Quando você deve fazer a migração de ERP? Descubra! - Blog Grupo Ease: Tudo sobre Gestão Empresarial e ERP para Shoppings
By Grupo Ease setembro 25, 2019
A migração de ERP é um processo que implica modificar rotinas operacionais e administrativas, além de mudanças — às vezes profundas — na forma de tratar dados e outros aspectos relevantes.
Já é sabido por todos que o ERP (Enterprise Resource Planning) é, afinal, uma das soluções mais indicadas para a gestão de um centro comercial porque é o recurso que permite coordenar informações de diversas fontes distintas simultaneamente, como os departamentos internos, além de integrar outros sistemas, tarefa que seria inviável se fosse tocada apenas pela mão humana,
O que muitas vezes não se sabe é identificar quando o ERP em uso dá sinais de que perdeu a validade para um determinado negócio. Tendo em vista os impactos dessa mudança, este artigo foi feito para orientá-lo a identificar quando a migração de ERP é necessária ainda na fase inicial. Confira!
Sinais de que o sistema atual deve ser substituído
Um ERP obsoleto costuma apresentar sinais de que já não atende mais às necessidades do seu proprietário, falta de flexibilidade e muitas vezes falhas constantes. Confira alguns sinais que podem confirmar se é o momento ou não de fazer a migração do seu sistema atual!
Não existe a possibilidade de integrar informações
A proposta de um sistema de integração é justamente servir como uma plataforma na qual dados de setores distintos e correlacionados possam ser cruzados. Um bom exemplo disso é a dobradinha Contabilidade/Financeiro. Embora sejam setores com funções diferentes, existe entre eles uma relação de interdependência. Portanto, em algum momento, um precisará do outro para prosseguir em suas atividades.
Quando o ERP em uso já não dá mais conta de integrar as informações geradas entre fontes diversas, sinaliza que não cumpre mais aquilo para que foi desenvolvido. Essa falha, em geral, tem a ver com a própria obsolescência do sistema, comum nas empresas que operam com um software que não possui esquema de atualizações, há muito tempo.
O crescimento das demandas é maior que a capacidade do ERP
As alterações em uma empresa saudável são inevitáveis, no caso do crescimento de um Shopping, por exemplo, essas mudanças acontecem o tempo todo, novas lojas são incorporadas, outras saem…e a migração de ERP tem que acompanhar esse movimento. Na prática, a tendência natural de um negócio minimamente administrado é crescer.
Quando um sistema de gestão não dá conta de agilizar rotinas e dar respostas aos novos desafios, então um upgrade faz-se necessário. Isso pode ser feito internamente, quando o próprio sistema é atualizado e novas funções incorporadas. Entretanto, quando essas mesmas atualizações não bastam, é sinal de que o ERP não dá mais conta e deve ser substituído.
Dificuldades na elaboração de relatórios e documentos
Além da integração, o sistema deve ser um facilitador na hora de executar tarefas de rotina. Entre essas tarefas, destaca-se a elaboração de documentos como notas fiscais, formulários e a geração de relatórios para tomada de decisão.
Nada mais adequado, já que a proposta de um ERP é exatamente a de fazer em tempo hábil aquilo que manualmente demoraria demais. Portanto, quando o sistema passa a não apresentar recursos na geração desses arquivos, deve-se acionar a luz vermelha. Afinal, tratam-se de materiais estratégicos e que não podem conter erros e inconsistências.
O trabalho dos colaboradores se complica
Por todas as características já expostas, pode-se dizer que o ERP é, sobretudo, um facilitador. Assim sendo, um sistema que trava o tempo todo ou funciona na base da "gambiarra" acaba por representar o papel contrário. Em resumo: se o seu ERP atual está gerando mais problemas do que soluções, então provavelmente está na hora de migrar para uma nova solução.
Como conduzir o processo de migração
Seria ótimo se a aquisição de um novo ERP fosse igual a comprar um produto, simplesmente abrir e usar. Na verdade, a decisão por mudar de sistema implica mudanças de alto impacto para a gestão da empresa. Essas alterações, por sua vez, envolvem aspectos operacionais — quem faz o quê — e processos de tomada de decisão.
Dessa forma, a migração de ERP deve ser conduzida de forma gradual, com suporte de profissionais de TI e supervisionada de perto. Se possível, é indicado adquirir uma versão de testes ou uma demonstração completa, de maneira a fornecer um panorama de uso que não deixe dúvidas sobre suas capacidades. Se o período de experiência transcorrer sem sustos, então provavelmente o novo sistema se ajusta às necessidades da administração.
Não menos importante, é preciso antecipar-se aos custos que essa migração necessariamente deve gerar. Por isso, a escolha do fornecedor deve ser pautada na melhor relação custo x benefício.
Uma vez implementado, é importante investir em treinamento e capacitação das pessoas que operam os seus sistemas. A propósito, elas são fundamentais no processo de migração e devem ser ouvidas desde a fase de avaliação do sistema a ser incorporado.
A importância de optar por um sistema personalizado
O feedback das pessoas que trabalham com o seu ERP diariamente é importante, ainda, porque se trata de uma solução necessariamente customizada. As empresas que desenvolvem softwares de gestão, de modo geral, têm sempre uma versão padrão. Contudo, é certo que existe sempre a necessidade de estudar as suas demandas específicas para que o ERP cumpra de fato a sua função essencial: integrar seus processos de acordo com as regras do seu negócio.
Nesse sentido, o mais indicado é contar com um fornecedor que desenvolve baseado nas demandas de seu segmento. O Grupo Ease, por exemplo, é reconhecido no competitivo mercado de Shoppings Centers, porque, além de integrar setores internos, seu sistema ERP possui diversos recursos específicos para esse segmento, e o diferencial de uma implementação ágil e com alto grau de automatização.
Considere que a implementação de um novo sistema não acontece de uma hora para a outra. O processo deve ser acompanhado do início ao fim, no sentido de garantir segurança da informação e a sincronicidade na hora de migrar dados.
Então, ficou claro para você o que deve ser pesado na hora de fazer a migração de ERP? Como vimos, essa é uma tarefa cuja condução deve ser confiada a profissionais experientes e que possam, no pós-venda, prestar suporte contínuo. Escolha criteriosamente.
Ficou curioso em conhecer o ERP Ease Controller.net do Grupo Ease? Entre em contato e solicite uma demonstração completa do Sistema. Talvez esse possa ser o sistema certo para sua empresa!