Tecnologias em viagens de negócio: descubra como se planejar!
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5 tecnologias em viagens de negócio que facilitam a rotina de trabalho
O planejamento de viagens corporativas requer bastante esforço e dedicação, tanto por parte da companhia, quanto por parte dos próprios colaboradores. Não é novidade para ninguém que para serem bem-sucedidas, essas expedições fora do escritório devem ter regras bem estabelecidas e, mais do que isso, direitos e deveres bem delineados entre ambos.
Será que apenas isso é o suficiente? Nos dias de hoje, os avanços tecnológicos se desenvolvem em ritmo exponencial e, definitivamente, podem ser ótimos aliados quando a questão for sobre viagens corporativas. Então, se você quer saber como isso pode o ajudar durante os seus compromissos empresariais em outras cidades e descobrir 5 ótimas tecnologias em viagens de negócio, acompanhe a leitura!
Como a tecnologia em viagens de negócio ajudam os colaboradores?
O mundo está cada vez mais conectado e hoje em dia é praticamente impossível encontrar alguém que não utilize algum tipo de equipamento tecnológico. No caso das viagens corporativas, definitivamente, os aparelhos de última geração, sejam eles celulares, tablets ou notebooks, são muito mais do que apenas uma fonte de lazer e uma ferramenta de trabalho.
Por meio desses dispositivos, os colaboradores em deslocamento podem ter acesso a infinitas maneiras de facilitar a sua rotina de trabalho, graças à tecnologia presente nesses aparelhos.
Esses dispositivos móveis podem ser utilizados para criar dashboards, planilhas, acessar dados empresariais, organizar projetos e abrigar softwares que são capazes de tornar tudo mais simples. Isso sem contar a possibilidade de conectar os colaboradores em viagem com os familiares que permaneceram em sua cidade natal.
Dito isso, confira abaixo alguns dos benefícios que a tecnologia pode proporcionar nas viagens de negócios.
Gerenciamento de viagem
Um dos mais importantes propósitos das diversas tecnologias desenvolvidas para serem utilizadas em viagens de negócios é melhorar a eficiência do gerenciamento de viagem. Afinal de contas, já pensou como seria trabalhoso juntar todas as notas fiscais e comprovantes de gastos e contabilizá-los manualmente? E pior, imagine perder seus compromissos por falta de check-in ou problemas com a bagagem na hora do embarque?
Há algum tempo, essas questões passaram a ser resolvidas de forma simples e rápida, tudo por meio de aplicativos tecnológicos. Cientes dos avanços da tecnologia e da iminente tendência de otimização do tempo, as companhias aéreas desenvolveram seus próprios apps, por onde é possível fazer o check-in antes mesmo de chegar no aeroporto e agilizar todo o processo que precede o embarque.
Por outro lado, plataformas especializadas em gestão de documentos e organização desenvolveram seus próprios aplicativos para facilitar a prestação de contas após a viagem.
Pouco tempo atrás, essa era uma prática que consumia bastante tempo dos colaboradores que retornavam de seus compromissos corporativos fora da cidade e isso, consequentemente, reduzia a produtividade dos funcionários, já que toda essa burocracia pouco agrega valor à empresa.
Hoje, graças à tecnologia, todas essas tarefas foram pensadas e automatizadas com o objetivo de facilitar a vida de quem está em viagem e agilizar o processo de prestação de contas e armazenagem de documentos.
Dessa forma, ao fazer uso da tecnologia em viagens de negócio você vai poder dizer adeus à falta de gerenciamento antes, durante e depois de retornar dos seus compromissos fora da sede da empresa.
Capacidade de localização em viagem
Um dos grandes avanços tecnológicos feitos até hoje, o serviço de geolocalização, mais conhecido como GPS, é uma mão na roda para qualquer pessoa que esteja em uma área desconhecida.
Já parou para pensar como era complicado antigamente? Estar em uma cidade que você não conhece absolutamente nada (talvez, nem mesmo o idioma) e ainda assim ter que se deslocar de um canto a outro sem saber para onde ir, repleto de mapas de papel na mochila?
Realmente, isso aparenta ser bastante apavorante, mas essa era a realidade de alguns anos atrás. A incrível tecnologia por trás dos serviços de GPS foi capaz de formar mapas digitais de praticamente todo canto do mundo e de localizar, via satélite, os sinais emitidos pelo seu aparelho, tornando possível você se situar com precisão em meio a qualquer lugar do planeta.
