A importância do e-mail profissional na comunicação empresarial e no universo odontológico | Blog Ideal Odonto
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Publicado: 12 de agosto de 2020 | Por: Ideal Odonto | Atualizado: 29 de outubro de 2020
O uso da comunicação profissional por e-mail está no centro de sua vida empresarial? Você acha que o e-mail está morto ou apenas mudando? Tem havido muita turbulência no que diz respeito ao e-mail e seu uso, desde o surgimento das mensagens instantâneas.
Neste artigo, vamos explorar a importância do e-mail para fins comerciais e provar que o e-mail não morreu. Além de estar vivo, agora é usado como uma forma primária de comunicação no mundo dos negócios e em especial no segmento odontológico.
Importância da correspondência por e-mail profissional
O canal de e-mail ainda é uma das melhores coisas da Internet. Por quê? Primeiro, devemos considerar alguns fatos do e-mail. Pesquisa do Statista mostra que atualmente existem cerca de 4 bilhões de usuários de e-mail e esse número está prestes a crescer para cerca de 4,48 bilhões em 2024.
As pessoas preferem e-mail para comunicação empresarial porque você pode acessá-lo facilmente em seu telefone móvel. É mais fácil e eles têm a sensação de que são mais flexíveis durante o dia. Além disso, a 99 firms relata que 85% dos usuários checam seus e-mails em um smartphone.
E não dá para ficar usando um email corporativo na época atual @yahoo.com.br ou ainda @gmail.com, não é verdade?
Neste artigo vamos muito além do que somente a parte técnica de endereço, vamos falar de comunicação empresarial para aplicar em seu consultório, mas ter um email personalizado corporativo é essencial para começarmos. E você pode consultar neste artigo qual o melhor email profissional gratuito.
Portanto, o e-mail veio para ficar e não vai a lugar nenhum tão cedo. De acordo com as estatísticas, o e-mail ainda é a forma dominante de comunicação no mundo dos negócios.
O mercado de email móvel apresentou forte crescimento no ano passado, uma tendência que deve continuar.
O acesso em qualquer lugar se tornou um recurso comum para todos os usuários, que agora acessam seus e-mails de vários dispositivos, a qualquer hora e de qualquer local.
Email é ótimo como canal de suporte
Em contraste com a crença popular, o e-mail é, na verdade, uma tremenda plataforma aberta. Com a explosão de novos sistemas de comunicação, muitos presumiram que ele diminuirá, mas isso não pode estar mais errado.
O Email não pode ser morto, pois representa um modelo diferente dos ecossistemas fechados que vemos proliferando em nossos computadores e dispositivos. É como uma barata rastejando pela internet, de uma forma positiva. Devido a todas as mudanças que ocorrem ao seu redor, sua experiência geral também foi transformada. O e-mail não está morrendo, agora está desconectado.
E-mail como a melhor coisa na Internet
Por ter se desenvolvido no início da história da Internet comercial, o e-mail é uma ótima estrutura de suporte para muitas outras coisas. Além disso, ainda é a base sobre a qual a Internet é construída. Antes que o Facebook se tornasse uma verdadeira alternativa para verificar a identidade de uma pessoa na web, um endereço de e-mail válido era a principal porta de acesso a qualquer serviço online. Por exemplo, se você deseja verificar uma conta bancária – você precisa fazer isso por e-mail.
E quanto a outros serviços, como Amazon ou fóruns? Tudo requer um endereço de e-mail válido. Continua a ser o principal canal de comunicação empresarial e social direta na Internet. Portanto, a comunicação profissional por email é necessária.
O e-mail também é um serviço digital de entrega de pacotes. A chave para sua produtividade é a capacidade de anexar arquivos à sua mensagem de e-mail. Você consegue imaginar a Internet sem a capacidade de anexar documentos a uma conversa?
O e-mail está longe de ser o meio ideal de transmissão e armazenamento, mas ainda é o canal principal para a comunicação empresarial.
Ele também se tornou muito mais inteligente e fácil de usar, mantendo a ubiquidade e a interoperabilidade. Essas coisas são úteis quando você está tentando escrever um e-mail comercial.
Não há necessidade de promover o e-mail como produto.
