A evolução dos sistemas de gestão da informação: do GED à gestão do conhecimento | Project Manager
Na década de 80, com a explosão dos microcomputadores, surgiu a necessidade de gerenciar a grande quantidade de documentos armazenada em arquivos imensos nas empresas. Estes documentos foram digitalizados e armazenados em sistemas GED. Hoje, com quase 100% dos documentos nascendo em meio digital e com a evolução das tecnologias relacionadas, o foco passa a ser na recuperação destes documentos e na vantagem competitiva gerada a partir de uma gestão eficiente.
Para o CENADEM, GED é "um conjunto de tecnologias que permite o gerenciamento de documentos de forma digital. Tais documentos podem ser das mais variadas origens e mídias, como papel, microfilme, som, imagem e mesmo arquivos já criados na forma digital".
A tecnologia que antecedeu o GED no gerenciamento de documentos foi a microfilmagem, ainda hoje utilizada por diversas empresas. A primeira tecnologia de GED que surgiu enfatizava basicamente a digitalização de documentos de origem papel, gerando-se imagens digitais dos documentos. Essa tecnologia é conhecida como Document Imaging ou Gerenciamento de Imagens de Documentos.
O amadurecimento de tecnologias de reconhecimento como OCR (Optical Character Recognition) viabilizaram as aplicações de processamento de formulários, (Forms Processing), na qual, em vez da utilização de digitadores para a retirada das informações, utilizam-se sistemas digitais.
A tecnologia de Workflow substitui o processo humano de trâmite de documentos em papel por imagens de documentos. Com a explosão da microinformática, a quantidade de documentos digitais gerada cresce vertiginosamente, exigindo ferramentas para controle de localização, atualização, versões e mesmo de temporalidade de guarda dos documentos. As ferramentas para Gerenciamento de Documentos, Document Management (DM), respondem a esta necessidade.
A tecnologia COLD, Computer Output to Laser Disk, introduzida no mercado para substituir a tecnologia COM, Computer Output to Microfilm, permite o armazenamento e gerenciamento de relatórios de forma digital. Devido à abrangência dessa tecnologia, em vez de COLD ela passou a ser chamada de ERM – Enterprise Report Management.
Hoje, na era da informação, a necessidade é compartilhar todos os documentos de maneira rápida e fácil utilizando a web e o html para tanto. Surge, então, os sistemas de gestão de conteúdo. Gestão de conteúdo é o gerenciamento de informações, focando a captação, ajuste, distribuição e gerenciamento dos conteúdos para apoio ao processo de negócios de toda a empresa. Esses conteúdos podem ser estruturados ou não, procedentes de sistemas de Imagem, COLD, Gerenciamento de Documentos, sistemas legados, bancos de dados, arquivos nos diretórios e de qualquer outro arquivo digital como som, vídeo etc. A característica básica de uma solução de gestão de conteúdo é o oferecimento do acesso a todos os conteúdos da empresa através de uma interface única baseada em browser. As funcionalidades essenciais, dentre muitas outras, que caracterizam o conceito e que se desenvolvem à medida que novos produtos de mercado chegam à maturidade são:
-Gestão de usuários e dos seus direitos (autenticação, autorização, auditoria);
-Criação, edição e armazenamento de conteúdo em formatos diversos (html, doc, pdf etc);
-Uso intensivo de metadados (ou propriedades que descrevem o conteúdo);
-Controle da qualidade de informação (com fluxo ou trâmite de documentos ou workflow);
-Classificação, indexação e busca de conteúdo (recuperação da informação com mecanismos de busca);
-Gestão da interface com os usuários (atenção à usabilidade, arquitetura da informação);
-Sindicalização (syndication, disponibilização de informações em formatos XML visando seu agrupamento ou agregação de diferentes fontes);
-Gestão de configuração (gestão de versões);
-Gravação das ações executadas sobre o conteúdo para efeitos de auditoria e possibilidade de desfazê-las em caso de necessidade.
-Sítios editoriais: É talvez o tipo de sítio mais comum hoje na web, que assume natureza de mídia de comunicação. Um sítio deste tipo permite a um indivíduo ou a um grupo posicionar-se como fonte de informação, infomediário, ou veilleur sobre assuntos específicos. Apresenta-se sob diferentes formas de acordo com o modelo econômico, o objetivo visado, e a tendência do momento.
-Comunidades de prática em linha: este tipo de sítio é o mais utilizado por comunidades dedicadas em desenvolver software livre. Uma comunidade em linha reúne pessoas que compartilham centros de interesse de ordem geral ou profissional, não se resumindo obviamente a códigos de programas. Estes sítios oferecem a possibilidade de contribuir com informações na forma de artigos, notícias etc, e alertar a comunidade para informações disponíveis noutros lugares da web
-Portais corporativos: São aplicações que funcionam em intranets ou extranets, mas também podem ser acessadas pela Internet. Dentre vários benefícios, essas aplicações permitem capitalizar a informação, o conhecimento e a competência das organizações: idéias estruturadas ou não, documentação, procedimentos administrativos, técnicos, de marketing etc.
A reunião de aplicativos específicos, desenvolvidos em plataformas de sistemas para gestão de conteúdo, caracteriza as ferramentas de portais corporativos. Portlets, mecanismos para notícias, eventos, etc, são módulos componentes destes aplicativos. Este é o estado de desenvolvimento em que se encontram os sistemas de portais corporativos nacionais.
Entretanto, a grande possibilidade de aumentar a relevância da informação recuperada é o relacionamento semântico entre os objetos. Este consiste em considerar todos os atores e artefatos envolvidos no contexto de gestão do conhecimento como objetos. A partir do desenho de uma ontologia para ligação semântica entre os objetos, o usuário relaciona o conteúdo adicionado com uma determinada classe na ontologia. Então, na recuperação, é possível associar estes objetos, oferecendo para o usuário exatamente o conhecimento armazenado anteriormente. Conhecimento, neste contexto, é considerado como a relação semântica entre objetos de informação.
Este é o caminho de evolução natural, que a maioria dos sistemas de gestão de conteúdo e de GED devem seguir, ou já estão seguindo, para suportar a eminente demanda de gestão do conhecimento por parte das organizações. Contudo, a experiência do usuário certamente será revolucionada, o que aumenta o potencial da informação recuperada, oferecendo as organizações que fizerem uso destes sistemas uma vantagem competitiva considerável no que tange a gestão do conhecimento.