Apps como o Google Maps e o Waze, por exemplo, ainda são capazes de mostrar o trânsito e as melhores rotas para o seu caminho. Portanto, essa é uma das mais importantes tecnologias desenvolvidas até hoje e, com certeza, é uma das que mais beneficiaram quem viaja a trabalho para locais desconhecidos.
Facilidade de se comunicar com o restante do mundo
Seguindo a linha das mais revolucionárias e úteis tecnologias em viagem de negócios, os aplicativos de mensagens não poderiam ficar de fora. Esse dispositivo é tão comum na nossa vida hoje em dia, que poucas pessoas se lembram realmente de como era a comunicação há algum tempo.
Não muito distante, há 15 ou 20 anos, quem estava em viagens do exterior não conseguia se comunicar com ninguém de forma instantânea como nos dias de hoje.
Para entrar em contato com alguém em terras brasileiras, seja para matar a saudade da família ou resolver problemas da empresa, o viajante deveria comprar um cartão telefônico para ligações internacionais, entrar em contato com a Embratel que, por sua vez, redirecionava a chamada para o telefone de destino — essas ligações eram muito caras e deveriam ser extremamente curtas por conta do preço.
Na atualidade, essa situação chega a ser inimaginável, não é mesmo? Hoje, conseguimos nos conectar com qualquer pessoa num piscar de olhos e temos tudo isso na palma da mão. Quem está em viagem para o exterior, precisa apenas ativar o roaming de dados da operadora telefônica, ou comprar um chip no país ou simplesmente ter algum sinal de internet no hotel para fazer chamadas via Skype ou Whatsapp.
Quais as melhores tecnologias em viagens de negócio?
Agora que você já conhece alguns dos benefícios da tecnologia em viagens de trabalho, confira 5 delas para utilizar durante os seus compromissos fora do escritório.
1. Ferramentas de reserva online
No passado, tradicionalmente, quase todas as solicitações de reserva em um hotel de negócios ou de voos eram feitas via telefone ou fax. Sendo assim, era praticamente impossível encontrar um local de estadia ideal ou a melhor passagem e fazer a sua reserva sem a contratação de um agente de viagens, que fazia o papel de intermediário entre o viajante, a companhia aérea e o hotel.
O alto custo das comunicações naquela época, somada à falta de informações sobre os estabelecimentos, tornava tudo muito difícil. Com o surgimento da internet, esse processo foi extremamente simplificado. Agora, é possível solicitar quartos em qualquer lugar do mundo e comprar passagens por meio de um clique, graças às ferramentas de reserva online.
Com os avanços tecnológicos, o contato se tornou muito mais fácil e todas as vantagens de se ter um intermediador no processo foram extintas. Para substituí-lo, as ferramentas de reserva online passaram a reunir as melhores condições para quem está em busca de passagens ou estadias, de acordo com a necessidade e interesse de cada um.
Dessa forma, é possível filtrar as alternativas conforme os seus objetivos e conseguir as melhores ofertas utilizando essa tecnologia em viagens de trabalho.
2. Aplicativos de relatórios de viagem
Por mais benefícios que as viagens corporativas tragam para as empresas, elas, consequentemente, envolvem gastos e despesas que devem ser contabilizadas. Afinal de contas, nenhuma empresa vai querer pagar "férias extras" para os seus funcionários ao ceder o cartão corporativo e colocá-los em viagem, não é mesmo?
Por isso, para evitar desgastes dentro da empresa e se resguardar contra possíveis problemas financeiros, é preciso desenvolver um relatório preciso e bem elaborado de viagem. Dessa forma, você vai ter que apostar em ferramentas que facilitem a sua vida durante o seu compromisso a trabalho.
Existem empresas que não cedem o cartão corporativo, mas reembolsam o valor gasto pelo funcionário durante a viagem. Se for esse o caso, você terá de estudar bem a política de reembolso da sua companhia para ter certeza das despesas que serão ressarcidas durante a sua estadia fora do escritório.
Além disso, é importantíssimo armazenar as notas fiscais de todos os gastos que você fizer e, com certeza, você não vai querer sair por aí com vários papéis no bolso do seu paletó, não é mesmo? Por isso, o mais indicado é buscar por aplicativos que sejam capazes de salvar essas notas virtualmente.
