Case: BV Financeira: Costa Romantica 2006
Candidato Esther Pagnozzi - ME
Categoria Eventos a Bordo.
BV Financeira a bordo do Costa Romântica
A BV Financeira é uma empresa do Grupo Votorantim, que foi criada em 1996, para atuar principalmente, no mercado de financiamento de veículos. Tem sede em São Paulo, no bairro dos Jardins.
Com espírito jovem, a BV Financeira busca inovar na estratégia de alimentar a motivação de seus funcionários e também de captar e fidelizar clientes, formados principalmente por lojistas e empresários do segmento automotivo e de transportes, em geral. Desde o ano 2000, promove um evento que gera como resultados a integração entre todos, proporciona grandes momentos de lazer e entretenimento e ainda gera mais negócios.
A fórmula que tem dado excelentes resultados é uma viagem de cruzeiro marítimo, idealizada e realizada pela equipe da Projeto Aquarius. Num ambiente ímpar, repleto de lazer, recreação, espaços para diversos eventos, salas de apoio, e como principal diferencial um cenário itinerante e sempre belíssimo, é possível produzir um evento inesquecível para todos.
Graças aos bons resultados junto aos funcionários e clientes, a BV Financeira tem realizado um evento a bordo de um cruzeiro marítimo todos os anos. Para melhor atender aos funcionários e clientes, a cada ano é selecionado o navio que oferece melhores condições de servir às necessidades do grupo, tendo como pontos principais de seleção: a infra-estrutura, o padrão de atendimento da companhia marítima, a duração do cruzeiro, a data de partida e o roteiro a ser realizado.
Em 2006, embarcaram no navio Costa Romântica de 16 a 19 de março, 1.620 convidados, distribuídos em 678 cabines. Participaram desta viagem funcionários, clientes, lojistas e comerciantes de automóveis, de todo o Brasil.
O evento a bordo do Costa Romântica teve como tema a Copa do Mundo 2006. A grande festividade que mobiliza todos os brasileiros inspirou as atividades do cruzeiro. Os passageiros foram convidados a entrar no clima com decoração especial preparada para a grande festa e com trajes verde-amarelos.
Para a Projeto Aquarius, o maior desafio neste quinto cruzeiro da BV Financeira, foi superar as expectativas dos funcionários e clientes que participaram das viagens anteriores.
Para isso, realizamos, de maneira inédita para a BV Financeira, o fretamento do Costa Romântica, que teve sua primeira temporada na costa do Brasil. A principal vantagem foi poder explorar com total autonomia os serviços oferecidos, a equipe à bordo (com uniformes personalizados com a marca do cliente), roteiro de viagem, todas as atividades de lazer e entretenimento (inclusive montagem de palcos para shows), promovendo a integração de todos os participantes, tornando esta viagem a mais memorável (agradável) para seus convidados.
A fim de garantir maior conforto, tranqüilidade, personalização e conseqüentemente o sucesso do evento, a equipe da Projeto Aquarius providenciou antecipadamente:
* elaboração de folhetos informativos do evento: roteiro, normas de embarque e desembarque, regulamentos diversos e dicas de viagem. Todo material foi personalizado com a logomarca da BV Financeira e do evento;
* treinamento antecipado a bordo para recepcionistas e demais fornecedores, tais como: fotógrafos, DJ e cinegrafistas, com o intuito de familiarizar a todos com a estrutura do navio e ainda entrosar a equipe para melhor atender aos participantes.
* acordos, negociações e reservas de todo o transporte marítimo e terrestre utilizado no evento. Assim como, o serviço de receptivo desde os pontos de origem dos passageiros até o embarque no Porto de Santos e no seu retorno.
* montagem de "kit" com brindes, contendo: sacola de praia, camiseta (masculina ou feminina), porta-cartão e nécessaire. A elaboração de fichas com informações de cada convidado, inclusive sobre os tamanhos de vestuário, para que já fosse distribuído o "kit" de cada participante com a numeração correta. Para viabilizar a montagem e entrega personalizada dos brindes, a Projeto Aquarius levou uma equipe de 20 pessoas ao Porto de Santos para prepará-los, colocando inclusive o nome do participante e o número de sua respectiva cabine em sua sacola.
