Como calcular o custo de um funcionário e o que entra na conta - Gerencial Consultoria
Como calcular o custo de um funcionário e o que entra na conta
Saber como calcular o custo de um funcionário é pré-requisito para manter os gastos da empresa sob controle e otimizar suas finanças.
Como é de conhecimento geral, o Brasil tem uma das maiores cargas tributárias sobre a folha de pagamento, exigindo ainda mais atenção a esse ponto.
Por isso, é importante fazer os cálculos antes de contratar colaboradores e acompanhar a evolução dos custos da equipe atual.
Neste conteúdo, vamos explicar como calcular o custo de um funcionário passo a passo.
Acompanhe os tópicos e melhore seu controle financeiro.
Como calcular o custo de um funcionário: passo a passo
Aprender como calcular o custo de um funcionário é fundamental para planejar suas contratações e garantir a saúde financeira da empresa.
Todo negócio precisa de profissionais qualificados para alcançar seus objetivos, mas sabemos que a folha de pagamento representa os maiores custos com impostos para os empresários.
Segundo uma estimativa feita pelo advogado trabalhista Dr. Pablo Mourente, publicada em 2018 no Portal Jota, contratar um funcionário no Brasil custa em média 73,33% a mais do que o salário bruto pago.
O cálculo considera encargos trabalhistas e tributários e também os impostos que se acumulam no chamado "efeito cascata".
Logo, a ideia de que um funcionário custa praticamente o dobro do seu salário é bem próxima da realidade.
Por isso, é muito importante fazer os cálculos e determinar exatamente quanto vai custar cada contratação.
Acompanhe o passo a passo e entenda como funciona.
1. Defina o tipo de contratação
O tipo de contratação impacta diretamente o custo do funcionário.
Atualmente, após a Reforma Trabalhista de 2017, temos várias opções além do tradicional CLT, tais como:
-Contrato temporário: tem isenção de custos como férias, 13º, INSS e FGTS
-Trabalho parcial: tem salário e direitos proporcionais à jornada de trabalho
-Estágio: possui encargos menores, carga horária máxima de 6 horas diárias e direitos como vale-transporte e férias
-Terceirização: terceiriza contratações e todos os custos dos colaboradores
-Trabalho remoto: tem as mesmas características do contrato CLT, mas em modalidade home office
-Trabalho intermitente: funcionários recebem por jornada ou hora de serviço, com direito a férias, FGT, INSS e 13º proporcionais
-Trabalho freelancer: não possui vínculo trabalhista, pois se trata da contratação de prestadores de serviços no regime freelancer, com emissão de nota fiscal
-Trabalho autônomo: contratação de profissionais liberais e autônomos que emitem RPA (Recibo de Pagamento a Autônomo), sem vínculo empregatício.
Se nenhuma dessas formas de contratação atender às necessidades da empresa, é preciso utilizar a clássica carteira assinada, com todos os benefícios e encargos previstos em lei (13º salário, férias, FGTS, INSS, parcela do vale-transporte e alimentação, etc.).
2. Identifique os encargos de acordo com o regime tributário
Os valores para calcular o custo de um funcionário também mudam conforme o regime tributário da empresa.
Para optantes do Simples Nacional, regime simplificado voltado a micro e pequenas empresas que faturam até R$ 4,8 milhões ao ano, estes são os encargos sobre as contratações:
-Fração de férias: 11,11%
-Fração de 13º salário: 8,33%
-FGTS: 8%
-FGTS/Provisão de multa para rescisão: 4%
-Custos Previdenciários (férias, FGTS e Descanso Semanal Remunerado): 7,93%.
No total, a empresa optante pelo Simples paga cerca de 40% do salário do funcionário em impostos.
Já para os optantes do Lucro Real ou Lucro Presumido, há o acréscimo de encargos como a contribuição ao INSS patronal e contribuições a terceiros (Incra, SENAI, SESI ou SEBRAE), como você pode ver abaixo:
-Fração do 13º salário: 8,33%
-INSS: 20%
-Seguro Acidente de Trabalho (SAT): 3%
-Salário Educação: 2,5%
-Incra/SENAI/SESI /SEBRAE: 3,3%
-FGTS (provisão mensal de multa para rescisão): 4%
Logo, a empresa paga 68,2% do salário em impostos e contribuições.
3. Defina o salário bruto
Depois de considerar todos os encargos de acordo com o regime tributário, o próximo passo é definir o salário bruto do funcionário.
Esse valor servirá como base para a aplicação de todos os descontos e tributos.
Lembrando que o valor do salário bruto é bem diferente do salário líquido, que é a quantia que o colaborador efetivamente recebe na sua conta todo mês, pois são descontados o Imposto de Renda, contribuição ao INSS, vale-transporte, atrasos e faltas, entre outros abatimentos.
4. Determine os benefícios
O único benefício obrigatório por lei é o vale-transporte, que permite um desconto de até 6% do salário do colaborador - com exceção de casos em que outros benefícios são definidos em convenção coletiva.
De resto, a empresa pode optar por oferecer benefícios como vale-refeição, vale-alimentação, plano de saúde, plano odontológico e plano de previdência privada, dividindo os custos com os funcionários ou financiando integralmente.
5. Levante os custos com capacitação
Também é preciso levar em conta os custos com capacitação de colaboradores na hora de contratar.
Considere os valores investidos em onboarding, treinamento e desenvolvimento profissional.
6. Verifique se há custos adicionais
A empresa ainda pode ter outros custos adicionais, como uniformes, refeições na empresa, lanches e bebidas oferecidas durante o expediente.
Então, lembre-se de adicionar esses valores para um cálculo mais preciso.
7. Faça os cálculos
Com todas as informações em mãos, basta fazer os cálculos e determinar o custo do funcionário para a empresa.
Vamos usar como exemplo um funcionário contratado por uma empresa optante pelo Simples Nacional pelo salário bruto de R$ 3 mil.
Nesse caso, basta somar os valores:
-Fração de férias: 11,11% = R$ 333,30
-Fração de 13º salário: 8,33% = R$ 249,90
-FGTS: 8% = R$ 240,00
-FGTS/Provisão de multa para rescisão: 4% = R$ 120,00
-Custos Previdenciários (férias, FGTS e Descanso Semanal Remunerado): 7,93% = R$ 237,90
-Vale-transporte: R$ 200,00 mensais - 6% (R$ 180,00) = R$ 40,00
-Vale-refeição (empresa): R$ 350,00 mensais
-Plano de saúde (empresa): R$ 150,00 mensais.
-Valor total além do salário: R$ 1.721,10
Logo, o custo mensal desse funcionário para a empresa será de R$ 4.721,10.
Controle o custo de funcionários e outras despesas
A folha de pagamento tem um peso significativo no orçamento devido aos encargos e gastos mensais para o negócio.
Por isso, é fundamental controlar de perto os custos dos funcionários, que representam uma das maiores despesas fixas das empresas.
Outros custos que precisam ser monitorados são o aluguel do espaço, contas de consumo, serviços de limpeza e segurança, serviços bancários e outros gastos que não variam conforme a produção e as vendas.
E existem ainda as despesas variáveis, como impostos, comissões, matérias-primas, custos de transporte e outros desembolsos que estão relacionados ao ritmo de vendas.
Quando o empresário mantém o controle sobre todos esses gastos, conseguem otimizar seus lucros e alcançar a sustentabilidade financeira.