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O RELATO FINANCEIRO ELECTRÓNICO EM LINGUAGEM XBRL VIRAGEM NA AUDITORIA?
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Octavio Cavalheiro Domingos
1 O RELATO FINANCEIRO ELECTRÓNICO EM LINGUAGEM XBRL VIRAGEM NA AUDITORIA? INTRODUÇÃO O extensible Business Reporting Language (doravante referenciado como XBRL) é uma linguagem internacional de formatação de dados, livre - pois não pressupõe o pagamento de licenças pelo uso da tecnologia- e concebida especificamente para a área Contabilistico-financeira. Resulta de um princípio-base de que essa mesma informação poderá ser tratada de forma única, gravada electronicamente contendo dados a serem lidos para cada informação em que as Demonstrações Financeiras reportarem, em detrimento dos documentos impressos em formato de texto. Cada dado financeiro é traduzido numa etiqueta individualizada gerada como informação electrónica transmissível, facilitando o seu agrupamento e sistematização. O XBRL permite que mediante a utilização de etiquetas associadas aos dados financeiros, a informação empresarial seja transmitida automaticamente, com o seu contexto e associando cada dado financeiro ao seu significado. APRESENTAÇÃO A maioria de profissionais no mundo das finanças empresariais desconhecem por completo o XBRL, contudo este desempenhará um papel cada vez mais importante no relato financeiro durante os próximos anos para as empresas públicas e, também, para as privadas de maior dimensão. Malgrado esse deconhecimento, a indústria de produção de software tem feito correctamente o seu trabalho concebendo tecnologia indispensável para o crescimento do XBRL. Este foi desenvolvido há cerca de uma década como uma maneira de facilitar a análise da
2 informação financeira empresarial por parte dos accionistas. O objetivo pelo qual foi desenvolvido era (e ainda é) reduzir o esforço exigido para começar o processo de arquivamento financeiro (tal como formulários de divulgação financeira). Tipicamente, os utilizadores guardam e reutilizam a informação manualmente para, e a partir do, formato de papel. Naturalmente, perde-se tempo a introduzir números, verificar se os mesmo existem e a corrigi-los quase inevitavelmente. O XBRL torna, ainda, possível automatizar a entrada desta informação. Melhor, permite que qualquer um compare facilmente os resultados das múltiplas organizações empresariais lado a lado sem ter que retirar esta informação para fora de cada ficheiro. E, também, muito importante salienta-se o facto de não ser necessário perceber sobre o que existe por trás de XBRL. Os países de maior dimensão e protagonismo economico mundial ( China e Brasil incluídos) estão já a utilizar o XBRL. O Brasil, por exemplo, ainda só está na fase de desenvolvimento de taxonomias mas há contudo empresas Brasileiras que têm de reportar em XBRL à S.E.C.(nos U.S.A). Em Espanha, desde 2006, que todas as empresas cotadas em bolsa reportam junto da CNMV a informação financeira nesta linguagem. Esta forma de simplificação do relato permite, igualmente, a criação de um repositório central de informação, sobretudo de grandes corporações. Evidentemente, esta disponibilização de dados permitiria análises de risco em tempo útil e de maior universalidade. Fig 1, A utilização de XBRL, disponibilizada pela CNMV de Espanha. Existe o cliché de que o XBRL exige um investimento enorme no software e nos serviços de consultadoria, mas na realidade não é, saliente-se, mesmo nada assim. Para a maioria dos utilizadores o XBRL será de utilização completamente transparente e pouco limitativa em termos de inclusão orçamental. Como tal poder-se-ão preencher formulários eletrónicos para exportação codificados em XBRL, ou então utilizarão o seu próprio software de gestão (módulos de
