As informações de um inventário identificam os produtos de acordo com suas principais características.
A quantidade de cada mercadoria também deve ser registrada. Opte pelo número de caixas ou de pares – o que tornar mais fácil o processo. Não se esqueça também de descrever o custo dos produtos por remessa e unidade.
Essas informações são especialmente úteis quando for necessário planejar o orçamento das próximas compras de calçados, ou até para negociar com fornecedores.
As consultas dos clientes também dependem desses dados, possibilitando à loja se manter atualizada e não cometer equívocos no atendimento, o que pode prejudicar a experiência de compra dos clientes.
Se a loja não tiver fornecedor fixo, vale a pena anotar o contato da empresa responsável pelo abastecimento de cada produto, facilitando o trabalho de saber onde comprar cada modelo.
Outra informação que pode ser útil é a data da última compra de cada calçado no estoque. Com o tempo, a loja terá uma noção maior sobre seus gastos com reposição, analisando a periodicidade com que abasteceu cada item.
Um inventário de estoque completo reúne todas as informações principais sobre os produtos armazenados, para que a equipe envolvida seja capaz de entender a situação atual de cada modelo.
Em teoria, o processo é simples: basta registrar os produtos em uma tabela e manter os dados atualizados, conforme as vendas forem acontecendo. No entanto, a prática pode trazer alguns imprevistos, que acabam dificultando a tarefa.
Produtos desorganizados, falta de informação sobre os fornecedores e a própria disposição das prateleiras no estoque podem causar a demora na coleta das informações e, inclusive, resultar em erros nos registros.
Isso sem considerar que, quanto maior a quantidade de produtos, mais complexo será o inventário. Portanto, algumas recomendações para que o processo ocorra da melhor forma são:
Mapear as prateleiras: identificando cada espaço de armazenamento, o nível de organização aumenta e o trabalho de encontrar determinados produtos diminui
Cadastrar todos os produtos por código de barras: esse tipo de codificação é ideal para se trabalhar com sistemas informatizados, evitando erros de identificação dos produtos e facilitando a busca por informações
Etiquetar itens obsoletos: para calçados que não estão com vendas em alta, um sistema de sinalização pode ajudar a economizar tempo em eventuais buscas no estoque
Não movimentar mercadorias durante as contagens: o processo de realização do inventário pode ser longo, e as movimentações podem ocasionar erros de apuração
Revezar os responsáveis pelas contagens e repeti-las com pessoas diferentes (quem contou a primeira vez, não conta a segunda): a melhor forma de garantir que os dados levantados estão corretos é repetir o processo com outro funcionário
Depois de compreender os processos envolvidos em um inventário de estoque, vamos falar sobre as ferramentas que armazenam todos os registros, mantendo a organização e facilitando a consulta.
O principal recurso utilizado por lojistas é a planilha de controle de estoque. Fáceis e acessíveis, elas servem para que toda a equipe possa ter as informações concentradas em um único documento ou plataforma.
Outra vantagem importante são os custos. Mesmo exigindo mais trabalho para configurar e manipular, ferramentas como Google Planilhas e Excel Online permitem a criação de arquivos gratuitamente.
Se tiver dificuldades em criar a planilha, na internet também existem diversos modelos prontos. É só fazer o download e editar conforme a realidade do seu estoque de calçados. O Sebrae oferece algumas opções.
É importante destacar que, ao optar por esse método, a planilha deve ser atualizada constantemente e levada a sério. Capacite funcionários para o gerenciamento do documento, mas esteja sempre ciente de todas as movimentações.
Por outro lado, dependendo o tamanho do estoque, o esforço necessário para organizar tudo nessa plataforma pode não compensar, quando comparado a alternativas prontas.
Um outro caminho são os softwares de gestão, sistemas capazes de gerenciar todos os processos corporativos. Para o segmento calçadista, temos, como exemplo, os programas PDV (ponto de venda).
Integrados ao sistema de vendas, a maior vantagem de um software desse tipo é dar baixa no estoque, assim que um produto for vendido. Aliando esse mecanismo aos códigos de barras, o controle de entrada e saída dos produtos se torna automático e mais resistente a falhas.