Gestão de compras: Confira 4 dicas eficazes para dominar essa atividade | Blog Contabilista
Gestão de compras: Confira 4 dicas eficazes para dominar essa atividade
A boa gestão de compras depende de alguns fatores-chave, que envolvem controle de estoque, relacionamento com fornecedores e planejamento estratégico.
Realizar uma gestão de compras eficiente é fundamental para o funcionamento de um empreendimento, independentemente de qual seja o setor de atuação. De uma maneira geral, podemos dizer que, em relação às medidas administrativas de um negócio, gerenciar com eficiência o momento de compra significa adquirir os itens que são necessários na hora certa, na quantidade ideal e com o melhor preço.
Neste texto, reunimos algumas dicas efetivas para a implementação de um modelo sólido, seguro e funcional de gestão de compras. Acompanhe a seguir e entenda como cada uma dessas medidas faz a diferença na administração de estoques, demandas e rotatividade de produtos.
Antes de falarmos a respeito da metodologia da gestão de compras, precisamos entender por que esse aspecto é fundamental para o funcionamento saudável de uma empresa.
É preciso organizar, com antecedência, toda a sistemática de uma empresa e, quando o assunto é a gestão de compras, isso significa implementar medidas para que não falte matéria-prima.
A falta de matéria-prima compromete o atendimento ao cliente e o faturamento da empresa. O excesso, por outro lado, implica em custos desnecessários com armazenamento — lembre-se: "estoque parado" é o mesmo que "dinheiro parado"..
O gerenciamento de compras tem justamente o objetivo de equilibrar o estoque de acordo com a demanda do negócio. Vamos usar como exemplo uma pequena loja que comercializa produtos naturais: é preciso ter um controle acerca dos itens mais vendidos, para que eles não faltem, e também daqueles produtos que saem com menos frequência das prateleiras, para que não sejam estocados em excesso.
Tendo essa noção em mente, fica mais fácil buscar fornecedores, negociar preços, gerenciar o estoque e, claro, melhorar o faturamento do negócio. O gerenciamento de compras influencia diretamente nos custos da empresa e na receita.
Dicas para uma boa gestão de compras
Depois de compreender melhor a importância de um bom gerenciamento de compras, veja como isso pode ser feito na prática, a partir da aplicação de algumas dicas sobre o tema.
Empreender e planejar são atitudes que andam juntas, especialmente quando falamos em gestão de compras. A primeira coisa a fazer é um planejamento estratégico completo, que consiste em analisar a empresa em relação à área de atuação, demandas de produtos e/ou serviços, estrutura física, capital disponível, horários de atuação, relação de funcionários contratados, parcerias com outras empresas, fornecedores etc.
Da mesma forma que um médico não receita um tratamento sem fazer uma avaliação completa do paciente, a partir de exames e levantamento de histórico de saúde, uma empresa não pode ter uma boa trajetória sem um planejamento estratégico e uma visão ampla do negócio.
2. Encontre bons fornecedores e negocie
Usando de novo o exemplo da loja de produtos naturais, podemos entender que encontrar bons fornecedores é fundamental para um gerenciamento de compras eficiente, o que evita que produtos com alta rotatividade faltem e, também, que haja excesso de estoque de produtos com pouca saída.
Para encontrar bons fornecedores, é interessante receber representantes comerciais, ter acesso a publicações voltadas para o seu nicho de mercado, participar de feiras ou eventos e, claro, pesquisar. É imprescindível avaliar o histórico de relacionamento dos fornecedores com outros clientes.
Busque fechar negócio com aqueles que atendam às suas necessidades em relação a prazos, formas de pagamento, suporte em relação a demandas inesperadas e agilidade na entrega de insumos. Com todas essas informações, fica mais fácil negociar e propor acordos que funcionem para todos os envolvidos.
3. Atente-se ao controle de compras
É fundamental ter um controle rigoroso de toda a movimentação financeira que ocorre com a administração da empresa. Isso implica em monitorar todos os itens relacionados à matéria-prima, ou seja: material em estoque e ritmo de produção e vendas (tanto em relação à quantidade quanto ao preço).
Esse tipo de controle, além de ser essencial para a transparência de operações da empresa, permite ter uma visão ampla a respeito da movimentação de compras, das negociações com fornecedores e, claro, do fluxo de vendas.
A tecnologia, embora possa acarretar em investimento e treinamento, é uma excelente ferramenta para o gerenciamento de compras e o controle de fluxo de uma empresa.
Existem softwares específicos para gestão empresarial, o que engloba também o aspecto das compras. Com esse tipo de sistema operacional, é possível ter um controle ainda mais preciso com relação aos estoques, às saídas e às entradas de produtos, valores ou serviços.
Os muitos recursos tecnológicos produzidos para atender o meio empresarial permitem, também, a visualização acerca dos itens que mais têm saída e daqueles que ficam "encalhados" por mais tempo — ter essas informações é fundamental para que se possa propor soluções para eventuais desequilíbrios em relação a compras e estoques.
Tenha em mente que o bom gerenciamento de compras é um fator decisivo em relação à competitividade da sua empresa no mercado. Para melhorar seu posicionamento em relação aos clientes e aos próprios concorrentes, é preciso desenvolver um processo administrativo que favoreça sua empresa tanto internamente quanto em relação à aprovação do público.
O sucesso empresarial é feito por meio de uma série de cuidados, e a gestão de compra é um aspecto que precisa sempre receber atenção. Não se esqueça disso!
Na Contabilista, simplificamos o seu dia a dia fornecendo suprimentos para escritório. Compre através do nosso site ou visite uma de nossas lojas físicas.