Escritório Virtual. Manual do utilizador Marketing para o setor grossista - PDF
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Tomás Bandeira Frade
1 Escritório Virtual Manual do utilizador Marketing para o setor grossista
2 Escritório Virtual Introdução No Escritório Virtual da Gas Natural Fenosa estão reunidas todas as informações que podem interessar-lhe relacionadas com os seus contratos e fornecimentos de energia, para que possa geri-las de forma rápida e fácil. A partir da sua área pessoal, poderá consultar detalhes relativos aos seus consumos, faturas, serviços contratados e acompanhar pedidos. Este serviço, totalmente gratuito, está ao seu dispor mediante registo online, na página Web para os Grandes Clientes. Ao longo deste documento, obterá informações sobre os procedimentos de acesso e registo e compreenderá melhor as funcionalidades disponíveis no Escritório Virtual. Escritório Virtual. Manual do utilizador 2
3 Escritório Virtual Índice Acesso, registo e alteração da palavra-passe Acesso à Web 4 Registo 5 Alteração da palavra-passe 7 Posição Global Posição Global 8 Consulta de faturas A minha fatura 10 Resolução de problemas 14 Pesquisar contratos 16 Consulta de consumos Histórico de consumos 18 Visualização de consumos 19 Download de consumos 20 Registo e consulta de pedidos Pedidos 22 Escritório Virtual. Manual do utilizador 3
4 Escritório Virtual Acesso, registo e alteração da palavra-passe Acesso à Web Como aceder ao Escritório Virtual O Escritório Virtual da Gas Natural Fenosa está disponível na página Web: É necessário inserir um nome de utilizador e uma palavra-passe (sensível a maiúsculas e minúsculas) e clicar no botão Aceder. Escritório Virtual. Manual do utilizador 4
5 Registo Como efetuar o seu registo no Escritório Virtual Para registar-se como novo utilizador do Escritório Virtual, é necessário inscrever-se. Para isso, pode aceder a partir da sua área pessoal, no cabeçalho da página, ou a partir do módulo de acesso ao Escritório Virtual que encontrará na página inicial do site. Clique no botão Inscrever-se e será aberta uma nova janela do seu navegador, na qual deverá introduzir os dados necessários para um registo correto. Os dados necessários para preencher a página de registo são os seguintes: (sensível a maiúsculas e minúsculas) Utilizador (mínimo 6 caracteres). Palavra-passe (entre 5 e 12 caracteres). Confirmar palavra-passe. Documento de identificação (NIPC ou NIF) da razão social titular do contrato. Número do contrato em vigor (esta informação pode ser-lhe fornecida pelo seu gestor pessoal). É necessário inserir o de uma pessoa de contacto. Pode selecionar o idioma que deseja usar no registo (espanhol, catalão ou português) no separador superior esquerdo. Escritório Virtual. Manual do utilizador 5
6 No segundo ecrã de registo, procede-se à confirmação dos dados de cliente e são solicitados um (preenchimento obrigatório) e um telefone de contato (sensível a maiúsculas e minúsculas). . Confirmar . Telefone de contacto. Nome e apelidos da pessoa de contacto. Deverá confirmar os dados de contacto do cliente e da pessoa de contacto. Escritório Virtual. Manual do utilizador 6
7 Alteração da palavra-passe Como alterar a palavra-passe de acesso ao Escritório Virtual: Caso saiba o seu nome de utilizador, mas tenha esquecido a sua palavra-passe, poderá alterála no Escritório Virtual; para isso, clique na ligação existente na área pessoal no cabeçalho ou no módulo de acesso ao Escritório Virtual que encontra na página inicial do site, confirmar palavra-passe. Será aberta uma nova janela para que possa realizar essa gestão. O Escritório Virtual permite-lhe alterar a sua palavra-passe de acesso, mas não o seu nome de utilizador (para alterar o nome de utilizador, deverá contactar a Gas Natural Fenosa). Para alterar a sua palavra-passe, são necessários os seguintes dados: Utilizador (o que indicou no