Sistema de Folha de Pag amento SISfol - PDF
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José Mirandela Rosa
1 Sistema de Folha de Pag amento SISfol
2 APOSTILA SISFOL CONTEÚDO DA APOSTILA CADASTRO GRUPOS E USUARIOS CADASTRO DE EMPRESA CADASTRO DE FUNCIONÁRIOS CADASTRO DE EVENTOS PROGRAMAÇÃO DE EVENTOS CADASTRO DE TABELAS E FAIXAS CALCULANDO A FOLHA MENSAL (CONTRACHQUE) CALCULANDO AS FÉRIAS CALCULANDO RESCISÃO CALCULANDO COMISSÃO CALCULANDO DIARISTA GERANDO CAGED\SEFIP\RAIS GERANDO CAGED\SEFIP\RAIS CALCULANDO 1º PARC 13º SALARIO CALCULANDO MÉDIA DO 13º PARA HORISTA ALTERAÇÃO SALARIAL
3 CADASTRO GRUPOS E USUARIOS Para que serve: Cadastro de grupos e usuários serve para cadastrar o usuário e senha para ter acesso ao sistema. Obs.: somente o usuário supervisor tem acesso ao cadastro de usuário e senha e somente o usuário supervisor pode alterar e criar usuário e senha. Para cadastra dar um clique em novo o campo descrição ficara ativo e é só preencher. O campo usuário preenche com letras minúsculas e o campo senha pode ser preenchido com letras e números. Caso o usuário que estiver sendo cadastrado for usuário supervisor marca-se o campo USUARIO É SUPERVISOR. Para dar acesso a movimentação do sistema e a quais empresam o usuário terá acesso, clica-se nas opções que fica abaixo de salvar (acesso) (empresa\filial). Nestes campos será determinado em que o usuário terá acesso e em qual empresa o usuário terá acesso. Isso quem determina é o usuário supervisor. CADASTRO DE EMPRESA Para cadastrar uma empresa deve selecionar uma empresa qualquer para que se possa ter acesso ao sistema. Para cadastrar empresa, vai ate menu cadastro, dar-se um clique em novo e preenche todos os campos. È oigatório preenchimento do campo com (*), razão social e nome fantasia. Obs.: A data de abertura da empresa não pode ser preenchida com data errada. Pois este é o único campo que depois de salvo não pode ser alterado. preenchimento salva o cadastro da empresa. Após empresa cadastrada, lemar de selecionar a empresa que acabou de cadastrar para que possa cadastrar o funcionário. CADASTRO DE FUNCIONÁRIOS Para cadastrar o funcionário, vai até menu cadastro, funcionário. Dê um clique em novo e preenche todos
4 os campos. Campos com (*) vermelho, são oigatórios preenchimento. No cadastro de funcionários tem vários campos para preenchimento, por isso leva-se um tempo maior e requer mais atenção. No ícone dados é o ícone que leva todos os dados do funcionário, como nome completo, endereço, documentação, escolaridade etc. No ícone info, são os dados da empresa para aquele funcionário, como cargo, departamento, sindicato, calendário etc. No ícone dependente, campo onde será cadastrado o dependente do funcionário, para que seja pago o salário família ou para dedução de dependente ate 24 anos, no caso de IRRF. No ícone eventos, será o campo onde será programado qualquer evento para este funcionário, para que seja calculado automaticamente na folha. No ícone anotações, campo que será preenchido qualquer anotação referente ao funcionário. Abaixo de anotações tem um ícone opções clicando em OPÇÔES, o sistema vai air mais quatro opções pata cadastramento. O ícone gerais é utilizado para a rais, toda vez que o funcionário tiver qualquer tipo de afastamento, terá que ser informando neste campo. Sempre vivendo o ocorrido. Ex: se o funcionário saiu de licença doença em 01/01/2008 e retornou em 01/08/2008 você terá que acessar o sistema no mês 01/01/2008 e informar a data de saída e o motivo, depois acessar o sistema no mês 08/2008 e informar a data de retorno. O ícone vale transporte, será cadastro o vale transporte do funcionário, a quantidade por dia e a data do exercício que é o mês e ano que ira começar a descontar o vale transporte do funcionário, sempre começando com o dia 01 do mês O campo refeição é o mesmo procedimento de vale transporte, será cadastrado o tipo de refeição que a empresa paga ao funcionário se é ticket, cartão, a quantidade por dia e a data de exercício. O ícone férias, é para controle de férias do funcionário, neste campo o sistema mostra quais períodos aquisitivos o funcionário já gozou de férias e quais ele ainda não gozou.
