Como fazer o acompanhamento de projetos com sucesso
Sabia que muito do sucesso dos projetos depende do planejamento e de um eficiente acompanhamento de projetos? Isso mesmo, se monitorarmos todas as variáveis possíveis, tudo tende a caminhar de acordo com o previsto.
Com o controle adequado, será possível fazer melhor uso dos recursos, maximizar os resultados e garantir que os objetivos do projeto sejam atingidos com o mínimo de surpresas indesejadas pelo percurso. Como fazer um controle de projetos de forma eficiente? Descubra agora!
Tudo bem que projetos de menor complexidade são mais fáceis de monitorar e controlar, mas conforme crescem as exigências do cliente, você precisa automaticamente aumentar seu grau de controle. Afinal, o objetivo é sempre atingir os maiores níveis de sucesso, não é mesmo?
Para facilitar a jornada no acompanhamento de projetos, é preciso estar no controle e conseguir se antecipar às possíveis dificuldades que podem surgir. Mas como fazer isso?
Para o acompanhamento de projetos, na etapa do planejamento estratégico você faz previsões, determina prazos, custos e recursos (dentre tantos outros itens que devem ser monitorados) para que o escopo do projeto seja atingido conforme o acordado com o cliente. A partir desses dados, você cria uma checklist de itens que serão verificados diariamente, semanalmente ou quinzenalmente ou mensalmente, dependendo da complexidade do projeto.
Essa checklist deve ser de conhecimento de todos e envolver todas as áreas do projeto, a fim de monitorar as métricas de desempenho bem como o previsto versus, o efetivamente realizado. Com essa tática, caso haja qualquer desvio, é possível agir rapidamente para corrigir o caminho e manter as atividades conforme o planejado.
Ao identificar os objetivos e as metas do projeto, você atribui a eles métricas ou indicadores de performance. São os chamados KPIs (Key Performance Indicator). Esses KPIs servem para que você acompanhe a evolução das atividades ao longo do tempo e saiba exatamente quanto falta para atingir os objetivos e as metas propostos para o projeto.
Os indicadores de performance devem ser mensuráveis, realistas e fáceis de compreender. Dessa forma, toda a equipe saberá exatamente como está o acompanhamento do projeto e o que deve ser feito para finalizá-lo com eficiência e qualidade.
Todas as informações a respeito do acompanhamento do projeto devem ser compartilhadas com a equipe responsável por ele. Isso é essencial para que os responsáveis cheguem a um acordo a respeito de evitar falhas e fazer com que o projeto caminhe conforme planejado.
As reuniões embora sejam bons recursos para discussão, também é válido oferecer outros canais de informação, promovendo a troca de soluções e experiências. A diversidade de uma equipe pode ser bastante produtiva e esclarecedora, por isso, tire o máximo dos seus colaboradores.
Você pode disponibilizar fóruns online, chats, grupos no WhatsApp e outras ferramentas internas de mensagens instantâneas. Isso colabora com a harmonia da equipe e ajuda na motivação do trabalho.
Em todas etapas do seu projeto, do começo ao fim, não se esqueça de manter o foco nos objetivos traçados e na constante melhoria do seu trabalho. É importante vislumbrar o futuro e utilizar os erros do passado como aprendizado, evitando que eles se repitam e progredindo diariamente.
Se alguma falha ocorreu, é importante conversar com a equipe sobre uma forma de compensar o cliente, certificando-se a respeito da sua satisfação com o que foi desempenhado na sua gestão.
Você pode adotar ferramentas que informem o progresso do projeto em uma linha do tempo, com todas as tarefas desempenhadas e com informações a respeito da produtividade dos seus colaboradores.
Esses dados são fáceis de visualizar e ajudam a equipe a enxergar os erros cometidos, evitando sua repetição e ficando cada vez mais próxima à excelência.
Na realidade todo projeto é passível de falhas e imprevistos, cabendo a você manter a tranquilidade e orientar sua equipe para fazer as correções necessárias o mais brevemente possível. Nesse sentido, o acompanhamento dos KPIs e também dos dados coletados e analisados por meio do BI é fundamental.
Quando você mantém o foco nos resultados que deve gerar para o cliente, fica muito mais fácil tomar decisões e seguir adiante sem se prender a erros passados.
O acompanhamento de projetos começa no pontapé inicial. Desse momento em diante, nada de perder de vista seus indicadores de performance nem os dados gerados com a execução de cada fase.
Qual a vantagem do acompanhamento dos projetos remotamente
Com o grande avanço nos mecanismos e formas de comunicação, este cenário se torna cada vez mais atrativo e interessante para as organizações. Podemos notar vários casos de sucesso em projetos com equipes virtuais, tais como:
- Acesso às experiências diversas;
- Comodidade e bem-estar do profissional (home office ou proximidade da cidade natal);
- Flexibilidade para alocação da equipe;
- Escritório com custos reduzidos;
- Conhecimento sobre mercados diversos.
É importante ressaltar que tais vantagens só são possíveis e atingíveis se a comunicação da equipe for bem gerida. A equipe deve manter o sentimento de união e a motivação para atingir as metas propostas. Para atingir isto, devem ser considerados:
Entendimento da informação: Trabalhar de forma colaborativa no planejamento do projeto para obter engajamento do time e entendimento quanto aos objetivos do projeto, como por exemplo, o uso da ferramenta PM Canvas explicado no artigo: Abordagem visual no Plano do projeto que também pode ser usado online através do PMCanvasApp.
Compartilhamento de informações: Hoje temos, por exemplo, o trello que auxilia no acompanhamento das atividades sem que os membros das equipes estejam no mesmo local, e diversas outras ferramentas para o compartilhamento de arquivos como: Dropbox, Onedrive, Gdrive, entre outros.
Como a comunicação em equipes virtuais, ocorre em sua grande parte de forma não-verbal (quando a pessoa se expressa somente através de textos), esta pode ser mal compreendida e gerar situações de conflitos gerando desconforto e retrabalho. Para minimizar este tipo de problemas neste cenário virtual e auxiliar uma comunicação limpa e transparente, existem diversas ferramentas como:
- Teleconferência;
- Ferramentas colaborativas para controle de atividades;
- Compartilhamento de área de trabalho.
As definições de comunicação, quanto ao tipo, forma e frequência é definida pelo gerente de projetos e em concordância com o time que irá executar as atividades para realizar os entregáveis do projeto.
Mesmo tendo em mãos várias formas de se comunicar, tudo será em vão se os membros da equipe guardarem as informações para si. É importante promover a troca de informações, a qual pode ser feita de diferentes maneiras:
- Reuniões periódicas;
- Painel colaborativo quanto ao andamento das atividades;
- Documentos Compartilhados;
- Chat do projeto;
Por fim, podemos concluir que, ultrapassadas as barreiras de comunicação, as equipes virtuais se tornam muito vantajosas, atrativas e tão eficientes quanto as equipes tradicionais hoje existentes.
Como você pode ver, o acompanhamento de projetos é importante para que você consiga "vender seu peixe" e trabalhe sem desperdiçar recursos e talentos.
Entender os indicadores de sucesso e evitar falhas é primordial para qualquer gestor, por isso, invista nessa prática e adote essas dicas agora na sua rotina de trabalho. Que tal fazer um MBA em gestão de projetos e ficar por dentro de todas as novidades da área?