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O que é e como implementar o 5s na logística?
Nos últimos anos, com o advento de novas tecnologias, métodos e procedimentos aplicados ao setor de distribuição e armazenagem de produtos, veio à tona a implementação de uma das metodologias mais eficazes quando o assunto é busca por melhoria de processos internos: o 5s na logística!
Mas apesar de parecer algo simples de se implantar e seguir na rotina, especialistas reforçam que essas 5 premissas essenciais demandam muita organização, planejamento e, antes de tudo, compromisso e dedicação, tanto por parte dos gestores, como dos próprios colaboradores.
Para entender melhor o que são os 5s na logística, seus principais pilares, como funciona e que vantagens eles podem agregar às operações de uma empresa na prática, acompanhe!
O que define a metodologia 5s?
Após o final da Segunda Guerra Mundial, o Japão se encontrava em uma posição muito fragilizada e com um cenário de enorme devastação. Dessa forma, para se reerguer fortemente na economia e reconquistar o seu espaço no mercado internacional, seus gestores públicos desenvolveram a chamada metodologia 5S, que, na prática, buscava atender às necessidades das indústrias de aumentar a sua produtividade, com o menor uso de recursos possíveis.
Afinal de contas, frente à grande carência de insumos no pós-guerra, as fábricas japonesas precisavam otimizar ao máximo o uso de materiais e, paralelo a isso, possibilitar a entrega de mais qualidade para poder oferecer produtos competitivos.
Apesar de o conceito ter surgido no chão de fábrica, a metodologia 5S, atualmente, é aplicada em diversos tipos de empresas, que se beneficiam enormemente com seus conceitos.
De forma básica e resumida, o propósito desse método é simplificar as rotinas de trabalho, reduzindo radicalmente desperdícios, erros e custos por meio da organização, padronização de etapas e eliminação de atividades supérfluas e sem grandes resultados para a empresa.
Além disso, a metodologia 5s preza pela garantia à segurança e elevação dos níveis de qualidade dos processos.
Por fim, os colaboradores e parceiros comerciais também agregam muito por poderem atuar em um ambiente mais estruturado, organizado, agradável e livre de riscos.
E por que se fala muito da implementação do 5s na logística hoje?
Não é à toa que o conceito dessa metodologia chegou tão rápido aos processos logísticos das empresas.
Afinal, estamos lidando com um setor extremamente dinâmico, que envolve custos e processos diversos, que, por consequência disso, requer cada vez mais agilidade, eficiência e praticidade.
Em outras palavras, a ideia do 5s na logística é similar em qualquer que seja o setor de uma empresa: otimizar ao máximo seus processos e, ao mesmo tempo, produzir mais com menos.
E na prática, isso tem toda a lógica para a área de logística, tendo em vista que, independentemente do tamanho ou especialização da organização, todo gestor de armazenagem e distribuição sempre estará em busca de soluções para a redução de custos, tempo e melhorias operacionais.
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E quais são, afinal, os 5s na logística?
Como destacamos, o 5s na logística são os mesmos aplicados a qualquer outro setor ou área de atuação de uma empresa.
Listamos cada uma delas a seguir, destacando seus conceitos e objetivos práticos a serem implementados na rotina de uma gestão.
No primeiro "S", ligado diretamente ao "senso de utilização", o objetivo principal é identificar o que, de fato, é útil para o ambiente e o que pode - e deve - ser eliminado para torná-lo mais eficiente.
A implementação dessa premissa, na prática, visa garantir a otimização do espaço e evitar o desperdício de recursos e insumos com itens que não sejam extremamente necessários à rotina daquela operação.
Além disso, o Seiri - ou senso de utilização - também serve para aprimorar o uso daquilo que já é útil e, do ponto de vista gerencial, pode ajudar a reduzir os tamanhos dos estoques ou os itens operacionais que não estejam agregando o devido valor aos processos.
E de acordo com a metodologia 5s original, esse é o primeiro passo a ser implementado na prática, já que "prepara o terreno" para a aplicação das demais premissas.
Depois da implementação do primeiro S, o passo seguinte se refere diretamente à organização daquele ambiente da maneira mais adequada e eficiente.
Esse senso de organização - ou seiton no japonês - aplicado à logística visa tanto garantir que os itens mais importantes sejam mais facilmente acessados, quanto melhorar o ambiente em geral.
Para tanto, na rotina de um armazém, utilizam-se ferramentas como etiquetas, códigos de barras e métodos de padronização dos itens e insumos, otimizando a gestão de informações e dados.
Dessa forma, naturalmente, o estoque passa a ser muito mais útil e eficiente quando nele é aplicado esse senso, permitindo que todos os seus itens armazenados e faturados sejam encontrados e movimentados mais rapidamente.
Nesse senso do 5s na logística, ainda é possível reforçar a relação com o objetivo de otimizar o tempo, evitando, assim, qualquer atraso ou perda em processos comuns do setor, como identificação de produtos, endereçamento, rastreamento, entre outros.
Por fim, depois de analisar estes dois primeiros "sensos" dos 5s na logística, é possível notar uma sequência lógica desse conceito, que é: primeiro ver o que é útil e depois organizar para aquilo ser acessado o mais rápido possível, sem perda de tempo.
