O que é e para que serve o Certificado Digital e-CNPJ?
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Em termos bem resumidos, o Certificado Digital e-CNPJ nada mais é do que a versão eletrônica do CNPJ — ele garante a autenticidade e a integridade das transações de pessoas jurídicas em meios eletrônicos.
No entanto, como ele pode ser usado no dia a dia da empresa? De quais formas ele contribui para otimizar os processos de seu negócio? Como funcionam seus diferentes tipos e qual é melhor para você?
Pensando nessas e em outras questões relacionadas ao tema, preparamos este conteúdo. Ao longo do texto, você entenderá por quais razões ele é tão vantajoso e como efetuar a aquisição desse certificado. Aproveite as informações!
O Certificado Digital e-CNPJ
No século passado, contadores e empreendedores trabalhavam em espaços repletos de pilhas de papéis e documentos físicos.
Diante desse cenário, o Governo Federal do Brasil detectou a necessidade de agilizar seus processos por meio da informatização, promovendo diversas iniciativas. A partir da aprovação da Medida Provisória nº 2.200-02, de 24/8/2001, criada com o objetivo oficializar a validade jurídica do Certificado Digital e assim facilitar o cotidiano de organizações e pessoas físicas.
O avanço teve uma boa recepção e, não por acaso, inúmeros setores adotaram ferramenta e automatizaram seus sistemas. No ano de 2007, por exemplo, houve a criação do Sistema Público de Escrituração Digital, mais conhecido como Sped. A partir disso, a Receita Federal começou a exigir das empresas o envio de declarações em canais eletrônicos.
Como consequência dessas implantações, tornou-se cada vez mais necessário digitalizar uma série de procedimentos que, até então, só podiam ser solucionados de maneira presencial, isto é, com bastante tempo de espera e longas filas. Nesse contexto, o Certificado Digita e-CNPJ possibilita que, em diferentes canais eletrônicos, a sua empresa:
faça procurações;
realize parcelamento eletrônico online;
entregue várias declarações, como DIRF, DOI, RAIS etc.;
utilize o Conectividade Social;
tenha acesso ampliado no site da Receita Federal do Brasil (RFB);
aproveite uma quantidade crescente de serviços em instituições públicas e privadas;
assine notas fiscais;
pague tributos referentes às três esferas de poder;
envie aos órgãos governamentais informações previdenciárias e trabalhistas;
execute transações bancárias;
se comunique de forma ágil com órgãos importantes — Prefeitura, Governo do Estado, Receita Federal e INSS;
É oportuno ressaltar que ele não pode ser confundido com o Certificado Digital e-CPF, que funciona como um RG digital das pessoas físicas. Apesar das diferenças fundamentais que existem entre eles — um é voltado às pessoas físicas e o outro, às pessoas jurídicas —, ambos são úteis para enviar declarações, emitir notas, assinar documentos e assim por diante.
Vale lembrar que, segundo as normas da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), todo Certificado Digital brasileiro é um documento intransferível e designado para uso exclusivo de seu titular. E, por exigência da RFB, o responsável pelo Certificado e-CNPJ sempre será o responsável pelo CNPJ da empresa, de acordo com o cadastro feito na Receita.
Como garante a identidade do titular e é bem seguro, ele é frequentemente requisitado para transações relacionadas ao governo. De qualquer modo, a tecnologia demonstra capacidade para ser mais do que um instrumento que ajuda a cumprir obrigações — ela também pode otimizar incontáveis processos. No próximo tópico, explicaremos quais são os tipos existentes de e-CNPJ e abordaremos as principais diferenças entre eles.
De maneira geral, o tipo de Certificado Digital e-CNPJ varia conforme o sistema onde ele será utilizado. Portanto, antes de escolher um para a sua empresa, busque informações e veja qual deles é mais adequado paras as necessidades de seu negócio.
O Certificado Digital do tipo A1 é emitido diretamente em um computador — ele pode ser armazenado no celular, nuvem ou em navegador de internet (Chrome, Firefox, Internet Explorer etc.).
Um de seus pontos positivos é que ele oferece a possibilidade fazer cópias de segurança, além de pode ser instalado em outros computadores. O acesso ocorre por meio de qualquer dispositivo e em qualquer local, com praticidade e total segurança, e a sua validade é de 1 ano.
