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UNIVERSIDADE FEDERAL DO PARANÁ ANDERSON ROGÉRIO CAPUZI VERONEZI
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Renato Casado Coimbra
1 1 UNIVERSIDADE FEDERAL DO PARANÁ ANDERSON ROGÉRIO CAPUZI VERONEZI A PERCEPÇÃO DOS USUÁRIOS QUANTO ÀS VANTAGENS DOS SISTEMAS DE GESTÃO NAS INSTITUIÇÕES DE ENSINO CURITIBA 2013
2 2 ANDERSON ROGÉRIO CAPUZI VERONEZI A PERCEPÇÃO DOS USUÁRIOS QUANTO ÀS VANTAGENS DOS SISTEMAS DE GESTÃO NAS INSTITUIÇÕES DE ENSINO Dissertação apresentada ao Programa de Pósgraduação em Ciência, Gestão e Tecnologia da Informação, Área de concentração: Gestão da Informação e do Conhecimento do Setor de Ciências Sociais Aplicadas da Universidade Federal do Paraná, como parte das exigências para a obtenção do título de Mestre. Orientador: Prof. Dr. Cicero A. Bezerra CURITIBA 2013
3 3 Aos meus pais e à minha querida esposa.
4 4 AGRADECIMENTOS Agradeço inicialmente ao professor Cicero, que considero um grande professor e orientador, que sempre esteve disponível para me auxiliar e ajudar na resolução das incontáveis dúvidas que surgiram ao longo do mestrado, sempre de forma criativa e assertiva. Ao PPCGI pela experiência proporcionada, pelas grandes aulas e discussões, que não só vieram a engrandecer este estudo, mas minha carreira como profissional e como pessoa. Aos professores Simão, Edelvino e Juliana Macedo pelas revisões, correções e contribuições. Agradeço, também, pelas discussões filosóficas acerca do tema que tivemos no decorrer deste estudo. Á minha mãe e ao pai que sempre que me apoiaram e me motivaram a alcançar caminhos cada vez mais distantes, sempre me mostrando o que é se sentir especial. Á minha querida esposa, Camila, por ser tão importante na minha vida. Estando sempre ao meu lado, me apoiando e sendo um grande pilar de sustentação para minha vida e carreira. Aos meus amigos pelos sorrisos e pelo humor peculiar em relação aos meus estudos.
5 5 RESUMO Na educação a palavra gestão vem ganhando corpo com a mudança de paradigma que a área vem vivendo. Neste contexto, os sistemas de informação têm apresentado grandes resultados em se tratando de apoiar o processo de gestão nas empresas, principalmente por meio dos ERPs. Os sistemas ERP são os sistemas integrados de gestão mais bem sucedidos no ambiente empresarial. Optou-se por adotá-los como um referencial do sucesso dos sistemas de informação como apoio a gestão nas organizações, por meio das vantagens de sua utilização. Posto isso, o presente estudo buscou verificar se as vantagens apontadas pelos autores e empresas especializadas no desenvolvimento de ERPs são observadas pelos usuários no ambiente educacional das instituições privadas de ensino profissionalizante e superior do estado do Paraná. Trata-se de um estudo descritivo e foi realizado no período de fevereiro a novembro de 2012 com 91 instituições de ensino, de um total de 518 no estado. De forma geral a pesquisa mostra que as mesmas vantagens da utilização de ERPs apontadas pela literatura e pelas empresas desenvolvedoras são verificadas no contexto educacional, assim como foram observadas diferentes correlações entre as variáveis estudadas. Palavras-chave: ERP, Educação, Instituições de ensino, Sistemas de informação.
6 6 ABSTRACT The management is an important aspect to organizations around the world. Through the best practices companies seek to develop new business opportunities. In education, the management is getting strong, with the paradigm shift that the area is experiencing. In this context, information systems have shown great results when it comes to supporting the process of management of enterprises, principally through the ERPs. The ERPs are integrated management systems more successful in the business environment. It was decided to adopt ERPs as benchmark of success of information systems as a support of organizational management, through the advantages of its use. But, would these advantages be observed by the directors, managers and analysts in educational scenario? That said, this study aimed to verify the advantages pointed out by the authors, and ERP s development companies, are seen by users in the educational environment of private institutions of higher and professional education in the state of Paraná. The study was conducted from February to November Overall, the survey shows that the same advantages of using ERPs are seen in the educational context. Key words: ERP, Education, Information Systems.
7 7 LISTA DE TABELAS Tabela 1 - Potencial de consumo da educação Tabela 2 - Consumo de educação Tabela 3 - Percepção de vantagens dos usuário pesquisados... 66
8 8 LISTA DE GRÁFICOS Gráfico 1 - Análise do porte das instituições pesquisadas Gráfico 2 - Tempo de mercado Gráfico 3 - Tipo de ensino das instituições pesquisadas Gráfico 4 - Faturamento das instituições Gráfico 5 - Região onde instituições pesquisadas se situam Gráfico 6 - Informatização de operações Gráfico 7 - Informatização do setor de RH Gráfico 8 - Informatização do setor de marketing Gráfico 9 - Informatização da área financeira Gráfico 10 - Integração dos sistemas... 65
9 9 LISTA DE QUADROS Quadro 1- Indicadores de vantagens da utilização dos ERPs Quadro 2 - Principais vantagens segundo as empresas Quadro 3 - Perfil de porte das empresas em relação ao n. funcionários Quadro 4 - Perfil de porte das empresas em relação ao faturamento anual. 49 Quadro 5 - Síntese das questões Quadro 6 - Correlações observadas (Número de funcionários) Quadro 7 - Correlações observadas (Faturamento) Quadro 8 - Diferenciação entre grupos (Região) Quadro 9 - Diferenciação entre grupos (Modalidade de ensino) Quadro 10 - Correlações observadas (Tempo de mercado) Quadro 11 - Correlações observadas (Número de alunos) Quadro 12 - Correlações observadas (Informatização das operações) Quadro 13 - Correlações observadas (Informatização do marketing) Quadro 14 - Correlações observadas (Informatização do RH) Quadro 15 - Correlações observadas (Informatização do financeiro) Quadro 16 - Correlações observadas (Integração dos sistemas) Quadro 17 - Resumo das correlações observadas... 84
10 10 LISTA DE SIGLAS BSC - Balanced Score Card CNI - Confederação Nacional das Indústrias BI - Business Intelligence ENADE - Exame Nacional de Desempenho de Estudantes ERPs - Enterprise Resource Planning ES - Enterprise Systems IBGE - Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística IBOPE - Instituto Brasileiro de Opinião Pública e Estatística IE - Instituições de Ensino LDB - Lei de Diretrizes e Bases da Educação MRP - Material Resource Planning MRP II - Manufacturing Resource Planning PNE - Programa Nacional de Educação RMC Região Metropolitana de Curitiba SAD Sistema de Apoio à Decisão SAE - Sistemas de Automação de Escritório SENAI - Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial SGE - Sistemas de Gestão Empresarial SI - Sistema de Informação SIE Sistema de Informação executivo SIG Sistema Integrado de Gestão SIGA - Sistema Integrado de Gestão Acadêmica SIT Sistema de Informações Transacionais STC - Sistemas de Trabalho em Conhecimento TI - Tecnologia da Informação
11 11 LISTA DE ABREVIATURAS ed. - Edição f. Folha p. - Página
12 12 LISTA DE SÍMBOLOS ρ Rho Somatório de números
13 13 SUMÁRIO 1. INTRODUÇÃO Objetivo Justificativa Estrutura da dissertação REFERENCIAL TEÓRICO Educação Primórdios da Educação no Brasil O contexto educacional atual do Brasil Gestão nas instituições de ensino Sistemas de informação Definições Tipos de Sistemas de Informação Histórico dos ERPs Definição e características dos ERPs Objetivo dos ERPs Vantagens na utilização de ERPs Sistemas de informação na educação PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS Delineamento da pesquisa População e amostra Definições das questões Instrumento de pesquisa Coleta e tratamento de dados Apresentação dos dados Procedimentos de análise RESULTADOS E ANÁLISES Descrição da amostra Vantagens observadas na utilização de Sistemas de Gestão nas IE Correlações entre as variáveis Discussão CONSIDERAÇÕES FINAIS Limitações Sugestões para trabalhos futuros... 88
14 Contribuições da pesquisa REFERÊNCIAS BIBLIOGRAFICAS APÊNDICES Apêndice 1 - Questionário Aplicado
15 15 1. INTRODUÇÃO O Brasil possui grande demanda reprimida e relativo alto grau de liberdade para as margens de lucro permitidas no setor de educação, sendo, segundo o IBOPE (2012), o potencial de consumo de educação superior aos 49 bilhões de reais, sendo que nos últimos anos as maiores taxas de crescimento ocorreram nas instituições privadas de ensino. A educação profissional e tecnológica assumiu valor estratégico para o desenvolvimento nacional, com a intensificação e diversificação das atividades de ensino visando atender os mais diferenciados públicos nas modalidades presencial e a distância. Em relação ao ensino superior, o crescimento do setor privado tem contribuído muito para a ampliação do acesso à educação. A avaliação das instituições de ensino profissionalizante geralmente segue a lógica de mercado, levando em consideração a quantidade de alunos formados e a demanda do perfil em questão, o mesmo vem ocorrendo com as avaliações realizadas pelos governos. Já nas universidades, a diversidade de novas situações que as mesmas têm enfrentado faz com que elas tenham que se preocupar com a gestão e o planejamento a curto, médio e longo prazo. A gestão educacional resulta da reflexão sobre a realidade da instituição, seus anseios, desejos e expectativas e deve ser uma ação construída coletivamente e compartilhada entre todos os atores envolvidos alunos, docentes e comunidade. De forma que o processo de gestão ainda pode ser facilitado por meio da utilização de sistemas de informação. Os sistemas de informação podem estar relacionados ao nível organizacional, existindo neste contexto diferentes sistemas para cada nível organizacional específico. Assim como existem diferentes tipos de sistemas de informação, um sistema pode se valer de mais de uma classificação, como é o caso dos sistemas Enterprise Resource Planning (ERPs), que geralmente são compostos pela junção de Sistema de Informação Transacional (SIT) e Sistema de Informação Gerencial (SIG), no entanto existem sistemas ERP que chegam a desempenhar o papel de um Sistema de Apoio a Decisão (SAD).
