O condomínio caiu na rede
Ferramentas online para agendar o uso das áreas comuns, fazer reclamações ou pedidos para o síndico podem conferir maior transparência à administração
[14/04/2012] [21:03]
Thiago Iatskiu, do condomínio Ilha das Peças: autogestão com uma mãozinha da tecnologia| Foto: Ivonaldo Alexandre/ Gazeta do Povo
O que dá para fazer online?
Entre as opções dos sites de condomínios, há várias ferramentas que podem ser escolhidas pelo síndico e administradora, em consenso e até sugeridas pelos moradores. "Pode acabar virando uma rede social do prédio", lembra Osmar Lazarini, gerente de produto da Prompt TI. Entre os recursos mais procurados, está a reserva de áreas comuns. Por meio desse recurso, é possível efetuar a reserva de salão de festas, jogos, quadras, cinema ou outros espaços do condomínio. Junto com a reserva, é possível gerar uma lista de convidados (que pode ser limitada) e de prestadores de serviço ligados ao evento. Assim, a portaria já vai saber quem pode entrar ou não.
As votações e enquetes online também fazem sucesso. O quorum de participação nas votações realizadas tende a aumentar, mas a validade das decisões dessas enquetes precisa ser aprovada previamente, em assembleia tradicional. O fornecimento de documentos, com a criação de uma "pasta" online também é escolha certa dos condôminos. Quadro de avisos e informações e publicação de calendário com eventos do local também podem ser usados. Há ferramentas que permitem disparar e-mails nos dias que antecedem o evento para lembrar os condôminos.
Livro de ocorrências, classificados, listagem do comércio local e com descontos para moradores também são oferecidos nas ferramentas de sites para condomínios. "Estamos alterando nosso sistema para ser possível, junto às administradoras, a impressão de boletos e também acesso ao site por meio de smartphones e tablets", comenta Lazarini.
Site do condomínio Ilha das Peças: boa adesão dos moradores
Conduzir e administrar um condomínio não são tarefas para qualquer um. Síndicos e administradoras precisam reunir moradores para votações, chamar os vizinhos de porta em porta para assembleias, receber reclamações e organizar a agenda para uso dos espaços comuns. Mas a inserção da tecnologia no cotidiano pode facilitar até esse trabalho. Há inúmeras empresas de tecnologia e plataformas que oferecem sistemas online que podem substituir papel, caneta e saliva na dura tarefa de organizar a convivência de vizinhos que compartilham terreno, salão de festa, garagem e corredor.
"A plataforma fornece para os condomínios todas as ferramentas que auxiliam na ges­­tão, tanto para o morador, quanto para ajudar os síndicos, que evitam vários processos que teriam de ser manuais", explica Osmar Lazarini, gerente de produto da Prompt TI, empresa que oferece plataforma para sites de condomínios. Segundo ele, o produto agiliza a prestação de contas, pois orçamentos e gastos podem estar digitalizados ali. Uma que agrada os clientes é o quadro ou mural de avisos. "Esse tipo de ferramenta ajuda o síndico e promove mais interação entre os vizinhos", garante.
Para dispor de instrumentos como esses, o condomínio tem de estar disposto a pagar entre R$ 100 e R$ 300, em média, dependendo das ferramentas que o endereço online vai oferecer e do número de unidades do empreendimento. Des­­de reservas dos espaços comuns, votações e enquetes sobre assuntos do condomínio, até o livro de ocorrências podem estar disponíveis na internet.
Para Osmar, o sistema desafoga o administrador e diminui a possibilidade de falha humana. Diminuir as falhas e gerar mais transparência para as contas do condomínio foi a intenção do síndico do condomínio Ilha das Peças, Thiago Iatskiu, que desde novembro aderiu ao sistema online. "Nós tínhamos muitos problemas com a administradora e não ficava claro para os moradores com o que era gasto o dinheiro que pagávamos. Decidi assumir a função e a primeira medida foi adotar o site", conta.
De acordo com ele, usar o sistema online facilitou a administração e diminuiu a desconfiança dos vizinhos. "Tudo está online. Qualquer docu­men­tação, orçamento ou ordem de pagamento é digitalizada e postada no site. Quase todas as dúvidas dos moradores podem ser resolvidas com um acesso no nosso endereço", explica.
No Ilha das Peças, a participação dos condôminos aumentou. Há 100 apartamentos no empreendimento e cerca de 70% dos moradores já estão cadastrados no site e acessam o endereço regularmente, pelo menos uma vez por semana. "Antes, em uma assembleia, apareciam 10 ou 12 moradores. Agora, fazemos discussões online, enquetes no site e quando vamos para reunião, temos tipo quase 30% de frequência e todos já tem pensado no assunto, já tem uma opinião e as discussões ficam mais diretas", completa.
Há seis meses online, o site do condomínio Ilha das Peças ainda não é unanimidade entre os moradores. "Tem moradores que ainda não fizeram o registro com login e senha no site, que é necessário para participar de votações e receber informações", aponta Thiago. Ou­­tros, de acordo com o síndico, argumentam que não tem acesso à rede. No entanto, ele considera que o endereço já faz sucesso e que os vizinhos vão aderir, mesmo que aos poucos.
Está na internet e tem de estar no papel
Os sites auxiliam a administração de condomínios, mas não podem ser a única ferramenta de contato entre quem gerencia o imóvel e os moradores. Além disso, para confirmar votações e deliberações que são tomadas pela internet, é preciso que a convenção do condomínio contemple esse tipo de decisão. Quem alerta é Rosely Schwartz, autora do livro Revolucionando o Condomínio. "Ter um site é ótimo para aproximar os moradores das decisões que tem de ser feitas em conjunto, mas é importante que o síndico deixe isso claro e mude a regra, se for preciso, na convenção do condomínio", explica.
Para fazer essa transição é necessária uma reunião "tradicional", com pelo menos dois terços dos moradores que concordem com a mudança. Só então, depois de mu­­dada a convenção, poderão ter validade as votações e enquetes feitas pela internet. "Com essa modificação, o síndico estará respaldado, inclusive judicialmente, para confirmar as decisões tomadas online", diz a autora.
No entanto, ela endossa que é preciso usar outras ferramentas de contato, como um horário de atendimento, um e-mail e uma caixa de sugestões e reclamações. "Dessa forma, a administração fica mais próxima do morador e ele se sente mais à vontade para participar da maneira que melhor lhe interessar", completa.
O síndico do condomínio Ilha das Peças, Thiago Iatskiu, comenta que uma melhoria encontrada depois da adoção do sistema de site foi a consistência das reclamações. "Em um lugar onde convive muita gente, é comum que haja desentendimento e no livro de ocorrência, como não é necessário se identificar, havia queixas sem fundamento. Agora, no site, como a reclamação está ligada ao login e ao nome da pessoa que postou, há mais embasamento", fala.
Para Rosely, a situação é interessante, pois facilita a resolução de problemas entre vizinhos e evita desentendimentos desnecessários. No entanto, ela lembra aos síndicos que é preciso deixar estas ferramentas de reclamações com visualização restrita, apenas para o síndico. "Esse tipo de situação precisa ser resolvida, mas não é preciso que todos fiquem sabendo", afirma.