Fluxo prévio para licitações SRP - Wiki@DCOM
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1 Fluxo prévio para licitações pelo Sistema de Registro de Preços
2 Definição das listas fechadas de itens
3 Inserção das demandas nas listas fechadas e abertas pelas Unidades requerentes
3.1 O que acontece nessa fase?
3.2 O que encontrarei nas planilhas online?
3.3 Como consigo acesso para editar planilhas online?
3.4 O que é preciso considerar ao calcular o quantitativo das demandas de materiais?
3.5 E se for preciso licitar apenas uma unidade de determinado material?
3.6 Tudo o que preciso saber sobre o Menu
3.7 Tudo o que preciso saber sobre as Listas Fechadas
3.8 E se o material que uma unidade precisa comprar não consta nas Listas Fechadas?
3.9 Tudo o que preciso saber sobre as Listas Abertas
3.10 Encontrei erros nos materiais da Lista Fechada! E agora?
3.11 Como encontro a Lista Aberta da minha Unidade em uma planilha online?
4 Consolidação das demandas solicitadas
5 Ciência e aprovação das demandas consolidadas
5.1 O que acontece nessa fase?
5.2 Como entender os resultados divulgados na Lista de Análise
5.3 O que fazer com os resultados divulgados na Lista de Análise?
5.4 Como questionar resultados divulgados na Lista de Análise?
5.5 Como cadastrar a solicitação digital no SPA?
5.6 Como é feita a análise das solicitações encaminhadas?
6 Geração dos processos
7 Divisão das tarefas de orçamentação
8 Execução das tarefas conforme divisão
8.1 O que acontece nessa fase?
8.2 Entendendo a Lista Final
8.3 Como localizar os itens da minha unidade na Lista Final?
8.4 Como eu crio um pedido com os itens para os quais preciso realizar Pesquisa de Preço
8.5 O que eu preciso conferir nos orçamentos?
8.6 O que preciso fazer a respeito dos itens para os quais não preciso realizar Pesquisa de Preço?
8.7 Exemplo de como trabalhar com os resultados da Lista Final
8.8 Como fica a documentação da Lista de Verificação (checklist)?
8.9 E se uma Unidade não enviar os pedidos e/ou SPAs no prazo?
8.10 E se for preciso excluir demandas?
9 Continuidade do processo
10 Exceções à regra
Fluxo prévio para licitações pelo Sistema de Registro de Preços
De modo a otimizar os procedimentos, evitar redundância de tarefas, aperfeiçoar os controles e aumentar a celeridade dos processos, a partir de 2019 o Calendário de Compras da UFSC passou a ter um novo formato de funcionamento. Cada etapa possui seu Cronograma de atividades, incluindo um fluxo prévio à inserção das informações no Sistema Solar.Esse novo método de compras possibilita também economia financeira para a instituição. Graças à implantação dessa nova metodologia em 2019, foi possível reduzir o número de processos licitatórios com aumento de itens encaminhados para pregão, o que resultou em um aumento de mais de dois milhões de Reais da economia com custas processuais, por conta da otimização dos processos em relação a 2018, totalizando o valor de R$ 16.658.148,80 de economia desde o ano de 2016 (dados até 2019). Além de todas as vantagens de otimização dos procedimentos, também é importante destacar que o melhor gerenciamento dos processos continuará a ajudar a UFSC a atender a legislação e jurisprudência de compras públicas atuais, bem como o atendimento das exigências dos órgão de controle.
IMPORTANTE - Procedimentos ainda vigentes:
criar pedidos de compra; e
Estes procedimentos dizem respeito apenas aos pedidos para licitação por meio do Sistema de Registro de Preços - SRP. Clique aqui para conhecer as exceções.
Os demais casos deverão ser encaminhados conforme metodologias específicas já utilizadas, inclusive os pedidos para licitação por Pregão Tradicional (Pronta Entrega).
Principais benefícios advindos desta metodologia de envio das demandas de compras por SRP:
Melhora da organização das demandas recebidas das Unidades requerentes (setores) de toda a UFSC, provenientes de seus distintos campi;
Melhora qualitativa na análise dos processos e, por consequência, na instrução processual;
Evitar falhas processuais que ocasionam compras por meio de dispensa, adesão, ou mesmo a falta do material, prejudicando o desenvolvimento das atividades para as quais os materiais se destinariam;
Evitar repetição de itens idênticos, ou semelhantes que poderiam ser consolidados, previamente distribuídos em processos licitatórios distintos;
Melhora da organização dos itens nos processos licitatórios;
Redução do número de processos licitatórios;
Redução com custas processuais;
Maior poder de barganha com os competidores;
Ganho de celeridade nos processos;
Evita a consecução de tarefas redundantes como, por exemplo, a realização da Pesquisa de Preço por vários requerentes para o mesmo material, dentre outras.
Considerando a estimativa vigente de custos processuais de aproximadamente R$ 17.000,00 por processo licitatório, a otimização e redução do número de processos possibilita ao Departamento de Compras economizar mais de 6 milhões de Reais anualmente para a UFSC.
Cada etapa do Calendário de Compras possui um cronograma de atividades, em que algumas serão desenvolvidas exclusivamente pelo DCOM e outras, apenas pelas Unidades requerentes, conforme o fluxo a seguir:
Fluxo dos procedimentos para envio dos pedidos de compra
Na prática, todas essas atividades já são pré-programadas pelo DCOM no Calendário de Compras em cada uma de suas etapas, com prazos iniciais e finais, como no exemplo do quadro a seguir:
Acesse aqui o Calendário de Compras do DCOM e confira os Cronogramas de Atividades por Etapa e as planilhas online com LISTAS FECHADAS e LISTAS ABERTAS.
Uma vez que os prazos definidos nortearão o encaminhamento dos processos consolidados de todas as Unidades da UFSC, não haverá possibilidade de prorrogação, sob pena de atrasar o processo como um todo. Caberá às Unidades a organização interna para consecução das atividades nos prazos, inclusive no que diz respeito a férias e eventuais afastamentos dos servidores responsáveis. Desta forma, caso ocorra atraso no atendimento de alguma das atividades, a demanda da Unidade será recusada automaticamente.
