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ategoria: Relatórios
Posted on 26 de outubro de 2017 13 de janeiro de 2020 by Pedro Marques
Infelizmente, muitas vezes os analistas não enxergam a importância das palavras. Ao apresentar números, você deve escolher as palavras certas para incluir em seus relatórios. Aqui está o que precisa deixar seus relatórios melhores:
– Eles devem ser o mais preciso possível. O nível de precisão do seu relatório e a quantidade de dígitos que pretende apresentar nos seus números, depende de você..
– Por vezes você se depara entre adicionar precisão as palavras e tornar os relatórios limpos o suficiente para que seu público possa compreender rapidamente o que é importante.
– Como você organiza os textos – e, claro, os números correspondentes a esses textos – podem ter grande impacto na legibilidade de seus relatórios. Em outras palavras, às vezes é preciso tratar palavras como números.
As palavras usadas poderão deixar seus relatórios claros ou confusos. O grupo de pessoas que receberá o material precisa estar confortável com os termos utilizados, seus significados e contexto. Algumas palavras possuem significados específicos, mas apenas tecnicamente, como em organizações, profissões ou indústrias. Aqui estão alguns exemplos de escolhas de palavras:
Título – Receitas, reservas, vendas, coleções.
Recursos consumidos – Despesa, custo.
Linha inferior – Lucro bruto, lucro operacional, lucro líquido, ganhos, margens vs lucro.
Compromissos – planos, orçamento, agenda, quota.
Escolher as palavras certas pode significar a diferença entre os relatórios intuitivos, de entendimento imediato e aqueles que demandam mais tempo para entender – se entenderem realmente e não te chamarem para explicar.
PRECISÃO VS. APARÊNCIA
É preciso que o leitor enxergue rapidamente as legendas e títulos para entender a organização do relatório e em seguida, passar aos números.
A precisão é importante, mas se o texto utilizado foi muito extenso, isso pode quebrar o fluxo de leitura. Além disso, se você tiver que aumentar a largura das colunas ou as alturas das linhas para acomodar as legendas mais longas, poderá afetar a organização visual do relatório.
Através do uso cuidadoso de atalhos, como siglas e abreviaturas, você pode preservar tanto a clareza como a aparência do seu relatório. No entanto, os atalhos podem ser usados tanto a seu favor como contra. Ou seja, o uso eficaz dos atalhos permite que você expresse o quer exibir, sem prejudicar seu layout. Ainda assim, acrônimos e abreviaturas mal escolhidos não adicionam nada à compreensão de seus relatórios e a taquigrafia inadequada pode facilmente tornar-se irritante. Por exemplo, um termo como o EBITDA (sigla em inglês para earnings before interest, taxes, depreciation and amortization, que traduzido literalmente para o português significa: "Lucros antes de juros, impostos, depreciação e amortização") é significativo para alguns e um jargão sem sentido ou desnecessário para os outros.
TRATAR PALAVRAS COMO NÚMEROS
Ao apresentar números, a maneira como você exibe suas linhas deve parecer natural para seus leitores, então é preciso escolher palavras que tornem seus relatórios mais fáceis de ler. As pessoas classificam e ordenam números naturalmente, mas também classificam e ordenam palavras e conceitos de forma natural. Aqui estão alguns exemplos:
– Quando solicitado a falar sobre seus filhos, os pais de duas ou mais crianças quase sempre as listarão por ordem decrescente de idade.
– Quando solicitado a listar seus bens significativos, as pessoas normalmente farão em ordem decrescente de valor, mesmo que não tenham sido solicitados a indicar os valores.
– Quando solicitado a listar todos os Estados brasileiros, a maioria das pessoas visualiza mapa do Brasil e começando em um canto e atravessando para o canto oposto do mapa. Poucas pessoas são capazes de nomear todos os Estados em ordem alfabética.
Para entender por quê é importante ordenar suas legendas adequadamente, vamos dar uma olhada em três versões do mesmo relatório, listando os principais doadores para uma instituição de caridade. A questão aqui é: qual destas três versões é a correta para apresentar?
Comparação entre Relatórios.
Não há uma resposta certa a minha pergunta. A versão A seria a melhor escolha se o objetivo fosse exibir como a arrecadação havia progredido, ou seja, em ordem de doação. A versão B exibe os valores em ordem decrescente para informar os maiores doadores. A versão C exibe doadores em ordem alfabética, caso seja mais interessante encontrar o nome de alguém.
O PAPEL CERTO
Os números são a peça central de seus relatórios. As palavras só ajudam seus leitores a descobrir os números, mas eles devem ser nítidos, precisos e livres de dados desnecessários ou floreios.
Você gasta muito mais tempo coletando, organizando e inserindo os números, do que gasta ajustando as palavras ao redor das bordas da página para criar legendas. Mas a precisão e a apresentação das palavras e dos números são igualmente essenciais para relatórios eficazes. Pense nas palavras corretas e seu chefe se lembrará dos números.