Gestão do Tempo: 6 Ações Poderosas para Aumentar a Produtividade
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DÊ CONTA DA ROTINA SEM ENLOUQUECER
Independente de qual seja a sua função, provavelmente muitas vezes você se encontre sobrecarregado de trabalho. Muitas pessoas reagem ao estresse dessas situações trabalhando em várias tarefas ao mesmo tempo, o que é praticamente o mesmo que não estar trabalhando em nada; ou não priorizam adequadamente seus afazeres e acabam perdendo prazos, prejudicando toda a empresa. Isso significa que você não está fazendo a gestão do tempo.
Como Dar Conta de Todas as Demandas de Forma Saudável?
A resposta para essa pergunta é algo que pode auxiliá-lo(a) imensamente em todos os momentos da sua vida profissional e pessoal: a gestão do tempo. Para gerenciá-lo de maneira eficaz, é preciso muito foco, planejamento, organização e priorização adequada dos afazeres.
Abaixo vamos compartilhar alguns métodos que podem ajudá-lo(a) a priorizar corretamente os afazeres e, consequentemente, administrar melhor o seu tempo:
# Planeje tudo
Faça uma lista de tudo o que você precisa fazer, e lembre-se de que nada é tão pequeno que não precise entrar na lista. Quando suas ações são planejadas, a quantidade de coisas que consegue realizar é incrível! Talvez você possa adotar o hábito de, no final de cada dia, montar a sua agenda para o dia seguinte e visualizar todas as tarefas. Isso ajuda a não esquecer e a organizar todas as atividades.Método ABCDE – A partir da lista, que inclui também suas atividades de rotina, determine as prioridades considerando a seguinte classificação:
Nível A: Tarefas que, se não forem feitas hoje, terão consequências negativas significativas.
Nível B: Tarefas que podem ter uma consequência levemente negativa se não forem concluídas hoje.
Nível C: Tarefas que não terão nenhuma penalidade se não forem concluídas hoje.
Nível D: Tarefas que podem ser delegadas a outros profissionais da empresa.
Nível E: Tarefas que poderiam ser eliminadas.
Comece pelas tarefas que tem maior prioridade e, se constar na sua lista vários itens para cada nível (por exemplo, 6 atividades de nível A), você precisa definir a ordem: A1, A2, etc.
# Comece pela tarefa que mais importa – mesmo que seja a mais difícil.
Esse método consiste em começar o trabalho pela tarefa maior e mais importante. Talvez você esteja adiando essa tarefa por considerá-la difícil, mas a procrastinação pode levá-lo(a) a ter um desempenho menor do que o esperado, principalmente se a tarefa for feita no último instante e, além disso, a concentração em outras atividades pode diminuir, já que a tendência é que você fique pensando nessa tarefa."As coisas mais difíceis muitas vezes são as mais importantes"(Leo Babauta) Concentre-se em afazeres realmente difíceis que você anda evitando: você estará fazendo menos coisas, mas será muito mais eficaz. Seguem abaixo 5 dicas para ajudar você com as tarefas difíceis:1 – DESCUBRA AS SUAS COISAS DIFÍCEIS:Tire um tempo para descobrir quais são as coisas difíceis que você precisa fazer. São necessários apenas alguns minutos para que você possa se concentrar e refletir.2 – TOME UM MOMENTO E COMPROMETA-SE:Escolha uma coisa difícil e comprometa-se para os próximos minutos.Poderia ser uma tentativa de escrita, um treino pesado de curta duração, ou o pagamento de algumas contas. Escolha uma coisa, não todas. Comprometa-se para os próximos 10, 15 ou 25 minutos.3 – LIMPE TUDO:Faça uma lista das tarefas que você precisa fazer depois e, em seguida, feche todas as abas, todas as janelas, todas as notificações. Só você e a tarefa difícil.4 – NÃO SE DEIXE CORRER:Sua mente vai querer fugir da tarefa difícil porque temos a tendência a realizar atividades mais fáceis, confortáveis e talvez até mais agradáveis. Porém, adiar as coisas difíceis, concentrando-se no fácil e agradável pode ter consequências futuras. Portanto, se você perceber a sua mente querendo correr, não corra.5 – APROVEITE:"Levantamento de peso é difícil, mas eu amo isso. Parece que eu sou muito forte, como se eu estivesse realizando algo grande, como se eu pudesse conquistar o mundo". Você pode ter o mesmo tipo de sentimento sobre qualquer tarefa difícil – ao invés de pensar em como é complicado, pense o quão incrível é você poder mover algo tão pesado. E seja grato quando puder.