Ao contrário do A1, o certificado do tipo A3 pode ser armazenado em diferentes dispositivos criptográficos, como cartão (necessita de uma leitora), nuvem e token. Todas as opções são protegidas por senha e por uma grande camada de criptografia. Ele é muito seguro, visto que os dados permanecem invioláveis e só podem ser acessados por quem detém as credenciais. Seu prazo de validade varia entre 1 até 5 anos de duração.
Para entender qual deles é melhor para o seu negócio, informe-se com o fornecedor responsável pelo seu equipamento. Se preferir, também é possível consultar a documentação e verificar se há alguma restrição ligada à utilização de algum dos dois tipos.
Os benefícios do e-CNPJ para as empresas
Você já sabe do que se trata um Certificado Digital e-CNPJ e conheceu as categorias disponibilizadas pelo mercado, não é mesmo? Agora é preciso analisar as inúmeras vantagens que ele proporciona para o seu negócio. Confira, a seguir, quais são as principais!
Com o e-CNPJ também é possível emitir a NF-e de modo prático e seguro. No entanto, essa prática não é a saída mais indicada se, na sua empresa, a pessoa responsável pelo e-CNPJ não é a única a emiti-las. Nesse caso, recorra ao Certificado Digital para a emissão de Notas Fiscais, que foi desenvolvido exclusivamente para essa finalidade.
Assinar documentos com o Certificado e-CNPJ
Por mais incrível que isso possa parecer, o e-CNPJ pode ser usado para assinar documentos — você ganha tempo, fica longe das filas e não se desgasta com atividades desnecessárias, ou seja, sua caneta e papel será substituída de uma vez por todas.
Em virtude da tecnologia que faz a criptografia de dados e do rigoroso processo de emissão, o Certificado possibilita autorizar transações e até mesmo assinar documentos no meio eletrônico, com o mesmo valor de uma assinatura de punho próprio e autenticada.
Com o Certificado Digital, você poderá formalizar contratos a distância, afinal, basta ter acesso a um meio eletrônico para fechar negócio. Pense bem: quantas oportunidades não deixaram de ser concretizadas por motivos geográficos?
Se você estiver no Brasil, por exemplo, conseguirá firmar uma parceria com um empresário que está viajando pela China. Para isso, bastar acessar uma plataforma para assinaturas de documentos — via celular, tablet ou computador — e assinar com o seu Certificado.
Como os processos são realizados em um meio eletrônico de ponta a ponta, ele também permitirá diminuir gastos associados à compra, à impressão e ao armazenamento de papel. Com o ganho de eficiência operacional, há a tendência de reduzir os gastos com autenticação, deslocamentos para o envio de documentos, transporte em geral e mão de obra.
Na prática, você precisará de poucos cliques, sem abrir mão de total validade jurídica. Isso, é claro, sem a necessidade de reconhecimento de firma — o conteúdo pode ser enviado em tempo real.
Outro fator bastante vantajoso é a possibilidade de eliminar o risco de perder documentos por descuidos ou acidentes, como desabamentos, incêndios ou alagamentos. Como o armazenamento se dá nos meios eletrônicos, você sempre terá um backup à disposição.
Operar com sustentabilidade
A tecnologia em prol da sustentabilidade é uma das realidades que vivenciamos ao longo das últimas décadas. Como dispensa qualquer autenticação adicional sem perder a validade jurídica, o Certificado contribui para a redução do consumo de papel.
Como consequência, temos um impacto bastante positivo para a redução não só do desmatamento, mas também do uso desenfreado de outros bens naturais, que são indispensáveis para o planeta onde vivemos.
Trabalhar de forma mais cômoda
Decisões financeiras, gestão de pessoal e planejamento do negócio — quem lidera uma empresa sabe o quão desafiador pode ser esse cotidiano. Contar com o suporte de um Certificado será útil para que você se dedique às atividades centrais para o bom desempenho de sua organização. Afinal, por que passar horas em uma fila se há como solucionar diversas pendências pela tela do celular?
A compra do Certificado Digital e-CNPJ
Depois de conhecer tantas vantagens, você deve estar se perguntando o que precisa ser feito para contar com essa facilidade em sua empresa, não é mesmo?
Após analisar todas as opções e tipos disponíveis no mercado, vale a pena conferir a relação de documentos solicitada para cada entidade. Feito isso, escolha um plano que combina com as necessidades de sua empresa e fique de olho na validade.
Por fim, vimos que o Certificado Digital e-CNPJ pode trazer várias finalidades para o seu negócio que vai muito além de obrigações acessórias. Não deixe de aproveitar essa oportunidade e otimize seus processos agora mesmo.