16 16 Os ERPs podem ser definidos como sistemas de informação integrados, geralmente, adquiridos por meio de pacotes de software comercial e têm a finalidade de dar suporte a maioria das atividades das empresas. São modulares e se utilizam de uma mesma base de dados central. Os ERPs são conhecidos por serem modulares, flexíveis, de fácil adaptação a diferentes tipos de empresas, possibilitando integração de sistemas e até de organizações. São conhecidos também por incorporarem as melhores práticas de gestão, possibilitarem redução de custos administrativos e fornecerem maiores subsídios para a tomada de decisão. Vários estudos no âmbito da TI foram realizados em relação aos impactos da utilização dos ERPs, com destaque para os seguintes autores: Santos e Hipólito (2003), Oliveira (2004), Sacool et al. (2004), Mattos et al. (2005), Mazutti, Maçada e Rios (2005), Yoo et al. (2006), Almeida, Simões e Araújo (2006) e Dantes e Hasibuan (2010). Geralmente as empresas desenvolvedoras de ERPs também disponibilizam informações das vantagens de se utilizar desse tipo de sistema em seus sites na internet. No âmbito da educação, há estudos sobre a criação de modelos de sistemas integrados de gestão para instituições de ensino, como é o caso de Souza e Alves (2005) e Colenci Junior e Holderegger (2012) e até o conceito de ERP Educacional, apresentado por Mendonça (2003). Estes estudos demonstram a importância que o assunto ERP tem no campo científico e para as organizações, porém este segmento tem sido pouco explorado academicamente em relação às instituições de ensino. Desta forma, o benefício apontado pela utilização dos sistemas ERPs pode ser relevante para as instituições de ensino, visto que as mesmas passam por um processo de modernização. Além da existência do conceito de ERP educacional, um sistema equivalente aos ERPs nas instituições de ensino é o Sistema Integrado de Gestão Acadêmica, ou simplesmente, SIGA, o quais são modulares e buscam integrar todos os processos e áreas educacionais. Neste cenário, o presente estudo amplia as reflexões sobre a utilização dos sistemas de gestão nas instituições de ensino e busca, ainda, identificar
17 17 quais são as vantagens principais da utilização de ERPs, do ponto de vista de autores da área e de empresas desenvolvedoras. Assim como, se essas vantagens podem ser percebidas pelos diretores, gerentes e analistas nas instituições de ensino. Com intuito de orientar e balizar o caminho e os métodos para este estudo formulou-se o seguinte problema de pesquisa: Os usuários dos sistemas de informação de apoio à gestão, nas instituições de ensino privado, percebem as mesmas vantagens apontadas pelos autores e empresas especializados em ERPs? Objetivo O objetivo geral do presente estudo é verificar se as vantagens apontadas pelos autores e empresas especializadas no desenvolvimento de sistemas ERPs são observadas pelos usuários nas instituições privadas de ensino profissionalizante e superior do estado do Paraná. Os objetivos específicos deste estudo descrevem o processo de construção dos resultados que suportam o objetivo geral e a resposta do problema de pesquisa. Neste sentido, foram elencados os seguintes objetivos específicos: a) Identificar as principais vantagens percebidas da utilização dos sistemas ERP, tendo como base artigos e livros acadêmicos, assim como empresas desenvolvedoras de sistemas ERPs; b) Identificar quais as percepções de vantagem dos usuários estão em consonância com as principais vantagens observadas no item anterior; c) Verificar a existência de relações entre as vantagens apresentadas e as características das instituições estudadas Justificativa A gestão é transversal a todo tipo de organização, no caso das instituições de ensino este termo começa a ganhar força e a transpor o âmbito de ensino e aprendizagem, de forma que estas instituições, principalmente as
18 18 privadas, estão cada vez mais sujeitas às nuances do mercado (CAVALCANTI, 2001; ALMEIDA, SIMÕES e ARAÚJO, 2006). A utilização de tecnologia nas instituições de ensino, que antes estava ligada somente as ferramentas de apoio às atividades de ensino e aprendizagem, ganha corpo com a maior exigência por parte dos discentes, havendo uma tendência natural à utilização de mais ferramentas web e sistemas de gestão (SOUZA e ALVES, 2005). O ERP é amplamente utilizado como ferramenta de gestão nas organizações, possuindo diferentes denominações e formas de utilização, sendo caracterizado, inclusive, como o sistema mais bem-sucedido no apoio a gestão das atividades empresariais (TURBAN, MCLEAN e WETHERBE, 2004). Sob esse contexto, a utilização dos sistemas ERP como representantes das vantagens ao se utilizar de um sistema de apoio a gestão se torna estratégica e viável, visto que apesar da existência do termo ERP educacional, ou dos sistemas de gestão acadêmica, esta área de estudo ainda se encontra pouco explorada. Prova disso é o resultado das buscas pelos termos ERP e Educação, ERP educacional e Sistema de Gestão e Educação realizadas nas bases de dados Business Premier, Scielo e Capes, nas quais foram encontrados somente três artigos sobre o tema, Souza e Alves (2005), Colenci Junior e Holderegger (2012) e Mendonça (2003), sendo que os mesmos são utilizados como subsídio para o presente estudo. Outro aspecto a ser considerado é que como o fato do campo de estudo ser relativamente pouco explorado e estar intimamente relacionado com inovações organizacionais e com aspectos governamentais, acaba por gerar certo descompasso entre a velocidade do mercado e a velocidade da produção acadêmica. Devido a essa situação há a utilização de referenciais do mercado e governamentais. Assim como a adoção das instituições privadas de ensino profissionalizante e superior se deu, primeiramente, pelo desenvolvimento que o tema teve nos últimos anos, principalmente por meio de estratégias de acesso a educação que o governo federal tem implantado e ao crescimento
19 19 vivido pelo setor privado de educação no Brasil. Por outro lado, o tema apresenta certa afinidade ao autor, visto que o mesmo trabalha com tecnologia e educação e tem conhecimento das dificuldades que o tema apresenta, sendo tocado pela possibilidade de poder colaborar com o crescimento da educação, tendo como propulsor a TI e os sistemas de informação Estrutura da dissertação A presente pesquisa está estruturada em cinco seções. Na primeira seção apresentam-se a introdução, a contextualização do tema, o problema de pesquisa, os objetivos geral e específico, bem como a justificativa do estudo. Na segunda seção apresenta-se o referencial teórico que embasou o presente estudo. Faz-se uma breve contextualização do ambiente educacional no Brasil, focando no ensino profissionalizante e no ensino superior e apresenta-se uma visão da gestão na educação. Apresenta-se também uma contextualização acerca dos sistemas de informação, sobre os ERPs, seus objetivos e sua utilização, bem como as vantagens de sua utilização. Por fim, apresenta a utilização de sistemas de informação na educação e alguns aspectos da utilização de sistemas de gestão nas instituições de ensino. Na terceira seção apresentam-se os procedimentos metodológicos utilizados, iniciando pelo delineamento da pesquisa. Na sequência, são caracterizadas a população e a amostra, são apresentados a definição das questões, o instrumento de pesquisa utilizado e, por fim, os métodos de tratamento dos dados. Na quarta seção são apresentados os dados obtidos, as análises e intepretações, assim como as associações pertinentes ao objetivo da pesquisa. Na quinta e ultima seção são apresentadas as considerações finais, limitações, sugestões para trabalhos futuros e as contribuições esperadas com a pesquisa.
20 20 2. REFERENCIAL TEÓRICO A proposta da revisão bibliográfica não foi exaurir o tema e sim contextualizar brevemente sobre a história da educação no Brasil, buscando mostrar os aspectos que contribuíram para a existência do contexto educacional atual do país, assim como apresentar as estratégias de ensino profissionalizante e superior e um breve panorama da gestão nas instituições de ensino. Em relação aos sistemas de informação, são apresentadas algumas definições, o que são e quais os objetivos dos sistemas ERPs, suas características e as vantagens na sua utilização. Por fim, se apresenta a utilização dos sistemas de informação na educação Educação A educação é um típico exemplo de bem semipúblico, visto que possui qualidades dos bens públicos assim como dos bens de mercado. Desta forma, a melhoria no nível de educação da população proporciona um beneficio global muito maior que a soma dos benefícios individuais, mostrando a característica de bem público. Porém a educação é perfeitamente divisível, pois os consumidores são facilmente identificáveis, podendo quantificar, por meio do preço, parte dos benefícios da educação, mostrando a característica de bem de mercado (CONTADOR e DE SORDI, 2008; SÉCCA e LEAL, 2008) Primórdios da Educação no Brasil A história da educação no Brasil começou em 1549 com a chegada dos primeiros padres jesuítas, que objetivando a propagação da fé cristã iniciaram o ensino religioso e foram, durante mais de 200 anos, os únicos educadores do Brasil. Os jesuítas fundaram a primeira escola elementar (ensino básico) na cidade de Salvador. Neste período, a educação era direcionada para as crianças da terra, sendo elas brasileiras ou portuguesas, e não somente para os índios, pois a religião oficial de Portugal era a católica. Em 1759, os jesuítas foram expulsos de Portugal e de suas colônias, abrindo um enorme vazio que não foi preenchido nas décadas seguintes (ARCANJO e HANASHIRO, 2010).
21 21 Entre 1759 e 1808, o Marquês de Pombal realizou uma reforma na educação, substituindo o sistema jesuítico. A reforma tinha como objetivo modernizar o reino e fortalecer o Estado, combatendo quem desafiasse o reino e os jesuítas. Segundo Arcanjo e Hanashiro (2010) tais medidas não surtiram efeito, incluindo a criação de um imposto para financiar o ensino primário, o Subsídio Literário. Em 1808, com a vinda da família real para o Brasil e a mudança da sede do Reino de Portugal para o Brasil-Colônia, a educação teve um novo impulso. No período que foi de 1808 a 1822 foram abertas academias militares, Escolas de Direito, Educação, Medicina e a Biblioteca Real, cujo objetivo era preencher as demandas de formação profissional, característica que viria a ter grande influência na evolução do ensino superior brasileiro (GUIRALDELLI, 2006). Com a independência do país, conquistada em 1822, algumas mudanças no panorama educacional começavam a se esboçar, como as primeiras discussões sobre a criação de universidades no Brasil e a Constituição de 1824 que se comprometia a assegurar instituições primárias e gratuitas para todos os cidadãos. Nesta época cada umas das províncias do Brasil era responsável pela administração do ensino primário e secundário, pela criação de cursos, escolas e faculdades, assim como pela gestão dos custos dos mesmos. A ideia de fundar universidades não prosperou (SILVA, 2010). Após 1824 houve outras tentativas de criação de universidades, assim como outros cursos foram criados nas faculdades, no ensino técnico e pósmédio. O número de instituições de ensino aumentou e a demanda da educação acompanhou este cenário. A partir dos anos 1990, a educação tomou novos rumos até chegar ao estágio atual (SILVA, 2010).
