Como organizar um evento pode parecer uma tarefa incrivelmente impressionante. E sem organização e pensando no futuro, pode ser. Bem, vamos trabalhar para evitar isso – desde os meses de preparação antecipada até a manutenção da calma no dia de folga. A agencia de marketing digital Planejador Web preparou esse guia para você aprender tudo sobre como organizar um evento.
Planejando Meses à Frente
1 Defina o objetivo do evento.
Ter uma frase ou duas na sua cabeça irá ajudá-lo a liderar o evento na direção certa. Você está planejando para educar sua comunidade? Persuadir potenciais doadores de fundos? Para celebrar um indivíduo específico ou grupo de indivíduos? Seja o mais estreito possível. O que quer que você esteja fazendo (seja educando, persuadindo, celebrando, etc.), por que você está fazendo isso?
Pense nisso como sua declaração de missão. Sua estrutura para o sucesso. Quando você sabe exatamente o que você quer fazer, é muito mais fácil fazer isso!
2 Definir metas
O que exatamente você quer realizar? Não quantas pessoas você quer mostrar, não o fato real de que o evento está acontecendo – o que você quer sair disso? 5 pessoas para se afastar de uma nova parte da sua organização? 1.000 $ levantados? Mentes mudaram? Pessoas empolgadas?
Pense nas três principais coisas que você gostaria que acontecesse como resultado desse evento e se concentrasse em se tornar uma realidade. Talvez um objetivo seja financeiro, um é social e um é pessoal. Você decide!
3 Reúna os voluntários. Bons membros da equipe com habilidades diferentes são uma necessidade. Eles podem ajudar com tudo, desde a preparação de horários e orçamentos, a fazer convites e cartazes, a receber convidados e fazer o trabalho sujo de limpar depois. Em outras palavras, eles podem ajudá-lo a fazer as coisas. E se você puder, peça a voluntários em quem você confia!
Certifique-se de manter os membros da equipe e supervisores "atualizados" com seus planos. A colaboração pode facilitar seu trabalho. Quando você pedir ajuda, seja o mais completo possível sobre as expectativas para eles e seu nível de envolvimento.
Se você não estiver em uma situação em que encontrar voluntários é viável, contrate uma equipe! Tudo depende do tipo de evento que você está organizando. O local pode ser capaz de fornecer um ou você pode passar por uma agência de pessoal de terceiros.
4 Prepare um orçamento.
Todas as possíveis despesas, receitas, patrocinadores e despesas contingentes devem ser incluídas. Se você não faz orçamento, você vai acabar com um maço de recibos, um livro de bolso vazio, e não tem idéia do que diabos acabou de acontecer. Seja realista desde o primeiro dia, para que não haja surpresas no dia de hoje!
Encontre maneiras de manter os custos baixos. Você consegue voluntários para trabalhar de graça? Considere locais mais baratos (como a casa de alguém)? Lembre-se: um encontro pequeno e simples que vai bem é sempre mais impressionante do que uma festa jogada para o nono que é um fracasso.
5 Decida em um tempo e lugar.
Esta é a coisa mais importante quando se trata do seu evento. Que horas e que lugar farão as pessoas dizerem: "Sim, eu vou para isso!" Você quer um momento em que todos serão livres e um lugar que seja um local conveniente. E algo que você pode reservar!
Verifique o calendário da sua comunidade e considere seu público. Se você está trabalhando com um monte de mães que ficam em casa, durante o dia e na vizinhança é sua melhor aposta (talvez com alguma babá oferecida também?) Se você está canalizando estudantes, faça uma noite no centro da cidade. Se você puder, vá onde eles já estão .
Claro, alguns locais precisam ser reservados. Entre em contato com o local em que você está pensando em usar o mais rápido possível. Eles podem estar mais ocupados do que você!
6 Pense na logística.
Logística para tudo. Como será o estacionamento? E quanto à acessibilidade de handicap? O que você pode fazer com o tamanho do seu espaço? Qual equipamento você precisará? Que itens extras (água potável para alto-falantes, crachás, folhetos) você precisará de despesas extras? Quantas pessoas são necessárias para realmente fazê-lo funcionar sem problemas?
