Fórum Nacional das Rádios Comunitárias (FORCOM) Estratégia de Comunicação - PDF
Download "Fórum Nacional das Rádios Comunitárias (FORCOM) Estratégia de Comunicação"
Yan Antunes de Mendonça
1 Fórum Nacional das Rádios Comunitárias (FORCOM) Estratégia de Comunicação
2 Maputo, Janeiro de
3 ÍNDICE 1. INTRODUÇÃO Contextualização Justificativa (Porquê Comunicar?) Enquadramento Estratégico,,, OBJECTIVOS DA COMUNICAÇÃO PÚBLICOS ALVO DA COMUNICAÇÃO INSTRUMENTOS E ACÇÕES DE COMUNICAÇÃO CALENDARIZAÇÃO ANEXOS
4 1. INTRODUÇÃO 1.1 Contextualização O Fórum Nacional das Rádios Comunitárias (FORCOM) é uma organização que surgiu em 2004 com o objectivo de representar e defender os interesses das Rádios Comunitárias de Moçambique. É também uma entidade privilegiada de interacção entre as Rádios filiadas, por um lado e, por outro, entre elas e as autoridades públicas em geral, nomeadamente o Governo de Moçambique, bem como o sector privado e outras forças vivas da sociedade. A MISSÃO do Fórum é Representar e Defender os interesses das Rádios Comunitárias na base de uma coordenação efectiva das necessidades e intervenções de todos os membros filiados no fórum, sem discriminação geográfica, étnica, religiosa, política, cultural e de género, sendo a sua VISÃO Rádios Comunitárias Unidas, Fortalecidas e Sustentáveis que expandem o direito do povo à informação através de um processo baseado na participação da comunidade com vista ao seu desenvolvimento. A concretização da Missão e dos objectivos do FORCOM exige que este seja dotado de uma Estratégia de Comunicação, elaborada em linha com os objectivos e exigências da intervenção do Fórum no período , e que contribua para garantir uma eficaz concretização e visibilidade das acções do FORCOM. O presente documento apresenta a Estratégia de Comunicação do FORCOM para o período , visando o fortalecimento da imagem da organização, acentuando a sua identidade e dando visibilidade às suas actividades de coordenação das acções desenvolvidas pelas rádios comunitárias filiadas, demonstrando assim o contributo inquestionável das rádios comunitárias no desenvolvimento local e nacional, na promoção da participação democrática e dos Direitos Humanos, com destaque para o direito à informação. 4
5 1.2 Justificativa A comunicação é um processo fundamental para o fortalecimento de uma organização. Investir tempo e recursos em comunicação de maneira coerente e efectiva é um desafio e uma meta com impacto directo na capacidade das organizações sociais alcançarem os objectivos a que se propõem. O FORCOM vive actualmente um momento singular, em que assume efectivamente o seu papel e compromisso de coordenação e facilitação da actuação das rádios comunitárias. Neste sentido, torna-se vital o investimento em acções de comunicação sistemáticas, devidamente planificadas e eficientes. Em termos de comunicação, a situação actual do FORCOM é caracterizada por: (1) Fraca credibilidade perante os parceiros; (2) Deficiente comunicação entre os membros, Direcção e os órgãos sociais; (3) Imagem pouco conhecida e ensombrada pelos anteriores anos que foram um desafio de afirmação institucional em todas as dimensões, (4) pouca produção de materiais informativos (IEC) 1. O investimento em comunicação interferirá positivamente na revitalização da visibilidade, credibilidade, identidade e legitimidade do Fórum, requisitos indispensáveis para os processos de influência, advocacia e mobilização de recursos tão almejados pela organização. A presente Estratégia de Comunicação justifica-se, por um lado, pela necessidade que o FORCOM tem de fortalecer o relacionamento, a coesão e a motivação interna entre os seus colaboradores e as rádios associadas, criando espaços e instrumentos de partilha e alinhamento das propostas institucionais. Por outro lado, pela necessidade de favorecer a interação entre o Fórum e os seus públicos externos. Através da Comunicação efectiva a ser concretizada pela presente Estratégia de Comunicação, o FORCOM irá certamente ampliar o alcance do trabalho por si desenvolvido, mobilizar parcerias em torno da missão e dos objectivos da organização, valorizar e divulgar o sector da radiodifusão comunitária e o seu contributo no desenvolvimento local e nacional. 