Reduzir custos operacionais é um desafio enfrentado por toda empresa, em qualquer época. Afinal de contas, é justamente a diminuição dos gastos que abre caminho para melhorar a lucratividade do negócio como um todo. E, na prática, isso traz vários benefícios diretos e indiretos. Por isso, as estratégias de redução de custos nas empresas são essenciais.
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Em meio à competitividade do mercado, que se torna cada vez mais acirrada, o segredo está em não comprometer a qualidade dos produtos ou serviços oferecidos. O caminho mais inteligente é, portanto, reduzir os custos, evitando desperdícios, negociando condições favoráveis e engajando todo o time para entrar nessa missão com força total.
Qual a importância de estabelecer estratégias de redução de custos nas empresas?
Pense por um minuto sobre como você determina o preço dos produtos e serviços que oferece. Seja com base na margem de contribuição de cada ítem ou no lucro que deseja obter, um fundamento básico se mantém: custos.
É isso mesmo! Todas as fórmulas de cálculo de preço buscam cobrir os custos das operações e ainda, deixar um lucro para a empresa.
Assim, quando seu negócio tem custos muito altos, o preço final pode ser maior, ou acima do praticado pela concorrência.
Como é de se imaginar, isso deixa sua empresa para trás na corrida pela preferência dos consumidores e na competitividade do mercado
Por outro lado, ao obter uma margem mais enxuta, você pode oferecer promoções e investir na qualidade, ganhando espaço na disputa.
O que precisa ficar claro é que custos operacionais altos podem inviabilizar um negócio. Nesse cenário nada ideal, muitos empresários acabam com a (falsa) impressão de que não há possibilidade de levar a empresa adiante.
Quantas vezes você já disse ou ouviu alguém dizer: “não sei como a empresa X consegue manter esse preço impraticável”? Mas claro que essa não é uma verdade. Há formas e alternativas da empresa se sustentar, se consegue aplicar um preço reduzido.
Se a concorrência faz, é porque é possível. Você precisa, portanto, saber quais são as estratégias de redução de custos nas empresas concorrentes para reduzir seus custos de operação e conseguir praticar preços melhores.
Além disso, custos altos são fortes indicativos de problemas internos que têm passado despercebidos, tais como:
falta de processos otimizados;
desperdício de materiais;
alto índice de defeito no processo produtivo;
contratos de serviços acima da média de mercado;
despesas fixas muito altas.
Diante disso, cabe ao gestor descobrir quais são os gargalos e aqueles pontos que mais impactam nos custos. Com essa informação em mãos, é hora de correr atrás das devidas soluções.
Que vantagens a redução de custos traz?
Ao perceber problemas causados pelos altos custos operacionais, é possível identificar o que uma redução traria de bom para a empresa.
Confira agora mesmo alguns dos benefícios mais importantes proporcionados pela aplicação de boas estratégias de redução de custos nas empresas!
Aumento da rentabilidade
O mais básico de todos (e que envolve os demais) é o aumento da rentabilidade.
O que precisamos ressaltar aqui é que, para que determinado setor ou mesmo toda a empresa apresente resultados melhores não é preciso aumentar a quantidade de operações. Na verdade, muitas vezes, só é preciso melhorar e otimizar a forma de atuação no mercado.
Imagine que uma empresa tem como meta para o ano um aumento de 10% em seu lucro líquido, em valores absolutos.
Qual seria o caminho mais fácil para alcançar esse objetivo? Pensar em aumentar o volume de vendas, certo? Afinal, mais negócios fechados trazem mais resultados.
Mas, e se você pensar em melhores resultados? A solução mais inteligente é focar na qualidade e não na quantidade. Sim, dá para alcançar um aumento de 10% de lucro, enxugando custos operacionais, muitas vezes, desnecessários.
Para que não fique nenhuma dúvida a esse respeito, é válido ressaltar que na prática, quando o foco se volta para o aumento do volume de vendas, uma série de outros gastos vêm junto, como:
aumento do volume de compras;
pagamento de horas extras;
aumento do quadro de funcionários;
incremento das contas fixas — como água e energia;
depreciação maior do maquinário, que trabalha mais, entre outras despesas.
