A satisfação do cliente começa quando ele encontra o produto desejado. Por isso, a gestão de estoque na farmácia magistral tem papel preponderante na qualidade do atendimento ao consumidor.
Mas a gestão também atua nas áreas financeiras, administrativas, produtivas e operacionais. Além disso, nas farmácias, a gestão de estoque tem um papel ainda mais importante: a garantia de segurança e qualidade dos insumos e produtos. Por se tratar de um aspecto exclusivo da área da saúde, o farmacêutico precisa estar atento para garantir a qualidade do manipulado.
Assim, o controle de mercadorias vai além da quantidade disponível nas prateleiras. Ele também influencia o capital de giro da farmácia. Por ser um tema complexo, apresentamos alguns resultados que uma boa gestão de estoque de produtos farmacêuticos pode trazer. Continue a leitura para entender melhor!
As vantagens de uma boa gestão de estoque na farmácia magistral
Além de assegurar que o cliente encontrará o produto que procura, assim como a qualidade do insumo, a farmácia precisa de uma gestão capaz de dar sustentabilidade ao negócio. Dessa forma, o monitoramento do estoque deve ser feito com frequência, tanto para prevenir possíveis problemas administrativos quanto para tornar a gestão de estoque ajustável, caso seja necessário.
Para isso, é necessário trabalhar em equipe, em comunicação constante com o pessoal interno e também com os fornecedores. Esse planejamento permite saber quanto dinheiro a farmácia possui em estoque e criar estratégias para impulsionar as vendas. Além disso, esse controle demonstra se a gestão está sendo capaz de atender a todas as demandas, o tipo de produto que prevalece, o ticket médio de vendas e demais fatores.
Mas, antes, é fundamental saber o que seu público procura, tarefa primordial na hora de montar o seu estoque. Dito isso, vamos para as dicas!
Conhecer bem o seu cliente
Se o seu objetivo é obter credibilidade para a sua farmácia e se tornar referência no ramo, esteja sempre atento às necessidades dos seus clientes. Muitas vezes, os gerentes farmacêuticos determinam a gestão de estoque de acordo com aquilo que acreditam que seus consumidores procuram. Entretanto, quando isso não funciona, é provável que eles não estejam cientes do perfil do seu público-alvo.
É essencial conhecer quem frequenta a sua farmácia e o potencial público dela. Pesquise a faixa etária, sexo, perfil, classe, demandas e como realizam as suas compras farmacêuticas. Assim, é possível fazer uma compra de produtos assertiva e que não ficará estacionada nas prateleiras. Descubra também se desejam canais extras de compra, como um e-commerce, o que pode facilitar a compra e variar as opções de pagamento. Essa é uma forma de criar diferenciais competitivos e oferecer serviços/produtos exclusivos.
Dessa maneira, você sabe para quem está vendendo, as suas preferências e quais são as expectativas do cliente ao entrar na sua farmácia. A falta de análise desse perfil pode gerar prejuízos com compras indevidas. Por exemplo, imagine a situação em que você compra um item que não tem saída.
Logo, esses produtos ficarão parados em seu estoque. Além de ocupar espaço desnecessário, eles podem se deteriorar. Sendo assim, você acaba sendo obrigado a vender eles com um valor inferior ao preço de compra, obtendo prejuízo.
Otimização de insumos
Obter dados sobre qual seria a quantidade ideal de insumos para a farmácia magistral auxilia no balanço de compra e venda. Isso porque afeta tanto a disponibilidade de ingredientes de matéria-prima quanto de produto final.
Por exemplo, se há excesso de insumos, a maioria se encontra parada, o que demanda mais recursos para a sua manutenção e armazenamento, além de afetar as validades das diferentes matérias-primas. E caso haja falta, serão observados prejuízos para as vendas e o planejamentos de marketing.
Sendo assim, é importante fazer esse controle de estoque e saber como escolher a matéria-prima para a sua farmácia. O equilíbrio de mercadoria otimizará a própria produção de produtos farmacêuticos.
Redução de desperdícios
Um dos principais vilões das farmácias se refere aos prejuízos decorrentes dos desperdícios. Além da perda de insumos, são gerados gastos com o descarte desses ingredientes. O correto planejamento evita excessos de produtos e despesas desnecessárias.
Outro benefício é a aquisição de novos insumos somente quando se verifica a necessidade. Assim, diminui a probabilidade de que se aumentem as despesas. Vale também considerar que uma boa gestão de estoque reduz as chances de furtos, avarias e insumos obsoletos.
Sazonalidade de produtos
Uma maneira de antecipar a necessidade do cliente é estar por dentro da sazonalidade de produtos farmacêuticos. Assim como outros negócios, a farmácia pode conferir o seu histórico de vendas e os períodos em que determinados itens estiveram em alta. Reforçar essa prática garante insumos básicos em épocas de vendas de verão ou no inverno, por exemplo. Também permite produtos em estoque. Considere datas festivas, para alinhar com as necessidades dos clientes.
