Guia completo da contabilidade online | Contsimples
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A contabilidade é fundamental para que o empreendedor conheça a verdadeira situação financeira da sua empresa e a partir daí, tomar decisões mais assertivas para o seu negócio. Nesse sentido, a atividade contábil envolve diversos processos, como cálculos de impostos, registros, escriturações, declarações, análises, controles, relatórios e tantos outros. Isso é o que faz a contabilidade online, uma inovação que utiliza tecnologia para realizar esses procedimentos e fornecer acesso às informações de forma simples e rápida por meio de plataformas dinâmicas com conexão altamente segura.
Elaboramos este guia para que você saiba o que é e como funciona esse modelo de serviço contábil e quais são os benefícios que ele pode oferecer para sua empresa. Confira!
1. O que é contabilidade online?
A contabilidade online — também chamada de contabilidade digital — nada mais é que uma nova modalidade de prestação de serviços contábeis associada à tecnologia, que utiliza plataformas online inteligentes e intuitivas que podem ser acessadas por qualquer dispositivo conectado à internet, tais como: computador, tablet e celular.
Em seus sistemas de escritório virtual, inclusive, as empresas que prestam esse tipo de serviço podem oferecer outras atividades complementares como controle do fluxo de caixa, conciliação bancária, armazenamento em nuvem de arquivos eletrônicos, dentre outros.
Assim, a contabilidade online proporciona mais agilidade, transparência e segurança, pois o empreendedor pode acompanhar pela internet, a qualquer hora e em qualquer lugar, a contabilidade da sua empresa, o que otimiza o seu tempo e garante mais tranquilidade para focar no crescimento do negócio.
Embora os serviços sejam prestados de forma digital, por trás da plataforma estão profissionais altamente qualificados e capacitados, que possuem o diferencial de serem treinados para interagir por meio de uma tecnologia específica.
2. Contabilidade tradicional ou contabilidade online: entenda as diferenças
Por falta de um entendimento maior sobre a recente modalidade de prestação de serviços contábeis de forma online, ainda há muita desconfiança por parte dos empreendedores. Entretanto, com um pouco mais de conhecimento sobre esse tipo de atividade contábil, pode-se perceber sua credibilidade no mercado entre os mais variados tipos de negócios.
Para compreender melhor o funcionamento da contabilidade online é importante apresentar alguns pontos fundamentais e as variações desse modelo em relação ao modelo de contabilidade tradicional. Veja mais detalhes:
No modelo tradicional (ou presencial), o empreendedor precisa fornecer ao contador toda documentação referente à sua atividade e dados financeiros para a organização e pagamento dos tributos, emissão de notas fiscais e elaboração das obrigações acessórias etc. Ou seja, essa relação demanda deslocamento — tanto do empreendedor como do profissional contábil — para entrega de recibos de documentos e resolução de pendências.
Entretanto, tem sido cada vez mais difícil encontrar um espaço livre na agenda do contador, além das correrias do dia a dia, trânsito caótico, dentre outros obstáculos que podem impedir que uma reunião aconteça, tornando tudo mais exaustivo.
Essa situação cria certa dependência, pois ao precisar de qualquer documento, o empreendedor precisa solicitar e aguardar o envio ou se deslocar até o escritório, o que ocasiona perda de tempo, produtividade e dinheiro.
Adicionalmente, até por conta das suas peculiaridades, o valor dos serviços prestados nessa modalidade tende a ser mais caro e, para uma micro ou pequena empresa, esse é um fator bastante comprometedor para o seu desenvolvimento.
Na contabilidade online, todos os procedimentos são realizados pela internet, desde a emissão de notas fiscais, emissão e pagamento de guia de impostos, envio de declarações, cálculo de pró-labore dos sócios até o faturamento mensal e anual.
Assim, todas as documentações, relatórios legais financeiros, obrigações fiscais, trabalhistas e previdenciárias ficam acessíveis na plataforma e podem ser consultadas e impressas a qualquer momento, de onde você estiver sem a necessidade de acionar o contador.
Outras facilidades proporcionadas nesse modelo são:
busca automática de NF-e;
manifestação do destinatário para validação de NF-e;
backup automático de informações, dados e documentos armazenados em nuvem;
busca automática de arquivos digitais em caso de auditoria ou fiscalização;
emails registrados;
suporte através de canais digitais
redução de custos com impressões, dentre outros benefícios;
Geralmente, o atendimento pode ser realizado por e-mail ou chat online na própria plataforma, o que economiza tempo, simplifica os processos de gestão do cliente e oferece eficiência no serviço contábil.
