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Sistema de Gestão de Custos Associado à Cadeia de Valor
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Thiago Vergílio Cerveira Botelho
1 ABCustos Associação Brasileira de Custos - Vol. V n 1 - jan/abr 2010 ISSN Sistema de Gestão de Custos Associado à Cadeia de Valor Cícero Marciano Silva Santos Mestre em Engenharia de Produção UFPB, PB Castelo Branco (Campus Universitário) João Pessoa, PB Antonio Cezar Bornia Doutor em Engenharia de Produção UFSC, Professor da UFSC, SC Cx. Postal 476, Campus Universitário (UFSC/CTC/EPS) Florianópolis, SC Maria Silene Alexandre Leite Doutora em Engenharia de Produção - UFSC, Professora da UFPB, PB Castelo Branco (Campus Universitário) João Pessoa, PB Atualmente, as empresas buscam não apenas custear seus produtos, mas a eficiência na utilização de recursos para obter os menores custos de produção. Neste sentido, o sistema de gestão de custos deve ser integrado à estrutura organizacional da empresa para se obter uma gestão mais eficiente. A análise da cadeia de valor é importante para a definição dos objetivos estratégicos da empresa e, consequentemente, da própria estrutura organizacional. Nesse contexto, o objetivo deste artigo é demonstrar como a gestão de custos pode se beneficiar da análise da cadeia de valor da empresa. Para isso, realizou-se um estudo de caso partindo da análise da cadeia de valor de uma empresa, para mostrar os benefícios dessa integração. Como resultados alcançados a partir deste estudo, pode-se destacar um aumento considerável na margem de lucro da empresa e uma redução na margem de segurança, em virtude da otimização do processo produtivo alcançado pela reestruturação da estrutura organizacional da empresa, a partir da análise da cadeia de valor, o que corrobora o pressuposto de que o sistema de gestão de custos associado à cadeia de valor gera resultados positivos em comparação à implementação de sistemas de custeio dissociados da cadeia de valor da empresa. Palavras-chave: Sistema de gestão de custos. Custos da produção. Cadeia de valor. Costs Management System Associated to Value Chain At present, the enterprises desire not only to finance your products, but efficiency in the use of resources to obtain the least production costs. However the costs management system must be integrated to enterprises organization structure to obtain a more efficient management. The value chain analysis is important to set out the enterprises strategic objectives and like consequence your organization structure. So, the objective this paper to analyze like the costs management can benefit itself the value chain analysis. For that a case study was carried out, beginning from the analysis of the enterprises value chain to show the benefits of this integration. As results reached from this case study, can emphasize a considerable increase in the enterprise profit margin and reduction in the security edge, due to use better resources during production process reached by the restructuring of the enterprise organizational structure from the value chain analysis corroborating with the presupposition of the paper which the costs management system associated to value chain produces positive results in comparison with implementation funding systems separated from the enterprises value chain. Key words: Cost management system. Production costs. Value chain.
2 Introdução Nas últimas décadas, cresceu a complexidade de funcionamento das organizações e muitas vezes o sistema de gestão de custos não consegue acompanhar esta evolução. Segundo Slack et al. (1999), a gestão do custo é um dos cinco objetivos de desempenho de uma organização e seu sucesso depende do comportamento dos demais objetivos de desempenho. Seguindo essa lógica, a eficiência do sistema de gestão de custos de uma empresa dependerá de como os demais segmentos da organização irão se comportar, ou seja, um sistema de gestão de custos deve estar associado a um eficiente sistema de produção que seja capaz de alcançar os objetivos estratégicos da produção. A empresa deve contar com um Planejamento e Controle da Produção (PCP) bem estruturado e uma acumulação dos custos da produção bem definida. Entrementes a análise da cadeia de valor é fundamental para identificar os objetivos estratégicos da empresa, mediante a análise das suas atividades de valor. Todo esse esforço deve ser orientado para que a empresa alcance vantagem competitiva. Sendo assim, o ponto de partida para a gestão de custos deve ser o estudo da cadeia de valor, pois a definição da estrutura organizacional deve partir da estratégia da empresa. Diante desse contexto, o objetivo deste artigo é analisar como o estudo da cadeia de valor de uma empresa pode contribuir para a efetividade do seu sistema de gestão de custos. Desse modo, a questão de pesquisa está assim definida: a integração da análise da cadeia de valor com o PCP e o sistema de acumulação de custos pode contribuir para identificar, mensurar e gerenciar eficientemente os custos? 2 Estrutura conceitual A base conceitual deste artigo é composta pelos seguintes temas: análise da cadeia de valor, estratégia competitiva, sistemas produtivos, planejamento e controle da produção, acumulação de custos, sistema de custeio, análise Custo-Volume-Lucro (CVL), princípios de custeio, métodos de custeio, formação de preço de venda e gestão estratégica de custos, considerando que a construção de um sistema eficiente de gestão de custos deve levar em consideração o funcionamento do sistema produtivo da empresa, a partir da análise da cadeia de valor e das características, volume e variedade do mix de produtos. 2
