O trajeto do produto até a gôndola da farmácia - Guia da Farmácia
Para que um produto esteja sempre disponível ao consumidor no momento em que ele visita a farmácia, é preciso que todos os elos da cadeia trabalhem em conjunto
Quando um cliente entra em uma farmácia, retira um produto da gôndola e efetua a compra, o processo parece simples e rápido. No entanto um longo caminho foi percorrido até que aquele item chegasse à prateleira da loja. Esse trajeto e os players envolvidos nele formam a chamada cadeia de suprimento. No setor farmacêutico, esse processo tem início na indústria, responsável por produzir os milhares de SKUs (sigla em inglês para Stock Keeping Unit; em português, Unidades de Controle de Estoque) disponíveis nas farmácias, que englobam desde medicamentos, Higiene Pessoal, Perfumaria e Cosméticos (HPC) até correlatos, conveniência e bomboniere.
Uma vez que os produtos estão finalizados e prontos para ser comercializados, as indústrias entregam as mercadorias nos Centros de Distribuição (CDs) das grandes redes de farmácias, situados em regiões estratégicas do País. Ou, quando se trata de redes independentes e associativistas, enviam os produtos para distribuidoras, que têm maior alcance em cidades fora dos grandes centros urbanos.
As distribuidoras recebem esses itens, armazenam e organizam os pedidos de compra feitos pelas farmácias. Para que a mercadoria chegue, enfim, ao ponto de venda (PDV), mais um elo da cadeia é acionado: as transportadoras. São elas que enfrentam os desafios de uma malha viária sucateada para atender às demandas de cada umas das 77 mil farmácias do País.
Ao final do transporte, o sortimento é entregue às lojas para ficar à disposição do consumidor. "Há ainda diversas variações nessa cadeia, com indústrias farmacêuticas comercializando diretamente para farmácias e redes hospitalares, assim como distribuidor voltado para um determinado nicho de clientes, entre outras variações", complementa o gerente de marketing da Emefarma Rio, filiado à Associação Brasileira de Distribuição e Logística de Produtos Farmacêuticos (Abradilan), Guilherme Britto.
Etapas da cadeia de abastecimento do canal farma
• Indústrias produzem milhares de produtos, entre medicamentos, Higiene Pessoal, Perfumaria e Cosméticos (HPC), correlatos, conveniência, bomboniere, entre outros.
• Quando os produtos estão finalizados, as indústrias entregam as mercadorias nos Centros de Distribuição (CDs) das grandes redes de farmácia.
• As distribuidoras recebem os produtos, armazenam e organizam os pedidos de compra.
• Mercadoria embalada e separada, as transportadoras são acionadas para levar os produtos ao destino final.
• As farmácias recebem as entregas via transportadora e repõem os itens na loja.
Para que esse processo ocorra com sucesso, toda a engrenagem da cadeia de abastecimento precisa estar azeitada. Não se trata apenas do repasse de mercadorias, mas também da troca de dados entre as partes envolvidas. Quando há ruídos nessa comunicação, todos saem perdendo. E o primeiro a sentir os efeitos desse desencaixe é o consumidor, quando vai a uma loja e não encontra o produto que está buscando.
Toda ruptura é fruto de uma falha na relação entre os elos da cadeia de abastecimento. Muitas vezes, o varejo deixa de fazer o pedido de reposição da mercadoria dentro do tempo necessário para reposição. Em outras ocasiões, a distribuidora atrasa a entrega porque não tem o produto solicitado em estoque e precisa acionar a indústria, que, por sua vez, trabalha com um volume muito grande de SKUs e, consequentemente, tem um ritmo mais lento de entrega.
"O grande desafio é garantir que o consumidor final consiga os produtos no momento e no local desejados e pelo preço que esteja disposto a pagar. Para isso, todos os elos da cadeia de suprimento devem investir seus esforços na agilidade dos processos, na disponibilidade de produtos e no relacionamento com os clientes", pontua Britto.
As causas das rupturas podem ser variadas, mas a solução é sempre a mesma: tecnologia. Softwares e sistemas se fazem necessários porque o ritmo de reposição das farmácias é muito rápido. "Existe um número muito grande de SKUs e, muitas delas, com custo muito elevado. Não dá para o varejista colocar um estoque excessivo dentro de uma farmácia. Seria um custo muito alto. Então, é preciso ter um controle bastante apurado do que se tem na loja. Se houver comunicação falha com os elos da cadeia, a farmácia terá problemas sérios de ruptura ou de excesso de estoque", afirma o diretor do segmento de farma da Linx, Rogério Vieira.
Fazer o controle de giro e venda na ponta do lápis não é seguro, tampouco eficaz, ainda mais com o avanço agressivo das grandes redes. É preciso ser profissional e assertivo, por isso o indicado é contar com um sistema capaz de controlar quais itens estão em loja, quais foram vendidos e quais precisam ser repostos.
Quando é identificada a necessidade de reposição, o sistema automaticamente gera uma solicitação e, por meio de interligações com as distribuidoras, emite um pedido eletrônico. "Não é preciso nem sequer fazer uma ligação telefônica ou outro tipo de contato informal, o que pode dar margem a erros ou a problemas de comunicação. Tudo é feito via pedido eletrônico direto para uma distribuidora, que vai fazer a coleta dos produtos solicitados e enviar para uma transportadora", resume Vieira.