7 perguntas a fazer a si mesmo antes de enviar um e-mail
Antes de enviar um e-mail profissional, aqui estão algumas perguntas que você deve se fazer primeiro:
A mensagem é adequada para e-mail?
Qual é o propósito de enviar este e-mail?
A formalidade e o estilo da minha escrita atendem às expectativas do meu público?
Usei gramática e pontuação corretas?
A mensagem é fácil de ler?
Eu destaquei as datas no texto?
Forneci contexto suficiente para que meu público entenda facilmente a mensagem?
3 Melhores Práticas de Email Profissional
Linhas de assunto poderosas
Evite linhas de assunto como Olá e, em vez disso, tente deixar o assunto claro. Essas linhas não são informativas, portanto, não dão ao leitor a ideia de quão importante é a sua mensagem. Portanto, tente ser específico se quiser obter uma resposta.
Além disso, para mensagens que incluem reuniões, tente colocar uma data na linha de assunto para que as pessoas possam ver imediatamente quando a reunião está acontecendo.
As mensagens precisam ser claras e concisas para que as pessoas possam entendê-las facilmente. Portanto, mantenha suas frases curtas e diretas. Além disso, o corpo do e-mail deve ser direto e informativo, pois deve conter todas as informações pertinentes.
Como disse a Mind Tools:"As mensagens que você envia são um reflexo do seu próprio profissionalismo, valores e atenção aos detalhes, portanto, um certo nível de formalidade é necessário."
Portanto, evite gírias, linguagem informal, abreviações inadequadas e jargões. Evite emoticons com pessoas que você não conhece bem. Você pode fazer seu próprio conjunto de emoticons, mas certifique-se de já ter conversado com essas pessoas.
Se você quiser saber mais sobre emoticons e quais benefícios eles podem oferecer ao seu negócio, verifique nossa postagem no blog: Emojis em Comunicação Empresarial.
Em seguida, dependendo da situação, feche a mensagem com "Atenciosamente". Além disso, visto que falta comunicação face a face neste tipo de comunicação, esteja ciente de que pode acontecer a escolha errada de palavras. A pontuação ou a capitalização podem ser mal interpretadas sem pistas visuais e auditivas.
Em geral, o e-mail é compatível com dispositivos móveis e funciona perfeitamente nos dispositivos. Muitas empresas se esforçam para conseguir exatamente isso. Se olharmos para mensagens de e-mail antigas, podemos ver que eles estão fazendo isso sem esforço. O e-mail é um passo à frente para uma web menos comercial e menos centralizada. O melhor é que ainda é o canal de comunicação mais forte do mundo dos negócios e provavelmente nunca deixará de ser.
Tendências de e-mail em 2021
2019 foi tudo sobre personalização e essa tendência definitivamente vai ficar. Uma mensagem personalizada tem uma taxa de conversão muito maior, muito mais será explorado e implementado este ano também.
Além da personalização, existem mais duas tendências, que se desenvolverão ainda mais – interatividade e otimização para celulares. E-mails interativos tendem a ser mais divertidos e, portanto, mais propensos a serem lidos. E com o aumento do uso de telefones celulares em todo o mundo, otimizar e-mails para telefones se tornou uma obrigação.
Quanto às novas tendências em 2021, o surgimento de chatbots e IA é inevitável. Os chatbots podem contribuir para uma melhor satisfação do cliente, uma maior porcentagem de engajamento e uma melhor experiência geral do usuário.
A tecnologia de voz está se tornando cada vez mais popular, assim como o uso de mídias sociais, e é por isso que muitas empresas já integram suas estratégias de email e marketing em mídias sociais.
Com novas formas de comunicação surgindo todos os dias, o e-mail pode ser considerado supérfluo ou talvez até antiquado. Mas definitivamente não será esquecido tão cedo.
Os serviços de e-mail estão fazendo o possível para ajustar o e-mail ao ritmo acelerado de hoje com melhorias contínuas de filtros de spam, plataformas fáceis de usar, possibilidades de categorizar e priorizar suas mensagens, mesmo com "capacidade de resposta preditiva", tudo para atender a sua necessidades de uma comunicação rápida e eficaz.
E eles ainda estão tendo sucesso em desempenhar um papel vital na vida comercial de muitos usuários em todo o mundo.