Assembleias: ainda há muito que aprender | Portal Condomínio e Cobrança
Assembleias: ainda há muito que aprender
Reuniões não devem ser evitadas nem temidas, e podem ser boa ferramenta de avaliação.
É notória a constatação de que a maioria dos síndicos evita a realização de assembleias gerais ou só a convocam quando realmente imprescindíveis. Elas acontecem através de duas formas: ordinárias anuais, consideradas uma obrigação legal, e as extraordinárias, chamadas sempre que um assunto relevante para a coletividade tenha que ser tratado. Temidas em ambos os casos, deveriam ser vistas, por parte do síndico, como uma rara oportunidade para avaliar a gestão condominial.
É através da realização da assembleia que os condôminos manifestam suas vontades, aprovando ou não as matérias propostas pelo síndico e corpo diretivo. Assemelha-se a um referendo e, com constância, permite a correção dos rumos caso assim seja necessário. Na mão contrária, a falta ou a pouca frequência com que são realizadas pode trazer como consequência o distanciamento do gestor contratado ou eleito daqueles que o elegeram.
Mas, não são somente os síndicos os atingidos por essa "síndrome das assembleias gerais". Os condôminos também raramente encontram-se dispostos para participar dessas ocasiões. Como solução, então, as assembleias são evitadas ao máximo. Decisão errada, uma vez que a sua escassez provoca o acúmulo de matérias a serem deliberadas e a consequente prolongação da duração de cada ocasião. O efeito gerado é como o de uma bola de neve. Com reuniões demasiadamente demoradas, os moradores tornam-se ainda menos participativos.
Como mudar esse cenário? Uma excelente alternativa é seguir os passos de alguns grandes empresários, que relatam como acontecem as reuniões profissionais de suas respectivas empresas. Eles afirmam serem objetivas e tão rápidas quanto possível. Questionados de como é possível tratar matérias complexas rapidamente, explicam que nunca deixam os assuntos a serem tratados conhecidos apenas no momento da reunião. Há uma pulgação prévia dos temas acompanhados da documentação de suporte de tal forma que, na reunião, não se perde tempo em análises já efetuadas, mas apenas em esclarecimentos pontuais, tendo em vista a preciosidade do tempo de cada acionista.
Ao transportar a mesma estratégia para o universo condominial, é possível aduzir que não menos precioso é o tempo dos condôminos. Se é fundamental a sua participação nas sessões que determinarão os rumos dos moradores, é importante considerar que ali, todos são voluntários. De tal forma que a sua participação os tira de atividades que lhes é também
importante, seja profissional ou familiar.
Entra, então, o conceito da gestão profissional. Gerir os condomínios como se empresas fossem. Há muitos condomínios que usam esse conceito e que têm colhido resultados claramente positivos nos aspectos financeiros e administrativos, mas, quando se trata de realização de assembleias, parecem regredir ao sistema amadorístico e que como relatado, não satisfaz nem corpo diretivo nem plenário.
Devemos aprender com os ensinamentos das empresas. Reuniões com pauta enxuta e pulgação antecipada dos dados que dependerão de deliberação dos condôminos. Prévias da proposta orçamentária, resumo das contas a serem aprovadas, planilha da concorrência das empresas que efetuarão obras e outras, tudo isso pode ser antecipadamente distribuído por meio eletrônico, para que sejam antecipadamente analisadas, reduzindo intensamente o tempo de duração das assembleias.
A realização de reuniões prévias informais, onde os interessados poderão tirar dúvidas das propostas, avaliar a previsão proposta ou analisar as contas através dos balancetes que ficam acessíveis para consulta é outro fator que por muitas vezes torna mais ágil a formalização dos assuntos em assembleia. Até mesmo os candidatos a sindico podem expor suas propostas de trabalho nessas ocasiões.
Tornar mais ágeis e mais participativas. Esse é o desafio dos síndicos no que diz respeito às assembleias, fundamentais para a gestão do condomínio. Elas devem ser um fórum de discussão de assuntos de interesse da coletividade. Como num ambiente de trabalho, deve prevalecer sempre o respeito às opiniões pergentes e a harmonia. Deve-se lembrar, acima de tudo, que as decisões definidas nesse âmbito são para o bem comum e para a saúde condominial.