3 Cadeia de valor Segundo Porter (1989), a análise da cadeia de valor consiste basicamente no exame das atividades executadas pela empresa, que tem relevância estratégica para que se possa verificar o comportamento dos custos e as eventuais fontes de diferenciação para os produtos. Para Brimson (1996), são as atividades que convertem recursos em produtos, então o foco nas atividades permite entender como uma empresa emprega o seu tempo e os seus recursos para alcançar os objetivos empresariais. A cadeia de valor é composta pelas atividades primárias e de apoio. As atividades primárias estão envolvidas na criação física do produto, venda, transferência ao comprador e assistência pós-venda e as de apoio dão suporte as primárias e a elas mesmas. A figura 1 apresenta o modelo genérico proposto por Porter. Figura 1 - Cadeia de Valor da Empresa Fonte: Porter (1989). Dependendo da empresa, cada uma dessas atividades terá maior ou menor importância para a obtenção de vantagem competitiva (PORTER, 1989). Estratégia competitiva Analisando a cadeia de valor, é possível identificar os objetivos estratégicos de uma empresa. Assim, Porter (1989) afirma que definir estratégia está relacionado à tomada de decisão que afete o posicionamento no mercado e a sobrevivência futura de uma empresa. Segundo o autor, existem formas distintas de competir, porém três estratégias básicas levam à 3
4 vantagem competitiva: custo (processos de produção bem delineados e em constante atualização), diferenciação (desenvolver produtos distintos, diferenciados da concorrência e agregar valor na visão do consumidor) e foco (desenvolver intensa especialização e estreito alinhamento com as demandas dos clientes). A partir da estratégia da empresa é possível definir o sistema de produção capaz de atingir seus objetivos de desempenho. Sistemas de produção Os sistemas de produção são classificados em cinco tipos: por Projeto, pois lidam com produtos discretos, usualmente bastante customizados, sendo a execução das etapas produtivas relativamente longas; por Jobbing, onde cada produto compartilha os recursos da operação com diversos outros; por Lotes, cada operação tem períodos que se repetem pelo menos enquanto o lote está sendo processado; em Massa, produção de bens em alto volume e variedade relativamente estreita; Contínuo, fluxo de produção ininterrupto, a operação fornece os produtos sem parada (SLACK et al., 1999). O volume e variedade dos produtos definem o tipo de sistema de produção que é usado pela empresa. O sistema de produção tende a ser contínuo na medida em que o volume aumenta e a variedade diminui. Por outro lado, em uma produção com baixo volume e alta variedade, o sistema produtivo tende a ser por projeto. Um sistema de produção eficiente depende da organização dos recursos produtivos, e para tal existe um setor dentro da empresa com funções específicas para projetar os insumos necessários à produção, denominado Planejamento e Controle da Produção (PCP). Planejamento e controle da produção (PCP) Segundo Russomano (1995), o PCP consiste no conjunto de funções necessárias para coordenar o processo de produção, de forma a ter-se os produtos produzidos nas quantidades e prazos certos. Como se pode notar com este enfoque, o PCP preocupa-se fundamentalmente com quantidades e prazos, além de possuir a faculdade de coordenar o processo de produção. Para Tubino (2007), esse setor é responsável pela coordenação e aplicação dos recursos produtivos, de forma a atender do melhor modo possível aos planos estabelecidos nos níveis estratégico, tático e operacional. No nível estratégico (Longo Prazo) o PCP busca maximizar os resultados das operações e minimizar os riscos nas tomadas de decisões das empresas; no tático a empresa busca planos específicos de médio prazo e no operacional 4
5 (curto prazo) suas atividades se relacionam a programação da produção como: administração de estoques, seqüenciamento e a liberação da emissão de ordens (VILAR et al., 2008 e TUBINO, 2007). Sistema de custeio O sistema de custeio forma-se a partir de três elementos, de acordo com Hansen e Mowen (2001): sistemas de acumulação de custos, sistemas de medição de custos e sistemas de atribuição dos custos. O primeiro representa o registro dos custos em um banco de dados; o segundo envolve a definição do montante, em unidades monetárias, de materiais diretos, mão-de-obra direta e custos indiretos de fabricação consumidos; o terceiro associa os custos de produção definidos com as unidades produzidas a partir do uso de princípios de custeamento ou de custeio. Há dois sistemas de acumulação de custos: por ordem de produção (os custos são acumulados numa conta específica para cada ordem ou empreitada que consomem recursos para trazerem um determinado produto ou serviço ao mercado) e por processo (o custo é calculado ao final do período pelo número de unidades produzidas). Após estruturar a acumulação de custos, por meio da análise CVL pode-se diagnosticar a situação financeira da empresa e definir um plano de ação para estabelecer melhorias, com vista a aumentar os lucros da empresa e definir o método de custeio a ser utilizado nesta