Planejamento de obras com Agilean na UNA Construtora
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Um planejamento de obras bem realizado é protagonista no sucesso de uma construção. A UNA Construtora chegou a essa constatação após utilizar o Agilean para melhorar o planejamento de suas obras. Com isso, conseguiu avaliar a produtividade e alcançar bons resultados financeiros, com redução de desperdícios e otimização do tempo produtivo.
Em pouco mais de sete meses, a construtora conseguiu implementar com facilidade o Agilean, e teve o apoio não só dos gestores das obras e da diretoria, mas também da equipe operacional. O resultado positivo deste processo em duas obras da UNA Construtora, você confere a seguir.
Contexto: o desafio do planejamento de obras
Há 12 anos no mercado da construção civil, a UNA Construtora está localizada em Passo Fundo (RS), e atua na concepção de projetos inovadores, de alto padrão, que contam com um alto índice de qualidade em suas obras.
Ao longo de 2021, já são mais de 300 unidades vendidas e serão mais de 120 mil metros quadrados em projetos executados.
Vale destacar que a construtora foi a primeira do Rio Grande do Sul a implementar o Agilean, com o objetivo de melhorar a performance dos seus projetos, evitar estouros de prazos e orçamento, além de ganhar produtividade e desempenho na sua gestão de obras.
A implementação do Agilean chegou para otimizar os resultados da construtora em um momento em que a UNA resolveu investir em digitalização. E, antes disso, a construtora já havia buscado métodos baseados no Lean Construction para aumentar sua eficiência operacional nos seus canteiros.
Com esse tipo de mentalidade, que já valorizava a inovação e o planejamento, eles foram em busca de ferramentas para ajudá-los. Foi então que descobriram o Agilean. Com a ferramenta, a UNA conseguiu reduzir o tempo de planejamento em cerca de 40% em relação à forma anterior, que era bastante manual e utilizava a ferramenta MS-Project.
Antes e depois do Agilean
Antes da implementação, a construção do planejamento era um processo bastante moroso e que levava muitas horas da equipe, principalmente do gerente de obras, responsável pelo planejamento das obras.
O planejamento era executado dentro do MS-Project e dividido em fases: longo prazo, médio prazo e curto prazo. Dentro da ferramenta, a equipe quebrava o planejamento de longo prazo em cinco semanas, para que ele se tornasse de médio prazo. Já o planejamento de curto prazo, tinha como horizonte de tempo a semana.
De acordo com relatos do representante da construtora, todo esse processo acabava necessitando de uma carga operacional muito grande das pessoas. Os engenheiros de obras, os encarregados junto com os mestres de obras e outros envolvidos passavam horas em reuniões, muitas vezes, até a tarde inteira, discutindo, tomando decisões e fazendo ajustes nas esferas de médio e curto prazo.
Com o Agilean, foi possível reduzir este tempo e incorporar o uso da linha de balanço dentro de uma metodologia voltada para o Lean Construction. Hoje, o planejamento de obras é todo feito utilizando a ferramenta de planejamento do Agilean já conectado ao ERP da empresa, gerando, além do fluxo físico das obras otimizado, programações de insumos, projeções de despesas e vários outros relatórios de apoio a gestão de obras, como os planos de médio e curto prazo.
Todo o tempo que era dedicado a esse processo e reuniões foi reduzido, considerando que junto com a linha de balanço a ferramenta já gera todo o planejamento detalhado da obra, que após validado por todos, é entregue para os mestres e encarregados.
Antes, as reuniões de planejamento e controle levavam cerca de 4h a 4h30, Devido à otimização do planejamento e facilidade de acesso às informações, conseguiu-se reduzir para reuniões de 30 a 40 minutos, com discussões objetivas e decisões muito mais assertivas.
