Divisão Técnica de Processos Municipais - ppt carregar
PublicouValentina Reza Alterado mais de 4 anos atrás
Apresentação em tema: "Divisão Técnica de Processos Municipais"— Transcrição da apresentação:
1 Divisão Técnica de Processos Municipais
Manual de Autuação com Requerimento Introdução A Tabela de Unidades A Tabela de Assuntos Emitindo o Requerimento Consultando Requerimentos Emitidos Autuando o Requerimento Problemas mais comuns Glossário
3 Introdução Por que emitir requerimento de autuação pelo SIMPROC? Após analisar diversos tipos de processos de todos os Órgãos da PMSP, vimos que o memorando de autuação muitas vezes apresenta falta de dados ou mesmo erros, contrariando as normas vigentes, que dispõe que o requerimento inicial deve trazer todos os dados necessários ao preenchimento da capa do processo. O processo autuado desta forma corre o risco de não prosperar, ou de ter sua tramitação atrasada, uma vez que um processo com dados errados acaba voltando para correção. Outro ponto a ressaltar é que os setores de autuação têm que tentar encaixar o processo em um assunto existente, e nem sempre o assunto escolhido é o correto para o processo, uma vez que cabe à unidade solicitante conhecer a legislação à qual o processo se refere.
4 Introdução Por outro lado, é mais cômodo e prático centralizar o requerimento de autuação no SIMPROC, pois assim é possível saber exatamente quais dados devem ser cadastrados, quantos e quais requerimentos foram emitidos por qualquer unidade, além do preenchimento automático do nome e unidade de quem vai assinar. Sobretudo, a emissão de requerimento pelo SIMPROC permitirá maior agilidade para o setor de autuação, na medida em que elimina o retrabalho de digitação de dados e a localização de assuntos que se encaixem no requerimento.
5 A Tabela de Unidades
6 A Tabela de Unidades Conhecer e manter atualizada a Tabela de Unidades é uma das operações mais importantes do SIMPROC, pois ela contém dados de todas as unidades da Administração Municipal que tramitam processos e é baseada no organograma oficial dos Órgãos. Através dela é possível saber o nome oficial da unidade e a sigla pela qual ela é mais conhecida, o telefone, endereço e o horário de atendimento. Outra informação importante é o campo "Responsável pela Unidade", ou seja, o servidor que responde pela unidade e o seu cargo. É baseada nela também a consulta de processos pela Internet, que já ultrapassa um milhão de acessos/mês, portanto ao manter os dados de sua unidade atualizados você estará ajudando o cidadão e as demais unidades da PMSP a entrar em contato quando necessário.
7 Atualizando a Tabela de Unidades
No menu do SIMPROC, acesse a tela TAB. UNIDADES.
8 Digite o CÓDIGO DA UNIDADE e tecle ENTER.
9 Confira se todos os dados em vermelho estão corretos e atualizados.
10 Se não estiverem, altere os dados necessários, e tecle ENTER e F9 para salvar as alterações
11 IMPORTANTE: Aqui deve ser colocado o nome completo do responsável pela unidade e o cargo pelo qual ele responde.
12 A Tabela de Assuntos
13 A Tabela de Assuntos Assunto é o tema do processo, ou seja, é a indicação do que o processo trata de modo geral. Para facilitar e melhorar o entendimento desta indicação são usados subassuntos, que visam esclarecer qual rotina específica está sendo tratada dentro daquele tema. Aos Assuntos/Subassuntos são atribuídos códigos numéricos, para que possam ser agrupados em uma tabela e entendidos pelo Sistema. Esta é a Tabela de Assuntos. É importantíssimo observar que antes de solicitar a autuação de um processo devemos saber a qual assunto ele pertence, pois cada um deles pode ter diferentes trâmites e fluxos, dentre os quais: PRAZO DE RECEBIMENTO DO RECURSO PRAZO PARA ANALISE PRAZO PARA ARQUIVAMENTO DESTINO DO PROCESSO APÓS PRAZO ARQUIVAMENTO LEGISLAÇÃO ESPECÍFICA
14 Consultando a Tabela de Assuntos
Para exemplificar o uso da tabela de Assuntos, vamos à casos práticos: 1 – É necessário autuar um processo para efetuar o pagamento de contas telefônicas. - Usaremos o assunto 022-pagamento e subassunto 011-telecomunicação. O código de Assunto para este processo é 2 – Se precisarmos de um processo para aquisição de material com valor estimado em 40 mil reais. Toda compra da Administração Pública é feita através de Licitação, então sabemos que o assunto será 016 – Licitação e o Subassunto Abertura. Mas a legislação prevê que até determinado valor não é necessário fazer licitação. Se este for o caso, então o Subassunto será 004 – Dispensa. Ou então, se já existir uma ARP para o item, poderemos usar o subassunto 011 – Ata de Registro de Preços.
15 Para consultar os assuntos possíveis para processos, acesse o item TAB
Para consultar os assuntos possíveis para processos, acesse o item TAB. ASSUNTOS do SIMPROC e tecle ENTER para ver o assunto 001. tecle F8 para ver as próximas opções.
16 Após escolher o assunto, acesse a tela TAB
Após escolher o assunto, acesse a tela TAB. SUBASSUNTOS, coloque o CÓDIGO DO ASSUNTO escolhido no campo, conforme figura e tecle ENTER. Tecle F8 para ver as próximas opções.
17 Outra opção é acessar o endereço
e clicar no link TABELAS. Esta home tem também muitas outras informações a respeito de processos e sobre o SIMPROC, como estatísticas, legislação, procedimentos para correções e modelos de formulários e peças do processo.
