Techoje	- A importância da estimativa para o Gerenciamento de Custos
Bárbara Gressi Almeida Cunha Filgueiras
Economista e pós-graduada em Gestão de Projetos pelo Ietec
Este trabalho propõe abordar a importância do gerenciamento de custos, baseado em uma estimativa de custos estruturada, que possibilite o gerente de projetos uma ampla avaliação e interpretação dos cenários que lhe são apresentados. E, dessa forma, auxiliar na tomada de decisões.
Palavras chave: estimativas de custo, orçamento, linha de base, controle
Como se não bastasse ter que lidar com mudanças de escopo, clientes volúveis, prazos apertados, conformidades regulatórias, em tempos de crise o controle de custos é um dos assuntos mais importante para o gerente de projetos.
O instinto mais comum em todos nós é começar a fazer cortes de custos em todos os níveis da empresa, muitas vezes de maneira irracional, produzindo resultados sustentáveis apenas no curto prazo e colocando em risco o objetivo principal do projeto.
O gerenciamento adequado dos custos, de forma sustentável, deve concentrar esforços 'não apenas nas vantagens operacionais que racionalizam, simplificam e automatizam os atuais recursos para melhorar o fluxo de caixa, mas também em vantagens estruturais, que impulsionem a eficiência do gerenciamento dos principais ativos para os negócios, como o capital, a propriedade, as fábricas, os equipamentos e as pessoas'.
2. Gerenciamento de Custos em tempos de crise
Uma estimativa de custos bem elaborada utiliza de ferramentas e técnicas que visam compor o cenário mais provável para aquele projeto, evitando assim grandes surpresas aos envolvidos no projeto.
Entretanto, nos dias de hoje é muito difícil fazer estimativas adequadas e cumpri-las, por causa das inúmeras mudanças a que os projetos são submetidos. Muitos deles já iniciam com um orçamento predeterminado, resultado de um estudo de viabilidade que permitiu sua aprovação, e devem adequar o seu escopo e os recursos que serão utilizados a ele.
Quanto menor a necessidade de mudanças, aqui falamos principalmente no que diz respeito a alterações orçamentárias, menor será a possibilidade de um projeto entrar para lista de cortes de uma empresa em um momento instável.
Entretanto, mudanças podem ser necessárias e, muitas vezes, inevitáveis. Assim, é importante que o gerente de projetos tenha um amplo conhecimento sobre todos os custos que compõe seu orçamento e tenha domínio e propriedade para promover reduções e cortes que não prejudiquem o andamento ou qualidade do mesmo. "A principal vantagem da estimativa é a velocidade para a tomada das decisões", avalia Nilton Neilor Antonietto, gestor de projetos.
As estimativas de custos podem ser influenciadas por muitas variáveis: a opinião especializada, guiada por informações históricas, pode fornecer um discernimento valioso sobre o ambiente e informações de projetos passados similares. As técnicas de estimativas análogas, paramétricas, bottom-up e bastante comum, a estimativa de três pontos, são ferramentas que possibilitam aprimorar a precisão das estimativas de custo de um projeto. E ainda, se houver uma combinação dessas técnicas e ferramentas, é possível estabelecer uma linha de base dos custos de projeto bem próximo da realidade, diante do cenário no qual está inserido.
Como estimativas são construídas com base em históricos e através da utilização de ferramentas e técnicas disponíveis, é importante que sejam reconhecidas como são: estimativas. Estimativas não podem antecipar o futuro e sim, orientar a respeito das expectativas de custos de projetos.
É importante para o gerente de projetos assegurar um nível de consistência em como a informação das estimativas de custo é apresentada e em como as suposições que suportam a informação do custo são levantadas. Sem documentação eficaz dessa informação, as bases para as estimativas podem ser mal interpretadas ou mesmo consideradas de forma indevida. Uma documentação consistente incentiva avaliações progressivas consistentes das estimativas enquanto o projeto evolui.
Uma projeção de custos assertiva ou, pelo menos, bem próxima da realidade, pode ser um dos itens mais desafiadores de um projeto porque deve prever e incluir todos os possíveis cenários aos quais o projeto pode estar sujeito e, dessa forma, definir em quais circunstâncias esse mesmo projeto não seria viável ou considerado arriscado.
A utilização de níveis de confiança para estimativas pode refletir uma melhor suposição a ser considerada pelo gerente de projeto, assim como a utilização de análise estatística extensiva baseada em ferramentas avançadas do risco, tal como análises de Monte Carlo. De maneira que o gerente de projeto esgote as possibilidades de variações que possam vir a ocorrer em seu projeto e possa, de antemão, preparar um plano de ação para cada um dos cenários / possibilidades levantadas.
Não menos importante que o planejamento adequado dos custos de um projeto é o seu acompanhamento e controle. Fazer um bom planejamento não é suficiente. É necessário o controle freqüente e minucioso dos custos de um projeto, a fim de respeitar as premissas previstas no orçamento e evitar variações de grande magnitude que possam colocar em dúvida a continuidade do projeto.
A chave para o controle eficaz de custos é o gerenciamento da linha de base do desempenho de custos aprovada e as mudanças na mesma (Guia PMBOK, 4ª edição). Desvios inesperados devem ser discutidos e avaliados antes de gerar variações fora de controle. O controle de custos de forma precisa pode antecipar situações e promover um plano de ação antes que se torne um problema.
O gerenciamento de custos aliado ao gerenciamento de integração de projetos é urgente e não deve ser protelado, caso os gerentes de projeto desejem enfrentar com eficácia o cenário que ora se apresenta.
Num momento como este, cheio de turbulências e incertezas, planejar aparece como a melhor alternativa de vencer uma crise, pois permite ao gerente de projeto visualizar, prever e acima de tudo corrigir trajetórias, evitando assim criar situações extremamente indesejáveis para seu projeto.
Muitos gerentes de projeto sempre dizem que não gostariam de "cometerem os erros do passado", mas muitas vezes continuam gerenciando, sem um plano de projeto ou um simples plano de ação, instrumento básico em qualquer gestão bem sucedida, contribuindo para promover verdadeiras "crises" para si mesmos e seus projetos.
PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE (PMI). A Guide to the Project Management Body of Knowledge. Newtown Square: Project Management Institute, 4 ed., 2008.
Disponível em: < http://www.peabirus.com.br/redes/form/post?topico_id=5575> Acesso em: 01 ago. 2009.