Como organizar rotinas administrativas?
Quando falamos de rotinas administrativas, nos referimos a atividades que são parte do dia a dia de todas as organizações. Se elas são bem estruturadas, então é possível garantir que a empresa se desenvolva.
Mesmo que as atividades de uma companhia sejam modernas e inovadoras, sem o processo estruturado de uma rotina de administração, não é possível alcançar o sucesso.
Isso porque as atividades-fim dependem diretamente das tarefas básicas, que são aquelas que consideramos monótonas por serem obrigatórias e corriqueiras.
Entretanto, é por meio delas que é possível mapear o fluxo, além de permitir que ele seja bem controlado e realizado.
Ter uma boa rotina administrativa é estabelecer um funcionamento sistematizado. Mesmo que isso pareça se tratar de algo maçante, estamos falando de verdadeiras engrenagens que garantem o sucesso de outras ações e exigem conhecimento.
É exatamente por isso que as tarefas de uma rotina administrativa são conhecidas como processos de apoio e primários, visto que são a base para que a companhia possa colocar em prática seu planejamento estratégico.
Pensando nisso, neste artigo, vamos especificar o conceito de rotina administrativa, sua importância no ambiente profissional e dar algumas dicas para melhorá-la no seu negócio. Acompanhe a leitura!
Rotina administrativa: conceito
A rotina administrativa envolve atividades básicas, que muitas vezes demandam conhecimentos técnicos e que podem ser consideradas como os pilares para o desenvolvimento de qualquer organização.
É fato que qualquer ação dentro de uma empresa depende de um bom desempenho. Por exemplo, se o vale-transporte não for depositado a tempo, a abstenção do seu negócio será muito maior em um único dia.
Ou, pior, se o pagamento do salário atrasar, o clima organizacional é duramente impactado, visto que esse é o problema que mais gera insatisfação entre o corpo de colaboradores.
Por outro lado, se o paciente de uma clínica de cirurgia dentária estética é bem atendido ao entrar em contato, naturalmente vai marcar uma consulta.
Não faltam exemplos para elucidar a importância da rotina administrativa dentro de qualquer corporação, independentemente de seu tamanho ou ramo de atuação.
De fato, elas acabam por impactar os processos posteriores e o crescimento do negócio. Inclusive, dentre as atividades mais comuns dessa rotina estão:
Demissões e admissões.
Como se vê, a lista é extensa, portanto, para que todo o círculo administrativo esteja garantido, é necessário se atentar a uma boa rotina. No próximo tópico, vamos entender um pouco mais sobre essa importância.
A importância da rotina administrativa
Desde o momento em que você abre um negócio, como um centro automotivo 4×4, enfrenta uma série de desafios normais.
Só que manter uma empresa em pleno funcionamento e fazê-la crescer é um processo ainda mais complexo.
Para se ter uma ideia, cerca de 60% das empresas fecham suas portas após 5 anos de existência por conta da falta de planejamento, má gestão e pouca experiência administrativa por parte do gestor.
Podemos pegar a vida de uma pessoa como exemplo. Caso ela não siga uma rotina, não consegue realizar todas as tarefas do seu dia a dia. Se isso acontece com um indivíduo, imagine com uma corporação que tem muitos compromissos para honrar.
A rotina administrativa é a única ferramenta capaz de padronizar os serviços e o cumprimento das tarefas fundamentais.
Se o gestor e as demais equipes não se atentarem a todo esse processo, colocam a companhia em risco quanto ao seu crescimento e à sua continuidade. Em linhas gerais, uma atividade mal feita causa falhas em todo o ciclo organizacional.
Gerir e executar uma rotina administrativa com perfeição, desde o horário para servir uma alimentação corporativa almoço até o fechamento da folha de pagamento, é o único meio de ter uma empresa competitiva.
Consequentemente, ela terá um bom clima organizacional, que trará satisfação aos colaboradores, o que acaba por impactar na qualidade dos produtos e serviços. Em outras palavras, seus clientes estarão mais satisfeitos.
Dicas para melhorar esse processo em sua empresa
Você já entendeu a importância dessa rotina, e agora está pronto para a melhorar a do seu negócio, e vamos mostrar como fazer isso neste tópico.
Otimizar sua rotina administrativa é crucial a ponto de evitar que sua companhia seja levada à falência, de acordo com o próprio Sebrae. Portanto, algumas estratégias voltadas a esse objetivo são:
Se os seus funcionários são treinados para desempenhar bem suas funções, então todo o fluxo de trabalho tende a melhorar.