* sinalização do evento: instalação de faixas e banners nas aéreas internas e externas do navio, tais como: faixas na área das piscinas e jacuzzis, banners nas áreas internas do navio: recepção, teatro, lounges, restaurantes, entre outras áreas;
* hospitality desk: ao lado da recepção do navio, o staff da Projeto Aquarius estava presente durante todos os dias para auxiliar os convidados em todas as necessidades;
* uniformes personalizados para todo staff de nossa empresa, que trajava uniforme exclusivo de acordo com as atividades programadas, como por exemplo: smoking para a Noite de Gala da BV e etc.;
* produção de duas palestras em momentos distintos do evento: uma palestra de apresentação do Grupo Votorantim, Banco Votorantim e a BV Financeira (proferida após o coquetel de boas-vindas), e uma palestra na noite de Gala do evento, apresentando toda a Diretoria e Gerencia da BV Financeira de todo o Brasil. Ambos os eventos ocorreram no Teatro do Navio;
* produção de shows em terra, nos portos de Búzios e Ilhabela, e a bordo do navio, envolvendo montagem de palcos e toda a estrutura necessária para garantir um espetáculo inesquecível.
* organização de atividades de lazer e recreação em conjunto com a equipe de lazer do Costa Romântica, tendo como prioridade a integração de todos os convidados.
Mediante prévia autorização, parte da equipe da Projeto Aquarius embarcou antecipadamente, e com a colaboração da equipe de governança do Navio, para coordenar toda a logística de distribuição de brindes, sinalização do navio, e principalmente acompanhar a montagem do palco do show principal programado para última noite do evento.
Este show, estrelado pela Banda É o Tchan do Brasil e com abertura da Escola de Samba da Vai-Vai, exigiu um planejamento detalhado e dedicação intensa para sua realização. Foram cerca de dez toneladas de equipamentos para montagem do palco e de som. A logística da montagem foi feita sem que, em nenhum momento, os passageiros fossem incomodados, aproveitando-se as horas de passeios em terra para isso. O trabalho rápido e eficiente da nossa equipe resultou em estrondoso sucesso das apresentações.
Como diferencial para o atendimento de diretores e convidados VIPS foram distribuídos champagnes, doces e canapés da preferência de cada um. No jantar, a diretoria tinha à disposição mesas reservadas e convites personalizados para distribuir entre os clientes da BV Financeira.
O ponto de encontro para os convidados de São Paulo e proximidades foi o Hotel Maksoud Plaza, na região da avenida Paulista. Mais de 800 pessoas foram recepcionadas e tratadas com exclusividade. Nossa equipe cuidou da identificação e despacho das bagagens para o Porto de Santos e providenciou o embarque diretamente para as cabines.
A fim de entreter os passageiros no Porto de Santos, antes do embarque, a Projeto Aquarius os recebeu com um café da manhã e um show de música brasileira proporcionando maior conforto aos convidados, e tornando a espera para o embarque menos cansativa. Vale ressaltar, que desde o início do receptivo os passageiros foram filmados e fotografados.
Para as atividades a bordo do Costa Romântica, a Projeto Aquarius criou um guia de bordo, com todas as informações sobre horários e as programações que foram elaboradas especialmente para a BV Financeira, como mostramos a seguir:
Programação - Costa Romântica 2006
16/03/2006 - Santos
10:30 - Ponto de Encontro – Hotel Maksoud Plaza Para convidados de São Paulo e Região
12:00 - Saída para o Porto de Santos - Hotel Maksoud Plaza e Aeroportos (Congonhas/Guarulhos)
14:00h – Início do embarque no Navio Costa Romântica
14:00 às 19:00h - Apresentação de Dj e Orquestra Melodia, na piscina central – Deck 11
Partida do navio com apresentação da equipe de entretenimento
18:00h – Partida do navio
21:00h - Coquetel de boas-vindas e apresentação Sr. Paulo Mendonça no teatro L'Opera – Deck 08
21:00 às 04:00h – Música Italiana no Tango Ballroom – Deck 09
22:00h – Aula de Tango e a seguir música ao vivo na Piazza Itália – Deck 08
23:30h – Teatro L'Opera: Espetáculo "Bon Voyage" – Deck 08
20 às 22:30h - Jantar com sistema "open seat", no Restaurante Botticelli – Deck 08
19:30 às 23:00h – Jantar buffet no Giardino Buffet – Deck 10
00:30h (17/03) – Discoteca com Dj Edu Brown – Diva Disco – Deck 14
17/03/2006 - Búzios - Chegada 11:00 horas.
