Alguns tipos de ferramentas de Kanban até permitem a configuração de restrições, e muitas vezes se dizem “ferramentas de BPM”.
E se você já usa o kanban em sua empresa, conte para a gente nos comentários como faz isso, se usa um software e quais são os resultados alcançados.
Particularmente, utilizo o Kanban para uma equipe totalmente desorganizada, que gerencia suas atividades e tarefas através de emails e outros meios, O método possibilita identificar minimamente as tarefas que são realizadas e o fluxo que elas percorrem até serem concluídas. Isso me permite conhecer a organização e envolver a equipe num processo de reflexão sobre o próprio trabalho, Cria-se assim na organização um ambiente mais propício para a implementação de um método mais robusto de organização dos processos, como o BPM.
1º – Negocio com a direção da organização a implementação de uma experiência para otimização dos processos, buscando a redução dos custos operacionais e agilidade na resolutividade das tarefas, sem que seja necessário nenhum investimento (#todaorganizaçãobuscaisso), somente acesso as pessoas ;
2º – Solicito aos envolvidos de terminado setor que listem as tarefas que estão em andamento ou para serem realizadas;
3º – Identifico aquelas tarefas que são menos complexas, mas que envolvem ou dependem de parte significativa da equipe;
4º – Com esta lista em mãos cadastro tudo no Trello, numa lógica do Kanban, com as seguintes listas: À fazer, Fazendo e Feito;
5º – Apresento para aqueles que são “delegadores” de tarefas, a maneira como podem ir acompanhando o andamento da tarefa na ferramenta;
6º – Após os delegadores compreenderem o funcionamento, incetivo eles a passarem para outras pessoas da equipe como eles podem trocar informações através da ferramenta, nos quadros correspondente a cada tarefas;
7º – Fico um período, no máximo duas semanas, observando e questionando os envolvidos se a quantidade de emails diminuiu, pois é um bom indicador para avaliar se estão empenhados em utilizar a plataforma;
Vale ressaltar que o Trello é uma ferramenta que oferece um serviço bastante completo gratuitamente e isso ajuda a mitigar restrições por parte das lideranças da organização. Também permite sistematizar de forma dinâmica e envolvente as tarefas e fluxos da organização. Naturalmente a complexidade vai aumentando o que abre espaço para implementação de metodologias e ferramentas muito mais robustas.