registo). Palavra-passe (entre 5 e 12 caracteres). Confirmar a nova palavra-passe. Documento de identificação (NIPC ou NIF) da razão social titular do contrato. Número do contrato em vigor (esta informação pode ser-lhe fornecida pelo seu gestor pessoal). Se inseriu corretamente os dados, será apresentada a janela de confirmação. Feche a janela e inicie o acesso ao Escritório Virtual com o seu nome de utilizador e a sua palavra-passe nova. Resultado de da la operação operación A El palavra-passe cambio de password foi alterada se ha realizado com sucesso con éxito Fechar Cerrar ventana janela Escritório Virtual. Manual do utilizador 7
8 Escritório Virtual Posição Global Posição Global Após o login no Escritório Virtual, aceda à secção "Posição Global". Nesta secção, está reunida a informação sobre os tipos de produtos ativos para os quais são emitidas faturas; ligações para os dados de consumo; uma síntese dos produtos contratados e os pedidos efetuados a partir do Escritório Virtual ou do Call Center (assistência telefónica). A secção relativa à faturação permite estabelecer ligação ao ecrã com a lista das faturas emitidas nos últimos 3 meses para o tipo de produto selecionado. As opções disponíveis são: Eletricidade. Gás (incluindo GNL). A secção relativa ao consumo permite estabelecer ligação ao ecrã com a lista dos consumos dos últimos 3 meses faturados para o tipo de produto selecionado. As opções disponíveis são: Eletricidade Gás Escritório Virtual. Manual do utilizador 8
9 A secção sobre os produtos contratados apresenta a síntese dos contratos ativos que o utilizador detém com a Gas Natural Fenosa. Ao clicar nas ligações apresentadas, terá acesso ao descritivo dos produtos. As opções disponíveis são: Eletricidade: Número de fornecimentos de eletricidade contratados. Ligação para consultar o descritivo. Gás: Número de fornecimentos de gás ou de GNL contratados. Ligação para consultar o descritivo. Nos dados da síntese dos pedidos, é apresentada uma lista dos últimos 5 pedidos pendentes efetuados a partir do Escritório Virtual ou do Call Center (assistência telefónica), se existentes. Por cada pedido, é apresentada uma linha com a seguinte informação: Referência. Motivo do pedido. Data de registo. Estado. Escritório Virtual. Manual do utilizador 9
10 Escritório Virtual Consulta de faturas A minha fatura Clique na opção Faturas e em A minha fatura. Utilize esta opção se souber o número do seu contrato com a Gas Natural Fenosa. Clique na opção Pesquisar Contratos. Trata-se da forma mais prática de localizar a fatura que deseja consultar Funcionalidade Esta funcionalidade do Escritório Virtual permite ao utilizador consultar e efetuar o download da fatura. Para iniciar o processo de consulta/download de uma fatura, clique, no menu à esquerda, na opção Faturas e de seguida na opção A minha fatura. Será apresentado um quadro e ser-lhe-ão solicitados os parâmetros necessários para localizar a fatura desejada. A pesquisa de faturas é realizada com base no contrato a que o fornecimento está associado. Os parâmetros apresentados são: Período de emissão da fatura (desde/até). Importa referir que serão apresentadas apenas as faturas dos últimos três meses. Caso necessite de faturas anteriores a este período, entre em contacto com o seu gestor pessoal. Nº Contrato: neste campo, pode introduzir o número de contrato do fornecimento cuja fatura deseja consultar. Pesquisar Contratos: esta funcionalidade permite-lhe localizar todos os contratos associados ao seu NIF para depois consultar as suas faturas. Escritório Virtual. Manual do utilizador 10
11 Ligação para abrir ou guardar a fatura consultada no seu computador. Para efetuar este processo, deve ter instalado no seu computador o programa Adobe Acrobat Reader (download gratuito). Ligações para aceder ao histórico de consumos e ao Contrato CUPS consultado. O botão Exportar cria um documento Excel com a informação da consulta efetuada. Escritório Virtual. Manual do utilizador 11
