Software para condomínio: conheça a melhor solução do mercado!
Conciliar interesses de condôminos, fazer orçamento de obras, gerenciar os funcionários. Gerir um condomínio é uma tarefa complexa que envolve muitas particularidades. O síndico, profissional ou não, ou a administradora tem enorme responsabilidade sobre tudo que diz respeito a essa gestão. Diante desse desafio, muitos optam por ter o auxílio de um software para condomínio.
Esses sistemas automatizados proporcionam uma administração mais transparente, otimizada, segura e consciente. Porém, os gestores devem ter em mente que essa tecnologia não é uma solução que resolve todos os problemas.
Em um condomínio, se lida com pessoas. O contato direto é sempre com elas. Portanto, o sucesso dessa gestão sempre dependerá de uma boa comunicação com tais usuários. Isso porque eles também terão contato com o software, o que deve ser feito de forma eficiente para que as questões sejam, de fato, solucionadas.
O sistema certamente auxiliará o síndico a realizar uma boa gestão, desde que haja colaboração de todos. E não é qualquer sistema. É preciso escolher a melhor solução do mercado para que se obtenha os resultados esperados. A Condobox é um software para condomínio completamente ajustável às suas necessidades, com todas as funcionalidades necessárias para a administração perfeita. Conheça!
Benefícios do uso de um software para condomínio
Além de conhecimento legal cumprir as regras condominiais,os gestores devem organizar as situações do cotidiano. Nada melhor do que contar com um software para condomínio para isso. São muitas tarefas e pouco tempo disponível. Mas com a tecnologia, é possível usufruir de muitos benefícios, como organizar as finanças, manter os cadastros de moradores, funcionários e fornecedores atualizados, centralizar dados, facilitar as reservas das áreas comuns, otimizar o tempo, os recursos, os processos e a comunicação.
A tecnologia sempre foi conhecida por trazer soluções de produtividade. O software para condomínio não é diferente. Com ele, os gestores conseguem realizar muitas tarefas burocráticas online, economizando tempo e recursos. A convocação de assembleia condominial, por exemplo, pode ser feita pelo sistema com um clique, assim como a busca por um documento.
E não é só o gestor que se beneficia do software para condomínio. O morador também utiliza a plataforma sem precisar sair de casa.
Com uma gestão informatizada, o síndico ou a administradora terão mais tempo para as tarefas que demandam maior atenção, como vistoria de instalações e acompanhamento de obras.
Controle de processos e centralização de dados
Todos os processos que envolvem a gestão de um condomínio podem ser controlados pelo software. Registro de documentos e dados sobre a administração, histórico e atas das assembleias condominiais, visão sobre o funcionamento das instalações e dos equipamentos e outros processos são armazenados no sistema.
Essa centralização dos dados relativos à gestão é fundamental para que haja transparência e eficiência. Controlar todas as rotinas de um condomínio é tarefa difícil, por isso é preciso ter uma ferramenta centralizadora das informações relevantes de cada área, de forma organizada.
É também essa unificação dos dados que permite o bom controle administrativo e financeiro, bem como o controle de funcionários, fornecedores e prestadores de serviços. Esse é um dos benefícios relevantes do software para condomínio: ter uma visão ampla da gestão.
Qual a frequência que o gestor de um condomínio é questionado pelas suas decisões? Se for alta, é um sinal de que os moradores não possuem tanta confiança nele. E isso pode ser fruto de uma gestão pouco transparente. Não basta a prestação de contas anual para que os condôminos se sintam seguros em relação ao gestor. Eles querem saber onde os recursos decorrentes das taxas condominiais são alocados.
Um dos benefícios do software para condomínio é deixar tudo às claras. Qualquer documento pertinente à gestão (orçamentos, recibos, atas condominiais, prestação de contas) pode ser armazenado online e ficar disponível para consulta rápida e fácil pelos moradores.
O módulo financeiro de um bom software para condomínio é crucial para uma gestão bem sucedida das finanças. Além de prezar pela transparência, com a disponibilização da prestação de contas e de documentos financeiros, o sistema permite realizar previsões orçamentárias, fazer o fluxo de caixa (receitas e despesas) e gerenciar os gastos rotineiros do condomínio.
Além disso, o síndico pode gerar relatórios para analisar de forma minuciosa as áreas que demandam mais gastos. Imagine que o gasto com pessoal está acima da média. É possível pensar em estratégias para diminuí-lo, como a terceirização ou o controle de horas extras.
