Início Metodologias de Gestão de Projetos: Guia Resumido
admin 19 de maio de 2020 Comente! Sem categoria
Escolher uma metodologia de gestão de projetos é igual seguir uma receita para fazer cookies de chocolate.
Uma receita pode usar manteiga à temperatura ambiente, outra recomenda que se derreta a manteiga, uma pede por chocolate ao leite, outra pede por chocolate meio amargo.
Cada receita leva à cookies de chocolate deliciosos, mas os passos, ingredientes e técnicas de cozinha são diferentes uns dos outros.
"Tá, mas como eu faço para escolher a melhor metodologia de gestão para meus projetos?", você nos pergunta.
E nós respondemos: olha, depende. Depende das restrições do projeto, depende da timeline de seu projeto, depende das ferramentas que você tem acesso e das pessoas da sua equipe.
A partir de agora vamos trazer para você um resumo do que são as metodologias mais comuns de gestão de projetos, para que você tenha uma ideia do que é cada uma delas, como elas funcionam, e se elas se encaixariam ou não em sua empresa.
LEMBRETE IMPORTANTE: esse post traz somente um breve resumo. Se você se interessar em alguma delas em específico, por favor, aprofunde mais sua pesquisa!
Os grandes chefs saboreiam a comida enquanto cozinham, para que possam adicionar novos ingredientes, buscando assim criar o melhor prato.
A metodologia Agile é como provar o projeto à medida que se avança nele, ajustando-o conforme a necessidade.
O planejamento começa com os clientes descrevendo como o produto final será usado, seus benefícios, etc., para que a equipe consiga ter um bom entendimento a respeito das expectativas do produto.
Uma vez iniciado o projeto, as equipes passam pelo processo de planejamento, execução e avaliação de tarefas – aquilo que pode mudar a entrega final.
A colaboração contínua é fundamental, tanto entre os membros da equipe quanto com as partes interessadas do projeto, para tomar decisões totalmente embasadas em informações.
Pró: Essa abordagem é benéfica para projetos criativos, com objetivos flexíveis, que possam ser modificados no meio do caminho.
Contra: Cronogramas e orçamentos são difíceis de se definir, e as partes interessadas devem ter tempo hábil e vontade de participar ativamente no trabalho do dia-a-dia.
Essa metodologia redefine o sucesso, não somente entregando o projeto a tempo e com sobra de recursos, mas também alcançando o benefício desejado no início do projeto.
Vamos a um exemplo: digamos que seus clientes querem aumentar sua taxa de conversão de vendas em 15%.
Eles então contratam você para gerenciar o desenvolvimento de um novo software de CRM que irá ajudar a equipe de vendas a personalizar suas comunicações, rastrear os históricos de vendas e determinar a linguagem e os prazos de comunicação ideais.
Você então entrega um CRM com esses recursos, no tempo estimado e dentro do orçamento. Sucesso, certo?
E se as taxas de conversão de vendas do seu cliente aumentarem apenas 5% no fim das contas?
Com a metodologia de Gerenciamento de Realização de Benefícios, seu projeto não é concluído com sucesso até que os benefícios desejados pelo cliente sejam alcançados – neste caso, até que a taxa de conversão de vendas seja superior a 15%.
Pró: Essa abordagem garante que seus clientes percebam um valor real em seus projetos, fornecendo resultados finais sobre os quais todas as partes interessadas realmente se preocupam.
Contra: Os benefícios nem sempre são exatos, mensuráveis ou científicos, por isso pode ser difícil saber se eles foram realmente alcançados – ou se seu projeto realmente contribuiu para esse sucesso alcançado.
É necessário pensar meticulosamente no desenvolvimento de métricas efetivas para mensurar os resultados de seu projeto (ROI, tempos de entrega mais rápidos, maior satisfação do cliente, etc.).
Corrente Crítica (CCPM)
Os atrasos de projeto normalmente são causados por recursos que não estão disponíveis quando você precisa deles.
