Francisco José Lopes Dias - PDF
Francisco José Lopes Dias
Download "Francisco José Lopes Dias"
Manuela di Azevedo Caminha
1 Francisco José Lopes Dias A qualidade como fator de diferenciação na logística farmacêutica e de produtos de saúde Universidade Fernando Pessoa Faculdade de Ciências da Saúde Porto, 2013
3 Francisco José Lopes Dias A qualidade como fator de diferenciação na logística farmacêutica e de produtos de saúde Universidade Fernando Pessoa Faculdade de Ciências da Saúde Porto, 2013
4 Francisco José Lopes Dias A qualidade como fator de diferenciação na logística farmacêutica e de produtos de saúde Monografia apresentada à Universidade Fernando Pessoa como parte dos requisitos para a obtenção do grau de Mestre em Ciências Farmacêuticas. Orientador: Professor Doutor Delfim Santos Porto, 2013
5 Resumo O presente trabalho de monografia aborda a logística na área do medicamento e de produtos de saúde, com descrição da atual situação dos grossistas em Portugal e a regressão das margens a que foram sujeitos. Por outro lado, é, também, retratado o sistema de qualidade que é implementado e que pode funcionar como um verdadeiro fator de diferenciação entre empresas distintas, assim como as auditorias aplicadas a estes mesmos grossistas, de modo a avaliar o sistema de qualidade existente. Por fim, aborda e pormenoriza todas as etapas envolventes na distribuição, desde a receção de produtos, ao seu armazenamento e à entrega dos mesmos. Abstract The present monograph work discusses logistics both in medicine and health product areas, describing the current situation of wholesalers in Portugal, as well as the regression in margins to which they were subject. On the other hand, it is also depicted the quality system that is implemented, and which can work as a true differentiator between different companies, as well as the audits applied to these wholesalers, in order to evaluate the existing quality system. Finally, it fully describes all steps concerning to distribution, regarding product reception, storage and delivery.
6 Agradecimentos Gostaria de expressar o meu profundo agradecimento a todos os que ao longo de todos estes anos tornaram possível o culminar de mais esta etapa da minha vida. Ao meu orientador, Professor Doutor Delfim Santos, por toda a disponibilidade e paciência que demonstrou durante a realização do presente trabalho. A toda a minha família, em especial aos meus pais por toda a compreensão e apoio demonstrados. À Mariana Correia por todo o amor, carinho e paciência, e à sua mãe pela inesgotável paciência. A todos os colegas de faculdade, e em especial à Joana Ruivo e ao Filipe Barbosa, por todo o apoio, paciência, incentivo e amizade demonstrados especialmente durante a realização do presente trabalho.
7 I-Índice Capítulo I Introdução... 1 Capitulo II- Logística... 3 Capítulo III A atual situação dos grossistas em Portugal Situação socioeconómica dos grossistas Gestão de Qualidade Auditorias em Qualidade Capítulo IV Etapas da Distribuição Receção de produtos Garantia de qualidade na Indústria Farmacêutica Fabrico e controlo de medicamentos Autorização de Introdução no Mercado de medicamentos Controlo e supervisão de dispositivos médicos Produção de medicamentos e substâncias ativas em Portugal Produtos contrafeitos e mecanismos de resolução Importação paralela de medicamentos Armazenamento Organização interna de funcionários Instalações de armazenamento e conservação Controlo de stocks Inspeções externas Reembalagem e rotulagem Entrega de Produtos Entidades autorizadas para distribuição de medicamentos e dispositivos médicos... 41
8 3.2. Veículos Equipamentos Recipientes Documentos Capítulo V Conclusão Capítulo VI Bibliografia... 51
9 Índice de Figuras Figura 1 Matriz SWOT...9 Figura 2 Circuito do medicamento...24 Índice de Gráficos Gráfico 1 Margem de comercialização dos armazenistas na Europa em Gráfico 2 Margem de comercialização dos armazenistas na Europa em I
10 Índice de Abreviaturas AIM Autorização de Introdução no Mercado APIFARMA Associação da Indústria Farmacêutica DCI Denominação Comum Internacional EMA Agência Europeia do Medicamento FEFO First Expiring, First Out GPS Global Positioning System IDI Investimento, Desenvolvimento e Inovação INFARMED I.P. Autoridade Nacional do Medicamento e Produtos de Saúde I.P. ISO International Organization for Standardization PVA Preço de Venda ao Armazenista PVP Preço de Venda ao Público QT Qualidade Total RFID Radio Frequency Identification SAV 8000 Social AccountAbility 8000 SGIDI Sistema de Gestão Investimento, Desenvolvimento e Inovação SGQ Sistema Gestão de Qualidade SNS Sistema Nacional de Saúde SPQ Sistema Português da Qualidade SPR Sistema Preço Referência SWOT Strengths, Weaknesses, Opportunities and Threats TQC Total Quality Control UE União Europeia WMS Warehouse Management System II
