Tarefa nada fácil, administrar um condomínio requer informações sobre legislação, controle financeiro e clareza na prestação de contas
Tarefa nada fácil, administrar um condomínio requer informações sobre legislação, controle financeiro e clareza na prestação de contas. Ter jogo de cintura é fundamental para conciliar os vários pontos de vista
Pode acontecer com qualquer um que vive em prédio. Uma hora ou outra vai chegar a sua vez de assumir a administração do condomínio. Ao se tornar síndico, uma série de responsabilidades caem sobre os ombros do morador. Realmente, não é tarefa fácil. Além do trabalho mais essencial, que é o controle financeiro, o marinheiro de primeira viagem precisa se inteirar sobre a legislação e convenção interna e fazer o possível para o bom funcionamento do edifício. Com os devidos cuidados, é possível superar o período sem grandes traumas.
Uma alternativa que pode poupar e muito o relacionamento entre vizinhos é a contratação de síndico profissional. O problema é que prédios mais antigos, com poucas unidades, geralmente não têm condição de arcar com o valor desse serviço. Muitos, então, contratam empresas de contabilidade para, pelo menos, ajudar no controle financeiro, pagamento de funcionários, prestadores de serviço e contas. Com esse auxílio, evita-se uma das principais causas de processos judiciais contra síndicos: a má administração. O outro motivo que mais gera ações nessa situação são atos ilícitos. "Por isso, é muito importante que, ao assumir a administração do condomínio, a pessoa tire um tempo para estudar as responsabilidades e limites legais de sua atuação. Quem não se sentir devidamente preparado pode buscar uma consultoria", indica Fábio Pimenta, diretor de empresa especializada em administração de condomínios.
Desde 2003 o novo Código Civil está em vigência, modificando a Lei 4.591/64, que regia o setor. O artigo que descreve as funções e deveres do síndico é o 1.348 e relaciona nove tópicos a serem seguidos para o cumprimento regular da administração (veja quadro). Entre eles estão a obrigação de cobrar corretamente as taxas de condomínio, assim como impor e cobrar as multas devidas, prestação de contas à assembleia anualmente (e quando exigida pelos condôminos) e garantir a cobertura de seguro da edificação.
Se a administração estiver bem organizada e o edifício em bom estado, a grande complicação na vida do síndico será atender às demandas e reclamações dos vizinhos. "Se o cachorro de um morador late de madrugada ou insistentemente durante o dia, pode ter certeza de que você receberá uma ligação bem irritada. É preciso estar preparado para lidar com o pensamento e ideias de todos os condôminos e ter jogo de cintura para tentar conciliar ao máximo todos os pontos de vista que existem em um prédio", explica. "Vale lembrar que o síndico é responsável por problemas comuns, que envolvam vários vizinhos. Esse papel de conciliador e pacificador não é obrigatório para o síndico. Se o problema for barulho fora do horário, ele pode, depois de apurar os fatos, simplesmente multar um dos envolvidos se isso for previsto no regulamento interno. Mas claro que chamar os envolvidos para uma conversa externa demonstra uma boa vontade e pode ser o caminho menos doloroso para resolver os atritos", completa.
É essencial entender a responsabilidade do cargo. Mexer com dinheiro dos outros é muito complicado, por isso a constante comunicação com os condôminos pode ajudar a afastar desconfianças. Vale lembrar também que caso a má administração do prédio cause prejuízo a algum morador, o responsável pode ser processado.
Veja algumas dicas para você passar por esse período sem dor de cabeça.
O Novo Código Civil é o principal instrumento regulador dos condomínios. Para analisar e ter conhecimento sobre os direitos e deveres dos condôminos é essencial estudar a lei, do artigo 1.331 ao 1.357. Outro instrumento importante é o regulamento interno, a famosa convenção de condomínio, que limita e harmoniza as normas de convívio.
Anualmente, o síndico atuante deve fazer uma inspeção no prédio, analisando tanto a parte física e o estado de conservação quanto a área documental do condomínio. Na estrutura, observe itens como fachada, áreas comuns, segurança, hidráulica, elétrica e gás. Nos documentos, organize e verifique toda a papelada que comprove realização de serviços obrigatórios e certificações técnicas.
Quanto mais transparente e participativa for a administração do síndico, menos ruído e reclamações ele terá de ouvir dos condôminos. Além dos informes oficiais, conversar com os vizinhos também ajuda. Atitudes como essa ajudam até no planejamento das próximas ações necessárias para o bom funcionamento do prédio.
Pague as contas em dia e apresente balancetes regulares aos outros moradores. Dê, também, liberdade aos vizinhos para tirarem dúvidas em relação às contas do prédio. Organizar comprovantes mensais, com cópias ou originais de notas fiscais, comprovantes de pagamento de pessoal e impostos é recomendado.
Quanto mais funcionários o condomínio necessitar, mais trabalho o síndico terá de gerenciar o pessoal e pagamentos de impostos. Por isso muitos optam por contratar conservadoras especializadas. Mesmo assim, é necessário fiscalizar a qualidade do serviço e cobrar dos responsáveis. Se não conhecer a legislação trabalhista,
o recomendado é procurar consultoria.
Não importa o tamanho do condomínio. Manter a infraestrutura funcionando é o mínimo que se espera de um síndico. Por isso, não relaxe na fiscalização e manutenção para evitar problemas com os outros moradores. Vale lembrar que limpeza nas caixas de gordura e de água e troca de extintores regularmente é obrigação do síndico, que precisa estar atento também às normas regulamentadoras e às legislações municipais,
estaduais e federais, principalmente, referentes às manutenções obrigatórias.
Obra nas áreas comuns ou em alguma unidade do prédio pode render bastante dor de cabeça aos administradores do condomínio. Quando a intervenção é nas áreas comuns, transparência, fiscalização e cuidados com a segurança dos moradores são as principais dicas para não haver problemas. Lembrando que toda e qualquer obra no condomínio deve ter um responsável técnico, geralmente arquiteto ou engenheiro.