Software Alidata SIA S2 Gestão Integrada | RIGORMIND
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O software Alidata SIA® | S2® é um sistema integrado de suporte à gestão que contempla uma diversidade de ferramentas que convergem para uma boa gestão, agregando, interligando e complementando todas as informações. Associa automaticamente a informação contabilística à comercial e financeira, o que permite efectuar facilmente análises económico-financeiras. Qualquer movimento é espelhado na contabilidade.
RENTABILIDADE DE UTILIZADORES
Para além do controlo de acessos e do sistema de passwords dinâmicas, o software Alidata® permite analisar a rentabilidade dos utilizadores. Esta funcionalidade consiste no registo de todos os movimentos de documentos/diários e de ligações às bases de dados, por utilizador e por empresa. Esta informação permite saber qual o momento da entrada e da saída de determinado utilizador numa determinada empresa, qual o momento em que inseriu, alterou ou eliminou quaisquer documentos, bem como retirar médias de execução por diversos critérios, o que permite apurar a rentabilidade de cada colaborador e planificar acções a executar no tempo correctamente estimado
Em qualquer documento é possível fazer a importação ou descarga parcial ou total de outro. Os produtos/serviços podem ser lançados em qualquer moeda e unidade de medida, gerindo os preços de venda e médio custo directa ou indirectamente (processo de importação). Quando os produtos são movimentados (compras e vendas) é possível actualizar automaticamente na ficha do produto o preço de compra, de venda, médio e também os stocks. Permite controlar contratos de aprovisionamento, incluindo preços acordados com fornecedores. No final, podem analisar-se os desvios inerentes às compras, tanto em quantidade como em valor.
GESTÃO DE STOCKS E PRODUTOS
Permite uma exemplar gestão de stocks, com produtos simples e compostos, controlo de lotes (por LIFO, FIFO e CMP), datas de validade (FEFO), localizações, códigos de barras, números de série/matrícula/chassi, reservas, consignações, necessidades, sugestão de encomendas, entre outros. Podem existir vários armazéns, produtos simples e compostos, produtos equivalentes, referências equivalentes, produtos associados, localizações estáticas e localizações dinâmicas. Um mesmo produto pode estar em vários armazéns, cada referência pode ter até seis descrições e seis preços diferentes, bem como uma imagem associada. Os produtos podem ser agrupados por família, tipo de artigo e grupo. Cada referência de produto pode ter associadas tabelas de cores, tamanhos e características, com preços e stock para cada variante e
possibilidade de agravantes no preço.
Os descontos e promoções a aplicar são inúmeros e podem ser cruzados com diversos critérios, como a família, tipo de artigo, grupo, marca, gama, versão e modelo. Os preços de venda podem ser calculados pelo preço de custo, custo médio ou último custo. É possível gerir preços de promoção entre datas (gestão de prioridades).
Para além do stock real, existe o stock virtual, que pode contemplar encomendas a fornecedores, de clientes, obras em curso, mercadoria em trânsito, consignações, reservas, necessidades e artigos em plano de fabrico. Por meio de uma tabela de factores de conversão, permite trabalhar com diferentes unidades de medida na venda e na compra, unidimensionais ou multidimensionais.
GESTAO DE ENCOMENDAS
Permite gerir as encomendas de clientes e a fornecedores. As encomendas de clientes podem ser originadas por correio electrónico, pré-venda, orçamento, factura pró-forma e manual; e as a fornecedores podem ser geradas por encomendas de clientes, stocks negativos, mínimos, rotação, etc. Além disso, podem ser feitas de formaautomatizada, com grande liberdade de movimentos. Permite excluir/incluir produtos considerados monos, quantidades zero, obsoletos e suspensos, bem como as necessidades. Permite também definir qual o fornecedor a quem se vai fazer a encomenda: ao da última compra, ao do melhor preço acordado, àquele que praticou o melhor preço durante um período definido, ou pelos dias de entrega. As mesmas podem ser descarregadas ou importadas para outro documento. A sua descarga pode ser feita tendo em conta vários parâmetros: entre datas, artigos, entidades e documentos. Esse controlo pode ser feito por entidade, datas de entrega, número de documento ou artigo. Feita esta selecção, podem visualizar-se as encomendas totalmente insatisfeitas, satisfeitas ou parciais.
