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Assentamento Funcional Digital - Perguntas Frequentes
por marcelo.klotz — publicado 06/05/2016 11h54, última modificação 21/12/2018 14h55
1 - O que é AFD?
Resposta: Assentamento Funcional Digital - AFD é um repositório digital dos documentos (pastas funcionais) do servidor público federal, considerado fonte primária da informação, que substituirá a tradicional pasta funcional física.
2 - Quais os pré-requisitos para início da utilização do AFD?
Resposta: Para utilizar o sistema, o usuário deverá possuir certificado digital e obter acesso junto ao CADASTRADOR PARCIAL do órgão, lembrando que somente servidor público poderá atuar como operador do AFD.
3 - Como será formado o AFD?
Resposta: O AFD será formado pela geração de imagens, registro de metadados e assinatura digital dos documentos digitalizados, elencados na Portaria Normativa/SGP nº 9, de 1 de agosto de 2018.
4 - Quem faz parte do AFD?
Militares de ex-territórios;
5 - Onde serão armazenados os documentos após a digitalização das pastas funcionais?
Resposta: O armazenamento será em repositório central de responsabilidade do Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão - MP, com acesso pela internet e regras de segurança.
6 - O que são Documentos Funcionais?
Resposta: São documentos gerados ou produzidos em decorrência da vida funcional do servidor público. Alguns são originais, emitidos em função dos atos da Administração, relacionados aos direitos e deveres dos servidores; outros são cópias, produzidas para atendimento às necessidades da Administração.
7 - O que é Registro de Metadados?
Resposta: É o processo pelo qual são registradas no Sistema AFD as informações de cada documento, de acordo com as exigências do sistema.
8 - Qual a finalidade do Token no AFD?
Resposta: Permitir o acesso ao sistema e realizar assinatura dos documentos digitalizados.
9 - Como faço para acessar o AFD?
Resposta: O sistema está disponível na internet, no endereço:
https://sso.gestaodeacesso.planejamento.gov.br/cassso/login?service=https%3A%2F%2Fafd.sigepe.planejamento.gov.br%2FAFD%2Fpages%2Findex.jsf
10 - Todos os servidores terão acesso ao AFD?
Resposta: Somente os servidores públicos indicados pela unidade de Recursos Humanos do órgão, para as operações de upload e consultas de documentos.
11 - Existe padrão para realizar a digitalização dos documentos funcionais?
Resposta: A digitalização deverá ser realizada no formato Portable Document Format - PDF/A, pesquisável, em tons de cinza, com resolução de 300 dpi, escala 1x1, contemplando o reconhecimento de caracteres de texto nas imagens (OCR) e compactação sem perdas.
12 - O que é PDF/A?
Resposta: É um formato de arquivo digital para arquivamento de longo prazo de guarda. Baseia-se na versão 1.4 do PDF de referência da Adobe Systems Inc. (implementado no Adobe Acrobat 5 e versões posteriores) e é definido pelas normas ISO 19005-1:2005, e version 1.7, ISO 32000-1:2008.
13 - O que é OCR?
Resposta: É uma tecnologia que permite reconhecer caracteres a partir de um arquivo de imagem ou mapa de bits, sejam eles escaneados, escritos à mão, datilografados ou impressos em dados pesquisáveis e editáveis.
14 - O AFD possui perfis de acesso diferenciados?
Resposta: Sim, os principais perfis são:
Consulta_AFD (realiza apenas consultas),
Técnico_AFD (realiza consultas e operações de inclusão de documentos),
Gestor de Acesso Setorial (realiza as habilitações dos usuários),
Auditor_AFD (realiza consulta e inclusão de documentos),
Gestor_AFD ( realiza a gestão documental do órgão).
15 - Como serão criados os assentamentos funcionais dos servidores no sistema do AFD?
Resposta: São criados automaticamente, a partir da inclusão do novo servidor no SIAPE, em função da integração dos sistemas.
16 - Caso o servidor seja cadastrado no SIAPE e não apareça no AFD, o que fazer?
Resposta: Deve verificar junto ao cadastro do Siape os dados do servidor verificando se estão corretos.
17 - Como buscar/localizar as pastas funcionais cadastradas no AFD?
