Sistema de Armazenamento de Dados de Projetos
O SADP é um sistema de armazenamento de dados baseado em protocolos de transferência de arquivos por InterNet.
Com a grande demanda de transferência de arquivos de projeto por eMail, a documentação destes envios, bem como atualizações e principalmente os problemas gerados por esgotamento de espaço na caixa postal, resultou na necessidade de um sistema externo de armazenamento que utiliza procedimentos mais adequados do que arquivos anexados a um eMail.
O sistema além funcionar como um depositório de arquivos, é estruturado em ferramentas colaborativas para que todos os envolvidos no processo sejam adequadamente notificados das operações, tarefas e pendências que estão submetidos.
O sistema permite dois níveis de utilização:
Responsáveis e proprietários da Conta. Somente a eles é permitido cadastrar Projetos e Usuários para acessar o sistema.
Dentro da conta do Cliente, poderão ser criadas divisões por 'Projetos/Obras'.
Dentro da divisão 'Projetos/Obras' poderão ser armazenados vários e independentes arquivos.
Cada Cliente poderá cadastrar vários Usuários que poderão acessar estas informações armazenadas. O cadastramento dos usuários é vinculado ao 'Projeto/Obra' restringindo assim o acesso à totalidade das informações disponíveis.
Possuem permissão dos Clientes para acessar o sistema e obter dados previamente armazenados (DownLoad) e / ou enviar informações e arquivos para o sistema (UpLoad). O Usuário somente poderá acessar os arquivos pertencentes aos Projetos/Obras nos quais foi habilitado pelo Cliente com permissão de acesso a estas informações. O mesmo usuário poderá ser cadastrado por mais de um Cliente, sempre mantendo o o mesmo login para facilitar o acesso.
Como o SADP trabalha ...
Quando você está acessando a central de arquivos dentro da sua Empresa (intranet), normalmente você possui um drive de rêde aonde são salvos arquivos referentes ao seus projetos.
Você e sua equipe não possuem controle sobre estes arquivos pois você não sabe se ... alguém abriu, alterou e salvou um arquivo indevidamente ; alguém deletou um arquivo ; alguém recebeu arquivos de parceiros e descompactou em pastas erradas; etc.
Você não possui rastreabilidade sobre o que está acontecendo na sua área de arquivos !
Se a sua intenção é tornar este grupo de arquivos disponíveis para parceiros de fora da sua Empresa (extranet), este modêlo de trabalho não é o mais recomendável.
Um tipo de extranet com estas características seria uma área de ftp.
A solução SADP ...
O sistema SADP irá bloquear o acesso direto à informação (a todos os tipos de arquivos) mantendo os arquivos em uma área não diretamente acessível por um endereço 'www'.
Os usuários do sistema não poderão ter acesso, lêr ou listar como um 'explorer'. As informações estarão disponíveis somente pelo SADP.
O sistema possui uma Base de Dados + Informação que tornarão disponíveis para cada Usuário, somente os dados dos projetos, pastas e arquivos que o Gestor CLIENTE do sistema configurar o acesso.
O Gestor do sistema ...
O Cliente é o Gestor do sistema.
Usuário são todos os cadastrados pelo Gestor que possuem acesso ao sistema.
O sistema SADP não é projetado para um projeto, e sim para a Empresa como um todo com vários projetos.
O sistema SADP não é projetado para um Cliente/gestor, poderemos ter vários gestores ao mesmo tempo.
Cada Empresa terá o seu próprio site.
Um sistema de troca de documentos para a Empresa
Cada Empresa poderá ter diferentes Gestores (Clientes) ... Projetos civis , Projetos governamentais , Qualidade , etc.
Poderão ser estruturados por setores ... Engenharia , Manutenção , etc.
Poderão ser estruturados também por regionais ... Capital , Interior , Cidade , etc.
Cada Gestor (Cliente) pode ter número ilimitado de Usuários.
Cada Usuário será registrado com um nome, login, senha e email.
Cada Usuário será selecionado para gravar arquivos em pastas próprias de suas especialidades (Arquitetura, Estrutura, Elétrica, etc)
Cada Gestor (Cliente) poderá gerenciar número ilimitados de projetos / obras
Cada projeto terá um nome, endereço, apelido e comentários.
Os Usuários cadastrados não podem ver os Projetos.
Os Usuários não podem ver os outros Usuários.
Somente o Gestor tem acesso à todos os Usuários e todos os Projetos.
Cabe ao Gestor Habilitar os Usuários para terem acesso aos Projetos aonde irão trabalhar.
