1. APOSTILA DE NOES DE ADMINISTRAO DE RECURSOS MATERIAIS PARA CONCURSOS Generated by Foxit PDF Creator Foxit Software http://www.foxitsoftware.com For evaluation only. For Evaluation Only. Copyright (c) by Foxit Software Company, 2004 Edited by Foxit PDF Editor
2. NOES DE ADMINISTRAO DE RECURSOS MATERIAIS Gesto de Estoques O QUE GESTO DE ESTOQUES "Administrar materiais ter os materiais necessrios, na quantidade, local e tempo certos, disposio dos rgos de produo da empresa." A Organizao, ou o Sistema-Empresa, definida como a ordenao e agrupamento de atividades e recursos visando ao alcance dos objetivos estabelecidos. A Administrao de Materiais um sub-sistema do Sistema-Empresa. Seu enfoque fundamental determinar o qu, quanto e como adquirir ao menor custo - desde o momento de sua concepo at seu consumo final - para repor o estoque. OBJETIVO DA GESTO DE ESTOQUES A funo do controle de estoques maximizar o efeito lubrificante no feedback de vendas no realizadas, ajudando no ajuste do planejamento da produo. A administrao do controle de estoques deve minimizar o capital total investido em estoques, pois ele caro e aumenta continuamente, uma vez que o custo financeiro tambm se eleva. Uma empresa no poder trabalhar sem estoque, pois sua funo amortecedora entre vrios estgios de produo vai at a venda final do produto. O estoque do produto acabado, matria-prima e material em processo no sero vistos como independentes. Todas as decises tomadas sobre um dos tipos de estoque, influenciaro os outros tipos. s vezes acabam se esquecendo dessa regra nas estruturas de organizao mais tradicionais e conservadoras. Somente algumas matrias-primas tm a vantagem de estocar, em razo da influncia da entrega do fornecedor. Outras matrias-primas especiais, o fornecedor precisa de vrios dias para produzi-la. O controle de estoques tem tambm o objetivo de planejar, controlar e replanejar o material armazenado na empresa. Quanto maior o investimento, tambm maior a capacidade e a responsabilidade de cada setor da empresa. O controle de estoques de suma importncia para a empresa, sendo que controla-se os desperdcios, desvios, apura-se valores para fins de anlise, bem como apura o demasiado investimento, o qual prejudica o capital de giro. Os objetivos dos departamentos de compras, de produo, de vendas e financeiro, devero ser conciliados pela administrao de controle de estoques, sem prejudicar a operacionalidade da empresa. A responsabilidade da diviso de estoques j antiga: os materiais caem sobre o almoxarife, que zela pelas reposies necessrias. Na administrao moderna, a responsabilidade dos estoques fica sob uma nica pessoa. Os departamentos tradicionais ficam livres desta responsabilidade e podem dedicar-se sua funo primria. Atingir o equilbrio ideal entre estoque e consumo meta primordial, portanto deve existir uma integrao das atividades como, compras, recepo e estocagem desses materiais, com o Sistema de Abastecimento, que, juntamente com outros componentes do Sistema, necessitam de uma coordenao especfica, de forma a permitir a racionalizao de sua manipulao. Logo, a Administrao de materiais tem como finalidade gerir e coordenar esse aglomerado de atividades, insumos materiais e estabelecer normas, critrios e rotinas operacionais de modo que tudo funcione regularmente. OBJETIVOS ESPECFICOS Minimizar o investimento em estoques; Prever necessidades e disponibilidades de materiais, assim como as condies de mercado; Manter contato permanente com fornecedores, tanto atuais como em potencial, verificando preos, qualidade e outros fatores que tenham influncia no material e nas condies de fornecimento; Generated by Foxit PDF Creator Foxit Software http://www.foxitsoftware.com For evaluation only. 3. Pesquisar continuamente novos materiais, novas tcnicas administrativas, novos equipamentos e novos fornecedores; Padronizar materiais, embalagens e fornecedores; Controlar disponibilidades de materiais e situao dos pedidos, tanto em relao a fornecedores como em relao produo da empresa; Obter segurana de fornecimento; Obter preos mnimos de compra. FUNES BSICAS DE UM SISTEMA DE GESTO DE ESTOQUES Suas funes bsicas, interligadas pelo Planejamento e Controle da produo, so: 1. Programao; 2. Aquisio; 3. Estocagem; 4. Distribuio. A Administrao de Materiais uma funo administrativa semelhante a outras funes de administrao de recursos, tais como a Administrao Financeira, a Administrao de Recursos Humanos, etc. Comumente denominada, tambm, de Administrao de Suprimentos, adquirindo um conceito um pouco mais geral, englobando tambm servios e energia. Quando associada distribuio de produtos e materiais em geral denominada Logstica. Em algumas organizaes as atividades de compras esto em um setor, as de estocagem em outro e as de movimentao em outro. A localizao no organograma depende do tipo de empresa. PRINCPIOS BSICOS PARA A GESTO DE ESTOQUES Para se organizar um setor de controle de estoques, inicialmente deveremos descrever