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Reunião de condomínio: 5 dicas práticas para a sua ser um sucesso
A reunião de condomínio é um evento muito importante, pois nela é preciso prestar contas e esclarecimentos aos moradores, realizar votações e levar adiante interesses e sugestões. Saiba agora como torná-la mais produtiva em seis passos!
É obrigação de todo síndico realizar e participar efetivamente das reuniões de condomínio, até porque elas são essenciais para manter a organização interna, mediar conflitos entre os condôminos e, claro, propor melhorias e soluções de problemas.
Este artigo foi escrito para mostrar a você as seis principais dicas para ter sucesso na nova forma de realizar reunião condominial em meio a tantas mudanças. Você saberá como a reunião deve ser convocada, como fazer uma reunião produtiva e qual a importância das assembleias condominiais. E claro, deixando dicas preciosas para alcançar o sucesso.
O que é reunião de condomínio?
A reunião de condomínio, também chamada de assembleia, é basicamente um encontro entre síndico, conselho e moradores com o propósito de discutir pontos sobre o lugar em que vivem.
De acordo com o Código Civil, o síndico deve convocá-la ao menos uma vez por ano, de acordo com as regras estabelecidas na convenção, para tratar de questões gerenciais, administrativas e patrimoniais a partir da realidade do condomínio e também dos interesses dos moradores, que possuem participação ativa nela. Na prática, os temas envolvem:
reajuste de taxas;
Seguindo o que estabelece a Lei nos condomínios, para ocorrer uma Assembleia ideal para seu condomínio, é necessário garantir que ela seja da ciência de todos os envolvidos, o que automaticamente resulta em mais participantes.
Ou seja, para realizar uma boa reunião é preciso conhecimento sobre os problemas dos condomínios, interesses dos condôminos e também selecionar os temas mais importantes para o debate. Nesse cenário, é possível lançar iniciativas práticas para tornar esses tópicos muito mais eficientes e produtivos. Confira as cinco dicas para que você contorne de vez o problema de quórum e tenha uma reunião de sucesso!
1 - Informe sobre a reunião com antecedência
O primeiro passo para realizar uma reunião de condomínio produtiva é deixar os moradores cientes sobre o período em que ela vai acontecer. Assim, eles conseguem se preparar, organizar a agenda, levantar assuntos para o debate e claro, participar desse momento. Além de informar horário, data e local para a formalização da reunião, é interessante que você envie também lembretes aos moradores.
Nos avisos, além de reforçar o convite, convém também atualizar os convidados sobre as informações importantes que possam vir a surgir e também listar as pautas que serão discutidas. A tecnologia pode ser uma boa aliada para esses momentos. Existem aplicativos para o mercado condominial que já permitem todo o processo de convocação e realização da Assembleia 100% online.
Exemplo de um aviso que pode ser realizado através de app para condomínios:
"Olá, morador,
Faltam apenas X dias para a Assembleia Geral em que iremos discutir sobre o orçamento anual do condomínio, taxas condominiais e contratação de novos serviços.
Peço que traga dúvidas e sugestões para debatermos.
Qualquer observação estou à disposição
Att. Síndico X".
2 - Desenvolva uma pauta completa
A pauta é o documento que vai guiar e organizar a reunião de condomínio como um roteiro, para garantir que não haja assuntos paralelos ou mesmo esquecimento daqueles mais pertinentes no momento.
Então, tenha calma e liste os tópicos mais importantes para garantir que eles sejam tratados e resolvidos. Você pode fazer da seguinte forma:
Parte 1: apresentação do novo plano orçamentário;
Parte 2: prestação de contas;
Parte 3: votações (contratações, obras, mudanças no regimento interno);
Parte 4: avisos, recados e recomendações;
Parte 5: espaço para dúvidas, comentários e sugestões;
Parte 6: encerramento, salientado as novas mudanças e resultados das votações;
Parte 7: formalizando todos os pontos discutidos em uma Ata.
3 - Monte uma apresentação atrativa
Engajamento é um dos maiores segredos para uma reunião de sucesso e, convenhamos, para isso é preciso fugir um pouco do convencional, não é mesmo?
