Gestão de tempo funciona? Conheça algumas técnicas - eCycle
Gestão de tempo funciona...
Foto de Lukas Blazek no Unsplash
Gestão de tempo é a capacidade de administrar e utilizar o tempo. Se for bem equilibrada, ela pode aumentar a satisfação pessoal
1. O que é gestão de tempo?
1.1. Alta produtividade, tempo reduzido
2. Gestão de tempo funciona mesmo?
3. Técnicas de gestão de tempo
3.1. Técnica pomodoro
3.2. Matriz GUT
3.3. Getting Things Done (Método GTD)
4. Tudo no seu tempo
Gestão de tempo pode ser definida como a capacidade de administrar e utilizar o tempo de maneira produtiva e eficiente. Geralmente, esse gerenciamento é usado para alcançar mais produtividade, bater metas, realizar cada tarefa do dia e utilizar o tempo de forma estratégica.
A gestão de tempo tem sido valorizada, já que a sociedade está cada vez mais acelerada e com a sensação de não ter tempo para nada. O fluxo de informações é grande e ágil e as pessoas estão mais ansiosas e imediatistas, buscando respostas rápidas.
Nesse contexto, diversos estudiosos desenvolveram técnicas que podem ajudar a administrar melhor a rotina e, assim, vencer a procrastinação, garantir mais produtividade e conseguir realizar objetivos. Essas técnicas, no entanto, podem não ter eficácia para todas as pessoas. Por isso, é preciso testá-las e adequá-las.
Gestão de tempo, segundo os pesquisadores Brad Aeon e Herman Aguinis, é "uma forma de tomada de decisão usada pelos indivíduos para estruturar, proteger e adaptar o seu tempo às condições de mudança". Dessa forma, para gerenciar o tempo, começa-se estruturando-o. Isso inclui, por exemplo, ter uma rotina diária, com tarefas específicas que se repetem e períodos de tempo reservados para outras atividades.
Com a gestão de tempo, espera-se que a rotina seja mais produtiva. O conceito de produtividade, no entanto, tem ganhado conotações diferentes ao longo do tempo. Segundo o dicionário Michaelis, a palavra pode significar qualidade ou condição do que é produtivo; potencial para produzir; quantidade produzida de determinado item.
No setor econômico, ela é utilizada para significar a taxa de produção física obtida num determinado período de tempo. Há, ainda, outras expressões como produtividade do capital. Nesse sentido, a palavra, por vezes, é associada ao sistema capitalista e à vida profissional.
Alta produtividade, tempo reduzido
Na gestão de tempo, a produtividade diz respeito à capacidade própria de uma pessoa produzir mais em menos tempo. A produtividade de um indivíduo, entretanto, depende de alguns fatores, como energia mental e motivação interna e externa. Por isso, gerenciar o tempo de maneira desequilibrada, dedicando poucas horas ao descanso e lazer, diferente do que muitos pensam, pode ser algo contraprodutivo.
A partir dessa perspectiva, alguns estudiosos revelam preocupação sobre a possibilidade da gestão de tempo promover uma visão individualista e orientada somente para o lucro, com a ideia de que "tempo é dinheiro". Isso pode acentuar as desigualdades sociais. Segundo pesquisadores, alguns manuais de gerenciamento podem estar sendo enganosos ao prometerem produtividade ilimitada para pessoas com rotinas bastante diferentes.
Além disso, estudos mostram que pensar no tempo como sinônimo de dinheiro pode levar a uma série de resultados negativos. Eles incluem estresse, impaciência, incapacidade de aproveitar o momento e viver no presente, indisposição para ajudar os outros e menos preocupação com o meio ambiente.
Ainda assim, acredita-se que a gestão de tempo pode melhorar o desempenho em diversas áreas da vida, contribuindo com trabalho, estudos e até mesmo o bem-estar! O segredo é fazer tudo de forma equilibrada.
Gestão de tempo funciona mesmo?
Esta foi a pergunta que Brad Aeon, Aida Faber e Alexandra Panaccio procuraram responder em seu estudo publicado na revista PLoS ONE. Os pesquisadores partiram da ideia de que a gestão de tempo se tornou uma habilidade cada vez mais fundamental para uma força de trabalho que tem se tornado mais autônoma.
