Detalhe do Case - RD Summit - Maior evento de Marketing e Vendas da América Latina Prêmio Caio
Case:	RD Summit - Maior evento de Marketing e Vendas da América Latina
Candidato:	Resultados Digitais
Cliente:	Resultados Digitais
A Resultados Digitais (RD) é uma empresa brasileira, sediada em Florianópolis e líder no desenvolvimento de softwares (SaaS) para o crescimento de média e pequenas empresas.
Seus dois produtos - RD Station Marketing e RD Station CRM – gerenciam e automatizam as ações de marketing digital e controlam o processo comercial para aumentar vendas. As soluções já são utilizadas por mais de 13 mil clientes, em 20 países. A empresa, fundada em 2011, registra 3 dígitos de crescimento ano a ano e possui mais de 600 colaboradores.
Um de seus pilares para educação de mercado e fortalecimento de marca são os eventos e, por isso, a empresa investe em ter um time interno para realizar seu calendário anual de encontros, em diferentes portes e formatos, mas sempre focado em agregar ao seu ecossistema. Nos últimos anos, realizou eventos em todas as regiões do Brasil e América Latina com o projeto itinerante RD on the Road, e realiza sua conferência anual chamada RD Summit.
O RD Summit é um evento sobre marketing digital e vendas, considerado a maior experiência imersiva sobre os temas na América Latina e totalmente desenvolvido pelos funcionários da RD. O objetivo do evento é prover conteúdo de qualidade para ajudar pequenas e médias empresas a crescerem e fomentar a geração de negócios. Como consequência de uma estratégia bem executada, a empresa tem retorno em indicadores internos como: fortalecimento de marca, vendas de seus produtos, encantamento e retenção de clientes e retenção e atração de talentos.
A anual imersão de 3 dias marcou sua história em 2019, com recorde de participação, narrativa voltada à experiência e avanços na infraestrutura. Seguindo as tendências dos principais festivais culturais e de tecnologia do mundo, o evento consolidou-se como um grande encontro profissional em que as pessoas podem aprender, ensinar, fazer networking e se divertir. A Forbes Internacional, diz que "o RD Summit é a Disneylândia do Marketing Digital" por sua energia inspiradora e, o Huffington Post, considerou o evento como uma das maiores conferências de marketing do mundo em 2017, a única da América Latina a ser listada.
O RD Summit é um evento de nível internacional, desenvolvido e produzido pelos funcionários da RD (os RDoers) sem o apoio de agências de eventos, apenas fornecedores. A equipe de eventos da RD trabalha no projeto durante todo o ano, com o objetivo de desenvolver o maior Summit de Marketing Digital e Vendas da América Latina. Além da meta universal, os RDoers trabalham para utilizar o evento como alavanca para as metas macro da empresa, sejam elas atração de potenciais clientes, fidelização dos atuais ou foco no programa de parceiros.
Além dos pilares de conteúdo e networking, principais propostas de valor do evento, o evento foi marcada pela humanização e experiência, dois pontos de grande foco para a produção e curadoria de cada atividade realizada, garantindo o encantamento e mostrando que o projeto está em constante evolução. O design dessa experiência envolveu benchmarking com os maiores projetos de inovação do mundo, a avaliação dos dados obtidos nas edições anteriores e a expertise dos especialistas da organização.
Educação de mercado é o maior foco e entrega do evento, por isso mais de 175 palestrantes fizeram parte da curadoria de conteúdo da edição, totalizando cerca de 180 horas de conteúdo apresentados em oito palcos simultâneos.
As palestras se dividiam por trilhas:
Marketing (Iniciantes, Avançado, Outros Conceitos)
Tech e Produto
O conteúdo do evento mescla palestras técnicas, de atualizações do mercado, inspiracionais e outros formatos, como painéis e cases de sucesso. Os palestrantes vêm de vários lugares do mundo para compartilhar sua expertise. Os keynotes, palestrantes de maior destaque, foram: Gary Vee, Eric Santos, Wil Reynolds, Ann Handley, Jacco VanderKooij, Camilla Junqueira. Maria Paula Fidalgo e Márcio Ballas comandaram a plenária como Mestres de Cerimônias.
