Paperless: como aplicar essa tendência ao seu negócio?
Você já ouviu falar do termo "paperless"?
O conceito nasceu há mais de 30 anos, mas está ganhando relevância nos últimos tempos. Segundo o site de notícias Computerworld, o paperless é uma tendência para o ano de 2020, e está sendo cada vez mais necessário em decorrência da política de home office adotada por muitas empresas, por conta do COVID-19.
"Paperless" significa adotar uma gestão empresarial com o objetivo de eliminar, ao máximo, a utilização de papel. O uso exagerado dele - seja para impressão de contratos, assinatura, arquivos, entre outras coisas – tem resultado prejudicial para o meio ambiente e para a saúde financeira da empresa.
O termo "going paperless", também adotado dentro do assunto, demonstra a adoção de um sistema digital para substituição parcial ou integral do papel.
Existem inúmeras vantagens com a adoção do paperless, uma delas é a redução de custos e reaproveitamento dos espaços físicos. Imagina o quanto é gasto com a utilização de papel, impressão, manutenção de impressoras e tintas para arquivos que logo se tornarão obsoletos. Com o uso do digital, a empresa consegue economizar com todos esses processos e reutilizar o antigo espaço onde todos esses papéis ficavam armazenados, muitas vezes de forma vulnerável.
Por falar em vulnerabilidade, a segurança também é um ganho dessa prática. Guardar contratos e papéis imprescindíveis para um negócio em um ambiente onde alguém pode entrar e danificá-los facilmente representa um risco para a empresa. Usando o digital, é possível proteger arquivos com senha, bem como visualizar quem editou ou o abriu por último.
Além disso, a agilidade e flexibilidade adquiridas com essa transição são um grande diferencial. Procurar por documentos ou termos específicos é muito mais fácil utilizando comandos no computador, do que analisando cada arquivo minuciosamente. Dessa forma, os colaboradores possuem mais tempo para gerenciar o que realmente importa, deixando de lado a burocracia e a perda de tempo com processos manuais.
No fim das contas, uma das maiores e grandes vantagens é a redução do impacto ambiental. A pegada sustentável deixada por uma empresa paperless é um grande diferencial para o meio ambiente.
COMO ADOTAR O PAPERLESS
Diante de tantos benefícios, ficou claro que você precisa fazer isso se tornar realidade na sua empresa, e é mais simples do que você imagina. O primeiro passo é começar digitalizando os documentos e trocando o hábito de utilizar arquivos físicos.
Nessa hora, é importante treinar seus colaboradores para contribuírem na transição. Além disso, existem algumas ferramentas digitais capazes de ajudar sua equipe a dizer "adeus" aos post-its e documentos físicos, sem comprometer a metodologia de cada área.
Para facilitar a adoção do paperless, você pode também contratar um sistema de gerenciamento eletrônico, capaz de promover um status dos arquivos digitalizados e apoiá-lo na gestão dos arquivos eletrônicos.
Em momentos como este em que estamos vivendo, vale a reflexão do que está sendo tratado como prioridade dentro da empresa. Será que realmente foi mais fácil e barato deixar a transformação digital de lado?