REFLEXÃO: REGRAS PARA CONTROLAR O SEU TEMPO.
É momento de revermos posturas, traçarmos novos ideais em busca de melhoria na qualidade de vida e aperfeiçoamentos pessoais e profissionais, na gestão de nosso tempo... AFINAL, 2019 CHEGOU!!!
HORA DE AGIR E BUSCARMOS NOVOS IDEAIS DE VIDA... ESCREVENDO NO LIVRO DA VIDA 2019 UMA NOVA HISTÓRIA... BORA LÁ!!!!!?????
Vamos iniciar com uma reflexão:
UM FRASCO DE MAIONESE E UM CAFÉ
Lembra-te do frasco de maionese e do café...
Um professor, durante a sua aula de filosofia sem dizer uma palavra, pega num frasco de maionese e esvazia-o...
Tirou a maionese e encheu-o com bolas de golfe.
A seguir perguntou aos alunos se o Frasco estava cheio. Os estudantes responderam sim...
Então o professor pega numa caixa cheia de Caricas e mete-as no frasco de maionese.
As Caricas encheram os espaços vazios entre as bolas de golfe.
Então....o professor pegou noutra caixa...uma caixa cheia de areia e esvaziou-a para dentro do frasco de maionese.
Em seguida o professor acrescentou 2 taças de café ao frasco e claro que o café preencheu todos os espaços vazios entre a areia.
As caricas são as outras coisas que importam como: o trabalho, a casa, o carro, os estudos, etc.
Brinca ensinando os teus filhos, arranja tempo para ires ao médico, namora e vai com teu namorado (a)/marido/mulher jantar fora,
Pratica o teu esporte ou hobbie favorito, abre a cabeça para novidades e informações, estuda, ensina e aprenda.
Ocupa-te das bolas de golfe 1º, depois das caricas e as coisas que realmente importam.
Estabeleça as tuas prioridades, o resto é só areia...
E aí amigos, como anda seu frasco de maionese?
Desejo crescimento e prosperidade para todos, com qualidade de vida.
Abaixo, seguem algumas dicas pra melhor gerir o seu tempo:
Regras para Controlar o Tempo
Analisar o Tempo Consumido – Você deve verificar o consumo de tempo da jornada diária de trabalho, pelo menos durante uma semana, realizando observações e avaliações relativas a períodos de 30 minutos. Isto é, aquilo que foi efetivamente realizado, desenvolvido ou construído. Deverá repetir o estudo pelo menos uma vez por mês para aferir as possíveis variações de comportamento e desempenho, a fim de dispor de um parâmetro que possibilite melhor programação e controle.
Desenvolver uma Ação Preventiva – Como o tempo é fator irreversível, deve ser estudado, destinado, programado e aproveitado através da uma preparação antecipada. Caso contrário, o executivo perderá a oportunidade e não poderá aproveitar a disponibilidade do tempo que decorre rapidamente, inserindo nele o que mais útil puder fazer, em função do objeto preestabelecido. Equivale a dizer que deverá sempre dispor de uma alternativa bem estudada para não perder a oportunidade e o tempo.
Implantar o Planejamento integrado – A distribuição das atividades deve ser estudada e compatibilizada com os interesses pessoais e sociais, harmonizando e sincronizando os diferentes processos administrativos, no sentido da consecução dos objetivos previamente hierarquizados. Cada hora gasta no estabelecimento de planos e de preparação do trabalho equivale a ima economia de quatro a vinte horas na sua execução. Dependendo do trabalho, menos economia nos criativos e mais nos repetitivos.
Persistir na Perseguição dos Objetivos – Há grande perda de tempo, quando a pessoa deseja realizar muitas atividades concomitantemente, porque interrompe as já iniciadas, muitas vezes perdendo o trabalho de preparação e ainda esquecendo de acompanhar o desempenho dos subordinados. Quando o dirigente determina algo e não cobra sua execução no prazo, ao subordinado designado, atesta incompetência. A melhor forma de não esquecer de cobrar na hora certa é dispor de um arquivo de follow-up (acompanhamento para assuntos pendentes a serem tratados no momento certo) eficientemente.
Estabelecer com antecedência Prazos – A primeira condição para disciplinar o trabalho é estabelecer com antecedência prazos certos para cada meta ou tarefa através de cronogramas, mesmo que tenham de ser reformulados posteriormente, e exigir prazos dos subordinados. Todavia, é difícil para o chefe impor datas precisas para serem cumpridas ou ultimar as próprias responsabilidades que devem ser decompostas em fases ou etapas bem definidas, caracterizadas e, sempre, marcadas num cronograma que evidencie os compromissos assumidos.
Dispor de alternativas – Todas as pessoas organizadas têm objetivos bem caracterizados e lutam obstinadamente para alcançá-las. Devem, pois, programar alternativas que possibilitem utilização de forma adequada do tempo destinado à determinada atividade. Quando ela não puder ser realizada por qualquer razão, precisamos dispor da possibilidade de realizar outra atividade em lugar da principal, que foi bloqueada ou impedida, o que objetiva não perder tempo.
Dispor de flexibilidade – O tempo é mais precioso e imperativo fator que o homem utiliza. Consequentemente, é necessário que o executivo programe e disponha de folgas para poder encaixar solicitações ou exigências inadiáveis, que podem surgir de emergências compulsivas e que devem ser atendidas sem desarrumar a programação geral, considerando que a sua reformulação, além de trabalhosa, ainda consome muito tempo. A conjuntura é dinâmica, e exige novas ações que, muitas vezes, não podem ser adiadas, sendo necessário executa-las na hora adequada.
