5 Dicas para Profissionalizar a Gestão Financeira na Advocacia
Confira nosso artigo com 5 dicas para profissionalizar a gestão financeira na Advocacia e saiba o que fazer para evitar que seu escritório entre no vermelho.
Um dos grandes problemas enfrentados pela maioria esmagadora dos escritórios de advocacia, principalmente os de pequeno porte, é a dificuldade de implementar um programa de gestão financeira profissional.
Garantir a estabilidade financeira e promover atividades que efetivamente aumentem as receitas ou melhorem a margem de lucro é uma realidade muito distante.
Saber quanto vou ter de capital de giro para pagar minhas obrigações daqui a seis meses é visto como algo tão imprevisível quanto as decisões dos juizes nos processos dos clientes.
Contudo, a dificuldade de fazer compromissos de longo prazo se deve muito mais a uma gestão financeira ruim do que à uma suposta natureza eventual da clientela na Advocacia.
Uma boa gestão financeira permitirá não só manter o controle do seu dinheiro, mas também levantar informações sobre a capacidade de pagamento de seus clientes.
Esse processo pode ajudar a repensar suas estratégias, rotinas de trabalho, ações de marketing jurídico e desenvolvimento de novos serviços e produtos, para que você possa colher resultados mais previsíveis e satisfatórios.
Este artigo, mostra 5 dicas de como fazer uma gestão financeira profissional na Advocacia.
Todas as dicas são elaboradas levando-se em conta a realidade peculiar dos escritórios de Advocacia.
Dica # 1 – Separar despesas pessoais das despesas do escritório
Esta é a atitude inicial mais importante para quem pretende profissionalizar a gestão do seu escritório.
Por mais modesta que seja a sua atuação, mesmo que trabalhe em casa e sozinho,não misture receitas e despesas do negócio com suas finanças pessoais.
Neste sentido, hábitos ruins precisam ser erradicados:
não pague despesas do escritório com seu cartão de crédito pessoal;
não assuma empréstimos do seu cheque especial pessoal para cobrir despesas do escritório;
não deposite os honorários pagos pelos clientes em sua conta pessoal sem nenhum tipo de contabilização dos valores;
tenha contas separadas no banco para movimentações pessoais e do escritório;
não faça retiradas indiscriminadas do caixa do escritório para gastos pessoais (e contabilize estas retiradas);
No momento que você conseguir separar as coisas, estará preparado para assumir a disciplina necessária da gestão financeira de um escritório.
Dica # 2 – Elaborar uma estratégia financeira
É muito comum que escritórios implementem um robusto sistema de controle financeiro e, pela falta de estratégia e planejamento, a ferramenta se transforma num elefante branco.
Lançamentos imprecisos e equivocados, resultantes da falta de um plano claro de ação, tornam os relatórios financeiros inúteis e desanimam a banca a continuar com o programa de gestão financeira.
Todo planejamento estratégico requer que você estabeleça objetivos de curto e médio prazo, metas a serem cumpridas e delinear as ações necessárias para atingir estes objetivos e bater as metas.
Ao desenhar sua estratégia e estabelecer seu plano de ação, é importante se atentar para os seguintes itens:
criar mecanismos e processos de controle financeiro, estabelecendo as ferramentas, as pessoas e as rotinas necessárias;
antecipar quais serão os custos operacionais necessários para a prestação dos serviços jurídicos;
antecipar quais as despesas fixas do escritório (telefone, Internet, publicações, aplicativos, etc.);
categorização dos custos, despesas e receitas, para um lançamento padronizado no aplicativo financeiro;
definição das reuniões necessárias para acompanhamento dos processos de gestão financeira e tomadas de decisão;
definição dos investimentos necessário e possíveis para um determinado período;
definição dos financiamento necessários para as atividades planejadas e para manter o capital de giro;
estabelecer as obrigações e tarefas do gestor financeiro (seja um contratado ou um advogado da banca);
Estas são algumas das tarefas de um bom planejamento financeiro.
Para não errar neste momento crucial, a contratação de uma consultoria especializada pode ajudar bastante.
Planejamento ou gestão estratégica?
Num cenário econômico instável como o brasileiro, e num mercado que muda a todo instante, é fantasioso pensar em planejamento estratégico de longo prazo.
Inclusive, consultores e especialistas têm adotado nova terminologia. Ao invés de "planejamento estratégico", passaram a usar a expressão "gestão estratégica".
Gestão estratégica aponta para um cenário de incertezas, onde a banca está constantemente revisando planos, metas e tarefas estabelecidas.
Este será um trabalho contínuo do gestor financeiro, que exigirá disciplina e consistência.
Dica # 3 – Ter alguém responsável pela gestão financeira
Quando se fala em profissionalização da gestão financeira, um primeiro passo importante é a contratação de um gestor com formação na área.
Contudo, essa não é uma realidade muito acessível a boa parte dos escritórios de pequeno porte e, principalmente, aos advogados que trabalham de forma autônoma.
Por este motivo, os próprios advogados devem assumir a tarefa, designando um membro da banca para assumir a gestão financeira.
É perfeitamente possível a um Advogado cuidar dos processos financeiros de um escritório, desde que esteja disposto a aprender como a coisa toda funciona.
Isso vai demandar estudo e investimento na formação profissional.
