OORIENTAÇÕES GERAIS PARA A EXECUÇÃO DE CONVÊNIOS A PARTIR DAS DECISÕES DO TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO E DA LEGISLAÇÃO PERTINENTE - PDF
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Melissa Lima Casado
1 OORIENTAÇÕES GERAIS PARA A EXECUÇÃO DE CONVÊNIOS A PARTIR DAS DECISÕES DO TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO E DA LEGISLAÇÃO PERTINENTE COMISSÃO ESPECIAL DE RELACIONAMENTO ENTRE AS INSTITUIÇÕES DE ENSINO E SUAS FUNDAÇÕES DE APOIO
2 2 NATAL/RN JANEIRO DE 2003 Comissão Especial de Relacionamento entre as Instituições de Ensino e as suas Fundações de Apoio: Célia Maria da Rocha Ribeiro Pró-Reitora de Administração e Assuntos Estudantis - UFRN Coordenadora da Comissão Herbert B. Carneiro Pró-Reitor de Administração - UFES José Airto Batista Pró-Reitor de Administração - UFS Múcio Antônio Sobreira Souto Pró-Reitor de Administração - UFPB Ronaldo Tadeu Pena Pró-Reitor de Planejamento UFMG Suomar Bitar e Silva Diretor de Administração CEFET/MG Vilson Ongaratto Diretor de Orçamento, Finanças e Pessoal CEFET/PR
3 3 SUMÁRIO 1. Apresentação Principais Impropriedades Verificadas na Execução de Convênios Celebrados entre as Instituições de Ensino e suas Fundações de Apoio Plano de Trabalho e Plano de Atendimento Cláusulas que Obrigatoriamente Devem Constar no Termo de Convênio Cláusulas que não Devem Constar no Termo de Convênio Procedimentos a Serem Adotados após o Recebimento dos Recursos Cuidados a Serem Tomados Durante a Execução do Convênio Orientações para a Verificação do Processo de Prestação de Contas Prestação de Contas Parcial Prestação de Contas Final Procedimentos Inerentes à Formulação do Convênio
4 4 APRESENTAÇÃO Com o objetivo de orientar a formulação, execução e prestação de contas de Convênios celebrados entre as Instituições de Ensino e suas Fundações de Apoio, foi criada pela Coordenação Nacional do FORPLAD uma Comissão Especial designada para este fim, que preparou este documento inicial com base nos Relatórios das Auditorias que passaram pelas IFES no exercício de As informações aqui reunidas propiciarão aos dirigentes e técnicos envolvidos, conhecimentos específicos necessários ao desenvolvimento de atividades relativas à elaboração, gestão e prestação de contas de convênios, devendo contribuir significativamente para a redução de impropriedades e irregularidades verificadas nos convênios celebrados, principalmente com essas Fundações. Célia Maria da Rocha Ribeiro Coordenadora da Comissão Especial de Relacionamento entre a Instituições de Ensino e as suas Fundações de Apoio 1. PRINCIPAIS IMPROPRIEDADES/IRREGULARIDADES VERIFICADAS NA EXECUÇÃO DE CONVÊNIOS CELEBRADOS ENTRE AS INSTITUIÇÕES DE ENSINO E SUAS FUNDAÇÕES DE APOIO
5 5 IMPROPRIEDADES/IRREGULARIDADES MAIS COMUNS EM FACE DE DESOBEDIÊNCIA E/OU DESVIRTUAMENTO DA LEGISLAÇÃO PERTINENTE IMPROPRIEDADES/IRREGULARIDADES Plano de Atendimento e Plano de Trabalho com ausência das informações exigidas por lei. LEGISLAÇÃO ESPECÍFICA Art. 116, Lei 8.666/93 Art. 2º, IN STN 01/97. Descumprimento de Cláusulas de Convênios. Art. 66, Lei 8.666/93 Art. 7º, IN STN 01/97. Realização de despesas em datas posteriores ou anteriores à vigência do convênio. Pagamentos a funcionários pertencentes aos quadros dos entes convenentes. Afastamento de servidores/professores para atuação nas Fundações. Realização de gastos em desacordo com o programado no Plano de Trabalho. Emissão de recibo sem valor fiscal e documentos comprobatórios das despesas que não guardam vinculação ao convênio. Valor de despesas maior que o previsto no Plano de Trabalho; Aplicação de recursos com despesas não previstas no Plano de Trabalho. Comprovantes de despesas arquivados desordenadamente e misturados a outros comprovantes estranhos ao convênio. Indícios de fraude em documentação fiscal. Não comprovação das aplicações dos recursos referentes às contrapartidas. Não recolhimento dos saldos à conta do órgão ou entidade repassadora, quando do encerramento do convênio; Não publicação, por parte do órgão repassador, do extrato do convênio. Livros de escrituração (balancetes, livro razão e livro diário) desatualizados. Ficha financeira desatualizada, impossibilitando a auditoria de conferir os saldos do convênio; Existência de despesas provenientes de outros convênios. Existência de saldos em convênios após o término, contrariando cláusulas dos referidos convênios. Obra sendo executada com recursos obtidos através de Emendas Parlamentares, não tendo ocorrido