GESTÃO ECONOMIAS FACILIDADES OUVIDORIA RISCOS - PDF
GESTÃO ECONOMIAS FACILIDADES OUVIDORIA RISCOS
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Sara Regueira Minho
1 GESTÃO ECONOMIAS FACILIDADES RISCOS OUVIDORIA
3 GESTÃO Comunicação Sauna Equipe Manutenção Informações Campos & Quadras Internet Pastas por Obra Drogaria Sede Administrativa Pista de Cooper Portaria Diretrizes
4 GESTÃO Comunicação Site Oficial
5 GESTÃO Comunicação Facebook Institucional
6 GESTÃO Comunicação Facebook do Filipe (grupo fechado)
7 GESTÃO Comunicação newsletter / marketing
8 GESTÃO Comunicação Recadastramento de s Forum on line (googlegroups) inicial 102 atual 158 Cadastro Residencial s válidos
9 GESTÃO Informações Quadro Funcionários ( agosto ) Funcionários Registros encontrados : 11 Nome do Funcionário Função Data de Admissão CLAUDINEI DE SOUZA MORAES AUXILIAR DE ESCRITÓRIO 21/05/2013 LUANA FERREIRA DOS SANTOS AUXILIAR ADMINISTRATIVO 08/08/2013 AMELIA CRISTINA PEDROSA AUXILIAR ADMINISTRATIVO 22/10/2012 FABIO HENRIQUE DA SILVA ASSISTENTE ADMINISTRATIVO 22/10/2012 JOSE FERREIRA DE SOUSA PEDREIRO 01/03/2013 SUPERVISOR DE SEGURANÇA 01/08/2011 MAICOW DO PRADO RIBEIRO AJUDANTE GERAL 29/08/2013 RODRIGO DE GOIS AJUDANTE GERAL 30/08/2013 MARCOS DOS SANTOS NOGUEIRA JOSE MARIA BRANT AUX. ADMINISTRATIVO II 10/10/2011 MICHEL ALEXANDRE NOVELLI AUXILIAR TECNICO 15/03/2012 CELSO ROBERTO DA SILVA AUXILIAR TECNICO 10/05/2010
10 GESTÃO Informações OCUPAÇÃO LOTES ( agosto ) Habitado Efetivo Habitado Final de Semana Liberado Mudança com comunique-se 11 Obra em Andamento Obra Parada com comunique-se Projeto Vago Prefeitura / Itaval TOTAL
11 GESTÃO Informações AGO, COMMENTS Publicamos abaixo, após solicitação de muitos proprietários/associados, os gastos efetivados para realização de assembleia em 27 de abril de Ainda faremos o levantamento dos gastos efetivados em outras assembleias, e faremos a divulgação nesse espaço, conforme prometido. FILMAGEM (microfone, som) R$ 650,00 ALUGUEL CADEIRAS R$ 280,00 HUBERT R$ 678,00 COMPRA ÁGUA R$ 90,00 PUBLICAÇÃO JORNAL R$ 270,92 REGISTRO DA ATA R$ 223,00 FAIXA ASSEMBLEIA R$ 50,00 AUT.LISTA PRESENCA AGO/AGE R$ 52,25 XEROX JORNAL EDITAL AGO/AGE R$ 8,40 AUTENTICACAO JORNAL R$ 5,00 REC. FIRMA FABIANA POSTAGENS CORREIOS TOTAL R$ 17,00 R$ 1.398,00 R$ 3.722,57
12 GESTÃO Informações DESPESAS ORDINÁRIAS ( valor corrente)
13 GESTÃO Informações DESPESAS ORDINÁRIAS valor presente 31/07/ c JAN ,02 FEV ,15 MAR ,28 ABR ,04 MAI ,54 JUN ,93 JUL ,80 AGO ,07 SET ,17 OUT ,23 NOV ,87 DEZ ,68 ANO ,78 1º SEM ,96 EVOLUÇÃO 1º SEM 2012 c , , , , , , , , , , , , , ,59 2,77% 2013 c , , , , , , , , ,86 15,83%
14 GESTÃO Pastas por Obra Elza Abreu publicou no grupo Residencial Itatiba Country Club Elza Abreu 15 de agosto de :28 Senhores proprietários/associados Para uma melhor compreensão das ocorrências em obras realizadas dentro do Residencial Itatiba Country, resolvemos adotar um procedimento muito simples, desde que começamos a gerir o loteamento há 30 dias atrás: Para cada obra, há uma pasta em separado. Sendo assim, todos os contratos, notas fiscais, recibos, orçamentos - cópias - entre outros, estarão em um só local. Decidimos fazê-lo dessa maneira para facilitar os trabalhos dos funcionários, dos diretores e conselheiros, como também facilitará o acesso por parte dos proprietários/associados quando quiserem ter informações acerca de obras. Sendo assim, quando finalizarmos uma determinada obra, por exemplo, poderemos ter acesso a todos os documentos desta, bem como de todos os valores gastos. Anteriormente teríamos que recorrer a cada livro de prestação de contas, dentre milhares e milhares de páginas e buscar uma a uma.
