Todo começo de ciclo, seja de um ano novo ou uma nova semana, começa aquela sensação de que precisamos definir objetivos e fazer promessas de melhoria e recomeçar de uma forma mais produtiva.
O mundo passa por muitas mudanças, e o tempo em que elas acontecem é cada dia mais acelerado. A globalização mostra novas perspectivas que devem ser analisadas antes de tomarmos decisões. O volume de informação disponível nunca foi tão grande e tudo isso gera a necessidade de assimilação e adaptação que só se torna possível se desenvolvermos formas de sermos mais produtivos.
Por vezes podemos ter a impressão de que trabalhar muito é sinônimo de produtividade, mas isso nem sempre é verdade.
Abaixo algumas estratégias para ser mais produtivo, sem com isso comprometer sua qualidade de vida:
Planeje com antecedência: planejando sua semana com antecedência você terá uma clara visão de suas prioridades e diminuirá a probabilidade de ter que agir reativamente a eventos para os quais não está preparado.
Diferencie o Importante do urgente: aplique a regra 80/20 ou seja, quais são os 20% de trabalho que renderão 80% de resultados? Essa pergunta garantirá que você dará atenção ao que é mais importante e deixará para depois ou delegará as urgências.
Tenha uma agenda: tenha uma agenda de fácil acesso aos seus compromissos onde estiver, isso lhe dará a tranquilidade para não perder o compasso.
Tenha um grande objetivo para o dia: saber qual é o seu objetivo principal a cada dia, garantirá que você direcione suas energias para tudo que esteja vinculado a essa questão.
Defina pequenas metas diárias: dividir um grande objetivo em metas menores, dá a sensação de realização, pois a cada pequeno passo o avanço vai ficando evidente.
Faça uma lista das atividades a fazer: para garantir que manterá o foco, liste todas as atividades que terá que encaminhar durante o dia – organize a lista em ordem de prioridade.
Estipule prazo para cada tarefa: tenha um horário especifico para cada atividade, uma rotina definida permite que tenhamos tempo para realizar tudo que é necessário.
Estabeleça limite para a verificação de e-mails: estabeleça horários para responder e-mails e não permita que as mensagens tirem sua atenção do que está realizando.
Faça pausas: Interromper uma atividade em que esteja tendo dificuldades e se permitir uma pausa para um café ou uma conversa com um colega, pode reaquecer sua capacidade de pensar e ser criativo.
Organize seu ambiente de trabalho: é importante que sua mesa esteja organizada e limpa, isso permite maior rapidez na localização de materiais necessários para realização do trabalho.
Tenha um caderno de ideias: anote as ideias que tiver e que não são prioritárias no momento, assim poderá resgatá-las mais tarde, não correndo o risco de esquecê-las.
Aprenda a dizer não: aprender a negar solicitações que estejam fora de suas prioridades é fundamental. Seja direto e educado, simplesmente não se comprometa com afazeres que possam te desviar do que é importante para você.
Reserve um tempo para você: cuide da sua alimentação, lazer e preparo físico, sem saúde física e mental é difícil ser produtivo.
Saiba delegar: Caso você seja um líder de equipe, aprender a distribuir tarefas é importante para que seu tempo seja ampliado e sua equipe se desenvolva.
Use a tecnologia com critério: aproveite as inovações tecnológicas a seu favor. Não permita que os recursos disponíveis lhe tirem a concentração.
Para que todas as estratégias acima enumeradas funcionem, uma competência é fundamental: Ter disciplina. A disciplina é uma característica comum às pessoas bem-sucedidas. Ela nos torna mais seguros e produtivos. As pessoas disciplinadas sabem priorizar o mais importante e perseveram na busca de seus objetivos e na conclusão das atividades que lhes trarão resultados.