Drive de Equipe o que é? E como utilizar? - Conecta Nuvem
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Utilizamos o Drive do Google Workspace (G Suite) para armazenar, sincronizar e compartilhar arquivos com mais facilidade, podendo ser "Meu Drive" ou "Drive de Equipe". Independente de qual drive, será possível manter todo o trabalho em um só lugar, em diversos formatos e ainda acessar de qualquer dispositivo.
O "Meu Drive" funciona para arquivos pessoais e compartilhamento individual. Já o "Drive de Equipe" é mais indicado para um grupo de colaboradores que trabalhará nos mesmos arquivos.
Um dos principais pontos do Drive de Equipe é quanto aos arquivos armazenados, pois pertencem à equipe. Assim, quando um membro deixa de fazer parte da equipe, projeto ou empresa, os arquivos permanecem, sem a necessidade de alterações e, principalmente, sem risco de perda.
Importante: os Drives de equipe só estão disponíveis nas edições Google Workspace (G Suite) Business, Google Workspace (G Suite) Enterprise e Google Workspace (G Suite) for Education.
Quais as diferenças entre o Meu Drive e o Drive de Equipe?
Quando devo utilizar o "Drive de Equipe" no lugar do "Meu Drive"?
Para as empresas que têm dúvidas sobre utilizar o Drive de Equipe, considere as seguintes circunstâncias:
Os arquivos são de interesse da maioria ou de todos os membros de uma equipe?
Os arquivos são sobre um mesmo tema ou assunto?
A maioria dos seus arquivos é compartilhada com o mesmo grupo de pessoas?
O conteúdo armazenado não é pessoal e é do interesse de uma equipe ou um grupo?
Se as respostas foram "sim", recomendamos a criação e o uso do Drive de Equipe. E caso os arquivos pertençam a vários projetos, sugerimos a criação de diferentes Drives de Equipe.
Alguns pontos importantes para o bom funcionamento do Drive de Equipe:
Você pode compartilhar arquivos, mas não pastas.
Quando um membro é adicionado, é preciso definir o nível de permissão de acesso, o mesmo valerá para todas as pastas do Drive de equipe.
É possível aumentar o nível de acesso de um membro em arquivos específicos, mas não é possível conceder um nível de acesso inferior.
É permitido o compartilhamento de arquivos específicos com usuários que não são membros do Drive de equipe, dependendo das permissões, mas não é possível compartilhar pastas.
Apenas os membros com acesso de Administrador podem excluir arquivos e diferente do Meu Drive, eles são excluídos permanentemente após 30 dias, ou antes, ou ainda, restaurados, se em comandos dados por administradores
Quais os limites de um Drive de Equipe?
Arquivos e pastas – 400.000
Indivíduos e grupos como membros (cada grupo é contabilizado como um membro) – 600
Limite total de indivíduos (membros diretos ou indiretos por associação) – 50.000
Subpastas (aninhar pastas em uma hierarquia) – 20
Acompanhe aqui o passo a passo de criação de um Drive de Equipe e as permissões para cada categoria de acesso – Administrador, Administrador de conteúdo, Colaborador, Comentarista ou Leitor.
Em resumo, o Drive de Equipe é muito mais seguro às empresas, tanto quanto à alteração de informações, compartilhamento, exclusão e perda.