Cada dia tem 24 horas, mas muitas vezes, parece que este tempo é insuficiente para que possamos executar todas as tarefas necessárias. Otimizar o tempo e aumentar a produtividade não é tão simples como parece e muitas pessoas acabam se perdendo entre prazos e metas pelo simples fato de não conseguirem organizar suas atividades cotidianas.
O que todo profissional almeja é poder aumentar sua produtividade e otimizar as horas de trabalho, de modo que seja capaz de executar todas as tarefas em tempo hábil, com qualidade e sem a ocorrência de sobrecarga. Além disso, é importante conseguir entregar todas as demandas dentro das horas de trabalho estipuladas, para que possa ter mais tempo livre, e disposição.
Por isso, listamos abaixo quatro dicas de como aumentar a produtividade e a otimizar o tempo de trabalho. Confira!
1 – Estruture sua agenda diária
Quando você não sabe quais as atividades que deverá desempenhar durante o dia, fica difícil estabelecer qualquer tipo de estratégia para melhor uso do seu tempo.
Por isso, o primeiro passo para otimizar o tempo e conseguir utilizá-lo de forma mais produtiva é estruturar a agenda com inteligência, determinar um tempo para cada atividade do dia – comece pelas prioridades e vá desenvolvendo as tarefas de menor grau de importância.
Evite realizar várias tarefas ao mesmo tempo e foque sua atenção na realização de uma por vez, assim, com sua atenção focada será possível desenvolver com mais qualidade as atividades diárias e estabelecer prazos possíveis de serem cumpridos.
2 – Organize o seu desktop
Se você faz parte daquele time de profissionais que todos os dias antes de iniciar as atividades precisa dar uma geral no desktop e organizar os arquivos, é hora de rever este hábito. Saturar a tela de ícones, ou mesmo não organizar e classificar as pastas é um erro cometido por muitas pessoas e que consome muito tempo que poderia ser utilizado no desempenho de tarefas mais importantes e produtivas.
Por isso, crie atalhos no seu desktop para acessar com facilidade as pastas mais utilizadas no seu dia-a-dia; limite o número de arquivos abertos na barra de tarefas e; invista em aplicativos que possam te ajudar a gerenciar as prioridades, as tarefas com prazo apertado e até mesmo tarefas simples que podem ser solucionadas de imediato.
3 – Gestão de e-mail
Se no seu trabalho a utilização de e-mails e telefone é diária, tente organizar seu dia e a forma como mantém contato com as pessoas. Sem essa organização seu rendimento poderá diminuir e seu dia se resumirá em responder e-mails e efetuar ligações o dia todo.
A dica é realizar uma boa gestão de e-mails, o que hoje pode ser facilitado com ferramentas e aplicativos. Estabeleça um tempo para responder cada um e realizar ligações, sempre com calma e muita atenção, além de deletar aqueles que já não são mais pertinentes.
Caso tenha e-mails importantes e que exigem maior atenção, marque-os e coloque-os em destaque, garantindo assim que não se percam e saiam do seu radar.
A dica aqui é estipular um horário para a checagem de e-mails (principalmente aqueles pessoais). Além disso, tenha foco e dedique tempo a cada atividade, livre de distrações, o que aumenta a produtividade e a qualidade do que está sendo realizado.
Se você tem alguma tarefa que exige muito esforço para ser concretizada, não assuma a responsabilidade sozinho. Aprenda a delegar e a dividir atividades, ou seja, trabalhe em equipe sempre que possível.
O trabalho em equipe reduz o tempo gasto na realização de tarefas e te ajuda a entregar as demandas dentro dos prazos estipulados e ter um melhor aproveitamento do tempo.