Gestão de frotas: Segredos para não errar e indicadores de sucesso - expologistica.com.br
Gestão de frotas: Segredos para não errar e indicadores de sucesso
Publicado por Crislei em 14/05/2019 14/05/2019
Neste artigo, iremos falar sobre gestão de frotas e seu impacto positivo na melhora dos serviços prestados por uma organização e quais as melhores práticas para o sucesso na administração e veículos.
Após realizar um estudo para qual a melhor forma de administrar a frota de veículos de empresa, é possível perceber melhoras na redução de gastos com combustível, redução com gastos com pneus, diminuição no tempo esperado para realizar manutenções, automatização de processos internos e externos, citando alguns exemplos mais comuns.
Para obter sucesso na administração da frota de determinada empresa, é necessário utilizar indicadores de sucesso, como o KPI (Key Performance Indicator). Através de indicadores, o gestor da empresa será capaz de nortear melhor suas decisões, renovar frotas, além de ter uma maior preocupação com o treinamento de seus colaboradores. Com a adoção de indicadores, é possível realizar projeções sobre possíveis resultados, avaliar quais setores precisam de maior atenção dentro da organização, onde existem fraquezas e ameaças, entre prever possíveis adversidades e propor soluções.
Os indicadores mais importantes na gestão de frotas são: gastos com combustível, custos com manutenção, incidência de multas e sinistralidade (responsável por avaliar o custo com acidentes e danos causados aos veículos da frota). Detalharemos mais sobre estes indicadores até o final deste artigo.
Gestão de frotas: por onde começar
Dentro da Logística, a gestão de frotas é o gerenciamento de veículos utilizados, responsáveis pelo correto transporte de pessoas, bens perecíveis, bens não perecíveis, entre diversos tipos de mercadorias. Dentro deste cenário, existem diversos componentes que operam simultaneamente para serem eficientes, e obterem melhores resultados. Dentro dessa tomada de decisões, é necessário avaliar a melhor forma de transportar bens físicos dentro de uma rede de negócios.
Precisa-se levar em conta os diversos componentes desse tipo de administração, como a manutenção e renovação de veículos, detalhamento de equipamentos utilizados, despesas, roteirização, citando alguns dos mais importantes. Sabendo disso, é necessário que haja diálogo com outros departamentos da empresa, como o setor de marketing, que avalia a satisfação do cliente final, o setor financeiro, responsável por administrar e fazer o balanço geral dos gastos necessários nessa operação, e pelo setor de produção, talvez o mais impactado por se tratar do manufaturador da mercadoria transportada.
Gestão de frotas: passos essenciais para o sucesso
Para obter melhores resultados com a administração das frotas, dentro de uma organização, é preciso utilizar indicadores de sucesso, como mencionado no começo deste artigo. Além destes, existem tecnologias responsáveis por acompanhar o funcionamento do maquinário interno dos veículos, como a telemetria. Esta tecnologia é responsável por enviar remotamente, dados sobre consumo de combustível, quilometragem rodada, localização do veículo, trajeto percorrido, carga horária expedida pelo motorista, análise e verificação de erros, desempenho do motor. Essas informações são enviadas por uma rede sem fios.
Feita a coleta destes dados, o gestor da organização terá como economizar em gastos com combustível, ao analisar quais percursos são mais eficazes para o motorista trafegar, gastando menos tempo e gasolina. Esse tipo de estudo se chama Direção Econômica, que ocorre quando o motorista realiza o trajeto menos custoso financeiramente, para este e para a prestadora de serviço. Saindo nessa análise de gastos da gestão de frotas, o gestor terá também o histórico de problemas apresentados pelo maquinário do caminhão, o que permite avaliar quando será a hora certa de trocar o veículo, evitando assim que ocorram acidentes, ou prejuízos para todos os envolvidos nessa rede.
