Identifique Não Conformidade com Auditoria de Conformidade Legal
Saiba como identificar não conformidades na sua empresa, a partir da leitura deste artigo. Nele vamos explicar quais os principais tipos de não conformidades, como identificá-las e quais as consequências para sua empresa se isso não ocorrer.
Você também vai encontrar algumas dicas de soluções para resolver estes pontos críticos. E de bônus você ainda vai conhecer o que faz a diferença (e determina o seu sucesso) na hora de identificar as não conformidades. Confira! Boa leitura
Você sabe identificar corretamente sua não conformidade?
Quando se trata de sistemas de gestão, uma não conformidade significa o não atendimento a um requisito, e este requisito é uma necessidade ou expectativa, geralmente implícita ou obrigatória.
Então, quando uma empresa está em não conformidade, significa que ela não está cumprindo com algum requisito, seja ele do cliente, do produto, de um procedimento interno, regulamentário, legal, de gestão ou normativos.
Quando e porque é importante estar em conformidade legal?
Estar em conformidade legal é importante quando uma organização já possui uma certificação das normas ISO e deseja mantê-la, ou se ainda não possui e deseja obtê-la. Nesses casos é preciso atender a todos os requisitos exigidos.
Para além da certificação das normas ISO, na verdade, todas as empresas devem cumprir com todos os requisitos aplicáveis à sua atividade para evitar que empresa esteja em riscos, seja de interdição, embargo, aplicação de multas, responsabilização de sócios e diretores, assim como de outras penalidades previstas pela legislação brasileira.
Quais os principais tipos de não conformidade?
Algumas situações podem gerar a não conformidade, como o não atendimento a requisitos legais aplicáveis à atividade desempenhada pela empresa, ou quando um produto não apresenta as suas características especificadas ou ainda quando uma lei, regulamento ou requisitos da organização não é respeitado.
Em sistemas de gestão, as principais situações que podem gerar as não conformidades são:
Não aplicar os requisitos do Sistema de Gestão, seja ele de qualidade, segurança e saúde e/ou ambiental. Isso pode ocorrer por uma interpretação incorreta da norma a ser aplicada na empresa, por desconhecimento e até mesmo por desatenção.
Não existir métodos para planejamento das atividades e serviços prestados. É extremamente importante planejar as atividades e a influência delas no sistema de gestão.
Falta de envolvimento das pessoas com sistemas de gestão. São as pessoas da organização que executam as atividades dentro dela. Por isso, todos têm responsabilidade e devem estar envolvidos, cada qual de acordo com sua função, para a eficácia e efetividade de um sistema de gestão.
A não realização de treinamentos relacionados ao sistema de gestão. Os treinamentos das pessoas envolvidas nas atividades operacionais são muito importantes também para entenderem e conhecerem a ligação que possuem com o sistema de gestão.
Falha na elaboração das instruções operacionais. Quando a elaboração e a aplicação das instruções de trabalho não são claras, há a ocorrência de não conformidades que prejudicam a qualidade dos produtos e serviços prestados. Consequentemente, aumenta-se o retrabalho, ocasionando perda de tempo que poderia ser utilizado em algo mais rentável.
Falta de equalização entre competências dos colaboradores e as normas. É preciso que as competências dos colaboradores estejam de acordo com as reais necessidades da empresa. Por isso é preciso treinar e reciclar com frequência os colaboradores, inclusive os novos contratados.
Como identificar não conformidades?
Uma das maneiras mais eficazes de identificar as não conformidades é por meio de uma auditoria de conformidade legal1;2;3.
A auditoria de conformidade legal vai avaliar as divergências em documentos, atividades desenvolvidas e todas obrigações que são exigidas pela legislação aplicável à atividade desempenhada pela empresa, buscando identificar qualquer tipo de inadequação.
Esta auditoria é parte da solução na etapa de identificação das não conformidades, visto que, a partir da identificação das falhas no processo interno, a auditoria age de forma rápida e eficaz, otimizando a operação e reduzindo custos.
Portanto, através da auditoria de conformidade legal torna-se possível garantir que a empresa está funcionando de acordo com tudo o que é exigido pela legislação. Consequentemente, ela proporciona para o gestor mais segurança e tranquilidade para desempenhar o seu trabalho.
O que acontece se eu não identificar uma não conformidade?
Quando uma organização não se preocupa adequadamente com a identificação e o tratamento das não conformidades, ela pode ter dificuldade em fazer negócios com outras empresas ou prestar serviços a elas, pode sofrer multas, sanções, proibições de atuação ou até chegar a ter a produção interditada – inclusive ela mesmo pode sofrer interdição completa.
Além disso, os efeitos de não tratar corretamente uma não conformidade podem atingir outros processos subsequentes, afetar o meio ambiente, a saúde e segurança dos trabalhadores, as partes interessadas, os requisitos de clientes, os regulamentos legais e, claro, resultar em grandes perdas financeiras.
Sabe aquela sensação de tempo desperdiçado, de que você faz, faz, faz, mas parece que os problemas sempre se repetem? Então é exatamente esse sentimento que acontece quando não se identifica as não conformidades e consequentemente não as trata adequadamente.
Sem identificar realmente as não conformidades, as ações adotadas serão ineficazes e com certeza o problema vai voltar a ocorrer. Você pode empregar esforços e recursos em ações que não estão relacionadas com o problema em si, mas a eventos secundários que contribuem para o mesmo, mas que não são a chave para sua solução.
