O passo a passo para implementar um Sistema de Gestão de Responsabilidade Social (SGRS) | QUALITY | QUALITY
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As auditorias da SA 8000 são muito diferentes das demais auditorias se Sistemas de Gestão, tanto na forma como são conduzidas com também na maneira de se evidenciar conformidades. A auditoria é considerada uma ferramenta muito importante do Sistema de Gestão de Responsabilidade Social. É através dela que poderemos assegurar o atendimento aos requisitos da SA 8000, a melhoria continua e verificar até que ponto a empresa é Socialmente Responsável, e não apenas atendendo aos requisitos.
Certa vez, uma empresa que mantinha contrato com a prefeitura de trabalho com crianças de 14, 15 e 16 anos de idade, nos turnos da manhã e tarde, precisou alterar a carga horária de tais trabalhadores para atender o requisito 1.3 Trabalho Infantil que define que "a carga horária do tempo de transporte diário, escola e trabalho não ultrapasse a 10 horas por dia" porém não seria "Socialmente Responsável" se, para tal medida, a empresa deixasse de fornecer o almoço aos trabalhadores em função da diminuição das 2 horas diárias.
A auditoria SA 8000 se distingue bastante das auditorias dos demais Sistemas de Gestão. Seus principais focos são o "Ser Humano" e os "Valores Humanos"; portanto, grande parte do tempo é destinada às entrevistas e tais entrevistas são feitas sem a presença da chefia ou supervisão. A equipe auditora deve ser formada com pelo menos uma mulher para facilitar a entrevista com o público feminino principalmente no item "Assédio Sexual".
As auditorias poderão ocorrer por solicitação da empresa que tem interesse em se certificar (terceira parte) ou por solicitação do cliente (segunda parte). A auditoria acontece em duas fases: off site e on site. A auditoria off site consiste em visitar Sindicatos locais e ONG´s os quais são informados pela empresa, não limitando ao auditor buscar novas ONG´s que por ventura considerar necessário. A on site acontece dentro da empresa através de entrevistas e análise de documentação.
São realizadas reuniões de abertura e de fechamento, mas não são realizadas as reuniões diárias.
É necessária a utilização de um check-list e nomes são anotados a fim de levantar evidências de atendimento às Leis Trabalhistas, aos Exames Periódicos e Treinamentos. Caso seja denunciada alguma prática em desacordo com a norma o a amostragem é aumentada e o ônus da prova de que não existe não-conformidade é da empresa.
A confidencialidade deve ser sempre enfatizada aos entrevistados e, nunca, nenhum nome é citado à chefia.
A auditoria inicia-se com análise da Política de Responsabilidade Social, procedimento para reparação de criança, promoção da educação de crianças, procedimento para queixas, ações corretivas e preventivas, ações de melhorias, entre outros para então iniciar as entrevistas.
As perguntas são gerais, no início da entrevista, para deixar o funcionário à vontade e, gradualmente, as questões vão se tornando mais precisas. Por exemplo:
Em uma auditoria parecia que a organização oferecia ajuda financeira. Quando na entrevista perguntamos diretamente aos funcionários como era essa ajuda financeira descobrimos "trabalho forçado" através de empréstimo que a empresa fazia aos trabalhadores, onde Notas Promissórias eram assinadas em branco, e os valores descontados em folha de pagamento sem que os empregados tivessem qualquer informação – nem sobre o saldo devedor.
A grande maioria dos empregados deve ser entrevistada, incluindo terceiros, pois tem sido comum uma parte dos empregados estar em conformidade com as Leis Trabalhistas e outra parte não (por algum motivo, por exemplo excesso de trabalho):
Numa empresa com 400 funcionários, 3 deles trabalhavam 12h/dia, de domingo a domingo, ou seja, sem descanso semanal e sem registro em carteira. Esta violação foi caracterizada como "Trabalho Escravo".
Os contratos de trabalho das empresas terceiras são auditados e os empregados são entrevistados, caso haja alguma irregularidade com relação à norma será registrado não conformidade independente se o empregado é da empresa ou não.
