ERP: o que você precisa saber sobre ele? Saiba tudo sobre ERP
Publicado por Procenge em 20/04/2020 | Atualizado em 21/10/2020
A ausência de um ERP pode ser a causa de eventuais falhas na gestão, que inviabilizam o crescimento e, em alguns casos, até mesmo a sobrevivência das empresas. Atualmente, para aprimorar os processos de gerenciamento, os empresários podem contar com o auxílio desses softwares.
Por meio da automatização, integralização e gerenciamento de dados, recursos como o ERP oferecem aos gestores as condições necessárias para o controle das informações da instituição de forma integrada e, consequentemente, para o aprimoramento dos processos.
E você? Sabe o que é ERP e como ele pode ajudar a sua empresa? Confira neste artigo tudo que você precisa saber sobre o tema!
O ERP (Enterprise Resource Planning, ou Planejamento dos Recursos da Empresa) é um sistema de gestão empresarial. Ele integra as informações e os departamentos de uma empresa e possibilita aos gestores uma visão acerca de cada área específica. Assim, viabiliza o acesso a todas as informações relevantes e realiza uma análise centralizada do negócio.
Trata-se de um software que automatiza e integraliza os processos de diversas áreas da empresa. As principais são: a administrativa, contábil, financeira, compra e vendas, recursos humanos, operacional etc.
Com isso, o controle e a análise das informações pela empresa tornam-se mais efetivos, pois o ERP reúne as informações de todas as áreas. Ou seja, não será necessária a adoção de um sistema específico para cada departamento.
Ao facilitar o fluxo de dados e a comunicação entre os diversos setores da organização, o acesso às informações e a geração de relatórios, o ERP proporciona aos gestores as condições necessárias para a tomada de decisão estratégica mais assertiva.
Como funciona e para que casos é indicado?
Para entender o funcionamento dessa ferramenta, você precisa saber que ele é um software modular. Isso que dizer que o ERP é composto por módulos que identificam os setores das empresas.
Esses módulos são completamente integrados. Com isso, as informações são inseridas no sistema uma única vez e trafegam nele em tempo real. Essa característica torna desnecessário a alimentação de dados idênticos por mais de um usuário. Por exemplo, a nota fiscal que dá entrada no módulo estoque aparece também no financeiro e na contabilidade.
Assim, o ERP possibilita o monitoramento simultâneo dos dados e estabelece relações de causa de efeito entre eles. Isso confere maior confiabilidade às informações e reduz a complexidade, os esforços e os gastos despendidos no acompanhamento dos processos.
Por isso, ele é indicado para os mais variados setores. Entre eles estãõ a administração das organizações, a parte de compras, a de pagamentos, faturamentos e recebimentos e até mesmo para as organizações com controle contábil e fiscal instalados.
Por ser adaptável à realidade e às necessidades do empreendimento, esse software é adequado para as empresas de qualquer porte (pequenos, médios ou grandes) e de qualquer segmento, desde cooperativas médicas até indústria de produtos químicos, por exemplo.
Qual o momento mais adequado para a empresa adotar o ERP?
Tradicionalmente, existem dois melhores períodos para implementação do sistema: no início do ano ou no segundo semestre. Caso implementado nesse último período, ele já estará em pleno funcionamento no começo do próximo ano.
Apesar disso, o ERP pode ser adotado e implementado na sua empresa em qualquer momento. Na verdade, quanto mais cedo, melhor. Afinal, será mais fácil trazer para a base de dados as informações do período em que a empresa não tinha o sistema, bem como definir os processos internos e controlar as informações.
É muito importante que a empresa tome a decisão de aderir ao uso do ERP quando ela estiver dando um passo na criação ou amadurecimento dos seus processos. Não ter processos criados é uma dificuldade, mas não um impeditivo para a adoção do sistema, pois, a partir da implementação, serão criados os processos.
Sem dúvida, a adoção do ERP é uma decisão estratégica. Não apenas do ponto de vista de gestão, mas também fiscal. Até porque os órgãos de fiscalização estão automatizando as obrigações e, para atendê-las, as empresas precisam de sistemas.
Como fazer a implantação do ERP de forma eficiente?
Como você viu, o ERP é um recurso que automatiza e integraliza as informações, facilitando a análise de dados e o aprimoramento dos processos de gestão. Para isso, é necessário que o sistema seja implementado de forma eficiente. Confira algumas dicas que podem ajudar nisso:
avaliar previamente os processos: o sistema deve ser implementado com base nas demandas do negócio. Por isso, é necessário avaliar as atividades de rotina para identificar de que forma ele poderá ajudar no empreendimento e quais grupos serão afetados pelas mudanças;
identificar as necessidades da organização: para nortear a implementação, é ideal que a empresa identifique e liste suas necessidades e os resultados pretendidos. Isso permitirá identificar qual a melhor solução para sua empresa;
contar com a ajuda de especialistas: a implementação do ERP não é uma tarefa fácil. Para garantir que a metodologia e os softwares sejam adequados aos anseios da empresa, o ideal é contar com profissionais capacitados;
contratar uma solução eficiente: para escolher o fornecedor, você deve buscar soluções especializadas, ou seja, que atendam às especificidades do seu negócio. Além disso, buscar informações acerca do histórico do fornecedor no mercado e da metodologia utilizada é fundamental para fazer uma boa escolha;
capacitar a equipe: para se alcançar bons resultados com a adoção do ERP, é essencial que sua equipe esteja consciente da importância do sistema e preparada para as mudanças.
Como o ERP pode ajudar sua empresa?
A implementação do sistema melhora a qualidade e velocidade das informações. Quando um dado é registrado no sistema, ele é transmitido para toda a empresa. Essa automação garante segurança e agiliza todas as autorizações necessárias. Por exemplo, quando se lança uma compra, todas as pessoas responsáveis por aprovar essa aquisição receberão uma notificação para autorizá-la.
Além disso, o referido software possibilita um controle unificado de diferentes setores da organização. Isso permite que os gestores tenham acesso a todos os dados relevantes usando um único sistema. Além disso, com a facilidade de poder acessar as informações por meio de dispositivos móveis.
Com isso, o ERP cria as condições necessárias para o aprimoramento dos processos da empresa. Ele auxilia os gestores na tomada de decisões mais assertivas e condizentes com a realidade e os anseios do negócio.
ERP Genérico e Personalizado
É bom lembrar que nem todo ERP é igual. Por isso, antes de escolher o melhor sistema para sua empresa (genérico ou personalizado) é preciso entender as necessidades do seu negócio.
Um ERP personalizado pode trazer vantagens para a operação, já que e capaz de se adaptar às necessidades da empresa, indo além do escopo comum dos sistemas tradicionais.