Para que as lições aprendidas sejam bem utilizadas é necessário um processo bem definido e disciplinado, no qual as pessoas sejam responsáveis pela coleta e organização das informações. Isso frequentemente está ligado a uma mudança cultural ou organizacional, e não ocorre facilmente na maioria das organizações. Isso significa liderar pelo exemplo. Se a administração não está disposta a aprender com seus erros, é improvável que o resto da organização esteja disposta a admitir erros. Na verdade, a administração deve recompensar as pessoas por serem abertas e admitir erros, más decisões, erros de julgamento, etc.
Os projetos tem características de exclusividade, portanto são realizados de forma única para criar produtos, serviços e outros resultados que, também são únicos. Em função disso, muitos gestores acreditam que as lições aprendidas no passado não podem ser aplicadas no futuro.
Apesar dessa constatação, é preciso lembrar que todo o procedimento e método para gerir um projeto é o mesmo, iniciação, planejamento, construção e etc. Agindo assim, ainda que a empresa não consiga eliminar todos os riscos em um novo projeto, ela poderá ao menos mitigá-los ou contorná-los com a devida antecedência
Muitos projetos passam por momentos difíceis em que a decisão de como proceder envolve discussões e discordância entre clientes, patrocinadores, gestores e equipe.
Após a conclusão do projeto ou de uma etapa específica, verifica-se então o resultado da decisão tomada e, quando a lição aprendida é documentada, cria-se um consenso sobre qual caminho era o mais correto a ser seguido, evitando que a organização se esforce no futuro para encontrar as soluções para os mesmos problemas.
O PMBOK (Project Management Body of Knowledge) 5a edição, guia elaborado pelo PMI (Project Management Institute), tem como ferramenta e técnica, lições aprendidas em muitos de seus processos e requer a coleta e registro de lições aprendidas durante todo o ciclo de vida do projeto.
O método de gerenciamento de projetos PRINCE2 (PRoject In Controlled Environment) da Axelos, tem 1 (Aprender com experiência) de seus 7 princípios para tratar da usabilidade e registro das lições aprendidas, de forma a aprender com o próprio projeto ou buscar informações também fora do projeto ou organização.
Abordagens ágeis como SCRUM, utiliza a cerimônia de Retrospectiva para aprender com o sprint/iteração finalizada de forma a melhorar o processo da sprint/iteração posterior. Também utiliza-se de informações externas ao projeto a fim de melhorar a gestão.
As lições aprendidas trazem vantagens que superam a execução de cada um dos projetos de forma individual.
Algumas podem servir para que a empresa reavalie a forma como mantém seu portfólio de projetos e até mesmo a sua estrutura organizacional atual para que eles sejam gerenciados e executados com sucesso.
O uso das lições aprendidas permite a organização aprender com suas experiências, o uso correto do processo nos ajuda a não repetir erros que já foram cometidos no passado e reaproveitar o que fizemos de melhor. É uma ferramenta crucial para melhoria contínua de todo o processo.
E você, como vem documentando as lições aprendidas nos projetos conduzidos na sua empresa? Quais os benefícios adquiridos com essa prática? Compartilhe suas experiências através dos comentários e ajude a outros profissionais com o seu conhecimento.