Case: 13º CONGRESSO PAULISTA DE ANESTESIOLOGIA - COPA
Cliente: SAESP – Sociedade de Anestesiologia do Estado de São Paulo
Há 9 anos no mercado de turismo, nos segmentos de lazer, corporativo e eventos.
Focando satisfazer o cliente, buscamos incessantemente oferecer um suporte altamente qualificado, e confiável na logística para eventos. Através desse trabalho, a cada ano somos Agência de turismo oficial de mais de 100 eventos, sendo eles nacionais e internacionais.
Com alguns destes eventos conquistamos:
Jacaré de Ouro: Case XVI Congresso Brasileiro de Reprodução Assistida;
Jacaré de Prata: Case XII Jornada Paulista de Urologia; Case 11º Congresso Paulista de Anestesiologia e 48º Jornada de Anestesiologia do Sudeste Brasileiro;
Jacaré de Bronze: Case XII Congresso Paulista de Urologia; Case XVIII Congresso Paulista de Obstetrícia e Ginecologia; Case 12º Congresso Paulista de Anestesiologia; Case XIV Jornada Paulista de Urologia.
Em 2014, recebemos o Selo de Qualidade ABEOC Brasil.
Contamos com serviços como:
*Aplicativo mobile - Informações sobre Programações, local do evento e pontos de interesse
*Newsletter - Enviado a cada 15 dias, com informes do evento
*Visita técnica - Fornecedores, local do evento e arredores
*Profissionais altamente capacitados
*Hotsite – Página para o evento, dentro do site da Levitatur
*Sistema Gerencial - Relatórios online.
*Emergencial 24 horas – Serviço disponível através de e-mail, telefones celulares e toll free;
*Assistência no evento – Auxílio aos participantes no decorrer do evento, para suporte de ajustes de viagem, contratação de novos serviços.
A SAESP é uma sociedade civil sem fins lucrativos que tem como objetivo oferecer aos médicos anestesiologistas informações e serviços para seu aprimoramento técnico e científico, além de auxilio em questões ligadas a defesa profissional. Sua missão é focada em fomentar a excelência na prática da anestesia e segurança do paciente, através de educação, pesquisa, desenvolvimento profissional e aprimoramento das condições de trabalho, promovendo a participação e o reconhecimento da sociedade civil. Já sua visão está atrelada a proporcionar valor e reconhecimento a anestesiologia e suas áreas de atuação, por influenciar programas de formação profissional e políticas públicas para a promoção da saúde, em parcerias para o aperfeiçoamento da prática médica.
Título: COPA 2016
Inscritos: 2564
Expositores: 35
Newsletter Divulgação
Estreitamos nossa parceria constantemente, devido os serviços corporativos, realizados periodicamente. Satisfazendo e obtendo bons resultados, ganhamos por mais um ano, o Congresso Paulista de Anestesiologia – COPA.
O evento, há 4 anos tem a Levitatur como a Agência Oficial, devido nosso empenho, ética e trabalho duro, para alcançar a plenitude do Congresso.
Definimos estratégias, baseadas nas edições anteriores, e buscamos aprimoramento para incrementar nossos serviços.
Nossa equipe por tradição, iniciou uma pesquisa sobre as necessidades do cliente, suas pontuações, para que nosso atendimento fosse personalizado e de acordo com a vontade do cliente.
O desafio do evento, foi garantir que a logística estivesse sincronizada. Os serviços de traslados necessitavam de coordenação constante, devido grande número de passageiros e de linhas que não só transportavam os Congressistas dos Aeroportos para os Hotéis, mas que também os conduziam ao local do evento.
Realizamos um treinamento de atendimento com nossa equipe, uma busca pelos melhores fornecedores, de Hotéis, Traslados e Passagens aéreas e disponibilizamos acessibilidade para que pudéssemos atender a todos, a qualquer hora do dia.
O evento COPA 2016, contou com a presença de 19 palestrantes internacionais, 292 palestrantes nacionais, sendo 54 de outros estados que não São Paulo.
