5 dicas de como combater a falta de comunicação nas empresas
Imagine chegar ao trabalho uns 5 minutos atrasado e descobrir que tem uma reunião de diretoria em andamento.
Você deveria estar presente, mas te mandaram um e-mail, uns dias atrás, e você nem se lembrava mais.
Depois de entrar na reunião sob o olhar repreensivo de todos na sala – e tirar a concentração de um diretor que estava falando – você começa a tentar descobrir qual o assunto que vai ser tratado.
Mas está perdido…
De repente, aquele mesmo diretor que você atrapalhou pede alguns dados de faturamento (por sorte não para você).
Um início de burburinho se instala.
Alguns procuram em seus laptops a planilha de faturamento, um outro sai da sala e diz que está em seu computador e que vai imprimir.
Antes que ele volte, alguém na sala saca um pendrive onde acredita que a planilha se encontra.
O diretor projeta a planilha com o datashow, mas quando o outro colaborador volta com a planilha impressa, os dados não batem.
Nova confusão. O diretor perde a paciência.
Você, de repente, se lembra que a planilha atualizada está em sua máquina e que deveria ter trazido para a reunião. Mas evita chamar atenção para seu esquecimento, finge que não é com você.
Sentiu alguma semelhança com seu ambiente de trabalho?
Então está mais do que na hora de iniciar a transformação digital em seu negócio e descobrir a melhor maneira de acabar com a falta de comunicação nas empresas.
Saiba mais: Transformação digital: entenda este conceito definitivamente
Quais as consequências da falta de comunicação nas empresas?
Trabalho em equipe, colaboração, integração, troca de ideias e de diferentes pontos de vista, engajamento de funcionários, inovação e produtividade.
Nada disso é possível se há falta de comunicação nas empresas.
Tera acesso aos dados que precisa para desenvolver seu trabalho é fundamental, mas não apenas isso.
Saber com precisão quais são seus compromissos, datas de entrega de trabalhos e horários de reuniões, além de ter ciência de quem estará presente e sua pauta, é outro exemplo da importância da comunicação nas empresas.
Isso sem falar no acesso ágil e seguro à informações confiáveis e atualizadas.
A falta de comunicação nas empresas pode gerar consequências graves, veja alguns dados de pesquisas:
Problemas causados pela falta de comunicação nas empresas:
57% dos projetos de TI não atingem as metas desejadas por falhas de comunicação
A não comunicação antecipada de mudanças organizacionais aumenta em 42% condutas inapropriadas de funcionários
16% dos erros ao ministrar medicamentos errados em hospitais acontece devido a falta de comunicação
Empresas com uma comunicação eficiente apresentam um retorno financeiro 47% maior
Nesse contexto, como fazer a informação fluir e evitar a falta de comunicação nas empresas e suas consequências?
A resposta pode estar na transformação digital!
Veja também: Business transformation: a estratégia que vai garantir o seu sucesso
Como a transformação digital pode melhorar a comunicação (e os resultados) de seu negócio
Vamos começar com um exemplo simples, extraído da mesma pesquisa sobre hospitais, citada acima:
Houve redução de 70% nos erros de aplicação de medicamentos em pacientes em hospitais ao se implantar uma solução bastante simples: o uso de um sistema de código de barras nas pulseiras de identificação dos pacientes.
É este tipo de melhoria na comunicação que a transformação digital pode trazer para o seu negócio.
E se você acha que isso pode ser complexo ou de custo extremamente elevado, se engana.
Algumas ferramentas de comunicação interna disponíveis em suítes de softwares, como o G Suite, podem trazer uma série de benefícios para sua organização.
A implantação é rápida e praticamente não há necessidade de treinamento.
Veja algumas das vantagens para sua empresa:
Em casa, visitando um cliente, ou mesmo em uma viagem de negócios, hospedado em um hotel?
Basta acessar um computador conectado a internet para saber tudo que está acontecendo na empresa.
Acesse documentos, planilhas, apresentações, imagens e todos os tipos de arquivo que necessitar.
Falta de comunicação na empresa? Com acesso remoto, nunca mais!
2- Uso de dispositivos móveis
Nenhum computador por perto? Isso também não é problema!
Laptops, notebooks, tablets e até smartphones podem acessar os aplicativos do G Suite e usar todas as suas funcionalidades.
Parado no trânsito ou na sala de embarque do aeroporto? Use seu smartphone e ponha seu trabalho em dia.
3- Drives compartilhados na nuvem
Lembra daquela planilha que ninguém achava na reunião?
Pois é, com o uso de drives compartilhados na nuvem todos teriam acesso a ela e saberiam exatamente onde ela estava.
Além disso, todas as versões anteriores da planilha estariam salvas e seria possível saber quem fez cada alteração e em que data.
Rastreabilidade total!
4- Agenda compartilhada
Com o Google Calendar, aliás, você não teria esquecido da reunião.
Além de saber as datas mais adequadas para marcar reuniões e compromissos com seus colegas de trabalho, você pode programar uma secretária robótica, para te enviar alertas por e-mail de seus compromissos, diariamente.
5- Videoconferência sem complicação
Com o Google Hangouts, na verdade, boa parte dos presentes na reunião não precisariam se deslocar para a sala onde ela estava ocorrendo, podendo se comunicar remotamente, olhos nos olhos.
Mas nem só para reuniões de equipe serve o Hangouts.
Quando for necessário falar com alguém de forma mais pessoal e detalhada do que por email ou mensagem de texto, acione o Hangouts e converse com mais profundidade sobre os assuntos que necessita.
Confira: Hangouts Chat e Meet: um Hangouts totalmente novo e ainda melhor!
6- Edição simultânea de documentos
Sua empresa tem 25 vendedores em campo fazendo vendas e faturando pedidos?
Que tal se eles pudessem completar uma planilha de onde estivessem, todos ao mesmo tempo, se necessário, indicando o valores e os dados dos pedidos em tempo real, para que a produção e a expedição já começassem a trabalhar?
Sem falar que essa planilha também estará disponível para o marketing e o financeiro, além de outros departamentos que desejarem.
E não só planilhas, mas documentos de texto e apresentações também podem ser editadas de forma simultânea, trazendo muito mais agilidade à comunicação.
Veja mais: Google Suite: como potencializar o uso de seus apps?
E estes foram apenas alguns exemplos práticos do uso da transformação digital para acabar com a falta de comunicação nas empresas e suas consequências.
Você ainda pode contar com armazenamento ilimitado, controles avançados de administração e monitoramento de atividades, auditoria e relatórios nos drives compartilhados, criptografia de dados e muito mais.
Veja o case de uma companhia aérea em que a comunicação era feita por e-mail e com a adoção do Google +, uma canal de comunicação colaborativo, o engajamento da equipe trouxe excelentes resultados para o negócio.