Recebimento Fiscal: 8 sinais de que é preciso automatizá-lo
Sua empresa realiza o recebimento de documentos de forma manual? Será que esse processo é realmente eficiente?
A frequência assídua de alguns erros são sinais de que está na hora de automatizar o recebimento fiscal do seu negócio.
Parece que não, mas muitas vezes esses sinais não são tão claros quanto parecem. É por isso que hoje iremos ajudar você a reconhecer os principais "sintomas".
O que é e para que serve a automação fiscal?
Sabemos que o departamento fiscal está em constante mudança, uma vez que a legislação brasileira evolui e consequentemente aumenta a pressão em cima das entregas da área de tax.
Tantas atualizações podem gerar desencontro de informações e acarretar numa grande dor de cabeça.
Mas afinal, onde a automação fiscal se encaixa nisso?
Automatizar o recebimento fiscal irá simplificar a rotina do departamento, reduzindo o trabalho manual dos colaboradores.
A tarefa fica por conta de um software de automação que irá agir como um facilitador de funções repetitivas, recebendo os documentos, padronizando-os e fazendo a guarda digital deles na nuvem, diminuindo as chances de erros e ocorrências fiscais e trazendo inovação para o departamento.
Ainda não está convencido? Conheça agora os 8 sinais de que você precisa automatizar o seu recebimento fiscal.
1 – Você perde tempo procurando notas no e-mail:
Se já é difícil manter o e-mail pessoal organizado, quem dirá o e-mail corporativo. A caixa de entrada por muitas vezes fica cheia de comunicação interna, lembretes, orçamentos, solicitações.
Além disso, a nota pode acabar indo diretamente pro temível spam, ficando no limbo tecnológico. Afinal, poucas pessoas lembram de checar o local.
Isso nos leva ao próximo sinal:
2 – Se sente inseguro em relação a multa ou descumprimento de prazos
Uma vez que você não encontra determinada nota, ou encontra, porém com certo atraso, as chances de ter problemas com o Fisco e com o fornecedor são altíssimas.
Afinal, os prazos precisam ser respeitados pelo bem da relação entre as empresas e as multas por descumprimento são salgadas. Automatizando o recebimento fiscal, você evita a preocupação e futuras dores de cabeça!
3 – Erros de digitação são frequentes
Sabemos que tarefas repetitivas são bem-desgastantes, principalmente quando se trata de digitação manual na hora de lançar documentos. O funcionário precisa se manter concentrado para inserir todos os dados e notas fiscais, número por número, letra por letra.
O cansaço pode levar à distração, o que aumenta as chances de erros.
4 – Você encontra divergências de valores na hora de recolher os impostos
A divergência de valores nos cálculos dos tributos pode ser muito perigosa para a saúde de uma empresa.
No entanto, identificar o erro quando não há automação no recebimento fiscal pode demorar muito, pois, será necessário checar informação por informação até encontrar o que precisa ser corrigido.
Assim como o sinal número 2, o não cumprimento das obrigações aumenta o risco de multas.
5 – Sua base de arquivos XML não está completa
Antes de mais nada, precisamos ressaltar que sim: armazenar notas fiscais é uma obrigação, de tal forma que a qualquer momento a Receita Federal pode solicitar esses documentos para verificar alguma inconstância tributária.
Nesse sentido, a recomendação é que o arquivo XML das notas seja guardado por no mínimo cinco anos! Ao automatizar o recebimento e a guarda de documentos, as notas ficam alocadas na nuvem e podem ser acessadas sem dificuldade caso seja solicitado.
6 – Você precisa solicitar ao fornecedor o envio das notas com frequência
Se a empresa depende exclusivamente do fornecedor para receber uma nota, pode ter certeza de uma coisa: ela está diante de um grande perigo. Pois, o fornecedor pode esquecer onde a nota está guardada e deixar de enviar.
Assim o documento fica extraviado. A partir daí, inicia-se um processo chato de "cobrança" para que o fornecedor realize o envio do documento, balançando a relação entre as duas empresas.
7 – A operação fica parada na ausência dos colaboradores responsáveis
Quando os responsáveis por fazer o recebimento e o lançamento fiscal não estão, ou seja, quando há centralização da tarefa, a probabilidade de que a operação fique estagnada na ausência de um colaborador é grande.
Além disso, na falta de um integrante da equipe, os outros ficarão com tarefas acumuladas, o que com certeza irá incorrer em mais erros.
8 – A equipe passa horas e horas digitando notas
Como visto anteriormente, conferir dados, inserir informações e guardar documentos acaba tomando muitas horas de trabalho do funcionário.
Logo, não há otimização do tempo.
Quando o colaborador passa horas digitando notas, seus talentos e habilidades deixam de ser aproveitados em tarefas mais estratégicas do negócio.
Alguns desses sinais estão presentes na rotina fiscal da sua empresa? Bom, esse é o momento de planejar a mudança para um software de automação e trazer mais inovação e tecnologia para realidade do seu departamento de tax.