Gerenciamento de prazos de validade
Na indústria farmacêutica existem diversas marcas com especificidades em relação à forma de armazenamento. Essas características influenciam a validade dos insumos. Por isso, verifique a data de validade de acordo com o potencial de saída dos ingredientes.
Além disso, a RDC nº 67/2007 estabelece que os prazos de validade dos manipulados devem abranger o tempo pelo qual serão usados no tratamento. Para driblar essa perda de lotes, o ideal é identificar os insumos com etiquetas e organizar por seus aspectos físico-químicos. Esse controle pode ser feito por softwares ou planilhas eletrônicas. Quando o estoque está bem organizado, fica mais fácil fazer essa gestão.
Controle de entradas e saídas de produtos
Existem diversos sistemas de gestão de estoque para o controle das mercadorias que devem ser recebidas e o que já foi vendido. Uma boa maneira de iniciar esse cuidado é ter equilíbrio na quantidade de insumos e produtos que esperam manipulação, de modo que a produção nunca seja afetada. Combinar os pedidos com os fornecedores com antecedência também se faz necessário.
Além disso, é essencial checar os produtos assim que um pedido chega. Quantidade, qualidade, número de lote, fabricante, recibo e pagamento são alguns dos pontos ao que o farmacêutico deve estar atento.
Gestão de estoque conforme a demanda
Conhecer o mercado em que se está inserido é essencial para as farmácias magistrais. Nesse sentido, até fatores como a localização podem interferir na demanda de insumos. Por exemplo, se o estabelecimento se encontra perto de hospitais ou bairros com maioria de moradores idosos, a demanda por produtos será maior.
Além de conhecer bem o seu público-alvo, a farmácia deve considerar os fatores influentes do mercado, como produtos e fórmulas personalizadas, e possíveis campanhas de marketing que podem ser direcionadas. Essas ações permitirão construir melhor a projeção de vendas e evitar gastos causados por mau planejamento.
Gerenciamento de produtos em gôndolas
Quando existe uma gestão de estoque inteligente, ela também pode ser exposta na gôndola de maneira eficiente. Ao acompanhar de perto as necessidades do seu cliente, você sabe o que a maioria procura assim que entra na farmácia. Tornar esse olhar direcionado mais prático e fácil para o público se torna um diferencial e tanto.
Além disso, aproveitar as compras sazonais para montar a disposição de produtos é uma estratégia clássica. O farmacêutico pode inovar ao propor novas fórmulas nesses espaços de destaque, apresentar as vantagens e, assim, justificar por que aqueles produtos também merecem atenção.
Outra técnica conhecida é a curva ABC. Essa ferramenta é fundamental para entender mais sobre o seu estoque, além de outras que mostraremos com detalhes nos próximos tópicos.
As principais técnicas de gerenciamento de estoques
Agora que você entendeu os benefícios de uma boa gestão de estoque na farmácia magistral, é o momento de conferir algumas técnicas e estratégias para fazer esse gerenciamento. Continue lendo!
Curva ABC
O método conhecido como curva ABC visa classificar os produtos estocados de acordo com o grau de importância de cada um. Essa classificação é dividia em três classes, A, B e C. Por isso, esse método recebe esse nome. Na curva A, selecione os 20% dos produtos relacionados a 80% das vendas da sua farmácia.
Já na curva B, separe os 30% de produtos responsáveis por 15% do seu faturamento. Na curva C, você terá 50% dos itens que equivalem a 5% do seu faturamento. Essa separação é importante para entender os produtos com mais e menos impactos sobre as vendas da sua farmácia.
Método PEPS
O método Primeiro que Entra Primeiro que Sai (PEPS) também é uma estratégia de gestão de estoque. O foco principal é gerenciar a estocagem dos produtos na sua farmácia. Ele é muito utilizado para dar saída em itens que têm um prazo de vencimento muito curto.
O PEPS é um método que pode interferir no aspecto financeiro e contábil da sua farmácia. Isso porque o custo de aquisição deve utilizar como base as últimas compras. Se nesse processo ocorrer alguma alteração brusca nos preços, é possível que os seus relatórios sejam impactados.
Giro de estoque
Para finalizar este conteúdo, temos o giro de estoque. Em alguns casos, essa é a estratégia mais importante desse gerenciamento. O foco dela é verificar uma série de aspectos relacionados à armazenagem. Por exemplo, a qualidade dos produtos armazenados, as vendas em um período, bem como o desempenho da empresa em sua gestão de estoque.
Todas essas estratégias demandam da tecnologia para funcionarem corretamente. Afinal, a gestão de estoque na farmácia magistral, quando feita de modo manual, pode gerar erros graves para o negócio. Para evitar isso, você também pode contar com o auxílio de profissionais especializados na função. O principal deles é o contador.
Em suma, a inteligência financeira da farmácia depende de planejamento e gestão de estoque, viabilizando o sucesso do negócio. Quanto melhor for esse acompanhamento, mais assertivos serão os processos.
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Referências: Blog Sage e Blog da Soften
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