Conceito de locação e outsourcing
O aluguel de equipamentos, como impressoras, é formatado como modelo de negócio baseado em cobrança por uso, ou seja, pelo tempo que o equipamento ficou à disposição.
Entretanto, trata-se de uma contratação simples e de pouca ou nenhuma análise da real necessidade de uma empresa. É uma modalidade utilizada geralmente por microempreendedores ou negócios que fazem uso da impressão de forma esporádica, sem um controle real da operação.
Em contrapartida, no caso do outsourcing, voltado a parques mais robustos, a atuação começa no planejamento e passa pela implementação e gestão desses equipamentos, melhorando os processos internos e garantindo uma operação controlada. Vale destacar também que esse tipo de fornecedor é caracterizado por oferecer um serviço completo, com um plano de contratação adaptado para o dia a dia do cliente.
Personalização no outsourcing é diferencial
Para você, gestor, que está sempre em busca de formas cada vez mais eficazes de reduzir gastos sem perder qualidade, fazer um estudo das necessidades da sua empresa é essencial.
Comece rastreando o número de impressões e cópias de cada setor, quais tipos de impressão são os mais utilizados e qualidade de impressão exigida pelos usuários. Com esses e outros dados do dia a dia, é possível determinar que tipo de equipamento melhor se adapta à empresa, qual o tempo médio de reposição de suprimentos e a vida útil do maquinário.
Ao cruzar as informações com os serviços oferecidos por uma empresa de outsourcing, fica fácil definir um modelo de contratação e quais itens são primordiais para manter o pleno funcionamento das atividades.
Controle de impressão reduz custos
Em um mundo cada vez mais digital, não se pode desconsiderar também a adaptação dos colaboradores a uma era mais ecológica, inteligente e responsável. Independentemente do modelo de terceirização escolhido (locação ou outsourcing), considere a implementação do gerenciamento de documentos. Hoje é possível contar com soluções que auxiliam no controle de impressão e, claro, na redução de custos.
É importante ressaltar que as determinações de limites de impressão por usuário ou setor devem ser previamente analisadas, tomando como base o histórico de uso e a finalidade das impressões. A proposta aqui não é impedir o trabalho, e sim reduzir desperdícios e gastos desnecessários. Fique atento!
Custo-benefício das modalidades
Vamos às contas. Ao alugar um equipamento, a grande vantagem está na certeza de que a sua empresa não terá de arcar com a desvalorização de um ativo. Em contrapartida, um aluguel simples exige esforços da equipe de TI para manter o equipamento em funcionamento, além da gestão de suprimentos.
No caso do outsourcing, há uma relação de parceria com o setor de tecnologia da empresa, proporcionando ações coordenadas e otimização do tempo com problemas técnicos e trocas. No quesito contabilidade, também há vantagens, já que a gestão de um contrato de outsourcing prevê apenas o custo predeterminado em contrato.
A consultoria para projetos é fundamental para a criação de um contrato que facilite a operação da empresa. Isso quer dizer que o fornecedor deve se comprometer a entregar um serviço de qualidade, com preço competitivo, qualidade garantida e atendimento exemplar, em especial nos casos envolvendo assistência técnica.
Consulte as principais marcas do segmento e solicite orçamentos e visitas. A coleta de informações segue como item de maior atenção para a assertividade do serviço.
Faça questão também de procurar por fornecedores que tenham know-how no ramo e se apresentem por meio de cases e clientes sólidos. Tenha em mente que atuar de acordo com as melhores práticas do mercado não é mais um diferencial competitivo, e sim uma obrigação. Respeitar regras de compliance e ser flexível com as individualidades do cliente é primordial para esta parceria funcionar.
O aluguel de impressoras funciona basicamente como um contrato de locação de impressora por um determinado período de tempo. e o número de impressões efetuadas
O outsourcing não se resume apenas do aluguel das máquinas de alta qualidade, mas também com:
Quais são os benefícios de terceirizar equipamentos de impressão? No caso das impressões, alugar traz muito mais vantagens econômicas para a empresa que adquirir a impressora!
