Glossário sobre documentos arquivísticos digitais — Portal SEI
Glossário sobre documentos arquivísticos digitais https://portalsei.uffs.edu.br/gestao-documental/glossario-de-gestao-de-documentos https://portalsei.uffs.edu.br/logo.png
Assinatura digital: modalidade de assinatura eletrônica, resultado de uma operação matemática, que utiliza algoritmos de criptografia e permite aferir, com segurança, a origem e a integridade do documento.
Assinatura eletrônica: geração, por computador, de qualquer símbolo ou série de símbolos executados, adotados ou autorizados por um indivíduo para ser o laço legalmente equivalente à assinatura manual do indivíduo.
Autenticação: declaração de que um documento original é autêntico – ou que uma cópia reproduz fielmente o original – feita por uma pessoa jurídica com autoridade para tal (servidor público, notário, autoridade certificadora) num determinado momento.
- documento legalmente autêntico
Autenticidade: credibilidade de um documento enquanto documento, isto é, qualidade de um documento ser o que diz ser e que está livre de adulteração ou qualquer outro tipo de corrupção. A autenticidade é composta de identidade e integridade. A autenticidade de documentos arquivísticos envolve três aspectos: legal, diplomático e histórico.
- documento diplomaticamente autêntico
- documento historicamente autêntico
Cadeia de Custódia: documento ou trilha que demonstra a sucessão de entidades coletivas ou pessoas que tiveram posse, custódia e controle sobre os documentos.
- cadeia de preservação
Cadeia de Preservação: sistema de controles que se estende por todo o ciclo de vida dos documentos, a fim de assegurar sua autenticidade (identidade e integridade) ao longo do tempo.
Conteúdo estável: característica de um documento arquivístico que torna a informação e os dados nele contidos imutáveis e exige que eventuais mudanças sejam feitas por meio do acréscimo de atualização ou da produção de uma nova versão.
- forma fixa
- variabilidade limitada
Custodiador confiável: preservador que pode demonstrar que não tem interesse para alterar os documentos arquivísticos preservados, ou para permitir que outros os alterem. Pode ser um profissional – ou um grupo de profissionais, como um arquivo – que tem formação em manutenção e preservação de documentos.
- Repositório Arquivístico Digital Confiável
Digitalização: processo de conversão de um documento para o formato digital, por meio de dispositivo apropriado.
- representante digital
Diplomática: disciplina que tem como objetivo o estudo da estrutura formal e da confidencialidade e autenticidade dos documentos.
Documento analógico (não digital): componente analógico, ou grupo de componentes, que é fixado em um suporte analógico, não sendo constituído por dígitos binários.
- documento eletrônico
Documento eletrônico: informação registrada, codificada em forma analógica ou em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de um equipamento eletrônico.
- documento analógico
Documento digital: informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional.
Documento diplomaticamente autêntico: escritos de acordo com a prática do tempo e do lugar indicados no texto e assinados pela pessoa (ou pessoas) competente para produzi-los.
Documento historicamente autêntico: atestam eventos que de fato aconteceram ou informações verdadeiras.
Documento legalmente autêntico: dão testemunhos sobre si mesmos em virtude da intervenção, durante ou após sua produção, de uma autoridade pública representativa, garantindo sua genuinidade.
- documento diplomaticamente autêntico.
- documento legalmente autêntico.
Forma documental: regras de representação de acordo com as quais o conteúdo de um documento arquivístico, seu contexto administrativo e documental, e sua autoridade são comunicados.
- conteúdo estável.
- forma fixa.
Forma fixa: característica de um documento arquivístico que assegura que sua aparência ou apresentação documental permanece a mesma cada vez que o documento é manifestado, ou pode ser alterada segundo regras fixas.
- conteúdo estável
- forma documental
Identidade: conjunto de atributos de um documento arquivístico que o caracterizam como único e o diferenciam de outros documentos arquivísticos (ex.: data, autor, destinatário, assunto, número identificador, número de protocolo).
Integridade: estado dos documentos que se encontram completos e que não sofreram nenhum tipo de corrupção ou alteração não autorizada nem documentada.
Preservação digital: conjunto de ações gerenciais e técnicas exigidas para superar as mudanças tecnológicas e a fragilidade dos suportes, garantindo o acesso e a interpretação de documentos digitais pelo tempo que for necessário.
Repositório Arquivístico Digital Confiável (RDC-Arq): Repositório digital que armazena e gerencia documentos arquivísticos, seja nas fases corrente e intermediária, seja na fase permanente, mantendo autênticos, preserváveis e provendo acesso aos materiais digitais pelo tempo necessário.
Representante digital: comumente denominado "documento digitalizado", é a representação em formato de arquivo digital de um documento originalmente não digital.
Sistema de negócio: é um sistema informatizado projetado e construído para atender a processo específico da organização. Por exemplo, sistema acadêmico, sistema de recursos humanos, sistema para processos administrativos (como no caso do SEI), etc.
- sistema informatizado de gestão arquivística de documentos (SIGAD)
Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD): conjunto de procedimentos e operações técnicas característico do sistema de gestão arquivística de documentos, processado eletronicamente e aplicável em ambientes digitais ou em ambiente híbridos, isto é, em que existem documentos digitais e não digitais ao mesmo tempo.
- sistema de negócio
Variabilidade limitada: mudanças na forma e/ou no conteúdo de um documento digital que são limitadas e controladas por meio de regras fixas, de maneira que a mesma consulta ou interação gere sempre o mesmo resultado.
Glossário de Documentos Arquivísticos Digitais. Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) – 7ª versão – 2016.
InterPARES 3 Projetc: International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems. Terminology database.
Resolução n° 38, de 9 de julho de 2013 – Dispõe sobre a adoção das "Diretrizes do Produtor – A Elaboração e a Manutenção de Materiais Digitais: Diretrizes Para Indivíduos" e "Diretrizes do Preservador – A Preservação de Documentos Arquivísticos digitais: Diretrizes para Organizações".