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Ao meu pai in memoriam, um analfabeto que acreditava no valor da educação.
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Natan Franca Duarte
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6 AGRADECIME TOS Agradeço aos meus orientadores, Profa. Dra. Ana Carolina Salgado e Prof. Dr. Décio Fonseca, pela atenção, disponibilidade e pelas importantes contribuições e sugestões. Com o apoio e a tranqüilidade que transmitiam foi possível acreditar na realização desse momento. À Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos, em especial aos gestores que participaram da pesquisa e aos colegas da Diretoria Regional de Sergipe, pela colaboração, disponibilidade e viabilização deste trabalho. À minha adorável família pela força e incentivo, sem vocês nada conquistaria. Aos meus companheiros e fiéis amigos que sempre estiveram presentes no meu dia-a-dia. Ao meu bom Deus, por tornar esse momento possível. A todos, minha sincera gratidão, respeito e admiração.
7 RESUMO A Governança de Tecnologia da Informação (TI) surge como uma derivação da Governança Corporativa e tem por objetivo estabelecer um conjunto de processos e controles que direcione as ações da área de tecnologia às estratégias de negócios. Apesar da adoção crescente da Governança de TI nas empresas, muitas iniciativas de implantação fracassam pela falta de envolvimento dos gestores no processo ou por estratégias de implantação distantes da necessidade e realidade das organizações. Utilizando a Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos (ECT) como ambiente de estudo, uma pesquisa foi realizada junto aos gestores da área de tecnologia com o objetivo de identificar pontos críticos de sucesso para a governança de TI adotada pela organização. Com base nessa pesquisa e no diagnóstico sobre o ambiente estudado, um conjunto de diretrizes é apresentado como proposta para alcançar uma governança de TI corporativa e eficaz, ou seja, que possa ser percebida e praticada em cada núcleo de tecnologia da empresa. Palavras chave: Governança de TI; Framework Cobit; Gestão por processos.
8 ABSTRACT Information Technology (IT) Governance is a subset discipline of Corporate Governance. Its purpose is to establish a set of processes and controls to align the actions of technology field with business strategies. Despite IT Governance growing adoption in companies, many deployment initiatives fail due to lack of involvement of mangers or plans which are far from needs or reality of organizations. Having the Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos (ECT, Brazil Mail) as a study environment, a survey was made with IT managers with the objective of identifying successful critical issues on the IT governance adopted by the organization. Based on this survey and on the diagnosis about the studied environment, a set of directives is presented as a proposal to reach efficient corporate IT governance, to be experienced and practiced on every branch of technology of the enterprise. Keywords: Governance of TI; Framework Cobit; Management by processes.
9 SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO Formulação do Problema Motivação Objetivos da Pesquisa Objetivo Geral Objetivos Específicos Contribuições esperadas Estruturação do trabalho ASPECTOS SOBRE GOVERNANÇA DE TI Qualidade em TI Total Data Quality Management (TDQM) Governança Corporativa Governança de TI Frameworks de Governança deti COBIT Implantando a Governança de TI Avaliando a Governança de TI - Norma ISO/IEC A gestão por processos como aliada da Governança de TI Gestão por processos...26
10 2.7.2 BPM, BPMN e BPMS BPM X Governança de TI Outros aspectos que influenciam a governança de TI Centralização ou Descentralização de TI Centros de Serviços Compartilhados (CSC) Considerações Finais A GOVERNANÇA DE TECNOLOGIA NA ECT Estrutura Organizacional da área de TI Governança de TI na ECT BPM na ECT Considerações Finais PESQUISA SOBRE GOVERNANÇA DE TI NAS REGIONAIS DA ECT Classificação da Pesquisa Público Alvo O ambiente de TI nas Diretorias Regionais pesquisadas Instrumento da Pesquisa Pesquisa realizada Análise dos dados coletados Análise do resultado por grupo de regionais Conclusão sobre a pesquisa Considerações Finais...63
