Como escolher um sistema de gestão?
EzBiz ERP
Atualizado: 17 de Jun de 2020
A escolha de um sistema de gestão não é uma decisão fácil, mas com um roteiro bem elaborado, pode ser mais prático e certeiro.
Abaixo descrevemos 12 passos para realizar uma boa escolha de sistema de gestão para sua empresa.
1 - Definir os Motivos para Trocar
O sistema da empresa é o seu motor, logo, somente deve ser trocado, se ele não está te levando onde você precisa chegar. E como enxergar isso? Podemos Ao nos fazer algumas perguntas e encontrar respostas interessantes:
O sistema consegue realizar todas as operações na minha empresa?
Existe alguma operação que é lenta e que está me impedindo de ser mais eficiente?
Estou usando muitas planilhas para complementar minha operação na empresa?
Estou usando vários sistemas complementares que nem sempre se integram ou que gerem retrabalho?
Estou esperando muito tempo pela resposta do sistema (lentidão)?
O custo para incluir um novo usuário no sistema é aceitável (licença, suporte, etc)?
Consigo melhorar a produtividade dos diversos setores com meu sistema?
Existem ferramentas (relatórios e gráficos) que me ajudam a tomar decisões que afetem positivamente meu faturamento e meu lucro?
Consigo evitar ou detectar fraudes operacionais de usuários mal intencionados?
O sistema é capaz de gerar novos negócios, em momentos de crise de mercado?
Se você respondeu afirmativamente para algumas dessas perguntas, então provavelmente precisa pensar no assunto. Problemas sempre geram impactos, que se não forem conhecidos, e corrigidos, podem nos dar prejuízos. Mas como conhecer o impacto se não estivermos atentos aos problemas? Precisamos mudar de postura e ter mais atenção. Fazer reuniões com gerentes e líderes, e saber o que está acontecendo no dia a dia da empresa, irá ajudar identificar a dores e as dificuldades enfrentadas na empresa. A experiência de quem está na ponta, operando o sistema, pode ajudar a elucidar essas e outras dificuldades.
Uma vez identificados as dores, os problemas e seus impactos nos negócios, é hora de entrar em contato com o fornecedor do sistema atual e ver o que pode ser feito para enfrentar as dificuldades. Muitas vezes esses problemas acontecem por falta de treinamento dos usuários ou problemas de infraestrutura, que são mais fáceis de resolver. Não troque seu sistema, se realmente não for necessário.
Resolver os problemas operacionais da empresa costuma ser o grande motivador para a troca de sistemas. Mas existem outros motivos. Novas necessidades tecnológicas, novas necessidades de obrigações legais, uma expansão do negócio ou necessidade de alterações nos segmentos de atuação da empresa, podem implicar na necessidade de mudança de sistema. Outra dica interessante é ver se o sistema está otimizando apenas braços e não cérebros. Braços são importantes, mas são cérebros que fazem os negócios realmente mais lucrativos.
2	- Definir os Objetivos a serem Alcançados
Caso os problemas identificados na etapa anterior não puderem ser resolvidos, podemos agora avançar com o processo e determinar os objetivos a serem alcançados com a mudança de sistema. É bom lembrar que nem sempre os custos de troca são economicamente justificáveis.
Essa etapa consiste em determinar, para cada ponto analisado, um alvo de ganho financeiro, através do ROI, que se planeja alcançar. Obviamente que nesse ponto do processo não é possível calcular monetariamente, mas serve de alvo a ser alcançado.
Abaixo uma listagem que podem servir de base para nosso estudo sobre os objetivos a serem alcançados com uma troca.
Aumento em receitas;
Entrega no prazo;
Melhoria em processos de suprimentos;
Melhoria em logística;
Melhorias em processos de manutenção;
Melhorias na gestão de caixas;
Redução de custos de TI;
Redução de pessoal;
Redução de tempo de fechamento contábil;
Redução no tempo de ciclo de pedido.
3	- Definir o Orçamento
O orçamento é o elemento que será usado para definir que tipo de sistema estamos desejando adquirir. O primeiro parâmetro é o % definido como verba de TI para minha empresa. Qual o valor dos gatos anuais com TI? Qual o valor disponível para troca do sistema? A ideia aqui é chegar a um número. Até quanto eu posso pagar por um novo sistema?
Dependendo da solução a ser identificada posteriormente, precisamos reservar parte deste orçamento disponível para a aquisição de software e hardware (servidor, sistema operacional e banco de dados).
Com base na listagem do item acima (objetivos), é possível chegar a valores financeiros de ganho que podem ser impulsionados pela troca do sistema, seja por economia na otimização de processos, seja por aumento estimado do faturamento. Dividindo o valor do ganho estimado/realizado pelo custo do projeto de troca do sistema, chegamos ao ROI (Retorno do Investimento), que poderá ser usado para nos ajudar a decidir mais adiante, qual o melhor sistema a adquirir.
ROI = GANHO (R$) / CUSTO PROJETO (R$)
Quanto maior foi o ROI de um sistema, melhores resultados ele trará para a empresa.
