Aprender a administrar o tempo auxilia o síndico a exercer o trabalho com eficiência | Duplique Desembargador Créditos e Cobranças - A Solução para a Inadimplência de Condomínios em Curitiba
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Aprender a administrar o tempo auxilia o síndico a exercer o trabalho com eficiência
Publicado 6 de agosto de 2015 | por Duplique Desembargador
Síndicos relatam experiências na busca de trazer o tempo como aliado da gestão
A gestão do tempo é quesito fundamental na vida de qualquer profissional que atua neste mundo contemporâneo, globalizado e ativo, já que possibilita a obtenção de melhores resultados. Na administração de condomínios, essa premissa também assume importante relevância, pois o síndico precisa conciliar suas atividades particulares com os afazeres e responsabilidades inerentes à função, que não são poucas. Não obstante os acontecimentos inesperados, que costumam ocorrer nos piores dias e horários, o planejamento e a organização de rotinas são as principais ferramentas para uma boa gestão do tempo, conforme explica o administrador Carlos Zeferino, da Correta Condomínios, de Florianópolis: "Através do estabelecimento de metas e cronogramas, o síndico poderá alcançar seus objetivos com maior eficiência e racionalização de esforços", diz.
Todas as pessoas possuem um sistema de planejamento natural aplicado no dia-a-dia, mas o desafio é condicionar o cérebro para se habituar ao planejamento formal. De acordo com o empresário e consultor em administração do tempo e produtividade, Christian Barbosa, esse método começa a ser formatado durante a infância, préadolescência e se consolida na fase adulta. "Você levou anos de treinamento do seu cérebro para administrar seu tempo, e se você precisa de um novo resultado para conciliar a função de síndico com as demais, precisa treinar novamente", explica Christian.
O planejamento de um síndico deve ser realizado a curto, médio e longo prazo. As atividades apontadas como prioritárias para o dia, tanto no trabalho do condomínio como nas demais tarefas da vida profissional, devem estar alinhadas com as tarefas importantes criadas durante o planejamento semanal. Cuidado com excessos. "Não adianta programar mil tarefas e conseguir executar apenas metade, você irá se sentir frustrado com isso", ressalta Christian Barbosa. Na dúvida sobre o que é mais ou menos prioritário, o administrador e proprietário da Aegis Consultoria, Dimas Pincinato Alves, dá a dica: "pare e questione-se: quais serão as consequências se eu não fizer isso primeiro?".
De acordo com pesquisa estatística do palestrante Christian Barbosa, as pessoas demoram de 4 a 7 semanas para começarem a obter resultados de produtividade, antes disso o resultado é ínfimo e o planejamento geralmente não dá certo. "O segredo é persistir no sistema de organização adotado, pois o nosso cérebro precisa errar para aprender. Graças a você ter caído um monte de vezes enquanto era um bebê é que anda hoje", exemplifica Barbosa.
No ritmo condominial
O síndico que trabalha com planejamento normalmente consegue manter o condomínio em bom funcionamento e desempenha suas funções sem atropelos. "Na prática, uma boa ou má gestão do tempo está relacionada ao nível de organização", ressalta Zeferino. Portanto, o síndico deve registrar as atividades para obter mais segurança e equilíbrio em suas ações. A orientação é que as informações do que precisa ser feito periodicamente no condomínio, os serviços realizados, problemas ocorridos e providências tomadas constem em uma planilha ou agenda para uso do síndico ou zelador.
Se o condomínio não mantiver registros organizados, certamente o síndico perderá tempo em questões que poderiam ser rapidamente resolvidas. Manter um cadastro de fornecedores, prestadores de serviço e dos próprios moradores é muito importante na administração condominial, pois permite contato rápido em situações de emergência ou mesmo nas necessidades do dia-a-dia. "Muitas vezes perde-se tempo para localizar determinada pessoa ou profissional por falta de um simples cadastro", alerta o administrador da empresa Correta.