Sendo assim, seguimos para os próximos "S".
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Ao analisar a sua proposta principal, a "limpeza", de fato, está atrelada a um conceito de higiene que, na prática, faz todo sentido e ligação com o senso de organização que vimos no tópico anterior.
E quando trazemos isso para dentro de um ambiente logístico, como um armazém ou centro de distribuição, é evidente que essa questão se torna primordial para garantir mais eficiência operacional e, claro, evitar problemas comuns em estoques mal geridos e sem cuidados adequados, como desperdícios, perdas de materiais, desorganização etc.
Dessa forma, a higiene do ambiente também se torna uma abordagem fundamental e crucial para a construção de um bom local de trabalho. Isso porque, como destacamos, tal prática ajuda a aumentar a produtividade e a diminuir os retrabalhos e erros, que podem colocar em risco a integridade de equipamentos, produtos e até mesmo a saúde de pessoas.
Além disso, esse terceiro dos 5s na logística também está relacionado à questão colaborativa, de fazer com que cada colaborador ajude na conservação daquele ambiente de trabalho, assim como a sua segurança.
Dessa forma, podemos somar esse novo "S" à sequência que vimos: o que é útil, deve estar organizado e - agora - limpo para ser acessado o mais rápido possível, sem qualquer necessidade de retrabalho e sem perda de tempo.
Com os 3S previamente implementados, o próximo é o chamado senso de padronização ou normalização.
É nesse momento que a empresa deve fazer a mudança de suas rotinas para que elas fiquem mais adequadas e, ao mesmo tempo, consigam garantir a consistência do que já foi implementado anteriormente.
Na prática, o que é padronizado dentro da cadeia de suprimentos se entende como um modelo a ser seguido, ou seja, diminuindo qualquer risco de retrabalho e perdas efetivas no cumprimento de qualquer atividade daquela operação.
A partir disso, pode-se buscar a melhoria dessa atividade padrão, pois já existe uma referência que funciona e traz resultados. Em outras palavras, esse senso defende a busca contínua de melhorias e ajustes daquilo que já está em operação.
Por fim, o último dos 5s na logística se relaciona ao que chamamos de senso de disciplina e, talvez, esse seja um dos principais desafios na implementação eficiente e contínua da metodologia.
Isso porque, manter a disciplina é, naturalmente, algo que requer atenção especial em qualquer que seja a atividade. Em outras palavras, a ideia de implementação de qualquer procedimento ou projeto tende a se desgastar com o tempo e, logicamente, se não houver um trabalho de reforço, lembrança ou atualização daquilo, certamente as práticas mudarão dia após dia.
Portanto, o lema principal dessa premissa se define por: a manutenção de todos os primeiros S exige muita disciplina.
Basta o menor dos descuidos para que os velhos hábitos e práticas retornem e a metodologia não possa oferecer todos os benefícios que é capaz.
Dessa forma, é imprescindível implementar um senso de autodisciplina e que englobe todos os colaboradores envolvidos, desde o operacional ao gerencial.
Mas lembre-se de que isso não se trata, em hipótese alguma, de fiscalizar e punir pessoas. Pelo contrário! A ideia é garantir que cada um desenvolva a consciência necessária para se manter dentro desses padrões esperados.
Aliás, tal premissa não serve apenas para cumprir a metodologia, mas também para reforçar todas as orientações que envolvem o negócio e suas operações.
Mais do que isso, o quinto dos 5s na logística trata, também, sobre os padrões éticos e morais de cada um que torna aquela operação possível na empresa, o que garante que não seja necessário disponibilizar uma chefia para realizar a fiscalização o tempo todo.
Isso oferece mais autonomia no trabalho e também melhora a qualidade das relações interpessoais, pois há mais confiança.
Por isso, reforça-se a importância e necessidade de uma capacitação contínua, seja por meio de treinamentos, eventos, novas tecnologias, políticas internas etc.
E como implementar, na prática, o 5s na logística?
Depois de conhecer os 5s na logística, já deu para ter uma ideia geral do que é preciso para tornar esse conceito realmente eficiente na rotina de uma empresa, certo?
Para complementar, listamos algumas dicas e conselhos sobre o que todo gestor precisa levar em consideração nessa implementação:
Mapeie seus processos atuais;
Trabalhe com KPIs específicas;
Estude os melhores processos e layouts para seus ambientes internos;
Mensure seus erros, falhas e gargalos;
Entenda como novos procedimentos, ferramentas e processos poderiam agregar em suas operações;
Invista e aposte em novas tecnologias capazes de otimizar seus processos;
Implemente sistemas e softwares específicos para operações logísticas;
Implemente uma programação de treinamentos e atualização de seus colaboradores.
Em resumo, essas são as principais premissas defendidas no conceito de 5s na logística e como elas são fundamentais para a busca de eficiência operacional das empresas, prezando pela otimização máxima de recursos e ganho de produtividade.
Como vimos, graças ao advento de novas ferramentas específicas, boa parte dessas ideias já pode ser otimizada com base em tecnologia de ponta. Por isso, se você busca otimização completa de sua logística de forma prática, simples e inteligente, não deixe de conversar com nossos especialistas e conheça todas as soluções da OnBlox.