Hospital atende a alta demanda devido à Covid-19 - IOP JOURNAL
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O canadense Hospital Geral Judaico de Montreal (Jewish General Hospital) e seus fornecedores de tecnologia implantaram uma abordagem estratégica em uma solução baseada em identificação por radiofrequência (RFID), inicialmente adotada para rastrear os uniformes dos profissionais de saúde. A instalação médica é o maior hospital de um grupo conhecido como CIUSSS (Centro Universitário de Saúde e Serviços Sociais), integrado com vários centros que empregam 10.000 indivíduos.
Em setembro de 2018, o hospital implantou uma solução RFID para rastrear roupas e outros profissionais da área de saúde, desde a distribuição até a lavanderia, e depois em armários limpos para reutilização. Os planejadores da implantação passaram meses examinando soluções, testando a tecnologia e treinando os usuários-médicos – e enfermeiros da sala de cirurgia – para empregar o sistema. O resultado, segundo o hospital, foi uma solução bem recebida e eficaz.
Quando a pandemia do Covid-19 atingiu Montreal, o governador do Quebec, François Legault, anunciou que ninguém poderia entrar na área de emergência de um hospital (ou outras linhas de frente, ou eventualmente qualquer centro de saúde) sem avental, e os desenvolvedores do sistema RFID tinham apenas um dia para atender aos novos requisitos sem precedentes.
O decreto baseado na Covid-19, emitido em 24 de março, serviu como um novo teste para a solução RFID de um ano, diz David Diachidos, chefe de serviços de lavanderia e roupa de cama do CIUSSS. Milhares de novos itens de vestuário uniformes foram adquiridos e etiquetados, relata, enquanto as unidades de leitura OR RFID estão agora no departamento de emergência, com unidades adicionais em outros locais estratégicos.
Todos os dispositivos estão rastreando, assim como todos os itens recebidos e devolvidos pelos funcionários, e os dados coletados relacionados a cada item de roupa acessado, usado e devolvido permitem que o hospital gerencie seu grande número de uniformes, diz Georges Bendavid, diretor de serviços técnicos do CIUSSS.
Em 2018, o Jewish General Hospital procurou uma solução para gerenciar melhor seu inventário uniforme de OR. Normalmente, a instalação lava esfoliantes e lençóis no local a um volume de 3,5 milhões de quilos (3.860 toneladas) por ano. A falta de visibilidade dos uniformes levou à compra excessiva de peças de reposição, explica Bendavid.
Para acessar os uniformes, os funcionários tradicionalmente iam às prateleiras onde esses itens eram armazenados e ajudavam a si mesmos. Depois que terminaram o turno, levaram os lençóis para casa e os lavaram ou os colocaram no recipiente de roupa suja para serem lavados e higienizados no departamento de lavanderia da instalação, com pouca supervisão sobre quem tinha quais itens.
Por causa de um risco percebido de escassez, os trabalhadores às vezes controlam tamanhos que atendem às suas necessidades, exacerbando o problema. Como resultado, o hospital precisou fazer compras redundantes para garantir que nunca ficasse sem os uniformes necessários para os procedimentos cirúrgicos.
Além disso, a área de estantes em que os uniformes eram armazenados tendia a ser desorganizada, o que levou vários trabalhadores a manusear as roupas enquanto procuravam seu tamanho. Às vezes, os uniformes também podem acabar em armários e escritórios, e os dois cenários podem aumentar o risco de infecção.
O hospital havia trabalhado em outros projetos de RFID com o ESG Uqam IoT Lab, na Universite du Quebec, em Montreal, e começou a planejar com esse grupo de pesquisadores o desenvolvimento de uma solução para controlar e trazer visibilidade ao uso, limpeza e disponibilidade uniformes. A equipe lançou uma solução fornecida pela ABG Systems, que fabrica tecnologia de gerenciamento têxtil e integrada pelo integrador de sistemas Altel, para vincular o sistema de distribuição uniforme do hospital a um banco de dados intermediário.