Todos os empregados são questionados quanto aos benefícios concedidos pela empresa, em alguns casos existem diferenças entre o setor administrativo e o operacional, por exemplo:
O setor administrativo de uma empresa não conseguiu justificar porque funcionários da produção na mesma faixa salarial pagavam valores bem diferentes pela mesma refeição. Esta violação foi caracterizada como "Discriminação".
O benefício da cesta básica era cancelado caso o funcionário faltasse ao trabalho, mesmo que somente um dia e com justificativa. Tal violação foi caracterizada como "Punição".
Todas as estações de trabalho são visitadas e as áreas vazias são anotadas para que seja investigado onde se encontram os trabalhadores. Todos os locais são auditados para verificar condições mínimas de higiene: banheiro, locais destinados às refeições, cozinhas, ambulatórios e dormitórios.
São verificados registros de treinamento nos requisitos da norma e em saúde e segurança realizado para todos os empregados, incluindo terceiros.Os atestados de saúde ocupacional (ASO) são auditados, incluindo dos terceiros.
Uma empresa mantinha em seus arquivos somente o ASO (Atestado de Saúde Ocupacional) dos empregados, não havia controle sobre os exames realizados nos empregados das empresas terceiras. Tal violação foi caracterizada como "Saúde e Segurança".
Os registros de fornecedores são analisados para verificar o compromisso em cumprir todos os requisitos da norma. Normalmente o que se encontra é um primeiro passo onde os fornecedores se comprometem em atender aos requisitos em um determinado período. Tal prática é aceitável na primeira auditoria, porém no primeiro monitoramento é necessário apresentar alguma evolução relacionada aos fornecedores.
No item Saúde e Segurança os itens auditados são os determinados pelas NR´s Normas Regulamentadoras, portanto as empresa que possuem certificação OHSAS 18001 atendem grande parte da norma. O item de gestão é compatível com a ISO 9001 portanto, as empresas que possuem certificação atendem grande parte da SA 8000.
Os representantes da Direção, Saúde e Segurança e dos Trabalhadores são entrevistados para confrontar as informações concedidas pelos trabalhados. Ao final das auditorias um relatório será deixado no cliente para tomada das ações corretivas e o certificado é emitido após a apresentação de um plano de ação. Nos casos em que a não conformidade seja considerada "maior", ou seja, impacta no Sistema, o certificado não será emitido sem uma Auditoria de Follow-up para verificação da correção do desvio. Os resultados são considerados dados de entrada para melhorias do sistema e devem ser um estímulo para as próximas auditorias.
Para que uma organização possa se preparar para uma auditoria da SA 8000 ou até mesmo verificar seu grau de adequação, oferecemos abaixo uma lista que pode ser utilizada como um check-list. Esta lista não tem a finalidade de servir a uma auditoria propriamente dita.
Procedimento de reparação de crianças documentado e comunicado aos funcionários
Procedimento para promoção da educação para crianças e trabalhadores jovens documentado e comunicado aos funcionários
Procedimento de reparação de crianças documentado e comunicado as partes interessadas
Procedimento para promoção da educação para crianças e trabalhadores jovens documentado e comunicado as partes interessadas
Não expor crianças e trabalhadores jovens a situações de risco, inseguras ou insalubres
Carga horária de crianças e jovens trabalhadores com tempo total não superior a 10 horas
Os funcionários confirmam que a organização não faz depósitos ou retém documentos de identidade
Existe alojamento para guardas de segurança e funcionários, e estes não se sentem forçados a permanecer contra sua vontade
Os familiares dos trabalhadores têm permissão para visitá-los livremente
Existe prazo definido para os programas de formação de trabalhadores
Existe um Representante da Alta Direção responsável pela saúde e segurança de todos os funcionários
Os funcionários recebem treinamento regular sobre saúde e segurança e os mesmo ocorrem durante o expediente do trabalho
Fácil acesso à água potável
Condições de armazenamento de alimentos
Existem procedimentos que tratam de situação de emergências
As responsabilidades estão claramente atribuídas quanto à saúde e segurança
