Adotar um sistema de gestão para controlar os dados do seu departamento de auditoria é muito mais eficiente do que usar planilhas e documentos Word. Você consegue cortar custo de mão de obra envolvendo esse tipo de atividade. Organiza melhor as informações, agiliza seu trabalho e armazena tudo na nuvem, sem aquele risco do documento desaparecer.
Um bom software ajudará você em uma série de tarefas. Alguns sistemas permitem você redigir pontos de auditoria, emitir relatórios, interagir com membros da sua equipe, controlar gastos, administrar o tempo de cada projeto, gerenciar arquivos, entre outras atividades diárias de um auditor interno.
2. Faça reunião com os membros da sua equipe
Quando assumi a gerência de auditoria interna, em uma grande rede de hospitais, criei a REMAT ( Reunião Mensal de Avaliação dos Trabalhos). Era um momento no qual toda a equipe compartilhava suas dificuldades, dúvidas e conquistas com os demais. Isso gerava interação e a troca de experiências entre os membros.
Por isso, se você é gestor de departamento de auditoria, recomendo fortemente que siga essa dica. Estabeleça pelo menos 1 reunião mensal com sua equipe. Durante esses momentos, peça todos que dividam experiências, compartilhem dúvidas e falem sobre as últimas conquistas envolvendo o projeto.
3. Organize o trabalho de auditoria por etapas
Antes de iniciar um processo de auditoria, organize o trabalho a partir das seguintes etapas:
· Reavaliação de riscos;
· Trabalho de campo;
· Validação de pontos;
Montando um fluxo de trabalho assim, você consegue dimensionar a quantidade de homem-hora necessária para cada projeto. Por exemplo: nas etapas de trabalho de campo, há um grande dispêndio de horas em testes. Já na fase de relatório, há menos tempo envolvido.
Dessa forma, você consegue identificar que é preciso haver uma equipe maior nas fases de campo para poder agilizar o projeto.
4. Controle prazos
Você entende a importância de controlar os prazos definidos dentro do plano anual de auditoria? Isso é importante porque ajuda a acompanhar o trabalho dos membros da equipe. Dessa forma, você consegue prever quanto tempo falta para o projeto ficar pronto, avaliando se deve agilizar alguma etapa.
Para isso, sempre controle as horas de trabalho da sua equipe. Por exemplo, saiba exatamente quantas horas são necessárias para um trabalho de contagem de caixa. Também descubra quanto tempo é necessário para realizar um trabalho completo de auditoria envolvendo o faturamento da empresa.
Defina a responsabilidade de cada membro da sua equipe. É importante que todos os níveis (seja gerencial, sênior, pleno e junior( conheçam exatamente o que se espera deles dentro de cada projeto. Para isso, diga o que eles devem fazer e a quem deve prestar contas.
Depois de ler esse artigo até aqui, imagino que você queira saber mais sobre auditoria, ou sobre como se tornar um auditor de sucesso, certo? Então, cadastre seu e-mail a seguir! Prometo enviar, diretamente para seu e-mail, um aviso quando eu postar novos conteúdos no blog.