Gestores de aquisições devem ser capacitados em riscos | Sollicita | Sollicita
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ACÓRDÃO 1049/2019 - PLENÁRIO
3º Congresso de Governança
GOVERNANÇA 12/07/2019 07:00
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O acórdão 1049/2019 - TCU – Plenário refere-se à auditoria realizada com objetivo de avaliar a sistemática e os controles internos referentes às aquisições/contratações por organizações militares situadas no Estado de Minas Gerais.
Com base no art. 250, inciso III, do Regimento Interno do TCU, o relator Ministro Marcos BemQuerer recomendou que:
1 - estabeleça formalmente mecanismos que a administração adotará para acompanhar o desempenho da gestão das aquisições; e
2- inclua, na elaboração do termo de referência ou projeto básico, modelo de gestão do contrato, listas de verificação para os aceites provisório e definitivo, de modo que os atores da fiscalização tenham um referencial claro para atuar na fase de gestão do contrato;
3- estabeleça formalmente e de modo unificado:
a. objetivos organizacionais para a gestão das aquisições, alinhados às estratégias de negócio;
b. iniciativas/ações a serem implementadas para atingir os objetivos estabelecidos;
c. pelo menos um indicador para cada objetivo definido, preferencialmente em termos de benefícios para o negócio da organização;
d. metas para cada indicador definido;
e. mecanismos que a administração adotará para acompanhar o desempenho da gestão das aquisições;
4 - atribua a um comitê, integrado por representantes dos diversos setores da organização, a responsabilidade por auxiliar a administração nas decisões relativas às aquisições (função consultiva) ou, eventualmente, tomar decisões sobre esse tema (função deliberativa), com o objetivo de buscar o melhor resultado para a organização;
5 - capacite os gestores na área de aquisições em gestão de riscos;
6 - elabore processo de planejamento, a fim de permitir um controle centralizado de seu plano de aquisições, contemplando as seguintes fases:
a. produção, com a participação de representantes dos diversos setores da organização, de documento que materialize o plano de aquisições, contendo, para cada contratação pretendida, informações como: descrição do objeto, quantidade estimada para a contratação, valor estimado, identificação do requisitante, justificativa da necessidade, período estimado para aquisição, programa/ação suportado(a) pela aquisição, e objetivo(s) estratégico(s) apoiado(s) pela aquisição; aprovação do plano de aquisições pela mais alta autoridade da organização ou pelo comitê gestor de aquisições, quando este possuir função deliberativa;
b. divulgação do plano de aquisições na internet;
c. acompanhamento periódico da execução do plano, para correção de desvios;
d. capacite os gestores responsáveis pelas unidades de aquisições por meio de treinamento em governança e gestão das aquisições; e
e. na elaboração do termo de referência ou projeto básico, inclua modelo de gestão do contrato, listas de verificação para os aceites provisório e definitivo, de modo que os atores da fiscalização tenham um referencial claro para atuar na fase de gestão do contrato;
Os trabalhos se concentraram nas organizações militares – OMs subordinadas aos Comandos da Aeronáutica e do Exército. O Grupamento de Apoio de Barbacena – GAP/BQ, da Aeronáutica, e o 4º Depósito de Suprimento (4º DSup) , do Exército, foram as OMs selecionadas pela presente fiscalização.
Segundo relator a Governança das aquisições pode ser definida como um "conjunto de mecanismos de liderança, estratégia e controle postos em prática para avaliar, direcionar e monitorar a atuação da gestão das aquisições, com objetivo de que as aquisições agreguem valor ao negócio da organização, com riscos aceitáveis (adaptado do 'Referencial Básico de Governança Aplicada a Órgãos e Entidades da Administração Pública', publicado pelo TCU em 2014)".
"O termo aquisições, na abordagem deste trabalho, refere-se à compra de bens, à contratação de obras ou serviços, ou esses em conjunto, com ou sem licitação, com ou sem a formalização de contrato".
Para esclarecer melhor o tema, o relator optou por transcrever o excerto do relatório do levantamento de governança e gestão das aquisições em organizações federais, realizado pelo TCU em 2013, TC 025.068/2013-0 (Acórdão 2.622/2015-TCU-Plenário) :
'16. A necessidade de se aperfeiçoar continuamente os sistemas de governança e de gestão das aquisições no setor público decorre da sua forte relação com a geração de resultados para a sociedade e da elevada materialidade dos gastos associados.
18. Quanto à materialidade envolvida, a governança e gestão das aquisições impacta o montante das despesas licitáveis das organizações.
23. De forma mais detalhada, a governança das aquisições tem por objetivo:
23.1. alinhar as políticas e as estratégias de gestão das aquisições às prioridades do negócio da organização em prol de resultados;
23.2. assegurar a utilização eficiente de recursos;
23.3. otimizar a disponibilidade e o desempenho dos objetos adquiridos;
23.4. mitigar riscos nas aquisições;
23.5. auxiliar a tomada de decisão sobre aquisições;
23.6. assegurar o cumprimento dos papeis e das responsabilidades, e a transparência dos resultados na função aquisição.
"Com respeito à distinção entre governança e gestão das aquisições, cabe frisar: não são sinônimos, embora sejam complementares e interdependentes. Governança refere-se à definição do que deve ser executado (direção) , e gestão refere-se à forma como se executa. Por exemplo, diversas organizações (e.g., IBGC, GAO e OCDE) preconizam que uma boa prática de governança é estabelecer política (diretrizes) para a gestão de riscos (inclusive das aquisições) . Entretanto, a implementação dessa política não é função da governança, e sim da gestão. Já o controle da gestão é função da governança, ou seja, a gestão deve ser monitorada quanto ao cumprimento das diretrizes estabelecidas e quanto aos resultados obtidos", explica.
Bemquerer ressalta, por fim, que a responsabilidade pela gestão dos recursos organizacionais pode ser delegada, mas não a responsabilidade pela prestação de contas. "Por isso, os atos de avaliar, direcionar e monitorar a gestão das aquisições são de responsabilidade primária da alta administração das organizações e não podem ser delegados. Obviamente, não se está afirmando que os membros da alta administração devam assumir a execução das atividades de gestão das aquisições, mas sim que é responsabilidade deles prover a estrutura e garantir uma boa governança das aquisições", afirma.
Segundo ele, a governança das aquisições tende a evitar ou mitigar deficiências na gestão de uma organização, como o processo de planejamento inadequado, a recorrência de projetos malsucedidos e contratações que não alcançam seus objetivos, os quais se refletem em perda de qualidade e de eficiência de serviços públicos prestados à sociedade.
O acórdão identificou, que nas organizações militares em questão, deficiências no processo de capacitação dos ocupantes das funções chave de aquisições.
"Os gestores da área de aquisição não recebem treinamento para as atividades de governança e gestão de aquisições antes de assumirem o encargo pela primeira vez e tampouco periodicamente. Recomendar, com fulcro no RI/TCU, art. 250, inc. III, ao 4º Depósito de Suprimentos de Juiz de Fora/MG a adoção de providências para melhoria da governança e gestão das aquisições em promover para os gestores responsáveis pelas unidades de aquisições recebem treinamento em governança e gestão das aquisições (e.g. cursos de liderança e gerenciamento de riscos)", concluiu o relator.