Como manter a isenção em um canal de denúncias? - Iaudit
Como manter a isenção em um canal de denúncias?
Conheça a importância e o passo a passo para um canal de denúncias realmente isento
O canal de denúncias possibilita, para o público interno e externo de uma organização, apontar casos de não conformidade com o código de conduta e políticas da instituição ou, até mesmo, com as leis. No entanto, um dos obstáculos deste cenário é manter a isenção perante os relatos de colaboradores, fornecedores e lideranças.
Segundo um relatório publicado pela ACFE – Association of Certified Fraud Examiners, o Report to the Nations on Ocupational Fraud and Abuse 2020, cerca de 43% dos casos de fraudes foram descobertos pelas empresas através de apontamentos indiretos ou dicas. Além disso, a plataforma é essencial para descobrir casos de não conformidades que também impactam o financeiro da companhia.
"Através das denúncias uma empresa pode apontar questões que afetam sua imagem, o ambiente de trabalho, produtividade e saúde mental dos colaboradores, como casos de assédio, discriminação etc. Mas, os relatos também podem descobrir fraudes, desvios e outras situações que a impactam financeiramente", explica Cláudio Marson, Head de Consultoria Empresarial e Auditoria no Grupo IAUDIT, empresa com 22 anos de experiência em compliance e auditoria.
Existem diversas vantagens para organizações que possuem esse serviço, como a redução de impactos financeiros, de judicialização de casos trabalhistas, de rotatividade de funcionários, além de maior aproximação e identificação com seu público.
Marson ressalta que não basta ter um canal de denúncias ativo se ele não for efetivo porque, dessa forma, faz com que as pessoas não confiem no processo e na obtenção de um resultado.
Mantendo a isenção em um canal de denúncias para torná-lo confiável
Com o intuito de possuir uma ferramenta o mais isenta possível, Suzana Alves, líder de time do Canal de Denúncias do Grupo IAUDIT, esclarece que o ideal é que "o canal de denúncias seja gerido por uma empresa terceira, com garantia de sigilo e anonimato, para que haja a real imparcialidade no recebimento e tratamento dos relatos".
Neste caso, segundo Suzana, os colaboradores responsáveis por receber e/ou fazer as tratativas das denúncias dentro da empresa, que geralmente compõem um comitê, devem estar comprometidos com a confidencialidade das informações e precisam ter autonomia para realizar as apurações dos casos.
Além disso, "o fluxo de encaminhamento dos casos compreende também a possibilidade de envio das denúncias para um outro nível de hierarquia, caso um dos denunciados seja do comitê", explica ela.
Outro ponto destacado pela especialista é que os atendimentos podem ser feitos por diversos meios, mas um bom atendimento prestado pelo 0800 pode gerar uma interação mais humanizada com as pessoas e uma obtenção das informações para a investigação interna.
As empresas devem disponibilizar opções de contatos com o Canal de Denúncias que esteja ao alcance do seu público, e ofereçam uma possibilidade de acompanhamento da denúncia de forma segura.
Nesse cenário, a especialista ressalta que "Também é indicado ter uma página de denúncia na internet, em ambiente seguro, e as denúncias via e-mail, preferencialmente, não devem passar pelo servidor da empresa. Em todos esses casos, o denunciante deve receber um número de protocolo exclusivo para acompanhamento".
Dessa forma, ela ressalta que é essencial que o atendimento seja realizado por uma equipe multidisciplinar, com experiência e conhecimento em auditoria, compliance e no ramo de atuação da companhia.
Ter um canal de denúncias que não seja isento gera algumas consequências para a empresa, desde o não uso da plataforma, o medo de represálias vindo do denunciante até um marketing negativo para a organização, o qual pode se espalhar rapidamente.
No entanto, apenas receber as denúncias não é o suficiente. De acordo com Suzana, o canal deve ser usado como uma ferramenta pela gestão, que deve acompanhar a evolução das denúncias, por áreas, por tipo/classificação e também a eventual recorrência de casos. Logo, o recomendado é trabalhar com uma ferramenta que facilite a obtenção de informações, métricas e indicadores para a empresa.
Como estruturar um canal de denúncias isento?
Existem alguns passos que podem ser seguidos para implementar um canal de denúncias com um alto nível de isenção. Suzana destaca alguns tópicos:
Criação ou atualização de um código de conduta e políticas da empresa;
Atualização constante dos controles internos;
Realização de treinamentos periódicos dos colaboradores a respeito dessas normas e diretrizes e sobre o uso da plataforma;
Condução das investigações;
"Esses tópicos funcionam como uma estrutura que se retroalimenta, pois, se aplicados de forma isolada, não serão efetivos. Além disso, a estruturação de um canal de denúncias passa primeiro pelo apoio da alta direção da empresa, que deverá mostrar ao seu público que está fortemente comprometida com ele", conclui a líder de time do Canal de Denúncias.
A ferramenta é importante, mas, ela também é um dos principais pilares de um programa de compliance bem estruturado, sendo essencial para uma empresa comprometida com boas práticas de mercado, segundo Marson. "A correta implantação de um Canal de Denúncias traz resultados que vão além do fator econômico", finaliza ele.