12 SIMULAÇÃO IMPRESIÓN SIMULADA DE IMPRESSÃO MC DADOS FISCAIS CLIENTE NOME MUNICÍPIO DA EMPRESA DE CASCAIS MORADA PRAÇA 5 DE OUTIBRO 0009 CÓD POSTAL CASCAIS - LOCALIDADE LISBOA CIDADE MORADA DE ENVIO NOME PT DA EMPRESA MORADA 5 DE OUTUBRO 0009 CÓD POSTAL CASCAIS- LOCALIDADE (LISBOA) CIDADE NÚMERO DA FATURA CONTA CONTRATO FACTURA SIMULADA FORMA DE PAGAMENTO DATA DE EMISSÃO CONTRATO DATA LIMITE PAGAMENTO PERÍODO DE FORNECIMENTO / CUI PT DA DADOS CONTRATO Tarifa ATR BPe3 Caudales contratados: Consumo máximo diario: 7 kwh Consumo máximo anual: kwh DESCRIÇÃO QUANTIDADE Nº DIAS PREÇO UNITÁRIO MONTANTE TERMO TARIFÁRIO FIXO 1 59,0 0, ,19 Eur TERMO VARIÁVEL IMPOSTO ESPECIAL DE CONSUMO kwh 0, ,51 Eur , ,36 Eur SOMA 144,06 Eur Gas Natural Comercializadora, S.A. Sucursal em Portugal. Av. da Boavista nº772 sala 2.5, Porto Contribuinte nº Capital Social: 6.000,00. Conserv. Registro Comerc. de Lisboa. NIPC/Nº de matrícula Procesado por computador DESCRIÇÃO Taxa de Ocupação do Subsolo indexada ao Nº dias de facturação Taxa de Ocupação do Subsolo indexada ao consumo (kwh) O valor indicado inclui os custos relativos às tarifas de acesso às redes no valor de 74,01 Euros, sem IVA. 0,76 Eur 22,60 Eur BASE TRIBUTÁVEL 167,42 Eur IVA 23% 38,51 Eur TOTAL 205,93 Eur VALOR A PAGAR: 205,93 Euros O cálculo do consumo de gás em kwh é efectuado multiplicando o consumo medido em m3 pelo Fator de Correção de volume (FCV) e pelo Poder Calorífico Superior (PCS). 0P15IX-230YX11Q13 Telefone: Fax: Dias úteis 9h às 18h Linha de Emergência 24h: Avarias Gas: horas, 365 días ao ano 1 de 2 Escritório Virtual. Manual do utilizador 12
13 DADOS FISCAIS CLIENTE NOME GIL - GARE DA EMPRESA INTERMODAL DE LISBOA, SA MORADA AVENIDA D. JOÃO II - ESTAÇÃO DO ORIENTE, LOTE 1.15 S/N LISBOA CÓD. POSTAL - LOCALIDADE LISBOA CIDADE MORADA DE ENVIO NOME GIL - GARE DA EMPRESA INTERMODAL DE LISBOA, SA MORADA AV. D. JOÃO II - ESTAÇÃO DO ORIENTE, LOTE LISBOA CÓD. POSTAL - LOCALIDADE (LISBOA) CIDADE N.º de compromisso 2015/0008 NÚMERO DA FATURA / DATA DE EMISSÃO CONTA CONTRATO CONTRATO FORMA DE PAGAMENTO Transferência Bancária Conta Bancária: IBAN PT Informar na transferência bancaria a conta contrato: DATA LIMITE PAGAMENTO PERÍODO DE FORNECIMENTO CPE PT TZ DADOS CONTRATO Tarifa ATR MT Potencias contratadas: Potência Contratada: 372 kw DESCRIÇÃO QUANTIDADE Nº DIAS PREÇO UNITÁRIO MONTANTE Gas Natural Comercializadora, S.A. Sucursal em Portugal. Av. Da Boavista nº772 sala 2.5, Porto Contribuinte nº Capital Social: 6.000,00. Conserv. Registro Comerc. de Lisboa. NIPC/Nº de matrícula hg+q - Procesado por programa certificado nº Gas-Natural-client-sample/AT POTÊNCIA CONTRATADA 372,0 kw 30,0 0, ,19 Eur POTÊNCIA HORAS PONTA 111,54 kw 30,0 0, ,01 Eur ENERGIA ATIVA PONTA kwh 0, ,59 Eur ENERGIA ATIVA CHEIAS kwh 0, ,33 Eur ENERGIA ATIVA VAZIO kwh 0, ,69 Eur ENERGIA ATIVA SUPER VAZIO kwh 0, ,40 Eur REATIVA FORNECIDA VAZIO 18 kvarh 0, ,35 Eur IMPOSTO ESPECIAL DE CONSUMO , ,26 Eur TAXA DGGE 1 0,00 0,00 Eur TAXA AUDIOVISUAL 1 2,65 2,65 Eur SOMA 7.501,47 Eur BASE TRIBUTÁVEL 7.498,82 Eur IVA 23% 1.724,73 Eur BASE TRIBUTÁVEL 2,65 Eur IVA 6% 0,16 Eur TOTAL 9.226,36 Eur VALOR A PAGAR: 9.226,36 Euros HISTÓRICO DE FATURAÇÃO (EXPRESSA EM kwh) , , , , P15IX-140YX11Q06 Telefone: Fax: Dias úteis 9h às 18h Linha de Emergência 24h: Avarias Eléctricas: horas, 365 días ao ano 1 de 2 Escritório Virtual. Manual do utilizador 13