Resposta: As pastas funcionais digitais poderão ser localizadas por Nome, CPF e matrícula SIAPE, com utilização da funcionalidade Pesquisa.
18 - Todas as unidades de recursos humanos UPAGs terão que utilizar o AFD?
Resposta: Sim, a obrigatoriedade foi estabelecida pela Portaria Normativa/SGP nº 9, de 1 de agosto de 2018, para todas unidades vinculadas ao SIPEC.
19 - Qual a finalidade da tabela de documentos funcionais?
Resposta: A tabela foi desenvolvida com o objetivo de padronizar os tipos de documentos a serem inseridos no AFD e facilitar o processo de trabalho diário da Unidade de Recursos Humanos, com a inclusão de documentos no AFD.
20 - Há possibilidade de incluir novos tipos de documentos na tabela de documentos aprovados?
Resposta: Havendo necessidade de inclusão de novos tipos de documentos na tabela de documentos aprovados, os órgãos e entidades do SIPEC deverão solicitar essa inclusão ao DESIS/SGP, preenchendo o formulário, que está disponível no site do AFD, apresentando a devida justificativa, por meio do e-mail: sgp.afd@planejamento.gov.br.
21 - Será obrigatório o uso de Assinatura Digital nos documentos funcionais digitais e qual o sistema a ser utilizado para o processo de Assinatura Digital?
Resposta: A assinatura é obrigatória e deverá ser utilizado o SIGEPE-AFD para realizar a assinaturas dos documentos.
22 - Qual o procedimento a ser realizado na digitalização do Legado?
Resposta: As pastas físicas anteriores a 01/07/2016 (legado) devem ser digitalizado no padrão do AFD (OCR, PDF-A-1b, Tons de Cinza e Assinatura Digital) e disponibilizado no AFD na seguinte estrutura:
Para cada seção a UPAG deverá colocar um separador (sinalética) indicador do início da seção, conforme Anexo II da Portaria Normativa/SGP nº 9, de 1 de agosto de 2018.
Cada Unidade pode organizar a sua pasta funcional da forma que facilite o acesso e a análise das informações, pois o objetivo do legado é agilizar a digitalização da pasta do servidor.
Caso a pasta física seja muito grande, a seção do legado poderá ser inserida em volumes de até 200 páginas cada, por exemplo, facilitando a visualização do arquivo.
As folhas deverão ser numeradas no canto superior direito a lápis e inserido a Declaração de conclusão da digitalização do legado como último documento da pasta física, devendo a mesma ser digitalizada.
A assinatura digital deverá ser inserida em todos os volumes e na declaração de conclusão da digitalização do legado no canto inferior esquerdo, de tamanho 1 x 5 cm no último volume.
23 - Qual a destinação a ser dada aos documentos físicos do legado após digitalizados?
Resposta: Após o processo de digitalização, as pastas podem ser transferidas para um arquivo intermediário ou permanente, liberando espaço físico para melhor utilização.
24 - O que será feito com os documentos físicos recebidos dos servidores a partir de 1º de julho de 2016?
Resposta: Os documentos originais recebidos de servidores, após digitalizados no padrão do AFD, deverão ser devolvidos aos servidores. Os arquivos gerados por essa digitalização poderão ser mantidos em diretórios temporários até a inclusão no AFD.
25 - Como serão disponibilizados os certificados do ICP-Brasil?
Resposta: Os certificados serão fornecidos pelos órgãos dos usuários.
26 - Os documentos digitalizados terão validade jurídica?
Resposta: Sim, pois terão essa validade conferida pelo uso de assinatura com certificado digital no âmbito da cadeia da ICP-Brasil.
27 - Há alguma diferenciação dos documentos originais para os digitalizados?
Resposta: No âmbito do AFD, a digitalização é entendida como um processo de conversão dos documentos físicos para o formato digital. No entanto, o produto dessa conversão não será igual ao original e não substitui o original, que deve ser preservado. A digitalização, portanto, é dirigida ao acesso, difusão e preservação do acervo documental.
28 - Qual a legislação dá amparo ao AFD?
