MACRO ETAPA 3 – RECEBIMENTO E GESTÃO DO CONTRATO
No artigo anterior tratamos do processo de contratação. Neste artigo vamos detalhar a última marco etapa que é o recebimento e a gestão do contrato.
O principal objetivo aqui é garantir que a empresa receba o produto contratado na especificação correta, no prazo correto, no lugar correto e sem geração de passivos.
Por passivos, podemos entender toda obrigação não cumprida pelo fornecedor que possa ser cobrada da contratante no futuro devido a sua corresponsabilidade. Entre elas, os passivos trabalhistas por encargos não recolhidos ou descumprimento da legislação trabalhista, passivos ambientais devido a poluição ou degradação do meio-ambiente e passivos com outras partes interessadas.
Para garantir o recebimento correto, a empresa deve inspecionar o produto recebido, seja ele material, equipamento ou serviço, verificando sua conformidade qualitativa e quantitativa.
RECEBIMENTO DE MATERIAIS:
O recebimento normalmente é de responsabilidade do Almoxarifado que fará toda a inspeção necessária, garantindo que o material recebido e o Documento de cobrança / Nota Fiscal estejam em conformidade com o Pedido de Compras.
Dentre os quesitos verificados temos:
A especificação do material
O preço unitário e os impostos
Qualquer divergência deve ser comunicada o mais breve possível para o comprador e para o fornecedor, para a correção.
RECEBIMENTOS DE INSUMOS /MATÉRIAS PRIMAS
O recebimento normalmente é de responsabilidade da área operacional que manuseia este produto, definindo o seu local de entrega, bem como de efetuar a verificação de toda a documentação apresentada pelo fornecedor, e que esteja em conformidade com o Pedido de Compras, que ele deve ter em mãos.
RECEBIMENTO DE SERVIÇOS:
Normalmente é conduzido pelo usuário, o qual confere se o serviço recebido está conforme o contrato, na quantidade e qualidade correta, informando à empresa e ao fornecedor deste recebimento. Quem recebe o serviço precisa ter qualificação e estar treinado para executar esta etapa importante.
O recebimento de um serviço técnico precisa ser feito por um profissional que possua a qualificação técnica necessária para avaliar se o serviço possui os atributos qualificativos e quantitativos conforme contrato. Precisa também ser treinado para executar esta atividade.
Para garantir a inexistência de passivos, as obrigações "acessórias" do fornecedor também devem ser monitoradas. Dentre elas, o cumprimento da legislação trabalhista, o recolhimento de tributos e a inexistência de fraudes e corrupção. Esta atividade deve ser monitorada periodicamente e deve ter responsáveis definidos e treinados. Normalmente ela não é executada pelo usuário, e sim por Suprimentos ou outra área administrativa.
O monitoramento destas obrigações "acessórias" é necessário onde há corresponsabilidade, principalmente na contratação de serviços com mão de obra interna nas dependências da contratante ou em local determinado por ela.
A avaliação do fornecedor também é uma atividade de apoio importante. Ela estimula o desenvolvimento do fornecedor e realimenta o processo de compras promovendo a evolução constante.
Por fim, o contrato deverá ser encerrado, garantindo que as partes cumpriram todas as suas responsabilidades e receberam todos os seus direitos, determinados em contrato e em lei. Atenção especial deve ser dada a eventuais passivos gerados no decorrer do contrato.
Precisamos estar atentos à todas as macros etapas, garantindo que o procedimento esteja adequado, os papéis e responsabilidades bem definidos, e as pessoas treinadas e orientadas corretamente.
Os sistemas de TI que suportam os processos de compras também devem estar configurados para ajudar no cumprimento do procedimento e na manutenção de registros. Como exemplo, os "workflow" (fluxo de processo) de aprovação com alçadas configuradas no sistema, além do controle de acesso apenas às transações autorizadas para cada profissional responsável pela etapa.
Não há uma fórmula única e mágica, existem cuidados e controle em cada macro etapa que no final vão garantir o sucesso nas compras, seja no melhor desempenho do produto, seja para uma entrega pontual, seja para reduzir os riscos de perda de compliance e evitar passivos.