Gestão de projetos de Inbound Marketing: estratégias para garantir boas entregas
Com a chegada de um novo cliente na agência, é comum que já exista um passo a passo básico a seguir, começando pelo planejamento das ações que serão feitas para atingir os resultados alinhados no fechamento da proposta. Mas você tem certeza se os processos atuais vão contribuir para que o cliente continue motivado e renove o contrato?
Para garantir a qualidade do planejamento, é necessária uma grande dedicação da equipe em estudar o mercado do cliente, conhecer a concorrência, definir as personas para desenvolver as estratégias ideais que levam aos resultados acordados com o cliente, além de garantir que a estrutura atual da agência será suficiente para realizar todo o trabalho.
É nessa etapa também que todas as atividades, responsáveis e prazos são definidos. E tudo isso demanda um tempo razoável para ser concluído.
Porém, toda essa dedicação pode se tornar inútil se não houver processos internos de execução que garantam a entrega de todas as atividades mapeadas no planejamento.
Modelo de cronograma para Inbound Marketing
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Importância da gestão de projetos de Inbound Marketing nas agências
Algumas demandas da agência possuem um volume grande de atividades complexas que ocorrem em paralelo e que necessitam de um processo claro de gestão. Isso é essencial para saber o que deve ser priorizado e garantir que as principais demais demandas sejam atendidas.
A gestão de projetos contribui para o aumento de produtividade da agência, já que proporciona a execução das atividades de forma mais assertiva e organizada. É também um incentivo para que os funcionários trabalhem de forma colaborativa e mais consciente, conhecendo suas tarefas e como devem realizá-las. Isso evita o retrabalho e o gasto desnecessário de esforço, tempo e custo.
Quer ter sucesso no projeto de Inbound Marketing do cliente? Gerencie e garanta as entregas!
Para estruturar um planejamento de um Projeto Inbound, é fundamental pensar em quatro passos durante sua construção:
Defina aonde quer chegar: quais são os objetivos e os resultados esperados do seu projeto?
Defina o caminho a seguir: qual o caminho seguir para conquistar os objetivos? Ou seja: qual é o escopo do projeto, as pessoas envolvidas e a estrutura necessária para chegar lá?
Implementar cada etapa do projeto: com o caminho definido, é hora de colocar prazos! Um cronograma detalhado é indispensável para dar ritmo ao trabalho.
Mensurar e controlar: hora de garantir o ritmo do trabalho e a qualidade das entregas. Defina o rotina de acompanhamento e garanta os ajustes necessários.
Vamos entender melhor como estruturar cada um dos passos acima:
Na etapa de planejamento é hora de colocar as propostas no papel, organizando as ideias através dos estudos que são feitos previamente. É o momento de traçar os objetivos e definir aonde se deseja chegar e os resultados que se deseja conquistar. É importante visualizar as etapas macros que precisam ser vencidas para levar o seu cliente ao sucesso.
Os objetivos mais comuns dos clientes com Marketing Digital estão relacionados a:
2. Defina o caminho a seguir
Para seu projeto fluir, vale descrever todos os passos que serão seguidos para chegar ao resultado esperado. Essa é a hora de detalhar o escopo do seu projeto e o que é preciso fazer para alcançar os objetivos, com a definição dos recursos e das funções.
Na etapa de kick off do projeto, é hora de mapear:
Na etapa de ongoing as primeiras atividades devem ser definidas no maior nível de detalhes possível. Aqui é necessário pensar em cada passo que deve ser dado para chegar aos objetivos definidos no passo anterior. Quer um exemplo? O que é preciso para produzir um site? Depois das etapas acima, no mínimo, vamos precisar:
Planejar o conteúdo e o responsáveis pela produção
Projeto gráfico do site
Desenvolvimento e responsáveis (internamente ou contratação de terceiros para fazer)
Contratação de servidor para publicação
3. Implementar cada etapa do processo
Para garantir as entregas com qualidade, respeitando os prazos e prezando por uma comunicação fluida, a gestão do cronograma se torna fundamental.
É a partir dessa gestão que será possível a organização e o cumprimento de cada etapa pelos responsáveis pelas atividades que foram distribuídas.
Para facilitar, aqui você encontra um modelo de cronograma de projeto Inbound, com as principais atividades já mapeadas.
