Medidas de Gestão de Riscos
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A informação obtida através da análise de risco, e devidamente tratada, serve de suporte aos processos de negociação geridos pela Unidade de Procurement Global (UPG) e é partilhada, através dos sistemas de gestão de compras e outros meios complementares, com as Unidades de Negócio e as Local Purchasing Teams (LPT) nas diversas geografias, para a aferição do risco e da sustentabilidade de cada processo de seleção e para estabelecer as medidas de gestão dos riscos na contratação de fornecedores.Fornecedor Crítico - São os fornecedores contratados para um fornecimento essencial para a continuidade do negócio e reputação da EDP. A EDP avalia o volume de compras, a substituibilidade dos contratos e as atividades que são realizadas em nome da EDP ou nas suas instalações, assim como acesso a equipamentos, bens ou dados revelantes de negócio.
Os contratos associados a fornecimentos críticos implicam exigências que visam mitigar o risco de falha, erro ou incumprimento por parte do fornecedor.
Fornecedor de Alto Risco em Sustentabilidade - São fornecedores que não possuem sistemas de gestão, práticas e desempenho adequados às exigências éticas, sociais, ambientais e de segurança de uma categoria de compra. A EDP não trabalha com fornecedores de alto risco.
Rating de Fornecedores – a análise de risco gera uma notação de risco para cada fornecedor em função de cada contrato. O risco do Fornecedor varia em função do país em que está a operar e do tipo de exigência do caderno de encargos. Para certos fornecimentos, o Caderno de Encargos obriga à Qualificação prévia do Fornecedor.
Caderno de Encargos – o caderno de encargos estabelece as exigências mínimas de conformidade legal, técnica, económica, social e ambiental que o fornecedor deve cumprir. Qualificação - Para certos fornecimentos, o processo obriga à Qualificação prévia do Fornecedor. A Qualificação é uma medida fundamental na mitigação dos riscos.
Certificações – para todos os fornecimentos que comportam riscos são estabelecidas exigências de obtenção de certificação em Qualidade 9001, Ambiente 14001, OHSAS 18001.
Auditorias – em função do processo, quer para efeito de Qualificação, quer para verificação da informação recolhida, são desenvolvidas auditorias.
Cláusulas Contratuais de Sustentabilidade – além do Código de Conduta do Fornecedor, os contratos estabelecem condições particulares que impõem obrigações de partilha de informação e cumprimento específico de regras de Sustentabilidade.
Procurement Guia – regulamento ético aplicável a todos os colaboradores que se relacionam com fornecedores.
Conflitos de Interesses – conjunto de normas que regula os conflitos de interesses e as transações com as partes relacionadas.
Regra "Pass or Fail" – a avaliação técnica e de sustentabilidade das propostas dos fornecedores é realizada sem conhecimento da proposta de preço. Apenas as propostas que cumprem as regras estabelecidas no caderno de encargos passam à fase de negociação.
Negociação - A negociação ocorre apenas com os fornecedores cuja proposta tenha obtido análise favorável de conformidade com o caderno de encargos. Entre outros aspetos, o negociador aprecia: Caraterísticas do bem ou serviço a adquirir; Situação do mercado, fornecedores, dinâmica de preços e custos totais (TCO);
Objetivos de poupança do Grupo EDP;
Expetativas da Unidade de Negócio e orçamento envolvido;
Mitigação do risco e sustentabilidade dos fornecedores;
Volumes de compras anteriores e processos envolvendo os mesmos concorrentes.
O negociador é apoiado por um protocolo e normas de decisão que o protege de eventuais anomalias negociais.
Fator preço - Os critérios de adjudicação e respetivas ponderações são definidos previamente ao lançamento da consulta. O fator preço tem uma ponderação mínima de 50%.
Monitorização de fornecedores – de acordo com a notação de risco de cada contrato, é definido um plano de monitorização do desempenho do fornecedor. Tipicamente, além da monitorização técnica, são desenvolvidas auditorias e inspeções nos temas ambientais, segurança e cumprimento legal. O resultado desta monitorização atualiza a informação do Registo do Fornecedor, influenciando a sua avaliação.
Planos de Melhoria – em função dos resultados das auditorias e inspeções são estabelecidos planos de correção e, sempre que necessário, planos de melhoria.
Formação – todos os colaboradores dos fornecedores que atuam em nome da EDP e/ou nas suas instalações devem possuir a formação adequada ao desempenho das suas funções.
Sistema de Avaliação de Fornecedores (SAF) é um sistema que estabelece os critérios e regras de avaliação e regista o desempenho dos fornecedores. Este sistema visa:
Satisfazer os requisitos de normas de qualidade e ambiente;
Alimentar o Sistema de Registo de Fornecedores.
BetterCoal – associação de empresas do setor da energia, na qual a EDP participa, que desenvolve auditorias às minas de carvão. Achilles – empresa que desenvolve um sistema de avaliação e auditorias a fornecedores e que integram o Sistema de Registo dos Fornecedores da EDP.
Provedor de Ética – a EDP dispõe de um Provedor de Ética. O sistema favorece a monitorização dos impactos gerados pelas atividades dos fornecedores que atuam em nome da EDP.
Provedor do Cliente – a EDP dispõe de um Provedor do Cliente. O sistema favorece a monitorização de eventuais impactos de fornecedores que atuam em nome da EDP junto dos clientes.
Direção de Auditoria e Compliance – a EDP dispõe de uma Direção interna de Auditoria que promove a compliance de conformidade legal, conformidade interna e dos compromissos externos livremente assumidos.