É também no módulo financeiro que o gestor consegue ter controle sobre o pagamento da taxa condominial pelos condôminos em tempo real. Eles recebem o boleto diretamente no e-mail e podem retirar uma segunda via pelo sistema, se necessário. O síndico consegue saber da inadimplência em tempo real, e pode tomar medidas para resolver o problema de forma mais rápida.
Organização de agendamentos e reservas
O salão de festa foi reservado para dois condôminos no mesmo dia? Com um software para condomínio isso não acontece. Um benefício que ele oferece é organizar o agendamento e as reservas das áreas comuns. Os moradores têm acesso às datas e aos horários disponíveis e podem escolher online aquele dia que mais lhes agrada. Em caso de cancelamento de reserva, o interessado na data é notificado. Simples assim.
Além de facilitar a vida do condômino, que não precisa sair de casa para realizar o agendamento, o síndico ou o responsável pelas reservas também não é acionado para essa tarefa burocrática.
O software para condomínio é um aliado para aumentar a segurança no condomínio. Não somente a segurança física, mas a segurança da informação.
Segurança da informação é uma das grandes preocupações nos dias atuais. Os escândalos de vazamento de dados são comuns e interferem no mercado de forma assustadora. E os condomínios não podem negligenciar esse ponto em sua gestão.
Um dos benefícios do software para condomínio é prezar pela segurança de dados e processos para todos, seja síndico, administradora ou moradores. A ferramenta, além de utilizar criptografia, adota o armazenamento em nuvem, que permite a organização de arquivos e documentos pessoais ou do condomínio, a criação e o compartilhamento de pastas. Isso evita a perda e o vazamento de dados.
No tocante à segurança física, com o cadastro dos dados de todos os moradores e fornecedores, é possível criar um controle inteligente de acesso ao condomínio. A ferramenta também permite a integração dos equipamentos de segurança.
Quer evitar conflitos, reclamações e desentendimentos desnecessários? Tenha uma comunicação eficiente com todos os usuários do condomínio. Com um software, é possível melhorar a comunicação interna de forma assustadora, inclusive em relação aos condôminos que viajam bastante.
Para que a informação não se perca, a ferramenta é capaz de enviar comunicados para todos ou para condôminos determinados. Ela permite o acesso pelos destinatários de forma rápida e fácil, com garantia de privacidade.
A comunicação mais aberta também envolve um canal por meio do qual é possível fazer críticas e sugestões, o que é fundamental para otimizar a gestão.
Por fim, outro benefício do software para condomínio é o cadastro de fornecedores. Todos os dados de contato e as observações sobre a prestação do serviço podem ser armazenados na ferramenta, auxiliando o síndico a tomar decisões de forma mais fundamentada.
Tem um fornecedor de muitos anos? O software auxilia na gestão de contratos e no acompanhamento de resultados.
Além disso, ao cadastrar os prestadores de serviço do condomínio, o gestor contribui para a segurança.
O melhor software para condomínio: Condobox
Todo gestor deseja usufruir dos benefícios que um bom software para condomínio propicia. E saiba que a melhor ferramenta está a seu alcance: o Condobox. Esse sistema, que pode ser montado de acordo com a demanda de cada condomínio, traz praticidade e economia ao se ajustar à realidade de cada local. Cada cliente do Condobox possui o próprio site e uma plataforma do condomínio onde a comunicação com os usuários é feita.
O Condobox é separado em módulos, permitindo que o gestor escolha aqueles que julga ser mais interessante para sua administração. Esse software foi pensado para se adaptar a qualquer tamanho de condomínio e possui Integração com webcam, biometria e catracas.
Dentre os diferenciais do Condobox, podemos citar:
Personalização: escolha dos módulos pelo gestor;
Estatísticas: o sistema armazena informações claras e precisas para auxiliar nas decisões estratégicas, inclusive com informações em gráficos;
Controle de gestão: o software oferece as melhores ferramentas para auxiliar na gestão do seu dia-a-dia.
Emissão de relatórios e visualização rápida dos registros;
Controle de nível de acesso de usuários;
Informação clara e objetiva, o que confere mais transparência;
Backup e segurança diários;
Existem duas modalidades do Condobox: para empresa e para o condomínio.
O Condobox para empresas é um software voltado para que administradoras, síndicos profissionais e construtoras façam a gestão dos condomínios sob sua responsabilidade. Ele centraliza a rotina da empresa em um só lugar, o que permite controlar todas as atividades de cada um dos locais. Essa versão do software facilita o controle de manutenção, a transferência de arquivos e a comunicação relativa aos condomínios. É o chamado controle 360°.
