Um processo de contratação eficiente requer não apenas o entendimento de como ocorre o seu gerenciamento e quais são as fases dele, mas também a compreensão relativa à gestão do ciclo de vida de contratos. Essas informações são essenciais porque permitem à empresa traçar um planejamento capaz de melhorar os seus procedimentos e ferramentas contratuais.
O ciclo de vida de um contrato diz respeito a todas as transformações pelas quais esse documento passa ao longo do seu desenvolvimento. Dessa forma, a gestão do ciclo de vida de contratos consiste no gerenciamento de todas ações relativas às modificações contratuais que são efetuadas pelas partes envolvidas.
O começo do ciclo de vida desse instrumento é o draft de contrato, que surge logo após a identificação das demandas da empresa. Trata-se da estruturação preliminar do documento, na qual são dispostas as suas informações mais básicas, em geral, de interesse maior da parte que deu início à formalização.
Em seguida, o contrato passa a ser discutido entre contratante e contratado. Aos dados básicos inseridos na versão inicial do documento, são acrescidos outros mais elaborados, que têm a finalidade de especificar o objeto contratual, direitos e deveres das partes, cláusulas, prazos, cronograma de execução, valores e penalidades em casos de descumprimento.
Depois que o conteúdo do contrato é acertado entre as partes e, em seguida, assinado por elas, chega a hora de ser armazenado de forma segura. Manter a integridade do documento é fundamental para que ele seja juridicamente válido, de modo a funcionar como um instrumento legal caso haja a necessidade.
O ciclo de vida de um contrato pode, então, seguir por três caminhos: readequação, renegociação ou a finalização. No primeiro, a partir da identificação de alguma lacuna contratual relevante, a empresa busca readequar o documento junto à outra parte, a fim de sanar o problema diagnosticado.
A renegociação ocorre quando é preciso inserir um determinado aditivo, que pode estar previsto ou não no documento, ou renovar o contrato por um novo período. A finalização do instrumento é o fim do seu ciclo e indica o encerramento da tramitação contratual.
Otimizar a gestão de contratos de uma companhia é uma ação que depende, em grande medida, da automação. E não poderia ser diferente. Tendo em vista que a inovação consiste em uma das principais características da sociedade atual, é impossível buscar o aumento da eficiência operacional de uma empresa sem utilizar os recursos tecnológicos disponíveis.
Sob essa perspectiva, a organização de contratos requer necessariamente a implantação e o uso apropriado de tecnologias que estruturem e facilitem o processo. Sem essa iniciativa, a empresa corre o risco tanto de tornar a sua gestão contratual ineficiente quanto de ficar menos competitiva diante de seus concorrentes no segmento de mercado em que atua.
O primeiro passo da companhia para automatizar os seus processos de gestão documental é mapear os recursos tecnológicos já existentes na rotina administrativa. É a partir desse levantamento que a companhia terá condições de saber quais tecnologias possui e podem ser utilizadas nas operações de gerenciamento de contratos, assim como quais ferramentas precisará adquirir.
Uma tecnologia comum à grande maioria das empresas é o computador, que deve ser utilizado obrigatoriamente na automação do gerenciamento contratual. Além de permitir a elaboração de contrato offline, esse equipamento é capaz de oferecer base para o armazenamento e o envio de documento em ambiente interno e também externamente à corporação.
Assim, o computador pode ser usado para construir o documento, levando em conta as alterações que forem feitas ao longo das etapas de elaboração prévia e negociação. Da mesma maneira, esse recurso tecnológico funciona como local de arquivamento dos contratos nessas fases e após a aprovação do instrumento pelas partes até a sua finalização.
A efetivação desse processo de gestão contratual só é possível quando a empresa adota e utiliza o contrato eletrônico, documento que é criado, alterado e, inclusive, assinado em meio digital. O uso desse tipo de instrumento faz com que o tempo demandado para o fechamento de uma negociação contratual seja drasticamente reduzido.
Com a automação de processos, a tramitação documental não só fica mais rápida e dinâmica, como também se torna mais bem estruturada. Um dos principais motivos para que a organização de contratos no formato informatizado tenha maior eficiência, principalmente, se comparado ao modelo tradicional, é que esse arquivo deixa de ser impresso.
Como ocorre a diminuição significativa na quantidade de papéis que precisa ser impressa e guardada, os contratos passam a ser organizados de modo inteligente. Isso porque, uma vez que estão no formato eletrônico, podem ser armazenados em lugares que não ocupam espaço físico significativo, como mídias físicas, ou até mesmo em locais online, como a nuvem.
No método tradicional de tramitação contratual, o processo de fechamento de um contrato tende a ser moroso e, em geral, pouco eficiente. Não por acaso, nesse formato, há a necessidade de impressão de versões do documento, deslocamento das partes, envio do instrumento e reuniões, o que torna a contratação extremamente burocrática.
O uso de recursos tecnológicos é a solução para desburocratizar os trâmites de contratação e, consequentemente, conferir eficiência a eles. Com o uso do formato eletrônico, é possível implementar uma gestão moderna de contratos capaz de tornar a tramitação rápida e com muito menos custos para a empresa.
A assinatura eletrônica é a principal ferramenta que possibilita o uso da tecnologia para efetuar processos de contratação pela empresa. Com esse recurso, contratante e contratado podem assinar um contrato a partir de qualquer lugar e a qualquer hora, portanto, sem a necessidade de ter em mãos o documento em papel e de deslocamento dos envolvidos.