Fluxos com Assinaturas Digitais
Processos com BPM
Sua empresa ainda opera negócios na velocidade do papel?
Implemente a ferramenta certa e permita que processos e documentos circulem sem fronteiras, diminuindo a dependência de processos manuais.
Nosso software PortalFlex® ajuda sua empresa a implantar processos digitais.
Modele fluxos e automatize processos, assinaturas e documentos da empresa.
Seja capaz de enviar, receber e consumir informações na velocidade da web. Forneça ao seu cliente um processo digital de ponta a ponta.
Desenhe Fluxos
Desenhe, modele e automatize graficamente os fluxos de processo da sua empresa, sem conhecimento de programação.
PortalFlex® é capaz de se conectar com qualquer sistema de gestão, integrando de forma rápida processos, assinaturas e documentos dentro de sua empresa.
Gerencie com exatidão em qual etapa encontra-se determinado processo. Identifique gargalos, elimine a burocracia e lentidão.
1. Análise do Processo Atual (As-Is)
Nossa consultoria especializada, composta por Engenheiros de Processos Certificados, realizam o mapeamento do processo atual em sua empresa, visando o detalhamento completo do processo como ele se encontra hoje. (As-Is)
2. Modelagem do Novo Processo (To-Be)
O antigo processo (As-Is) é redesenhado, dando lugar a um novo processo proposto (To-Be), permitindo a padronização do fluxo das atividades, dos documentos, formulários e assinaturas. Integrações entre sistemas podem ocorrer através do uso da nossa API.
3. Implantação do Processo Automatizado
Processo remodelado, é hora de disponibilizar o ambiente online para que colaboradores, clientes e fornecedores, de forma unificada, comecem a visualizar as informações de seus processos e documentos através de uma interface simples e intuitiva.
Automação do Processo em 3 passos
Dê adeus para a caneta
O fluxo do seu processo exige a coleta de assinaturas de uma ou mais pessoas?
Você pode realiza-la de forma rápida e automática no PortalFlex®.
Nosso software permite que os documentos de um processo possam ser assinados com ou sem certificado digital, garantindo a validade jurídica.
Não importa se o seu processo é uma matrícula de Universidade, um financiamento bancário, uma aprovação de compra ou até mesmo um contrato entre partes.
Se o seu fluxo de processo exige a coleta de assinaturas de uma ou mais pessoas, você pode realiza-la de forma rápida e automática.
Nosso software PortalFlex, permite que os documentos de um processo possam ser assinados com ou sem certificado digital e ainda garante a validade jurídica.
Saiba mais sobre as assinaturas digitais, assinaturas qualificadas e assinaturas mistas.
Assine com e sem Certificado Digital.
Bem-vindo ao mundo Paperless
Escolha uma solução robusta e inteligente, que dá preferência à simplicidade e aplica a tecnologia em favor da desburocratização dos processos de forma segura e eficiente.
Converta para PDF documentos físicos e garanta a guarda digital e a destinação dos documentos de forma correta obedecendo tabelas de temporalidade.
Captura Automática de documentos de outros sistemas
O PortalFlex® é capaz de capturar qualquer documento gerado a partir de outro sistema sem a necessidade de integração com o sistema legado, proporcionando acesso aos dados armazenados, independente da plataforma ou sistema operacional utilizado.
Uma das maiores mineradoras do mundo e presente em mais de 15 países com mais de 90 mil funcionários, a AngloAmerican confia no PortalFlex para automatizar seus processos.
1. O Problema (As-Is)
A AngloAmerican possui um grande número de fornecedores resultando em um alto volume na troca de dados e documentos. O fluxo da gestão de contratos era deficiente, realizado de forma praticamente manual.
Desde a criação dos contratos, sua tramitação entre os diversos departamentos, aprovação dos documentos e a coleta de assinaturas em papel, o prazo médio era de 20 dias ou mais.
Os contratos demoravam dias para serem oficializados e diversas compras e processos operacionais eram impactados como por exemplo compras de caminhões, autorizações de projetos e compra de insumos ou materiais, afetando diversas áreas. Isso quando não ficavam totalmente parados aguardando o retorno do gestor de uma viagem ou licença.
Todo processo também era realizado, por questões legais, através de documentos e papéis impressos gerando um gasto enorme na gestão, tramitação e armazenamento dos documentos físicos.
Todos os documentos ficam armazenados no sistema de gestão Aconex® Oracle®, demandando um grande investimento para integração, qualquer fosse a solução adotada.
2. A Solução (To-Be)
Após uma análise detalhada do problema, foi realizado o desenho do atual fluxo (As-Is) identificando todas as etapas existentes no processo atual. Todas as áreas envolvidas foram incluídas para o correto mapeamento do processo.
Com base no modelo atual (As-Is) foi então desenvolvido um novo fluxo operacional (To-Be) para a tramitação dos documentos entre os departamentos e fornecedores visando a correção e a otimização dos pontos identificados com falhas.
Além disso a coleta de assinaturas foi completamente automatizada, permitindo a assinatura dos documentos pelos gestores da Anglo com o uso de Certificados Digitais. Já os fornecedores foi permitido tanto o uso de Assinaturas com o uso de Certificados Digitais, quanto Assinaturas Eletrônicas, para os casos onde o fornecedor não dispõem de um certificado.
Para a captura dos documentos armazenados no Oracle® foi utilizada a funcionalidade de Captura Automatica presente no PortalFlex®, permitindo a integração automática e transparente no Oracle dispensando a necessidade de custos de integração.
Após a implantação e automação do processo, em apenas duas semanas o prazo médio para conclusão passou de 25 dias para apenas 3 dias.
O tempo gasto pelos gestores na validação dos contratos e assinaturas caiu de algumas horas para apenas alguns minutos, graças também ao uso das aprovações e assinaturas em Lote previstas no novo fluxo.
Em 1 ano em produção, o sistema já possuem mais de 3 mil processos tramitados eletronicamente.
Diversos ganhos operacionais foram beneficiados em conjunto, uma vez que agora as compras e previsões de entregas de insumos podem ser previstas e realizadas em um tempo muito menor.
O arquivo físico foi substituído pelo arquivo digital gerando uma economia de espaço, gestão e tramitação, indo de encontro com as políticas e o compromisso ambiental da AngloAmerican.
Devido ao sucesso do projeto, diversas outras áreas não previstas inicialmente começaram a fazer parte e adotaram o novo fluxo aproveitando assim os mesmos benefícios da automação do processo proporcionadas pelo PortalFlex®.