O Hospital e Maternidade Therezinha de Jesus tem, entre seus diversos serviços administrativos, o Serviço de Arquivo Médico e Estatística – Same, que atua colaborando na missão desta Instituição Hospitalar de bem servir na prestação de assistência médica com eficiência e qualidade a toda a sociedade juizforana.
Importância do Same
O Same é um serviço imprescindível ao Hospital, permitindo estimar o valor do trabalho profissional e o grau de eficiência com que são tratados os pacientes que recorrem ao mesmo. Esse serviço se entrosa com os demais serviços técnicos e administrativos da Instituição, colaborando com os mesmos no aprimoramento de assistência prestada ao paciente.
É o responsável por organização, auditoria administrativa, armazenamento e guarda de prontuários médicos, permitindo sua rastreabilidade sempre que necessário. É também responsável pela elaboração dos indicadores estatísticos no âmbito técnico e de produção/produtividade, visando à avaliação da demanda e do desempenho das unidades hospitalares.
Same/HMTJ: O que é? O que faz?
O Serviço de Arquivo Médico e Estatística (Same) tem por finalidade a guarda e a preservação do prontuário médico (dados pessoais, evolução clínica, exames, radiografias etc.) e a elaboração de relatórios e boletins estatísticos referentes ao movimento hospitalar.
Atribuições Especificas do Same
localizar e fornecer prontuários solicitados para consultas ambulatoriais, internação, estudos, pesquisa, auditoria;
receber, revisar e ordenar os prontuários de pacientes que saírem de alta;
manter o controle de saídas e devolução de prontuários médicos, fornecidos para consultas ambulatoriais, unidades de internação e/ou setores do Hospital;
atender aos pacientes e/ou familiares, prestando-lhes as informações solicitadas;
arquivar e custodiar os prontuários de internações e ambulatoriais;
manter o registro numérico nos prontuários médicos (sistema informatizado);
receber, conferir e manter o censo diário atualizado;
receber, controlar e resumir, diária ou mensalmente, as informações estatísticas de consultas externas (ambulatoriais) e dos serviços auxiliares de diagnóstico, tratamento e hospitalização;
preparar os relatórios estatísticos mensais, trimestrais e anuais, de interesse do Hospital;
calcular os indicadores de saúde requeridos pelo HMTJ;
encaminhar ao setor de Contas Médicas os dados estatísticos, para efeito de apuração dos custos hospitalares;
receber e providenciar respostas de informações aos interessados, quando autorizados pela Diretoria do HMTJ.
Arquivo Médico:
selecionar prontuários para uso das comissões hospitalares;
colaborar nas pesquisas científicas e nos trabalhos de investigação, quando solicitado.
compaginar e fazer revisão de identificação dos prontuários médicos dos pacientes egressos;
manter o controle do uso das informações dos diferentes índices;
codificar diagnósticos existentes no prontuário;
manter índices de doenças (arquivo nosológico), segundo normas estabelecidas;
processar informações coletadas e revisadas (censo diário de internação, agenda de consultas ambulatoriais) para o relatório mensal. Além do Ambulatório, Emergência e Central de Internações, também são obtidas informações de outros setores: Radiologia, Laboratório, Enfermagem e Serviço Social;
preparar relatório estatístico mensal e anual.
O prontuário do paciente é o conjunto de documentos que relatam a história e a vida clínica do paciente.
O prontuário do paciente tem um valor imensurável para a instituição, para o próprio paciente, para os membros da equipe de saúde e é de grande utilidade para o ensino e para a pesquisa.
Sendo um documento muito importante, o prontuário do paciente deve receber um tratamento diferenciado, ou seja, ser melhor elaborado e manuseado com mais cuidado, zelando-se pela integridade dos seus componentes.
O prontuário do paciente pode ser um instrumento de defesa ou acusação, dada a sua elaboração. É um instrumento legal que comprova o atendimento prestado ao paciente e possibilita uma análise acurada dos fatos ocorridos com ele.
