Departamento pessoal: o que é e como funciona a rotina diária em uma empresa - Blog Omie
Departamento pessoal: o que é e como funciona a rotina diária em uma empresa
Você sabe como funciona o departamento pessoal dentro de uma empresa? Confira no blog da Omie todas as informações!
O departamento pessoal é um setor da empresa que têm várias tarefas e obrigações relacionadas aos funcionários, desde a admissão, férias, décimo terceiro, licenças, horário,entre outros. Toda parte burocrática relacionada aos funcionários é de cuidado do departamento pessoal, então é de extrema importância entender como funciona, para fazer a organização desse setor.
Dentro de uma estrutura organizacional, o departamento pessoal cuida da parte burocrática, principalmente da relação trabalhista de empregado e empregador e tudo com o embasamento da legislação trabalhista.
Isso faz com o que o departamento pessoal tenha a responsabilidade de manter a organização e toda ordem relacionada ao trabalhador, ministério do trabalho, instituto de seguridade social – INSS, Fundo de Garantia do Trabalhador – FGTS e outros.
Como todas as burocracias estão relacionadas ao trabalhador que está nesse setor, imagine a seguinte situação: ele faz a admissão, controla férias, controla afastamentos médicos, faz quadro de horários, controla jornada, faz as rescisões, envia toda parte de obrigações acessórias aos órgãos responsáveis, acaba sendo um desafio muito grande, não é mesmo? Então é importante que esse setor esteja sempre atualizado com a legislação vigente, para poder entregar tudo no prazo correto.
Sendo o departamento pessoal um setor burocrático e que lida com os funcionários, ele tem a importância de tratar essa relação de trabalho em conformidade com a legislação, o DP vai municiar os gestores de informações de direitos e obrigações sobre o trabalhador para auxiliar na tomada de decisões.
Uma das principais rotinas do departamento pessoal é dar suporte a direção, e aos gestores, para acompanhamento da equipe e informações precisas para não perder prazos e a empresa tomar providências imediatas.
O DP também media o contato da empresa com diversos órgãos públicos, emitindo guias e declarações fundamentais para o empreendimento se manter regularizado. Dessa forma faz o cumprimento das normas e assim, evita multas e ações trabalhistas.
Quanto maior a quantidade de funcionários e de funções, mais difícil é esse acompanhamento, exigindo mais pessoas capacitadas para a execução, para que assim os dados tratados no departamento pessoal sejam controlados de forma profissional e se possível com a ajuda da tecnologia.
Como o departamento pessoal funciona?
E se você quer saber como funciona o departamento pessoal, entenda que ele é definido a partir das obrigações e dos prazos de entrega. Ou seja, essas atividades são operacionais, porém, muito dinâmicas todos os meses, os processos devem ser concluídos observando prazos e legislação, mas no percurso podem acontecer admissões, demissões, acidentes de trabalho e férias, que quebram a rotina.
Conheça as principais funções e o que faz o departamento pessoal:
Após o final do processo seletivo feito pelos recursos humanos, a parte burocrática de formalização de admissão é feita pelo departamento pessoal. Entre as atividades executadas na admissão de funcionários, está o recolhimento dos documentos necessários, o registro junto aos órgãos trabalhistas, a elaboração e validação do contrato de trabalho, e dos documentos para o dossiê do funcionário.
Acompanhamento da frequência
O cumprimento da jornada, quantidade de horas extras, adicional noturno, intervalo intra e inter jornada, e o acompanhamento dessa frequência dos funcionários é fundamental para empresa, se isso não acontecer podem ocorrer irregularidades na hora de realizar a gestão e até mesmo a remuneração do empregado, podendo ocorrer problemas na justiça do trabalho.
Por isso, o departamento pessoal tem a função de administrar as horas trabalhadas pelos colaboradores, fazendo os registros e montando as escalas de horários dos profissionais.
A folha de pagamento envolve diversos fatores que acontecem durante o mês, incluindo o salário, os benefícios, décimo terceiro e os recolhimentos de taxas, como imposto de renda, contribuição sindical, INSS e FGTS. Faz parte da rotina de DP gerenciar estas questões para assegurar que os cálculos sejam feitos da forma correta, seguindo as normas estabelecidas pela legislação trabalhista e Convenção coletiva de trabalho.
Além disso, a gestão dos benefícios (Vale-transporte, Vale-alimentação, Assistência médica, Farmácia, entre outros) é fundamental para o cálculo correto da folha. É preciso garantir que os empregados tenham os seus direitos assegurados e que o desconto feito sobre a remuneração esteja adequado às normas e dentro do que foi definido em contrato.
Em pequenas e médias empresas, é comum contratarem um escritório contábil externo para executar o cálculo da folha de pagamento, ou seja, para fazer o cálculo dos eventos de proventos, descontos e dos impostos, além de emitir as guias e entregar as obrigações acessórias.
