NORMATIZAÇÃO DE VIAGENS, ESTADIA E ALIMENTAÇÃO - GRUPO EDUCACIONAL UNIS - - PDF
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João Victor Prado Mota
1 NORMATIZAÇÃO DE VIAGENS, ESTADIA E ALIMENTAÇÃO - GRUPO EDUCACIONAL UNIS - OBJETIVO 1ª Revisão em Agosto de Definir diretrizes gerais para viagens a serviço, dos colaboradores da FEPESMIG e de suas mantidas. Caracteriza-se como viagem a serviço aquela em que o colaborador necessita se deslocar, por um período, de seu habitual local de trabalho, a fim de exercer suas atividades profissionais em outras localidades. ÂMBITO DE APLICAÇÃO Esta política é aplicável em todas as unidades da FEPESMIG. O não cumprimento das diretrizes deste regulamento resultará em conseqüências disciplinares ao colaborador. POLÍTICA DE VIAGENS INFORMAÇÕES GERAIS Solicitação de Adiantamento, Passagens Aéreas e Rodoviárias / Reserva de Hotéis - As solicitações de adiantamentos, hospedagem, passagens e vouchers deverão ser realizadas por pessoas devidamente autorizadas por cada Gestão ou Setor, com no mínimo 48 horas de antecedência em formulário próprio. É de responsabilidade do colaborador designado pelo Gestor o preenchimento das informações em relação à modalidade de viagem realizada, devendo essas estar de acordo com esta política. Tais solicitações deverão ser pré-aprovadas pelo Gestor da unidade e aprovadas pela Diretoria de Operações. - As aprovações e deliberações sobre justificativas técnicas ou de caráter econômico, frente às necessidades e disponibilidades orçamentárias para este fim, caberão a Diretoria de Operações. - Somente poderá ser concretizada a compra de bilhetes e reservas após as aprovações das solicitações pelos níveis hierárquicos, de acordo com o cadastro registrado junto ao setor responsável pela gestão do processo (Gerência Administrativa). - A utilização dos créditos decorrentes de milhas acumuladas será de liberalidade do colaborador, ficando a Fepesmig desobrigada de tal controle.
2 - A indicação da companhia de transporte (aéreo/terrestre), bem como os horários do transporte, fica a cargo da Gerência Administrativa, ou quem esta delegar. - O Solicitante poderá indicar na solicitação um hotel, justificando o motivo da indicação, sendo que a Gerência Administrativa apresentará no mínimo mais duas propostas além da solicitada. A definição do local da hospedagem será realizada pela Gerência Administrativa, a qual utilizará como critério a proximidade com a região do evento/unidade e o melhor custo benefício. Observação: O colaborador que participar de evento que ocorra em determinado Hotel, poderá solicitar a Administração a inclusão deste hotel para cotação. Será realizada a cotação juntamente com as demais opções de mercado, sempre optando pelo melhor custo benefício. Caso o solicitante obtenha uma tarifa diferenciada, devido aos pacotes de inscrição de eventos, o mesmo poderá indicar à Administração o valor da tarifa e a mesma verificará se é possível acompanhar os preços. Caso contrário, a Administração formalizará a negativa e definirá o local da hospedagem, conforme as determinações da Superintendência Executiva. CARACTERIZAÇÃO DAS CATEGORIAS DE VIAGEM Viagem de Colaborador do Corpo Docente: Contempla as viagens dos professores da Fepesmig e suas mantidas, no desempenho de atividades de interesse da Instituição. Nessa condição existem duas situações que podem gerar uma viagem administrativa: Evento onde o professor deva participar como representante da Instituição; Evento para desempenho de atividades administrativo-acadêmicas, quando designado. A restituição para professores, quando da atividade exclusiva docente, fora de sede somente será feita quando acima de 100 km valor este equivalente a passagem rodoviária, autorizada pelo Gestor da Unidade. Viagem de Colaborador do Corpo Técnico-Administrativo: Contempla as viagens dos colaboradores técnico-administrativo da Fepesmig e suas mantidas, no desempenho de atividades de interesse da Instituição. Nessa condição existem duas situações que podem gerar uma viagem administrativa: Evento onde o professor deva participar como representante da Instituição; Evento para desempenho de atividades administrativas, quando designado.
