Gerenciamento virtual de projetos: benefícios, desafios e ferramentas | Embu das Artes
Gerenciamento virtual de projetos: benefícios, desafios e ferramentas
23/04/2020 ProjetosNovos Projetos, ProjetosMariana Alves
Trabalhar remotamente é mais do que comum, está se tornando uma necessidade por vários motivos. Existem vantagens em garantir os melhores talentos onde quer que eles morem. Ajuda os resultados da organização. Às vezes, um ato de Deus atrapalha o fluxo normal do trabalho.
Qualquer que seja o motivo, o gerenciamento virtual de projetos vem com seu próprio conjunto de desafios, que são adicionados à tarefa já difícil de gerenciar um projeto. Existem protocolos tradicionais para fazer atribuições, gerenciar recursos, acompanhar o progresso e atualizar as partes interessadas, mas não quando eles estão em um local diferente ou em um país estrangeiro.
Como você navega nesse admirável mundo novo de gerenciamento de projetos virtuais? Chegaremos a isso, mas primeiro é importante entender o cenário geral.
1 O que é gerenciamento virtual de projetos?
2 Por que a ascensão no gerenciamento virtual de projetos?
2.1 Nova tecnologia e uma nova geração
2.2 É sobre resultados
3 Quais são os benefícios do gerenciamento virtual de projetos?
3.1 Bom para sua linha de fundo
3.2 Acesse mais talentos
3.3 Maior retenção de funcionários
3.4 Maior Produtividade
4 Desafios do gerenciamento virtual de projetos
4.1 Construindo confiança
4.2 Monitorando o progresso
4.3 Cultura do escritório
4.4 Comunicação lenta
5 Ferramentas para gerenciamento virtual de projetos
5.3 Software de Gerenciamento de Projetos
6 Como fazer o gerenciamento virtual de projetos com software
6.1 Gerenciamento de equipe virtual
6.2 Faça agendas e cumpra-as
6.3 Colabore de qualquer lugar
6.4 Acompanhar a produtividade e o progresso do projeto
O que é gerenciamento virtual de projetos?
Gerenciamento de projeto virtual é o processo pelo qual se gerencia projetos por equipes remotas ou virtuais. Quando as equipes são distribuídas em diferentes fusos horários, elas ainda precisam receber tarefas atribuídas e esse trabalho deve ser monitorado e monitorado para garantir que ele permaneça dentro do cronograma. À medida que mais equipes trabalham em casa, o gerenciamento de projetos virtuais se torna mais definido.
Embora o básico permaneça o mesmo, como o ciclo de vida do projeto e as várias disciplinas necessárias para controlar todos os aspectos do projeto, há uma diferença. E é um grande problema. As equipes que estão sendo gerenciadas não estão em um só lugar, mas espalhadas pelos quatro cantos do mundo. Não ter contato físico com a equipe cria novos obstáculos que os gerentes de projeto devem superar.
Equipes virtuais não estão indo embora. Eles estão crescendo e os gerentes de projeto não devem se tornar complacentes e acreditar que as regras antigas ainda se aplicam. As coisas estão mudando e os gerentes de projeto devem mudar com eles e levar o gerenciamento de projetos para a era digital.
Felizmente, há algum tempo as ferramentas de gerenciamento de projetos passam do analógico para o digital e, com essa transição, aumentam a eficiência e a produtividade. Portanto, a mudança para o gerenciamento de projetos virtuais é o grande salto que pode parecer à primeira vista. Mas primeiro vamos analisar a tendência e por que ela não pode ser ignorada.
Por que a ascensão no gerenciamento virtual de projetos?
Há muitas razões pelas quais o gerenciamento de projetos virtuais está ganhando popularidade. Há o fato de muitas equipes exigirem maior flexibilidade no trabalho, para que tenham mais controle sobre seu cronograma. Isso pode ser devido ao fato de ter filhos pequenos e querer ficar em casa com eles ou encontrar um equilíbrio entre o trabalho e a vida doméstica.
