Controle financeiro na escola: dicas e ferramentas para a gestão saudável
terça-feira, 07 agosto 2018 / Publicado em Gestão Financeira Escolar, Sistema de Gestão Educacional, Software Escolar
As escolas além de serem instituições voltadas para o aprendizado, são empresas em que uma boa gestão é essencial para que os recursos financeiros sejam captados e bem aplicados. Isso implica no controle da entrada e saída de dinheiro, no investimento de recursos, nos gastos com equipamentos e manutenção, dentre outros aspectos que impactam as finanças da escola.
Os números, metas e métricas devem ser monitorados regularmente, corrigindo o que não vai bem e aprimorando o que vai. Em outras palavras, para que a instituição cresça de forma sustentável e saudável, o gestor vai precisar do melhor controle financeiro empresarial que for capaz de administrar.
Esse é um dos maiores desafios para qualquer instituição, onde as demandas mais importantes, como o controle financeiro por exemplo, perca-se no meio de tantas outras.
Colocamos aqui algumas dicas fundamentais sobre o assunto e importantes para todos os tamanhos de instituições:
1 – Quais os elementos fundamentais para uma boa gestão financeira?
Existem algumas características comuns à qualquer modelo de gestão financeira responsável. Entre eles estão:
ter o controle das receitas da instituição;
conhecer não só os principais concorrentes no seu setor, mas também a sua sazonalidade;
controlar os investimentos realizados, através de acompanhamento contínuo;
possuir metas de crescimento;
conhecer os principais custos da sua operação, identificando áreas passíveis de cortes ou reformulações em prol do equilíbrio financeiro da instituição.
Com alguns poucos passos é possível estabelecer esse modelo de gestão financeira de sucesso na sua escola.
2. Elabore um planejamento financeiro
Planejamento sempre é o caminho para começar bem. Sabe aquela planilha de gastos pessoais que você atualiza sempre? Então, é indispensável ter uma que mostre todas as despesas fixas da sua instituição de ensino. Assim, você poderá programar quais serão os gastos de um período específico e quais as entradas de capital.
LEIA MAIS EM: Inadimplência Escolar: Os benefícios da negociação
Um bom sistema de gestão escolar auxilia o gestor neste processo, através de ferramentas que promovem a desburocratização, otimização e automatização das tarefas.
3. Divida e organize melhor
É importante separar o controle financeiro da instituição por áreas, para que o gestor consiga visualizá-las melhor:
Controle de caixa (Tesouraria e Administração) – deve ser a sua maior prioridade. Aqui você registra a origem e o destino de todo o dinheiro movimentado pela escola diariamente, ou seja, sua própria história.
Controle de bancos – aqui, o gestor monitora as entradas e saídas de valores na conta bancária da sua instituição. Isso permite o acompanhamento atualizado do seu saldo.
Controle de contas a receber – com ele, o gestor fica sempre bem informado sobre:
– Montante dos valores a receber;
– Contas vencidas e a vencer;
– Clientes com atrasos nos pagamentos;
– Como programar suas cobranças.
Controle de contas a pagar – permite que você se mantenha informado a respeito de:
– Vencimento dos compromissos;
– Como estabelecer prioridades de pagamento;
– Montante dos valores a pagar.
Fluxo de caixa – trata-se da projeção das entradas e das saídas de recursos financeiros em determinado período. O objetivo aqui é prever a necessidade de captar empréstimos ou aplicar excedentes de caixa nas operações mais rentáveis.
4. Tenha o controle absoluto de todos os gastos
Para o controle financeiro da instituição funcionar, o gestor precisa ser implacável. De um café a uma passagem comprada em caráter de emergência, nada deve passar batido.
Porque você só conseguirá crescer se sua escola receber mais do que gastar. Dessa forma, é preciso manter pulso firme no controle tanto de gastos fixos quanto de gastos variáveis, e fazer uma análise diária do fluxo de caixa, de forma que sempre existam recursos para honrar seus compromissos.
LEIA MAIS EM: Controle financeiro nas instituições de ensino: dicas e ferramentas.
5. Pague as contas da escola em dia
Uma das melhores maneiras de evitar gastos sem necessidade (juros e multas) é procurar pagar as despesas em dia. Assim, você precisa ter sempre o fluxo de caixa da empresa atualizado, para poder garantir o pagamento das contas sem atrasos.
6. Antecipe pagamentos que ofereçam desconto
É sempre inteligente verificar se há contas que oferecem descontos para pagamentos feitos antes da data de vencimento. O pagamento antecipado, além de gerar economia de recursos, faz com que sua instituição conquiste crédito e boa imagem perante os seus fornecedores.
7. Negocie com seus credores
Com todas as informações organizadas e a análise de relatórios feita, você já terá um bom controle financeiro. Até para prever se haverá um momento em que o fluxo de caixa da empresa não conseguirá pagar suas dívidas.
E para evitar problemas com os fornecedores e evitar o acúmulo de juros, você pode negociar a mudança nos prazos para pagamentos de determinadas contas. Assim, evita tomar empréstimos e se endividar ainda mais.
Com um bom controle financeiro, tendo na ponta do lápis as entradas e as saídas, todos os compromissos podem ser quitados em dia e ainda haverá sobra de capital para ser reinvestido na empresa.
8. Utilize um sistema de gestão escolar
Para garantir um bom acompanhamento e controle das finanças da sua instituição, é essencial que se faça uso de um bom sistema de gestão escolar.
Além de melhor controle da área financeira, um sistema de gestão escolar pode oferecer outras vantagens:
Controle total sobre operações financeiras, desde a sua criação, movimentação e baixa. Relatórios gerenciais que facilitam ao gestor a tomada de decisões;
Diminuição da inadimplência, com o controle efetivo da carteira de recebimentos;
LEIA MAIS EM: Sistema de gestão escolar: Economize tempo e diminua custos na escola.
Diante de todas essas vantagens, postergar a implantação de um software escolar ou fazer uso de uma sistema que não atenda os requisitos básicos na gestão escolar não faz muito sentido. Fale com a Delta Software, estamos há 20 anos no mercado e nosso foco é criar soluções para a gestão educacional, com ferramentas e processos que promovem a automatização, diminuição de custos e ganho de tempo operacional.