Gestão de processos jurídicos automatizada - Software Jurídico - ADVBOX - Software Jurídico Completo
Gestão de processos jurídicos automatizada
Publicado por Eduardo Koetz em 19 de abril de 2021 19 de abril de 2021
Gestão de processos jurídicos. Saiba como funciona a gestão automatizada dos processos jurídicos desde a fase de atendimento até o arquivamento.
Como gerenciar processos judiciais e extrajudiciais?
Todo escritório de advocacia que pretende lidar com um volume de processos relevante precisa saber como gerenciar processos jurídicos.
O maior erro é pensar que um processo começa apenas com o ajuizamento da ação ou com a citação sendo réu. Isso é um grande erro.
O processo deve ser gerenciado desde o momento que o futuro cliente tem o primeiro contato com o escritório.
O processo portanto, para o advogado, começa muito antes do ajuizamento da ação, e muitas vezes se resolve sem qualquer processo judicial, e este é deve ser o principal objetivo do advogado.
Por este motivo, todos os processos devem iniciam na fase de atendimento, que é o momento real da prospecção.
É no atendimento que o advogado irá extrair os dados e informações necessárias para o caso. Antes mesmo de fechar o contrato.
Pode se dizer que a "ficha de atendimento" ou o "briefing" é o início do processo no escritório, e por isso deve ser o termo inicial da gestão de processos jurídicos.
O arquivamento por sua vez é o ponto final, mas que não deve ser subestimada a sua importância.
No arquivamento estão valorosas informações para o cliente no futuro ou seus familiares, que o escritório poderá necessitar um dia.
Mas também estão preciosas informações que devem ser base para o Business Intelligence, útil para planejar um crescimento mais rentável.
Divisão do estoque de processos jurídicos
O estoque geral é primeiro dividido em 3 grandes momentos: Prospecção, Produção Jurídica e Execução.
A prestação do serviço jurídico deve ser subdividida ainda, e haverá as seguintes fases processuais:
Atendimento pós contratação
Extrajudicial ou Administrativa
Judicial (Instrução)
Essa subdivisão é altamente relevante para alcançar uma gestão de processos jurídicos eficiente.
Automatização da Gestão de Processos
A ADVBOX criou um sistema de automatização do fluxo processual notável.
Como o sistema é baseado no gerenciamento de tarefas, e as tarefas são organizadas separadamente por estas fases processuais, o software automaticamente muda o processo de fase na medida que uma tarefa daquela fase é atribuída.
Além disso, esse fluxo de tarefas que a equipe realiza no dia a dia, possui um algoritmo criado pela ADVBOX que organiza os dados para um melhor gerenciamento.
Ao criar as tarefas no seu ADVBOX é preciso incluir uma fase processual:
Depois, no próprio fluxo de trabalho da equipe, as tarefas já estarão com a fase inserida, sendo o processo movimentado de acordo:
Existe a opção de criar uma tarefa e inserir ela na opção TODAS, que não irá vincular a referida tarefa a nenhuma fase, e portanto, ao atribuir uma tarefa com a seleção TODAS as fases, essa tarefa não irá movimentar o processo.
Assim, a atualização da gestão de processos será atualizada automaticamente pelos próprios usuários do software no seu uso cotidiano, sem necessidade de alimentar com essas informações.
E o gestor irá visualizar o estoque sendo movimentado constantemente, mostrando o gráfico de estoque da seguinte forma:
Outra vantagem é o arquivmento por resultado através da própria tarefa.
Recomendamos a criação das tarefas ARQUIVAR PROCESSO PERDIDO e ARQUIVAR PROCESSO GANHO.
Assim, ao atribuir esta tarefa a ADVBOX já irá computar o resultado do processo, funcionando da seguinte maneira:
Processo GANHO: Quando é movimentado da Fase Judicial, recursal ou administrativa para a fase de Execução/Cobrança.
Processo PERDIDO: Quando é movimentado da Fase Judicial, recursal ou administrativa e vai pra arquivamento OU adicionada a tarefa específica "Execução da parte contrária" (Fase de execução).
Seguindo estas recomendações é possível retirar um relatório exato e atualizado do estoque de processos. É também possível a geração de relatório com taxas de êxito, a fim de gerenciamento da qualidade.
Este relatório pode ser extraído também pela lista de processos.
Com a lista de processos perdidos é possível realizar o controle de qualidade dos processos, fazendo avaliação conjunta de ações de mesmo tipo, perdidas repetidamente.
Não aconselhamos o uso das expressões jurídicas procedente/improcedente/parcial procedente/acordo, provido/improvido. Estes termos são de uso do Poder Judiciário e não contribuem com a assertividade da gestão.
Um processo parcial procedente pode ser totalmente perdido para o escritório e seu cliente, assim como um acordo pode ser considerado uma vitória ou uma grande perda.
Ao arquivar o processo, o advogado deve fazer seu juízo de valor em relação ao que era esperado no ingresso da ação, e definir se o processo foi ganho ou perdido.
Vantagens da Gestão de processos jurídicos
Ter uma gestão de processos jurídicos é indispensável para o crescimento e obtém vantagens substanciais.
Permite ao gestor visualizar melhor onde está a maior demanda de trabalho organizando melhor sua equipe.
Apresenta uma ótima noção de provisionamento, ou seja, quanto irá entrar de honorários no escritório e quantos contratos chegarão ao fim.
Permite analisar resultados e fazer um comparativo com a produtividade, pois eventualmente um colaborador que está atrasando tarefas pode estar sobrecarregado enquanto outro está em dia porque tem pouco trabalho.
Permite planejar melhor o crescimento.
Possibilita uma visão 360º do escritório, auxiliando marcação de férias, licenças ou folgas recompensatórias por alta produtividade e outros avanços na administração.
Dá mais capacidade à Controladoria Jurídica em fornecer relatórios de gestão.
Viabiliza ao sócio que dimensione melhor o valor do seu escritório e o quanto irá haver de receita nos próximos anos.
Viabiliza grandes volumes de contencioso a serem reduzidos e aumentar a lucratividade por contratos.
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