11 Capítulo I Introdução Numa perspetiva histórica, o termo logística remota aos nossos antepassados, apesar de na altura não ser reconhecida como tal, quando estes necessitavam de procurar comida ou mesmo quando tinham de procurar abrigo para sua proteção. No entanto, o grande marco do desenvolvimento da logística moderna ocorreu durante a II Guerra Mundial, através do movimento de tropas e de material bélico necessários ao combate, o que contribuiu para o desenvolvimento da eletrónica, da informática, de processos industriais e dos primeiros modelos matemáticos (Mendes, 2000). Nas décadas de 1970 e 1980 a logística ganhou uma nova definição, passando a ser considerada como parte fundamental da indústria. Neste período, o transporte de materiais e produtos já preparados contribuíra em grande parte para o preço do produto final, o que culminou no aparecimento de empresas de compra, armazenamento e distribuição de produtos, área atualmente apelidada de logística empresarial (Carvalho, 2002). De acordo com o Council of Supply Chain Management Professional (CSCMP), a logística empresarial corresponde à parte do processo da cadeia de abastecimento que planeia, implementa e controla, eficaz e eficientemente, o fluxo direto e reverso, assim como o armazenamento de bens, serviços e informações desde o ponto de origem até ao ponto de consumo, de modo a corresponder às exigências dos clientes (CSCMP, 2013). Por outras palavras, a logística tem por intuito assegurar vantagens competitivas na cadeia de distribuição, e consequentemente obter a satisfação dos clientes, abrangendo áreas desde o planeamento ao controlo do fluxo de materiais e mercadorias, as 1
12 informações e os serviços prestados pela empresa, integrando e racionalizando as funções essenciais, como a produção e a entrega. Atualmente, a logística insere-se na vasta área da gestão, sendo responsável pelo fornecimento de recursos, equipamentos e informações necessárias para a execução de todo o tipo de atividades de uma empresa. Por outro lado, está também ligada às ciências humanas, como é o caso da administração, da economia, da contabilidade, da estatística e do marketing, envolvendo recursos humanos, de transportes e da engenharia tecnológica (Carvalho, 2002). 2
13 Capitulo II- Logística Em termos de atividades, a logística pode ser dividida em duas partes ou níveis. Num primeiro nível, correspondente a atividades primárias, ocorre a identificação dos transportes, manutenção de stocks mínimos (que não se verifica nas empresas que apenas efetuam distribuição direta da fabrica para o vendedor) e processamento de pedidos. Um segundo nível envolve atividades secundárias ou de apoio, que incluem o armazenamento, a manipulação de materiais, o embalamento de proteção, a obtenção de produtos, a programação de produtos e ainda a manutenção de informação, atividades estas seguidamente descritas em detalhe (Mendes, 2000; Carvalho, 2002). Caracterizando as atividades primárias, o transporte é sem dúvida a atividade mais importante na logística empresarial, uma vez que por si só absorve grande parte dos custos do trabalho logístico, representando um dos passos mais importantes numa empresa, dado que nenhuma consegue laborar sem que as suas matérias-primas ou produtos acabados se encontrem em movimento, ou seja, sem que os mesmos sejam comercializados. O tipo de transporte varia de setor para setor, sendo que todas as formas são utilizadas, a via-férrea, a via aérea, a via rodoviária e a via marítima. Por outro lado, esta atividade implica também um rigoroso controlo na forma como é feita, uma vez que as rotas, as cargas e o tipo de produtos transportados influenciam bastante o custo da mesma (Ballou, 2006). No que respeita à manutenção de stocks mínimos, cujo intuito consiste em atingir um grau razoável de disponibilidade de produtos, a principal finalidade desta atividade prende-se com uma maior satisfação do cliente, uma vez que a produção e a entrega instantânea não são possíveis, permanecendo sempre dependentes da capacidade que a empresa produtora tem para laborar. Por outro lado, os stocks máximos estão dependentes da capacidade de armazenamento, e dependem diretamente do cash-flow 3
14 da empresa, e da necessidade, ou não, de ter mais produtos armazenados. Deste modo, a manutenção de stocks mínimos e máximos contribui para um melhor desempenho das empresas, atividade que adiciona um valor ao produto, um valor de tempo, uma vez que o produto pode ser mais rapidamente disponibilizado (Rodrigues, 2010). O processamento de pedidos inicia a movimentação dos produtos e a entrega dos mesmos, representando um fator crítico que não engloba tantos custos como as duas atividades anteriores, embora o tempo de resposta das empresas dependa desta atividade (Rodrigues et al., 2010). A respeito das atividades secundárias, o armazenamento está associado à administração do espaço com vista a manter os stocks, tendo como principais problemas a localização, as áreas necessárias, a organização física e dimensional, assim como a configuração do armazém. Adicionalmente, a manipulação de materiais representa, também, uma atividade que se associa ao armazenamento, e que apoia a manutenção de stocks, revelando a sua maior importância na movimentação interna dos produtos (Carvalho, 2002). O embalamento de proteção tem como finalidade uma maior segurança no transporte dos produtos, uma vez que o objetivo consiste em não danificar os produtos durante a cadeia logística. Desta forma, um bom embalamento dos produtos permite uma maior eficiência de armazenamento e manuseio dos mesmos. Existem, também, certos produtos que necessitam de condições especiais de manuseio, nomeadamente a respeito de temperatura e humidade de conservação (INFARMED, I.P., 2006). A obtenção de produtos, como fluxo de entrada interligado a um sistema informático de receção, representa a atividade que disponibiliza os produtos para o sistema logístico. Assim, nesta atividade procede-se à seleção das fontes de fornecimento, das quantidades 4