Esse banco de dados foi então vinculado ao banco de dados de segurança, a fim de manter a confidencialidade e fornecer acesso contínuo ao distribuidor para recém-chegados. Desde o início da pandemia do Covid-19, o hospital removeu esse acesso, a fim de ter um melhor controle do banco de dados. "Eles optaram por adotar a abordagem medida", lembra Bendavid. "Decidimos: 'Vamos implantar um protótipo, validá-lo e, se for um sucesso, vamos implantar'".
O grupo testou as etiquetas RFID por sua funcionalidade no ambiente de lavagem de roupas do hospital. Eles escolheram as tags Monza R6 com leitores UHF passivos da Alien Technology e Impinj, fornecidos pela ABG Systems. A implantação começou com um piloto em um departamento da sala de operações, no qual a equipe instalou um gabinete do Distribuidor White Box com capacidade para 720 itens, incluindo um total de seis portas trancadas – três no gabinete mestre e outras três no gabinete escravo – que só pode ser acessado com um crachá de identificação ou código PIN autorizado. Além disso, eles instalaram uma única estação de coletor de caixa branca no vestiário.
O sistema forneceu ao pessoal da sala de operações acesso 24 horas por dia a uniformes nos tamanhos que eles procuravam. Cada usuário digitalizou primeiro seu crachá de identificação sem contato na unidade de controle de acesso no gabinete. Se um indivíduo fosse autorizado a acessar os uniformes, a porta seria destrancada e esse trabalhador poderia examinar os itens arquivados e selecionar os necessários. O leitor RFID e a antena montada dentro do gabinete capturaram as etiquetas RFID em todos os itens retirados, que estavam vinculados aos dados sobre essas peças de vestuário.
Depois que a porta se fechou novamente, o leitor capturou outra contagem de inventário e o software determinou o que havia sido removido e vinculou esses itens ao usuário que acessou o gabinete. Cada usuário pode receber um número específico de peças de vestuário no software, de modo que, se ele tentar adquirir peças de roupa sem devolver a roupa suja suficiente, esse funcionário não terá acesso ao inventário limpo.
Outro gabinete habilitado para RFID, o White Box Collector, foi usado para a devolução de mercadorias e veio com um leitor e antenas embutidos. Um usuário inseria os panos retornados através de uma porta de aba, e um sensor acionava o processo de leitura somente depois que a porta de aba era subsequentemente fechada e engatada por um ímã. A máquina estava completamente blindada, evitando assim o risco de leituras perdidas de etiquetas fora do contêiner. Uma luz externa de LED acesa para informar aos usuários que seus scrubs foram recebidos corretamente. Enquanto isso, o software removeu cada item do registro do indivíduo.
Na área de lavanderia, o hospital instalou um leitor de mesa onde as roupas de cama são separadas, dobradas e empilhadas. A antena de mesa é usada para escanear novos lenços na roupa antes de iniciar o processo de distribuição. As tags também são lidas quando os uniformes são preparados para serem devolvidos à caixa de distribuição. Esse processo garante que as etiquetas ainda funcionem corretamente, além de permitir que a instalação médica identifique e identifique quaisquer uniformes que ainda não estejam no sistema. O alcance de leitura da antena foi definido em um nível baixo para garantir que não capturasse leituras dispersas no ambiente da lavanderia.
A equipe da sala de operações foi treinada para usar o sistema, diz Bendavid, acrescentando que a tecnologia funcionava intuitivamente. Cada usuário recebe um número fixo de itens creditados e, desde que traga de volta os uniformes usados, esse trabalhador terá acesso a novos. Se um funcionário não conseguir trazer os itens de volta, ele ou ela não terão permissão para comprar novos.
Durante o primeiro ano de uso da tecnologia, diz Bendabid, o Jewish General Hospital descobriu que não precisava encomendar novos uniformes, o que economizou aproximadamente US$ 10.000 para a instalação. "Concluímos o projeto e demoramos um tempo para fazê-lo adequadamente", afirma. "O plano era expandir".
