Controle de fluxo de caixa: 8 dicas de como fazer | BIVA
Controle de fluxo de caixa: 8 dicas de como fazer
Descubra como otimizar seu controle de fluxo de caixa e melhore a gestão financeira do seu negócio!
O controle de fluxo de caixa é essencial para empreendimentos que desejam sobreviver e crescer no mercado. Para otimizar a gestão financeira do negócio e melhorar o monitoramento de entradas e saídas de recursos, é preciso prezar por um bom controle de fluxo de caixa.
Com base nesse instrumento, é possível não só organizar a contabilidade e os saldos da empresa, como programar pagamentos, separar investimentos e ainda obter informações estratégicas para uma boa tomada de decisões.
Para que você consiga otimizar o gerenciamento econômico do seu empreendimento, separamos a seguir 8 dicas para melhorar o fluxo de caixa! Confira!
Reforce o controle das informações financeiras da empresa
A primeira coisa que você deve fazer é reforçar o controle das entradas e saídas de valores da empresa, registrando as informações provenientes dessas movimentações. Isso pode ser feito em uma planilha ou, melhor, em um sistema de gestão financeira com um módulo próprio para o fluxo.
Dessa forma, você terá um meio de analisar e monitorar melhor receitas e gastos, além de poder fazer análises mais precisas.
Por exemplo, conseguirá descobrir quais fatores demandam mais recursos, como compras de insumos, pagamentos de contas, entre outros, além de verificar de onde vem suas principais receitas.
Anote todas as entradas e saídas de valores
Após ter adotado um meio para fazer e controlar seu fluxo de caixa, é fundamental que você tenha disciplina para anotar todas as entradas e saídas. Isso significa que deverá marcar até as compras de café e dos materiais de limpeza usados nos ambientes corporativos, bem como itens de escritório.
Esse tipo de atitude é necessária para você conseguir identificar desperdícios e aquisições desnecessárias que, ao passar do tempo, podem impactar no caixa.
Também ajuda a descobrir se a empresa está perdendo dinheiro com muitos juros e multas decorrentes de atrasos na quitação de contas. Isso evidencia a necessidade de se organizar melhor o cronograma de pagamentos.
Foque no arquivamento correto de documentos e notas fiscais
Um grande problema que pode prejudicar a gestão do caixa é a falta de atenção aos comprovantes e notas fiscais.
É preciso prezar pelo correto arquivamento desses documentos, de modo que seja possível consultá-los sempre que for necessário. Dessa maneira, caso tenha algum problema no fluxo de caixa, como valores inconsistentes ou contas que não se alinham, você poderá ir ao local onde guardou esses itens para consultar informações.
Invista na digitalização de informações financeiras
Armazenar adequadamente arquivos é uma atitude recomendada para aperfeiçoar o controle de fluxo de caixa, porém, com o tempo, isso pode gerar um arquivo abarrotado de papéis.
Portanto, é importante adotar uma solução de digitalização e Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), visando eliminar a necessidade de espaço físico e agilizar a busca por informações no ambiente virtual.
Só é preciso manter as versões físicas daqueles documentos necessários para fiscalizações, processos e outras atividades que exijam comprovantes, notas autênticas e provas materiais.
Um dos grandes erros de um empreendedor é misturar finanças pessoais com as do negócio. Isso ocorre quando se tira dinheiro do "bolso" para pagar contas da empresa, adquire-se produtos para uso próprio no cadastro do empreendimento, entre outras atividades do tipo.
Os prejuízos para a empresa são variados, como dificuldade de se saber como anda a saúde econômica do empreendimento, recebimento de multas da fiscalização e problemas para se obter capital de giro e empréstimos.
Portanto, evite essa prática e, se precisar de dinheiro, estipule um pró-labore que atenda suas necessidades sem que você precise usar recursos do caixa, mesmo que você pense em devolvê-los rapidamente.
Quanto mais você evitar mesclar as duas coisas, melhor será para gerir o fluxo de caixa e prevenir transtornos relacionados a ele. Dessa forma, você poderá aperfeiçoar o controle financeiro do seu negócio.
Tenha disciplina e constância no lançamento dos dados
É importante ter disciplina no lançamento das movimentações econômicas, procurando fazer isso com uma frequência determinada. O ideal é separar um tempo durante o expediente para registrar as entradas e saídas do caixa.
Caso isso não seja possível, tente fazer de dois em dois dias ou, no máximo, uma vez por semana, pois quanto mais espaçado for esse prazo, pior será para o controle.
Isso porque, se houver inconsistências ou outros problemas com as informações, você terá maiores dificuldades para identificar que movimentações ou lançamentos gerarem os erros. Tal ponto se deve ao maior volume de documentos que deverão ser conferidos e ao o risco do desaparecimento de notas, recibos e outros comprovantes nesse tempo sem a percepção dos responsáveis,
Estipule um período para o fluxo de caixa
As empresas geralmente trabalham com fluxos de caixa mensais, contabilizando, assim, as entradas e saídas de recursos 12 vezes ao ano. Isso possibilita que os gestores façam comparativos entre os meses para descobrir em quais há movimentações maiores de entradas ou saídas de recursos, o que ajuda no planejamento de orçamentos, investimentos e previsões financeiras.
Se preferir, você poderá controlar o caixa semanalmente, mensalmente, trimestralmente, semestralmente etc. O importante é definir bem o período de controle para poder obter referenciais na hora de analisar valores e informações econômicas do caixa para tomar decisões.
Faça previsões do fluxo de caixa
Além do fluxo de caixa, é importante contar com ferramentas auxiliares que facilitem o controle e obtenção de dados estratégicos. Uma delas é a projeção do fluxo de caixa que, diferente do fluxo normal, leva em consideração previsões de gastos e recebimentos
Ela permite que o gestor consiga preparar o capital necessário para meses subsequentes, quando as vendas podem aumentar ou diminuir. Isso tendo como base os históricos e análises de movimentações financeiras ocorridas dentro de um determinado período.
O controle de fluxo de caixa é essencial para empreendimentos que desejam sobreviver e crescer no mercado, sendo um instrumento de gestão que dá ao gestor a chance de identificar a situação econômica real do negócio. Dessa forma, ele poderá prever quando será preciso obter empréstimos, reduzir gastos, vender bens da empresa para conseguir dinheiro, entre outras ações.
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