Secretaria Escolar: Métodos para organizar a documentação
segunda-feira, 13 agosto 2018 / Publicado em Gestão da Secretaria, Sistema de Gestão Educacional, Software Escolar
O trabalho da secretaria escolar envolve documentação, manutenção dos registros e atendimento à comunidade, reuniões e compromissos que podem vir a gerar problemas de organização se as coisas não estiverem em ordem. É muito importante que esse setor esteja sempre funcionando da maneira adequada, tendo à disposição uma estrutura organizada, equipamentos adequados e profissionais de atendimento capazes de acolher os pais e resolver as mais diversas questões burocráticas.
A quantidade de documentos as vezes assusta o gestor: prontuários, atas, fichários, autorizações, etc… e apesar da informatização ajudar na organização de tudo isso, algumas escolas ainda preferem o velho papel para elaborar os seus registros, neste caso, para não se perder no meio de tanto formulário, organização é fundamental.
Quanto mais acumulo de papel, mais crônico vai se tornando o problema e a arrumação na secretaria escolar costuma ser referência para funcionários, professores e alunos.
Veja algumas dicas de como melhorar a organização na secretaria.
Onde guardar a documentação da secretaria escolar?
Mapa de Movimento
Uma cópia do documento que tem o número de alunos por classe, transferências e mudanças de horário deve permanecer em uma pasta.
A escola envias as folhas para a secretaria todo o mês e guarda uma cópia para consultas pontuais e controle interno.
Organizar em uma pasta com plásticos organizados por data com as notas fiscais e outros comprovantes de gastos.
Os registros individuais feitos pelos professores em livros e impressos próprios, devem também ter um arquivo individual.
O PPP da escola é gravado em CD, porém uma cópia é impressa e anexada aos projetos dos professores.
O registro da conversa com os pais, com data e assinatura, agrega na montagem do histórico do aluno.
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A ata deve ser impressa e colada em um livro específico, com a assinatura dos professores presentes.
Atendimento ao corpo docente
O registro das conversas individuais apoiam o acompanhamento de eventuais problemas com a equipe
Conselhos de ciclo
É importante ter os registros dos alunos com dificuldades de aprendizagem em formulários individuais.
As pautas das reuniões e suas deliberações devem ser digitadas e ter um livro de controle próprio.
Compras da instituição
Todos os orçamentos devem ser agrupados para consulta futura.
O controle deve ser feito por aluno, com dia, hora e motivo do atraso ou da saída antecipada.
Algumas formas de como organizar a documentação
Alunos: envelopes pessoais agrupados em pastas de acordo com a sala
Registros de ocorrência assinados;
Impresso para compensação de faltas.
Funcionários: envelopes individuais etiquetados
Ficha cadastral com foto;
Professores: pastas arrumadas em ordem alfabética
Ficha com dados pessoais ;
Certificados e comprovantes de cursos;
Portarias e acúmulos de cargos;
Guias médicas;
Contagem de pontos para promoção;
Avaliações (da equipe de direção).
Para serem de fácil acesso, a documentação referente a consulta regular devem ser guardados em um arquivo de pastas suspensas, identificadas e organizadas com divisórias e plásticos, alguns exemplos são:
Censo escolar anual;
Decretos e resoluções da Secretaria de Educação;
Fichas para o atendimento aos pais;
Contratação temporária de funcionários;
Encaminhamento para conselho tutelar;
Calendário do ano em vigor, do anterior e do seguinte;
Lei Orgânica do Município;
Catálogo com os livros da biblioteca e os adotados no PNLD;
Patrimônio (inventário patrimonial);
Planta da construção do imóvel;
Ofícios recebidos e enviados;
Quadro de horas extras;
Quadro de entrega de documentos.
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Vale destacar que com a adoção de um sistema de gestão escolar, as informações ficam em um banco de dados e podem ser acessadas a qualquer tempo pelos colaboradores, responsáveis e alunos.
O aluno, por exemplo, pode acessar de qualquer lugar e dispositivo, através do portal do aluno online e aplicativo escolar, o boletim, notas, faltas, materiais, avisos, ocorrências e agenda de eventos.
Já os pais podem acessar além das informações disponibilizadas aos alunos, todo o histórico do financeiro, podendo inclusive emitir uma segunda via de um boleto vencido com o valor atualizado ou de um boleto a vencer.
Saiba mais aqui sobre a estrutura e funcionamento de uma secretaria escolar.
O sistema de gestão escolar também facilita a vida dos professores, permitindo que lancem as notas, avaliações, conteúdo ministrado e façam a chamada, através do portal online via desktop, tablet ou celular.
O sistema de gestão escolar permite que a emissão e impressão de documentos sejam feitas em poucos cliques, sem que precise fazer buscas em pastas e gavetas, o que agiliza o trabalho.
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1 comentário para " Secretaria Escolar: Métodos para organizar a documentação"
SOLANGE MARIA BARROS TORRES comentou:Responder
9 de fevereiro de 2021 at 12:53
Tenho uma dúvida. Ao emitir uma transferência por exemplo, os documentos que vão tem que ser os originais ou cópias?