11 5 DIAGNÓSTICO E DIRETRIZES PARA GOVERNANÇA DE TI NA ECT Diagnóstico sobre o ambiente de tecnologia da ECT Conjunto de diretrizes Opinião dos gestores de TI sobre o conjunto de diretrizes propostas Considerações Finais CONCLUSÃO Considerações sobre o estudo Contribuições alcançadas Propostas para pesquisas futuras...78 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS...79
12 LISTA DE FIGURAS Figura Ciclo TDQM (Wang,1998)...10 Figura Domínios de Governança de TI...14 Figura Cubo COBIT Figura Ciclo do Gerenciamento Figura 2.5 Modelo para Governança de TI Figura 2.6 Sequência de Implantação dos CSC...36 Figura 3.1 ECT Estrutura da área de TI até Jul/ Figura 3.2 ECT Estrutura da área de TI a partir de Jul/ Figura 3.3 Comparativo de maturidade entre os processos...44 Figura 3.4 ECT Modelo de Governança e a Estrutura de TI...45 Figura 4.1 Estrutura Organizacional da área de TI DR/SE...51 Figura 4.2 Estrutura Organizacional da área de TI DR/BA...52 Figura 4.3 Resultado da Questão Figura 4.4 Resultado da Questão Figura 4.5 Resultado da Questão Figura 4.6 Resultado da Questão Figura 4.7 Resultado da Questão Figura 4.8 Resultado da Questão Figura 4.9 Resultado da Questão
13 Figura 4.10 Resultado da Questão Figura 4.11 Resultado da Questão Figura 4.12 Resultado da Questão Figura 4.13 Resultado da Questão Figura 4.14 Resultado da Questão Figura 4.15 Resultado da Questão Figura 4.16 Resultado da Questão Figura 4.17 Resultado da Questão Figura 4.18 Resultado da Questão Figura 4.19 Resultado da Questão Figura 4.20 Resultado da Questão Figura 4.21 Resultado da Questão Figura 4.22 Resultado da Questão Figura 4.23 Resultado da Questão Figura 4.24 Resultado da Questão Figura 4.25 Resultado da Questão 13 (Regionais com GESIT)...61 Figura 4.26 Resultado da Questão 5 (Regionais com SUBSI)...61
14 LISTA DE QUADROS Quadro Informação como produto ou sub-produto Quadro Analogia entre sistemas de manufatura de produtos e de informações...11 Quadro Princípios dos domínios da Governança de TI Quadro Descrição dos domínios do COBIT Quadro 2.5- Domínios e Processos...19 Quadro Definições para critérios de informação x requisitos do negócio...20 Quadro Recursos de TI X ações desempenhadas para tarefas de negócio Quadro Gestão por processos X gestão funcional...28 Quadro 2.9 Benefícios do uso do BPM no ITIL...33 Quadro 2.10 Determinantes para centralização ou descentralização da TI Quadro 2.11 Custos x benefícios na implantação de CSC...37 Quadro 4.1 Classificação da pesquisa...50 Quadro 5.1 Diretrizes propostas e suas fontes de referência...68
15 1 I TRODUÇÃO As transformações econômicas, sociais, de comunicação e a globalização, associadas ao crescimento tecnológico têm forçado o ambiente empresarial a repensar as estratégias e o gerenciamento de TI (Tecnologia da Informação) de empresas públicas e privadas. Para Rodriguez & Vieira (2007), o diferencial competitivo de uma empresa e a sua sustentabilidade nesse mercado exigente estão cada vez mais ligados à sua capacidade e à sua rapidez de inovação. E para isso, o domínio da tecnologia deve ser considerado como um fator crítico de sucesso, pois pode gerar vantagens competitivas para a organização. Segundo o IT Governance Institute (ITGI), a sobrevivência e o sucesso de uma organização diante desse novo mercado globalizado, onde os tempos e as distâncias foram suprimidos, estão no efetivo gerenciamento das informações e de suas relativas tecnologias, ou seja, as organizações precisam gerenciar sua arquitetura de informações como um todo, desde a infraestrutura até as informações, passando pelos sistemas e processos geradores dessas informações (Rodriguez & Vieira, 2007). Neste contexto, a Governança de TI surge como uma derivação da Governança Corporativa e tem por objetivo estabelecer um conjunto de processos e controles que direcionam a estratégia da organização de forma que a TI possa dar suporte e permanecer alinhada às estratégias e objetivos propostos. Segundo Weill & Ross (2006), a Governança de TI se dá por meio da especificação dos direitos decisórios e da estrutura de responsabilidades para estimular comportamentos desejáveis na utilização da TI. É preciso conceber e implantar um sistema de direitos decisórios que enderecem três questões fundamentais: 1. Quais decisões devem ser tomadas para assegurar o uso e gestão apropriados da TI? 2. Quem deve tomar estas decisões? 3. Como tomá-las e monitorá-las? Pesquisas revelam que as empresas com superioridade em Governança de TI têm lucros, no mínimo, 20% maiores do que empresas com má governança, considerando 1
