Você sabe o que é o fluxograma de processo empresarial? Veja aqui!
Rodrigo Cavallari maio 27, 2019 Sem comentários
Devido às rotinas atribuladas que têm, muitos gestores enfrentam dificuldades na hora de mapear as atividades e organizar cada etapa do processo. Felizmente, há uma ferramenta gráfica bastante útil para resolver esse problema. Neste post, vamos apresentar o fluxograma de processo empresarial.
Essa estratégia é essencial para evitar a transmissão de metas unicamente por meio de textos longos e truncados, já que o fluxograma opera com imagens dinâmicas e de fácil compreensão. Continue a leitura para saber mais sobre o que ele representa.
O que é fluxograma de processo empresarial?
É um tipo de representação gráfica para um determinado processo, criado por meio de símbolos sequenciais destinados a ilustrar todas as etapas, o que facilita a visualização e o entendimento por parte dos colaboradores.
Podemos citar como exemplos de atividades que se beneficiam de um fluxograma de processo empresarial a fabricação de um produto e a realização de um serviço.
A ferramenta mais usada no mercado é o fluxograma padrão ANSI — sigla para American National Standards Institute —, que se divide em dois modelos: o linear e o funcional. A última opção é a mais completa, pois ajuda a identificar os diferentes setores e os profissionais envolvidos em cada processo.
A ferramenta permite a observação cuidadosa e precisa de cada detalhe relacionado aos processos, racionalizando e organizando as etapas. De modo geral, o fluxograma proporciona uma visão mais ampla do fluxo de trabalho. Por trabalhar com imagens, a compreensão das rotinas se torna bem mais fácil, o que pode contribuir para o aumento da produtividade geral.
Quando usado na área financeira ou de tecnologia, por exemplo, o fluxograma confere clareza a procedimentos antes conduzidos sem muito dimensionamento.
Ele é essencial no gerenciamento dos recursos e insumos, ajuda a eliminar tarefas redundantes e opera ativamente na alocação de colaboradores de acordo com suas características profissionais mais fortes.
Para iniciar, é essencial pensar e mapear a atividade como um todo. Para isso, levante cada passo, a documentação necessária, os setores envolvidos e a meta final, sempre pensando nas diretrizes da companhia.
Essas informações devem ser inseridas no fluxograma para possibilitar a montagem do desenho que vai representar, graficamente, todos os procedimentos. Uma boa ideia é realizar reuniões estratégicas com os colaboradores alocados nas tarefas para colher ideias e insights.
Outra forma bastante utilizada é realizar o fluxograma durante o período de execução da atividade. Isso pode ser feito por meio de anotações ao longo do dia, com o estabelecimento de conexões entre as tarefas e a identificação de pontos de melhoria.
São algumas figuras básicas de um fluxograma:
início ou fim;
processo predefinido;
Vamos exemplificar essas figuras: o "processo" pode ser o recebimento de um determinado produto. A "decisão" pode se relacionar ao cadastramento de um novo fornecedor de insumos, enquanto o "fluxo" vai delimitar a ordem em que as etapas serão recebidas.
O "processo predefinido" representa uma ação já realizada em outro programa e possível de ser reaproveitada. Já a "operação manual" pode significar um processo que não pode ser automatizado e o "documento" se refere aos arquivos utilizados naquela atividade. Por fim, o "conector" liga um ponto ao outro em nosso exemplo de um fluxo de recebimento de produtos.
Percebeu como o fluxograma de processo empresarial pode representar, de forma gráfica e intuitiva, todas as etapas de uma determinada atividade? É possível, ainda, reaproveitar decisões acertadas de esquemas anteriores e aplicá-las a um novo conjunto de procedimentos.
Gostou deste conteúdo e quer conhecer outras formas de mensurar o desempenho em seus processos? Aproveite a visita e leia o nosso post sobre KPIs!