De início, aproveitando lição do ilustre mestre Dr. Paulo Roberto de Carvalho Rego, Oficial do 1º Registro de Títulos e Documentos e Civil de Pessoas Jurídicas da Cidade de São Paulo, de quem utilizo trecho do trabalho disponível, na íntegra, em http://jus2.uol.com.br/doutrina/texto.asp?id=3382, considero necessário apresentar o Serviço de Registro de Títulos e Documentos, que para muitos ainda é um ilustre desconhecido, e mostrar a praticidade desse instrumento de segurança jurídica, que é de grande utilidade aos operadores do direito em geral e, aos advogados, em especial.
A origem do registro de títulos e documentos, segundo historia o magistrado Kioitsi Chicuta, surgiu em razão de que "desde tempos imemoriais o homem tem demonstrado intensa preocupação de perpetuar atos e fatos relevantes (inscrições e desenhos em pedras)", por exemplo. No Brasil, ainda segundo o renomado especialista, "sua origem como serviço sistematizado pelo Estado" recebeu regramento original nos títulos 78 e 80, do Livro I, das Ordenações do Reino de 1603, e foi atribuída, à época, aos Tabeliães de Notas (aos quais, aliás, eram atribuídos todos os atos dos serviços hoje denominados extrajudiciais).
Com o desenvolvimento da sociedade, os serviços de registros públicos, pouco a pouco, foram especializando-se e, em razão de suas finalidades específicas, foram segmentados por naturezas (Registro de Hipotecas, posteriormente Registro de Imóveis; Registro de Títulos, Documentos e outros Papéis e Civil de Pessoas Jurídicas, etc.). Assim, no ano de 1903, pelo Decreto Federal n° 973, foi criado, na cidade do Rio de Janeiro, então Distrito Federal, o serviço público correspondente ao "primeiro ofício privativo e vitalício do registro facultativo de títulos, documentos e outros papéis, para autenticidade, conservação e perpetuidade dos mesmos e para os efeitos previstos no artigo 3° da Lei 79, de 1892". Posteriormente, face ao sucesso da medida e à necessidade de sua implantação, outras unidades foram criadas nos demais Estados Federados. Desde 31/12/1973, foi sancionada a Lei n° 6.015, que vige até o momento, disciplinando, nos seus arts. 127 e ss. o registro de títulos e documentos.
Ocorre que, em razão de originalmente acometidos os serviços aos Tabelionatos de Notas, posteriormente, aos Ofícios de Registro de Imóveis e, somente no início do século passado aos registros especiais de títulos e documentos, os usos e costumes inerentes àqueles serviços nortearam a tônica da prática cartorária, muita vez olvidando a própria razão de ser do registro de títulos e documentos e outros papéis, sendo-lhes exigidos rigor e solenidades não prescritas em lei.
Isso, porque os bens da vida juridicamente protegidos, por exemplo, pelo registro de imóveis, são diversos dos protegidos nos registros de títulos e documentos. Nos primeiros, visa-se proteger um fim, o direito de propriedade (direito real, que exige forma solene); nos segundos, o que se visa proteger é o próprio meio, ou seja, o título ou documento, o meio de prova que dará ensejo à proteção de eventual direito ou obrigação. Quer dizer, aqui a solenidade pode não ser da essência do ato ou fato pretendido provar e que, para tanto, necessita registro, seja quanto ao seu conteúdo (o qual não deverá ficar ao arbítrio do registrador examinar), para alcançar efeitos decorrentes de sua publicidade, seja para adquirir autenticidade, seja, enfim, para mera conservação ou prova de data.
Assim, os serviços atribuídos aos Oficiais do segmento, desde sua origem e como traduz sua denominação, são os atos de registro de títulos, documentos e outros papéis, e não somente de títulos ou instrumentos (a utilização da conjunção aditiva "e" seguida do vocábulo "documentos", que tem significação jurídica própria, não pode ser havida como ignorância do legislador, muito menos sua insignificância – porque "a lei não contém palavras inúteis", como ensinava a famosa máxima de Carlos Maximiliano, amparada no antigo axioma "leges, nihil in eis debet esse inutile, ac superfluum, sine ministério aliquid operando" (Leis em nada devem ser inúteis, e supérfluas, sem produzirem algum efeito), in Axiomas e Lugares Comuns de Direito, de Simão Vaz Barbosa Lusitano, apud Regras de Direito de Augusto Teixeira de Freitas, ed. Lejus, 2000, pág. 132.
