A Secretária que faz...: 2013
Amaze yourself with what you
discover you can do.
You are capable of miracles of
You are wonderful, capable person whose
opportunities will come,
whose goals will be achieved,
and who will become a believer
in many beautiful things.
Where you are can greatly affect
The right environment can
(Based on Douglas Pagels in Chasing away the Clouds).
Postado por Eliane Wamser às 16:22 Nenhum comentário: Links para esta postagem
O contrato psicológico entre o assessor executivo e o assessorado
Muitos profissionais de secretariado têm dificuldade de se adaptar ao estilo e ritmo de trabalho da pessoa que assessoram. Perdem-se até na hora de pegar assinatura em um documento; ao encaminhar as pessoas para uma reunião; no momento de contornar situações corriqueiras por telefone; na hora de comentar questões ocorridas na empresa.
Que atitude tomar para reverter a situação?
Entendo que é preciso se estabelecer um contrato psicológico entre quem assessora e quem é assessorado.
Os especialistas em gestão de carreira, como Joel Souza Dutra, por exemplo, fazem referência ao contrato psicológico quando abordam questões de carreira.
Neste caso aqui, o que é o contrato psicológico entre o assessor e o assessorado?
Certamente não estou me referindo a um documento escrito com cláusulas e incisos, registrado em cartório. Trata-se de um conjunto de expectativas mútuas, implícitas, que precisam ser verbalizadas entre as duas partes. Um levar ao conhecimento do outro a forma como quer receber a assessoria, de que forma se darão as relações diante de situações previsíveis e imprevisíveis que irão acontecer no cotidiano do ambiente de trabalho.
Diálogo é a ação chave para começar a delinear as cláusulas do contrato. Desconheço outra maneira, a não ser por intermédio do diálogo, para se estabelecer uma relação de confiança entre as partes (assessor e assessorado). É um contrato que determinará como agir em momentos simples e como agir em situações de extrema complexidade.
Sem dúvida, este diálogo deve conduzir a um autodirecionamento e certa autonomia, o que acontecerá diante da autenticidade da conversa e da segurança que um passa ao outro pelo conhecimento técnico e comportamental de que ambos são detentores. Nada disso é possível se uma das partes sentir-se inseguro, e tiver medo ou falta de disposição para aprender continuamente.
Você teria resposta para estas duas perguntas?
1. O que o meu gestor espera do meu trabalho?
2. Como eu encaro o meu trabalho?
A atitude pessoal de cada profissional exerce uma considerável parcela de responsabilidade para que esse contrato psicológico prospere.
O que diz seu coração a respeito? O que diz seu poder racional? Pondere as respostas vinda de seu coração com as respostas emitidas pelo seu ser racional, e ache o equilíbrio.
É o equilíbrio que possibilitará priorizar e flexibilizar as ações, acelerar ou afrouxar. Ter conhecimento e habilidades nos dá equilíbrio e capacidade para ponderar se é possível deixar para amanhã a assinatura daquele documento que já gerou estresse de tanta polêmica que causou. Afinal de contas, para hoje o dia já deu!
Se puder ficar para manhã, por que não?
Postado por Eliane Wamser às 15:32 Nenhum comentário: Links para esta postagem
As reuniões, vira e mexe, têm sido enquadradas como as maiores desperdiçadoras de tempo dos integrantes do mundo corporativo.
A sua empresa já conseguiu se livrar das reuniões? Ou pelo minimizar o número de reuniões?
Ao organizar os milhares de papéis que tenho nos meus arquivos deparei-me com 18 dicas para uma reunião de sucesso, que foram listadas por alunas minhas do curso de Pós Graduação em Secretariado. Infelizmente não posso citar os nomes das autoras porque não fizeram constá-los no papel que tenho aqui comigo.
Tenho certeza, contudo, que são dicas sempre bem-vindas (e nunca demais!!) para quem secretaria, assessora, convoca, lidera e participa de reuniões.
1. Estabeleça previamente os propósitos da reunião.
2. Convoque ou convide as pessoas certas.
3. Cuide dos detalhes como: local, funcionamento dos equipamentos, café, água, intervalo, lista de presença, material a ser disponibilizado.
4. Inicie a reunião enfatizado o objetivo.
5. Registre a memória da reunião.
6. Eleja um moderador.
7. Administre o tempo para que a reunião finalize no tempo previsto.
8. Apresente ideias.
9. Instigue ideias.
10. Preste atenção quando os outros falam.
11. Comunique-se de forma clara e objetiva.
12. Comprometa-se, solicite esclarecimentos de pontos obscuros.
13. Responda quando solicitado, mesmo que sua opinião seja discordante.
14. Vista-se adequadamente para a ocasião.
15. Leve sempre a pasta com documentos inerentes ao assunto da pauta e um bloco de anotações.
16. Seja pontual.
17. Lembre-se de acompanhar as decisões tomadas pós reunião.
18. Alerta: atender o celular ou checar os e-mails a cada segundo, pode prejudicar sua imagem de comprometimento com os assuntos em debate.