É importante sentar-se por um minuto com você mesmo (e com sua equipe) e considerar todos os lados da história. Existe algum obstáculo que possa ser previsto e prevenido? Quaisquer convidados especiais que precisam ser acomodados? Quaisquer exceções que precisam ser feitas?
7 Pense em marketing e publicidade.
Enquanto você está no rolo que você é, prepare um cartaz de rascunho. Deve incluir a data provisória, hora, local, convidado principal, nome do evento e um tema ou tag-line para o evento. Já que é tão cedo, você pode se dedicar a isso – mas é melhor preparar uma versão preliminar agora para ver como tudo está acontecendo!
Pense em outras maneiras de divulgar a palavra também. E-mail explosões? Correio normal? Facebook, Twitter, as outras duas dúzias de sites de eventos por aí (mais sobre isso daqui a pouco)? O que você precisa antes do evento para levar as pessoas e o que você precisa no evento para mantê-las?
8 Organize-se.
É muito possível que você se sinta um furão com a cabeça cortada agora. Respire e abra o Excel. Prepare um cronograma preliminar das atividades do evento. Faça algumas planilhas para organizar seus pensamentos. Pode parecer uma papelada desnecessária agora, mas em dois meses você estará agradecendo intensamente ao seu passado por cuidar de você.
Prepare uma linha do tempo (com prazos) para cada atividade. Anote os nomes de todos e onde eles são necessários quando. Dessa forma, você pode se organizar e colocar em campo questões futuras de outras pessoas.
Organizando 2 Semanas De Antemão
10 Visite o local com os membros da sua equipe.
Olhe ao redor do local e avalie o estacionamento, banheiros, salas verdes, arranjos, várias entradas e saídas. Procure lugares próximos onde você possa tirar fotocópias, fazer ligações telefônicas e comprar qualquer coisa em caso de emergência. Basicamente, conheça o seu terreno como a palma da sua mão.
Converse com a pessoa de contato também. Eles devem ter um conhecimento do local melhor do que ninguém. Há algum problema que você deva conhecer? Qualquer restrição de tempo? Portas sendo trancadas em certos momentos? Deus me livre, programou cheques de alarme de incêndio?
1 Fique calmo.
Você tem isso. É incrivelmente importante manter um nível de cabeça e não ser pego em um suor mental. Você está se preparando há meses! Tudo vai ficar bem. Quanto mais calmo você estiver, mais calmo será seu time, e mais tranqüilo será o evento. Além disso, tudo acabará em breve!
A sério. Você tem isso. Você cobriu todas as suas bases, pensou em todos os possíveis problemas – se alguma coisa der errado, você sabe como lidar com isso. E lembre-se: ninguém vai culpar você. Um convidado barulhento, comida ruim – as pessoas sabem que você não tem controle sobre nada. Então relaxe. Você ficará bem.
2 Faça um último check-in com sua equipe.
Certifique-se de se comunicar com todos sobre como chegar ao local e a hora. A última coisa que você quer é que toda a sua equipe o chame de uma vez no dia do evento perguntando onde diabos está a porta dos fundos.
Mesmo que ninguém esteja saindo e fazendo perguntas, faça o possível para avaliar seu comportamento. Todos parecem bem com a descrição do seu trabalho? As pessoas estão se dando bem? Se não, fale com eles e veja se consegue resolver os problemas. Talvez alguém seja mais adequado para um departamento diferente ou trabalhe com outras pessoas.
3 Verifique todos os convites e respostas.
Crie uma lista de convidados em uma planilha e obtenha uma contagem de cabeçalhos. Para a maioria dos eventos, o número de pessoas que respondem por RSVP não representa o número de pessoas que realmente mostram. Você pode ter 50 pessoas que disseram que vão estar lá, mas acabam com 5 ou 500. Então, enquanto você deve saber esse número, também esteja pronto para lidar com qualquer extremidade do espectro!
Lembre os VIPs sobre os eventos enquanto você está nisso. Você ficaria surpreso com quantas pessoas dirão: "Ah, está certo. Isso é amanhã, não é?" Com um simples telefonema ou texto, isso pode ser evitado.
4 Vá para o local e verifique se tudo está pronto.
O quarto está limpo e disponível? Todo o equipamento eletrônico está configurado e parece estar funcionando? Você pode pré-carregar qualquer equipamento, se necessário? A equipe parece razoavelmente preparada?
