7 maneiras pelas quais um Auditor Líder de Sistemas de Gestão pode agregar valor | Blog de Rogério Meira, Dr. Standard
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Rogério Meira, 3 anos ago 5 min read 2215
A capacidade de um Auditor agregar – de fato – valor ao negócio em uma Auditoria de Sistema de Gestão de uma organização está diretamente ligada à preparação (capacitação e outros) e ao planejamento. Bons Auditores, além de estudar e conhecer Normas, estudam e conhecem o negócio do Auditado.
Em um ambiente de VUCA (Volatilidade (volatility), Incerteza (uncertainty), Complexidade (complexity) e Ambiguidade (ambiguity)) todas as iniciativas que tirem a organização de sua "zona de conforto" são muito bem-vindas.
Auditores Líderes de Sistemas de Gestão possuem uma posição privilegiada para provocar reflexões pela organização e – com isso – podem TRANSFORMÁ-LAS!
Lembre-se que o bom Auditor é aquele que, chega atrasado a uma sessão de cinema, assiste apenas alguns minutos do filme e é capaz de dizer como a trama termina.
#1 Auditores buscam soluções efetivas e duradouras para não conformidades
Um dos mais eloquentes indicadores da sanidade de um Sistema de Gestão é que sua capacidade para resolver (efetiva e definitivamente) não conformidades (problemas, desvios, anomalias, …) seja proporcional à sua capacidade de identifica-las. De nada adianta ser muito bom em identificar problemas, quando não se é igualmente bom em resolvê-los.
Sistemas que não levam à precisa identificação da(s) causa(s) raiz de não conformidades consomem muito tempo e energia para se ficar lidando com problemas, desvios, anomalias, … absolutamente repetitivos.
Quando Auditores aprofundam questões sobre como o Sistema de Gestão auditado analisa não conformidades, estão buscando contribuir para que as organizações invistam seu tempo e energia naquilo que pode mudar o seu futuro, e não apenas que lhe permita conviver com as consequências de erros já passados.
# 2 Auditores buscam reforçar uma Cultura de Disciplina e Melhoria / Inovação
Peter Drucker já dizia que a Cultura engole a estratégia no café da manhã.
Imaginem – então – o que ela faz com os procedimentos, instruções de trabalho no almoço e no jantar!
Em qualquer organização, a previsibilidade dos resultados só ocorre através da reprodutibilidade, da padronização e da consistência de seus processos.
E aí entra fortemente o tema Cultura.
Tanto é que, nas Normas ISO de Sistemas de Gestão baseadas no Anexo SL, quando se aborda o contexto organizacional, existe uma clara menção à Cultura.
Como controles são percebidos em uma organização ? Meras formalidades ou algo útil?
Qual a importância que líderes dão ao "seguir padrões"?
Qual a deferência ao "conhecimento" na organização auditada?
Auditores de Sistemas de Gestão podem e devem estar muito atentos a como a organização auditada opera na "vida real" e não apenas durante a auditoria.
# 3 Auditores "conectam os pontos"
A rotina pode dificultar tremendamente a identificação de determinadas interações sistêmicas que ocorrem em uma organização.
Um dos grandes aportes que Auditores podem trazer é reconhecer alguns fenômenos organizacionais e relações de causa – efeito que passavam despercebidas.
Isso se dá, especialmente, ao se percorrer processos através das diversas áreas neles envolvidas, mantendo uma profunda atenção e visão sistêmica.
Identificar conexões contribui não apenas com a eficiência de uma organização, mas oportuniza inovações!
# 4 Auditores buscam identificar e estimar o "tamanho" de passivos reais e potenciais
Existem essencialmente três grandes razões para o desenvolvimento e implementação de um padrão em uma organização: (i) contribuem para que se façam negócios, (iii) ajudam no atendimento a determinadas necessidades de uma parte interessada com as quais já se concordou e (iii) evitam passivos.
Cultura leniente ou controles mal definidos ou mal aplicados podem estar gerando passivos significativos sem que isso tenha sido percebido pela organização.
Registros não são (e não devem ser vistos como) meras formalidades. São elementos que demonstram o que foi feito, como foi realizado, por quem, …
Perguntas movem o mundo! Se Auditores precisam "ouvir" (Auditar), devem ser exímios "perguntadores".
Quantos controles "frouxos" podem estar gerando vulnerabilidades na organização Auditada?
E qual a consequência destas vulnerabilidades?
# 5 Auditores contribuem (e muito) com a mentalidade de riscos da organização
Para além da "gestão de riscos", a mentalidade de riscos é algo que é aplicado na rotina, nos processos de tomada de decisão.
Aguçar a percepção de riscos dos Auditados, ao explorar as potenciais consequências de determinadas decisões e da inobservância dos padrões estabelecidos é uma das maneiras mais efetivas pelas quais Auditores de Sistemas de Gestão podem agregar valor à organização auditada.
Quanto maior a conscientização sobre riscos, mais robusta será a cultura e menor a chance de se gerar passivos durante as operações de rotina da organização.
Questões hipotéticas, formuladas pelos auditores, são uma das formas de estimular a mentalidade de riscos: o que aconteceria se …
# 6 Auditores apresentam à organização o que ela PRECISA conhecer, não necessariamente o que ela QUER conhecer
Uma das principais características pessoais que um Auditor deve possuir é o chamado "destemor quanto a impopularidade".
Nem sempre o Auditor vai dizer o que a organização QUER ouvir.
Vai sempre, isso sim, dizer o que a organização auditada PRECISA ouvir.
Isso não significa – muito antes pelo contrário – que deixará de lado a empatia ou a humanidade.
Confúcio já dizia que "é somente através dos olhos dos outros que você pode conhecer a si mesmo". Isso é algo que deve pautar SEMPRE a atuação de Auditores.
Se limitar a dizer aquilo que o Auditado já sabe, é um dos atalhos mais curtos para auditorias que NÃO agregam valor.
# 7 Auditores transformam organizações
Quando bons Auditores – de fato – aplicam toda a sua competência a favor da organização auditada, buscando compreender os fenômenos sistêmicos que lá ocorrem e estimular a melhoria e a inovação, sem a menor sombra de dúvida, estarão contribuindo FORTEMENTE para transformar essa organização.
Lembre-se que nenhuma corrente é mais forte que seu elo mais fraco.
E não permita que suas Auditorias sem o elo mais fraco no contexto da aplicação de Normas de Sistemas de Gestão pelas organizações.
Bons Auditores tem a faca e o queijo na mão para que Auditorias agreguem valor e transformem organizações!
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