Os Oficiais responsáveis pelo Encontro de Turma providenciarão a fixação da(s) placa(s), devendo, portanto, ser(em) entregue(s) com antecedência de, pelo menos, dois dias úteis para o Encontro.
Caso sejam disponibilizadas aeronaves para apoio ao Encontro da Turma, o representante da turma deverá reportar as respectivas previsões, com antecedência de, pelo menos, 1 dia útil, contendo as seguintes informações: tipo de aeronave, procedência, relação dos passageiros participantes do evento e os respectivos hotéis onde ficarão hospedados. Tais informações são indispensáveis para o planejamento e execução dos traslados aeroporto/hotéis/aeroporto.
A informação do total de Alunos Veteranos que comparecerão ao evento, com seus respectivos familiares, também se faz necessária, para a definição de escolha entre o auditório 1 ou cinema, como local de realização do briefing do Comandante (se for o caso).