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UNIMED-BH MANUAL DE AGENDAMENTO ON-LINE. acesse
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Eduardo Palha Chaves
1 UNIMED-BH MANUAL DE AGENDAMENTO ON-LINE acesse
3 ÍNDICE Preparando para usar o sistema Como acessar o sistema 4 Inclusão de foto e currículo do médico cooperado (opcional) 6 Conferência dos locais de atendimento cadastrados pela Unimed-BH 7 Definir tipo e tempo de atendimento em cada local 8 Como registrar outros convênios atendidos 9 Preparando para atender o cliente Como cadastrar sua agenda 9 Usando o sistema Como marcar consulta para cliente Unimed-BH que prefira fazer o agendamento diretamente com a secretária 11 Como marcar consulta para cliente que não é da Unimed-BH 12 Como encaixar cliente 15 Como desmarcar consulta 15 Como comunicar o não comparecimento de um cliente 16 Como reagendar um cliente na agenda 17 Como bloquear horário na agenda 21 Como registrar suas férias 22 Gerenciando a agenda Como verificar as consultas agendadas 23 Como verificar as consultas desmarcadas pelo cliente 24
4 Preparando para usar o sistema Como acessar o sistema Médico: Médico: Após realizar o treinamento, você receberá por o login e a senha para acesso ao sistema. Depois, é só acessar o site do cooperado ( e clicar em Agendamento On-Line. Secretária: Peça ao médico cooperado para fazer o seu registro no sistema, gerando um login e uma senha. Com esses dados, acesse o Sistema de Aquisição de Dados (SAD) normalmente e clique em Agenda de Consultas On-Line, na parte inferior da página inicial. Cadastro de secretária Para registrar sua secretária no Agendamento On-Line, acesse a área Cadastro de Credenciados, na parte inferior da página inicial, e clique no botão Incluir. Preencha os campos em aberto. Lembre-se de que os campos com asterisco (*) são de preenchimento obrigatório. Inclusão de foto e currículo do médico cooperado 4
5 Atenção: Caso a secretária saia de férias ou deixe de trabalhar no consultório, basta alterar sua situação, nesta mesma página do sistema, para Inativo. Para acessá-la, clique no botão Alterar ( ), ao lado do nome da profissional. 5
6 (opcional) No bloco Meus Dados Cadastrais, clique em Alterar e depois em Continuar. Para incluir uma foto, que será vista pelo cliente juntamente com sua disponibilidade de horário, clique em Procurar dentro do quadro Dados Pessoais. O sistema permitirá a pesquisa de uma imagem dentro do computador. Escolha a foto de sua preferência e clique em Abrir. O minicurrículo deve ser registrado no quadro abaixo, denominado Dados do Profissional. Preencha o campo com as principais informações do seu currículo para que possam ser consultadas pelo cliente. Não se esqueça de confirmar as informações clicando em Salvar, na parte inferior da página. Conferência dos locais de atendimento 6
7 cadastrados pela Unimed-BH Quando você adere ao Agendamento On-Line, a Unimed-BH registra seus dados, inclusive os locais de atendimento, no sistema. Para consultar os endereços cadastrados, confira o bloco Locais de Atendimento, na página inicial. Vale ressaltar que o cliente só terá acesso aos endereços de 7
8 consultórios que tiverem agendas cadastradas. Em caso de dúvida, entre em contato com a equipe da Unimed-BH pelo ou pelo telefone Definir tipo e tempo de atendimento em cada local Antes de começar a receber os agendamentos dos clientes, é importante padronizar, no sistema, o tempo que será disponibilizado para cada tipo de consulta (primeira consulta, consulta eletiva e/ou retorno). Para isso, entre no bloco Tipos de Atendimento, selecione o local desejado e clique em Pesquisar. Clique no botão Alterar, em frente ao tipo de consulta que deseja. Na tela seguinte, digite o tempo, em minutos, que irá dedicar a cada um deles. O mesmo processo deve ser feito para cada um dos locais de atendimento. Sempre que quiser trocar o tempo-padrão das consultas, clique no botão. Atenção: A padronização do tempo de atendimento não significa que todos os tipos de consulta devem ser aceitos pelo cooperado. No momento de cadastrar suas agendas, o sistema permite a escolha do tipo de atendimento que deseja realizar em cada local e horário. 8