2. Infraestrutura e produção
O evento ocupou 50.000m2 de área, 20% a mais do que a edição anterior. Além de utilizar totalmente o espaço do CentroSul, para comportar o evento é necessário duplicar o espaço com o uso de estruturas temporárias. Os terrenos anexos ao centro de eventos incluem a Passarela Nego Quirido, sambódromo da cidade e espaços à beira-mar.
O desafio foi construir de forma segura as estruturas temporárias de acordo com a particularidade do local (onde ocorre o fenômeno maré alta, vento sul e desnível). A construção das áreas externas precisou de mais de 45 dias de montagem. O porte do evento e sua relevância exigem planejamento junto à Secretaria de Turismo, Guarda Municipal, Secretaria da Mobilidade Urbana, Fundação Municipal do Meio Ambiente, Vigilância Sanitária e Ecad. A execução é feita por fornecedores locais e também internacionais, que atendem projetos como o Rock in Rio e Lollapalooza.
3. Comunicação e Tecnologia
Garantir que a experiência do evento fosse imersiva e melhor aproveitada pelos participantes, ele contou com um aplicativo exclusivo, onde era possível organizar uma linha do tempo e agendamento de reuniões, consultar a agenda completa e marcar como favoritas as palestras de interesse.
A comunicação com os participantes e venda de ingressos é feita totalmente online. A equipe da RD utiliza sua expertise em Marketing Digital para contato com o participante, desde a criação do desejo pelo evento, até a compra do ingresso, preparação e alinhamento e o pós evento.
A #RDSummit2019 teve mais de 7 mil menções nas redes sociais e materiais como o Manual do Participante, guia sobre Florianópolis e parcerias com agências de viagem são destaques do planejamento de comunicação focado no conforto e experiência 360º do participante.
4. Diversidade, Inclusão e Sustentabilidade
Valores presentes em todas as edições, foram trabalhados ainda mais a fundo. Para isso, espaços dedicados, parcerias com ongs e empresas, campanhas de marketing para atração do público diverso e produção inclusiva para contemplar diversas necessidades foram ações previstas. A RD convida os participantes a virem à sua casa (Florianópolis), e faz questão de que eles se sintam em casa.
5. Experiencias e atividades paralelas
Criar momentos marcantes é um exercício constante para o RD Summit, que propõe uma imersão além do que se espera do mundo corporativo. A proposta de desafio nessa área é promover experiências e momentos inesquecíveis, e isso é tornado real em cada detalhe: desde a imponência e estrutura do espaço, conteúdo de alta qualidade, networking com profissionais de diversos lugares, happy hours à beira mar, intervenções artísticas, atrações musicais e muito mais.
Infraestrutura e produção:
Os desafios foram contornados com os estudos profundos de implantação e contratação de especialistas para gestão da construção das estruturas do evento. Os estudos de circulação de pessoas foram outra grande preocupação, já que a estrutura estaria no seu limite de ocupação e o conforto e segurança de todos são essenciais. A divulgação prévia do mapa do evento para ambientação dos participantes, estudos e aplicação de cenografia indicativa, treinamento de staff e seguranças foram parte da entrega.
Por questões de reaproveitamento de materiais, a preferência é para insumos que podem ser reutilizados, exemplo: os estandes da feira de negócios há anos tem o mesmo 'interior', mudando apenas a identidade visual de cada um e repaginando visualmente a estrutura.
A cenografia também evolui conforme as tendências atuais. Nesta edição, foram incorporadas a humanização (tornar o participante uma peça-chave) e a experiência (interatividade), tornando o evento altamente 'instagramável', interativo, e vivo.
