Como fica o Manual da Qualidade na Nova ISO 9001:2015?
Recebi um e-mail interessante da Josie Klemann que gostaria de compartilhar com vocês, ela me escreveu dizendo assim:
Bom dia, Gostaria de conhecer e entender mais de como vão funcionar os processos de pensamento baseado no risco e onde deve ser feita a aplicação desse item na nova norma. Tenho que desenvolver o pensamento de risco em cada processo meu?
Outra duvida é, o manual da qualidade vai passar a se chamar informação documentada?
Quanto ao pensamento baseado em risco (risk-based thinking) temos alguns artigos interessantes que gostaria de recomendar aqui:
Pensamento baseado em risco na Nova ISO 9001
A ISO 31000 - Gestão de Riscos (Comentada)
Quanto a questão do Manual da Qualidade passar a ter o nome de informação documentada, não a considero uma afirmação coerente. Vamos então esclarecer esse ponto.
Hoje, 25.03.2015, já temos publicado o DIS da ISO 9001:2015. Isso significa que ainda falta ser emitido o FDIS para a norma ISO 9001:2015 ser finalmente publicada, provavelmente em Setembro.
A ISO 9001:2008 exige no requisito 4.2.2 Manual da Qualidade
Ou seja, se você deseja ser certificado na ISO 9001:2008 você precisa ter na sua empresa um documento chamado Manual da Qualidade com, no mínimo, os três itens acima.
Além disso, a ISO 9001:2008, requer nos itens 4.2.3 e 4.2.4 respectivamente o controle de documentos e controle de registros, com o estabelecimento de um procedimento documentado para cada.
O que está acontecendo é que na versão DIS a exigência de estabelecimento e manutenção de um Manual da Qualidade está sendo removida, não existe um requisito dizendo que é obrigatório criar um Manual da Qualidade. Os requisitos 4.2.3 Controle de Documentos e 4.2.4 Controle de Registros estão sendo também substituídos por um outro requisito de nome Informação Documentada e este não exige um procedimento documentado.
Informação documentada é um requisito amplo (número 7.5 do DIS), com várias outras exigências de informação documentada, como, por exemplo, um programa de auditorias, relatórios de auditorias ou informações documentadas sobre a natureza de não conformidades e ações subsequentes tomadas. Uma atenção especial deve ser dada ao manter ou reter informação documentada que explicamos aqui.
Ao longo do texto do DIS ISO 9001 são requeridas algumas informações documentadas, assim como a ISO 9001:2008 faz no sentido de requerer o estabelecimento dos procedimentos documentados ou registros.
Dizer que o Manual da Qualidade vai se chamar Informação Documentada não é uma afirmativa coerente. O mais adequado é comentar que a exigência por um Manual da Qualidade está sendo removida, e que o controle de documentos e registros está sendo substituído pelo requisito de informação documentada. As organizações terão que se preocupar em identificar quais informações documentadas são requeridas no texto da nova norma.
Dica: eu fiz um mapeamento de quantas vezes são exigidas no DIS ISO 9001 o estabelecimento de informações documentadas, a resposta é vinte uma vezes, sem contar o próprio requisito 7.5 que é o de Informação Documentada. Saiba mais aqui.
Agora, qual é a minha opinião sobre a adoção ou não de um Manual da Qualidade se for confirmada a sua inexigência na versão FDIS e na norma oficialmente publicada em Setembro de 2015?
O Manual da Qualidade, naquelas empresas que adotam um Sistema de Gestão da Qualidade que realmente agrega valor e proporciona competitividade, demonstrou ser uma ferramenta para documentação total do sistema. Quem já atuou em consultorias em empresas de diferentes segmentos sabe que na prática essa gestão do conhecimento não é tão simples quanto parece e um Manual da Qualidade ajuda bastante!
Em construtoras a rotatividade de mão de obra é alta e, portanto, é mais difícil manter esse controle. Já uma empresa do setor naval ou do ramo petrolífero geralmente possui menor rotatividade e lá a cultura de certificações, adequação a legislações já é secular, então fica mais fácil trabalhar com sistema de gestão.
Com o Manual da Qualidade você tem uma descrição do contexto da empresa, do escopo, política e referências aos demais elementos do SGQ como, por exemplo, procedimentos, formulários, instruções de trabalho, etc. Ao chegar em uma nova empresa, fica muito mais fácil compreender o SGQ daquela empresa se houver lá um Manual documentado. Não que as pessoas precisem ler esse documento o tempo todo, mas é uma forma de gestão do conhecimento, sem ele essa prática fica comprometida.
Eu não quero prever o futuro aqui no Total Qualidade, embora esteja sempre pessoalmente pensando o que vai acontecer nos próximos 5 anos para meus próprios movimentos, mas acredito que muitos consultores que já trabalham desde as versões anteriores da ISO 9001, tenderão a continuar a desenvolver um Manual de Qualidade.
Muitos clientes poderão dizer:
_ Nós precisamos mesmo de um Manual de Qualidade? E provavelmente nós vamos responder que não é obrigatório, mas é uma boa prática. É só esperar pra vermos. Eu gostei da ideia e vou abrir uma enquete aqui no Total Qualidade, convidando as pessoas a opinarem: se elas vão eliminar o Manual da Qualidade ou se vão adotá-lo como boa prática. Faço isso na semana que vem sem falta.
Minha sugestão é que você também se cadastre no meu ambiente on-line com comentários e artigos exclusivos sobre o processo de revisão da ISO 9001. Nele você terá um acesso anual que te manterá informado pelos próximos 12 meses sobre o DIS, FDIS e a norma oficialmente publicada.