Marco Gandra: Premissas para adoção de ferramentas para Gestão de Projetos Corporativos
Em: http://www.baguete.com.br/artigos/873/samuel-gonsales/06/01/2012/premissas-para-adocao-de-ferramentas-para-gestao-de-projetos-
Para a grande maioria das empresas que respiram projetos em seu dia-a-dia, é fundamental a adoção de uma Ferramenta de Gestão de Projetos Corporativos.
O fundamento dessas ferramentas está pautado especificamente em melhores práticas de mercado e visam auxiliar as equipes envolvidas com os projetos a organizar a carteira de projetos, gerenciar a priorização e escolha de projetos de sua carteira, gerenciar os projetos em andamento.
Além de coordenar os recursos necessários para cada fase/atividade de projeto, acompanhar e divulgar as atividades aos colaboradores dos projetos, gerar relatórios e status gerenciais, criar uma base de conhecimento, controlar o fluxo e a necessidade de documentos e interações dos projetos, e alinhar os projetos à estratégia da empresa.
Há no mercado diversas ferramentas que se propõe a Gerenciar Projetos Corporativos e dentre elas há soluções que tendem a ser muito caras e complexas; há ferramentas OpenSource.
Há ferramentas localizadas para seguimentos específicos de projetos como projetos de construção civil e projetos de software; há aquelas que integram facilmente com os ambientes mais diversos, como por exemplo com um ERP, um CRM ou BI.
Há ferramentas que rodam 100% na nuvem e aquelas que dependem de infra-estrutura de instalação e manutenção; há ferramentas de fornecedores especializados em gestão de projetos corporativos.
Há ferramentas de fornecedores que desenvolvem todo tipo de software e há ainda ferramentas caseiras desenvolvidas especificamente para atender necessidades pontuais; há portanto os mais diversos sistemas para gerenciar projetos corporativos.
Normalmente quando uma empresa adota um Escritório de Projetos Corporativos (PMO), que é uma das melhores práticas de mercado amplamente divulgada e aceita na última década, a necessidade de uma ferramenta de gestão de projetos corporativos fica ainda mais evidente.
Do contrário a equipe do Escritório de Projetos precisará criar artifícios diversos para agrupar e gerenciar de forma centralizada todos os produtos, documentos, formalizações e relatórios de controle que são gerados para cada projeto.
O intuito desse artigo não é o de tratar especificamente de quais ferramentas são melhores ou atendem melhor a determinados segmentos, mas demonstrar alguns benefícios que devem ser levados em consideração quando da aquisição de uma ferramenta como essa, de forma que ela possa agregar o devido valor ao seu negócio.
Ter opções que permitam selecionar projetos com maior alinhamento às estratégias corporativas
A ferramenta de gestão de projetos corporativos a ser adotada por sua empresa precisa permitir o registro de propostas de projetos futuros com a opção de um orçamento inicial que inclua detalhes como recursos necessários, tempo de duração do projeto e outros detalhes pertinentes a cada organização.
Dessa forma seu Escritório de Projetos no momento em que for analisar a carteira de propostas de projetos poderá priorizar aqueles que estejam mais alinhados com as estratégias corporativas e que tenham condição de gerar retorno mais aderente ao negócio da empresa naquele momento otimizando os investimentos.
Ter opções que permitam analisar os impactos dos projetos nas estratégias corporativas
De nada adianta fazer priorização dos projetos que estão mais alinhados às estratégias se não houver a possibilidade de acompanhar a evolução destes projetos e monitorar o desempenho dos mesmos.
É fundamental que a ferramenta de gestão de projetos corporativos a ser adotada permita analisar os impactos positivos e negativos dos projetos nas estratégias corporativas durante sua execução.
Com essa opção é possível prever tendências dos projetos, identificar e mitigar eventuais riscos, identificar e colocar em execução eventuais novas oportunidades que fiquem evidentes durante a execução do projeto e ter informações preditivas sobre os resultados a serem alcançados.
Não se pode deixar de ter também a possibilidade de ter à mão uma potente Central de Relatórios onde se possa extrair desde simples listagens até complexos relatórios gerenciais.
Ter opções que permitam gerenciar os recursos envolvidos em vários projetos.
Cada vez mais as companhias trabalham com compartilhamento de recursos em projetos, envolvendo em muitas ocasiões o mesmo recurso em diversos projetos paralelamente.
Todo Escritório de Projetos que vive essa realidade sabe como é difícil organizar as agendas de vários recursos compartilhados em vários projetos simultaneamente para atender as expectativas dos gerentes de projetos, dos stakeholders e sponsors.
