O que é e como montar um Cronograma de Projeto em apenas 6 passos
Postado em 11/02/2019 10/03/2022 por Andreia Silva Justo
Um dos desafios dos gerentes de projetos é fazer com que os projetos sejam entregues dentro do prazo. Para facilitar a vida desse profissional existe o cronograma de projeto. Mas será que você sabe como ele funciona? Acompanhe para entender:
O que é um Cronograma de Projeto
Por que elaborar um Cronograma de Projeto
Como montar um Cronograma de Projeto
Dicas para utilizar o Cronograma de Atividades do Projeto
Cronograma de projeto é uma ferramenta de gestão que tem por objetivo organizar atividades, recursos e prazos em único lugar.
Dessa forma, o gerente de projetos consegue ter uma melhor visibilidade das tarefas e suas dependências, além dos recursos que serão necessários para a execução de cada tarefa durante o ciclo de vida do projeto. Isso permite maior controle sobre o tempo do projeto, evitando atrasos nas entregas. O cronograma de projeto também pode ser utilizado na comunicação com a equipe e demais stakeholders.
Então, de forma resumida, o cronograma de projeto proporciona uma visão geral sobre os prazos do projeto, mostra como e quando as entregas serão disponibilizadas e quem é responsável por cada parte dessas entregas.
Por que elaborar um Cronograma de Projeto?
Um cronograma de projeto te ajudará a:
Com um cronograma de projeto você conseguirá ter uma visão geral de todas as atividades do projeto, suas dependências e quais recursos estão sendo empregados em cada atividade ou quando serão utilizados, otimizando o uso de recursos da organização. Com o cronograma bem estruturado fica mais fácil monitorar se existe alguma coisa fora da linha de base que, se não for corrigida, poderá aumentar os custos, encarecendo o projeto.
Evitar atrasos nas entregas
Cada fase do ciclo de vida de projeto é marcada pela conclusão de uma ou mais entregas. O cronograma ajuda a acompanhar o projeto e a antecipar qualquer indício de desvio. Além disso, possibilita que ações corretivas sejam tomadas para garantir que as entregas do projeto estejam disponíveis dentro do prazo estipulado, assegurando a satisfação do cliente.
Atualizar os stakeholders do projeto
O cronograma é uma forma visual e simples de informar as partes interessadas sobre o andamento do projeto. Com o uso desse instrumento, todos terão acesso às mesmas informações de forma rápida e sintetizada, facilitando a comunicação.
Viu só como é importante ter um bom cronograma de projeto em mãos para gerenciar as atividades do projeto? Confira como montar o seu em apenas algumas etapas.
Como montar um Cronograma de Projeto em 6 passos
O Guia PMBOK®, referência internacional em gestão de projetos, aponta algumas boas práticas para a construção do cronograma de projeto. Confira quais são elas:
1. Planeje o gerenciamento do cronograma
O primeiro passo para montar um cronograma de projeto é estruturar como você vai fazer isso. Esse é o momento de escrever o plano de gerenciamento de cronograma, que contém instruções e diretrizes para a administração do cronograma. Isso inclui a escolha da metodologia, as regras para documentação e as diretrizes para monitoramento e controle do projeto, por exemplo.
Após elaborar um plano de gerenciamento de cronograma, é preciso identificar as atividades necessárias para entregar o projeto. Para isso, você pode consultar a estrutura analítica do projeto (EAP), que contém o detalhamento do escopo até o nível de pacote de trabalho. Na hora de decompor os pacotes de trabalhos em atividades é altamente recomendável que você envolva a equipe do projeto. Afinal, ninguém melhor do que os especialistas no assunto para dizer o que precisa ser feito, não é mesmo?
Dependendo da complexidade do projeto, você também pode (e deve) estruturar os atributos das atividades. Esses atributos normalmente incluem, além do próprio nome da atividade, seu código identificador, uma breve descrição da atividade, atividade sucessora e predecessora, responsável pela atividade, indicadores para medir a qualidade da atividade, entre outros atributos relevantes para o gerenciamento do cronograma. Outro instrumento muito útil é a lista de marcos, que sinaliza os pontos significativos do projeto.
Nesse momento não pense em mais nada além do que deve ser feito. Ou seja: esqueça o tempo necessário ou qual a sequência. Foque no detalhamento do trabalho!
Depois de montar a sua lista de atividades, você precisa atribuir uma ordem de execução, montando uma sequência lógica e identificando as relações entre as atividades.
Você não consegue montar o telhado de uma casa sem antes construir a fundação, certo? Claro que esse exemplo é óbvio, mas dependendo do tipo de projeto, especialmente em projetos mais complexos, essas relações podem não ficar tão aparentes assim. Por isso, é tão importante reservar um tempo para sequenciar as atividades.
Na hora de decidir o que deve ser feito primeiro é muito interessante que você também peça o auxílio da sua equipe. Muitas vezes o gerente de projetos não possui todas as informações técnicas sobre o projeto e pode acabar sequenciando as atividades equivocadamente.
Toda atividade, exceto a primeira e a última, deve ser conectada a uma atividade sucessora e a uma atividade predecessora. Você precisa se perguntar:
Essa atividade afeta outras atividades? Se sim, quais e de que forma?
