Reuniões de equipe, sessões de brainstorming, encontros virtuais com clientes e aulas online estão se tornando parte da rotina das pessoas em tempos de quarentena. A pandemia do coronavírus transformou o dia a dia das empresas, fazendo com que o trabalho home office e as reuniões virtuais se tornem comuns.
Segundo Tathiane Deândhela, especialista em e autora do best seller “Faça o tempo trabalhar para você”, as táticas de comunicação que funcionam bem entre colegas em uma sala de conferência podem não se traduzir perfeitamente na tela do computador. “São contextos completamente diferentes e por isso, a postura e a comunicação, para serem efetivas, devem ser adaptadas. É preciso elevar a presença e o ponto de vista em uma reunião virtual, sem prejudicar o todo”, alerta.
Usar uma voz firme e clara, transmite autoridade, credibilidade e confiança. É um recurso utilizado nas apresentações presenciais que deve ser explorado também nas reuniões virtuais. “Manter a voz firme, com pausas pensadas, como se estivesse em uma grande sala de conferências, ajuda a não falar rápido demais e, transmite mais veracidade no discurso”, explica a especialista.
Ambientes desorganizados fazem com que os comunicadores pareçam desorganizados também. “É muito importante encontrar um espaço em que o plano de fundo seja condizente com a imagem que você quer passar, refletindo seu profissionalismo. Opte por lugares claros e frescos, isolado e mantenha o ambiente organizado e limpo. Mesmo estando em casa, reuniões emergenciais podem acontecer a qualquer momento”, diz Deândhela.
A tentação de checar emails celular é grande, principalmente quando a reunião se estende e você fica grande parte do tempo sendo um ouvinte. “A multitarefa é perigosa porque você pode ser pego despreparado se fizer uma pergunta que já foi respondida ou solicitado a dar a sua opinião sobre o assunto discutido, por exemplo. Portanto, atenção na reunião e para isso feche outras janelas do computador, vire o telefone de cabeça para baixo e lembre-se de que você está sempre em evidência em frente a câmera”, alerta a especialista.
Em uma reunião presencial, não existe a preocupação de interferências de crianças, animais de estimação ou campainha, armadilhas comuns das reuniões virtuais e que podem sabotar sua concentração. “Se crianças ou animais aparecerem repentinamente durante a reunião, tenha a certeza que os colegas vão achar graça. Portanto não se preocupe ou fique constrangido com distrações espontâneas. Vale lembrar que se for uma reunião importante, organize alguém que os supervisione em outra sala, longe da tentação de sua presença ou, pelo menos, crie uma atividade interessante para eles”, explica Tathiane.