Mantenha bem a guarda e manutenção dos seus documentos trabalhistas e fique atento aos prazos, pois o descarte antes da hora implica em sérias multas. Para evitar problemas, confira as dicas que a Acervo preparou para você:
Existe um prazo mínimo para a guarda e manutenção de livros e documentos fiscais, independente se for de competência federal, estadual ou municipal, pois há uma ligação direta com a prescrição ou decadência do direito da administração pública, já que elas são modalidades de extinção do crédito tributário.
Para o início da contagem desses prazos prescricionais, existem formas, ora disciplinadas por regra geral, ora disciplinadas por regras excepcionais, vejamos por exemplo as regras para documentos trabalhistas:
O prazo prescricional previsto é de 05 (cinco) anos para os trabalhadores rurais e urbanos, e com o limite de 02 (dois) anos para formalização de reclamação (artigo 11 da CLT).
A contagem do primeiro retroage, ou seja, os documentos pertinentes à guarda e conservação que dizem respeito à relação empregatícia que já contam com esse prazo, podem, via de regra, ser inutilizados, pois, em possível reclamatória o empregado só poderá discutir eventuais créditos trabalhistas dos últimos 05 (cinco) anos , a contar da data do ingresso da ação.
Quanto ao segundo prazo, de 02 (dois) anos , esse terá início a contar da data da extinção do contrato de trabalho.
De qualquer forma, cada documento fiscal, seja ele trabalhista ou não, tem que ser guardado por um prazo mínimo. Já que a maioria dos empresários acreditam que cinco anos é o prazo padrão para a guarda e manutenção de quaisquer documentos trabalhistas, quando na realidade, existem aqueles que podem ser pedidos pela Previdência Social, por exemplo, e estes precisam ser arquivados por 30 anos.
A melhor forma de evitar de ter que pagar novamente o que já pagou, é digitalizar os documentos e guardá-los em um sistema que permita gerenciar todos esses aquivos por meio de uma única aplicação, como o Acervo CloudFile, que através de uma gestão inteligente de dados hospedados na nuvem, permite a administração desses prazos.
Somente uma empresa de gerenciamento de informação com grande know how de mercado, pode oferecer essa solução com a competência esperada.