Afinal, o que faz um gestor de projetos? Entenda essa profissão - IBS Business School
Produtividade — essa é a palavra de ordem dos dias atuais. Hoje, para conquistar uma fatia maior no mercado, as empresas precisam garantir que os recursos e o tempo sejam gerenciados com eficiência, que os riscos sejam minimizados e que as implementações obtenham o sucesso desejado. Em outras palavras, fazer mais e melhor, com menos. Diante desse cenário, uma figura ganha cada vez mais importância: o gestor de projetos.
Você conhece o trabalho desse profissional? Sabe como ele atua? Então chegou a hora de entender como ele é fundamental para que as organizações consigam otimizar seus esforços a fim de produzir melhores resultados.
A figura do gestor de projetos na empresa
Sabe aquele líder que faz as coisas acontecerem? Aquela pessoa que consegue coordenar a ação de diversos colaboradores para que uma ideia saia do papel e se torne realidade? Esse é o gestor de projetos.
E mais que isso: em uma época de competitividade acirrada, em que as companhias precisam encontrar um caminho para produzir mais com menos recursos e apresentando a melhor qualidade, esse é o profissional que carrega a responsabilidade de otimizar todo o processo e garantir esse resultado.
Portanto, o gestor é o responsável pelo sucesso dos projetos, cuidando do planejamento, da organização e do desenvolvimento de todas as tarefas referentes a eles. Sua função é definir o conjunto de ações necessárias para a entrega de um produto ou serviço, além de estabelecer as condições para sua execução.
definir o projeto: entender e deixar claro seus objetivos, o âmbito, a abordagem mais apropriada, identificar os riscos envolvidos;
desenvolver um cronograma: com base no conhecimento de todos os itens e recursos necessários (humanos, financeiros, materiais, tecnológicos, logísticos), estabelecer a ordem de realização de cada tarefa envolvida e uma estimativa de tempo apropriada;
elaborar um orçamento: levantamento dos custos indispensáveis para a realização do trabalho;
adotar um plano: de que forma o projeto precisa ser conduzido para produzir o resultado desejado;
gerir o trabalho: acompanhar e controlar de forma eficaz. Essa gestão prevê a provisão dos materiais necessários, a solução de contratempos que possam surgir, a garantia da qualidade e cumprimento do prazo, entre outros aspectos.
Portanto, apesar de o gestor de projetos não realizar fisicamente o trabalho, ele é o responsável por coordenar essas ações. Assim, sincronizadamente, todos os colaboradores envolvidos atuam de forma otimizada para produzir o resultado esperado.
Existe mais um ponto importantíssimo que deve ser considerado quando se trata do gestor de projetos: ele é essencial para a concretização das estratégias da empresa.
Em administração, já são muito conhecidos os níveis de uma organização: estratégico, gerencial e operacional. Portanto, embora o nível estratégico possa ter ideias fabulosas e estabelecer um planejamento fantástico para o crescimento da companhia, é o gestor de projetos quem faz a ligação entre esses níveis, transformando o ideal em realidade.
Mais que isso, ele pode desempenhar um papel fundamental na criação de produtos inovadores ou serviços que possibilitarão à empresa uma adaptação às exigências do mercado.
A rotina do gestor de projetos
De forma geral, o dia a dia desse profissional envolve a busca constante de soluções. Seu papel é analisar o cenário, identificar a alternativa mais eficaz e que consome uma quantidade menor de recursos e designar os colaboradores mais aptos disponíveis para executá-la.
Logicamente, a complexidade dessas tarefas varia de acordo com o tipo de projeto. Pode ser necessário atuar na solução de problemas simples, como uma remediação. Por outro lado, algumas situações exigem planejamento estratégico voltado para objetivos de médio ou longo prazo.
Nesses casos, será necessário executar um plano minucioso, garantir a realização de cada passo e realizar diversas tarefas de avaliação e controle ao longo do tempo, assegurando o cumprimento das metas propostas.
Enfim, em seu cotidiano, o gestor atua como a "cabeça" de um projeto. Ele avalia, direciona, soluciona problemas e provê o que é preciso para a realização das atividades. Sem esse profissional, uma organização pode perder tempo, dinheiro e qualidade com ações descoordenadas, ociosidade e alocação ineficiente de recursos.
As tarefas do gestor de projetos
As atividades de um gestor dependem também da organização para a qual ele trabalha e da complexidade dos projetos que assume. Em alguns casos, pode ser necessário que ele desempenhe outras tarefas.
Quando um projeto não tem dimensão suficiente para demandar um gestor em tempo integral, é possível que esse profissional dedique parte de seu período de trabalho em outras funções, como análise e elaboração de documentação, entre outros.
