Postado em 17/02/2021 11/02/2022 por José Santaella
Última atualização em 11/02/2022
Quando há muitas inciativas dentro da empresa, é fácil se ver perdido em meio aos diversos projetos que, logo, começam a ficar desorganizados e fugir do controle, não é mesmo? É muito comum que esses projetos sejam mal executados e acabem desviando da estratégia organizacional, mas isso pode ser resolvido através do planejamento de demanda.
O processo de planejamento e gestão de demandas é fundamental para garantir o controle dos projetos e garantir seu sucesso. É por isso que, nesse texto, vamos ensinar tudo sobre gestão e planejamento de demandas de projetos! Siga a leitura para conferir.
Em projetos corporativos, planejamento de demanda envolve identificar, priorizar e garantir a boa execução e monitoramento dos projetos da empresa.
Em outras palavras, trata-se de fazer uma gestão das iniciativas que surgem na empresa, garantindo que as equipes sejam capazes de atendê-las sem que a disponibilidade seja comprometida. Também é esse planejamento que vai garantir que os projetos em andamento sejam entregues dentro do escopo definido e sem extrapolar recursos.
Num mundo perfeito, seria possível atender a todas as demandas de projetos da organização, mas na vida real não é bem assim que as coisas funcionam. Os recursos são limitados e a capacidade da equipe de projetos também é.
Por isso, o planejamento de demanda inclui priorizar e filtrar os projetos, para selecionar aqueles que realmente estão mais alinhados à estratégia organizacional e que vão trazer os maiores benefícios primeiro para a empresa. Confira todos os benefícios que isso traz para a empresa:
9 benefícios de um bom planejamento de demanda
Quando há planejamento de demanda, você consegue definir com base em dados para onde o dinheiro destinado aos projetos vai e ajustar o orçamento conforme for necessário.
2 – Controle de prazos
Um dos objetivos do planejamento de demanda é assegurar que os prazos serão cumpridos. O planejamento de demanda ajuda a organizar as inciativas para que não faltem recursos e a equipe não fique sobrecarregada. Caso a demanda for muito grande, os projetos serão priorizados e ações podem ser tomadas para diminuir a fila, como contratação de pessoal.
3 – Melhoria do ROI
O planejamento de demanda ajuda a garantir que os projetos estratégicos serão priorizados. Isso é sentido no retorno financeiro, pois esses projetos trazem mudanças positivas na organização e permitem alcançar melhores resultados.
Leia também Controle de projetos: o que é e quais os documentos necessários para executá-lo na prática
4 – Visibilidade dos projetos em andamento
Planejamento de demandas envolve a utilização de ferramentas que permitem visualizar todos os projetos que estão em andamento e gerenciá-los adequadamente. Entre essas ferramentas, podemos citar o portfólio de projetos, que organiza as demandas e suas informações e possibilita um controle centralizado de todas elas.
5 – Prestação de contas
Fazer um bom planejamento de demandas permite prestar contas aos stakeholders sobre o andamento dos projetos, evidenciando motivos pelos quais certos projetos foram priorizados, motivos para atrasos, paralizações etc.
Até mesmo a alocação da equipe fica mais clara, já que a gestão de demandas demonstra a real capacidade produtiva do time e evita um número maior de inciativas do que a equipe é capaz de tocar.
6 – Segurança na tomada de decisão
Tomar decisões de forma segura está diretamente ligado à qualidade das informações disponíveis. Estruturar um processo de planejamento de demanda garante que mais dados estarão disponíveis para apoiar as tomadas de decisão, assim como trazer insights para decidir o que vale a pena ou não ser feito.
7 – Agilidade para responder às mudanças
Uma rotina de planejamento e gestão de demandas garante que a equipe de projetos seja capaz de identificar rapidamente novos riscos e problemas e possa superá-los com mais facilidade. Isso acontece graças a fatores como indicadores, comunicação, cerimônias etc.
8 – Foco em projetos que realmente importam
Um dos maiores benefícios de gerenciar as demandas é a capacidade de colocar "ordem na casa", por assim dizer. Com ela, você pode priorizar projetos estratégicos, ou seja, os que trazem mais resultados, e também saber quais projetos estão em execução no momento.
9 – Facilita o trabalho como um todo
Por fim, podemos dizer que fazer um bom planejamento e gestão de demandas facilita o trabalho como um todo, tanto do gerente de projetos quanto do time, que passam a ter uma visão clara, transparente e ampla dos projetos da organização.
