Para a maioria dos sistemas, uma vez definidos os esquemas de marcações, eles geralmente permaneceriam intocados porque a alteração desses esquemas requeriam um trabalho tedioso de desenvolvimento e atualizações em massa de todo o conteúdo relacionado a esses metadados.
Por outro lado, em um software moderno de gerenciamento de conteúdo, como o M-Files, os metadados são flexíveis. Isso significa que você pode adicionar facilmente um novo campo de metadados em um documento (como por exemplo, data de criação, gestor responsável, etc.). Além disso, existem novos tipos de metadados que estão sendo criados e usados para indexar - resoluções de imagem, idioma de um documento, dados geofísicos e muito mais. Muitas soluções e softwares fornecem uma maior capacidade de utilizar esses metadados.
Isso é extremamente poderoso quando combinado com a IA, o que pode acelerar drasticamente a criação e classificação de atributos de metadados.