Por isso, nossa primeira dica para o gestor é que ele estabeleça, em conjunto com a equipe responsável pela cobrança, quais serão os procedimentos adotados em todo o trâmite de cobrança — desde os prazos para contato com o cliente inadimplente, a forma como isso será feito (via e-mail, telefone, carta etc), os prazos de concessão para pagamentos e os eventuais descontos de multa e juros.
Ter clareza e manter um padrão nos processos garante que a sua equipe se mantenha alinhada e preste um atendimento de maior qualidade para o cliente final.
Relacione em um documento quais serão os prazos para contato e o objetivo de cada atendimento. Por exemplo, havendo atraso de mais de dez dias, será mantido o primeiro contato via telefone para informar o cliente do atraso e solicitar informações sobre a previsão para pagamento.
Decorridos trinta dias de atraso, será mantido um segundo contato, solicitando novas informações sobre o pagamento e apresentando uma proposta com desconto de juros. Decorridos quarenta e cinco dias do vencimento, será enviado um documento pelo correio.
Ter clareza com relação aos objetivos de cada atendimento ajuda na organização da equipe de cobrança e contribui para manter o padrão determinado no mapeamento dos processos.