Para quê orçamento?
Atualmente ouço muitos dizerem sobre as funções da Controladoria, seus desafios e etc., uma das questões que sempre surgem quando se fala sobre as atribuições da Controladoria é a elaboração das peças orçamentárias. Hoje possuímos alguns modelos de orçamento como base zero, rolling ou contínuo dentre outros modelos e variações destes. O que ocorre é não poucas vezes, sentirmos certa descredibilidade na ferramenta, alguns dizem que não funcionam, outros dizem que isso atrapalha o bom andamento das atividades operacionais e até surgem vertentes que dizem que o orçamento é um instrumento político utilizado internamente nas empresas para articulação e negociatas, tudo isso pode ser verdade e também não ser, dependendo do contexto. Ainda assim não pretendo neste artigo definir os preceitos de ética moral ou o funcionamento político do orçamento dentro das empresas, mas tratar de que forma essa ferramenta que é tão usual, não somente nas empresas, mas nas comunidades, nos lares, etc., possa ter seu funcionamento aperfeiçoado e sua razão de ser ratificada, sendo dado por uma única necessidade: a capacidade de prever razoavelmente cenários possíveis mediante os recursos existentes ou que venham a existir.
Certa vez um de meus professores me disse: "quando se elabora um orçamento a única certeza que se tem é de que se vai errar", me ocupei muito desta teoria e com o passar do tempo, com o aprendizado e as experiências vividas sinto que essa abordagem faz todo o sentido. Não é impossível, mas é muito difícil encontrar organizações que tenham de forma justa seus dispêndios e ingressos executados equivalentes ao orçado. O verdadeiro "poder" ou "função" desta ferramenta está no quanto ela nos faz pensar sobre o que pode ou não acontecer no futuro, se as receitas ocorreram como o previsto, se o preço das commodities será inalterado, se a valorização da moeda impactará nas importações dentre outros e para isso às vezes nos esquecemos, que esse mesmo movimento que nos faz demandar tempo e energia para mensurar e valorizar os eventos econômicos futuros precisa de outro ingrediente muito importante: o planejamento.
Mas, para quê planejar se estamos mensurando e consequentemente pensando no que pode acontecer? Tomemos como analogia uma viagem que precisemos fazer. O que está envolvido? Passagens, hospedagens, refeições etc., mas antes de pensarmos em todos esses fatores o que nos vem à mente? Aonde iremos, o que faremos, por que faremos, como faremos entre outros, daí isso nos leva a fazer os cálculos necessários de tudo aquilo que faremos com o tempo e recursos envolvidos, pode ocorrer de haver restrições orçamentárias, pois podemos ter o sonho de dar a volta ao mundo, mas na maioria dos casos a disponibilidade de recursos fica descasada com o querer. Nesse momento voltamos aos nossos por que, o quê, quando, onde, quem e finalmente quanto para perceber se as necessidades envolvidas podem ser realizadas mediante os recursos disponíveis. Quando estivermos seguros daquilo que precisamos fazer, analisaremos de que forma possamos otimizar os recursos e aí sim teremos concluído o processo orçamentário.
Analisando o esquema proposto acima identifica-se que antes de iniciarmos o orçamento, passamos por todas as fases de pesquisa e delimitação das necessidades e quando esta fase estiver concluída podemos pensar com mais clareza sobre os recursos envolvidos e que formas podem ser encontradas para otimizá-lo. Seguindo esta linha de raciocínio podemos até chegar a conclusão de que a viagem não fazia sentido, ou pelo menos não naquele momento, sendo assim, nem o investimento seria necessário.
Por vezes ouvi depoimentos sobre empresas que executam processos orçamentários sem que ele estivesse atrelado a um planejamento estratégico, mas desta forma como saber se a viagem faz sentido ou não? Se este é ou não o melhor momento para fazê-la? Utilizando a analogia acima, quando há descasamento entre o planejamento estratégico e o processo de elaboração orçamentária, não há como garantir que os recursos que estão sendo orçados fazem total sentido dentro da conjuntura da organização ou mesmo que eles gerarão riqueza (pois esse é o objetivo principal das empresas com fins de lucro).
Esta falta de alinhamento entre o orçamento e o planejamento estratégico e inclusive a não dependência do processo orçamentário do processo de planejamento estratégico faz com que comentários como aqueles citados no início deste artigo sejam comuns atualmente.
Existe ainda uma linha de autores que defende que as organizações não necessitam de orçamento, pois eles nada mais são do que meros comparativos que podem não funcionar corretamente e não levar as organizações a ganhos de performance, contudo essas vertentes sofrem com o mesmo problema aqui apontado, pois quando não se está claro aquilo e aonde se quer chegar o resto são números, mensurações e predições que se não fundamentadas não tem como garantir que os esforços realizados pelas organizações estão em consonância com os esforços realizados para determinação dos cenários futuros e o contexto da organização dentro desses cenários, compondo-se assim o planejamento estratégico.
