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As duplicatas são pedidas somente quando, estiver digitando uma O.F. para emitir um documento que necessita de algum tipo de documento de cobrança como: fatura ou nota fiscal/fatura. Chamamos de documento de cobrança: duplicatas, bloquete bancário, carnê de prestação, etc.
As duplicatas após serem emitidas, poderão ser transferidas para o sistema de Contas a Receber para que o controle da cobrança seja feito.
Como já vimos nos capítulos anteriores deste manual, o FT pode ter três tipo de integração, ou seja, integrado com: o software CPR da RM Sistemas, o CRE da PC Auxiliar ou integrado com qualquer outro com controle do cadastro de clientes direto pelo FT. Mais adiante no item Exporta Duplicatas, neste mesmo capítulo, descrevemos como funciona a atualização das duplicatas para cada um destes sistemas.
O sistema pede algumas informações, necessárias para a emissão das duplicatas e também para a atualização ou exportação para os sistemas de Contas a Receber. A seguir tratamos de cada uma delas:
• Número da Duplicata. O número da duplicata é assumido pelo sistema, sendo a primeira parte igual ao número da fatura ou nota fiscal/fatura, seguido de uma "/" e o número da parcela.
Por exemplo: uma fatura número 12345, terá suas duplicatas com os seguintes números 12345/1, para a primeira parcela e 12345/2, para a segunda e assim sucessivamente.
Caso você esteja digitando as O.F., sem ter ativado a opção para Faturar Enquanto Digita", o número da duplicata aparecerá, somente a barra seguida do número da parcela. Por exemplo: "/1", "/2", e assim sucessivamente. Isto acontece, porque o sistema ainda não tem o número da fatura correspondente. Não se preocupe com isto e deixe-a assim, porque no momento que você efetivar o faturamento, o sistema acrescentará o número da fatura, automaticamente.
• Vencimento. O vencimento também é assumido pelo sistema, dependendo das informações prestadas no campo, condições de pagamento. Naquele campo, você informou a quantidade entre a data da emissão do documento e o vencimento de cada duplicata. Com estes números o sistema calcula a data do vencimento.
Somente uma exceção ocorre, é quando você informou zero na quantidade de dias, neste caso o sistema sugere no campo vencimento o texto "C/APRES", este texto pode ser modificado manualmente. Você pode mudar por exemplo para "A VISTA" ou até mesmo informar uma data.
Informando qualquer data diferente da que é sugerida pelo sistema, a quantidade de dias é, automaticamente, alterada.
• Valor da Duplicata. O valor da duplicata é calculado, dependendo da quantidade de parcelas que foi informado no campo condições de pagamento. O sistema sempre procura deixar os valores das parcelas iguais, entretanto se você informar um valor diferente para a primeira parcela, as demais são, automaticamente recalculadas.
• Banco Cobrador. Informe o código do banco onde será colocado a duplicata para cobrança, se este for o caso. Quando o código do banco estiver cadastrado para o cliente, este código é automaticamente assumido. Entretanto, você pode modificá-lo, informando outro.
• Operação de Cobrança. Este é um campo numérico que deve ter um código que simboliza os tipo de operação de cobrança que envolverá a duplicata.
Por exemplo, os códigos de operação poderiam ser:
0 - Carteira
1 - Cobrança Simples
2 - Duplicata Descontada
3 - Duplicata Caucionada
4 - Duplicata Vinculada
Evidentemente estes códigos são sugestão, para a sua real utilização na cobrança deve verificar quais os códigos são usados no seu sistema de Contas a Receber e procurar colocar códigos compatíveis.
• Agência Cobradora. Informe o código da Agência do banco que irá efetuar a cobrança da duplicata. Quando este código estiver cadastrado para o cliente, ele é assumido aqui. Entretanto você poderá modificá-lo informando outro.
• Histórico. Este é um campo livre, que permite que seja informado um texto ligado ao que se refere a duplicata e também poderá ser exportado para o seu sistema de Contas a Receber.