Os riscos do consultório não informatizado - HiDoctor Blog
segunda-feira, 28 de agosto de 2017 - Atualizado em 22/08/2019
Ainda é comum achar muitos médicos que mantêm todo o atendimento e a gestão do consultório no papel, apesar do número crescente de consultórios informatizados. Porém, o paciente moderno é um paciente conectado às tecnologias, assim como o são os convênios, laboratórios e outras empresas com as quais você trabalhe.
Dessa forma, para o médico que mantém tudo no papel, vai se tornando cada vez mais difícil realizar rotinas simples. Progressivamente a gestão do consultório ficará mais difícil, menos eficiente e terá maior impacto negativo na produtividade e nos resultados.
Veja a seguir algumas das consequências ruins que a não informatização dos processos pode trazer para o seu consultório:
Arquivos físicos estão sujeitos aos mais diversos acidentes que podem levar à perda da informação. É fácil que folhas sumam em meio a uma grande quantidade de papéis e arquivos; o papel pode ser atingido por algum material, seja água ou outra bebida, ou mesmo produtos químicos, que o danifiquem; o próprio manuseio constante pode ocasionar danos ao papel, rasgando ou amassando.
Agenda na recepção, prontuários no arquivo, outros prontuários na sala de atendimento, registros financeiros no escritório... Esta descentralização das informações cria um ambiente menos organizado e menos eficiente, onde se gasta mais tempo para consultar qualquer registro que seja necessário.
Tanto para o acesso a qualquer dado, como dito anteriormente, quanto para o registro das informações, o processo manual toma muito mais tempo do que com o uso de computadores. Além do próprio tempo de escrita vs digitação, no ambiente informatizado existem diversas ferramentas e recursos que automatizam boa parte do processo de registro de dados. Atestados, prescrições, diagnósticos, são todos escritos e repetidos diversas vezes manualmente, ainda abrindo margem para eventuais erros na escrita ou simplesmente ocasionando difícil legibilidade.
Custo de segurança e manutenção
A segurança dos dados é comprometida em sistemas não informatizados, tanto do ponto de vista do maior risco de danos e perda, como mencionado anteriormente, como também do ponto de vista do acesso aos dados por outras pessoas. A própria secretária do consultório, que muitas vezes é a responsável por buscar a ficha de cada paciente no arquivo e levá-la ao médico antes da consulta, acaba tendo a possibilidade de visualizar todas as informações contidas na ficha, o que não corresponde ao ideal quanto à privacidade de informações médicas. Em sistemas informatizados o acesso é limitado e controlado para os diferentes usuários do sistema, garantindo a privacidade dos dados.
Também o custo de manutenção das informações em papel acaba sendo alto, tanto na compra de materiais mensalmente, na utilização de espaço físico, havendo demanda progressiva por maior espaço e no tempo despendido para organização dos arquivos.
Não é impossível, mas definitivamente é muito mais complicado fazer a análise de dados sobre o consultório para poder avaliar o desempenho quando estes dados estão todos descentralizados e exigem análise individual, como que montando um quebra-cabeça para chegar a conclusões. Em sistemas informatizados o próprio sistema se encarrega de analisar as informações e oferecer estatísticas específicas já prontas.
Os pacientes de hoje estão ligados à tecnologia seja nas formas mais simples, utilizando-a para buscar seus médicos na internet antes de agendar uma consulta, seja de forma mais complexa, registrando dados de saúde em aplicativos, estabelecendo canais virtuais de comunicação com o médico, etc.
O uso de uma estrutura não informatizada em seu consultório pode causar má impressão nos pacientes que, acostumados com a tecnologia e suas vantagens, podem achar os processos menos eficientes e até mesmo antiquados, causando desconfiança e os levando a buscar médicos que ofereçam maior facilidade e integração através do uso da tecnologia.