Como escolher um bom software jurídico?
21 de Outubro de 2015 | por Equipe Benner
Quanto maior o volume de contratos e processos que chegam ao departamento jurídico, mais desafiador é o processo de gerenciamento e controle de todas as informações. O que dificulta, entre outros aspectos, é alcançar mais exatidão no provisionamento de contingência ou mesmo controlar os escritórios externos e seu desempenho...
Dispor de um sistema de gestão jurídica que o ajude nessa tarefa pode melhorar o desempenho da área, reduzindo custos e otimizando os processos.
Para encontrar uma boa solução, o primeiro passo é conhecer em profundidade quais problemas você precisa resolver. Esse levantamento pode ser feito coletando apontamentos da própria equipe e ainda pela análise de ocorrências nos últimos meses.
Também deve ser considerada a expectativa da sua diretoria, alinhando ao planejamento estratégico da empresa. Essas informações darão mais propriedade para fugir da cilada de escolher uma ferramenta que atenda parte de suas demandas ou, ainda, aquela que tenha funcionalidades até demais e que podem criar rotinas desnecessárias, tornando o processo muito complexo.
No mercado há ferramentas tecnológicas bem robustas, com condições de dar mais inteligência ao processo de trabalho, automatizando os processos de negócio através de uso de ferramenta de workflow (tais como: aprovação de contrato, agenda de compromissos do departamento, atividades dos credenciados).
Outra vantagem é facilitar o acesso das informações em qualquer local e por qualquer dispositivo. Para ajudá-lo a escolher a solução de gestão jurídica ideal, relacionamos a seguir 5 recursos que você deve levar em conta durante o processo de avaliação:
1. Maior controle da gestão financeira
Evitar que sejam efetuados pagamentos indevidos por tarefas não realizadas pelos escritórios de advocacia credenciados é uma das vantagens que se obtém ao aderir uma solução tecnológica.
Com metas cada vez mais apertadas dentro das corporações, manter o controle do custo é um dos pontos-chave para dar mais exatidão à previsão de custos. Pode-se ainda ir mais longe e atrelar pagamentos a ações realizadas e inclusive automatizar pagamentos baseados em sucess fee, ou seja, remuneração baseada em bom desempenho.
2. Acompanhamento dos escritórios contratados
Com o crescente volume de peças processuais e de escritórios de advocacia envolvidos nas tarefas do departamento, pode parecer impossível ter um olhar sobre tudo, não é mesmo? Mas não é!
Um sistema de gestão integrado contribui para estabelecer um controle operacional das atividades que os credenciados têm que cumprir. Possibilita ainda o registro das estratégias de defesas das causas que estão ajuizadas, de modo a conservar o histórico para consulta posterior. Com este recurso é possível acompanhar, com mais exatidão, o SLA (em português, Acordo de Nível de Serviço ), índice que mede a performance de atendimento do escritório terceirizado.
3. Eficiência na gestão de documentos
Ao invés de cada integrante do seu time fazer a gestão dos arquivos ou controlar as versões de histórico de aprovação dos contratos a seu modo, uma ferramenta especializada ajuda a padronizar essa etapa, possibilitando uma melhor organização dos dados.
Assim, o profissional direciona seu foco para a análise das informações, das peças processuais em si e não em atividades operacionais. Além disso, uma ferramenta especializada pode propiciar também uma gestão de documentos mais adequada, favorecendo a análise de aditivos dos contratos e outros dados relevantes (como a validade, prazo de pagamento e renovação).
4. Melhorias na gestão departamental e integração entre áreas
Uma boa ferramenta deve, além de automatizar processos e rotinas, integrar informações de outros setores visando facilitar o dia a dia, tornando o custo operacional significativamente menor e reduzindo o retrabalho interno e erros de cadastro. É importante analisar a facilidade de integração do sistema com outras aplicações internas, casos de sucesso, tecnologia empregada.
5. Automatização via ferramenta de workflow
Pouco adianta você aderir a uma ferramenta que apenas informatiza as etapas de trabalho. Uma boa solução deve ir bem além. Há softwares disponíveis no mercado que, ao passo que promovem a automatização do processo, integram os envolvidos em cada etapa.
Desta forma, passam a ser aliados no controle de prazos (desde a validade de documentos até aos compromissos em audiência). A solução ideal é capaz ainda de promover integração com os tribunais, gerando automaticamente tarefas no sistema de gestão jurídica, a partir de registros feitos pelos processos tribunais.
Esses são recursos importantes e que devem fazer parte de um bom sistema de gestão jurídica. Ter a dimensão do universo de possibilidades que se apresentam como soluções aos seus anseios diários ajuda você na escolha da melhor saída. Além disso, o acesso a esse conhecimento favorece que você apoie também a área de TI a encontrar a ferramenta mais adequada.
A tecnologia é cada vez mais indispensável para otimizar sua jornada e ajudar você e seu time a direcionar suas energias num papel que é intransferível: a análise especializada dos processos jurídicos e contratos.