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CLAUDIA CAROLINA HOUDIN ROMERO
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Olívia Pacheco Jardim
1 CLAUDIA CAROLINA HOUDIN ROMERO SISTEMAS ERP COMO INSTRUMENTO DA GESTÃO FINANCEIRA: ESTUDO DOS IMPACTOS APÓS A IMPLEMENTAÇÃO DO SISTEMA NA ÁREA FINANCEIRA DE UMA ENTIDADE DEDICADA À GERAÇÃO DE ENERGIA ELÉTRICA. CURITIBA 2008
2 CLAUDIA CAROLINA HOUDIN ROMERO SISTEMAS ERP COMO INSTRUMENTO DA GESTÃO FINANCEIRA: ESTUDO DOS IMPACTOS APÓS A IMPLEMENTAÇÃO DO SISTEMA NA ÁREA FINANCEIRA DE UMA ENTIDADE DEDICADA À GERAÇÃO DE ENERGIA ELÉTRICA. Trabalho de conclusão de curso, apresentado ao Departamento de Ciências Contábeis, do Setor de Ciências Sociais Aplicadas, Universidade Federal do Paraná, como requisito para obtenção do título de MBA - Auditoria Integral. Orientador: Prof. Blênio César Severo Peixe CURITIBA 2008
3 AGRADECIMENTOS Agradeço a Deus, por mostrar sempre uma luz quando sentimo-nos na escuridão. A meu marido Ariel, pelo apoio constante neste período de crescimento intelectual, aos meus pais Ema e Manuel, pelo incentivo que sempre me deram, a minha família toda pelo, carinho brindado. Agradeço também ao professores do curso de Auditoria Integral pela sua disposição, aos novos amigos da turma Ao professor Blênio, pela orientação brindada. E a todo aquele que participou direta ou indiretamente na elaboração deste trabalho. II
4 PENSAMENTO O mundo está na mão daqueles que tem coragem de sonhar, e correr o risco de viver seus sonhos. Cada qual com seus talentos. Paulo Coelho III
5 ABREVIATURA ERP Enterprise Resource Planning TI Tecnologia da Informação SAP Sistemas, Aplicações e Produtos para Processamento de Dados SAE Sistema de Apoio ao Executivo SAD Sistema de Apoio às Decisões SIG Sistema de Informação Gerencial STC Sistema de Trabalhadores do Conhecimento SPT Sistema de Processamento de Transações MRP Material Requirement Planning CRM Customer Relationship Management SCM Supply Chain Management BI Business Intelligence SOX Lei Sarbanes Oxley IV
6 ESTRANGERISMO Click Toque feito no mouse Feedback Processo de retroalimentação de sistema Hardware Parte física do computador Software Programas, dados e rotinas desenvolvidas para computadores correio eletrônico Chat Sala de conversa entre varias pessoas na Internet Best-Practices Melhores praticas, termo utilizado em Administração que define aqueles processos administrativos comprovados como eficientes e eficazes On line - Ligado, conectado V
7 RESUMO HOUDIN R, C.C. Sistemas ERP Como Instrumento Da Gestão Financeira: Estudo Dos Impactos após a Implementação do Sistema na Área Financeira de uma Entidade Dedicada a Geração de Energia Elétrica. Os sistemas integrados de gestão vêm se implementado velozmente nas organizações a nível mundial. Os estudos realizados sobre o tema mais se inclinam sobre o projeto de implementação, mais do que o funcionamento do próprio sistema nos diversos setores organizacionais e foi ali que colocamos o foco deste trabalho. O nosso principal objetivo foi conhecer a eficiência e eficácia dos sistemas ERP, no setor financeiro, para o qual realizamos um estudo de caso na área financeira de uma entidade binacional que opera no setor de eletricidade. Para o desenvolvimento do trabalho também realizamos uma revisão da literatura já existente, com a qual se conseguiu definir um sistema ERP, conhecer a suas características, analisar vantagens e desvantagens da implementação de um sistema deste porte e as mudanças que provoca nas organizações. Com o estudo de caso tivemos a oportunidade de conhecer uma organização que trabalha na busca constante de uma gestão transparente, um dos motivos pelo qual adotou o sistema integrado de gestões, e eficiência empresarial, aliás, de responsabilidade social. Conhecemos o departamento financeiro, o funcionamento e as atividades realizadas nele, e o desenvolvimento do sistema ERP e mediante o estudo de caso feito pudemos determinar qual o desempenho do sistema ERP no setor financeiro. O nosso objetivo foi atingido por meio de uma avaliação do sistema implementado, desde o desde a ótica do usuário no que se refere ás melhorias encontradas com a aplicação desta solução informática, e também desde o ponto de vista do departamento como um todo, quanto à otimização dos processos financeiros e a eficiência e eficácia que o novo sistema confere ao trabalho do setor. Palavras-chave: Sistema integrado de gestão, Tecnologia da informação, Sistema ERP (Enterprise Resource Planning). VI
