Plenária com salas paralelas
O 48º Congresso Brasileiro de Ortopedia e Traumatologia é um evento promovido pela Sociedade Brasileira de Ortopedia e Traumatologia (SBOT), organizado pela MCI Brasil há 6 anos consecutivos, desde 2012. Anteriormente organizamos cerca de 4 congressos que não foram consecutivos, mas que foram feitos pela JZ Brasil, empresa hoje pertencente a MCI Brasil.
O CBOT é um congresso científico que tem como objetivo desenvolver o setor no país, bem como fomentar o intercâmbio de projetos, ideias e estudos relacionados com a ortopedia e traumatologia. O evento tem uma periodicidade anual e recebe em média 4 mil participantes e 70 empresas expositoras.
Título: 48º Congresso Brasileiro de Ortopedia e Traumatologia
Número de participantes: 4.500
Local: Expo Minas – Belo Horizonte
Atividades paralelas: Cine SBOT, Simpósios Satélites
Entidade promotora: Sociedade Brasileira de Ortopedia e Traumatologia
A Sociedade Brasileira de Ortopedia e Traumatologia (SBOT) realiza anualmente o Congresso Brasileiro de Ortopedia e Traumatologia (CBOT), que recebe em média 4.500 participantes, dentre eles estudantes graduandos e residentes, médicos de diversas especialidades, sendo sócios e não sócios da entidade, empresas patrocinadoras, entre outros.
O Congresso é itinerante e acontece a cada ano em um Estado diferente, há uma concorrência entre os Estados para sediar o evento que é feita pela própria Entidade. No ano de 2016 foi realizada a 48º edição do evento e Minas Gerais foi o Estado escolhido, sendo Belo Horizonte a cidade sede, por ser um evento que previa a quantidade de 5.000 visitantes, o único espaço na cidade que comporta este número é o centro de convenções chamado Expominas – Centro de Feiras de Minas Gerais George Norman Kutoya, e para atender tal demanda, foram locados três dos grandes pavilhões existentes.
A estrutura para a sala plenária e as salas paralelas foram feitas em um formato totalmente inovador, pela primeira vez uma grande sociedade nacional de medicina realizou seu evento no formato Arena, sendo um auditório único, sem divisórias e ocorrendo 6 palestras simultaneamente. Este foi um grande desafio e inovação, fazer com que um evento do porte do CBOT deixe de ser um evento com o formato tradicional de salas e se transforme em um único ambiente, utilizando o mesmo pavilhão e sem a necessidade de montar salas paralelas. As palestras com temas diversos aconteceram no mesmo local sendo visualizadas em um telão hexagonal.
Esta é uma inovação mundial, que no Brasil foi testada apenas em congressos com menor número de participantes, sendo mais usual em eventos menores ou até mesmo no universo corporativo. Este formado além de permitir maior integração entre os participantes e os expositores, também reduz os custos e melhora o aproveitamento dos participantes, visto que esta forma de apresentação de palestras científicas elimina a necessidade do congressista se locomover para acompanhar a programação de seu interesse.
O fato da SBOT ser a pioneira em realizar seu Congresso, com mais de 4 mil participantes usando esta tecnologia, já é um grande fator para ganhar o case desta categoria, visto que outras entidades que possuem grandes congressos, como por exemplo a Sociedade Brasileira de Dermatologia, já estão em vista de um modelo como este para seus eventos.
O material dos congressistas nesta edição teve como diferencial o fone de ouvido para a participação da palestra em transmissão simultânea, dessa forma ao final do evento o participante poderia levar junto com ele como um brinde, ao invés de efetuar a devolução como é feito nos eventos que aplicam esta tecnologia, evitando assim longas filas de devolução.
Na estrutura do evento também tiveram diversos food trucks espalhados pela praça de alimentação, isto para atender a quantidade de participantes, oferecendo uma vasta diversidade gastronômica.
Acesso ao Show do Skank
Montagem Festa de Abertura
Montagem Palco Hexagonal
Montagem Palco Show
No 48º CBOT tivemos um aplicativo que permitiu que todos os participantes pudessem efetuar o download para ter acesso online de toda a programação do evento, como a grade científica do congresso, os cursos de educação continuada, entre outras atividades promovidas pela Sociedade. Além disto, esta tecnologia promove maior interatividade entre os visitantes, possibilita a publicação de notas e informações para os associados e pôde ser utilizada para cada usuário montar sua agenda de atividades, conciliando horários de palestras que desejam assistir com possíveis reuniões/networking agendados dentro do evento.