16 os mesmos objetivos estratégicos. Mas, somente 38% da alta gerência consegue descrever com precisão sua Governança de TI e responder questões como as descritas acima (Weill & Ross, 2006). A ECT, Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos, é uma dessas organizações que ao longo dos anos vem investindo em Governança de TI, não apenas procurando as respostas às questões acima, mas construindo uma gestão de TI que possa assegurar o diferencial competitivo necessário aos desafios que se apresentam à área de tecnologia. 1.1 Formulação do Problema A ECT passa atualmente por um momento de mudanças significativas e históricas. A possibilidade do Governo enviar ao Congresso uma medida provisória (MP) modernizando e reestruturando a empresa voltou a ser discutida. A proposta é modificar a Lei Postal, editada em 1978, com o objetivo de realizar a internacionalização dos Correios, permitindo que atue em países como Estados Unidos, Portugal, Espanha, Inglaterra e Japão. Tal mudança dará aos Correios flexibilidade para que ele possa se modernizar e, certamente, estar em condições de competir. A MP permitirá ainda que os Correios atuem em outras frentes, entre elas, a de prestação de novos serviços como o Correio Híbrido (correio digital) pelo qual os planos do Governo são transformar a ECT em um dos maiores provedores de serviços de internet. A proposta dos Correios é entrar mais fortemente no setor de comércio eletrônico, segmento que cresce continuamente. Diante desse cenário, a ECT é conduzida a repensar seus serviços, seus processos e até mesmo seu modelo de gestão. Através de sua Assessoria de Planejamento e Gestão (APLAN), ações são promovidas para que o modelo de gestão da empresa envolva cada vez mais elementos de governança corporativa e de responsabilidade social corporativa. Em sintonia, a Diretoria de Tecnologia também vem acompanhando a onda de modernização, reestruturando a área e repensando seus serviços e recursos. O desafio que se apresenta à administração postal é o de modernizar os serviços convencionais e, simultaneamente, criar novos negócios/serviços e atuar em novos segmentos de mercado. Portanto, a Tecnologia da Informação, além de ser uma ferramenta de modernização que permitirá aos Correios atuarem no mercado com produtos e serviços 2
17 atualizados e competitivos, será em muitos casos, o alicerce fundamental ou até mesmo o próprio negócio ou serviço, como no caso dos serviços digitais oferecidos pela empresa. Assim sendo, considerando a capilaridade dos Correios, sua imagem institucional e os novos desafios que se apresentam, é importante investigar: como implantar uma governança de TI corporativa e eficaz em uma empresa gigantesca e com núcleos de TI tão diversos? A idéia do trabalho concerne então em, a partir da investigação dos conceitos e práticas de Governança de TI e de uma análise sobre a visão dos gestores da empresa, construir um conjunto de diretrizes que possa ser aplicado ao ambiente encontrado na Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos, de maneira que ela possa implantar uma gestão de TI corporativa e plena. Afinal, gerir corretamente esses recursos, adotando os preceitos da Governança de TI, também passa pela capacidade de entender, precipuamente, as peculiaridades e necessidades dos diversos ambientes de TI que compõe a ECT, tarefa complexa que esse estudo irá explorar. 1.2 Motivação Segundo Weill & Ross (2006) existem diversas razões para aplicar uma boa governança, oito delas são citadas: a governança de TI compensa pelo uso de boas práticas administrativas; a TI é cara - recebe investimentos vultosos que precisam ser bem direcionados; a TI é pervasiva - a tomada de decisões e os gastos de TI estão sendo diluídos por toda empresa; novas tecnologias da informação bombardeiam as empresas com novas oportunidades de negócio possuir processos de governança formalizados facilita a reação das empresas; a governança de TI é fundamental para o aprendizado organizacional sobre o valor da tecnologia da informação; o valor de TI não depende apenas de boa tecnologia decisões mais acertadas de TI dependem do envolvimento das pessoas certas; a alta gerência tem uma capacidade de atendimento limitada a governança proporciona um processo decisório claro, transparente e consistente que evita a sobrecarga dos executivos; e 3
