Estratégia e planejamento de apresentações: uso, forma e conteúdo | Blog RP
Lucas Taidson 13 de julho de 2017
Marco Franzolim, diretor de comunicação da MonkeyBusiness, apresentou um workshop estratégico para criar apresentações melhores, mais inteligentes e que geram mais resultado, em menos tempo.
Os participantes aprenderam com as ferramentas da MonkeyBusiness a planejar uma apresentação. Franzolim mostrou a base estratégica das apresentações antes mesmo de abrir o PowerPoint. Com isso, quando chegar a hora de se fazer slides, você saberá exatamente o que deve criar para montar uma apresentação sem errar.
O ponto central da discussão para criar apresentações corporativas é o planejamento. Precisamos definir uma linha argumentativa, os recursos narrativos, a estratégia de resultado. No entanto, os clientes pensam apenas no design, mas ele não é suficiente e não resolve uma apresentação de impacto.
Apresentações de impacto: foque nos resultados
Mas qual o formato completo de como criar uma apresentação de impacto? É fundamental que uma apresentação tenha começo, meio e fim.
Um dos grandes erros na hora de fazer a apresentação é esquecer o público alvo. Se o resultado deve ser maior que o impacto, ao criar uma apresentação você precisa entender a mensagem e como ela será transmitida.
A sua estratégia das apresentações vai de acordo com seu público. Cada pessoa tem um nível de interesse e objetivos diferentes.
Hoje as apresentações precisam ser criativas, com menos texto e menos tempo.
Durante o workshop, Franzolim se apresentou no formato Pecha Kucha, o qual se tornou um festival conhecido mundialmente. Em resumo, é uma apresentação de 20 slides, sendo 20 segundos para cada slide e o controle do tempo é automatizado. No final, se encerra a apresentação em 6 minutos e 40 segundos
O formato pode ser uma via para criar algo mais impactante. Criar apresentações de impacto é diferente de slides "bonitinhos". Ser impactante tem a ver com resultado, e não necessariamente design.
Ter objetivos claros constrói a sua apresentação e tudo que não estiver em concordância deve ser cortado. Diante disso, você consegue fazer uma apresentação mais curta.
Franzolim destacou que os profissionais precisam focar mais em planejamento e que PPT representa apenas 5% do trabalho. "Quando você abre a ferramenta, já precisa saber exatamente o que vai fazer", disse.
Outro formato assertivo é o Guy Kawasaki, no qual você se apresenta com 10 slides, em 20 minutos e com a tipografia de tamanho 30. Abaixo listamos a ordem sequencial para criar os slides:
Slide 01 – expondo a proposta
Slide 02 – solução proposta
Slide 03 – modelo de negócio
Slide 04 – como fazemos
Slide 05 – marketing e comercial
Slide 06 – concorrentes
Slide 07 – equipe
Slide 08 – projeções e conquistas
Slide 09 – status atual
Slide 10 – Call to action (CTA)
As agências hoje são muito contratadas para fazerem uma conclusão para as apresentações. Muitos profissionais não faz o Call To Action, encerra os slides com um "obrigado", mas não fecha a apresentação.
Franzolim também disse que as "apresentações com pontas soltas são frustrantes. Não feche apresentações com obrigado. Duas possibilidades para fechar as apresentação são fechar com CTA ou com conclusões que estejam conectadas ao público.
5 passos para criar o planejamento de apresentações multimídia
Defina o objetivo da apresentação
Escolha a mensagem que deve ficar
Pense para quem vai falar
Enfrente a resistência
Relacione a mensagem ao público alvo. Você pode ter apenas um objetivo, mas pode ter várias mensagens. Porém, quanto mais mensagens você colocar na apresentação, menos impacto ela terá. E quanto mais simples for a frase e menos slides, mais fácil seu público vai lembrar dela.
A linha de argumentação precisa ter uma estratégia clara. As empresas de apresentações corporativas precisam entregar soluções criativas e não mais problemas. O objetivo da apresentação determina o tipo de argumento.
Um CTA comercial pede um argumento de vendas, enquanto um CTA de repasse pede argumentos didáticos.
Para encerrar a apresentação, você precisa direcionar o seu público para que eles tenham a reação que você espera. Para isso, exponha seu objetivo. É fundamental mapear os slides para entender as resistências. O impacto é para entender as resistências.
Toda vez que contamos histórias geramos tensão e trabalhamos com a atenção das pessoas. Então precisamos ser criteriosos para definir começo, meio e fim das apresentações, a fim de atingirmos nossos objetivos – entregando resultados aos clientes.
A proposta do workshop foi apresentar a inteligência em apresentações e a mensagem com conteúdo. Franzolim apontou que "fazer PPT pode parecer entediante enquanto você está criando os slides e aquilo não faz muito sentido. Só faz sentido quando você termina, olha pra trás e enxerga o significado daquilo tudo".