Administração e Gestão de Pessoas - IFSULDEMINAS
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Encontro da Administração e de Gestão de Pessoas reúne cerca de 150 servidores
Programação contou com palestras, treinamentos e grupo de discussão
Para discutir ações estratégicas e processos das áreas de Administração e de Gestão de Pessoas do Instituto Federal do Sul de Minas (IFSULDEMINAS), cerca de 150 servidores se reuniram durante dois dias no Campus Machado. O II Encontro da Administração e I Encontro de Gestão de Pessoas é uma iniciativa da Pró-Reitoria de Administração que, neste ano, passa a ser realizado junto com a Diretoria de Gestão de Pessoas, a fim de ampliar as discussões e otimizar custos. A programação do evento contou com momentos comuns a todos os participantes e com atividades específicas para cada um dos setores.
A abertura foi realizada na manhã da terça-feira, 04 de setembro. Para compor a mesa de honra foram convidados o diretor-geral do Campus Machado, Carlos Henrique Rodrigues Reinato; o pró-reitor de Administração, Honório José de Morais Neto; o pró-reitor de Extensão e reitor substituto, Cleber Ávila Barbosa; e o diretor de Gestão de Pessoas, Luíz Ricardo de Moura Gissoni. Também estiveram presentes diretores-gerais das unidades, coordenadores e diretores de ensino. Como anfitrião do evento, Carlos Henrique deu as boas-vindas a todos e ressaltou a importância do encontro. "Sabemos que os temas tratados aqui são necessários para enfrentar os desafios que teremos pela frente, precisamos melhorar nossos processos e valorizar os técnicos e docentes que estão em função administrativa".
Gissoni também comentou a importância de valorizar as áreas-meio da instituição, citando exemplos de como as atividades de gestão de pessoas, administrativas e de outros setores podem contribuir para a atividade-fim da instituição. "Na semana passada, o curso de Licenciatura em Química foi aprovado com nota 4. Quantas pessoas trabalharam para que isso acontecesse? Claro que muitas do setor pedagógico, mas jamais podemos esquecer das outras áreas. É como se a instituição fosse uma grande engrenagem e a área-meio precisa funcionar bem para que a atividade-fim seja bem-sucedida. Quantos processos de compras, por exemplo, foram necessários para equipar os laboratórios de Química? Sem falar na aquisição de livros. E os servidores só estavam lá realizando essas compras, porque antes existiu também um trabalho feito pela Gestão de Pessoas. Uma área não funciona sem a outra. Tem que haver essa integração entre elas", disse.
Em sua fala, o pró-reitor de Administração agradeceu aos envolvidos na organização, ao apoio do Campus Machado, aos palestrantes que aceitaram o convite de contribuir com encontro e a todos os participantes. Ele recordou o encontro do ano passado e as discussões que foram levantadas, como contribuíram para o dia a dia dos setores. Também esclareceu que, neste ano, uma das propostas do encontro é falar sobre a matriz orçamentária estabelecida pelo Conselho Nacional das instituições da Rede Federal de Educação Profissional, Científica e Tecnológica (Conif). Para isso, também foram convidados os coordenadores de curso e servidores de ensino para que possam compreender a distribuição do orçamento, cujos cálculos tem como base os cursos ofertados pelas instituições.
Cleber ressaltou a importância de otimizar a gestão dos recursos e como isso tem sido bem conduzido pelo IFSULDEMINAS. Em nome do reitor, ele agradeceu a todos que se disponibilizaram a participar do encontro. Lembrou o cenário atual da emenda que congela os investimentos públicos pelos próximos anos e a necessidade de buscar alternativas. "Nós estamos com bons indicadores e sustentabilidade financeira. Muitos campi de outros institutos foram fechados, mas nós passamos longe disso. Outro ponto de destaque na nossa instituição é o nível de qualificação dos nossos servidores, nosso índice passou de 900%, o que demostra o quanto o aperfeiçoamento tem feito parte das nossas rotinas".
