FILOSOFIA 5S COMO CULTURA ORGANIZACIONAL NAS EMPRESAS - Molde Injeção Plásticos
Home > Tecnologia > FILOSOFIA 5S COMO CULTURA ORGANIZACIONAL NAS EMPRESAS
Por Márcio Sérgio de Souza
As empresas vêm se deparando rapidamente com a equalização do nível tecnológico, resultado do desenvolvimento acelerado dos meios produtivos e do acesso facilitado a eles. Como forma de agregar valor aos produtos apresentar um diferencial, as corporações têm voltado a atenção para a evolução nas relações humanas, buscando desenvolver uma cultura empresarial mais adequada ao seu crescimento. A filosofia SS pode ser o ponto de partida para esse processo.
Há quem diga que praticar 5S é praticar "bons hábitos" ou "bom senso". Apesar da simplicidade dos conceitos e da facilidade de aplicação na prática, a sua implantação efetiva não constitui uma tarefa simples. Isto porque a essência dos conceitos é a promoção de mudança de atitudes e hábitos das pessoas. Hábitos e atitudes construídos e incorporados pela convivência e experiência das pessoas ao longo de suas vidas.
Ao tomarmos conhecimento de conceitos tão óbvios, somos seduzidos a iniciar imediatamente a sua implantação. Mas as atitudes e hábitos decorrentes da prática do 5S irão colidir com hábitos e atitudes incorporados à nossa maneira de ser e agir.
A dificuldade de "romper" com conceitos e pré-conceitos arraigados em nós é um aspecto crítico da implantação. É preciso criar um clima adequado e condições de alavancagem para a mudança. É necessário dar suporte àqueles que estão conseguindo "romper" e ajudar àqueles que ainda não conseguiram, para que possam seguir a mesma direção do grupo. O rompimento deve ser coletivo para que se perpetue, removendo, de forma definitiva, velhos hábitos e atitudes e substituindo-os por novos e melhores.
Portanto, a implantação do programa 5S precisa ser sistematizada e planejada em todos os passos para garantir a longevidade da mudança incorporada pela adoção desses conceitos. Quanto maior e mais complexa a organização, maior a necessidade e o detalhamento desta estruturação.
Essa filosofia é calculada na educação, portanto profunda, mas com práticas simples que promovem o crescimento contínuo das pessoas, em um aperfeiçoamento constante da rotina no trabalho diário e, conseqüentemente, a melhoria da qualidade de vida.
É um processo estruturado para mobilizar a organização ao uso responsável dos recursos nos aspectos físicos (ambiente, equipamentos, máquinas, linha ou células de trabalho), de procedimentos e de atitudes. Em qualquer organização, o 5S prepara o ambiente para mudanças duradouras, por ser de simples compreensão e fácil aplicação, gerando resultados visíveis e imediatos.
O 5S é o próprio bom senso em ação, de modo que pode ser ensinado, aperfeiçoado e praticado individual ou coletivamente, para o crescimento pessoal e profissional.
Deve se transformar em hábito, resultando deste processo nova cultura organizacional.
Na empresa, o dirigente deve ser o principal incentivador, por convicção. Do processo de implantação da filosofia 5S. A liderança é fator fundamental para os melhores resultados e sucesso do programa.
No Japão, país de origem da filosofia, os donos das empresas sentem-se à vontade para tirar a gravata, arregaçar as mangas e, de baldes e vassouras em punho, limpar fábricas junto com os operários. O sucesso da filosofia 5S naquele país tem relação com as características na formação do caráter do povo japonês, mais voltado ao ganho coletivo do que individual.
Portanto, é necessário enfatizar que a filosofia 5S resulta em ganhos coletivos para a empresa e para o indivíduo.
ORIGEM DA FILOSOFIA 5S
A filosofia 5S é uma prática desenvolvida no Japão na década de 60, durante a sua reconstrução após a II Guerra Mundial. Criados inicialmente por americanos, aos 3S iniciais foram acrescentados 2S pelos japoneses, o que justifica a atribuição da filosofia a eles.
No Japão, esta filosofia é aplicada até hoje nos lares, onde os quais ensinam aos filhos os princípios educacionais do 5S que os acompanharão até a fase adulta.
A denominação 5S deriva das cinco atividades seqüenciais e cíclicas iniciadas pela letra "S" e que, quando traduzidas, significam:
SEIRI -> Senso de utilização
SEITON -> Senso de organização
SEISO -> Senso de limpeza
SEIKETSU -> Senso de saúde
SHITSUKE -> Senso de disciplina
No Brasil adotou-se a palavra senso antecedendo a idéia, porque ela exprime discernimento, lógica, razão.
A filosofia 5S visa a melhoria do ambiente de trabalho no sentido físico, lógico e metal. Sua base é educativa e prepara as pessoas para a observação crítica da sua realidade e atuação quanto aos desperdícios, à desorganização, à sujeita, aos fatores que acarretam doenças e conflitos e às outras anomalias do ambiente.
