Eventos empresariais: veja como trabalhá-los de maneira positiva
http://eventoscostao.com.br/blog/wp-content/uploads/2020/11/eventos-empresariais-1024x683.jpg 1024 683 Costão Costão http://2.gravatar.com/avatar/20625853c326b511111cbfd4df9b9d62?s=96&d=mm&r=g 25 de novembro de 2020 24 de novembro de 2020
Isolar para proteger. Desde que a principal recomendação para o combate à pandemia do coronavírus começou a ser adotada em todo o mundo, o segmento de eventos empresariais foi fortemente afetado. Diante da impossibilidade de reuniões e aglomerações, milhares de congressos, simpósios, convenções de vendas e de planejamento foram cancelados ou adiados indefinidamente.
Não há prioridade maior do que a preservação da vida. Contudo, é notória a relevância dos eventos empresariais para manter não só a economia em curso, mas também a excelência das operações das empresas. Agentes motores das fontes de recursos econômicos e geradores de empregos, as companhias precisam continuar a capacitar suas equipes, dar visibilidade às suas marcas, estreitar o relacionamento com stakeholders e impulsionar seus produtos e serviços.
Como aliar essas necessidades? Como trabalhar os eventos empresariais de maneira positiva? Tecnologia, muita flexibilidade nas negociações e empatia são alternativas. Saiba como fazer isso em detalhes na sequência!
O cenário atual: como as empresas têm enfrentado a situação
Pesquisa do Sebrae com 2,7 mil empresas do setor no Brasil revelou que 98% foram impactadas pelas mudanças. O panorama internacional, de retração global da economia, aponta que esse é um reflexo direto da queda de faturamento e contenção de custos dos potenciais clientes corporativos.
Levantamento do Gartner com 317 executivos responsáveis pelo departamento financeiro de grandes companhias destaca que 62% planejam corte de verbas este ano, sendo o departamento de marketing o mais afetado, com reduções de 10% ou mais nos recursos.
Esses dados mostram que é preciso se reinventar, de modo a minimizar os impactos causados pelos desdobramentos da pandemia. É sobre isso que falamos nos próximos tópicos.
Conexão virtual, lucro real: reinventando eventos empresariais
Embora seja utilizada já há algum tempo nos chamados eventos híbridos — ou seja, aqueles presenciais, mas com algum elemento digital, como transmissão online —, a tecnologia se torna um dos principais recursos para a interação segura em tempos de pandemia. Além de possibilitar a manutenção do evento empresarial no período planejado, garantindo a execução do plano de marketing ou a gestão de Recursos Humanos da companhia, levar eventos como reuniões, convenções, treinamentos, palestras ou congressos para o campo virtual traz vantagens adicionais:
custos reduzidos — em tempos de corte de verbas, é um benefício fundamental;
ausência de barreiras geográficas — participantes podem acompanhar de qualquer lugar;
ausência de barreiras físicas — é possível ter um número maior de participantes;
formas adicionais de faturamento — a empresa pode oferecer vários tipos de acesso ao evento virtual, conteúdos exclusivos, chats online com especialistas, sessões gravadas, patrocínios de parceiros durante as transmissões, entre outros;
audiência disponível e conectada — como muitas pessoas estão em isolamento, há uma grande busca por recompor de alguma maneira as atividades de trabalho, networking e capacitação. Muitos profissionais participaram de interações virtuais anteriormente, estão habituados aos formatos e presentes nas redes sociais, o que pode amplificar a visibilidade do evento;
mensuração em tempo real — é possível acompanhar se o evento tem o público esperado e realizar ações online para atrair mais participantes, se necessário.
Assim como nos formatos presenciais, a personalização de eventos online também é possível, de acordo com os objetivos da empresa. A transmissão pode ser realizada de um só local ou simultaneamente de várias localidades — para escritórios regionais, por exemplo — e ter interação total dos participantes ou limitada. É possível que as identidades visuais do evento e da empresa sejam replicadas digitalmente, assim como materiais de marketing e promoção, além de todas as peças usadas para a interação com a audiência, como e-mail marketing.
O mesmo cuidado se aplica ao local escolhido para a transmissão, que deve ser um ambiente corporativo, com infraestrutura de tecnologia, iluminação e composição visual pertinente ao teor do evento. Isso reforça a imagem profissional e proporciona uma boa experiência aos participantes.
Eventos presenciais: negociar é preciso
Os profissionais habituados a trabalhar com montagem de eventos empresariais sabem: feiras, convenções e congressos maiores e de mais complexidade são preparados com muita antecedência. Além disso, alguns tipos de iniciativas precisam da interação presencial para otimizar o investimento — é o caso de eventos que envolvam dinâmicas, jogos, degustações e experiências sensoriais.
Se o seu evento não tem o perfil para ser realizado virtualmente, analise se não há condições de adiar a data antes de pensar em cancelamento. Isso evitará a perda do trabalho e dos gastos já realizados, com a adaptação e transferência de tudo o que puder ser aproveitado. Nessa hora, o trabalho com o apoio da equipe é fundamental para contatar fornecedores, palestrantes e participantes. Não é tarefa fácil, mas como estamos em uma situação de emergência, as pessoas tendem a trabalhar com mais flexibilidade nas negociações.
Escolha a nova data, preferencialmente para 2021, quando as autoridades esperam que a pandemia esteja sob maior controle no mundo, e refaça o planejamento, de modo que o evento permaneça organizado de acordo com os novos prazos. Com funcionários trabalhando de maneira remota, torna-se mais importante ainda ter um plano e um cronograma organizados para que eles possam se atualizar.
Mesmo que o evento seja postergado, não se esqueça de manter constante contato com os participantes inscritos e com seu público-alvo. Crie conteúdos diferenciados relacionados ao tema do evento e use canais digitais e redes sociais para distribuí-los. Assim, mesmo que ainda exista um tempo longo até a efetiva realização, seu evento continuará visível e fomentando o interesse de quem pretende comparecer.
Em uma situação de pandemia, mais do que nunca é hora de ter empatia. É um momento em que empresas, fornecedores e clientes buscam alternativas para que a vida seja preservada e, ao mesmo tempo, se mantenham as mínimas condições econômicas.
Nesse contexto, reinventar e trabalhar de maneira positiva os eventos empresariais é também um exercício de empatia. É tempo de encontrar novas datas, realizar versões online, ser flexível para cláusulas contratuais e alterações necessárias, encontrar soluções junto a fornecedores e parceiros, mantendo empregos e renda na medida do possível. É a hora de buscar alternativas nunca imaginadas e de aplicar as exceções para o bem — do empenho coletivo, da criatividade, da colaboração e da compreensão. É o momento de garantir a segurança e o bem-estar de todos para que o mundo saia dessa experiência forte, resiliente e melhor. Mais do que ser empático, isso é ser humano.
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