A tendência de contratar empreiteiros para terceirizar o trabalho teve algumas conseqüências inesperadas. À medida que as organizações se acostumam e se sentem mais confortáveis ​​trabalhando com equipes que não estão localizadas com elas, elas também se interessam pela ideia de equipes virtuais e gerentes de projetos virtuais.
Nova tecnologia e uma nova geração
Isso acompanha os avanços tecnológicos que tornaram mais fácil o gerenciamento de trabalhadores remotos. O desenvolvimento de um escritório virtual tornou a transição para o gerenciamento de projetos virais muito mais suave.
A mudança geracional de trabalhadores também está em jogo no surgimento do gerenciamento de projetos virtuais. Os novos trabalhadores estão entrando na força de trabalho, mas os trabalhadores mais velhos, capazes de se adaptar, ficam com a ajuda de equipes virtuais.
Isso cria uma equipe ainda mais produtiva, energizada pelo entusiasmo dos jovens e novas idéias, mas ancorada na experiência e nas habilidades dos membros mais velhos da equipe. Além disso, muitos trabalhadores mais jovens são atraídos para trabalhar em equipes virtuais. Eles geralmente estão mais familiarizados com as ferramentas digitais e apreciam a liberdade.
É sobre resultados
O ROWE, ou ambiente de trabalho somente para resultados, é uma estratégia de gerenciamento que vem ganhando força. Seu conceito de permitir que os trabalhadores definam os termos e o tempo, desde que atendam aos resultados exigidos. Isso ajudou a alimentar o crescimento de equipes virtuais e, ao fazê-lo, o gerenciamento de projetos virtuais.
De fato, para que o ROWE funcione, os gerentes e suas equipes precisam facilitar a comunicação clara e eficaz, que é a pedra angular do gerenciamento virtual de projetos.
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Quais são os benefícios do gerenciamento virtual de projetos?
As vantagens do gerenciamento de projetos virtuais estão ligadas aos benefícios de ter equipes virtuais. Afinal, o gerenciamento virtual de projetos existe apenas como um método para gerenciar essas equipes remotas.
Bom para sua linha de fundo
O que provavelmente é mais persuasivo para os negócios é o impacto em seus resultados. Ter equipes virtuais e gerenciamento virtual de projetos para gerenciá-las significa menos espaço de escritório, menos equipamentos, menos contas de serviços públicos, etc.
Acesse mais talentos
Como observado anteriormente, gerenciamento de projetos virtuais significa equipes virtuais, que são uma grande atração para atrair talentos além da sua região. É assim que muitas organizações enfatizam a importância de ter um gerenciamento virtual de projetos, mas o que nem sempre é abordado é como as equipes remotas também ajudam na retenção desse talento.
Ao gerenciar virtualmente, sua organização não está apenas atraindo talentos que estão além do seu alcance geográfico, mas também mantendo esses trabalhadores qualificados. Mais funcionários estão exigindo um equilíbrio entre vida e trabalho. Fazer parte de uma equipe virtual geralmente oferece a eles a flexibilidade de cuidar de crianças pequenas, definir seu horário e obter outras vantagens que os mantêm leais à organização. Eles são menos propensos a ficar inquietos e procurar emprego em outro lugar.
Embora possa parecer contra-intuitivo, o gerenciamento virtual de projetos aumenta a produtividade. De acordo com uma pesquisa da Global Workplace Analytics, "um empregador típico pode economizar uma média de US $ 11.000 por telecomutador de meio período por ano. As economias primárias são o resultado de aumento da produtividade, custos imobiliários mais baixos, absenteísmo e rotatividade reduzidos e melhor preparação para desastres. " Isso nem inclui menos tempo de viagem e reuniões desnecessárias.
