e-nota NFS-e (Nota Fiscal de Serviço eletrônica) - PDF Free Download
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Geraldo Martins Brunelli
1 Parabéns! Ao ter em mãos este manual, significa que você adquiriu um Sistema e-nota Safeweb Este manual (versão completa) apresenta informações do Sistema Safeweb e-nota NFS-e. O que é preciso para acessar o sistema? Acessando o Portal e-nota O Portal e-nota Histórico Financeiro Home do Sistema Clique nos links e nas setas para navegar neste manual Clique aqui para ser direcionado ao manual (versão resumida) sobre o Acesso ao sistema. e-nota NFS-e (Nota Fiscal de Serviço eletrônica)
2 Continuação... O primeiro acesso? O Menu Cadastros Cadastro do Prestador Cadastro de Clientes Novo cliente Cadastros já realizados Filtro de Pesquisa Clique nos links e nas setas para navegar neste manual Clique aqui para ser direcionado ao manual (versão resumida) sobre os Cadastros do sistema. Para usar o Menu Cadastros, você precisa ter acessado o sistema e-nota NFS-e (Nota Fiscal de Serviço eletrônica)
3 Continuação... Como emitir a nota? Emitir Nova NFS-e Abas opcionais na emissão da nota Onde estão as notas emitidas? Como cancelar uma nota? E se a nota for rejeitada? Outras situações de notas Faturamento Clique aqui para ser direcionado ao manual (versão resumida) sobre a Emissão da Nota Fiscal. Clique nos links e nas setas para navegar neste manual Para emitir notas é interessante ter realizado os cadastros da empresa e-nota NFS-e (Nota Fiscal de Serviço eletrônica)
4 Continuação... Configurações Relatórios Clique nos links e nas setas para navegar neste manual Como sair do Sistema e-nota NFS-e Clique aqui para ser direcionado ao manual (versão resumida) sobre as Configurações e os Relatórios do sistema. Para emitir notas é interessante ter realizado os cadastros da empresa e-nota NFS-e (Nota Fiscal de Serviço eletrônica)
7 O Portal e-nota é a tela que você visualizará ao incluir a senha e clicar OK. Antes de selecionar o ícone para acessar o sistema Safeweb de emissão de Nota Fiscal de Serviço eletrônica e-nota NFS-e, veja o que é o (1) Histórico Financeiro e como (2) Sair do sistema com segurança. 1 2 Os sistemas que estão destacados com ícone na cor azul estão contratados pela empresa Demais sistemas? Passe o mouse sobre o sistema que deseja obter mais informações ou contate com a área Comercial O Portal e-nota
10 Agora que você está no e-nota NFS-e. A tela principal do sistema identifica a versão que está disponível. Faça contato com o Suporte para alterar a versão do sistema para Produção A versão solicitada ficará disponível até um novo contato para troca de versão novamente Nesta versão as notas emitidas não têm valor jurídico Para alterar o modo do ambiente de emissão, Versão de Testes (NFS-e sem valor fiscal) ou Versão de Produção (NFS-e com valor jurídico), entre em contato com o suporte da Safeweb pelo telefone: (51) ou pelo e solicite. Home do sistema
11 Ao acessar pela primeira vez, procure acessar o Menu Cadastros e fazer o cadastro do Prestador. O cadastro de clientes você pode ir fazendo a medida que for emitindo notas (se for de seu interesse manter os dados de seus clientes cadastrados). Os cadastros não são obrigatórios, mas auxiliam no preenchimento da nota, buscando automaticamente os dados e completando os campos do sistema Fazendo o cadastro do Prestador, em todo novo acesso ao sistema você poderá ir direto para a emissão da nota no sistema Os dados salvos no menu cadastros ficam armazenados independente da versão Testes ou Produção Veja nas próximas páginas deste manual como fazer esses cadastros para a sua empresa! O primeiro acesso? O Menu Cadastros
12 Veja na próxima página o que deve ser preenchido em cada campo Botão salvar/editar 9 Cadastro do Prestador
13 Para inserir os dados da empresa, clique no botão Editar, no canto inferior direito da página. Comece informando o CNPJ e clicando em (1) Consultar na SEFAZ. O sistema busca automaticamente e completa os campos, de acordo com a Secretaria da Fazenda do Estado. Caso não localize nenhum dado, preencha manualmente e no campo (2) Inscrição Estadual escreva Isento. Para completar o endereço da empresa preencha o CEP e clique em (3) Consultar Endereço. Os dados serão carregados conforme a base dos Correios. Você pode obter a (4) Inscrição Municipal consultando alguma nota fiscal em papel ou diretamente com a Prefeitura de Porto Alegre. Clique para acessar a página da Em (5) Incentivo Fiscal marque sim ou Prefeitura Nota Legal Porto Alegre. não. Sim para caso haja com a Prefeitura Aproveite para consultar se a empresa alguma espécie de benefícios fiscais com o está credenciada para emissão de notas. município. Versão de Produção e Versão de Testes Em seguida, selecione o (6) Regime Tributário, indicando se a empresa é do Simples Nacional ou da Tributação Normal.
