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INFORMATIZAÇÃO DA SECRETARIA DE UMA ESCOLA PARTICULAR DE 1º E 2º GRAUS
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Theodoro Ferreira Lameira
1 UNIÃO EDUCACIONAL MINAS GERAIS S/C LTDA FACULDADE DE CIÊNCIAS APLICADAS DE MINAS Autorizada pela Portaria no 577/2000 MEC, de 03/05/2000 BACHARELADO EM SISTEMAS DE INFORMAÇÃO INFORMATIZAÇÃO DA SECRETARIA DE UMA ESCOLA PARTICULAR DE 1º E 2º GRAUS DANILO FRANÇA MENDES UBERLÂNDIA - MG 2005
2 DANILO FRANÇA MENDES INFORMATIZAÇÃO DA SECRETARIA DE UMA ESCOLA PARTICULAR DE 1º E 2º GRAUS Trabalho de Final de curso submetido à UNIMINAS como parte dos requisitos para a obtenção do grau de Bacharel em Sistemas de Informação. Orientador: Prof. MSc Silvio Bacalá Júnior UBERLÂNDIA - MG 2005
3 DANILO FRANÇA MENDES INFORMATIZAÇÃO DA SECRETARIA DE UMA ESCOLA PARTICULAR DE 1º E 2º GRAUS Trabalho de Final de curso submetido à UNIMINAS como parte dos requisitos para a obtenção do grau de Bacharel em Sistemas de Informação. Orientador: Prof. MSc Silvio Bacalá Júnior Banca Examinadora: Uberlândia, 02 de julho de Prof. MSc Silvio Bacalá Júnior (Orientador) Prof. Esp. Márcio Caetano Reis Profª. Drª Kátia Lopes Silva UBERLÂNDIA - MG 2005
4 Dedico este trabalho à minha tia Maria da Graça, que após a morte de minha mãe tem cuidado de mim como um filho.
5 AGRADECIMENTOS A Deus, em primeiro lugar. À meu orientador Silvio Bacalá que me agüentou durante um ano, sempre me mostrando caminhos e alternativas à todos os questionamentos apresentados. À minha tia Maria da Graça que não mediu esforços para dar-me forças para seguir em frente, custeando grande parte de meus estudos. Aos meus filhos, Felipe e Thaís, que conviveram nesses quatro anos, com a falta de tempo e presença. À minha saudosa Mãe, que mesmo só com suas lembranças, foi fundamental para que pudesse chegar aonde cheguei. À Iara, coordenadora da Escola na qual trabalho, que me deu o empurrão para que entrasse na faculdade depois de tantos anos. Aos meus amigos José Robson e Sérgio que estiveram sempre do meu lado durante os quatro anos da faculdade. Enfim, a todos meus familiares e amigos que com o carinho, o amor e a presença, me apoiaram de uma forma ou de outra para que eu conseguisse superar mais esta etapa.
