O Sistema Integrado de Gestão Empresarial ou, simplesmente, ERP (Enterprise Resource Planning) é uma ferramenta que tem como objetivo eliminar os processos manuais e diminuir o tempo de execução das tarefas de um determinado negócio.
Os sistemas ERP são muito conhecidos por darem suporte operacional e informativo às mais diversas empresas em termos administrativos, comerciais, financeiros, entre outras áreas, otimizando a condução do negócio e a tomada de decisão.
No atual cenário empresarial, em que a competitividade é marcante, muitos diretores/gestores de empresas devem se perguntar: por que investir em um sistema EPR? Qual é o melhor momento para a aquisição de um software?
Caso você tenha essas dúvidas, não se preocupe! Neste artigo, vamos respondê-las e mostrar tudo o que você precisa saber sobre um sistema ERP. Continue a leitura e aprenda mais sobre essa importante ferramenta!
Como o ERP opera dentro das empresas?
O ERP acumula uma série de funções no dia a dia de operações de uma empresa. Como dito, tarefas ligadas à parte operacional, assim como aquelas voltadas à administração, a exemplo das finanças, de comercial e de recursos humanos, podem ser bastante otimizadas com o uso dessa ferramenta.
Na prática, o sistema auxilia o gestor na administração das contas, centralizando informações importantes, como contas a pagar e a receber. No mais, também garante visibilidade às movimentações financeiras, permitindo maior controle sobre tudo que entra e sai do caixa.
No quesito gestão de pessoas, o ERP também oferece um suporte informativo relevante. A ferramenta pode ser encarregada de gerir dados relativos à produtividade de funcionários e equipes, desempenho de atividades rotineiras e muito mais.
Além disso, a grande questão que motiva muitas empresas a adotarem esse tipo de tecnologia está na sua capacidade de integração. Em vez de utilizarem um sistema para gerenciar cada setor do negócio, é muito mais produtivo e eficiente trabalhar com uma ferramenta centralizadora, que facilita o acesso à informação por quem quer que seja.
Como reflexo positivo dessa maior integração, destacamos o reforço na tomada de decisão, já que as informações do negócio se tornam mais acessíveis e padronizadas, facilitando a leitura por gestores e líderes.
Por que implantar um sistema ERP?
Toda empresa quer crescer no mercado, aumentar os ganhos e manter a qualidade de seus produtos e serviços, não é verdade? Dentre as mais diversas vantagens que o sistema ERP pode proporcionar para sua organização, podemos destacar a eliminação de redundâncias e retrabalhos e a simplificação de processos.
Tudo isso resulta em ganhos de produtividade e maior segurança das informações. Além disso, com a implantação de um Sistema Integrado de Gestão Empresarial, é possível realizar um planejamento estratégico mais eficiente, controlar as contas da empresa e otimizar tarefas e processos. Um sistema ERP também auxilia significativamente no aperfeiçoamento de resultados e no crescimento do negócio.
Por último, podemos destacar também a padronização de tarefas e procedimentos, o que permite uma redução significativa do tempo gasto nas mais diversas atividades, a possibilidade de se trabalhar com estoque reduzido e a diminuição dos riscos operacionais.
Somado a todos esses pontos, não se pode deixar de mencionar ainda a questão da redução de custos promovida pelo sistema. Isso porque, com tarefas automatizadas e a maior integração entre os setores da empresa, há uma qualificação nos processos, evitando erros, desperdício ou falhas no gerenciamento dos recursos, sejam eles financeiros, materiais ou humanos.
Como é o processo de implementação de um ERP?
O processo de implementação de um sistema ERP em uma empresa é algo gradativo, já que, muitas vezes, ela ainda não dispõe de todo o aparato necessário para a utilização dessa tecnologia. Além disso, percebe-se que os funcionários não estão devidamente educados para a utilização do novo modelo de gestão pela ferramenta.
Dessa forma, o passo inicial para uma implementação de sucesso do ERP passa pela mudança na cultura interna da organização. Ou seja, as equipes precisam estar inteiradas das funcionalidades e vantagens da nova ferramenta, assim como devem ser preparadas para trabalhar com base nela e, assim, aproveitar o máximo do seu potencial de integração.
No mesmo sentindo, é necessário preparar a infraestrutura da empresa, especialmente do ponto de vista tecnológico, inovando e digitalizando tanto quanto possível as tarefas repetitivas, lentas e burocráticas. Isso é importante pois o sucesso de um ERP depende da coleta de dados e informações, de modo que esses elementos precisem ser gerados e gerenciados de alguma forma até serem integrados ao sistema.
Quais cuidados adotar na hora da implementação?