situação. Análise custo-volume-lucro (CVL) Pode ser denominada de análise do ponto de equilíbrio (Lucro = 0). É a relação que o volume de vendas tem com os custos e lucros. Para a aplicar a análise CVL é preciso conhecer alguns conceitos: Margem de contribuição = Preço de venda custo variável do produto; Ponto de equilíbrio, que pode ser: contábil ( custos fixos), econômico (custos fixos + custo de oportunidade) e financeiro ( custo realmente desembolsado). Margem de segurança, que consiste na diferença entre o nível de receita esperado e a receita obtida no ponto de equilíbrio (BORNIA, 2002). Princípios de custeio Bornia (2002) comenta que os princípios e métodos são essenciais no sistema de custeio, uma vez que o princípio norteia o tratamento das informações, enquanto o método operacionaliza o princípio. Os princípios podem ser de três tipos: Custeio por absorção, 5
6 integral ou total: a totalidade dos custos fixos e variáveis são alocadas aos produtos e servem para avaliar estoques; Custeio variável ou direto: apenas os custos variáveis são relacionados aos produtos, sendo os custos fixos considerados como custos do período, utilizados no apoio à decisão de curto prazo; e Custeio por absorção ideal: os custos fixos e variáveis, excluindose os desperdícios, são computados como custo do produto e se relacionam ao controle de custos e apoio ao processo de melhoria contínua. Métodos de custeio: A atribuição de custos representa, em geral, um termo que incorpora o rastreamento e a alocação acumulada dos custos imputados a um objeto de custo (HORNGREN; FOSTER; DATAR, 1999). A atribuição é feita por métodos de custeio. Os métodos mais conhecidos na literatura são: Centro de Custos, Custeio Baseado em Atividades (ABC) e Unidade de Esforço de Produção (UEP). O método dos centros de custos aplica-se em cinco fases: separação dos custos em itens, divisão da empresa em centros de custos, distribuição dos custos aos centros indiretos, redistribuição de custos dos centros indiretos aos diretos e distribuição dos custos dos centros diretos aos produtos. Já o método ABC está fundado no princípio de que as atividades funcionais da empresa consomem recursos, enquanto os produtos consomem atividades. O método UEP se baseia na unificação da produção para uma empresa monoprodutora ancorada no conceito de esforço de produção gerado pelo posto operativo. Para Bornia (2002), o desenvolvimento de novos princípios e métodos adequados representa uma condição necessária para que as empresas se adaptem ao contexto do ambiente competitivo. Brimson (1996) reforça que as mudanças no ambiente de negócios apresentam implicações para a gestão de custos. A gestão de custos também pode apoiar a formação do preço de venda. O processo de formação do preço de venda pode ser estabelecido de três formas: pelo custo, pelos clientes e pela concorrência, ou ainda pela combinação destes métodos (SANTOS 1991). Os custos têm influência no preço quando se avalia a capacidade de oferta e demanda da empresa (HORNGREN; FOSTER; DATAR, 1999). Formação do preço de venda Para a formação do preço de venda com base nos custos é necessário determinar o montante dos custos de produção acumulados às despesas variáveis. Após a soma de custos e despesas procede-se a adição de uma margem fixa de contribuição por produto, 6
7 denominada Markup, capaz de cobrir custos e despesas e gerar o lucro desejado. Os diferentes tipos de mercado influenciam a percepção dos valores e a liberdade da empresa para definir seus preços. Os mercados característicos são: Concorrência pura (grande número de compradores e vendedores, produto uniforme), Monopolista (muitos vendedores e pode haver diferenciação); Oligopolista (Poucos vendedores, sensíveis às ações dos concorrentes) e Monopólio puro (único vendedor). Com o processo de formação do preço de venda integrado ao módulo de cálculo do custo de produção, pode-se melhor controlar os custos, gerando-se oportunidades para reduzi-los. Há também agregação de valor na medida em que se pode melhor gerenciar os recursos produtivos, identificando, por exemplo, fatores ligados ao desperdício de insumos. A gestão eficiente e estratégica dos custos pode permitir também que se maximize as margens de lucro em função da medição precisa de quanto se está gastando para produzir os bens da empresa. Gestão estratégica de custos Para Berti (2007), a gestão estratégica de custos vem sendo utilizada nos últimos tempos para designar a integração que deve haver entre o processo de gestão de custos e o processo de gestão da empresa como um todo. Kaplan e Cooper (2007) observam que a tomada de decisões estratégicas passa pela precisão e adequação das informações sobre custos. Portanto, a gestão integrada e estratégica de custos passa também pela aplicação de sistemas de custeio que registram e transfiram os custos internamente dentro da entidade (BRUNI; FAMÁ, 2007). Esta abordagem deve abranger todos os processos e as atividades, desde o momento da compra do material aos fornecedores, até a entrega do produto acabado ao consumidor final (FARIA; COSTA, 2005). 3 Estruturação do sistema de gestão custos associado à cadeia de valor A gestão estratégica de custos emprega os dados de custos para desenvolver e identificar estratégias que produzirão uma vantagem competitiva sustentável. O planejamento estratégico e a tomada de decisão exigem um conjunto mais amplo de informações dos custos do que aquele dado pelo custeio dos produtos (HANSEN; MOWEN, 2001). A integração do sistema de produção com o PCP permite a construção de um sistema adequado de custeio customizado e que seja flexível ao seu mix de produção e adaptável às suas necessidades. 7
