PRESIDÊNCIA DA REPÚBLICA EMPRESA BRASIL DE COMUNICAÇÃO AUDITORIA INTERNA. SUMÁRIO EXECUTIVO DO RELATÓRIO DE AUDITORIA nº 06/ PDF
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Cecília Amaro Alcaide
1 PRESIDÊNCIA DA REPÚBLICA EMPRESA BRASIL DE COMUNICAÇÃO AUDITORIA INTERNA AUDITORIA AUDITORIA OPERACIONAL TV BRASIL MARANHÃO SUMÁRIO EXECUTIVO DO RELATÓRIO DE AUDITORIA nº 06/2013 Brasília - DF Junho/2013
2 RELATÓRIO DE AUDITORIA Nº 06/2013 PÁGINA 1 DE 6 PRESIDÊNCIA DA REPÚBLICA EMPRESA BRASIL DE COMUNICAÇÃO AUDITORIA INTERNA SUMÁRIO EXECUTIVO UNIDADE: Gerência Executiva Regional do Nordeste TV Brasil Maranhão TEMA: Diagnóstico da unidade quanto aos aspectos relacionados a recursos humanos, instalações prediais, transporte, equipamentos, contratos, práticas gerais de gestão e grau estimado de riscos. TIPO DE AUDITORIA: Auditoria Operacional FORMA DE AUDITORIA: Direta Completa PERÍODO DOS EXAMES: 22/04 a 14/06/2013 Com base nas informações consignadas no documento acima referenciado, apresentamos a seguir as constatações levantadas pela AUDIN, no sentido de subsidiar o processo de tomada de decisão pela administração da empresa e favorecer o acompanhamento da evolução das situações: I CONSTATAÇÕES 1 - Precariedade das instalações prediais O estado de conservação dos imóveis que abrigam a Unidade é precário, necessitando de reformas emergenciais, pois apresentam sérios problemas estruturais, nas instalações elétricas e hidráulicas o que inviabiliza a instalação de novos equipamentos adquiridos pela Empresa e coloca em risco a saúde dos servidores. 2 - Permanência da antiga torre de transmissão Apesar de instalada a nova torre de transmissão desde 2011, a torre antiga continua montada, está corroída pela maresia e mesmo tendo sido efetuado reforços em parte da sua estrutura com a substituição de peças e parafusos, essa foi uma ação apenas paliativa. Dessa forma, ações devem ser adotadas visando sua desmontagem e retirada no menor prazo possível.
3 RELATÓRIO DE AUDITORIA Nº 06/2013 PÁGINA 2 DE 6 3 Falta de balizamento da nova torre A nova torre está pintada conforme recomendado pelo Ministério da Aeronáutica, no entanto não existe iluminação lateral, sendo que havia orientação da EBC junto à ACERP (que adquiriu a torre), para que esse balizamento fosse efetuado também por meio de luzes. A única iluminação existente é uma lâmpada instalada no topo do sistema irradiante (acima das antenas), prevista na contratação do sistema. 4 - Servidores ociosos Dos 198 empregados e funcionários à disposição da TV Brasil Maranhão, dos quais 171 integrantes do Regime Jurídico Único cedidos para a ACERP, na prática a Unidade pode contar efetivamente com cerca de 50% desse total, devido ao fato de que grande parte não possui perfil, qualificação e/ou interesse. A permanência desses funcionários gera despesas administrativas, tumultua as atividades executadas pelos demais servidores e dificulta a gestão. Esses servidores serão devolvidos pela ACERP ao órgão de origem, no caso o Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão. 5 - Risco de descontinuidade das atividades Mesmo permanecendo na EBC parte dos servidores do RJU, corre-se o risco de descontinuidade das atividades, posto que a maioria desses servidores está próxima da aposentadoria e os novos concursados levarão tempo até que atinjam um grau adequado de conhecimento e domínio sobre os trabalhos. 6 - Acúmulo de atividades e desempenho de atividades sem a respectiva função O atual Gerente Executivo Regional do Nordeste acumula várias funções: de diretor de jornalismo, editor chefe, chefe de reportagem, dentre outras. Além disso, informalmente existe a função de gestor da área administrativa, cujo empregado, lotado na unidade desde outubro de 2012, atua na área de recursos humanos, compras, suprimento de fundos, fiscalização de contratos, implementação e acompanhamento de controles e elaboração de Termos de Referência. Essa situação de informalidade além da ausência de contrapartida decorrente da responsabilidade intrínseca dessa atividade poderá gerar situações de ordem administrativa de expectativa de direito e está vedado pelo código de ética profissional do servidor da EBC, aprovado pela Resolução nº 020/ Equipamentos desatualizados Os equipamentos instalados e o mobiliário são antigos e carecem de atualização, a exemplo das câmeras dos estúdios que possuem mais de dez anos, os teleprompter e iluminação fria fabricados pelos próprios servidores, a iluminação do estúdio que é controlada através de disjuntores em razão de ausência de mesa de iluminação.
