Gestão de documentos: o que fazer para controlar notas físicas? - Organizer
Gestão de documentos: o que fazer para controlar notas físicas?
A gestão de notas fiscais é um procedimento necessário para o bom andamento de um negócio. Seja por força da legislação que regula a guarda de documentos fiscais por tempo determinado ou por interesse estratégico da companhia, diversos documentos devem ser mantidos na organização.
Entre as alternativas que vêm suprindo as necessidades da gestão de documentos se destacam softwares e aplicativos que otimizam e deixam o trabalho mais eficiente.
O sistema de gestão eletrônica é uma ótima solução, pois permite também que o contador tenha acesso direto e automático às informações sobre as notas fiscais, melhorando o controle das movimentações financeiras do negócio.
Mas por que a guarda gerenciada dos documentos físicos é importante para que a Gestão Eletrônica de Documentos (GED) seja implementada? Leia o post e saiba mais!
Guarda gerenciada e a importância na gestão eletrônica
Mesmo que a empresa tenha adquirido um ótimo software para o controle e gestão das notas fiscais, é fundamental que o empreendedor mantenha uma rotina de organização dos registros físicos.
Garantir essa organização é fundamental para manter a competitividade e a produtividade dos funcionários. Afinal, ao manter uma gestão de documentos eficiente, você terá sempre à mão documentos importantes, evitando assim perder prazos e pagar multas, ficando em dia com a fiscalização.
Dicas de gestão de documentos
Mesmo com a informatização e automatização, o processo de arquivar e organizar documentos continua sendo um importantíssimo passo para controlar a administração da empresa e facilitar o dia a dia. Isso sem falar na otimização do tempo dos funcionários, que poderão se dedicar a tarefas mais importantes.
Vejamos agora 3 dicas para tornar a gestão de documentos mais eficiente!
1. Comece pela coleta e tratamento documental
Mesmo que a empresa tenha um poderoso software de automatização das notas recebidas ou geradas, é importante manter os documentos físicos devidamente organizados. Para isso, é preciso fazer a coleta e o tratamento documental.
Separe as notas físicas por pastas, clientes, períodos e transações. Este passo é muito importante para manter a organização na hora de armazenar as notas fiscais, facilitar o próprio manuseio e agilizar o processo de procura, quando necessário.
Além disso, é fundamental que a empresa crie uma estratégia de gerenciamento sempre que houver o recebimento e a emissão de notas fiscais e, deste modo, evitar problemas com a perda de documentos ou prazos expirados.
Não é incomum encontrar empresas com problemas diante dos órgãos fiscalizadores por conta de uma gestão de documentos ineficaz, seja pela perda de prazo na emissão, pelo extravio, enfim, pela não transmissão das suas informações ao Fisco.
Com a digitalização, é possível eliminar (ou reduzir) o uso de papel. Guardar notas em pastas, envelopes e gavetas ainda é uma prática de muitas empresas, no entanto, é possível facilitar toda a gestão por meio da digitalização dos documentos.
Este processo também é importante porque ele converte as informações do meio físico (por exemplo, nota fiscal) para o meio digital.
Entre os principais benefícios de digitalizar documentos se destacam:
com a digitalização é possível alimentar um software de Gestão Eletrônica de Documentos ― GED;
o processo pode ser feito de forma distribuída ou centralizada;
redução do tempo de procura;
preservação dos documentos por mais tempo;
integração dos documentos digitalizados com outros sistemas da empresa.
3. Indexação documental
A indexação é um conjunto de procedimentos e rotinas específicas que possibilita uma gestão de documentos mais eficiente e ágil. Ou seja, por meio da indexação é possível manter um maior controle das informações, identificando a tipologia documental e criando uma estratégia de classificação.
Ao digitalizar os documentos, será possível criar, indexar arquivos e ainda designar termos específicos para cada um deles. Dessa forma, qualquer arquivo pode ser encontrado a partir da inserção de uma palavra na busca, tornando tudo mais prático e rápido.
Uma gestão de documentos adequada é essencial para o bom funcionamento de um negócio. Esteja em dia com seus processos e veja o que pode ser aprimorado na rotina da sua empresa. Lembre-se de que organização é tudo, por isso, mãos à obra!
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