Primeiramente antes de qualquer explanação a respeito de sistemas de informação é importante ressaltar que para que essa ferramenta tenha êxito, é necessário que possua duas vertentes, a primeira são os usuários, ou na linguagem das organizações, capital humano e a segunda o sistema implementado que diz respeito ao hardware, software e toda a tecnologia embutida no processo de implementação de um sistema.
Depois é importante ressaltar a diferença entre dados, informação e conhecimento.
Dados são símbolos quantitativos e qualitativos que podem ser utilizados em um processo de informação.
Informação não se tem uma definição precisa, mas inconscientemente sabemos que usamos, absorvemos, assimilamos, manipulamos, transformamos, produzimos e transmitimos informação, e todos esses processos só é possível acontecer, pois conseguirmos de alguma maneira interpretar dados adquiridos dos diversos meios de comunicação.
E por fim Conhecimento que é resultado de diversas informações que adquirimos de determinado assunto e assim obtemos determinada competência intelectual sobre tal área.
Explicados os termos acima fica bem mais fácil transmitir, entender a funcionalidade de um sistema de informação, principalmente quanto a sua eficiência. Quando se fala em sistemas de informações a maioria imagina que essa tecnologia vem para somar na organização, e esse raciocínio está certo desde que utilizado da maneira correta.
Muitas vezes gestores de empresas quando adquirem determinados sistemas não se atentam que assim como as organizações são divididas em hierarquia (nível estratégico, nível tático e nível operacional), os sistemas também o são através dos sistemas SSE (Sistema de Suporte ao Executivo ? Nível Estratégico), SIG (Sistema de Informações Gerenciais ? Nível Tático) e SAD (Sistema de Apoio à Decisão ? Nível Tático) e SPT (Sistema de Processamento de Transações ? Nível Operacional). Com isso muitas vezes ocorre de se ter um sistema perfeito, mas que é mal aproveitado e acaba não suprindo as necessidades.
Exemplo: Vamos supor que se tenha um Sistema de Apoio à Decisão (SAD), esse sistema ele foi programado para um Gerente utilizar, mas muitas vezes acaba sendo utilizado por funcionários normais (operacionais), daí entra o conceito dos dados, informação e conhecimento. De uma maneira prática de pensar, os dados vão estar armazenados no banco de dados, onde isso dará a origem a informação que pode vir por meio de um gráfico, até aí tudo perfeito, mas e o conhecimento, será que um funcionário operacional detém todo esse conceito? Será que ele saberá analisar? Será que ele saberá como proceder com aquela informação? Será que ele consegue projetar determinada informação?
Analisando de outra ótica, imagine um Gerente que deveria buscar alternativas de crescimento, soluções a curto prazo, e este utiliza um Sistema de Processamento Transacional, para fazer suas atividades, daí fica a pergunta. Será que esse sistema consegue trazer o número de informações que ele precisa para a analise do mercado? Será que ele não perde muito mais tempo com uma informação que chega de maneira desconfigurada?
Então esses são os questionamentos que devem ser feitos, uma vez que o gestor não está fazendo o melhor uso dos recursos que ele detém, talvez com isso possa estar havendo um desperdício de tempo, os sistemas não estão sendo aproveitados em sua totalidade, acarretando prejuízos.
Porém esses são alguns problemas que até então podem ser resolvidos, uma vez que percebidos a tempo. Mas o que acaba sendo preocupante é os problemas ocasionados em relação as restrições de informações, já pensou se informações privilegiadas da empresa chegam na mão de funcionários que não agregam valor as organizações, e que por ventura um dia pode ser despedido, será que este futuramente não pode repassar para um concorrente e acabar com a vantagem competitiva da empresa no mercado.
Então na hora de implantar um sistema é importante um bom planejamento, analisando todos os detalhes minuciosos, e se possível com uma boa empresa terceirizada (outsourcing) fazendo a parte de consultoria, uma vez que ela que vai fornecer toda a base de dados, todo modelo de negócio a ser implantado.