Passo a passo para planejar uma parada de planta industrial – Sigma Gerenciamento de Projetos
sigmagp 11 de agosto de 2020 10 de agosto de 2020 0
Que o planejamento de uma parada industrial é desafiador, nós sabemos. Mas e se por acaso disponibilizássemos um passo a passo para que esse processo se torne um pouco mais simples? Gostou da ideia? Então saiba mais em nosso texto!
Em muitas empresas, as paradas de plantas industriais acontecem em campanhas de 12 meses. Nesse texto apresentaremos um modelo de organização macro do planejamento, que pode ser adequado à maioria das paradas, na maioria das indústrias. Vale ressaltar que paradas são projetos e que devido a isso, é necessário avaliar o que é mais adequado em cada contexto presente.
Neste período são definidos primeiramente os objetivos e metas da parada industrial e detalhamentos como o motivo/justificativa da parada. Assim como em qualquer projeto, deve-se entender o objetivo de uma parada dentro dos objetivos estratégicos da organização para que ela seja iniciada. Após a produção do Business Case e do Termo de Abertura do Projeto, é feito um escopo macro (escopo de alto nível, com a descrição mais geral do que será feito), o qual será detalhado com o decorrer do planejamento.
Ao se analisar as lições aprendidas com os projetos anteriores, a equipe poderá realizar uma melhor escrita do escopo, refinando-o e identificando os riscos. Além de se encontrar opções para que os problemas técnicos que ocorreram anteriormente não se repitam.
Uma decisão de extrema importância ao se fazer o gerenciamento de recursos é a definição se o planejamento será feito por uma equipe própria ou contratada. Essa etapa auxilia na compreensão de quais serviços serão feitos internamente e quais os materiais ou recursos precisam ser adquiridos. Normalmente as indústrias possuem um Lead Time dos suprimentos (altos com alto prazo de fabricação) que impactam de forma significativa no planejamento e no gerenciamento das paradas, por essa razão a definição de quais materiais e equipamentos dessa lista serão utilizados deve ser realizada com antecedência, evitando imprevistos próximos à data definida para o início da parada da planta.
E por fim, há o levantamento dos problemas crônicos, problemas que ocorrem em todas as paradas e dos problemas crônicos dos equipamentos, para que seja avaliado se podem entrar no escopo.
Paradas são projetos, sendo necessário avaliar o que é mais adequado em cada contexto presente.
Inicialmente são feitas as solicitações de serviços, onde a equipe técnica abre uma ordem dentro do ERP (sistema de gestão tipo SAP ou TOTVS) da empresa. Essa solicitação irá para a área de suprimentos, para que cotações desses serviços possam ser feitas no mercado, depois de recebida é comum que a equipe utilize desta e das conversas com os fornecedores para que o escopo seja fechado e validado.
Neste momento o escopo, que foi iniciado no período de 12 a 6 meses, e vem sendo detalhado desde então, é definido após as propostas técnicas dos fornecedores. Muitas vezes o escopo pode ser alinhado junto aos fornecedores.
Uma vez que o escopo é definido, é possível realizar a elaboração da EAP (Estrutura Analítica do Projeto) a partir da qual o cronograma e o orçamento serão elaborados, normalmente as indústrias possuem um plano de gerenciamento de paradas que é mais geral e se pode se adequar a todas as paradas.
Por fim é feita a análise de risco e a elaboração de um plano de contingência. A análise de risco deve ser feita a partir dos serviços que serão realizados, e o plano de contingência será feito para estes riscos que foram identificados.
O escopo dos serviços da parada vai sendo detalhado ao longo do planejamento.
4 a 2 meses antes
De quatro a dois meses antes do início da parada, é feita a maior parte das compras de materiais, aluguel de equipamentos e a contratação de serviços. Vale ressaltar que as compras mais críticas provavelmente já ocorreram, devido à antecedência necessária.
Uma vez que o escopo e os fornecedores já foram definidos, é possível a realização de um plano de segurança mais detalhado da parada. A equipe de segurança deve ser envolvida desde os primeiros momentos, porém é nessa etapa que o planejamento de segurança realmente começa a ser definido, com planejamentos como por exemplo o Plano de Rigging (que é de extrema importância no processo de içamento de cargas, para garantir total segurança).
Nesse período também são feitas as definições da infraestrutura, como os espaços onde as empresas e fornecedores realizarão suas mobilizações, o canteiro de obras e todas as outras infraestruturas necessárias para a instalação de vestiários e refeitórios para atender as equipes da parada industrial. Esse planejamento começa no âmbito logístico, tanto da área onde a parada deve acontecer, quanto das demais áreas da planta.
É comum que durante o planejamento o cronograma de cada um dos serviços seja feito individualmente, que às vezes haja mais de um planejador responsável por esses detalhamentos e que por vezes os próprios fornecedores os façam. Sendo assim, é essencial que haja uma integração entre esses cronogramas para a identificação da possibilidade de riscos, para garantir que não há conflito de serviços, trabalhos sobrepostos (por uma questão de segurança) e também para que seja definido qual empresa e serviço ficará em determinado turno (manhã, tarde ou noite), já que isso é algo com o potencial de impactar o orçamento e os contratos já realizados.
Também são iniciados testes e simulações com o objetivo de se otimizar o prazo da parada industrial.
As grandes paradas devem ser detalhadamente planejadas.
2 meses a 15 dias antes
Uma vez que os períodos exatos dos trabalhos são definidos e todas as negociações são realizadas, é possível concluir as contratações que ainda não haviam sido fechadas.
Com isso, é iniciado o plano de mobilização. Tanto a mobilização documental das contratadas, visando atender todo o sistema de gestão da indústria na qual a parada está sendo realizada, quanto a mobilização física da equipe, empresas e dos materiais são iniciados, baseados no planejamento logístico realizado e na definição da infraestrutura. A empresa em que a parada está sendo realizada, disponibiliza neste momento uma área para que a empresa contratada possa colocar um container com seus escritórios e um para o depósito de seus materiais e equipamentos.
É instituído também o treinamento dos fiscais, os quais podem ser funcionário próprios ou serem contratados de uma gerenciadora. Estes possuem como objetivo realizar uma ponte entre o planejador e os serviços que serão realizados, para garantir que eles estejam sendo feitos como planejado e fiscalizar tecnicamente se a qualidade do serviço está sendo entregue conforme o esperado.
Ao final é feita a estimativa e avaliação definitivas dos custos, consolidando assim o orçamento.
15 dias a "Zero"
Neste período iminente à data da parada, as mobilizações da infraestrutura são concluídas.
As entregas dos materiais pré-fabricados pelos fornecedores externos começam a serem efetuadas e levadas para a planta, e algumas pré-fabricações internas que não dependem necessariamente do equipamento parado começam a ser realizadas.
As montagens externas principais, como os andaimes, são iniciadas.
E por fim os treinamentos em SMS (Segurança, Meio Ambiente e Saúde) são iniciados, além de algumas outras integrações com a equipe.
As paradas industriais são um tipo de projeto com longo prazo de planejamento para uma execução mais curta. Por este motivo, seguir um passo a passo no planejamento auxiliará muito à sua equipe obter sucesso na parada industrial.