14 O número do (7) CNAE você obtém consultando o CNPJ da empresa. Significa Classificação Nacional da Atividade Econômica. É o tipo de serviço que a empresa está registrada para prestar. Inclua apenas os números, sem pontos. CNAE Para cadastrar o logotipo da empresa. Clique em (8) Procurar e localize o arquivo de imagem (.JPEG,.PNG,.GIF). O sistema irá carregar para a tela e manterá em todos os recibos de notas que forem gerados. Clique aqui para abrir a página para consultar o CNPJ da sua empresa Verifique se todos os campos obrigatórios e mínimos (negrito e asterisco) estão preenchidos e clique para (9) Salvar. O cadastro do Prestador normalmente é feito uma única vez, pois, os dados da empresa não costumam alterar com frequência. A próxima página explica o cadastro de clientes, mas se não quiser cadastrá-los, Clique aqui para ser direcionado ao manual sobre a emissão da nota.
15 Ao abrir o Cadastro de Clientes, a tela inicial irá mostrar todos os clientes (tomadores de serviço) já cadastrados. No primeiro acesso, estará em branco, sem nenhum registro. Use o botão novo toda vez que quiser incluir (antes da emissão da nota) um novo cliente para o seu banco de dados no sistema! Cadastro de Clientes
16 Pessoa Física ou Jurídica A partir do CEP o endereço pode ser consultado na base de dados dos Correios Estas informações preenchem automaticamente a aba Tomador do Serviço na emissão da nota E estas preenchem a maioria dos campos da aba Identificação do Serviço na emissão da nota Preencha o CNPJ e clique em Consultar na SEFAZ. O sistema busca automaticamente e completa os campos, de acordo com a Secretaria da Fazenda do Estado (se houver inscrição Estadual do Tomador). Esta consulta não funciona para Pessoa Física, desta forma, os campos obrigatórios deverão ser preenchidos manualmente. Novo Cliente
17 Ao abrir o menu, a tela inicial mostrará o Filtro de Pesquisa, local onde estarão todos os cadastros já realizados até então no sistema. Permitindo com isto, fazer Pesquisa de qualquer informação. A próxima página deste manual explica as demais funções para o banco de cadastro de clientes da sua empresa! Além de orientações sobre os botões localizados na parte inferior desta tela Cadastros já realizados Filtro de Pesquisa
18 Lupa: Visualizar os dados do cadastro. 2 3 Lápis: Editar dados no cadastro selecionado. Lixeira: Excluir um cadastro por vez. Para mais de uma exclusão ao mesmo tempo, marque no checkbox e clique no botão (3) Excluir, nos botões na parte inferior da tela. (1) A visualização corresponde a 15 clientes por página. Pode ser alterado para até 1000 cadastros na tela. (2) Importar: Possibilita a importação de dados de clientes recebidos de outras notas. Então, você deve ter o(s) arquivo(s) XML em mãos para usar este botão. 1. Selecione os arquivos que gostaria de importar. 2. Os arquivos válidos aparecerão no quadro abaixo. 3. Use novamente o botão Importar. Assim você verá que os dados dos arquivos constarão atualizados automaticamente em seu cadastro. 1
19 Aqui se dá o começo do processo de criação da nota fiscal de serviço eletrônica. Como a Prefeitura é que gera a NFS-e, o que será feito é um RPS, com todas as informações da nota, que serão enviadas à Prefeitura. Para isso, siga o preenchimento das abas conforme sequência: As primeiras informações sobre o RPS são atualizadas automaticamente (data da emissão e a situação) Note que os campos não podem ser editados e o restante será preenchido conforme andamento do processo de emissão Abas opcionais Como emitir a nota? Emitir Nova NFS-e
