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Aprenda a diferenciar um PROJETO de um "projeto". A importância de um planejamento em projetos de software.
Não faz muito, tive de realizar um kick-off de um projeto de software que estava sendo desenvolvido de forma orgânica – sem muito planejamento prévio – há algum tempo. Este tipo de projeto é comum: você vai encontrar muitos assim em sua carreira. Muitas coisas, a maioria na verdade, é feita de forma orgânica. As empresas começam com uma ideia, as pessoas abraçam o "projeto" e vão fazendo junto com suas outras tarefas do seu dia-a-dia.
Projeto versus "projeto"
Deixei entre aspas o "projeto" porque, mesmo sem planejamento, quando estamos construindo algo novo estamos trabalhando em um projeto. A diferença entre um projeto e um "projeto" é o planejamento, controle, boas práticas de gestão. E é aí que nós, gestores de projetos, entramos.
Mas retornando ao kick-off, a apresentação do planejamento para o time que marca o início da fase de execução, tive algumas dificuldades em apresentar o produto que estava sendo construído. Mas qual foi a dificuldade? Eu quis ser dinâmico e abri o software, ainda em versão de testes, e permiti que todos acessassem a ferramenta. Deixei que o time fuçasse, fizesse seus próprios testes e aventuras na ferramenta. Minhas lições geralmente são construídas a partir de duas fontes: o erro e o que é boa prática. Considere-se com sorte, pois no meu blog você pode aprender com meus erros!
O meu erro foi não encarar a apresentação como workshop
Mas será que eu errei em permitir que o pessoal entrasse no software mesmo ele não estando pronto? Não, não foi esse meu erro. Meu erro foi não ter encarado esta apresentação do produto como uma capacitação. Além de estender o kick-off para permitir que todos pudessem mexer na solução, eu deixei muito aberta esta dinâmica e acabei perdendo um pouco do controle. Tive de encerrar a brincadeira para não perder o foco da apresentação.
A lição que restou foi a seguinte: independente do que você esteja apresentando, planeje. Se apresentará um software novo para membros de um time de projeto, crie uma apresentação com as telas do software e prepare exercícios de fixação. Mesmo que você não queira ir fundo na apresentação, depois que abrimos uma nova janela na mente das pessoas, precisamos preencher esta janela com informações válidas e de forma organizada. Quem não é da área de TI, e este foi o caso, vai achar confuso. Não vai saber "chegar chegando" no software e fazer testes de forma sistêmica.
Se o objetivo é apresentar a ferramenta de forma geral, não abra o acesso. Se for abrir o acesso, então ensine como usar o software para que as pessoas saibam o que fazer dentro da ferramenta. Parece bobagem, mas são estas pequenas lições que vão construindo nosso saber gerencial em gerenciamento de projetos. Isso é, no fim das contas, experiência prática!
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