O gerenciamento de rotina de trabalho é uma ótima ferramenta para a otimização de tempo e agilidade em tarefas do dia a dia. Descubra como fazer 👇
Convidado(a) Feedz
6 outubro, 2021
A otimização de tempo e agilidade em tarefas do dia a dia, é o desejo de toda equipe autogerenciável. E esse tipo de organização, utiliza como principal ferramenta o gerenciamento de rotina de trabalho. Existem formas de fazer esse controle de forma correta e eficiente.
Neste artigo, vamos explicar as melhores formas e ferramentas para fazer esse controle e gerenciamento de tarefas diárias.
O que é gerenciamento de rotina de trabalho?
O gerenciamento de rotina de trabalho é uma forma e metodologia de organizar demandas, conforme as habilidades, funções e interesses de cada colaborador.
Cada área e função possui uma rotina diferente, atribuições, responsabilidades e objetivos gerais para que o funcionário saiba qual o caminho correto e mais vantajoso a se trilhar.
E o gerenciamento da rotina de trabalho visa dar a estrutura, tempo e escopo de trabalho que se encaixe melhor na função de cada um.
Dessa forma, é possível proporcionar recursos, metas e prazos para que o colaborador possa desempenhar a função da melhor forma. Além de corrigir problemas nos processos e metodologias.
Os 4 D’s do gerenciamento de trabalho
Com o propósito de ajudar a tomar decisões mais ágeis e com base em prioridades de atividade, os 4 D’s do gerenciamento de trabalho, surgem como ferramenta para auxiliar a equipe na organização geral de tarefas. São eles:
DROP (livrar-se)
O ‘D’ de ‘drop’ diz respeito a livrar-se de tarefas desnecessárias na sua pauta e na pauta da equipe. Atividades que, por exemplo, não trazem benefícios diretos para o time, ou que não tenham a ver com as metas gerais da empresa, não são necessárias e podem ser excluídas.
DELEGATE (delegar)
Aquela pessoa é a mais adequada para realizar tal atividade? Se não for, é importante delegar a tarefa para outra. Quanto mais rápida essa passagem de bastão acontecer, mais rápido o período de adaptação e de execução.
DELAY (adiar)
É imprescindível que tal atividade seja feita nesse momento? Se sim, não adie… mas se a resposta for não, é melhor deixá-la para depois ou em backlog.
Para tomar essa decisão é importante colocar na balança e se questionar: ela é uma tarefa fácil de ser executada? Traz resultados imediatos? Dependendo da resposta, a atividade pode ou não ser adiada.
DO (fazer)
Finalmente, botar a mão na massa sem adiar. Se a task é urgente, você consegue executá-la e não há nada impedindo, chegou o momento da execução. Certifique-se de ter os recursos necessários e caso precise de auxílio, ter para quem recorrer.
Como o gerenciamento correto da rotina de trabalho pode ajudar?
1. Padronização de processos
A partir do escopo de trabalho de cada colaborador, é possível elaborar processos e formas de documentação do serviço. Assm, a esteira de trabalho fica mais clara, padronizada e mas fácil de ser moldado caso necessário.
2. Priorização de tarefas
Com metas bem definidas a atividades também, a priorização das tarefas se torna mais fácil. Existe uma matriz chamada Matriz de custo e benefício ou de urgência e importância, que possui dois eixos, um vertical e um horizontal.
O eixo vertical diz respeito ao custo, esforço ou urgência e o horizontal ao benefício, retorno ou importância.
Para a priorização das tarefas, basta colocá-las dentro dessa matriz e identificar em qual dos quatro quadrantes a tarefa está.
3. Delegação de tarefas
Passar tarefas para colaboradores com a pauta mais tranquila e que tenham interesse na demanda, torna-se mais fácil e ágil com o gerenciamento da rotina de trabalho. A responsabilidade de cada um sobre as atividades do grupo todo são melhor distribuídas e facilitam a análise de produtividade no final.
Leia também -> Microgerenciamento: quando a liderança mais atrapalha do que ajuda
4. Mensuração de resultados
Com as atividades mapeadas e distribuídas dentro da matriz de esforço X resultado, analisar o retorno de cada atividade torna-se constante e impacta diretamente em futuras organizações de time.
Metodologias para gerenciamento de rotina
Existem algumas metodologias que auxiliam e embasam um melhor gerenciamento de tarefas e rotinas. Uma delas é a Metodologia Agile.
Dentro do guarda-chuva dessa metodologia, existem frameworks (estruturas de trabalho) como o KanBan e o Srum.
Metodologia Agile
A metodologia Agile é uma forma de trabalho em que é dado maior agilidade para processos, atividades e formas de se fazer produto.
Ela surgiu no universo de desenvolvimento de software, e hoje, com a sua popularização, passou a ser usada em diferentes áreas.
O seu principal foco é atender as necessidades do usuário final de forma rápida. Então ela utiliza de fases de trabalho curtas e dinâmicas, que em sua maioria são flexíveis e fáceis de mudar caso seja necessário.
Para estruturar esse modelo de trabalho são utilizadas dois tipos de organização que podem ser aplicados de forma conjunta.
Scrum
O Scrum também é um framework em que é possível dividir e priorizar tarefas com base na urgência e nível de dificuldade de aplicação.
Ele pode ser adaptado a realidade das equipes que o desejam aplicar, e exige que tenha um mediador (Scrum master) para a aplicabilidade da estrutura em todas as instâncias da equipe.
Há algumas metodologias de Scrum que fazem uso da matriz de esforço X resultado, como forma de priorização de atividades. Assim, fica mais fácil inserir ou retirar atividades das sprints.
Leia também -> Gestão de projetos ágeis: principais métodos para aumentar a produtividade
KanBan
A estrutura de trabalho Kanban baseia-se em um quadro em que as atividades são dividas de acordo com a etapa de desenvolvimento elas estão. O mais comum é elas se organizarem em: Backlog > To do > Doing > Done.
O Kanban board, que é o nome da estrutura separada por cards, pode ser customizável conforme as necessidades de cada equipe. Dentro desse board separam-se as atividades também por ordem de prioridade.
Quais as ferramentas mais indicadas?
Trello ou Asana – gerenciamento e modelo kanban de tarefas
Essas duas plataformas ficaram muito conhecidas por disponibilizarem um ambiente em que é possível trabalhar no modelo Kanban, em grupo e na mesma visão de quem cuida da pauta ou da metodologia Scrum.
Com qualquer uma dessas duas, também é possível fazer o gerenciamento de tempo por atividade, integrando a um outro sistema de timesheet.
Toggl – gerenciamento de tempo por atividade
O Toggl é um desses sistemas de gerenciamento de tempo por atividade, com ele, os integrantes do time conseguem dar play e pause nas atividades em que estão trabalhando. Existem equipes que exigem esse tipo de funcionalidade para metrificar o desempenho e esforço da equipe em cada atividade.
Assim, é possível fazer a distribuição de tarefas, com base na capacidade de produção de cada um.
Pontomais – gerenciamento de horas diárias trabalhadas
Com o sistema de controle de ponto da Pontomais é possível ter uma visão geral das horas diárias trabalhadas por cada colaborador. Dessa forma, as jornadas de trabalho podem ser melhor divididas e estruturadas conforme o acordo coletivo e as necessidades de cada colaborador.
A partir da extração dos relatórios gerenciais os responsáveis pela equipe, ou RH, conseguem entender quem está fazendo horas extras em excesso ou quem está devendo uma quantidade maior de horas.
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