Case: Latin America Aero & Defence - LAAD 2005: mais que uma parceria, uma demonstração na prática do conceito FIDELIZAÇÃO
Candidato Contempory Viagens e Turismo Ltda
Latin America Aero & Defence - LAAD 2005: mais que uma parceria, uma demonstração na prática do conceito FIDELIZAÇÃO
Contempory Viagens e Turismo Ltda.
Endereço : Av. Nossa Senhora de Copacabana, 492 - grupo 301 - Copacabana
Telefone : (21) 2548-6675 / 2256-0233 e Fax : (21) 2256-5991
Mª Nelly Mendonça Potter : Managing Partner
Vera Mª Mendonça Potter : Managing Partner
Sylla Marie Klukowski : Managing Partner
Total de funcionários .................................. 23 pessoas
A Contempory, em sua sede localizada em Copacabana, ocupa dois andares completos, compreendendo uma área de aproximadamente 200 metros quadrados.
Fundada em 1987, a Contempory Viagens e Turismo é uma empresa especializada no mercado receptivo internacional. No ano de 2000, com base em sua ampla experiência e na consistente rede de contatos, foi criado o Departamento de Congressos & Eventos visando atender de forma diferenciada este mercado em franca expansão.
Principais clientes (pelo depto. de eventos):
Reed Exhibitions , Sociedade Brasileira de Cardiologia, Sindicato das Agências de Navegação Marítima e Atividades Afins do RJ, Instituto Hemo-Rio, Congrex do Brasil
Principais clientes (pelo depto. receptivo):
Abercrombie & Kent Incoming Inc , Polares ,Robson , City Service, Silver Sea, Crystal Criuses, Fred Olcen, Radson Seven Seas, Oceania Cruises e Excursions
Serviços oferecidos pelo departamento de Congressos & Eventos da Contempory:
Passeios turísticos na cidade de realização do evento
Reservas de hospedagem on line
Excursões pre & pós-evento
Programação especial para acompanhantes
Calendário de eventos da Contempory:
XI CONGRESSO BRASILEIRO DE METEOROLOGIA – Outubro
CILAMCE – IBERIAN LATIN AMERICAN CONGRESS ON COMPUTATIONAL METHODS IN ENGINEERING – Dezembro
IV ENCAP – ENCONTRO NACIONAL DOS REPRES. EMPRESARIAIS NOS CONSELHOS DE AUTORIDADE PORTUÁRIA - Agosto
COPA - CONFERÊNCIA PARLAMENTAR DAS AMÉRICAS – Novembro
BRAZIL-CHINA TRADE FAIR - SHANGHAI - Abril
XIV CONGRESSO PAN-AMERICANO DE ANATOMIA - Julho
II CONFERÊNCIA SUL AMERICANA DE MEDICINA VETERINÁRIA E II RIO PET - Agosto
FONASBA ANNUAL MEETING - Outubro
XXVIII CONGRESSO INTERAMERICANO DE ENGENHARIA SANITÁRIA E AMBIENTAL –CANCUN - Outubro
EXPOSIÇÃO INTERNACIONAL DE CAVALOS ÁRABES – Novembro
LATIN AMERICA DEFENTECH – LAD 2003 - Abril
M2S-RIO VII CONFERÊNCIA SOBRE MATERIAIS E MECANISMOS DE
SUPERCONDUTIVIDADE – Maio
CONGRESSO DE VETERINÁRIA – Agosto
I LATIN AMERICA CONFERENCE ON DIETARY SUPPLEMENTS – Outubro
2º CONGRESSO INTERAMERICANO DE DEFENSORIAS PÚBLICAS – Outubro
XV CONGRESSO BRASILEIRO DE NUTRIÇÃO PERENTERAL E ENTERAL –
EXPO BRASIL & CHINA – BEIJING - Agosto
9º CONGRESSO DA SOCIEDADE BRASILEIRA DE CARDIOLOGIA – Setembro
II INTERNATIONAL CONGRESS ON NEUROREGENERATION – Setembro
45ª CONVENÇÃO NACIONAL DO COMÉRCIO LOJISTA – Outubro
LATIN AMÉRICA CONFERENCE OF WOMEN IN EXACT AND BIO SCIENCE – Novembro
LATIN AMERICA AERO & DEFENCE – LAAD 2005 - Abril
6º WORLD CONFERENCE ON STRUCTURAL AND MULTIDISCIPLINARY OPTIMIZATION – Maio/Junho
GLOBAL CONGRESS ON COMBATING COUNTERFEITING – Junho
REUNIÃO DO CONSELHO DA FENAMAR – Julho
XXV SEMINÁRIO NACIONAL DE PROPRIEDADE INTELECTUAL – Agosto
HEMORIO - Setembro
RIO PIPELINE - Outubro
ITSS Rio de Janeiro - Junho
LATIN AMERICA AERO & DEFENCE – LAAD 2007- Abril
Nossa missão consistia em atender aos segmentos de hospedagem, transporte, "shuttle-service", eventos sociais e "tours". Entretanto nosso objetivo principal para o LAAD 2005 era superarmos às expectativas geradas pelo nosso próprio trabalho durante o LAD 2003 quando também fomos credenciados como agência de turismo oficial. Tal fato nos remete a reflexão de que ser "o melhor" requer grandes esforços, porém manter-se nesta posição é privilégio de poucos...
A nosso favor havia o histórico dos files na edição de 2003. Podemos contar com a mesma equipe atuante na edição anterior desde a gerência do departamento no atendimento às solicitações da Reed Exhibition e seus convidados, quanto da coordenação e operação no atendimento às empresas expositoras e participantes em geral, consideradas todas as particularidades.
