O Manifesto de Cercedilla concebe reuniões sustentáveis como resultado de um processo co-criativo que deve envolver tanto os organizadores da conferência e quanto os participantes. Uma boa comunicação entre ambos é crucial para aumentar a conscientização e alcançar as metas de sustentabilidade estabelecidas. Reuniões totalmente remotas, bem como reuniões físicas com participação remota, precisam adaptar seu estilo de comunicação. Por exemplo, reuniões virtuais de grupo podem permitir discussões casuais e aprofundadas. Novas ferramentas de colaboração digital desenvolvidas para colaboração virtual (por exemplo, trabalho paralelo em documentos salvos em nuvens digitais) também podem enriquecer reuniões puramente físicas.
Uma vez definidas e conhecidas as metas da reunião por todas as partes, juntamente com as opções de participação remota e física, a decisão individual de viajar é tomada em consideração para maximizar a sustentabilidade das reuniões.
Independentemente da participação física ou remota, a participação nas reuniões precisa estar bem preparada.
Cada participante deve ser responsável por seu próprio uso de energia durante a reunião. Isso evita a lavagem desnecessária de toalhas, sendo cada participante responsável por medidas simples, mas eficientes, como apagar as luzes e os dispositivos eletrônicos, se não estiverem em uso.
Aproveite a reunião. Se o atendimento físico for finalmente escolhido, tente aproveitar o máximo possível de uma maneira multidimensional: científica, cultural e social. Lembre-se das implicações ambientais de suas decisões em relação à participação das reuniões.