Orçamento Base Zero na Manutenção | ENGETELES
junho 06 2018 0Comment
O Orçamento Base Zero é uma metodologia para definição orçamentária que transformou (para melhor) a gestão de empresas líderes mundiais em seus segmentos, como AmBev, Heinz, Kraft, Burger King e etc.
Quando falamos sobre Gestão dos Custos de Manutenção, o passo mais importante é o planejamento. O Planejamento financeiro se resume ao orçamento, existem várias formas de se definir um orçamento para manutenção e uma delas é o Orçamento Base Zero, também chamado de OBZ.
Nesse artigo, iremos abordar os principais pontos que um gestor de manutenção precisa saber sobre o Orçamento Base Zero para aplica-lo na Gestão dos Custos de Manutenção.
Como o próprio nome já diz, Orçamento Base Zero parte do princípio que não serão consideradas informações e históricos de anos anteriores para se definir o orçamento para o próximo ano.
Ou seja, a base de informações para a definição do novo orçamento é zero.
A ideia é que o planejamento seja feito como se a empresa estivesse iniciando as suas atividades naquele ano. Ou seja, começando tudo do zero novamente.
Boa parte das empresas hoje levam em consideração o orçamento dos anos anteriores na hora de elaborar um novo orçamento. Isso é perigoso, pode trazer alguns problemas e enraizá-los, fazendo com que alguns erros cometidos no passado se tornem hábitos.
A metodologia por traz do Orçamento Base Zero vai muito além da gestão financeira. O Orçamento Base Zero permite transformar todas as áreas de gestão da empresa, pois ele está ligado diretamente ao fator mais importante de qualquer empresa: a cultura!
Ao começar a trabalhar com o Orçamento Base Zero a cultura da empresa passa por uma transformação. Pois agora cada gestor terá que explicar a necessidade real de cada gasto e investimento que terá no próximo ano e isso fomenta o espírito de dono.
O Orçamento Base Zero surgiu através do americano Peter Pyhrr, em 1974. Ele escreveu o livro Base Zero Budget, que anos mais tarde, vei a ser publicado na Harvard Business Review.
O governo americano adotou essa prática no ano de 1975, visando a redução de custos no Pentágono e a partir daí, se popularizou por todo o mundo, tanto no meio público quanto privado.
Como elaborar um Orçamento Base Zero?
A ideia central do Orçamento Base Zero é alocar os recursos que você tem de forma priorizada, para cumprir a estratégia e atingir os objetivos da empresa.
Portanto, na frase acima identificamos três itens que são obrigatórios para iniciar o Orçamento Base zero: recursos, estratégia e objetivos.
Os recursos, estratégias e objetivos devem estar muito claro na hora de se elaborar o orçamento. Caso qualquer um desses itens não esteja bem definido, não é possível começar.
PASSO 1- Definir objetivos, estratégias e recursos.
Quais são os objetivos (dispostos em dados numéricos) da empresa?
Quais são os objetivos do setor de manutenção?
Quais são os objetivos individuais de cada funcionário do setor de manutenção?
Como os objetivos podem ser alcançados?
Quem vai fazer o que? Quando? Onde?
O que é necessário para aplicar as estratégias e atingir os objetivos?
Quais são os treinamentos necessários?
Quais são os sistemas necessários?
E o mais importante dos recursos:
Quais são as pessoas necessárias?
O OBZ – Orçamento Base Zero não é construído por uma única pessoa ou departamento. Ele é desenvolvido em equipe, por diferentes pessoas, onde a ajuda é mútua. Portanto, o recurso mais importante está por trás das pessoas:
Devemos mapear bem os níveis de conhecimento, comprometimento e seriedade das pessoas que estão envolvidas na construção do OBZ.
PASSO 2 – Priorizar as metas, incrementos e custos.
Para cada objetivo, temos que ter uma meta e essa meta deve ser elaborada partindo do princípio SMART.
Para cumprir cada meta proposta, teremos níveis de incrementos diferentes e cada um desses incrementos, obviamente, terá um custo. Quanto maior o nível do incremento, maior será o seu custo.
Começando pela definição das Metas:
As metas devem ter um ponto de partida, também chamado de Limiar . Ou seja, é o ponto mínimo que deve ser cumprido para atingir com os objetivos propostos.
Os incrementos são itens que vão além das metas. É aquilo que não é prioridade, mas é algo importante a ser atingido.
E os custos são os montantes financeiros que serão destinados para custear a meta e seus incrementos.
Uma vez que os três itens foram levantados, chega a hora de priorizar.
A primeira pergunta que deve ser feita é: "Qual dos incrementos é importante para alcançar os objetivos da empresa?"
Uma vez que o incremento foi escolhido, é necessário justificar a escolha daquele incremento. Nesse passo, é importante que toda a equipe tenha pelo conhecimento sobre a missão, visão e valores da empresa e para justificar a necessidade daquele item, faça as seguintes perguntas?
Esse item nos levará a cumprir com a nossa missão?
Esse item nos leva a trabalhar de acordo com a nossa visão?
Esse nos permite trabalhar dentro de nossos valores (princípios/cultura)?
PASSO 3 – Submeter o orçamento à aprovação
Certamente você terá que submeter esse orçamento há uma aprovação. Geralmente, quem aprovará o Orçamento de Base Zero será um Diretor ou Presidente e isso pode variar de empresa para empresa.