4 RELATÓRIO DE AUDITORIA Nº 06/2013 PÁGINA 3 DE Deficiências nos controles patrimoniais de equipamentos Mediante a verificação in loco identificamos fragilidade nos controles quanto aos equipamentos armazenados no estúdio desativado que aguardam instalação, bem como de outros equipamentos instalados. Diante dessas inconsistências e considerando que a verificação foi realizada por amostragem, torna-se necessário realizar levantamento e identificação de todos os equipamentos, instalados ou não, com vistas ao seu controle efetivo. 9 Morosidade na contratação de serviços A Administração da EBC está adotando providências com vistas a absorver os contratos atualmente executados pela ACERP. No entanto existem processos iniciados em 2012 e que ainda se encontram na fase de pesquisa de preços. Outros, também iniciados em 2012, aguardam os pedidos de contratação para continuidade, a exemplo de processos referentes à manutenção de gerador, contratação de motoristas, aluguel de carros, serviços de brigadistas e reforma das instalações prediais. 10 Contratos vencidos com pendência de instalação de equipamentos Pela análise dos Processos nºs 2797/2009 e 1354/2011, verificou-se que os Contratos nºs 0129/2010 e 0032/2012 celebrados com as empresas Floripa Tecnologia Ltda e Dinamic Vídeo Ltda, fornecedoras de exibidores, estão vencidos desde 12/05/2012 e 03/05/2013, respectivamente, aguardando instalação, situação que merece atenção e providências por parte da EBC. 11 Execução de serviços estranhos às atividades da TV Brasil A ACERP/MA executa, nas dependências da EBC, atividade de controle das freqüências dos servidores do MPOG, cedidos ao Governo do Estado Maranhão, em razão da Secretaria de Planejamento do Maranhão não ter assumido suas atribuições naquele Estado, situação que gera custos e acesso de pessoas estranhas às dependências da emissora. II RECOMENDAÇÕES: Com vistas a facilitar o aprimoramento dos processos de trabalho objeto desta auditoria, apresentamos as recomendações a seguir, com indicação dos itens específicos de constatação: 1) Agilizar as tratativas com o MPOG com vistas a viabilizar a cessão, diretamente para a EBC, dos servidores do RJU considerados necessários para a execução de atividades na TV Brasil Maranhão, devendo se atentar para eventuais casos de desvio de função (item 5.4).
5 RELATÓRIO DE AUDITORIA Nº 06/2013 PÁGINA 4 DE 6 2) Efetuar gestões junto à ACERP com vistas a agilizar as tratativas com o MPOG de forma a promover o retorno imediato dos servidores do RJU, cedidos àquela instituição, considerados dispensáveis às atividades da TV Brasil Maranhão (item 5.4). 3) Agilizar a conclusão de processos licitatórios de serviços e de aquisições que se encontram em andamento com vistas a absorver os contratos celebrados pela ACERP (item 5.9). 4) Agilizar a reforma do prédio 1 de forma a dar melhores condições de trabalho aos empregados e permitir a instalação dos novos equipamentos (item 5.1). 5) Agilizar a retirada da antiga torre de transmissão, bem como providenciar o balizamento da nova torre (itens 5.2 e 5.3). 6) Promover adequado planejamento visando compatibilizar as aquisições de equipamentos com reformas prediais e adequações necessárias a sua instalação (item 5.1). 7) Buscar solução para a situação dos Contratos nºs 0129/2010 e 0032/2012, vencidos em 12/05/2012 e 03/05/2013, respectivamente, cujos equipamentos adquiridos ainda não foram instalados, aguardando reformas do espaço físico (item 5.10). 8) Adequar a estrutura organizacional da unidade às efetivas necessidades de funcionamento da TV Brasil Maranhão (item 5.6). 9) Promover a modernização dos equipamentos, computadores e mobiliário da emissora, visando o estímulo à eficiência operacional (item 5.7). 10) Estudar a forma mais célere e eficaz de qualificar os novos empregados e os servidores do RJU que forem cedidos do MPOG para a EBC (item 5.5). 11) Desenvolver plano contínuo de treinamento de forma a estimular o desenvolvimento eficiente das operações, o que contribuirá para o alcance dos objetivos previstos no mapa estratégico da EBC (item 5.5). 12) Inventariar todos os equipamentos sob a responsabilidade da Coordenação de Manutenção de TV em São Luis/MA, buscando sua compatibilização com os registros da área de patrimônio da EBC (item 5.8). 13) Promover estudos com vistas a definir a destinação dos prédios 3, 4 e 5 (item 5.1). 14) Solicitar à ACERP para que suspenda as atividades do MPOG executadas na TV Brasil Maranhão relacionadas aos servidores do RJU cedidos para o Governo do Estado do Maranhão, promovendo-se a retirada dos arquivos relativos a esses servidores (item 5.11).
