A maior parte das organizações usam de forma míope apenas critérios meramente financeiros para seleção dos projetos que vão compor seu portfólio.
Ao se avaliar como as organizações decidem sobre os projetos, percebe-se que sempre existe um desejo de construção de critérios claros, objetivos e matemáticos (HAAS; MEIXNER, 2005). No entanto, a tomada de decisão é, em sua totalidade, um processo mental cognitivo resultante da seleção do curso mais adequado de ação, baseado em critérios tangíveis e intangíveis (SAATY, 2009) arbitrariamente escolhidos por quem toma a decisão. Um dos principais desafios das organizações está na sua capacidade de fazer escolhas certas e consistentes, de modo alinhado com seu direcionamento estratégico. Provavelmente, um dos maiores desafios intelectuais da ciência e tecnologia está em como tomar decisões certas, dada uma situação específica (TRIANTAPHYLLOU, 2002).
Umas das principais funções da gestão do Portfólio é a adequação seleção dos projetos para estarem contidas nesses Portfólios. A maior parte das organizações usam de forma míope apenas critérios meramente financeiros para seleção dos projetos que vão compor seu portfólio. O lucro em qualquer empresa capitalista é o objetivo principal do negócio, mas os critérios financeiros sozinhos são limitantes, pois muitos projetos não têm de forma clara o conceito de custo/benefícios.
Apesar de a decisão ter como base os valores e as preferências do tomador de decisão, uma série de critérios ou objetivos específicos podem ser empregados na priorização dos projetos e na determinação do real significado da relação ótima entre custos e benefícios.
Estratégicos - Conjunto de critérios diretamente relacionado aos objetivos estratégicos da organização. Os critérios/objetivos estratégicos são determinados através de mecanismos de desdobramento da estratégia, tais com o Balanced Scorecard. Diferentemente dos critérios financeiros, os critérios estratégicos são específicos para cada organização. Uma organização com estratégias diferentes terá critérios de priorização diferentes. Alguns exemplos de critérios estratégicos encontrados em organizações são: aumentar a habilidade para competir no mercado internacional, utilizar práticas ecologicamente aceitáveis, otimizar os processos internos, reduzir custos em comparação a competidores, melhorar a reputação dos produtos e serviços, etc.
Urgência - Determina o nível de urgência do projeto. Projetos urgentes requerem ação e decisão imediata e têm maior prioridade do que projetos não urgentes.
Escolhendo o projeto certo:
As organizações despejam esforços e dinheiro em um projeto para descobrir, no final, que ninguém precisa de resultado? A escolha é, em última análise, a decisão da direção da empresa por meio da equipe condutora de programas (ECP), que precisa ser alimentada com dados suficientes para que se tome essa decisão. A escolha do projeto errado pode precipitar o fracasso. Se o clima descrito anteriormente está estabelecido, então uma adequação estratégica é um pré-requisito para que a ECP chegue a considerar uma proposta de projeto ou plano de negócios. Cada organização deve desenvolver um estilo de conduzir esse processo, para assegurar que a carteira completa de projetos efetivos exija mais financiamentos ou recursos humanos do que podem ser oferecidos para alcançar o sucesso.
Um sistema em que a ECP, com base em um plano de negócios inicial ou proposta, conduz o processo de seleção inicial das idéias e oportunidades dos projetos. Os projetos aprovados para uma análise mais detalhada são então submetidos a uma análise completa de necessidades e expectativas por uma equipe principal inicial, com uma revisão das necessidades de pessoal. Esses dados são usados para gerar um plano de negócios completo do projeto proposto. Um processo de seleção secundário por parte da ECP revisa o plano de negócios completo antes de abrir o portão para a fase de definição. A cada processo de seleção, algumas oportunidades são descartadas completamente ou confinadas em um "cesto de espera" para consideração posterior.