QUAL A DIFERENÇA ENTRE, REGISTO, DISTRIBUIÇÃO E PROCESSO?
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SuperUser Account / sexta-feira, 5 de Agosto de 2016
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Um registo ou ficha de registo é a estrutura que assegura o registo e catalogação de correspondência ou documentação criada internamente, constituindo um dos principais repositórios de informação do sistema. Assim, o registo pode ser constituído por uma informação ou um documento/conjunto de documentos tendo uma numeração própria de acordo com a tipologia do LIVRO de registo em que os mesmos forem inseridos (nome_do_livro/ano/nºregisto).
A distribuição é a acção que constitui um processo de tomada de decisão ou o envio/reenvio de um registo, no qual intervém um conjunto de utilizadores. O percurso da distribuição é o caminho percorrido por um registo numa dada distribuição e é constituído por etapas (reencaminhamentos). As etapas tanto podem ser definidas no momento da criação da distribuição, como ser construídas etapa a etapa podendo o responsável pela última etapa prolongar a distribuição por um conjunto de novas etapas. A distribuição tem uma numeração própria e independente do registo, devendo no entanto estar relacionada aos registos que entretanto a percorreram (EDOCEVORA/ano/nºdistribuição).
Um registo pode percorrer (simultaneamente ou não) uma ou mais distribuições sendo que a mesma distribuição pode também ser utilizada por mais que um registo.
O processo é o aglomerado de registos organizados por uma determinada ordem e tendo em conta determinadas características ou tipologias. Funcionam como agregadores de informação (dossiers) de ordem superior e são organizados de acordo com a tipologia de classe definida em classificador interno com uma numeração independente (classe/ano/nºprocesso).
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