Telefonia: 4 dicas para otimizar a gestão da sua
A telefonia é fundamental para uma empresa, independente de ser de pequeno, médio ou grande porte. Porém, gerenciar esse setor de uma empresa não é uma tarefa simples. Uma boa gestão nesse setor vai muito além de um serviço funcional e contas pagas, é preciso otimizar e avaliar o custo x benefício para o negócio. Afinal, qual empresa não gostaria de ter um serviço de telefonia de excelência e ainda reduzir seus custos? Pensando nisso, desenvolvemos 4 dicas capazes de te auxiliar nesse quesito. Confira:
1. Mapeamento de custos
Para dar início ao processo será necessário realizar uma coleta de informações importantes. Depois disso vem a etapa de análise e organização dos contratos, faturas de telefonia fixa ou móvel e todos os pagamentos realizados aos fornecedores. Ao final, você terá dados conclusivos sobre o seu processo e sistema de telefonia para que possa avaliar, descobrir falhas e rever os pontos negativos.
2. Análise de pagamentos
Muitas vezes na correria do dia a dia pessoas e empresas pagam suas contas sem verificar se está tudo certo. Por esse motivo, é importante avaliar, cadastrar e monitorar os dados de faturas e pagamentos mês a mês para que qualquer falha seja detectada a tempo de contestar possíveis irregularidades ou corrigir falhas.
Normalmente as operadoras de telefonia oferecem diversos planos que se adaptam às necessidades dos clientes, porém nem sempre cumprem com o prometido. Sendo assim, o acompanhamento ou até mesmo auditorias regulares se tornam essenciais para uma boa gestão do seu sistema de telefonia. E lembre-se, esteja sempre atento a validade e renovação do contrato.
Uma política de uso incluindo boas práticas e regras é essencial para que seus colaboradores contribuam com a gestão do seu sistema de telefonia empresarial. Eles precisam entender a importância de reduzir os custos e otimizar os processos. Para isso, promova eventos e treinamentos de capacitação orientando sobre desperdícios, gerenciamento, atendimento e tudo que for importante nesse sentido.
Além de colaborar, eles se sentem parte importante dos processos da empresa e abraçam a causa. Dessa forma, todo mundo sai ganhando: sua empresa com a redução de custos e eles com a melhoria dos rendimentos.
4. Sistema de soluções em telefonia
Como você percebeu anteriormente, realizar uma gestão do seu sistema de telefonia de forma eficiente não é uma tarefa fácil. Demanda bastante tempo e dedicação para compreender tudo, traçar novas metas e tirá-las do papel. Sendo assim, contratar um sistema completo de soluções em telefonia poderia otimizar tempo, custos e resultados. Se você ainda não havia pensado nessa possibilidade, chegou o momento de avaliar.
Para saber mais sobre soluções em telefonia, confira esse outro artigo aqui e caso precise de uma sugestão recomendamos essa aqui.