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1º Ofício de Registro de Imóveis é o primeiro cartório de Belo Horizonte a ter 100% de suas matrículas digitalizadas
Por meio de constantes investimentos para melhoria na qualidade da prestação de serviços, o Cartório possui prêmios e certificações de instituições como ABNT e Anoreg
O 1º Ofício de Registro de Imóveis digitalizou todo o seu acervo. A medida está em conformidade com o artigo 39 da Lei 11.977/2009, que afirma que os cartórios devem digitalizar todos os atos praticados a partir de 1976 em um prazo de cinco anos. Entretanto, com o objetivo de proporcionar maior eficiência no atendimento ao público, o cartório mais antigo de Belo Horizonte foi além. Contratou uma empresa especializada em digitalização e arquivamento de documentos, de modo que, atualmente, 100% de todo o acervo do cartório, que tem mais de cem anos, já se encontra digitalizado.
"Além de propiciar um atendimento mais dinâmico, nossa preocupação é também com a conservação dos documentos, uma vez que boa parte deles são de guarda permanente. Temos arquivos de 1898, época da inauguração do cartório, e o constante manuseio desse material provoca um desgaste natural. A digitalização desses material evita que esse desgaste aumente", explica o oficial Fernando Pereira do Nascimento.
A primeira fase a ser concluída foi a das matrículas, o que foi feito em aproximadamente uma semana, e, logo em seguida, procedeu-se sua indexação. Também foram digitalizados os indicadores reais (imóveis) e pessoais. A terceira etapa incluiu os livros de transcrição, alguns dos quais chegavam a pesar até 40 quilos. O próximo passo foram os talões e as fichas auxiliares, seguidos dos documentos arquivados, que somavam 1.300 caixas box. As convenções de condomínio e os loteamentos registrados também foram digitalizados e, atualmente, na etapa final, estão nesse processo os documentos arquivados e encadernados.
"Com isso, otimizamos nosso sistema de arquivo e de buscas", conta o oficial substituto Stanley Savoretti de Souza. Ele explica que, para garantir a segurança dos documentos, existe um sistema de backups de tudo, o que evitará que as informações se percam em caso de algum sinistro.
O investimento na iniciativa de reorganização do acervo já trouxe impactos positivos. "Ganhamos em segurança e preservação, já que, além dos originais, temos cópias digitalizadas; em preservação, porque os documentos não serão manuseados com tanta frequência; em economia e rapidez, pois o acervo em formato eletrônico possibilita uma consulta mais rápida e efetiva com um simples clique", explica Stanley. Além disso, todos os documentos emitidos a partir do ano de 2008 já foram, automaticamente, gerados no formato digital.