DICAS PARA REUNIÕES MAIS PRODUTIVAS E OBJETIVAS | PRhosper - Previdência Rhodia
DICAS PARA REUNIÕES MAIS PRODUTIVAS E OBJETIVAS
Atenção, liguem as câmeras que a reunião vai começar. E vai ser um sucesso, sim! ⠀
Em tempos de pandemia e home office, manter a produtividade das reuniões é um grande desafio, já que elas têm acontecido com mais frequência, devido ao próprio distanciamento.
Para lhe ajudar a não deixar a equipe desanimar e elevar o índice de produtividade, trazemos algumas dicas altamente funcionais que Steven Rogelberg, autor de "The surprising science of meetings: how you can lead your team to peak performance", compartilhou com o jornal HuffPost.
Abra um canal de comunicação acessível para todos: devido ao distanciamento é importante que todos os membros da equipe possam ter um canal coletivo, que pode ser um grupo de WhatsApp ou um chat em que possam enviar mensagens privadas para manterem a sinergia e a proximidade.
Mantenha uma agenda compartilhada: para que as reuniões possam ser programadas no melhor horário para todos os convocados, ter uma agenda compartilhada atualizada e acessível a todos é fundamental.
Avalie a necessidade da reunião: uma reunião tem que ser importante para os interesses da empresa e para o trabalho de todos os participantes. Então avalie a real necessidade da convocação de uma reunião para tratar de um assunto específico.
Fique atento aos sinais: o comportamento das pessoas durante uma reunião pode dizer muito sobre ela. Por exemplo, se elas estiverem distraídas, rabiscando papel, mexendo no celular ou distraídos, pode ser que não estejam sendo bem dirigidas.
Engaje, dê a vez, compartilhe: uma reunião é boa quando traz soluções para todos. Então prepare a reunião engajando as pessoas-chave que poderão resolver as questões que serão levantadas. Convide-as para exporem suas soluções e depois compartilhe-as com todos, por meio de uma ata.
Para avisar não é necessário reunir: pense sempre na função da reunião. Se a questão for dar um comunicado, poupe o tempo das pessoas que seriam convocadas enviando um e-mail.
Dedique-se ao planejamento: uma reunião que começa com uma pauta é mais dinâmica e menos cansativa. Promover reuniões com tempos mais curtos é altamente produtivo, pois evita que se perca o foco. Porém, seja compreensivo quando surgirem questões inusitadas que podem requerer possíveis ampliações de tempo.
Paz e ordem: uma reunião deve ser um momento em que todos sintam-se bem-vindos e, por isso, não devem ser permitidas explosões de ânimos ou discussões pessoais. Encerrar com diplomacia e convidá-los para discutir o assunto depois é uma boa forma de manter a equipe pacífica e unida.
Pergunte como foi: lembre-se de que tudo pode ser melhor. Então faça uma rápida avaliação com as pessoas que estiveram presentes na reunião, a fim de saber o que manter e o que melhorar.