O maior exemplo foi a entrada, onde foi criado um espaço de imersão em diversos sentidos. Ele foi envelopado do chão ao teto em branco, fazendo a transição do 'mundo de fora' e o 'mundo RD Summit' impactante. No segundo dia, o que eram espaços brancos viraram telas para artistas locais, que realizaram pinturas ao vivo com a sua interpretação sobre o evento. No terceiro dia, os participantes foram convidados a pegar tintas e canetas e deixar sua marca. Em um mesmo espaço, se utilizou a narrativa do evento de 3 dias para despertar diferentes emoções em cada um e, o que poderia ser um mero espaço de passagem, se tornou um grande atrativo.
Cenografia + Conteúdo + Valores
A RD entende que o festival é uma plataforma de ação e posicionamento. Inovação não se trata apenas de criar algo novo, mas também cuidar da nossa casa e do nosso futuro, por isso Ongs como Greenpeace e ChildFund estiveram presentes em cotas sociais, assinando espaços existentes do evento, cedidos pela organização para amplificar suas mensagens. Três tendas de conteúdo foram assinadas, cada uma por uma campanha: #ProtejaOsOceanos e #SemFlorestaSemVida, pelo Greenpeace e #OCuidadoTransforma, pela Childfund. Unimos o posicionamento das Ongs com o 'jeito RD Summit' de se comunicar e co-criamos espaços lúdicos que impactaram os participantes.
O evento foi regido pelo Código de Conduta da Resultados Digitais, visando garantir um ambiente respeitoso para todos. Todos os participantes dão seu aceite no momento de inscrição, o código é reforçado pela cenografia e canais de comunicação e o Time de Ética do evento atua em qualquer denuncia.
Além do Time de Ética, outro comitê é formado para atender as Pessoas com Necessidades Especiais durante o projeto. Eles atuam pré-evento, identificando as necessidades sinalizadas pelos participantes e durante, garantindo que eles tenham a melhor experiência possível. Dessa iniciativa saem os insights para produção, como a criação de um Espaço Família totalmente equipado para atender gestantes, lactantes e pais de crianças de colo; interpretação das palestras em Libras; filas com atendimento prioritário; acompanhamento de um membro da organização em situações de necessidade durante o evento; alimentação para pessoas com alergias e intolerâncias, entre outros.
A RD acompanha os números de diversidade e faz campanhas de marketing durante as vendas para garantir números cada vez mais igualitários entre os participantes. Para as palestras, a RD incentivou o "women in tech", movimento que estimula que as mulheres ocupem espaços de temas técnicos.
A comunicação visual de 2018, impressa principalmente em lonas, se tornou insumo para produção de brindes em 2019. Foi usado mais de uma tonelada de insumos reciclados do ano anterior, trazendo a mensagem de que é possível evitar o descarte de materiais de forma criativa e útil.
Os materiais impressos são evitados ao máximo, sendo substituídos pelos canais online.
O Espaço Mude1Hábito, patrocinado pela Unimed, incentiva a melhoria na qualidade de vida e as ações do Greenpeace reforçam a mensagem de preservação ambiental. Frutas de fornecedores locais e água são liberados para todos os participantes.
A gestão dos resíduos do evento é feita por meio de investimento em uma consultoria que elabora um Plano de Gestão de Resíduos Sólidos. A consultoria confere um selo de responsabilidade sócio ambiental, atua em parceria com cooperativas locais para reciclagem dos resíduos e reciclou 37.015,60 Kg de resíduos gerados no evento.
A ação inédita foi a Compostagem de Resíduos Orgânicos "In Loco". Os resíduos gerados na feira gastronômica foram coletados, separados e compostados com uma tecnologia 100% nacional que os transforma em adubo em poucas horas. O adubo foi ensacado e distribuído para os participantes. A solução MeuCopo Eco foi adotada, evitando o descarte de mais de 70.000 copos descartáveis.
