Eu sei, o dinamismo do mundo corporativo envolve mobilidade e a necessidade de realizar algumas viagens a trabalho para atender clientes, firmar ou consolidar novas parcerias. Sabe o que fazer para tirar o melhor dessas situações?
Algumas medidas podem ajudar na gestão do tempo, otimizando suas tarefas, facilitando as funções e a rotina longe do empreendimento. Eu tenho várias dicas para você tornar a sua missão o mais vantajosa possível.
O empreendedor é a imagem da empresa para o mercado. Por isso, uma boa viagem a trabalho é aquela útil aos negócios. Com foco e organização, você pode viajar tranquilo e voltar para casa com a sensação de dever cumprido. Eu explico como!
Tenha um rumo certo e específico
Qual é o seu objetivo? Você vai viajar para fazer negócio com clientes, fornecedores ou investidores? Quantos deles? Onde os encontrar? Quanto mais especificamente você puder responder a essas questões, melhor.
Inicie essa empreitada com um destino certo: ok, você vai para a cidade X, mas onde estará a pessoa com quem você precisa falar? Com o endereço em mãos, fica mais fácil traçar a rota, escolher o hotel (se não for um bate e volta) e fechar a sua agenda.
Defina a duração da viagem a trabalho
Voltemos ao seu objetivo: se é dar um treinamento, ótimo, pois esse tipo de evento, normalmente, tem duração preestabelecida e depende do treinador, ou seja, você. Quem sabe, ele se estenda para um almoço ou jantar com os colegas, mas nada além de uma social — em outras palavras, o assunto não será oficialmente o trabalho.
Porém, talvez você tenha que fazer caber na agenda várias reuniões sem prazo para terminar. Muitas delas só acabam depois de fecharem o negócio e, em alguns casos, não dá para prever quanto tempo vai demorar a negociação.
O ideal é sair e voltar com data marcada para a sua empresa. Então, diante desse cenário incerto, deixe algumas janelas entre os compromissos que podem perdurar além das previsões.
Estabeleça prioridades
Às vezes, não é possível trabalhar com a margem de tempo, dando espaço na agenda para atrasos e imprevistos. Nesse caso, prepare a si mesmo e a sua equipe: talvez seja necessário que alguém cumpra um compromisso seu, caso você não volte a tempo para a empresa.
A sua viagem a trabalho é para fechar negócio com dois possíveis clientes? As reuniões já estão marcadas? Em que termos estão as negociações? Você precisa estar preparado para um plano B, e até um C, caso adiem um dos encontros para o horário de outro, por exemplo. Qual deles é a sua prioridade?
Imprevistos são comuns, e é preciso ter flexibilidade para trabalhar com eles. Sabendo as suas prioridades, você identifica as oportunidades de ouro e quais podem ficar para uma próxima visita. Eventualmente, até será necessário pedir a ida de outro membro da equipe para a sua localidade ou para delegar suas tarefas na sede.
Pesquise e prepare-se
Talvez não precise pesquisar o local de destino nem fazer as reservas de voo, carro e acomodação porque tem alguém da empresa fazendo isso por você. De qualquer forma, pesquise rotas e caminhos verificando as condições de trânsito para evitar atrasos. Igualmente respeite a cultura local!
A pesquisa também envolve o seu objetivo naquela localidade. Se for para conhecer um fornecedor em potencial, busque informações sobre o negócio dele antes. Caso esteja se preparando para dar um treinamento, quais referências locais você pode incluir no discurso a fim de se aproximar do público-alvo?
Prepare a apresentação em PowerPoint do projeto para o cliente, revise as suas anotações sobre os resultados da empresa, certifique-se dos dados apresentados e estude sobre quem vai se apresentar a você.
Adiante as suas tarefas
De que forma a sua ausência na empresa será sentida? Quem precisa ser comunicado da sua viagem a trabalho? Algumas tarefas não são urgentes hoje, mas precisam ser entregues antes do prazo porque naquela data final você estará viajando.
O empreendedor ainda pode adiantar suas tarefas agora para curtir um tempinho livre ao viajar: ir à praia ou conhecer uma atração turística do local. Às vezes, vale a pena se sobrecarregar um pouco antes da viagem para depois aproveitar o destino, nem que seja por algumas horinhas.
Tenha a tecnologia em mãos
Aqui entram itens como notebook, smartphones, tablets e seus respectivos carregadores. Falando nisso, um carregador portátil é sempre uma boa pedida para viagens a trabalho.
Carregue tudo o que for utilizar na noite antes de viajar! Se você precisar fazer alguma videoconferência enquanto viaja, cheque a internet do hotel e, ao chegar lá, a qualidade da conexão no seu aparelho. Não se esqueça de levar sempre consigo um adaptador universal para as tomadas.
Evite esbanjamento na viagem a trabalho
Não é de bom tom deixar a encargo da empresa as suas extravagâncias. O reembolso é previsto em lei, mas aproveitar-se desse direito não é uma atitude bem-vista. Afinal, é você quem está a serviço do empreendimento, e não o contrário.
Tenha bom senso na hora de pedir serviço de quarto (usar o frigobar do hotel, almoçar e jantar fora) e nos gastos com lazer, apenas se autorizados pelo departamento empresarial responsável. Os alertas valem também para o dono do negócio em viagem a trabalho, ou melhor, principalmente para ele, exemplo aos demais colaboradores.
Expanda a sua rede de contatos
Viagens a trabalho são ótimas para o networking, para criar conexões com parceiros e divulgar a sua empresa no mercado. Aproveite os seus compromissos oficiais e outros que eventualmente surgirem: eventos locais, como feiras de negócios, e extraoficiais (cafés, almoços e jantares) podem ser muito bem aproveitados.
Todas essas oportunidades aproximam as pessoas do seu negócio, sendo sinônimo de novas parcerias a curto, médio e longo prazo. Elas podem não ser o motivo principal dessa viagem, mas, quem sabe, da próxima.
Atente para alguns serviços
Fazer seguro pode até não ser obrigatório para o seu destino, mas é recomendável para evitar dores de cabeça, como o extravio de bagagem. Sem a proteção securitária, pequenos imprevistos viram grandes inconvenientes: uma intoxicação alimentar pode evoluir para um quadro de saúde sério se não tratada a tempo, por exemplo.
Além disso, talvez valha a pena investir em um serviço de transporte corporativo para evitar atrasos e a inconveniência de precisar dirigir em ruas desconhecidas. Considere essas variáveis e previna-se com os seguros.
Notou o quanto as viagens a trabalho podem ser vantajosas? Planejamento e organização são palavras de ordem para você tirar maior proveito das suas. Da preparação até cumprir a sua missão, vários aspectos precisam ser observados. Espero ter ajudado!
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Sobre
Professora, brasileira, empreendedora, fundadora da Globalweb, Cristina foi pioneira no estudo das soluções Microsoft já em 1990 e, tornou-se detentora de notoriedade nos softwares produzidos pela Microsoft antes mesmo do lançamento do Sistema Operacional Windows para computadores pessoais.