O Concur, por exemplo, fotografa todos os documentos e encaminha as fotos para uma pasta na nuvem. Dessa forma, você se protege contra uma possível perda de documentos e agiliza todo o processo de prestação de contas.
Também é válido buscar por aplicativos que armazenem as demais informações da viagem, como datas, passagens aéreas e preços, reservas e outras. Uma alternativa seria o bom e velho Microsoft Excel, nunca sai de moda e é uma excelente ferramenta para produzir um relatório de viagem simples, completo e eficiente.
Uma das melhores ferramentas para quem está indo viajar a trabalho é a do check-in online. Ela é responsável por agilizar o seu embarque e evitar possíveis dores de cabeça antes de entrar no avião.
Geralmente, ao comprar uma passagem aérea, as companhias sempre solicitam que, no dia do embarque, você esteja no aeroporto com algumas horas de antecedência ao horário programado para decolagem.
Isso acontece porque é necessário um certo tempo para fazer todos os processos burocráticos antes de entrar na aeronave, além das diversas verificações de segurança. Se por um lado não é possível agilizar a checagem de proteção antes do embarque, toda a burocracia referente à escolha dos assentos, despacho de bagagem e identificação dos passageiros podem ser evitadas com o check-in online.
O check-in online, normalmente, é liberado pelas companhias aéreas com 3 dias de antecedência ao voo e basta acessar o website da companhia ou o aplicativo para fazê-lo. Essa tecnologia em viagens de negócio torna o processo de embarque muito mais ágil.
4. Plataformas cloud
Com a revolução dos smartphones, tudo ficou mais fácil, principalmente a armazenagem de documentos. No passado, para gravar alguma coisa em formato digital, eram utilizados disquetes, depois CD-ROMs e pendrives, nessa ordem de evolução. Todos esses itens, apesar de gerações diferentes, têm algo em comum: a necessidade de um computador para leitura dos arquivos.
Entretanto, a evolução tecnológica trouxe um método inovador de armazenamento de dados, que pode ser acessado de qualquer dispositivo móvel: a nuvem. Com as ferramentas de cloud, você pode criar qualquer tipo de arquivo no computador da própria empresa e acessá-lo em qualquer outro lugar do mundo de maneira remota.
As nuvens são ambientes virtuais capazes de guardar dados de maneira segura. Dessa forma, você não precisa ter a posse do arquivo para acessá-lo. Basta ter o login e a senha para conseguir utilizar os dados salvos anteriormente.
As ferramentas cloud são uma das melhores tecnologias em viagens de negócio e facilitam tremendamente a vida dos colaboradores, que podem tanto salvar arquivos e documentos pessoais quanto acessar dados confidenciais da empresa com poucos cliques.
5. Ferramentas de avaliação online
O mundo contemporâneo está totalmente conectado. Hoje em dia, com poucos minutos de pesquisa você consegue obter informações a respeito de quase tudo e com os hotéis de negócios não poderia ser diferente.
Antes de embarcar para o seu próximo destino a trabalho, pode buscar referências sobre a cidade, os pontos turísticos e também sobre o local de sua hospedagem, tudo isso online. Existem plataformas na internet, como o TripAdvisor, que servem como um "livro de experiências" de quem já esteve naqueles determinados lugares. Ao procurar por experiências anteriores, você vai saber exatamente o que o espera e poderá se preparar melhor para os seus compromissos corporativos.
A tecnologia está em constante evolução e colabora cada vez mais para um mundo mais conectado e eficiente. Sendo assim, um segmento tão importante como o das viagens corporativas não poderia ficar de fora desses avanços. Essas expedições fora do escritório começam muito antes do embarque no avião e, definitivamente, não terminam imediatamente na volta à sede da companhia.
Dessa forma, a tecnologia se faz uma aliada extremamente necessária e fundamental para que tudo saia dentro dos conformes e traga a eficiência e produtividade exigidas pelos gestores durante esses compromissos. Portanto, não deixe de utilizar a tecnologia em viagens de negócio. Ela, definitivamente, vai trazer enormes benefícios a você e a sua empresa.
O que você achou do nosso artigo? Gostou e já pretende incluir a tecnologia em viagens de negócio? Então, não perca mais tempo. Leia agora o nosso post sobre viagens corporativas e aprenda a se planejar e manter a produtividade durante esses compromissos.