Ser descritivo é literalmente “descrever o acontecido” e não julgar! Quando não há julgamento, mas somente o relato de um evento, reduz-se significativamente a reação de fuga (defensivas). Dessa forma, quem recebe o feedback sente-se respeitado e a conversa flui com objetividade, respeito e clareza.
Perceba a diferença entre: “Você é extremamente desorganizado!” e “Você não consegue localizar rapidamente os documentos sob o seu controle”.
Desta forma, quando você fala que o outro é desorganizado você remete a “julgamento”, com isso ativa o mecanismo reativo de querer “defender-se”. Portanto, descreva o que percebe, vê, verifica, e não julgue!
Ser específico é conseguir clareza e precisão na sua comunicação. Termos como: “imaturo”, “não profissional”, “irresponsável”, “preguiçoso”, “atrasado” são rótulos que afixamos a grupos de comportamentos. Descreva o comportamento de forma específica e retire os rótulos.
Por exemplo, diga: “Você não cumpriu o prazo com que todos tínhamos concordado” em vez de “Você está sendo irresponsável e quero saber o que vai fazer quanto a isto”.
Cuidado com o uso de palavras como “bom”, “melhor”, “mau” e “pior”. Quando você expressa esses termos poderá agir de forma emocional e potencializar uma imaturidade emocional no outro.
Todas as frases acima geram generalização e não especificam o comportamento. Usando as frases acima você, Líder, poderá infantilizar sua equipe, as pessoas poderão entrar no mecanismo do arquétipo do pai cobrador e sua equipe entrar poderá entrar no mecanismo da criança dodói.
Dizer “você está sempre atrasado em relação aos prazos” provavelmente é dizer uma inverdade e, portanto, ser injusto. Isso provoca aquele que recebe o feedback de melhoria, levando-o a discutir o exagero, em vez de responder à questão real.
Geralmente é mais efetivo se for oferecido imediatamente após a conduta. Melhor ainda, se aproveitada uma pergunta ou comentário formulado pelo próprio receptor. Saber quando oferecer feedback é tão importante quanto saber como fazê-lo.
Mas atenção: se você estiver emocionalmente abalado não é o momento de dar feedback. Acalme-se, estruture-se e após sentir-se equilibrado internamente, aí sim, aja com objetividade utilizando-se da técnica com as 7 etapas que apresentaremos a seguir.
Sendo assim, sempre aja com amor/verdade e fale diretamente a pessoa. Nada de ficar fazendo comentários a colegas, superiores, subordinados ou outras pessoas. Esse comportamento pode gerar fofoca ou maledicência, seja maduro e íntegro Líder, fale diretamente a pessoa.
Não se refira às pessoas ausentes e anônimas. Evite referências como “muitas pessoas aqui não gostam quando você…” “sabe como é né, eu nem queria te dizer isso, mas o grandão lá de cima mandou…” Comportamentos como esse são imaturos.