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Notas Fiscais trazem inteligência comercial para varejo online
Pedro Zambarda de Araújo 19 de abril de 2017 0 0
O que é inteligência em Notas Fiscais para o e-commerce?
Diminua os papéis e e-mails com inteligência
Mensurações, custos e notas
Opção nas nuvens
Resumindo a ligação entre notas fiscais e inteligência
O e-commerce é um dos mercados de maior sucesso na internet. E há ferramentas que melhoram a sua performance diante dos clientes.
A confiança de se comprar pela internet é uma de muitas preocupações do administrador ou proprietário de uma loja virtual. Passar o cartão ou pagar o boleto não é o fim da compra porque depois ainda temos a entrega do produto.
E existe uma oportunidade do consumidor realizar novas compras se há agilidade entre todas as etapas, desde o estoque até a entrega na residência do cliente. O bom trabalho de todos os envolvidos permitirá uma boa experiência para o comprador. A ordem de serviços de entrega e outros fatores influenciam a percepção de agilidade e eficiência do serviço.
Estes aspectos influem em como o tempo de espera por respostas, documentos, ordens posteriores e atrasos é visto. E eis que surge uma necessidade.
Inteligência comercial, no caso de Notas Fiscais eletrônicas (NFes), é a sua automação. A gestão automática de documentos fiscais em geral é uma ponte necessária entre o e-commerce e a transportadora ou transportadoras que sejam responsáveis pela entrega do seu produto. Ao ter automatizado esse processo, a liberação da entrega do produto é feita com maior facilidade.
Inteligência em Notas Fiscais significa maior eficácia, rapidez e menos desperdício de tempo ou de dinheiro.
O gestor da varejista digital precisa entender quais são os principais documentos necessários para que a loja virtual e a transportadora possam entregar o produto ao seu destino. Algumas coisas precisam estar claras:
A Nota Fiscal eletrônica (NFe) deve acompanhar todo e qualquer produto e, o Conhecimento de Transporte eletrônico (CTe) deve estar junto de toda a carga juntamente às NFes daquela transferência. E como esses documentos servem de inteligência comercial para e-commerce, por exemplo, na hora do frete, as CTes são importantes. Sem elas o caminhão não pode carregar aquele produto de maneira legal.
A expressão Inteligência de Negócio vem do inglês Business Intelligence (BI). Estes recursos servem para que empresas estejam preparadas para enfrentar adversidades nos cenários de seus negócios, reduzindo gargalos e burocracias. Ao lidar com instabilidade e imprevistos de gastos, a ausência do BI pode se tornar perigoso para sua sobrevivência.
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Você não gosta de papelada? A gestão automática de NFes e CTes, como é feita no Arquivei, melhora a organização e diminui os papéis espalhados, ou milhares de arquivos XML no e-mail da empresa. Assim você lida melhor com as notas fiscais ou conhecimentos de transporte.
Há diversas vantagens nos documentos eletrônicos. Uma plataforma que os consulta automaticamente reduz os possíveis erros nas informações que eram fornecidas manualmente. O Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) é de fato um ponto de vantagem para o contador. Nele o grande volume de dados deixa de ficar desorganizado em papéis e passa a ficar centralizado digitalmente. A consulta fica mais ágil, eficiente e útil para múltiplos funcionários por meio da inteligência financeira.
Filtrando as NFes recebidas e emitidas através do Arquivei é possível avaliar o giro dentro do estoque da sua empresa. O cálculo leva em consideração o quanto de determinado produto você está comprando e o quanto é vendido.
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Dá também para avaliar a margem de lucro.
Com isso, aprenda a poupar.
As NFSes recebidas podem indicar para sua empresa se existe alguma área da empresa que está gastando demais o orçamento com serviços caros e recorrentes que podem ser substituídos por um profissional contratado dentro da empresa e isso reduzir custos a longo prazo ou ainda um contrato fixo com uma empresa de serviços que pode cobrar mais barato do que serviços avulsos.
Entre as NFSes emitidas, você pode fazer uma curva ABC para entender quais são os serviços prestados mais recorrentes e quais trazem mais receita e lucro para a empresa. Isso ajuda a priorizar o esforço de marketing para gerar ainda mais demanda para esses serviços.
A aplicação de etiquetas personalizadas para distinguir as notas com termos, citações a áreas e unidades da empresa pode ser uma funcionalidade útil para muitas empresas criarem segmentações ainda mais avançadas de suas notas além das informações que já existem no XML do documento fiscal. Por exemplo, caso você lide com uma loja online de cosméticos, você pode separar a que categoria de produtos se refere cada nota (antialérgicos, etc), apenas adicionando etiquetas à essas notas.
Com um sistema de gestão de documentos fiscais, é possível ter todas as NFs emitidas para o CNPJ da empresa e assim alavancar todos os processos e ainda tirar muita inteligência competitiva e fiscal, que podem ir muito além das citadas acima.
Isso também acelera o processo de busca manual para a realização de cálculos para obrigações acessórias. Uma das maiores vantagens de ter todos os arquivos armazenados na nuvem em uma plataforma inteligente, é a conferência SPED com segurança. Pois, com a certeza de que todos os arquivos vieram automaticamente da Secretaria da Fazenda, com atualização de status de cancelamento e cartas de correção sobre aquela nota, é muito mais fácil realizar a entrega de diversas obrigações fiscais.
Centralizando e armazenando todos esses documentos com segurança, você pode ficar tranquilo, pois numa fiscalização não precisará correr atrás de chaves de acesso e de documentos perdidos com o tempo.
Dentro da Arquivei, você pode ter essas notas em apenas um clique, desde que elas estejam arquivadas na plataforma. Você pode integrar a Arquivei com seu sistema contábil, emissor e ERPs, sem precisar fazer a relação de todas esses documentos fiscais manualmente.
A plataforma de inteligência pode funcionar também via cloud computing, sem a necessidade da compra de servidores físicos e outros gastos pertinentes. Dessa forma, o custo empresarial pode se retrair fortemente pelo fato de não ser necessário grandes investimentos com gadgets, data workers, estruturas para armazenamento, refrigeração e monitoramento, entre outros componentes.
Ter as informações na palma da mão de forma segura e barata é um dos objetivos que a computação em nuvem nos traz como seus benefícios, sendo essa uma prática associada à plataforma de BI.
Vamos direto ao ponto. As Notas Fiscais eletrônicas e demais documentos fiscais possuem muito mais informações dentro do que conseguimos visualizar. É nisso que está sua utilidade.
A partir do momento em que a empresa passa a guardar todo seu histórico de notas e eventos fiscais, passa a ter registrado uma série de operações de compra, venda e troca. São as operações comerciais necessárias.
Utilizando as NFes, um sistema consegue gerar inteligência de negócio a partir da análise dos dados das notas em volume e gerar histórico de preços, melhores fornecedores.
Resumidamente, isso permite:
Rastreabilidade total de todas as notas emitidas pela sua empresa;
Controle do financeiro referente às notas fiscais emitidas e suas pendências/quitações;
Monitoramento das notas fiscais dos fornecedores (compra de mercadorias);
Prevenção de Notas Frias e Controle de Operações e Trocas com Manifestação do Destinatário;
Geração de Inteligência como Controle Automático de Vencimento de Medicamentos e Produtos Farmacêuticos;