2 CONGRESSO BRASILEIRO DE SISTEMAS RIBEIRÃO PRETO SP ÁREA TEMÁTICA: ENGENHARIA DE SISTEMAS E TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO - PDF
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Ana Coimbra Dreer
1 2 CONGRESSO BRASILEIRO DE SISTEMAS RIBEIRÃO PRETO SP ÁREA TEMÁTICA: ENGENHARIA DE SISTEMAS E TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO MODELO SISTÊMICO E INTEGRADO DE GESTÃO DE CUSTOS: O CASO DA ADMINISTRAÇÃO DE CUSTOS DA UNIOESTE DE FOZ DO IGUAÇU Autores Rodrigo g. Dos santos - Amarildo jorge da silva 1 Técnico Eletromecânico pela Escola Técnica Federal de Pelotas (ETFPEL). Bacharel em Ciência da Computação pela Universidade Federal de Pelotas (UFPEL). Especialista em Computação Aplicada pela União Educacional de Cascavel (UNIVEL). Certificado pela Academia Cisco em Redes pela Universidade Tecnológica Federal do Paraná (UTFPR). Pós Graduando em Gestão das Organizações pela Universidade Estadual do Oeste do Paraná (UNIOESTE). Analista de Informática do Campus da Universidade Estadual do Oeste do Paraná (UNIOESTE). Pesquisador do Grupo de Estudos em Organizações Sociais (GEOS) Administrador. Doutor e Mestre em Engenharia da Produção pela Universidade Federal de Santa Catarina (UFSC). Professor Adjunto do Centro de Ciências Sociais Aplicadas (CCSA) da UNIOESTE de Foz do Iguaçu. Pesquisador e Líder do GEOS. Tel RESUMO Neste artigo apresenta-se uma proposta para integração da administração de custos do campus da UNIOESTE de Foz do Iguaçu por meio do uso da Tecnologia da Informação (TI) ancorada na visão de conjunto. Este trabalho tem como contexto de análise a integração dos setores envolvidos na administração de custos do campus. Tem-se como objeto de estudo a sua análise organizacional numa perspectiva sistêmica. Busca-se no artigo propor tecnologias capazes de viabilizar o entendimento sistêmico do processo de custos da UNIOESTE por meio da integração horizontal e vertical de suas inúmeras tarefas, objetivando gerenciamento eficiente e dinâmico de informações para, conseqüentemente, viabilizar tomada de decisões gerenciais em tempo hábil. Ressalta-se que a análise e o estudo da gestão sistêmica baseada em processos integrados e a utilização da TI como ativo propulsor desta integração possibilitam identificar conceitos, métodos, vocabulários, papéis de profissionais e tecnologias atuais que podem ser utilizadas nesse processo. Os resultados do estudo de caso no campus confirmam que de fato a gestão sistêmica é eficaz para a obtenção de dados e informações úteis ao processo decisório. Infere-se com base no estudo de caso na UNIOESTE que a TI facilita a integração de processos, seja ela vertical, seja ela horizontal. Finaliza-se o texto argumentando que o ambiente WEB explorado adequadamente por meio de intranets utilizando-se de software livre pode ser uma solução adequada à gestão pública. Todavia, recomenda-se que a integração de tecnologias à gestão de processos seja gerida por um profissional apto a alinhar estas duas áreas em prol de objetivos organizacionais. Palavras-chave: Visão Sistêmica. Tecnologia da Informação. Processos. ABSTRACT This article talks about a proposal to integration the administration of costs of UNIOESTE s campus of Foz do Iguassu, PR, by means of the use of the information of the tecnology which has an anchor in the vision of the set. This work has as a analisys concept, the integration of the sectors which are involved in the administration of cost in the campus. The objective this study is the organization analisys in a system perspective. The article want to propose technologies which are able to the system understanding of the process in the costs of UNIOESTE, by means of the horizontal and vertical integration of a lot of assignment which has as an objective the efficient manager and dinamic of information and consequently, to make management decisions in a fast time. It s important to remember that the analysis and the system management study based on linked process and the use of IT as main font of this integration which has the opportunity to identify concepts, methods, vocabularies, profissional roles and current technologies that can be used in this process. The result of this case study in campus, confirm that the system management is effective to obtain detaisl and useful information in a decisive process. Besides intervene to base in the case study in UNIOESTE that the IT facilitate the integration of process as much vertical as horizontal. Thus, the argument text show that if the WEB environment will be explore appropriately by mean of intranets using the free software it can be a appropriate solution to the public management. However, it recomend that the integration of technologies to the process management be managed by a profissional who is able to integrate these two areas in aid of the organization s objective. Key words: System vision. Information Technology. Process.
