PORTARIA Nº 969/GR/UFFS/2012 (REVOGADA)
PORTARIA Nº 789/GR/UFFS/2020
INSTITUI PLANO DIRETOR DE TECNOLOGIA, INFORMAÇÃO E COMUNICAÇÃO (PDTIC)
O REITOR PRO TEMPORE DA UNIVERSIDADE FEDERAL DA FRONTEIRA SUL - UFFS, no uso de suas atribuições legais, resolve:
Art. 1º APROVAR, ad referendum do CONSUNI, o Plano Diretor de Tecnologia de Informação e Comunicação (Anexo I), da Universidade Federal da Fronteira Sul - UFFS.
PLANO DIRETOR DE TECNOLOGIA DE
Chapecó (SC) - Agosto de 2012
Prof. Dr. Jaime Giolo
SECRETARIA ESPECIAL DE TECNOLOGIA E INFORMAÇÃO
Braulio Adriano de Mello
Diretor de Infraestrutura de Tecnologia de Informação
Diretor de Infraestrutura de Sistemas
Giancarlo Dondoni Salton
Diretor de Gestão da Informação
Comissão de Elaboração do PDTIC
(nomeada pela Portaria Nº 431/GR/UFFS/2012, publicada em 30 de abril de 2012)
Braulio Adriano de Mello - Coordenador
Vicente de Paula Almeida Junior
Débora Regina Schneider Locatelli - Organização e Elaboração
Auliçon Tonatto - Secretário Executivo
Géssica Rafaela Borba Zanchet
Raul Bergamo Muller Ramos
A tecnologia da informação é o coração da administração pública, podendo fazê-la parar ou avançar.
Ministro Augusto Sherman, 30 Anos de TI no TCU
SUMÁRIO1 INTRODUÇÃO 10
2 TERMOS E ABREVIAÇÕES 11
3 METODOLOGIA APLICADA 11
3.1 CONSULTAS EXTERNAS 11
3.2 CONSULTAS COM OS SERVIDORES DA SETI 13
3.3 RESULTADO DAS CONSULTAS EXTERNAS 13
3.3.1 Resultado das instância diretivas 13
3.3.2 Resultado da instância acadêmica 16
3.3.3 Resultado da área de TI dos Campi 17
4 DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA 19
5 PRINCÍPIOS 19
6 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL DA UNIDADE DE TI 20
7 REFERENCIAL ESTRATÉGICO DE TI 24
7.1 MISSÃO 24
7.2 VISÃO 24
7.3 VALORES 24
7.4 OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DE TI 24
7.5 ANÁLISE DE SWOT DA TI ORGANIZACIONAL 25
7.5.1 Análise SWOT realizada pelo servidores da SETI 26
8 RESULTADOS DO PDTIC ANTERIOR 29
9 ALINHAMENTO COM O PPA DA UFFS 29
10 INVENTÁRIO DE NECESSIDADES 36
11 PLANO DE METAS E DE AÇÕES 36
11.1 PLANO DE METAS 36
11.2 PLANO DE AÇÕES 39
12 PLANO DE GESTÃO DE PESSOAS 52
12.1 QUANTITATIVO DE SERVIDORES 52
12.2 GRAU DE ESCOLARIDADE DOS SERVIDORES DA SETI 56
12.3 CAPACITAÇÕES JÁ REALIZADAS 59
12.4 NECESSIDADES DE CAPACITAÇÃO 60
14 PLANO DE GESTÃO DE RISCOS 61
15 PROPOSTA ORÇAMENTÁRIA DE TI 62
16 PROCESSO DE REVISÃO DO PDTI 63
17 FATORES CRÍTICOS DE SUCESSO 63
18 CONCLUSÃO 64
REFERÊNCIAS 65
Índice de ilustraçõesIlustração 1: Termos e Abreviações 12
lustração 2: Organograma SETI 24
Ilustração 3: Análise SWOT realizada pelo servidores da SETI - Forças e Fraquezas 27
Ilustração 4: Análise SWOT realizada pelo servidores da SETI - Oportunidade e Ameaças 28
Ilustração 5: Análise SWOT realizada com dados das consultas as instância diretivas 29
Ilustração 6: Alinhamento com o PPA da UFFS 32
Ilustração 7: Plano de Metas 38
Ilustração 8: Plano de Ações para as Metas 41
Ilustração 9: Lotação dos servidores por Diretoria da SETI 54
Ilustração 10: Possível aumento no número de servidores 55
Ilustração 11: Número de servidores da SETI por cargo 55
Ilustração 12: Cargos e sua lotação nas Diretoria da SETI 56
Ilustração 13: Categoria dos servidores ligados a SETI 57
Ilustração 14: Servidores ligados a área de TICs que exercem função fora da SETI 57
Ilustração 15: Grau de Escolaridade dos Servidores da SETI 58
Ilustração 16: Grau de Escolaridade dos Servidores por Diretoria da SETI 59
Ilustração 17: Formação dos servidores da SETI por curso 60
Ilustração 18: Cursos de graduação em andamento realizados pelos servidores da SETI 60
Ilustração 19: Capacitações realizadas pelos servidores da SETI 61
Ilustração 20: Eventos que os servidores da SETI participaram 67
Ilustração 21: Necessidades de capacitação 67
A Universidade Federal da Fronteira Sul (UFFS) é uma instituição de ensino superior pública e popular, criada pela lei no 12.029, de 15 de setembro de 2009. Abrange 396 municípios da Mesorregião Fronteira Mercosul, que contempla o Sudoeste do Paraná, o Oeste de Santa Catarina e o Noroeste do Rio Grande do Sul, região historicamente desassistida com relação ao ensino superior público
Desde sua criação, a UFFS tem cinco campi: Chapecó (SC), onde fica a sede da Instituição, Realeza e Laranjeiras do Sul (PR) e Cerro Largo e Erechim (RS). A mesorregião sonhava com uma universidade federal há décadas.
A UFFS tem como missão:
Promover o desenvolvimento regional integrado, condição essencial para a garantia da permanência dos cidadãos graduados na região da fronteira sul e a reversão do processo de litoralização hoje em curso.
A UFFS é uma instituição nova e que está se organizando para atender todas as demandas legais e sociais necessárias para cumprir sua missão. Assim, foi assumido o compromisso de se adequar às orientações do Tribunal de Contas da União (TCU), que por meio de Acórdãos, tem recomendado aos órgãos públicos, antes de executarem seus gastos relacionadas à TI, a elaboração de um Plano Diretor de Tecnologia da Informação (PDTI), o qual deve contemplar todas as ações devidamente associadas às metas de suas áreas de negócio. Essa recomendação tornou-se obrigatória com a publicação da Instrução Normativa SLTI/MPOG nº 04, de 19 de maio de 2008, revisada em 12 de novembro de 2010, pela Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação (SLTI), do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão (MPOG), órgão central do Sistema de Administração dos Recursos de Informação e Informática (SISP).
Além disso, este PDTIC tem função estratégica para a área de TICs dentro das Instituição, pois nele foi traçado todo o referencial estratégico dessa área, que neste momento ainda não tem maturidade suficiente para elaborar dois planejamentos.
O objetivo deste documento é apresentar o Plano Diretor de Tecnologia da Informação (PDTI) 2012/2013 da UFFS, documento que define o conjunto de metas e ações que deverão nortear os direcionamentos e investimentos em Tecnologia da Informação no citado período, buscando o aprimoramento da governança da Secretaria Especial de Tecnologia e Informação (SETI).
É importante ressaltar que ainda há um longo caminho a percorrer em termos de TICs, mas, com a implementação deste plano, por meio dos servidores lotados na SETI, que é qualificado e competente, temos a expectativa de que, em pouco tempo, nos tornaremos uma referência nessa área.
O PDTIC da UFFS abrangerá todas as instâncias administrativas e acadêmicas da Instituição, para tanto está alinhado com o seu Plano Plurianual. O período de validade é de dois anos, 2012 e 2013, sendo que a cada seis meses serão feitas revisões as quais, em se constatando a necessidade, produzirão modificações no documento.
O processo de planejamento atende o princípio constitucional de eficiência, assim como as disposições contidas no Decreto-Lei nº 200/1967, o qual coloca que o planejamento possibilita o melhor uso dos recursos públicos e o cumprimento dos Objetivos institucionais do órgão.
O planejamento também é imprescindível para fazer a contratação das soluções demandadas pelos órgãos públicos federais, como prevê a Instrução Normativa Nº 04/2010, do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, no seu art. 3º que coloca que "As contratações de que trata esta Instrução Normativa deverão ser precedidas de planejamento, elaborado em harmonia com o Plano Diretor de Tecnologia da Informação - PDTI, alinhado à estratégia do órgão ou entidade." Dessa forma, o Plano Diretor passou a ser instrumento obrigatório para a realização das contratações de TI.
Além disso, este documento visa focar os esforços em ações nas quais os benefícios são maiores ou quando há maior necessidade, atendendo os quesitos de eficácia e efetividade; aproveitar melhor os recursos disponíveis com eficiência e economicidade e aperfeiçoar as ações da SETI por meio de aprendizado, revisão e análise contínua do planejamento. Cabe lembrar também que a existência e execução do planejamento na área de TI é um item constante de auditoria pela Controladoria Geral da União - CGU e pelo Tribunal de Contas da União - TCU.
No caso da UFFS, o planejamento da área de tecnologia da informação abrange também a área de comunicação, resultando no Plano Diretor de Tecnologia da Informação e Comunicação - PDTIC. Ele foi realizado com a participação de todas as instâncias da Universidade e dos servidores da Secretaria Especial de Tecnologia e Informação, além de ter como ponto de apoio as estratégias institucionais contidas no Plano Plurianual. No PDTIC são apresentados os referenciais estratégicos, as necessidades de informação e serviços de TI, além de propor metas, ações e prazos para que, com o auxílio dos recursos humanos, materiais e financeiros, possam satisfazer as demandas institucionais.
2 TERMOS E ABREVIAÇÕES
Ilustração 1: Termos e Abreviações
Divisão de Bibliotecas
Diretoria de Infraestrutura de Tecnologia da Informação
Departamento de Planejamento e Apoio a Projetos
Diretoria de Infraestrutura de Sistemas
Setor de Formação de Acervos e Tratamento da Informação
Sistema de Administração de Recursos de Informação e Informática
Setor de Serviços Administrativos
Setor de Tecnologia, Inovação e Desenvolvimento de Produtos
Fonte: Textos produzidos, 2012
3 METODOLOGIA APLICADA
3.1 CONSULTAS EXTERNAS
Foram consultados, inicialmente, Pró-reitores, Secretários Especiais, Diretores de Campus, Vice-Reitor e Reitor. As consultas foram realizadas através de entrevistas pessoais semiestruturadas. Os itens que constavam no roteiro da entrevista continham questões que abordaram sobre os seguintes aspectos: visão geral do papel da TIC na UFFS e nos seus setores; funcionamento e estrutura da SETI; conhecimento dos esforços que foram e estão sendo realizados nesta área para implantação e consolidação da Instituição; e sobre a gestão da informação.
As consultas foram agendadas e realizadas no período de 11 de maio a 29 de maio, no próprio ambiente de trabalho dos pesquisados, sendo que com Diretores de Campus foram realizadas por meio de videoconferência, mas seguindo o mesmo procedimento. Participaram desta primeira fase quatorze dirigentes.
Após a coleta dos dados as entrevistas foram transcritas e analisadas. O resultado será apresentado no item 3.3.1 Resultado das instância diretivas e no item 7.5.2 Análise SWOT realizada com dados das instância diretivas.