O congresso contou com uma farta programação científica e social, com simpósios satélites, sessões de temas livres, conferências, área de E-pôster, Cine SBOT, atividade "Muito Além do Bisturi" e palestras das 12 subespecialidades. Como social, depois da cerimônia de abertura teve o show do Skank, o motivo da banda escolhida foi pelo fato do cantor Samuel Rosa ser mineiro, nascido em Belo Horizonte, isto ganhou o slogan da chamada do show sendo "vou deixar a vida me levar, estou no meu lugar... Estou em BH"
Tivemos o desafio de conciliar a montagem do show com a própria realização do evento, porque foi locado o pavilhão ao lado para a festa de abertura. Para isto, foi feita uma boa logística para alinhar a montagem da festa com a realização do evento em paralelo, sem que um atrapalhasse o outro.
Para a tecnologia utilizada na estrutura de Arena, foi feita a utilização dos fones de ouvido em que conectavam às transmissões das palestras. Está foi uma solução para que os participantes não precisassem se deslocar de uma sala para outra, muitas vezes em andares diferentes, evitando com que perdessem o início da próxima palestra que desejam assistir, sendo que com um único fone foi possível conectar as 6 palestras que aconteciam simultaneamente, bastava o participante conectar a estação que desejava escutar, como um rádio, com canais de 1 a 6 que eram sinalizados em cada "sala paralela", no caso nos diferentes palcos. No próprio rádio também havia a opção das estações com tradução simultânea (inglês/português) de cada palestra.
Como foi a primeira vez que a Sociedade fez um evento neste formato, a divulgação foi primordial, apresentando a todos o funcionamento antes do Congresso, bem como ter uma equipe para orientar a todos nos dias de realização do evento.
Os resultados esperados pela Sociedade foram plenamente alcançados, juntamente com seus objetivos e até mesmo a superação visto que as ações realizadas sucederam em um menor custo para o evento.
A inovação com o formato Arena foi uma considerável redução, de aproximadamente 500 mil reais, já que não foi necessária a montagem de várias salas com estrutura acústica. Também, a locação do pavilhão ao lado para o show, reduziu custos como transporte para a locomoção de todos, além de uma melhor negociação quanto a locação com o mesmo centro de convenções. Isto gerou uma economia de mais 300 mil reais.
Na área de exposição do evento além de serem feitos negócios, os expositores apresentam seus produtos já utilizados, demonstram a evolução destes, justificando que fazem com que cada vez mais pessoas sejam curadas, etc. As empresas também fazem workshops para demonstrar a utilização de seus aparelhos nas cirurgias, entre outros.
Os fones de ouvido utilizados também se encaixam como um grande desafio para a redução de custos, como eram necessários mais de 4.000 fones, a estratégia utilizada foi a compra de produtos provindos da China, e foram dados como brinde no material do congressista, objetivando também a redução de custo de mão de obra e da estrutura que seria necessária para atender esta quantidade de participantes. Esta foi uma solução encontrada para viabilizar e facilitar para os congressistas, sendo menos desgastante o fato de precisar retirar o fone e devolver ao final do evento.
A economia que gerou para o SBOT com este novo desenho, fez com que a Entidade pudesse manter o valor das inscrições da edição anterior, sem reajuste.
A ocupação hoteleira foi enorme, além dos dias de realização do evento, os hotéis receberam muitos hospedes nos dias anteriores ao congresso e também posteriores, muitos aproveitaram a ida à cidade para fazer passeios turísticos, o mais requisitado foi a ida ao Instituto Inhotim, que é considerado o maior museu a céu aberto da América Latina. Outros passeios de 1 dia inteiro também foram realizados. Estas estadias extras geram uma ótima receita para a cidade se estendendo ao Estado.
Para os dias do Congresso foram disponibilizados ônibus para os congressistas com saída de 20 hotéis diferentes e com diversos horários disponíveis.