Como garantir a segurança da informação em seu escritório contábil? - JDREL
Como garantir a segurança da informação em seu escritório contábil?
Quão importante é a segurança da informação para a sua empresa? O que você faz para manter os seus dados guardados? O escritório está, realmente, protegido? Todas essas questões são reais para quem trabalha na área. É comum haver esse tipo de problemas. O trabalho é sigiloso, com documentos e informações que não podem fugir das mãos do contador.
Neste post, você vai saber, de uma vez por todas, como deixar 100% seguros os dados que manuseia. Veja alguns motivos que vão fazê-lo pensar na necessidade de manter os documentos do escritório muito bem protegidos!
Como você sabe, a maior parte das informações que guarda são sigilosas e dizem respeito apenas ao seu cliente. Se esses dados caírem em mãos erradas, podem causar graves problemas, até mesmo a realização de crimes. Por isso, é proibido que você deixe esse conteúdo vazar.
A maior parte desses vazamentos ocorre por erros. Em alguns casos, no entanto, o uso de má fé pode ser a causa da falta de segurança da informação.
Esses erros não são apenas os causados por funcionários. Softwares, antivírus, aplicativos, sites e demais equipamentos digitais podem ser a causa do vazamento de informações. Um hacker mal intencionado pode conseguir entrar no seu sistema e roubar todos os seus dados. Portanto, a segurança precisa ser fortalecida também nessa parte.
Nos próximos tópicos, você vai ver sete dicas que vão ajudá-lo a melhorar o controle sobre os documentos que guarda em seu escritório. Leia todas atentamente e implemente essas ideias no seu trabalho!
Antes de começar a falar da questão digital, você precisa acabar com os erros humanos. Todos os funcionários têm que conhecer e executar corretamente as regras da empresa.
Nada de falar sobre questões de trabalho com terceiros, acessar os dados dos clientes fora do escritório, usar as ferramentas sem o antivírus ligado e atualizado, além de não salvar os arquivos nos locais certos e não usar linguagem criptografada.
Tudo isso deve ser ensinado com frequência aos profissionais. Não faça esse treinamento uma vez na vida. É preciso que ele seja recorrente, principalmente se houver novos equipamentos digitais que vão passar a ser utilizados na empresa.
Mesmo após a capacitação, você observou que um dos seus profissionais continua errando? Chegou o momento de conversar e entender o porquê dele ter feito aquilo. Caso descubra ter sido de má fé, é hora de demitir essa pessoa. Se foi apenas um erro mesmo, ensine-o de novo a trabalhar da forma correta.
2. Tenha o melhor antivírus possível
Contrate um programa que consiga atender a todas as suas necessidades tranquilamente. Não escolha pelo mais barato, ou o que protege mais ou menos. É preciso ter uma ferramente completa, que proteja a sua empresa de qualquer perigo.
É muito importante manter o antivírus atualizado. Nunca comece a mexer nos dados de um cliente sem fazer isso. Outra questão é realizar um escaneamento geral no computador todos os dias antes de iniciar o trabalho.
3. Use linguagem criptografada
A criptografia é uma tecnologia que dificulta o acesso a conversas em aplicativos. Sempre que você escrever algo, é preciso que essa mensagem seja criptografada para que não vaze, caso hackers invadam o seu sistema.
O uso dessa ferramenta é tão indicado que o ideal é evitar conversar diretamente com os funcionários do escritório durante o trabalho. Todo o diálogo deve ser feito por meio desses aplicativos que codificam tudo que é falado por lá. Existem alguns exemplos populares de aplicativos que utilizam a criptografia, como o WhatsApp e o Telegram.
4. Faça uma assinatura digital
Essa técnica já é muito utilizada por bancos e corretoras que trabalham com o dinheiro de clientes via web. No seu escritório, a assinatura digital pode fazer total diferença. Isso porque, para entrar, visualizar, editar, imprimir e fazer qualquer coisa com os documentos, é preciso que você assine.
Nenhum funcionário pode assinar, apenas você ou quem delegar para essa função. Esse controle é muito importante e vai melhorar muito a segurança da informação da sua empresa.
5. Trabalhe com os melhores softwares
Essa é a principal dica entre todas que você viu até aqui. A escolha dos programas de computador deve ser, minuciosamente, bem-feita. O seu escritório precisa de ferramentas que trabalhem com perfeição, que não deixem informações vazarem e sejam 100% seguras, assim como são os produtos Domínio oferecidos por nós, J.Drel Sistemas.
O antivírus, o firewall e outros equipamentos de segurança são usados apenas para dar um conforto a mais para a sua empresa. O próprio software é que precisa garantir ser impenetrável. Só contrate se for assim.
Não se esqueça de que digitalizar todo o trabalho do seu escritório vai proporcionar eficiência e agilidade, mas também mais segurança. Mesmo que existam perigos na web, a proteção é muito maior do que se você mantiver tudo impresso e guardado em armários.
6. Realize backups com frequência
O backup é uma ferramenta muito importante para quem trabalha com dados. O ideal é fazer esse trabalho, pelo menos, uma vez por dia. Ainda mais se você acessar muita informação diariamente. Por isso, utilize softwares que disponibilizem essa opção de backup diário.
Guardar arquivos em nuvens é bem mais seguro do que manter em computadores ou HDs. Isso porque essa armazenagem de documentos evita a perda por conta de roubos, furtos, equipamentos estragados e desastres naturais.
7. Coloque senhas complexas
Tudo que for de acesso digital no seu escritório deve ter uma senha. Esse código precisa ser uma mistura de letras, números, caracteres especiais, maiúsculos e minúsculos e tem que ser mudado com frequência. Uma vez por mês, por exemplo.
Isso vale para todas as senhas, até mesmo a do Wi-Fi, de acesso aos computadores e aos softwares. É você quem deve definir o código e enviar todo mês apenas para quem pode ter acesso aos determinados equipamentos.
Com essas dicas, você vai ter muito mais segurança da informação dentro do seu escritório contábil. Vai ser possível perceber a diferença logo nas primeiras mudanças. Caso tenha alguma dúvida, entre em contato conosco: somos especialistas em proteção e eficiência para você na área contábil.