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eSocial: o que fazer nos cinco meses que antecedem o início do projeto?
Reformas previdenciária e trabalhista, crise político-econômica e vários outros desafios que o Brasil vêm enfrentando não vão atrasar o início do eSocial, previsto para janeiro de 2018. Pelo menos, é o que sustenta o governo federal. Até agora
Reformas previdenciária e trabalhista, crise político-econômica e vários outros desafios que o Brasil vêm enfrentando não vão atrasar o início do eSocial, previsto para janeiro de 2018. Pelo menos, é o que sustenta o governo federal. Até agora, o início dos testes está confirmado para julho deste ano. Ainda assim, muitas companhias não estão dando a devida importância ao assunto ou não se atentaram para quão impactante é o projeto.
Esse é um caminho perigoso já que tudo indica que 2018 será turbulento. No início do próximo ano, por exemplo, teremos que manter a entrega das obrigações anuais, como a Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) e a Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (DIRF) , e paralelamente dar início ao eSocial. Sem contar as possíveis mudanças na legislação trabalhista que irão impactar diretamente os processos de RH.
Mas por onde começar? Escuto muito essa pergunta nas palestras que ministro e percebo que boa parte das companhias estão perdidas. Por isso, separei algumas orientações para ajudar as empresas que ainda não sabem como se adequar ao eSocial. Vamos lá?
O primeiro ponto para ter sucesso é definir um "dono". Projeto sem sponsor ou patrocinador já nasce morto. Ou seja, é fundamental ter uma pessoa ou um departamento responsável por atribuir recursos, fazer a ligação entre as áreas envolvidas e ser o principal ponto de apoio com a alta gestão. Vale ressaltar que o dono do eSocial precisa mostrar a relevância do projeto para a presidência da companhia, deve conhecer bem os demais departamentos, ter potencial de argumentação e de encontrar recursos financeiros. É por isso que muitas companhias vêm apostando no RH.
Feito isso, é importante entender o cenário vivenciado pela sua empresa. Mas como fazer esse mapeamento? Na LG lugar de gente, eu sempre oriento nossos clientes a começar respondendo as seguintes perguntas:
– As informações exigidas pelo projeto estão automatizadas e os sistemas que gerenciam esses dados estão atualizados com a última versão do leiaute?
– Os processos de trabalho estão ajustados às exigências do eSocial?
– A empresa possui mais de um fornecedor envolvido nos processos ligados ao eSocial? Se sim, as integrações necessárias entre esses fornecedores já foram mapeadas?
– Como sua empresa fará a transmissão das informações para o ambiente do governo? Seu fornecedor de software disponibilizará a mensageria? Ou será necessário procurar um novo fornecedor?
– Será necessário contratar mais colaboradores para apoiar na adequação?
– Os funcionários estão capacitados? Há necessidade de investir em treinamentos?
– Sua empresa já possui certificado digital? Ele está atualizado?
As respostas dessas questões vão dar um panorama dos gaps que precisam ser ajustados, antes do início do eSocial. Outro ponto fundamental é realizar a qualificação cadastral de todos os seus funcionários. Caso haja inconsistência nos dados dos seus colaboradores, as obrigações prestadas não poderão ser enviadas ao governo. Desde 2016, é possível fazer a consulta em lote de cadastros dos funcionários, por meio do envio de um arquivo padronizado, conforme leiaute estabelecido no sistema. Vale lembrar que para realizar a busca é necessário ter o Certificado Digital.
A infraestrutura também é parte fundamental do sucesso do projeto. Como está essa demanda na sua empresa hoje? Ela permite gerar as obrigações atuais com agilidade e segurança? Se a resposta foi não, é preciso acender o sinal de alerta! Com o eSocial, os problemas de entrega serão potencializados, já que as empresas terão que fazer envios quase que diariamente. Por isso, é fundamental que a companhia avalie sua infraestrutura, bem como o tempo que leva para processar as obrigações atuais, e já ajuste suas rotinas. O ideal é aproveitar a liberação do ambiente de produção do eSocial para fazer esses testes de carga e performance. Assim, é possível identificar o tempo de processamento do servidor e eventuais necessidades de ajuste na infraestrutura, de forma que a empresa não tenha surpresas quando o projeto entrar em produção.
Reforço que é essencial revisar os processos da empresa como um todo. O eSocial não é apenas uma mudança de sistemas, mas sim uma transformação na cultura empresarial. Ou seja, além de mudar a plataforma tecnológica na qual as informações trabalhistas e previdenciárias serão prestadas ao governo, ele também irá exigir dados adicionais e prazos mais apertados para a entrega dessas obrigações.
Por fim, é fundamental escolher parceiros confiáveis, que atendam todos os subsistemas da área de RH. Por exemplo, a fornecedora de software de folha de pagamento é a mesma de Medicina e Segurança do Trabalho? É certo que a solução de folha irá gerar a maior parte das informações, mas ela dependerá de uma série de dados que estão em outros sistemas. Por isso, é interessante concentrar essas atividades em um mesmo fornecedor. Assim, as companhias reduzem riscos e evitam retrabalho com integrações.
Sáttila Silva é Gerente de Planejamento da LG lugar de gente, maior empresa brasileira especializada em soluções de tecnologia para RH. Está envolvida nas discussões do governo sobre o eSocial desde 2010 e à frente do projeto de adequação das soluções da LG lugar de gente. É a representante da empresa no grupo de empresas piloto que define, em conjunto com o governo, os leiautes do eSocial, contribuindo no escopo das regras e homologação dos processos.