PORTARIA Nº 3.270, DE 28/04/2016 – Atribui responsabilidades pelas Informações lança-das nos Sistemas de Informação Corporativos da Secretaria Municipal de Educação, e dá outras providências
DOC 29/04/2016 – PP. 14 E 15
O SECRETÁRIO MUNICIPAL DE EDUCAÇÃO, no uso de suasatribuições legais e CONSIDERANDO que:
- a produção de informações e indicadores educacionaisprecisos é imprescindível ao planejamento e monitoramentode informações em consonância com a realidade das unidadeseducacionais;
- a falta de atualização adequada dos Sistemas conduz aerros, na medida em que superestima ou subestima as matrículas efetivadas, compromete a eficácia e eficiência das informaçõesque subsidiam o planejamento de ações, programas eprojetos da SME, dependentes de dados estatísticos confiáveise precisos;
- os Sistemas de Informação corporativos desta Secretariasão a base de dados que alimentam, por meio de processo demigração, o censo escolar, definindo os recursos do FUNDEB ede outros programas relativos a repasses de recursos financeirose materiais, inclusive o dimensionamento das necessidadesde recursos humanos;
- a inserção e atualização dos dados nos Sistemas sãoobrigatórias e a precisão no lançamento dos registros dasinformações nos sistemas conduz ao correto dimensionamentodas necessidades e alocação adequada de recursos públicos,conforme as reais necessidades da Rede Municipal de Ensino;
- a coerência na gestão dos recursos envolvidos implica eminstrumentalizar a atuação de controle, de modo a aperfeiçoaros mecanismos de acompanhamento gerencial das informações,
Art. 1º - As informações lançadas nos Sistemas de Informação corporativos da Secretaria de Municipal de Educação sãode responsabilidade do Diretor de Escola e dos funcionários porele designados, bem como do Supervisor Escolar e dos operadoresdos sistemas, no âmbito de sua atuação.
I - estabelecer um trabalho articulado entre suas Assessorias,Equipes de Supervisão e Diretorias para garantir a credibilidadedas informações cadastradas nos Sistemas;
II - adotar procedimentos para afastar os riscos de simulações por erros ou vícios funcionais e inobservância de critérios eprazos fixados para o lançamento das informações;
III - desencadear ações para o desenvolvimento de umaconsciência crítica dos informantes e o compromisso ético emoral pelas informações prestadas;
IV - providenciar a correção de erros detectados pelosprocedimentos usuais de cruzamentos de informações ou pormeio de monitoramento, de forma ágil, e identificar suas possíveiscausas.
I - orientar e acompanhar o processo de digitação dasinformações nos Sistemas, repassando para a Equipe de Supervisãoe para as Unidades Educacionais todas as orientações,comunicados, manuais e procedimentos operacionais dos Sistemas,efetuando capacitações e dirimindo dúvidas relativas àsrotinas operacionais das funcionalidades, bem como aquelasrelativas às normas e parâmetros legais.
II – manter atualizados os registros de sua competênciareferentes a ingressos, desligamentos, e movimentações e histórico de atos de pessoal, informando aos respectivos setores daCOGEP – Recursos Humanos, quanto às eventuais necessidadesde atualização de registros de sua competência.
III – garantir que sejam cumpridos os prazos estipuladospara os registros nos Sistemas.
Art. 4º – Compete ao Supervisor Escolar responsável pelaUnidade Educacional da rede direta ou conveniada, orientar eacompanhar:
I - quanto à necessidade de manutenção da ficha cadastraldo educando, disponibilizada pelo Sistema EOL, documento deprontuário, com o código do mesmo – número identificadorque permita o acompanhamento de toda a trajetória escolardo educando;
II - quanto à utilização da própria lista de educandos formaçãoda classe, impressa do Sistema EOL, para a organizaçãodos diários de classe do professor, de forma a garantir que oslançamentos dos eventos de movimentação escolar, registradosno Sistema, sejam confrontados com os diários de classe;
III - o controle da presença dos educandos, especialmenteno início do ano letivo, visando a identificação e registro noSistema de "Não Comparecimento" do aluno não frequente, deforma a garantir a coerência e exatidão dos dados, eliminandoos riscos de dados superestimados;
IV - à análise dos lançamentos de registros da frequênciae notas registradas, na periodicidade bimestral e por amostragem,que permitam identificar casos de desligamento sem opertinente registro;
V - os lançamentos de transferência de educandos, de acordocom a legislação em vigor;
VI - quanto à necessidade permanente de atualização dosdados cadastrais da unidade;
VII – quanto à necessidade de atualização permanente dosdados pessoais dos funcionários, bem como manter atualizadosos registros de sua competência referentes a ingresso e desligamentode pessoal, opção de jornada docente, pontuaçãoe atribuição de aulas, histórico de atos, cadastro de títulos econcursos de remoção.