6 SUMÁRIO 1. INTRODUÇÃO A ROTINA DE UMA SECRETARIA PROCEDIMENTOS DO SISTEMA CADASTRAMENTO DE ALUNOS CADASTRAMENTO DE TURMAS CADASTRAMENTO DOS PROFESSORES CADASTRAMENTO DE DISCIPLINAS LANÇAMENTO DE NOTAS CONSULTA DE DADOS GERAÇÃO DE BOLETINS E RELATÓRIOS DATA MINING NO BANCO DE DADOS ESTUDOS DE CASO LEVANTAMENTO DOS CASOS DE USO CADASTRAR ALUNO CADASTRAR TURMAS CADASTRAR DISCIPLINAS CADASTRAR PROFESSORES VALIDAR MATRÍCULA LANÇAR NOTAS E FALTAS EMITIR BOLETIM RELATÓRIO DE ALUNOS SEM NOTAS EMITIR DECLARAÇÃO DE FREQÜÊNCIA EMITIR RELATÓRIO DE ALUNOS COM RECUPERAÇÃO EMITIR DECLARAÇÃO DE TRANSFERÊNCIA EMITIR ATA DE NOTAS FINAIS EMITIR HISTÓRICO ESCOLAR... 36
7 4.2. DETALHAMENTO DOS CASOS DE USO LANÇAMENTO DE NOTAS E FALTAS EMISSÃO DE DECLARAÇÃO DE TRANSFERÊNCIA EMISSÃO DA ATA ESCOLAR COM AS NOTAS FINAIS MODELO DE CLASSES DE NEGÓCIO MODELAGEM DO BANCO DE DADOS DIRETRIZES PARA IMPLANTAÇÃO E IMPLEMENTAÇÃO HARDWARE + INVESTIMENTO USUÁRIOS CONECTADOS AO SISTEMA CONHECIMENTO E TREINAMENTO DOS USUÁRIOS MANUTENÇÃO DO SISTEMA AMBIENTE + AQUISIÇÃO DE SOFTWARES LINGUAGEM DE DESENVOLVIMENTO SITUAÇÃO REAL CONCLUSÃO E COMENTÁRIOS FINAIS REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS... 57
8 RESUMO A informatização de todos os departamentos das empresas na atualidade já é uma realidade e de crescimento gradual e constante. Numa Instituição de Ensino este processo não poderia deixar de acontecer, mas não com a mesma velocidade que em outros setores, pois todos os programas que surgem não tomam o cuidado em tentar se aproximar ao máximo dos procedimentos efetuados pela secretaria de uma escola, o que dificulta e cria barreiras na sua informatização, pela dificuldade que é gerada ao trabalho diário e a não eficiência dos resultados obtidos. Neste trabalho foram feitas as análises das rotinas mais comuns de uma secretaria levando-se em conta a maneira mais ágil, rápida e eficaz para a obtenção de resultados, ponto extremamente importante para o bom andamento e aproveitamento das informações geradas pelo corpo docente e discente do colégio. Foram apresentadas as funcionalidades mais comuns e propostas soluções para evitar o impacto dos usuários com os programadores, apresentando também, modelagem do banco de dados e soluções para implementação e implantação deste sistema.
9 ABSTRACT The informatization of all the departments within institutions is nowadays a reality that has being growing steadily. In a learning institution this process could not fail to happen. Although it does so much slower than in any other sector since the programs that are developed are not careful to follow the procedures exercised in the operations department of a school. Therefore, the difficulty to continue the daily work and the inefficiency of the obtained results creates barriers in the informatization of learning institutions. In this work the most common routines of a school operations department were analyzed. The manner in which to obtain the fastest and most efficient results was taken into the utmost consideration. This point is extremely important for the smooth process and absorption of information generated by teachers and students. The most common functionalities and solutions were presented in order to diminish the impact between users and programmers. Also presented, was the modeling of the data bank and solutions for the implementation and installation of this system.
