MANUAL DO SISTEMA CONTROLE DE PONTO 1.0 Feito por Amaral Produções de Sistemas - PDF
MANUAL DO SISTEMA CONTROLE DE PONTO 1.0 Feito por Amaral Produções de Sistemas
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Alessandra Esteves Minho
1 MANUAL DO SISTEMA CONTROLE DE PONTO 1.0 Feito por Amaral Produções de Sistemas 1 PRÉ-REQUISITOS Este documento deve ser utilizado em conjunto com o sistema PONTO 1.0. O programa pode ser carregado da Internet no endereço: Baixe o arquivo PONTO.ZIP e descompacte-o usando o WinZIP, você pode baixar o descompactador gratuitamente em vários sites na internet. Para facilitar e diminuir a extensão deste documento presumo que o usuário já tenha conhecimento básico de computadores: ligar, desligar, uso do mouse e do teclado no sistema operacional Microsoft Windows. Para trabalhar bem com este programa você terá que usar um equipamento com, no mínimo, essas características: - Microprocessador com clock mínimo de 800 Mhz - HD com pelo menos 5 Gbytes livres com velocidade de 5400 rpm - Memória RAM com 512 Mbytes - Microsoft Windows XP (ou 2000) instalado e completamente operacional (senha administrativa) - Resolução preferencial: 1024 x Monitor de 17 polegas aconselhável - Placa de rede 10/100 para funcionamento em rede local - Impressora jato de tinta ou laser, recomendável. 2 INSTALAÇÃO Após descompactar o arquivo PONTO.ZIP você terá disponível o aplicativo SETUP.EXE, abra-o dando um clique duplo sobre ele, é o programa instalador do software. Siga o assistente clicando em PRÓXIMO (ou NEXT dependendo da versão) até que apareça a última tela com o botão CONCLUÍDO (ou FINISH). Ao terminar a instalação terá sido criado o ícone para entrada no sistema: 3 ENTRANDO NO SISTEMA PELA PRIMEIRA VEZ Após instalar o sistema dê um clique duplo no ícone do relógio criado na área de trabalho. Se o ícone não tiver sido criado crie um atalho manualmente apontando para o aplicativo C:\DESENV\PONTO\PONTO.EXE na sua área de trabalho. Na primeira vez serão verificados alguns parâmetros na configuração e se necessário, reajustados, nesse caso você deverá entrar novamente uma 2ª vez e deve aparecer o ícone perto do relógio do Windows. Dê um duplo clique nele e a janela de configuração inicial se abre: Nesta janela você configura os parâmetros principais do programa: Empresa: informe o nome ou fantasia da empresa a ser controlada Bando de dados: informe o caminho para a pasta do programa, se você não alterou na instalação deve ser C:\DESENV\PONTO\ Senha do administrador: informe a senha do administrador do programa Iniciar c/windows: marque esta opção para o programa iniciar automaticamente sempre que o Windows abrir. ENTER automático no código: marque esta opção para que o programa inclua uma pressão da tecla <ENTER> após ler o código de barras. Bloquear F1 na busca: impede que a pessoa use outra forma sem ser o crachá de localizar os seus dados para marcação do ponto Calcular hora noturna: marque para que os relatórios saiam calculando também as horas noturnas, caso existam. Clique no botão: para escolher o controlador de WebCam a ser usado no seu sistema, caso exista uma. Na janela apenas abra a lista e escolha uma das que aparecem, o programa irá usar esta WebCam para captura das fotos dos funcionários. Para funcionar em rede simplesmente instale o programa em todos os computadores que forem usá-lo, escolha qual será o servidor. Nele compartilhe a unidade C: depois em cada computador estação mapeie uma nova unidade, exemplo X: (sempre letra), apontando para aquela unidade compartilhada no servidor. Torne o mapeamento persistente, ou seja, sempre que entrar na estação o mapeamento será recriado automaticamente, assim você não precisa fazê-lo novamente todas às vezes. Os detalhes de como fazer isso fogem ao escopo deste manual. Consulte um técnico em redes para auxiliá-lo. Para que o programa da estação opere no Banco de Dados do servidor, no campo Bando de dados, mude o caminho local C:\DESENV\CAMPANHA para o caminho mapeado para o servidor, no exemplo, X:\DESENV\PONTO e clique no OK. Pronto, agora quando acessar o programa nesta estação, você estará trabalhando na base de dados compartilhada no servidor. O programa passou a funcionar em sua rede local. Ao clicar no botão OK as configurações serão salvas, porém antes será pedida a senha do administrador como confirmação que você pode fazer isso, se ela não coincidir com a da ficha, não será salvo. Por padrão a senha inicial é x (sem aspas e minúsculo).