15 a serem adquiridas, da programação de compras e à forma como estas são efetuadas, um passo importante na decisão de compra, que por sua vez afeta os custos logísticos (Rodrigues, 2010). A programação do produto, referente ao fluxo de saída, focaliza-se na distribuição dos produtos, tendo como referência as quantidades a serem produzidas, o local e o espaço temporal de produção (Simchi-Levi et al, 2003). Finalmente, a manutenção de informação atua como elo de ligação entre todas as atividades anteriores, uma vez que nenhuma empresa funciona de forma eficiente sem que exista um sistema de informações de custo e desempenho. Estas informações são essenciais para o planeamento e controlo logístico, pelo que deverá existir uma base de dados em constante atualização com informações pertinentes, como sejam a localização dos clientes, o volume de vendas, padrões de entregas e níveis de stocks (Simchi-Levi et al, 2003). Em conclusão, tendo em conta cada uma das atividades anteriores, pode afirmar-se que a logística cuida em dar resposta a questões de localização, movimentação e armazenamento dos recursos desde a sua origem até ao consumidor final (cliente), devendo para tal existir um controlo de qualidade eficiente, para que o produto final vá de encontro às expectativas do cliente. Nos últimos tempos, o aumento da concorrência entre empresas em todo o mundo e a rápida disseminação da tecnologia fez com que a qualidade dos serviços logísticos passasse a representar um requisito imperial na gestão empresarial, como fator de diferenciação, tendo resultado de um percurso evolutivo ao longo da história. 5
16 Segundo Marques (2011), o conceito emergiu de duas fases distintas, uma primeira fase denominada fase da inspeção, prévia à revolução industrial, cuja perspetiva consistia na inspeção e separação dos produtos defeituosos, e uma segunda fase, denominada por fase do controlo estatístico da qualidade, cujo conceito se baseia na técnica da amostragem. Atualmente assiste-se a uma fase mais moderna denominada fase do Controlo da Qualidade Total (TQC Total Quality Control), tratando-se de um conceito mais subjetivo que se relaciona com a perceção do indivíduo (Marques, 2011). A aplicação do TQC é melhorada através da implementação de normas de qualidade denominadas de normas ISO (International Organizacion for Standardization), nomeadamente as ISO 9000, responsáveis pela obtenção, garantia e gestão da qualidade para a introdução nos diferentes mercados (Europeu, Norte Americano e Japonês). Deste modo, esta certificação estabelece, assim, um parâmetro de qualidade que é reconhecido em todo o mundo, facilitando a inserção de empresas detentoras de certificação ISO no mercado e, ao mesmo tempo, garantindo a aquisição satisfatória de produtos de qualidade aos consumidores finais (Heras et al., 2001). Não obstante, a implementação destas normas deverá ser explícita para todos os colaboradores, devendo proceder-se a uma explicação da verdadeira importância deste tipo de normas a todos os colaboradores, para que todo o processo não seja em vão, uma vez que se trata de um processo moroso e por vezes não muito fácil de perceber. A implementação de um sistema de Qualidade Total (QT) numa empresa beneficia da facilidade de introdução dos produtos em diferentes mercados e a garantia de qualidade na sua produção, na venda e no pós-venda. Por outro lado, implica uma introdução minuciosa e criteriosa das normas ISO, e um perfeito entendimento de todas as partes integrantes da empresa. 6
17 Concluindo, pode-se afirmar que as empresas não atuam no vácuo, inserindo-se num meio envolvente, que por sua vez pode ser dividido em dois grupos, o meio envolvente imediato e o meio envolvente mediato: - Meio envolvente imediato, definido como o conjunto de variáveis sobre as quais a empresa poderá exercer alguma influência (meio de interação), descritas como as cinco forças de Porter, entrada de novos concorrentes, rivalidade entre concorrentes, poder de negociação dos fornecedores, poder de negociação com clientes e criação de produtos substitutos (Lopes, 1989). Este meio poderá incitar a entrada de novos concorrentes, com o intuito de conseguirem atingir uma parcela de um setor. Contudo, esta ameaça poderá ser diminuída caso existam barreiras de entrada (proteção de patentes), dificultando assim a fixação destas empresas no mercado. Caso o concorrente se consiga estabelecer no mercado, a rentabilidade da empresa poderá ser afetada (Porter, 2008). Por outro lado, a rivalidade entre concorrentes representa um fator determinante à competitividade do mercado. Por vezes as empresas competem de forma agressiva umas com as outras através dos preços dos produtos, da inovação e através do marketing. O poder de negociação com os fornecedores, com os fornecedores de matérias-primas, componentes e serviços poderá representar uma boa fonte de poder sobre os concorrentes, uma vez que os fornecedores poderão recusar-se a cooperar com a empresa, ou cobrar preços demasiado elevados por recursos únicos (Porter, 2008). No que respeita ao poder de negociação com clientes, a exigência de melhor qualidade por preços menores de bens e serviços obriga, também, a própria indústria a baixar os preços dos produtos, fazendo com que os concorrentes rivalizem entre si. Desta forma, os clientes podem colocar pressão sob a empresa, afetando diretamente os consumidores finais com a evolução dos preços (Porter, 2008). 7