Desafios do gerenciamento virtual de projetos
Isso não significa que o gerenciamento de projetos virtuais não esteja isento de desafios. Sempre haverá obstáculos a resolver.
A questão número um é a confiança. Isso é verdade em qualquer projeto. As equipes devem ser confiáveis ​​para executar suas tarefas da melhor maneira possível, com as habilidades que as contrataram.
Não ter sua equipe no escritório com você cria um medo de que eles não trabalhem tão diligentemente quanto se estivessem olhando por cima do ombro deles. A verdade é que criar confiança leva tempo e isso pode levar muito tempo se você estiver trabalhando em uma cultura corporativa nova no gerenciamento de projetos virtuais.
Ser capaz de monitorar e rastrear o progresso de algumas carreiras na questão de confiança. Mas mesmo que você tenha total confiança em sua equipe para trabalhar duro, qualquer gerente de projeto que valorize sua planilha sabe que, sem métricas para medir seu trabalho, as coisas podem sair do controle rapidamente.
Ter equipes virtuais para gerenciar dificulta o monitoramento e o rastreamento do progresso. Você não pode simplesmente entrar no escritório e obter uma atualização ou ver onde eles estão no processo.
A cultura corporativa da sua organização pode ser um benefício ou um desafio, mas é mais provável que seja outro obstáculo a ser resolvido. Mesmo com uma lista, desde que você observe como o gerenciamento virtual de projetos pode ajudar projetos e organizações, os velhos hábitos perdem a força. Se os executivos não concordam com a idéia de gerenciamento virtual de projetos, é provável que fracasse. Mas conseguir essa aceitação genuína do topo pode ser difícil.
O tempo é uma das restrições triplas em um projeto. O processo de racionalização é como os projetos funcionam com mais eficiência. Porém, ao trabalhar com gerenciamento virtual de projetos e equipes distribuídas, muitas vezes pode haver um atraso entre a atribuição de uma tarefa e sua execução.
Há também a comunicação diária que é tão importante para qualquer projeto. Ter um canal de comunicação é crucial, algo mais imediato que o e-mail e garantir que as pessoas estejam prestando atenção nele.
Ferramentas para gerenciamento virtual de projetos
Superando esses desafios e aproveitando os benefícios, é onde entram as ferramentas virtuais de gerenciamento de projetos. Mais pessoas estão trabalhando remotamente e mais gerentes precisam controlar esse trabalho virtualmente. Essas são algumas das ferramentas que ajudam os gerentes e as equipes a desempenhar melhor seu trabalho.
O G Suite do Google Cloud é todo o software do seu escritório sob o mesmo teto. Além de incluir o Gmail, o Documentos, o Drive, o Google Agenda e muito mais para empresas, é tudo armazenado on-line e fácil de compartilhar com as equipes. As reuniões podem ser configuradas e o Calendário alerta a equipe. Os membros da equipe podem colaborar em documentos em tempo real. Essa é a trilha virtual em papel que leva ao gerenciamento sólido de projetos virtuais.
O Zoom é um software de videoconferência que se destacou como líder virtual em comunicações online para gerenciamento de projetos virtuais. É ótimo para briefings, reuniões e discussões individuais. O serviço adicionou recentemente senhas para corrigir falhas de segurança que possuía no passado.
Ferramentas de produtividade e videoconferência são apenas dois dos pilares que sustentam o gerenciamento virtual de projetos. Mas não pode ficar sem o software de gerenciamento de projetos.
O que o software de gerenciamento de projetos faz é permitir que as equipes virtuais trabalhem melhor juntas e os gerentes designem, monitorem e acompanhem o progresso. Faz isso com um conjunto de recursos. Para ilustrar melhor como isso é feito, vejamos o premiado ProjectManager.com.