Também foram realizadas consultas a área acadêmica da UFFS. Para essa instância as consultas iniciaram no dia 31 de maio, com videoconferência para definição da metodologia a ser utilizada, sendo convidados os Coordenadores Acadêmicos dos Campi, os Coordenadores de Unidades, o Secretário Especial de TI e a Pró-reitora de Graduação. Porém, a participação foi pequena. Dos Campi somente compareceram Laranjeiras do Sul e Realeza, para as quais o coordenador enviou um representante; dos Coordenadores de Unidade somente compareceu o da Unidade Seminário.
Nesta ocasião foi definido que seriam enviadas aos Coordenadores, por e-mail, as questões referentes à consulta e que eles realizariam uma reunião com os professores após enviariam os resultados por e-mail até dia 11 de junho de 2012. Dos Campi, foi recebida a contribuição de um professor do Campus de Laranjeiras do Sul.
Para Chapecó foi realizada a consulta no dia 06 de junho de 2012 em uma reunião dos coordenadores de curso, na qual o primeiro ponto de pauta era a coleta das informações através de uma conversa dirigida pelas questões previamente elaboradas, as mesmas enviadas para os Campi. Neste dia, algumas pessoas se manifestaram brevemente. Assim, foi acertado para que as questões fossem encaminhadas aos Coordenadores de Unidades e estes enviariam para os coordenadores para que encaminhassem respostas até o dia 13 de junho. A participação da instância acadêmica foi baixa. Os resultados são apresentados no item 3.3.2 Resultado da instância acadêmica.
Por fim, foi realizada consulta com os servidores de TI que trabalham nos Campi. Com estes foi realizada consulta por meio de questionário com cinco questões aberta similares as que foram aplicadas com os outros consultados, que objetivavam saber sobre a visão deles sobre o papel da TIC na UFFS, o funcionamento e estrutura da SETI e os esforços que estão sendo realizados nesta área para implantação e consolidação da Instituição.
As questões foram enviadas por e-mail no dia 11 de junho e as respostas deveriam ser encaminhadas até o dia 13 de junho. Participaram da consulta os Campi de Cerro Largo e de Erechim. Os resultados são apresentados no item 3.3.3 Resultado da área de TI dos Campi.
3.2 CONSULTAS COM OS SERVIDORES DA SETI
A consulta interna, com os servidores das três diretorias da SETI, foi realizada através de reuniões separadas com cada uma delas e aplicada a metodologia Metaplan.
O Metaplan caracteriza-se pelo uso da moderação e da visualização móvel através de fichas coloridas no trabalho com pequenos grupos. Foi desenvolvida nos anos 70, por uma empresa de consultoria alemã - Metaplan GMBH. Esse instrumento foi desenvolvido para possibilitar a participação nas tomadas de decisão e orientação dos processos segundo os desejos e necessidades de todos os diferentes grupos envolvidos (CORDIOLI, 2001).
O objetivo desta consulta interna era ter a participação dos servidores na construção de alguns itens chaves para o desenvolvimento do planejamento, como os princípios da SETI e o referencial estratégico.
Foram necessárias três reuniões com cada diretoria. A etapa foi realizada no período de 30 de maio a 05 de julho.
O resultado desta etapa será apresentado nos itens que foram desenvolvidos com os servidores, 5 Princípios e 7 Referencial Estratégico de TI.
3.3 RESULTADO DAS CONSULTAS EXTERNAS
3.3.1 Resultado das instância diretivas
O primeiro questionamento realizado nas instâncias pesquisadas foi quanto ao papel das Tecnologias da Informação e Comunicação (TIC) para a UFFS. Verificou-se que, dos consultados, seis apontaram que é fundamental hoje para a Universidade e ressaltaram isso em seus depoimentos reiterando que a Universidade teria muita dificuldade de funcionamento sem ela. O papel estratégico também foi evidenciado por quatro dos consultados que ressaltaram que hoje a informação é necessária para a tomada de decisões. Dois também apontaram ela como importante para a UFFS. Os outros itens apareceram uma única vez. Nos relatos, foi também colocado que é por meio dela que os processos e fluxos de informação seguem e este trânsito deve ser seguro, moderno e servir de modelo.
O segundo ponto do questionamento foi quanto ao papel das TICs no desenvolvimento das atividades das Instâncias de Gestão da UFFS pesquisadas. Nesse questionamento as opiniões são mais dispersas, pois cada Instância de trabalho tem preocupações diferentes voltadas para o seu escopo de atuação na UFFS. Porém, há algumas colocações que casam com o que foi colocado no item anterior e os reforçam. Para demonstrar esse fato são apresentados alguns trechos:
"[...] se desse um blecaute de TI, com certeza pararíamos por um bom tempo, acho que talvez as aulas pudessem continuar, mas sem registro"
"[...] o trabalho deles (servidores) é, depende do funcionamento dessas máquinas"
Neste ponto os gestores apontaram necessidades de seus setores, principalmente quanto a necessidade de um sistema de gestão para auxiliar na tomada de decisões. Outros colocaram sobre a carência que há nessa área.
Na sequência, foi colocado que o PDTIC deve estar alinhado às ações do Plano Plurianual, Ações para 2012, documento oficial de planejamento da UFFS. Para pensar nesse alinhamento, foi solicitado que cada Instância citasse, dentre as suas ações, quais demandariam de ações em TICs. As ações do Plano Plurianual foram citadas de forma geral, somente um dos consultados citou a ação especificamente. Três instâncias pesquisadas apontaram a melhoria na conexão para possibilitar o acesso aos sistemas. Três gestores também colocaram a preocupação com as necessidades de TI para as instalações definitivas, que irão demandar ações concretas de TIC, além das que já se têm instaladas.
Outros três gestores apontaram a necessidade de ferramentas para o Planejamento, inclusive sugerindo uma integração maior entre os setores de Planejamento e TI para melhorar este processo dentro da UFFS.
Dois gestores citaram a necessidade de sistemas para o gerenciamento de projetos e outros dois comentaram a questão dos laboratórios que deverão ser montados nos Campi definitivos e os que ainda faltam nas instalações provisórias.
Outras ações também foram citadas, de forma mais pontual atendendo as demandas específicas de cada instância diretiva.
No quarto momento, os gestores foram questionados se conheciam a estrutura e o funcionamento da Secretaria Especial de Tecnologia e Informação (SETI) da UFFS e como analisaram essa estrutura, seu funcionamento e atribuições no contexto acadêmico e administrativo da UFFS. Quanto a este item foi verificado que a maioria não conhecia a estrutura e o funcionamento da SETI, dos consultados dez desconheciam ou, se conheciam o fazem de forma superficial. Os outros quatro dizem conhecer, mas, mesmo entre estes, alguns esqueciam alguma de suas diretorias. Verificou-se que os gestores consultados conheciam o Secretário e um dos Diretores por participarem mais ativamente das atividades administrativas da UFFS.
O pouco conhecimento sobre a SETI dificultou a segunda parte da questão que era analisar a estrutura, o funcionamento e as atribuições da Secretaria.
Houveram algumas colocações de forma positiva sobre a criação e funcionamento de SETI e alguns apresentaram sugestões quanto a estrutura e funcionamento. Um dos gestores fez uma colocação sobre o pouco conhecimento que tem quanto a SETI e os entraves que isso pode causar.
Após, foi abordado sobre os esforços que foram realizados na área de TIC na UFFS, como: recursos humanos, equipamentos, softwares, gestão da informação, entre outros, para verificar se são suficientes para atender as demandas da Instituição e a avaliação sobre esses esforços. Nesse sentido a avaliação foi positiva de todos os consultados, principalmente para a parte de equipamentos que foram considerados como de ponta, resultando numa boa infraestrutura e que foram gastas altas somas nessa área. Mas boa parte destaca que há ainda deficiência em:
a) Sistemas: funcionamento do Solar; falta de sistema para acompanhamento do tempo dos professores, dos projetos e para demandas específicas. Um dos consultados apontou a deficiência nesta área talvez esteja ligada à política de desenvolvimento própria adotada;
b) Conexão de internet: a maioria dos que sinalizaram esta dificuldade destaca que isso não é só problema da SETI, mas das empresas prestadoras de serviço;
c) Processos administrativos/licitações: são apontados como lentos, entravam os processos, além disso, as empresas vencedoras não cumprem o que foi estabelecido;
d) Videoconferências: apesar de ser citada como fundamental hoje para os trabalhos da Instituição, foi colocado que ela ainda tem deficiências.
Outro fator que deve ser observado no planejamento é a questão da segurança da informação. Nesse sentido os gestores foram questionados sobre a importância da gestão segura e confiável da informação para o desenvolvimento das atividades das instâncias institucionais. Teve mais destaque a questão da informação segura ser necessária para a tomada de decisão como um fator estratégico com quatro gestores que apontaram esse fator. Três colocaram que ainda ela é insuficiente, deve ser mais trabalhada na UFFS e duas pessoas disseram que confiam no sistema utilizado.
Foi solicitado dos gestores uma avaliação quanto a complexidade da gestão da informação em uma instituição como a UFFS. A improvisação nessa área foi citada por três gestores. A tomada de decisão coletiva, as características da UFFS, o processo dinâmico e a tramitação da informação por meio de papel foram apontadas por dois gestores em cada item.
Outras colocações foram realizadas pelos gestores, todas apontando a complexidade que envolve esse assunto.
3.3.2 Resultado da instância acadêmica
A instância acadêmica, no que se refere ao papel das Tecnologias da Informação e Comunicação (TIC) para a atividade acadêmica, colocou que esta deve promover a agilidade na troca de informação entre professores e alunos de forma segura. Além disso, foi colocado que ela é essencial e deve servir de instrumento facilitador, articulador e de transparência institucional.
Com relação aos esforços realizados na área de TIC na UFFS para atender as demandas da Instituição e das questões acadêmicas não foi avaliado pela maioria dos participantes. Apenas um colocou que os equipamentos ainda não atendem a demanda.
Quanto a importância da gestão segura e confiável da informação para o desenvolvimento das atividades acadêmicas foi colocado que a segurança é muito importante para que o professor tenha garantia de que as informações trafegadas na rede não estejam comprometendo a qualidade do ensino, ou seja, não pode haver vazamento de informação nem a possibilidade de manipulação.
O último ponto da consulta tratou sobre a avaliação da complexidade da gestão da informação em uma instituição como a UFFS para a área acadêmica. Nesse sentido foi colocado que este tipo de sistema é complexo e que não se consegue num curto espaço de tempo oferecer um serviço de ótima qualidade, mas é importante investimento neste setor, para que no futuro os processos sejam agilizados.
3.3.3 Resultado da área de TI dos Campi
A primeira questão era quanto ao papel das Tecnologias da Informação e Comunicação (TIC) para a UFFS. Os participantes ressaltaram que é uma área de extrema importância dentro de uma universidade, tendo atuação estratégica no desenvolvimento da Instituição devido a sua característica estar presente em diversos setores atuando em conjunto com atividades acadêmicas, de gestão e administração. Acrescentaram ainda que a garantia de que uma universidade forneça ensino de qualidade está diretamente ligada à constante atualização tecnológica e a disponibilização de serviços informatizados que venham auxilar nas atividades executadas. Além disso, possibilitar fluxos contínuos e ágeis na busca, tratamento e arquivamento da informação garantido rapidez, segurança e continuidade das tecnologias e serviços por ela oferecidos.
