REESTRUTURAÇÃO DAS FERRAMENTAS DE ENDOMARKETING - PDF
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Armando de Sequeira de Almeida
1 Viação Piracicabana Ltda. Dirigente: Alceu Cremonesi Júnior Responsável pela experiência: Assessoria de Comunicação Categoria Comunicação Interna Endomarketing REESTRUTURAÇÃO Período da experiência Início: março de 2009 SUMÁRIO A Empresa 2 Cenário da Experiência 3 Descrição da Experiência 6 Envolvimento da Organização 10 Avaliação 11 Ficha Técnica 12 1
2 REESTRUTURAÇÃO A EMPRESA A Viação Piracicabana Ltda., empresa permissionária do serviço de transporte coletivo na região da Baixada Santista, de grande porte, possue 3 mil funcionários com uma frota de 808 ônibus, opera o transporte no município de Santos e Praia Grande, além de atender, também as linhas intermunicipais que percorrem por Santos, Cubatão, São Vicente, Praia Grande, Mongaguá, Itanhaém e Peruíbe - possui instalações nos municípios de São Vicente, Santos e Praia Grande, e pertence a um grupo que atua no ramo de transporte urbano. Por ano são transportados 126 milhões de passageiros. As operações na Baixada Santista foram iniciadas em 1993 com a aquisição da Viação Santos, São Vicente e Litoral S.A. Em 1994, a empresa ampliou sua atuação assumindo parte das linhas municipais de Santos, através de processo licitatório. Em 1997 e 1998 houve o processo licitatório de todas as linhas municipais de Santos, quando 100% passaram a ser operadas pela Viação Piracicabana. 2
3 REESTRUTURAÇÃO CENÁRIO DA EXPERIÊNCIA A Viação Piracicabana sempre acreditou que seu maior patrimônio são seus colaboradores, nossos primeiros clientes, e, por isso, investe na aprendizagem e desenvolvimento contínuo destes. Eles são peças fundamentais, fazem parte de um grupo com os mesmo objetivo, crescer. Valorizar, incentivar e informar este público é uma estratégia contínua da Viação Piracicabana, reforçando a missão para toda a organização. No ano 2000 foi implantado um projeto de endomarketing, que contou com uma estrutura de murais informativos e a criação do jornal interno Frotinha. Ao longo dos anos a empresa tem dado continuidade neste segmento que cresceu e conquistou uma grande parcela na importância da comunicação da empresa com nossos clientes internos. Na última pesquisa de clima realizada foi constatada uma disfunção nos fatores culturais desta área da comunicação na empresa, pois como todos sabem não é mais possível acreditar que o que funcionava antes, funcionará hoje. Mais de 20% dos colaboradores não tinham contato ou interesse em nossas ferramentas de endomarketing e 34% não gostavam do jornal. Com os dados foi 3
4 possível uma análise da cultura organizacional da empresa, entender o interesse do colaborador e, estrategicamente, elaborar uma reestruturação na comunicação interna e contribuir para a melhoria do relacionamento. Era necessária a instalação em todas as áreas de murais informativos para assegurar que a informação e a disseminação da comunicação interna chegassem a todas as dependências da empresa. Por Dentro da Empresa, Curiosidades, Dicas de Saúde, Espaço do Colaborador e Aniversariantes do Mês seriam temas abordados nos murais, padronizados em todas as áreas. O diferencial é um espaço destinado ao colaborador para divulgar qualquer informação, como um elogio ao colega, divulgar uma festa, casamento, e até mesmo uma atividade extracurricular. Máscaras para informações específicas entre áreas como comercial, manutenção, operação e administrativo foram elaboradas para facilitar a comunicação. O jornal interno, o Frotinha, é o principal canal de comunicação entre a empresa e o colaborador e tem como objetivo divulgar as ações e os acontecimentos na empresa. Todos podem mandar sugestões, esclarecer dúvidas e agradecer ou homenagear alguém. Inicialmente, era trimestral, com apenas quatro edições ao ano. Aos poucos acompanhou o desenvolvimento da empresa passando a ser mensal, trazendo todas as notícias que acontecem ao longo do mês para os colaboradores. 4
5 No assunto conscientização ambiental, era preciso informar aos clientes internos a importância da preservação do meio ambiente e que poderíamos ajudar com ações para a minimização do uso de recursos impactantes dentro da empresa e até em suas casas. Sustentabilidade é um dos conceitos mais significativos da atualidade, porque influencia comportamentos que poderiam ser aplicados em qualquer lugar. Junto com a reestruturação dos quadros foi criada a intranet, uma poderosa ferramenta que hoje cresce rapidamente na empresa. Um meio de comunicação interna que a empresa oferece para o colaborador se informar de assuntos de interesse geral, importante para o seu dia a dia na empresa. 5
