Conhecimento de transporte eletrônico: Obrigação ou benefício?
Dois anos após a emissão do primeiro CT-e, Transportadora Americana obtém economia anual de R$ 600 mil com redução na impressão e armazenamento dos documentos
Obrigatório a partir de setembro de 2012, o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) já vem trazendo bons resultados para empresas como a Transportadora Americana (TA), que há dois anos já emite seus documentos no modelo digital. A companhia foi uma das pioneiras na utilização da tecnologia, pois participou desde 2006 juntamente com a Synchro, maior fornecedora brasileira de Soluções Fiscais, do projeto piloto do Ministério da Fazenda para implementação do Conhecimento de Transporte Eletrônico no país.
Entre os resultados do projeto, além de uma redução no tempo e no risco das emissões dos Conhecimentos de Transporte, a TA registra hoje uma economia anual de cerca de R$ 600 mil, gerada a partir de uma redução na impressão e no armazenamento dos mais de 170 mil documentos emitidos mensalmente pela companhia. Neste contexto, a gerente de Sistemas de Informação da TA, Shirley Cristina Rosseto, conta que a transportadora optou por participar do projeto piloto justamente por identificar na digitalização de documentos fiscais uma tendência que pode facilitar os processos empresariais.
"Atualmente quase todas as notas fiscais enviadas junto com as mercadorias já vêm no formato eletrônico da NF-e. Sendo assim, como o documento original já nasce eletrônico, apenas damos continuidade ao processo, eliminando todo o retrabalho de digitação e manuseio dos documentos", diz. Além disso, Shirley explica que o sistema digital também elimina o risco de encontrar dados inválidos nas notas, pois eles já são conferidos eletronicamente antes de chegarem à transportadora. "Isso diminui os fatores de risco e desburocratiza o processo", completa.
No início de 2009, quando o sistema começou a ser utilizado pela empresa, a TA estimava uma economia de R$ 20 mil mensais, uma vez que deixaria de emitir 100 mil Conhecimentos de Transporte em papel por mês e eliminaria a necessidade de aquisição de formulários contínuos e de segurança, além de seu manuseio e arquivamento. "Porém, nossa economia cresceu na medida em que aumentamos a quantidade de emissões de Conhecimentos de Transporte, que subiu de 100 para 170 mil por mês. Além disso, também implementamos o sistema nas demais empresas do grupo e reduzimos nossas despesas com correio, pois hoje enviamos as faturas e o CT-e pela internet para os clientes. Com tudo isso nossa economia já está em R$ 50 mil mensais, o que representa 60% a mais do que o previsto inicialmente", explica Shirley.
A Transportadora Americana participa do projeto piloto desde 2006 e, em março de 2010 emitiu os primeiros CT-e's do Brasil, registrados no Rio Grande do Sul. Para implementar o sistema, a TA firmou uma parceria com a empresa Synchro Solução Fiscal Brasil, que desenvolveu o software DF-e Manager. Com isso, ao longo do primeiro ano de utilização do modelo eletrônico, a TA emitiu um milhão de conhecimentos, consolidando-se como a maior emissora do país.
Além de rápido, o sistema eletrônico permitiu que a TA substituísse a impressão de, no mínimo, cinco vias de formulário para cada encomenda transportada, por apenas uma página de papel sulfite. "Nós fomos os primeiros a realizar a impressão de CTRCs (Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas) em formulários de segurança em impressoras a laser. Fizemos isto por meio de um regime especial concedido pela SEFAZ-SP e percebemos muitas vantagens no processo, como a redução de papel e um maior controle sobre o processo. Hoje, com o CT-e, no caso do extravio do DACTE, por exemplo, não precisamos refazer todo o procedimento, basta reimprimir uma cópia", diz.
Para minimizar o impacto da implementação sobre os usuários, a TA, com base no suporte oferecido pela Synchro, desenvolveu estratégias para garantir que a interface para emissão do Conhecimento de Transporte continuasse a mesma, além de investir em políticas informativas. "A Synchro amparou nossa estratégia de não interferir no processo habitual da empresa, de modo que o software não alterou em nada a rotina de nossos funcionários. Enquanto isso, trabalhamos junto aos clientes para avisá-los com antecedência sobre as mudanças, afinal, eles deixaram de receber um formulário controlado e, no lugar, passaram a receber um papel simples, diz.