Como vimos, o processo de implementação da solução ERP é gradual, dependendo de uma mudança de cultura e infraestrutura na empresa para que corra bem. No entanto, além desses pontos, um cuidado primordial na hora de integrar o ERP às atividades de um negócio é contar com o suporte da equipe de TI.
O ERP é, por essência, uma solução tecnológica que trabalha com informação, softwares e diferentes recursos computacionais. Dessa forma, é fundamental que o setor de TI esteja presente durante todas as fases de implementação do sistema.
A exemplo, caso o ERP seja de hospedagem local, os funcionários da TI vão definir os parâmetros ideais dos servidores para suportar a demanda do negócio. Do mesmo modo, caso se opte por uma solução hospedada em nuvem, a TI é quem verificará todas as conexões com a internet, mantendo o bom funcionamento do sistema.
Quando implantar um Sistema Integrado de Gestão Empresarial?
Agora que você já conhece vários motivos que comprovam que sua empresa deve implantar um sistema ERP, a grande questão que surge é a respeito do melhor momento para se realizar esse processo.
A melhor maneira de definir a hora exata de investir no software é por meio de uma série de questionamentos, como veremos a seguir.
A empresa está desperdiçando tempo ou dinheiro devido a erros operacionais?
Os produtos ou serviços prestados são entregues com atraso?
Existem gargalos na produção?
O estoque alguma vez deixou de suprir a demanda ou as necessidades da empresa?
A empresa perdeu alguma venda por falta de informações confiáveis ou atualizadas?
Existem produtos ou serviços que os seus respectivos ganhos e resultados são desconhecidos?
Se para alguma das perguntas mostradas acima a resposta for “sim”, aconselhamos que seja feito um levantamento detalhado das consequências e dos impactos que esse problema pode levar à empresa. Com essas informações e de acordo com os resultados recentes do negócio, veja o que você tem deixado de faturar e defina o melhor momento de implantar o sistema.
Lembre-se: o uso de um sistema ERP diminui os custos operacionais e elimina ao máximo os inputs manuais de informação, reduzindo a probabilidade de erros e dados imprecisos.
O software padroniza todos os processos da empresa aumentando a produtividade e a qualidade dos serviços ou produtos. Portanto, o quanto antes a sua empresa optar pelo uso de um Sistema Integrado de Gestão Empresarial, mais rápido serão os resultados!
Como escolher a solução ideal?
O sistema ERP é uma solução altamente versátil, que pode, inclusive, funcionar por meio de módulos, cada um deles associado a uma função ou setor dentro da empresa. Desse modo, um ponto essencial na implementação do recurso é a definição da melhor solução para o negócio, ou seja, aquela capaz de atender às suas demandas de forma eficiente e precisa.
A seguir, listamos alguns pontos que devem ser considerados na hora de escolher o melhor ERP.
Determine as necessidades da empresa
É indispensável saber para que esse software será utilizado, em quais setores ele atuará e que tipo de informações ele gerenciará. Essas variáveis podem mudar bastante, a depender do porte e segmento de atuação da empresa.
Avalie orçamento disponível
O orçamento é outro ponto que precisa ser considerado na escolha de um ERP. Vale lembrar que soluções robustas e completas tendem a ter um custo mais elevado. Logo, é essencial que gestores e líderes já tenham ciência do orçamento disponível para a contratação.
Pesquise diferentes soluções
Definidas as principais necessidades da empresa e o orçamento previsto para a implementação do sistema ERP, é preciso agora pesquisar as principais opções no mercado, que sejam capazes de atender aos critérios levantados.
Nessa etapa, pode ser produtivo solicitar demonstrações dos melhores ERPs a diferentes fornecedores, entendendo como eles podem agregar valor ao seu negócio.
Conheça o seu processo de implementação
Como já vimos, o processo de implementação de um sistema ERP é algo delicado e que envolve diferentes avaliações. Nesse ponto, na hora de definir a melhor solução, é importante considerar a curva de implementação da nova ferramenta, ou seja, o quão complexo será esse processo.
Em alguns casos, devido à quantidade de módulos do sistema e o nível de aprofundamento na gestão dos dados, tanto a implementação quanto a adaptação ao seu uso são mais lentas e complexas. Assim, pode ser interessante para a empresa buscar uma solução mais eficiente em termos de adoção e uso, reduzindo, por exemplo, a curva de aprendizagem dos funcionários.
Por fim, não há como negar que o sistema ERP oferece às empresas um suporte operacional de extrema relevância na condução dos processos e atividades. A integração promovida pela solução, somada à automação, certamente reforçam a gestão empresarial, reduzindo custos e aumentado a qualidade das entregas. Tudo isso garante um ROI (Retorno sobre Investimento) em um curto tempo e um crescimento duradouro do negócio.
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Henrique Rebello
Sobre o autor
Diretor da Vertical de Gestão da Alterdata.
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