Tudo o que você precisa saber sobre ADF - Administração Financeira - Acom Sistemas
Uma das maiores dificuldades enfrentadas pelas empresas é realizar o bom gerenciamento do setor financeiro. Porém, essa situação pode gerar problemas bastante graves que prejudicam todo o estabelecimento, principalmente por estar diretamente relacionado ao capital do negócio.
Por isso, é muito importante saber administrar corretamente o setor financeiro da empresa, evitando furos no fluxo de caixa e, consequentemente, problemas difíceis de serem solucionados. Além disso, o bom gerenciamento leva a diminuição de custos, o que converge no crescimento empresarial junto ao lucro.
Muitas empresas tem a consciência disso, porém não sabem exatamente como realizar a administração de forma funcional. É válido saber que existem muitos métodos que permitem que essa tarefa seja realizada, porém algumas podem ser mais efetivas do que outras. A mais abrangente e que fornece mais benefícios é o uso de softwares de gestão, conhecidos como o sistema ERP, que integram toda a empresa fornecendo uma visão ampla do negócio e dados concretos para estratégias eficazes.
O que é uma ADF?
ADF (Administração Financeira) é a tarefa de gerenciamento do setor financeiro da empresa. Essa ação é tomada para evitar eventuais problemas relacionados ao caixa da empresa, contendo informações extremamente importantes para saber corretamente como está a situação atual do estabelecimento e não perder datas de pagamentos futuros com o intuito de ficar longe de dívidas.
O fato é que se essa tarefa for mal realizada, de nada adianta a coleta de informações. As dívidas acabam aparecendo em peso e afundando o financeiro da empresa pelo motivo dos altos valores que um furo no fluxo de caixa pode gerar. É muito importante estar atento a toda a movimentação do capital da empresa e levantar os dados relevantes.
Que tipo de informação deve conter numa ADF?
Uma boa prática de ADF precisa revelar informações reais e concretas da movimentação do caixa da empresa, para impedir quaisquer tipos de furo que podem acontecer e revelar possíveis problemas que possam ser resolvidos já no início, evitando complicações futuras.
Veja as informações mais importantes que um relatório de ADF precisa conter, além da criação de estratégias para manter esses mesmos dados de forma com que a empresa se mantenha em constante crescimento:
Contas a receber: esse tópico é essencial que esteja sempre atualizado, pois é aqui que são registradas as entradas da empresa. Sendo assim, é a partir dessa informação que será possível planejar como serão realizadas as distribuições para os próximos tópicos.
Contas a pagar: Tão relevante quanto a primeira, essa informação deve sempre estar em dia, pois se estiver atrasada a consequência é a dívida. É importante ter documentadas todas as contas a pagar, até mesmo para o seu próprio controle em relação a preços de fornecedores, por exemplo.
Bancos: Uma boa administração financeira possui a gestão das contas bancárias da empresa, para poder entender e observar todas as transações realizadas diariamente. Além disso, é importante observar se há empréstimos, qual o capital total da empresa com a soma de todas as contas existentes (caso haja mais de uma) e se não é avistada nenhuma movimentação estranha que possa comprometer o estabelecimento.
Tesouraria e caixa: É muito importante conter essa prática na ADF, pois é nesse momento em que as operações de recebimento e pagamento efetivamente acontecem. Além disso, a tesouraria e caixa mexem com o sistema contábil, que é outro setor bastante importante e que necessita estar sempre atualizado para não gerar problemas na legislação para a empresa.
Como fazer uma ADF?
Realizar a tarefa de administração financeira não é difícil e pode ajudar você a crescer cada vez mais como empresa. Porém, muitos empresários acreditam que a dificuldade dessa prática é grande, pois não conhecem métodos eficazes de realizar ela.
Existem duas principais formas de fazer uma ADF: planilhas e sistemas de gestão. Ambos os formatos podem ser efetivos, porém têm algumas peculiaridades em cada um deles que podem inviabilizar uma ADF realmente funcional. Veja as principais diferenças entre os dois formatos.
Criar uma planilha de gestão financeira é relativamente fácil, pois há empresas que fornecem esses aplicativos de forma gratuita e online (Google Planilhas), enquanto outras agregam um valor na ferramenta (Microsoft Office). Porém, realizar a ADF através desses programas é recomendável apenas para pequenas empresas, pois não trabalham com uma alta demanda de vendas diariamente e não necessitam de uma grande análise.
A prática da ADF com planilhas é totalmente manual, o que pode comprometer as informações constadas na análise, sendo muito mais suscetível a furos, pois há a possibilidade do esquecimento de alguma informação, uma verba mal calculada ou mesmo a perda de algum dado devido a um equívoco.
Além disso, a utilização das planilhas exige tempo e mão de obra, levando a uma diminuição de tempo hábil da empresa. Isso impacta diretamente na produtividade, levando a uma diminuição. Se esse problema é elevado a grandes circunstâncias, pode ser uma situação alarmante para um negócio.
Diferente do uso da planilha, o sistema ERP não foca apenas no financeiro, mas observa a empresa por completo, integrando todos os setores e processos do negócio para entregar uma visão ampla da situação pela qual o estabelecimento está passando. Além disso, possui fácil usabilidade e permite a automação de diversas tarefas, dispensando o uso totalmente manual e fornecendo um maior tempo de produtividade.
O fator de integração do sistema ERP ajuda a entender quais os pagamentos realmente necessários que a sua empresa realiza, ao mesmo tempo em que mostra qual o processo que demanda um maior gasto e os motivos desse acontecimento. Um software de gestão também fornece uso remoto, o que possibilita uma melhor visualização dos dados em qualquer lugar.