Plataforma de gestão pública reduz burocracia em prefeituras | ND Mais
Plataforma de gestão pública reduz burocracia em prefeituras
Ferramenta criado em Santa ajuda a agilizar processos, conecta setores e possibilita acesso de moradores
Daiana Constantino, Florianópolis 25/01/2016 às 14h00
Jéferson Castilhos, junto a um sócio, criou o projeto que auxilia na transição da administração analógica para digital
Mesas cheias de pilhas de papel em órgãos públicos é uma imagem que tem tudo para ficar no passado. É com essa ideia que a plataforma pioneira na administração de prefeituras 1Doc vem conquistando espaço no mercado desde 2014 e auxilia municípios na transição da gestão analógica para a digital. A ferramenta – criada por empresários da Capital – facilita a vida do contribuinte e permite uma gestão mais eficiente aos governantes. No caso do encaminhamento de licitação, o tempo para coleta de assinaturas, que da forma tracional (em papel) pode ultrapassar duas semanas, chega a ser realizada em apenas duas horas.
Um dos sócios da empresa que leva o mesmo nome da plataforma, Jéferson de Castilhos, diz que prefeituras já obtiveram resultados. Na cidade de Biguaçu, em um ano, a economia foi de R$ 22 mil em cópias de papel. O valor contido paga a contratação do serviço e ainda sobra dinheiro no caixa. Além da redução de custos, a ferramenta possibilita que o gestor monitore problemas urbanos, sociais e administrativos.
Da tela do computador, o prefeito pode verificar, por exemplo, a localização de buracos, da falta de iluminação pública e até o número de casos de dengue por regiões no município. Ainda, a ferramenta gera relatórios, gráficos e mapas, possibilitando também acesso a indicadores e estatísticas de atendimento.
Segundo Castilhos, a plataforma trabalha com três indicadores. "Nós medimos em tempo real os três indicadores principais de uma administração: eficiência, engajamento e qualidade de todos os setores da prefeitura." O primeiro aponta o percentual das solicitações atendidas. O segundo corresponde aos pedidos lidos pelos servidores. O terceiro marca o percentual de respostas, avaliadas por funcionários de diversos setores.
As notas são concedidas de forma anônima. "Todos votam em todos dentro das prefeituras. E o cidadão também vota", explica Castilhos. O morador também ganha com a plataforma. Pode fazer pedidos de alvarás sem sair de casa e acompanhar em tempo real o andamento pelos setores da administração. As atualizações são enviadas por e-mail ou SMS (mensagem de texto). Uma ouvidoria permite o contribuinte apontar os problemas da sua região e verificar o encaminhamento para solução da situação.
Reprodução Bruno Ropelato/ND
Sistema possibilita monitorar problemas urbanos
Economia com gastos em papel
Na Prefeitura de Biguaçu, o gerente do CPD (Central de Processamentos de Dados), Eduardo Lopes Jonker, é responsável por administrar o 1Doc. Há um ano, o município adotou o sistema e já teve uma economia de 200 mil cópias de papel – o que corresponde a R$ 22 mil. Em 2015, a prefeitura pagou R$ 7 mil pelo sistema. "Cada 20 mil cópias equivale a uma árvore não cortada. A ferramenta também cria uma consciência ambiental", acrescenta.
Outra economia foi em tempo, segundo o gerente. O encaminhamento de uma licitação, por exemplo, que levava em média duas semanas para ser concluído passou a ser feito em duas horas porque agiliza o recolhimento de assinaturas necessárias.
A ouvidoria da plataforma, é um ganho, analisa Jonker. O sistema faz o mapeamento dos problemas. "Conseguimos saber em qual bairro está. O trâmite da reclamação também é feito de forma transparente. O munícipe tem uma resposta mais rápida", observa o gerente.
Tecnologia é utilizada por 14 municípios de três Estados
A ideia de criar a plataforma 1Doc surgiu da necessidade de melhorar a gestão municipal, conta o empresário. Em 2013, quando o empresário Jéferson de Castilhos trabalhava no setor de tecnologia da Prefeitura de São José, conheceu seu atual sócio no negócio. Ambos perceberam a oportunidade de mercado para criar uma ferramenta e fazer a transição da administração analógica para digital nas prefeituras.
A inauguração da plataforma ocorreu no Executivo de São José. "Nós acabamos disponibilizando gratuitamente para a prefeitura. Em oito meses, o município economizou 55 mil cópias", contou Castilhos.
Depois da repercussão positiva sobre a plataforma, outras prefeituras procuraram pelo produto. "E percebemos que tínhamos um negócio. Nós saímos da prefeitura e fundamos a 1Doc, que vem de um documento. Com um documento, se faz tudo."
Atualmente, são 14 prefeituras catarinenses, do Rio Grande do Sul e de São Paulo utilizando a plataforma. Em Santa Catarina, são as administrações municipais de Biguaçu, Palhoça, Bombinhas, Itapema e Caçador, além do Ciga (Consórcio de Informática na Gestão Pública Municipal) e da Fecam (Federação Catarinense de Municípios).
A plataforma pode ser usada por empresas e outros órgãos. No momento, a empresa está em fase de teste da ferramenta no Detran de São Paulo, que tem hoje 23 milhões de usuários. O faturamento da empresa chega a R$ 500 mil por ano.