13:00 as 17:00 h – Pagode em Búzios (Chez Michu, na Rua das Pedras)
19:30 às 23:00h: Jantar buffet no Giardino Buffet – Deck 10
20:00 às 22:30h: Jantar de Gala – sistema "open seat", no Restaurante Botticelli – Deck 08
20:00h – Partida de Búzios
20:30h - Coquetel do Comandante, no Teatro L'Opera – Deck 08
22:00 às 03:00h – Música Italiana, no Tango Ballroom – Deck 09
23:00 às 04:00h – Festa dos Anos 70, no Piazza Itália – Deck 08
23:30 – Teatro L'Opera: Show Cinemania – Deck 08
00:30h (18/03) – Discoteca com Dj Edu Brown – Diva Disco – Deck 14
18/03/2006 - Ilhabela - Chegada 10:00 horas.
12:00 às 16:00h – Pagode no Píer
Festa da Copa na piscina:
16:30 às 19:30h – Orquestra Melodia
19:30 às 23:00 – Escola de Samba e Show
23:00 – Dj Edu Brown
Jantar – Sistema Self Service e "open seat" nos dois Restaurantes:
21:30 à 01:00h – Buffet Giardino
22:00 às 24:00h – Restaurante Botticelli
19/03/2006 - Ilhabela - Partida 01:00h com destino à Santos
08:00hs - Chegada ao Porto de Santos
09:30hs - Desembarque e Saída de Santos
11:30hs - Chegada a São Paulo: Hotel Maksoud Plaza, Aeroportos de Congonhas e Guarulhos.
Além dos aspectos que ressaltam toda a exclusividade dada ao evento, também foram explorados outros recursos a bordo para personificar o atendimento aos convidados da BV Financeira. Entre eles, a utilização do logotipo da empresa nos cardápios de todos os jantares, nos jornais de bordo (entregues diariamente nas cabines), bonés e broches (utilizados por cada garçom do restaurante durante os jantares) e brindes exclusivos da BV Financeira que foram distribuídos durante as atividades de recreação, tais como: gincanas, concursos de dança e etc.
Para o jantar, os dois restaurantes do navio foram ocupados em sua totalidade pela BV Financeira e contamos com serviço diferenciado da tripulação.
Em Armação de Búzios, primeiro porto a ser visitado neste cruzeiro, a Projeto Aquarius elaborou uma atividade de entretenimento diferenciada, que pudesse relacionar as belezas naturais e culturais do local, e encantar a todos os convidados. Para tanto, foi contratado um grupo de samba que se apresentou num restaurante reservado exclusivamente para o evento.
Na chegada a Ilhabela, ainda no píer, também foi feita uma ação em terra para integrar e entreter o grupo. Foram montadas duas tendas para apresentação especial de uma banda de música brasileira. Os convidados receberam instrumentos musicais para interagir com os músicos, o que animou bastante a festa.
Nesta mesma noite, foi realizada a bordo a festa temática sobre a Copa do Mundo. Com decoração personalizada e entrega de brindes (colares pisca-pisca e chapéus, pompons de torcida organizada), se apresentaram sambistas, bateristas e passistas da Escola de Samba Vai-Vai, o grupo de música baiana É o Tchan do Brasil e Deejay.
Na chegada em Santos, os convidados da BV Financeira foram recepcionados no terminal de passageiros pela equipe de receptivo da Projeto Aquarius, devidamente uniformizada e com placas de identificação. Todos foram encaminhados para os ônibus fretados com três opções de destino: Hotel Maksoud Plaza, Aeroporto de Congonhas ou Aeroporto de Guarulhos. Além do acompanhamento de guia em todos os ônibus, nossa equipe de receptivo também estava presente nos aeroportos da cidade para assessorar o embarque aéreo.
Após a realização deste quinto evento a bordo para a BV Financeira, a equipe da Projeto Aquarius pode dizer que, com certeza, superou às expectativas de todo o grupo.
Para nossa satisfação, a fidelidade desse cliente comprova que, ao contrário do que se poderia pensar, um evento a bordo pode ser realizado seguidamente com a mesma empresa, sem o risco de cair na monotonia ou deixar de agraciar seus convidados.
Por se tratar de um evento privado, não houve necessidade de captação de recursos externos e nem tampouco de desenvolvimento de uma campanha de marketing, visto que a BV Financeira tem seu próprio núcleo de promoções e de criação. Todas as condições, margens e metas estabelecidas foram planejadas e executadas diretamente por este departamento.
Vale ressaltar, que a relação custo/benefício de realizar um evento a bordo também é extremamente favorável para o cliente. Pesquisas de mercado apontam o custo médio de USD 350,00 por pessoa, em um mini cruzeiro de 03 noites nos moldes do evento realizado pela BV Financeira. O mesmo evento, se realizado em um Hotel/Resort, teria um custo aproximado de USD 650,00.
