O crescente aumento da concorrência vem exigindo que empresas melhorem sua gestão e otimizem seus processos. Nos métodos tradicionais, os processos dependiam de informações que estavam em papéis que eram levados de um lado para o outro, com descontrole, gargalos e desorganização.
O ECM tem o poder de simplificar, descomplicando a administração das informações dentro da organização, utilizando a gestão de documentos e de processos. Embarca conceitos que auxiliam as empresas a melhorarem a gestão de uma forma simplificada, lançando mãos de recursos pré-existentes, incrementando controles personalizados adequados a cada processo. Com o ECM você otimiza o tempo de trabalho de sua equipe para focar em atividades produtivas.
A seguir, relaciono alguns benefícios e vantagens que a empresa obtém com uma ferramenta de ECM:
Sabemos que informação é a força vital de uma empresa. Quando estão mal organizadas, encontrá-las é tarefa árdua. Estudos mostram que 25% do tempo de um recurso é gasto na busca de documentos e informações que, muitas vezes, não são encontradas. O uso de soluções de ECM reduz o tempo de busca de documentos e de informações a alguns segundos.
A ferramenta de ECM contribui na estruturação e organização de sua empresa, garantindo acesso correto e compartilhamento adequado aos documentos e às informações. Dessa forma, concede maior controle nos processos e segurança na distribuição das informações.
Com a facilidade e rapidez no resgate das informações, as tomadas de decisão ganharão agilidade, garantindo que a empresa aproveite oportunidades.
ECONOMIA NO ESPAÇO FÍSICO:
Reduzindo a dependência de papéis e extinguindo sua circulação, os custos associados tenderão a zero e a empresa terá maior espaço físico para ser utilizado com outra finalidade.
MELHOR ESTRUTURAÇÂO DOS PROCESSOS:
Na otimização dos processos eliminam-se gargalos existentes. Com a melhor estruturação dos processos podemos envolver diversas áreas e ações dependentes de agentes internos e externos, como fornecedores e clientes. Sem uma avaliação adequada, muitas vezes não percebemos que rotinas simples ou complexas poderiam ser executadas com muito mais rapidez.
AUTOMATIZAÇÃO DE ATIVIDADES REPETITIVAS:
Implica na redução de tempo gasto com atividades que se repetem, otimizando a utilização dos recursos humanos. Dessa forma, a empresa aplica esforços naquilo que fará a diferença. Por outro lado, a empesa contará com informações precisas, assertivas, e com maior eficiência, pois não mais dependerá de ação manual.
Menos pessoas serão necessárias para execução de determinada tarefa e as tarefas serão cumpridas em menos tempo.
GARANTIA NO CUMPRIMENTO DOS COMPROMISSOS:
Com uma solução de ECM, todas as informações relevantes se tornam disponíveis e de fácil acesso e, consequentemente, haverá uma redução de perdas e custos decorrentes do não cumprimento de obrigações de qualquer natureza