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Theodoro Dias Beltrão
1 PMONow! Serviço de Implantação de um Escritório de Projetos
2 PMONow! Serviço de Implantação de um Escritório de Projetos As organizações em torno do mundo estão implantando processos e disciplinas formais de gerenciamento de projetos, para garantir que os projetos cumprirão com os prazos e os custos e que os produtos ou serviços atenderão os requerimentos do negócio e as especificações estabelecidas. Parte da habilidade para executar melhor, mais rápido e com maior economia, vem da habilidade de implantar e utilizar processos e práticas padronizadas. Muitas organizações implantaram processos padronizados através da criação de um Escritório de projetos (PMO) e deram a esses escritórios um nível variado de responsabilidade e autoridade sobre os projetos e a metodologia de gerenciamento de projetos. Dependendo das necessidades da organização, há muitos produtos e serviços potenciais que um Escritório de projetos pode se responsabilizar. O Escritório de projetos é tipicamente responsável por adquirir e implantar uma metodologia de gerenciamento de projetos. Entretanto, também pode fazer muito mais, incluindo a consolidação de relatórios, treinamentos e Coaching, auditorias dos Projetos, programa de certificação em Gerenciamento de projetos, Gerenciamento de portfolio, etc. Os principais benefícios a serem obtidos com a implementação do Escritório de Projetos são: Propiciar o alinhamento dos projetos com as estratégicas e objetivos organizacionais Fornecer um ponto de vista das situações atuais dos projetos Reduzir os custos associados aos projetos através do desenvolvimento e implantação de uma metodologia padronizada de gerenciamento de projetos Acelerar a adaptação e a utilização da metodologia padronizada através de coaching e monitoramento Determinar as diferenças entre as habilidades dos recursos humanos atuais e as habilidades necessárias, e estabelecer um programa de treinamento para diminuir as diferenças. Reduzir o tempo necessário para as pessoas se tornarem produtivas nos projetos Melhorar a qualidade dos produtos e dos serviços gerados pelos projetos Alavancagem e reutilização de conhecimentos Medir o valor agregado da implantação do gerenciamento de projetos Aumentar a satisfação dos clientes A Implantação de um Escritório de projetos e uma metodologia requer que os funcionários mudem a maneira de como estão fazendo seus trabalhos hoje. Isso significa que o esforço da implantação deve ser visto como uma iniciativa de mudança da cultura. As iniciativas de mudança da cultura, por sua vez, requerem uma abordagem holística e multifária - uma abordagem que tenha apoio (Sponsorship) a longo prazo e resistência. Implantar um Escritório de projetos não é um caso trivial. Se você estiver realmente certo que sua organização deseja adotar uma nova cultura, você deve estruturar um projeto de implantação e adotar uma visão holística e a longo prazo.
3 Introdução da TenStep A TenStep é uma empresa de consultoria independente focada no desenvolvimento das metodologias de gerenciamento de projetos, Escritórios de projetos e gerenciamento de portfolio. A TenStep foi fundada no primeiro semestre de 2000, nos Estados Unidos. Hoje, A TenStep, possui afiliados na América do Norte, América do Sul, América Central, Europa e Ásia. As metodologias da TenStep são compatíveis com os padrões estabelecidos pelo: Project Management Institute - PMI (PMBOK Project Management Book of Knowledge e OPM3) International Standards Organization ISO (ISSO 10006) Software Engineering Institute - SEI (CMM - Capability Maturity Model) Serviços da TenStep A TenStep pode lhe ajudar a compreender como definir e implantar um Escritório de projetos na sua organização. A TenStep tem os produtos e a experiência para auxiliá-lo a criar uma estratégia e um plano de implantação que seja perfeito para você. Nós recomendamos implantar a iniciativa em ondas (fases), concentrar-se primeiramente nos aspectos mais importantes, e então desenrolar as características mais complexas e sofisticadas da metodologia nas próximas ondas (fases). O serviço da TenStep Brasil de implantação de um Escritório de projetos resulta em: Uma avaliação do estado atual, incluindo um diagnóstico do nível de maturidade da organização relativo ao gerenciamento de projetos Uma visão futura do estado onde você deseja chegar Uma estratégia de implantação para chegar ao estado desejado Um plano detalhado de implantação que descreva os detalhes requeridos para chegar ao estado desejado Criar um Plano de Comunicação incluindo uma Campanha de Conscientização Desenvolvimento de uma metodologia personalizada de gerenciamento de projetos Treinamento das equipes na metodologia desenvolvida Fornecimento de serviço de coaching e monitoramento Desenvolvimento de uma infra-estrutura de governança Desenvolvimento de um plano de gerenciamento de mudanças Avaliar e Selecionar Ferramentas de Gerenciamento de Projetos Implantação e acompanhamento da metodologia de gerenciamento de projetos desenvolvida Valor Agregado pela Consultoria Uso imediato das habilidades e das experiências requerida para executar a iniciativa. Elimina os custos associados ao recrutamento, treinamento, e as rescisões. A consultoria fornece exemplos de melhores práticas de outras empresas ou outros setores do mercado. Dá a oportunidade para utilizar outros especialistas ou parceiros da empresa consultora para apoiar a iniciativa, sem haver a necessidade de executar o processo de seleção e contratação. Redução dos riscos da iniciativa através da contratação de peritos. Transferência de conhecimentos dos consultores para a equipe do cliente.
