Administração de Condomínio: Muito além de uma boa gestão
Pode-se comparar a administração de um condomínio a tarefa de administrar uma empresa. Ou seja, não é tarefa fácil.
É um processo de gerir, planejar, organizar e controlar os recursos juntamente com a execução de atividades necessárias para o bom funcionamento do condomínio.
Embora ainda haja síndicos que realizam a administração de condomínios de forma solitária e independente, a ideia tem se tornado cada vez mais ultrapassada.
Dessa forma, para lidar com toda a burocracia que envolve a gestão de um condomínio, os síndicos podem contar com o serviço de uma administradora ou administrador de condomínios.
Você sabe como funciona a administração de condomínios?
Nesse post iremos esclarecer as dúvidas mais comuns sobre o assunto e ainda repassar algumas informações importantes sobre as administradoras de condomínio.
É o trabalho que um administrador busca executar para realizar a gestão e fazer com que o condomínio tenha um bom funcionamento.
Pode ser realizado por um síndico ou por um empresa cuja a sua função é a de administrar o condomínio e também auxiliar o síndico nas tarefas diárias que envolvem o empreendimento.
Seu principal objetivo é atender as demandas dos condôminos a fim de melhorar a convivência entre eles e valorizar o patrimônio.
A administração do condomínio deverá ser realizada de acordo com o Código Civil para condomínios. A Lei nº 10.406/2002 é a lei principal que trata sobre os direitos e obrigações dos síndicos e condôminos. É com base nela que os gestores e/ou administradores irão se respaldar para a criação da Convenção do Condomínio e do Regimento Interno, bem como para a organização das Assembleias.
Para isso, é necessário escolher um gestor capacitado para tal função, já que as atividades a serem executadas envolvem diversas demandas importantes. Por exemplo:
Manutenção geral do empreendimento;
Gestão de empregados e folha de pagamento;
Sugestões e reclamações de condôminos, entre outras.
Deste modo, é importante o conhecimento sobre técnicas, ferramentas e tecnologias que lhe auxiliam no dia a dia e ajudam a executar as demandas do síndico de maneira mais eficiente e transparente.
Síndico x Administrador de condomínio
O síndico é o representante legal do condomínio, logo a sua responsabilidade é enorme. E caso não cumpra seu papel ou seja omisso, poderá sofrer processos judiciais na área civil e até criminal em casos mais graves.
O fato de contratar uma empresa especializada em administração de condomínios ou um administrador autônomo não exime o síndico do cumprimento das atividades de rotina para o bom funcionamento do condomínio. Porém, sendo ainda considerado o representante legal do condomínio, o síndico pode transferir parte das suas atribuições para a administradora.
Considere que optou-se pela contratação de uma administradora de condomínio. Nessa situação, o síndico deixa de ser o gestor direto e se torna um misto de supervisor e chefe. Permanece dando as orientações à administradora e busca garantir que todos os serviços sejam executados conforme o contrato, a legislação e as normas internas do condomínio, permanecendo com um papel essencial para a gestão condominial.
Vale ressaltar que não cabe à administradora tomar decisões pelo condomínio, já que esse papel é único e exclusivo do síndico.
De acordo com o Código Civil, o síndico é o responsável direto pelo condomínio, podendo responder civil e criminalmente por problemas na gestão. Sendo assim, existe uma responsabilidade solidária entre condomínio e administradora. O que significa que em casos de má gestão, os dois podem ser responsabilizados judicialmente. Na maioria dos casos, o primeiro a ser responsabilizado é o síndico e após isso é analisada a responsabilidade civil da administradora do condomínio.
Ao optar por uma administradora de condomínios, além de negociar valores, é necessário analisar que tipo de gestão será aderido ao fechar o contrato.
Cada empresa oferece diversas opções e tipos de gestão condominial. As mais tradicionais são:
Nesse tipo de gestão, o papel do síndico é apenas fiscalizar o andamento das tarefas realizadas pela administradora do condomínio.
A administradora fica responsável por todo o gerenciamento administrativo do condomínio. Desde a realização de assembleias de condomínio até questões mais complicadas. É responsável pelas demandas administrativas, jurídicas, contábeis e de recursos humanos do empreendimento.
Na cogestão, a maioria das atividades relacionadas a gestão do condomínio são realizadas internamente, seja pelo síndico, conselheiros ou sua equipe e contam com o auxílio de profissionais externos.
As demandas realizadas pela equipe externa geralmente estão relacionadas às partes burocráticas, como folha de pagamento, emissão de boletos e pagamento de encargos.
Esse tipo de gestão permite que a taxa da administradora seja mais barata comparada a gestão completa.
Antes de uma contratação de serviços é necessário avaliar quais são as atribuições e funções de administradora de condomínio.
De forma geral, a administradora realiza a gestão financeira, administrativa e dos recursos humanos do empreendimento. Veja agora algumas das principais responsabilidades:
Prestar suporte/informações técnicas para tomada de decisões de síndicos, conselho consultivo e condôminos;
Gerenciamento de arquivos do condomínio e de documentos obrigatórios;
Administração das áreas comuns, controle e cobrança dos aluguéis;
Gerenciamento dos serviços e contratos dos fornecedores de conservação e manutenção;
Gestão do consumo de água, luz e etc.;
As atividades podem ser divididas em três grupos: principais, secundárias e eventuais.
Função Principal – são as que irão auxiliar diretamente nas demandas e tarefas diárias. Além disso, é ela que dá suporte às atividades administrativas orientando sobre os aspectos legais de cada setor: administrativo, financeiro e trabalhista.
Função Secundária – são as atividades que são da rotina do condomínio, mas não ocorrem com tanta frequência, ou seja são imprevisíveis e sem data para ocorrer. Alguns exemplos:
Função Eventual – são aquelas demandas que não exigem tanto conhecimento técnico e podem ser realizadas diretamente pelo síndico. Podem estar incluídas ou não no contrato de prestação de serviço, o que significa que essas atividades podem representar um custo extra ao condomínio.
Quanto é o serviço de uma administradora de condomínio?
Os preço cobrados para essa prestação de serviço irá variar de acordo com alguns fatores, como:
Agora que você compreende como a administradora de condomínio irá gerenciar o empreendimento, é possível avaliar qual opção deverá escolher.
Vale reforçar que a contratação de uma administradora de condomínio deve ser feita com muita cautela. A escolha da prestadora de serviço, não deve considerar apenas os preços mais baixos.
É importante que o síndico faça uma boa pesquisa, investigue os precedentes da empresa e também peça indicações de outros síndicos.
Inovar e prover soluções para que o seu condomínio funcione da melhor maneira possível e para que os condôminos estejam assessorados nas mais diversas situações do cotidiano gerando satisfação e valorizando o patrimônio, é a melhor escolha a se fazer.
Mas, lembre-se de considerar todos os quesitos fundamentais para que a administração de condomínio seja realizada da forma mais responsável e satisfatória, evitando maiores dores de cabeça ou até mesmo em casos mais graves problemas judiciais.