Tão importante quanto iniciar uma cultura de feedback dentro da empresa, é torná-la constante e periódica. Ou seja, precisa fazer parte da cultura e rotina de todos dentro do time, para que haja visibilidade de quando essas cerimônias irão acontecer e também comprometimento com essa análise frequente dos outros integrantes da equipe.
Além de datas definidas para o feedback inicial, em que serão feitas as considerações mais importantes sobre comportamento e entregas do time, é essencial definir um momento para o acompanhamento das ações que serão levantadas durante essa conversa.
É preciso ter a visibilidade de que algo precisa ser feito para que haja essa melhora e que haverá acompanhamento para analisar a evolução do que foi discutido.
Esse tipo de feedback é mais fácil de ser feito e também recebido de forma mais amistosa pelos funcionários. Mesmo assim, é essencial que haja uma estrutura bem pensada para que a conversa faça sentido e apresente pontos bem fundamentados para garantir a melhor experiência possível.
Parte essencial desse processo é apresentar o elogio e embasar a opinião com fatos que foram percebidos no dia a dia, sejam eles comportamentais, de entregas ou resultados apresentados. O comentário precisa ser tangível e o funcionário precisa acreditar que houve uma avaliação criteriosa para ser apresentada.
A inserção de exemplos de comportamentos positivos e resultados satisfatórios alcançados ao longo do período avaliado tornam o feedback muito mais palpável e verdadeiro, portanto, é preciso haver esse momento de análise comportamental e de desempenho dos colaboradores.
Essa conversa precisa ser realizada em um ambiente neutro, onde as duas pessoas se sintam confortáveis e livres para serem transparentes e trocarem percepções de forma aberta. De nada vai adiantar criar uma reunião de feedback se ela não for feita da forma certa.
O feedback construtivo já pode ser recebido com um pouco mais de resistência pelos colaboradores e também pelos líderes, portanto, é preciso ter cuidado na hora de estruturá-lo para deixar claro que o objetivo é apontar pontos que podem ser melhorados e não falar mal da pessoa.
Assim como no feedback positivo, é essencial trazer um exemplo claro de comportamento ou ação que não foi bem recebida e que apresenta espaço para melhoria. Tanto o líder quanto o liderado podem incentivar a criação de um plano de ação para investir nesse ponto e criar a evolução necessária.
É essencial se expressar de forma empática e calma e perceber como a outra pessoa reage conforme recebe as informações, assim, você pode direcionar e mudar a forma como está falando, caso perceba que será necessário.
Durante a conversa, é importante deixar a pessoa bastante confortável e não apresentar o feedback como algo negativo e que coloca a posição na empresa em risco. Assim como é melhor tratar de um ponto por vez, caso haja mais de um item a ser apontado para melhorias.
Se todos os pontos forem apresentados de uma só vez, é possível que haja desmotivação e desânimo, já que haverá um grande trabalho a ser feito para melhorar todos os pontos. Então, é importante ter objetividade nesse momento e garantir que a pessoa saia motivada a mudar e não com medo do que vem pela frente.