A CCPM evita que isso ocorra, construindo um cronograma de projeto que primeiro identifica uma "cadeia crítica" de tarefas, e depois reserva recursos para essas que essas tarefas sejam concluídas.
Seu cronograma pode ser maior, mas você tem uma maior probabilidade de prever prazos realistas.
Pró: As tarefas podem ser feitas colaborativamente, pois você sabe que todos os principais recursos de seu time estarão disponíveis quando você precisar deles.
Contra: Essa metodologia pode não ser tão eficaz em projetos de prazo curto, uma vez que os planos da CCPM são criados em gaps de tempo extra ao longo da corrente crítica.
Determine a linha de tempo mais curta do seu projeto e ajuste-se aos prazos de mudança usando o CPM.
Você irá começar analisando todas as tarefas absolutamente necessárias para completar seu projeto e, em seguida, irá estimar os tempos de conclusão para cada etapa, incluindo dependências de tarefas, marcos e resultados finais.
Pró: Períodos específicos de tempo podem ser atribuídos para cada tarefa, de modo que os gerentes de projeto podem comparar o que deveria acontecer com o que acontece diariamente.
É ideal para projetos com prazos curtos.
Contra: Os críticos dessa metodologia dizem que uma grande desvantagem é que o CPM não considera a disponibilidade de recursos no planejamento, então você pode ficar com um plano excessivamente otimista no fim das contas.
A sua empresa usa uma dessas metodologias de gestão de projetos? Funciona? Não funciona? Conte-nos sobre sua experiência com esses projetos nos comentários abaixo!
Até aqui mostramos quatro das metodologias de gestão de projetos mais utilizadas mercado afora, de maneira resumida, para que você entenda um pouco melhor quais são essas metodologias, quais são seus prós e contras, e aprofundar suas pesquisas a partir daí.
Esperamos que você esteja gostado!
Mas não são somente essas quatro metodologias que estão no mercado, há muito mais!
E se você quer ser um gerente de projetos realmente bom, continue lendo este post.
Tem mais pela frente! Vamos continuar?
Metodologia da Cadeia de Eventos (ECM)
A maioria dos projetos não sai exatamente de acordo com o plano inicial.
Muitas vezes os riscos são difíceis de identificar e analisar, e os gerentes de projeto podem estar sob pressão das partes interessadas para criar prazos otimistas, orçamentos mais baratos, etc.
A metodologia da Cadeia de Eventos ajuda a reconhecer e planejar riscos potenciais que podem estar fora do escopo do projeto.
Ao usar técnicas como a Análise de Monte Carlo e Diagramas da Cadeia de Eventos, os gerentes de projeto podem ver como os eventos externos afetam as tarefas do projeto, e determinam a probabilidade de ocorrerem certos riscos.
Pró: Ao visualizar a relação entre eventos externos e tarefas, os gerentes podem criar planos de projetos mais realistas.
Contra: É fácil esquecer que os eventos externos podem não ser somente ameaças ao seu projeto – eles também podem se apresentar como oportunidades!
Esmagar todas as situações externas ao seu projeto pode significar esmagar excelentes oportunidades no fim das contas.
A metodologia XP apresenta ciclos de desenvolvimento curtos, lançamentos frequentes e colaboração constante dos clientes.
A produtividade é alta e a abordagem é adequada para projetos complexos.
As equipes regidas por essa metodologia permitem mudanças dentro de suas sprints: se a equipe ainda não começou a trabalhar em um recurso, uma tarefa semelhante pode ser trocada para substituí-la.
As equipes evitam o excesso de trabalho através de uma colaboração eficaz, escrevendo o código de maneira mais simples possível para se produzir o efeito desejado.
Pró: a XP é eficiente, focada na simplicidade.
As equipes trabalham em um ritmo sustentável, o que significa que não há semanas de trabalho de 80 horas, que levam ao burnout e não há trabalho de baixa qualidade devido a exaustão.
Contra: Críticos dessa metodologia advertem que a força dessa metodologia não está no processo em si, mas sim na engenhosidade de membros específicos da equipe.
