BPM e Lean 6 Sigma - dheka Consultoria de Processos
Onde se encaixa o Lean 6 Sigma no ciclo BPM?
O ciclo BPM tem uma fase dedicada à Melhoria de Processos. Tipicamente, nesta fase, a situação atual (AS-IS) dos processos é avaliada criticamente, melhorias são propostas e o processo futuro (TO-BE) é projetado.
6 Sigma é uma abordagem de melhoria que tem seu foco na minimização de defeitos ou falhas. Por exemplo, se um produto é gerado 1 milhão de vezes, em quantas destas será admitido que este produto apresente falhas? A meta pode ser, por exemplo, que só se admite 3,4 falhas em cada milhão de unidades produzidas. 6 Sigma apresenta um conjunto de técnicas com fundamento estatístico para melhorar o processo de forma que a meta de minimização de falhas seja atingida.
A figura abaixo mostra a variação que se espera com 6 sigmas. No nosso exemplo do produto gerado com falhas, se temos um processo calibrado com 3 sigmas esperamos defeitos em 6.200 peças a cada milhão. Já um processo calibrado com 6 sigmas esperamos 3,4 defeitos a cada milhão produzido.
Curva de graus – 6 Sigma
As falhas podem ser exemplificadas de diversas outras formas: x horas sem energia elétrica durante um ano; Y chamados atendidos com tempo de espera maior do que 1 minuto; N entregas realizadas além do tempo previsto por ano.
Lean é uma abordagem que tem como objetivo a redução do desperdício. Supondo que em um processo pode haver atividades cujo valor para o produto final seja irrelevante, se identificarmos essas atividades e as retirarmos do processo, podemos chegar ao produto final gastando menos tempo, ou menos esforço ou otimizando algum outro ponto.
Com caminhos diferentes, duas linhas de busca de melhoria de processos encontram-se associando os respectivos objetivos.
Juntos, Lean e Six Sigma combinam-se para produzir uma metodologia orientada para reduzir a variação, atacando desperdícios e custos excessivos destinados a maximizar a experiência do cliente. Comumente encontramos a abordagem Lean associada à abordagem 6 Sigma, pois desta forma se consegue minimizar os defeitos e o desperdício.
O Lean 6 Sigma se baseia em um conjunto de passos chamado DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve e Control, ou em português: Definir, Medir, Analisar, Melhorar e Controlar). Vamos descrever cada um dos passos fazendo a associação ao ciclo BPM:
Definir: Nesta fase os objetivos do projeto são definidos e os limites estabelecidos para alinhar com os objetivos da organização. Aqui também são identificados os stakeholders. É utilizado o diagrama SIPOC (Supplier, Input, Process, Output, Customer) que é um instrumento conhecido nosso e muito útil na fase de modelagem. Esta etapa se identifica com a fase de Projeto do ciclo de BPM e com a Modelagem.
Medir: Inicialmente se cria o fluxo do processo que deve ser validado com os especialistas. Estabelece-se a linha de base, isto é, a situação a partir da qual se deseja implementar uma melhoria. Devem ser localizados os pontos vitais que são os principais impulsionadores por trás dos problemas que procuramos resolver. Nesta fase também se define como serão as medidas (indicadores que devem ser avaliados) e a forma de coletar os dados. Esta fase tem características de algumas fases do ciclo BPM: Modelagem, Execução e Monitoramento, pois é necessário explicitar o processo AS-IS, executá-lo à luz do que foi explicitado e coletar as medidas que serão utilizadas na análise.
Analisar: Nesta fase se analisa os achados da fase anterior. São necessárias múltiplas instâncias do processo de forma que as ferramentas de estatística, muito importantes aqui, possam ser aplicadas de forma consistente. O objetivo é investigar as causas radiculares do problema. Uma das ferramentas usadas nesta fase é o diagrama de causa e efeito, conhecido também como Diagrama de Ishikawa. No ciclo BPM, fazemos esta análise na fase de Melhoria e aplicamos diferentes técnicas de análise de processo. O passo de análise no 6 sigma é mais robusto e com rigorosa aplicação de técnicas estatísticas.
Melhorar: Depois de identificadas as fontes/causas do problema, é hora de desenvolver, implementar e avaliar soluções direcionadas à causa verificada. Esta fase é realmente um piloto da mudança proposta. Para garantir uma mudança efetiva a longo prazo em uma escala maior, mecanismos devem ser implementados para garantir que o problema permaneça corrigido de forma mais perene. No ciclo BPM consiste essencialmente na fase de Melhoria.
Controlar: Concentra os esforços em assegurar que o problema foi corrigido. É importante que fique aberta a possibilidade de futuras melhorias e adoção de melhores práticas em outras áreas do negócio com problemas semelhantes. Este passo pode ser associado à fase de Execução do ciclo BPM.
Agora que entendemos o que o ciclo BPM tem em comum com a metodologia Lean 6 Sigma (DMAIC), vale destacar que no ciclo BPM podemos atuar em uma ou mais fases, enquanto no Lean 6 sigma não faz sentido fazer somente uma parte.
O objetivo do Lean 6 Sigma é obter a melhoria a partir de uma possibilidade de problema. Neste aspecto, o Lean 6 Sigma se assemelha à aplicação do ciclo completo do BPM mesmo que seja para um só processo.
Também podemos aplicar Lean 6 Sigma associado ao ciclo de BPM em um projeto de BPM e podemos usar as técnicas de BPM para um projeto Lean 6 Sigma.
Muitas vezes, é necessária uma grande mudança organizacional, levando a maioria das empresas a começar com um projeto piloto restrito a um pequeno conjunto de processos e expandir para toda a organização. Melhorias substanciais nos processos de negócio, podem ser alcançadas usando BPM e Lean Six Sigma juntos. Portanto, podemos dizer que são complementares.
SIX SIGMA COUNCIL. (2018). "Six Sigma: A Complete Step-by-Step Guide: A Complete Training & Reference Guide for White Belts, Yellow Belts, Green Belts, and Black Belts". Council for Six SIGMA Certification.