ABRAFAC > Publicações > Blog - ABRAFAC > FM Tactics: Change Management e os Pilares do Sucesso
Seguimos com a cobertura do FM Tactics: Change Management, que teve uma palestra especial, em formato de webinar, ministrada por Claudia Andrade, Diretora do escritório Athiê Wohnrath, atuando na NEW – Novas Estratégias em Workplace – unidade de negócios responsável por repensar o ambiente de trabalho e os novos conceitos de ocupação. Leia o primeiro texto aqui.
Lembrando que o Associado ABRAFAC tem acesso exclusivo para o vídeo dessa e de outras palestras inteiras! Saiba mais aqui!
A especialista elencou quais são os pilares que servem de base para uma estratégia bem realizada:
Motivação: "Deixar claro que as mudanças são necessárias, passando uma segurança de que a mudança será para a melhor".
Clareza: "Apresentar com clareza o que será o espaço no futuro é fundamental, além de se manter transparente durante todo o processo de comunicação. Deve-se ter honestidade e saber se haverá impactos negativos para as pessoas".
Confiança: "Mostrar para as pessoas que todos os espaços que foram previstos no layout podem ser utilizados na sua plenitude e deixar claro que, se existe, uma área de descompressão, área de jogos, ou ambiente informal, as pessoas podem e devem usar, pois, isso é importante".
Participação: "Deve-se ter um envolvimento de 100% dos colaboradores. Fazemos esse processo em grandes empresas e esse envolvimento total é o que garante o sucesso de todo o processo".
Os envolvidos no processo:
Líderes/Gestores: eles vão estabelecer os propósitos da mudança. "Eu quando início o processo de Change Management em uma empresa, pergunto aos envolvidos o objetivo da mudança. Isso é o fundamental, é necessário ter um propósito, pois, isso se refletirá no mote da comunicação".
Comitê de Projeto: formado pelos gestores de pessoas, TI, Gestor de Facilities, Comunicação e Marketing, entre outras áreas, se necessário. "O comitê vai conduzir o projeto e o processo como um todo".
Agente de Mudança: "os embaixadores da mudança, os líderes não formais, porém, são pessoas caso compram a ideia e são importantes para também vender essas ideias aos colegas".
A especialista acrescenta que é importante também saber quem são os stakeholders dentro do processo, mapeando quem são os decisores, influenciadores diretos e indiretos e os espectadores. "Dessa forma, sabemos quem são os apoiadores, os boicotadores ou os instáveis".
Planejamento: estruturação das etapas, cronograma, definição de plano de trabalho conjunto: estratégias de abordagens, interfaces e responsabilidades.
Change Management: as fases
Divulgação: definição das regras de uso e elaboração de conteúdo para a cartilha, descrição dos espaços para a divulgação do conceito, dúvidas frequentes, etc.
Engajamento: Workshops para os gestores e colaboradores para habilitá-los a usar o novo espaço de forma eficiente e eficaz.
Implantação: Visitas, campanhas, além da presença no dia da inauguração para apoiar a equipe de mudança na orientação aos colaboradores.
"O trabalho árduo começa mesmo depois da implantação, pois aí precisa estar atento com o sucesso do que foi realizado desde o início. Quando feito de forma estruturada, o Change Management fará toda a diferença num processo de mudança, seja de estrutura, de gestão, sistemas ou tecnologia", concluiu a palestrante.
Logo após a palestra, Claudia respondeu algumas perguntas dos ouvintes:
Não seria o caso de as empresas terem um processo contínuo de Change Management, levando em consideração que as mudanças são constantes em organizações?
Até entendo que o Change Manegement, como processo, é iniciado enquanto, efetivamente, haverá uma transformação. Ao fazer a implantação mesmo, ele serve pra garantir a transformação final. Porém, realmente o mundo está em constante mudança, as empresas precisam sim estarem preparadas para mudanças contínuas. Porém, toda vez, que ocorrer um "momento" de transformações, é necessário se ter um processo estruturado.
É comum ter empresas que mudam por motivos errados, precisando reavaliar a ideia original?
O que eu percebo é que o motivo e a comunicação do propósito, precisam ser genuínos. Não se pode mascarar o processo da mudança, pois as pessoas percebem e podem desconfiar e não se comprometerem. Também percebo que algumas empresas fazem mudanças significativas e profundas, principalmente para ambientes mais flexíveis, porém não se é trabalhado corretamente com as pessoas. Se não é feito um Change Management, é perdida uma oportunidade para a mudança ser eficaz e a sua aderência é prejudicada. Somos chamados para apagar incêndios, que acaba sendo um pouco mais difícil na implantação do processo.
Qual a participação do FM no processo de Change Management?
Tem sido fundamental para liderar os processos, conduzindo-os com todos os envolvidos, além de habilitar a nova cultura da organização e tudo que existe ao redor do assunto.
Como lidar com as resistências com o processo?
É importante fazer o mapeamento geral e saber quem são os mais residentes e garantir, de maneira mais personalizada, que essas pessoas possam aos poucos aceitar e se engajar com as mudanças. Vejo muito os gestores não serem treinados para essa mudança, além dos colaboradores não serem atingidos de forma devida. Treinamentos são importantes, além de se mostrar na prática os benefícios das mudanças.
A cartilha de Change Management é feita pela consultoria contratada?
Fornecemos o conteúdo, porém a formatação e a definição de como serão as campanhas, são realizadas pela equipe de marketing das organizações. Quando é necessário conteúdo para o novo ambiente, aí entramos em ação.
Próximo FM Tactics terá como tema: "Como fugir da guerra de preços"
Nesta edição do FM Tactics, será mostrado como um processo de vendas bem estruturado, uma boa qualificação de clientes, um claro posicionamento da empresa e um bom processo de triagem minimizam a tão temida guerra de preços. Será abordado também a importância de uma metodologia de vendas, onde você investiga antes de chegar no produto/preço/proposta, construindo assim valor na venda.
O palestrante será Luciano Giarrochi Fernandes, responsável pela implantação e gestão de áreas comerciais, planejamento de marketing e vendas em empresas de diversos segmentos.