Na parte da manhã, todos puderam assistir à palestra sobre "Os desafios da Lei 8112/90", proferida pela servidora Walkyria Rocha Teixeira, chefe da Auditoria-Geral do Instituto Federal do Rio Grande do Norte (IFRN). Foram apresentados diversos conceitos para a compreensão da lei, além das regras gerais, particularidades e alguns exemplos com o objetivo de ilustrar a aplicação prática da doutrina. Questões como processos que envolvem a posse, a investidura, o exercício dos cargos, dentre outras. A palestrante buscou esclarecer o conceito de "vitalicidade" que é própria de cargos específicos e não de todos os servidores da Administração Pública.
Já no período da tarde, os grupos foram separados com uma programação específica para cada setor. Servidores da Administração e da área de Ensino assistiram à apresentação do pró-reitor de Administração do Instituto Federal do Triângulo Mineiro (IFTM), Marco Antônio Pereira, sobre Matriz Orçamentária. Os participantes tiveram a oportunidade de entender como funcionam os cálculos utilizados para divisão do orçamento, conforme os "pesos" estipulados para cada curso, considerando modalidade de ensino, carga horária, estrutura de laboratórios, entre outras características que influenciam a definição dos valores atribuídos a cada um.
Marcos é responsável pela plataforma que executa os cálculos da matriz orçamentária. Conforme explicou, há três anos, era utilizada uma planilha que gerava muito trabalho para alimentação e aplicação das fórmulas. "A partir do momento que automatizamos o sistema, foi possível parar para nos dedicarmos às melhorias na metodologia de cálculo, pensar os critérios e medidas para uma distribuição de orçamento mais justa, considerando características objetivas de cada curso. Hoje, o peso de cada curso, que varia de 1 a 2,5, representa a quantidade de laboratórios que você precisa para ofertar esse curso", comentou.
A diretora de Ensino do IFSULDEMINAS, professora Márcia Machado, considera importante entender como funciona esse processo para que essas informações junto a outros fatores possam orientar as decisões de oferta de cursos. "É preciso pensar no atendimento à demanda externa, nas necessidades que a nossa região possui e conciliar isso com a oferta de cursos que tragam bons indicadores para a instituição. Por que não ofertar duas turmas de um curso que já está estruturado e que possui alta procura no Vestibular ao invés de uma só? Isso pode ser uma maneira de otimizar a questão do orçamento", comentou.
A diretora de Ensino do Campus Passos, Bruna Bárbara Santos Bordini, contou que a unidade já tinha recebido a equipe de Gestão para dar informações prévias de como funciona essa distribuição de orçamento. Por isso, o Campus já vinha pensando estrategicamente as variáveis que envolvem a oferta de cursos, para a otimização do orçamento recebido, além do alinhamento aos demais fatores que influenciam a questão.
Outra palestra proferida durante o período da tarde abordou as experiências em gestão de pessoas e qualidade de vida do diretor da área no Instituto Federal do Rio Grande do Norte (IFRN), Auridan de Araújo, e do servidor Allan da Costa, membro da Coordenação de Atenção à Saúde do Servidor da instituição. Na ocasião, foi discutido o papel estratégico da Gestão de Pessoas e as diretrizes e ações adotadas no IFRN. Para o diretor de Gestão de Pessoas do IFSULDEMINAS, Luiz Ricardo de Moura Gissoni, algumas ações adotadas pela instituição do Rio Grande do Norte podem ser pensadas para a realidade do Instituto Federal do Sul de Minas. "Uma das estratégias interessantes, é a garantia de um percentual do recurso institucional para ser investido em capacitações". Segundo explicou, o IFRN tem um valor alto, mas o IFSULDEMINAS pode pensar algo de acordo com a realidade e que seja gerido pela Gestão de Pessoas.
Para fechar as atividades do primeiro dia, o reitor do IFSULDEMINAS, professor Marcelo Bregagnoli, fez um balanço sobre os desafios vindouros em termos de gestão de orçamento e de otimização dos recursos, alertando para a necessidade de planejamento. "Essa socialização das informações sobre a matriz orçamentária é fundamental, tanto para a área administrativa quanto para a pedagógica, para que todos possam falar a mesma língua. Precisamos de mais momentos como esse", avaliou.