8 O descompasso entre os avanços nos sistemas produtivos e o nível de evolução teórica dos sistemas de gestão de custos pode ser evidenciado consultando-se os achados literários que mostram lacunas conceituais e práticas (GANTZEL; ALLORA, 1996; SHANK; GOVINDARAJAN, 1997; HORNGREN; FOSTER; DATAR, 1999; ATKINSON et al., 2000; MARTINS, 2003; WERNKE, 2004; CHING, 2006). Os sistemas de gestão de custos dissociados da análise da cadeia de valor dificultam o uso de informações gerenciais para a tomada de decisão. É preciso ter uma visão horizontal do processo produtivo para que o sistema de custos se torne uma ferramenta gerencial, proporcionando vantagem competitiva às empresas. A proposta de associar o sistema de gestão de custos à cadeia de valor da empresa tem o objetivo de ampliar suas atribuições dentro das organizações. Desse modo, a partir da análise da cadeia de valor, pode-se definir a estratégia competitiva e os objetivos estratégicos da produção. O PCP da empresa deve ser definido de acordo com o sistema de produção. Assim, por meio da análise da cadeia de valor é possível estruturar o PCP nos níveis estratégico, tático e operacional, analisando as atividades de valor, verificando se as atividades primárias efetuam corretamente a criação física do produto e se estas tem o devido suporte das atividades de apoio, a fim de maximizar os resultados das operações e minimizar perdas e desperdícios durante o processo produtivo. A acumulação de custos ocorre de acordo com o PCP da empresa, gerando um banco de dados com base nos recursos realmente absorvidos durante a produção, além de facilitar a mensuração e atribuição dos custos aos produtos. Para Sakurai (1997), a gestão integrada de custos se estende a todo ciclo do produto, da pesquisa e desenvolvimento ao planejamento do produto, desenho, produção, promoção de vendas, distribuição, operação, manutenção e o descarte. Não basta ter apenas uma perspectiva sem abordar estrategicamente os custos. Assim, a análise da cadeia de valor deve nortear a formação da estrutura organizacional da empresa (sistema de produção, PCP e acumulação de custos), identificando potenciais de redução dos custos da produção a partir de uma sistemática integrada capaz registrar, medir e atribuir o efetivo consumo de recursos absorvidos durante a produção aos produtos e por meio da otimização do processo produtivo. 8
9 4 Metodologia Este artigo foi desenvolvido a partir de um estudo de caso numa empresa do ramo de alimentos chocolates, onde foi feita a coleta de dados através de medições in loco e entrevistas estruturadas conforme a literatura pesquisada. Foram entrevistados o gerente da empresa e dois funcionários, um responsável pela produção e outro pelas vendas dos produtos da empresa. 4.1 Unidade de estudo e procedimentos metodológicos A empresa atua no setor há quase dois anos e está estruturada com uma unidade de produção e 4 pontos de vendas ( 1 em um shopping center, 2 em universidades e 1 em um edifício empresarial). Ela fornece produtos para seus pontos de venda e sob encomenda para festas e casamentos. Como a empresa trabalha com um mercado sazonal, apresenta um quadro de 10 a 18 funcionários, dependendo da época do ano. A empresa, além da variação de demanda, apresenta um grande mix de produtos. A análise realizada foi limitada aos produtos mais vendidos e ao principal ponto de venda da empresa. O ponto de venda escolhido foi o quiosque do shopping center, justificado pelo percentual de vendas (20% do consumo médio mensal). Segundo dados fornecidos pela empresa, foram escolhidos os produtos mais vendidos desse ponto de venda para compor a amostra, sendo consideradas as vendas do semestre entre novembro de 2007 e abril de No total, a empresa produz e comercializa três tipos de produtos: trufa 42g (26 sabores), cone de trufa 100g (12 sabores) e barra de chocolate maciço 20g. Destes produtos, foram selecionados: 11 sabores de trufa 42g, 3 sabores de cone de trufa 100g e a barra de chocolate maciço. Juntos, correspondem a 83,8% das vendas. Estes produtos foram divididos em 5 grupos, apresentados na Tabela 1, de acordo com os custos direto (mão-de-obra e matéria prima), preço de venda e atividades do processo produtivo. Tabela 1 produtos mais vendidos da empresa, classificados em 5 grupos Grupo Produtos Participação nas vendas A Trufa (42g) - sabores: prestígio, bem-casado, branco bem - casado, brigadeiro e gotas de chocolate. 47,68% B Trufa (42g) - sabores: amarula, abacaxi, maracujá e cupuaçu. 17,17% C Trufa (42g) - sabores: Sonho de valsa e Ouro branco 11,39% D Trufa (100g) - sabores: Prestígio, brigadeiro e bem-casado. 14,29% E Barra de chocolate (20g) 9,47% 9
