CTPS Digital: O que muda para o RH nas empresas? - Oitchau
No ano passado houve a criação da CTPS Digital. Ela corresponde ao que comumente é chamado de carteira de trabalho e substitui o documento físico.
As empresas e principalmente o RH devem ficar atentos para que haja o cumprimento dos requisitos de forma correta.
Para isso separamos para você informações importantes e previsões legais quanto à alteração da forma de registro dos empregados. Continue lendo e confira.
CTPS Digital: O que é?
A carteira de trabalho é o documento que se destina às anotações sobre os vínculos empregatícios de um trabalhador.
É nela que constam informações como o número do PIS, a data de contratação, cargo ocupado, alteração de função, salário e alterações sobre ele e concessão de férias, dentre outros.
Ela contém importantes informações sobre o contrato de emprego. O documento físico foi substituído no ano passado por um novo em formato digital.
A intenção é tornar as informações mais acessíveis e concentradas em um só lugar. Isso evita problemas de devolução de carteira e de anotações pendentes.
Quais as regras da CTPS digital?
As regras da carteira de trabalho digital foram instituídas pela Lei 13874/2020 e pela Portaria 1.065/2019.
Previsões da lei: Criação da carteira de trabalho digital
Art. 15. Os procedimentos para emissão da CTPS ao interessado serão estabelecidos pelo Ministério da Economia em regulamento próprio, privilegiada a emissão em formato eletrônico." (NR)
Previsões da Portaria 1.065/2019: Regras específicas de anotação do documento
O que muda para o RH com a CTPS Digital?
Com o surgimento da carteira de trabalho digital a principal alteração é que as anotações passam a ser feitas a partir das informações prestadas pela empresa ao eSocial.
Elas devem ser prestadas mensalmente até o dia 15. O sistema e a CTPS são automaticamente atualizados com os dados prestados.
Note que o eSocial inclui informações sobre registro de empregados, rescisão contratual, jornada de trabalho, concessão de férias, pagamentos e alteração salarial, que condizem às informações necessárias na carteira de trabalho.
As empresas que não são adeptas ao eSocial precisarão se adaptar e enquanto não o fazem deverão seguir com as anotações na CTPS física.
Outro ponto importante é o cuidado com a informação dos dados. Para a rescisão o empregador possui 10 dias de prazo para informá-la e formalizá-la; para as demais alterações deve se considerar o prazo do eSocial (até o dia 15 do mês).
A empresa é a responsável pela emissão da CTPS digital?
Não. Em verdade, cada um dos trabalhadores é que deve fazer o registro e cadastro da sua carteira de trabalho digital. Afinal, os dados dizem respeito aos colaboradores e o documento lhes pertence. Com isso, à empresa cabe apenas realizar as anotações digitais.
Para que serve, afinal, a CTPS digital?
O documento serve, de modo geral, para manter registros de informações sobre os contratos de trabalho de um trabalhador. Com isso, é possível ter dados sobre os recolhimentos previdenciários, vínculos de emprego, salários, férias e outros.
O que muda, então, é que antes essas informações permaneciam com registro físico. Agora, com a CTPS digital, os dados são digitalizados, o que torna o acesso a eles ainda mais fácil.
Por exemplo, considere que inúmeros órgãos públicos usam os dados de um contrato de trabalho para fins diversos. Nesse caso, considere o INSS, o Fundo de Amparo ao Trabalhador e até mesmo a Receita Federal.
Isso, é claro, sem se considerar os sistemas nos quais o próprio empregador precisa conceder informações, como é o caso do eSocial, dentre outros.
Diante de tudo isso, o que se tem é que a CTPS Digital facilitou o acesso aos dados. Afinal, automaticamente os sistemas e órgãos se alimentam de informações que estão ali dispostas. Ou seja, conversam entre si e são capazes de se complementar.
Igualmente, são muito importantes para que se garanta a idoneidade de informações e a proteção dos sistemas contra fraudes. Aqui, o que se tem são inúmeros sistemas que devem convergir entre si e em caso de discrepância requerem atualizações.
O que fazer com a CTPS física? Posso descartá-la?
Quem tem a CTPS física e antiga deve guardá-la e não descartá-la. Apesar da sua substituição pela versão digital, ela continua sendo válida. Além disso, é muito importante para comprovar períodos anteriores de emprego.
Considere, por exemplo, que a digitalização não tenha reconhecido ou informado um dos vínculos de emprego anteriores, com registro na CTPS física. Nesse caso, então, é preciso tê-la em mãos para fins de comprovação.
O que muda, então, é que as novas anotações (de novos vínculos ou de informações referentes aos já existentes) serão feitas no aplicativo ou pela internet. Já os anteriores permanecem na CTPS física.
Prazos de anotações da CTPS digital?
É crucial que as empresas fiquem de olho nos prazos para a realização de anotações na nova CTPS. Eles estão determinados na Portaria 1195 de 30/11/2019. Veja, por exemplo, alguns dos principais prazos:
Até 01 dia antes do início da prestação de serviço pelos novos colaboradores: matrícula do empregado, data da emissão da CTPS, valor do salário, natureza da atividade laboral;
Para contratações que ocorrerem até o dia 15, deve-se informar até o dia 15 do mês subsequente: descrição de cargo e função, salário variável, horário de trabalho, informação de empregado com deficiência ou reabilitado, dentre outros;
Até o dia 15 do mês subsequente para casos de alterações contratuais ou de dados: férias, afastamento por auxílio-doença ou acidentário, reintegração ao emprego.