A atuação em diferentes nichos de mercado
Visto que o gestor garante a eficiência e a otimização dos recursos utilizados em um projeto, as organizações têm percebido que sua atuação é vital. Ele garante economia e agiliza os processos, gerando qualidade e favorecendo a satisfação do cliente.
Por isso, muitas empresas estão procurando gestores, nos mais diferentes nichos de mercado. Elas já perceberam que a redução de custos que esse profissional promove é fundamental para a competitividade no mercado atual.
Além desse fator, as companhias sabem que se manter competitivo hoje não é suficiente. Qualquer negócio precisa apostar em uma evolução constante. Para isso, além de agregar novas técnicas, é essencial repensar permanentemente os processos, eliminando gargalos para alcançar uma performance cada vez mais excelente.
Mas, afinal, que setores de mercado podem empregar esses profissionais?
Pense na definição de projeto: atividades temporárias, com prazos definidos do início até a entrega. Consegue imaginar quantos produtos ou serviços se enquadram? O desenvolvimento de um software, a construção de um edifício, a realização de uma cerimônia de casamento — esses são apenas alguns exemplos.
Todos eles ganham objetividade e agilidade com uma gestão apropriada. Portanto, esse profissional tem sido cada vez mais requisitado pelo mercado, em uma quantidade crescente de setores e negócios.
Além de serem absorvidos por diferentes nichos, os gerentes de projetos são encontrados em muitos tipos de organizações. Eles podem ser funcionários, gerentes e até consultores independentes.
A experiência adquirida pode torná-los aptos para a gerência de programas e, nesse caso, eles são responsáveis por múltiplos projetos relacionados. Outra opção é a gerência de portfólio, atividade em que eles selecionam, priorizam e alinham projetos e programas à estratégia de organizações.
A demanda por esses profissionais cresce não só no Brasil, mas mundialmente, e esse é um fenômeno simples de entender: as mudanças econômicas e tecnológicas são cada vez mais rápidas.
Por isso, mais do que realizar operações de rotina, as organizações procuram direcionar sua energia para projetos que consigam atualizar sua atuação de acordo com essa nova realidade.
Embora corporações menores ainda invistam pouco na contratação desses profissionais, eles têm sido procurados e altamente valorizados por grandes empresas.
Mineradoras, petrolíferas construtoras de grande porte, bancos, indústrias, empresas de pesquisas, instituições governamentais, empresas de energia e da área de TI estão entre os maiores exemplos de busca por esse profissional.
8 características essenciais para o gestor
Considerando a importância do gestor para o bom andamento de um projeto, logicamente espera-se que ele tenha algumas características pessoais e profissionais decisivas para garantir os resultados esperados. Selecionamos aqui algumas delas, que podem determinar o sucesso na carreira:
Um gerente precisa ser organizado para que as tarefas fluam da forma esperada, os suprimentos sejam garantidos, os colaboradores sejam alocados de acordo com a demanda e os prazos sejam cumpridos.
Além disso, é possível que um gestor precise conduzir mais de um projeto simultaneamente. Sem organização, é fácil se "enrolar" com as atividades e comprometer o andamento delas.
A boa notícia é que o mercado já dispõe de ferramentas, como softwares, que podem ajudá-lo nesse quesito. Porém, mesmo para utilizá-los na obtenção de resultados, é fundamental ter uma boa organização como característica pessoal.
Na maioria das vezes, não é o gestor quem executa grande parte das tarefas envolvidas em um projeto. Ele designa os colaboradores mais aptos para as diversas atividades. Porém, ele precisa fazer mais que isso.
Se ele conseguir engajar e inspirar o time, a empresa pode esperar resultados ainda mais significativos em termos de produtividade e qualidade. Porém, apesar de tocarmos aqui na importância da liderança, vamos deixar para discutir melhor esse assunto mais à frente.
Como condutor que vai orientar os colaboradores na execução de tarefas, o gestor precisa ter a habilidade de comunicação muito bem desenvolvida.
É essa competência que garante que todos entendam o que realmente precisa ser feito e como as tarefas devem ser realizadas. Isso previne equívocos que causam desgaste, atraso quanto ao prazo e, principalmente, prejuízo.
Ele precisa ter em mente a máxima de que "comunicação não é o que você fala, é o que o outro entende". Por isso, cabe ao líder ser claro e eficiente em suas explicações e, mais que isso, certificar-se de que o time todo compreendeu as instruções.
É inevitável que surjam imprevistos. O gestor precisa mapear os riscos possíveis, especialmente nos quesitos mais importantes para o cliente e que comprometem a entrega conforme os termos acordados. Isso vai permitir que ele se antecipe aos problemas e já tenha em mente possíveis soluções.
