Rotinas administrativas do condomínio.
O índice de comparecimento em assembleias é um dado alarmante!
A maior parte dos condôminos, que deveriam ser os mais interessados e, portanto, presentes a esse ato fundamental nos edifícios, simplesmente não comparece e, o que é mais terrível, ficam sabendo dos assuntos debatidos e das decisões tomadas por "ouvir dizer".
São conhecidos alguns exemplos de sucesso para a efetiva participação nas Assembleias, como em alguns edifícios se obtém um índice de participação de 80% da comunidade condominial, especialmente quando o assunto é vaga na garagem, ou quando se oferece atrativo gastronômico a ser servido para os participantes.
No nosso entendimento, há outras iniciativas que servem a esse objetivo e que são não apenas mais poderosos, mas principalmente, efetivos e democráticos.
Não se pode esquecer que ao ser escolhido alguém que ocupará a função de síndico de um determinado condomínio, o escolhido não passa a ser Rei, ou o único e exclusivo interessado nos rumos da massa condominial, pelo contrário!
O síndico é o responsável por cumprir e fazer cumprir as deliberações da assembleia e as determinações legais pertinentes, seja no âmbito da legislação municipal, estadual ou federal.
Por outro lado, há necessidade de enfrentamento dos problemas cotidianos que muitas vezes só são constatados no momento de sua ocorrência.
Assim, para que se planeje melhor e se execute o combinado de maneira efetiva e eficaz, a gestão condominial capitaneada pelo síndico pode e até deve se valer de uma ferramenta, que permite diluir as questões do edifício em conjunto dos demais membros do corpo diretivo (conselheiros e subsíndico, se houver).
Não podemos esquecer que a assembleia se trata de um ato formal, ou seja, é necessário que se proceda previamente a uma convocatória onde estarão apontados os assuntos que serão discutidos, o horário, o local e o dia em que esse ato ocorrerá e, posteriormente, após a redação da ata, a sua respectiva publicação, nos exatos ditames da lei.
Como se tem o conhecimento de que as pessoas se afastam de assembleias, pelo clima hostil que muitas vezes se faz presente, é imprescindível manter um canal de comunicação com todos, facilitando a elaboração da convocação, mas também resolvendo os problemas que aparecerem com maior rapidez e fluidez, na medida em que a reunião do conselho não é regrada, não há formalidades tão grandes a serem observadas como é o caso da assembleia de condomínio.
As reuniões preparatórias são uma excelente solução para que o ambiente condominial melhore, na medida em que sejam dirimidos os conflitos de modo respeitoso e permitindo a democratização da comunicação na comunidade condominial.
Acrescente-se também, que numa reunião os assuntos tratados poderão ser redigidos através de uma ata, mas esse documento não servirá como ato definitivo, já que por lei as decisões do condomínio são feitas em assembleia.