Além disso, finalizar o planejamento com antecedência permite que ele seja organizado em tempo hábil, evitando erros, conflitos e outros problemas que surgem quando um trabalho é feito com pressa. E quando o planejamento é feito por completo e antecipadamente, é mais fácil lidar com imprevistos.
Especialmente em viagens internacionais, a antecedência ainda é muito importante para que todos os documentos sejam providenciados a tempo. Imagine o transtorno e o desperdício de tempo e de dinheiro se, por exemplo, os colaboradores aparecerem no aeroporto sem terem tomado uma vacina exigida para o país para onde eles estavam indo?
A documentação faz parte do planejamento antecipado, mas merece alguns cuidados próprios. Além do já mencionado cartão de vacinação para o caso de viagens a cidades ou países que exijam vacinas específicas, há, ainda, passaportes e vistos válidos para o período, cartas-convite, contratos e outros documentos que podem ser relevantes.
Os colaboradores devem mantê-los à mão durante os deslocamentos e em segurança durante toda a viagem. Para aumentar a segurança e a praticidade, é recomendado que os colaboradores também tenham acesso às versões digitalizadas dos documentos.
Caso contrário, podem ocorrer transtornos e atrasos se, por exemplo, uma carta-convite for perdida. Nesse caso, o colaborador poderá simplesmente fazer uso da versão digital da carta. A medida também colabora para a segurança, já que não será necessário ter os originais à mão no dia a dia da viagem — eles poderão ficar guardados no hotel.
A gestão de contas costuma ser um dos pontos mais delicados no planejamento de viagem corporativa. Afinal, o processo envolve não apenas a conferência de comprovantes e recibos, mas também a obediência à política de viagens no que diz respeito às despesas.
Nesse sentido, um software de gestão de contas é um grande aliado para a empresa. Com ele, será possível gerenciar essa parte das viagens com mais agilidade e eficiência, além de eliminar as chances de erros e confusões.
Além disso, é muito importante que a gestão de contas realizada após cada viagem seja levada em consideração para realizar alterações nas próximas sempre que for necessário. Se você perceber que a maioria dos colaboradores não utiliza todo o valor destinado à alimentação, por exemplo, reduza-o! Isso incentivará a economia sem prejudicar a equipe.
Também é preciso ser firme no momento da prestação de contas. É por isso que as regras da política de viagens precisam ser claras — para que você possa mostrar diretamente por que o reembolso de determinada despesa (por exemplo, um trajeto de táxi sendo que a regra é usar o aplicativo de transporte determinado na política) não será reembolsado.
Outro ponto importante é que você deve investir na conscientização dos colaboradores quanto às regras para gastos durante as viagens. Caso contrário, há o risco deles tratarem o deslocamento como uma ocasião de lazer e de turismo. Assumindo essa postura, eles podem fazer escolhas contrárias as suas determinações, levando ao gasto excessivo.