Boas práticas da gestão de projetos (1ª parte) | TenStep Portugal
As técnicas e processos de gestão de projetos são utilizadas para gerir recursos de modo a alcançar resultados previsíveis. Todos os projetos necessitam de algum nível de gestão. A questão que se coloca é se o projeto será gerido de um modo reativo ou pró-ativo. Será gerido de um modo ad-hoc ou de um modo estruturado e disciplinado? Considere os seguintes cenários:
O seu projeto encontra problemas inesperados. Irá resolver esses problemas de um modo pró-ativo utilizando um processo pré-estabelecido, ou irá hesitar quando um problema ocorre, não sabendo ao certo a quem solicitar ajuda ou como resolvê-lo?
Existe sempre alguma incerteza, ou risco, de os eventos não acontecerem de acordo com o planeado. Irá gerir pró-ativamente os riscos antes que se concretizem, ou esperar até que os problemas ocorram e lidar com as consequências?
Podem existir várias partes interessadas (stakeholders) num projeto, cada uma com as suas necessidades específicas e expetativas. Vai gerir eficazmente e pró-ativamente o âmbito do projeto, ou esperar até que o projeto ultrapasse irremediavelmente o orçamento e prazo antes de perceber que estava a fazer trabalho que não estava no âmbito original do projeto?
Vários estudos realizados ao longo dos anos, mostraram que a maioria dos projetos, especialmente os maiores, não são bem sucedidos. Dadas as probabilidades, poderá pensar que a maioria das organizações dar-se-á por satisfeita por ter os seus projetos terminados com algum grau de sucesso. No entanto, apesar das probabilidades, as organizações também esperam que os projetos sejam concluídos mais rapidamente, com menor custo e com maior qualidade. A única maneira de poder atingir esses objetivos é através de um uso eficaz de técnicas e processos de gestão de projetos. Tenha em consideração a dimensão, complexidade e outras características do seu projeto e aplique os processos e técnicas adequados para gerir eficazmente o seu projeto.
Porventura já ouviu o velho adágio, "planear o trabalho e trabalhar de acordo com o plano". Na sua essência, essa é a chave para uma gestão de projetos bem sucedida. Terá que planear o projeto primeiro e depois controlar a execução do mesmo. É difícil sobrestimar a importância de um planeamento adequado. De um modo geral, o insucesso dos projetos podem com frequência ser atribuídos a um deficiente processo de planeamento.
Existem três principais entregáveis do processo de planeamento de um projeto: o charter do projeto, o cronograma e os procedimentos de gestão de projeto.
Boa prática: Defina o projecto utilizando um Charter do Projeto
Existe uma tendência para os projetos encurtarem o processo de planeamento e iniciarem logo os trabalhos. Isso é um erro. O gestor de projeto deverá resistir a essa tentação ou pressão de terceiros. O tempo investido num planeamento adequado, irá resultar numa redução do custo e duração e num aumento da qualidade do projeto. O Charter do Projeto é um dos principais documentos do processo de planeamento e descreve genericamente todos os aspetos do projeto. Uma vez aprovado pelo cliente e pelos principais stakeholders, torna-se a base para o trabalho a ser realizado. O Charter do Projeto inclui várias informações importantes, tais como:
Enquadramento do projeto – Porque irá realizar-se o projeto? Quais são os benefícios para a organização?
Objetivos – O que irá ser concretizado com o projeto? O que se espera alcançar?
Âmbito – Que entregáveis serão criados? Que principais características e funções serão implementadas? Que organizações serão contempladas? O que está especificamente fora do âmbito?
Pressupostos e riscos – Que condições assume como certas e com que eventos está preocupado? O que irá fazer para gerir os riscos do projeto?
Duração e custo iniciais estimados – Valores que inicialmente poderão ser uma estimativa vaga e, se necessário, posteriormente revistos, quando o cronograma for concluído.
Após ter sido preparado o Charter do Projeto, pode ser criado o cronograma. O cronograma mostra as atividades necessárias para construir os entregáveis do projeto, sejam estes documentos, pontes ou aplicações informáticas. Caso exista, poderá re-utilizar um cronograma de um projeto anterior semelhante, como modelo para criar o cronograma específico para o seu projeto. Caso contrário, irá construir o cronograma utilizando uma estrutura de decomposição do trabalho (WBS) e um diagrama de rede das atividades. Na maioria dos casos, irá utilizar uma aplicação informática para planear as atividades e calcular a duração do projeto. No entanto, é importante conhecer os conceitos e saber utilizar as técnicas adequadas para que tire o melhor proveito destas aplicações informáticas de planeamento.
Boa prática: O horizonte de planeamento
Crie um cronograma com o nível de detalhe adequado ao seu projeto, incluindo quais os recursos afetados e estimativas de esforço das atividades, até onde consegue planear confortavelmente. Esse é o seu horizonte de planeamento. Para além desse horizonte, defina as actividades ou fases do projeto num nível genérico, refletindo o aumento gradual do nível de incerteza (quanto mais distante no tempo, mais genéricas as atividades). O horizonte de planeamento irá deslocar-se conforme o projeto vai progredindo. As atividades genéricas que eram inicialmente vagas, necessitam de ser detalhadas quando nos aproximados das respetivas datas previstas. Esta técnica de elaboração progressiva é denominada "rolling wave planning".