Já o Condobox para condomínios é um software voltado para o síndico de determinado condomínio. Ele também possui os módulos mais completos para uma gestão eficaz, com a diferença de que se destina à realidade de um só local.
Na prática, ambos são muito semelhantes e possuem os mesmos módulos, que descrevemos abaixo.
Módulos do Condobox
O melhor software para condomínio possui uma versão básica, que abrange módulos mais simples, como:
Lista de unidades: dados sobre as unidades e seus responsáveis, bem como condôminos, veículos e funcionários ligados à unidade.
Assembleias: permite o agendamento online de assembleias presenciais, informando a pauta, a data, o horário, o local, e quórum mínimo. Os condôminos também podem ver as anotações e os arquivos anexados.
Comunicados: módulo que permite o envio de comunicados da forma como o gestor desejar (para todos, para os condôminos de um bloco, para os responsáveis por determinada unidade, ou para os usuários do sistema, que inclui funcionários).
Documentos: armazenamento de arquivos do documento na nuvem. O módulo também permite o acesso dos arquivos pelos condôminos, bem como a criação e o compartilhamento de pastas. É uma forma de organizar todos os arquivos do condomínio.
Debates: módulo que permite ao gestor criar debates online sobre assuntos do condomínio. É possível definir os participantes e a data de encerramento do debate. Isso contribui para uma maior participação na rotina do condomínio.
Votações: permite abrir votações online para auxiliar na tomada de decisões, o que aumenta a participação dos condôminos. Também é possível selecionar quem poderá participar (blocos, condôminos de determinadas unidades etc.). O gestor pode optar por votos abertos ou ocultos.
Conheça agora os módulos específicos do Condobox, o melhor software para condomínio do mercado.
O módulo "Atendimento" é destinado à comunicação com os usuários sobre problemas no condomínio. Eles podem registrar ocorrências de forma rápida e fácil, chamando a atenção do síndico para pendências que precisam ser resolvidas. Assim, as reclamações dos condôminos servem como alerta ao gestor.
Também por esse módulo, o condômino pode fazer uma solicitação de atendimento para sua unidade ou para o condomínio. O síndico se informa rapidamente para possa tomar as devidas providências para resolver o problema. A agilidade para atender aos condôminos também cria confiança na gestão.
A "Portaria" é um módulo essencial para condomínios que possuem muitos usuários. Ela abrange encomendas, visitantes, liberações de acesso, registro de entrada, registro de ponto, achados e perdidos, e relatórios de turno. Veja:
Controle de encomendas: além de registrar as encomendas que chegam, permite o registro daquelas que já foram entregues para seus destinatários. O morador recebe notificações pelo sistema sobre a chegada de encomendas. O síndico tem o registro da entrega para posterior controle.
Cadastro de visitantes e controle de entrada e saída: visitantes e prestadores de serviços são cadastrados na ferramenta para controle da portaria. Seus dados são armazenados no sistema e ficam acessíveis a quem precisa. Os condôminos podem cadastrar as pessoas que receberão, agilizando e facilitando o processo de identificação dos visitantes. Essas práticas aumentam o controle e a segurança.
Liberação de acesso: os visitantes e prestadores de serviço, além de cadastrados, devem ter seu acesso liberado pelos responsáveis da unidade de destino, o que pode ser feito pelo sistema. O condômino pode criar a liberação determinando os dias e horários nos quais o visitante pode entrar, sem necessidade de contato do porteiro. Isso também vale para a lista de convidados de eventos.
Registro de ponto: possibilita maior controle sobre os funcionários, pois registra sua entrada e saída.
Achados e perdidos: módulo que permite registrar e controlar os objetos encontrados no condomínio. O condômino que perdeu algo pode consultar o sistema para tentar encontrar o objeto. O sistema também registro os objetos que já foram devolvidos, evitando confusão e desentendimentos.
Relatórios de turno: módulo que armazena as informações relevantes sobre acontecimentos (problemas e situações anormais) que ocorreram em um turno.
O módulo "Reservas" do melhor software para condomínio do mercado se propõe a acabar com as confusões da agenda dos espaços comuns do seu condomínio. Os próprios condôminos podem acessar o perfil do espaço que querem, online, sem sair de casa, escolher uma data disponível e fazer sua própria reserva.