Quando, em situações complexas como estas, o gerenciamento de recursos falha automaticamente ocorrem impactos nos custos e prazos dos projetos, que dependendo do projeto pode ser danoso à estratégia corporativa.
É pelo contexto de complexidade em que algumas empresas gerenciam o pool de recursos que a ferramenta de gestão de projetos corporativos deve ter uma robusta solução para gerenciar recursos.
Ter opções que permitam compartilhamento dos projetos e de suas informações.
Outro grande desafio na contratação de uma ferramenta de gestão de projetos corporativos deve ser a possibilidade que essas ferramentas têm em compartilhar os projetos e em que níveis as informações dos projetos podem ser compartilhadas.
Não é difícil termos projetos onde o Escritório de Projetos está situado em uma localidade e a execução do projeto está em outro ou até em outros lugares e em situações tais como estas é fundamental que a ferramenta ofereça a possibilidade de compartilhar o projeto inteiro com algumas pessoas, apenas algumas tarefas com outras pessoas e apenas consulta para outras.
Somente assim será possível manter a equipe unida nos objetivos propostos no projeto.
É de grande importância também que o acesso aos dados seja fácil, como por exemplo, utilizando navegadores WEB.
Com isso evitamos instalações demoradas e permitimos que os envolvidos no projeto necessitem apenas de acesso à internet para ter acesso às informações, podendo assim contribuir com o projeto, agregando conhecimento e dando feedback sobre o andamento de suas atividades em tempo real.
Ter opções que permitam gerenciar o retorno de investimento.
Em muitas organizações o retorno de investimento é muitas vezes mais importante para o board do que o próprio projeto e ter uma ferramenta de gestão de projetos corporativos que disponha de indicadores nesse sentido facilitam em muito o gerenciamento.
Tendo em vista os controles mencionados anteriormente e se aplicados de forma correta com a utilização de uma boa ferramenta de gestão de projetos corporativos é possível afirmar que haverá ganhos expressivos quanto à produtividade e redução de custos o que por si só influencia nos resultados dos projetos em execução e contribuem para um retorno de investimento mais palpável.
Ter opções de gerenciar projetos pequenos e também projetos muito grandes e complexos.
Nenhuma organização gerencia apenas projetos pequenos ou apenas projetos muito grandes e complexos, portanto ao escolher uma ferramenta de gestão de projetos corporativos é fundamental analisar se essa ferramenta dispõe de alternativas para que tanto o Escritório de Projetos como o próprio gerente de projetos e equipe do projeto possam ter condição de atuar em conformidade com o tamanho e complexidade do projeto.
Nesse ponto é importante ter muito cuidado, pois há ferramentas que atendem muito bem os projetos grandes e complexos onde é normal investir muitas horas de gerenciamento nos mesmos.
Contudo elas aplicam o mesmo rigor para projetos pequenos e simples e oneram demasiadamente o tempo de trabalho de gerenciamento que poderia ser muito melhor aproveitado, portanto é fundamental ter bem claro como a ferramenta que sua empresa está contratando atua para cada tipo de projeto antes de adotá-la.
Ter opções que permitam gerenciar o ciclo de vida dos projetos e promover melhorias contínuas.
É bem desafiador priorizar projetos, acompanhá-los e gerenciá-los de forma eficiente, monitorar a evolução e com isso verificar os indicadores de desempenho para garantir o retorno do investimento e ainda gerenciar projetos de várias naturezas, tamanhos e complexidades.
Esse desafio se estende ainda para um último fator que devemos levar em consideração quando da contratação de uma ferramenta de gestão de projetos corporativos que é a possibilidade de gerenciar o ciclo de vida dos projetos para aprender novas lições e com isso melhorar nossos processos continuamente.
Por esses motivos é fundamental que a ferramenta a ser adotada permita implementar processos repetidos como modelos, permita refinar esse processos com base em melhores práticas e a partir desses processos aprimorados permita a personalização de projetos aplicando fluxo de trabalho adequados, reduzindo custos e assegurando qualidade aprimorada.
Concluindo esse assunto, é fundamental que a adoção de uma ferramenta de gestão de projetos corporativos seja bastante estudada, que sejam analisados os processos de negócio da empresa antes da adoção da mesma, que seja escolhida a ferramenta mais aderente ao negócio de sua empresa e mais importante que apresente soluções duradouras.
Certamente, após a implementação de uma ferramenta desse porte sua empresa evoluirá significativamente na gestão da carteira de projetos, tornando-a muito mais transparente e colaborativa para a organização como um todo.