10 dicas simples para reduzir o número de impressões departamentais nas empresas
Em busca de gestão, melhoria da qualidade do serviço e, principalmente, redução de custos, empresas de todos os portes e segmentos reestruturam seu parque de impressão. Na maioria dos casos, optam pela terceirização e, sem investimento inicial, conseguem ganhos bem interessantes.
Um exemplo simples: uma empresa que imprime e/ou copia 500 mil páginas por mês a 9 centavos cada, se conseguir reduzir o custo da página para oito centavos, em um contrato de 36 meses terá no bolso mais R$ 180 mil.
E se esta cifra subir para R$ 324 mil, então?
Além do gerenciamento de tudo o que se imprime com ferramentas de bilhetagem (as que contabilizam o número de impressões por usuário, departamento, centros de custo), se as simples dicas a seguir forem absorvidas pelos usuários de impressão, o volume cai de 5% a 15%. Com isso, a empresa que antes imprimia 500 mil páginas agora imprime 450 mil, o que explica a quase duplicação da economia gerada sem nenhuma mágica.
Dica 1 - Envie fax diretamente do microcomputador
A maior parte dos equipamentos multifuncionais possui recurso de envio de fax diretamente do computador do usuário. Além de ser muito cômodo, este recurso dispensa a impressão do documento.
Dica 2 - Imprima 2 ou mais páginas em uma só folha
As impressoras permitem a impressão de várias páginas em uma só folha. Com o documento aberto em seu aplicativo, (Word, Excel etc.), vá ao menu "Arquivo", "Imprimir", "Páginas por folha" e em vez de 1, escolha 2 ou mais. Automaticamente, a impressão será reduzida para que caibam 2 ou mais páginas em uma só folha.
Dica 3 - Leia seus e-mails, documentos e páginas da Internet na tela de seu microcomputador.
É impressionante o número de impressões que servem para simples leitura. O usuário deve evitá-las. É muito mais rápido e econômico ler as informações na tela de seu microcomputador. Você pode configurar a visualização das páginas para que a leitura seja mais confortável no meu "Exibir".
Dica 4 - Evite que suas impressões sejam extraviadas ou esquecidas
As impressoras são compartilhadas por um grupo de colaboradores. Ao mandar imprimir um documento, retire-o logo da bandeja de saída para que não seja total ou parcialmente extraviado. Muitos usuários, também por não terem retirado o documento rapidamente da bandeja de saída, acabam esquecendo-se que já solicitaram a impressão e geram reimpressões desnecessárias.
Dica 5 - Configure corretamente as páginas antes de imprimi-las
A impressão de documentos não formatados adequadamente obriga o usuário a reimprimi-los. Lembre-se sempre de configurar a(s) página(s) antes da impressão. Com o documento aberto, vá ao menu "Arquivo", "Visualizar impressão" e verifique como o documento será impresso. Se necessário, vá ao menu "Arquivo", "Configurar página" e lá você poderá redefinir o formato do papel, bem como margens e outros detalhes.
Dica 6 - Só utilize a impressora colorida quando for realmente necessário
O custo de uma impressão colorida é cerca de oito vezes maior que o de uma monocromática. Mesmo que o documento contenha cores, você pode imprimi-lo em uma impressora monocromática - automaticamente ela transformará as cores em vários tons de cinza adequadamente combinados e com ótima definição.
Dica 7 - Tenha bom senso ao definir a quantidade de cópias
Ao enviar um trabalho para impressão, certifique-se de que a quantidade de cópias solicitada é realmente necessária. Por vezes o documento ainda está ainda na fase de rascunho e a impressão de uma copia é suficiente para revisão. Somente após a edição final é que a quantidade de cópias necessária deve ser solicitada.
Dica 8 - Imprima apenas a(s) página(s) necessária(s)
Muitas vezes, imprime-se o documento inteiro (capa, introdução etc.) para aproveitar apenas uma ou poucas páginas. Você pode imprimir apenas o que vai ser utilizado. Com o documento aberto em seu aplicativo (Word, Excel etc.), vá ao menu "Arquivo", "Imprimir", "Intervalo de páginas" e selecione em vez da opção "Todas" o intervalo de páginas que necessita ou a opção "Página atual" se a página em que você está trabalhando no momento é a que deseja imprimir.
Dica 9 - Utilize o verso de páginas de rascunho para imprimir documentos que ainda não são a "última versão"
Documentos que são impressos apenas para revisão pessoal podem aproveitar o verso de páginas que ficam sobre a mesa e que serão jogadas no lixo.
Dica 10 - Por último, tenha bom senso
Antes de solicitar a impressão de qualquer documento, questione-se: "Esta impressão é realmente necessária?". Você verá que boa parte das respostas será "Não".
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