Postado por Mobilit em 21/11/2017 08:30
1 – Conheça os seus ativos de TI
Antes de tudo, você precisa saber o que sua empresa possui, para poder controlar futuramente. Os ativos devem incluir os dispositivos móveis e linhas utilizadas para o trabalho.
É importante ter uma ferramenta (software) para rastrear e atualizar os ativos (que estão sempre em mudança), assim como alguém capacitado para operá-la.
2 – Assegure-se de que os custos serão otimizados para cada colaborador
Os ativos de TI têm uma variedade de custos associados, de acordo com a sua utilização dentro da empresa.
Portanto é essencial saber como cada usuário usa seus dispositivos, para que a melhor cobertura possa ser adequada às necessidades individuais.
Por exemplo, alguns setores precisam fazer ligações sem limites, enquanto alguns irão utilizar Roaming de internet móvel.
Certamente não devemos pagar por algo que não é utilizado, ou pagar em excesso por tarifas que extrapolam o escopo.
3 – Procure por serviços que não estão sendo utilizados
Como o título já diz, você deve pesquisar o que está sendo pago e não utilizado. Você pode se surpreender com o quão comumente isso ocorre nas empresas.
Acontece que geralmente os usuários não sabem que estão recebendo serviços extras, e, portanto, não fazem nada a respeito. Desta forma, a responsabilidade de encontrar tais "furos" fica a encargo do TI, pois serviços inutilizados significam gastos desnecessários, que poderiam ser realocados para outras áreas importantes.
4 – Contratações de serviços não autorizadas
Alguns colaboradores adquirem planos e aplicações sem autorização para fazê-lo. Isso não é necessariamente má fé, e sim a prova de uma governança fraca, que não possui uma política sobre permissões e utilização.
Estabeleça quem será o seu contato direto com as operadoras, o responsável pelas aquisições de produtos e mudanças nos planos e pacotes corporativos.
A transparência se define pela noção de quanto se gasta e o que está em uso. Ao criarmos uma cultura desta forma, todo colaborador saberá o impacto das despesas de telecom sobre o orçamento.
Isso cria uma nova perspectiva de visibilidade, que irá direcionar esforços para a redução de custos, já que a responsabilidade agora é de todos.
6 – Tenha um método de identificar desperdícios ANTES que eles aconteçam
Prevenir é sempre o melhor remédio, e além de fazer a diferença no final do mês, oferece a possibilidade de reinvestimento imediato.
A melhor maneira de prever custos é através de uma ferramenta adequada, como um software específico para gestão de telecom, que irá prever seus gostos e manter o orçamento sob controle.
7 – Automatize processos e economize tempo e dinheiro
Identifique quais processos podem ser automatizados em sua empresa, como por exemplo o processo eletrônico de faturas ou o rateio de despesas. Quanto mais puder automatizar sem a intervenção humana, mais tempo terá para suas outras funções.
1. Conheça seus ativos
2. Tenha planos e pacotes adequados para cada setor
3. Saiba quais serviços estão subutilizados e tome providências rapidamente
4. Padronize a contratação de serviços
5. Torne seus colabores responsáveis pelos seus gastos
6. Tenha ferramentas para prever custos
7. Automatize o máximo de processos que conseguir
Esses passos certamente levarão ao sucesso, se forem conduzidos com competência. Não hesite em procurar ajuda especializada, caso encontre dificuldades ou complexidades pelo caminho.