4 benefícios da automação em processos de backoffice | Docket
Automatizar os processos de backoffice traz diversos benefícios para a empresa.
TL;DR: O backoffice é a equipe que fica na "retaguarda" das empresas, responsável por resolver os problemas de rotina, atuando nos bastidores do negócio. As tarefas mais comuns são a gestão de documentos e certidões, emissão de notas fiscais, análise de crédito, organizar cobranças, entre outras.
Para uma gestão eficiente e precisa, a automação dos processos de backoffice surge como uma saída quase que obrigatória. O objetivo é deixar a jornada ainda mais fluida, alinhada e ágil, contribuindo para a produtividade dos colaboradores, e, por consequência, economia na empresa.
Confira, a seguir, a importância de automatizar os processos do backoffice e 4 vantagens de optar por essa solução!
Em todas as empresas, as atividades que acontecem nos bastidores garantem o funcionamento do negócio no dia a dia e garantem a satisfação do cliente. Esse é o departamento de backoffice, responsável por solucionar problemas corriqueiros, como análise de cadastros, organização de cobranças, catalogação de documentos, emissão de notas fiscais, entre outros.
Por ser um setor tão fundamental e com diferentes ciclos, investir na automação desses processos tem um retorno tanto financeiro quanto de produtividade da equipe. Como as tarefas devem ser integradas, a padronização é essencial para tudo funcionar. Caso cada colaborador faça de um jeito, podem acontecer erros e falhas na comunicação que não haveriam num processo automatizado e personalizado.
Quando estabelecemos um padrão, é mais fácil encontrar qualquer falha nos processos, principalmente em processos administrativos, em que um erro pode virar uma bola de neve impactando todas as etapas do ciclo. A automatização ajuda a prevenir falhas, melhorar o serviço, gerenciamento holístico e simplificado, entre outros benefícios. Confira alguns deles a seguir!
4 vantagens de automatizar processos de backoffice
Como dissemos anteriormente, o time de backoffice é que garante o bom funcionamento do negócio, pois é responsável por otimizar os processos do dia a dia e integrar os mais diversos setores da empresa. Existem vários benefícios da automação em processos de backoffice, selecionamos alguns para exemplificar a seguir.
Todas as tarefas realizadas dentro do backoffice geram gastos diretos ou indiretos. Ao fazer a automação dessas tarefas, as despesas podem ser reduzidas, além da redução do trabalho manual. Assim, é mais fácil seguir processos seguros e mapeados com menos erros e desperdícios.
A gestão de documentos, a emissão de notas fiscais, o preenchimento de formulários, os protocolos de atendimento, tudo isso demandam uma atenção impecável e cuidado extra, pois possuem valor jurídico e devem acompanhar uma verificação confiável, que pode atrasar o processamento caso tudo seja feito manualmente.
Automatizando os processos de backoffice, as atividades burocráticas são simplificadas. Por exemplo: usando o Shopping de Documentos da Docket, a busca e gerenciamento de documentos é feita em um único local, seguro e digital, com diversas outras funcionalidades incríveis, como personalização de acordo com suas necessidades, alerta de pendências, centro de custos e interface de relatórios automáticos.
Uma ferramenta de automação dos processos é poderosa, pois centraliza todas as tarefas em uma só plataforma, assim todos os setores responsáveis têm acesso ao que for pertinente, tudo seguindo o mesmo padrão e fácil de encontrar. Ela também garante a segurança e integridade dos dados, já que eles estarão disponíveis apenas para quem for autorizado.
Já falamos dela aqui: o ganho de produtividade é visível ao automatizar os processos de backoffice, já que esse processo flexibiliza a administração e otimiza a gestão da empresa. Dependendo da solução escolhida, a companhia ganha eficiência, que é a chave para ser mais produtivo e estratégico.
Para equipes de backoffice que precisam gerenciar documentos regulatórios, a automação pode ser ainda mais benéfica. Pensando em como tornar a rotina desse time ainda mais simples e ágil, a Docket desenvolveu a plataforma de Alvarás e Licenças, que é uma tecnologia para gerenciamento centralizado que permite que todas as necessidades de uma unidade estejam em um único lugar.