Aumentar a produtividade na empresa: confira 4 dicas práticas
4 de agosto de 2020 Atualizado em 15 de setembro de 2020
Aumentar a produtividade na empresa ao mesmo tempo em que são reduzidos os custos operacionais provenientes de processos e pessoas é um desafio e tanto para os gestores. Na busca por mais eficiência e por resultados melhores, alguns detalhes podem passar despercebidos, afetando seriamente a performance do negócio.
O indicador de produtividade (que abrange muitos outros) é essencial para diagnosticar a saúde do empreendimento. Ele permite saber exatamente como as coisas estão caminhando, além de apontar condutas e procedimentos que podem ser melhorados.
Pensando nisso, elaboramos este material com dicas e informações de como elevar a produção do seu empreendimento com qualidade e competitividade. Continue a leitura para saber mais sobre o assunto.
Dependendo do porte do negócio, é preciso trabalhar com vários índices de produtividade. Ou seja, cada departamento precisa ter os seus indicadores de desempenho (KPIs) e procurar sempre o maior rendimento em seus processos.
Sempre existirá um core business (negócio central) diretamente vinculado com o valor que a empresa gera para o mercado. A atividade-fim de uma companhia de tecnologia, por exemplo, pode ser a produção e venda de celulares.
O objetivo é diminuir o tempo e o volume de recursos (insumos, água, energia etc.) usados para produzir mercadorias sem deixar de cumprir as normas de qualidade e segurança. Acontece que, se o negócio não tiver uma produção grande, terá dificuldades para faturar e ganhar destaque no mercado, que está cada vez mais competitivo e não tolera erros frequentes. Sendo assim, a cultura da produtividade precisa ser disseminada internamente.
É importante contar com números para comprovar se os indicadores produtivos são satisfatórios. Com esses dados em mãos, é possível detectar fatores que interferem no bom desempenho da empresa, como falta de capacitação da equipe, retrabalhos, ausência de tecnologia e negligência quanto à melhoria contínua.
O cálculo varia conforme a situação. Pode ser medida, por exemplo, a produtividade de um equipamento, de um colaborador (ou de uma equipe) ou até de um processo que abrange máquinas e pessoas em simultâneo. Abaixo, reunimos alguns exemplos de indicadores produtivos que envolvem cálculos distintos. Confira:
tempo de produção: divide o número de trabalhos concluídos ou itens produzidos pelo total de minutos ou horas que eles tomaram;
recursos consumidos: divide o número de lotes produzidos pela quantidade de recursos gastos. Por exemplo, quantos metros de couro foram utilizados para produzir um lote de sapatos;
dinheiro gasto: divide o número de mercadorias produzidas pelo dinheiro que elas custaram. Aumentando a produção, gasta-se menos, permitindo chegar a um preço comercial melhor;
tentativa comercial: para cada venda realizada, quantos contatos foram feitos com o cliente? Elaborar uma lista com potenciais compradores aumenta a chance de sucesso, melhorando a produtividade do setor de vendas;
qualidade de produtos e serviços: indicador que pode ser medido por meio de pesquisas de satisfação do cliente.
Para elevar a capacidade produtiva, é necessário seguir algumas recomendações pontuais. Vamos a elas!
1. Encontre os gargalos de produção
O primeiro passo para aumentar a produtividade é analisar e revisar os fluxos de trabalho para detectar gargalos, que são fatores que retardam e comprometem o bom funcionamento operacional da empresa. Todo gestor deve saber onde o processo falha. Geralmente, são condições que representam atrasos, erros e retrabalhos que afetam a qualidade percebida pelo público consumidor, prejudicando metas e resultados.
O retrabalho é um exemplo de gargalo que deve ser evitado a todo custo. Para isso, é preciso investigar qual o motivo do seu surgimento. Às vezes, faltam especificações mais claras das tarefas, uma orientação adequada sobre os objetivos e uma padronização de procedimentos.
Após mapear os processos e identificar os problemas, pense nas soluções. Se o seu negócio sofre com falhas de produção, verifique se elas são provocadas por equipamentos, máquinas, matérias-primas ou trabalhadores.
2. Adote ferramentas eletrônicas de gerenciamento
Para cada fase do fluxo produtivo, existem soluções que automatizam as tarefas. Dessa forma, atividades que são mecânicas e repetitivas podem ser executadas por meio de sistemas de automação.
Hoje, existem diversos programas no mercado, como plataformas de integração bancária, softwares ERP, aplicações CRM, entre outros. Eles podem ajudar no controle financeiro, na gestão de estoque, no gerenciamento de clientes, nas ações de marketing e muito mais.
Por exemplo, um e-mail pode ser disparado para um possível comprador toda vez que ele deixar algum item no carrinho da sua loja virtual. Ou, então, após o visitante adquirir um produto, o sistema pode reservar a mercadoria, emitir uma nota fiscal e manter o consumidor informado sobre todos os trâmites da entrega.
Não basta disponibilizar ferramentas para a equipe se ela não souber usá-las. Aliás, é preciso que todos saibam como realizar as suas atividades com excelência. Mesmo que os colaboradores já sejam capacitados, é importante reciclar os conhecimentos para que estejam alinhados à cultura da empresa e às inovações que surgem no mercado. Esse ensino pode ser promovido por cursos, palestras, workshops e reuniões de orientação.
O treinamento é indispensável para ajudar os funcionários a se familiarizarem com as normas da companhia e a compreenderem o motivo de algumas de suas diretrizes, mantendo-os engajados e comprometidos com as recomendações internas.
A ausência de metas, junto à falta de indicadores de produtividade, pode aniquilar a sua empresa. Porém, é preciso que elas sejam alinhadas aos objetivos do negócio. Isso é fundamental para o sucesso do seu plano estratégico. Assim, os colaboradores saberão o que deve ser feito e você conseguirá medir os resultados operacionais.
Para definir as metas, considere que elas devem ser atingíveis, específicas, mensuráveis e realistas. Ou seja, é necessário que sejam elaboradas de modo que possam ser alcançadas por todos e não causem frustrações.
Para evitar problemas, chame os funcionários para participar da definição desses propósitos operacionais. Afinal, são eles que executam as tarefas e sabem melhor que qualquer um sobre elas. Além disso, todos os envolvidos se sentirão parte da organização e vão se comprometer ainda mais, o que refletirá no aumento da produtividade. Por fim, basta fazer avaliações constantes, tanto do pessoal quanto das máquinas, para saber o que deve ser reajustado ou melhorado.
Ao aplicar as dicas práticas de como aumentar a produtividade na sua empresa, você conseguirá colocá-la em evidência no mercado. Aqui, vale reforçar que o segredo para o sucesso produtivo geral é aliar-se à tecnologia em todos os setores.
Uma forma de gestão para o departamento financeiro é a VanPix, que é um portal de integração multibanco. Com ele, é possível analisar extratos bancários, fazer transferências, emitir boletos, fazer cobranças, gerar relatórios, pagar colaboradores e funcionários, entre outras funcionalidades que podem reduzir o tempo gasto com o gerenciamento de finanças em pequenas empresas.
Este artigo sobre como aumentar a produtividade na empresa foi útil? Entre em contato conosco para tirar dúvidas e fazer parte do nosso portal.