Resposta: Lei nº 12.682, de 09 de julho de 2012; Decreto nº 8.578, de 26 de novembro de 2015; Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002; Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001; Portaria Normativa/SGP nº 9, de 1 de agosto de 2018.
29 - O que fazer com os documentos físicos ou nato digitais de servidores gerados pelo RH?
Resposta: Somente os documentos constantes da "Tabela de Documentos Funcionais" devem ser inseridos no assentamento do servidor; outros documentos gerados pela Administração que não fazem parte da tabela devem ser arquivados em outros arquivos que o RH achar cabível, seguindo tabela de temporalidade do CONARQ. Caso os RHs verifiquem a necessidade de incluir novos documentos no assentamento, vide questão 20.
30 - Os estagiários e terceirizados podem utilizar o AFD?
Resposta: Não, somente servidores públicos e os contratados temporariamente poderão ter acesso ao AFD.
31 - Será necessária a compra de equipamentos (scanner, computador, monitores, storage) para execução do AFD?
Resposta: As UPAGs deverão adquirir scanners que atendam as especificações exigidas pelo AFD para realização da digitalização dos documentos e monitores maiores, para facilitar a visualização e paginação dos documentos. Todavia, não há necessidade de aquisição de Storage para armazenamento de documentos nem de servidores para instalação da aplicação.
32 - Caso receba uma cópia de vários documentos em uma única folha, como realizo a digitalização?
Resposta: Nesta hipótese deverá haver a digitalização do mesmo documento para cada tipo de documento individualmente. Para o legado não existe esta necessidade.
33 - Havendo na pasta física cópias repetidas de documentos, qual procedimento a realizar?
Resposta: A decisão sobre a retirada de duplicatas para digitalização do legado está na gestão da unidade de recursos humanos, que decidirá sobre essa retirada ou não. Porém se for realizada a higienização na pasta física estes documentos duplicados devem ser eliminados e retirados da pasta física para que pós a digitalização o arquivo digital corresponda integralmente com a pasta.
34 - Os arquivos produzidos na digitalização do legado poderão ser incluídos diretamente no SGAFD?
Resposta: Será disponibilizado após o processo licitatório o Sistema de Gestão de Serviços - SGS para a digitalização do legado e posterior envio ao AFD. Este sistema permite envio de várias pastas em lote, porém, pode-se utilizar o AFD para fazer upload de arquivos até 200MB.
35 - Será expedido algum normativo que oriente sobre a não eliminação de documentos originais (físicos) que forem digitalizados e inseridos no AFD, após 1° de julho de 2016?
Resposta: Não, pois os esclarecimentos já foram reportados na Portaria Normativa/SGP nº 9, de 1 de agosto de 2018, que orientou quanto à observância da não eliminação, conforme as diretrizes do Arquivo Nacional.
36 - O que é documento nato-digital?
Resposta: Documento criado originariamente em meio eletrônico.
37 - Existe alguma orientação sobre a inserção de documentos nato-digitais no AFD, produzidos pelos sistemas informatizados das instituições?
Resposta: A inclusão de documentos nato-digitais no AFD deverá ser realizada pela exportação dos mesmos de seus sistemas originários, no formato PDF/A definido para o AFD.
38 - As pastas do legado devem ser numeradas antes da digitalização?
Resposta: Sim, as unidades de RH deverão realizar a numeração contínua dos documentos constantes da pasta funcional, inserindo as sinaléticas para divisão de seções. As sinaléticas não serão digitalizadas, e não serão contabilizadas para informar a quantidade de folhas existentes nas pastas na declaração de conclusão da digitalização do legado.
39 - É obrigatório contratar empresas para digitalizar as pastas do legado?
Resposta: Não, o órgão pode realizar a digitalização com seus recursos próprios.
40 - Qual procedimento necessário para ter acesso ao AFD com perfil operador?
Resposta: O servidor deve preencher o formulário que está disponível em https://www.servidor.gov.br/gestao-de-pessoas/assentamento-funcional-digital/documentos e solicitar que o Cadastrador Parcial de seu órgão realize a habilitação no SIGEPE e dê o perfil solicitado. Após a habilitação o usuário deverá acessar utilizando seu token.