A divulgação do sucesso dos cruzeiros anteriores acontece de forma espontânea em palestras proferidas pelo Diretor Comercial da BV Financeira em cada uma das filiais da empresa pelo país. Na ocasião, são apresentados vídeos das viagens, que contêm depoimentos dos participantes das viagens, fazendo uma breve apresentação das festas e atividades elaboradas exclusivamente para a empresa. Outro aspecto observado durante essas cinco edições do evento, é a divulgação promovida pelos próprios convidados. Eles acabam estimulando outras pessoas, (tanto público interno como externo) a também fazerem parte do seleto grupo de convidados para os eventos a bordo.
Além disso, algumas filiais da BV Financeira patrocinam programas em rádio e TV nas suas respectivas cidades, e estes programas fazem reportagens a bordo para registrar o evento, ou utilizam as imagens concedidas pela BV Financeira em seus programas.
DESEMPENHO – GERAÇAO DE NEGÓCIOS
É importante mencionar a trajetória de crescimento da Projeto Aquarius neste ramo. O primeiro evento foi a bordo do navio Splendour of the Seas, com cerca de 150 participantes na temporada 2000/2001 e agora, após cinco edições embarcarmos 1620 pessoas.
Tal crescimento comprova a viabilidade para a BV Financeira: por um custo relativamente baixo (se comparado a um evento em terra), possui um recall, segundo pesquisas de mercado, de até 12 anos, ou seja, esta viagem ficará na memória dos participantes por cerca de 12 anos.
Esse benefício tem se traduzido em resultados concretos para a BV Financeira. Conforme mostra o quadro abaixo, a empresa tem crescido consideravelmente desde a sua fundação:
Carteira (em milhões)	Número de Contratos	Equipe de funcionários	Número de Filiais
1996	59	9735	121	1
1997	198	30077	209	2
1998	215	23852	213	5
1999	250	17542	237	5
2000	410	43332	365	10
2001	894	135543	658	15
2002	1657	264933	978	18
2003	2857	460103	1326	23
2004	4500	710000	1761	32
2005	7300	1162000	2476	38
Fonte: BV Financeira/Depto. de Marketing
Projeto Viver (Banco Votorantim/BV Financeira)
Em consonância com os princípios e valores de responsabilidade, ética e seriedade, que orientam a prática dos negócios do Banco Votorantim e suas empresas parceiras, e de acordo com o cenário atual de desenvolvimento da Responsabilidade Social Empresarial no país, foi constituída, em dezembro de 2001, a Associação Viver em Família para um Futuro Melhor que possibilitou a implementação do Projeto Viver.
O Projeto Viver baseia-se em uma estratégia de fomento à promoção do desenvolvimento global de famílias carentes, visando o alcance de melhores condições de vida. O projeto aposta no desenvolvimento integrado e sustentável da família como alternativa para reduzir os problemas sociais e econômicos de comunidades carentes.
No Projeto Viver, as ações de desenvolvimento social são definidas em conjunto com as famílias atendidas, rompendo com as práticas assistencialistas e programas impostos e inócuos de redução de pobreza. A partir da identificação dos membros das famílias e de um diagnóstico de suas necessidades, vocações, prioridades e problemas, são estabelecidos planos de desenvolvimento de atividades, visando à transformação da realidade social. Com base nestes planos de ação, elaborados pelos Voluntários envolvidos no projeto, é feita a negociação entre as ofertas das atividades e a demanda das famílias atendidas.
Repetindo o feito do ano de 2004, em 2005 a BV Financeira foi eleita pelo Guia da Revista Exame e Você S/A como uma das 150 Melhores Empresas para se Trabalhar do Brasil e uma das 50 Melhores Empresas para a Mulher Trabalhar.
Projeto Social (Projeto Aquarius)
A prática da responsabilidade social faz parte dos princípios que norteiam os trabalhos da empresa Projeto Aquarius Eventos. Buscamos proporcionar melhor qualidade de vida para 20 crianças do Abrigo São Januário, no bairro da Aclimação, em São Paulo.
As crianças têm gratuitamente acompanhamento semanal de um terapeuta que ministra terapias florais e Reik. Também são estimuladas a fazer atividades lúdicas que estimulem o raciocínio e a vida em sociedade como o day-camp e gincanas educativas, e ainda participam de festas comemorativas.
Neste programa, a Projeto Aquarius também supre a necessidade dessas crianças com roupas, material escolar, entre outros e providencia o transporte para passeios com os educadores.
É um projeto que nos enche de orgulho. Acreditamos que ao ajudar essas crianças, estamos contribuindo para formar uma sociedade mais justa.