Qual é o papel de um recepcionista? |
O papel principal de um recepcionista é agir como um porteiro para a organização ou o negócio. As funções específicas variam, dependendo da natureza da empresa. Por exemplo, um recepcionista numa clínica pode ajudar no processamento de formulários de planos de saúde e um recepcionista de salão de beleza pode tentar vender produtos para o cabelo. No entanto, há algumas funções feitas pelo recepcionista que são universais.
Receber chamadas e e-mails
Um recepcionista deve sempre atender telefonemas. A complexidade desta tarefa varia de negócio a negócio - há vezes em que o recepcionista precisa manusear um telefone de linha múltipla, enquanto que em outras vezes, o volume de chamadas é mais leve. O recepcionista precisa atender o telefone de maneira educada e dirigir a ligação ao departamento certo ou anotar um recado quando necessário. Às vezes um recepcionista tem acesso a um endereço de e-mail e deve redirecionar os e-mails para a pessoa apropriada.
Saudar visitantes
A pessoa na recepção tem a função de representar a empresa de maneira positiva. A imagem projetada pelo recepcionista pode depender da natureza da empresa. Se for um salão de beleza, pode ser mais importante que o recepcionista tenha um ótimo corte de cabelo e o mantenha asseado. Se a área for relacionada à moda, o encarregado da recepção pode precisar ter um guarda-roupas variado. Não importa o negócio, o recepcionista precisa ser simpático e profissional com os funcionários e visitantes.
Embora seja vital que o recepcionista passe uma imagem profissional e deixe os visitantes à vontade, um recepcionista às vezes tem que fazer uma triagem de visitantes. Em uma era de preocupações maiores com segurança, um recepcionista pode precisar confirmar quem é o visitante, pedir a identidade, ou checar para ver se está na lista de visitantes. Alguns negócios tem um sistema de comunicação interna que permite que o recepcionista verifique o visitante antes que possam obter acesso ao prédio.
Embora responder a telefonemas e receber visitantes possa levar a maior parte do dia, os recepcionistas também tem algumas responsabilidades administrativas que podem incluir a digitação de cartas e memorandos, agendamento de conferências, embalagem de artigos para envio, processamento de folhas de ponto e arquivamento de documentos. Um recepcionista pode também ajudar na coordenação de reuniões, manter certas áreas limpas e organizadas e encomendar materiais de escritório.
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Bureau of Labor Statistics: Livro de observação ocupacional, 2010-11 Edition; Recepcionista e agente de informações [em Inglês]
International Association of Administrative Professionals: Glossário de descrições de trabalhos de escritório [em Inglês]