BPO: 4 vantagens e 3 desafios da operação
BPO: conheça 4 vantagens e 3 desafios dessa operação!
Atendimento ao Cliente, Tendências Tecnológicas
Você já ouviu falar em BPO? Conforme a tecnologia avança, as empresas se veem obrigadas a investir cada vez mais em tecnologia e soluções para seus negócios. Porém, não é toda organização que é capaz de manter uma equipe inteira de TI.
Para a grande maioria das empresas, contar com um setor dedicado de tecnologia é algo inimaginável, exigindo que elas optem por outras formas de se manter atualizadas com o que há de melhor no mercado e atinjam a competitividade.
Basicamente, podemos apresentar o BPO como uma solução para essa dificuldade enfrentada por pequenas e médias empresas e ao longo deste post vamos trazer para você as vantagens desse processo e desafios enfrentados pelas empresas. Confira!
A sigla BPO vem do inglês Business Process Outsourcing, e pode ser traduzida como uma terceirização de determinados processos de negócios, como o setor de TI, atendimento, recursos humanos e afins. Ou seja, tudo aquilo que não é a atividade fim de uma empresa.
Quando falamos em BPO, se trata da contratação de uma outra empresa para realizar uma das atividades de negócio importantes de uma organização.
O principal ponto aqui é contar com uma base de profissionais especializados para lidar com determinado setor, no qual a empresa contratante não tem expertise o suficiente, mas é importante para o negócio e precisa ser aprimorado.
A diferença de uma terceirização comum, é que as atividades inseridas no BPO são fundamentais para os negócios de uma empresa, que repassa o controle total de um determinado setor para a empresa contratada.
É claro que uma atividade como essa, na qual determinada atividade será retirada de dentro da empresa e passará para a responsabilidade de outra organização, traz uma série de desafios, sendo necessário pesá-los junto às vantagens para determinar se investir em BPO pode ser ou não uma boa ideia.
1 . Custos extras
O primeiro ponto a ser verificado são os custos extras. Para realizar a contratação de um BPO, repassar atividades para outra empresa, é preciso estar muito atento ao contrato firmado e suas especificações.
Por exemplo, se pensarmos na realização de um BPO de atendimento e suporte ao cliente, existem diversas variáveis a serem inseridas no contrato, como tempo de resposta, média de contatos, tamanho da equipe aplicada, capacidade de atendimento e outros.
Quando algo ultrapassa o que é estabelecido em contrato, podem gerar custos extras, e minar a economia gerada com o investimento em BPO.
2 . Segurança
A circulação de dados pode trazer riscos de segurança, ainda mais agora, que existem diversas novas regulamentações, como a LGPD, que exigem várias proteções aos dados de clientes e consumidores, além de trazer sanções para qualquer vazamento.
Por conta disso, as empresas que buscam aplicar o BPO para suas atividades devem estar atentas, verificando as cláusulas de contratos firmados com as contratadas e realizando uma divisão de responsabilidades para garantir a segurança das informações.
Além disso, também deve-se verificar a questão da perda de dados, que pode ocorrer por problemas de hardware e software, ou ainda, questões imprevisíveis, como incêndios.
Todos esses são riscos à segurança da informação e devem ser levantados sempre que um contrato de BPO for firmado.
3 . Comunicação
Outro desafio a ser superado quando falamos em BPO é a comunicação do time interno da empresa com os profissionais da contratada, uma vez que, na grande maioria das vezes, eles não ficam no mesmo local.
Existem várias ferramentas que podem auxiliar nesse processo de comunicação, evitando erros e desinformação, contudo, é preciso exigir da contratada que ela demonstre quais serão as formas de troca de informações utilizadas.
Quais as vantagens da terceirização de serviços
Agora que já vimos alguns dos desafios a serem vencidos, vamos verificar quais as vantagens que o modelo de BPO pode trazer para a sua empresa.
1 . Economia
Manter serviços que não são a atividade fim de sua empresa pode ter alto custo, como o setor de atendimento ao cliente, por exemplo, que exige uma grande gama de profissionais.
Entregar esse setor para outra empresa pode ser um ótimo negócio, visto que sua empresa deixa de ter de contratar e gerenciar uma grande quantidade de recursos humanos e realiza uma boa economia em uma série de encargos, treinamento e espaço.
2 . Eficiência
Uma das grandes vantagens de contar com o BPO é poder ter acesso a um time de profissionais especializados na atividade repassada, com alta experiência em diversos tipos de projetos, melhorando assim não apenas a qualidade do serviço, como a sua eficiência.
Além disso, a empresa contratada passa a ter controle sobre a tecnologia e processos aplicados na atividade. Como conta com mais expertise no setor, ela poderá aplicar as melhores ferramentas, como automação, por exemplo, para trazer ainda mais produtividade e capacidade.
3 . Otimização de tempo
Outro ponto a se destacar é a otimização de tempo de sua equipe de profissionais, uma vez que eles deixam de ser necessários em atividades que podem ser repassadas ao BPO e podem se dedicar à atividade fim de sua empresa.
Isso permite que os colaboradores se tornem mais motivados, eliminando tarefas repetitivas e melhorando a qualidade do trabalho realizado, o planejamento estratégico e os resultados entregues pelo time.
4 . Conformidade
Temos uma série de regulamentações nas mais diversas áreas, como por exemplo, exigências do Código de Defesa do Consumidor para o atendimento de clientes, Lei do SAC e outras.
Contudo, para uma empresa estar em conformidade com todas as regulamentações existentes em suas várias atividades é necessário um esforço hercúleo.
Ao contratar uma empresa para gerir determinadas atividades da organização, ela será responsável pela conformidade, tornando algo muito mais simples de ser alcançado e evitando assim qualquer tipo de sanção para sua organização.
Como decidir acerca do BPO
Mesmo que existam desafios a serem enfrentados na hora de decidir por aplicar o BPO em setores como tecnologia e atendimento ao cliente, pode ver claramente que eles podem ser superados de forma relativamente simples.
Da mesma forma, as vantagens entregues por esse processo são capazes de melhorar a competitividade de uma organização de forma surpreendente, sendo clara a escolha nesse caso.
Entregar determinadas áreas estratégicas do negócio a outra empresa vale a pena por trazer não apenas economia, mas uma maior eficiência das atividades, visto a expertise aplicada a esses setores.
Esperamos que, ao final deste post, você possa ter compreendido que, utilizar-se do BPO, pode contar com certos desafios, mas ao colocar na balança os prós e contras desse processo, nota-se que pode ser muito mais vantajoso ao seu negócio.