O registro de ocorrências permite manter em foco o que ainda não foi equacionado. Contudo, alerta o administrador Zeferino, o gestor precisa ter cuidado para não deixar pequenas coisas esquecidas ou mal resolvidas e adiar uma questão que se apresenta naquele momento: "Problemas pequenos ou grandes devem ser encarados de forma efetiva até sua solução, pois, do contrário, poderão 'fermentar' e transformar-se em questões mais amplas", explica. Por exemplo, se um equipamento está apresentando problemas, a orientação é que se resolva de imediato sem deixar que estrague de vez para então tomar providências. Se a bomba d'água está fazendo um ruído estranho, apresentando alguma anormalidade, o síndico deve providenciar a revisão do equipamento o mais rápido possível. Para Zeferino, a prevenção é sempre o melhor caminho. "Imagine um problema de falta de água em pleno domingo, ou um portão que pára de funcionar à noite. Certamente ninguém desejaria exercer função do síndico nessa hora para resolver a questão".
gerente de condomínios da empresa Precisa Soluções Condominiais, em Florianópolis, Marcelo Becker (foto ao lado), destaca, no entanto, que o erro mais comum dos síndicos com a gestão do tempo é atender todas as situações do condomínio em qualquer horário. O resultado disso é que um detalhe qualquer e que poderia ser resolvido facilmente acaba chegando para o síndico tarde da noite. "Os condôminos devem ser comunicados da rotina de atendimento, a fim de criar no condomínio uma cultura de respeito aos horários do síndico, logicamente com a ressalva em situações de emergência", alerta Becker.
Evite urgências
As ações importantes ao condomínio, quando adiadas, podem se transformar em questões urgentes. Ou seja, quando manutenções importantes deixam de ser realizadas no momento certo, a questão pode virar urgência quando não há mais possibilidade para adiamentos: o gás acabou! O cano estourou! O elevador emperrou!
Um síndico de primeira viagem pode se deparar com uma situação no condomínio que o leve a adiar a execução da tarefa, cometendo o erro da procrastinação. "É preciso saber executar as ações importantes, pois o síndico não pode ficar só apagando incêndio", alerta Dimas Pincinato.
As emergências são conciliadas com o planejamento e, muitas vezes, ocorrem nos piores momentos. Dessa forma, o síndico deve ser ágil e dispor de meios para intervenção rápida e eficaz. Por exemplo, quando surge um problema em um equipamento, ele deve ser desligado imediatamente para que não agrave o defeito; a seguir, o técnico deverá se chamado para o conserto. "Nesta situação, é necessário dispor de nomes e telefones para contato. Se o síndico não se organiza para isso, certamente encontrará mais dificuldades e levará mais tempo para resolver o problema", explica Carlos Zeferino. O gerente Marcelo Becker recomenda ao síndico manter exposto no mural do condomínio um quadro com o telefone de emergência dos prestadores de serviço. "Na ausência do síndico por qualquer motivo, os condôminos não ficam desamparados e terão como recorrer a alguém", diz.
Quando o síndico mantém o controle das manutenções preventivas e revisão dos equipamentos, os riscos de emergências são minimizados. Além disso, "a manutenção periódica evita gastos maiores que acabam por causar insatisfação dos condôminos que terão que arcar com valores inesperados", acrescenta Becker.
No contexto da gestão condominial, planejar as metas e atividades de curto, médio e longo prazos irá permitir ao síndico desenvolver seu trabalho com mais eficiência e garantia de resultados, conforme explica Dimas Pincinato: "Quem administra adequadamente o tempo sente que consegue fazer tudo o que planeja, do contrário as atividades desandam".
No planejamento de curto prazo, de acordo com Carlos Zeferino, o síndico deve organizar as rotinas de manutenções preventivas para manter em bom funcionamento os sistemas de segurança (alarmes, circuitos fechados de TV, cercas energizadas, iluminação de emergência, equipamentos contra incêndio, pararraios), elevador, porteiro eletrônico, portões automáticos, bombas d'água, rede de esgoto, piscina, sauna, entre outros. A limpeza dos reservatórios de água deve ser realizada a cada seis meses, assim como a dedetização das áreas comuns. Os prazos para revisões periódicas devem ser controlados para não haver riscos de que algo não funcione num momento de necessidade. Nesse sentido, os equipamentos alimentados com baterias devem ser revisados periodicamente, pois essas têm um tempo de vida útil e podem dar a falsa sensação de que o equipamento está ativo, quando na verdade está inoperante. O síndico deve ter em mente que é de sua responsabilidade manter todas as instalações e equipamentos do condomínio em funcionamento e periodicamente revisados, afinal, ele será o primeiro a ser cobrado no caso de um eventual sinistro ou acidente envolvendo bens ou pessoas. "Mesmo tendo um zelador para cuidar das revisões, o síndico deve acompanhar se tudo está sendo feito dentro dos prazos", alerta Zeferino.
