B - Relatório de Faltas e Excessos
O objetivo principal deste relatório é munir da melhor forma possível o responsável pelas compras, com informações que lhe permitirá fazer uma boa análise do estoque, antes de efetivar a compra.
Além da Sugestão para compra com alertas para as situações críticas, como veremos a seguir, é possível:
· Comparar as informações de uma filial com as de outra e, com isto, remanejar o estoque entre as filiais ao invés de comprar.
· Conhecer, previamente, quais os artigos que vão faltar para as vendas, e tomar providências urgentes para que isto não ocorra.
· Conhecer os excessos de estoque e tomar providências para liquidar ou remanejar estes excessos.
· Verificar, nos últimos 12 meses, quanto vendeu de cada um dos produtos e, com isto, ter uma idéia melhor do que pode ocorrer nos meses seguintes.
· E muitas outras outras informações úteis.
Nota. Este é um relatório que monta suas informações a partir dos artigos que já foram cadastrados na filial. Portanto, os artigos que ainda não tiveram movimentos na filial, não aparecerão no relatório.
· Opções.
.1. Geral por Fornecedor. Relaciona para cada fornecedor todos os artigos que ele fornece a sua empresa, classificados em ordem do código de artigo dentro do fornecedor, mudando de página a cada novo fornecedor;
.2. Geral por Artigo. Relaciona todos os artigos classificados em ordem do código do artigo, independente do fornecedor, mudando de página a cada novo grupo;
.3. Filial por Fornecedor. Esta é idêntica a opção 1, listando os artigos de uma filial de cada vez, ou seja, relaciona para cada fornecedor todos os artigos que ele fornece à filial, classificados em ordem do código de artigo dentro do fornecedor, mudando de página a cada novo fornecedor e a cada nova filial;
.4. Filial por Artigo. Esta é idêntica a opção 2, ou seja, relaciona todos os artigos classificados em ordem do código de artigo dentro da filial, mudando de página a cada novo grupo e a cada nova filial.
Nas opções 1 e 2, o artigo relacionado é identificado na primeira linha e na seqüência desta linha os dados da última compra. Nas linhas seguintes são relacionados os dados do estoque de cada filial e na última linha os totais da empresa. Os relatórios gerados nestas duas opções são próprios para serem usados em empresa que faz suas compras centralizadas, pois eles permitem ao comprador uma análise de cada filial, dando assim uma visão geral da empresa.
As opções 3 e 4 fornecem as mesmas informações das opções 1 e 2 mas mostrando somente uma filial de cada vez, ficando portanto, sem sentido para empresas que não tem filiais. Os relatórios gerados nestas opções são próprios para empresas que efetuam suas compras descentralizadas por filial e podem também ser enviados para as filiais, para que possam analisar a sua situação com relação ao estoque, pois eles trazem informações somente da filial.
Vide modelo das quatro opções abaixo.
· Freqüência de Emissão. Pode ser emitido a qualquer momento, dependendo da sua necessidade. Mas é bom lembrar que os dados estatísticos (venda média, estoque mínimo e máximo) são calculados somente na virada do mês.
· Conteúdo do Relatório.
.1. Nome da empresa;
.2. Nome do relatório;
.3. Na opção 1 o número do fornecedor, na opção 2 o número e o nome do grupo e nas opções 3 e 4 o número e nome da filial;
.4. Data da última atualização do estoque; e
.5. Página.
Abreviações da segunda linha de cabeçalho, correspondendo as informações da primeira linha, a qual identifica o artigo:
.6. Forn Código do fornecedor;
.7. Artigo Código normal do artigo;
.8. Descrição Nome principal do artigo;
.9. Complemento Descrição complementar do artigo;
.10. Observação Observação complementar do artigo;
.11. Dados da última compra:
.12. Fi Filial que comprou;
.13. Data Data da última compra;
.14. Quant Quantidade comprada;
.15. Preço Preço unitário da compra;
.16. Ent Quantidade de dias entre o pedido e a entrega.
Abreviações da terceira e quarta linhas de cabeçalho, correspondendo às informações da segunda linha dos artigos e seguintes:
.17. Fi Código da filial;
.18. Vendas dos últimos 12 meses. Relaciona as vendas dos últimos meses.
.19. Ven Mês Volume de vendas dentro do mês;
.20. Ven Med Média mensal de vendas nos últimos meses;
.21. Cat ABC Categoria na classificação do conceito ABC, para análise do investimento para filial e para a empresa;
.22. Est Min Estoque mínimo em quantidade;
.23. Est Max Estoque máximo em quantidade;
.24. Saldo Saldo físico do estoque;
.25. Fal Exc Faltas ou Excessos de estoque da filial e na linha total da empresa;
.26. Ped Pen Quantidade em pedidos pendentes;
.27. SUGESTÃO Sugestão de compra para a filial e na linha total para a empresa. Vide abaixo uma explicação da sugestão de compra;
· A sugestão de compra é calculada usando a média mensal de vendas, estoque mínimo, estoque máximo e o prazo que o fornecedor demora, em média, para atender um pedido. O prazo de entrega é transformado em quantidade, ou seja, quanto vai ser vendido neste prazo. A sugestão de compra será este prazo + o estoque máximo. Vide fórmula a seguir:
SC = PE + EMax - SE - PP SC = Sugestão de Compra
PE = Prazo de Entrega em quantidade
SE = Saldo do Estoque
PP = Pedido pendente
SC (*) - Sugestão de compra com um asterisco à direita é um alerta para dar prioridade à compra, porque quando chegar as mercadorias compradas o estoque estará abaixo do estoque mínimo;
SC (**) - Com dois asterisco é uma situação crítica, porque o seu estoque é menor que o prazo de entrega, ou seja, vai acabar antes de chegar o novo pedido, se for feito pelos meios normais.