6 REESTRUTURAÇÃO DESCRIÇÃO DA EXPERIÊNCIA 1 - Objetivos Informar 100% dos colaboradores; Fidelizar nossos clientes internos; Difundir a conscientização ambiental dentro e fora da empresa; Construir relacionamentos entre clientes externos e colaboradores, fortalecendo e compartilhando os objetivos da empresa; Envolvimento da família do colaborador; Interação de todos os setores da organização; Envolver, valorizar, qualificar e comprometer o colaborador para que possa assumir responsabilidades e iniciativas dentro da empresa; Estabelecer um sistema de informações para ajudar no cumprimento eficiente das tarefas. Agilizar a transmissão de informações para os colaboradores. 2 Metodologia 2-1 Jornal Frotinha Em julho de 2009, o Frotinha foi totalmente renovado, o formato passou a ser de revista facilitando seu manuseio, suas páginas, agora todas coloridas e com mais imagens, ficaram mais atrativas e interessantes, as matérias curtas e muito bem elaboradas auxiliam a leitura rápida e eficiente. E pensando na preservação do meio ambiente as páginas do jornal passaram a ser de material reciclado. 6
7 2-2 Mural Informativo Na nova estruturação do Mural, foi adotada uma postura mais eficaz no uso dessa ferramenta: Os quadros estão instalados, estrategicamente, em locais de grande circulação; Foi estabelecido um layout para todos os quadros, seguindo o mesmo padrão; Para qualquer tipo de comunicado os setores utilizam uma máscara padrão (Administrativo, Manutenção, Operação e Comercial). Cada área com uma cor diferente para fácil identificação. Com a padronização, o layout do quadro de avisos ficou mais organizado e atrativo; Todos os comunicados possuem data de retirada e são sempre atualizados; Foi designada uma pessoa em cada área como responsável pelo quadro. Ela recebe o material para ser divulgado e deve manter a organização e padronização. 2-3 Boletim Informativo Com o intuito de intensificar a troca de informações entre os setores e colaboradores foi criado o boletim informativo para auxiliar as demais ferramentas e manter os funcionários informados, de uma forma rápida e objetiva, sobre as mudanças, novidades, procedimentos da empresa etc. É utilizada a ferramenta para divulgação dos boletins. 2-4 Tá limpo Foi criada a personagem Tá Limpo para difundir uma visão ecológica e cultivar a cultura ambiental dentro da empresa, com todos os colaboradores. São realizadas ações com o público interno e externo, como coleta seletiva, destinação correta de óleo de cozinha, diminuição do desperdício de papel, conscientização quanto a utilização de recursos naturais dentro da empresa como a diminuição no consumo de água e luz e comportamentos que privilegiam a saúde, a limpeza e a organização, garantindo a qualidade de vida e bem-estar de todos. 7
8 2-5 Eventos para o colaborador interno Dia das Mães: Desde 2003, com o intuito de aproximar e confraternizar as mães dos funcionários, o departamento de Recursos Humanos organiza uma festa aberta às funcionárias que são mães e às mães dos funcionários. No dia, são realizadas atividades como tarde da beleza, com manicure, cabelereiro e maquiagem, oficinas de artesanato e pintura, massagem e bingo para todos os presentes, além dos brindes distribuídos com o logotipo da empresa, como kits de maquiagem, ecobag, camisetas, rosas, entre outros. Dia das Crianças: Desde 2001 presente no calendário de eventos da empresa, o Dia das Crianças é comemorado sempre com festa e diversão para os filhos dos funcionários, aproximando a família do convívio da empresa. O departamento de Recursos Humanos organiza a festa que conta com atividades durante todo um dia voltadas para a recreação e aprendizado de crianças de todas as idades, com apresentações de teatro, música, brinquedos temáticos e oficinas fazem parte da diversão. Dia do Motorista: com o intuito de confraternizar os colaboradores da área operacional no Dia do Motorista (25 de Julho), desde 2003 o departamento de Recursos Humanos organiza um café da manhã com os motoristas, nas garagens da empresa. O evento já é esperado em todos os anos, e além do café, são distribuídos brindes para todos os motoristas, como bolsas, carteiras, relógios, santinhos com chaveiros, kits esportivos e jaquetas. Programa Motorista Nota 10: Com o intuito de incentivar e reconhecer os motoristas que trabalham com dedicação total no dia a dia de trabalho, com responsabilidade, atenção e comprometimento, 8
