Processo simplificado é a forma mais rápida de construir um processo. Consiste em apenas 2 passos, que são configurar o formulário e definir as etapas do processo.
Pronto! Você possui um processo de workflow automatizando o negócio da sua empresa.
Este modelo de processo atende todas aquelas operações que são compostas por etapas sequenciais. Ou seja, sem bifurcações ou decisões que geram variações do caminho a percorrer no processo.
Para clarificar, veja a imagem abaixo de um processo sequencial atendido por esse modelo.
Conforme a imagem acima, o processo simplificado permite que o processo vá para “frente” ou para “traz”.
Para não restar dúvida, segue um modelo de processo que não é atendido por esse modelo de construção.
O modelo acima possui uma decisão que gera uma variação do caminho a seguir no processo.
Para construir processos que possuam esta característica, deve-se utilizar o modelo BPM de construção de processos.
Agora que sabemos o que é um processo simplificado, vamos ao trabalho.
Vamos criar um processo simplificado utilizando a opção “Em branco”. Esta opção irá abrir a tela abaixo.
Informe o nome e a descrição do seu processo. Essas informações aparecerão para os usuários no momento de fazer novas solicitações ou tratar suas tarefas.
Então o primeiro passo é configurar o formulário.
Para detalhes de como configurar os campos do formulário, acesse o link.
Após configurar os campos do formulário, defina o processo na guia fluxo. Clique na caixa que possui a opção “+” e configure a primeira etapa (Solicitação).
Informe o nome da etapa, o responsável e uma descrição para a mesma. A primeira etapa na maioria dos casos, o responsável é o solicitante. Mas pode-se definir um responsável diferente. Esse responsável será utilizado no caso de a segunda etapa devolver a solicitação. Então a pendência cairá para o responsável definido na primeira etapa. Usaria um responsável diferente, exemplo o RH, em um caso em que no caso de devolução, quem devesse tratar fosse outra pessoa ou área. Imagine que no caso de um coordenador reprovar as férias solicitadas, ao invés de retornar para o colaborador, devesse ir para o RH, para essa área comunicar a negativa ao colaborador.
Pode-se ainda indicar que essa etapa pode ser tratada via aplicativo. Basta marcar o campo no topo da atividade. Simples assim!
Vamos configurar a próxima atividade (aprovação do coordenador):
Marquei “Aplicativo Workflow” para o coordenador receber o alerta e poder aprovar pelo smartphone.
Nesse caso o responsável foi selecionado “Usuários do Papel” e informado o papel “Coordenadores”. Isso significa que o solicitante deverá selecionar qual o seu coordenador para efetuar a aprovação.
O campo responsável usa o que chamamos de “mecanismo de atribuição”. Esse mecanismo disponibiliza várias formas de se definir o responsável de uma atividade. Veja mais detalhes na opção Mecanismo de atribuição.
A terceira e última etapa será encaminhar para o RH:
Nessa atividade definimos o responsável como “Papel” pois não quero que o coordenador escolha para quem vai. É desejado que caia para todas as pessoas da área de recursos humanos para que alguma delas assuma a pendência e trate.
Publique e PRONTO! O processo de férias da sua empresa está automatizado e pronto para uso. Agora, é só definir quem poderá iniciar solicitações do processo.