Postado por Eliane Wamser às 11:22 Nenhum comentário: Links para esta postagem
Dias 27 e 28 de agosto de 2013
estarei ministrando curso aberto de
promovido pelo Valor Humano Instituto de Ensino e Pesquisa,
das 18h30min às 22h30min.
http://www.valorhumanopos.com.br/pagina.php?livre.etiqueta
ou entrar em contato pelo e-mail atendimento@valorhumanopos.com.br
Telefone 47 3222-3336 begin_of_the_skype_highlighting GRÁTIS 47 3222-3336
Postado por Eliane Wamser às 20:20 Nenhum comentário: Links para esta postagem
Antes de começar seu dia na empresa, já tem planejado cerca de 70% de seu trabalho.
Tem conhecimento claro e concreto dos principais eventos/compromissos da agenda de sua chefia imediata nas próximas duas semanas.
Ao invés de apenas "fazer as coisas", você analisa as necessidades da atividade e então planeja, organiza, controla e coordena o fluxo de trabalho.
Demonstra capacidade de gerenciar as informações da área que assessora, funcionando como um banco de dados que recebe, reúne, armazena, filtra e divulga para quem de direito.
Sua chefia lhe consulta para obter informações e dados antes da tomada de decisões.
Organiza a sistemática de seu trabalho de tal forma que permite ao dirigente trabalhar com um temporária, caso você tenha que se afastar.
Costuma facilitar a comunicação e o relacionamento interpessoal com as pessoas que procuram o dirigente.
Tem por hábito dialogar com a chefia imediata para encontrar meios de contribuir de forma estratégica e eficaz para o desempenho do setor/departamento/área/diretoria.
Considera-se respeitado(a) no espaço de trabalho por se envolver na implementação de melhorias em rotinas e procedimentos administrativos.
Parabéns! São os primeiros e essenciais passos para quem - de fato - almeja um reconhecimento como um futuro talento na área do secretariado e assessoramento executivo.
Postado por Eliane Wamser às 14:59 Nenhum comentário: Links para esta postagem
Atendendo com alma
O atendimento é uma questão de atitude. Não dá direito ou possibilidade de troca ou devolução. Depende da motivação que a pessoa tem de querer fazer.... e fazer, de fato.
No atendimento e relacionamento com o cliente, algumas atitudes não saem jamais da moda. E você vai concordar comigo... não é mesmo?
Bom humor - expressão de contentamento, de bem estar e feliz ao receber o cliente.
Disponibilidade - estar livre, à disposição. É fazer tudo o que estiver ao alcance para o cliente sentir-se seguro, bem-vindo, que pode contar com você e com a empresa.
Sorriso sincero - um sorriso é o melhor boas-vindas que um profissional pode dar a um cliente. Desarma um cliente estressado. Sorrir é hábito. Hábito se cria.
Bom senso - boa vontade, capacidade intuitiva de distinguir a melhor conduta a seguir. É fazer bom julgamento e escolhas diante de situações, sem prejudicar o outro.
Entusiasmo e espírito de servir - é energia viva. Ter prazer em servir. É energia passada ao cliente no aperto de mão, no brilho nos olhos, na maneira de falar e encaminhar seu problema para a solução.
Autoconfiança - confiança em si mesmo. Resultado do esforço, capacitação e dedicação, que geram conhecimento da empresa e do perfil do cliente. Mostra segurança no que faz.
Humildade - uso do conhecimento para ajudar o cliente, instruí-lo e orientá-lo.
Postado por Eliane Wamser às 20:54 Nenhum comentário: Links para esta postagem
A solidariedade no ambiente de trabalho
O trabalho em equipe, a integridade, o respeito e as boas maneiras dentro das organizações proporcionam qualidade de vida, ambiente mais saudável e pessoas mais felizes. Trata-se da solidariedade dentro do ambiente de trabalho.
O nosso dia a dia corrido nem nos permite parar para prestar atenção e dar importância a gestos de sociabilidade e civilidade. Lidamos com pessoas diferentes umas das outras. Cada uma tem o seu próprio modo de falar, ouvir e agir. Precisamos ser compreensivos e saber lidar com essas diferenças.
Ações simples alimentam a solidariedade para com o outro. Por exemplo, respeitar a privacidade do outro, sem sermos inconvenientes. Evitar as famigeradas fofocas que poluem e intoxicam o ambiente de trabalho.
Podemos ganhar pontos ao elogiar o colega por uma tarefa bem feita. Fará com que se sinta valorizado e reconhecido.
Hábito de reclamar.... além de prejudicar a si mesmo, interfere no humor dos colegas de trabalho mais próximos. O astral de um espaço de trabalho é revigorado com um "bom dia" dado de coração aberto e brilho nos olhos. Nada de fazer de conta....
Prometeu, cumpriu. Se você se compromete a fazer um trabalho dentro de um certo tempo, faça-o. Se não for possível conclui-lo dentro do prazo previsto, procure avisá-lo para não cair no descrédito. A confiança e credibilidade profissional são conquistadas quando se cumpre o que se promete.
Reunir as pessoas com quem trabalhamos é uma forma de discutir os problemas que surgem. Evita acusá-las muitas vezes sem conhecimento de causa. Uma forma de buscar uma solução em equipe, desde que se tenha a liberdade e expor ideias, opiniões, sugestões. E se tenha a humildade de reconhecer que a opinião do outro pode ser melhor que a minha.
O objetivo disso tudo é que sejamos um grupo de trabalho harmonioso e solidário com o outro e com toda a comunidade que venha a se utilizar e usufruir dos serviços, dos produtos comercializados.