ORIENTAÇÕES CONJUNTAS DO COLÉGIO NOTARIAL DO BRASIL – SEÇÃO SÃO PAULO E DA ASSOCIAÇÃO DOS REGISTRADORES DE PESSOAS NATURAIS SOBRE O PROVIMENTO DA EGRÉGIA CORREGEDORIA GERAL DA JUSTIÇA DO ESTADO DE SÃO PAULO Nº 31/2013.
• Da Solicitação
• O advogado levará o processo judicial em meio físico ou acessará em meio virtual o processo eletrônico perante um Tabelião de Notas, um Oficial de Registro Civil das Pessoas Naturais ou seus prepostos autorizados, solicitando a formação da carta de sentença;
• Sugere-se que o usuário preencha um requerimento (Anexo I), indicando quais peças deseja autenticar. As folhas indicadas para autenticação deverão ser conferidas pelo Tabelião de Notas, Oficial de Registro Civil das Pessoas Naturais ou seus prepostos autorizados, que deverão confrontá-las com a lista dos documentos indicados no provimento, alertando o interessado sobre a necessidade de autenticação de documentos essenciais que não foram indicados pelo advogado.
• A carta de sentença deverá ser formalizada no prazo máximo de 5 (cinco) dias, contados da solicitação do interessado e da entrega dos autos originais do processo judicial, ou do acesso ao processo judicial eletrônico.
• Da devolução do processo físico ao advogado
• O processo físico deve ser devolvido para o advogado mediante protocolo. Sugere-se que a entrega somente seja feita ao advogado ou pessoa por ele nomeada, mediante entrega da via "original" do requerimento, anotando-se a data de devolução do processo e assinatura de quem o retirou.
• Da extração da carta de sentença
• O Tabelião de Notas, o Oficial de Registro Civil das Pessoas Naturais ou seus prepostos autorizados farão a separação das peças da carta de sentença, verificando os termos dos itens 214, 215 e 216 do provimento, abaixo reproduzidos, e as peças indicadas pelo advogado:
215. Em se tratando de inventário, sem prejuízo das disposições do artigo 1.027 do Código de Processo Civil, o formal de partilha deverá conter, ainda, cópias das seguintes
VIII – manifestação da Fazenda do Estado de São Paulo, pela respectiva Procuradoria, acerca do recolhimento do Imposto Sobre Transmissão de Bens Imóveis Causa Mortis e Doações (ITCMD), bem sobre eventual doação de bens a terceiros, esobre eventual recebimento de quinhões diferenciados entre os herdeiros, nos casos em que não tenha havido pagamento dadiferença em dinheiro;
IX – manifestação do Município, pela respectiva Procuradoria, se o caso, acerca do recolhimento do Imposto SobreTransmissão de Bens Imóveis Inter Vivos, e sobre eventual pagamento em dinheiro da diferença entre os quinhões dos herdeiros,e sobre a incidência do tributo;
IV – manifestação da Fazenda do Estado de São Paulo, pela respectiva Procuradoria, acerca da incidência e do recolhimentodo Imposto Sobre Transmissão de Bens Imóveis Causa Mortis e Doações (ITCMD), bem sobre eventual doação de bens aterceiros, e sobre eventual recebimento de quinhões diferenciados entre os herdeiros, nos casos em que não tenha havidopagamento da diferença em dinheiro;
V – manifestação do Município, pela respectiva Procuradoria, se o caso, acerca da incidência e recolhimento do ImpostoSobre Transmissão de Bens Imóveis Inter Vivos, e sobre eventual pagamento em dinheiro da diferença entre os quinhões dosherdeiros, e sobre a incidência do tributo;
• Feita a seleção dos documentos, as cópias deverão ser autenticadas, autuadas, numeradas e rubricadas, de modo a assegurar ao executor da ordem ou ao destinatário do título não ter havido acréscimo, subtração ou substituição de peças.
•Em seguida, o Tabelião de Notas, o Oficial de Registro Civil das Pessoas Naturais ou seus substitutos legais, deverão subscrever os termos de abertura e de encerramento da carta de sentença (Anexo II), os quais serão impressos em papel de segurança utilizado para expedição de traslados e certidões notariais.
• O termo de abertura deverá conter a relação dos documentos autenticados e o termo de encerramento informará o número de páginas da carta de sentença, excluindo-se da contagem o termo de abertura e de encerramento.
• Para formação da carta de sentença em meio físico extraída de processo judicial eletrônico, aplicam-se as regras acima, após a materialização dos documentos, nos termos do item 206 do Provimento CG nº 22/2013.
• Para formação das cartas de sentença em meio eletrônico, deverá ser utilizado documento de formato multipágina (um documento com múltiplas páginas – PDF/A), como forma de prevenir subtração, adição ou substituição de peças e haverá necessidade de utilização da Central Notarial de Autenticação Digital (CENAD), que se encontra em fase de desenvolvimento.
• Dos Emolumentos
• Para fins de cobrança de emolumentos, os termos de abertura e encerramento serão considerados como uma única certidão e cada cópia extraída dos autos será considerada uma autenticação.