Para ajudar você a avaliar os benefícios dessa tecnologia, vamos falar aqui sobre as suas principais funcionalidades. Confira!
Ao contrário do que muita gente pode pensar, as caixas de e-mail são os piores lugares para se buscar, arquivar e registrar trocas de informações sobre um projeto ou sobre a rotina de trabalho de uma equipe.
Nesse cenário, não é nada raro que sejam gastas horas procurando por informações sem chegar a nenhum resultado satisfatório, por exemplo.
Pensando nisso, o Microsoft Teams alterou a forma como as pessoas interagem. Com ele, é possível criar um grupo para cada projeto e manter todas as mensagens registradas em um canal de comunicação exclusivo para aquele time. O sistema cria 3 níveis de troca de informações com objetivos diferentes: menções, mensagens e notificações. Entenda!
As menções são criadas quando um usuário inclui o @ e o nome da pessoa ou do canal utilizado para postar uma ideia, um comunicado ou lembrete.
Se uma pessoa for citada no bate-papo da equipe, todos verão a menção a ela naquele texto. Isso é muito útil quando um coordenador solicita uma ação que impacta todos os envolvidos em um projeto, por exemplo.
Já as menções ao grupo, como @marketing ou @rh, servem para postar comunicados gerais. Uma mensagem motivacional do CEO para os diretores ou a divulgação do resultado de vendas de determinado mês, por exemplo, poderiam ser feitas com essa categoria de comunicação.
As notificações informam sobre mudanças no canal, como a remoção ou a adição de membros, a alteração do nome da equipe, a criação de grupos, a indicação de atividades, entre outras possibilidades. As notificações registram, portanto, qualquer ação dos proprietários ou membros do time.
Essas 3 maneiras de trocar informações com o time evitam ruídos na comunicação, centralizam e documentam as interações, além de facilitar a busca pelo histórico de troca de mensagens públicas ou individuais.
O aplicativo do Microsoft Teams pode ser instalado em notebooks, tablets e smartphones, facilitando a interação entre a equipe.
Ele permite que as pessoas façam ligações de voz ou até com imagens para indivíduos, pequenos grupos ou para o time todo. Também oferece recursos de gravação da conferência e de troca dos arquivos mencionados na reunião.
Nesse sentido, um diferencial da ferramenta é a ativação de desfoque do ambiente gravado. Isso permite que a pessoa interaja com seu time inclusive em locais bem movimentados sem que isso crie distrações para o diálogo, por exemplo.
Enviar convites e acompanhar tarefas não é uma das atividades mais simples de serem realizadas no Outlook ou em outras ferramentas de calendário corporativo. Entra aí o Microsoft Teams, que se integra ao Outlook e simplifica a gestão de qualquer tarefa.