O uso da tecnologia no preparo para a temida auditoria fiscal | Blog Valid Certificadora Digital
Um dos principais benefícios que o Sistema Público de Escrituração Fiscal (Sped) trouxe para as empresas foi a simplificação dos processos de auditoria fiscal. Se anteriormente era necessário reunir centenas de papéis para organizar toda a documentação e realizar sua entrega em órgãos oficiais, agora, por meio do software, é possível fazer todos os procedimentos de maneira rápida e objetiva. Entretanto, essa mudança exigiu também a devida adaptação das empresas ao sistema para que cada passo seja realizado de forma correta.
Confira, neste post, os recursos que podem ajudar a evitar problemas com o Fisco:
As falhas das empresas
É inegável que muitas empresas enfrentam dificuldades e correm riscos de caírem na malha fina do Imposto de Renda (IR) na prestação de contas. Gerar um arquivo Sped e fazer sua validação no programa da Receita Federal não garante que o documento esteja correto.
Isso porque a Receita não realiza auditorias e conferência criteriosa das informações, ela apenas analisa os dados necessários para que seja feito o envio correto dos arquivos. Assim, validar o arquivo no Programa Validador e Assinador (PVA) definitivamente não quer dizer que as informações prestadas estejam corretas — na verdade, elas ainda estão sujeitas a erros, o que pode acarretar em problemas para o contribuinte no futuro.
É preciso garantir que os procedimentos sejam realizados em conformidade com as obrigações legais das empresas. Uma das exigências do Sped diz respeito justamente à organização, uma vez que, sem ela fica, muito difícil prestar informações e garantir segurança no processo.
Essa talvez seja a grande obrigação das empresas quanto ao sistema: a organização adequada para que o envio de dados seja realizado corretamente. Isso diz respeito a melhorar procedimentos relacionados:
ao estoque;
ao fluxo de caixa;
às informações que envolvem os procedimentos da empresa;
Por isso, investir em qualificação dos procedimentos torna-se inevitável para quem pretende lidar com esse novo momento de maneira correta. E é por isso que os recursos tecnológicos podem ajudar a reduzir o risco fiscal. Com o Sped surgiram também ferramentas que foram desenvolvidas de maneira a auxiliar as empresas a adequarem-se ao programa do governo.
A auditoria eletrônica
Imagine um sistema que realiza a auditoria das informações prestadas por uma empresa antes do envio dos dados ao Sped, avaliando se eles estão de acordo com as exigências do sistema. Isso permite a correção de eventuais erros com antecedência, certo?
Agora pense que isso pode ser realizado eletronicamente de maneira muito prática, garantindo a devida análise das informações, reportando inconsistências por meio de relatórios bem elaborados da mesma maneira como os auditores da Receita Federal farão.
Isso é possível quando se trabalha com softwares de auditoria eletrônica. Com eles é possível não somente fazer a análise de dados, como também fazer a devida validação e certificação de arquivos contábeis e fiscais, garantindo maior segurança para o procedimento fiscal.
Esse serviço permite certificar e auditar arquivos digitais de diversas obrigações acessórias e até mesmo cruzar informações entre elas em busca de possíveis erros nos arquivos. Assim você identifica a origem dos erros e tem como corrigir falhas de procedimentos antes de enviar os dados ao Fisco.
Como a auditoria eletrônica pode ajudar na contabilidade da empresa
Apesar de o Sped representar um avanço em termos de escrituração digital, trata-se de um sistema que ainda exige esforço para adaptação à sua complexidade, o que significa que auditar os dados é imprescindível. Assim, contando com o auxílio de um software de auditoria eletrônica o contador tem condições de evitar problemas de seus clientes com o Fisco, reparando erros antes do envio das informações.
Diante de tantas tarefas em seu dia a dia, o profissional que lida com questões tributárias pode contar com uma ferramenta para auxiliá-lo especificamente em relação ao Sped. Assim, ele ganha um diferencial que permite melhores condições para lidar com o excesso de normas existentes, as constantes alterações de regras fiscais, as obrigações acessórias e o pouco tempo para se atualizar.
Como fazer a devida organização das notas fiscais emitidas pela empresa? A dica é trabalhar com um sistema capaz de automatizar o download dos XMLs das NF-e.
Assim é possível reunir e organizar com mais segurança os dados sobre as notas fiscais eletrônicas que envolvem a empresa, evitando possíveis fraudes e garantindo que todos os dados repassados ao Fisco sejam feitos em conformidade com os processos realizados.
Isso pode ser extremamente útil em situações em que a empresa é intimada pela Receita para dar explicações a respeito de erros que podem ter sido cometidos por fornecedores em relação a notas fiscais. Com o sistema, todos os documentos ficam disponíveis para conferência em nuvem.
Como um software de notas fiscais pode ajudar na contabilidade da empresa
Adquirir um software responsável pelas notas fiscais pode aperfeiçoar os procedimentos da empresa. Quando o processo de emissão de notas fiscais é realizado manualmente, existe um gasto de tempo considerável, além da necessidade de mão de obra para o setor fiscal e o maior risco de erros.
Uma vez que a empresa trabalha com um software para fazer essa função, ela aperfeiçoa os trabalhos tanto em relação à emissão quanto ao controle de notas, sem maiores gastos de tempo ou de mão de obra.
Além disso, pensando exclusivamente nas vantagens diante do Sped, a empresa ganha em organização, uma vez que o recurso:
garante a automatização de cadastros;
facilita os cálculos de impostos e envio de NF-e ao cliente;
permite praticidade para extração de relatórios;
e diminui consideravelmente a quantidade de erros humanos ligados a preenchimentos inadequados.
Enfim, a dica fundamental é contar com recursos tecnológicos capazes de reduzir a possibilidade de erro na auditoria fiscal. Sendo assim, é preciso pensar em sistemas de qualidade para o trabalho no dia a dia, como nos exemplos citados.
Procure investir em ferramentas que aperfeiçoem os procedimentos para evitar que a empresa caia na malha fina do governo, pois isso garante uma economia significativa. As punições em casos de erros certamente serão maiores do que os gastos com esses recursos.
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