Henry L. Gantt formulou lá no começo do século passado um método de gerenciamento de projetos baseado no conceito de cascata e eu aposto que desse método você já ouviu falar e muito provavelmente já até trabalhou com ele.
O método de Gantt é utilizado no MS Project aquele sistema da Microsoft tão adorado por gestores de projetos onde as tarefas são elencadas e distribuídas ao longo de uma linha do tempo.
Mas, não sejamos levianos. É obvio que o método de Gantt funciona, mas só até a página 2, daí em diante começam a surgir os problemas decorrentes de uma programação baseada na fantasia, onde se programam as tarefas, do início ao fim de um projeto, acreditando que tudo caminhará como imaginado, livremente, sem contratempos.
Quem já trabalhou com este sistema sabe quantas reprogramações são necessárias ao longo do tempo, o que transforma o gestor em um atualizador de planilha, gerenciando o atraso e o estresse do cliente e não o projeto propriamente dito.
Sem querer ofender, mas o Gantt nasceu nas trincheiras da primeira guerra mundial, num tempo em que as bombas eram lançadas com as mãos, não dá para esperar muito de um método desses.
Piloto da primeira guerra mundial lançado uma bomba com as mãos
No Gantt você planeja a fantasia, no Scrum a realidade
No livro "Scrum, a arte de fazer o dobro do trabalho na metade do tempo", Jeff Sutherland conta como o método baseado em post-its saiu de sua cabeça e ganhou o mundo. Foi logo depois dos atentados de 11 de setembro nos Estados Unidos. O FBI já havia gasto, nos 10 anos anteriores, quase 1 bilhão de dólares na tentativa de modernizar o sistema de comunicação entre os seus agentes.
As empresas contratadas para isso haviam falhado miseravelmente o que, segundo o Senado Americano, impediu que os atentados fossem evitados, culminando em mais de 3000 mortes.
Jeff assumiu o projeto totalmente desacreditado e com uma equipe enxuta e uma verba mais ainda, entregou o novo sistema em módulos perfeitamente utilizáveis. Foram poucos meses, ajustes práticos constantes e um novo sistema moderno de integração da força de segurança americana atuando de maneira eficiente e eficaz. O Scrum nascia para o mundo como uma forma de gerenciar projetos de maneira prática, entregando valor a cada nova etapa e não deixando erros e atrasos se replicarem.
Mas o que é Scrum?
No nome Scrum vem do Rugby, é um movimento onde o time se une para proteger quem está com a bola e juntos caminham para atingir o objetivo.
Esse é o cerne do método Scrum, todos juntos buscando um objetivo comum, controlando cada passo, ajustando a caminhada conforme os contratempos surgem, sem deixar erros e atrasos crescerem.
Esquema simplificado do operação do Scrum
Basicamente a implantação do Scrum passa por 11 passos, mas o conceito operacional é o seguinte: Um projeto é quebrado em várias atividades menores (e quanto menor, melhor). A cada Sprint a equipe define o que deverá ser feito.
Esse bloco de ações recebe uma pontuação por grau de dificuldade e a equipe começa a trabalhar. A cada dia o Mestre Scrum anima o processo perguntando a cada um o que foi feito ontem para ajudar a equipe a atingir os seus objetivos e o que será feito hoje. Com isso as dificuldades e os erros são tratados diariamente.
Como o Scrum evita atrasos no projeto?
O método é baseado em pontos, a cada Sprint a equipe assume um determinado número de pontos e isso, ao longo do tempo, vai aferindo a velocidade com que a equipe consegue trabalhar. Por exemplo, se o Mestre Scrum sabe que a sua equipe consegue entregar 10 mil pontos por mês e um novo projeto está estimado em 50 mil pontos, o prazo de entrega será de 5 meses. Se o gerente do projeto insistir que o prazo máximo assumido com o cliente é de 3 meses, ajustes terão de ser feitos para aumentar a velocidade da equipe, ou com melhores recursos ou com mais gente, pois é certo que se o prazo de 3 meses for assumido sem mudanças, ocorrerá um atraso de 2 meses no final. É matemático! É mágico!
E os post-its?
Os post-its são o charme do método e não o método em si. Não adianta colar post-its coloridos na parede e achar que está praticando o Scrum. O método passa, como já dito, por 11 passos de implantação e manutenção. O quadro com post-it é apenas um deles.
Quadros Scrum no escritório da Ergotríade
Se você se interessou pelo Scrum, altamente recomendo que leia o livro escrito pelo pai do método e se quiser conhecer mais sobre como praticá-lo em projetos de Ergonomia assista o Webseminário de duas horas disponível para os alunos da Ergotríade School.
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Rodrigo Cirino de Souza, sócio co-fundador da Ergotríade, é Engenheiro de Produção, Comunicador Social e Mestre Scrum da Ergotríade.