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Termo de Transferência / Recolhimento de Documentos
A transferência ou recolhimento de documentos ao Arquivo Central deve ser obrigatoriamente acompanhada do Termo de Transferência/Recolhimento de Documentos, de acordo com a resolução nº 2, de 18 de outubro de 1995, que dispõe sobre as medidas a serem observadas na transferência ou no recolhimento de acervos documentais para instituições arquivísticas públicas.
Para tanto, disponibilizamos o modelo de termo abaixo, assim como os procedimentos para seu preenchimento.
Modelo do Termo: Termo de Transferência/Recolhimento de Documentos
Procedimento de Normalização da CARC: Preenchimento do Termo do Transferência/Recolhimento de Documentos
Ressalta-se que o Termo deverá ser impresso em 2 vias, assinadas e carimbadas, em papel alcalino branco, não sendo recomendável o uso de papel reciclado para este fim. Uma via em formato doc deverá ser enviada ao e-mail arquivocentral@contato.ufsc.br.
Sinalização de Caixa-Arquivo
A documentação a ser transferida ao Arquivo Central deve ainda estar obrigatoriamente acondicionada e sinalizada com a etiqueta adotada para fins de guarda e recuperação da documentação institucional.
Modelo de Sinalização: Etiqueta de caixa-arquivo
Procedimento de Normalização da CARC: Procedimento de Normalização da CARC: Preenchimento de campos da etiqueta de sinalização de caixa-arquivo
As caixas-arquivo a serem adotadas são de plástico corrugado, nas seguintes cores:
Cinza para Órgãos Deliberativos Centrais, Reitoria e Vice-Reitoria (bem como Departamentos constituintes) e Órgãos Suplementares.
Vermelha para Pró-Reitorias e Secretarias Especiais, bem como Departamentos constituintes.
Verde para Centros de Ensino, bem como Departamentos constituintes.
Para a comodidade do setor que realizará a transferência, a Prefeitura Universitária tem serviço de transporte de materiais que pode ser agendado no ramal 9272. Outros automóveis também poderão ser utilizados, contanto que acomodem as caixas em superfície limpa, que se evite empilhar mais de três caixas por vez e que o transporte seja acompanhado por um responsável do setor.
Solicita-se que o Arquivo Central seja comunicado a respeito da data pretendida para a transferência. Com isso, evita-se que a transferência seja realizada concomitante a outras atividades agendadas no Arquivo, como visitas técnicas ou aulas expositivas no local.
O Arquivo Central orienta que não sejam realizadas transferências em dias de chuva, para evitar que danos sejam causados aos documentos.
Qualquer dúvida quanto aos procedimentos de transferência, solicita-se contatar o Arquivo Central no e-mail arquivocentral@contato.ufsc.br.