Entenda porque a sua empresa precisa economizar papel
Postado em 04/03/2020 | Parceiros de conteúdo, Ideias Sustentáveis
Faz um bom tempo que as empresas que investem em políticas de sustentabilidade já não conseguem usar isso como um diferencial competitivo. Em 1992, quando foi realizada a ECO-92, no Rio de Janeiro, um dos principais temas debatidos foi: seria possível ser sustentável, econômico com os recursos naturais e, ao mesmo tempo, ter lucro?
Hoje, após tantos avanços, e com a necessidade urgente (e de sobrevivência) de se preocupar com o meio ambiente, ser sustentável é uma estratégia obrigatória, que perpassa todos os planos, políticas e setores de uma empresa que deseja estar bem posicionada no mercado.
E, nesse contexto, uma das principais ações a serem trabalhadas nas organizações é a economia de papel. Além de afetar, de forma significativa, a gestão dos documentos e o excesso de gastos com a compra do produto, o uso de papel é prejudicial ao meio-ambiente.
Neste guest post, produzido pela equipe do Tangerino, você entenderá a importância de diminuir o uso de papéis, o quanto isso afeta, positivamente, a imagem da empresa, além de ver algumas dicas práticas para começar a implantar essa economia.
Economizar papel aumenta a produtividade
Imagine que a sua empresa possui um enorme cadastro de clientes e que, diariamente, os setores precisam consultar esses arquivos para acessar as informações dessas pessoas. Qual seria a forma mais ágil de trabalhar com esses dados?
Disponibilizá-los em uma sala de arquivos e, sempre que necessário, procurar o nome do cliente manualmente? Ou manter esses dados digitalizados e organizados em um sistema armazenado na nuvem, cujo acesso pode ser feito de qualquer lugar e por qualquer pessoa autorizada?
A resposta parece óbvia, a princípio, mas, mesmo com tanta tecnologia disponível no mercado, uma pesquisa recente, feita pela Association for Information and Image Management (AIIM), mostrou que 40% das empresas ainda mantêm seus arquivos em papel.
Outro dado, levantado pela Associação Brasileira de Gestores de Documentos (ABGD), mostrou que os gestores gastam cerca de quatro semanas por ano apenas procurando informações. O motivo está diretamente ligado a problemas com o armazenamento inadequado ou arquivos desorganizados.
Assim, fica cada vez mais fácil de entender que documentos digitalizados e informações organizadas em um sistema online economizam tempo, aumentam a produtividade e reduzem os problemas com perda de papéis.
Economizar papel reflete na reputação da marca perante os consumidores
Consumidores preferem empresas sustentáveis. Essa afirmação é cada vez mais comprovada por pesquisas e por análises do comportamento de compra dos consumidores. É o caso da pesquisa "Comportamento do Consumidor: Sustentabilidade e Consumo Consciente", realizada pela Opinion Box.
O levantamento, feito em 2019 em todos os estados brasileiros, mostrou que um a cada três entrevistados se preocupam muito com as práticas sustentáveis das marcas que consomem e 55% dão preferência a empresas conhecidas por cuidar do meio ambiente.
A visão que os clientes têm de uma marca impacta diretamente no seu valor de mercado. Empresas que economizam papel, pensando principalmente no meio ambiente, além de investirem em softwares modernos de gestão e armazenamento, atraem os consumidores por sua consciência ecológica e pelo uso de tecnologias.
Conheça 8 dicas para reduzir o consumo de papel nas empresas
Agora, que você já tem motivos para começar a economizar papel, veja essas dicas que separamos para sua empresa colocar em prática.
1- Faça um treinamento de conscientização dos funcionários
Toda ação, para ter sucesso, precisa ser precedida por conscientização. Para conseguir a economia de papel por parte dos funcionários, a empresa precisa investir em uma ação de engajamento, explicando, com dados, porque todos precisam colaborar.