10 LISTA DE FIGURAS FIGURA 1 INTERAÇÃO DO USUÁRIO COM O SISTEMA FIGURA 2 INTERAÇÃO DO USUÁRIO COM OS CASOS DE USO FIGURA 3 DIAGRAMA DE ATIVIDADES - LANÇAMENTO DE NOTAS E FALTAS FIGURA 4 DIAGRAMA DE ATIVIDADES - EMISSÃO DE DECLARAÇÃO DE TRANSFERÊNCIA FIGURA 5 DIAGRAMA DE ATIVIDADES - EMISSÃO DE ATA ESCOLAR COM AS NOTAS FINAIS FIGURA 6 MODELO DE CASSES DE NEGÓGIO FIGURA 7 RELACIONAMENTO ENTRE DUAS TABELAS FIGURA 8 EXEMPLO DE RELACIONAMENTO 1 PARA FIGURA 9 EXEMPLO DE RELACIONAMENTO 1 PARA MUITOS FIGURA 10 EXEMPLO DE RELACIONAMENTO MUITOS PARA MUITOS FIGURA 11 MODELAGEM PROPOSTO PARA O SISTEMA ACADÊMICO... 47
11 LISTA DE TABELAS TABELA 1 CASOS DE USO DO SISTEMA... 22
12 11 1. INTRODUÇÃO Os avanços tecnológicos têm sido responsáveis por mudanças em nossa sociedade. A informática é ferramenta obrigatória em praticamente todas as profissões, posto que, com o uso dos computadores, é possível aumentar a produtividade e melhorar a qualidade em qualquer ramo de atividade ou área do conhecimento humano. E na Educação, o que se ganha com a informatização das escolas? Também a resposta é o aumento da produtividade e a melhoria da qualidade, possibilitando um sistema de ensino-aprendizagem mais eficiente e otimizado. Logicamente os benefícios são diferentes quando olhamos os diferentes setores da escola. Uma maneira de se maximizar os benefícios da informatização é analisá-los, separadamente, por setor e estabelecer planejamentos estratégicos para sua viabilização. A secretaria, objeto de estudo deste trabalho, deve ter à sua disposição ferramentas de fácil utilização que lhe permitam incluir, acessar e publicar dados pré-selecionados, como por exemplo, quantidade de aulas ministradas pelo professor e o número de faltas dos alunos. Para melhorar a qualidade desse tipo de trabalho, deve-se fazer a revisão dos dados antes de eles serem incluídos no sistema, ou seja, o que foi digitado é comparado com parâmetros aceitáveis para a eliminação de erros grosseiros de digitação. O funcionamento de um estabelecimento escolar deve obedecer a regras bastante claras e específicas, ditadas pela LDB 9.394/96 (Lei de Diretrizes e Bases da Educação) e pela legislação dos Estados (do Ensino Fundamental em diante) ou pela legislação dos Municípios (educação infantil: berçários, creches, jardins, parquinhos, pré-escolas e quaisquer outras denominações). Este trabalho tem como objetivo apresentar as rotinas e problemas mais comuns de uma secretaria de um Colégio particular de 1º e 2º graus, possibilitando facilitar e agilizar o desenvolvimento de futuros sistemas acadêmicos. Com isso, são apresentados aos membros da área de informática,
13 12 procedimentos para análise e implementação de sistemas acadêmicos que atendam, em sua plenitude, às instituições, não forçando na adaptação das mesmas aos softwares já existentes ou aos que serão projetos a partir desta data. Com as informações aqui apresentadas, será possível entender os processos, procedimentos e rotinas do setor acadêmico das escolas de ensino fundamental e médio, tornando qualquer implementação ou alteração na conduta atual, uma forma menos agressiva e de maior adaptabilidade. A secretaria da Instituição de Ensino é um dos departamentos mais importantes e imprescindíveis para o perfeito funcionamento da Escola, pois além de organizar toda a documentação dos alunos como documentos pessoais e históricos de notas, faz todo o controle de notas e faltas de todos os matriculados. Neste sentido, observa-se que não existem referências disponíveis de como conduzir estes processos de maneira simples, organizada e de acordo com as normas da SRE - Superintendência Regional de Educação, baseadas nas Leis de Diretrizes e Bases. Tendo vários contatos com programas acadêmicos de computador chamados de softwares acadêmicos, percebe-se que existe uma dificuldade de adaptação do programa com o processo utilizado pela escola, a qual acaba precisando enquadrar-se no modo de trabalho do sistema e não o sistema ao processo da escola. Com este trabalho pretende-se fazer um elo entre os sistemas (ferramentas) e as secretárias (quem realmente usará a ferramenta) para que cada uma das partes entenda melhor os processos mais simples e mais rápidos para a execução do trabalho de secretaria, possibilitando um ganho na qualidade dos serviços oferecidos tanto aos alunos, quanto a seus responsáveis. Experiência é fator primordial para a perfeita execução de qualquer trabalho. É por intermédio de entrevistas com secretárias e diretoras que fará a verificação real dos problemas e levantamento de sugestões e implementações de sucesso nesta área.
