Aprenda a preparar um contrato de confidencialidade - ContSimples Contabilidade Online
Aprenda a preparar um contrato de confidencialidade
Você já parou pra pensar sobre as informações e dados mais importantes da sua empresa? Eles estão protegidos?
Pois bem, muitas empresas não se preocupam com isso. Quando há muitas pessoas envolvidas no negócio – colaboradores, parceiros e terceiros – o ideal é que seja controlado essa questão de confidencialidade dos dados.
Até porque uma informação vazada pode causar danos e prejuízos enormes para o negócio, principalmente se ela cair na mão de algum concorrente.
Por isso, o ideal é trabalhar com o contrato de confidencialidade – ou non disclosure agreement em inglês – que é utilizado para proteger todas as informações sigilosas da empresa.
Na prática esse contrato protege qualquer informação, dado, ideia ou criação feita pela empresa e que deve ser mantida em sigilo. Sendo que ele precisa ser elaborado da melhor maneira possível para garantir uma proteção adequada.
Portanto, continue acompanhando esse post para entender melhor como fazer um contrato de confidencialidade que seja completo e que forneça segurança para o seu negócio!
Para que serve um contrato de confidencialidade?
Você já deve ter entendido que o contrato de confidencialidade é adotado para proteger as informações do negócio, principalmente de qualquer atitude mal intencionada, não é mesmo?
Explicando melhor a sua real utilidade, ele é um documento utilizado para firmar o acordo entre as partes envolvidas, conforme as suas cláusulas.
Essas cláusulas servirão para impedir que informações cruciais do negócio sejam revelados por qualquer pessoa, tanto para benefício próprio ou de terceiros.
O contrato poderá ser firmado entre a empresa e pessoas – que poderão ser funcionários, colaboradores e até terceiros que prestam serviços para ela – ou entre a empresa juntamente com outra empresa – que poderão ser fornecedores e parceiros de negócio.
Para as empresas que necessitam de proteção à sua propriedade intelectual, a vantagem de trabalhar com o contrato de confidencialidade é que ele pode ser muito mais abrangente e personalizado se comparado com as regras e leis já existentes.
Ou seja, é possível que o contrato defina acordos e condições que serão mais vantajosas para o negócio.
Quando uma dessas partes descumpre esse acordo, ela poderá sofrer as punições que estão impostas no documento, tal como pagar multas, responder por um processo judicial e outras questões similares.
A importância do contrato de confidencialidade
Agora que você já entendeu a utilidade do contrato de confidencialidade para a proteção das informações mais delicadas da empresa, vamos destacar mais alguns benefícios que ele pode proporcionar:
1 – Ter total controle sobre as informações que se tornam públicas
Muitas vezes a empresa perde o controle sobre as suas informações que se tornam públicas, devido a vários motivos, um deles pode ser o seu próprio crescimento.
Sendo assim, com um contrato de confidencialidade para todas as partes envolvidas no negócio é possível ter total controle sobre quais informações poderão ser expostas e quais não poderão.
Afinal, estamos vivendo uma realidade em que o mercado é altamente competitivo, por isso controlar as informações que dizem respeito a empresa pode fazer a diferença em no desempenho de seus planos futuros.
2 – Correr menos riscos em relação à sua vantagem competitiva
Geralmente a vantagem competitiva de um negócio está nos pequenos detalhes e sua propriedade intelectual. Ou seja, está em seu conhecimento, processos e tecnologia que criaram.
Se todo esse conhecimento torna-se público, a concorrência poderá copiá-los, fazendo com que o negócio perca justamente o que o faz diferente dos outros.
Sendo assim, com o contrato de confidencialidade as chances de informações como essa serem abertas é muito menor. Isso favorece totalmente a competitividade da empresa!
3 – Preservar a imagem do negócio
Prezar pela sua imagem é uma das práticas que está totalmente ligada à sobrevivência da empresa. Afinal, qualquer deslize nesse sentido poderá destruir uma reputação que demorou anos para ser construída.
Portanto, dependendo do teor de uma informação que é exposta publicamente, a sua imagem poderá ser comprometida facilmente.
Afinal, mesmo que a empresa aja sempre de forma correta, nunca se pode garantir que a interpretação de informações que são divulgadas sejam positivas.
Um exemplo disso, são os casos em que um colaborador tenha problemas com o seu chefe e, desse modo, passam a imagem de que a empresa é uma má empregadora. Com um contrato de confidencialidade será mais tranquilo evitar situações como essa.
Criar um contrato de confidencialidade não é algo difícil, somente é necessário ficar de olho para alguns detalhes, garantindo que ele seja feito de forma correta.
