A delegação de competências foi o tema em destaque na sessão do Programa Talentum promovida pela CEFAMOL no passado dia 22 de outubro. O orador convidado, Artur Ferraz, da International Business Consulting (IBC), destacou que a eficácia do processo de delegação depende da sua preparação. Antes de delegar, salientou, "é imperioso que se prepare o processo e as pessoas a quem vão ser delegadas as competências".
A preparação é, no seu entender, a palavra-chave dos 'Processos de Delegação de Atividades', sustentou ainda, no decorrer da sessão que teve uma plateia 'virtual' composta por cerca de três dezenas de pessoas, a maior parte profissionais da indústria de moldes e plásticos.
Na sua intervenção, Artur Ferraz deixou desafios, explicou como delegar e sugeriu um pequeno roadmap de ações a implementar pelas organizações. Em relação aos desafios, lembrou que o maior é o mundo volátil em que vivemos e que se reflete de forma indelével nos ambientes de trabalho. "Este ambiente de trabalho incerto carece de ações, para as quais algumas empresas não estão ainda preparadas e nem as estão a pôr em prática".
"Precisamos de focar as pessoas para que estas se foquem também no essencial", defendeu, considerando que "este foco nas pessoas incrementa o cuidado ao cliente", aumentando a rentabilidade das empresas. Para além disso, o cuidado às pessoas "permite também a preparação de futuros líderes", realçou.
Lembrando que delegar é, na sua essência, atribuir a responsabilidade a alguém, defendeu que isto deve ser feito de forma clara, para que cada pessoa saiba exatamente a função que lhe compete. Para além disso, é necessário também saber apresentar resultados. Ou seja, delegar é preparar profissionais para saberem atuar em ambientes de grande mutação. Por oposição, delegar "não é anular o colaborador, não é abdicar ou abandonar a responsabilidade e não é a perda de controlo por parte do chefe, nem tão pouco a fuga à decisão".
E que benefícios tem, afinal, a delegação de competências? Artur Ferraz enumerou alguns, desde logo, o maior foco nas atividades prioritárias, a maior rentabilidade e a preparação em formação de futuros líderes. Lembrou que este último passo é muito importante, mas alertou que essa formação tem de ser feita na organização, desde a entrada e durante todo o percurso da pessoa. Para as chefias, delegar permite um maior foco nas atividades que geram resultados, bem como o fortalecimento das equipas e a obtenção de um maior nível de cooperação.
Quanto às vantagens para os colaboradores, destacou como principal o "sentir que alguém confia neles". Depois, este processo permite uma clarificação das responsabilidades e atividades de cada um, bem como a satisfação das necessidades individuais de reconhecimento, consideração, autonomia e progresso. Por tudo isto, a delegação de competências "permite desenvolver as pessoas e garantir a sustentabilidade do negócio". É que, frisou, "as pessoas comprometidas geram valor à organização".
Debruçando-se sobre as etapas necessárias à concretização do processo de delegação, foi dado ênfase à necessidade de este "ser bem preparado". E isso só é possível, no seu entender, sabendo "o que queremos delegar, a quem e porquê". Para isso é necessário criar um método, que designou por PAMA (Planear, Agir, Medir e Adaptar). É fundamental definir objetivos e explicá-los claramente para ter a certeza de que as pessoas percebem o que se espera desta delegação.
Num momento seguinte, é preciso "estabelecer um plano de ação e fixar o feedback da pessoa". Destaca-se ainda a importância de não estar constantemente a interferir nas decisões da pessoa a quem se delegam as competências. "É preciso que esta sinta confiança na delegação", sublinhou, adiantando que, no entanto, "é importante estar preparado para criar métodos corretivos".
Já no momento de resposta às questões dos participantes, Artur Ferraz lembrou a importância de uma boa comunicação em todo este processo de delegação, bem como a necessidade dos responsáveis das organizações criarem tempo para acompanhar o progresso do trabalho da equipa.
Em relação a um outro tipo de delegação, a sucessão dentro das organizações, considerou ser "um processo crítico". No seu entender, o fundamental é começar por separar quem administra o capital e quem o gere, ou seja, quem é dono e quem é gestor. Posto isto, o dono tem de ter uma visão de futuro e, a determinado momento, definir quem vai gerir esse futuro, seja de dentro ou de fora da sua família, mas que assegure a sustentabilidade do negócio. "Esta é uma decisão difícil de ser tomada e é a grande dor de crescimento das empresas", disse ainda.