Por relevante para a compreensão do tema, faz-se, aqui, necessário explicar, a clássica distinção entre instrumento, documento e papel, onde instrumento é o meio que dá forma a ato jurídico gerador de direitos e/ou obrigações à(s) parte(s); documento é qualquer meio de prova material; e, papel é o meio material de prova de menor relevância no mundo jurídico, por não conter direitos ou obrigações, mas que, por qualquer motivo, pode igualmente ser objeto de registro para mera conservação, publicidade e prova de data da existência de um escrito particular.
Enfoque importante dessa distinção está em que, se nos registros imobiliários, são fundamentais, conteúdo e forma; no registro de títulos e documentos essa importância é relativa, porque, às vezes, o objeto da proteção jurídica, o interesse juridicamente tutelado é a proteção ao meio, ao início de prova por escrito contido em uma declaração ou escrito particular.
Sabendo-se que os atos jurídicos provam-se por qualquer meio material de provar um direito ou uma obrigação nele inserida (arts. 135 e 136 do Código Civil), seu conteúdo e sua forma têm relevância reduzida, não sendo razoável obstar o registro do meio de prova, o qual será objeto de apreciação judicial competente. Poderá, assim, uma parte ter legitimo interesse de registrar esse início de prova por escrito, esse documento, para lhe dar publicidade ou autenticidade, fazendo prova de sua data, e, nada mais razoável, que abrir as portas do serviço extrajudicial, para assim fazê-lo.
É trivial que houve toda uma técnica jurídica na sua criação dos institutos, formando um sistema, um todo integrado. Sabedores desses princípios, fica mais fácil compreender que o sistema de registros não é um fim em si mesmo, mas um meio de atender às necessidades das partes, da sociedade, do povo, seu usuário e razão de sua existência.
Ademais, é certo que a valoração da prova é da competência do Poder Judiciário, no caso concreto - e aqui reportamos ao princípio da razoabilidade -, para dizer que não é razoável obstar registro de meio de prova, cujo efeito merecerá apreciação judicial, futura. O registro visa a segurança jurídica das partes. O registro não altera a natureza das coisas, o meio usado não altera o fato, pelo simples registro em títulos e documentos. Garante-lhe, todavia, a publicidade e a prova da data, na qual exarado. Os efeitos que irão gerar, nos casos concretos, serão objeto de apreciação judicial. O que não nos parece recomendável é impedir a publicidade e a prova da data, da existência do meio de prova por escrito, que será valorado em Juízo.
De igual modo, face às várias alterações legislativas ocorridas no último século, faz-se necessário dar maior transparência aos atos de registro, mais uma vez em garantia do princípio da segurança jurídica necessária, e entregá-la, aos operadores do direito, em especial, e ao povo, em geral.
A importância da menção histórica do sistema dos registros de títulos e documentos e outros papéis, para validade contra terceiros e sua conservação, portanto, está em que, desde os seus primórdios, o legislador previu a necessidade e a possibilidade de conferir maior transparência e segurança à população, pelo registro de seus títulos, documentos e papéis em serviço próprio do Estado, hoje descentralizado, porém, ainda público.
Fizemos essa introdução histórica, porque detendo esse conhecimento, fica mais fácil abordar a questão da preservação e efeitos probatórios dos documentos digitais, que tantas dúvidas tem suscitado nos meios acadêmicos.
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Porque registrar em Títulos e Documentos:
O registro em Títulos e Documentos é um verdadeiro seguro para todos os papéis e documentos que você considerar importante. Feito o registro do documento, há cobertura total, pois uma certidão de documento registrado tem o mesmo valor legal do original, com validade eterna. Por esse serviço, que será pago uma única vez, você tem as seguintes garantias:
a) Publicidade, autenticidade, segurança e, especialmente, a eficácia legal que seus documentos precisam;
b) Certidão com o mesmo valor do original, a qualquer tempo, mesmo que o original tenha sido extraviado;
c) Sossego para toda a eternidade (você e seus descendentes), obtido com um simples e pequeno investimento de uns poucos reais.
