Como começar a se organizar do zero - Melhor de Si
Como começar a se organizar do zero
by Jamili Borba / 28 de junho de 2018 8 de outubro de 2018
Quando se tem muitas atividades, ficar perdido é quase certo. As atividades se acumulam e você acaba esquecendo tarefas importantes que deveriam ser feitas. Parece que as agendas e planners não funcionam e só ocupam espaço, além de pesar na bolsa. Acredite, eu sei como é pois nunca fui tão organizada como sou hoje em dia. Quando eu estava na escola anotava as tarefas em um post it no caderno mesmo, e sempre esquecia de fazer. Pois além de não pegar o caderno todos os dias, eu perdia as folinhas. No 3º ano do EM, devido a formatura e encomenda de camisetas, adotei uma agenda como companheira. Mas não era uma agenda atualizada, era uma que anos atras não foi usada. Eu não tinha um forma eficaz de me organizar, podemos ver isso na foto abaixo.
Como podemos ver, organização não era meu ponto forte. As atividades estavam juntas com matérias de aula e eu ainda esquecia de fazer as atividades. Mas ok, era ensino médio a responsabilidade (para mim) não era tão grande pois não estava estudando para o ENEM. Até que o mercado de trabalho chegou, e eu tive que mudar obrigatoriamente. Quem trabalha já sabe que atividades grandes e com prazo é o que não falta. As responsabilidades aumentam em nível hard e se você não trabalhar bem, bom, está demitido.
Ao mesmo tempo disso, eu entrava na faculdade. Para quem não sabe, eu estudo Administração em uma universidade privada, portanto é bastante R$. Ou seja, ou eu me organizava ou estaria colocando dinheiro no lixo para refazer as matérias. Quando me dei conta disso, logo após sair do 3º ano, procurei materiais e blogs que pudessem me ajudar a iniciar a organização do zero. Infelizmente, só encontrei vários métodos um tanto que desnecessários e que ocupariam muito o pouco tempo que eu já tinha. Agora, com 3 anos de profissão e no 6º semestre do curso, posso dizer que achei o meu método de organização. Demorou bastante, não é? Mas é assim mesmo, você demora para achar um método que melhor se adapte a sua rotina.
Mas, para te ajudar, hoje vou te mostrar alguns passos para você iniciar a se organizar do zero. E também, vou trazer o meu método para que você possa se inspirar e usar, se quiser.
Passo 1 – visualizando o seu dia a dia
A regra é clara, se não ajuda pelo menos que não atrapalhe. Quando iniciei a procurar sobre como para me organizar melhor, tinha umas planilhas e agendas bem doidas. Naquela época, eu testei, e foi um desastre pois eu não tinha tempo e nem paciência para usar aquilo. Organização deve ser algo que facilite a sua vida e não que atrapalhe. Por exemplo, eu não consigo ter plano de ação para metas, pois eu acho que é muita "encheção de linguiça".
Esse tipo de coisa, para quem está na correria de trabalhar, ter casa, estudar, ter filhos, não rola pois você não tem tempo para atualizar isso. Portanto, você deve visualizar o seu tempo e saber quando você pode se organizar. O que eu quero dizer com isso? Imagine a seguinte situação, você trabalha em um escritório e não pode mexer com celular e os aplicativos são bloqueados na rede de internet da empresa. Me diga se nessa situação adianta você ter uma agenda online. Reflita.
Passo 2 – se organizar deve ser simples
O ser humano tem a arte de sempre fazer as coisas do jeito mais fácil e simples, e isso é verídico. Portanto, você deve simplificar o máximo possível a sua organização. Ter 3 cadernos universitários e um a5 que você vai carregar sempre na mochila vai fazer você desistir no 3º dia de organização, acredite. Você deve facilitar as coisas para si mesmo. O bacana é que você utilize um planner/agenda/caderno somente. Caso, você sinta necessidade de dividir trabalho e pessoal (assim como eu), usar mais um está liberado. Porém, recomendo que você opte por deixar o caderno do trabalho no trabalho, para que você não carregue mais peso.
Passo 3 – caderno,planner,bujo ou agenda?