3 Viagem Técnica (Visitas) Viagens Técnicas visa atender o corpo discente e docente dos cursos e Unidades mantidas pela Fepesmig. Estas podem ser visitas técnicas em empresas, propriedades agrárias, rurais, lacticínios, fábricas, dentre outras, para que os alunos possam acompanhar na prática temas mencionados em sala de aula, conforme plano de aula previamente estabelecido. Estas viagens podem também englobar visitas em feiras, Workshops para verificação de novas tendências, novas tecnologias, tanto em equipamentos como em soluções técnicas. Viagem para Apresentação de Trabalhos Científicos Esse perfil de viagens refere-se à categoria de apresentação de artigos e/ou trabalhos científicos e de pesquisa, de interesse da Fepesmig. Os valores a serem pagos a título de benefício por artigo publicado é de R$ 200,00 desde que aprovado pelo Gestor da Unidade. Este montante refere-se à total ajuda de custo da viagem do docente. Observação: Esta gratificação será creditada em folha de pagamento do mês subseqüente ao evento. Viagem para Treinamento e Formação Esta modalidade esta relacionada à capacitação do colaborador, para participações em cursos, simpósios, congressos, convenções, workshops, palestras e treinamentos, não sendo disponibilizada para uso de terceiro. Viagem Professor Externo Convidado/Contratado Este tipo de viagem esta diretamente relacionada ao convite / contratação de professores externos para participação de bancas, aulas a serem ministradas e outras atividades acadêmicas. O tipo da atividade deve ser informado ao realizar a solicitação de viagem. As viagens de convidados / contratados deverão respeitar as premissas estabelecidas na Política de Viagens, sendo que qualquer condição extraordinária deverá constar de aprovação prévia pela Superintendência Executiva / Diretoria de Operações. Observação: Para todas as modalidades de viagem mencionadas, Caracterização das Categorias de Viagens, inclusive viagem professor externo convidado / contratado, é obrigatório a aprovação do Gestor da unidade. É de responsabilidade do colaborador designado pelo Gestor o preenchimento das informações em relação à modalidade de viagem realizada, devendo essas estar de acordo com esta política.
4 Condições diferenciadas Fins Acadêmicos Situações observadas como diferenciadas das condições supra estabelecidas: - Eventos fechados que disponibilizem opção de pacotes de viagem, havendo participação de representantes da Fepesmig, serão encarados como casos especiais. Para realização destas viagens como diferenciadas das condições estabelecidas, somente mediante aprovação da Superintendência Executiva. Viagens Locais (Carro próprio) Define os critérios para a realização de viagens a serviço em veículo próprio dentro da região local ou não, quando devidamente aprovados e os valores a serem reembolsados dentro da tabela definida, em sua grande maioria sem a necessidade da utilização de hotel. Kilometragem Valores Observações Todos os veículos 0,50 / Km rodado Só serão reembolsáveis despesas com combustíveis Observação: * para circulação dentro das cidades da região será adicionado 10% do valor liberado. ** para circulação dentro das cidades capitais e grandes centros adicionado 20% do valor liberado. Telefones O uso de telefone em hotéis deve ser evitado devido às altas tarifas aplicadas. Para assuntos profissionais, recomendam-se os telefones corporativos. Deverão apontar na conta telefônica as ligações feitas para uso administrativo durante o período da viagem e motivo das ligações para o reembolso. Diárias para Alimentação Refeições são reembolsadas até os limites informados e devem ser usadas a cada dia da viagem. Alimentação Limites Observações Nível Gerencial, Diretoria Só serão reembolsáveis 70,00 / dia e Gestores. despesas com alimentação Técnicos Administrativos, Professores e 50,00 / dia Coordenadores. especificadas no corpo da nota. Para os casos onde o valor do documento fiscal trate, por exemplo, de refeições de mais de um colaborador, deve informar quantidades a fim de evitar questionamentos futuros.
