O recomendado é manter indicadores para o projeto e compará-los ao que foi estimado no planejamento. Uma dica é fazer reuniões periódicas para atualizar os indicadores e garantir que as partes interessadas estejam sempre cientes do que está ocorrendo.
Ter um software de gerenciamento de projetos pode ajudar bastante nesses momentos, já que este tipo de ferramenta permite manter históricos de desempenho e centralizar todos os dados importantes, facilitando as tomadas de decisão.
Confira, neste webinar gratuito, quais indicadores são indispensáveis para a saúde do projeto e como monitorá-los.
Os processos de encerramento contém todos os processos necessários para finalizar um projeto e considerá-lo concluído, podendo variar conforme a dinâmica de cada organização. Em geral, porém, faz-se necessário revisar os documentos do projeto e listar as lições aprendidas, que servirão de base para futuros projetos.
As práticas de Project Management que mencionamos aqui estão presentes na 6ª edição do Guia PMBOK, que é a referência mais conhecida em gestão de projetos do mundo. A responsabilidade por este manual é do Project Management Institute, do qual falaremos a seguir.
O PMI (Project Management Institute) é uma instituição sem fins lucrativos que busca disseminar mundialmente as melhores práticas em gestão de projetos. Promovendo eventos, capacitações e publicações sobre o assunto, o PMI integra e conecta gerentes de projeto de todas as partes do mundo e possibilita a troca de experiências que são primordiais para o aperfeiçoamento profissional.
A organização do PMI se dá em capítulos, que são subdivisões regionais da instituição. Aqui no Brasil, por exemplo, há 14 deles, em Manaus (AM), Salvador (BA), Fortaleza (CE), Distrito Federal (DF), Vitória (ES), Goiânia (GO), Cuiabá (MT), Belo Horizonte (MG), Curitiba (PR), Rio de Janeiro (RJ), Porto Alegre (RS), Joinville (SC), São Paulo (SP) e Aracaju (SE).
Dentro dessa estrutura, os associados podem participar de congressos, palestras, workshops, grupos de estudo para exames de certificação; fazer networking; ter acesso a oportunidades de emprego e, principalmente; desenvolver-se profissionalmente na área.
O PMI também é conhecido por suas publicações: as revistas PM Network, PMI Today e Project Management Journal, que é focada na publicação de artigos acadêmicos dos associados. Porém, a publicação mais famosa do PMI é o Guia PMBOK que, como já mencionamos, é um guia que reúne as melhores práticas em project management — é importante destacar que ele não é um manual ou um guia passo a passo, mas sim um repositório com práticas que podem e devem ser adaptadas de acordo com cada projeto.
Outra atividade importante do PMI é a certificação de profissionais de project management. A certificação PMP, por exemplo, que é a mais comum entre os gerentes de projeto, e a PMI-ACP, que é a certificação destinada a gerentes de projetos especializados em metodologias ágeis, são expedidas pelo PMI. Para saber como obtê-las, confira nosso post completo sobre certificações em gerenciamento de projetos.
Agora que você já sabe o que é Project management e o que é o PMI, podemos seguir para as vantagens de aplicar essas práticas na sua organização. Acompanhe:
Como comentamos, as práticas de Project Management visam a manter a comunicação aberta e clara entre os membros do projeto, e com todos alinhados, ao menor sinal de ameaça é possível responder rapidamente e evitar que um problema desenvolva e prejudique o andamento das atividades.
Pense no seguinte cenário: você está gerenciando um projeto que utiliza recursos humanos compartilhados com outros projetos, isto é, pessoas que não tem disponibilidade total para trabalhar no seu projeto.
Logo, um dos riscos é o de atraso na disponibilização deste recurso, pois pode ser que um profissional alocado para o seu projeto tenha algum contratempo e não consiga começar a trabalhar no tempo o estimado. Se o Project Management tiver identificado este risco, poderá se prevenir para o atraso na disponibilização do recurso mantendo uma reserva de profissionais em sobreaviso.
Falando em recursos, o Project Management contribui muito para que os recursos disponíveis no projeto sejam utilizados de maneira adequada. Com o acompanhamento dos indicadores feito nos processos de monitoramento e controle, fica mais fácil identificar se o uso dos recursos financeiros, humanos e materiais está dentro do estimado ou caminhando para ultrapassá-lo.
A maioria dos problemas enfrentados nos projetos estão relacionados à falhas de comunicação, e poderiam ser evitados com um plano de comunicação melhor desenvolvido. Por isso, a implantação das práticas de Project Management podem minimizar os ruídos de comunicação e os problemas provenientes deles – quando duas pessoas fazem o mesmo trabalho sem saber, por exemplo, há desperdício de recursos.
O project manager pode prevenir que isso aconteça alinhando as atividades de toda a equipe no início do dia, ou deixando clara a responsabilidade de cada envolvido no fluxo de tarefas.
Sem dúvidas, com planejamento e execução estruturados, há muito mais chances de o projeto atingir os objetivos esperados. É diferente de apenas iniciar o projeto e esperar que as etapas se cumpram sozinhas: afinal, há um profissional dedicado a acompanhar o andamento de tudo e intervir sempre que surgir um obstáculo.
Em conclusão, adotar as práticas de Project Management é um grande passo na direção da entrega de projetos com muito mais qualidade e que superam as expectativas dos stakeholders. Para saber mais sobre o assunto, não deixe de conferir nosso E-book Completo sobre Gestão de Projetos – nele mostramos exemplos práticos e todo o conceito que você precisa dominar para o Project Management.

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