8 SUMÁRIO AGRADECIMENTO... PENSAMENTO... III ABREVIATURAS... IV ESTRANGERISMO... V RESUMO... VI 1.INTRODUÇÃO REVISÃO DA LITERATURA COINCEITO DE SISTEMAS Sistemas Sistemas Abertos Sistemas Fechados TEORIA DOS SISTEMAS Componentes de um Sistema Características de um Sistema Tipos de Sistemas SISTEMAS DE INFORMAÇÃO Conceito de Sistemas de Informação Tipos de Sistemas de Informação Características dos Sistemas de Informação Importância dos Sistemas de Informação PRINCIPAIS SISTEMAS USADOS PELAS ORGANIZAÇÕES Sistemas de Processamento de Transações Sistemas de Trabalhadores do Conhecimento e Sistemas de Automação e Escritório Sistemas de Informações Gerenciais Sistemas de Apoio à Decisão Sistemas de Apoio ao Executivo INTEGRAÇÃO DOS SISTEMAS NAS ORGANIZAÇÕES A organização como um sistema Sistemas Abertos e Fechados nas Organizações Meios de Integração de Sistemas SISTEMAS ENTERPRISE RESOURCE PLANNING Breve resenha histórica do desenvolvimento do Sistema Enterprise Resource Planning Sistemas Enterprise Resource Planning Características dos Sistemas Enterprise Resource Planning BENEFICIOS E DIFICULDADES DOS SISTEMAS ENETERPRISE RESOURCE PLANNING Mapeamento das necessidades das organizações optarem por um sistema integrado de informações Benefícios oferecidos pela utilização de um Sistema Enterprise Resource Planning Dificuldades que podem apresentar os sistemas Mudanças que enfrentam as organizações que optaram pela implementação do sistema II
9 2.8. SISTEMAS ENTERPRISE RESOURCE PLANNING COMO INSTRUMENTO DA GESTÃO FINANCEIRA A função financeira Importância da gestão financeira dentro das organizações Sistemas Enterprise Resource Plananing e gestão financeira INTEGRAÇÃO DO SISTEMA ENTERPRISE RESOPURCE PLANNING COM A GESTÃO FINANCEIRA O modulo Financeiro Cadastramento de dados no modulo financeiro METODOLOGIA DE PESQUISA ESTUDO DE CASO PERFIL DA ENTIDADE PESQUISADA Missão e Visão Objetivos Estratégicos Políticas e Diretrizes Responsabilidade Social As cifras da empresa ROYALTIES LEI SARBANES-OXLEY CARACTERISTICAS DO SETOR FINANCEIRO DA EMPRESA PESQUISADA MAPEAMENTO DAS ATIVIDADES EXECUTADAS IMPLANTAÇÃO DO SISTEMA ERP MY SAP ECC Visão geral do sistema SAP ECC Plano da implantação do sistema Os objetivos vislumbrados num novo sistema IMPACTO DO SISTEMA ENETERPRISE RESOURCE PLANNING NA GESTÃO FINANCEIRA Benefícios com a implementação do sistema Enterprise Resource Planning Dificuldades encontradas no novo sistema implementado AVALIAÇÃO DO SISTEMA INTEGRADO DE GESTÕES NO SETOR FINANCEIRO Avaliação do sistema desde o ponto de vista do usuário Avaliação desde o ponto de vista da entidade quanto a sua eficiência e eficácia como ferramenta facilitadora das tarefas do setor financeiro CONCLUSÕES REFRENCIAS BIBLIOGRAFICAS... 77
10 1. INTRODUÇÃO Nas últimas décadas a globalização fez com que antigos modelos; seja no âmbito social, econômico, da saúde; deixassem de existir, dando lugar a novas técnicas e práticas. A interdependência e integração, não é um fato exclusivo de alguns países. Muito pelo contrario todos os países e comunidades do mundo estão experimentando a necessidade dessa integração cada vez com maior intensidade, resultado de um mundo globalizado. Com a globalização a informação passou a ser a ferramenta mais utilizada e o tesouro mais cobiçado. Isto é acompanhado com o desenvolvimento da tecnologia, que dia a dia nos surpreende com as novas equipes e sistemas que aparecem no mercado, ajudando-nos a formar parte dessa integração mundial. Com o intuito de elevar o nível de competitividade e estar em sintonia com a demanda de informação a maioria das empresas do mundo hoje em dia utiliza algum sistema de Tecnologia da Informação (TI). Uma TI pode ser definida como o conjunto de todas as atividades e soluções providas por recursos de computação. Na empresa é uma ferramenta de transmissão de dados de rotinas das gestões da organização, sejam estas, recursos humanos, administrativas, contábeis, financeiras, marketing, etc. Dentre as TI s encontramos aos sistemas de informação integrados, mais conhecidos por ERP (Enterprise Resource Planning). Este sistema foi ganhando importância a partir da segunda metade dos anos 90, e como resultado do desenvolvimento de outros sistemas mais antigos como MRP e MRPII.
