Primeiramente, é necessário deixar clara a diferença entre Procurement e Purchasing. O Purchasing é apenas o ato de comprar um produto ou serviço. Já o Procurement é um processo um pouco mais amplo. Trata-se de uma área de planejamento de suprimentos, especializada em utilizar os melhores processos de negociação com os fornecedores, garantindo os valores previstos no orçamento e atendendo às especificações do projeto.
O Procurement para a construção civil é importantíssimo, pois é o que viabiliza ou não um empreendimento. "É muito importante ter um planejamento muito bem alinhado de Procurement, no qual você tem que, a todo momento, estar buscando os melhores preços e o just in time para suprir a obra no momento certo com a quantidade certa de materiais", explica o gerente de contrato da PLANSERVICE, Alberto Garcia.
Ele continua dizendo que o Procurement veio para suprir essa demanda que o mercado tinha de estocar materiais antes do início das obras. "A inflação era altíssima e, então, não dava para prever os preços, nem como o mercado iria se comportar. Se o investidor tinha dinheiro naquele momento, ele comprava todo o material da obra e guardava, ficando com o dinheiro parado e, portanto, sem nenhum ganho monetário. Hoje é diferente, com a estabilidade da moeda, o cliente ganha mais aplicando o dinheiro e comprando na medida certa para ser usado na hora certa."
De acordo com outro gerente de contrato da PLANSERVICE, Maurício Iazzetta, o Procurement está sempre ligado à busca de melhores negociações e planejamento de produtos e serviços. "O principal do planejamento de suprimentos é você ter o material na hora certa com o melhor custo-benefício, para cumprir com o cronograma inicial das obras."
Iazzetta explica que não adianta ter um cronograma de desenvolvimento de obra, se não for feito um cronograma de suprimentos atrelado a ele para que, assim, o início de um serviço não seja impedido pela falta de determinado material.
"É fundamental definir todas as compras e fornecedores, além de preparar os protótipos antes de começar a execução do serviço. Muitas vezes você começa a executar o serviço e depois é definido o fornecedor. Daí, então, tem de voltar e desmanchar o serviço que tinha sido feito em função do material que foi comprado anteriormente", comenta Sônia Mendes, também gerente de contrato da PLANSERVICE.
Sônia alerta que tudo deve estar definido e checado desde o início, com o máximo de antecedência possível, para que as entregas de materiais sejam feitas à medida que os serviços forem evoluindo. "Essa antecedência é necessária para que os produtos possam entrar na linha de fabricação e o cliente tenha ganho na aquisição, pois assim é possível fazer uma boa negociação. Na hora que o fornecedor sabe que você não tem mais prazo e que você precisa do material, acaba o poder de negociação", completa Sônia.
Segundo o diretor de operações da PLANSERVICE, Mário Donato, "o produto completo de gerenciamento da PLANSERVICE já inclui o serviço de Procurement. Se não for feito de maneira correta, isso irá prejudicar muito o cliente, pois é o processo necessário para que se tenha a certeza do melhor custo, qualidade e prazo."
Equipamentos importados, como por exemplo elevadores, geradores e utensílios de automação, necessitam que se tenha a noção exata do tempo que irão demorar para ser entregues. Isto envolve o tempo de negociação, fabricação e chegada até a obra, o que demanda prazo. De acordo com os gerentes de contratos entrevistados, os elevadores devem ser comprados com, no mínimo, um ano de antecedência.
A vantagem de se ter um bom Procurement é que o cliente economiza, aplica dinheiro nos lugares certos, na hora certa, fazendo-o render cada vez mais. "Nós precisamos orientar nossos clientes para que eles ganhem o máximo possível. Esse é o nosso business", conclui Garcia.