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8 hábitos para proteger dados em seu escritório de advocacia
Equipe Justamente, 24/05/22
Com os avanços da tecnologia e, sobretudo, a chegada da internet, os negócios precisaram pensar em ações para proteger os dados de clientes. Os escritórios de advocacia, por exemplo, fazem parte do grupo que deve investir nessas estratégias de proteção.
Até alguns anos atrás, não haviam políticas e termos que garantissem integralmente o resguardo de dados e informações pessoais, principalmente no ambiente virtual.
Entretanto, muitos países, incluindo o Brasil, decidiram estabelecer leis que preservassem o sigilo e o controle de informações por parte dos negócios. Desse modo, é possível diminuir os índices de vazamento e roubo de dados pessoais.
Quer saber como proteger dados em seu escritório de advocacia? Veja como fazer e conheça pontos da legislação relacionados à proteção das informações.
Como proteger dados em escritórios de advocacia?
Para proteger os documentos, certidões e outros itens relacionados aos clientes, os escritórios devem pensar nas diferentes etapas do manuseio das informações.
O envio dos dados pelas plataformas disponíveis devem ser protegidos, assim como o armazenamento das informações deve seguir os padrões de segurança essenciais.
Veja abaixo os hábitos necessários para coletar, armazenar e gerenciar os dados de clientes da forma correta em seu escritório de advocacia.
1. Utilize softwares originais e atualize-os com frequência
Hoje, uma boa parte dos softwares estão presentes unicamente na internet. Entretanto, recomenda-se que os downloads sejam feitos diretamente nos sites dos desenvolvedores ou pelas lojas de aplicativos, já que ambos garantem maior segurança aos usuários.
O uso de softwares e programas originais evitam problemas em computadores, mas também diminuem os riscos de roubos de informações armazenadas nas máquinas.
Além disso, as atualizações dos programas precisam ser feitas por canais seguros. Caso contrário, as versões recentes dos programas podem prejudicar os computadores.
Alguns softwares requerem assinaturas e compras. Mas existem opções gratuitas disponíveis em determinados sites que, quando baixadas, podem prejudicar o funcionamento dos computadores.
Por isso, é importante utilizar apenas versões originais, que estejam disponíveis nos canais oficiais dos desenvolvedores. Este hábito evita possíveis problemas com vazamentos e roubos de informações.
2. Instale antivírus nos computadores dos escritórios
Para proteger dados do escritório de advocacia, o uso de antivírus é indispensável. O software protege arquivos presentes no computador e diminui os riscos de invasões.
Assim que o computador é comprado pelo advogado ou equipe responsável, espera-se que o programa de proteção seja instalado. Geralmente, uma opção de antivírus já vem instalada na máquina, e a equipe responsável pode contratar um plano de proteção adicional.
O investimento no antivírus garante que os arquivos estejam protegidos e que pessoas com más intenções não acessem o computador. Além disso, existem programas que também monitoram os downloads realizados para que não prejudiquem a máquina.
Hoje, existem antivírus gratuitos e pagos, que garantem uma série de proteções. De acordo com o orçamento do escritório, os advogados devem observar quais opções podem ser integradas aos computadores.
3. Invista em senhas complexas
Um método básico para proteger dados é a utilização de senhas, e elas precisam ser complexas para que não sejam burladas com facilidade por hackers.
Então, no momento de cadastrar palavras-passe em sistemas, os advogados devem pensar em senhas fortes, equilibrando letras, maiúsculas e minúsculas, com números e símbolos. Desse modo, é possível dificultar as ações de hackers.
Para descobrir senhas e acessar sistemas protegidos, os invasores têm utilizado tecnologias avançadas e outras estratégias. Em certos casos, até subornos e ameaças para que os dados pegos sejam devolvidos.
Por esta razão, é essencial cadastrar senhas cada vez mais complexas, que não façam referências a nomes, cargos, entre outras informações pessoais. Além disso, é necessário guardá-las em locais seguros. Não esqueça!
4. Faça backup de arquivos em bancos seguros
Além de armazenar os documentos de clientes em computadores, os escritórios devem usar ferramentas que facilitem o backup dos arquivos na nuvem.
Este hábito é uma forma de proteger informações sigilosas, que possam sofrer danificações dentro dos equipamentos. As cópias também permitem que os advogados tenham acesso por diferentes dispositivos.
Nesse sentido, os escritórios devem fazer backups dos arquivos todos os dias. Dessa forma, é possível evitar que documentos e certidões de um determinado período sejam perdidos.
Existem plataformas que oferecem espaço para armazenar cópias de arquivos na nuvem. Assim como a contratação do antivírus, é necessário avaliar o orçamento do escritório e o tamanho do banco de dados.
5. Crie termos de uso e políticas de privacidade
Em sites, a presença dos termos de uso e das políticas de privacidade é fundamental. Nos termos, a página confirma os direitos e deveres dos visitantes, enquanto a política determina o manuseio de informações do usuário.