9 foi criado em 2007 o programa Motorista Nota 10. O programa segue o formato de um ranking onde são acumulados pontos por mês. Cada motorista começa o mês com 100 pontos, se ele não cometer nenhuma ocorrência, como envolvimento em acidentes, faltas, registros de reclamações, entre outros fatores, continua com a pontuação total e concorre ao prêmios do mês. O programa tem duração de 11 meses e os motoristas que não perdem nenhum ponto durante os meses participam da final do programa. A premiação é realizada através de sorteios mensais, onde é organizada uma festa com o sorteio de brindes como churrasqueiras, furadeiras, eletrodomésticos, celulares, corridas de kart, entre outros prêmios. Por sorteio, cerca de 175 motoristas são sorteados. Na final, são sorteados prêmios maiores. No 1º programa foi sorteado um apartamento para um motorista que não perdeu nenhum ponto nos 11 meses. Já no 2º e 3º programa, todos os colaboradores que chegaram à final ganharam um bônus no cartão alimentação. Programa Vendedor Nota 10: com o mesmo formato do Motorista Nota 10, o programa Vendedor Nota 10 é realizado através de um ranking, em que são considerados aspectos como postura de atendimento, faltas, registro de reclamações, como outros fatores. Os sorteios mensais acontecem juntos com os do Motorista Nota 10, com distribuição de brindes para os ganhadores. Programa Economize Diesel: atrelado ao Ranking do programa Motorista Nota 10, o Economize Diesel foi criado com o intuito de diminuir o consumo de óleo diesel dentro da empresa, com foco nos motoristas. O programa tem duração de 11 meses, onde são programadas metas de consumo por km/l a serem cumpridas durante os meses. Quando a meta é atingida são acumulados pontos para serem distribuídos em valores em reais para todos os motoristas. 9
10 REESTRUTURAÇÃO ENVOLVIMENTO DA ORGANIZAÇÃO E PARCERIA Jornal Frotinha - Toda a produção do novo projeto gráfico, como textos, fotos, elaboração de logotipos, padrão visual, etc, do jornal foi feita na Assessoria de Comunicação com a parceria de diversos departamentos. Os colaboradores podem mandar sugestões de matérias e publicar mensagens como elogios, homenagens, entre outros assuntos. Mural Informativo - A Assessoria de Comunicação elaborou todo o processo de reestruturação e gerencia todo o conteúdo com apoio de pessoas selecionadas em outras áreas. Tem participação direta dos colaboradores que podem sugerir assuntos, dicas e demais temas. Outros departamentos também utilizam o espaço para divulgar ações relacionadas à empresa. Boletim Informativo - Idealizado pela Assessoria de Comunicação e apoiado pela Diretoria, tem participação de todas as áreas da Viação Piracicabana que fornecem informações sobre ações relacionadas à empresa. Tá Limpo - A Assessoria de Comunicação em conjunto com o departamento de Meio Ambiente foram responsáveis pela criação da personagem. Eventos para o colaborador interno - Os eventos do Dia das Mães, Dia das Crianças e Dia do Motorista são organizados pelo Recursos Humanos, mas conta com a colaboração do departamento de Comunicação na divulgação dos eventos. Programa Motorista Nota 10/Vendedor Nota 10:/Economize Diesel os programas são desenvolvidos e dependem do trabalho em conjunto da diretoria, área operacional, comercial, manutenção e administrativo, para contabilizar, analisar cada caso, organizar os sorteios e a divulgação. 10
11 REESTRUTURAÇÃO AVALIAÇÃO Pode-se constatar na empresa a construção de uma imagem corporativa através das ferramentas de comunicação interna, criando vínculos com o público interno e produzindo sentido de vida aos colaboradores e a organização. As ferramentas de endomarketing contribuem para cumprir com o desafio diário, garantindo que a informação contribua para solidificar conhecimentos e valores da empresa, de forma educativa, transparente e de entendimento para todos os colaboradores, independentemente da área. As informações contribuem na fidelização dos clientes internos, de modo a informar a maioria dos colaboradores sobre normas, diretrizes, procedimentos e informações da empresa, entreter e manter uma relação de envolvimento com a família e também proporcionar melhor qualidade de vida, através da leitura e conhecimento. Com relação aos eventos internos, foi cultivada uma cultura de uma empresa preocupada com o bem estar dos colaboradores e que proporciona lazer, entretenimento e reconhecimento. Com os eventos em que a família está inserida, o colaborador tem a oportunidade de estreitar seus laços familiares e profissionais, de modo a proporcionar um bem estar ao entes dentro de seu ambiente de trabalho. Com os eventos de reconhecimento, como o Dia do Motorista e os programas Motorista Nota 10, Vendedor Nota e Economize Diesel, é possível reconhecer o trabalho desenvolvido por cada colaborador, de modo a aproximá-lo da empresa e satisfazê-lo com o reconhecimento do seu trabalho. 11
12 REESTRUTURAÇÃO FICHA TÉCNICA Categoria: Marketing Interno / Endomarketing Responsáveis pela experiência: Viação Piracicabana Ltda. Rua Francisco Emílio de Sá Júnior, 335 Joquei Clube - São Vicente/SP CEP CNPJ / Alceu Cremonesi Júnior Cargo: Diretor Assessoria de Comunicação Rodrigo Vieira Silva Nayara Cunha Silva Marques Camila Santos Borges Telefone: Fax: