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agustinho risso
Estruturação de Escritórios de Engenharia e Arquitetura – Parte 2 de 2
20 Abr 2020 - 08:00
Agustinho Risso
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Continuando o conteúdo anterior em que foi descrito como conduzir o diagnóstico e estruturação das técnicas de gestão de um escritório de engenharia e arquitetura, iremos agora falar um pouco mais sobre como gerenciar os dados dos novos e melhores processos, assim como garantir que isso seja perene na empresa!
3ª Fase - Painéis de desempenho
Painel Comercial
Nessa fase, continuamos seguindo as priorizações das fases anteriores do projeto, estruturando primeiramente os dados de desempenho do processo comercial.
Nesse painel, monitoramos o tempo que cada potencial cliente fica em cada fase do processo no painel "Tempo Médio por Fase" pois a ideia é entendermos tanto a evolução desses tempos ao longo do tempo para avaliarmos se o processo comercial melhora ou piora, mas também quais fases são críticas para o fechamento fechar mais rápido e eventualmente precisariam de uma otimização prioritária.
Para a gestão comercial, também é importante monitorarmos no painel "Ciclo de vendas por Ano e Mês" o tempo para ciclo de vendas de cada mês, que nada mais é do que o tempo total médio que os potenciais clientes demoraram para atravessar o processo comercial naquele mês. Monitorar esse dado servirá também para que trabalhemos sempre para reduzir o ciclo de vendas de modo a otimizar o desempenho desse processo e impactar cada vez mais os resultados financeiros.
Painel do Portfólio de Projetos
A integração entre os processos de gestão de projetos, gestão de metas e desdobramento de metas, viabiliza a visualização do cronograma de todo o portfólio de projetos, como na imagem acima.
Nesse painel, vemos o cronograma tanto em alto nível, relacionado às fases planejadas, quanto ao nível de tarefa, relacionado ao desdobramento de metas.
Dessa forma, conseguimos planejar melhor a alocação de recursos por tipo de fase, preenchendo espaços vazios e dando prazos mais realistas para novos projetos, pela visão plena e principalmente dinâmica do portfólio de projetos, evitando que cronogramas estáticos ou com déficit de atualização sejam usados como referência de planejamento.
Filtros complementares por responsável, fase e projeto podem ser feitos para avaliar o desempenho da linha de base do cronograma, indicando a diferença na linha tracejada que representa a data de hoje e o percentual de conclusão do cronograma, representado pelo preenchimento com cores mais escuras nas barras.
Painel de metas
O desempenho para gerenciar a metas deve ser o principal foco da empresa, pois se os dados representarem bons resultados, demonstrarão que as necessidades dos clientes são plenamente atendidas e a empresa está apta para continuar crescendo. Por outro lado, se a operação demonstrar baixos índices de alcance das metas, a equipe pode estar tendo problemas de produtividade, ou acumulo de projetos mal planejados.
Manter o monitoramento e controle disse é fundamental para termos constância na entrega de valor e crescimento da empresa tanto em receita, quando em volume de trabalho entregue com qualidade, custo e prazos adequados.
A maturidade no processo de gestão de metas permitirá que a empresa também remunere os profissionais pelo índice de desempenho nesse processo, criando um ambiente meritocrático em que quem performa mais, também recebe mais por isso.
Após a estruturação do painel de gestão de metas, vamos para o "último" painel do modelo de gestão, o painel financeiro.
Antes de irmos para o painel financeiro, vale ressaltar que a palavra último está entre aspas pois essa abordagem trata-se da aplicação do método gerencial aos processos que entregam valor nesse tipo de negócio. Porém, por essência, a aplicação do método, quando levada a sério, melhora progressivamente e essas melhorias muito provavelmente demandarão a criação de novos visuais de gestão conforme as técnicas de análise de dados e planejamento demandem.
Além disso, a vantagem desse modelo é que os principais usuários dos processos podem aprender a flexibilizá-lo, retirando dados que não fazem sentido e adicionando outros que podem ser considerados estratégicos a qualquer momento, pois o modelo de gestão não é feito em um "software de prateleira" inflexível, ou com uma flexibilidade caríssima, mas em uma plataforma similar a um lego, em que o processo adere às necessidades da empresa e não o contrário.
