A ouvidoria pode ser acessada de três formas:
Presencialmente – O cidadão comparece ao espaço físico da ouvidoria no Centro Administrativo Municipal e registra suas manifestações pessoalmente à equipe definida exclusivamente para esta finalidade. Horário de atendimento de Segunda a Sexta das 07:30 às 13:30.
Por telefone – Através de ligações para o telefone 0800 644 1621, o ouvidor registra a manifestação do cidadão. Horário de atendimento de Segunda a Sexta das 07:30 às 13:30.
Online – O cidadão pode registrar sua manifestação diretamente na página do Sistema de Informação ao Cidadão (SIC) hospedado no portal da Prefeitura do Alegrete.
Não existe a possibilidade de manifestações anônimas, sendo pré-requisito para o registro o cadastramento dos dados do usuário no sistema. Cabe salientar que o ouvidor e sua equipe tem o compromisso da confidencialidade quanto às informações prestadas pelo cidadão, tanto em seu cadastro pessoal quanto ao conteúdo de suas manifestações. As penalidades para a quebra do sigilo estão previstas no decreto Nº. 222. Toda manifestação passa pelo seguinte fluxo:
1. Cadastramento – o cidadão dve registrar através de qualquer uma das formas anteriores seus dados pessoais, sendo dez deles obrigatórios: nome, CPF, data de nascimento, sexo, CEP, cidade, estado, endereço residencial com número e uma senha pessoal. O acesso ao sistema deverá ocorrer com a utilização do CPF e senha.
2. Registro de manifestação – seja o mais claro possível em sua manifestação, que deve ser enquadrada em uma das seis categorias, que são:
Denúncia – indicação de irregularidade na administração ou no atendimento por órgão ou entidade pública da Prefeitura do Alegrete.
Elogio – comunicação que demonstra satisfação ou agradecimento por serviço prestado pela prefeitura.
Pedido de informação – solicitação de acesso a dados relativos à administração pública ou orientações quanto a serviços.
Reclamação – relato de insatisfação sobre ações e serviços prestados pela prefeitura, sem conteúdo de requerimento.
Solicitação – requerimento que, embora também possa indicar insatisfação, busque o atendimento ou acesso às ações ou serviços da prefeitura.
Sugestão – proposição de ação considerada útil à melhoria dos serviços prestados pela prefeitura.
3. Resposta – o decreto Nº. 222, da mesma forma que a Lei de Acesso a Informação, determina o prazo máximo de 20 dias a partir do registro para a resposta à manifestação. Durante este período a administração pública encaminhará uma resposta satisfatória. Ressalte-se que não necessariamente uma resposta satisfatória significa atendimento ao pleito do cidadão, mas sim um retorno esclarecedor, sincero e completo. A resposta chegará ao cidadão através da forma de envio escolhida no ato do registro.
4. Recursos – não estando o usuário satisfeito da resposta recebida, poderá solicitar a reavaliação da demanda. Cada manifestação poderá ter apenas um recurso. O recurso deverá ser analisado e novamente respondido em até dez dias.
5. Avaliação – após o encerramento da manifestação, seja com a utilização do recurso ou não, avalie sua satisfação com a resposta recebida.