Quando e como internalizar a contabilidade da sua empresa? - Sistemas de Gestão ERP para PME´s
Quando e como internalizar a contabilidade da sua empresa?
Internalizar a contabilidade da empresa é uma estratégia que pode ser aplicada inteligentemente pelos gestores para minimizar riscos fiscais, automatizar várias tarefas burocráticas e, principalmente, tornar seus processos mais ágeis.
Primeiro, é necessário que o administrador entenda melhor quais são as demandas contábeis de um negócio para, após, conhecer as melhores estratégias para internalizar a contabilidade na rotina organizacional.
Neste artigo trago todas essas informações e, além disso, explico qual é a importância de investir em uma tecnologia especializada para alcançar esse objetivo. Confira a leitura!
Quais são as demandas contábeis de uma empresa?
Tais demandas podem ser divididas em duas categorias. A primeira consiste nas obrigações tributárias ou fiscais que são impostas pela legislação brasileira. Já as segundas são insights e dados importantes para melhorar a tomada de decisão da empresa. Confira algumas dessas demandas abaixo.
A folha de pagamento envolve todas as atividades relacionadas às relações de trabalho entre a empresa e os colaboradores, bem como os pagamentos de sócios. Alguns dos componentes que compõem essa atividade são:
provisão e pagamento de encargos trabalhistas, como férias, 13º salário, descanso semanal remunerado, adicionais, horas extras e licenças;
cálculo e recolhimento de encargos sociais, como FGTS, provisão de multa para rescisão, salário educação, SAT/RAT e INSS patronal;
pagamento de pró-labore de sócios e emissão de recibo;
envio de eventos para o e-Social;
elaboração dos contracheques;
emissão de guias do INSS, FGTS e IRRF.
Os cálculos das verbas trabalhistas e o preenchimento de documentos devem ser realizados adequadamente, caso contrário o negócio aumentará seu risco e poderá arcar com processos trabalhistas ou multa do Ministério do Trabalho.
Há administradores que se preocupam apenas com as obrigações tributárias principais, que consiste no cálculo e pagamento de tributos. Entretanto, é crucial se atentar às obrigações acessórias para se manter regular, sendo que elas consistem no preenchimento, emissão e envio de guias, declarações, formulários, certidões e outros documentos.
Essas obrigações podem variar dependendo do regime tributário da empresa (Lucro Real, Lucro Presumido ou Simples Nacional) e seu ramo, já que os tributos que são recolhidos dependem do tipo de atividades realizadas.
Trata-se do registro cronológico e regular de fatos ou atos contábeis nos livros contábeis. Saiba que essa obrigação não se limita às movimentações financeiras ou provisões, pois também envolve a seleção dos documentos que serão base para a contabilidade, a conciliação bancária, conferência dos débitos e créditos, emissão de balancetes mensais, entre outras atividades.
Atualmente o processo é chamado de Escrituração Contábil Digital (ECD). Esse é um módulo do SPED e faz parte de um programa da empresa que modernizou a obrigação — agora é possível realizá-lo de forma automática, mais eficiente e segura.
Também chamado de elisão fiscal, não se trata de uma obrigação legal, mas de um conjunto de estratégias que objetivam minimizar a carga tributária, riscos ou o número de obrigações acessórias.
Isso pode ser alcançado, por exemplo, ao identificar o enquadramento legal mais vantajoso, se é possível eliminar a aplicação de um tributo, se há impostos que devem ser devolvidos pelo Fisco — o que pode acontecer quando há cobranças indevidas —, entre outras táticas.
A contabilidade não se limita ao cumprimento da Lei. As informações contábeis também são úteis para melhorar a tomada de decisão do negócio, pois com os dados sobre as finanças e a conta do negócio, o gestor tem mais previsibilidade do faturamento e custos, pode antecipar cenários, identificar oportunidades ou melhores investimentos, etc. Então, para conseguir manter o pleno controle sobre essas tarefas e as finanças, é fundamental que a empresa consiga internalizar a contabilidade na rotina corporativa.
Quais são as melhores dicas para internalizar a contabilidade da empresa?
Nos tópicos seguintes listo e explico as melhores dicas para que você consiga alcançar esse objetivo de forma eficiente e que melhor satisfaça as necessidades do seu negócio. Ressalta-se que elas podem ser aplicadas para negócios que desempenham diferentes atividades, sejam e-commerces, atacadistas, distribuidores, varejistas ou indústrias.
Formar uma equipe interna
O ato de internalizar a contabilidade consiste em ter um profissional — ou toda uma equipe — totalmente dedicada à organização. Isso aumenta o controle na gestão das informações, a frequência de reportes e a segurança na tomada de decisão.
