10 dicas para fortalecer a relação com fornecedores
Todos os aspectos que desenham o mundo atual apontam para uma questão: gestores de logística devem manter um bom relacionamento com fornecedores para ter melhor controle sobre as crises e imprevistos.
Por que é tão importante fortalecer a relação com fornecedores?
Além do comportamento dos consumidores ter mudado, há variações na demanda, dos problemas no abastecimento e no transporte, diante disso, fortalecer a relação com fornecedores, de forma transparente e sólida, é o que tem feito a diferença para muitas empresas. No geral, a logística eficiente demanda um bom serviço de fornecimento, que deve ir desde a produtividade interna do CD como também no atendimento ao cliente.
Uma coisa é certa: negócios que têm logística eficiente contam com fornecedores confiáveis e buscam estabelecer uma parceria que vá beneficiar ambos os lados.
Algumas das vantagens em fortalecer a relação com fornecedores:
alta qualidade dos serviços aos consumidores;
preços competitivos aos consumidores;
melhor reputação no mercado.
1 – Estabeleça uma relação ética e transparente
Fornecedores devem ser reconhecidos como parceiros do seu negócio, e muitas vezes o que acontece é o contrário. No entanto, para concretizar isso, é essencial estabelecer uma relação transparente, que seja pautada na confiabilidade e comprometimento de ambos os lados. Colocando à tona a transparência como central, irá incentivar uma relação mais saudável e benéfica com o fornecedor, e assim torna-se apto a exigir a mesma transparência dele.
O primeiro passo para ter sucesso nessa ação é traçar os seus objetivos de negócio e definir bem os seus processos. Tendo essa parte esclarecida, compartilhe com seus fornecedores. Outros critérios importantes a serem estabelecidos são de qualidade e níveis de serviço, deixando claro ao fornecedor que existe um papel relevante para você atingir o sucesso do seu negócio.
Estabeleça entre as equipes de seu negócio e do fornecedor uma comunicação sólida para solucionar eventuais problemas de forma ética e transparente. Importante: tudo deve ser estabelecido em contrato, somando isso a uma boa relação entre as equipes irá fortalecer as parcerias.
2 – Avalie e negocie as condições propostas pelo fornecedor
Não feche uma parceria no escuro. Antes de assinar qualquer contrato, é essencial avaliar todas as condições propostas pelos potenciais fornecedores, sejam relacionadas preços, prazos de entrega, forma de pagamento, transporte, entre outros aspectos importantes.
A partir disso, ficará mais assertiva sua escolha sobre os melhores parceiros para o seu negócio, assim como também evita frustrações de expectativas e transtornos futuros.
3 – Esclarecimentos nas condições acordadas em contrato
A parceria entre seu negócio e o fornecedor não deve, de maneira alguma, excluir a necessidade de firmar um contrato, com cláusulas claras e bem definidas. O contrato é essencial para dar um respaldo jurídico para ambos, podendo até fortalecer ainda mais a parceria, além de mantê-la mais organizada
O contrato deve contar com cada detalhe de ambas as partes sobre o que é esperado da parceria, como: Descrição do Item ou Serviço, Preço, Condições de Entrega, Condições de Pagamento, Comunicações e por aí vai...
Após a elaboração do documento de contrato, leia minuciosamente e, se for possível, acompanhado de um profissional qualificado para a melhor assessoria. Não deixe de fazer todas as perguntas que forem necessárias e não fique com nenhuma dúvida sem resposta. Isso tem muito a ver com uma relação transparente e sólida: esclarecer todas as dúvidas.
A comunicação é uma das partes mais importantes para fortalecer a relação com fornecedores. No entanto, se o principal contato entre a sua empresa e os fornecedores acontecem através de e-mails e planilhas, é bem provável que esteja se abrindo um espaço para falhas de comunicação.
Para evitar situações estressantes, o mais indicado é ter uma plataforma logística para centralizar toda a comunicação com o fornecedor em um único lugar. Hoje, existem soluções a partir de softwares, eles são capazes de fazer toda a gestão do recebimento e, já que estará tudo centralizado, tanto a sua equipe quanto a do fornecedor terá acesso. O resultado é uma comunicação organizada, que irá garantir consultas devido ao fato de que tudo ficará registrado, com fácil localização das informações.
