5 passos para organizar arquivos digitais | TCA
5 passos para organizar arquivos digitais
Um ambiente desorganizado derruba a produtividade de qualquer profissional. A pessoa gasta mais energia para encontrar um documento importante, ou então se perde em distrações e atrasa tarefas urgentes. No longo prazo, isso tende a elevar o estresse.
Só que manter a organização também exige esforço. Não dá para simplesmente adotar algum método japonês e mudar hábitos de um dia para o outro. (Sim, os orientais são mestres em pôr ordem na bagunça, seja com o sistema 5S, seja com os ensinamentos de Marie Kondo.)
Se você chegou a este post, é porque está procurando maneiras de reduzir a baderna em seus arquivos digitais. Bem, vamos combinar desde agora: tudo depende do seu comprometimento, ok? Somente percebe mudança quem de fato decide mudar, mesmo que seja um pouquinho de cada vez.
Dito isso, deixamos algumas sugestões para você tornar sua rotina de trabalho mais leve e eficiente. Vamos lá?
1. Desktop e downloads: áreas de passagem
A área de trabalho (desktop) do computador serve de atalho para você acessar os programas que usa com frequência. Mantenha ali apenas os ícones do Word, do Excel e de demais softwares úteis no dia a dia.
Evite a poluição visual. Tente não sobrecarregar a tela com muitos elementos. Além disso, não salve documentos nesse espaço.
Mesmo os arquivos temporários, usados para uma demanda momentânea, devem ser baixados na pasta de downloads. Aliás, esse é outro "território de passagem". O ideal é dar um destino definitivo ao documento antes mesmo de utilizá-lo.
2. Diretórios: cada coisa em seu lugar
Existem critérios variados para estabelecer uma estrutura de pastas. Por exemplo, você pode reunir as planilhas e os relatórios da empresa dividindo-os por categorias: Financeiro, Administrativo, RH etc.
Dentro do diretório Financeiro, pode haver subpastas classificadas conforme o conteúdo. Ficaria da seguinte maneira: Notas Fiscais, Balanços Contábeis e assim por diante.
O importante é definir uma hierarquia lógica. Desse modo, qualquer colega que precise buscar alguma informação saberá como encontrá-la.
Álbuns de fotos e vídeos costumam ser divididos por ano e por evento. Já as músicas, se você ainda consome mp3, podem ser reunidas por gênero ou por álbum.
Deixe na área de trabalho apenas os atalhos úteis. Foto: Mikaela Shannon, Unsplash
3. Nomes: descrição e objetividade
Jamais atribua um nome genérico ao seu arquivo. O título "tabelanova23.xls" diz quase nada sobre o material em si. Será preciso abrir o Excel só para ver do que se trata.
Digamos que você tenha elaborado uma lista de mercadorias adquiridas para repor o estoque da loja. Nesse caso, um nome mais adequado seria "aquisições-estoque-fevereiro.xls".
Dá para organizar ainda mais se você começar pela data. Dica: use o sistema ano-mês-dia para deixar os documentos sempre em ordem cronológica. Ex.: "2019-02-05-aquisições-estoque-fevereiro.xls".
Também há relatórios, textos informativos e outras peças que passam por várias mudanças antes da finalização. Nessas situações, salve cada alteração num arquivo novo: "relatório-versão01.docx", "relatório-versão02.docx" e por aí vai. Assim não haverá confusão entre o "relatório-versão-final" e o "relatório-versão-final-com-alterações".
4. Triagem: hora da faxina
Documentos digitais não criam poeira, mas ocupam espaço e podem atrapalhar a rotina. Por isso, é necessário conduzir uma limpeza de vez em quando. Que tal tirar uns minutos na sexta-feira e deixar tudo em ordem para a semana seguinte?
Imagens e textos esquecidos na pasta de downloads devem ser renomeados e encaminhados ao diretório correspondente. Já os arquivos duplicados ou que não tenham mais serventia podem ir para a lixeira sem dó.
Dica bônus: ao descarregar fotos de uma máquina, realize uma pré-seleção. Delete as que ficaram tremidas, desfocadas ou com enquadramento ruim. Idem para os vídeos.
5. Nuvem: organização para todos
Uma mente caótica pode ter dificuldade em dar início ao trabalho solitário de organização. Você se encaixa nesse perfil? Então conte com a ajuda de sua equipe.
Sabe como funciona cozinha de escritório, né? Cada colaborador é responsável pela própria louça e todos enxergam quando a pia está suja.
O mesmo acontece com arquivos digitais. Compartilhe pastas na nuvem e permita que mais colegas tenham acesso ao conteúdo. Dessa forma, haverá um esforço coletivo para manter os documentos em seu devido lugar.
No mais, esse sistema facilita o teletrabalho. As tarefas são atualizadas instantaneamente, mesmo quando o profissional está numa viagem de negócios ou em home office. Ou seja, os organogramas fluem sem atrasos.
Essas foram nossas dicas para organizar arquivos digitais. Esperamos que você tenha gostado! Ah, lembre-se de que instabilidade e quedas de conexão também prejudicam a produtividade. Portanto, você deve confiar na qualidade da banda larga.
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