Cinco dicas para o "faz tudo" cumprir sua agenda
Ana Carolina Franceschi Simões
Você consegue cumprir sua agenda ou está atolado de trabalho e tem de fazer horas extras com freqüência?
O profissional 'faz tudo' que atendia aos pedidos de todo mundo, levava trabalho para casa, não tinha tempo de lazer e nem dava atenção para os filhos não ganha mais pontos. Hoje é verdadeiramente visto como capaz e eficiente, o que cumpre prazos, tira férias anuais e tem tempo de qualidade com a sua família.
2- Saiba dizer "não" - Não é porque negamos a participação em uma reunião, ou não aceitamos fazer determinada tarefa em tal prazo que iremos ser taxados de descomprometidos ou preguiçosos. Ao contrário. Se tivermos boas justificativas para não comprometer as outras atividades em andamento, demonstramos o quanto temos controle de todas as tarefas. O profissional que aceita tudo que lhe é pedido, com certeza faz mais horas extras que o necessário.
3- Avalie se reuniões são mesmo necessárias - Reuniões são outro grande mal das grandes corporações. A quantidade de encontros para as quais somos chamados certamente poderia diminuir um bocado. Analise se realmente a reunião é necessária. Em caso positivo, envie a pauta para todos os envolvidos com antecedência, seja objetivo e, como num debate na tevê, utilize um cronômetro para que ninguém estoure o tempo. Caso contrário, as discussões começam a se dispersar e a reunião termina com nenhum resultado produtivo. No caso de estar com outras tarefas urgentes, podemos pedir que um colega vá em nosso lugar, ou simplesmente solicitar a ata, após a reunião. Portanto, estabeleça estes filtros para ganhar mais tempo no trabalho para o que realmente é importante.
4- Não deixe que emails e mensagens instantâneas atrapalhem a sua concentração - Como lidar com e-mails intermináveis, mensagens instantâneas e posts em mídias sociais que nos tomam boa parte do dia? Uma dica é programar um horário para fazer cada uma destas tarefas, para não ficar o dia todo em meio a todas estas informações. O email, ainda o meio mais comum de comunicação, pode ficar fechado quando estivermos fazendo uma tarefa que exija concentração ou que tenhamos um prazo curto para entregar. Desta forma, não vamos nos distrair a cada email que chegar. As mensagens instantâneas devem ser utilizadas para facilitar o nosso dia a dia e não atrapalhar. Use os recursos de mudar seu status para ocupado ou ausente, ou simplesmente desligue quando precisar cumprir um prazo apertado.
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Ana Carolina Franceschi Simões é sócia da MultiMeta Treinamentos, com ampla experiência profissional na área de marketing e pesquisa; é formada em Publicidade pela Faculdade Casper Líbero, com MBA na FIA USP; atua como professora de Marketing da Faculdade Uniban.