Integração na empresa - entenda a importância dessa etapa na jornada
Uma das etapas mais importantes em todo o processo de atividade de um colaborador é, sem sombra de dúvidas a integração na empresa. A recepção inicial é determinante para gerar no novo integrante um senso de pertencimento.
Nos últimos anos essa etapa tem ganhado muita importância nas empresas. E por isso, nenhum negócio pode negligenciar esse momento.
No entanto, antes de falarmos sobre as etapas desse processo precisamos alinhar qual o conceito de integração. Até para garantir que sua empresa não cometa os erros mais comuns desse processo.
Bom, em primeiro lugar precisamos conceituar o que é o processo de integração na empresa.
Integrar é o ato de tornar-se inteiro, fazer com que o outro se sinta parte, tornar-se comum, completo. Quando falamos em integrar um funcionário, o conceito é colocá-lo então como participante da cultura da empresa.
Para o novo colaborador que está iniciando sua jornada, se conectar com essa história é fundamental. Toda empresa, pequena ou grande, têm uma história a ser contada. E isso é uma arma poderosa para fazer com que todos, principalmente quem acabou de chegar, vistam a camisa da empresa.
Por isso, realizar um programa de treinamento de integração para os novos colaboradores é tão importante, pois valoriza a história da instituição e torna o período de adaptação o mais tranquilo.
Por que fazer a integração na empresa é importante?
A principal função da integração nas empresas é fazer com que a primeira experiência do novo colaborador seja a mais agradável possível. Repassar as informações para quem já está na empresa é algo fácil, mas para quem está iniciando a carreira na instituição é algo totalmente novo.
Ou seja, é primordial que a condução desse processo seja feito de maneira apaixonante. O brilho nos olhos de quem já vive a cultura da empresa faz com que o novo integrante veja o valor de fazer parte desse novo time.
Sendo assim, o real motivo do programa de integração é fortalecer a marca da empresa. Prezando sempre por direcionar o funcionário para que alcance seus objetivos, já estabelecidos, fortalecendo a imagem da empresa.
Quais são os erros mais comuns na integração?
Muitas empresas cometem alguns erros que, eventualmente, passam despercebidos.
Listaremos algumas falhas que podem estar passando despercebidas por você e seu time.
1. Não realizar a integração na empresa
Ignorar essa etapa a um nível de nem mesmo se preocupar com sua execução é horrível para a história da instituição. Não fazer a integração é desvalorizar seus funcionários. Além disso, isso também passa uma mensagem de descrédito e despreparo.
Eu já me deparei com situações, em empresas que já passei em minha carreira, onde o primeiro dia dos novos funcionários eram terrível. O novo colaborador chegava na sede e não sabia aonde ir. Muito menos o que fazer ou quem procurar! Essa experiência é muito negativa.
Caso sua empresa não realize essa etapa do processo de contratação e ambientação, então reflita sobre os impactos diretos que isso gera no seu colaborador.
2. Não ter a integração como algo importante
A integração não pode ser feita de qualquer maneira. Com o intuito de somente "cumprir o protocolo". Essa é uma das principais falhas do mercado hoje, fazer de qualquer jeito.
A primeira impressão que se passa nesse caso é de despreparo por parte da empresa. E claro, isso irá afetar diretamente na postura do funcionário e no desempenho de sua função.
3. Não preparar a integração com antecedência
Também já presenciei experiências do tipo: Hoje tem integração? E ser aquela correria para poder realizar o treinamento. Eu te pergunto, será uma ação bem feita?
Por isso ferramentas de controle em RH ajudam e muito para que essa falha não aconteça.
4. Interação apenas online
Algumas companhias têm preferido realizar uma integração 100% online. No entanto, nem todos concordam com essa abordagem.
A principal responsabilidade da integração é o acolhimento.
Fazer uma parte da integração online não tem problema. Mas o conceito de inclusão gerada pela recepção pessoal do profissional precisa existir.
Como eu devo realizar uma integração?
Para a realização de um programa de integração com bons resultados não basta entender o conceito. É importante compreender também quais são os principais erros. Para que dessa forma seja possível criar uma estrutura lógica para esse processo.
Por isso listaremos a seguir uma dica de processo a ser seguida. Tanto para a implementação do programa quanto para ajustes de programas já vigentes. Vamos lá?
Primeiramente, o RH e o departamento pessoal precisam realizar um alinhamento inicial.
Antes de tudo, para uma integração de resultados é necessário alinhar a data de entrada dos novos colaboradores. Assim como, os sistemas de gestão que ajudarão nesse processo!
