Você sabia? Conheça o Portal do Fornecedor no MXM-WebManager - Blog MXM
Publicado em 17 de abril de 2019 13 de dezembro de 2019 por MXM Sistemas
O módulo de Compras do MXM-WebManager é uma importante ferramenta para registro da requisição, geração dos mapas, fluxo de aprovação com base em regras definidas pela empresa, integração orçamentária, entre outros.
A cotação consiste na criação de um questionário com todas as informações que podem ser obtidas de um fornecedor. O objetivo é enviá-lo a múltiplos provedores para que seja possível escolher aquele que melhor se encaixa nas necessidades da empresa.
Pensando em automatizar o processo de cotação, o Portal do Fornecedor foi criado para permitir que o próprio fornecedor preencha: a cotação, prazo de entrega, validade da proposta, valor, entre outros. Isso facilita o fluxo do comprador, pois receberá as informações preenchidas corretamente, permitindo que o seu enfoque seja na melhor avaliação dos mapas de cotação.
Para atender este recurso são necessários os seguintes passos abaixo:
Servidor de mensagens instalado e ativo.
Pacote de script que precisa ser aplicado na base.
No cadastro 'Contato do fornecedor', disponível no módulo Cadastros Comuns, informar o contato e e-mail de cada fornecedor que será o responsável no envio das cotações. Todos esses contatos devem estar relacionados a uma função específica, exemplo: vendedor.
Em 'Parâmetro do sistema de compras e gestão' preencher no campo 'Função para contato do fornecedor' a colocação oficial do contato que irá preencher as cotações no portal do Fornecedor, em nosso exemplo: vendedor.
Agora é necessário gerar o mapa de cotação. Ao habilitar a rotina 'Geração do mapa de cotação' você irá perceber que o flag 'Enviar e-mail para o fornecedor' estará marcado automaticamente.
Há uma mensagem padrão que será enviada para esses contatos solicitando a cotação da requisição. Mas, se desejar, você poderá modificá-la no campo 'Mensagem' que será adicionada logo após o texto padrão da mensagem.
Após esse procedimento, o sistema envia o e-mail para cada fornecedor participante do processo de cotação, com um link que o direciona para a tela de informação da cotação, dentro do portal do fornecedor, possibilitando o preenchimento da cotação por parte do fornecedor com a seguinte mensagem:
7. Neste passo o fornecedor utiliza o link recebido para preencher os valores e quantidade. Após clicar no link da mensagem, será aberta uma janela do navegador com a tela de informação da cotação do Portal do Fornecedor, onde poderá preencher as informações da cotação, sem a necessidade de autenticação.
Clicando no botão "editar" o fornecedor informará a cotação item a item.
A medida que o fornecedor preencher as informações, deve clicar em 'Salvar' de todos os itens. Ao concluir o preenchimento, clicar no botão 'Finalizar cotação', que realiza as devidas validações da cotação do mapa e a submete no MXM-WebManager.
Mesmo com uso do portal do fornecedor, não inviabiliza que alguma cotação tenha sido preenchida manualmente no sistema. Este passo corresponde a aprovação do mapa de cotação.
O sistema vai apresentar as diferenças de preços dos valores informados por fornecedores e os preenchidos manualmente por compradores.
Neste local, o responsável aprova um dos fornecedores para efetivação da compra.
Uma vez finalizada, a cotação não poderá mais ser alterada e somente caberá uma alteração na cotação caso a requisição seja regravada com alterações na quantidade e ou especificação do item. Neste caso o mapa de cotação que foi encaminhado ao fornecedor será excluído e gerado um novo com as novas informações.
O item da cotação possui 5 status:
Não cotado – Item da cotação não possui cotação informada pelo fornecedor.
Em aprovação – Item da cotação possui cotação informada pelo fornecedor e está em processo de aprovação no WebManager.
Pedido gerado – Item da cotação foi aprovado pelo processo de aprovação do mapa de cotação e possui pedido gerado.
Pedido cancelado – Item da cotação foi aprovado pelo processo de aprovação do mapa de cotação, entretanto o pedido gerado foi cancelado.
Não aprovado – Item do mapa possui cotação informada pelo fornecedor, porém o item foi aprovado e possui pedido para outros fornecedores.