Sempre que nos contratam uma das primeiras perguntas é: que horas chegarão no local?
E isso para nós, capsule depende muito do estilo da festa e da cozinha do local. Se for uma festa grande, link com muitos detalhes, unhealthy mas uma cozinha não tão equipada como a nossa, nós vamos chegar cedo (mas não cedinho) e com boa parte adiantada. Apenas armazenar, arrumar o local, esterelizar, etc.
Agora se for uma festa pequena, com poucos detalhes e uma cozinha boa, chegamos cedo para fazer tudo no local. Se a festa for pequena com a cozinha sem muita estrutura, chegamos mais tarde. E assim por diante.
Dividimos às vezes a equipe em 2: uma parte vai primeiro com o material e alimentos e a segunda somente com garçons, segurança, etc.
Quando é fora de São Paulo capital e grande São Paulo, todos vão junto e a chegada é o quanto antes (conforme o cardápio).
Em almoços é legal ter a liberação do local sempre à partir das 06h. Pois se for preciso é possível já ir bem cedinho. Pois em almoços a festa toda tem que estar pronta normalmente entre 12h e 13h, então o tempo é menor de preparo comparado a um jantar, que tem o dia todo para finalização.
Tenha sempre o celular de um contato do buffet (e outros fornecedores) e dê sempre o contato de uma assessora ao buffet e demais fornecedores. Para quando chegarem, se localizarem, entrar, descarregar, enfim, todo o tramite normal de festas.
Parece um papo chato ou um detalhe bobo, mas ele é muito decisivo no planejamento da sua festa e ele garante todo o bom andamento!