Porém, o gerenciamento de crises exige mais do que esse mapeamento de riscos. Os problemas só podem ser solucionados quando o gestor conta com um conjunto de ferramentas e técnicas aplicáveis diante dessas situações.
Isso permite que a abordagem seja adaptada ao contexto e às restrições de cada projeto, garantindo a tomada de decisões eficazes para restabelecer o fluxo normal dos processos.
Prazos, preços, interesses conflitantes, recursos — esses são alguns dos aspectos que um gestor de projetos precisa negociar. Outra questão geralmente presente é a necessidade de convencer pessoas a fazerem o que nem sempre elas querem.
Portanto, a busca de acordos satisfatórios para todas as partes faz com que negociação e gerência de projetos estejam intimamente ligadas.
6. Capacidade de identificar e resolver problemas
O gestor é a cabeça do projeto. Portanto, ao primeiro obstáculo, cabe a ele encontrar alternativas para contornar o problema e definir a melhor solução. Às vezes essa característica é uma qualidade pessoal, mas ela também pode ser desenvolvida quando o líder é antenado e está sempre em busca de novos conhecimentos.
Então, manter uma postura de busca constante por conhecimento e novas soluções vai ajudá-lo a aplicar essas alternativas às situações desafiadoras encontradas no próprio projeto.
7. Visão estratégica dos fatores envolvidos
Lembre-se: cada colaborador tem um papel específico a desempenhar, mas o gestor precisa conhecer o todo do projeto, saber analisar cada demanda e identificar as melhores soluções.
Usando uma analogia artística, ele é o pintor que utiliza as diferentes nuances de cores nos lugares exatos para conseguir a imagem idealizada.
Por isso, ele precisa conhecer as diferentes tarefas, identificar os problemas que surgem, encontrar soluções viáveis e "encaixar as peças" para produzir o resultado desejado.
Cada fator envolvido tem uma função estratégica no andamento do projeto: os recursos humanos, os suprimentos e a distribuição inteligente das atribuições para que uma etapa não fique paralisada por depender da conclusão de outra.
Portanto, umas das principais características do gestor de projetos precisa ser a capacidade de analisar atividades complexas e interdependentes e convertê-las em tarefas e subtarefas. O próximo passo é distribuí-las de forma organizada, documentar, monitorar e controlar sua execução.
Portanto, é papel do gerente analisar cada uma dessas questões e tomar medidas para que elas sejam supridas, distribuídas e alocadas de forma a favorecer a fluidez e o bom andamento dos processos.
8. Gestão de pessoas como um fator complementar
Já iniciamos a conversa sobre esse tema no tópico sobre liderança. Porém, este é o momento de aprofundá-lo.
O gestor trabalha muito! Porém, não é o seu papel executar diretamente as diversas tarefas que compõem um projeto. Muitas das atividades serão feitas por outros colaboradores. É aí que entra o papel da gestão de pessoas para o sucesso.
Mesmo que um gestor não seja o responsável maior pelos recursos humanos de uma organização, o fato é que ele vai precisar trabalhar com esses colaboradores. Mais que isso, ele deve obter resultados por meio deles. Mas como alcançar esse efeito em uma equipe, ainda que ela não responda hierarquicamente a ele?
É exatamente nesse ponto que entra a habilidade para gerir pessoas e a aptidão para a liderança. Obter alta produtividade e engajamento só é possível quando o líder emana uma autoridade natural, consegue compartilhar sua visão e recebe como recompensa o empenho voluntário do time.
Espera-se que o gestor:
seja capaz de formar uma equipe, fazendo com que os membros trabalhem de forma harmoniosa para alcançar as metas propostas. É fundamental que as habilidades sejam complementares e que os colaboradores mais aptos para determinadas tarefas sejam alocados em sua realização;
estabeleça expectativas razoáveis e realistas. Ao mesmo tempo em que precisam ser executáveis, as metas devem ser suficientemente desafiadoras para engajar o time;
motive sua equipe no início do projeto, provendo uma visão que os inspire a empregar seus esforços. Durante a realização, a motivação também é fundamental para manter o time engajado. Um grupo pouco motivado tem seu desempenho afetado e, consequentemente, os resultados ficam comprometidos.
tenha autoridade e capacidade de gestão para orientar quanto aos processos e procedimentos estabelecidos e certificar-se de seu cumprimento pelos colaboradores;
forneça feedbacks claros, objetivos e que promovam a otimização do trabalho e o aperfeiçoamento dos serviços. Cabe a ele corrigir a rota quando o andamento ou a qualidade não estão de acordo com as expectativas e o planejamento;
comunique-se de forma eficiente e clara, e, principalmente, saiba ouvir os outros. Dessa transparência recíproca podem surgir muitas soluções. Quando os membros da equipe não compreendem realmente suas tarefas, têm dificuldade para realizar seu trabalho da forma planejada.