Em resumo, existem regras para utilizar os sites e cabe aos visitantes respeitar os termos disponíveis. Por outro lado, as pessoas devem saber como suas informações são manuseadas pela página.
A inclusão dessas páginas determinam as responsabilidades, tanto do site como dos usuários. Em caso de acionamentos judiciais, por exemplo, o texto presente pode reforçar o papel de ambas as partes.
Além disso, a criação das páginas também é um sinal de transparência, pois informa com detalhes sobre o gerenciamento de informações.
6. Adquira o certificado SSL para proteger dados do site
Já acessou algum site e, na barra de endereço, observou um pequeno cadeado? A presença da identificação significa que a página possui o certificado SSL. Veja um exemplo:
Na prática, o certificado SSL, sigla para Secure Sockets Layer, é um padrão de segurança que executa a criptografia de dados. Dessa forma, as informações inseridas no site são codificadas e decodificadas para fins de proteção.
Hoje, os sites precisam ter o certificado SSL para proteger dados. A presença do item garante maior credibilidade para os visitantes. As páginas que não possuem a certificação ficam expostas a possíveis invasões e roubo de dados dos usuários.
Para conseguir o certificado, os responsáveis devem solicitar o Certificate Signing Request (CSR) pelo servidor do site. Em seguida, solicitar a emissão do certificado SSL pela própria plataforma.
7. Cuidado com equipamentos conectados aos computadores do escritório
Além de proteger os computadores do escritório com senhas e antivírus, tomar precauções com relação aos aparelhos conectados às máquinas é fundamental.
Por isso, tome cuidado ao conectar smartphones e outros equipamentos em computadores do escritório. Pela conexão com os aparelhos, os malwares podem acessar o computador e tomar os dados armazenados nas máquinas.
Outro cuidado fundamental está na remoção de aparelhos conectados. Certifique-se de que ambos foram retirados com segurança para evitar transferências de vírus e arquivos infectados.
8. Trabalhe em conexões seguras de internet
A internet também é um fator primordial para proteger dados e informações do escritório de advocacia. Em primeiro lugar, os locais devem trabalhar com conexões particulares de internet, que evitem qualquer tipo de ações externas.
Nas redes públicas de conexão, os riscos de invasão nos aparelhos são maiores, já que diversos dispositivos podem acessar a internet compartilhada.
A melhor alternativa é que o escritório de advocacia tenha uma conexão própria, onde possa atender às demandas do local, como fazer o envio de documentos e a solicitação de serviços online.
Se preferir, é possível restringir o acesso a apenas usuários autorizados para garantir ainda mais segurança para os aparelhos do escritório.
O que diz a legislação sobre a proteção de dados?
Como dissemos no início do texto, as legislações que garantem a proteção de arquivos são relativamente recentes. Basicamente, existem dois documentos nos quais estão presentes as regras para armazenar dados corretamente.
O Marco Civil da Internet no Brasil (Lei Nº 12.965) entrou em vigor em 2014 para estabelecer "os princípios, garantias, direitos e deveres para o uso da Internet no Brasil", como afirma o documento.
Com relação à proteção de dados pessoais, o Marco determina, no Art. 10, que "dados pessoais e conteúdos de comunicações privadas devem atender à preservação da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das partes direta ou indiretamente envolvidas".
Ainda, de acordo com a lei, a disponibilização das informações deve ser feita apenas em caso de ordem judicial. Além disso, as empresas precisam informar os clientes sobre os procedimentos de segurança e sigilo.
Um segundo documento que também orienta sobre o manuseio de dados é a LGPD, ou seja, a Lei Geral de Proteção de Dados. Nela, estão presentes todos os parâmetros para movimentar e gerenciar dados.
No item 7, do artigo 7º da lei, é garantido o não fornecimento de dados pessoais para terceiros, apenas se houver consentimento do usuário. Caso contrário, a prática é incorreta e pode acarretar penalizações.
Por fim, a LGPD orienta que os negócios informem quais dados estão sendo coletados e os motivos para tal. Nesse sentido, busque adicionar essas regras nos termos de uso e políticas de privacidades presentes no site e contratos de serviço.
Crie um site jurídico e interaja com segurança!
Percebeu como proteger dados é um papel essencial para diferentes negócios? Os escritórios de advocacia devem prezar pela integridade das informações que circulam internamente.
Outro detalhe importante está na criação de um site seguro, onde o público possa entrar em contato para esclarecer dúvidas jurídicas sem correr riscos de perder informações pessoais.
Na plataforma da Justamente, os advogados e escritórios possuem recursos para criar um site jurídico e iniciar uma presença online. E o melhor: não é necessário pagar e os interessados garantem um site responsivo e seguro.
Para começar, faça um cadastro com login e senha. Logo depois, informe alguns dados do escritório, como áreas de atuação e serviços oferecidos. Por fim, escolha um tema e as cores da página. Veja o processo completo.
Em caso de dúvidas sobre como criar o seu site jurídico, entre em contato conosco pelo WhatsApp, (11) 95647-8227, ou escreva para [email protected]