Gestão de armazéns: passo a passo para adoção e implantação do WMS Inovatech - Inovatech
Gestão de armazéns: passo a passo para adoção e implantação do WMS Inovatech
É comum que os gestores de logística tenham algumas indagações antes de contratar uma solução de WMS. Todos eles querem tornar a gestão de armazéns mais assertiva e efetiva, mas ao mesmo tempo, pode parecer que a adoção do novo sistema e sua integração aos softwares já existentes seja lenta e complicada. Será que é difícil implantar o WMS? O treinamento é muito complicado? Como fica a integração com ERP ou qualquer sistema corporativo? Será que demora muito tempo? Quando vou notar os primeiros resultados da adoção do sistema?
Na prática, as coisas são bem mais simples quando se conta com o apoio e o know-how de uma empresa especializada e com 27 anos de mercado, como a Inovatech. A empresa desenvolve o seu software de ponta a ponta e oferece grande flexibilidade comercial e múltiplas possibilidades de integração.
Da procura inicial até a contratação, passando pelas fases de implantação, treinamento e adaptação da equipe ao novo sistema, o processo flui com toda a segurança e efetividade com apoio dos especialistas da empresa. Quer entender como funciona? Então confira a seguir o passo a passo para a adoção e implantação do WMS Inovatech no seu armazém!
Visita comercial (ou encontro comercial virtual)
Após o contato inicial, o primeiro passo é a apresentação comercial da Inovatech e do seu sistema WMS, com todas as suas vantagens e funcionalidades, como gestão de conferências, gestão de endereçamento, indicadores de produtividade e de status de pedidos, entre outros. Onde está o produto dentro do estoque? Como encontrar o produto mais antigo? Todas as principais dúvidas são respondidas aqui.
"Atendemos tanto a clientes que já possuem algum sistema de WMS ou que já tiveram contato anteriormente, quanto clientes que ainda não trabalham com o WMS, seja um e-commerce que está crescendo ou uma empresa nova no mercado, ainda dependentes de gestão manual. O ponto comum é que todos eles procuram maior acuracidade de estoque e produtividade de equipe", conta Antônio Carlos Montagna, Diretor Comercial da Inovatech.
Avançando nas conversações, aqueles que já contam com uma consultoria mais específica enviam uma RFP – requisição de proposta que inclui uma planilha detalhada de itens necessários. A Inovatech preenche com todos os pontos que estão incluídos ou não no sistema, além de responder se é possível fazer eventuais customizações e quais são elas.
Visita a clientes que já operam com WMS
Antes de optar pelo WMS Inovatech, alguns clientes pedem para fazer uma visita ao armazém de empresas de porte e operação similar que já utilizam o sistema. Essa fase do processo é importante para que o cliente veja o WMS em operação, tire dúvidas, faça comparações e obtenha mais referências para tomar sua decisão com mais segurança.
Depois do envio de uma proposta comercial, é hora de fazer a negociação e fechar negócio!
Desde o início da pandemia do coronavírus, a Inovatech tem conduzido pelo menos 80% dos processos de implantação remotamente, com o mesmo sucesso dos projetos implantados presencialmente. Isso reduz os custos para o cliente e traz agilidade à implantação.
Levantamento de escopo
Hora de planejar! A Inovatech faz um levantamento detalhado de toda a operação logística do cliente, conhecendo a fundo o seu armazém e criando um escopo de implantação do WMS.
"Nesse momento, levamos ao cliente uma série de sugestões dentro do que o sistema oferece. Esse é um diferencial nosso, pois temos uma equipe fixa e interna de analistas funcionais que acompanham toda a implantação do sistema. Nossos especialistas vieram de operações logísticas grandes e conhecem muito bem o universo de cada cliente", afirma Antônio Carlos.
Todo esse trabalho de análise de aderência acaba se tornando também uma consultoria para o cliente, que pode enxergar pontos de melhoria em suas operações e processos. Isso além de mostrar como o WMS pode ajudar a resolver problemas e trazer diferentes ganhos.
A integração com os sistemas do cliente pode ser via webservice ou banco a banco (banco de dados do ERP do cliente + banco de dados do software Inovatech).
"Nosso WMS já tem uma área pronta para integrar com qualquer sistema corporativo, mas o cliente ainda terá que desenvolver do lado dele a integração do WMS com o seu sistema", afirma Ricardo.
O WMS Inovatech já foi integrado com sistemas TOTVS, Oracle e SAP, além de sistemas proprietários e de nicho, voltados para materiais de construção e agronegócio, entre outros.
Implantação do piloto
O próximo passo é implantar um projeto piloto para deixar com o cliente uma versão da ferramenta pronta, como se estivesse em operação. "Fazemos também um treinamento online para apresentar a ferramenta, mas o fato é que ela é muito simples, intuitiva e fácil de usar. O cliente aprende facilmente pelo piloto. Tudo é bastante acessível para quem trabalha na operação do armazém", diz Ricardo Montagna, CEO da Inovatech.
De qualquer modo, os analistas funcionais da Inovatech também estão presentes no dia a dia da operação, dando todo o suporte durante a rodagem do piloto e garantindo que toda a equipe do cliente conheça a ferramenta a fundo para trabalhar com tranquilidade a partir daí.
Geralmente, a Inovatech forma um líder dentro de cada cliente para que qualquer pequeno ajuste depois do período de implantação possa ser realizado internamente, dando mais autonomia às equipes para eventuais mudanças de parametrização e processos.
Início da operação e acompanhamento
Passado o piloto, é hora de fazer a carga de todo o inventário do cliente no sistema, iniciando a operação do WMS. A equipe da Inovatech ainda permanece na retaguarda operacional por mais alguns dias a fim de sanar todas as dúvidas que ainda restem, mas a necessidade de acompanhamento costuma ser curta. O software é realmente fácil de usar!
De acordo com Antônio Carlos, outros sistemas de WMS do mercado fazem a carga física separada da carga fiscal. Depois eles juntam isso. "O WMS da Inovatech tem uma gestão agrupada dessas duas coisas. Isso dá mais robustez à informação e maior facilidade de importação das informações", frisa ele.
E o melhor: não é necessário parar a produção para fazer isso! O cliente não precisa ficar parado para completar a carga inicial das informações no sistema. Isso ocorre em, no máximo, um fim de semana. Assim, não é preciso deixar de faturar enquanto o processo se conclui.
A Inovatech oferece suporte técnico remoto a todos os clientes para eventuais bugs e também presta atendimento para sanar dúvidas via telefone e internet.
Quanto tempo demora a implantação? Quando vou perceber os primeiros resultados?
Em média, as implantações demoram 3 meses. São 2 meses até a implantação e mais 1 mês de acompanhamento. Mas cada caso é um caso e há projetos mais rápidos do que isso, enquanto algumas operações maiores e mais complexas podem levar até 6 meses.
Os resultados da adoção do WMS na operação do armazém obedecem a uma evolução natural. Há uma curva de aprendizado: as pessoas precisam se adaptar à nova forma de trabalhar, com uma lógica de algoritmos determinada pelo software. A tendência, porém, é que as equipes se tornem cada vez mais produtivas conforme as features do WMS vão sendo integralmente adotadas.