O Outlook organiza seus emails, calendários, contatos, tarefas e listas de tarefas pendentes em um único lugar. A organização começa com sua conta de email. De lá, você pode começar a trabalhar com emails, transformá-los em tarefas ou compromissos e armazenar informações sobre as pessoas com quem você interage em seus contatos, para nunca precisar se lembrar de um endereço de email ou de um número de telefone. Vejamos rapidamente algumas dessas tarefas básicas.
Sua primeira ação é configurar sua conta do Outlook. Depois disso, você estará pronto para começar a receber e enviar emails, usar o calendário, criar contatos e trabalhar com tarefas do Outlook.
A configuração será automática se você usava uma versão anterior do Outlook no mesmo computador. Caso contrário, a Configuração Automática de Conta será iniciada da primeira vez em que você abrir o Outlook e o guiará por todo o processo.
Ela solicitará seu nome, endereço de email e uma senha. Normalmente isso é suficiente, mas, se a configuração automática falhar, o Outlook perguntará mais algumas informações, como o nome do seu servidor de email. Se você não tiver essas informações, seu provedor de email poderá fornecer os detalhes.
Observação: Se quiser adicionar outra conta de email depois, quando estiver pronto, escolha Arquivo > Adicionar Conta para iniciar a Configuração Automática de Conta.
A barra de acesso rápido é uma parte importante da sua experiência com o Outlook. Além disso, ela é uma maneira fácil para você percorrer os principais recursos do Outlook: Email, Calendário, Pessoas e Tarefas. Ela é um complemento às guias e faixas de opções padrão que fornecem uma variedade de ferramentas e opções para ajudar você a usar e gerenciar o Outlook.
Geralmente localizada na parte inferior da janela Outlook, a barra de acesso rápido mostra, dependendo das configurações selecionadas, nomes de botões (imagem esquerda) ou ícones (imagem direita) associados a nomes de recursos.
Você pode controlar quais botões (ou ícones) aparecem na barra de acesso rápido e até mesmo em que ordem eles aparecem.
Para reorganizar como os botões ou ícones são listados, selecione um item na caixa Exibir nesta ordem e depois escolha Mover para Cima ou Mover para Baixo.
Dica: Se não gostar das mudanças feitas, ou se simplesmente quiser começar de novo, escolha Redefinir.
Emails conectam você a pessoas dentro e fora da sua organização. Você pode adicionar uma assinatura eletrônica e anexos às suas mensagens de email.
Crie assinaturas personalizadas que aparecem na parte inferior das suas mensagens e que podem incluir texto, imagens, seu Cartão de Visita Eletrônico, um logotipo ou até mesmo uma imagem da sua assinatura manuscrita.
Na lista Novas mensagens, escolha a assinatura que você deseja adicionar automaticamente a todas as novas mensagens de email. Se não quiser assinar automaticamente suas mensagens de email, você poderá ignorar essa opção especificando (nenhuma) como o valor padrão.
Na lista Respostas/encaminhamentos, escolha a assinatura que você quer que seja adicionada automaticamente (assinar automaticamente) ao responder ou encaminhar mensagens. Caso contrário, aceite a opção padrão (nenhum).
Para remover um destinatário, clique na caixa apropriada, escolha o nome do destinatário e pressione Excluir.
Para compartilhar um arquivo, você pode anexá-lo à sua mensagem. Também pode anexar outros itens do Outlook, como mensagens, contatos ou tarefas.
Crie uma mensagem ou escolha uma mensagem existente e clique em Responder, Responder a Todos ou Encaminhar.
Você pode abrir um anexo no painel de leitura ou em uma mensagem aberta. Depois de abrir e exibir um anexo, você pode salvá-lo. Se a mensagem tem mais de um anexo, é possível salvá-los como um grupo ou um de cada vez.
Dependendo da versão do Outlook que você estiver usando, pode haver várias opções disponíveis para abrir um anexo.
Na guia Anexos, no grupo Ações, escolha Salvar como. Você também pode clicar com o botão direito do mouse no anexo e escolher Salvar como.
Compromissos e reuniões são o resultado da sua vida pessoal e profissional, e seu calendário é o veículo perfeito para o gerenciamento de ambos. Com o Outlook, você também pode definir lembretes de eventos agendados.
No Outlook, um compromisso não é o mesmo que uma reunião. Compromissos são atividades que você agenda no seu calendário e que não envolvem convidar outras pessoas ou reservar recursos, como uma sala de conferência ou um equipamento.
Na pasta Calendário, escolha Novo Compromisso. Você também pode clicar com o botão direito do mouse em um bloco de tempo na grade do calendário e escolher Novo Compromisso.
No Outlook, uma reunião inclui outras pessoas e pode incluir recursos, como salas de conferência. Você recebe respostas às suas solicitações de reunião na Caixa de Entrada.
Atalho de teclado: para criar uma nova solicitação de reunião de qualquer pasta no Outlook, pressione Ctrl+Shift+Q.
Lembretes são exibidos em uma janela de alerta, para que você não perca uma data limite importante. Você pode adicionar ou remover lembretes para quase qualquer coisa no Outlook, incluindo mensagens de email, compromissos e contatos.
