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Gestão de projetos: qual é a melhor metodologia para você?
16/08/2019 10/07/2020
Kanban, PMBOK, Scrumban… não, esses não são os nomes dos vilões do filme novo do Star Wars, mas de algumas das maiores metodologias de gestão de projetos (ou project management) do mundo.
Não somos muito fãs de plataformas de gestão de projetos ultrapassadas. Muitas delas tratam pessoas como recursos, produtos ou alguma coisa secundária que fica perdida entre hierarquias, dependências e tarefas que não tem fim. Esse é um erro bem grave.
Mas isso não significa que esnobamos todas as metodologias de gestão de projetos. Na verdade, com a monday.com, nós mesmos usamos várias delas diariamente.
Qual é a melhor metodologia de gestão de projetos pra você? Bom, decidimos entrar em detalhes e explorar profundamente esse assunto. Vamos lá!
As maiores metodologias de gestão de projetos:
Anos e anos atrás, os fundadores da America se reuniram para assinar, à luz de velas, a declaração da independência. Foi o mesmo impacto quando 17 desenvolvedores de software lançaram seu mais do que inovador Agile Manifesto em 1981, a fim de libertar os desenvolvedores das correntes de metodologias tradicionais de gestão de projeto.
Agile, na verdade, não é uma metodologia, mas quase uma religião – a que muitos seguem ainda hoje. Ela pegou todos os valores tradicionais, virou de ponta cabeça e disse que, ao se aproximar de um projeto, nós deveríamos priorizar coisas completamente diferentes. Hoje em dia, Agile é um "termo guarda-chuva", que engloba muitos tipos diferentes de metodologias, como o Scrum.
A Agile joga todos os planejamentos rígidos pela janela e diz que as equipes precisam poder operar de forma flexível e iterativa – o que significa que, ao invés de fazer fazer algo uma única vez, definitiva e correta, você pode trabalhar em algo menor e executar mais rápido, avaliar o que funciona e o que não funciona, e então ir mudando e se adaptando a partir daí.
Prós: A Agile abraça os erros, e pretende empedrar equipes para que sejam super flexíveis, executem seu trabalho rapidamente, e respondam às mudanças sem problemas. Se você ler a história de como os fundadores da monday.com a criaram, por exemplo, fica claro que a filosofia deles é bem alinhada com Agile de várias formas. Falando sobre uma antiga startup falida, o CTO Eran diz: "Eu pensei, 'quando eu lançar, vai ser perfeito'. Mas nunca é assim. Eu não fazia ideia de que eu deveria ter compartilhado minha ideia com usuários e contado com seus feedbacks antes."
Contras: Para a Agile, responder à mudança é melhor do que seguir um plano, e por isso o método Waterfall (cachoeira) é visto como um dinossauro – jurássico. Mas planejar não é algo ruim, e o método Agile pode não lidar com imprevisibilidade. Além disso, o planejamento de tipo Agile requer que os colaboradores olhem de de perto cada uma das mudanças, o que acaba se transformando em muitas reuniões e conversas. Se você está trabalhando com clientes, ficar pedindo a eles um feedback em cada parte do processo pode ser um pouco irritante e custoso pra todo mundo.
Resumindo: Hoje em dia não da pra fugir de Agile. Então, ame ou odeie, você só tem a ganhar se tiver alguma familiaridade com esses conceitos.
2. Waterfall Mode (ou Método Cascata)
Esse é um método das antigas que nasceu na manufatura e construção das indústrias. É incrivelmente fácil: só liste todas as suas tarefas, que levam para um grande objetivo final, e trabalhe nelas em ordem. É como se o progresso fosse caindo de uma fase para a outra, como uma cascata. A tarefa anterior precisa ser completa antes de ir para a próxima.
Mas, assim como nas Cataratas do Niágara ou na Cachoeira do Buracão, uma vez indo pra baixo, não dá pra voltar, não dá pra repensar, não da pra mudar o caminho. Você vai continuar indo até ter uma nova chance de começar de novo e poder fazer ajustes. (Dramático, mas verdadeiro).
