Procrastinação. Nos corredores de uma empresa, essa palavra soa de uma forma negativa. Nenhum gestor gosta de ouvi-la, afinal, ela é sinônimo de improdutividade, ineficiência, retrabalho e, o pior de tudo, de péssimos resultados para o negócio. Por isso, é sempre bom ligar o sinal de alerta quando essa palavra for mencionada em reuniões e feedbacks, por exemplo.
Gerenciar procrastinadores, no entanto, não é uma tarefa tão fácil quanto parece. Na verdade, estamos falando de uma atividade que envolve gerenciamento de tempo, planejamento estratégico e, acima de tudo, um trabalho pesado para melhorar o motivacional dos colaboradores. Como deve ter percebido, a procrastinação não é a causa do problema, mas uma consequência da própria gestão do negócio.
Para todo problema ligado a esse campo, portanto, é preciso desenvolver planos de ações efetivos, embasados por dados, e não apenas por meros palpites. Para ajudar você a resolver esse tipo de problema, preparamos um guia completo com dicas para gerenciar a procrastinação no ambiente de trabalho. Confira todas elas logo a seguir!
Como vimos, antes de definir qualquer plano de ação, é preciso desenvolver um planejamento, afinal, é nessa fase que também devemos avaliar o ambiente interno. É preciso avaliar todos as possíveis ameaças à produtividade.
Muitas vezes são os processos internos que geram um desestímulo ao trabalho e, portanto, precisam ser repensados. Em outros casos, até mesmo a disposição dos colaboradores na sala cria um ambiente propício à procrastinação. Identificar o foco do problema é uma prioridade, portanto.
Certamente, a falta de tecnologia pode ser um grande obstáculo para a produtividade, mesmo quando as equipes estão motivadas — quando não estão, evidentemente, o resultado é a procrastinação. Por isso, é importante contar com os softwares e sistemas apropriados para automatizar todos os processos internos, principalmente os mais mecânicos.
Os softwares de gestão de equipes, por exemplo, são fundamentais para que os supervisores e gerentes possam monitorar as atividades de cada um dos colaboradores, melhorando também a delegação de tarefas e a distribuição de profissionais em equipes de projetos. Essa é, certamente, uma boa forma para gerenciar procrastinadores.
Softwares são essenciais para otimizar todos os processos internos, o que pode ser um grande estímulo para a conclusão de tarefas e um verdadeiro fim para a procrastinação.
A definição de projetos e objetivos também tem uma relação direta com a produtividade. Quando são possíveis, os colaboradores certamente se sentirão mais estimulados a concluí-las. Por outro lado, quando são inviáveis por qualquer motivo, o abandono é apenas uma das consequências — todos passam a empurrar suas tarefas com a "barriga". Por isso, é muito importante definir projetos reais e especificar o objetivo de cada colaborador para o resultado final.
Como fazer isso? Em primeiro lugar, é preciso entender que projetos não podem ser criadas com base em intuição – muitos empreendedores, por sinal, cometem o erro de acharem que são verdadeiros videntes. O ideal é levantar dados para que você saiba exatamente quais são as possibilidades que tem com os recursos disponíveis.
Além disso, é preciso que projetos e metas obedeçam ao padrão SMART, isto é, o padrão de inteligencia. Basicamente, SMART é uma sigla que contêm todos os elementos que devem estar presentes. Vamos conferir cada um deles?
A motivação dos colaboradores é algo que afeta diretamente a produtividade. Afinal, quando ir para o trabalho se torna uma verdadeira saga homérica, apenas o desgaste emocional já é o suficiente para derrubar as energias do profissional. Por isso, os empreendedores devem sempre desenvolver ações motivacionais, principalmente nesse novo milênio, tomado pelas gerações Y e Z — que saem do emprego com muito mais facilidade.
Além das metas realistas, ponto que vimos anteriormente, nossa dica para melhorar o motivacional é desenvolver um espírito de liderança entre os profissionais de supervisão e gerência do negócio. Eles precisam ser reconhecidos como uma presença motivacional na equipe e, para isso, devem participar ativamente da rotina dos colaboradores, fornecendo feedbacks e agindo como verdadeiros coaches.
Existem, ainda, outras estratégias que podem ser desenvolvidas para melhorar o motivacional, como o marketing de incentivo. Basicamente, ele se refere ao conjunto de ações que tem como objetivo a fidelização e o engajamento dos colaboradores, como viagens de incentivo, bônus salariais, entre muitos outros. Certamente, pode ser uma excelente maneira para reforçar o clima interno.
5. Realize pesquisas de clima
Por fim, é claro, nem sempre o problema da procrastinação é relacionado com as políticas e estratégias da empresa, por isso, é muito importante realizar uma pesquisa de clima interno para descobrir se a situação é estrutural ou corresponde apenas a casos isolados — na última situação, um feedback junto ao colaborador pode ser uma abordagem para "acordá-lo".
Diversos modelos de pesquisas que podem ser usados, cada um deles com um objetivo específico. Vamos conferir alguns?
Autoavaliação: realizada quando o objetivo é o colaborador fazer uma análise sobre o seu próprio desempenho;
Avaliação 360º: ocorre quando todos os profissionais se avaliam entre si;
Avaliação top-down: os supervisores ou gerentes avaliam os colaboradores.
Sem dúvidas, essa pesquisa de clima interno ajuda não só a gerenciar procrastinadores, mas também a identificar outros problemas que podem estar ocorrendo na empresa, principalmente os relacionados ao comportamento dos profissionais. Assim, você terá informações relevantes para tomar as decisões mais adequadas, o que certamente pode ser muito benéfico para a produtividade de uma maneira geral.
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