aporte de recursos para a totalidade da obra em um só exercício orçamentário e tampouco previstos no orçamento plurianual. Projeto Básico da obra não levando em consideração serviços de amarração, demolições e edificações necessárias. A falha no Projeto Básico, gerando execução de serviços extras contrariando a vedação e o limite legal. Realização de despesas em desacordo com a finalidade do convênio. Convênios com prazos de vigência indeterminados. Ausência de procedimentos para prestação de contas; Indefinição das obrigações das partes. Utilização do instrumento convênio com características de contrato. Ausência dos comprovantes de regularidade fiscal da entidade frente à Fazenda Municipal, Estadual, Federal e com o INSS e o FGTS. Inciso III, art. 7º e incisos V, VI, art. 8º da IN STN 01/97. 2º e 3º do art. 4º da Lei 8.958/94 e Inciso II, art. 8º, IN STN 01/97. Inciso I, Art. 36 e Art. 37 IN STN 01/97. Art. 30, IN STN 01/97. Inciso V, art. 2º e art. 21, IN STN 01/97. Art. 30, IN STN 01/97. Inciso XIII, Art. 7 e 4º, art. 28, IN STN 01/97. Inciso XI, art. 7º, IN STN 01/97. Art. 17, IN STN 01/97. 1º, Art. 67, Lei 8.666/93 Art. 24, IN STN 01/97. Inciso XI, art. 7º IN STN 01/97. 1º, Art. 65, Constituição Federal Arts. 7º, 15º e 16º, Decreto-Lei 200. Art. 6º, Lei 8.666/93. 1º e 2ª do art. 65, da Lei 8.666/93. Inciso IV, art. 8º, IN STN 01/97. Art. 57, Lei 8.666/93 Inciso II, art. 7º, IN STN 01/97. Inciso XIII do art. 7º, 2º e 3º do art. 21 e art. 28 da IN STN 01/97. 1º, art. 54 da Lei 8.666/93 Inciso II, art. 7º IN STN 01/97. Art. 54 da Lei 8.666/93 - Inciso 1º, art. 1º da IN STN 01/97. Art. 29 e Inciso XIII do art. 55 da Lei 8.666/93 - Art. 3º da IN STN 01/97.
6 6 2. PLANO DE TRABALHO E PLANO DE ATENDIMENTO A celebração do instrumento de Transferência Voluntária de recursos da União depende da aprovação prévia do Plano de Trabalho ou de Atendimento, conforme o caso, apresentado pelo beneficiário dos recursos. São caracterizados conforme as definições abaixo: Plano de Trabalho: É o instrumento programático e integrante do Termo a ser celebrado, que evidencia o detalhamento das responsabilidades assumidas pelos partícipes, identificando objetivo, programação física e financeira, cronograma de desembolso e outras informações necessárias ao bom desempenho do Convênio. Deve ser apresentado em propostas referentes à realização de projetos, atividades ou eventos de duração certa. (IN STN 01/97, de 15/01/1997). Plano de Atendimento: É o instrumento programático e integrante do Termo a ser celebrado, que evidencia o detalhamento das responsabilidades assumidas pelos partícipes, identificando objetivo, programação física e financeira, cronograma de desembolso e outras informações necessárias ao bom desempenho do Convênio. Deve ser apresentado em solicitações referentes à assistência social, médica ou educacional. (IN STN 03/93, de 19/04/93). Deve-se observar que esta norma aplica-se, tão somente, a atividades, que são um conjunto de operações que se realizam de modo contínuo e permanente, das quais resulta um produto necessário à manutenção da ação de governo (Portaria nº 42, de 14 de abril de 1999, do Ministro de Estado do Orçamento e Gestão). Os Planos de Trabalho ou de Atendimento não podem ser elaborados de forma genérica, devendo trazer, de forma clara e sucinta, todas as informações suficientes para a identificação do projeto, atividade ou evento de duração certa (Decisão TCU nº 706/1994 Plenário). Ao ser analisado, e porventura aprovado pelo concedente, os Planos de Trabalho e de Atendimento serão considerados partes integrantes dos convênios a serem celebrados. Conforme dispõem a IN 01/97 STN, art. 2º e incisos, e Lei nº 8.666/1993, art. 116, devem conter, no mínimo: 1. Razões que justifiquem a celebração do convênio; 2. Descrição completa do objeto a ser executado; 3. Descrição das metas a serem atingidas, qualitativa e quantitativamente; 4. Etapas ou fases da execução do objeto, com previsão de início e fim; 5. Plano de aplicação dos recursos a serem desembolsados pelo concedente e a contrapartida financeira do proponente, se for o caso, para cada projeto ou evento. Consiste na previsão de gastos por elemento de despesa, discriminando, principalmente, as Despesas Correntes e de Capital, indicando o que ser aplicado em cada elemento com recursos do concedente e os provenientes da contrapartida; 6. Declaração do convenente de que não está em situação de mora ou de inadimplência junto a qualquer órgão ou entidade da