Algumas questões devem ser levadas em conta quando da avaliação de implantação desta filosofia:
• Será que o nosso ambiente de trabalho poderia ser mais agradável:
• O nosso local de trabalho será sempre limpo?
• Estamos realmente aproveitando nosso tempo e nosso espaço:
• O que podemos fazer para economizar material e evitar desperdício:
As respostas às questões colocadas poderão ser obtidas através do 5S.
Este senso orienta no sentido de separar os recursos disponíveis de acordo com a freqüência de uso, ou seja, conforme o grau de importância de cada um para a realização das tarefas.A figura apresenta as ações para a aplicação do Seiri.
Ações para a prática do senso de utilização
A prática do senso de utilização resulta em:
• Diminuição de custos, redução do desperdício;
Permite alocar os recursos disponíveis de forma sistêmica, estabelecendo um sistema de comunicação visual que permita rápido acesso aos mesmos. A partir dos recursos úteis identificados no senso de utilização, a tarefa no senso de organização é a priorização como demonstrados na figura .
Ações para a prática do senso de organização
A aplicação do senso de organização permitirá obter vários benefícios, entre eles:
• Redução de tempo e de custos;
• Melhor controle de estoques e de documentos;
• Utilização racional do espaço
• Conforto para quem trabalha;
• Redução do risco de acidentes.
Indica que os próprios usuários devem cuidar dos recursos disponíveis para que estejam sempre em boas condições de uso. A prática do senso de limpeza permite obter os seguintes resultados positivos;
• Melhor disposição par ao trabalho;
• Motivação para a produtividade;
• Valorização da imagem da empresa;
• Conquista para clientes;
• Melhor apresentação dos produtos e serviços.
A partir desse ponto, as pessoas já reconhecem a importância dos sensos de utilização, organização e limpeza. Isso significa que existe a preocupação com a manutenção de condições (físicas e mentais) de trabalho favoráveis à saúde. Na figura seguinte estão relacionadas algumas ações para a prática deste senso.
A aplicação do senso de saúde reflete diretamente em:
• Redução de gastos com doenças e acidentes;
• Crescimento da auto-estima e cuidados com a saúde;
• Diminuição dos riscos de contaminação;
• Reflexos positivos nos hábitos de higiene pessoal e;
• Condições propícias à produtividade.
Ações para prática do senso de saúde
Considera ter as pessoas comprometidas com o cumprimento rigoroso dos padrões éticos, morais e técnicos e com a melhoria contínua pessoal e organizacional. É possível, inclusive, investir nos filho dos funcionários para que atuem como agentes fiscalizadores em casa.
A prática do senso de disciplina implica rapidamente os seguintes benefícios à empresa:
• Melhoria das relações humanas no trabalho;
• Manutenção de padrões mais elevados de qualidade com conseqüente satisfação dos clientes;
• Melhoria na imagem da empresa.
Não existe uma receita para a implantação do programa 5S. As orientações a seguir tem obtido sucessos:
• Estabelecer uma estratégia de implantação que não entre em choque com a cultura local, permitindo que mudanças ocorram sem grandes rupturas desestabilizadores;
• A implantação do 5S é uma decisão que cabe somente à alta direção como também as ações necessárias a serem tomadas;
• A alta administração deverá estabelecer uma estrutura de apoio à implantação, constituindo um "comitê 5S".
De maneira geral, a implantação da filosofia 5S segue o fluxo apresentado na figura .
Fluxo para a implantação da filosofia 5S
Recomenda-se que o processo seja documentado, com fotos e vídeos, flagrantes da situação atual, destacando pontos positivos e negativos. Isto não é imperativo, mas permite a criação de material para a sensibilização do corpo gerencial além de dar oportunidade para mostrar como a situação realmente mudou.
Para o sucesso da implantação, a educação, o treinamento e a ação caminham juntos. Assim, por exemplo, após uma sessão de treinamento, cada pessoa deverá sair com um plano mínimo de ação para os próximos dias, evitando-se a perda do entusiasmo.
A quebra da rotina na empresa gera expectativas. Certamente surgirão questões como: "será que é para valer?", "não será foto de palha?", "È bom para nós?", entre outras dúvidas.
É imprescindível identificar se o clima organizacional do momento é propício ao processo de mudanças. Se houve um incidente recente, como demissões, falecimento na equipe, problemas expressivos com salários ou benefícios, muitas promessas não cumpridas pela direção, deve-se reavaliar o momento e as estratégias para a implantação. Um descuido neste aspecto pode comprometer totalmente o sucesso do projeto.
O lançamento feito pelo presidente quebra resistências, conquista adesões e apressa resultados. Deve haver cuidado redobrado na preparação da reunião de lançamento, que tem o objetivo de sensibilizar os envolvidos, despertando iniciativas e a vontade coletiva de mudar.
