Dicas 'low cost' para sete áreas da sua empresa | Notícias - GAPIC - Consultoria de Gestão
Serviços de consultoria, contabilidade, revisão oficial de contas, construção e manutenção de 'sites', gestão de redes sociais, 'software' de faturação e gestão empresarial, comunicação e marketing. Todas estas áreas requerem serviços altamente especializados que muitas vezes a sua empresa não domina e por isso precisa de recorrer a entidades externas como consultoras, sociedades de advogados, empresas de recrutamento, entre outras.
Tudo somado, estes serviços podem ter custos elevados que irão pesar no orçamento da empresa e até pôr em risco o seu equilíbrio financeiro. Para contrariar esta realidade e ajudar as 'startups' e as pequenas e médias empresas a terem acesso a serviços e soluções de gestão a preços mais reduzidos, começam a surgir no mercado algumas ofertas 'low cost' nas áreas vitais para o funcionamento de uma organização. Conheça as principais estratégias de gestão 'low cost' e siga as dicas para reduzir custos em sete áreas da sua empresa.
Diz o ditado que "ninguém nasce ensinado" e as empresas não são exceção. Desta forma, as consultoras surgem no mundo dos negócios como um apoio externo às organizações, adicionando conhecimento útil e elaborando um diagnóstico da situação empresarial, com a apresentação de soluções para os problemas identificados. A consultoria pode aplicar-se a todas as áreas da empresa (financeira, informática, marketing, entre outras) mas por vezes os valores cobrados por este tipo de serviços podem tornar-se dispendiosos, sobretudo para as 'startups' e PME.
Além de algumas consultoras já integrarem soluções 'low cost' na sua oferta, através de pacotes de serviços integrados, outras optam por apoiar as 'startups' portuguesas através da doação de horas de ajuda especializada. Este é o caso da PwC, que anunciou recentemente a doação de 10 mil horas de consultoria em várias áreas, no valor de um milhão de euros, para os empreendedores nacionais, de acordo com o Jornal de Negócios. O objetivo é dar apoio gratuito a 'startups' portuguesas nas várias áreas em que a empresa opera: contabilidade, elaboração de planos de negócios, candidaturas a incentivos governamentais, entre outras questões. A consultora vai começar por trabalhar em parceria com incubadoras de empresas como a UpTec, da Universidade do Porto, a lnvest Braga e a Startup Lisboa.
2. Apoio legal
Também vital para o bom funcionamento das empresas é o acesso a serviços de qualidade na área do Direito, sendo os assuntos de natureza legal muitas vezes uma dor de cabeça para os empresários.
Neste contexto, e depois de ter criado em 2013 uma equipa especializada na assessoria a 'startups' e a empreendedores, a sociedade de advogados Cuatrecasas, Gonçalves Pereira (CGP) não descarta a possibilidade de criar também uma nova marca 'low cost' de serviços de assessoria legal a pequenas e médias empresas, noticiou a publicação especializada Advocatus. No que diz respeito à CGP Startups, o programa foi lançado em 2013 em simultâneo em Portugal e Espanha e visa a prestação de assessoria adequada às necessidades específicas das 'startups', desde a fase inicial dos projetos empresariais passando por todas as vertentes do negócio, tanto a nível nacional como internacional.
Hoje em dia é quase impossível uma empresa funcionar sem computadores e respetivos programas de 'software', sejam eles sistemas operativos, 'browsers', editores de texto ou de imagem, entre outros. Para reduzir custos nesta área e não fazer um grande investimento em licenças de utilização, os 'softwares open source' (de uso livre) que estão disponíveis de forma gratuita na internet podem ser uma boa opção. Um dos mais conhecidos é o Open Office, que inclui um editor de texto e também um editor de dados numéricos, entre outras ferramentas ligadas à produtividade. Para a gestão da caixa de e-mail, existe o programa Thunderbird, desenvolvido pela Mozzilla, e ao nível dos sistemas operativos de uso livre destaca-se o Ubuntu, utilizado pela polícia nacional francesa, que já conseguiu poupar milhares de euros com a migração para este sistema operativo.
