Trello: transforme sua gestão com essa ferramenta grátis! | Consolide
Para organizar tarefas, nós aqui da Consolide usamos uma ferramenta chamada Trello. Você também pode usá-la, seja para um negócio físico ou digital. Saiba mais.
Por Denise Giordano, 21 de Maio de 2020
Que tal concentrar todas as tarefas da gestão de seu negócio em apenas um lugar? Com o Trello, uma ferramenta disponível para todos os dispositivos - computadores, tablets e celulares Android ou IOS - isso é possível, gratuitamente. O Trello é perfeito para organizar tarefas, times e informações em uma plataforma que integra calendário, imagens, links e tudo que ajuda a tornar a gestão simplificada.
Existem várias plataformas hoje em dia disponíveis para gestão de tarefas. Mas por que estamos falando apenas do Trello e não de outras ferramentas? Porque aqui na Consolide, nosso time de marketing o utiliza para tornar a rotina mais fácil, organizando fluxos de atividades que podem ser compartilhados com toda a equipe.
Quais as vantagens de utilizar o Trello para organizar as tarefas?
Para manter a produtividade das equipes, muitas empresas se utilizam do Trello, já que a ferramenta distribui tarefas para cada membro do time, e monitora o cumprimento dos prazos, além de mostrar visualmente o que que está sendo feito ou já foi concluído por cada colaborador.
Pelo Trello, também é possível se comunicar com cada um dos membros da equipe e deixar tudo registrado. As demandas podem ser separadas por projetos, clientes, tarefas e subtarefas, ou da forma que você achar melhor para manter a organização e cumprir os prazos.
A ferramenta mostra tudo que está sendo feito ou será concluído em breve, e com isso você pode visualizar o calendário de atividades da semana ou do mês inteiro. Com base na tecnologia de cloud computing, o Trello permite sincronizar vários dispositivos ao mesmo tempo.
Agora veja mais algumas vantagens do Trello:
O Trello é de graça, como já falamos anteriormente. Existe também uma versão paga, mas você não precisa necessariamente utilizá-la.
A ferramenta é intuitiva e muito simples de usar, com uma interface que lembra a metodologia Kanban - algo como colar post-its no quadro, sabe?
Permite criar e administrar projetos divididos em tarefas e ações, agregando links e recursos visuais.
Você pode convidar quantas pessoas desejar para seus quadros, sem custo.
O Trello permite que você e suas equipes trabalhem em conexão em tempo real. Se um membro mover um cartão, você logo percebe isso instantaneamente, se estiver com o Trello aberto em seu navegador ou no celular.
Os dados são enviados por meio de conexão SSL / HTTPS segura, a mesma tecnologia de criptografia usada pelos bancos.
Você pode integrar o Trello também com outros programas, como as planilhas do Google.
Há dois tipos de funções que podem ser visualizadas: quadros e calendário. Na função quadros, você pode gerenciar as tarefas e a produtividade. Já no calendário você visualiza a agenda semanal e mensal do grupo, adequando datas e entregas. Entenda de que forma você pode organizar seu trabalho com o Trello.
#1 Cadastre-se e crie seus quadros
Acesse o site do Trello, crie uma conta informando seu nome e e-mail, e defina uma senha. Ao criar a conta, você concorda com os termos de serviço e com a Política de Privacidade do site.
Na tela principal do Trello, clique em "criar novo quadro". Cada quadro se refere a um projeto (por exemplo, "Gestão de Estoque"). Em cada quadro, você pode ir inserindo listas de tarefas com os respectivos prazos de conclusão.
As listas podem conter informações como: checklists, imagens, links de documentos, e qualquer anexo importante para a realização da tarefa. São como post-its compartilháveis entre a equipe.
#2 Adicione membros ao time de cada quadro
Você pode adicionar quantas pessoas quiser a cada quadro e criar uma lista para separar as tarefas que precisam ser feitas, as que estão em andamento e as que já foram concluídas. Para isso, clique na opção "Adicionar Membros".
A comunicação pode ser feita toda através da plataforma, pois os membros da equipe podem trocar informações sobre o status de cada tarefa. Você pode mencionar qualquer integrante em um comentário no cartão, o que gera uma notificação para o mesmo. Apenas digite "@" e logo aparece a lista de membros do quadro.
#3 Use uma extensão para o Google Chrome e integre os Power-ups
Para quem usa o Google Chrome como navegador principal, é possível visualizar, editar os quadros e pesquisar o conteúdo através da barra de endereços do browser, com uma extensão do Trello para o Chrome. Depois de instalada a extensão no computador, é só digitar "t", sem aspas e seguido de espaço, para fazer buscas.
Os power-ups são algumas funções mais avançadas do Trello, que permitem integrações com apps do Google, como planilhas e documentos, além de calendário e monitoramento de tempo gasto para cada tarefa.
Você também pode personalizar sua área de trabalho no Trello, com temas disponibilizados pelo site Unsplash. Para alterar a imagem de fundo da tela, é só ir em Menu > Alterar Tela de Fundo > Fotos.
#4 Organize seus projetos e tarefas
Você pode organizar suas tarefas por dia da semana: é só criar uma lista para cada dia, com as atividades relacionadas à data e uma hora para a conclusão de cada. Com a integração do calendário, você pode criar tarefas de curto e longo prazo. Para atividades mais complexas, você e o seu time podem estabelecer etapas de trabalho, com ações específicas para cada etapa.
Outra ideia é organizar as listas por cliente. Ou por produtos. Ou por time de vendas. Enfim, a imaginação não tem limites. Você pode criar tantos projetos quanto quiser e organizá-los da forma que for mais intuitiva para o seu tipo de negócio. Quanto mais visibilidade tiver durante a execução dos projetos, melhor seus membros poderão colocá-los em prática.
Quer entender com mais detalhes o funcionamento do Trello na prática? Acompanhe o tutorial em vídeo: