Revisão da folha de pagamento: estratégia para prevenção de riscos e redução de custos - BrasilAlemanha News
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Segundo Luciana Luppinucci, sócia responsável pela área de Consultoria Trabalhista e Previdenciária da Domingues e Pinho Contadores, a revisão consiste em verificar a operacionalização da folha de pagamento item a item, desde a análise do contrato social e CNAE (Código Nacional de Atividade Econômica) até chegar à folha de pagamento, suas especificidades e o recolhimento do INSS, FGTS e IRPF.
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"No caso da revisão de folha, é possível identificar erros por falta de atualização de alíquotas em observância à legislação vigente. Um exemplo comum é quando a empresa sabe que a CLT estabelece que a hora extra deve ser paga no mínimo a 50%, mas esquece de observar a convenção ou acordo coletivo e de categoria. Neste caso, o que prevalece é a norma específica, no caso de uma convenção ou um acordo coletivo que pode determinar uma porcentagem maior que a da CLT", explica Lupinucci.
Além disso, de acordo com a especialista, é importante acompanhar a legislação quanto a eventuais mudanças das tabelas previdenciárias, inclusão ou exclusão de CNAE para o enquadramento do RAT (Riscos Ambientais do Trabalho). A adoção de alíquotas incorretas gera cálculo errôneos de tributos. Por isso, a revisão também é indicada nesses casos.
Confira a seguir alguns dos benefícios que a revisão da folha de pagamento traz para as empresas a fim de evitar multas e penalidades não apenas com a Receita Federal e Superintendência do Trabalho, mas também com a Justiça do Trabalho.
De acordo com Marcelo Lima, sócio e diretor à frente da área de Departamento Pessoal da Domingues e Pinho Contadores, um ponto crítico na hora de verificar a folha de pagamento é a parametrização das alíquotas que, em caso de erro, podem causar problemas com o Fisco ou com a Justiça.
"Uma revisão analítica das rubricas/eventos da folha de pagamento, feita por especialistas, pode apontar redução de custos para a empresa, uma vez que é comum encontrar empresas recolhendo tributos a mais ou deixando de efetuar o pagamento ou, ainda, aplicando alíquota incorreta na retenção do INSS, FGTS e IRPF. Outro tipo de revisão mais pontual que pode ser feita é sobre o cálculo de rescisão e férias, quando há dúvidas sobre o pagamento", pontua Marcelo Lima.
Luciana Lupinucci exemplifica: "ao pagar o aviso prévio, antes, existia uma tributação para INSS. Porém, com a alteração na legislação, o aviso prévio deixou de ser tributado para INSS. Se a empresa não muda conforme a lei, o tributo é recolhido de forma indevida".
A revisão da folha de pagamento e de casos pontuais geram relatórios analíticos que informam as medidas que a empresa precisa tomar para estabelecer a parametrização legal do sistema e, em alguns casos, a melhoria de processos.
Para o diretor Marcelo Lima, com a entrada em vigor da DCTFweb, passa a ser possível a compensação cruzada de tributos federais, o que traz grandes vantagens para o fluxo de caixa das empresas. No entanto, o processo de compensação ou restituição deve estar muito bem embasado nas obrigações transmitidas pela empresa como, por exemplo, ECF, EFD-ICMS/IPI, EFD-Contribuições, eSocial, ECD, EFD-Reinf e DCTFWeb, demonstrando o direito creditório.
Ter a folha de pagamento em dia com a legislação deixou de ser apenas uma obrigação, mas também, uma maneira estratégica não só para evitar problemas com o Fisco ou com a Justiça Trabalhista, mas também para redução de custos.