O Diretor não analisará item por item do orçamento para aprovar. Esse trabalho é o do gerente que montou o orçamento. O Diretor apenas aprovará o montante final e falará se tal montante se encaixa dentro do pacote destinado ao setor.
Supondo que o orçamento final da manutenção para cumprir com os objetivos da manutenção no próximo ano fique em R$2 Milhões e o diretor aprovou apenas R$1,7 Milhões. O Gerente responsável pelo Orçamento Base Zero deve definir o que é prioridade dentre os incrementos e pleitear a aprovação de um valor maior para o orçamento ou redefinir as prioridades.
Se tratando do meio industrial, seguem algumas prioridades:
Segurança Operacional (O incremento aumenta a segurança da operação?)
Desenvolvimento Pessoal (O incremento aumenta o nível técnico da equipe?)
Produtividade (O incremento possibilita o aumento da produtividade de mão de obra/operacional?)
Qualidade (O incremento possibilita o aumento da qualidade da produção/execução de serviços?)
Custos (O incremento é estratégico para redução dos custos de manutenção/operação em médio/longo prazo?)
Conforto Gerencial (Tal item diminuem os riscos gerenciais do processo?)
O vídeo abaixo é de uma palestra promovida pela Endeavor Brasil, onde o professor explica detalhadamente o que foi dito acima.
Como o Orçamento Base Zero pode ajudar na Gestão dos Custos da Manutenção?
Como visto acima, o OBZ vai muito além de uma simples previsão orçamentária.
É uma mudança cultural, onde as pessoas devem dizer o que é realmente necessário, quanto isso vai custar e qual o motivo de alocar o dinheiro em tal item.
Quando um orçamento é elaborado nos moldes "Base Zero" o gestor que lidera o projeto, junto com a equipe, deve fazer a seguinte pergunta:
"O que é necessário para que a nossa meta seja entregue com todo mundo em segurança, qualidade e no menor custo possível?
A resposta para essa pergunta será o resultado de um planejamento financeiro. Se você acompanha nossos artigos há algum tempo, já sabe da importância do planejamento em qualquer que seja a área e conhece as informações abaixo:
Quando o Orçamento Base Zero é aplicado é possível prever algumas situações que antes, "reaproveitando" os moldes antigos, não era.
E uma ferramenta de gestão eficiente para dar suporte a esse processo é o FMEA – Failure Modes and Effects Analysis, ou seja, a análise dos modos e efeitos de falha.
Através do FMEA é possível prever as possíveis falhas que os processos estão sujeitos, como essas falhas aparecem, quais são as suas consequências caso ocorram e qual o seu nível de prioridade no plano de prevenção.
Com o FMEA em mãos, o gestor será capaz de definir as prioridades para atendimento dos planos de manutenção preventiva, preditiva, etc.
Recomendo que leia os seguintes artigos abaixo:
O que é e como elaborar o FMEA?
Como elaborar um Plano de Manutenção Preventiva.
Como elaborar um Plano de Manutenção Preditiva.
Quais são as vantagens do OBZ – Orçamento Base Zero?
Precisão : Contra os métodos regulares de orçamentação que envolvem apenas algumas mudanças arbitrárias no orçamento do ano anterior, o orçamento base zero faz com que cada departamento reexamine cada um dos itens do fluxo de caixa e calcule seus custos operacionais. Isso até certo ponto ajuda na redução de custos, pois dá uma imagem clara dos custos em relação ao desempenho desejado.
Eficiência : Isso ajuda na alocação eficiente de recursos (para cada departamento), pois não analisa os números históricos, mas examina os números reais.
Redução de atividades redundantes : Isso leva à identificação de oportunidades e maneiras mais econômicas de fazer as coisas, removendo todas as atividades improdutivas ou redundantes.
Inflação orçamentária : Como cada item deve ser justificado, o orçamento base zero supera a fraqueza do orçamento incremental da inflação orçamentária.
Coordenação e Comunicação : Também melhora a coordenação e comunicação dentro do departamento e motiva os funcionários, envolvendo-os na tomada de decisões.
Quais são os desafios na implantação do Orçamento Base Zero?
Tempo: O orçamento base em zero é um exercício muito demorado para uma empresa fazer todos os anos, em comparação com o orçamento incremental, que é um método muito mais fácil. A elaboração de um orçamento nesses moldes pode levar em média 4 meses. Ou seja, se a empresa for realizar todos os anos 30% do tempo ficará apenas para definição do budget.
Um prática recomendada é elaborar o orçamento base zero para atender o próximo biênio, ou até mesmo, os próximos 4 anos.
Alta exigência de mão de obra: Fazer um orçamento inteiro a partir do zero pode exigir o envolvimento de um grande número de funcionários. Muitos departamentos podem não ter tempo e recursos humanos adequados para o mesmo.
Falta de Experiência : Explicar cada item, linha por linha e cada custo é uma tarefa difícil e requer treinamento dos gerentes.
O orçamento base zero tem como objetivo refletir as verdadeiras despesas a serem incorridas por um departamento. Embora demorado, esta é a forma mais adequada de orçamentação. No fim das contas, é o momento em que uma empresa decide se ela quer investir tempo e mão de obra no exercício orçamentário para fornecer números mais precisos ou optar por um método mais fácil de orçamento incremental.