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Organização pessoal e a produtividade
Postado em 20 de abril de 2015 por Equipe IBC
A organização é fundamental para a rotina de trabalho, garantindo que os prazos e metas sejam cumpridos com qualidade. Se as demandas estiverem desorganizadas, chega um momento em que o trabalho fica inviável. A desorganização é sinônimo de estresse e perda de tempo, além de uma verdadeira inimiga da produtividade.
Um profissional que não tem suas tarefas bem organizadas não consegue resolvê-las com agilidade e comprometimento. Por isso, é fundamental desenvolver um método de organização para sua rotina, de acordo com suas peculiaridades e preferências.
É importante que, todo dia, alguns minutos do seu tempo sejam reservados para a organização. Este momento pode ser logo que você chega ao trabalho ou antes de ir embora, para preparar as atividades do dia seguinte. Aproveite para limpar sua mesa, organizar pastas e arquivos, anotar recados importantes, enumerar tarefas pendentes de acordo com urgência e estabelecer metas para o dia de trabalho.
Analise documentos e papéis que podem ir para o lixo, e não tenha medo de descartá-los. O acúmulo é inimigo da organização.
Crie categorias para seus documentos, como: "recibos", "relatórios do mês X", etc. Separe-os por ordem de urgência, e mantenha-os em local diferente dos assuntos já resolvidos.
Organizando arquivos do computador
Crie pastas com títulos simples. Aqui, categorias também são importantes.
Agende seus compromissos de forma a deixar alguma brecha entre eles. Estes intervalos podem ser usados para resolver emergências e até para respirar um pouquinho. Agendas também são boas para organizar contatos e números importantes, sejam elas virtuais ou de papel.
Enumere as tarefas pendentes e dê prioridade para aquelas que precisam ser realizadas primeiro. Aproveite este momento para refletir sobre seu trabalho e se preparar para as demandas que virão.
A organização contribui para que o cérebro tenha capacidade de armazenar mais informações de maneira ordenada, pois uma tarefa vai se ligando a outra e tudo parece mais coeso. Uma cabeça "desafogada" tem condições de refletir sobre problemas mais contundentes do que os pequenos entraves causados pela falta de organização pessoal.
É muito importante, também, disseminar a rotina de organização por todo o ambiente de trabalho. Se cada um conseguir se alinhar a essas ideias, a comunicação entre todos flui de maneira saudável e efetiva.