Download do Formulário – Banca (.DOC)
O que deve fazer o orientador proponente da banca:
Preencher o formulário com as informações necessárias para que a Secretaria providencie a vinda de convidados para eventos.
Considerando períodos de acúmulo de trabalho na secretaria, é recomendável que o docente se agende para certificar-se de que está sendo efetuada a compra da passagem/diárias já solicitada (15 dias antes do evento).
Após a banca, deve encaminhar à Secretaria o bilhete da passagem de vinda, Ata e Recibo Modelo A da CAPES/PROEX, referente ao pagamento de diárias, pois esses são documentos essenciais à Prestação de Contas.
Após o recebimento do formulário, a secretaria deve proceder da seguinte forma:
Providenciar a compra da passagem, definindo voos conforme normas do Ministério de Planejamento (fatores custo e proximidade do evento).
Providenciar o encaminhamento de vaucher (de voo e/ou reserva de hotel) ao convidado e ao docente proponente da banca.
Encaminhar ao proponente a documentação nos dias anteriores à banca.
Obs: A mediação do docente local responsável pelo convite é necessária, explicando ao convidado o funcionamento do sistema federal, caso ele desconheça.
GASTOS COM BANCAS
HOSPEDAGEM OU DIÁRIA
Diárias: convidado recebe cheque do PROEX, mas deve pagar o hotel (quando houver reserva pelo PPGH), lanches e taxi. Tende a ser lucrativo, quando o preço do hotel é médio e quando convidado é buscado em aeroporto. O pagamento de diárias pode ser mais conveniente, pois muitos hotéis não possuem restaurante.
Hospedagem: convidado não paga nada na saída do hotel, mas não recebe nenhuma verba para taxi. A Agência de Viagens envia a fatura para pagamento pelo PROEX e garante o hotel em qualquer situação.
O ressarcimento da passagem rodoviária (convidados do estado) é bastante complexo. Como o valor a ser ressarcido é via de regra pequeno, a Coordenação tem dado preferência à simples emissão de diárias (sempre acrescidas de auxilio deslocamento urbano), que costumam cobrir os gastos com hospedagem e deslocamento interurbano.
-Uma vez emitida, a passagem não pode ser alterada, exceto se 1) o interessado negociar diretamente com a empresa aérea, que é o melhor caminho; 2) pagar os custos da alteração junto à empresa de viagens credenciada (costuma ser oneroso).
-O pagamento de passagens aéreas/diárias é estritamente para a função designada e chegada e partida devem ser contíguos ao evento (VINDA-EVENTO-RETORNO) o que impossibilita a permanência do convidado na cidade para outros assuntos, que não sejam atividades do PPGH.
-Como o convidado viaja a serviço do governo federal, as empresas não podem deixar de embarcá-lo por overbooking (multa é altíssima). Caso isso aconteça, o convidado deve pressionar os agentes da empresa aérea com este argumento.