2 2 INTRODUÇÃO A cada ano as organizações lidam com demandas diferentes no contexto de negócios, impostas por novos modelos de mercados impulsionados pelo surgimento de novos recursos tecnológicos. Estes novos modelos estão exigindo uma re-estruturação da arquitetura de negócios utilizada pelas organizações, fazendo com que estas passem a priorizar fatores como inovação, preço e tempo para obtenção de resultados. Além disso, se mantém uma crescente preocupação pela integração de atividades por meio de uma visão sistêmica da organização buscando-se um planejamento adequado para realização de tarefas, para que estas possam trazer resultados significativos à empresa. Esta preocupação tornou-se objeto de estudo de inúmeras organizações, segundo TAKESHI (1997), a visão segmentada é um dos grandes problemas com que se defrontam as empresas, originando conflitos, divergências operacionais e conseqüente queda de rendimento. Muitas organizações já perceberam estas novas exigências do mercado e introduziram o conceito de visão sistêmica e processos de negócios como forma de re-estruturarem seu gerenciamento (CAPRA, 2002). Este conceito visa combinar atividades de várias áreas funcionais em processos, os quais gerenciam com eficiência as informações pertencentes a seu escopo gerando resultados significativos e em tempo hábil à tomada de decisões por parte dos gestores das organizações. Um dos principais fatores utilizados por estas organizações para viabilizar a gestão baseada em processos é a tecnologia da informação que é utilizada para automação de atividades, monitoramento de desempenho e para formação de ambientes colaborativos de trabalho, tornando-a responsável pela criação de uma infra-estrutura capaz de fornecer integração entre diferentes processos. Apesar de várias organizações já estarem se adequando a gestão de processos, ainda existe um número muito grande delas que utiliza uma estrutura operando exclusivamente através de áreas funcionais bem definidas que representam um agrupamento de atividades desempenhadas por profissionais especializados, que trabalham em torno de um objetivo local, não atendendo a esse novo modelo de negócios, pois não objetivam a troca de informações com outras áreas funcionais visando um objetivo comum e mais amplo que possa beneficiar toda a gestão. Esta resistência à mudança de foco da área funcional para a gestão sistêmica baseada em processos se dá devido a vários fatores como a falta de conhecimento e recursos tecnológicos, o custo elevado de soluções integradoras de softwares, os conflitos na migração de pessoal do enfoque funcional para o enfoque em processos, etc., porém estudos na área de gestão de processos estão apontando métodos para utilização desta arquitetura e o surgimento de tecnologias de informática que facilitam a integração de sistemas, apontam uma saída para que as organizações consigam superar suas dificuldade de re-estruturação. Seguindo esta lógica, tem-se como desafio neste artigo o estudo e a proposição de um modelo de integração holística sustentado em alguns pressupostos da abordagem sistêmica. A proposta de construção do modelo ancora-se na utilização da Tecnologia da Informação (TI) como ativo propulsor de integração, identificando conceitos, métodos, vocabulários, papéis de profissionais e tecnologias atuais que podem ser utilizadas na construção do referido modelo de gestão. 1.1 TEMA, CONTEXTO, OBJETO E PROBLEMA DE PESQUISA O tema em tela refere-se a uma pesquisa sobre a visão sistêmica e a utilização da TI como ativo propulsor da integração de processos. Elege-se como estratégia de pesquisa o Estudo de Caso visando aprofundar e compreender as implicações da TI, da abordagem sistêmica e da gestão de processos na administração de custos de uma organização pública. Buscar-
3 3 se-á desenvolver uma proposta para integração da administração de custos da Unioeste, Campus de Foz do Iguaçu totalmente automatizada e em harmonia com a visão de conjunto. O artigo tem como contexto de análise a Integração dos setores envolvidos na administração de custos do campus de Foz do Iguaçu (Seção de Compras, Seção de Almoxarifado e Patrimônio, Secretaria Administrativa, Secretaria Financeira, Direção Geral e Biblioteca). Tem-se como objeto de estudo a análise organizacional do campus, análise dos setores evolvidos no processo, análise da atual estrutura de TI do campus, análise sobre visão sistêmica e de processos e análise de tecnologias que podem ser utilizadas para viabilizar a integração dos processos apresentados no contexto de análise. Busca-se neste trabalho propor tecnologias capazes de viabilizar uma visão sistêmica do processo de custos da Unioeste por meio da integração horizontal e vertical de suas inúmeras tarefas, objetivando um gerenciamento eficiente e dinâmico de informações para, conseqüentemente, viabilizar tomada de decisões gerenciais em tempo hábil. Esta proposta deve levar em consideração algumas variáveis apresentadas pelo ambiente organizacional da Universidade, como o fato de ser pública, a pouca verba disponível para investimentos em TI, a integração de pessoal de vários níveis de conhecimento tecnológico e administrativo, os atuais recursos de hardware 1 e software 2 da Instituição, além de pessoal de TI disponível no campus. 1.2 OBJETIVOS DO TRABALHO O objetivo geral deste trabalho é analisar e propor um modelo de gestão de processo ancorado na tecnologia da informação com vistas a integrar os processos de administração de custos do campus da Unioeste de Foz do Iguaçu. Para operacionalizar a construção do modelo, especificamente busca-se: a) descrever e analisar o processo de gestão de custos do campus; b) identificar e criar uma base de conhecimento referente à gestão de processo de custos deste campus; c) propor um modelo de gestão de processos ancorado na TI para integrar a gestão de custos do referido campus. 1.3 PRESSUPOSTOS Com base na revisão da literatura e resultados de pesquisas na área de TI, um dos pressupostos considerados neste trabalho é de que os gestores dos setores públicos e alguns administradores de TI, apesar de conhecerem os conceitos de uma organização com visão sistêmica, muitas vezes desconhecem as tecnologias capazes de viabilizar esta sistematização, onde muitas vezes, apesar de existir a possibilidade de se criar soluções tecnológicas para este fim, estas acabam sufocadas pela falta de conhecimento na área. Além disso, um outro pressuposto a ser considerado é o fato da crescente necessidade de integração de sistemas e organização de informações de forma adequada a obtenção de indicadores de qualidade, fator este muitas vezes desconsiderados por estes gestores, que desconhecem procedimentos, metodologias, tecnologias, etc., fazendo surgir cada vez mais a necessidade de conhecimentos relacionados a área de TI, devido a sua crescente importância estratégica para as organizações. 1 Componentes físicos utilizados pela Tecnologia da Informação. 2 Componentes lógicos usados pela Tecnologia da Informação; Sistemas; Programas.
