Quais são os desafios na gestão do Contencioso em procuradorias?
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A adoção de soluções tecnológicas nas procuradorias impulsionou a modernização da rotina dos profissionais.
Entre os principais benefícios apontados pelas procuradorias que implementaram sistemas de gestão estão: o aumento da celeridade, a redução da burocracia na tramitação processual e a diminuição significativa na taxa de congestionamento do Judiciário. Diante de uma considerável redução nos recursos financeiros das prefeituras, por conta da crise fiscal que atingiu grande parte dos municípios brasileiros, gerenciar o grande número de processos de Execução Fiscal, administrativo e Contencioso tornou-se inviável às procuradorias sem o auxílio de um software. Nesse sentido, o emprego de um sistema de gestão para procuradorias passou a ser visto como aliado.
A solução garante um melhor desempenho profissional, contribuindo significativamente para o aumento da produtividade e para a agilidade na atuação dos procuradores. Um sistema de gestão ainda permite a integração com outros setores da prefeitura, automatizando o trabalho de toda administração pública de forma dinâmica e transparente. Além disso, oportuniza a gestão do Contencioso em procuradorias sem que para isso seja necessário demandar recursos financeiros da prefeitura ou a contratação de mais profissionais.
Tecnologia aperfeiçoa a gestão do Contencioso em procuradorias
A uniformização da atuação profissional e o controle rígido dos processos que tramitam no Judiciário são alguns dos desafios na gestão do Contencioso em procuradorias. Esses são os principais pontos destacados pela procuradora-chefe de Balneário Camboriú (SC), Fabiana Thiesen.
Recentemente, o município adotou um sistema de gestão para a Procuradoria. Até a implantação do software, toda a gestão dos processos era feita manualmente em planilhas. Mesmo em pouco tempo de uso da solução, foi possível notar uma melhora na gestão do Contencioso.
"Parte da gestão do Contencioso ainda era feita por meio de planilhas. Isso tornava inviável a gestão eficaz de um grande volume de processos que a Procuradoria precisa gerenciar. Ao adotar o sistema de gestão como um mecanismo de controle para a distribuição eficaz dos processos entre os procuradores, começamos a ter mais rigor nos prazos e eficácia na distribuição igualitária dos processos", argumenta Fabiana.
Processo digital é prioridade
Atualmente, a Procuradoria de Balneário Camboriú possui cerca de 48 mil processos. Aproximadamente 10 mil deles tramitam em formato físico. De acordo com a procuradora-chefe, a intenção é contar com a ajuda do sistema de gestão para que todos os processos passem a tramitar exclusivamente no formato digital.
A adoção do processo digital é uma das principais tendências para trazer mais agilidade às procuradorias. Essa iniciativa vai ao encontro do propósito do Tribunal de Justiça de Santa Catarina (TJSC), que desde 2014 só recebe processos novos em formato digital. Para a gestão do Contencioso, que requer peças bem fundamentadas para o caso de a prefeitura ser acionada pela Justiça, é muito importante que os procuradores tenham o máximo de organização possível no ambiente de trabalho.
No caso da Procuradoria de Balneário Camboriú, foi possível agilizar o trabalho do setor de distribuição de processos assim que o sistema de gestão foi implantado. A distribuição do Contencioso passou a ser realizada de forma igualitária aos oito procuradores que atuam nessa área.
"A solução automatiza o andamento processual, garantindo maior controle dos prazos. Antes do sistema, as intimações eram distribuídas entre os procuradores sem qualquer avaliação prévia. Agora, o recebimento das intimações, os protocolos, os peticionamentos dentro do próprio sistema e diversos outros recursos melhoraram o dia a dia dos procuradores", comenta Fabiana.
Módulo personalizado para promover a gestão do Contencioso em procuradorias
O sistema de gestão contratado pela Procuradoria de Balneário Camboriú tem um módulo personalizado para o Contencioso. Ele permite que a Procuradoria gerencie todos os processos em que o município é demandado. O sistema está integrado ao Tribunal de Justiça. Isso permite que a Procuradoria visualize, atue e monitore todos os seus processos em tempo real pelo software.
Essa integração simplifica as tarefas de peticionamento e acompanhamento processual. O procurador poderá elaborar suas peças processuais dentro do próprio sistema e encaminhá-las para o Tribunal sem a necessidade de acesso ao portal de peticionamento. Para Fabiana Thiesen, o fato de o sistema permitir que toda a gestão do Contencioso em procuradorias seja executada por completo em uma única solução traz melhorias para o trabalho dos profissionais. O sistema permite a gestão de todas as rotinas da Procuradoria por meio de fluxos de trabalho que permitem uma visão ampliada de todas as demandas. Isso ajuda os procuradores a priorizar o que é mais urgente.
Os diversos recursos presentes no sistema proporciona maior eficiência na gestão do Contencioso em procuradorias. Iniciativa primordial para modernizar a PGM. O sistema também gera economia de recursos, como papel e mão-de-obra, e diminui o espaço físico necessário para armazenar milhares de pastas de processos e materiais de escritório.
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