Quanto as ações do Plano Plurianual para 2012, previstas para o Campus onde trabalham e que demandam de ações em TICs, um dos analistas não fez referências neste sentido e o outro colocou as ações já programadas pela SETI. Além dessas foram ainda elencadas as ações do Campus de Cerro Largo: Ação CCL12 - Implantação de software específico para formulação de grade de horários dos cursos semestralmente e Ação CCL13 - Capacitação dos(as) alunos(as) para uso de ferramentas virtuais.
Com relação aos esforços realizados na área de TIC na UFFS, pela resposta dos Campi, verifica-se que os esforços são grandes, porém ainda há deficiência em recursos humanos não só nos Campi, mas também na SETI. Quanto aos equipamentos estes são suficientes, porém nem todos estão configurados e em pleno funcionamento. Há carência de recursos de rede como autenticação e segurança. Há carência na velocidade das conexões, tanto de internet como MPLS existentes. Estamos utilizando hoje, como servidores, computadores pessoais para as funções de proxy, DHCP, licenças do Autocad e servidor de arquivos o que deixa uma certa insegurança quanto a confiabilidade e disponibilidade destes serviços locais tão importantes para o funcionamento do Campus. Os servidores já estão comprados, estamos aguardando a chegada deles para termos mais segurança no fornecimento dos serviços locais. Quanto a parte de softwares, há carência em sistema de gestão para controles diversos, como: controle de bolsas e estágios, recursos humanos. O sistema acadêmico, inclusive Portal do Aluno e Portal do Professor, está disponível, mas necessita ser mais completo e com abrangência maior incluindo pós-graduações, possibilidades de formulação de grades de horários e recursos mais completos para gerenciamento de relatórios e atestados. Em Erechim, são utilizados softwares livres em todos os computadores da área administrativa e laboratório, com exceção do AutoCad e Windows. No momento não temos nenhuma solicitação para aquisição de software e julgamos estar bem atendidos nessa área através dos softwares desenvolvidos pela Universidade e pelos demais softwares livres adotados. Quanto ao site, há necessidade de página de internet pensada como Instituição e não como Campus, um exemplo disso são as avaliações de cursos. De forma geral, é avaliado como suficiente a atual estrutura de TIC tendo em vista a situação provisória em que a Universidade se encontra e seu curto tempo de vida.
Sobre a importância da gestão segura e confiável da informação para o desenvolvimento das atividades da UFFS, foi colocado que ela tem como objetivo apoiar a política de desenvolvimento da Universidade na qual as informação crescem quantitativamente e cabe à TIC a busca de soluções para o gerenciamento seguro e confiável delas. O pleno gerenciamento dos dados são de extrema importância na tomada de decisões, no auxílio ao ensino, na administração e nos mais diversos setores que estão englobados dentro da comunidade acadêmica.
Por fim, era solicitado que avaliassem a complexidade da gestão da informação em uma instituição como a UFFS e eles ressaltaram que a estrutura multicampi da Universidade oferece um desafio maior na gestão da informação, pois ao mesmo tempo em que determinadas informações são comuns entre os Campi temos também informações e processos particulares de cada um, exigindo tanto da SETI quanto da TI dos Campi a solução para OS problemas globais e particulares que se apresentam e ao mesmo tempo criando o desafio de manter-se sincronizado nos seus objetivos. A complexidade da gestão da informação tem um nível mais elevado comparando com uma instituição gerida apenas por uma unidade, pois a informação pode surgir de várias bases dependentes umas das outras. É necessário também que a informação seja identificada, tratada e disponibilizada dependendo da sua origem e do seu destino.
4 DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA
ñ Plano Plurianual UFFS 2011-2015 - Ações 2012 da UFFS;
ñ IN 04/2010 e 02/2012 do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão;
ñ Modelo de Referência 2011-2012 - Plano Diretor de Tecnologia de Informação, do Sistema de Administração de Recursos de Informação e Informática.
A SETI estabeleceu seus princípios com os servidores através da metodologia Metaplan e abaixo são apresentados os dados consolidados:
ñ Padronizar os processos e serviços de tecnologia, informação e comunicação na UFFS;
ñ Utilizar e fomentar, sempre que possível, software livre e seguir seus princípios;
ñ Prezar pela qualidade buscando continuamente a melhoria dos serviços prestados;
ñ Gestão participativa e colaborativa;
ñ Pró-atividade e transparência no acesso às informações gerais produzidas e recebidas pela SETI;
ñ Incorporar inovação na área de tecnologia da informação e comunicação, através da formação continuada e da pesquisa;
ñ Tomar decisões respeitando a legislação e normas vigentes;
ñ Possibilitar o acesso às informações com eficiência e eficácia para suprir as necessidades dos usuários internos e externos;
ñ Adotar ferramentas priorizando o acesso livre para gestão do conhecimento da UFFS;
ñ Adotar boas práticas nas atividades de TIC, visando a eficiência e eficácia das ações;
ñ Adotar soluções homologadas pela SETI.
6 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL DA UNIDADE DE TI
A Secretaria de Tecnologia e Informação (SETI), prevista no artigo 23 do Estatuto da UFFS, é órgão suplementar da Reitoria, pelo Ofício número 56, aprovado pelo MEC em 21 de Setembro de 2010, e tem por objetivo geral manter o funcionamento das atividades ligadas à tecnologia da informação na universidade, objetivando o suporte ao desenvolvimento do ensino, da pesquisa e extensão, de acordo com os princípios da organização.
A SETI está inserida na UFFS no mesmo nível das Pró-Reitorias, como pode ser verificado na Portaria Nº 684/GR/UFFS/2012, de 26 de junho de 2012, na qual o Reitor Pro Tempore instituiu, em caráter provisório, a estrutura orgânica da Universidade Federal da Fronteira Sul - UFFS, conforme segue:
1. Conselho Universitário (CONSUNI)
2. Reitoria
2.1 Reitor
2.1.1 Chefia de Gabinete
2.1.2 Assessoria para Assuntos Internacionais
2.1.3 Assessoria Especial: Projeto Energias Renováveis
2.1.4 Auditoria Interna
2.1.5 Procuradoria - Coordenadoria Geral de Consultoria Jurídica
2.1.6 Pesquisa Institucional
2.1.7 Diretoria de Comunicação
2.1.8 Coordenação Geral da Unidade Seminário - Campus Chapecó/SC
2.1.9 Coordenação Geral da Unidade Bom Pastor - Campus Chapecó/SC
2.2 Vice-Reitor
2.3 Pró-Reitoria de Administração e Infraestrutura
2.3.1 Diretoria de Gestão Patrimonial e Logística
2.3.2 Diretoria de Compras e Licitações
2.3.3 Diretoria Administrativa
2.3.4 Prefeitura do campus de Chapecó
2.4 Pró-Reitoria de Planejamento
2.4.1 Diretoria de Planejamento
2.4.2 Diretoria de Orçamento
2.4.3 Diretoria de Contabilidade
2.5 Pró-Reitoria de Graduação
2.5.1 Diretoria de Políticas de Graduação
2.5.2 Diretoria de Organização Pedagógica
2.5.3 Diretoria de Registro Acadêmico
2.6 Pró-Reitoria de Pesquisa e Pós-Graduação
2.6.1 Diretoria de Pesquisa
2.6.2 Diretoria de Pós-Graduação
2.7 Pró-Reitoria de Extensão e Cultura
2.7.1 Diretoria de Extensão e Cultura
2.8 Secretaria Especial de Obras
2.8.1 Diretoria de Obras
2.8.2 Diretoria de Projetos
2.9 Secretaria Especial de Tecnologia e Informação
2.9.1 Diretoria de Infraestrutura de Sistemas
2.9.2 Diretoria de Infraestrutura de Tecnologia da Informação
2.9.3 Diretoria de Gestão da Informação
2.10 Secretaria Especial de Gestão de Pessoas
2.11 Secretaria Especial de Assuntos Estudantis
2.12 Secretaria Especial de Laboratórios
3.1 Direção Campus Erechim/RS
3.1.1 Coordenação Acadêmica Erechim
3.1.2 Coordenação Administrativa Erechim
3.2 Direção Campus Cerro Largo/RS
3.2.1 Coordenação Acadêmica Cerro Largo
3.2.2 Coordenação Administrativa Cerro Largo
3.3 Direção Campus Realeza/PR
3.3.1 Coordenação Acadêmica Realeza
3.3.2 Coordenação Administrativa Realeza
3.4 Direção Campus Laranjeiras do Sul/PR
3.4.1 Coordenação Acadêmica Laranjeiras do Sul
3.4.2 Coordenação Administrativa Laranjeiras do Sul
Secretaria Especial de Tecnologia e Informação (SETI) tem como competências diagnosticar, produzir, desenvolver e executar soluções em tecnologia da informação e comunicação de acordo com as diretrizes da Universidade. O que é relevante para a efetividade dos processos e projetos da Instituição pela necessidade crescente de informação e comunicação nas decisões estratégicas e operacionais de uma organização, ainda mais uma que seja ligada ao ensino e pesquisa.
Ficam sobre orientação da SETI as Diretorias de Infraestrutura da Tecnologia da Informação, Diretoria de Infraestrutura de Sistemas e Diretoria de Gestão da Informação quanto a aplicação das políticas, das normas e padronizações referentes à área de Tecnologia de Informação da Universidade.
À Diretoria de Infraestrutura de Tecnologia e Informação (DITI) compete tratar de todas as atividades relacionadas a criação e manutenção básica de TIC no que concerne à Videoconferência, Telecomunicações, Redes e Segurança da Informação.
À Diretoria de Infraestrutura de Sistemas (DIS) compete articular as demandas que se relacionam com as atividades de análise de processos e fluxos, engenharia de requisitos, arquitetura e desenvolvimento de software, gerência de banco de dados, bem como qualidade para o desenvolvimento e integração entre sistemas.
À Diretoria de Gestão de Informação (DGI) atua na produção, armazenamento, preservação e disponibilização de informação para atender as demandas de informação das áreas administrativa, de ensino, pesquisa e extensão, mediante os serviço oferecidos pelos Sistemas de Arquivos e de Bibliotecas da UFFS. A estrutura organizacional da SETI pode ser verificada na Ilustração 2.
lustração 2: Organograma SETI
Fonte: Portarias de nomeações, 2012
7 REFERENCIAL ESTRATÉGICO DE TI
A construção do Referencial Estratégico de TI foi realizada pelos servidores da SETI através da aplicação do Metaplan.
7.1 MISSÃO
A missão estabelecida para a SETI foi:
"Prover soluções de tecnologia, informação e comunicação com eficiência e eficácia para a comunidade acadêmica".
7.2 VISÃO
A visão da SETI ficou assim estabelecida:
"Ser referência, no âmbito das IES, em soluções de tecnologia, informação, comunicação e gestão do conhecimento".
7.3 VALORES
ñ Ética
ñ Comprometimento
ñ Responsabilidade
ñ Respeito
ñ Cooperação
ñ Compartilhar
ñ Companheirismo
ñ Motivação
ñ Organização
ñ Inovação
ñ Justiça
7.4 OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DE TI
ñ Gerenciar a informação e o conhecimento produzido na Instituição;
ñ Promover o acesso e a difusão da informação;
ñ Estabelecer medidas para salvaguardar a memória institucional;
ñ Planejar, implantar e manter infraestrutura e serviços de TICs para funcionamento e crescimento da UFFS;
ñ Melhorar continuamente os processos de TICs visando aperfeiçoar as atividades da SETI;
ñ Adotar metodologias nas atividades desempenhadas na SETI;
ñ Prover soluções de sistemas de informações para a comunidade acadêmica da UFFS;
ñ Promover o uso de software livre e de novas tecnologias no desenvolvimento de sistemas da UFFS;
ñ Incentivar e apoiar a capacitação continuada dos servidores.