Acompanhe as instruções sobre cada uma das atividades do cronograma das etapas do Calendário de Compras. Recomendamos a leitura sequencial, mas você pode utilizar o índice abaixo para acessar pontualmente a cada uma delas:
Definição das listas fechadas de itens
Confira onde esta fase acontece no fluxograma
Esta é uma fase interna do Departamento de Compras. Com base no histórico dos pedidos encaminhados pelas Unidades requerentes, a CAPL/DCOM criará planilhas online com uma lista fechada contendo os itens disponíveis para licitação para cada um dos grupos de materiais pertinentes às Etapas do Calendário de Compras.
PLANEJE SUAS DEMANDAS:
Sempre que possível as listas fechadas serão disponibilizadas previamente ao início de cada Etapa do Calendário de Compras, para que as Unidades possam planejar antecipadamente os pedidos futuros, ordenando suas demandas de materiais para informá-las nos prazos correspondentes a cada Etapa.
REVISE OS ITENS:
A especificação e detalhamento dos itens das listas fechadas serão padronizados com base nos processos de compra anteriores, entretanto é necessário que cada Unidade revise e identifique a necessidade de alteração prévia destas informações (especialmente as informações do catálogo, como a unidade de medida, a descrição resumida e a especificação), uma vez que não poderão ser editados diretamente pelas Unidades requerentes e necessitam ser ajustados conforme instruções abaixo. Lembre-se que apenas o campo "Detalhamento" e "Quantidade" são livres para edição durante a inserção das demandas, todo o restante é atrelado ao regsitro pe´vio no catálogo de itens do SCL.
Inserção das demandas nas listas fechadas e abertas pelas Unidades requerentes
ATENÇÃO: Não é permitido alterar a ordem de colunas e abas nas planilhas online! Por isso, recomendamos a utilização do EXCEL como apoio para lançar as demandas. Clique aqui e confira a nossa sugestão de como utilizar o Excel para facilitar a busca/verificação da demanda de itens da sua Unidade.
O que preciso fazer na fase 'Inserção das demandas nas listas fechadas e abertas pelas Unidades requerentes' do Cronograma de Atividades de cada Etapa do Calendário de Compras?
Acessar a página do Calendário de Compras e localizar a planilha online do meu interesse para verificar a LISTA FECHADA do grupo/família de materiais que minha Unidade precisará licitar;
Informar a quantidade necessária para cada um dos itens que minha Unidade requerente precisa licitar, deixando em branco as células dos materiais sem demanda;
Conferir especificações/detalhamentos dos itens solicitados, para informar eventuais correções na LISTA ABERTA da minha Unidade. A atualização/correção das especificações técnicas das LISTAS FECHADAS é de responsabilidade das Unidades requerentes e deve ser solicitada juntamente ao setor de catálogo (PROAD); essas informações provêm de pedidos anteriores e frequentemente necessitam de ajustes e atualizações;
Localizar a aba com a LISTA ABERTA da minha Unidade e informar demandas de materiais que não possam ser atendidas pelos materiais da LISTA FECHADA;
Localizar a aba com a LISTA ABERTA da minha Unidade e sugerir correções de materiais da LISTA FECHADA.
Ao sugerir a alteração de detalhamento em algum item da LISTA FECHADA, a Unidade requerente deverá inserir a sua demanda na LISTA ABERTA, informando o detalhamento correto/adequado e informando a necessidade de alteração no campo 'justificativa'.
Nas datas previstas no Cronograma de Atividades para cada grupo/família da Etapa do Calendário de Compras, uma planilha online por família será aberta para edição e divulgada na página do Calendário de Compras. Ao clicar no link de cada planilha, o requerente será direcionado a ela e para conseguir informar as demandas da Unidade requerente (setor), deverá estar obrigatoriamente logado na(s) conta(s) Google informada(s) para o acesso das planilhas online.
DICA! Participe da lista de e-mails informativos do Calendário de Compras do DCOM. Clique aqui para se inscrever e receber e-mails de alerta sobre os prazos do calendário e eventuais alterações! Você poderá solicitar o cancelamento da inscrição quando quiser, pelo mesmo endereço.
O que encontrarei nas planilhas online?
Em cada planilha online haverá:
uma aba com um MENU com o Cronograma de Atividades da Etapa e links pertinentes;
uma aba com a LISTA FECHADA dos materiais daquele grupo/família do Catálogo;
abas com LISTAS ABERTAS, identificadas por Unidade;
uma aba com a LISTA DE ANÁLISE das demandas informadas nas listas abertas (que será liberada apenas nos prazos em que precise ser utilizada) e
uma aba com a LISTA FINAL, com o resultado da consolidação de todas as demandas e identificação das tarefas de orçamentação dos itens (que será liberada apenas nos prazos em que precise ser utilizada).
Abaixo você verá os prints de cada uma dessas telas, acompanhado da explicação de cada uma delas.
NÃO SE ESQUEÇA!: Cada planilha online de um grupo/família da Etapa do Calendário de Compras conterá uma lista fechada e todas as listas abertas individuais das Unidades que enviaram seus contatos à CAPL para cadastramento na nova metodologia de Compras.
Como consigo acesso para editar planilhas online?
Para autorização do acesso restrito e exclusivo às células e abas específicas para registro das demandas de cada Unidade, as seguintes informações devem ser encaminhadas para o endereço eletrônico capl@contato.ufsc.br, com confirmação de recebimento e de leitura:
sigla da Unidade requerente no Sistema SOLAR;
no máximo duas contas do Google (setor@gmail.com, por exemplo). O DCOM não liberará acesso para contas pessoais do Google, da UFSC ou de qualquer outro provedor.
Qualquer e-mail pode ser utilizado para criar uma conta do Google. Assim, sugerimos a criação de tal conta utilizando o e-mail "@contato.ufsc.br" do setor. Verifique mais informações aqui.
Prazo para solicitar autorizações: até o 5º dia útil anterior ao início do prazo da fase de 'Inserção das demandas nas listas fechadas e abertas pelas Unidades requerentes' do Cronograma de Atividades de cada Etapa.
O DCOM NÃO ENVIA E-MAILS para as contas Google das Unidades requerentes, elas são necessárias apenas para que as Unidades acessem as planilhas online.
