O seu processo de compras era estruturado na França e aplicado aos fornecedores das suas fabricas mundo a fora, inclusive no Brasil. Para se habilitar a vender, o fornecedor teria que passar por uma análise de cadastro e homologação que poderia levar de 90 a 180 dias. Os requisitos envolviam visitas às instalações do fabricante, acesso a relatórios contábeis, avaliação da aplicação de normas de segurança do trabalho, entre outros. Neste ponto já épossível detectar a necessidade de se realizar um Workshop de qualificação de fornecedor. Ao receber a lista de demandas e realizar uma reunião com os compradores, identificou-se que seria necessário segmentar e dividir as demandas por temas, pois apresentavam especificações distintas.
Com estas informações e uma análise de possibilidades o evento foi planejado utilizando a combinação de dois formatos, são eles:
1º momento – Workshop de qualificação de fornecedor apresentando um passo a passo do cadastro de fornecedores e procedimentos de homologação, acompanhado de síntese da demanda e do processo de compras.
2º momento – Os grupos foram divididos por temas e cada grupo seguiu para as reuniões temáticas que ocorreram em salas distintas com os compradores da fábrica. Nestas reuniões, foi possível aprofundar a especificação, prazos de entregas, períodos de produção e sazonalidades, prazos para pagamentos, detalhes do contrato de fornecimento, etc.
A logística de atendimento foi estruturada através do formulário de inscrição,onde o fornecedor tinha que informar para qual destes grupos tinha ofertas. Este simples detalhe também serviu de feedback para a equipe de mobilização que monitorava as inscrições e direcionava esforços ao grupo que apresentasse menor engajamento.
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