18 empresas líderes governam a TI de modo diferente, porém a governança torna transparentes as tensões que envolvem as decisões de TI. Considerando o exposto, não é possível conceber que uma empresa de grande porte, necessitando manter sua imagem, gerar novas oportunidades de negócio e garantir competitividade, implante uma governança distante de sua realidade e necessidade. O estudo gera um conjunto de diretrizes que pode conduzir à implantação de uma boa governança, evitando perda de investimento, de tempo e de oportunidades. A aplicação desse conjunto de diretrizes ajudará na consolidação da identidade corporativa da TI, tornando-a presente em cada núcleo tecnológico da empresa, melhorando a gestão dos recursos e alinhando as ações entre a alta administração e a média gerência, essa última instalada nas regionais da empresa. 1.3 Objetivos da Pesquisa Os objetivos da pesquisa são divididos em duas seções: Objetivo Geral e Objetivos Específicos Objetivo Geral Elaboração de um conjunto de diretrizes para a implantação de uma governança de TI plena e corporativa na Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos (ECT) Objetivos Específicos Explorar conceitos, padrões e práticas de governança de TI que podem ser aplicados ao cenário da empresa; Analisar o uso de BPM e da norma ISO/IEC como recursos na busca por uma boa governança de TI; Avaliar o grau de disseminação dos conceitos de governança de TI entre os gestores da organização; Analisar o ambiente de TI e o modelo de governança adotado pela ECT; Identificar fatores críticos de sucesso para a implantação da governança de TI na ECT; e 4
19 Analisar e identificar um conjunto de diretrizes para a implantação de uma governança de TI plena e corporativa na empresa. 1.4 Contribuições esperadas Com a conclusão do estudo, espera-se gerar conhecimento sobre aspectos importantes a considerar quando implantamos uma governança de TI, principalmente por focar na visibilidade das peculiaridades de cada núcleo de TI que compõem uma grande organização O estudo também pretende contribuir com uma discussão sobre dois temas ainda pouco explorados: o uso de BPM (Business Process Management) aplicado à governança de TI e a norma ISO/IEC lançada em abril de 2009 pela ABNT (Associação Brasileira de Normas Técnicas). Os dois assuntos serão tratados no estudo como ferramental importante na busca da boa governança de TI. Além disso, o levantamento e a análise da governança de TI adotada pela ECT, a pesquisa aplicada aos seus gestores, a identificação dos pontos críticos de sucesso para o modelo adotado pela organização e o conjunto de diretrizes proposto contribuirão com o conhecimento prático dos aspectos associados à governança vivenciados pelas organizações. 1.5 Estruturação do trabalho A estrutura do trabalho segue um encadeamento lógico que descreve como o estudo foi sendo aprofundado. Inicialmente serão explorados conceitos importantes na construção do conhecimento relativo à Governança de TI. Tais conceitos ajudarão a entender a complexidade do ambiente tecnológico da ECT, descrito em seguida, e as oportunidades de melhoria que podem ser aplicadas ao ambiente. Após descrever os conceitos associados ao estudo e traçar o perfil do ambiente de TI encontrado na empresa, é descrita a pesquisa realizada junto aos gestores da empresa. A partir desses três elementos, chega-se à conclusão do trabalho, onde será apresentado um conjunto de diretrizes para a construção de uma boa governança na ECT. Assim, a estrutura do trabalho é composta por seis capítulos: Introdução, Aspectos sobre Governança de TI, Governança de Tecnologia na ECT, Pesquisa sobre Governança de TI nas Regionais da ECT, Diagnóstico e Diretrizes para a Governança de TI na ECT e a Conclusão. No segundo capítulo, que trata da revisão da literatura, antes de aprofundar o conhecimento sobre governança, será apresentado um estudo sobre a busca por qualidade dentro da área de 5
