Reuniões produtivas, nossas dicas para fazer da forma correta
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A organização de reuniões, depende da estruturação e definição de objetivos
Publicado por Robert Half, 1 de agosto 2016
*Por Isis Borge
Você já parou para pensar quanto tempo da sua semana, do seu mês ou do seu ano você gasta com reuniões de trabalho? Você consegue medir qual o impacto desses compromissos nas suas atividades diárias e projetos que precisa entregar?
O que tenho notado entre profissionais de diferentes áreas e níveis hierárquicos é a reclamação constante com relação à dificuldade de se obter reuniões produtivas. Há um grande desconforto em virtude de encontros sem comprometimento com a pontualidade, que são muito longos ou aqueles inseridos em uma rotina fixa sem nenhuma necessidade real. Além dos assuntos que poderiam ter sido resolvidos por e-mail, em um simples telefonema ou, pior, eram pautas que nem existiam efetivamente.
Em primeiro lugar, é importante ter em mente que a eficácia está ligada à organização de reuniões e depende de um esforço conjunto, tanto por parte de quem convoca o encontro quanto de quem é convidado.
Depois, é importante que não transformemos esses momentos em um benefício para aqueles que procuram desculpas para "matar tempo" ou em um castigo para os que produzem e têm projetos para entregar. Diante desse cenário, sugiro atenção a alguns pontos, divididos entre os papéis dos participantes:
​Faça uma análise para entender se é realmente necessário deslocar as pessoas para uma sala de reuniões ou se o assunto pode ser resolvido por telefone ou e-mail.
Defina o tema central da reunião, os principais pontos que serão abordados e o que espera de cada participante/área. Essa informação deve ser enviada com antecedência a todos os convocados.
Certifique-se de que está convidando pessoas que poderão contribuir com o tema.
Deixe claro aos participantes os horários de início e término da reunião e comece a conversa na hora combinada. Essa é uma forma de demonstrar respeito aos que foram pontuais e de inspirar essa cultura entre os demais colaboradores.
Se suas reuniões costumam durar, por exemplo, 30 minutos, avalie a possibilidade de passar a realizá-la em apenas 15 minutos, ou seja, na metade do tempo. Dessa forma, você forçará os participantes a serem mais objetivos.
Foco da reunião
Aquele que convoca a reunião deve ser o responsável por conduzir o encontro, estando atento para que o foco não seja perdido com conversas paralelas ou desvio de assunto.
Tenha atenção ao excesso de itens oferecidos aos participantes durante as reuniões. Café, suco, lanchinhos e outras guloseimas tendem a criar um clima propício para que a reunião se estenda além do necessário.
Finalize a reunião retomando os principais pontos e explicando o que espera de cada participante. O ideal é que todos recebam um e-mail sobre as principais decisões do encontro, incluindo próximos passos, prazos e responsáveis pelas ações.
A postura na reunião corporativa
Certifique-se sobre o motivo que levou você a ser convidado para a reunião, informe-se sobre a pauta e com quais materiais e/ou conhecimento pode agregar conteúdo ao encontro.
Seja pontual em respeito aos demais participantes.
Não estimule conversar paralelas, principalmente as que não tenham relação com o tema do encontro.
Caso tenha necessidade de se ausentar da reunião antes do término ou esteja esperando uma ligação muito importante, comunique o fato aos participantes antes do início da reunião.
Desapegue-se do celular durante o encontro. Apesar de ser comum entre os brasileiros, ler e-mails durante uma reunião é uma atitude, no mínimo, deselegante. Além disso, pode comprometer sua compreensão sobre algum ponto relevante.
Seja claro e objetivo ao apresentar ideias ou fazer comentários.
Talvez pareça desnecessário reforçar esse ponto, mas muitas pessoas vão a reuniões sem bloco de anotações, o que pode passar uma imagem de desinteresse e desagradar a maioria dos gestores. Não seja um desses colaboradores.
Reuniões presenciais continuarão importantes e necessárias no ambiente corporativo, porém se o tempo destinado a esses encontros não for bem aproveitado, os impactos serão sentidos na produtividade da equipe, como consequência, em prejuízos à empresa.
Como montar a ata de reunião
Após todo o assunto ser debatido e a equipe chegar a conclusões importantes é essencial registrar tudo na ata de reunião. mas, como deve o modelo de ata de reunião?
Ele deve conter a data da reunião, a pauta discutida, o local no qual foi realizado a reunião, os presentes, os principais assuntos discutidos e suas respectivas soluções. Após preenchida, a ata deve ser enviada a todos os envolvidos com os deadlines de possíveis ações.