11 2 O Brasil em consonância com o resto do mundo possui inúmeras empresas que, estão optando pela implantação de um sistema de informação integrado. A adoção deste tipo de sistemas representa um investimento de alto custo e características complexas, as organizações devem estar preparadas para enfrentar uma serie de mudanças que traz consigo o processo. Nem todas as organizações que optaram pela implementação obtiveram os resultados desejados. Porém, para outras se constituiu numa verdadeira ferramenta de integração e gestão empresarial. Neste estudo foi abordado os sistemas ERP s com enfoque na área financeira de uma entidade binacional do setor de energia. Foi abordada a área financeira por ter um papel fundamental na tomada de decisões, por se constituir em uma das principais áreas funcionais da administração e ser vital para o andamento da empresa. Então o que quisemos desvendar foi, se estes sistemas tão ofertados no mercado, de tão alto custo e processos complexos de implementação, servem como uma ferramenta de auxilio das gestões financeiras e quais os benefícios e dificuldades após sua adoção no setor financeiro. Embora exista uma grande oferta no mercado destes sistemas, e que em muitas organizações já formem parte de seus sistemas, ainda falta aprofundar o seu estudo, para áreas mais particulares que é o que se pretende com este estudo. É por isso que se fez um enfoque exclusivo do setor financeiro, tentando que o analise tenha sido o mais particular possível, de modo a obter o aprofundamento necessário para esclarecer as dúvidas que existirem ao redor do problema de pesquisa. Além disso, foi desenvolvido este trabalho com o intuito de acrescentar a os estudos existentes sobre sistemas de informação integrados, servir como fonte de novas pesquisas, ajudar na tomada de decisões a organizações que tem
12 3 implementado ou irão implementar um sistema ERP, administradores, funcionários, diretores que estejam vivenciando um processo de implementação, e para o leitor em geral que sinta a necessidade de conhecer mais sobre este tema. Este trabalho tem como objetivo geral determinar si os sistemas ERP s, constituem-se em instrumento eficaz e eficiente para a gestão financeira. E como objetivos específicos conhecer o sistema ERP, suas características, determinar quais as vantagens e dificuldades da sua implantação, e determinar a influência após a adoção no departamento financeiro da entidade. Para o alcance destes objetivos procedemos: definir o que é um sistema ERP, e estabelecer suas principais características, expor as vantagens e desvantagens de sua implantação, fazer uma analise profunda e avaliar o desempenho dos sistemas no setor financeiro. A metodologia utilizada quanto às técnicas de pesquisa foi do tipo bibliográfico, pelo fato que existem alguns autores que estão no estudo constante do tema, complementado com um estudo de caso, que se desenvolvido no seio de uma entidade binacional do setor de energia, na área financeira.