Administração Pública Federal Direta e Indireta; 7. Cronograma de desembolso. Indica-se a perspectiva do recebimento dos recursos no mês em que provavelmente ocorrerá o início da execução e conseqüentemente o começo da efetivação das despesas. O atendimento ao Cronograma de Desembolso proposto dependerá das disponibilidades financeiras do órgão ou entidade concedente; 8. Comprovação de que os recursos da contrapartida estão assegurados, salvo nos casos de inexigência de contrapartida; 9. Comprovação do exercício pleno da propriedade do imóvel, mediante certidão de registro no cartório de imóvel, quando o convênio tiver por objeto a execução de obras, ou benfeitorias no mesmo; 10. A especificação completa do bem a ser produzido ou adquirido ou, no caso de obras ou serviços, o projeto básico, conjunto de elementos necessários e suficientes, com nível de precisão adequado, para caracterizar a obra ou serviço, ou complexo de obras ou serviços objeto da licitação, elaborado com base nas indicações dos estudos técnicos preliminares, que assegurem a viabilidade técnica e o adequado tratamento do impacto ambiental do empreendimento, e que possibilite a avaliação
7 7 do custo da obra e a definição dos métodos e do prazo de execução, devendo conter os seguintes elementos (Lei nº 8.666/93, art. 6º, IX): a. Desenvolvimento da solução escolhida de forma a fornecer visão global da obra e identificar todos os seus elementos constitutivos com clareza; b. Soluções técnicas globais e localizadas, suficientemente detalhadas, de forma a minimizar a necessidade de reformulação ou de variantes durante as fases de elaboração do projeto executivo e de realização das obras e montagem; c. Identificação dos tipos de serviços a executar e de materiais e equipamentos a incorporar à obra, bem como suas especificações que assegurem os melhores resultados para o empreendimento, sem frustrar o caráter competitivo para a sua execução; d. Informações que possibilitem o estudo e a dedução de métodos construtivos, instalações provisórias e condições organizacionais para a obra, sem frustrar o caráter competitivo para a sua execução; e. Subsídios para montagem do plano de licitação e gestão da obra, compreendendo a sua programação, a estratégia de suprimentos, as normas de fiscalização e outros dados necessários em cada caso; f. Orçamento detalhado do custo global da obra, fundamentado em quantitativos de serviços e fornecimentos propriamente avaliados; O Plano de Trabalho proposto pelo órgão ou entidade solicitante será apreciado pela unidade técnica do concedente e aprovado caso seja: 1. Compatível com os programas e ações financiáveis, definidas em função das políticas públicas; 2. Consistente com as normas técnicas exigíveis, e financeira e economicamente viável; 3. Exeqüível dentro do prazo da vigência dos créditos orçamentários e haja disponibilidades financeiras e a autorização ministerial ou decorrente da Lei Orçamentária Anual (emendas parlamentares). Em casos excepcionais, poderá ser alterado o Plano de Trabalho aprovado, notadamente no que diz respeito ao remanejamento de gastos do Plano de Aplicação. Nessa hipótese, a solicitação deverá ser encaminhada, dentro do prazo de execução físico-financeira, ao órgão ou entidade concedente, para fins de análise, podendo ser aprovada ou não. Em qualquer caso, a decisão nesse sentido deverá ser comunicada ao interessado. Na hipótese da alteração do Plano de Trabalho Aprovado decorrer também a prorrogação da vigência do instrumento, mediante a necessária celebração de Termo Aditivo, a solicitação de alteração do Plano de Trabalho deverá ser encaminhada até 20 (vinte) dias do término do prazo de execução, ou seja, no mínimo 80 (oitenta) dias antes do final da vigência do convênio. que implique mudança do objeto do convênio. É vedada qualquer alteração do Plano de Trabalho 3. CLÁUSULAS QUE OBRIGATORIAMENTE DEVEM CONSTAR NO TERMO DE CONVÊNIO O Convênio conterá, expressa e obrigatoriamente, cláusulas estabelecendo (art. 7º IN STN 01/97):