Gerenciamento e mitigação de riscos de um projeto
O que é um risco? Trata-se de uma condição incerta, mas possível. Ou seja, ninguém pode afirmar que um problema vai acontecer, mas existe sempre a possibilidade de que ele ocorra. Embora sejam geralmente associados a fatores desfavoráveis, os riscos também podem ser positivos.
Quando acontece, o risco afeta pelo menos um dos objetivos do projeto. Ele pode atrasar a entrega, por exemplo. Outra possibilidade é o impacto sobre o custo ou, ainda, sobre a qualidade do produto final. Em casos extremos, ele pode ocasionar o total fracasso da empreitada.
Nas atividades corriqueiras realizadas em cada ramo de negócios, é possível identificar as incertezas que podem interferir no sucesso de uma empreitada. Cabe ao gerente considerar esses eventos, sua probabilidade de ocorrência e seu impacto nos objetivos propostos.
Apesar de os riscos serem frequentes, eles jamais devem ser inconsequentes. Um gestor preparado elabora um plano de respostas claro e suficientemente eficaz para que, caso aquela possibilidade se concretize, seu impacto sobre o projeto seja o menor possível.
Porém, de nada adianta um gestor ser um excelente planejador, cuidar detalhadamente da alocação de recursos e estabelecer um cronograma organizado e minucioso se ele não fizer um monitoramento do andamento e uma avaliação ao longo do projeto.
Tão importante quanto a idealização, é fazer o projeto acontecer. Para isso, ele precisa controlar os processos e mantê-los "correndo nos trilhos". Quanto mais complexo o projeto, mais desafiadora é essa tarefa. No entanto, ela é essencial.
Uma avaliação realista e detalhada vai permitir que o gestor identifique pontos em que as tarefas não se desenvolvem conforme o planejamento e, mais que isso, corrija esses desvios de rota. Intervenções feitas no momento apropriado garantem que os objetivos sejam cumpridos no prazo estabelecido.
Para isso, o gerente pode contar com indicadores específicos. Eles revelam a situação tanto no que se refere a questões momentâneas quanto nas previsões para o longo prazo — ou seja, diagnosticam como o projeto está e sua provável evolução.
Esse diagnóstico permite antever crises e tomar todas as providências necessárias para minimizá-las ou até mesmo evitá-las.
A implementação constante de melhorias
O gestor de projetos tem um papel que vai além das necessidades imediatas da empresa. A experiência gerada em cada empreitada e as informações obtidas pelos mais diferentes meios devem ser utilizadas na implementação contínua de melhoria dos processos.
O mercado desenvolve constantemente as metodologias, e um gerente eficiente precisa aprender a aplicá-las para otimizar a utilização dos recursos pela organização e colocar a empresa à frente do mercado, em condição de competir com seus maiores concorrentes.
Por isso, o aprendizado de hoje — adquirido na prática dos processos atuais ou por diversos meios de informação e educação — deve ser inserido e aplicado também nos projetos futuros.
Como o gestor atua em diversos nichos do mercado, não é uma graduação específica que o capacita para o trabalho. Na verdade, graduados em diversas áreas costumam sentir a necessidade de adquirir essas competências e optam por especializações em gerência de projetos e gestão estratégica.
É possível encontrar ótimas opções de cursos de MBA, nos quais o candidato desenvolve habilidades básicas de gestão, com ênfase na construção de competências técnicas necessárias à formação de líderes. Assim, as etapas são ensinadas e trabalhadas, tornando o profissional apto a iniciar, planejar, executar, controlar e finalizar um projeto.
É importante que sejam abordadas as áreas de conhecimento preconizadas pelo PMI (Project Management Institute), tais como escopo, tempo, custos, qualidade, comunicação, riscos, stakeholders, pessoas, aquisições e integração. Além disso, certificações específicas permitem a segmentação e a especialização.
Como você pode perceber, a gestão de projetos é uma profissão em alta. À medida que as organizações evoluem e se tornam mais complexas, elas reconhecem a importância desse profissional para se tornarem mais eficientes e competitivas.
Portanto, se você já considerou a possibilidade de se tornar um gestor de projetos, adquirir a competência e o conhecimento necessários para exercer essa função pode ser uma iniciativa para uma ascensão profissional desafiadora, interessante e muito oportuna.
O que achou da profissão de gestor de projetos? Você possui as características necessárias para desempenhar esse papel? Gostaria de saber um pouco mais? Então, que tal conhecer os 7 motivos para se formar nessa área? Confira!