A desmaterialização de documentos é uma tendência nas empresas de todo o mundo. Ela tem como objetivo agilizar processos e eliminar a necessidade de papel – por isso, é uma etapa essencial da transformação paperless. Com o uso da tecnologia, praticamente todo processo físico pode se tornar eletrônico, aumentando a produtividade e reduzindo custos.
Não à toa, essa solução já é realidade em áreas como recursos humanos, gestão de contratos, advocacia, contabilidade e medicina. Apesar disso, ainda é muito comum confundir a desmaterialização de documentos com a digitalização de documentos. Neste artigo, vamos ver qual é a diferença entre esses conceitos e como aplicar na sua empresa da melhor maneira.
Digitalização de documentos: entenda o conceito
A desmaterialização e a digitalização de documentos são dois conceitos diferentes, mas que ainda geram muita confusão. É importante distinguir um do outro com bastante clareza, para que, de fato, a transformação paperless aumente a eficiência e reduza os custos dos processos da empresa. Se não, o investimento nas mudanças pode acabar não gerando os resultados esperados.
A digitalização é o processo de transformar um documento físico – ou seja, um papel – em um documento eletrônico, como um arquivo PDF. Isso pode ser feito com um scanner ou por fotografia. É uma prática comum, por exemplo, assinar o documento em papel e depois digitalizar para enviar por e-mail ou armazenar uma cópia no computador. No entanto, há alguns problemas envolvidos nisso:
A assinatura digitalizada não possui validade jurídica;
O documento eletrônico fica muito vulnerável a alterações e fraudes;
Não se elimina o uso de papel, mantendo os gastos de compra, armazenamento e custódia, entre outros;
Pode tornar o processo ainda mais caro e burocrático, pois utiliza tanto o papel quanto o meio digital.
Assim, embora seja uma das etapas do processo de transformação paperless, a digitalização de documentos não é a melhor solução para empresas que desejam modernizar os processos e se tornar paperless. Para isso, é necessário também desmaterializar os documentos, eliminando o uso de papel e criando processos que utilizem arquivos eletrônicos desde o início. Vamos ver mais detalhes sobre isso a seguir.
O que é desmaterialização de documentos?
A desmaterialização de documentos é a transição de um processo que utiliza papel para um processo 100% eletrônico. Desta forma, em vez de criar documentos físicos e digitalizar em seguida, tudo é feito desde a origem no meio eletrônico. O objetivo é acabar com a necessidade de papel e também otimizar os processos.
Com uso de tecnologia, é possível fazer praticamente todo tipo de processo – do RH até fechamento de contratos com clientes e fornecedores – no meio eletrônico. Isso facilita a gestão, pois é muito mais simples tramitar, organizar e armazenar os documentos em sistemas eletrônicos, seja na nuvem, seja em servidores locais.
A desmaterialização é vantajosa por diversas razões, entre elas:
Elimina o uso de papel e torna a empresa mais sustentável, alinhada com a tendência mundial. Estima-se que 50% dos resíduos gerados por empresas no mundo é papel, e a produção de uma folha de papel A4 consome cerca de 10 litros de água.
Reduz gastos: Até 3% da receita de uma empresa é gasta em armazenamento, arquivamento, impressão e manutenção de documentos em papel, de acordo com pesquisa da Gartner. Empresas como a Crefisa economizam até 64% ao mês com desmaterialização de documentos.
Agiliza processos: no meio digital, o trâmite de documentos é muito mais fácil e rápido. É o fim do vai e vem de documentos entre um setor e outro, da papelada empilhada, documentos perdidos, do tempo de espera pelas assinaturas, das filas para autenticação. Enfim: a gestão de versões, revisões e assinaturas é feita totalmente pelo meio eletrônico, e isso agiliza os processos e diminui a burocracia.
Para fazer a desmaterialização de documentos de forma segura, é preciso atentar para alguns pontos. Confira abaixo o que fazer para eliminar o uso de papel na sua empresa, garantindo a segurança e validade jurídica dos documentos.
O que fazer para ter uma empresa paperless?
Uma empresa paperless é aquela que se preocupa em eliminar o uso de papel, tanto para ser mais sustentável, quanto para cortar os gastos e melhorar processos, como vimos anteriormente. A tecnologia é a grande aliada nessa missão. Considerar ferramentas e soluções tecnológicas para fazer essa transição é fundamental. Abaixo, vamos ver o que é essencial para começar.
O primeiro passo para a transição é digitalizar documentos da empresa que já existem em papel. Isso não só ajuda a conservar, mas também a catalogar e localizar para referência futura. Nesse ponto, é importante ressaltar que as assinaturas digitalizadas são vulneráveis a fraudes e não possuem validade jurídica. É preciso assinar digitalmente para que eles tenham 100% de segurança.
Desmaterializar documentos
A principal mudança para se tornar paperless é criar tudo direto no meio digital. Isso exige uma mudança de cultura na empresa, revisão dos processos e adoção de tecnologias para garantir a integridade e segurança dos documentos. O meio digital costuma ser visto com algumas desconfianças e considerado mais vulnerável, mas há ferramentas e tecnologias – como a criptografia, biometria e carimbo do tempo – que tornam os arquivos digitais mais seguros que os de papel.
Garantir a integridade, segurança e confiabilidade dos processos da empresa é crucial. Por isso, ter ferramentas digitais com tecnologia de ponta é indispensável. Ao escolher soluções de armazenamento, gestão e assinatura de documentos, deve-se levar em conta aspectos como a confiabilidade do fornecedor dos sistemas, a segurança da rede da empresa, os acessos ao sistema e também a validade jurídica.
A assinatura digital e eletrônica é a forma mais segura de garantir a integridade e autenticidade dos documentos. Se quiser saber como funciona essa tecnologia, continue lendo nosso blog e baixe o Guia para Desburocratização de Processos.