* Para os usuários Militares, o cadastrador parcial deverá criar o usuário no SIGAC , além de enviar para a central SIPEC o formulário dos servidores para que seja realizada a habilitação.
41 - Quais os novos procedimentos para análise do TCU/CGU referentes aos processos de admissão de pessoal, concessão de aposentadoria, reforma e pensão, conforme COMUNICA nº 557582?
Resposta: Os novos procedimentos devem seguir o seguinte Fluxo Operacional: Digitalizar toda a documentação exigida pelo TCU/CGU e inserir no AFD como tipo de documento: "Processo de Admissão"; "Processo de Aposentadoria" e "Processo de Pensão";
Efetuar o cadastro do processo no SISAC (e-Pessoal);
CGU irá verificar no SISAC (e-Pessoal) os novos processos cadastrados;
CGU irá utilizar o AFD para analisar toda a documentação;
CGU emitirá Parecer - Despacho ou Diligência e inserir no AFD estes documentos;
Os operadores verificarão em relatórios a existência de diligências;
Conclusão do Processo.
A partir de 01/07/2016 todos os novos processos de admissão de pessoal e de concessão de aposentadoria, reforma e pensão, deverão ser digitalizados e incluídos no AFD. Os processos anteriores a 01/07/2016 devem ser inseridos no AFD como legado, seguindo o prazo, conforme Portaria Normativa/SGP nº 9, de 1 de agosto de 2018.
Para inclusão destes processos, deve-se verificar os documentos necessários, conforme orientações do TCU/CGU, digitalizá-los em um único arquivo e selecioná-los como tipo de documento. Ex.: "Processo de admissão", "Processo de alteração de aposentadoria", "Processo de concessão de aposentadoria", "Processo de revisão de aposentadoria", "Processo de alteração de pensão", "Processo de concessão de pensão" e "Processo de revisão de pensão".
Não serão enviados, a partir de 01/07/2016, processos físicos para CGU e TCU. Estes processos serão analisados no AFD.
42- Na tabela de documentos funcionais, os documentos são classificados como obrigatórios e condicionais. Qual a diferença?
Resposta: Documentos Obrigatórios são aqueles exigidos no momento da contratação /admissão e os Condicionais são aqueles documentos que nem todos servidores possuem, porem passam a ser obrigatórios quando estiver naquela condição. Ex: Certidão de casamento, passa a ser obrigatória se o servidor casar.
43- Servidor que foi excluído antes do dia 01/07/2016, ele entra no AFD?
Resposta: servidores que perderam o vínculo com Administração Pública antes da data de criação do AFD não estão contemplados neste primeiro. No caso de aposentados falecidos antes da data acima que não tenha processo de pensão, não fazem parte do AFD.
44- Caso na digitalização do legado, sejam encontrados dentro pasta do servidor documentos médicos (atestados, relatórios, laudos, envelopes lacrados etc), qual procedimento adotar?
Resposta: documentos médicos não era para estar na pasta do servidor. Caso seja encontrado, deve ser retirado e encaminhado para a Unidade SIASS ou ao serviço de saúde do órgão (art. 204 da Lei nº 8.112, de 1990, Decreto nº 7.003, de 2009 e ON SRH/MP nº 3, de 2010). Neste tipos documentais devem seguir os aprovados pela área de saúde que constam na tabela de documentos: 1-Atestado de Saúde Ocupacional – ASO; 2- Ato de concessão de licença para tratamento da saúde do servidor; 3- Laudo pericial por motivo por motivo de saúde.
Diante do exposto, na confecção legado caso vocês encontrem documentos médico, somente para este caso, os mesmo poderão ser retirados das pasta e colocada na pasta especifica de saúde, antes da digitalização.
45- De acordo com Portaria Normativa/SGP nº 9, de 1 de agosto de 2018, fica vedado o arquivamento na forma física de documentos ou cópias de documentos nos assentamentos funcionais físicos. O que fazer com estes documentos gerados pelas unidades ou entregues por servidor?
Resposta: documentos apresentados pelos servidores deverão ser devolvidos a estes (declarações, certidões, identidade, diplomas, carteiras, atestados etc) e documentos produzidos pelo órgão de vinculação do servidor deverá ser arquivado pelos órgão nos centros de documentação (fichas, formulários, processos, portarias, despachos, memorandos etc).
