Gestão de Tarefas - Projetar
Saiba tudo sobre a prática de gestão que contribuirá no seu desempenho profissional.
Mas o que é Gestão de Tarefas?
A Gestão de Tarefas ou Gerenciamento de Tarefas, está relacionada ao monitoramento de atividades durante todo o ciclo de vida da tarefa (incluindo tudo, planejamento, teste, monitoramento e relatório). Sendo assim… no progresso da atividade, são tomadas decisões.
Então Gestão de Tarefas nada mais é do que a maneira como você identifica, monitora e progride com a tarefa que precisa ser feita durante o dia. Quase sempre, está associada à rotina de trabalho, mas como sabemos, é também necessário gerenciar as atividades no dia-a-dia de nossa vida pessoal
Portanto, a Gestão de Tarefas pode ajudar tanto pessoas quanto empresas a atingirem seus objetivos e metas dentro do planejamento estratégico.
E porque a Gestão de Tarefas é tão importante? E as vantagens do Gerenciamento de Tarefas
Suponha que você está reunido com uma equipe de controladoria e que todos estão trabalhando na elaboração do planejamento orçamentário da empresa. E de repente, alguém pede para você fazer a análise de viabilidade de investimentos operacionais para apresentar ao COO – Chief Operating Officer. Logo após, alguém avisa que você tem de fazer uma análise de desempenho para ontem.
Consegue imaginar a tudo isso? E se cada vez que alguém gritasse o seu nome, você parasse tudo e fosse atender ao que lhe pedem. O que iria acontecer? A resposta é simples! O ano iria acabar e o planejamento orçamentário não teria ficado pronto.
E se você pensar que todos da Área de Planejamento e Controladoria da sua empresa agissem assim. O que aconteceria? Sua equipe de controladoria teria um sério problema e estaria longe de ser eficiente e eficaz, concorda?
Juntando tudo isso que foi dito, podemos compreender o quanto a Gestão de Tarefas [e importante, afinal, por meio dela é possível gerenciar o tempo gastando a quantidade certa de horas em cada tarefa. E ainda com o Gerenciamento de Tarefas a equipe visualiza melhor o deadline de cada atividade, define as atividades por forma de prioridade e consegue calcular o tempo necessário para cada tarefa.
Já as vantagens da Gestão de Tarefas são as seguintes:
– Melhor visualização de todas as tarefas que estão sendo trabalhadas;
– Mais facilidade para definir o tempo a ser dedicado com cada tarefa;
– Possibilidade de agrupar as tarefas e trabalhar em atividades similares ao mesmo tempo;
– Com base na visualização, fica mais fácil definir as prioridades;
Mas o mais relevante a Gestão de Tarefas você consegue planejar melhores todas as atividades de forma mais equilibrada e assim, delegar as ações para não correr o risco de ficar tudo sobrecarregado.
COO – Chief Operating Officer : É a pessoa responsável por coordena de perto todas as atividades rotineiras das operações importantes para o funcionamento da empresa, como os projetos e os processos.
Ferramentas para Gerenciamento de Tarefas
Preparado pra anotar o nome das ferramentas? Então vamos lá… A forma mais simples de realizar o Gerenciamento de Tarefa escrever em um papel uma to-do list, conhecida também como lista de afazeres. O ponto negativo desse método é que fica difícil mover as tarefas, agrupá-las e dar as devidas prioridades para cada atividade. Além disso, claro, serão necessários vários papéis, porque você terá que reescrever a lista diversas vezes.
Muitas pessoas fazem sua Gestão de Tarefas no papel e isso não é o problema. Mas lembre-se que se estivermos falando de Gerenciamento de Projeto, ou de múltiplos projetos, esse método com caneta e papel não irá dar conta.
E para isso, existem ferramentas mais sofisticadas, como aplicativos que permitem a automatização, prático de mover, delegar atividades e visualizar o andamento de cada uma delas.
Dicas para melhor realizar a Gestão de Tarefas
Agora que já sabem um pouco mais do quanto a Gestão de Tarefas é importante Então, antes de partir para a ação, preste atenção nas dicas que separamos para um Gerenciamento de Tarefas mais eficiente:
1º crie uma lista de atividades: Você precisa fazer uma lista de atividades que lhe ajudarão a completar a tarefa. Com essa lista, fica tudo mais fácil de seguir para os próximos passos.
2º estabeleça um prazo: As tarefas devem ter dia e hora para serem iniciadas e finalizadas.
3º Priorize as tarefas: Uma dica aqui é estabelecer números, como por exemplo, de 1 a 3, sendo que 1 é para atividades com prioridade baixa, 2 media e 3 para alta prioridade.
4º Delegue responsabilidades: Deixe uma pessoa responsável por cada parte da tarefa e não esqueça de que as responsabilidades devem ser divididas para evitar que alguém fique sobrecarregado.
5º Monitoramento Regular: faça o monitoramento das atividades sendo executadas, do tempo sendo gasto e da etapa em que ela se encontra.
Esperamos que tenha gostado desse assunto e de nossas dicas.
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