O Same manuseia, diariamente, cerca de 500 prontuários, que saem para consultas ambulatoriais, internações, pesquisa científica, entre outras solicitações.
Gerenciamento Eletrônico de Documentos da Célula
Devido às dificuldades de espaço físico para acomodar o grande volume de documentos gerados no cotidiano, em fevereiro de 2010 o Hospital e Maternidade Therezinha de Jesus – HMTJ firmou um contrato com a empresa Célula – Gestão de Documentos, Arquivos e Informações Ltda., para a prestação de serviços de armazenagem, manuseio, manutenção e digitalização de nossos prontuários médicos, documentos fiscais, entre outros. Pioneira na região da Zona da Mata Mineira em soluções para gestão de documentos, a Célula oferece serviços integrados, ágeis, seguros e eficientes. A empresa dispõe de soluções para guarda, digitalização e organização de documentos, modernizando os processos.
Após rigoroso treinamento da equipe, foram selecionados quatro funcionários para serem portadores da Licença de Uso do Sistema GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos da Célula): o presidente da Comissão de Prontuários, a Enfermeira RT, a Chefe do serviço de Contas Médicas e o coordenador do Núcleo de Ensino, Pesquisa e Extensão – Nepe.
A Célula tem espaço destinado à análise de nossos prontuários in loco por estudantes, professores e pesquisadores, bem como para auditorias de qualquer instância (municipal, estadual ou federal), a qualquer momento, desde que autorizadas pelo gestor do Hospital e Maternidade Terezinha de Jesus.
A gestão se dá nos seguintes moldes:
Com a alta circulação de documentos em papel, muitas empresas têm problemas na administração, no armazenamento e no compartilhamento desses documentos. São Contratos, Processos Jurídicos, Prontuários Médicos, Fichas de Cadastro, Documentos de RH, Documentos Contábeis e muitos outros, que fazem parte dos processos de negócios dessas empresas. O manuseio constante pode gerar desgaste do papel e até perda do documento.
A Célula oferece para o HMTJ Sistemas, Data Center, Equipamentos e Serviços para digitalização, indexação e consulta dos documentos pela Internet através de código/senha do sistema GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos). Isso permite definir diversos tipos de documentos, assim como seus indexadores utilizados na pesquisa.
A solução foi concebida para capturar as imagens dos documentos em um scanner de altíssima performance em poucos segundos, e armazená-las em um banco de dados de forma indexada.
A operação ocorre em seis etapas:
Preparo: os documentos são preparados para o processo de digitalização. São realizadas tarefas como retiradas de grampos, verificação de partes dobradas, amassadas, rasgadas, e agrupamento dos documentos.
Digitalização de documentos: através de um scanner de produção, as imagens são digitalizadas e o sistema as armazena em um Banco de Dados local. O sistema permite ainda que a captura das imagens seja feita em locais distintos, permitindo descentralizar todo o processo.
Envio de documentos: através de um serviço WEB, as imagens dos documentos são enviadas, preferencialmente, através da internet, para a nossa plataforma, com segurança e eficácia.
Recebimento de documentos: a plataforma (servidores, storage, infraestrutura de internet e webservices) fica aguardando a chegada das imagens dos documentos e as armazena no banco de dados central.
Indexação via digitação e/ou reconhecimento de documentos: com aplicações de digitação e/ou reconhecimento de caracteres e marcas, os documentos são indexados, podendo ser também armazenados sob a forma de dados.
Disponibilização de documentos e dados: os documentos e dados ficam disponíveis para visualização e/ou processamento com acesso via internet em qualquer local. A digitalização dinamiza extraordinariamente o acesso e a disseminação das informações em toda a empresa, mediante a visualização instantânea compartilhada, das imagens de documentos, em qualquer computador conectado à internet. As imagens digitais são armazenadas nos servidores da Célula, acessíveis pelo site sete dias por semana, 24 horas por dia.