Outsourcing de Impressão | FT Print
Projetos de outsourcing para pequenas, médias e grande empresas, com o objetivo de reduzir custos com impressão e monitoramento com software de bilhetagem FALE CONOSCO Outsourcing de Impressão solução ideal para sua empresa!
Descubra o quanto sua empresa pode economizar contratando nossa empresa de Outsourcing de Impressão.
As vantagens você confere abaixo.
A Importância do Outsourcing de Impressão
Um conceito que cada vez mais vem se popularizando entre as empresas, cuja ideia chave é: concentre-se no que você faz melhor que os rivais e entregue o restante a especialistas. Com o aumento da competitividade do mercado, a empresa moderna foi obrigada a concentrar seus esforços no seu foco principal (Core Business), o que a diferencia de suas concorrentes, hoje, as empresas cada vez mais precisam de soluções em diferentes áreas, influenciando diretamente em seu Core business, criando oportunidades de outsourcing em áreas em que um gestor do passado nunca imaginaria que seria possível confiar a outra empresa externa, como: funções financeiras, jurídico, frotas, transporte, armazenamento, TI (tecnologia de informação), Outsourcing de Imressão e Gestão de Documentos.
É uma parceria estratégica entre o contratado e o contratante, utilizando uma sólida base contratual, a contratante pode confiar que a empresa contratada irá ajudá-la no caminho para o sucesso, pois nessa parceria estratégica, o sucesso é mútuo, como em um time, o sucesso da contratada reflete no sucesso da contratante, sendo muito útil para o gestor de uma PME que, tendo de gerir recursos escassos, deverá concentrar energias no seu negócio principal e nas competências-chave da empresas, seu Core Business, e entregar o restante a parceiros especializados.
Rotina na Gestão no Parque de Impressão
Devido ao fato do parque de impressão, e os sistemas de informação na empresa trabalharem interligados, geralmente a equipe de TI cuida das duas áreas, deixando esses decisores tecnológicos sobrecarregados, ficando divididos entre atender os chamados referentes ao parque de impressão e optam por solucionar problemas em outras áreas que proporcionam sistemas críticos para o negócio, sejam eles na área de armazenamento de dados, em seus servidores, nos CRM ou ERP. Quando as impressoras apresentam algum problema, a empresa fica sem utilizar equipamento por semanas, enquanto está na Assistência Técnica. O outsourcing de impressão é um aliado da empresa moderna, pois utilizando diferentes tecnologias existentes a seu favor, libera as equipes de TI de tarefas rotineiras como help desk concentrando o seus esforços em áreas e projetos que acrescentem.
A busca do aumento da produtividade e qualificação é indispensável para sobreviver no mercado competitivo atual, pois exige soluções diárias para melhoria e aumento dos lucros. A redução de gastos é uma exigência constante nessa área documental e a especialização no processo de Outsourcing de impressão certamente contribuirá para o sucesso de um empreendimento.
O pagamento é efetuado "on demand", ou seja, por página impressa, desonerando toda a cadeia envolvida com administração deste ambiente, como help desk, assistência técnica, compras de suprimentos, administração de estoques de cartuchos, entre outros.
Além disso, o sistema para gestão da impressão fornece controles detalhados do que está sendo impresso pelos usuários, possibilitando um constante ajuste do ambiente à necessidade, trazendo uma adequação recorrente do custo à demanda.
A partir de todo o monitoramento e controle do sistema de impressão é possível prever o gasto por períodos, conforme a política da empresa. A empresa passa a ter controle total do que, por quem e onde se imprime, com informações gerenciais em tempo real. Com o controle de todo parque de impressões, há uma redução de custos por página impressa, com eliminação de gastos ocultos (impressão de e-mail, de documentos pessoais, de documentos perdidos, entre outros), de gastos com manutenção, suprimentos e atualizações, economia com papel, pois os equipamentos podem contar com impressão duplex (impressão frente e verso automaticamente).
