Com certeza você já escutou falar sobre gestão de projetos. Essa prática pode ser aplicada nos mais diversos setores, incluindo o de arquitetura e interiores. Mas, dentro desse âmbito, você sabe o que é e como aplicar a gestão de projetos? Conhecê-la pode se tornar uma ferramenta importante que fará a diferença no dia a dia de suas atividades no trabalho.
Neste artigo, você irá saber tudo sobre os principais conceitos da gestão de projetos. Ao final do texto você terá aprendido sobre:
Benefícios do gerenciamento de projetos em seu escritório de arquitetura e interiores
Gestão de projetos digital: a melhor opção para sua empresa
Gestão de projetos Vobi
A gestão de projetos nada mais é do que aplicar técnicas, conhecimentos e habilidades para que o mesmo obtenha sucesso. Ou seja, o gerenciamento serve para que o objetivo seja atingido de acordo com os requisitos estabelecidos durante o planejamento, garantindo que o resultado seja satisfatório tanto para a empresa, em relação aos prazos e custos estabelecidos, quanto para o cliente final.
Ela deve viabilizar o alcance dos objetivos de forma ordenada e com limites de execução, trazer um foco definido às metas e permitir a programação prévia de cada ação.
"Mais que um diferencial competitivo, uma gestão eficiente de projetos significa tornar a empresa mais ágil, mais dinâmica e pronta para entregar muito mais valor a seus clientes."
Muitos confundem a palavra projeto com processo. Por isso, antes de mais nada, é importante entender o que cada uma representa para o seu negócio.
Um projeto é caracterizado como algo temporário que é elaborado progressivamente e gera um resultado único (que provavelmente não será repetido da mesma maneira) e que necessita de planejamento, execução e controle. Tudo isso, visando entregar produtos ou serviços de maneira exclusiva através de etapas determinadas previamente e com recursos limitados. Ele deve possuir um objetivo claro, isso porque projetos demandam recursos humanos e financeiros para serem executados.
Já os processos, são trabalhos contínuos que produzem resultados padronizados e definidos.
Mesmo que, em certos casos, alguns elementos possam ser repetidos em um projeto, essa repetição não muda suas características exclusivas. Cada projeto é único porque depende de situações e partes interessadas diferentes.
Para ser mais claro, tome o seguinte exemplo:
Uma casa pode ser construída com os mesmos materiais e a mesma equipe. Porém, cada casa possui circunstâncias únicas, como condição do solo, relevo e tipo de fundação, além de clientes diferentes.
Tais condições fazem cada projeto singular, compreende?
Agora que entendemos melhor sobre gerenciamento de projetos, você deve estar se perguntando em como aplicá-lo ao seu escritório. Como dito anteriormente, a gestão de projetos pode ser utilizada em diferentes áreas e isso não é diferente no caso da arquitetura.
Os processos e objetivos permanecem os mesmos, mudando apenas o produto e/ou serviço oferecidos.
Basicamente, na arquitetura, esse conceito diz respeito ao adequado gerenciamento de projetos completos de edificações. Este conceito envolve as mais diversas etapas do projeto, como:
Ou seja, desde a sua concepção até a conclusão.
#Dica: Temos um artigo completo para cada etapa citada acima. Se você deseja se aprofundar no assunto, basta clicar no tema para iniciar a leitura.
Se você é um empreendedor e possui o próprio escritório de arquitetura, considere-se ser também um bom gestor de projetos arquitetônicos. Tomar a frente de decisões envolvendo a viabilização da proposta é extremamente necessário. E se a essência de um bom gerenciamento de projetos não se altera conforme o âmbito em que ele se aplica, os benefícios que esta técnica oferece também não.
São diversos os benefícios decorrentes da gestão de projetos, dentre eles estão:
Sabemos que o acompanhamento de todos os processos de um projeto é uma tarefa complexa, então, por que não simplificar e otimizar essa gestão?
"Esse é justamente um dos benefícios da gestão de projetos. Com ela, você consegue centralizar todas as etapas, recursos, prazos e envolvidos no projeto, desde o planejamento até a conclusão e entrega do trabalho."
Com uma plataforma de gestão, fica mais fácil realizar o acompanhamento de projetos e o controle de cada um dos processos, contribuindo para o aumento da produtividade do seu negócio. Sendo uma ferramenta extremamente eficiente no gerenciamento de todas as informações relacionadas.
É de conhecimento universal, especialmente na área de arquitetura e construção, o fato de não existir nenhuma garantia do cumprimento dos prazos em um projeto, já que imprevistos sempre podem acontecer.
"E é por isso que a gestão de projetos é tão importante, pois, com o acompanhamento e a verificação de todas as informações disponíveis, é possível prever, minimizar e, até mesmo, evitar atrasos. Se for o caso, é possível ainda informar o cliente com uma maior antecedência sobre alterações no prazo e nos custos do projeto."
Essa poderosa ferramenta pode ser utilizada como referência na hora de comparar o tempo planejado com o tempo efetivamente gasto.
A elaboração de um orçamento auxilia na montagem e no monitoramento de uma estimativa mais equilibrada e assertiva.
"Uma vez que você tenha elaborado um orçamento, fica mais fácil acompanhar se o que está sendo feito no projeto está batendo com aquilo que foi planejado. Esse monitoramento possibilita, inclusive, que se reduzam os custos a partir do aproveitamento de oportunidades, mas, principalmente, com a aplicação dos recursos financeiros no momento certo."
Com as boas práticas da gestão de projetos, sua equipe se sentirá mais motivada e engajada no projeto, pois as informações são compartilhadas e alinhadas com todos os envolvidos, gerando assim uma relação de confiança e transparência.