Vale salientar que o reconhecimento de firma por semelhança (o mais comum de ser feito) em qualquer documento, apenas indica que há semelhança entre a assinatura que consta arquivada no cartório com a assinatura aposta ao documento, servindo, ainda, de parâmetro para confirmar a data do documento, se necessário. O reconhecimento de firma por autenticidade, entretanto, confirmam que a pessoa que assinou o documento teve de se apresentar pessoalmente perante o Tabelião ou seu preposto, mostrando documentos de identidade (checados e conferidos pelo Tabelião), e assinando o documento na presença do Tabelião. Este tipo de reconhecimento de firma dá muito mais segurança, pois como a pessoa assina o documento na presença do Tabelião, ele não pode, depois, dizer que não foi ela que assinou, além de garantir certeza absoluta quanto a data da obrigação, sendo, portanto, mais recomendado.
Apesar da certeza de quem assinou e de quanto assinou, o reconhecimento de firma, sozinho, não garante a publicidade e a conservação perpétua do conteúdo do documento. A comunhão dos 2 serviços (reconhecimento de firma por autenticidade e registro em títulos e documentos) confere esta garantia por um preço muito menor que o que será necessário para fazer prova da existência de uma relação comercial ou de uma obrigação legal.
Saiba, ainda, que o Tabelionato de Notas e o Registro de Títulos e Documentos são serviços públicos vinculados ao Governo do Estado de São Paulo. Seu exercício é feito de forma privada, mediante delegação concedida a um Bacharel em Direito que é investido no cargo após rígido concurso de provas e títulos, sendo certo que sua atividade é diretamente fiscalizada pelo Poder Judiciário, através da Corregedoria Geral da Justiça e das Corregedorias Permanentes exercidas pelos Juízes de Direito das Varas Cíveis existentes na Comarca, sendo, portanto, um serviço.
Alguns motivos para registrar:
a) Credibilidade garantida: Qualquer documento registrado no Registro Público competente ganha publicidade legal. Isso significa que ninguém poderá alegar desconhecimento. É a perpetuação da credibilidade de sua empresa e da sua atuação profissional. Do simples registro nasce automaticamente a credibilidade da negociação, graças à segurança e eficácia que esse registro dá ao ato jurídico praticado.
b) Esteja atento aos detalhes: Autenticidade, segurança e eficácia dos atos jurídicos você só consegue com o registro de todo e qualquer documento. Reconhecer a firma de um documento não dá a ninguém garantias totais, pois, só registrando o documento no Registro Público competente pelo ato jurídico inserido dele objeto, é que o texto fica perpetuado, tendo assim, assegurada a validade legal contra terceiros.
c) Segurança total e eterna: Registrar um documento no Registro Público competente é dar segurança legal ao negócio realizado. É um seguro eterno contra roubo, incêndio, enchentes etc. Você paga uma única vez para estar garantido pelo resto da vida ! Não há renovações anuais ou quaisquer outras despesas.
d) Uma cópia a qualquer tempo: Qualquer documento registrado no Registro Público competente tem segurança permanente, ou seja, você se despreocupa de uma vez. Eternamente você poderá obter uma cópia idêntica e com fé pública. Essa cópia, denominada Certidão, tem o mesmo valor do original, em juízo ou fora dele, e é rapidamente conseguida. Precisou provar a existência do documento, basta pedir a certidão que o documento estará à sua disposição para uso em qualquer instância ou tribunal, com o mesmo valor do original.
e) O registro garante a conservação: Somente em Títulos e Documentos você pode registrar qualquer documento para prova e efeito de conservação, da data e do texto integral (item VII, art. 127 da Lei 6.015/73). Essa providência também é muito importante, já que representa uma garantia, inclusive para os seus documentos pessoais.
f) Validade contra terceiros: O art. 129 da Lei de Registros Públicos 6.015/73 relaciona os documentos que devem, obrigatoriamente, passar pelo Registro de Títulos e Documentos para que tenham validade contra terceiros. Entre eles, constam o Contrato de Locação, a Carta de Fiança, a locação de serviços, a compra e venda em prestações, a alienação fiduciária, a compra e venda de automóveis com reserva de domínio, a sub-rogação etc. Por força dos artigos 130 e 131 da referida Lei de Registros Públicos 6.015/73, se não registrado o documento em até 20 dias de sua assinatura, este deixa de ter valor perante qualquer terceiro, somente voltando a ter valor após o registro do mesmo no Registro de Títulos e Documentos. Portanto, não se descuide, obedeça a Lei e apresente seu documento a registro o quanto antes e garanta a eficácia do seu direito.