5 O ícone banco de horas, é para empresas que trabalham com regime de banco de horas e não pagam horas extras. Assim quando o funcionário faz hora a mais é lançado e credito e quando ele retira algumas horas é abatida em debito. CADASTRO DE EVENTOS O acesso a este cadastro que fica localizado no menu Cadastro/Evento ou simplesmente usando o atalho Ctrl + E, caso prefira use o ícone abaixo: Atalho que fica no menu principal. Este é um dos mais importantes cadastros do SISfol, pois através das suas configurações, poderemos obter cerca de 70% (setenta por cento) das necessidades do usuário. Explicaremos a seguir campo a campo: Neste campo (Código) o Sistema gera automaticamente um número maior que 500, pois os menores que 500, estão reservados para a SISMONT, sendo que o usuário pode escolher o número caso seja necessário. Neste campo (Descrição) o usuário pode descrever o nome do evento para fim de nomenclatura interna no sistema não sendo utilizado para impressão. Não é aconselhamento alteração na descrição de um evento para não prejudicar o entendimento de folhas na processadas. Neste campo (Título) o usuário pode descrever o nome do evento que será utilizado para impressões, sendo que poderá ou não coincidir com o campo Descrição, também deve evitar alterá-lo.
6 Exemplo: Descrição Hora extra Não Imprime Título Hora extra 100% Imprime Neste campo (Operação) o usuário define se o evento será um provento ou desconto sendo que se for provento o SISfol automaticamente sugere as seguintes incidências: INSS IRRF Salário Família FGTS 8,0% FGTS 2,0% Os eventos nas suas apresentações tanto na impressão quanto na visualização na tela a ordem é sempre provento depois desconto. Neste campo (Tipo) o usuário deve setar o Tipo equivalente a descrição do evento ou até mesmo igual, o mesmo tem influência importantíssima nas impressões dos relatórios e processamento correto das folhas. Exemplo: O evento 121 (FGTS 2,0%) tem que ter em suas configurações no campo Tipo FGTS, caso contrário á impressão do formulário GRFC sairá incorreto. OBS: Caso o usuário crie um evento onde o tipo não é listado sugerimos que use o Tipo OUTROS. Neste campo (Índice) definimos o percentual a ser usado da (s) base (s) para aplicar-se á variável usado na referência.
7 Exemplo: Imaginemos um funcionário com salário de R$200,00 e estamos configurando o evento Hora Extra 100%. Como sabemos que este evento é 200% da(s) base(s) devemos informar no Índice o valor 200. Neste campo (Tipo Referência) determinamos qual o tipo de cálculo que o evento irá usar. Explicaremos a seguir: Hora: Setando esta opção o SISfol fará o cálculo baseado em horas. Valor :Setando esta opção o SISfol não fará nenhum tipo de cálculo pois o usuário informará o valor diretamente no salário base calculado (No processamento da folha), ou caso tenha necessidade do mesmo ficar automático setar o valor em um dos 5 lugares. Dia :Setando esta opção o SISfol fará o cálculo baseado em dias. Percentual:Setando esta opção o SISfol fará o cálculo baseado em percentual. As demais opções são de uso restrito da SISMONT, caso necessite usar entre em contato com nosso Suporte. Neste campo (Incid. Sal. Base?) o usuário tem duas opções: Sim ou Não. Setando SIM o SISfol adicionará o salário base do salário base calculado (o salário da tela de processamento) como base de calculo deste evento. Neste campo (Exibição) o usuário poderá dizer para o SISfol em que mês ou situação o evento poderá ser lançado tanto manualmente como automaticamente. Exemplos: Janeiro-Dezemo: Evento pode ser lançado em qualquer mês do ano. Somente nas férias: Disponível pelo SISfol somente quando o funcionário estiver em situação de férias.