Embora nessa modalidade a contabilidade seja feita online, a empresa que presta os serviços precisa ter um escritório físico, uma vez que o registro no Conselho Regional de Contabilidade (CRC) é obrigatório e somente com ele é que o escritório de contabilidade online está legalmente autorizado a prestar serviços contábeis.
No modelo online, os valores dos serviços prestados pela contabilidade contratada são mais acessíveis do que os valores do modelo tradicional. Isso é possível, pois as plataformas interativas que utilizam a tecnologia e a Internet automatizam os processos para prestar serviços em alta escala, permitindo que sejam praticados preços mais compatíveis com a realidade das micro e pequenas empresas.
Esse valor é calculado levando em conta uma série de variáveis, como tamanho e atividades da empresa, regime tributário, número de sócios, faturamento mensal, número de funcionários, nível de complexidade dos serviços prestados e a dedicação necessária para cada cliente.
Apesar de tudo ser feito online, essa modalidade de contabilidade não surgiu para tornar a relação entre o cliente e o contador fria e distante. Muito pelo contrário, surgiu para estreitar e aproximar cada vez mais essa relação.
Vale ressaltar que os serviços de contabilidade online ainda são bastante recentes e, tendo em vista que é necessário um investimento muito alto para criar uma plataforma online escalável, ainda existem poucas empresas que conseguem prestar um serviço com qualidade e de forma estruturada.
Ainda assim, essa é uma tendência para o futuro que será uma combinação entre a contabilidade digital e a contabilidade tradicional, possibilitando aos empreendedores de diversos setores o aproveitamento máximo dos diferenciais de cada modalidade de negócio, o que certamente favorecerá a sociedade como um todo.
A seguir, confira os principais aspectos a serem considerados na comparação entre uma contabilidade digital e uma contabilidade tradicional:
velocidade do atendimento e suporte;
3. Por que contratar uma contabilidade online?
Administrar um empreendimento é um desafio que exige muita dedicação, seja para quem é empreendedor individual, seja para quem é integrante de uma empresa como sócio. Afinal, essa é uma prática que requer preocupação do empreendedor com diversos procedimentos, assim como execução de várias ações ao mesmo tempo, visando a garantir melhor dinamismo e maior produtividade para alcançar melhores resultados.
Diante de tantas atividades, é imprescindível que o (a) dono (a) da empresa tenha controle das situações e muita organização para não cometer erros graves em face das urgências do dia a dia, evitando passar por cima de questões prioritárias do negócio.
Dessa forma, o empreendedor precisa saber gerir as tarefas relacionadas à atividade principal de seu negócio, conciliando funções que envolvem:
contabilidade e tributos (emitir as notas fiscais eletrônicas e pagar impostos, por exemplo);
Movimentação (registrar as contas a pagar e receber);
atenção aos procedimentos externos.
Por essa razão, após identificar as diferenças entre um modelo e outro de serviços contábeis, é preciso conhecer a fundo todos os benefícios oferecidos pela contabilidade online para descomplicar a sua rotina empresarial. Confira quais são eles:
Já imaginou precisar de um documento urgente para te auxiliar na tomada de alguma decisão e ter de solicitar ao contador e aguardar o envio, ou ainda, ter de se deslocar até o escritório para buscar o documento solicitado?
Tendo isso em vista, no modelo online, caso você precise de algum relatório com urgência, você tem acesso imediato a toda documentação que corresponde à contabilidade da sua empresa, podendo imprimir ou simplesmente abrir o documento para consulta com apenas um clique (inclusive, no seu smartphone).
Assim, com o fluxo de dados reunidos em uma plataforma dinâmica, todo o processo burocrático é simplificado e a rotina de todos os envolvidos é facilitada.
Ainda existe um grande receio quanto à segurança das informações, contudo, esse modelo de contabilidade é muito seguro. Isso porque todas as informações são armazenadas em nuvem, em servidores que seguem protocolos de segurança e garantem veracidade e integridade, impossibilitando o acesso de pessoas não autorizadas.
Como os backups são feitos automaticamente, você pode ficar tranquilo, pois não existe risco de perda de dados ou arquivos. De fato, perder um só arquivo de NF-e, por exemplo, pode acarretar em multas e outras penalidades, como a suspensão da atividade.
Além disso, o trabalho dos profissionais contábeis e dos escritórios de contabilidade — tradicionais ou online — é tão sério que a lei atribui a eles uma série de responsabilidades. Logo, tenha certeza de que procuram trabalhar com o máximo de segurança em relação aos dados confidenciais dos clientes.