Levando em consideração os pontos apresentados, todas as partes envolvidas no processo de gestão possuem a ganhar, em termos de diminuição de gastos, melhoria no serviço prestado, e melhora na qualidade do trabalho prestado por todos os colaboradores da organização. Nas linhas a seguir, indicaremos os 4 passos essenciais para o eficiente planejamento de frotas, seguindo estes passos, a sua gerência de frotas terá tudo para ser bem-sucedida.
Passo 1: levantamento de custos e necessidades
Para optar por qual tipo de frota é a mais aconselhada para determinada organização, é necessário pesar fatores como: caixa financeiro disponível para ser utilizado com a administração de frotas, a burocracia envolvida com a regulamentação de ambos os tipos de frota, verificar a procedência dos veículos utilizados, se estão em bom estão ou não, avaliar se os veículos terão o logotipo da organização para promover a marca, pois isso acarreta mais custos, se será utilizada uma frota interna ou terceirizada.
Ao possuir uma rede de frotas internas, a organização tem muito mais controle sobre o serviço prestado, custos e despesas com manutenção, maior possibilidade de customização da aparência externa dos veículos, possibilitando a divulgação da marca, citando alguns pontos. Já a frota terceirizada, permite que a empresa tenha uma decaída no número de despesas. Levando em conta as duas opções, a empresa que precisa decidir qual escolher, precisa estudar qual método de gestão de frotas será mais eficaz naquele contexto. Ter a frota própria permite maior controle nas operações, e maior monitoramento sobre o serviço realizado. Já a operação terceirizada permite que a gestão de frotas seja menos custosa, e com menor necessidade de controle sobre as operações.
Frota interna – características e vantagens
A gestão de frotas interna tem liberdade para escolher qual trajeto escolher para realizar suas entregas, redução de custos por não utilizar o frete tabelado, maior flexibilidade sobre a forma como é entregue a mercadoria, rápida resolução de problemas, total controle sobre a frota, existência de um canal de comunicação com o consumidor final, que seja mais próximo e mais eficiente, por exemplo. Porém, mesmo com a redução com custos com frete tabelado, a organização gastará com a gestão da frota ao ter um maior número de funcionários, maior despesa com os veículos, com a manutenção, treinamento de seus colaboradores, seguros, entre diversos outros componentes igualmente importantes. A aparência externa dos veículos utilizados, é utilizada como forma de promover a marca de sua prestadora de serviços.
Frota terceirizada – características e vantagens
Existe a frota terceirizada apenas de veículos, e a frota terceirizada de veículos e motoristas. Nesse tipo de gestão de frotas, a empresa também tem controle sobre a escala e o custo do transporte. Outros pontos positivos são: baixo custo com manutenção, estimativa dos gastos com operacionalização, a mudança de responsabilidade sobre os eventuais problemas, que passa a ser externa, e a redução no investimento inicial. Porém, em questões que envolvam mudanças de escolhas do gestor da companhia, esta escolha pode se mostrar mais burocrática, pois o gestor terá menos poder de escolha e ação sobre o modo como o serviço é prestado. Para empresas que utilizem de caminhões com a parte externa customizada para divulgar seu produto ou serviço, a frota terceirizada deixa a desejar. Esta costuma ter seus caminhões mais padronizados, sem ter qualquer tipo de identificação na parte externa.
Passo 2: Planejamento e Preparação
Realizar o planejamento minucioso é fundamental para o início de qualquer logística de frotas, que vão desde a roteirização dos trajetos até o uso dos equipamentos e mão de obra para cada operação. A seguir, são abordadas algumas ações importantes que devem ser tomadas na preparação da implementação do gerenciamento de frotas.
Ao realizar a gestão de frotas dentro de uma organização, é preciso prestar atenção em determinados pontos: a mão de obra contratada deve estar apta para realizar o serviço, é necessário implementar indicadores para monitorar o desempenho da frota, ter uma forma de administrar ocorrências registradas, ter um cronograma das atividades a serem realizadas, fazer a avaliação mensal dos resultados, ter o registro dos gastos e procurar estudar formas de reduzi-los, e gerenciar e organizar documentos importantes.
