Como fazer a cobrança das mensalidades atrasadas em escolas? | Sponte
Por Cristopher Morais, 11 de abril de 2022
Como fazer a cobrança de mensalidades atrasadas em escolas?
Conheça os melhores métodos de cobrança escolar para reduzir a inadimplência e evitar o desgaste do relacionamento com alunos e responsáveis.
Atualmente, um dos maiores desafios para escolas particulares é a inadimplência. Ela dificulta a organização financeira, a compra de materiais e até a contratação de profissionais. Assim, em casos mais sérios, uma escola com muitas mensalidades atrasadas sai perdendo até na qualidade do ensino.
Mas sabemos que cobrar é algo delicado, principalmente em períodos de crise. Uma cobrança mal feita, além de não dar resultados, pode afastar o aluno, prejudicar a imagem da escola e até criar problemas legais.
Para evitar uma situação tão extrema, a gestão escolar precisa saber como fazer cobranças escolares no momento certo e de maneira efetiva. Dessa forma é possível conseguir excelentes resultados sem infringir a lei ou prejudicar o relacionamento com o aluno e os seus familiares.
Por isso, preparamos uma lista de dicas para te ajudar a cobrar as mensalidades atrasadas com eficiência e reduzir a inadimplência em sua escola. Confira:
Conheça o que diz a legislação sobre como fazer cobranças em escolas
Identifique o perfil dos alunos inadimplentes
Use estratégias de cobrança adequadas para cada tipo de dívida
Automatize seus processos de cobrança para ter mais eficiência
O primeiro passo para evitar erros de cobrança escolar é garantir que seu processo esteja totalmente de acordo com a legislação. Assim, a escola evita o risco de lidar com multas e processos.
Para começar, entenda o que você não pode fazer em casos de inadimplência:
X. Cancelar a matrícula do aluno inadimplente durante o ano letivo
Uma regra de ouro para lembrar é: enquanto o aluno estiver estudando em sua escola, ele não pode ser prejudicado por sua própria inadimplência. Isso envolve, inclusive, o direito de terminar o ano letivo, mesmo sem pagar as mensalidades (no caso do Ensino Superior, o direito é de completar o semestre).
Essa determinação está clara no parágrafo 1º do artigo 6º da lei n.° 9.870, de 23 de novembro de 1999.
X. Suspender provas ou aplicar penalidades pedagógicas
Novamente, lembre da regra de ouro: o aluno inadimplente não pode ser prejudicado durante o ano letivo. Enquanto ele ainda está matriculado em sua escola, o processo pedagógico deve ser o mesmo aplicado aos demais alunos, sem discriminação.
Nesse sentido, a lei 9.870/99 deixa claro que é proibido suspender provas escolares ou aplicar quaisquer outras penalidades pedagógicas.
X. Reter documentos do estudante
Caso estudantes inadimplentes ou seus familiares solicitem seus documentos para realizar a transferência para outra escola, sua gestão é obrigada a atendê-los, independente das mensalidades atrasadas.
X. Cobrar valores indevidos ou não previstos em contrato
É preciso ter muito cuidado com sua organização financeira para não cobrar valores indevidos de seus alunos inadimplentes. Além disso, é essencial montar contratos de matrícula que prevejam a cobrança em situações de inadimplência.
O Código de Defesa do Consumidor (CDC) indica que "o consumidor cobrado em quantia indevida tem direito à repetição do indébito, por valor igual ao dobro do que pagou em excesso, acrescido de correção monetária e juros legais, salvo hipótese de engano justificável".
Leia mais: Como montar seu contrato de matrículas com mais eficiência?
X. Fazer a cobrança escolar de maneira vexatória
O artigo 42 do CDC deixa claro: "na cobrança de débitos, o consumidor inadimplente não será exposto ao ridículo, nem será submetido a qualquer tipo de constrangimento ou ameaça".
Em sua escola, isso significa que é preciso evitar constranger os estudantes e familiares na hora da cobrança. Portanto, não cobre publicamente ou por meio de mensagens que possam ser vistas por terceiros.