4 A TenStep, Inc. utiliza uma abordagem de quatro fases para assisti-lo na implantação de um escritório de Projetos. Fase I Fase II Fase III Fase IV Avaliação e Desenvolvimento da Estratégia Organização e Campanha de Conscientização Criação de Padrões e Processos Transferência para a Organização de Suporte Fase I - Avaliação e Desenvolvimento da Estratégia Avaliação da Situação Atual Criar uma Visão da Situação Futura Analisar o G.A.P. Criar uma Estratégia de Implantação Cada componente importante (fase) da implantação será conduzido como um projeto separado, as Definições dos Projetos para esta iniciativa irão servir de planos para a implantação de cada fase. Os planos detalhados serão desenvolvidos quando cada fase for iniciada. Com isso, poderão ser incluídas as lições aprendidas em fases anteriores e permitir mudanças de direção, escopo, e custos. Fase II - Organização e Campanha de Conscientização Criar uma Definição do projeto de Implantação (Inicial) Criar um Plano de Comunicação Geral Criar uma Campanha de Conscientização (Inicial) Introduzir Campanha de Conscientização a Nível Gerencial Introduzir Treinamento Básico em Gerenciamento de Projetos Desenvolver Processos e Templates Básicos Começar um Programa de Coaching para obter Sucesso Antecipado Estabelecer um Processo de Revisão para as Definições dos Projetos Estabelecer um Processo de Governança Fazer uma Avaliação da Organização Fase III - Criação de Padrões e Processos Ajustar os Sistemas de Recompensas Começar a Segunda Fase de Treinamento nos Processos de Gerenciamento de Projetos Criar Processos e Técnicas mais Sofisticadas e Unificadas Avaliar e Selecionar Ferramentas de Gerenciamento de Projetos Estabelecer uma Organização de Suporte para o Gerenciamento de Projetos
5 Estabelecer um Repositório de Documentos para o Reuso em Projetos Futuros Fazer uma Avaliação da Organização Fase IV - Transferência para a Organização de Suporte Nessa fase, a maior parte da infra-estrutura da empresa já foi configurada para concretizar a adoção das práticas de gerenciamento de projetos a longo prazo. Isto inclui; o O estabelecimento de um repositório para armazenar toda a documentação o O estabelecimento de uma organização de suporte que detenha os processos de gerenciamento de projetos a longo prazo Similar a outros produtos que são desenvolvidos e implantados, uma metodologia tem que receber suporte e ser aperfeiçoada. Há duas opções organizacionais para continuar a iniciativa. 1. Concluir o projeto da iniciativa e transferir para a organização de suporte. O projeto pode ser concluído e toda a iniciativa pode ser transferida para uma organização de suporte. A organização de suporte ficará responsável pelos treinamentos futuros e pela introdução de novos processos e templates juntamente com o monitoramento de usabilidade do gerenciamento de projetos dentro da empresa. Esta organização também poderá desenvolver aperfeiçoamentos e patrocinar projetos para novas iniciativas. 2. Dual-Track - Outra abordagem é a transferência de todas as partes da iniciativa que foram implantadas para a organização de suporte e utilizar a equipe de implantação para continuar no desenvolvimento de treinamentos, coaching, templates, e processos adicionais. Isso é chamado de Dual-Track. Uma equipe focada em dar suporte E a outra equipe focada na implantação de novas características, funções e responsabilidades. É nesse ponto que as metodologias, ferramentas e serviços de treinamento e consultoria da TenStep, demonstram seu diferencial Temos os processos, os métodos e as ferramentas prontas para serem usadas. Comece imediatamente sem a necessidade de reinventar. É fácil ajustá-los às suas necessidades e a seu ambiente de projeto. Temos programas de treinamento bem desenvolvidos e comprovados. Podemos personalizar o treinamento de acordo com as necessidades de sua empresa ou organização. Temos uma equipe de profissionais pronta para lhe ajudar a iniciar esse processo. Nossos gerentes de projetos irão desenvolver um programa sob medida para sua organização. Temos um histórico de sucesso na colaboração com empresas, desenvolvendo e implantando processos bem-sucedidos de gerenciamento de projetos. Contate-nos hoje mesmo para discutirmos sobre como a TenStep pode lhe ajudar a conseguir estes resultados