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publicado em 09 jan 2014 | atualizado em 10 set 2019
A importância da padronização das tarefas
Muita gente não gosta da padronização das tarefas, porém, tarefas padronizadas são a base da melhoria contínua e da capacitação dos funcionários. Parte importante em todos os manuais de gestão e melhoria de processos, a padronização é fundamental para qualquer empresa que queira crescer e melhorar.
Não se pode prever o tempo e a produção de processos a menos que haja processos estáveis e passíveis de serem repetidos. O fundamento para o fluxo e o sistema "puxado" está nos processos previsíveis e reprodutíveis. Mas a padronização muitas vezes é confundida com rigidez e pressão da criatividade. O que a Toyota descobriu é exatamente o contrário. Padronizando-se as melhores práticas, capta-se a aprendizagem até esse ponto. A tarefa de melhoria contínua é, então, aprimorar esse padrão, e as melhorias são incorporadas em um novo padrão. Sem esse processo de padronização, os indivíduos poderão fazer grandes melhorias em sua própria abordagem de trabalho, mas ninguém aprenderá com eles, exceto por meio de discussões improvisadas. Quando um indivíduo sai daquela função, toda a aprendizagem se perde.
Os padrões oferecem uma base para a verdadeira e contínua inovação.
Em empresas de pequeno porte, este problema é maior ainda. Pela falta de padronização, estas são extremamente dependentes do conhecimento dos funcionários. Quando um deles sai, muito da competência da empresa se esvai.
Desta forma, recomendamos que vocês leiam o artigo sobre fluxograma, que é uma excelente ferramenta para documentar a padronização dos processos. Para você que quer se tornar um expert em melhorias uma ótima opção é realizar o curso Green Belt, que mostra o passo a passo de como gerar mudanças que resultam em melhoria. Essa certificação faz parte de um método para melhoria conhecido como Six Sigma, uma metodologia que ajudou muitas empresas ao redor do mundo a reduzirem custos e aumentarem sua competitividade.