PODER JUDICIÁRIO JUSTIÇA DO TRABALHO TRIBUNAL REGIONAL DO TRABALHO DA 19ª REGIÃO SERVIÇO DE CONTROLE INTERNO PLANO DE AUDITORIA DE LONGO PRAZO - PDF Download grátis
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Martín Rico Caiado
1 PODER JUDICIÁRIO JUSTIÇA DO TRABALHO TRIBUNAL REGIONAL DO TRABALHO DA 19ª REGIÃO SERVIÇO DE CONTROLE INTERNO PLANO DE AUDITORIA DE LONGO PRAZO PARA O PERÍODO DE 2014 A 2017 NOVEMBRO
2 1. INTRODUÇÃO 1.1. APRESENTAÇÃO Esta Coordenadoria de Controle Interno, em cumprimento à Resolução CNJ nº 171/2013, submete à apreciação e aprovação da Presidência do TRT da 19ª Região, o Plano de Auditoria de Longo Prazo (PALP) para os exercícios de 2014 a Este Plano, juntamente com o Plano Anual de Ações de Controle (PAAC-2014), tem o objetivo de colaborar para a boa e regular gestão dos recursos públicos e alcance dos resultados, conforme metas previstas nos instrumentos de planejamento e orçamento, sob responsabilidade deste Tribunal. Considerando a estimativa de tempo e recursos necessários à execução dos trabalhos de auditoria, torna-se inviável a realização de todas as auditorias necessárias em um único exercício, razão pela qual o Plano de Auditoria de Longo Prazo se faz necessário. A seleção das ações contempladas neste plano levou em consideração, dentre outros aspectos, as metas previstas no planejamento estratégico e no Plano Plurianual, os projetos, as ações e atividades deste Regional, seus recursos logísticos, a força de trabalho disponível nesta Coordenadoria de Controle Interno, bem como as variáveis referentes à materialidade, relevância, criticidade e risco (este último, conforme das limitações abordadas em item específico) ATRIBUIÇÕES As atribuições desta Coordenadoria de Controle Interno estão previstas mais especificamente nos arts. 70 e 74 da Constituição Federal, na Resolução CNJ nº 86/2009, e tem previsão normativa interna no Regulamento Geral de Secretaria, arts. 90 a 95. Encontra-se disposto no art. 70 da Constituição Federal: Art. 70. A fiscalização contábil, financeira, orçamentária, operacional e patrimonial da União e das entidades da administração direta e indireta, quanto à legalidade, legitimidade, economicidade, aplicação das subvenções e renúncia de receitas, será exercida pelo Congresso Nacional, mediante controle externo, e pelo sistema de controle interno de cada Poder. Em 2009, o Conselho Nacional de Justiça, com base no art. 74 da Constituição Federal, editou a Resolução nº 86/2009, cujo 1º, do art. 1º, traz as seguintes disposições:
3 Art. 1º - (...). 1º - Os núcleos ou unidades administrativas de controle interno desenvolverão suas atividades, com os seguintes propósitos: I- avaliar o cumprimento das metas previstas no plano plurianual respectivo; II- acompanhar e avaliar a execução orçamentária e os programas de gestão; III- verificar a observância e comprovação da legalidade dos atos de gestão e avaliar os resultados, especialmente quanto à eficiência e à eficácia das ações administrativas, relativas à gestão orçamentária, financeira, patrimonial e de pessoal, nos seus vários órgãos; IV- examinar as aplicações de recursos públicos alocados por entidades de direito privado; V- subsidiar meios e informações, bem como apoiar o controle externo e o CNJ no exercício de sua missão institucional. Posteriormente, o CNJ, visando promover a padronização das atividades das Unidades de Controles Internos no âmbito do Poder Judiciário, editou a Resolução nº 171, em março de 2013, que disciplina detalhadamente a atuação dessas Unidades de Controle. 