Sistemas laboratoriais: a história de sucesso da Shift com o IACS - Instituto de Análises Clínicas de Santos • Shift
Em 1929, Sebastião Paes e Alcântara se mudou para a Baixada Santista e começou a história do Instituto de Análises Clínicas de Santos (IACS). Depois de quase um centenário, o laboratório se transformou e acompanhou a revolução tecnológica do setor, inclusive com a adoção de sistemas laboratoriais.
Formado pela USP, dr. Sebastião Paes e Alcântara teve uma carreira de sucesso. Se quando começou existiam poucos exames — menos de 10 disponíveis, como conta seu neto e, hoje, médico patologista e sócio-diretor do IACS, dr. Flávio Alcântara —, atualmente, o cenário é bem diferente. A automação faz parte dos processos e acrescenta eficiência para agregar valor aos pacientes.
Diante dessa mudança e das necessidades existentes, o IACS se manteve em constante aperfeiçoamento. Em sua jornada, conheceu a Shift e seus sistemas laboratoriais. O resultado foi uma parceria estratégica e de sucesso, que permanece até hoje. É o que vamos retratar neste post. Continue lendo!
Qual é a história do IACS?
A história do IACS iniciou em 1929 e ganhou força em 1952, quando o dr. Mario Flávio Leme de Paes e Alcântara — filho do fundador — voltou para ajudar o pai. Essa foi a primeira expansão do negócio, já que o dr. Mario optou por abrir uma unidade de laboratório em outra região da cidade, próxima à praia e longe do porto de Santos, até então o centro da vida econômica.
Com o crescimento da demanda, a empresa também cresceu e outros sócios começaram a fazer parte dela. O primeiro foi o dr. Luiz Antônio da Silva, então acadêmico de Medicina, que participou de diferentes atividades.
Em seguida, dr. Alberto Augusto Guimarães Gonçalves iniciou seus trabalhos, de maneira efetiva, ainda em 1967. Posteriormente, o primeiro foi integrado ao quadro de colaboradores, em 1968.
Desde então, o laboratório cresceu e foi um dos 10 primeiros a receber a acreditação PALC, selo de qualidade da SBPC/ML (Sociedade Brasileira de Patologia Clínica/Medicina Laboratorial). Hoje, tem 13 unidades localizadas em Santos, São Vicente, Praia Grande, Cubatão, Guarujá e Itanhaém. Ao todo, são atendidos mais de 30 mil pacientes por mês, com realização de mais de 300 mil exames. Entre os serviços oferecidos, estão os de:
cardiologia, com profissionais associados;
medicina ocupacional, já com mais de 15 anos de realização;
Como o IACS conheceu a Shift?
Devido a todos os serviços fornecidos, o IACS sentiu a necessidade de contar com um sistema laboratorial, que trouxesse eficiência à gestão e aos processos. Foi nesse cenário que a parceria com a Shift começou.
Até então, o laboratório utilizava outra solução há muitos anos. No entanto, ele deixou de atender a todas as demandas internas. Para melhorar esse quesito, o dr. Flávio Alcântara começou a pesquisar uma nova solução.
"Comecei a buscar nos congressos da SBPC/ML e, por meio deles, eu conheci o Marcelo Lorencin (presidente da Shift). Conversei com alguns usuários do sistema e, por volta de 2014, nós decidimos pela mudança, especialmente por perceber o número de clientes que a solução tem. Esse é um dos fatores que gerou um impacto positivo", destacou.
A partir disso, iniciou o processo de implantação. Apesar de sempre ser complexo, a Shift montou uma equipe e realizou um mapeamento inicial dos processos para realizar o diagnóstico da operação do laboratório e assim compreender detalhadamente o fluxo de processos. Com isso, foi desenhado o escopo e cronograma da implantação de forma a tirar o maior proveito possível o sistema. Em conjunto com a implantação, foram realizados treinamentos presenciais para, somente depois de todos os colaboradores estarem alinhados, iniciar o funcionamento.
Quais foram as dificuldades encontradas antes de utilizar o produto?
O processo de implantação é difícil. Como destacou o dr. Flávio Alcântara, "para quem vive essa parte de laboratório, sabe que implantar não é um processo fácil".
Para se adequar às necessidades, a Shift ofereceu sistemas apropriados e criou uma equipe especializada. O mapeamento inicial serviu para entender os processos do IACS e seu modus operandi, ou seja, a maneira pela qual cada procedimento é realizado no dia a dia. A ideia era diminuir o impacto sentido por colaboradores e gestores.
"Todos os processos do laboratório estão dentro de um sistema e a maneira como se faz cada procedimento no dia a dia está ligada ao uso dessa solução. Mudá-la implica alteração de consumo e de maneira de fazer. Com isso, há toda uma cultura organizacional que precisa ser modificada e os colaboradores devem aprender a passar por isso", citou dr. Flávio Alcântara.
O cenário desafiador foi ultrapassado com a solução adequada: uma versão 100% web implementada pela Shift. Hoje, o IACS adotou todas as soluções da Shift, gerenciando todos os setores do laboratório do pré ao pós-analítico, fluxo de gaturamento e gestão estratégica de indicadores e business intelligence.
Depois de uma parceria estratégica superior a cinco anos, os sócios do IACS estão satisfeitos com todos os serviços e produtos oferecidos pela empresa. O motivo é explicado a seguir pelo dr. Flávio Alcântara.
"A Shift é muito boa na parte de processos e seu gerenciamento. Hoje, temos uma maneira segura de gerenciar onde estão os tubos de exames, em que momento cada um deles está. Isso é importante, especialmente, para o processo de envio de uma unidade para outra e chegada na sede. Essa era uma das nossas principais demandas por volta de 2013 e 2014, e resolvida com o gerenciamento pelo Shift LIS".