# Desfrute da sensação de tirar da lista o que já foi finalizado
Quando terminar uma tarefa, desfrute da sensação de tirá-la da lista, o que pode servir de motivação para que você seja cada vez mais produtivo. O que não conseguir terminar, reagende para o dia seguinte.
# Princípio de Pareto:
Também conhecido como a Regra 80/20, significa que 20% do que você faz durante o dia vai produzir 80% do seu resultado. É chocante se você parar para pensar quanto tempo gasta com coisas que não são tão significativas. Identifique os afazeres que são cruciais e comece a focar mais neles!
# Como fazer do e-mail um poderoso aliado:
Um dos meios de comunicação mais antigo e mais utilizado nas organizações pode ser uma poderosa ferramenta de produtividade, mas, se mal utilizado, rapidamente vira vilão. Veja como fazer do e-mail um poderoso aliado, com estas 5 dicas:1 – CONFIGURE FILTROS DE E-MAILMantenha na caixa de entrada somente os e-mails mais importantes e que demandam alguma ação.2 – DESLIGUE-SE DOS NOVOS E-MAILSVerifique seus e-mails "x" vezes por dia, dentro de horários pré-fixados.3 – PARE DE USAR O E-MAIL COMO SUA LISTA DE COISAS A FAZERTenha uma lista real de tarefas e compromissos que precisam ser cumpridos e traga do e-mail para essa lista apenas o que realmente precisa estar nela.4 – LIMPE A CAIXA DE ENTRADA COM FREQUÊNCIAResponda, delete ou arquive.5 – NÃO FAÇA DO E-MAIL SUA ÚNICA OU PRINCIPAL FORMA DE COMUNICAÇÃOOpte por conversas que permitam contato "olho no olho".E como última sugestão de método para obter a produtividade é:
# Desconecte-se para se conectar
Você já se deparou com situações em que a ansiedade toma conta e você não consegue gerir as atividades do seu dia a dia? E, ao final do expediente, acaba com uma sensação de insatisfação e improdutividade, mesmo depois de uma agenda intensa?Pois é… Em um mundo com tantas exigências e uma rotina acelerada, muitas vezes não sabemos como reagir e perdemos tempo com a mente divagando. Porém, praticar a meditação pode trazer melhoras significativas justamente na sua concentração e produtividade, porque ajuda a acalmar a mente, potencializando o foco naquilo que é importante.Através da meditação de "Mindfulness", você irá conseguir manter o foco naquilo que é importante e entender o propósito da atividade que você está realizando no momento. O movimento de estar consciente de onde você está e por que ajudam, inclusive, a diminuir a ansiedade. Praticar essa atenção plena faz com que você deixe de lado os pensamentos e sentimentos externos e todas as distrações e foque na situação presente. Durante o processo de organização das suas atividades, por exemplo, garanta que todo o seu esforço e foco esteja voltado para isso. Elimine tudo que possa tirar sua concentração e preste atenção a todos os processos da execução da tarefa.
Referências: http://www.dummies.com/how-to/content/how-to-manage-time-by-prioritizing-daily-tasks.html http://smallbusiness.foxbusiness.com/entrepreneurs/2013/12/16/expert-time-management-tips-for-busy-entrepreneurs/