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Como fazer o gerenciamento virtual de projetos com software
Primeiro, o ProjectManager.com é um software de gerenciamento de projetos baseado em nuvem. Isso significa que os dados são coletados em tempo real e qualquer pessoa com conexão à Internet pode fazer logon no software e trabalhar com a equipe. Se você estiver gerenciando projetos virtualmente, precisará de uma ferramenta baseada em nuvem que fornece dados e comunicações ao vivo.
Gerenciamento de equipe virtual
Para gerenciar equipes, você primeiro precisa fazê-las funcionar. O ProjectManager.com simplifica o início de um projeto. Você pode carregar uma planilha de tarefas, exportar um projeto de outro software e depois importá-lo para o ProjectManager.com ou usar um dos modelos internos para orientá-lo no processo.
A atribuição pode parecer um problema quando as equipes são distribuídas, mas depois de ter um novo projeto, basta convidar a equipe para o software e começar a atribuir tarefas a elas. A equipe será coletada em um menu suspenso – atribua um ou mais para cada tarefa.
Atribua tarefas a várias pessoas para que elas possam colaborar e realizar o trabalho.
Faça agendas e cumpra-as
Existem várias visualizações de projetos, e o gráfico de Gantt on-line é um que os gerentes consideram útil. Eles podem agendar, vincular dependências de tarefas e definir marcos em uma linha do tempo do projeto.
Após a execução das tarefas, conforme as equipes atualizam seu status, o progresso é representado como sombreamento na barra de tarefas entre as datas de início e término. Esse nível de transparência e responsabilidade ajuda a manter as equipes virtuais nos trilhos – e os projetos em movimento.
Nossos gráficos de Gantt, com todos os recursos, ajudam a gerenciar projetos complexos de qualquer lugar.
Mas como você pode ajudar as equipes a trabalharem juntas quando estão fisicamente separadas? Depois que as equipes recebem tarefas, elas têm uma plataforma para colaborar. Todas as tarefas têm um lugar para adicionar comentários, o que aciona um alerta por email; portanto, não importa onde os membros da sua equipe estejam, eles podem trabalhar melhor juntos.
O ProjectManager.com possui armazenamento ilimitado de arquivos e os usuários podem anexar quantos documentos e imagens forem necessários para a tarefa. Eles podem até marcar alguém não designado para a tarefa e trazê-los para a conversa.
Manter as equipes focadas na tarefa certa no momento certo pode ser um problema. Uma das visualizações de projeto oferecidas pelo ProjectManager.com é uma placa kanban, que visualiza o fluxo de trabalho. As tarefas podem ser marcadas por prioridade, mantendo os membros da equipe produtivos e oferecendo transparência no processo de produção para o gerente e outros membros da equipe.
As equipes podem criar fluxos de trabalho para projetos, para que o trabalho continue sendo concluído.
Acompanhar a produtividade e o progresso do projeto
Mas ver o que os membros da equipe estão fazendo só terá um gerente de projeto até agora. Eles precisam de mais dados.
O ProjectManager.com oferece uma visão de alto nível do progresso do projeto com seu painel em tempo real. O software tritura automaticamente os dados do projeto e os entrega em tabelas e gráficos de fácil leitura, o que é ótimo para reuniões de partes interessadas.
Acompanhe o progresso das equipes virtuais em tempo real com nossos painéis.
Se você deseja ter mais controle sobre as métricas do projeto, o ProjectManager.com possui uma ferramenta de relatório simples que pode ser filtrada para mostrar apenas as informações desejadas. Há também um recurso de gerenciamento de recursos que ajuda a manter a carga de trabalho de sua equipe equilibrada. Você pode esquecer que está gerenciando equipes virtuais.
O ProjectManager.com é um software premiado que ajuda a manter as equipes organizadas. Desde o planejamento, o monitoramento e os relatórios, todas as fases de um projeto são gerenciadas e controladas para aumentar a produtividade. Veja como o ProjectManager.com pode ajudar com seu gerenciamento de projetos virtual hoje, fazendo este teste gratuito de 30 dias.
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