Publicado dia 12 de julho de 2015
Estas informações servirão como balizadores para as demais atividades, gerando ganhos de alinhamento entre as partes e garantindo que as atividades gerem o valor esperado pela empresa. Isto também é importante para maximizar oportunidades e reduzir os riscos do projeto.
Sendo assim, o primeiro passo é identificar os pontos mais importantes para a empresa antes de iniciar o trabalho. Você deve levar em consideração aqui quais pontos não podem ficar de fora do escopo do projeto e (caso necessário) quais devem ser evitados.
Em um projeto para implantação ou melhoria do processo de Gestão Orçamentária não é diferente. Vamos ver algumas das definições mais comuns e os primeiros passos para um Orçamento Empresarial de sucesso:
Áreas e pessoas envolvidas
Definição do Horizonte de Análise para as projeções
Definição do Quadro de Premissas Orçamentárias
Identificação das fontes de dados realizados
Antes de qualquer coisa é preciso ter em mente qual o objetivo principal de sua empresa ao implantar um processo de Gestão Orçamentária.
Pode ser uma iniciativa para melhorar a Governança Corporativa, uma ação para maximizar os lucros ou até mesmo uma medida emergencial para enfrentar uma crise (interna ou externa), entre inúmeras outras razões.
Mas o importante é saber exatamente o que se espera, pois resultados estão intrinsecamente ligados a expectativas. Antes de continuar, abra um documento em seu computador ou mesmo escreva em um pedaço de papel o que sua empresa espera com a implantação do Orçamento Empresarial.
Lembre-se: o Orçamento Empresarial é a tradução dos planos estratégicos da empresa em números. Portanto, é fundamental muito "carinho" nesta fase para definir exatamente os objetivos de montar um orçamento para sua empresa.
Caso esteja em dúvida, deixe um comentário com o objetivo que anotou e trocamos uma ideia. Ok?
Aqui no Treasy somos grandes evangelizadores do Orçamento Colaborativo. Entre diversos benefícios da adoção desta forma de Gestão Orçamentária para sua empresa, podemos destacar principalmente a redução no tempo de elaboração do planejamento e também o aumento do engajamento de toda a equipe em relação às metas estabelecidas.
Mas sabemos também que dependendo do tamanho e cultura da empresa, não é tão simples começar envolvendo todas as áreas e pessoas. Assim, talvez possa ser mais rápido e seguro começar com umOrçamento Centralizado, definindo um responsável (geralmente) das áreas de Planejamento, Controladoria ou Finanças, que já terá mais familiaridade com os termos e atividades necessárias.
Outro ponto importante é saber para quanto tempo queremos projetar os resultados.
O mais comum nas empresas é encontrarmos o Planejamento Estratégico criado para um prazo de 01 a 03 anos, sendo o Orçamento Empresarial elaborado de forma anual.
Mas este horizonte pode chegar até algumas décadas em empresas que atuam com grandes investimentos para recuperação em um longo prazo, como é caso das concessões (pedágios, portos, aeroportos etc.) e empresas de exploração (petróleo, mineração etc.).
Já no caso de empresas com negócios mais voláteis (como em setores ligados a moda ou inovação), é comum que o orçamento empresarial seja realizado e revisado semestralmente, e em alguns casos até trimestralmente.
Assim, saber qual o Horizonte de Análises e Projeções ideal para sua empresa é um dos primeiros passos para um Orçamento Empresarial de sucesso!
As Premissas Orçamentárias são a orientação básica para dar início ao processo de orçamentação e funcionam como uma espécie de balizadores estratégicos.
Durante o processo orçamentário é normal realizar experimentos para saber, por exemplo, como ficariam os resultados com uma redução de pessoal, substituições de matérias-primas, abertura ou fechamento de canais de distribuição, alterações no mix de produtos de vendas ou qualquer outro tipo de simulações com o objetivo de encontrar formas de reduzir custos ou elevar o faturamento, consequentemente melhorar o lucro da empresa.
Boa parte dos ganhos obtidos com a Gestão Orçamentária está na comparação do que foi planejado com os resultados realizados, o chamado Acompanhamento Orçamentário.
Assim sua empresa consegue identificar quais são os maiores desvios em relação à estratégia estabelecida e atuar de forma reativa ou proativa para corrigir estes desvios e garantir que os objetivos traçados sejam atingidos.
Portanto, antes mesmo de começar a projetar seus resultados, é importante mapear as fontes de dados disponíveis na empresa para saber onde obter os dados realizados.
Se sua empresa já possui um sistema ERP implantado, provavelmente você conseguira nele a maior parte das informações necessárias como faturamento, folha de pagamento e a relação das despesas realizadas. Algumas informações também podem estar em planilhas ou sistemas complementares.
Este mapeamento prévio é importante para que você entenda como estão estruturadas as informações realizadas e monte seu orçamento com um nível de detalhamento parecido, o que vai facilitar bastante acomparação Planejado x Realizado x Histórico.