Depois de cadastrado, um processo passa pelas etapas de revisão e de validação, até ser distribuído ao procurador competente. Mas, para que este comece a receber os processos vindos de uma determinada chefia, procuradoria e área, é preciso que ele esteja vinculado a uma procuradoria. Além disso, é necessário determinar o período de início de atuação, o equilíbrio de pesos, se necessário, e se o procurador irá, ou não, participar da distribuição automática. Veja a seguir como configurar um procurador em exercício:
2. Na janela Configurações para Distribuição, mantenha-se na aba Lotação do procurador e selecione a Chefia desejada. Se for necessário consultar o seu código de identificação e a sua descrição, utilize a lupa localizada ao lado, ou dê um clique do mouse sobre este campo e pressione o atalho F5 do teclado.
3. Em seguida, informe, se necessário, a Procuradoria e a Área.  Em alguns casos, esses campos poderão ser automaticamente preenchidos pelo sistema, conforme a Chefia informada.
4. Informe o nome do Procurador a ser configurado. Se for necessário consultar o seu código de identificação e o seu nome, utilize a lupa localizada ao lado, ou dê um clique do mouse sobre este campo e pressione o atalho F5 do teclado. Também é possível digitar parte do nome e, em seguida, utilize a tecla TAB para abrir a janela de consulta, conforme ilustração abaixo.
5. Depois de registrar os dados de identificação do Procurador,  na seção Histórico do procurador na procuradoria/área é necessário informar a data de término do período vigente para, então, inserir um novo histórico em exercício.
6. Uma vez informada a data de término do histórico anterior, é necessário informar o período de atuação do procurador em exercício. Clique no ícone (1) para definir a data de início do período. Após preencher a data de início, é necessário informar a situação do procurador durante este período. Neste caso, estamos configurando um período em exercício do procurador(2).
7. Quando um novo procurador passa a fazer parte da distribuição processual, é possível equilibrar o peso de processos desse procurador com o restante dos procuradores que já estão em exercício. Fazendo esse equilíbrio de pesos, garantimos que os processos sejam distribuídos equitativamente. Se o equilíbrio não for feito, esse novo procurador entrará com peso zero e receberá todos os próximos processos novos, até que atinja o mesmo quantitativo de processos que o restante dos procuradores, causando, assim, uma sobrecarga de trabalho.
Existem duas opções de configuração de equilíbrio de pesos, vejamos abaixo uma a uma:
a) Mapa de distribuições/redistribuições definitivas: marque esta opção para equilibrar os pesos entre todos os procuradores que participam da distribuição processual na mesma Chefia, Procuradoria e Área. Dessa forma, o novo procurador não receberá muitos processos novos de uma vez. É possível equilibrar de duas formas: redistribuindo processos ou com pesos fictícios.
Selecione a opção Com processos para equilibrar os pesos por meio de redistribuição processual. Isto significa que, ao marcar esta opção, o novo procurador receberá processos de outros procuradores, até que o seu peso esteja equilibrado em relação aos demais.
Selecione a opção Com pesos fictícios para equilibrar os pesos de maneira fictícia, isto faz com que o novo procurador fique, automaticamente, com o mesmo peso dos demais procuradores da área na distribuição, mesmo sem ter recebido nenhum processo.
b) Mapa de distribuições/redistribuições provisórias (com pesos fictícios): marque este campo para equilibrar os pesos de pendências de maneira fictícia, fazendo com o que o novo procurador fique, automaticamente, com o mesmo peso de redistribuição de intimações dos demais procuradores da área, sem que tenha que receber diversas pendências ao mesmo tempo.
Essa função é frequentemente utilizada no retorno das férias do procurador, para não penalizá-lo por não ter recebido nenhuma intimação provisória no período do afastamento e, por isso, ter ficado com peso menor que os demais procuradores.
8. Depois de configurar o equilíbrio de pesos da distribuição, é preciso informar se o procurador participará da distribuição automática. Ao marcar a opção Procurador participa da distribuição automática, o sistema determina que o procurador receberá processos de forma automática. Se não participar, ele receberá apenas processos vindos por direcionamento.
Ao inserir o primeiro histórico do procurador naquela chefia/procuradoria/área, o sistema perguntará se deseja marcar automaticamente o procurador em todos os grupos de distribuição dessa procuradoria/chefia/área.
Dessa forma, caberá ao usuário que estiver realizando a configuração escolher se quer que o sistema já marque todos os grupos automaticamente ou se continuará sem os grupos marcados. Caso seja optado por manter os grupos desmarcados, posteriormente só será possível marcá-los manualmente através da aba Pesos.
Uma vez que um procurador esteja vinculado com algum grupo de distribuição, sempre que houver alguma mudança em seu histórico de lotação, o sistema não irá realizar nenhuma alteração na participação desses grupos. Isto significa que será mantida a independência entre a configuração da participação na distribuição automática e a participação nos grupos de distribuição.
Sempre que houver uma configuração de retorno ao exercício de um procurador que já possua histórico em grupos de distribuição, este procurador voltará a participar dos mesmos grupos que participava no momento do seu afastamento. Caso ocorra uma alteração na participação dos grupos durante o seu afastamento, no retorno ao exercício essa alteração será mantida. Sendo assim, permanece sempre a última configuração realizada na participação dos grupos de distribuição na aba Pesos.
9. Para finalizar, é possível ainda, se for necessário, ajustar os pesos de distribuição. Os ajustes são utilizados para aumentar ou diminuir a carga de processos do procurador em exercício. Por exemplo: um procurador que também possua a função de chefe não pode assumir uma carga de processos igual ao dos outros procuradores. Neste sentido, em algum momento, pode ser necessário realizar o ajuste para mapa de pesos de distribuições, que permite duas opções:
a) Definitivas: utilize esta opção para ajustar o peso do procurador nos grupos de distribuição de processos.
Para configurar esta opção, clique sobre uma das opções do Grupo de Distribuição(1) – neste momento, o check ao lado ainda não estará marcado. Você irá somente clicar sobre a opção desejada.
Em seguida, clique no ícone (2) e defina a data de início e de término do ajuste. Se não houver uma data definitiva, deixe a data de término em branco. O valor do ajuste (%Ajuste) deve ser um número negativo, quando for para reduzir a capacidade do procurador no grupo; ou positivo, quando for para aumentar a sua capacidade. Também é necessário que o Motivo seja preenchido(3).
Após o preenchimento da tabela, clique novamente sobre a opção selecionada no grupo de distribuição para ativar o ajuste informado.
b) Provisórias (intimações): utilize esta opção para ajustar o peso do procurador nos grupos de distribuição de pendências.
Para configurar esta opção, clique no ícone e defina a data de início e término do ajuste. Se não houver uma data definitiva, deixe a data de término em branco. O valor do ajuste (%Ajuste) deve ser um número negativo, quando for para reduzir a capacidade do procurador no grupo; ou positivo, quando for para aumentar a capacidade do procurador no grupo. O Motivo também deve ser preenchido.
Para finalizar, não esqueça de salvar as configurações realizadas.
Para entender melhor como funciona o ajuste de pesos, leia nossos artigos Como funciona a regra de ajustes negativos no peso do procurador no SAJ Procuradorias?