Por outro lado, ao reduzir custos operacionais, você alcança exatamente o oposto de tudo isso que foi apontado.
Seu negócio consegue reduzir índices de compras, deixar de pagar horas extras e economizar em toda sua infraestrutura. Muito melhor, não concorda?
Competitividade no mercado
Em função de tudo isso, a efetivação de estratégias de redução de custos nas empresas torna o lado corporativo mais competitivo, uma vez que o negócio passa a produzir mais com menos.
Isso é importante para se manter ativo e no mesmo nível de mercado, já que os preços praticados ao consumidor são mais enxutos.
Além do mais, com a economia gerada, é possível realizar promoções, ações de engajamento e incentivo entre as equipes, promover meios de divulgação e investir em novas estratégias de marketing.
Sem deixar de citar que a melhoria do processo produtivo se reflete na qualidade do produto final, que chega com mais qualidade e menor custo ao mercado.
Disponibilidade de capital
Como consequência da redução dos custos operacionais, a empresa se depara com uma possível sobra de caixa em relação a seus resultados anteriores. Usada de forma inteligente, essa margem traz mais solidez para o negócio, que pode investir em melhorias internas e aplicações financeiras.
Quando a empresa faz investimentos, aumenta sua receita financeira, o que, por sua vez, incrementa seus resultados, pois o dinheiro investido complementa as margens operacionais.
Consegue entender como o negócio ganha em duas vertentes diferentes? Além disso, ainda existe a possibilidade de investir em melhorias internas, como:
capacitação de pessoal;
melhoria na estrutura física da empresa;
ampliação ou renovação de maquinário e instalações;
compra de insumos de melhor qualidade;
benefícios que tragam satisfação e conforto para os colaboradores.
Como dá para perceber, a economia promove um ciclo positivo que beneficia o produto e aumenta sua capacidade de ganho de mercado, gerando ainda mais lucro para o negócio.
Como estabelecer estratégias de redução de custos realmente eficientes?
São diversas frentes de trabalho para reduzir custos operacionais. Como o foco de gastos desnecessários pode estar em vários lugares, não existe um caminho único.
É preciso, assim, avaliar as variantes do negócio para encontrar as causas. Para ajudar, que tal conferir 11 maneiras de identificar e solucionar gargalos na produção?
1. Mapeie processos internos
Para começar o processo de redução de gastos com o pé direito, é preciso fazer um mapeamento de toda a empresa. Essa é uma atividade um tanto complexa, mas que vale muito a pena, à medida que os gargalos de produção forem encontrados.
Pode apostar: ao vasculhar detalhadamente todas as atividades e processos do negócio, você certamente vai se deparar com despesas desnecessárias e oportunidades de melhoria.
Pode acontecer, por exemplo, de uma empresa dispor de duas ferramentas semelhantes e pagas (como um software licenciado), embora apenas uma seja usada. Pode ser, ainda, que seja possível substituir tais ferramentas por uma outra solução única, mais completa, barata e moderna.
2. Analise o fluxo de caixa
Uma das melhores estratégias de redução de custos nas empresas que não implica em diminuir a qualidade dos produtos ou serviços do seu portfólio é fazer uma análise criteriosa do seu fluxo de caixa.
Ao avaliar as receitas e os gastos do negócio, o gestor consegue perceber claramente quais são as maiores fontes de saída e de recursos do caixa corporativo.
A partir desse diagnóstico, o próximo passo é investigar os motivos de eventuais aumentos de custos. Pode estar nos preços dos insumos, que oscilam, no crescimento de gastos logísticos e assim por diante.
Só depois de descobrir para onde os recursos estão indo é que se torna possível decidir quais são os cortes mais acertados a se fazer. Lembre-se: o histórico do fluxo de caixa é extremamente importante, pois permite comparar a evolução dos custos.
3. Renegocie contratos vigentes
Ao analisar o histórico dos custos por segmento é possível descobrir, por exemplo, que aquele fornecedor que era mais vantajoso há meses mudou suas condições.