15 GESTÃO Pista de Cooper EMPRESA VALOR NOTA FISCAL SILCON MAT. ELÉTRICOS E HIDRÁULICOS R$ 228,00 SOUZA MATERIAIS PARA CONSTRUÇÃO R$ 7.725,00 SOUZA MATERIAIS PARA CONSTRUÇÃO R$ 3.720,00 NORKON ELETRICIDADE E AUTOMAÇÃO R$ 6.271,44 NORKON ELETRICIDADE E AUTOMAÇÃO R$ 9.757,80 COSTA EMPREITEIRA R$ 2.820,00 NORKON ELETRICIDADE E AUTOMAÇÃO R$ 7.980,00 SOUZA MATERIAIS PARA CONSTRUÇÃO R$ 2.845,00 SOUZA MATERIAIS PARA CONSTRUÇÃO R$ 4.937,50 SOUZA MATERIAIS PARA CONSTRUÇÃO R$ 890,00 COSTA EMPREITEIRA R$ ,00 SOUZA MATERIAIS PARA CONSTRUÇÃO R$ 3.360,00 SOUZA MATERIAIS PARA CONSTRUÇÃO R$ 1.714,50 SILCON MAT. ELÉTRICOS E HIDRÁULICOS R$ 1.432,50 SOUZA MATERIAIS PARA CONSTRUÇÃO R$ 2.968,00 COSTA EMPREITEIRA R$ ,00 SOUZA MATERIAIS PARA CONSTRUÇÃO R$ 5.400,00 SOUZA MATERIAIS PARA CONSTRUÇÃO R$ 5.400,00 ATENCIA ENGENHARIA E COMÉRCIO LTDA R$ 4.500,00 COMERCIAL COLINA FERRAGENS R$ 339,60 SOUZA MATERIAIS PARA CONSTRUÇÃO R$ 3.240,00 COMPACTADOR R$ 1.920,00 TERAWATTS R$ 3.000,00 SILCON MAT. ELÉTRICOS E HIDRÁULICOS R$ 477,60 Residencial Itatiba Country - Fazenda Serrinha 6 de setembro PISTA DE COOPER LIBERADA PARA CAMINHADAS A pista de cooper já está liberada para caminhadas a partir deste sábado, 07 de setembro. Na próxima semana estará sendo finalizada a instalação de postes de iluminação e pintura das muretas laterais. Total parcial R$ ,94 até 12/09/13
16 GESTÃO Sauna
17 GESTÃO Sauna EMPRESA VALOR NOTA FISCAL JUND TELHAS PROD. CERÂMICOS LTDA R$ 4.252,00 SOUZA MATERIAIS PARA CONSTRUÇÃO R$ 732,00 SOUZA MATERIAIS PARA CONSTRUÇÃO R$ 137,00 TELHANORTE R$ 4.454,91 TELHANORTE R$ 3.555,69 COSTA EMPREITEIRA R$ ,00 NOVA FORMA CAÇAMBA R$ 510,00 TESCAROLLO COMERCIO DE FERRAGENS R$ 105,70 MARMORARIA FIUZA R$ 760,00 TELHANORTE R$ 344,12 DÉCIO FLAIBAN ( MADEIRA ) R$ 2.291,24 MARMORARIA FIUZA R$ 1.100,00 SILCON MATERIAS ELÉTRICOS E HIDRÁULICOS R$ 372,22 JOSÉ CARLOS GUINAMI -ME R$ 2.880,00 TREVINE E FILHOS LTDA R$ 362,25 ITATUBOS COM. HIDRAULICA R$ 255,78 SOUZA MATERIAIS PARA CONSTRUÇÃO R$ 296,70 COSTA EMPREITEIRA R$ 8.676,00 COSTA EMPREITEIRA R$ 6.300,00 ITATUBOS COM. HIDRAÚLICA R$ 69,61 SILCON MATERIAS ELÉTRICOS E HIDRÁULICOS R$ 614,00 ESPELHOS R$ 1.715,00 PORTAS DE ALUMÍNIO SAUNA R$ 1.420,00 MMF ELÉTRICA R$ ,00 PRISMA PINTURAS R$ 2.900,00 SILCON MATERIAS ELÉTRICOS E HIDRÁULICOS R$ 144,00 Total parcial R$ ,22 até 12/09/13
18 GESTÃO Campos & Quadras EMPRESA NORKON ELETRICIDADE E AUTOMAÇÃO NORKON ELETRICIDADE E AUTOMAÇÃO COMERCIAL ROSALLES COMERCIAL ROSALLES ROSALLES SERVIÇOS DE INSTALAÇÃO SILCON MAT. ELETRICOS E HIDRAULICOS MMF INSTALAÇÕES ELÉTRICAS VALOR NOTA FISCAL R$ ,49 R$ 8.009,94 R$ ,00 R$ 7.336,00 R$ ,10 R$ 722,80 R$ 5.709,00 Total parcial R$ ,33 até 12/09/13
