Por que a automação de tarefas é importante na contabilidade? - JDREL
Por que a automação de tarefas é importante na contabilidade?
Administrar um escritório contábil não é uma tarefa fácil. O enorme fluxo de trabalho manual e cansativo que deve ser feito acaba minimizando o tempo disponível para cuidar da gestão, tão importante para o funcionamento de um negócio. Porém a tecnologia promete auxiliar o contador, com a automação de tarefas!
Quer conhecer mais sobre esse recurso e entender como ele melhorará o desempenho do seu estabelecimento? Preparamos um artigo explicando tudo sobre a automação e como ela pode ajudar você. Confira a seguir e se prepare para usufruir dos benefícios para melhorar a sua gestão!
O que é a automação de tarefas na contabilidade?
Algumas profissões, como a contabilidade, requerem muitas atividades manuais, trabalhosas e repetitivas para que o trabalho seja feito: lançar, baixar e corrigir erros de informações em notas fiscais são um bom exemplo.
Com o advento da tecnologia, sistemas, softwares e programas podem realizar tais tarefas de modo automático, com uma incidência de erros praticamente inexistente. Ou seja, a automação de tarefas é a implantação de sistemas tecnológicos para otimizar a realização de trabalhos pertinentes.
Vale ressaltar para aqueles que se sentirem inseguros com as funcionalidades da automação que: o objetivo da tecnologia é facilitar a vida do contador, sendo uma aliada e não tomando o seu trabalho.
A inovação é aplicada para realizar os afazeres cansativos, que se tornam grandes ladrões da produtividade quando feitos manualmente. Desse modo, o profissional pode dedicar seu tempo na parte que exige raciocínio administrativo, criatividade para solucionar problemas e olhar clínico para avaliar os dados e verificar as viabilidades contábeis.
Qual é a importância da automação de tarefas na contabilidade?
A pergunta que permeia a cabeça daqueles que ainda não conhecem as vantagens da automação é o que a tecnologia tem para oferecer além da maior produtividade.
Resolver tal questão é fundamental, pois ela pode melhorar os processos internos de um escritório de maneira significativa, alavancando, inclusive, o posicionamento no mercado da empresa. Quer saber por que a automação de tarefas é tão importante? Confira a seguir!
Os sistemas contábeis automatizados integram todas as informações do escritório, proporcionando visualização ampla dos acontecimentos. Assim, o gestor identifica gargalos de produção que diminuem a produtividade, gastos desnecessários, etc. Outro fator crucial é a redução da demanda por força de trabalho, diminuindo os custos referentes a profissionais embargados realizando uma única atividade.
As atividades repetitivas e longas da contabilidade requerem muito tempo do contador. O profissional precisa fazer repetidamente o mesmo movimento, perdendo a concentração, aumentando a incidência de erros e desperdiçando seu potencial de promover ações inovadoras no escritório com seu conhecimento.
Utilizando-se da automação, essa rotina pode ser desembargada. O sistema realiza as tarefas mecânicas e necessárias, de maneira muito mais rápida, sem erros. Assim, o escritório produz essas informações eficientemente, podendo a força humana ser aplicada em outras atividades, que renderão mais resultados. Toda a produtividade é alavancada.
Gera indicadores de desempenho
Os contadores podem entender como ninguém a importância dos números e dados para avaliar e aprimorar qualquer gestão. A partir daí, já se torna fácil compreender como o sistema é vantajoso por gerar indicadores.
Todas as atividades podem ser registradas e integradas pela tecnologia, sendo transformada em informações rastreáveis. Com elas, o gestor pode avaliar seus processos e desempenhos, verificando os resultados e propondo medidas pertinentes com embasamento para as tomadas de decisão.
Um fato conhecido da administração contemporânea é que os processos de uma empresa funcionam de modo integrado e cada um influencia, de forma ordenada, o andamento do outro.
Por isso, administrar as atividades amplamente é fundamental para uma gestão pontual. Também é importante ter controle de todas as tarefas, pois, para atingir objetivos e resultados, a rotina do escritório deve funcionar alinhada com os propósitos da organização.
Os sistemas promovem um controle muito mais eficaz, já que unem todas as atividades em um único lugar, combinando as informações e mantendo todas gerenciáveis e com fácil acesso. O gestor pode e deve se utilizar da incrível funcionalidade para melhorar a gerência e garantir melhores resultados!
Quais tarefas da área contábil podem ser automatizadas?
Mas, afinal, quais atividades do escritório podem ser facilitadas e executadas por um sistema automatizado, proporcionando tantos benefícios? A resposta é muito ampla, pois diversos processos são passíveis de receber auxílios ou até serem exercidos completamente pela tecnologia. No entanto, listamos algumas tarefas importantes para o negócio que a inovação aperfeiçoará. Confira!
Praticamente, todos os processos referentes às notas fiscais são automatizáveis. A gestão fiscal pode ser feita de modo fácil e amplamente integrada. O envio das notas fiscais para os órgãos governamentais, o armazenamento organizado durante anos de arquivamento e o envio de notas fiscais de serviço ou compra automaticamente para o e-mail do cliente são grandes exemplos.
O escritório contábil, em geral, fixa grande parte de seus esforços na atividade principal, realizando os serviços para o cliente. No entanto, os processos secundários, também cruciais para o funcionamento da empresa, são deixados de lado.
Trabalhos como a gestão do estoque, que são fundamentais, porém demandam muito trabalho, acabam perdendo o controle. No entanto, essas tarefas agora podem ser automatizadas. Os produtos em estoque são facilmente contabilizados — as baixas são realizadas com apenas um clique.
A gestão financeira, quando não feita de maneira alinhada e pontual, pode se tornar um caos, colocando em risco os recursos e o lucro do seu escritório. O sistema automatiza esse setor, podendo centralizar todas as informações pertinentes.
As entradas, saídas, contas a pagar, contas pagas, previsão de recebimento dos clientes, gastos, recursos investidos em estoque, entre outros, são organizados e integrados, possibilitando que o gestor verifique, melhore e conheça, de modo claro e objetivo, o financeiro.
A automação de tarefas é um recurso valiosíssimo para alavancar o desempenho de um escritório. Com a melhoria contínua dos processos oferecida pelo recurso, a empresa melhora a produção de resultados e conta com uma gestão mais eficiente. Invista na tecnologia e garanta todos esses benefícios para o seu estabelecimento!
As informações sobre automação de tarefas agregou aos seus conhecimentos? Acha que a tecnologia pode promover mudanças significativas em seu negócio e no mercado contábil? Comente e deixe sua opinião sobre o assunto no nosso post! Queremos o envolvimento de contadores como você para melhorar nossa comunidade!