8 1. O objeto e seus elementos característicos com a descrição precisa de que se pretende realizar ou obter, em consonância com o Plano de Trabalho ou de Atendimento, que integrará o convênio independentemente de transcrição; 2. A obrigação de cada um dos partícipes, inclusive a contrapartida; 3. A vigência, que deve ser fixada de acordo com o prazo previsto para a execução do objeto expresso no Plano de Trabalho ou de Atendimento, acrescido de 60 (sessenta) dias para a apresentação da prestação de contas final; 4. A obrigação do concedente de prorrogar de ofício a vigência do convênio, quando houver atraso na liberação dos recursos, limitada a prorrogação ao exato período de atraso mencionado; 5. A prerrogativa da União, exercida pelo órgão ou entidade responsável pelo programa, de conservar a autoridade normativa e exercer controle e fiscalização sobre a execução, bem como de assumir ou transferir a responsabilidade pelo mesmo, no caso de paralisação ou de fato relevante que venha a acorrer, de modo a evitar a descontinuidade do serviço; 6. A classificação funcional-programática e econômica da despesa, mencionando-se o número e data da nota de empenho ou nota de movimentação de crédito; 7. A liberação de recursos, obedecerá ao cronograma de desembolso constante do Plano de Trabalho ou de Atendimento; 8. A obrigatoriedade do convenente de apresentar relatórios de execução físicofinanceira e prestar contas dos recursos recebidos, na forma prevista na IN Nº 01 de ; 9. A definição do direito de propriedade dos bens remanescentes na data da conclusão ou extinção do instrumento, e que, em razão deste, tenham sido adquiridos, transformados ou construídos, respeitado o disposto na legislação pertinente; 10. A faculdade aos partícipes para denunciá-lo ou rescindi-lo a qualquer tempo, imputando-se-lhes as responsabilidades das obrigações decorrentes do prazo em que tenham vigido e creditando-se-lhes, igualmente os benefícios adquiridos no mesmo período; 11. A obrigatoriedade de restituição de eventual saldo de recursos, inclusive os rendimentos da aplicação financeira, ao concedente ao Tesouro Nacional, conforme o caso, na data de sua conclusão ou extinção; 12. Compromisso do convenente de restituir ao concedente o valor transferido atualizado monetariamente, desde a data do recebimento, acrescido de juros legais, na forma da legislação aplicável aos débitos para com a Fazenda Federal, nos seguintes casos: a. Quando não executado o objeto da avença; b. Quando não for apresentada no prazo exigido, a prestação de contas parcial ou final; c. Quando os recursos forem utilizados em finalidade diversa da estabelecida no convênio; 13. O compromisso do convenente de recolher à conta do concedente o valor corrigido da contrapartida pactuada quando não comprovar a sua utilização na execução do objeto; 14. O compromisso do convenente de recolher à conta do concedente o valor correspondente a rendimentos de aplicação no mercado financeiro, referente ao período compreendido entre a liberação do recurso e sua utilização, quando não comprovar o seu emprego na consecução do objeto, ainda que não feito aplicação; 15. A indicação, quando for o caso, de cada parcela da despesa relativa à parte a ser executada em exercício futuros, com a declaração de que serão indicados em Termos Aditivos, os créditos e empenhos ou notas de movimentação de crédito para sua cobertura; 16. A indicação de que os recursos para as despesas em exercícios futuros, no caso de investimentos, estão consignados no plano plurianual, ou em prévia lei que o autorize e fixe o montante das dotações, que, anualmente, constarão de orçamento, durante o prazo de sua execução; 17. As obrigações do interveniente e do executor, quando houver; 18. O livre acesso de servidores do sistema de controle interno ao qual esteja subordinado o concedente, a qualquer tempo e lugar, a todos os atos e fatos relacionados direta ou indiretamente com o instrumento pactuado, quando em missão de fiscalização ou auditoria; 19. O compromisso do convenente de movimentar os recursos em conta bancária específica, quando em missão de fiscalização ou auditoria; 8
9 9 20. A indicação de foro para dirimir dúvidas decorrentes de sua execução. 4. CLÁUSULAS QUE NÃO DEVEM CONSTAR NO TERMO DE CONVÊNIO É vedada a inclusão, tolerância ou admissão, nos convênios, sob pena de nulidade do ato e responsabilidade do agente, de cláusulas ou condições que prevejam ou permitam (art. 8º IN STN 01/97): 1. Realização de despesas a título de taxa de administração, de gerência ou similar; 2. Pagamento de gratificação ou qualquer outra espécie de remuneração adicional, a servidor que pertença aos quadros de órgãos ou de entidades da Administração Pública Federal, Estadual ou Municipal ou do Distrito Federal, que esteja lotado ou em exercício de qualquer dos entes partícipes; 3. Aditamento com alteração do objeto, ou das metas; 4. Utilização dos recursos em finalidade diversa da estabelecida no respectivo