Reuniões produtivas: veja 7 dicas para realizá-las no ambiente virtual!
7 dicas de ouro para fazer reuniões produtivas no ambiente virtual
http://eventoscostao.com.br/blog/wp-content/uploads/2020/11/costaodosantinho_blogeventos_image_876-1024x666.jpeg 1024 666 Costão Costão http://2.gravatar.com/avatar/20625853c326b511111cbfd4df9b9d62?s=96&d=mm&r=g 5 de novembro de 2020 5 de novembro de 2020
Devido à pandemia da COVID-19 e à necessidade de distanciamento social, muitas empresas e gestores passaram a enfrentar o desafio de manter uma comunicação eficiente com a equipe de forma virtual, o que também inclui a realização de reuniões produtivas.
Esses encontros são fundamentais para tomar decisões estratégicas, delegar tarefas, acompanhar o andamento das atividades, entre outras situações, porém, nem sempre eles acontecem de forma adequada.
Contudo, ao aplicar algumas boas práticas e divulgá-las entre o grupo, é possível garantir reuniões mais produtivas. Quer saber como fazer isso? Então, continue a leitura e veja as dicas que separamos!
Por que é essencial conduzir reuniões online com máxima eficiência?
A reunião, seja online, seja presencial, é um momento de alinhamento de ideias ou de tomada de decisão e precisa ser feita de forma transparente e objetiva. Quando realizada em um escritório, a distração do grupo tende a ser menor. Entretanto, no ambiente online não é possível controlar isso.
Como os encontros virtuais são a principal maneira de fazer a gestão de equipe remota, é essencial conduzir as reuniões de forma eficiente para manter o foco dos participantes e alcançar bons resultados.
Quais os desafios das reuniões em um ambiente virtual?
Como os profissionais estão trabalhando de casa, pode haver interrupções de familiares, problemas com os equipamentos de áudio e vídeo, entre outras situações que influenciam o andamento da conversa.
Além disso, há as distrações do ambiente virtual, tais como redes sociais, páginas de notícias e aplicativos de mensagem, que podem atrapalhar o foco no assunto e o interesse pela fala do interlocutor.
Sendo assim, ao participar de reuniões virtuais, procure se organizar para isso, desligue as notificações para evitar distrações e incentive a equipe a fazer o mesmo.
Como tornar as reuniões em um ambiente virtual mais produtivas?
Para garantir reuniões produtivas, é essencial saber conduzi-las. Além disso, investir em ações de comunicação e de endomarketing pode ajudar a educar os colaboradores e a incentivar uma mudança de comportamento para facilitar a realização de encontros desse tipo. A seguir, separamos sete dicas para isso. Confira!
1. Defina as pautas dos encontros virtuais
Estabelecer a pauta é uma atitude positiva para manter a coordenação da equipe e ter uma reunião produtiva. Assim, os participantes podem se preparar para ela e acrescentar dúvidas ou comentários que agreguem conhecimento ao encontro.
Seguindo essa mesma lógica, caso haja conteúdos como relatórios, planilhas ou apresentações, procure compartilhar esses documentos antes da reunião para que os outros integrantes acompanhem o assunto com mais facilidade.
2. Estabeleça o tempo da reunião
Reuniões longas podem ser um problema tanto em ambientes físicos quanto virtuais. Quando isso acontece, é comum que os integrantes percam o foco sobre o assunto e o encontro tome outros rumos, com ruídos na informação e conversas paralelas.
Uma dica para ter reuniões mais eficientes é definir a pauta e o tempo dela, dando preferência por encontros curtos, e informar a duração ao enviar o convite.
3. Respeite a pontualidade
Ser pontual é uma atitude muito importante em qualquer reunião e contribui para a produtividade do encontro. Além do mais, indica comprometimento e respeito pelos outros participantes que reservaram um tempo entre as tarefas do dia para isso. Portanto, programe os seus compromissos e verifique os equipamentos com antecedência para estar online no horário combinado.
Trabalhar em home office pode ser um desafio e tanto, já que será preciso conciliar a vida profissional com a rotina familiar. Contudo, durante uma reunião online, é fundamental buscar um local silencioso para conseguir participar de forma adequada e sem interrupções.
Desligue o microfone enquanto não estiver falando, isso evita que sons do ambiente e possíveis ruídos atrapalhem a reunião.
5. Confira os equipamentos necessários para o encontro
A parte técnica é um dos principais fatores que podem atrapalhar a produtividade das reuniões. Sendo assim, confira todos os equipamentos necessários, bem como o sinal de internet, para evitar problemas com a qualidade do áudio, imagem e conexão.
Fone com microfone e webcam são itens significativos para as reuniões online. Além disso, para evitar oscilações no sinal, é indicado ter um cabo de rede e conectar o computador no modem.
6. Procure ir direto ao assunto
Para que a reunião não se torne monótona e desinteressante, a dica é ir direto ao assunto. Dessa forma, os participantes mantêm o foco naquilo que realmente importa e o encontro se torna mais produtivo.
Contudo, isso não quer dizer que ele tenha que ser impessoal. A recomendação é iniciar a conversa de uma forma amigável para saber do bem-estar da equipe, por exemplo, e depois já partir para o assunto principal.
Caso seja necessário esclarecer dúvidas específicas, ou se aprofundar no desempenho de determinado profissional, agende reuniões individuais.
7. Estimule a colaboração dos outros participantes
A reunião deve ser um momento de colaboração, mas os profissionais podem ter uma certa dificuldade em interagir no ambiente virtual. Para contornar essa situação, procure estimular a participação do grupo, mas dê orientações para que cada pessoa fale em determinado momento — isso evita que as falas se sobreponham e facilita a compreensão da mensagem.
Outro ponto importante para ter reuniões produtivas no ambiente virtual é escolher as ferramentas certas. Hoje em dia, há diversos programas para isso. Algumas alternativas são:
Todas essas tecnologias permitem a realização de videochamadas em grupo com privacidade e segurança e podem ser acessadas tanto com um computador quanto com smartphones.
Para escolher a ferramenta mais apropriada, analise as necessidades da equipe e as características de cada uma delas, já que a duração das chamadas, a quantidade de participantes e os recursos extras podem variar. O Zoom, por exemplo, permite reuniões com até 100 pessoas na versão gratuita. Já o Microsoft Teams é integrado ao pacote Office e facilita o compartilhamento de arquivos de Word, Excel e PowerPoint.
Essas são as principais dicas para ter reuniões produtivas no ambiente virtual. Aplique essas medidas em seu dia a dia e incentive a equipe a fazer o mesmo para que os resultados sejam ainda melhores.
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