14 Resolução de problemas Os problemas que podem surgir nesta etapa da pesquisa de faturas sã: Se não introduzir o número de contrato e clicar no botão Pesquisar, será apresentada uma mensagem com a indicação de que é necessário preencher todos os campos (N.º Contrato). Se, no entanto, introduzir o número de contrato e for apresentada a mensagem: "Não foram encontradas faturas que cumpram os critérios de pesquisa", tal pode dever-se a: Intervalo de datas incorreto: deverá selecionar um intervalo de datas correto (desde). (Importa recordar que não será apresentada informação sobre períodos superiores a três meses a contar da data presente). O contrato introduzido não está em vigor. Utilize a opção Pesquisar Contratos para selecionar os contratos em vigor (são apresentadas apenas faturas relativas a este estado de contrato). Esta mensagem é apresentada se não tiver inserido um número de Contrato e tiver clicado em Pesquisar. Para efetuar uma pesquisa de contratos mais fiável, selecione Pesquisar Contratos. Escritório Virtual. Manual do utilizador 14
15 Caso tenha recebido a fatura, mas seja apresentada esta mensagem, caso tenha ainda confirmado as situações anteriores e tenha decorrido mais de uma semana, contacte o seu gestor pessoal. Se esta mensagem for apresentada: Verifique se o intervalo de datas está correto. Na opção Pesquisar Contratos, verifique se o contrato inserido está VIGENTE. Caso não se verifique nenhuma das situações anteriores, contacte o seu gestor pessoal. Escritório Virtual. Manual do utilizador 15
16 Pesquisar contratos Esta funcionalidade permite localizar o contrato cuja fatura pretendemos consultar. Trata-se da opção mais fiável para pesquisar faturas. Ao clicar na opção Pesquisar Contratos, será apresentado um quadro com vários filtros para a pesquisa de contratos. A opção mais fiável para efetuar a pesquisa consiste em clicar no botão Pesquisar sem selecionar filtros. Serão apresentados os contratos que a sua empresa detém com a Gas Natural Fenosa. Os filtros existentes neste quadro são os seguintes: Fornecimento (CUPS): se introduzir o código do fornecimento e clicar em Pesquisar, será apresentado apenas o contrato ao qual esse CUPS está associado. Data do contrato: se selecionar um intervalo de datas (sem limite de anos) e clicar em Pesquisar, serão apresentados todos os contratos com dados de registo nesse intervalo. Estado: situação em que se encontra o seu contrato. Pode ser: Pendente: contrato de fornecimento celebrado com a Gas Natural Fenosa, que aguarda a concessão de acesso por parte da Distribuidora (não existem faturas para este estado). Vigente: contrato em vigor, com acesso e ciclo de faturação ativados. (Trata-se do estado que permite efetuar mais consultas no Escritório Virtual). Cancelamento Pendente de faturação: contrato pendente do cancelamento definitivo e que permite a consulta da informação anterior à ativação deste estado. Não se esqueça: o Escritório Virtual apresentará apenas informação dos fornecimentos que tenham sido contratados com a Gas Natural Fenosa relativos aos três meses anteriores à data de hoje. Produto: este filtro permite-lhe selecionar os contratos em função do tipo de fornecimento de energia que tenha contratado à Gas Natural Fenosa (Eletricidade e Gás ou ambos, se assim o desejar). Escritório Virtual. Manual do utilizador 16
17 É possível filtrar por: Fornecimento (CUPS) Fornecimento (Alias) Data do contrato (aceita qualquer período de anos) Estado do contrato Produto (luz, gás) Clique no botão Pesquisar para localizar todos os seus contratos com a Gas Natural Fenosa. Clique em Ver fatura para aceder às faturas emitidas nos últimos 3 meses do fornecimento selecionado. Na janela de pesquisa de faturas, o número de contrato é automaticamente preenchido. Escritório Virtual. Manual do utilizador 17
