Gestão de Frotas - Portogente
A gestão de frotas é a administração da utilização de técnicas, ferramentas e métodos que permite eliminar possíveis riscos inerentes ao investimento dos seus veículos, além de aumentar a qualidade do serviço, a produtividade e a efetividade das suas operações. Geralmente, lidam-se com veículos comprados ou alugados por empresas ou agências governamentais e essa frota é utilizada para transporte de bens ou pessoas. Exemplos típicos são: empresas de fretamento e aluguel de veículos, empresas de taxis e até departamentos de polícia.
Tudo deve ser pensado em prol de um objetivo final, sempre buscando dados de como satisfazer seu cliente e diferenciar-se no mercado. Qualidade e produtividade formam a base para o aumento da eficiência também na administração de transporte se veículos. Dentre as informações que devem ser buscadas, algumas dicas seguem abaixo:
Verificar qual é a forma mais econômica de adquirir os veículos. Por exemplo: Escolher o veículo de acordo com qual tipo de carga se vai transportar. Comparar preços de aluguel e de compra de veículos de vários orçamentos de fabricantes diferentes, assim checando qual forma é mais acessível: se é comprar ou alugar todos do mesmo fabricante ou de fabricantes diferentes;
Escolha dos equipamentos adicionais dos veículos de acordo com as necessidades dos clientes e dos operadores, tais como: ar condicionado e rádio;
Sempre buscar ter mais informações sobre gestão, promoções ou programas do que um simples cliente ou vendedor de marca. Para isso, pode-se solicitar uma reunião com o gestor do fabricante;
Estabeleça uma estrutura organizacional sistêmica de cada unidade da área de transporte, correspondendo-as com as suas respectivas missões;
O ideal desse gerenciamento é garantir a maior eficácia com o menor custo possível, atingindo uma qualidade satisfatória sem comprometer a segurança, a satisfação do cliente, do usuário e dos operadores. Isso leva também à manutenção de uma frota de maior vida útil, com amplos benefícios para comunidade. Para isso ser possível, é necessário, por parte dos transportadores: conhecimentos, qualificação e atualização contínua.
Existem diversos softwares informáticos que recolhem, processam e armazenam dados de suma importância para a facilitação de uma boa gestão de frotas, pois permitem que as empresas realizem uma série de tarefas de forma prática e rápida desde a aquisição e manutenção até a eliminação.
São abordados temas como: direção geral dos impostos e das cobranças deles; dados sobre seguro do veículo; dados do fornecedor de horizonte eletrônico; bomba do combustível; centro de inspeções de veículos; informações sobre a carta de condução do condutor. Alguns dos softwares mais utilizados são: Sistema de Gestão de Frotas – SGF; Fleet Maintenance Pro; XRP Frota.
3. Importância da Frota no Patrimônio e nos custos das empresas de transporte
É difícil dizer um padrão de participação percentual da frota, de forma exata, no patrimônio e nos custos da empresa. Essa parcela pode variar de uma organização para outra e depende de outros fatores, como por exemplo, da natureza e dos objetivos da organização. Entretanto, é inegável que a empresa, exceto nos casos de carga própria, é representada pela frota. É com seus veículos que ela obtém receitas, desenvolve serviços e amplifica seus negócios. Dessa forma, mesmo em uma abordagem qualitativa, pode-se assegurar que a frota constitui no principal equipamento da transportadora. Decorre daí a necessidade de uma boa gestão. [VALENTE, 2008, p.33]
4. Importância da Gestão de Frotas
Para economia nacional, um sistema eficiente de movimentação de pessoas e de cargas está correlacionado com o desenvolvimento da nação, pois, a precariedade de um sistema de transporte tem um custo a ser pago. Não é por acaso que os países mais ricos são os que possuem os melhores sistemas de transporte, comprovando que o tamanho do PIB está intimamente relacionado com a qualidade dos transportes. [VALENTE, 2008, p.32]
Para a empresa, tendo em vista o modo que o transporte no Brasil opera, a eficiência na gestão de frotas torna-se um fator decisivo para o crescimento e a sobrevivência de uma empresa em um mercado altamente concorrencial. Já para as empresas de carga própria, a má gestão pode implicar em custos elevados de transporte e, por conseguinte, comprometer o relacionamento comercial com boa parte dos clientes. No transporte de passageiros, por ele sofrer um intenso controle sobre custos e operação das frotas por parte dos Órgãos Concedentes, o lucro da empresa depende da gestão adequada de seus veículos; pois os valores das tarifas estão embutidos em rígidos parâmetros de consumo e de desempenho.
5. Problemas na Gestão de Frotas
Existem problemas que sempre surgem na gestão da frota de veículos, como: concorrência de outras empresas, roubos, custos elevados, etc. Também, há problemas que surgem devido à má utilização dos veículos pelos condutores, por vezes fazendo os veículos serem usados quase 24 horas seguidas, com cargas excessivas e causando o desgaste precoce, gastos que poderiam ser evitados.
Além dos já citados, os custos relativos às frotas de veículos são: pagamentos aos condutores, seguros dos veículos, taxas de circulação, preços dos combustíveis, manutenção, pagamento de portagens, depreciação dos veículos, entre outros custos. As empresas tentam reduzir estes custos da seguinte forma: Minimizando o número de veículos utilizados, reduzindo a distância total percorrida e reduzindo os custos administrativos (CLEMENTE, [2008d]).