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Os 5 principais problemas no recebimento de documentos fiscais
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Não é novidade que temos um dos mais complexos sistemas tributários do mundo, o que exige um esforço colossal das empresas e também de seus contadores de confiança para manter os documentos fiscais em dia. Com a implementação do SPED – Sistema Público de Escrituração Digital, as mudanças neste processo foram profundas, passando a responsabilizar as empresas pelo correto recebimento dos documentos fiscais, prática que era antes aplicada aos contadores.
A falta de habilidade em tramitar os documentos fiscais coloca as empresas em uma situação delicada, onde qualquer erro pode implicar em penalidades financeiras e jurídicas. Portanto, neste post, vamos esclarecer quais são os problemas mais comuns no recebimento de documentos fiscais e como evitá-los.
Verificação da situação cadastral
Toda empresa que recebe documentos fiscais deve verificar se os emitentes possuem situação cadastral regular, isto é, estão em dia com suas contribuições fiscais. A não observância deste requisito pode implicar em responsabilidade solidária, isto é, sua empresa pode ser penalizada juntamente com a empresa que está em situação irregular por manter a relação mercadológica favorecendo a sonegação.
O mesmo ocorre se sua empresa mantiver negócios com fornecedores que não possuem inscrição cadastral em todos os estados nos quais possuem atividade. Esse fator é impeditivo para a circulação de bens e mercadorias, portanto, deve ser observado sempre que você receber documentos fiscais de outras empresas.
Conferência do documento fiscal
Para não ter problemas futuros com os documentos fiscais recebidos, é preciso conferir todos os itens e requisitos indispensáveis para que o trâmite ocorra regularmente. Verifique se todos os campos obrigatórios foram preenchidos adequadamente, se o cálculo dos impostos está correto, se todos os impostos foram listados e ainda se o tipo de documento emitido é o correto. Este é um trabalho minucioso, mas que garantirá que sua empresa está trabalhando dentro das exigências legais para a circulação de bens e mercadorias.
Outro problema recorrente no recebimento de documentos fiscais é em relação à classificação fiscal dos produtos. Cada produto deve ser identificado adequadamente segundo a Nomenclatura Comum do Mercosul / Sistema Harmonizado (NCM/SH). Essa identificação permite que qualquer pessoa classifique o produto e determine os impostos que estão envolvidos na circulação do mesmo, como incidência de IPI, por exemplo.
Um erro na classificação fiscal do produto pode fazer com que os impostos devidos sejam pagos a maior ou a menor, gerando uma pendência fiscal para a empresa, que deverá ser corrigida futuramente. No caso de um recolhimento maior do que o devido, a empresa precisa comprovar o equívoco e com isso receberá a diferença. Entretanto, se o recolhimento for menor e a empresa for notificada por meio de fiscalização, esta terá que pagar multa, acarretando em encargos financeiros não previstos.
Cada documento fiscal possui um prazo, determinado por lei, para ser guardado pela empresa. Muitas empresas desconhecem esses prazos e acabam eliminando documentos essenciais para uma boa gestão fiscal e tributária e também para comprovação das transações comerciais diante de uma auditoria ou fiscalização.
Ter esses prazos registrados e cumpridos é fundamental para que você não venha a ter problemas futuros com a Receita Federal, bem como possa avaliar seu sistema fiscal e tributário e assim otimizá-lo, de modo a torná-lo mais eficiente e menos custoso para a empresa.
Se sua empresa possui um arquivo enorme, com caixas e mais caixas de documentos fiscais sem nenhum tipo de organização ou classificação, comece a se preocupar, pois no momento em que você mais precisar, não conseguirá recuperar os documentos necessários. O melhor a fazer neste caso é adotar um sistema de gestão que possibilite a organização e armazenamento dos seus documentos fiscais de forma eletrônica, facilitando o resgate e manuseio dos mesmos. Além disso, um bom sistema de gestão permite que você crie as parametrizações de tributos e com isso agilize todo o processo fiscal da sua empresa, reduzindo custos operacionais e aumentando a produtividade.
Sua empresa comete algum destes erros no recebimento de documentos fiscais ou gostaria de melhorar este processo tão complexo? Se sim temos o solução ideal para você, conheça o ábax compliance fiscal e se surpreenda, conheça nosso produto através do link www,maiscs.com.br/abax e solicite uma apresentação presencial ou remota, teremos prazer em lhe ajudar.