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Gestão em farmácia: do pessoal ao delivery online
Você sabe como acertar na gestão em farmácia?
Segundo o SEBRAE, 24,4% das micro e pequenas empresas fecham as portas antes de completarem 2 anos. E esse número ainda pode subir a quase 50% se considerarmos negócios que não completam 4 anos.
O grande problema dessas empresas é a falta de um bom planejamento estratégico e levantamento de informações do mercado em que pretendem competir.
Entretanto, não é difícil alcançar uma boa gestão de farmácia para que seu negócio consiga se promover e sobreviver num mercado tão competitivo como o farmacêutico.
Para isso, separamos algumas dicas sobre gestão de farmácias e drogarias para que você consiga engajar sua equipe nos processos e aumentar o faturamento do seu negócio.
Acompanhe a leitura e entenda, também, como uma boa gestão de marketing digital e delivery podem levar sua farmácia ou drogaria a vender até 8x mais!
Mas antes das dicas, que tal começar entendendo a diferença entre administração e gestão de farmácia?
Administração e gestão em farmácia: qual a diferença?
Gestão de pessoas em farmácia
5 pilares da gestão de pessoas em farmácia
Gestão em farmácia: controle de estoque
6 dicas para um bom controle de estoque na gestão de farmácia
Gestão financeira de farmácia
Gestão em farmácia com ERP: um sistema para guiar todo o processo
Marketing digital e delivery na gestão em farmácia
Delivery para farmácias e drogarias
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Vantagens da MyPharma para a sua farmácia ou drogaria
A administração de empresas planeja o uso e o direcionamento dos recursos disponíveis, que podem ser humanos, financeiros, materiais ou virtuais.
Já a gestão de uma empresa tem relação com o desenvolvimento de uma tarefa ou projeto. Ou seja, na gestão em farmácia, os esforços do(a) gestor(a) estão direcionados a incentivar a participação da sua equipe, sua autonomia e responsabilidades nos processos.
Isso significa que a administração fica a cargo de um(a) administrador, enquanto a gestão da farmácia fica a cargo de gestores, chefias e líderes de setores.
Outro aspecto que fica evidente nessa diferença entre administração e gestão em farmácia é que para que seu negócio cresça e prospere, seu gestor ou gestora precisa saber delegar tarefas e desenvolver a autonomia dos seus funcionários.
A função do(a) gestor(a) de farmácia é, portanto, supervisionar o desenvolvimento do objetivo da equipe e auxiliá-la durante o processo.
Agora que você entende a diferença entre essas 2 funções no seu negócio, vamos ver algumas dicas para não errar na gestão da sua farmácia.
Uma pesquisa realizada pela Endeavor com 1.000 empreendedores revelou que a gestão de pessoas é a maior dificuldade dos gestores. Isso se soma ao fato de que pessoas são consideradas o maior ativo que uma empresa pode ter. Afinal, são eles que promovem ou destroem o seu negócio.
Desenvolver o capital humano de uma empresa não é tarefa fácil, mas, tampouco, é uma tarefa impossível.
O que você precisa ter como foco nessa gestão é motivar, reter e desenvolver/capacitar os colaboradores da sua farmácia para que eles melhorem seus desempenhos e, consequentemente, os da farmácia também.
Na gestão de pessoas em farmácia, estimular e engajar o progresso dos seus atendentes e farmacêuticos faz com que eles tenham mais disposição para alcançar resultados e objetivos maiores.
E é possível alcançar isso através de alguns pilares básicos que você pode acompanhar abaixo:
Motivação: bonificação por meta atingida é a motivação mais comum que as empresas costumam oferecer. Entretanto, saber identificar fatores que desmotivam a sua equipe é tão importante quanto bonificá-los;
comunicação: para que toda a sua equipe farmacêutica se sinta parte da empresa e esteja sempre motivada, busque uma comunicação transparente, objetiva e horizontal, ou seja, sem enfatizar a hierarquia institucional;
trabalho em equipe: atingir as metas da sua farmácia é função de todos os funcionários, especialmente atendentes e balconistas se falamos de metas de venda. Para isso, a gestão de pessoal da farmácia deve criar um ambiente propício ao trabalho em equipe através de estratégias que criem laços entre seus colaboradores;
conhecimento e competência: já discutimos antes que, às vezes, um funcionário que precisa se desenvolver pode ser a melhor opção na hora da contratação. Lembre-se que conhecimento técnico se aprende e competências se desenvolvem; capacitar os funcionários da sua farmácia ou drogaria é mais um fator que os mantêm motivados;
treinamento e desenvolvimento: se seus funcionários não estão conseguindo se desenvolver numa função ou alcançar suas metas, e gestão de pessoal deve identificar as lacunas que estão causando esses problemas e treiná-los para a tarefa.
