Analisado por: (SECAM) (DECCO) intranet - PDF
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Luiza Delgado Antas
1 Proposto por: Analisado por: Aprovado por: Chefe de Serviço de Diretor do Departamento de Diretor da Diretoria-Geral de Catalogação, Classificação e Gestão e Disseminação do Comunicação e de Difusão do Análise de Acervos Bibliográficos Conhecimento Conhecimento (DGCOM) (SECAM) (DECCO) intranet 1 OBJETIVO Estabelecer critérios e procedimentos para conservar e encadernar livros, folhetos e periódicos do acervo bibliográfico da Biblioteca do Tribunal de Justiça. 2 CAMPO DE APLICAÇÃO Esta Rotina Administrativa (RAD) se aplica à Biblioteca do Tribunal de Justiça do Estado do Rio de Janeiro da Diretoria-Geral de Comunicação e de Difusão do Conhecimento (DGCOM/BIBLIO), passando a vigorar a partir de 18/12/ DEFINIÇÕES TERMO Brochura Conservação Diário Oficial Encadernação Fascículo Folheto Higienização Livro Lombada Livro com capa mole. DEFINIÇÃO Conjunto de medidas e procedimentos destinados a assegurar a proteção física dos acervos de arquivos, bibliotecas e museus contra agentes de deterioração. Publicação de caráter oficial em que se registram os atos emanados do Poder Público. Operação que consiste em revestir com uma capa dura as folhas ou cadernos que compõem um livro, após terem sido colados os seus dorsos, unindo-os e costuradas ou grampeadas entre si as folhas ou cadernos. Unidade de uma publicação periódica. Publicação impressa, não periódica, que não pode ter menos de 5 e mais de 48 páginas. Processo de limpeza mecânica de superfície dos materiais bibliográficos. Publicação impressa, não periódica, que tenha 49 páginas ou mais excluindo capa e folha de rosto. Lado do livro ou periódico onde fica a costura, contendo, 03 1 de 10
2 TERMO Periódico Preservação Refilar Revista Suporte DEFINIÇÃO geralmente, o título do mesmo. Publicação seriada de periodicidade prefixada, cujas unidades são geralmente constituídas por textos de autoria diversa. (Ex.: revistas, boletins, informativos, etc.). Conjunto de medidas permanentes para impedir que se deteriorem com o tempo objetos de valor, como monumentos, livros, obras de artes, etc. Dar acabamento e igualar as margens do documento. Publicação periódica em que se divulgam artigos originais, reportagens e outros, sobre vários temas, ou, ainda, em que se divulgam, condensados, trabalhos sobre assuntos variados. Meio físico no qual a informação é registrada (papel, eletrônico, CD, disquete etc). 4 RESPONSABILIDADES GERAIS FUNÇÃO Diretor da Biblioteca do Tribunal de Justiça do Estado do Rio de Janeiro, da Diretoria-Geral de Comunicação e de Difusão do Conhecimento (DGCOM/BIBLIO) Chefe do Serviço de Catalogação, Classificação e Análise de Acervos Bibliográficos da Diretoria-Geral de Comunicação e de Difusão do Conhecimento (DGCOM/SECAM) RESPONSABILIDADE Implementar e acompanhar os projetos de normatização do acervo bibliográfico; conhecer e supervisionar a evolução dos trabalhos no processo de conservação e encadernação. Orientar, coordenar e supervisionar os trabalhos no processo de preparação e envio do material para encadernação; estipular as cores que irão compor a encadernação das revistas; selecionar obras para encadernação; zelar pelo armazenamento correto do acervo bibliográfico; promover ações para conservação preventiva e corretiva do acervo; manter uma política sistemática de limpeza dos livros e das estantes; colaborar com o Serviço de Aquisição de Acervos Bibliográficos da Diretoria-Geral de 03 2 de 10
