O ser humano tem o instinto natural de se planejar para tudo. Por exemplo, imagine que vamos fazer uma viagem de férias. Logo de primeira já levantamos muitos pontos que temos que decidir para que a viagem aconteça. Precisamos decidir o local, a data, quem irá, onde ficaremos hospedados, o que precisamos levar, os passeios que realizaremos, quanto temos para gastar, enfim, existem muitas questões indispensáveis para que essa viagem se torne um sucesso.
No mundo dos negócios isso não é nada diferente. Olhe para sua empresa. Onde você pretende estar daqui alguns anos? Pretende aumentar a receita? Criar novos produtos? Ganhar mercado? Quem são as pessoas envolvidas? Como você pretende alcançar tudo isso? Bem, são essas e outras inúmeras questões que o Planejamento Estratégico busca responder.
O Planejamento Estratégico é como um GPS, um guia que diz o caminho que a organização deve seguir para alcançar seus objetivos. Ou seja, ele consiste em enxergar como está a situação hoje e como queremos que ela esteja no futuro. Posteriormente é preciso escrever o passo a passo de como alcançar os objetivos estabelecidos.
Assim é extremamente importante ter muito bem definido aonde a organização quer estar em um determinado período de tempo. Essa clareza é essencial para conseguir traçar um caminho certeiro. Afinal, para quem não sabe aonde ir qualquer lugar está bom.
De maneira geral ele pode ser dividido conforme o nível organizacional. Ou seja, podemos dividir todo o Planejamento Estratégico em três níveis: Estratégico, Tático e Operacional.
Nível Estratégico: é o planejamento que se refere ao negócio como um todo. Aqui é estabelecido a cultura e o propósito da organização, bem como as principais metas e estratégias competitivas.
Nível Tático: se refere às unidades de negócio e aos departamentos. Trata-se do desdobramento do planejamento do Nível Estratégico entre os diferentes setores da organização.
Nível Operacional: é o nível mais baixo do planejamento. Aqui são tratados diretamente as operações e qual a relação delas com todo o planejamento da empresa.
Perceba que os níveis formam uma pirâmide. No topo está o Nível Estratégico, onde suas metas guiam todas as ações da empresa. Em seguida, ele é desdobrado para o Nível Tático, que visa quebrar os objetivos Estratégicos entre os diferentes departamentos e segmentos da organização. E por fim chegamos no Nível Operacional, onde todas as metas são desdobradas nas operações necessárias para atingir os objetivos.
Antes de começar a elaborar um planejamento é necessário entender algumas questões:
Escolha uma metodologia: existem inúmeras metodologias usadas e comprovadas, é muito bom se basear nelas para estabelecer um bom planejamento. Claro que você não precisa segui-las a risca, é essencial adequá-las ao seu modelo de negócio.
Estabeleça prazo: um planejamento estratégico não pode ser infinito, ele será totalmente superficial e sem objetivos claros. Portanto, estabeleça um prazo que faça sentido para sua empresa. É recomendado também criar etapas de revisão dentro desse tempo.
Escolha as pessoas envolvidas: assim como tudo na organização, um bom planejamento é aquele desenvolvido com as pessoas. Traga as pessoas-chave da organização para dentro do planejamento. Dê a elas liberdade para opinarem e participarem. O ideal é conseguir trazer pessoas das diversas áreas da organização para entender as diferentes posições e visões do negócio.
Promova capacitações: promova momentos de aprendizagem para todas as pessoas envolvidas, por mais que muitas já possuam conhecimentos diversos, é essencial deixar todos alinhados e falando a mesma língua.
Como já foi mencionado, existem inúmeras metodologias para estabelecer um planejamento estratégico. Mas, de modo geral, alguns passos, ferramentas e análises são essenciais para se construir um bom planejamento.
Passo 1 – Defina o propósito
O primeiro passo é estabelecer a identidade da sua empresa. O propósito nada mais é do que a razão da empresa existir. Por que sua empresa e todos os funcionários acordam todo dia e fazem o que fazem? A onde querem chegar com isso? Um bom propósito é capaz de responder perguntas desse tipo e representar o sentimento de cada colaborador. Ele é responsável por guiar todas as pessoas e ações tomadas pela empresa.
Além disso, é comum estabelecer também a missão, visão e os valores.
Missão: é a essência da empresa, o por quê dela existir.
Visão: é a descrição de um futuro desejado, o sonho da organização. E uma dica valiosa: sempre estabeleça um tempo para alcançar essa visão!
Valores: comportamentos praticados e compartilhados por todos os membros da organização.