19 GESTÃO Drogaria Foi feito um convênio de desconto para os funcionários com a Drogaria Marcelo. Em análise inclusão dos moradores.
20 GESTÃO Portaria Era de entendimento de muitos de que a portaria de serviço não poderia ser melhorada sem uma profunda intervenção de obras. Recentemente colocamos em operação o mesmo sistema que hoje atende a portaria social, com objetivo de um espelhamento ou replicação, ao menos da base de dados dos prestadores de serviços, mais recentes, em ambos sistemas, o atual utilizado exclusivamente na portaria de serviço e o em uso na portaria social. Feito isto teremos condições de atender a todos os visitante, prestadores e moradores em uma única base de dados que também está passando por um processo de validação, atualização e convergência. Buscamos a solução de disponibilização de ramais telefônicos, interligados a nossa atual central de PABX na portaria social, para atender a portaria de serviço, que no momento não conta com essa funcionalidade. Entendemos que a formação de uma Comissão de Trabalho - Portaria, já se faz necessária, visando equacionar um futuro próximo, com menor número de obras em andamento, porém com um aumento no fluxo de acesso dos associados.
21 GESTÃO Portaria
22 GESTÃO Equipe de Manutenção RECOMPOSIÇÃO DO QUADRO DE COLABORADORES DE MANUTENÇÃO A situação encontrada, foi a de Manutenção por Demanda, com apenas um colaborador pedreiro, para suprir toda a sorte de necessidades que um ambiente composto por m² pode demandar. Já conseguimos contratar dois funcionários para a posição de ajudante geral, que seguem em contrato de experiência. Inclusive os mesmos já pintaram a Pista de Cooper e na sequencia terão a parte externa da Sauna (cada qual representando um gasto por volta de R$3 mil), entre outras coisas. Temos como objetivo ainda, a contratação de um 1/2 oficial eletricista, um 1/2 oficial encanador, completando assim um quadro mínimo desejável.
23 GESTÃO Internet Provedores de sinal e serviços de Internet temos disponíveis: a Netwave via rádio e cabo, Vivo 3G, Oi 3G, Tim 3G, Claro 3G, Vmax, Netturbo, On Telecom 4G, Vivo/Speedy (poucas ligações disponíveis) entre outras. Realizamos reuniões com a Netwave, Vmax, Netturbo e On Telecom, buscando entender suas intenções e reforçar que todos gozariam de igualdade de direitos numa salutar concorrência. A Vmax encaminhou-nos uma minuta de contrato, a On Telecom solicitou-nos autorização para proceder com uma visita de seu corpo técnico para avaliação da cobertura, alcance e propagação do seu sinal, aguardando agendamento. Entendemos que a formação de uma Comissão de Trabalho Telecom, formado por alguns de nossos associados mais afeitos deste específico assunto, será de grande valia.