14 13 A coleta de todos os dados necessários foi realizada in loco considerando sempre as dificuldades oriundas da falta de planejamento, organização e pesquisa de métodos mais eficientes para as situações e possíveis soluções. A observação do trabalho diário da secretaria também foi utilizada como fonte de informações para o levantamento de problemas e soluções. Foram criados modelos de documentos contendo todos os dados necessários para o arquivamento do histórico dos alunos e sua organização anual. O autor deste trabalho, através de sua longa experiência no processo de secretaria de escola particular de 1º e 2º grau, dará sua contribuição àqueles que não tem a possibilidade de ter um contato tão de perto com estas instituições. O trabalho assim está dividido: no capítulo 2, será apresentada a rotina de uma secretaria acadêmica e os seus problemas quanto a organização e informatização das informações deste setor. Os procedimentos do sistema baseados na rotina da secretaria serão tratados no capítulo 3. Já no capítulo 4 apresentar-se-á os estudos de caso para este sistema, ainda neste segmento, será exemplificado, com diagramas de atividades de alguns dos estudos de caso de uso e um modelo de classes de negócio. No capítulo 5 é apresentada a modelagem do banco de dados da estrutura proposta para a secretaria do colégio. Como o intuito também é apresentar experiências, no capítulo 6 é feito o estudo de algumas soluções para o desenvolvimento, implementação e implantação de um software acadêmico, finalizando com a conclusão de toda a pesquisa referida neste trabalho.
15 14 2. A ROTINA DE UMA SECRETARIA As Escolas particulares, de forma geral, têm suas Entidades Mantenedoras, que é assim denominada a empresa ou organização, dotada de Contrato Social (empresa) ou Estatuto (Organização não Governamental ou Fundação) devidamente registrado em Cartório de Registro Civil ou na Junta Comercial do Estado, cadastrada na Prefeitura da cidade onde está instalada e na Receita Federal. Para efeitos legais, é quem mantém financeiramente e fornece a estrutura administrativa para um estabelecimento educacional de qualquer nível, da Educação Infantil ao Curso Superior. A secretaria da Escola é o setor de maior importância no processo de registro acadêmico, devido à necessidade de veracidade e autenticidade dos dados e a não ocorrência de erros tanto de digitação quanto na organização das informações contidas em todo o trabalho. É nela que acontecem as maiores dificuldades num processo de informatização, A secretaria de uma Escola mantém uma gama de serviços ou procedimentos praticamente padronizados em sua forma de apoio à Instituição. Dentre estes, devemos salientar alguns para que o todo processo seja entendido de maneira clara. Assiste administrativamente à Entidade Mantenedora, à Direção, à Coordenação Pedagógica, ao corpo docente e discente, funcionários e aos clientes (alunos e pais), dando suporte às informações geradas no Ensino e fazendo um elo central e importante entre todos os envolvidos neste processo. O ponto de referência para todos os problemas é a secretaria, pois ali é que pode-se realizar um elo de ligação entre todos os envolvidos direta ou indiretamente nas atividades do processo acadêmico. Cuida da guarda e preenchimento dos livros e documentos pertinentes às rotinas da Escola e que não sejam da competência dos professores e
16 15 alunos. Estes documentos devem ser guardados corretamente e com muita organização, pois eles têm que ficar retidos na Escola num prazo de 15 (quinze) anos para qualquer consulta futura. O processo de documentação e arquivamento dos mesmos passa periodicamente por conferências para averiguação de sua fácil disponibilidade e verificação em consultas quando necessário. A limpeza e conservação são muito importantes para a longevidade dos documentos arquivados. Mantém os registros atualizados dos prontuários dos alunos, professores e funcionários, cuidando para que todos os documentos sejam conferidos para não haver nenhum tipo de dúvidas quanto à veracidade das informações prestadas à Escola, além de efetuar a atualização periódica. Após todas as impressões de qualquer documento deve ser conferido por pelo menos duas pessoas para que não seja passível de erros humanos, de digitação ou pelo processamento incorreto das informações, principalmente aqueles que são advindas de outras instituições de ensino. Provê o arquivamento dos registros das fichas de avaliações, fichas de desenvolvimento e todo o material avaliativo de todos os alunos, separados e organizados por período letivo seguindo o Regimento Escolar e o planejamento da Instituição. Não se deve esquecer que todos os documentos arquivados devem ser datados corretamente e assinados pelos devidos responsáveis, direção, secretária, professor ou responsável pelo aluno, dependendo do documento a ser assinado, além, de verificar a legibilidade dos dados impressos ou escritos. Faz o controle das ocorrências diárias da Escola: faltas dos alunos, passeios, recados, ocorrência de doenças infecto-contagiosas em alunos e funcionários, além de notificações aos responsáveis pelos alunos sobre qualquer informação que se fizer necessária na comunicação entre pais escola - aluno.