O sistema também deixam claras e acessíveis as regras de uso dos espaços, bem como os dias e horários de funcionamento, o número máximo de reservas simultâneas ou tempo mínimo para cancelamento, dentre outras opções. Ele, por exemplo, bloqueia as datas de reservas para espaços quando estes não estiverem disponíveis.
Além de fazer o agendamento, o módulo realiza o controle de chaves, registrando a entrega e a devolução das chaves dos espaços comuns do condomínio. Assim, fica mais fácil saber qual morador está com cada chave.
Por meio deste módulo também é possível criar um relatório de vistoria dos espaços comuns, algo que deve ser feito a cada utilização.
O "Gestor" é um módulo que funciona basicamente como um checklist. Ele possui as principais atribuições do síndico ou da administradora em relação ao condomínio e aos moradores. Veja:
Tarefas: cria uma lista de tarefas no sistema, atribuindo o responsável por cada uma, o nível de importância, a data limite e outros documentos, quando necessário. Assim, o síndico não perde o prazo de nenhuma delas.
Notificações: permite a criação de advertências e outras notificações online para as unidades. Elas ficam armazenadas no sistema para controle e histórico. O condômino pode acessar o software para condomínio para visualizar as notificações para sua unidade.
Bloqueios para inadimplentes: controla e automatiza os bloqueios de atividades (debates, votações etc.) para as unidades inadimplentes.
Obras: módulo que armazena todas as informações necessárias sobre as obras no condomínio. Assim, basta aos moradores acessarem o sistema para saber datas de início e fim, custo previsto, tipos de serviços que serão executados e o responsável técnico.
Consumos: informa os moradores sobre o consumo de água, gás ou outro insumo. É possível registrar o consumo do condomínio ou de um bloco específico, de uma unidade ou de unidades determinadas.
Mudanças: módulo destinado a informar aos moradores sobre o dia e horário das mudanças de outro condômino, evitando transtornos.
Fornecedores: possibilita o cadastro de todos os fornecedores e prestadores de serviços do condomínio, bem como dos seus contratos vigentes. As informações são salvas na nuvem e podem ser acessadas de qualquer lugar, a qualquer momento. É, assim, mais fácil solicitar um serviço ou cobrá-los na hora certa.
No módulo "Funcionários", o gestor do condomínio tem o cadastro de todos eles e os contratos em vigência, com as respectivas datas de início e término. Isso facilita o controle de acesso e contribui para a segurança.
O sistema também permite o envio de comunicado aos funcionários, seja de forma ampla ou para pessoas determinadas. É uma boa forma de otimizar a comunicação do seu condomínio.
É também nesse módulo que o gestor pode controlar as férias e períodos de licença dos funcionários.
O módulo "Manutenção" é onde é possível cadastrar ordens de serviço online, equipamentos (fornecedor, modelo, fabricante e período de manutenção) e bens do condomínio. A partir do cadastro, é possível visualizar tudo que precisa ser executado (inspeções, vistorias etc.), uma vez que há equipamentos que precisam de manutenção ou revisão periódica. Inclusive, o gestor pode agendar essas tarefas pelo sistema, além de solicitar orçamentos aos fornecedores com poucos cliques.
No software para condomínio, o gestor pode realizar o controle de estoque, determinando qual a quantidade mínima possível. Quando ela é atingida, o sistema emite uma notificação. Precisa comprar algum produto? Basta cadastrar os pedidos de compra necessários, com o número de itens desejados, e enviar diretamente (e online) aos fornecedores.
A gestão financeira de um condomínio é crucial para seu bom funcionamento. No módulo "Financeiro", o síndico possui funcionalidades que simplificam a rotina de entrada e saída de recursos. Veja:
Controle das informações sobre a taxa condominial: permite o cálculo do rateio das despesas do condomínio, a geração de cartas de cobrança e recibos e a comunicação direta com os condôminos;
Controle do fluxo de caixa: é possível realizar o lançamento individual de despesas e receitas, a conciliação bancária, o fechamento mensal e a baixa em lote;
Emissão de relatórios financeiros detalhados, facilitando a visualização da saúde das finanças do condomínio;
Controle das contas bancárias e dos lançamentos relativos a elas.
Se você ainda não experimentou o Condobox, o melhor software para condomínio, certamente está patinando na gestão. Não perca tempo! São muitos os benefícios que um sistema completo e cheio de funcionalidades como o Condobox pode trazer para você. Mais transparência, confiança, organização e segurança para o dia a dia do condomínio. Conheça já!