24 GESTÃO Sede Administrativa Devido a termos assumido por um Mandato Tampão de 60 dias, não nos sentimos confortáveis em dar o prosseguimento à referida obra, pois não possuíamos o pleno entendimento de todos os aspectos que envolvem este projeto. Por esse motivo, decidimos que levaríamos a termo as obras, que estivessem em andamento, basicamente as referentes ao estaqueamento das fundações, para que fossem concluídas, para só então interrompermos a sequência, até a apresentação dos fatos aos associados, para que pudessem determinar quais serão os nossos próximos passos, conforme pauta da assembleia. Algumas alternativas e providências foram elencadas para que não houvesse dano à Associação, dentre elas o imediato cancelamento de todos os contratos que ainda não tinham sido iniciados, com a anuência de todos os contratados, sem ônus para ambos os lados do instrumento, visando não prejudicar nenhum dos participantes no processo, que repetimos. Todo material que nos foi disponibilizado estará disponível para consulta a todos associados na realização da assembleia deste 14/09.
25 GESTÃO Sede Administrativa
26 GESTÃO Diretrizes Fazer uma gestão Transparente Segurança Condução responsável dos Processos em Andamento Itaval MGM Ação rateio por m² Gestão Profissionalizada Reestruturação do Quadro Administrativo Coordenação do Andamento das Comissões Formadas Redução da Inadimplência Adequação do Fundo de Reserva Desenvolvimento de Plano Diretor de Obras
27 ECONOMIAS Molinari Meiri
28 ECONOMIAS R$ NEXTEL COLT ORMAFE GUIA-SE TELEFONIA
29 ECONOMIAS COLT Temos de entender os números, pois se trata de nosso maior contrato, que data de 2003, o disponível. 36% 27% 3%
30 ECONOMIAS COLT Como já é de conhecimento dos associados, tivemos no dia 22/06, uma invasão ao perímetro dos nossos muros, que resultou no furto em uma residência, a qual estava aguardando habite-se e liberação do mude-se, onde foram furtados alguns objetos. Já naquele momento, juntamente com a gestão anterior, começamos as tratativas em busca de soluções que mitigassem as vulnerabilidades e trouxessem maior segurança às nossas famílias. Entretanto todas as alternativas aventadas esbarravam ora no alto custo de implantação, ora em liberações que não estavam integralmente sob a nossa responsabilidade e/ou comando. Vários estudos foram iniciados inclusive em alguns casos até com orçamentos para implantação. Pela complexidade e custos envolvidos para solução ao problema, entendemos por bem, após esse breve levantamento, convocar em assembleia a formação da Comissão de Trabalho - Segurança, com intuito de aprofundar e embasar qualquer decisão de forma muito mais apropriada e criteriosa.
31 ECONOMIAS COLT Foram tomadas algumas precauções, buscando medidas paliativas possíveis : - alteração da rotina e roteiro das rondas - implemento de vigilantes momentaneamente em posto específicos e estratégicos. - reunião com a empresa de segurança Colt, onde solicitamos equipamentos adicionais para fazer frente a ousadia dos meliantes. Que por sinal até o presente momento não foram disponibilizados. - nesta mesma reunião houve por parte da empresa Colt, a formulação de uma proposta verbal de conjuntamente, implantar um sistema de segurança, baseado em iluminação do perímetro externo, com um possível subsídio nos custos da implantação. Que por sinal, também até o presente momento, ainda não foram formatados, elaborados, apresentados, muito menos disponibilizados. - tivemos ainda a iniciativa de solicitar a alguns proprietários, que residem em pontos que entendemos estratégicos, a implantação de equipamentos de iluminação de bom alcance, por nós fornecidos, demonstrando aos que do exterior dos muros nos observam, que medidas paliativas e contínuas estão sendo tomadas na busca de dificultar ações semelhantes das que fomos vítimas.