7.5 ANÁLISE DE SWOT DA TI ORGANIZACIONAL
A sigla SWOT é a representação das palavras:
ñ Streghts = forças;
ñ Weaknesses = fraquezas;
ñ Opportunities = oportunidades;
ñ Threats = ameaças.
A análise SWOT possibilita a identificação de fatos e previsões das forças e fraquezas do ambiente interno e das oportunidades e ameaças do ambiente externo, que podem auxiliar a Organização na formulação de sua estratégia (BATEMAN; SNELL, 2010)
7.5.1 Análise SWOT realizada pelo servidores da SETI
Ilustração 3: Análise SWOT realizada pelo servidores da SETI - Forças e Fraquezas
Interna (Organização)
ñ Cooperação no trabalho em equipe
ñ Bom relacionamento interpessoal
ñ Equipe qualificada e experiente que busca conhecimento e acesso as novas tecnologias.
ñ Recursos tecnológicos de vanguarda
ñ Possuir um modelo que dá foco e objetivo às atividades.
ñ Boas condições de trabalho;
ñ Preferência por software livre;
ñ Pouco legado tecnológico (software);
ñ Gerenciamento de projetos, planejamento, previsão de prazos, coerência e tempo hábil;
ñ Adoção de boas práticas no trabalho;
ñ Compartilhamento de experiências;
ñ Estabilidade do servidor;
ñ Estabilidade das regras de negócios;
ñ Busca pela inovação.
ñ Trâmites burocráticos nos processos por ser uma Instituição Pública;
ñ Capacitação e participação em eventos técnicos específicos
ñ Planejamento e organização
ñ Falta de fluxo nos processos, procedimentos e definição das funções
ñ Estrutura física limitada e inadequada, por ser provisória;
ñ Excesso de demanda, por ser uma Instituição em implantação e com falta de pessoal, sobrecarregando as tarefas e requerendo a utilização de software de terceiros;
ñ Falta de experiência dos servidores por parte da equipe, relacionada a universidade pública
ñ Falta de vinculação das áreas afins dos campi com a sede;
ñ Falta de ferramentas adequadas de trabalho
ñ Deficiência no transporte;
ñ Deficiência na estrutura tecnológica de comunicação, rede e sistema;
ñ Determinação de utilização de soluções livres em alguns casos;
ñ Prazos apertados em alguns procedimentos;
ñ Falta de autonomia na tomada de algumas decisões;
ñ Falta de maturidade nos processos de desenvolvimento de software;
ñ Falta de controle sobre os sistemas legados;
ñ Falta de comunicação e integração entre os setores;
ñ Falta de conhecimento do que é a DGI por parte da SETI.
Fonte: Reuniões realizadas com os servidores, 2012
Ilustração 4: Análise SWOT realizada pelo servidores da SETI - Oportunidade e Ameaças
Externa (Ambiente)
ñ Políticas de expansão do ensino superior e desenvolvimento das tecnologias, que podem refletir na UFFS
ñ Adoção e compartilhamento de boas práticas e regulamentações com outras instituições e profissionais.
ñ A comunidade externa apoia e tem expectativas com a UFFS.
ñ Troca de informações entre as instituições nacionais e internacionais para ampliar os setores da SETI, através de integrações a redes, listas de discussões e comunidades de aprendizagem.
ñ Surgimento de novas tecnologias que possam ser acessadas para auxiliar nas atividades desenvolvidas pela SETI.
ñ Sistema de avaliação do ensino superior;
ñ Padrões internacionais de qualidade;
ñ Movimento do acesso aberto a informação científica;
ñ Disponibilidade de recursos para investimento em TIC
ñ Reconhecimento da TIC como área estratégica
ñ Contribuir com as comunidades de software livre para o desenvolvimento destes e da equipe
ñ Utilizar softwares já existentes para atender as demandas da universidade
ñ Instituição nova.
ñ Políticas de cargos e salários de TIC no MEC
ñ Ações políticas e administrativas nos âmbitos municipais, estaduais e federais
ñ Políticas públicas que regulamentam e podem restringir e burocratizar os processos, afetando as atividades da SETI e da UFFS
ñ Redução orçamentária para investimento em educação e em diárias e passagens
ñ Danos, roubos e furtos de bens públicos
ñ Distância dos grandes centros.
ñ Falta de integração a RNP (Rede Nacional de Pesquisa);
ñ Baixa qualificação dos profissionais de TIC no mercado
ñ Não acompanhar os avanços tecnológicos
ñ Fatores climáticos
ñ Ataques e invasões aos sistemas de TIC
ñ Baixa qualificação dos fornecedores no mercado de atuação das UFFS
ñ Dependência de fornecedores de TIC no mercado
ñ Mercado competitivo que pode levar servidores a sair da Instituição.
ñ Descontinuação de soluções tecnológicas utilizadas
ñ Instituição dividida em diversos espaços físicos distantes uns dos outros.
ñ Ampliação do número de cursos/Campi.
7.5.2 Análise SWOT realizada com dados das consultas as instância diretivas
Ilustração 5: Análise SWOT realizada com dados das consultas as instância diretivas
Área considerada estratégica e importante para a UFFS;
Agente facilitador das ações na UFFS;
Auxiliar nos processos administrativos e acadêmicos da UFFS;
Ser uma das Secretarias que mais trabalham na Universidade;
Política o uso de software livre.
A estrutura da SETI não está presente de forma articulada no próprios Campi, o que necessitaria de uma Coordenação da Secretaria de TI em cada Campus;
Pouca integração entre os setores de Planejamento e TI para melhorar o processo de planejamento da UFFS;
Falta de orientação para realização de cópia de segurança de arquivos importantes dos setores;
Falta de conhecimento sobre o Setor acaba prejudicando a compreensão do que pode ou não ser realizado na Instituição na área de TICs;
A gestão da informação ainda é meio primitiva e improvisada;
Gestão documental na forma de papel;
Há mais transmissão do que gestão da informação;
Ações com relação a gestão da informação são insuficientes para a tomada de decisão;
Os esforços ainda são insuficientes para atender todas as demandas.
Contribuir para a utilização de menos papel na UFFS;
Auxiliar na construção de ferramentas para a tomada de decisão;
Inovação por meio da tomada de decisões coletivas.
A área de TIC é uma área muito dinâmica, é um área que envolve muito dinheiro.
Organizar o conhecimento e a cultura organizacional, pois a informação se perde.
Tentativa de invasão constante dos sistemas;
Preocupação no uso indevido da internet;
Falta de ações para a segurança da informação;
Aumento das necessidades de TICs previstas quando da instalação dos Campi definitivos;
Problemas de conexão de internet nos Campi provisórios e definitivos por problemas com as concessionárias de serviços;
Ser multicampi, estar em três estados diferentes, funcionar em condições improvisadas e ser uma instituição pública;
Disputa de profissionais de valor no mercado;
Construir, constituir, solidificar e manter uma estrutura de cérebros;
Gestão da informação complexa, que necessita de organização extremamente eficiente e sincronizada com os princípios institucionais;
Processos administrativos (licitações) são lentos, entravam os trabalhos;
Empresas prestadoras de serviços não cumprem contratos.
Fonte: Consultas com as gestores da UFFS, 2012
8 RESULTADOS DO PDTIC ANTERIOR
A UFFS iniciou suas atividades em 2010, a SETI foi oficializada com o status de Secretaria há pouco mais de um ano, assim ela ainda não fez nenhum planejamento específico. Porém, participou do planejamento institucional da UFFS, o Plano Plurianual - Ações para 2012, no qual constam ações específicas para a área de TICs.
9 ALINHAMENTO COM O PPA DA UFFS
A SETI sempre participou ativamente da elaboração do Plano Plurianual (PPA) da UFFS. Assim, todas as suas ações até então estavam elencadas neste documento. Porém, observa-se que além das ações propostas pela SETI ações de outras instâncias diretivas também refletem em atividades a serem desenvolvidas pela Secretaria por necessitar de alguma solução da área de tecnologia, informação ou comunicação.
O PPA está organizado levando em consideração os seguintes termos:
Desafios - representam a Dimensão Estratégica no Plano Plurianual. Fazem a ligação com orçamento do Governo Federal. Organizam as grandes linhas de atuação da UFFS e sintetizam as responsabilidades institucionais.
Objetivos - materialização dos Desafios. Expressam o que deve ser alcançado e as situações a serem alteradas. Contemplam Metas e Prioridades do MEC (Ministério da Educação) definidas no PNE (Plano Nacional da Educação) e as diretrizes, objetivos e ações definidas pela comunidade acadêmica e pela sociedade da fronteira sul na I Conferência de Ensino Pesquisa Extensão.
Iniciativas - definem os caminhos exequíveis para o alcance dos objetivos e das transformações definidas na dimensão estratégica. A Iniciativa declara as entregas à sociedade de bens e serviços, resultantes da coordenação de Ações orçamentárias e não orçamentárias.
Ações - é a pratica, aquilo que de fato iremos desenvolver ao longo de um ano. Relaciona-se com o desempenho das atividades institucionais quanto a eficiência. Busca-se com as ações a otimização na aplicação dos recursos disponíveis e a qualidade dos produtos entregues.
São apresentados na sequência os Desafios, Objetivos, Iniciativas e Ações do PPA que demandam de atividades da SETI e ou foram planejadas por ela no PPA, estas estão em destaque cinza.Ilustração 6: Alinhamento com o PPA da UFFS
1 Desafio - Funcionamento da Universidade Federal da Fronteira Sul
1.1 Objetivo - Desenvolver ações para assegurar a manutenção, adequação física e funcionamento dos cursos de graduação e pós-graduação da UFFS a fim de formar profissionais de alta qualificação técnica com compromisso social para atuar nos diferentes setores da sociedade, contribuindo para o processo de desenvolvimento regional e nacional do país.
1.1.1 Iniciativa - Elaboração de padrões de gestão e administração em todos os Campi da Universidade
Ação CER39 - Planejar e elaborar sistema informatizado de reservas de espaço
Ação PAD20 - Consolidação do serviço de catalogação
Ação PAD23 - Implantação do Sistema de Gestão de Contratos
Ação PRG14 - Manter os registros e controle acadêmico
Ação PRG26 - Certificação e Registro dos estágios, Grupos de Estudos e Monitorias.
Ação PRG27 - Definição de processos e padrões de arquivamento para a DPG.