Quando o Gestor habilita o Usuário no Projeto, delega poder de ter ou não acesso às pastas, acesso aos arquivos independentemente de aprovação ou só após aprovados.
Ok, você é um Usuário do sistema e, você recebeu emails de como acessar o sistema ...
... após digitar ...
A área verde é destinada ao gestor / Cliente.
A área azul é destinada aos Usuários.
Digite o seu login e a sua senha e acione o botão para entrar no sistema.
Serão mostrados um ou mais Clientes aonde o seu login está cadastrado.
Se o seu login e a sua senha estão errados, nenhum Cliente será mostrado.
Se o seu login estiver correto mas a senha errada, será mostrada uma mensagem que seu login está cadastrado com senha diferente.
Logado no sistema ...
... rolando a tela ...
Em uma primeira tela 'vermelha', você poderá ver as novidades de todos os projetos que está habilitado nos últimos 3 dias.
Você pode retornar um ou mais dias e voltar.
Você irá ver quantidades somente de pastas que possui acesso dados pelo Gestor.
Em uma segunda janela, você poderá ver a totalidade de arquivos de sua titularidade, os arquivos que você cadastrou em cada projeto.
Serão apresentados quantitativos de arquivos disponíveis e bloqueados ainda não deletados pelo Gestor.
Na última janela teremos a totalidade dos arquivos disponíveis em cada pasta de cada projeto.
Área de trabalho ...
Para navegar no sistema, não role a tela principal do lado direito.
Coloque o mouse na faixa da esquerda no 'menu operacional' e, [1] selecione a função desejada.
Quando acionar a função, do lado direito na tela principal serão mostrados os botões de acesso [2]
Se você está acessando às funções de dentro de outra função, quando você aciona o 'menu operacional' [1] será mostrado abaixo do menu um 'link' em amarelo [3] para acessar as outras funções.
As principais funções do sistema ...
Alterar ou incluir um email
No 'menu operacional' acione [email] e acione o botão do lado direito.
No formulário apresentado, no campo aonde já aparece o email cadastrado, digite ou inclua o novo email separados por vírgula ',' quando mais de um [1]
Confirme [Alterar email] ou [Retorne ao Menu Principal] [2]
Abaixo é possível configurar emails específicos para receber avisos isoladamente de cada projeto que participa [3]
No 'menu operacional' acione [senha] e acione o botão do lado direito
No formulário, digite uma nova senha igual nos dois campos [1]
Confirme [Alterar Senha] ou [retorne ao Menu Principal] [2]
Veja seus parceiros e suas configurações
No 'menu operacional' acione [UsuProj] e acione o botão do lado direito.
Selecione um Projeto e acione o botão [Lista Usuários do Projeto Selecionado].
Encontre o seu nome em côr de fundo amarelo [1], você irá ver....
níveis aonde você pode gravar arquivos
se possui permissão somente de leitura, somente de gravação ou de leitura e gravação
data em que foi habilitado no projeto e data da última atualização
seu 'grau de segurança' , representa a que pastas possui acesso
se pode acessar qualquer arquivo ou somente arquivos aprovados / pré-aprovados
todos os níveis que possui acesso para leitura
No final da página, preencha opcionalmente o seu telefone e contato [2]
Veja o telefone de contato dos outros parceiros no ícone de um pequeno telefone ao lado do nome de cada parceiro
No 'menu operacional' acione [DownLoad] e acione o botão do lado direito.
[Download, Recebimento de arquivos] permite baixar cópia dos arquivos para o seu equipamento ou abrir os arquivos
[Envia Arquivos para Endereço eMail] permite enviar para email externo ao sistema os arquivos anexados.
Download, recebendo e salvando arquivos no drive local ...
Selecione um projeto [1], o nível [2] (Arquitetura, Estrutura, etc) e a pasta [3] (documentos, projetos, etc)
Selecione se deseja receber os arquivos [UM POR UM] ou [VÁRIOS] (recebe um arquivo zip) [4]
Quando selecionar para receber vários, o sistema irá criar um arquivo zip com todos os arquivos selecionados. Se os arquivos selecionados são compactados também, você irá receber arquivos zip dentro de zip. Selecione a opção '[x]SIM Descompacta arquivos ...' [5] e receba dentro do zip os arquivos descompactados.
As outras opções irão filtrar ordem alfabética, arquivos aprovados, arquivos que contenham palavras em seus comentários, etc.
Liste os arquivos
Você irá ver [6] ...
a direita do nome, um ou mais ícones que mostram o status do arquivo (aprovado, etc)
o nome do usuário que cadastrou / enviou o arquivo
a data de quando foi enviado e a data da última atualização
pastas (nível / pasta) aonde o arquivo está salvo
comentários sobre o arquivo
Ao selecionar para fazer download UM POR UM, acione o botão download do lado direito do arquivo para salvar ou abrir o arquivo.
