Secretariado e Assessoramento Executivo: Secretário e secretária: a quem você está servindo?
O dilema de quem assessora geralmente começa seis meses após a contratação. Tempo necessário para conhecer a rotina da empresa e o estilo do gestor. É quando o profissional se dá conta de que a cultura exclusivista executivo-secretária(o) ainda reina nas organizações. O diretor quer exclusividade, e as tarefas particulares que executa por ele são verdadeiras vilãs do tempo, chegando a afetar seu empenho, desempenho e motivação para trabalhar.
Enquanto resolve os problemas particulares do chefe, você - assessor e assessora - deixa de ampliar sua visão sobre o negócio, não agrega valor para a organização, e acaba tendo a imagem afetada por realizar um trabalho pouco valorizado. Como assessorar alguém com uma visão restrita e desatualizada do papel a ser desempenhado pelo profissional de secretariado executivo?
Você precisa ter ciência de que o assessor não trabalha para determinado executivo, mas para a empresa. Você não pode atrelar sua carreira a do gestor. Se fizer isto estará restringindo sua atuação, deixando de pensar junto com o gestor em prol dos negócios.
Conheci secretárias afetadas por profundas crises de identidade profissional em função do tempo excessivo despendido na assessoria particular prestada ao diretor. Profissionais esforçadas, que se capacitaram para avançar profissionalmente, tiveram suas carreiras estranguladas pelo excesso de atividades operacionais e particulares.
Se você trabalha em uma empresa na qual persiste a visão da secretária tradicional, restrita ao atendimento telefônico, agenda, arquivos, organização de viagens e a cultura exclusivista executivo-secretária, procure se posicionar como um ser pensante, tente estabelecer uma parceria com o gestor. Isso requer autocontrole, discernimento, ponderação, determinação, disposição para fazer diferente e muita, muita paciência.
Busque mais envolvimento com a área! Dialogue com o gestor! Solicite a ele que lhe delegue mais responsabilidades! Isso valorizará seu potencial e aumentará seu grau de satisfação e desempenho. Imagino que, neste momento, você tenha vontade de estar frente a frente comigo e dizer:
― Uma coisa é falar. Outra é fazer.
Certo? Você pode ter razão, mas não perderá nada por tentar. Conheço muitas profissionais que insistiram e foram bem sucedidas.
Outra situação comum nos escritórios é a persistência dos gestores de não liberar a secretária para uma reunião ou curso de capacitação com a desculpa de que ela, somente ela, tem que estar lá para atender e fazer suas chamadas. Algum gestor já lhe disse que sem você fica perdido, órfão de pai e mãe? Quem já não viu esta cena?
O fato é que o rompimento com o modelo tradicional de secretariar requer gestores mais independentes, o que passa pela redefinição de quem cuidará de sua vida particular, fará suas ligações e pegará seu café.
Se realmente houver a necessidade de alguém que o assessore em assuntos particulares e familiares, a recomendação é de que a assessora seja conscientizada de seu papel no momento da contratação. A descrição de cargos da empresa deve registrar tais particularidades para evitar conflitos com profissionais capacitados para o assessoramento organizacional. A omissão de tais informações certamente levará a uma contratação equivocada.
Como se trata de uma situação delicada, fique atenta na hora de se lançar a um novo desafio profissional e mudar de empresa. Peça para ver as atribuições descritas no cargo. Durante o processo de seleção, encontre um momento oportuno para perguntar sobre o âmbito de atuação do cargo, o envolvimento com a equipe e o estilo de trabalho do gestor responsável.
Se, por um lado, a entrevista de trabalho é o momento em que a empresa contratante avalia se o seu perfil é adequado ao cargo. Por outro, é a oportunidade que você tem de conhecer aspectos do cargo, da empresa e do perfil de quem vai assessorar. (Ah, você deve ter percebido que nos últimos parágrafos deste texto usei o feminino - secretária. É pelo fato de querer deixar minha mensagem exclusivamente para as mulheres que atuam no secretariado.)
Assim como a empresa opta por lhe contratar ou não, você também tem a condição de aceitar ou não o cargo. It`s up to you...