20 Aba Prestador Salve depois de preencher as guias *obrigatórias Aba para identificação da empresa emissora do NFS-e. Se a emissão for realizada sem o cadastro ter sido feito, os campos obrigatórios deverão ser preenchidos, antes de prosseguir. O que é obrigatório está destacado com negrito e *asterisco Dados atualizados automaticamente conforme Cadastro do Prestador Clique aqui para ser direcionado ao manual sobre os cadastros do sistema.
21 Insira os dados do beneficiário do recibo em questão, ou seja, do cliente. Aba Tomador 2 1 Selecione (1) Tipo de Documento se o tomador é CPF ou CNPJ. Com os dados salvos anteriormente no cadastro, ao digitar os números do documento, os campos também poderão ser preenchidos automaticamente. (2) Cadastrar cliente automaticamente Clique se deseja que o cliente que está sendo incluído manualmente faça parte do banco de cadastro.
22 (1) Descreva o serviço que está sendo prestado. É de preenchimento descritivo, ou seja, precisa discriminar a natureza da nota a ser emitida. 1 Aba Identificação do Serviço Os campos desta aba podem ser definidos no menu Configurações, assim, não terão que ser indicados manualmente a cada nova emissão 6 (2) Lista de Serviço determina o serviço de acordo com a legislação vigente na Prefeitura. Para abrir a relação de itens, inicie incluindo o número 1 e localize o referente a sua empresa. Clique aqui para ser direcionado ao manual sobre as configurações do sistema.
23 (3) Cód Trib do Município este código define a alíquota para serviços prestados no município. Selecione um para incluir na nota. Se a lista de serviço inicia do número 1. ao 9., normalmente este código começa com o número 0 (zero) e depois se repete o número da lista. Ex: lista 1.02 código lista código (4) Natureza da Operação opção relacionada ao tipo de operação que está sendo realizada sobre as tributações da nota. Normalmente, se a tributação vai ser retida no município de Porto Alegre ou fora. (5) ISS Retido deverá ser indicado se o cliente reterá o ISS (SIM) ou (NÃO) no serviço prestado, conforme Lei do Município. (6) Regime Especial selecione caso haja algum enquadramento diferente para a empresa.
24 Aba para inclusão do valor do serviço e para o cálculo de ISS. Inclua o valor do(s) serviço(s) que é o valor bruto total da prestação do serviço e clique para Calcular. Aba Valores 1 Campos em cinza calculados automaticamente pelo sistema 2 (1) Alíquota campo preenchido automaticamente ao ser escolhido o Cód Trib Município. Os valores adotados são conforme Lei Municipal, porém, o campo é editável, podendo ser alterado o valor da alíquota, se preciso. (2) Retenções Federais podem ser incluídos valores manualmente e em R$ (Reais) ou as alíquotas podem ser predefinidas e os valores serão atualizados automaticamente. Veja como predefinir isto no Menu Configurações Clique aqui para ser direcionado ao manual sobre as configurações do sistema.
25 Aba Valores Confirme com o(a) Contador(a) quais as retenções devem ser informadas a cada nota Após a inclusão dos valores, a nota está pronta para ser salva e transmitida para autorização da Prefeitura Municipal. O status da nota passará para Validada, o que ainda permite a edição das informações. Em seguida, o botão Transmitir ficará habilitado. Observe que ao salvar o sistema gera o número do RPS. Isto ainda não é o número da nota.
