Vamos falar sobre seus e-mails? - Avesso do Caos
Vamos falar sobre seus e-mails?
Como está a sua relação com seus e-mails? Caixa de entrada lotada de e-mails não lidos? Muitos e-mails diferentes para gerenciar? Que tal falarmos um pouco sobre como lidar com os seus e-mails?
Se você parar para analisar, provavelmente perceberá que o volume de informações que recebemos por e-mail é altíssima. E você já deve ter percebido também que lidar com esse volume de informação demanda tempo e gera estresse diariamente. Com organização é possível minimizar esse impacto e as dicas abaixo foram escritas para te ajudar nisso.
- Entenda a sua situação. Passeie por suas caixas de e-mail analisando que tipo de informação recebe, quantas caixas de entrada possui e qual o volume diário de informações.
- Triagem também é importante. Saia de listas das quais que não participa, peça para parar de receber notificações de sites ou empresas que não quer acompanhar mais, jogue na lixeira o que não é do seu interesse. É bem provável que boa parte do volume vá embora. Eu arriscaria que quase a metade.
- Defina uma estrutura de armazenamento. Você pode escolher separar por temas e criar uma pasta para cada uma ou manter apenas uma caixa única com o histórico. Eu passei bastante tempo adotando a subdivisão em pastas e percebi que funciona melhor para mim ter apenas uma pasta de histórico fora a caixa de entrada. Descobri na internet que alguns pesquisadores do Instituto de Pesquisa IBM Almaden nos Estados Unidos fizeram um estudo para descobrir o melhor método e o resultado foi que aqueles que não possuíam pastas para classificar os e-mails acharam as mensagens mais rápido. O assunto é polêmico e eu prefiro insistir na máxima de que não existem regras. O importante é funcionar para você, qualquer que seja a estrutura escolhida. Experimente por si só e chegue a suas conclusões.
- Defina uma rotina para gerenciamento diário dos emails. Aqui é que a organização de fato acontece. Você precisa processar os seus e-mails periodicamente e definir o que fazer com o que chega nas suas caixas de entrada. Eu vejo as seguintes ações:
Resolver imediatamente o que pode ser feito em pouco tempo. Por exemplo, se você recebe um e-mail de alguém pedindo um arquivo pequeno que está salvo na sua máquina e você já sabe onde está, é só responder com o tal arquivo e fim.
Separar e sinalizar o que estiver aguardando retorno. Você pode receber um e-mail de alguém te dizendo que irá enviar um documento para você daqui a uma semana para você revisar. Ou você pode receber um e-mail pedindo para você fazer alguma atividade que depende de uma informação de alguém, dispara logo um e-mail solicitando essa informação e sinaliza o e-mail original (marca como não lido na caixa de entrada ou separa em outra pasta, como preferir). Você pode também criar uma tarefa com lembrete para algum momento mais a frente para reforçar.
Agendar atividades relacionadas aos e-mails que dependem de alguma ação da sua parte mas que para executar essa ação você precisa de um tempo maior. Você pode receber um e-mail de alguém pedindo um relatório, estudo, elaboração de um produto e isso com certeza não é algo que você vai responder rápido. Inclua a atividade no seu controle de tarefas (definindo prazo e lembretes) e mantenha o e-mail para responder quando tiver finalizado a atividade (você pode manter na caixa de entrada com algum tipo de sinalização ou criar uma pasta para isso).
Armazenar, apenas para o que precisa ficar registrado como histórico para consulta. Quando receber um e-mail com uma ata de reunião onde foi tomada uma decisão importante ou documentos que precisam ser armazenados para uso futuro.
Deletar para tudo que tiver sido resolvido sem necessidade de acompanhamento ou para o que for spam e lixo.
- Desative as notificações. Ficar recebendo alarmes a cada e-mail novo que chega só vai tirar o seu foco. O ideal é definir horários para processá-los. Quanto tempo e quantas vezes ao dia depende muito do teor dos e-mails que costuma receber. Para e-mails de trabalho acho que uma vez ao dia é o mínimo.
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Unknown 30 de abril de 2016 08:16
Interessante essa ideia de não separar por pastas ser mais produtivo, não tinha pensado nisso! Vou repensar como organizo os meus. Confesso que para e-mails do trabalho fico com um pouco de "medo" de parar de separar por pastas e perder o controle eheheh :p
Alice Santos - Avesso do Caos 2 de maio de 2016 13:09
Da mesmo medo JP! Mas o mais importante para funcionar é a rotina de gerenciamento. Você viu que na verdade a caixa de entrada vai ficar só com o que necessita ação da sua parte? a pasta de arquivamento vai ter tudo de histórico. Se funciona pra vc com a quebra em pastas, não muda não. Uma boa ideia pode ser experimentar nos e-mails pessoais e ver o que acha antes de aplicar no do trabalho, que tal? Depois me conta! ;)