Diário da Justiça - Matéria nº 723676
22/09/2020 Seção Administrativa\Presidência
Portaria Nº 1721, de 21 de setembro de 2020
Institui o Comitê Gestor do Sistema Eletrônico de Informações (CGSEI), para assessoramento das políticas de gestão, atualização, evolução, customização de módulos, hardware e parametrização do sistema, no âmbito do Poder Judiciário do Tocantins e dá outras providências.
CONSIDERANDO que o Tribunal Regional Federal da 4ª Região é detentor do código-fonte do Sistema Eletrônico de Informações (SEI), o qual foi fornecido por meio do Termo de Cooperação Técnica nº 10/TRF;
CONSIDERANDO que o Tribunal de Justiça do Estado do Tocantins participa da Rede Colaborativa entre os integrantes do Conselho dos Tribunais de Justiça, cujo intuito é gerir a cessão e as demandas decorrentes da utilização do SEI, conforme estabelecido nos autos nº 16.0.000015186-0;
CONSIDERANDO que o SEI oferece diversos recursos tecnológicos e opções de trabalho, sendo que a ausência de regras e padrões de gerenciamento nos procedimentos administrativos provoca erros, retrabalho e/ou ineficiências no âmbito administrativo, bem como pode gerar insegurança jurídica;
CONSIDERANDO que a Recomendação nº 37, de 15 de agosto de 2011, do Conselho Nacional de Justiça, consigna que os Tribunais devem realizar gestão documental no âmbito administrativo a fim de estabelecer regras para a guarda e descarte de documentos físicos, sem descuidar da responsabilidade social e preservação ambiental;
CONSIDERANDO que os direitos e deveres dos usuários dos serviços públicos estabelecidos no inciso XIII, art. 5º da Lei Federal nº 13.460, de 26 de junho de 2017, denominada de Lei da Desburocratização, destaca a necessidade de aplicar soluções tecnológicas que visem simplificar processos e procedimentos de atendimento ao usuário, bem como propiciar melhores condições para o compartilhamento das informações;
CONSIDERANDO a necessidade de assegurar a autenticidade, a integridade, a segurança, a preservação e o acesso de longo prazo dos documentos e processos em face das ameaças de degradação física e de rápida obsolescência tecnológica de hardware, software e formatos;
CONSIDERANDO por fim, a necessidade de instituir um corpo especializado para promover a análise de ações voltadas à implementação e aprimoramento do SEI/TJTO,
CONSIDERANDO as tratativas e as deliberações contidas nos autos administrativos SEI n º 19.0.000025095-6,
Art. 1º O Sistema Eletrônico de Informações (SEI), instituído pela Resolução nº 22, de 28 de novembro de 2011, é o sistema informatizado de tramitação de documentos adotado pelo Poder Judiciário do Tocantins para produção e tramitação de procedimentos administrativos eletrônicos.
§1º A produção, registro, tramitação, consulta e recebimento de procedimentos administrativos devem ocorrer exclusivamente pelo SEI, salvo as classes processuais definidas pela Corregedoria-Geral da Justiça, as quais serão pelo sistema PjeCor.
§2º Na operacionalização do SEI, deverão ser observadas, no que couber, a legislação vigente e as diretrizes do Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário - PRONAME/CNJ;
I - assegurar a eficiência, a eficácia, a efetividade, a transparência e a celeridade na tramitação de documentos e processos administrativos;
IV- facilitar o acesso às informações;
V - reduzir o uso de insumos, os custos operacionais e os custos com armazenamento de documentos físicos;
VI - aprimorar a gestão documental e otimizar a rotinas de trabalho
VII - propiciar uma gestão alinhada com os princípios da sustentabilidade e com a redução dos impactos ambientais decorrentes da atividade institucional;
VIII - estimular a modernização administrativa e a inovação na Gestão Pública.
DA GESTÃO E ADMINISTRAÇÃO DO SISTEMA
Art. 3º Instituir no âmbito do Poder Judiciário do Tocantins, o Comitê Gestor do Sistema Eletrônico de Informações (CGSEI), vinculado à Presidência, para assessoramento das políticas de gestão, atualização, evolução, customização de módulos, hardware e parametrização do Sistema, que será integrado pelos seguintes membros:
I – Pedro Nelson de Miranda Coutinho, Presidente;
II – Rosa Maria Gazire Rossi, representante Presidência do Tribunal de Justiça;
III – Rainor Santana da Cunha, representante Corregedoria-Geral da Justiça;
IV – Érika Fernandes Farias, representante da Ouvidoria Judiciária;
V – Elaine Andrade Patrício da Silva Medeiros, representante da Escola Superior da Magistratura Tocantinense;
VI– José Atílio Beber, representante da Diretoria Geral;
VII- Aislannder Kenisson de Oliveira Rocha, representante da Diretoria de Tecnologia de Informação;
VIII – Seny Almeida de Arruda, representante da Diretoria de Gestão de Pessoas;
IX – Ronilson Pereira da Silva, representante da Diretoria Administrativa;
X – Débora de Brito Ribeiro, representante da Diretoria Judiciária;
XI - Agnes Souza de Rosa, representante da Coordenadoria de Gestão Estratégica, Estatística e Projetos;
XII - Servidor Ângelo Stacciarini Seraphin, representante da Comissão de Jurisprudência e Documentação;
Art. 4º São atribuições do CGSEI:
I – analisar e deliberar as propostas de padronização de processos e procedimentos, bem como as solicitações de melhoria no sistema e à aplicabilidade das atualizações lançadas pelo TRF4;
II - propor políticas de gestão, evolução e customização dos módulos, hardware e parametrização do SEI, bem como normas internas que assegurem o adequado funcionamento do sistema;
III - propor à Escola Superior da Magistratura Tocantinense ações de capacitação dos magistrados, servidores e demais colaboradores do TJTO para a utilização do SEI;
IV- zelar pela contínua adequação do SEI à legislação de gestão documental, bem como às necessidades da administração;
V - formar grupos de trabalho para realizar ações relacionadas ao SEI, quando necessário;
VI - disseminar práticas e metodologias aplicadas em outras instituições com êxito;
VII - requisitar parecer ou estudo da matéria a servidor ou unidade administrativa competente;
VIII - propor ou atualizar os atos normativos necessários para o uso do processo administrativo eletrônico no âmbito do Poder Judiciário do Tocantins, observadas as competências das outras unidades já previstas nesta instrução normativa e demais atos normativos;
IX - aprovar manuais e materiais de apoio quando necessários à utilização do SEI; e
X – analisar as demandas, proceder aos encaminhamentos adequados e assessorar a Presidência do Tribunal sobre eventuais casos omissos e excepcionais.
