7 passos para nunca mais perder os seus documentos - NeoCognitiva
Já lidou com a seguinte situação: perdeu um documento importante e não o encontra em nenhum lugar?
Essa experiência desesperadora é mais comum do que pode aparentar, especialmente para empresas que lidam com vários documentos e precisam de atenção redobrada com o gerenciamento deles.
No texto de hoje vamos te contar 7 passos para você nunca mais perder os seus documentos, então já começa anotando essas dicas!
Passo 1:Determinação, disciplina e cultura
Vamos começar falando sobre a determinação, já que ela é essencial em qualquer empresa e, especialmente, quando precisamos adquirir um novo hábito!
Seja pessoal ou compartilhado com seus funcionários, você precisa estar determinado de que vai colocar todos esses passos em prática para não perder mais os seus documentos. Se você for gestor, será necessário esclarecer essa necessidade para a sua equipe, buscando o engajamento deles nessa iniciativa que fará um bem para a empresa e ajudará a todos trabalharem melhor. Para o caso de colaboradores que estejam determinados a isso, o conselho é organizar essas ideias em uma apresentação simples, discutir com os seus colegas e levar para o seu gestor como uma proposta de melhoria no seu departamento.
Depois já vamos falar sobre a disciplina, afinal, falar é uma coisa, mas fazer é completamente diferente, não é mesmo?
Sabendo disso, não se esqueça de que você precisa ter a disciplina necessária (e na medida certa, ok?) para implementar mudanças na sua empresa.
Seja uma simples mudança, ou até uma que vá refletir na estrutura de equipes, funções dos seus funcionários etc.
Tenha disciplina para organizar tudo o que precisa ser mudado, como o fato de perder muitos documentos e não achar eles depois, atrasando processos e prazos.
A partir disso, você pode mudar aos poucos condutas, tarefas e maneiras como as coisas costumam ser feitas. A disciplina pode se traduzir em mudanças em processos, que não precisam ocorrer de maneira abrupta e de uma vez, mas pode ser implantada de maneira gradual. O importante de se ter em mente é: a partir do momento em que se decidiu mudar, vamos seguir a nova maneira de se fazer as coisas de maneira perseverante até que se torne o novo hábito, ou o novo normal.
Além disso, tudo isso vai ajudar você a construir uma cultura de empresa forte, disposta a operar de forma prática, segura e confiável.
Aliás, será possível também criar uma cultura de uma empresa que busca sempre estar um passo à frente, conhecendo o seu lugar no mundo e o que precisa mudar.
Mudar a cultura de uma empresa nem sempre é fácil, mais difícil é fazer isso sozinho ou de maneira rápida. Tenha em mente que mudanças são graduais, acontecem com engajamento e apoio de gestores e colegas, e acima de tudo, em pequenas doses, para que haja o tempo que as melhorias no processo sejam percebidas.
Passo 2:Escolha uma plataforma
Você precisa escolher uma plataforma para compartilhar documentos entre a sua equipe e otimizar o tempo gasto no envio de documentos para recolhimento de assinatura ou até se precisar verificar versões mais antigas de contratos para consultas.
Esse ponto é importante para definir um ponto central e comum para que todos os membros da equipe ou da empresa possam incluir e compartilhar documentos de uma maneira que seja fácil, descomplicada, mas que garanta segurança e confidencialidade das informações. O departamento de TI pode ser um facilitador nessa etapa.
Esse segundo passo é essencial também e hoje existem ótimas ferramentas que vão te ajudar a gerenciar documentos de forma prática e segura.
Existem opções gratuitas no mercado, com as quais você pode começar até um determinado limite de usuários ou armazenamento de dados. Atingido esse limite, a plataforma começa a cobrar. Com outras, você conta com uma consultoria que implanta uma ferramenta paga, mas te auxilia em todo o planejamento, execução, treinamento e uso continuado do sistema. Começando free ou pagando, não quer dizer necessariamente que uma é mais vantajosa do que outra, mas dependendo do tamanho do seu projeto, vale a pena recorrer a uma empresa especializada.
Além disso, há plataformas que vão atender as exigências específicas de cada empresa.
Passo 3:Crie uma estrutura
Neste terceiro passo é preciso atenção, pois ele pode ser determinante para você obter bons resultados e não perder mais documentos importantes na empresa.
É preciso criar uma estrutura para gerenciar os documentos, a partir da plataforma escolhida (passo 2 que mencionamos antes).
Ou seja, é necessário que você deixe tudo bem "amarrado" com todos os envolvidos e sobre os processos, para eventuais falhas serem diminuídas ou extintas por completo.
Opere sempre de forma a pensar em uma estrutura clara, que vá, de fato, atender a sua necessidade e que nesse caso é: não perder documentos.
Então vamos lá, você não pode simplesmente jogar tudo junto no mesmo lugar. Crie pastas e pense nisso como compartimentos para colocar seus documentos ou informações. Dependendo da plataforma escolhida você ainda conta com ferramentas de metadados, com as quais você pode definir atributos adicionais que ajudarão você a encontrar os seus documentos no futuro, sem precisar criar uma estrutura de pastas muito ramificada e complexa.
Em plataformas gratuitas, que não contam com recursos de metadados, você pode caprichar na estrutura e cores de pastas, nomes de arquivos que agrupem informações ou tipos de documentos, e comentários nos arquivos (comentários e cores são recursos existentes no Google Drive).
Os documentos podem ser organizados por mês, ano, assunto, cliente, fornecedor, departamento, área de negócio, ou qualquer outra informação que dê uma identidade coletiva ao documento que deve estar identificado de maneira parecida ao conjunto que ele faz parte.
