Auditoria de fraude no setor de transporte – DXTech
Infelizmente ainda é muito comum acontecerem irregularidades nos processos internos das empresas. Algumas vezes por descuido, outras por má-fé, o fato é que esses episódios precisam ser combatidos e revertidos rapidamente para evitar grandes prejuízos.
Um dos modelos mais comuns para investigar as possíveis irregularidades é a auditoria de fraudes.
O que são auditorias?
Auditorias são exames cuidadosos e sistemáticos dos processos desenvolvidas por uma empresa. Elas tem como objetivo verificar se elas estão acontecendo em acordo com o que havia sido planejado ou estabelecido previamente.
No caso das empresas de transporte de carga, as auditorias costumam acontecer nos registros de contabilidade e nas operações financeiras.
Durante a auditoria, todos os registros operacionais, contábeis e financeiros são verificados. O objetivo é garantir que as obrigações tributárias estão em dia, e também para identificar possíveis falhas, fraudes ou corrupções.
É importante compreender a diferença entre fraude e erro, para que sejam tomadas atitudes adequadas dentro da empresa.
De acordo com a NBC (Normas Brasileiras de Contabilidade), fraude é "o ato intencional de omissão ou manipulação de transações ou adulteração de demonstrações contábeis". Já o erro é considerado um "ato não intencional resultante de omissão, desatenção ou má interpretação de fatos na elaboração de registros e demonstrações contábeis".
Durante a auditoria o auditor verifica indícios de fraudes e analisa a situação encontrada com intuito de obter o máximo de provas possíveis sobre o caso. Ademais, com os dados em mãos, a empresa é comunicada sobre o resultado encontrado. Ela precisa corrigir as fraudes e erros, assim como responder sobre as infrações cometidas, caso existam.
Entre as fraudes mais incidentes nas auditorias estão o furto de mercadorias e matéria-prima, a subtração de valores. Além dessas, também a sonegação de impostos e tributos, a alteração de resultados financeiros e a simulação de ocorrências.
Quais setores são mais sujeitos às fraudes?
Entre os setores de uma empresa de transporte de cargas, alguns são mais propensos a sofrer com fraudes ou erros:
Financeiro – nesse setor os principais problemas são as cobranças indevidas de clientes, pagamentos duplicados de fornecedores e adulteração de documentos.
Estoque – contagem adulterada de produtos (principalemnte combustível) e erros no inventário.
Compras – repasse indevido de recursos e privilégio para um determinado fornecedor em troca de propina.
Vendas – descontos não usuais praticados e a concessão indevida de créditos.
Quando as falhas acontecem devido a erros, é relativamente simples de identificar, já que o descuido acaba deixando rastros. Porém, quando se trata de uma fraude, a premeditação implícita torna a identificação bem mais complicada.
As auditorias devem ser realizadas frequentemente nas empresas e transporte. Certamente isso garante ao gestor de frota que seus processos são realizados de forma eficiente.
Quando as falhas são encontradas rapidamente, é possível buscar melhores maneiras de corrigir o problema. Dessa maneira evita-se que ele se torne grande demais e cause prejuízos. Essa cultura ajuda a prevenir e dificultar as ações de pessoas que possam ter más intenções.
Contudo, ao perceber situações que estejam fora dos padrões da empresa, o gestor também deve solicitar uma auditoria de emergência na transportadora.
A auditoria de fraude é uma forma de garantir que a saúde financeira e a logística da empresa funcionem adequadamente.
Utilizar recursos que ajudam a monitorar o uso de equipamentos e de produtos, como o combustível, por exemplo, também ajuda a inibir a ocorrência de fraudes.
Um sistema de controle e monitoramento de combustível contribui, principalmente, para a eficiência da empresa. Ele pode ser usado no estoque, nos tanques e abastecimentos dos veículos e também contribui para a redução de custos.
A DXtech oferece soluções eficientes de controle de combustíveis para empresas. Isso garante a otimização do uso dos recursos em seus veículos, mais economia e segurança para sua empresa.