Estações: o engajamento dos profissionais da obra
Para que o planejamento de obras funcione é necessário que todos os agentes envolvidos nele tenham clareza sobre as suas tarefas e cronograma diário. E para que uma nova metodologia seja implementada é fundamental que todos os envolvidos compreendam a necessidade da melhoria e estejam pactuados a mudar os seus processos para buscar a otimização em todas as frentes.
A UNA Construtora acredita que por trabalhar a cultura da inovação junto à sua equipe, como uma característica da própria companhia, a implantação do Agilean foi bastante facilitada.
Dentro da metodologia do Agilean, para facilitar a gestão de obras, foram implementadas as estações Agilean na obra. A partir do momento em que são definidos os pacotes de serviços de cada profissional, tendo as estações de trabalho colocadas na obra (no caso da UNA, elas foram colocadas a cada dois pavimentos), o colaborador final, que está na linha de produção, no momento em que ele vai fazer o serviço, retira um ticket que orienta sobre qual o prazo, local e trabalho que ele precisa fazer.
Anteriormente, a construtora deixava as orientações do curto prazo fixadas em um mural, e o profissional tinha que ir até esse mural observar qual era o pacote de trabalho dele, para depois ir até o canteiro de obras e realizar as suas atividades.
Com as estações, a necessidade do mural foi eliminada. Dessa forma, as informações do planejamento vão direto para os times de produção, introduzindo o conceito de auto-apontamento da produção, no qual os próprios times de produção fazem as indicações em relação ao início e término das tarefas, alimentando os relatórios e indicadores de avanço de obras, produtividade e qualidade em tempo real.
Além de ser mais prática, a nova forma de distribuir os serviços elimina também a questão do ruído dentro desse tempo, porque a comunicação é bem clara, evitando desvios das equipes em relação às atividades planejadas.
Como funcionam as estações?
Preto: Início da Atividade
Verde: Conclusão ou retomada da atividade
Amarelo: Iminência de paralisação da atividade
Vermelho: O profissional da obra está parado por algum problema na produção
De acordo com os representantes da construtora, quando um dos botões de alerta (amarelo ou vermelho) é apertado pelo profissional no canteiro, todos os envolvidos na gestão da obra são acionados.
Com essa ferramenta, os gestores da obra conseguiram identificar que a equipe, muitas vezes, perdia de 3h a 3h30 de produtividade por mês devido a paradas na produção. No entanto, após a utilização das estações Agilean, esse tempo caiu para 45 minutos – o que é um dado extremamente significativo.
A devolutiva dos gestores de obras e mestres sobre os problemas encontrados pela equipe também foi acelerada, tendo em vista que eles são acionados com antecedência quando um problema pode surgir (considerando o caso do botão amarelo).
Outro ponto positivo da ferramenta foi a oportunidade de visualizar as informações em um dashboard intuitivo em tempo real. Anteriormente, as informações da obra eram consolidadas em indicadores mensais, o que não era eficiente para a tomada rápida de decisões.
Atualmente, a construtora está realizando uma integração do sistema junto ao Sienge para conseguir ter também as informações relacionadas aos controles de custos e projeções financeiras das obras em dashboards em tempo real.
Geração de documentos em papel
Demora entre informação x ação
Dificuldade na compilação das não-conformidades
Dificuldade de análise para melhorias no processo
Em sete meses de projeto, a UNA Construtora conseguiu implementar o Agilean em três de suas obras, considerando que duas já contam com estação (a terceira está em fase de fundação e, por isso, ainda não a implementou). Entre as melhorias que a construtora conseguiu observar, estão:
Mais agilidade nas informações
Comunicação mais assertiva
Redução no tempo de análise x tomada de decisão
Informação a disposição em qualquer momento pelos envolvidos
Conhecimento das tarefas a realizar
Importância de fazer parte do sistema
Dashboard intuitivo
Indicadores em tempo real
Tomada de decisões mais rápidas e assertivas
Redução de tempo em reuniões (de 4h30 a 30 minutos)
Para saber mais, confira o webinar especial com a UNA Construtora para verificar seus resultados no planejamento de obras: