Como automatizar processos e aumentar a sua produtividade - Startupi
* Por Rafaela Ricardo
Se você está lendo esse artigo, provavelmente seu cotidiano está cheio de tarefas exigentes e que acabam com a sua produtividade e a da empresa. Afinal de contas, ter processos complexos demandam mais tempo e esforço para executar as atividades.
Por essa razão, a gestão dos processos é essencial. Ao mesmo tempo que os procedimentos se tornam mais simples de entender, os funcionários podem executá-los em um menor tempo e com mais qualidade.
Atualmente, a automatização dos processos se tornou um diferencial entre as empresas. Quanto maior for a produtividade, mais rápido e com mais qualidade o produto ou serviço será entregue.
Se você está se perguntando o que fazer para automatizar os processos do seu dia a dia, vamos te entregar algumas dicas práticas de bandeja para sua empresa obter sucesso! Vamos lá?
Os softwares ou sistemas de gestão são ótimos otimizadores de tarefas. Eles possuem como objetivo fazer com que os empreendedores tenham menos trabalho com suas rotinas. O exemplo de software de gestão é o Google Drive. Ele permite o compartilhamento de arquivos na nuvem e a edição simultânea dos documentos.
Essa ferramenta é bastante versátil. Uma empresa que trabalha com tubo galvanizado, por exemplo, pode criar textos, planilhas, apresentações sobre seu produto e compartilhar todas as informações necessárias de forma fácil e rápida.
Isso permite que a equipe tenha uma ferramenta abrangente que agiliza a comunicação com a equipe. Outra ferramenta que auxilia na gestão são os softwares financeiros. Eles promovem um melhor gerenciamento no controle de todos os recursos financeiros que entram e saem da empresa.
Com os softwares financeiros fica mais fácil acessar as informações de vendas, despesas e obrigações com os funcionários, além de dar agilidade e eficiência na tomada de decisões da empresa.
Outro software tecnológico de gestão é o CRM, ou Customer Relationship Management. Esse sistema permite que o gestor tenha todas as informações das necessidades dos clientes, agilizando a criação do briefing e de outras atividades produtivas.
Além disso, o CRM permite que a empresa saiba as melhores formas de como vender para os clientes, resultando na fidelização dos mesmos.
Além dessas ferramentas, também é importante darmos uma atenção para as estratégias de padronização. Elas são fundamentais para que os processos sejam monitorados e otimizados. Por exemplo:
Se uma empresa que produz equipamento de proteção individual conhecer e padronizar todos os processos de fabricação do produto, ela provavelmente irá saber qual o procedimento que demanda mais tempo. Assim, ela poderá criar estratégias baseadas na otimização desses mesmos processos.
Máquinas e equipamentos atuais
Por fim, o maior erro das empresas que não conseguem otimizar seus processos é em razão do uso de máquinas e equipamentos ultrapassados. Algumas máquinas antigas, como uma máquina de fusão de fibra ultrapassada, por exemplo, possuem o dobro ou o triplo de opções diferentes e, como consequência, os processos ficam mais demorados, ocasionando a queda de produtividade.
Por essa razão, procure sempre se atualizar e ter os melhores maquinários em sua empresa. Mesmo que isso gere um custo a mais no orçamento de muitas indústrias, o retorno em forma de produtividade fará com que a organização tenha muito mais lucro ao longo prazo.
Tenha uma empresa produtiva de sucesso
Ao longo do post, foi possível entender que algumas estratégias são muito simples e podem ser aplicadas em qualquer ramo, como os softwares de gestão. Eles possuem a finalidade de otimizar os processos burocráticos do dia a dia. Exemplo de alguns softwares são o Google Drive, o CRM e as ferramentas de controle financeiro.
Outra estratégia de automatização é a própria padronização. Ela provoca mais facilidade para realização das atividades por seguir uma linha de tarefas já definida. Por último, as máquinas e equipamentos da atualidade serão um diferencial e tanto para sua empresa se destacar diante da concorrência e obter sucesso