Em recente artigo compartilhado aqui no blog evidenciamos que a implantação de um Centro de Serviços Compartilhados (CSC) ou Shared Services, como o mesmo é conhecido em Inglês, pode agregar significativa redução de custo operacional e demais benefícios estratégicos às organizações.
Um bom exemplo do retorno positivo agregado com a utilização do CSC orientado por processos é a Tour House, um grupo de empresas especializadas na gestão de viagens corporativas, eventos e incentivo que está no mercado há pouco mais de 20 anos e colhe os bons frutos da recente implantação do shared services.
A criação do ITMSS veio atender às demandas administrativas das empresas que copõem o grupo a fim de centralizá-las para facilitar a gestão dos negócios.
"A partir da implantação do ITMSS conseguimos centralizar a equipe de TI, toda a parte administrativa, a manutenção, o financeiro – que engloba contas a pagar/receber e faturamento junto aos clientes – e o marketing interno da empresa", explica Viviane Araujo, Supervisora do Departamento de Tecnologia da Informação do grupo Tour House.
O ITMSS foi implantado há seis meses, em dezembro de 2012 e, como bem coloca Viviane, sua adoção pode ser considerada como um teste de otimização dos serviços.
"O ITM SS ainda é uma ideia muito nova, iniciamos sua utilização em dezembro de 2012. Por isso estamos usando nossas unidades de serviço internas como uma espécie de teste da solução tendo em vista que cada ramificação da empresa (viagens, eventos, incentivo), é considerada por nós como clientes internos específicos", comenta a supervisora de TI do Tour House.
Shared Services inovador por meio de processos automatizados
Por ser um Shared Services inovador e orientado por processos, o ITMSS oferece alguns benefícios por meio da utilização do Supravizio, ferramenta BPM de gestão desenvolvida pela Venki Tecnologia. "Sobre as melhorias agregadas por meio da utilização do CSC podemos destacar a oportunidade de oferecer aos clientes um atendimento personalizado. Além disso, a questão da redução dos custos também foi interessante para o grupo uma vez que, antes da adoção do shared services, todas as empresas do grupo pagavam por todas as despesas, hoje não. Com esta alteração a gente consegue atender realmente as necessidades específicas de cada uma delas o que colabora para o total controle e organização da empresa, acrescenta a supervisora de TI.
A utilização do BPM colabora ainda para a organização da empresa como um todo, como aponta Viviane. "Por meio da utilização da ferramenta BPM, hoje, cada empresa do grupo é capaz de realizar suas próprias solicitações e é atendida com o SLA específico para cada unidade. Podemos destacar que este é um dos fatores que muito vai agregar para a organização em termos de projeto e aumento da receita, esta organização, separação e controle", finaliza Viviane.