IGF: Carreira / Emprego: Comunicação organizacional: onde melhorar?
Carreira / Emprego - Comunicação organizacional: onde melhorar?
O bom andamento dos processos em uma organização depende muito da tecnologia que a empresa utiliza para que esses processos sejam realizados de forma a superar as expectativas do administrador de determinada empresa, do envolvimento de todos os funcionários para que a empresa atinja suas metas e da análise geral tanto do ambiente interno como do ambiente externo. Outro fator que contribui significativamente para a agilidade desses processos organizacionais é a comunicação entre os departamentos da empresa. O advento da internet possibilitou maior rapidez e redução nos custos da empresa no que se refere ao envio de mensagens, onde as mesmas eram impressas, causando acúmulo de papel e prejuízos ao meio ambiente. Hoje, essas mensagens são enviadas via e-mail, o que possibilita que chegue a diversos funcionários e/ou usuários na empresa simultaneamente.
Sabemos que as empresas que operam com intranet, alguns computadores são localizados próximos uns dos outros. Ainda que um usuário esteja disposto ao lado ou na frente do outro usuário, essa informação deverá ser repassada eletronicamente, pois o simples fato de esses usuários estarem próximos um do outro não significa que a comunicação deverá ser feita de forma verbal e que a comunicação eletrônica deva ser ignorada. O registro, recebimento e envio da mensagem entre os usuários da intranet tornará fidedigna e consistente essa operação, o que dará respaldo ao usuário emitente da referida mensagem. Além disso, a comunicação verbal pode alterar a autenticidade de algum detalhe importante e indispensável de alguma mensagem que necessite ser repassada. Suponhamos que uma empresa possua cinco departamentos. O diretor do departamento A repassa algo verbalmente para o diretor do departamento B e este, por sua vez, estenderá ela ao diretor do departamento C de forma diferente da que recebeu do departamento B. Assim, a mensagem vai circulando de diretor em diretor e ganhará novo formato à medida que for circulando e chegará ao último departamento alterada, o que indubitavelmente causará controvérsias entre os departamentos dessa empresa.
Esse exemplo deixa clara a importância de manter os setores da empresa informados de forma igualitária acerca de algum evento, novos procedimentos ou algum tipo de informação essencial para aquele ambiente.
A empresa deve estar ciente de que uma informação repassada ou "entendida" de forma incorreta poderá causar, além de grandes transtornos, sérios prejuízos para a empresa, principalmente no que se refere às de cunho financeiro ou relacionadas ao processo produtivo.
Na medida em que a tecnologia evolui, as organizações adquirem novas necessidades para serem supridas e, dessa maneira, novas metas devem ser alcançadas. Para que esses objetivos sejam alcançados, é necessário que seja evitado o refazer, que é causado pelo simples fato de, na maioria das vezes, as informações serem emitidas de forma incorreta ou até mesmo no momento inadequado. Com isso, foram gastos tempo, esforço humano e equipamentos da empresa foram depreciados simplesmente porque uma informação desestruturada passou a circular naquela empresa.