3 contabilidade ou de Businness Inteligence nos ERP`s da empresa) que gerarão demonstrações financeiras XBRL etiquetadas quase automaticamente. As várias taxonomias XBRL existentes são disponibilizadas gratuitamente pelas próprias entidades, como o IASB(IFRS) ou o FASB(USGAAP). A CoreFiling, para facilitar a vida aos utilizadores XBRL, disponibiliza uma biblioteca que agrega as taxonomias existentes em todo o mundo para as normas internacionais de contabilidade IFRS ou USGAAP e outras normalizações contabilísticas internas como a Inglesa, Alemã e muitas outras mas evidentemente, como se sabe, com excepção de Portugal Existem programas para gerar os relatórios (instance documents) em XBRL, igualmente, gratuitos no mercado (Fujitsu, p.e)., mas como atrás se referiu existem também disponíveis nalguns ERP`s essas funcionalidades (caso da SAP, Oracle e Microsoft Dynamics Nav p.e.) já integradas. Refira-se a título de curiosidade, que existe já tecnologia desenvolvida pela CoreFiling para digitalização, reconhecimento e transposição de dados financeiros de Relato legal (Balanço, Demonstração e Anexos de divulgação), designada de Seahorse em língua inglesa a partir de ficheiros word e excel, com vista ao posterior mapeamento e emissão da instância-documento em XBRL de forma mais célere. Actualmente e a partir de Web-sites interativos podem-se já analisar resultados das empresas com recurso a esta linguagem. Para compreender melhor sua utilidade, destacamos os seguintes argumentos: facilidade para que qualquer interessado transfira a informação sobre empresas num formulário que se pode imediatamente utilizar; é completamente compatível entre os dados das demostrações financeiras e os correspondentes códigos de XBRL; facilita a democratização da informação, colocando a informação do negócio nas mãos de accionistas individuais e, assim, permite que qualquer um possa obter o acesso imediato às informações exactas e à análise comparativa que previamente somente os especialistas sofisticados da pesquisa poderiam alcançar;
4 é um meio de troca de informação; Pressupõe o uso de uma línguagem livre e universal da informação do negócio. Note-se que existem muitas linguagens de relatório, mas o XBRL fala a mesma língua para todos; Stardardização da informação do negócio. Hoje, os usuários têm que descarregar e recarregar a informação das diferentes demonstrações financeiras, de sistemas de contabilidade e de sistemas informáticos. O XBRL facilita e executa tudo isso; Constitui prova de erro e confiança na fonte de dados porque permite que se transmita a informação para a frente e para trás sem nenhuma perda de exactidão ou de contexto; consubstancia uma espécie de código de barras para a informação. O XBRL deixa os prepaparadores e utilizadores da informação financeira transferir de um lugar para outro números e segui-los para onde quer que se movam; permite a reciclagem podendo dar azo a utilizações muito diferentes, repetidamente por varias vezes e permite, ainda, o reverso da interpretação pois os utilizadores da informação podem começar com um elemento (dado financeiro) maior, como rendimentos por exemplo, e decômpo-lo para encontrar a sua constituição. A título de curiosidade refira-se que existem já taxonomias desenvolvidas para relato XBRL sobre desempenho e análise estrategica com a introdução de métricas e indicadores (KPI`s) sendo úteis mais para a avaliação de desempenho interno, ao invés da perspectiva financeira tradicional de cariz externo. BENEFÍCIOS Podemos sintetizar em 5 vantagens as oferecidas por esta linguagem: 1 - informação de melhor qualidade e exatidão; 2 - buscas de informação mais rápida; 3 - melhor análise da informação;
5 4 - melhor transmissão de dados intra-empresas (do grupo); 5 - melhor contabilidade. A tecnologia pode ajudar os utilizadores a reconciliar os sistemas de contabilidade diferentes, por exemplo com padrões internacionais do relatório financeiro IFRS e U.S.GAAP, e traduzir balanços financeiros de uma língua para outra. Potenciado por um Tag muito importante: o preço. ORIGEM A linguagem extensible Business Reporting Language (XBRL) deriva da linguagem XML Extensible Markup Language, por nós muito conhecida com a introdução das declarações fiscais electronicas como a IES Informação empresarial simplificada e Modelo 22 de IRC, p.e. Estas distanciam-se de restantes linguagens por se tratarem de linguagens extensíveis (não são fechadas, como o HTML p.e.) e de anotação por etiquetagem que permitem descrever a informação (ex: <element_name>content<element_name>). Relativamente à