Ao selecionar para fazer download de VÁRIOS, ao invés do botão download será mostrado um box para cada arquivo e ao final da página o botão [Download de Todos os Selecionados]
Veja ao lado do botão / box download, a data do última vez que você fez download deste arquivo [7].
Download, enviando um ou mais arquivos para um email externo ...
Os mesmos procedimentos, somente selecione para quem serão enviados os arquivos.
Após listar os arquivos, selecione um ou mais arquivos que deseja enviar para o email destino marcando, na frente do nome do arquivo, o box de seleção.
No formulário abaixo, digite o email do destinatário e o texto que deseja que seja enviado junto com os arquivos.
UpLoad arquivos
O processo de cadastrar arquivos (upload) acontece em duas etapas
Primeiro serão transferidos os arquivos para uma área temporária no servidor, uma cópia dos arquivos será transferida para o servidor.
Segundo, os arquivos transferidos serão cadastrados no sistema escolhendo o projeto, nível (Arquitetura, Estrutura, etc) e uma pasta.
No 'menu operacional' acione [UpLoad] e você irá ver as duas etapas, 'fase 1' e 'fase 2'.
Etapa 1, transferindo arquivos para uma área temporária ...
Você pode transferir arquivos de várias maneiras.
A maneira mais fácil é montar um formulário selecionando o número de grupos de arquivos que será transferido.
Para cada grupo, selecione vários arquivos em uma mesma pasta local.
Você pode transferir arquivos por FTP também, logo abaixo você encontrará instruções de como configurar o seu software de FTP [1].
Transferindo pelo formulário ...
Do lado esquerdo do botão [Montar Formulário] [2], selecione o número de grupos de arquivos a ser transferido ao mesmo tempo. Poderão ser transferidos vários blocos de arquivos antes de serem cadastrados em um projeto (etapa 2). Ao acionar [Montar Formulário], uma janela pop-up com espaço para cada grupo de arquivos que será transferido. Acione a direita no botão [Procurar] [4] e encontre no seu drive local o arquivo.
Após selecionar todos, selecione ao final do formulário [Transferir arquivos] [5].
Aguarde os arquivos serem transferidos antes de iniciar uma nova transferência.
Ao iniciar uma transferência, outra janela pop-up avisando que a transferência foi iniciada, acione [Ok] e aguarde o final da mensagem. Será mostrada uma nova janela com a porcentagem já transferida (%) dos arquivos.
Após todos os arquivos transferidos, uma mensagem será mostrada avisando do término da transferência e encerrando a janela do monitoramento.
Transferindo por uma janela de FTP ...
Dentro do quadro da 'etapa 1' você irá ver um link 'Janela do Navegador' [3] (Windows Explorer).
Uma janela de FTP será aberta, veja no site logo abaixo deste link em [1], os dados de login e senha para acessar a área de FTP.
Após digitar o login e senha da área de FTP, serão mostrados na janela os arquivos da área temporária.
Abra pelo windows explorer uma nova janela com os arquivos locais e, selecione um ou mais arquivos que deseja transferir para área temporária. Copie e cole na janela de FTP da maneira tradicional do Windows.
Transferindo pelo software de FTP ...
Procure o endereço de FTP (ftp://ftp.suaempresa.sadp.com.br/SADP/U001xxxx) no site [1]
Configure seu software de FTP com o endereço do host, o diretório remoto (SADP/U001xxxx) e o username e a senha.
Transfira os arquivos seguindo recomendação do seu software de FTP
Etapa 2, cadastrando arquivos em um projeto ...
Existem duas maneiras de cadastrar arquivos.
Na primeira maneira [Cadastra arquivo já transferido], serão cadastrados os arquivos UM POR UM.
Na segunda maneira [Múltiplo cadastro de arquivos já transferidos] , serão cadastrados vários arquivos ao mesmo tempo, esta é a melhor maneira.
Quando cadastramos arquivos UM POR UM, para cada arquivo cadastrado o sistema irá enviar um email para os parceiros.
Quando cadastramos vários arquivos ao mesmo tempo, o sistema irá enviar um único email com a lista de todos os arquivos cadastrados.
Selecione um arquivo na área temporária [1]
Não marque o box ' [ ]SIM, o arquivo selecionado é MÚLTIPLO CADASTRAMENTO' , será selecionado somente no múltiplo cadastramento
Altere opcionalmente o nome do arquivo [2] se for necessário (inclua a extensão original)
Selecione para compactar o arquivo [3]
Na lista de projetos [4] selecione um.
