Dias e mais dias montando a estratégia, idealizando, correndo com patrocínios, buscando parcerias… Quem disse que planejar evento seria algo fácil? Sabemos bem como é essa correria, o quanto os prazos se tornam curtos e como é preciso executar tudo com rapidez, mas com muita atenção aos detalhes.
Dessa forma, a escolha do melhor espaço para eventos corporativos torna-se uma prioridade. Afinal, de nada adianta ter uma estratégia para execução do evento que seja muito bem feita, se o local para a produção não for o ideal.
Olhando para o outro lado da história, encontramos os proprietários, que nem sempre têm grandes experiência em locação e que precisam se sentir seguros para abrir as portas do seu espaço e receber um evento. Ou seja, ter empatia é essencial nesses momentos!
No fim, tudo pode ser solucionado de maneira rápida, sem muitas complicações, a partir de algumas dicas para te ajudar a garantir a locação do espaço desejado. Vamos lá?
Primeiramente, para entender qual lugar é perfeito para sediar sua produção, faça um checklist com tudo o que você realmente precisa. A riqueza de detalhes deve fazer parte do seu processo de escolha, pois antes de contatar o proprietário, você tem que garantir que o lugar tenha a estrutura que você deseja.
Parece até uma dica muito básica, mas acredite: muita gente acha que ter tudo “na cabeça” já basta. E, muitas vezes, no meio da organização, uma coisa ou outra pode passar batido se todo os itens não estiverem documentados e listados com exatidão em algum lugar.
Pense em todas as etapas do seu evento, por exemplo: precisa de recepção ou credenciamento? Se sim, onde a equipe ficará alocada? O auditório deve comportar quantas pessoas? Se for um evento grande, terá ar condicionado para garantir uma boa climatização do local? Não deixe nenhum detalhe de lado!
Mencionamos isso logo no início do texto, mas vale reforçar. Nem sempre o proprietário é alguém experiente com o processo de locação e isso faz com que ele tenha receios ao ceder seu espaço. E vamos nos colocar no lugar dele: imagine abrir as portas da nossa casa para um evento, sem saber como ela ficará ao final do dia?
Por isso, é preciso transmitir segurança aos donos dos espaços, e isso começa com uma boa apresentação. Mostre quem você é, onde você trabalha ou qual o segmento de atuação da sua empresa. Se for o caso, traga exemplos de eventos anteriores que você produziu. Aproveite para detalhar o tipo de produção que acontecerá no local e mostre-se aberto para tirar dúvidas.