5 Observação: Valores excedentes aos limites pré-estabelecidos acima, deverão estar autorizados pela Superintendência Executiva e justificados ao verso do documento fiscal, sendo imprescindível que conste às informações relativas à descrição do serviço. Adiantamento de Viagem Recursos para despesas extras em viagem, tais como, taxi, refeições, pedágios, transporte local e outros, poderão ser solicitados via formulário de adiantamento, disponível na Gerência Administrativa, sendo que tal modalidade não se aplica às passagens aéreas ou terrestres, hospedagem e taxas de inscrição, conforme mencionado no item Condições diferenciadas Fins Acadêmicos desta política. O adiantamento deverá estar compatível aos prazos estipulados, (48 horas) e a data de início da viagem, sendo que o formulário deverá estar disponível para registro no setor financeiro, em tempo hábil antecedente ao evento. A modalidade de crédito regulamentada para está operação ocorre por meio de DEPÓSITO BANCÁRIO na conta corrente do colaborador, lembrando que conta salário não permite depósitos, o procedimento definido para tal operação será o Banco principal da Instituição. Observação: Os colaboradores que não possuírem conta no Banco principal conforme regulamentação estará ciente que o procedimento de DOC para outros Bancos ocorrerá no prazo determinado para tal função bancária. Para as solicitações que não ocorram em tempo hábil, deverá ser formalizada por meio eletrônico e reembolso sem adiantamento para restituição das despesas inerentes a viagem. Despesas Reembolsáveis Para toda e qualquer despesa referente a reembolso deverá constar no verso da Nota Fiscal a justificativa do gasto, da mesma forma que este documento fiscal deverá estar preenchido de forma completa com os dados cadastrais da Fepesmig. a) Táxi, Estacionamento e Pedágio: - Tarifas de táxi e estacionamento, pedágios de rodovias, pontes e túneis são reembolsáveis. - Todos os gastos de táxi devem ser estratificados em documento comprobatório com data e percurso. - Não são reembolsáveis valores referentes a pernoite em estacionamento de Aeroporto. c) Extras de Hospedagem: - Consumos de frigobar no hotel são reembolsáveis até o limite de R$ 10,00 por dia, quando registrado na conta do hotel. - As despesas extras devem estar estratificadas em nota fiscal por dia de consumo e por modalidade de despesa (ex: telefone 23/12 R$ 10,00, água 24/12 R$ 5,00).
6 d) Acesso à Internet: - Quando da necessidade de contratação de acesso à Internet em hotéis onde esteja hospedado, terá direito a reembolso das despesas, desde que a necessidade seja devidamente justificada. - Todos os gastos de acesso à internet devem ser estratificados em documento comprobatório com data e acessos realizados, com limite de gasto de R$ 10,00 por dia. Despesas Não Reembolsáveis - Gratificações para serviço de limpeza e carregador de aeroporto não são reembolsáveis. - Consumo de bebidas alcoólicas. Exemplo: compra de roupas, cortes de cabelo, revistas, produtos de tabaco, bagagem e malas, cartões de natal personalizados, doações e presentes, fones de ouvido, infrações à lei, etc. Reembolso de Despesas - O pleito de reembolso de toda e qualquer despesa extraordinária, realizadas pelos colaboradores deverá ser realizada após o retorno da viagem, por meio do processo específico definido pela Fepesmig, uma vez que estas despesas não serão faturadas pelas empresas contratadas para a prestação de serviço. Prestação de Contas - Todos os documentos fiscais para prestação de contas e reembolso de despesas, deverão ser faturados em nome da Fepesmig. Caso contrário, o documento não será aceito, ficando o colaborador responsável por assumir o pagamento da despesa. - Entende-se por documentos fiscais, Cupom Fiscal, Nota Fiscal e recibos de táxi. - Ainda, as prestações de contas referentes aos adiantamentos devem ocorrer em até 48 horas após o retorno do colaborador à unidade mantida, onde desempenha suas atividades profissionais. - Todas as prestações de contas deverão ser feitas no Setor Financeiro juntamente com o relatório de viagem devidamente preenchido e em anexo todos os comprovantes. - O colaborador que não efetuar a sua prestação de contas de viagem, dentro dos prazos estipulados, poderá ter os custos descontados na folha de pagamento. - O colaborador, que for descontado, deverá receber do RH, com antecedência de 05 dias antes do fechamento da folha, o aviso individual do desconto para regularização. - A prestação de contas e envio do reembolso deverão ocorrer no máximo 48 horas úteis após o retorno da viagem.