Observamos com bastante satisfação a reação positiva de nossos clientes ao se depararem não só com a mesma agência mas também com a mesma equipe que os atendeu na edição anterior. Já conhecíamos seu perfil e suas necessidades o que facilitou todo o processo de venda e operação.
Embora favorecidos pelo segundo credenciamento consecutivo, não nos isentamos da complexidade de determinadas tarefas para a edição de 2005. Algumas exigiram um plano logístico muito bem traçado, para não causarmos nenhum constragimento diplomático. Havia uma orientação de acomodar cada Ministro e sua delegação em suítes e apartamentos lado a lado, porém, paralelamente, tomando o cuidado para que países em litígio não ocupassem o mesmo andar. Para completar, não poderíamos acomodar uma delegação "X " em apartamentos melhores do que a delegação "Y" o que certamente causaria embaraço aos organizadores. Tratava-se de um verdadeiro jogo de xadrez diplomático. Não se podia errar.
Somado a isto, tínhamos a complicada logística de transporte dos Ministros e suas delegações, com muitas autoridades e instituições envolvidas, tais como: Polícia Federal, altas patentes das Embaixadas e os "OLIG" - oficiais das Forças Armadas designados para acompanhar cada delegação. Os OLIGs representavam um canal de comunicação entre a Contempory e as delegações para os serviços de traslados de chegada e partida. Esta operação demandava um trabalho peculiar com uma programação prévia para que os OLIGs fossem conduzidos e posicionados antecipadamente a cada transfer, e juntos recepcionarmos as autoridades nos aeroportos.
Contabilizamos nesta edição aproximadamente 400 apartamentos/hospedagem vendidos sendo que em alguns casos, com períodos longos de até 45 dias de permanência. Este número torna-se expressivo quando relacionado a uma feira, cuja característica é de um grande número de visitantes porém não traduzido em hospedagem. Definitivamente essa foi uma exceção.
Paralelamente e confirmando a importância da FIDELIZAÇÃO no atendimento, alguns países expositores tornaram-se efetivamente clientes da Contempory, agregando negócios com serviços em seus estandes, tais como: staff de recepcionistas, garçons e segurança, buffet, fotógrafo, etc
Acreditamos assim termos atendido a todas expectativas, pois encerramos nossa participação na edição de 2005 com a agradável surpresa de termos sido escolhidos, pela terceira vez consecutiva, agência de turismo oficial para a edição de 2007 ! Levando-se em consideração a lamentável realidade de nosso país onde várias empresas não conseguem se sustentar por mais de 5 anos e somada a rotatividade tão característica do nosso setor, sentimo-nos honrados de protagonizar esta história de FIDELIZAÇÃO que certamente ainda será contada por muitos anos.
Neste item pretendemos mostrar a preocupação em programas de qualidade, sociais e /ou ecológicas não só referente ao LAAD 2005 mas também da própria Contempory, enquanto instituição, engajada em compromissos no seu cotidiano.
Acreditamos que o momento que mais expressa esta preocupação por parte dos organizadores do LAAD 2005 foi traduzida na carta de encerramento do Ministro da Defesa José Alencar como segue:
" ... Neste cenário, em que o mundo se vê engajado na manutenção dos legítimos
valores inalienáveis a cada sociedade, aí inseridas a segurança e a qualidade de vida, evidencia-se a necessidade de uma profícua e indispensável coalizão entre parceiros, capaz de atender aos anseios mutuos de resguardar a paz o que, de forma inexorável extrapolará as fronteiras continentais. Dessa constatação, advém, naturalmente, a imperiosa exigência entre os povos e da consequente cooperação entre nações. "
Conforme o colocado não poderíamos deixar de aproveitar esta oportunidade para ressaltar o comprometimento da Contempory com questões de ordem social e ecológica independentemente da realização deste ou outro evento.
Nossa preocupação é constante seja em campanhas internas (vide e-mail abaixo sobre Reciclagem de Lixo) ou apoiando projetos sociais como é o caso da Associação IKO PORAN que contou com a Contempory desde a sua concepção, seu desenvolvimento e manutenção. Segue em anexo carta da IKO PORAN atestando nossa participanção (salva como imagem).
Como exemplo de campanhas internas, transcrevemos abaixo o e-mail que deflagrou todo o processo de "Reciclagem de Lixo" datado de julho de 2004 e em prática até os dias de hoje.
From: Andrea da Costa
To: Rosilda ; Anna Carolina ; Crispim Guilherme ; Yole ; Fernanda Azpeitia ; Claudete Navarro ; Isabel Kuster ; Eventos ; Beth ; fin@contempory.com.br ; francois@contempory.com.br ; export@infolink.com.br ;eventos@contempory.com.br;
stella@contempory.com.br;oper5@contempory.com.br;
Cc: Vera Potter ; Sylla Klukowska
Sent: Wednesday, July 14, 2004 5:30 PM
Subject: Programa de reciclagem
Conforme decisão da Diretoria, a partir de amanhã estaremos implantando um programa de reciclagem na empresa, evitando desperdícios e ajudando a preservar nosso precioso meio ambiente.
A partir de amanhã a cesta de lixo dos postos de trabalho só poderá ser utilizada para papel; copos e outros objetos de plástico deverão ser dispensados em recipiente próprio na cozinha e todo o restante na lixeira comum. Ao final do dia o Sr. Aguinaldo, zelador do prédio, virá retirar o material a ser reciclado.