Abra um Compromisso ou uma Reunião e, na lista suspensa Lembrete, selecione o período de tempo antes do compromisso ou da reunião para que o lembrete apareça. Para desativar um lembrete, selecione Nenhum.
Dica: Você pode sinalizar rapidamente mensagens de email como itens pendentes usando lembretes. Esses lembretes fazem com que a mensagem apareça na Lista de Tarefas Pendentes e na pasta Tarefas, mas não adiciona um lembrete automaticamente. Clique com o botão direito do mouse no sinalizador na lista de mensagens para adicionar um lembrete. Ou, se a mensagem estiver aberta, escolha Acompanhamento >Adicionar Lembrete.
Pessoas é o nome da classificação para as pessoas, e empresas, que formam seu círculo de contatos pessoas e profissionais. Você é quem escolhe quem adicionar como contato, e as únicas restrições que podem se aplicar a quem você pode ou não adicionar são as limitações impostas por você ou pela sua empresa. Por exemplo, sua empresa pode ter regras sobre correspondência com determinados endereços de email externos.
Um contato pode ser tão simples quanto um nome e endereços de email, ou você pode incluir, por exemplo, detalhes como endereços físicos, vários números de telefone, uma imagem e aniversários. Você encontrará seus contatos na opção Pessoas na barra de atalhos no canto inferior esquerdo da janela do Outlook.
Salvar uma cópia dos contatos no catálogo de endereços é uma boa prática. No Outlook 2013 ou Outlook 2016 para Windows, você pode baixar um arquivo de valores separados por vírgulas (.csv) dos seus contatos no seu dispositivo e abri-lo no Excel.
Escolha Valores Separados por Virgula e, em seguida, na página Exportar para um Arquivo, escolha Contatos como a pasta da qual exportar na sua conta.
Importante: Antes de prosseguir, verifique se a pasta de Contatos escolhida está anexada à sua conta de email. Isso é especialmente importante se você estiver realizando essas etapas no computador de outra pessoa.
Escolha Avançar > Procurar e depois vá até o local onde deseja armazenar o arquivo de valores separados por vírgulas (.csv).
Feche o arquivo sem fazer alterações para evitar possíveis problemas ao importá-lo em um dispositivo diferente que tenha a mesma versão do Outlook ou um serviço de email diferente.
Muitas pessoas mantêm Lista de Tarefas Pendentes — em papel, em uma planilha ou usando uma combinação de papel e métodos eletrônicos. No Outlook, você pode combinar várias listas em uma, obter lembretes e controlar o andamento das tarefas.
Adicione um Assunto, escolha uma Data de início e uma Data de vencimento e defina o Status e a Prioridade conforme necessário.
Aceite ou limpe a seleção padrão das duas caixas de seleção: Manter uma cópia atualizada desta tarefa na minha lista de tarefas e Enviar-me um relatório quando a tarefa estiver concluída.
Se quiser que a tarefa se repita, escolha Recorrência na faixa de opções, selecione as opções desejadas na caixa de diálogo Tarefa Recorrente e depois escolha OK.
Observação: Se você atribuir uma tarefa recorrente, uma cópia da tarefa permanecerá em sua lista de tarefas, mas ela nunca será atualizada. Se você marcar a caixa Enviar-me um relatório quando a tarefa estiver concluída, receberá relatórios de progresso para cada ocorrência concluída da tarefa.
Dica: O Outlook pode controlar o progresso de uma tarefa atribuída a uma pessoa. Se quiser que várias pessoas trabalhem na mesma tarefa, divida-a em partes menores ou atribua cada tarefa individualmente. Por exemplo, para controlar um relatório que deve ser escrito por três pessoas, crie três tarefas separadas e atribua cada uma à pessoa apropriada.
Abra a tarefa, escolha Aceitar ou Recusar na faixa de opções e, independentemente da opção escolhida, selecione Editar a Resposta antes de Enviar ou Enviar a resposta agora e depois escolha OK.
Se abrir uma tarefa, você poderá Responder, Responder a todos ou Encaminhar à pessoa que atribuiu essa tarefa a você e a outras pessoas, conforme apropriado. Você também pode incluir um comentário no bloco da mensagem.
Na Lista de Tarefas Pendentes ou na lista de Tarefas, clique duas vezes em um item para ver o formulário completo.
Você pode escolher como deseja visualizar tarefas e, em seguida, com base na sua seleção para impressão, em que formato (Estilo de Tabela ou Estilo de Memorando) a tarefa deve ser impressa. Se você selecionar uma única tarefa para imprimir, por exemplo, a única configuração de impressão disponível será Estilo de Memorando. Porém, se você escolher uma lista, como a Lista de Tarefas, um formato de impressão de Estilo de Tabela também será oferecido.
Escolha uma única tarefa em uma das suas pastas (Lista de Tarefas Pendentes ou lista de Tarefas) ou escolha uma pasta.
No Outlook, você pode imprimir itens como mensagens de email, contatos ou itens de calendário, ou exibições maiores, como calendários, catálogos de endereços ou listas de conteúdo de pastas do Email.