A empresa contratada deve oferecer um programa eficiente de implantação do software. Esse, por sua vez, deve englobar todo o seu processo de instalação e, também, um plano completo de treinamento da equipe.
Além disso, o sistema deve dialogar com as demais ferramentas utilizadas pela sua instituição. Lembre-se: quanto mais integrados estiverem os dados, maior a produtividade e desempenho da sua equipe.
Independentemente do período e dos níveis de conversão da sua instituição, diminuir os gastos é imprescindível.
Ao possuir uma implantação planejada, sua instituição evitará possíveis problemas que poderiam ocorrer em casos de urgência. Processos repetitivos, falta de treinamento das equipes e utilização ineficiente do CRM (seja por falta de capacitação ou falta de tempo para explorar todas as funcionalidades disponíveis na plataforma para educação contratada), são alguns exemplos.
Normalmente mudanças geram desconforto. O grau de dificuldade pode ser ainda mais elevado quando envolve processos que há muito tempo compõem a rotina institucional. Contudo, qualquer transformação que se proponha a melhorar os resultados da sua instituição deve ser testada e validada.
Quando sua IE realiza uma implantação planejada, a capacitação das equipes se torna mais completa e o grau de satisfação com o uso da ferramenta é maior. Ademais, em casos em que o prazo é apertado, corre-se o risco de não realizar um treinamento efetivo. Isso porque não haverá tempo hábil, afetando, assim, o desempenho e a produtividade da equipe.
Uma vez que suas equipes estejam com dúvidas e dificuldade, elas podem desenvolver a ideia equivocada de que o CRM mais atrapalha do que ajuda. Com o tempo, se essa dificuldade persistir, a motivação das equipes poderá ser afetada. O que impedirá o uso correto e a utilização plena de todas as funcionalidades oferecidas pela plataforma, dificultando a obtenção de bons resultados.
Muitas vezes, o maior empecilho para uma implantação completa é justamente o medo de comprometer o andamento das atividades dentro da instituição. Teme-se realizar uma implantação completa pelo tempo que será necessário. Contudo, ao implantar o CRM “às pressas”, o tempo para sanar possíveis problemas, posteriormente será maior do que o requerido por uma implantação planejada.
Além disso, quando a implantação é planejada, é viável que a instituição continue funcionando bem próximo de sua normalidade. Dessa forma, mesmo em período de mudança, os resultados não irão estagnar.
Sabemos que podem haver muitas dúvidas sobre a aquisição de um CRM para IEs. Por esse motivo, nós separamos 2 perguntas muito frequentes para tornar o entendimento claro e efetivo, veja:
É fundamental que você, enquanto gestor, entenda que o CRM não irá captar e nem reter alunos sozinho. Ele atua em conjunto com as suas equipes, ou seja, é um “trabalho a quatro mãos”.
Pensando nisso, deve-se levar em consideração as especificidades de cada instituição. Porém, sem deixar de lado seus respectivos processos. Por isso, o tempo para obter resultados é particular a cada instituição, ou seja, varia.
Mas uma coisa é certa: nos casos em que a implantação é realizada efetivamente e as equipes são treinadas de forma eficaz, as IEs possuem maiores chances de obterem resultado. Além disso, será possível obtê-lo mais rapidamente se comparadas àquelas que não realizaram uma implantação planejada, concorda?
Caso a sua IE já possua um software e só esteja realizando a migração de um sistema genérico para um específico, o dia a dia das equipes será impactado. Contudo, não de forma tão intensa, uma vez que a prática de utilizar um sistema já é realidade.
Por outro lado, se sua instituição está saindo de um controle totalmente manual para um automatizado, envolverá mudanças que demandarão muito mais tempo e planejamento. Por essa razão, entenda que a realidade da sua IE irá sofrer alterações. E é importante analisar a intensidade e a amplitude dessas modificações.
A forma mais eficaz de lidar com isso é agir com antecedência, ou seja, prepare o ambiente institucional, bem como suas equipes.
Adquirir o CRM ideal para sua IE pode ser um grande desafio. Mas, ao mesmo tempo, é uma grande oportunidade para sua instituição se diferenciar ao transformar sua forma de captar e reter alunos.
Por isso, contar com um planejamento eficaz na hora de adquirir um CRM é extremamente importante. Dentre os pontos analisados, é imprescindível levar em consideração questões como o momento de compra e a necessidade de uma implantação planejada e efetiva.