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Como Alcançar as Metas com a metodologia PDCA - Planejar
by Equipe ERPNOW - 28/02/2022
Depois que as metas foram definidas, vem a fase de alcançá-las. Digamos que é aí que começa a magia, onde os negócios efetivamente acontecem. Se a definição de metas for a teoria, alcançá-las é a vida na prática.
No caminho para alcançar suas metas demanda um gerenciamento constante com muita disciplina junto ao time e equipe para que os resultados sejam alcançados. Muitas empresas utilizam a metodologia PDCA, que é uma sigla em inglês para "Plan, do, check and act", que traduzindo para o português é: PLANEJAR, FAZER, CHECAR E AGIR.
Essas quatro macro ações compõem esta metodologia de alcançar suas metas. Hoje vamos falar sobre a primeira, PLANEJAR.
Esta fase se parece um pouco com o passo atrás de alcançar metas, o de definir. Por isso vale a pena retomar que metas são objetivos quantificados. Elas são compostas a partir da observação de onde estamos e da projeção de onde queremos chegar. Definir uma meta não é o mesmo que traçar um plano de negócios, mas um plano de negócios precisa de metas para saber o que fazer, quando e como saber que obteve sucesso.
Por isso, as metas precisam ter três informações básicas: o objetivo (entregar produtos no prazo), número (70% das entregas dentro da data combinada) e prazo (ao final deste ano). Definidas as metas principais para o seu negócio, entra em cena o Planejamento, ou seja, a listagem e organização do que será feito para alcançar as metas. Este planejamento é composto pelas seguintes etapas:
Problema, para gestão, é todo resultado diferente daquele esperado. Ou seja, indesejado. Por exemplo, um resultado que foi bom mas poderia ser melhor, ou um resultado ruim mesmo, abaixo da meta. Por exemplo, somente 50% das minhas entregas são feitas dentro do prazo prometido ao cliente.
A clareza das metas é importante para identificar o problema e localizá-lo no processo como um todo, ou seja, analisar o fenômeno. Não vendi o esperado, por quê? Preço, atendimento, estoque, entrega? Quais eram minhas metas em cada uma dessas áreas?
Nesta etapa analisamos o número, a diferença entre o resultado real e onde eu quero chegar. Quais as variáveis que influenciam no meu resultado final.
Aqui nos debruçamos sobre as causas geradoras que impedem que aquele processo tenha aquele alcance esperado. Então, o que nos impede de entregar no prazo? Falta de equipe? Dados errados? Falta de estoque? Demora no processo entre o estoque e a expedição? Falta de ferramentas ágeis para cotação de taxa de entrega? Fornecedores ruins? Quais boas ações poderiam neutralizar essas ações que nos impedem de alcançar a meta de entregar no prazo? São essas informações de processo que vão alimentar com dados e vivências a elaboração da próxima etapa.
Um plano de ação é composto por diversas estratégias, ações e atividades descritas e previstas. A melhor ferramenta para essa etapa é a 5W2H. Mais uma expressão que vem do inglês e significa: WHAT (o quê), HOW (como), WHEN (quando), WHO (quem), HOW MUCH (quanto), WHERE (onde).
Ou seja, a 5W2H nos conduz a descrever e organizar o que faremos, como faremos, até quando estará feito, quem é o responsável pela execução ou acompanhamento, quanto vai custar a realização e onde será feita a ação (ou as ações) prevista.
Para essa etapa é preciso ter passado pelas demais, ter aprendido no processo e ter um conhecimento profundo da sua empresa, sua área, suas virtudes e seus pontos fracos. Cada ação mapeada que afaste sua empresa da meta precisa ter uma ação neutralizadora. Por exemplo: preciso de internet banda larga 100% do tempo para garantir minha operação, se a internet cair, não consigo trabalhar. A contra - ação nesse caso é ter dois contratos de internet, se um cair, você tem o outro de backup para assumir.