Por quanto tempo devo guardar documentos fiscais? - Blog do Novoto - Dicas úteis para o consumidor
Com a correria do dia a dia e a acumulação de tarefas, é comum que as pessoas se esqueçam de guardar os documentos fiscais e os comprovantes de pagamento, o que pode gerar inúmeros problemas e prejuízos, afinal, a comprovação do pagamento ou do prazo de garantia de um bem, produto ou serviço, compete sempre ao devedor ou consumidor.
Por ser assim, é essencial destinar um tempo entre uma tarefa e outra para organizar esses documentos. Algumas pessoas optam por separá-los em pastas, outras preferem ter um arquivo próprio para a papelada, e outras optam pela digitalização, o que economiza espaço, facilita a localização e garante que o documento não vai se apagar com o tempo.
As notas fiscais de produtos e serviços duráveis, assim como os certificados de garantia, devem ser guardados durante todo o período de vida útil do bem. Isto porque, mesmo após o prazo de validade descrito no documento, vícios ocultos podem surgir e se o consumidor estiver na posse da documentação, poderá requerer os seus direitos com base nas previsões do Código de Defesa do Consumidor.
Como regra geral, os comprovantes de pagamentos de contas e impostos em geral devem permanecer arquivados pelo prazo de cinco anos. Contudo, existem exceções que precisam ser observadas:
Aluguel: durante todo o período da locação e por mais três anos após a desocupação do imóvel;
Contratos em geral: até o encerramento do vínculo e a quitação de todas as parcelas;
Cartão de crédito: pelo prazo de um ano;
Financiamento: até a quitação integral de todas as parcelas e o cancelamento da alienação;
Imposto de Renda: pelo prazo de seis anos;
Seguro: as propostas e apólices devem ser guardadas pelo prazo de um ano após o término da vigência.
Vale destacar que para os prestadores de serviços de água, luz, telefone, ensino, etc., existe a obrigatoriedade de emissão do comprovante de quitação anual, que substituirá os comprovantes mensais.
Para conhecer outros prazos e se inteirar mais sobre o assunto, confira a matéria do site Organize-se e a planilha feita pelo G1.
No caso de pessoas jurídicas, a preservação dos documentos é ainda mais importante, sendo imprescindível a observância dos prazos de guarda dos documentos relacionados ao cumprimento das obrigações tributárias e daqueles relacionados às questões trabalhistas e previdenciárias.
A jurista Rachel Nunes Mendonça, em um artigo para o site Jus Brasil, listou alguns desses prazos que podem ser conferidos clicando aqui.
Informe-se e organize seus documentos fiscais
A boa notícia é que atualmente existem sites com diversas informações úteis para os consumidores e empresários, além de aplicativos para notas fiscais que permitem a organização digital da documentação e a separação delas por data e categoria.
Contudo, é imprescindível ficar atento à confiabilidade do conteúdo. No nosso site existem diversas dicas sobre organização e consumo consciente. Inclusive, o nosso aplicativo (NOVOTO) cadastra os seus documentos fiscais e avisa sobre as datas limites da garantia, bem como sobre as garantias estendidas.