Como uma empresa que visa o melhor atendimento e aperfeiçoamento constante, buscamos inovar nossos processos e sistemas, sendo assim oferecemos ferramentas otimizadas e pessoal capacitado para o acompanhamento e atendimento do evento.
• Sistema Gerencial online - A Levitatur disponibiliza em tempo real, um relatório de acompanhamento do que foi comercializado, bem como os números, para que a Organização veja passo a passo de forma transparente, a movimentação gerada pelo evento.
Seu acesso se dá através de um link em nosso site, que pode ser acessado com um login e senha, disponibilizando os serviços de tais formas:
*Voos - Data, Horários, Cia Aérea, Rota;
*Hospedagem – Hotel e período;
*Receptivos – Traslado e Passeios;
* Números – Movimentação dos serviços vendidos.
• Atendimento emergencial 24 horas / 07 dias por semana – Além do atendimento na Agência em horário comercial, disponibilizamos de um plantão para serviços emergenciais, com uma equipe, atendendo através de telefones celulares e e-mails, para que o cliente tenha suporte à qualquer hora do dia.
Para o desafio de atender a demanda logística de um evento deste porte, com a missão de encantar nossos clientes, partimos para a execução dos trabalhos iniciando com uma visita técnica ao local do evento e aos hotéis selecionados.
Após a inspeção iniciamos as negociações com os fornecedores, para oferecermos o melhor custo/benefício aos participantes do evento.
A Comissão Organizadora foi mantida informada de todo o trabalho realizado, por parte de nossa Coordenação e Supervisão, através de contatos quinzenais e relatórios completos para que pudessem prosseguir com as tomadas de decisões e ações necessárias para o melhor andamento dos trabalhos.
Para facilitar o acesso às informações e também a divulgação do logotipo, nosso departamento de Marketing elaborou o Sistema Gerencial, onde foi possível o acompanhamento do movimento financeiro do evento em relação as vendas de aéreo, hotel, transfer e passeios. Dessa forma a Comissão pode acompanhar as vendas realizadas pela agência. Também foi criado um Hotsite para a divulgação do evento.
Para atender a demanda dos Congressistas e Palestrantes, nosso departamento de Grupos iniciou as negociações com os fornecedores para apresentar opções de preço e qualidade, fazendo um comparativo com as ofertas do mercado, analisando periodicamente para uma eventual intervenção no cronograma caso fosse necessário e para garantir as ofertas foram realizados bloqueios junto aos hotéis de modo que não trabalhamos com tarifas flutuantes, apresentando assim segurança e tranquilidade aos participantes.
Para a compra de passagens aéreas contatamos as Consolidadores de Passagens que já são nossas parceiras, e solicitamos a emissão de um código com descontos, podendo oferecer a melhor tarifa em várias rotas disponíveis.
Como parte do plano de ação de marketing, nosso departamento desenvolveu Newsletters que foram disparadas quinzenalmente, além de divulgação nas mídias sociais.
Ao ser divulgado em nossa página dentro da agenda oficial de eventos, as vendas foram captadas por meio do próprio portal e também através de telemarketing ativo e passivo, tendo o nosso departamento de vendas treinado para apresentar as ofertas de acordo com o perfil e necessidade de cada cliente. Para o contato foram utilizadas as ferramentas fornecidas como telefone fixo, e-mail e celular, utilizando também SMS e WhatsApp, de modo que o cliente tinha contato imediato e eficaz. Após a efetivação da venda, eram emitidos os vouchers e E-tickets dos serviços adquiridos para o cliente.
Jantar Palestrantes
Com a SAESP, firmamos uma parceria por 4 anos consecutivos, cuidando do COPA. Porém nossa aliança estende-se além deste grande evento.
Atuamos na aérea corporativa, com atendimento personalizado, buscando sempre as melhores negociações e busca pelas melhores tarifas. Mantemos uma dedicação extrema, as necessidades impostas pelo cliente.
A Sociedade não só confia seu Congresso e serviços corporativos aos cuidados da Levitatur, como também nos proporciona servi-los no evento Simpósio de Atualização em Anestesiologia - SIMPANEST e a Jornada Paulista de Anestesiologia – JOPA.