4 problemas gerados por realizar uma gestão manual em sua ótica – Blog Optidados
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Como avalia a gestão de sua ótica? Você organiza os seus crediários através de fichas e caderneta? Conta as suas peças e as confere através de cadernos ou de planilhas Excel? Organiza seu contas a pagar através de pasta com os vencimentos?
Se você ainda opera algum desses processos de forma manual em sua ótica, veja abaixo os problemas que essas operações podem gerar em sua ótica.
Alto custo com mão de obra
Quando você precisa trabalhar com algo de forma manual, como contar as peças da loja e anotar em alguém lugar manualmente (seja em um caderno ou em planilhas), isso leva tempo, e tempo é dinheiro!
Sabe quanto o seu funcionário custa para você? Esse custo que investe nele pode estar sendo pouco aproveitado, pois ao invés dele estar estudando melhores praticas e técnicas para vender mais, acaba ficando muito tempo preso em operações manuais.
Perca de informações e falta de organização
Papeis e planilhas são arquivos que podem se perder facilmente!
Se você gerencia ou gerenciava a sua ótica com papeis, sabe que pode correr o risco de perder, acabar rasgando e/ou danificando as folhas onde está cadastrado os dados dos clientes ou crediários. Além dessa situação é importante lembrar que a informação, hoje em dia, é uma das coisas mais importantes em uma gestão de sucesso.
Falta de segurança e confiança
Como falamos anteriormente, se você trabalha com operações manuais, sua ótica está sujeita a falhas e perdas. Sabendo disso, você se sentiria seguro e confiaria nas informações e resultados que obtém através dessa gestão?
Uma gestão que não utiliza de ferramentas informatizadas acaba te tornando muito dependente de pessoas e para isso também é preciso de uma grande confiança em seus colaboradores. Sabemos que essa dependência não é algo positivo, pois a qualquer momento pode acontecer problemas ou situações adversas que te façam não contar mais com esses colaboradores em sua ótica. E ai a dificuldade será ainda maior!
Controle financeiro limitado
Com uma gestão manual você não consegue obter nem mesmo os mais simples resultados que sua ótica gera, como o faturamento total, quantidade de peças vendidas e de quais marcas, calcular as comissões dos vendedores em cima do faturamento das vendas, etc, sendo que esses resultados não essenciais para análises e fechamentos mensais.
Quanto tempo você gasta pra fazer o seu fechamento de livro de caixa e quais informações você consegue obter através dele? Mesmo com Excel, o tempo para você conseguir formatar, compilar é muito maior e limitado comparado a um software de gestão especifico para ótica.
Portanto, se ainda possuí métodos de gestão manual, saiba que sua ótica pode estar tendo um custo muito alto com mão de obra. Além de estar correndo o risco de perder informações, elas podem não ser 100% confiáveis e isso pode causar problemas até mesmo no seu controle financeiro, pelo fato dele se tornar limitado (o que significa que você pode não se atentar ao lucro ou prejuízo que sua ótica esta tendo).
Desta forma, o ideal é que você busque compreender e mapear as operações da sua ótica e que a partir dessa análise, monte uma reestruturação, implantando ações que automatizem os seus processos com objetivo de potencializar os resultados.
Uma primeira ação é a contratação de um sistema de gestão para sua ótica, pois através dele você poderá obter o controle de praticamente todos os setores (vendas, estoque, financeiro) e terá uma segurança maior na visualização dos dados e resultados.