PORTARIA P N. 111, DE 30 DE AGOSTO DE 2021. — Tribunal Regional Eleitoral de Santa Catarina
O PRESIDENTE DO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DE SANTA CATARINA, ad referendum do Tribunal e no uso da atribuição que lhe é conferida pelo art. 22, XXIV, do Regimento Interno (Resolução n. 7.847, de 12.12.2011),
– considerando que o Estado deve garantir a todos o pleno exercício dos direitos culturais e o acesso às fontes da cultura nacional, assim como a defesa e a valorização do patrimônio cultural brasileiro, em conformidade com o art. 215 da Constituição Federal;
– considerando que os acervos documentais do Poder Judiciário constituem patrimônio cultural e histórico que deve ser preservado, em conformidade com o art. 216, § 1º, da Constituição Federal;
– considerando o disposto na Resolução n. 324, de 30.6.2020, do Conselho Nacional de Justiça, que institui diretrizes e normas de gestão de memória e de gestão documental e dispõe sobre o Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário – Proname;
– considerando o disposto na Portaria n. 295, de 17.12.2020, do Conselho Nacional de Justiça, que institui os manuais de gestão documental e gestão de memória do Poder Judiciário;
– considerando o disposto na Portaria n. 256, de 29.4.2014, do Tribunal Superior Eleitoral, que institui a Rede de Memória Eleitoral (REME), cujo objetivo é o compartilhamento de experiências, informações técnicas e demais ações relativas à gestão da memória das eleições e da Justiça Eleitoral brasileira;
– considerando o disposto na Portaria n. 1.013, de 23.11.2018, do Tribunal Superior Eleitoral, que institui a política de preservação digital da Justiça Eleitoral;
– considerando o disposto no Decreto n. 10.278, de 18.3.2020, que estabelece a técnica e os requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados, a fim de que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais;
– considerando a necessidade de fomentar as atividades de preservação, pesquisa e divulgação da história do Poder Judiciário e das informações de caráter histórico contidas nos acervos judiciários;
– considerando a importância do resgate e da preservação da memória da Justiça Eleitoral brasileira, em especial a do Estado de Santa Catarina; e
– considerando a decisão proferida nos autos do Processo Administrativo Eletrônico n. 24.036/2020,
Art. 1º Esta Portaria dispõe sobre a Política de Gestão da Memória (PGM) do Tribunal Regional Eleitoral de Santa Catarina (TRESC).
Art. 2º Para os efeitos da PGM, considera-se:
I – memória institucional: memória referente ao conjunto de atividades que conserva a história institucional, reforçando a identidade institucional e fortalecendo o relacionamento e os vínculos entre os seus colaboradores e toda a sociedade;
II – gestão da memória: conjunto de ações e práticas de preservação, valorização e divulgação da história contida em documentos, processos, arquivos, bibliotecas, museus, memoriais, personalidades, objetos e imóveis do Poder Judiciário, abarcando iniciativas direcionadas à pesquisa, conservação, restauração, reserva técnica, comunicação e ação cultural e educativa;
III – patrimônio material: constitui-se de bens imóveis (monumentos, edifícios, sítios arqueológicos) e bens móveis (mobiliário, obras de arte, documentos, objetos históricos e outros);
IV – patrimônio imaterial: composto por manifestações em saberes, ofícios e modos de fazer, celebrações e lugares, tais como mercados, feiras e santuários, que abrigam práticas culturais coletivas;
V – patrimônio cultural: bens de natureza material e imaterial, tomados individualmente ou em conjunto, portadores de referência à identidade, ação e memória dos diferentes grupos formadores da sociedade brasileira, nos quais se incluem:
b) os modos de criar, fazer e viver;
c) as criações científicas, artísticas e tecnológicas;
d) as obras, os objetos, os documentos, as edificações e os demais espaços destinados às manifestações artístico-culturais; e
e) os conjuntos urbanos e sítios de valor histórico, paisagístico, artístico, arqueológico, paleontológico, ecológico e científico;
VI – acervo arquivístico: conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício das atividades de uma pessoa ou instituição, em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias;
VII – acervo bibliográfico: composto por coleções de livros e periódicos;
VIII – acervo museológico: bens materiais que, ao serem incorporados aos museus, perderam as suas funções originais e ganharam outros valores simbólicos, artísticos, históricos e/ou culturais, passando a corresponder ao interesse e objetivo de preservação, pesquisa e comunicação de um museu;
IX – musealização: processo de atribuição de valor histórico a documentos, objetos ou mobiliários, os quais passam a incorporar o acervo museológico por meio de aquisição;
X – documentação museológica: conjunto de informações (textuais e imagéticas) referentes ao acervo museológico, capaz de agregar valor informacional às peças para que sirvam de fontes de pesquisa e instrumentos de transmissão do conhecimento;
XI – plano museológico: ferramenta de planejamento estratégico voltada à sistematização do trabalho interno com o acervo museológico, visando sua adequada gestão, preservação e comunicação;
XII – política de acervo: instrumento que orienta os procedimentos que devem ser adotados para o tratamento do acervo museológico, inclusive aquisição, empréstimo e descarte;