5 – Todos os processos alinhados
Agora é a hora de organizar o que está desorganizado! Antes de alinhar os processos com os fornecedores, é fundamental cuidar dos processos internos de seu negócio, organizá-los para torná-los eficientes.
É essencial ter uma equipe bem treinada e, muito importante, contar com softwares que auxiliem na gestão do estoque e gestão do recebimento. Aqui, vale a dica para o sistema WMS, o uso deste software permite saber o momento exato de reposição do estoque e a quantidade ideal a ser solicitada. Outro benefício é que o sistema padroniza seus processos, e assim evita falhas e retrabalhos.
Por outro lado, com sistema de gestão do recebimento, todos os pedidos ficarão centralizados e serão conferidos antes de saírem para entrega. O software auxilia na centralização e organização dos processos junto aos fornecedores, garantindo mais eficiência nas entregas. A relação com fornecedores torna-se muito mais potente.
6 – Preço e Qualidade
Sim, o preço é importante mas a qualidade é essencial. No setor logístico, é comum que as equipes trabalhem sob a pressão constante de diminuir custos. Entretanto, o que não pode acontecer é reduzir gastos em detrimento da qualidade do produto ao consumidor.
É natural – e muito importante – fazer negociações de preços com os fornecedores, descontos, formas de pagamento. Entretanto, a qualidade deve ser o norte de qualquer negociação. Para isso, avaliar a qualidade das mercadorias que ele oferece, seus diferenciais, a forma de entrega, os prazos, entre outros aspectos, irão influenciar diretamente na experiência do consumidor e, consequentemente, na retenção de clientes. A dica é: tecnologia é ideal para reduzir custos logísticos.
7 – Não atrase pagamentos
Para qualquer negócio de sucesso, é essencial manter os compromissos financeiros em dia. Se você não quer perder seus fornecedores, ou tornar a relação confusa, a primeira etapa é garantir os pagamentos dentro dos prazos acordados. Dessa maneira você mostrará que é um cliente confiável e fácil para trabalhar conjuntamente. Se, por qualquer motivo, você não puder efetuar o pagamento em uma data acordada, é fundamental comunicar o fornecedor o mais rápido possível e buscar negociar um novo prazo. Não há um fornecedor no mundo que não goste de pagamentos pontuais, afinal, você também espera pontualidade nas entregas, não é mesmo?
8 – Trabalhe com uma carteira diversificada de fornecedores
A chegada da pandemia do coronavírus no Brasil fez com que muitas empresas enfrentassem problemas no fornecimento. Essa situação evidenciou a importância de ter mais fornecedores. Já tem um bom fornecedor? Ótimo! Agora, a dica é procurar ter um plano B ou até C, principalmente se o seu negócio permitir.
Aqui, lembre-se que imprevistos sempre acontecem, com qualquer um e a qualquer momento, mas a pandemia nos deu um alerta: nada melhor do que estar preparado para eles! Outra vantagem é que ter mais de um fornecedor auxilia nas negociações e renegociações de contrato. Sendo mais direta, a concorrência saudável entre fornecedores pode ser interessante para o seu negócio.
9 – Use indicadores de desempenho
Fazer o acompanhamento do nível do serviço oferecido pelos seus fornecedores é essencial para identificar pontos de melhoria e cobrar falhas deles. Ter indicadores de desempenho é capaz de favorecer o relacionamento entre seu negócio e o fornecedor, isso porque vocês estarão sempre tratando de dados e demandas reais.
Busque por definir KPIs tanto para a sua equipe quanto para o fornecedor, sempre a fim de atingir os objetivos do seu negócio. Mais uma vez a tecnologia aqui pode tornar tudo mais favorável.
10 – Priorize parcerias a longo prazo com o seu fornecedor
Valorizar parcerias duradouras é sempre bom! Por isso, quando for firmar um novo contrato, faça perguntas a respeito das intenções do fornecedor, veja se ele está pronto para ter uma parceria duradoura com o seu negócio. Dessa forma, tanto a sua empresa quanto o fornecedor terão oportunidades de fazer melhorias constantes que beneficiam o seu negócio, aprofundar experiências e soluções.
Estabelecer esse contato mais longo será potente quando todos os envolvidos compreenderem como funciona a rotina e os seus processos, trabalhando e auxiliando na redução de erros e retrabalhos. Esteja sempre atento ao comprometimento do fornecedor.