instrumento, ainda que em caráter de emergência; 5. Realização de despesas em data anterior ou posterior a sua vigência; 6. Atribuição de vigência ou de efeitos financeiros retroativos; 7. Realização de despesas com taxas bancárias, com multas, juros ou correção monetária, inclusive, referentes a pagamentos ou recolhimentos fora dos prazos; É nulo e de nenhum efeito, o convênio verbal com a União ou com entidade da Administração Federal ( 2º do art. 9º da IN STN 01/97); Para que o convênio tenha validade, além dos requisitos supra citados, é necessário que sejam cumpridas as seguintes condições: 1. Emissão de empenho pelo órgão concedente até a data da assinatura do convênio ( 6º do art. 34 da Lei /2001 LDO/2001); 2. Assinatura do Termo de Convênio pelos partícipes, duas testemunhas devidamente qualificadas e o interveniente, se houver (art. 10 da IN STN 01/97); 3. Publicação do extrato do convênio no Diário Oficial da União (publicação providenciada pelo órgão repassador art. 17 da IN STN 01/97). 5. PROCEDIMENTOS A SEREM ADOTADOS APÓS O RECEBIMENTO DOS RECURSOS Após o recebimento dos recursos do convênio, o convenente deve observar os seguintes procedimentos básicos, obrigatórios (Lei 8.666/93 e IN n 01/97/STN, arts. 20 e 27): 1. Manter os recursos em conta individualizada específica para o convênio; 2. Realizar saques somente para o pagamento de despesas previstas no plano de trabalho, mediante cheque nominativo ao credor ou ordem bancária ou para aplicação no mercado financeiro; 3. Aplicar os recursos em caderneta de poupança de instituição financeira oficial, se a previsão de desembolso na finalidade a que se destinam for em período igual ou superior a um mês; e em fundo de aplicação financeira de curto prazo, ou operação no mercado aberto lastreada em título da dívida pública federal, quando sua utilização estiver prevista para prazos menores; 4. Utilizar os rendimentos auferidos nas aplicações financeiras exclusivamente no objeto da transferência e não considerar tais recursos como contrapartida; 5. Observar a Lei 8666/93 e suas modificações para fins de licitações e contratos. 6. CUIDADOS A SEREM TOMADOS DURANTE A EXECUÇÃO DO CONVÊNIO Durante a execução do objeto, ou seja, na fase em que são desenvolvidas atividades previstas para a consecução do produto final previsto no instrumento de transferência, o gestor não pode (Lei 8.666/93 e IN STN n 01/97):
10 10 1. Realizar despesa a título de taxa de administração, de gerência ou similar (Decisão TCU n 706/1994 Plenário - Ata 54); 2. Desviar da finalidade original, uma vez que é expressamente vedada a utilização de recursos transferidos em finalidade diversa da pactuada (Lei Complementar n 101/2000, art ) 3. Utilizar os recursos em desacordo com o Plano de Trabalho, sob pena de rescisão do instrumento e instauração de tomada de contas especial; 4. Alterar metas constantes do Plano de Trabalho, sem anuência da CONCEDENTE; 5. Adotar práticas atentatórias aos princípios fundamentais da Administração Pública, nas contratações e demais atos praticados, sob pena de suspensão das parcelas; 6. Efetuar pagamento de gratificação, consultoria, assistência técnica ou qualquer espécie de remuneração adicional a servidor pertencente aos quadros de órgão da Administração Pública Federal, lotado ou em exercício em qualquer dos entes partícipes; 7. Realizar despesas com taxas bancárias, multas, juros ou correção monetárias, inclusive referentes a pagamentos ou recolhimentos fora do prazo; 8. Incluir despesas realizadas antes ou depois do período de vigência do instrumento; 9. Incorrer em atraso não justificado no cumprimento de etapas ou fases programadas; 10. Celebrar convênio com mais de um órgão para cumprimento do mesmo objeto, exceto quando se tratar de ações complementares, o que deve ser consignado no respectivo instrumento, delimitando-se as parcelas referentes de disponibilidade deste e as que devam ser executadas à conta de outro instrumento. 