Contexto da Organização: O que é e como uso na minha empresa? - Fatos e Dados
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Contexto da Organização: O que é e como uso na minha empresa?
De uma maneira geral, a maioria das empresas costuma coletar informações sobre seu ambiente interno e também dados externos que sejam importantes para o funcionamento da companhia. Mesmo assim, a norma ISO 9001:2015 tem um capítulo especialmente dedicado ao conceito Contexto da Organização.
Pode até ser que o procedimento de coleta de dados não seja uma novidade para você, mas saiba que a normativa endossa esse comportamento e sugere a estrutura sob a qual todas estas informações devem estar organizadas para que contribuam para o sucesso do seu empreendimento.
Sendo assim, se você está simplesmente migrando da versão 2008 para a 2015 da Norma ou, mais ainda, se não procede com a análise do Contexto da Organização, neste artigo iremos explicar os principais pontos e a forma como tirar proveito do conceito para aprimorar seu planejamento estratégico. O requisito em questão é o de número 4, da ISO 9001:2015.
Internamente, o que uma empresa pode fazer é realizar um levantamento de todos os recursos que possui. O inventário deve considerar todo tipo de bens, sejam de natureza tecnológica, financeira, material ou humana que se encontram à sua disposição. Por outro lado, as organizações igualmente precisam verificar o que é necessário para seu correto funcionamento e que precisa ser comprado externamente.
Resumindo, o levantamento serve para avaliar o que pode ser feito internamente, o que pode ser adicionado aos seus ativos e quais são os procedimentos que podem ser terceirizados para que a produção transcorra sem inconvenientes e derive em um output (produto final) de qualidade que satisfaça às exigências dos clientes. Para dar um exemplo, empresas de comércio eletrônico podem contar com um departamento de entregas ou contratar uma transportadora terceirizada.
Quando direcionamos a atenção aos fatores externos, é importante considerar não só a logística necessária, mas também as condições econômicas existentes, as ferramentas tecnológicas, a situação política, entre outras condicionantes. Ou seja, tudo o que possa afetar o funcionamento da companhia – para melhor ou pior – na hora de atingir os objetivos estabelecidos.
O Contexto da Organização, descrito na Norma, não estabelece exatamente quais são as ferramentas que uma empresa pode usar na hora de fazer esta análise. Mesmo assim, há recursos conhecidos como a análise SWOT, BSC, Canvas e outras, que podem ser de muita utilidade. A ISO 9001:2015 define o que deve ser feito, mas a forma de organizar as informações fica a critério das empresas.
Necessidades e Expectativas dos envolvidos
Outro ponto que a Norma indica é a definição dos principais atores envolvidos na cadeia produtiva. É importante entender quem são os responsáveis por cada setor e suas principais atribuições. O SGQ (Sistema de Gestão de Qualidade) também mudou e, agora, sugere que as atividades e responsabilidades sejam mais horizontais e não concentrem demasiados encargos em um só indivíduo. O benefício direto é um maior envolvimento de todos os envolvidos, sejam estes colaboradores, acionistas, funcionários e etc.
Mapeamento de atividades e gestão de processos
Todo funcionamento divide-se em etapas pontuais que colaboram em cadeia para concepção de um todo. É fundamental contar com um esquema onde se visualizam todas as atividades sequenciais envolvidas no processo de fabricação ou prestação de um serviço.
Registre as entradas de cada fase, quais são os recursos obrigatórios e os derivados das etapas. Ter um organograma geral da companhia facilita a visualização das atribuições e dos produtos gerados. Com as informações mais claras, monitorar, avaliar e corrigir os resultados é o caminho para tomar decisões com base em informações válidas.
Todas as organizações têm suas particularidades. Exatamente por isso, o Contexto da Organização contribui para identificar o ambiente específico onde as companhias estão inseridas. Com isso, a definição de um sistema de gestão é mais precisa e todos os dados levantados servem como base para avaliar os riscos e as oportunidades do setor.
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