Evitar Superposição – Todas as tarefas que tiverem semelhança ou compatibilidade devem ser integradas em seqüência lógica e num determinado período de tempo, a fim de diminuir o nível de interrupções e possibilitar a melhor utilização dos recursos e dos esforços disponíveis. É necessário que o gerente estude e congregues somente atividades que racionalmente tenham afinidade e possam ser interligadas, considerando-se a sincronização dos diferentes fluxos de informação que pressionam e são necessários para as tarefas prioritárias.
Concentrar esforços – É necessário escolher dentro das metas preestabelecidas aquelas que possam funcionar, como alcançadas, agentes multiplicadores, isto é, podem servir de apoio às posteriores, na realização de uma ação realmente forte, objetivando ultimá-las e possibilitar usá-las como alavanca para vencer as demais.
Perseguir a eficiência para Chegar a Eficácia – Eficiência consiste na realização correta de um trabalho dentro da metodologia preestabelecida. A eficácia consiste em dispor e seguir uma metodologia certa através de rotinas, modelos ou soluções criativas, para que venha produzir bons resultados. O trabalho, embora eficiente, será ineficaz quando realizado segundo metodologia errada, provocando conflitos, reações negativas e resultados indesejáveis.
Implementar a Descentralização e a Delegação – O trabalho tende sempre a crescer e o chefe ficar envolvido. É necessário, então, criar microestruturas operacionais, através de descentralização, todas às vezes que o volume estiver prejudicando a qualidade da tarefa. Assim, os funcionários devem receber atribuições explicitas e autoridade suficiente através de instruções formais de delegação.
Estudar detalhes – Você deve selecionar e estudar cuidadosamente os detalhes importantes minuciosamente, os pontos críticos das rotinas, assim como controlar diretamente o desempenho e a aproximação dos pontos irreversíveis, pois quando ocorre erro, ao ponto inicial, exigindo a suspensão do trabalho. O executivo deve ler e saber estritamente necessário e ignorar qualquer informe ou dado que não seja útil ao processo decisório em que esta trabalhando.
Hierarquizar Problemas e Procedimentos – Você terá de selecionar o que deve ler e estudar, mesmo conhecendo leitura dinâmica, para não perder tempo com o que não é essencial. Deverá analisar, determinar e responder aquilo que for imprescindível através de hierarquização racional, definindo o trabalho mais importante. É necessário saber quais os problemas que podem ser adiados ou contornados. Embora possa parecer desídia, aplicar a técnica da negligência calculada pode dar resultado, isto é, mão destinar tempo àquilo que não precisa ser realizado.
Controlar Seletivamente – quem quer controlar tudo acaba perdido num cipoal de detalhes não representativos. O chefe deve selecionar racionalmente os parâmetros e resultados satisfatórios e encontrar formas engenhosas de obter dados importantes de que necessita através de procedimentos aparentemente ilógicos, para que os subordinados não possam controlar as sua atividades. É ridícula e insustentável a posição do chefe quando aquele que deve ser controlado pode controlar o próprio sistema de controle. Por essa razão todo controle deve ter uma aparente característica ilógica.
Utilizar Gráficos – Você deverá ter diante de si, de forma que a visualização seja fácil e permanente, todos os gráficos, dados, padrões, parâmetros, programações, prazos, que lhe possibilitem comparar os resultados, aos quais dará atenção especial, através de símbolos, marcas e sinais, de maneira a ter a atenção constantemente despertada, pois só desempenhamos bem aquilo que vemos que precisa ser realizado. É preciso ter diante dos olhos o que necessita ser feito para refrescar a memória. A melhor forma de fracassar é confiar inteiramente na memória para guardar atos, fatos e dados.
Assumir problemas – É importante não fugir dos problemas, pois eles sempre crescem com o tempo e se tornam de difícil solução. A resolução rápida, mesmo não sendo a melhor, desde que eficaz do que a pesquisa mais sofisticada ou um processo decisório muito mais elaborado, todavia demorado.
Trabalhar com Tranqüilidade – Não adianta a pressa tumultuada que gera ações impulsivas, que resultam em tensão pela opressão da urgência. As pessoas que aceitam a cilada das decisões emocionais acabam cometendo grandes erros e chegando ao estresse. O atendimento das emergências deve ser racionalmente estudado, com brevidade, todavia, sem emoção e considerando os objetivos no longo prazo, para não prejudicar a política de planejamento estratégico da organização. Rapidez não significa precipitação imprudência, objetividade e pragmatismo.
Programar as Interrupções – As interrupções do trabalho constituem problema sério de qualquer executivo. Deve procurar disciplina-las e, quando for inevitáveis marcar precisamente onde interrompeu para poder continuar posteriormente sem perder tempo.
Selecionar o Relevante – Os executivos devem dedicar mais tempo aos assuntos mais relevantes, em função dos propósitos da organização. Devem estudar as anormalidades e sempre procurar, além de obter soluções, conhecer a causa dos principais problemas para tomar providencias acauteladoras.
Assumir Erros – Procurar esconder ou camuflar os erros consome tempo e cria um clima de desconfiança. Eles devem ser detectados através da retro alimentação, colhendo na reação as informações regeneradoras, que uma vez rejeitadas no processo decisório evitam a permanência ou aumento das distorções.