18 Escritório Virtual Consulta de consumos Histórico de consumos Esta funcionalidade do Escritório Virtual permite ao utilizador consultar e efetuar o download dos consumos relativos ao período selecionado nos últimos três meses. Para iniciar o processo de consulta/download do consumo, clique, no menu à esquerda, na opção Consumo e de seguida na opção Histórico de consumos. Será apresentada um quadro onde deverá introduzir os parâmetros necessários para localizar o fornecimento relativamente ao qual deseja efetuar uma consulta. A pesquisa de consumos é realizada com base no fornecimento. Os parâmetros apresentados são: Fornecimento (CUPS ou "Alias"). Filtro por cidade de fornecimento (uma em particular ou todas). Filtro por produto (eletricidade, gás ou todos). Intervalo de datas da emissão da fatura (desde/até) (últimos três meses). Filtro por área de gestão (Gestão de empresas). Pesquisa pelo número de contrato. Selecione a opção Consumos e Histórico de Consumos. Utilize esta opção se souber o número CUPS ou Alias do fornecimento sobre o qual pretende efetuar uma consulta. Os campos Cidade e Produto permitem filtrar a seleção do Fornecimento. A forma mais simples de pesquisar um fornecimento (caso seja um número inferior a 10) consiste em clicar diretamente no botão Pesquisar. Escritório Virtual. Manual do utilizador 18
19 Visualização de consumos A visualização de consumos permite-lhe consultar os dados de consumo do fornecimento selecionado por datas ou por períodos de consumo Selecione o período sobre o qual deseja realizar uma consulta de dados (máximo de três meses). Escritório Virtual. Manual do utilizador 19
20 Através de um menu de seleção (+), a consulta permite-lhe visualizar os detalhes dos consumos, clicando na ligação do CUPS. Depois de efetuar a consulta, pode exportar os dados para um ficheiro Excel e guardá-los no seu computador. Ao terminar a consulta dos dados de consumo, clique no botão regressar para selecionar um novo fornecimento. Download dos consumos Esta funcionalidade permite efetuar o download de um ou vários fornecimentos em ficheiros Excel. Para efetuar o download dos dados de consumo, deve selecionar os fornecimentos (Célula). Será aberta uma nova janela do explorador, em que terá de indicar o que deseja fazer com o ficheiro (abrir ou guardar). Aconselhamos que guarde o ficheiro e o consulte depois. No ficheiro Excel serão apresentadas três separadores (ativo, reativo e potência): Caso não sejam apresentados dados de consumo ou não concorde com a informação apresentada, pode contactar o seu gestor pessoal ou registar um pedido no Escritório Virtual. Um fornecimento de 4 períodos. Escritório Virtual. Manual do utilizador 20
21 Vários fornecimentos (separador de eletricidade e de gás). Um fornecimento de gás. Escritório Virtual. Manual do utilizador 21
22 Pedidos Escritório Virtual Registo e pesquisa de pedidos Esta funcionalidade do Escritório Virtual permite ao utilizador registar pedidos de informação ou reclamações e consultar os pedidos efetuados a partir do Escritório Virtual e do Call Center (assistência telefónica). Ao aceder ao Escritório Virtual e à secção relativa aos "Pedidos", o utilizador dispõe, em primeira mão, de um motor de pesquisa de pedidos com os seguintes filtros: Estado do pedido Data de registo do pedido (desde - até) E ainda da opção "Registo novo pedido", para criar um pedido de reclamação ou informação. Através destas opções, poderá consultar os pedidos criados e registar novos pedidos. É possível exportar o resultado da consulta. A informação apresentada na consulta é: Referência, com uma ligação para o descritivo do pedido. Data de registo Estado Descrição Escritório Virtual. Manual do utilizador 22
23 A partir do botão Exportar, é criado um documento Excel com a informação da consulta efetuada. Ao clicar no "Número de referência", obtém o descritivo do pedido: Escritório Virtual. Manual do utilizador 23
24 Em "Registo novo pedido" é apresentado um formulário com os seguintes campos: É obrigatório associar um ou vários fornecimentos a qualquer dos tipos. Consoante o tipo de produto selecionado, apenas poderá selecionar fornecimentos de um determinado produto: no caso de GNL e Gás, apenas poderá selecionar fornecimentos de Gás (Gás e/ou GNL) e para o produto eletricidade apenas poderá associar fornecimentos de eletricidade. Escritório Virtual. Manual do utilizador 24