Como o MEI pode emitir nota fiscal e qual tipo é necessário
Se você é MEI e quer saber como emitir nota fiscal para seus clientes,confira esse artigo da Azulis. Também explicamos os tipos de notas e qual é a ideal
O objetivo da nota fiscal (NF) é garantir que, em uma operação comercial, os impostos sejam calculados e recolhidos da maneira correta. Além disso, ela serve para comprovar que a empresa está em dia com a Receita Federal e cumpriu todo o seu papel de contribuinte. Os Microempreendedores Individuais, ou MEIs, não estão livres dessa obrigação e, em determinados casos, também precisam emitir notas.
A Nota Fiscal de Serviço, por exemplo, é a que o MEI deve emitir quando presta um serviço para uma pessoa jurídica. Já a Nota Fiscal de Produto registra a venda de um produto físico para uma pessoa física, não jurídica. Pode parecer confuso, mas é importante entender bem como as regras funcionam para não descumprir a lei.
Para saber se você precisa emitir alguma dessas NFs no seu negócio e qual tipo é o certo, confira os tópicos a seguir.
Todo MEI precisa emitir nota fiscal?
Se você é Microempreendedor Individual, ou seja, tem uma receita anual de até R$ 81.000, e prestou serviço ou vendeu um produto a uma pessoa física, está dispensado de emitir nota fiscal. A não ser que seu cliente faça questão da nota – nesse caso, o mais indicado é emitir.
Por outro lado, se a prestação de serviço ou venda do produto foi feita para uma pessoa jurídica, a NF é obrigatória. A não emissão é considerada sonegação fiscal, pois a finalidade da nota é documentar a transação e recolher impostos.
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Tipos de nota fiscal: qual é a melhor para o MEI?
Os modelos de notas fiscais variam de cidade para cidade e estado para estado. Em alguns municípios, ainda há a possibilidade de emitir notas em papel. Em outros, o processo já é totalmente eletrônico, como é o caso das principais capitais.
Como a tendência é que o processo seja cada vez mais online, selecionamos a seguir os principais tipos de notas fiscais eletrônicas que o MEI pode emitir:
A NF-e deve ser emitida sempre que o MEI vende um produto a uma pessoa jurídica ou a uma pessoa física que exija a nota fiscal. Essa nota está ligada à cobrança do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS), um tributo estadual que, como o próprio nome sugere, incide apenas sobre mercadorias. A NF-e tem validade jurídica garantida pelo Certificado Digital, um tipo de assinatura digital que deve ser adquirido pelo empresário para conseguir emitir as notas de tipo 1 e 3. Para saber como emitir essa nota fiscal, confira o próximo tópico.
Esse tipo de nota fiscal é utilizado principalmente por micro e pequenas empresas e MEIs que ainda não possuem autorização ou capacidade para emitir uma NF-e, pois nem todos os estados têm essa opção. A NFA-e não é muito prática para quem faz muitas operações diárias, porque deve ser feita uma a uma no portal da Secretaria da Fazenda (Sefaz) do seu estado. Por outro lado, ela é a opção mais interessante para registrar uma venda avulsa para pessoa física (quando solicitado), pois é mais simples que a NF-e.
Como o nome já diz, a NFS-e é usada para registrar uma prestação de serviço e deve ser gerada e armazenada pela prefeitura da cidade em que o MEI está registrado. Esse modelo é o mais recomendado para o MEI formalizar a operação com uma pessoa jurídica.
Passo a passo de como emitir nota fiscal para o MEI
Como já vimos, cada nota fiscal tem uma especificidade que varia conforme o estado ou a cidade em que o MEI está formalizado. Por isso, cada uma tem seu processo de emissão. Para decidir qual nota você deve emitir, primeiro veja acima onde sua venda se enquadra. Em seguida, confira nosso passo a passo.
Como emitir nota fiscal impressa
Se você deseja emitir qualquer tipo de nota fiscal impressa, primeiro você deve solicitar a Autorização de Impressão de Nota Fiscal – AIDF. Para fazer essa solicitação, é necessário ir à Secretaria da Fazenda do Estado (se a nota fiscal que você quiser for de atividade interestadual e intermunicipal) ou à Secretaria da Fazenda do Município (para prestações de serviços no município). Com isso feito, você deve procurar uma gráfica para imprimir os talões de notas fiscais, que podem ser a NFP ou a NFC.
