Planejamento financeiro. | SIPCES
Um bom número de condomínios realiza as suas eleições de síndico no início do ano.
Mesmo que em seu condomínio não tenha ocorrido mudanças de gestão, o que precisa ser cada vez mais estimulado é a realização do planejamento e controle financeiro.
As questões econômicas do condomínio precisam receber cuidado especial e serem priorizadas, com seriedade para uma execução profissional e responsável, já que o dinheiro dos moradores deve ser bem empregado e aplicado, com prazos, regras e metas bem definidos.
Em tempos de instabilidade econômica e política, aumento do desemprego e diversas incertezas que nos cercam nessas questões, o controle financeiro mais do que nunca passa a ser primordial, e não há mais espaço para que o síndico não tenha o mínimo de conhecimento sobre o assunto. Ser organizado, contar com o apoio de softwares ou
assistência de bons profissionais é o primeiro passo para ter as questões do dia a dia de forma mais simples, de fácil acesso e entendimento.
O que geralmente gera discussões é o valor da taxa condominial. Para os condôminos quanto menor melhor. Mas não é bem assim que deve funcionar. A máxima a ser aplicada nos condomínios deve ser o necessário e essencial pelo preço justo. E um planejamento financeiro é extremamente necessário para que os custos repassados aos condôminos não sejam excessivos, evitando, inclusive, a criação de cotas extras ao longo do ano.
Por isso o SIPCES insiste na importância da criação de uma organização financeira no início de todo ano que permita ao gestor realizar uma previsão orçamentária que seja capaz de cobrir todas as despesas e encargos existentes ao longo do ano.
É praticamente inadmissível que um condomínio não consiga prever e cumprir suas obrigações quando nos referimos às obrigações mais básicas: água, luz, folha de pagamento, e 13º salário de empregados, por exemplo.
Um planejamento, quando bem apurado, evitará inúmeros problemas. Esse mesmo planejamento aliado à uma
manutenção preventiva eficiente e bem trabalhada poderá tornar o seu condomínio o melhor dos mundos.
A atenção dada pelo síndico deve ser rigorosa, uma vez que qualquer descontrole, custos adicionais desnecessários causados por negligência ou péssimo gerenciamento podem recair sobre o síndico, fazendo com que o mesmo seja obrigado a restituir valores ao caixa do condomínio.
A folha de pagamento é o primeiro item a ser verificado, uma vez que praticamente em todos os condomínios as despesas com esse item chegam a superar 60%. Feito esse detalhamento e tendo a clareza onde é possível ajustar as contas e economizar, o próximo passo deve ser a revisão dos contratos dos prestadores de serviços.
Esse ponto exige cautela, pois não adianta apenas trocar de fornecedor por questão única e exclusivamente de preço. É preciso avaliar se a mudança vale a pena na questão da qualidade do serviço, economizando, mas sem perder a qualidade.
Apresente com clareza nas assembleias o planejamento financeiro, expondo a importância dos pontos apresentados e a necessidade de aprovação e real cumprimento dessas ações. Não deixe de contemplar para o novo ano o índice de inadimplência do período anterior, para que essa inadimplência não impacte no novo cronograma, bem como a previsão de aumento salarial da categoria e eventuais reajustes contratuais.
* Despesas periódicas como: recarga de extintores, dedetização, limpeza de caixa d'água, entre outros, devem ser estimados;
* É bom trabalhar com percentual de inadimplência maior do que a média dos anos anteriores, mesmo que o condomínio não tenha histórico de inadimplência (nesse caso use 10%);
* As despesas com relação as férias e o 13º salário devem ser provisionadas, deve-se fazer uma "poupança" do valor aproximado mensalmente, para não haver uma despesa extra no final do ano;
* O Fundo de Reserva previsto em assembleia e na convenção do condomínio também deve ser provisionado;
* É importante listar todas as benfeitorias. Faça uma ordem para a realização durante todo o ano. O ideal é que o condomínio tenha um fundo específico para essas despesas;
* Se o condomínio tiver alguma sobra, ou seja, pagou as despesas, separou os fundos (reserva, trabalhista e obras), se ainda houver sobra, esta deve ser aplicado para render juros ao condomínio;
* É aconselhável dividir todos os custos em 12 parcelas, para não pesar em determinados meses e ter uma média de valor do condomínio o menos variável possível.
* Planejamento financeiro: levar em conta os saldos existentes, inadimplência e eventuais questões trabalhistas. Sempre é importante analisar a folha de pagamento, pois sendo o maior componente das despesas, escalas mal feitas e horários mal ajustados ocasionam acréscimos significativos uma vez que incidem também sobre os encargos sociais. Ainda no planejamento financeiro é importante avaliar a previsão aprovada e comparar com as despesas efetivamente realizadas.
* Equipamentos e bens comuns: priorizar inicialmente todas as manutenções corretivas ante a necessidade de ter todos os componentes da edificação funcionando plenamente. Cumprida essa etapa, o passo seguinte é preocupar-se com a manutenção preventiva. Elaborar um programa periódico ajuda a evitar imprevistos indesejáveis e aumenta a vida útil dos equipamentos. Nunca esqueça que os edifícios também envelhecem e para evitar a sua obsolescência organize um cronograma financeiro de melhorias e benfeitorias.
* Legal: conhecer e atender a convenção, o regimento interno e observar as deliberações das últimas assembleias gerais. Mapear contratos, seguros e vencimentos importantes e obrigatórios como AVCB (Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros), recarga dos extintores, dentre outros.
* Cronograma de reuniões: além das assembleias ordinárias e extraordinárias, reuniões com os diversos conselhos e comissões devem ter seus períodos programados. Em alguns casos inclusive com a participação de condôminos, isso pode facilitar as futuras deliberações nas reuniões formais, uma vez que os assuntos já são de conhecimento prévio. Assessorias especializadas em algumas áreas também podem ser sugeridas para atender casos polêmicos ou pontuais.