Ambientes distribuídos no eSocial: veja como fazer corretamente
Ambientes distribuídos é o nome que damos quando o departamento pessoal de uma empresa descentraliza suas operações, seja porque trabalham com softwares diferentes, seja porque os setores estão separados geograficamente ou até mesmo porque usam bancos de dados distintos ainda que seja o mesmo sistema de folha.
Se você se encaixa em uma dessas três situações que citei, é preciso que você se atente ao processo de adesão ao eSocial.
Adesão ao eSocial – Ambiente Distribuído
Por exemplo, se você trabalha com o Fortes Pessoal, no assistente de adesão você deve informar como "Não" na etapa em que é perguntado se a empresa que está aderindo possui todos seus estabelecimentos cadastrados na empresa logada e se tem uma única base de dados.
Quando informado que não, é entendido que trata-se de um ambiente distribuído e portanto será necessário informar se essa empresa que está aderindo será a centralizadora (Responsável pelo encerramento de competências e por enviar alguns históricos cadastrais no eSocial).
Para decidir isso é importante que os responsáveis pelo departamento pessoal façam esse alinhamento de quem será o estabelecimento centralizador.
Apenas o estabelecimento centralizador deve fazer a marcação da opção "Esta empresa gerenciará a transmissão de competências e centralizará o envio de alguns históricos cadastrais no eSocial " nessa etapa da Adesão ao eSocial.
A empresa centralizadora, deve possuir o cadastro de todos os estabelecimentos (Cadastro > Empresas ). Você poderá escolher quais estabelecimentos serão transmitidos para o eSocial, basta deixar marcado a opção eSocial
Ainda será preciso inserir um prefixo para os códigos de cadastros. O prefixo é tratado como um sequencial que antecede o código original de cadastros dos eventos de tabela e deve ser inserido para cada estabelecimento no momento da adesão de cada um.
Para a decisão de qual será esse prefixo, também se faz necessário alinhamento entre os responsáveis do DP de cada estabelecimento.
Prefixo da Matriz: 01 e Prefixo da Filial: 02
Prefixo nos Eventos
Veja abaixo os eventos que recebem a adição do prefixo com seu código original:
S-1010 – Campo de código da Rubrica
S-1020 – Campo de código da Lotação Tributária
S-1030 – Campo de código do Cargo
S-1035 – Campo de código da Carreira Pública
S-1040 – Campo de código da Função
S-1050 – Campo de código do Horário
S-1060 – Campo de código do Ambiente
S-2200 – Campo de Matrícula do Empregado
Para que você entenda melhor, esse prefixo não ficará visível para você usuário dentro do seu sistema.
Um cargo na matriz que tem o código 050 – Recepcionista será transmitido para o eSocial como 01-050 (01(Prefixo da matriz)050(código original do cargo)) e um cargo na filial que tem o mesmo código 050 – Recepcionista será transmitido para o eSocial como 02-050 (02(Prefixo da filial)050(código original do cargo)).
Ambiente distribuído: Certificado digital
A etapa seguinte no processo de adesão com ambiente distribuído é o certificado digital e segundo o manual de orientação do eSocial, somente o certificado digital da matriz deve ser utilizado para transmissão ao eSocial. Então as filiais precisarão de uma outorga para utilizar o seu próprio certificado.
Para que você possa entender mais sobre ambientes distribuídos no processo que antecede a adesão, assista ao vídeo Ambientes distribuídos no eSocial
Empregados com folhas distribuídas
Se você possui empregados com seus pagamentos distribuídos em diversas filiais (bases de dados) da empresa. Você precisa saber que o eSocial exige a consolidação por CPF dos seguintes eventos:
S-1200 – Todas as remunerações realizadas na competência para um trabalhador de RGPS (CPF).
S-1202 – Todas as remunerações realizadas na competência para um servidor de RPPS (CPF).
S-1210 – Todos os pagamentos realizados na competência para um trabalhador (CPF), quer seja RGPS ou RPPS.
Dessa forma, os pagamentos de um colaborador nessa situação, devem ser transmitidos pelo estabelecimento centralizador, por possuir o cadastro de todos os estabelecimentos e obras. Assim poderá direcionar corretamente os pagamento deste empregado.
Ambientes distribuídos: Transferência de empregados
Considerando transferências de colaboradores entre filiais e obras, é gerado uma alteração contratual e com isso a transmissão do evento S-2206. Quando o estabelecimento de origem e de destino se encontram em bases de dados distintas, fornecedores de folha de software diferentes ou não, é preciso que você esteja atento que:
A matrícula do empregado deve continuar a mesma e você pode fazer a identificação através de consulta ao portal do eSocial informando o CPF do empregado.
O estabelecimento destino deve transmitir o evento S-2206 informando a data da transferência, e os eventos deste empregado, desta data em diante, deverão ser transmitidos somente pela filial de destino.
Quando houver a necessidade de exclusão ou retificação de dados anteriores a data de transferência, tal operação deverá ser feita necessariamente na base de dados da filial de origem, uma vez que somente ela possui os recibos das transmissões anteriores à data de transferência.
O empregado João foi transferido da Filial B para a Filial C no dia 18/04/2018. Neste caso, a Filial C transmitirá o evento S-2206 indicando a mudança do João da Filial B para a Filial C.
Quando o empregado João mudar de endereço em 20/07/2018, a Filial C será a responsável pela transmissão do evento S-2205. Mas caso precise retificar a admissão do empregado João, ocorrida em 01/01/2018, somente a Filial B poderá realizar tal operação por ser a única detentora do recibo de transmissão de tal evento.
Ambientes Distribuídos: Agronegócio
Quando falamos de agronegócio o eSocial definiu dois eventos para transmissão:
S-1260 – Comercialização da Produção Rural Pessoa Física.
Quando a comercialização de produção é feita por pessoa jurídica, essa informação deverá ser feita através da Reinf.
As informações de notas devem ser consolidadas por estabelecimento e competência, desta forma as notas de saída de todos os adquirentes de um dado estabelecimento em uma dada competência devem ser enviadas em arquivo único tanto de comercialização (S-1260) como de aquisição (S-1250).
Para evitarmos o problema de duplicidade, cada estabelecimento responsável por operações de aquisição de produção rural (S-1250) e comercialização de produção rural (S-1260) deverá transmitir única e exclusivamente suas operações.
Ambiente distribuído: Contribuição Sindical Patronal
O eSocial recepciona os seguintes tipos de contribuições:
Este evento consolida as contribuições de todos os estabelecimentos do empregador, dessa forma apenas o estabelecimento centralizador será o responsável pela transmissão ao eSocial.
Não respeitar esta centralização implicará em rejeição dos eventos por parte do ambiente nacional.
Ambientes Distribuídos: Totalizadores
Depois que todos os estabelecimentos realizarem a transmissão da folha de pagamento, então o estabelecimento centralizador poderá realizar o encerramento da competência e por ser o único que consegue fazer o encerramento, somente ele receberá o retorno dos eventos S-5011 e S-5012 que podemos chamar de totalizadores gerais.
Se você utiliza o Fortes Pessoal, é possível realizar a exportação desses totalizadores em formato XML para que sejam importados nos sistemas das demais filiais e essa importação pode ser realizada de Fortes para Fortes, como em outros softwares de folha que tenha compatibilidade para importação dos arquivos xml.
Para saber como realizar a exportação e importação desses totalizadores utilizando o Fortes Pessoal, assista ao vídeo "Particularidades dos totalizadores em Ambientes Distribuídos no eSocial – Parte 2".