A administradora é o preposto do síndico na gestão dos assuntos condominiais
A administradora é o preposto do síndico na gestão dos assuntos condominiais, atuando de um lado em relação aos funcionários, fornecedores, prestadores de serviço e outros profissionais ou empresas contratados pelo condomínio, e do outro, atua junto à massa condominial, no sentido de solucionar os problemas que tenham relação com o condomínio, evitando conflitos e estimulando a participação nos assuntos condominiais. Também deve fazer parte de suas funções, a assessoria e orientação ao síndico.
As administradoras têm a função de levar ao condomínio todas as informações necessárias para que o síndico e os moradores estejam atualizados no cumprimento das leis e normas regulamentadoras, lembrando que o síndico é único responsável civil e criminalmente pelo condomínio.
O síndico é legalmente responsável por quase tudo o que acontece no condomínio e, ao contratar uma administradora, repassa algumas funções sem que esta responsabilidade seja integralmente transferida. Portanto, a relação do síndico com a administradora do condomínio deve ser de respeito e confiança. Entretanto, cabe à administradora demonstrar merecer essa confiança, através de uma competente gestão das diversas áreas, nas quais seus serviços são realizados.
A confiança faz com que a rotina transcorra organizada e tranqüila no condomínio. Em conseqüência dessa boa sintonia, as melhores soluções se apresentam. É muito importante que o síndico receba a orientação dos profissionais do ramo, pois eles estão preparados para orientar nas melhores decisões, sem colocar em risco a responsabilidade de todos que fazem parte da administração.
Além da gestão e assessoria nas áreas trabalhista, contábil, financeira e jurídica, a administradora deve permanentemente procurar identificar e conhecer os problemas de seus clientes, participando ativamente na resolução de todo tipo de imprevisto. O comprometimento verdadeiro com o condomínio é um grande diferencial na atuação de uma administradora.
O artigo 1.348 § 2 º do Código Civil Brasileiro, sem precedente em legislação anterior, estabelece que o síndico pode transferir a outrem, total ou parcialmente, os poderes de representação ou as funções administrativas, mediante aprovação de assembléias, salvo disposição em contrário da convenção.
Situação anteriormente considerada regra acabou tornando-se exceção. O fato de o síndico poder contratar ou não a administradora de sua confiança. O que parecia óbvio, pois a responsabilidade por qualquer "deslize" administrativo é sempre dele, eleito por maioria dos condôminos, da forma mais democrática possível.
A necessidade de aprovação em assembléia gera um novo problema. Se a administradora praticar atos nocivos ao condomínio em sua administração, causando-lhe prejuízo, qual a responsabilidade (ou não) do síndico nesse caso? Afinal, a contratação somente ocorre com a aprovação da assembléia, órgão máximo do condomínio. Na assembléia pode haver várias propostas e o síndico pode ter escolhido outra (não a escolhida) e ter sido voto vencido.
Contudo, note-se a expressão comum em vários dispositivos acerca da matéria; "salvo disposição em contrário da convenção".
Portanto, mais uma vez, verifica-se a força da convenção condominial, abaixo, na hierarquia dos dispositivos, apenas das leis. Em casos específicos como este, a própria Lei a equipara em importância.