17 16 Para cada ocorrência acontecida na escola poderá existir um tipo de procedimento ou forma de documentação, mas sempre em qualquer forma, ela deverá ser controlada e organizada pela secretaria, com o objetivo de acompanhar todos os alunos em sua plenitude escolar e justificativas de ações a serem tomadas. Executa diariamente o controle dos diários de classe de cada turma e de cada professor / disciplina, fornecendo aos professores as faltas de cada aluno por período. Esse controle é feito através de chamada diária sala por sala. Possibilita um bom andamento no processo diário das turmas, não deixando que nenhum controle deixe de ser feito ou ainda não seja feito erroneamente. Através de controle por professor e/ou turma consegue a qualquer momento apresentar à direção ou coordenação as informações da situação real atual da Instituição de Ensino. Expede documentos previamente solicitados pelo corpo docente ou discente como declarações, históricos escolares, boletins de notas e presenças, transferência entre outros. Com base nos dados existentes faz a emissão de todos os documentos para uso externo ou interno, aferindo veracidade aos mesmos, sempre datados e assinados. Faz o envio, ao órgão supervisor competente (Secretarias de Educação e ou Delegacias de Ensino) dos documentos de grade e calendário escolar, relação de professores e suas devidas solicitações de autorização para ministrar aulas, Regimento Escolar, Projeto Político Pedagógico e outros que forem solicitados. A Escola deve manter um contato permanente com os órgãos responsáveis pelo controle municipal, estadual ou federal de ensino, para que todo o processo seja feito de forma transparente e dentro das leis que regem o negócio.
18 17 Confere os documentos recebidos no momento da transferência de alunos de outras instituições, fazendo valer os direitos e deveres de ambas as partes. Para evitar fraudes e erros futuros, sempre que receber um documento deve-se conferir minuciosamente todos os termos de documentos recebidos pela Instituição.
19 18 3. PROCEDIMENTOS DO SISTEMA A maioria dos problemas pode ter várias soluções, porém nem sempre a solução adotada é a mais adequada e de menor impacto na sua adoção. Por isso, com base em rotinas indicadas no capítulo anterior, será apresentada uma abordagem, de forma fácil, didática e organizada, para informatização da secretaria de um colégio, possibilitando um estudo mais minucioso para o desenvolvimento de sistemas acadêmicos. A descrição abaixo sugere procedimentos de ajustes aos processos mais comuns na secretaria e que foram arranjados para facilitar o processo de organização e consultas de qualquer membro da secretaria, coordenação, diretoria e corpo docente e discente da Instituição de Ensino CADASTRAMENTO DE ALUNOS O cadastramento dos alunos deve ser feito contendo todos os dados pessoais, dados dos pais, com endereçamento completo para as séries iniciais. Já no caso de alunos vindos de outras escolas, devem constar todas as informações advindas do histórico escolar expedido pela Instituição da qual o aluno se originou. O aluno deverá receber um código de matrícula que o acompanhará por toda a sua vida escolar, para facilitar na captura de qualquer campo que se necessite no futuro. Para agilizar todo o processo de arquivamento, deverá receber uma pasta de arquivo com o mesmo número. Este número será usado em todos os cadastros posteriores, para criar um vínculo dos dados a cada aluno, sem que estes sejam perdidos ou que fiquem sem utilidade. No caso, do aluno solicitar transferência para outro colégio, este não deverá ser excluído do sistema, mas apenas alterado seu status para inativo, pois o aluno tem um período em que ele poderá vir a procurar a secretaria para solicitar segunda via do histórico escolar, ou mesmo retornar à escola.