2. FATORES CONSIDERADOS NA ELABORAÇÃO DO PALP 2.1. DIRETRIZES DO CNJ E PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO DO TRT DA 19ª REGIÃO A Resolução nº 171/2013, do CNJ, teve por objetivo promover a padronização das atividades das Unidades de Controles Internos no âmbito do Poder Judiciário, disciplinando detalhadamente a atuação dessas Unidades de Controle. Os Planos de Auditoria estão tratados nos arts. 9º a 13 da citada Resolução, dos quais se destaca a necessidade de observância às Ações Coordenadas de Auditoria, às metas traçadas no Plano Plurianual e no Planejamento Estratégico do órgão, além das áreas que apresentem maior relevância, evitando utilização de recursos em atividades que não tragam benefícios substanciais ao Tribunal ou Conselho. O Planejamento Estratégico deste Tribunal, em razão de abranger o período de 2012 a , foi considerando para a formulação tanto do PAAC-2014, quanto do presente PALP. Pode-se afirmar que a atuação do Controle Interno no sentido de verificar a legalidade dos atos de gestão, a eficiência e eficácia das ações administrativas (relativas à gestão orçamentária, financeira, patrimonial e de pessoal) contribui, direta e/ou indiretamente, para o alcance de determinados objetivos estratégicos deste Regional. Dentre esses objetivos, destacam-se: 1 O Planejamento Estratégico deste Regional teve sua versão inicial aprovada pela Res. Adm. nº 28, de , e sofreu atualizações em maio de 2012, passando a abranger o período de 2012 a 2016, conforme informações fornecidas pela Assessoria de Planejamento deste Tribunal.
4 a) quanto à eficiência operacional: a.1) garantir a agilidade nos trâmites judiciais e administrativos; a.2) buscar a excelência na gestão dos custos operacionais; b) quanto à atuação institucional: aprimorar a comunicação com a sociedade; c) quanto à infraestrutura: proporcionar infraestrutura física e tecnológica apropriada às atividades administrativas e judiciais; d) quanto à tecnologia: garantir da disponibilidade de sistemas essenciais de TI. O Controle Interno colabora para obtenção de melhorias em busca da eficiência operacional, na medida em que procura identificar problemas, falhas e riscos na gestão dos custos operacionais e no processamento das aquisições de bens e serviços. As análises nas aquisições de bens e serviços contribuem, ainda, para a garantia de infraestrutura e equipamentos de tecnologia adequados às necessidades da Administração. Ao verificar a disponibilização de informações quanto aos atos de gestão (inclusive informações orçamentárias e financeiras) nos veículos de comunicação, tais como internet, intranet e diário oficial, esta CCI contribui para o aprimoramento da comunicação com a sociedade CRITÉRIOS OBJETIVOS PARA PRIORIZAÇÃO DOS PONTOS DE CONTROLE 2 O Tribunal de Contas da União reconheceu que, diante da diversidade de atribuições de competência da unidade de Controle Interno, é inegável a necessidade de planejamento, visando selecionar as atividades a serem controladas, com base em critérios objetivos, o que se percebe no relatório de levantamento das estruturas de governança dos órgãos e unidades de Controle Interno (processo TCU nº /2008-4), no seguinte trecho: Por meio do planejamento, a auditoria pode selecionar, com base em critérios objetivos, que áreas serão auditadas e que tipos de fiscalizações serão realizadas. Isso se torna essencial numa atividade de controle interno, pois não é possível fiscalizar todos os atos, contratos, controles internos, resultados de uma organização, por menor que seja. Os critérios de priorização adotados para seleção dos pontos de controle são materialidade, relevância, criticidade e risco, cujas definições se encontram na Resolução CNJ nº 171/2013, conforme art. 12, abaixo transcrito: 2 Segundo a IN n.º 1/2001 da Secretaria Federal de Controle Interno do Ministério da Fazenda (que define diretrizes, princípios, conceitos e aprova normas técnicas para a atuação do Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Federal) ponto de controle é o item, a área ou a atividade sobre a qual é exercida a ação de controle.