Caso você não consiga uma Autorização de Impressão de Nota Fiscal – AIDF, você pode pedir à Secretaria da Fazenda do Município ou à Secretaria da Fazenda do Estado a emissão de nota fiscal avulsa, a NFA. Vale lembrar que alguns estados não possibilitam mais as notas impressas: em São Paulo, por exemplo, não é mais válido imprimir nota fiscal desde o dia 1º de outubro de 2018. Agora, a nota fiscal deve ser no modelo eletrônico.
Especialistas consultados pela Azulis também lembram que é preferível optar pela nota fiscal eletrônica, uma vez que ela é oficial e registra a venda no sistema da prefeitura ou do estado, enquanto a nota impressa não registra a transação em lugar nenhum.
Para facilitar a vida do MEI, vários estados e municípios permitem emitir notas fiscais eletronicamente por meio de um site ou software emissor disponibilizado pelas secretarias da Fazenda do estado ou do município. Com a NF-e, o MEI não precisa se deslocar sempre que quiser emitir uma nota fiscal e consegue otimizar todo o processo . Além disso, a nota fiscal eletrônica garante que a transação fique registrada no órgão fiscalizador do município ou do estado.
A Nota Fiscal de Produto (NF-e) e a Nota Fiscal de Serviço (NFS-e) são as mais indicadas para MEIs que desejam registrar suas vendas. Veja a seguir como emitir cada uma.
A Nota Fiscal de Serviços vai ser emitida e armazenada pela prefeitura da cidade em que a microempresa está registrada. Como as regras mudam de município para município, é preciso se informar melhor sobre o processo de emissão direto na prefeitura. Em São Paulo, por exemplo, o MEI deve fazer um cadastro no site da Nota do Milhão informando o CNPJ, preencher um formulário e obter uma senha. Em seguida, ele deverá mostrar o cadastro feito em alguma subprefeitura da Prefeitura de São Paulo, ou no Poupatempo, para conseguir a "senha web", que permitirá o acesso ao portal que emite as notas fiscais.
Para emitir a NF-e, o primeiro passo é expedir um certificado digital, que funciona como uma carteira de identidade do mundo virtual. O certificado digital, que pode ser comprado junto a uma autoridade certificadora como a Certisign e Serasa, é essencial para a emissão de nota fiscal eletrônica porque ele possibilita a assinatura que deve ser usada na emissão da NF-e.
Uma vez obtido, você deverá solicitar o credenciamento no portal da NF-e no site da Secretaria da Fazenda Estadual (Sefaz) em que a microempresa está registrada. No credenciamento, você deverá informar alguns dados pessoais para criar um login e fazer uma senha. Alguns estados solicitam que o MEI baixe um software, enquanto outros possibilitam que o processo seja feito já pelo próprio portal.
Para saber exatamente como emitir uma NF-e no estado em que sua microempresa está registrada, é necessário procurar pelas normas de notas fiscais na Sefaz do seu estado, porque o processo varia.
Cuidados que o MEI deve ter com a emissão de notas fiscais
Os especialistas em contabilidade consultados pela Azulis lembram que os MEIs precisam tomar cuidado com cobranças indevidas nas notas fiscais. Na emissão da NFS-e, muitas vezes é cobrado também o Imposto Sobre Serviço (ISS), um imposto municipal que o MEI não precisa pagar. Para retirar esse tipo de imposto da nota, é recomendado consultar o seu contador ou solicitar a remoção do valor com a prefeitura.
Também é importante lembrar que, apesar de o MEI não ter de emitir nota fiscal para pessoa física, esse tipo de transação deve ser declarado no Imposto de Renda do MEI. A não declaração dessas transações pode fazer com que o contribuinte caia na malha fina e tenha que pagar multas no futuro. Para não ter dor de cabeça mais tarde, também é recomendado manter as notas fiscais de compras e vendas arquivadas por 5 anos – prazo que começa a ser contado a partir do momento de emissão da nota.
Se você deseja saber mais sobre as obrigações do Microempreendedor Individual e como alavancar as vendas, confira o portal de conteúdo da Azulis, o Vida de Dono!