A gestão eficaz de uma pequena empresa é um caminho certo para o crescimento e sucesso. Neste artigo, vamos discutir por que a gestão de pequenos negócios é tão importante e daremos dicas de como implantar uma administração no seu pequeno negócio.
Introdução ao tema de como administrar uma empresa
O que é e como administrar uma empresa?
Alguns pequenos empresários não acreditam que exista uma “gestão de pequenos negócios”. Eles acreditam que, se você tem 10 ou menos funcionários, você pode administrar sua empresa fazendo o máximo possível você mesmo, em seguida, dizer a seus funcionários o que fazer e ter certeza que você irá pegá-los antes deles cometerem um erro ou estragar alguma coisa.
Na verdade, saber como administrar uma empresa é bem mais que isso. É saber onde você organizou e sistematizou o seu pequeno negócio para funcionar sem você e da maneira correta. Isto também pode ser aplicado a um negócio de somente uma pessoa, como o microempreendedor individual, por exemplo.
Um ótimo modelo de gestão de pequenas empresas são as franquias de negócios (como McDonalds ou Subway, por exemplo). Muitas pequenas empresas eventualmente irão falir, mas a grande maioria das franquias tem sucesso. Por quê? Porque uma franquia tem um “sistema de gestão”, um manual de franquia que mostra exatamente como executar o negócio passo-a-passo. Qualquer pessoa, em grande parte, pode executar uma franquia porque eles têm sistematizado e organizado a empresa de forma que ela funcione sozinha com praticamente pouco ou nenhum treinamento.
Por que devo me preocupar em saber como administrar uma empresa?
Porque o gerenciamento de pequenos negócios é o caminho certo para o sucesso do mesmo e para a sua própria liberdade (não seja escravo do seu negócio). Você nunca vai ser capaz de relaxar ou tirar umas férias 100% descansado, a menos que você faça o seu negócio trabalhar por você. Aproveite o tempo para organizar e sistematizar o seu negócio agora que ele é pequeno para que no futuro você não tenha que investir muito tempo, energia e dinheiro nisto. Quanto maior o negócio sem gestão, mais complexo será fica para aplicar uma gestão de qualidade depois.
Onde posso aprender como administrar uma empresa?
Primeiro termine de ler este artigo, depois, você pode começar lendo o nosso blog. Temos diversos materiais sobre gestão financeira, gestão de estoque, gestão de clientes, gestão de loja etc, todos conteúdos voltados ao pequeno empresário.
Além disso, temos nossa sessão de materiais educativos em nosso website que também poderá lhe ajudar!
Como administrar uma empresa na prática
Separamos alguns artigos específicos sobre as áreas de sua empresa que você pode ler para complementar seu conhecimento e lhe ajudar a fazer uma boa gestão da sua empresa:
Gestão Financeira: Como está o seu fluxo de caixa? Suas contas a pagar e contas a receber?
Controle de Estoque: Se você trabalha com estoque, leia o nosso artigo sobre controle de estoque e fique atento às nossas dicas sobre compras, vendas e como efetuar uma boa gestão dos seus produtos.
Marketing: Você já explorou as possibilidades que o marketing tem para sua empresa? Você já trabalha com marketing digital? Se você é lojista, leia nosso artigo sobre Marketing de Varejo. Não pense que ter alguns fãs no Facebook e curtidas realmente é algo que importa no Marketing Digital. Quanto de dinheiro estas curtidas e fãs estão lhe rendendo? Você consegue medir quantas vendas você fez graças ao seu Facebook? Isto é muito importante, não se iluda com métricas de vaidade como likes e visitas em seu website. Foque no que importa: vendas! Quanto você vendeu pelo seu site?
Recursos Humanos: A Inteligência Emocional é algo que você deve estar atento na sua empresa. Leia nosso artigo para não ficar de fora e aplique em seu negócio para ter melhores resultados com sua equipe!
Pós-venda: Você está fazendo o que com os clientes que já lhe compram? Você está focando somente em adquirir novos clientes? Fique atento na fidelização de clientes, pois é muito mais barato vender para quem já é seu cliente do que conseguir clientes novos.
Venda: Além de manter, você deve atrair novos clientes. Você pode crescer o seu faturamento com a própria base de clientes, mas adquirir novos clientes também é parte importante deste processo! Treine o seu time de vendas para ser top!
Ferramenta de Gestão: Veja aqui 4 motivos pelos quais você deve ter uma ferramenta de gestão que lhe ajudará nisto tudo.
Lojista? Leia nosso artigo focado em como administrar uma loja.
Como administrar uma empresa que está crescendo
Crescer o seu negócio não é algo que acontecerá por acidente. Para uma empresa crescer, ela deve ser gerenciada da maneira mais eficiente possível todos os dias, enquanto cresce e aplica sua estratégia de crescimento. Mas, como administrar uma empresa da forma correta preparando ela para o crescimento?
