Planilha de Fluxo de caixa diário: passo a passo de como fazer
Por Ricardo Cici - 22/03/18 10:55
Fundamental para a administração dos negócios, o fluxo de caixa é uma ferramenta indispensável para o acompanhamento financeiro das empresas.
Por meio dessa ferramenta é possível controlar todas as entradas e saídas monetárias, proporcionando uma visão precisa da situação administrativa e financeira do negócio.
O acompanhamento diário do fluxo de caixa auxilia não apenas no controle, mas principalmente na saúde do negócio. Pois, por meio do fluxo de caixa diário é possível identificar os problemas que levam a perda de recurso, aumentando as chances de reverter o quadro antes que se torne um problema irreversível.
A planilha de controle de caixa diário é uma ótima maneira de controlar as entradas e saídas de forma eficiente, evitando falhas e divergência de informações.
Com a planilha no Excel, é possível categorizar receitas e despesas, inserindo as informações manualmente, acompanhando a atualização automática do saldo.
Com fórmulas simples, pré-determinadas nas células e uma estrutura prática, a planilha de fluxo de caixa é extremamente eficaz, sendo um instrumento para acompanhamento do desempenho diário do empreendimento.
Existem diversas dúvidas quanto a importância, eficácia e benefícios do acompanhamento diário do fluxo de caixa. Além disso, muitos empreendedores ainda não possuem uma planilha de acompanhamento padrão.
Pensando nisso, buscamos apresentar as vantagens do acompanhamento do fluxo de caixa diário, solucionando alguns dos principais questionamentos!
#ConfereAi ;)
Existem algumas formas de saber se uma empresa está ou não crescendo. Uma delas é avaliando o seu fluxo de caixa.
Essa análise permite que o gestor ou empresário perceba a necessidade de controlar melhor o caixa a partir do momento em que, por exemplo, os recursos disponíveis não estão cobrindo as despesas operacionais da empresa.
Isso pode vir a acontecer por uma má gestão do fluxo de caixa, que consiste em acompanhar todo o dinheiro que entra em caixa e para onde esse dinheiro vai.
A depender do porte da empresa, são muitas operações financeiras diárias a serem acompanhadas. Essas operações envolvem vendas, pagamentos, recebimentos, compras e muitas outras movimentações que fazem parte do fluxo de processos e funcionamento do negócio.
O controle de fluxo de caixa, então, precisa fazer parte da rotina do gestor da empresa, visto que o acompanhamento de tudo o que entra e sai de dinheiro da empresa é crucial para entender o comportamento financeiro do caixa. Isso vale para empresas de pequeno porte também!
Em suma, o fluxo de caixa é uma ferramenta importantíssima da gestão financeira que visa analisar o saldo disponível do empreendimento.
Sua análise permite que se faça um balanço assertivo do montante de capital que a empresa possui, onde foram gastos seus recursos e para que. É importante deixar claro que, sem o controle de fluxo de caixa, dificilmente uma empresa sobrevive por muito tempo.
Existem diversas formas de realizar o acompanhamento e controle do fluxo de caixa do seu negócio. No próximo tópico, publicamos uma super aula que te ensina a montar uma planilha gratuita no Excel para realizar esse controle.
Planilha GRÁTIS para Fluxo de Caixa com cálculo de indicadores financeiros!
Antes de você seguir nesse post, temos um convite a te fazer: fizemos uma SUPER aula que vai te ajudar a criar a planilha de fluxo de caixa ideal para o seu negócio.
Nela, você vai conseguir inserir o cálculo dos principais indicadores financeiros do seu fluxo de caixa! Assim, você vai saber quais números deve acompanhar de perto para entender o custo de sua produção, quanto você precisa vender para arcar com eles e descobrir o lucro da sua empresa!
Neste post, você vai ver:
Diga adeus às planilhas!
Quais são as vantagens do desenvolvimento da planilha de fluxo de caixa diário?
Qual a função do fluxo de caixa diário?
É preciso realizar apenas o controle do fluxo de caixa diário?
Com o fluxo de caixa diário é possível identificar a origem das movimentações?
Erros que você não deve cometer no Fluxo de Caixa
Se você chegou até aqui buscando uma planilha que vai te ajudar a controlar o seu fluxo de caixa, eu tenho uma ótima notícia! Primeiro: você está no lugar certo. Segundo: tenho algo ainda melhor que planilha para você. ;) Porém, se você deseja construir sua planilha, é só continuar no post que você vai aprender de forma bem fácil! Nós também gravamos um vídeo que está ali em cima, te ensinando como montar sua planilha do zero!