II - o Secretário de Escola e Equipe da Secretaria Escolarquanto à formação das turmas;
III – os operadores responsáveis pelos lançamentos dasinformações, de forma a garantir que os dados sejam precisose fidedignos, dirimindo eventuais dúvidas relativas aos parâmetros legais, envolvendo a efetivação de matrícula e outrosprocedimentos correlatos: não comparecimento, desistência,remanejamento, transferência, nota/conceito e frequência deeducandos;
IV - a digitação das informações, assegurando a observânciados prazos estabelecidos para o lançamento das mesmas, deforma a manter a base de dados sempre atualizada;
V - as informações lançadas, utilizando os relatórios disponibilizadospelos próprios Sistemas a fim de re/ratificaçãodos dados;
VI - os registros de frequência dos educandos, apurandomotivos das faltas não justificadas, esgotando todas as possibilidadespara o retorno dos mesmos, documentando os contatoscom pais ou responsáveis e, no caso de insucesso, observar odisposto na legislação vigente;
VII - a atualização permanente dos dados cadastrais daunidade, referentes à localização, dispositivos de comunicação,ambientes com suas respectivas metragens e capacidade, bemcomo as demais informações constantes nas telas de dadosgerais da escola;
VIII - a atualização permanente dos dados pessoais dosfuncionários, assim como os registros de sua competênciareferentes a ingresso e desligamento de pessoal, atribuição deaulas e cadastro de títulos, para as unidades das redes direta econveniada e opção de jornada docente, pontuação, históricode atos, e concursos de remoção, para as unidades da rededireta, informando os respectivos setores da Diretoria Regionalde Educação quanto a eventuais necessidades de atualizaçãode registros de sua competência;
IX – o fiel cumprimento das atualizações, dando ciênciaexpressa a todos os profissionais das publicações, orientações,procedimentos e cronogramas dos eventos que envolvam registrosnos sistemas.
III - atualizar a ficha cadastral de acordo com a documentaçãocivil dos educandos, atualização de endereços, bem comoo devido lançamento de todas as informações referentes àparticipação em programas de distribuição de renda, transporte escolar e, quando for o caso, de caracterização de deficiência,sendo indispensáveis para a identificação precisa do educandoe o atendimento de suas necessidades;
IV - efetuar os lançamentos de movimentação escolar doseducandos: transferência, desistência entre outros;
V - manter o Diretor da Escola informado sobre os eventosde movimentação dos educandos atualizações bimestrais alémde outras;
VI- comunicar aos professores os lançamentos de transferênciae desistência;
VII – manter o Diretor da Escola informado sobre as atualizaçõescadastrais da unidade e de todos os servidores;
Art. 7º - A inobservância das normas de atualização dasinformações, com a inclusão de registros não verdadeiros ouimprecisos que possam causar alteração dos indicadores, distorcendoa realidade, será objeto de investigação e de apuraçãode responsabilidade.
Art. 8º - Os registros de matrícula e vida escolar dos educandosserão objeto de auditoria interna (órgãos central eregionais) ou externa, por meio de exame de documentos,investigação nos Diários de Classe e outras diligências que sefaçam necessárias para apuração da veracidade e coerência dasinformações lançadas nos Sistemas.
Parágrafo único – No caso de auditoria, as autoridadeseducacionais deverão cooperar com os auditores, prestandoos esclarecimentos necessários à execução do processo deauditagem e a tomada de decisões imediatas para a correçãodas informações, tendo em vista a melhoria da qualidade dagestão educacional.
Art. 9º – As atualizações de dados pessoais e funcionaisdos servidores em exercício nos órgãos regionais e centralserão de competência das respectivas Unidades de Gestão dePessoas.
Art. 10 – Todos os operadores dos Sistemas deverão garantirsigilo sobre os dados pessoais de educandos e servidores.
Art. 11 – Caberá a todos os Diretores de Escola das Unidades Educacionais, Diretores Regionais e Coordenadores da SME a comunicação aos respectivos gestores dos Sistemas osdesligamentos e/ou substituição de operadores.
Art. 12 - Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação,revogadas as disposições em contrário.