Ação PPL04 - Elaboração de Estudos e Dados Estatísticos
Ação PPL06 - Gerenciamento e Organização de Eventos da PROPLAN
Ação PPL09 - Implantação do SCDP - Sistema de Concessão de Diárias e Passagens
Ação STI31 - Reavaliar e redefinir a estrutura organizacional e o quadro de servidores da DGI
Ação STI32 - Promoção da gestão do conhecimento produzido na UFFS
1.1.2 Iniciativa - Elaboração de padrões de gestão acadêmica entre as pró-reitorias e os Campi da UFFS.
Ação PEI01 - Gerenciamento das informações da UFFS e seus processos regulatórios no e-MEC
Ação PEI02 - Coordenação do processo de coleta de informações do Censo da Educação Superior
Ação PEI03 - Coordenação do processo de coleta de informações do PingIFES
Ação CCL01 - Aperfeiçoamento e padronização do acesso aos serviços da Secretaria Acadêmica
Ação CCL12 - Implantação de software específico para formulação de grade de horários dos cursos semestralmente
1.1.3 Iniciativa - Elaboração de padrões e estratégias de comunicação da UFFS.
Ação DCO04 - Criação de um banco de artigos
Ação DCO13 - Organização, revisão e ampliação do mailing da imprensa e dos formadores de opinião
Ação DCO22 - Aprimoramento da comunicação interna
Ação DCO23 - Disponibilização de um banco de imagens da UFFS
Ação NOVA02 - Criação de calendário de eventos para todos os campi
1.1.5 Iniciativa - Formalização de convênios para o desenvolvimento da UFFS
Ação NOVA04 - Planejamento, organização e acompanhamento de convênios internacionais
1.1.6 Iniciativa - Gestão e organização do Campus Chapecó.
Ação UNC06 - Recepção de novos docentes
Ação UNC08 - Coordenação da comunicação interna
Ação UNC10 - Gerenciamento das atividades docentes
Ação UNC13 - Operacionalização do sistema CPAV nas Unidades
1.1.7 Iniciativa - gestão e organização do Campus de Erechim
Ação CER03 - Ampliação e Gestão da frota de veículos do campus Erechim
Ação CER18 - Adequação de espaços físicos
Ação CER58 - Planejamento, Organização e Gestão de eventos e semanas acadêmicas
1.1.8 Iniciativa - Gestão e organização do Campus de Cerro Largo
Ação CCL09 - Planejamento, Organização e Gestão de Eventos e Semanas Acadêmicas
1.1.9 Iniciativa - Gestão e organização do Campus de Laranjeiras do Sul
Ação CLS32 - Atualização das informações patrimoniais no SIP - Sistema de Informações Patrimoniais
1.1.10 Iniciativa - Gestão e organização do Campus de Realeza
Ação CRE03 - Divulgação dos serviços da biblioteca para a comunidade acadêmica
Ação CRE05 - Treinar e atualizar os funcionários nos sistemas da UFFS
Ação CRE07 - Planejamento, Organização e Gestão de Eventos e Semanas Acadêmicas
Ação CRE08 - Tornar o sistema de reserva de salas mais eficiente
1.1.11 Iniciativa - Gestão do processo de seleção, matrícula e rematrícula da UFFS
Ação CLS07 - Oferta das turmas no Sistema Acadêmico 2012/1 para todos os campi
Ação PRG15 - Planejamento, organização e execução do Processo Seletivo
Ação PRG19 - Organização dos processos de (re)matrícula
Ação CCL13 - Capacitação dos(as) alunos(as) para uso de ferramentas virtuais
1.2 Objetivo - Manter, atualizar e ampliar o acervo bibliográfico destinado à instituição, contribuindo para os estudos, pesquisas e publicações científicas
1.2.1 Iniciativa - Atualização, ampliação do acervo bibliográfico
Ação UNC18 - Coordenação da Comunicação entre Biblioteca e Coordenadores de curso
Ação STI25- Aperfeiçoar o processo de tratamento da informação.
Ação STI27 - Ampliação do acervo impresso e digital para as bibliotecas da UFFS
Ação CER85 - Disponibilização da produção técnica, acadêmica e científica da UFFS em plataformas de acesso aberto
1.2.2 Iniciativa - Institucionalização das ações de composição de acervo digital de referências bibliográficas para os cursos de graduação.
Ação NOVA05 - Socialização da produção científica e acadêmica da UFFS em software livre
1.2.3 Iniciativa - Aquisição, criação e elaboração de periódicos.
Ação PRP03 - Elaboração e aprovação da política de criação de periódicos da UFFS
2 Desafio - Implantação da Universidade Federal da Fronteira Sul
2.1 Objetivo - Implantar a estrutura física da UFFS consolidando as instalações para o desenvolvimento das atividades pedagógicas e administrativas da instituição
2.1.1 Iniciativa - Implantação da estrutura física multicampi da UFFS.
Ação NOVA06 - Contratação de empresa de fiscalização para as obras do prédio da biblioteca (ênfase TI)
Ação SEO03 - Disponibilizar o Restaurante Universitário (RU) para a UFFS
Ação SEO04 - Construir o prédio para a Biblioteca Universitária
Ação SEO20 - Construir o Complexo do Hospital Veterinário
Ação STI33 - Implantação da Infraestrutura de TI nos blocos dos Campi definitivos
2.2 Objetivo - Implantar serviços de infraestrutura de tecnologia da informação necessária para o funcionamento das atividades meio e fim da UFFS (comunicação, segurança, infraestrutura, recursos tecnológicos, armazenamento)
2.2.1 Iniciativa - Aquisição e estruturação dos serviços de infraestrutura de tecnologia e informação e dos sistemas informacionais necessários aos Campi da Universidade
Ação NOVA09 - Identificação de requisitos e implantação do sistema para RH, veículos e obras
Ação NOVA10 - Criação de sistema de sincronização e gerenciamento para aquisição de materiais de laboratório
Ação NOVA11 - Conexão da UFFS à rede nacional de pesquisa - RNP
Ação STI01 - Implantação do módulo de patrimônio (Solar)
Ação STI02 - Implantação do módulo de Almoxarifado (Solar)
Ação STI03 - Implantação do módulo de Compras e Licitações (Solar)
Ação STI04 - Implantação do módulo de Contratos (Solar)
Ação STI05 - Implantação dos processos digitais no módulo de Processos Administrativos (Solar)
Ação STI06 - Qualificação em recursos para modelagem e desenvolvimento de sistemas
Ação STI08 - Ampliar funcionalidades do portal professor/ coordenador/aluno
Ação STI10 - Identificação, validação, desenvolvimento e implantação de novos requisitos no SGA
Ação STI13 - Implantação do módulo de horários no SGA versão 2 e portais/professor/aluno/coordenador
Ação STI15 - Identificação e validação de requisitos para os Módulos de Bolsas e Estágios do SGA
Ação STI18 - Revisar requisitos e implementar soluções para atendimento de demandas institucionais (PINGIFES/CENSO)
Ação STI19 - Revisão e implantação do processo seletivo
Ação STI22 - Identificação e validação dos requisitos para o sistema de gestão da pós-graduação da UFFS
Ação STI23 - Implantação do módulo de autenticação única nos sistemas da UFFS
Ação STI24 - Implantar protocolo de comunicação segura para os sistemas da UFFS
Ação STI26 - Promover a divulgação e ampliar o uso de recursos informacionais e serviços oferecidos pela DGI
Ação STI37 - Instalação e configuração de protocoladora digital no ambiente de gestão pública solar
Ação STI38 - Prover tokens e certificados digitais aos servidores da UFFS
Ação STI40 - Implantação e consolidação da Telefonia IP
Ação STI41 - Ampliação do serviço de videoconferência
Ação STI42 - Virtualização de Serviços
Ação STI43 - Implantação do ambiente de Cloud Computing
Ação STI44 - Instalação da Storage Clarion e redundância de backup
Ação STI45 - Disponibilização de computadores e notebooks para STAs e professores
Ação STI46 - Montagem de laboratórios de informática
Ação STI47 - Manutenção, expansão e integração entre o Sistema de Gestão Acadêmica e o Moodle Institucional
Ação STI49 - Implantação de um ambiente de monitoramento da rede e dos serviços providos pela DITI
Ação STI50 - Alinhamento dos serviços de TI da UFFS
Ação STI51 - Consolidação dos bancos de dados
Ação STI52 - Autenticação única de usuários
Ação STI53 - Implantação de serviço de Help Desk institucional
Ação STI54 - Manutenção de equipamentos de TI e suporte aos serviços institucionais
Ação STI56 - Manutenção das redes lógica e serviços em execução em servidores físicos e virtuais
Ação STI57 - Elaboração e implantação do Plano Diretor de Tecnologia da Informação e Comunicação (PDTIC)
Ação STI58 - Elaboração do Regulamento de Uso de Recursos de TI
Ação STI59 - Elaboração e Implantação do Plano de Segurança da Informação
Ação STI60 - Adequação a IN04
4 Desafio - Fomento às ações de ensino, pesquisa, extensão e pós-graduação
4.1 Objetivo - Fomentar o desenvolvimento de projetos pedagógicos de cursos de graduação, programas de pós-graduação e projetos de extensão na UFFS, articulando-os com as diretrizes estabelecidas no plano nacional da educação
4.1.1 Iniciativa - Reconhecimento dos cursos de graduação
Ação PRG03 - Organização dos processos e da documentação inerentes ao reconhecimento dos cursos nos campi
4.1.3 Iniciativa - Criação, aprovação e consolidação de cursos de pós-graduação stricto sensu
Ação NOVA19 - Desenvolvimento do sistema acadêmico para a pós-graduação
4.2 Objetivo - Desenvolvimento de políticas de graduação, pesquisa, extensão e pós-graduação que promovam ações educativas e culturais junto a comunidade acadêmica e a sociedade civil tendo como referência as diretrizes da primeira Conferência de Ensino, Pesquisa e Extensão - COEPE
4.2.1 Iniciativa - Elaboração de políticas para o acompanhamento e nivelamento no processo de ensino e aprendizagem discente
Ação CLS27 - Realização de minicurso sobre Segurança em Laboratórios
Ação PRG20 - Sistematização dos dados de acesso e permanência de alunos na UFFS
4.2.10 Iniciativa - Estruturação da pesquisa e produção científica na UFFS.
Ação NOVA32 - Criação de espaços institucionais à publicação de trabalhos científicos
Fonte: PPA-UFFS/Ações 2012, 2012 As ações da SETI ficam concentradas no Desafio 2 - Implantação da Universidade da Fronteira da Sul, não tendo ações no Desafio 3 - Assistência ao Estudante do Ensino Superior, Desafio 5 - Auxílios e Assistências aos Servidores, Desafio 6 - Capacitação de Servidores Públicos Federais da UFFS em Processo de Qualificação e Requalificação e Desafio 7 - Capacitação e Treinamento de Profissionais, Professores, Gestores para a Educação Básica.
10 INVENTÁRIO DE NECESSIDADES
Neste momento a UFFS vive ainda um processo de estruturação e de implantação de suas atividades para colocar em funcionamento as estruturas necessárias para o bom funcionamento de tudo que é necessário para a comunidade acadêmica.
Assim, terão prioridade nesta versão do PDTIC as ações que visem ao funcionamento e a implantação definitiva da UFFS nas cinco cidades onde ela está inserida.
Esta priorização atende aos dois primeiros Desafio do PPA da UFFS:
ñ 1 Desafio - Funcionamento da Universidade Federal da Fronteira Sul;
ñ 2 Desafio - Implantação da Universidade Federal da Fronteira Sul.
11 PLANO DE METAS E DE AÇÕES
11.1 PLANO DE METAS
Ilustração 7: Plano de Metas
Revisar o organograma da SETI até março de 2013.
Organograma oficializado
Implantar os processos das atividades da SETI até o final de 2013
Disponibilização dos processos na página da UFFS
Fomentar inovação em iniciativas de integração da computação nas atividades meio e fim da UFFS
Novas soluções implantadas na UFFS
Realizar a mudança da SETI e suas diretorias para as estruturas definitivas
Estar nas instalações definitivas até final de 2013
Ampliação espaço físico Divisão de Arquivos em 40%
m² destinados ao arquivo/ (143,20x0,4)x100
Ampliação do quadro de pessoal
Nº servidores contratados/ 29 x100
Melhorar o transporte de transferência do acervo
Viagens realizadas\208 x100
Viagens realizadas\40x100
Registrar 100% do material adquirido no Pergamum de acordo com a padronização dos dados para descrição dos acervos físicos e eletrônicos.
