Microsoft Teams além da pandemia: a ferramenta essencial para sua comunicação interna
by Equipe de Comunicação Solo Network | Dec 07, 2020
O Microsoft Teams é uma importante ferramenta de comunicação interna. Entenda mais sobre as possibilidades desta plataforma para empresas de diferentes portes tanto no trabalho remoto quanto presencial.
Em março, com a transmissão em escala global da COVID-19, milhões de profissionais migraram para o trabalho remoto. Uma pesquisa realizada pelo DataSenado mostrou que 21 milhões de brasileiros já trabalharam ou ainda atuam a distância. Desse total, aproximadamente dois terços afirmam que a mudança se deu em razão do isolamento social causado pela pandemia.
A expectativa é de que o trabalho remoto continue sendo adotado mesmo após a vacinação da população contra a doença. A consultoria Cushman & Wakefield ouviu 122 executivos de multinacionais que atuam no Brasil, e, entre os entrevistados, mais de 73% confirmaram que pretendem instituir o home office como uma prática definitiva.
A busca por plataformas virtuais
Neste cenário de isolamento social, as empresas precisaram buscar plataformas digitais que facilitassem a comunicação e colaboração entre os trabalhadores. Na internet, as pesquisas por "aplicativos de videochamada" e termos relacionados tiveram um salto expressivo na última semana de março de 2020.
Porém, muitas ferramentas gratuitas não possuem todas as funcionalidades necessárias para o trabalho diário, como um chat para envio de mensagem instantânea mesmo depois do término da reunião, envio de arquivos e imagens de forma segura, e até mesmo a realização de encontros e webinars com mais de uma hora de duração.
Tecnologia que facilita a comunicação presencial e a distância
E é buscando suprir estas necessidades que o Microsoft Teams tem ganhado destaque entre as organizações, principalmente de médio e grande porte, que entendem a importância de uma padronização em seus processos internos.
A ferramenta pode ser instalada no computador, celular ou ser acessada na nuvem, dependendo do plano empresarial contratado. São duas funções principais: atua como uma plataforma de mensagens instantâneas entre os colaboradores e realiza videoconferências com pessoas da mesma empresa e também profissionais externos, como clientes e parceiros comerciais.
Mesmo depois da pandemia, quando muitos colaboradores retornarem ao trabalho presencial, a tecnologia continuará sendo uma companheira importante no dia a dia.
Chat interno – colaboradores de diferentes equipes podem interagir a qualquer momento e a comunicação dentro do mesmo time também é facilitada. No Teams, é possível indicar quais profissionais pertencem a quais equipes e, assim, criar um grupo de mensagem instantânea para alinhamentos breves.
Com o Microsoft Teams, elimina-se a necessidade de conversas paralelas em outros aplicativos, como WhatsApp.
O usuário pode ficar conectado e colaborar com seus colegas em praticamente qualquer lugar. A ferramenta possibilita enviar mensagens de voz e responder a chats específicos em um dispositivo móvel. Lembrando que todo o histórico da conversa fica salvo na ferramenta, garantindo assim mais segurança para o colaborador e à empresa.
É possível também personalizar suas mensagens com edições avançadas de texto, marcar as pessoas para chamar a atenção e definir status, como ausente ou ocupado.
Reuniões online e chamadas de vídeo - no dia a dia, uma rápida chamada de vídeo facilita o alinhamento de pequenas tarefas. Pelo Teams, você e seus colaboradores podem conversar por vídeo sempre que desejarem ou organizar reuniões que permitem a participação de pessoas externas, como parceiros comerciais, clientes e fornecedores. Os encontros podem ser gravados e disponibilizados a algum participante importante que não pode comparecer.
Na plataforma da Microsoft, aliás, as videochamadas se tornam ainda mais profissionais. É possível direcionar usuários externos para aguardarem no lobby da reunião virtual e personalizar os fundos de tela conforme a identidade visual da empresa.
Paralelamente, a ferramenta possibilita enviar arquivos importantes pessoais e profissionais, suportando até 10 GB de armazenamento de arquivos para a equipe e 2 GB de armazenamento de arquivos particulares por usuário.
Colaboração em tempo real com o Microsoft 365 – o Microsft Teams está totalmente integrado com os aplicativos do Microsoft 365 para a Web, como Word, Excel, PowerPoint e OneNote. Para isso, é só anexar um arquivo na sua conversa com um colaborador em específico ou com toda a equipe. Após enviar o arquivo, ele aparecerá automaticamente na guia Arquivos para que qualquer um possa acessá-lo e editá-lo. É a colaboração em tempo real!
Você acha que o Microsoft Teams pode melhorar a forma como a sua equipe se comunica? Entre em contato com a nossa Equipe Comercial e entenda como as soluções Microsoft podem continuar transformando esse e outros aspectos da sua rotina profissional.