Ter o corpo de colaboradores qualificado, é uma forma de otimizar e aperfeiçoar o trabalho realizado, além de também reduzir custos para a empresa, por ter uma baixa incidência de erros cometidos por falta de preparo. Para isso, é necessário que haja investimento em treinamentos adequados para a equipe.
Para monitorar a forma como a gestão de frotas está sendo realizado, é preciso mais uma vez, ressaltar a importância de empregar o sistema KPI. Estas métricas facilitam a organização dos dados coletados, e de quais precisam de mais estudo e análise. Tendo a relação de manutenção dos veículos, etapa importante dentro deste sistema, será possível avaliar quando será necessário renovar a frota, para evitar que possíveis acidentes ocorram.
Na gestão de frotas, qualquer desvio do percurso, ocasionado por alguma falha ou acidente, deve ser registrado. Isso demonstra qual operação precisa de maior atenção, por estar deficitária de manutenção, ou de melhor treinamento.
Dentro da gestão de frotas, é preciso detalhar o que é necessário ser feito, pois tempo é um dos recursos mais importantes. Registrando todas as atividades que precisam ser feitas, todos os colaboradores de uma organização serão capazes de trabalhar de forma coletiva, para otimizar o tempo gasto para resolver pendências. Isso facilita a retirada do papel de projetos que, muitas vezes, acabam sendo postergados, por faltar tempo para sua realização, tempo esse que acaba sendo investido em tentar solucionar problemas que acabam sendo acumulados.
A avaliação mensal de resultados é uma ótima forma de avaliar se a empresa está precisando de mudança em algum setor, se suas métricas de desempenho estão sendo realmente efetivas, para saber o que o cliente realmente deseja daquela companhia, às suas expectativas e sugestões, quais são os investimentos viáveis e quais são de risco.
Tendo uma planilha com os gastos mensais da organização, permite avaliar onde está trazendo prejuízo para a organização, quão bem está sendo investido o dinheiro e qual é a taxa de retorno do valor despendido com determinados setores.
Antes de finalizar, é preciso ressaltar que, para a gestão de frotas ser bem sucedida, é preciso ter o registro e devido arquivamento de papéis importantes. Isso evita que, ocorram situações em que envolvam duas partes e a veracidade das informações de uma destas seja contestada, por falta de formas como provar. Isso também significa monitorar quando algum dos motoristas é multado por cometer alguma infração no trânsito. Essa também é uma forma de reduzir custos, dentro da organização de gestão de frotas.
Para implementar um sistema de gestão de frotas, é preciso estudar as principais necessidades dentro da organização. Isso significa analisar quais são as necessidades desta empresa, de forma individual, como o seu tamanho, número de colaboradores, quantidades de veículos, tempo utilizado para realizar o trabalho, e se a carga é entregue de forma apropriado ou não. Depois disso, é preciso escolher qual sistema de gestão de frotas é recomendado para esta situação. Para isso, é importante a possibilidade de flexibilização deste sistema, para se adequar às necessidades apresentadas pela organização. Agora, a implantação pode ser realizada de forma rápida ou em cascata. De forma rápida, significa que os veículos serão monitorados, e que terá uma forma de acompanhar através de programas de computador utilizados para esses fins. No método cascáta, cada etapa é codependente da anterior. Só é possível prosseguir, se a etapa anterior tiver sido concluída.
Todos esses fatores mencionados dependem do correto treinamento do corpo de colaboradores. Isso diminuirá a ocorrência de erros cometidos na gestão de frotas, além de diminuir o número de dúvidas de todos os envolvidos nessa etapa. Depois de terem sido aplicados, esses procedimentos precisam ser acompanhados para poder verificar se a gestão de frotas está sendo eficaz no que se propõe. Isso possibilitará e facilitará as constantes melhoras dentro do funcionamento da organização.
