1. Escritório Virtual Atualização do sistema Instalação e ativação do sistema de Conexão PDF Free Download
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Lucca Bentes Clementino
3 Índice 1. Escritório Virtual Atualização do sistema Instalação e ativação do sistema de Conexão Cadastro do Escritório Logo Marca do Escritório Cadastro dos clientes Registro dos usuários e Senhas Envio dos dados para o cliente ( ) Envio de relatorios para site Envio de arquivos avulsos para site Manutenção da pagina Ambiente do cliente Solicitação de Documentos Cadastro de Funcionário pelo site Download dos funcionários cadastrados pelo site Lançamento de eventos para Folha através do site Envio de documentos do cliente p/ escritório Download dos arquivos enviados pelo cliente...9 3
5 5 1. Escritório Virtual O escritório Virtual visa uma aproximação entre o escritório e seus clientes, possibilitando encurtar caminhos para envio e recebimento de arquivos e informações importantes. Este módulo é baseado em uma pagina na internet, aonde os arquivo são armazenados e disponibilizados a seus clientes através de um login. Confira abaixo as instruções para utilizar essa ferramenta Atualização do sistema Para que este novo módulo seja ativado, é necessário primeiramente atualizar o sistema Office para versão atual disponível em nosso site. Clique em PROCURAR ATUALIZAÇÕES na tela inicial do sistema e confira se seus sistema esta atualizado Instalação e ativação do sistema de conexão Ao atualizar o sistema é disponibilizado na tela inicial do sistema o botão de acesso ao módulo, porem para que o funcionamento seja correto é necessário instalar o sistema que ira realizar a comunicação com o site. Siga abaixo: - Acesse o modulo Escritório Virtual na tela inicial do sistema; - Dentro da tela o Escritório virtual clique em Clique em BAIXAR e INSTALAR para realizar o download; - Ao clicar o sistema inicia automaticamente o download d3o sistema, ao concluir clique em NEXT, por duas vezes e clique em Install; - Concluída a instalação feche o módulo Escritório; 1.3. Cadastro dos dados do Escritório (Administrativo) Todos os processos a serem realizados pelo sistema para envio de dados para o site vai solicitar uma senha de segurança, veja abaixo como cadastrar esta senha: - Acesse o modulo Administrativo; - Clique no menu Utilitários / Parâmetros; - No campo Senha de acesso ao Escritório Virtual informe a senha do escritório que vai ser usada para realizar o upload dos relatórios e arquivos. *Essa não é a senha do cliente, é apenas do escritório para salvar os arquivos no site; - Salve as alterações nos parâmetros;
6 1.4. Logo marca do escritório Os arquivos salvos pelo escritório, serão destinados ao site porem esta página pode ser considerada uma pagina do próprio escritório, sendo assim, é possível inserir a logo marca do escritório como personalização da pagina. - Acesse o módulo Administrativo; - Clique em Cadastro / Organização contábil; - Clique na aba Logo Marca e adicione a logo do escritório para que ela seja apresentada na pagina de internet; Cadastro dos clientes / Empresas O sistema vai identificar cada cliente do escritório pelo CNPJ informado no cadastro da empresa e encaminhar as informações de acesso ao site por . Veja abaixo como conferir essas informações: - Acesse o modulo EMPRESA; - Clique em Cadastro / Empresa; - Confira o CNPJ e o das empresas cadastradas para que não tenha problemas no envio dos dados; 1.6. Registro dos usuários e senhas Cada cliente do escritório para realizar o download do arquivos deverá acessar nesta pagina será solicitado o CNPJ da empresa e a senha. Veja abaixo como gerar essa senha: - Acesse o modulo Escritório Virtual na tela inicial do sistema Office; - Clique em Cadastrar Login dos clientes; - Na tela de cadastro, marque as empresas que deseja efetuar o cadastro da senha; - Clique no V para confirmar o cadastro das senhas Envio dos dados para o cliente ( ) Após cadastrar as senhas é recomendado o envio desses dados para os clientes, veja abaixo como realizar este envio: - Acesse o modulo Escritório Virtual na tela inicial do sistema Office; - Clique em Enviar com login dos clientes; - Marque os clientes que deseja eja enviar e clique em Confirma; - Cada cliente vai receber um de informando os dados para download do arquivos. (site, login e senha);
7 1.8. Envio de relatórios para o site Os relatórios do sistema Office agora possuem no campo saída a opção SITE, para que sejam carregados a pagina de cada cliente, veja abaixo como salvar estes relatórios no site. - Acesse o relatório desejado pelo cliente dentro do sistema Office; - Preencha os dados e visualize em vídeo para ter certeza que os dados estão corretos; - Depois de conferir, selecione no campo Saída opção SITE e confirme; - Será acionada uma tela questionando o mês / ano do relatório e a descrição para o site. Preencha esses dados e confirme; - Informe a senha do escritório que foi cadastrada no item 3 deste roteiro e confirme; - Entre em contato com o cliente e solicite para que acesse informe o login e senha e realize o download do arquivo desejado Envio de arquivos avulsos para o site Alem dos relatórios automáticos o sistema possibilita o envio de arquivos avulsos para o site. Siga as