4 4 2 REVISÃO DA LITERATURA A seguir, apresentam-se conceitos fundamentais que sustentam a proposta do artigo ABORDAGEM SISTÊMICA E GESTÃO POR PROCESSOS Segundo, TAKESHI (1997, p. 35), um dos grandes problemas com que se defrontam as empresas é que a visão que a maioria tem dela mesma é extremamente segmentada, dando origem a conflitos e divergências que fazem cair a qualidade do desenvolvimento de suas atividades. Neste modelo organizacional, MINTZBERG (1995, p. 177), destaca que as pessoas nada mais são que fatores mecânicos desenvolvendo uma atividade. Este modelo definido no início do século passado através dos estudos de eficiência, especialização e medição de processos realizados por Frederik Taylor é útil para a solução e problemas localizados, porém já não atende as exigências do mercado. No decorrer dos anos observou-se que a realização de diversas funções com qualidade não resultam obrigatoriamente em bons resultados para organização, e que a necessidade de reestruturação dos modelos funcionais seriam necessários. Hoje com a globalização e com os avanços tecnológicos que rompem barreiras continentais em segundos, esta constatação de necessidade de mudança da gestão das organizações tornou-se mais evidente, fazendo surgir novos imperativos para os negócios. As exigências impostas pelo mercado deram origem a uma nova cultura baseada em uma abordagem sistêmica e a prática de orientação a processos nas modernas organizações. Hoje, após uma década do surgimento desta nova visão organizacional, pode-se dizer, segundo SORDI (2005, p. 12), que as organizações que não se conscientizaram da importância destes novos conceitos em breve se tornarão obsoletas e resistentes cada vez mais a mudanças e ao crescimento. Ao contrário destas, as empresas orientadas a processos sistematizados estão sendo vistas como modernas, fortes, orientadas ao desenvolvimento do negócio. A abordagem sistêmica caracteriza-se por enfatizar a analise de interação das partes para que se possa compreender e gerenciar o todo com maior propriedade, contrariado a visão pré-sistêmica, a qual utilizava-se do método analítico para estudar de forma independente as partes para compreensão do todo. Neste contexto, a organização deve ser considerada como um conjunto de partes que interagem constantemente, originando um todo focado em um determinado objetivo. Esta perspectiva de visão permite à empresa, visualizar novas variáveis até então desconhecidas da abordagem funcional, como por exemplo: o relacionamento de clientes, produtos e fluxo das atividades entre estes; como o trabalho é realizado quando ultrapassa uma barreira funcional; ou ainda indicadores gerados pelos relacionamentos inter-funcioais através de um processo. De acordo com TAKESHI (1997, p. 36), o enfoque sistêmico possibilita uma visão macroscópica da organização, que é o ponto de partida para criação de uma gestão empresarial que responda eficientemente a nova realidade da concorrência acirrada. Um aspecto importante a ser salientado proveniente da aplicação do enfoque sistêmico é o fato da tendência das organizações passarem a ser constituídas por aglomerados de unidades de negócios compostas por varias áreas ligadas através de um processo em comum, o que exige um alinhamento da filosofia corporativa apoiada em suas crenças, valores e missões, pois somente assim, com a colaboração e comprometimento de todos que compõem estas unidades de negócios baseadas em processos é que a organização realmente poderá obter bons resultados em sua gestão.
5 5 Desta forma, a migração para uma gestão sistêmica baseada em processos exige que novos papéis sejam exercidos nas organizações, dentre eles destaca-se o gestor de processos, o qual substitui os diretores de áreas funcionais existentes em uma estrutura funcional. Dentre as atividades desenvolvidas pelo gestor, pode-se destacar, segundo HAMMER (1999, p. 3), as seguintes: a) assegurar os recursos necessários para atender às demandas dos processos de negócios conforme seu projeto em vigor; b) realizar medição contínua do desempenho de aspectos críticos do processo; c) assegurar a capacitação dos profissionais que cooperam com o processo por meio de programas de treinamento; d) definir e coordenar as alterações necessárias para evolução contínua do processo. Operar e gerir organizações através de processos significa romper com os costumes e os hábitos gerenciais das organizações. Na abordagem tradicional de funções empresariais, os gerentes funcionais têm controle total do trabalho e das pessoas que o realizam, enquanto na abordagem por processos o gestor controla apenas a gestão e operação do processo. Como grande parte das organizações encontram-se estruturadas de forma combinada entre funções e processos, cabe ao gestor saber lidar com os conflitos gerados por estas duas zonas. Além da presença do gestor de processos em uma estrutura organizacional voltada a este modelo de gestão, se faz necessário ter o apoio de outras áreas como: qualidade, jurídico, gestão de pessoas, capital intelectual, estratégia, organização e métodos, auditoria, marketing, controladoria e principalmente a área da tecnologia da informação, área esta considerada como uma das principais propulsoras da visão sistêmica, uma vez que é a responsável por estabelecer uma estrutura tecnológica adequada ao funcionamento dos processos responsáveis pela efetiva sistematização. 2.2 TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO A tecnologia da informação também vem se adaptando as mudanças impostas pelo mercado. Os sistemas de informação passaram a fazer parte das organizações na década de 1960, os quais eram definidos como sistemas de processamento em lote, que, segundo REZENDE (2005, p. 31), apresentavam como característica principal a interdependência entre os níveis do sistema e os níveis hierárquicos da organização. Com o passar dos anos os sistemas foram evoluindo e acompanhando os novos paradigmas administrativos. Em 1968 surgiu um novo modelo de sistema focado no controle transacional, este modelo foi denominado OLTP (Online Transaction Processing), o qual tinha sua lógica programada para atender as necessidades da organização funcional, assim como o modelo clienteservidor 3 que surgiu na década de 80. A proliferação de sistemas de informação nas organizações gerou um grave problema para o pessoal da área de tecnologia da informação: a dificuldade em integrar todos esses sistemas desenvolvidos a parir de modelos diferenciados. Para solucionar tal problema uma nova proposta de sistema computacional baseada em banco de dados compartilhados para administrar processos e negócios foi proposta, denominada modelo de processamento integrado. Este modelo deu origem aos conhecidos sistemas ERP (Enterprise Resource Planning), definido, segundo BATISTA (2004, p. 115), como sendo um banco de dados centralizado, operando em uma plataforma comum que interage com um conjunto integrado de módulos de softwares, consolidando as operações de diversos processos em um único ambiente computacional, permitindo uma abordagem flexível, eficiente e eficaz. 3 Estrutura Tecnológica onde há um servidor de banco de dados sendo acessado por vários programas denominados clientes.
