Fluxograma | Comunidadeviva
SUGESTÕES DE BENEFICIÁRIOS
Comissão CVSF e
ANÁLISE DAS SUGESTÕES DE BENEFICIÁRIOS
Comissão CVSF
CONTATO COM BENEFICIÁRIOS PARA ORIENTAÇÕES
AIC, Cáritas e Márcio
- Coordenação geral da campanha
- Relacionamento com entidades apoiadoras
- Decisão sobre compra de cestas
- Decisão sobre beneficiários
GESTÃO DE RÉGUA DE CAPTAÇÃO
Juliana e estagiária
Juliana, Rafaela e Márcio
AIC, Cáritas e Dias Melhores
RECEBIMENTO, CONFERÊNCIA E ESTOQUE DE CESTAS
(com dados do Centro de Distribuição)
E ENTREGA DE CESTAS
RECEBIMENTO E ARQUIVO DE RECIBOS COMPLETOS
- Análise de índices de vulnerabilidade social
- Prioridade para territórios onde crianças e adolescentes possuem maior situação de vulnerabilidade
- Prioridade para públicos historicamente mais vulnerabilizados, como ocupações populares em BH e RMBH, povos e comunidades tradicionais negras e indígenas, profissionais do sexo, entidades que trabalham com mulheres vítimas de violência, população LGBTQI, entre outras.
- Dados da entidade, da pessoa de referência e da pessoa autorizada a retirar as cestas.
- Envio dos dados a partir de duas possibilidades:
1) A entidade encaminha o formulário com os dados preenchidos para conferência; ou
2) A entidade envia os dados para que a equipe CVSF lance os dados no formulário e envie de volta para a entidade.
Em ambos os casos, o formulário deve ser impresso pela entidade. Em casos de exceção, que a entidade não tenha qualquer possibilidade de impressão, a equipe responsável pelo agendamento irá providenciar a impressão e enviar para o Centro de Distribuição.
- Orientações sobre prazos e forma de retirada das cestas
- Atualização diária do CRM para monitoramento do status de relacionamento com cada doador
- Envio periódico de mensagens por e-mail e Whatsapp de acordo com o status do relacionamento
- Encaminhamento de doadores corporativos para a Comissão
- Marketing de relacionamento com doadores corporativos: publicação e envio de depoimentos com agradecimento, inserção da marca no site da campanha e outras ações definidas individualmente.
- Relacionamento com doadores em geral: resposta a dúvidas, orientações etc.
- Clipping diário via alerta Google
- Acompanhamento das métricas do site das redes sociais (views, prints, engajamento etc.) via Google Analithycs e outras ferramentas
- Manutenção do site com as alterações necessárias
- Alimentação diária do blog com notícias de interesse da campanha, doações recebidas e entregues
- Alimentação diária de redes sociais (Instagram e Facebook): um post e um stories por dia.
- Encaminhamento e resposta a mensagens e outras manifestações advindas das redes.
GESTÃO DE DOAÇÕES VIA PLATAFORMAS
- Análise e contratação, incluindo documentos legais, taxas, prazos e outros
- Acompanhamento diário de saldos e resgates
- Prestação de contas para a Comissão
- Retroalimentação da régua de captação
DECISÃO DA COMPRA DE CESTAS
- Levantamento semanal da quantidade de cestas no centro de distribuição
- Análise das entregas programadas e pedidos especiais
- Escolha da data e forma de compra pela Comissão CVSF, com indicação da origem dos recursos
- Encomenda das cestas e definição do prazo de entrega
- Envio de dados de faturamento ao fornecedor
- Programação do pagamento
- Recebimento e conferência das cestas e notas fiscais
- Arquivamento físico e digital da NF
- Registro da entrega por fotos e envio para a Comissão
- Controle de estoque e aviso à Comissão sobre a necessidade de novas compras
- Equipe do centro de distribuição alimenta planilha de recebimento e entrega de cestas diariamente
- Dados são atualizados na planilha transparência diariamente
- Semanalmente, é feito e postado o relatório específico do site
- Marcação de data e horário da retirada de cestas: No momento da confirmação do agendamento, a entidade é informada da importância de cumprimento do horário, o que garante o distanciamento e cuidado necessário com a saúde dos representantes da entidade e com os trabalhadores do Centro de Distribuição. Outra informação importante neste momento é a obrigatoriedade que a entidade leve duas vias do formulário com as informações da entidade e das famílias para a retirada das cestas.
- Alimentação da planilha de agenda: A planilha de agendamentos é alimentada em tempo real e, em caso de algum problema, realizamos o reagendamento da retirada.
- Informação para o centro de distribuição: Como são três frentes de contatos com as entidades que irão receber as doações, os agendamentos devem ser informados a equipe do Centro de Distribuição em tempo real, diante de cada nova agenda.
- Sugestão de entrevistados, com prévia orientação dos mesmos: Entrevistas a serem utilizadas no site da Campanha como forma de transparência para as pessoas e empresas doadoras, bem como a perspectiva de motivar novas doações.
SEPARAÇÃO E ENTREGA DE CESTAS
- Conferência dos dados da entidade, das informações gerais do recibo de famílias a serem atendidas e do número de cestas entregues
- Retenção do recibo assinado pela entidade e pelo funcionário do Centro de Distribuição
- Atualização de estoque de cestas
COBERTURA DE ENTREGA DE CESTAS
- As entidades são orientadas e fotografarem, sempre que possível, a entrega de cestas às famílias atendidas, sem identificação do rosto das pessoas, e enviarem por WhatsApp ou e-mail.
- Algumas retiradas de cestas e distribuição junto às comunidades são cobertas para produção de fotos e vídeos que são usados nos sites, redes sociais e ações de relacionamento com doadores.
- As famílias que tiveram seus dados coletados e que constam no recibo devem assinar o recibo no ato do recebimento da cesta entregue pela entidade. Cabem exceções à essa assinatura:
1. A referência da entidade pode assinar pela família caso o membro da família não tenha condições de assinar ou em casos de caronas solidárias, que são muito comuns em composições de listas que as famílias não residem nos mesmos territórios.
2. Também é aceitável que outro membro da família assine o recibo na ausência da pessoa que teve seus dados descritos na lista.
3. Famílias podem ser substituídas, excepcionalmente, sendo que a nova família contemplada deve ter seus dados e assinatura colocados no campo de observações do formulário.