Iniciativa: SIGOFA - Sistema de Gestão Orçamental, Financeira e Administrativa
Entidade: IEFP - Instituto do Emprego e Formação Profissional
Destinatários/Beneficiários potenciais: Tratando-se de um sistema integrado de informação que envolve as áreas Financeira, Orçamental e Administrativa, quer dos Serviços Centrais quer dos Serviços Regionais (Delegações Regionais) bem como a totalidade dos Centros de Emprego e de Formação Profissional do IEFP, este sistema encontra-se disseminado em cerca de 130 locais dispersos, abrangendo cerca de 750 utilizadores.
O "Sistema de Gestão Orçamental, Financeira e Administrativa" encontra-se adaptado aos requisitos para os sistemas de contabilidade e controlo orçamental, preconizados no regime geral de autonomia administrativa e financeira, consubstanciado posteriormente ao nível do Plano Oficial de Contabilidade Pública, em conformidade com as normas de execução da parte respectiva do Orçamento de Estado e com a inclusão das especificidades orgânicas próprias do Instituto do Emprego e Formação Profissional (IEFP).
O IEFP é um organismo público dotado de personalidade jurídica de direito público, com autonomia administrativa e financeira, executor das políticas de emprego e formação profissional, que compreende cerca de 130 Centros de Responsabilidade, nomeadamente Centros de Emprego e de Formação Profissional, Unidades de Coordenação Regional e Serviços Centrais.
As Unidades Locais, Regionais e Centrais desenvolviam a sua actividade a partir da aprovação do respectivo orçamento interno e efectuavam os registos contabilísticos, em aplicações de recolha a partir das quais se procedia à integração dos registos no sistema central. Existiam 16 aplicações diferentes, algumas para o mesmo fim, que exigiam uma intervenção humana forte para efeitos da integração e consolidação dos registos.
Em síntese, o IEFP dispunha de um conjunto de ferramentas, não integradas, que permitiam responder, com dificuldade, às necessidades internas e externas, aprovadas por processos desenvolvidos numa óptica individual.
Assim, o projecto promovido pelo IEFP visava criar:
Uma solução integrada contemplando as áreas Orçamental, Financeira e Administrativa;
Uma solução específica para o sector Público com suporte ao POCP, que desse resposta a toda a legislação relacionada com os adequados procedimentos administrativos;
Uma solução baseada na arquitectura web.
As áreas implementadas foram as seguintes:
Orçamental: Elaboração e Execução Orçamental, Controlo Orçamental e Prestação de Contas;
Razão Geral: Contabilidade Geral e Analítica;
Contas a Pagar: Fornecedores e Pagamentos;
Contas a Receber: Clientes e Recebimentos;
Tesouraria: Caixa e Bancos;
Aquisições: Gestão de Compras;
Armazéns: Gestão de Stocks;
Imobilizado: Gestão do Património;
Reembolsos: Gestão de Reembolsos.
A solução escolhida foi um sistema integrado baseado na arquitectura Web em que cada uma das 130 Unidades Orgânicas é considerada como cliente.
As principais fases do projecto foram as seguintes:
Formação da equipa de projecto na aplicação;
Definição da estrutura organizacional a ser representado na aplicação;
Identificação dos processos actuais do Instituto;
Determinação do modelo dos processos futuros;
Identificação dos requisitos dos processos futuros;
Identificação dos requisitos de relatórios;
Definição da solução;
Definição da conversão de dados das aplicações antigas;
Formação dos utilizadores finais;
O prazo para o SIGOFA foi de 18 meses, para o qual os primeiros nove meses foram utilizados para o desenho da solução da aplicação e os nove meses seguintes para o desenvolvimento do protótipo, programas de conversão, formação dos utilizadores finais, teste de aceitação e preparação do ambiente de produção.
Actualmente, a actuação dos Serviços Centrais e Regionais, está mais virada para a análise, gestão e validação dos registos neste sistema, proporcionando um rigoroso acompanhamento de actuação dos utilizadores finais.
São já bem visíveis os benefícios da implementação deste sistema de informação e gestão nomeadamente no que se refere à sistematização de informação e ao cumprimento dos prazos estabelecidos por organismos externos ao IEFP relativamente à execução orçamental, execução dos programas que são alvo de co-financiamento comunitário bem como de outro conjunto de informação diversa a que este instituto se encontra legalmente obrigado a fornecer.
No âmbito da implementação de um projecto desta dimensão importa acautelar alguns aspectos, determinantes no seu sucesso:
A disponibilização de um supervisor com visão global e funcional para liderar o Projecto com autonomia de decisão;
O envolvimento de um número de "utilizadores chave" que deverão ser os líderes de cada área, e deverão ser técnicos com conhecimento funcional da respectiva área e articulação directa com o supervisor;
A integração, desde o início do projecto de uma equipa de acompanhamento com forte disponibilidade e que em articulação com os líderes das áreas desenvolvam as tarefas no âmbito do Projecto;
Todo o Projecto tem de ser partilhado com o sentido de propriedade e com enquadramento constante das partes no todo.
Estabilizado o sistema, o IEFP tenta tirar partido de todas as suas potencialidades com benefícios para a gestão global através de melhoramentos de alguns dos módulos que o integram.
Figuras alusivas ao SIGOFA (pdf, 312 KB)
Expectativa do IEFP para obter um ganho significativo de qualidade e desempenho no seu funcionamento;
Integração do Orçamento do Instituto com as áreas Financeiras e Administrativas, obrigando um controlo mais rigorosos e por si mais dinâmico na gestão do Orçamento;
Uniformização dos processos administrativos nas 130 unidades orgânicas que estão dispersos pelo país facilitando a formação dos recursos, a evolução qualitativa dos processos e monitorização dos processos em curso;
Automatização na contabilização das transacções efectuadas na aplicação reduzindo a intervenção do utilizador e erros;
Automatização e redução de tempos na elaboração de relatórios legais e operacionais;
Automatização nos processos de autorização da despesa;
Possibilidade de efectuar auditorias ao sistema mais simples e mais rápido do que era possível antes, por exemplo, desde do cabimento ao pagamento da despesa;
Facilitação na criação de várias versões do orçamento e a respectiva comparação com os valores de execução;
Facilitação na análise dos valores do inventário de todos os armazéns e do imobilizado das unidades orgânicas;