6 6 Hoje, a introdução da Internet no ambiente empresarial, já é a inovação tecnológica com maior impacto nos processos de negócios, pois através dela se consegue coletar e entregar informações em qualquer localidade, atendendo a públicos abrangentes de usuários e, tudo isso independentemente do ambiente tecnológico. Além disso, o uso da WEB 4 como plataforma tecnológica, facilitou a criação de aplicações integradas através de Intranets 5 sendo esta uma das tecnologias mais maduras para atuarem como estrutura para criação de ambientes colaborativos de suporte a processos de gestões administrativas que se apóiam no enfoque sistêmico. As figuras 1 e 2, a seguir, mostram, conforme descrito, o grau de maturidade das soluções baseadas em Intranet e o destaque dado pelas empresas à utilização da TI como fonte de integração de processos. Figura 1: Grau de maturidade das tecnologias de informação. Fonte: Estudo as Inovadoras do Uso da TI (2005). Universo: 207 empresas Respondentes Figura 2: Metas e políticas de TI. 4 Redes de computadores interligadas através da Internet. 5 Redes privativas que utilizam a mesma tecnologia da Internet.
7 7 Fonte: pesquisa realizada no Instituto Forrester Research, de Cambridge, Massachussetts (2005) Tecnologias Propulsoras de uma Visão Sistêmica Baseada em Processos Como mencionado anteriormente, as Intranets de organizações são uma das estruturas de TI mais maduras para a informatização de processos. Através destas redes internas de informações, que utilizam a Internet como via de comunicação, vários modelos de aplicações de software podem ser desenvolvidos. De acordo com BATISTA (2004, p. 98), a Internet e seu comportamento inovador esta impondo as organizações novos padrões de funcionamento e integração, fazendo surgir novas aplicações de acordo com a dinâmica necessidade de informatização imposta pelas diversas variações de mercado. Dentre estas aplicações se destacam: a) E-business (Negócios Eletrônicos): trata do planejamento da imersão da organização na Internet com o propósito de automatizar suas diversas atividades, como a comunicação interna, contato com fornecedores, treinamento, etc.; b) E-commerce (Comércio Eletrônico): viabiliza a venda direta a consumidores através da WEB, diminuindo os atravessadores aumentando o controle sobre as vendas e conseqüentemente aumentando os lucros da empresa; c) B2B-Business to business (Comércio Eletrônico entre Parceiros): sistema que possibilita o comércio eletrônico entre parcerias empresariais horizontais ou verticais de negócios através da Internet, visando a redução de custos e otimização da logística; d) B2C-Business to Consumer (Comércio Eletrônico em maior escala): modalidade de aplicação eletrônica utilizada para o desenvolvimento de vendas organizadas por áreas de interesse; e) B2E-Business to Employee (Transações Eletrônicas Administrativas): novo tipo de aplicação capaz de gerenciar atividades administrativas através de uma Intranet; f) B2M-Business to Management ou E-governnment (Comercio eletrônico entre empresas e Governo): modalidade capaz de gerenciar processos de comércio entre empresas e governo; g) ERP-Enterprise Resource Planning (Planejamento de Recursos Empresariais): modalidade de aplicação capaz de gerenciar o fluxo de informações entre várias atividades da empresa; h) CRM-Customer Relationship Management (Gerenciamento de relacionamento com o Cliente): definido como um sub-sistema do ERP capaz de melhorar o relacionamento com o cliente; i) BI-Business Intelligence (Inteligência Empresarial): sistema capaz de analisar indicadores e fornecer informações estratégicas a tomada de decisões; j) KM-Knowledge Management (Gestão do Conhecimento): sistema capaz de coletar e organizar de forma adequada as informações relevantes a gestão organizacional, tornando a esta gestão mais eficiente. Todas estas tecnologias impulsionadas pelo crescente aumento da utilização da Internet, tornaram viável a utilização da visão sistêmica nas organizações, pois através destas aplicações, barreiras funcionais foram quebradas e processos foram interligados independentemente de posição geográfica, facilitando a interação entre as atividades organizacionais internas e externas e conseqüentemente tornando a empresa mais competitiva no mercado.