22 O contexto educacional atual do Brasil O setor de ensino brasileiro sofreu grandes mudanças a partir de 1990, havendo um grande aumento do número de alunos matriculados, o surgimento de instituições de ensino superior com diferentes personalidades jurídicas, o aprimoramento do sistema de avaliação pelo governo, o início da profissionalização da gestão e abertura de capital de algumas instituições na bolsa de valores, realizando aquisições e novos investimentos por todo o país (GUIRALDELLI JUNIOR, 2006). Entre as mudanças mais importantes que marcaram a evolução da educação, destaca-se o aumento no número de alunos matriculados na educação básica e no ensino superior. No período que compreende entre 1999 e 2009 houve um aumento significativo nestes números, assim como na média de anos de estudos do brasileiro, que passou de 5,7 para 7,7 (IBGE, 2011). Outro marco importante para a educação brasileira foi a criação da atual Lei de Diretrizes e Bases da Educação (LDB), em dezembro de Os aspectos socioeconômicos também podem influenciar na dinâmica das instituições de ensino. A população brasileira residente nas capitais se manteve estável de 1991 a 2010, oscilando entre 28 e 29%, enquanto a taxa de urbanização aumentou consideravelmente, de 75,6% em 1991, para 83,48% em 2007 (IBGE, 2010). Estas transformações mostram uma tendência à descentralização dos centros urbanos. Segundo estudo do IBOPE (2012), o potencial de consumo de educação do Brasil é superior aos 49 bilhões de reais, sendo que a maior concentração deste total está na região Sudeste com 56,85% do total do país, o que equivale a R$ 28,17 bilhões. O segundo maior potencial está na região Sul, com 15,32% ou R$ 7,59 bilhões. O Nordeste aparece em seguida, conforme é possível observar na Tabela 1.
23 23 Região R$ bilhões % Norte 2,30 4,66 Nordeste 7,37 14,86 Sudeste 28,17 56,85 Sul 7,59 15,32 Centro-Oeste 4,12 8,31 Tabela 1 - Potencial de consumo da educação Fonte: Ibope (2012) O consumo per capita do brasileiro com educação no ano de 2012 foi de aproximadamente R$ 280,00. Um descritivo de cada região pode ser observado na Tabela 2. Região R$ Norte 192,88 Nordeste 187,18 Sudeste 373,07 Sul 323,48 Centro-Oeste 322,87 Tabela 2 - Consumo de educação Fonte: Ibope (2012) Além do aumento e espalhamento dos centros urbanos e do potencial de consumo da educação, segundo dados do IBGE (2010), houve um aumento no número de pessoas que possuem graduação completa, sendo, em 2010, 7,9% da população, enquanto em 2000 eram 4,4%. Em 2000, 5,5% das crianças entre seis e quatorze anos estavam fora da escola; já em 2010 este número reduziu para 3,3%. Estes números mostram o potencial e o crescimento que a educação tem vivenciado nos últimos anos no Brasil (BORLINA FILHO, 2012). As maiores taxas de crescimento no ensino superior ocorreram nas instituições privadas, principalmente por meio da oferta de cursos de ciências sociais aplicadas. As universidades públicas apresentam percentuais equivalentes às particulares somente em cursos de baixa demanda ou em cursos nos quais há a necessidade de grandes investimentos em laboratórios, como no caso das engenharias (ALTHEMAN, 2004). Em 2002, o setor de educação movimentava cerca de 9% do PIB; em 2012, somente o investimento público em educação chegou a 8% do PIB (BRASIL, 2012).
24 24 Houve crescimento no número de matrículas do ensino superior em 7,1% em 2010 em relação a 2009, porém a educação superior ainda pode ser considerada um privilégio no Brasil, visto que apenas 11% das pessoas entre 25 e 64 anos possuem diploma universitário, número muito inferior se comparado com outros países emergentes, como o Chile (24%) e Rússia (54%). Números de 2002 já apresentavam que dos mais de 3 milhões de alunos que chegavam a oitava série do ensino fundamental, apenas cerca de 300 mil concluíam o ensino superior (BRASIL, 2010). O crescimento da educação profissional em 2011 foi de 7,4%, atingindo aproximadamente um milhão de matrículas. No caso do ensino médio integrado, os números indicam um contingente de 1,3 milhão de alunos atendidos. A expansão da rede federal foi de 15% em Nos últimos 9 anos, a rede federal de educação profissional e tecnológica mais que dobrou a oferta de matrícula de educação profissional, com um crescimento de 143% (INEP, 2011). Porém, em 2002 o Brasil já era apontado como um dos mercados mais atraentes no setor educacional entre os países do mundo para investimentos. No setor de ensino superior o Brasil possuía grande demanda reprimida e relativo alto grau de liberdade para as margens de lucro permitidas para o setor (SYLVAN, 2002 apud ALTHEMAN, 2004). No caso do Brasil, além do ambiente regulatório favorável e da alta demanda reprimida, outro fator relevante é o potencial atrativo aos investidores, que teriam a possibilidade de ganhos financeiros, e de eficiência, com a profissionalização da gestão dessas instituições, uma vez que, segundo Altheman (2004), em sua maioria, são originárias de empresas familiares, sem necessariamente, apresentarem grandes preocupações com a eficiência e eficácia organizacionais. Essa situação difere de países como o Japão, Suíça, França e Alemanha, onde há um ambiente favorável a implantação de instituições de ensino superior, porém a demanda reprimida é relativamente baixa, ou da Grécia que, apesar de ter alta demanda reprimida, apresenta dificuldades em relação a ganhos financeiros com educação (ALTHEMAN, 2004).
25 25 Segundo Sampaio (2011), no ano de 2011 foram realizadas várias aquisições e investimentos privados no setor de educação do Brasil, o que mostra que ainda há espaço para o crescimento do segmento de ensino, visto que além deste investimento há o aumento gradativo dos investimentos públicos no setor, conforme apresentado anteriormente. O Brasil contabiliza pouco mais de 51 milhões de alunos matriculados em todas as modalidades de ensino, no ensino público e privado. Deste total, mais de 85% estão matriculados na rede pública. Porém, conforme estudo de Casal Junior (2012), Rodrigues (2011) e Brasil (2008), a cada ano o Brasil vem perdendo cerca de 1 milhão de alunos na rede pública. Em 2010 entraram alunos em cursos de graduação, o que corresponde a um aumento de 109,2% em relação a Nesse período, a categoria federal apresenta, proporcionalmente, a maior elevação do número de ingressos (140,5%), seguida da categoria privada (115,4%). Especificamente no ano de 2010, as instituições privadas contavam com 78,2% dos ingressos da graduação; seguidas das federais, com 13,9%; estaduais, com 6,5% e municipais, com 1,5% (INEP, 2010). O ano de 2010 apresentou concluintes em cursos superiores, ou seja, 145,8% mais que o registrado em Deste total, 80,4% foram oriundos de instituições privadas (INEP, 2010). Segundo o relatório sobre o ensino superior publicado pelo INEP (2010), o crescimento do setor privado tem contribuído muito para a ampliação do acesso a educação superior, porém esta ampliação não tem significado a democratização no acesso, pois ainda há grandes desigualdades sociais na educação superior, seja ela pública ou privada, situação apresentada anteriormente por Picanço (2003). O crescimento das Instituições de Ensino Superior (IES) privadas se deu de forma mais acentuada nos últimos dez anos, o que, do ponto de vista de consolidação de um setor, pode ser considerado pouco tempo. Cobra e Braga (2004) afirmam que a expansão do ensino superior sofre alguns afunilamentos em relação ao limite de demanda devido ao poder aquisitivo da
26 26 população, elevado número de instituições e disponibilidade de vagas, ausência de financiamento e de professores titulados e qualificados, de forma que não há crescimento linear. Segundo Sécca e Leal (2008) alguns fatores que podem ter contribuído com o crescimento da educação superior no Brasil são: aumento da população jovem adulta, exigência do mercado de trabalho, aumento no número de concluintes do ensino médio, baixos níveis de penetração da educação superior no Brasil, maior disponibilidade de bolsa de estudos e financiamentos estudantis e, por fim, a desregulamentação das instituições de ensino. Em 2010, a composição do mercado de educação superior no Brasil foi de: 88,3% instituições privadas, 4,5% estaduais, 4,2% federais e 3,0% municipais, totalizando IES no Brasil. Prevalecem as faculdades (85,2%), seguidas pelas universidades (8,0%), pelos centros universitários (5,3%) e pelos Institutos Federais de Educação (IFs) (1,6%). Ainda acerca dessas instituições, as taxas de variação registradas em relação ao ano anterior representam aumento de 5,7% para os IFs e Centros Federais de Educação Tecnológica (Cefets), 3,0% para as faculdades, 2,2% para as universidades e decréscimo de 0,8% para os centros universitários (INEP, 2010). Com a elaboração do Catálogo Nacional dos Cursos Técnicos pelo Ministério da Educação, durante o ano de 2007 e 2008, surgiu um importante instrumento de divulgação e regulamentação da oferta de cursos técnicos por todo o Brasil. Desta forma, a educação profissional e tecnológica assumiu valor estratégico para o desenvolvimento nacional, com a intensificação e diversificação das atividades de ensino, visando atender os mais diferenciados públicos nas modalidades presencial e a distância (BRASIL, 2009). A avaliação das instituições de ensino profissionalizante, geralmente, segue a lógica de mercado, levando em consideração a quantidade de alunos formados e a demanda do perfil em questão, o mesmo ocorrendo com as avaliações realizadas pelos governos. Desta forma, as instituições optam por procedimentos de gestão que sejam capazes de levar a instituição a alcançar o resultado almejado nas avaliações externas, deixando, algumas vezes, de ter um projeto pedagógico que privilegie a educação de qualidade para trabalhar
27 27 na busca de indicadores quantitativos que possam garantir mais recursos institucionais (FERNANDES, 2005). Com base nestes números, pode-se observar que o a competição entre as instituições de ensino privado tende a aumentar conforme o setor se desenvolve, de forma que as instituições acabam por necessitar de diferentes estratégias para permanecer no mercado. O planejamento e a gestão são algumas delas, porém ainda sofrem restrições segundo Bodini (2002, p. 2): A ideia de se planejar uma instituição de ensino superior com as mesmas técnicas usadas na indústria, ainda incomoda uma parcela de seus gestores, em cima da discussão de pontos como: não possuímos um produto final, não visamos lucros, temos filosofias, missão e objetivos bastante claros e diferentes das indústrias. Ainda segundo Bodini (2002), as universidades são apegadas as antigas tradições e resistentes a mudanças, porém devido à diversidade de novas situações que as mesmas têm enfrentado, há a necessidade de se preocuparem com a gestão e o planejamento a curto, médio e longo prazo Gestão nas instituições de ensino Nas organizações a gestão tem papel fundamental, na educação não seria diferente, pois a capacidade de gerir a instituição acaba por influenciar o desenvolvimento do aprendiz. Conforme Santos (2011) descreve, a aprendizagem não ocorre somente na sala de aula, mas na escola como um todo, ou seja, pela maneira como a mesma é organizada e funciona, pelas ações que promove, pelo modo como as pessoas se relacionam e como a escola se relaciona com a comunidade. Desta forma, uma educação de qualidade é resultado do conjunto de fatores internos e externos ao contexto escolar. A gestão, segundo Nobrega (2004) apud Braga e Monteiro (2005), é um processo pragmático, no qual o que interessa é o resultado e não o esforço. A gestão é a busca de critérios para a tomada de decisão com base em evidência empírica e no seu valor preditivo. Em gestão, a evidência empírica vem do aprendizado com a observação dos acontecimentos e seus resultados.
