7 de janeiro de 2016 - HINC - Gestão de indicadores e planos de ação para construtoras e incorporadoras.
PMBOK: 8 passos para o Gerenciamento das Comunicações – Com exemplo prático
Por Dimitri Viana Pedroni on
- Gestão de processos e rotinas, Gestão de projetos, Sem categoria
Já pensou ter todo um trabalho de meses, quiçá anos de trabalho perdido? E o pior, pelo simples fato de ter errado na hora de se comunicar! Desesperador não?! Mas saiba que segundo uma pesquisa desenvolvida pelo PMI, 76% dos projetos fracassam devido a falha de comunicação. Este podemos dizer ser o principal motivo pelo Gerenciamento das Comunicações estar entre as partes mais importantes de todo o conteúdo PMBOK. Para resolver essa situação, muitas empresas investem no recrutamento e seleção de colaboradores que disponham de maiores qualificações profissionais, afinal, a visão do mercado é que uma melhor qualificação profissional, experiência de mercado ou mesmo embasamento acadêmico, garante que o profissional esteja qualificado para exercer algo simples e cotidiano como comunicar-se com outros envolvidos da equipe no decorrer da execução dos projetos e do cotidiano profissional.
Contudo, esta decisão leva a uma frase máxima da gestão de pessoas: "Contrata-se pela competência técnica e se demite pela comportamental". Para evitar essa situação, foi estudado um método que minimiza os riscos de falhas em projetos, o chamado Gerenciamento das Comunicações, que para estrutura-lo e realiza-lo de forma eficaz sugerem-se as premissas abaixo:
1 – Definir quem será o responsável pelo Gerenciamento das Comunicações do Projeto:
Essa definição deverá ser divulgada a todos os envolvidos do projeto. Em caso de projetos multinacionais ou multiculturais recomenda-se a definir um idioma padrão para a comunicação.
2 – Definir qual a infraestrutura envolvida para comunicação do projeto:
Todo e qualquer recurso que possa ser utilizado para a comunicação e armazenamento de informações pertinentes ao projeto. Exemplo: Software de Gerenciamento de Plano de Ação, Indicadores, Fluxogramas. Conversas no Whatsapp pelo Grupo criado para o Projeto e um fórum ou mesmo pastas de um servidor para armazenamento de documentos e outras informações formalizadas.
3 – Estrutura de Documentação:
Definir o método e local de arquivamento das documentações e outras informações pertinentes ao projeto.
4 – Lista de documentos do projeto:
Listagem dos nomes dos principais documentos utilizados para o gerenciamento do projeto. Nem toda informação contida na Estrutura de Documentação é listado neste item, como por exemplo as mensagens trocadas em Grupos do Whatsapp pertinentes ao projeto. Um determinado projeto pode definir que os históricos das mesmas devem ser armazenados semanalmente enquanto que ela não seria listada neste item por não ser um documento formal.
5 – Plano de Reuniões:
Define-se como serão convocadas as reuniões, se haverá tempo de mínimo de antecedência ou se terá uma data fixa para a mesma. Também deverá definir os itens mínimos para a comunicação de uma Reunião.
6 – Atas dos Eventos de Comunicação:
Deverá documentar qual o modelo de ata de reunião a ser seguido para toda e qualquer reunião, seja extraordinária ou não.
7 – Eventos de Comunicação:
Definir um mapa com todas as reuniões, apresentações ou eventos propriamente ditos (Exemplo: Reunião Kick off) para o bom alinhamento de todos os envolvidos direta ou indiretamente pelo projeto.
8 – Plano de Divulgação:
Definir um mapa de todas as ações de divulgação que serão necessárias ao longo do projeto, com seu respectivo objetivo, custo e responsável por aplica-lo. Com as premissas listados acima, as possibilidades de convergir as habilidades e competências da equipe a estabelecer uma comunicação uniforme, sem ruídos e conflitos aumentarão drasticamente os resultados obtidos dentro do projeto em questão