Não chega ser necessário fazer uma pós-graduação, pois há incontáveis cursos práticos (online inclusive) que ensinam o bê-a-bá da gestão financeira.
Quanto à sobrecarga de trabalho do gestor, uma sugestão é negociar uma porcentagem dos honorários de todos os advogados da banca para cobrir a tarefa extra do gestor e viabilizar o seu sacrifício.
Lembrando sempre que a pessoa escolhida deve ter um espírito de disciplina e organização acurado, devido à natureza da função que lhe é designada.
Dica # 4 – Ter um preciso controle do fluxo de caixa
Primeiro, o que é fluxo de caixa?
Sendo bem direto, podemos dizer que o fluxo de caixa é a informação de tudo o que você gastou e de tudo o que recebeu num determinado período de tempo.
Já em termos mais técnicos:
FLUXO DE CAIXA = RECEITAS DOS SERVIÇOS – CUSTOS OPERACIONAIS – IMPOSTOS – DESPESAS OPERACIONAIS
Na realidade de um escritório de Advocacia, os termos desta fórmula podem ser expressos da seguinte maneira:
Receita dos Serviços = honorários, consultas, pagamento por pareceres ou treinamentos e outras fontes de receitas advindas dos serviços prestados.
Custos Operacionais = os custos diretamente ligados com a atividade fim do escritório, que é a prestação de serviços jurídicos, tais como adiantamento de custas, perícias realizadas, custos com reuniões com clientes, viagens, etc.).
Despesas Operacionais = despesas fixas que você tem, independente dos serviços prestados (luz, água, telefone, Internet, material de escritório, etc.).
Por que fazer o controle do fluxo de caixa?
Quando um escritório consegue fazer um controle correto do fluxo de caixa, sabendo quanto de dinheiro ele tem, é possível:
se antecipar a situações financeiras futuras, podendo determinar quanto de despesas e custos você terá nos próximos meses;
saber se o seu escritório está dando lucro ou não (o fato de ter dinheiro em caixa não significa que você teve lucro);
se antecipar a sazonalidades, tais como recessos forenses e feriados prolongados;
definir quando será necessário contrair um empréstimo para não cair no cheque especial;
definir se você pode dar descontos ou dividir o pagamento dos clientes sem comprometer o seu capital de giro;
determinar qual o perfil de clientes tem maior e melhor capacidade de pagamento (informação bastante útil para o seu marketing jurídico);
quando será possível investir em projetos de melhorias e ampliação do escritório;
se será necessário renegociar dívidas com fornecedores;
se os sócios podem fazer retiradas sem comprometer a capacidade de cumprir obrigações do escritório;
se você bateu ou não as metas estabelecidas no seu planejamento ;
que precisa ser feito para melhorar a performance do escritório.
Perceba que, sem o controle do fluxo de caixa, você caminha no escuro, toma decisões sem um fundamento objetivo e corre riscos que não podem ser calculados.
Dica # 5 – Usar um bom aplicativo de controle financeiro
Se você acha que o porte do seu escritório é pequeno demais para adotar um aplicativo financeiro, pode ter certeza que está muito enganado.
O custo destes aplicativos é muito baixo, mesmo para pequenos negócios, e o resultado é infinitamente superior que o uso de caderninhos, planilhas ou não fazer controle algum.
Economizar com ferramentas desta natureza pode ser um barato que sai caro.
Mas, temos um problema!
No mercado brasileiro, ferramentas de gestão de escritórios de Advocacia são focadas na movimentação processual e nas publicações.
É natural que a maioria das ferramentas disponíveis no mercado sejam orientadas para o aspecto jurídico da gestão do escritório, principalmente no controle dos prazos e no andamento processual.
Quando elas trazem uma ferramenta de controle financeiro, são tão ruins que os Advogados acabam não usando.
Ou, se usam, não tem uma gestão financeira eficiente. Quando muito, um controle de contas a pagar e a receber.
Não quero generalizar a situação, mas após anos acompanhando o mercado, posso dizer que os casos de exceção não são muitos.
A consequência prática dessa limitação é que, caso queira uma gestão profissional, o escritório acaba tendo que adotar uma ferramenta especializada no controle financeiro.
O que esperar de uma boa ferramenta?
Uma boa ferramenta de controle financeiro para escritórios de advocacia deve ser capaz de:
ter um sistema ágil e simples de usar (inserir, visualizar e corrigir informações);
ter um design moderno e intuitivo, sem parecer uma planilha do excel;
gerar relatórios claros e com dados relevantes;
gerar um relatório de fluxo de caixa e um Demonstrativo de Resultados do Exercício (DRE);
um sistema para você dividir diferentes contas (conta banco, conta caixa, cartão de crédito) e criar diferentes categorias de despesas e receitas (honorários, material de escritório, perícias, antecipação de custas para o cliente, etc.);
conte com um APP que permita o uso da ferramenta em seu dispositivo móvel (tables, smartfones).
A importância de começar agora
O melhor momento para começar o controle financeiro é agora. Não é necessário esperar pelo final do exercício para iniciar os lançamentos.
Quanto mais rápido você começar, mais cedo terá dados relevantes para melhorar a qualidade das suas decisões financeiras e poder investir com mais segurança no crescimento do seu escritório.