8 O Papel do Chief Information Officer (CIO) 6 na Administração de Recursos de TI Com o passar dos anos a TI passou por várias mutações e tornou-se uma área estratégica dentro das organizações. Desta mesma forma, o perfil do profissional desta área foi sendo re-moldado com o passar do tempo. O estereotipo de um profissional extremamente especializado em tecnologia, focado em resolver problemas técnicos em um Centro de Processamento de Dados (CPD) já é uma definição ultrapassada deste tipo de profissional, que atualmente é um dos mais valorizados no mercado. Ser responsável por alinhar eficientemente objetivos da organização com a tecnologia que realmente pode atender à gestão é a principal função deste profissional. Assim, ele precisa ser dinâmico e possuir um perfil apto a estabelecer a ligação entre a gestão organizacional e a TI. Segundo JORDANA (2005, p. 33), em pesquisa realizada entre profissionais de recursos humanos de grandes empresas como Coca-Cola,Vivo, Shell, etc., as características desejáveis deste tipo de profissional são: a) visão de negócios: só o conhecimento da visão do negócio permitira ao CIO alinhar a tecnologia à gestão; b) boa comunicação: faz-se necessária para integrar equipes interdisciplinares através de processos apoiados pela tecnologia; c) liderança: é necessária para que se possa delegar funções adequadamente; d) diálogo com a diretoria: necessário para se detectar as necessidades e propor soluções; e) formação e experiência: é importante que se tenha conhecimento misto em tecnologia e gestão e constante atualização; Estas então, são algumas das características desejáveis por aquelas organizações que buscam um profissional da área de TI que possa fazer uso da tecnologia como um diferencial de mercado. Devido à necessidade de lidar com a integração de pessoas e sistemas, este profissional assume muitas vezes a gerência de projetos de gestão de processos, conforme citado anteriormente. 2.3 AMBIENTE ORGANIZACIONAL E STAKEHOLDERs MINTZBERG (2001) referem-se a alguns conceitos de ambiente: a) conjunto de forças externas à organização; b) tudo aquilo que não é organização; c) um conjunto de dimensões abstratas. Hall (1984), referindo-se ao ambiente, observa que este se apresenta em diferentes dimensões. Em relação ao seu conteúdo, o ambiente pode ser visto pelas suas condições tecnológicas, legais, políticas, econômicas, demográficas, ecológicas e culturais. Em perspectiva, o ambiente pode apresentar-se em dimensões que oscilam entre homogeneidade e heterogeneidade; estabilidade e instabilidade; concentração e dispersão; consenso e dissenso. Assim, o comportamento organizacional é analisado por perspectivas diversas na literatura especializada em teorias das organizações. No entendimento de HALL (1984), os fatores internos e externos são cruciais para o entendimento do ambiente. Para esse autor, as organizações são influenciadas pelas mudanças ambientais, exigindo novos padrões administrativos, novas estratégias e posicionamentos, de acordo com as contingências. 6 Profissional responsável pela administração das informações e tomadas de decisões para a área de tecnologia de informação.
9 9 Os ambientes são os fatores externos à organização. Em se tratando da identificação de quais seriam os componentes do ambiente, HALL (1984) divide os ambientes em dois tipos: a) ambiente geral: afeta todas as organizações e é igual para todas (condições tecnológicas, legais, econômicas, demográficas e culturais); b) ambiente específico: consiste em entidades externas que interagem diretamente com a organização (fornecedores, clientes, concorrentes, acionistas, etc.) no alcance dos seus objetivos. São fatores críticos, únicos para cada organização, que podem influenciar positiva ou negativamente a eficiência da empresa. Observar o ambiente organizacional, analisando suas variáveis internas e externas é de fundamental importância na escolha correta das tecnologias adequadas a gestão Avaliação do Ambiente Organizacional da Unioeste-Foz A Unioeste, campus de Foz do Iguaçu, teve seu início através da criação da Faculdade de Ciências Sociais Aplicadas de Foz do Iguaçu (FACISA) em agosto de 1979, oferecendo os cursos de Administração e Ciências Contábeis. O Decreto nº 399 de 27 de abril de 1987, institui a Fundação Federação Estadual de Instituições de Ensino Superior do Oeste do Paraná e nomeou também a comissão de Implantação da FUNIOESTE. A Lei nº de 30 de dezembro de 1987, autorizou o Poder Executivo a instituir a Fundação Universidade Estadual do Oeste do Paraná. O Decreto nº de 27 de janeiro de 1988 (DOU nº ), criou a Fundação Universidade Estadual do Oeste do Paraná e nomeou a Comissão de Implantação para representar o Estado na instituição e instalação da Fundação. A partir de janeiro de 1988 a entidade mantenedora passa a ser a Fundação Universidade Estadual do Oeste do Paraná (FUNIOESTE), conforme Decreto nº de 27 de janeiro de 1988 e DOU nº 2700 de Em 16 de Julho de 1991, através do decreto nº o Governador transforma as Fundações Estaduais em Autarquias. Em 23 de dezembro de 1994 com a publicação da Portaria nº 1784-A do Ministério da Educação e do Desporto, foi reconhecida a Universidade Estadual do Oeste do Paraná - Unioeste, com seu novo Estatuto e Regimento de forma Multicampi, transformando-as em campi da Unioeste. Desde então a Unioeste passou a ser uma instituição cuja atuação nas áreas do ensino, pesquisa e extensão tornaram-se fundamentais ao desenvolvimento da Região Oeste do Estado do Paraná, região esta onde a instituição desenvolve constantemente atividades junto a comunidade através de projetos de extensão universitária, convênios de cooperação com várias instituições, participação em conselhos e parcerias diversas com outras instituições públicas e privadas. Esta atuação em várias frentes faz com que o ambiente organizacional da Universidade seja muito amplo, onde atuam vários stakeholders 7, dentre os quais destacam-se alunos de várias regiões do interior do Paraná e da tríplice fronteira, culturas diferentes, concorrências acirrada relativa ao ensino superior, fornecedores de produtos e serviços diversos. Além destes fatores externos que constituem seu ambiente organizacional, há ainda os fatores relacionados ao ambiente interno, como o adequado aproveitamento de pessoal, utilização de recursos, controle de investimentos, etc. Diante destes fatores, internos e externos, a instituição busca gerenciar estas variáveis de maneira eficiente, buscando sempre a qualidade e eficiência no desenvolvimento de suas diversas atividades. 7 Todas as pessoas ou empresas que, de alguma maneira, são influenciadas pelas ações de uma organização.