2 4 TELA PRINCIPAL: CONTROLE DE PONTO A tela principal se abre logo após serem feitas as primeiras configurações válidas (tópico anterior). Esta tela principal é na verdade a que será usada pelo sistema para coletar os dados de entrada e saída de qualquer funcionário da empresa. Ao informar o código, automaticamente será registrada uma Entrada ou Saída para o funcionário. Esse código poderá ser digitado pelo teclado ou lido por um leito óptico (scanner) do crachá funcional, ou ainda, se a opção estiver disponível, teclar F1 sobre o campo para buscar na lista do cadastro diretamente. O registro da entrada sempre antecede à saída, sendo assim, se o funcionário não marcar sua saída, na próxima entrada será computada como saída. Desta forma tem que se tomar cuidado, evitando esquecer de bater o ponto. Os campos desta tela são: Código: código do funcionário que Entra/Sai Nome (F1-busca): nome do funcionário F1 para abrir a lista e buscar por ordem alfabética CPF: número do CPF se estiver cadastrado Ao ser registrada uma entrada ou saída aparece na área à direita a foto do funcionário (se existir no cadastro). Aparece também em baixo da foto um E (entrada) ou um S (saída) com a hora à frente indicando o registro no banco de dados do movimento ocorrido. Após cada movimento o sistema fica aproximadamente 2 segundos mostrando o registro e então libera para outro registro. Na parte mais de cima da tela poderá aparecer uma faixa (banner) de propaganda, ela só está aí no programa demonstrativo. Quando da aquisição do mesmo esta faixa desaparecerá. Os botões disponíveis na tela principal e suas funções: - Clique neste botão para abrir o cadastro dos funcionários, somente com a senha do administrador. - Clique neste botão para listar os relatórios disponíveis no sistema - Clique neste botão para abrir a planilha de marcação dos pontos para todos os funcionários. - Abre o menu que pode ser aberto também clicando com o botão inverso do mouse no ícone da bandeja do Windows. 5 UMA PARADA PARA APRENDER OS CONTROLES MAIS COMUNS O programa é todo baseado em bibliotecas de software, assim você sempre encontrará controles comuns nas diversas tarefas que realizar. Então antes de prosseguir detalhamos uma única vez o uso de cada controle comum às diversas tarefas em diferentes locais: 5.1 BARRA DE COMANDOS PARA FICHA DE CADASTRO Esta barra se apresenta em todas as fichas de cadastro básico: Clientes, Produtos, etc. Cada desenho é na verdade um controle de alguma ação a ser feita no cadastro aberto. Se o controle está meio apagado indica sua indisponibilidade aquele momento. Se o desenho está claro, colorido, como acima, indica a disponibilidade da função, ou seja, pode clicar com o mouse nele e algo acontecerá. As tarefas associadas são: - Clique neste controle para fechar o cadastro e salvar todas as pendências e alterações feitas por você. - Esse comanda a saída do cadastro, fecha a janela, sem salvar nenhuma pendência ou alteração. - Esses são para navegar pelo cadastro, em ordem da esquerda para direita: ver o primeiro cadastrado, ir para o anterior, ir para o próximo e, por último, ir ao fim do cadastro. - Use esse comando para incluir um novo registro no cadastro. Ele limpa a ficha e destaca o primeiro dado da mesma para que você comece a digitação preenchendo os campos na janela até o final. - Clique aqui se desejar excluir o cadastro da ficha que está sendo mostrada. Você será perguntado para confirmar a ação de exclusão dos dados: SIM ou NÃO será sua resposta.