28 28 A gestão da instituição de ensino não pode e não deve ser entendida como uma atualização do termo administração escolar, mas como uma mudança radical na ótica do ensino. Nas instituições de ensino públicas, o início da utilização do termo gestão como um diferencial se deu a partir de 1980 com o início do movimento a favor da descentralização e da democratização da gestão das escolas, gerando distintas reformas educacionais e proposições legislativas em prol do aprimoramento da qualidade da educação (LÜCK et al., 2005). As instituições de ensino podem ser classificadas como públicas ou privadas. As instituições públicas são as mantidas e administradas pelo Poder Público, diferentemente das privadas que são mantidas e administradas por pessoas físicas ou jurídicas de direito privado. As instituições privadas podem ser divididas em: instituições privadas com fins lucrativos ou particulares em sentido estrito, mantidas por uma ou mais pessoas físicas ou jurídicas de direito privado; comunitárias, instituídas por grupos de pessoas físicas ou por uma ou mais pessoas jurídicas, inclusive cooperativas, que tenham em sua constituição representantes da comunidade; confessionais, instituições que atendam à orientação confessional e ideológica específicas; e filantrópicas, instituições de assistência social que prestam serviço para a população em geral, sem qualquer remuneração (KOBS e REIS, 2008). Segundo Fiorelli (2012) e Vianna e Palmeira (2012), a gestão educacional resulta da reflexão sobre a realidade da instituição, seus anseios, desejos e expectativas e deve ser uma ação construída coletivamente e compartilhada entre todos os atores envolvidos: alunos, docentes e comunidade. De forma que, cada classificação das instituições de ensino tem foco diferente, ou seja, as teorias da administração não se aplicariam totalmente à gestão de IES, conforme Andrade (2002). Segundo Pertschy (2006, p. 3), embora o lucro seja um dos objetivos das IES, não é o principal, como o seria em outras sociedades empresariais, mas um coadjuvante no desenvolvimento da instituição. Sendo assim o maior objetivo das instituições de ensino estaria relacionado à qualidade da formação proporcionada.
29 29 As instituições de ensino privadas geralmente apresentam estrutura organizacional verticalizada, piramidal, onde cada função hierarquicamente inferior está sob a supervisão da mais alta, a fim de assegurar controle. A organização de trabalho é por função e departamentalizada. As decisões são centralizadas, tomadas pelos sócios ou pelo proprietário, o planejamento é rudimentar e desprovido de ferramentas de controle (SABIA e ROSSINHOLI, 2001). Tachizawa e Andrade (2006) corroboram afirmando que a configuração organizacional é essencial para o desempenho no processo de gestão e que normalmente a estrutura verticalizada e funcional prevalece nas instituições de ensino. Segundo Souto (2006), um dos grandes desafios da gestão das instituições de ensino é desenvolver uma maior capacidade de resposta às demandas externas. Para isso, é necessário que seus gestores sejam capazes de utilizar diferentes abordagens de planejamento, a fim de que as instituições possam atingir seus objetivos e cumprir sua missão. Além de estratégias de gestão e de planejamento, um fator que pode representar um diferencial na gestão das instituições de ensino, tanto superior, quanto profissionalizante, são os sistemas de informação. 2.2 Sistemas de informação Os sistemas de informação estão cada vez mais presentes nos ambientes, sejam empresariais ou residenciais. Neste contexto esta seção apresenta definições de sistemas de informação, seus tipos e características. Apresenta também os Enterprise Resource Planning (ERPs) e os Sistemas Integrados de Gestão Acadêmica (SIGAs) e suas utilizações Definições Segundo Laudon e Laudon (1999, p. 4) sistema de informação é: O conjunto de componentes inter-relacionados trabalhando juntos para coletar, recuperar, processar, armazenar e distribuir informações com a finalidade de facilitar o planejamento, o controle, a
30 30 coordenação, a análise e o processo decisório das empresas e de outras organizações. Rezende (1999) apud Rezende e Abreu (2001, p. 60) afirma que todo sistema, usando ou não recursos de Tecnologia da Informação, que manipula e gera informação pode ser genericamente considerado um sistema de informação. O Brien (2001, p. 6) corrobora afirmando que sistema de informação é um conjunto organizado de pessoas, hardware, software, rede de comunicações e recursos de dados que coleta, transforma e dissemina informações em uma organização. Segundo Turban, Mclean e Wetherbe (2004), um dos principais objetivos dos sistemas de informação é a transformação, de maneira econômica, de dados em informação e conhecimento. Acrescenta ainda que um Sistema de Informação (SI) coleta, processa, armazena, analisa e dissemina informações com um determinado objetivo (TURBAN, MCLEAN e WETHERBE, 2004 p. 39). Assim como existem diferentes definições de SI, existem diferentes tipos, sendo que cada um tem um papel específico dentro do contexto organizacional Tipos de Sistemas de Informação Os sistemas de informação podem estar relacionados ao nível organizacional, e neste contexto, existem diferentes sistemas para cada nível organizacional específico. No nível operacional estão os sistemas de processamento de transações, no nível tático estão os sistemas de informação gerencial e os sistemas de apoio à decisão. No topo da estrutura organizacional, ou seja, no nível estratégico, estão os sistemas de informação executiva, também conhecidos como sistemas de informação estratégica. Segundo O Brien (2001) esta definição é a atualmente mais utilizada pelos autores quando se trata da divisão dos sistemas de informação, porém alguns sistemas podem incorporar ações ou até mesmo sistemas pertencentes a outro nível organizacional. Os Sistemas de Informações Transacionais (SIT) são caracterizados por regras formalizadas, comunicações interfuncionais, grande volume de
31 31 transações e um foco operacional nas atividades cotidianas. A combinação de processos estruturados e o grande volume de transações aumenta a ênfase na eficiência do sistema. É o sistema de informação que representa o nível operacional da organização, porém é utilizado na organização por todos os níveis de execução (O BRIEN, 2001). Os SIT representam o nível mais básico dos sistemas de informação e têm a função de executar e cumprir os planos elaborados pelos outros sistemas, sendo sua principal função relacionada ao input e armazenamento de dados. Alguns exemplos de sistemas de informação transacionais: sistemas de vendas, marketing, produção, finanças, contabilidade e recursos humanos (O BRIEN, 2001). O Sistema de Informações Gerenciais (SIG) é o responsável por gerar relatórios, principalmente relacionados ao desempenho da organização e dados de histórico, sendo subsidiado pelos SIT. Atendem as necessidades de diferentes níveis organizacionais, geralmente relacionados aos níveis gerenciais e alto escalão da organização (O BRIEN, 2001). Os SIG servem, por definição, como base para as atividades de planejamento, controle e tomada de decisão no nível gerencial. O papel principal do SIG é o de sumarizar dados e emitir relatórios sobre a situação da organização de forma sintética, condensada e objetiva, em sua maioria representada através de gráficos (O BRIEN, 2001). Um SIG gera informações que apoiam muitas das necessidades dos sistemas de tomada de decisão da administração. Os relatórios, telas e respostas produzidas por esses sistemas fornecem informações para os gerentes para o adequado atendimento de suas necessidades de informação. Esses produtos de informações predefinidas satisfazem as necessidades de informação dos tomadores de decisão dos níveis operacionais e táticos, que encontram tipos e situações de decisão mais estruturadas (O BRIEN, 2001). Os Sistemas de Apoio à Decisão (SAD) são desenhados para atender o nível tático das organizações. Estes sistemas auxiliam no direcionamento da tomada de decisão, são orientados a decisões semiestruturadas ou com
32 32 rápidas mudanças. O SAD se utiliza das informações disponibilizadas pelos SIT e pelos SIG para subsidiar a tomada de decisão (O BRIEN, 2001). O SAD fornece aos gerentes apoio interativo de informações durante o processo de tomada de decisão. De acordo com O Brien (2001), os sistemas de apoio à decisão utilizam: Modelos analíticos. Banco de dados especializados. As apreciações do tomador de decisão. Um processo de modelagem computadorizado para apoiar a tomada de decisões semiestruturadas e não estruturadas por parte de cada gerente. Usar um sistema de apoio à decisão envolve quatro tipos básicos de modelagem analítica (O Brien, 2001): Análise do tipo what if. O usuário final introduz mudanças nas variáveis ou relações e verifica as mudanças resultantes nos valores das outras variáveis. Análise de sensibilidade. É um caso especial da análise anterior, onde a mudança repetida de uma única variável faz com que sejam observadas as mudanças nas outras variáveis. Análise de busca de metas. Alterando os valores das variáveis finais (metas) é observada a mudança das outras variáveis. Análise de otimização. É uma extensão da análise anterior, na qual ao invés de fixar uma meta, a meta é encontrar a solução ótima para uma ou mais variáveis-alvo do problema. Geralmente a otimização é alcançada através de programação matemática, sendo que, às vezes, devido à complexidade do sistema, são adotados modelos heurísticos que usam métodos de inteligência artificial. Os métodos de inteligência artificial muitas vezes não encontram a solução ótima, mas encontram uma solução próxima da ótima.