10 Gestão Pedagógica A gestão pedagógica do campus de Foz do Iguaçu está organizada em três centros de ensino com suas respectivas direções, cursos e coordenações, sendo eles: Centro de Ciências Sociais Aplicadas (CCSA), com os cursos de Administração, Ciências Contábeis, Direito, Hotelaria e Turismo; Centro de Engenharia e Ciências Exatas (CECE), com os cursos de Engenharia Elétrica, Engenharia Mecânica, Matemática e Ciência da Computação e Centro de Educação e Letras (CEL) com os cursos de Pedagogia, Letras e Enfermagem. Todos estes centros possuem o apoio de órgãos suplementares e colegiados Gestão Administrativa A gestão administrativa do campus da Unioeste em Foz do Iguaçu tem suas atividades organizadas através da estrutura mostrada na figura 4, a seguir: Figura 4: Gestão Administrativa da Unioeste Fonte: Pesquisa documental De acordo com o Regimento Geral da Universidade, esta estrutura conta com três secretarias: Secretaria Financeira, responsável pela gestão financeira do campus; Secretaria Acadêmica, responsável pela organização, coordenação e supervisão das atividades acadêmicas do campus; Secretaria Administrativa, responsável pelo auxilio a direção do campus na administração dos serviços prestados pelas diversas seções subordinadas a ela. Além das secretarias e seções, a gestão administrativa conta com os seguintes órgãos suplementares: Gabinete da Direção, Assessorias e Biblioteca. Toda esta estrutura visa promover a prestação do serviço público com qualidade, com um atendimento eficiente e que corresponda às necessidades da comunidade acadêmica e do público em geral. 3 MÉTODO DE PESQUISA Apresentam-se na seqüência os procedimentos metodológicos utilizados para produzir o artigo.
11 ETAPAS DA PESQUISA Partindo da necessidade de gerenciamento dos custos do campus de Foz do Iguaçu, a pesquisa foi realizada e orientada nas seguintes etapas: Definição do Foco Visando desenvolver uma aplicação realmente útil a gestão administrativa do campus, partiu-se do princípio que a correta definição do foco do sistema, isto é, a definição adequada das informações que deveriam ser gerenciadas, seria crucial para o sucesso da solução. Desta forma, foram realizadas algumas reuniões com a Direção Geral do campus, objetivando alinhar a TI as reais necessidades deste campus, aonde se chegou a conclusão que o sistema seria realmente útil se integrado horizontalmente e verticalmente, ou seja, interligando os setores e secretarias envolvidas no processo, desde a compra, até o armazenamento e pagamento Mapeamento do Processo de Custos Fez-se um estudo sobre a visão sistêmica nas organizações e como isto poderia ser adaptado para atender a necessidade do campus. A partir disto, foi realizada uma pesquisa em cada setor envolvido no processo, identificando suas tarefas funcionais e as ligações entre os demais setores e secretarias. Desta forma todo o processo foi mapeado, originando um sistema integrado de módulos Possibilidade de Investimentos Após, identificada as necessidades as quais o sistema deveria atender, foi feito um levantamento também junto a Direção visando saber se haveria a possibilidade de algum investimento financeiro na aquisição de hardware e software para implementação e implantação do sistema. Nesta ocasião, percebeu-se que não haveria a possibilidade de grandes investimentos na área de TI, uma vez que o orçamento do campus era escasso e que deveria atender a outras prioridades emergenciais Aproveitamento da Estrutura Após detectar a impossibilidade de investimentos na área de TI, foi realizada uma pesquisa junto a Coordenação Geral do Setor de Informática do campus, a fim de detectar o que poderia ser utilizado da estrutura de TI existente no campus. Nesta ocasião foram avaliados a estrutura de servidores, estrutura de redes, softwares disponíveis e pessoas especializadas para desenvolver a aplicação Escolha das Tecnologias Após avaliar as informações levantadas e indicadas nas seções 3.1.1, e 3.1.3, constatou-se que: a) existe a necessidade de uma integração sistêmica; b) não há recursos para investimentos no processo de integração; c) que é possível; aproveitar os recursos disponíveis. Também foi realizada uma pesquisa na área de TI a fim de levantar informações sobre tecnologias que poderiam ser utilizadas na solução a ser proposta para o campus Processo de Implementação e Implantação do Modelo de Gestão Após escolha das tecnologias, o processo de implementação da solução se deu de acordo com pesquisa realizada na área de desenvolvimento de software, utilizando as técnicas que mais se adequavam a solução escolhida, como levantamento de requisitos, diagramas, documentação, protótipos, etc. Durante este processo, foram realizadas várias reuniões