Para que essa conversa ocorra não é necessário que varejo e distribuidora tenham o mesmo software. Os sistemas de gestão de estoque disponíveis no mercado são formatados para se integrar com o WMS (sigla em inglês para Warehouse Management System; em português, Sistema de Gerenciamento de Armazém) que as distribuidoras possuem.
A relação entre os elos da cadeia segue firme até o momento da entrega do produto, quando o software da farmácia faz uma conferência dos itens descritos na nota fiscal e os compara com o pedido feito. "Muitas vezes, por uma falha logística no elo da distribuidora, o pedido chega com falta de produtos ou com algum item que não tinha sido solicitado. Se tiver algum erro, o sistema vai identificar e será possível fazer uma devolução à distribuidora logo no momento do recebimento da mercadoria", comenta.
Todo esse controle e acompanhamento ao longo da cadeia trazem muitos ganhos na velocidade de reposição, pois apontam exatamente o que o varejo precisa e dentro de qual prazo. Desta maneira, os níveis de ruptura caem muito, o que é fundamental em um setor tão competitivo, em que lojas próximas disputam a mesma clientela. "Geralmente, no setor de farmácia, se o cliente não encontra a cesta completa, ele não compra nada e vai buscar em outro PDV. Por conta de uma ou duas rupturas, perde-se uma venda toda. Por isso utilizar métodos precisos de cálculo de reposição é muito importante", assegura Vieira.
Pouco adianta o varejo agilizar a reposição de mercadorias, se a indústria não tiver o produto solicitado para repor. A falta de comunicação entre os players faz com que esse cenário seja muito mais comum do que deveria. "Muitas vezes, um laboratório está com insumo de produto parado, esperando para ser fabricado, enquanto o varejo está sem reposição na loja. Parece estranho, mas isso ocorre porque não há uma visibilidade clara da cadeia. Existe uma miopia, onde a indústria farmacêutica não conhece o giro ou a venda da farmácia", destaca o vice-presidente de operações da Neogrid, Robson Munhoz.
O universo de medicamentos e HPC envolve milhares de SKUs diferentes. Sem informação correta do que foi vendido na ponta, a indústria toca a produção no "achismo", o que frequentemente provoca desencontros. O fabricante deixa de produzir o que o mercado necessita e o varejo deixa de vender porque não tinha o produto disponível na loja.
O caminho para transformar esse perde-perde em ganha-ganha passa pelo uso da tecnologia, mas não é o suficiente. "Os recursos necessários existem há pelo menos 15 anos no Brasil. O que ainda falta neste setor é mudar a cultura do varejo, que prefere não compartilhar a visão de vendas e estoque com a indústria", afirma Munhoz.
De acordo com o executivo, a posição de guardar esses dados têm diferentes motivações, a depender do varejista. Algumas redes consideram estratégico segurar as informações para tentar negociar um preço melhor com a indústria. Outras possuem pouco controle sobre a movimentação e giro da mercadoria, não tendo condições de fornecer dados precisos.
Esse vazio impede que a tecnologia exerça seu papel de facilitadora entre os elos da cadeia de sortimento. Os algoritmos modernos dos softwares só funcionam quando alimentados com informações. É a troca de dados que faz a reposição ocorrer de forma automática e mais rápida. A indústria produziria o produto correto na quantidade certa e o varejo evitaria rupturas. "Minha recomendação é de que os elos da cadeia sentem e comecem a promover uma discussão colaborativa. É preciso debater como é que, ao final do dia, eles irão atender melhor o consumidor que entra na farmácia", defende Munhoz.
As distribuidoras recebem os itens, armazenam e organizam os pedidos de compra feitos pelas farmácias. Para que a mercadoria chegue ao ponto de venda (PDV), mais um elo da cadeia é acionado: as transportadoras. São elas que enfrentam os desafios de uma malha viária sucateada para atender às demandas de cada umas das 77 mil farmácias do País
Outros segmentos da economia já têm esse comportamento colaborativo há muito tempo, como o canal alimentar e os home centers, e os ganhos foram bastante significativos. Para o varejista farmacêutico que ainda desconfia dos benefícios de abrir os dados de venda aos fornecedores, Munhoz faz uma sugestão: fazer um piloto em um ambiente controlado. "Não precisa compartilhar a informação com todos os fornecedores e em todas as categorias. Comece com a área de perfumaria, que é menos sensível do que o setor de medicamentos, e escolha alguns fornecedores-chave para testar o modelo. Avalie o retorno sobre esses investimentos e você verá certamente que é possível trabalhar de maneira colaborativa", aposta.
E o convite é extensivo a qualquer tamanho de varejo, pois os softwares de gestão são hoje uma ferramenta democrática e acessível. Uma mesma provedora de sistemas atua tanto com grandes redes como com proprietários de uma única loja. "Hoje, como pessoas físicas, temos acesso a tecnologias de forma muito barata. Não é diferente no mundo corporativo. Quando utilizadas de forma correta, as tecnologias trazem ganhos muito superiores ao que elas valem. É um investimento, não um custo", afirma Munhoz, que ainda garante que os softwares de gestão de estoque atuais são fáceis de operar. "São relatórios que podem ser emitidos diariamente, ou na frequência que o varejista desejar, que mostram os produtos que mais vendem, o giro de reposição e os itens em estoque."