Quanto Custa um ERP ? – INFOBHZ
Para licenciamento existem opções de aquisição das licenças, de aluguel das licenças, de aquisição do direito de uso remoto (ASP) e de uso como serviço (Saas). Nas duas últimas a responsabilidade pela infra-estrutura dos servidores do ERP fica completamente por conta do fornecedor.
As horas de consultoria e a duração em dias do projeto irão variar com a disponibilidade dos recursos envolvidos, o porte da empresa contratante, a complexidade dos processos e a quantidade de módulos a implantar.
Projetos fechados são aqueles em que o fabricante se compromete a realizar a implantação num número de horas específico. No caso de necessitarem de mais horas assumirão o custo. Sendo assim assumem o risco e geralmente nesta modalidade orçam um número de horas a mais como margem de segurança.
Projetos abertos são aqueles em que o fabricante apresenta uma previsão de horas. Caso sejam consumidas mais horas o custo será assumido pelo contratante. Nesta modalidade o valor orçado não necessita de margem de segurança, porém exige um maior acompanhamento gerencial por parte do contratante para evitar horas não previstas.
O nível atual de informatização da empresa definirá a necessidade de atualização ou ampliação do parque de máquinas e da rede.
A abrangência territorial da empresa revelará a necessidade de comunicação entre filiais para o compartilhamento de informações e exigirá a definição de quais serão os recursos compartilhados entre elas. Neste ponto a empresa poderá optar por hospedar seus servidores num datacenter, terceirizando a manutenção destes e garantindo qualidade e disponibilidade da aplicação.
A metodologia de implantação será fundamental no planejamento e na definição dos custos envolvidos. Por exemplo, será necessário um plano de comunicação para divulgar e informar sobre o ERP ? Será criado um plano de gestão de mudança ? Será criado um ponto único para os trabalhos ? Qual a duração da implantação ? A implantação será num projeto único ou em projetos menores de parte do módulos ou por filiais ? Haverá multiplicação dos conhecimentos ?
Um plano de comunicação pode sugerir um evento de abertura do projeto, um concurso para escolha do nome do projeto, um informativo periódico sobre o andamento do projeto, uma intranet para disponibilização da documentação do projeto e a divulgação de indicadores, enfim, uma maneira de comunicar e fazer com que todos, mesmo aqueles que não pertençam ao time principal do projeto, sintam-se envolvidos e comprometidos.
É comum a formação de um time de projeto contendo representantes de cada área funcional, analistas, gerentes e diretores. Durante o projeto este time irá trabalhar num local físico único o que poderá demandar despesas com transporte, estadia, alimentação e localização.
Empresas com muitos usuários costumam treinar usuários-chave como multiplicadores para que estes possam ministrar treinamentos para os demais usuários.
Em alguns casos será necessário integrar o ERP com outros sistemas (legado). Para isso um número de horas específico será orçado para desenvolvimento de rotinas que permitam que o ERP funcione em conjunto com os demais.
Existem empresas que realizam implantações por módulos e outras que implantam todos os módulos de uma vez só (big bang).
Alguns fornecedores ofertam a auto-implantação, com treinamento remoto e um número minimo de horas de consultoria. Acredito que são raros os casos em que possam obter sucesso, pois implantar um ERP exige técnica e profundo conhecimento do produto que se quer implementar.
O custo do ERP não se limitará ao desembolso da fase de implantação. Deverá compreender o ciclo de vida completo do produto, que inicia-se na implantação e continua durante o seu uso com atualizações e manutenções, seja por equipe própria ou por terceiros.
Um dos principais custos de manutenção é o projeto de upgrade. Quando você compra um ERP compra os direitos de uso de uma determinada versão e paga um valor mensal a título de manutenção que dá direito ao suporte do produto e ao recebimento de novas versões. Com o tempo a versão adquirida vai ficando desatualizada e o fabricante recomenda sua atualização. Para isso será necessária a criação de um projeto de upgrade, que tratará de cada detalhe necessário para substituição da versão antiga pela nova.
Adquirir um ERP envolve então:
– licenciamento do fabricante ERP
– servidor da aplicação do ERP
– consultoria para implantação
– treinamentos (datashows, desktops, material didático e locais para treinamentos)
– atualização dos desktops
– licenciamento para o software gerenciador de banco de dados
– despesas de viagem, estadia e alimentação para o time de projeto
– sistema operacional para os servidores
– sistema anti-virus para os servidores
– sistema de backup para os servidores
– mídias e unidades de backups
– link de dados entre as estações clientes e o servidor
Manter um ERP envolve:
– manutenção mensal do fabricante do ERP
– suporte interno ao ERP
– customizações futuras (ajustes a mudanças da empresa, relatórios e melhorias)
– manutenção das licenças dos demais softwares envolvidos
Enfim, empresas com maior número de usuários e dispersão geográfica geralmente terão custos maiores.
Já vi casos em que o custo total do projeto foi exatamente o dobro do licenciamento e consultoria.
Metodologias poderão prever mais ou menos etapas. Conter um planejamento mais detalhado ou um menor envolvimento por parte da consultoria. Isso refletirá diretamente no custo e também no resultado final do projeto.
Não apresento aqui valores, mas a natureza dos desembolsos para que cada empresa possa enquadrar-se e realizar a sua própria estimativa.