5 erros mais comuns na gestão de clínicas
Os cursos de Medicina raramente oferecerem conhecimentos sobre administração, empreendedorismo ou gestão de clínicas e, por isso, é comum que profissionais da saúde enfrentem alguns desafios na hora de administrar impostos, finanças, marketing e outras áreas de gestão em saúde.
Nos grandes hospitais, que possuem uma estrutura mais robusta, existem cargos de administração e de gerenciamento que, normalmente, são ocupados por profissionais formados nessa área.
No entanto, os médicos empreendedores, que têm que gerenciar seus próprios negócios, podem se ver perdidos, principalmente quando começam a montar seu próprio consultório.
Para ajudar estes profissionais da saúde, listamos os 5 erros mais comuns na gestão em clínicas para você evitar.
1. Subestimar a importância da secretária
Pode até soar como clichê, mas a sua secretária é o cartão de visitas do seu consultório médico e é exatamente por essa razão que ela é tão importante dentro da sua clínica.
Lembre-se que a primeira experiência dos seus pacientes com a sua clínica acontece no momento em que ele liga para marcar a primeira consulta.
A primeira impressão que o paciente terá de sua clínica está diretamente relacionada com a forma como ele for tratado pela secretária. Veja qual é a maneira ideal.
O comportamento dessa profissional é determinante para a reputação do seu consultório.
Por isso, você precisa investir em treinamentos para essa profissional. Assim que ela é contratada para trabalhar na clínica, você precisa ter uma lista de coisas que ela precisa aprender antes de começar a atender os pacientes e também alguns guias de comunicação e processos internos.
Compartilhe com a recepcionista materiais educacionais sobre a sua área e também sobre atendimento ao paciente, isso com certeza vai ajudá-la a alcançar a excelência no seu trabalho.
Com certeza seus pacientes vão perceber esse cuidado e vão notar como são bem recebidos na sua recepção.
2. Gestão de pessoas da sua equipe
É o mesmo caso da secretária: se a sua equipe de recepcionistas, enfermeiros e outros profissionais não estiver suficientemente motivada, isso pode se refletir diretamente no atendimento feito aos pacientes.
Para gerir bem pessoas, você precisa entender o perfil de cada um.
Assim, você consegue delegar tarefas adequadas para cada um deles e também percebe qual é o momento apropriado para motivar o profissional.
Comunicação é essencial. Saber o que falar, quando e como falar com cada um dos funcionários é extremamente importante. Dessa maneira você evita mal entendidos e garante que toda a equipe esteja engajada no objetivo central do consultório.
Por isso, é essencial estimular uma relação saudável entre os profissionais, com muito respeito, transparência e sinceridade.
Um ambiente de trabalho feliz para a sua equipe se refletirá diretamente na forma como os pacientes são atendidos.
3. Não levar a sério a gestão das finanças
A sua clinica é um negócio e deve ter suas finanças bem geridas para ter sucesso.
Por esse motivo, é fundamental manter o fluxo de caixa sempre atualizado, ou seja, fazer um registro de todas entradas e saídas de dinheiro.
Só por meio desse fluxo de caixa será possível mensurar os seus esforços, manter as contas em dia, e até mesmo fazer planos de médio e longo prazo para novos investimentos.
Outra coisa muito importante na hora de gerenciar seu caixa é ter todo o cuidado para não misturar as finanças pessoais com as do seu consultório. Não deixe que seus gastos individuais sejam misturados com aqueles referentes ao seu negócio.
Quando você mistura os rendimentos do consultório com suas contas pessoais você não tem controle sobre o que está sendo de fato produzido e gasto pelo seu negócio. E, dessa maneira, é impossível fazer uma boa gestão em clínicas.
Mais um erro muito comum na gestão em clínicas que você precisa evitar se quiser manter o sucesso do seu negócio é: escolher a tributação adequada para seu modelo e volume de atendimentos. Muitas vezes, ao escolher o modelo tributário incorreto, você paga mais do que deveria em impostos e pode perder dinheiro.
Comece a fazer seu fluxo de caixa ainda hoje! Baixe essa planilha gratuita:
4. Não estabelecer metas para o seu consultório
Para manter a viabilidade da sua clínica, você precisa estar atendendo certo número de pacientes ao mês.
Para que seu consultório cresça, você precisa estabelecer metas e traçar objetivos.
Calcule quantos pacientes você pretende atender no próximo mês, como você vai fazer para atrair esses pacientes para o seu consultório e onde você pretende estar daqui alguns anos. Trace metas palpáveis, e tente cumpri-las.
Isso é muito importante por dois motivos:
quando você estabelece metas, você também precisa colocar em prática um plano de ação para alcançá-las, e isso faz com que você se mova e inclua todos os funcionários na execução desse planejamento; e
mesmo que você não alcance totalmente as metas determinadas, você com certeza já se movimentou e essas mudanças são positivas para o crescimento do seu consultório.
Seja ousado e realista!
5. Não ter um software de gestão em clínicas
A gestão em clínicas pode ser um pouco complicada para um médico, que tem o seu dia a dia corrido entre um atendimento e outro.
Por isso, contar com um software para clínicas ajuda – e muito – nessa tarefa.
Com um software de gestão, você pode realizar cálculos rapidamente, ter sempre informações atualizadas de como vão as finanças da clínica, conferir os cadastros dos seus pacientes e obter prontuários eletrônicos – tudo isso em apenas um clique.
Um software de gestão deve ser usado para otimizar os processos internos e fazer seu tempo render mais. Veja como.
Além disso, um sistema de gestão online permite que você tenha controle sobre os processos do seu consultório de qualquer lugar.
Quando você opta por um sistema em nuvem, além da segurança absoluta das suas informações, você também tem mobilidade e pode verificar qualquer dado, de qualquer lugar, usando um dispositivo conectado, como um smartphone, um tablet, ou um computador.
O sucesso de uma clínica requer muita dedicação.
Por isso, passe a acompanhar mais de perto as contas, conheça melhor a sua equipe de profissionais e saiba quem são os seus pacientes. Assim, você já terá um bom caminho andado para gerenciar melhor a sua clínica.
Tags: Administração, Administração e Gestão, dicas de gestão em saúde, erros na administração de clínicas e consultórios, Gestão de Clínicas, gestão de clínicas médicas