13 4 2. REVISÃO DA LITERATURA Neste grande item abordam-se os seguintes pontos: conceitos de sistemas, teoria dos sistemas, sistemas de informação, principais sistemas de informação usado pelas organizações, integração dos sistemas nas organizações, sistemas ERP, benefícios e dificuldades do sistema ERP, sistemas ERP como instrumento da gestão financeira e integração do sistema ERP com a gestão financeira CONCEITOS DE SISTEMAS. Neste item serão apresentados alguns conceitos que são necessários conhecer para poder dar avanço na leitura do trabalho: sistemas, sistemas abertos e sistemas fechados Sistemas. Segundo OLIVEIRA (2000, p.149) Um sistema é uma rede de componentes interdependentes que trabalham em conjunto para tentar realizar o objetivo do sistema. Um sistema deve ter um objetivo. Sem objetivo não existe sistema. O objetivo do sistema deve ser claro para qualquer pessoa que se encontra no sistema e incluir plano para o futuro. Na definição de REZENDE e ABREU (2000, p.30) estabelece uma serie de definições segundo o contexto em que se encontra envolto: a) partes que interagem entre si, integrando-se para atingir um objetivo ou resultado; b) partes interagentes e interdependentes que conjuntamente formam um todo unitário com determinados
14 5 objetivos e efetuam determinadas funções; c) em informática, o conjunto de software, hardware e recursos humanos;d) componentes da tecnologia da informação e seus recursos integrados; e) empresa e seus vários subsistemas. Para OLIVEIRA (2000, p.149) cita outra definição para sistemas. Conjunto de elementos dinamicamente inter-relacionados, desenvolvendo uma atividade ou função para atingir um ou mais objetivos ou propósitos. Seguindo com a definição dada por OLIVEIRA, ele separa este conceito em quatro elementos para melhor entendimento: a) um conjunto de elementos; que são partes componentes do sistema, isto é, os subsistemas: pessoas, idéias, máquinas, processos, tarefas, áreas organizacionais, etc; b) os elementos são dinamicamente inter-relacionados; isto é em interação e interdependência, formando uma rede de comunicações e relações em função da dependência recíproca entre eles; c) desenvolvendo uma atividade ou função; que é a operação, atividade ou processo do sistema; d) para atingir um ou mais objetivos ou propósitos; que constituem a própria finalidade para o qual o sistema foi criado. (OLIVEIRA, 2000, p.150) Na definição de O BRIEN (2006, p.7) Sistema pode ser definido simplesmente como um grupo de elementos inter-relacionados ou em interação que formam um todo unificado. Para REBOUÇAS DE OLIVEIRA (2004, p. 23) Sistema é um conjunto de partes integrantes e interdependentes que, conjuntamente, formam um todo unitário como determinado objetivo e efetuam determinada função Sistemas Abertos. Para OLIVEIRA (2000, p.152) Os sistemas podem ser fechados ou abertos dependendo de duas circunstâncias: permeabilidade ou abertura de suas fronteiras ou seus limites. Quanto maior permeabilidade, maior o intercâmbio entre o sistema e
15 6 o ambiente que o envolve externamente, o sistema é aberto quando tem muitíssimas entradas e saídas em relação ao ambiente. Os sistemas abertos possuem uma variedade enorme de entradas e saídas, nem sempre bem conhecidas graças ao seu intercâmbio com o meio ambiente Sistemas Fechados. Os sistemas são classificados em fechados ou abertos de acordo com a sua permeabilidade em relação ao ambiente. Para OLIVEIRA (2000, p.152) O sistema é fechado quando tem pouquíssimas entradas ou saídas em relação ao ambiente. Além disso, o mesmo autor agrega que, o sistema fechado (nunca há um sistema absolutamente fechado ou hermético), são aqueles em que as entradas ou saídas são limitadas e perfeitamente previsíveis, guardando entre si uma relação de causa e efeito que pode ser conhecida TEORIA DOS SISTEMAS. Neste segundo item serão abordados os seguintes pontos: componentes de um sistema, características dos sistemas, e tipos dos sistemas Componentes de um Sistema. Para O BRIEN (2006, p.7) Um sistema é um grupo de componentes interrelacionados que trabalham rumo a uma meta comum, recebendo insumos e
16 7 produzindo resultados em um processo organizado de transformação, que possui três componentes ou funções básicas em interação. a) entrada: envolve a captação e reunião de elementos que ingressam no sistema para serem processados. Por exemplo, matérias primas, energia, dados e esforço humano devem ser organizados para processamento; b) processamento: envolve processos de transformação que convertem insumo (entrada) em produto. Entre os exemplos se encontram um processo industrial, o processo da respiração humana ou cálculos matemáticos. c) saída: envolve a transferência de elementos produzidos por um processo de transformação até seu destino final. Produtos acabados, serviços humanos e informações gerenciais devem ser transmitidos a seus usurários. Para OLIVEIRA (2000, p. 150) explica os componentes de um sistema e concorda com O BRIEN com os três componentes citados por ele: entrada, processamento, saída, mas acrescenta com: objetivos, retro alimentação, ambiente e subsistemas. a) objetivos: referem-se tanto aos objetivos dos usuários do sistema quanto aos objetivos do próprio sistema. É a própria ração de existência do sistema, a finalidade para a qual o sistema foi criado. b) retro-alimentação: pode ser considerada como a reintrodução de uma saída sob a forma de informação. A realimentação é um processo de comunicação que reage a cada entrada de informação, incorporando o resultado da ação resposta desencadeada por meio de uma nova informação, a qual afetará seu comportamento subseqüente, e assim sucessivamente. c) ambiente: é onde o sistema está inserido, é de onde provêm as entradas, é onde o sistema lança suas saídas.
