Mobilidade Empresarial Untitled Page
Empresas ou outras entidades com forças de trabalho dispersas geograficamente usam cada vez mais tecnologias móveis para melhorar a eficiência e produtividade das suas equipas no terreno. Os sistemas de gestão de meios móveis são especialmente adequados para gerir, optimizar, ampliar a autonomia e eficiência operacional destas equipas; capturar e aceder a informação relevante em tempo real, de modo a maximizarem o potencial de todos os recursos.
A maioria das empresas estima um retorno dos seus investimentos (ROI - Return on Investment) em mobilidade num prazo de dois anos ou até num período menor. O "business case" para a instalação de uma solução móvel estruturada para gestão de meios é sustentável: na realidade, a implementação e utilização do equipamento pode, na maior parte dos casos compensar, mesmo sem a existência de um processo de negócio completamente implementado. Mas, para garantir o menor custo global da solução e o retorno efectivo do investimento, é necessário delinear-se um projecto de mobilidade que garanta – desde o levantamento das necessidades de negócio, até à arquitectura da solução – uma completa e adequada adaptação desta aos requisitos específicos de cada empresa.
A utilidade de um sistema dinâmico de controlo e gestão de meios que assegure uma fácil organização e optimização das tarefas, rotas e horários, é inegável. No entanto, cada estrutura possui características e necessidades distintas que têm de ser levadas em consideração: todas as empresas diferem em virtude da sua própria organização e processos de trabalho, obrigando que cada solução e projecto de mobilidade empresarial seja único e exclusivo.
A mobilidade empresarial não tem somente a ver com equipamentos ou software e não depende somente da instalação e domínio de uma nova tecnologia. Na realidade, a optimização dos processos com vista à mobilidade é uma mudança muito mais vasta, onde cada solução, projecto e passo têm de ser customizados. Este planeamento de análise, customização e desenho de uma solução própria pode ter múltiplas abordagens que dependem obrigatoriamente dos objectivos principais do projecto.
Produtividade dos meios móveis
Com a implementação de metodologias desenvolvidas para a mobilidade, as equipas técnicas, comerciais ou outras forças no terreno podem dispender muito menos tempo em acções puramente administrativas, que normalmente retiram operacionalidade à execução das suas tarefas principais. Sem uma conexão em tempo real com os sistemas de back-office vêm-se obrigadas à utilização de formulários em papel cuja informação terá de ser posteriormente entendida, processada, justificada e devidamente inserida nos sistemas centrais de informação. Atendendo às exigências de hoje, isto é cada vez mais susceptível de produzir erros, ao mesmo tempo que atrasa o decurso normal dos ciclos inerentes a cada negócio.
As equipas de campo são responsáveis por uma das mais valiosas e cruciais interfaces das empresas: a interacção com os clientes. Independentemente de estarem envolvidas em vendas, assistência e suporte técnico, inspecções e auditoria, transportam a imagem da empresa que representam. Um profissional treinado, que domine e opere tecnologia para acesso a informação relevante na sua actividade, será indubitavelmente mais competitivo e rentável, ao mesmo tempo que contribui para afirmar e fortalecer o nome da sua organização.
O rácio entre os recursos humanos afectos ao controlo de operações e os elementos designados para as actividades externas da empresa é largamente optimizado através da implementação de um sistema de comunicação orientado à mobilidade. O acesso imediato a planos de trabalho e a todos os dados relevantes diminui drasticamente a necessidade de contacto telefónico e eventuais dificuldades de compreensão que ocorram com o órgão que supervisiona as equipas móveis. Simplificação de processos que se torna recíproca: quem gere disporá de instrumentos que o ajudam a comandar um maior número de efectivos, controlando as operações em tempo real
Os sistemas de back-office podem monitorizar todos os dados que circulam na rede de informação implementada e assim disponibilizar relatórios e detalhes precisos sobre tarefas, tempos, localizações, distâncias percorridas e custos relativos a cada elemento ou equipa. Esta informação pode ser consolidada, cruzada e acedida segundo quaisquer parâmetros instituídos.
Facturação rápida
Tanto as vendas com os serviços prestados geram requisições e facturação. O tempo gasto para completar integralmente um ciclo documental pode ser bastante reduzido uma vez que os dados necessários para a emissão de facturas ou de outros documentos de suporte a uma venda ou serviço chegam ao ERP (Enterprise Resource Planning) muito mais rapidamente e todo o processo poderá ser optimizado para a sua emissão quase imediata.
O trabalhador com acesso à informação
A optimização das forças operacionais, em desempenho e rendibilidade, tem também muito a ver com o acesso à informação e a critérios delineados para o seu conhecimento, fundamentando deste modo os conceitos de Knowledge Worker e Information Worker. Seja qual for a abrangência de conhecimentos necessária a cada função, o acesso a informação específica através de equipamentos móveis deverá ser célere e simplificado. Todavia, a sua classificação é fundamental: as equipas no terreno que necessitem de pesquisar informação residente na knowledge base da empresa devem aceder-lhe em conformidade com as características dos equipamentos que operam, perfil do utilizador e relevância temporal da informação, pois o valor da mesma altera-se de acordo com estes factores-chave.
Integração e comunicação inter-sistemas
Os sistemas de gestão de meios móveis actuam com base em informações recolhidas a partir de outros módulos de back-office como ERM/CRM (Enterprise/Custumer Relationship Management) ERP, HRMS (Human Resources Management System) e de coordenadas referentes à localização das equipas.
As tarefas são optimizadas por algoritmos que geram as melhores rotas e sequências de ordens a enviar para a equipa móvel, em função da na sua localização e perfil. A força operacional do terreno tem de ter acesso a informação crítica relacionada directamente com o seu trabalho e relativa a clientes, histórico de serviços e vendas, base técnica informativa e quaisquer outros dados importantes para o negócio.
A resposta emitida à pesquisa solicitada pelo operador que utiliza o equipamento móvel ser-lhe-á encaminhada de acordo com quatro factores principais: tempo; tarefa; perfil do utilizador; perfil do equipamento.
O posicionamento da força de trabalho é rastreado em back-office com recurso à localização GPS. Estas coordenadas permitem aos sistemas de navegação estabelecer os melhores percursos a seguir.
Todas as informações recolhidas pelos operadores – consoante a tipologia das tarefas que desempenham – são principalmente utilizadas para constituir a base informativa da empresa, contribuindo para uma estruturação adequada dos dados, qualquer que seja a área de actividade.
Com este tipo de recurso tecnológico, que gradualmente se torna mais automatizado, as empresas economizam valores substanciais. Esta poupança é muito difícil de ser conseguida através das vias tradicionais de recolha e processamento de dados, que normalmente pesam em afectação de recursos humanos.
O desafio da mobilidade não é novo, de facto nos últimos dez anos cerca de 80% das grandes empresas de serviços e telecomunicações têm implementado sistemas móveis para gerir e agilizar as suas forças operacionais. Agora, esta oportunidade é de todos: qualquer negócio que esteja assente no dinamismo das suas equipas externas poderá incrementar potencialidades a todos os níveis.