9 passos para abrir a clínica com bom planejamento financeiro
Qual a importância de ter um bom planejamento financeiro? Como você pode fazer isso da melhor forma? Tire todas as suas dúvidas neste artigo.
Um dos passos mais importantes na hora de abrir seu próprio consultório é elaborar um bom planejamento financeiro, afinal, seu sonho só pode ser colocado em prática com algum investimento.
Assim como você cuida da saúde dos seus pacientes, também precisa cuidar da saúde financeira do seu negócio, para não sofrer com consequências gravíssimas, como por exemplo, a falência do empreendimento.
Segundo a Revista Eletrônica de Contabilidade, o "planejamento financeiro é uma condição necessária para alavancar o sucesso empresarial. Não existe mais lugar para a improvisação na empresa."
Quer saber qual a importância de abrir uma clínica com excelente planejamento financeiro e como realizá-lo na prática? Continue a leitura e descubra!
Qual a importância de ter um bom planejamento financeiro para a clínica?
Você quer ter controle sobre sua gestão financeira ou prefere deixá-la que ela controle o destino do seu consultório?
O planejamento financeiro, como o próprio nome diz, é o ato de planejar e controlar suas finanças de maneira adequada, e não improvisada como a maioria dos profissionais fazem.
Com esse planejamento, é possível prever situações que podem prejudicar seu consultório, e se preparar para lidar com elas da melhor forma.
Ele também ajuda a enxergar de maneira mais efetiva todas as oportunidades que o negócio possui para crescer a médio e a longo prazo. Uma vez que não há esse planejamento, mal conseguimos prever como será o próximo mês.
Para evitar que seu negócio se afunde em dívidas e perca totalmente o controle da situação, éfundamentalque você tenha um ótimo planejamento financeiro.
Ignorar esse processo tão importante é um erro fatal, que infelizmente a maioria dos médicos empreendedores cometem, quando não possuem conhecimento sobre administração e gestão médica.
Quer saber mais sobre a importância do planejamento financeiro? Assista nosso vídeo:
Veja agora, em 9 passos, como garantir que a sua clínica seja financeiramente saudável desde a abertura. Acompanhe!
Passo a passo para abrir uma clínica com um planejamento financeiro
Um bom planejamento financeiro não deve apenas mostrar com seu consultório está financeiramente hoje, mas conseguir prever como serão os próximos meses, até mesmo anos.
Esse processo é essencial para garantir o bom funcionamento do seu negócio, além de permitir que você tenha um controle incrível das finanças, e possa aproveitar mais as oportunidades para alcançar seus objetivos.
Pensando nisso, lembre-se de montar o plano de abertura da clínica pensando nos principais pontos a seguir.
1. Calcule os custos de abertura e os investimentos necessários
Apesar de parecer óbvio, é importante reforçar que o primeiro passo para abrir sua clínica é calcular a quantidade de recursos, que deverão ser investidos em todos os processos.
A maioria dos médicos, que decidem abrir seu próprio estabelecimento, apenas calculam os custos de abertura, e se esquecem de um importante detalhe.
Independente do tipo de negócio, provavelmente será necessário esperar um certo período até o momento em que obterá um retorno financeiro, principalmente quando falamos de receber um lucro razoável.
Para manter seu consultório funcionando após a abertura, é preciso separar recursos para continuar investindo pelo menos por alguns meses, assim, você garante que seu empreendimento não irá fechar antes mesmo de ter a oportunidade de trazer retorno.
Contar com a ajuda de um especialista, como um contador, é uma ótima estratégia para evitar esses erros financeiros comuns.
2. Estabeleça metas e objetivos para a clínica
Quais são os objetivos que deverão ser alcançados? Quais estratégias serão implementadas?
A partir do momento que você decide abrir um consultório ou clínica médica, as responsabilidades deixam de ser apenas o atendimento de pacientes, e começam a ter uma proporção ainda maior.
Primeiro, pense em qual é o seu objetivo ao abrir um consultório. Objetivos são planos de médio a longo prazo, como o faturamento anual, que você deseja alcançar.
Vamos supor que em um ano, seu objetivo seja arrecadar 700 mil reais. Esse é o seu objetivo a médio prazo.
Metas são etapas ou passos que devem ser cumpridos para atingir o objetivo acima. Para alcançar o objetivo de lucrar 700 mil, preciso atender 20 pacientes por mês – essa é a meta do mês.
Determinando esses pontos, você consegue planejar quais planos de ações serão traçados para atingir todos seus objetivos e metas ao longo do tempo, garantindo o sucesso do seu consultório.
3. Defina todas as métricas que serão avaliadas
Como será avaliado o sucesso do consultório?
Cada profissional pode ter uma ideia diferente sobre o conceito "sucesso do consultório". Para você, pode ser o número de pacientes atendidos, enquanto para o seu sócio, o faturamento total no final do mês.
O primeiro passo é definir quais métricas serão avaliadas para acompanhar o progresso do consultório.
Lembre-se de que acompanhar as métricas é um processo extremamente importante para identificar se o seu negócio está conseguindo atingir as metas propostas, visando alcançar os objetivos.
Esses resultados irão definir o caminho que seu consultório irá seguir, e realizar esse acompanhamento de perto permite que melhorias sejam implementadas de maneira efetiva, visando evitar problemas futuros.
A seguir, iremos mencionar as principais métricas, que normalmente são avaliadas na maioria dos empreendimentos, incluindo estabelecimentos médicos. Confira!
