Nós sabemos que a gestão financeira da escola pode ser um pouco confusa. Muitos diretores, para evitar o desafio de lidar com todos os formulários a preencher, contas a prestar e notas fiscais para guardar, acabam contratando profissionais para fazer esse trabalho por eles. Mas, se a gestão financeira faz parte do nosso pacote de desafios como gestores, podemos tentar aprender mais sobre ela antes de terceirizar o trabalho, certo?
Dentre os muitos recursos que a escola recebe, os provenientes do Programa Dinheiro Direto na Escola (PDDE) causam algumas dúvidas. Como declarar os gastos que a escola teve? Quais gastos podem entrar no programa, quais não podem? Para ajudar, convidei meu colega Fernando Mendes, que entende muito de programas de governo e financiamento e foi técnico de Secretarias de Educação por 12 anos, para explicar um pouco como funciona esse processo.
Todo mundo que lida com recursos públicos, seja de pequena ou de grande monta, sabe que um dia é necessário prestar contas dos gastos que tivemos. Apesar de parecer burocrático e complicado, é importante, para quem nos transferiu os recursos, saber como eles foram utilizados. Entender a lógica da prestação de contas pode ajudar, e muito, na execução dos recursos. Da mesma maneira, uma boa aplicação da verba facilita bastante no momento de declarar os gastos.
Quando vamos declarar o imposto de renda, sabemos como o processo pode ficar confuso se não tivermos todas as notas fiscais e informações guardadas para consulta no momento da declaração. No caso da prestação de contas da escola, a lógica é a mesma.
Para se organizar, sugiro sempre que os diretores separem as notas fiscais de todas as despesas em pastas, de acordo com a sua finalidade. Hoje, vamos conversar sobre os recursos do PDDE, que podem ser divididos entre despesas de custeio e despesas de capital Para saber mais informações sobre o PDDE e seus processos, baixe o guia de orientações neste link.
Os recursos de custeio são aqueles destinados à aquisição de bens e materiais de consumo, e à contratação de serviços de manutenção, necessários ao bom funcionamento da escola. Por exemplo: papel, cartolina, material de limpeza, giz, tinta de parede, CDs virgens, material para manutenção e reparo das instalações (fios, tomadas, interruptores, canos, etc), serviços de pintura do prédio, reparo nas instalações elétricas, reparo de equipamentos. Vale lembrar que não se deve contratar servidores que tenham vínculo com a administração pública de qualquer esfera de governo.
Já os recursos de capital servem para cobrir despesas com a aquisição de equipamentos e material permanente para as escolas, que resultem em reposição ou aumento de patrimônio. Bebedouros, fogão, armários, ventilador, equipamentos de informática, projetor de slides e outras aquisições da mesma natureza podem ser arquivados na mesma pasta "despesas de capital", para consulta e declaração futuras.
A diferenciação dessas despesas é importante por dois motivos. Primeiro, é baseado nessa diferença que o diretor indica a porcentagem de verba do PDDE que será destinada ao custeio e ao capital, no fim do ano anterior ao recebimento da verba, pela internet. E segundo, porque ela ajuda a organizar as finanças da escola, depois que o dinheiro for liberado.
Conselho Escolar da EMEF Paulo Freire
Total dos recursos recebidos: R$ 15.000,00
Data do recebimento: 31/05/2016
Finalidade dos recursos definida no PDDE Web (percentuais):
Custeio: 60%
Capital: 40%
Valor por finalidade:
Custeio: R$ 9.000,00 (60%)
Capital: R$ 6.000,00 (40%)
Total: R$ 15.000,00 (100%)
A escola do exemplo tem R$ 9.000,00 para gastar com despesas de custeio e R$ 6.000,00 para as despesas de capital, baseada nas porcentagens que o diretor indicou. Você pode verificar os valores em dinheiro para cada despesa de sua escola através deste link. Um bom planejamento financeiro deve sempre ter registro dos gastos em uma planilha, especificando sua finalidade. Assim, ao longo do ano, é possível verificar quanto daquela verba recebida já foi gasto, e o que pode ser feito com o dinheiro restante.
Importante lembrar: as notas fiscais que serão apresentadas no relatório de prestação de contas deverão ser identificadas com o CNPJ da entidade que recebeu o recurso (Conselho Escolar, Associação de Pais e Mestres ou Caixa Escolar, por exemplo). Não é possível comprovar uma despesa de um determinado recurso se o documento não identifica quem fez a despesa.
Agora que já sabemos quanto temos para gastar em recursos e as despesas estão organizadas, começa o trabalho de prestação de contas no site do PDDE. Mas esse é um assunto para a semana que vem.