As vantagens proporcionadas pela modernização da gestão documental pelos Conselhos de Medicina e as exigências previstas na Lei Geral de Proteção de Dados foram os assuntos discutidos no Encontro Nacional das Secretarias-Gerais dos Conselhos de Medicina. A reunião foi realizada na sexta-feira (5), na sede do CFM em Brasília, mas também foi transmitida por videoconferência pela plataforma eletrônica Zoom para que todos os secretários dos CRMs pudessem participar.
O encontro foi considerado pelos representantes dos Conselhos uma boa oportunidade para conhecer as novas condutas adotadas pelo CFM e também poderem adotar as ações nos regionais. A secretária-Geral do CFM, Dilza Teresinha Ambrós Ribeiro, comemorou o resultado do evento. "Foi de grande importância termos discutido esses temas. Toda a rede conselhal deve atuar de forma integrada para assim fortalecermos nossas ações", ressaltou.
Política Nacional de Arquivos – As novas orientações para tramitação e guarda de documentos do acervo dos conselhos de medicina foram determinadas pela Lei nº 8159/1991, que dispõe sobre a Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados. Conforme orientação da Advocacia-Geral da União (AGU), os órgãos de fiscalização profissional estão sujeitos às regras fixadas pela legislação arquivista e os representantes dos conselhos puderam conhecer a nova política e também o trabalho realizado até o momento pelo CFM.
A primeira medida foi a criação da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, responsável por analisar todo o acervo armazenado, prazo de guarda e destinação final. Após avaliar o material armazenado, a equipe orientou a eliminação de uma tonelada de papeis, descartada por meio da fragmentação, conforme determina a legislação. O processo foi acompanhado por um dos membros da CPAD em uma cooperativa de materiais recicláveis em Brasília-DF, certificando a inviolabilidade das informações contidas e contribuindo para a sustentabilidade ambiental e socioeconômica. Já os documentos originais foram mantidos e serão digitalizados para armazenamento em meio eletrônico, ótico ou similar.
As providências para gestão dos arquivos dos Conselhos de Medicina foram estabelecidas na Resolução CFM 2.279/2020 (Acesse Aqui), que adota os instrumentos técnicos para gestão dos acervos. De acordo com a norma, cada CRM deverá também nomear a própria CPAD.
Proteção de Dados – Após a apresentação da Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados, o Encontro das Secretarias-Gerais dos CRMs analisou a implementação da Lei Geral de Proteção de Dados, instituída em 1998 para proteger os direitos fundamentais de liberdade e de privacidade. O assessor jurídico do CFM João Paulo Simões da Silva Rocha orientou os participantes sobre algumas medidas que devem ser adotadas pelos Conselhos, como a organização de um sistema para registro de incidentes de insegurança da informação, e assim garantir a inviolabilidade dos dados armazenados pelos CRMs sobre os médicos registrados, alvos preferenciais de criminosos.
Outra providência necessária orientada pelo advogado foi a atualização das políticas de segurança e classificação da informação, além das ações para proteção de dados pessoais. Segundo ele, "a organização deve avaliar os riscos associados aos processos que realizam tratamento de dados pessoais, de modo a compreender as consequências e as probabilidades dos riscos, para direcionar a definição de quais processos devem ser priorizados na iniciativa de adequação à LGPD".
Novo encontro – De acordo com a secretária-Geral Dilza Ribeiro, nesta semana toda a equipe administrativa e jurídica analisará as demandas apresentadas pelas autarquias regionais. Novas orientações serão repassadas na próxima reunião.
O evento está previsto para ocorrer no primeiro semestre de 2022. A Secretaria Geral do CFM comunicará posteriormente a data agendada e outras informações necessárias.