Organizar tarefas, gerenciar processos e ser produtivo. Esses são três dos desafios mais comuns e complexos para gestores de empresas e equipes. O segredo para obter sucesso é coordenar as operações, ganhar ritmo nas atividades e simplificar a compreensão e execução de tarefas.
Para alcançar esse patamar de eficiência, é possível aplicar algumas técnicas e métodos de otimização. Um dos mais famosos e utilizados é o método kanban.
O que é o método kanban?
Como funciona o método kanban?
Principais características e fluxos do método
A interação entre kanban e a tecnologia
Os 4 principais benefícios em usar essa técnica
1. Capacidade de organização visual
2. Melhoria na comunicação entre áreas
3. Redução do tempo de execução de processos
4. Redução da ociosidade
Kanban é uma palavra de origem japonesa cujas traduções mais comuns flutuam entre as palavras "cartão" e "sinalização". É um fluxo de trabalho geralmente representado por um quadro, software ou folha de papel, onde cada cartão representa uma tarefa que deve ser realizada. A cada novo trabalho identificado, um novo cartão é criado.
A metodologia é um sistema de organização ágil e visual com foco na melhoria do ritmo de trabalho e na capacidade produtiva e organizacional das pessoas e times.
Ele surgiu dentro do Toyotismo, o sistema de produção em série criado pela Toyota em meados dos anos 40. Mas, também encontra-se presente (integralmente ou como influência) em boas práticas ágeis, como o Scrum, Design Thinking e Agile Marketing.
Na origem do método kanban, na indústria automotiva, a produção de um novo item só era iniciada quando um produto do estoque era vendido.
Com isso, as empresas passaram a ter um estoque reduzido, uma linha de produção organizada e orientada para o resultado.
Na Toyota, a forma de visualização do kanban auxiliou o trabalho entre equipes de produção e montagem. Isso porque melhorou a comunicação e alinhou quais tarefas deveriam ser feitas e quando. Desta forma padronizou processos e diminuiu desperdícios.
O kanban não traz apenas uma nova técnica, mas uma nova perspectiva de trabalho. O toyotismo colocou à prova o fordismo, apresentando um modelo de produção mais controlado e menos focado em trabalhar com excesso de oferta frente à demanda.
Essa mudança permitiu a redução de estoques e a produção sob demanda. Tudo isso contribuiu para reduzir as despesas de produção, evitar estocagem de longo prazo e dinamizar a linha de produção.
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O kanban propõe uma forma didática de acompanhar as tarefas e mantê-las organizadas e registradas. Utiliza recursos visuais, como cartões, post-its e quadros divididos em colunas e linhas.
Originalmente, esse conceito relacionado à gestão visual indica o andamento dos fluxos de produção em empresas que realizam fabricação em série. Mas pode ser utilizado por empresas de qualquer segmento para acompanhar o andamento das tarefas de projetos.
De fácil visualização, facilitam a comunicação entre os funcionários, a organização das demandas e o fluxo de processos e produção da empresa. Isso porque fica fácil entender qual tarefa será a próxima, bem como quais já foram finalizadas.
Antes de abordar a técnica, vale mencionar que o kanban não exige nenhum tipo de ferramenta ou material muito caro e difícil de encontrar. Basicamente, você vai precisar de:
Post-its ou cartões coloridos (podem ser pedaços de papel de diferentes cores);
Um quadro para organização dos cartões (ou até mesmo a parede com fitas adesivas).
A simplicidade de ferramentas utilizadas nessa técnica abre margem para que ela seja aplicada em empresas de diferentes portes e segmentos para otimizar os resultados.
Como o método se baseia em referências visuais, um quadro afixado em uma parede, computador ou televisor são suficientes para que todos possam visualizar o que esta acontecendo.
Basicamente, os cartões e post-its são utilizados em cores e/ou tamanhos diferentes. Pois assim conseguem ser distinguidas de acordo com a criticidade/complexidade.
De uma forma simples, é preciso listar todas as tarefas que precisam ser trabalhadas. Após a descrição, basta separar as tarefas em ordem de criticidade,onde os itens de maior valor e menor risco encabeçam a lista.
O kanban é conhecido como um método puxado (pull), ou seja, uma tarefa puxa a outra. A divisão entre as colunas "to do"; "doing" e "done" (a fazer, fazendo e feito) criam os elos dessa corrente. Quando uma tarefa é finalizada, outra é puxada de acordo com uma priorização pré-definida.
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Atualmente, o kanban não precisa ficar restrito ao uso de quadros e post-its. Ele pode ser emulado em sistemas digitais que operam em computadores e dispositivos móveis.
Existem diversas empresas que oferecem sistemas de controle de demandas e produção, sendo que muitas dessas ferramentas têm como influência o kanban.
Veja abaixo alguns dos sistemas que utilizam o kanban integralmente ou como inspiração para seu modo de funcionamento:
Kanban Tool;
Artia.
Todas essas ferramentas são digitais, sendo que a maioria possui versões acionadas diretamente pelo browser do seu computador ou por meio de aplicativos para dispositivos móveis.
Em linhas gerais, todas elas trabalham com metodologias de organização visual, que é a essência por trás do método kanban. A grande vantagem aqui é a automação de alguns procedimentos.
Por exemplo, os sistemas do Trello ou do Asana, que enviam um e-mail para todos os participantes do projeto assim que há uma mudança de uma coluna para outra ou quando há uma comunicação entre os participantes.
Por isso, a grande vantagem desses sistemas é que eles permitem a customização das colunas e dos cards. Dessa forma, você não ficará preso ao "to do, doing e done" para todos os seus projetos e para organizar as informações necessárias.
Todos os softwares listadas acima possuem boa qualidade e usabilidade. Então, cabe a você selecionar aquela que melhor atende às necessidades e que se adere melhor ao nível de capacidade de uso de ferramentas digitais.
Visualizar informações de uma maneira fácil ajuda na organização das tarefas e no entendimento do papel de cada colaborador no projeto ou no setor que atua.
Projetos que envolvem diferentes setores possuem complexidade maior, afinal, envolvem mais pessoas e diferentes conhecimentos. Assim, a troca de informações e acompanhamento de tarefas é simplificada com o uso do método kanban.
O método deixa disponível aos colaboradores todas as responsabilidades e prazos. Isso possui um efeito psicológico sobre a equipe, que trabalha com mais eficiência e agilidade.
Equipes de trabalho paradas ou com mais demandas que conseguem executar são uma realidade em muitas empresas. Com o uso do kanban, a tendência é a redução desse comportamento.
Isso porque os funcionários estão sempre envolvidos com o projeto, acompanhando o andamento dos quadros e com foco total nas suas responsabilidades.
Assim, a metodologia kanban e o uso de ferramentas digitais para sua aplicação é um interessante caminho para dar uma renovada no ritmo da equipe nos projetos.
Dessa forma, surge uma oportunidade de trazer mais integração e motivação para a rotina dos colaboradores por meio de uma mudança na forma de trabalhar e visualizar as atividades e responsabilidades de cada um.
Sua empresa adota o método kanban ou alguma outra metodologia de trabalho? Conte para nós sobre a sua experiência e opinião aqui nos comentários!