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6 dicas para garantir mais organização no trabalho
Por Plataforma Eleva em 26 de outubro de 2021
A administração de uma ou mais escolas exige muito empenho e trabalho. Principalmente com a volta às aulas presenciais, surgem novos desafios para quem ocupa um cargo de gestão, que precisará resolver questões de adaptação e segurança, além das necessidades normais da escola.
Assim, a organização no trabalho é essencial para que seja possível executar todo o trabalho. Mas você, de fato, está conseguindo mantê-la? Ao longo deste post, você vai entender como a organização influencia em uma maior produtividade e conferir 6 dicas para aplicá-la em sua rotina. Boa leitura!
A importância da organização no trabalho para garantir a produtividade
Seguir uma rotina é algo fundamental para o ser humano. Sem ela, gastamos mais esforço na execução de tarefas, tendemos à ansiedade e não conseguimos realizar bem as atividades.
Com a rotina, nosso cérebro consegue se organizar sobre os nossos afazeres, controlar nossos sentimentos e equilibrar o esforço gasto, sabendo que naquele momento nossa concentração deve estar voltada para a realização de uma determinada tarefa.
Além disso, ela está aliada diretamente com nossa capacidade de organização. Ou seja, quanto mais organizados formos, mais fácil será cumprir uma rotina e, consequentemente, nossas tarefas. Afinal, tanto nosso ambiente quanto nossa mente estarão ordenados. Com isso, podemos obter um melhor desempenho, o que pode nos levar a uma maior produtividade.
Em suma, a organização no trabalho garante que toda a rotina seja cumprida. Ao chegar pela manhã ao seu escritório, por exemplo, provavelmente você estabelece que deve checar seus e-mails e verificar sua agenda de reuniões antes de seguir para outras atividades, certo?
Mas o que aconteceria se você esquecesse a senha do seu e-mail? Ou perdesse a agenda em uma gaveta qualquer? O tempo perdido seria muito grande, algo que poderia comprometer o seu comparecimento a um compromisso ou atrasar seus próximos deveres.
Por essa razão, aliar boas práticas de organização é a melhor forma de cumprir uma rotina saudável de trabalho e realizar todos os deveres exigidos de uma gestão escolar.
6 dicas para ter mais organização no trabalho
Agora que você já sabe a importância da organização no ambiente de trabalho, confira algumas dicas para colocá-la em prática.
1. Planeje tarefas
Para fazer o planejamento de tarefas, é preciso entender que esse planejamento vai muito além de apenas listar o que deve ser feito. Isso porque, geralmente, um gestor deve cumprir tarefas de naturezas diferentes.
Sendo assim, as atividades devem ser pensadas conforme seu tipo. Existem, por exemplo, aquelas relacionadas às finanças, que são diferentes das relacionadas a investimentos futuros.
Outro ponto importante é determinar a prioridade de cada tarefa. Nesse caso, é possível organizar-se conforme a necessidade. Por exemplo, você pode optar por distribui-las ao longo do dia ou da semana, começando por aquelas urgentes ou que devem ser feitas para que outro processo seja realizado.
As metas estão diretamente relacionadas com a produtividade profissional, ou seja, a quantidade de tarefas e deveres que você consegue cumprir dentro de um determinado período de tempo. Compreender isso é bastante importante para estabelecer corretamente as metas.
Não adianta fazer um pouco de várias tarefas todos os dias, mas demorar para concluir um assunto. Da mesma forma, não é produtivo debruçar-se sobre um projeto não tão urgente e deixar deveres do cotidiano acumulados. Sendo assim, é importante buscar o equilíbrio e estabelecer metas realistas do que pode ser realizado.
Vivemos em um mundo cada vez mais cheio de informações, no qual as vidas profissional e pessoal tendem a se misturar com frequência. Hoje em dia, basta ter o celular por perto em uma reunião de trabalho para se ver falando com os amigos sobre o que vai fazer no final de semana.
Sendo essa situação muito comum, é muito importante estabelecer limites entre onde a sua mente deve estar no momento do trabalho. Para isso, busque ao máximo evitar distrações, reduzindo o tempo que você passa nas redes sociais ou respondendo mensagens no WhatsApp.
A procrastinação é conhecida por atrapalhar muito a vida dos jovens. No entanto, sabia que ela também pode alcançar os adultos? Definida como o atraso proposital de uma tarefa a ser feita, geralmente não muito agradável, a procrastinação é a tendência de fugir de uma obrigação, adiando-a para um momento no futuro. Porém, ela traz sérias consequências.
Isso porque a responsabilidade sobre um dever não desaparece. Mais cedo ou mais tarde, o que acontece é uma sobrecarga de várias tarefas, nem sempre difíceis ou demoradas, que nos dão a impressão de ter "muita coisa para fazer".
Somado a isso há o prazo para cumpri-las e o estresse pela situação. Assim, devemos entender a necessidade de lutar contra esse instinto em prol da organização no trabalho e da própria produtividade.
Outra dica importante é estabelecer uma tarefa por vez. Novamente, isso se relaciona com a questão da atenção, o que significa que, quando há muito para se fazer ao mesmo tempo, não conseguimos nos concentrar em apenas uma coisa, o que geralmente nos leva a não fazê-la bem feito.
Por isso, é importante determinar um tempo para a realização de cada tarefa e respeitá-lo. Nesse caso, é fundamental definir uma prioridade. Uma tarefa longa e urgente, por exemplo, pode ser feita primeiro do que pequenas tarefas rápidas, pois ela é mais importante.
6. Adote um método
Existem vários métodos de organização que você pode adotar para ter mais organização no trabalho. Independentemente de qual você use, é importante não se prender a um formato rígido, mas sim, adaptá-lo à sua necessidade e seguir o que funciona.
Um método bastante popular é o Pomodoro, que sugere que se trabalhe por 25 minutos e se descanse por cinco minutos. Depois de quatro intervalos, o tempo de pausa pode ser maior. Porém, esse formato pode não ser vantajoso para quem tem um trabalho mais longo ou que não pode se desconcentrar. Portanto, vale a pena conhecê-lo para, então, adaptá-lo.
A organização no trabalho é o que nos permite seguir uma rotina funcional e cumprir tarefas, nos tornando mais concentrados e produtivos. Porém, as vantagens de aderir às dicas mostradas neste texto não se limitam apenas a um bom desempenho profissional.
Mais do que isso, elas também ajudam a diminuir os riscos no trabalho, como a Síndrome de Burnout, o estresse e outros problemas de saúde. Como resultado, é possível exercer uma melhor gestão no ambiente escolar.
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