Falar de gestão de tempo é mais do que falar de gestão de tarefas. É um tema que nos diz muito, quando queremos equilibrar a vida profissional e a vida pessoal. Já tinha falado sobre o tema da gestão de tempo, mas acho que é necessário aprofundar as técnicas de gestão de tempo que podem ser usadas no dia-a-dia.
Bem sabemos que todos temos as mesmas 24 horas e que há outras tarefas que nos limitam o tempo, como cuidar dos filhos, ter um trabalho exigente, não ter apoio familiar. Neste caso, aquilo que deves pensar é na melhor alocação de tempo e na melhor gestão que podes fazer. Cada um deve fazer dentro das suas possibilidades – e também abrir a mente para novas abordagens.
O intuito é estar sempre a afinar procedimentos, porque a vida muda e temos de adaptar o que já não faz sentido.
Falar de gestão de tempo é incorrecto. Porque não vais gerir o tempo, não é possível guardar uma ou duas horas de terça-feira e “passá-las” para a quarta-feira. O que consegues fazer é gerir prioridades e, a cada hora, escolher no que te vais dedicar.
E fazemos estas escolhas todos os dias. Vou mandar primeiro este e-mail ou acabar o relatório? Vou cozinhar ou mando vir comida ao jantar? Bebo um copo de vinho ou um copo de água? Vou ver um filme ou escrever no blog?
Toda e qualquer escolha mostra que estamos a preferir algo. Assim quando estamos a gerir tarefas, estamos a colocar prioridade em A em vez de B. A ficará completo e B ficará incompleto. No dia seguinte, terás de perceber se B vai ficar completo ou se vais pegar em C. O stress muitas vezes aparece porque estamos em modo “fazer tudo”, sem perceber primeiro o que é realmente importante fazer.
Por isso, deves primeiro saber o que é prioritário. E quando algo é prioritário, é muito mais fácil fazê-lo, até todos os dias. Como diz Tony Robbins, “Where focus goes, energy flows”. Pensa nisto: se não estás a conseguir ter tempo para fazer algo, é simplesmente porque tal ainda não é uma prioridade para ti.
Esta técnica utilizo desde crianaça até. Costumo trabalhar rápido, porque esse é o meu ritmo natural. Assim, deves primeiro entender o teu ritmo e uma forma de o fazer é cronometrar o teu trabalho.
Parece um pouco estranho, mas é mesmo importante saberes quantos minutos demoras a fazer uma determinada tarefa. Sim, em minutos.
Acho piada quando as pessoas dizem que “ir ao supermercado é cinco minutos de carro”. Contudo, se contar o tempo entre o fecho da porta de casa e o entrar no supermercado, passaram no mínimo 10 minutos. E mesmo aqueles cinco minutos de carro, com semáforos e passadeiras, facilmente tornam-se oito ou nove minutos.
Por isso, não vais ficar no “supostamente”. Entende realmente os teus timings. Se metes o alarme de manhã para as 8 horas, a que horas estás à frente do computador? Assim talvez notes que demoras 20 minutos a sair cama, tomar banho, vestir e tomar o pequeno almoço. Só tu sabes o tempo que demoras e esse dado vai-te ajudar a perceber onde é que gastas maioritariamente o teu tempo.
Esta não é tanto uma técnica de gestão de tempo, mas sim um framework para saberes qual é a melhor altura do dia para trabalhares.
Se te sentes mais concentrada de manhã, és provalvemente uma cotovia (early bird). Se preferes acordar mais tarde e trabalhar de noite, és uma coruja (night owl). Eu, por exemplo, trabalho melhor de dia e portanto para fazer este desafio 90 dias de escrever no blog, prefiro reservar alguns minutos de manhã para o fazer.
Talvez tenha de acordar mais cedo ou ficar depois das 18h a trabalhar. Contudo, sei que as tarefas importantes têm de ser feitas logo quando quero, e não ao final do dia, porque essa é a minha melhor forma de trabalhar.
Quando se trata de gestão de tempo no contexto laboral, gosto de fazer as coisas que demoram mais tempo de manhã. Podem roubar a maior parte do dia, mas as coisas simples sei que as faço em apenas alguns minutos. Assim, ao começar pelo mais difícil, e o superar, vou ter um sentimento de realização grande. E quando chegar às coisas mais fáceis, gasto menos tempo e poderei até ter tempo livre para fazer outras coisas.
Existem algumas técnicas de gestão de tempo que indicam para trabalhares em blocos sem interrupções. A técnica Pomodoro é uma delas, em que trabalhas blocos de 25 minutos e depois descansas.
No meu caso, quando estou a terminar um relatório, não paro até ter 90% do mesmo feito. A última parte será sempre edição e revisão do conteúdo. Ao focar-me naquela tarefa mais complexa, consigo terminá-la sem ficar a meio, o que iria dificultar o meu trabalho, caso tivesse de regressar à mesma.
E como ignorar as distrações? Desliga as notificações. Uma curiosidade: sempre trabalhei sem Wifi ou dados ligados no telemóvel. É verdade. Durante o dia não tenho dados ligados. Apenas olho para o WhatsApp em momentos de pausa. Assim, consigo desligar de todas as notificações que posso receber e fico realmente concentrada.
Esta é uma máxima para o trabalho e para vida. Não podes confiar na tua memória. Se te queres lembrar de fazer algo daqui a 30 minutos, dois dias ou três semanas, deves apontar tudo.
No meu caso, faço listas duas ou três vezes para não me esquecer de nada. Mesmo nos artigos para o blog, escrevo um título provisório e alguns tópicos.
Para me lembrar de tarefas específicas ou eventos, utilizo o Google Calendar. Para o desafio 90 dias, coloquei um evento todos os dias, de manhã, para não me esquecer. Para outros hábitos diários, também aponto. E mal me lembro de fazer algo como “amanhã tenho de tratar disto”, pego no telemóvel e coloco no calendário.
O mesmo ocorre com conversas, reuniões. Se está escrito, alguém poderia ter lido e saber melhor. Por isso, aponta mesmo tudo!
Esta técnica permite-me ser bastante mais ágil no dia-a-dia. Porque em vez de começar uma tarefa e fazê-la até ao fim, acabo por ir “fazendo” ao longo do dia. Vou-te dar um exemplo.
Se vou enviar um e-mail, abro a mensagem, escrevo duas ou três ideias principais e guardo nos rascunhos. Faço o mesmo com blog posts ou relatórios. Escrevo sempre uma estrutura base com princípio, meio e fim. E deixo de lado. Ao voltar ao tema, não estou desorientada e levo menos tempo a focar-me no que preciso de fazer.
Caso tenha de enviar e-mails que são basicamente iguais (de follow-up por exemplo), guardo os exemplos de e-mail. Assim, basta copiar e colar e em menos de dois minutos já realizei mais uma tarefa.