8 Neste campo (Ordenação) o usuário pode disponibilizar a ordem dos eventos tanto na visualização como na impressão, caso coincida a mesma ordem o SISfol tomará como referencia o código do mesmo. Lemando sempre o Provento aparecerá acima dos descontos. Neste campo (Incid. Líquido?) setando a opção incide, o evento (provento ou desconto) fará parte da somatória dos eventos no salário base calculado (tela de processamento da folha) influenciando no Valor líquido. Caso opine por não incide o evento terá a função somente para informação e aparecerá em itálico e cor cinza. Exemplo: F.G.T.S 2,0%. Neste campo (Em que local?) define a condição do campo incide no líquido. Exemplo: Nos campos Incid. Líquido? = Incide e Em que local? = Somente nas férias. Então o evento fará parte do Valor liquido em qualquer situação ou mês exceto quando em férias. Neste campo (Impressão quando férias) o usuário define se o evento deverá ser IMPRESSO quando a situação do funcionário for férias. Este campo foi criado especialmente para férias queadas. Explicaremos abaixo: Não imprimir em nenhum local Setando esta opção, o evento, mesmo visualizado na folha não imprimirá se a situação do funcionário for férias. Ex: F.G.T.S. 2,0% Imprimir no recibo de férias Setando esta opção o evento só será impresso no recibo de férias. Ex: INSS soe ferais. Imprimir no contracheque Setando esta opção o evento só será impresso no contracheque. Ex: dias trabalhados (quando em férias queada) Ambos Setando esta opção o evento será impresso tanto no contra-cheque quanto nas férias. Ex: férias.
9 Neste campo (Fórmula) podemos setar a fórmula correspondente ao evento para realizar o cálculo do mesmo. Normalmente o sistema seta automaticamente ao cadastrarmos um evento Neste campo (Tabela) o usuário poderá setar uma tabela a qual o evento ficará subordinado. Ex: O evento INSS é subordinado a Tabela do INSS. Caso não haja necessidade ficara em anco. Neste campo (Média) ficará destinado apenas para os eventos de média. O Usuário deve setar neste local o evento o qual deseja-se fazer a média. Ex: O evento cód. 165 (Média Hora Extra 100%) tem neste campo o evento cód. 002 (Hora Extra 100%). Neste campo (Incidências e Bases) todos eventos que incidem ou fazem parte do mesmo. Incidências: Deve-se setar neste local todo (s) evento (s) que necessitarem deste evento para fazer parte de sua base de cálculo. Ex: O evento 002 (Hora Extra 100%) terá em suas incidências o evento 108 (INSS) porque a base de cálculo do INSS precisa do valor da hora extra 100% para realizar seu cálculo.
10 Bases :Terá o efeito totalmente contrário do campo incidência. PROGRAMAÇÃO DE EVENTOS Esse treinamento tem o objetivo de esclarecer e informar soe três assuntos do SISFOL, os quais ajudarão o usuário a navegar no SISTEMA. 1 PROGRAMAÇÃO DE EVENTOS O cálculo da folha de cada funcionário é composto por vários eventos que podem ser lançados diretamente na Tela de Apuração ou programados para serem lançados automaticamente. Essa programação pode ser feita colocando-se os eventos que deverão ser calculados de acordo a sua necessidade em até 05 (cinco) locais disponíveis no sistema, sendo eles : Eventos Automáticos => Os eventos informados neste local estarão disponível para serem calculados para todos os funcionários de qualquer empresa; Eventos no Cadastro de Sindicato => Os eventos informados neste local serão calculados para todos os funcionários pertencentes ao Sindicato; Eventos no Cadastro de Empresa => Os eventos informados neste local serão calculados todos os funcionários da empresa; Eventos no Cadastro de Funcionário => Os eventos informados neste local serão calculados somente para o funcionário; Eventos no Cadastro de Departamento => Os eventos informados neste local serão calculados para todos os funcionários pertencentes ao Departamento CADASTRO DE TABELAS E FAIXAS Para cadastrar tabelas de INSS, IRRF, SALARIO FAMILIA, INSSA AUTONOMO E AUXILIO CRECHE, vá até o menu cadastro, tabelas e faixas, dê um clique em pesquisar e depois clique no raio amarelo, o