7. ORIENTAÇÕES PARA A VERIFICAÇÃO DO PROCESSO DE PRESTAÇÃO DE CONTAS Prestação de contas consiste no conjunto de documentos comprobatórios das despesas efetuadas. Todo gestor público é obrigado a prestar contas dos recursos recebidos, sob pena de aplicação das sanções previstas em lei, e de comprometer o fluxo de recursos, mediante suspensão de transferências. Cabe ao CONVENENTE, por meio da documentação que constitui a prestação de contas, demonstrar a boa e regular aplicação dos recursos recebidos, em conformidade com o Plano de Trabalho aprovado pela Concedente e, exclusivamente, na execução do objeto previsto no convênio celebrado. Assim, ao término da vigência do instrumento que efetuou a transferência de recursos, deve o responsável pela aplicação dos recursos adotar as medidas cabíveis com vistas à apresentação das contas, e, fundamentalmente, observar o que se segue (IN 01/1997, art. 7º): 1. Restituir ao concedente os valores transferidos, atualizados monetariamente a partir da data do recebimento, acrescidos dos juros legais, na forma da legislação aplicável aos débitos para com a Fazenda Nacional, quando não for executado o objeto, quanto não for apresentada devidamente a prestação de contas, ou quando os recursos forem utilizados em finalidade diversa daquela prevista no instrumento; 2. Restituir saldo de recursos, inclusive os rendimentos de aplicação financeira, ao concedente ou ao Tesouro Nacional, conforme o caso, quando da conclusão, denúncia, rescisão ou extinção do instrumento (Lei nº 8.666/1993, art. 116); 3. Recolher à conta do concedente o valor correspondente a rendimentos de aplicação no mercado financeiro, referente ao período compreendido entre a liberação do recurso e a sua utilização, quando não comprovado o seu emprego na consecução do objeto, ainda que não tenha feito aplicação; 4. Recolher à conta do concedente o valor, atualizado monetariamente, correspondente ao percentual da contrapartida pactuada, não aplicada na consecução do objeto do convênio. O órgão concedente tem, a partir da data do recebimento da prestação de contas, 60 dias para se pronunciar sobre a aprovação ou não da prestação de contas apresentada, sendo 45 dias para o pronunciamento da unidade técnica responsável pelo programa e 15 dias para o pronunciamento do ordenador da despesa (IN STN 01/1997, art. 31).
11 11 Os documentos referentes às despesas devem ser mantidos em arquivo em boa ordem, no próprio local em que forem contabilizados, à disposição dos órgãos de controle interno e externo, pelo prazo de 5 anos, contados da aprovação da prestação ou tomada de contas, do gestor do órgão ou entidade concedente, relativa ao exercício da concessão (IN STN 01/1997, art. 30, 2º). Além disso, a Lei nº 8.443/1992 (Lei Orgânica do TCU), em seu art. 87, assegura o livre ingresso em órgãos e entidades sujeitos à jurisdição do TCU e acesso a todos os documentos e informações necessários à realização de seu trabalho. A falta de apresentação da prestação de contas no prazo regulamentar implica na instauração de tomada de contas especial, o que, além das sanções aplicadas ao gestor, resulta em impedimento do recebedor dos recursos de beneficiar-se de novas transferências. A autoridade administrativa competente, sob pena de responsabilidade solidária, deverá imediatamente adotar providências com vistas à instauração da tomada de contas especial para apuração dos fatos, identificação dos responsáveis e quantificação do dano nos seguintes casos (Lei n 8.443, de 16/07/92, art. 8 ): 1. Diante da omissão no dever de prestar contas; 2. Da não comprovação da aplicação dos recursos repassados pela União; 3. Da ocorrência de desfalque ou desvio de dinheiros, bens ou valores públicos; ou 4. Da prática de qualquer ato ilegal, ilegítimo ou antieconômico de que resulte dano ao Erário Público. Em caso de denúncia, conclusão, rescisão ou extinção do instrumento, os saldos devem ser devolvidos, em no máximo 30 dias, sob pena de instauração de tomada de contas especial (Lei nº 8.666/1993, art. 116, 6º). A apresentação da Prestação de contas final ao concedente deverá ser até 60 (sessenta) dias após o término da vigência estabelecida em cláusula própria do convênio (Inciso VIII do art. 7º e 5º do art. 28 da IN STN 01/97). Caso o beneficiário não apresente as contas no prazo previsto, será concedido o prazo de 30 dias para a apresentação ou recolhimento dos saldos, incluídos rendimentos da aplicação no mercado financeiro, à conta da entidade repassadora. Após esse prazo, se não cumpridas as exigências ou se existirem evidências de irregularidade de que resulte prejuízo ao erário, o órgão de contabilidade analítica instaurará a competente tomada de contas especial (IN STN 01/1997, art. 31, 4º, 7º e 8º). A Prestação de Contas parcial/final será analisada na unidade técnica responsável pelo programa que emitirá parecer sobre os seguintes aspectos: 1. Técnico quanto à execução física e atingimento dos objetivos do convênio, podendo o setor competente valer-se de laudos de vistoria ou de