Se pensarmos em uma escala maior, por exemplo, em uma empresa onde várias pessoas estão nomeando, renomeando e salvando arquivos em uma mesma rede de produção, podemos imaginar que a identificação e localização de um determinado arquivo passa a ser como “achar uma agulha num palheiro”.
Para resolver esse problema o software de MAM primeiramente precisa ter um sistema de busca bastante versátil para suas pesquisas, onde ao teclar na área de busca o software interpreta o que se está digitando, compara com o que aprendeu em buscas anteriores e analisa o banco de dados, para apresentar resultados de acordo com vários parâmetros, tais como; relevância, correção, auto complete, histórico, soma de resultados, parecido com as buscas que fazemos por exemplo, no Google onde são usados mecanismos similares.
Para aumentar o poder dessas buscas, é muito importante a adição de metadados, quanto mais metadados tiver um arquivo mais fácil será localizá-lo.