Nº materiais registrados no Pergamum
Conclusão e aprovação da Política de Desenvolvimento de Coleções
doc. apresentados/documentos aprovados
Atualização e ampliação do acervo impresso e digital em 10.000 títulos.
Nº títulos adquiridos/10.000x100
Renovação dos contratos para manter os serviços em pleno funcionamento
Renovações realizadas/(renovações solicitadas x 0,9) x 100
Aquisição de 90% do mobiliário e equipamentos para as instalações definitivas
Total adquirido/ (requisitado x0,9) x 100
Consolidar o Portal de Eventos
Eventos atendidos/
(eventos solicitados x 0,8) x 100
Consolidar o Portal de Periódicos da UFFS
Periódicos no portal/
(periódicos solicitados x 0,8) x 100
Participar de Projeto integrado para criação do Repositório institucional.
N. de soluções implantadas/
(nº soluções solicitadas x 0,8) x 100
Viabilizar a implantação do Portal de Teses e Dissertações
Aumentar em 20% o uso dos serviços das Bibliotecas
Nº de empréstimo 2012/ nº de empréstimos 2012 +(nº de empréstimos 2012x 0,2)x100
Atender 35% da comunidade acadêmica do Campus Chapecó no programa de capacitação de usuário em fontes de informação e normalização de trabalhos acadêmicos mediante uso de mídias e plataformas permanentemente atualizadas.
Nº usuários atendidos/(nº total de usuáriox0,35)x100
Buscar atender 80% das solicitações de atualizações e implantações de softwares voltados ao atendimento das necessidades das bibliotecas e arquivos.
Chegar ao final do período de planejamento com 80% das solicitações de atualizações e implantações de softwares voltados ao atendimento das necessidades das bibliotecas e arquivos
Possibilitar a Gestão Documental na UFFS, recolhimento de 80% dos processos encerrados.
% da documentação atendida/(nº processos encerrados x 0,8) x 100
Prover serviços de scaner, segurança, autoempréstimo, autodevolução.
Locações realizadas/(locações solicitadas x 0,6) x 100
Iniciar trabalhos de avaliação, destinação e descarte dos documentos da UFFS de acordo com a CPAD, avaliar 80% dos documentos com prazo de guarda expirado na tabela de temporalidade.
Doc. avaliados/(doc. com prazo de guarda expirado x 0,8) x 100
Implantar o Serviço Cooperativo de Acesso a Documentos (SCAD)
Ter o SCAD implantado até o final de 2013
Manter a estabilidade dos Softwares em produção na UFFS
Sistemas funcionando com poucas alterações.
Finalizar a implantação dos módulos de gestão administrativa do ambiente SOLAR.
Sistemas funcionando com estabilidade e poucas alterações.
Atender as demandas externas oficiais de dados da UFFS.
Entrega dos dados necessários dentro do limite de prazos.
Atender as demandas dos Processos Seletivos para ingresso de alunos de graduação na UFFS.
Realização das inscrições, classificação dos candidatos e divulgação dos resultados dentro dos prazos estabelecidos pelo edital.
Utilizar de melhores metodologias e práticas em modelagem e desenvolvimento de sistemas.
Adoção de metodologias e práticas consolidadas no mercado de software
Priorizar a utilização de Software Livre na UFFS.
Utilização de pelo menos 50% de software livre
Implantar o primeiro nível da metodologia de Melhoria de Processos de Software Brasileiro (Mps.Br)
Atendimento dos requisitos do nível "G" da Mps.Br
Iniciar estudos sobre desenvolvimento de aplicativos móveis.
Ser capaz de desenvolver modelagem em aplicativos móveis
Prover equipamentos para as atividades meio e fim tais como computadores, notebooks, entre outros equipamentos de TI.
Equipamentos disponíveis para entrega pelo patrimônio
Consolidação e ampliação do serviço de telefonia
Telefonia analógica e/ou Voip em 100% dos postos de trabalho
Consolidação e ampliação do serviço de videoconferência e audiovisual
Atendimento de 2 videoconferências simultâneas com sistema de gravação automática
Disponibilidade de projetores em 100% das salas de aulas e auditórios
Consolidação e ampliação da infraestrutura de rede em todos os espaços da UFFS
Cobertura de rede sem fio em 90% dos espaços internos e 50% dos espaços externos
Atendimento de pontos de rede em 100% dos postos de trabalho fixos
Iniciar a implantação do sistema de controle de acesso aos sistemas, unidades, blocos, setores e laboratórios da UFFS
Disponibilização cartão eletrônico de identificação de vínculo institucional para os servidores
Planejar o sistema de vigilância eletrônica interna e externa
Projeto executivo concluído
Prover ao Datacenter Central e dos campi a infraestrutura para Core de rede (firewall, switch core, storage, servidores, backup, etc)
Estrutura básica de Datacenter em todos os campi implantada
Prover e manter os serviços de comunicação institucionais (telefonia, rede IP e rede MPLS)
Disponibilidade de 90% dos serviços de telefonia, rede IP e rede privada MPLS.
Implantar ambientes distintos de teste, homologação e produção para os sistemas institucionais
Ambientes de teste, homologação e produção implantados e disponibilizados.
Iniciar a implantação do ambiente distribuído de autenticação única para sistemas e serviços institucionais
Infraestrutura de autenticação única implantada. Utilização da autenticação única no acesso as redes sem fio, VoIP e sistemas acadêmicos.
Consolidar e ampliar o alinhamento institucional dos serviços de TI em todos os Campi
Serviços implantados em todos os campi de forma homogênea: LDAP, DHCP, VLANS, Telefonia VoIP, autenticação das redes, servidor de impressão
Consolidar serviço de suporte e manutenção de sistemas e equipamentos institucionais
Serviço de controle e atendimento de chamados implantado; Servidor de impressão baseado em LDAP implantado.
Fonte: SETI e suas Diretorias, 2012
11.2 PLANO DE AÇÕES
Ilustração 8: Plano de Ações para as Metas
1- Meta: Revisar o organograma da SETI até março de 2013.
Realizar reuniões entre Secretário e os Diretores
Agosto a Outubro/2012
Elaborar proposta para de modificação e as justificativas para cada mudança baseada em referenciais de boas práticas
Setembro e Outubro/2012
Aprovar e publicar portaria as modificações nas instâncias competentes
Adequar os servidores e nomear os novos cargos
Aumento na folha de pagamento da SETI
2 - Meta: Implantar os processos das atividades da SETI até o final de 2013
Mapear as atividades desenvolvidas na SETI
Diretorias da SETI
Até final de 2012
Estudar as atividades desenvolvidas da SETI
Fevereiro a Outubro/2013
Elaborar os processos e fluxos das atividades
Março a Outubro/2013
Testar os processos e fluxos
Publicar os processos e fluxos
3 - Meta: Fomentar inovação em iniciativas de integração da computação nas atividades meio e fim da UFFS
Elaborar e submeter projetos para computação ubíqua
Definir referenciais para identificação, priorização e execução de demandas em TICs na UFFS
Adquirir equipamentos para execução das demandas de inovação em atividades de integração da computação nas atividades meio e fim.
4 - Meta: Realizar a mudança da SETI e suas diretorias para as estruturas definitivas
Solicitar e participar do processo de planejamento da contratação das empresas para realizar a mudanças e instalação dos equipamentos
Três meses antes da mudança
Realizar as mudanças
Até final de 2013
5 - Meta: Ampliação espaço físico Divisão de Arquivos em 40%
DPAP/DARQ
Conscientizar os gestores sobre a necessidade de espaços destinados a digitalização, higienização, recebimento, conservação, triagem, acondicionamento, tratamento técnico.
DARQ/DGI
Apresentar as recomendações para construção do prédio de arquivo
6 - Meta: Ampliação do quadro de pessoal Ampliação do quadro de pessoal (contratação de 57 novos servidores distribuídos nos 5 Campi existentes e no Campus Passo Fundo.)
Apresentação de estimativas do crescimento da demanda.
DGI/DPAP
Integração dos novos servidores com as atividades do setor que irão atuar
7- Meta: Melhorar o transporte de transferência do acervo
Solicitar o serviço de transporte de documentos e acervos à DGI
DGI/SSA
R$ 198.900,00 (viagens semanais a todos os campi)
Agendar semanalmente as viagens
8 - Meta: Melhorar a comunicação interna
Visita aos Campi
DGI/DBI
R$ 34.000,00 (Km rodado)
Diárias R$ 9.983,37
Realizar encontros a cada semestre em 1 Campi
9 - Meta: Registrar 100% material adquirido no Pergamum de acordo com a padronização dos dados para descrição dos acervos físicos e eletrônicos.
Elaborar políticas e manuais para a catalogação
Assinar e manter o contratos da WebDewey (R$ 690,00) e do Pergamum (R$ 6.600,00) R$ 7.290,00
Revisão dos registros já inseridos
Inserção das imagens correspondentes aos materiais
Aumento da capacidade do servidor
Inclusão das unidades organizacionais
10 - Meta: Conclusão e aprovação da Política de Desenvolvimento de Coleções
Definição de padrões e critérios para desbaste* do acervo físico e eletrônico
Contratação de empresa especializada em restauração de acervos físicos
R$ 11.166,67
*Inclui ações que visem a restauração de livros danificados do acervo, remoção de materiais não utilizados para um depósito, com vistas o armazenamento para posterior descarte.
11 - Meta: Atualização e ampliação do acervo impresso, digital e outras mídias em 10.000 títulos.
Adquirir as Bibliografias obrigatórias para os semestres
12\2013
Verificar bibliografias que já estão disponibilizadas em e-book
DPAP/DGI
04\2013
Utilização do módulo de aquisição do Pergamum
Manutenção sistema, treinamento
(R$ 1.500,00)
12 - Meta: Renovação dos contratos para manter os serviços em pleno funcionamento
Organizar agenda com as datas de vencimento dos contratos
Contatar fornecedores para verificar as condições
Enviar para o setor responsável (compras)
Verificar na fase de elaboração dos novos contratos a possibilidade de renovação
13 - Meta: Aquisição de 90% do mobiliário e equipamentos para as instalações definitivas
Planejar layout do ambiente
Planta do setor
Definir móveis e equipamentos necessários
Definição do orçamento necessário
A definir (Mobiliário Ata Registro de Preços valor aproximado R$1.000.000,00 + R$ 1.220.850,00 equipamentos)
Elaboração dos termos de referência
Encaminhamento ao setor responsável
14 - Meta: Consolidar o Portal de Eventos.
Capacitar usuários
STIDP/DGI
Divulgar junto a comunidade acadêmica
Utilização de meios digitais
Fluxo de atividades/feedback de processos
Corrigir inconsistências
Custo mês R$3.779,41
15 - Meta: Consolidar o Portal de Periódicos da UFFS
Homologar sistema SEER/OJS
STIDP/DGI/SETI/
5 campi UFFS
SEER/OJS link multicampi para acesso ao Portal de Periódicos
Atualizar administradores do sistema
STIDP/DGI/SETI
Curso SEER/OJS
Fluxo de atividades/ feedback de processos
Instalação de plugins sempre que necessário
STIDP/DG
16 - Meta: Participar de Projeto integrado para criação do Repositório institucional.
