Sistema de Gestão Empresarial – O que é e como aplicar?
Após a virada digital que transformou todos os setores da economia, os sistemas de gestão empresarial se popularizaram para valer. Hoje em dia, parece difícil de imaginar uma gestão eficiente sem um controle preciso, integrado e informatizado dos recursos, seja para varejo, micro varejo, pequenas indústrias, atacado ou prestação de serviços.
Apesar da sua recente popularidade no meio empresarial, os sistemas e suas diversas funcionalidades nem sempre são bem compreendidos por quem toma as decisões. É necessário conhecer de perto o que um Sistema de Gestão pode fazer pela sua empresa, entendendo quais são suas possibilidades e limitações.
Quer informações claras e de qualidade para escolher o ERP que mais se adequa às necessidades do seu negócio? Acompanhe o post e confira:
Os sistemas de gestão também são conhecidos pela sigla ERP, que significa Enterprise Resource Planning – ou, em bom português, "planejamento de recursos da empresa". Trata-se de softwares que integram os dados e processos de uma organização em um único sistema.
Assim, podemos compreender um sistema de gestão empresarial como uma solução tecnológica capaz de integrar os diversos setores de uma empresa, permitindo a automação de várias atividades e o armazenamento das informações dos negócios.
De maneira geral, esses softwares funcionam via módulos. Por isso também são chamados de "sistemas modulares". Esses módulos contemplam as diversas áreas da empresa e podem ser personalizados de acordo com a demanda de cada companhia. Além disso, eles são integrados entre si e partem de uma base de dados única e não redundante.
Aliás, é a integração dos módulos que permite compreender melhor os processos operacionais do negócio, oferecendo dados importantes para a tomada de decisão.
Em suma, um sistema de gestão empresarial é capaz de:
ajudar no controle da empresa, manuseando e processando as informações;
permitir que todos os processos sejam documentados e contabilizados;
evitar retrabalhos e formas pouco confiáveis de documentação;
melhorar a administração financeira, o controle fiscal e o giro de produtos.
É uma excelente maneira de "aposentar" velhos sistemas e planilhas setorizados e que funcionam de forma isolada, evitando que as informações se tornem redundantes ou desatualizadas.
Como um sistema de gestão empresarial funciona?
Ainda está difícil entender? Vamos a um exemplo prático!
Imagine uma pequena livraria e papelaria. Um sistema de gestão empresarial pode ajudar muito no dia a dia do negócio. Com ele, a cada venda realizada na livraria, as informações são automaticamente lançadas e vários controles são realizados.
Ao fazer a venda de 1 cartolina, por exemplo, o item é registrado no software, que automaticamente dá baixa do material no estoque. Além disso, ele já realiza a conciliação dos dados financeiros, emite a nota fiscal ao cliente e lança a venda no fluxo de caixa.
Conforme as vendas vão sendo realizadas, o sistema de gestão empresarial é capaz de monitorar a flutuabilidade da cartolina no estoque. E o melhor: indicar o momento certo para realizar a compra.
Caso o gestor queira saber como anda o seu negócio, ele poderá emitir relatórios sobre fluxo de caixa, vendas médias por dia, semana ou mês, itens com maior saída, preços de custo e de venda de cada item. Além de contas a pagar e a receber, formas de pagamento mais usadas pelos clientes e assim por diante.
Todos esses dados ajudam na tomada de decisões importantes, como o agendamento de promoções, o planejamento de compra de produtos e até a definição do preço de venda. Cada uma dessas decisões significa uma oportunidade valiosa de aumentar o giro de produtos, economizar recursos e multiplicar a lucratividade!
Para que serve um sistema de gestão empresarial?
Já deu para notar que o sistema de gestão empresarial possui muitas funções, não é? Um software como esse é capaz de:
simplificar os processos operacionais do negócio;
integrar os departamentos, fazendo com que a informação flua de forma mais livre e gerando dados completos e consistentes;
automatizar atividades rotineiras e burocráticas, como emissão de nota fiscal ou controle do estoque;
controlar os custos, os prazos, a vida financeira e o departamento pessoal da empresa;
ajudar o gestor a ter um fluxo de caixa mais controlado, confiável e em dia, favorecendo o planejamento financeiro em curto, médio e longo prazo;
agregar inteligência, qualidade e segurança para as informações;
oferecer uma gestão mais integrada e especializada;
aumentar a eficiência e a produtividade.
Por tudo isso, um sistema de gestão empresarial pode ser usado tanto em empresas de grande porte, como em médios, pequenos e microempreendimentos. Há soluções para os mais variados ramos de atuação, incluindo as pequenas indústrias, o varejo e o atacado – em especial se o sistema escolhido for personalizável!
Quais as vantagens de usar um sistema de gestão empresarial?
