
Depois de colocar em ordem tudo que deve ser feito, é chegada a hora de pôr a mão na massa! Ao começar uma atividade, seu foco deve ser único e exclusivo para essa ação, e ao terminá-la tire um tempinho para relaxar e volte para a execução da próxima tarefa.
Existem alguns aplicativos que ajudam muito na organização de suas responsabilidades, além disso, eles registram tudo o que está sendo feito, e ao utilizá-los é possível ter uma ótima ideia do impacto do GTD na sua rotina, pois, você irá perceber o aumento do número de atividades realizadas todos os dias. Recomendo os seguintes aplicativos: Trello, Google keep ou, Evernote. Os 3 são muito simples de utilizar e atendem às necessidades do método.
Saber administrar o tempo é um diferencial muito impactante nos dias de hoje. Ao se organizar, os erros tendem a diminuir, e considerando que eles podem ser fatais para sua empresa, para seu trabalho e até para questões pessoais, utilizar o GTD pode ser um ponto chave para o sucesso profissional. Lembrando que o Getting Things Done é uma metodologia e quando colocamos uma metodologia em prática, inicialmente, sentimos certas dificuldades mas depois se torna algo simples e impactante para sua rotina, alguns aspectos podem (e devem) ser adaptados à sua realidade.
O GTD pode ser utilizado para qualquer aspecto de sua profissão. Digamos que seu desejo é abrir uma empresa, melhorar seus resultados ou definir os processo de seu negócio: todas essas opções precisam de atividades e de organização, com o auxílio dessa metodologia se torna extremamente mais prático a execução dessas tarefas.
Vale reforçar que a metodologia é baseada na ideia de que é possível "riscar" algumas coisas de nossas mentes, evitando uma situação comum em nossas vidas: muitas vezes estamos executando um trabalho e nos lembramos de outras coisas as quais precisamos fazer, perdemos a linha de raciocínio e simplesmente travamos, quando organizamos nossas ações e as documentamos, nosso cérebro segue uma linha lógica de execução e consequentemente nos tornamos mais produtivos. Se você deseja melhorar o desempenho da sua empresa, por o GTD em prática é passo crítico realizar esse desejo.