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Aviatur otimiza gestão de documentos e informações com SoftExpert ECM
Grupo colombiano adotou solução para cumprir resolução do país, além de diminuir significativamente o uso de papel
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O grupo empresarial colombiano Aviatur, formado por 28 empresas de setores como turismo, logística, exportação, hotéis, anunciou recentemente a adoção da solução de ECM da SoftExpert para aprimorar a sua gestão de documentos e informações.
A ferramenta foi usada pela companhia para auxiliar no cumprimento da resolução 8934/2014 da Superintendência de Indústria e Comércio (SIC-Colômbia), que estabelece as diretrizes de gestão documental para empresas e instituições privadas no país.
Além disso, a SoftExpert ECM, que faz parte da plataforma SoftExpert Suite, também foi escolhida por atender aos requisitos fundamentais do Grupo Aviatur, incluindo garantir a conservação da memória institucional da empresa, otimizar processos operacionais, aumentar eficácia no acesso e busca de informações e a segurança de documentos físicos e eletrônicos.
Outro ponto levado em conta neste processo de digitalização foi a intenção de reduzir de forma significativa o uso de papel, uma vez que a companhia movimento uma média de 2 mil documentos por dia no último ano. Com a iniciativa, a empresa está digitalizando cerca de 5 mil documentos por dia.
Além disso, a Aviatur aponta que a mudança trouxe também ganhos de eficiência e agilidade, como, por exemplo, a tramitação de faturas, que já não precisam mais ser enviadas pelo correio de outras cidades para a central, em Bogotá, o que reduziu o tempo de 8 dias para 1 dia.
A organização, que já adquiriu os componentes do SoftExpert Suite para a gestão de Auditoria e Riscos, também anunciou que pretende digitalizar todo o acertamento de documentos do setor de Recursos Humanos (RH).