sua diferenciação do padrão-mãe refira-se que, fundamentalmente, enquanto o XML toma lugar numa universalidade de transmissão de dados, o XBRL foi concebido e adaptado especificamente para o relato financeiro. Embora o XML esteja a ser utilizado de forma generalizada a sua origem teve lugar numa linguagem de formato de texto flexível designada de SGML ( ISO 8879) Standard Generalized Markup Language. O formato XBRL tem as suas fundações em 2000, nos Estados Unidos, por Charles Hoffman - mais conhecido na área por Charlie -. Consistiu num desenvolvimento de uma especialização financeira de XML que chegou a ser designada por XFRML. Em 2001 surge um comité internancional: o consórcio XBRL, formado por organizações que representam entidades reguladoras da contabilidade, relato financeiro e outros players como Instituições Governamentais, Entidades Reguladoras, Organismos Economicos, Contabilistas, Auditores, Bancos, Empresas informaticas, Empresas de avaliação e notação e Analistas de investimento, p.e. e com o fim de
6 organizar, disciplinar e promover a utilização do XBRL a nível mundial. Aqui foram fomentadas a criação de jurisdições nacionais provisórias ou definitivas. Em 2005 surge o consórcio XII XBRL Internacional, Inc. com uma nova e mais aperfeiçoada estrutura organizacional que se mantém até aos dias de hoje. LINGUAGEM O XBRL pode ser decomposto em duas componentes: a taxonomia (codificação); Contém classificações entre elementos que permitem organizar, obter e analisar informações codificadas dentro dessa mesma classificação. a especificação (da tecnologia); Contendo as normas em formato para definir as regras de utilização. Actualmente a versão utilizada da especificação XBRL é a 2.1, tendo sido aprovada em 31/12/2003. O Processador da linguagem XBRL, também designado por parser (como no XML) permite ler, validar e operacionalizar com os dados XBRL. Não confundir o processador que utiliza a taxonomia e as especificações para produzir relato financeiro em XBRL (documentos instância) com software de criação de taxonomias XBRL ( nacionais ou por segmento/ industria ). O documento instância (missão do XBRL) é um documento, form, frame de publicação e transferência de informação convertida no formato XBRL. Este contém referência à(s) taxonomia(s) utilizada(s), informação de contexto para percepção dos elementos contabilísticos como, por exemplo, à tempestividade (período, ano), unidades de medida utilizadas (moeda) e notas explicativas. Quando se pretende alterar e adaptar uma taxonomia ( por exemplo a adaptação da Taxonomia IFRS disponibilizada na web para o normativo IFRS em vigor em Portugal ou a definição de contas inexistentes na taxonomia) é necessário estender uma taxonomia. Essas extensões podem adicionar novos dados adicionais fornecendo mais detalhe com base nos requisitos legais do país ou do segmento/ industria pretendido quando ainda não existam os padrões
7 reconhecidos (GAAP). Uma taxonomia pode, ainda, ser um conjunto de outras taxonomias. Deste modo, toda esta flexibilidade de etiquetagem dá juz ao nome de linguagem extensible. Refira-se, também, que existem taxonomias aprovadas pelo consórcio XBRL e outras apenas reconhecidas como cumpridoras das especificações ( normalmente em fase de aprovação). A instância resulta de entrada de dados financeiros atráves de um processo que se designa de mapeamento ( associação entre campos visualizados no reporting e os da taxonomia) recorrendo a técnica informatica designada por drag and drop. Posteriormente, com a utilização do processador XBRL, parser, irá ser criado o documento intância em formato PDF, HTML, Folha de Calculo e Processador de texto para além do próprio ficheiro XBRL (vulgarmente reconhecido pelas suas etiquetas <xxxxxxxxxxxxx> como no XML). No mapeamento é necessário identificar incialmente os dados da empresa atribuindo um numero ID único, evidenciar a localização web onde está disponível a taxonomia utilizada ( por exemplo a partir do web site da CoreFiling) e a definição da moeda utilizada. O passo seguinte está muito facilitado com o recurso ao software bastando mover/arrastar a escolha para a marcação (tag) pretendida na taxonomia.
