Como diminuir gastos com a gestão de arquivos e documentos
É comum encontramos em empresas, independentemente do tamanho, muitos documentos acumulados. E o resultado disso tudo, não poderia ser outro: pilhas e pilhas de papéis entulhados, ocupando espaços que poderiam ser utilizados para outros fins. No entanto, felizmente existem maneiras que visam a economia tanto de espaço quanto de custos desnecessários. É exatamente esse tipo de gestão de arquivos e documentos que muitos empreendimentos estão adotando e colhendo seus benefícios.
Dessa forma, não se preocupe se seu ambiente de trabalho está uma bagunça e anualmente tem gastos exorbitantes com a "papelada" no seu escritório. A seguir, vamos compartilhar 5 dicas valiosas de como fazer uma gestão eficiente de documentos e diminuir grande parte dos seus problemas.
1. Implemente uma gestão de arquivos e documentos
A gestão documental é um conjunto de ações que visam à eficiência na criação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos. Assim, essas rotinas administrativas têm como objetivo final, eliminar muitos documentos ou guardá-los de maneira correta, evitando desperdício de espaço ou complicações legais.
Vale ressaltar que além de monitorar os documentos, eles também devem ser protegidos, uma vez que muitos possuem informações sigilosas. Então, eliminar a possibilidade de qualquer um ter acesso a esses arquivos, é o ponto de partida para diminuir gastos com danos e perdas.
A partir dessa gestão de arquivos, manuseá-los se torna uma tarefa mais fácil e rápida, possibilitando que os documentos sejam preservados e encontrados sem dificuldades. Como consequência, será possível tornar o trabalho ágil, economizar tempo e dinheiro.
2. Contrate empresas especializadas em arquivamento
Não é impossível que organizações consigam fazer a gestão de arquivos e documentos de forma independente, Mas, é importante saber que existem empresas especializadas em fazer esse tipo de trabalho.
Essas empresas, são qualificadas para arquivar documentos e também podem oferecer ferramentas para realizar o serviço com eficiência. Dessa maneira, é possível evitar gastos que seriam aplicados a contratações e treinamentos para funcionários realizarem esse trabalho. Além da garantia de proteção contra possíveis danos e perdas desses arquivos.
3. Digitalize os documentos e aproveite o espaço liberado
Outra recomendação é iniciar um processo de digitalização sob demanda para, na medida do possível liberar mais espaço físico dentro do empreendimento. Sabemos que a digitalização total de arquivos extensos é onerosa tanto em termos financeiros, quanto em termos de tempo dispendido para a tarefa. Por isso o recomendado é a digitalização por demanda.
Dessa forma, se um conjunto de documentos está sendo solicitado para algum projeto novo, ou algum cliente solicita uma informação, pode-se digitalizar rapidamente os documentos necessários, armazenar sua cópia digital na nuvem e proceder com a destinação correta de sua cópia física, seja eliminando-a ou arquivando-a permanentemente.
Além de guardá-los de forma segura e evitar despesas extras, é possível também editar e transformar os documentos em dados pesquisáveis. E quanto ao espaço que antes era ocupado por pilhas e pilhas de papéis, esse poderá ter outra utilidade. O resultado disso tudo? Possibilidade de ampliar sua rentabilidade, optando por processos mais relevantes e produtivos para a empresa.
A digitalização sob demanda também está crescendo no mercado de guarda de documentos, pois empresas com arquivos extensos que precisam de soluções mais urgentes e econômicas, podem optar pela guarda terceirizada de documentos de maneira imediata, e proceder com a digitalização do arquivo físico conforme a necessidade de se obter um documento específico de forma ágil e econômica.
4. Classifique e guarde adequadamente os documentos
Não basta apenas digitalizar seus arquivos se esses não estiverem separados e armazenados de forma adequada. Para que isso ocorra da melhor maneira, listamos a seguir algumas ações que poderão ser adotadas. Todas dizem respeito tanto aos arquivos físicos quanto aos digitalizados, sendo que algumas são mais indicadas ao primeiro caso:
– Separe os documentos em lotes, de acordo com o tipo ou assunto do arquivo;
– Utilize etiquetas de cores específicas para classificar as pastas ou armários, definindo uma cor para cada segmento. Não deixe de nomear cada pasta: o que pode ser óbvio para um funcionário ou departamento, pode não ser para toda a empresa;
– Separar por ordem alfabética e/ou data também são ótimas opções;
– Adote o modelo vertical para organizar os armários de arquivamento: de cima para baixo, armazene os documentos mais recentes ou mais importantes;
É importante que a manutenção desse acervo sempre aconteça com uma frequência determinada. Geralmente, elas ocorrem de 3 em 3 meses. Com essa prática simples você reduz o tempo de busca de arquivos e documentos.
5. Utilize a técnica da microfilmagem
Apesar do nome ser pouco utilizado, essa técnica é bem conhecida no meio empresarial. Nada mais é que a captura de imagens dos arquivos impressos, preservando as informações. Essa técnica pode ser similar à digitalização por trazer os mesmos benefícios, mas é um pouco mais específica. Dessa maneira, é possível eliminar o papel sem problemas futuros, uma vez que esse método tem amparo legal, possuindo o mesmo valor de um documento original.
No entanto, é necessário desembolsar uma quantia alta de recursos financeiros para adquirir o equipamento e a pesquisa pela documentação pode se tornar mais lenta, exigindo maior poder de processamento e prejudicando a agilidade do processo. Assim, pode não ser um método ideal para qualquer empreendimento.
Com essas dicas, você poderá conquistar uma gestão com mais qualidade, facilitando o sistema de arquivamento de documentos e trazendo muitas vantagens tanto para as pessoas quanto para a própria organização.
Portanto, o sucesso de qualquer empresa começa a partir de um controle eficaz que combine a redução de custos com bons investimentos e ações dentro do empreendimento. Ou seja, quando bem aplicados, o planejamento e a organização possibilitam reduzir gastos com o tempo e dinheiro.
Logo, se estiver pronto para começar a melhorar a gestão documental na sua empresa, não hesite em contatar a Destaque para te ajudar nesse novo projeto. Fale com um de nossos consultores e faremos um diagnóstico completo do que pode ser melhorado e te diremos como isso poderá ser feito, economizando o máximo possível de tempo e recursos financeiros.
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