Prós: Você trabalha com construção? Você constrói aviões com as próprias mãos? O Modelo em Cascata é excelente para quem faz coisas físicas e custosas que se repetem. No caso de esforços menores, se você é um excelente gerente de projetos e trabalha em um projeto cujo objetivo e requisitos são claros, esse método pode te ajudar a chegar em um resultado bem sucedido e previsível. Você faz uma vez, e faz certo.
Contras: Essa é uma aproximação um pouco rígida ao gestão de projetos. Ela assume que você tem todos os requisitos necessários com antecedência e que não vai ter nenhuma surpresa no caminho que te force a desviar do plano. Para a maioria das equipes, isso não parece viável para o dia-a-dia. Pessoas ficam doentes. Coisas mudam. Você precisa estar apto para trabalhar dinamicamente e poder mudar rapidamente de direção.
Resumindo: É fácil dizer que o Waterfall Mode é datado e obsoleto, e é verdade que, na era da velocidade, ele não serve para muitos times. No entanto, você já foi à muralha da China ou às pirâmides do Egito? Ou, sendo mais realista, já ouviu falar daquelas pontes, lombadas pelas quais você passa dirigindo e elas geram eletricidade para nós? Todas essas realizações da humanidade foram feitas graças a metodologias como essa.
PRINCE2 vem de Project IN Controlled Environments (projetos em ambiente controlado) e foi desenvolvido nos anos '80 pelo governo britânico como um padrão para a Tecnologia da Informação. E o 2? Bom, ele apareceu em 1996 quando a metodologia ganhou um pequeno upgrade.
(Isso significa que, na verdade, pode se referir a um método de gestão que antes se chamava Prince.)
PRINCE2 é uma das metodologias de gestão de projetos em cascata orientada por processos que enfatizam etapas claras e bem definidas. PRINCE2 põe bastante ênfase em planejamento, justificativa comercial, análise de custos e mitigação de riscos, e é uma estrutura bastante completa para executar grandes e previsíveis projetos corporativos.
Prós: PRINCE2 é a metodologia de gestão de projeto mais praticada no mundo, o que significa que muita gente está familiarizada com ela, sabe como funciona e entende as terminologias. É um clássico testado e comprovado para mapear estágios de um projeto em larga escala do começo ao fim, clareando o que vai ser entregue, por quem e quando.
Contras: Como o método em cascata, o PRINCE2 é bastante rígido e altamente controlado. Não é o ideal para projetos pequenos ou equipes menores, que provavelmente não tem o tempo ou os recursos para passar por um longo processo de certificação.
Resumindo: Se você trabalha no Reino Unido, na Austrália, na Europa e lida com grandes projetos corporativos, você provavelmente precisará ser alfabetizado em PRINCE2. Se você é apenas um rapaz latino americano procurando formas melhores de trabalhar em equipe e melhorar sua produtividade, então não vale a pena gastar dinheiro e tempo com uma certificação em PRINCE2.
Algumas pessoas dizem que PMBOK não é uma metodologia, mas sim um conjunto de padrões (a discussão é um pouco biscoito x bolacha). Criado pelo Instituto de Gestão de Projeto (PMI, Project Management Institute), PMBOK vem de Project Management Body of Knowledge (traduzindo, Corpo de Conhecimento em Gestão de Projeto). Esse método divide o ciclo de vida do projeto em cinco etapas: concepção e iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle, e encerramento. É um outro tipo de Modelo em Cascata, em que você segue esse passos do começo ao fim.\
PMBOK é considerado um concorrente direto do PRINCE2, já que os dois oferecem seu próprio curso de certificação para se tornar um Profissional de Gestão de Projetos (PMP).
Prós: Assim como o PRINCE2, PMBOK é uma "metodologia" extremamente respeitada, mas essa já é mais popular nos Estados Unidos. Aplica padrões universais ao método em cascata e é uma abordagem bem minuciosa a gestão de projetos grandes, de larga escala. Também pode ser útil para grandes corporações que querem que todos os seus departamentos ou empresas trabalhem de maneira padronizada, usando o mesmo vocabulário e tendo as mesmas práticas.
Contras: Todas as críticas à Cascata e ao PRINCE2 se aplicam ao PMBOK. Você é uma empresa pequena que trabalha em um ritmo mais acelerado? Sua equipe só está a fim de melhorar a comunicação e se manter organizada? Então, PMBOK provavelmente vai ser mais complicado do que adequado para você.