Definir grupo de trabalho
STIDP/DGI/Pró-Reitorias e Secretarias
Convocação do grupo Cronograma de Reunião
Análise da plataformas existentes
e reuniões de estudos
Definir as plataformas a serem utilizadas
Dar início ao projeto/fase de testes
Equipe para homologação e treinamentos
17 - Meta: Viabilizar a implantação do Portal de Teses e Dissertações
STIDP/DGI/
Pró-Reitorias e Secretarias
18 - Meta: Aumentar em 20% o uso dos serviços das Bibliotecas
Ampliar a divulgação de serviços junto aos usuários, utilizando os mecanismos existentes.
Materiais informativos das bibliotecas (folder, cartaz)
Implantar e buscar melhorias contínuas nos recursos de acessibilidade
Aplicação dos recursos do Projeto Incluir
R$ 122.001,00
19 - Meta: Atender 35% da comunidade acadêmica do Campus Chapecó no programa de capacitação de usuário em fontes de informação e normalização de trabalhos acadêmicos mediante uso de mídias e plataformas permanentemente atualizadas.
Constituir, reavaliar e monitorar o programa de capacitação de usuário em fontes de informação e normalização de trabalhos acadêmicos.
DBI/Biblioteca Chapecó
Espaço físico, acesso moodle, data show.
20 - Meta: Buscar atender 80% das solicitações de atualizações e implantações de softwares voltados ao atendimento das necessidades das bibliotecas e arquivos.
Realizar levantamento da demanda
Preencher formulários com as solicitações
De acordo com o software
Encaminhar a SETI
21 - Meta: Possibilitar a Gestão Documental na UFFS, recolhimento de 80% dos processos encerrados.
Definir políticas para recolhimento dos processos
Não demanda recursos financeiros
Estabelecer fluxo de recolhimento dos processos que já estão encerrados
Caixas para acondicionamento
Classificar, descrever e ordenar os processos nas classes correspondentes no plano de classificação
Acondicionar os processos
22 - Meta: Prover serviços de escâner, segurança, autoempréstimo, autodevolução.
Preencher Documento de Oficialização de Demanda
Participar da equipe de planejamento da contratação de soluções em TI
Após nomeação por portaria
Enviar para compras e executar
Após a aprovação do projeto
Estimativa (R$ 723.000,00 por ano + serviço de scanner)
23 - Meta: Iniciar trabalhos de avaliação, destinação e descarte dos documentos da UFFS de acordo com a CPAD, avaliar 80% dos documentos com prazo de guarda expirado na tabela de temporalidade.
Convocar reuniões com a comissão
Presidente da Comissão/ DARQ
Elaborar lista de documentos a serem avaliados
Formulário preestabelecido
Enviar listagens de documentos a serem eliminados ao Arquivo Nacional
Publicar no Diário Oficial da União as listas de documentos elimináveis
Eliminar os documentos
Fragmentadora de papel R$ 20.000,00
24 - Meta: Implantação do Serviço Cooperativo de Acesso a Documentos (SCAD)
Estudar a viabilidade de implantação
Assinatura de convênio com a Bireme
25 - Meta: Manter a estabilidade dos Softwares em produção na UFFS
Buscar qualificação em recursos para modelagem e desenvolvimento de sistemas.
Especificar novas funcionalidades, codificação e implantação do módulo de rematrículas do portal-aluno.
Ampliar funcionalidades do portal professor/coordenador.
Ampliar funcionalidades do portal aluno.
Identificar e validar novos requisitos para o sistema de gestão acadêmica (SGA).
Codificar e implantar dos novos requisitos do SGA.
Remodelar e codificar os requisitos do Módulo de Horários que não estão sendo plenamente atendidos.
Identificar e validar requisitos para os Módulos de Bolsas e Estágios do SGA.
Identificar e validar requisitos para o sistema de gestão da pós-graduação da UFFS.
Implantar do módulo de autenticação única nos sistemas da UFFS.
26 - Meta: Finalizar a implantação dos módulos de gestão administrativa do ambiente SOLAR.
Finalizar a implantação do módulo de patrimônio (solar) para gestão distribuída de bens permanentes da UFFS.
Finalizar a implantação do módulo de Almoxarifado (solar) para gestão distribuída de bens de consumo da UFFS.
Finalizar a implantação do módulo de Compras e Licitações (solar) para gestão distribuída de ações administrativas da UFFS.
Finalizar a implantação do módulo de Contratos (solar) para gestão distribuída de ações administrativas da UFFS em fiscalização e acompanhamento de contratos com gestão financeira.
Criar modelos de documentos, criar fluxos, implantar assinaturas digitais e demais requisitos para o trâmite de processos digitais no módulo SGPD do sistema Solar.
27 - Meta: Atender as demandas oficiais externas de dados da UFFS.
Revisar requisitos e implementar soluções para atendimento de demandas institucionais (PINGIFES/CENSO).
28 - Meta: Atender as demandas dos Processos Seletivos para ingresso de alunos de graduação na UFFS.
Revisão e Implantação do Processo Seletivo.
Revisar requisitos e implantar o sistema de classificação do Processo Seletivo.
Revisar requisitos e implantar o portal para emissão de boletim de desempenho dos candidatos inscritos no Processo Seletivo.
29 - Meta: Utilizar de tecnologias de ponta e melhores práticas em modelagem e desenvolvimento de sistemas.
Atualizar máquinas utilizadas para atividades de modelagem e desenvolvimento de sistemas.
30 - Meta: Priorizar a utilização de Software Livre na UFFS.
Utilizar, sempre que possível, softwares livres para desenvolvimento de sistemas.
Sugerir, sempre que possível a utilização de softwares livres para as instâncias da UFFS que solicitem softwares
Manter os servidores da SETI atualizados em relação do Portal do Software Público Brasileiro.
31 - Meta: Implantar o primeiro nível da metodologia de Melhoria de Processos de Software Brasileiro (Mps.Br)
Identificar requisitos necessários para atendimento ao nível "G" da Mps.Br.
Identificar situação atual dos processos de software da Diretoria de Sistemas.
Criar artefatos necessários ao atendimento do nível "G"da Mps.Br.
Implantar a utilização dos artefatos necessários a utilização do nível "G" da Mps.Br.
32 - Meta: Iniciar estudos sobre desenvolvimento de aplicativos móveis.
Identificar requisitos para desenvolvimento de aplicativos móveis
Identificar algum sistema operacional que seja mais adequado às necessidades da UFFS do que outros.
Buscar capacitações para desenvolvimento de aplicativos móveis.
33 - Meta: Prover equipamentos para as atividades meio e fim tais como computadores, notebooks, entre outros equipamentos de TI
Organizar a demanda institucional de equipamentos
Participar das equipes de planejamento da contratação da solução
Seleção de Fornecedor para aquisição dos equipamentos
34 - Meta: Consolidação e ampliação do serviço de telefonia
Organizar a demanda institucional de equipamentos e sistemas
Seleção de Fornecedor para aquisição dos equipamentos e sistemas
35 - Meta: Consolidação e ampliação do serviço de videoconferência e audiovisual
Implantação nos campi
Treinamento aos servidores dos Campi
36 - Meta: Consolidação e ampliação da infraestrutura de rede em todos os espaços da UFFS
Implantação nos campi 1a. Fase
Empenho e aquisição de equipamentos para 2a. fase
Implantação nos campi 2ª Fase
37 - Meta: Iniciar a implantação do sistema de controle de acesso aos sistemas, unidades, blocos, setores e laboratórios da UFFS
Elaboração do projeto e definição de tecnologias
DITI, SEGEP,
38 - Meta: Planejar o sistema de vigilância eletrônica interna e externa
Criação de comissão para definir requisitos e parâmetros para o sistema de vigilância
DITI, PROAD
Seleção de fornecedor para contratação de empresa para realizar projeto
39 - Meta: Prover ao Datacenter Central e dos campi a infraestrutura para Core de rede (firewall, switch core, storage, servidores, backup, etc)
Finalização do projeto de infraestrutura física e lógica do datacenter
40 - Meta: Prover e manter os serviços de comunicação institucionais (telefonia, rede IP e rede MPLS)
Organizar a demanda institucional de serviços de comunicação em todos os campi
Seleção de fornecedores para contratação dos serviços
(custo anual)
41 - Meta: Implantar ambientes distintos de teste, homologação e produção para os sistemas institucionais
Definir e alocar infraestrutura para os ambientes de teste e homologação
Criar políticas de documentação, disponibilização e uso dos ambientes
42 - Meta: Iniciar a implantação do ambiente distribuído de autenticação única para sistemas e serviços institucionais
Adequar servidor LDAP ao formato da Federação Café
Obter credenciamento junto a Federação Café
Implantar infraestrutura de servidores para autenticação única em todos os campi
Implantação da autenticação nas redes cabeadas e sem fio
Migração da autenticação nos sistemas em produção
43 - Meta: Consolidar e ampliar o alinhamento institucional dos serviços de TI em todos os Campi
Definir topologia de rede para todos os campi
Definir e dar apoio a implantação da infraestrutura de serviços no Datacenter de cada Campi
44 - Meta: Consolidar serviço de suporte e manutenção de sistemas e equipamentos institucionais
Equipar com ferramentas e equipamentos o setor de manutenção
Automatização do serviço de atendimento e controle dos chamados de suporte
Implantar servidor de domínio para computadores de uso administrativo
12 PLANO DE GESTÃO DE PESSOAS
A SETI contempla três diretorias e possui uma estrutura diferenciada de outras universidades, o que acaba agregando servidores com diferentes cargos e formações. A maioria tem pouco tempo de trabalho no serviço público, pois a Universidade está em funcionamento há menos de três anos, o que exige, por vezes, uma adequação desses servidores ao serviço público, as especificidades da UFFS e alguns dos servidores têm experiência profissional e outros não.
Neste item serão apresentados o quantitativo de servidores por cargo, diretoria e categoria funcional, a formação, as capacitações realizadas e as necessidades neste sentido.
12.1 QUANTITATIVO DE SERVIDORES
A SETI possui cinquenta e sete servidores divididos nas três diretorias e na Secretaria Administrativa, o que é demonstrado na Ilustração 10.
A diretoria que mais tem servidores é a DGI e as outras duas, DS e DITI possuem um número similar de servidores. Na Secretaria Administrativa estão os servidores que assessoram as atividades da Secretaria e o Secretário.
Ilustração 9: Lotação dos servidores por Diretoria da SETI
Fonte: Informações repassadas pelos servidores, 2012
Para o período de vigência deste planejamento, a SETI deve sofrer um aumento no número de servidores distribuído, conforme Ilustração 10:
Ilustração 10: Possível aumento no número de servidores
Técnicos em Arquivos
Quanto aos cargos dos servidores lotados na SETI, há onze diferentes cargos, como pode ser observado na Ilustração 11.
Ilustração 11: Número de servidores da SETI por cargo
O cargo que mais tem servidores é Analista de TI, seguido pelo Assistente em Administração, Bibliotecário-Documentalista e Técnico em TI. Com exceção do Assistente em Administração, os outros são diretamente ligados à área da SETI.
A distribuição de cargos nas Diretorias pode ser visualizado na Ilustração 12.
Ilustração 12: Cargos e sua lotação nas Diretoria da SETI
A DITI é a diretoria que possui a maior variação de cargos entre os seus servidores, o que é demandado devido às características de suas atividades. A DS por sua vez tem somente três diferentes cargos e agrega, pela sua natureza, maior número de Analistas de TI.
