GESTÃO DE COMUNICAÇÃO DE PROJETOS: Gerenciando a comunicação para o sucesso e entrega de valor
João Orlando Menezes
"A coisa mais importante na comunicação é ouvir o que não é dito".
Em qualquer comunicação de projeto os gerentes de projetos estão sujeitos a um viés de interpretação dos interlocutores pelo modo como eles veem a especificação do projeto – e nem sempre são o que deveria ser.
Acontecei comigo um dia desses, em um projeto que estou participando, quando precisei de um seguro de viagem condicionado ao intervalo da ida e do retorno. Pedi a um componente do meu time de projetos que agendasse o retorno no dia 17 de janeiro. Por mais que eu lesse o documento, eu sempre "lia" 07 de janeiro. Somente vi a data correta depois que a chamei e mostrei-lhe o erro – não tinha erro!
Em gestão de comunicação de projetos devemos lembrar sempre que:
Muitas das vezes ficamos condicionados a uma ideia e não conseguimos ver a informação comunicada no projeto. Somente vemos o que queremos (ou não queremos?).
Muitos atrasos na execução de projetos estão associados a erro de comunicação (ou por erro de interpretação).
Atrasos também ocorrem quando a comunicação é incompleta ou o problema não é detalhado o suficiente.
Quando estudamos um projeto, devemos estar sempre alertas para o fato que nem sempre sabemos o suficiente, ou não sabemos onde prestar atenção quando não temos as partes do todo.
A função do gerente de projetos é de dividir o problema em partes tão detalhadas quanto possível, sem exagerar na especificação. Uma boa estratégia que já adotei foi contar uma estória associada ao projeto (preferencialmente um evento que deu certo no passado) para que os envolvidos se sintam integrados à solução do problema.
As coisas pioram muito no entendimento dos projetos quando não sabemos o que queremos comunicar. Temos na cabeça a ideia exata do que queremos, mas não conseguimos expressá-la. Normalmente, entretanto, o que queremos comunicar fica nos buracos entre todas as palavras que conhecemos. Usamos várias palavras, mudando-as de posição na sentença, até fazer-nos entendidos.
O sucesso da comunicação ocorre quando o receptor e o emissor têm conhecimentos compartilhados. Quando você tem uma experiência suficientemente comum com outra pessoa, tudo que precisa é recordar a experiência com ela. Ao considerarem as duas experiências relevantes para o novo momento, fica fácil construir novos conceitos.
No passado, precisei ensinar uma equipe de analistas corporativos como construir um modelo de orçamento. Os analistas eram experientes, mas não tinham a menor noção de como funcionava o orçamento de uma empresa. Como sabia do conhecimento deles de determinada ferramenta, fiz o protótipo de todo o processo de orçamento e expliquei a eles como deveriam proceder no desenvolvimento no ambiente corporativo.
No ambiente de projeto, o gerente de projeto gasta 90% ou mais de seu tempo comunicando. E a este é sempre solicitado resumo da situação do projeto, tanto internamente quanto externamente. A forma que vai comunicar os resultados do projeto é tão fundamental como o conteúdo que vai ser apresentado.