Resumindo: Se você trabalha como gerente de projetos, a certificação global PMP provavelmente vai enaltecer seu currículo e pode até levar a um salário maior. Mas se você só procura um jeito melhor de trabalhar em equipe, a abordagem PMI/PMBOK pode ser exagerada para as suas necessidades.
Hoje em dia, a metodologia Scrum é a escolha da maior parte das equipes de Pesquisa e Desenvolvimento (R&D). Scrum é famosa pelos conceitos de "sprint", "scrums", "backlogs" e "burndowns".
A essência dessa metodologia é que você trabalha com um time pequeno (de até nove pessoas) e divida o trabalho em períodos de duas semanas, conhecidos como "sprints" ou "iterations" (iterações). Diariamente, você faz uma pequena reunião de quinze minutos liderada pelo Scrum Master para discutir como as coisas estão andando. O Scrum Master age como um facilitador cujo trabalho é clarear os caminhos para superar obstáculos e ajudar a equipe a trabalhar com mais eficiência.
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Com Scrum, você não foca nos projetos em si, mas no tempo: o que você e sua equipe podem conquistar em duas semanas? Você define seus objetivos, esforços e "sprints" para uma linha de chegada que é esse período de tempo. Outro princípio fundamental do Scrum é que testes acontecerão frequentemente durante as iterações – eles não são uma parte separada do processo, como no método em cascata.
Prós: É ótimo para projetos criativos cujos objetivos podem ser alterados no meio do caminho. Para muitas equipes, hoje em dia, vale dar uma chance. O método Scrum permite que continuem agéis (aqui, a semelhança do adjetivo escolhido com a metodologia Agile não é uma coincidência) e façam alterações durante todo o projeto.
Contras: Os mesmos que apontamos para o Agile.
Resumindo: "Está no backlog"; "Vou colocar no sprint"; "Precisamos fazer nossa reunião de stand-up"… A linguagem e os jargões do Scrum são onipresentes e essa é a metodologia queridinha das equipes de Pesquisa e Desenvolvimento (R&D).
Assim como a Agile e a PMBOK, Lean é mais uma filosofia do que uma metodologia. Trata de conquistar mais trabalhando menos. Costuma ser atribuída ao Sistema de Produção da Toyota (do inglês: Toyota Production System, TPS), que definiu três tipos de "desperdício" relacionados a processos: muda, mura e muri.
Muda é definido como qualquer processo que não agregue valor. Taiichi Ohno destaca três tipos de muda na produção: defeitos; excessos de produção ou superprodução; espera; transporte; movimentação; processamento inapropriado; e estoque.
Mura é uma inconsistência e irregularidade na sua operação que causa desperdício. Por exemplo: uma equipe ou máquina que trabalha feito louca de manhã e, de tarde, fica completamente ociosa.
Por fim, Muri é a sobrecarga causada em equipamentos e pessoas por excesso de trabalho ou cobranças, que acaba causando estresse e esgotamento. O Muri é como se fosse a sua própria forma de desperdício, e está diretamente ligado ao desperdício de tempo – Muda – e a imprevisibilidade e caos do dia-a-dia.
A "metodologia" Lean foca na eliminação sistemática desses desperdícios para que você trabalhe da melhor forma possível. Te encoraja a deixar pra trás o que é supérfluo no seu dia-a-dia e ficar só com o que é essencial e que representa valor real.
Prós: É fácil de seguir se você trabalha em uma manufatura ou em um ambiente de produção de algum produto físico, como um carro da Toyota. Os benefícios são óbvios: trabalhe o mais eficientemente possível, elimine desperdícios e estoques obsoletos e construa relações mais fortes com seus clientes.
Contras: Esse é um método das antigas que não necessariamente funciona bem hoje em dia, para equipe que trabalham digitalmente.
Resumindo: Se você trabalha em uma manufatura, você sabe que o que dita a velocidade é o processo mais lento da sua linha de produção. Trabalhe para melhorar esse ponto fraco, e toda a operação vai ser mais rápida, com menos desperdícios e mais barata.
