O maior problema enfrentado pelos síndicos consiste na atualização cadastral por parte dos condôminos. Na maior parte dos casos, quando os síndicos distribuem um cadastro para atualização de dados ao condômino, 20%(vinte por cento) os devolvem preenchidos, ou seja, a grande maioria não dá a menor atenção ao cadastro.
Uma das saídas viáveis administrativamente para solucionar a falta de informações proveniente dos condôminos quanto aos dados cadastrais, seria o requerimento das certidões de ônus reais junto ao cartório de registro de imóveis da região, que possibilita ao sindico a informação dos documentos pessoais dos proprietários, viabilizando a cobrança registrada.
Evidentemente que, em muitos casos alguns imóveis são vendidos não sendo averbados no registro de imóveis pelo comprador, todavia para se iniciar uma busca pelas informações, seria um bom começo. Infelizmente as certidões irão custar ao caixa o condomínio, entretanto soluciona-se a emissão dos boletos vinculados.
Com a mudança da forma de cobrança dos boletos e a inserção de novas informações, o cadastro das unidades é de fundamental importância neste contexto. Como já dito, os condôminos dificilmente devolvem os cadastros com as informações cadastrais, fato este que trará aos síndicos grande desgaste na geração completa dos boletos das taxas condominiais.
A única certeza que temos neste momento é que, haverá muito mais trabalho para as administradoras e muito desgaste emocional para os síndicos junto aos condôminos, em especial quanto ao detalhamento de informações, e consequentemente futuras dificuldades na elaboração e emissão dos boletos, podem aguardar!
O papel das administradoras neste momento de transição da cobrança sem registro para a cobrança registrada será crucial. Por se tratar de uma resolução recente, muitas dúvidas ainda irão surgir por parte dos gestores condominiais, porém o prazo de finalização do processo de cobrança sem registro se dará apenas janeiro de 2017, havendo, portanto bastante tempo hábil na adaptação e readequação dos procedimentos necessários visando atender as novas determinações do Banco Central.
O apoio técnico das administradoras e empresas de assessoria contábil aos síndicos e condomínios, será de suma importância principalmente na adoção de medidas administrativas cadastrais preventivas que possibilitem o cadastramento antecipado das informações dos condôminos com exatidão, pode ser o grande diferencial.
Uma assessoria profissional personalizada e presente, evitará num breve futuro eventuais aborrecimentos aos gestores condominiais na emissão dos boletos e principalmente na possível perda de arrecadação futura apenas por falta de organização e planejamento estratégico para lidar com a mudança.