Por mais que as planilhas sejam ferramentas que podem quebrar um bom galho na sua rotina financeira, elas ainda estão passíveis de erros, além de tomarem muito tempo de quem precisa atualizá-las constantemente.
Pensando nisso, nós da Confere criamos uma ferramenta totalmente gratuita para que você possa controlar o seu fluxo de caixa de forma segura e sem dificuldades!
Na ferramenta, você vai ter uma visão completa das entradas e saídas da sua empresa. Você poderá visualizá-las por dia ou mês.
Você pode importar o seu extrato bancário na plataforma. Os dados de entradas e saídas serão automaticamente carregados e você poderá categorizar cada uma delas, para saber exatamente de que se trata cada lançamento.
Você também pode cadastrar entradas e saídas de forma manual, ao inserir a data do recebimento, conta, categoria, título, valor do lançamento e uma breve descrição. Isso vai te ajudar a visualizar melhor o que cada movimentação indica!
Também é possível cadastrar suas contas bancárias na plataforma. Basta preencher os dados do banco, agência, conta, saldo inicial, data do saldo inicial e de qual estabelecimento aquela conta é. Nós não temos acesso a sua conta, os dados são apenas para seu controle pessoal.
A plataforma é totalmente gratuita e ideal para pequenas/médias empresas e contadores/assessores financeiros que desejam otimizar a sua rotina de trabalho! Para acessá-la, basta preencher o formulário dessa página e concluir o seu cadastro na ferramenta!
O acompanhamento das receitas e despesas é primordial para o sucesso dos negócios. São inúmeras as vantagens do acompanhamento do fluxo de caixa diário para a empresa. Listamos algumas delas abaixo:
Melhor gerenciamento das contas a pagar e a receber: com o registro de todas as contas da empresa, oferece maior facilidade para controlar os prazos de pagamento e recebimento, evitando endividamentos. Além disso, o fluxo de caixa serve como uma ferramenta de precaução contra a inadimplência dos clientes;
Projeção de caixa: a partir do cadastro das contas na planilha de fluxo de caixa, é possível projetar com clareza a situação futura do orçamento;
Organização: com a segmentação de todas as receitas e despesas, indicando a origem de cada uma delas, é possível conseguir visualizar de uma forma simplificada os fatores que causam um maior impacto no orçamento.
Além disso, o controle de fluxo de caixa não auxilia apenas na administração do dinheiro e investimentos, mas também na análise das vendas de mercadorias e, claro, na mensuração de estoque. Essa é uma vantagem essencial em qualquer negócio, principalmente em nichos específicos, como produções de etiqueta código de barras.
Fluxo de caixa serve como um mecanismo de controle de todas as movimentações financeiras de entrada e saída do caixa da empresa.
Fazer este processo é absolutamente essencial para um controle financeiro eficiente. Além disso, por meio dele é possível manter a estabilidade do negócio.
Ainda é possível, como falamos anteriormente, fazer a projeção de crescimento do empreendimento, o que permite não só manter a estabilidade, mas trabalhar em sua evolução.
O fluxo de caixa pode ser controlado de uma forma diária, semanal, mensal e até mesmo anual.
Porém, o registro diário ou semanal das receitas e despesas traz uma maior segurança no processo e reduz consideravelmente as chances de equívocos ou esquecimento no registro de informações relevantes para o seu caixa.
Nesse sentido, é importante ressaltar que o registro diário contribui com a visualização de pequenos gastos, desde a restauração de uma pequena falha em uma porta contra incêndio até a compra de um material de menor custo.
Com o controle do seu fluxo de caixa é possível manter uma administração precisa, estando sempre atualizado sobre a situação financeira do empreendimento, o que facilita a identificação da origem de todos os gastos e recebimentos.
Outra característica interessante da identificação das movimentações é a relação das pequenas transações realizadas no fluxo de caixa, uma vez que é muito mais fácil esquecer da origem de um custo pequeno, como a contratação de mão de obra para realizar um reparo com corte a laser, por exemplo.
Além disso, a análise das receitas e despesas da empresa, auxilia no processo de tomada de decisões, a medida em que indica possíveis gastos excessivos que podem ser cortados do orçamento e verifica se a empresa encontra-se em boas condições para realizar novos investimentos.
Agora que as suas dúvidas já foram solucionadas, chegou a hora de desenvolver a planilha de fluxo de caixa para a sua empresa. Para isso, siga o passo a passo abaixo:
1º Passo: Estruturar a Planilha – Montar o Cabeçalho
Para iniciar a estruturação da planilha é necessário desenvolver um cabeçalho que contenha as informações primordiais. Para isso, é necessário inserir em cada coluna os títulos devidos.