Quais problemas foram resolvidos?
Com foco no compliance para laboratórios, o Shift LIS permite gerenciar de forma completa e integrada todas as unidades de laboratório do IACS. Os processos se tornaram mais seguros e rastreáveis, do pré ao pós-analítico, inclusive o fluxo de faturamento e gestão de estoques, com pedidos sendo realizados dentro do sistema e o controle de seu uso, incluídos os lotes dos vários insumos e suas validades. Assim, os problemas foram solucionados pelo workflow de atendimento, que se torna inteligente.
Além disso, o dr. Flávio Alcântara destaca que o rastreamento favoreceu um transporte de material biológico aperfeiçoado, de acordo com a resolução RDC/20, da Agência Nacional da Saúde (ANS). Segundo ele, as amostras biológicas são fechadas e organizadas em malotes, que são separados de acordo com o material biológico, por exemplo, sangue, urina, soro congelado e assim por diante.
Por meio de uma etiqueta com código de barras, é possível rastrear e saber em que etapa cada material biológico está, quando está saindo de uma unidade para outra, quando está chegando e mais. "Temos um controle muito grande de todas as amostras. Isso nos permite saber rapidamente quando um tubo que deveria chegar não chegou, por exemplo, para termos uma ação rápida", destaca dr. Flávio Alcântara.
O resultado foi um índice próximo de zero de perda de amostras. Antes, havia um percentual que implicava recoletas por esse motivo, algo que foi sanado. O resultado foi um ganho de qualidade grande, especialmente na pré-triagem nas unidades.
Qual situação demonstra que o produto se tornou realmente eficiente?
A maior eficiência foi verificada no processo de organização nas unidades de coleta. A triagem central se tornou aprimorada, porque as amostras chegam trabalhadas e prontas para serem encaminhadas aos setores de análise. Assim, passam apenas pela rastreabilidade do processo e já seguem para avaliação.
"Esse processo aumentou muito a velocidade de processamento de amostras. Foi um dos ganhos de sistema mais importantes da parte operacional", confirma dr. Flávio Alcântara. O outro benefício foi em relação ao atendimento. Como a solução da Shift se integra as fontes pagadoras, as atividades se tornaram mais rápidas para o IACS e os pacientes.
Um exemplo é a integração com o sistema da Unimed, operadora parceira importante para o laboratório. O resultado foi uma queda no tempo de atendimento de, aproximadamente, 10 minutos, saindo de 15 para 5 minutos — uma redução de três vezes.
Esse aspecto foi importante, porque permitiu ao laboratório diminuir seu custo com a recepção devido ao aumento de produtividade, mantendo o negócio sustentável, como afirma o dr. Flávio Alcântara. "Nós e qualquer laboratório do país não temos conseguido aumentar os valores dos exames. Se não tivéssemos conseguido esse ganho de eficiência, teríamos comprimido nossa margem, tornando a empresa inviável".
Quais benefícios foram notados com as soluções da Shift?
Os dois pontos citados são importantes, mas foram verificadas outras vantagens do uso dos sistemas da Shift para o IACS. Veja quais são as principais!
Melhoria da gestão contábil
O módulo de administração trouxe mais controle sobre os documentos contábeis, especialmente a Demonstração de Resultados do Exercício (DRE). O IACS foi o primeiro a usar esse controle do sistema laboratorial e, desde então, consegue gerar esse arquivo pelo sistema.
Praticamente todas as informações são integradas em um único sistema e o programa de RH do laboratório tem uma integração grande. Com isso, fornece informações distintas e favorece toda a gestão da empresa. Ao mesmo tempo, é desnecessário sair do sistema para entrar em outro, escanear guias e pedidos, e executar outras ações relevantes.
Contribuição à gestão estratégica
O Shift fornece o Turn Around Time (TAT) dos exames, isto é, o tempo de atendimento total. Desde a solicitação ou a entrada no laboratório com a senha até a disponibilização dos resultados, todos os processos são fornecidos via sistema para o paciente. Isso favorece a identificação de atrasos — inclusive de alguém que deixou de pegar o resultado — e melhoria do TAT, a fim de aperfeiçoar o gerenciamento estratégico.
Padronização na liberação de exames
O processo para liberação de alguns exames teve algumas regras efetivadas. Por exemplo, naqueles que são completamente normais, com delta check, há uma comparação, e o IACS está aprendendo a fazer isso pelas ferramentas do Shift, que permitem implementação e disponibilização eletrônicas.
Identificação de pacientes novos por unidade
O número de pacientes novos por unidade também é controlado pelo Shift. A informação fornecida pelo sistema é estratégica, a fim de identificar se há queda ou aumento de atendimento. Além disso, são comparados os exames dos pacientes ao longo do tempo pelas diferentes filiais.
Ainda há novas ferramentas a serem disponibilizadas em breve. Uma delas é a de Business Intelligence (BI), que oferecerá informações em tempo real. As outras são o módulo de agendamento e o aplicativo Onlife, que permitirá ao paciente fazer um pré-agendamento, consultar histórico de resultados, responder pesquisa de satisfação, entre outras funcionalidades. "Por isso, estamos todos com expectativas altas para essas ferramentas novas. Se elas mantiverem o padrão das anteriores, ficaremos satisfeitos", conclui dr. Flávio Alcântara.
Como ficou claro, mais que uma solução, o Shift é um sistema laboratorial completo, que permite ao IACS melhorar todos os seus processos. As consequências são uma maior eficiência e uma dependência dessa parceria estratégica, que tende a render muitos frutos no futuro.
E você, também quer um sistema laboratorial completo e adequado à realidade do seu negócio? Entre em contato com a Shift e veja como podemos ajudar!