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Explicitando as forças e fraquezas da empresa
Quando se pensa em estudar o ambiente externo a uma empresa, visando gerar estratégias para prepará-la e adequá-la ao mercado, normalmente recorre-se a modelos estratégicos como a Análise Estrutural da Indústria com as cinco forças de Porter, a análise PEST com seus fatores políticos, econômicos, socioculturais demográficos e tecnológicos, as conexões do Sistema de Valor no qual a empresa está inserida, ou até mesmo ao velho Brainstorm, hoje chamado de modelo OT, sempre visando entender que ameaças e que oportunidades o mercado pode proporcionar. Contudo, quando se deseja conhecer o ambiente interno da empresa, há uma insistência em utilizar de forma direta a análise SWOT, especificamente o seu SW (Forças – Strengths e Fraquezas – Weakness), através de entrevistas com os membros do Grupo de Planejamento Estratégico da organização ou com os seus diretores, que em muitos casos são o mesmo grupo. Esta não é a melhor ideia para garimparmos os pontos fortes e fracos de uma empresa.
De acordo com Rummler e Brache (1994), numa empresa um processo é uma série de etapas criadas para produzir um produto ou serviço, incluindo várias funções e abrangendo o espaço em branco entre os quadros do organograma, sendo o conjunto dos processos da empresa visto como uma cadeia de agregação de valor. Por outro lado, Harrington (1993), afirma que um processo é um grupo de tarefas interligadas logicamente, que utilizam os recursos da organização para gerar os resultados definidos, de forma a apoiar os seus objetivos, ou seja, um processo também é um conjunto de atividades mais recursos, incluindo os recursos humanos que o operacionaliza. Então, talvez os processos da organização sejam a melhor fonte para se descobrir onde a empresa possui forças e onde residem as suas fraquezas. Com a vantagem de analisar mais que suas funções ou departamentos, pois um processo abrange também os espaços em branco entre eles, que são as "passagens de bastão" entre as diversas áreas funcionais da companhia.
Uma forma de conseguir entender as forças e as fraquezas de um processo da empresa é entrevistando quem o operacionaliza, e quem é responsável pelas principais atividades deste processo. Serão apresentadas, a seguir, algumas recomendações para que esta entrevista possa ser produtiva e que realmente exponha as fraquezas e as forças do processo, seja em suas atividades ou em seus recursos:
– Explique ao entrevistado a razão da entrevista;
– Conheça um pouco o entrevistado: Suas responsabilidades e atividades.
CAMINHE NAS ATIVIDADES
– Você poderia me mostrar o fluxo de trabalho?
– Qual o input e o output de cada atividade?
– O que é feito com o input?
– Quais são as principais habilidades requeridas?
– Foram realizadas mudanças recentemente?
– Como está fluindo o trabalho?
– Como é avaliada cada atividade? (métricas, orçamentos, etc.);
– Verifique as iniciativas impactantes que se aplicarem;
– Verifique as áreas de interface.
CAMINHE NOS ELEMENTOS ORGANIZACIONAIS
– Número de funcionários / turnover;
– Verifique a estrutura da área / organograma e responsabilidades;
– Verifique os mecanismos de gestão;
– Levante aspectos culturais.
CAMINHE NOS RECURSOS
– Quais sistemas dão suporte a processos? Qual é a eficácia?
– Qual é a capacidade da equipe atual?
– Existem disponíveis todas as informações necessárias?
– Quanto eu acompanhei das atividades totais da Área?
– O que eu deixei de ver?
– Quem mais eu devo entrevistar? Sobre quais tópicos?
Em cada um destes pontos devem-se buscar informações que levem às forças ou às fraquezas do processo. Posteriormente, estes resultados poderão ser levados para o SW da Matriz SWOT visando cruzá-los com as oportunidades e ameaças do mercado levantadas, gerando assim estratégias defensivas, estratégias ofensivas, estratégias que reduzam debilidades ou eliminem vulnerabilidades da empresa.