Uma das novidades do Código Civil é a obrigatoriedade para todas as sociedades limitadas (empresárias ou não), da realização de pelo menos uma reunião anual de sócios. A finalidade do encontro é aprovar o balanço patrimonial e a respectiva prestação de contas dos administradores.
Assim, os administradores das sociedades limitadas, exceto as de grande porte, são obrigados a elaborar demonstrações contábeis, cuja aprovação deve acontecer até o próximo dia 30 de abril.
A nova legislação determina que a convocação para o encontro seja feita com 30 dias de antecedência e que todos os sócios sejam notificados sobre a data, local, horário e pauta da reunião ou assembleia.
É possível realizar este encontro, dispensando as formalidades da convocação, em duas hipóteses:
Registro de ata em que conste a presença da unanimidade do capital social (todos os sócios), ou elaboração de documento prévio em que se registre por escrito que todos os sócios declaram que tiveram acesso, com antecedência suficiente, ao inteiro teor da pauta e à fixação do local, data e hora (art. 1.072 c/c 1.152 do Código Civil).
Após a reunião de quotistas (nas sociedades com mais de dez sócios denomina-se "assembleia"), os administradores devem providenciar o arquivamento e averbação da ata, junto com as peças contábeis que foram objeto da deliberação. Se for sociedade empresária, no respectivo registro de empresas mercantis; se sociedade simples, no registro civil de pessoas jurídicas.
Caso não exista este rito para o destino do crédito e da prestação de contas, o contabilista poderá responder por "culpa" no desempenho de sua função perante a sociedade e por "dolo" perante terceiros, sujeitando-se a indenizar os prejudicados por perdas e danos materiais, conforme prevê os artigos 1.020, 1.065 e 1.177 do Código Civil.
Culpa é a violação da regra normal de conduta profissional e ética, que gera lesão ou perdas e danos do direito alheio, inclusive dano moral, como por exemplo, imperícia, negligência, imprudência, descaso etc.
Já o dolo caracteriza-se pelo ato premeditado que intencionalmente visa prejudicar ou lesar terceiros, como por exemplo, a forma de delito.