No mesmo sentido, não seja agressivo nem ameace familiares e alunos, dizendo que o ensino será prejudicado pela inadimplência.
A partir disso, para não ter problemas com a legislação, é preciso entender como a escola pode lidar com alunos inadimplentes:
✔. Entrar em contato com pais e alunos de forma respeitosa
A lei não impede que a escola entre em contato com os responsáveis pela mensalidade atrasada para fazer a cobrança. A única exigência é de que esse contato seja respeitoso, verdadeiro e discreto.
Dessa forma, busque contatar, de forma particular, o responsável financeiro pelo aluno. Fale com ele e deixe claro que o aluno não será rematriculado e que a cobrança pode ser levada à Justiça, se for necessário.
✔. Evitar a rematrícula do estudante inadimplente
Como vimos, é proibido desligar o aluno durante o período letivo. Contudo, não há nada que obrigue a escola a rematriculá-lo.
Pelo contrário, a lei n.° 9.870/99 diz: "os alunos já matriculados, salvo quando inadimplentes, terão direito à renovação das matrículas". Portanto, alunos inadimplentes não têm direito a esse benefício.
✔. Parcelar a dívida e distribuí-la nas mensalidades futuras
Uma solução bastante interessante para a negociação é o parcelamento da dívida. Assim, a escola garante o recebimento e o responsável financeiro pelo aluno pode pagar com mais tranquilidade.
Para ajudar a garantir o sucesso dessa negociação, a escola pode distribuir o valor negociado nos boletos referentes às mensalidades futuras.
✔. Cobrar judicialmente
Se os contatos cordiais e as negociações não forem suficientes, a escola pode optar pela cobrança judicial.
Isso pode ser feito 90 dias depois do prazo de vencimento da mensalidade. A escola só precisa entrar com medidas administrativas e legais buscando o recebimento.
Mas lembre:se: as ações precisam atender às regras do Código de Defesa do Consumidor e do Código Civil Brasileiro.
Com esse controle total das finanças escolares, você também pode identificar quem são seus alunos inadimplentes e conhecer melhor a situação de cada um deles.
Afinal, ficar devendo para a escola costuma ser uma situação incômoda para eles também e, muitas vezes, o atraso não é intencional. Assim, se você conversar e entender o que está acontecendo, fica mais fácil trabalhar em conjunto para solucionar o problema e evitar que se torne mais frequente.
Conheça algumas situações comuns dos alunos inadimplentes:
Esse é um dos motivos mais normais em escolas particulares, principalmente quando a gestão financeira usa boletos como forma de cobrança. Sem o devido cuidado, os pais acabam esquecendo de efetuar o pagamento e a inadimplência pode se tornar uma situação corriqueira.
Uma cobrança preventiva pode ajudar a lidar com o problema do esquecimento, mas outra ótima solução é contar com a cobrança recorrente no cartão de crédito. Com ela, é impossível que o responsável esqueça do pagamento.
Imprevisto financeiro
Esse atraso ocasional também é comum, mas é fácil de resolver. Apenas tenha em mente que a escola precisa entrar em contato com o responsável financeiro rapidamente e buscar resolver a situação de forma cordial.
Assim, ele perceberá que a escola entende sua situação e quer ajudá-lo a resolvê-la. Além disso, verá que você está acompanhando as dívidas de perto, então vai evitar ficar devendo novamente.
Essa situação é mais complicada. Quando os responsáveis pela mensalidade estão com problemas financeiros, é difícil que eles resolvam a questão rapidamente.
Busque negociar abertamente com eles para buscar uma solução que funcione para ambos os lados. Parcelar o valor atrasado pode ser uma boa ideia.
Incompatibilidade com a data de vencimento
Quando o pagamento acontece todos os meses, mas sempre com alguns dias de atraso, pode ser sinal de que o responsável não tem compatibilidade com aquela data de vencimento.
Mesmo que ele pague, a falta de pontualidade se tornará um problema para sua organização financeira. Por isso, busque negociar uma nova data que seja mais adequada.
