6 truques para tornar uma reunião mais produtiva - VHSYS Blog
Por VHSYS - 12/05/2014 - Leitura de 4 minutos
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As reuniões são essenciais em um ambiente de trabalho. Muitas vezes, os encontros são a única ocasião em que é possível reunir todos os colaboradores. Além disso, vários assuntos precisam ser discutidos e é importante ouvir diferentes opiniões, seja de clientes, sócios ou funcionários.
Mas não dá para negar: tem muita reunião desnecessária. Em alguns casos, isso ocorre pela discussão de assuntos de segunda importância. Em outros, o problema é a falta de eficiência – as coisas até se resolvem, mas o tempo para que isso ocorra é colossal.
A "Fast Company" listou dicas bem simples para quem quer resolver pendências e não desperdiçar tempo. Confira e use na sua próxima reunião:
1) Se não valer a pena, cancele
Para saber se uma reunião é realmente essencial, pergunte a si mesmo: há a necessidade de fazer as pessoas se locomoverem para discutir os assuntos que serão abordados? Os temas da pauta do encontro precisam ser abordados com urgência? Caso a resposta para uma das questões seja "não", a reunião não é necessária. Cancele.
2) Convoque apenas quem tem o que acrescentar
Uma reunião não é uma confraternização de amigos, daquelas em que "quanto mais gente, melhor". Lembre-se de que você cada participante vai deixar de trabalhar durante o encontro. Se for para alguém participar da conferência e não falar nada, o melhor é deixá-lo de fora.
3) Caso necessário, corte
Esta não é a mais educada das dicas, mas é eficaz. Se um dos participantes da reunião estiver se alongando demais na exposição de um problema, interrompa-o e peça para que ele seja mais sucinto. Quando todos são objetivos, as coisas se resolvem em menos tempo e todos podem voltar a seus afazeres.
4) Diferencie estratégias de objetivos
As estratégias são o caminho para atingir um determinado objetivo. É importante deixar isso claro para saber que os objetivos não podem ser mudados em uma reunião, mas os caminhos para chegar até lá são mutáveis – e são as alterações nessa trajetória que devem ser colocadas em pauta.
5) Chegue na reunião com os objetivos estabelecidos
Se você for comandar uma reunião, prepare-se antes. Chegue ao encontro já sabendo o que será abordado e, mais importante ainda, quais são os objetivos da conferência. Quando a reunião começa sem uma pauta estabelecida, fica maior a chance de todos ficarem presos por horas e horas e horas, até os assuntos serem lembrados pouco a pouco.
6) Use os quatro retângulos
Os objetivos são fixos e as estratégias podem ser moldadas no decorrer da união. Para traçar uma estratégia com eficiência, uma ótima dica é, simplesmente, usar papel e caneta. Em uma folha, desenhe quatro retângulos, lado a lado. Escreva, em cada um deles, as palavras "temas", "datas", "consultores" e "grupos".
Abaixo dos retângulos, o líder da reunião pode organizar os objetivos da reunião, além de prazos, fontes úteis para a solução de um problema e que pessoas ficarão encarregadas de cada tarefa.