informações obtidas junto a autoridades públicas do local de execução do convênio; 2. Financeiro quanto à correta e regular aplicação dos recursos do convênio; Aprovada a prestação de contas parcial/final, o Ordenador de Despesas fará o registro da aprovação no cadastro de convênio do SIAFI, fazendo constar do processo declaração expressa de que os recursos transferidos tiveram boa e regular aplicação e a encaminhará ao órgão de contabilidade analítica, o qual a examinará e, constatando a sua legalidade, efetuará o registro de homologação no SIAFI; Constatada irregularidade ou inadimplência na apresentação de contas parcial, o Ordenador de Despesas suspenderá imediatamente a liberação de recursos e notificará o convenente dando-lhe o prazo de 30 (trinta) dias para sanar a irregularidade ou cumprir a obrigação; Decorrido o prazo da notificação, sem que a irregularidade tenha sido sanada, ou adimplida a obrigação, o Ordenador de Despesas comunicará o fato, sob pena de responsabilidade, ao órgão integrante de controle interno a que estiver jurisdicionado e providenciará, junto ao órgão de contabilidade analítica, a
12 12 instauração de Tomada de Contas Especial e registrará a inadimplência no cadastro de convênio do SIAFI; Se a Prestação de Contas final não for aprovada e exauridas todas as providências cabíveis, o Ordenador de Despesas registrará o fato no cadastro de convênio do SIAFI e encaminhará o processo ao órgão de contabilidade analítica a que estiver jurisdicionado, para instauração de Tomada de Contas especial e demais medidas de sua competência, sob pena de responsabilidade. 8. PRESTAÇÃO DE CONTAS PARCIAL A prestação de contas parcial consiste na documentação a ser apresentada para comprovar a execução de uma parcela recebida (em caso de três ou mais parcelas) ou sobre a execução dos recursos recebidos ao longo do ano. Quando a liberação dos recursos ocorrer em três ou mais parcelas, a prestação de contas parcial referente à primeira parcela é condição para a liberação da terceira; a prestação referente à segunda, para liberação da quarta e assim sucessivamente (IN STN 01/1997, art. 21, 2º). Conforme estabelece o art. 32 da IN STN 01/97, a prestação de contas parcial deverá conter: 1. Relatório de Execução Físico-Financeira (art. 28, inc. III, da IN 01/97); 2. Demonstrativo da Execução da Receita e da Despesa, evidenciando os recursos recebidos em transferência, a contrapartida, os rendimentos auferidos da aplicação dos recursos no mercado financeiro, quando for o caso, e os saldos de recursos não aplicados (art. 28, inc. IV, da IN STN 01/97 - vide Anexo IV); 3. Relação de pagamentos (art. 28, inc. V, da IN 01/97); 4. Relação dos bens adquiridos, produzidos ou construídos com recursos da União (art. 28, inc. VI, da IN STN 01/97); 5. Extrato da conta bancária específica do período que se estende do recebimento da primeira parcela até o último pagamento e, se for o caso, a conciliação bancária (inc. VII, art. 28, da IN STN 01/97); 6. Cópia do termo de aceitação definitiva da obra, quando o objeto do convênio for a realização de obras ou serviços de engenharia (art. 28, inc. VIII, da IN STN 01/97 - vide Anexo VIII); cópia do despacho adjudicatório e homologação das licitações realizadas ou justificativa para a sua dispensa ou a sua inexigibilidade, conforme o caso, com o respectivo embasamento legal quando o convenente pertencer à Administração Pública (art. 28, inc. X, da IN STN 01/97). No caso dos instrumentos de transferências referentes ao atendimento direto ao público nas áreas de assistência social, médica e educacional, além das peças citadas, deve ser apresentado, mensalmente, relatório de atendimento, que é condição indispensável à liberação das parcelas (IN STN 03/1993, art. 20). 9. PRESTAÇÃO DE CONTAS FINAL A prestação de contas final constitui-se da documentação comprobatória da despesa, apresentada à unidade concedente ao final da vigência do Convênio. O prazo para a apresentação da prestação de contas à unidade concedente é até sessenta dias após o término da vigência do Convênio. (IN STN 01/1997, art. 28, 5º). A prestação de contas final do total dos recursos recebidos deve ser constituída de relatório de cumprimento do objeto, acompanhada dos seguintes documentos (IN STN 01/1997, art. 28): 1. Plano de trabalho ou atendimento; 2. Cópia do termo firmado, com indicação da data de sua publicação; 3. Relatório de execução físico-financeira; 4. Demonstrativo da execução da receita e da despesa, evidenciando os recursos recebidos em transferência, a contrapartida, os rendimentos auferidos na aplicação dos recursos no mercado financeiro, quando for o caso, e os saldos;