20 TI. Esse capítulo versará também sobre frameworks de governança, a norma ISO/IEC e questões que são suscitadas quando se busca uma nova maneira de gerir TI, tais como: centralização versus descentralização e implantação de centros de serviços compartilhados. Nesse capítulo há também referência à gestão por processos. O propósito será conhecer conceitos e ferramentas da gestão por processos que possam auxiliar a governança de TI e, principalmente, beneficiar a melhoria da gestão de tecnologia da ECT, considerando o momento de transição e revisão de processos que ocorre dentro da empresa. No terceiro capítulo, o foco será o ambiente tecnológico da ECT. A partir de material de treinamento, palestras e documentos corporativos, será descrita a evolução de TI dentro da empresa, ressaltando os elementos de governança e a reestruturação da área de tecnologia, bem como o que já está sendo feito em termos de gestão por processos dentro da área. No quarto capítulo, será descrito o ponto de vista dos gestores sobre a reestruturação da área e seu conhecimento sobre qualidade da informação, governança e gestão por processos. O objetivo desse capítulo será identificar, através dos resultados da pesquisa aplicada, os fatores críticos de sucesso para a implantação de uma governança de TI adequada aos diversos núcleos de TI encontrados na empresa. O quinto capítulo trata do objetivo geral do estudo: o diagnóstico e as diretrizes de governança propostas para a ECT. Com o conhecimento adquirido com a revisão da literatura, com o estudo do ambiente e com o resultado da pesquisa, a Governança de TI da empresa será analisada e um conjunto de diretrizes será proposto como solução aos problemas identificados. Por fim, o sexto e último capítulo trata dos objetivos alcançados e da proposta para trabalhos futuros. 6
21 2 ASPECTOS SOBRE GOVER A ÇA DE TI Para estar em consonância com a busca pela evolução e a adequação ao cenário competitivo vigente, as empresas geralmente utilizam o recurso das melhores práticas em seus processos, investem em sistemas de apoio à decisão e capacitam seus gestores. A utilização desses recursos visa acompanhar o ritmo das mudanças num mundo globalizado, onde nenhum outro elemento é tão presente e evidente quanto à exploração da TI. Ela é a grande bússola que norteia os passos das empresas e, segundo Turban et al. (2005), pode provocar uma mudança quase total nas organizações, incluindo sua estrutura, supervisão e distribuição de poderes. O termo Tecnologia da Informação (TI) firmou-se a partir dos anos 80 com a necessidade de substituir as expressões informática e processamento de dados que não envolviam aspectos humanos, administrativos e organizacionais tão intrínsecos à nova realidade do ambiente computacional (Borsato et al., 2008). Considerando a busca contínua pela otimização dos processos e das estratégias de qualidade, a TI vem evoluindo e transformando-se em uma ferramenta indispensável ao destino de uma organização. Deixa-se de vê-la tão somente como suporte aos negócios no nível operacional, para enxergá-la também no nível tático, apoiando a tomada de decisão e, mais recentemente, no nível estratégico, agregando valor aos produtos e serviços, promovendo inovações e, principalmente, tornando-se um diferencial de mercado. Gerenciar TI hoje significa fazer as escolhas corretas e que estejam em estreita ligação com a estratégia de negócios da empresa. Seu adequado uso pode gerar força competitiva, inovações e alterar as relações dentro e fora das organizações. Por esse motivo se discute tanto a melhoria da gestão da área de tecnologia e há grande interesse das organizações em investir em governança de TI. Esse será o assunto tratado nas seções desse capítulo. Essencialmente serão discutidos os aspectos associados à governança de TI, porém alguns assuntos como qualidade e gestão por processos serão também abordados. O objetivo é entender a evolução da gestão dentro da área de TI, desde a busca pela qualidade ao gerenciamento e monitoramento dos seus processos.. 7
