AUDITORIA DE CONTRATOS: SEGURANÇA NA CONTRATAÇÃO DE TERCEIRIZADAS | Bernhoeft Soluções Fiscais e Contábeis
Considerando que o processo de terceirização é um "caminho sem volta" e que o crescente aquecimento do mercado tende a intensificar esse processo, pois essa é uma forma rápida para dar vazão às respostas que as novas demandas pedem, muitas empresas se veem diante de uma difícil escolha na hora de contratar terceiros. Em função da Responsabilidade Solidária e Subsidiária, é melhor pagar mais para contratar uma empresa de ponta e ter a garantia do cumprimento das obrigações previdenciárias e trabalhistas ou contratar uma empresa com custo mais baixo, porém com menor nível de governança e, consequentemente, maior risco?
A opção impacta diretamente no caixa da companhia, que, optando por um custo mais baixo hoje, pode ter um desembolso maior dentro em breve. Se, por um lado, é preciso evitar o aumento de custos, por outro não se pode correr o risco de ficar à mercê de eventuais processos trabalhistas devido a falhas na gestão e no acompanhamento dos contratos pela empresa terceirizada.
Para resolver essa questão, cada vez mais as empresas estão adotando o serviço de Auditoria em Contratos envolvendo prestação de serviços, seja estruturando uma área interna com o fim específico de cuidar do assunto, seja delegando esse acompanhamento a uma empresa especializada ou optando por um modelo misto. "A Auditoria de Contratos tem se firmado como uma ferramenta eficiente na contratação de serviços terceirizados, permitindo à empresa equilibrar os custos com a exigência de controle e segurança no acompanhamento das obrigações previdenciárias e trabalhistas", assinala Luiz Carlos Bernhoeft Júnior, sócio-diretor da Bernhoeft.
A Auditoria de Contratos surgiu em meados de 2001, quando o Instituto Nacional de Seguridade Social (INSS) passou a intensificar a fiscalização do cumprimento de obrigações legais relacionadas à retenção previdenciária e à Responsabilidade Solidária junto às empresas contratantes de empresas prestadoras de serviço e de suas subcontratadas. Hoje, com o aumento das demandas judiciais trabalhistas, a Auditoria de Contratos permite que a empresa acompanhe, além das obrigações previdenciárias, o cumprimento das obrigações trabalhistas ¾­ tais como pagamento de horas extras, férias, FGTS, 13° salário, entre outros ¾ pelas empresas terceirizadas.
O uso da tecnologia torna a Auditoria de Contratos um serviço cada vez mais preciso e eficiente. A Bernhoeft, por exemplo, desenvolveu um software baseado na tecnologia OCR (Optical Character Recognition), que permite o reconhecimento de imagens e sua conversão em caracteres de texto. Na prática, o software permite a digitalização de documentos como controles de ponto e folhas de pagamento, transformando as imagens em dados e informações. Com isso, é possível digitalizar toda a base de documentos disponíveis, fazer buscas e realizar varreduras em todo o conjunto de dados, identificando riscos em potencial e adotando uma postura preventiva para evitar problemas.