ERP para distribuidora: qual a importância e como escolher
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Como escolher o ERP ideal para a sua distribuidora
O investimento em tecnologia tem se mostrado como um excelente diferencial competitivo para as empresas que buscam um crescimento sustentável. Neste contexto, o uso de um sistema ERP para distribuidora é indispensável quando os empresários pensam em um negócio a longo prazo.
É bem possível que você já tenha ouvido falar da importância de um software que ofereça a gestão integrada de todos os setores da sua distribuidora. Este sistema deve ter objetivo de centralizar todas as informações e garantir o gerenciamento eficiente de cada setor, que necessita ser extremamente assertivo.
Por meio dele, você agiliza e automatiza diversos processos, desde a necessidade de compra até seu estoque. Se você ainda não está convencido disso, mostraremos neste post por que um sistema ERP é indispensável para sua distribuidora. Confira!
1 O que é um ERP?
1.1 Como um ERP funciona
3 Qual a importância de um ERP para as distribuidoras?
4 Como o ERP pode aumentar a rentabilidade de sua distribuidora?
5 As 6 funcionalidades essenciais de um ERP para distribuidoras
5.1 Integração entre os departamentos
5.2 Desenvolvimento de relatórios
5.3 Visão consolidada dos canais
5.4 Controle de estoque
5.5 Planejamento de compras
5.6 Gestão financeira
6 Processo de implantação: Como funciona?
6.1 Definição do projeto
6.2 Avaliação sobre o fornecedor
6.3 Escolha da equipe de acompanhamento
6.4 Gestão ativa
6.5 Análise sobre o impacto na empresa
6.6 Treinamento eficiente
7 Como analisar se o ERP atende minha distribuidora?
8 Acerte na escolha!
Antes de falarmos em benefícios e funcionalidades, é fundamental que você entenda com clareza o que é um sistema ERP.
O ERP é um sistema de gestão empresarial, que integra todos os setores da sua distribuidora de forma ágil e clara. Ele permite que cada setor trabalhe em conjunto, eliminando erros e potencializando resultados.
Logo financeiro, compras, estoque, expedição e comercial trabalham utilizando o mesmo software, evitando retrabalho e possíveis erros de comunicação. Além disso, o gestor tem acesso a relatórios gerenciais para facilitar no momento de uma tomada de decisão.
Como um ERP funciona
Normalmente os sistemas de gestão são divididos em módulos de acordo com o setor, por exemplo: compras, financeiro, estoque, expedição, entre outros. As informações contidas no sistemas ficam disponíveis, em tempo real, para quem necessitar delas.
Assim, quando um produto está com estoque baixo, o sistema emite um relatório de necessidade de compra e o setor de compras já inicia com os orçamentos e cotações.
Outro exemplo do seu funcionamento: ao chegar mercadoria nova, é realizada a importação do XML da nota fiscal, que já alimenta o estoque e o contas a pagar, ou seja, já é feito um incremento no estoque do produto e os valores pagar aparecem no relatório financeiro.
O uso de um ERP torna a sua gestão muito mais assertiva e ágil, facilitando a sua tomada de decisão e o seu dia a dia como gestor.
Se você fizer uma rápida pesquisa, irá encontrar diversas opções de ERPs no mercado. Para que você saiba qual tipo se encaixa melhor na sua distribuidora, vamos conversar um pouco isso, ok?
Existem sistemas de gestão específicos para algum nicho de atuação, como os especialistas em distribuidoras, que já contém os módulos necessários e também os softwares mais generalistas, que atendem todos os tipos de empresas.
Além disso, você também encontrará ERPs que precisam ser instalados em servidores locais ou os em nuvem, que não necessitam de instalação e você pode acessar de qualquer local que tenha conexão com a internet.
Qual a importância de um ERP para as distribuidoras?
Nos últimos anos as empresas estão buscando por sistemas informatizados para agilizar seus processos. Isso acontece, pois ter que lidar com um grande número de planilhas e papéis de forma manual é complicado e passível de erros, principalmente para os gestores de distribuidoras, que enfrentam grandes desafios em seu dia a dia.
Neste contexto, os ERPs surgem como uma excelente ferramenta para eliminar retrabalho e diminuir erros, já que não se torna mais necessário o uso de diferentes planilhas.