33 33 Os Sistemas de Informação Executiva (SIE) agrupam funções dos sistemas de apoio à decisão e dos sistemas de informação gerenciais, porém estas informações são disponibilizadas de forma mais simples e interativa, para que os executivos da organização possam obter de forma rápida e objetiva a informação de que necessitam (O BRIEN, 2001). O SIE tende a se utilizar de vários gráficos de acordo com a preferência dos executivos de forma que se perca o menor tempo possível na obtenção e entendimento da informação. As informações apresentadas são consolidadas a partir de diferentes sistemas da organização, assim como relacionados a informações externas (O BRIEN, 2001). Laudon e Laudon (2008) apresentam uma camada adicional, além das camadas operacional, tática e estratégica apresentadas por O Brien (2001), denominada camada do conhecimento. Esta camada estaria direcionada aos cientistas, engenheiros, advogados, analistas financeiros e à controladoria. A essa camada estão associados dois tipos de sistemas: os Sistemas de Trabalho em Conhecimento (STC) e os Sistemas de Automação de Escritório (SAE). Assim como existem diferentes tipos de sistemas de informação, um sistema pode se valer de mais de uma classificação, como é o caso dos sistemas ERP, que geralmente são compostos pela junção de SIT e SIG, porém existem sistemas ERP que chegam a incorporar as funções de um SAD Histórico dos ERPs As empresas estão baseadas em processos de negócio. Segundo Laudon e Laudon (2008), processos de negócios são atividades previamente estabelecidas que têm como objetivo gerar valor para a organização e para o cliente. Antes da consolidação dos ERPs, para cada área de negócio as empresas costumavam adotar um sistema de gestão específico, ou seja, existiam sistemas que controlavam de maneira distinta as áreas de finanças, compras, recursos humanos e logística, por exemplo. Cada sistema possuía
34 34 sua própria base de dados e suas informações eram manipuladas de forma separada, ocasionando, muitas vezes, lentidão e inconformidades no controle dos processos de negócio, visto que cada processo demandava ações de diferentes áreas (LAUDON e LAUDON, 2008; MENDES e ESCRIVÃO FILHO, 2002; OLIVEIRA, 2004). Outro agravante da realização da gestão por meio de sistemas separados era a qualidade e confiabilidade das informações, pois como os sistemas possuíam bases distintas, as informações, geralmente, precisavam ser inseridas de um sistema para outro de forma manual, o que, além de comprometer a confiabilidade das informações, ocasionava retrabalho (LAUDON e LAUDON, 2008; MENDES e ESCRIVÃO FILHO, 2002; OLIVEIRA, 2004). Neste contexto as empresas iniciaram a busca por soluções que pudessem integrar a gestão das áreas a fim de proporcionar maior confiabilidade no tratamento das demandas dos processos de negócio. Para suprir estas necessidades foram desenvolvidos os ERPs (MENDES e ESCRIVÃO FILHO, 2002; OLIVEIRA, 2004). Os ERPs podem ser definidos como sistemas de informação integrados, geralmente adquiridos por meio de pacotes de software comercial, que têm a finalidade de dar suporte a maioria das atividades das empresas. São modulares e se utilizam de uma mesma base de dados central, desta forma conseguem atualizar as informações real-time entre os softwares que o compõem (O BRIEN, 2001). O histórico dos ERPs tem início na década de 50, com os primeiros mainframes que atuavam no controle de estoques. Na década de 70, com a disseminação dos sistemas computacionais, surgiram os Material Resource Planning (MRPs), conjuntos de sistemas cujo objetivo era o controle de insumos e a administração de algumas etapas do processo produtivo (LAUDON; LAUDON, 2008; MENDES e ESCRIVÃO FILHO, 2002; OLIVEIRA, 2004).
35 35 Na década de 80, com o advento das redes de computadores e o barateamento do uso da Tecnologia da Informação (TI), surgiram os MRP II, ou Manufacturing Resource Planning, que derivaram dos MRPs, mas que, nesse momento, também exerciam controle das atividades de mão de obra e maquinário (LAUDON; LAUDON, 2008; OLIVEIRA, 2004). Em meados da década de 90, com a inserção de novos módulos - finanças, vendas e RH - ao MRP II, adotou-se a denominação de Enterprise Resource Planning (ERP). O nome adotado já apresentava o objetivo dos ERPs, ou seja, integrar todas as atividades das empresas (TURBAN, MCLEAN e WETHERBE, 2004). Com o passar dos anos foram acrescentados outros módulos, com a possibilidade de customização das soluções para as particularidades de cada segmento de mercado, tornando os ERPs a solução mais adotada para a gestão de processos empresariais (TURBAN, MCLEAN e WETHERBE, 2004). Segundo Davenport (2002), os sistemas ERPs também podem ser denominados como Sistemas de Gestão Empresarial (SGE), ou Enterprise Systems (ES), em inglês. Padilha e Marins (2005) corroboram afirmando que no Brasil os ERPs também são conhecidos como Sistemas Integrados de Gestão Empresarial (SIGE) Definição e características dos ERPs Para Souza e Zwicker (2000), o ERP é um pacote de software que permite a uma companhia automatizar e integrar a maioria de seus processos de negócios. Um sistema ERP pode ser definido como uma solução de Software que atende às necessidades do negócio, levando em consideração a visão do processo de uma organização com a finalidade de encontrar as metas dessa organização, integrando de forma estreita todas as áreas e funções do negócio (CAVALCANTI, 2001). O grande diferencial dos ERPs em relação ao MRP é a abrangência, de forma que o ERP propicia que os benefícios conseguidos por meio do MRP e MRP II sejam percebidos em praticamente todas as áreas da organização,
36 36 fato este, em parte, possibilitado pela utilização de uma base única (O BRIEN, 2001). Apesar de abranger quase a totalidade das atividades das empresas, o ERP não tem caráter de um sistema de informação executivo, visto que grande parte de suas funções contemplam as atividades transacionais das organizações, principalmente em relação à integração (TURBAN, MCLEAN e WETHERBE, 2004). Os ERPs auxiliam no processamento das informações e controle dos processos da organização, contemplam a união de dois tipos de sistema de informação, SIT e SIG, porém frequentemente chegam a atender aos sistemas de apoio à decisão, através de módulos específicos (O BRIEN, 2001). As principais dificuldades na implantação de um ERP estão ligadas aos custos da implantação, que, geralmente, são altos, assim como em convencer alguns usuários a adotarem a ferramenta, pois os mesmos são relutantes quanto à alteração de sua rotina de trabalho (O BRIEN, 2001). Os sistemas ERP são sistemas genéricos, geralmente compostos das melhores práticas de negócio, porém cabe a cada empresa conhecer sua forma de atuação e averiguar se a integração de sistemas é a melhor escolha (DAVENPORT,1998). Souza e Zwicker (1999) explicam que os ERPs são compostos por módulos que se integram e atualizam um banco de dados corporativo. Ainda permitem a utilização de ferramentas de planejamento para analisar o impacto das decisões nos diversos processos de negócio da empresa. Segundo Turban, Mclean e Wetherbe (2004), os ERPs são implementados para integrar as transações entre e ao longo dos processos de negócios mais comuns. Segundo SOUZA (2000), algumas características do ERPs são: São pacotes comerciais de software; São desenvolvidos a partir de modelos padrões de processos; São integrados; Têm grande abrangência funcional;
37 37 Utilizam um banco de dados corporativo; Requerem procedimentos de ajustes. Turban, Rainer Jr. e Potter (2005) caracterizam os sistemas ERPs como conjuntos de aplicações para automatização das operações rotineiras das organizações, como controle de estoque e pedidos; afirmam ainda que os ERPs são a maneira mais bem-sucedida de controlar os processos de uma organização. Segundo Laudon e Laudon (2008), o ERP, como um sistema integrado de gestão, é um agrupamento organizado de pessoas, procedimentos, bancos de dados e dispositivos usados para oferecer informações de rotina aos administradores e tomadores de decisões. Segundo Souza e Zwicker (2003), ERPs são pacotes comerciais de software que incorporam modelos de processos de negócios, são sistemas de informação integrados, utilizam banco de dados corporativo, possuem grande abrangência funcional e requerem procedimentos de ajuste para que possam ser utilizados em determinada empresa. No entanto, os objetivos dos ERPs estão mais relacionados a integração dos processos de negócios da organização Objetivo dos ERPs A importância de se utilizar de sistemas de informação e a vantagem de se ter uma organização informatizada são apresentadas por Oliveira (2004) e Laudon e Laudon (2008), mostrando que em um ambiente propício à informática pode ser útil para o processo de decisão, pois pode proporcionar maior qualidade e velocidade em sugerir novos rumos para a organização. Neste contexto, para Turban, Rainer Jr. e Potter (2005), o objetivo dos sistemas ERP é a integração dos departamentos e dos fluxos de informação das empresas. Segundo o site da empresa TOTVS (2012) o objetivo dos ERP é gerenciar e integrar os processos de negócio das empresas de forma a agilizar a eficiência das operações. Para Laudon e Laudon (2008), sistemas ERP têm como objetivo a integração de todas as atividades de uma organização.
38 38 Para Davenport (1998), cada empresa gera, manipula e armazena uma vasta quantidade de dados. Neste contexto, o papel do ERP é integrar esses dados em um único sistema. Segundo Bertaglia (2003), o objetivo de um sistema integrado, ou ERP, é fornecer controle e suporte para os processos operacionais de forma integrada. Desta forma, a utilização de um ERP remete a diferentes vantagens observadas nas organizações Vantagens na utilização de ERPs Os ERPs inicialmente foram adotados pelas grandes empresas, pois, segundo Padilha e Marins (2005) e Esteves, Santos e Carvalho (2000), para sua implantação eram necessários grandes investimentos financeiros e de tempo. A implantação de um sistema ERP chegava a custar milhões de dólares. Um estudo de 2006 publicado por Ângelo (2006) apontou que para 23% das empresas no Brasil o ERP já era prioridade naquela época, porém havendo certa dificuldade na hora de escolher a melhor solução para cada empresa. Um exemplo é a matéria de Valle (2010), na qual afirma que para a adequada escolha de um ERP, além de outros fatores, deve-se priorizar os processos mais importantes da empresa e não somente os que necessitam de melhoria. Outro fator que preocupa na utilização de ERPs é com relação ao fracasso da solução. A reportagem de Caetano (2009) aponta como principais razões as falhas por parte do cliente, que nem sempre sabe quais suas necessidades e objetivos, dificultando o planejamento da implantação de ERPs. Outra razão seria a falta de preparo dos integradores de sistemas, e, por último, as falhas na venda dos softwares. Em relação às vantagens percebidas com a utilização dos ERPs, alguns artigos tratam a avaliação de desempenho para sistemas ERP. Um exemplo é o artigo de Elragal e Al-Serafi (2011), que divide os indicadores de desempenho dos ERPs em gerais, eficiência operacional, eficácia operacional, comunicação e informação. Alguns exemplos de indicadores da eficácia operacional são o número de falhas, o número de erros de envio, a alteração
39 39 na rotina de trabalho dos colaboradores e a capacidade de produção da empresa. Já como exemplos de indicadores da eficiência operacional foram considerados os seguintes: tempo na realização das tarefas, número de tarefas por trabalho, tempo de entrega, tempo por item produzido e quantidade de estoque. Outro exemplo de caracterização das vantagens de se utilizar ERPs é o artigo de Mendes e Escrivão Filho (2002), no qual procuram mostrar pela ótica de diferentes autores quais são os indicadores que mais impactam em situações relacionadas à implantação, utilização e análise do desempenho de sistemas ERPs. No artigo de Rosemann e Wiese (1999), pode-se observar a mensuração do desempenho de sistemas ERP baseando-se na utilização do Balanced Score Card (BSC). Do ponto de vista da implantação de softwares ERP, os autores Rosemann e Wiese (1999) apresentam a importância da utilização de ERPs nas empresas de médio e pequeno porte. Já os autores Mendes Filho e Teixeira (2005) proporcionam estudos de casos sobre a implantação de ERPs, possibilitando desfrutar dos benefícios oferecidos pela TI. As vantagens de se utilizar um ERP apontadas pelos autores Oliveira (2004), Sacool et al. (2004), Mattos et al. (2005), Yoo et al. (2006), Mazutti, Maçada e Rios (2005), Almeida, Simões e Araújo (2006), Dantes e Hasibuan (2010) e Santos e Hipólito (2003) e nos livros dos autores: Laudon e Laudon (2008), Turban, Mclean e Weatherbe (2004), Turban, Rainer Jr. e Potter (2005), são apresentadas no Quadro 1.