Permite gerir as responsabilidades de cada entidade não só pelo seu saldo de conta corrente, mas também por cheques pré-datados, letras, acumulado de encomendas, obras em curso, mercadoria em trânsito, mercadoria à consignação e adiantamentos. Permite gerir o valor de plafond, redline, definir um vendedor associado a cada entidade para interligar com o cálculo das comissões, inserir várias moradas para o mesmo cliente/fornecedor para emissão de documentos ou visualização de extractos por morada.
Cada entidade pode ter um tipo de preço associado e um preço especial parametrizado entre datas ou vitalício. Os descontos podem ser simples ou variáveis, cruzados com diversos critérios. Permite definir uma tabela de rappel por tipo de entidade (seja cliente ou fornecedor), cruzado com outras variáveis. É possível fazer encontro de contas, comparando as responsabilidades com a(s) conta(s) associada(s).
Para uma empresa comercial este conjunto de funcionalidades é vital, já que permite controlar todos os documentos/vendas/cobranças do vendedor, bem como o processamento de comissões por diversos critérios. Permite inserir os equipamentos atribuídos ao vendedor, zona e potencial da mesma em negócios e clientes, fazendo a qualquer momento a sua análise. São definidos os objectivos mensais de vendas e de cobranças, e os prémios de produtividade. As
comissões podem ser calculadas através de escalões e o seu pagamento pode ser total ou parcial, com base na encomenda, factura ou recibo. Podem ser fixas ou cruzadas entre vários parâmetros: desconto, produto/desconto/preço, cliente/produto ou acumulado do ano.
É possível ter várias modalidades de recebimentos e pagamentos assim como previsões de pagamentos e recebimentos, com observações. Tudo é feito de forma quase autónoma, sendo apenas necessário definir qual a modalidade de recebimento ou pagamento (cheque, transferência, numerário, Multibanco). Permite emitir múltiplos cheques para pagamentos ou recebimentos, com diferentes datas de vencimento, de forma automática. Os pagamentos a fornecedores podem ser manuais ou automáticos.
Existe um mapa de documentos pendentes, com possibilidade de emissão de cartas de aviso, um mapa de idade de saldos geral ou por entidade, folha de caixa e extractos de conta corrente.
O painel de gestão permite visualizar e verificar o estado de determinados indicadores chave do negócio. A complexidade de gerir uma empresa no ambiente de competitividade dos dias de hoje exige que os gestores sejam capazes de ter uma visão do desempenho de diversas áreas da empresa, simultaneamente e sob diferentes perspectivas, sempre com a informação centralizada, não correndo o risco de ela estar dispersa e difusa.
Permite fazer a conciliação bancária das contas à ordem de uma empresa, partindo de um saldo de extracto bancário. Permite prever os saldos actualizados, mediante a adição e a diminuição dos movimentos que a empresa fez e o banco ainda não, e dos que o banco fez e a empresa ainda não. Pelo extracto da conta do banco, faz-se a comparação dos valores com os valores lançados na contabilidade. É possível gerir transferências, depósitos e cheques pré-datados, bem como a gestão de processos em contencioso, onde é listado o advogado atribuído, qual o cliente e o montante da dívida.
É possível criar múltiplos utilizadores para aceder ao sistema, bem como definir as suas permissões, totalmente personalizadas. As permissões podem ser pessoais ou de grupo e vão definir o que cada um pode visualizar, inserir, alterar ou eliminar. Ao possuir um sistema inteligente de acessos, com passwords dinâmicas, cada utilizador poderá criar sua regra de cálculo para desbloquear o sistema.
RASTREIO DE DOCUMENTOS E PRODUTOS
É possível rastrear todos os documentos, mostrando os documentos de origem e de destino. Sejam encomendas, facturas, vendas a dinheiro, guias de remessa, guias de transporte, notas de crédito e de débito, facturas pró-forma, notas de devolução, pagamentos, recebimentos, folhas de obra, requisições, de clientes ou de fornecedores.
Para garantir a rastreabilidade e facilitar e harmonizar todo este processo, isto irá permitir a identificação única e inequívoca de produtos, localizações e lotes, tornando possível uma gestão eficiente. O princípio da rastreabilidade implica a identificação dos produtos desde o início do processo de fabrico até à sua expedição, passando pelo processo de produção e pela localização de todas as unidades que constituem um lote, ao longo de toda a cadeia de distribuição.
