Também é uma excelente ferramenta para projetos compartilhados, onde tudo deve ser registrado para que o grupo todo tenha acesso às informações, o andamento e a conclusão de cada atividade.
Um segredo para conseguir cumprir grandes projetos ou atingir metas é quebrá-los em tarefas menores, estabelecendo submetas, assim, você caminha, passo a passo, rumo ao êxito. Lembre-se sempre de priorizar as atividades da lista e executá-las na ordem que for necessária ou mais conveniente para você. Faça com que a organização trabalhe a seu favor!
Também é preciso destacar o poder do cumprimento de uma lista. É fato que sentimos prazer ao riscar um item da lista. Saber que concluímos algo é fator de motivação e engajamento. Poder acompanhar de maneira visual e concreta a conclusão de tarefas nos mostra o quanto somos capazes, estimulando a vencer desafios. É uma maneira tangível de acompanhar a capacidade, além de ser uma boa métrica de desempenho e desenvolvimento.
A seguir, estão alguns tipos e sugestões de listas que podem te ajudar a começar a organizar sua rotina:
A lista é só o primeiro passo para uma vida mais organizada e produtiva. Uma vez que você pode canalizar sua energia em outras coisas, é preciso se dedicar à execução das tarefas.
Anote tudo: Use uma agenda ou aplicativos, as ferramentas são suas aliadas na organização. É mais inteligente usar um pouco de tempo para organizar a rotina do que deixá-lo escapar enquanto tenta se lembrar de todos seus compromissos e afazeres.
Respeite seu tempo: Uma vez que você anotou, tem conhecimento de tudo o que tem para fazer, com suas devidas demandas de tempo, energia e prazos. Você precisa ser o guardião do próprio tempo, por isso, comprometa-se a realizar aquilo que se propôs, de forma coerente e razoável.
Reserve tempo para os imprevistos: Por mais organizado que seja, e por mais que se comprometa consigo mesmo, sempre surgirão imprevistos que precisarão de atenção imediata e passarão na frente do planejamento. Por isso, é importante que você não comprometa todo o seu tempo, deixe que sobrem janelas ou intervalos para lidar com essa demanda imediata e, se necessário, restabeleça a ordem e prioridade dos itens.
Tenha uma caixa de entrada: Pode ser o bloco de notas do celular ou um caderninho de papel na bolsa. Tenha um lugar para anotar tudo o que chega de novo, assim você não precisa comprometer sua memória e atenção com as novas demandas, podendo direcioná-las posteriormente às devidas categorias.
Abuse das listas: Faça várias listas, use e abuse desse recurso. Ao invés de criar uma grande lista, separe-as por categorias ou contextos. Isso te permite ir direto ao ponto, se focando apenas no que importa em cada momento.
Divida projetos: Isso mesmo, divida grandes projetos em algumas listas de atividades, use o critério mais conveniente para cada situação, como prioridade, tipo de tarefa, local de execução ou ordem de dependência (caso a execução de um item dependa da conclusão do anterior). O mais importante é quebrar algo grande em pequenos pedaços que serão mais facilmente realizáveis. Sem nunca perder a dimensão do todo, é claro.
Revise: Tão importante quanto anotar, é revisar. Encaixe em sua rotina o momento de revisitar e revisar suas listas, isso te permitirá acompanhar o andamento dos projetos, além de ajudar a não esquecer de nada.
Não esqueça das tarefas delegadas: Sempre que uma atividade for delegada a outra pessoa ou estiver em uma etapa de espera, anote. Assim, ao fazer sua revisão, poderá conferir os prazos e entrar em contato com o responsável, se necessário.