4	- Definir os Processos
Se sua empresa não tem um mapa dos processos de negócios definidos, é uma boa oportunidade de fazê-lo agora. Nesse mapa, todas as áreas da empresa são estudadas e é criado um mapa de fluxo de dados, informações e documentos trocados entre todos os setores da empresa. Alguns processos podem estar fora da empresa, como a folha de pagamentos e a contabilidade, e nesse caso, deve ser incluído, as trocas de dados necessárias nesse mapa.
Na implantação futura do sistema de gestão empresarial, veremos que uma boa prática é assumir o desenho do processo na forma como está concebido no sistema, adequando ao seu dia-a-dia. Fazer o caminho inverso, desenhando o seu processo em um sistema novo, irá multiplicar o investimento em algumas dezenas de vezes. Geralmente o fluxo do sistema, se bem escolhido, já é bastante otimizado e testado.
Esse mapa irá ser usado para escolher que fornecedores e soluções mais se aproximam do seu fluxo de processo. Uma boa dica, para a etapa posterior de escolha de fornecedor, é buscar sistemas de nicho (para empresas do mesmo seguimento). Sistemas que atendem a muitos nichos de mercado geralmente complicam o processo de negócio em certos setores. A prática mostra que os processos são de fato diferentes entre empresas de seguimentos diferentes.
5	- Localizar os Fornecedores de Sistemas
O processo de identificação de fornecedores não é simples. Normalmente é necessário ter alguém especializado, para uma escolha mais precisa. Se a empresa possui um gerente de TI, ele deve ser incumbido dessa missão. Caso contrário, é recomendado que uma consultoria externa seja contratada para realizar essa identificação.
No entanto, existe um atalho para essa tarefa, que pode reduzir o tempo de identificação. Se sua empresa fez um bom planejamento estratégico, deve ter enumerado seus concorrentes, e neles, deve ter marcado seus benchmarks. Assim, dentro desse conjunto de empresas, do mesmo segmento que o seu, de porte parecido, pode ter a solução mais fácil para essa etapa. Em outras palavras, veja o que esses concorrentes usam como sistema.
Essa busca pode ser complementada por pesquisas na internet, com as palavras chave certas.
De posse da lista de fornecedores de sistemas, um passo interno dessa etapa, é saber um pouco mais sobre o fornecedor da solução. Quanto tempo tem de mercado? Quantos clientes tem? O que dizem seus clientes? Quais reclamações existem? Anote tudo de cada fornecedor, pois quanto mais dados tivermos sobre as fornecedoras de software e seus sistemas, melhor para nossa tomada de decisão.
O valor do meu orçamento também é utilizado para filtragem de fornecedores. Aqueles sistemas que são muito caros para seu orçamento, de cara já estão de fora do meu conjunto de possíveis fornecedores.
6	- Avaliar os Fornecedores
A avaliação do fornecedor de sistema é uma etapa importante do processo. Após a busca de fornecedores que oferecem sistemas no segmento de mercado da empresa, é necessário avaliar alguns pontos relevantes e intimamente ligados ao sucesso de aquisição do sistema.
Se possível, visite à sede do fornecedor do sistema. As áreas de desenvolvimento de software, suporte à clientes, treinamento e atendimento comercial, são departamentos importantes e podem ajudar a avaliar melhor o fornecedor.
Saiba quem é o seu representante de vendas, se é acessível. Ele será o elo entre sua empresa e as áreas do fornecedor.
Procure referências dos clientes dos fornecedores de sistemas, nas redes sociais, Reclame Aqui, etc.
Para essa etapa, monte uma lista de indicadores que permita realizar comparações entre todos os fornecedores.
7	- Analisar a Aderência
Este passo é um dos mais importantes no processo de aquisição de sistema. A análise de aderência é o comparativo do mapeamento de processos da empresa adquirente contra os processos contidos no sistema sendo adquirido.
Esta comparação terá maior chance de sucesso, se for feita com base numa formalização enviada aos fornecedores de sistemas. Esse documento, uma RFP (Request for Proposal), tem a finalidade de obter, de forma mais rápida, uma resposta acerca da aderência dos processos existentes na empresa em relação aos processos existentes no sistema do fornecedor.
A RFP deve organizar os itens relevantes, contidos nos processos (críticos e não críticos) da empresa, a serem atendidos pelo sistema. Ela é disparada por meio de um processo formal pela empresa interessada na aquisição do sistema, aos potenciais fornecedores. A estrutura da RFP, deve conter a metodologia para orientar a decisão de aquisição (critérios de escolha) e destina-se a permitir que os riscos e benefícios da aquisição possam ser identificado claramente e previamente.
8	- Mapear as Adaptações
Esse passo deve identificar itens da RFP que não aderem aos processos da empresa.
Será preciso decidir se o processo apresentado pelo sistema atende as necessidades da empresa ou se será necessário adequar o sistema. A partir desses pontos de não conformidade identificados, decisões são tomadas e podem definir um mapeamento de adaptações necessárias no sistema, para cada fornecedor/proposta, visando atender ao mapeamento original da empresa.
