Reduzir a inadimplência em seu escritório jurídico exige boas estratégias - EasyCase
Posted By Easycase On 22 de fevereiro de 2019 0 1
Fazer a cobrança e conseguir os recebimentos em dia é quase tão complicado num escritório de advocacia quanto conseguir novos clientes. E pode acreditar que isso é mais comum do que possa parecer. Receber seus honorários em dia quase sempre apresenta dificuldades, o que exige atenção do profissional sempre que aceitar uma nova causa para defender, pois, com essas dificuldades na economia, reduzir a inadimplência do escritório é fundamental.
É claro que isso não é problema apenas para os escritórios de advocacia, mas, no momento, para qualquer ramo da economia – do comércio à indústria. Para o advogado, fixar o valor dos honorários já é complicado, especialmente para os mais jovens, imagine a cobrança depois.
Atento até a empecilhos legais
A circulação do dinheiro está reduzida na economia, fruto das dificuldades e, com isso, falta moeda para todo mundo. Para quem é financeiramente abonado, o dinheiro quase certamente estará aplicado em alguma conta a prazo fixo. Para o assalariado, a coisa fica ainda pior.
O advogado precisa ficar atento, também, a novas dificuldades, como a Lei de Defesa do Consumidor. Além de garantir direitos ao cidadão, ela pode afetar também ao prestador de serviços, caso do advogado. Então, para reduzir a inadimplência do escritório, um bom contrato é uma das ferramentas fundamentais.
Boa estrutura de gestão administrativa
O Estatuto da OAB, ao criar regras para a definição dos valores a serem cobrados como honorários profissionais, já é uma boa arma na mão do advogado. Entre outras coisas, serve de base para a fixação de preços dos trabalhos advocatícios, o que pode evitar que o valor cobrado gere discussões no final dos trabalhos.
Tomadas estas providências, o passo seguinte é o escritório ter uma boa estrutura de gestão administrativa. Pode ter certeza que, para reduzir a inadimplência, a gestão financeira é fundamental, não interessa o tamanho do seu escritório.
Um bom software jurídico nunca falha
A falta de atualização tecnológica faz com que, em muitos escritórios, persista a atualização de contas na ponta do lápis. Esta é uma dificuldade a mais para manter um bom controle de recebimentos, pois anotações à mão são um bom começo para que você se perca nas contas. Dizer que 'jamais esqueço de uma cobrança' nem sempre funciona corretamente.
Mesmo que o escritório possua uma eficiente secretária para manter em dia as anotações e até se responsabilize por telefonemas de lembranças ou o envio de e-mails sobre vencimentos, somente um bom software jurídico pode assegurar que não haverá atrasos ou esquecimentos.
Informar ao cliente evita contratempos
O negócio jurídico de hoje não pode prescindir de um bom software de gestão, se quiser mesmo reduzir a inadimplência. Na gestão administrativa de seu escritório jurídico, um bom software mantém em dia toda a documentação sobre seus clientes, faz o acompanhamento sobre o andamento dos processos e lhe faz alertas sobre tudo o que você tem a receber ou a pagar.
De forma objetiva, essa é também uma maneira de você manter estreito contato com o cliente, o que é fundamental para que, lá na frente, este cliente não venha alegar que não está fazendo os pagamentos – no caso de parcelamentos – porque não tinha informações sobre o andamento de seu processo. Essa é uma alegação bastante frequente junto a escritórios de advocacia.
Manter uma boa carteira de entrada
Esta, aliás, é outra alternativa para reduzir a inadimplência de seu escritório – a oferta de condições a prazo para o recebimento de honorários. Como o dinheiro anda curto, aquelas causas que se arrastam no tempo podem muito bem serem pagas de forma parcelada, formando uma carteira de recebimentos mensais que pode resultar em benefícios para o escritório.
Estes recebimentos mensais podem vir a representar, por exemplo, entradas interessantes para ajudar a cobrir parte de seus custos fixos, como aluguéis e parte dos salários dos funcionários. Tudo com um bom contrato, utilizando, sempre que possível, o cartão de crédito do cliente.
Explicar bem o trabalho judicial
Uma pessoa especializada em cobranças, no seu escritório, é também muito importante, mesmo que você já possua ou vá passar a usar um software de gestão administrativa. Em caso de escritórios de menor porte, a secretária deve fazer esse trabalho mediante uma orientação bem esclarecida da parte do advogado responsável.
Esse trabalho de cobrança precisa ser acompanhado, também, de contatos com o cliente com informações sobre o andamento do processo. É essencial sempre manter o cliente bem informado sobre esses detalhes, explicando que possíveis demoras não ocorrem por culpa do advogado, mas, sim, do excesso de trabalho da Justiça e sua pequena estrutura de funcionamento. Na hora de cobranças, isso vai ajudar bastante.
Contatos permanentes com os clientes
Isso deve ocorrer de forma natural. No mesmo instante que o funcionário faz a informação sobre o andamento processual ao cliente, isso já funciona também como um trabalho de aproximação do advogado com o seu cliente, o que é absolutamente necessário. Também serve para conhecer melhor o cliente e suas atividades, o que pode ajudar a prevenir possível calote. Pois, afinal, o planejamento financeiro de seu escritório depende também desses recebimentos em dia. Isso também funciona para reduzir a inadimplência do escritório – na medida em que você conhece a clientela, pode manobrar melhor para manter suas contas em dia.
Jogo de cintura no relacionamento
Impedir esses solavancos em suas contas mensais exige certo trabalho hercúleo, o que inclui outras providências. Por exemplo, é preciso levar em conta as sazonalidades do ano, prevenindo-se naqueles momentos em que o dinheiro fica mais curto. Para famílias que possuem crianças na escola, o início do ano é uma dessas épocas.
Então, conhecendo sua clientela, não custa ficar atento a essas peculiaridades, tudo num esforço para manter as contas em dia e reduzir a inadimplência do escritório. Pois pouco adianta ter contas a receber e não ver o dinheiro na data marcada – o melhor mesmo é antecipar-se ao problema e, sabendo que pode não receber, tomar providências para cobrir o rombo. Também é importante manter a civilidade ao fazer as cobranças, mas, se for necessário, a simples menção de que o contrato não pago pode ser executado em cartório já ajuda. É tudo um jogo de cintura nesse relacionamento com o cliente, pois, mesmo pagando em atraso, é sempre bom mantê-lo.
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