18 Da mesma forma, a ameaça da criação de produtos substitutos, como por exemplo bens ou serviços que desempenhem funções equivalentes, pode limitar os lucros em tempos normais, podendo também diminuir as fontes de riqueza que a indústria pode obter em tempos de maior prosperidade. Um produto que se possa tornar obsoleto com o tempo é outro dos fatores que obriga a investimentos em avanços tecnológicos, ou mesmo ao fabrico de um novo produto, para que se possam acompanhar as novas tendências do mercado, correndo sérios riscos, caso não se implemente esta regra de que a concorrência o possa conseguir de forma antecipada (Porter, 2008). - Meio envolvente mediato, definido como o conjunto de variáveis sobre as quais a empresa dificilmente exerce influência (meio institucional), que afetam a forma como se gerem as cinco forças de Porter. Estas variáveis externas são a componente económica, a componente social, a componente política, a componente legal e a componente tecnológica. E ainda a nível operacional pelo cliente, pela concorrência, pela mão-de-obra, pelos fornecedores e por fatores internacionais (Porter, 2008). Cabe, então, ao gestor encontrar um equilíbrio entre uma adaptação que se pretende inovadora, e ao mesmo tempo necessária às pressões e exigências do meio envolvente, e a manutenção da eficácia e coesão do sistema. Por forma a detetar as ameaças e oportunidades que influenciam o normal funcionamento das empresas, as organizações devem proceder a uma análise sistemática do meio em que se inserem, sendo, contudo, importante que se saiba filtrar toda a informação pertinente da vasta gama de dados que todos os dias lhes é fornecida. Deste modo, deve então proceder-se a uma análise SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities and Threats), que implica uma análise externa e interna, como se verifica na figura 1 correspondente à matriz de uma análise SWOT. 8
19 Análise Interna Pontos Fortes Pontos Fracos Análise externa Oportunidades Maximizar os pontos fortes para aproveitar ao máximo as oportunidades detetadas. Desenvolver estratégias para que se minimizem os efeitos negativos dos pontos fracos e que em simultâneo aproveitem as oportunidades emergentes. Ameaças Tirar o máximo partido dos pontos fortes para que se minimizem os efeitos das ameaças detetadas. As estratégias a desenvolver devem minimizar ou ultrapassar os pontos fracos e, tanto quanto possível, fazer face às ameaças. Figura 1 Matriz SWOT (adaptado de Santos, 1990). Atualmente o desafio principal incide sobre o preço/qualidade do produto, isto é, na obtenção de produtos de grande qualidade a preços competitivos no mercado. Torna-se, então, pertinente conhecer os atuais desafios que o meio envolvente coloca às empresas, se a conquista de novos mercados, se a poupança de energia, entre outros. 9
20 Capítulo III A atual situação dos grossistas em Portugal 1. Situação socioeconómica dos grossistas A atual conjuntura socioeconómica que o país atravessa tem vindo a promover uma profunda modificação na política do medicamento, que por sua vez vem sendo sujeita a alterações bastante significativas nos últimos anos. O principal objetivo da política do medicamento consiste em garantir o acesso e a equidade aos cidadãos. Para tal, legislou-se de modo a consagrar a prescrição por Denominação Comum Internacional (DCI), de acordo com a lei nº 11/2012 de 8 de março, tendo criado as condições para aumentar a quota do mercado de medicamentos genéricos, uma vez que se coadunam numa análise custo efetividade mais favorável (Presidência do Conselho de Ministros, 2011). Adicionalmente procedeu-se a inúmeras intervenções dirigidas à Indústria Farmacêutica, com naturais consequências para todo o setor, ao nível das reduções do preço dos medicamentos quer de forma administrativa, quer de forma voluntária. No que concerne à forma voluntária, foi implementado o sistema preço referência (SPR), pelo decreto de lei nº 270/2012 de 2 dezembro. Este modelo pretende instituir um valor máximo a ser comparticipado (preço de referência), que atualmente, e segundo o despacho nº 13015/2011, corresponde à média dos cinco preços de venda ao público (PVP) mais baixos praticados no mercado, tendo em consideração os medicamentos que 10
21 integrem aquele grupo homogéneo. A finalidade de tal propósito consiste numa redução do preço dos medicamentos, de modo a não perderem a sua quota de mercado (Diário da República- I Série-A - Nº de dezembro, 2002; Ribeiro, 2009; Portela, 2009; Diário da República 2ª Série Nº de Setembro, 2011). Em contraste foram estabelecidas descidas administrativas através da fixação do preço de medicamentos por referenciação internacional, em que o preço de venda ao armazenista (PVA) não pode exceder a média dos PVA em vigor em todos os países de referência para o mesmo medicamento, ou caso este não exista em todos eles, a média do PVA em vigor em pelo menos dois desses países. Segundo o decreto de lei nº 112/2011, de 29 de novembro, Espanha, Itália e Eslovénia constituem os países de referência (Diário da República- 1º Série - Nº de novembro, 2011). Não obstante, a principal medida que está a colocar em causa a viabilidade económica do setor farmacêutico deve-se à alteração da margem de comercialização dos mesmos (Diário da República- 1º Série - Nº de março, 2007; Barros e Nunes, 2011). O gráfico seguinte apresenta a margem de comercialização dos armazenistas no setor farmacêutico em 2008 para alguns países da Europa. De salientar que a margem de comercialização era de cerca de 8% nos grossistas, encontrando-se um pouco acima da média europeia. 11