A filosofia Lean original só se aplica às manufaturas físicas, mas seus princípios foram transportados para metodologias mais modernas, como a Lean Startup. Várias pessoas, inclusive, consideram Lean como um padrinho da Agile e Scrum. À eficiência e além!
Falando em ramificações de Lean, Kanban é uma delas. "Kanban" literalmente significa "quadro" (board) em chinês e japonês, e os quadros do Kanban são usados para gerenciar projetos visualmente.
Um quadro Kanban é dividido em várias colunas diferentes que representam etapas do seu fluxo de trabalho. Essas etapas podem ser simples – como "A Fazer", "Fazendo" e "Concluído" – ou complexas, dependendo do seu processo. Você representa o trabalho com cartões ou notas (tipo post-its), movendo-os da esquerda para a direita conforme progridem no fluxo de trabalho. Kanban é, essencialmente, uma linha de produção mais conceitual que te permite avaliar visualmente os pontos onde você não está sendo tão eficiente quanto poderia: onde os cartões se acumulam? É esse ponto que você precisa melhorar.
Assim como o Agile, o Kanban foi feito para o desenvolvimento de softwares, mas pode ser aplicado a praticamente qualquer fluxo que siga por um caminho previsível.
Prós: As pessoas amam Kanban por sua simplicidade e flexibilidade. Mudar prioridades e caminhos é tão simples quanto mover alguns cartões. Melhor ainda: é um jeito completamente visual de gerenciar seu trabalho (<3) e de rapidamente ver em que pé estão as coisas.
Contras: Kanban te ajuda a gerenciar afazeres estáveis, o que é útil somente para o reino dos céus do gerenciamento de tarefas. Mas não te ajuda a ser estratégica e planejar a longo prazo. Você foca no que é urgente, e que não é necessariamente importante. Além disso, vários projetos tem processos não lineares que não conseguimos gerenciar de forma tão horizontal.
Resumindo: Se você procura um jeito fácil e visual de gerenciar suas tarefas, você vai amar o método Kanban. Mas saiba que existem limites: se seu dia-a-dia envolve algum nível de complexidade ou mudanças substanciais repentinas, provavelmente você vai ficar na mão.
Como escolher a metodologia de gestão de projetos certa para você
A lista aqui em cima é só a ponta do iceberg em termos de métodos de gestão de projetos. Não existe uma metodologia única que se encaixa perfeitamente em todos os projetos, e o que vai funcionar para você realmente depende do seu nicho, do tanto de trabalho que você tem e das suas preferências pessoais. No entanto, existem algumas perguntas que você pode se fazer e que podem ajudar:
O meu projeto é complexo ou relativamente estável?
Eu trabalho em um ambiente flexível e dinâmico, como uma startup?
Eu estou aberto a correr riscos?
Eu estou disposto a deixar o fluxo de trabalho se transformar ou desenvolver?
Se eu trabalho com clientes, como eles são? Como eles trabalham melhor?
Algumas metodologias vão imediatamente brilhar seus olhos e outras vão ser negadas sem pensar duas vezes, mas algumas podem exigir um tempo de experimentação, para que você entenda qual funciona melhor para você.
Ninguém nunca disse que metodologias de gestão de projetos eram super sexy e excitantes, mas por trás de todas essas siglas e termos existem experiências humanas que podemos relacionar com: o estresse que é um prazo de entrega chegando; a frustração de não se comunicar bem com outras pessoas; a correria para terminar algum projeto. Esses problemas são a base de todos os métodos de gestão de projetos. São também o motivo de a monday.com fazer o que faz: simplificar a maneira como sua equipe trabalha.
Qualquer que seja o método que você escolher, você provavelmente conseguirá implementá-los no monday.com. Ao invés de escolher uma filosofia, a Monday criou um produto completamente personalizável, permitindo que você trabalhe do jeito que quiser. Dá uma olhada, quem sabe funciona pra você:
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Esse artigo foi escrito por Laura Binder em monday.com/blog e traduzido e adaptado por Vitor Julian, para a Sinergis. Somos uma empresa parceira da monday.com e oferecemos serviços 100% em português para a plataforma. Faça um teste gratuito, clique aqui e conte conosco. <3