8 Fig. 2 Exemplo de um mapeamento. O XBRL não se limita ao relato financeiro externo e assim surge em 2001 o XBRL-GL para a vertente interna. ( ver fig. 3) Com o processo de criação da instancia em XBRL são produzidos os cinco seguintes ficheiros completamente interligados e dependentes entre si para funcionarem no parser..xsd, com a taxonomia _cal.xml, cálculo. Determina os algoritmos matematicos existentes entre os elementos. _lab.xml, rotulos (label) utilizados. De fácil apreensão do conteúdo. Ex. Activo Intangível _pre.xml. Apresentação que permite correlacionar hierarquicamente os elementos (relação pai-filho ).xml, documento instância Os ficheiros cal., lab., pre., ref. designam-se linkbases. Todos eles relacionados constituem uma taxonomia.
9 Em PORTUGAL A divulgação inicial no nosso País, em 2006, deve-se a Joel Vicente, o único taxonomista português, com percurso profissional no IASB e desde há alguns anos na CoreFiling, em Oxford (UK), produzindo então uma tese de mestrado na Universidade do Minho versando o XBRL. Seguiu-se, em 2007, um segundo trabalho de orientação cientifica na mesma instituição por parte de Margarida Martins para obtenção de grau de mestre em que a temática foi, igualmente, explorada de forma muito profícua e louvável. Os autores referenciados desenvolveram importante tarefa, esta com o apoio e revisão técnica da Ordem dos Revisores Oficiais de Contas, a tradução para português da Taxonomia IFRS Nesses tempos foram efectuadas diligências por parte de Joel Vicente ( na altura membro do IASB) e com o apoio da CTOC, para a divulgação e inplementação do XBRL em Portugal que culminaria numa apresentação- conferência em Lisboa em 8/2/2007 co-promovida pelo IASCF, IASB-XBRL e consorcio XBRL-ORG e com a importante adesão de outros interessados como a OROC, CNC, CMVM, DGCI e BP. Desde esse evento muito pouco se tem empreendido em Portugal para a actualização do país numa matéria que é já obrigatória nos principais país desenvolvidos. Em termos de publicação de literatura técnica versando este assunto apenas é mencionado num pequeno ponto no livro Elementos de contabilidade geral do Prof. José Azevedo Rodrigues et al. FORA DE PORTUGAL A união Europeia tem acompanhado muito de perto o assunto disponibilizando importantes verbas e criando comissões para acompanhamento e aperfeiçoamento desta técnica informatica quer na conceptualização e regulação contabilistica quer ao nivel dos padrões de orientação da asseguração e auditoria dos dados de relato financeiro.
10 Ainda, ao nível europeu as empresas têm utilizado a mais recente taxonomia disponibilizada on-line para as normas IFRS na sua divulgação de relato electrónico em XBRL. Destaca-se o facto de que as IFRS endossadas pelo EFRAG para os Estados-membros não têm repercussão ao nível da Taxonomia pois as directrizes das normas são reflectidas na aplicação das regras de divulgação financeira no próprio relato e não na taxonomia em si. Esta resulta, assim, dos dados mapeados a partir do relato financeiro já apresentado de acordo com o normativo exigido. Em Espanha, como atrás se disse, é obrigatoria para as empresas admitidas a negociação bolsista desde 2006, mas foram criadas taxonomias internas para corresponder à sua normalização contabilistica legal, isto porque nem todas apresentam o seu relato de acordo com as IFRS mas têm que obrigatoriamente relatar financeiramente em XBRL. Seria o equivalente a produzirmos taxonomias para o SNC, ESNL ou POCAL se o XBRL fosse obrigatório para a divulgação financeira em Portugal, ao invés da Informação Empresarial Simplificada (IES) em XML. Também a FEE Federation of European Accountants/ Fédération des Experts comptables européns publicou um estudo em 2009, disponivel na sua página na internet, sobre as caracteristicas da linguagem XBRL e o impacto nos contabilistas e auditores. Federation of European Accountants Fédération des Experts comptables Européens Uma breve alusão para o próprio IFAC ter apresentado no seu último meeting alusão à divulgação do XBRL no seu memorando de conclusões. Aliás conforme se poderá observar na figura anexa existem conexões ao tema na sua web-page.
11 AUDITORIA O crescimento e a adopção do relato financeiro electrónico consequência da utilização crescente da internet e de sistemas de relato em tempo real obriga à transformação e desenvolvimento dos procedimentos de um auditor com vista ao reconhecimento dos elementos contidos na linguagem XBRL. Sobre este assunto advogou já o IFAC em 2002 com a definição de procedimentos de auditoria que deverão ser utilizados na disponibilização de informação financeira electronicamente Fig. 3, implicações do XBRL no Controlo Interno, in XBRL international conference Boston, 2005, by XBRL.ORG.
