GED Gestão eletrônica de documentos | SPLS Systems
O GED é um conjunto de tecnologias (hardwares e softwares específicos) que permite a gestão inteligente de qualquer documento ou arquivo de uma organização, originalmente eletrônicos ou convertidos à forma digital. Ainda podemos considerar que o GED é uma solução para organização e estruturação eletrônica de documentos que demandam busca e visualização constantes das informações neles armazenadas. Esses documentos podem ser das mais diversas origens tais como papel, arquivos de texto, planilhas eletrônicas, microfilme, imagem, CAD e etc.
No GED criam-se padrões de organização de documentos que são associados a índices para pesquisa e recuperação que permitem localizar rapidamente qualquer documento. Além dos índices de pesquisa normalmente utilizados como data da criação, autor, versão, pasta de armazenamento, no GED podem ser adicionados inúmeros outros dados. Alguns destes são tipo de documento, departamento, nome que o fornecedor trata o documento e outros. Todas essas informações facilitam a pesquisa para a localização. Com a Gestão Eletrônica de Documentos é possível restringir o tipo de acesso, oferecendo permissões diferenciadas para cada usuário num determinado documento.
Vantagens sobre a Ged Gestão eletrônica de documentos
Umas das principais vantagens da GED gestão eletrônica de documentos é a precisão e rapidez na localização de documentos. Com o sistema de organização e as ilimitadas possibilidades de indexação que o GED proporciona, a localização de documentos torna-se muito mais rápida e eficiente. Outro ponto relevante é a redução de custos. A redução de impressões e cópias desnecessárias, além de manter um ambiente mais organizado, reduz os custos no investimento de insumos e no desgaste de hardware para esta finalidade. A GED também ocasiona mais espaço físico para seu negócio. Com a Gestão Eletrônica de Documentos o espaço físico antes destinado ao armazenamento de papéis poderá ser utilizado em atividades produtivas que priorizem o "core business" de seu negócio.
A automatização de processos documentais também é um diferencial da GED. A Gestão Eletrônica de Documentos ajuda a focar em seu negócio, visto que a GED oferece respostas rápidas e precisas minimizando recursos humanos e aumentando a produtividade. A GED contribui com o meio ambiente. A redução do fluxo de papel é uma ação sustentável, com isso sua organização automaticamente contribui com a preservação do meio ambiente. Experimente a vantagem competitiva sustentável desta ação!
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