3 - Trabalhando em rede, outras pessoas podem estar usando o mesmo cadastro que você, alterando dados. Esse botão faz uma atualização, buscando os dados mais recentes no banco de dados. - Se disponível (verde), pode ser clicado para salvar os dados digitados sem fechar a janela - Se disponível (vermelho), ao ser clicado cancela as alterações feitas na ficha sem fechar a janela. - Localizar uma ficha específica do cadastro, depende da ordem que está o mesmo: código, nome, etc. - Gerenciador de relatórios: permite criar, ver e imprimir relatórios do cadastro sendo visto. - Tabela. Abre os dados do cadastro em forma de uma tabela (linhas X colunas) - Permite escolher a ordem de apresentação dos dados na ficha para sua navegação. Todos os comandos em uma ficha só estarão disponíveis quando o sistema deixar, isto é, o programa controla o uso de cada um não permitindo seu funcionamento em momentos que possam prejudicar os cadastros. Em qualquer ficha de cadastro, um campo é uma caixa de texto onde pode ser digitados dados pelo teclado ou mouse. Os campos são dispostos em ordem de cima para baixo e da esquerda para direita. Ao ser focado, ou seja selecionado, o campo de texto toma outra cor amarelada no fundo, indicando que a digitação sairá nele. Para passar ao próximo campo na ficha simplesmente tecle ENTER, TAB ou SETA PARA BAIXO, para voltar no campo anterior tecle SETA PARA CIMA ou SHIFT TAB, ainda pode usar o mouse para clicar sobre o campo desejado focando-o. Na parte superior das fichas normalmente existem algumas Abas (orelhas). Elas indicam informações a mais do cadastro. 5.2 BARRA DE CONTROLE NAS TABELAS O botão Tabela, nas fichas, permite ver os dados como planilha: linhas X colunas (tópico anterior). Nas tabelas há uma barra de controle específica para operá-las. Essa barra pode ser vista aqui: Esses botões servem para navegar pela tabela: primeiro, anterior, próximo e último. Use este comando para incluir uma nova linha (registro) na tabela. Use este botão para excluir uma linha, você será questionado a confirmar tal ação. Este controle permite editar e alterar o dado da célula ativa (célula com cor destaca na planilha) Atualiza a planilha com os dados mais recentes do Banco de Dados Localiza uma linha específica na tabela em função de como está ordenada Salva alterações pendentes, somente quando existirem este componente fica ligado Cancela qualquer alteração pendente na tabela, fica ativo somente se tiverem alterações pendentes Controle para substituir dados textuais em uma coluna como um todo (cuidado) Abre o gerenciador de relatórios: cria, altera, visualiza ou imprime relatórios da tabela Exporta os dados da tabela para um arquivo TXT com campos separados por vírgula Totaliza uma coluna somando todos os valores da mesma Seleciona todos os registros da tabela sem exceções Cria uma seleção filtrando as linhas de acordo com critérios de escolha Ordenar a tabela por: código, nome, etc. apenas o que estiver disponível. Escolha o tipo de apresentação dos dados: tabela ou ficha. Indicadores localizados à esquerda das grades (planilhas) e seus significados: Indica que os dados da linha estão sendo editados, alterados. Esta seta indica que a linha está em foco, a célula ativa está nela mas nada está sendo feito, só consulta Indicador de novo registro, quando aparece é porque a linha está sendo incluída na tabela (nova linha)
4 6 CADASTRO DOS FUNCIONÁRIOS Antes de entrar nesta ficha de cadastro você deve informar a senha do administrador, somente ele tem acesso aos dados do funcionário. Os campos para esta ficha são: Código: número automático (não mude) Nome: nome completo do funcionário CPF: número do CPF RG: número da identidade no Registro Geral Empresa: nome da empresa em que trabalha Depto: nome do departamento lotado Setor: nome do setor em que está lotado Dt.Nasc.: data de nascimento Idade: idade em anos (automático) Endereço: Rua, avenida, travessa, etc. Nº: número do imóvel residencial Bairro: nome do bairro Cidade: nome da cidade UF: estado da federação CEP: código postal Fone e Celular: telefones de contato. Na parte da direita existe uma caixa maior onde pode ser incluída a foto do funcionário. Você pode optar por buscar a foto de um arquivo, dando um duplo-clique sobre essa área branca ou clicar no botão da câmera para capturar a foto na hora através da sua WebCam (se disponível) e se você configurou o controlador padrão no botão das ferramentas. Esta parte da tela de cadastro dos funcionários permite que você informe os horários de trabalho do funcionário: Horas diárias normais: informe as horas e minutos que o funcionário trabalha por dia de