Se as suas principais prioridades são um fluxo de trabalho contínuo e um fluxo lento e constante de entregas, Kanban é a metodologia certa para você.
Gerentes de projeto criam representações visuais para o fluxo de trabalho (muitas vezes usando um quadro branco ou post-its) para descobrir os problemas ocorridos durante as tarefas, evitando que elas sejam bloqueadas.
Os post-its são movimentados conforme o status de cada tarefa muda, fazendo com que o projeto como um todo tenha uma representação bastante gráfica.
Pró: O Kanban ajuda as equipes a entenderem onde seu tempo realmente está sendo gasto, tornando possível uma melhoria de rendimento.
Contra: Variações na demanda do cliente – como o início da temporada de férias, por exemplo – pode tornar o Kanban ineficaz, uma vez que é projetado para fluxos estáveis de produção.
Fazer mais com menos, entregar alto valor, com alta qualidade e com menos mão-de-obra, menos dinheiro e menos tempo.
Na metodologia Lean, você analisa seu projeto como um todo, quebrando ele em vários processos, buscando identificar os gargalos e atrasos que poderiam vir a ocorrer em seu projeto e trabalhar antecipadamente para eliminá-los.
Pró: Essa abordagem é especialmente interessante se você precisa encontrar algum modo de diminuir seu orçamento, cumprir prazos rápidos ou obter grandes resultados com uma equipe enxuta.
Contra: Como o objetivo final é fazer as coisas serem mais rápidas e mais baratas, as partes interessadas precisam tomar decisões rápidas e estarem preparadas para manter essas decisões – pensar duas semanas sobre qual decisão tomar não combina com o processo Lean.
Pedimos um favor: não confunda essa metodologia com o Prince, que cantava Purple Rain (apesar de ele também ser bom!).
A sigla PRINCE vem de "PRojects IN Controlled Environments", ou "projetos em ambientes controlados".
Nessa metodologia, deve existir uma justificativa de negócio para que o projeto exista.
O primeiro passo é identificar uma necessidade clara, clientes direcionados, benefícios realistas e fazer uma avaliação de custos completa.
Uma espécie de "conselho" é formado para ficar responsável pelo projeto, e um gerente de projeto supervisiona as atividades diárias.
Pró: A extensa documentação envolvida em projetos PRINCE2 pode ser muito útil com planejamento corporativo e rastreamento de desempenho.
Contra: Pode ser difícil se adaptar às mudanças do projeto, já que muitos esforços são feitos para criar e manter esses documentos (e logs) em cada etapa do processo.
Encontrou uma metodologia que você mais gosta? Curioso para saber se ainda existem outras metodologias? Então continue lendo este post.
Agora que você já está por dentro da grande maioria das metodologias de gestão de projetos, e tem uma leve ideia do que cada uma delas faz, você está começando a ter o conhecimento necessário para se estabelecer como um gerente de projetos.
Para finalizar, aí vão mais seis metodologias, para que você possa escolher a abordagem vencedora da vez quando chegar a hora de um projeto cair em suas mãos!
Quer "pensar verde"? O PRiSM ("PRojects Integrating Sustainable Methods", ou "projetos integrando métodos sustentáveis") combina o planejamento do projeto com medidas de sustentabilidade ambiental.
Pró: Alinhar a estratégia corporativa com responsabilidade social pode melhorar a reputação de uma empresa, além de tornar possível a redução do consumo de energia, reduzir custos de distribuição e um melhor gerenciamento de resíduos industriais.
Contra: A responsabilidade ambiental deve ser uma prioridade em todos os níveis da empresa – desde executivos até gerentes – para que seja verdadeiramente bem-sucedido. E na grande maioria das vezes os projetos englobam apenas parte dessa hierarquia.
Gerenciamento de Projetos Baseado em Processos
Aqui, tudo é sobre "missão cumprida". Todo o projeto é definido pela missão ou declaração de visão de sua empresa, quer ela seja "alimentar os sem-teto", quer seja ela "melhorar a colaboração global".