10 4.2 Etapas do estudo de caso O estudo de caso foi estruturado em cinco etapas, descritas na seqüência: 1 - Análise da estrutura organizacional da empresa a partir da cadeia de valor: A cadeia de valor da empresa foi estabelecida confrontando as atividades de valor com o modelo genérico proposto por Porter (1989). A partir da análise da cadeia de valor, foram definidas a estratégia competitiva e os objetivos estratégicos da produção. Em seguida, um sistema de produção que alcance os objetivos estratégicos, de acordo com a classificação de Slack (1999). Por fim foi definido o PCP da empresa de acordo com seu sistema de produção. 2 Definição do sistema de acumulação de custo: Foi estabelecido o sistema de acumulação de custos de acordo com o PCP da empresa. Simultaneamente, os custos de produção foram divididos em: diretos, custos indiretos de fabricação, despesas, perdas e desperdícios. 3 Realização de análise CVL: Foi feito um balanço da situação financeira da empresa, identificando possíveis problemas e propondo soluções. Nesta etapa, foram analisados os pontos de equilíbrio contábil, econômico e financeiro, e feita uma análise comparativa com as receitas da empresa durante um semestre. A partir dessa análise foi definido um plano de ação para mudar o quadro financeiro da empresa. 4 Implantação do custeio baseado em atividades: Foram calculados os custos de produção (custo integral), tendo o ABC sido associado ao princípio de custeio por absorção ideal. Foram estabelecidas melhorias para o processo produtivo através da análise das atividades relevantes e a partir da análise da cadeia de valor, das atividades que agregam, ou não, valor ao produto. O processo produtivo da empresa foi redesenhado. 5 Formação do Preço de venda: Foi estabelecido um preço de venda de acordo com os custos da produção e o mercado característico no qual a empresa está inserida. 5 Estudo de caso O estudo de caso está estruturado com base nos dados descritos na metodologia e estrutura teórica deste artigo, visando mostrar como o sistema de gestão de custos está inserido na estrutura organizacional da empresa mediante a análise da cadeia de valor. O desenho da cadeia de valor da empresa é o primeiro passo para estabelecer um sistema de gestão de custos. 10
11 5.1 Cadeia de valor Analisando as atividades de valor da empresa e confrontando-as com o modelo genérico proposto por Porter (1989) indicado na Figura 1, é possível identificar as atividades primárias e as atividades de apoio, construindo assim sua cadeia de valor. Foram feitas algumas modificações na nomenclatura das atividades. Para as atividades Primárias, houve modificações em Logística interna, que foi denominada Manusear e Armazenar e Logística externa Transporte e Distribuição ; para as atividades de apoio, Desenvolvimento de Tecnologia a denominação adotada foi Uso de Tecnologia ; e gerência de Recursos Humanos, gerência. O objetivo dessas alterações é descrever objetivamente as atividades da empresa apresentadas na Figura 2. Figura 2 - Cadeia de Valor da Empresa Fonte: Adaptado de Porter (1989) Analisando a cadeia de valor da empresa, observa-se que existem muitas atividades primárias, necessitando de suporte das atividades de apoio. Esse fato é mais acentuado nas atividades primárias referentes ao âmbito da unidade de produção Manusear e Armazenar e Operações. Não existem atividades de uso de tecnologia apoiando estas atividades. Essa falta de apoio nas atividades primárias reflete negativamente no sistema de produção da empresa, gerando falhas e gargalhos que levam a uma má utilização dos recursos da empresa durante o processo produtivo. 11
12 Após a análise da cadeia de valor, pode-se definir toda a estrutura organizacional da empresa. A principio foi definida a estratégia da produção e competitiva da empresa. 5.2 Estratégia da empresa A partir da análise da cadeia de valor da empresa, é possível identificar o conteúdo da estratégia, mercado consumidor, os objetivos de desempenho qualificadores e ganhadores de pedido e, conseqüentemente, a estratégia da produção, estabelecendo seu papel, objetivos e as atividades da produção. Existem, de maneira geral, três formas de competir no mercado: custos, diferenciação e enfoque. Analisando as atividades de valor da empresa, verifica-se que ela se enquadra na linha do enfoque, se especializando no objetivo de desempenho da Flexibilidade, oferecendo um grande mix de produtos, capacidade de trabalhar com variação de demanda e lançamento constante de novos produtos no mercado. 5.3 Sistema de produção A empresa tem como principal objetivo estratégico a flexibilidade. Então, deve definir um sistema de produção que seja capaz de proporcionar maior variedade de produtos, facilidade de introduzir novos produtos no mercado, alterar seu nível de produção, ou seja, capacidade de trabalhar com demanda flutuante sem comprometer a qualidade do produto final. Diante das necessidades da empresa, o sistema de produção por lotes e sob encomenda é o utilizado, pois proporciona flexibilidade e, com isso, consegue atingir os objetivos estratégicos da produção. O volume e variedade dos produtos definem o tipo de sistema de produção que é usado pela empresa, tendo em vista que a mesma apresenta uma grande variedade de produtos e baixo volume de produção. Outro fato importante é que a empresa produz por lotes para seus pontos de venda, e sob encomendas para festas e casamentos. 5.4 Planejamento e Controle da Produção Como o sistema de produção da empresa é por lotes e sob encomenda, esta deve planejar e controlar a produção por produto. O PCP da empresa é informal e apresenta falha em todos os níveis do planejamento da produção. Analisando a cadeia de valor da empresa, observou-se que no nível estratégico não houve uma previsão média de demanda coerente para definir a capacidade das instalações produtivas e a tecnologia do processo. Ambos apresentam-se como um fator limitante, pois, a despeito dos recursos humanos e suprimentos, o arranjo físico das instalações limita o número 12
