Auditoria empresarial: O que é e como funciona? • Arcana
Toda e qualquer organização precisa estar preparada para passar por um processo de auditoria empresarial, com objetivos bem definidos para a obtenção de registros financeiros, principalmente. No entanto, a preparação de uma auditoria empresarial e o planejamento podem ajudar a garantir que a empresa consiga passar por todo processo de maneira tranquila e bem-sucedida.
Para esclarecer de maneira adequada, vale pontuar que as auditorias são um processo em que os registros financeiros de uma empresa são examinados e verificados, a fim de garantir precisão e representação justa.
Dessa forma, vale destacar que há, ao menos, três tipos diferentes de auditoria que podem ser realizados em uma organização. A primeira trata de auditorias externas, que são realizadas por uma consultoria terceirizada, e que fornecem opiniões mais imparciais, pois não estão sujeitas a conflitos de interesse.
As auditorias internas são realizadas por funcionários da própria empresa que presta serviço de cabeamento estruturado de redes, por exemplo, visando identificar custos e recebimentos. Eles, costumeiramente, não se dedicam a trabalhos fora da instituição em que atuam, e são regulares nos cargos que ocupam.
O terceiro tipo de auditoria é o governamental, em que é realizada uma auditoria por autarquias públicas, com o objetivo principal de garantir que os registros financeiros preparados estejam de acordo com o lucro tributável no imposto de renda.
A importância de uma auditoria empresarial
A auditoria empresarial é importante para manter a confiança e a eficiência nos mercados financeiros. Sem esse processo, até mesmo organizações que vendem kit bíblico podem deturpar os registros internos.
Com isso, o desempenho pode se mostrar mais lucrativo ou bem-sucedido do que realmente aparenta, o que pode resultar em multas e processos judiciais que prejudicam o crescimento de uma empresa.
As demonstrações financeiras são preparadas de acordo com as normas contábeis relevantes, cuja destinação é fornecer informações aos tomadores de decisão, como investidores, credores e outras partes interessadas, entre as quais:
Fornecedores de matéria-prima;
Prestadores de serviço terceirizado.
Se as informações não forem confiáveis, isso pode prejudicar a disposição das partes interessadas em se envolver ainda mais com as empresas.
A preparação para uma auditoria empresarial
Cada empresa possui características próprias, que atendem um mercado específico e tendem a validar os recursos financeiros, a receita, os lucros e os dividendos de maneira particular. Sendo assim, a preparação para uma auditoria empresarial é crucial para garantir que a empresa receba uma opinião sem qualquer ressalva.
As opiniões significam, essencialmente, que o auditor responsável pode carimbar a aprovação, demonstrando que os registros financeiros estão de acordo com as responsabilidades fiscais, sem qualquer dado distorcido ou que seja colocado em dúvida.
Dessa forma, há algumas etapas que devem ser seguidas, e assim garantir uma auditoria empresarial bem-sucedida, em qualquer segmento produtivo que um empreendimento ou negócio esteja envolvido.
1. Planejamento para auditoria
O planejamento de uma empresa é crucial, seja o empreendimento voltado para a produção de bancada de aço inox para cozinha ou uma prestadora de serviços contábeis. Sendo assim, é necessário um bom tempo para se preparar, de forma adequada, para uma auditoria empresarial.
Pode levar desde algumas semanas até alguns meses, a depender da complexidade dos registros financeiros que a empresa apresenta e tem à disposição.
É necessário esse espaço de tempo entre o planejamento inicial até a auditoria em si, além de alocação de recursos adicionais para os preparativos finais e a definição quanto às expectativas sobre os livros contábeis e a saúde financeira de uma organização.
Ao longo do ano fiscal, os registros devem ser mantidos atualizados, o que pode reduzir qualquer tipo de pressão até a proximidade e a chegada do momento da auditoria empresarial.
2. Acompanhamento de padrões contábeis
As normas contábeis, junto aos requisitos legais e regulamentares, são atualizados anualmente. Sendo assim, é importante deixar a equipe financeira e de contabilidade familiarizada com os novos desenvolvimentos de custos, lucros e dividendos, inclusive quanto aos órgãos reguladores.
A partir do momento que uma empresa está devidamente atualizada, isso se reflete na redução de tempo necessário para o rastreamento de dados e fazer as alterações necessárias para cumprir a legislação, os devidos pagamentos de taxas e impostos, de acordo com os regulamentos.
3. Avaliação de mudanças organizacionais
Caso a empresa tenha sido auditada anteriormente, as mudanças em uma situação financeira devem ser levadas em consideração, entre um período e outro.
Há aspectos externos que podem interferir em processos de contabilidade, como a interferência da economia no mercado nacional e internacional, a falta ou excesso de matéria-prima em períodos sazonais, entre outros fatores. Um exemplo disso foram os problemas sofridos na manutenção de aquecedor a gás Komeco.