Esse é um problema mais raro, mas bastante grave. Nesses casos, a negociação precisa ser séria e a escola precisa deixar claro que, se não houver o pagamento, eles ficam passíveis de ação judicial e o aluno não será rematriculado.
Para ter uma cobrança escolar realmente efetiva, é essencial trabalhar a dívida em seus diferentes momentos, com cobranças adequadas a cada um deles. Entenda:
Antes do vencimento: cobrança preventiva
Como mencionamos, o atraso por esquecimento é um dos motivos mais comuns de inadimplência nas escolas. Por isso, enviar uma mensagem previamente, lembrando o responsável da data do vencimento, é uma boa estratégia.
Envie uma mensagem via SMS, WhatsApp ou e-mail, com um texto cordial, como:
"Olá! Apenas passando para te lembrar que a mensalidade escolar do seu filho vai vencer nos próximos dias. Se tiver qualquer dúvida ou problema com o pagamento, pode entrar em contato com a gente! Um abraço."
Nesse momento, é interessante contar com um sistema como o Sponte, que automatiza a régua de cobrança e facilita esse processo.
Lembre-se: se ele tiver optado pela cobrança recorrente no cartão de crédito, essa cobrança é desnecessária.
Uma semana após o vencimento: cobrança imediata
Uma cobrança nos primeiros dias do vencimento pode soar mal, principalmente se você já tiver enviado uma mensagem de cobrança preventiva. Por isso, aguarde uma semana.
Se, depois desse período, não houver o pagamento, envie uma nova mensagem, também via SMS, WhatsApp ou e-mail, de forma muito cordial, com um tom de confirmação de pagamento. Por exemplo:
"Olá! O pagamento da mensalidade do seu filho ainda não foi registrado em nosso sistema. Gostaríamos de lembrar que o valor pode ser pago em toda a rede bancária ou aqui na escola, se o(a) senhor(a) preferir. Também estamos disponíveis para tirar qualquer dúvida ou ajudar com quaisquer problemas com o pagamento. Obrigado.
Lembre-se de adaptar a mensagem de acordo com o método de pagamento selecionado pelo responsável. Você também pode contar com uma régua de cobrança automatizada para facilitar o processo.
Mais de uma semana depois do vencimento: cobrança amigável
Se o responsável não responder à última mensagem, é hora de ficar um pouco mais sério e avisar sobre a ocorrência de juros e multas e a possibilidade de levar essa cobrança para a Justiça.
Também é o momento de tentar negociar. Uma boa ideia é verificar quais as condições de pagamento do responsável.
A mensagem precisa ser breve e formal, mas não pode ser agressiva. Nesse momento, além da mensagem por WhatsApp, e-mail e SMS, também é possível optar por carta ou por telefonema. Um exemplo de cobrança por mensagem é:
"Olá. Notamos que o pagamento da mensalidade do seu filho na escola X ainda não foi realizado. Lembre-se de que o atraso pode incorrer em juros e multa. A escola está aberta à negociação para facilitar seu pagamento. Você pode entrar em contato por WhatsApp, e-mail, telefone ou presencialmente, aqui na escola. Caso não haja contato, o atraso ainda pode acarretar em uma cobrança judicial, o que não é o ideal para o(a) senhor(a) nem para a escola. Aguardamos seu contato."
90 dias depois do vencimento: cobrança judicial
Se nenhuma das outras opções tiver resultado, é hora de passar para a cobrança judicial. Nesse momento, você pode negativar o responsável pela mensalidade e entrar na justiça para cobrar o valor.
No entanto, essa prática pode ser muito desgastante para a escola e para o relacionamento com alunos e familiares. Por isso, deve ser sempre a última opção.
Sabemos que o trabalho de cobrar alunos e familiares é desgastante para a escola. Além de demandar um tempo considerável, a cobrança pode ser muito frustrante.
Por isso, contar com um sistema automatizado é uma excelente opção, seja para oferecer a cobrança recorrente, que elimina mais de 30% a inadimplência, ou para enviar lembretes de maneira facilitada.
Essas são algumas das formas com que o Sponte ajuda a sua escola a reduzir e controlar a inadimplência.