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A prestação de contas condominial é uma das tarefas mais importantes desempenhadas pelos síndicos e Administradoras. Ela demonstra a transparência na gestão exercida, pois trás toda movimentação financeira do condomínio, num determinado período.
Sua apresentação está prevista em lei e deve ser feita anualmente, através de uma assembleia ordinária ou sempre que algum condômino solicitar.
Mas afinal, o que é uma prestação de contas?
De forma bem simples, trata-se de um arquivo que contém todas as movimentações financeiras e os documentos relacionados a eles, durante o período de um ano.
Este arquivo pode ser apresentado aos condôminos em uma pasta, que pode ser física ou digital.
Quais documentos devem ser apresentados numa prestação de contas?
A prestação de contas deve ser composta pelos seguintes documentos:
· Extratos bancários e movimentação do livro caixa, para demonstrar todas movimentações financeiras realizadas;
· Orçamentos para demonstrar os gastos aprovados e o valor gastos de fato;
· Despesas condominiais: apresentação dos relatórios de contas a pagar, com as despesas ordinárias e extraordinárias, apresentação das notas fiscais e dos comprovantes bancários de pagamento desses gastos;
· Relatório de inadimplência: para demonstrar o impacto destes atrasos nas contas do condomínio e ações que estão sendo tomadas para diminuir o índice;
· Balancetes contendo os saldos mensal de todas as contas do condomínio. O que entrou de receita e de despesa no mês e os valores que contém de fundo de reserva.
· Certidões negativas de INSS, FGTS e Receita Federal, demonstrando que o condomínio está em dia com suas obrigações legais.
Caso julgue necessário, o síndico pode adicionar outros documentos que achar pertinentes para demonstrar total transparência na administração.
A obrigatoriedade é do síndico. Segundo o código civil, artigo 1348:
"VIII – prestar contas à assembléia, anualmente e quando exigidas"
Mas a montagem e a estruturação de toda documentação pode ser realizada pela administradora, que possui um sistema de gestão condominial, que facilita a geração de planilhas e extratos.
O que fazer se o síndico não prestar contas?
Quando o síndico deixar de cumprir com suas obrigações, os próprios condomínios podem adotar algumas medidas para fazer valer seus direitos.
1 – Primeiramente, recomenda-se o velho e bom diálogo. Entre em contato com o síndico e com a administradora e solicite uma explicação sobre a falta de prestação de contas e solicite que eles convoquem uma assembleia para apresentação da pasta do condomínio.
2 – Caso não surta efeito a solicitação, cabe uma notificação extrajudicial para a administradora e para o síndico. Desta forma, ficará formalizado o pedido de apresentação da prestação de contas.
3 – Por último, se a administradora e o síndico insistirem em não prestar contas, cabe aos condôminos se organizarem e conseguirem assinatura de pelo menos ¼ de moradores, para que eles próprios convoquem uma assembleia para destituir o síndico.
E sobre a aprovação da prestação de contas?
Para que uma prestação de contas tenha validade, ela precisa ser aprovada durante assembleia ordinária pela maioria dos presentes (50 + 1).
Os condôminos podem aprovar de forma total, parcial ou rejeitar a apresentação.
Para que não sejam geradas margens de desconfiança na análise das contas, recomendamos que seja feita uma apresentação organizada e bem objetiva, facilitando assim um bom entendimento dos condôminos.
Caso aconteça das contas serem aprovadas de forma parcial ou serem recusadas, o síndico pode se justificar e tem um prazo de 45 dias para regularizar as inconformidades apontadas.
Após este tempo, deve ser convocada nova assembleia para apresentação da prestação de contas.
Dependendo do caso, pode ser contratado um serviço de auditoria. Se forem confirmadas irregularidades por parte do síndico, os condôminos podem entrar na justiça alegando apropriação indébita e solicitar o ressarcimento dos valores para o condomínio.
Ficou com alguma dúvida sobre a prestação de contas? Então, que tal compartilhá-la nos comentários para que possamos lhe ajudar?