40 Indicadores/Autores Laudon¹ Oliveira¹ Turban¹ Saccol¹ Mattos¹ Yoo¹ Mazutti¹ Almeida¹ Dantes¹ Santos¹ Redução de falhas x x x Melhoria na gestão de pedidos x x x x x x Alteração da rotina de trabalho dos colaboradores x x x x x Aumento da capacidade de produção da empresa x x x x x x x Redução no tempo de realização das tarefas x x x x x x x Redução no número de tarefas por trabalho x x Redução no tempo de entrega x x x x Redução no tempo/custo para produzir um item x x x x x Redução da quantidade de estoque x x x x x x Aumento no desempenho geral da empresa x x x x x x x Satisfação dos clientes x x x x x x Orientação dos clientes x x x x Melhora na comunicação interna x x x x x Melhora na comunicação externa x x x x x Melhora na comunicação gerencial x x x x x Clareza no processo de negócios x x x x x x x x Maior riqueza nas informações x x x x x x x Integração dos processos de negócios x x x x x x x x Melhoria da utilização de recursos de SI x x x x x x x Alterações no desenho das organizações x x x x x x Redução de custos administrativos x x x x x x x Desenvolvimento de novos produtos x x x x Melhoria na qualificação técnica das pessoas x x Atualização tecnológica x x x x x Valorização do trabalho em grupo Incorporação de melhores práticas de gestão x x x x x x x Eliminação de redundância x x x x Adaptação a mudanças x x x x Maiores subsídios para tomada de decisões x x x x x x x Geração de prognósticos mais precisos x Quadro 1 - Indicadores de vantagens da utilização dos ERPs Fonte: Elaborado pelo Autor (2012) x 40 ¹Para facilitar a leitura do Quadro 2, somente o nome do primeiro autor foi citado
41 41 Como referência para a obtenção das vantagens apresentadas pelas empresas, foi adotado o artigo de Afonso (2011), que retrata o mercado de ERPs no Brasil, de forma que as empresas utilizadas neste estudo foram: SAP (2012), MICROSOFT (2012), TOTVS (2012), SAGE(2012), ORACLE(2012), CIGAM (2012). As vantagens apresentadas na utilização de seus sistemas ERPs, de acordo com os websites das próprias empresas, são representadas no Quadro 2.
42 42 Indicadores/Autores CIGAM(2012) ORACLE(2012) SAGE(2012) SAP(2012) Microsoft(2012) TOTVS(2012) Aumento da capacidade de produção da empresa x x Redução no tempo de realização das tarefas x x Redução no tempo de entrega Aumento no desempenho geral da empresa x x x Satisfação dos clientes Orientação dos clientes Melhora na comunicação interna x x Melhora na comunicação externa x x Melhora na comunicação gerencial x x x Clareza no processo de negócios x x x x x Maior riqueza nas informações x x x Integração dos processos de negócios x x x x Melhoria da utilização de recursos de SI x x x Alterações no desenho das organizações x x x Redução de custos administrativos x x x x Desenvolvimento de novos produtos Melhora na qualificação técnica das pessoas Atualização tecnológica x x Valorização do trabalho em grupo Incorporação de melhores práticas de gestão x x x x Eliminação de redundância x x x Adaptação a mudanças x x x x Maiores subsídios para tomada de decisões x x x x x x Retenção de melhores profissionais x x Quadro 2 - Principais vantagens segundo as empresas Fonte: Elaborado pelo Autor (2012) x x x x x x
43 43 Para Colangelo Filho (2001), conforme os ERPs tiveram ampliada sua área de atuação dentro das empresas, foram criadas diferentes categorias do software como ERP para comércio ou ERP para serviços. Mendonça (2003, p. 32) apresenta o conceito de ERP educacional ou, como também é conhecido, Sistema Integrado de Gestão Acadêmico, ou simplesmente, SIGA Sistemas de informação na educação A TI tem estado cada vez mais presente nos processos de ensino e aprendizagem, geralmente na área de recursos didáticos. Alguns exemplos da presença da TI nas Instituições de Ensino (IE) estão na utilização de computadores, lousas digitais, ambientes virtuais e ferramentas informatizadas para apoio à prática do ensino. Segundo Valente (2000), a utilização de sistemas computacionais acaba por facilitar a atividade do professor, porém esta questão não é totalmente difundida ou aceita. Salienta ainda que alguns tipos de sistemas mais sofisticados chegam a identificar os erros cometidos pelos alunos, ou simplesmente indicar as tarefas de acordo com o nível de cada um, mostrando uma forma inteligente de utilização da TI e do computador na educação. Sistemas de informação são amplamente utilizados para a gestão do acervo bibliográfico das instituições de ensino, assim como para apoiar na gestão dos alunos. A área financeira das instituições privadas, devido ao grande número de transações realizadas, necessita do apoio de um sistema de informação, contexto que remete à utilização de um único sistema de informação gerencial para todas as atividades e áreas da instituição (MENDONÇA, 2003). Segundo Trindade (2009), as instituições de ensino têm, de forma geral, se empenhado na melhoria da qualidade e no aumento da oferta de serviços. O avanço da tecnologia tem favorecido o processo de gestão, assim como auxiliado na busca pela eficiência e eficácia na educação. Desta forma, como já é de praxe nas empresas, as instituições de ensino começam a garantir parte de seus recursos de investimento para a implementação de
44 44 sistemas de informação, assim como para a criação de estratégia para a utilização da TI como suporte ao aprendizado do estudante. Ainda segundo Trindade (2009), o público educacional está cada vez mais exigente, ou seja, os estudantes procuram instituições que disponibilizem as informações em websites, como, por exemplo, informação sobre os cursos, dados de secretaria, notas, frequências, pagamentos e solicitações de documentos. Desta forma, além de ser encarada como um diferencial competitivo para as instituições de ensino, a TI está se tornando item primordial para que a instituição sobreviva no mercado. No ambiente acadêmico, os sistemas de informação têm papel fundamental, visto que há grande quantidade de dados e que a gestão se torna facilitada com sua utilização. O sistema de informação gerencial mais comum em ambientes educacionais é o Sistema de Gestão Acadêmica (SGA). Os sistemas de gestão acadêmica têm-se adaptado a essas necessidades, de forma a atendê-las, mas também, sempre procurando melhorar a qualidade e garantir segurança aos serviços prestados. Porém, segundo Trindade (2009), a utilização de sistemas de gestão ainda não foi amplamente aceita pelo planejamento estratégico das instituições. Segundo Souza e Alves (2005), os sistemas de gestão acadêmica são sistemas de informação que, em geral, disponibilizam funcionalidades de controle quanto a dados cadastrais de discentes, docentes, cursos, perfis curriculares, disciplinas, requisitos, equivalências, associações, oferta de turmas a cada período letivo, pré-matrícula e matrícula de discentes, lançamento de notas online pelos docentes, histórico escolar, dados do ENADE, registro de diplomas, entre outras funcionalidades que auxiliam o controle administrativo das instituições de ensino. A utilização de SIGs nas instituições de ensino advém da necessidade da disponibilidade de informações confiáveis para apoiarem os processos operacionais e gerenciais que, com o passar do tempo e o aumento da demanda por educação, têm se tornado cada vez mais complexos. Outro fator que reflete a utilização de SIGs é a possibilidade de se obter vantagem
45 45 competitiva, dado o aumento da concorrência no ramo educacional. Segundo Colângelo Filho (2001), os ERPs vêm sendo adotados por empresas brasileiras desde 1996 e, em relação aos ERPs educacionais, o uso, segundo Mendonça (2003), deu-se a partir do ano O SGA se assemelha muito com o sistema ERP, visto que o mesmo pode ser modular e é minimamente composto pelos seguintes módulos: Secretaria, Financeiro, Acadêmico, Processo seletivo, Biblioteca, além de interface com alunos e professores (MANNESOFT, 2012). Assim como o ERP, o SGA visa racionalizar e agilizar os processos por meio da diminuição dos tempos e custos operacionais e aumento das receitas, apoiar o processo decisório dos gestores, possibilitar a criação de relatórios, diminuir ou eliminar o trâmite de papéis, além possibilitar a integração com outros sistemas e favorecer a utilização de ferramentas de Business Intelligence (BI) (MANNESOFT, 2012). Segundo Colangelo Filho (2001), não há definição precisa e inquestionável do que seja um Sistema ERP, assim como não há uma definição única, ou limitadores, do que seria um ERP educacional, porém os ERPs educacionais podem ser caracterizados em relação ao seu conjunto de funcionalidades, que podem ser descritas segundo Mendonça (2003): Integração e automatização de uma parcela substancial dos processos acadêmicos (abrangendo controles de admissão, vida acadêmica, grade curricular, grade de horários, provas, notas, salas de aula, laboratórios, cursos, disciplinas, alunos e docentes), finanças, logística (suprimentos, distribuição e vendas) e recursos humanos; Compartilhamento de dados e uniformização dos processos acadêmicos; Produção e utilização das informações em tempo real; Satisfação das necessidades de informação dos stakeholders (os proprietários, os funcionários, os alunos, os pais e a sociedade).
46 46 Diante da importância que os ERPs têm apresentado na gestão das instituições de ensino, estas têm buscado meios de se informatizar. Uma forma é a celebração de contratos com grandes empresas do ramo, geralmente com custos simbólicos. Os professores são treinados e a instituição equipada de forma que, em algumas situações, a utilização de um ERP educacional pode chegar a gerar alterações curriculares (BASTOS, DÁVALOS e PLATT, 2004). Outro fator que reflete a importância do ERP para as instituições de ensino é o fato de que, na maioria das vezes, as instituições preferem manter o desenvolvimento do seu sistema acadêmico internamente, pois dessa forma entendem que é possível manter a maleabilidade de administração e controle dos processos do negócio, ou seja, a produção de serviços de ensino (ROSA e CAMPOS, 2005). Para o presente estudo, foram considerados os sistemas ERPs como representantes das vantagens em se utilizar de um sistema de informação como apoio à gestão do negócio. Assim como o termo sistema de gestão, que parte do acrônimo Sistema Integrado de Gestão Empresarial (SIGE), Adoção do termo ERP em português, foi utilizado para determinar os sistemas utilizados nas instituições de ensino, visto que o objetivo dos mesmos, independente do tipo, é auxiliar no processo de gestão da instituição, seja ele financeiro, documental ou acadêmico. Esta estratégia se deu, também, para facilitar a interpretação por parte dos respondentes, visto que a grande maioria não é oriunda da área de TI.