32 ECONOMIAS GUIASE Distrato de contrato, que contemplava manutenção e melhorias pelo valor mensal de R$ 225,00 e gestão do conteúdo pelo valor mensal de R$300,00. A ideia é reinvestir esta economia no desenvolvimento de um site mais amigável e promover o domínio
33 ECONOMIAS NEXTEL Primeira medida, foi tomada em 19 de julho, que apesar de ser pequena, já é uma tradução da disposição em reduzir custos, ou fazê-los de forma razoável, consciente e responsável. Como tínhamos 9 linhas da Nextel resolvemos por bem, permanecer com 5, as quais continuarão com funcionários da administração e departamento de engenharia. E cancelar 4 linhas que ficavam em posse de membros da diretoria anterior. Os valores de tarifa básica anteriormente praticadas, eram de R$92,65 à 116,59, foram para planos de R$59,00 cada um deles, com limite de gastos contratado, assim ficarão em R$3.540,00 anuais. A previsão é de se obter uma economia anual por volta de R$14.000,00.
34 ECONOMIAS ORMAFE Informamos a todos os associados/proprietários que conseguimos reduzir em 21% os valores contratados junto à ORMAFE para realização de serviços de jardinagem. Diante da diminuição de área a ser roçada, chegamos a um acordo que o valor passaria de R$39.867,80 para R$32.840,00. Isso significa uma de R$84.333,60. economia mensal de R$7.027,80, e anual Devemos salientar que tal negociação não afetará a eficiência e qualidade dos serviços prestados pela empresa. Os contratos de zeladoria não foram alterados.
35 ECONOMIAS TELEFONIA IMPLANTAÇÃO DE NOVOS PROCEDIMENTOS Informamos a todos os proprietários/associados que conseguimos fazer economias significantes nas contas de telefone fixo no último mês, no de número , otimizando o sistema de gestão de chamadas e adotando novos procedimentos de uso do telefone. Abaixo, dispomos os últimos valores gastos no uso de telefone fixo da associação. Mês de Maio/2013 Mês de Junho/2013 Mês de Julho/2013 Mês de Agosto/ /05/ /06/ /07/ /08/2013 R$ 2.496,13 R$ 3.320,43 R$ 2.914,36 R$ 1.623,72
36 IMPREVISTOS
37 IMPREVISTOS Gestão Fiscal e Financeira Acidente Moto Correios / Declarações IR Notificação Informática
38 IMPREVISTOS Gestão Fiscal e Financeira Banco Itaú: O controle efetivo da conta no Banco Itaú foi extremamente dificultado, cabe ressaltar que neste instante ainda não temos acesso a gestão da conta, somente através de um cartão de débito que, por sorte, tivemos acesso e possuímos a senha, tendo em vista que não obtivemos as devidas assinaturas nos formulários padrões propostos pelo próprio Banco, de transferência da titularidade para controle da referida conta corrente. Acabamos de encaminhar, ao Banco Itaú, aproximadamente 20 folhas de formulários afim de reabilitar todos os serviços necessários para a utilização da associação aos diversos serviços bancários, Internet, Cobranças, Talões de cheques, etc. Ficamos até dia 11/09 sem a senha e sem acesso ao Internet Banking do Banco Itaú, tendo em vista que, ao que nos foi passado, na última operação antes da nossa posse houve o bloqueio da mesma, por conta de três tentativas equivocadas de acesso.
39 IMPREVISTOS Gestão Fiscal e Financeira
40 IMPREVISTOS Gestão Fiscal e Financeira Hubert Sistema Gerencial: A senha de acesso ao sistema da Hubert com perfil de síndico, onde é possível obter acesso a dados gerenciais diferenciados do usuário morador, foi-nos concedido apenas em 05/08. Net Finanças: acesso aos extratos do Bradesco. Tivemos nosso primeiro acesso ao extrato da conta ordinária do Residencial, somente em 30/07, referente a tão somente o movimento do dia anterior 29/07. Depois de um lapso de 11 dias tivemos regularizado o envio diário do extrato da conta ordinária, mas continuávamos sem acesso às contas. Apenas no dia 31/08, passou a ser rotina diária o envio também do extrato da conta dos recebidos pelo Depto. Jurídico. Finalmente em 27/08 foi-nos concedido acesso, APENAS PARA CONSULTAS, às duas contas do Residencial, junto ao Bradesco.