1 in: Plano Estratégico do FORCOM , pág. 8 e 13; e Relatório de Diagnóstico da Comunicação Organizacional, realizado como etapa inicial na concepção da presente Estratégia de Comunicação. 5
7 1.3. Enquadramento Estratégico No seu Plano Estratégico para os anos , o FORCOM estabelece como áreas de intervenção estratégica as seguintes: Desenvolvimento institucional; Informação e Comunicação; Lobby e Advocacia; Monitoria e Avaliação; Participação Comunitária. O Plano Estratégico da organização preconiza a mudança da sua antiga perspectiva de funcionamento sustentada em projectos para uma orientação assente num Programa de longo prazo, a ser implementado através de Planos Operacionais anuais. A presente Estratégia de Comunicação obedece à preocupação de integrar, concomitantemente, os objectivos de comunicação imediatos num calendário articulado de curto e médio prazos (tendo em conta o período de vigência do Plano Estratégico), com os objectivos de comunicação globais do FORCOM a longo prazo. Emergem assim dois níveis de planeamento dos esforços de comunicação da organização: a) Intervenção a curto e médio prazo, com uma calendarização anual das acções de comunicação ao longo do período de operacionalização do Plano Estratégico ; b) Intervenção continuada, a longo prazo, cumprindo objectivos globais de comunicação. Enquanto a implementação da Estratégia de Comunicação a curto e médio prazos estarão concentradas nas cinco áreas de intervenção estratégica do Plano Estratégico , a intervenção continuada, a longo prazo, terá em conta a Visão, a Missão e os Objectivos intemporais do FORCOM, plasmados nos seus Estatutos. 7
8 2. OBJECTIVOS DA COMUNICAÇÃO Os objectivos da comunicação que orientam a presente Estratégia resultam da articulação da Visão, Missão e Objectivos do FORCOM, bem como das suas actuais áreas de intervenção estratégica. Os objectivos são também definidos em função da natureza específica dos diversos públicos-alvo a que se dirigem os esforços de comunicação do Fórum. Deste modo, os objectivos estratégicos de comunicação a serem concretizados na presente Estratégia de Comunicação são os seguintes: 1. Comunicar a Missão, a Visão, os Objectivos e as realizações do FORCOM junto do público e fortalecer a sua imagem; 2. Dar notoriedade pública ao Plano Estratégico da organização, quer no âmbito dos seus objectivos estratégicos quer no plano da concretização; 3. Demonstrar o contributo inquestionável das rádios comunitárias no desenvolvimento local e nacional, na promoção da participação democrática e dos Direitos Humanos, com destaque para o direito à informação; 4. Tornar visível o papel do FORCOM na provisão de oportunidades para que cidadãos do meio rural exerçam o direito à informação, a liberdade de expressão e participem no processo de desenvolvimento das suas comunidades; 5. Fornecer informação aos colaboradores (funcionários do escritório) permanentemente e sempre em primeiro lugar (antes de se informar o público externo) sobre todas as acções e elementos institucionais, respondendo às suas necessidades e permitindo-lhes contribuir para uma melhoria da comunicação institucional; 6. Criar mecanismos para a uniformização dos procedimentos internos e zelar pelo cumprimento de normas, regulamentos e procedimentos internos. 8