12 12 com os setores envolvidos na construção do sistema, com o propósito de levantar informações muito importantes relacionadas ao processo, tanto no âmbito funcional, como no âmbito do processo em sua totalidade, sendo possível a identificação de alguns indicadores fundamentais a tomada de decisão OPERACIONALIZAÇÃO DA PESQUISA Para todas as etapas citadas anteriormente, a metodologia utilizada para operacionalizar a pesquisa foi à prática de reuniões coletivas e individuais com os envolvidos em cada etapa, ou seja, a Direção Geral do campus, a Seção de Informática, as Seções de Compras, Almoxarifado e Patrimônio, Secretaria Administrativa, Secretaria Financeira e Biblioteca. A partir destas reuniões, informações eram levantadas e as barreiras funcionais entre os referidos setores eram ultrapassadas em virtude da solução sistêmica a ser proposta. Estas barreiras setoriais ultrapassadas pela lógica sistêmica fizeram com que informações pudessem ser interligadas e o processo realizado de forma mais eficiente, como por exemplo, através da solução proposta, a Seção de Compras saberia com antecedência os produtos que estariam em baixa quantidade no estoque da Seção de Almoxarifado e Patrimônio e com isso seria capaz de realizar suas compras em tempo hábil, evitando espera de materiais, não prejudicando o andamento das atividades do campus, ou ainda a Direção Geral passaria a saber quais os setores que consomem mais, que produtos são mais consumidos, valores gastos por períodos, etc,. 4 RESULTADOS DA PESQUISA A partir da pesquisa realizada de acordo com as etapas já citadas, foram obtidos os seguintes resultados: 4.1. VISÃO SISTÊMICA A utilização da visão sistêmica e o mapeamento do processo de custos foram fundamentais para elaboração de uma proposta de solução tecnológica capaz de administrar o processo de custos do campus. As informações obtidas no decorrer deste processo se tornaram realmente úteis à gestão. A visão sistêmica, proporcionou uma interligação entre os setores e secretarias criando-se um ambiente de interdependência entre estes, permitindo a proposta de um mecanismo em que as operações passariam a tramitar de forma mais rápida e com informações corretas. A figura 5, a seguir, ilustra o mapeamento do processo após a pesquisa.
13 13 Figura 5: Mapeamento Macro do Processo de custos da Unioeste, campus de Foz do Iguaçu Fonte: Pesquisa de Campo 4.2. MAPEAMENTO DO PROCESSO A pesquisa utilizada para o mapeamento do processo de custo apresentou algumas falhas quanto ao gerenciamento estritamente funcional utilizado até então, em que informações eram passadas entre os setores de forma equivocada, não existindo indicadores capazes de permitir um gerenciamento mais adequado destas informações, falta de relatórios estratégicos, falta de gerenciamento de fornecedores, falta de gerenciamento sobre a tramitação do processo entres os setores, falta de comunicação entre os envolvidos, etc INVESTIMENTOS A impossibilidade de investimentos na área de TI para elaboração da aplicação a ser proposta fez com que a pesquisa pelas tecnologias disponíveis para a criação da aplicação migrasse para a área do software livre 8, evitando gastos com licenças de software INFRA-ESTRUTURA DE INFORMÁTICA A partir da pesquisa realizada junto a Coordenação Geral de Informática do Campus podese perceber que a estrutura de servidores de redes, apesar de precária, tendo PCs funcionando como servidores, poderia ser utilizada, bastando para isso adaptá-la a utilização de sistemas operacionais, banco de dados e linguagem de programação baseadas em software livre. Já a estrutura de redes e seus ativos poderiam fornecer a estrutura de conectividade necessária a integração dos módulos propostos para solução de forma adequada. Com relação à pessoas especializadas para o desenvolvimento, foi levantado a qualificação e o interesse do pessoal de TI na participação do projeto a ser proposto. 8 Refere aos softwares que são fornecidos aos seus usuários com a liberdade de executar, estudar, modificar e repassar sem a necessidade de permissões ou licenças de uso.