ORGANIZE-SE COM ANTECEDÊNCIA! É tarefa de cada Unidade requerente:
criar e disponibilizar a(s) conta(s) de acesso às planilhas on-line ao servidores que realizam suas compras de material,
garantir o acesso à(s) conta(s) em caso de férias, licenças, remoção ou exoneração dos servidores gestores das compras do setor, pois não haverá prorrogação dos prazos estipulados pelo Calendário de Compras da UFSC e demandas atrasadas não serão aceitas,
solicitar previamente à PROAD para catalogar suas demandas de itens que ainda não possuem código no Catálogo de Materiais, bem como corrigir eventuais inconsistências nas unidades de medida, descrições e especificações.
acessar a página do Calendário de Compras para acompanhar as planilhas ao longo do Cronograma de Atividades de cada Etapa do Calendário.
Nesta fase do Cronograma de cada Etapa do Calendário, as Unidades requerentes já devem ter bem definida a relação de toda a demanda correspondente à Etapa em questão, para conferir se os itens de sua demanda serão solicitados integralmente na lista fechada, ou se será preciso solicitar algum item na lista aberta.
DICA! Verifique na parte superior da página se as suas alterações estão sendo salvas. As planilhas do Google são salvas automaticamente à medida em que são feitas as alterações. Caso haja algo de errado (como indisponibilidade de internet, por exemplo), aparecerá uma mensagem como "Todas as alterações foram salvas no modo off-line" ou "Você está off-line". Neste caso, é importante verificar a causa do problema, caso contrário as alterações não ficarão disponíveis para os demais encaminhamentos.
Ir para o início da seção
O que é preciso considerar ao calcular o quantitativo das demandas de materiais?
A vigência das futuras Atas de Registro de Preços (ARP) decorrentes também poderá influenciar no quantitativo, pois é preciso solicitar a compra dos materiais tendo-se em mente não apenas o período em que serão utilizados, mas também o período em que efetivamente poderão ser empenhados. Do início do processo de compras até a assinatura da ARP do material, poderá transcorrer um período de alguns meses. Com isso, os materiais poderão ser empenhados em semestres e até mesmo exercícios financeiros distintos. Portanto, mais uma vez, organize-se e planeje suas demandas!
E se for preciso licitar apenas uma unidade de determinado material?
Ao informar o quantitativo que represente a demanda real dos materiais a licitar nas listas fechadas e abertas, é preciso considerar a natureza dos pregões por Sistema de Registro de Preços.
O Sistema de Registro de Preços (SRP)[1] é um conjunto de procedimentos para registro formal de preços para contratações futuras pela Administração.[2] Ele diz que:
A legislação não prevê, portanto, a aquisição de uma unidade de um material pelo sistema SRP.
Se após a fase de 'Consolidação das demandas solicitadas' algum material possuir quantitativo igual a 1 (apenas uma unidade), o item deverá ser adquirido por
Pregão com fornecimento imediato (pronta-entrega);
Adesão à Ata de Registro de Preços (se justificável);
Dispensa de licitação (se justificável).
Tudo o que preciso saber sobre o Menu
Cada grupo/família de itens terá sua própria planilha online. As planilhas serão divulgadas na página do Calendário de Compras conforme forem sendo disponibilizadas. A primeira aba que você encontrará será a MENU, contendo uma série de informações, como o cronograma de atividades da etapa, alguns links de uso em comum para consulta e informação, bem como uma síntese dos itens inseridos na planilha.
Tudo o que preciso saber sobre as Listas Fechadas
Após acessar ao Menu, você encontrará na aba seguinte a LISTA FECHADA. Logo acima há algumas instruções, reforçando a necessidade de revisão e eventual alteração de alguns itens com antecedência.
Exemplo de Lista Fechada
ELEMENTOS DA LISTA FECHADA:
Total fechada: É a somatória do quantitativo de todas as unidades para aquele item
Código do item: Código do item conforme o catálogo de materiais
Unidade de medida: Unidade pela qual pode ser apresentado aquele item (ex.: UN - unidade, RL - rolo, CX - caixa etc) conforme o catálogo de materiais
Descrição Resumida: Resumo (título) do item conforme o catálogo de materiais
Especificação: Informação adicional acerca do item conforme o catálogo de materiais
Detalhamento (especificação complementar): Todas as informações técnicas necessárias que garantem a qualidade e o atendimento do item à demanda da Unidade requerente
Valor unitário: Valor extraído, por meio de um relatório do SCL, de aquisições do ano anterior, para auxiliar na tomada de preços pelas Unidades requerentes bem como na análise dos itens pela CAPL/DCOM
Siglas das unidades requerentes: Colunas nas quais cada Unidade requerente irá inserir suas demandas referentes a cada item apresentado na LISTA FECHADA.
Note que grifamos em VERMELHO os campos em que a Unidade requerente deverá verificar a necessidade de alteração prévia. Esses campos não podem ser alterados manualmente, pois são vinculados ao catálogo de materiais. Para isso, verifique o procedimento do setor de catalogação (PROAD).
Também grifamos em NEGRITO o campo de detalhamento, pois ele e extremamente importante para que seu item não tenha maiores chances de fracasso na licitação. Nesse campo, todos os detalhes técnicos devem ser inseridos, eles nortearão futuramente a CAEX/DCOM e a Equipe de Apoio na elaboração do Termo de Referência (um documento anexo ao Edital que estabelece todas as regras técnicas que devem ser atendidas pelos fornecedores).
ITENS PRÉ-APROVADOS PARA DISPENSA: Alguns itens podem aparecer com fundo LARANJA na Lista Fechada. Esses itens, considerando os relatórios de aquisições anteriores, possuem valor unitário muito baixo e, por esse motivo, são sinalizados indicando que poderão ser recusados para encaminhamento por meio do processo de licitação. Isso porque, em casos de empenhos de valor muito baixo, frequentemente temos problemas na sua execução (como não entrega por parte dos fornecedores, por exemplo). Ou seja, a Unidade requerente poderá realizar o preenchimento da demanda na Lista Fechada, entretanto (dependendo do quantitativo e da análise) este item poderá ser recusado na LISTA DE ANÁLISE e ser encaminhado para aquisição por dispensa de licitação).
PREENCHENDO A LISTA FECHADA:
Na lista fechada da planilha online de cada grupo/família, cada Unidade requerente conseguirá digitar as quantidades apenas na coluna identificada com sua sigla. Do mesmo modo, conseguirá informar materiais apenas em sua lista aberta. Assim evitamos que informações sejam inseridas, editadas ou apagadas equivocadamente por outros setores.
