Política de impressão: como ela ajuda na sua gestão pública - Almaq
Política de impressão: como ela ajuda na sua gestão pública
By Almaq - Blog 29/11/2021 No Comments
Possuir uma política de impressão é fundamental para controlar custos e ter uma postura mais responsável ambientalmente. Muitas vezes, essa atitude está vinculada ao ambiente corporativo, mas a gestão pública também precisa lidar com desperdícios.
Por isso, resolvemos explicar melhor o que é uma política de impressão, como o seu governo pode se beneficiar dessa atitude e como implantá-la do zero sem dor de cabeça. Acompanhe este artigo e boa leitura!
A política de impressão pode ser entendida como um conjunto de normas com o objetivo de controlar o consumo de suprimentos de impressão, a exemplo de papéis, cartuchos, toners, etc. Um dos principais objetivos é a redução de custos, mas ela permite processos mais otimizados e uma uniformidade na rotina quando o assunto é impressão de documentos.
Alguns cuidados, porém, devem ser levados em consideração, bem como alguns passos devem ser seguidos. Para isso, selecionamos alguns pontos de atenção importantes:
Faça um mapeamento para entender as necessidades
Para criar uma política de impressão que seja efetiva, é preciso saber dosar. Isto é, as regras precisam estar na medida certa, nem tão liberais, nem tão restritivas. Para isso, mapeie todos os processos atuais na sua gestão pública, entendendo se será necessário investir em outras soluções que hoje o seu governo não possui.
Por exemplo, se o principal objetivo da política de impressão é a redução de insumos, pode ser interessante investir na digitalização de documentos, como forma de otimizar processos e possibilitar uma política de impressão mais eficiente.
Garanta que todos sigam a política de impressão
Não adianta ter todo o trabalho de implementar uma política de impressão que não será seguida, por isso busque engajamento de todos. Organize reuniões e treinamentos mostrando a importância de seguir as regras. No início, será mais difícil conseguir a atenção dos funcionários, mas vale a pena continuar com o alinhamento para alcançar os objetivos esperados.
Além de garantir que todos sigam as regras da política de impressão, é importante monitorar, para ver se o que foi delineado está sendo seguido. A depender, é interessante revisitar a política de impressão, para que ela faça sentido no dia a dia das equipes da sua gestão.
Além de tudo que mencionamos no início do texto, é importante ter em mente que a política de impressão é uma grande catalisadora para a transformação digital dentro do setor público, uma vez que estimula a conscientização de impressão e acaba estimulando a adoção de novas práticas com auxílio da tecnologia.
Tenha ajuda na hora de implementar
Abraçar uma política de impressão sozinho é possível, mas não aconselhável. Já deu para perceber como ela demanda estratégia e alguns passos para ser assertiva. A depender da forma que é implementada, você e sua equipe podem acabar gastando muito tempo para ter pouco ou quase nenhum resultado.
Por esse motivo, conte com uma empresa especialista no assunto. O ideal é aproveitar uma solução de outsourcing de impressão que garanta toda a gestão de impressão, como é o caso da Almaq, que além da experiência na área, tem foco para o setor público.
Sobrecarregar o setor de TI podendo contar com um expert no assunto na maioria das vezes sai caro, uma vez que a empresa responsável auxilia na manutenção dos equipamentos, se compromete pela tecnologia utilizada, fica responsável pelas manutenções e ainda garante a segurança das informações.
Com sistemas modernos, é possível fazer um controle do que é impresso, monitorando se a sua política de impressão está seguindo no rumo certo, além de contar com a proteção de informações sensíveis, disponibilizando o acesso de certos documentos apenas para alguns funcionários.
Quer saber mais? Converse com a gente aqui e tire todas as dúvidas para que o seu governo seja referência em transformação digital no Brasil!