Faço saber que a Assembléia Legislativa, usando de sua prerrogativa outorgada pela Constituição Estadual em seu artigo 40, inciso XIX, aprovou e eu, Deputado Neodi Saretta, Presidente, atendendo o disposto nos artigos 12, inciso XI, e 14, inciso VI, letra “I”, do Regimento Interno, promulgo a seguinte Resolução:
Dispõe sobre a reformulação da Tabela de Temporalidade e a classificação dos documentos produzidos no Poder Legislativo.
Art. lº Toda a documentação produzida no Poder Legislativo deverá ser encaminhada à Divisão de Documentação ou ao Arquivo Permanente após obedecidos os critérios de classificação e guarda, de acordo com a Tabela de Temporalidade (TT), contida no Anexo I desta Resolução.
Art. 2º Quando qualquer Departamento, Divisão ou Seção criar um novo documento, deverá inseri-lo no item 9 (nove) da aludida Tabela de Temporalidade.
Art. 3º Para o preenchimento da Tabela de Temporalidade, deverão ser utilizados os parâmetros de classificação documental contidos no Anexo III desta Resolução.
Art. 3º-A Para constituição de acervo, os documentos deste Poder Legislativo serão constantemente aferidos e classificados pela Comissão Permanente de Avaliação Documental, vinculada à Coordenadoria de Documentação e ao Centro de Memória, de acordo com os prazos estabelecidos no Anexo III desta Resolução, observados os parâmetros da Lei nº 9.747, de 26 de novembro de 1994.
Parágrafo único. As atribuições da Comissão Permanente de Avaliação Documental, serão estabelecidas de acordo com a legislação aplicável. (Redação incluída pela Resolução nº 005, de 2007)
Art. 4º Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação.
Art. 5º Revogam-se as disposições em contrário.
PALÁCIO BARRIGA-VERDE, em Florianópolis, 08 de julho de 1998.
Deputado Neodi Saretta - Presidente
Deputado Odacir Zonta - 1º Secretário
Deputado Gervásio Maciel - 2º Secretário
ANEXO I
1
DOCUMENTO
2
TIPO: Papel, Fita, CD, Foto
3
Data da Criação
4
Ordem de arquivamento
5
Nº de Documentos fls. proc. vol.
6
Tempo de guarda
7
Nº LEGISLAÇÃO
ANOTAÇÕES
O C ANOS H E
9 INCLUSÃO DO NOME DE UM NOVO DOCUMENTO
INSTRUÇÕES PARA PREENCHIMENTO DOS CAMPOS
1 - DOCUMENTO: Deverá ser preenchido com o nome do documento a ser arquivado. Ex: Ofício, Requerimento, Processo, Lei, Resolução, Portaria, Livro, Publicação, Telex, Fax, etc...
2 - TIPO: O documento apresenta-se de que forma? Ex.: papel, fita, compact-disc (CD), disquete (de computador), foto, mapa. O documento é Original? (assinale um “x” na coluna O) ou Cópia (assinale um “x” na coluna C)
3 - DATA DA CRIAÇÃO: Em que dia, mês e ano o documento foi criado?
4 - ORDEM DE ARQUIVAMENTO: Se a guarda (arquivo) é organizada por ordem numérica, alfabética ou outra.
5 - Nº DE DOCUMENTOS: Quantas folhas? Quantos volumes? ou qualquer outro número que facilite calcular o montante de documentos.
6 - TEMPO DE GUARDA: Por quanto tempo o documento deve ser guardado? Quando pode ser eliminado? Se for um documento de valor HISTÓRICO, colocar um “X” na coluna H, se for um documento para eliminar, colocar um “X” na letra E.
7 - LEGISLAÇÃO: O nº da Legislação (Lei, Decreto, Portaria, Resolução) que determina a guarda ou eliminação do documento
8 - ANOTAÇÕES: Qualquer informação que possa ser útil a Divisão de Documentação no que se refere a pesquisa deste documento arquivado.
