Já a empresa pode controlar melhor a quantidade e a forma de pagamento de gastos de funcionários em trânsito, pois já estará definido de antemão o teto para cada despesa, permitindo que todos os custos de uma viagem sejam previstos — e, portanto, possam ser mais bem planejados.
Por fim, existe um efeito psicológico inegável: quando o funcionário recebe uma verba anterior à viagem, tende a ser mais displicente com os gastos, pois não sente que aquele dinheiro é dele. Quando o acordo é de reembolso, o efeito se inverte. Como, a princípio, o colaborador salda suas despesas com os próprios recursos, tende a ser mais cuidadoso e até mesmo econômico — mesmo sabendo que, no fim, a empresa vai repor esses gastos.
E por mais que esse exemplo seja bem específico de um setor, muitos dos benefícios envolvidos nesse contexto se aplicam a outras realidades. Que empresa não deseja se prevenir em relação a futuros problemas legais, ver o crescimento da confiança do cliente com a marca subir às alturas e facilitar a vida de seus funcionários, não é mesmo?