47 47 3. PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS O propósito deste capítulo é apresentar a metodologia de pesquisa, destacando o delineamento da pesquisa e os procedimentos para a coleta, tratamento e análise de dados, de forma que os mesmos pudessem atender às necessidades do estudo. A pesquisa foi dividida em duas etapas. A primeira, de levantamento das vantagens da utilização dos ERPs, foi divida em duas vertentes. A primeira buscou verificar os benefícios e objetivos mais listados dos ERP por diferentes autores da área, em livros e artigos. A segunda vertente, por sua vez, foi focada na busca das informações disponíveis nos sites das empresas desenvolvedoras. Ao todo foram estudados trabalhos de dez autores distintos e seis empresas desenvolvedoras de ERP. A segunda etapa da pesquisa tratou da elaboração de um instrumento de pesquisa (questionário) baseado nas informações obtidas na etapa anterior, a fim de observar a percepção dos diretores, gerentes ou analistas administrativos das instituições privadas de ensino superior e profissionalizante do Paraná quanto a utilização de sistemas de gestão em suas atividades Delineamento da pesquisa O presente estudo é classificado como uma pesquisa descritiva, visto que apresenta as vantagens percebidas por autores e empresas na utilização dos ERPs, e se utiliza desses fatores para averiguar se há a mesma percepção de valor no ambiente educacional. Segundo Rampazzo (2010, p. 55), a pesquisa descritiva observa, registra, analisa e correlaciona fatos ou fenômenos sem manipulá-los. O método científico adotado para investigação foi o dedutivo. No contexto do presente estudo entende-se por método dedutivo aquele que leva o pesquisador de algo conhecido ao desconhecido com reduzida margem de erro, levando em consideração a racionalização e interpretação dos fatos observados (TEIXEIRA, 2005).
48 48 O presente estudo se vale das abordagens qualitativas e quantitativas, sendo um estudo qualitativo, por se tratar da percepção dos usuários e quantitativo quanto ao método de coleta e análise dos dados. De forma que a abordagem qualitativa objetiva a descrição profunda de eventos, situações ou comportamentos (SAMPIERI, 2006). Já a abordagem quantitativa busca a quantificação das informações coletadas e representação estatística dos dados analisados (MARCONI e LAKATOS, 2010). O estudo se utiliza da aplicação de questionário como técnica de levantamento de dados e o mesmo foi construído de forma a atender os objetivos de pesquisa, considerando a facilidade de interpretação dos dados obtidos. 3.2 População e amostra O levantamento dos dados foi realizado por intermédio de questionário em instituições de ensino privadas de educação profissionalizante de nível médio e superior do Estado do Paraná. Foram pesquisadas instituições que se situavam em Curitiba, na Região Metropolitana de Curitiba (RMC) e no interior do estado do Paraná. A população analisada foi baseada nos dados disponibilizados pelo INEP (2010) que refletem a realidade de 2010 para instituições de ensino profissionalizante e pelo IPARDES (2012) para instituições de ensino superior. Assim, no Paraná, considerou-se 185 instituições de ensino superior e 333 instituições de educação profissionalizante de nível médio, totalizando um universo de 518 instituições. Para identificar o porte das instituições, foi adotada a classificação do IBGE (2012) em relação ao número de funcionários e do BNDES (2012) em relação à receita bruta anual. Para este estudo, a classificação adotada foi baseada nos números informados para as áreas de comércio e serviços. Os valores utilizado estão descritos no Quadro 3 quanto ao número de funcionários da instituição.
49 49 Porte da Empresa Indústria Comércio e serviços Microempresa Até 19 funcionários Até 9 funcionários Pequena Entre 20 e 99 funcionários Entre 10 e 49 funcionários Média Entre 100 e 499 funcionários Entre 50 e 99 funcionários Grande Acima de 500 funcionários Acima de 100 funcionários Quadro 3 - Perfil de porte das empresas em relação ao n. funcionários Fonte: IBGE (2012) instituição. O Quadro 4 apresenta a classificação segundo o faturamento da Classificação Microempresa Pequena empresa Média empresa Média-grande empresa Receita operacional bruta anual Menor ou igual a R$ 2,4 milhões Maior que R$ 2,4 milhões e menor ou igual a R$ 16 milhões Maior que R$ 16 milhões e menor ou igual a R$ 90 milhões Maior que R$ 90 milhões e menor ou igual a R$ 300 milhões Grande empresa Maior que R$ 300 milhões Quadro 4 - Perfil de porte das empresas em relação ao faturamento anual Fonte: BNDES (2012) O perfil de usuários escolhido foi baseado em profissionais que têm seu trabalho subsidiado pelos sistemas de informação nas instituições de ensino, objetivando analistas administrativos, gerentes e diretores. O parâmetro de interesse são as instituições privadas de ensino profissionalizante e superior que utilizem ou não sistemas de gestão na realização de suas atividades diárias. As áreas estudadas nas instituições (Financeira, RH, Marketing e Operações) foram adotadas com base nos principais módulos componentes dos sistemas ERP, conforme apresentado anteriormente na revisão da literatura. 3.3 Definições das questões Nesta seção são apresentadas as vantagens obtidas com o uso de sistemas de gestão utilizadas na pesquisa para avaliar a percepção de sua importância nas instituições de ensino. Foram contemplados artigos, livros e
50 50 sites de empresas no ramo de desenvolvimento de ERPs, conforme apresentado na seção anterior. Foi realizado um filtro para selecionar as 10 vantagens mais citadas entre os autores, para que em um segundo momento fosse realizada a comparação com as vantagens descritas pelas empresas desenvolvedoras de ERPs. Das trinta e duas vantagens coletadas no decorrer do processo, as mais citadas foram: a integração dos processos de negócios e o aumento na clareza dos processos de negócios, ambas citadas por oito dos dez autores utilizados no estudo. Na sequência ficaram o aumento da capacidade de produção da empresa, a redução no tempo de realização das tarefas, o aumento no desempenho geral da empresa, a maior riqueza nas informações, a melhoria da utilização de recursos de SI, a redução de custos administrativos, a incorporação de melhores práticas de gestão e o maior subsidio para tomada de decisões, com a indicação de sete dos dez autores possíveis. Em relação às vantagens apresentadas pelas empresas desenvolvedoras de ERPs, a lista obtida foi submetida ao mesmo filtro realizado anteriormente, a fim de isolar as vantagens mais citadas pelas empresas desenvolvedoras de ERPs. Apesar da existência de outras empresas importantes no ramo de desenvolvimento de ERPs, somente foram consideradas as que possuíam as informações disponíveis em seus sites. A vantagem mais citada pelas empresas foi maior subsídio para tomada de decisões, citada por todas as empresas consultadas; em segundo ficou a clareza no processo de negócios, citada por cinco das seis empresas consultadas, seguida da integração dos processos de negócios, da melhoria da utilização de recursos de SI, da redução dos custos administrativos, da incorporação das melhores práticas de gestão e da maior riqueza de informações, citadas por quatro das empresas consultadas. Em resumo, na área acadêmica, a principal vantagem foi a integração dos processos de negócios, citada por Santos e Hipólito (2003), Oliveira
51 51 (2004), Sacool et al. (2004), Mazutti, Turban, Mclean e Weatherbe (2004), Maçada e Rios (2005), Turban, Rainer Jr., Potter (2005), Yoo et al. (2006), Laudon e Laudon (2008) e Dantes e Hasibuan (2010), empatada com a melhoria na clareza dos processos, citada pelos autores Santos e Hipólito (2003), Oliveira (2004), Sacool et al. (2004), Turban, Mclean e Weatherbe (2004), Turban, Rainer Jr., Potter (2005), Mattos et al. (2005), Yoo et al. (2006), Laudon e Laudon (2008) e Dantes e Hasibuan (2010). Já para os desenvolvedores de sistemas ERP, o principal benefício para a utilização de um ERP é a possibilidade de se ter maior subsídio para a tomada de decisões, sendo citado por todas as empresas pesquisadas. Por fim, o resultado foi uma lista com as vantagens percebidas mais frequentemente, ou seja, citadas por mais de 70% tanto dos autores da área quanto das empresas desenvolvedoras: Reduz custos administrativos; Incorpora melhores práticas de gestão; Torna o processo de negócios mais claro; Fornece maior subsidio para a tomada de decisões; Promove adaptação a mudanças; Aumenta a capacidade de produção da instituição, de forma geral; Reduz o tempo de realização de tarefas; Aumenta o desempenho da instituição; Apresenta informações mais ricas; Promove alteração no desenho da organização, de maneira positiva à instituição; Elimina redundância de informações; Integra os processos de negócio; Altera a rotina de trabalho dos colaboradores, de forma positiva a instituição; e Reduz tempo/custo para a produção de um item. Estas vantagens foram utilizadas para embasar o processo de desenvolvimento do instrumento de pesquisa.
52 Instrumento de pesquisa Segundo Baptista e Cunha (2007, p. 169) o estudo de usuários vem sendo desenvolvido por muitos anos e sempre tem mantido o mesmo objetivo: coletar dados para criar e/ou avaliar produtos e serviços informacionais, bem como entender melhor o fluxo de transferência da informação. O método mais frequentemente utilizado para a coleta de dados em estudo de usuários é o questionário, que consiste basicamente em uma lista de perguntas propostas pelo pesquisador junto aos informantes para obtenção de informação. Estes informantes podem ser escolhidos com base nos mais variáveis métodos de amostragem (CUNHA, 1982). As principais vantagens do questionário estão relacionadas à rapidez em se conseguir dados, visto que há uma data para devolução, ao baixo custo de sua utilização, pois com a internet a submissão de questionário se torna facilitada, a possibilidade de atingimento de um maior público e ao aumento do grau de liberdade para os entrevistados, já que não é necessária a presença do pesquisador (CUNHA, 1982). As desvantagens da utilização de questionários são a dificuldade em esclarecer possíveis dúvidas do respondente, a dificuldade de se conseguir que as questões reflitam a situação pesquisada, o baixo índice de respostas, a dificuldade de se saber se a resposta obtida foi espontânea ou se sofreu alguma distorção e, por fim, devido ao respondente conhecer todo o conteúdo do questionário, ter suas respostas afetadas ou direcionadas pelas outras questões (CUNHA, 1982). Optou-se por adotar um questionário estruturado segmentado em três blocos com oito questões, que se encontra no apêndice deste estudo (apêndice A). O Quadro 5 apresenta uma síntese das questões, agrupada por blocos, tipo de escala de mensuração e estratégia adotada para cada questão.