No que se refere ao planejamento de médio prazo, deve-se levar em conta principalmente a conservação do edifício. A lavação das paredes externas a cada dois ou três anos prolonga a vida útil da pintura, pois remove as manchas e fungos que deterioram e desvalorizam a edificação.
No longo prazo, a principal preocupação do síndico deve ser com a renovação da pintura do edifício, que normalmente é realizada a cada cinco anos. Por se tratar de um investimento bastante oneroso, o condomínio pode instituir um fundo especial para essa finalidade, com parcelas mensais de valor mais reduzido, de modo a minimizar o impacto financeiro no momento em que a obra for contratada. Dispondo de uma reserva para pagamento de parte do valor necessário, o rateio final para a obra torna-se menos oneroso para os condôminos e permite ao condomínio barganhar a redução de preços.
No Condomínio do Edifício Residencial Lugo, em Criciúma, a síndica Andréia Pavei concilia, diariamente, as atividades de gestão do condomínio com a administração da própria empresa, sem deixar de dar atenção ao marido e curtir os seus momentos de lazer. Pavei é administradora financeira e síndica há quatro anos. Ela considera que a sua capacitação e experiência são vantagens que a tornam mais produtiva e ágil. "Tenho a minha agenda e meus objetivos, mas às vezes preciso me dispensar da empresa, pelo menos no período da manhã, para resolver questões do condomínio, quando são muitas", relata. A síndica traz a dica da experiência e ressalta que, para ter o tempo como seu aliado, nada melhor do que ter prazer em todas as atividades que faz no dia-a-dia, independentemente de quantas sejam: "Amo o que faço e tenho consciência de que não podemos atingir 100% do que foi planejado", conclui. (síndica Andréia Pavei – Criciúma)
Em Florianópolis, a vida do síndico profissional Sandro Luiz da Silva significa corrida contra o tempo. Casado, com dois filhos, sócio proprietário da empresa Sensato Administradora de Condomínios, Sandro Luiz é ainda síndico profissional de 20 residenciais na capital catarinense. Ele considera o fator informação como essencial para o bom aproveitamento do tempo: "Saber aonde ir já economiza 70% do meu tempo". Além disso, ele enfatiza o cuidado que o síndico deve ter na contratação dos funcionários e das empresas prestadoras de serviço do condomínio, pois o amparo de equipe qualificada é primordial para o rendimento da produtividade. "Eu tenho profissionais ao meu lado que resolvem os meus problemas. Na maioria das vezes não preciso ir até o condomínio para solucionar as questões, basta apenas uma ligação", conta. O síndico profissional ainda faz questão de deixar a dica aos que estão iniciando na atividade: "Se as manutenções estão em dia não há o que se falar em atropelos e raras são as ocorrências inusitadas", conclui. (síndico profissional Sandro Luiz da Silva – Florianópolis)
Quem nunca sentiu que o tempo será curto para realizar tantas atividades? Valmir Barcelos sabe bem o que é isso, pois além de síndico do Condomínio Ana Clara, em Itapema, faz parte do Conselho Fiscal do Edifício Michigan, em Balneário Camboriú, e, como se não bastasse, ainda é corretor e proprietário da Barcelos Imóveis. Pai de duas filhas, casado há 34 anos, Barcelos acredita que, apesar de tudo, mantém todas as atividades em dia, inclusive a atenção com as filhas. "Trabalho com prioridades. Organizo o meu tempo de acordo com as tarefas mais importantes, mantenho o foco até cumprir o objetivo, depois parto para uma nova questão. No fim do dia vou dar conselhos às minhas filhas", conta. E para manter a ordem no condomínio, no decorrer dos dez anos de experiência, o síndico Barcelos encontrou a solução: "Não tenho problemas porque trabalho com a prevenção. Tomo as providências antes que o problema apareça. Não vou deixar, por exemplo, as reservas de gás vazias para depois ter que agir na emergência do morador que ficou sem o gás", exemplifica. (síndico Valmir Barcelos – Itapema)