Quando o Covid-19 desceu sobre Montreal e o resto do mundo, os requisitos do sistema mudaram em um dia. A atividade de emergência caiu devido à relutância de algumas pessoas em procurar atendimento de emergência por lesões ou doenças não relacionadas ao coronavírus. No entanto, o uso de uniformes aumentou vertiginosamente, assim como a lavagem no local. Durante a noite, o hospital notou um aumento de 500% no uso e retorno de esfoliantes. Como a maioria das cirurgias foi adiada para permitir a resposta ao Covid-19, diz Diachidos, o sistema de distribuição de scrubs RFID foi transferido para o departamento de emergência. Os dispositivos da Caixa Branca no departamento OR foram reinstalados no pronto-socorro e o hospital solicitou mais armários para armazenar e distribuir os uniformes adicionais.
O hospital precisou adquirir mais agasalhos rapidamente – até 10.000 itens adicionais – e três vezes o preço original pelo qual as roupas tinham custado antes do Covid-19. Como tal, diz Bendavid, a perda de um único uniforme pode ser mais cara para o hospital do que no passado. Portanto, o gerenciamento adequado do inventário foi fundamental. O hospital também adquiriu um novo distribuidor e armário coletor conhecido como White C, que agora está instalado em um local estratégico para o acesso da equipe. Os distribuidores da White Box são fornecidos com unidades rotativas de hutch, semelhantes a uma máquina de vending sanduíche.
Cada usuário fornece seu número de crachá de identificação no dispositivo de leitura da máquina. O indivíduo seleciona o tamanho adequado e, em seguida, a máquina gira as prateleiras de forma que o tipo e tamanho do usuário sejam disponibilizados na frente da máquina. Cada máquina pode acomodar 200 itens e normalmente é reabastecida duas vezes por dia. A vantagem do mais novo modelo de gabinete é que ele não permite que os usuários entrem em contato com qualquer esfoliante que eles não usem, reduzindo assim o risco de contaminação cruzada. Espera-se que uma máquina de distribuição semelhante seja adicionada no local em breve, com capacidade para outros 300 itens. "A COVID nos deu muitas lições sobre distribuição logística, controles e comportamento humano", diz Bendavid. Para a equipe de ED, ele acrescenta, o desafio era aprender rapidamente como usar o sistema de dispensação para acessar os scrubs.
"Felizmente, o software e as máquinas são tão fáceis de usar, eles apenas tinham que seguir as instruções e quase sempre havia outro funcionário que poderia orientá-los", diz Diachidos. O sistema gera pedidos de reabastecimento automático, minimizando a escassez de suprimentos e garantindo um gerenciamento de estoque mais eficiente, acrescenta ele. Depois que a máquina opera por quatro semanas, o sistema calcula automaticamente o uso médio e otimiza o padrão de estoque de acordo. "Vemos curvas logísticas muito consistentes em termos de tamanhos", afirma ele, "mas o software a tornará automática e muito mais precisa".
Por fim, a solução RFID permitiu que o hospital fizesse a transição mais fácil para roupas adicionais (de 2.000 para cerca de 20.000) em seu departamento de emergência. Isso resultou em um melhor atendimento para pacientes que necessitam de suporte de emergência. "Provavelmente, ao longo dos meses ou anos", diz Diachidos, "continuaremos a fazer melhorias" no uso da tecnologia.
Com a solução, o hospital agora está equipado para atender um número muito maior de funcionários com uniforme, "porque não precisamos sobrecarregar inúmeras áreas". Por exemplo, Diachidos observa: "Se você tem 20 áreas clínicas e cada uma delas precisa estar com excesso de estoque para garantir que todos tenham o tamanho que estão procurando, você precisa de muitos múltiplos de inventário para conseguir isso".
Se algumas máquinas são colocadas em locais estratégicos, diz Diachidos, apenas as jalecos que estão sendo usadas estão em circulação, tornando o processo mais enxuto e permitindo que o hospital cumpra o mandato de uso de jalecos de Quebec. No futuro, as máquinas e a solução continuarão a gerenciar a limpeza em todo o hospital. "Crise ou nenhuma crise, era para lá que estávamos indo", afirma.