Você não pode contratar uma pessoa que não tenha conhecimento na rotina do departamento pessoal, por exemplo, e exigir que ela tenha um alto desempenho.
Seja um fabricante de armário de aço de escritório ou uma loja de cosméticos pode contratar alguém sem experiência para qualquer setor, mas vai ter que investir em treinamento e capacitação para que a pessoa apresente os resultados esperados.
2 – Identificar e alinhar os processos administrativos
Entenda o seu negócio, identifique a necessidade de cada atividade e elabore o modo como cada uma deve ser executada.
Se as vendas aumentaram, talvez seja o momento de contratar mais um vendedor para dar conta da demanda. Se você fizer isso, especifique as atividades do novo funcionário.
Quando falamos de rotina administrativa, nos referimos a atividades habituais, mas não morosas ou entediantes.
É comum que elas sejam mais burocráticas, e por essa razão, precisam do respaldo da tecnologia para serem realizadas de maneira ágil, padronizada e otimizada. Assim, você também evita erros operacionais.
Um bom exemplo disso é uma empresa de instalação elétrica que usa um software para controle de estoque.
4 – Estabelecer padrões de estruturação
A rotina do processo administrativo varia de acordo com as características do negócio e seu tipo, mas existe um padrão que pode ser adotado por todas as corporações, constituído por mapeamento, regulamentação e manual técnico.
Mapeie os departamentos da sua companhia. Feito isso, elabore regulamentos internos em relação à política e estrutura organizacional e faça com que esse material seja do conhecimento de todos.
Por fim, crie um manual da rotina que estabeleça as normas necessárias para a realização das atividades mais importantes em cada departamento.
Com isso um centro de estética para carros torna-se capaz de padronizar seus processos, independentemente da rotatividade de colaboradores. Ou seja, o padrão de qualidade será mantido, mesmo tendo um novo funcionário.
5 – Recompensar as equipes
Adaptar-se a uma nova rotina nem sempre é fácil para todos, até mesmo para o seu melhor colaborador. Mas ela é fundamental, então é necessário investir em algumas práticas.
Uma boa estratégia é compensar os funcionários, de modo que seja interessante para eles e para a organização.
Estabeleça metas realistas para a realização dos procedimentos mais importantes e premie seus profissionais com adicionais no salário, brindes, folgas, horários flexíveis e outras opções viáveis.
6 – Seguir a cultura da empresa
Algumas empresas ainda acreditam que alguns serviços administrativos são mais importantes do que outros. No entanto, apesar de existir uma hierarquia das atividades, todas elas são importantes.
As tarefas são essenciais para qualquer segmento, tanto uma loja de computador completo quanto para o fabricante deste produto. Sendo assim, não devemos considerar um setor mais importante do que o outro.
7 – Checar o padrão de qualidade
Falamos que a rotina administrativa não precisa ser entediante ou morosa, visto que ela pode contar com a ajuda da tecnologia.
Essa possibilidade quanto à estruturação também está relacionada à qualidade de cada atividade e ao modo como elas estão sendo realizadas.
Se o seu negócio adota os mesmos padrões há anos, é possível fazer uma revisão e melhorar os processos, tendo como base as mudanças no comportamento do público.
Muitas vezes, ao revermos padrões, damos mais espaço para que a companhia cresça. Então, talvez seja o momento de sair da zona de conforto.
8 – Orientar os gestores
O gestor de uma empresa de assistência técnica de chiller agua gelada de 15000 kcal deve orientar seu time, prever resultados, fiscalizar as atividades, entre outras obrigações.
No entanto, a rotina desse profissional também é muito corrida, o que impede que ele se atente a todas as responsabilidades, dando brechas para o surgimento de problemas.
O RH deve estar sempre pronto para orientar os gestores da empresa, assim, eles podem direcionar melhor as atividades e aproveitar melhor as habilidades de cada integrante da sua equipe.
A rotina administrativa depende de algumas estratégias que você pode começar a planejar hoje mesmo. Fazendo isso, seu negócio terá uma base sólida para se sustentar no mercado e se manter competitivo.
Neste artigo, mostramos tudo o que é preciso fazer para aprimorar o processo administrativo e ver que sua empresa é capaz de alcançar excelentes resultados.