instruções: - Acesse o modulo Escritório Virtual na tela inicial do sistema Office; - Clique em Enviar arquivo Avulso - Selecione para qual empresa deseja salvar o arquivo. - Informe o mês e ano de referencia - Informe a descrição do arquivo para o site - Selecione o arquivo salvo no computador. Este arquivo deve estar em formato PDF - Confirme o envio do arquivo. - Informe a senha que foi cadastrada no item 3 deste roteiro e confirme. - Entre em contato com o cliente e solicite para que acesse informe o login e senha e realize o download do arquivo; Manutenção da Pagina O sistema possibilita a exclusão de arquivos já utilizados ou que foram adicionados incorretamente, veja abaixo como realizar este processo. - Acesse o modulo Escritório Virtual na tela inicial do sistema Office; - Clique em Manutenção de pagina - Confira os arquivos gerados e disponibilizados no site;
8 8 - Para Excluir, marque o arquivo e clique em EXCLUIR DA PAGINA e confirme Ambiente do cliente Todos os arquivos gerados e transmitidos pelo sistema serão disponibilizados com segurança em um ambiente chamado Escritório Virtual em nosso próprio site ( Ao acessar este ambiente, cada cliente deve informar o CNPJ e a senha que foi gerada pelo sistema Office e encaminhada por Dentro do ambiente, o cliente tem acesso apenas aos arquivos disponibilizados através de seu CNPJ, podendo visualizar e salvar cada um deles em seu computador Solicitações de documentos Cada cliente também pode pelo ambiente on-line solicitar novos documentos, é só clicar em Solicitar documentos e preencher a ficha de cadastro. As solicitações realizadas nesta página serão apresentadas diretamente na tela de gerenciamento do Escritório Virtual Cadastro de Funcionário pelo site As informações abaixo são direcionados ao cliente / usuário do Escritório Virtual: - Acesse - Informe o CNPJ e senha - Clique em Novo Funcionário - Preencha os dados do funcionário e clique em Salvar - Selecione o arquivo de Foto e clique em Salvar. Caso não deseje adicionar Foto clique em Não Enviar Foto - Na seqüência será solicitado os documentos do funcionários que devem ser escaneado e adicionado a pagina. - Clique em Salvar para confirmar Download dos funcionários cadastrados pelo site Sempre que um cliente cadastrar um novo funcionário ao site esse cadastro será armazenado em um banco de dados virtual, com isso, ao acessar o módulo Folha um aviso será apresentado informando os funcionários cadastrados. Para importar esses cadastros: - Clique em Escritório Virtual na tela gerencial da Folha ou acesse o menu UTILITARIOS / ESCRIT[ORIO VIRTUAL - Clique em Importar Novos Funcionários - Selecione o funcionário e clique em Cadastrar
9 9 - Caso tenha Foto ou documentos o sistema vai questionar sobre a importação desses para o cadastro. Clique em SIM para confirmar Lançamento de eventos para Folha de Pagamento através do site ATENÇÃO: Para ter acesso as opções abaixo atualize o sistema Office para ultima versão disponível em nosso site. As instruções abaixo são voltadas a quem já utiliza o escritório virtual, ou seja, possui registro de senhas e envia normalmente documentos. Caso deseje iniciar a utilização deste módulo CLIQUE AQUI e siga as instruções. Com a empresa devidamente configurada para o uso do escritório Virtual: - Acesse o módulo Folha - Clique no menu CADASTRO / CÓDIGOS DE OPERAÇÃO - Selecione um evento que deseja encaminhar para o site (EX: Hora Extra 50%) - No rodapé da tela tem uma nova pergunta Enviar evento para lançamento do escritório Virtual informe como Sim e salve o cadastro. - Realize o mesmo processo em todos os eventos que deseja permitir o lançamento pelo site; - Concluído o processo, acesse o menu UTILITARIOS / ESCRITÓRIO VIRTUAL - Clique em Enviar dados para Lançamentos e confirme o envio. Esse processo pode ser realizado outras vezes sem problemas; - Após enviar os dados para o site, seu cliente já poderá acessar o portal, clicar em FOLHA e lançar os eventos desejados, para os funcionários desejados com quantidade e valor. - Para importar esses valores lançados para a folha, acesse o menu UTILITÁRIOS / ESCRITÓRIO VIRTUAL - Clique em Importar Lançamentos e confirme - Para conferir os lançamentos efetuados no site e importados acesse o menu CÁLCULOS / LANÇAMENTO RÁPIDO DE EVENTOS Envio de Documentos do cliente p/ Escritório As informações abaixo são direcionados ao cliente / usuário do Escritório Virtual: - Acesse - Informe o CNPJ e senha; - Clique em Enviar Documentos - Clique no quadro e selecione o arquivo ou araste o arquivo desejado para a página. - Clique em Salvar Download dos arquivos enviados pelo Cliente Sempre que um cliente adicionar um novo arquivo ao site esse arquivo será armazenado em um banco de dados virtual e um é encaminhado ao Escritório informando sobre o novo arquivo e possibilitando o download. Esse download também pode ser realizado através do sistema Office.
10 10 - Acesse algum dos módulo do sistema utilizando a empresa desejada, ou seja, a empresa que lhe encaminhou o arquivo. - Acesse o Escritório Virtual através da tela gerencia ou através do menu UTILITARIOS / ESCRITORIO VIRTUAL - Clique em Importar Documentos. - Os arquivo serão importados e salvos dentro do pasta da empresa em "..\Office\dados\arquivo".