O Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial) é um projeto do governo federal que unificará a transmissão de informações dos empregados pelos empregadores, garantindo assim os direitos previdenciários e trabalhistas dos mesmos com início para as Microempresas, Empresas de Pequeno Porte, MEI e Pessoa física com CEI a partir 16/07/2018, com cumprimento de cronograma informado no manual do eSocial.
Com o eSocial serão reduzidas as obrigações acessórias e, consequentemente, as guias de recolhimento. Alguns impostos como GPS, IR RETIDO S/FOLHA serão recolhidos em apenas uma guia.
As legislações específicas não serão alteradas. Este projeto visa aplicar os artigos da CLT no dia a dia das empresas.
As rotinas trabalhistas sofrerão mudanças para aplicação do eSocial quando da transmissão dos arquivos e validação dos eventos.
Com o intuito de prepararmos nossos clientes para o início do eSocial, elencaremos a seguir, alguns pontos importantes:
ADMISSÃO DE EMPREGADOS
As contratações dos empregados e estagiários deverão ser informadas no eSocial. Por isso, ANTES DA ADMISSÃO, a documentação completa ( incluindo-se o Exame admissional ) deve ser enviada para a assessoria contáil com, no mínimo, 05 ( cinco ) dias úteis de antecedência.
A Carteira de Trabalho deverá ser devolvida ao empregado no prazo máximo de até 48 ( quarenta e oito ) horas após a admissão.
Com relação a função do empregado, chamamos a atenção para o CBO-Cadastro Brasileiro de Ocupação que vincula a função com a escolaridade e/ou a experiência. Exemplo: para contratação de Professor o mesmo deve ter nível superior; cargo de Gerencia comprovação de experiência e/ou nível superior. Quando do envio dos eventos no eSocial serão cruzadas as informações do CBO com grau de escolaridade, podendo haver rejeição caso a escolaridade não seja compatível com o CBO informado.
Ratificamos que o empregado só poderá iniciar suas funções na empresa após a assinatura de todos os documentos de admissão e o exame admissional, inclusive estagiários.
DEMISSÃO DE EMPREGADOS
Os pedidos de demissão, formulados de próprio punho, devem ser informados ao escritório de contabilidade no MESMO DIA.
No caso de Término de Contrato de Experiência, informar 03 ( TRÊS ) dias ANTES para elaboração da rescisão contratual.
Nas dispensas pelo Empregador, informar à assessoria contábil com 03 (TRÊS) dias de antecedência para elaboração do Aviso prévio ou da carta de desligamento.
Em todos os casos de demissão, o empregado deverá fazer o Exame demissional, sendo o custo do empregador.
Em qualquer hipótese de desligamento do empregado, e ANTES de comunicar ao mesmo, entrar em contato com o escritório de contabilidade para emissão da carta de desligamento ou aviso prévio. Após assinatura do documento, a comunicação para o escritório de contabilidade deverá ser feita ANTES do empregado deixar a empresa na data da demissão ou pedido.
FÉRIAS
Conforme CLT, as férias devem ser comunicadas ao empregado com antecedência de 30 dias.
A empresa deve fazer a programação das férias de todos os empregados com antecedência.
Antes de informar ao empregado o período de gozo das férias, solicitar ao escritório de contabilidade o AVISO DE FÉRIAS que deverá ser apresentado ao empregado com antecedência de 30 dias.
Caso a empregada GESTANTE deseje gozar as férias após final da licença-maternidade, a mesma deverá manifestar seu desejo perante a empresa, por escrito, e a empresa informar ao escritório de contabilidade com antecedência.
No decorrer do período do aviso de férias, caso haja alguma intercorrência como, por exemplo, acidente de trabalho, afastamento por doença, avisar imediatamente ao escritório de contabilidade, para que seja informado no eSocial a SUSPENSÃO DO AVISO DAS FÉRIAS.
AFASTAMENTOS
Atestados médicos com afastamentos a partir de 03 ( três ) dias, licença-maternidade, acidente de trabalho, e outros serão informados no eSocial.
