Como organizar um evento esportivo: dicas essenciais para produtores
Embora muitas pessoas não pratiquem nenhum tipo de atividade física, muitas gostam de assistir e se envolver. E é por essa razão que organizar um evento esportivo pode ser tão dinâmico e vibrante: os esportes têm o poder de mexer com a paixão das pessoas!
A regra número 1 para organizar qualquer tipo de evento é o planejamento e, claro, isso também se aplica aos eventos esportivos. Depois de pesquisar bastante, se organizar com antecedência e fazer seu check-list, é hora de colocar a mão na massa!
Veja algumas dicas que preparamos para que você organize um evento esportivo incrível. Nossa torcida é pelo sucesso do seu evento!
Quando se fala de esportes, adaptações nem sempre são bem-vindas. Imagine se o esporte do evento for o ciclismo: o ideal seria escolher um local com uma pista adequada ao invés de fazer uma adaptação em um espaço que não tenha as melhores condições. Ofereça aos atletas as condições necessárias para que a prática possa ser realizada plenamente e com segurança. Além disso, garanta a boa visibilidade do público e, claro, a segurança dele.
Lugares muito apertados também não são legais. É muito importante que você leve em consideração um local que permita a mobilidade confortável do seu público.
Corra atrás de patrocinadores
Se você quer promover um evento bacana mas não tem verba suficiente para realizá-lo, não perca tempo. Separe sua listinha de contatos e vá à luta, venda patrocínios! Lembre-se que os possíveis patrocinadores têm que ter identificação com o evento esportivo, como uma marca de roupas fitness, por exemplo. Descreva para eles como será o projeto, a importância do evento na categoria esportiva, para quem ele é destinado e tentem chegar a um acordo que seja benéfico para ambos, definindo pontos tais como a forma de destaque da marca.
Converse com várias empresas, proponha diferentes tipos de patrocínio. Isso deve ser feito antes mesmo de produzir sua estratégia de divulgação, pois esta deve contar com a logo do patrocinador. Quanto maior o número de patrocinadores, melhor será para você!
Ter bons fornecedores é essencial. Faça um orçamento com cada uma das suas opções e, para cada segmento, escolha aqueles que passarem maior segurança e tiverem bom preço. Nem sempre o mais barato é o pior e o mais caro, o melhor. A palavra chave aqui é custo-benefício!
Divulgue corretamente
Divulgar de maneira eficiente significa ir de encontro ao público-alvo. Caso o evento seja uma corrida, que tal anunciar seu evento em TVs de publicidade localizadas em academias?
Pense onde o seu público possa estar e na melhor maneira de chegar até ele. No caso de eventos para idosos, a divulgação por meios impressos em bairros certos pode gerar grande resultado. Também divulgue bastante nas redes sociais, nos sites e blogs com temas ligados ao evento esportivo que você quer mostrar. Se o evento for para jovens, você deve abusar ainda mais da divulgação online.
Já que estamos falando de eventos esportivos, pode-se divulgar ainda em academias e academias de crossfit, por exemplo. Geralmente são lugares onde estão presentes públicos das mais diversas idades e o ambiente é propício para a divulgação de atividades que tenham a ver com energia, esporte e inspiram saúde.
Saiba tudo sobre o seu público-alvo, entenda os seus hábitos e o encontre. Essa é uma regra básica que todo produtor deve saber :)
Venda os ingressos ou inscrições pela internet
Vender ingressos na internet é muito prático, fácil e cômodo, tanto para você quanto para os convidados. Você não precisa procurar um ponto de venda, nem se deslocar para fazer isso. Os participantes podem comprar os ingressos sem precisar enfrentar filas ou ter que sair de casa. Disponibilize esse tipo de facilidade e garanta o conforto do público! Ofereça praticidade a quem está interessado em comparecer :)
#DicaSympla: Para vender inscrição de atletas para seu evento esportivo, utilize formulários de inscrição personalizados. Assim, você garante muito mais comodidade aos participantes e facilidade na gestão das informações. Saiba mais sobre como produtores personalizam formulários usando a Sympla.
Combine com os patrocinadores a distribuição de brindes para o público durante o evento. É uma ótima ideia fazê-los de forma que tenham a ver com o universo do esporte, como bonés, camisetas, squeezes, toalhinhas personalizadas, barrinhas de cereais ou coisas relacionadas diretamente ao que está sendo praticado. Essa é uma boa forma de conquistar o público e divulgar o patrocínio!
Atenção com a segurança
Até mesmo em eventos grandes, como as Olimpíadas, existem falhas nesse quesito. Quem não se lembra do caso do maratonista brasileiro Vanderlei Cordeiro de Lima, que foi prejudicado por um invasor nos momentos finais da prova? Este tipo de incidente é lamentável e poderia ser evitado. Portanto, é importante contratar uma boa equipe de segurança, bem treinada, que possa agir com eficácia e rapidez no caso de algum imprevisto.
Cuide também da segurança dos espectadores. Verifique o estado das arquibancadas, a capacidade de lotação, as saídas e as condições de tudo o que será utilizado. Os banheiros e/ou vestiários tem que estar em ordem e super limpos. Locais para eventos esportivos também precisam de uma vistoria dos bombeiros, de alvará para funcionar. Na data, devem contar com serviços médicos para casos de emergências.
Separe as torcidas
Caso exista rivalidade entre as torcidas oponentes, é necessário separar um espaço para cada uma para evitar qualquer tipo de conflito. Quem nunca ouviu histórias de pessoas que se alteraram durante jogos que são considerados clássicos do futebol? Seja prudente e garanta a paz e a segurança de todos os participantes reservando lugares distintos para cada torcida.
Permita a venda de bebidas e alimentos
Qualquer que seja o esporte praticado, dificilmente o evento terminará rápido. Portanto, é interessante permitir a venda e consumo de alimentos e bebidas durante o evento. Você pode contratar uma empresa que realize o serviço ou até mesmo consegui-lo através de um patrocinador. Esse tipo de serviço faz com que as pessoas fiquem mais dispostas e não abandonem o evento em busca de comida.
Preparado para fazer o seu evento esportivo ser um sucesso? Siga esses passos e seja um produtor campeão!