18 Clique depois em TABELA DE ASSUNTOS
19 Em seguida aparecerá a lista de Assuntos e respectivos Subassuntos, para consulta. Esta opção é mais recomendada pois a visualização e entendimento são mais claros.
20 Requerimento de Autuação
Emitindo o Requerimento de Autuação
21 Emitindo o Requerimento de Autuação
No menu do SIMPROC acesse o item PROCESSO-EMITE REQTO
22 Coloque o código do ASSUNTO e SUBASSUNTO escolhidos para o Processo.
23 No MOTIVO DA AUTUACÃO escreva uma breve descrição do que trata o processo, ou coloque informações que complementem o Assunto/Subassunto.
24 Coloque o CNPJ da Unidade Orçamentária e o Tipo 4, se o interessado for a própria PMSP,
Ou o CNPJ do interessado e o tipo 2 se for Munícipe. Se o interessado for pessoa física, coloque o CPF e o Tipo 1.
25 Coloque a quantidade de folhas a serem autuadas junto com o requerimento.
26 Coloque o código da unidade interessada na autuação do processo.
Através do Código, o SIMPROC trará o nome da Secretaria no cabeçalho, o nome do responsável pela unidade, ou seja, aquele que assinará o requerimento de autuação e o código para onde será enviado o processo após autuado.
27 Após teclar ENTER o SIMPROC trará todos as descrições dos códigos preenchidos. Se estiver tudo correto tecle F9 para imprimir o Requerimento de Autuação.
28 O Requerimento
29 O SIMPROC emitirá o requerimento de autuação com todas as informações necessárias para a formação do processo, conforme modelo.
30 Nome da Secretaria à qual pertence a unidade solicitante.
31 Quantidade de folhas enviadas ao setor de Autuação com o requerimento
Quantidade de folhas enviadas ao setor de Autuação com o requerimento. Caso o número de folhas informado não seja igual ao enviado de fato, o setor de autuação deverá devolver tudo para regularização.
32 Número seqüencial do requerimento.
33 Assunto e Subassunto do processo
Assunto e Subassunto do processo. Aqui há também um campo para a legislação à que se refere o processo.
34 Motivo da Autuação, é usado para descrever brevemente do que o processo está tratando. Pode ser também um complemento do assunto.
35 Caso o processo trate de assunto relativo à imóvel, este campo trará o número do SQL ou INCRA.
36 Dados do Interessado, com nome completo, documento e endereço.
37 Aqui é mostrado o código da unidade para onde deverá ser enviado o processo após autuado. É o mesmo código da unidade interessada.
38 Campo para assinatura do responsável pelo pedido de autuação É sempre o nome do responsável legal pela unidade. Caso esteja incorreto, consulte o item "Atualizando a Tabela de Unidades"
39 Operador que emitiu o Requerimento e data de emissão.
40 Depois de impresso, se houver a necessidade de correção em algum dado, tecle F10, coloque o cursor em ALTERAÇÃO e tecle ENTER.
41 Coloque o numero do requerimento e tecle ENTER.
Corrija o dado incorreto e tecle F9 para reimprimir o requerimento. Atenção! Depois de autuado, não é mais possível alterar dados do requerimento.
42 Requerimentos Emitidos
Consultando Requerimentos Emitidos
43 Consultando Requerimentos Emitidos
Tecle F10, e coloque o cursor em RELATÓRIO e tecle ENTER. coloque o código da unidade e o período que deseja relacionar e tecle ENTER.
44 A tela vai mostrar todos os requerimentos emitidos pela unidade informada e os números dos processos caso já tenham sido autuados. Atenção. Requerimentos não autuados em 6 meses serão automaticamente excluídos da base de dados, sem possibilidade de recuperação. Esta medida visa evitar o acúmulo de dados desnecessários no SIMPROC.
45 A tela vai mostrar todos os requerimentos emitidos pela unidade informada e os números dos processos caso já tenham sido autuados.
46 Autuando o Requerimento
47 No menu do SIMPROC acesse o item PROCESSO-AUTUA REQTO
48 Autuando o Requerimento
Coloque o número do requerimento e tecle <ENTER>
49 O Sistema irá trazer os dados inseridos pela unidade requisitante
O Sistema irá trazer os dados inseridos pela unidade requisitante. Verifique se estão todos corretos e tecle F9 para Autuar o processo. Atenção! Depois de autuado, não é mais possível alterar dados do requerimento.
50 Se tudo estiver correto, o SIMPROC emitirá a capa do processo, neste formato.
51 Problemas freqüentes
52 P: Esta mensagem indica que o assunto informado não pode ser usado por sua unidade.
S: Escolha outro código que se encaixe no tema do seu processo.
53 P: O assunto é permitido para minha unidade, mas o sistema informa não.
S: Verifique o tipo do interessado. O tipo 5 (RG) não é aceito nesta tela.
54 P: Impressora indicada não é laser.
S: verifique com sua unidade de informática a possibilidade de cadastrar a impressora como no CFL junto à PRODAM. Mais informações podem ser obtidas através do
56 Autuação Juntar documentos Processo Glossário
Autuação é o ato de cadastrar a petição (requerimento) inicial no sistema e gerar um número de processo, apor a capa de cartolina e protetor plástico e juntar os documentos que instruírem o requerimento. Juntar documentos Junção ou juntar documentos significa atribuir numeração seqüencial e cronológica aos documentos, consignando em cada um deles o número do processo atribuído para o requerimento, o nome, rf e unidade de lotação do funcionário e sua assinatura. É importante salientar que no verso da primeira folha e no verso da última folha juntada deve-se informar a folha ou intervalo de folhas que se estará juntando daí em diante. Processo Segundo a LEI , de 27/03/2006, é todo conjunto de documentos, ainda que não autuados que exijam decisão.