O que são Indicadores e Por que são tão Importantes? - EJEM
Bruna Alves Moreira Frare e Mayra Gabriela Peres Leão
Todos os dias, diversas empresas caminham em direção de um objetivo estratégico para alcançar uma alta eficiência administrativa. A metrificação e o acompanhamento dos processos e resultados se torna essencial para que a performance da empresa atinja um crescimento sustentável, e os indicadores são utilizados como agente fundamental nessa tarefa.
Eles são ferramentas utilizadas com o objetivo de fornecer dados e resultados quantitativos e qualitativos, e através deles obter o máximo de informações sobre determinado processo, avaliar sua eficácia e modificar ou melhorar uma estratégia caso se mostre necessário. Funcionam como um conjunto de medidas metrificadas por uma empresa para avaliar suas performances e são utilizados para determinar o progresso e o alcance de seus objetivos estratégicos.
Para iniciar o acompanhamento de indicadores, é fundamental que haja uma criação estratégica de objetivos que devem ser consolidados. Para isso, deve-se alinhar as expectativas definidas pelos gestores da empresa com os processos que devem ser realizados pelos funcionários.
As vantagens de utilizá-los são diversas. Além de garantir maior transparência nos processos da empresa, ajudam na compreensão do que vem dado certo ou errado nas estratégias adotadas, e o que pode ser melhorado. Também trazem uma visão mais completa de cada processo de todas as áreas da empresa, sendo possível fazer análises mais aprofundadas dos resultados e utilizá-las para realizar projeções mais assertivas. As opiniões sobre estratégias e planos de ação para o atingimento de metas se torna muito mais fundamentada, e consequentemente, com menor chance de erros.
Quais os tipos de Indicadores e seus estudos
Os indicadores podem ser divididos em alguns tipos diferentes, de acordo com o objetivo proposto por cada um. Nesse texto, trazemos alguns dos principais e o que é visado em cada um deles.
São aqueles de longo prazo que apontam como o empreendimento está em relação às metas previamente estabelecidas e fazem uma comparação entre entre o cenário atual da empresa e o cenário esperado para determinado momento. Estão relacionados à missão (propósito pelo qual a companhia foi criada) e visão (o que a companhia deseja ser no futuro).
Por meio deles, é possível avaliar fatores internos e externos, como modelo de negócios, diferenciais da empresa, capacidade de inovação, concorrentes, situação econômica do país, legislação e outras variáveis que impactam as atividades da empresa.
Os de médio prazo, trazem dados mais analíticos e tendem auxiliar os gestores em suas tomadas de decisões, servindo como um plano de ação e como um meio para uma empresa chegar em seus objetivos. Estão relacionados com o objetivo estratégico da empresa e aumentam as chances de obter bons resultados.
Já estes são de curto prazo que visam mostrar dados sobre processos operacionais da empresa, podendo incluir todos os funcionários que terão seus trabalhos metrificados para auxiliar na meta.
Visam avaliar o rendimento e a eficiência dos processos nas empresas e a quantidade de recursos utilizados para gerar um determinado produto ou serviço. Também podem auxiliar na otimização dos processos sem afetar a qualidade dos produtos.
Medem o resultado final do produto ou serviço e se eles seguem os parâmetros estabelecidos pela empresa ou exigido por clientes. Analisam possíveis erros que podem aparecer durante um processo de produção.
Indicam a capacidade produtiva de cada empresa, grupo ou funcionário em determinado período de tempo. Dessa forma, é possível analisar qual o tempo requerido para cada tarefa e executar um bom planejamento através da execução por prazos.
Utilizado para analisar o lucro líquido que está sendo obtido pela empresa, podendo avaliar quanto cada projeto gera de lucro e se é viável continuar produzindo-o ou não.
Avaliam como sua empresa se encontra no mercado em comparação com os seus concorrentes.
Mostra quantas pessoas entraram e saíram da empresa em determinado período de tempo. Uma vez que o nível de rotatividade é alto, torna-se difícil manter um padrão de qualidade. Por isso, é importante se atentar a isso e principalmente, ao motivo de estar ocorrendo.
KPI: Indicadores-chave de Desempenho (Key Performance Indicators)
Peter Drucker "O que não pode ser medido não pode ser gerenciado"
Toda empresa é regida por indicadores. Com a ajuda deles, é possível analisar o desempenho completo de uma empresa. Quando falamos de indicadores, a primeira coisa natural a se pensar é a questão financeira. No entanto, não é apenas isso que eles podem medir! Indicadores são capazes de metrificar o lucro de um negócio, capacidade de equipe, clientes e funcionários satisfeitos… Todos esses dados, quando coletados e reunidos, formam a KPI Tree (Key Performance Indicator Tree). Traduzido do inglês, os Indicadores-chave de desempenho "em árvore" são o conglomerado de informações, que quantificam a performance da empresa de acordo com os seus propósitos. Os KPI, singularmente, são indicadores, formados por métricas fornecidas pelo desempenho da empresa. Cada KPI pode apresentar uma informação diferente, capaz de ser estudada e analisada.
Mas por que a KPI Tree é importante? Uma coisa é certa: é impossível saber o desempenho de um negócio sem métodos bons para avaliar os seus resultados. Através dos dados analisados pelos KPIs você possui informações essenciais para orientar suas próximas ações em um negócio. Ao analisar um indicador que está abaixo do esperado, é possível destrinchá-lo e analisar a causa raiz do problema. Com os KPIs, é possível sair do achismo e realmente mergulhar na melhor evolução de um negócio!
Para interpretar um KPI, é preciso entendê-la com clareza! É preciso realizar um estudo dentro da empresa, para que haja a seleção de indicadores relevantes. Se um KPI não está alinhado com os objetivos da empresa, seu estudo não poderá gerar planos de ação efetivos. Também é importante fugir de indicadores-chave complexos: eles só vão atrapalhar o monitoramento. Em um resumo, indicadores de desempenho devem ser objetivos, mensuráveis e verificáveis, e fundamentados.
Existem vários tipos de KPIs que se ajustam dependendo do objetivo. Se é desejado melhorar as receitas, números de clientes, diversificar produtos, um KPI financeiro pode ajudar. Ele demonstra o desempenho financeiro da organização e o uso dos seus recursos. Se é desejado reduzir custos operacionais, um KPI de Clientes refletirá o desempenho organizacional do ponto de vista dos clientes. Para tornar processos internos mais eficientes, um KPI de Processos Internos vai monitorar o desempenho organizacional da empresa. E por fim, para aumentar a satisfação de clientes e fidelização, um KPI de Capacidade Organizacional vai monitorar isso.
Então, no fim, por que você deve utilizar indicadores na sua empresa?
Indicadores, no fim, trazem à tona todas as informações relevantes a respeito da empresa. Empresas precisam ser dinâmicas, eficientes e, acima de tudo, precisam possuir planos de ação para as mais diversas situações. Mas para poder resolver um problema, desenvolver um plano de ação, é preciso antes avistar ele: então os indicadores entram. Os indicadores tornam o desempenho da empresa o mais visual possível, facilitando a detecção de problemas!
Com todos os KPIs, sua empresa pode encontrar e resolver seus problemas mais rapidamente! Com cada KPI demonstrando uma informação diferente, uma visão completa da empresa fica disponível para avaliação. Ou seja, agora você não tem mais desculpas para falar que não sabe onde está errando na sua empresa. Olhe um pouco para os indicadores, que todos lhe dirão o caminho que você deve seguir!