Recebo muitas dúvidas referente a isso, sobre qual é o melhor, mais eficaz e mais barato. Infelizmente, não posso responder essa pergunta, pois ela depende de cada um. Existem pessoas que se adaptam a escrever simples em um caderno, outras gostam de mais flexibilidade e preferem o bujo outras querem prontas as datas então preferem a agenda. Eu testei todas as opções, e me adaptei de forma mais simples ao planner. Pois para mim, ele já vem montado (pois não tenho tempo para desenhar) porém gosto da flexibilidade de usar quando eu quiser sem pular folha. Logo, você deve testar para saber qual vai ser mais simples de usar para você. Caso esteja pensando um usar um planner, no drive do blog tem gratuito para você baixar, confere lá.
Passo 4 -anotar as tarefas importantes
Percebo que muitas pessoas anotam coisas do tipo "acordar, tomar banho, me arrumar", na minha opinião, isso é bobagem. Você acorda automaticamente, escova os dentes e se arruma, isso não é uma tarefa relevante e que você pode esquecer de fazer. Minha dica é, anote as tarefas importantes, como um relatório a ser entregue, uma ligação, um pagamento e afins. Se você encher de coisas sem relevância, você vai se perder no meio das tarefas e vai continuar esquecendo de fazer as coisas.
Passo 5 – agenda física ou digital?
Outra dúvida que latejou na minha cabeça quando iniciei a me organizar melhor. Quem já leu todos os post do blog sabe que que fiz um posto de "como fazer um planejamento 100% digital". Pois é, senhoras e senhores, não durou nem uma semana. Eu sou da agenda física. Porém, em certo momento usando a agenda física eu sentia a necessidade de planejar eventos para o outro mês ou fazer uma anotação rápida no carro. Para melhorar isso, resolvi utilizar a agenda do celular pois estou sempre com ela em mãos e facilita fazer uma anotação. Portanto, você não precisar ser 100% de um dos dois, você pode utilizar um mix que se adapte melhor a você.
Como eu me organizo hoje em dia
Depois de alguns anos eu consegui encontrar uma organização simples e eficaz para mim. Como funciona então:
Quando eu estou em algum lugar e recebo uma informação "devo marcar um medico" por exemplo, eu anoto na lista de to do que eu tenho no Google Keep;
Caso seja um evento, eu marco direto na minha agenda no Google no celular;
Se são informações urgentes, eu anoto e coloco lembretes para me recordar de anotar no planner físico que eu tenho algo para fazer urgentemente.
No planner do trabalho eu faço uma to do list para cada dia, com coisas que aparecem ao longo do dia ou coisas pendentes de outro dia;
Para o planner pessoal, eu separo um dia para organizar a semana. Nessa organização eu abro a agenda do Google e vejo tudo que eu marquei de está pendente para ser feito.
Recentemente, passei a utilizar o Trello novamente para ter controle das etapas de algumas coisas do trabalho que tenho para fazer, mas ainda está em teste. Agora vocês devem estar se perguntando o por que eu uso o planner físico se tenho tudo no digital. Isso acontece por que eu não fico abrindo a agenda do Google todo hora, já o planner fica em cima da minha mesa. E sim, eu levo o planner pessoal comigo sempre durante a semana, no final de semana eu aposento ele em casa. Acontece é que eu amo papelaria e gosto de enfeitar e organizar o planner, é um hobbie. Enfim, no momento são esse app's e o planner que eu utilizo para a minha organização. Vou deixar algumas imagens dos aplicativos e do planner para vocês acompanharem o raciocionio da minha organização.
O que eu utilizo
Google Keep: para informações de tarefas e afazeres sem data definida, é uma to do list com check list.
Calendário do Google: para eventos e tarefas que tem prazo para acontecerem. As cores são referentes a que área da minha vida o evento acontece, se é o blog, do trabalho, da faculdade, do inglês ou pessoal.
Planner do trabalho: é simples e não datado, utilizo os horários para marcar reuniões e o restante para to do list. Ele é da Papelaria Criativa e é super maravilhoso.
Planner pessoal: tem visão semanal e mensal, e é da My Planner Colibri, e divido por turnos do dia.
Trello: ajuda a organizar projetos para você saber o que falta em cada um, além de dar para fazer check list.
Espero que o post dessa semana possa ter te ajudado a montar um método para você se organizar melhor. Compartilhe com os amigos e deixe nos comentários qual dessas ferramentas você também utiliza.