O certificado digital e as empresas paperless: Entenda!
Certificado digital e as empresas paperless
O processo de desmaterialização de documentos nas empresas é irreversível, e a cada dia novas empresas aderem às aplicações (como o certificado digital) que abolem o uso dos papéis utilizando módulos em ferramentas digitais que substituem processos e tarefas que antes poderiam demorar dias para serem realizados
Certamente como toda mudança cultural, percalços existem no caminho. Mas na avaliação de especialistas do setor, este processo não tem mais retorno. Usuários, empresas e governos comprovam que é mais produtivo e seguro usar documentos eletrônicos em suas rotinas de trabalho.
E a tendência é que as aplicações como o emprego do certificado digital nas operações corporativas, por exemplo, cresçam cada vez mais.
Certificado digital e a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira
Antes da criação da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), em 2001, para comprovar a autenticidade de documentos, era preciso usar assinaturas à caneta, carimbos, selos, reconhecimento em cartório e outros recursos.
O certificado digital padrão ICP trouxe segurança jurídica aos negócios garantindo a confiabilidade das assinaturas digitais. Assim foi possível, por exemplo, criar um ambiente novo de interação entre a Receita Federal e os contribuintes.
Vários projetos dentro do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), passaram a exigir certificado digital. A NF-e é o maior deles. Em 2011, as empresas brasileiras emitiram 3,15 bilhões de notas eletrônicas modelo A1, o que significa uma economia de papel equivalente a 1,5 milhão de árvores. Isso há 8 anos atrás.
Há quase 30 anos, quando foi realizada a ECO-92 – Rio de Janeiro – um dos temas em debate era o desafio de se aliar tecnologia, sustentabilidade e meio ambiente ao mundo corporativo. O conceito de sustentabilidade era nulo. Poucos ou quase ninguém conheciam o seu significado, tão pouco acreditavam nos seus benefícios. E vejam só o caminho que o mundo tomou.
Acima de tudo, uma empresa que não aplica conceitos sustentáveis em sua operação é uma organização ultrapassada nos dias de hoje.
Para o consultor especialista em gerenciamento eletrônico de documentos (GED), Stefano Kubiça, em primeiro lugar, usar a tecnologia da certificação digital para substituir os documentos em papel pelos eletrônicos é contribuir para a sustentabilidade ambiental. "Além de usar menos papel, temos a economia de impressão, transporte, digitalização e outros".
Desmaterialização pelo certificado digital
Muitas instituições começaram a fazer o uso de certificados digitais para as declarações da Receita Federal e a nota fiscal eletrônica (NF-e) a partir de 2007, consequentemente passando hoje a utilizar para uma série de outras aplicações, entrando na fase de transição dos arquivos físicos para os eletrônicos.
A desmaterialização na área das empresas de contabilidade, por exemplo, é gigantesca, com a escrituração dos livros de entrada e saída e vários outros documentos tributários.
"Além da economia tangível, com a eliminação de papel, redução de impressão, arquivamento, transporte e manipulação de documentos, temos aquela intangível, de otimização do processo e contribuição ao meio ambiente", garante o vice-presidente de operações da Sul América, Marco Antunes.
A Sul América Saúde foi a primeira empresa do segmento a adotar a tecnologia da certificação digital para a troca de documentos eletrônicos com seus prestadores de serviços.
Por exemplo, a Telefônica, de São Paulo, chegou a eliminar o consumo de 2,3 milhões de folhas de papel por ano, economizando R$ 400 mil anuais com o uso da tecnologia digital em detrimento do uso do documento físico.
Apenas com a adoção da nota fiscal eletrônica (NF-e), empresas como a Souza Cruz, Coca-Cola e outras tiveram economia considerável.
A Porto Seguro, que atua no ramo de seguros, informa que somente com gastos em cartório para reconhecimento de firmas, chega a economizar R$ 15 mil por mês.
A FELUMA (Fundação Educacional Lucas Machado), mantenedora de quase uma dezena de outras instituições, iniciou em 2017 em parceria com a empresa ARQUIVAR para implementar a gestão eletrônica de documentos, incluindo um módulo de sistema para a assinatura digital dos documentos acadêmicos de alunos, que além de otimizar processos, permitiu atender as exigências de portarias do Ministério da Educação.
A certificação digital, além disso, está permitindo que contratos sejam fechados a distância provando que a tecnologia está à serviço da economia e do meio ambiente.
"Consequentemente, hoje diversos processos que demandam certificações e assinaturas são feitos via certificação digital com envio dos dados eletronicamente e despendendo um curto prazo de tempo para a realização de todos os tramites", afirma Gustavo Azevedo, Gerente Comercial da Arquivar.
Contudo, mesmo que o fator econômico ainda seja a principal mola propulsora do uso da tecnologia para a substituição dos documentos físicos pelos digitais, a tendência, segundo especialistas, é que a percepção da relação direta da sustentabilidade com a economia continue a crescer substancialmente nas empresas.
"É um novo imperativo comercial. Nada demonstra mais uma má experiência do cliente do que ele ter que esperar que alguém imprima um documento, aplique uma assinatura e envie por correio ou fax de volta," comenta Peggt Winton, CEO da AIIM (Association for Information and Image Management.
Segundo Winton, "As ferramentas para o processo digital existem a muitos anos e funcionam. Infelizmente alguns setores continuam ligados a processos baseados em papel porque estão acostumados com esse método. Não é uma questão tecnológica, mas sim de cultura e mudança necessária," conclui.