Comissão Central de Avaliação de Documentos – PROPLAN
Comissão Central de Avaliação de Documentos (CCAD)
A Comissão Central de Avaliação de Documentos da Universidade Estadual de Ponta Grossa – CCAD-UEPG instituída pela Portaria R no 375, de 1o de outubro de 2014 tem como missão orientar e realizar o processo de análise, avaliação, seleção e classificação da documentação produzida e acumulada no âmbito da UEPG, dando suporte às unidades pedagógicas e administrativas de identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor.
Seu objetivo é instituir uma política de gestão de documentos no âmbito da Instituição, a fim de identificar necessidades e harmonizar as proposições apresentadas pelas Comissões de áreas com vistas à avaliação, seleção e preservação de seu patrimônio documental, observando os dispositivos contidos na Legislação Federal e Estadual vigentes, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados.
Competirá, entre outras atribuições, a elaboração, alteração e manutenção do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade de Documentos da UEPG, com critérios instituídos através de instruções normativas, observados o disposto no Manual de Gestão de Documentos do Estado do Paraná.
A Tabela de Temporalidade de Documentos – TTD, é o registro esquemático do ciclo de vida dos documentos produzidos e recebidos por um órgão, determinando os prazos de guarda desses no Arquivo Corrente, transferência para o Arquivo Intermediário, eliminação ou recolhimento para o Arquivo Permanente.
Para o desenvolvimento deste trabalho determinou-se inicialmente a triagem dos documentos acumulados que cumpriram os prazos de guarda estabelecidos na Tabela de Temporalidade de Atividades-Meio,disponível no Manual de Gestão de Documentos do Estado do Paraná, e que estejam em fase de eliminação.
Para as atividades-fim, cada instituição será responsável pela elaboração de sua tabela, vinculada a Tabela de Temporalidade, devendo haver a participação da CCAD na elaboração das tabelas.
ATIVIDADES-MEIO – conjunto de operações que uma instituição leva a efeito para auxiliar e viabilizar o desempenho de suas atribuições específicas e que resulta na acumulação de documentos de caráter instrumental e acessório, que apesar de contribuírem para o efetivo desenvolvimento da Instituição, não possuem relação direta com o ensino, pesquisa e extensão.
ATIVIDADES-FIM – conjunto de operações que uma instituição leva a efeito para o desempenho de suas atribuições específicas e que resulta na acumulação de documentos de caráter substantivo para o seu funcionamento, ações direta com o ensino, pesquisa e extensão.
Contaremos com a participação da comunidade universitária no sentido de que haja uma lista de eliminação de documentos (observe-se que a princípio apenas deverá ser realizada uma triagem e listagem destes documentos) que será encaminhada e submetida à análise da CCAD/UEPG para posterior providências de eliminação, se for o caso, atendendo os ditames legais.
O prazo de arquivamento deve contar a partir do primeiro dia útil do exercício seguinte ao do arquivamento do documento, exceto aqueles que originam despesas, cuo prazo é contado a partir da aprovação das contas pelo Tribunal de Contas