Cada lista fechada de um grupo/família conterá materiais para os quais as Unidades requerentes poderão preencher os quantitativos de suas demandas em uma coluna específica, nomeada com a sigla do Setor no SOLAR. Na coluna pertinente a cada setor, quando não houver necessidade de algum material, será possível deixar a célula correspondente em branco.
E se o material que uma unidade precisa comprar não consta nas Listas Fechadas?
Se a lista fechada de um grupo/família não contemplar toda demanda setorial de materiais a licitar por SRP, as Unidades poderão informar esses outros itens em uma aba específica, chamada de LISTA ABERTA e disponível na mesma planilha online em aba individual, nomeada com a sigla de cada Unidade requerente (setor) no SOLAR.
Materiais com o código exclusivo da Prefeitura (203) poderão ser informados em listas abertas de planilhas correspondentes. Para isso, é necessário consultar previamente a Prefeitura por meio de uma Solicitação Digital (SPA) verificando se a mesma possui tal material para disponibilização; caso contrário, o número desta Solicitação Digital deverá constar no campo 'Justificativa'.
Para solicitação de materiais de grupos/famílias não contemplados em nenhuma das etapas do calendário, a coordenadoria responsável no DCOM (CAPL - capl@contato.ufsc.br) deverá ser consultada previamente para verificação do melhor período para envio, sendo vedada a alteração de catalogação apenas para encaixe de itens em determinada etapa. A Coordenação da CAPL informará, então, em qual Etapa do Calendário os materiais deverão ser encaminhados e indicará a planilha online para inserção dos itens na lista aberta da Unidade solicitante.
EXCEÇÃO: A SeTIC concentra a compra dos materiais de Tecnologia de Informática listados no menu Documentos de Oficialização de Demanda (DoD) da sua página.
Tudo o que preciso saber sobre as Listas Abertas
Em sua lista aberta na planilha online de cada grupo/família, cada Unidade requerente deverá obrigatoriamente justificar cada item solicitado e seu detalhamento (caso haja). Ou seja, as Unidades deverão fundamentar os motivos pelos quais é imprescindível licitar itens com determinadas características, não previstas na lista fechada do código do grupo/família correspondente. Todos os materiais informados nas listas abertas serão obrigatoriamente orçados pela Unidade que os demandou.
Nas listas abertas não serão aceitos itens:
sem código no Catálogo de Materiais da UFSC,
sem preenchimento de todos os campos pertinentes (descrição/especificação/detalhamento, se houver/justificativa),
com descrição/especificação diferente do que consta no Catálogo da UFSC para o item;
com detalhamento que seja incompatível/contradizente com a descrição/especificação/unidade de medida.
Exemplo de Lista Aberta
Escrever que o item não consta na lista fechada não é justificar sua inserção na lista aberta. A justificativa na lista aberta deve ser condizente com a justificativa fundamentada informada no Ofício de Solicitação (itens 1 a 5 da Lista de Verificação). Quando houver item semelhante na lista fechada, deve-se explicitar as razões pelas quais ainda assim será necessário adquirir material diverso.
Encontrei erros nos materiais da Lista Fechada! E agora?
Caso os requerentes encontrem erros nos detalhamentos dos itens das listas fechadas, deverão solicitar ao DCOM correções necessárias nos textos, mediante justificativa a ser analisada. As sugestões de correção deverão ser informadas em campo pertinente na lista aberta de cada Unidade. Para indicar a correção, a Unidade requerente deverá inserir sua demanda apenas na lista aberta, preenchendo o código do material, a quantidade desejada caso a justificativa do ajuste seja aceita e todos os campos da linha correspondente com os textos corrigidos. No campo 'Justificativa', deverá explicar a correção sugerida.
A lista fechada para a família 077.12 prevê o item
077.12.292339 - Descrição resumida: LIQUIDIFICADOR - Especificação: LIQUIDIFICADOR Detalhamento: LIQUIDIFICADOR COM JARRA DE PLÁSTICO RESISTENTE - DE 1,5 A 2L - Unidade: UN
O servidor responsável por uma Unidade requerente verifica que faltam informações importantes no detalhamento como a voltagem e a potência do produto. Ele poderá informar o erro ao DCOM na lista aberta de sua Unidade, preenchendo todos os campos à direita com o/s texto/s correto/s:
077.12.292339 - Descrição resumida: LIQUIDIFICADOR - Especificação: LIQUIDIFICADOR Detalhamento: LIQUIDIFICADOR COM JARRA DE PLÁSTICO RESISTENTE - DE 1,5 A 2L - Unidade: UN - Justificativa: Necessário incluir a voltagem e a potência no detalhamento. LIQUIDIFICADOR COM JARRA DE PLÁSTICO RESISTENTE - DE 1,5 A 2L, 220V, POTÊNCIA ENTRE 400W E 600W.
No caso de indicação de correção no detalhamento, a Unidade requerente não deverá inserir sua demanda na lista fechada e apenas na lista aberta.
Entretanto, o DCOM não realiza alterações nas unidades de medida, descrições e especificações do item, uma vez que essa é uma atividade realizada pelo setor de catalogação (PROAD). Neste sentido, é imprescindível que a Unidade requerente faça a conferência dos itens no catálogo (Solar) antes de inseri-los nas listas abertas.
Ao término do prazo estabelecido no cronograma, todas as listas serão bloqueadas e não será mais permitida nenhuma alteração nos itens. Após esta fase, não será mais possível a inserção de demandas por parte das Unidades requerentes para a Etapa do Calendário em questão.
Como encontro a Lista Aberta da minha Unidade em uma planilha online?
Para localizar rapidamente a lista aberta de sua unidade, basta clicar na seta ao lado da palavra Menu, conforme a figura a seguir:
Atalho para localizar as Listas Abertas
Consolidação das demandas solicitadas
Esta é uma fase interna do DCOM. Nas datas previstas no Calendários de Compras para essa fase no Cronograma de cada Etapa, os quantitativos e justificativas informados pelas Unidades requerentes nas Listas Fechadas e Abertas serão analisados pelo DCOM para serem consolidadas em uma LISTA FINAL.