Todas essas consequências geram custos para a empresa. E você, como um bom gestor, deve evitar esses custos desnecessários e reduzir o máximo possível os riscos das não conformidades existirem.
Além da auditoria de conformidade legal, existe outra forma de identificar as não conformidades?
A auditoria de conformidade legal é uma solução muito eficaz para identificar não conformidades. Mas esta não é a única solução.
Outras formas de identificar não conformidades é através da implementação de ferramentas com indicadores de risco e softwares para gerenciar os requisitos legais e normativos e para analisar o desempenho da operação, como a da qualidade, do meio ambiente e da saúde e segurança.
Vamos apresentar um pouco de cada uma dessas opções, e assim fica mais fácil visualizar qual é a mais adequada para sua empresa.
Ferramentas com indicadores de risco
Indicadores de risco são indicadores sobre os principais riscos aos quais uma organização está exposta. Eles fornecem informações significativas para o atingimento de metas estratégicas, sinalizando a necessidade de ações a serem tomadas, dando suporte à análise crítica dos resultados e às tomadas de decisão. É exatamente por isso que devem estar alinhados aos objetivos da empresa.
Dito de outra forma, os indicadores de risco seriam as métricas utilizadas pelas empresas para verificarem qual é o potencial de exposição a um determinado risco, como se antecipar à ocorrência de um risco e reduzir seus impactos negativos ou, ainda, como maximizar alguma oportunidade.
Através desses indicadores, dessas métricas, torna-se possível monitorar o nível de risco de uma área ou da própria organização como um todo.
Atendendo a estes requisitos, eles conseguem medir os riscos potenciais possibilitando desenvolver ações em tempo hábil para evitá-los ou mitigá-los.
Por isso eles servem também para identificar não conformidades, sendo uma ótima ferramenta a ser utilizada para este fim, porque permitem monitorar diversos processos internos e externos, o desempenho de cada um e da atividade como um todo.
Softwares para gerenciar os requisitos legais e normativos e para analisar o desempenho das operações
Uma outra ferramenta importante que auxilia no processo de identificação das não conformidades são softwares desenvolvidos especialmente para a gestão de requisitos legais e normativos e para analisar o desempenho desses sistemas.
Para que um negócio tenha sucesso ele precisa, necessariamente, contar com um bom gerenciamento de requisitos legais. Este gerenciamento deve ser capaz de fazer o planejamento, desenvolvimento, monitoramento e controle dos requisitos e do desempenho das operações a fim de avaliar e melhorar o seu cumprimento, para corresponder às leis, normas e regulamentos a que a empresa está submetida.
Fazer isso por conta própria ou utilizando ferramentas obsoletas torna esse processo extremamente trabalhoso e improdutivo. Mesmo contando com uma equipe na empresa, pode ser que não seja identificado 100% das leis aplicáveis, pode passar despercebida alguma atualização de normas ou ainda haver erros de digitação, informações serem corrompidas, pessoas não autorizadas ter acesso e mudar as informações… e se o trabalho fica nas mãos de uma só pessoa, o cenário piora muito! Enfim, são muitas possibilidades para que seu gerenciamento falhe.
Por isso um software se mostra como uma ótima alternativa para evitar estes problemas. Mas este software deve ser moderno, e deve atuar como uma ferramenta que automatize todo o processo de gerenciamento de requisitos legais, especialmente a identificação destes requisitos.
Como avaliar um Software para gerenciar Não Conformidades?
Esse software deve ser desenvolvido por quem seja expert no assunto, uma empresa realmente especializada e que conte com profissionais qualificados para assessorar no que for necessário e também que se atualizem constantemente sobre todas as mudanças que podem vir a ocorrer nas leis.
Qualidade faz toda a diferença na identificação das não conformidades!
Mas de nada adianta contar com uma auditoria de conformidade legal ou usar softwares para auxiliar na identificação de não conformidades se a sua empresa não conta com uma equipe de qualidade.
Ter uma equipe de qualidade é necessário porque é ela quem estabelece critérios de atendimento, por exemplo, para os procedimentos internos, legislações, normas ou parâmetros de qualidade de clientes. É esta equipe quem estabelece limites aceitáveis para estes parâmetros.
E é preciso ter esses critérios bem definidos porque, quando isso acontece, com cada membro da equipe assumindo a sua responsabilidade, é possível identificar a não conformidade de forma mais ágil, para em seguida realizar o registro com o detalhamento das informações necessárias.
Importante lembrar que toda não conformidade deve ser registrada para se definir as ações a serem tomadas para tratamento e acompanhá-las, para que a não conformidade seja eliminada ou mitigada.
Se parece impossível contar com uma equipe de qualidade na sua empresa, saiba que não é. Aliás, é muito mais fácil do que você imagina.
A VG, uma empresa do Grupo Ambipar, possui consultores que passam por rigoroso processo seletivo para fazer parte da equipe, além de realizarem variadas capacitações. Assim, a expertise que estes qualificados profissionais possuem torna a identificação das não conformidades um importante e eficiente instrumento de gestão para toda e qualquer organização.
Quer saber mais sobre esse assunto? Então acesse nossa página e fale com um de nossos consultores. E aproveite também para conhecer nossos softwares que podem te ajudar ainda mais a identificar não conformidades, facilitando e otimizando seu trabalho e contribuindo para o seu crescimento profissional.