Pontual Consultores Associados Ltda., CASE - GESTÃO DE FROTA
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Equipe Multidisciplinar, especialista em SAP ERP.
Case - SGF (Sistema de Gestão de Frotas)
CASE - GESTÃO DE FROTA
PONTUAL CONSULTORES IMPLANTA SISTEMA DE GESTÃO DE FROTA NA ANDINA BRASIL
A Andina foi fundada em 1946 no Chile, sendo uma empresa licenciada para produzir e distribuir produtos do Grupo Coca-Cola. Atualmente possui unidades no Chile, Argentina, Paraguai e Brasil, contando com uma frota composta por 3155 veículos, sendo 756 na planta de Ribeirão Preto, 1970 no Rio de Janeiro e 429 no Espírito Santo.
Com o objetivo de melhorar a eficiência de entrega de produtos aos clientes, reduzir os riscos de transporte e otimizar o uso de recursos financeiros com sua frota, a empresa identificou a necessidade de cobrir pontos de debilidades na gestão e controles. Os pontos de falhas observados foram a existência de processos descentralizados, a falta de controles efetivos em etapas do processo operacional, e o uso de ferramentas complementares para apoio à gestão da frota.
A Pontual Consultores Associados, consultoria especializada em soluções sistêmicas de apoio ao negócio baseadas na plataforma SAP, foi a empresa escolhida para implantação do Sistema de Gestão Frotas na Andina Brasil, utilizando como base o módulo PM (Plant Maintenance), para realizar toda a gestão dos processos ligados à manutenção e gestão de seus ativos de transporte.
- Desenvolvimento de um modelo de gestão único para as plantas Brasil (Rio de Janeiro, Espírito Santo e Ribeirão Preto), além de padronizar, integrar e consolidar os processos de negócios voltados à gestão da manutenção da frota.
- Disponibilizar ferramentas visando o aprimoramento do controle e gestão da manutenção e consequentemente reduzir o tempo para análises e tomadas de decisão.
- Eliminar a utilização de controles paralelos voltados para gestão da frota, permitindo a redução de custos em função de uma gestão eficaz, através dos recursos disponibilizados pela implantação do módulo PM do SAP.
Após trabalho realizado pela equipe de Tecnologia da Informação, juntamente com a Gerência de Frota, a Andina Brasil optou por utilizar o Sistema de Gestão de Frota da Pontual para atender as crescentes demandas de controles e tomadas de decisão. Os seguintes macros processos foram considerados no escopo do projeto, sendo identificados durante o levantamento dos requisitos dos usuários:
- Gestão de Manutenção;
- Gestão de Multas;
- Gestão de Sinistros;
- Gestão de Mão de Obra;
- Gestão de Ferramentas.
Realizado entre os meses de outubro/2017 e março/2018 o projeto considerou as seguintes etapas:
LEVANTAMENTO: O mapeamento dos processos foi efetuado com apoio da equipe interna de TI e das áreas responsáveis pelo processo, considerando as seguintes etapas:
- Identificar possíveis problemas ou fragilidades, bem como as oportunidades de melhoria do processo.
- Mapear a visão futura, definindo uma visão de processos única para as unidades do Rio de Janeiro, Espírito Santo e Ribeirão Preto.
EXECUÇÃO: Foram realizadas as customizações e desenvolvimentos necessários para atendimento das necessidades mapeadas com as respectivas validações através dos testes unitários e integrados que contou com a participação de todos as áreas envolvidas no processo. Para a implantação deste projeto a Pontual contou com consultores que possuem grande vivência e experiência em projetos SAP, além da grande expertise do seu time no segmento de bebidas e em controles e gerenciamentos de gestão de frotas envolvendo o módulo SAP PM. Contou também com um conjunto de aceleradores (Gestão de Multas, Gestão de Pneus e Gestão de Combustíveis), que já faziam parte da sua carteira de produtos para atender às necessidades do projeto, bem como disponibilizar todos os controles considerados indispensáveis aos requerimentos dos usuários.
IMPLANTAÇÃO: A disponibilização efetiva da solução no ambiente produtivo ocorreu na segunda semana de março, contando com duas semanas de suporte assistido por parte da Pontual.
Com a implementação do projeto foi possível obter resultados significativos para a empresa, como a simplificação e automatização dos processos do dia-a-dia, o ganho de performance da área de Frota, a visibilidade e integridade das informações, a integração entre as operações das plantas do Rio de Janeiro, Espirito Santo e Ribeirão Preto, maior rastreabilidade e transparência envolvendo os processos vinculados à gestão da frota além da redução de custos em consequência de controles mais efetivos e desativação de sistemas legados;
- O escopo bem mapeado pela equipe da Andina, através dos levantamentos prévios dos requerimentos dos usuários e a parceria estabelecida entre a equipe Andina e o time da Pontual durante todo o projeto.
- O conhecimento do segmento de negócio do Cliente por parte da Pontual e a capacidade técnica dos consultores.- A gestão do projeto próxima aos consultores e usuários chaves também favoreceu para o excelente resultado alcançado.
Por ser uma empresa de porte internacional, um dos principais desafios foi realizar a revisão de processos e implementação de novas funcionalidades para atendimento aos requisitos dos usuários, mantendo intacta a integração com demais sistemas legados, sem comprometer a integridade das operações já existentes em toda a Andina (Brasil, Chile, Argentina e Paraguai).
Para o Supervisor de Sistemas da Andina, Cleber Parcelli, este projeto foi o primeiro projeto de sucesso na Andina Brasil, que conseguiu integrar e padronizar as operações de todas as plantas citadas. Todo o esforço e trabalho empregado está sendo reconhecido como "projeto modelo" por toda diretoria da empresa.