Evidenciar o assunto da mensagem e estabelecer prazos no corpo do e-mail são pequenas atitudes que podem garantir um melhor uso e eficiência das suas mensagens
Escrever e-mails é uma das atividade mais comuns e rotineira do dia a dia das empresas. No entanto, acontecem muitos deslizes responsáveis por comprometer a agilidade e execução das tarefas que devem ser cumpridas.
Para ajudar você a evitar esses erros e ganhar mais tempo e qualidade nas suas mensagens, Vivian Rio Stella, doutora e pós-doutora em Linguística pela Unicamp e professora de cursos de Comunicação e Liderança, elaborou cinco dicas úteis e essenciais que podem solucionar problemas e render bons frutos. Confira:
1) Recomenda-se primordialmente escrever no campo assunto um conteúdo diretamente associado à mensagem do texto. Os principais motivos de escolher cuidadosamente o assunto é que o destinatário pode priorizar melhor a leitura a depender do assunto do e-mail, bem como ter uma futura busca mais facilitada caso seja necessário recorrer à troca de mensagens depois de certo tempo.
O especialista alerta que é fundamental escrevê-lo somente após a elaboração do texto, tendo assim um maior conhecimento sobre o assunto e escolhendo as palavras-chaves mais apropriadas.
2) Direcione a quem se destina cada ação do e-mail. É preciso direcionar, no corpo da mensagem, quem é responsável por o quê, facilitando a compreensão do(s) recebedor(es). Caso isso não seja feito, existirá um risco bem maior de ninguém executar o que foi solicitado, dada a agenda corrida que todos têm.
No entanto, fica aqui uma observação: não utilize o símbolo @ diante do nome do receptor, no corpo da mensagem. Esse símbolo tem função específica em redes sociais, como Instagram e Twitter, por exemplo, mas não terá nenhuma função no texto do e-mail. Se quiser enfatizar os nomes, use negrito, sublinhado ou liste as pessoas direcionadas em tópicos.
3) Evidencie o objetivo da mensagem. Independente do tamanho ou da abordagem do e-mail, é imprescindível que este seja sempre o mais claro e objetivo possível. Ou seja, não basta somente escrever sobre um tema e incluir diversos tópicos a respeito dele, pois assim o receptor pode até compreender o que foi escrito, mas não saberá o que precisa ser feito com as informações apresentadas.
A sugestão aqui é: defina previamente o objetivo da mensagem por meio de uma frase sucinta, específica e com verbo. Ou seja, por exemplo, explicar o passo a passo da ação e solicitar esclarecimentos sobre uma ação, ou informar as novas práticas da área e reforçar a importância do cumprimento dos prazos.
4) Estabeleça prazos. É frequente o prolongamento de e-mails além do necessário, bem como a geração de conflitos entre remetente e destinatários simplesmente porque não estavam claros os prazos para o cumprimento de determinadas ações, por exemplo.
Por isso, recomenda-se o reforço de datas, especialmente, na finalização da mensagem (fechamento do e-mail). Você pode, inclusive, grafar o dia e mês em algarismos (15/10) em vez de redigir o dia da semana (próxima segunda-feira) ou utilizar expressões como "daqui dois dias".
5) A especialista conclui orientando sobre a necessidade de listar ideias, perguntas ou instruções em tópicos, para assim facilitar a organização das informações, favorecendo, a clareza da mensagem, podendo, inclusive, funcionar como um check-list para o(s) leitor(es).