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Após realizar o trabalho de levantamento de oportunidades e desenvolvimento de projetos A3 para melhorar o resultado, geralmente nossos clientes nos solicitam um desafio. Sabe qual?
Executar múltiplos projetos ao mesmo tempo! Mesmo sendo rigorosos no desenho de mapas futuros e na priorização das iniciativas de melhoria, os líderes desejam multiplicar os ganhos com os projetos.
Dado esse sentimento de urgência (que é importante não perder), neste momento é preciso responder três perguntas:
Como não perder o controle na gestão de múltiplos projetos?
Como evitar uma sobrecarga de atividades nas pessoas, que além das atividades do seu dia a dia, também devem dedicar o seu tempo a melhoria de processos?
Será que os Diretores e Gerentes conseguirão dar o suporte às equipes e garantir que essas mudanças estejam alinhadas a estratégia da empresa?
O LEAN pode contribuir de maneira direta para evitar que as três perguntas acima coloquem em risco o sucesso nas implementações: (1) fornecer ritmo às iniciativas, (2) dar visibilidade às entregas, prazos e necessidades de suporte, por fim, (3) criar um trabalho padrão para a liderança.
Um dos conceitos mais importantes do LEAN é aquele que orienta que o ritmo de produção esteja sincronizado com a demanda (vendas), conhecido como Tempo Takt. Como será apresentado, esse conceito também pode ser aplicado para a execução de projetos.
Fornecendo ritmo as iniciativas:
No chão de fábrica o 'Tempo Takt' pode ser calculado da seguinte forma. Divide-se a quantidade de tempo disponível para produção, pela quantidade de produtos que devem ser fabricados neste tempo. Isso significa que se temos 480 minutos disponíveis para produzir em um turno, e temos 240 produtos que devem ser fabricados, o Tempo Takt será de 2 minutos.
Isto significa que, a cada 2 minutos, um produto deve ser produzido. Ou seja, esse número indica um ritmo no qual a produção deve trabalhar. Caso a fabricação seja realizada mais lentamente do que o Takt, teremos um atraso na entrega. Verificar esse ritmo nos permite, de antemão, saber se algum atraso irá ocorrer.
Mas o que isso tem a ver com a execução de projetos?
Quando transformamos as entregas do plano de ação presentes no A3 em entregas com um ritmo definido, ficará mais fácil de identificar um atraso ou se as ações estão sendo realizadas a frente do planejado, ou ainda, se necessitam de suporte para manter o seu progresso.
Definir entregas periódicas em intervalos curtos de tempo (sugerimos fortemente a frequência semanal para a maior parte dos casos!) confere à equipe do projeto um compromisso fixo (controle), além de ajudar a equipe a planejar melhor as atividades. Evita-se a sobrecarga de tarefas das pessoas em determinados momentos (normalmente, no final do projeto).
E se a atividade for complexa e exigir mais tempo para realização? Divida-a em entregas parciais. Ficará mais fácil gerenciar seu andamento e o cumprimento dos prazos.
Visibilidade às entregas:
Se você deseja que um grupo de pessoas trabalhem de maneira organizada e se ajudem mutualmente, não deixe de contar com uma gestão visual para tornar evidente o progresso das atividades dos projetos.
Com isso em mente, tenha um quadro que torne visual as entregas ritmadas ao longo do tempo. Além de cumprir uma função de controle, um bom posicionamento físico desse quadro também irá compartilhar as informações entre as pessoas de diferentes departamentos.
Gostou do quadro acima e quer aplicar em sua empresa? Baixe um template em MS Excel, imprima e controle suas iniciativas. Também adicionamos um passo a passo em formato de Lição de Um Ponto (LUP) de como utilizá-lo. Clique aqui para baixar o material.
Trabalho padrão para a liderança:
Estabeleça uma reunião de acompanhamento das entregas periódicas. Agende-a sempre no mesmo dia e horário da semana, pois isso irá criar um hábito saudável de verificação e entre os participantes.
Ao acompanhar múltiplos projetos convide cada dono de A3 para reportar a sua entrega e divulgar as próximas etapas.
Com objetividade nos reportes e diversidade de projetos simultaneamente sendo realizados, essa reunião terá um valor muito grande para os gerentes e Diretores. Várias decisões serão tomadas nesse fórum técnico! Assim, a rotina criada entre Diretores, Gerentes e donos dos A3s irá estabelecer um padrão para seguimento das iniciativas de melhoria.
E para completar…O nível de comprometimento que essa reunião irá proporcionar é um dos grandes responsáveis para assegurar um bom andamento das atividades. Sabe o porquê?
O Dono do A3 moverá mundos para não gerar um atraso (representado pelo post-it rosa na foto acima) e ter que reportá-lo. E isso cria um círculo virtuoso no seguimento de múltiplas atividades.
Quais os resultados de impacto que você irá colher?
Comprometimento da equipe do início ao final da iniciativa.
Alto nível de suporte da liderança junto as atividades de melhoria.
Projetos concluídos no prazo planejado.
Defina muito bem o escopo do projeto (tempo de execução e pessoas) para distribuir as atividades em entregas periódicas.
Comemore as entregas periódicas, o som do aplauso durante a reunião de acompanhamento é um bom combustível.
Incentive seu time a separar as ações presentes nos A3s em entregas periódicas
Baixe (clique aqui), imprima o quadro de acompanhamento e preencha as entregas
Reserve uma sala de reunião para os encontros periódicos
Envie um convite para comunicar o dia e horários para as reuniões
Descreva as regras da reunião (tenha como objetivo fazer uma reunião com até uma hora de duração) (NOVA CHAMADA PARA O TEMPLATE COM AS REGRAS DA REUNIÃO).