22 Margem de Comercialização Armazenistas Portugal Itália Bélgica Alemanha Dinamarca Finlândia Noruega Espanha Holanda Irlanda França Suiça Suécia 3% 3% 3% 5% 5% 6% 6% 7% 7% 8% 8% 11% 11% 0% 2% 4% 6% 8% 10% 12% Armazenistas Gráfico 1- Margem de comercialização dos armazenistas na Europa em 2008 (adaptado de ANF, 2011). Recentemente procedeu-se a uma redefinição regressiva do modelo supracitado, como consta no gráfico seguinte. Margem de Comercialização Armazenistas Portugal Reino Unido Suécia Holanda Itália França Finlandia Espanha Dinamarca Alemanha Bélgica 6,9% 2,5% 3,0% 6,2% 3,0% 3,5% 6,5% 5,0% 8,5% 12,5% 18,0% Armazenistas 0,0% 5,0% 10,0% 15,0% 20,0% Gráfico 2 Margem de comercialização dos armazenistas na Europa em 2011 (Fonte: Comissão Europeia., 2012). 12
23 Num curto espaço de tempo assistiu-se a uma regressão de certa forma acentuada na margem de comercialização, ressaltando a questão de como poderão estes intermediários do setor farmacêutico assegurar o acesso de produtos de saúde às farmácias e posteriormente ao doente, numa fase em que se assiste a um aumento generalizado das despesas em contraste com a redução das receitas. 2. Gestão de Qualidade Numa empresa, a existência certificada e gestão da qualidade representam uma maisvalia para a mesma, quer no seu estabelecimento, quer na sobrevivência da própria instituição, sendo avaliada sob a forma de reconhecimento e satisfação dos clientes, na melhoria da imagem da empresa, no acesso a novos mercados, na redução de custos de funcionamento, contribuindo para um aperfeiçoamento do desempenho operacional e uma nova cultura devido à sensibilização e motivação dos colaboradores, com vista a uma melhoria do serviço prestado. A certificação desse sistema de qualidade, independentemente do setor de atividade ou dimensão da empresa ou organização, consiste no reconhecimento formal por parte de um Organismo de Certificação (entidade independente, externa e acreditada pelo Sistema Português da Qualidade ou SPQ) após a realização de uma auditoria, culminando na verificação da existência de um Sistema de Qualidade implementado e cumpridor de todas as normas aplicáveis, dando lugar à emissão de um certificado (IPQ, 2013). 13
24 Deste modo, e de acordo com o Instituto Português da Qualidade (2013), para que se possa desenvolver e implementar um sistema de gestão na área da logística devem ser tidos em conta certos aspetos fundamentais, entre os quais: a) Proceder à determinação das necessidades e expetativas dos clientes; b) Estabelecer uma política de objetivos da organização; c) Definir todos os processos e responsabilidades necessárias para que os objetivos estabelecidos sejam atingidos; d) Determinar e disponibilizar os recursos necessários para que se atinjam os objetivos estabelecidos; e) Estabelecer e aplicar métodos com vista a determinar a eficácia e a eficiência de cada processo; f) Existir uma identificação dos meios de prevenção de não conformidades e eliminação das suas causas; g) Garantir o estabelecimento e aplicação de um processo para a melhoria contínua do seu sistema de gestão. Neste capítulo, as normas ISO 9000 representam um dos modelos de sistema de gestão de qualidade mais difundidos, usadas como base para certificação. A título de exemplo, a adoção da norma ISO 9001:2000 tem por base alguns processos voltados para a conquista e preservação do cliente, a liderança, o envolvimento de pessoas, a abordagem por processos, a abordagem à gestão através de um Sistema de gestão de qualidade (SGQ), a procura de uma melhoria contínua, uma abordagem à tomada de decisões baseada em factos e, por fim, as relações mutuamente benéficas com os fornecedores (Chambel, S., 2006). Por outro lado, a norma ISO 14001:2004 aborda os problemas ambientais, assegurando à organização uma utilização racional de energia e recursos, além da redução dos custos a longo prazo. Este sistema de gestão regulado pela norma ISO 14001:2004 permite demonstrar elevados níveis de conformidade ambiental em concursos a contratos internacionais, bem como na expansão local para novos negócios. A implementação de um sistema de gestão ambiental é apoiada pelas constantes avaliações regulares, por 14
25 forma a utilizar, monitorizar e melhorar o Sistema de Gestão Ambiental, além de melhorarem significativamente a fiabilidade das operações internas na satisfação das partes interessadas, bem como de toda a sua performance. Durante décadas as preocupações ambientais eram deixadas um pouco para segundo plano, mas desde o início do milénio, e em grande parte devido ao tratado de Quioto que entrou em vigor em 2005, gerou-se uma nova consciência em relação a esta matéria (Leitão, 2009). Uma outra norma, a norma ISO 4457:2007, referente à Gestão da Investigação Desenvolvimento e Inovação (IDI), e cuja implementação deste Sistema de Gestão IDI (SGIDI) permite não só às organizações sistematizar todas as atividades IDI por forma a aproveitar a criatividade dos colaboradores, assim como estabelecer objetivos e metas que contribuam para um controlo de recursos associados às atividades, e ainda planear, organizar e monitorizar