Um dos principais fatores para que o profissional tenha sucesso no mundo corporativo é saber usar o tempo a seu favor. É imprescindível que a pessoa seja produtiva e dinâmica para crescer dentro de uma empresa, ter um bom cargo e garantir o seu emprego. Com prazos apertados, agendas lotadas e necessidade de qualidade cada vez melhor, é necessário que as pessoas saibam otimizar o tempo no trabalho.
Porém, muita gente tem uma ideia errada de produtividade e, por isso, se torna obcecada por ela e se esquece de pequenos detalhes que fazem toda a diferença na hora de realizar as tarefas no trabalho. Muitas armadilhas são apresentadas no dia a dia e cabe a cada um saber como se desvencilhar delas. Então, conheça agora 10 dicas valiosas que podem ajudar você a organizar seu tempo e garantir, quem sabe, uma promoção na empresa.
1 – Você precisa agir. Força de vontade não é tudo
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Ter força de vontade para realizar uma tarefa é muito importante, mas não adianta muita coisa se você não botar a mão na massa e agir sempre com pensamento positivo. Uma pesquisa realizada por Janet Polivy mostra que nosso cérebro teme grandes projetos porque somos propensos a desistir no primeiro obstáculo.
Portanto, não adianta só ter força de vontade; é necessário trabalhar o cérebro para que se tenha sucesso em um projeto e começá-lo imediatamente. Pode parecer assustador para algumas pessoas, mas é o primeiro passo para ser produtivo. Todos passam por dificuldades, mas tentar adiá-las não vai fazer com que elas sumam.
2 – Pausas
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Pare. Respire. Saia da frente do computador por um tempo. Trabalhar cinco, seis horas ininterruptas na frente do monitor não é bom para você nem para a empresa, pois a sua produtividade tende a cair consideravelmente. É difícil ser produtivo quando o seu nível de energia está baixo. Dê uns minutos de folga para si mesmo.
O indicado é um descanso de 15 minutos para cada 90 minutos trabalhados. Se esse intervalo de tempo for muito grande, 10 minutos já podem ajudar. Dê um pequeno passeio, converse com outros colegas que também estejam em pausa, coma alguma coisa, relaxe o corpo, tudo isso vai ajudar você a voltar para o trabalho bem mais disposto.
3 – Crie listas e defina prioridades
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Uma boa dica é criar listas para as suas atividades do dia. Você pode fazer isso em uma folha de papel, em planilhas eletrônicas no seu computador ou até mesmo no quadro branco da empresa. Crie duas colunas. Na primeira, você vai colocar o tempo de sua produtividade. Na segunda, liste as tarefas que pretende realizar nesse tempo.
Não se esqueça de reservar o tempo da sua pausa. Não marque nenhuma atividade dentro desses 10 a 15 minutos separados para o seu descanso. Essa estratégia costuma funcionar bem porque você vai monitorar e acompanhar o seu progresso, realizando as tarefas prioritárias em primeiro lugar.
4 – Multitarefas podem ser uma cilada
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Não, ser produtivo não quer dizer realizar muitas coisas ao mesmo tempo. O nosso cérebro tende a ficar confuso, confundir as tarefas e, então, adeus produtividade! Se queríamos ser eficientes e fazer tudo de uma só vez, tudo vai por água abaixo quando tomamos a decisão de realizar multitarefas, e nada sai como o planejado.
Novamente voltando à dica 3, crie prioridades dentro das suas atividades. O que precisa ser primeiro deve vir logo no começo da lista. Faça toda a tarefa antes de partir para a segunda. Pensando em um só assunto, sua mente trabalha melhor e mais rápido e você terá tempo suficiente para realizar tudo o que planejou.
5 – Planejamento do dia seguinte
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Antes de ir embora, crie o costume de planejar o que deve ser feito no dia seguinte. Não é necessário criar uma lista de tarefas (isso pode ser feito no próprio dia), mas separe o que ficou pendente e tudo o que será prioridade para o dia seguinte (se aparecerem mais coisas, replaneje as atividades).
