Na maioria das empresas, os custos de TI são cuidadosamente listados para a elaboração de um orçamento mais preciso. Mas, o que muitos gestores não sabem, é que existem gastos ocultos, difíceis de serem identificados. Isso pode prejudicar o planejamento e comprometer os investimentos no setor. Você conhece os custos invisíveis TI? Provavelmente não.
Por isso, fizemos este post. Queremos ajudá-lo a controlar melhor os gastos na área e, de quebra, melhorar o desempenho operacional. Então, continue lendo e aproveite as nossas dicas!
Por que é importante descobrir os custos invisíveis TI?
É comum as grandes organizações associarem os planos de redução de custos às crises financeiras. Porém, o gerenciamento dos gastos em TI deve ir além desse conceito, considerando que a estratégia possibilita identificar, detalhar e melhorar a compreensão sobre as despesas envolvidas no setor.
Quando a empresa se dedica a descobrir os custos invisíveis em TI, amplia a visão das falhas e oportunidades, além de estimular o desenvolvimento de novas métricas e indicadores que facilitam o trabalho. É dessa forma que os gastos podem ser justificados e a produtividade comprovada.
Outra vantagem de se investir na descoberta de custos invisíveis é que os processos podem ser contínuos e ininterruptos, deixando a empresa sempre com os objetivos alinhados com o orçamento.
Com base nisso, podemos afirmar que a descoberta de gastos ocultos transcende a prática comum de cortar os custos em TI. Na verdade, ela fornecerá uma base de conhecimento sobre como os líderes podem usar os recursos tecnológicos, tempo, mão de obra e matéria-prima, de forma estratégica, o que deve impulsionar o aumento da produtividade, paralelamente.
Quais são os principais gastos que passam despercebidos no setor?
Agora que você já sabe por que deve descobrir os custos invisíveis em TI, descubra os que mais passam despercebidos aos olhos dos gestores!
1. Compra inadequada de equipamentos
Na maioria dos casos, o investimento em tecnologia deixa os diretores e gestores orgulhosos. O problema é que nem sempre os equipamentos adquiridos realmente atendem às necessidades do negócio. Para piorar, o uso deles pode ser forçado para justificar a compra, mesmo que isso adicione maior complexidade aos processos.
Como consequência, o setor pode ficar ineficiente, afetar todos os departamentos que dependem de tecnologia e guiar a empresa para um rumo de perda da competitividade.
Para evitar que isso aconteça na sua empresa, verifique como a tecnologia realmente pode ajudar. Se possível, teste antes para ver os resultados na prática. Só porque uma nova tecnologia é lançada não significa que ela deve ser implementada na empresa. Tudo vai depender das necessidades do negócio.
2. Equipe maior que o necessário
Muitas empresas se gabam da equipe de profissionais que possuem. Porém, é preciso ter cuidado com o excesso de colaboradores. Ter muitos profissionais capacitados é bom, mas é preciso avaliar a contribuição de cada um para o setor. Em alguns casos, equipes mais enxutas podem melhorar a produtividade com o auxílio da tecnologia, gerando grandes reduções de custos para o setor.
Então, avalie os cargos e funções. Veja quais são importantes e quais podem ser extintos. Hoje, diversas atividades podem ser automatizadas, permitindo o remanejamento da maioria dos profissionais para as áreas mais sensíveis do negócio, como as que possuem relação direta com a geração de receitas.
3. Uso de tecnologia obsoleta
Muitas empresas perdem horas de trabalho executando atividades que poderiam ser concluídas em minutos. Pode parecer que não, mas até as empresas referências em tecnologia não escapam de situações como essa. Se a empresa não se atualizar com frequência, o uso de softwares e equipamentos antigos pode fazer com que perca força competitiva, já que a velocidade e a qualidade de produção ficam comprometidas.
Nesse caso, a empresa não necessariamente gasta dinheiro, mas deixa de ganhar, mantendo uma tecnologia ineficiente. Por isso, faça benchmarking para descobrir o que os grandes players do mercado estão fazendo melhor que você e, claro, quais tecnologias usam para alcançar esses resultados. Foque sempre nas boas práticas e atualize os sistemas e equipamentos sempre que surgir uma oportunidade de melhoria.
4. Descentralização do setor
Em muitas empresas, o setor de TI fica espalhado, mantendo equipamentos e profissionais nos departamentos que mais dependem do auxílio da TI. Essa descentralização pode causar muito ruído na comunicação, dificultando o monitoramento e controle dos gastos, além de gerar redundância nos cálculos.
A integração entre os setores é fundamental para melhorar a comunicação, mas o setor de TI não precisa mais ficar espalhado na empresa. As ferramentas digitais (sistemas) e os serviços de suporte podem ser entregues via private network (rede privada) e os equipamentos concentrados em um único local, formando um data center apropriado. Isso deve facilitar o controle dos custos, além de ajudar a reduzir o consumo de energia e tempo.
5. Desperdício de materiais
Entre os custos invisíveis, o uso excessivo de material do escritório está entre os que mais passam despercebidos. Ao longo do tempo, essa despesa pode se tornar tão alta quanto os custos com recursos vitais, como telefonia e internet. Você pode combater esse gasto, adotando uma política de uso consciente. Tire uma média de consumo atual e dê uma meta mensal e anual a cada profissional para o uso de canetas, papel, impressoras etc.
Também pode trabalhar na implementação de uma cultura digital, onde só as impressões mais importantes sejam executadas, como documentos e relatórios oficiais, fazendo apresentações de resultados em telas de computador, por exemplo.
Como mapear e eliminar esses custos?
O primeiro passo é ficar atento às formas de economizar. Isso engloba tudo. O simples fato de migrar os dados para um armazenamento em nuvem pode ajudar o negócio a otimizar os processos internos e reduzir a necessidade de investimentos em dispositivos de storage físicos, como servidores e HDs.
O uso de tecnologias e uma boa gestão dos recursos serão vitais na estratégia. Mantenha o foco em aproveitar ao máximo os recursos disponíveis e a mente aberta para visualizar formas de economizar que quase ninguém é capaz de enxergar. Com o tempo, essa habilidade é bem desenvolvida e você ficará perito no assunto.
Os custos invisíveis TI não são listados em relatórios, mas estão lá, fazendo aquela diferença no orçamento difícil de compreender. Agora, você sabe que eles existem e que demandam um olhar clínico para a identificação. Então, aproveite as nossas dicas e eleve o setor de TI para um novo patamar de suporte ao negócio.
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