À medida que você disponibiliza as informações para o escritório, o trabalho vai sendo realizado e, por meio dos relatórios disponíveis, você consegue acompanhar a contabilidade da sua empresa em tempo real e saber como vai a sua saúde financeira, sabendo exatamente como foi apurado e quanto está pagando de impostos.
Inclusive, nesse modelo não existe a possibilidade do contador esquecer de postar alguma guia de imposto, pois as plataformas usam um calendário inteligente que controla todos os prazos de obrigações.
Maior independência para o empreendedor
A opção pela contabilidade online também garante maior independência ao empreendedor, no que tange ao acesso a informações para as tomadas de decisões. Diferentemente do modelo tradicional, não há necessidade de solicitar informações e relatórios e ter de aguardar a sua disponibilidade pelo contador.
De fato, o empreendedor pode acompanhar a gestão contábil de sua empresa a qualquer hora e de onde estiver para gerenciar as informações necessárias para o andamento do seu negócio. Tudo é feito com agilidade de maneira objetiva em um clique.
Assim, para quem busca autonomia e praticidade pode contar com um serviço terceirizado eficiente e muito mais simples do que se imagina.
Sem ter de se preocupar com procedimentos burocráticos e onerosos, devido à automatização dos processos, e também sem ter que deslocar até o escritório físico para resolver problemas que podem ser solucionados com o suporte online, a disponibilidade de tempo para se dedicar a outras demandas da empresa é muito maior.
Com isso, o empreendedor pode focar no desenvolvimento estratégico do seu negócio, como aumentar e fidelizar os clientes, investir na qualidade do marketing, ampliar seu portfólio, entre outras possibilidades de empregar melhor o seu tempo.
Agilidade e qualidade no suporte
Ao contrário do que pode parecer, ter acesso ao suporte de um profissional devidamente capacitado no modelo online é muito mais fácil. Geralmente, as empresas oferecem atendimento por meio de uma central telefônica (que pode ser um serviço 0800), e-mail, chat e até redes sociais, como o Facebook. Desse modo, é possível sanar dúvidas e resolver pendências.
Sem dúvida, os escritórios de contabilidade online oferecem atendimento e suporte de qualidade, sempre muito ágil e simplificado e essa talvez seja uma das principais diferenças entre a contabilidade online e a tradicional.
Com o modelo de negócio proposto pelas contabilidades online, é possível oferecer valores mais acessíveis ao seu tipo de empreendimento, ou seja, um preço bastante competitivo, que acaba saindo bem mais em conta em relação ao preço médio cobrado na contabilidade tradicional. Consequentemente, os seus custos mensais com serviços contábeis são significativamente reduzidos.
Com essa economia, você poderá aumentar o seu nível de competitividade no mercado, diminuindo o valor de seu serviço para o cliente final, por exemplo, ou ainda, investindo no crescimento do seu negócio e aumento da sua receita.
Por todos esses benefícios elencados acima, a cada dia, mais empresas estão trocando o modelo de contabilidade tradicional e adotando o modelo de contabilidade digital para otimizar a gestão dos seus negócios.
4. Qual tipo de empresa se beneficia da contabilidade online?
Os escritórios de contabilidade digital prestam atendimento a diversos tipos de empresas em todo o Brasil, de diferentes setores, atividades e enquadramentos tributários. Porém, cada prestadora de serviços costuma atender alguns perfis específicos de clientes ou alguns nichos, que podem variar entre si.
Por isso, depois de conhecer todos os benefícios que a contabilidade online pode proporcionar para uma empresa, é importante fazer uma avaliação sobre seu tipo de negócio, sobre os custos que você terá com serviços contábeis e se esse modelo de contabilidade é o melhor a ser adotado. Para isso, considere os seguintes pontos:
negócios muito grandes que exigem uma participação mais próxima e mais ativa de um contador;
negócios em potencial que precisam de um apoio mais estratégico, necessitam de um contador para acompanhar mais de perto a rotina, auxiliar e direcionar todo o processo de tomada de decisão.
Logo, é possível perceber que a contabilidade online é mais adequada aos pequenos negócios com baixo nível de complexidade, uma vez que sua estrutura em alta escala não consegue oferecer um suporte mais próximo e adequado às grandes organizações com processos muito complexos ou com atividades que demandam maior acompanhamento.
Percebe-se então, que esse tipo de serviço é um facilitador para as micro e pequenas empresas de serviços, MEI, freelancers ou profissionais liberais, pois são os mais privilegiados em relação ao melhor custo-benefício.