14 PRINCIPAIS TECNOLOGIAS UTILIZADAS PARA CONSTRUIR O MODELO Os resultados obtidos já mencionados deram origem a pesquisa de tecnologias a serem utilizadas, que foram as seguintes: linguagem de programação PHP 4.40; Banco de Dados Mysql ; servidor Web Apache 2.54; Sistema Operacional Linux Debian 3.1 Sarge, todas elas software livre ENGENHARIA DE SOFTWARE A pesquisa realizada, de acordo com PRESSMAN (1995) e ANSELMO (2003), para o desenvolvimento da aplicação no que diz respeito à engenharia de software forneceu uma série de informações, como os adequados diagramas a serem utilizados, a importância da modelagem do sistema, a validade da prototipação de software, etc. Estas informações facilitaram o processo de implementação e implantação das etapas do sistema. 5. CONSIDERAÇÕES FINAIS Através dos resultados obtidos pela pesquisa realizada pode-se concluir, de acordo com TAKESHI (1997, p.36), que a utilização da visão sistêmica baseada em processos é uma tendência muito forte entre as organizações que pretendem fazer uso da TI para gerenciar suas atividades, pois as novas tecnologias visam facilitar cada vez mais a integração entre tarefas, pessoas e empresas. O estudo realizado nesta área foi de fundamental importância para se propor o Modelo Sistêmico de Administração de custos da Unioeste. Apresenta o referido modelo na figura 6, a seguir: Figura 6: Visão Sistêmica do Processo de Custos do campus da Unioeste de Foz do Iguaçu. Fonte: Pesquisa de Campo. Apesar das restrições de investimentos na área de TI, conseguiu-se definir uma estrutura adequada, eficiente e atual utilizando-se software livre. Este foi um ponto importante na pesquisa e que deve ser salientado, pois a utilização de software livre para implementação de aplicações informatizadas para a gestão pública pode ser uma solução muito adequada às características deste modelo de gestão, porém deve-se atentar ao fato de que a utilização de software livre torna-se conveniente quando a organização possui uma equipe de
15 15 informática apta a dar suporte a esta tecnologia, caso contrário, o custo da solução poderá ultrapassar o custo da utilização de software proprietário 9, uma vez que o custo de pessoas terceirizadas para darem suporte a esta área da TI é muito cara. Outro ponto bastante relevante relacionado às tecnologias foi a escolha do desenvolvimento focado para Internet, sendo os módulos interligados pela WEB, desta forma a integração foi muito facilitada, uma vez que estes módulos de software seriam acessados pelo navegador de Internet, aproveitando toda a estrutura de rede do campus. Este aspecto de aproveitamento da rede através da WEB torna-se ainda mais relevante, no caso de uma utilização macro deste sistema nos demais campi da Unioeste de modo interligado e gerenciado pela Reitoria. Pode-se constatar também, de acordo com JORDANA (2005, p. 33), a importância fundamental do CIO em todo o processo, desde as primeiras reuniões até a fase de implementação e implantação para testes. Houve uma necessidade constante de integração das pessoas envolvidas no processo. Para isto as constantes reuniões com os setores e secretarias buscando o comprometimento de todos foi fundamental para a operacionalização da solução proposta. Além disso, um contato freqüente com a Direção do campus foi estabelecido para que a solução não divergisse do foco da gestão. Nestas interações o conhecimento de gestão organizacional e de tecnologia foi fundamental para estabelecer a conexão adequada entre a TI e as necessidades administrativas. A solução proposta para administração de custos da Unioeste, campus de Foz do Iguaçu, proveniente da pesquisa relatada neste artigo, foi aceita pela Direção Geral deste campus e atualmente se encontra em fase de implementação e testes, cujas informações detalhadas sobre os módulos de software desenvolvidos encontram-se no endereço Até esta data os resultados apresentados são muito satisfatórios e a solução está atendendo de forma adequada às necessidades que se propôs através da sistematização horizontal e vertical do processo. Com o término dos referidos testes, já se planeja aumentar a área de abrangência do sistema, integrando nele os processos de solicitação de compras on-line e de verificação de disponibilidade para compra. Conclui-se então que os objetivos propostos para este trabalho foram atingidos parcialmente, tendo em vista que a pesquisa referente à visão sistêmica baseada em processos foi utilizada para o desenvolvimento da proposta de sistema apresentada para o campus, proposta esta amparada pelas tecnologias de informática que viabilizaram a integração sistêmica, originando uma solução tecnológica adequada as necessidades e, ainda coerente com as características da gestão da Instituição. 6. REFERÊNCIAS BATISTA, E. Sistemas de Informação: O Uso Consciente da Tecnologia para o Gerenciamento. São Paulo: Editora Saraiva, CAPRA, Fritjof. As conexões ocultas. São Paulo: Cultrix, GUERREIRO, Reinaldo. Modelo Conceitual de Sistema de Informação de Gestão Econômica: Uma Contribuição à Teoria da Comunicação da Contabilidade. Tese de Doutorado (Faculdade de Economia, Administração e Contabilidade da Universidade de São Paulo, USP), Software cuja licença de uso é cobrada.
16 HAMMER, Michel. How process enterprises really work Disponível em: <http://www.hammerandco.com>. Acesso em: 26 de junho de PRESCOTT, Roberta. Está tudo conectado! Revista Information Week, Ano 7, n. 149, de 27de outubro de PRESSMAN, Roger. Engenharia de Software. São Paulo: Editora Makron Books do Brasil Editora Ltda, RUBIN, Rachel. Os Senhores da TI. Revista Information Week, Ano 5, n. 87, de 05 de fevereiro de SORDI, José Osvaldo. Gestão por Processos. São Paulo: Editora Saraiva, TAKESHI, T.; SCAICO, O. Organizações Flexíveis: Qualidade na Gestão por Processos. São Paulo: Atlas, VIOTTO, Jordana. Receita de Cio. Revista Information Week, Ano 7, n. 145, de 23 de agosto de
UNIVERSIDADE ESTADUAL DO OESTE DO PARANÁ UNIOESTE CAMPUS DE FOZ DO IGUAÇU CURSO DE PÓS-GRADUAÇÃO EM GESTÃO DAS ORGANIZAÇÕES MODELO SISTÊMICO E INTEGRADO DE GESTÃO DE PROCESSOS: UMA SOLUÇÃO TECNOLÓGICA