12 Dado o ritmo da adopção de XBRL, as organizações que executam o padrão de XBRL e os reguladores ainda têm que considerar um conjunto de aspectos que podem afectar os seus processos e sistemas actuais de relato e calcular desafios e riscos que se se levantam a partir das novas exigências. A apresentação dos efeitos gerais de XBRL utilizando o framework do COBIT na estrutura de controlo de informação de uma organização, enquanto modelo-guia permite o controlo interno da informação dos dados do negócio e funções técnicas, incluindo sistemas e plataformas. A execução de XBRL, se para finalidades internas ou externas, pode afectar os pontos-chave de sistemas de informação da organização, incluindo recursos da Tecnologia da Informação, aplicações e pessoas. Os fluxos de informação baseados em XBRL permitem critérios mais estritos e a definição de melhores controlos, afectando assim positivamente a totalidade da cadeia de fornecimento do relatório. A automatização dos processos manuais a partir do XBRL permite estatisticamente um movimento do teste aos controlos até 100%; facilita a aplicação dos mesmos controlos, validação de regras de negócio e dos dados que residem em aplicações diferentes; e aplicação dos mesmos moldes do visualização desses dados dispersos. Existem, todavia, riscos que incluem a preparação de dados de XBRL, os procedimentos da validação desses dados, e o controle sobre a integridade dos dados enquanto se movem da organização para consumidores da informação. As Implicações para o controlo interno (CI) e a garantia de fiabilidade ( asseguração) na gestão do risco torna necessario que se seleccionem controlos sobre as seguintes áreas principais: selecção, manutenção e teste de taxonomias ( incluindo extensões) correspondendo ao enquadramento normativo enquadrável e avaliação de que as extensões que englobam os novos elementos e as novas ligações foram criadas e estruturadas correctamente; verificação da exatidão dos mapeamentos e etiquetagem dos elementos de dados financeiros nos relatórios de XBRL; revisão dos mecanismos de segurança e integridade das aplicações XBRL, nomeadamente no acesso às taxonomias e produção dos documentos instâncias.
13 reforço nos procedimentos de mudança na gestão de processos de XBRL. Nas execuções de XBRL que envolvem a produção de demonstrações financeiras sujeitas a auditoria externa / revisão de contas pode, igualmente, existir a percepção de implicações para os revisores de contas externos. Em Janeiro de 2010, o IAASB- International Auditing and Assurance Board emitiu uma publicação que destaca o interesse crescente no uso de XBRL. Igualmente esclarece e clarifica que as declarações de exame reguladas pelo IAASB atualmente não impôem exigências aos auditores/revisores de contas no que diz respeito aos dados etiquetados em XBRL. O IAASB tem colaborado recentemente com diversas instituições sobre a pesquisa do tópico de XBRL, aprofundando matérias como as percepções do utilizador na confiança dos elementos financeiros da informação gravados em formato XBRL; como os pressupostos do utilizador sobre a natureza da participação e envolvimento do revisor de contas nesse tipo de informação afecta as suas percepções; e expectativas a longo prazo do utilizador a respeito da natureza da garantia que o conduzirá aos dados de XBRL. Os resultados desta pesquisa e desenvolvimentos determinarão se o IAASB optará por levar a cabo um projecto de concepção de normativos relativos à garantia de dados etiquetados em XBRL. Os auditores são também beneficiários de vantagens com a introdução do relato financeiro por via do XBRL. Como muito do seu trabalho é manual, pois o objecto-alvo é sobretudo papel, e por isso mais propenso a erros e falhas, a automatização de tarefas na recolha e tratamento de informação para análise. A recolha por amostragem e os testes serão mais eficazes e eficientes. Nos tempos actuais é necessário utilizar práticas de auditoria continua para que os riscos sejam minimizados e os níveis de materialidade apurados com maior precisão. O XBRL facilita a utlização de testes com maior ocorrência pois os factos podem ser transmitidos com mais celeridade e maior disponibilidade sem todavia requerer mais esforços e gastos por parte dos auditores pois o processo pode ser automatizado e sistematizado e a opinião acerca dos elementos contidos nas demonstrações financeiras tempestivamente expressa com maior fiabilidade.