Agora, portanto, outro pode oferecer melhores oportunidades de negócio. Avalie as opções disponíveis no mercado.
Analisando o gasto com cada contrato, você pode comparar esse valor com os serviços e produtos dos quais usufrui.
Às vezes, a negociação envolve itens que acabam ficando subutilizados, podendo ser cortados das renovações sem nenhum prejuízo interno. Vale, assim, rever as condições dos contratos vigentes, por exemplo, com relação a:
valores praticados;
parcelas negociadas;
taxas de juros;
indicador de reajuste anual.
Nesse caminho, se você identificar contratos pouco vantajosos, trate de negociar melhores condições ou, se o fornecedor não tiver flexibilidade suficiente para isso, saia em busca de outros.
4. Alugue equipamentos
Mais uma estratégia de redução de custos nas empresas é optar pelo aluguel de equipamentos em vez de sua aquisição.
É claro que essa medida precisa ser avaliada caso a caso, mas, em linhas gerais, o aluguel é indicado para equipamentos usados poucas vezes ou para trabalhos específicos, o que não justificaria imobilizar capital para ter essas máquinas de forma contínua.
Vale lembrar que é a empresa proprietária quem arca com a depreciação, as manutenções preventiva e corretiva, bem como com o tempo parado de suas máquinas. Assim, quando você aluga equipamentos conforme demanda, reduz esse custo.
O contrário também é válido. Que tal ser o locador, alugando equipamentos subutilizados para gerar mais receita para a empresa?
Com essa alternativa, se há maquinário parado, você consegue reduzir custos não apenas relativos à ociosidade, mas também no que se refere à manutenção e ao armazenamento dos equipamentos, gerando receita extra para a empresa.
5. Faça pesquisa de preços
Por mais que essa dica pareça simples demais, acredite: muitas empresas têm gastos excessivos simplesmente por não contarem com uma política clara de aquisição de bens e serviços.
Na prática, para reduzir custos operacionais, é preciso ter critérios e procedimentos eficientes no setor de compras.
Alguns negócios adotam, por exemplo, o padrão de pedir pelo menos 3 propostas antes de fechar qualquer negócio.
Até porque existem gastos comuns que podem sofrer grandes variações em períodos curtos de tempo, além de poderem variar de acordo com a sazonalidade. São exemplos:
preços de passagens;
custos de hospedagem;
aluguel de carros em viagens corporativas.
As pesquisas de preço fazem parte do processo de requisição padrão, obedecendo a critérios que sejam eficientes para ajudar na tomada de decisões. Isso inclui procurar por diferentes fornecedores, datas e tipos de serviço.
Uma passagem no domingo à noite, por exemplo, pode estar mais barata que outra, na segunda-feira bem cedo. Mas já parou para pensar que essa opção talvez envolva outros custos que exigem uma avaliação mais minuciosa?
Gastos com táxi à noite são mais caros, por exemplo. Além disso, será preciso arcar com uma diária de hospedagem a mais. Será que vale a pena?
Seguindo a mesma linha de raciocínio, alugar carros pode sair mais caro e ter maiores custos potenciais (como danos ao veículo e acidentes) do que usar um aplicativo de táxi.
Igualmente, fechar um pacote de serviços com uma empresa especializada pode ser mais vantajoso que adquiri-los separadamente. São questões assim que uma pesquisa de preços eficiente ajuda a resolver.
Lembrando que não é somente o preço final que precisa ser avaliado. A estrutura do atendimento oferecida, qualidade do serviço prestado, idoneidade da empresa parceira, estrutura de tecnologia e inovação e, também, a força de negociação que este fornecedor tem no mercado, trazendo condições comerciais melhores, farão toda diferença no momento da escolha do fornecedor ideal.
Há inclusive estratégias de redução de custos nas empresas que envolvem dividir o orçamento em centros de custo, a fim de permitir que cada gestor administre os recursos da sua própria área.
Dessa forma, os profissionais geralmente passam a se preocupar ainda mais com a pesquisa de preços, como forma de diminuir seus gastos.