22 2.1 Qualidade em TI A palavra qualidade vem do latim Qualitate e tem um conceito subjetivo, por isso difícil de definir, que está relacionado diretamente às percepções de cada indivíduo quanto a um processo, produto ou serviço. Diversos fatores como cultura, modelos mentais, tipo de produto ou serviço prestado, necessidades e expectativas influenciam diretamente nesta definição. A qualidade é a totalidade das características de um produto, processo ou serviço que suportam a sua capacidade de satisfazer às necessidades explícitas e implícitas (ABNT NBR ISO/IEC 8402, 1994). Pensando nos produtos e serviços disponíveis no mercado, associamos à qualidade diversas características como relação custo/benefício, adequação às normas e especificações técnicas, durabilidade, facilidade de uso ou acesso e diversas outras características que definirão as necessidades dos clientes e serão norteadores para o produtor ou prestador de serviço. A partir delas, as organizações definem e quantificam os requisitos do produto ou serviço de maneira que possam ser interpretados por todos e sirvam como base aos processos de produção ou prestação de serviço, aos programas de garantia e à gestão da qualidade. Similarmente ao que acontece com a qualidade no mercado de produtos e serviços, a qualidade da informação tem despertado interesse crescente nas organizações. A informação está sendo vista como peça fundamental na tomada de decisão em todos os níveis de gestão corporativa, o que nos obriga a reavaliar seu conceito e também considerá-la como um produto. Produto este que também precisa ser avaliado sob a ótica do cliente e que necessita ter seus requisitos definidos e medidos. O que se percebe é que à medida que a infra-estrutura de informações das empresas amadurece, aumenta a necessidade de qualidade dos dados e de sistemas eficientes e eficazes de suporte à decisão. Esse tipo de sistema e o uso corporativo que se faz dele alavancam o conhecimento do negócio, resultando em vantagem competitiva (Filho, 1998). A seção a seguir fornece aos gestores de TI uma nova visão sobre qualidade de informação e como gerenciá-la de forma eficiente. 8
23 2.1.1 Total Data Quality Management (TDQM) Muitas metodologias surgiram para resolver alguns problemas da qualidade da informação pela aplicação de ferramentas ou métodos que conseguisse medir e melhorar a qualidade dos dados tratados dentro das organizações. Uma das mais discutidas compara a indústria tradicional com a indústria da informação, tentando entregar aos consumidores produtos de informação de qualidade. Os autores citam que os gerentes podem sempre ver e gerenciar informação como um subproduto de um sistema ou um evento, porém, do ponto de vista das pessoas que usam a informação, ela é um produto. Para entender essa visão da informação como produto e subproduto ou matériaprima, podemos fazer algumas correlações, conforme descrito no Quadro 2.1. (Wang et al. apud Bueno & Takaoka, 2008). Quadro Informação como produto ou sub-produto. (Wang et al. apud Bueno & Takaoka, 2008). Produto Matéria-Prima O que é gerenciado? Como é gerenciado? Por que gerenciar? O que é sucesso? Informação; Ciclo de vida do produto informação. Enfoque integrado; Leva-se em conta a visão dos fornecedores, produtores e usuários da informação. Para garantir a qualidade do produto informação a ser entregue ao usuário. Entregar, de forma continua, o produto informação com qualidade aos usuários; Hardware e software; Ciclo de vida dos sistemas. Pelos sistemas de informação; Ênfase em controles de componentes individuais e de custos. Para garantir qualidade dos sistemas de informação, incluindo hardware e software. Os sistemas de informação funcionarem sem problemas, perspectiva de curto-prazo. Quem gerencia? Gerente do produto informação. Gerente de TI ou administrador de banco de dados. Da mesma forma que um conjunto de materiais são processados por uma linha de produção com o intuito de produzir um produto final, a indústria da informação, utilizando os sistemas de informação, processa um conjunto de dados produzindo produtos de informação. Nesta visão, a qualidade da informação evolui para um conceito que vai além da sua conformidade em relação ao que ela representa, passa a ser baseada na adequação da sua utilidade, é o chamado fitness for use, ou seja, o valor da informação depende do seu uso na 9