9 7. Tornar o FORCOM como uma refencia bibliografica com um Centro de Recuros potencializado capaz de responder eficazmente a solicitações de materiais informativos por parte do grupo alvo e do público em geral. Pretende-se que a presente Estratégia de Comunicação se assuma também como um instrumento ao serviço da gestão e da monitoria das acções do FORCOM, baseado na preocupação efectiva de prestar contas e fomentar a transparência de processos, contribuindo deste modo para potenciar a confiança e a credibilidade como valores que devem caracterizar a intervenção do Fórum em Moçambique. 3. PÚBLICOS ALVO DA COMUNICAÇÃO Os Públicos Alvo da Comunicação do FORCOM percorrem o universo dos stakeholders, atingindo igualmente o público em geral. Importa assim identificar como públicos-alvo da comunicação do FORCOM os seguintes: Colaboradores directos e membros do Fórum; Parceiros Sociais (doadores); Meios de comunicação social; Outras Organizações da Sociedade Civil; Público em geral. Em função da proximidade, os públicos alvo da comunicação do FORCOM podem ser representados da seguinte maneira: 9
10 Gráfico 1: Públicos alvo da comunicação do FORCOM 4. INSTRUMENTOS E ACÇÕES DE COMUNICAÇÃO 4.1. Instrumentos de Comunicação A seguir apresenta-se o conjunto de instrumentos e meios de comunicação que deverão estar disponíveis no FORCOM para garantir uma efectiva e eficaz comunicação interna entre os colaboradores do escritório e, entre estes e as rádios comunitárias filiadas. Telefone Internet Website institucional institucional Quadro de avisos Manual de Procedimentos Manual de Normas Gráficas Relatório de Actividades Centro de Recurso sistematizado Cartas Seminários Reuniões Quadro para fixar recortes de pequenas noticias A seguir apresenta-se o conjunto dos instrumentos e meios de comunicação externa indispensáveis para a divulgação da imagem do FORCOM e das suas actividades. 10
11 Website institucional Comunicados de imprensa institucional Apresentações Powerpoint Relatório de Actividades Skype Painéis informativos Seminários Cartões de visita Video institucional Mapeamento de contactos e Referência dos Media (rádio, tv, jornal) Boletim Informativo Folhetos informativos Outras Publicações Flyer institucional Base de Dados das Rádios Comunitárias Em anexo (Anexo 1) apresenta-se a explicitação e importância de cada um dos instrumentos e meios de comunicação escolhidos para operacionalizar a comunicação interna e externa do FORCOM Acções de Comunicação Enunciados os seis grandes objectivos desta Estratégia de Comunicação, nos próximos quadros pode-se visualizar a distribuição das acções a desenvolver por objectivo e que irão permitir a concretização dos esforços de comunicação que se pretendem. Uma mesma acção poderá servir e ter repercussões em vários objectivos. 11
12 Quadro 1: Acções de Comunicação Propostas Fase 1: Lançamento 2011 Acções Objectivos específicos 2 Observações/execução/resultados esperados Período de execução 1 Validação da Estratégia de Comunicação junto dos colaboradores do FORCOM e rádios comunitárias associadas TODOS 1,2,3,4,5,6 A validação da Estratégia de Comunicação pelos colaboradores e associados do FORCOM é essencial para que a sua implementação seja eficaz Identificação e seleção da Mensagem Essencial do FORCOM e das mensagens essenciais a associar a cada uma das áreas de intervenção estratégica TODOS Elaboração do Manual de Normas Gráficas TODOS Objectivo: conferir unidade e identidade a todos os suportes gráficos que venham a ser necessários ao longo da implementação da Estratégia de Comunicação Elaboração de grelhas gráficas e conteúdos para os suportes de comunicação que serão produzidos ao longo do período de planificação: 4.1. Website organizacional TODOS Publicidade dirigida (anúncios, candidaturas, etc.) 2 Os objectivos específicos visados reportam-se à enumeração feita na secção 2 deste documento (página 6).