suas principais funes: a) Determinar o que deve permanecer em estoque. Nmero de itens; b) Determinar quando se deve reabastecer o estoque. Prioridade; c) Determinar a quantidade de estoque que ser necessrio para um perodo pr-determinado; d) Acionar o departamento de compras para executar a aquisio de estoque; e) Receber, armazenar e atender os materiais estocados de acordo com as necessidades; f) Controlar o estoque em termos de quantidade e valor e fornecer informaes sobre sua posio; g) Manter inventrios peridicos para avaliao das quantidades e estados dos materiais estocados; h) Identificar e retirar do estoque os itens danificados. Existem determinados aspectos que devem ser especificados, antes de se montar um sistema de controle de estoques. Um deles refere-se aos diferentes tipos de estoques existentes em uma fbrica. Os principais tipos encontrados em uma empresa industrial so: matria-prima, produto em processo, produto acabado e peas de manuteno. PRINCIPAIS ENFOQUES DA GESTO DE ESTOQUES Para a consecuo dos objetivos, o Administrador de Materiais deve ter como seus principais enfoques: 1. Administrao de Recursos: que em grande parte baseada em tcnicas que integram os elementos de tecnologia de manufatura e otimizam a utilizao de pessoas, materiais e instalaes ou equipamentos); 2. Sistema de Controle de Informaes: pois sua utilizao correta leva a uma melhoria de produtividade, atravs da distribuio de informaes; integrando gestores, funcionrios, clientes, fornecedores e setores da empresa envolvidos com seu abastecimento, como: Informaes para os usurios; Informaes para a gesto; Generated by Foxit PDF Creator Foxit Software http://www.foxitsoftware.com For evaluation only. 4. Informaes para compras; Informaes para o almoxarifado; Informaes para inventrio. um processo, que coleta, organiza e dissemina informaes tecnolgicas, com uma rede estabelecida para comunicar tecnologias recm-identificadas. O Sistema-Empresa fazendo bem o uso de suas informaes estar a frente em relao aos seus concorrentes, porque a disponibilidade e distribuio onipresente da informao faz parte de um dos vetores para a competitividade das empresas. Utilizando bem esses recursos, informaes e pessoas, o Administrador de Materiais estar apto a exercer as suas funes de forma eficaz, ou seja, gerenciando as entradas e sadas dos materiais necessrios empresa. RESSUPRIMENTO DE ESTOQUES Para contornar problemas, tais como estimativas exageradas que implicam a imobilizao desnecessria de recursos financeiros (alm de congestionamento de reas de armazenagem), utiliza- se parmetro de ressuprimento, que tem por finalidade manter os nveis permanentemente ajustados em funo da lei de consumo, do prazo de reposio, da importncia operacional e do valor de cada material. POLTICA DE GESTO DE ESTOQUES A administrao geral da empresa dever determinar ao departamento de controle de estoques o programa de objetivos a serem atingidos, isto , estabelece certos padres que sirvam de guias aos programadores e controladores e tambm de critrios para medir o desenvolvimento do departamento. Estas polticas so diretrizes que, de maneira geral, so as seguintes: a) Metas de empresas quando h tempo de entrega dos produtos ao cliente; b) Definio do nmero de depsitos de almoxarifados e da lista de materiais a serem estocados neles; c) At que nvel devero flutuar os estoques para atender uma alta ou baixa demanda ou uma alterao de consumo. As definies das polticas so muito importantes ao bom funcionamento da administrao de estoques. Percebe-se, ento, que uma gesto inadequada pode resultar em efeitos danosos, tais como, insegurana na empresa, elevados custos, perda de tempo, falta de confiabilidade de funcionrios, fornecedores e clientes. Resultando o possvel fechamento da empresa. Aquisio ESPECIFICAO Antes de se iniciar uma especificao, fundamental ter em mente, de forma clara: O QU se quer comprar, PARA QUE servir esse produto e QUEM far uso dele; Depois de definido o produto, sua utilidade e o usurio, o segundo passo procurar conhecer bem o produto. No se pode descrever algo que no se conhece bem. a) Custo-benefcio Conhecido bem o produto, atingi-se a fase mais difcil da especificao: a relao custo- beneficio. Uma boa especificao no deve prever apenas as caractersticas dos materiais e o custo da compra, mas deve ser tambm uma forma de fazer com que o dinheiro gasto na compra renda mais. Esta difcil tarefa de estabelecer critrios na especificao capazes de favorecer a qualidade e o uso adequado do produto - sem, no entanto, encarec-lo ou suprimir caractersticas julgadas suprfluas - a aplicao prtica da RELAO CUSTO-BENEFCIO. Quanto mais conhecemos um produto e o fim para o qual deve ser utilizado, mais nos aproximamos da relao custo-beneficio. Nem sempre o mais barato ruim, como tambm nem sempre o mais caro o melhor. Assim, somente um estudo, envolvendo os usurios, os tcnicos e os responsveis pelas especificaes, Generated by Foxit PDF Creator Foxit