g) Confie o registro de seu documento ao RTD de Itanhaém: Através dele é que você conquista a segurança jurídica para uma infinidade de tipos de documentos. Além disso, você não enfrenta burocracia, filas ou outros inconvenientes para preservar, pela eternidade, o valor de qualquer documento importante. O custo, a rapidez e a eficiência da nossa equipe de colaboradores vão deixar você agradavelmente surpreso. Conte conosco !
h) Ganhe tempo, registrando rápido: O art. 130 da Lei de Registros Públicos 6.015/73 dá um prazo de 20 dias para registrar em Títulos e Documentos. Este é um motivo muito importante para você não perder tempo e garantir imediatamente os efeitos jurídicos, desde a data de emissão que figura no documento.
i) Registre o que é importante: Se for impossível negar a importância de qualquer documento, analise com cuidado estes nove itens abordados e confirme as vantagens de se registrar tudo. A partir daí, esqueça qualquer desculpa para deixar de garantir a segurança dos seus documentos e dos da sua empresa. Fale agora mesmo com o RTD de Itanhaém!
A relação de documentos registráveis em Títulos e Documentos cresce diariamente. Com certeza, você tem documentos importantes que dependem apenas do registro, para surtirem efeitos em relação a terceiros ou para se eternizarem. Conte conosco para a segurança de todos os seus documentos !
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Lista de documentos registráveis em Títulos e Documentos:
Abaixo-assinado
Acordo
Agenciamento
Alienação fiduciária de bens móveis
Aluguel de Imóvel
Alvará de conservação
Alvará de licença
Arrendamento
Assunção de responsabilidade
Atas
Atestados
Autenticação de microfilme
Autorização
Balanço
Boletim de Ocorrência
Borderô
Bula
Cancelamento
Carnê
Carta
Carta de Apresentação
CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social
Caução
Cédula de Crédito com garantia
Certidão
Certidão de Órgão público
Certificados diversos
Certificado de curso no exterior
Cessão de créditos
Cessão de direitos
Cessão de transferência
Comissão mercantil
Comodato
Compra e venda de bens móveis
Compra de máquina ou veículo com reserva de domínio ou alienação fiduciária
Condomínio de animal
Confissão de dívida
Constituição de garantia
Contrato de adesão
Contrato de administração
Contrato de aquisição
Contrato de arrendamento
Contrato de assistência técnica
Contrato de cobrição de animal
Contrato de concessão
Contrato de consórcio
Contrato de construção
Contrato de depósito
Contrato de desconto
Contrato de distribuição
Contrato de edição
Contrato de empréstimo
Contrato de estágio
Contrato de exclusividade
Contrato de execução de obras
Contrato de exibição
Contrato de experiência
Contrato de exploração
Contrato de fabricação
Contrato de financiamento
Contrato de fiscalização
Contrato de fornecimento
Contrato de garantia
Contrato de gaveta
Contrato de honorários
Contrato de industrialização
Contrato de leasing
Contrato de licença
Contrato de manutenção
Contrato de mão-de-obra
Contrato de parceria
Contrato de participação
Contrato de passe de atleta
Contrato de publicidade
Contrato de serviço temporário
Contrato de trabalho
Contrato de transporte
Contrato de uso
Contrato padrão
Convênio
Currículo profissional
Dação em pagamento
Declaração
Declaração de poderes
Declaração de vontade
Descrição de catálogo
Diploma
Doação
Documento com software codificado
Documento em outro idioma/procedência estrangeira
Edital de concorrência pública
Empreitada
Empréstimo de veículo
Especificação de garantia
Exoneração de fiança
Fiança
Instrumentos Particulares em geral
Laudo
Lista de presença
Locação de bens (fone / veículo etc..)
