Como otimizar o tempo com documentos obrigatórios de transporte
Otimizar o tempo através de um fluxo de operações mais ágil e eficiente, que permita reduzir os custos, é uma prioridade hoje em dia para qualquer empresa. Mas quando falamos do setor de transporte de cargas, isso tudo passa a ser visto como uma questão de sobrevivência.
O fato é que não há como uma empresa de transporte atender as exigências do mercado atual, se ainda estiver presa a processos demorados e ineficientes.
Para se ter uma ideia, a documentação exigida no setor de logística e transportes é extensa e repleta de detalhes que demandam atenção extrema. Além disso, essa mesma documentação está sob regras e leis rígidas que mudam a todo instante.
Otimizar o tempo: por que isso é mais exigido agora?
A tecnologia e as mudanças no comportamento do consumidor têm feito com que o mercado também mude e se adapte numa velocidade cada vez maior.
Analisando um cenário atual, basta lembrar do que aconteceu no mundo nos últimos meses: o distanciamento social chegou como um impulso que transformou o que era tendência em estilo de vida.
As compras online explodiram, o crescimento do e-commerce vem acompanhando essa demanda, as transportadoras têm sido cada vez mais exigidas em gestão de tempo de entrega e, assim, o mundo e o mercado continuam se adaptando.
Diante de um cenário que ninguém previu, as empresas que vinham deixando a tecnologia pra depois acabaram sofrendo mais os impactos dessa mudança. Muitas fecharam as portas, outras enfrentaram o desafio e deram um verdadeiro salto em direção a grandes transformações.
Analisando a gestão de uma empresa de transportes pela questão da documentação exigida no dia a dia, podemos perceber que só existem dois caminhos: ou se investe na tecnologia para otimizar o tempo e os processos da transportadora, ou se perde mercado para a concorrência.
Para cada carga transportada, nos deparamos logo com uma série de documentos obrigatórios. Vejamos:
É preciso ter a Nota Fiscal (NFe) da carga;
Emitir um Conhecimento de Transporte (CTe) e seu respectivo DACTE;
Gerar o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDFe) e seu DAMDFE;
Gerar o CIOT em casos específicos;
Realizar a averbação do seguro de carga obrigatório
Tudo isso sem contar outros documentos também obrigatórios só para poder rodar com o veículo de transporte e transferir a carga de um lugar para outro. Como se diz, "cada caminhão precisa de tantos documentos que mais parece uma empresa sobre rodas".
Diante de tantas exigências, é fácil esquecer ou até mesmo emitir algum desses documentos obrigatórios para transporte de cargas com erros.
Então, como facilitar essa rotina, otimizar o tempo e ganhar agilidade? A resposta é simples: através das tecnologias desenvolvidas especialmente para o setor. Vejamos algumas delas:
Tecnologia 1 – Preenchimento automático de campos do CTe (incluindo CFOP)
Hoje em dia é possível emitir Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe) online, o que se reflete em ganho de tempo e agilidade. A redução dos custos com papéis, tinta pra impressora e armazenagem de documentos então, nem é preciso mencionar.
Uma grande vantagem do SimplesCTe é a busca de informações direto da SEFAZ. Com essa tecnologia, o sistema busca os dados e preenche os campos do CTe automaticamente.
Ou seja, você não precisa digitar informações como remetente, destinatário, valor da nota, etc. Além disso, o SimplesCTe também preenche o CFOP no automático, evitando erros que poderiam gerar multas.
Tecnologia 2 – Averbação de cargas no automático
Esquecer de averbar a carga ou, preencher o campo correspondente às informações do seguro de forma incorreta, são situações de grande risco. Poucas coisas podem tirar o sono de um gestor de empresa de transportes como descobrir que uma carga está viajando descoberta.
Contar com um emissor de CTe que faz a averbação automática da carga é mais um benefício que toda transportadora deveria poder contar.
O SimplesCTe tem integração com mais de 20 seguradoras. Com isso, é possível averbar a carga em poucos cliques, praticamente no automático, garantindo tranquilidade contra erros e esquecimentos.
Tecnologia 3 – Gerar CIOT no automático
CIOT significa Código Identificador da Operação de Transportes e entrou em vigor através da Resolução Nº 3.658 de 19 de abril de 2011.
A principal função do CIOT é garantir ao TAC e TAC-Equiparado o pagamento integral e pontual do frete. Ele foi criado para eliminar as formas de pagamento consideradas injustas ou ineficientes, como a Carta Frete, que era entregue aos motoristas autônomos ou equiparados.
Quando uma empresa é obrigada a gerar CIOT será necessário cadastrar manualmente a operação através de uma Instituição de Pagamento Eletrônico de Frete (IPEF) habilitada pela ANTT, para geração e recebimento do CIOT.
Porém, quem utiliza o SimplesCTe para emitir CTe e MDFe, poderá gerar o CIOT automaticamente e de forma simplificada, já que o sistema possui integração com IPEF's habilitadas.
Ou seja, mais uma vez a tecnologia está sendo empregada para otimizar o tempo na emissão de documentos obrigatórios de transporte de cargas.
Quanto custa ter um emissor de CTe + CIOT + Averbação no automático?
Você pode estar pensando que custaria muito caro ter essa tecnologia à disposição da sua transportadora. Mas o SimplesCTe tem planos à partir de R$ 47/mês pra oferecer todas essas facilidades. Peça um teste gratuito de 30 dias aqui e aproveite para tirar dúvidas com nossa equipe!
Além de otimizar o tempo na emissão de documentos de transporte, o SimplesCTe é o único sistema emissor que possui uma equipe de suporte nota 10 e de sucesso do cliente para ajudar você a atingir os seus objetivos.
E então, o que você achou dessas tecnologias para otimizar o tempo e ganhar competitividade na sua transportadora? Se ficou com alguma dúvida, deixe um comentário!
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