5 Art. 12. Na elaboração dos Planos devem ser consideradas as seguintes variáveis: I materialidade representatividade dos valores orçamentários ou recursos financeiros/materiais alocados e/ou do volume de bens e valores efetivamente geridos; II relevância importância do planejamento em relação às ações a serem desenvolvidas; III criticidade representatividade do quadro de situações críticas efetivas ou potenciais a ser controlado; e IV risco possibilidade de algo acontecer e ter impacto nos objetivos, sendo medido em termos de consequências e probabilidades. Quanto à materialidade, cabe lembrar as considerações contidas no PAAC-2014, referentes à Proposta Orçamentária para 2014, na qual constam recursos totais da ordem de R$170 milhões destinados a este Regional, dos quais R$ 131,9 milhões (correspondentes a 77,6 % do total), referem-se a despesas com Ativos, Aposentados, Pensionistas e Encargos Sociais, o que justifica a importância das ações de controle na área de gestão de pessoas. Seguem abaixo algumas reflexões, transcritas do referido Plano Anual: O planejamento das ações de controle interno deverá, portanto, considerar a concentração de recursos orçamentários na área de gestão de pessoas, ponderando, por pertinência, aspectos relacionados aos riscos inerentes aos procedimentos administrativos. A segurança quanto a boa e regular aplicação dos recursos para esse grupo de despesas depende do fluxo e da sistemática de procedimentos, bem como da consistência dos controles administrativos inerentes à gestão de pessoas (em especial quanto ao pagamento de rubricas variáveis, que não estão sujeitas à sistemática de registro parametrizado). (...) Ainda quanto a essa matéria, cabe mencionar a especificidade que envolve os processos de concessões de aposentadorias e pensões e suas alterações, os quais são submetidos à análise deste Controle Interno, com emissão de parecer conclusivo sobre a conformidade legal, reduzindo, assim, os riscos de impropriedades ou irregularidades quanto aos respectivos atos de gestão. Nos demais grupos de despesas, Outras Despesas Correntes e Investimentos, o valor total atinge R$ 38,1 milhões (correspondente a 22,4%). Quanto à realização de despesas visando à execução dos projetos e atividades relacionados aos programas orçamentários anuais, observe-se que as ações de controle interno relacionadas à avaliação dos procedimentos administrativos de aquisição e gerenciamento de bens e serviços, necessários à execução dos programas e ações do órgão, contribuem para a preservação dos princípios básicos da legalidade, da impessoalidade, da moralidade, da igualdade, da publicidade, da probidade administrativa, dispostos no art. 3º da Lei de Licitações nº 8.666/93. Todos os critérios foram considerados para seleção das auditorias contidas neste Plano. Conforme já mencionado no PAAC-2014, é necessário esclarecer que até o presente momento, predomina nos planejamentos desta CCI a utilização do critério de materialidade e relevância, uma vez que este Serviço ainda não dispõe de sistema informatizado de gerenciamento das ações de controle, dificultando, assim, a
6 sistematização e a ponderação quantitativa das situações indesejadas detectadas durante os trabalhos, importante na avaliação baseada em risco. Entretanto, mesmo diante dessas dificuldades, a experiência profissional decorrente dos trabalhos realizados auxilia na utilização, ainda que incipiente, desse critério. É possível a realização de ações de controle sem o auxílio de um sistema informatizado específico, entretanto, não se pode olvidar que o tempo gasto nos trabalhos de levantamento das informações poderia ser consideravelmente reduzido através da utilização de programa apropriado. Um sistema informatizado especializado para tratamento e registro de informações e de atividades de controle contribuiria para o preciso cruzamento de informações ATUAL FORÇA DE TRABALHO DA CCI Diante da impossibilidade de se prever a composição da força de trabalho desta Coordenadoria de Controle Interno para os próximos exercícios, faz-se necessário considerar suas condições atuais. Desta forma, reiteram-se neste Plano os aspectos já considerados no PAAC-2014, descritos abaixo. A Coordenadoria de Controle Interno está internamente estruturada em 2 (dois) setores e Diretoria. Sua equipe é composta por 7 (sete) servidores e se encontra organizada da seguinte forma: 1 (uma) servidora exerce as atribuições atinentes à Coordenadora de Controle Interno, 3 (três) servidores compõem o Setor de Auditoria de Despesas de Pessoal e 3 (três) integram o Setor de Auditoria de Despesas de Custeio e Patrimônio. A atual composição de pessoal da CCI apresenta limitações, diante dos seguintes aspectos: a) considerável aumento de atribuições e de complexidade das atividades a serem desenvolvidas, conforme disposições normativas e jurisprudenciais surgidas nos últimos anos, voltadas ao detalhamento e padronização da atuação das Unidades de Controles Internos no âmbito do Poder Judiciário; b) crescente demanda de trabalho, decorrente do aumento da prestação jurisdicional e da ampliação de estrutura física e de pessoal da Justiça Trabalhista. Quanto às limitações qualitativas de pessoal, já mencionadas no PAAC 2013, sintetiza-se o seguinte: ausência de servidores cujos cargos tenham especialidade em contabilidade, tecnologia da informação ou engenharia, ou que tenham graduação nessas áreas. 3. DAS AÇÕES DE CONTROLE Dentre as ações de controle, encontram-se as natureza continuada e as auditorias. Estas últimas, que podem ser realizadas com periodicidade superior ou inferior a um
7 ano, são compostas pelas seguintes etapas: planejamento, execução, comunicação e monitoramento das recomendações decorrentes das ações de controle. Foi demonstrado no Plano Anual de Ações de Controle que a quantidade de ações de natureza continuada, sem cronograma, realizadas em razão do cumprimento de exigências normativas, apresenta-se relativamente elevada, destacando-se aquelas dedicadas aos exames de processos de aposentadoria e pensão e de admissão (exigidos pela Instrução Normativa TCU nº 55/2007), exames de licitações e de pagamentos durante a execução contratual (exigidos pelo Ato TRT 19ª GP nº 035/2007 e realizados conforme critérios de priorização previstos no PAAC-2014), ações essas de caráter obrigatório e cuja demanda apresenta alto grau de imprevisibilidade. Por esta razão, é importante frisar que os Planos de Ações de Controle poderão sofrer alterações. Outros fatores não programados também podem contribuir para a ocorrência de alterações nos planos, a exemplo de treinamentos, atendimento a demandas do TCU, do CNJ e do CSJT, além de outras demandas que podem surgir internamente ao Órgão ou externamente (tais como informações solicitadas pela AGU). Feitas estas observações, passa-se às ponderações sobre as áreas que serão objeto de ações de controle, selecionadas neste PALP. Tratando-se de um plano a longo prazo, é possível ter como objetivo, ao definir esse plano, a inclusão das principais áreas de gestão deste Regional, com auditorias a serem intercaladas durante o período de abrangência do plano. Assim, para o quadriênio de 2014 a 2017, o Plano Anual de Longo Prazo contempla as áreas abaixo mencionadas. 1. Gestão de Recursos Humanos. Existem pontos de controle nessa área que são objeto de auditorias periódicas, durante o exercício financeiro, repetindo-se tais ações anualmente. São exemplos dessas ações: auditorias em folha de pagamento de servidores ativos, inativos e de pensionistas; auditorias em processos referentes à ajustes de créditos ou débitos de magistrados e servidores (decorrentes de desligamento do quadro de pessoal deste Tribunal); auditoria em processos de pessoal que geraram despesas de exercícios anteriores, dentre outras. 2. Gestão orçamentária, financeira, e contábil. Por não haver disponibilidade de servidor com graduação em contabilidade na CCI, as ações de controle atuais na área estão focalizadas nas análises dos demonstrativos contábeis contidos nos processos de licitações, contratos e despesas de pessoal, bem como consultas ao SIAFI. Uma auditoria aprofundada na área alcançaria melhores resultados se realizada por servidor com o requisito mencionado. Entretanto, em razão da relevância, manteve-se esta área como foco de auditoria para os próximos anos. 3. Avaliação de controles internos. Estão previstas para 2014 auditorias em controles internos administrativos em procedimentos específicos das áreas de gestão do patrimônio imobiliário e gestão de compras e contratações (pontos de controle solicitados através da Decisão Normativa TCU nº 132/2013). Em razão da relevância dessa área, outros pontos de controle serão objeto de auditorias em controles internos administrativos, nos exercícios financeiros seguintes.