Aos servidores das Unidades requerentes basta conferir os resultados da consolidação na fase de 'Ciência e aprovação das demandas consolidadas', quando então haverá atividades a desenvolver e prazos a cumprir.
A LISTA FECHADA não permite modificações na especificação e/ou detalhamento do item.
A LISTA ABERTA passará pela aprovação da CAPL/DCOM, que analisará a justificativa item a item e decidirá se aceitará itens com especificações diferentes daquelas disponibilizadas na lista fechada correspondente.}}
Ciência e aprovação das demandas consolidadas
ATENÇÃO: Não é permitido alterar a ordem de colunas e abas nas planilhas online! Por isso, recomendamos a utilização do EXCEL como apoio para lançar as demandas. Clique aqui e confira a nossa sugestão de como utilizar o Excel para facilitar a busca/verificação dos itens de sua Unidade nas LISTAS DE ANÁLISE.
O que preciso fazer na fase 'Ciência e aprovação das demandas consolidadas' do Cronograma de Atividades de cada Etapa do Calendário de Compras?
Acessar a página do Calendário de Compras e localizar a planilha online do meu interesse para verificar a LISTA DE ANÁLISE;
Localizar na LISTA DE ANÁLISE os materiais para os quais foi informada demanda na fase de inserção das demandas na LISTA FECHADA e LISTA ABERTA;
Caso não concorde com algum resultado de análise, se manifestar à CAPL/DCOM conforme as instruções desta seção;
Caso concorde com o resultado de análise, aguardar a fase de 'Execução das tarefas conforme divisão'.
Nas datas previstas no Calendário de Compras para essa fase no Cronograma de cada Etapa, as Unidades requerentes tomarão ciência dos resultados das análises da fase de 'Consolidação das demandas solicitadas' e poderão consultar na aba 'LISTA DE ANÁLISE' os itens:
aprovados/aceitos;
consolidados/agrupados com outros itens de Listas Fechadas, ou com itens de outras Listas Abertas
O que não pode ser solicitado pelas Unidades requerentes nessa fase?
Alteração de códigos/descrições/especificações dos itens;
Inclusão de itens;
Correção/troca/inclusão de códigos;
Alteração de unidades de medida.
O que pode ser solicitado pelas Unidades requerentes nessa fase?
Troca ou complementação de detalhamentos;
Exclusão de item;
Alteração de quantitativo;
Como entender os resultados divulgados na Lista de Análise
Utilize a figura a seguir e suas legendas para compreender a aba LISTA DE ANÁLISE da planilha online de um grupo/família:
Exemplo de Lista de Análise
Leia atentamente as instruções da aba;
A coluna 'Resultado' apresenta a situação do item, que pode ser SIM, AGRUPADO ou NÃO:
SIM: o item será encaminhado para licitação;
AGRUPADO: o item foi agrupado a outro, podendo esse outro ser da lista fechada ou da lista aberta, e a coluna 'Análise' explica o agrupamento, indicando onde seu quantitativo foi acrescentado;
NÃO: o item foi recusado e a coluna 'Análise' informa o motivo.
A coluna 'Análise' explica a coluna 'Resultado' e dá instruções ao requerente caso ele precise realizar algo dentro do prazo previsto na fase 'Ciência e aprovação das demandas consolidadas' do Cronograma pertinente na Etapa do Calendário de Compras.
ATENÇÃO: a coluna 'Análise' deverá ser consultada para todos os resultados, pois mesmo um item marcado com SIM poderá ter alguma instrução/explicação que poderá ser contestada nesta fase.
Resultados SIM com observação na coluna 'Análise'
O que fazer com os resultados divulgados na Lista de Análise?
SIM: aguardar a fase 'Execução das tarefas conforme divisão';
AGRUPADO: conferir na coluna 'Análise' onde sua demanda foi agrupada e aguardar a fase 'Execução das tarefas conforme divisão';
NÃO: acatar ou questionar a análise.
Como questionar resultados divulgados na Lista de Análise?
Caso a Unidade requerente não concorde com algum resultado divulgado na LISTA DE ANÁLISE e deseje questionar a análise de item/itens, deverá encaminhar uma Solicitação Digital via SPA/SOLAR para o Setor CAPL/DCOM, conforme instruções a seguir e apenas no prazo previsto na fase 'Ciência e aprovação das demandas consolidadas' do cronograma previsto para a Etapa do Calendário de Compras.
Como cadastrar a solicitação digital no SPA?
Módulo do Sistema: Solar/SPA
Grupo de assunto: 246 - Reconsideração
Assunto: 907 - Reconsideração
Detalhamento: Ciência e aprovação - grupo de itens. Exemplo: Ciência e aprovação - 099.08
O 'Detalhamento' deve seguir obrigatoriamente esse padrão para poder ser identificado na fila da CAPL/DCOM. Solicitações fora deste padrão não serão consideradas!
Deverá ser encaminhada uma solicitação para cada grupo/família de itens, uma vez que as reanálises são feitas por grupo de itens.
Solicitações encaminhadas após o fim do prazo previsto para a etapa de Ciência e Aprovação não serão consideradas!
Encaminhamento: Utilize o campo para informar os dados dos materiais para os quais deseja reconsideração com todas as informações necessárias e encaminhe para o Setor CAPL/DCOM, sem selecionar Usuário. Caso ultrapasse 2000 caracteres, será preciso inserir uma peça na Solicitação Digital (para isso, utilize um documento do Word, por exemplo).
Etapa de cadastramento da Solicitação Digital (SPA)
SPAs enviados sem obedecer as instruções desta seção do Manual serão recusados.
Como é feita a análise das solicitações encaminhadas?
Após o prazo de 'Ciência e Aprovação', todas as solicitações recebidas serão analisadas pela coordenação da CAPL/DCOM por grupo/família de itens, considerando cada justificativa e solicitação de ajuste. Caso o pedido seja acatado, o ajuste é realizado e o item comporá a LISTA FINAL. Se restam dúvidas por parte da CAPL/DCOM acerca da solicitação, a Unidade requerente poderá ser consultada para alinhamento. Caso o pedido para ajuste se refira a solicitações que já deveriam ter sido enviadas/providenciadas pelas Unidades requerentes antes dessa fase ou trate de correções e alterações que não possam ser feitas, a solicitação será devolvida, com a devida justificativa, para arquivamento. Em qualquer situação, todas as solicitações recebidas pela CAPL/DCOM durante a fase de 'Ciência e Aprovação' são devolvidas com o retorno acerca da análise.
