Mapeamento de processos: saiba como definir e implementar na sua empresa - Inova
A organização é um dos principais pilares para as empresas que estão indo atrás de obter sucesso e manter a saúde do negócio e, infelizmente, não é uma condição fácil de se alcançar. É por esse motivo que existe a estratégia de mapeamento de processos, que permite identificar gargalos e buscar melhorias contínuas do produto ou serviço de uma corporação. Quer aprender a definir e colocar em prática na sua empresa? Siga com a leitura. Assim, falaremos mais sobre:
Com o objetivo de viabilizar a entrega de um produto ou serviço para o cliente final, o processo empresarial dispõe de algumas práticas conjuntas que também podem ser definidas como atividades inter relacionadas, para entregar e obter resultados esperados. Além disso, ela auxilia a controlar cada novo passo dado pela empresa – antes, durante e depois da etapa de produção. É isso que vai facilitar gestores a identificar problemas e buscar soluções cada vez mais apropriadas. Contudo, a implementação de um processo não é tão simples, uma vez que ela deve ser bem estruturada considerando todas as frentes de uma empresa, por isso, trata-se de uma estratégia de alta complexidade no que se refere a definição de onde você deseja começar e como aplicar.
Como explicado no parágrafo acima, o mapeamento de processos depende de várias práticas mútuas e portanto, o gestor que esteja apto a implementar essa técnica em sua empresa, precisa entender quais fases existem para evitar erros ao colocar em ação. Os processos podem ser divididos em 3 maneiras:
Primários: Como já diz o próprio nome, esse modelo é o processo "primário" e principal que está diretamente relacionado com a entrega de qualidade para o cliente. Se algum dia essa técnica parar de funcionar, seu cliente não receberá mais o mesmo serviço ou produto de valor. Quando percebemos que no mundo contemporâneo as exigências dos consumidores se elevaram, não ter um mapeamento de processos minuciosamente mapeado e executado por seus responsáveis, podem atrair grandes problemas.
Processos de gestão (gerenciamento): Essa etapa é pertencente àqueles que são responsáveis por medir, monitorar e controlar todas as atividades vindas dos processos. Elas não são tão visíveis do ponto de vista dos clientes, mas são essenciais para assegurar que a organização atinja os seus objetivos. É nessa etapa que a gestão funciona muito bem e pode ser executada por meio de estratégias que envolvam os funcionários, como forma de engajar e manter a produtividade da equipe como um todo.
Processos de suporte ou apoio: Fase em que intermedia o funcionamento dos processos primários, facilitando ou ajudando na sua execução. Assim como o processo de gestão, o suporte também não agrega tanto valor ao cliente, mas garante a competência da organização em si. Alguns exemplos de processos de suporte são a área de Tecnologia da Informação (TI) e Recursos Humanos (RH) – principais setores pelo qual uma empresa não pode funcionar sem.
Evidentemente, toda empresa que deseja se organizar e possuir um gerenciamento eficiente, equipe bem engajada e clientes satisfeitos, deve ter em mente que o primeiro passo para conquistar tudo isso é definir um processo, mas como fazer isso? Depois de saber quais fases existem, fica um pouco mais fácil começar. Confira!
Agora que você já aprendeu um pouco sobre mapeamento de processos, está na hora de saber como organizar a sua equipe. Afinal, no dia a dia da empresa é ela que manterá tudo funcionando para que os processos funcionem. Desta forma, a gestão tem um papel fundamental nisto. Então, confira algumas dicas: Engage a sua equipe: Oferecer apoio e recompensas é apenas uma das formas que existem para manter o funcionário comprometido e altamente engajado naquilo que está fazendo. Seja transparente com as responsabilidades de cada um: Também faz parte do engajamento ter metas claras, portanto, se você é gestor, a sua principal prioridade deve ser estipular metas individuais para que sua equipe saiba para onde está indo. Crie indicadores analíticos e individuais: Para estipular metas individuais, deve-se criar indicadores de KPIs (Key Performance Indicators) que tem como foco, monitorar as tarefas realizadas e saber sobre o andamento do processo como um todo ou em parte. Faça reuniões semanais para acompanhar as demandas: A equipe e membros da corporação precisam sentir que fazem parte do processo e as reuniões de alinhamento são uma ótima estratégia para isso. É onde todas as ideias devem ser compartilhadas e tarefas alinhadas com seus gestores.