20 CADASTRAMENTO DE TURMAS O cadastramento das turmas faz-se necessário para que se possa aglomerar os alunos por turma ou sala, facilitando no controle de notas, faltas e arquivamento de seus documentos. Estas turmas deverão ser separadas por tipo de ensino, seguindo denominação nacional em Ensino Infantil (séries iniciais), Ensino Fundamental (1ª a 8ª série) e Ensino Médio (1º ao 3º ano). No caso, de ter mais de uma sala de cada série, estas podem ser letradas ou numeradas. Além destes dados básicos, podem-se cadastrar a localização física da sala, nome do professor responsável e quantidade máxima de alunos por sala. Na sala, cada aluno receberá um número de chamada que o definirá numa ordem por ordem alfabética com todos os seus colegas de turma CADASTRAMENTO DOS PROFESSORES O cadastro de professores é muito simples, contendo os dados pessoais, filiação, documentação completa, endereçamento completo, dados acadêmicos necessários à aplicação da lei que solicita que o professor tenha a competência didática para o exercício de lecionar. Em caso de múltiplas disciplinas, ou a não conclusão de um curso de capacitação, ou lecionar um disciplina diferente de sua formação, o professor deverá obter uma autorização junto à Superintendência de Ensino de seu município ou região, o qual deverá ser renovada anualmente. Para os professores formados deverá se cadastrar o número de registro do seu diploma e ainda, constar todos os cursos e/ou especializações que por ventura tenha realizado. Para uso do setor pessoal da escola, deve-se cadastrar em quais turmas são ministradas aulas e o total de aulas ministradas.
21 CADASTRAMENTO DE DISCIPLINAS O cadastramento de disciplinas é necessário para que se possam separar por série quais as disciplinas cada uma tem. Possibilita uma flexibilidade na nomenclatura, ordem e carga horária individual das disciplinas de acordo com a grade escolar definida por cada instituição de ensino, baseando-se nas Leis de Diretrizes e Bases comuns LANÇAMENTO DE NOTAS Com o cadastramento dos itens anteriores, o cadastramento das notas torna-se mais organizado, uma vez que definida a turma, podem-se cadastrar todas as notas por disciplina, seguindo a ordem de chamada dos alunos. As notas terão apenas um dígito decimal e para as disciplinas que são avaliadas conceitualmente serão validadas as entradas como (E) Excelente, (O) Ótimo, (MB) Muito Bom, (B) Bom, (R) Regular, (F) Fraco ou (I) Insuficiente. As notas são cadastradas separadas por bimestre ou trimestre de acordo com a escolha no Regimento Escolar do Colégio. Se existir o sistema de recuperação paralela ou por período, a entrada de uma nova nota deve ser aceita CONSULTA DE DADOS Com todos estes dados cadastrados e incluídos no sistema, necessitamos efetuar consultas a dados específicos, de acordo com os cadastros e com a vinculação entre todas as informações pelos campos principais como aluno e/ou disciplina. Estas consultas são de extrema relevância em todo o processo, pois é por meio delas que todo o corpo docente e discente da instituição acompanhará a evolução acadêmica, pedagógica e cultural dos alunos. Para a coordenação
22 21 pedagógica ou direção, torna-se possível acompanhar a trilha do conhecimento dentro de seu parque educacional GERAÇÃO DE BOLETINS E RELATÓRIOS A emissão de relatórios sobre tudo que está cadastrado é indispensável para o arquivamento e para a apreciação da inspetora da Delegacia de Ensino ou qualquer outra pessoa que necessite acompanhar o processo. O boletim, relatório que consta as notas do aluno por disciplina, é disponibilizado aos pais ou responsáveis pelo aluno para o acompanhamento periódico de seu filho DATA MINING NO BANCO DE DADOS Data Mining é o processo de canalização de informações através de dados existentes, possibilitando um estudo das falhas, dificuldades, erros em algum dos processos de apuração ou até mesmo digitação das notas e controle de necessidades de reforços a alunos com alguma deficiência em algum conteúdo específico. Ele ainda possibilitará à direção uma visão geral de estatísticas em forma de gráficos de todos os alunos e tudo a ele relacionado. Num âmbito maior, possibilita a busca de informações sobre a evasão de alunos, evolução dos alunos no aprendizado e dos professores em relação ao seu próprio aprendizado.