Painel financeiro
Nesse painel, além de termos os benefícios de visualizar a diferença entre a receita e a despesa ao longo dos meses, a evolução do resultado específico e acumulado, resultado geral mensal e dados específicos de projetos que podem ser filtrados, o maior benefício é a possibilidade de automaticamente verificar o resultado por projeto, que é algo muito necessário e relativamente escasso na maioria dos escritórios de eng. e arquitetura, pois para termos a visão do resultado por projeto, não basta pegar a receita do projeto e subtrair os custos diretos (quando existem), é necessário uma abordagem específica para esse tipo de negócio.
Como sabemos, qualquer processo de apuração de custos totais, que não contemplam apenas os custos diretos, precisará de um critério de rateio. Afinal de contas, como compor os custos de um produto vendido, considerando que a receita pela venda dele tem que pagar a conta de luz da contabilidade que teve um envolvimento apenas indireto com a operação principal? Precisamos selecionar critérios e ratear.
Em serviços, por termos termos a apuração de custos diretos menos palpável do que em produções de produtos como aquisições de embalagens e matéria prima, temos 2 abordagens recomendadas.
1 - Considerar que os custos específicos de cada projeto são proporcionais ao percentual da receita do mês que aquele projeto representa. Por exemplo: a receita o projeto X no mês 4 representa 30% da receita do mês, portanto, 30% de todos os custos indiretos vão para ele.
2 - Usar um software de gestão de horas aplicadas aos projetos e outras tarefas não relacionadas como organizar agenda, atender potenciais clientes e fazer reuniões de gestão.
Inicialmente, recomendamos sempre a aplicação da primeira abordagem, por ser simples e automática no painel do Power BI após a criação dos parâmetros necessários. Além disso, de certa forma representa a realidade, uma vez que projetos que representam maior receita normalmente terão mais trabalho destinado a ele e vice e versa.
Conforme a empresa evolui a aplicação método gerencial como um todo e precisa de novas visões, incluindo as financeiras, podemos transitar para a abordagem 2, mais precisa, sem problema algum.
Com a visão do cenário financeiro refletindo por uma relação de causa e efeito o desempenho das operações, iniciamos a ultima fase do projeto. A operação assistida.
4ª Fase - Operação Assistida
Nessa fase, como diz o velho ditado, começamos a de fato separar o joio do trigo, ou em outras palavras, os homens (ou mulheres) dos meninos (ou meninas).
Como vocês podem perceber, essa abordagem pode, se levada a sério, transformar de maneira profunda a maneira que toda a empresa faz gestão.
Com ela, não dependemos mais de pessoas, mas de bons processos que demonstrarão quão bem estão as pessoas, invertendo completamente o "jogo do desempenho".
Sem isso, é muito fácil em uma reunião de gestão qualquer sair a pergunta "como está o projeto X?" e a resposta ser "ah, está tudo bem.. tivemos alguns probleminhas mas vai dar tudo certo!". Quem nunca ouviu isso? Será que é verdade? Pode ser que sim, afinal de contas, o que é "tudo certo" para você? Quão alta está a "sua régua"? Você se satisfaz com esse tipo de relatório de status? Um comentário prometendo que tudo vai dar certo?
Perceba que para os profissionais que usam esse tipo de irresponsabilidade com os recursos financeiros da empresa, a consolidação desse modelo será um caos, pois as velhas desculpas perdem força e os números mostrarão a verdade, não mais a percepção subjetiva das coisas.
Nesse momento, percebemos as equipes que de fato querem transformar o negócio em uma "máquina de gerar resultado" ou estão apenas levantando motivos para ter "esquecido"ou não ter "tido tempo" de atualizar o sistema.
O tempo, como todos sabem, é o mesmo para todos, o que cada um faz com ele que é o grande diferencial e não estou falando isso por querer colocar gratuitamente nesse conteúdo mais um clichê tão conhecido, mas para lembrar você leitor que toda e qualquer mudança que expõe os defeitos da empresa e das pessoas, irá doer, e muito...Porém, a noticia boa é que suportar essa dor e ver os resultados mudarem para melhor com diligência de gestão e disciplina é a linha entre o constante progresso ou fracasso futuro da sua empresa no médio e longo prazo.
Grande abraço 😉
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