LGPD no RH: como ela impacta as atividades do setor? - Sociis RH
Você sabe quais são os impactos da LGPD no RH da sua empresa? Nunca, na história da humanidade, tivemos tanto acesso à informação.
O que é visto como algo positivo, principalmente para as empresas, do ponto de vista pessoal, pode se tornar uma grande dor de cabeça. Para minimizar o problema, diversos países ao redor do mundo criaram leis para proteger os dados de seus cidadãos.
No Brasil, a Lei Geral de Proteção de Dados, mais conhecida como LGPD, entrou em vigor em setembro de 2020 e está exigindo muitas adaptações das empresas.
Apesar de grande parte dos impactos serem percebidos no setor de TI, o RH também é alvo das adequações, já que mantém as informações pessoais e profissionais dos colaboradores.
Neste artigo, vamos explicar o que é a LGPD e quais os impactos diretos que ela causa no setor de RH. Além disso, vamos dar algumas dicas para implementar as mudanças necessárias de forma mais eficiente em sua empresa. Acompanhe!
A Lei Geral de Proteção de Dados (Lei Nº 13.709, de 14 de agosto de 2018) estabelece normas que visam proteger os dados dos cidadãos de manipulação, armazenamento e divulgação por terceiros, sejam empresas ou pessoas físicas.
Ela parte da premissa de que a privacidade é um direito civil e que cada cidadão é o dono de suas informações e tem o direito a acessá-las e preservá-las.
Existem 3 diretrizes que se destacam na LGPD, como explicamos abaixo.
Privacidade como direito civil
A determinação da privacidade como um direito civil, na LGPD, significa que cada cidadão tem o direito de ter a sua identidade preservada.
Logo, toda e qualquer informação pessoal que identifique uma pessoa só pode ser coletada, armazenada, utilizada ou divulgada, mediante uma autorização expressa.
Na prática, o que essa lei visa evitar é que as pessoas sejam surpreendidas, ao ter seus dados sendo utilizados por terceiros sem o seu conhecimento e/ou consentimento.
Nos casos mais simples, isso pode envolver a realização de chamadas telefônicas indesejadas por times de vendas, mas em casos mais graves, pode acabar em clonagem de cartões de crédito ou realização de fraudes maiores.
Proteção proativa de banco de informações
De acordo com a LGPD, as empresas são obrigadas a garantir a segurança de suas bases de informações contra ataques criminosos.
Em outras palavras, a organização que "permitir" que os dados de seus colaboradores ou documentos de candidatos, que estejam sob sua responsabilidade, sejam acessados por hackers será considerada culpada por não ter agido de forma proativa para evitar esse "vazamento" de informações.
Essa questão tem como intuito aumentar a preocupação das organizações em relação à segurança de dados, de forma que elas tenham o mesmo cuidado que é despendido para as informações estratégicas do negócio.
Nada de letras miúdas ou asteriscos escondidos no rodapé da página. Os termos de uso e acesso às informações devem estar em linguagem acessível, sem o uso de termos técnicos e confusos.
Ou seja, eles devem ser exibidos em tamanho legível, nos casos dos acessos digitais, e garantir que a pessoa consiga ler e compreender o que está sendo comunicado, antes de expressar a sua concordância.
Os impactos da LGPD no RH estão na relação da empresa com candidatos do processo seletivo e com os colaboradores contratados. Nesses dois cenários existe a coleta de dados e tudo isso precisa ser feito de forma transparente e responsável.
Na fase de recrutamento, os candidatos precisam enviar suas informações pessoais e profissionais para serem avaliadas, tais como nome completo, escolaridade, endereço, histórico profissional de empresas por onde passou, entre outras.
Depois da contratação esse profissional terá uma ficha de cadastro contendo muitos dados sensíveis, como sexo, idade, telefone e endereço. Tudo isso precisa ser armazenado com muito cuidado e, principalmente, com a autorização expressa da pessoa.
Para implementar a LGPD no RH de forma eficiente, é importante tomar alguns cuidados específicos, como indicamos nos tópicos abaixo.
Altere políticas internas
As políticas internas do RH e do Departamento Pessoal, principalmente as que tratam do armazenamento de documentos e fichas cadastrais dos colaboradores, deverão ser revistas. É fundamental que elas sejam adequadas às exigências da LGPD, em especial no que diz respeito à forma como as informações serão guardadas e utilizadas.
É importante ressaltar que o cenário digital é o que mais se destaca, mas documentos físicos também fazem parte disso tudo.
Verifique a necessidade de mudança de local do armazenamento das pastas dos funcionários para garantir que pessoas não autorizadas não tenham esse acesso.
Reveja formulários e fichas de cadastros
Outra questão importante é verificar se todos os formulários de cadastro, físicos e digitais, atendem ao que é pedido na LGDP. Lembrando que os colaboradores e candidatos devem expressar a sua concordância no uso de suas informações de forma explícita.
Se for um documento físico, deve haver uma assinatura, ou algo do tipo, anexada para garantir o cumprimento da lei.
Aumente a segurança do banco de dados
O setor de TI da sua empresa já deve estar se preocupando com a segurança das informações mais críticas, ou pelo menos deveria estar. Do ponto de vista do RH, é importante que os dados das pessoas sejam incluídos nesses esforços. As duas áreas devem atuar em conjunto para garantir que a empresa como um todo não acabe sendo penalizada.
A Lei Geral de Proteção de Dados é um mecanismo que veio para aumentar a segurança dos cidadãos. Assim como acontece em qualquer mudança mais robusta, ela demanda das empresas um pouco mais de esforço, grande parte deles, adaptações que não afetam o negócio em si.
Além de se manter em dia com a legislação, seguir as exigências à risca evita o pagamento de multas bem salgadas.
Como você pôde ver, existem alguns impactos da LGPD no RH, portanto é preciso ter atenção para os detalhes que são afetados por ela. Cuide bem dos processos seletivos, seja transparente com os candidatos sobre a coleta e o uso dos dados e garanta um armazenamento seguro de seus cadastros. Assim, sua empresa não enfrentará problemas frente às autoridades.
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