23 22 4. ANÁLISE E PROJETO 4.1. LEVANTAMENTO DE CASOS DE USO A maior dificuldade em modelarmos um sistema não está nos diagramas que temos que desenhar, no código que devemos criar ou nas bases de dados que devemos projetar. Na realidade está nos requisitos que devemos gerenciar. (MELO, pág. 43) Um caso de uso descreve uma seqüência de ações que representam uma situação perfeita (cenário principal) e cenários alternativos, com o objetivo de demonstrar o comportamento de um sistema (ou parte dele), através de interações com elementos externos, chamados de atores. Para o desenvolvimento deste projeto propomos aqui alguns estudos de caso de uso que serão extremamente necessários para a organização da secretaria, demonstrando as funcionalidades do sistema. Tabela 1 Casos de Uso do Sistema 1. Cadastrar alunos 2. Cadastrar turmas 3. Cadastrar disciplinas 4. Cadastrar professores 5. Validar matrícula 6. Lançar de notas 7. Emitir boletim 8. Emitir ata final 9. Relatório de alunos em recuperação 10. Relatório de alunos sem notas 11. Emitir Declaração de Freqüência 12. Emitir Declaração de Transferência 13. Emitir Histórico Escolar
24 23 Controle Acadêmico Usuário Figura 1 Interação do usuário com o sistema A figura 1 mostra que a interação com o Controle Acadêmico é feita por um usuário, que poderá ser a secretária ou uma supervisora. Controle Acadêmico Validar matrícula <<include>> Lançar notas Emitir relatórios Cadastrar alunos Emitir boletins Cadastrar disciplinas Usuário Emitir declarações Cadastrar professores Cadastrar turmas Emitir históricos Figura 2 Visão de casos de uso do sistema A figura 2 mostra que a visão geral da interação do usuário com os vários casos de uso do sistema.
25 CADASTRAR ALUNO Objetivo: Ator: realiza o cadastramento prévio dos dados de um novo aluno secretária (usuário) Cenário Principal: 1. O usuário informa o ano de vigência escolar. 2. O usuário informa os dados relativos à série a ser cursada: 2.1 Série 2.2 Turma 2.3 Data Matrícula / ativação 3. O usuário informa os dados necessários para emissão de documentos: 3.1 Nome do pai 3.2 Nome da mãe 3.3 Data de nascimento 3.4 Local do nascimento 4. O usuário confirma digitação. 5. O sistema gera um número de matrícula para o aluno. 6. O sistema fará o cadastramento dos dados do aluno, gerando campos para a digitação das notas e faltas para as disciplinas da série informada
26 CADASTRAR TURMAS Objetivo: Ator: realiza o cadastramento das turmas disponíveis para a matrícula dos alunos. supervisora (usuário) Cenário Principal: 1. O usuário informa a turma. 2. O sistema checa se a turma já existe. 3. O usuário informa, para cada turma a ser disponibilizada, os seguintes dados (todos obrigatórios). 3.1 Código da turma 3.2 Série 3.3 Turma 3.4 Turno 3.5 Tipo de Ensino 3.6 Número máximo de alunos 3.7 Localização física da sala 4. O sistema altera o status da turma para ATIVO. 5. O sistema fará o cadastramento da turma. Cenário Secundário: 2. Turma já cadastrada. 2.1 Exibir mensagem de turma já existente. 2.2 Ir para 1.
