Governança Institucional do TRT8 alcança excelente resultado e compartilha experiência com outras instituições. | Portal do TRT 8ª Região - Pará e Amapá
Governança Institucional do TRT8 alcança excelente resultado e compartilha experiência com outras instituições.
Em 2017, o TRT8 alcançou cem por cento de produtividade no indicador IPCjus
A governança nos órgãos públicos é uma prática recente. Até então, era muito comum em organizações da iniciativa privada, mas as instituições públicas também perceberam que havia a necessidade de mapear os riscos na administração pública, identificá-los e tratá-los.
Foi assim que o Tribunal Regional do Trabalho da 8ª Região deu início à estratégia para criar a sua Coordenadoria de Governança que, no ano passado ,começou a executar o Plano de Tratamento dos Riscos Institucionais. Na estrutura do TRT8, quatro grandes núcleos da gestão apontaram os riscos prioritários existentes na instituição. Os núcleos foram divididas em Administrativo, Fora da Sede , 1° Grau e 2º Grau.
Há 4 anos, o TRT8 vem realizando esse trabalho preventivo. Em 2015, quando a Justiça do Trabalho da 8ª Região criou a Coordenaria de Governança Institucional, passou a existir também dentro dessa estrutura a DIGEA (Seção de Riscos). Foi então que as grandes áreas identificaram 1.116 riscos. Esse mapeamento resultou em dez riscos prioritários para o regional. Dentre os riscos,os dez mais citados pela unidades foram: as doenças associadas ao serviço, as falhas no fornecimento de energia elétrica, as panes em equipamentos de TI no 1º grau, a falta de substitutos em atividades indispensáveis, risco de incêndio, dano à visão de juízes e servidores e gerenciamento dificultado na unidade,além de problemas no Processo Judicial eletrônico como execução iniciada indevidamente (PJE), erro de registro no PJE e utilização indevida do nó de desvio (PJE).
A partir daí, os riscos mapeados começaram a ser combatidos com a implementação de diversas ações compreendendo setores do Tribunal. Os primeiros desafios foram a criação do manual de gestão de riscos e o levantamento dos riscos na aquisições e nas contratações.
Responsável pelo acompanhamento do plano de riscos do TRT8, o servidor Alberto Rodrigues é o atual chefe da seção de riscos (SeRIC). O servidor atuou na Secretaria de Informática (SETIN) antes de integrar a área de governança do Tribunal, e acompanha os ciclos desse trabalho desde a implantação da Governança na instituição. Ele explica que a criação da COGIN teve como objetivo avaliar e propor procedimentos e metodologias de suporte para a Presidência do Tribunal. Isso contribuiu para o direcionamento das ações estratégicas da instituição. Hoje, mais do que nunca, o foco das ações foi centrada nos gestores, pois eles são os responsáveis pela gestão de riscos nas unidades que gerenciam. "Criamos a matriz, fornecemos a capacitação e fazemos o monitoramento. Entregamos o método para a unidade, mas também capacitamos as unidades", explicou Alberto Rodrigues.
Em 2017, o TRT8 alcançou cem por cento de produtividade no indicador IPCjus ,índice de produtividade comparada, do CNJ, o que ampliou a sua visibilidade. "Nós saímos da abstração da resolução e do manual e transformamos em um processo. Conseguimos sistematizar as etapas da ISO 31000, que é a norma padrão de gestão de risco que foi adotada pelo TRT8, e começamos a receber convites de outras instituições para mostrar a experiência do tribunal".
A experiência do TRT8 tem sido dividida com outras instituições, como o Tribunal Regional Eleitoral(TRE), Tribunal de Justiça do Estado (TJE), Superintendência da Amazônia (SUDAM), Universidade Federal do Pará (UFPA), Tribunal Regional do Trabalho da 22a Região e Universidade Federal do Piauí, que tem buscado aprender esse conhecimento no sentido de alcançar maior eficiência. "Implementamos a gestão de risco baseada em ferramentas de computação em nuvem, usando o google drive e, ao mesmo tempo, nós já importamos esse conhecimento para o sistema de gestão de risco do TRT8, que é o risk manager. Quando a gente passa para as outras instituições nós já levamos a nossa experiência na implantação, como também as ferramentas que nós já usamos."
De acordo com Rodrigues, a utilização da chamada tecnologia em nuvem possibilitou maior compartilhamento do conteúdo e facilitou o acesso dos gestores para participar da construção desse processo. Segundo Rodrigues, com a gestão de risco o TRT8 passou a ter um processo formal para a tomada de decisões. "Eu acho que o principal ganho, o principal aprendizado, é trazer para a instituição uma metodologia, uma sistemática, aonde você consiga principalmente prevenir e evitar ações ou procedimentos que acabem gerando desperdício de dinheiro público. Por exemplo, em uma contratação, se previamente, por um processo sistematizado, você puder evitar contratar uma empresa que não vai ter condições de arcar com as condições do contrato, e você puder ver isso preventivamente,você já vai trazer um ganho para a instituição, porque você vai evitar termos aditivos."
A coordenadora da Governança Institucional, Lia Cruz, diz que, após todo o processo que estruturou esse setor dentro do regional, agora o foco do trabalho está centrado nos gestores das unidades, para que eles consigam desenvolver a continuidade da gestão de riscos. "A gente quer capacitar os gestores para que eles entendam que cada unidade tem de fazer sua gestão de riscos. A gente tem um processo, vamos orientar as unidades, mas é importante que o gestor sugira a implementação de controles e que ele monitore isso".
Para o futuro, o objetivo é fazer uma gestão de riscos voltada para os objetivos estratégicos, que tem rendido premiações ao TRT8."Pegamos os índices de governança do TCU que norteiam a maturidade da governança, eles servem para fazer um diagnóstico e o que pode implementar para melhorar. Através da gestão de riscos, a gente quer trabalhar esses índices de governança do TCU, fazer uma gestão de risco mais alinhada aos objetivos estratégicos da instituição e mais focada".
Histórico – A criação da Governança é uma exigência do TCU, que exigiu que fossem criadas essas áreas por meio de acordão do TCU de 2014, que trata da necessidade de criação da estrutura de governança. A implantação da gestão de riscos no TRT8 se deu com a Resolução 31/2016. Ao desenvolver esse projeto, o TRT8 virou referência com a elaboração de um manual de gestão, criado nessa estrutura, ou seja, um produto da gestão já com a estrutura da governança funcionando. Houve capacitação de gestores, atingindo outras unidades como auditoria, gabinetes, governança, diretorias diversas e os setores administrativos do tribunal.
Capacitações - Em 2016, a COGIN começou a fazer a capacitação dos servidores das unidades , ofertando treinamentos que foram realizados nos meses de maio, junho e julho daquele ano. O conteúdo em EAD e as videoaulas capacitaram cerca de 500 servidores que participaram presencialmente, via EAD ou através de Videoaulas. Todo conteúdo de EAD foi elaborado pelos próprios servidores do TRT8 e disponibilizado nas redes, compartilhado pela internet possibilitando a multiplicação e interação das informações. Entre os anos de 2017/2018, a equipe de governança do TRT8 capacitou funcionários do TRE/PA com a realização de um workshop, também realizou treinamos com servidores do TJE/PA, da SUDAM e da UFPA. O TRT8 foi responsável por levar o conhecimento e a experiência adquiridos nessa área para a UFTO, TRT22, TRT18 e ainda realizou apresentação de sua experiência aos Diretores-Gerais da Justiça do Trabalho, em reunião realizada na cidade de Vitória (ES).