13 de funcionários e não proporciona espaço para o estoque de matéria-prima. Em médio prazo, também não se observa uma previsão de demanda coerente, o que dificulta a previsão dos níveis de atividade, força de trabalho e, no caso do estoque, a situação ainda é mais grave porque não existe estoque de matéria-prima. No nível operacional (curto prazo), não há uma programação da produção, o que ocorre são ordens de fabricação que têm um prazo de 2 dias para serem atendidas. Essas ordens são informais e efetuadas geralmente duas vezes por semana. Através delas são emitidas ordens de compras. É preciso formalizar essas ordens de fabricação, pois, é a partir delas que pode se acumular os custos da produção e gerar subsídios para previsão de demanda, um problema sério no PCP da empresa. O Quadro 1 apresenta um modelo de ordem de fabricação para empresa, onde serão registrados todos os pedidos feitos pelos pontos de vendas e clientes externos. Ordem de CLIENTE Fabricação Data de Emissão: Data de Entrega: Grupo Discriminação Qtde (unidades) A B C D Trufa 42g Branco bem - casado Trufa 42g Bem - casado Trufa 42g Brigadeiro Trufa 42g Gotas de chocolate Trufa 42g Prestigio Trufa 42g Amarula Trufa 42g Maracujá Trufa 42g Abacaxi Trufa 42g Cupuaçu Trufa 42g Sonho de Valsa Trufa 42g Ouro Branco Trufa 100g Prestígio Trufa 100g Brigadeiro Trufa 100g Bem Casado E Barra de chocolate 20g Quadro 1 - Modelo Formal de Ordem de Fabricação Fonte: Elaborado pelos autores Por meio dessas ordens de fabricação, é possível estruturar o PCP em nível operacional e estabelecer uma previsão de demanda. Assim, pode-se fazer uso de uma planilha de programação e controle para registrar tais informações, conforme o Quadro 2. 13
14 Programação e Controle da Produção Produto 1 Semana 2 Semana 3 Semana 4 Semana A B C D E Programado Programado Programado Programado Executado Executado Executado Executado Programado Programado Programado Programado Executado Executado Executado Executado Programado Programado Programado Programado Executado Executado Executado Executado Programado Programado Programado Programado Executado Executado Executado Executado Programado Programado Programado Programado Executado Executado Executado Executado Quadro 2 - Planilha para PCP Fonte: Elaborada pelos autores Assim, a empresa consegue estruturar seu PCP no nível tático, gerando uma previsão de demanda que será fundamental para definir a força de trabalho e o nível de estoque de matéria-prima para cada período. Já para o nível estratégico, a empresa deve investir em tecnologia de processo, para no futuro não sofrer com as limitações de sua capacidade produtiva. As instalações industriais devem ser bem definidas. 5.5 Sistema de acumulação de custos Como a empresa trabalha com sistema de produção por lotes e sob encomenda, ela acumula seus custos por ordem. Este é o sistema no qual cada elemento do custo é acumulado segundo ordens específicas de produção referentes a um determinado produto ou lote de produtos. As ordens de produção são emitidas para o início da execução da atividade produtiva, e nenhum trabalho poderá ser iniciado sem que seja devidamente precedido pela emissão da correspondente ordem de produção. Isso justifica a importância de um PCP formal e bem definido a fim de facilitar a implantação do sistema de acumulação de custos. O sistema de acumulação de custos gera um banco de dados com informações importantes que serão utilizadas no futuro para a gestão de custos da empresa. Com isso, é fundamental definir bem a nomenclatura e classificação dos custos da produção, pois os custos devem ser acumulados conforme essas diretrizes. Caso ocorra alguma falha nesta etapa, podem ocorrer, no futuro, distorções na gestão dos custos da empresa, fornecendo informações incompatíveis com a realidade do comportamento nos seus custos. Os gastos da empresa foram divididos em quatro categorias, detalhadas na seqüência. 14
15 Custos diretos - Serão considerados os custos da produção, facilmente alocáveis aos produtos; neste caso, os materiais brutos (ingredientes) ou já trabalhados (embalagem), e a mão-de-obra direta (MOD). Custos indiretos de Fabricação - Nesse caso, tem-se a energia elétrica, água, depreciação, gás de cozinha, mão-de-obra indireta (MOI) referente à gerência e o combustível. Para determinar esses custos, foram coletados dados de um semestre entre novembro de 2007 e abril de 2008; extraiu-se a média do consumo mensal de cada um desses itens e adotou-se um fator de correção de 0,1767 que corresponde à 83,8% dos 20% da produção que abastece o ponto de venda analisado. Apenas a depreciação foi calculada com base nos equipamentos e utensílios da empresa. Despesas - As despesas identificadas na empresa correspondem aos gastos incorridos no ponto de venda: o aluguel do quiosque, a taxa de energia elétrica cobrada pelo administrador do Shopping, mão-de-obra (Gerência e vendedor), serviço de contabilidade, alimentação do funcionário, depreciação dos equipamentos, combustível e outros. Para atribuir esses gastos aos produtos, foi usada a mesma linha de raciocínio utilizada para o custo indireto de fabricação. Na seqüência, a Tabela 2 apresenta os custos diretos e os custos indiretos de fabricação e as despesas da