Também foi a
nalisado a categoria funcional dos servidores da SETI, que é representado no Ilustração 13.
Ilustração 13: Categoria dos servidores ligados a SETI
Dos servidores lotados na SETI, 54,4% têm cargo de nível E, que exige formação superior na área do cargo, o que se mostra positivo porque os servidores já chegam com maior formação.
Cabe destaque que a SETI não possui pessoas terceirizadas para execução de suas atividades, o que é um ponto positivo para a continuidade do negócio e demonstra um compromisso dos Gestores com esta instância da UFFS, que tem papel fundamental para seu funcionamento.
Além dos servidores lotados na SETI, há outros quatorze que têm cargos ligados à área de tecnologia, informação e comunicação e estão lotados em outras instâncias administrativas. Na Ilustração 14, são apresentados os cargos e as cidades nas quais estão lotados.
_Ilustração 14: Servidores ligados a área de TICs que exercem função fora da SETI
A SETI conta também com estagiários, atualmente são oito. Sendo set
e do curso de Ciências da Computação, dos quais quatro estão ligados a DS, e três na DITI; e uma estagiária do curso de Administração, que está ligada a Secretaria Administrativa da SETI.
12.2 GRAU DE ESCOLARIDADE DOS SERVIDORES DA SETI
A Ilustração 15 apresenta o número de servidores diretamente ligados à SETI e seu grau de escolaridade. Pode ser verificado que dos cinquenta e sete servidores diretos da Secretaria somente dois não têm ou estão cursando o ensino superior. Além disso, destaca-se o número de servidores com mestrado na área de atuação concluído que representa 14% do quadro total.
Ilustração 15: Grau de Escolaridade dos Servidores da SETI
Também foi verificado o grau de escolaridade por Diretoria, que está apresentado na Ilustração 16. A DITI é a que tem mais servidores com curso técnico na área, pois possui mais cargos de nível D que as outras Diretorias. Proporcionalmente, a DS é a que possui mais colaboradores com formação superior, por
possuir mais cargos de nível E, que exigem essa formação prévia.
De maneira geral, o grau de escolaridade dos servidores da SETI pode ser considerado adequado para a estrutura que está sendo implantada na UFFS.
Ilustração 16: Grau de Escolaridade dos Servidores por Diretoria da SETI
Quanto a área de formação dos servidores, foi verificado que há diferentes formações, mas destaca-se os que estão ligados à área de TI, por meio dos cursos de Análise de Sistemas, Análise e Desenvolvimento de Sistemas, Ciências da Computação, Computação, CST Sistemas para Internet, Gestão da TI, Informática, Sistema de Informações e Tecnólogo em Informática. As informações relativas à formação e a quantidade de servidores em cada
curso é apresentada na Ilustração 17.
Ilustração 17: Formação dos servidores da SETI por curso
A Ilustração 18 apresenta os cursos que os servidores da SETI estão cursando e o quantitativo.
Ilustração 18: Cursos de graduação em andamento realizados pelos servidores da SETI
12.3 CAPACITAÇÕES JÁ REALIZADAS
A Ilu
stração 19 mostra as capacitações desenvolvidas pelos servidores depois que iniciaram as atividades na UFFS e sua carga horária.
Ilustração 19: Capacitações realizadas pelos servidores da SETI
Nº de servidores que realizaram
Arquitetura e Design de Projetos Java (Caelum)
Atualização em Informática/ BrOffice
Centrais Telefônicas Philips
Controle Interno e Externo da Gestão Pública
Digitalização do Patrimônio Documental
EMC - CLARiiON Host Integration and Management with SnapView
Espanhol - Nível I e II
FJ 26 - Laboratório Web com JSF e CDI (Caelum)
FJ-31: Java EE avançado e Web Services
Gestão Arquivística, e-ARQ e Preservação Digital
Gestão de Convênios e de Contratos de Repasse para Convenentes
História da Fronteira Sul
Inglês Intro 1A
Inglês Intro 1B
Instrumentalização de Processos Administrativos
Instrumentalização em Direito Administrativo
Introdução à voz sob IP e Asterisk
Legislação Aplicada à Gestão de Pessoas
Métodos e técnicas de ensino aprendizagem
Política das IFES
Sistema de Ensino Superior Brasileiro
Sistema de Gestão de Materiais e Almoxarifado
Sistema Solar - Módulo Pedidos e Compras
Téc. Em Gestão Documental
Virtualização de servidores - ESR-RNP
m de cursos alguns servidores participaram de Eventos ligados a sua área de atuação como apresentado na Ilustração 20.
Ilustração 20: Eventos que os servidores da SETI participaram
12.4 NECESSIDADES DE CAPACITAÇÃO
A Ilustração 21 apresenta as necessidades de capacitação para o período de 2012/2013.
Ilustração 21: Ne
cessidades de capacitação
Diretoria/
Administração do servidor de aplicações Jboss
Tunning do servidor de aplicações Jboss
Administração do banco de dados PostgreSQL
Tunning do banco de dados PostgreSQL
Persistência com Hibernate/JPA
Arquitetura de projetos Java
Desenvolvimento de aplicativos móveis para iOS e para Android
Desenvolvimento de relatórios com iReport
Metodologia de Melhoria de Processos de Software Brasileiro
Cursos equivalentes às áreas de catalogação e seleção de materiais.
Cursos equivalentes às áreas Setor de Tecnologia, Inovação e Desenvolvimento de Produtos, sobre os sistemas utilizados na DGI.
ESR/RNP
IN 04/2010
Fonte: Informações repassadas pelos Diretores, 2012
14 PLANO DE GESTÃO DE RISCOS
O Plano de Gestão de Riscos tem como objetivo identificar os riscos que podem comprometer as atividades de TICs na UFFS, bem como documentos impressos e digitais, de forma parcial ou total.
Atualmente, esse processo ainda não foi implantado na Instituição e, por isso, o plano de gestão de risco apresenta-se, nesse documento, como um marco inicial e, que anualmente, deverá ter seu escopo ampliado para garantir uma gestão de risco eficaz.
Neste primeiro momento, iniciou-se um trabalho de identificação de riscos visando,
posteriormente, uma análise qualitativa e quantitativa, com planos de contingências prontos para responder à incidência do risco.
Os principais fatores de risco estão fora do controle da área de TICs ou mesmo da Administração da UFFS, e estão relacionadas, principalmente, aos aportes dos recursos financeiros necessários para a efetivação das ações necessárias para o bom funcionamento das TICs nas suas unidades e campi, bem como a segurança da informação.
ñ Baixo domínio de uma tecnologia exigida;
ñ Descontinuidade de tecnologia utilizada;
ñ Defasagem tecnológica do ambiente computacional;
ñ Dependência com fornecedor;
ñ Indisponibilidade de acesso aos serviços institucionais via internet;
ñ Exposição a furtos de equipamentos e periféricos;
ñ Incêndios, alagamentos e outros sinistros;
ñ Falta de servidores;
ñ Falta de recursos tecnológicos;
ñ Falta de capacitação adequada dos servidores às necessidades do negócio;
ñ Reduzir o ritmo de informatização dos processos;
ñ Sistema de backup centralizado.
15 PROPOSTA ORÇAMENTÁRIA DE TI
O Orçamento pactuado pela UFFS com Ministério da Educação (MEC) prevê para o ano de 2013:
Valor orçamento 2013
449052(equipamento e material permanente)
Nota: O orçamento pactuado com o MEC prevê uma ação específica para atender essa demanda ação denominada "125C".
Para a execução dos serviços de TI na UFFS para período de vigência do PDTIC é de cerca de R$ 4.800.000,00.
16 PROCESSO DE REVISÃO DO PDTI
As revisões serão organizadas pela Equipe de Elaboração do PDTIC. Este documento será revisado a cada seis meses depois de sua oficialização ou a qualquer tempo desde que a equipe responsável aponte algo que justifique tal alteração.
As revisões podem ser motivadas por modificações no Planejamento Plurianual da UFFS ou outra ferramenta de planejamento que for institucionalizada.
17 FATORES CRÍTICOS DE SUCESSO
Os fatores críticos que podem definir o sucesso ou fracasso da execução deste plano são:
ñ Revisão periódica do PDTIC;
ñ Melhoria do processo de governança colaborativa;
ñ Disponibilidade de estrutura organizacional e recursos humanos de acordo com as demandas da Instituição;
ñ Disponibilidade de recursos financeiros necessários à implantação e sustentabilidade dos recursos tecnológicos institucionais que darão aporte as atividades meio e fim da Instituição;
ñ Gestão democrática de TIC;
ñ Institucionalização dos processos;
ñ Construção de parcerias com as outras áreas da Instituição e outras instituições;
ñ Atribuição de responsabilidades em todos os níveis hierárquico da SETI.
ñ Gestão de TI focada em resultados e melhoria contínua da área;
ñ Ações de TIC propostas neste plano implementadas, divulgadas e fiscalizadas;
ñ Compromisso da alta direção para o sucesso deste Plano;
ñ Sensibilização do pessoal de TI para a necessidade de mudanças de paradigma;
ñ Conhecimento da comunidade acadêmica das atividades da SETI;
ñ Conhecimento pelos servidores da SETI das atividades de cada setor e divisão da Secretaria;
ñ Treinamento do pessoal interno do quadro de servidores da SETI;
ñ Implantação Comitê Gestor de Segurança da Informação e da Política de Segurança;
ñ Participação de pessoal da área de TI nas reuniões de Pla
nejamento Institucional.
O processo iniciado com a elaboração deste plano resultará em benefícios de médio e longo prazo para toda a comunidade acadêmica. Contudo, esse processo consumirá tempo e esforços antes que os resultados possam ser percebidos por todos.
Uma preocupação constante da alta direção das organizações é a busca pelo alinhamento estratégico entre a área de tecnologia, informação e comunicação, e o negócio da Instituição, como forma de atender à demanda pelo aumento na qualidade dos serviços, economia, confiabilidade, flexibilidade, agilidade e racionalização dos fluxos de trabalho.
O processo de automação e informatização das atividades operacionais e administrativas das organizações públicas e privadas vem tornando-as cada vez mais dependentes de sua infraestrutura tecnológica.
Os equipamentos, softwares e documentos por si só não geram resultados para o negócio. Há necessidade da participação das pessoas em todo o processo para que os aspectos físicos possam ser consolidados, foi isso que buscou-se na construção deste plano e a participação das pessoas e sua implementação será baseada nelas também. Só assim teremos um processo transparente e consolidado, não somente uma exigência legal, mas uma cultura de trabalho baseada em boas práticas.
Apesar de ter sido feito em um prazo reduzido, a construção do primeiro PDTIC da UFFS foi um aprendizado para todos que se envolveram de forma direta ou indireta. Há muitas coisas a serem instituídas como o Comitê Gestor de TI e o Comitê de Segurança, que poderão dar suporte para um planejamento mais consistente e preciso.
Tão importante quanto a sua criação, é a sua aplicação e o monitoramento da sua execução e, quando necessário, atualização, pois meio da mensuração dos indicadores, pode ser realizada uma melhor gestão das TICs.
BATEMAN, Thomas S.; SNELL, Scott A. Administração: novo cenário comparativo. 2.ed. 3 reimpr. São Paulo: Atlas, 2010.
CORDIOLLI, Sérgio. Enfoque participativo do trabalho com grupos. In: BROSE, Markus (Org.) Metodologia participativa: uma introdução a 29 instrumentos. Porto Alegre: Tomo Editorial, 2001. p. 25 - 40.