Divulgação: a chave para o sucesso de seu evento!
O que define um evento de sucesso? Com certeza, a resposta imediata e certeira para a questão é a adesão do público. E para que o público compareça é preciso que ele saiba por todos os canais possíveis a respeito daquele evento.
E nesse momento, a divulgação é sua arma mais potente para realizar um show, uma festa, conferência, evento esportivo ou qualquer acontecimento com êxito. Pouco adianta possuir as melhores condições para que o evento aconteça, reunir grandes atrações, escolher o local ideal, investir na infraestrutura para um público que não sabe que tudo isso está sendo oferecido a ele. A divulgação do evento precisa vir no topo da sua lista de atividades e precisa de sua atenção permanente.
Definir as melhores estratégias para divulgar seu evento depende de uma pergunta chave: a que tipo de público ele se destina e como falar com ele? A mensagem utilizada em todos os canais de divulgação deve possuir o tom do seu público e ainda transmitir a identidade e o diferencial do evento que você está promovendo. Passar informações como os artistas que se apresentarão no caso de shows, ou falar quais serão os principais palestrantes de um seminário, por exemplo, é importante pois instiga a vontade do púbico interessado e mostra o que eles podem esperar do evento.
Todas as peças desenvolvidas devem possuir o mesmo conceito, com as mesmas cores e o seu logotipo (e dos patrocinadores caso existam). Esta identidade promove uma identificação com o público e mostra que o evento tem um conceito próprio e único. E claro, não se esqueça de informações básicas como o local e a data do evento! Lembre-se que eles também são importantes na divulgação para atrair as pessoas.
Uma divulgação eficiente deve abranger a maioria de canais de comunicação, desde que eles sejam adequados à mensagem. Dentro de seu orçamento, elabore a estratégia que faça seu evento chegar ao seu público e se espalhar a partir disso. Os canais tradicionais como rádio, TV, jornal continuam eficientes dependendo das características do público. Mas se irá fazer uma balada para jovens descolados, o ideal é focar nas redes sociais.
Cada mídia para divulgação tem seu propósito e suas características. Portanto, existem melhores meios de comunicação para diferentes tipos de evento. Se você está organizando um grande baile para a terceira idade, o melhor meio de promover possivelmente é pelo rádio ou no jornal local. Além disso, poderão ser utilizados flyers ou uma propaganda na TV da região. Os meios offline ainda são válidos para os públicos que ainda não estão conectados ou para aqueles que estão em lugares bem específicos. Se você quer promover, por exemplo, um evento esportivo, pode afixar cartazes nas academias e distribuir panfletos em parques, pistas de corrida, locais de treino dentre outros. Encontrar as mídias que chegam nas pessoas que interessam a seu evento e fazer com que a notícia se espalhe faz parte dos pontos essenciais de como organizar uma produção de sucesso.
O marketing digital tem sido o principal aliado da maioria dos promotores de eventos devido ao grande alcance. E vale lembrar que não são apenas os mais novos que aderiram à tecnologia! Muitos públicos estão online. Marcar presença na internet cabe em qualquer orçamento e tem o poder de aumentar muito a saída dos ingressos. Essas chances crescem ainda mais quando você opta por vendê-los em uma plataforma online.
É possível marcar presença nas redes sociais, utilizar o e-mail marketing e até firmar parcerias com sites de temática relacionada a do evento. Estar na web também é a melhor opção conforme o público: grandes produções, tudo o que atraia público jovem e até eventos educativos (que cativam gente de diversos lugares) são ocasiões que devem ser promovidas no mundo online.
Quando uma empresa decide patrocinar um evento, ela quer levar a marca para as pessoas que participarão dele. A divulgação é essencial para mostrar ao patrocinador a abrangência do acontecimento e que aquele foi um bom investimento. Através de uma estratégia de divulgação bem traçada, você pode ainda vender cotas de patrocínio de acordo com o destaque que as marcas querem. A participação dos patrocinadores ainda pode ser ampliada para ajudar na divulgação. Solicite links nas páginas deles, permita que os seguidores de seus patrocinadores saibam que eles apoiam seu evento e redirecione-os para seu site. Use o reconhecimento da marca deles nos meios que escolher para divulgar e agregue esse valor ao seu evento.
Um plano de divulgação eficiente considera o evento antes, durante e depois. A campanha de comunicação é o início de tudo. Mas no decorrer da produção, o discurso adotado e a qualidade dos serviços oferecidos precisam ser mantidos para que o público fique satisfeito e proporcione um futuro promissor para seus eventos.