Assim que todas as solicitações são analisadas e respondidas, os itens são ajustados na Lista Final para a composição dos processos, como será visto a seguir.
Solicitações encaminhadas fora do prazo não serão consideradas.
Geração dos processos
Esta é uma fase interna do DCOM. Procurando evitar que itens semelhantes sejam encaminhados em processos licitatórios distintos e buscando reduzir o número de processos de compra a partir da consolidação de todas as demandas encaminhadas pelas Unidades requerentes, nessa fase do Cronograma de cada Etapa do Calendário, os processos de compra serão criados pelo DCOM a partir do agrupamento dos itens das LISTAS FINAIS de cada grupo/família (consolidadas a partir das listas fechadas e abertas, como já visto na seção 'Consolidação das demandas solicitadas').
Aos servidores das Unidades requerentes basta verificar os resultados da geração dos processos na fase de 'Execução das tarefas conforme divisão', quando então haverá atividades a desenvolver e prazos a cumprir. Para um melhor entendimento, consulte a seção 'Execução das tarefas conforme divisão'.
VOCÊ SABIA? O agrupamento de itens realizado pelo DCOM em 2018, ainda que com a metodologia antiga, gerou à UFSC a economia aproximada de R$ 6,6 milhões, totalizando o valor de aproximado deR$ 16 milhões de economia com custas processuais desde o ano de 2016 (dados até 2019).
Divisão das tarefas de orçamentação
Esta é uma fase interna do DCOM. Com base nas demandas informadas por cada Unidade requerente nas listas fechadas e abertas, o DCOM determinará as responsabilidades de cada uma delas em relação à orçamentação (Pesquisa de Preços) de todos os materiais a licitar.
Com a atual metodologia, em que as demandas semelhantes de todas as Unidades requerentes da UFSC são agrupadas, não há mais a necessidade de cada Unidade realizar o orçamento (pesquisa de preços) para cada item que pretende comprar. Desta forma, a divisão desta tarefa acaba gerando (na maioria dos casos) um menor número de trabalho a ser feito pelas Unidades requerentes. Assim, a CAPL/DCOM seleciona quais Unidades realizarão a tarefa de orçamentação de determinados itens, considerando toda a demanda da UFSC para estes itens (definida anteriormente na Lista Final, o que será visto a seguir).
Aos servidores das Unidades requerentes basta verificar os resultados divisão das tarefas de orçamentação na fase de 'Execução das tarefas conforme divisão', quando então terá atividades a desenvolver e prazos a cumprir.
As Unidades requerentes realizarão a Pesquisa de preço para os itens aprovados de suas Listas Abertas, a menos que itens das LISTAS ABERTAS de mais de uma Unidade sejam agrupados (ver seção 'Ciência e aprovação das demandas consolidadas'). Nesse caso, a CAPL/DCOM designará apenas um requerente para orçamentar o item. De todo modo, como essa exceção é incomum, o DCOM recomenda que as Unidades realizem as pesquisas de preço dos itens de suas LISTAS ABERTAS antes mesmo da fase de 'Divisão das tarefas de orçamentação, de modo a agilizar as pesquisas de preço sob sua responsabilidade';
Os itens da lista fechada comuns a mais de uma Unidade requerente serão distribuídos entre elas, sem repetição. Ou seja: cada item terá sua Pesquisa de preço realizada por uma única Unidade requerente, que deverá obrigatoriamente cotar o 'Quantitativo Total' do item, isto é, a soma de todo o quantitativo solicitado pelas Unidades requerentes, informado na LISTA FINAL.
Para não sobrecarregar apenas alguns requerentes a CAPL/DCOM leva em consideração não apenas o quantitativo de cada item demandado, mas também a quantidade de processos em que as Unidades requerentes estão participando ativamente (com responsabilidade de orçamentação). Pode acontecer de algumas Unidades requerentes possuírem quantitativo superior às demais em várias planilhas online e se fosse levado em consideração apenas o quantitativo de cada demanda individual, algumas Unidades jamais precisariam realizar pesquisas de preço, enquanto outras teriam que realizar pesquisas em todos os processos. Por esta razão nem sempre quem solicitou o maior quantitativo será o responsável pela pesquisa de preços.
Não há mudanças na criação de uma pesquisa de preços e nem no encaminhamento de um pedido de compra.
A diferença é que nesta metodologia as Unidades requerentes não precisarão mais criar uma Pesquisa de preço e nem criar e encaminhar um pedido de compra contendo todos os itens que precisam licitar, apenas com aqueles que o DCOM solicitar na fase de 'Divisão das tarefas de orçamentação'.
Ao criar a Pesquisa de Preço, na fase de inserção dos Itens, o campo 'Assunto' deverá ser obrigatoriamente preenchido com o texto padrão Aquisição para o processo 23080. (preencher com o número do processo informado na LISTA FINAL). Pedidos que não forem encaminhados com esta identificação padrão correm o risco de não serem identificados e não serão considerados!
Execução das tarefas conforme divisão
Clique aqui e CONFIRA UMA SUGESTÃO de utilização do Excel para facilitar a busca/verificação dos itens de sua Unidade nas LISTAS FINAIS.
O que preciso fazer na fase 'Execução das tarefas conforme divisão' do Cronograma de Atividades de cada Etapa do Calendário de Compras?
Acessar a página do Calendário de Compras e localizar a planilha online do meu interesse para verificar a LISTA FINAL;
Localizar na LISTA FINAL os materiais para os quais precisarei realizar pesquisa de preço e os materiais para os quais não precisarei realizar pesquisa de preço;
Enviar pedidos e/ou SPAs no prazo da fase 'Execução das tarefas conforme divisão' conforme o Cronograma de Atividades da Etapa em questão.
Os itens e quantitativos solicitados por todas as Unidades e aprovados pelo DCOM foram consolidados em uma aba contendo a LISTA FINAL, que representa um espelho dos 'processos 23080' gerados pelo DCOM, contendo todas as informações relativas a saldos disponíveis para cada Unidade após a finalização do processo. A LISTA FINAL será anexada como peça do processo licitatório pertinente.