41 IMPREVISTOS Gestão Fiscal e Financeira Certificado Digital A outorga só será possível quando da entrega do novo certificado digital que deverá acontecer nos próximos dias. Cabe ressaltar que a incumbência pela transferência da titularidade para o atual presidente cabe ao contador, e deveria ter sido providenciada imediatamente por ocasião da eleição, mas não foi feita. Após aguardarmos mais de 40 dias, demos início por conta própria nos procedimentos necessários para a referida transferência.
42 IMPREVISTOS Correios / Receita Federal
43 IMPREVISTOS Correios / Receita Federal
44 IMPREVISTOS Notificação
45 MGM Infraestruturas Sistemas ( integração) Taxa de Manutenção por m² Antenas Internet Itaval Fundo de reserva Francisco INADIMPLÊNCIA Prefeitura Municipal Itatiba
46 RISCOS Antenas
47 RISCOS CASO MGM MUROS
48 RISCOS CASO ITAVAL pontos de erosão
49 RISCOS CASO ITAVAL pontos de erosão
50 RISCOS INFORMÁTICA SISTEMAS o antes
51 RISCOS INFORMÁTICA SISTEMAS o depois
52 RISCOS ANTENAS INTERNET Temos conhecimento de que dentro do Residencial existem duas antenas instaladas na Portaria Social e duas na Portaria de Serviço, uma da Netwave e outra da Vmax, e temos outra da Netwave instalada na quadra 80 lote 1. Referente a essa situação, que ainda estamos empenhados em solucionar, no que diz respeito quanto à legalidade contratual pela cessão de uso do espaço, das antenas fixadas dentro do residencial em área própria, comum ou institucional. Bem como conhecer quais são os níveis seguros de exposição às ondas de rádio emitidas pelas antenas. A empresa Netwave diz possuir um contrato que estabelece as cláusulas da cessão de uso do espaço, o qual solicitamos cópia tendo em vista que, nada foi localizado em nossos arquivos. Até o presente momento, não recebemos o referido documento, apenas uma cópia, sem assinaturas, na madrugada de hoje, de um modelo de contrato que teria sido firmado entre as partes.
53 RISCOS Ações Judiciais / Inandimplência crescendo A tendência é de EVOLUÇÃO. Quanto a evolução, distribuição e recorrências, vejam abaixo: ocorrências Dezembro 33 Novembro 31 Outubro 32 Setembro 29 Agosto 2013 Agosto (10/09/13) Julho ,51 % Junho Maio Abril Março Fevereiro Janeiro 17 42
54 RISCOS Prefeitura Municipal Itatiba
55 RISCOS Prefeitura Municipal Itatiba
56 OUVIDORIA O ouvidor do Residencial Itatiba Country Club é o representante do proprietário/associado junto à associação. Cabe a ele prestar assistência aos associados que tiveram seus direitos lesados ou ameaçados por atos ou omissão da associação. Recebida a mensagem, esta será analisada e, se necessário, encaminhada à área técnica pertinente buscando a solução do problema dentro da associação, seja para prestação de esclarecimentos ou para adotar as providências cabíveis. GARANTIAS O ouvidor, garante o direito associado de apresentar, sem burocracia, sua reclamação, sugestão, denúncia ou crítica, por escrito. Garante, ainda, que todas as solicitações serão lidas e respondidas no menor tempo possível. Em caso de denúncias, dados pessoais dos associados estarão sob sigilo.
57 Esclarecimentos O ouvidor é um FACILITADOR, não uma AUTORIDADE. Disputas pessoais entre moradores, que não ferem os regimentos, não podem ser arbitrados pela associação, apenas mediados. Nestes casos a solução definitiva é a ação judicial. O Código de Obras do Residencial é atualizado e aplicado na época da aprovação do projeto, não quando da construção. Nossas ruas estão sob jurisdição municipal / estadual.
58 Esclarecimentos
59 COMISSÕES Assuntos recorrentes que devem ser aprofundados: TRÂNSITO COR EVENTOS & LAZER PAISAGISMO ESPORTES SEGURANÇA PORTARIA TELECOM ETC