Livro (ou fichas) Razão
Inventário e Controle de Estoques
Sem contabilidade, o planejamento tributário ficará dependente de informações avulsas, não regulares, sujeita a estimativas, erros e avaliações equivocadas.
Para que a contabilidade se preste ao planejamento, a mesma deverá estar refletindo a situação real do patrimônio e das receitas e despesas.
Contas com saldos distorcidos, falta de atendimento do regime de competência, atrasos na escrituração, conciliações incorretas, etc. são fatores que diminuem a qualidade da informação contábil. Por conseguinte, diminuirão a qualidade do planejamento pretendido.
O planejador de sucesso, na área tributária, irá buscar, basicamente:
1. Informações precisas sobre os tributos (base de cálculo, alíquotas, prazos de recolhimento, fato gerador, etc.)
2. Dados internos e externos do contribuinte (lucratividade, volume de negócios, forma de operações, entre outros).
A partir da coletânea 1 e 2 supra, começará a comparar, analisar, verificar, deduzir, pressupor e idealizar alternativas lícitas para redução fiscal.
Um exemplo: se o contribuinte está no lucro presumido, onde está dispensado de escrituração contábil, porém a mantém, poderá avaliar, periodicamente, a vantagem/desvantagem deste regime, com base nos resultados gerados nos períodos a que se submeteu a esta forma de tributação, comparativamente ao regime do Lucro Real.
Quando se aplicar o planejamento pretendido, a execução do mesmo precisa ser avaliada, á luz de critérios objetivos. Novamente a contabilidade se prestará para tal, pois seus registros evidenciarão, entre outros:
a) A execução do planejamento tributário trouxe redução de impostos? Quanto?
b) Houve custos adicionais (administrativos, consultoria) nesta implantação? Quais foram estes custos e seu respectivo montante?
c) Baseado nos resultados já alcançados pode-se afirmar que o planejamento fiscal foi aplicado de forma eficaz, econômica?
Balancetes "velhos" ou mal conciliados podem distorcer seriamente a análise real da situação fiscal da empresa. É imprescindível que o reconhecimento de todas as receitas e despesas se faça pelo chamado "regime de competência" e não pelo regime de caixa.
Segundo o princípio da competência, as receitas e as despesas devem ser incluídas na apuração do resultado do período em que ocorrerem, sempre simultaneamente, quando se correlacionarem, independentemente de recebimento ou pagamento.
O Princípio da Competência determina quando as alterações, no ativo ou no passivo, resultam em aumento ou diminuição no patrimônio líquido, estabelecendo, ainda, diretrizes para classificação das mutações patrimoniais, resultantes da observância do princípio da oportunidade.
O reconhecimento simultâneo das receitas e despesas, quando correlatas, é conseqüência natural do respeito ao período em que ocorrer sua geração.
a) nas transações com terceiros, quando estes efetuarem o pagamento ou assumirem compromisso firme de efetivá-lo, quer pela investidura na propriedade de bens anteriormente pertencentes à entidade, quer pela fruição de serviços por esta prestados;
b) quando do desaparecimento, parcial ou total, de um passivo, qualquer que seja o motivo;
c) pela geração natural de novos ativos independentemente da intervenção de terceiros.
Assim, por exemplo, a simples emissão de pedido comercial não é considerada receita, pois a transação com o terceiro não foi completada, faltando para tanto a investidura na propriedade de bens. Somente quando houver a tradição (entrega) do bem solicitado, é que se registrará a receita respectiva.
Consideram-se incorridas as despesas:
a) quando deixar de existir o correspondente valor ativo, por transferência de sua propriedade para terceiros;
b) pela diminuição ou extinção do valor econômico de um ativo;
c) pelo surgimento de um passivo, sem o correspondente ativo.
Desta forma, numa venda de mercadoria com cláusula CIF (Cost, Insurance and Freight – modalidade pelo qual o preço da mercadoria vendida inclui despesas com seguro e frete até o local de destino), o vendedor deve registrar imediatamente o custo do frete e seguro, já que se trata de uma obrigação (conta a pagar) com surgimento de um passivo (item c acima).
Outro exemplo: a depreciação de bens do ativo imobilizado deve ser registrada periodicamente (em períodos mensais) para registrar a diminuição, no tempo, do valor econômico dos ativos (item b acima).
O sistema contábil adotado pela empresa precisa estar integrado e coordenado com os demais setores, de forma informatizada, visando facilitar o registro dos fatos e contando com a rapidez necessária para a geração de dados confiáveis e periódicos.
O contabilista é a pessoa chave nesta gestão, e é preciso apoio, treinamento e motivação necessários para que este profissional participe efetivamente do planejamento tributário na empresa. Aliás, há vários contabilistas à frente deste processo, nada impedindo, é claro, que uma outra pessoa possa assumir este encargo, desde que tenha sólidos conhecimentos de tributação.