As Unidades devem localizar seus itens nos processos criados pela CAPL para saber se deverão realizar pesquisas de preço, ou não. Para saber como proceder em cada uma dessas situações, por favor continue a leitura desta seção.
Entendendo a Lista Final
Utilize a figura a seguir e suas legendas para compreender a aba LISTA FINAL da planilha online de um grupo/família:
Imagem 1: Exemplo de LISTA FINAL
ELEMENTOS IMPORTANTES DA LISTA FINAL:
Qtd. Total: É a somatória do quantitativo de todas as unidades para aquele item
Processo: Número do processo no qual aquele item foi incluído
Responsável pela Pesquisa: Unidade requerente responsável pela realização da Pesquisa de Preço daquele item
Item comp.: Indica se aquele item é compartilhado ou não com mais Unidades
Item excl.: Indica se aquele item foi excluído
Dem. excl.: Indica se a demanda de alguma Unidade para aquele item foi excluída
Pecul.: Indica se aquele item possui alguma peculiaridade (lote, personalização, amostra, garantia ou prazo de entrega diferenciado, compartilhado com outro órgão, exigências de aceitação ou habilitação etc)
Código do item: Código do item conforme o catálogo de materiais (fundo azul indica material de consumo, fundo laranja indica material permanente)
As colunas 'Qtd. Total', 'Processo' e 'Responsável pela pesquisa' indicam respectivamente:
Total a licitar (futuramente disponível para ser empenhado apenas pelas Unidades requerentes);
o número do 'processo 23080' ao qual o futuro pedido será ajuntado após analisado e aprovado pela CAPL/DCOM;
A Unidade requerente responsável pela realização da pesquisa de preço para o item, que deverá obrigatoriamente considerar no quantitativo do item informado na coluna 'Qtd. Total'.
No recorte da imagem é possível ver que a LISTA FINAL da planilha online do grupo 099.15 apresenta pela menos dois 'processos 23080' diferentes e que CURITIBANOS precisará realizar pesquisa de preços para itens de dois desses processos.
Cada Unidade requerente deve localizar sua coluna na LISTA FECHADA para identificar para quais itens será necessário enviar uma Solicitação Digital cadastrada no módulo SPA, conforme instruções ao longo desta seção. No exemplo da imagem, ARARANGUÁ e ARQ/CTC possuem demanda no item 099.15.2291174 (linha 16), que será orçado por CURITIBANOS. Nestes casos, a Unidade deverá encaminhar um SPA justificando a sua demanda, como será visto mais a frente.
Confira se seu item possui alguma peculiaridade, como agrupamento em lote, personalização, solicitação de amostra, garantia ou prazo de entrega diferenciados, se é compartilhado com outro órgão, exigências de aceitação ou habilitação, entre outros. Caso essa indicação não esteja aparecendo na LISTA FINAL, comunique a CAPL/DCOM por meio do e-mail capl@contato.ufsc.br.
Como localizar os itens da minha unidade na Lista Final?
Nas datas previstas no Calendários de Compras para essa fase do Cronograma de Atividades em cada Etapa, as Unidades requerentes deverão acessar a aba contendo a LISTA FINAL em cada planilha online em que informaram suas demandas para encontrar:
os itens para os quais precisão realizar pesquisa de preço e os processos 23080 em que os pedidos com essas pesquisas serão ajuntados;
os itens para os quais não precisão realizar Pesquisa de Preço (se houver) e para os quais deverão encaminhar uma Solicitação Digital cadastrada no módulo SPA e os processos 23080 em que esses SPAs resultantes serão ajuntados.
Confira a nossa dica de como utilizar o Excel para localizar mais facilmente os itens e suas tarefas conforme a Lista Final
Como eu crio um pedido com os itens para os quais preciso realizar Pesquisa de Preço
Quando a Unidade localizar itens na LISTA FINAL para os quais precisa realizar Pesquisa de preço, deverá criar uma Pesquisa de preço no módulo 'Compras e Licitações' (SCL) e encaminhar os pedido de compra resultante à CAPL.
Os pedidos resultantes das Pesquisas de Preço serão analisados pela equipe da CAPL e, uma vez aprovados, serão ajuntados aos processos de compra (23080) pertinentes, previamente criados na fase de 'Geração dos processos' e informados na LISTA FINAL.
ATENÇÃO: Ao criar a Pesquisa de Preço, na fase de inserção dos Itens, o campo 'Assunto' deverá ser obrigatoriamente preenchido com o texto padrão Aquisição para o processo 23080. (preencher com o número do processo informado na LISTA FINAL). Pedidos que não forem encaminhados com esta identificação padrão correm o risco de não serem identificados e não serão considerados!
O que eu preciso conferir nos orçamentos?
O DCOM dispõe de um modelo de relatório de Pesquisa de Preço para licitação, que auxilia na conferência de todas as informações necessárias.
Entretanto, para informações mais completas, confira nosso artigo com Informações sobre orçamentos para saber mais sobre os tiopos de orçamentos válidos, fontes, validades etc.
O que preciso fazer a respeito dos itens para os quais não preciso realizar Pesquisa de Preço?
1. Se os itens com pesquisa e itens sem pesquisa de preço de uma Unidade requerente foram organizados em um mesmo 'processo 23080', a justificativa para compra dos itens sem pesquisa de preço deverá ser encaminhada juntamente com os itens com pesquisa de preço no pedido do SCL. Ou seja: o Ofício de Justificativa deverá obrigatoriamente se referir sobre a compra de todos os itens daquele processo: com e sem pesquisa de preço;
2. Se os itens que não precisam de pesquisa de preço estiverem em um 'processo 23080.' em que você não tem mais nenhum item, você deve cadastrar uma Solicitação Digital exatamente conforme as instruções desta seção (após 'Exemplos de como trabalhar os resultados da planilha'), contendo os documentos pertinentes às Unidades requerentes que não precisarão realizar Pesquisa de Preço.
Na prática, deve constar um Ofício de Justificativa (e apenas um) de cada Unidade para cada processo do qual ela possui demanda.
Caso, por algum motivo, a Unidade responsável originalmente pela orçamentação não cumpra a tarefa e/ou não encaminhe a SD com os orçamentos dentro do prazo previsto no cronograma do Calendário, toda a sua demanda será excluída e a tarefa de orçamentação será redistribuída para outra Unidade requerente daquele(s) item(ns).
