Política de tratamento de dados pessoais pela solução M2U|Sales – Moving2U
Política de tratamento de dados pessoais pela solução M2U|Sales
Solução M2U|Sales – a solução
Aplicação M2U|Sales Mobile – a aplicação móvel
Aplicação M2U|Sales Explorer – a aplicação de exploração
Serviços M2U|Sales Integration Services – os serviços de integração
Empresa detentora de uma licença de utilização da Solução M2U|Sales – o licenciado
O(s) cliente(s) do licenciado – o(s) cliente(s)
O(s) vendedor(es) do licenciado – o(s) vendedor(es)
O(s) utilizador(es) do licenciado – o(s) utilizador(es)
O sistema de gestão utilizado pelo licenciado para gerir os seus clientes e atividade comercial – o ERP do licenciado
A solução é dirigida a empresas que já tenham um ERP implementado, onde gerem as suas atividades comerciais, que necessitem de providenciar aos seus vendedores uma solução de mobilidade complementar que lhes proporcione uma forma otimizada de a partir de smartphones ou computadores criarem documentos para os seus clientes e registarem as suas atividades, mesmo quando se encontrem fora das instalações da empresa.
A solução licenciada, tal como fornecida pela Moving2U aos seus parceiros e licenciados, não representa um contrato de subcontratação de um serviço de tratamento de dados prestado ao licenciado, pois:
a Moving2U é apenas fornecedora da solução como uma ferramenta a instalar, parametrizar e manter na infraestrutura designada pelo licenciado;
a Moving2U não fornece à data serviços de alojamento de nenhum dos componentes da solução;
nos casos em que a Moving2U é responsável ou corresponsável pela implementação da solução, os processos de importação dos dados consistem na configuração dos serviços de integração para de forma automatizada importarem os dados configurados do ERP do licenciado para a base de dados da solução e para exportarem o resultado da atividade comercial registada pelos vendedores da base de dados da solução para o ERP do licenciado;
os dados pessoais das entidades descritas no ponto "Entidades" são permanentemente mantidos na infraestrutura designada pelo licenciado, à qual a Moving2U tem acesso condicionado pelo licenciado nos termos definido no subponto "Suporte";
a Moving2U não fornece serviços de tratamento de dados pessoais, comerciais, contabilísticos ou quaisquer outros que contemplem processos de transformação, exploração ou transmissão a terceiros desses dados ao abrigo do contrato de licenciamento da solução;
Base de dados central da solução
A solução depende de uma base de dados SQL Server, que replica dados de referência por importação periódica do repositório do ERP do licenciado, para permitir que os vendedores sincronizem os seus equipamentos e registem as suas atividades. Os documentos e atividades registados pelo vendedor são posteriormente transmitidas para a base de dados central da solução, antes de serem propagados ao ERP do licenciado.
A base de dados central da solução é acedida diretamente pela camada de serviços e pelos serviços de integração. As aplicações móvel e de exploração acedem à informação armazenada na base de dados central da solução através da camada de serviços.
A base de dados central da solução é criada numa instância de SQL Server designada pelo licenciado, seja local ou hospedada em serviços terceiros, pela qual o licenciado é o único responsável, limitando o acesso à mesma.
A camada de serviços é instalada num servidor designado pelo licenciado, local ou hospedado em serviços terceiros, pelo qual o licenciado é o único responsável, limitando o acesso ao mesmo.
A camada de serviços requer que todos os pedidos que lhe sejam submetidos sejam autenticados. A alteração para requerer HTTPS em todos os pedidos está a ser considerada.
Aplicação de exploração
A aplicação de exploração requer que o utilizador faculte credenciais válidas para poder iniciar sessão na mesma e determinar os perfis associados ao utilizador.
O controlo de acesso às secções e páginas da aplicação de exploração são feitas habilitando ou desabilitando o acesso às mesmas para cada perfil de utilizador.
A aplicação móvel instalada em equipamentos suportados Android ou Windows é configurada para ser utilizada por um único vendedor.
A aplicação requer que o utilizador faculte credenciais válidas para poder iniciar sessão na mesma.
Os dados locais da aplicação móvel são mantidos numa base de dados local, que requer autenticação para ser aberta.
A solução assume que existe um vínculo contratual ou comercial entre o licenciado e os clientes que constam no ERP do licenciado, que suporta a necessidade para manter os dados desses clientes para que possam ser realizadas as atividades previstas. Adicionalmente:
A lista de clientes e dados de cada cliente são mantidos exclusivamente no ERP do licenciado, de onde são importados para a solução
Os critérios para criar, atualizar, manter ou remover o registo de dada cliente ou de qualquer um dos seus detalhes, nomeadamente pessoas de contacto, são da exclusiva responsabilidade do licenciado
Os dados previstos para serem importados para a solução incluem a identificação legal do cliente, a sua lista de morada e de contactos. O licenciado pode escolher importar informação adicional dos clientes para ser exibida na aplicação móvel, não tendo a solução controlo nos detalhes dessa informação adicional
A aplicação móvel não permite criar, alterar ou remover dados de clientes. Se um cliente ou pessoa de contacto associado a um cliente pretender consultar os seus dados ou solicitar a sua correção ou remoção deverá dirigir essa pretensão ao licenciado.
Os dados dos clientes apensas estão disponíveis para consulta pelos vendedores que o licenciado considerar que necessitem de aceder aos mesmos.
A aplicação móvel permite ao vendedor compor mensagens de email ou SMS e enviá-los para um contacto compatível do cliente, bem como estabelecer chamadas telefónicas para um número de telefone fixo ou móvel associado ao cliente. A aplicação móvel não é responsável pelo conteúdo dessas mensagens ou chamadas.
