Processo de Auditoria: como controlar a entrada de mercadorias?
27 de março de 2019 Leitura: 6 min
O processo de auditoria é extremamente importante em uma farmácia. Ele tem o papel fundamental de identificar problemas e garantir que os processos seguem corretamente as normas estabelecidas pelos órgãos competentes. Um desses processos é o gerenciamento de entrada de mercadorias.
Manter esse controle de maneira adequada é fundamental para reduzir erros, evitar desperdícios, além de contribuir com a otimização de processos logísticos. Para isso, é possível contar com uma série de recursos, como a criação de padrões de armazenamento e um bom planejamento de compras.
A seguir, mostraremos de que maneira a utilização desses processos pode facilitar essa tarefa no dia a dia. Acompanhe a leitura!
Conheça os principais benefícios ao fazer o controle de estoque
A falta de controle no estoque pode causar uma série de problemas na farmácia. Ela traz desde o desperdício de produtos por problemas com a validade até a perda de vendas por não organizar as ofertas adequadamente. Por isso, fazer um gerenciamento de mercadorias eficaz traz inúmeros benefícios à farmácia. Veja alguns deles a seguir.
Muitos erros são cometidos pela falta de processos no controle de estoque, entre eles:
deixar de fazer o inventário dos produtos;
armazenamento das mercadorias de maneira desordenada;
falta de controle na reposição de itens.
Portanto, ao implementar processos de maneira adequada, as informações passam a ser administradas corretamente e todos esses erros são eliminados.
O desperdício de produtos é um problema sério causado pela falta de organização. Ao fazer um gerenciamento efetivo do estoque é possível implementar processos que eliminam esse entrave.
Entre os tipos mais comuns de desperdício estão as mercadorias com data de validade próxima ou vencidas e itens que se tornaram obsoletos por estarem há muito tempo armazenados. Ou seja, ao fazer um controle efetivo no estoque você terá um aproveitamento melhor dos produtos.
Otimiza os processos logísticos
Ao manter as mercadorias organizadas e controladas os processos logísticos ganham mais agilidade. Esse benefício pode ser percebido tanto na entrada dos produtos quanto no momento de saída, em que os funcionários não perdem tempo procurando itens em diversas prateleiras. Portanto, há um ganho expressivo em produtividade.
Veja como o processo de auditoria pode auxiliar no controle de mercadorias
Um dos principais objetivos da auditoria é acompanhar processos e apontar soluções para possíveis falhas. Portanto, muitos controles podem ser aplicados na farmácia com a finalidade de gerenciar a movimentação. Vamos falar um pouco sobre eles?
Registrar todas as mercadorias
Manter o cadastro de produtos é o primeiro passo para ter um controle efetivo de todos os itens da sua farmácia. Portanto, esse registro deve conter informações relevantes, que podem ser utilizadas em diversas funções, como controlar a quantidade de itens no estoque e determinar os tipos de impostos aplicados aos produtos.
Além disso, também é importante fazer um controle efetivo sobre o status das mercadorias. Dessa maneira, é possível acompanhar informações, como data da compra e venda e preço de custo e de venda. Com esses dados em mãos é possível monitorar a movimentação de cada item e tomar decisões estratégicas em relação a esses produtos.
A realização de inventários é fundamental para garantir a compatibilidade entre a quantidade de produtos que constam nos registros e a contagem física dos itens. Os inventários devem ser feitos periodicamente e, portanto, devem ser planejados — é preciso estipular quando essas contagens serão feitas.
Para não atrapalhar o andamento da farmácia, a contagem das mercadorias pode ser feita por grupos de produtos. Assim, a cada dia pode ser conferida uma parte, de modo que o estoque esteja sempre atualizado e organizado.
Durante a contagem é importante que os funcionários tenham atenção aos possíveis problemas que podem surgir, tais como:
perdas de itens que sofreram algum tipo de avaria;
falta de produtos que podem ter sido roubados;
falhas no registro dos itens durante o processo de recebimento das mercadorias;
itens vencidos ou muito próximos da data de vencimento.
Definir estoque mínimo e máximo
Um bom gerenciamento de mercadorias mantém todos os itens disponíveis nas prateleiras. Assim, o consumidor sempre encontra o que procura. Para isso, é preciso estabelecer uma quantidade mínima e máxima que cada item deve ter em estoque.
Esse controle é fundamental para que, quando o produto chegue ao limite mínimo, seja reposto. Entretanto, também é preciso considerar o tempo que o fabricante leva para atender a cada pedido. Isso porque, caso a entrega seja muito demorada, é preciso recalcular a quantidade mínima em estoque, de modo a sempre evitar a falta das mercadorias nas prateleiras.
Criar padrões de armazenamento
O processo de armazenamento das mercadorias também deve ser bem planejado. O ideal é que elas sejam armazenadas em um ambiente adequado, seguindo as normas de conservação. Ou seja, é preciso manter a temperatura adequada para conservação dos medicamentos e garantir que os produtos fiquem livre de umidade.
Além disso, os itens devem ser armazenados de maneira organizada, a fim de agilizar o atendimento e facilitar a localização de cada oferta nas prateleiras.
Como já mencionado, as compras devem ser planejadas com base na quantidade de estoque mínimo e máximo. No entanto, outras questões também devem ser consideradas antes de fazer os pedidos de reposição.
Uma delas é a avaliação do histórico de produto. É importante analisar a movimentação de cada item e verificar o tempo que eles levam até serem vendidos. Essa análise é essencial para determinar se a quantidade a ser comprada deve ser ampliada ou reduzida.
Outro fator que influencia o planejamento de compras é a sazonalidade. Determinados tipos de produtos tendem a ter maior movimentação em épocas específicas do ano. Assim, é fundamental acompanhar essas demandas e se preparar para abastecer os estoques no momento certo.
Entenda a importância de utilizar soluções tecnológicas para gerenciar o estoque
O controle de estoque é uma tarefa que, para ser precisa e confiável, deve contar com informações bem detalhadas, como:
data da compra e valor de custo unitário;
local físico do produto no estoque;
impostos que incidem sobre cada item;
unidade de medida, quantidade máxima, mínima e atual;
data e preço de venda.
Manter a consistência dessas informações não é uma tarefa tão simples a ponto de ser feita em planilhas eletrônicas. Por isso, contar com um software de gestão é fundamental. Essa ferramenta é capaz de manter esse e outros gerenciamentos com informações atualizadas e consistentes.
Além disso, a utilização do sistema facilita diversas atividades relacionadas ao estoque. Uma delas é poder fazer o controle das mercadorias em tempo real, permitindo que os inventários sejam feitos sempre que necessário.
Por meio do software, é muito mais fácil saber o momento certo de repor itens com valores mínimos, verificar o momento de comprar produtos sazonais e inúmeras outras vantagens.
Enfim, manter o controle efetivo de entrada e saída de mercadorias é indispensável para reduzir erros e otimizar processos. Por meio do processo de auditoria, é possível estabelecer a quantidade de estoque adequada, criar padrões de organização e realizar outras tarefas de maneira eficiente com o apoio de um software de gestão para farmácias.
Agora que você já sabe a melhor maneira de controlar as mercadorias, entre em contato com a INOVAFARMA e conheça melhor a nossa solução para a sua farmácia.