26 A transmissão é o processo de envio do RPS com todos os dados preenchidos no sistema, para a Prefeitura, que autoriza ou rejeita o uso da nota. A média do tempo de retorno é de 5 à 30 segundos. Para saber a situação do retorno da nota, observe o campo Situação do RPS: Autorizada: Nesta situação, foi gerado o número da nota e o código de verificação, duas informações que deverão estar de posse do tomador do serviço, para consulta do XML no site da Prefeitura. Assim, a via impressa da nota (arquivo PDF) já pode ser gerada para Abrir ou Salvar.
27 Indique quando houver um intermediário no serviço Para os casos em que houver, indique o Tipo de Documento, se CNPJ ou CPF; a Razão Social/Nome; e a Inscrição Municipal. Indique nos casos em que ocorrer prestação de serviço na área Informe o número do CEI (matrícula da obra) e a ART (anotação de responsabilidade técnica da obra) Abas opcionais na emissão da nota
28 O sistema e-nota E (responsável pelo envio automático das notas) precisa estar ativo pelo prestador para que esta aba possa ser utilizada Nesta aba podem ser adicionados outros s, além contato da aba tomador Este sistema envia o arquivo eletrônico da nota para até 4 contatos de O(s) (s) adicional pode ser padrão e incluído no menu Configurações
29 1 Use esta aba para indicar, se quiser, a forma do pagamento da nota (cheque, boleto) Você pode optar em utilizar esta aba apenas para controle interno da empresa (quando os dados aqui lançados não aparecem na nota e não são enviados à Prefeitura) ou marcando para (1) Incluir Informações da cobrança. Neste caso, os dados aparecerão na aba Identificação do serviço e na nota. Exemplo de visualização do preenchimento da aba Cobrança
30 2 1 As notas geradas ficam disponíveis para pesquisa no menu Nota Fiscal (1) Clique para Abrir ou Salvar (1) O RPS é a representação gráfica da NFS-e (2) Neste mesmo menu também estará o arquivo eletrônico da nota (XML) para exportação Para visualizar é necessário ter instalado um leitor de arquivos PDF, como o Adobe Reader Onde estão as notas emitidas?
31 (2) O botão Exportar realiza o download das notas autorizadas e canceladas para uma pasta no computador ou dispositivo móvel do prestador do serviço. Ao clicar, indique o local onde o arquivo será salvo. É o arquivo eletrônico da NFS-e Este arquivo deve ser armazenado pela empresa, por isso, está disponível a opção para Salvar Se optar pela guarda automática desses arquivos, contrate com a Safeweb o sistema e-nota G
32 Ainda sobre a tela de gerenciamento das NFS-es, observe que na parte superior a primeira opção é o filtro de pesquisa. Onde você pode procurar notas geradas pelo status do RPS, Tomador, Números, dentre outras formas. Na parte inferior, você pode organizar a visualização de 15 NFS-es por página até 1000 itens. Pode ver ainda que há diferentes Situações para as notas. 1 2 E conta ainda com algumas funcionalidades em (1) ícones e (2) botões. Veja na próxima página o que é possível fazer com os ícones ou botões do Gerenciar NFS-e
33 1 Copiar: copia todos os dados da NFS-e atual e cria uma nova, mantendo os mesmos dados da anterior. O status dessa nota passa a ser digitação. Visualizar: permite somente a visualização dos dados da NFS-e. Editar: libera os campos, para edição dos dados da nota. Excluir: exclusão da NFS-e selecionada. Novo: emitir uma nova NFS-e. Consultar Situação: verifica se há um novo status para a(s) nota(s) selecionada(s). É utilizado nos casos de situação de NFS-e em Processamento e Problema. Neste caso selecione os registros que deseja consultar. Transmitir RPS: envia para a Prefeitura a(s) nota(s) selecionada(s). Utilizado nos casos de situação de NFS-e Validada. 2 Exportar RPS: permite backup das notas selecionadas para o computador ou outra mídia externa. Voltar: Retorna para a tela Home do sistema e-nota NFS-e.