Feira de Negócios + Cotas de Experiência
A feira ocorre em parte dentro do Centro de Eventos, e parte fora, criando o desafio de transformar estrutura do chão, paredes, pé direito, climatização, iluminação e sonorização de uma tenda temporária com a mesma estrutura interna de um pavilhão. A solução é o uso de estruturas Q30 por todo o teto, criando pontos aéreos por toda extensão e permitindo que toda construção fosse feita 'top-down'. Foi realizado um trabalho de iluminação mais complexo, corredores mais amplos, menos ruído para circulação e espaço livre de interferências físicas.
Mais de 100 patrocinadores participaram do evento, de segmentos diversos (e-commerce, software, gestão, agências digitais, recursos humanos, customer success,consultorias, big data, cloud computing, entre outros). As cotas variam entre Startup (valores acessíveis para incentivar o ecossistema tech e startups), Premium, Master, Platinum e Diamond. Um diferencial é que a RD fica responsável pela produção do stand e oferece consultorias pré evento para preparação dos patrocinadores.
Outro desafio relacionado às marcas presentes no projeto foram as 'cotas de experiência', indo além dos tradicionais estandes na feira de negócios e co-criando experiências espalhadas pelo evento que estivessem alinhadas aos objetivos do patrocinador. A produção das cotas de experiência também ficavam por conta da RD, e o resultado superou as expectativas. Algumas ações realizadas: Job Fair - patrocinada pelo vagas.com, Happy Hour e credenciamento patrocinados pela Sympla, oferecimento de pipoca pelo TelecinePlay, espaço Mude1Hábito pela Unimed, Espaço Care By Singu, túnel sensorial tecnológico by GoDaddy, entre outros. Isso aproximou o RD Summit de marcas de outros segmentos, trouxe infinitas possibilidades e tornou o evento um case na área de live marketing, com ativações dignas de festivais.
Gastronomia, Entretenimento e mais!
Um evento corporativo, para geração de negócios e atualização de conhecimento, que dura 3 dias, pode se tornar exaustivo. E é esse um dos motivos que a gastronomia e o entretenimento entram em cena, para criar momentos propositivos de descontração e lazer.
A cidade não comportaria esse volume de participantes parando para fazer suas refeições fora, mas o evento abraça a causa e promove a maior Feira Gastronômica realizada no estado, com mais de 60 food trucks que trazem opções de diversas culinárias.
O Happy Hour ocorre quando o sol se põe com vista ao mar e as atrações musicais surpresa se revelam. O último dia foi feito em parceria com a Sympla, trazendo a banda Skank para encerrar o evento. Uma campanha de suspense com quem seria a atração foi realizada e a atração revelada somente quando subiu ao palco. Nos outros dias, bandas locais, orquestra, DJ e escola de samba fizeram parte do repertório do Palco Praia. O chopp Lohn Bier, de uma cervejaria familiar artesanal, agradou os participantes que consumiram mais de 32 mil litros.
O Café Cultura preparou +70 mil doses de café especial, promoveu talks e demonstrações de sua matéria prima. Frutas e água eram oferecidas, sendo o consumo de frutas acima de 6 toneladas.
A narrativa descontraída, focada em aprendizado e negócios mas sem deixar de lado o entretenimento e inovação, deu espaço para ativações como um estúdio de tatuagem, roda-gigante, sala de jogos, barbearia e esmalteria, espaço coworking, feira de frutas e espaço gastronômico, espaços de descanso, redário, entre outras atividades que reforçam o conceito e a sensação de que "só acontece no RD Summit".
Destaque para um local do evento construídos inteiramente baseado nos feedbacks dos participantes das edições anteriores: Charging Station. Surgiu das constantes solicitações de mais tomadas pelo evento, então criou-se um espaço só para isso. O espaço não ficou vazio em nenhum momento do evento, sua cenografia divertida e confortável foi elogiada e as necessidades dos participantes atendidas.
Networking era um pedido constante dos participantes, para isso um espaço no meio da feira de negócios chamado 'praça das conexões' recriou uma praça, com banquinho, balanços e tudo que remetia à essa referência. A única regra: quem estivesse na área, estava disposto a interagir e compartilhar profissionalmente com os outros. E assim, de maneira propositiva e ouvindo os participantes, surgiu mais um espaço do evento.