Metodologia e Etapas do Projeto de Outsourcing
A Metodologia FT é baseada nas melhores práticas em projetos, dentre as ferramentas utilizadas em nossos projetos, o ciclo DMAIC (Define, Mesasure, Analize, Control) ou DFSS (design for six sigma), de modo a se adaptar a empresas que utilizam o PMBOK, para padronizar seus projetos. Veja abaixo o passo a passo da implementação do Outsourcing de Impressão em sua empresa.
1º Levantamento
2º Proposta Comercial de Serviços
4º Treinamento e Educação
5º Operação
A primeira fase para o sucesso de um projeto de Outsourcing de impressão, depende sistematicamente da forma como é feito o levantamento do cenário atual. O nosso consultor visitará os departamentos de sua empresa e fará um amplo mapeamento para identificar as necessidades e as oportunidades tanto de redução de custos, quanto de melhorias do parque, layout da empresa, indicando inclusive os equipamentos e tecnologias mais adequados.
Uma proposta completa é criada, com base no levantamento do cenário atual, nosso consultor te apresentará um projeto com a solução adequada ao seu perfil de negócio, a sua necessidade e expectativa. Comparando o seu cenário atual com o proposto, nível de serviços ou tempo de atendimento (SLA), reposição automática de insumos, controle do volume por impressora, por usuário, por departamento, assistência técnica com equipamento reserva, Help Desk. Tudo isso com o menor custo.
Dependendo do tamanho do projeto, das necessidades e disposição de sua empresa a data para a mudança será agendada e a instalação será feita de acordo com a programação apresentada, para que a empresa continue funcionando normalmente durante a instalação dos equipamentos e softwares.
É o momento-chave. Seus usuários precisam estar aptos a usarem melhor os novos recursos de impressão e conscientes no uso sustentável dos mesmos, evitando desperdícios de impressões, que geram custos desnecessários para a empresa e mais lixo para o meio ambiente. Esse treinamento será agendado com os usuários que receberão o devido treinamento para que estejam cientes da nova estrutura tecnológica de atendimento no dia a dia. Nosso treinamento garante que você saiba resolver os mais diversos tipos de problemas que ocorrem no cotidiano, que parecem ser complicados quando na verdade são simples de se resolver.
Toda a interface de atendimento é feita através da equipe. O cliente entra em contato por telefone ou por e-mail e informa os dados da solicitação, que será direcionada à equipe operacional responsável: Assistência Técnica, Logística, Financeiro, Comercial, etc. Assim o cliente pode economizar tempo, pois não precisará esperar até um técnico ir a sua empresa.A gestão não se finaliza com a implantação do projeto, a partir deste momento o foco estará na plena satisfação dos usuários para que as melhorias sejam contínuas em todo período contratual.
Até 40% de economia com relação a utilização de seu próprio parque de impressão;
Não há depreciação, desvalorização ou obsolescência dos equipamentos;
Possibilidade de controle de custos por usuário;
Diminuição de ativos da empresa;
Investimento Zero! você deixa o seu capital livre para investimento em outras áreas e diminuindo custos com manutenção;
Flexibilidade e acessibilidade, independente da sua disponibilidade de recursos para aquisições;
Faturamento consolidado e com rateio de custos de impressão e cópia;
Possibilidade de utilização de Software de bilhetagem de impressão e cópias;
Economia no uso de papel com a utilização de equipamentos com o recurso duplex;
Redução do volume de páginas impressas em até 20% devido ao maior controle do que é impresso.
Diminuição na quantidade de equipamentos (economia no consumo de energia elétrica);
Otimize sua previsão financeira, uma vez que a locação oferece a exata previsão do fluxo de capital desembolsado;
Soluções sob medida, uma verdadeira reengenharia no processo de impressão;
Melhor controle das impressões;
Disponibilidade de Equipamentos Backup;
Substituição dos equipamentos com tecnologia defasada por novos modelos de copiadoras, impressoras e multifuncionais das principais marcas do mercado;
Manutenção inclusa,sob nossa total responsabilidade, com troca irrestrita do equipamento, em caso de falhas;
Possibilidade de Relatórios mensais de performance;
Receba suprimentos e/ou manutenção no local da sua empresa durante todo o período do contrato;
Diminuição do tempo em que os equipamentos ficam parados, a assistência técnica será efetuada no local do Cliente;