5 Vantagens de automatizar a gestão de documentos | DJ
Lidar com documentação é um desafio para muitos departamentos. Para a equipe, que depende diretamente de documentos e certidões, a demora na obtenção dos documentos e a organização interna geram muitos gargalos na operação. Para os gestores, que precisam fazer o acompanhamento do time e tomar decisões com base em relatórios, a falta de visualização pode gerar dificuldades dentro da própria companhia.
A tecnologia é um meio seguro, e de fácil entendimento, que proporciona muito mais facilidade nas tarefas diárias. Com o auxílio das novidades do mundo tecnológico, é possível garantir a produtividade da equipe, reduzir o trabalho operacional e dar mais celeridade a todos os processos. E isso engloba automatizar a gestão de documentos.
Aqui no Documentos Jurídicos, nós já apresentamos e explicamos o que é GED (Gestão Eletrônica de Documentos) e uma série de técnicas de arquivamento. Agora, vamos apontar as vantagens que uma plataforma como a da Docket, que vai além da gestão, pode proporcionar para o time. Confira!
Ao acessar uma dashboard completa, você consegue visualizar todos os status e gráficos pertinentes às solicitações de documentos do time.
Para um gestor, essa é a melhor maneira de fazer uma verificação simples e rápida sobre tudo o que está acontecendo. Já para os colaboradores, essa é a melhor maneira de acompanhar os pedidos e solicitações de documentos feitos, conseguindo prever o tempo que uma operação completa pode levar.
Uma dashboard que centralize os dados processuais, é uma ótima forma de automatizar a gestão de documentos.
Uma das formas mais seguras, e de baixo custo, existentes para se armazenar documentos é na nuvem. Com a plataforma de gestão de documentos, você pode deixar todos os arquivos guardados por tempo ilimitado.
Essa facilidade permite que todos consigam conferir os documentos e certidões de maneira mais rápida, sem a necessidade de procurar em meio a pastas e armários. Com todos os documentos digitalizados, é possível conferir quais já foram emitidos, impedindo que documentos sejam emitidos em duplicidade e, consequentemente, eliminado gastos.
Ao emitir alguns tipos de documentos ou certidões, é preciso pagar algumas taxas para os órgãos emissores. Com a contratação de uma plataforma completa para automatizar a gestão de documentos, que também realiza a busca desses documentos, as taxas e emolumentos são antecipados.
A Docket, por exemplo, arca com todos os custos antecipadamente para que as suas operações sejam realizadas com mais celeridade. No final do mês, ela envia a fatura fechada, o que garante uma melhora significativa no fluxo de caixa.
Monitoramento dos vencimentos
Quem nunca teve problemas com documentos vencidos? Esse é um dos desafios mais comuns, já que um documento ou certidão vencido pode gerar o atraso, em meses, de operações cruciais para todo o negócio da empresa.
Por isso, é essencial investir em um software que monitore automaticamente as datas de vencimento dos documentos e envia alertas, para que a reemissão de cada um deles possa ser solicitada. Vale reforçar que, para documentos obtidos online, a reemissão pode ser feita automaticamente.
Como já adiantamos, para os gestores de equipes, softwares que ajudam a automatizar a gestão de documentos só traz vantagens. Além de conseguir monitorar todo o processo, também é possível visualizar o desempenho dos colaboradores e extrair relatórios para uma análise mais aprofundada de todos os processos do time.
Quer saber mais sobre as vantagens que a automação de processos e uma plataforma completa podem oferecer para o seu time? Acesse o site da Docket para mais informações!