Riscos: use a Estatística como sua aliada na Gestão das Incertezas!
Esse título parece ameaçador, mas é totalmente verdadeiro: o projeto que você gerencia está sujeito a vários riscos. E não adianta rezar, fazer mandinga ou promessa – o único jeito de evitar que a atividade naufrague é investir em planejamento e acompanhamento, de forma a minimizar os impactos negativos e potencializar as situações favoráveis. Isso é, fazer o gerenciamento dos riscos.
Ainda que sejam comumente associados apenas a ameaças, os riscos também podem oferecer impactos positivos, ou seja, oportunidades para o seu projeto. Por isso, é importante mapear quais os fatores podem ter consequências diretas ou indiretas sobre aquilo que você planeja fazer e qual o nível de impacto cada aspecto oferece.
O gerenciamento de riscos não está limitado à gestão de projetos; pelo contrário, esta é apenas uma das facetas que deve ser monitorada pela empresa. Um negócio está cotidianamente exposto a diversos elementos que podem afetar seus resultados, desde mudanças na legislação até desequilíbrios de mercado, passando por questões de segurança e infraestrutura.
Na gestão de projetos, a identificação dos riscos pode ser decisiva para o sucesso ou fracasso de uma iniciativa. Mesmo com um bom planejamento, se os riscos não estiverem dimensionados, não haverá estratégia prevista para corrigir os danos e reajustar o rumo. Obviamente essa premissa vale para as ameaças, mas também para as oportunidades: se uma situação inesperada e conveniente surgir no caminho, você e sua equipe saberão como aproveitá-la?
Escopo: na raiz do problema
Ao fim e ao cabo, todo risco nasce junto com o escopo – ou tem impacto nele. Quem perde é o resultado final (essa é uma forma eufemista de dizer: o CLIENTE PERDE, sendo ele interno ou externo à sua organização), seja em sua qualidade ou mesmo em sua viabilidade. Por isso, é importante dar atenção à praticalidade do projeto. Dois dos principais fatores de risco para um projeto vêm de seus atributos básicos: tempo e recursos. Se o tripé formado por esses dois atributos mais o escopo não estiver bem dimensionado, a ameaça já está na partida. Podem faltar pessoas, grana, prazo – e aí o produto vai pelo ralo.
Depois de identificados, os riscos podem passar por análises qualitativas (em que se avaliam as chances de acontecerem e os possíveis impactos) e/ou quantitativas (avaliação probabilística com simulações dos riscos prioritários). A partir daí surge o plano de gerenciamento de riscos, no qual devem constar também as estratégias para lidar com eles.
Se o processo for feito corretamente, ganha o projeto como um todo, uma vez que são minimizadas as possibilidades de fugir ao planejamento e aumentadas as brechas para aproveitar oportunidades. E não se engane: o gerenciamento de riscos não é recomendado apenas para os negócios de grande porte! Pequenas e médias empresas têm muito a ganhar e a aprender com essa metodologia de trabalho.
Dicas para não ter medo dos riscos
Avalie os riscos de forma ampla e estruturada no início do projeto. É fundamental estabelecer uma matriz que apresente a probabilidade e o nível de impacto de cada risco, para saber a quais dar mais atenção. Não adianta "se esconder" a Estatística vai encontrá-lo….
Conte com o olhar e a colaboração de todos os membros da equipe. O gestor sozinho não é capaz de levantar todas as possibilidades de risco.
Engaje a equipe também no monitoramento dos riscos – quanto mais olhos estiverem olhando, menor a probabilidade (Oops! "Ela" novamente…!) de algo escapar à visão.
Faça um check-list de identificação de riscos. Entre os aspectos que podem ser incluídos estão questões legais, geográficas, de recursos, de mercado, de comunicação, de equipe e de expectativas do cliente. A partir do ramo de atuação de sua empresa ou setor, estabeleça um check-list mínimo pelo qual todos os projetos devam passar.
Não seja condescendente: são justamente os riscos considerados mais absurdos e improváveis que vão pegar você de surpresa. Não perca muito tempo com o que tem baixa probabilidade de acontecer, mas também não ignore a existência de nenhum fator.
Saiba priorizar os riscos que devem ser monitorados regularmente e para os quais você deve ter planos de mitigação (ameaças) ou maximização (oportunidades).
Não esqueça dos riscos. Eles não são apenas um levantamento inicial com um manual de instruções para o caso de incêndio. Faça o acompanhamento regular de sua evolução, pois muitos podem sofrer transformações ao longo da execução do projeto. Atualize o plano de riscos conforme as mudanças que acontecerem pelo caminho.
Use o que planejou (e por isso planeje bem). Na hora em que um risco se concretiza, seu melhor amigo é o plano de mitigação ou maximização. Ele deve conter as estratégias e os recursos necessários para enfrentar as ameaças ou oportunidades que se apresentarem – por isso é fundamental que seja elaborado de forma realista, a partir dos recursos disponíveis para o projeto.