8 4. Gestão patrimonial. Está prevista para 2014 auditoria sobre a gestão do patrimônio imobiliário (um dos pontos de controle solicitados através da Decisão Normativa TCU nº 132/2013) Outra área a ser objeto de auditoria, no quadriênio em questão, é a gestão do patrimônio mobiliário. 5. Gestão das licitações e contratações. As ações de controle atuais estão focalizadas nas análises processuais em determinados momentos, desde a licitação até o término da execução contratual. Adotam-se critérios de priorização, em razão do objeto (a exemplo dos contratos de terceirização de mão-de-obra, serviços de engenharia e obras) e do montante de recursos envolvidos. Existem pontos específicos nesta área, passíveis de serem objeto de auditoria aprofundada, no quadriênio em questão, a exemplo de uma auditoria quanto às licitações fracassadas e desertas. 6. Gestão de Tecnologia da Informação. A gestão de tecnologia da informação será objeto de avaliação na realização da Auditoria de Gestão referente ao exercício de 2013, a ser efetuada no 1º semestre de Em razão da relevância da matéria, este ponto de controle permanece neste PALP, visando a realização de outras ações de controle, nos exercícios seguintes. Vale ressaltar que as áreas de auditoria tratadas neste plano quadrienal foram abordadas em seu sentido amplo, a título diretivo, visto que somente por ocasião da elaboração dos Planos Anuais de Auditoria deve ocorrer o detalhamento das ações de controle pertinentes a essas áreas. 4. APROVAÇÃO Submete-se o presente Plano de Auditoria de Longo Prazo (PALP), referente aos exercícios de 2014 à 2017, à apreciação da Presidência deste Regional, visando sua aprovação, nos termos do art. 9º, 1º, da Resolução CNJ nº 171/ ANEXO Segue em anexo a síntese deste PALP, contendo as áreas de abrangência das ações de auditoria para o citado período. Maceió, 27 de novembro de SANDRA FURLAN Coordenadora de Controle Interno
9 ANEXO ÁREAS DE ABRANGÊNCIA PLANO DE AUDITORIA DE LONGO PRAZO QUADRIÊNIO 2014 A 2017
10 ÁREAS DE ABRANGÊNCIA DO PLANO DE AUDITORIA DE LONGO PRAZO QUADRIÊNIO 2014 A 2017 Tratando-se de um plano a longo prazo, foi possível traçar como objetivo a inclusão das principais áreas de gestão do Tribunal Regional do Trabalho da 19ª Região, com auditorias a serem intercaladas durante seu período de abrangência. Assim, para o quadriênio de 2014 a 2017, o Plano Anual de Longo Prazo contempla as áreas abaixo mencionadas. 1. Gestão de Recursos Humanos. 2. Gestão orçamentária, financeira, e contábil. 3. Avaliação de controles internos. 4. Gestão patrimonial. 5. Gestão das licitações e contratações. 6. Gestão de Tecnologia da Informação. O detalhamento ou acréscimo destas áreas de abrangência das auditorias deve ser realizado por ocasião da elaboração dos Planos Anuais de Auditoria.