17 8 d) subsistemas: são as partes menores que formam o sistema. O sistema tem sempre um grau de autonomia maior do que os subsistemas. Assim então se pode dizer que os componentes de um sistema são: a) objetivos b) entradas, c) processo, d) saídas, e) retro alimentação ou realimentação, f) ambiente, g) subsistema Características dos Sistemas. Para ALVES (2005, p.46) Características são aspectos intrínsecos a um determinado tipo de objeto (neste caso sistema de modo geral). Dessa forma, tais características valem para todos os sistemas, ou seja, são aspectos invariáveis dos mesmos. Na compreensão dos sistemas duas características: (a) todo sistemas possui uma coleção de componentes ou de elementos, e (b) todo sistema possui um conjunto de relações entre seus componentes. Pode-se dizer que todo sistema possui quatro características básicas: a) elementos; todo sistema esta formado de partes integrantes aos quais chamamos de elementos, exemplo: o sistema solar é formado pelo sol e os planetas, os quais se constituem em elementos. b) relações entre elementos; é a interação existente entre os elementos do sistema, o nível de intercambio, ou feedback. c) objetivo comum; é a meta a ser atingida pelo sistema, onde cada elemento tem sua função especifica, e o cumprimento de cada função fará que o objetivo global seja atingido. d) meio-ambiente: é o que está fora do sistema, ou seja, não pode ser controlado pelo sistema, entretanto o sistema pode trocar coisas com o meio
18 9 ambiente (energia, informações, etc.) por isso podemos dizer que o sistema pode influenciar o meio ambiente e vice-versa Tipos de Sistemas. Existem varias classificações para determinar os tipos de sistemas existentes. Entre os mais conhecidos são: quanto a sua constituição; sistemas concretos e abstratos, quanto a sua natureza; sistemas abertos e fechados, quanto a sua origem; sistemas naturais e artificiais. Para OPTNER (1981, p. 29) Os sistemas podem ser distinguidos através de suas similaridades e de suas dissimilaridades. Os sistemas concretos (físicos) compõem-se de hardware, de equipamento, de maquinarias e de um modo geral de objetos e artefatos reais. Tais sistemas contrastam com os sistemas abstratos, nos quais os símbolos representam atributos e objetos que poderão não existir senão no pensamento do pesquisador. Outra tipologia de sistemas separara-os em: sistemas centralizados ou descentralizados. Segundo OPTNER (1981, p.31) Em um sistema centralizado, um elemento ou um subsistema principal representa papel dominante que pode deixar em segundo plano os outros componentes. Em um sistema descentralizado a recíproca poderá ser verdadeira; os subsistemas principais têm o mesmo valor. Em vez de se agruparem em torno de um subsistema central, como satélites, os subsistemas se dispõem em serie. Segundo a origem dos sistemas podem se separar em: naturais e artificiais.