Verifique se há pessoas suficientes para o evento. É sempre melhor ter mais do que você precisa, é claro. Você pode precisar de alguém para fugir para fazer uma incumbência de emergência ou cuidar de um convidado ou problema que você não viu. Ou, você sabe, buscar café para você.
5 Faça os kits dos participantes.
Este kit pode incluir uma garrafa de água, um snack bar, papel de nota, uma caneta, uma brochura e qualquer informação que possa precisar. Também é uma boa ideia incluir pequenas lembranças. Este é um belo toque que realmente convence as pessoas de que este é um evento bem pensado e organizado. E isso faz com que eles se sintam apreciados!
Isso pode ser para os convidados ou pode ser para sua equipe ou ambos! Quem não ama uma barra de granola e caneta grátis?
6 Faça uma folha em execução.
Esta é uma lista de todas as informações necessárias classificadas por hora e / ou sala. Prepare uma agenda minuto a minuto para atividades importantes. O formato para isso é com você. Apenas tente manter a quantidade de informação no mínimo para que seja fácil de ler.
Se você for realmente do tipo A e super diligente, poderá achar útil criar diferentes tipos de folhas de execução. Os palestrantes podem querer uma lista de outros oradores, onde estão e a que horas. Sua equipe pode querer apenas uma lista de equipamentos, horários e protocolos de limpeza. Se você tiver tempo, isso pode ser útil.
7 Faça uma lista das coisas a serem levadas para o local.
Quão terrível seria se você chegasse lá, tudo está lá, cada um está lá, e você percebe que a única coisa que não é são as 12 mil xícaras que você esqueceu em sua casa? Vadio. Agora você acabou de arruinar tudo. Então, faça sua lista de verificação, verifique-a duas vezes e traga tudo o que precisa ser trazido!
Se as coisas forem meia dúzia de lugares, atribua pessoas a cada dever específico. Dessa forma, no dia em que você não passa 8 horas correndo colecionando tudo e pirando. Espalhar o trabalho faz com que as mãos mais leves … ou no entanto diz o ditado.
1 Certifique-se de que tudo esteja pronto.
Corrigir a data, local, (chefe convidado), pessoal, nome do evento e tag-line. Existe alguma coisa que poderia dar errado? Qualquer troca de última hora que possa se apresentar? Neste ponto, tudo deve ser escrito com tinta permanente.
1 Chegue cedo ao local com os membros da sua equipe e voluntários.
Verifique se todos estão lá e se todos os equipamentos eletrônicos estão funcionando. Alguma pergunta de última hora? Se houver tempo, distribua o Mountain Dew, dê uma palestra estimulante e quebre! Você tem isso. Você está tão preparado.
Certifique-se de que os organizadores estejam usando um distintivo distinto ou algum outro implemento perceptível para que os participantes possam encontrar ajuda, se necessário. Às vezes calça cá não é suficiente.
2 Configure tudo.
Dentro e fora. Você precisa de balões na caixa de correio? Uma cartolina na esquina? E quanto às portas e pelo corredor? Se os seus convidados tiverem que passear por um verdadeiro labirinto, quanto mais sinais, melhor.
Banners de boas-vindas e outras informações na frente do prédio serão especialmente úteis. Você quer que as pessoas possam ver na rua que esse é o lugar onde deveriam estar. Nenhuma pergunta sobre isso!
Faça um balcão de recepção e registro. Quando os convidados entram pela porta, eles devem ver exatamente o que precisam fazer. Caso contrário, eles estarão flutuando inseguro e pouco à vontade. E lembre-se que o comitê de recepção de que falamos? Ter alguém na porta para recebê-los e responder às suas perguntas.
Coloque alguma música! Pode matar qualquer estranheza que de outra forma poderia estar passando.
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3 Certifique-se de que as pessoas que importam sabem o que está acontecendo.
Se um orador estiver atrasado, é necessário que haja um travamento. Se a alimentação estiver demorando mais do que a contabilizada, eles precisam ser alertados sobre as mudanças na programação. Muito raramente os eventos vão completamente conforme o planejado – assim, ao se desviar do curso, certifique-se de que as linhas de comunicação estejam abertas.
