Aprenda a aumentar a produtividade e melhorar os seus processos - Mobilidade corporativa e tecnologia para processos gerenciais - Prime Systems
Antigamente parecia que o dia durava mais e hoje muitas pessoas dizem "nossa, como o tempo tem passado rápido". A verdade é que as coisas passaram a acontecer em uma velocidade mais acelerada e precisamos estar atentos para que nossa produtividade não se perca na correria do dia a dia.
Nesse artigo você aprenderá como aumentar sua produtividade e os impactos positivos que essa ação causará nos processos da sua empresa. O foco deve ser mantido em alcançar diversos resultados relevantes em cada etapa dos processos.
A produtividade começa por você
O primeiro passo é entender o que efetivamente quer dizer produtividade. Se você acredita que produtividade é ter muitas tarefas a fazer e, por isso, passar todo o tempo ocupado, você tem uma visão completamente errada de produtividade.
Ser produtivo é fazer uma gestão estratégica do seu tempo, é aproveitar o tempo e os recursos da maneira mais eficiente para alcançar um objetivo. Ser produtivo não é uma "coisa" que simplesmente acontece. Ninguém nasce produtivo, é uma competência que precisa ser trabalhada.
Estar ocupado não significa que você está fazendo algo produtivo. Parecer estar fazendo não é fazer e muito menos resolve os problemas. O foco de todo trabalho é a produção ou conquista de algo. E para atingir os objetivos é preciso muito planejamento e uma definição clara de um propósito.
Tenha foco, faça um planejamento estratégico e seja comprometido. Dedique todo o tempo necessário para alcançar as metas que você traçou. É essencial manter o foco para alcançar resultados satisfatórios.
E não existe foco sem organização. Organize seus afazeres de acordo com o grau de importância e quão a tratativa que cada uma demanda. Por isso, voltamos a ressaltar a necessidade do planejamento. Percebe como está tudo conectado?
Planejar não é perda de tempo. Se você ainda não faz planejamentos de trabalho, certamente seu trabalho não é tão produtivo quanto poderia ser. Gastar uma hora para planejar e se organizar te economiza muitas horas durante a semana realmente trabalhando.
Ser ou não ser multitarefas?
O nosso cérebro é incapaz de se concentrar igualmente em duas ou mais atividades ao mesmo tempo, principalmente aquelas que demandam um raciocínio mais complexo. Quando você pegar várias coisas para fazer ao mesmo, vai perceber que mesmo involuntariamente você escolherá uma das atividades e as demais ficarão em segundo plano.
A ideia de ser um multitarefas surgiu junto com as máquinas que conseguem operar várias coisas ao mesmo tempo, no entanto, nós humanos não somos (e estamos longe de sermos) como as máquinas.
A Harvard Business Review publicou um artigo trazendo dados importantes. A pesquisa diz que os profissionais que realizam tarefas simultâneas podem apresentar uma queda de até 40% na qualidade do trabalho e um aumento de até 10% no estresse enquanto trabalha.
Não prejudique seu trabalho tentando ser multitarefas, ao fazer isso você está colocando em risco sua produtividade. Organize seu tempo e aprenda a focar em uma atividade de cada vez.
O profissional multitarefas bem aceito pelo mercado é aquele que tem conhecimento técnico em diferentes áreas, transitando sobre vários assuntos e emitindo opiniões fundamentadas não só na sua área de formação.
A produtividade na gestão dos processos
A crise presente no cenário atual faz as empresas buscarem por alternativas para se manterem lucrando. A instabilidade da economia afeta a sustentabilidade das empresas e preocupa os gestores constantemente em aumentar vendas.
A primeira medida das organizações é avaliar a produtividade dos processos e da equipe. Os gestores começam a relatar sobre cada processo e cada funcionário para identificar os pontos ineficientes e eliminá-los.
É preciso colocar na balança o valor que você investe no funcionário e qual o retorno que ele está te gerando. Com base nesses relatórios, a sua tomada de decisão se torna mais assertiva diante das dificuldades enfrentadas por sua empresa.
Faça a gestão dos gastos empresariais e analise as taxas de vendas e quais as prospecções para os meses seguintes. No entanto, a tarefa de analisar a produtividade da equipe e definir indicadores não é nada fácil. Por isso, selecionamos algumas dicas importantes para te ajudar nesse momento de tomada de decisão:
1.Faça a gestão do tempo
Gerir o tempo dos seus funcionários não é só controlar os horários de entrada e saída para ver se eles realmente estão batendo o ponto eletrônico. A sua principal função em gerenciar o tempo da sua equipe é entender como cada funcionário se organiza e fazer uma análise se o método escolhido é o mais eficiente. Aplique seus conhecimentos em gestão para otimizar o tempo da equipe.
2. Corrija as rotinas de trabalho
Alguns profissionais assumirão outras responsabilidades além daquelas obrigatórias, ou seja, seu funcionário fará muitas tarefas, mesmo sendo produtivo, ele estará ocupado a todo tempo resolvendo demandas de outras pessoas. Para isso, você precisará fazer uma correção nos processos. Se mesmo o funcionário fazendo funções de duas pessoas ele entrega resultados, reavalie o salário desse colaborador e o recompense por isso. Acompanhe de perto os processos e faça todas as mudanças que julgar necessário para aumentar a produtividade.
3. Agilidade é um diferencial
O profissional que precisa ser motivado e recompensado é aquele que dá conta do recado e entra suas tarefas antes do prazo. Esse é o tipo de colaborador que sua empresa não pode perder, pois você pode contar com ele pra aumentar a produtividade. Valorize as iniciativas dos profissionais ágeis e atribua a eles certa autonomia para solucionarem pequenos problemas organizacionais.
Com as 3 dicas acima você vai redefinir algumas funções de funcionários, fazer mudanças em processos e acompanhar de perto o desempenho da sua equipe. Feita essa otimização dos processos, é hora de estabelecer metas para cada um. No planejamento estratégico deve conter cada uma dessas metas e como elas contribuem para o resultado geral da empresa.
A produtividade revela a eficiência e o mais importante é que todas essas análises e mudanças internas tragam resultados, trazendo uma nova visão a respeito das oportunidades de melhorias nos processos de gestão.
Nesse artigo você aprendeu como aumentar a produtividade da sua empresa trabalhando a agilidade dos processos institucionais e desempenho da equipe. Gostou do que aprendeu com a gente? Compartilhe com seus amigos nas redes sociais ou entre em contato através deste formulário.