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Como emitir uma MDF-e? Confira o passo a passo
MDF do transporte corresponde a sigla da expressão Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais. Também conhecido como MDF-e, MDF_e e MDFe, o documento precisa ser omitido obrigatoriamente por todas as empresas que prestam serviços de transporte.
Para ficar mais claro: essa regra de obrigatoriedade deve ser aplicada tanto para aquelas companhias que utilizam veículos próprios, quanto para aquelas que trabalham com mão de frotas arrendadas ou contratadas, como, no caso dos transportadores autônomos.
Quer saber mais sobre o tema? Continue com a gente. Neste artigo, vamos:
explicar o que é MDF-e;
falar para que serve este documento;
detalhar como ele é utilizado no setor de logística;
trazer um passo a passo explicando como emitir o MDF e.
O que é MDF-e? Confira mais detalhes sobre o documento fiscal
O Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais surgiu para agilizar o processo de emissão e fiscalização das expedições de carga. Logo quando foi elaborado, muitas pessoas se confundiam em relação à sua dinâmica e acabaram pensando que se tratava de mais um documento para ser emitido.
Mas, na verdade, o MDF-e substitui o antigo Capa de Lote Eletrônica (CLE) e o Manifesto de Carga Modelo 25. Dessa forma, da mesma forma como feito com a implantação da NF-e, CT-e e NFC-e, o documento fiscal foi elaborado com objetivo de reduzir o tempo de fiscalização nas estradas e facilitar a organização dos documentos.
E para que serve o MDFe?
Bom, lembrando que o principal objetivo do MDF-e é agilizar o cadastro em lote de documentos fiscais relacionados à carga que está em trânsito. Dessa forma, mediante a assinatura digital, com esse documento, a certificação de que a produto carregado está de acordo com a legislação em vigor.
E quais os principais benefícios do documento?
1. Redução de custos de impressão
Por se tratar de um documento eletrônico, há uma redução considerável nos gastos adicionais para imprimir os manifestos. Vale reforçar que o documento não exige impressoras especiais para impressão, sendo formatado para o papel comum (A4).
2. Menor custo de armazenamento
Da mesma forma, com o armazenamento eletrônico, não é preciso de um espaço físico para guardar o documento. Com isso, há uma redução considerável na burocracia e aumento da produtividade, já que, com os documentos eletrônicos, fica mais fácil o dia a dia dos funcionários que precisam buscar por esses materiais.
3. Minimizar riscos de perda dos arquivos
Outro ponto muito importante! Por estarem salvos digitalmente, os riscos de perda de documento são muito menores caso eles fossem físicos. Como são obrigatórios, esses materiais precisam ficam em lugares seguros por algum tempo pelo menos para que sejam apresentados em caso de solicitação jurídica, por exemplo.
Opa! Por último, mas não menos importante… Há uma redução do tempo considerável de fiscalização na parada dos caminhões em Postos Fiscais da Fronteira com o MDF-e.
Para quem utiliza esse sistema, há dois benefícios diretos: o primeiro dele é o gerenciamento de cargas, que se torna muito mais simples e ágil, já que toda a documentação passa a ficar reunida em um só lugar. Já o segundo aspecto é a diminuição do tempo de fiscalização nas vias, o que automaticamente reduz os prazos de entrega e evita atrasos. Ainda melhor: tudo pode ser acompanhado online e em tempo real.
Como emitir uma MDF-e? Confira o passo a passo agora
Vale destacar primeiramente que cada estado é responsável por definir as regulamentações específicas do uso da MDF-e, de acordo com as orientações do Conselho Nacional de Política Fazendária. Dessa forma, a Secretaria da Fazenda de cada estado deve definir as datas e as regras para que as empresas possam emitir esse documento. De maneira geral, o procedimento segue esse passo a passo.
É necessário realizar o seu cadastro junto ao órgão. Para isso, é importante realizar três procedimentos antes, como, por exemplo:
Além disso, a empresa deve emitir o documento levando em consideração o layout divulgado no Manual de Integração MDFe – Contribuinte – por meio do emissor gratuito. O procedimento pode ser utilizado até que sua utilização seja impedida por novas regras de negócios que não serão incorporadas ao emissor gratuito, impossibilitando, dessa forma, a emissão do MDFe.
Outra forma de realizar o procedimento recomendada pelo fisco é através de softwares desenvolvidos pelo emitente ou adquiridos no mercado que atendam aos seguintes requisitos:
conter a identificação dos documentos fiscais relativos à carga transportada;
ser identificado por chave de acesso composta por código numérico gerado pelo emitente, pelo CNPJ do emitente e pelo número e série do MDFe;
ser elaborado no padrão XML (Extended Markup Language);
possuir série de 1 a 999;
possuir numeração sequencial de 1 a 999.999.999, por estabelecimento e por série. É necessário que a sequência seja reiniciada quando esse limite for atingido.
Em seguida, o documento deve ser assinado digitalmente, com certificado digital padrão ICP-Brasil, para que seja garantido a integridade dos dados e a autoria do emissor.
O emitente do Manifesto Eletrônico poderá efetuar a transmissão do arquivo digital do documento, apenas pela Internet, por meio de protocolo de segurança ou criptografia.
A transmissão do Manifesto Eletrônico envolve solicitar a concessão de autorização de uso de MDFe à administração tributária competente. Para isso, são analisado os seguintes tópicos:
autoria da assinatura do arquivo digital;
integridade do arquivo digital;
layout do arquivo estabelecido no Manual de Integração MDF-e – Contribuinte;
Após a análise, a administração tributária dará o resultado referente ao emitente da rejeição ou da concessão da autorização de uso do MDFe.
No caso de rejeição, serão apresentados os motivos de forma objetiva, para que o emissor possa corrigir a informação e o arquivo digital. Além disso, depois da concessão da autorização de uso do Manifesto eletrônico, o arquivo não poderá mais ser alterado.
Após a autorização de uso do MDFe, será disponibilizado pela administração tributária o protocolo numerado com:
o número do MDFe;
a data e hora do recebimento da solicitação pela administração tributária.
Vale destacar que o protocolo poderá ser autenticado mediante assinatura digital gerada com certificação digital da administração tributária ou outro mecanismo de confirmação de recebimento.
Apesar de informar o protocolo da autorização do Manifesto Eletrônico, a administração tributária da unidade federada autorizadora deverá ainda disponibilizar o arquivo correspondente para:
a unidade federada onde será feito o carregamento ou o descarregamento.
a unidade federada que esteja indicada como percurso;
a Superintendência da Zona Franca de Manaus – SUFRAMA, se o descarregamento for localizado nas áreas incentivadas.
Por fim, é importante lembrar que o MDF-e foi criado com objetivo de facilitar o controle e diminuir a burocracia com a qual as empresas precisam lidar. Dessa forma, usar softwares específicos para emissão e controle do MDF-e é a solução mais adequada. Profissionais de contabilidade, empresários e executivos devem estar atento a esses detalhes na hora de fazer qualquer planejamento.