Receita bruta: faturamento de todas as receitas de um determinado período;
Receita líquida: faturamento de todas as receitas menos as despesas de um determinado período;
Custo fixo: despesas que não sofrem variações mesmo com as oscilações no faturamento, como o salário da secretária e a mensalidade da internet;
Custo variável: despesas que sofrem variação de um mês para o outro, como a conta de energia;
Lucro bruto: receita obtida após subtrair os custos fixos e variáveis;
Lucro líquido: receita obtida após subtrair os custos fixos, custos variáveis, impostos (ou seja, todas as despesas possíveis);
Lucratividade: valor obtido, em percentual, após dividir o lucro líquido pela receita bruta;
Ticket médio: valor obtido com a divisão do faturamento bruto pelo volume de consultas ou procedimentos realizados em um determinado período.
Viu quantas métricas importantes podem ser avaliadas no seu consultório?
4. Registre e acompanhe suas movimentações financeiras
Para alcançar um ótimo controle financeiro, é preciso registrar todas as movimentações financeiras do seu consultório.
Esse controle é fundamental para que você consiga avaliar a gestão financeira como um todo, por isso, lembre-se de sempre manter um controle rigoroso da entrada e saída do caixa, assim como as contas que foram pagas, investimentos recebidos, entre outros.
É fundamental também que você tenha um controle separado. Muitos profissionais guardam os documentos de receita e despesa juntos, às vezes nem especificando qual tipo de despesa o consultório recebeu.
Não se esqueça de separar suas contas pessoais das contas do consultório, esse é um erro que pode interferir no seu fluxo de caixa.
Fazer essas separações são um dos primeiros passos para alcançar uma gestão financeira de excelência.
Quer saber mais sobre o tema? Confira mais sobre a importância e como fazer um controle do fluxo de caixa da sua clínica!
5. Faça relatórios e analise seus resultados
Elaborar relatórios sobre a gestão financeira da sua clínica é extremamente importante, para que você consiga analisar os resultados do empreendimento de forma mais efetiva.
Esse processo de gerar relatórios pode ser trabalhoso quando você não conta com a ajuda de alguma tecnologia, e precisa fazer os relatórios manualmente.
Porém, para garantir que você sabe como a saúde financeira do seu consultório está no momento, é preciso ter relatórios atualizados e precisos sobre as finanças.
Sem uma análise periódica, há o perigo de você nem perceber se o consultório está começando a ficar em dívida, ou em um estado "parado" onde não há crescimento.
6. Preveja as operações da clínica para ganhar previsibilidade
Com a ajuda dos relatórios, mencionados acima, é possível começar a ter uma previsão sobre como serão os próximos meses – e até mesmo anos – do consultório.
Esse registro de receitas e despesas permite que você tenha pleno controle à respeito das finanças, e saiba com antecedência se é possível pagar as despesas, ou se é preciso investir em alguma ação urgente para cobrir os gastos com a clínica.
Só é possível prever o futuro com segurança quando existe um histórico de dados que possa ser avaliado, por isso, lembre-se de manter registrado todas as finanças do seu consultório.
7. Atualize seu planejamento financeiro
O seu planejamento financeiro não será o mesmo depois de um certo período, pois sofre alterações ao longo do tempo quando o consultório está em funcionamento.
Assim como o seu negócio, seu planejamento também deverá passar por mudanças e se inovar para acompanhar o cenário atual do mercado da saúde.
Você pode precisar de um novo investimento para ampliar as formas de divulgação do seu consultório como forma de atrair mais pacientes, ou até mesmo investir em melhorias internas para focar na fidelização, por exemplo.
Lembre-se de usar os relatórios para ter previsões e análises certeiras, dessa forma, você consegue atualizar seu planejamento financeiro e não perder oportunidades de fazer seu consultório crescer.
Uma boa parte dos processos citados no artigo, como o registro das movimentações financeiras e a produção de relatórios, todos eles podem ser otimizados com a ajuda da tecnologia.
Segundo a Revista Eletrônica de Contabilidade citada mais acima no artigo, o planejamento financeiro não deve ser uma atividade mecanizada, e os avanços da tecnologia trouxeram muita agilidade ao processo.
Um software médico, por exemplo, pode oferecer um ótimo controle financeiro do seu consultório, e te ajudar no seu planejamento desde o começo da sua jornada para o sucesso.
Através de um único sistema você pode controlar todas as movimentações financeiras do consultório, visualizar de forma prática todo o fluxo de caixa, saldo geral, e ainda contar com relatórios e gráficos automáticos gerados em menos de um minuto.
Uma vez que você inicia as suas atividades registrando todas as questões que envolvem a parte financeira em um software, é possível ter um diagnóstico da situação da clínica em tempo real.
Deixar os processos manuais nas mãos da tecnologia te proporciona mais tempo para focar naquilo que realmente importa: oferecer um atendimento de excelência para seu paciente.
9. Invista em treinamento e capacitação dos colaboradores
Por último, mas não menos importante, temos o treinamento dos colaboradores como um dos elementos fundamentais do planejamento financeiro.
As recepcionistas são a linha de frente de um consultório, responsáveis pelo primeiro contato com os pacientes.
Não adianta muito você ter sua parte financeira bem estruturada, se a sua agenda não está atualizada, e o profissional da recepção não registra o fluxo de caixa, por exemplo.
Por isso, lembre-se de alinhar com sua equipe de colaboradores como fazer os registros financeiros da forma ideal, e enfatizar a importância do controle financeiro para o consultório, e para eles também.
Você também pode investir em cursos de capacitação, como o curso para recepcionistas da iClinic, totalmente gratuito, que ensina as melhores práticas que todo profissional da recepção precisa estar atento.
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Tags: Administração, administração de clínicas, Administração de consultórios, administrar consultorio