Síndico Paulo Fontes: pastas mensais de contas são preparadas pela administradora, auditadas por consultoria externa, revisadas pelo gestor e conferidas pelo conselho
A figura do condomínio está fora das normas que regem a tributação da renda das pessoas jurídicas do País, entretanto, tudo o mais nesta microcidade se assemelha a uma empresa: é preciso faturar, contratar e gerenciar pessoas, pagar contas, responder a leis, arcar com compromissos fiscais variados, cumprir normas técnicas e previdenciárias, prestar serviços, atender a metas e apresentar balanço positivo. Quanto maior o empreendimento, mais complexas as intercorrências desta gestão e, portanto, mais elásticos os riscos de perda de controle. E se esta perda gerar aumentos sucessivos sobre a taxa condominial, mais desconfiado e insatisfeito se torna o cliente.
No Portal Domínio Marajoara, um condomínio-clube localizado na zona Sul de São Paulo, a história vinha se desenrolando dentro desse script até o início de 2015, quando o executivo e morador Paulo Fontes, juntamente com outros proprietários, começou a participar de uma comissão provisória e informal de Contratos, cujo objetivo era promover um rápido saneamento financeiro e interromper a necessidade de aumentos sucessivos no rateio. A conta não fechava, mesmo com os reajustes, lembra Paulo, que meses depois acabou assumindo o cargo de síndico.
"Vínhamos de dois reajustes pesados para o condomínio, pois os gastos mensais eram superiores à arrecadação. Parte do capital era dilapidada pela diferença entre o budget [orçamento] e os dispêndios. Na comissão, trabalhamos durante 30 dias para buscar oportunidades de redução de custo. Depois acabei me candidatando, em julho de 2015, para ajudar na parte financeira e também disciplinar", afirma.
A partir do segundo mês de gestão o equilíbrio foi conquistado através da reavaliação e renegociação de contratos, eliminação de gastos supérfluos (máquina de xerox colorida) e/ou desnecessários (manutenção permanente de informática ou linhas telefônicas contratadas, mas sem utilização), reorganização das equipes de funcionários, tanto próprios quanto terceirizados, entre outros. O síndico relata ainda que modificou a política de cotações (para cinco orçamentos) e de pagamentos das notas fiscais. "Isso me onerou [em horas de trabalho], mas nada se paga hoje sem que eu aprove. Tenho que vir aqui todos os dias." No quarto mês, o condomínio já conseguira uma economia de 15% na relação entre receita e despesa.
Com mais de cem funcionários entre diretos e terceirizados, o Domínio Marajoara conta com uma equipe bem afinada. Na imagem, o síndico Paulo Fontes com Aída Ribeiro (Gerente sênior da administradora no condomínio), Jerlândia Maria dos Santos e William Stela Jado (Assistentes da administradora), Solange Cardoso (Gerente de condomínio da administradora), Ramilton Elias dos Santos (Supervisor de segurança), Marcondes José da Silva (Vigilante) e Eduardo Ricardo (Supervisor de limpeza)
Sem revelar o orçamento mensal do empreendimento, Paulo deixa pistas de que este fica próximo ao faturamento de uma empresa de médio porte no Brasil. Afinal, são sete torres de alto padrão espalhadas em 66 mil m2 de área, com 594 apartamentos dotados de varandas gourmet, com amplo lazer e equipe de 109 funcionários (49 próprios e os demais terceirizados). Ou seja, a escala dos gastos exige uma gestão profissional e atenta. "Controlamos as finanças com mão forte. O saneamento financeiro se refletiu em três ganhos para os condôminos: em 2016 não houve reajuste do rateio; conseguimos absorver o aumento de custo gerado pela inflação do período; e formamos um Fundo de Reserva que nos permite investir não somente em manutenção, quanto em benfeitorias." Para 2017, síndico e conselho ainda avaliam se conseguirão ou não absorver o impacto da inflação sobre o orçamento, sem majorar a taxa condominial.
O sistema de controle das contas é rigoroso, relata Paulo: A administradora organiza cinco pastas mensais com o balancete do condomínio e as encaminha para uma auditoria contábil externa, independente. Esta realiza um pente-fino, procurando identificar eventuais irregularidades, como o lançamento equivocado de uma nota fiscal ou mesmo a ausência deste lançamento. As pastas são devolvidas à administradora (para correções necessárias) e depois enviadas ao síndico e ao conselho. "A auditoria salvaguarda o síndico e o conselho e dá respaldo para a própria administradora", opina.
Nesse processo, observa o síndico, é fundamental ter o apoio de um conselho fiscal engajado e forte, no caso, formado por executivos de empresas. O próprio síndico, graduado em Sistemas de Informação pela Universidade Mackenzie, com MBA na área pela Universidade de São Paulo, atua como gerente para a América Latina de Tecnologia da Informação de uma multinacional. Ele tem experiência anterior como conselheiro e síndico orgânico de dois outros condomínios onde possui imóveis. Mas diante dos desafios do Domínio, fez cursos de formação de síndico profissional.
Além do controle orçamentário realizado pari passu no Domínio Marajoara, Paulo dá ênfase ao atendimento das normas estabelecidas pelo Regimento Interno, notadamente no uso das áreas de lazer. Seis comissões de moradores - Ética e Disciplina, Esporte, Lazer, Obras, limpeza e Paisagismo – contribuem ao trabalho do síndico, que conduziu ainda um processo recente de individualização do consumo de água e gás. Logo após instalar os hidrômetros, a empresa faliu, mas o síndico, com ajuda de um morador, conseguiu implantar um modelo alternativo de leitura da água. A decisão sobre o que fazer com o gás está pendente, mas o condomínio sustou o pagamento à empresa. Pois nem sempre, numa relação de negócios, o outro lado faz a sua parte.