Como avaliar os fornecedores com 3 tipos de indicadores | OTK
Como avaliar os fornecedores: 3 tipos de indicadores de desempenho que você precisa avaliar
Publicado por OTK Sistemas em 2 de dezembro de 2021
Precisa saber como avaliar os fornecedores de sua empresa? Dependendo de sua finalidade, os indicadores de desempenho dos fornecedores podem ser divididos em três categorias principais: garantir a qualidade, melhorar a entrega e economizar na entrega.
Estas três categorias citadas são interdependentes. Portanto, focar em apenas uma categoria pode prejudicar as outras duas e diminuir a sustentabilidade do processo.
Pensando nisso, desenvolvemos um artigo especial para te mostrar quais os melhores indicadores de desempenho de fornecedores para sua empresa. Confira!
3 tipos de indicadores de desempenho de como avaliar os fornecedores
Quer entender como avaliar fornecedores e não sabe nem como começar? Então aqui vamos resumir para você: primeiro observe os 3 principais tipos de KPIs, que são os de qualidade, de entrega e de economia de custos.
Veja quais destes tipos fazem mais sentido para você, para então começar a aprofundar mais e conhecer cada um dos indicadores para implementar na sua empresa.
Abaixo reunimos informações de cada tipo, exemplos de KPIs e ainda as fórmulas para cálculo. Confira:
1. KPIs de qualidade
Este é um tipo de indicador de desempenho que você pode usar para fazer uma boa avaliação do seu fornecedor e garantir a qualidade do processo.
Resumidamente, os principais KPIs de qualidade são:
Taxa de defeito do fornecedor
Precisão do PO (Purchase Order, ou ainda Pedido de Compra)
Abaixo você pode conferir mais sobre cada um deles.
A conformidade contratual e a política são essenciais para garantir a segurança jurídica. Se essas taxas de conformidade caírem, podem aumentar os gastos indiretos e independentes. Um contrato de compra infalível com penalidades claramente definidas pode melhorar a taxa de conformidade.
Métricas a serem observadas:
A proporção de faturas contestadas em relação ao total de faturas;
A diferença total entre o preço pago e o preço cotado.
A taxa de defeito é usada para avaliar a qualidade individual de um fornecedor. Medir as taxas de defeitos do fornecedor e dividi-las com base no tipo de defeito oferecerá percepções acionáveis ​​sobre a confiabilidade de um fornecedor. As taxas de defeitos do fornecedor são geralmente medidas em defeitos por milhão.
Taxa de defeito do fornecedor = Número de produtos abaixo do padrão / Número total de unidades testadas
A baixa precisão do pedido de compra aumenta os custos operacionais. Os KPIs (Key Performance Indicator) de aquisição são medidos em categorias de suprimentos, segmentos de compradores e muito mais. Essa métrica ajudará as empresas a garantirem se os fornecedores estão entregando o que foi pedido e se foi entregue no momento certo.
Indicadores para monitorar:
A proporção de produto/serviço entregue fora da meta de serviço pré-definida;
% de entrega incorreta sobre o número total de pedidos de compra em um período de tempo.
2. KPIs de entrega
Mais um indicador de extrema relevância que sua equipe não pode ignorá-lo, pois ajuda a melhorar as entregas feitas para sua empresa. Veja os principais KPIs:
Taxa de compras de emergência
Tempo de ciclo do pedido de compra
Disponibilidade do fornecedor
Compras de emergência são aqueles pedidos não planejados que são adquiridos para evitar a escassez de produtos / serviços. Essa métrica é medida com a proporção de compras de emergência em relação ao número total de compras em um período fixo de tempo.
Ao reduzir a taxa de pedidos de emergência, as organizações podem:
Melhorar o processo de compras;
Reduzir os riscos de abastecimento;
Garantir continuidade.
Essa métrica equivale a quantidade de tempo transcorrido entre o instante em que um cliente faz o pedido e o momento em que o fornecedor o envia. Esse KPI geralmente é medido em dias.
O lead time do fornecedor começa com a confirmação da disponibilidade e pedido e termina com a entrega das mercadorias. Esse é mais um indicador de como avaliar os fornecedores de forma precisa.
Prazo de entrega do fornecedor = tempo de entrega (entrega de mercadorias e recebimentos) - tempo de pedido (aceitação do pedido)
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O tempo de ciclo do pedido de compra é medido em horas ou dias a partir do momento em que uma requisição de compra é enviada até o momento em que é transmitida a um fornecedor ou contratado. Este KPI cobre o processo de pedido de ponta a ponta que compõe todo o ciclo do pedido de compra.
Ela é utilizada para mensurar a eficácia do fornecedor ao responder às demandas emergenciais. Este KPI de aquisição ajuda as organizações a determinar o grau de confiabilidade que podem atribuir a um fornecedor.
A disponibilidade do fornecedor (%) é medida pela proporção entre o número de itens de tempo disponíveis do lado do fornecedor e o número de pedidos feitos a ele.
3. KPIs de economia de custos
Esse indicador fecha a sequência de 3 que darão a você e sua empresa uma óptica diferenciada. Esta sequência de KPIs são focados na economia que a empresa fará ao implementá-los, confira:
Custo por fatura e pedidos de compra
Gastos sob gestão
ROI de compras
O custo gasto por fatura e pedido de compra pode variar de uma organização para outra, dependendo dos fatores que estão incluídos neste cálculo. Uma organização que segue uma abordagem manual terá custos de processamento mais altos quando comparada a outras organizações que usam um processo automatizado.
Para evitar tais custos, um sistema como o OTK Web pode ajudar na automatização dos processos, tanto na geração de cotações quanto de faturas. Quando tais processos estão automatizados, a redução de custos é facilmente percebida, além do aumento da produtividade da equipe.
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Gastos sob gestão é a porcentagem de gastos com aquisições que é regulamentada ou controlada pela gestão. À medida que os gastos sob gerenciamento de uma organização aumentam, sua capacidade de otimizar custos e prever despesas também aumenta.
SUM = gasto total aprovado (ou seja, custo direto, indireto e relacionado ao serviço) - gasto independente
O ROI (retorno sobre o investimento) de aquisições é usado para determinar a lucratividade e o custo-benefício do investimento em aquisições. Essa métrica é mais adequada para análise interna.
ROI de aquisição = economia de custo anual / custo de aquisição anual
Pouca ou nenhuma competição entre os fornecedores pode levar a um lugar onde alguns fornecedores desfrutam de um monopólio. Isso pode diminuir a qualidade a longo prazo. Aqui, a ênfase é colocada em fornecedores de lista restrita que oferecem ao comprador uma vantagem competitiva distinta.
A competitividade dos preços pode ser medida comparando o preço pago com os preços de mercado publicados listados em sites inteligentes do mercado de compras.
Como implementar a avaliação de desempenho de fornecedores
Atualmente existem diversas ferramentas para avaliar os fornecedores da sua empresa, que vão desde planilhas básicas ou documentos em Word e Docs até sistemas específicos para avaliação e gestão de compras e estoque.
Para começar a implementar, recomendamos que você escolha poucos KPIs e organize-os em uma planilha, para que assim entenda como funcionam os cálculos e também para ver se tal indicador faz sentido para sua empresa.
Após esta adequação inicial, você pode passar para algo mais automatizado, como um sistema de compras e estoque. Através da integração das áreas que os sistemas de gestão proporcionam, será muito mais fácil avaliar fornecedores, pois você terá o histórico das compras e assim avaliar assim que concluir um processo.
Implemente os melhores indicadores para avaliar seus fornecedores
Em suma, o processo de desenvolvimento dos indicadores de desempenho em uma empresa nem sempre é uma tarefa tão simples. Mas, quando os líderes de compras dedicam tempo para identificar suas necessidades de negócios, toda a análise e otimização dos resultados é facilitada.
Com os KPIs implantados, o processo de como avaliar os fornecedores se torna prático e a empresa garante benefícios a longo prazo, como melhor qualidade nos produtos e serviços, entregas mais rápidas e ainda maior redução de custos.
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