Na gestão de projetos, você sabe dizer quando menos é mais?
A maioria das áreas de projetos — ou das de TI, onde normalmente tudo começa — adotam a seguinte regra quando pensam em metodologias de gestão: quanto mais processos, controles e templates, mais robusta será nossa metodologia e mais rápidos vamos avançar para a maturidade. Via de regra, a dura verdade é que um esforço enorme será empenhado na produção de requintados processos, metodologias e softwares extremamente complexos, que, muitas vezes, em vez de apararem as arestas no caminho para a evolução da gestão de projetos, arriscam tudo ao incluir rotinas e atividades que apenas engessam e tornam a empresa burocrática.
Na busca pelo método perfeito de gestão de projetos, os profissionais acreditam que devem continuamente adicionar novos detalhes a seus métodos de gestão para manter a organização inovadora. É como se a alta gestão não pudesse confiar no processo originalmente projetado. O incrível é que, por mais que entendamos cada vez mais sobre gestão de projetos, tenhamos softwares de Project Portfolio Management (PPM) mais sofisticados e com recursos avançados, estudos ainda mostram pouquíssimas evoluções no que diz respeito a tarefas simples, como a entrega do projeto dentro do prazo, do orçamento e atendendo às expectativas do cliente. Não deveria ter mistério aí, não concorda?
Quer fazer seu PMO efetivamente entregar valor para a organização? Então que tal usar o princípio da navalha de Occam? Esse princípio diz que sempre devemos optar pela hipótese mais simples para explicar ou resolver uma questão, o que só reitera a teoria de Albert Einstein de que tudo deve ser feito o mais simplesmente possível, mas sem chegar a ser simplista. Por isso, chegou a hora de cortar o que não gera valor!
Se a reunião se tornou um mero ritual vazio, corte. Se ninguém preenche o termo de abertura, trate de substituí-lo por um Canvas. Se ninguém utiliza adequadamente seu mais completo software de controle de projetos, mude para uma planilha de eletronica— sim, isso mesmo: Planilha!!! O importante é gerar valor para quem gerencia os projetos, para o cliente, que espera o resultado final, e para a diretoria, que quer ver metas e objetivos sendo entregues dentro das expectativas — ou, de preferência, ultrapassando-as!
Aqui vale relembrar que o genial arquiteto Mies van der Rohe, durante a década de 20, tinha um lema que não só pode como deve ser adotado por absolutamente todos que pensam em implementar um processo eficiente de gestão de projetos: menos é mais! Pois o que mais precisamos na gestão de projetos é fazer mais com menos, afinal, a perfeição é atingida não quando não existe mais nada a acrescentar, mas quando não há mais nada a ser tirado. E, convenhamos, quão melhor o mundo não poderia ser se mais profissionais de projeto conseguissem — ou pudessem — aderir a tal princípio, não é mesmo?
Nós, da Project Builder, sempre pensamos: é possível ser mais simples? E todas as vezes em que percebemos que a evolução foi longe demais, trabalhamos para emagrecer e simplificar ao máximo qualquer que seja o projeto. Quer uma metodologia que realmente funcione? Toda vez que pensar em incluir algo novo em sua gestão de projetos, lembre-se do KISS — abreviação paraKeep it Simple, Stupid, ou mantenha isso simples, seu idiota! Se chegar à conclusão de que não está simples o suficiente, corte! Se já tiver atingido o nível de simplicidade ideal, continue. O segredo é adotar o "menos é mais" como mantra. Agora olhe para seu processo de gestão de projetos e se pergunte: é possível cortar?
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