24 perspectiva das necessidades dos usuários. Esse é mais um problema a ser gerenciado, pois é possível que usuários com o mesmo perfil profissional tenham percepções diferentes sobre a qualidade de uma informação, pelo alto grau de subjetividade envolvido nessa análise. (Batista, 2006) 1. Assim sendo, o reconhecimento de que a informação é um produto implica que os processos de gerenciamento precisam ser continuamente revistos como um ciclo. Essa afirmação sugere que a gestão da informação não deve estar atrelada apenas aos processos de armazenamento, controle e segurança da informação, deve também considerar a adequação de sua utilização pelos seus usuários internos e externos. Segundo Wang (1998), existem quatro princípios para assegurar a qualidade da informação: entender a necessidade de informações dos usuários; gerenciar a informação como um produto de um processo de produção bem definido; gerenciar a informação como produto de um ciclo de vida; designar um gerente de informação para controlar os processos e os resultados obtidos (Coutinho, 2007). O estudo de Wang (1998) baseia-se em um ciclo contínuo para assegurar uma qualidade alta da informação, definido por ele como ciclo TDQM (Total Data Quality Management). Tal ciclo foi desenvolvido no MIT (Massachusetts Institute of Technology), é similar ao ciclo PDCA (Plan Do Check - Act), norteador da gerência de projetos, e inclui quatro fases: definir, medir, analisar e melhorar, conforme ilustrado na Figura 2.1. Figura Ciclo TDQM (Wang,1998) 1 Livre tradução da autora 10
25 Para melhor entendimento, antes de descrever as fases do TDQM é importante destacar a idéia dos papéis assumidos na cadeia produtiva da informação: Fornecedores - responsáveis por coletar ou criar os dados; Produtores - respondem pelo projeto, desenvolvimento e manutenção dos dados; Consumidores - fazem uso do produto informação gerado; Gerenciadores - responsáveis pelo gerenciamento de todo o processo de produção do produto informação, considerando todo o seu ciclo de vida. As fases do ciclo TDQM são definição, medição, análise e melhoria. Definição Identificação das características do produto informação (IPC), associação aos requisitos de qualidade (IPQ) e o levantamento dos sistemas de manufatura da informação (IMS) envolvidos. As características do produto informação apresentam dois níveis: o mais alto refere-se à visão dos consumidores sobre o produto informação a partir de suas funcionalidades; o mais baixo, trata dos componentes do produto informação, seus relacionamentos e o caminho percorrido da sua produção, utilização até o seu gerenciamento. Definidas as características, faz-se necessária a construção dos requisitos de qualidade cuja participação dos fornecedores, produtores, consumidores e gerenciadores da informação é essencial. Cada papel definirá a escala de valores dos requisitos. Por fim, nessa fase é definido o sistema de manufatura da informação (IMS), similar ao processo de manufatura de produtos, esse sistema transforma dados brutos em produtos de informação. O Quadro 2.2, resume esse paralelo. Quadro Analogia entre sistemas de manufatura de produtos e de informações. (Wang et al. apud Favaretto, 2007) Manufatura de Produtos Manufatura de Informação Entrada Matérias-primas Dados brutos Processo Processo de manufatura Sistemas de Informação Saída Produto físico Produto da Informação 11
26 Medição É a produção de métricas para avaliação da qualidade. Nessa fase podem ser definidas regras complexas associadas aos negócios da organização ou regras bastante simples como percentagem de campos não informados. Aqui mais uma vez a importância dos envolvidos na produção da informação é essencial. Análise Identificação das causas dos problemas de qualidade, bem como avaliação do impacto da baixa qualidade. Pela complexidade dessa fase, algumas ferramentas são utilizadas como apoio pela equipe responsável pela avaliação da qualidade. Estas análises irão indicar quais bancos de dados ou funções do IMS devem ser escolhidos para maximizar a melhoria da QI. Melhoria Trata da produção de técnicas para garantir a melhoria contínua do produto informação pelos ajustes no fluxo de informação, nos sistemas envolvidos ou no alinhamento com as necessidades do negócio da organização, cada vez mais dinâmicas. Considerando as fases apresentadas, pode-se afirmar que para implantar tal metodologia é preciso especificar o produto informação (PI) a partir da análise do negócio da organização, formar uma equipe com todos os representantes da cadeia produtiva da informação, preparar um plano de avaliação e gerenciamento da qualidade do produto informação e, por fim, incorporar na organização a melhoria contínua do processo de produção da informação. Com certeza, o comprometimento, a correta e contínua definição dos requisitos, a identificação dos sistemas envolvidos e a utilização de ferramentas de análise de dados podem garantir o sucesso da aplicação do ciclo TQDM dentro de uma organização. O estudo sobre o ciclo TDQM será retomado na pesquisa aplicada aos gestores de TI da ECT como uma forma de avaliar como a gerência intermediária da organização gerencia a qualidade e como essa percepção pode afetar o modelo de governança adotado pela empresa. Nas próximas seções serão discutidos os conceitos associados à governança. 2.2 Governança Corporativa Considerando a busca constante pela qualidade, excelência dos processos, competitividade e sobrevivência das organizações, surge a governança corporativa como um conjunto 12
