Qual o papel do síndico? Confira 6 dicas!
18/07/2019Qual o papel do síndico? Confira 6 dicas para melhorar a rotina no condomínio
O checklist de tarefas mensais de um condomínio tem em torno de 140 atividades – entre contabilidade, recursos humanos, gestão de conflitos, assessoria jurídica, entre outras – das quais dependem funcionários ou prestadores de serviço, moradores e órgãos responsáveis pela coleta de lixo e o esgoto, por exemplo. E, para que tudo funcione perfeitamente, é preciso contar com um síndico comprometido, responsável e eficiente. Afinal, além das questões práticas, o síndico deve lidar e resolver problemas de comportamento de moradores e/ou visitantes e também atuar como conciliador em caso de divergências entre duas ou mais pessoas. Ou seja: ser síndico exige inúmeras qualidades e cuidados.
6 DICAS PARA SER UM BOM SÍNDICO
1 Planeje suas tarefas e use melhor o tempo
Planejar a rotina é o primeiro passo para uma boa gestão, e, para isso, é importante que o síndico delimite horários para realizar as tarefas relacionadas ao condomínio. Caso contrário, pode acabar trabalhando 24 horas por dia, sofrendo sobrecarga ou esquecendo algum compromisso devido ao excesso de trabalho.
Para conseguir manter a privacidade e o horário de descanso, receba queixas e reclamações e envie notificações e advertências por escrito. É importante orientar porteiros e zeladores sobre essa definição, para que não façam uso do interfone ou do telefone particular para resolver problemas. É importante que todos os condôminos respeitem os horários e somente perturbem o síndico em casos de urgência.
Em reuniões de condomínio, evite desgaste e discussões colocando a questão em votação assim que ela surgir.
2 Conheça a legislação (municipal, estadual e nacional) e os regulamentos e as normas do condomínio
O funcionamento de um condomínio deve se respaldar na legislação vigente e no regulamento interno e na convenção condominial (lembrando que nenhum regulamento pode se sobrepor às leis, como o Código Civil, a Lei do Inquilinato, e a Legislação Trabalhista).
3 Conheça bem o funcionamento do condomínio
Para ser um bom síndico, o ideal é que se conheça a rotina e as necessidades do condomínio – edifício (estrutura), funcionários e moradores.
É recomendado que se mantenha um cadastro com o contato dos condôminos e que coloque disponível para conversar com eles (observando a questão do horário, colocada no primeiro item desta lista).
Do mesmo modo, é preciso manter uma relação de confiança e de parceria com zeladoria, portaria, equipe de limpeza e demais funcionários e prestadores de serviço.
Uma vez por mês, é indicado que o síndico – acompanhado pelo zelador ou funcionário responsável – faça uma vistoria informal na edificação (verificando antenas, topo do edifício, sala de máquinas, cisterna, gás central, elevadores, câmeras de segurança, lâmpadas etc.).
4 Mantenha a documentação e a manutenção em dia
A organização é fundamental no dia a dia de um condomínio! Tenha sempre à mão os documentos do condomínio, desde regulamentos e atas de reuniões, até orçamentos, pedidos de serviços, notas fiscais, documentos trabalhistas etc.
Isso é fundamental também para que seja cumprida a agenda de manutenção. É preciso lembrar que acidentes causados por falta de manutenção podem ser caracterizados como negligência e, dependendo do caso, condomínio e síndico podem responder judicialmente pelas consequências.
5 Tenha um canal de comunicação entre condomínio e condôminos
Os comunicados nas áreas comuns e elevadores, embora pareçam ultrapassados, ainda são bastante eficientes, pois os moradores costumam parar para lê-los.
Além desse meio, é necessário manter outras formas de comunicação para tratar de assuntos comuns do condomínio, avisar sobre quaisquer alterações na rotina (como um barulho por causa de uma obra ou a suspensão do abastecimento de água por algumas horas).
Alguns síndicos gostam de manter um grupo no WhatsApp com moradores para tratar assuntos pertinentes ao condomínio, mas é preciso ter cuidado para que o grupo não desvirtue de seu propósito e, principalmente, para que não haja brigas desnecessárias.
6 Conte com os serviços de uma administradora de condomínio
Atualmente, muitos condomínios contam com administração conjunta – com um síndico no local e uma empresa especializada em gestão de condomínios.
A empresa gestora exerce funções em diversos setores, como administração, assessoria contábil, assessoria jurídica, manutenção de cadastros, emissão de boletos e relatórios etc.