Como fazer um relatório de auditoria? Dicas para formular um modelo
O que esperar de um bom relatório de auditoria financeira?
Por RockContent • julho 26, 2017 • 1 Comentário
A transparência tem se tornado um valor cada vez mais importante e presente em empresas de todo o mundo. Uma das ferramentas mais importantes dentro desse contexto, é claro, é a auditoria financeira. Responda com sinceridade: você sabe como fazer um relatório de auditoria?
A ferramenta é uma resposta eficiente para identificarmos não conformidades dentro das operações, o que é importante não apenas para elidir a responsabilidade dos gestores ligados aos setores auditados, mas, principalmente, para manter a saúde financeira da organização.
Diante da importância do tema, preparamos um artigo com tudo o que você precisa saber sobre o que é e como montar um bom relatório de auditoria financeira. Assim, você certamente já saberá o que esperar de uma auditoria externa e também terá elementos básicos para promover ou colaborar em uma auditoria interna. Confira a seguir!
O conceito de relatório de auditoria financeira
Os tempos atuais impõem ao gestor moderno uma série de desafios do ponto de vista administrativo. Não basta ir do "ponto A" ao "ponto B", atingindo os objetivos da entidade e batendo todas as metas programadas. Temos que fazer tudo isso obedecendo a um complexo emaranhado de normas em um mercado cada vez mais regulado.
Além disso, temos que considerar também a importância de que a organização tenha a sua visão ética transformada em políticas internas da empresa, que devem ser seguidas por todos os funcionários, inclusive os pertencentes ao setor de finanças.
A importância da auditoria financeira está em reconhecer e apontar inconsistências e incompatibilidades entre a verdade dos fatos e as demonstrações apresentadas às diretorias.
No entanto, nem sempre uma auditoria interna é capaz de apontar todos os problemas presentes nas finanças da empresa. A complexidade do trabalho pode pedir a presença de um especialista externo.
Além disso, só uma auditoria externa e imparcial é capaz de oferecer um diagnóstico preciso sobre as não conformidades causadas por fraude ou outros problemas que eventualmente possam envolver os colaboradores ligados ao departamento.
É por isso, inclusive, que a própria lei exige que empresas que atuam em determinados setores sejam obrigatoriamente auditadas por uma firma externa de tempos em tempos. O mesmo acontece quando precisamos apresentar dados financeiros da organização para terceiros, como o próprio Poder Público, instituições financeiras, investidores ou sócios minoritários, por exemplo.
Apesar disso, a maior parte das empresas acaba promovendo auditorias externas por opção e não por obrigatoriedade, tamanhos os benefícios que essa ferramenta pode trazer para a gestão do negócio.
Sempre que uma auditoria é finalizada, os auditores precisam apresentar um relatório, indicando os problemas que foram encontrados para que os gestores saibam quais falhas precisam solucionar.
Apesar de haver diferenças na forma como ele é elaborado, existem alguns pontos básicos que sempre devem ser expostos e alguns princípios fundamentais que devem ser seguidos. Confira quais são eles a seguir.
O que esperar de um relatório de auditoria financeira
Relação de não conformidades
Antes de qualquer outra coisa, vale ressaltar que o trabalho da auditoria não é elogiar a gestão financeira da organização. Muito pelo contrário: sua função é encontrar erros e problemas ocultos. Por isso, é importante tentar não interpretar a relação de não conformidades como uma crítica do ponto de vista pessoal.
A relação de não conformidades é um dos pontos principais do relatório de auditoria financeira. Como o objetivo dessa atividade é apontar as inconsistências dos processos, a relação dessas falhas é fundamental para que se possa criar um plano de ação.
Com isso, o gestor sabe com exatidão em quais etapas dos processos precisa atuar e o que precisa ser corrigido, tornando as ações mais eficazes.
As evidências são um conjunto de fatos encontrados pelo auditor ao longo de todo o procedimento. Apesar de não poderem ser provados cabalmente, esses dados apresentam consistência e são muito importantes para amarrar bem todo o conjunto do relatório.
As evidências são destacadas para reforçar os problemas que foram apresentados no relatório de não conformidades. Elas são importantes para corroborar a existência de uma falha, apontar onde elas ocorrem e mostrar quais são seus efeitos sobre os processos.
Existem quatro tipos diferentes de evidências. A evidência física é aquela que decorre diretamente da observação do comportamento das pessoas, do patrimônio da empresa ou de transações realizadas. Já a evidência documental, como o próprio nome sugere, é a informação encontrada em documentos, como um contrato, por exemplo.
A evidência testemunhal é o fruto de um trabalho de entrevistas ou formulários contendo questionários distribuídos aos colaboradores da empresa auditada. Por fim, a evidência analítica é aquela que não pode ser observada diretamente e depende de análise, como cálculos e comparativos, por exemplo.