VISUALIZAÇÃO DE GRELHAS
O modo de visualização das grelhas pode ser alterado e ajustado às necessidades específicas do utilizador e do momento. As opções de personalização da grelha permitem, entre outras, inserir e retirar campos da mesma, bem como agrupar por uma ou várias colunas/campos.
A impressão dos documentos pode também ser configurada à medida da empresa. É possível escolher o report de impressão, a impressora, as vias e o número de cópias, tal como imprimir directamente ou visualizar antes. A impressão pode ser feita em papel, para e-mail, para fax ou EDI (Electronic Data Interchange).
É possível digitalizar qualquer documento e anexá-lo a qualquer tabela do sistema. Todo o correio recebido, seja em formato papel ou electrónico, pode ser reencaminhado ou digitalizado para a pessoa a que se destina, evitando a excessiva circulação de papel e sua perda. Possibilita um repositório central para todos os documentos digitalizados/anexados.
Adicionalmente e por interligação com uma aplicação externa, permite a gestão documental e o arquivo digital de todos os documentos, o que resolve o problema de manter em arquivo uma imensa quantidade de documentos. Isto permite alcançar redução de custos a curto prazo e aumentar a produtividade da equipa.
ALTERAÇÕES EM SCROLL
O software Alidata® permite efectuar alterações em bloco num ou mais campos das tabelas/fichas mediante parametrização, ou seja, sem ser necessário alterar registo a registo. Basta parametrizar os campos que irão sofrer alterações e definir os campos que pretende alterar, seja num intervalo, vários ou na totalidade.
O dashboard é um painel de bordo que se visualiza no ambiente de trabalho e é configurado por utilizador, com os dados que este pretende ver.
CRIAÇÃO E EDIÇÃO DE REPORTS
O software Alidata® permite editar todos os reports dos programas, bem como inserir novos. Isto permite uma grande flexibilidade de configuração e adiciona múltiplas vantagens ao utilizador, que poderá ter reports personalizados para cada situação, bem como inúmeras possibilidades de estatísticas acedidas nestes reports.
As pesquisas de registos podem ser configuradas por vários critérios, configurados pela própria empresa ou utilizador. Podem ser simples e avançadas, pela pesquisa por um ou vários campos.
Nas tabelas, quando se pretende pesquisar qualquer registo, basta escolher qual o critério pelo qual se vai pesquisar. A pesquisa pode ser progressiva, pelo contido em, a limpar valor ao entrar e case sensitive.
CAMPOS ADICIONAIS E AUXILIARES
Diversas fichas e tabelas possuem campos adicionais e auxiliares, que podem ser configurados em nome e tipo de dados que vão receber (data, alfanumérico, inteiro, decimal, memo, lógico, hora, data, texto curto). Todos estes campos podem ser utilizados nas consultas, pesquisas e reports.
Permite a criação e configuração de check lists. Estas listas têm como objectivo alertar o utilizador de procedimentos ou verificações a executar, na sequência de um evento. Podem ser configuradas para surgir automaticamente e até para bloquear o sistema mediante condições obrigatórias. Todas as listas de verificação são guardadas no histórico.
O software Alidata® está preparado para que os Parceiros desenvolvam e adicionem novas funcionalidades ou ligações a outras aplicações. Permite adicionar módulos que suplementam ou aumentam as ferramentas e possibilidades de uso ou características originais.
Controla toda a área de letras a receber e a pagar. Permite executar e controlar todas as operações com letras a partir de movimentos de conta corrente, por reforma de outras letras ou por qualquer outro movimento. Permite fazer a gestão dos pagamentos de letras, com simulação de amortizações, num intervalo de datas. Controlo do histórico de cada letra, cálculo do imposto de selo, extractos de letras, entre outros.
A Gestão Comercial Integrada pode assentar numa plataforma de processos, onde qualquer documento interno ou externo pode fazer parte de um processo. A gestão de processos funciona como um workflow de pastas, agregando de uma forma organizada qualquer processo de compra, venda, cliente, fornecedor, propostas, orçamentos, encomendas de clientes/fornecedores, folhas de obra, etc. Isto permite contemplar valores do seguro, abertura de crédito, despesas de transporte e outros custos que só aparecem mais tarde, para que sejam imputados ao preço de custo e consequentemente de venda, dos produtos.
