O que é diligenciamento e sua importância no gerenciamento de projetos
Publicado em 09/01/2017 Atualizado em 21/10/2021
O desafio de reduzir os gastos em projetos é um assunto frequente nas empresas. Por isso, costuma-se dizer que o que as organizações realmente querem é uma "redução a todo custo". Décadas de experiência mostraram às empresas que há uma grande variedade de meios para diminuir os custos na hora da execução de um item de um projeto.
No entanto, para que exista uma redução significativa, é preciso considerar métodos já no planejamento. O diligenciamento no gerenciamento de projetos é uma ferramenta utilizada pelas organizações que tem trazido resultados muito satisfatórios. Com ele, é possível otimizar a produção, focando nos prazos e na redução de custos.
Afinal, por mais que uma empresa registre altos ganhos, sabemos como os gastos excessivos podem comprometer qualquer orçamento. Exemplo disso são as grandes companhias que acabam fechando por conta dessa ausência de planejamento e acompanhamento dos valores que devem ser gastos.
Quer saber mais sobre diligenciamento no gerenciamento de projetos? Então leia mais para entender como funciona esse processo.
O que é diligenciamento?
É uma prática, feita por um cliente, que consiste na visita, que pode ser periódica, ao fabricante contratado para realizar uma etapa do processo de produção. Isso é feito para que ele esteja a par do andamento do projeto, de modo que verifique se as ações do fabricante estão de acordo com o cronograma estabelecido previamente entre ele e o fornecedor.
O profissional que realiza o diligenciamento pode ser terceirizado ou contratado. Seu trabalho, em certos casos, é feito por meio de telefonemas. Quando há visitas técnicas, ele realizará análises da infraestrutura, avaliando o produto e/ou equipamentos do fabricante. É uma tarefa essencial para manter o controle sobre prazos e qualidade de projetos.
Ou seja, o objetivo é manter a produção enquadrada não só nos padrões de qualidade da empresa contratante, como também no prazo estipulado e nas especificações técnicas do produto.
É uma maneira de garantir que todas as etapas do processo estão sendo seguidas de acordo com o que foi planejado. Porém, muitas pessoas podem se questionar como essa atividade pode impactar preços e consumidores.
A resposta é simples: muitas vezes, os gastos excessivos podem estar presente desde o início da produção, em detalhes que não estão sendo verificados pelos responsáveis.
Sendo assim, em sequência, as demais etapas do processo também serão atingidas por esse erro, e o consumidor, que está na outra ponta, acaba pagando um preço elevado, com o aumento do item ou material.
Por isso, é fundamental que exista esse acompanhamento de perto, para evitar que os consumidores fujam de um produto que está acima da média. É claro que não podemos esquecer o preço que a empresa acaba pagando, afinal, se os clientes deixarem de consumir, esse acréscimo na conta será pago unicamente pelos donos, fator capaz de gerar muitos prejuízos.
Portanto, o trabalho de diligenciamento se inicia logo na negociação comercial. Isso porque os problemas que surgem no andamento do projeto – como prazos estipulados de maneira errada – não poderão ser solucionados durante a fabricação do produto. Trata-se de uma tarefa essencial, porque muitas vezes os fabricantes trabalham acima da capacidade de produção e acabam negociando prazos irrealizáveis.
Já foi possível perceber o quanto essa atividade pode ser essencial para assegurar a sobrevivência de muitas parcerias e empresas, não é mesmo?
Para que o diligenciamento serve?
O diligenciamento no gerenciamento de projetos é um fator primordial. Através dele as empresas conseguem mensurar o status de uma produção. Isso significa que há uma redução de erros e de custos, por meio da antecipação. Ele é simplesmente um dos fatores de sucesso das empresas. Se as organizações não possuem informações sobre sua área de abrangência, as consequências podem ser desastrosas.
O diligenciamento garante que as informações obtidas sejam atualizadas e precisas. Quando a coleta de dados é feita no tempo correto, a empresa poderá se antecipar em decisões que estão diretamente ligadas ao lucro.
Vamos ter como exemplo uma loja que possui a própria marca de vestuário. Ao utilizar o diligenciamento, será possível ter um plano definido de quando será realizado cada lançamento, os materiais necessários e todas as etapas que fazem parte desse processo.
Contar com essa solução auxilia na tomada de decisão e faz com que essa organização deixe de gastar dinheiro com coisas desnecessárias, como um tecido que não foi aprovado ou uma modelagem que não está em alta.
Ao avaliar os dados que são coletados desde o momento da produção, fica fácil compreender quais os valores que precisam ser cobrados e como a empresa está financeiramente.
Afinal, qual é o empreendedor que não deseja ter uma prévia do seu negócio e como está a saúde financeira da instituição?
Mas lembre-se: tão importante quanto esses números é a certeza de que os dados são transparentes, ou seja, que estão retratando o momento exato da sua companhia!
Diligenciar é coletar informações e materiais essenciais para compreender o andamento de um processo de fabricação. Além disso, o profissional encarregado faz uma análise profunda para saber se há riscos de atrasos na entrega. Em razão disso, um profissional experiente sabe os motivos comuns que geram atrasos e acarretam multas contratuais.
O diligenciamento no gerenciamento de projetos é muito útil para aumentar o lucro. As empresas podem tomar decisões rápidas e precisas, pois obtiveram muitas informações de qualidade de maneira veloz. A partir disso, elas conseguem reduzir significativamente o valor despendido na produção.
Acredite, é por meio dessa solução que você será capaz de prever o que pode dar certo ou errado, além de escapar de projetos que podem não ser tão lucrativos.
Portanto, contar com um profissional preparado no assunto ou uma consultoria sobre o tema pode fazer a diferença nos lucros que a sua empresa está apresentando.
Poucos empreendedores param para pensar, mas as dificuldades com valores podem estar agregadas com atividades simples do dia a dia, mas que passam despercebidas.
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