Processo eletrônico é o processo no qual todas as peças processuais (petições, certidões, despachos, etc.) são digitais, sendo criadas, armazenadas e visualizadas em meio eletrônico, eliminando-se o uso de papel.
Em 19 de dezembro de 2006, foi sancionada a Lei Federal n.° 11.419, que dispõe sobre a informatização do processo judicial, tornando-se o marco regulatório brasileiro no uso de meios eletrônicos na tramitação de processos, na comunicação de atos e transmissão de peças em todos os graus de jurisdição nos processos civil, penal e trabalhista.
O Tribunal de Contas do Estado da Bahia inicia a primeira fase da implantação do Programa Processo Eletrônico para a instrução e julgamento de matérias de sua competência constitucional.
Com esse Programa o TCE/BA utilizará o meio eletrônico nas consultas, tramitações, peticionamentos, comunicações, composições, assinaturas e na prática de quaisquer atos processuais.
A implantação desse Programa, ressalte-se, integra o objetivo estratégico "Assegurar o cumprimento do prazo constitucional para o julgamento dos processos de prestação de contas" previsto no Plano Estratégico 2014-2017.
Para disciplinar a implantação e o funcionamento do processo eletrônico, o acesso aos sistemas e as comunicações dos atos processuais eletrônicos, o TCE/BA editou a Resolução n.º 124/2015, disponível no portal do TCE: www.tce.ba.gov.br.
Diversos segmentos da sociedade vêm passando por profundas mudanças tecnológicas nos últimos tempos e o TCE/BA acompanha essas transformações no cumprimento do seu papel constitucional de fiscalizar, tempestivamente e com transparência, a boa aplicação dos recursos públicos estaduais.
Os processos judicial e administrativo eletrônicos já são utilizados com êxito pelo Poder Judiciário das esferas estadual e federal e por outros tribunais de contas do Brasil. Esse Programa coloca o TCE/BA nas fileiras da modernidade e da atualização tecnológica e em sintonia com o Código de Processo Civil vigente que autoriza, por exemplo, que os acórdãos, votos e demais atos processuais sejam registrados em arquivo eletrônico inviolável e, assinados eletronicamente.
Com a ampliação da informatização o cidadão passou a ter mais acesso à informação, seguindo a tendência de um mundo cada vez mais globalizado, de forma que os processos de competência do TCE/BA não poderiam deixar de ser concebido nessa nova perspectiva de utilização de ferramentas modernas para auxiliar no julgamento das contas dos gestores estaduais.
A Medida Provisória n.º 2.200/2001, que dispõe sobre a validade jurídica dos documentos eletrônicos, e a Lei Estadual n.º 12.209/2011, que dispõe sobre o processo administrativo estadual, já nortearam a utilização do processo em meio eletrônico e isto tornará o acesso do cidadão às informações sobre o trabalho do TCE/BA cada vez mais efetivo e adaptado à realidade contemporânea, o que indubitavelmente, contribuirá para o fortalecimento do controle social.
Ainda no mês de setembro/2015, inicialmente com os processos de aposentadoria, que representa mais de 70% dos processos que tramitam no TCE/BA. Na sequência, os processos da Natureza "Reclamação" e "Consulta", relatados pela Presidência. Em janeiro de 2016, quando os gestores públicos prestarem as contas do exercício 2015, os processos tramitarão, serão instruídos e julgados em meio exclusivamente eletrônico.
A implantação do processo eletrônico iniciar-se-á com os processos de aposentadoria e será estendida, de modo gradativo e seguro, para as demais naturezas processuais, até alcançar, em dezembro de 2017, todas as naturezas de processos do TCE/BA.
Em um primeiro momento, coexistirão os processos físicos e os eletrônicos, mas num segundo momento poderemos converter os processos físicos que ainda estiverem em tramitação e pendentes de julgamento em eletrônico e tornar o TCE/BA 100% digital.
Como foi desenvolvido o Programa?
Esse é um aspecto muito importante!
Primeiro porque, nessa gestão, foi dado ao Programa o "Status" de Prioritário. Segundo porque o Programa foi projetado e executado pelo próprio TCE/BA, através do corpo técnico de tecnologia da informação e de auditores, com o envolvimento direto do Gabinete da Presidência, Gabinetes dos Conselheiros, Secretaria-Geral, Superintendência Técnica e do departamento de tecnologia da informação do Tribunal.
Nesse processo construtivo foram consideradas as experiências de outros tribunais de contas do Brasil, a exemplo do TCE/PE, TCE/RS, TCE/DF, TCE/PB, TCE/MG, do TRT da 5.ª Região, do TJ/BA e do Conselho Nacional de Justiça.
As áreas técnicas e administrativas do TCE/BA já estão preparadas para as mudanças dos seus processos de trabalho a serem impostas pela utilização desse novo meio de autos processuais. Além disso, já foram implementadas demandas evolutivas no atual sistema de processos para torná-lo apto para a utilização do processo eletrônico.
A solução tecnológica escolhida para a assinatura eletrônica, além de atender às disposições da legislação federal vigente, especialmente à Medida Provisória n.º 2.200-2/2001, bem como à Lei Estadual n.º 12.209/2011, levou em consideração o menor custo financeiro para o TCE/BA, gestores públicos, responsáveis e servidores estaduais, sem descuidar dos requisitos de segurança da informação.
Os investimentos no desenvolvimento de sistema para as adaptações no atual sistema de gerenciamento de processos e documentos custou R$60.000,00 (sessenta mil reais).
É importante destacar também que as soluções tecnológicas adotadas priorizaram aquelas baseadas em softwares livres, o que dispensa custos com licenciamento, que tanto oneram a administração pública.
Qual o diferencial do Processo Eletrônico do TCE/BA?
A solução tecnológica adotada pelo TCE/BA para certificação digital e assinatura de documentos em meio eletrônico.
O TCE/BA disponibilizará um serviço de emissão de certificados digitais para os seus auditores, gestores públicos, advogados, servidores e interessados nos processos de sua competência que permitirá a assinatura eletrônica e a comprovação da autoria e da integridade de documentos em forma eletrônica.
Além de ser uma solução mais simples, do ponto de vista tecnológico, representará significativa economia para o Estado, pois dispensará a realização de despesa pública com a aquisição de sistemas proprietários e certificados digitais que, no mercado, custam, pelo menos, R$300,00, por usuário.
Entre as vantagens do uso do processo eletrônico, destacam-se:
facilitação do acesso à informação;
redução do tempo de tramitação do processo, em razão da redução de atividades burocráticas;
redução de custos para a administração, gestores e seus procuradores, que não é representado apenas em termos monetários;
redução de custos com papel e suprimento para impressão;
comodidade de acesso dos gestores e servidores aos processos de seu interesse, sem necessidade de deslocamento à sede do TCE/BA;
otimização do espaço, no ambiente de trabalho, pelo fim do armazenamento de processos físicos;
racionalização na utilização dos recursos ambientais e orçamentários para arquivo e logística no gerenciamento de processos físicos;
redução de risco de danos, extravio de processos e documentos;
eliminação de custos com digitalização e microfilmagem de documentos.
Ampliar a utilização do processo eletrônico em toda a administração pública estadual. O TCE/BA não pretende seguir sozinho nessa nova realidade tecnológica. O que se pretende, também, é contribuir para uma maior automatização dos processos de trabalho do Estado e para o aumento da transferência de informações entre Estado-TCE/BA-Estado, em meio eletrônico.