Reuniões virtuais - MIT Technology Review
Mesmo antes da pandemia, a pesquisa IWG Global Workplace Survey de 2019, feita com 15.000 profissionais em 80 países, revelou que 80% das empresas na Alemanha, 76% no Brasil e 58% na Índia tinham políticas de trabalho flexíveis, com a opção de trabalho remoto. Mais de 50% dos participantes da pesquisa relataram que estavam trabalhando remotamente mais da metade do tempo.
Com a imposição do home office nos últimos meses, por conta do novo coronavírus, houve uma explosão do número de horas na frente das telas do computador e do celular, online e em reuniões intermináveis. Ferramentas de reuniões virtuais, como Zoom, Skype e Google Meeting, tiveram recorde de download, instalação e acessos. Mas em meio a essa enxurrada de reuniões virtuais, quantas foram produtivas e, efetivamente, úteis?
O convívio próximo no escritório foi substituído pelos encontros virtuais, mas o ambiente online passou a exigir mais foco e concentração, para não reproduzir as longas reuniões presenciais que se estendiam ao longo do horário de trabalho, sem hora para terminar. As chamadas de vídeo se mostraram, então, mais objetivas e produtivas, e muito mais econômicas que as reuniões presenciais.
Com o uso intenso, os trabalhadores foram descobrindo novas funcionalidades, além das próprias ferramentas investirem em melhorias de usabilidade. Recursos como o "speaker view", que mostra a visualização apenas da pessoa que está falando, ajudam a manter o foco no que é importante e evitar as distrações.
Ao contrário das longas reuniões presenciais, que se estendiam por horas no escritório, as reuniões virtuais costumam ter entre 25 e 50 minutos, permitindo que os trabalhadores façam pequenas pausas entre uma e outra, o que ajuda a descansar a mente e retomar o foco para o encontro virtual seguinte.
Se para as empresas as reuniões online se mostram mais produtivas e objetivas, para os trabalhadores os efeitos podem incluir exaustão e desgaste físico e mental. Essa sensação de esgotamento foi batizada de "Zoom fatigue" (fadiga do Zoom, em português), em referência a uma das ferramentas de chamadas de vídeo mais populares no mundo. Apesar do nome, o termo se aplica a outras plataformas de videoconferência.
Com reuniões sucessivas ao longo da jornada diária de trabalho, no fim do expediente o trabalhador se sente como se tivesse passado o dia em uma longa e interminável reunião. "Somos seres sociais, de interação, e nossos trabalhos exigem outras pessoas. Na vida presencial, fazemos inúmeras consultas uns aos outros ao longo do dia de modo mais simples do que no trabalho remoto que, sem a presença física e suas expressões, exige marcar horário, definir link de acesso e senha. Isso em si já é trabalhoso e nos ocupa, tornando qualquer interação mais formalizada e com formato de trabalho. Ao fim do dia, algumas pessoas podem ter queixas de cansaço mental intenso, como se tivessem passado o dia inteiro em reunião", afirma Elen de Léo, psicóloga da Coordenação de Atenção à Saúde e Segurança do Trabalho (Casst) da UFRRJ.
Gianpiero Petriglieri, professor associado do Insead, que explora a aprendizagem e o desenvolvimento sustentável no local de trabalho, em entrevista à BBC Worklife, explicou que as chamadas de vídeo exigem mais esforço para processar aspectos não-verbais, como expressões faciais, tom de voz e linguagem corporal, e prestar mais atenção a isso consome muita energia. "Nossas mentes estão juntas quando nossos corpos sentem que não estamos. Essa dissonância, que faz com que as pessoas tenham sentimentos conflitantes, é exaustiva. Você não pode relaxar na conversa naturalmente", diz ele.
Em uma videochamada, a forma de mostrar que estamos prestando atenção é olhando para a câmera. Na vida real, é raro olharmos no rosto de um colega em uma conversa. Ter que se engajar em um "olhar constante" nos deixa incomodados e cansados.
Pessoalmente, usamos nossa visão periférica para olhar para outras pessoas e coisas na sala. Em uma videochamada, porque estamos todos sentados em casas diferentes, se olharmos para outra coisa diferente da tela, pode parecer que não estamos prestando atenção.
Outro problema são os travamentos e dessincronias, além do silêncio na chamada. Um estudo de 2014 realizado por acadêmicos alemães mostrou que atrasos nos sistemas de telefone ou conferência afetaram negativamente nossa visão das pessoas: um pequeno intervalo de 1,2 segundo fez as pessoas perceberem o respondente como menos amigável ou focado. Pausas deixam as pessoas desconfortáveis em uma chamada de vídeo, diferentemente das pausas naturais em uma conversa da vida real.
Estarmos diante de câmeras também traz outros desconfortos nas reuniões online: sensação de que estamos sendo observados, pressão social para se apresentar e participar ativamente, e dificuldade de não olhar para o próprio rosto na tela o tempo todo. E além de tudo isso, soma-se o fato de estarmos em uma pandemia e forçados ao home office, ou seja, as reuniões online não são uma opção – elas nos lembram o tempo todo da necessidade do isolamento.
Antes tínhamos espaços diferentes para trabalho, lazer, estudo e outras interações sociais. Agora, nosso único espaço de interação é a tela do computador ou do celular. Aspectos de nossas vidas que costumavam ser separados – trabalho, amigos, família – agora estão misturados no mesmo espaço (virtual), e isso nos deixa mais vulneráveis aos sentimentos negativos. "Não importa se você chama de happy hour virtual, é uma reunião, porque na maioria das vezes estamos acostumados a usar essas ferramentas para o trabalho", lembra Gianpiero Petriglieri.
Liz Fosslien e Mollie West Duffy, em artigo na Harvard Business Review, listaram cinco dicas baseadas em pesquisas para ajudar a tornar as videochamadas menos exaustivas. Liz Fosslien é a chefe de conteúdo da Humu, uma empresa que incentiva as pessoas a melhorar seus hábitos de trabalho, e Mollie West Duffy é especialista e consultora em desenvolvimento organizacional.
Uma indicação é evitar ser multitarefa. Pesquisadores de Stanford descobriram que as pessoas que realizam várias tarefas ao mesmo tempo não conseguem se lembrar das coisas tão bem quanto seus colegas focados de maneira mais singular. A recomendação é, quando estiver em um bate-papo por vídeo, fechar todas as guias ou programas que não serão usados, guardar o telefone e ficar presente.
Fazer intervalos também é uma boa prática para evitar a "fadiga do Zoom", marcando reuniões de 25 ou 50 minutos (em vez da meia hora e horapadrão) para ter tempo suficiente para se levantar e se mover um pouco. Reduzir os estímulos na tela, incentivando as pessoas a usarem fundossimples ou combinando que todos os que não estão falando desliguem seus vídeos, pode ser eficaz no combate ao cansaço mental.
Outra medida necessária é tornar os eventos sociais virtuais voluntários, ou seja, o anfitrião deixa claro que as pessoas são bem-vindas, mas não obrigadas a participar. E sempre que possível, deve-se avaliar se aquela reunião não poderia ser um e-mail ou uma ligação simples. Muitas pessoas agora sentem uma tendência a tratar o vídeo como o padrão para todas as comunicações, mas ele não deve ser uma obrigação.