34 Para fazer o cancelamento de uma nota é preciso que esteja Autorizada pela Prefeitura. Localize a nota no menu Gerenciar NFS-e e clique na lupa. Use o botão dentro da nota para informar o cancelamento. Ao cancelar, a situação da nota no Gerenciar passará para Cancelada Considere o período do mês para solicitar cancelamento, visto o pagamento mensal do ISS Como cancelar uma nota?
35 Para corrigir uma Rejeição, localize a nota no menu Gerenciar NFS-e e clique no lápis: O que e uma NFS-e Rejeitada? Observe o motivo da rejeição na guia vermelha: A nota foi transmitida, porém, a Prefeitura retornou com rejeição por parte de alguns campos preenchidos incorretamente. Identifique e interprete a resposta da Prefeitura, edite a nota, salve e Transmita novamente. Repita este processo até conseguir ter a nota autorizada. E se a nota for Rejeitada?
36 Na tela de gerenciamento das NFS-es, veja outras situações para as notas fiscais: Ícones ou botões do Gerenciar NFS-e Validada: a nota foi criada, validada e salva no sistema, podendo ainda ser editada ou excluída antes de transmitida. Processamento: a nota foi transmitida à Prefeitura, porém ainda não obteve retorno. Nesse caso, clique no botão Consultar Situação e aguarde se o status altera para Autorizada. Problema: esta situação indica que ocorreu algum problema na transmissão do RPS, porém a nota pode ser retransmitida ou consultada a sua situação junto à prefeitura, mas não editada. Estas situações estão relacionadas com os ícones ou botões do Gerenciar NFS-e Outras situações de notas:
37 Veja mais informações no Cadastro de Clientes Clique aqui para ser direcionado ao manual (versão resumida) sobre os Cadastros do sistema. Esta opção do menu gera automaticamente notas para os clientes com cadastro ativo no sistema. É interessante para empresas prestadoras de serviço que trabalham com mensalidades, por exemplo. Para usar esta função com ainda mais praticidade o cliente precisa além de estar cadastrado no sistema estar com a opção Gerar faturamento selecionada. Observe na próxima página como fazer para gerar suas notas com esta funcionalidade: Faturamento
38 Opções preenchidas conforme menu Configurações 2 Todas as informações podem ser alteradas, se necessário Exceto a inclusão de um novo cliente 1 Use a barra de rolagem para preencher ou alterar as demais informações para as notas. Observe que cada coluna corresponde a um dado necessário da nota.
39 Após preencher os dados, selecione os clientes que deseja emitir notas. Se forem todos, use o botão (1) Marcar Todos. Use o botão (2) Aplicar a todos caso queira definir as mesmas informações de Filtros para os clientes selecionados, como Lista de Serviço, Natureza da operação, etc. Clique para gerar as notas para os clientes selecionados As notas serão criadas e salvas na situação Validada e disponíveis para Transmissão em lote no menu Nota Fiscal Gerenciar NFS-e. Selecione manualmente as notas ou clique para Todas e use o botão Transmitir RPS. Aguarde o retorno da Prefeitura com a nova situação para as notas. Se houver Rejeição, a correção deve ser editada manualmente em cada nota nesta situação Clique para ver mais informações sobre as situações das notas
40 Use este menu para manter preenchidos os campos que deverão necessariamente ser informados durante a emissão da nota, como se fosse um cadastro adicional. Aba Opções Predefinidas O que for configurado pode ser editado manualmente em cada nota No início desta aba estão as mesmas informações da aba Identificação do Serviço, na emissão da nota Veja na próxima página como configurar as Retenções Federais Clique para Salvar sempre que editar qualquer uma das abas deste menu Configurações