Como visto, um ERP torna sua empresa mais rentável e escalável, mas não só isso. Com todos os setores integrados, há um controle muito maior do que sai e entra, possibilitando visualizar quais pontos devem ser melhorados ou que servirão como partida para traçar novas estratégias de vendas.
Como o ERP pode aumentar a rentabilidade de sua distribuidora?
Como o ERP possibilita um maior controle de todas as informações gerenciais, além de otimizar os processos e transmite as informações integradas em tempo real, ele se torna uma peça fundamental para o crescimento da sua distribuidora.
Outro ponto importante de frisar é a facilidade nas análises financeiras, onde os relatórios ficam disponíveis em tempo real, assim você pode verificar todos os custos fixos e variáveis, por centro de custo,ficando mais fácil reduzir ou cortar gastos desnecessários.
Eliminando o retrabalho dos processos administrativos, sua equipe pode se focar em atividades estratégicas, podendo gerar um maior retorno para o seu negócio.
As 6 funcionalidades essenciais de um ERP para distribuidoras
Todas as empresas precisam contar com tecnologias para auxiliar seu dia a dia, principalmente para reduzir custos, certo?
Por isso, o uso de um sistema ERP se torna um grande diferencial competitivo para a sua distribuidora.
Se você ainda não está certo de que adquirir um sistema integrado trará ainda mais oportunidades para seu negócio, mostraremos a seguir por que o investimento em um ERP é indispensável.
Muitas empresas ainda não utilizam um sistema que integre todas as informações dos setores e isso pode resultar em muitos erros.
O ERP cruza as informações de todos os setores do seu negócio e armazena esses dados em uma única plataforma, tornando a comunicação mais clara e sem interrupções. Para a rotina das distribuidoras, isso quer dizer mais velocidade e confiabilidade na troca dessas mensagens, já que a falta de um produto em estoque emitirá, automaticamente, um alerta para o setor de compras, sem a necessidade de realizar esse pedido manualmente.
Com isso, todos os funcionários, tanto internos quanto externos, conseguem ter uma visão sistêmica do que está acontecendo em outros departamentos, que podem influenciar de forma direta o seu.
Os relatórios gerenciais podem indicar diversas coisas, desde falhas no processo até produtividade e vendas.
Por isso o uso de um sistema ERP para distribuidoras é tão importante, já que, além de completo, contém informações que facilitam a gestão para tomada de decisões, investimentos, otimização de etapas, entre outras ações.
Os relatórios podem ser emitidos com poucos cliques e apresentam os indicadores em tempo real. De posse destas informações, você consegue tomar decisões mais assertivas e de forma mais rápida.
Alguns relatórios fundamentais para as distribuidoras é o de evolução e sazonalidade de vendas, bem como o de acompanhamento dos pedidos.
As distribuidoras podem utilizar diversos canais para ofertarem seus produtos, desde lojas físicas e representantes, até whatsapp e e-commerces. Lidar com todos eles é bastante desafiador, principalmente quando falamos em controle do estoque.
Quando todos os setores tem acesso as informações completas, podemos evitar que um produto seja vendido duas vezes ou vender sem ter no estoque, prejudicando a credibilidade da marca. Assim, seus vendedores externos conseguem verificar, de qualquer lugar, se um produto pode realmente ser comercializado
A gestão de estoque é uma questão delicada e que requer muita atenção às distribuidoras. Devido ao alto volume de itens entrando e saindo, a organização dos produtos e atividade de muitos profissionais ao mesmo tempo podem acabar prejudicando este controle.
Com o ERP, por outro lado, o gestor garante o total controle dos itens (estoque disponível, estoque mínimo, reserva de estoque e estoques em poder de terceiros), acompanha trocas e devoluções, consulta saldos em tempo real, monitora as movimentações e, ainda, realiza análises para identificar produtos sem giro, por exemplo.
As compras normalmente são definidas com base em três fatores: volume de vendas, volume de estoque e capacidade financeira. Portanto é fundamental que todos os dados sejam confiáveis e acessíveis para garantir análises realistas.
O ERP ideal para distribuidoras permite a definição de tabelas de preços especiais para cada item e cliente, a partir da margem de contribuição pré-estabelecida, verificação de produtos com mais saída (vendas e estoque) e visibilidade da situação financeira da empresa.
Com todos estes atributos torna-se muito mais fácil planejar as compras, avaliando sempre as melhores condições de preços e prazos, evitando a falta de insumos que inviabilizam o negócio e identificando o momento certo de agir.