XIII – inventário de acervo museológico: instrumento de registro das peças que compõem um acervo museológico, caracterizadas como bens culturais;
XIV – fundo de arquivo: conjunto de documentos de uma mesma proveniência, em que se respeita a ordem natural e orgânica de acúmulo dos documentos, que refletirá as estruturas e funções/atividades que os geraram;
XV – quadro de arranjo: instrumento de arranjo utilizado no arquivo permanente, cujo objetivo é garantir a integridade dos conjuntos documentais históricos, demonstrando suas origens e os processos que os criaram;
XVI – descrição: atividade arquivística realizada no arquivo permanente com o objetivo de difundir os documentos históricos, de acordo com normas nacionais e internacionais;
XVII – instrumentos de pesquisa: ferramentas que contribuem para a promoção do acesso ao acervo arquivístico e aos serviços da unidade de arquivo de uma instituição, podendo se constituir em inventário, catálogo ou guia;
XVIII – guia de acervo: instrumento de pesquisa cujo objetivo é informar os usuários sobre os fundos documentais custodiados num arquivo permanente, as práticas arquivísticas utilizadas em seu arranjo e sua conservação e os serviços prestados pela unidade de arquivo;
XIX – inventário de acervo arquivístico: instrumento de pesquisa que identifica e descreve suscintamente, sumária ou analiticamente, as unidades de arquivamento de um fundo arquivístico ou de uma de suas subdivisões;
XX – catálogo: instrumento de pesquisa que identifica e descreve minuciosamente as unidades de arquivamento de um ou mais fundos arquivísticos, de forma sumária ou analítica;
XXI – educação patrimonial: conjunto de processos educativos formais e não formais que têm como foco o patrimônio cultural como fonte primária de conhecimento e enriquecimento individual e coletivo, apropriado socialmente como recurso para a compreensão sócio-histórica das referências culturais em todas as suas manifestações, a fim de colaborar para seu reconhecimento, sua valorização e preservação;
XXII – conservação preventiva: conjunto de medidas cujo intuito é a manutenção das condições ideais para a guarda e o manuseio de acervos, de forma a retardar a degradação dos suportes;
XXIII – preservação: processo que visa garantir a integridade dos acervos ou de outro patrimônio cultural, protegendo-os de riscos e danos;
XXIV – preservação digital: conjunto de procedimentos e operações técnicas para promover a salvaguarda do acervo arquivístico digital, assegurando integridade, autenticidade, fidedignidade e acesso ao longo do tempo, bem como proteção contra falhas de suporte, perda física e obsolescência tecnológica;
XXV – gerenciamento de riscos: processo de planejamento, organização, direção e controle dos recursos humanos e materiais de uma organização visando minimizar os riscos sobre seu patrimônio cultural, seus recursos e suas atividades;
XXVI – cadeia de custódia: ambiente no qual perpassa o ciclo de vida dos documentos, mantido através de uma linha ininterrupta, a qual compreende as três idades do arquivo (fases corrente, intermediária e permanente);
XXVII – repositório arquivístico digital confiável (RDC-Arq): tipo de repositório projetado para manter os dados em padrões de preservação digital e o acesso em longo prazo a documentos arquivísticos digitais.
Art. 3º São requisitos essenciais para a gestão da memória na Justiça Eleitoral catarinense e diretrizes basilares para a implementação da PGM:
I – a implementação de estratégias para gerenciamento, controle e preservação da documentação histórica;
II – a adoção de critérios de transferência e recolhimento dos documentos históricos que devam ficar sob a guarda do Arquivo Central;
III – o acesso rápido e eficiente aos documentos históricos ao público interno e externo;
IV – o desenvolvimento de quadro de arranjo do fundo arquivístico e de instrumentos de pesquisa, como forma de difusão do acervo arquivístico histórico;
V – a adoção de RDC-Arq com observância à cadeia de custódia ininterrupta, visando garantir os requisitos arquivísticos e a presunção de autenticidade dos documentos digitais;
VI – a garantia de fidedignidade, integridade e presunção de autenticidade no caso de reprodução ou reformatação de documentos arquivísticos e digitais;
VII – a produção de narrativa histórica para preservação e conservação da memória institucional do Poder Judiciário, inclusive história oral;
VIII – o fomento às atividades de preservação, pesquisa e divulgação da história do Poder Judiciário e da história nacional ou regional;
IX – o desenvolvimento das ações museológicas definidas no plano museológico e na política de acervo do Centro de Memória Desembargador Adão Bernardes (CMAB);
X – a promoção da cidadania por meio do pleno acesso ao patrimônio arquivístico, bibliográfico, museográfico, histórico e cultural gerido e custodiado pelo Poder Judiciário;
XI – a difusão e consolidação da imagem institucional com favorecimento do uso de novas tecnologias digitais para ampliação da dimensão informativa dos acervos;
XII – a interface multidisciplinar e convergência dos saberes ligados às áreas da memória, da história e do patrimônio com aquelas da museologia, arquivologia e gestão cultural;
XIII – a colaboração e interação entre as unidades de memória e arquivo;
XIV – o intercâmbio e a interlocução com instituições culturais e protetoras do patrimônio histórico e cultural e das áreas da ciência da informação e da arquivística, e o registro e a divulgação de boas práticas no sítio eletrônico do Conselho Nacional de Justiça.
