Júlia comanda seu primeiro evento totalmente virtual
By Júlia Éboli - October 14, 2020
2020 está sendo um ano único. Não que cada ano não seja único, mas ele superou. Foram muitas mudanças na nossa sociedade, a grande maioria iniciada por conta da pandemia de Covid-19. Todos nós tivemos que nos adaptar e aprender coisas novas. E, quando digo todos nós, realmente quero dizer todos nós: pessoas, empresas e governos.
Quando falamos de empresas, foi uma adaptação pela sobrevivência. No ensino, o EAD se tornou praticamente obrigatório. Nos hotéis, está sendo preciso se preparar para a volta gradual ao "novo normal" desde já, da mesma maneira que os shoppings e o comércio que precisam se conectar com o público em um novo nível. Hospitais mudaram por uma questão de segurança. E prédios corporativos não só por segurança, mas pela mudança nos hábitos, que foi o caso da popularização do Home Office.
Foi possível entender as realidades acima mencionadas pela vida da Júlia, que, dia após dia, acordava para um novo dia cheio de desafios. Hoje não seria diferente. O que é diferente é a nova realidade da Júlia, que acordará no mundo dos eventos.
Mais um dia, mais uma realidade: Júlia no mercado de eventos
Júlia acordou duas horas mais cedo, agitada e ansiosa. Ainda estava escuro no inverno da cidade. Depois de seis meses de quarentena, seria o primeiro grande evento – desta vez totalmente virtual – e sua responsabilidade como organizadora era imensa.
Assim que o alarme tocou, mesmo antes de começar a se arrumar, Júlia espelhou o celular na ampla tela da TV para avaliar os primeiros relatórios e confirmações de participação. Ela cuidou pessoalmente da criação da "Famous Connection", uma personagem virtual criada a partir de um chatbot.
O bot é personalizado para cada cliente a partir de uma série de parâmetros estabelecidos pelo participante no momento da inscrição. Assim a empatia com o sistema fica mais amigável.
O programa que simula um ser humano responde a uma série de consultas específicas, automatiza o atendimento, realiza diálogos e atende solicitações de forma automática.
Como administradora do evento, Júlia quer saber da confirmação de participantes e da normalidade da operação da infraestrutura. Pela primeira vez vai comandar um evento totalmente virtual dirigido para mais de 5 mil participantes em todo o mundo.
Nos últimos seis meses de pandemia, a comunicação remota ganhou um novo aspecto. Júlia participou de uma onda de lives e webinars, sobre os mais variados assuntos, de todas as especialidades. Em reuniões, equipes descobriram ferramentas de comunicação à distância que desconheciam.
As pessoas encontraram uma nova forma de se comunicar, agora respeitando o distanciamento, mas expondo suas casas e, muitas vezes de forma involuntária, suas famílias. Júlia segurou a risada vendo crianças invadirem a tela de pais aflitos em continuar sua participação em uma reunião virtual importante. Sem falar da Malu, que gosta de fazer suas aparições caninas itimalia em várias reuniões da própria Júlia.
Foi uma transição dura, mas consolidou práticas que Júlia sabe que vão influenciar diretamente a realização de eventos agora e no futuro.
Ela cuidou também de oferecer experiência totalmente inovadora nesta nova edição do evento que organiza. A clonagem virtual é uma inovação tecnológica que permite criar uma representação virtual do mundo real. O recurso foi utilizado para criar ambientes virtuais com todas suas características no qual o participante pode vivenciar o que o palestrante está apresentando usando óculo 3D.
Júlia participou recentemente de um treinamento com realidades imersivas (com aplicação de recursos de realidade virtual e realidade aumentada) e foi lá que pensou em adotar o recurso em partes de seu evento.
Ao conversar com os organizadores, descobriu que a alternativa era extremamente vantajosa para reduzir custos e tempo, além de ser uma excelente ferramenta para ampliar a absorção de conhecimento e experiência de colaboradores para as mais diversas situações.
Toda a venda dos ingressos foi feita pela internet de forma mais ágil, inteligente e integrada à estratégia de divulgação, o que foi fundamental em tempos de pandemia. Plataformas disponibilizaram para Júlia informações sobre a quantidade de ingressos vendidos, o que alimentou automaticamente o sistema de credenciamento.
Um aplicativo desenvolvido especificamente para o evento também melhora a experiência dos participantes. Nele estão todas as informações sobre a programação com horários de cada atividade e os dados sobre as atrações.
Júlia sabe que é possível que ocorram imprevistos e o aplicativo atualiza a grade de eventos em tempo real.
Faltando apenas uma hora para o início do evento, Júlia já acompanha atenta a entrada dos participantes no ambiente do evento. A autorização é feita por reconhecimento facial, uma aplicação de computador capaz de identificar as pessoas por meio da captura da imagem pela câmera do computador.
Assim o sistema disponibiliza o acesso ao salão virtual principal das palestras e a determinadas áreas do evento. A inovação tecnológica também pode ser integrada com aplicativos de eventos para avaliar a usabilidade do aplicativo ou utilizado para avaliar webinários.
As pessoas que previamente autorizaram que seus rostos sejam gravados, também irão ajudar os organizadores a entenderem suas reações e envolvimento com o conteúdo transmitido no decorrer das apresentações para otimizar suas ações.
Júlia não vê a hora de descobrir se os participantes estão entediados com as apresentações, o que permite que a abordagem seja alterada imediatamente.
Em apenas 15 minutos o evento vai começar. Júlia toma sua posição em um pequeno estúdio montado em sua casa para fazer a abertura do evento. Está pronta, mas nem vai sair de casa.
No celular, já acompanha as primeiras reações positivas nas redes sociais. Com o recurso da interação, Júlia vai conversando com seu público na caixa de comentários e compartilhamentos.
Observa as expectativas e desejos dos participantes que vão se posicionando em frente de suas câmeras para acompanhar o evento.
As novas tecnologias são fundamentais para os organizadores de eventos na estratégia de atrair e engajar participantes. São também ferramentas fundamentais para qualificar os resultados dos eventos. Isso não provoca medo a Júlia, apenas a estimula a superar os desafios com as facilidades oferecidas pelos recursos tecnológicos.
Mas desculpe, porque Júlia acabou de ligar sua câmera e o evento vai começar. Com toda essa tecnologia à disposição, nada pode dar errado.