RD Summit Live Show
30 horas de programação gratuita em mais de 50 entrevistas com especialistas aconteceram ao vivo em agenda paralela ao RD Summit para quem não pôde comparecer ao evento. Uma experiência diferenciada foi planejada para quem assistiu o Live Show, indo em encontro ao conceito de evento híbrido.
Espaços Exclusivos para Clientes e Parceiros
Clientes e parceiros da RD tem uma jornada diferenciada dentro do evento. Uma sala exclusiva para clientes e um truck para parceiros foram os locais de encontros, networking, rodas de conversa e ações exclusivas.
O impacto da realização do evento gera diferentes retornos: novos negócios para a RD, participantes e patrocinadores; desenvolvimento do turismo e hotelaria; mídia espontânea e relacionamento com stakeholders.
O impacto nas métricas da empresa é crescente a cada ano, principalmente no aumento de vendas, upselling e cross selling. A retenção dos clientes e parceiros também é comprovada com números e as metas internas foram atingidas em 2019, resultando em retorno claro sobre o investimento para empresa realizadora.
A realização do evento tem forte impacto na economia regional e desenvolvimento do turismo e hotelaria, comprovado em 2018 pelo aumento da arrecadação de ISS em 24% na capital frente ao mesmo mês no ano anterior e 100% de ocupação hoteleira em Florianópolis. A ocupação dos espaços gerou consumo antes, durante e depois dos três dias de evento. A ABIH-SC (Associação Brasileira da Indústria de Hotéis de SC) reconheceu a Resultados digitais pelos relevantes serviços prestados em prol do desenvolvimento do turismo e hotelaria em SC.
Foram registradas cerca de 670 matérias relacionadas ao RD Summit, com impacto na mídia geral nacional, principalmente. A estratégia de cobertura incluiu também criadores de conteúdo de blogs, podcasts e influenciadores do segmento.
Ao longo das sete edições do RD Summit, quase 40 mil pessoas puderam experimentar todas as atividades presencialmente. Desde em 2013, quando o evento foi realizado para 300 pessoas, o crescimento e transformação foi constante, a cada ano um passo maior e a chance de aprimoramento, acompanhando o mercado digital no Brasil e as necessidades desse ecossistema.
Toda edição é realizado uma pesquisa de satisfação entre os participantes. Em 2019, a geral do evento foi 4.7 (escala 0 a 5). O NPS é crescente ano a ano, apesar da complexidade e porte do evento aumentarem, ficando acima de 80. Ao abrir as vendas, em menos de 24 horas foram 2 mil inscritos para essa edição. Os participantes são todas as regiões do Brasil, sendo 51,7% do público se declarando masculino e 48% feminino, número positivo para a construção um projeto diverso. Quase 98% dos participantes afirmou que voltaria ao evento em uma próxima edição. Métricas específicas do evento, como a geração de receita (venda de ingressos e patrocínios) e atingimento de público, foram superadas.
A nota mais alta é sempre dada aos funcionários da RD, que estão em todos os pontos de contato do evento.
Os palestrantes, referências nacionais e internacionais que compartilham seu conhecimento em nossos palcos, tiveram uma média de avaliação acima de 4 (escala de 0 a 5), e deram o NPS de 98 para a sua experiência.
A taxa de retorno dos patrocinadores foi de 70% e sua satisfação de 4,5 (escala 0 a 5). + 80 mil leads foram gerados na feira de negócios de 3.800 m2 de infraestrutura. O novo modelo de cotas, de ativações de marcas, ocupou + 4.000 m2 e trouxe experiências inéditas para o evento.
Diantes de todos os impactos anteriormente listados, o RD Summit se configura como um evento VUCA, capaz de proporcionar uma nova experiência de evento que conecta ideias, pessoas e oportunidades no ecossistema de marketing digital e vendas da América Latina.