Por que é importante fazer a análise do previsto versus o realizado?
Por Veja Obra em 16/10/2018
Sabemos que, quando falamos em reformas, sejam elas grandes ou pequenas, é muito comum que imprevistos aconteçam: nem sempre aquilo que foi planejado no papel é executado fielmente. Muitas vezes, muito do que se planejou (especialmente nas etapas de orçamento e cronograma) é ignorado, esquecido ou relevado para contornar algum acontecimento inesperado no canteiro de obras.
Se você é um leitor do Blog do Veja Obra, já deve saber que é exatamente por isso que, quanto mais bem planejada uma obra menos passível de imprevistos ela está. Nesse artigo você irá entender a importância do acompanhamento da execução e análise de resultados para que seja possível obter uma gestão cada vez mais eficiente de obra. Boa leitura!
O planejamento financeiro da obra é uma grande preocupação para os escritórios de arquitetura, afinal, é evidente que melhorias nesta etapa do projeto tornam possível uma organização empresarial mais eficiente em todas as suas camadas produtivas. E sabe qual o resultado disso? Maior rentabilidade, é claro.
Exatamente por isso é importante fazer o registro e acompanhamento de ambas as etapas do processo – tanto do planejamento dos gastos, quanto daquilo que está efetivamente sendo realizado. Esse registro permite que você avalie a discrepância entre as duas etapas produtivas, realizando correções de rota para garantir que o projeto será executado dentro dos limites estipulados.
Quando você faz o registro do acompanhamento de cada uma das obras realizadas, é possível também fazer o comparativo histórico entre períodos específicos, o que permite que você melhore os seus processos de execução a cada novo projeto.
Para que seja possível fazer todo esse controle, muitos escritórios contam com a ajuda de ferramentas tecnológicas para realizar a gestão dos projetos, tanto na fase de planejamento quanto na fase de execução.
Acontece que, um dos maiores desafios enfrentados por gestores de obras hoje é a perda de informações no canteiro de obras. E a melhor forma de reduzir esse problema é por meio do uso de softwares de gestão em nuvem!
Esse tipo de tecnologia ajuda os colaboradores de obra a visualizar as informações com mais clareza, pois permite um panorama completo do andamento da obra – cronogramas, gestão financeira e registro de ocorrências. Tudo isso contribui para uma tomada de decisão mais rápida e assertiva.
Além disso, a facilidade de compartilhar e atualizar as informações em tempo real permite que todos saibam por quais tarefas são responsáveis, e por consequência, o impacto de suas ações no escopo geral.
O resultado disso na prática? Estudos comprovam que a maioria das obras que possuem processos de gestão bem definidos são entregues dentro do prazo e do orçamento estipulados, o que pode reduzir os custos de execução em até 20%.
Indicadores de desempenho para medir sucesso
Tão importante quanto fazer o registro dos acontecimentos no canteiro de obras, é a definição de metas e objetivos a serem alcançados em um determinado período. Para isso, é importante entender o processo produtivo da sua empresa e todas as etapas de obra da qual a sua empresa faz parte. Somente assim será possível estabelecer metas realistas.
Justamente para garantir que você está rumando em direção aos resultados esperados, é necessário estabelecer indicadores de desempenho para a sua empresa. Essas métricas irão te ajudar no controle da performance de todos os membros da equipe, para que assim seja possível alcançar as metas previamente estabelecidas.
Esse indicador nada mais é do que o cálculo do percentual de lucro sobre o faturamento do escritório em um determinado período. Essa análise permite que você avalie o uso dos recursos da sua empresa com relação à entrega de resultados. Por exemplo: se ao final do período você teve um faturamento positivo, mas não possui dinheiro em caixa, isso pode ser um indicativo de que você esteja com uma estrutura de custos elevada.
Sua equipe está conseguindo concluir as tarefas planejadas nos prazos estipulados? Essa trata-se de uma métrica importante para avaliar todo o aspecto logístico do processo de obra. Somente assim será possível antecipar todo tipo de urgência e contornar imprevistos da forma mais assertiva possível.
Para garantir a produtividade da sua equipe, é preciso também certificar-se de que o ambiente de trabalho no qual os profissionais estão inseridos é saudável e harmônico. Para tanto, existe o índice de turnover, que identifica a rotatividade da sua equipe. Quando esse índice é alto, pode ser um indicativo de problemas de gestão do próprio escritório.
É importante entender quais os processos que podem ser melhorados e quais devem ser mantidos para que seja possível aumentar a taxa de conversão de clientes oportunidade para vendas, efetivamente. Qual o tipo de apresentação que melhor atende o seu perfil de cliente? Como deve ser conduzido o briefing? Tudo isso deve ser avaliado para garantir que você otimize a sua estratégia de vendas.
O uso destes indicadores é importante para que você possa olhar para dentro da sua própria empresa, avaliando todas as carências, obstáculos e desafios, para que toda ação planejada seja embasada em dados que permitam a melhor tomada de decisão.
Que o estabelecimento de metas e objetivos é importante para melhorar os resultados da sua empresa você já sabe. Mas como estabelecer essas metas e objetivos de forma prática e eficiente?
O primeiro passo é entender que existem metas individuais e metas coletivas. Não importa quantas pessoas você tem sob sua gestão: é preciso entender todo o processo produtivo da empresa para então determinar como cada funcionário pode contribuir de maneira mais efetiva. Para que isso seja possível, deixe bem claro a função de cada um e o quanto suas ações impactam no resultado final de cada projeto.
Vale lembrar que, essas metas devem ser compatíveis com a realidade do mercado, do contrário podem acabar sendo um fator desmotivante para a sua equipe.
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