Há um sistema disciplinar consistente aplicado a todos os funcionários que desrespeitarem as normas
Verificar a conformidade com as normas: PPRA – NR9 PCMSO – NR7 EPI – NR6 SESMT – NR4 CIPA – NR5 CAI – NR2 Edificações – NR8 Eletricidade – NR10 Transporte – NR11 Máquinas – NR12 Caldeiras – NR13 Fornos – NR14 Operações Insalubres – NR15 Operações Perigosas – NR16 Ergonomia – NR17 Proteção Contra Incêndio – NR23 Condições Sanitárias e de Conforto – NR24 Sinalização de Segurança – NR26
Liberdade de Negociação Coletiva
Os funcionários possuem direito de organizar e associar-se aos sindicatos
Os representantes e associados dos sindicatos confirmam não sofrerem discriminação no local de trabalho
A organização não interfere na realização das atividades sindicais
Se houveram greves, paralisações ou demonstração semelhante num período de 2 anos, os meios de resolução e o envolvimento das policiais ou militares devem ser anotado
Os acordos de negociação coletiva correspondem com a situação atual
A organização emprega seus funcionários exclusivamente com base em sua capacidade e execução do serviço
Há procedimentos implantados visando a discriminação
Os representantes da organização têm autorização para prevenir a discriminação e tomar medidas corretivas caso ela venha ocorrer
Os trabalhadores conhecem e estão familiarizados com os procedimentos para dar entrada de queixas de discriminação
Os trabalhadores compreendem que existem mecanismos para dar entrada de queixas referentes a constrangimento sexual
Não há evidencias do uso de punições corporais
Não há evidencias de maus tratos físicos ou insultos verbais ou coerção física/mental
Existem procedimentos estabelecidos para advertências com regras documentadas e os trabalhadores compreendem o funcionamento do sistema
As horas extras são trabalhadas voluntariamente e os trabalhadores sabem de que maneira é calculado o valor da remuneração
A semana de trabalho não excede a 44 horas
Os trabalhadores têm 1 dia de descanso pelo menos a cada 7 dias
As horas extras não ultrapassam a 12 horas por semana
Os funcionários têm intervalos em conformidade com a lei local
As quantidades dos funcionários em tempo integral são menores do que a quantidade dos em tempo parcial
A organização assegura que os salários pagos são suficientes para atender às necessidades básicas dos funcionários e proporcionem uma renda extra
Dados sobre salários dos trabalhadores com menor remuneração; (próprio e terceiros no site)
Os salários pagos são de maneira conveniente aos trabalhadores
A Política da Qualidade está definida em inclui um comprometimento com a melhoria contínua e com o atendimento às leis e aos requisitos desta norma
A Política é comunicada e entendida por todos os funcionários incluindo diretores, executivos, gerentes e supervisores
A Política está publicamente disponível
A Alta Direção analisa criticamente a adequação da política, procedimentos e os resultados do desempenho do sistema SA 8000
Existem ações de melhorias de sistema
Existe um representante nomeado pela Alta Direção para assegurar que os requisitos desta norma sejam atendidos
Os funcionários escolheram um representante do seu próprio grupo para facilitar a comunicação com a Alta Direção
As responsabilidades e autoridades foram definidas
Existe treinamento periódico e programas de conscientização
Existe monitoramento contínuo das atividades e resultados para demonstrar a eficácia dos sistemas
A empresa determinou os critérios de avaliação de fornecedores e subfornecedores (quando apropriado) com base na capacidade de atender aos requisitos desta norma
Existe registro do comprometimento dos fornecedores (evidência razoável)
Se existe serviço de terceiros, a empresa assegura um nível similar de proteção ao que seria proporcionado aos empregados diretos
A empresa, investiga e trata de responder as preocupações dos empregados com respeito a conformidade ou não frente a política e aos requisitos da norma
A empresa toma ações para as não conformidades detectadas
A empresa estabelece procedimentos para comunicar a todas as partes interessadas dados ou outras informações relativas ao desempenho do sistema
Quando requerido em contrato oferece informações razoáveis e acesso a verificação às partes interessadas as quais buscam a conformidade