11 sistema irá mostrar todas as tabelas existentes no sistema, selecione a tabela desejada e dê enter, quando for para tela principal dê um clique na primeira data de vigoração e no teclado tecle insert, botão este que fica em cima do delete, assim irá aparecer uma nova linha onde será inserido novas faixas. O procedimento é único para todas as tabelas. PROCESSAMENTO DA FOLHA CALCULANDO A FOLHA MENSAL (CONTRACHQUE) Para processar a folha o sistema lhe dará as seguintes opções, ou pode ser processada todos os funcionário de uma só vez dando um clique no mês e pressionando F9 ou processar por funcionário, dando um clique no funcionário e pressionando F9. Feito isso é só conferir a folha e emitir os contracheques. CALCULANDO AS FÉRIAS Dê um clique no funcionário, e pressione F7, preencha os campos desejados e prossiga com próximo e deixe o sistema calcular. Para imprimir as férias vá em relatório férias e peça para imprimir, você vai visualizar as férias, peça a impressão Para desfazer férias da um F5 e a mesma será totalmente desfeita. CALCULANDO RESCISÃO Dê um clique no funcionário, e pressiona F8, preencha todos os campos solicitados e em seguida pressione próximo e deixe o sistema calcular. Para imprimir a rescisão vá em relatório rescisão e peça para imprimir, você vai visualizar a rescisão, peça a impressão. Para imprimir seguro desemprego o caminho é: relatório\rescisão\seguro desemprego, seleciona o modelo gráfico e pede impressão. CALCULANDO COMISSÃO
12 Calcula-se manualmente e lança-se no sistema. CALCULANDO DIARISTA Cria-se um evento com referência valor e lança-se manualmente na folha já processada. GERANDO CAGED\SEFIP\RAIS 1. SEFIP Acesse o sistema mês e ano em que vai gerar o sefip, depois vai-se em relatório\sefip, e pede para gerar. Se for em atraso é só selecionar na bainha do relatório FGTS e preencher o campo colocando em atraso e preenchera a data do recolhimento o mesmo para o GPS. Uma vez gerado importa-se para o sefip e da continuidade. 2. CAGED Acessa o sistema mês e ano em que vai gerar o caged, depois vai-se em relatório\sefip, e pede para gerar. Uma vez gerado importa-se para o caged. 3. RAIS Acesse o sistema no mês de dezemo e vai em relatório\rais, peça para gerar, depois é só importe para o programa da rais. Caso seja encerramento da empresa acessa o sistema no mês referente ao fechamento e gera normalmente. PARA GERAR GRRF Depois da rescisão pronta vá até relatório\rescisão\grrf, selecione o funcionário, coloque a data de pagamento da guia e em seguida peça para gerar. Feito isso o sistema vai gerar um arquivo chamado GRRF.RE provavelmente na unidade C. este arquivo terá que ser importado para o programa da GRRF. Que deve ser instalado juntamente com a conectividade. Dúvidas soe instalação, entre em contato com a CAIXA. COMO CALCULAR 1º PARC 13º SALARIO
13 1. Vá em movimentação\eventos automáticos 2. Depois procura o evento Depois muda a data de vigorarão para o mês e ano vigente; 4. Salva e processa a folha do mês de novemo. IMPRIMIR CONTRA CHEQUE SEPARADO 1. Vá em relatório, folha mensal, contra cheque; 2. Quando chegar em contra cheque, vai ter um campo, assim: imprimi somente do evento; 3. Coloque adiantamento 13º salario ( verificando se é o cod 132) 4. Peça impressão. 5. Imprima o contra cheque do mês. CALCULANDO MEDIA DO 13º PARA HORISTA 1. Verificar se o evento de hora extra tem media. 2. Depois verificar se a media esta em movimentação\ programação de eventos 3. Verificar no sindicato do funcionário se o campo fazer media esta preenchido. 4. Clique no mês com botão direito do mouse, e vai em incluir eventos automáticos\ 1º parc 13º. ALTERAÇÃO SALARIAL Vá em movimentação alteração salarial, seleciona o tipo de atualização, se for percentual você coloca ao lado a porcentagem que será reajustada, se for valor coloque ao lado o valor que será ajustado, exemplo: ganho R$ 500,00 e vou ter um aumento de R$ 50,00(cinqüenta reias) seleciono tipo (valor) e do lado eu coloco 50 o sistema entende e o novo salário passa a ser R$ 550,00, se for fixo eu coloco o valor total do aumento exemplo: ganho R$ 500,00 e vou passar a ganhar R$ 550,00, assim eu coloco ao lado do tipo selecionando o valor total R$ 550,00. O salário também pode ser alterado No cadastro do funcionário, mais somente no campo alteração salarial é que ajusta a ficha do funcionário. GUIAS DE GPS E DARF
14 Vá em relatório, guias e formulários seleciona a guia desejada e pede para imprimir. Obs: para guias inferiores a R$ 29,00 no caso de INSS e inferior a R$ 10,00 no caso de DARF, o sistema só acumula se for informado no cadastro de eventos da empresa em data acumula GPS e data acumula DARF a data do mês em que não alcançou o valor mínimo para impressão. Feito isso o sistema acumula para o mês seguinte.