Consultoria Jurídica do IBAM, à sua disposição
Nos últimos cinco anos, o IBAM atendeu 4.350 Municípios. Esse número é resultado do comprometimento do Instituto com a identificação e operacionalização de soluções para os problemas da Administração Pública. Nesse sentido, fale-nos um pouco sobre o trabalho que é desenvolvido pela Consultoria Jurídica.
A principal atividade desenvolvida pela equipe da Consultoria Jurídica é o atendimento às entidades associadas ao Instituto por meio telefônico, de elaboração de pareceres escritos, atendimento presencial e elaboração de estudos, artigos, minutas e modelos que são disponibilizados pelo Laboratório de Administração Municipal.
Pela via telefônica a Consultoria Jurídica do IBAM é diariamente acionada para prestar orientações sobre as mais diversas dúvidas que demandam solução, quase sempre, imediata.
Em decorrência deste atendimento, a dúvida é prontamente esclarecida e quando se revela necessário é recomendada a leitura de pareceres, estudos e artigos já elaborados pela equipe da Consultoria Jurídica, sem prejuízo da indicação da legislação pertinente e da jurisprudência dos Tribunais Superiores.
Além de responder às solicitações feitas por telefone, nossos consultores realizam atendimento presencial às entidades associadas ao Instituto para elucidação de dúvidas e construção conjunta de soluções para os problemas enfrentados. O atendimento presencial na sede do Instituto não só é uma boa oportunidade para os gestores municipais conhecerem de perto a nossa equipe de consultores, como também a própria sede e um pouco mais sobre os demais trabalhos que o Instituto realiza.
As respostas por escrito, como não poderia deixar de ser, são elaboradas com base na melhor doutrina e jurisprudência pátria. A linguagem é sempre a mais clara e objetiva possível, de modo a esclarecer definitivamente a dúvida que nos é submetida. Para se ter uma ideia do volume da demanda das entidades associadas, vale destacar que, nos últimos cinco anos, a Consultoria Jurídica do IBAM elaborou mais de oito mil pareceres escritos sobre os mais diversos temas do Direito Público. Atualmente, nosso banco de dados, cujo acesso é disponibilizado pelo Laboratório de Administração Municipal, conta com aproximadamente catorze mil pareceres e está em constante expansão.
Sabe-se que uma das características marcantes da Instituição é a constante atualização de suas atividades, procedimentos e métodos. Nos últimos anos, qual foi a principal inovação implementada para melhor atender as entidades associadas?
Estou há quase dez anos no Instituto e sou testemunha que neste período a Consultoria Jurídica do IBAM sempre procurou aperfeiçoar os seus métodos de trabalho para melhor atender à demanda dos associados.
Nesse sentido, posso afirmar, sem margem a dúvidas, que a implantação do nosso sistema web de gerenciamento de consultas foi a maior inovação realizada em nosso processo de trabalho.
O novo sistema não só conferiu maior celeridade e eficiência ao atendimento como também revestiu todo o processamento da consulta, desde o seu registro até a sua finalização, de maior transparência, interatividade e segurança.
Com efeito, o atual sistema permite às entidades associadas, a partir da área de relacionamento disponível no site do Instituto, realizar consultas, anexar documentos, acompanhar o andamento do atendimento e acessar as respostas que após a sua revisão são imediatamente disponibilizadas em PDF e acessíveis, a qualquer tempo, a partir de um computador conectado a internet. Além disso, o usuário pode acessar dados sobre a utilização do serviço, tais como a quantidade de consultas escritas, telefônicas e presenciais e número de acessos a documentos disponibilizados no banco de dados, dentre outras informações.
Então, podemos dizer que essa inovação agilizou a interlocução com os associados do Instituto?
A interlocução não só se tornou mais ágil como também mais segura. A troca de mensagens é gerenciada pelo próprio sistema e isso possibilita, ainda, solucionar pendências, que antes dependiam de contato telefônico, com muito mais celeridade e efetividade.
Exemplo disso são os atendimentos que dependem de determinada ação do próprio consulente para poder prosseguir, como na hipótese de faltar algum dado, informação ou documento que deveria originalmente constar da consulta, mas que por alguma razão ficou pendente. Nesses casos é emitido um e-mail diário ao consulente avisando-o para anexar o dado complementar, o que ocorre em menos de 24 horas na grande maioria das vezes.
E não é só isso. Ao finalizar o atendimento o sistema envia uma mensagem para o endereço eletrônico do consulente avisando-o da disponibilidade da resposta. Paralelamente, uma versão despersonalizada deste parecer é automaticamente adicionada em nosso banco de dados para acesso de todos os associados.
Abro aqui um parêntese para esclarecer que o banco de dados de pareceres é uma poderosa ferramenta posta à disposição do gestor público para auxiliá-lo no processo de tomada de decisões urgentes, eis que a solução de um problema enfrentado por um associado é compartilhada com todos os demais, possibilitando, assim, rápido acesso à orientação necessária para solução de questões, muitas das vezes complexas, que demandam decisões imediatas.
Enfim, o novo sistema eliminou vários gargalos no fluxo do atendimento e muitas consultas são respondidas em menos de 24 horas. Hoje, o nosso tempo médio de resposta é de três dias corridos e o aumento contínuo de atendimentos realizados a cada mês é reflexo direto da satisfação das entidades associadas com a excelência do atendimento.
Dentro da área de relacionamento no site do IBAM os pareceres ficam disponíveis para acesso público? Como é essa dinâmica? O associado dispõe de um "cardápio" de temas?
O público em geral tem acesso às ferramentas de busca e às ementas dos pareceres e enunciados da Consultoria Jurídica, estudos, modelos e outros trabalhos disponibilizados pelo Laboratório de Administração Municipal. Já para ter acesso ao inteiro teor destes documentos é necessário informar o login e a senha que são fornecidos quando da associação da entidade ao Instituto.
Todos os nossos pareceres são classificados por assuntos, ou seja, há sim um verdadeiro cardápio de temas à disposição dos usuários. Quando cheguei ao IBAM, em 2001, este temário já estava pronto, não sei bem quem o elaborou, mas posso assegurar que o sujeito era um gênio eis que o "cardápio" contempla, em síntese, todos os temas relacionados à gestão pública municipal.
É possível eleger os temas mais recorrentes?
Dada a amplitude e abrangência do temário, com certeza nos deparamos com temas que são mais recorrentes e também com aqueles que pouco são objeto de dúvida.
Os três temas mais recorrentes, nos últimos cinco anos, foram: Servidor Público, Processo Legislativo e Licitações e Contratos.
Não obstante, seria uma injustiça deixar de citar outros temas não menos importantes e também bastante demandados, tais como: Poder Legislativo, Tributação, Agentes Políticos, Patrimônio Municipal, Finanças Municipais, Previdência, Eleições, Política Urbana e Serviços Públicos.
Como usufruir os serviços prestados pela Consultoria Jurídica do IBAM?
É fácil e descomplicado. Basta a Câmara, Prefeitura ou entidade da Administração Indireta associar-se ao Instituto mediante o pagamento de uma contribuição anual, variável conforme o número de Vereadores para Câmaras Municipais ou conforme o coeficiente do Fundo de Participação dos Municípios quando é a Prefeitura que se associa.
Aqui mesmo no site do Instituto são disponibilizadas informações e orientações detalhadas sobre a associação de entidades ao IBAM e demais benefícios que nessa qualidade podem usufruir. É só acessar http://www.ibam.org.br/info/lam/14.