Aplicando 5S nos escritórios de advocacia
"Com organização e tempo, acha-se o segredo de fazer tudo,
e fazer bem-feito.�
(Pitágoras)
Em Administração, utilizamos um expediente importado lá do Oriente, mais precisamente do Japão pós-guerra, chamado de "5S�. Este nome provém de cinco palavras japonesas iniciadas pela letra "s�: Seiri, Seiton, Seisou, Seiketsu e Shitsuke.
Os cinco sensos constituem um sistema fundamental para harmonizar os subsistemas produtivo-pessoal-comportamental, constituindo-se na base para uma rotina diária eficiente.
- Seiri (senso de utilização): separar as coisas necessárias das desnecessárias;
- Seiton (senso de organização): ordenar e identificar as coisas, facilitando encontrá-las quando desejado;
- Seisou (senso de zelo): criar e manter um ambiente físico agradável;
- Seiketsu (senso de higiene): cuidar da saúde física, mental e emocional de forma preventiva;
- Shitsuke (senso de disciplina): manter os resultados obtidos através da repetição e da prática.
A aplicação dos 5S em uma empresa, especialmente do setor industrial, deve ser efetuada com critérios, inclusive com supervisão técnica dependendo do porte da companhia. Mas meu convite, neste instante, é para você praticar os 5S em seu ambiente de trabalho.
Aplique Seiri em seu escritório. Nos armários, nas gavetas, nas escrivaninhas. Tenha o senso de utilização presente em sua mente. Se lhe ocorrer a frase: "Acho que um dia vou precisar disto...�, descarte o objeto em questão, pois você não o utilizará. Pode ser, por exemplo, livros antigos, hoje hospedeiros do pó, que contribuirão com a educação de uma criança ou um jovem universitário. Seja seletivo. Elimine papéis que apenas ocupam espaço em seus arquivos, incluindo revistas e jornais que você acredita estar colecionando. Repasse pastas e processos, inclusive aqueles que ficaram jogados no porta-malas do carro e aqueles que pesam em sua pasta executiva convidando a um desvio de coluna.
Na próxima fase, passe ao Seiton. Separe itens por categorias, enumerando-os e etiquetando-os se adequado for. Organize seus livros por área (civil, trabalhista, tributário etc.) e em ordem de relevância e interesse na leitura. Separe seus documentos em pastas suspensas, uma para cada cliente ou assunto. Aprenda a realizar reuniões breves e eficazes, fazendo atas para registro dos assuntos tratados e das providências a serem tomadas. Na mesma toada, crie pastas em seu computador para armazenar informações. Faça uma revisão de seus cartões de visita, selecionando-os por porte de empresa, ou segmento, ou entre clientes efetivos e potenciais. Você descobrirá contatos não retomados, amigos do passado, clientes que têm sido negligenciados. Todos estes procedimentos lhe revelarão o que você tem e, principalmente, atuarão como "economizadores de tempo� uma vez que sua vida será facilitada quando da busca por um objeto ou informação, auxiliando-o em seu planejamento.
Com o Seisou você estará promovendo a harmonia em seu ambiente. Mais do que a limpeza, talvez seja o momento para efetuar pequenas mudanças de layout: alterar a posição de alguns móveis, colocar um xaxim na parede, melhorar a iluminação. O bem-estar físico estimula o relacionamento interpessoal saudável.
Agora, basta aplicar os últimos dois sensos já mencionados, o Seiketsu, que corresponde aos cuidados com seu corpo (sono repousante, alimentação balanceada e exercícios físicos), sua mente (equilíbrio entre trabalho, família e lazer) e seu espírito (cultive a fé) e o Shitsuke, tão simples quanto fundamental, e que significa controlar e manter as conquistas realizadas.
Faça isso e eu desafio você a encontrar a harmonia e a produtividade em seu ambiente de trabalho!
* Tom Coelho é educador, palestrante em gestão de pessoas e negócios, escritor com artigos publicados em 17 países e autor de oito livros. E-mail: [email protected] Visite: www.tomcoelho.com.br e www.setevidas.com.br.
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