empresa. Grupo Tabela 2 - custos diretos e indiretos de fabricação, e despesas da empresa Custos Diretos Custos Indiretos de Fabricação Despesas Matéria - Prima MOD Custo total Discriminação Valor (R$) Discriminação Valor (R$) A 0,44 0,14 0,58 1 Energia Elétrica 36,44 Energia Elétrica 41,90 B 0,44 0,14 0,58 2 Água 9,39 Aluguel 586,60 C 0,46 0,14 0,60 3 Gás de cozinha 22,12 Mão - de - obra 1215,10 D 1,07 0,24 1,31 4 Mão - de - obra Indireta 167,6 Serviço contábil 167,6 E 0,17 0,04 0,21 5 Depreciação 59,55 Depreciação 72,70 6 Combustível 53,63 Alimentação 201,12 7 Total 348,73 Combustível 67,04 8 Outros 125,70 Total 2477,76 Perdas e desperdícios As perdas em geral, são provenientes de matéria prima. Já os desperdícios ocorrem com os produtos acabados em virtude de sua perecibilidade, pois possuem prazo de validade muito restrito entre 10 e 15 dias. Após as medições do chocolate e recheio, durante o processo produtivo, identificou-se uma perda de 3,2% para o recheio e 2,5% para o chocolate. Os desperdícios devem ser medidos semanalmente e registrados para 15
16 gerar informações para previsão de demanda. A Tabela 3 apresenta um modelo de acumulação de custos proposto para empresa registrar os custos durante a produção. Grupo A B C D E Tabela 3 - Sistema de acumulação de custos proposto para empresa. Sistema de acumulação de custos Custo Direto Custo Indireto de Fabricação Ordem de Fabricação Matéria MOD Energia Gás de Depre - Perda Desperdício Acumulado - Prima elétrica Cozinha ciação Custos indiretos de Fabricação Despesas Mão - de - obra Indireta água Combustível Aluguel Serviço de contabilidade Energia elétrica Mão - de - obra Alimentação Depreciação Outros Com a acumulação dos custos bem definida, pode-se obter o estudo sobre os custos da produção. A seguir é feita uma análise custo-volume-lucro, a partir das informações do sistema de acumulação de custos proposto nesta seção. 5.6 Análise CVL Total O primeiro passo da análise consiste no cálculo do ponto de equilíbrio da empresa. Para Bornia (2002), a análise do ponto de equilíbrio de empresas multiprodutoras é incoerente com o princípio de custeio variável, pois, seguramente, haverá custos fixos indiretos, os quais não podem ser atribuídos aos produtos de forma imparcial. Por isso, se a empresa tiver mais de um produto, existirá mais de uma combinação que proporcionará lucro zero para a empresa, isto é, mais de um ponto de equilíbrio. A Tabela 4 apresenta os dados sobre os produtos da empresa, que são necessários para o calculo do ponto de equilíbrio contábil. Tabela 4 - Dados dos produtos da empresa Produto A B C D E Total Receita , ,5 400,4 4577,4 (%) 47,7 17,2 11,3 14,3 9,5 100 CV 850,28 306,82 214,8 242,35 120, ,37 MC 1348,72 486,68 322,2 405,15 280, ,03 (%) 61,33 61, , ,11 16
17 O calculo do ponto de equilíbrio (em unidades monetárias) é feito usando-se a equação R0 = CF/RC; onde CF é referente aos custos fixos da empresa e RC é a razão de contribuição, ou seja, o quociente entre a margem de contribuição e a receita da empresa. Os custos fixos correspondem a R$ 2.826,49 que é a soma do custo indireto de fabricação com as despesas fixas, assim, tem-se que: R0 = CF RC R0 = 2826,49 0,621 R0 = R$ 4.551,51 A Tabela 5 apresenta o ponto de equilíbrio contábil para cada produto em unidades monetárias e unidades físicas. Para calcular as unidades monetárias multiplica-se o montante pelo percentual de cada produto e para unidades físicas basta dividir o montante pelo preço de venda de cada produto: Tabela 5 Ponto de equilíbrio contábil Produto A B C D E R0 (R$) 2171,07 782,86 514,32 650,86 432,37 R0 (Unid.) Para o ponto de equilíbrio Econômico, deve-se considerar, além dos custos e despesas indiretas, o custo de oportunidade que é o retorno desejado sobre o capital investido na empresa. Nesse caso, optou-se por considerar uma taxa de Juros de 2,0% ao mês, referente à taxa de juros mensais de uma possível aplicação financeira dos recursos monetários. Tabela 6 - Patrimônio liquido da empresa Discriminação CAPITAL INVESTIDO NA PROPRIA EMPRESA Unidade de Produção Índice Valor (R$) Correção (R$) Discriminação Ponto de Venda Índice Valor (R$) Correção (R$) Inst. Físicas 0, , ,82 Inst. Físicas 0, , ,00 Equipamentos de Cozinha 0, ,00 913,42 Equipamentos 0, ,00 502,80 Veiculo 0, , ,20 Motocicleta 0, , ,00 Uniforme 0, ,00 53,630 Uniforme 0, ,00 100,56 SEBRAE 0, , ,00 Site 0, ,00 419,00 Total 6133,08 Total 9402,36 Total 15535,44 Com o capital investido, pode-se calcular o custo de oportunidade. A Tabela 6 indica, em síntese, os itens que compõem o capital da empresa. As instalações são referentes ao quiosque no ponto de venda, e um espaço reservado à produção em uma residência, que funciona como fábrica. Para calcular o valor das instalações do espaço da fábrica, foi feito um 17