Caso o problema seja identificado em processos de análises, é natural que o relatório de auditoria financeira também apresente planilhas e cálculos que comprovem a existência de falhas. Como não conseguimos identificar o problema apenas olhando para ele, é importante demonstrar qual foi o caminho percorrido para chegar às conclusões apresentadas.
Isso é especialmente importante em casos em que existem erros e fraudes, por exemplo. Assim, a identificação de soluções se torna mais simples e direcionada.
Recomendações do auditor
As recomendações do auditor costumam ser o fechamento do relatório de auditoria financeira. Nessa parte, o auditor fará as críticas adequadas e também poderá sugerir ou recomendar as mudanças que são necessárias para o processo.
O objetivo aqui não é apontar culpados pelos problemas, mas sim os desvios que ocorrem nos requisitos que foram estabelecidos. Para isso, normalmente o relatório é elaborado com base nas questões legais, normas e regulamentos internos — fazendo alusão a esses dispositivos ao relatar os problemas.
Além disso, vale lembrar que a auditoria não funciona como uma consultoria e que esses aspectos são apenas pontuados, não sendo acompanhados por um plano de ações — que passa a ser de responsabilidade do gestor.
Como o relatório de auditoria financeira ajuda na melhoria dos processos
Apesar de não indicar quais ações podem ser tomadas, o relatório de auditoria financeira tem todas as informações de que o gestor precisa para identificar e reconhecer as falhas. É como se estivéssemos diante de um verdadeiro diagnóstico.
Como ele vem acompanhado de evidências, a identificação de qual atividade tem falhas é feita com maior rapidez e precisão. Sendo assim, pode-se dizer que esse documento funciona como um guia que orienta o gestor a respeito dos problemas da empresa e se torna uma base sólida e confiável para a elaboração de um plano de ação, que representa o tratamento decorrente do diagnóstico.
Além disso, pode-se utilizar esse documento para comparar com os resultados obtidos depois da implementação das mudanças e atestar a eficiência dessas alterações.
O relatório de auditoria financeira é o documento que formaliza todas as questões que foram levantadas durante esse processo e serve para orientar os gestores a respeito de quais questões precisam ser resolvidas, ou mesmo quais são mais urgentes.
O que é levado em conta na elaboração do relatório
A verdade é que não existe uma fórmula ou um padrão para a elaboração de relatórios de auditoria financeira, o que faz com que cada um tenha as suas peculiaridades. Em geral, no entanto, podemos dizer que alguns pontos e princípios básicos devem estar presentes no trabalho do auditor.
A clareza na comunicação é uma característica básica e essencial a todo relatório financeiro. O objetivo, é claro, é fazer com que o relatório esteja acessível ao maior número possível de pessoas, incluindo aí os leigos, que não estão acostumados com os jargões e a linguagem técnica da contabilidade.
Além disso, um relatório de auditoria financeira deve também ser objetivo. O auditor deve revisar o seu trabalho em busca de redundâncias e informações desnecessárias. Isso demonstra respeito pelo leitor, que está reservando seu precioso tempo para analisar o documento.
Outra característica importante do relatório é a imparcialidade. O auditor deve se manter como uma figura imparcial ao conduzir o processo de auditoria e redação do relatório. É importante deixar de lado amizades e inimizades e analisar os processos internos da empresa de forma absolutamente impessoal, o que nem sempre é fácil fazer em auditorias internas.
Dando continuidade à lista, temos a cautela. Uma auditoria financeira tem implicações relevantes e, muitas vezes, graves. É possível que estejamos falando de fatos que coloquem os colaboradores e a própria empresa em risco, como desvios, erros, negligência, fraudes, sonegação etc.
Por isso, o auditor só deve fazer constar no relatório aqueles fatos (documentados ou não) que tiverem um lastro comprobatório. É preciso que ele tenha certeza de suas conclusões antes de apresentar seu relatório de auditoria financeira.
Por fim, temos a oportunidade. De acordo com esse princípio, é necessário que o relatório seja entregue para o usuário em um tempo oportuno. Se o auditor demorar muito para realizar o processo de auditoria e fechar o relatório, corremos o risco de que ele venha a se tornar inútil para a gestão.
Assim, nos casos em que a complexidade do trabalho exigir a dilação do prazo, o auditor pode elaborar relatórios intermediários, abordando questões mais urgentes e sensíveis ao decurso do tempo enquanto o relatório final não fica pronto.
Para encerrar o artigo, agora que você já sabe como fazer um relatório de auditoria financeira, vale destacar a importância de associar a auditoria a um bom plano de ação para reverter esse cenário de não conformidade, já que de nada adianta ter o diagnóstico e não fazer o tratamento, não é mesmo?
A boa notícia é que o gestor pode sempre contar com a ajuda de uma consultoria empresarial para avançar mais rápido!
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Texto riquíssimo e esclarecedor! Obrigada pela ótima explanação. É muito importante para aqueles que estão começando. Deus abençoe!
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