Produtividade - Trabalho sem pedÁgio
Com um pouco de disciplina é possível evitar as pequenas interrupçoes que roubam seu tempo e atrasam a conclusao das tarefas.
COMO GERENCIAR INTERRUPÇOES
Voce já se planejou para concluir um trabalho no prazo, mas foi atropelado por reunioes inesperadas e e-mails urgentes do chefe? Geralmente a soluçao para esses casos é trabalhar até mais tarde ou adiar a entrega. Para calcular o efeito devastador que as interrupçoes tem sobre o fluxo de seu trabalho, imagine que voce sofra duas interrupçoes a cada hora - um e-mail a ser respondido, um telefonema, uma pessoa que se aproxima da sua mesa para conversar ou um chamado do chefe, por exemplo.
Ao longo de uma jornada de oito horas, voce terá sido interrompido 16 vezes. Imaginando que cada interrupçao dure dez minutos em média, voce terá parado suas atividades durante quase tres horas. Os prejuízos nao param por aí. Após uma interrupçao, levamos em média 15 minutos para nos reconcentrarmos na tarefa anterior, mostram estudos de ciencia cognitiva.
Numa pesquisa feita com mais de 1 600 profissionais por VOCE S/A e pela consultoria Triad, especializada em gestao do tempo, 36% dos entrevistados admitiram que perdem tempo por causa da internet e 21% disseram se desconcentrar por causa de comunicadores online. E-mails nao trazem problemas urgentes, que precisam ser respondidos de imediato. Se a questao for urgente, certamente voce será acionado por telefone. Quanto ao MSN, tenha uma conta pessoal e uma corporativa. Na empresa, use só a corporativa, para nao comprometer o tempo de trabalho com conversas pessoais." Os chamados rotineiros da chefia também atrasam a conclusao de trabalhos em curso.
Para 36% dos pesquisados pela Triad, o gestor nao sabe se planejar e 21% afirmam que o líder gera urgencias para a equipe. As interrupçoes afetam a agenda pessoal. O jantar com a esposa, o lazer e a atençao aos filhos tem de ter, em sua agenda, o status de compromissos tao importantes quanto os profissionais.
Agilize seu dia - Saiba como reduzir os focos de desatençao que atrapalham a sua produtividade.
Crie procedimentos-padrao - Evite interrupçoes rotineiras educando sua equipe a consultar respostas para problemas e perguntas frequentes em guias ou manuais.
Concentre as interrupçoes - Se voce é interrompido diversas vezes para dar o aval a coisas simples, crie uma rotina com um ou dois momentos no dia em que avaliará várias questoes de uma vez só.
Crie um código - Defina com a equipe um código para ser usado em fases de conclusao de projetos que sinalize que a pessoa só deve ser interrompida em caso de emergencia. Vale colocar, por exemplo, um cartao vermelho sobre a mesa.
Revezem o telefone - Crie um acordo com os colegas pelo qual cada um fica responsável por responder aos telefonemas dos demais num intervalo diferente do dia. Se possível, retorne todas as ligaçoes num mesmo período de tempo.
Ir é melhor do que receber - Ao agendar uma reuniao dentro da empresa, proponha encontrar o colega na sala dele ou numa sala de reuniao. É mais fácil levantar e dar fim a reuniao.