5 passos para uma melhoria de processo em BI. Simples assim...
Atualizar uma ferramenta, mudar a forma como algo é feito ou reorganizar uma área: três coisas que dão dor de cabeça aos gestores de uma organização! Quando falamos de automatização e melhoria de processos em business intelligence (BI), tecnologia, gente e gestão são três fatores que precisam ser trabalhados de forma ampla e coordenada. Para que se obtenha o melhor resultado possível: reduzindo drasticamente o nível de erro e o tempo despendido em cada atividade.
Garantir o retorno dos investimentos em BI passa por aprimorar a confiabilidade dos dados e propiciar que seu processamento seja feito de forma inteligente, ágil e focada no negócio. Relatórios e gráficos só tem real valor quando se traduzem em conhecimento relevante, que conduza a empresa a avanços estratégicos e financeiros. Não adianta saber tudo sobre o seu cliente se isso não se traduzir em maior lucratividade.
A maior parte das organizações, no entanto, não incrementou seu sistema de BI de acordo com seu crescimento. Apresentam processos defasados e nada confiáveis para coleta e processamento das informações. Embora o Excel possa ser nosso grande amigo no cotidiano, já existem ferramentas mais eficientes e apropriadas para armazenar dados. Mesmo no chão de fábrica não se pode mais contar com planilhas em papel. Fazer a migração desses processos antigos para sistemas mais tecnológicos e confiáveis pode trazer alguns desafios, por isso é bom se estar atento aos passos que apontamos a seguir.
Passo 1: Investigue o cenário de BI
Você sabe qual a solução que precisa de acordo com perfil do seu negócio? Muito tempo e dinheiro já foram desperdiçados em ferramentas inadequadas. Reputação e "me-disseram-que" não podem ser os únicos critérios de escolha de uma solução. O que funciona muito bem para uma organização pode não servir de nada em outra. Aposte em benchmarking, e faça um diagnóstico preciso do que sua empresa precisa. Nessa hora, pode ser útil contar com o apoio de consultoria externa. Também é fundamental ouvir o público interno, tanto para colher insights sobre as necessidades existentes, quanto para investigar como será recebida a implantação de uma melhoria nessa área.
Passo 2: Elimine as barreiras
Visualizando o cenário, você também vai ter uma ideia mais completa de quais são os obstáculos para implementação da nova ferramenta ou atividade de BI. Algumas barreiras são comuns a várias empresas. A falta de recursos adequados derruba metade dos projetos, bem como um planejamento mal feito do tempo. Melhoria feita pela metade não é meia melhoria, é total desperdício! Costuma ainda ser um obstáculo a falta comprometimento da liderança. Para que qualquer mudança tenha efetividade, precisa ser suportada pela alta direção, pois é esta que garante a prioridade das ações. A maior dificuldade, entretanto, pode ser a falta de cultura de mudança, ou seja, a resistência do corpo funcional a aderir ao novo processo. Por isso vamos ao Passo 3!
Passo 3: Treine e engaje a equipe
Líderes e consultores vão trazer a novidade, mas não se esqueça de que são as equipes que vão fazer com que ela funcione ou não. São muitos os fatores que levam os colaboradores a terem medo de uma mudança. O principal deles pode ser o de não se sentirem capacitados para ela. Assim, investir em treinamento é medida essencial para promover o empoderamento das equipes. De outra parte, uma iniciativa que apenas vem "de cima", sem envolvimento dos funcionários, também tem grandes chances de naufragar.
É para evitar esse tipo de atitude que é tão importante engajar as equipes por meio da comunicação. É necessário que todos entendam a importância da mudança e o quanto ela vai facilitar seu trabalho e impactar os resultados da empresa. Defina as mensagens mais relevantes e certifique-se de que serão transmitidas claramente a todos os profissionais que terão contato com o novo processo. Deixe claras as vantagens que a mudança vai trazer para todos e abra espaço para feedbacks.
Passo 4: Documente o processo
Este não é propriamente um "passo", e sim uma diretriz transversal a todo projeto. Na ânsia de cumprir cronogramas e obter resultados, muitas vezes esquecemos de registrar o que estamos fazendo, o que certamente gera incertezas e retrabalho no futuro. Documente suas ações e os resultados obtidos em cada passo, o que funcionou ou não, quais foram as soluções encontradas para os obstáculos, o tempo necessário em cada etapa. Use fluxogramas e outros recursos visuais que auxiliem a compreender como as coisas funcionam ou devem funcionar.
Passo 5: Monitore e corrija
Todo esse esforço só será justificado se a organização puder chegar aonde quer, com a melhoria de BI implantada e funcionando de forma eficiente. Para isso, é preciso estabelecer métricas que ajudem a monitorar se a transição está acontecendo conforme planejado ou se devem haver correções ao longo da trajetória. Vale o mesmo conselho das etapas anteriores: ouça as equipes! Escute também clientes e fornecedores, quando estes estiverem envolvidos. Isso vai ajudá-lo a avaliar se a melhoria realmente teve impacto nos resultados da organização. Não fique preso a um plano muito rígido. Quando perceber que as coisas não estão transcorrendo como o esperado. Mudanças internas ou de mercado podem exigir pausas ou aprimoramentos.
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