"Quem trabalha 100% do tempo atuando na rotina, só produz 20% da sua capacidade"
O nosso dia a dia é cheio de acontecimentos inesperados, que podem tornar a rotina cansativa e muitas vezes desmotivadora. Por isso, se não enxergarmos os componentes que integram nosso resultado, este ficará abaixo da nossa própria expectativa. Desta maneira, é necessário prestarmos atenção às ocorrências e eventos cotidianos, para entender o próprio negócio e poder implantar estratégias, atuando nos seguintes pontos:
Vivenciar os 5S (descarte, arrumação, limpeza, higiene, disciplina);
Tratar as anomalias (corrigir, registrar, ir à causa raiz);
Padronizar os trabalhos críticos, repetitivos e prioritários;
Monitorar indicadores para avaliar o desempenho diário;
Enfatizar o planejamento das tarefas do dia;
Treinar/desenvolver a equipe nos procedimentos operacionais padrão;
Estimular a motivação, liderando pelo conhecimento.
"Se um barco não sabe qual é o seu destino, nenhum vento lhe será favorável."
Para que as equipes possam desenvolver melhor as suas funções, é necessário definir como atuarão nos próximos 12 meses. Com foco nos resultados, são definidos os objetivos gerais e específicos de cada setor, que se refletirão no alcance de metas.
O método a ser aplicado para definir as diretrizes, consiste em reunir a equipe de Gerência e Supervisão para:
Identificar as vitórias/acertos dos últimos 12 meses, bem como as dificuldades encontradas (o que dificultou o desempenho);
Solicitar a descrição das sugestões/melhorias que estes fariam, caso fossem donos do negócio;
Descrever as premissas básicas (o que vem em primeiro lugar) do acionista, geralmente 5 a 6 itens definidos pela diretoria;
Montar os objetivos gerais baseados nas premissas;
Elaborar os objetivos específicos por área com base nas vitórias (o que fazer para manter) e nas dificuldades (o que fazer para corrigir/não repetir), bem como adequar às sugestões recebidas;
Elaborar o plano de melhorias e/ou expansão baseado no diagnóstico da equipe, diretoria e breve análise do mercado/concorrência.
O processo é democrático e participativo (sobe informação e desce decisão). A administração é mensal (avaliação do orçamento, real x orçado e do andamento dos planos de ação de cada objetivo traçado) e trimestral, com reunião específica e apreciação dos relatórios de avaliação das ações desenvolvidas, dificuldades encontradas e próximos passos de cada objetivo geral e específicos do Plano de Objetivos do Ano.
Inspirados em Sun Tzu, que diz em determinado trecho de seu livro "A arte da guerra":
"Para sucesso na administração e gestão o empreendedor precisa se posicionar estrategicamente", nossos consultores efetuam um levantamento que consiste em:
Identificar os pontos fortes e fracos, e na mesma linha, os 3 maiores concorrentes;
Identificar as mudanças no ambiente externo (economia, política, legislação, tecnologia) que poderão se transformar em oportunidades ou ameaças para o negócio;
Contrapor forças e fraquezas com oportunidades e ameaças, e definir que ações estratégicas serão necessárias para manter a competitividade perante a guerra instalada.
Bons estrategistas estão sempre atentos a oportunidades e ameaças. Os profissionais preparados e munidos de uma estratégia bem elaborada são capazes de transformar riscos em oportunidades;
Grandes avanços tecnológicos, novos usos para antigos produtos, e formas inovadoras de se chegar aos clientes, são boas chances de oportunidade para uma empresa;
Mudanças de estilo de vida, encolhimento de mercados, e novos concorrentes, podem ser uma ameaça para a empresa.
Após a definição das estratégias para os próximos três anos, em que algumas ações podem demandar grandes transformações internas, e em virtude de riscos e/ou oportunidades identificadas no mercado, haverá a necessidade da elaboração de um projeto específico para concretizar estas transformações.
Um projeto é um conjunto de atividades temporárias, com início e fim definidos no tempo, com escopo e recursos pré-determinados, realizados em grupo, destinados a produzir um produto, serviço ou resultado únicos.
E todos devem ser gerenciados de forma especializada, para apresentarem os resultados necessários para as organizações, como o cumprimento de prazos, a redução de custos, a gestão dos riscos, um maior controle do escopo e o aumento do índice de sucesso do projeto.
O Gerenciamento de Projetos é portanto a aplicação de conhecimentos, habilidades e técnicas para a execução de projetos de forma efetiva e eficaz. Trata-se de uma competência estratégica para as organizações, permitindo o alinhamento dos resultados dos projetos aos objetivos do negócio, tornando-o mais competitivo em seu mercado.