1 – Redução de despesas com a aquisição dos equipamentos. Adquirir máquina de impressão de qualidade exige um investimento muito alto para as empresas, principalmente aquelas que utilizam diariamente os equipamentos e precisam de várias impressoras no ambiente de trabalho.
2 – Evita gastos com manutenção. Outro gasto elevado que os empresários podem ter no dia a dia da empresa é com a manutenção. Pelo uso incorreto ou constante dos aparelhos, é comum que haja problemas na hora de imprimir, e o profissão de manutenção pode sair mais caro que o planejado.
3 – Sem preocupação com a reposição dos suprimentos das máquinas. Essa vantagem é sem sombra de dúvidas um dos pontos mais favoráveis do outsourcing de impressão.
Como funciona a contratação de aluguel de impressoras?
1ª etapa: Diagnóstico O diagnóstico pode ser realizado presencialmente ou com apenas uma ligação telefônica. Essa etapa consiste na identificação das principais necessidades da empresa em relação a impressão.
2ª etapa: Instalação Após o diagnóstico, a empresa recebe uma proposta indicando as impressoras mais adequadas à necessidade do negócio. Após a sugestão aceita, inicia-se o processo rápido de instalação dos sistemas e das máquinas de impressões.
3ª Etapa: Treinamento Em situações onde os equipamentos de impressão são mais robustos, é realizado um treinamento de uso junto aos funcionários que irão operar as máquinas.
Benefícios que a locação pode trazer à sua empresa!
1# Equipamentos novos e de alta performance com bom custo benefício Uma das vantagens do aluguel de equipamentos é justamente ter à disposição impressoras e multifuncionais mais tecnológicas, adequadas às necessidades do seu negócio, sem ter que despender uma grande quantia em dinheiro para a aquisição desses ativos.
Além disso, eliminam-se os custos com a compra e manutenção de estoques de peças e suprimentos, que geralmente já estão incluídos nos contratos de locação. Gerenciar o estoque e a reposição dos consumíveis passa a ser uma responsabilidade da empresa contratada.
2# Suporte técnico sempre à disposição
Outra vantagem do aluguel de equipamentos de impressão é contar com um suporte técnico especializado. Nós sabemos que é um transtorno quando uma impressora apresenta falhas ou simplesmente para de funcionar. Além do desgaste e desperdício de tempo para solicitar a visita de um técnico para solucionar o problema (se estiver na garantia), ainda existe o inconveniente da impossibilidade de usar o equipamento.
Ao trabalhar com equipamentos alugados essa preocupação deixa de existir, uma vez que o suporte técnico e manutenção são garantidos durante toda a vigência do contrato. Se houver qualquer problema com o equipamento, basta acionar a assistência técnica, e, em alguns casos, é possível inclusive solicitar impressora de reserva (backup) para substituir o equipamento com defeito, durante o período de reparo.
Dessa forma, você e o seu time podem focar apenas no business de seu negócio!
3# Outsourcing de impressão de acordo com o seu negócio Outra vantagem do outsourcing de impressão é que ele pode ser flexível e customizado para o tamanho do seu negócio e seus objetivos.
Por exemplo, se a empresa está em expansão, o contrato pode ser ajustado e crescer junto com o seu negócio.
Do contrário, se, por algum motivo, é preciso recuar alguns passos e a quantidade de equipamentos e/ou o volume de impressão diminuir, é possível discutir com o fornecedor uma reavaliação contratual para que o serviço se adeque à sua nova realidade. O mesmo acontece para a característica dos equipamentos disponíveis. Se há uma mudança nas necessidades do negócio no que diz respeito à qualidade ou velocidade de impressão, por exemplo, é possível adequar o parque instalado.