O que é PDCA e primeiros passos para aplicar na sua empresa
O PDCA é um método de gestão que surgiu na indústria e hoje é muito utilizado por empresas que desejam melhorar seus produtos, serviços e processos.
Trata-se de um ciclo de apenas quatro passos, mas que pode ajudar negócios a reduzir erros, identificar desperdícios e melhorar continuamente os seus resultados.
Então, vamos entender melhor o que é PDCA, como ele funciona e o que você precisa fazer para aplicá-lo na sua empresa? Boa leitura!
O ciclo PDCA é uma metodologia de gestão que visa melhorar produtos, serviços e processos de empresas em apenas quatro passos. São eles:
Do – executar;
Check – verificar;
Ao longo do conteúdo vamos explicar detalhadamente cada passo, mas agora é importante que você saiba que todas as etapas são fundamentais e precisam ser realizadas nessa ordem para que o método funcione.
Como qualquer ciclo, o PDCA é um processo contínuo, ou seja, ao chegar no "último passo" as ações são reiniciadas. A ideia é que a melhoria seja contínua e por isso não faz sentido que o método tenha um fim. Afinal, sempre existe algo a ser aprimorado.
O PDCA é um ciclo de etapas interligadas entre si que resultam em uma melhoria contínua do aspecto escolhido pela empresa.
Tudo começa com o planejamento e isso mostra que a ferramenta deve ser o ponto de partida para as atividades empresariais. Antes de começar a execução de um novo projeto, por exemplo, os gestores podem definir se vão ou não aplicar o PDCA para otimizar o processo.
Depois que o objetivo foi alcançado ou o prazo estipulado terminou, a equipe se reúne para fazer uma balanço do que foi feito, troca experiências, analisa os dados e a partir daí um novo planejamento começa a ser desenvolvido.
Ou seja: ao fim de um ciclo, um novo PDCA começa.
Os erros, acertos e todas as experiências adquiridas no ciclo anterior são aproveitadas e a intenção é que o processo seja padronizado assim que começar a ter resultados positivos.
A empresa pode iniciar um PDCA, por exemplo, para reduzir a taxa de absenteísmo ou para aumentar a prospecção de clientes. Tudo depende de quais são as necessidades e intenções do negócio naquele momento.
Depois de encontrar uma estratégia que funciona, o time continua realizando o PDCA e vai realizando melhorias sempre que possível. Caso o resultado planejado não seja atendido no primeiro ciclo, a estratégia muda até que isso aconteça.
Etapas deste modelo de gestão
O ciclo PDCA é composto por quatro passos. A seguir, vamos entender o que é preciso ser feito em cada uma dessas etapas.
Plan — planejar
Na primeira etapa, a empresa deve fazer o planejamento do que será aprimorado nos passos seguintes. Para isso, é preciso identificar um objetivo a ser alcançado ou um problema a ser resolvido.
Após selecionar o objeto, será necessário desenvolver um plano de ação com os seguintes elementos:
descrição do objetivo ou problema;
detalhamento de métricas relacionadas(para reduzir o absenteísmo, seria necessário analisar também o turnover, o clima organizacional);
estratégicas que vão ser aproveitadas para solucionar a questão;
prazos e recursos necessários.
Do — executar
Planejamento realizado? Ótimo! Agora a empresa sabe o que precisa ser resolvido, como isso será realizado, quem vão ser os profissionais responsáveis e quais métricas vão ser utilizadas para mensurar os resultados obtidos. Então, o próximo passo é executar o que foi planejado na etapa anterior.
Durante essa etapa, todos os colaboradores citados no plano de ação vão iniciar as suas atividades e vão contar com ajuda e orientação dos seus líderes para executá-las da melhor forma possível.
Inclusive, pode ser necessário realizar treinamentos e dar capacitações para que os funcionários consigam fazer o que foi proposto. Em outros casos, a empresa pode precisar contratar especialistas de fora para atingir a sua meta.
Seja como for, é importante que todos tenham saibam que está sendo realizado, compreendam o método de gestão e guardem os dados para que os resultados possam ser medidos.
Check — verificar
A terceira etapa do ciclo PDCA é a verificação. Tudo o que foi executado precisa ser checado para que se entenda o que deu certo, o que não foi realizado, o que saiu fora do planejamento.
Esse passo é fundamental para medir o impacto das ações feitas e entender quais medidas devem ser adotadas a partir disso, o que nos leva à próxima etapa.
