Introduza ações para incentivar a participação: Apoie todos a serem o centro das atenções em algum momento, criando oportunidades de participação. Por exemplo, os participantes podem ter a chance de enviar perguntas antes do início da reunião virtual. Outras ideias são a implementação de uma enquete ou a possibilidade de enviar mais perguntas pelo chat em tempo real.
Pergunte constantemente: Faça perguntas constantes ao longo da reunião para dar aos participantes a chance de compartilhar suas ideias e se assegurar de que eles estão acompanhando a discussão. Em vez de fazer perguntas abertas, seja mais direto. Por exemplo, em vez de perguntar “O que você acha desta ferramenta?”, diga “Você acha que esta ferramenta ajudará na produtividade?”.
Assim como em um encontro no escritório, a discussão que continua nos corredores pode ser tão reveladora quanto a própria reunião. Veja o que você pode fazer para garantir uma comunicação clara e sem confusão:
Faça um fechamento e um seguimento posterior: Cerca de cinco a dez minutos antes do término da reunião, pergunte à sua equipe se há alguma pergunta. Esse é o momento quando os participantes estão abertos a compartilhar suas dúvidas. Faça um resumo e converse com a equipe posteriormente. Você pode fazer isso com um e-mail de acompanhamento, incluindo: o que foi abordado na reunião, as decisões-chave tomadas e as ações exigidas da sua equipe.
Questione sobre possíveis melhorias: Faça um balanço: O que funcionou? O que pode melhorar? Você não precisa aplicar todos os princípios acima em conversas menos formais, mas dedicar um tempo para ouvir, avaliar e revisar com atenção garantirá reuniões online mais bem-sucedidas no futuro.
Não importa se será um software de videoconferência ou uma ferramenta de gestão de projetos, existe uma ampla seleção de ferramentas que podem ajudá-lo a realizar reuniões online produtivas e eficientes.