Alfresco - Uma excelente alternativa de GED Open Source - Blog Escola Linux
As empresas normalmente possuem diversas ferramentas de repositórios de arquivos ou diversos processos onde a impressão e arquivamento de papéis ainda são necessários, mas nada substitui os benefícios trazidos por uma ferramenta de GED. Dentre as soluções existentes no mercado, através da análise comparativa de popularidade entre as 10 melhores ferramentas de mercado de acordo com entidades avaliadoras[1], o Alfresco se mostra a mais popular de acordo com a ferramenta Google Trends (BI do Google), que consiste em software livre (LGPL) de gerenciamento de documentos de nível empresarial, compatível com os sistemas operacionais Linux e Windows. Acompanhe!
Desenvolvido em Java e Postgresql, o Alfresco possui nativamente um repositório de conteúdos, interface de administração e customização de paginas, sistemas de workflow, integração com serviços de diretório etc. sem prejuízo das funcionalidades adicionais que devem ser desenvolvidas para atender os requisitos da administração pública.
Para que haja alinhamento à normatização nacional de arquivamento de documentos digitais (E-Arq), recomendações ISO, bem como para a garantia dos aspectos de segurança, notadamente níveis de integridade, autenticidade e não repúdio com valor jurídico, necessário o desenvolvimento de uma solução de assinatura com certificado digital (token), com requisitos bem específicos, a exemplo do formato de armazenamento da chancela e carimbo de tempo.
Contemplamos também a visualização e edição online de documentos da suíte LibreOffice, formado recomentado pelo e-Ping e pela ABNT; criação de modelos / formulários em formato e saída livres, de acordo com o cenário normativo brasileiro; formato final de armazenamento em PDF-a em consonância com o e-Arq e normas ISO do tema; OCR para a indexação de documentos legado em papel digitalizados; workflow de documentos.
A criação, visualização e edição online de documentos pelo LibreOffice consiste numa integração sem precedentes no software livre e deve propiciar significativo ganho de produtividade na manipulação de artefatos.
Para o governo, segundo a Lei do Marco Civil: Art. 19. Constituem diretrizes para a atuação da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios no desenvolvimento da Internet no Brasil: (…) IV – adoção preferencial de tecnologias, padrões e formatos abertos e livres; (Negrito nosso).
[1] Site 1: http://document-management-software-review.toptenreviews.com/
Características do Alfresco
1 - Integração com o LDAP
A integração com o sistema de diretórios corporativo não é apenas importante para a garantia de autenticidade dos usuários, mas facilita o gerenciamento das permissões dos usuários de acordo com sua lotação e classificação dos documentos que deve ter acesso.
2. Integração com o LibreOffice
O LibreOffice consiste na suíte de escritório livre mais popular do Brasil e que produz documentos em formatos livres com níveis de qualidade empresarial.
O Alfresco permite não apenas a visualização dos documentos do LibreOffice online, mas sua edição direta a partir da estação de trabalho do usuário. Desta maneira, é possível criar documentos modelos, inclusive com formulários, facilitando sobremaneira a criação de artefatos e inserção de dados pelo usuários.
Criação de documentos em formato livre a partir de modelos. No mesmo sentido, a solução permite a visualização e edição online dos documentos
Visualização e edição online de Documentos do LibreOffice
Por fim, a integração com o LibreOffice fornece mais uma possibilidade de assinatura dos documentos utilizando certificados digitais, inclusive por múltiplos usuários:
Assinatura digital de documentos do LibreOffice
3. RecordManager
O módulo RecordManager, desenvolvido pela própria comunidade do Alfresco, permite e customização de metadados de tipos de documentos armazenados, em nível de usuário Administrador da aplicação, permitindo o armazenamento de documentos que tenham campos de controle como requisito para o uso. Esta funcionalidade permite que o Alfresco seja um verdeiro framework de aplicações de GED:
Workflows básicos são uma funcionalidade amigável do Alfresco, mas necessário entender suas possibilidades e limitações para o bom uso. Fluxos de trabalho básicos seguem uma lógica de diretórios com um "passo para frente / passo para trás", na implementação de processos. Quando um conteúdo e colocado em um diretório uma regra determina se o "passo" será para frente, para trás, ou ambos (cópia) do documento. Essas etapas estão integradas às ações do Alfresco como a de configurar uma propriedade para o documento ou movê-lo para o próximo diretório. Os usuários podem clicar no passo apropriado para aquele conteúdo, utilizando regras para as pastas.
Por exemplo: suponha que Joana Ltda. tem um processo simples de envio-revisão-aprovação de documentos. Uma maneira de implementar isso seria ter um diretório denominado Rascunho, outro denominado: Revisão, e outro: Aprovado. Cada um com regras que implementam o workflow:
a) A regra para a pasta Rascunho teria seria a Submissão (ou não), que moveria o documento para a pasta Revisão e mandaria um email para o grupo aprovador.
b) No diretório Revisão haveria um passo denominado Aprovar ou Rejeitar, que mandaria o documento para o diretório Aprovado, ou encaminharia o documento novamente para Rascunho, respectivamente.
Dica: o fluxo de aprovação pode ser renomeado para atender a qualquer escolha boleana de ações. Ex: submeter para revisão ou não.
5. Módulo de Reconhecimento Ótico de Caracteres (OCR)
O módulo de OCR permite que documentos digitalizados na forma de imagens tenham palavras reconhecidas pelo Alfresco e, desta maneira, possam ser pesquisadas por consultas em texto. Mostra-se muito útil para o tratamento de legados, ou seja: documentos que foram impressos, escaneados e armazenados em sistemas anteriores.
6. Tesauro (LibreOffice)
O Tesauro permite a criação de um dicionário de sinônimos customizável exclusivo para sua instituição. Além dos sinônimos em português é possível definir termos específicos de seu negócio, facilitando a redação e adequação de documentos durante a edição.