Para editar imagens pode ser utilizado o Gimp e para proteger os computadores da empresa de vírus indesejáveis é possível fazer o 'download' grátis do AVG Antivirus ou do Ad-Aware Free Antivirus. Se o objetivo é fazer 'back up' a vários ficheiros do computador, existe o programa Dropbox, que funciona com base numa 'cloud', ou seja, num servidor virtual acessível em qualquer momento.
Para implementar uma estratégia de marketing 'low cost', é importante começar por definir um bom plano de marketing para os próximos três a cinco anos. Da mesma forma, é fundamental apostar nas redes sociais como montra para a sua marca e ponto de contacto com os seus clientes.
No entanto, apesar das redes sociais serem meios gratuitos de comunicação, a sua eficácia e benefícios para as marcas depende muito do que se comunica, como se comunica e quando se comunica. Para isso é importante investir numa gestão profissional de redes sociais, sendo que existem já algumas agências especializadas com ofertas 'low cost' nesta área. No início de 2014 a agência Swot, por exemplo, lançou três novos planos 'low cost': um destinado a pequenos negócios (criação e gestão de três plataformas sociais); outro para pequenas e médias empresas (cinco plataformas digitais); e um 'Custom Pack', uma solução à medida do cliente tendo em conta as suas necessidades de comunicação digital.
5. Gestão e Faturação
Com a obrigatoriedade de emitir fatura em todas as transmissões de bens ou prestações de serviços, no âmbito das regras de faturação eletrónica que entraram em vigor no início de 2013, muitas empresas tiveram de somar mais um gasto ao seu orçamento: o investimento num programa de faturação devidamente certificado e aprovado pela Autoridade Tributária e Aduaneira. Neste contexto, começaram a surgir alguns programas de faturação com valores mais competitivos, que até vão além da simples emissão de faturas, permitindo, por exemplo, a gestão de clientes e de 'stocks'. É o caso de programas como o InvoiceXpress (com quatro planos diferentes: Micro, Small, Business e Unlimited) e o Primavera Express ('software' de faturação e gestão de empresas com um volume de faturação até 30 mil euros, sem qualquer tipo de custo).
Ao nível do 'software' de gestão para micro e pequenas empresas, existe por exemplo a solução AsGest, da ArtSoft, lançada no mercado como uma solução de gestão comercial simples, com custos reduzidos, que não exige grande investimento inicial nem depende de serviços de terceiros, manutenção ou instalação, de acordo com o portal RHonline.
6. Recrutamento e Recursos humanos
Para escolher os melhores talentos do mercado de trabalho não é necessário pôr em perigo o orçamento da empresa porque também nesta área começam a surgir ofertas 'low cost'. Este é o caso da ONE – Low Cost Recruitment Agency, com vários pacotes de serviços consoante as necessidades de cada cliente e de cada projeto. A Fórmula ONE é composta por cinco pacotes de serviços diferentes e independentes.
Na área de gestão de recursos humanos, a Blanes (Grupo Seines) criou um serviço de recursos humanos à medida das necessidades das pequenas e médias empresas, denominado RH Pack Total, que agrega um conjunto de serviços como os de gestão administrativa e assessoria de recursos humanos, recrutamento e seleção, formação profissional, entre outros.
7. Gastos gerais
Uma das faturas mais pesadas que as empresas enfrentam é precisamente o gasto com eletricidade. Para evitar desperdícios de energia, a Entidade Reguladora dos Serviços Energéticos (ERSE) sugere uma aposta em soluções alternativas como o uso de lâmpadas fluorescentes em vez de incandescentes, equipamentos com uma elevada eficiência energética, desligar os carregadores de telemóveis, computadores portáteis e 'tablets', optar por estores que permitam manter uma temperatura amena e evitar custos excessivos com ar condicionado ou aquecedores. É possível também cortar nos elevados gastos com deslocações e viagens de negócio com a promoção de reuniões em teleconferência, por exemplo.