Mudanças materiais também podem afetar o processo de auditoria, como a implementação de novos projetos, ou mesmo o investimento e apoio por parte governamental, junto a subsídios concedidos para aquecimento da economia e contratação de mão de obra especializada.
Mais ainda, mudanças não-financeiras também devem ser consideradas, como se os sistemas de controle interno e os padrões de contabilidade gerencial foram alterados, a fim de atender a novas normas e modernização na legislação vigente.
4. Aprendizado com erros anteriores
Quando um negócio já passou por uma auditoria empresarial, existe a possibilidade de se revisar as notas e recomendações apontadas em anos anteriores.
As melhorias podem ser implementadas a partir do emprego de adaptações pontuais e, com isso, garantir que os erros do passado não sejam repetidos, tendendo a levar por uma interferência de agentes externos.
5. Desenvolvimento de cronograma
A equipe responsável pela auditoria empresarial de fornecedores de balcão refrigerado pequeno, por exemplo, deve estar preparada, considerando o nicho de atuação e outras especificidades que podem envolver os setores. Para tanto, é possível revisar a lista de requisitos dos auditores, quando esses apresentam algum apontamento que se faz necessário nos livros de contabilidade.
A atribuição de responsabilidade pode ser determinada neste ponto, em que cada item deve ficar sob o comando de uma pessoa capaz e com prazo válido para atendimento aos requerimentos apontados pelo auditor fiscal.
De maneira ideal, é importante planejar a conclusão das tarefas dentro do cronograma desenvolvido junto aos auditores, e assim maximizar a eficiência dentro das especificidades e com garantia de eficiência no resultado final.
6. Organização de informações e dados
Todos os documentos que envolvem a auditoria empresarial, mesmo que seja uma consultoria ambiental para o setor da construção civil, devem ser organizados e preparados para, em seguida, serem submetidos a:
Faturas e contas;
Orçamentos do ano fiscal;
Registros de transações financeiras.
Com tudo isso em mãos, é possível passar a estabelecer um prazo adequado para apresentação de todos os documentos solicitados para o ajuste de contas junto à auditoria empresarial.
Automação de processos de auditoria empresarial
Em determinadas organizações, entre um caso de auditoria empresarial e outro, os processos residem em várias ferramentas de software e documentos. Especificamente, são utilizadas planilhas, quadros de projetos e até mesmo e-mails corporativos.
A coleta de dados de uma organização que desenvolve brindes personalizados para empresas, dentro de uma auditoria empresarial com diferentes ferramentas, demanda um trabalho manual que pode ser cansativo. Ou pior, abre caminho para erros que podem distorcer o relatório final.
Assim, a tecnologia disponibiliza ferramentas de BPM (Business Process Management), ou gestão de processo de negócios, que podem lidar de maneira mais fácil com qualquer número de solicitações, dentro das condições complexas de aprovação.
A equipe responsável pela auditoria empresarial pode criar e automatizar qualquer processo de aprovação, desde que inclua um software personalizado, empregando formulários que estipulam o roteamento de fluxo de trabalho baseado em lógica.
Uma auditoria empresarial se torna mais fácil quando se trabalha em conjunto de profissionais e softwares adequados, promovendo a emissão de relatórios pontuais, disponíveis a qualquer momento com todos os detalhes de um processo contábil.
Ao final de uma auditoria empresarial, o profissional responsável deve emitir um parecer final. Esse documento indica se as informações financeiras fornecidas pela empresa estão ou não livres de distorção relevante. Tudo deve ser devidamente reportado seguindo os princípios da contabilidade, que somente o auditor pode dizer se atendem ou não a tais critérios previamente estabelecidos.
Se estiverem em dia e livres de qualquer erro, o auditor responsável emite uma opinião própria, sem qualquer tipo de ressalvas. Caso contrário, é preciso emitir um aviso de alteração para possíveis ajustes e correções.
O auditor de uma fábrica de válvula de retenção de água, ou mesmo um restaurante que oferece almoço a preço popular por exemplo, em último caso, também pode ter uma opinião modificada, com base em argumentos válidos. Na verdade, se ele se sentir incapaz de realizar uma auditoria completa, por um motivo justificável, pode-se solicitar uma segunda, ou até mesmo uma terceira opinião.
Como última etapa, é preciso ser apresentado um relatório final com uma declaração que afirma que a organização executa a auditoria empresarial.
Os livros contábeis devem ser apresentados de maneira clara e acessível, com todos os pontos validados de acordo com o modelo de auditoria empresarial pela qual a organização passou. Esse relatório final deve ter todas as correções destacadas e ajustes aplicados, dentro das normas da contabilidade, inclusive com orientações para qualquer tipo de discrepância nos números.
Por fim, é preciso apresentar todas as informações estimadas e, portanto, adequadas, e assim permitir que os problemas possam ser corrigidos, ou então evitar qualquer recorrência em uma auditoria empresarial futura.