Gestão e Licença de férias
O departamento pessoal administra as licenças, atestados, afastamentos e acidentes de trabalho. Ele recebe essas informações e os seus respectivos documentos, para integrar com a folha de pagamento. Além de administrar os envios das informações para com órgãos públicos.
Além disso, o setor também é responsável por acompanhar as férias dos colaboradores, realizando os registros necessários e observando se os períodos estão sendo cumpridos. É importante que os funcionários do departamento pessoal saibam com clareza como podem criar uma escala de férias para o quadro de empregados, além de avaliar a necessidade de novas contratações, mesmo que por prazo determinado, que é o caso de licenças médicas estendidas. Assim, os profissionais podem ter suas férias no momento definido, sem imprevistos, erros nos prazos e sem penalidades para empresa.
O departamento pessoal é o responsável por efetivar esse fim de contrato, além de fazer todo trâmite de rescisão. É preciso calcular, saldo de salário, o décimo terceiro proporcional, às férias, o FGTS, multa rescisória, se houver, e outros acréscimos proporcionais ao tempo de trabalho, garantindo um desligamento justo e dentro da legislação.
O setor também precisa enviar as informações aos órgãos responsáveis, gerar as documentações necessárias no encerramento do contrato vigente, indicando que a relação empregado-empregador chegou ao fim. Como é um processo delicado, o DP precisa ter atenção aos documentos, sem perder de vista as pessoas.
O Departamento Pessoal conta com alguns mecanismos: os exames admissionais, periódicos e demissionais. Assim, dá para certificar que os colaboradores estão entrando ou saindo com saúde da empresa e, então, adotar as medidas cabíveis.
Além dessas medidas, o departamento pessoal junto com o setor de recursos humanos, pensa em práticas mais profundas para melhoria da saúde do trabalhador. A integração de atividades de ginástica laboral e o incentivo (por meio de benefícios complementares) a exercícios físicos podem fazer muita diferença à saúde dos talentos e beneficiar a organização.
Diferença de Departamento pessoal e Recursos Humanos
Embora estejam conectados e relacionados, o departamento pessoal e os recursos humanos têm funções diferentes. A função do Recursos Humanos e grande parte das rotinas de RH é promover as relações humanas e estimular as potencialidades de cada profissional, para que o ambiente de trabalho seja agradável e produtivo e mantenham a rotina sem passivos trabalhistas ou reclamações generalizadas.
As atividades de recrutamento e seleção de funcionários são realizadas por esse setor. Elas envolvem desde a elaboração e a divulgação das vagas, até a realização de entrevistas com os candidatos, passando pela triagem de currículos.
Já o departamento pessoal, muito conhecido pela sigla DP, é a área responsável por processos administrativo-burocráticos que envolvem a gestão de funcionários em uma empresa. Esse setor é de extrema importância para garantir que a organização cumpra as leis e normas, evitando assim os passivos trabalhistas, como multas e processos.
O departamento pessoal está passando por transformação, deixando de ser apenas um departamento operacional e se tornando cada vez mais estratégico, com isso auxiliando na direção da tomada de decisão.
Portanto, é importante definir as rotinas, além de utilizar da tecnologia ao nosso favor. O sistema Omie tem dentro do seu programa de gestão uma ferramenta que pode te auxiliar a estruturar e otimizar os processos.
1 – Identifique as prioridades
Liste todas as rotinas do departamento pessoal e pondere sobre quais seriam as prioridades. Você pode definir as atividades em urgentes e importantes.
2 – Mapeie o seu processo
Escreva todas as rotinas e quais são as etapas para que as demandas sejam cumpridas, por exemplo: Admissão, o que deve solicitar ao trabalhador, quais documentos emitir, qual prazo para enviar ao eSocial, e em quanto tempo deverá ser concluído.
3 – Delegue as tarefas
Redistribua as funções dentro da equipe, considerando as mudanças trazidas pela tecnologia de gestão. A tendência é que com tanta mudança no departamento pessoal algumas atividades não existam mais, gerando a necessidade de redistribuir funções.
4 – Faça indicadores de desempenho
Mensure o desempenho das rotinas para entender os efeitos das intervenções realizadas e, assim, analisar a necessidade de novas mudanças. Entre as estatísticas mais importantes, estão os custos, tempo para concluir tarefas, satisfação com o atendimento e número de horas extras realizadas no departamento.
Crie um plano de ação para o seu departamento pessoal se adequar às novas estruturas, para isso, a técnica 5w2h será importante porque descreve adequadamente as intervenções.
Agora que você já sabe o que é departamento pessoal, vale saber que seguindo esses passos você não terá dificuldade para colocar suas sugestões em prática e organizar sua rotina. Tenha menos processos burocráticos e aumente sua eficiência!