4 Tirar fotos!
Você pode querer algo para lembrar de sua preferência. E ver alguém andando por aí com uma câmera pode deixar as pessoas animadas. Anote os banners do patrocinador, seu banner, a entrada, recepções, etc. Talvez você possa usá-lo para o próximo ano!
Peça a um amigo ou fotógrafo profissional que cuide disso, se possível. Você tem o suficiente no seu prato! Você precisa estar conversando e bebendo seus convidados, para que alguém cuide das coisas da foto.
5 Dê uma takeaway.
Você provavelmente plantou algo na cabeça de seus convidados e quer que eles se afastem, ou pensem em algo, imaginem alguma coisa ou procurem agir. Então, tenha um panfleto ou algo que eles possam levar consigo que eles possam fazer pessoalmente após o evento.
Parte disso poderia ser um fórum para feedback. Ofereça a eles uma maneira de acompanhar e dizer o que acharam, como poderiam fazer melhorias e o que gostariam de ver na próxima vez. E, claro, como eles podem se envolver!
6 Limpe o lugar!
Verifique o medidor elétrico, retire os banners, tabelas, etc Você quer deixar o lugar tão bom quanto quando você o encontrou – especialmente se você pagou pelo local e quer sempre voltar. Eles podem cobrar taxas que poderiam ser evitadas. Distribua os trabalhos para que tudo seja o mais rápido e indolor possível.
Verifique se nada valioso foi deixado para trás e, em caso afirmativo, forme um achados e perdidos.
Se você danificou alguma coisa, avise a pessoa de contato do local. É melhor ser honesto e franco.
Cuide do lixo com o melhor de sua capacidade. A manutenção cuidará de tudo de lá.
7 Cuide de todas as tarefas pós-evento.
Dependendo do seu evento, isso pode variar de absolutamente nada a uma longa lista de agradecimentos e recibos. Aqui estão algumas idéias para você começar:
Obrigado a todos os membros da equipe, especialmente patrocinadores e voluntários. Você não poderia ter feito isso sem eles!
Finalize e liquide as contas. Isso deve ser feito o mais rápido possível. Quanto menos cordas soltas, melhor.
Tenha uma festa de agradecimento para quem ajudou. Você quer que sua equipe se sinta apreciada e que os doadores sintam que fizeram a diferença para uma boa causa.
Distribua qualquer lembrança ou outras publicações para pessoas relevantes.
Entregue os recibos aos patrocinadores e outros.
Poste as fotos no site do evento.
8 Faça uma reunião pós-revisão para ter um desempenho melhor na próxima vez.
Depois de tudo dito e feito, o que você teria feito diferente? O que funcionou e o que não funcionou? Você escolheria organizar um evento como esse novamente? O que você aprendeu?
Se você receber feedback, repasse. E se você não está recebendo de seus convidados, pergunte a sua tripulação! O que eles acharam? Eles pelo menos se divertiram? Era a barra de granola e a caneta, não era?
2 Reúna-se com sua equipe.
Obtenha aprovação para seu orçamento, cronograma, etc., dos membros da equipe, bem como dos supervisores. Agora é um bom momento para tirar todas as perguntas. Todo mundo conhece suas obrigações? Eles estão confortáveis ​​com todos e quaisquer problemas?
Mais uma vez, reúna-se com membros da equipe e voluntários para discutir quaisquer problemas que possam surgir. Este também é o momento perfeito para criar um plano de ação.
Certifique-se de que a equipe não tenha problemas internos. Fique em contato com todos os líderes de equipe, bem como membros da equipe e voluntários.
3 Delegue o trabalho a diferentes pessoas e deixe que uma pessoa experiente coordene todas as atividades.
Se o evento é um megaevento, permita que pessoas diferentes coordenem diferentes atividades, sob a supervisão de uma pessoa. O líder da equipe deve ser confiável para os membros da equipe.
É uma boa ideia ter uma ou duas pessoas dedicando seu tempo para se encontrar, cumprimentando e falando sobre o evento enquanto as pessoas filtram e o evento é iniciado. Basicamente eles são um comitê de recepção, aumentando a moral e deixando as pessoas saberem que estão em boas mãos.