Agora que você entendeu como o planejamento de demanda pode ajudar a sua organização, vamos te ensinar a fazer em 6 passos simples! Confira:
Como fazer planejamento de demanda em 6 passos
1 – Estime a capacidade das equipes
Antes de qualquer coisa, você precisa saber a capacidade da equipe de projetos, em termos de tamanho da equipe, quantidade de horas trabalhadas por dia e capacidade produtiva.
Leia também WBS (Work Breakdown Structure): o que é, qual a importância e como fazer em 5 passos simples
Descubra quantas entregas podem ser feitas em determinado período com determinados recursos, quantos projetos simultâneos podem rodar etc. Você também pode contar com um mapa de capacidade para te ajudar nessa estimativa.
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Alocação de equipe – Artia Software
2 – Mapeie as iniciativas existentes
Agora, está na hora de mapear as iniciativas existentes na empresa, tanto os projetos que já estão em andamento, como as solicitações que estão para acontecer. Para isso, peça para os responsáveis por cada área enviem suas solicitações e informações sobre as que já estão em andamento.
Uma excelente ferramenta aqui é o canvas de projeto da Euax, que pode servir como termo de abertura e ajuda a refletir sobre a real necessidade do projeto. Ou seja, caso não for possível preencher o canvas com as informações do projeto, pode ser que o próprio projeto não seja justificável ou seja inviável do ponto de vista do negócio.
Assim, você já pode ir pré-selecionando as iniciativas para facilitar a priorização mais à frente.
Outro ponto importante é criar um canal oficial para criação de demandas, de modo a organizar as iniciativas. Quando as demandas são solicitadas de qualquer jeito – como em uma conversa de corredor ou pelo Skype – fica mais difícil formalizar, organizar e acompanhar indicadores.
3 – Categorize os projetos
O próximo passo é dividir os projetos em categorias, para facilitar o gerenciamento e criação de portfólio. Você pode utilizar as mais diversas categorias, como: projetos estratégicos, projetos de sustentabilidade, projetos mandatórios, projetos de inovação, projetos de segurança e projetos relacionados à transformação digital.
4 – Selecione e priorize os projetos
O quarto passo é selecionar os projetos relevantes e priorizá-los. A priorização deve ser feita com base em critérios objetivos que podem ser aplicados em uma matriz de valores, como a Matriz 4×4, ou ferramentas prontas, como a Matriz GUT, a Matriz BASICO e a Matriz RICE.
Essa priorização ocorre através de uma pontuação atribuída para cada projeto conforme critérios claros de diferenciação.
Por exemplo: vamos supor que você utilize a nossa matriz GUT em Excel para priorizar os projetos da sua empresa. Essa matriz considera os seguintes critérios:
Gravidade: o impacto que o projeto causa na organização;
Urgência: tempo disponível para a realização do projeto;
Tendência: probabilidade de o problema que a iniciativa busca solucionar piorar sem sua realização.
Leia também Matriz RACI (matriz de responsabilidades): o que é e como montar uma + template
Supondo que o projeto 1 ganhou nota 5 em todos os critérios, o projeto 2 ganhou as notas 4, 3 e 5 para gravidade, urgência e tendência respectivamente, e o projeto 4 recebeu as notas 3, 2 e 3, respectivamente.
Multiplicando as notas que cada inciativa ganhou, obtemos o Score GUT de cada uma delas. A partir disso, temos uma priorização clara de quais são os projetos mais importantes. No caso do exemplo, o Score foi 125, 60, 36 e 18, logo, a iniciativa mais urgente é a de score 125, e a menos urgente é a de score 18.
5 – Faça o balanceamento dos projetos
Priorizar as iniciativas é necessário, mas só isso não basta. Imagine que você utilizou a Matriz GUT (ou outra de sua preferência) e mais de um projeto obtiveram o mesmo score. Ou ainda, que o orçamento disponível permite fazer apenas o primeiro colocado e o terceiro. É aqui que entra o balanceamento.
O balanceamento é uma priorização mais "manual" dos projetos, e ajuda a preencher lacunas que podem ser deixadas na etapa anterior. Aqui, são levadas em conta questões mais específicas e que podem servir como critério de diferenciação de acordo com o contexto da sua empresa.
Assim que os projetos estiverem sendo tocados, deve-se realizar um monitoramento constante dessas iniciativas e de todo o portfólio de projetos. Afinal, o cenário vai mudar e você pode precisar rever o seu planejamento de demandas.
É daí a importância de estabelecer uma rotina de cerimônias de acompanhamento, para manter a comunicação e o monitoramento em dia. Nessas reuniões, o comitê de priorização dos projetos deve monitorar o portfólio, tirar as dúvidas dos stakeholders, divulgar os resultados obtidos com os projetos etc.
Lembre-se que a priorização também é contínua e deve ser confirmada na reunião de acompanhamento de portfólio.
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