Marcação de ponto pelo celular descubra porque adota na sua empresa
Já pensou como é realizar a marcação de ponto pelo celular?
Sem aquela fila de funcionários esperando para bater ponto, sem manutenção de relógios de ponto, sem a necessidade de trocar as bobinas do relógio ou retirar papel atolado, sem funcionários reclamando que o leitor de biometria não está funcionando.
Parece um sonho não é? Pois essa já é a realidade de muitas empresas.
O Século 21 é marcado por tecnologias inovadoras, então porque não podemos incluir o controle de frequência nesse cenário?
Mas a realidade está longe disso, e para algumas empresas fazer esse controle se torna uma tarefa quase impossível. Além dos problemas citados acima, ainda temos que lembrar que em algumas empresas os funcionários trabalham externo, e controlar a jornada por meios convencionais é impossível para esses casos.
Mas calma, estamos no século 21 e as empresas não precisam mais sofrer com essas situações, e justamente por isso quero falar com você sobre o controle de ponto pelo celular.
Mas antes de nos aprofundarmos neste tema, confira alguns tópicos que serão abordados ao longo do texto.
Agora sim estamos prontos, vamos lá?
Como funciona o Controle de Ponto pelo Celular
O controle de ponto pelo celular é similar a um sistema de controle de ponto tradicional: onde o colaborador deve registrar o ponto ao iniciar o seu dia de trabalho e fiscalizar o seu ponto ao final de sua jornada.
Mas não se preocupe, a seguir vou mostrar na prática como bater ponto por um celular utilizando o aplicativo de ponto líder do mercado.
A sincronização do registro de ponto e o sistema de tratamento e gerenciamento é feito automaticamente e em tempo real, basta o aparelho estar conectado a alguma rede de internet. Ou seja, poucos segundos após finalizar a marcação, a informação poderá ser consultada pelos gestores ou equipe de recursos humanos.
A sincronização em tempo real é um dos maiores diferenciais dos sistemas de controle de ponto pelo celular em relação ao ponto tradicional.
Mas antes de mostrar mais funcionalidades desse modelo de sistema, vamos ver o que a legislação diz sobre esse tipo de controle de ponto.
Controle de ponto pelo celular é legal
Uma das perguntas mais comuns quando falamos de controle de ponto no celular é sobre sua legalidade. Já adianto que sim, esse modelo de sistema é reconhecido pela legislação, por meio da portaria 373/2011.
Mas para abordarmos o que determina a portaria, primeiro temos que entender o que diz a legislação em relação ao controle de jornada.
Entretanto, a Medida Provisória 801, agora lei n° 13.874, foi aprovada em setembro de 2019 e alterou alguns pontos da legislação trabalhista, determinando por exemplo que essa exigência passa a ser válida apenas para empresas com mais de 20 funcionários.
Se sua empresa se enquadra nesse perfil, não tem o que fazer, o controle das horas trabalhadas passa a ser obrigatório.
Você deve estar se perguntando qual a diferença entre as duas portarias? Então confira a seguir.
Portaria 1510 do MTE: Foi criada em 2009 para instituir regras e obrigações para a adoção de sistemas de registro eletrônico da jornada dos funcionários, também conhecido como REP'S.
Portaria 373 do MTE: Ela foi instaurada em 2011, pelo Ministério do Trabalho (MT) como uma alternativa para regulamentar os novos modelos de sistema de controle de ponto.
O intuito dessa nova portaria é inserir novas tecnologias na prática de controle e gestão de jornada de trabalho. Dessa forma, ela instaura regras para a adoção de controle de ponto alternativos, como os Aplicativos de Ponto e os Web Pontos.
Agora que você viu que os controles de ponto por celulares são legalizados, deve estar curioso para saber sobre como adotar um sistema de controle de ponto por aplicativo. Então vamos ver?
Uma das principais vantagens do controle de ponto por celular é que ele pode ser instalado em qualquer modelo de celular, tablet ou via web ponto para computadores.
Entretanto, caso a empresa opte pela utilização do aplicativo de ponto ou webponto para o registro das marcações, é essencial respeitar todas as especificações da lei, tais como:
garantir que o sistema não tenha nenhum tipo de restrição à marcação do ponto eletrônico;
garantir que a marcação não seja automática;
não admitir a exigência de autorização prévia para marcação de sobrejornada;
não alterar ou eliminar os dados registrados pelo funcionário no meio alternativo utilizado.
O PontoTel é um sistema robusto que uniu todas as etapas da gestão de ponto em um só lugar. Com essa ferramenta, você pode fazer a gestão das horas extras, banco de horas, faltas, atrasos e muito mais com apenas poucos cliques.
O sistema permite que os próprios colaboradores façam o tratamento de seu ponto no fechamento da sua empresa, além de também poderem corrigir os pontos inconsistentes, inserir motivos para alteração e inserir pendências.
Lembra que mais acima eu falei sobre a sincronização automática do registro de ponto para o sistema de tratamento?
E em caso de mal funcionamento do controle de ponto?
