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Auditoria de cronogramas e componentes da validação e auditoria
MATERIA VEICULADA EM: 18/01/2012
O cronograma deve ser auditado quanto à correta entrada dos dados de progresso, utilização de recursos e desempenho, tanto quanto à produtividade prevista. Faz-se uma comparação entre as datas reais de início e de término e, adicionalmente, são gerados dados atualizados para todos os aspectos significativos, tais como valor agregado, homens-dia, uso dos recursos e/ou aplicação de material. E isso é confrontado o progresso real contra o que havia sido previsto para o período. Como resultado, a baseline do cronograma pode precisar ser ajustada ou atualizada. Nesse novo cronograma, as datas de início/término das atividades planejadas (e de conclusão) podem ser diferentes daquelas do cronograma referencial, previamente validado. Portanto, a duração individual e a sequência de atividades podem ser diferentes, sendo necessário adicionar ou remover algumas atividades da rede.
É por isto que a validação inicial sozinha não é suficiente. O processo de validação pede um procedimento de auditoria de cronograma, que o complementa e mantém sua transparência. Por meio da auditoria, o cronograma permanece como um instrumento de trabalho válido, sensato, racional e factível, ainda capaz de produzir um alto nível de confiabilidade no resultado do projeto. Na medida em que o foco da validação inicial do cronograma estava na qualidade — completude, adequação da forma, respeito às especificações —, aqui o foco vai para as alterações. Reportar um cronograma consiste em monitorar quais modificações ocorreram desde a revisão anterior. As mudanças podem ser no escopo, lógica, duração e data de término do projeto.
As principais perguntas a serem formuladas pelos auditores do cronograma são, dentre outras:
• O projeto foi executado conforme o planejado?
• As solicitações de mudança (change orders) aprovadas pelo proprietário foram incorporadas ao plano de trabalho e ao cronograma? Seu escopo de trabalho está descrito de modo satisfatório em termos de novas atividades?
• O progresso no período impactou a data de término do projeto?
• Todas as modificações e impactos foram documentados e encaminhados ao proprietário?
A auditoria deve ocorrer várias vezes durante a execução da obra. A primeira auditoria deve se realizada entre 15% e 20% do prazo previsto para confirmar as estimativas de duração, recursos e produtividade. Esta auditoria pode coincidir, ou estar próxima, do término das escavações e da infra-estrutura. A essa altura, as principais incógnitas e riscos são conhecidos e resolvidos.
Para considerar a nova situação, podem ser elaborados um plano de trabalho revisado e um novo cronograma, com linha de base de acordo com as condições conhecidas e estimativas mais precisas.
• Revisão, avaliação e crítica da estrutura analítica do projeto (EAP);
• Avaliação de estimativas: recursos, durações, valor agregado;
• Verificação da lógica: vínculos obrigatórios e preferenciais;
• Análise da estratégia do plano de trabalho, meios, métodos e premissas;
• Revisão das restrições de datas: marcos contratuais e sujeitos a ação de terceiros;
• Revisão de recursos, valor agregado, produção e restrições de espaço;
• Revisão do calendário de recursos;
• Verificação de itens com longo prazo de entrega: ordens de compra, data prometida pelos
fornecedores, condições para manuseio e armazenamento;
• Validação do banco de dados: verificação cruzada;
• Revisão do controle de revisões: completude e formato;
• Revisão do uso de contingências: valores e razões;
• Revisão dos prazos e reservas – dimensionamento dos buffers;
• Revisão dos parâmetros de valor agregado: ganhos, homens-dia, aplicação de materiais, desempenho por categoria de serviço;
• Análise dos índices de variação de custo e prazo;
• Avaliação de tendências e previsão de estimativas no término.
• Garantia de um cronograma válido, sensato, racional e factível;
• Garantia da execução do cronograma do projeto;
• Garantia de um timing adequado nas diversas fases do projeto;
• Minimização da manipulação do cronograma para fins de futuros pleitos contratuais pela construtora;
• Garantia de relatórios e revisões de planejamento adequados;
• Garantia de documentação e rastreabilidade apropriados;
• Melhores informações para análise contemporânea do projeto;
• Detecção imediata de atrasos, desvios e tendências;
• Tempo hábil para permitir a adoção de medidas corretivas e preventivas, análise de alternativas, ajustes de escopo, etc.;
• Redução da vulnerabilidade em reclamações posteriores por parte das construtoras;
• Redução da necessidade de arbitragem como último recurso para resolução de disputas.
• Detecção de erros na definição do escopo, vínculo entre atividades, marcos intermediários, alocação de recursos, etc.;
• Aumento de confiabilidade e robustez técnica do planejamento, servindo inclusive para preservar o direito das construtoras para futuros pleitos para compensação de custos e prazo;
• A experiência dos validadores/auditores em projetos similares serve como suporte para a construtora em assuntos técnicos, tais como metodologia construtiva, produtividades, solução de problemas, etc.;
• A presença de validadores e auditores induz as construtoras a planejar e controlar melhor o trabalho.
*Aldo Dórea Mattos, MSc, PMP e Earl Glenwright, PSP, PE, MBA, é palestrante da AEA Educação Continuada, empresa especializada em cursos de curta duração para especialização de profissionais da construção civil. (www.aeacursos.com.br)