Entrega ágil de processos digitais proporcionou gestão em tempo real, qualidade operacional e auditoria simplificada através da transformação digital.
O Senac (Serviço Nacional de Aprendizagem Comercial) em MG, foi criado em 1946. A partir de um decreto-lei, do então Presidente da República, Eurico Gaspar Dutra, autorizando a Confederação Nacional do Comércio a instalar e administrar escolas de aprendizagem comercial em todo o país. Com quase 8 milhões de alunos, são sete décadas de história dedicadas à Educação. Sendo referência como instituição de educação profissional, adaptada às tendências da atualidade, a evolução do mundo moderno e a transformação digital.
Hoje, são mais de 180 opções de cursos presenciais e a distância. Três faculdades que ofertam cursos de graduação e de MBA (Unidades BH, Barbacena e Contagem). Sendo 34 unidades educacionais, 1 Hotel-Escola em Barbacena, 1 Pousada-Escola em Tiradentes, 3 Restaurantes-Escola (BH, Barbacena e Tiradentes), 12 carretas-escola especialmente adaptadas para levar educação profissional a todo o Estado.
Há cerca de três anos, a realidade dos fluxos dos processos internos do Senac-MG era de atividades bastante burocráticas. Havia alto custo no transporte de documentos, consumo de papel, impressão e envio para outras unidades. Por vezes este trâmite demandava muito tempo e até mesmo a perda/extravio desses materiais. Buscando uma plataforma de software para automação de processos e gestão de documentos que solucionasse essas dificuldades e permitisse a gestão em tempo real, o Senac em Minas, após processo licitatório, adquiriu o BPM/ECM da empresa Lecom Tecnologia.
Início dos trabalhos com a Transformação Digital
Atualmente, são 600 processos concluídos e 223 processos em andamento. Gerando uma redução em média de 12 páginas (impressas) por processo. Além de: uma redução das alçadas de aprovação, redução no envolvimento de pessoas no processo, controle dos prazos e auditorias precisas.
O objetivo do projeto era organizar, automatizar, ganhar inteligência e produtividade com os processos. Além de gerir os documentos de todo Senac em Minas, extinguindo processos burocráticos internos e identificando os que não geram valor.
Com os processos automatizados ganharia-se agilidade na execução, transparência, economia e gestão. Pois o objetivo é trabalhar com dados em tempo real, evitando retrabalhos em diversos processos. Ou seja, ganhos imediatos e Retorno de Investimento (ROI) garantido.
Em 2014, iniciou-se a busca por uma solução de BPM/ECM para utilização no Senac em Minas. A compra foi realizada através de processo licitatório. Em 2015 o ambiente já estava implantado. O projeto seria uma mudança de cultura e quebra de paradigmas. Pois a proposta era utilizar a metodologia de entrega ágil, trabalhar com sprints e documentações mais enxutas.
Outras metodologias foram estudadas e criou-se um mapa comparativo sobre o modo de entrega tradicional versus o método ágil proposto pela Lecom. Isso pareceu precursor já que a abordagem de contínua experimentação permitiria aprender e entregar mais rápido. Dessa forma teríamos insights durante os sprints para chegar em um bom resultado com a vantagem de ter a aprovação e validação dos usuários.
"Os gestores das áreas perceberam que teriam um ganho em tempo real, através da ferramenta o usuário final consegue acompanhar, onde, quando e com quem está o processo", Erika Quintela – Analista de Negócios do Senac MG.
Confira a apresentação completa sobre "Transformação Digital Senac MG":
Assista o Webinar sobre o SENAC/MG sobre Transformação Digital de Lecom Tecnologia
A plataforma utilizada é o BPM/ECM da Lecom Tecnologia e foi através dela que transformamos os processos analógicos em digitais. O Lecom BPM/ECM possibilitou o trabalho com autonomia. Trazendo mais produtividade e inteligência no controle e gestão dos processos através da gestão dos documentos, gestão dos processos legado do Senac MG. Proporcionando redução de custos, qualidade operacional e auditorias precisas.
Ainda sobre a questão de integração com sistemas legado, importante citar que a plataforma Lecom BPM propiciou ao Senac MG um grande ganho operacional e diminuição de erros nas atividades dos funcionários no seu dia a dia. O que permitiu que os gestores tivessem total rastreabilidade e visibilidade do andamento dos processos.
Chegando à sede administrativa era feita a triagem destes documentos que logo eram disponibilizados para o auxiliar administrativo. O qual fazia a separação das priorizações e colocava na mesa dos analistas educacionais. E, por sua vez tinham a atividade de analisar a documentação do docente verificando entre os diplomas e certificados as capacidades adquiridas para lecionar tais disciplinas solicitadas.
Uma vez aprovado, gerava-se o documento de autorização para colher assinatura do Superintendente Educacional. E logo que assinado, era disponibilizado para a unidade do Senac MG.
Hoje, o processo de "Autorização para Lecionar" parte da demanda para lecionar disciplinas, a partir da análise da documentação apresentada pelo Docente. As Secretarias Escolares abrem o processo de Autorização e os direcionamentos, análises e aprovações, ocorrem entre os envolvidos específicos atendendo os requisitos de auditoria, qualidade operacional e gestão em tempo real.
"Além da facilidade na rastreabilidade do processo, entendemos que o BPM proporciona uma gestão extremamente necessária, considerando a proporção de demandas de uma instituição do porte do Senac Minas". Rodrigo Pereira – Analista de Negócios do Senac MG.
Atualment,e praticamente todos os processos do Senac MG utilizam a metodologia ágil. Trabalha-se com um cronograma padrão das atividades, analisando as variáveis que dependem do processo. Seguindo uma linha padrão de execução, onde é possível definir as etapas a serem executadas para determinado processo ser concluído.
Houve uma integração com o sistema de gestão integrado do Senac, o ERP (Enterprise Resource Planning) especificamente no cadastro de item, que solucionou um gap, mapeado logo no início. Pois muitas vezes o próprio usuário não conseguia fazer a pesquisa de item (se era novo, inclusão ou ativação) mesmo ele já estando dentro próprio ERP. Então essa integração foi realizada para que ele pudesse consultar a existência do item de uma forma mais simples.