Por quanto tempo devemos guardar os comprovantes de pagamento? - 6 Minutos
Por quanto tempo devemos guardar os comprovantes de pagamento?
Todos os meses pagamos boletos e contas dos mais diversos tipos, como a mensalidade da escola, a prestação do carro e o financiamento do apartamento. É comprovante que não acaba mais e haja espaço para guardar cada um deles. Mas será que precisamos arquivar todos esses recibos? E por quanto tempo precisamos guardá-los? O 6 Minutos falou com especialistas para ajudá-lo a reduzir a pilha de papéis que você está guardando na gaveta.
Para começo de conversa, é bom saber que existe uma lei federal, a de nº 12.007, que obriga empresas prestadoras de serviços a enviar anualmente para os consumidores uma quitação anual de dívidas. Ter esse termo de quitação já é meio caminho andado para reduzir a pilha de recibos.
Mas Maria Inês Dolci, especialista em direitos do consumidor, diz que mesmo com o termo de quitação em mãos, é possível receber no futuro alguma contestação. Por isso, uma boa ideia é guardar alguns documentos pelo prazo eles podem ser questionados na Justiça. "O termo de quitação declara que você quitou os débitos, mas não te livra de ser questionado por algum valor desconhecido. É bom deixar claro que não é porque pagou que ficou livre de sofrer um questionamento no futuro. Por isso, é bom observar os prazos", afirma Maria Inês.
Mas por quanto tempo guardar então os recibos? A especialista diz que isso depende da legislação que rege a cobrança dele ou se o documento é usado na declaração de Imposto de Renda, caso das despesas com saúde e educação. Nesses casos, o prazo será sempre de cinco anos.
Vamos aos prazos então:
Imposto de Renda: 5 anos
Valdir Amorim, coordenador de impostos IOB, da Sage Brasil, diz que as pessoas físicas devem guardar os documentos que foram utilizados na elaboração da Declaração de Imposto de Renda, assim como o próprio recibo e download do arquivo entregue, pelo prazo mínimo de cinco anos. Além disso, é necessário arquivar os documentos de comprovação das deduções da declaração, como recibos, notas fiscais, extratos bancários, holerites e comprovantes de rendimentos bancários e do trabalho.
IPTU, IPVA e outros impostos: 5 anos
Recibos de IPTU (Imposto Predial e Territorial Urbano) e do IPVA (Imposto sobre a Propriedade de Veículos Automotores) deverão ser guardados por cinco anos, segundo o Código Tributário Nacional.
Notas fiscais: durante a vida útil do produto
As notas fiscais devem ser guardadas durante toda a vida útil do produto como forma de proteger o consumidor caso ele precise reclamar de eventuais defeitos no aparelho. Embora o prazo de garantia de produtos duráveis seja de 90 dias, é possível que surjam casos de vício oculto (defeito que aparece após a garantia do fabricante) – em casos assim, o prazo para reclamação do defeito começa quando o consumidor tomar conhecimento do problema.
Água, luz, telefone, internet: 1 ano
Recibos de serviços de prestação contínua, casos das contas de água, luz, telefone, internet, escola e até do cartão de crédito, devem ser guardados por um ano. Após esse prazo, os recibos mensais podem ser substituídos pela declaração anual de quitação enviada pelo prestador de serviços.
Aluguel: durante a vigência do contrato
Guarde os recibos por todo o período do contrato de aluguel e condomínio. Ao encerrar o contrato, a recomendação é que os recibos de aluguel sejam guardados por três anos, que é o prazo que o proprietário tem para cobrar valores em atraso. Os recibos de condomínio de contratos encerrados devem ser guardados por cinco anos.
As declarações de quitação do pagamento do condomínio devem ser guardadas durante todo o período em que o morador estiver no imóvel. Depois de sair do imóvel, guarde-os por 5 anos.
Plano de saúde e convênio médico: até 5 anos
A lógica é a mesma do Imposto de Renda. Se o documento for usando na declaração de IR, deve ser guardado por 5 anos. A proposta e contrato devem ser guardados por todo o período em que estiver como conveniado. Os recibos dos 12 meses anteriores ao último reajuste devem ser guardados por todo o período de contratação.
Dá para digitalizar os documentos?
A lei 13.874, conhecida como a lei da liberdade econômica, prevê que os documentados poderão ser digitalizados. Mas Valdir Amorim, coordenador de impostos IOB, da Sage Brasil, lembra que as regras de digitalização ainda precisam ser estabelecidas por regulamentação específica.
"Provavelmente a digitalização de tais documentos deverá ter um mecanismo de verificação que garanta a sua integridade e autenticidade por certificado digital. Após a digitalização e constatada a integridade do documento digital, o original poderá ser destruído, exceto os documentos de valor histórico, cuja preservação deve observar a legislação específica", afirma.