Na lista de níveis (Arquitetura, Estrutura, etc) selecione um.
Na lista de pastas (documentos, projetos, etc) selecione um.
Se você está cadastrando arquivos DWG e PLT, normalmente você irá encontrar duas pastas para a mesma fase do projeto, uma específica para os arquivos PLT' .
Digite o 'Título' e / ou um 'Comentário' [5] com informações sobre o arquivo (título da folha)
Não altere as opções de bloqueio.
Ao final do formulário acione [Verificar antes de Cadastrar].
Você irá receber para o arquivo selecionado, nome, renome, tamanho, nível, pasta, comentário, etc.
Será mostrado em vêrde 'arquivo novo será cadastrado'.
Verifique o arquivo e os comentários
Confirme a operação acionando o botão [Confirme cadastrar]
Você irá receber uma mensagem de 'operação realizada'.
o sistema irá enviar email para os parceiros avisando do cadastramento de um novo arquivo.
Ao acionar [Múltiplo cadastro ..], primeiro você irá seleionar todos os seus arquivos na área temporária [1].
Na área temporária você poderá ver arquivos de outros parceiros que naquele momento também estão transferindo e cadastrando arquivos, selecione somente os seus arquivos. Você terá a opção de criar uma nova lista de arquivos a serem cadastrados ou, editar uma lista já existente.
Em uma primeira vez, selecione para CRIAR e selecione também a opção de [x] SIM compacta arquivos.
Acione o botão [Cria Arquivo ..]
O sistema SADP não aceita 2 arquivos com o mesmo nome em pastas diferentes na mesma obra (como DWGs e PLTs zipados).
Ao transferir os arquivos DWG e PLT, quando o sistema compactar os arquivos irá incluir a extensão original do arquivo no corpo do nome como ... 123.DWG e 123.PLT , 123-DWG.zip e 123-PLT.zip .
Selecione de uma única vez todos os arquivos que serão cadastrados na mesma pasta.
Ao cadastrar arquivos DWG e PLT, faça primeiro o grupo de DWGs, retorne e faça o grupo de PLTs.
Veja afrente que deverá ser selecionada uma única pasta no múltiplo cadastramento aonde o grupo de arquivos será cadasrado (DWG ou PLT)
Na próxima janela você receberá o nome do grupo dos arquivos, não é necessário alterar este nome temporário.
O nome será o seu login_aammdd-HHmm-MC.txt [2]
Abaixo você verá os arquivos selecionados, listados em ordem especial para serem comentados.
Para cada arquivo veremos [3] ...
$$arquivo           (marca fixa, não alterar)
nome_do_arquivo     (nome do arquivo, não alterar)
{coment}            (marca fixa - ponto aonde inicia o comentário, não alterar)
(linha em branco, espaço para digitar o comentário)
{fimcoment}         (marca fixa - ponto aonde termina seu comentário, não alterar)
Na linha em branco, digite as informações sobre o arquivo (título da folha).
Se necessitar mais linhas, acione [Enter] e crie mais linhas em branco entre {coment} e {fimcoment}.
Nunca altere as linhas com 'marca fixa'
Se necessita trocar o nome do arquivo, digite a direita do nome original e sem espaço uma vírgula ',' e em seguida o novo nome .... nome.ext,novo_nome.ext
faça o seu comentário para todos os arquivos listados.
Se necessita comentar muitos arquivos, salve o conteúdo já digitado marcando o box 'SIM, grava o arquivo (vide acima)-MC.txt' e acionando o botão [Salva Arquivo de Múltiplo Cadastramento]
Ao terminar os comentários NÃO marque o box de salvar.
Ao término, no final do formulário acione o botão [Salva arquivo].
Se deseja editar esta informação após esta etapa, retorne ao início do Múltiplo cadastramentoe selecione a opção 'Editar' selecionando na área temporária somente o arquivo login_yymmdd-HHmm-MC.txt
Na próxima etapa você irá selecionar o projeto aonde estes arquivos serão cadastrados ...
O arquivo criado com a lista de arquivos que será cadastrado estará selecionado e o box '[x] SIM, arquivo de múltiplo cadastramento' estará marcado também.
Selecione um projeto na lista.
Selecione o nível aonde será gravado (Arquitetura, Estrutura, etc).
Selecione uma pasta aonde será gravado o conjunto de arquivos (documentos, projetos, etc).
Não digite 'Comentários', todos comentários já foram digitados anteriormente.
Você irá receber para a lista de arquivos selecionada, nome, renome, tamanho, nível, pasta, comentário, etc.