Grupos de Usuários e permissões da conta | Central de Ajuda Arquivei
Grupos de Usuários e permissões da conta
Entenda como funcionam os diferentes tipos de acessos e as permissões na conta Arquivei
Para facilitar a integração e comunicação entre diferentes times de uma mesma empresa, ou entre contadores e clientes, é possível adicionar e gerenciar grupos de usuários ou painéis na sua conta Arquivei. Leia o artigo abaixo e conheça as características de cada acesso!
Tipos de acesso;
Administrador da conta;
PAB (Painel de Acesso Básico);
Usuário de PAB;
💻 Tipos de acesso
Antes de saber em detalhes quais são as permissões específicas para cada tipo de usuário existente na conta, é importante reconhecer os diferentes grupos de acesso à plataforma e às empresas adicionadas.
Administrador: e-mail cadastrado para ser responsável por todas as decisões e por liberar outros acessos na conta;
Usuário: e-mail cadastrado para acessar todos os CNPJs da conta;
PAB (Painel de Acesso Básico): e-mail cadastrado para ter acesso somente a CNPJs específicos de uma conta;
Usuário de PAB: e-mail cadastrado para visualizar apenas os CNPJs associados a um painel de acesso básico.
A seguir, você vai aprender os atributos de todos os acessos e quais autorizações estão vinculadas a cada um deles.
🗣️ Administrador da conta
O administrador da conta Arquivei – que é único – possui acesso a todas as funcionalidades da plataforma. É ele, também, o responsável por solicitar e aprovar qualquer alteração ligada a mudanças de plano, assinaturas de aplicativos, adição de usuários, gestão de permissões dos usuários, movimentações de CNPJs e cancelamentos.
Além disso, o administrador é quem controla seus próprios dados de acesso. Por consequência, uma possível troca de administrador, ou inclusive do e-mail de um administrador, só pode ser realizada a partir do procedimento de confirmação com o mesmo.
👤 Usuário
Os usuários normalmente são pessoas que fazem parte do mesmo setor ou empresa do administrador da conta. Basicamente, referem-se a todos os endereços de e-mails convidados a acessar o Arquivei e cujas permissões podem ser alteradas de acordo com o papel a ser desempenhado na plataforma. Confira a seguir como se subdividem os usuários.
Usuário comum ou sem permissões alteradas
Por padrão, quando um novo usuário é adicionado, é possível selecionar quais funcionalidades poderão ser utilizadas por ele. Caso não seja feita nenhuma alteração, o usuário comum terá permissão para:
✅ Realizar consultas completas;
✅ Gerar relatórios;
✅ Criar e aplicar etiquetas;
✅ Fazer download de XMLs/PDFs;
✅ Manifestar NFes e CTes (desde que o administrador permita);
✅ Importar XMLs;
✅ Gerar o Fechamento de Mês;
✅ Acessar a seção Minhas Empresas;
✅ Acessar aplicativos/módulos já assinados (de acordo com o permitido pelo administrador);
✅ Acessar a loja de aplicativos.
❌ Em contrapartida, o usuário comum não poderá acessar a seção Minha Conta, adicionar novos usuários, incluir ou editar CNPJs, adicionar Painel de Acesso Básico (PAB), associar ou excluir certificados, assinar aplicativos/módulos, alterar o plano ou recorrência da conta e nem editar permissões de outros usuários.
Usuário com permissão de Gerente
Nos casos em que o administrador deseja compartilhar algumas das responsabilidades em relação ao gerenciamento da conta Arquivei, é possível alterar a permissão de usuários comuns e incluí-los no chamado Grupo de Gerente. Nesse sentido, os usuários com permissões especiais poderão:
✅ Acessar todas as funcionalidades de usuário (permitidas pelo administrador);
✅ Adicionar novos CNPJs (desde que não o valor da fatura não seja alterado por isso);
✅ Editar as empresas da conta;
✅ Adicionar/desassociar Painel de Acesso Básico (PAB);
✅ Acessar a seção Minha Conta;
✅ Enviar e associar/excluir certificado digital e agendar consultas;
✅ Adicionar usuários;
✅ Desativar usuários que não possuam permissão de Gerente;
✅ Editar permissões de usuários que não sejam Gerentes.
❌ Porém, mesmo com um papel estratégico maior na conta, os usuários Gerentes não têm autorização para assinar aplicativos ou alterar o plano.
Quer ver o passo a passo para adicionar um usuário? Acesse o artigo:
Como adicionar usuários na conta Arquivei
Em caso de dúvidas sobre a quantidade de usuários que podem ser adicionados em uma conta, verifique nossa página de planos.
🖥️ PAB (Painel de Acesso Básico)
Os painéis de acesso básico funcionam como um espelho de uma conta principal e têm acesso limitado a CNPJs liberados pelo administrador. Por serem "externos" à conta, os PABs possuem suas operações e permissões pré-definidas, que incluem:
✅ Gerar relatórios básicos;
✅ Aplicar etiquetas já criadas;
✅ Manifestar NFes e CTes;
✅ Acessar a seção Minhas Empresas (e gerenciar apenas os CNPJs que estão liberados no painel básico referente);
✅ Acessar a loja de aplicativos e assinar módulos (sendo apenas os módulos Relatórios Avançados NFe e Sincroniza Notas disponibilizados para assinatura de um PAB);
✅ Enviar certificados digitais (sem fazer associação ou agendamentos);
✅ Adicionar usuários no painel;
✅ Alterar as permissões de usuários do painel.
❌ Nesse sentido, os PABs não conseguem excluir ou associar empresas a
um certificado digital, criar etiquetas ou cadastrar fornecedores (já que o
aplicativo Lista de Fornecedores não fica disponível para os painéis).
Descubra mais sobre os PABs:
O Painel de Acesso Básico e suas funcionalidades
👥 Usuário de PAB
Assim como um administrador pode adicionar usuários à conta principal, um PAB pode incluir acessos ao painel básico de acordo com as necessidades de gestão.
✅ Esses usuários podem visualizar todos os documentos das empresas do painel em que estão associados, além de utilizar as funcionalidades básicas da plataforma, como realizar consultas completas, gerar relatórios básicos, aplicar etiquetas já criadas, fazer download de XMLs/PDFs, manifestar NFes e CTes (desde que permitido pelo PAB), importar XMLs e gerar o Fechamento de Mês.
❌ Diferente dos usuários comuns da conta, no entanto, os usuários de um painel básico não têm permissão para acessar a loja de aplicativos.
🔔 Observações
Além das permissões e atribuições específicas para cada grupo de acesso à conta Arquivei, são respeitadas também algumas regras e limitações, a fim de garantir a segurança no uso da plataforma:
Um mesmo e-mail não pode ser administrador de duas contas diferentes no Arquivei;
Um mesmo e-mail não pode ser adicionado como usuário de duas contas distintas;
Não é possível cadastrar um PAB como usuário ou administrador em uma conta principal;
Não se deve associar um usuário ou administrador de uma conta como um PAB.
❔ Precisa de ajuda com a gestão de acessos e permissões? Entre no chat e chame um dos nossos especialistas! Estamos aqui para te ajudar 😉