Para montar a equipe ideal para seu negócio, o administrador deve encontrar talentos, que são pessoas altamente produtivas e que se identificam com a missão da empresa. Algumas dicas para fazê-lo são:
verifique se os candidatos têm compatibilidade com a cultura organizacional;
valorize o conhecimento técnico (hard skills) e a profissionalização contínua;
analise as qualidades interpessoais (soft skills) dos candidatos;
invista em um processo de integração (onboarding) para garantir rápida adaptação, isso faz com que ele consiga ser produtivo em um espaço de tempo mais curto.
Definir as responsabilidades
Cada funcionário deve ter suas funções bem definidas e descritas. Essa dica é importante para evitar retrabalho ou que um colaborador seja sobrecarregado de tarefas enquanto outros ficam ociosos.
O gestor deve analisar os pontos fortes de cada funcionário e alocá-lo na posição que suas qualidades sejam melhores aproveitadas. Também é possível identificar as fraquezas dos colaboradores e tomar medidas para resolvê-las, o que pode ser feito investindo em treinamentos e cursos.
Lembre-se que é preciso definir o líder do setor, que deverá ser aquele que inspira, valoriza e sabe quais são os pontos fortes e fracos da equipe.
Como há muitas demandas contábeis que devem ser seguidas pela empresa, o administrador precisa estruturar todos os processos da rotina contábil. Tal medida evita que alguma obrigação contábil passe despercebida, ou seja, entregue fora do prazo, o que pode acarretar multas e outros problemas fiscais.
O mapeamento de processos também permite que o gestor identifique eventuais gargalos e tome medidas para torná-los mais eficientes.
Saber quando fazer essa internalização
Há empresas que atuam com uma contabilidade externa, ou seja, terceirizada. Mas os administradores precisam saber quando é mais vantajoso ter uma contabilidade internalizada.
Basicamente, o gestor deve analisar os custos envolvidos na contratação e retenção dos contadores, além da estrutura do setor. Se a organização tiver recursos suficientes para arcar com esses custos sem prejudicar a qualidade de seus processos, será benéfico ter uma equipe com dedicação exclusiva.
Qual é a importância de investir na tecnologia?
Aproveitar da tecnologia é uma das dicas mais relevantes para fazer a internalização da contabilidade. Saiba que o uso da tecnologia não se limita a planilhas do Excel ou relatórios no Word. É fundamental usar um sistema de gestão especializado para a área da sua empresa, como a Fenícia ERP, software cujas funcionalidades são customizadas para atender diferentes segmentos.
Fluxo de caixa é o registro das movimentações financeiras realizadas na empresa. Ao integrar esse fluxo às demais áreas da empresa (como de vendas, administração, financeiro, etc.), todas as contas da empresa serão centralizadas, assegurando uma visão clara e ampla sobre os recursos financeiros do negócio.
Entre os benefícios que serão conquistados pela empresa estão a maior precisão do fluxo de caixa projetado, melhor projeção de vendas, alinhamento dos processos de pagamento, melhor controle das despesas e do estoque, entre outros.
Muitas das obrigações contábeis e tarefas manuais serão automatizadas pelo sistema de gestão. Esse benefício permite que os colaboradores se concentrem em atividades mais estratégicas, como elaboração de planejamentos tributários, emitir relatórios gerenciais, assessorar as finanças e precificar serviços ou produtos.
Além de agregar mais valor às horas trabalhadas dos colaboradores, a tomada de decisões é aprimorada, pois os gestores receberão dados mais completos e assessoria constante dos contadores.
Adotando um bom sistema de gestão, o negócio consegue melhorar a escalabilidade — ou seja, sua capacidade de expandir as atividades sem aumentar os custos na mesma proporção. Com o uso da tecnologia trabalha um grande volume de informações automaticamente e sem incorrer em falhas.
Vantagens às demais áreas
Como a contabilidade é uma área estratégica e que impacta diretamente na tomada de decisão da empresa, por isso modernizá-la impactará positivamente em toda a organização.
Os setores de Recursos Humanos (RH) e Departamento Pessoal terão os dados em mãos, sendo informações reais e atualizadas sobre a folha de pagamento. Com isso, também serão capazes de elaborar melhores programas de incentivo, por exemplo.
Um ERP integrado também auxilia os vendedores a alcançarem suas metas. Isso é possível quando os contadores determinam estratégias de precificação e os vendedores podem acessar as informações sobre valores, comissões, descontos e promoções mais facilmente.
Muitos administradores têm dúvidas se vale a pena internalizar a contabilidade da empresa. Com a implementação de um sistema de gestão especializado e com módulos que integrem diferentes áreas da organização, será possível conseguir um amplo número de benefícios com essa internalização.
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