Exemplo de como trabalhar com os resultados da Lista Final
Exemplo de divisão da demanda em processos na Lista Final e o que fazer em cada situação (algumas células foram destacadas em outras cores para fins didáticos)
Na imagem acima, vemos que o requerente ARARANGUÁ informou demanda de seis itens (filtrando pelas demandas da coluna de ARARANGUÁ, coluna Q). Estas demandas estão dividas em dois processos:
23080.007837/2020-94, com 4 itens com demanda de Araranguá;
23080.007833/2020-14, com 2 itens com demanda de Araranguá.
Desses, Araranguá precisará criar pesquisa de preço para apenas três (confira na coluna 'Responsável pela Pesquisa'). Perceba que, para os dois itens que foram distribuídos para o outro processo (de fundo vermelho), Araranguá não possui responsabilidade de orçamentação para nenhum item.
Assim, Araranguá procederá da seguinte forma:
Para o processo 23080.007837/2020-94, em que Araranguá possui demanda de quatro itens, a Unidade fará a pesquisa de preço de três itens. Também, no Ofício de Justificativa, fundamentará a demanda destes três itens e mais o item para o qual possui demanda mas não está responsável pela orçamentação. Toda essa documentação (orçamentos, ofício etc) será encaminha por meio de uma SD (solicitação digital) no módulo SCL, a ser posteriormente ajuntada ao processo.
Para o processo 23080.007833/2020-14, em que Araranguá possui demanda de dois itens, a Unidade não fará a pesquisa de preço para nenhum item. Desta forma, deverá encaminhar o Ofício de Justificativa, fundamentando a demanda destes dois itens mesmo que não esteja responsável pela orçamentação. O Ofício de Justificativa será encaminhado por meio de uma solicitação digital no módulo SPA, a ser posteriormente ajuntada ao processo.
As solicitações digitais (SPA) das Unidades que não forem designadas para realizar Pesquisa de Preço deverão ser encaminhadas obedecendo obrigatoriamente às instruções a seguir:
Solicitações digitais no SPA para pedidos sem Pesquisa de Preços
Grupo de assunto: 64 - Compra
Assunto: 206 - Compra
Detalhamento: Preencher apenas com o texto no seguinte padrão: Documentação para processo 23080 e completar o preenchimento com o número completo do processo ao qual o SPA deverá ser ajuntado. Este número será informado na aba LISTA FINAL de cada planilha online.
Pedidos e SPAs que forem encaminhados sem o correto preenchimento do campo 'ASSUNTO' serão devolvidos para ajuste.
Como fica a documentação da Lista de Verificação (checklist)?
Veja no quadro a seguir os documentos obrigatórios para cada situação:
O DCOM dispõe de modelos de Ofício de Justificativa e Relatório de Pesquisa de Preço para licitação, que auxiliam na conferência de todas as informações necessárias.
E se uma Unidade não enviar os pedidos e/ou SPAs no prazo?
Caso alguma Unidade não envie a documentação necessária ao andamento do processo dentro dos prazos estabelecidos, toda a sua demanda será desconsiderada do processo licitatório pertinente e as tarefas serão redistribuídas para outras Unidades solicitantes do mesmo material. Caso tenha sido a única Unidade a solicitar os materiais que não orçou, tais itens serão excluídos do pedido.
Tais medidas são necessárias para que os processos licitatórios tenham fluidez e não haja problemas futuros, como o vencimento de orçamentos encaminhados dentro do prazo e morosidade na disponibilização das Atas de Registro de Preços para empenho, entre outros.
Para evitar esse tipo de situação, sugerimos que, especialmente os itens inseridos nas Listas Abertas, tenham seus orçamentos já adiantados antes mesmo da 'Divisão das tarefas de orçamentação', uma vez que praticamente em todos os casos tais itens serão exclusivos da Unidade demandante (o que a tornará consequentemente a responsável pela orçamentação). Assim, parte das tarefas já estarão adiantadas antes mesmo da fase pertinente.
E se for preciso excluir demandas?
Deve ser enviado um e-mail para capl@contato.ufsc.br assim que a necessidade de exclusão for verificada, pois as exclusões demandam uma série de ações, como atualização das planilhas online, redistribuição das tarefas de orçamentação (quando houver), comunicação da exclusão às Unidades que precisarão realizar a pesquisa de preço por conta da exclusão etc.
O e-mail deve obrigatoriamente informar:
Número do 'processo 23080.' ao qual material foi destinado;
Código do material no catálogo da UFSC;
Quantidade a excluir
Justificativa para exclusão
Lembre-se que a fase correta para a exclusão de itens é até o fim da Ciência e Aprovação! As exclusões posteriores necessitam de justificativa, uma vez que a simples desistência após a fase de Ciência e Aprovação poderá implicar na exclusão total da demanda da Unidade no processo relacionado.
VALE O REFORÇO: PLANEJE SUAS DEMANDAS!
Sempre que possível as listas fechadas serão disponibilizadas previamente ao início de cada Etapa do Calendário de Compras, para que as Unidades possam planejar antecipadamente os pedidos futuros.
Esta é uma fase interna do Departamento de Compras. A CAPL/DCOM analisará todos os pedidos (SDs) e SPAs e os agrupará ao processo pertinente, que será encaminhado para a próxima etapa: a elaboração do Termo de Referência.
Em algumas situações será admitido o envio dos pedidos diretamente por meio do Sistema Solar/SCL, sem necessidade do Fluxo Prévio.
São os casos de
licitações para fornecimento imediato (pronta-entrega);
adesões a atas de registro de preços de outros órgãos;
pedidos para licitações SRP de materiais de setores que possuem códigos próprios (Prefeitura Universitária, Restaurante Universitário, Imprensa Universitária e Almoxarifado Central), de livros para a Biblioteca Central e de materiais específicos para a Editora Universitária e
raras exceções, autorizadas previamente pela Direção do DCOM.
Em caso de dúvidas, entre em contato antecipadamente e considerando os prazos dos cronogramas de cada Etapa. As consultas devem ser formalizadas (por meio dos e-mails informados na seção "Contatos" da página do DCOM) para que tanto dúvidas quanto orientações em resposta fiquem registradas e sejam, quando necessário, anexadas aos processos pertinentes.
↑ Decreto nº 7.892, de 23 de janeiro de 2013
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