18 rateio através do valor do imóvel em função da área ocupada (m²). Os demais itens foram listados conforme seu valor de mercado. Assim, o custo de oportunidade será 15535,44 x 0,02 = 310,71; com isso pode-se calcular o ponto de equilíbrio econômico da empresa. Os custos fixos correspondem a R$ 3.137, 20, que é a soma do custo indireto de fabricação com as despesas fixas e o custo de oportunidade. Assim, o ponto de equilíbrio econômico corresponde a: R0 = CF RC R0 = 3137,20 0,621 R0 = R$ 5.051,85 A Tabela 7 apresenta o ponto de equilíbrio econômico para cada produto em unidades monetárias e unidades físicas, seguindo a mesma lógica do ponto de equilíbrio contábil. Tabela 7 Ponto de equilíbrio Econômico. Produto A B C D E R0 (R$) 2409,73 868,92 570,86 722,42 479,93 R0 (Unid.) Para finalizar o cálculo do ponto de equilíbrio, segue-se a análise do ponto de vista financeiro, analisando o desembolso mensal. Nesse caso, é deduzido o custo com depreciação e acrescentados alguns desembolsos que não foram incluídos na análise contábil e econômica, como o financiamento da motocicleta (FM) e capital de giro (CG). Esses desembolsos são corrigidos conforme o coeficiente de 0,838, referente ao ponto de venda. Desembolso = CIF + Despesa + FM + CG Depreciação Desembolso = 348, , , ,00 132,65 = 3.892,84 Assim, pode-se calcular o ponto de equilíbrio financeiro para cada Produto. R0 = CF RC R0 = 3892,84 0,621 R0 = R$ 6.268,66 A Tabela 8 apresenta o ponto de equilíbrio financeiro para cada produto em unidades monetárias e unidades físicas, seguindo a mesma lógica do ponto de equilíbrio contábil: Tabela 8 Ponto de equilíbrio Financeiro Produto A B C D E R0 (R$) 2990, ,21 708,36 896,42 595,53 R0 (Unid.) Durante o semestre em que foi feita a análise, a empresa apresentou as seguintes receitas, conforme indica a Tabela 9. 18
19 Tabela 9 receita da empresa (Novembro de 2007 à Abril de 2008) Novembro Dezembro Janeiro Fevereiro Março Abril Receita ( R$ ) 2975, , , , , ,00 A figura 3 apresenta um gráfico de barras que representa a variação de receita entre novembro de 2007 e abril de 2008, em função do ponto de equilíbrio contábil, econômico e financeiro da empresa. Figura 3 - Relação entre ponto de equilíbrio e receita No gráfico é possível identificar a variação de demanda, que reflete nas receitas da empresa. Porém, independentemente dessa variação, o ponto de equilíbrio permanece constante, e em alguns meses percebe-se que as receitas não são suficientes para cobrir todo sacrifício financeiro despendido pelo negócio, porém alguns meses apresentam receitas bem acima do ponto de equilíbrio. Para administrar essas adversidades e garantir a estabilidade financeira, a empresa precisa trabalhar com margem de segurança. MS = Receitas Atuais ponto de equilíbrio MS = 70,44 % Receitas atuais O elevado índice de margem de segurança reflete a demanda flutuante que a empresa apresenta. Voltando a analisar o gráfico (Figura 3), pode-se identificar que durante maior parte do tempo a empresa opera abaixo do ponto de equilíbrio. Para solucionar esse problema pode-se optar por aumentar o preço de venda, ou aumentar a produção. Para fazer essas modificações, deve-se levar em consideração os fatores limitantes da produção, nesse caso, como há limitação na capacidade produtiva e o aumento do preço de venda pode reduzir o volume de vendas, a solução mais adequada consiste em otimizar os custos da produção, a 19
20 fim de aumentar a margem de contribuição dos produtos. Desse modo, deve-se aplicar um método de custeio que proporcione uma visão horizontal do processo, tornando possível saber como cada recurso é consumido e redesenhar o processo produtivo identificando possíveis pontos de melhoria. Para a empresa, o ABC é o método de custeio mais indicado, face suas necessidades de rastrear seus custos e elevado nível de despesas. Assim a empresa consegue ter uma visualização do seu processo produtivo, otimizando o uso de seus recursos, reduzindo os custos da produção e aumentando sua produtividade. O aumento da produtividade é essencial para empresa que apresenta dificuldade com a demanda flutuante, aumentando seu faturamento e saindo da zona de risco que se encontra com receitas médias bem próximas do ponto de equilíbrio. 5.7 Aplicação do ABC Antes de aplicar qualquer método de custeio, é preciso definir qual princípio de custeio será associado ao método para formar o sistema de custeio. Nesse caso o princípio de custeio por absorção ideal é associado ao ABC, tendo em vista que o objetivo da empresa é a redução de custos e, conseqüentemente, é importante avaliar os desperdícios durante o processo produtivo. O ABC exige investimento de capital financeiro e humano. Assim, é necessário estabelecer alguns pontos antes de sua implantação, como o escopo do projeto, seus objetivos, e os produtos que sua aplicação deve gerar. Para a empresa, o escopo de aplicação será limitado, mesmo porque o processo produtivo é bastante simples. Os objetivos da implantação são: calcular os custos dos produtos e redesenhar seu processo produtivo. Portanto, o produto que o ABC deve proporcionar será o custeio dos produtos e um banco de dados que forneçam informações necessárias para o redesenho do processo. Para calcular os custos dos produtos, foi realizada uma análise das atividades desenvolvidas no âmbito da empresa, gerando, assim, um dicionário de atividades que é útil para avaliar o processo produtivo, gerando um banco de dados que fornece informações para obter melhoria no processo produtivo. Dessa forma, pode se classificar as atividades, identificando as que agregam ou não valor ao produto e seu nível de detalhamento. No dicionário de atividades da empresa foram identificadas 94 atividades, destas 25 foram consideradas para calcular os custos dos produtos e redesenhar o processo produtivo. O critério utilizado para escolha dessas atividades foram os custos e seu papel dentro do 20
ESTRUTURANDO A ACUMULAÇÃO DE CUSTOS A PARTIR DA FUNÇÃO PCP
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