Nosso próximo tópico depende totalmente de uma gestão de pessoas bem executada!
Só tem uma coisa que um estoque cheio representa e não, não é sucesso comercial, mas sim investimento parado!
A gestão do controle de estoque de farmácias e drogarias precisa garantir que seu estabelecimento tenha um estoque ideal para a sua operação.
Isso significa entender quais produtos têm maior e menor giro para impedir que haja excesso ou falta de produtos e medicamentos.
Uma margem de segurança pode ser considerada nessa gestão porque alguns medicamentos têm maior demanda em alguns períodos do ano como remédios para gripes e resfriados no inverno, por exemplo.
Se o produto ou medicamento tem alta taxa de giro e a sua distribuidora de medicamentos tem uma ótima proposta que aumente a sua taxa de lucro com a compra de um estoque maior, pode-se avaliar a possibilidade de mantê-lo como estoque de segurança também.
Claro que fatores como data de validade, qualidade do produto e sua sazonalidade devem ser considerados na hora de fazer esse investimento.
Abaixo listamos algumas dicas para um bom controle de estoque. Confira:
Realize inventários: seja manualmente, com planilhas eletrônicas ou sistemas de gerenciamento de estoque, realizar inventários é uma tarefa que precisa ocorrer periodicamente. Você pode aproveitar esse momento para organizar e verificar as datas de validade do seu estoque;
destaque informações importantes: algumas informações são relevantes para impedir que sua gestão tome decisões erradas e onerosas à sua farmácia ou drogaria. Entre elas estão: número de referência ou de controle do bem, custo, fabricante, localização, categoria e validade;
atente-se a custos e receitas: monitore o custo, a taxa de giro e a margem de lucro dos seus produtos para poder concentrar-se naqueles produtos que mais lhe trazem lucro e pensar ações promocionais que destaquem aqueles com baixo giro;
use um único sistema: utilizar mais de um sistema para controlar seu estoque só traz o dobro de trabalho e altas possibilidades de inventários com erros que oneram o fluxo de caixa da sua farmácia;
monitore suas vendas: monitore todas as vendas da sua farmácia ou drogaria para evitar ter falta de produtos ou medicamentos. Não possibilite que seus clientes conheçam a farmácia vizinha;
monitore mercadorias e medicamentos antigos: perder produtos conta da validade é o maior sinal de que seu controle de estoque é falho. Mantenha-se atento a validade dos seus produtos e medicamentos e realize ações promocionais para dispensar aqueles com baixa taxa de giro.
Nosso próximo tópico é a gestão financeira da sua farmácia! Vamos lá?
Na gestão em farmácia, não podemos ignorar o aspecto financeiro que também envolve procedimentos administrativos!
A função de uma gestão financeira é planejar, analisar e controlar todas as atividades financeiras da sua farmácia ou drogaria. Isso envolve:
Uma boa gestão em farmácia considera 4 tópicos fundamentais quando discute o financeiro da empresa. Vejamos:
Como estão os indicadores financeiros da farmácia?
Quanto a farmácia tem em créditos a receber?
A farmácia está operando no lucro ou prejuízo?
Quais ações podem ser tomadas para reverter a situação ou alcançar melhorias?
E há ainda 4 funções de curto prazo e outras 4 de longo prazo para uma boa gestão financeira da sua farmácia ou drogaria.
executar atividades financeiras rotineiras;
controlar os recebimentos e pagamentos;
controlar o fluxo de caixa; e
Já as ações de longo prazo envolvem:
traçar estratégias de financiamento e investimento;
identificar, analisar e selecionar boas oportunidades de investimento para a farmácia;
analisar a melhor estrutura e custo de capital; e
promover um ótimo relacionamento com investidores.
Lembre-se que todas as ações tomadas para uma boa gestão financeira no presente impactam diretamente a sua gestão da sua farmácia no futuro.
Para saber mais sobre gestão e consultoria financeira para a sua farmácia ou drogaria veja nosso artigo:
CONSULTORIA FARMACÊUTICA: QUAIS TIPOS EXISTEM E O QUE FAZEM?
A gestão de pessoas, financeira e de estoque pode ser muito mais facilitada quando a sua farmácia ou drogaria utiliza um bom sistema de Planejamento de Recursos Corporativos (ERP, do inglês "Enterprise Resource Planning").
Esse tipo de sistema é utilizado para unificar todas as operações em um único ambiente digital que elimina a necessidade e softwares específicos para cada área da empresa, substituindo-os por módulos de um mesmo sistema.