Muitos por acreditar que o processo de planejamento estratégico é dispendioso e exige dedicação da equipe gestora (sendo assim um custo para a organização), optam por não fazê-lo passando diretamente para a etapa de mensuração orçamentária, atingindo resultados através de replicação de modelos anteriores e realizando alguns ajustes, ou simplesmente desdobrando uma meta global de resultados para a fase de planejamento operacional, não atentando-se para o fato se a estrutura operacional de vendas, produção etc. terão condições de suportar as demandas previstas. Contudo a pergunta que fica, observando-se a analogia proposta é: vale a pena depois de fazer a viagem, investir e demandar tempo para sua execução, descobrir que ela não era tão importante ou necessária quanto pensávamos? Será que alguns momentos dedicados a mensurar relevância teriam evitado dispêndio de recursos desnecessários? Existe sempre nas organizações uma questão prática relacionada ao tempo disponível para execução das tarefas, mas e se mensurados os custos com operação desnecessárias, não pagariam os investimentos em planejamento com sobra de caixa?
Postado dia 25/10/2012 - Fonte: Essência Sobre a Forma
Prof. Ralph,
Adorei seu artigo, faz bem meu estilo: informativo, bem escrito, ousado, sem a chatice da linguagem formal.
Dia 25/01/2013 às 12:59:02
Caro Antônio, obrigado por compartilhar mais um exemplo da necessidade de mudança no processo de aculturamento orçamentário por parte das organizações. Algo também percebido por nosso colega Reinaldo.
Dia 10/01/2013 às 21:44:44
Prezado Abdo, participo também de um grupo na FIPECAFI que tem como premissa também a disseminação da doutrina orçamentária dentro das organizações. Como bem mencionado por ti, de fato o orçamento funciona, precisamos é trabalhar na mente daqueles que fazem uso dos números para que não haja descrença dos demais membros da organização (que não estão na vivência orçamentária diariamente) no entendimento correto dos resultados e da amplitude dos resultados da ferramenta. Estou contigo na disseminação, estamos no caminho certo.
Dia 10/01/2013 às 21:41:20
Caro Theodoro, obrigado pelas contribuições são sempre bem vindas e estou de acordo com elas.
O intuito deste artigo é muito mais de caráter crítico-reflexivo, enviesado pela análise comportamental daqueles que fazem o uso da ferramenta, pois como ressaltado pelos demais membros que também deram sua contribuição a este fórum, a ferramenta é excelente, usual e possui finalidades e objetivos muito claros, ocorre que em boa parte das vezes sua instrumentalização acaba por ser deturpada por interesses diversos daqueles que colocam a ferramenta em prática, não necessariamente sendo colocados em prática os preceitos de execução e acompanhamento do orçamento, como detalhando também por nosso colega Theodoro.
Dia 10/01/2013 às 21:35:46
Caro Ralph, já tive oportunidade de ouvir como desculpa para a não realização do orçamento da empresa a seguinte pérola: "Prá que fazer orçamento se não teremos o dinheiro necessário para os gastos?"
Dia 06/01/2013 às 13:18:58
O que vemos muito hoje em dia é o despreparo e a falta de conhecimento de muitos na elaboração do planejamento e do orçamento.
Dia 28/11/2012 às 07:32:40
Bastante obvia a suas observações, e portanto posso lhe afirmar: Sou profissional que em todos esses anos de carreira e que não são poucos, sempre me utilizei da ferramenta do planejamento orçamentário e suas demais peças, e consegui trazer para a organização em que trabalhei excelentes resultados. Eu também sou professor de finanças e explico com entusiasmo aos meus alunos que a ferramenta funciona, é claro que existem corporações que se utilizam mal da ferramenta conforme citou, mas não podemos nos valer desses maus exemplos. Temos que dar contribuições positivas.
Dia 20/11/2012 às 18:42:00
Agradecemos por compartilhar seu conhecimento no Portal Essência Sobre a Forma, realmente seu artigo nos remete a uma reflexão critica a cerca do Orçamento e a importância do Planejamento Estratégico nas empresas.
Dia 27/10/2012 às 12:34:34
Ralph, só complementando, usando seu bom exemplo de uma viagem em família. A família tem que planejar a viagem, fica impensável fazer uma viagem sem o mínimo de planejamento. E também deve haver o envolvimento de todos e definições claras o quanto cada um deve gastar para que a viagem seja feita com sucesso.
Durante a viagem, deve haver o acompanhamento dos gastos, pois de outra meneira a viagem será um desastre financeiro.
Dia 25/10/2012 às 10:53:30
Ralph, ótimo artigo, parabéns. Você descreve exatamente como muitas empresas enxergam o orçamento. Existem algumas premissas necessárias para que o processo orçamentário seja bem sucedido:
Primeiramente deve haver um planejamento, onde indica de forma macro quais são os principais objetivos da empresa.
O segundo passo é o processo orçamentário, onde deve ser bem conduzido, envolver todas as àreas da empresa, pois cada departamento deve ser responsável pelas informações e cumprimento dos objetivos.
Concluido o orçamento, os gestores tem em forma de resultado e balanço um retrato de como será o resultado se as metas forem cumpridas.
O terceiro paso é o acompanhamento do orçamento, onde serão feitas comparações entre realizado e orçado, cobrando dos responsáveis explicações sobre as variações.
Se houver variações muito significativas, o orçamento deve ser revisto, pois pode haver mudança na economia, projeções infladas, etc.
Por tudo isto que o processo de planejamento e orçamento são importantes, principalmente para que a empresa como um todo tenha responsabilidade pelas informações e comprometimento com o orçamento.
Este processo pode dar errado no primeiro ano, mas tenho certeza que se este processo for conduzido desta maneira, com uma atuação firme dos gestores, em pouco tempo a empresa estará inserida no processo orçamentário que é muito importante para todas as organizações.