Recentemente, o Fisco anunciou nova medida para download de XML de notas fiscais: a obrigatoriedade do certificado digital. Entenda o que muda para o seu negócio.
Nos últimos anos, a Receita tem usado os avanços na tecnologia a seu favor. Na prática, isso significa que há cada vez menos maneiras para que contadores, empresas e sistemas de gestão ERP burlem os controles do Fisco, de modo a se esquivar do pagamento de tributos.
Um dos principais avanços nesse sentido foi a criação da Nota Fiscal Eletrônica. Como o seu próprio nome diz, ela substituiu o tradicional documento em papel, podendo, assim, ser melhor controlada pelo Fisco, reduzindo a janela para a evasão fiscal.
Como a tecnologia relativa a essa área muda constantemente, a Receita também muda seus procedimentos, de modo tanto a reduzir a possibilidade de crimes quanto proteger melhor os dados dos contribuintes. Recentemente, foi anunciada uma nova medida nesse sentido: o uso do certificado digital para a emissão de XML. Entenda mais a respeito dessa mudança e de como ela influencia a rotina do seu negócio a seguir.
Arquivos XML permitem o uso da nota fiscal eletrônica, que tornou a nota física praticamente obsoleta.
A sigla XML é uma abreviação do termo inglês Extensible Markup Language. Trata-se de um arquivo que pode ter qualquer formato definido por seu emissor. Assim, ele é extremamente versátil e usado com as mais diversas finalidades.
Qual é a relação entre o XML e a nota fiscal eletrônica?
Entre as diversas aplicações dos arquivos XML, está o armazenamento de dados de notas fiscais pela Receita. Como os dados armazenados dessa maneira são legíveis por computadores – e, consequentemente, pelos sistemas da SEFAZ -, eles se integram automaticamente aos controles que o órgão faz das atividades de seus contribuintes.
Do mesmo modo, assim como qualquer outro arquivo digital, o XML pode ser armazenado na memória física de máquinas e na nuvem. Além disso, pode ser compartilhado, de modo a comprovar a algum órgão, cliente ou fornecedor que o seu estabelecimento cumpre todas as suas obrigações tributárias.
Para que tudo isso seja possível, é preciso fazer o download do XML. Por mais que esse processo ainda seja simples, a Receita realizou algumas mudanças nele, que merecem a atenção de pequenos empreendedores.
Download de XML com certificado: o que muda?
Exigência de certificado digital é uma maneira de deixar os dados da sua empresa mais seguros.
Digamos que você seja o proprietário de um pequeno negócio, e, assim, tenha contato direto com os seus fornecedores de forma corriqueira. Nesse caso, você recebe as notas fiscais deles de forma direta, e terá a necessidade de baixá-las. Até então, tudo o que você precisava para fazer isso era a chave de acesso (código de 44 dígitos presente na DANFE) e fazer a validação anti-robôs do site.
A partir de agora, quem quiser fazer o download do XML da nota a partir de um site específico também terá que contar com um certificado digital de tipo A1. Ele nada mais é do que uma identidade eletrônica, que tem a função de aumentar a segurança em processos digitais, tendo, inclusive, validade jurídica.
Para obter essa identidade, será preciso acionar uma Autoridade Certificadora (AC) habilitada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). Ela funciona como uma espécie de cartório online, emitindo ferramentas para melhorar a autenticidade de transações feitas por meio da internet. Como o seu funcionamento é regulado pelo poder público, é possível evitar problemas relativos à veracidade do certificado oferecido pela instituição.
Também é preciso ter em mente que os certificados digitais têm data de validade – que, no caso do A1, é de um ano. Portanto, para continuar fazendo o download do XML das notas emitidas por seus fornecedores, será preciso fazer a renovação dessa ferramenta periodicamente.
Download de XML com certificado digital: o que muda?
Como o certificado digital funciona como se fosse sua carteira de identidade na internet, a sua exigência para fazer o download do XML de notas faz com que a operação de torne mais segura. Na prática, isso significa que terceiros terão mais dificuldades para acessar as informações do seu negócio indevidamente. Como tais vazamentos podem gerar grandes prejuízos financeiros, trata-se de uma maneira simples, mas muito eficiente, de manter o fluxo de caixa de seu pequeno negócio no verde.
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Para quem trabalha com o sistemas de gestão ERP, nada muda, apenas a tarefa de realizar este novo procedimento. Não interferindo de forma alguma na realização de diversas outras tarefas contábeis do seu negócio, tais como:
Download do XML nas notas emitidas por você mesmo;
Extração de relatórios contábeis;
Envio de seus dados a seu contador.
Deste modo, há menos erros na transmissão de informação, o que, por sua vez, torna o seu negócio muito menos propenso a cair na malha fina, e, consequentemente, mais competitivo.