9 Como registrar outros convênios atendidos Para sinalizar que consultas particulares e outros convênios também são aceitos naquele consultório, entre no bloco Convênios Aceitos e clique em Atualizar Lista. Caso atenda algum convênio que não faça parte da listagem disponibilizada pelo site, selecione a opção Outros. Preparando para atender o cliente Como cadastrar sua agenda Para registrar seus horários disponíveis no sistema, clique em Minhas Agendas. Escolha o local de atendimento e o período desejado. (Selecione o convênio Unimed-BH e, caso queira, a opção Particular e Outros Convênios.) Em seguida, clique em Ver Horários. Para incluir uma nova agenda, basta clicar sobre o dia desejado e, em seguida, selecionar Criar Agenda. Preencha as opções de acordo com a agenda a ser criada e acione Salvar. 9
11 Atenção: O processo de cadastramento de agendas deve ser feito em separado para cada local de atendimento. Usando o sistema Como marcar consulta para cliente Unimed-BH que prefira fazer o agendamento diretamente com a secretária A adoção do Agendamento On-Line pelo médico cooperado não impede que o cliente, que assim preferir, ligue para o consultório para marcar uma consulta. Nesse caso, a própria secretária pode fazer o registro no sistema. Lembre-se de que, apesar de não ser obrigatório no momento da marcação, o registro do número do cartão do cliente e do seu endereço de é importante para que ele e o cooperado se beneficiem de todos os recursos disponibilizados pelo Agendamento On-Line. Para que a própria secretária possa marcar a consulta do cliente Unimed- BH no sistema, basta clicar sobre o horário desejado e selecionar a opção Marcar Horário. Em seguida, informe um dos campos em aberto, para que o sistema possa fazer a pesquisa no banco de dados do sistema. Se o cliente já tiver sido cadastrado no Agendamento On-Line, seus dados serão exibidos, e a secretária precisará apenas selecionar o tipo de atendimento e clicar no botão Marcar. 11
12 Caso o cliente ainda não seja registrado no sistema de Agendamento On-Line, a pesquisa retornará com a mensagem Nenhum Cliente Encontrado. Clique então sobre o botão Novo Cliente, selecione o convênio Unimed-BH e informe o número do cartão do cliente. Preencha os campos em aberto, lembrando que aqueles marcados com asterisco (*) são obrigatórios, e siga o caminho de marcação detalhado acima. Como marcar consulta para cliente que não é da Unimed-BH Com o novo sistema, os clientes Unimed-BH poderão marcar consultas diretamente na sua agenda, de acordo com os horários disponibilizados por você. O sistema, no entanto, pode funcionar como uma agenda única do seu consultório, permitindo à secretária registrar consultas marcadas para pacientes particulares ou de outros convênios. Nesses casos, o horário será automaticamente fechado na agenda do sistema disponibilizada para o cliente Unimed-BH. Para isso, acesse Minhas Agendas e selecione o local de atendimento desejado. Clique sobre o horário em aberto desejado e selecione a opção Marcar Horário. 12
13 Informe o nome do cliente e clique em Pesquisar. 13
14 Caso esse cliente não seja cadastrado no sistema, clique em Novo Cliente. Selecione o convênio ou a informação Particular e clique no botão Incluir. Preencha os campos em aberto, lembrando que aqueles com asterisco (*) são obrigatórios, e clique em Salvar. O sistema exibirá uma tela na qual os demais dados do cliente devem ser preenchidos. Para finalizar o agendamento, selecione o tipo de consulta e clique em Marcar. Atenção: Caso queira imprimir a agenda do cooperado, com as respectivas marcações, acesse Ver Horários, selecione o período desejado e clique em Imprimir. 14
15 Como encaixar cliente Em Minhas Agendas, clique sobre o horário desejado. Selecione a opção Encaixar Cliente e continue o processo de marcação normalmente. Não se esqueça de, ao final, clicar em Encaixar para confirmar a marcação. Como desmarcar consulta Caso algum imprevisto impeça o atendimento de uma consulta marcada para um cliente da Unimed-BH, é possível desmarcá-la no bloco Controle de Agendas. Para isso, clique sobre o horário e selecione a opção Desmarcar Horário. O sistema abrirá uma página com os dados do cliente e o botão Desmarcar, que deve ser clicado para que o processo seja concluído. 15
