5 Pontos Importantes a serem Considerados na Elaboração do Orçamento – Prodap
5 Pontos Importantes a serem Considerados na Elaboração do Orçamento
O orçamento é uma importante ferramenta de planejamento e controle das operações de uma empresa. Ele permite uma série de benefícios, como a definição de um plano anual de resultados e o acompanhamento comparativo periódico do previsto e do ocorrido, possibilitando análises diversas e a confecção de planos de ações para tratar eventuais desvios e garantir o resultado previsto.
No entanto, é muito comum ocorrerem erros em sua elaboração e implantação, impedindo seu êxito. Abaixo, abordaremos alguns do erros mais frequentes, dentre diversos outros que podem impactar nos resultados do negócio, e o que fazer para evita-los.
1 – Uso excessivo de tendências históricas na elaboração do orçamento
Em se tratando de orçamento, o passado pode ser um bom predecessor do futuro. Porém, o uso excessivo de dados históricos, sem as devidas análises, pode conduzir o processo de elaboração do orçamento ao erro. Cada vez mais os negócios estão suscetíveis a novas tendências, utilização de novas metodologias e tecnologias, alterações sócio-culturais, político-econômicas e demais fatores e variáveis que acabam impactando diretamente no planejamento e na orçamentação.
Além da análise dos dados históricos, levar em consideração no processo de orçamentação outras análises de mercado, com avaliações macro e micro ambientais de variáveis e tendências futuras, realizando, quando necessário, os ajustes devidos.
2 – Aplicação linear de corte de gastos para todos os setores
A aplicação do corte de gastos linear na definição de metas nem sempre tem os efeitos esperados. Alguns setores tem lacunas maiores de produtividade e eficiência, enquanto outros já estão próximos do limite ou dependem de um orçamento mínimo para que a produtividade não seja afetada. Além disso, muitas vezes o aumento dos gastos em determinados departamentos pode trazer maiores economias, como por exemplo, optar por obter uma equipe de compras eficaz, que consiga negociar melhores condições com os fornecedores.
Realizar cortes orçamentários com base em uma visão sistêmica da empresa, que considere os impactos gerados nos diversos setores. Para isso, é necessário analisar a realidade de cada setor, com o auxílio e a participação dos gerentes e supervisores para identificar lacunas de produtividade e oportunidades de corte de gastos, afim de se obter os resultados esperados
3 – Baixo envolvimento da empresa na definição de metas orçamentárias
Muitas vezes o processo de elaboração do orçamento fica restrito à participação da alta gerência e, com isso, a empresa corre o risco de que seus colaboradores desconheçam as metas, tenham visões fragmentadas do negócio e, por consequência, não se sintam totalmente envolvidos e responsáveis pelos resultados.
Para que seja bem planejado, é essencial, considerando o caráter das informações, envolver o máximo de colaboradores possíveis na elaboração do orçamento, principalmente os que compõem as supervisões e gerências da empresa, pois são eles que conhecem as limitações e potenciais de suas áreas. Além disso, depois de elaborado, o orçamento deve ser devidamente comunicado. Desta forma, promove-se um alinhamento geral das metas, contribui-se para visão holística do negócio e maior envolvimento das equipes.
4 – Acompanhamento orçamentário ineficaz
Outro equívoco crucial que culmina em falhas na gestão orçamentária é a falta de um acompanhamento eficaz. Entende-se por acompanhamento eficaz, aquele que permita identificar "desvios da rota", analisar e atuar nas causas a tempo de corrigi-las e garantir os resultados esperados. Pode ser de pouca valia por exemplo, analisar no fim de julho os resultados do mês anterior.
Implantar metodologia de checks de metas periódicos e frequentes, essenciais para tratar das anomalias e promover planos de ações pontuais que permitam alcançar as metas almejadas.
5 – Inflexibilidade de ajuste orçamentário
Metas inflexíveis nem sempre são o melhor caminho a seguir quando se trata de uma gestão orçamentária eficaz. Algumas mudanças ambientais e/ou setoriais podem ser impactantes a ponto de justificar flexibilidades, caso contrário o orçamento pode engessar o negócio e conduzi-lo a resultados indesejados.
Elaborar politicas de revisão conforme alcance de metas e periodicidade de revisões, desde que devidamente justificadas, aprovadas pelos responsáveis e preservados os respectivos históricos. Isto pode garantir a sua empresa respostas rápidas e agilidade em se adaptar aos novos cenários, ou de angariar e aproveitar oportunidades antes não mensuradas. Cabe ressaltar no entanto, a importância de um orçamento bem planejado, afim de que se reduza ao máximo a necessidade de alterações futuras.
Diversos equívocos podem ocorrer na gestão orçamentária de uma empresa. Abordamos neste artigo alguns erros comuns, dentre vários outros que podem impactar nos resultados do negócio. Os principais pontos para evitar as falhas descritas neste texto referem-se a analisar minuciosamente os ambientes externos e internos da empresa, prezar pela participação do maior número de colaboradores possíveis no processo de orçamentação, controlar sua execução através de metodologias de acompanhamento e garantir-lhe certa flexibilidade quando necessário.
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