4 Certifique-se de atualizar todos os sites conectados ao evento.
Você provavelmente está no Facebook e no Twitter, mas há muitos outros sites que você pode usar também, que podem ajudá-lo a divulgar. Eventbrite, Evite e Meetup Se você ainda não ouviu falar disso, faça um pouco de surf agora! E se você está procurando vender ingressos online, o Ticketbud [1] é muito bom.
E, claro, o seu site / blog / página do Facebook, se você tiver um. Você pode enviar lembretes, configurar imagens e monitorar RSVPs. Quanto mais ativo você for, mais sua presença será conhecida. Se você está fazendo um evento baseado em jardinagem ou decoração de casa ou qualquer outra coisa criativa, você também pode usar o Pinterest.
5 Colete patrocinadores e outras fontes de dinheiro dos delegados.
Haverá um monte de despesas incorridas nas próximas semanas e você não quer que elas saiam do seu próprio bolso! Colete pelo menos parte do dinheiro para cobrir as taxas iniciais – o local, o equipamento, os fornecedores, talvez? Algumas dessas pessoas / lugares / coisas podem exigir pagamento antes que o evento comece a rastrear.
Certifique-se de ter um sistema para recibos, confirmações, faturas e documentação geral. Você precisará manter tudo e se referir a ele mais tarde, então quanto mais organizado você estiver desde o início, melhor. Especialmente se uma empresa com quem você está trabalhando lhe dá um jeito.
6 Comercialize o evento.
Prepare folhetos, divulgue anúncios, informe a mídia, envie correspondências, faça ligações telefônicas, envie mensagens para grupos eletrônicos e visite possíveis participantes ou patrocinadores. De que outra forma as pessoas saberão vir? Certifique-se de que as informações que você está divulgando estão totalmente completas, deixando-as com apenas algumas perguntas – elas precisam de algumas para serem intrigadas, afinal de contas!
Pense no seu público-alvo. Se você está tentando alcançar os idosos, você não vai gastar seu tempo enviando Snapchats bem cronometrados. Vá para os lugares e use as ferramentas que seu público usa.
7 Reúna itens necessários para o evento.
Esses itens podem incluir medalhas, jogos, lembranças, prêmios ou certificados. Há um monte de pequenos pedaços e acessórios que podem passar despercebidos para o olho destreinado, mas você conhece cada canto, o que quer que seja. E não se esqueça de mesas, cadeiras, equipamento de som, sinais, toalhas de mesa e todas essas coisas importantes!
Esta é outra coisa que você deve sentar e pensar. Não pare de pensar nisso até encontrar 5 coisas que você esqueceu – tudo em canetas, um kit de primeiros socorros, baterias, gelo e cabos de extensão. Você quer saber que aconteça o que acontecer, você tem isso coberto.
8 Faça arranjos para tudo .
Faça arranjos para fotos e vídeos. Faça arranjos para o transporte dos hóspedes. Faça arranjos de comida para a equipe de limpeza. A lista pode continuar, mas você nunca conseguirá organizar o seu evento!
Faça arranjos para comida e refrescos. Este também é um bom momento para se preparar para acomodações especiais, como para pessoas com deficiências, etc. Verifique se há participantes vegetarianos ou que tenham outras necessidades dietéticas específicas. Muitos sites de emissão de bilhetes para eventos, como os listados, têm opções para "perguntas personalizadas", que ajudarão você a avaliar melhor as necessidades especiais.
Faça arranjos para cadeiras, mesas, cenários, microfones, alto-falantes, computadores, projetores de LCD, pódios – qualquer coisa que precise ser instalada no local.
9 Prepare uma lista de contatos.
Você precisará de todos os números de telefone, endereços e e-mails relevantes dos membros da equipe. Além disso, faça uma lista de contatos semelhante para VIPs e fornecedores de quaisquer produtos ou serviços. Quando alguém não aparece ou está atrasado, isso é o que você se refere.
Digamos que os fornecedores não estejam no horário. O que você faz? Você sacar sua folha dandy acessível e dar-lhes uma chamada. Ah, eles achavam que você ia pegar 200 libras de carne de porco desfiada? Bem, tanto faz. Você entrega a folha para Stu e ele pega seu caminhão e vai para o endereço listado no papel. Crise evitada. E agora você sabe que nunca quer reservar com eles novamente ou ser mais explícito nas suas direções!