PROMOÇÃO DAS FILOSOFIAS
Com a intenção de enraizar a filosofia 5S no comportamento cotidiano das pessoas no trabalho, faz-se necessário desenvolver um plano de atividades que irá promover a filosofia 5S, durante o período aproximado de 30 meses, onde devem constar:
• Estabelecimento de metais;
• Planejamento das avaliações, com elaboração de formulários e respectivos critérios de pontuação;
• Divulgação de resultados;
• Campanhas e concursos;
• Participação e visitas a outras unidades, empresas e eventos e;
• Certificação de áreas e departamentos.
A definição de metas numéricas para o padrão de 5S dos ambientes é o ponto de partida para a manutenção da filosofia. Com base nos resultados anteriores, nas metas da organização e nas possibilidades de eliminação de pendências e introdução de melhorias, estabelecem-se novas metas para todos os departamentos.
O estabelecimento de metas que sejam desafiantes e ao mesmo tempo atingíveis é um fator de motivação das pessoas em busca dos resultados. É importante ressaltar que a pontuação máxima não significa perfeição, mas sim que deve ser compatível com a realidade. Porém, com a prática do 5S, o paradigma vai mudando e a pontuação passar a ser cada vez mais coerente e representativa do ambiente e da cultura organizacional da empresa e das pessoas.
Nota do setor = soma notas alcançadas em cada senso 5
Média da empresa = soma das notas dos setores
Grau de eficiência das melhorias = total melhorias realizadas X 100
Total de problemas identificados
AVALIAÇÃO DE AVALIADORES
Uma tática eficiente para a promoção do 5S é a avaliação dos ambientes.
Para tanto, o comitê forma avaliadores e elabora formulários de avaliação, critérios de pontuação, sistemática de aplicação e estabelece metas.
• Avaliadores, área e data de avaliação serão definidos pelo comitê;
• A área a ser avaliada deverá ser informada do dia e hora definidos para a avaliação;
• A avaliação deve ocorrer na área e no horário estabelecido;
• Os avaliadores devem fazer prevalecer o bom senso, a imparcialidade e o discernimento referente aos itens avaliados em relação à situação da área, conforme abordagem nos treinamentos;
• Os avaliadores devem ser acompanhados pelo facilitador da área, conforme indicado na convocação. Na ausência deste, um colaborador da equipe será convidado pelos avaliadores, o qual deverá responder as perguntas e apresentar o plano de ações corretivas;
• As não-conformidades em que a solução não depende de outras áreas devem receber tratamento na própria área. As que dependem de outras áreas ou de terceiros devem ser encaminhadas ao comitê para apoio e acompanhamento;
• Cada área deverá ter seu quadro de avaliação. Um modelo sugestivo é apresentado na figura seguinte , onde se identifica o conceito obtido através de uma tarjeta colorida.
Modelo de quadro de avaliação para programa 5S.
A implantação requer alguns cuidados para que não resulte em frustração dos envolvidos. A tabela 1 apresenta oito motivos de insucesso na aplicação desta filosofia.
As empresas vêm realmente se deparando com demandas incomuns na velocidade e exigências de mercado, em forma de tecnologia e evolução organizacional. É, sem dúvida alguma, uma das formas de agregar valor aos produtos e apresentar um diferencial aos clientes.
Paralelo a esta "ação tecnológicas", muitas empresas vêm buscando desenvolver uma cultura empresarial voltada à qualidade, adequada ao seu crescimento. A filosofia 5S pode ser o ponto de partida para esse processo.
Oito motivos de insucesso da filosofia 5S
1. Ausência de filosofia organizacional – quando a empresa não adota a nova filosofia e pensa não ser necessária a liderança do empresário para conduzir esse processo educativo na mudança da cultura interna. As atividades são realizadas com a prática da utilização, organização e limpeza, mas não educam e não promovem crescimento das pessoas coletivamente. Isso se deve, principalmente à falta de Constancia e de coerência entre o que se fala e o que se faz no dia-a-dia da empresa.
4. Plano limitado ao dia do lançamentos – grande parte das empresas consegue chegar do sucesso até o dia do lançamento. Passando esse dia, "esfria" até ser esquecido. A empresa não define plano para a manutenção dos 5S.
6. Falta de sintonia com a estratégia – os 5S não estão vinculados nenhuma estratégia da empresa ou não existe coerência entre os objetivos do 5S e a visão de futuro da empresa.
7. Aplicação de 5S para os "outros" – é uma prática freqüente nas empresas fazer esse movimento apenas porque outras empresas (clientes ou concorrentes) fazem e precisam vê-la implementando também ou para impressionar um amigo empresário. É o mesmo que "jogar o lixo sob o tapete".
Márcio Sérgio de Souza – formado em Educação Física, especialista em Gestão de Qualidade e Produtividade pela Universidade da Região de Joinville – Univille e em Gestão de Instituições de Ensino Técnico pela Universidade Federal de Santa Catarina (UFSC). Auditor para Sistemas de Gestão e Qualidade – ISSO9000 (IRCA) e Gestão Ambiental – ISO14000 (BR-TÜV). É consultor da OIS Brasil e presidente do Núcleo Setorial de Gestão Empresarial da Associação Empresarial de Joinville (ACIJ).