Dependendo da necessidade de alteração, é salutar negociar com o fornecedor uma parceria na adaptação, sob pretexto de agregar funcionalidades importantes no seguimento da empresa, quando for o caso. Esse mapeamento deverá conter, quando existir, o adicional de tempo e de custo necessário para sua execução, e qual o valor agregado adicional de suporte e manutenção podem vir a ser cobrados. Ou seja, precisa estar claro quanto vai custar a mais.
9	- Apresentar o Sistema
Esse é um passo extremamente relevante na aquisição de sistema. Essa apresentação precisa ser focada no seguimento da empresa, e deve ser previamente preparada, com base no escopo definido no RFP, destacando o que já existe, e dar uma perspectiva do que será acrescentado, para completar o escopo exigido, quando esse for obrigatório.
A apresentação deve incluir diversos grupos de pessoas da empresa, devendo ter seu foco direcionado pelas funções de quem assiste.
Diretores, Proprietários e Acionistas: A apresentação deve ter foco na gestão da empresa, com base em relatórios e indicadores, dentre outros.
Supervisores e Gerentes de TI: A apresentação deve ter foco nas informações sobre tecnologia, personalizações, segurança da informação, infraestrutura física e lógica, atualizações de novas versões, suporte, treinamento, dentre outras.
Usuários-Chave: A apresentação deve ter foco em como o sistema ajudará os processos no dia-a-dia, em um departamento ou em processos específicos, de preferência aqueles que são críticos.
Usuários-Finais: A apresentação deve ter foco em simular os processos operacionais executados atualmente, com enfoque na usabilidade. Deve participar prioritariamente aqueles que trabalharão diretamente com o sistema, em operações essenciais.
10	- Visitar os Clientes de Referência
Esse passo é opcional, mas oferece mais segurança na aquisição. Ao visitar um cliente-referência do fornecedor do sistema, que seja do mesmo segmento da empresa, é possível ver pessoalmente como funciona e obter depoimentos reais e mais confiáveis.
Além disso, é uma excelente oportunidade de conhecer novas formas de trabalhar e compartilhar experiências. Deve-se estar atento de que se está visitando um concorrente, e que informações estratégicas devem ser colocadas com cuidado na visita, para não gerar desconforto entre as empresas e o fornecedor do sistema.
É importante estar atento ao seguimento que se visitará. Se a empresa é uma atacadista de material de informática, é importante que se visite empresas desse mesmo seguimento.
11	- Calcular Custos
Neste passo é recebido uma proposta comercial e técnica (duas partes).
Proposta Comercial - Contém o detalhamento de preços, índice de reajustes anual, formas de pagamento e demais condições comerciais. Deve descrever quais produtos estão licenciados e suas quantidades. Além disso, deve conter as cláusulas jurídicas, como multas e termos de acordo formalizando a negociação.
Proposta Técnica - Contém o escopo do projeto a ser entregue. Deve definir o que será implantando, quais processos e módulos serão atendidos, quais as adaptações foram contratadas, quais os treinamentos serão realizados, quais os detalhes da infraestrutura necessária, dentre outras especificações.
Os valores do projeto de cada fornecedor, devem incluir os custos completos com o sistema, como:
Custo de licenciamento por usuário;
Custo de treinamento;
Custo de implantação;
Custo de suporte ao sistema;
Custo de adaptações (personalizações no sistema);
Custo de licenciamento (mensal ou perpétua);
Custos de infraestrutura, como equipamento servidor físico (software e hardware) ou virtual (nuvem).
12 - Comparar e Decidir
Esse é o último passo, e consiste em comparar as propostas e tomar a decisão final.
A comparação deve ter duas vertentes, uma estratégica e uma técnica. Cada uma delas deve ser medida numericamente (por exemplo, notas de 0 a 10) e pode ter um peso (um fator distinto), que será multiplicado ao valor medido.
Critério Estratégico – Deve estar atento as decisões estratégicas da empresa adquirente, como a tecnologia empregada, a credibilidade do fornecedor, sua capacidade de atendimento, qualidade da sua governança corporativa, dentre outros critérios que se julgar necessário ponderar.
Critério Técnico – Envolve detalhes sistêmicos e metodológicos dos itens atendidos na proposta, como qualidade da equipe envolvida, valor do investimento envolvido, prazo de entrega, metodologia de gestão do projeto, facilidade de utilização do sistema, dentre outros critérios.
Para efeito comparativo de custo, recomendamos anualizar tudo, para facilitar a comparação entre formas diferentes de licenciamento. Para equalizar sistemas que possuem licença perpétua, recomendo que considere que o tempo médio de uso de um sistema na empresa seja de 5 anos (escolha o que achar conveniente). Por exemplo, uma licença perpétua de R$ 50.000,00 representaria R$ 10.000,00 por ano.
Deixamos aqui bem claro que a aquisição de sistemas para gestão de empresas, o preço deve ser apenas uma parte da avaliação, independente do porte da empresa adquirente. O relacionamento com o fornecedor do sistema será de longo prazo, e os critérios estratégicos e técnicos da avaliação ajudam a balancear melhor os fatores que decidem a ação de compra final, para que o fornecedor escolhido seja, de fato, a melhor escolha.
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