13 4.3. Apresentações em PowerPoint 4.4. Estacionário 4.5. Vídeo institucional 4.6. Materiais diversos de divulgação e oferta 4.7. Brochura Promocional 5 Lançamento do website institucional revitalizado 1, 2, 3 e Edição do Boletim Informativo electrónico Acções especiais dirigidas a jornalistas: 7.1. Kit especial para jornalistas sobre o FORCOM 7.2. Reportagens 1, 2, 3 e O objectivo é criar oportunidades de notícias e promover a preparação específica dos mediadores Entrevistas 1, 2, 3 e Divulgação de boas práticas de radiodifusão comunitária através de séries temáticas 7.5. Sessões de formação, informação e visitas de estudo para estudantes de jornalismo. 8 Acções especiais para parceiros: Abertura de canais de cooperação e informação com os media, universidades, empresas, ONG s TODOS Criação de sinergias de comunicação entre o FORCOM e o público externo Publicação do vídeo Institucional na imprensa 1, 2, 3 e
14 10 Acções especiais nas rádios comunitárias associadas 5 e 6 Manter as rádios comunitárias associadas constantemente informadas e a par dos desenvolvimentos do Plano Estratégico e das realizações do FORCOM Evento Anual TODOS Elaboração de um Manual de Procedimentos 5 Ferramenta de comunicação interna Programa de educação pública sobre radiodifusão comunitária em Moçambique 3 Um programa de educacao pública sobre as rádios comunitárias em Moçambique, a forma como funcionam e a sua organizacao estrutural e funcional 2011 Fase 2: Implementação Rotineira das Acções de Comunicação (2012/2015) Acções Objectivos específicos 3 1 Publicidade Institucional 1, 2, 3 e 4 2 Publicidade dirigida 1, 2, 3 e 4 Observações/execução/resultados esperados O objectivo é manter viva a percepção pública da identidade do FORCOM e das acções desenvolvidas O objectivo é manter actualizada a percepção dos públicos alvo em Período de execução Os objectivos específicos visados reportam-se à enumeração feita na secção 2 deste documento (página 6). 14
15 relação as acções em curso 3 Website institucional 1, 2, 3 e 4 O objectivo é manter viva a percepção pública da identidade do FORCOM e das acções desenvolvidas. Actualização contínua Brochura Promocional 1, 2, 3 e 4 Dar a conhecer a Visão, a Missão, os Objectivos e os Planos do FORCOM e sua execução Videografismos, PowerPoint e CD s interactivos 1, 2, 3 e 4 Suportes digitais para animação de websites e apresentações públicas do FORCOM Banners para websites de parceiros ou associados 1, 2, 3 e 4 O objectivo é orientar a utilização em sites de parceiros e associados (rádios comunitárias) da marca FORCOM Eventos públicos de apresentação para públicos segmentados 1, 2, 3 e 4 Dar visibilidade e reforçar a transparência dos investimentos realizados no âmbito do Plano Estratégico Assembleia Geral do FORCOM TODOS Uma Assembleia Geral em cada ano Acções especiais nas rádios comunitárias associadas 1, 2, 3 e Acções especiais dirigidas a jornalistas: TODOS O objectivo é criar oportunidades de notícias e promover a preparação
16 10.1. Kit especial para jornalistas sobre o FORCOM específica dos futuros mediadores Reportagens Entrevistas Divulgação de boas práticas de radiodifusão comunitária através de séries temáticas Sessões de formação, informação e visitas de estudo para estudantes de jornalismo. 11 Acções especiais para parceiros: Alimentar com informação actualizada os canais de cooperação e informação TODOS O objectivo é manter actualizada a percepção dos parceiros e outros públicos sobre a implementação das actividades em curso Fase 3: Avaliação (2015) Acções Objectivos específicos 4 1 Publicidade Institucional 1, 2, 3 e 4 Observações/execução/resultados esperados O objectivo é manter viva a percepção pública da identidade do FORCOM e das acções desenvolvidas, e apresentar aos diversos públicos os resultados Período de execução Os objectivos específicos visados reportam-se à enumeração feita na secção 2 deste documento (página 6). 16
17 obtidos na implementação do Plano Estratégico 2 Website institucional 1, 2, 3 e 4 O objectivo é manter actualizada a percepção pública da identidade do FORCOM e das acções desenvolvidas. Actualização contínua Acções especiais nas rádios comunitárias associadas 1, 2, 3 e 4 Acções de balanço com recurso a técnicas de interactividade com os ouvintes das rádios comunitárias Relatório de Actividades TODOS Destacar a conclusão da vigência do Plano Estratégico com balanço de resultados e sua importância para o desenvolvimento local e nacional e promoção do direito a informação Publicação de Boas Práticas e Experiências de Sucesso no sector da radiodifusão comunitária 1, 2, 3 e 4 Promover as actividades das rádios comunitárias para atrair parceiros financeiros