as unidades IDI. A melhoria da imagem organizacional e a competitividade perante outras organizações do setor quer no âmbito nacional, bem como no internacional. Permite também um acompanhamento do desenvolvimento tecnológico por forma a antecipar o mercado e a identificar oportunidades de melhoria (Ferro, 2008). A integração da Gestão de IDI com outros sistemas de gestão implementados numa empresa permite estabelecer uma interação da IDI com outros departamentos e divisões da organização. A aquisição de tecnologia patenteada, que permite a sua posterior licença para venda, auxilia na demonstração da transparência desta atividade da organização tanto à administração pública como a todos os organismos que avaliam projetos de IDI para possível financiamento. Por fim, colabora também na monitorização, identificação de oportunidades de melhoria e na implementação de ações corretivas de acordo com os resultados obtidos nas suas atividades de investigação, desenvolvimento e inovação (Ferro, 2008). A Social AccountAbility 8000 (SA 8000), certificação internacional de responsabilidade social, direciona-se para o incremento da capacidade competitiva de qualquer 15
26 organização que voluntariamente garanta a componente ética do seu processo e ciclo produtivo. A presente certificação prevê a adequação à legislação nacional, através do cumprimento de requisitos associados ao trabalho infantil, trabalho forçado, segurança e saúde no trabalho, liberdade de associação e direito à negociação coletiva, discriminação, práticas disciplinares, horário de trabalho, planificação de férias, remuneração e sistema de gestão (SAI, 2008). Recentemente foram efetuadas alterações às normas anteriormente descritas, com a introdução das normas ISO 9001:2008 e ISO 19011:2011, por forma a clarificar e melhorar determinados pontos não tão objetivos. A norma ISO 9001:2008 foi introduzida de modo a providenciar maior clareza e facilidade de utilização em relação à norma ISO 9001:2000, introdução que veio também a melhorar a compatibilidade com a norma ISO 14001:2004. Por outro lado, a norma ISO 19011:2011 veio clarificar alguns aspetos e objetivos relativos às auditorias a sistemas de qualidade e gestão ambiental. A aplicação desta norma pretende uma maior flexibilização das orientações, por forma a poderem ser aplicadas a um universo mais vasto e diversificado de organizações, prevendo que a auditoria difira consoante a dimensão, atividade e complexidade das organizações. O mesmo é aplicável aos objetivos e âmbitos das auditorias a serem conduzidas (APCER, 2012; APCER, 2013) Em suma, a procura cada vez mais acentuada das empresas por certificações de qualidade justifica em grande parte os investimentos praticados pelas mesmas, e que as colocam nas primeiras escolhas dos consumidores. Atualmente pode concluir-se que uma empresa certificada é sem qualquer dúvida uma empresa competitiva perante a concorrência, e com garantia de qualidade dos seus produtos. 16
27 3. Auditorias em Qualidade No seio de determinado ciclo produtivo, e no que se refere ao relacionamento entre os vários departamentos de uma empresa ou mesmo entre empresas, a utilização de planos de auditoria representa um mecanismo muito importante e adotado em sistemas de qualidade. Além disso, o estabelecimento de planos de auditoria é condição necessária para a certificação da qualidade segundo as normas ISO (Talentus, 2007). Mais especificamente, uma auditoria representa um exame sistemático e independente, que pretende determinar a satisfação do cliente (ou não) face às disposições préestabelecidas das atividades e resultados relativos à qualidade, e que posteriormente verifica a efetiva implementação dessas disposições, assim como a sua adequação para que se atinjam os objetivos (Talentus, 2007). A auditoria de qualidade aplica-se não só ao sistema de qualidade ou a elementos do sistema, mas também a processos e à análise dos elementos de um processo. Deste modo, pode afirmar-se que uma auditoria apresenta como principal objetivo certificar que o programa da qualidade é seguido, e que se revela adequado aos objetivos especificados, servindo ainda para fornecer informações necessárias para que se estabeleçam ações corretivas, bem como suscitar o cumprimento das exigências regulamentares, permitindo, assim, que se reconheça o Sistema de Qualidade da entidade auditada (Talentus, 2007). Os relatórios das auditorias representam uma das fontes de informação utilizadas para a revisão do SGQ. No que se refere aos produtos, a avaliação tem por base valores objetivos da conformidade de um produto com características específicas. Por outro lado, a avaliação dos serviços realizada na auditoria consiste em verificar se a qualidade 17