Locação de equipamentos industriais
Locação de imóvel
Locação de serviços
Memorando
Memorial descritivo
Monografia
Mútuo
Nota de crédito
Nota Fiscal
Nota promissória
Notificação
Novação de dívida
Ofício
Opção de venda
Orçamento
Ordem de serviço
Pacto de união estável
Pacto entre amigos
Pacto patrimonial
Parceria Agrícola ou pecuária
Parcelamento de dívida
Parecer
Passaporte
Patrocínio de atleta
Patrocínio de clube
Pedido
Penhor
Permissão de uso
Permuta
Planilha
Prestação de contas
Procuração
Programa de campanha política
Projeto
Promessa de cessão
Promessa de subscrição de ações
Proposta
Proposta vencedora em licitação
Prorrogação de locação
Protocolo
Quitação
Quitação, recibos e contatos de compra e venda de automóvel, barcos etc...
Recibo(s)
Recibo de sinal e princípio de pagamento
Reconhecimento de dívida
Recorte de jornal
Reforço de garantia
Regulamento
Relação
Relatório
Remissão de uso
Repasse
Representação comercial
Requerimento
Re-ratificação contratual
Rescisão contratual
Reserva de domínio
Revogação de procuração
Sublocação
Substabelecimento
Substituição de garantia
Tabela
Telegrama
Termo de abertura
Termo de depósito
Termo de encerramento
Termo de responsabilidade
Tese de Doutorado
Tese de Mestrado
Título Eleitoral e comprovantes de votação
Título de nomeação
Tradução
Transferência de tecnologia
Utilização de know-how
Importante considerar que há documentos que não podem correr riscos. Veja alguns deles e registre-os ainda hoje!
CERTIFICADOS E DIPLOMAS E DOCUMENTOS IMPORTANTES
Certificados, certidões de órgãos públicos, papéis a serem anexados a processos, declarações, cartas de apresentação de ex-empregadores, e uma centena de outros documentos são exemplo dos casos em que não é possível, facilmente, obter 2ª via, ou cujo prazo para obtê-la pode ser fatal. Com o registro em Títulos e Documentos você obtém, rapidamente, uma certidão que tem o mesmo valor do original, garantido por lei, que lhe servirá para prova da data e conteúdo do documento, de forma que poderá dar continuidade ao seu intento até que possa obter nova via do documento original.
CARTEIRA PROFISSIONAL E TÍTULO DE ELEITOR + comprovantes CERTIDÃO DE NASCIMENTO
Há casos em que conseguir a 2ª via de um documento se transforma numa enorme problema!
A perda da certidão de nascimento, por exemplo, pode até fazer com que você tenha que ir à cidade-natal para conseguir outra.
Ou o título de eleitor e os comprovantes de votação, cujo reduzido tamanho facilita extravio.
E a carteira de trabalho?
Como recuperar informações de anos e anos trabalhados, salários, férias e dezenas de outras anotações?
Registrando esses documentos em Títulos e Documentos, em pouquíssimo tempo você tem em suas mãos uma Certidão que proporcionará absoluta tranqüilidade e segurança!!!
CARTA DE MOTORISTA, DOCUMENTO DO CARRO, CARTÃO DO CNPJ e CPF
Imagine qualquer um desses documentos danificado, roubado ou extraviado.
Uma 2ª via vai exigir muito tempo, paciência, fotos, explicações, atestados, boletim de ocorrência, despesas com publicações, e um vai-e-vem interminável.
Registrando seus documentos, você fica tranqüilo, pois enquanto as segundas vias são providenciadas nos órgãos competentes, a Certidão do documento registrado vai provar quem você é, seu trabalho, suas votações, a propriedade do seu carro, além de facilitar o pedido da 2ª via.
Claro que você não vai usar Certidões em lugar dos originais de documentos pessoais,
mas elas podem evitar constrangimentos até que fique pronta a nova via.
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Notificações feitas através do Título e Documentos:
Pelo artigo 160 da Lei Federal de Registros Públicos nº 6.015/73, fica claro que os documentos registrados em Títulos e Documentos poderão, a critério do apresentante, ser entregues a qualquer das partes ou a terceiros, por intermédio do Oficial do registro ou seu Preposto, os quais são detentores de fé pública.
Conceitua-se por Notificação, “latu-sensu”, o ato pelo qual se dá conhecimento a uma pessoa de alguma coisa ou fato de seu interesse, não tendo, no plano do direito material, caráter de negócio jurídico, mas estritamente de ato jurídico, conforme dispõe Pontes de Miranda (Comentários ao Código de Processo Civil, Tomo XII, pág. 318 – Editora Forense – 1976).