Diante disso, em vez de distribuir folhas para cada morador acompanhar os tópicos trazidos à Assembleia, aposte em uma apresentação com slides.
Utilizando programas como o PowerPoint ou mesmo o Canva, você consegue deixar o encontro mais interessante e dinâmico, além de tornar as explicações mais "lúdicas" e práticas.
Apenas tenha em mente que: a ideia do slide é facilitar a compreensão de cada morador sobre a reunião, por isso, evite apresentações cansativas com textos longos.
4 - Oriente sobre a conduta dos condôminos
Antes da reunião você pode falar brevemente sobre o comportamento adequado a fim de evitar discussões calorosas e falta de foco no que é importante.
Então, organize um momento para cada morador falar, oriente em relação ao uso do celular e deixe bem explicado que atitudes extremas (agressões, gritos, ofensas, avaria do patrimônio) serão passíveis de advertência e multa.
5 - Crie uma ata após a reunião
Após a Assembleia, garanta que todos os moradores fiquem cientes sobre o que foi decidido. Para isso, crie um documento com os tópicos mencionados em reunião, os resultados das votações e tudo o que passará a vigorar a partir dela. Depois disso, faça a formalização com a lista dos presentes e suas assinaturas, assine e envie ao e-mail do responsável por cada casa.
Outra alternativa é entregar a ata fisicamente ou por meio de tecnologias desenvolvidas para facilitar esses trâmites, como os apps desenvolvidos para proporcionar uma comunicação eficaz e automatizar a rotina do condomínio.
Qual a importância da reunião de condomínio?
A reunião de condomínio é indispensável e deve ser tratada com muita seriedade por todos os envolvidos, e a melhor forma de garantir que isso aconteça é engajar os moradores e criar uma cultura de Assembleia.
Esse evento é fundamental para proporcionar a melhor convivência dentro do condomínio, bem como levar adiante e colocar em prática os interesses coletivos. Ou seja, a Assembleia decide quais são os próximos passos rumo à melhoria.
Ela também resolve questões delicadas e que não podem ser solucionadas apenas pelo síndico com o apoio da Administradora.
Qual o papel do síndico e dos moradores na reunião?
Além de realizar a gestão condominial, o síndico tem como função promover reuniões de condomínio, em que serão abordadas questões relacionadas como: reajustes de taxas, despesas do empreendimento e qualquer tema que seja do interesse dos moradores.
Durante as assembleias, seu papel consiste em mediar os debates e trazer para a mesa alternativas positivas aos condôminos e ao patrimônio, além de prestar esclarecimentos sobre a administração e aplicação dos recursos arrecadados.
Os moradores, por sua vez, têm o direito de expor suas opiniões e sugestões em relação à gestão e ao condomínio de maneira geral e participar ativamente das tomadas de decisões.
Qual o papel da Administradora de Condomínios nas Assembleias?
O papel da Administradora é ajudar o síndico a cuidar de assuntos contábeis, jurídicos e burocráticos, de forma clara, ágil e eficiente e auxiliando-o nas tomadas de decisão sempre com base em dados. A gestora pode ajudá-lo de diversos modos: a partir da emissão de boletos de pagamentos referentes a taxa condominial, confecção da folha de pagamento, organização de todas as pastas de prestação de contas, criação de planilhas com despesas do condomínio, entre outros modos.
A Administradora também oferece ao síndico assessoria completa sobre as assembleias de condomínio. Dessa forma, o administrador estará mais preparado para os desafios desse evento tão importante, conseguindo levar informações precisas às reuniões e com total apoio em todas as áreas citadas acima.
A empresa de gestão é responsável por cuidar de assuntos contábeis, jurídicos e burocráticos, tirando a sobrecarga do síndico e auxiliando-o nas tomadas de decisão sempre com base em dados.
O que isso significa na prática? Bom, o profissional responsável pela administração tem total apoio em todas as áreas citadas acima e a partir disso consegue levar informações mais precisas às reuniões visando favorecer o condomínio.