7 dicas para seu congresso corporativo ser o melhor - Blog da Sympla - Tudo Sobre Eventos
Como já dissemos nesse post, congressos corporativos são categorizados como um evento formal e profissional, que requerem uma atenção especial em cada passo do planejamento. No geral, o objetivo de um congresso é promover um encontro entre pessoas da mesma área do conhecimento, para discutir um projeto e apresentar conclusões a respeito dos temas abordados.
No caso de congressos corporativos, aqueles realizados pelas empresas, a ideia também é difundir a informação nestas apresentações, mas será ligado aos objetivos do negócio. Os gerentes de filiais diversas de uma grande companhia precisam conhecer novos softwares de gestão? Está aí uma boa oportunidade para fazer um congresso corporativo. Novas tecnologias para captação de clientes precisam ser estudadas pelos funcionários do marketing? Outro caso que pode ser resolvido com esse tipo de evento empresarial.
Você já sabe produzir congressos, mas no caso de congressos corporativos existem algumas dicas específicas. Confira:
Escolha o local mais apropriado para seu congresso corporativo
Escolher o local do seu evento é um dos pontos principais para o sucesso dele. No caso de congressos corporativos, em que o público principal são os funcionários da empresa, uma dica é organizar o evento na própria empresa ou em um local ao menos próximo dela. É mais garantido, já que o público já conhece a região e o trajeto, e se sentirá mais a vontade para ir.
E claro, o local escolhido deve ser confortável. Assentos macios, ventilação na medida e boa iluminação são sempre bem-vindos. Se possível, escolha um local em que as cadeiras estejam dispostas em fileiras em degraus, uma mais alta do que a outra como um auditório, para garantir que todas as pessoas consigam ter uma boa visão do palestrante e da tela de projeção.
#DicaSympla: veja as melhores dicas para escolher corretamente o local do seu evento nesse artigo :)
Convide corretamente
No caso de congressos corporativos, por ser um evento privado na maioria das vezes, a melhor ferramenta para divulgação nem sempre pode ser as redes sociais, e sim o e-mail. Isto porque o público é restrito e os gestores do evento com certeza possuem um mailing com os contatos de todos os funcionários.
Neste caso, uma dica ainda é criar uma página para o evento em uma plataforma online de eventos para disponibilizar as inscrições antecipadas, sendo o evento pago ou gratuito. Por quê? Porque assim, além de você ter uma página online e personalizada do seu evento, você poderá enviá-la no e-mail com o convite, e ainda terá a gestão em tempo real de quantas pessoas já estão confirmadas. Não se preocupe, você poderá criar uma página privada, para que apenas os convidados tenham acesso ao evento.
E claro, distribuir cartazes pela empresa também pode ser bastante eficiente.
Tenha apresentações criativas
Usar a criatividade aqui não significa necessariamente fazer apresentações inusitadas. Elas devem ser criativas no sentido de prenderem a atenção do público. Embora nem sempre o tema permita muitas inovações na hora de se apresentar, é importante verificar se o palestrante tem o domínio sobre o assunto, é cativante e sabe conquistar.
Se forem exibidos slides, uma recomendação é a utilização de muitas imagens, como figuras, fotos e gráficos, por exemplo. Elas deixam a apresentação mais descontraída e prendem a atenção das pessoas, além de fazer com que ela fique menos cansativa. Claro, devem ser utilizadas com cautela e seriedade.
Grande parte do sucesso de um congresso corporativo fica por conta do conteúdo. Portanto, o palestrante, bem como o apresentador, devem ser envolventes, além de estimularem a plateia a fazer perguntas e participar da apresentação.
A intenção de um congresso corporativo é falar sobre a empresa e engajar os funcionários com relação aos seus valores e ao trabalho. E para isso, a imagem que se passa com o evento deve ser positiva. Assim, seja pontual no evento que organizar. Quando os funcionários reconhecem o profissionalismo do local onde estão trabalhando, a motivação aumenta e, consequentemente, a produtividade também, bem como a imagem da empresa no mercado.
Imprevistos acontecem, porém é importante que você saiba lidar com eles. Caso algum palestrante não possa comparecer ou tiver que chegar mais tarde, você não deve comprometer a programação inteira em função de uma pessoa. Adiante a vez de outros palestrantes ou programe uma atividade para ser realizada na hora da apresentação.
#DicaSympla: saiba o que fazer se seu palestrante não conseguir comparecer em seu congresso nesse artigo :)
Realize ações diferentes
Um congresso corporativo, sem dúvida nenhuma, promove a aproximação entre funcionários e empresa. E neste momento é muito importante mostrar para eles o quão importante cada um deles é para a empresa e para o seu crescimento, através de pequenos gestos. A entrega de brindes é um deles. Além de cada funcionário se sentir valorizado, é também uma forma de perpetuar a ação realizada naquele dia, já que se o brinde for interessante ele será utilizado por todos até mesmo depois do evento.
Por isto, é importante providenciar brindes úteis e que tenham a ver com a temática principal do evento. E não se esqueça, os brindes são uma ótima oportunidade de estampar a marca da empresa e a dos patrocinadores!
#DicaSympla: não sabe por que distribuir brindes é uma boa ideia? Leia mais sobre isso clicando aqui :)
Uma outra ideia é a realização de sorteios. Já que congressos corporativos tem um público menor e mais restrito, fica mais fácil realizar este tipo de ação com mais organização. Portanto, providencie junto aos fornecedores e patrocinadores itens bacanas para serem sorteados! E não se esqueça de divulgar a ação no convite para o evento, o que com certeza atrairá bastante gente!
Ofereça um agradável coffee-break
É nessa hora que as pessoas aproveitam para relaxar e conversar, portanto é essencial tornar este momento o mais agradável possível. Disponibilize uma mesa grande em um espaço que todos possam se acomodar sem precisar fazer fila. Ofereça variedades de petiscos e bebidas, além de algumas opções de frutas. Outra dica importante é oferecer um bloquinho de anotações próximo a mesa, assim a medida que as pessoas forem se conhecendo elas podem anotar o contato uma das outras e aumentar o seu network.
Agradeça a presença
Ao final do evento, o trabalho não para. É hora de agradecer pela presença dos que foram no grande dia. Para isso, lance mão novamente do e-mail para agradecer. Quando um funcionário recebe um e-mail do gestor do evento, que pode ser a diretoria ou a presidência da empresa, os funcionários também se sentem valorizados e demonstra carinho por parte da organização.