Ainda não está convencido de que usar um sistema de gestão empresarial é uma boa ideia? Pois saiba que, com esse software, a comunicação e o fluxo de informação serão favorecidos, pois ele trabalha integrando departamentos.
Isso impede que erros aconteçam por falta de comunicação entre os setores, como compra indevida de material, emissão de notas em duplicata etc.
Além disso, existem muitos outros pontos positivos, como:
aumento da produtividade – afinal, diversas funções burocráticas podem ser automatizadas, deixando os seus funcionários com tempo livre para focar em ações estratégicas para o negócio;
informações consistentes e confiáveis que ajudam o gestor na tomada de decisão;
redução de custos, pois há uma melhor administração dos recursos e da mão de obra, além de diminuir os erros e retrabalhos;
padronização de processos, simplificando o controle das informações, reduzindo o tempo médio das atividades e melhorando o controle de áreas importantes para a empresa, como a financeira e o estoque.
Para os gestores que procuram por informações ainda mais completas, preparamos um post exclusivo para tratar dos benefícios de um sistema de gestão integrado em sua empresa. Confira o conteúdo e entenda como um software personalizável pode te ajudar no estabelecimento do seu plano de negócios, reduzir perdas importantes e otimizar os recursos que você possui hoje!
Escolhendo um bom sistema de gestão empresarial: o que observar?
Você já se convenceu sobre a eficiência e segurança que um sistema ERP integrado pode oferecer ao seu negócio. Agora, as atenções se voltam aos pormenores de funcionamento do sistema e como tudo isso será implementado no dia a dia agitado da sua loja ou prestadora de serviços – afinal, a produtividade não pode ser comprometida!
Para que todos esses passos importantes sejam dados da melhor forma possível, a escolha do melhor sistema de gestão é essencial. Você sabe o que procurar na hora de contratar o seu? Confira nos tópicos seguintes as principais dicas para escolher o seu ERP!
1- Entenda as necessidades específicas do seu negócio
Cada empresa é um ecossistema muito particular de pessoas e processos. Identificar as carências específicas do seu empreendimento pode te ajudar a escolher o sistema que melhor atende a essas peculiaridades. Assim, você evita contratar funcionalidades que pouco se comunicam com a sua rotina e garante o bom funcionamento daqueles processos que mais exigem organização e otimização.
Imagine que um dos maiores problemas do seu negócio seja a grande carga de atividades "braçais", como preenchimento de planilhas, baixas manuais no estoque e emissão de notas. É crucial que o ERP escolhido seja capaz de automatizar processos com excelência, com o mínimo de interferência humana.
2- Priorize a facilidade de utilização
Na hora de selecionar o seu sistema, coloque um peso especial sobre a facilidade de utilização da interface. Lembre-se de que ela será utilizada por pessoas diversas, com diferentes níveis de habilidade digital. Os comandos e processos devem ser claros, simples e intuitivos para que todas as funcionalidades do software sejam utilizadas em seu potencial completo!
3- Garanta que seu sistema seja personalizável
Esse critério se comunica diretamente com o primeiro ponto que levantamos nesta seção. Mesmo que seu sistema esteja finamente alinhado com as necessidades especiais da sua rotina, deve estar preparado para mudanças e adaptações ao longo do tempo.
As customizações devem ser fáceis de realizar, sem envolver perdas nos bancos de dados. Empresas saudáveis amadurecem e otimizam seus processos, e o sistema ERP escolhido deve ser capaz de acompanhar.
4- Certifique-se de que o sistema é seguro
Seu sistema de gestão abrigará dados relevantes da sua empresa, dos seus clientes e de todos os seus fornecedores, por isso a segurança de informação é um dos pontos mais delicados. Verifique se o ERP escolhido possui um método confiável de encriptação e cifragem das informações, além de contar com múltiplas camadas de confidencialidade.
5- Escolha um sistema acessível
Prefira um software integrado que possa ser acessado de qualquer lugar, a qualquer momento. Isso vai ampliar suas possibilidades de atuação e evita que sua equipe fique amarrada a procedimentos ultrapassados.
Integre toda a sua empresa com o sistema de gestão empresarial
Como você viu neste conteúdo, o sistema de gestão empresarial é um software modular que trabalha integrando os setores do seu negócio e permitindo que a informação flua de forma adequada entre os diversos departamentos.
Ele é uma solução única que limpa processos, extingue planilhas ineficientes e tecnologias antigas criadas para cada departamento. Graças a essa integração, o sistema empresarial torna a sua gestão mais simplificada e estratégica. Ela oferece informações precisas aos gestores na tomada de decisão e ainda automatiza diversos processos internos.
Agora ficou mais fácil entender o que é e como funciona um sistema de gestão empresarial? Deseja levar essa solução para a sua empresa? A ATS Informática conta com sistemas para diversos segmentos e com certeza possui a solução certa para as suas necessidades. Entre em contato com os nossos especialistas e saiba como podemos ajudá-lo!