Mas, se você deseja desenvolver o seu próprio cronograma, é importante considerar alguns pontos.
3.1. Como montar seu cronograma de projeto
Para montar um cronograma você pode optar por planilhas, aplicativos ou sistemas de acompanhamento já disponíveis no mercado. O que é importante frisar aqui é que você utilize um formato que seja possível ser visualizado por toda a equipe do projeto. Optar por um software de gestão que ofereça opções para construção do seu cronograma pode ser um bom caminho.
Existem várias opções disponíveis no mercado e você pode utilizar aquela que mais se adequar ao seu dia-a-dia. Em uma pesquisa feita pela Rock Content e pela Resultados Digitais, você pode verificar as principais ferramentas utilizadas pelas agências para fazer o trabalho de gestão de projetos.
Para montar seu cronograma, é importante ter realizado o mapeamento das atividades. Com isso feito, é hora de definir a prioridade e o prazo delas, gerando o Gráfico Gantt (que, apesar de ter sido criado há um século, continua super atual quando o assunto é gerenciamento de projetos). Ele servirá de base para o acompanhamento da evolução.
Seu objetivo é apresentar de forma visual e de fácil compreensão o cronograma completo dos trabalhos, a interdependência das atividades e o esforço necessário para a conclusão do projeto.
4. Mensurar e controlar
Tão importante quanto definir as etapas é garantir que todas elas estão sendo cumpridas. Por isso, o acompanhamento, a mensuração e o controle são fundamentais para garantir a entrega do projeto. E aqui é onde se encontra os principais desafios das agências: criar rotinas internas de monitoramento e controle.
Muitas agências levam bastante tempo desenvolvendo o planejamento e o cronograma, mas eles acabam abandonados no meio do processo. E quando isso acontece, todo o esforço e as horas de dedicação para sua construção são jogados fora.
Mais do que o tempo jogado fora, o principal problema quando isso acontece é o atraso nas entregas das atividades, gerando a insatisfação do cliente que não obtém os resultados esperados porque as atividades deixaram de ser acompanhadas.
Imagine se uma campanha de Mídia Paga é lançada sem a página de destino otimizada? Quantas oportunidades seu cliente pode perder com um erro desse que poderia ter sido identificado através de um acompanhamento simples de entregas?
Para garantir que isso não ocorra, é necessário investir no acompanhamento da performance do projeto e das pessoas e para isso, alguns caminhos são indicados:
4.1. Gestão de cronograma
Acompanhe os prazos e o desempenho do projeto e da equipe através das entregas das atividades previstas:
Defina um champion para controlar a atualização do status do cronograma
Defina o tempo e a forma de comunicação com a equipe sobre o andamento do projeto
Defina os responsáveis por aprovar mudanças e ajustes que forem mapeados durante essa gestão
4.2. Reuniões de acompanhamento
Defina a rotina de acompanhamento da evolução da equipe através de reuniões periódicas:
Crie um quadro de acompanhamento visual da evolução do projeto.
Planeje suas reuniões, identificando as prioridades e as entregas previstas para o próximo período. É nesse momento que a equipe identifica quais são as informações necessárias para executar as atividades e todos conseguem visualizar o status do projeto, além das interdependências das entregas.
Registre tudo o que foi definido na reunião e compartilhe com toda a equipe para que todos saibam da sua responsabilidade
Identifique os ajustes necessários no cronograma e qual o impacto que será gerado no prazo final do projeto, para que os alinhamentos sejam feitos e o cliente comunicado
4.3. Controle de atividades e tarefas
Acompanhe as tarefas e desempenho da equipe para garantir que as atividades foram direcionadas para as pessoas certas.
Verifique a demanda de cada colaborador para entender o volume de atividades que já estão direcionadas para ele
Deixe claro o fluxo de trabalho da agência para que todos entendam como devem entregar suas atividades
Use o conhecimento de projetos anteriores para garantir cada vez mais qualidade no gerenciamento das entregas
E aí, percebeu todos os benefícios de implementar a gestão de projetos na sua agência?
Além de um acompanhamento mais próximo da sua operação, a Gestão de Projetos também pode trazer outros grandes ganhos como a garantia de qualidade e continuidade do projeto, a maximização de recursos e minimização dos riscos.