5 dicas contra e-mails indesejados | O Debate
A consultoria de TI Danresa lista os principais passos para que as empresas minimizem o impacto negativo e a perda de produtividade causada por conteúdo indesejado no correio eletrônico de seus colaboradores, spams, trojans e phishing.
Pesquisas apontam que o Brasil é um dos primeiros do ranking no envio global de spams e que um em cada três e-mails que chegam à caixa postal é spam. Esse lixo eletrônico pode custar anualmente para as empresas R$ 1,5 mil por funcionário, de acordo com os dados da consultoria Nucleus Research.
Em um levantamento feito com 849 usuários de e-mail corporativo nos EUA, a consultoria concluiu que o número de mensagens consideradas lixo eletrônico chega a 66%. Como resultado desse volume, os usuários gastam 16 segundos identificando e apagando cada mensagem indesejada, o que representa, de acordo com a consultoria, um custo anual de US$ 70 bilhões somente nos Estados Unidos.
1) Estabelecer uma política sobre o uso de e-mail. Cada empresa deve definir internamente que tipo de conteúdo via e-mail será permitido e proibido de acordo com sua área de atuação. Para algumas, por exemplo, anexos pesados de fotos ou vídeos não fazem parte do dia-a-dia das tarefas e podem, conseqüentemente, ser barrados. Já se a empresa for uma agência de publicidade, por exemplo, a proibição mencionada não faz sentido. O importante é que cada companhia estabeleça uma política e a repasse aos funcionários, inclusive por escrito, para que todos tenham ciência do que podem enviar e receber via e-mail corporativo.
2) Ter um anti-spam integrado ao antivírus. Apesar do risco que é navegar na Internet sem ferramentas de proteção, muitas empresas ainda descuidam quando o assunto é atualização constante do antivírus. Com soluções anti-spam, a situação não é muito diferente e a prática também precisa ser disseminada de forma generalizada no ambiente corporativo. O ideal é contar com um anti-spam integrado ao antivírus, uma vez que as mensagens indesejadas podem estar repletas de pragas cibernéticas.
3) Configurar o anti-spam de acordo com as melhores práticas do mercado. O ideal é que a ferramenta de anti-spam escolhida pela empresa não seja engessada, para que possa ser customizada de acordo com sua política e também configurada de acordo com as melhores práticas de mercado, como por exemplo, a que verifica se um link em um e-mail tem o IP do domínio que diz ser.
4) Definir Black e White lists de remetentes. É importante ter a lista de remetentes proibidos que sabidamente só existem para propagar spams, assim como a lista de remetentes confiáveis. Alguns softwares já fornecem listas predefinidas, mas é importante que cada empresa vá atualizando as suas.
5) Permitir a gestão do usuário no dia-a-dia. Tão problemático quanto receber um grande volume de e-mails indesejados é ter uma mensagem importante barrada. Assim, uma ferramenta anti-spam eficiente deve permitir a interação do usuário, enviando diariamente a lista de e-mails bloqueados para que ele valide se o que está ali é de fato spam ou se há algum conteúdo útil que por algum motivo foi barrado.