Sales (Sales, 2006) comenta que, para ter autoridade no desempenho de seu papel, contando com a colaboração dos servidores, o ouvidor ao mediar conflitos de toda natureza, deve “conduzir-se com transparência no que concerne a aplicação dos procedimentos administrativos e gerenciais estabelecidos pela administração na qual atua” (SALES, 2006, p.156). A falta de transparência acarretará desconfiança entre seus pares que podem dar uma resposta insatisfatória à demanda em análise.
No que concerne à agilidade fica claro que o recurso ao instituto da ouvidoria pressupõe aumento de expectativa na velocidade da solução. Por isso de acordo com Sales “Torna-se imperioso que a ouvidoria dê sequência imediata ao processo inaugurado pelo usuário, valendo-se de todos os procedimentos cabíveis para que a melhor solução seja encontrada, no mínimo tempo possível” (Sales, 2006. p. 156).