Documentos Digitais e Nato Digitais: Uma breve abordagem acerca das novas legislações. | Pellizzetti Advocacia
A gestão arquivística de documento digitais e nato-digitais é uma das reformas resultante de uma transformação digital atualmente vivenciada pelas instituições, tanto no âmbito público quanto no privado. Nesse escopo, foi decretado no dia 18 de março um conjunto de normas que visam regulamentar técnicas e exigir requisitos para a digitalização de documentos públicos e privados, com a finalidade de promover aos documentos digitais os mesmos efeitos legais dos não digitais (Físicos), conforme, prevê o caput do artigo 1º do decreto nº 10.278/2020.
Vale ressaltar, em breve síntese conceitual, o que é documento digital? nada mais é que, um “documento caracterizado pela codificação de dígitos binários e acesso por sistema computacional”, ou seja, um documento feito com uma linguagem computacional que, deve ser acessado por um computador. Ainda, os documentos digitais podem ser, a) digitalizados ou, b) nato-digitais, portando, podemos definir, como: i) O documento digitalizado aquele que já existe em formato físico, sendo, posteriormente convertido em digital, por meio da digitalização, que é a conversão fiel do documento físico existente para o código digital, usando um aparelho Scanner ou até fotografando o documento; ii) O documento nato-digital é aquele que já nasceu no meio digital, produzido por uma ferramenta computacional como o LibreOffice por exemplo.
Contudo, existem barreiras a serem superadas na implementação dessas mudanças, como a própria digitalização dos documentos físicos, o armazenamento de forma organizada e segura, e ainda no que diz respeito ao documentos nato-digitais, advém a necessidade de um sistema que garanta sua autenticidade. Ainda, existe a mudança cultural dos métodos tradicionais, e por fim a resistência de muitos órgãos públicos que não reconhecem o uso desses documentos.
Atualmente, possuímos uma vasta gama de opções para armazenagem de documentos digitais, desde equipamentos como a memória interna de um computador – Hard Disk (HD), até plataformas de armazenamento na nuvem, sendo que, o segundo é o mais indicado. O equipamento de armazenamento físico corre o risco de sofrer deterioração e corromper as informações contidas. As plataformas de armazenamento na nuvem, possuem a vantagem de hospedar os arquivos online, permitindo seu acesso remoto por qualquer computador conectado à internet, contudo antes de escolher uma plataforma é importante uma análise criteriosa das opções pretendidas, visando garantir a segurança dos arquivos, mantendo-os livre de corrupção ou alteração.
Outro aspecto, surge quando, as soluções que garantem o armazenamento ilimitado e até acesso remoto, não resolvem o problema da acumulação desordenada dos documentos, resultando outra demanda, surgindo a necessidade de um sistema de gestão, tendo como instrumento um plano de classificação que vai definir e etiquetar cada documento de acordo com seu valor arquivístico, o valor é determinado de acordo com a frequência de atividade atribuída a cada documento. Ainda, um plano de classificação deve ser usado junto com uma tabela de temporalidade, que é a ferramenta responsável por determinar o prazo de armazenamento de cada documento.
A propósito, são essas duas ferramentas em conjunto (Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade) que definirão, porquanto tempo cada documento permanecera guardado, de nada vale uma capacidade incrível de armazenagem, sem uma estratégia inteligente, evitando de arquivos ocuparem espaço além do tempo necessário.
Enfim, a gestão de documentos é subestimada, contudo sua importância não pode ser ignorada, o investimento em procedimentos e ferramentas que aprimorem a criação, tramitação e o arquivamento documental, contribuem para uma desburocratização e aumento da produtividade, além de reduzir possíveis riscos jurídicos.
Adquirir um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD), é o primeiro passo, esse sistema pode ser adquirido por meio de um software único, ou um conjunto de software que se integram, sendo, comum sistemas híbridos que utilizam documentos digitais e documentos convencionais. O SIGAD inclui operações desde digitalização dos documentos, utilizando um equipamento de scanner ou um aparelho de smartphone, progredindo até um serviço de armazenamento online (Google Drive), normalmente os serviços de armazenamento já incluem ferramentas que auxiliam na organização dos documentos e meios rápidos de busca.
Por outro lado, surge uma nova questão, levando em consideração que muitos órgãos públicos ainda não aceitam documentos digitais. Deste modo, por vezes os documentos devem ser impressos e ainda, não suficiente uma simples cópia, se exige, firma reconhecida e autenticação. Evidenciando, um conflito entre os métodos tradicionais e as novidades digitais, outro exemplo inclusive é a tendência de primeiro se fazer um documento no formato físico para só então digitaliza-lo.
Na prática, o novo sistema ainda não conquistou o interesse comum. De modo geral é mais barato, rápido e fácil imprimir, assinar e colocar em um arquivo organizado em ordem alfabética, dentro de um armário, pelo menos nas pequenas empresas, por conta do custo de produção, armazenamento e acesso ser praticamente nenhum.
A outro tanto, a viabilidade acontece quando os custos começam a ficar mais elevados. Com o passar dos anos o espaço destinado aos arquivos começa a preencher o ambiente do negócio, até que o custo da mãe de obra começa a pesar, devido a imposição ao acesso frequente aos documentos, por muitas pessoas (exemplo: os próprios clientes), essa dificuldade também é enfrentada por aqueles que imprimem os depois digitalizam.
Finalmente, levando em consideraçaão as politicas de prevenção e isolamento, por motivo da pandemia causada pelo COVID-19, ocasionou um fenômeno que permitiu a aceleração da implementação de documentos digitais, o que tudo indica ser um caminho sem volta, se ampliando as repartições públicas que aceitam os documentos digitais. Exemplo disso, foi a possibilidade de requerer o levantamento de alvarás da Justiça Estadual aqui do Paraná, por meio de transferência, bastando enviar para a Caixa Econômica Federal um documento com assinatura digital, sem haver necessidade de comparecimento na agência bancária ou na secretaria no Fórum, antes era necessário buscar o alvará assinado manualmente pelo Juiz, para só então se dirigir até a agência fazer o levantamento. A agilidade e a economia, proporcionadas pelos documentos digitais, é imensurável.