41 As Retenções Federais são os cálculos de IR, CSLL, PIS e COFINS mostrados em porcentagem e que serão calculados na nota. Se o prestador quiser que o cálculo seja realizado em todas as notas, deve selecionar a opção Calcular sempre. Caso prefira que as retenções sejam calculadas somente após atingir um valor determinado de serviços para o mesmo tomador dentro do mesmo mês, selecione a opção apenas quando a soma dos valores dos serviços para o Tomador for maior que R$XX. A alíquota de cada imposto pode ser alterada e será utilizada para os cálculos das retenções nas notas. Caso haja dúvida quanto a opção mais indicada para cada retenção, verificar junto a contabilidade da empresa, pois estas informações variam de acordo com a situação de cada uma. Marque para que os valores de impostos sejam informados automaticamente na nota
42 Há como marcar ou desmarcar manualmente esta opção na aba Tomador na emissão da nota Indique nesta aba, se deseja que o cadastro de um novo cliente seja guardado automaticamente no momento da emissão da nota. Veja mais informações na aba opcional Envio de na emissão da nota
43 Use o botão para aumentar espaço de armazenamento, somente quando indicado pelo próprio sistema Indique nesta aba, se deseja que o cadastro de um novo cliente seja guardado automaticamente no momento da emissão da nota. Veja mais informações na aba opcional Cobrança na emissão da nota Para incluir um novo prazo, digite o período em dias e use o símbolo do mais em verde para incluí-lo.
44 Esta opção do menu permite que o usuário gere relatórios de notas por período 1 Escolha o formato do arquivo do relatório 1 (1) Informe o período clicando no calendário em Data de Emissão. Veja as opções para ordenamento dos dados no relatório. E clique em Imprimir para abrir e/ou salvar uma cópia da relação das situações das notas para o computador. Relatórios
45 Se deseja salvar, indique o local no computador onde o arquivo do relatório ficará salvo 1 Para uso do relatório em PDF é preciso ter instalado o programa Adobe Reader, por exemplo Exemplo do relatório em formato Excel
46 É um documento de existência digital, emitido pelo contribuinte Prestador de Serviço, gerado e armazenado eletronicamente pela Prefeitura, com o objetivo de concretizar operações de prestação de serviços de empresas contribuintes de ISSQN (Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza), que atuam em Porto Alegre. XML Impressão 1 XML: Formato do arquivo eletrônico da NFS-e. Impressão: Recibo Provisório de Serviço. É a representação gráfica do XML. O que é Nota Fiscal eletrônica (NFS-e)?
47 É o sistema de emissão de Nota Fiscal de Serviço eletrônica, totalmente desenvolvido pela Safeweb. Foi criado com o objetivo de gerenciar os Recibos Provisórios de Serviço (RPS) do contribuinte, que são gerados previamente com as informações do prestador, do tomador e do serviço. Além disso, o sistema permite que o contribuinte envie seus recibos para a Prefeitura do seu município, gerando as notas fiscais de serviço eletrônicas (NFS-e). O acesso é através da web, sua base de dados é criptografada e mantida na Safeweb. Pelo Certificado Digital do emitente, os dados ficam acessíveis somente à empresa, mantendo a exigência de autenticação forte no acesso ao sistema. Este manual apresentou as diversas funções do sistema Se precisar de alguma ajuda adicional, contate com o Suporte da Safeweb Horário comercial (das 7 às 19hs) Plantão (das 19hs às 7 da manhã do dia seguinte e finais de semana) O que é o Sistema e-nota NFS-e?
48 Clique no link Voltar para o Portal e você estará retornando ao local onde terá acesso: aos demais sistemas da Safeweb ao Histórico Financeiro e para a opção Sair Observe novamente as informações sobre o Portal e-nota Local onde estão essas três opções descritas acima. Estamos sempre à disposição! Chegamos ao final deste manual! Como sair do Sistema e-nota NFS-e?
e-nota NF-e Sistema de geração e emissão de Nota Fiscal eletrônica 1 Manual do Usuário Versão 2.0 Parabéns! Ao ter em mãos este manual significa que você adquiriu um produto da Safeweb. Sumário 1. O que