Mostrar como a redução do uso de papéis favorece o meio ambiente, a empresa e, consequentemente, possibilita o investimento em ações para os funcionários, como aumentos salariais e benefícios, por exemplo.
A partir daí, outras ações, como metas mais práticas, podem ser aplicadas.
2- Entenda como a sua impressora funciona
Entender o funcionamento da impressora, e fazer com que todos a conheçam também, implica em conhecer suas funções econômicas, como funciona a impressão frente e verso, a manutenção do toner e até como configurá-la para imprimir, por exemplo, quatro páginas em apenas uma folha, em tamanho reduzido, quando for usar apenas documentos de testes ou de correção.
3- Instale um controle de impressões por login
Essa medida é muito necessária em empresas ou departamentos com alto volume de impressões. Apesar de não ser um impedimento para que os funcionários façam impressões, o controle pode inibir a impressão de documentos pessoais, que nada têm a ver com a empresa, pois, a partir do controle, fica registrado o que cada funcionário imprimiu e em qual quantidade.
A empresa também pode optar por fornecer uma cota de impressões por mês para cada colaborador, com base na média mensal que cada um usa. E, com o tempo, investir em ações de conscientização e incentivo a uma redução gradativa.
4- Invista em softwares e sistemas na nuvem
Como já mostrado, empresas que armazenam seus documentos na nuvem têm um ganho significativo de tempo e espaço. Existem diversas opções de sistemas gratuitos que permitem, por exemplo, que várias pessoas acessem o mesmo documento simultaneamente.
Assim, em vez de imprimir um texto para correção, todos podem acessar o mesmo documento e marcar suas alterações, que ficam registradas.
5- Crie um programa de reciclagem
As ações de reciclagem de papel podem se dar de diversas maneiras, como no uso de papéis usados somente de um lado para servirem de blocos de anotações, na instalação de lixeiras especiais de coletas de papel para envio à reciclagem e também na parceria com instituições que fazem esse serviço de reciclagem.
6- Sugira aos clientes e fornecedores o uso de comprovantes digitais
Em vez de imprimir e enviar boletos e notas fiscais, por que não optar por fazer esses mesmos serviços via e-mail, por exemplo?
Sugira essa prática aos clientes e fornecedores e deixe a impressão apenas para casos específicos, como o de clientes que não têm acesso à internet ou que prefiram essa forma, por estarem mais familiarizados. Sem dúvidas, muitos clientes e fornecedores também vão preferir trabalhar dessa forma.
7- Adote o sistema de ponto digital
A sua empresa ainda utiliza um sistema de ponto que, ao ser usado pelo colaborador, imprime aqueles comprovantes em papel?
Com a adoção do ponto digital, esse gasto já não será mais necessário. Isso porque, com a solução, não é preciso imprimir os comprovantes de ponto e nem usar cartões de papel, como nos relógios eletrônicos, pois o comprovante de ponto é enviado por e-mail e a tecnologia permite que tanto os funcionários quanto o empregador tenham acesso aos registros das horas trabalhadas.
8- Utilize o recurso da assinatura digital
Essa alternativa é muito útil para aqueles gestores e funcionários que lidam com muitos documentos que requerem assinatura. O recurso da assinatura digital serve para assinalar qualquer documento eletrônico e tem validade jurídica, pois, como está vinculada a um certificado digital, representa a assinatura de próprio punho.
Com ela, a empresa evita processos como a impressão de documentos e a necessidade de reconhecimento de firma, economizando papel, tempo e espaço.
Percebeu como economizar papel é uma estratégia que gera benefícios para todos os envolvidos? Leve essas dicas para sua empresa e veja os resultados.
Este conteúdo foi escrito pela equipe do Tangerino sistema de controle de ponto. A solução permite que os colaboradores registrem o ponto de qualquer lugar e oferece diversas facilidades que transformam a gestão da jornada de trabalho dos colaboradores. Que conhecer a solução? cadastre-se e faça o teste grátis de 14 dias!