27 CADASTRAR DISCIPLINAS Objetivo: Ator: realiza o cadastramento das disciplinas relacionadas na grade curricular da instituição, para cada turma ou série. supervisora (usuário) Cenário Principal: 1. O usuário informa o código da turma. 2. O sistema checa se a turma existe. 3. O usuário informa as disciplinas. 4. O sistema checa a existência da disciplina. 5. Para cada disciplina o usuário informa: 5.1 Nome da disciplina e nome do professor 5.2 Carga horária anual e número de aulas semanais 5.3 Tipo de avaliação a ser adotada, podendo ser: Conceitual (ótimo, muito bom, bom, regular, fraco) ou Valorizada por nota 6. O sistema fará o cadastramento das disciplinas, e só em seguida, disponibilizará o cadastro de alunos e suas notas. Cenário Secundário: 2. Turma já cadastrada. 2.1 Exibir mensagem de Turma já existente. 2.2 Ir para Disciplina já cadastrada. 4.1 Exibir mensagem de Disciplina já existente. 4.2 Ir para 3.
28 CADASTRAR PROFESSORES Objetivo: Ator: realiza o cadastramento dos professores da instituição. supervisora (usuário) Cenário Principal: 1. O usuário informa o professor. 2. O sistema checa a existência do professor. 3. O usuário informa para cada professor: 3.1 Nome do professor. 3.2 Formação acadêmica. 3.3 Número do registro. 3.4 Dados pessoais. 4. O sistema define seu status com o ATIVO. 5. O sistema gera um código de matrícula para o professor. 6. O sistema fará o cadastramento do professor. Cenário Secundário: 2. Professor já cadastrado. 2.1 Exibir mensagem de Professor já existente. 2.2 Ir para 1.
29 VALIDAR MATRÍCULA Objetivo: Ator: verificar se o número de uma matrícula informada é válido ou não. secretária (usuário) Cenário Principal: 1. O usuário informa o número da matrícula. 2. O sistema verifica a existência da matrícula. 3. O sistema retorna status de verificação com sucesso. Cenário Secundário: 2. Matrícula Inexistente 2.1 Se não existir, retorna mensagem de erro, solicitando a verificação da digitação e nova entrada de dados. 2.2 Volta para 1
30 LANÇAR NOTAS E FALTAS Objetivo: Ator: realizar o cadastramento de notas, faltas e recuperações dos alunos por período ou anual dos alunos. secretária (usuário) Cenário Principal: 1. O usuário informa as turmas a serem lançadas as notas. 2. O sistema recupera as turmas informadas. 3. O usuário informa o período que as notas pertencem (bimestrais, trimestrais, recuperação, anual) 4. O usuário informa as disciplinas a serem lançadas as notas. 5. O sistema recupera as disciplinas informadas. 6. Para cada aluno, o usuário informa: 6.1 O conceito, se a disciplina tiver notas conceituais, validando o tipo de conceito a ser aceito. 6.2 A nota número, se a disciplina for numérica, validando para aceitar apenas números. 6.3 Número de faltas do período. 7. O sistema fará a consistência dos dados. 8. O sistema fará o cadastramento das notas. Cenário Secundário: 2. Turma Inexistente 2.1 Se não existir, retorna mensagem de erro, solicitando a verificação da digitação e nova entrada de dados. 2.2 Volta para 1 4. Disciplina inexistente 4.1 Se não existir, retorna mensagem de erro, solicitando a verificação da digitação e nova entrada de dados. 4.2 Volta para 3