19 10 Na definição de OPTNER (1981, p.31) Sistemas naturais são os que surgem de processos naturais. O clima e o solo são sistemas naturais típicos. Os sistemas feitos pelo homem são aqueles em que o homem contribui para a marcha do processo, através dos objetos, dos atributos ou das relações. Quanto a sua natureza os sistemas podem-se classificar em abertos e fechados. Para OPTNER (1981, p. 32) Os sistemas abertos são típicos na categoria dos naturais. Um sistema aberto troca matéria e energia com o meio ambiente de modo regular e de maneira compreensível. Opostos aos abertos estão os sistemas fechados, que operam com intercâmbio, relativamente pequeno, tanto de energia como de matéria, em relação ao meio ambiente SISTEMAS DE INFORMAÇÃO Neste item abordam-se os seguintes itens: conceitos de sistemas de informação, tipos de sistemas de informação, características dos sistemas de informação, importância dos sistemas de informação Conceitos de Sistemas de Informação. Na definição de O BRIEN (2006, p. 6) Sistemas de Informação é um conjunto organizado de pessoas, hardware, software, redes de comunicação, e recursos de dados que coleta, transforma e dissemina informação em uma organização. Para REZENDE e ABREU (2000, p. 60) Todo sistema, usando ou não recursos de Tecnologia da Informação, que manipula e gera informação, pode ser genericamente considerado Sistema de Informação.
20 11 Na conceituação dos autores, ficou claro uma questão sobre sistemas de informação, a qual é a geração de informação. Um sistema de informação deve; gerar, produzir, informação a qual deverá ser utilizada logo para a tomada de decisões, essa é uma característica fundamental. Segundo LAUDON e LAUDON: Um sistema de informação pode ser definido tecnicamente como um conjunto de componentes inter-relacionados que coleta (ou recupera), processa, armazena, e distribui informações destinadas a apoiar a tomada de decisões, a coordenação e controle de uma organização. Além de dar suporte à tomada de decisões, à coordenação e ao controle, esses sistemas também auxiliam os gerentes e trabalhadores a analisar problemas, visualizar assuntos complexos e criar novos produtos. (LAUDON e LAUDON, 2004, p.7) Tipos de Sistemas de Informação. Os sistemas de informação podem ser classificados de varias formas, um deles pode ser segundo os papeis principais que ele desempenha nas operações e administração de um negócio. Para O BRIEN (2006, p.23) A classificação dos sistemas de informação estaria estruturada da seguinte maneira: sistema de apoio às operações e sistemas de apoio gerencial. a) Sistemas de Apoio às Operações. Os sistemas de apoio às operações produzem uma diversidade de produtos de informação para uso interno e externo, mas eles não enfatizam a criação de produtos de informação específicos que possam ser mais bem utilizados pelos gerentes. O papel do sistema de apoio às operações de uma empresa é processar transações eficientemente, controlar os processos industriais, apoiar as comunicações e colaboração e atualizar bancos de dados da empresa. Por sua vez os sistemas de apoio às operações podem subdividir-se em:
21 12 a.1.) Sistemas de apoio de processamento de transações; processam dados resultantes de transações empresariais, atualizam banco de dados e produzem documentos empresariais. Ex. processamento de vendas e reabastecimento e sistemas de contabilidade. a.2.) Sistemas de controle de processos; monitoram e controlam os processos industriais. Ex. refinamento de petróleo, geração de energia, e sistema de produção de aço. a.3.) Sistemas Colaborativos; apóiam equipes, grupos de trabalho bem como comunicações e colaboração entre e nas empresas. Ex. , chat e sistemas de videoconferência. b) Sistema de Apoio Gerencial. São aqueles que se concentram em fornecer informação e apoio aos gerentes em sua tomada de decisão eficaz. A tarefa desempenhada por esses sistemas é um tanto complexa. Em termos conceituais vários tipos principais de sistemas de informação apóiam uma série de responsabilidades administrativas do usuário final: b.1.) Sistemas de informação gerencial; fornecem informações na forma de relatórios e demonstrativos pré-estipulados para os gerentes. Ex. análises de vendas, realização de processos e relatórios das tendências de custos. b.2.) Sistemas de apoio à decisão; fornecem apoio interativo para o processo de decisão dos gerentes. Ex. atribuição de preços aos produtos, previsão de lucros e sistemas de análise de riscos. b.3.) Sistemas de informação executiva; fornecem informações críticas elaboradas especificamente para as necessidades de informação dos executivos. Ex. sistemas de fácil acesso para análise de desempenho da empresa, ações dos concorrentes, e desenvolvimento econômico para apoiar o planejamento estratégico.
