Como cadastrar contratos - Accordous
Como cadastrar contratos
1. Efetue o login em sua conta no sistema da Accordous
Assim que você faz o login em sua conta da Accordous, o sistema te redireciona para a página inicial (dashboard).
2. Vá para "Contratos"
Na página inicial (dashboard) selecione "contratos", no menu localizado na lateral esquerda.
Aqui você tem acesso à listagem de seus contratos com suas respectivas informações: clientes (contratantes, inquilinos), datas de início e vencimento, status, etc. Além disso, você pode filtrar sua busca em função de alguma informação específica com o filtro localizado na parte superior da lista:
3. Crie um contrato
Acima do filtro de busca existe um botão "Novo contrato" que te levará à página de criação de contrato.
Obs.: Caso tenha interesse em importar seus contratos anteriores no sistema da Accordous, entre em contato com nossa equipe.
Selecione a opção "Novo contrato" e informe o tipo de contrato (contrato de imóvel ou acordo) que deseja criar.
Para facilitar o entendimento do processo neste tutorial, a seguir usaremos dados fictícios para a construção de um contrato de imóvel.
4. Informe o contratante
Uma vez selecionado o tipo de contrato, será aberta a aba "Dados do Contratante". Aqui você deve selecionar o cliente que será o contratante do contrato.
Caso seu cliente já tenha sido cadastrado anteriormente no sistema, basta procurá-lo por meio do nome ou número de documento no campo "selecionar cliente".
Caso seu cliente ainda não esteja cadastrado no sistema, você deverá cadastrá-lo para dar continuidade ao processo de construção do contrato. Caso tenha alguma dúvida sobre como fazê-lo, confira nosso manual "Como cadastrar clientes".
Após selecionar o cliente que será o contratante do contrato atual, confira se todas as informações estão corretas e atualizadas e clique em "salvar"
5. Preencha as abas da edição do contrato
Quando o contrato é inserido no sistema, ele não está necessariamente finalizado e completo.
Além das demais abas que devem ser preenchidas, é importante notar que o contrato ainda aparece como "Rascunho". Por isso as cobranças e demais informações aqui contidas não serão válidas até que a assinatura seja informada ao sistema e o contrato se torne vigente.
Obs.: Para entender melhor o preenchimento dos campos das abas Geral, Garantias, Propriedades e Cobranças, leia nosso manual "Entendendo as abas da criação de um contrato".
6. Edite seu contrato
Após o correto preenchimento das abas anteriores, vá para a aba Contrato, a qual apresenta um editor equipado com diversas ferramentas para ajudá-lo a construir o texto do seu contrato.
Caso você queira escrever o texto do seu contrato a partir de um modelo de contrato, a primeira coisa a se fazer é escolher o modelo desejado na listagem que aparece. Caso não desejar usar um modelo, basta começar a escrever o conteúdo do seu contrato diretamente no campo de texto.
Obs.: Caso queira criar um modelo de contrato próprio e utilizá-lo sempre que desejar, leia nosso tutorial "Como criar modelo de contrato".
Essas são as funcionalidades de nosso editor:
Ferramentas gerais de edição: são ferramentas básicas de edição de texto que alteram coisas como o tamanho e o tipo de fonte, bem como o alinhamento do texto, entre outros.
Shortcodes ou marcações personalizadas: após preencher todos os campos solicitados nas abas anteriores (Dados do Contratante, Geral, Garantias, Propriedades, Cobranças), o sistema salvará algumas informações específicas no que chamamos de shortcodes, de modo que fique mais simples inseri-las posteriormente no texto de seu contrato.
As diferentes caixas (Geral | Proprietário | Contrato | Contratante | Representante | Garantias) se referem às abas preenchidas anteriormente.
Esses shortcodes cumprem a função de resgatar informações referentes a cada uma das abas, de forma prática e rápida, quando o usuário estiver criando seu contrato.
Por exemplo, imagine que você deseja criar um contrato com as seguintes informações iniciais:
Substituindo as informações em parênteses com os shortcodes referentes às informações que deseja que o sistema assimile, ele terá o seguinte formato:
Após clicar no botão "Adicionar campos dinâmicos", os shorcodes inseridos aparecerão preenchidos com as informações fornecidas nas abas anteriores.
Obs.: acesse nossa lista de shortcodes/marcações personalizadas em nosso manual "Como criar modelo de contrato".
Quando finalizar a edição do texto de seu contrato, clique em salvar e prossiga para a próxima etapa.
7. Informe a assinatura
Até este momento, seu contrato aparece como "rascunho", pois a assinatura não foi informada, já que até esta etapa o contrato estava em confecção.
Quando, porém, todas alterações forem realizadas e você salvá-lo, o sistema mostrará uma tela com as seguintes opções:
Enviar contrato por e-mail: selecione para quem você deseja enviar o PDF do contrato finalizado:
Gerar PDF do contrato salvo: o sistema abrirá uma nova aba em seu navegador com o PDF do contrato:
Informar assinatura: este é um dos passos mais importantes, pois caso você já tenha enviado o contrato para as partes e já esteja com ele assinado em mãos, você deve clicar nesse botão para que o sistema valide seu contrato e passe a gerar as devidas cobranças, bem como atualizar seu status de "rascunho" para "vigente".
Obs.: Para informar sua assinatura, é importante que você tenha preenchido corretamente os todos campos solicitados em todas as abas.
Data: é importante que a data selecionada condiga com a data de início do contrato (preenchida na aba "Geral") para que não haja margem para questionamentos futuros em relação ao conflito de informações.
Anexar arquivo assinado: carregue ou arraste o contrato (formato PDF ou de imagem) para que este fique armazenado de forma segura em nosso sistema.
Quando todos os campos estiverem preenchidos e você clicar em "enviar", o sistema validará o contrato.
Antes de informar a assinatura, ele constava como "rascunho":
Mas depois disso ele passará a constar como "vigente", e todas as faturas e notificações começarão a ser geradas e enviadas para o endereço de e-mail do contratante:
8. Anexe os documentos que julgar necessários
Na aba "Anexos" você pode armazenar os documentos de todas as partes do contrato que julgar importante (RG, CPF/CNPJ, comprovante de endereço, etc.):
9. Acompanhe o histórico de alterações nos dados do contrato
Na aba "Histórico" você pode conferir todas as alterações realizadas em qualquer aba dentro do contrato, a data e hora das mesmas, bem como saber qual usuário realizou a alteração (caso mais de um usuário de sua empresa tenha acesso à edição dos contratos).
10. Acompanhe o faturamento do seu contrato
Na aba "Fatura" você terá acesso à listagem de todas as faturas já geradas pelo sistema para o contrato em questão.
Clicando em editar (no ícone da coluna "Ações") você terá acesso a mais algumas informações:
Aqui você poderá imprimir ou realizar download do documento da fatura, informar pagamento de forma manual, acrescentar valores extras, entre outros.