28 dos mesmos se encontra em conformidade com a satisfação do cliente, e se os serviços são devidamente efetuados (Talentus, 2007) As auditorias podem ser denominadas consoante o seu objetivo, classificando-se assim quanto à empresa auditada ou à organização, quanto ao âmbito e quanto ao tipo (Moreira, 2008; NP EN ISO 19011:2002, 2003). As auditorias direcionadas à empresa auditada ou à organização podem ser subdivididas em internas ou externas, sendo as primeiras realizadas pela própria empresa auditada ou em nome desta, utilizadas por motivos internos, mas que podem constituir suporte para uma auto declaração de conformidade, nomeadamente em pequenas organizações, em que a independência pode ser demonstrada pela ausência de responsabilidade, pela atividade auditada. As últimas, realizadas por uma entidade externa à empresa auditada, enquadram nesta categoria as auditorias de certificação, as auditorias aos fornecedores e as auditorias a clientes (NP EN ISO 19011:2002, 2003). Adicionalmente, as auditorias quanto ao âmbito podem ser subdivididas em auditorias ao Sistema, abrangentes e genéricas, visando avaliar todos os requisitos préestabelecidos pelo Sistema de Qualidade, em auditorias ao processo, que enfatizam a verificação dos procedimentos de execução e do controlo de Qualidade, e por último em auditorias ao produto, que visam essencialmente o produto acabado, estando direcionadas para a adequação às especificações e ao uso (NP EN ISO 19011:2002, 2003). As auditorias ao processo e ao produto devem ser usadas em conjunto com a auditoria ao Sistema, para que seja possível comprovar a existência de um sistema de qualidade operacional, como previsto, e identificar as melhorias atingidas ou os processos a melhorar com evidências materializadas (Moreira, 2008). 18
29 Finalmente, as auditorias quanto ao tipo englobam auditorias de concessão, realizadas para o efeito de concessão da certificação na sequência da análise do processo de candidatura, de acompanhamento, realizadas com efeito de manutenção da certificação, de renovação, que se realizam quando se pretende renovar a certificação, de extensão, cujo objetivo consiste em estender a certificação anteriormente obtida a novos domínios que não estivessem contemplados nessa certificação, e por fim as de seguimento, destinadas a avaliar a adequação e os resultados das medidas corretivas decorrentes das inconformidades verificadas em auditorias anteriores (APCER-a, 2013). A existência de um sistema de referências, constituído por um conjunto de documentos que são previamente acordados, e nos quais o auditor se deve basear para a realização da auditoria, a partir da elaboração de uma lista de comprovação, pode conter elementos como normas, especificações contratuais, regulamentos externos à empresa auditada, assim como o Manual de Qualidade (Processo de certificação de entidades, 2013). A gestão de uma auditoria deverá envolver quatro fases distintas, incluindo a preparação da auditoria, a sua execução, a elaboração de um relatório, e finalmente a execução de ações corretivas que advêm da auditoria (Processo de certificação de entidades, 2013). Atualmente pode concluir-se que as auditorias representam uma ferramenta imprescindível para se obter uma garantia de qualidade. As auditorias servem também como fator de diferenciação, o que permite garantir o seguimento do Programa de Qualidade, e que este se manifesta adequado aos objetivos especificados. Assim podemos afirmar que as auditorias, são os verdadeiros polícias da qualidade. 19
30 Capítulo IV Etapas da Distribuição 1. Receção de produtos A área de receção de produtos deve ser distinta das restantes áreas existentes na distribuição farmacêutica. Adicionalmente torna-se imprescindível a nomeação de um responsável pela gestão, com autoridade e responsabilidade definidas para assegurar que o sistema de qualidade seja concretizado e mantido, devendo assumir presencialmente essas responsabilidades. Para tal, deve ser eleito um farmacêutico devidamente habilitado pela Ordem dos Farmacêuticos (INFARMED I.P., 2005; INFARMED I.P., 2006). A fase de receção de medicamentos e produtos de saúde propriamente dita implica o seguimento de uma série de etapas importantes, como a verificação prévia de todos os contentores para se certificar da inexistência de algum produto danificado ou com sinais de ter sido violado ou vandalizado. De seguida procede-se à conferência qualitativa e quantitativa dos medicamentos, produtos farmacêuticos e dispositivos médicos rececionados, que deverá ser sempre efetuada na guia de remessa ou na fatura, e verificar a correspondência com a nota de encomenda. A nota de entrega deve ser assinada pela pessoa que rececionou a encomenda, e deve ser entregue um duplicado ao transportador (INFARMED I.P., 2005; INFARMED I.P., 2006). A documentação técnica (como os certificados de análise) deve ser conferida, registada e devidamente arquivada. Posteriormente procede-se ao registo de entrada do produto no sistema informático, que possibilita o encaminhamento de todos os produtos para a 20
31 fase de armazenamento, tendo em conta os critérios técnicos de cada um, como as condições de armazenamento e segurança especial de medicamentos. Os medicamentos sujeitos a medidas de armazenamento específicas, como o caso de estupefacientes e produtos que exijam uma temperatura específica de armazenamento, devem ser imediatamente identificados e armazenados de acordo com as instruções escritas, e com as disposições legais relevantes (INFARMED I.P., 2005; INFARMED I.P., 2006). 1.1.Garantia de qualidade na Indústria Farmacêutica A Qualidade representa uma ferramenta fundamental e inquietante para a maior parte das organizações, uma vez que se trata de uma característica intrínseca aos produtos e serviços, podendo conferir uma vantagem competitiva às organizações. O aumento da qualidade promoverá uma redução dos custos do trabalho, dos desperdícios, das reclamações, das devoluções e, mais importante, irá gerar clientes satisfeitos e fidelizados. Alguns operation managers acreditam que a qualidade é o fator mais importante a afetar o desempenho de uma organização em relação aos seus concorrentes (Slack, 2007). A garantia de qualidade assenta na conformidade com as expetativas dos clientes, embora todo o processo de aprimoramento necessário poderá variar de acordo com o tipo de operação que efetuarmos. Desta forma, todas as operações deverão ter em conta a qualidade como um pré-requisito e objetivo particularmente importantes. De salientar que o serviço apenas termina no pós-venda, e como tal, o cliente poderá facilmente julgar sobre a operação efetuada, destacando a subjetividade de qualquer medida de 21