13 13 5. Relação de pagamentos; 6. Relação dos bens adquiridos, produzidos ou construídos com recursos da União; 7. Extrato da conta bancária específica, no período que se estende do recebimento da primeira parcela até o último pagamento e, se for o caso, a conciliação bancária; 8. Cópia do termo de aceitação definitiva da obra, quando o objeto visar à realização de obra ou serviço de engenharia; 9. Comprovante de recolhimento do saldo de recursos à conta indicada pelo concedente, ou DARF, quando recolhido ao Tesouro Nacional; 10. Cópia dos despachos adjudicatório e homologatório das licitações realizadas ou justificativa para a sua dispensa ou a sua inexigibilidade, com o respectivo embasamento legal. 10. PROCEDIMENTOS INERENTES À FORMULAÇÃO DO CONVÊNIO Procedimentos inerentes à formulação de Convênios, que deverão ser tomados pela Coordenação de Convênios do órgão Concedente, a partir das solicitações dos Convenentes: 1. Receber e analisar as Propostas para celebração de convênios; 2. Analisar Planos de Trabalho ou Planos de Atendimento, encaminhando-os à autoridade competente para aprovação; 3. Solicitar aos órgãos convenentes os documentos necessários para a formalização dos convênios (art. 3º, incisos I, II, III e IV da IN 01/97-STN); 4. Elaborar Termos de Convênios; 5. Solicitar ao Setor Financeiro e Contábil emissão notas de empenho dos recursos a serem descentralizados; 6. Solicitar Pareceres Jurídicos; 7. Comprovar se os solicitantes não estão inadimplentes no SIAFI e no CADIN (art. 3º, incisos V e VI da IN 01/97-STN); 8. Cadastrar os Termos de Convênios no SIAFI como Pré-Convênios; 9. Providenciar assinaturas das partes envolvidas nos Convênios; 10. Publicar os extratos dos convênios no Diário Oficial da União; 11. Converter Pré-Convênios em Convênios; 12. Designar através de portaria um ou mais técnicos, conforme o caso, para acompanhar a execução física dos convênios; 13. Encaminhar ao Setor Financeiro e Contábil do respectivo órgão concedente, e aos órgãos convenentes, processo contendo: a. Termo de Convênio devidamente assinado; b. Plano de Trabalho ou de Atendimento; c. Cópia do Termo de Convênio original, se oriundo de outro órgão; d. Cópia Portaria de designação do(s) responsável (is) pelo acompanhamento do Convênio; e. Extrato de publicação do convênio e; f. No caso de obras, instalações ou serviços, Projeto Básico com elementos suficientes para caracterizar a obra ou serviço, sua viabilidade técnica, custo, fases, ou etapas, e prazos de execução, conforme discriminados no inciso IX do art. 6º da Lei 8.666/93. Caberá ao Setor Financeiro e Contábil do órgão concedente: 1. Emitir Notas de Empenhos dos recursos descentralizados dos Convênios, até a data de suas assinaturas; 2. Emitir Ordens Bancárias ou Notas de Lançamentos, em favor do órgão convenente, dos recursos liberados conforme cronograma de desembolso; 3. Comunicar aos órgãos convenentes, através de ofícios, das liberações dos recursos em parcelas; 4. Orientar, quando necessário, os técnicos dos órgãos convenentes sobre as Prestações de Contas; 5. Proceder à análise das Prestações de Contas Parcial e Final dos Convênios celebrados e emitir pareceres sobre os seguintes aspectos: a. Técnico quanto à execução física e atingimento dos objetivos dos convênios, podendo valer-se de laudos de vistoria ou de informações
14 14 obtidas junto às autoridades públicas do local de execução dos convênios; b. Financeiro quanto à correta e regular aplicação dos recursos dos convênios; 6. Após declaração expressa do Ordenador de Despesa de que os recursos transferidos tiveram boa e regular aplicação, efetuar registro de aprovação e homologação dos convênios, no SIAFI; 7. Instaurar a competente tomada de contas especial e registro de inadimplência no cadastro de convênios do SIAFI, quando decorrido o prazo da notificação, e os órgãos convenentes não tenham sanado as irregularidades ou não tenham adimplidas as obrigações. Célia Maria da Rocha Ribeiro Coordenadora da Comissão Especial de Relacionamento entre a Instituições de Ensino e as suas Fundações de Apoio
MANUAL TÉCNICO DE CONTRATOS E CONVÊNIOS
MANUAL TÉCNICO DE CONTRATOS E CONVÊNIOS DACC Divisão de Acompanhamento de Contratos e Convênios DEZEMBRO/2010. 1 APRESENTAÇÃO A Divisão de Acompanhamento de Contratos e Convênios (DACC) da Diretoria de