Segundo uma pesquisa da Kellog School, acreditamos que somos capazes de organizar rapidamente o nosso dia, o que, na maioria das vezes, não acontece, resultando nas multitarefas que devemos evitar. Portanto, planejar mesmo que superficialmente o seu dia de amanhã ajuda você a otimizar o tempo.
6 – Perfeccionismo pode não ser tão bom assim
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Muita gente costuma passar tempo demais calculando todos os mínimos detalhes sobre determinado projeto ou tarefa. Poderia até ser bom diante do fato de que tudo sairá da melhor maneira possível. Mas não podemos nos esquecer de que temos um prazo a cumprir e outras atividades a serem feitas.
Dê o seu melhor para o que estiver fazendo, mas sem exagero. Faça de tudo para que o seu trabalho saia da melhor maneira possível, mas que seja feito dentro do tempo estipulado, sem alterar a sua organização. Se você trabalha em equipe, isso é ainda pior, pois pode acabar atrapalhando também o trabalho das outras pessoas.
7 – Tire proveito de tudo o que aparece na sua frente
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Leia tudo o que puder sobre o seu trabalho e sobre as tarefas que está desempenhando. Jornais, revistas, livros, tudo isso é muito importante para que você saiba o que fazer e como fazer. Sempre que tiver alguma dúvida, pergunte e preste toda a atenção na resposta dada, absorvendo todas as informações necessárias.
Preste atenção no trabalho dos colegas, principalmente no daqueles com mais tempo de empresa. Observe como eles agem, o que eles fazem e, sempre que puder, converse com eles sobre os projetos. As pessoas podem ter dicas sobre o seu trabalho e isso pode ajudar você de uma maneira que você nem imagina.
8 – Faça bom uso da internet e evite distrações
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Ao mesmo tempo que é uma aliada, a internet também pode ser a grande vilã daqueles que trabalham na frente do computador. Isso porque muitas empresas não restringem o uso da web, e alguns funcionários abusam, deixando messengers, redes sociais e sites diversos abertos durante o horário de trabalho.
Se você tiver um tempo vago e a sua empresa permitir, você pode até usá-lo para verificar suas coisas pessoais. Mas, na maior parte do tempo, foque no trabalho e somente nele. Tenha autocontrole e, se necessário, utilize alguns programas e aplicativos que bloqueiam as páginas. Pode ser uma boa saída.
9 – Beba água e se alimente corretamente
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Reduza a quantidade de café. Ele pode até tirar o seu sono, mas vai te deixar elétrico, o que não ajuda na concentração. Em vez disso, beba bastante água. Quando seu corpo está hidratado, o cérebro funciona melhor e o pensamento flui com mais intensidade. Não espere ter sede para beber água. Uma boa dica é deixar uma garrafinha ao seu lado.
Também não se esqueça de se alimentar de 3 em 3 horas. Prefira alimentos com alto teor de proteína e fibras, pois ajudam na produtividade. Frutas também são bem-vindas. Mas evite, ao máximo, alimentos cheios de açúcar, sódio, gordura e ingredientes que fazem mal à saúde. Você terá muito mais disposição para enfrentar o seu dia.
10 – Roupa suja se lava em casa — evite levar problemas pessoais para o trabalho
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Brigou com a esposa/marido? Está com problemas com os filhos? Bateu o carro? É difícil, mas o que é pessoal deve ficar em casa. Na empresa, você deve estar 100% para poder exercer as suas atividades com produtividade. Quando isso não acontece, você se torna menos produtivo e o fato pode resultar em um trabalho malfeito.
Como ninguém quer gastar tempo refazendo o que já foi feito por não estar da maneira correta, a melhor forma é esfriar a cabeça, pensar com calma em tudo o que está acontecendo e tentar acertar os problemas pessoais longe do ambiente de trabalho. É melhor para todos e suas tarefas sairão sempre da melhor maneira possível.
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E você? Tem mais alguma dica que pode ajudar as pessoas a serem produtivas no trabalho? Compartilhe com a gente!