32 qualidade. Em suma, toda a organização deverá sumarizar as impressões de um conjunto particular de indivíduos que interajam com o produto, a fim de descobrir se o mesmo está de acordo com as expectativas dos consumidores finais. Em conclusão, todo o processo que envolve a garantia de qualidade de um produto sofre, claramente, uma grande influência por parte da satisfação ou insatisfação do cliente. Deste modo, a perceção dos clientes acerca dos produtos e serviços de qualidade significam a satisfação do mesmo e, consequentemente, a probabilidade do cliente se fidelizar (Slack, 2007). A respeito da Indústria Farmacêutica, os Estados membros da União Europeia (UE) mantêm padrões de garantia de qualidade no desenvolvimento, fabrico e controlo de medicamentos, dispondo de um sistema de autorizações de comercialização que garante uma avaliação cuidada de todos os produtos de saúde existentes no mercado pelas autoridades competentes, pelo que desta forma asseguram a sua correspondência aos padrões atualmente aceites em termos de segurança, eficácia e qualidade. Além disso, um sistema de autorizações de produção garante apenas o fabrico dos produtos autorizados por entidades titulares da respetiva autorização, sendo regularmente alvo de inspeções por parte de entidades competentes. A fim de uniformizar as decisões respeitantes a autorizações, assim como, de certa forma, a incentivar a supressão de barreiras ao comércio de produtos de saúde, foi proposto e elaborado um Guia da CEE (à altura dos factos, Comunidade económica europeia, agora UE) do Bom Fabrico de Medicamentos, documento que proporciona uma base comum de garantia de qualidade na Indústria Farmacêutica (Decreto-Lei nº 92/2005, 2005) 22
33 1.2.Fabrico e controlo de medicamentos De acordo com o Serviço Nacional de Saúde (SNS) deve existir sempre proteção da Saúde Pública, garantia do acesso a tecnologias da Saúde (incluindo os medicamentos) seguras e eficazes, e melhoria da qualidade dos cuidados de Saúde (PNS , 2010). A implementação do Guia do Bom Fabrico de Medicamentos a nível interno em Portugal visou, essencialmente, a sua utilização na avaliação dos pedidos de autorização do fabrico, assim como nas inspeções aos fabricantes de produtos de saúde. No país, as entidades titulares de instalações que se dedicam ao fabrico de produtos de saúde estão sujeitas ao licenciamento industrial nos termos da legislação aplicável coordenado pelo Ministério da Economia e da Inovação, sendo que a Autoridade Nacional do Medicamento e Produtos de Saúde, I. P. (INFARMED, I.P.) apenas participa no processo como entidade consultada na área de fabrico de produtos de saúde (PNS , 2010). O processo que conduz uma molécula inovadora desde a etapa de investigação e desenvolvimento (I&D) até à sua introdução no mercado, e consequente dispensa, pode ser descrita como o circuito do medicamento (Figura 2), que se refere ao conjunto de procedimentos a que os medicamentos e outros produtos de saúde são sujeitos desde o seu registo até à sua utilização pelos doentes, sendo cada um desses processos determinante de importância variável nos efeitos finais das tecnologias de saúde sobre a saúde do cidadão e da sociedade em geral (PNS , 2010). 23
34 Direção Geral de Saúde (UE) EMA (Autoridade do Medicamento) Registo de Medicamentos * Eficácia * Segurança * Qualidade Indústria Farmacêutica *Desenvolvimento e investigação *Fabrico *Comercialização Monitorização * Qualidade * Segurança * Boas Práticas *Utilização INFARMED, I. P. (Autoridade do Medicamento) Avaliação Fármacoeconómica *Custoefetividade *Custo-utilidade *Valor terapêutico acrescentado Ministério da Saúde Preço Hospitais ARS - ACES Consultórios Sistema de Saúde *Política do Medicamento *Prioridades *Público/Privado *Financiamento Dispensa *Aconselhamento *MSRM *MNSRM Distribuição FARMACÊUTICO Público *Autonomia *Conhecimento *Informação Figura 2 Circuito do medicamento (Fonte: PNS , 2010). Para que uma tecnologia de saúde obtenha o seu registo, ou seja, uma autorização de comercialização, como a autorização de introdução no mercado (AIM) para os medicamentos, e a marcação de conformidade - CE - para os dispositivos médicos, esta deve seguir um conjunto de obrigações que assegurem o cumprimento dos critérios de qualidade, eficácia e segurança recomendados pelas normas e leis europeias que, por sua vez, se regem em rigorosos critérios científico-clínicos emitidos e supervisionados por agências nacionais e internacionais responsáveis pela avaliação das tecnologias de saúde (PNS , 2010). Na cadeia do medicamento e de outros produtos de saúde existem outros intervenientes que, sendo determinantes no armazenamento, distribuição e dispensa, têm de cumprir requisitos com elevados níveis de exigência. Ao conjunto de regulamentos e 24