Mas o importante é: Pense em facilitar o seu trabalho e o de outros para encontrar esse documento facilmente.
Passo 4: Guarde o que já nasceu digital
Pense bem antes de imprimir algo. Não é só o meio ambiente que te agradece, mas a partir do momento que você materializa em papel aquele PDF que você recebeu por e-mail, você está criando um trabalho para você e outros em gerenciar isso durante o ciclo de vida dele, até que ele seja descartado ou destruído em definitivo.
Se a necessidade da impressão se refere a um processo interno da empresa, veja se não é possível conduzir isso de maneira digital. Existem ferramentas gratuitas ou com custos acessíveis com as quais você pode criar fluxos de trabalho para a análise, aprovação e assinatura de documentos por membros da equipe.
Ainda há certa resistência pela substituição do papel pelo documento digital, assim como a assinatura que pode também hoje ser digital.
Mesmo ainda sofrendo resistência, não deixe de operar de forma digital, afinal, os benefícios são inúmeros e vão te ajudar a economizar tempo, garantir melhor aproveitamento de performance de trabalho, entre outros pontos.
Portanto, guarde o que já nasceu digital.
Passo 5:Digitalize o que é físico
O quinto passo é ótimo e vai te ajudar muito! Apesar da resistência e dúvida sobre o processo de digitalização de documentos, essa opção é mais do que válida para quem não quer mais perder eles.
Então, é preciso digitalizar o que é físico! Comece aos poucos e não pule etapas, afinal, é preciso compartilhar com a sua equipe e sua empresa todos os passos do processo e não pegar ninguém desprevenido.
Para a execução dessa etapa é necessário ter um pouco de visão e percepção da melhor ferramenta para isso:
-Se estivermos falando de algo que possa ser feito no cotidiano de sua equipe, com funcionários trabalhando fora do escritório, com poucos documentos durante o dia, compreendendo poucas páginas, essa digitalização pode ser feita até utilizando a câmera do celular. Nesse —vídeo— falamos um pouco sobre isso.
-Caso se trate de funcionários que estejam dentro do escritório, que precisem digitalizar um número maior de documentos, mas ainda sob demanda, pode-se utilizar uma impressora multifuncional ou um scanner de pequeno porte.
-Mas se existe um número considerável de documentos, ou caso você tenha alocado uma pessoa para ficar dedicada a essa atividade, um scanner de produção pode ser necessário.
Independentemente do volume que você tenha para digitalizar, não se detenha pela falta de recursos, mas procure uma forma de começar, nem que seja de uma forma devagar ou pequena, mas que inicie a reversão do cenário de papéis transitando de mesa em mesa na sua empresa.
Passo 6:Cuidado com o lixo
No mundo do gerenciamento da informação existe uma sigla conhecida como ROT (redundante, obsoleto, trivial). Esse é o lixo ao qual nos referimos.
Seja criterioso com relação aos documentos que você está guardando.
Primeiro, crie processos para que as informações não sejam duplicadas e replicadas de maneira sistemática. Isso é bastante comum acontecer em processos que são conduzidos por e-mail, ou seja, a cada trâmite e para cada pessoa que faça parte do processo, é criada uma cópia de um arquivo anexo.
A informação obsoleta pode ser gerenciada facilmente em ferramentas de GED ou ECM, simplesmente colocando um metadado (um atributo) que determina até quando aquele documento deverá existir no sistema. Quem não conta com isso, pode organizar os documentos por tipo e pastas que identifiquem mês/ano que eles pertençam, e de tempos em tempos alguém pode revisar esses locais e desde que a pessoa tenha a autonomia para isso, ela pode decidir pelo expurgo daquilo que não serve mais. Deve-se tomar cuidado com o expurgo de documentos que a empresa tem a obrigação legal de manter, como documentos fiscais (normalmente 5 anos mais um) ou trabalhistas (30 anos). Consulte um advogado ou um especialista para obter orientação sobre o assunto se você ficar em dúvida.
Informação trivial é aquela que não é relevante para o seu negócio. Muitos funcionários acabam utilizando o computador do trabalho para tratar de questões pessoais. Isso pode não ser pecado algum em algumas empresas, mas pode ser proibido de acordo com políticas de outras. Mas a questão aqui é se certificar que os documentos que você está guardando e gerenciando se referem realmente a um processo do seu negócio.
Portanto, cuidado com o lixo. Planeje muito bem o gerenciamento dos documentos de sua empresa para evitar surpresas!
Passo 7:Não descuide
Bom, se você conseguiu executar tudo até aqui, parabéns! A parte mais difícil você conseguiu executar, mas não se descuide: mantenha as pessoas conscientes da importância em manter esse trabalho. Se você conseguiu levar o conceito de documentos digitais para um processo da empresa, melhor ainda! As coisas continuarão sendo dessa maneira e é muito provável que você consiga levar outros processos e outros documentos para a forma digital de se trabalhar.
Mas o que é suficientemente bom que não pode ser melhor? Pense em melhorias para o seu processo, e como ele pode ter sinergia com outros processos e documentos na empresa. Convide seus colegas para reuniões sobre o tema, promova debates, estimule a contribuição com ideias, faça brainstorm. Com certeza vocês extrairão caminhos para melhorias. Processos de negócio são como organismos vivos dentro das empresas, que crescem e tendem a ficarem melhores com o passar do tempo, e também com a contribuição da equipe.
A NeoCognitiva dispõe de plataformas e metodologias para ajudar as empresas a implementar esses passos. Solicite um contato comercial com a NeoCognitiva!