Agora que você sabe quais são os mapas de processos, as vantagens de mapear seu processo e três maneiras diferentes de fazer isso, é hora de escolher um deles. Em caso de dúvida, é altamente recomendável usar o diagrama SIPOC - e iniciar o trabalho de mapeamento!
Aqui estão as etapas gerais para mapear seus processos de negócio. Obviamente, elas devem ser aplicadas usando as metodologias e melhores práticas que já discutimos.
É aqui que você realmente entende como as coisas acontecem em seu processo. Identifique quem fazem o que, como fazem, quanto tempo demoram e quais recursos precisam. Colete todas as informações que puder. Você pode usar observação e entrevistas para colher as informações necessárias - e não se esqueça de anotá-las!
Identifique onde/quando o processo começa e onde termina. Chamamos de entrada todas as atividades/gatilhos que iniciam um processo, e saída todos os resultados finais. Às vezes, um processo tem mais de um objetivo, e é importante mapear todos eles para determinar todos os resultados possíveis.
Imagine um processo de recrutamento - nesse caso, a entrada é uma inscrição para a vaga e a saída é um candidato selecionado em um CV arquivado. Já se estamos falando de um processo de rastreamento de erros, a entrada seria um novo bug encontrado, e a saída, um bug resolvido.
Identificar quem são as principais pessoas envolvidas em um processo é tão importante quanto identificar onde e quando o processo começa e termina. Além da equipe responsável por executá-lo e gerenciá-lo, existem mais duas figuras relevantes: fornecedores e clientes. Os fornecedores são responsáveis por iniciar o processo e os clientes são os que recebem o resultado.
Agora que você sabe onde as coisas começam e terminam, é hora de listar as etapas intermediárias: use um verbo de ação para começar a descrever cada etapa, ou tarefa. Você pode se ater às informações estritamente necessárias, ou optar por entrar em detalhes para cada ação. Veja um exemplo do processo de compra que usamos no diagrama SIPOC. Uma lista baseada nas ações daquele processo seria mais ou menos assim:
Aqui você precisa de um conhecimento profundo do processo, da estratégia de negócios e de como as coisas se conectam e se correlacionam. As regras de negócio são condições que facilitam as decisões (por exemplo, se uma oportunidade de vendas for maior que R$ 10.000, ela deve ser atribuída a um executivo de contas sênior, ou se uma solicitação de compra for menor que R$ 10, ela não precisa de aprovação), enquanto handoffs representam uma mudança de responsabilidades entre equipes (por exemplo, handoff entre vendas e customer success quando alguém compra o produto).
Depois que seu fluxograma estiver pronto, verifique se o processo está realmente sendo executado da maneira esperada. As pessoas envolvidas realmente seguem o fluxo ideal? Existem etapas ausentes, ou etapas redundantes que possam ser eliminadas?