6 RELATÓRIO DE AUDITORIA Nº 06/2013 PÁGINA 5 DE 6 III CONSIDERAÇÕES FINAIS Com base nos exames, verificamos que a produção do jornal Repórter Maranhão apresenta sérias limitações, em especial pela falta de pessoal qualificado em número suficiente para atender às necessidades. A gestão dos servidores do RJU cedidos para a ACERP que atuam na TV Brasil Maranhão é outro complicador, pois muitos não se ajustam à dinâmica exigida para uma produção jornalística. A unidade conta com 171 servidores do RJU, porém muitos deles não possuem qualificação, perfil ou interesse para executar as tarefas e como são servidores do MPOG cedidos para a ACERP, serão devolvidos ao órgão de origem para que possam prestar serviços a outras instituições públicas. Desta forma a EBC deve fazer gestões junto à ACERP para que esta agilize as tratativas com o MPOG para liberação imediata desses servidores com vistas a assegurar que a atual gestão da EBC possa executar as atividades sem maiores conflitos e desgastes, com a permanência na Empresa (por meio de cessão específica), somente daqueles considerados produtivos e necessários. Nos moldes atuais os gestores têm que administrar várias pessoas que não contribuem para o atingimento dos objetivos estratégicos da Empresa, ao contrário, podem eventualmente tumultuar as atividades e dificultar a gestão das atividades. Merece destacar a necessidade da empresa estudar a forma mais célere e eficaz de capacitar os novos empregados e também os servidores do RJU que permanecerem na Empresa. Outro ponto a ser observado se refere à atual situação dos prédios que coloca em riscos o patrimônio da EBC, a segurança dos empregados e servidores que ali trabalham e, por conseqüência, colocam também em risco o cumprimento dos objetivos da Empresa. Diante do estado precário das instalações, os prédios que abrigam a TV Brasil Maranhão necessitam de reformas emergenciais. A precariedade do espaço físico tem também inviabilizado a instalação de equipamentos técnicos já adquiridos e essenciais para a modernização da emissora. Na parte referente aos equipamentos, as estações de trabalho são antigas e em número insuficiente, os equipamentos do estúdio são igualmente antigos, com mais de dez anos de uso, adaptações improvisadas são efetuadas para melhorar a qualidade da imagem, a iluminação é inadequada e consome muita energia. Tal situação impacta negativamente no resultado dos trabalhos desenvolvidos na Unidade. Mesmo com as dificuldades assinaladas, a atual gestão tem conseguido viabilizar a produção diária do telejornal local, inclusive com coberturas diárias ao vivo, cuja melhoria da qualidade está sendo demonstrada com a seleção de matérias para compor o jornal da Rede, bem como a cobertura também, ao vivo, de um tema todas as quintas-feiras para veiculação no Repórter Brasil. Por último, cabe registrar que importantes controles internos foram implantados, cujos resultados já se traduzem em racionalização das atividades, economia de recursos e efetiva gestão da EBC no funcionamento da Unidade.
7 RELATÓRIO DE AUDITORIA Nº 06/2013 PÁGINA 6 DE 6 Por fim, sugere-se que este Sumário Executivo e o Relatório sejam enviados ao Presidente da Empresa e aos Conselhos de Administração e Fiscal para conhecimento e apreciação, bem como às seguintes áreas: i) Diretoria-Geral, com vistas à Gerência Executiva Regional do Nordeste, para conhecimento e adoção das medidas que julgar pertinentes em relação às recomendações 6, 8, 13 e 14; ii) DIAFI para adoção de medidas que julgar cabíveis referentes às recomendações 1, 2, 3, 4, 6, 7, 9, 10, 11, 12,13 e 14; iii) SUSUP para conhecimento e adoção das medidas que julgar pertinentes em relação à recomendação 5; iv) SUCOM, para conhecimento e adoção das medidas que julgar cabíveis quanto à recomendação 9; v) Secretaria Executiva, para conhecimento deste relatório e adoção das medidas que entender pertinentes relacionadas à recomendação 8. À consideração superior. Brasília, 21 de junho de Antônio Gerardo de Oliveira Junior ACP Contabilidade Carine Pinheiro Fiuza Lima ACP Administração Luiz Eduardo Speck de Mello ACP Contabilidade Laurita Garcia de Oliveira Auditora-Adjunta De acordo. Encaminhe-se na forma proposta. Brasília, 28 de junho de Antônio Fúcio de Mendonça Neto Auditor-Chefe