9 - INCLUSÃO DE NOME DE UM NOVO DOCUMENTO
OBSERVAÇÃO: Todo documento transferido ao Arquivo Permanente, deverá vir acompanhado da presente TT preenchida em duas vias e terá 1 ano a mais de carência no arquivo.
NOME (do funcionário que preencher esta TT) __________/__________/__________ DATA
ANEXO II
ORDEM DE CLASSIFICAÇÃO E GUARDA DOS DOCUMENTOS
ARQUIVADOS NO PODER LEGISLATIVO
Classificação dos Arquivos do Poder Legislativo
Arquivo Corrente: Documentos do ano em curso ou legislatura em curso
Arquivo Intermediário: Documentos dos últimos 5 anos
Arquivo Permanente: Documentos históricos ou de guarda permanente (leis, constituições, resoluções, portarias, etc.) (Documentos classificados de acordo com a Lei 9.747/94)
OBSERVAÇÕES:
GP = GABINETE DA PRESIDÊNCIA
DA = DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
DP = DEPARTAMENTO PARLAMENTAR
PJ = PROCURADORIA JURÍDICA
TT = TABELA DE TEMPORALIDADE
SUPORTE: Todos os documentos de guarda temporária que representam a atividade fim do Poder Legislativo, após esgotados os prazos da TT, deverão ser microfilmados e posteriormente destruídos, conforme determina a legislação.
DOCUMENTOS DE GUARDA PERMANENTE: Os documentos históricos e de guarda permanente serão microfilmados finda a legislatura em que foram criados e serão encaminhados ao AP (Arquivo Permanente), fazendo parte do Acervo do Poder Legislativo.
ANEXO III
Classificação dos documentos produzidos no Poder Legislativo Para fins da
Tabela de Temporalidade (TT)
IDENTIFICAÇÃO DOS CÓDIGOS
DOC DOCUMENTOS G. TEMP. GUARDA TEMPORÁRIA OBS. OBSERVAÇÃO
PROC. PROCEDÊNCIA G. PERM. GUARDA PERMANENTE Informação ilustrativa
ANOS TEMPO DE GUARDA MICRO DOC. MICROFILMADO
TT TABELA DE TEMPORALIDADE DIG. DOC. DIGITALIZADO
DL DIRETORIA LEGISLATIVA PJ PROCURADORIA JURÍDICA DRH DIRETORIA DE RECURSOS HUMANOS
DG DIRETORIA GERAL GP GABINETE DA PRESIDÊNCIA DAT DIRETORIA ADMIN. E DE TECNOLOGIA
DF DIRETORIA FINANCEIRA
OBSERVAÇÕES
* Documentos correntes - aqueles que tramitam na legislatura em curso.
* Documentos intermediários - aqueles que foram originados nos últimos oito anos. Aguardam a preparação para microfilmagem ou para serem reciclados de acordo com a Tabela de Temporalidade.
* Documentos permanentes - aqueles de cunho probatório, ou seja, relativos a direitos tanto de pessoas físicas ou jurídicas, quanto da coletividade, e os de valor informativo sobre pessoas, fatos ou fenômenos, cuja memória, em termos históricos, seja considerada relevante.
* Os documentos manuscritos e impressos, anteriores a 1970, que não estiverem microfilmados, depois de analisados pela Comissão Permanente de Avaliação Documental, poderão ser considerados de valor histórico, assim sendo, serão mantidos como acervo histórico.
* Os documentos encaminhados à Coordenadoria de Documentação para arquivo só serão recebidos quando estiverem devidamente descritos na “Guia de Remessa de Documentos” e após dois anos de guarda no setor de origem.
* Os relatórios anuais de setores deverão ser encaminhados à Coordenadoria de Documentação em suporte papel, para posterior microfilmagem.
* Os documentos produzidos em mídia virtual (disquete, CD, DVD, fita) deverão ser reproduzidos a cada cinco anos para atualização de conteúdo e mídia.
Classificação dos documentos do Poder Legislativo do Estado de Santa Catarina para fins da Tabela de Temporalidade