Assim, todos os dados sobre clientes, funcionários, vendas, pagamentos de salários, impostos etc. são reunidos num único lugar; o que torna a gestão em farmácia muito mais simples do que o habitual.
Um sistema ERP ainda pode ser um programa completo ou desenvolvido para integrar-se a outros sistemas, facilitando a importação de dados de outros programas quando a empresa opta por começar a utilizá-lo.
Entre as várias vantagens de utilizar um sistema ERP podemos destacar:
consulta de vendas e caixa;
principais relatórios (vendas, receitas, infográficos, custos, estoque, receitas etc.);
cadastro de vendedores, colaboradores e clientes;
relação de estoque;
cadastro de categorias (medicamentos, perfumaria, dermocosméticos etc.);
fechamento de convênios (saúde, crediários próprios da loja etc.);
integração com sistemas de PBM's, benefícios de medicamentos etc.;
integração com PMC's em geral e tabela CMED;
recargas de celular para aumentar seu faturamento;
integração com o SNGPC ANVISA;
armazenamento digital de receitas;
apuração de impostos etc.
Um ERP fornece acesso a todas essas vantagens e muito mais.
Entretanto, a principal vantagem de um sistema ERP na gestão em farmácia é o gerenciamento de um negócio com comodidade e segurança!
Para saber mais sobre esses sistemas e conhecer as opções disponíveis no mercado, acesse nosso artigo:
SISTEMA PARA FARMÁCIA: QUAL O MELHOR SOFTWARE PARA FARMÁCIA?
Nos últimos anos, investir em marketing digital e delivery deixou de ser uma opção às pequenas e médias empresas (PMEs) e passou a ser uma necessidade.
Dificilmente, uma PME consegue sobreviver num mercado competitivo sem investir tempo e dinheiro nesses 2 fatores e isso só é ainda mais impactante quando falamos de farmácias e drogarias.
Como ressaltamos no início deste artigo, um estudo do SEBRAE revelou que 24,4% das empresas quebra antes de completar 2 anos. E esse número se torna ainda mais expressivo quando chega a quase 50% em empresas que não completam 4 anos.
No entanto, o mercado farmacêutico vem crescendo exponencialmente tanto em lucro quanto em novas lojas. O Guia Interfarma de 2020 mostra que o varejo farmacêutico brasileiro cresceu 53% só em 2019, atingindo R$ 69 bilhões em vendas.
Já os dados da IQVIA mostram que em 2020, o varejo farmacêutico alcançou R$ 139,4 bilhões em vendas; um crescimento expressivo de um mercado que só se expandiu durante a pandemia do novo Coronavírus.
A IQVIA ainda ressalta o crescimento de e-commerce farmacêutico no Brasil que, após o início da pandemia, passou a ter um crescimento superior a 100% em cada mês se comparado ao mesmo período de 2019.
E a aposta da XP Investimentos é que nosso e-commerce ainda cresça mais 32% em 2021.
Com todos esses dados, ainda é importante ressaltar que um levantamento feito pela Connected Life revelou que 68% dos brasileiros pesquisam na internet antes de realizar uma compra em lojas físicas. Desse total, 74% acabam optando por comprar na internet mesmo.
Ou seja, investir em Marketing Digital e Delivery de farmácia se tornou fundamental para a sobrevivência de qualquer farmácia ou drogaria. Sendo que até mesmo as grandes franquias de farmácias já apostam nesses canais de atendimento para conseguir competir.
A principal estratégia do marketing digital para farmácias e drogarias é destacar a sua loja entre os primeiros resultados do buscador mais utilizado no mundo: o Google.
Com estratégias de SEO local bem-definidas e estruturadas, quando um potencial cliente da sua região pesquisar por medicamentos, produtos correlatos ou farmácias na internet, a sua farmácia ou drogaria deve aparecer entre os primeiros resultados de sua pesquisa.
Segundo uma pesquisa realizada pela Backlinko com mais de 5 milhões de resultados do Google, o primeiro resultado retém 31,73% dos acessos. Enquanto isso, o segundo resultado retém 24,71% e o terceiro 18,66%. Da quarta posição em diante os acessos só diminuem.
A possibilidade de conversão (realização da venda) é muito maior quando a sua página está entre as 3 primeiras colocadas. Por isso, marketing digital não é apenas existir na internet, mas saber como usá-la ao seu favor.
Para alcançar esses resultados, você precisa de um especialista em SEO e em e-commerce, mas, felizmente, já existe uma opção de sistema para farmácias e drogarias que realiza esse serviço de SEO local de forma integrada com marketing digital e delivery, como veremos mais abaixo.
