10 razões para automatizar seus processos - Spread
por marketing | mar 3, 2022
Automatizar processos é como cuidar da sua saúde. Não faltam informações que mostram que isso é mais do que importante, e mesmo assim, muitas pessoas (ou negócios, no caso) demoram para finalmente adotar essa prática.
Acontece que, a cada dia que sua organização resiste à automação, é mais um dia de perda de eficácia.
E essa necessidade não vem de hoje. Um estudo de alguns anos atrás já mostrava que gestores chegavam a gastar cerca de 8 horas por semana para executar tarefas manuais relacionadas a dados não estruturados.
Outra pesquisa indicou como o interesse pela automação vêm crescendo. No artigo "the automation imperative", da McKinsey, podemos ver como quase 60% dos participantes pretendiam ampliar os esforços em automação, após terem experimentado seus benefícios.
E você, ainda não considerou essa possibilidade? Então confira 10 razões para você mudar de ideia e começar a automatizar o quanto antes!
#01 Melhor produtividade
De acordo com a Zapier, os colaboradores chegam a gastar, em média, quase 4 horas com tarefas de menor valor agregado e que poderiam ser substituídas por processos automatizados.
Isso em uma jornada de trabalho que considera praticamente 10 horas de dedicação, o que deixa somente 5,8 horas para funções que realmente aproveitam a expertise dos mesmos trabalhadores.
Segundo o mesmo estudo, aproximadamente 30% desses profissionais têm, como objetivo, serem mais produtivos. Automatizar é a chave para dar esse salto.
#02 Menos estresse
Ainda de acordo com a mesma análise citada no ponto anterior, 36% dos colaboradores informam que a sobrecarga de trabalho é uma das principais causas de estresse.
Se juntarmos essa informação com outro dado mais recente, da Indeed, principalmente no período pandêmico, quase um terço da força de trabalho não conseguia se desconectar de suas atividades.
Síndromes de burnout têm consequências diretas na saúde dos funcionários e das empresas. Pessoas trabalhando demais têm 63% mais chances de faltar ao trabalho e 2,6 vezes mais probabilidade de buscarem outro emprego.
#03 Mais felicidade
Se há menos estresse, os funcionários são mais felizes. E qualquer negócio sabe que, com colaboradores mais satisfeitos, o empreendimento funciona melhor.
Um fluxo de trabalho automatizado afasta a possibilidade de que as tarefas repetitivas causem crises de irritação. Afinal de contas, se as pessoas podem se dedicar a atividades mais relevantes e estratégicas, elas percebem que sua participação está efetivamente colaborando para o crescimento do negócio.
#04 Mais escalabilidade
Fazer um negócio crescer necessariamente depende de mais agilidade nos fluxo de trabalho.
Um exemplo indiscutível dos benefícios de automatizar processos pode ser visto quando você libera suas equipes da carga de dados em um software de CRM (Customer Relationship Management).
Quando essa alimentação de informações é feita sem interferência humana, isso quer dizer que suas equipes de vendas podem gastar mais tempo na prospecção de clientes e fechando negócios.
#05 Monitoramento facilitado
Acompanhar pessoalmente todas as tarefas executadas em um negócio significa deixar passar algo em branco, em algum momento. Até porque a atenção humana não é infalível.
Com relatórios automatizados, você tem a certeza de que todos os informes estão atualizados, livres de falhas e são capazes de mostrar em tempo real o estado das tarefas concluídas e pendentes.
#06 Menos custos operacionais
Quantas tarefas você pode imaginar sendo realizadas automaticamente por robôs ou softwares?
Em linhas de montagem, os cobots já são uma das maiores tendências da indústria 5.0. Tecnologias de seleção automatizada, de embalagem, assim como o uso de WMS (sistemas de gestão de armazéns) estão fazendo empresas gastarem menos e fazerem mais.
E os custos associados a tarefas manuais também podem ser diminuídos em outros processos, como também em departamentos administrativos e de recursos humanos.
Por exemplo, com um software de gerenciamento de projetos, um negócio pode ter uma visão global de suas atividades, ao invés de ter que ficar consultando dúvidas em e-mails ou mensagens no slack.
#07 Compliance em dia
A conformidade com documentações críticas é crucial para que seu negócio evite problemas de ordem burocrática e jurídica.
A maioria dos documentos já não é física, mas isso não diminuiu a quantidade de controles de pagamentos a fornecedores, controle de folhas de pagamentos, documentações do fisco, só para citar alguns exemplos.
Não estar conforme com as regulamentações também pode sair muito caro, ou mesmo impedir seu negócio de continuar funcionando.
Migrar estes controles para um software de gestão automatizada mantém sua organização em dia na hora que precisar gerar os relatórios necessários para auditorias.
#08 Mais visibilidade e transparência
Falamos antes do monitoramento, mas é preciso também adicionar os benefícios de poder definir os KPIs (Key Process Indicator) mais importantes para sua organização.
Também chamados de indicadores chave de desempenho, os KPIs são a medida personalizada do sucesso (ou fracasso) de um negócio.
Em softwares de gestão, você será capaz de estabelecer e rastrear cada um desses índices de forma automática e imediata.
Relatórios personalizados e detalhados de acordo com necessidades pontuais também são ideais para gerar insights de áreas ou processos que precisam ser melhorados.
#09 Consistência na qualidade
Nada produz produtos e serviços mais constantes em relação à qualidade do que um robô ou um sistema automatizado.
Sem importar a quantidade de vezes que uma ação é executada, estes tipos de pontos de automação são capazes de repetir, com a mesma precisão, qualquer tarefa que lhe seja atribuída.
#10 Clientes mais satisfeitos
Por último, e não menos importante, não poderíamos deixar de citar a satisfação da sua base de clientes como um ponto positivo ao automatizar processos.
Seja quando falamos de ferramentas de autoatendimento, chatbots, fluxos de integração de clientes ou mesmo de pesquisas de NPS (net promoter score), a automação é ideal para oferecer o melhor suporte a qualquer momento, sem importar onde eles estejam e o fuso horário em que se encontrem.
E agora, que estamos chegando ao final do artigo, podemos intuir que sua opinião sobre a importância de automatizar seu negócio mudou, no mínimo, um pouco, certo?
Se você está sentindo isso, é hora de transformar sua apreciação positiva da automação em ações e começar a implementá-la em seu negócio.
Para isso, a Spread é sua parceira de automação. Aliás, somos uma empresa de challenge-driven innovation, especializada em promover o uso das melhores tecnologias em serviços digitais.