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Desmaterialização é o caminho
Trata-se de um processo tecnológico assente numa filosofia "menos é mais", que obriga a uma transformação cultural das empresas e que significa renovação, inovação, simplificação, flexibilidade e rapidez na resposta ao mercado, permitindo a maximização da agilidade ao nível de processos, que conduzem a vantagens competitivas, que são o motor do crescimento dos negócios.
Jornal das Oficinas em 02.08.2019
A digitalização, ou transformação digital, se preferir, é o caminho de futuro (e já do presente!) para qualquer empresa, independentemente da área de negócio, e, portanto, também das do setor oficinal e aftermarket automóvel.
Neste momento, o leitor deve estar a questionar: "Mas, do ponto de vista prático, como a posso implementar na minha empresa?" Muitos seriam os exemplos que lhe poderia dar. Vou cingir-me a apenas um: desmaterialização de documentos comerciais e contabilísticos. Quantas centenas de pastas tem na sua empresa? Que espaço ocupam? Qual o valor por metro quadrado na zona da sua empresa? Quanto tempo demora quando tem de recuperar um documento e qual o valor/hora da pessoa a quem essa tarefa foi atribuída? Já pensou no custo que umas meras pastas com documentos contabilísticos representam para a sua empresa? Sabemos que, legalmente, tem de manter esses documentos durante 10 anos. Todavia, é permitido o arquivo em suporte eletrónico, desde que garanta o acesso aos dados e que a integridade da origem, do conteúdo e a sua legibilidade sejam asseguradas. A simples gestão eletrónica documental, que facilita as tarefas de arquivo, pesquisa, distribuição e extração de documentos comerciais ou outros, pode ser o primeiro e mais acertado passo para migrar a sua empresa para a era da transformação digital.
A gestão documental vai permitir o registo e classificação desses documentos, mas, sobretudo, incrementar a segurança, com a possibilidade de controlo de acessos e consulta à informação. Faturas e outros documentos passam a ser localizados e consultados pelo seu conteúdo integral, através dos campos de indexação. De entre as vantagens, e de forma breve, passa a ser possível a agregação de documentos comerciais em processos eletrónicos, assegura-se controlo de prazos e geração de alarmes, por exemplo, em faturas por liquidar, bem como torna possível juntar anexos e várias versões e revisões por documento. Para se conseguir as referidas simplificação, inovação, rapidez, segurança e economia de processos, neste caso, através da desmaterialização de documentos comerciais, é necessária a igualmente citada transformação cultural de cada organização. E, esse passo, depende apenas de si.
Vai manter a consulta de documentos da sua empresa como acontecia quando necessitava de consultar um tema numa enciclopédia? Ou vai preferir como o faz hoje, chegar à informação através do Google, no seu telemóvel e em qualquer local?