16 Atenção: Quando uma consulta de cliente Unimed-BH é desmarcada, o sistema dispara um para o paciente comunicando o cancelamento. Mesmo assim, a Unimed-BH recomenda que a secretária entre em contato com o cliente por telefone, para certificar-se de que ele recebeu a informação e justificar a necessidade do cancelamento. Como comunicar o não comparecimento de um cliente Quando um paciente da Unimed-BH falta a várias consultas, ele é abordado pela equipe de relacionamento com clientes. O trabalho tem caráter educativo, com o objetivo de reduzir o absenteísmo na Cooperativa, e tem apresentado bons resultados. Por isso, sempre que um cliente não comparecer à consulta marcada, comunique à Unimed-BH. Basta clicar sobre o nome do cliente na agenda e selecionar Não Compareceu. 16
17 Como reagendar um cliente na agenda Caso haja a necessidade de remarcar um paciente que deseja alterar a data de atendimento, basta clicar sobre o horário com o nome do paciente e selecionar a opção Reagendar (Recortar). 17
18 18 O horário do paciente ficará com aspecto transparente.
19 Em seguida, basta clicar no horário desejado para remarcação do paciente e selecionar a opção Reagendar (Colar). 19
20 20 O horário inicial passará a ficar em branco (Livre) e o horário de destino passará a ficar roxo com o nome do paciente, concluindo o reagendamento.
21 Caso desista do reagendamento, basta clicar novamente sobre o horário, agora apresentando aspecto transparente, e selecionar a opção Reagendar (Cancelar). Atenção: Apenas será possível reagendar paciente dentro da agenda de um mesmo médico e para o mesmo local de atendimento. Como bloquear horário na agenda Em Minhas Agendas, clique com o botão direito do mouse sobre o horário em aberto desejado. Selecione a opção Bloquear Horário, o motivo e clique em Bloquear. O período aparecerá na cor laranja na agenda do médico. 21
22 Como registrar suas férias Em Minhas Agendas, clique no botão Ver Agendas e selecione o local de atendimento e o período desejados. Clique sobre a agenda aberta que deseja bloquear e selecione Bloquear Agenda, preenchendo o motivo e demais campos abertos. O bloqueio será efetivado para o dia da semana selecionado. Lembre-se de que é necessário clicar em cada dia da semana para realizar o bloqueio por um período maior. 22
23 Gerenciando a agenda Como verificar as consultas agendadas Uma das vantagens do Agendamento On-Line é a facilidade de gerenciamento da agenda e a diminuição do número de ligações necessárias para confirmar a presença de pacientes. Para isso, o sistema permite a geração de relatórios com as consultas marcadas, estejam elas confirmadas ou não pelos clientes. Para usar esses recursos, clique em Administração, no menu superior da página, e depois em Agendas. 23
24 Escolha o local de atendimento e o período desejados e selecione a opção Agendas. Clique no botão Imprimir, para visualizar o relatório em formato de PDF. O documento trará a lista de todos os clientes agendados. Na última coluna, o arquivo indica se a consulta está Confirmada, ou seja, se o cliente já confirmou sua presença por meio do próprio sistema, ou Marcada. Neste caso, o cliente não se manifestou sobre a presença no atendimento, e a Unimed-BH orienta a secretária a ligar para confirmar. Como verificar as consultas desmarcadas pelo cliente Clique em Administração no menu superior e depois em Agendas. Escolha o local de atendimento e o período desejados, selecione a opção Estatística de Cancelamento de Horários, clique no botão Imprimir e depois em Visualização. O relatório será gerado em PDF. 24
25 Atenção: O sistema permite que o cliente confirme sua presença na consulta a partir de dois dias antes do horário marcado. Para reduzir o absenteísmo no consultório, a Unimed-BH recomenda que a secretária acompanhe o status das consultas marcadas e ligue, com 24 horas de antecedência, para confirmar os atendimentos dos clientes que apareçam como pendentes, ou seja, que não tenham sido nem confirmados nem desmarcados pelo paciente no sistema. 25