Local para eventos: confira quais pontos merecem a sua atenção!
http://eventoscostao.com.br/blog/wp-content/uploads/2019/09/local-para-eventos-1024x683.jpg 1024 683 Costão Costão http://2.gravatar.com/avatar/20625853c326b511111cbfd4df9b9d62?s=96&d=mm&r=g 23 de setembro de 2019 23 de setembro de 2019
Escolher um bom local para eventos corporativos, a princípio, pode não ser tarefa fácil, não é? Principalmente porque o local escolhido precisa refletir aquilo que a empresa deseja mostrar para os seus convidados.
Afinal, elementos como localização, decoração, estrutura interna e até mesmo o que é servido contam para a imagem da empresa e impactam diretamente a divulgação espontânea nos dias seguintes.
Para ter um retorno positivo, portanto, é preciso saber escolher o melhor local para eventos! Neste post, vamos mostrar o que deve ser levado em consideração na hora da escolha para que você consiga realizar o que deseja sem se sobrecarregar. Boa leitura!
Por que escolher um bom local para eventos?
Antes de mais nada, é interessante ressaltar que a escolha de um bom local para eventos corporativos está diretamente ligada ao esforço que você e os demais colaboradores da empresa precisarão fazer para que tudo dê certo e saia conforme o planejado. Como assim?
Veja bem, parcerias confiáveis deixam o seu trabalho muito mais fácil, ao mesmo tempo que garantem o devido valor à empresa. A melhor opção, portanto, será aquela que oferece a organização completa e personalizada do evento, com uma equipe que acompanha todo o processo de preparação — do início ao fim.
Mas, afinal, por que escolher um bom local para eventos?
Conforme já mencionado no início do artigo, o local escolhido e os elementos relacionados a ele (decoração, estrutura, cardápio etc.) influenciam a divulgação espontânea da empresa. Essa divulgação, claro, pode afetar a imagem da marca de forma positiva ou negativa — por isso a importância de ter cuidado e paciência na hora da escolha.
Além disso, escolher um bom local para eventos corporativos:
motiva e engaja a equipe;
garante momentos de descontração e lazer;
evita preocupações com o que pode ou não sair errado;
assegura o conforto dos convidados.
Quais são os pontos de atenção ao escolher um local para eventos?
Seja um congresso de grandes proporções, um almoço para definir estratégias, uma reunião para discutir resultados com a equipe ou uma confraternização de fim de ano, vale a pena dar atenção a alguns pontos na hora da escolha. Abaixo, apresentamos os principais. Confira!
Inicialmente, é preciso conhecer as particularidades e características do evento, pois a partir daí já é possível descartar ou selecionar espaços específicos. Um congresso para 1.000 pessoas, por exemplo, demanda uma estrutura bem diferente do que uma palestra para 50 ou 100 convidados.
Considere também o propósito da produção: se a sua empresa é voltada à venda de alimentos, por exemplo, e há um novo lançamento ou vocês desejam abrir um espaço para degustação dos principais produtos da linha, confira se o espaço tem a estrutura necessária para preparar e servir pratos.
Então, baseando-se nas características e no propósito do evento, considere as seguintes necessidades:
equipamentos como microfones, telões, projetores;
assentos confortáveis e suficientes para todos os convidados;
iluminação e acústica das salas;
palcos, camarins e espaços de produção.
Infraestrutura e expertise do local
A beleza do espaço escolhido conta muito, não há dúvidas. Mas só a aparência não basta: é preciso que o local tenha a infraestrutura adequada e experiência com eventos. Afinal, nada pode dar errado no dia, não é?
Como mencionado no tópico anterior, o porte do evento deve ser levado em consideração, mas, além disso, o local escolhido precisa ser grande o suficiente para que todos possam trabalhar da melhor maneira, sem importunar os convidados.
Lembre-se também de considerar a relação entre o número de convidados e o número das equipes de atendimento, como garçons, seguranças, auxiliares técnicos e os responsáveis pela organização e faxina — locais com experiência em eventos facilitam até mesmo a contratação desses profissionais.
Além do mais, atente para:
as condições de uso dos banheiros;
a limpeza da cozinha;
o que está incluso no pacote de contratação (como serviço de buffet e decoração);
o espaço para carga e descarga de fornecedores.
Preparo da equipe e atendimento oferecido
Além de disponibilizar uma estrutura completa, o lugar escolhido precisa oferecer atendimento qualificado. O local para eventos ideal vai oferecer um supervisor para cuidar de tudo, desde a etapa de montagem até a organização e avaliação final.
Além disso, a equipe deve estar preparada para organizar eventos personalizados, daí a importância de um gerente de eventos: a expertise e o atendimento oferecido garantem a flexibilidade para cada proposta, adaptando o local para clientes, fornecedores, colaboradores da empresa e demais convidados.
Se você se preocupa em inovar e quer construir ações diferentes para garantir visibilidade à empresa, tenha atenção a esse ponto.
Rede de transportes e acessibilidade
A facilidade de acesso ao público deve ser uma das prioridades na hora de escolher o local para eventos. Se há a necessidade de descarregar determinados materiais, considere também o acesso aos fornecedores.
Eventos que envolvem a exposição de carros ou motos, por exemplo, exigem não só grandes salões, mas também um amplo espaço para carga e descarga. Além disso, verifique a facilidade de acesso para:
pessoas com mobilidade reduzida ou deficiência;
motoristas de aplicativos, ônibus, táxis etc.;
ambulâncias e equipes médicas, em caso de emergências.
Qualidade e diversificação do cardápio
A gestão de eventos pode esbarrar em muitos pontos, dificultando situações até para os profissionais mais experientes, e um desses pontos é a qualidade e a diversificação de cardápios. Afinal, bons eventos exigem boas comidas e bebidas, certo?
Servir bons drinks e contar com gastronomia variada, que atenda diferentes paladares e condições, é um dos pontos-chave de sucesso para os momentos de confraternização de eventos corporativos.
Então, não se esqueça: o local escolhido precisa contar com uma estrutura que permita servir pratos variados e de qualidade, que atendam diferentes públicos, como veganos e vegetarianos ou pessoas que têm restrições alimentares, como diabéticos e intolerantes à lactose.
Segurança e condições de funcionamento
A segurança da equipe e dos convidados e as condições de funcionamento do local também devem ser uma prioridade. Veja o que fazer para garanti-las:
confira se o Alvará de Funcionamento e demais documentos exigidos para a segurança do local estão em dia;
veja se o local tem saídas de emergência e extintores suficientes;
considere contratar uma segurança de equipe interna e externa;
verifique se a região é segura.
Dependendo das particularidades observadas, realizar eventos corporativos em hotéis e resorts pode ser uma ótima opção.
Enfim, contar com um local que disponibiliza uma estrutura completa é uma ótima opção para quem quer realizar um evento corporativo sem ter dores de cabeça e se sobrecarregar, não acha? Se deseja garantir a melhor visibilidade para a sua empresa, conheça os nossos diferenciais!