A aplicação móvel e os serviços de integração permitem o envio de documentos emitidos para o cliente em formato PDF ou outros documentos para um endereço de email do cliente. As aplicações não são responsáveis pelo conteúdo das mensagens que acompanhem os documentos.
A solução assume que existe um vínculo laboral ou contratual entre o licenciado e cada um dos vendedores, que suporta a necessidade de manter os dados dos vendedores, para que possam executar as suas atividades comerciais segundo os termos e regras definidos pelo licenciado. Adicionalmente:
Os critérios para criar, atualizar, manter ou remover os dados de cada vendedor ou de qualquer um dos seus detalhes são da exclusiva responsabilidade do licenciado, e é feita através da aplicação de exploração ou por processo de importação a partir do ERP do licenciado.
A remoção de um vendedor da respetiva tabela não remove automaticamente os documentos e outras atividades que o mesmo tenha registado. Os documentos mantêm o código de identificação associado ao vendedor e o nome associado ao código à data de criação da atividade e os relatórios diários, de despesas e de visitas são anonimizados, mantendo apenas o código de identificação mencionado.
A solução permite associar ao código de identificação do vendedor um nome, contacto de telefone móvel e endereço de email. A solução não tem controlo se esses contactos são pessoais ou facultados pelo licenciado.
Os serviços de integração podem ser configurados para importarem informação adicional respeitante aos vendedores. A solução não tem controlo no tipo de informação que o licenciado escolha importar.
Novos prospects (potenciais clientes)
A solução assume que sempre que são recolhidos dados de entidades individuais ou coletivas existe uma razão genuína subjacente para poder considerar essa entidade como um potencial cliente, e que caso contrário os dados recolhidos deverão ser descartados. Adicionalmente:
O preenchimento de dados de um potencial novo cliente pode ser feito com uma pessoa que o represente presente ou ausente, sem que a aplicação móvel possa controlar. A solução assume que o vendedor apenas recolhe as informações que o seu interlocutor escolhe facultar-lhe, e que o vendedor informa o seu interlocutor dos objetivos para os quais procede à recolha da informação que lhe solicita.
Ainda que geralmente os potenciais clientes identificados sejam pessoas coletivas, haverá a necessidade de associar uma pessoa de contacto para desenvolver o processo de avaliação e contratualização da relação comercial
A aplicação móvel não solicita o preenchimento de outros dados pessoais para além do nome, contacto telefónico e email da pessoa de contacto, não tendo controlo se esses contactos são pessoais ou da entidade empregadora que representam
O campo de notas livre é de preenchimento opcional e a aplicação móvel não tem controlo na informação que possa ser preenchida no mesmo.
A aplicação móvel permite a definição de campos suplementares a serem preenchidos por seleção a partir de listas facultadas pelo licenciado. A solução não tem controlo sobre o conteúdo dessas listas.
A solução não permite o envio de mensagens para os contactos de telefone e email associados a um prospect.
A informação recolhida na criação do prospect é persistida na base de dados no servidor, onde os utilizadores autorizados podem rever os prospects criado pelos vendedores, de forma a darem seguimento ao processo de avaliação pelo licenciado.
Ás entidades que facultem os seus dados para serem considerados como potenciais clientes do licenciado assiste o direito a dirigirem ao licenciado a solicitação de consulta, correção e remoção de dados dos registos do licenciado, o que pode incluir a informação recolhida no momento da prospeção.
Logs, dados de utilização e suporte
Com o objetivo de avaliar o número de ocorrências de erros no funcionamento das aplicações da solução e proporcionar elementos que permitam a avaliação de ocorrência dessas situações tendo em vista a notificação da ocorrência e proceder às correções necessárias a evitar que voltem a ocorrer, as aplicações da solução podem criar logs dessas ocorrências, que poderão ser mantidas em ficheiros, bases de dados ou transmitidas ao serviço Microsoft Visual Studio App Center.
Os logs não contem dados pessoais relativos ao utilizador para além do seu código de identificação, para facilitar o trabalho de notificação ou recolha de elementos suplementares que ajudem a perceber as condições em que ocorreu o erro.
Nenhuma das aplicações da solução procede à recolha de dados estatísticos de utilização de forma anonimizada, também conhecidos como "analytics".
Caso alguma das aplicações passe a recolher esse tipo de informação, este documento será atualizado e serão providenciados meios para a aceitação da recolha dessa informação.
A Moving2U, responsável pelo desenvolvimento das aplicações da solução, pode em situações que para tal seja solicitada pelo licenciado, ter acesso às bases de dados e infraestrutura mencionados no ponto A deste documento, para efeitos de implementação, ajustes na parametrização de processos e investigação e correção de ocorrências que surjam decorrentes da utilização da solução pelo licenciado.
Os elementos da equipa de suporte da Moving2U dependem sempre da disponibilização pelo licenciado de forma de acesso presencial ou remota, não procedendo no decorrer dessas intervenções à extração para fins de consulta de informação das bases de dados para além da estritamente necessária à execução dos trabalhos solicitados.
Para efeitos de investigação mais aprofundada para situações em que seja necessária a utilização de condições específicas que originam as situações que o licenciado pretende ver resolvidas, pode com autorização do licenciado ser transmitida à Moving2U cópia de dados para reprodução da ocorrência na infraestrutura da Moving2U. Nesses caso a informação em causa deverá ser recolhida pelo licenciado ou seu parceiro autorizado responsável pela infraestrutura informática do licenciado ou do ERP em utilização, e transmitida de forma segura à Moving2U, que assumirá a responsabilidade de controlar o acesso à informação recebida e a sua eliminação imediata quando a situação que justificou a sua transmissão seja resolvida ou o licenciado o solicite. A informação recebida nestes termos não será transmitida a terceiros em nenhuma circunstância nem será utilizada para fim diverso daquele que originou a sua transmissão.