forma contratual. Normalmente serão 08:00 Horas normais do sábado: o mesmo do anterior só que para o dia de sábado Máximo de horas extra a 50%: hora extra para o sistema é a quantidade que o funcionário trabalha além das horas normais. Existem 2 tipos de horas extra: 50% e 100%. O limite entre elas é este campo da tela. Normalmente o divide são 2 horas, ou seja, se o funcionário trabalhar até 2 horas a mais serão horas extras pagas a 50% a mais da hora normal, o que passar das 2 horas extras a 50% serão horas extras pagas 100% a mais das horas normais. Início do horário noturno: hora do dia (00:00-24:00) que se inicia o horário noturno para o funcionário (normalmente 19:00). Término do horário noturno: hora do dia (00:00-24:00) que termina o horário noturno para o funcionário. Caso o término seja menor que o início então o sistema entende automaticamente que o final se refere ao próximo dia, passando da meia noite. Essas partes dos horários são as mais importantes para os cálculos de horas trabalhadas, horas extras a 50%, horas extras a 100% e horas noturnas. Se forem informados incorretamente os cálculos serão errôneos, portanto muito cuidado ao fazê-lo. 7 TABELA DO CONTROLE DE PONTO Na tela principal, ao clicar no botão TABELA o sistema abre a planilha contendo os dados de todos os dias de trabalho de todos os funcionários. A primeira coisa que se pede é a senha do administrador, se informada incorretamente, a planilha se abre somente para consultas e se estiver correta então, neste caso, como administrador você poderá alterar as marcas de ponto registradas, se assim o desejar. Isso é útil quando por algum erro ou esquecimento o funcionário deixar de bater o ponto de saída, por exemplo. Caso o sistema não encontre um horário de saída para o correspondente de entrada esse horário será desprezado nos cálculos finais. Assim é conveniente que o administrador possa manusear essa planilha uma ou outra vez. A planilha de registro dos pontos tem um botão diferenciado dos demais, já citados anteriormente no tópico 5.2 deste manual. Clique neste botão para emitir um relatório com todos os batimentos de ponto dentro de um período de datas que você deverá informar. Você tem a opção ainda de fornecer um funcionário específico para casos de dirimir dúvidas quanto ao horário calculado. 8 RELATÓRIOS PRINCIPAIS DO SISTEMA Na tela principal, ao clicar no botão RELATÓRIO o sistema abre uma janela para você informar o período da marcação de ponto para cálculo. Depois do período você deve optar entre 2 tipos de relatórios: resumido ou detalhado.
5 8.1 RELATÓRIO RESUMIDO Esse relatório contém informações resumidas para cada funcionário das horas calculadas no período anteriormente informado. Informa o total das horas normais, horas extra a 50%, horas extra a 100% e horas noturnas (se tiver configurado tópico 3). 8.1 RELATÓRIO DETALHADO Esse relatório contém informações detalhadas por dia para cada funcionário das horas calculadas no período informado. Você ainda tem a opção de escolher somente um funcionário da lista do cadastro, e imprimi-lo como um recibo comprovante. 9 MENU DE OPÇÕES Para acessar o menu de controle na tela principal clique no + ou no ícone da bandeja, perto do relógio, clique com o botão invertido do mouse. Neste meu, somente duas opções são mais importantes que as outras: configurar e reindexar. A opção de configurar já foi explicada anteriormente neste manual no tópico 3. O banco de dados possui os arquivos de dados e os arquivos de índices. problemas como queda de energia, travamento do sistema operacional e desligamento incorreto durante o uso do sistema podem causar rupturas nos índices causando erros no sistema. Use essa opção para refazer esses índices e corrigir os problemas. 10 CONFIGURAÇÃO EXTRA: CONTROLADOR DE WEBCAM Essa tela é exibida ao clicar no botão com as ferramentas na janela de configuração (tópico 3) ou na janela de cadastro de funcionário (tópico 6). Ela permite configurar o driver controlador da WebCam disponível no sistema, você pode escolher outros dispositivos de captura de imagens também: scanners, máquinas digitais, etc. mas é aconselhável usar uma WebCam de boa qualidade para esse propósito. Abra a caixa de seleção clicando no botão com a seta para baixo, a lista dos controladores aparece, se tiver algum. Se a lista está vazia é porque não existe no seu sistema um dispositivo para capturar de imagens. Caso a lista se abra com opções, então escolha uma a ser usada pelo programa e clique no botão Definir para confirmar. 11 SUPORTE TECNICO Telefone para contato e suporte: (34) , s: ou
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