Em um negócio, os dois recursos de maior valor atualmente são o conhecimento e o tempo. Se forem bem aplicados, quase sempre se convertem em rentabilidade. A diferença entre eles é que o conhecimento pode ser acumulado, enquanto o tempo está sempre se esvaindo. Por isso, é importante investir no melhor controle de tempo possível.
Independentemente do seu setor, saber como usar o tempo da sua equipe com o máximo de eficiência é fundamental para se destacar no mercado. Especialmente se você pretende competir com empresas de grande porte. A questão é: como fazer isso?
Para ajudar você, vamos explicar melhor como é feito o controle de tempo, qual é sua importância e como você pode usá-lo de forma mais estratégica em sua empresa. Acompanhe!
O que significa “controlar o tempo”?
De forma bem simples, é quando você organiza sua agenda para garantir que cada minuto seja o mais produtivo possível. Isso não significa trabalhar 24 horas por dia, nem em ritmo acelerado constante, mas sim encontrar um equilíbrio que garanta o máximo de produtividade a longo prazo.
Também é importante ter em mente quanto tempo cada pessoa terá disponível por dia e quais são os seus objetivos antes de começar a fazer essas atribuições. E, claro, você também vai precisar de alguma forma de medir a eficácia do seu controle para garantir resultados consistentes.
Por que é importante fazer um controle de tempo?
Uma boa gestão de tempo traz diversos benefícios para sua empresa e para seus colaboradores. E, em muitos casos, é um fator essencial para tornar o seu negócio mais competitivo. Veja aqui alguns exemplos:
Facilitar o cumprimento de prazos
Você certamente já viu pessoas, equipes e empresas inteiras que atrasaram a entrega de serviços por não saberem usar bem seu tempo — e a última coisa que você quer é algo assim acontecendo dentro do seu negócio.
Se você souber como gerir melhor o tempo da sua equipe, estabelecendo prazos e agendas de trabalho realistas, é bem mais fácil concluir tarefas e garantir a entrega com sucesso para o cliente final. Isso sem perda de qualidade nem gastos extras.
Acompanhar o banco de horas da equipe
Outra tarefa que pode constar como gestão de tempo é o controle do banco de horas. Não apenas para averiguar as horas extras trabalhadas e o pagamento adequado, mas também para saber como está o aproveitamento desse tempo.
Se uma pessoa fica horas a mais para cumprir as mesmas tarefas, então é sinal de que seu tempo não está sendo bem aproveitado. Com esse indicador, você pode identificar problemas e avaliar como corrigi-los.
Maximizar eficiência e produtividade
Naturalmente, o propósito principal da gestão é conseguir produzir mais em menos tempo, sem gerar maiores gastos de recursos. Sejam eles na forma de dinheiro, materiais ou pessoas. E não é difícil alcançar esse objetivo, desde que você tenha o planejamento adequado.
Mais uma vez, você vai precisar contar com os seus indicadores para avaliar seu progresso e alcançar esse objetivo. Mas, depois que começar, não será difícil manter o ritmo e continuar otimizando o desempenho do seu time.
Reduzir o estresse da equipe
Atrasos, prazos muito apertados e excesso de tarefas são coisas que geram bastante estresse na sua equipe. Ele é um dos principais fatores para a perda de produtividade e problemas de saúde relacionados ao trabalho. O que você puder fazer para evitar isso, sempre será um bom investimento.
Sendo assim, melhorar o gerenciamento de tempo na sua empresa, evitando que prazos e tarefas se acumulem demais, ajuda todos a aproveitarem melhor seu tempo. Tanto no curto, quanto no longo prazo.
Como tornar o controle de tempo mais estratégico?
Agora que você entende sua importância, o próximo passo é saber como fazer um controle mais eficiente do seu tempo. Veja aqui algumas dicas que vão ajudar!
Classifique suas tarefas de acordo com a urgência
Diferentes tarefas têm diferentes níveis de importância para a empresa. Algumas podem ser deixadas para o dia seguinte, caso haja outra com um prazo mais apertado. E, caso não seja possível cumprir duas delas a tempo, você precisa saber qual sacrificar.
Há vários critérios de priorização, como tempo, ordem de chegada, custo de oportunidade e influência na longevidade da empresa. Tenha isso em mente sempre que for escolher quais tarefas resolver a cada dia.
Monte uma rotina consistente de trabalho
Para a sua equipe, ter uma rotina é uma das melhores opções para administrar melhor o tempo. Dessa forma, não há necessidade de gastar boa parte do seu dia apenas decidindo o que precisa ser feito, pois algumas tarefas já serão parte da sua agenda.
Além disso, rotinas tendem a ser cumpridas mais rápido e com menos esforço depois que se tornam um hábito comum. Algo excelente para tarefas e serviços que precisam ser entregues regularmente.
Delegue tarefas de forma eficiente
A relação de quem executa quais tarefas é muito relevante para o seu controle de tempo. Afinal, se uma pessoa fica sobrecarregada com todos os serviços e outros contam com muito tempo improdutivo, então você está perdendo rentabilidade dos dois lados e aumentando o nível de estresse no seu negócio.
Uma distribuição mais igual de tarefas é sempre melhor para a sua produtividade. Se necessário, amplie sua equipe para acomodar melhor a demanda de cada área.
Use softwares para auxiliar você
Por fim, mas não menos importante, também é uma boa ideia investir em softwares de gestão. Eles ajudam não só com a mensuração de seus indicadores, como também automatizam algumas tarefas e melhoram a visualização do seu planejamento de tempo. Depois que você se familiarizar com esse tipo de ferramenta, poderá usá-la para maximizar a produtividade da sua equipe.
Agora que você conhece um pouco mais sobre o controle de tempo, sua importância e como aplicá-lo, é hora de colocar esse conhecimento em prática na sua equipe. Lembre-se: o tempo é um recurso limitado que se perde constantemente, então você deve aproveitá-lo ao máximo.
Se você quer um sistema para auxiliar nessa tarefa, entre em contato com a Movidesk agora mesmo e veja como podemos participar desse processo!
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Escrito por
Carolina Ignaczuk
Formada em Jornalismo e apaixonada pela escrita em todas as suas formas. Escritora de crônicas dramáticas nas horas vagas e idealista durante as 24 horas do dia. Aqui no blog da Movidesk, escrevo sobre todos os assuntos relacionados ao incrível mundo do atendimento ao cliente.