Não adianta nada ter todo um esforço até aqui se não houver também uma gestão financeira efetiva para acompanhar os resultados e identificar oportunidades, certo?
Pois bem, com o ERP as distribuidoras podem contar com o controle fluxo de caixa, contas a pagar e contas a receber, controle e/ou conciliação bancária, fechamento de caixa, gestão de contratos, emissão de nota fiscal e relatórios analíticos que auxiliam o gestor a detectar problemas ou inconformidades e analisar o andamento da estratégia e da equipe.
Processo de implantação: Como funciona?
O processo é implantação de um ERP é tão importante como a escolha do sistema propriamente dito. Ela precisa ser planejada com muita atenção tanto por você como pelo fornecedor do software.
Você precisa se certificar que a equipe que fará a implantação esteja preparada, entenda do seu segmento de atuação e saiba de todas as suas necessidades.
Quer saber mais sobre este processo? Continue com a gente!
Antes de iniciar o projeto, você precisa preparar a empresa para recebê-lo, por exemplo, realizar backups importantes e conversar com todos os seus colaboradores, principalmente os responsáveis pela transição.
Realizando um bom planejamento, erros e dores de cabeça podem ser evitados, por exemplo, problemas na emissão de pedidos ou notas fiscais.
Avaliação sobre o fornecedor
O responsável pela tarefa de buscar um sistema deve estudar muito a certa das muitas possibilidades que o mercado oferece. Procure por empresas que tenham experiência com ERP, assim ela terão conhecimentos adequados para conduzir uma implantação.
Veja também se o software é adequado a sua distribuidora e ver se a solução ofertada se encaixa nas suas necessidades. Não esqueça de verificar se o sistema é atualizado com frequência. Ele deve evoluir a medida que o mercado cresce e que novas tecnologias surgem.
A próxima etapa é a seleção de alguns profissionais da companhia para fazerem o acompanhamento da implantação do sistema. Muitas vezes, é recomendável direcionar um colaborador de cada área, pois o fornecedor precisa compreender as particularidades do negócio, a fim de atender todas as demandas internas.
Implantar um sistema com sucesso depende muito de uma gestão efetiva e de colaboradores engajados que farão o acompanhamento. Outro ponto importante são as informações que serão repassadas ao fornecedor do serviço, ele só fará um bom trabalho se os dados informados forem concisos e que traduzam a real situação da empresa.
Análise sobre o impacto na empresa
A implantação, bem como o uso de um sistema diferente causa muitos impactos no dia a dia da sua empresa. Por isso, é fundamental avaliar o ERP escolhido e identificar como ele poderá ser utilizada para promover melhorias nos processos. Muitas vezes, será necessário realizar algumas mudanças em procedimentos internos para alcançar todos os benefícios oferecidos pela tecnologia.
Por último, a implantação de um software requer um treinamento adequado. é importante treinar uma pessoa de cada setor que utilizará o sistema, para que ela explore todo o módulo em questão.
Caso o treinamento não seja efetuado de forma correta, os usuários poderão apresentar problemas no uso e isso pode prejudicar toda a implantação.
Como analisar se o ERP atende minha distribuidora?
Nos dias de hoje existem inúmeras empresas que ofertam sistemas ERP. Como encontrar um que se encaixe nas necessidades da minha distribuidora?
Antes de tudo, você precisa entender quais são as suas necessidades e depois disso partir para a busca. Procure na internet por referências dos sistemas e se possível, converse com clientes para saber informações sobre o atendimento.
Para facilitar sua pesquisa em procura do melhor sistema ERP para distribuidoras, conte com uma empresa que tenha um bom tempo de atuação no mercado e disponha de excelentes programas, com suporte adequado e personalizado, com o intuito de fazer seu negócio prosperar de verdade.
Sei que abordamos muitas informações novas para você, certo? Por isso, fizemos um checklist para que você encontre o sistema que mais se adeque às necessidades da sua distribuidora.
Faça um levantamento do que você precisa;
Saiba o tipo de ERP que você busca;
Verifique quais módulos são necessários para sua distribuidora;
Procure por um fornecedor especialista em distribuidoras;
Analise a disponibilidade e os canais de suporte;
Estude como acontecerá a implantação, se ela será personalizada às suas necessidades;
Motive e envolva sua equipe.
Seguindo esses passos, com certeza você fará uma escolha consciente e que irá ajudar ainda mais a sua gestão!
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