Publicado por Eduardo Koetz em 15 de janeiro de 2020 15 de janeiro de 2020
O fluxo de trabalho é uma forma de organizar a produtividade na advocacia no dia-a-dia e a sobrecarga. Também reduz o estresse, os erros de trabalho e a necessidade de retrabalho.
Outro benefício é a facilitação da dinâmica entre a equipe, aumentando uma boa atmosfera no ambiente de trabalho, dos estagiários e secretariado até a equipe sênior.
Por isso, falaremos aqui sobre aspectos importantes na hora de definir o fluxo de trabalho no seu escritório.
No que diz respeito a definição de nosso fluxo de trabalho individual (seja como advogado autônomo ou membro de equipe autogerenciável), os principais desafios são a organização de tarefas e disciplina com as atividades diárias.
Sem essa organização, é muito provável que se estabeleça um ritmo de trabalho bem menor.
Isso porque as tarefas são feitas apenas quando está chegando o final do prazo de entrega. Ou seja, não há antecedências ou planejamento prévio visando um melhor aproveitamento do tempo.
Assim, se cumpre todas as atividades com menos tempo através da padronização da sequência de partes menores das tarefas.
Também é preciso definir no fluxo de trabalho os serviços que exigem mais foco e prioridade. Assim, torna-se possível antecipar ações para garantir a qualidade dos serviços mais importantes para o escritório, elevando assim bastante a produtividade na advocacia.
Fluxo de trabalho e a produtividade na advocacia
Na Advocacia, podem-se considerar os casos judiciais mais complexos e rentáveis (que podem exigir maior qualificação a respeito das questões jurídicas) como prioridade no fluxo de trabalho.
Atrasando tais tarefas, ocorrem problemas na rotina, na produtividade e no alcance de metas, tanto individuais quanto coletivas.
Otimizando a produtividade na advocacia
No caso do fluxo da equipe, isso pode ocorrer devido a delegação inadequada de tarefas para os funcionários. Se alguém possui maior habilidade para certa tarefas, por que delegar tais tarefas a alguém com mais dificuldade nelas?
A ideia é que a otimização do fluxo de trabalho ocorra com base na análise de produtividade da equipe.
Ou seja: verificar onde o trabalho está trancando, quem está com poucas tarefas, quem está sobrecarregado, quem tem facilidade com certa tarefa e quem tem dificuldade com essa mesma tarefa.
Quem trabalha sozinho pode ver em quais partes do trabalho tem mais dificuldades, podendo descobrir o que precisa melhorar.
Também pode definir a melhor ordem de realização das tarefas, aumentar o senso de prioridade de cada parte e organizar de forma que a realização das atividades que exigem mais reflexão e cuidado fique mais ágil.
Qualificação da equipe e Hiperespecialização
Qualificar a equipe para conseguir atender casos complexos e de difícil resolução é uma ótima forma de garantir a clientela.
Através da hiperespecialização na advocacia, é possível adquirir os conhecimentos necessários para garantir o sucesso na resolução de tais casos.
Desse modo, seus futuros clientes, e também os atuais, passarão a entender seu escritório como autoridade na área.
O motivo é simples: uma banca de advogados hiperespecializados é capaz de atingir resultados de alta qualidade no trabalho jurídico.
Para chegar lá, é possível utilizar as estratégias de gestão por tarefas e gamificação na advocacia.
Uma das soluções mais efetivas para resolver tais problemas de produtividade na advocacia está na de análise e controle da produção na equipe.
É através dessa organização do escritório e mapeamento da produtividade que se possibilita a identificação de furos de produção. Ou seja, mapear os procedimentos e olhar para eles de forma analítica.
Assim, o escritório tem em mãos o poder de identificar em qual parte do trabalho está com mais dificuldades e, ao mesmo tempo, como resolvê-las.
Estrategicamente, o escritório pode buscar treinamentos nesse sentido, ou criar regras de atendimento que melhorem esse procedimento interno. Delegando as tarefas de forma organizada, poderá atribuir, ainda, que o responsável pelo atendimento use seu tempo para aperfeiçoar o procedimento.
Um modelo inovador: Gestão por Tarefas
Os escritórios de advocacia tradicionalmente focam a Gestão de Pessoal em controle de horários. Apenas secundariamente adota-se a gestão por tarefas e responsabilidades assumidas e cumpridas ao longo do tempo.
Desde tirar carga de processos até tirar cópias, imprimir, corrigir, reimprimir e fazer petições, além de inúmeras outras atividades que retardavam a produtividade na advocacia.
Entretanto, a Advocacia está mudando. As ferramentas digitais estão permitindo ao advogado cumprir cada vez menos tarefas que lhe tiram tempo para trabalhar efetivamente no que importa: produção jurídica e atendimento ao cliente.
Assim, possibilita-se uma melhor adaptação às necessidades dos clientes, do escritório e dos colaboradores.
Sem a pressão advinda do controle de horários e com uma gestão voltada para o nível de produtividade mensal, ambos ganham: torna-se possível medir a quantidade de trabalho do colaborador para o escritório, mantendo o nível de satisfação do gestor, e ao mesmo tempo o colaborador pode organizar bem suas vidas pessoal e profissional.
Imagine a seguinte situação: são 16h40 e o prazo de uma tarefa importante vence no dia seguinte. O gestor está preocupado, mas o colaborador possui um compromisso pessoal às 18h e não poderá trabalhar nesse processo. Ele estará liberado às 20h e, portanto, poderia terminar a tarefa em casa.
Porém, no dia seguinte o gestor só estará presente no escritório até as 10h e não terá condições de corrigir a peça, o que ele entende como fundamental.
Isso só seria possível se fossem pagos todos os direitos trabalhistas de horas extras e adicional noturno, por exemplo.
Nesse caso, o colaborador ficaria com o tempo "vago" após a entrega do trabalho, que teria que ir para o processo sem a devida revisão pelo gestor.
Assim, o gestor poderá revisar o trabalho e o estresse de ambos é eliminado, facilitando a entrega de um ótimo serviço jurídico e gerando alta produtividade na advocacia.
Os clientes estão exigindo cada vez mais dos advogados um atendimento online.
Dessa forma, ter colaboradores que façam esse atendimento em uma plataforma digital adequada permite alguma flexibilidade de horários e um melhor registro de seu atendimento.
O modelo de gestão por tarefas é baseado em um sistema que pontua a realização de cada atividade.
Essa pontuação é atribuída de forma a considerar o tempo gasto na tarefa e a qualificação necessária para realizá-la.
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