Essa atividade é afetada por outras atividades? Se sim, quais e de que forma?
Essa atividade pode ser realizada paralelamente a outras? Se sim, quais?
Ao seguir esse roteiro você perceberá que é muito mais fácil sequenciar as atividades!
4. Estime as durações das atividades
Nessa etapa você precisa atribuir o tempo esperado para a conclusão de cada atividade. As estimativas de duração das atividades devem ser feitas com base nos recursos humanos, financeiros e materiais disponíveis. É importante lembrar que a estimativa não deve ser baseada exclusivamente no chute. Aconselha-se que o gerente de projetos busque informações de projetos anteriores que sejam semelhantes, a critério de comparação.
Ah, não se esqueça de ter uma reserva de tempo para lidar com os riscos conhecidos do projeto! Além disso, certifique-se de atribuir números realistas, considerando a disponibilidade dos recursos para atuação no projeto.
Quando estiver estimando a duração das tarefas, lembre-se de considerar que um recurso provavelmente será utilizado em mais de uma atividade! A partir dessa visão de recursos, é natural que aconteçam modificações na sequência das atividades. Por isso, também recomenda-se envolver a equipe do projeto nessa etapa.
Conheça algumas técnicas para estimar as durações das atividades:
Utilização de dados históricos de um projeto semelhante ao que está sendo realizado como parâmetros para estimar a duração do tempo de cada atividade. É uma técnica mais rápida que as demais, mas também mais imprecisa.
Consiste em criar "regras" para o cálculo das durações das atividades, com base em dados históricos. Por exemplo, imagine que você precisa calcular quanto tempo será necessário para pintar uma casa com 200 m² de paredes. Consultando os dados disponíveis, você verifica que um pintor demora 1h para pintar 20 m². Logo, para concluir a pintura da casa seriam necessários pelo menos 10h. É uma técnica um pouco demorada, porém mais precisa.
Cálculo da duração média das atividades considerando três cenários: otimista, realista e pessimista. Se fossemos considerar o exemplo anterior (da pintura da casa) teríamos o seguinte: em um cenário realista o pintor levaria 10 dias para pintar a casa; em um cenário otimista o pintor levaria 6 dias para pintar a casa; já em um cenário pessimista, o pintor levaria 17 dias para pintar a casa.
Ao somar cenário otimista + cenário realista + cenário pessimista e dividir por 3, obtemos a estimativa de três pontos. Nesse caso, a estimativa para conclusão da pintura da casa seria de 11 horas, em vez de 10. Portanto, a estimativa de três pontos é muitas vezes tratada como um refinamento de outros tipos de estimativas.
Estimativa "bottom-up"
Divisão de uma atividade em tarefas menores, sendo que a soma da duração das tarefas equivale à duração total da atividade.
Lembre-se: a escolha de uma ou mais técnicas para estimar as durações das atividades dependerá do tipo de projeto que está sendo gerenciado, da metodologia definida no plano de gerenciamento do cronograma e do tempo disponível para estimar as durações das atividades.
5. Desenvolva o cronograma
Depois de listar e sequenciar as atividades e estimar sua duração, o próximo passo é revisar criteriosamente as informações e consolidar o cronograma, com as datas planejadas de início e fim de cada atividade. Para isso é necessário:
Escolher um método de elaboração do cronograma (por exemplo, método do caminho crítico);
Inserir os dados do projeto em uma ferramenta de cronograma (como o Artia, por exemplo);
Consolidar o cronograma.
Para facilitar a criação de um cronograma, você pode usar um modelo de cronograma. Essa opção normalmente é utilizada em projetos que têm um ciclo de vida padrão e que tem uma sequência de tarefas comuns à maioria dos projetos, como por exemplo, projetos de desenvolvimento de software.
As ferramentas de gerenciamento de cronograma frequentemente possuem algumas opções para visualizar o cronograma de forma gráfica, com um diagrama que mostre as dependências entre as atividades, a alocação dos recursos e os marcos do projeto. Dependendo do tipo do projeto, o cronograma também pode ser apresentado de uma forma resumida, apenas com a lista de marcos.
O formato mais comumente utilizado para representar o cronograma é o gráfico de Gantt, que apresenta as atividades em um eixo vertical e as datas em um eixo horizontal, sendo que as durações das atividades são representadas por barras horizontais, conforme as datas de início e de fim das atividades.
Gráfico de Gantt com o Artia
6. Controle o cronograma
Consiste em monitorar o andamento das atividades do projeto, atualizando o progresso do trabalho e gerenciando as mudanças na linha de base do cronograma. Nesse momento serão gerados os indicadores de desempenho do projeto, permitindo o seu acompanhamento e possíveis revisões no cronograma. Ao fim do projeto, deverão ser registradas as lições aprendidas, para que os erros desse projeto não sejam repetidos em projetos futuros.
Nunca deixe de atualizar o progresso de seu cronograma, afinal de contas, ter um cronograma desatualizado é a mesma coisa que não ter.
Utilize um software para apontar horas e controlar o tempo gasto nas atividades do cronograma. Uma ótima opção é utilizar um software com a funcionalidade de Timesheet Online, como o Artia, por exemplo.
Anotou todas as dicas para aplicar nos seus projetos?
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