53 53 Blocos 1. Caracterização da instituição 2. Grau de informatização 3. Percepção de vantagens Questões Indique o número de funcionários da sua instituição Indique a faixa de faturamento aproximado da sua instituição: Indique a região do Estado onde está situada a sua instituição (considere a sua localidade de trabalho): Indique a modalidade de ensino que sua instituição pratica (a que tenha maior relevância para a instituição) : Há quanto tempo sua instituição está no mercado? Indique o número aproximado de alunos que estão matriculados, no momento, em sua instituição: Para cada função organizacional de sua instituição, assinale o percentual de informatização: Qual o percentual de integração entre os sistemas de informação de sua empresa (leve em consideração seu conhecimento dos sistemas)? Em sua opinião, qual o impacto dos sistemas de informação, na sua instituição, nos seguintes quesitos. Marque com um X a sua opção em cada um dos itens abaixo: Quesitos analisados: Reduz custos administrativos; Incorpora melhores práticas de gestão; Torna o processo de negócios mais claro; Fornece maior subsídio para a tomada de decisões; Promove adaptação a mudanças; Aumenta a capacidade de produção da instituição, de forma geral; Reduz o tempo de realização de tarefas; Aumenta o desempenho da instituição; Apresenta informações mais ricas; Promove alteração no desenho da organização, de maneira positiva à instituição; Elimina redundância de informações; Integra os processos de negócio; Altera a rotina de trabalho dos colaboradores, de forma positiva a instituição e; Reduz tempo/custo para a produção de um item. Tipo de dado Nominal Tipo de Escala Múltipla escolha Estratégia de Resposta Classificação Nominal Múltipla escolha Classificação Nominal Nominal Nominal Múltipla escolha Múltipla escolha Múltipla escolha Classificação Classificação Classificação Ordinal Nda Resposta livre Nominal Likert de 5 pontos Classificação Nominal Múltipla escolha Classificação Nominal Likert de 5 pontos Classificação Quadro 5 - Síntese das questões Fonte: Elaborado pelo Autor (2012)
54 54 O presente instrumento priorizou as questões estruturadas, ou seja, com respostas fechadas. As únicas questões abertas foram relacionadas ao número de alunos da instituição e ao do respondente, caso o mesmo optasse por receber o retorno com o resultado da pesquisa. O serviço utilizado para a disponibilização online do questionário foi o Wufoo ( por apresentar diversas possibilidades de construção de questões (Likert, classificação, respostas abertas, dentre outros) e por ser de utilização gratuita até cem respostas mensais. O serviço online possibilita ainda o controle de respondentes, mostrando o IP de resposta, o horário, o local e a taxa de respostas (page views x respostas concretizadas), facilitando o controle e a segurança das respostas. Ainda disponibiliza uma tabela com as respostas, podendo ser exportada e utilizada nos mais diversos softwares de estatística. 3.5 Coleta e tratamento de dados Antes de se iniciar a coleta de dados foi estratégico averiguar como o questionário se comportaria numa situação real, realizou-se um pré-teste, que teve como objetivo identificar e corrigir possíveis falhas no instrumento de coleta de dados, o qual foi encaminhado para três instituições, em fevereiro de O resultado dessa etapa possibilitou a identificação de falhas no questionário, assim como a complexidade de algumas questões. As correções foram executadas e, por meio delas, buscou-se aumentar a eficácia do instrumento de coleta de dados. Os critérios adotados em relação aos respondentes foram: Somente um respondente por instituição, sendo que o mesmo deveria ser diretor, gerente ou analistas. Visando garantir a legitimidade das respostas e dos respondentes, o questionário dispunha de uma carta de apresentação e, nos s enviados, foi advertido que somente uma pessoa da instituição deveria responder.
55 55 Como o número de respondentes estava abaixo da expectativa, houve a necessidade de contatos telefônicos, ou visitas, com algumas instituições. Neste caso, os questionários foram aplicados somente após o conhecimento de quem seria a pessoa que atenderia melhor ao critério apresentado anteriormente. Para este estudo, o questionário esteve disponível no link entre os meses de março e novembro de A partir de agosto de 2012, ocorreu a etapa de entrega de questionários presencialmente e, por fim, a análise dos dados Apresentação dos dados Finalizada a etapa de coleta de dados, iniciou-se o processo de apuração das respostas efetuadas. Neste processo, eliminaram-se as respostas em que se identificou a inexistência de qualidade de dados, como aquelas que se apresentavam incompletas. O próximo passo foi organizar os dados, codificando-os e coletando os resultados para cada bloco da pesquisa, iniciando pelos aspectos gerais da instituição, passando pelo grau de informatização e, por fim, pela análise da percepção das vantagens na utilização dos sistemas gestão. Quanto ao grau de informatização da instituição, foram observados os seguintes aspectos: Grau de informatização das áreas de Finanças, RH, Produção e Marketing: escolhidos por serem apresentados como os principais módulos de um sistema ERP, conforme capítulo 2. Grau de integração dos sistemas: uma das vantagens da utilização de um sistema ERP é a integração dos sistemas, fato que mereceu destaque nesta etapa do estudo. Visando criar um parâmetro de comparação e facilitar o entendimento do questionário, assim como seu preenchimento e a análise dos dados obtidos,
56 56 os índices de informatização e de integração dos sistemas foram divididos em cinco intervalos de 20%, assim como foi criada a alternativa minha empresa não é informatizada para que os respondentes pudessem selecionar caso a instituição não dispusesse daquele tipo de sistema ou caso não tivesse seus sistemas informatizados/integrados. No caso dos índices que representavam a percepção de vantagem na utilização dos sistemas, foi adotada uma escala Likert de cinco pontos, como citado anteriormente. As possibilidades de respostas foram divididas em seis opções: Não se aplica (minha instituição não é informatizada) Discordo totalmente Discordo parcialmente Nem concordo nem discordo (indiferente) Concordo parcialmente Concordo totalmente Estes dados foram utilizados para as análises descritivas, assim como para a análise de correlação, que buscou observar se as percepções das vantagens estavam de alguma forma, relacionadas. 3.6 Procedimentos de análise O método utilizado para esta etapa é conhecido como análise de correlação que, segundo LIRA (2004), mostra o grau de relação entre as variáveis e é conhecido também como medida de associação, de interdependência, de intercorrelação, ou simplesmente, de relação entre as variáveis. Os resultados foram submetidos ao software SPSS, de propriedade da IBM, que permite a realização de diversas simulações e cálculos estatísticos. O método de cálculo utilizado foi o coeficiente de correlação de Spearman, que corresponde a um tipo de análise de correlação e que se traduz pela fórmula: (1)
57 57 Onde: d i = a diferença entre cada posto de valor correspondentes de x e y, n = o número dos pares dos valores, ρ = de Spearman. A análise de correlação de Spearman fornecida pelo ρ (Rho), possibilita, ainda, verificar qual a força de associação entre as variáveis, assumindo valores entre -1 e 1, sendo que quanto mais próximo desses valores maior será o grau de associação, de forma que elevando-se este indicador ao quadrado e multiplicando-o por 100 obtém-se o percentual que uma variável associa-se a outra. Nos cálculos apresentados a seguir, o coeficiente ρ foi arredondado. O ρ também permite verificar se a associação é diretamente proporcional, quando assume valor positivo, ou inversamente proporcional, quando assume valores negativos. Em relação à região onde a instituição se situa e à modalidade de ensino ofertado, o tipo de análise realizada foi o teste de Kruskal-Wallis, que tem por objetivo comparar amostras independentes e ordinais em busca de diferenciações entre os grupos estudados. O teste de Kruskal-Wallis se traduz pela fórmula: (2) Onde: = H de Kruskal-Wallis é o número de observações no grupo é a lista de todas observações para o grupo N é o número total de observações em todos os grupos = é a média de
58 58 Para ambos os testes, o intervalo de confiança adotado foi de 95%, ou seja, para que seja comprovada a correlação e as diferenças entre os grupos, o p-valor deve ser inferior a 0,05. O estudo adotou como forma de coleta de dados a utilização de um questionário, que foi baseado nas vantagens em se utilizar de um sistema ERP, sendo embasado por artigos e livros de autores da área e pelos sites de empresas desenvolvedoras desse tipo de sistema. Os métodos de análise utilizados foram a análise descritiva, o coeficiente de Spearman e o teste de Kruskal-wallis.
59 59 4. RESULTADOS E ANÁLISES Nos próximos tópicos descrevem-se os resultados obtidos por meio da pesquisa, com ênfase na percepção de vantagem da utilização de sistemas de gestão nas instituições de ensino, assim como no grau de informatização e integração dos sistemas das mesmas. 4.1 Descrição da amostra A primeira etapa da análise dos dados foi verificar o perfil das instituições respondentes, o tempo que as instituições estão no mercado, quanto ao tipo de ensino predominantemente ofertado, ao faturamento, o número de colaboradores e à região em que se situam. Foram obtidas 95 respostas, sendo 91 delas consideradas válidas para a continuidade do estudo, representando 17,5% do total de empresas no segmento. Em relação ao número de funcionários, a maior parte das instituições pesquisadas é de grande porte, com 38 respondentes (42%); em segundo lugar ficaram as empresas de médio porte, com 32 respondentes (35%), seguidas pelas empresas de pequeno porte, com 16 respondentes (18%) e pelas microempresas, com 5 respondentes (5%), conforme Gráfico 1. 42% 5% 18% Micro Pequena 35% Média Grande Gráfico 1 - Análise do porte das instituições pesquisadas Fonte: Elaborado pelo Autor (2012)
60 60 O próximo aspecto analisado foi o tempo que a instituição está no mercado. Neste aspecto a predominância foi das instituições com mais de 15 anos no mercado (55%), seguida pelas instituições com entre 5 e 15 anos (25%), pelas instituições com entre 1 e 5 anos (13%) e, por fim, as instituições com menos de 1 ano no mercado (7%), conforme Gráfico 2. 55% 7% 13% 25% Menos de 1 ano Entre 1 e 5 anos Entre 5 e 15 anos Mais de 15 anos Gráfico 2 - Tempo de mercado Fonte: Elaborado pelo Autor (2012) Quanto ao tipo de ensino, a maioria foi de instituições que ofertam, predominantemente, cursos profissionalizantes (62%) e ensino superior (35%), seguidas das que ofertam predominantemente EaD (3%), fato que pode ser observado no Gráfico 3.
61 61 3% 35% 62% Profissionalizante Superior EaD Gráfico 3 - Tipo de ensino das instituições pesquisadas Fonte: Elaborado pelo Autor (2012) Quanto ao faturamento, a maioria dos entrevistados não soube informar a faixa de faturamento de sua instituição (43%). Dos que souberam informar, a maior representatividade foi das instituições que faturam menos de 2,4 milhões por ano (21%), seguida das que faturam entre 2,4 milhões e 16 milhões (19%), das que faturam entre 90 milhões e 300 milhões (11%), das que faturam entre 16 milhões e 90 milhões (5%) e, por fim, pelas instituições com faturamento superior aos 300 milhões (1%), conforme Gráfico 4. 5% 19% 1% 11% 43% Não sei informar Menor ou igual a R$ 2,4 milhões Maior que R$ 2,4 milhões e menor ou igual a R$ 16 milhões 21% Maior que R$ 16 milhões e menor ou igual a R$ 90 milhões Maior que R$ 90 milhões e menor ou igual a R$ 300 milhões Maior que R$ 300 milhões Gráfico 4 - Faturamento das instituições Fonte: Elaborado pelo Autor (2012)