Usando o Todoist para organizar tarefas, projetos e a vida - Bárbara Vitoriano
O Todoist é uma ferramenta de gerenciamento de listas de tarefas, online e super intuitiva. Apesar de ter uma versão premium que é paga, a versão gratuita é bem completa e dá pra fazer muita coisa.
Conheci o Todoist logo depois que comecei a estudar e a ler sobre o GTD (método de organização). Já usei de vários jeitos, tanto o gratuito quanto o premium. É realmente bastante versátil. Dá mesmo para organizar as tarefas, os projetos e até mesmo a vida!
Apesar dele ser super prático e fácil, vou compartilhar aqui, algumas ideias e dicas de como pode usar a ferramenta da maneira que estou fazendo atualmente.
Organizando suas tarefas, seus projetos ou até a vida toda!
Quando você abre o Todoist vai ver que as tarefas ficam dentro do que eles chamam de "Projetos". Na verdade esses projetos não precisam ser necessariamente seus projetos em andamento, podem ser, por exemplo, áreas da vida ou tipos de tarefa. Você escolhe!
Uma outra opção seria você separar suas tarefas por localização, por exemplo: No trabalho, em casa, na rua, que seriam os contextos que o método GTD orienta.
Aqui por exemplo, atualmente uso os projetos do Todoist separadas por áreas da vida, tipos de tarefas e etc, como você pode ver no quadro abaixo.
No meu caso ali em cima em misturei um pouco as tarefas com algumas listas que gosto de ter à mão de maneira fácil e prática, uma delas são as rotinas. Nas Rotinas eu coloco tudo que preciso fazer de forma rotineira tanto na minha vida pessoal, no trabalho, com a casa e a família. Essa lista não tem datas de vencimento, é apenas consulta e também existe ela pendurada na casa em alguns lugares estratégicos. Mas eu gosto de tê-la aqui para verificar se não estou esquecendo nada, além de tentar equilibrar melhor as áreas da vida. É uma lista apenas de verificação.
Outras listas apenas de verificação são os Objetivos e os Checklists. Nos Objetivos eu coloco meus objetivos a médio e longo prazo, apenas para ficar olhando para eles e não me esquecer, fazer ajustes no caminho. Já na lista Checklist estão tarefas que preciso fazer em uma determinada situação, por exemplo: arrumar malas para uma viagem, revisar as tarefas e compromissos semanalmente e etc.
As outras listas são tarefas referentes àquela determinada área da vida, como Pessoal, Família e os projetos que eu separo porque me sinto melhor na hora de trabalhar nelas. Assim como a lista de compras, que ficam as coisas para comprar no mercado, farmácia, feira a etc. Essa lista tem um bonequinho porque é compartilhada com meu marido.
Outra lista são os Projetos em planejamento, esta lista eu criei para listar aqueles projetos que vão executar em seguida, mas ainda estou amadurecendo e criando as etapas. Não é uma orientação do GTD, mas me ajuda a ter um controle sobre eles.
A lista Em espera são aquelas coisas que eu preciso de uma resposta de terceiros para continuar e a lista Algum dia/talvez são coisas que não vão ser feitas agora, mas não quero esquecer, como ideias, posts para escrever, filmes e séries para ver, livros e etc.
Se reparar usei cores nas bolinhas para identificar: as cinzas são listas de verificação, as verdes são tarefas ou coisas para resolver, as amarelas é tudo que ainda está no mundo das ideias, e a preta o que está em espera.
Organizando as tarefas por contextos
No acesso Premium do Todoist você a possibilidade de colocar etiquetas nas suas tarefas. Essas etiquetas você pode customizar da maneira que achar melhor. Aqui eu coloco os contextos em que estou: Trabalhando no notebook, Na rua, em casa, e etc. Ou seja, quando estou em um lugar e quero uma visão geral das minhas tarefas naquele contexto eu vou nas etiquetas.
Outra etiqueta que coloco é de Baixa e alta concentração. Porque muitas vezes eu tenho que trabalhar com as meninas por perto e não consigo me concentrar totalmente na tarefa, nessas horas eu seleciono as tarefas de baixa concentração e vou adiantando. Da mesma forma que, nos momentos que posso me desligar e me concentrar totalmente na tarefa, vou naquelas tarefas que me exigem mais. Também separo as tarefas que preciso de mais inspiração para aproveitar, porque não são todos os momentos que estamos com aquela inspiração né?
Anotações nas tarefas e filtros
Outras duas funções bem bacanas que o acesso Premium dá são as anotações nas tarefas e os filtros. Eu raramente uso os filtros, mas muita gente gosta de filtrar dois ou mais critérios para selecionar a tarefa que deseja trabalhar.
Mas as anotações nas tarefas eu uso demais, sempre tem alguma anotação bacana para fazer, ou uma sublista e uso este espaço.
Alguns truques legais
Dentro do Todoist dá para fazer mais um monte de coisas que facilitam o nosso dia a dia na execução das tarefas. Uma dessas coisas é colocar uma tarefa sem conclusão, para isso basta como um * antes da tarefa e dar uma espaço. Eu uso esse recurso para criar projetos que demandam mais de um tarefa para serem concluídos.
Também há a possibilidade de colocar datas de vencimento, nível de prioridade, colocar datas recorrentes e até mesmo hora para os compromissos. Assim como compartilhar projetos com outras pessoas e atribuir pessoas para determinadas tarefas.
Na versão Premium também conseguimos ligar o Todoist na Agenda do Google que já falamos aqui neste post. Dessa forma conseguimos visualizar os prazos de entrega em um mesmo lugar e ter uma visão geral do tempo. O mais legal dele é a facilidade de customizar de acordo com as suas necessidades.
Já usei o Todoist de muitas outras formas e mesmo a versão free é muito boa e já é uma mão na roda para organizar o nosso dia a dia. Lembrando que ele sincroniza em todos os dispositivos e a versão mobile dele é bem prática!
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Como estou usando o Todoist para me organizar no momento - Bárbara Vitoriano
14 de setembro de 2017 at 12:02
[…] super prático e intuitivo. No post passado eu mostrei algumas maneiras que você pode usar o Todoist para se organizar. Mas talvez uma das coisas que eu mais gosto nele é sua […]