Assim, notificar através do Registro de Títulos e Documentos é fazer prova do recebimento ou de se ter dado conhecimento, de maneira incontestável, do conteúdo ou teor de qualquer documento levado a registro, fazendo-se dessa maneira, inequívoca constatação de que o notificado recebeu o documento que lhe foi enviado, mesmo que não o tenha assinado.
Para que serve ?
A Notificação Extrajudicial enviada pelo Registro de Títulos e Documentos prova, incontestavelmente, que o notificado recebeu o documento ou carta que lhe foi enviado e tomou ciência de todo o teor, e prova ainda, quando necessário, qual foi o teor de que tomou conhecimento.
Confira algumas vantagens:
a) Ela leva, oficialmente, ao conhecimento de determinada pessoa, o texto de um documento registrado, através de Oficial portador de fé pública. Ela é a prova incontestável de se ter dado conhecimento de conteúdo ou teor de qualquer documento.
b) A Notificação representa o gatilho inicial para, entre outras finalidades, responsabilizar, provocar provas, desmascarar engodos, prevenir responsabilidades, chamar à autoria, alegar pra depois provar, provar a constituição a mora e solicitar cumprimento de obrigações.
c) O notificado não pode alegar desconhecimento do documento ou de seu conteúdo, nem se furtar ao cumprimento de obrigações, sob a alegação de ignorância.
d) Somente através da Notificação é possível comprovar legalmente a entrega de um documento, a recusa do notificado em receber o documento, a troca de endereço do destinatário, o fechamento de uma empresa etc.
e) A entrega da Notificação Extrajudicial é pessoal. Isso quer dizer que somente ela dá a certeza de que será entregue ao destinatário ou às pessoas autorizadas pelo notificante.
Em caso de pessoa jurídica, a Notificação somente é entregue às pessoas responsáveis pela empresa, sejam elas sócios, gerentes ou procuradores. Na eventualidade do notificado se recusar a assinar, prevalece a fé pública do Oficial ou seu Preposto, ao declarar que houve efetivamente a entrega, fazendo constar do ato as circunstâncias da entrega, a descrição de quem recebeu o documento e demais indicações sobre a pessoa, eventuais motivos declinados para a não assinatura certificando o recebimento do documento etc...
E tem mais...
Você mesmo pode preparar o documento que deseja entregar por Notificação a ser realizada pelo Registro de títulos e Documentos, pois não há formato padrão para isso, observando-se que:
a) Não seja atentatório à moral, aos bons costumes e à segurança nacional, qualquer documento pode ser registrado e entregue por Notificação Extrajudicial.
b) Não cabe responsabilidade ao Registro de Títulos e Documentos em relação à veracidade ou qualquer outro detalhe de texto do documento que será registrado e entregue por Notificação.
c) O texto do documento e a comprovação de sua entrega ficarão perpetuados através do registro, e mesmo que você perca os originais, tudo estará sempre disponível, a quem quer que seja, com o simples pedido de uma Certidão.
d) Sem sair de sua cidade, você pode notificar uma ou mais pessoas em qualquer parte do país, bastando falar com o Registro de Títulos e Documentos de sua localidade.
Importante:
O Preposto sempre visita, no mínimo, três vezes o local indicado, em datas e horários distintos. No entanto, o resultado de uma Notificação Extrajudicial não depende só da competência do Oficial. Para que se tenha maiores chances de sucesso, o RTD de Itanhaém solicita a sua colaboração nos seguintes aspectos:
a) Apresente o documento em duas vias por destinatário, uma original e uma cópia, sendo ambas assinadas de próprio punho e com a firma reconhecida em Cartório de Notas.
b) Preencha com o nome completo do destinatário.
c) Forneça o endereço completo do destinatário (Rua, nr, bairro e CEP). Havendo conhecimento de mais de um endereço para o destinatário, envie uma notificação para cada endereço, com forma de garantir que ele seja encontrado e notificado ou para que se faça prova de que o mesmo, após as buscas nos lugares conhecidos, está em local incerto e não sabido.
d) Sempre que possível, escolha o endereço comercial.
e) No caso de Pessoa Jurídica (empresa), especifique o prédio, Departamento e o nome completo do representante legal.