Gestão do tempo: fazendo mais com menos | Blog da BQ
A produtividade dos colaboradores sempre foi uma questão de grande importância dentro das empresas. Mas com a chegada da pandemia e a necessidade de instituir o trabalho remoto, a produtividade de muitos profissionais acabou sendo prejudicada.
Afinal, a mudança drástica na rotina de trabalho afetou a forma como as pessoas produzem e realizam suas atividades.
Neste novo cenário, ficou mais difícil manter a gestão do tempo dentro do tradicional horário comercial, e como consequência, muitos profissionais precisaram estender a jornada e trabalhar em horários alternativos durante a quarentena para dar conta da demanda de tarefas.
Mas trabalhar por mais tempo durante a semana não é sinônimo de produtividade, já que esse conceito trata da possibilidade de produzir mais em um tempo reduzido e com menos recursos.
Para conquistar bons níveis de produtividade mesmo durante o trabalho remoto, confira o artigo de hoje.
Porque fazer a gestão do tempo
O gerenciamento do tempo é essencial para uma rotina de trabalho mais produtiva e menos cansativa.
Afinal, este processo consiste na organização das atividades do dia e no planejamento de como o tempo de trabalho pode ser melhor dividido entre todas essas tarefas.
Em outras palavras, a gestão do tempo auxilia na visualização de quanto tempo será necessário para realizar cada tarefa do dia.
Um bom gerenciamento pode ajudar o profissional em diversas questões, como:
reduzir a necessidade de hora extra;
proporcionar mais tempo livre para a vida pessoal.
Mas afinal, como manter a produtividade no trabalho remoto?
Agora que você já conferiu a importância de trabalhar a gestão do tempo, confira algumas técnicas para se manter produtivo no trabalho remoto e reduzir as distrações.
Se o seu dia de trabalho já começa repleto de e-mails, mensagens e notificações de atividades por fazer, a Matriz de Eisenhower é a técnica ideal para você.
Esta metodologia é utilizada para delimitar prioridades, orientar processos e auxiliar na delegação de tarefas.
A técnica é bastante simples e pode ser aplicada através de alguns passos:
Antes de iniciar o trabalho, liste todas as tarefas com base em duas perguntas: quais tarefas são importantes? e quais tarefas são urgentes?
A partir das respostas, é possível montar uma tabela dividida em quatro quadrados (dois em cima e dois embaixo).
As tarefas importantes e urgentes devem ser colocadas no quadrado superior esquerdo da tabela, representando as atividades de maior prioridade.
As tarefas importantes, porém não urgentes, ficam no quadrado ao lado (superior direito), representando os processos que devem ser feitos, mas sem tanta pressa.
As tarefas que não são importantes, mas são urgentes, ficam no quadrado inferior esquerdo. Essas atividades podem ser delegadas para outro colaborador.
Já as tarefas que não têm urgência e não são importantes ficam no quadrado inferior direito, representando os processos que podem ser deixados de lado.
A técnica Pomodoro é uma das mais conhecidas quando o assunto é gestão de tempo.
Este método, que utiliza um cronômetro para marcar os ciclos de trabalho e de descanso, é bastante simples de ser realizado.
Na prática, o Pomodoro estabelece um período de 25 minutos para realizar o trabalho sem interrupções e distrações, seguido por uma pausa de cinco minutos.
O ciclo completo do Pomodoro é composto por quatro períodos de trabalho de 25 minutos e intervalo.
Ao completar o ciclo, que leva duas horas, o descanso deve ser maior, entre 15 e 30 minutos.
É importante destacar que diante de qualquer interrupção durante o ciclo de trabalho, o profissional deve reiniciar o cronômetro de 25 minutos.
Já durante o período de descanso, o profissional deve evitar qualquer tipo de contato com a atividade ou notificações do trabalho.
Para conhecer mais sobre a técnica Pomodoro e descobrir como ela pode melhorar sua produtividade em tempos de trabalho remoto, confira nosso artigo sobre o assunto aqui!
Muito utilizado em empresas de diversos segmentos, o método Kanban auxilia no planejamento diário e é muito eficiente no controle das atividades mesmo no trabalho remoto.
Basicamente, a técnica Kanban consiste em separar as tarefas em categorias, como "a iniciar", "em andamento" e "concluído", e ir classificando as atividades conforme o avanço de cada uma delas.
O método Kanban pode ser feito através de softwares específicos ou com simples post-its colados em um quadro na parede.
Além das técnicas que você conferiu hoje, existem diversas outras possibilidades de gestão de tempo e gerenciamento de atividades.
Para ver resultados efetivos na produtividade, o ideal é testar diferentes métodos e selecionar o que melhor se adequa ao seu jeito de trabalhar e às suas necessidades.
Se você necessita de um ambiente adequado para realizar as atividades durante o trabalho remoto, confira os espaços de coworking e privativos que a BQ Escritórios e Coworking oferece.
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