Vamos começar destacando a parte financeira. O principal ponto é a redução do uso de folhas de papel, cartuchos e toner para impressora. Em grandes empresas, esse já é um custo relevante. Há ainda o gasto com a compra e manutenção desses equipamentos.
Companhias paperless reduzem significativamente gastos como esses. Assim, passam a poder destinar o valor correspondente a outras despesas mais importantes.
Imagine uma empresa que não precise de sala de arquivo e que não tenha mesas com pilhas de pastas cheias de documentos. Essas são as empresas paperless.
Grandes organizações ganham espaço e podem utilizá-lo para diversas aplicações. Torna-se possível, por exemplo, expandir o local para novos colaboradores ou até criar uma nova sala de reuniões.
Quando os documentos estão armazenados no formato digital, fica muito mais fácil organizá-los. Se antes os profissionais perdiam horas tentando encontrar arquivos, isso não ocorre em empresas que adotam o paperless.
Dessa forma os colaboradores terão muito mais tempo para se dedicar às tarefas que realmente importam. Pode parecer simples, mas é um ganho muito significativo em questão de produtividade.
Ao deixar de lado os arquivos físicos, empresas gerenciam documentos virtualmente. Isso possibilita a proteção por criptografia para garantir maior segurança às informações internas ou de clientes.
O acesso é restrito apenas às pessoas autorizadas, podendo até mesmo registrar visualizações e alterações nos arquivos. Esse maior nível de segurança se torna ainda mais relevante se ponderarmos a importância do compliance para as grandes empresas atualmente.
A primeira impressão sobre o conceito paperless é sempre ligado a um menor impacto ambiental. Além de todos os benefícios que citamos acima, esse também é um que precisamos exaltar.
Você consegue imaginar a quantidade de papel gasto todos os dias pelas empresas? Com certeza, é imensa.
Pesquisas indicam que a indústria do papel, além de poluir, também gasta um enorme volume de água para produzir.
Como você pode ver, os benefícios ao tornar sua empresa paperless são muitos. Mas como aplicar esse conceito na prática?