Plano de gerenciamento de escopo: o que é e qual a importância?
O plano de gerenciamento do escopo do projeto é um dos principais documentos de comunicação do gerenciamento de escopo.
É a primeira etapa de um ciclo que segue com coleta de requisitos, definição de escopo, criação de WBS ou PBS, declaração de escopo, validação e controle do escopo.
Segundo o Guia PMBOK® é requisito fundamental para que os gerentes de projeto estejam antenados com todo o trabalho que é necessário para conclusão do projeto.
Segundo o PMBOK®, no gerenciamento de projetos, escopo é "o trabalho que precisa ser realizado para entregar um produto, serviço ou resultado com os recursos e funções especificados".
Mas escopo, em gerenciamento de projetos, pode também estar relacionado ao produto entregue. Assim, é preciso definir que o escopo de produto é composto pelas características e funcionalidades do resultado final do projeto.
Para que não haja uma confusão sobre esses dois processos é preciso que seja realizada uma boa coleta de requisitos com o cliente.
Pelos padrões do PMBOK® também estão previstos que dentro de um projeto haja uma especificação de escopo, no qual estarão citados tanto o escopo do projeto, como o escopo do produto.
O gerenciamento de escopo do projeto é a segunda das 10 áreas de conhecimento do Guia PMBOK®, e pode ser considerada uma das mais importantes, porque inclui todos os processos necessários para a realização bem-sucedida de um projeto.
Caso um gerente de projeto não faça o gerenciamento do escopo do projeto, o trabalho poderá ter grandes chances de fracassar, mesmo tendo incluído ferramentas como cronograma e até ter previsto entregas de qualidade.
Qual o papel do plano de gerenciamento de escopo?
Nos processos de gerenciamento de escopo, o plano funciona também como uma das seções do Plano Geral de Gerenciamento do Projeto.
Na descrição dos processos de gerenciamento de escopo, o plano pode ser muito detalhado e formal ou construído de forma livre e informal dependendo das necessidades de comunicação do projeto.
Mas de qualquer maneira, seja mais detalhado ou informal, para compor o plano de gerenciamento de escopo preenchido devidamente é preciso compô-lo em 6 partes principais, que são realizadas no gerenciamento de escopo de projeto:
Uma boa parte dos projetos têm uma grande lista de requisitos que precisam ser minuciosamente coletados para a composição de um plano de gerenciamento de escopo exemplo.
Um exemplo de plano de gerenciamento de escopo do projeto com coleta de requisitos é o da construção de uma casa, que prevê um planejamento que abranja regulamentos ambientais, códigos de construção, manuais do projeto, entre outros.
Em uma empresa de TI, por exemplo, os requisitos a serem coletadas são completamente diferentes.
Para esse processo de gerenciamento de escopo são utilizadas várias ferramentas e técnicas para obter uma lista bem detalhada de tudo que é necessário, porque cada ramo tem suas especificidades.
Para isso, opiniões especializadas, análises de dados e reuniões vão detalhar melhor os fatores ambientais da empresa e os processos organizacionais, que são de vital importância em um plano de gerenciamento de escopo do projeto exemplo.
Esse também já é o momento de desenvolver o Termo de Abertura do Projeto e utilizar a Matriz de Rastreabilidade. Além disso, é importante ter um documento com a Priorização dos Requisitos.
Nesse documento estão descritos em detalhes os prazos, custos, atividades e fases do desenvolvimento do projeto.
A declaração de escopo do projeto proporciona o entendimento comum sobre todas as etapas do planejamento. Também serve de base para orientar os profissionais durante seu trabalho. Ou seja, orienta gestores e equipes sobre o planejamento, gerenciamento, controle e execução de suas ações.
A declaração é a saída do processo de Definição de Escopo e a entrada para a criação da Estrutura Analítica de Projeto (EAP) ou do inglês Work Breakdown Structure (WBS).
No plano de gerenciamento do escopo do projeto, a WBS ou EAP são ferramentas que ajudam a execução de um projeto de forma eficaz e organizada.
A WBS/EAP permite a estruturação de um projeto de forma simples, visual e contém todo o trabalho necessário para conclusão do projeto. Ela se parece com um organograma, mas seu objetivo é identificar que partes compõem um projeto.
A WBS deve ser completa, organizada e pequena o suficiente para tornar possível a medição do progresso. Suas principais utilidades são:
A WBS/EAP normalmente é concebida após o Termo de Abertura do projeto , no Planejamento, uma das fases de um projeto. Pode ser incluída na Declaração de Escopo.
O dicionário da EAP, por meio da definição das tarefas que são necessárias realizar em cada uma das atividades, ajuda a obter estimativas precisas para a duração das atividades. Cada equipe de projeto deve criar e manter atualizado o dicionário da EAP durante todo o ciclo de vida do projeto.
O dicionário vai expandir cada uma das atividades existentes no pacote de trabalho, com descrição narrativa e bem clara.
Depois que as entregas tiverem sido bem definidas, a validação do escopo é de responsabilidade do sponsor do projeto.
É como se fosse uma aceitação formal das entregas do projeto, a partir daí o processo de gerenciamento de escopo começa a acontecer.
Em muitos casos, logo no início do projeto, o cliente ainda não consegue fazer a identificação perfeita de todos os requisitos e objetivos. Além disso, as mudanças nos mercados e nos negócios também podem forçar a certas modificações de escopo e requisitos.
Assim, o controle de escopo vai garantir que essas ações corretivas, se acontecerem, sejam realizadas por meio de um processo de controle integrado de mudanças do projeto.
Para que seja efetivo, é preciso:
- Plano de gerenciamento de escopo;
- Documentação dos requisitos;
- Matriz de rastreabilidades dos requisitos;
- Dados de desempenho do trabalho;
- Ativos de processos organizacionais.
Um plano de gerenciamento do escopo preenchido de forma adequada sempre vai garantir mais respaldo para o sucesso de um projeto, porque permite uma estrutura compreensível e gerenciável para todos os envolvidos no trabalho.
Esse documento vai trazer as ferramentas de gerenciamento de escopo mais acertadas e mostrar quais são os processos de gerenciamento de escopo do projeto para atingir um objetivo no alvo.