Transparência na Gestão de Suprimentos: Case FIEMG
Posted 5 de agosto de 2020
In Case de Sucesso, SRG Sistemas Regulados e Gestão
A Federação das Indústrias do Estado de Minas Gerais – FIEMG iniciou o projeto de implantação do Portal de Compras na área de Suprimentos em setembro de 2019. O sucesso já é facilmente mensurado; possibilitou a realização de 90% dos novos processos em meio eletrônico, reduzindo o volume de análises documentais que eram realizadas a cada procedimento. "Agora o analista tem mais tempo para se dedicar ao negócio e não à operação propriamente dita. Já concluímos até o momento um total de 2 Pregões Eletrônicos com economia de R$131.812,08 (10,24%), 10 compras diretas, com economia de R$53.678,47 (20,51%) e 1 processo presencial com economia de R$29.940,70 (24,38%)" relata Misael, coordenador da área de Suprimentos e Licitações.
A busca de uma solução que tornasse a gestão de Suprimentos cada vez mais transparente perante a sociedade e aos órgãos de controle, notadamente Controladoria Geral da União (CGU) e Tribunal de Contas da União (TCU), além da crescente demanda de solicitações de compras e a obrigação de enviar as informações para o Portal da Transparência do SESI/DRMG e SENAI/DRMG, fez com quem a Gerência de Suprimentos da FIEMG decidisse informatizar a gestão da área, com um sistema que permitisse a operacionalização de suas aquisições e contratações de forma eletrônica, integrada aos sistemas de ERP, de Workflow de Aprovação (Fusion), portais externos, dentre outros.
"Todos os atos e procedimentos de compras, ocorridos da entrada até a saída não tinham registro no ERP, sendo armazenados de forma fragmentada, em arquivos eletrônicos locais nos computadores dos Analistas de Suprimentos e em outros documentos físicos. Isso dificultava sobremaneira o levantamento de informações, quando necessário, trazendo morosidade e fragilidade nas respostas às auditorias frequentes que a área de suprimentos estava sujeita, além de comprometer a transparência e publicidade dessas informações", ressalta Misael.
Soma-se ainda o fato das reiteradas recomendações do TCU para que as Entidades do SESI/DRMG e do SENAI/DRMG passassem a procedimentalizar suas aquisições e contratações de forma eletrônica, notadamente via Pregão Eletrônico, buscando, mais uma vez, trazer maior transparência e competitividade aos processos licitatórios conduzidos pelo SESI/DRMG e SENAI/DRMG. A falta de uma ferramenta eficiente para condução dos processos de aquisições e contratações de forma eletrônica denotava aos órgãos de controle uma postura reativa da FIEMG, o que não era favorável para manter uma relação harmoniosa com esses órgãos de controle.
A Gerência de Suprimentos enfrentou dificuldades de suporte/atendimento e instabilidade com a ferramenta anteriormente utilizada para realização de Pregão Eletrônico, o que inviabilizou a continuidade de utilização, fazendo com que 100% (cem por cento) de suas aquisições e contratações passassem a ser realizadas de forma presencial, o que reduz a eficiência administrativa, perda de competitividade, ganho de escala e maior publicidade, que são potencializados quando da utilização da forma eletrônica de contratação.
Por último adiciona-se a esse cenário, a necessidade de utilização cada vez mais premente do Sistema de Registro de Preços (SRP). Esse sistema traz uma série de vantagens para as Entidades da FIEMG como, por exemplo, controle do fracionamento de compras, atendimento das demandas em menor prazo de tempo, contratações realizadas de forma consolidada, gerando ganhos em economia de escala etc.
Mas apesar dos ganhos citados, o gerenciamento deste tipo de contratação, quando utilizado de forma maciça e sem ter uma solução tecnológica de suporte, se mostrava infactível, em função dos diversos controles necessários, como de saldo adquirido por Entidade/ Unidade ou Área requisitante, limite de utilização da ata por produto/ item, controle de Pedidos de Compras emitidos, controle de caronas concedidas, vigência das atas de registro de preços etc.
Com a implantação do Portal de Compras ganhou-se celeridade e economicidade nos processos. Além da praticidade da ferramenta, a equipe de alta performance é um grande diferencial, capacitada por profissionais extremamente qualificados e dispostos a ajudar em qualquer momento.
"O próximo desafio está dentro de casa em redesenhar processos internos. Vamos implantar novos módulos e fazer novas integrações, mas já temos uma base sólida de fornecedores que vem todos os dias numa crescente" – encerra Misael.
fonte: Misael Gomes da Silva – Coordenador da área de Suprimentos e Licitações.
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