ISO 9001:2015 – Planejamento de mudanças (Parte 2) - Blog da Qualidade
No post anterior, Requisito 6.3 da ISO 9001:2015: Planejamento de mudanças (Parte 1), nós falamos um pouco sobre quando é necessário considerar uma mudança e porque é importante fazer o planejamento dela. Agora, vamos entender um pouco sobre cada item. A cláusula 6.3 Planejamento de mudanças fala que:
Quando a organização determina a necessidade de mudanças no sistema de gestão da qualidade, as mudanças devem ser realizadas de uma maneira planejada e sistemática. A organização deve considerar: a) o propósito das mudanças e suas potenciais consequências; b) a integridade do sistema de gestão da qualidade; c) a disponibilidade de recursos; d) a alocação ou relocação de responsabilidades e autoridades.
A partir deste requisito, há algumas atividades a serem consideradas para planejar e implementar uma mudança de maneira eficaz.
Quando se fala em propósito é preciso ter muito claro o objetivo que você quer alcançar a partir da mudança. Por isso, você precisa ter metas específicas, mensuráveis e se possível com um indicador, para que você consiga monitorar o desempenho da ação ou projeto. Caso você não tenha um número, estabeleça um marco que funcione como uma referência para te ajudar no monitoramento e assim ficará mais fácil saber se você está no caminho certo para o objetivo.
Por exemplo, "o objetivo com esta mudança é aumentar o resultado do indicador em 5%", quando você tiver um número. Quando você tiver como meta se tornar referência em determinado segmento, um gatilho que você pode usar é "ser convidado para um evento importante do setor". O método SMART é uma das ferramentas que pode ajudar a determinar boas metas. Também é necessário considerar "as potenciais consequências" das mudanças, ou seja, você deve identificar os riscos envolvidos. Você irá avaliar dois pontos:
o que vai atrapalhar o alcance do objetivo e,
o que pode ser aproveitado para potencializar o seu resultado.
b) a integridade do sistema de gestão;
Neste item, é preciso avaliar se a mudança não irá comprometer o SGQ. O que isso significa? Por exemplo, se é regra registrar a ata da reunião de análise crítica e por algum motivo optarmos por não documentar essa informação, prejudicaremos a base de registros impactando as futuras decisões, já que perdeu-se uma parte dos dados determinados como necessários pelo SGQ. É claro que você considerará isso em relação a projetos e ações, mas é necessário estar atento em como as mudanças podem corromper ou fortalecer o seu sistema de gestão da qualidade.
A organização deverá analisar tudo o que é preciso para implementar a mudança e estes recursos podem ser: materiais (máquinas, equipamentos, ferramentas, matérias-primas), financeiros (capital, dinheiro em caixa ou em bancos, créditos, investimentos) e as pessoas apropriadas para envolver na mudança. Esse item ajudará você avaliar sua capacidade de executar a mudança.
d) alocação e realocação de responsabilidades e autoridades;
A empresa considerará como as pessoas serão envolvidas na mudança atribuindo responsabilidades e autoridades. É importante que as responsabilidades estejam claras para que as pessoas executem as atividades com a devida autonomia e também ficará mais fácil cobrar resultados dos envolvidos no processo ou projeto da mudança. Considerar o propósito, responsabilidades, recursos e a integridade do SGQ são os itens mínimos para planejar, implementar e colocar em prática as mudanças da organização. Porém, como este requisito tem como foco a eficácia da mudança, mais importante ainda, é garantir que ela tenha êxito em relação ao objetivo da sua empresa. Leia todos os artigos do Blog da Qualidade sobre ISO 9001:2015!
4 comentários em "ISO 9001:2015 – Planejamento de mudanças (Parte 2)"
Silvio Rogério dos S. Silva
4 de outubro de 2016 em 13:12
Auditor Líder especialista em certificação de produtos pela empresa INNAC. Orgão Certificador de Produtos INMETRO adoro Qualidade e estou nesta área a mais de 30 anos. Pode me encontrar no Linkedin Facebook
6 de fevereiro de 2017 em 10:44
Ocorreu uma dúvida:
a organização deve controlar "todas" as mudanças ou fica a critério da organização definir quais mudanças deverão ser controladas?
Quando a norma define neste requisito que deve ser considerada a integridade do sistema, é exatamente garantir que nenhum outro requisito da norma ou objetivo definido pela organização será afetado?