Como usar a GTD - o diagrama de fluxo da GTD - Gestão de Tempo
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Esse diagrama da GTD é minha tradução livre para o original de Douglas Johnston, do site D*I*Y*Planner – recomendo MUITO a leitura desse site!
Baixando o diagrama de fluxo da GTD
Aqui você tem links para o fluxograma / diagrama / workflow do GTD em Português, em versão em imagem (gif) e em PDF (esse último é melhor para a impressão).
Como usar – algumas dicas
O diagrama é auto-explicativo, mas aqui vão algumas dicas:
"Caixa de entrada" não é só a do Outlook: você pode faze anotações em cadernos, pedaços de papel, celular, o que estiver à mão. O que importa mesmo é que você a disciplina de sempre "importar" essas "coisas" para a sua caixa principal – no meu caso, o Toodledo;
O livro de GTD em inglês usa "Stuff", a tradução brasileira usou "Tralha", mas eu acho essa palavra um pouco forte, por isso eu prefiro usar "Coisas";
Voltando ao Outlook: como eu já abordei em um artigo sobre ele, uso apenas uma pasta de referência para emails. Quando preciso encontar algo, uso a busca avançada;
Ainda sobre arquivos para referência, para outros materiais que não são email, uso o Evernote. Ele é tão bom que permite que eu fotografe um texto e envie para o site. Ele consegue reconhecer o que está na imagem a busca alcança texto que fotografei. Funciona até para alguns bilhetes escritos à mão (se estiverem bem legíveis, é claro…);
Vai levar menos de dois minutos? Faça agora! Coisas como verificar um arquivo e enviar por email, pedir uma informação rápida por telefone já podem ser resolvidas sem ter que entrar na sua lista;
"Projetos" no GTD são atividades que compreendem várias sub-atividades. Um exemplo simples: se você quiser fazer uma reunião executiva, você pode criar sub-atividades como "Reservar sala", "Verificar disponibilidade de projetor e flipchart", "Solicitar coffee break" e "Convidar participantes";
Sempre que possível, uso esse fluxo três ou quatro vezes por dia – isso varia muito de acordo com o seu dia-a-dia. Começo esse processamento lendo os emails que recebo e continuo agregando outras "coisas" coletadas de outras formas – particularmente uso muito o meu Moleskine para isso;
Por último, nunca se esqueça: a GTD orienta a evitar que guarde coisas em sua mente, use sempre um sistema para armazená-las – seja um software, um site ou um arquivo de pastas.