Consultório Online, Fidelização, Relacionamento
Um dos processos mais importantes dentro da rotina de um consultório médico é a confirmação de consultas, pois é uma forma eficiente de fazer com que os pacientes se organizem para não faltar ao horário agendado.
Com um número cada vez maior na venda de smartphones, o SMS é uma maneira eficaz de enviar lembretes para o seu público. Neste sentido, preparamos um artigo específico sobre o assunto, explicando a importância e os benefícios desse recurso.
A recorrência das faltas dos pacientes às consultas é um problema enfrentado por grande parte dos profissionais de saúde. Seja por uma agenda pessoal mal organizada ou pelo completo esquecimento, eles não comparecem no dia marcado, não cancelam o horário e nem dão sinal de vida.
Com isso, o consultório perde a oportunidade de atender outras pessoas que estão na fila de espera. A continuidade dessa situação pode trazer sérios prejuízos financeiros para você. Por exemplo, se o valor da sua consulta for R$ 100 e ocorrerem dois cancelamentos por semana, ao final de um mês, você perdeu R$ 800.
Por, isso, a importância de confirmar as consultas. Assim, ao manter na memória dos seus pacientes os agendamentos realizados, eles tendem a organizar o seu dia para não faltar ao compromisso.
Embora não seja possível ter a certeza de que essa mudança de comportamento ocorrerá, se, retornando ao exemplo anterior, você reduzir o número de cancelamentos para apenas um por semana, já diminuirá o seu prejuízo pela metade.
Porém, uma das dificuldades em fazer as confirmações com assertividade é a sobrecarga da secretária com diversas responsabilidades. Além disso, há um alto custo com telefonia. Neste sentido, você precisa implementar a confirmação por envio de SMS.
Como funciona a confirmação por envio de SMS aos pacientes?
As mensagens de texto, ou SMS, são ferramentas importantes para otimizar a rotina do seu consultório. Embora haja um custo, ele é irrisório quando comparado com as despesas com ligações telefônicas.
Assim, para dispor de um serviço de envio automatizado de SMS para seus pacientes, você precisa contar com um software médico integrado ao seu prontuário eletrônico. Caso contrário, o mesmo trabalho que a secretária tem com as ligações, ela terá com o envio individual de mensagens.
Então, com uma ferramenta, basta cadastrar o número do telefone do paciente em seu prontuário, configurar a periodicidade de envio e adquirir créditos de SMS. Posteriormente, a cada marcação de consulta, o sistema fará todo o trabalho de manter os pacientes avisados.
Quais são as vantagens de usar o SMS?
Segundo estudo realizado pela empresa americana Athena Health, em comparação com outros meios de comunicação, após o envio de SMS para confirmar uma consulta, o índice de faltas passou a ser inferior a 5%.
As mensagens de texto são um recurso tão efetivo que, segundo pesquisa realizada em 2018, é o meio mais utilizado pelas empresas para se comunicarem com os clientes. Esses resultados comprovam a eficiência do SMS.
Por isso, ao implantar esse recurso no seu consultório, de forma automatizada, você passa a usufruir dos benefícios produzidos por esse serviço, sendo o principal deles a redução no número de faltas. A seguir, conheça as outras vantagens.
Garantia de entrega aos pacientes
De acordo com pesquisa recente da Função Getúlio Vargas (FGV-SP), o Brasil tem mais de 230 milhões de celulares ativos. Esse número mostra o tamanho do público que está habilitado a ser alcançado por uma mensagem de SMS.
Neste sentido, você passa a contar com uma alta taxa de entrega da sua comunicação, diferente do que ocorre com uma ligação, por exemplo, que pode não ser atendida ou não ser completada.
Por isso, a confirmação de consultas por SMS é uma ferramenta essencial para todo consultório médico que enfrenta o problema das faltas dos pacientes.
Comunicação menos invasiva com os pacientes
A prática de fazer ligações telefônicas para verificar se um paciente estará presente no horário agendado pode ser muito incômoda e desagradável, pois, não há como saber qual o momento ideal para buscar contato com ele.
Já com o envio de SMS, as mensagens chegam no celular sem trazer nenhum tipo de perturbação, podendo ser lidas no horário em que o indivíduo está disponível, sem tirar a sua atenção.
No Brasil, uma ligação normal, dentro da mesma cidade, tem o custo aproximado de R$ 1,80 por minuto, sendo uma das mais caras do mundo. No caso de 10 pacientes por dia, 50 por semana, a sua despesa semanal com telefonia gira em torno de R$ 90,00, isso se cada ligação for concluída em até um minuto.
Por outro lado, cada mensagem de texto chega a custar até R$ 0,08 por envio. Assim, considerando o mesmo número de pacientes, a sua despesa semanal seria de R$ 4. Ou seja, você economiza R$ 86 para cumprir o mesmo objetivo e de forma ainda mais eficiente.
Para ser efetivo e prático, o envio das mensagens precisa ser realizado por meio de uma automação, um recurso comum nos principais softwares médicos do mercado. Assim, basta pré-configurar o disparo e o texto das mensagens e pronto! Após o agendamento, um envio fica automaticamente configurado para o paciente.
Com isso, você evita que alguém do seu time gaste tempo realizando várias ligações diárias, permitindo que se dedique a atividades essenciais, tais como, dar mais atenção aos pacientes que estão na sala de espera.
A principal vantagem trazida pelo envio de confirmações por SMS é um considerável aumento da sua lucratividade. Como? Simples. Como dissemos aqui, estudos comprovam que há uma redução no número de faltas às consultas quando os pacientes são lembrados por mensagens de texto.
Assim, aqueles horários que costumavam ficar vagos, continuam sendo ocupados, o que representa uma diminuição nos prejuízos financeiros causados pela ausência deles. Da mesma forma, ao ser alertado de um consulta, caso não consiga estar presente, o paciente tende a ligar para cancelar e remarcar outro horário.
Com isso, você passa a ter disponibilidade para encaixes de urgência e para atender aqueles que estão aguardando na fila de espera. O resultado de tudo isso? Aumentos nos seus lucros e maior satisfação dos pacientes.
Então, se o seu consultório médico está apresentado perdas financeiras provocadas pela ausência dos pacientes nos horários marcados, mude a forma como faz a confirmação dos agendamentos. Para isso, implemente o envio por SMS.
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