Parágrafo único. Após a deliberação pelo CGSEI, se necessário, a demanda será encaminhada ao Presidente do Tribunal para decisão e providências cabíveis.
Art. 5º As competências relacionadas ao SEI das unidades administrativas, bem como demais normas atinentes a operacionalização do sistema será apresentada em ato próprio pelo CGSEI, para a deliberação do Presidente do Tribunal
Art. 6º Para facilitar os trabalhos, o CGSEI, será composto por duas áreas de atuação:
I – Grupo Gestor: desembargadores, juízes e diretor geral
II – Grupo Técnico: os demais membros descritos no artigo 3º desta Portaria.
§1º O Grupo Gestor será o responsável por definir quais as atividades serão prioritárias dentro da lista de demandas apresentadas, e de acordo com a conveniência e oportunidade administrativa.
§2º O Grupo Técnico será o responsável por apresentar o backlog (lista) de demandas para o Grupo Gestor, bem como demonstrar a viabilidade técnica, operacional e o prazo para execução das atividades, com fim a subsidiar os Gestores nas definições de prioridade das demandas de acordo com as necessidades do Poder Judiciário.
Art. 7º O sistema SEI/TO terá um ciclo de desenvolvimento, conforme deliberação subscrita em Ata pelo Comitê Gestor SEI (CGSEI).
Art. 8º O Comitê realizará 1 (uma) reunião ordinária, após o ciclo da versão a que se refere o artigo 7º dessa portaria.
§ 1º As reuniões serão registradas em ata, a ser aprovada pelos participantes, e secretariadas por servidor designado pela Presidência do Comitê.
§ 2º Poderá, sempre que necessário, requisitar parecer ou estudo da matéria a servidor de qualquer unidade organizacional do Poder Judiciário do Tocantins, bem como colaboradores eventuais, de acordo com o assunto a ser deliberado.
Art. 9º O Grupo Técnico deverá apresentar na reunião ordinária:
I - Todas as demandas desenvolvidas no ciclo de desenvolvimento anterior;
II - O Backlog (lista) das demandas pendentes de desenvolvimento;
Art. 10. O Grupo Gestor definirá quais demandas devem ser priorizadas nos próximos ciclos de desenvolvimento.
Art. 11. Durante o ciclo de desenvolvimento o Grupo Gestor poderá, a qualquer momento, apresentar demanda urgente a ser inserida dentro do ciclo corrente, a qual deverá ser apresentada formalmente na próxima reunião ordinária pela Grupo Técnico.
Art. 12. Qualquer demanda que tenha previsão de entrega dentro de um determinado ciclo, mas que não teve sua conclusão finalizada deverá ter seu atraso justificado pela Grupo Técnico.
Parágrafo único. Apesar do atraso na finalização da demanda, essa deve permanecer no backlog para definição se ela continuará a ser desenvolvida no próximo ciclo.
Art. 13. O Grupo Técnico terá o prazo de 5 (cinco) dias úteis, após a realização da reunião ordinária para publicação da lista de demandas desenvolvidas no ciclo anterior, bem como a lista de demandas priorizadas para os próximos ciclos.
Parágrafo único. Essas publicações ficarão disponíveis dentro do próprio sistema SEI/TO para todos os usuários.
Art. 14. Enquanto não regulamentado o Plano de Classificação e elaboração da Tabela de Temporalidade Administrativa do Poder Judiciário do Tocantins, aplicam-se exclusivamente os parâmetros estabelecidos na Tabela de Temporalidade da área administrativa do Conselho Nacional de Justiça.
Art. 15. Os processos eletrônicos serão mantidos até que cumpram seus prazos de guarda definidos nas tabelas de temporalidade.
Art. 16. A eliminação de documentos e processos eletrônicos será acompanhada e orientada pela Comissão de Jurisprudência e Documentação do Tribunal do Tocantins, bem como executada de acordo com os procedimentos definidos na legislação arquivística.
Art. 17. A cópia de segurança (backup) dos processos eletrônicos de guarda permanente, deverá receber tratamento de preservação de forma que não haja perda ou corrupção da integridade das informações.
Art. 18. Os casos omissos serão resolvidos pelo Presidente do Tribunal de Justiça do Tocantins, subsidiado pelo parecer do Comitê Gestor do SEI.