As informações básicas que precisam conter na planilha de fluxo de caixa diário são: Saldo Anterior (valor em caixa no dia anterior); Saldo do dia (total em caixa no dia); Saldo Atual (soma do saldo anterior com o saldo do dia); Descrição (descrição da movimentação de entrada ou saída); Receita (valor das entradas); Despesa (valor das saídas); Movimento (Total de entrada/saída de cada movimentação).
Essas são as informações primordiais para o desenvolvimento de um fluxo de caixa prático e simples.
2º Passo: Formatar as Colunas e Adicionar Cores
Para facilitar o preenchimento da planilha é necessário formatar as colunas e linhas.
Para isso, basta formatar as colunas "Saldo Anterior", "Saldo do dia", "Saldo atual", "Receita", "Despesa" e "Movimento" como "Moeda" e a coluna "Descrição" como "Nome".
Além disso, é possível colorir as linhas e colunas de acordo com a ordem e cor que se encaixe melhor para o negócio e facilite a identificação da informação no momento do preenchimento da planilha.
3º Criar e Inserir a Fórmula SOMA – Coluna Movimento
Por se tratar de uma planilha simples, usaremos apenas a fórmula SOMA.
Para encontrar o total de "Movimento" em cada linha (diferença entra a entrada e saída), basta aplicar a fórmula na coluna "D", para isso, é preciso subtrair o total de entrada do total de saídas, assim como mostra a imagem baixo:
4º Criar e Inserir a Fórmula SOMA – Saldo do Dia
Assim como fizemos no passo anterior, para encontrar o total de "Saldo do dia", basta inserir a fórmula SOMA e selecionar todas as linhas da planilha referentes a "Movimento". Assim como mostra a imagem abaixo.
5º Criar e Inserir a Fórmula SOMA – Saldo Atual
Para encontrar o "Saldo atual", basta utilizar a fórmula SOMA para verificar a diferença entre o "Saldo anterior" e o "Saldo do dia". Para isso, basta somar os valores de "C2" e "C3", assim como mostra a imagem abaixo.
Lembrando que para encontrar o saldo anterior, basta inserir o sinal de igual na linha "C" e selecionar o "Saldo Atual" referente ao dia anterior. Para isso, é preciso que cada aba da planilha se referira a um dia da semana.
Se você seguiu todos os 5 passos, a sua planilha está pronta! Agora basta preenchê-la com as movimentações diárias de caixa e acompanhar o fluxo diário.
Ooou, se você quiser ainda mais facilidade, é só baixar nossa Planilha de Fluxo de Caixa:
É importante, contudo, lembrar que as planilhas não deixam de ser uma forma de controle manual e que, por isso, tomam tempo para serem utilizadas.
É possível automatizar todos os processos que são feitos com planilha através de softwares de gestão financeira, capazes de facilitar e tornar mais rápido o trabalho do setor financeiro de qualquer empresa, resultando no aumento de produtividade do time!
Quer saber mais sobre estas soluções? Conheça a Confere!
Fingir que o fluxo de caixa não existe
Óbvio, né? Conhecer a sua empresa, seus produtos, sua equipe, não é o suficiente. Controlar o financeiro da sua empresa é NECESSÁRIO!
O fluxo de caixa é uma ferramenta essencial para que você consiga ter uma visão clara do fluxo financeiro da sua empresa. Por isso, não controlar ele é um GRANDE erro.
Sem esse controle, o empresário não tem perspectiva alguma sobre como evitar problemas ou sobre quando deve investir em seu negócio.
Não existe lucro para empresa que não faz esse controle. Quer saber como calcular o lucro do seu negócio? Leia este artigo!
Não categorizar as entradas e saídas
Saber discriminar o que é entrada e saída e saber categorizá-las é importantíssimo. Isso ajuda você a distinguir quais são as entradas mais frequentes e rentáveis e onde está gastando mais na sua empresa.
Saber separar custos fixos de custos variáveis também é essencial para saber onde é possível fazer corte de gastos, caso necessário.
Não tornar o controle do fluxo de caixa uma parte da sua rotina
Sabemos que é difícil dar conta de todos os afazeres para manter a organização financeira da empresa saudável.
Porém, existem atividades que não podem ficar de fora da sua rotina.
Se você deixa de controlar o fluxo de caixa com frequência, você acumula o cadastro e categorização de tudo o que entrou e saiu do caixa e a probabilidade de errar no controle com tanta coisa acumulada é enorme!
