Para que serve a portaria de um condomínio horizontal ou vertical e quais os serviços que ela presta aos moradores e às pessoas que precisam ter acesso ao local?
A portaria de um condomínio tem como finalidade prover mais segurança aos moradores sejam eles de condomínios verticais, bem como dos condomínios horizontais ou de casas, como são conhecidos.
Mas além de prover segurança, a portaria exerce diversos papéis e presta vários serviços aos moradores, tornando assim mais organizado o processo de entrada e saída de pessoas, bem como de objetos que são destinados aos moradores.
Uma portaria pode se referir apenas a estrutura construtiva, bem como a estrutura de mão-de-obra formada pelas pessoas que atuam ali, os chamados seguranças, vigias ou em alguns casos até guardas.
Dentre os serviços que a portaria presta para os moradores de um condomínio podemos destacar os seguintes:
Este talvez seja o principal papel e o principal motivo de se ter uma portaria em um condomínio, afinal é comum os moradores receber visitantes e para isso é importante que se faça a identificação de cada um deles, anotando algum tipo de dado da pessoa, como número de documento, nome da pessoa, nome do morador em que ele vai visitar, e em alguns casos até o tipo de visita que será feito, muito embora esta última opção seja muito mais comum para entrega de mercadorias.
Controle de correspondência e entrega de objetos:
Também é muito comum os moradores receberem correspondências, objetos comprados em lojas virtuais e entregas de produtos e mercadorias dos mais diversos tipos. Essas entregas são filtradas na portaria separadas por endereço ou por moradores e assim destinado da maneira adequada a cada um deles. Existem condomínios em que há a entrega dessas correspondências ou objetos diretamente nas casas ou apartamentos dos moradores, em outros casos os moradores retiram na portaria assim que chegam ou em um momento oportuno e por fim existem ainda os casos em que a portaria notificar os moradores da chegada de encomendas, correspondências objetos quaisquer e os moradores fazem a retirada tão logo seja possível.
Monitoramento de segurança:
Outro papel importante que a portaria tem é de fazer o monitoramento de segurança na parte interna do condomínio, isso se aplica principalmente a condomínios horizontais onde a ruas e demais áreas comuns na parte interna do residencial. Normalmente este monitoramento é feito por câmeras de segurança que são posicionados em locais estratégicos dentro do condomínio e na portaria são disponíveis visualmente para o vigia através dos painéis ou dos vários televisores o mesmo de diversos canais de vídeo de onde ele pode ter um acesso visual as partes internas do condomínio e assim verificar qualquer anormalidade que mereça uma atenção maior. No caso dos condomínios horizontais geralmente existe um ronda que faz uma vistoria presencial nas ruas e nas áreas comuns, nesses casos o papel da portaria é comunicar com este Honda qualquer anormalidade afim de que seja verificado presencialmente.
Prestar socorro ou ajuda aos moradores:
Embora não seja necessariamente um tipo de serviço explícito que a portaria presta, mas na prática está implícito no papel o que ela tem também de prestar algum tipo de auxílio socorro ou ajuda aos moradores em situações de necessidade. Embora isto seja inerente ao ser humano e este deva prestar esse tipo de serviço qualquer outra pessoa em qualquer outra situação, mas no caso de condomínios é a portaria que tem maior acesso as pessoas e portanto tem mais chance de obter informações acerca dessas necessidades e assim prestar o devido socorro. Isto não significa um socorro uma ajuda diretamente, mas em muitos dos casos direcionar aqueles que podem fazer, como chamar a polícia, chamar o serviço médico, acionar o pessoal da manutenção, bombeiros, entre outros serviços e profissionais que prestam serviços necessários as pessoas.
Tipos de portarias
Podemos definir os tipos de portarias de duas maneiras, sendo a primeira quanto a sua forma de funcionamento, já a segunda quanto a sua forma administrativa.
Portaria com vigia:
Este é o tipo mais comum de portaria em condomínios que são aquelas onde a além da estrutura física, um porteiro um vigia que fica 24h00, isto é com escalas de pelo menos 3 porteiros de 8h00 cada um deles ou dois porteiros com 12h00 cada um deles. Esse tipo de portaria é mais comum em condomínios maiores que demandam uma presença física mais ostensiva.
Portaria com porteiro em tempo parcial:
Existem casos em que os condomínios optam por manter um porteiro um vigia apenas durante o dia onde a maior circulação de pessoas e portanto com a necessidade de ter uma presença física afim de fazer o monitoramento e o controle entrada de pessoas, mas a noite fica sem a presença física do porteiro, deixando o controle de entrada apenas para os moradores.
Portaria sem porteiro:
Existem outros casos em que o condomínio opta por não ter a presença de profissionais na portaria, mantendo apenas a estrutura de portaria, sendo que nesse caso cabe aos moradores fazer abertura e fechamento de portas, portões e outros controles de acesso que se fizer presente. Esta é uma estratégia comum adotada por alguns condomínios menores onde a necessidade de reduzir custo.
Portaria eletrônica ou remota:
Por fim temos uma novidade no mercado que a portaria eletrônica, neste caso existe pessoas que ficam remotamente numa central e a partir dessa central eles têm acesso à portaria do condomínio. Assim quando chegar uma pessoa e aperta o interfone, um porteiro vai atender, mas ele não está ali na portaria e sim uma central remota. Como ele têm acesso às informações do condomínio, ele tem autonomia para liberar a entrada ou não. Esse tipo de portaria funciona basicamente para controle de acesso não sendo eficiente para as demais funções que listamos acima. É também uma opção quando se deseja reduzir custos na contratação de funcionários, seja diretamente ou terceirizados.
Quanto a forma administrativa
Na forma administrativa nós temos basicamente dois ou três tipos de portarias.
Contratação direta: A primeira é aquela onde os profissionais da portaria São contratados e mantidos pelo próprio condomínio, neste caso eles prestam serviço diretamente ao condomínio e são funcionários diretamente contratados.
Empresa terceirizada: Na segunda forma administrativa, o condomínio contrata uma empresa terceirizada para realizar o trabalho de portaria e neste caso a empresa que presta serviço ao condomínio, os porteiros vigias e outros profissionais envolvidos são funcionários desta empresa terceirizada e respondem diretamente a eles.
Gestão própria: Por fim existe um modelo em que não há porteiro e portanto são os próprios moradores que fazem toda a gestão de entrada e saída, demais serviços e naturalmente a gestão administrativa da portaria também.