Em seguida, prepare alguém na sua equipe (no mínimo duas pessoas) para a realização do treinamento de integração. Logo após, reserve a sala que será realizada a integração. Verifique então se tudo está funcionando, faça os testes necessários e organize o local.
E então você estará pronto para receber seus colaboradores. Mas, atenção! Esse primeiro contato precisa ser acolhedor e com energia! Preparar um café da manhã ou lanche da tarde pode ser uma boa pedida. É uma forma de incrementar a recepção e valorizar os novos colaboradores.
Depois do lanche, a integração continua!
Faça com que haja interação entre os novos colaboradores e os antigos. Sempre promova conversas e faça perguntas para que aconteça comunicação entre todos.
A construção do material deve conter alguns aspectos relevantes a serem abordados. Primeiramente, construa o histórico da instituição. Sobretudo, inicie o material com a história da marca, grandes conquistas e referências no mercado.
Mostre a estrutura da organização para o novo colaborador. Ele precisa saber quem são os gestores que lideram a empresa e quem são as pessoas que ajudaram a construir a história que você acabou de contar.
Por isso, é importante contar com um organograma (de preferência com fotos). Desenhe o raciocínio de como funcionam as hierarquias da empresa, das áreas e principalmente a quem ele irá se reportar.
Além disso, apresentar a missão, visão, valores e propósito da instituição é extremamente importante. Essa é uma etapa em que o responsável pela condução transmite o real sentimento por de trás das palavras.
Também é fundamental que o novo colaborador seja apresentado o quadro de benefícios que a empresa disponibiliza. Além disso, é importante também informar quais são as regras e regime interno. Além das responsabilidades da empresa para com o colaborador e também o que a empresa espera dele em troca.
Mostre também qual é o posicionamento da instituição em relação às avaliações. Periodicidade de feedbacks, as ferramentas que são utilizadas, como e quando são efetuadas.
Além disso, é importante oferecer também um material de apoio. Por isso, forneça uma cartilha com as informações passadas durante o treinamento. Apresente também o site oficial da empresa, a intranet, redes sociais e outros canais digitais que a empresa utiliza.
Por fim, encerre com um vídeo sobre a companhia. Um vídeo bem estruturado sempre é uma boa pedida para fechar esse processo com chave de ouro!
Estratégias simples, mas de um impacto muito positivo no seu programa!
Por isso, utilize dinâmicas para favorecer a interação durante a integração. O instrutor responsável pelo treinamento deve estar munido com, pelo menos, duas dinâmicas de interação.
Dessa forma, será possível criar uma conexão que seja a mais eficiente possível. E claro, isso também impacta para que o clima durante a integração seja leve e acolhedor.
Tenha também uma dinâmica de apresentação e uma segunda para ser utilizada do meio para o final do evento. Além disso, outra parte de extrema importância é a participação de um gestor.
Sempre organize para que algum gestor do alto calão dê uma palavra durante o treinamento. Isso trará ainda mais credibilidade ao que está sendo ministrado.
Ao final do treinamento, faça um tour por toda a empresa. Apresente o espaço físico, cada área e as responsabilidades de cada parte. Apresente também os gestores responsáveis de todas as áreas. Por mais que ele esteja vinculado à sua área de atuação, o novo colaborador não viverá apenas ali. Por isso, conhecer as demais áreas é de suma importância.
Ao retornar do tour realizado, finalize seu treinamento de integração com a "entrega oficial" de cada colaborador aos respectivos gestores. Cada um deles deve ser orientado sobre a responsabilidade da apresentação e acolhimento do novo colaborador na área específica.
Ao chegar no local especifico de trabalho, é primordial que o novo colaborador tenha um acolhimento pessoal. É importante que a equipe da qual fará parte deseje boas-vindas. Além disso, é importante que ele já tenha um espaço físico separado para ele.
Com a mesa já definida, computador configurado, e-mail corporativo, telefone, uniforme e demais equipamentos (conforme cargo e área) já organizados.
Isso fará com que o novo membro da equipe se sinta muito bem recebido e já demonstra o quanto a empresa/área é organizada. O feedback será extremamente positivo e o impacto dos primeiros dias irá facilitar o relacionamento com os demais funcionários.
A necessidade da integração nas corporações atualmente é por se tratar de um processo que busca o comprometimento do novo membro da equipe, visa acentuar a importância da função a ser executada e como funcionário deverá contribuir com a empresa.
O impacto desse entendimento será um colaborador com senso de pertencimento e esse sentimento trará impactos positivos para o alcance das metas e objetivos propostos.
Por isso, é crucial realizar esse processo de integração na empresa. Mesmo que não se siga todo o passo a passo que citamos, é importante realizar esse momento de alinhamento. É ele que garantirá o melhor engajamento no novo membro da equipe!