27 estruturado de valores, padrões e normas que governa e orienta o sistema de gestão de uma organização. É uma ferramenta administrativa que vem crescendo em importância desde o início da década de 90 e vem sendo adotada pelas corporações, facilitando os relacionamentos entre proprietários, gestores e demais stakeholders das organizações. É um conjunto de valores, princípios, propósitos e regras que rege o sistema de poder e os mecanismos de gestão das corporações, buscando a maximização da riqueza dos acionistas e o atendimento dos direitos de outras partes interessadas, minimizando oportunismos conflitantes com esse fim (Andrade & Rossetti, 2004). É o sistema que permite aos acionistas ou cotistas o governo estratégico de sua empresa e a efetiva monitoração da direção executiva. As ferramentas que garantem o controle da propriedade sobre a gestão são o Conselho de Administração, a Auditoria Independente e o Conselho Fiscal. As boas práticas de governança corporativa têm a finalidade de aumentar o valor da sociedade, facilitar seu acesso ao capital e contribuir para a sua perenidade (IBCG apud Júnior, 2005). A abrangência de atuação da governança também se dá em termos da diversidade de questões organizacionais compreendidas: processo de formulação e execução estratégica; sistemas de gestão, de controle e de aferição de resultados; sistemas de informações úteis às partes interessadas, entre outros. Em termos históricos existem três grandes marcos sobre governança corporativa: o trabalho de referência inicial é o livro Power and Accountability, dos americanos Monks e Minow, de 1992; a segunda referência é o trabalho da comissão britânica que divulga o Relatório Cadbury, de 1992; e, a terceira é o Trabalho Técnico da OCDE (Organização para a Cooperação e Desenvolvimento Econômico, ligada às Nações Unidas), de Além desses trabalhos, o cenário da governança corporativa se torna mais completo com a lei americana que regulamentou o tema em 2002, a Lei Sarbanes-Oxley. Segundo Andrade & Rossetti (2004), o enfoque principal dessa lei foi conduzido pela tendência de valores e padrões tais como: Fairness - senso de justiça, eqüidade, probidade. Disclosure - transparência. Accountability - prestação responsável de contas. 13
28 Compliance - controle interno, conformidade no cumprimento de normas. Tais valores iriam nortear os relacionamentos entre gestores e acionistas, formando a base que ajudaria a definir a estrutura de poder e os propósitos estratégicos dentro das organizações. O objetivo era definir uma postura ética, responsável, mas competente e construtiva no trato dos negócios. 2.3 Governança de TI A Governança de TI é uma derivação da Governança Corporativa que procura equilíbrio entre a eficiência e eficácia. É uma nova maneira de pensar tecnologia de forma consistente e transparente que melhore as relações entre TI e usuários, TI e os negócios, TI e processos (internos e externos) organizacionais, assegurando que ela produza valor sobre os investimentos efetuados. Segundo Laurindo (2008), de uma forma resumida, pode-se dizer que a governança de TI trata da administrabilidade da área de TI. É uma ligação entre os modelos que tratam da eficiência de TI (gestão de recursos e processos internos) com aqueles que tratam da eficácia da TI (alinhamento). Para Luftman apud Laurindo (2008), governança de TI é a denominação para descrever como os processos e autoridade sobre os recursos, riscos, resolução de conflitos e responsabilidades sobre TI são compartilhadas entre parceiros do negócio, gestão da TI e prestadores de serviços. A Figura 2.2 ilustra a representação dos domínios da governança de TI e o Quadro 2.3 descreve os princípios de cada domínio: Figura Domínios de Governança de TI (IT Governance Institute, 2007). 14