As pessoas têm tido mais liberdade para decidir como estruturar seu próprio tempo no trabalho e em outras áreas da vida. Desse modo, se souberem administrá-lo bem, podem ter um desempenho melhor.
Sob essa perspectiva, os cientistas conduziram uma meta-análise para avaliar o impacto da gestão do tempo no desempenho e no bem-estar. Os resultados mostraram que o gerenciamento influencia no desempenho do trabalho, causando efeito positivo, porém moderado.
Mais do que melhorar o desempenho, a gestão de tempo pode melhorar o bem-estar, trazendo mais satisfação com a vida. Segundo Aeon, "a gestão do tempo ajuda as pessoas a programar o dia a dia em torno de seus valores e crenças, dando-lhes uma sensação de autorrealização".
Existem diversas técnicas para determinar em quanto tempo deve ser feito um afazer dentro da gestão de tempo. Confira algumas dicas.
No final dos anos 1980, o italiano Francesco Cirillo desenvolveu o método pomodoro para gestão de tempo. Na época, ele utilizou um timer de cozinha em formato de tomate. É por isso que essa técnica leva o nome de "pomodoro", que quer dizer tomate em italiano.
Para seguir esse método, você deve se concentrar em uma tarefa por 25 minutos seguidos, sem se render a nenhuma distração. Depois desse período, você ganha 5 minutos para descansar como recompensa. Esse ciclo intervalado (de atividade e pausa) deve se repetir quatro vezes. A cada quatro vezes, você pode fazer uma pausa mais longa de 20 a 30 minutos.
Nesse sentido, o tempo é estruturado em ciclos de concentração e pausa. Acredita-se que trabalhando em períodos menores e sabendo que haverá uma pausa você consiga se concentrar e se empenhar com mais facilidade.
A Matriz GUT é uma ferramenta que ajuda a priorizar tarefas e problemas, sendo utilizada para uso pessoal e também corporativo. Ao utilizar essa técnica você elencará o problema ou tarefas de acordo com a gravidade (do problema), urgência de resolução e tendência de piorar.
Nas três categorias (urgência, gravidade e tendência), você deve dar uma nota de 1 a 5 para cada atividade. No fim, as três notas são multiplicadas, gerando uma nota final para o problema ou tarefa. Depois disso, todas as tarefas são organizadas do número maior para o menor.
Problemas/Tarefas
Urgência Gravidade Tendência Total
Agendar reunião semanal 3 5 2 30
Começar novo projeto 4 2 2 16
Getting Things Done (Método GTD)
O GTD é uma metodologia complexa para produtividade pessoal. Ela foi criada por David Allen e está bem condensada no livro A arte de fazer acontecer. O método GTD busca desenvolver a organização e consequente plenitude da mente, livrando-a de pensamentos e preocupações que possam distrair.
Para isso, a técnica se pauta em cinco fundamentos principais:
Capturar: em uma ferramenta, escreva, registre ou reúna tudo e qualquer coisa que tenha sua atenção, tais como atividades que precisam ser feitas, tirando da cabeça as ideias que possam distrair.
Esclarecer: analise cada um dos pontos que você capturou e decida se demanda alguma ação ou não.
Organizar: tenha listas organizadas que possam ser acessadas no momento e lugar certo.
Refletir: revise todo o sistema de organização para não perder nada de vista e poder atualizar informações.
Engajar: tenha confiança e clareza, com a certeza de que está fazendo o que é mais importante no momento sem se preocupar ou se distrair com outro assunto ou demanda.
Sabendo que a gestão de tempo pode impactar o bem-estar, utilizar algumas técnicas para estruturar a rotina pode ser uma forma de obter mais satisfação com a vida.
Contudo, como salienta o pesquisador Aeon, é importante evitar comparar a sua gestão de tempo com a de outras pessoas. Afinal, cada pessoa tem um ritmo próprio.
Além disso, o ideal é manter metas alcançáveis, reconhecendo o momento de delegar tarefas. Caso contrário, você tende a estabelecer padrões irrealistas e, aí, a frustração e outros sentimentos negativos podem bater à sua porta. Fique atento!