A automação consiste na utilização de softwares para executar as tarefas padronizadas e repetitivas. Existem diversas empresas especializadas em criar dispositivos tecnológicos específicos para a advocacia. São recursos que podem impactar a rotina dessa área e torná-la mais produtiva.
Para entender melhor como essas inovações impactam o dia a dia dos advogados, confira, a seguir, os 5 principais benefícios da automação de documentos!
É preciso pensar na produtividade além do seu aspecto administrativo. Assim, com a automação, a equipe — que inclui os advogados estagiários e profissionais administrativos — consegue dedicar mais tempo para outras áreas da empresa. Dessa forma, é possível realizar mais trabalho com os mesmos recursos, o que faz com que cada setor alcance melhores resultados.
Quando lidamos com grandes volumes de documentos físicos, é praticamente impossível não cometermos alguns erros. Afinal, humanos são passíveis de falhas por desatenção, desorganização ou outros motivos semelhantes.
Nesse sentido, o processo de automação contribui para evitar a ocorrência de incorreções, pois ele substitui a vulnerabilidade humana pela precisão da máquina. Com isso, os departamentos jurídicos conseguem evitar os custos relacionados a erros e falhas.
A redução de custos é um dos benefícios mais diretos gerados pela automação. Essa economia ocorre, principalmente, como um resultado direto do aumento da produtividade e da diminuição das falhas. Por isso, embora o processo de automação exija um investimento inicial, a redução de custos é um benefício que justifica o gasto.
Automatizar os documentos possibilita que as informações fiquem acessíveis às pessoas certas, de forma integrada. Assim, os envolvidos em cada processo podem acessar os dados para incluir novas informações e para executar as ações necessárias em cada etapa, desde que devidamente autorizados.
O compartilhamento pode incluir diversos setores, garantindo maior integração entre as diferentes áreas e possibilitando a troca de informações em tempo real de modo interdependente.
Um dos maiores benefícios de automatizar processos jurídicos é o armazenamento eletrônico dos documentos, que é inerente ao processo de automação. Ao passo que há redução de falhas nos processos, há maior conformidade das informações, o que minimiza a ocorrência de erros na formulação de contratos e outros documentos legais.
Além disso, o correto armazenamento desses dados protege a empresa da exposição do conteúdo de seus documentos. Nesse sentido, o arquivamento eletrônico aumenta a segurança. Por isso, é fundamental escolher uma plataforma segura para realizar esses arquivamentos.