18 5. CALENDARIZAÇÃO Apresentadas as acções e os instrumentos/meios de Comunicação que agregam e sustentam a presente Estratégia de Comunicação, estabelece-se de seguida um cronograma de implementação das acções no período Cronograma Síntese de Execução Acções Validação da Estratégia de Comunicação 2 Identificação e seleção das Mensagens Essenciais 3 Elaboração do Manual de Normas Gráficas 4 Elaboração de Grelhas Gráficas para os suportes de comunicação 5 Evento Anual 6 Revitalização do Website institucional 7 Edição do Boletim Informativo electrónico 8 Elaboração do Manual de Procedimentos Acções especiais dirigidas a jornalistas: 9 - Kit especial para jornalistas 10 - Visitas 11 - Reportagens, Entrevistas 12 - Sessões de formação e informação para estudantes de jornalismo 13 Brochura Informativa Canais de cooperação e informação com parceiros Publicação de Publicidade Institucional na Imprensa Acções especiais nas rádios comunitárias associadas 18
19 8. ANEXOS 7.1. Anexo 1: Explicitação dos Instrumentos e Meios de Comunicação Manual de Normas Gráficas: O Manual de Normas Gráficas tem como finalidade estabelecer os principais parâmetros de utilização do logotipo e de todos os instrumentos gráficos de comunicação do FORCOM. A sua pertinência prende-se com a necessidade de se proceder a uma utilização correcta do logotipo em questão, em diferentes situações e condicionantes. Define Templates para Apresentações em Powerpoint, Cabeçalhos e rodapés de Cartas, cartões de visita, papel timbrado, rodapé do institucional, e utilização do logótipo da organização em todo o tipo de documentos formais da instituição. Website Institucional: A revitalização e a atualização sistemática do site do Fórum serão essenciais para a nova imagem da organização. Um Site facilitador de toda a informação necessária ao público externo, que seja a cara virtual de uma organização que se afirma pela pertinência da sua Missão; um site onde se possa encontrar todas as respostas às dúvidas ou vontades de conhecer o FORCOM e as actividades que realiza. O website revitalizado integrará também, informação de âmbito geral sobre o sector da radiodifusão comunitária em Moçambique, publicações do Fórum em texto integral, informação sobre contactos relevantes. Incluirá ainda informação sobre processos, pontos de situação da execução do Plano Estratégico da Organização, relatórios de execução, estudos de avaliação, boas práticas documentadas, e outros materiais considerados pertinentes para a comunicação do FORCOM com o seu público interno e externo. Institucional Personalizado: Implica que qualquer comunicação por correio electrónico partindo do FORCOM tenha que ser imediatamente reconhecida como vinda de uma organização séria e comprometida com a certificação da autenticidade da comunicação com os seus interlocutores. 19
20 Boletim Informativo Electrónico: A ser disponibilizada em formato electrónico no site institucional do FORCOM, esta publicação deverá constituir-se como um instrumento de divulgação e informação pertinente e actual, consolidando a credibilidade, a confiança e a transparência da organização junto dos seus públicos interno e externo. Em cada número, o seu editorial, dará voz à mensagem da Direcção Executiva do Fórum, e incluirá conteúdos e informação diversificada, destaques, notícias (relativas ao sector da radiodifusão comunitária e à operacionalização do Plano Estratégico da organização, etc.), eventos, espaço de perguntas e resposta, legislação de suporte, casos de boas práticas de radiodifusão comunitária e outros campos que sejam considerados de interesse. O Boletim Informativo também será enviado por correio electrónico para todas as rádios comunitárias membros do FORCOM e para todos os parceiros sociais do Fórum. A sugestão é que o Boletim seja trimestral. Dessa forma, será possível haver notícias e ter disponibilidade de tempo para a produção do mesmo. Flyer e Poster do FORCOM: Cartazes e Flyers serão criados para servirem como instrumentos valiosos para a notoriedade e o reconhecimento do FORCOM, em todos os eventos ou ocasiões em que a sua presença seja solicitada, fomentando a perenidade da sua imagem. Relatório Anual de Actividades: Os relatórios anuais do FORCOM, sendo instrumentos que permitem um acompanhamento regular da sua actividade, contribuindo igualmente para uma avaliação on going das actividades do Fórum, devem pautar-se por uma apresentação gráfica extremamente cuidada, apelativa e moderna, a serem publicados em formato electrónico no site institucional e impressos. Publicações e Estudos: Promoção e ou produção de publicações sobre a radiodifusão comunitária em Moçambique ou sobre resultados de pesquisas encomendadas pelo próprio Fórum; ou resultantes de actividades que se destaquem pelo seu carácter inovador e pelo seu efeito demonstrativo e que devem graficamente ser autenticados pela imagem corporativa do FORCOM. 20