Ter um bom planejamento com estratégias para lidar com as partes interessadas e fazer um bom gerenciamento de equipe faz toda a diferença, porque possibilita mais comunicação e diálogo no dia a dia.
"Esse benefício é uma consequência dos benefícios anteriores. A partir do momento em que você consegue gerenciar bem seu projeto – mantendo-o dentro do escopo, prazo e custo planejados – é natural que o seu cliente fique mais satisfeito com os resultados obtidos. Afinal, é este o objetivo comum de todos os projetos."
A tecnologia deve ser vista como uma aliada para facilitar a gestão de projetos de sua empresa. Afinal, ela possibilita a automação de procedimentos e de tarefas rotineiras no processo. Assim, ganha-se eficiência e praticidade.
Usar planilhas, documentos impressos, pastas com arquivos compartilhados e/ou enviar informações críticas por e-mails, são formas antiquadas e extremamente exaustivas de fazer o gerenciamento de projetos. Sistemas informatizados agilizam a comunicação entre a equipe de trabalho, reduzem a utilização de documentos impressos e facilitam a entrega dos produtos aos clientes.
E se você chegou até aqui e ainda não se convenceu da importância em se ter uma plataforma digital, aqui vai uma lista com 6 motivos para você implementar a gestão de projetos no seu escritório de arquitetura e interiores:
✔️ Segurança de dados
✔️ Ganho de produtividade
Com a tecnologia você será capaz de acompanhar em tempo real tudo que acontece no projeto, para saber exatamente em que cada colaborador está trabalhando. Com esse controle, fica mais fácil saber quais colaboradores estão entregando mais e melhor, e quais são seus gargalos.
✔️ Melhor comunicação
Falar com seu cliente apenas através de e-mail e mensagens por Whatsapp pode causar grandes confusões devido à informações desencontradas e a falta de registro das decisões importantes. Ao utilizar uma ferramenta de gestão única, você não corre esse risco e a comunicação entre todos fica bem mais transparente.
✔️ Padronização
✔️ Gestão de tempo eficiente
Com uma ferramenta de gestão, como a da Vobi, por exemplo, é possível fazer o acompanhamento e ter uma visão melhor de quanto tempo tem sido gasto em cada etapa. Tornando o seu trabalho cada vez mais eficiente.
✔️ Auto-avaliação
Em um escritório de arquitetura, quase nunca existe tempo para fazer um levantamento do que se tem sido feito e, portanto, avaliar o desempenho da sua empresa.
Ao economizar tempo nas tarefas rotineiras, utilizando uma gestão de projetos, aliado ao registro de histórico que essa ferramenta oferece, é possível se dedicar mais ao que realmente importa e descobrir se o seu negócio, de fato, anda bem e onde há espaço para melhorar.
A Vobi nasceu com objetivo de ajudar você, arquiteto ou designer, a economizar tempo com tarefas manuais e repetitivas. Queremos que você tenha mais tempo livre para fazer o que mais gosta ou utilize esse tempo para crescer ainda mais o seu escritório.
Como? Tornando o seu escritório mais digital, modernizando e automatizando cada etapa do processo, fornecendo ferramentas para você gerenciar, modernizar e crescer o seu escritório de arquitetura e interiores.
A Vobi é uma plataforma que conta com diversas soluções para o seu negócio, incluindo a ferramenta de Gestão de Projetos.
"Consideramos um projeto, a etapa que se dá após a aceitação da sua proposta de serviço pelo seu cliente. Ou seja, o cliente fechou com você!"
A plataforma Vobi oferece todos os recursos necessários para um gerenciamento de projeto bem-sucedido do início ao fim.
Otimize seus processos e dedique muito mais tempo no que você mais gosta de fazer. Utilizando a nossa ferramenta de Gestão de Projetos é possível:
👉 Concentrar todas as informações do projeto em um único local, evitando perda de informações e desgastes desnecessários. Você consegue visualizar todos os seus projetos em uma única página, classificá-los com diferentes status e filtrá-los de acordo com a sua necessidade;
👉 Criar orçamentos personalizados;
👉 Controlar a lista de compra e contratações;
👉 Solicitar pagamentos;
👉 Armazenar todos os arquivos em um único lugar;
👉 Enviar propostas direto da plataforma;
Além de poder...
👉 Engajar e compartilhar arquivos com seus clientes ou colegas de trabalho a todas informações do projeto como referências, plantas e documentos;
👉 Eliminar a necessidade de longas chamadas telefônicas ou reuniões demoradas;
👉 Convidar clientes ou membros da sua equipe para dar feedbacks e deixar comentários;
👉 Ter toda a comunicação, solicitações de revisão, anotações, escopo e contratos registrados;
Veja como você e seu cliente podem compartilhar arquivos e fazer comentários diretamente na plataforma Vobi.
Ao armazenar seus arquivos e links na Vobi, você terá a opção de compartilhá-los com seu cliente, permitindo que ele abra e faça comentários, agilizando a comunicação e mantendo o histórico da conversa em um só lugar, evitando que informações se percam durante o processo de desenvolvimento do projeto.
Não se preocupe, o cliente não terá acesso à todas as informações do seu projeto. Ele apenas poderá interagir e visualizar os arquivos que você compartilhar.
Dentro da aba "arquivos", para seu maior controle, separamos os arquivos em pastas, assim, você poderá visualizar de maneira simples, quais arquivos o seu cliente tem acesso.
A partir do momento que você compartilha um documento com seu cliente, vocês poderão enviar comentários relacionados ao arquivo/link em questão.
Agora que você está convencido dos benefícios que essa solução pode trazer, que tal implementar a ferramenta de Gestão de Projetos no seu negócio?
Os melhores escritórios já utilizam a Vobi, você vai ficar para trás? Acesse o nosso site agora e solicite o seu convite.