Alimente o pessoal. Os workshops consomem muita energia, então é bom manter os participantes bem alimentados com comidas e bebidas saudáveis. O ideal é incluir o valor dos lanches na taxa de inscrição ou solicitar o dinheiro à organização que pediu para realizar o evento. Não pague do seu bolso!
Evite as besteiras. Os alimentos que não fazem bem à saúde podem até dar um pouco de energia, mas ela vai embora rapidamente e o pessoal fica cansado e entediado. É melhor optar por lanchinhos saudáveis, como frutas, legumes, homus e pães integrais. [8] X Fonte de pesquisa
Chegue mais cedo. É bom ter bastante tempo para arrumar o lugar e se sentir confortável no ambiente. Talvez você precise encontrar os técnicos, fornecedores ou membros da equipe antes de começar. Às vezes ocorrem problemas ou é necessário corrigir alguma coisa na última hora, então chegue bem antes do horário.[9] X Fonte de pesquisa
Configure todos os equipamentos antes de os participantes chegarem: computadores, notebooks, projetores e alto-falantes. O que você mais deseja é que o tempo seja aproveitado de forma produtiva e não tenha que resolver problemas técnicos durante o evento. Peça a ajuda de um técnico. É possível que você não conheça alguns dos recursos e não tem nada melhor do que um especialista para deixar tudo em ordem.
Organize as cadeiras. A disposição delas varia de acordo com o tamanho do grupo e da sala e as atividades planejadas. O ideal é que o grupo seja pequeno o suficiente para se sentar em círculo ou semicírculo, porque facilita o contato e as conversas. Caso seja necessário olhar para a frente para assistir a um vídeo ou uma demonstração ao vivo, opte pelo semicírculo ou deixe as cadeiras em linhas regulares.
Distribua os materiais. Você tem que repassar cadernos ou outros materiais físicos, ponha-os em cima das mesas ou cadeiras para ganhar tempo. Confira se estão na ordem certa e com os nomes corretos das pessoas. Seguem outros itens que talvez você precise preparar:
Cumprimente as pessoas quando elas chegarem. Quando você comparece ao local antes do horário, dá tempo de organizar tudo, relaxar e conhecer o pessoal antes de começar para criar uma ligação.