Início 2016 outubro 5 Entenda como fazer um projeto de portaria no condomínio
Pedro 05/10/2016 1 comentário Condôminos
1 1. Procure a melhor localização geográfica
2 2. Estabeleça os métodos de comunicação
3 3. Projete uma portaria informatizada
4 4. Liste os equipamentos necessários
5 5. Padronize os processos
6 6. Terceirize funções
A portaria deve ser pensada estrategicamente e integrada ao projeto inicial do condomínio. Porém, muitas construtoras não dão a devida importância ao projeto dela e acabam deixando para planejá-lo por último.
Isso pode comprometer a segurança dos funcionários e moradores, tornando o processo de entrada e saída ineficaz quando estiver em atividade.
Mas não se preocupe. Mesmo que a portaria já tenha sido construída e o condomínio entregue aos moradores, existem meios para resolver o problema. Descubra agora como fazer um projeto de portaria.
1. Procure a melhor localização geográfica
Caso a portaria já tenha sido construída, ela pode mudar de lugar. Mas, primeiro, é preciso avaliar a melhor localização para ela. Considere fatores como a visibilidade do porteiro e a acessibilidade dos moradores, por exemplo.
Após escolher o melhor local, faça testes de ambiente para verificar a segurança e eficiência na prática. Se o condomínio ainda estiver na fase de planejamento, essa tarefa pode ser mais fácil.
2. Estabeleça os métodos de comunicação
A comunicação é extremamente importante em uma portaria de condomínio. Por isso, defina como os porteiros devem se expressar diante de seus superiores e moradores a fim de impedir desconformidade das mensagens passadas.
Fatores como linguagem adotada e meios utilizados (e-mail, SMS, telefone, chat, papel impresso, etc.) devem ser pensados para padronizar a comunicação entre todos os porteiros.
3. Projete uma portaria informatizada
Essa é uma das dicas mais importantes sobre como fazer um projeto de portaria. Papéis impressos aumentam os custos, geram desperdício de tempo e ineficiência nos processos de comunicação. O ideal é que a portaria seja informatizada para acelerar os processos em geral.
A informatização também abre caminho para a automatização de diversas tarefas. Por meio de softwares específicos, os porteiros podem agregar maior agilidade aos seus serviços, aumentando a segurança e reduzindo o tempo necessário para a realização de cada processo.
4. Liste os equipamentos necessários
Uma portaria bem equipada pode contribuir para uma segurança mais reforçada e aumentar o conforto, tanto dos porteiros quanto dos moradores.
Então, não esqueça de listar no projeto os equipamentos necessários como: computadores, câmeras de monitoramento, portões eletrônicos, interfones, telefones, sistemas de alarmes, cercas elétricas, etc.
Em muitos casos, cada porteiro tem a liberdade para atuar da forma que quiser. Isso pode representar um problema, pois não haverá uma constância na forma como os processos são executados, confundindo superiores e moradores do condomínio.
Para evitar isso, determine uma forma organizada para que as atividades sejam realizadas. Adote procedimentos para adequar o comportamento de todos os porteiros e, com o tempo, esse comportamento se tornará um padrão, automaticamente.
6. Terceirize funções
Talvez você ainda não tenha pensado nisso, mas nem todas as tarefas realizadas precisam ser necessariamente de domínio da portaria ou do condomínio.
A contratação de porteiros, o monitoramento de vídeos em tempo real e outras funções podem ser realizadas de forma mais eficiente e com menores custos se forem terceirizadas para empresas especializadas.
Pesquise as vantagens e desvantagens da terceirização das funções exercidas na portaria e, para economizar tempo e dinheiro, considere essas opções no projeto.
Com uma portaria mais confiável, o condomínio pode se destacar no quesito segurança e ter seus imóveis valorizados devido ao provável aumento da procura.
Então, aproveite essas dicas de como fazer um projeto de portaria e comece hoje mesmo o seu planejamento. Dessa forma agregará maior conforto e segurança para quem entra e sai do condomínio, independentemente do dia e horário.
E você, tem algo a acrescentar? Deixe o seu comentário abaixo!
Artigo anterior Tecnologia nos condomínios: veja as novidades do mercado
Próximo artigo Veja como economizar na folha de pagamento do seu condomínio
Qual seria a proporção ideal entre o número de portarias e o número de condôminis? Um condomínio com 10 mil unidades deve ter qtas portarias por ex?