Act — agir
Geralmente, a etapa de análise de resultados é a última, mas não é isso que acontece no ciclo PDCA. A partir do que foi observado na verificação, a equipe deve tomar decisões para continuar melhorando os processos.
Diante de um resultado positivo, a metodologia utilizada pode ser padronizada e continuar sendo seguida no recomeço do ciclo. Nesse caso, apenas os erros identificados não vão ser repetidos.
Essa padronização precisa ser documentada e repassada aos colaboradores no momento do balanço geral. Afinal, o método só vai continuar dando resultados positivos se os colaboradores estiverem comprometidos com as mudanças.
Agora, caso o resultado tenha sido negativo, será necessário refazer o plano de ação para corrigir o que não funcionou no momento de reiniciar o ciclo. Os erros podem ser aproveitados para identificar o que precisa ser mudado e é importante que todos os colaboradores envolvidos consigam participar dessa construção.
Além disso, durante o processo, é comum que sejam identificadas novas oportunidades de melhoria, outros aspectos em que o ciclo de PDCA pode ser aplicado para aprimorar o trabalho desenvolvido no negócio.
A aplicação do PDCA permite que a empresa tome decisões mais assertivas, baseadas em dados, e utilize os seus erros para aperfeiçoar processos — tornando a gestão mais eficiente.
O ciclo PDCA pode ser utilizado em negócios de vários nichos e tamanhos, ou até mesmo em um único departamento do negócio, promovendo a previsibilidade de falhas, solução de problemas e melhorias contínuas de procedimentos.
Vamos imaginar que um colaborador de uma loja de sapatos teve uma ideia incrível para aumentar as vendas, mas ninguém sabe se ela vai funcionar e o que precisa ser feito para tirá-la do papel.
Mesmo com o apoio dos colegas e do seu líder direto, sem o auxílio de uma ferramenta de gestão, ele pode ter dificuldade de organizar o que está pensando e fazer o planejamento adequado.
Com ajuda do ciclo do PDCA fica mais fácil criar o plano de ação, mensurá-lo e entender se vale ou não a pena continuar investindo no projeto. Basta respeitar a ordem das etapas e pensar os resultados de formas estratégicas.
Confira quais são os principais benefícios de aplicar o ciclo PDCA na sua empresa:
ajuda na organização de ideias e projetos;
proporciona uma visão analítica das tarefas;
melhora a eficiência das atividades;
ajuda a definição de metas e objetivos empresariais;
aumenta a motivação e a produtividade dos colaboradores;
auxilia na identificação de falhas e oportunidades.
Nós já explicamos o que deve ser feito em cada uma das etapas do PDCA, mas para que você possa aplicar esse método da melhor forma possível, vale a pena detalhar mais uma vez. Confira!
1º passo — planejamento:
reúna informações sobre ele;
Qual será o foco desse ciclo? Por que isso precisa ser resolvido neste momento? Várias questões importantíssimas precisam ser definidas na primeira etapa, como quais são as soluções para o problema, o que e quem vai ser responsável por realizar as atividades, quais são os prazos e quais métricas vão ser aproveitadas para mensurar os resultados.
envolva os profissionais e dê contexto;
Depois de planejar em detalhes, o próximo passo é convocar os colaboradores e iniciar a execução dos trabalhos. É importante garantir que os funcionários estão bem treinados e possuem todos os recursos necessários para executar o que foi proposto.
3º passo: verificação/mensuração:
análise a execução;
meça os resultados e compare com o que foi proposto no planejamento.
Os resultados estão de acordo com o que foi planejado? Ainda durante a execução do plano, é indispensável começar a mensurar o desempenho do ciclo. A análise ajuda a identificar se o time está no caminho certo, quais procedimentos podem ser aprimorados.
resultado positivo: compartilhe os aprendizados e crie processos;
resultado negativo: crie hipóteses do que pode ter dado errado e recomece o ciclo.
Após a fase de verificação dos resultados, o time vai ter os dados e insights necessários para realizar ajustes antes de começar um novo ciclo.
O PDCA é um método de gestão que reafirma que se melhorar não estraga e ainda fica mais excelente. Estamos vivenciando um momento de grande competitividade entre as empresas e é importante ficar de olho em ferramentas que podem melhorar o nosso desempenho.
Falando nisso, qual é a situação dos benefícios de saúde dos seus colaboradores? Cuidar com capital humano é indispensável para ter bons resultados!
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