14 Não quer dizer que a informação divulgada em XBRL seja totalmente segura mas após verificação da integridade da informação com recurso a mecanismos de controlo interno, o risco de ocorrência de erros e/ou fraudes será muito diminuído. Relativamente ao aprofundamento do estudo Institucional Internacional em matéria de auditoria ao sistemas de informação com recurso ao XBRL foram publicadas pelo AICPA estudos em 2003 que consideram o documento instância uma forma de relato financeiro mas em formato diferente e portanto também auditaveis. Também o grupo de trabalho para a Auditoria do consorcio XBRL II publicou em 2006 um memorando em que são analisadas as principais problematicas com utilização do XBRL e a contextualização nas normas internacionais de auditoria tais como a aceitação do trabalho e os termos e condições do contrato a efectuar com a empresa auditada, o planeamento do trabalho, a definição do risco e da materialidade e, por ultimo, a obtenção de evidência e a utilização do trabalho de um novo perito. Para serem também diminuídos aspectos como a aplicação incorrecta de taxonomias, elementos com designação igual mas significados diferentes e a manipulação de etiquetas por parte de terceiros existem conceitos nas aplicações como Formulas e Formula-linkbase. Existem também linguagens de controlo interno que permitem analisar e auditar as instâncias XBRL criadas. Nos ultimos anos as principais empresas mutinacionais de auditoria como a BDO, Deloitte, Ernst & Young, Grand Thornton, KPMG e PriceWaterhouse também enquanto membros da estrutura do consórcio XBRL II - têm produzido importantes estudos sobre o relato finaceiro electronico em XBRL e correpondentes implicações sobre os trabalhos de Auditoria, cujos principais elementos dos seus trabalhos de divulgação poderão ser livremente consultados pois estão disponíveis nos seus Websites ou de fácil consulta por remissão de ligação no site da IFAC.
15 Determinar objectivos e, alternativas REPORTING Identificar e avaliar Riscos Business Activity Monitoring GOVERNAÇÃO Relato mensal Relato BP / CMVM / ISP INTEGRAÇÃO DE APLICAÇÕES auditoria interna cumprimento sarbanes-oxley Controlo orçamental DADOS DO NEGÓCIO varios formatos e estruturas Monitorização KPI`s tempo real html,xbrl, XML, X-link auditoria externa contabilidade organizada (balanced scorecarding & Business Intelligence Dashboarding) supervisão ( comissão ) Business Process Management Planear fases seguintes Desenvolver Procedimentos de Auditoria Fig. 4. O XBRL em contexto de Auditoria a uma organização. Fonte própria. GLOSSÁRIO AICPA American Institute of Certified Public Acounts BP Banco de Portugal CNC Comissão de Normalização Contabilistica CMVM Comissão do Mercado de Valores Mobiliarios CTOC Câmara dos Técnicos Oficias de Contas IASB - International Accounting Standards Board IASCF - International Accounting Standard Committee Foundation IAASB -International Assurance and Auditing Board
16 OROC Ordem dos Revisores Oficiais de Contas REFERÊNCIAS BIBLIOGRAFICAS Borges, A. Rodrigues, J.A e Rodrigues, R.. Elementos de Contabilidade Geral, 25ªEd., Areas; Hoffman, Charles, Financial Reporting using XBRL IFRS and US GAAP edition, Ed. 2006; Hoffman, Charles, XBRL for dummies e-book, Ed Martins, Margarida (2007), A utilização do XBRL no Relato Financeiro Electrónico Dissertação de Mestrado em Contabilidade e Auditoria na Universidade do Minho, Braga; IFAC, (2012),http://www.ifac.org, acedido em ; XBRL, (2012) acedido em ; CNMV, (2012) acedido em ; Vicente, Joel, (2005), XBRL em Portugal: Estudo e Indicações Técnicas para a sua implementação, Dissertação de Mestrado no Departamento de Informática, Universidade do Minho, Braga; Vicente, Joel, (2011), XBRL: Linguagem Universal para a informação Financeira revista TOC nº 136;
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