Aprenda como melhorar o controle de prazos processuais no escritório
Uma das atividades mais importantes da rotina do advogado é fazer o controle de prazos processuais. Não é uma tarefa tão simples o quanto parece, principalmente quando o volume de processos do escritório é grande.
São diversos compromissos e esquecer de algum prazo pode trazer muitos transtornos. Por isso, é muito importante que você adote métodos eficazes que te permitam organizar de forma prática e simples o controle de todos os seus prazos e facilite o seu cumprimento.
Pensando nisso, elaboramos este texto com algumas dicas para que você consiga melhorar o controle de prazos do seu escritório. Boa leitura!
Anote todas as informações do cliente
No atendimento inicial com o cliente, anote todos os dados que você considere importante, como: nome completo, endereço, meios de contato, RG, CPF e demais informações sobre o caso que ele passará para você.
Alguns processos judiciais costumam ser demorados e nesse lapso de tempo diversas alterações podem acontecer e, uma delas, pode ser a mudança de endereço ou contato do seu cliente. Não o encontrar em casos oportunos pode gerar a perda de um prazo.
Por isso, faça os registros e tenha a segurança de ter todos os dados relevantes do cliente, garantindo que você poderá acessá-los quando quiser.
Com o avanço tecnológico, diversas ferramentas que facilitam o controle de prazos judiciais no escritório podem ser encontradas no mercado.
Os softwares jurídicos simplificam a rotina de trabalho, oferecem otimização do tempo e aumento da produtividade, isso ocorre devido as suas funções de armazenamento de dados dos clientes e processos, organização da agenda de compromissos, acompanhamento de prazos judiciais, além do alertar sobre os prazos que estão próximos de expirar para que você não deixe de cumpri-los.
Tenha controle sobre tudo que acontece no escritório
O gerenciamento das tarefas é um procedimento muito importante para manter o cumprimento dos prazos judiciais. Acompanhe o status das atividades que deverão ser realizadas, quem as realiza e se está tudo fluindo bem.
Além disso, delegue as tarefas do dia priorizando as emergenciais e as que possuem os prazos mais próximos. É interessante também, fazer um checklist para conferência do que foi feito até o fim do dia e, quando possível, adiantar o que der.
Foque nas tarefas mais complexas
Foque nas tarefas que exijam maiores conhecimentos jurídicos para a sua execução e dos clientes mais exigentes. As tarefas consideradas mais simples, por exemplo, você pode delegá-las a outro profissional menos requisitado. É interessante e proveitoso que você consiga organizar a sua rotina de uma maneira que tudo seja resolvido o mais rapidamente possível.
Evite se desconcentrar no decorrer da execução do seu trabalho. Acesso às redes sociais e conversas paralelas são umas das principais causas de queda de produtividade. Uma dica é deixar para fazer isso nos momentos de descanso e só utilizar a internet no horário de serviço para fins de trabalho. Qualquer distração pode ocasionar atrasos, e consequentemente, perdas de prazos.
Agora que você conheceu nossas dicas de como fazer o controle de prazos processuais de forma eficaz, está esperando o quê para colocá-las em prática? Dessa forma, você conseguirá cumprir todas as suas tarefas de forma hábil e tranquila.
(Fonte: Processo Ágil)
Disponível em: https://advogadodigitalbr.jusbrasil.com.br/noticias/712136957/aprenda-como-melhorar-o-controle-de-prazos-processuais-no-escritorio