Faça um controle de fluxo de caixa diário ou semanal. Aproveite para também checar no fim do mês como o caixa da empresa se comportou.
Assim, você consegue realizar projeções de caixa comparando com períodos anteriores.
Ainda usar livro-caixa
Por muito tempo o livro-caixa era a melhor forma de realizar o controle de fluxo de caixa.
Porém, se pensarmos na importância da projeção de fluxo de caixa, esse material não é tão efetivo, visto que ele passa a representar apenas um registro passado e não auxilia na projeção de períodos futuros para tomar melhores decisões.
O controle em livro-caixa é penoso também por depender, além de um material físico, do controle totalmente humano e manual.
Além de tomar bastante tempo, acumula papel, ocupa espaço e não automatiza as principais funções que um fluxo de caixa deve ter.
A melhor maneira de controlar fluxo de caixa atualmente é de por meios digitais.
Algumas pessoas utilizam planilhas, que até quebram um galho, mas o ideal é aderir a um sistema que, além de automatizar o controle de fluxo de caixa, também integra esse controle com outras ferramentas financeiras igualmente importantes.
Misturar contas pessoais com as contas da empresa
Esse erro é bastante comum e é cometido, principalmente, por empreendedores estreantes.
Muitos confundem suas contas pessoais com as contas da empresa. É de extrema importância saber separar esses dois controles, pois o fluxo de caixa da sua empresa não deve estar ali disponível para qualquer saque que seja necessário.
Uma boa dica é estabelecer um valor fixo para o pró-labore e cadastrá-lo no seu planejamento mensal de fluxo de caixa.
Lembre-se que saques constantes podem gerar prejuízos grandes para a sua empresa e recuperar essas perdas pode ser um trabalho árduo que você pode evitar desde já, com o controle correto.
Contar com recebimentos futuros
É muito comum nas empresas contar com dinheiro de vendas que ainda não entraram de fato no caixa.
Contar com dinheiro futuro, sabendo que existem recebimentos para entrarem na conta, acabam levando empreendedores a gastarem certas quantias antes mesmo de elas entrarem em caixa.
Muitos não pensam que existem possibilidade, por exemplo, de o cliente atrasar o pagamento e algum gasto urgente surgir, ou outros imprevistos acontecerem.
É importante esperar que os recebimentos sejam de fato efetuados e que entrem de fato no caixa da empresa, antes de tomar decisões sobre qualquer investimento ou gasto a ser feito, pois isso pode deixar o seu caixa no negativo.
Inconsistência nas informações dos lançamentos
Os dados inseridos no controle de fluxo de caixa precisam ser detalhados.
Entradas são entradas e saídas são saídas. Se você realizar um lançamento chamado "+R$100 banco", a leitura a ser feita no fim do mês pode ser: "pagar R$100 ao banco" ou "entrada de R$100 no banco". Como saber identificar lá na frente?
Esse tipo de lançamento pode causar retrabalho e perda de tempo com algo que você, lá atrás, poderia ter dado mais atenção e evitado a confusão futura.
Por isso, todos os lançamentos devem ser discriminados como entrada ou saída e, além disso, categorizados de forma correta.
Livro-caixa é uma cilada, isso já comentamos anteriormente. Porém uma planilha pode ser uma grande cilada também, mesmo sendo uma forma digital de controlar seu fluxo de caixa.
Isso porque a planilha, mesmo sendo digital, ainda exige esforço humano e pode carregar inserção de dados errados. Um dado errado pode acarretar em uma visão deturpada da real situação do seu caixa.
Um controle feito em planilha exige muito esforço e não garante um controle eficiente de fato.
Já um sistema financeiro automatiza diversos processos e reduz muito a probabilidade de inconsistência nos dados do caixa da sua empresa.
Além disso, um sistema facilita o controle de outras ferramentas financeiras unidas ao seu fluxo de caixa, como é o caso da Confere, que integra seu fluxo de caixa automaticamente com todas as suas maquininhas de cartão.
Assim, todas as suas vendas já são atualizadas automaticamente!
Gastos ou investimentos sem planejamento
Compras não podem ser feitas sem planejamento, pois podem afetar seriamente a empresa.
Mesmo que existam bons motivos para o gasto e que a intenção seja a melhor possível (como compras de novos equipamentos, investimento em patrocínio), ainda assim eles não podem ser feitos sem planejamento.
A falta de planejamento nesse caso pode acarretar em prejuízos grandes ao caixa da empresa.
O controle correto do fluxo de caixa garante que você possa reconhecer a melhor oportunidade para investir em sua empresa.