DA COMISSÃO DE GESTÃO DA MEMÓRIA (CGM)
Art. 4º Fica instituída a Comissão de Gestão da Memória (CGM), responsável pela implementação da PGM no âmbito da Justiça Eleitoral de Santa Catarina.
Art. 5º As atribuições da CGM são as seguintes, sem prejuízo de outras necessárias ao cumprimento dos objetivos da PGM:
I – apresentar, fomentar, coordenar e implementar programas, projetos e ações voltados à gestão, preservação e difusão da memória, inclusive, anualmente, plano de ação para a celebração do Dia da Memória do Poder Judiciário, instituído pela Resolução n. 316, de 22.4.2020, do Conselho Nacional de Justiça;
II – atuar na interlocução e cooperação entre as áreas de arquivo, centro de memória, biblioteca e gestão documental do TRESC;
III – promover intercâmbio do conhecimento científico e cultural com outras instituições e outros programas similares;
IV – aprovar critérios de organização dos acervos museológico e arquivístico permanente;
V – exercer as competências atribuídas, no Regimento Interno do Centro de Memória Desembargador Adão Bernardes (Resolução n. 8.012, de 9.3.2020), à Comissão de Gestão do Acervo, de acordo com a política de acervo museológico;
VI – aprovar projetos de exposição de curta e longa duração ou itinerantes, projetos de pesquisa sobre o acervo, programas, projetos e ações voltados à preservação, pesquisa, comunicação e valorização do patrimônio cultural;
VII – coordenar a divulgação de informações relativas à memória institucional em conjunto com a unidade de comunicação social do TRESC;
VIII – promover reuniões, encontros e eventos para o desenvolvimento dos trabalhos; e
IX – monitorar, avaliar e divulgar os resultados alcançados.
Art. 6º A CGM será composta pelas(os) servidoras(es) titulares das unidades abaixo, tendo como suplentes as(os) respectivas(os) substitutas(os):
I – Coordenadoria de Gestão da Informação (CGI);
II – Seção de Arquivo (SA);
III – Secretaria Judiciária (SJ);
IV – Secretaria de Administração e Orçamento (SAO);
V – Assessoria Especial de Planejamento Estratégico e de Eleições (AEPE); e
VI – Assessoria de Comunicação Social (ASCOM).
Parágrafo único. Exercerão a coordenação e secretaria da CGM as(os) integrantes designadas(os) nos incisos I e II do caput, respectivamente.
Art. 7º As reuniões da CGM serão convocadas pelo seu coordenador ou a pedido de qualquer dos integrantes.
§ 1º Em função da matéria pautada, a CGM poderá solicitar o auxílio da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) e a colaboração temporária de servidoras(es) das unidades organizacionais.
§ 2º Qualquer integrante da CGM poderá solicitar a inclusão de matéria em pauta, devendo o pedido ser encaminhado ao coordenador até o dia anterior à reunião.
§ 3º Todas(os) as(os) integrantes da CGM têm assegurado direito a voto.
§ 4º As deliberações da CGM serão motivadas e tomadas preferencialmente por consenso, observado o quórum mínimo de 4 (quatro) integrantes.
§ 5º Em não havendo consenso, as deliberações se darão por maioria simples, com registro das discordâncias apresentadas, acompanhadas das respectivas motivações.
Art. 8º A CGM apresentará, com periodicidade mínima anual, relatório sintético de seus atos e suas realizações no período, a ser juntado a autos de procedimentos administrativos específicos da respectiva instância.
Parágrafo único. A divulgação e implementação das deliberações da CGM dependem da aprovação da Presidência do TRESC.