3 FUNÇÃO Equipe do SECAM RESPONSABILIDADE Comunicação e de Difusão do Conhecimento (DGCOM/SEQUI) no exame de todo o material que for incorporado ao acervo bibliográfico através de doação. Auxiliar na conferência do material enviado para encadernação; relacionar todas as obras que serão enviadas para encadernação; colocar etiquetas de lombada, fichas de bolso, etiquetas antifurto e guardar o material encadernado; auxiliar o Chefe do SECAM, na escolha das cores que irão compor a encadernação das revistas; preparar o material documental a ser enviado para encadernação; verificar, conferir e checar todas as obras encadernadas. 5 CONSIDERAÇÕES GERAIS 5.1 As ações referentes à conservação do acervo destinam-se a salvaguardar e recuperar as condições físicas proporcionando durabilidade aos materiais em suporte papel. Abrange orientações sobre o monitoramento das condições ambientais, armazenamento adequado, manuseio, higienização e encadernação. 5.2 As tarefas de armazenar corretamente o material a fim de prolongar sua vida útil e incorporar ao acervo materiais doados isentos de contaminação e infestação são desenvolvidas em conjunto com o SEQUI cujas responsabilidades incluem organização do acervo nas estantes e recebimento das doações de 10
4 5.3 O processo de encadernação consiste na reparação/conserto de obras com folhas soltas, capas mal coladas e desgastadas por manuseio intenso por parte dos usuários. 5.4 O processo de encadernação serve também para prevenir extravio, reunindo, em volume (s) as revistas e os diários oficiais que são publicados em fascículos. Seus critérios são estabelecidos pelo SECAM, com base em estudos voltados para a área de conservação e preservação de documentos e, tem por finalidade, proteger, conservar e preservar o acervo da BIBLIO. 6 CRITÉRIOS ADOTADOS OS NA EXECUÇÃO DO PROCESSO DE TRABALHO 6.1 Os livros e folhetos são encadernados na cor azul-marinho, à exceção de algumas coleções onde são respeitadas as suas cores originais O número de volumes resultantes da encadernação dos diários oficiais deve propiciar fácil manuseio pelo usuário As cores da encadernação dos diários oficiais obedecem aos seguintes critérios: a) Diário Oficial do Rio de Janeiro (DORJ) I Poder Executivo azul - marinho; b) Diário Oficial do Rio de Janeiro (DORJ) II Poder Legislativo bege; c) Diário Oficial do Rio de Janeiro (DORJ III Seção I Poder Judiciário verde (diário deixou de ser suporte em papel em setembro de 2008 e passou a ser eletrônico); d) Diário Oficial do Rio de Janeiro (DORJ) III Seção II Poder Judiciário cinza; e) Diário Oficial (DO) RIO - Município preto; 03 4 de 10
5 f) Diário Oficial da União (DOU) I Seção I marrom (a assinatura do diário em suporte papel foi cancelada em 2010); g) Diário da Justiça Brasília vermelho (o último volume em suporte papel data de 05/02/10) As revistas seguem um padrão de cores conforme seus títulos Os livros, folhetos, revistas e diários oficiais que se encontram em processo de encadernação e, portanto, momentaneamente fora de uso, são listados em ordem alfabética para fins de controle Todo o material deve ser encadernado obedecendo às seguintes especificações: a) Não refilar, preservando assim futuro corte no texto; b) Não retirar a capa "brochura"; c) Não abreviar ou separar em sílabas nome do autor e título da obra, seguindo fielmente a papeleta; d) Quando a impressão não couber no sentido horizontal, deverá ser gravada no sentido vertical, de forma longitudinal, de cima para baixo; e) Quando for enviado modelo, a encadernação deverá ser rigorosamente igual, a fim de evitar diferenças entre os exemplares. 7 PROCEDIMENTOS PARA PREPARAR P E ENVIAR MATERIAL SELECIONADO PARA ENCADERNAÇÃO 7.1 A equipe do SECAM prepara o material selecionado para encadernação, conforme os itens a seguir: 7.2 Livros e folhetos: 03 5 de 10
