Há muito que se falava na procura de soluções práticas e autónomas de revolucionar o trabalho, em sintonia com a transformação digital que as organizações atravessam. Contudo, ninguém previu ser possível uma tão rápida adoção
Por Ricardo Magalhães, Senior Manager de Entreprise Solutions, Noesis . 19/05/2020
Ricardo Magalhães, Senior Manager de Entreprise Solutions, Noesis
A implementação de soluções de trabalho remoto sofreu um aumento exponencial, num curto período de dias, devido à situação de confinamento em que praticamente todo o mundo se encontra atualmente. Neste processo de digitalização do posto de trabalho, as empresas procuram ferramentas digitais para conseguir adaptar e rentabilizar o home office.
Uma destas tecnologias é o Microsoft Teams, aplicação pertencente ao ecossistema do Office 365, que nos permite montar um ambiente de trabalho remoto capaz de aumentar a produtividade das pessoas e das equipas, sem o constrangimento do ambiente local pois as soluções e informações estão disponíveis online na cloud.
Implementar uma solução de remote workspace é tirar partido de um conjunto de ferramentas de produtividade que vão para além das funcionalidades que todos reconhecemos. Este universo de aplicações, como o Office 365 onde se inclui o Teams, possibilitam a criação de um ambiente centralizado e integrado de partilha de informações, em que é possível agregar processos de organização e fluxos de trabalho para que o feedback loop seja mais rápido e eficiente. Com estas ferramentas, é possível automatizar workflows e processos que de outra maneira teriam de ser criados manualmente.
É igualmente possível recorrer a um conjunto de outras aplicações out-of-the-box que permitem fazer, por exemplo, análise de dados, planeamento e gestão de tarefas de equipas remotas, gestão de To Do's, gerar/criar formulários online e surveys de forma simples, analisar hábitos de trabalho e, com base nesses insights, implementar sugestões de melhoria de produtividade individual e de equipa.
Na Noesis, há muito que adotámos um contexto de trabalho assente em capacidade tecnológica em sintonia com as transformações digitais, resultando numa adaptação mais fácil aos dias de hoje. A produtividade das nossas equipas não sofreu praticamente quebra nenhuma, pelo facto de nos encontrarmos nesta situação remota. Para além disso, temos vindo a desenvolver o conceito de Remote Workplace, na nossa unidade de Enterprise Solutions, com o objetivo de apoiar as organizações neste processo de otimização da sua produtividade e adoção desta tecnologia.
Para além de uma utilização plena das ferramentas out-of-box anteriormente referidas, a integração destas soluções com Bots, com sistemas legacy, com ferramenta de CRM como o Dynamics 365 ou PowerApps, entre outros, permitem elevar o nível de colaboração, produtividade e eficiência de uma organização para um nível superior.
Para exemplificar o enorme potencial que a tecnologia nos permite, desenvolvemos recentemente uma solução integrada no Microsoft Teams a que chamamos de agile assistant, que permite fazer a gestão de tarefas de uma equipa e monitorizar o seu estado emocional, especialmente importante neste período.
Com recurso a um Bot, que questiona proactivamente os colaboradores, à análise de dados recolhida pela própria ferramenta relativa aos comportamentos e performance dos colaboradores e a tecnologia de reconhecimento facial, é possível compilar um conjunto de indicadores que são apresentados a um gestor de equipa, em forma de report e dashboards, que lhe permite ter uma visão geral e em tempo real sobre o estado do projeto, tarefas executadas, desvios ao planeado e indicadores de saturação emocional de um elemento da equipa, por exemplo.
Em resumo, sim, a Pandemia foi um acelerador de transformação digital no que toca à adoção de novos hábitos e ferramentas de trabalho remoto e colaborativo. Por outro lado, este contexto serviu também para demonstrar que, mesmo em tempos de crise, é possível inovar e criar soluções capazes de manter (ou aumentar) a produtividade das organizações. Devemos encarar este contexto como uma oportunidade para potenciar o uso desta tecnologia.