Lidar com e-commerce não é o mesmo que lidar com estratégias de SEO para hankear a sua página no topo do Google.
Ainda que o e-commerce utilize estratégias de SEO, ele precisa ter foco em conversão de vendas e, para isso, estratégias específicas voltadas ao e-commerce são necessárias.
Mas, montar um sistema de delivery para farmácias e drogarias não precisa mais ser um processo lento, oneroso e trabalhoso. Hoje, é possível montar a sua loja online em questão de minutos.
Um bom sistema de delivery de farmácias pode aumentar o faturamento do seu estabelecimento ao mesmo tempo que passa uma imagem mais profissional a farmácias e drogarias que fazem vendas via WhatsApp e telefone.
Segundo dados da IQVIA, em 2020 o crescimento do e-commerce de farmácias foi de 132,2% em novembro e 124,9% em dezembro. Essas taxas são comparadas aos mesmos meses de 2020.
Para consultar todo o crescimento do e-commerce brasileiro em 2020 e conhecer as projeções para 2021, acesse nosso artigo sobre o mercado farmacêutico brasileiro.
Esse investimento em plataformas de delivery revela que o mercado farmacêutico está se especializando cada vez mais no mercado online e acompanha o mesmo comportamento de consumidores 4.0 e 5.0.
No entanto, uma pergunta sempre aparece nessas discussões sobre marketing digital e delivery:
É possível encontrar estratégias de Marketing Digital e sistema de delivery para farmácias em um único serviço que seja acessível a pequenas e médias empresas?
Sim! Com a MyPharma você tem acesso a tudo que a sua farmácia ou drogaria precisa para se destacar na internet.
A gestão farmacêutica pode ser descomplicada quando você tem acesso a um sistema de delivery online que se integra ao seu sistema de ERP.
Uma boa gestão só é possível quando se utiliza ferramentas práticas em sua aplicação.
E a nossa experiência de mais de 5 anos no mercado farmacêutico online, atendendo mais de 350 farmácias e drogarias de todo o Brasil nos mostra que o delivery farmacêutico só é bem-sucedido quando se tem um sistema próprio com site e aplicativo.
Por isso, desenvolvemos um sistema de delivery online para farmácias e drogarias que se integra com o seu sistema de ERP e fornece uma experiência completa para seus clientes e funcionários.
Com ela, sua loja virtual é totalmente personalizável e o melhor de tudo: fica pronta em minutos com mais de 40 mil itens já cadastrados para começar as vendas do seu e-commerce!
Com sua loja montada, você só precisa buscar um serviço de motoboys para farmácias da sua região e começar a aumentar o seu faturamento.
Para saber como fazer isso, acesso nosso artigo:
SERVIÇO DE MOTOBOY PARA FARMÁCIAS: CONTRATAR OU TERCEIRIZAR?
Com a MyPharma você tem 4 vantagens essenciais para a sobrevivência num mercado tão competitivo quanto o farmacêutico. Confira:
redução de custos operacionais: seus atendentes não precisam realizar as vendas online;
aumento de vendas: através do aumento de destaque e presença na internet, sua farmácia passa a vender mais no meio online;
simplificação dos processos: sem designers nem programadores, seu delivery fica pronto em poucos cliques;
fidelização de clientes: com uma excelente experiência de compra, seus clientes se fidelizarão à sua marca e a recomendarão.
Além disso, o nosso sistema de delivery online ainda oferece:
site e app 100% customizáveis para o seu negócio e otimizados para o Google;
base completa com mais de 40 mil itens já catalogados com imagem, nome, descrição, código de barras e categorias;
integração ao sistema de gestão (ERP) da sua farmácia;
ações de marketing digital para promover a sua farmácia ou drogaria e fazê-la vender mais;
loja online totalmente adaptada à legislação da ANVISA para delivery de medicamentos;
hospedagem do site e app inclusa;
site responsivo e seguro que funciona perfeitamente em qualquer tela de celular;
total abertura para a gestão do catálogo;
configurações para delivery;
WhatsApp e Chat integrados;
suporte premium e muito mais!
A MyPharma é a solução para a gestão em marketing digital e delivery de medicamentos do seu estabelecimento!
O Amilton, proprietário da Farmácia J Popular de Palhoça/SC, conta como é a parceria com a MyPharma:
Já o Fábio, proprietário da Rede Mix + Farma de São Luis/MA, conta como o delivery cresceu 800% em apenas 2 meses com a MyPharma:
Esses resultados também podem estar na sua história!
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