Produtividade e home office: como equilibrar a rotina - Reachr
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A pandemia de Covid-19 descontruiu cotidianos e transferiu, em muitos casos, os afazeres profissionais para o mesmo local onde se dá a vida privada. De repente os escritórios e estações de trabalho de milhares de profissionais mundo a fora foram deslocados para a escrivaninha do quarto, para a mesa de jantar, para a varanda, enfim, para os mais inusitados locais dentro de nossas casas. Para quem já possuía um home office, o desafio foi adequá-lo à nova realidade de trabalho, mas os que não tinham esse espaço, precisaram encontrar soluções, seja por meio de improvisos criativos ou por verdadeiras transformações de cômodos para adaptá-los às necessidades do home office e ter produtividade.
Além da necessidade de organização de um espaço físico, a nova realidade exigiu dos profissionais habilidades como o autogerenciamento, a gestão estratégica do tempo e a capacidade de eleger prioridades e de equilibrar o cotidiano de trabalho com as demandas da família e do lar, que surgem a todo momento.
Home office e performance: será que estamos trabalhando mais?
Muitos profissionais têm a sensação de que estão trabalhando muito mais estando em home office, mas nem sempre essa sensação está alinhada com uma verdadeira melhoria no desempenho. Entretanto, há que se considerar que, quando se trabalha em casa o dia é atravessado por questões domésticas. Obviamente, não se chega mais no escritório às 8h e se levanta às 17h. Talvez seja preciso trocar uma fralda, picar uma fruta, atender a porta para receber uma encomenda, apoiar os filhos em uma aula on-line, enfim. É utopia pensar que estando em casa, o trabalhador não será interrompido.
Com as interrupções, muitas das vezes é preciso ir até às 20h, às 21h, ou até mesmo varar a noite para cumprir as atividades que o trabalho exige. É preciso estar consciente de que nem sempre a demanda da empresa de fato aumentou. Nesse sentido, buscar um equilíbrio e uma rotina saudável fará toda a diferença tanto na performance, quando na qualidade de vida dos profissionais.
Continuar exercendo as tarefas profissionais com a mesma produtividade e competência em ambiente doméstico é um desafio até mesmo para as pessoas mais compenetradas. Por isso, algumas dicas podem ajudar muito no planejamento do cotidiano de trabalho e na melhoria da produtividade no home office.
Disciplina, organização e foco: o mantra da eficiência
Especialistas defendem que a melhor forma de conquistar metas é desenvolvendo hábitos que te auxiliem a cumprir os passos necessários para alcançá-las. Quando repetimos padrões de comportamento algumas ações tornam-se automáticas e mais fáceis de serem cumpridas, prova disso, é que escovamos os dentes antes de sairmos, mesmo quando estamos atrasados.
Se antes da pandemia você chegava ao escritório, ligava seu computador e cumpria seu ritual diário para começar o dia na empresa, em casa você também precisa desenvolver um novo padrão, passando a respeitar o seu próprio método até que ele se torne tão rotineiro que você nem perceba.
Você precisará ter disciplina para obedecer às suas próprias regras e para padronizar atividades mais operacionais para maior produtividade no home office.
Desenhe o seu dia e busque cumprir o que foi definido. Você poderá dividir suas tarefas entre:
Urgentes – faça-as primeiro e livre-se delas.
Importantes – dedique-se mais a essas.
Tarefas que você pode delegar a outras pessoas – se algo pode ser feito por outra pessoa passe adiante e use seu tempo de forma estratégica.
Tarefas complexas – separe um tempo para voltar-se para as atividades que não precisam estar prontas naquele dia, mas que precisarão da sua atenção.
Organize o seu ambiente de trabalho, leve tudo o que você irá precisar, notebook, telefone, carregador, calculadora, cadernos ou agendas, canetas, dentre outros.
Assegure-se de que a iluminação e a ventilação estão adequadas.
Leve uma garrafa de água para a mesa – lembre-se de se hidratar! (e para os apaixonados por café, também vale deixar o bule e uma xícara por perto).
Se tiver filhos prepare um ambiente convidativo para que brinquem ou estudem enquanto você trabalha. Vale colocar um tapete com peças de montar, espalhar massinhas e brinquedos, material para desenhar etc. Tente deixar a TV e os eletrônicos desligados para não roubarem a sua atenção.
Use aplicativos como o Trello, Google Agenda, Asana, dentre outros para apoiar a sua organização de tarefas e do tempo.
Pausas produtivas no home office – conte com as interrupções, separe momentos do dia para realizá-las de forma que não influenciem no seu tempo de dedicação ao trabalho. Estipule o tempo real que deva trabalhar e separe as paradas para resolver alguma emergência. Esses momentos, é claro, não podem ser contabilizados como tempo laboral.
Pausas criativas – mesmo estando no ambiente de trabalho, é preciso realizar pequenas pausas para refrescar a mente, melhorar a circulação, ir ao banheiro. Essas paradas são curtas e durante esse tempo tente não se distrair com outras atividades.
Use ferramentas digitais – para ter foco muitos aplicativos também são úteis para apoiá-lo no gerenciamento de tarefas e do tempo gasto para cumpri-las como: Toggl, Focus Booster, dentre outros.
Disciplina, organização e foco podem ser seguidos como um mantra, a repetição ajudará a torná-los um hábito, impactando na melhoria do seu desempenho e na produtividade no home office.
E como fica a relação funcionário-empresa?
Muitas nuances acompanham os profissionais durante esse momento delicado: receio de serem desligados, novas necessidades e exigências, eventuais reduções de salários, dentre outras questões. Para as empresas não é diferente, possíveis quedas de faturamento, alterações de processos e muitas novas necessidades. Nesse cenário, é fundamental que se estabeleça uma relação confiança entre a empresa e os colaboradores e que cada uma das partes esteja comprometida em dar o seu melhor para que os resultados sejam promissores.
No caso dos profissionais que querem se destacar, uma maneira eficiente é manter um relatório de suas atividades diárias, demonstrando o desempenho para seus superiores. Já os gestores precisam definir de forma clara os objetivos que a empresa pretende alcançar, estabelecer a rotina da equipe e evitar o micro gerenciamento. Aprimorar a comunicação é fundamental para todos! Mais uma vez a tecnologia pode ajudar muito nessa nova forma de se relacionar profissionalmente.
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