Art. 9º A CGM deverá se manifestar sobre a incorporação ao acervo museológico de bens inservíveis para o TRESC, com potencial de possuírem valor histórico, anteriormente ao desfazimento, observada a política de acervo do CMAB (Portaria P n. 32, de 9.3.2020) e de acordo com o art. 5º, II, da Portaria P n. 74, de 8.6.2021.
DO CENTRO DE MEMÓRIA
Art. 10. O Centro de Memória Desembargador Adão Bernardes (CMAB) – criado pela Portaria P n. 74, de 17.3.1999, e designado como centro de memória pela Resolução n. 7.147, de 2.3.2000 – constitui-se em local destinado à exposição de acervo histórico com o objetivo de promover e divulgar a memória e história do TRESC e do Judiciário Eleitoral.
Parágrafo único. O CMAB será regido por seu Regimento Interno (Resolução n. 8.012/2020) e suas ações de gestão serão orientadas pelo plano museológico e pela política de acervo (Portaria P n. 32/2020).
Art. 11. O CMAB disponibilizará, em espaço virtual, o acesso ao seu acervo permanente de peças museológicas, bem como testemunhos materiais e imateriais representativos da trajetória e história da Justiça Eleitoral de Santa Catarina e ações educativo-culturais voltadas aos diversos públicos.
DA POLÍTICA DE PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS DIGITAIS
Art. 12. São objetivos da política de preservação de documentos arquivísticos digitais:
I – garantir, de forma contínua e permanente, integridade, autenticidade, fidedignidade, legibilidade e acesso ao longo do tempo dos documentos arquivísticos digitais;
II – viabilizar a transparência ativa;
III – reduzir riscos relacionados à segurança, ao acesso não autorizado, à perda de informação, à obsolescência de formatos, entre outros;
IV – assegurar a manutenção da relação orgânica existente entre os documentos arquivísticos;
V – adequar o TRESC às normas e aos padrões arquivísticos nacionais e internacionais de preservação e descrição.
Art. 13. Para fins de preservação digital, o TRESC adotará repositório arquivístico digital confiável (RDC-Arq), desenvolvido como software livre, gratuito e de código aberto, projetado para manter os dados em padrões de preservação digital e o acesso em longo prazo.
§ 1º O RDC-Arq deverá observar a manutenção da cadeia de custódia ininterrupta dos documentos e ser interoperável com os sistemas de gestão documental do TRESC, em conformidade ao disposto na Resolução n. 324, de 30.6.2020, do Conselho Nacional de Justiça, e nos manuais de gestão documental e gestão de memória do Poder Judiciário, instituídos pela Portaria n. 295, de 17.12.2020, do Conselho Nacional de Justiça.
§ 2º O RDC-Arq deverá observar a norma ABNT NBR ISO 14.721, de 28.7.2021, em seu modelo de referência para um Sistema Aberto de Arquivamento de Informação (SAAI), e contemplar as diretrizes para a implementação de RDC-Arq aprovadas pelas Resoluções n. 39, de 29.4.2014, e n. 43, de 4.9.2015, ambas do Conselho Nacional de Arquivos.
Art. 14. Os documentos arquivísticos analógicos que forem migrados para o suporte digital, mediante certificação por assinatura eletrônica, terão o mesmo valor dos originais, observando-se as orientações técnicas expedidas pela CPAD e, em especial, o disposto no Decreto n. 10.278, de 18.3.2020.
DO PORTAL DA MEMÓRIA
Art. 15. O Portal da Memória, a ser desenvolvido e mantido pela CGM em parceria com a ASCOM, constitui-se em espaço permanente no sítio eletrônico do TRESC no qual serão veiculados conteúdos de cunho histórico e informações sobre os programas de gestão de memória e de gestão documental da Justiça Eleitoral catarinense.
Art. 16. A implantação da PGM ocorrerá gradativamente, seguindo-se planejamento apresentado pela CGM.
Parágrafo único. Sempre que possível, observada a disponibilidade orçamentária e financeira, deverão ser alocados recursos orçamentários e tecnológicos para a implantação da PGM.
Art. 17. Os casos omissos ou excepcionais serão submetidos à Presidência do TRESC.
Art. 18. Revoga-se a Portaria P n. 33, de 9.3.2020.
Art. 19. A presente portaria deverá ser referendada pelo Pleno do TRESC na sessão do dia 8.9.2021.
Art. 20. Esta Portaria entra em vigor na data de sua assinatura, sem prejuízo de sua publicação no Diário da Justiça Eleitoral de Santa Catarina (DJESC) e no Boletim Interno do Tribunal Regional Eleitoral de Santa Catarina (BITRESC).
Gabinete da Presidência do Tribunal Regional Eleitoral de Santa Catarina, em Florianópolis, 30 de agosto de 2021.