Monitoramento é sinônimo de controle do nível de desempenho, dentro da gestão de frotas. Este desempenho refere-se ao comportamento do motorista, a forma como o veículo utilizado está, se possui algum tipo de falha, informações sobre a viagem percorrida, sendo a forma utilizada pelas empresas para poder gerenciar os seus veículos. Este processo é realizado, utilizando tecnologia de monitoramento para acompanhar gastos, prazos, quilometragem rodada, e muitos outros elementos. Todo esse monitoramento e rastreamento é realizado utilizando tecnologia que envia sinais por satélite, ou por celular. Como dito anteriormente, o monitoramento da gestão de frotas permite a redução no gasto despendido com eventuais imprevistos. Monitorar os processos significa estudar quais caminhões estão com defeito, e qual é o momento ideal para ser trocado.
O monitoramento bem empregado significa a melhora no serviço realizado. Isso irá melhorar o relacionamento com seus clientes, que passarão a avaliar melhor este serviço.
Até mesmo a velocidade que o motorista dirige é monitorada através desse tipo de tecnologia. Isso ajuda a definir um possível limite de velocidade, para evitar que ocorram acidentes, e aplicar punições em quem infrinja.
Por tudo que foi mencionado neste parágrafo, é importante ter o acompanhamento constante dos veículos e de seu correto funcionamento.
Quais indicadores são importantes na gestão de frotas
Os indicadores mais importantes são os KPIs. Através dos cálculos diários, mensais e anuais, é possível realizar um comparativo, e assim fazer o levantamento do crescimento ou diminuição do lucro. É possível estipular metas e, a partir delas, avaliar se melhoras ou pioras no rendimento da organização. Além destes, existem outros parâmetros: indicadores de prazos, de qualidade do serviço realizado e de custos.
O gasto despendido com manutenção pode ser medido de forma individual, estudando o quanto cada motorista gasta com veículo e manutenção. Sempre é importante realizar o monitoramento dos veículos, para verificar se estão em condições de continuarem operando ou não.
O gasto com combustível acaba pesando muito, tanto para a organização quanto para o motorista que está realizando este trabalho. Por isso, é importante estudar rotas mais curtas, e que economizem combustível, além de buscar realizar parcerias com fornecedores mais baratos.
A empresa precisa estar sempre aberta para ouvir comentários construtivos de seus clientes. Receber esse feedback ajuda no processo de melhoria do serviço realizado, além de possibilitar entender quais são as expectativas de seus consumidores, para com seu serviço.
Em caso de roubos e furtos de mercadorias, é muito importante ter o balanço dessas ocorrências. Tendo o registro do local e do horário onde tal evento ocorreu, facilita identificar lugares a serem evitados, para evitar que esse tipo de situação ocorra mais vezes.
Por último, utilize as multas geradas pelos motoristas, para tentar entender qual é o custo anual com esse tipo de evento. Com isso, também é importante que haja workshops para conscientizar os motoristas, com a intenção de evitar que mais acidentes assim ocorram.
Gestão de frotas: considerações finais
Neste artigo, foi possível avaliar todos os pontos importantes para realizar uma administração de frotas que seja eficaz. É necessário a implantação de indicadores, para poder avaliar como o serviço está sendo realizado, quais setores estão apresentando melhora, e quais estão mostrando melhoras. Diante disso, é possível realizar balanços sazonalmente, e buscar reduzir custos em setores que é possível trabalhar de forma diferenciada. Citando um exemplo, é o caso de aplicar rotas alternativas, para gastar menos combustível e realizar entregas em tempo mais curto.
Através de ferramentas de monitoração, seja por via satélite, ou por celular, existem formas de saber exatamente quantas horas um motorista utiliza para realizar seu trabalho, saber se um caminhão precisa ser substituído para não se tornar um transtorno futuramente, acompanhar o tempo despendido para efetuar um entrega, entre outros aspectos que este tipo de tecnologia cobre. Através dessas propostas, o nível de do trabalho realizado pelos colaboradores irá melhorar, ocasionando na melhora no relacionamento com seus clientes.
Analisando tudo que foi mencionado, é possível avaliar todos os componentes importantes na hora de decidir a forma como a gestão de frotas pode ser aplicada em determinada organização, levando em consideração seus pontos positivos e seus pontos deficitários.
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