Como vimos acima a lei é bem rigorosa em relação ao funcionamento do controle de ponto, e é justamente por isso que as empresas precisam ficar atentas ao tipo de sistema que irão adotar.
Digo isso pois apesar da tecnologia auxiliar na otimização dos processos, temos que lembrar que imprevistos acontecem, e nesse caso não seria diferente! No dia a dia podem surgir situações que atrapalham o registro do ponto, seja por mau funcionamento, queda de energia ou emperramento de papel, e existem alguns casos onde encontrar uma solução não é tão simples.
Você deve estar se perguntando: quer dizer que os sistemas de ponto são falhos e vão trazer problemas para minha empresa?
Não é bem isso. Por muitos anos as empresas tiveram apenas uma solução tecnológica em relação ao controle de jornada, que eram os relógios de ponto.
Entretanto, esses sistemas apresentavam diversos problemas operacionais, confira alguns deles a seguir:
Apesar dos relógios de ponto serem sistemas eletrônicos, vale ressaltar que esse tipo de sistema não configura os horários de forma automática. Ou seja, fica como responsabilidade o departamento de RH assegurar que os relógios de ponto estejam todos configurados com a mesma data e hora.
Pode até parecer uma tarefa simples, entretanto, até 2018, anualmente tinhamos o horário de verão, ou seja todos os anos a equipe de RH precisava trocar os horários dos relógios de ponto adiantando e atrasando conforme a chegada desta data.
A falta de energia era outro problema enfrentado nas empresas. Falta de energia é algo que sempre pode acontecer, não é mesmo? Ninguém está livre disso.
Diante dessa situação, o ponto ficava temporariamente interrompido, obrigando as empresas a adotarem medidas alternativas para que ninguém deixasse de marcar o ponto.
Uma saída muito comum nesse caso era realizar o registro de forma manual, por meio de livros ou folha de ponto, e depois passar todas essas informações para o software de tratamento de ponto.
Imagina quanto trabalho uma simples falta de energia pode causar para uma empresa?
Nos tópicos anteriores eu citei dois problemas que são mais pontuais, entretanto problemas com a leitura da impressão digital também é um problema que acontece diariamente.
Não é difícil encontrar um relógio de ponto com leitor biométrico, na verdade é bem comum para esse tipo de equipamento, mas o que ninguém espera encontrar em um equipamento tão moderno são as falhas no reconhecimento de impressão do funcionário.
Quem nunca enfrentou uma fila para registrar o ponto devido ao equipamento não reconhecer a digital de algum colaborador que atire a primeira pedra.
Esse é um problema muito comum, e pode acontecer por diversos motivos, como por exemplo por características físicas, como pessoas com pele seca, úmida ou oleosa, que podem apresentar dificuldades na marcação.
Esse processo seria muito simples se os equipamentos não apresentassem emperramento do papel. Sim, isso mesmo, esses equipamentos apresentam sensibilidade na impressão do ticket, o que pode ocasionar travamento na impressora do relógio.
E como solucionar esses problemas no controle de ponto
Essa é a pergunta que não quer calar, afinal como solucionar esses problemas do sistema de ponto eletrônico?
Para que você não tenha problemas com o sistema de controle de ponto é necessário entender as necessidades da sua empresa. Por exemplo, se seu negócio encontra-se em um local onde é comum quedas de energia, sua necessidade é encontrar um sistema que esteja preparado para esse tipo de problema.
O mesmo deve acontecer com empresas que utilizam produtos químicos que podem atrapalhar os relógios de ponto de identificarem a impressão digital do colaborador, nesse caso o registro de ponto por biometria não será uma boa opção de ponto para a empresa.
Qual é a melhor forma de controlar a frequência dos colaboradores? Um relógio de ponto antigo ou um sistema de ponto moderno?
A resposta é um pouco óbvia, imagino que qualquer e quase todos os empreendedores escolheriam um sistema moderno, e sem dúvidas essa é a melhor escolha.
Apesar de hoje existirem três modalidades de ponto, a que mais tem chamado atenção das organizações são os sistemas online. Isso ocorre pois esse tipo de sistema permite uma gestão mais estratégia e eficaz sobre as horas trabalhadas.
Para a especialista em direitos trabalhistas Cecília Carvalho, do Escritório Bobrow Teixeira de Carvalho Advogados, as empresas tem mudado a forma de gerenciar seus colaboradores, logo surge a necessidade de investimento em tecnologias que permitem uma gestão estratégica voltada ao bem estar das equipes.
"As empresas hoje estão preocupadas em criar relações de confiança com seus funcionários. A forma encontrada para estreitar os laços é adotar um sistema moderno que garanta a informação. Além de facilitar para que o próprio funcionário consultar suas marcações", relata
Agora que você viu os diferentes tipos de sistema de controle de ponto, já sabe como escolher o melhor sistema para sua empresa?
O PontoTel é um sistema robusto de registro, tratamento e gestão de ponto que uniu todas as etapas da gestão de pessoal em um só lugar.
Ficou curioso para saber porque o sistema PontoTel é a melhor solução do mercado em controle de frequência e gestão de ponto?
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