E de repente você, empreendedor, se vê retirando dinheiro do caixa da empresa para pagar a prestação do carro, a mensalidade da escola dos filhos, as contas do supermercado da sua casa e outras despesas pessoais, afinal, tudo acaba entrando e saindo da mesma conta, certo?
Errado! Misturar as contas da empresa com as despesas pessoais pode ser fatal para qualquer empreendimento. Muitos pequenos empresários acabam entrando num verdadeiro "buraco negro" das finanças pelo simples fato de não conseguirem diferenciar o que é dinheiro próprio e o que pertence ao caixa da empresa. E quando menos esperam, estão com dívidas impagáveis e consequências irreparáveis.
Para evitar essa situação é fundamental separar as contas da pessoa física das contas da empresa. Mas como? Confira 6 dicas que vão te ajudar a dar a volta por cima e a organizar melhor as finanças pessoais e empresariais.
1. Mantenha as contas bancárias separadas
A regra básica para desvincular de vez as finanças pessoais do caixa da empresa é manter contas individuais para ambos os casos.
Por mais organizado que o empreendedor seja, as chances de alguma despesa pessoal se misturar com os gastos da empresa são grandes quando a administração das finanças é realizada apenas por uma conta.
O grande erro de muitos empresários é pagar contas pessoais com cartão da empresa ou cheque. E, em geral, por não manterem um controle financeiro eficiente, acabam nem sabendo se o negócio é ou não lucrativo.
A primeira dica é ter contas separadas. Com isso, o empresário poderá saber claramente o quanto tem de dinheiro disponível, o quanto pode retirar sem afetar a saúde da empresa ou o quanto pode aplicar no próprio negócio.
Além disso, para fins fiscais, manter contas separadas ajuda na hora de comprovar o faturamento e fazer a declaração do Imposto de Renda.
2. Não leve suas despesas de casa para a empresa
Para muitos empreendedores, separar as despesas de casa das finanças da empresa pode não ser tão fácil quanto parece.
Na rotina do dia a dia e, muitas vezes, na falta de organização, gestores não percebem que o pagamento de fornecedores, o controle de estoque ou mesmo os salários dos funcionários estão se misturando ao pagamento da escola dos filhos ou mesmo do supermercado.
É preciso ter muito claro que "conta pessoal é conta pessoal e conta da empresa é conta da empresa", nunca devem se misturar.
Por isso, mantenha registrado o que são as contas da empresa e o que é gasto com as despesas pessoais. É preciso deixar bem especificado quais gastos estão sendo em prol das atividades da organização e quais devem ser abatidos do pró-labore, que é o "salário do dono", por exemplo.
3. Acompanhe de perto o fluxo de caixa da empresa
Você sabe o quanto tem de recursos disponíveis em caixa? Qual o total de dívidas com fornecedores? O quanto tem a receber dos clientes? É essencial acompanhar toda a movimentação financeira do negócio (tudo que entra e sai do caixa) para identificar se os custos estão altos demais e quais medidas podem ser tomadas.
Acompanhar os lançamentos e extratos de caixa – bancários, canhotos de cheque, planilhas, etc – é fundamental para saber a evolução das finanças e, se há a possibilidade, de incrementar os valores de pró-labore.
Além disso, ao acompanhar os lançamentos de fluxo de caixa o empreendedor passa a saber o momento exato para "frear o impulso" de usar o saldo positivo de uma conta para quitar o negativo de outra.
4. Defina valores para retirada
O pró-labore é o "salário do dono". É fundamental que o empreendedor estipule uma quantia fixa para retira mensal, mesmo que o caixa da empresa apresente sobra ou falta de recursos.
O valor estipulado como "salário do dono" deve ser muito bem planejado, de forma que não represente um valor acima do que a empresa pode pagar – o que seria bastante prejudicial as finanças e a saúde financeira do negócio.
O pró-labore deve ser definido conforme a função que a pessoa exerce e não conforme a necessidade da pessoa física. Por isso, se coloque no lugar e pense o quanto você pagaria se fosse contratar alguém para a mesma função.
O erro de muitos empresários é que ao verificarem que a empresa está tendo lucro logo já incorporam valores extras as suas retiradas. O que é um grande equívoco!
O lucro da empresa deve ter a finalidade voltada para o crescimento dos negócios, como realizar investimentos, reservar capital de giro, efetuar o pagamento dos funcionários e, inclusive o próprio pró-labore.
Tudo deve ser feito de forma planejada para não comprometer as demais obrigações.
5. Crie reservas pessoais e para a empresa
Seja uma pessoa física ou mesmo a pessoa jurídica, em ambos os casos, há a possibilidade de passar por momentos de aperto, o que leva muitos empreendedores a recorrer ao caixa da empresa para salvar a conta bancária, ou vice-versa.
Para driblar essas situações de instabilidade é fundamental separar uma certa quantia e fazer uma reserva financeira.
Ou seja, tenha em mente que a cada retirada ou pró-labore é preciso separar um percentual para suprir necessidades que venham a acontecer.
Da mesma forma com o dinheiro que sobra da empresa, uma parte deve ser destinada a um fundo de investimento ou outra forma de rendimento, ajudando a superar as dificuldades e a dar um maior fôlego financeiro para enfrentá-las.
Muitas vezes as contas da empresa se misturam com as finanças da empresa pelo simples fato do empreendedor não manter um controle eficiente de tudo que entra e sai do caixa – seja por falta de tempo, de conhecimento ou por acreditar ser desnecessário.
A melhor forma de manter as informações financeiras da empresa organizadas é otimizando o controle financeiro através do uso de softwares de gestão.
Além de manterem as informações atualizadas e organizadas, é possível integrar com os demais setores da organização, facilitando o recolhimento de tributos, o pagamento da folha de pagamento, a geração de relatórios contábeis e, ainda, monitorando o caixa e mantendo as contas da empresa separadas das contas pessoais.
E aí, nosso post foi útil? Como você administra as contas da empresa e as contas pessoais? Quais medidas utiliza para manter as despesas separadas? Compartilhe conosco nos campos abaixo!