22 13 Outras classificações dos sistemas de informação são: a) Sistemas Especialistas; podem fornecer conselho especializado para tarefas operacionais, como diagnósticos de equipamento ou decisões gerenciais, como administração de carteiras de empréstimos. b) Sistemas de gerenciamento do conhecimento; baseados no conhecimento e apóiam a criação, a organização e disseminação de conhecimento empresarial dentro da empresa. Ex. acesso a internet para melhores práticas de negócios. c) Sistemas de informação estratégica; fornecem a uma empresa produtos, serviços e perícias estratégicos para a vantagem competitiva. d) Sistemas de informação para as operações; apóiam as aplicações operacionais e gerenciais das funções organizacionais básicas. Ex. sistemas de informação que apóiam aplicações em contabilidade, finanças, marketing, administração de operações e administração de recursos humanos. Segundo a classificação de CÔRTES (2008, p ) segundo o nível de utilização, os sistemas de informação podem ser: a.) Sistemas de Nível Operacional: envolvem questões de ordem prática necessárias ao dia-a-dia das empresas. Nesse nível em geral, trabalha-se com dados brutos que uma vez processados, darão origem a informações elementares e pontuais. Exemplo: cadastro de pedidos, controle de estoque, folha de pagamento, conta a pagar e receber. b.) Sistemas de Nível Tático: são voltados para o desenvolvimento e implantação de decisões estratégicas tomadas pelos níveis hierárquicos superiores da organização, como diretores, vice-presidentes ou presidentes e envolvem por exemplo o projeto de novos produtos, o desenvolvimento de novos serviços ou a utilização de novas tecnologias. Dessa forma o nível tático funciona como um
23 14 intermediário que traduz as decisões estratégicas em ações que serão desenvolvidas no nível operacional. c.) Sistemas de Nível Estratégico: nesse nível as decisões são mais abrangentes e de longo prazo, sendo que as suas conseqüências têm um impacto maior para a empresa. Geralmente, as decisões são bem menos estruturadas e levam em consideração uma serie de fatores tanto internos quanto externos - procurando estabelecer um panorama ou cenário e facilitando o equacionamento das questões. Para LAUDON e LAUDON (2004, p.39-40) Existem quatro tipos principais de sistemas de informação que atendem os diferentes níveis organizacionais: sistemas do nível operacional, do nível do conhecimento, do nível gerencial, e do nível estratégico. a) Os sistemas do nível operacional: dão suporte aos gerentes operacionais, acompanhando atividades e transações elementares da organização, como vendas, contas a receber, folha de pagamento. O principal propósito de um sistema desse nível é responder a perguntas de rotina e acompanhar o fluxo de transações pela organização. Quantas peças há de estoque? Para responder esse tipo de pergunta, geralmente a informação deve ser de fácil acesso, atualizada e precisa. b) Sistemas do nível do conhecimento: dão suporte aos trabalhadores do conhecimento e de dados da organização. O propósito desses sistemas do nível é auxiliar a empresa comercial a integrar novas tecnologias ao negocio e ajudar a organização a controlar o fluxo de documentos. Aplicações desses sistemas, especialmente sob a forma de estações de trabalho e sistemas de automação de escritório, estão entre as que mais crescem no ambiente empresarial de hoje.
24 15 c) Sistemas do nível gerencial: atende as atividades de monitoração, controle, tomadas de decisões e procedimentos administrativos dos gerentes médios. A principal consulta endereçada a esses sistemas é: as coisas estão indo bem? Os sistemas gerenciais têm a característica de produzir relatórios periódicos sobre as operações, em vez de informações instantâneas. d) Sistemas do nível estratégico: ajudam à gerência sênior a atacar e enfrentar questões estratégicas e tendências de longo prazo tanto na empresa quanto no ambiente externo. Sua principal preocupação é compatibilizar as mudanças no ambiente externo com a capacidade da organização. Quais serão os níveis de emprego em cinco anos? Quais são as tendências de longo prazo do custo do setor e onde nossa empresa se encaixa? Que produtos deveremos estar fazendo dentro de cinco anos? Características dos Sistemas de Informação. Segundo REZENDE e ABREU (2000, p.63) Os sistemas de informação, independentemente de seu nível ou classificação, têm como maior o objetivo auxiliar os processos de tomada de decisão na empresa. Se os sistemas de informação não se propuserem a atender a esse objetivo sua existência não será significativa para a empresa. Uma característica fundamental dos sistemas de informação aplicados nas organizações, é que ele deve atender uma necessidade vital da organização, a qual é o auxilio na tomada de decisão, para o qual a informação se constitui em peça principal para uma tomada de decisão adequada.