[E-book] gestão de contratos: eficiência na prestação de serviços > Pró Data Systems - ERP WK Sistemas - Venda, Consultoria e Implantação
Todos os dias, milhares de contratos são assinados e formalizados por empresas. Essa atividade, que hoje é tão cotidiana, nem sempre recebeu a devida atenção do mundo corporativo, que só começou a entender a importância de uma gestão de contratos eficiente quando percebeu seu impacto na saúde financeira e operacional do negócio.
Isso porque, nos modelos mais tradicionais, as empresas basicamente preocupavam-se apenas com a sua atividade-fim, sem direcionar grandes esforços na negociação dos contratos e deixando a gestão deles completamente de lado. Inclusive, por esse motivo, os mecanismos e ferramentas para o controle e acompanhamento desses documentos eram quase inexistentes.
A realidade, contudo, não é mais assim. Atualmente, existe uma preocupação bem maior por parte das empresas prestadoras de serviços, principalmente, em aperfeiçoar sua gestão de contratos, seja para proteger o negócio de eventuais calotes, seja para melhorar os índices de redução de custos. E para ajudá-las nessa tarefa, elaboramos um e-book que explica em detalhes como fazer a gestão de contratos e, assim, conquistar os resultados esperados com a ajuda de boas práticas e boas ferramentas. Clique na imagem abaixo e faça o download do material gratuitamente!
No primeiro capítulo, apresentamos um exemplo prático para iniciar a discussão sobre a importância da gestão de contratos nas empresas, além de propor situações em que a falta de um controle eficiente dessa documentação causa dores de cabeça para os profissionais. Na sequência, passamos a revisar as vantagens desse processo para os negócios.
Para começar, a gestão centralizada ganha destaque pela praticidade de ter toda a documentação em um só lugar. Depois, a segurança jurídica, a otimização dos processos e a redução de custos entram em foco, visto que os riscos de inadimplência ou outras questões operacionais também são minimizados com uma gestão de contratos eficiente. Isso porque, com esse gerenciamento, fica mais fácil consultar os direitos, as obrigações e os aspectos técnicos e jurídicos, que devem ser descritos minuciosamente nos documentos.
No capítulo seguinte, indicamos as cinco fases que compreendem a gestão de contratos. A lista começa com a etapa pré-contratual, em que as partes fazem as tratativas iniciais e criam a minuta de contrato, e avança para a etapa denominada contratual, que trata da análise cuidadosa de cada cláusula do documento.
Logo em seguida, a terceira fase, chamada de pré-execução, diz respeito a fazer a validação técnica, financeira e administrativa do contrato. Por fim, as duas últimas etapas são, respectivamente, as de execução e encerramento do contrato, quando todo o serviço é prestado e o período da contratação termina.
Dicas para gerenciar os contratos
No terceiro capítulo, explicamos que todas as fases que envolvem a gestão de contratos exigem uma série de cuidados por parte das empresas envolvidas, a fim de que todos os benefícios dos quais falamos se tornem, de fato, realidade. E de olho em facilitar a compreensão desse conceito, apresentamos mais cinco dicas indispensáveis para quem quer acertar no gerenciamento dos documentos.
Começando a lista pela descrição dos itens do contrato, explicamos que esse controle precisa ser feito de forma minuciosa, com uma rotina de conferência, uma boa definição dos juros de mora e, é claro, um valor de multa rescisória pré-definido e acordado entre as partes. E encerramos o capítulo ressaltando a importância de guardar todos os documentos relacionados a um contrato para garantir mais segurança aos envolvidos casa ocorra algum conflito judicial ou, ainda, em caso de auditoria.
Tecnologia como grande aliada da gestão de contratos
Por fim, o último capítulo reforça como soluções tecnológicas voltadas especificamente para a gestão de contratos são capazes de garantir mais agilidade e organização para as empresas. Destacamos, inclusive, as soluções para gestão eletrônica de documentos (GED) e para serviços, oferecidas pela Pró-Data System's, como grandes aliadas para facilitar todo esse processo.
É claro que, se o volume de contratos não é tão grande, até é possível que a gestão deles seja realizada manualmente ou com a ajuda de planilhas eletrônicas. Porém, quando o número de documentos aumenta, contar apenas com essas ferramentas é um problema, pois se torna mais difícil fazer o controle de tudo e a probabilidade de cometer erros é muito maior.
Por isso, se sua empresa tiver um grande volume de documentos para administrar, avalie a necessidade de contar com uma solução tecnológica que possa facilitar e oferecer mais segurança na gestão de contratos! E se o artigo despertou seu interesse para descobrir mais sobre o assunto, indicamos a leitura completa do nosso e-book. Se você ainda não o fez, clique abaixo para acessá-lo!