Treinamentos, grupos de discussão e fechamento
No segundo dia de evento, no período da manhã, a programação seguiu com treinamentos e grupos de trabalho. Para os servidores das áreas de Contabilidade, Orçamento e Financeiro, foi realizado um treinamento sobre o Tesouro Gerencial com o servidor Luiz Felipe Ribeiro de Faria, coordenador de Orçamentos do IFSULDEMINAS. Já a equipe de Licitação e Contratos, Transporte, Almoxarifado e Patrimônio participou de um Grupo de Trabalho para discutir um Plano Geral de Contratações (PGC) e Planejamento de Redução de Custos (ou economia de recursos).
Ainda na parte da manhã, o diretor de Tecnologia de Informações e Comunicação do IFSULDEMINAS, Gabriel Maduro, falou aos servidores de Gestão de Pessoas sobre Gestão de Riscos e Governança. No período da tarde, todos se reuniram para a palestra "Você: Líder da sua vida e dos seus resultados", proferida pelo coach Jairo Martiniano. Formado em psicologia e gestão de negócios, o palestrante trouxe reflexões sobre comportamento de forma bem-humorada e descontraída.
Para fechar os trabalhos, o pró-reitor de Administração comentou os encaminhamentos do encontro. O IFSULDEMINAS terá uma equipe de planejamento. Agora, o plano geral de contratações que era feito internamente será obrigatório. Os diretores de Administração farão parte de uma portaria. Haverá acompanhamento das ações via webconferência com diretores e pró-reitor de Administração. A implementação dos sistemas Sisreq e Suap em todas as unidades foi avaliada de forma positiva. Sobre gestão de custos, foi discutida a implementação de um catálogo unificado de produtos para melhoria da aquisição e redução de custos. As ações exitosas serão discutidas e implementadas em todas as unidades. Foi proposto um almoxarifado virtual para que todos possam consultar os estoques e trocar produtos, caso seja possível.
Já na área de Gestão de Pessoas, Gissoni destacou a possibilidade de implantar, considerando as devidas proporções, algumas ações que tiveram sucesso no IFRN, como programas de capacitação e qualidade de vida. Foi definida uma comissão central para a construção do Plano de Capacitação Anual (PAC) e foi pré-agendada uma reunião para o início dos trabalhos. Os campi ficarão responsáveis pela criação de uma comissão local (opcional) para apoio. Também foi definida a criação de um grupo de discussão com os membros da Gestão de Pessoas do IFSULDEMINAS (Reitoria e campi) para compartilhamento de ideias, sugestões, avisos e materiais específicos da área, melhorando a integração e comunicação entres os servidores. Com a apresentação sobre Governança e questões de Gestão de Pessoas que o TCU avalia anualmente, o grupo tomou ciência do que precisa ser melhorado para a instituição atingir uma nota maior nessa avaliação, assim como cumprir as metas que estão sendo incluídas no Plano de Desenvolvimento Institucional. A partir disso, o grupo discutirá quais serão as ações necessárias para atingir esse objetivo.
Laís de Souza, coordenadora-geral de Administração e Finanças do Campus Inconfidentes, gostou não só de discutir questões ligadas à administração, mas de conversar com os colegas e conhecer os servidores das outras unidades. "É muito importante esse encontro pela troca de experiências, mas também pela interação social, propiciando que a gente se conecte mais com os servidores de áreas afins. Achei a palestra motivacional muito legal e dinâmica, trazendo contribuições para a vida pessoal e profissional".
Para Bruna Machado, gerente de Gestão de Pessoas do Campus Machado, o momento foi oportuno e proveitoso. "Estávamos precisando reunir todas as equipes, principalmente de Gestão de Pessoas. Durante as oficinas, conseguimos levantar vários pontos que podem ser aplicadas agora. Foi uma troca de experiência muito legal! Conhecer as pessoas que a gente trabalha muda nosso o jeito de lidar com as coisas. As duas áreas são correlatas, ao mesmo tempo que tratamos de gestão de pessoas, sabíamos que o que estava sendo discutido na área de administração também fazia parte". Para ela, a palestra sobre liderança trabalhou de forma descontraída, o que precisa no colocado no dia a dia. "Trouxe um puxãozinho de orelha aqui, um incentivo, falando de forma bacana o que a gente precisa ouvir e aplicar".