Escritório de advocacia digitaliza operação em crescimento com Evernote
18 de outubro de 2016 Otavio MiguelNotíciasNenhum comentário
Com aplicativo, colaboradores do Amaral Maia Sociedade de Advogados passaram a ter acesso remoto a informações e conseguiram – de maneira digital – gerir imenso volume de documentos. Inspirado pela inovação, Antonio Carlos do Amaral Maia – advogado associado e sócio do escritório – decidiu empreender e lançar apps voltados à área jurídica
O escritório de advocacia Amaral Maia Sociedade de Advogados (AMSA) encontrou no Evernote a solução ideal para dobrar seu tamanho ao atender um novo cliente, digitalizar e compartilhar mais de 2 mil documentos e informações em diversos formatos. Além de disponibilizar informações na nuvem para seus colaboradores e clientes, o advogado associado e sócio Antonio Carlos do Amaral Maia encontrou no Evernote a inspiração para empreender e lançar o sistema LegalNote, inovador no acompanhamento de processos e integrado ao Evernote.
A conquista de um novo cliente de peso trouxe desafios operacionais que o AMSA precisou enfrentar alinhando custos e rápida implantação.
"Os softwares jurídicos que utilizávamos tinham diversas limitações que não nos atenderiam completamente. Apresentavam instabilidade, requeriam treinamentos complexos, nenhum era mobile e gerariam um alto custo para expansão", explica Maia, que já utilizava o Evernote.
Por sugestão de um dos colaboradores, a plataforma passou a ser considerada como uma solução.
"Eu já havia lido um livro do consultor Vlad Campos e o contratamos para uma consultoria depois de entender que seria possível atender nossas necessidades com o Evernote", relembra o advogado.
Antes de disponibilizar o Evernote para seus colaboradores, o Amaral Maia desenvolveu metodologia para criação e nomenclatura de cadernos e etiquetas. O escritório de advocacia também criou um manual e uma série de vídeos para instruir os colaboradores. Assim, os cadernos do Evernote passaram a abrigar todos os conteúdos referentes a processos judiciais, contratos, honorários e até informações sobre visitas aos clientes.
Segundo Maia, todo o processo de estudo, desenvolvimento da metodologia e implantação ocorreu em menos de 3 meses.
"A solução toda foi implantada para atender o novo cliente e também os demais do escritório com um custo muito baixo. Atualmente, temos mais de 20 mil notas, 222 etiquetas e 600 cadernos", diz o advogado.
Em média, o escritório cria 120 notas por mês e clientes adotaram internamente o Evernote para facilitar o acesso aos documentos jurídicos.
"Já houve diversas situações em que economizamos idas e vindas por ter tudo online", afirma.
A solução do AMSA foi reconhecida pelo próprio Evernote ao ser vencedora do Evernote Excellence Award na categoria Best Use Case for Excellence. "O evento também foi uma oportunidade para trocar informações com outros usuários e a própria equipe do Evernote. A plataforma é, basicamente, uma nota em branco e generalista com diversas funcionalidades e inteligência. Considerei o conceito muito interessante e poderia ser expandido para uma especificidade do próprio setor de advocacia", relembra o advogado.
Evernote como inspiração para um novo negócio
Maia aproveitou a experiência e fundou a TIKAL TECH. Para auxiliá-lo, o advogado contou com a ajuda de seu network no Evernote feito durante a premiação, que o levou aos nomes de Fernando Freitas, CTO da empresa e Derek Oedenkoven, atual CEO da empresa e que integrou por anos o corpo executivo do Grupo Abril em áreas relacionadas com planejamento e estratégia corporativa e projetos digitais.
Atualmente, a TIKAL já oferece duas soluções para o setor jurídico. A primeira foi o LegalNote que permite, com poucos cliques, criar um cadastro completo, organizado e atualizado de toda a carteira de processos de um advogado ou escritório, com as informações oficiais dos tribunais e diários oficiais em uma única plataforma. Ele ainda se conecta ao Evernote, de forma que o advogado consegue carregar todo o conteúdo dos processos no aplicativo. O segundo projeto chamado Diligeiro é uma solução que facilita a comunicação entre advogados contratantes e correspondentes em comarcas de todo o Brasil utilizando o GPS dos smartphones para direcionar as demandas.
"Depois de adotar o Evernote, a própria metodologia já auxiliava muito em relação aos atuais softwares jurídicos. Com isso, percebemos que era necessário desenvolver um app e não apenas uma metodologia", finaliza o advogado e empreendedor que promete apresentar ainda outras novidades para o segmento de LegalTech muito em breve.
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