Os empregados afastados por mais de 30 dias por motivo de doença, acidente de trabalho ou parto deverão fazer, OBRIGATORIAMENTE, o exame médico de RETORNO ( periódico ) no primeiro dia de retorno ao trabalho. Os dados do relatório deste exame de retorno serão informados no eSocial.
O empregado deverá entregar o atestado, preferencialmente, em até 48 ( quarenta e oito ) horas após o retorno do afastamento.
Acidente de trabalho com morte deve ser comunicado imediatamente.
EXAMES MÉDICOS
Os empregados deverão fazer os exames médicos e os dados do mesmo serão informados, obrigatoriamente, no eSOCIAL.
EXAME ADMISSIONAL: deve ser feito no processo de admissão ( 05 dias úteis antes da admissão ) e antes de iniciar a função na empresa.
EXAME PERIÓDICO: prazos estabelecidos na convenção coletiva da classe, previstos na lei e na NR7.
EXAME DEMISSIONAL: encaminhar o empregado para clínica de Medicina do Trabalho que fará o exame demissional, logo após a comunicação da dispensa. Caso o laudo deste exame apresente resultado INAPTO, o empregado NÃO PODERÁ ser desligado da empresa, devendo ser encaminhado para perícia médica do INSS.
EXAMES COMPLEMENTARES: Se houver indicação no laudo.
O custo dos exames médicos é da empresa/empregador.
PPRA-PROGRAMA DE PREVENÇÃO DE RISCOS AMBIENTAIS – NR 09: O Técnico de Segurança avalia as condições do ambiente de trabalho e as atividades desenvolvidas e elabora relatório informando se a empresa está de acordo com as normas estabelecidas ou não.
PCMSO-PROGRAMA DE CONTROLE MÉDICO DE SAÚDE OCUPACIONAL - NR 07: Com base nas informações do PPRA é elaborado programa voltado para a saúde do trabalhador.
PPP-PERFIL PROFISSIOGRÁFICO PREVIDENCIÁRIO: Com base no PPRA e PCMSO é elaborado para cada empregado o PPP.
A partir de JANEIRO/2019 as empresas devem informar o Ambiente de Trabalho no eSocial e deve ser enviado o relatório emitido pelo Técnico de Segurança no Trabalho com PPRA da empresa para o escritório de contabilidade.
MULTAS E AUTUAÇÕES
FALTA DE REGISTRO: R$ 402,53 a 805,06 por empregado, dobra por reincidência.
CADASTRO DESATUALIZADO: R$ 201,27 a 402,54 por empregado.
FALTA DE EXAMES MÉDICOS: R$ 402,53 a 4.025,33.
OMISSÕES NOS DADOS SOBRE ACIDENTES DE TRABALHO: Valor da multa varia entre o limite mínimo e o limite máximo de salário de contribuição. No caso de reincidência, o valor é dobrado.
FALTA DO PERFIL PROFISSIOGRÁFICO PREVIDENCIÁRIO: R$ 1.812,87 a 181.284,63, sendo determinada de acordo com a gravidade da situação.
OMISSÃO DE DADOS ENVOLVENDO O AFASTAMENTO TEMPORÁRIO: R$ 1.812,87 a 181.284,63.
FOLHA DE PAGAMENTO
As horas-extras, comissões, produtividade e outros proventos variáveis deverão ser computados totalmente dentro do próprio mês. Desta forma será necessário que todas as informações para elaboração da folha de pagamento sejam informadas ao escritório de contabilidade no primeiro dia do mês subsequente.
Diante das inúmeras informações sobre o eSocial, frequentemente enviaremos informativo às empresas.
Ressaltamos a importância de consultar previamente o escritório de contabilidade para tomada de decisões que envolvam assuntos de setor de pessoal, afim de evitar aplicação de multas e prejuízos à empresa.
Também lembramos que, para que o escritório de contabilidade desempenhe suas funções com precisão e cumprimento de prazos é imprescindível que a empresa, através dos sócios e colaboradores, adotem procedimentos desde o processo de seleção até o envio diário de informações sobre os empregados e a empresa.