Eles foram desenvolvidos para propiciar que os usuários pudessem criar, compartilhar e consumir análises de negócios da maneira rápida, funcional e eficiente.
O programa possui um quarto elemento, o conhecido Servidor de Relatórios do Power BI, que permite publicar relatórios do Power BI em um servidor de relatórios local e, posteriormente, criá-los no Power BI Desktop.
A utilização do software pode definir as funções. Ou seja, a maneira de uso da ferramenta pode depender de sua função em um determinado projeto ou equipe.