Implantação do eSocial: como foi a primeira fase – Domingues e Pinho Contadores
O eSocial (Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas) irá unificar a prestação das informações referentes à escrituração das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas, tendo por finalidade a padronização dos procedimentos de transmissão, validação, armazenamento e distribuição das informações relativas aos trabalhadores, sejam eles empregados, avulsos ou contribuintes individuais.
A implantação do sistema está acontecendo de forma faseada, ou seja, por etapas. A partir de 1º de janeiro de 2018, a obrigatoriedade de utilização do eSocial Empresas foi iniciado para os empregadores e contribuintes com Receita Bruta, no ano de 2016, superior a R$ 78 milhões, que devem estar devidamente declarados na ECF (Escrituração Contábil Fiscal). Já a partir de 1º de julho de 2018, a obrigatoriedade será estendida aos demais empregadores e contribuintes, independentemente do valor de faturamento anual. O cronograma das fases do eSocial pode ser consultado aqui.
O eSocial, como qualquer outro módulo do Sped (Sistema Público de Escrituração Digital), traz mudanças que estão causando grande impacto na rotina dos empregadores.
Maior organização de informações sobre empregados, com a vinculação do histórico trabalhista aos números de CPF;
Maior automação de tarefas, trazendo uma redução de erros de cálculos e redução;
Pessoal mais qualificado no atendimento das obrigações;
Maior segurança jurídica às informações de empregados e empregadores.
Maior investimento em sistemas integrados para atendimento a obrigação;
Maior exposição dos empregadores em virtude da fiscalização tornar-se a ser mais ágil e eletrônica;
Possibilidade de envio de informações diariamente, como exemplo admissões e desligamentos;
Dificuldades em cumprimento de prazos e erros na implantação podem significar multas e penalidades ao empregador.
O maior desafio desta fase foi a mudança de cultura por parte das empresas e adequação às exigências do eSocial e seus prazos. Em muitas oportunidades alguns clientes não conseguiam enviar as informações de forma completa, dificultando a conclusão do processo.
Durante este processo, a DPC aplicou treinamentos customizados in company para capacitar as equipes de seus clientes, orientando sobre os aspectos gerais e sobre o preenchimento de campos específicos da base de dados.
Cabe ressaltar que quaisquer inconsistências dos dados na base de dados do Governo não são aceitas no eSocial, daí a importância de trabalhar com prazos suficientes para eliminar com antecedência quaisquer possíveis inconsistências, não esquecendo que o sistema realiza a verificação dos dados cadastrais através do cruzamento das informações.
Como pontos positivos pode-se mencionar a oportunidade de revisão e aperfeiçoamento dos processos internos das empresas, a melhoria do sistema, que se comportou de maneira estável, apesar de alguns problemas de performance, principalmente na primeira semana de uso, onde a demora foi bem expressiva.
As expectativas eram de muito trabalho com a implantação do eSocial e estas foram confirmadas, e muito mais ainda está sendo esperado no início da obrigatoriedade com o segundo grupo de empresas com previsão de entrada em vigor em julho de 2018. Por isso é fundamental a parceria com os clientes, para que todos tenham sucesso.