Antes do lançamento do projeto, o plano é analisado para avaliar se ele estará à altura da sua declaração de missão.
Se não for, todas as estratégias e metas são ajustadas para atingir esse objetivo, se for, o projeto é então iniciado.
Pró: Essa abordagem ajuda a garantir que cada projeto se alinhe com a visão estratégica da organização, e a eleve cada vez mais.
Contra: Ajustar os projetos e processos de cada equipe para atender a missão pode levar muito tempo.
Outro ponto negativo dessa metodologia está em não permitir projetos paralelos, portanto, se sua empresa quiser assumir tarefas que não estejam relacionadas aos valores de sua empresa, você terá que revisar primeiro a declaração de missão dela.
Produtividade, esse é o grande foco do Scrum. Pequenas equipes são mediadas por um scrum master, cujo trabalho é remover quaisquer barreiras ao progresso da equipe.
Leitura recomendada: Conheça quais são os fundamentos da metodologia Scrum
O trabalho normalmente é feito em uma série de sprints de duas semanas, e os membros da equipe estão em constante comunicação através de reuniões diárias de Scrum.
Pró: Novas funcionalidades podem ser testadas rapidamente, e erros corrigidos imediatamente.
Contra: Projetos Scrum são propensos a deformações de escopo. Como a equipe é uma unidade pequena e próxima, um membro que deixe a equipe também pode interromper todo o projeto.
O Six Sigma é um processo de melhoria de qualidade, destinado a reduzir o número de defeitos nos setores industriais e industriais, ou o número de erros no desenvolvimento de software.
Uma classificação de "seis sigma" – o topo da classificação – indica que 99,99966% daquilo que é produzido é livre de defeitos.
Pró: O Six Sigma é uma metodologia muito proativa, e examina todo o processo de produção para identificar as melhorias do processo, mesmo antes que os defeitos apareçam.
Contra: Essa abordagem holística também pode levar à rigidez no processo de planejamento, o que poderia limitar a criatividade e inovação de sua equipe.
Essa metodologia combina a eficiência da metodologia Lean com a melhoria de processo baseada em estatísticas da Six Sigma.
Ela corrige os problemas de fluxo de trabalho e elimina o desperdício, ajudando você a entender como o trabalho é feito, e identificar quais aspectos do seu projeto são mais valiosos para o cliente.
Pró: Além de tornar seus projetos mais eficientes e econômicos, o Lean Six Sigma mantém a equipe toda envolvida ativamente na melhoria de processos, levando a um senso de propriedade e responsabilidade.
Contra: O Lean Six Sigma geralmente envolve mudanças grandes na forma com que o trabalho é feito, então certifique-se de que você – e também os executivos da empresa, partes interessadas e outros gerentes – estão preparados para a quantidade de tempo, esforço e recursos necessários para ser bem-sucedido com este método.
Imagine o caminho feito por uma cascata: o rio corre lá em cima, despencando em uma queda d'água, continuando seu caminho lá em baixo, sem sair de seu fluxo principal.
É assim que funciona essa metodologia de gestão de projetos.
Com metas e um cronograma claramente definidos, as equipes trabalham em tarefas sequencialmente, completando uma linha antes de passar para a próxima.
Pró: Essa metodologia requer um planejamento bastante rigoroso, e esse rigor geralmente resulta em prazos e orçamentos precisos.
Contra: É difícil se adaptar a qualquer mudança do projeto – ou modificar e corrigir etapas anteriores (a água não pode correr para trás!) – então você precisará ser proativo para antecipar os problemas antes que eles possam afetar seu fluxo.
15 metodologias depois, estamos confiantes de que você tem o conhecimento que precisa para aprofundar seus conhecimentos nas metodologias que você acredita serem as melhores para sua empresa e seus projetos!
Qual metodologia sua empresa usa? Você enxerga algum pró ou algum contra que não foi citado aqui? Compartilhe sua visão nos comentários abaixo!