5. O que procurar em um serviço de contabilidade online?
O primeiro passo que o empreendedor deve dar é pesquisar bastante sobre a empresa que deseja contratar. Alguns documentos contábeis, como balanço e balancetes, só podem ser elaborados e assinados por contadores devidamente registrados no CRC e, como já citamos, o escritório de contabilidade digital também precisa estar devidamente registrado.
Portanto, antes de contratar uma empresa de contabilidade online, verifique se tanto ela quanto seus profissionais estão registrados. Tenha muito cuidado, afinal, a contabilidade é uma atividade séria que implica diretamente a existência do seu negócio. Se for feita de forma errada, gera multas e sanções gravíssimas. Pesquise informações como:
quais são as opiniões deles com relação aos serviços prestados;
se de fato possui condições de atender às suas demandas;
como é a forma de trabalho do profissional de contabilidade;
qual o valor da mensalidade cobrada pelos serviços, entre outras informações.
Sobretudo, fique atento à qualidade do serviço prestado e se existem muitas reclamações, avaliando a reputação da empresa na internet, os comentários sobre a ela nas redes sociais e em sites especializados.
Da mesma forma, busque depoimentos feitos pelos próprios clientes. Essa é uma boa maneira de avaliar as falhas na prestação de serviços, principalmente no universo online. E fique de olho: é normal que existam algumas reclamações, mas precisam ser pontuais e ter tido resoluções. Essas observações podem evitar muitos problemas futuros.
Em seguida, o ideal é realizar comparações com outras contabilidades pesquisadas e avaliar qual delas apresenta as melhores condições de atender as demandas do seu negócio.
Após a contratação do serviço, tenha em mente ainda que é fundamental acompanhar o trabalho que está sendo realizado, de que forma o contabilista está atuando, as informações que são disponibilizadas, os pagamentos dos impostos, entre outros aspectos operacionais que influenciarão no resultado da sua empresa.
Verifique também se o escritório online disponibiliza canais de comunicação para simplificar o atendimento e o suporte, em caso de dúvidas e outras necessidades, e se são feitos de maneira personalizada.
Na prática, uma contabilidade online deve simplificar todas as etapas, possibilitando que o empreendedor esteja mais no controle dos números do seu negócio, desde a comunicação com o governo até a análise dos resultados.
6. Vale a pena migrar para contabilidade online?
A contabilidade online é a solução ideal para empreendedores e profissionais liberais que são mais dinâmicos e querem atuar no seu dia a dia com foco em eficiência e produtividade. Ao migrar para a contabilidade online, portanto, o empreendedor passa a contar com contabilistas qualificados, habilitados e experientes, bem como uma excelente ferramenta para organizar todas as informações necessárias para direcionar as tomadas de decisões.
É importante lembrar que um dos grandes benefícios da contabilidade online é justamente a autonomia que o empreendedor tem em relação às informações e dados de sua empresa, proporcionando praticidade e eficiência ao seu dia a dia.
Ademais, esse tipo de serviço é extremamente seguro e você não corre riscos quanto à confidencialidade dos seus dados e informações, pois os sistemas utilizados pelos escritórios seguem protocolos de segurança e tudo é armazenado em servidores na nuvem.
Assim sendo, a migração é uma ótima vantagem para empreendedores que querem ter mais tempo para focar na expansão de seu negócio, se preocupando menos com questões de suporte administrativo.
É muito nítido que com a evolução da tecnologia, a contabilidade mudou a maneira de ser operacionalizada. Nesse contexto, a contabilidade online surge como um mecanismo para auxiliar diretamente no progresso das micro e pequenas empresas, assim como dos profissionais liberais.
Atualmente, quase todos os serviços contábeis são feitos de forma automatizada e a maioria das informações que devem ser apresentadas ao Fisco só podem ser repassadas de forma online. Isso significa que mesmo os pequenos empreendedores precisam se habituar ao universo digital.
Como você pôde acompanhar, neste guia foram apresentadas informações sobre o que é e como funciona a contabilidade online, as diferenças em relação ao modelo de contabilidade tradicional e os inúmeros benefícios que esse tipo de serviço contábil pode proporcionar para os pequenos empreendedores.
Além disso, pôde compreender o que se deve levar em conta, quais critérios considerar ao buscar por uma empresa de contabilidade digital para a contratação de seus serviços, e ainda, que vale muito a pena migrar para esse modelo de contabilidade se o seu foco é autonomia.
Com todas essas informações demonstradas nesse guia, você já é capaz de avaliar se essa modalidade de contabilidade é a mais adequada ao seu tipo de negócio, mas caso você tenha ainda alguma dúvida, leia também o nosso artigo "Contador online vs. tradicional: o que é melhor?" e entenda ainda mais sobre esse assunto!