Como montar o fluxo de caixa de um escritório de advocacia - EasyCase
Posted By easycase On 7 de novembro de 2018 0 Like
Como era bom aquele período acadêmico de estudos, com grupos de trabalho e esperançosas divagações sobre, no futuro, ser um grande advogado e comandar um escritório de advocacia repleto de bons e volumosos processos. Pois bem, esse tempo chegou e, agora, afora os fartos conhecimentos jurídicos, a acirrada concorrência lhe exige bem mais, como a gestão do escritório, a começar por um bom fluxo de caixa.
O escritório de advocacia transformou-se rapidamente em um empreendimento como outro qualquer. Ou quase como outro qualquer, porque, ao lidar com o Direito e a Justiça e defender seu cliente, o advogado ainda carrega nuances especiais da profissão, como o sigilo e o respeito a regras constantes do seu Código de Ética da OAB.
O fluxo de caixa pode garantir o sucesso
Mas, se você pensar apenas no aspecto financeiro, trata-se de um empreendimento como outro qualquer, com todas suas responsabilidades financeiras de receber e pagar – e aí surgem as primeiras dificuldades. É preciso ter o dinheiro na hora de cobrir a dívida assumida e, se não houver o devido planejamento, pode não haver o dinheiro no caixa.
Preparar e montar o fluxo de caixa de um escritório de advocacia pode ser fundamental para o sucesso do empreendimento. Na verdade, pode mesmo equivaler a permanecer ou não no mercado. Já pensou num advogado com fama, no mercado, de mau pagador ou que atrasa seus compromissos?
Organização administrativa é fundamental
Não é bom para nenhum advogado, muito menos para quem está começando no negócio jurídico. A seriedade é fundamental na condução de seu escritório, a começar pela boa gestão administrativo-financeira. Ao lado da boa condução das causas jurídicas de seu cliente, um advogado nestes novos tempos precisa estar inserido nas novas tecnologias e ter conhecimentos adicionais em gestão e marketing.
Então, para você montar um fluxo de caixa de seu escritório, é fundamental que você comece pela organização administrativa. Um bom fluxo de caixa é o sangue que corre pelas veias do empreendimento, mas, para chegar a este estágio, você precisará antes colocar toda a organização num parâmetro de funcionamento equiparável às melhores empresas que você conhece.
Comece pela contratação de um bom software
Abandonar a papelada e montanhas de pastas lá naquela peça dos fundos é o primeiro passo. Para isso, inegavelmente você precisará ingressar num sistema que inclui a contratação de software jurídico que faça todo seu acompanhamento processual e, de quebra, também trate da gestão administrativo-financeira do escritório de advocacia. (www.sisea.com.br)
Isso vai lhe proporcionar um início de organização dentro dos modernos conceitos de administração e gestão. O software vai lhe exigir essa organização. Mas, não pense que estar inserido no novo mundo tecnológico, com a digitalização e acompanhamento digital de todos os seus processos, será suficiente para alçá-lo aos melhores patamares organizacionais.
Defina bem sua retirada mensal
Ledo engano, isso é apenas o início. Para fazer um bom fluxo de caixa, será necessário que você comece por separar todas as suas despesas pessoais – e de seus sócios, se for o caso – das despesas do escritório. Misturar essas duas despesas como se fossem únicas já levou bons empreendimentos a perderem-se nas contas e à falência.
Você precisa definir a sua retirada mensal – e de seus sócios – e, com a anuência da contabilidade, fazer retiradas periódicas das sobras e lucros para ter garantida uma vida folgada e aprazível, com sua família, como convém a um bom e advogado de sucesso. Essa retirada das sobras pode ser, por exemplo, por quadrimestre.
Separe seus gastos dos do escritório de advocacia
Ao fazer estas retiradas, incluindo as sobras, é muito importante que você não se esqueça de garantir uma boa e saudável reserva de caixa, recursos que devem ser mantidos investidos no mercado financeiro – não convém deixar dinheiro parado – em ativos que permitam a retirada, sem perdas, sempre que necessário.
Feita esta separação do que é dinheiro seu e o que é do escritório, começa a segunda etapa, que é a definição de tudo o que representa custos para a empresa – lembre-se, seu escritório agora é uma empresa. E será preciso separar o que são custos fixos e custos variáveis.
Os custos fixos são aqueles que você paga todo mês, independentemente de quanto entrou no escritório por conta das causas em andamento. Estão aqui o aluguel, salários de profissionais e estagiários, água, luz (mesmo que estes valores mudem a cada mês), impostos e taxas públicas, material de expediente, contas de internet, aprimoramento técnico e investimento em marketing.
Os custos variáveis são aqueles que você não poderá prever no início do mês. Estão aqui as viagens por conta de processos, alimentação, contratação de pessoal eventual, participação em eventos, custos extras.
Mais vantagens do fluxo de caixa
Ter todas estas informações na ponta de um click no computador tem vários significados para o advogado. Primeiro, faz você conhecer sua empresa e saber a quantas ela anda. Conhecer seu custo efetivo e lucro real.
Mas, também vai auxiliá-lo na hora da conversa com o cliente sobre o custo do processo, o que sempre se reveste numa conversa delicada e muitas vezes controversa. Por isso, ao revelar-lhe os custos efetivos, não há como o cliente reclamar.
Fluxo de caixa e resultados anuais
Mas, claro, neste caso o que interessa mesmo é a gestão financeira do seu negócio, o conhecimento efetivo das entradas e saídas e, de forma muito especial, quando devem ocorrer. Ou seja, você garantir-se de que terá dinheiro para enfrentar as despesas e pagamentos que o computador está lhe mostrando, no momento em que devem ocorrer.
Um fluxo de caixa bem administrado pode ser a alma financeira do empreendimento. Mas, não vá confundir gestão e fluxo de caixa com lucro ou resultados do seu negócio. O resultado vem a mais longo prazo, no período que pode ser de um ano. E ele inclui bem mais do que o fluxo de caixa.
Podem ser decisivos ao empreendimento
Os resultados financeiros são, normalmente, definidos em períodos anuais – assim como também deve ser a definição de seu planejamento e fluxo de caixa. Mas, enquanto o fluxo de caixa define os pagamentos que você deverá fazer diante das previsões de entrada e receitas, a cada mês, o resultado do período é bem mais abrangente.
Neste, estão as despesas e investimentos previstos para o marketing e modernização empresarial, como equipamentos, computadores e software. E até mesmo a expansão empresarial, com a contração de mais pessoal. O fluxo de caixa deve ocorrer mês a mês, com uma radiografia no curto prazo da empresa e previsão de pagamentos. Os resultados anuais mostram como anda todo o empreendimento. Ter a preocupação com a clareza de ambos, entretanto, é fundamental para a sobrevivência de qualquer empreendimento.
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