Vejamos o exemplo da Google:
Missão – "Nossa missão é organizar as informações do mundo para que sejam universalmente acessíveis e úteis para todos".
Visão – "Ser referência mundial em inovação e organização de conteúdo, agregando conhecimento e bem estar à sociedade".
Passo 2 – Entenda a situação atual
Antes de começar a traçar metas e planos de ação, é essencial analisarmos o cenário atual para entender qual o posicionamento da empresa no mercado. Para isso, algumas ferramentas podem auxiliar. Dentre elas temos a Análise SWOT.
A Análise SWOT faz uma varredura da situação atual da organização tanto no ambiente interno como no externo. Ela é utilizada para avaliar as Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças. Temos um conteúdo explicando passo a passo como utilizá-la. Você pode conferir clicando aqui!
Passo 3 – Definir os Objetivos Estratégicos
Chegou a hora de definir os objetivos estratégicos da organização. Aqui são traçadas as metas necessárias para alcançar a visão definida anteriormente.
É interessante seguir a ideia da pirâmide. Ou seja, cada meta estabelecida no Nível Estratégico deve ser desdobrada em metas menores no Nível Tático que, novamente, devem ser desdobradas em ações e operações executáveis no Nível Operacional.
1- Definimos as metas globais.
2- Definimos as metas das áreas, departamentos ou unidades de negócio.
3- Definimos os planos de ação e operações que devem ser executadas.
Alguns cuidados devem ser tomados na hora de definir as metas. Para garantir que elas façam sentido para a empresa e sejam mensuradas de forma correta podemos utilizar o OKR!
Os Objectives and Key Results (OKR) ganharam fama ao serem usados pela Google, e acompanharam todo o crescimento da empresa. De forma bastante simples, a metodologia diz que toda meta deve ser composta da seguinte forma:
Eu vou + [OBJETIVO]
Medido por + [RESULTADO CHAVE]
Objetivo (O): declaração da direção desejada de modo qualitativo. Um bom objetivo deve ser claro e impactante para que os colaboradores possam entender sua dimensão e comprar a ideia.
Resultados – Chave (KR): metas quantitativas com impacto direto no objetivo. Geralmente são usados entre 2 a 5 resultados por objetivo.
OBJETIVO – Oferecer um suporte espetacular ao cliente.
KR1 – diminuir em 40% o número de pedidos de suporte usando autoatendimento.
KR2 – aumentar a taxa de solução do problema para 95%.
Com todas as metas definidas, é essencial definir alguma forma de organizar e controlá-las. A melhor forma de fazer isso é utilizando um bom painel de indicadores (os chamados dashboards). Seja alguma ferramenta online ou no próprio Excel. O que realmente importa é que você consiga acompanha-las para saber o andamento e conseguir tomar decisões em cima disso.
Passo 4 – Apresentação
Com tudo pronto, definido e organizado chegou a hora de expor o planejamento estratégico para todos da empresa. Na etapa anterior quebramos a meta Estratégica em Tática e Operacional, por esse motivo é necessário que todos da organização estejam alinhados e entendam o impacto que sua função na organização gera na meta.
Na etapa de apresentação não existe muito segredo. A dica que deixo é que faça um momento especial para isso. Elabore uma reunião diferente das demais, dê mais atenção a ela e deixe claro a importância do planejamento para o futuro da empresa. Crie um ambiente aberto a ideias e questionamento, traga os colaboradores para perto e os envolva nesse processo.
Passo 5 – Execução e Controle
Agora é hora de colocar tudo que foi planejado em prática. Para isso recomendo utilizar a ferramenta do PDCA.
O PDCA é uma ferramenta de melhoria contínua que pode ser aplicada em diversas áreas da organização, inclusive no Planejamento Estratégico. Ela é composta de quatro etapas:
Veja que tudo que fizemos do passo 1 até o 4 fez parte da etapa Planejar. Agora vamos seguir para as outras três etapas.
A etapa Executar consiste em colocar em prática todos os planos que foram traçados anteriormente. Posteriormente, é preciso Avaliar, ou seja, verificar se os resultados estabelecidos (as metas) estão sendo alcançadas. Por fim, é necessário Agir em cima dos resultados, corrigindo tudo que deu errado e padronizando o que funcionou. E todo o ciclo deve ser reiniciado.
Você pode conferir detalhadamente o funcionamento do Ciclo PDCA clicando aqui.
Seguindo esses 5 passos com muita disciplina e motivação é fato que seu negócio alcançará resultados expressivos. Por fim deixo alguma dicas simples mas que fazem toda a diferença na hora de colocar o planejamento estratégico em prática: