A aplicação dispõe de um módulo exclusivamente dedicado à recolha de dados dos utilizadores, bem como, de todos os empregados da Organização. O acesso ao FitStudio é condicionado pela utilização de uma password pessoal. De modo a existir diferentes níveis de acesso são criados perfis, cada perfil de utilizador é composto por um conjunto de permissões sobre as mais importantes funcionalidades do FitStudio sendo assim possível condicionar o acesso dos utilizadores a determinadas áreas do programa de acordo com o perfil associado.
A Arquivandus optou por tornar-se parceiro estratégico da Sybase, um dos maiores produtores de bases de dados a nível mundial, e disponibiliza, a custo zero para os nossos clientes, um motor de base de dados SQL onde corre o FitStudio, esta opção de aliança com um reconhecido fabricante de bases de dados é um valor acrescentado para quem adquirir o FitStudio não só em termos de segurança, fiabilidade e escalabilidade, mas sobretudo em velocidade de processamento e salvaguarda da integridade dos dados armazenados, este motor de base de dados Sybase SQL
Anywhere pode ser instalado em qualquer um dos sistemas operativos da Microsoft seja ele W98/2000/XP/Server 2003, não necessita de um sistema operativo servidor, pode ser instalado num simples W98.
Queremos com isto dizer que o motor de base de dados não tem custos acrescidos para o cliente e é fornecido gratuitamente com o FitStudio.
Este sistema usa uma base de dados com protecção de palavra-chave. O sistema usa uma palavra-chave para proteger e manter a integridade dos dados. A licença de uso do software proíbe a abertura com programas diferentes do FitStudio.
O mecanismo de cópias de segurança está totalmente integrado no FitStudio, e pode ser efectuado a qualquer altura e em qualquer estação de trabalho sem necessitar de paragens na utilização do programa. O FitStudio dispõe ainda da possibilidade de lembrar ao utilizador há quanto tempo as cópias de segurança não são efectuadas.
O FitStudio está preparado para funcionar em LAN e WAN. No caso de funcionamento em WAN e por razões de segurança a Arquivandus aconselha a utilização de software de Tunneling ou a criação de VPNs (Virtual Private Network).