Como emitir nf eletrônica no ecommerce? - MG Soluções Contábeis
A seguir, serão apresentadas algumas orientações gerais quanto à questão da nota fiscal eletrônica, também conhecida como NF-e.
A nota fiscal eletrônica é parte do SPED, ou seja, do Sistema Público de Escrituração Digital, que foi estabelecido pelo Decreto 6.022/2007.
O sistema estabelecido pelo decreto acima mencionado baliza a emissão de livros e documentos contábeis em forma eletrônica e sua transmissão ao Fisco pela internet sob condições normais ou de forma off-line caso haja circunstâncias que forcem a adoção dessa opção.
A nota fiscal eletrônica foi criada para substituir a nota fiscal emitida em papel.
As lojas virtuais, assim como suas contrapartes físicas, são obrigadas a emitir a nota fiscal eletrônica quando realizam suas vendas.
A exceção a essa regra fica por conta das lojas constituídas como MEI, ou seja, microempreendedor individual. Pode-se contratar no máximo um funcionário, deve-se exercer uma das atividades elencadas no Anexo XIII, da Resolução do Comitê Gestor do Simples Nacional de nº 94/2011 e ter faturamento inferior a 85 mil reais anuais e não se pode ser sócio em outros empreendimentos.
Caso vendam a pessoas físicas, MEIs podem não precisar emitir nota fiscal eletrônica a não ser que o consumidor peça.
Na venda para pessoas jurídicas, a emissão é obrigatória.
Para ser capaz de emitir nota fiscal eletrônica, um empreendimento deve possuir certificado digital, pois apenas com esse certificado digital, que é fornecido pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira, por meio de uma Autoridade Certificadora, a nota fiscal eletrônica ganha valor legal.
As autoridades certificadoras são as entidades legalmente capacitadas a emitir, revogar ou renovar certificados digitais. Certisign é uma dessas autoridades certificadoras.
Também é indispensável à emissão de nota fiscal eletrônica que a loja virtual esteja devidamente inscrita na Secretaria da Fazenda da localidade em que ela atua.
A emissão da nota fiscal eletrônica é um processo cem por cento digital.
O e-commerce, ao realizar uma venda, gera um documento eletrônico com a devida assinatura digital que garante sua legitimidade e transmite esse documento para o fisco.
A seguir, a Secretaria da Fazenda relevante no caso específico envia um protocolo que permite a realização da operação.
Então, a mesma Secretaria da Fazenda repassa as informações para o sistema da Receita Federal. Esse sistema arquiva todas as notas fiscais eletrônicas que foram emitidas no Brasil.
Como se pode ver, esse processo todo acontece praticamente em tempo real, praticamente colocando a Receita Federal dentro de cada empresa, e facilitando o controle da Receita Federal sobre as operações de venda realizadas, o que aliás, é o objetivo do SPED ou pelo menos parte do objetivo dele.
Mais do que nunca, uma contabilidade bem organizada tornou-se indispensável não só ao sucesso como à paz dos empreendedores.
Terminado todo o processo descrito acima, o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (também conhecido pela sigla DANFE) pode ser impresso se for necessário.
O Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica é uma representação gráfica da nota fiscal eletrônica, pois esta última só existe no ambiente digital.
Entre as utilidades desse documento, pode ser mencionado seu papel nos deslocamentos de produtos (por exemplo, um caminhão transportando mercadoria que estiver sem o DANFE correspondente incorre em multa).
Ele também facilita a confirmação da existência de uma determinada nota fiscal eletrônica e o acesso a ela porque traz uma chave numérica de acesso.
Em circunstâncias em que a loja virtual esteja sofrendo problemas técnicos, como, por exemplo, interrupção do acesso à internet, a nota fiscal pode ser emitida em contingência. Nesse caso, a operação é realizada – o vendedor não perde a venda, portanto, e a nota fiscal é armazenada off-line e fica armazenada no computador.
A operação pode ser realizada off-line mesmo. Mas é preciso prestar atenção a um fato: a nota fiscal eletrônica deve, necessariamente, ser enviada no prazo máximo de 24 horas.
O software usado para emitir a nota fiscal eletrônica é de escolha do empreendedor (entre as autorizadas, claro).
Existem programas pagos e gratuitos. De modo geral, as empresas que fornecem os programas pagos também fornecem os gratuitos, mas esses possuem limitações de funcionalidade.
Depois de ter a certificação digital e fazer o credenciamento na Secretaria da Fazenda do seu estado, basta escolher um software para emitir suas notas fiscais eletrônicas.
Esses programas podem ser gratuitos ou pagos. No geral, os programas gratuitos são ofertas dos mesmos sites que oferecem os programas pagos, mas com restrições a suas funcionalidades. Por exemplo, menor espaço de armazenamento.
É bom que o responsável pela escolha do software dê uma boa pesquisada para ver quais são as opções e qual vale mais a pena levando-se em conta custos e funcionalidades.