Permite fazer o controlo de qualidade dos produtos, da matéria-prima, da mercadoria recebida ou produto final. A emissão de boletins de qualidade pode verificar qualquer característica técnica, definida na sua ficha, quer na entrada quer na saída de produtos, como por exemplo em BCR's (boletins de controlo de recepção) ou BNC's (boletins de não-conformidade).
Para uma eficaz gestão de aprovisionamento, estes boletins de qualidade permitem controlar de forma quantitativa e qualitativa a mercadoria recebida.
O Intrastat consiste na recolha e fornecimento de dados estatísticos ao Instituto Nacional de Estatística, de todas as transacções intracomunitárias, desde que as mesmas ascendam aos montantes estabelecidos. Possui meios automáticos para a emissão das estatísticas.
GESTÃO DE VIATURAS/EQUIPAMENTOS
Cada empresa tem as suas viaturas e equipamentos, sejam elas mercadorias ou imobilizado. Precisa por isso de fazer uma boa gestão das mesmas: controlar inspecções, revisões, quilómetros, garantias, histórico, fazer requisições, analisar custos, médias de consumo, etc. O software Alidata® permite fazer toda essa gestão, com uma ficha individual para cada número de série, matrícula ou chassi.
Permite visualizar graficamente diversos mapas referentes a compras, vendas, stocks de produtos e valores. Mapa de vendas por família, mapa de vendas/compras anuais, mapa de vendas/compras mensais, gráfico da evolução das vendas/compras mensais e mapa de vendas/compras diárias, são apenas alguns exemplos.
A gestão de alertas permite identificar a qualquer momento quem foi o utilizador responsável pelo desbloqueio do sistema em determinada data por meio de password. A gestão de eventos permite criar lembretes para que em determinados momentos seja emitido um aviso, configurado pelos mais diversos parâmetros.
O sistema EDI (Electronic Data Interchange) consiste na troca electrónica de informação estandardizada, ou seja, transferência de documentos normalizados, entre sistemas informáticos de parceiros comerciais. Esta troca de informação electrónica reduz de forma significativa o tempo de processamento de documentos e os custos inerentes às tarefas administrativas. Os benefícios da sua implementação são vários e vão desde a economia de papel, fax, telefone, à redução da possibilidade de erros de utilização no tratamento dos diversos documentos envolvidos.
A contabilidade espelha todos os movimentos efectuados na Gestão Comercial Integrada.
Possibilidade de emissão de balancetes, apuramento do IVA, impressão de livros selados, balanço, demonstração de resultados, entre outros. Permite a criação de inúmeros mapas e listagens de gestão definidos pelo utilizador. Possui interligação com o DEFIR, ATD e Excel.
Possui para além da contabilidade geral, a contabilidade orçamental e contabilidade analítica (centros de exploração com imputação de custos de forma automática). Como os meses e anos estão em aberto, pode emitir-se um balancete avançado no qual constam as contas de vários anos, desagregando informação até chegar ao próprio lançamento/documento. Adicionalmente, permite fazer abertura de contas novas sem interrupção de lançamentos contabilísticos. Uma vez que a filosofia deste software assenta no Plano Oficial de Contabilidade e é a partir deste que todos os processos são originados, o que acontece é mais do que integração, é uma interacção em tempo real entre os movimentos comerciais e a contabilidade.
A IES é uma nova forma de entrega de obrigações declarativas de natureza contabilística, fiscal e estatística. O software Alidata® possui ferramentas que permitem gerar os ficheiros/formulários que terão que ser entregues electronicamente ao Ministério das Finanças.
O software Alidata® está preparado para produzir o ficheiro SAFT-PT, obrigatório por lei. Este ficheiro contém dados contabilísticos fiáveis que se podem exportar por um período de tempo específico, e que se lêem em virtude da sua estandardização de layout e formato, que pode ser usado pelas autoridades tributárias, com o fim de verificar o cumprimento.
Total adaptação ao SNC - Sistema de Normalização Contabilística, que revoga o POC - Plano Oficial de Contabilidade.