7 POLÍTICA DE VIAGENS NACIONAIS Passagens Aéreas As compras de passagens aéreas nacionais de todos os níveis hierárquicos obrigatoriamente deverão ser realizadas em classe econômica, por meio da Administração, com data de ida e volta especificada, sendo proibido o uso de bilhetes em aberto e respeitando acordos estabelecidos entre a Fepesmig e as empresas aéreas, que visam reduzir os gastos e despesas para estes fins. Cabe à Fepesmig definir e determinar em quais casos os colaboradores será obrigado a utilizar serviços definidos em acordos que gerem economia. Uma vez definidas essas operações a Administração respeitará conforme as definições da Fepesmig. Hotel Com base no diretório de hotéis conveniados será aplicada uma tarifa para cada nível hierárquico, sendo considerado: 04 estrelas = Nível Gerencial, Diretoria e Gestores. 03 estrelas = Técnicos Administrativos, Professores e Coordenadores Casos especiais que prevêem trabalhos em conjunto no qual há diferentes níveis hierárquicos é possível o nivelamento dos benefícios de viagem ao nível maior. Serão tratados como exceção a indisponibilidade dos hotéis cadastrados e hotéis que não apresentem condições satisfatórias de acomodação, podendo ocorrer o nivelamento com outros níveis hierárquicos, desde que analisados e aprovados pela Superintendência Executiva. Meios de Transporte Cabe ao Gestor a definição do melhor meio de transporte a ser utilizado em viagens a serviço/treinamentos, tendo como opções: Veículo da Organização; Veículo particular; Avião (distâncias acima de 400 km); Locação de veículo; Ônibus. Táxi;
8 POLÍTICA DE VIAGEM INTERNACIONAL - Para viagens internacionais o colaborador deverá providenciar seu passaporte com 15 (quinze) dias de antecedência. - Vistos e taxas consulares, quando forem necessários será sob responsabilidade do solicitante. Passagem Aérea - É Obrigatório o uso da classe econômica para todos os vôos internacionais. Telefonemas Particulares - Colaboradores que possuem telefone celular da empresa deverão solicitar a transferência do aparelho para roaming internacional para utilização comercial. Seguro de Viagem - O Seguro de Viagem só será permitido e autorizado para viagens Internacionais devido à obrigatoriedade do mesmo, o solicitante ao realizar o pedido de cotação deverá informar que necessita incluir este serviço na cotação. Observação: Para viagens internacionais, em caráter de exceção, poderá ser disponibilizados valores diferenciados com prévia autorização da Superintendência Executiva.
9 RESPONSABILIDADES As responsabilidades previstas nesta Política são aplicadas para: COLABORADOR: Estar ciente da Política de Viagens da FEPESMIG e cumpri-la na íntegra; Informar-se sobre exigências de documentação, como vistos, vacinas obrigatórias, bem como verificar se existem restrições ao país a ser visitado. SECRETÁRIA/ASSISTENTE E/OU REPRESENTANTE DA ÁREA: Orientar e organizar as viagens de seu departamento sendo também multiplicadora dos procedimentos vigentes; Efetuar o acerto de despesas e sua conferência, zelando pelo cumprimento do regulamento e atentando para os prazos estipulados. GESTORES: Analisar e aprovar os objetivos da proposta da viagem bem como os custos envolvidos vigentes. FINANCEIRA: Conferir os relatórios e bloquear o processo quando detectar alguma não conformidade ao regulamento, solicitando à área sanar a questão. ADMINISTRAÇÃO: Dar suporte necessário para organizar as viagens dos Colaboradores da Fepesmig, garantindo os melhores serviços e custos compatíveis com o mercado; Respeitar a Política de Viagens da FEPESMIG, a fim de auxiliar o seu devido cumprimento. Alan Sales da Fonseca Jeferson Vinhas Ferreira André Luiz N. Vilela Diretor de Operações Superintendente Executivo Gerente Administrativo