6 7.2.1 Escreve na papeleta informações que irão compor a lombada, tais como: autoria, título da obra e volume, quando houver, e prender esta papeleta na capa do livro ou folheto Prepara listagem alfabética por autor dos folhetos e livros no sistema informatizado. 7.3 Periódicos: Revistas: Escreve na papeleta informações que irão compor a lombada, tais como: título da revista, volume e/ou número, ano, a sigla TJERJ, a cor em que será encadernado e prende esta papeleta na primeira página da revista Prepara listagem alfabética por título das revistas no sistema informatizado Diário Oficial: Escreve na papeleta informações que irão compor a lombada, tais como: nome do Diário Oficial, seção, parte, mês, ano, sigla TJERJ, a cor em que será encadernado e especificar o número do volume, se houver Prepara listagem alfabética por título dos diários oficiais no sistema informatizado. 7.4 Encaminha material para o encadernador, por meio de ofício, anexando cópia das listagens estipulando o quantitativo e as especificações. 8 PROCEDIMENTOS PARA RECEBER MATERIAL ENCADERNADO 8.1 A equipe do SECAM recebe o material encadernado. 8.2 Confere as listagens para verificar se todo material retornou de 10
7 8.2.1 Caso esteja faltando algum material, contata o encadernador. 8.3 Confere lombada, as páginas, a douração, a costura e se as cores estipuladas estão de acordo com os critérios estabelecidos no item 6 e procedimentos do item Caso o material não esteja em conformidade retorna ao encadernador para os acertos necessários. 8.4 Caso o material esteja em conformidade procede-se da seguinte forma: Livros e Folhetos: Coloca etiqueta Verifica ou recoloca o antifurto Guarda nas estantes Revistas: Verifica ou recoloca o antifurto Guarda nas estantes Diários Oficiais: Guarda nas estantes. 9 GESTÃO DE REGISTROS 9.1 Os registros deste processo de trabalho são geridos pela UO e mantidos em seu arquivo corrente, de acordo com a tabela de gestão de registros apresentada a seguir: 03 7 de 10
8 IDENTIFICAÇÃO CÓDIGO CCD* RESPON- SÁVEL ARMAZE- NAMENTO RECUPE- RAÇÃO PROTEÇÃO RETENÇÃO (ARQUIVO CORRENTE PRAZO DE GUARDA NA UO**) DISPOSIÇÃO Cópia da correspondência expedida (Ofícios) j SECAM Pasta Legenda: * CCD = Código de Classificação de Documentos ** UO = Unidade Organizacional Número/ data Condições apropriadas 2 anos Eliminação na UO *** DGCOM/DEGEA = Departamento de Gestão de Acervos Arquivísticos, da Diretoria-Geral de Comunicação e de Difusão do Conhecimento. Notas: a) Eliminação na UO procedimento - Eliminar Documentos nas Unidades Organizacionais. b) DGCOM/DEGEA procedimentos Arquivar e Desarquivar Documentos no DEGEA; Avaliar, Selecionar e Destinar os Documentos do Arquivo Intermediário e Gerir Arquivo Permanente. c) Os registros lançados no Sistema Corporativo são realizados por pessoas autorizadas e recuperados na UO. O armazenamento, a proteção e o descarte desses registros cabem à DGTEC, conforme RAD-DGTEC-021 Elaborar e Manter Rotinas de Armazenamento de Segurança dos Bancos de Dados e Servidores de Aplicação. 10 ANEXOS Anexo 1 - Fluxograma do Processo de Trabalho Preparar e Enviar Material Selecionado para Encadernação; Anexo 2 - Fluxograma do Processo de Trabalho Receber Material Encadernado. ========== 03 8 de 10
9 ANEXO 1 - FLUXOGRAMA DO PROCESSO DE TRABALHO PREPARAR E ENVIAR MATERIAL SELECIONADO PARA ENCADERNAÇÃO 03 9 de 10