6. Estabeleça parcerias com fornecedores
Contar com fornecedores de confiança é sempre uma excelente vantagem competitiva para qualquer empresa. Pensando nisso, busque criar relacionamentos duradouros.
Só tenha em mente que as negociações devem estabelecer uma relação de ganho em mão dupla para formar uma parceria sólida e de longo prazo.
Negociando preços e condições comerciais, você pode adquirir mais produtos para conseguir um desconto maior, prazos de pagamento mais folgados ou taxas de juros menores.
Mas não compre nada acima da sua previsão de consumo, pois isso gera prejuízos com armazenamento, obsolescência e perecibilidade, ok?
7. Evite desperdícios
Campanhas contra desperdício costumam trazer resultados rápidos. E saiba: até as contas mais simples podem esconder excelentes oportunidades de economia. Vale, portanto, conscientizar seu time para evitar gastos desnecessários de:
água;
energia;
telefone;
material de escritório;
fotocópias;
copos descartáveis.
8. Aposte em serviços compartilhados
Nos dias de hoje, uma empresa pequena não necessariamente precisa manter uma estrutura fixa de atendimento.
Você já ouviu falar em serviços de coworking? Basicamente, trata-se do compartilhamento de escritórios, que limita os gastos às necessidades dos clientes.
Nesse formato, o negócio não precisa manter uma infraestrutura completa disponível para utilização esporádica.
A propósito, isso também vale para a aquisição de serviços. Negociar uma viagem corporativa para uma equipe inteira, por exemplo, tende a ser mais vantajoso que a aquisição de passagens individuais.
Reservas em grupos podem ter uma opção melhor de redução de custos da viagem, bem como a antecedência para compra e escolha das melhores tarifas.
9. Controle o estoque
O controle de estoque eficiente é uma das mais importantes estratégias de redução de custos nas empresas.
Afinal, matérias-primas e mercadorias de baixa rotatividade estão imobilizadas e diminuem o capital de giro do negócio. Assim, a empresa:
corre o risco de atrasar o pagamento de fornecedores;
perde boas oportunidades de negócio por falta de capital disponível;
sofre prejuízos com itens perdidos, seja por descuido, vencimento ou extravio.
Para não ter que lidar com esse tipo de dor de cabeça, invista em um processo efetivo de controle de estoque, definindo datas e formas precisas de calcular quanto precisa ser comprado de cada item.
Medidas simples, como colocar novos produtos no fundo das prateleiras, dando vazão aos de vencimento mais próximo primeiro, já são capazes de evitar perdas e reduzir custos.
10. Terceirize tarefas
Terceirizar atividades nada mais é que delegá-las a outras empresas, devidamente capacitadas para sua execução.
Nesse contexto, o contratante pode focar na atividade-fim de seu negócio — seu core business.
Lembre-se: quanto maior é uma companhia, mais capacidade ela tem de negociar valores atrativos com as prestadoras de serviço e conseguir melhores condições no mercado..
A verdade é que gerir um contrato de terceirização pode ser muito mais econômico e fácil que optar por manter equipes inteiras dedicadas a atividades que passam longe do efetivo objeto de atuação do negócio.
11. Invista em renovação tecnológica
Avalie periodicamente as ferramentas e os maquinários que seu negócio utiliza, calculando a relação entre custo e benefício.
Em alguns casos, vale mais a pena adquirir equipamentos modernos do que gastar com manutenção e consertos, uma vez que o custo inicial logo é pago com o aumento da produtividade e a diminuição de gastos com o item obsoleto.
Você pode perceber isso com clareza ao calcular o prazo de retorno do investimento feito, levando em conta o ganho esperado e observando em quanto tempo deve se pagar.
Como você pôde perceber, existem várias maneiras de se reduzir custos na empresa. Cabe analisar quais mais se adaptam ao seu negócio para, dessa forma, ganhar em competitividade no mercado!
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Ricardo Szpigel
Formado em Administração de empresas e MBA em marketing, possui 15 anos de experiencia no mercado de viagens e ampla vivencia internacional.
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