Mude a sua forma de pensar
Quando um negócio cresce, ele muda e, juntamente com ele, o dia-a-dia do dono e as suas responsabilidades. Se o seu negócio está crescendo, você deve estar tendo menos contato com seus clientes e deve estar investindo mais tempo em algumas coisas, como viajar, por exemplo. Você deve estar investindo seu tempo em estratégias e menos tempo fazendo certas atividades diárias. Ainda assim, você deve continuar sendo “a cara” do seu negócio, seus empregados serão representantes do seu negócio, mas você é a face lembrada ao falar dele. Esta pode ser uma grande mudança para um pequeno empresário. O empreendedor deve entender que haverá uma mudança nos deveres da empresa e na cultura da mesma.
Prepare seus preços e processos
Existe uma grande diferença na maneira de como administrar uma empresa pequena que quer manter seu mercado e de uma que quer escalar e crescer. Para abrir as portas para o crescimento, você deve ajustar tudo, desde o preço de venda, fluxo de caixa, estratégia de marketing até os mínimos processos administrativos, para que você possa ajustar a realidade da sua empresa para aquela a qual você quer se tornar, com grande faturamento, mais clientes e uma fatia de mercado muito maior.
Comece delegando tarefas do dia-a-dia
Gerenciar um negócio é um trabalho de tempo integral. Crescer um negócio também. Se você quer subir alguns degraus, você não pode fazer o mesmo que fazia antes.
Assim que as operações do seu negócio estiverem acomodadas, contrate um talento para lhe ajudar com algumas das responsabilidades diárias. Pode ser que você tenha alguma resistência para passar adiante algumas coisas e não ter mais o controle sobre tudo, particularmente se você for um empreendedor solitário (sem sócios), cujo negócio dependia 100% de você, mas note que delegar é uma habilidade crítica para qualquer negócio de sucesso. Ninguém consegue fazer tudo ao mesmo tempo, contrate boas pessoas para fazerem algumas coisas.
Por isso, delegar é tão importante. Você passará a ser o líder da sua equipe e do seu negócio. Como administrar uma empresa que depende 100% do seu tempo? Você nunca conseguirá escala alguma, por isso, multiplique-se! O seu trabalho como líder é ensinar as pessoas como pensar e fazer as perguntas certas, para que sua empresa não fique de pernas pro ar quando você tirar um dia de folga.
Se você sabe ler inglês, leia este artigo da Harvard Business Review, o título é “Why Aren’t You Delegating?”.
Como administrar uma empresa com as ferramentas certas
Você já viu que demos várias dicas sobre como gerenciar o seu negócio, mas, para fazer isto tudo, você precisará das ferramentas certas. Temgumas para lhe indicar:
Controle de Relacionamento com Clientes ou Controle de Vendas: Se você quer manter sua equipe comercial organizada, você precisará de um CRM (Customer Relationship Manager). Aqui no QuantoSobra nós utilizamos o Pipedrive. Talvez ele não seja o melhor para o seu negócio, mas nós indicamos que dê uma olhada e tire suas próprias conclusões!
Automação de Marketing: Trabalhar com Marketing Digital é essencial nos dias de hoje, por isso, aconselhamos o uso do RD Station. Outro software que utilizamos aqui no QuantoSobra!
Software de Gestão (ERP): Você precisará controlar o seu estoque, suas vendas, seu fluxo de caixa. Um software de gestão financeira que tenha integrado suas vendas, estoque, financeiro, compras, cadastros, relatórios, DRE etc. É claro que indicamos o QuantoSobra como software de gestão para micro e pequenas empresas. Se você tiver dúvidas, temos um artigo que lhe ajuda a decidir qual o melhor software de gestão para sua empresa. É um artigo bem completo e não é feito para lhe convencer de que o QuantoSobra é o melhor, mas sim lhe ajudar a decidir perante todos que você possa estar testando. 🙂
E-mails, armazenamento na nuvem, criação de documentos, calendário etc: Aconselhamos o uso do Google Apps for Work. Ótima ferramenta para integrar na nuvem toda sua empresa!
Organização de tarefas e gestão de projetos: Faça gestão de projetos e organize suas to-do lists (listas de tarefas) com o Trello. Ótimo software para organização do seu dia-a-dia.
Comunicação Interna: Se você precisa ter um canal de comunicação com toda sua empresa, aconselhamos o uso do SLACK. Aplicativo parecido com o antigo mIRC, ele permite inclusive compartilhamento de arquivos e integrações diversas.
Fontes:
http://www.businessinsider.com/sc/growing-small-businesses-2015-9
http://www.theguardian.com/small-business-network/2014/jan/07/useful-time-saving-tips
https://hbr.org/2012/07/why-arent-you-delegating
http://www.nolo.com/legal-encyclopedia/running-your-business-85-things-youll-want-know.html
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O blog do QuantoSobra traz, semanalmente, artigos com materiais e as melhores dicas de gestão para pequenos empresários varejistas.