46- Qual procedimento adotar quando ocorrer solicitação de desaverbação de Certidão de Tempo de Serviço pelo servidor?
Resposta: Havendo pedido do servidor para devolução de documento original entregue a unidade de gestão de pessoas e que conste da pasta funcional física, esta deverá proceder a substituição do original por uma cópia autenticada com registro no verso de que o original foi devolvido ao servidor de forma a manter o conjunto documental completo. Neste caso deve incluir no AFD o processo de desaverbação, mantendo o legado da forma que foi criado.
47- Qual procedimentos adotar com envelopes lacrados de Declaração de IR arquivados na pasta do servidor?
Resposta: Neste caso especifico cada gestão de pessoas deve decidir o que vai fazer, pois o decreto nº 978 e Portaria Interministerial MP/CGU nº 298, de 6 de setembro de 2007, regulamenta este assunto e deixa claro quem tem acesso ao conteúdo. No AFD consta o tipo documental "Autorização para acesso à declaração do IRPF" para este assunto, então não deve ser digitalizado a imagem de um envelope.
48- Qual procedimento adotar no AFD em função da nova Portaria MF 567/2017 referente a Certidão de Tempo de Serviço/Contribuição?
Resposta: O RH deverá arquivar a via da CTC recebida no AFD utilizando a Tabela de Documento Funcionais como tipo de documento "Certidão de Tempo de Serviço/Contribuição". OBS: A via digitalizada do AFD deverá estar com o registro de que o tempo certificado foi averbado e que é vedada sua reutilização por outro regime, devolvendo-a ao servidor depois de digitalizada, conforme Art. 7º Parágrafo único.
Art. 7º-A Se o ente utilizar processo administrativo eletrônico, a segunda via da certidão emitida pelo regime de origem, com recibo do interessado, e a primeira via da certidão recebida pelo regime instituidor poderão ser arquivadas eletronicamente.
Parágrafo único. Na hipótese de que trata este artigo, o regime instituidor deverá registrar na primeira via original da CTC recebida que o tempo certificado foi averbado e que é vedada sua reutilização por outro regime, devolvendo-a ao servidor depois de digitalizada." (NR).
49 – Quais os procedimentos a serem adotados para o recebimento de novos documentos funcionais apresentados pelos servidores?
Resposta: de acordo com a Portaria Interministerial MJ/MP nº 1.677, de 7 de outubro de 2015, detalhada abaixo:
a) apresentação pelo interessado do documento avulso original ou cópia autenticada administrativamente ou cópia autenticada em cartório para digitalização imediata, devolvendo-o no ato. O documento resultante da digitalização será anexado ao processo digital ou integrado em fluxo de trabalho informatizado. Neste caso, há a formação de um processo totalmente digital;
b) apresentação pelo interessado do documento avulso original e sua cópia simples para autenticação administrativa e posterior digitalização. Neste caso, a unidade de protocolo fará a conferência da cópia com o documento original, efetuando autenticação administrativa da cópia, conforme Figura 30, registrando também a hora do recebimento no protocolo e devolvendo o documento original de imediato ao interessado.
Depois de realizada a digitalização, as cópias simples autenticadas administrativamente poderão ser descartadas ou disponibilizadas para devolução ao interessado, a critério do órgão ou entidade. O documento resultante da digitalização será anexado ao processo digital ou integrado em fluxo de trabalho informatizado. Neste caso, há a formação de um processo totalmente digital; ou
c) recebimento e retenção de documento avulso original ou cópia autenticada administrativamente ou de cópia autenticada em cartório para posterior digitalização e anexação a processo digital ou integração em fluxo de trabalho informatizado. Os documentos avulsos originais ou as cópias autenticadas retidas devem ser classificados; arquivados e mantido(s) nos termos da temporalidade e destinação de documentos de arquivo aprovados pelo CONARQ ou pelo Arquivo Nacional para uso no órgão ou entidade. Neste caso há a formação de um processo totalmente digital ou um processo híbrido, ao critério do órgão ou entidade.