Por isso, é preciso se atentar para os seguintes pontos:
Especificação das partes e seus deveres
Resumidamente, as partes são as pessoas envolvidas no contrato. Lembrando que se a parte envolvida é uma empresa, ela deverá responder por qualquer descumprimento do acordo feito por seus colaboradores.
Portanto, é preciso especificar como será esse relacionamento e os seus deveres, principalmente os que são relacionados ao comprometimento com a confidencialidade das informações.
Dependendo do tipo de acordo, basta estabelecer apenas que algumas informações não sejam divulgadas abertamente. Porém, em outros é preciso definir regras mais rígidas.
Isso é necessário pois algumas situações podem gerar algumas brechas para que uma das partes facilitem o acesso à informação de quem possui interesse em obtê-la de forma mal intencionada.
Dependendo do tipo de informação a ser compartilhada é bom pensar em como ela pode ser estendida para outras partes.
No geral, as informações que são mais estratégicas são compartilhadas somente com níveis hierárquicos mais altos, tal como diretores e gerentes.
Porém, quando a informação diz respeito a algo mais geral, é fundamental incluir todos os níveis que possam ter contato com ela, ou seja, todos os colaboradores que terão acesso a isso.
Isso pode envolver desde os funcionários que são contratados ou os que prestam serviço de forma terceirizada.
Descrição completa da informação que será confidencial
Obviamente que um documento como esse não pode deixar de apresentar o motivo da sua existência: a informação que deverá ser mantida em segredo.
Caso essa informação não seja detalhada de forma correta, é bem provável que brechas sejam encontradas e assim o contrato não tenha uma proteção adequada para ela, podendo gerar possíveis riscos e prejuízos para a empresa.
Nesse sentido, o ideal é ser bem claro e objetivo sobre quais informações e partes do negócio não poderão ser expostas.
Canais de troca de informações
É importante que a empresa se atente em relação à troca de informações.
Por padrão é estabelecido a proibição da divulgação da informação, principalmente, por meios digitais, tal como emails e aplicativos de mensagens.
Porém, é preciso entender que há outras maneiras de transmiti-las – isso pode ser feito pessoalmente, por exemplo – então, é preciso que seja imposto o impedimento dessa comunicação por qualquer meio!
Por fim, o descumprimento do contrato leva à aplicação das cláusulas de indenização. Portanto, é preciso definir qual será a punição aplicada caso isso aconteça.
As possibilidades de indenização são variadas e depende de como a empresa julga ser coerente caminhar com esse processo.
Alguns exemplos de indenização são:
A outra parte será obrigada a pagar um valor pré-fixado;
A outra parte deverá pagar o valor referente aos lucros que foram perdidos devido ao vazamento das informações privilegiadas.
Caso a empresa opte por ser ressarcida referente aos lucros perdidos, ela deverá se preparar para ter meios que sejam possíveis comprovar essa perda.
Existem também outros meios mais simples e rápido de conseguir um contrato de confidencialidade para o seu negócio usando ferramentas específicas para isso, nós indicamos a ferramenta Guru PME.
Idealmente, quando o contrato é assinado, as informações e dados da empresa ficarão protegidos. Porém, como todos são passíveis de erros, eles podem acontecer.
Por isso, é preciso ficar atento para que erros não atrapalhem o cumprimento dos objetivos do contrato.
Listamos aqui aqui alguns cuidados que devem ser tomados, veja:
Busque apoio jurídico
É importante que desde o início da elaboração do contrato, o departamento jurídico do negócio seja envolvido. Tanto para gerar insights sobre qual é a melhor maneira de ser feito e também para garantir uma revisão de qualidade.
Esse apoio é essencial para garantir que o documento seja efetivo e gere a proteção necessária que a empresa está buscando.
Além disso, é preciso garantir que o contrato seja válido e não contenha cláusulas que não possam ser cumpridas ou que sejam absurdas.
Conheça todos os impactos do vazamento de informação
Para que esse contrato possa ser elaborado de forma completa, é fundamental que se tenha conhecimento de todos os impactos que podem ser gerados no momento em que uma informação confidencial é vazada.
O indicado é fazer um levantamento geral, levando em consideração a possibilidade de vazamento de diferentes níveis de informação e quais serão as suas consequências.
Dessa maneira, será possível redigir um contrato que deixe a empresa 100% segura, diminuindo os riscos que podem ocasionar problemas maiores.
Saiba definir os prazos do contrato
Assim como todo contrato, ele deverá ter um prazo. Por isso, é preciso garantir um período mínimo para que as informações sejam protegidas.
No caso de contratos feitos com colaboradores da empresa, se atente a possibilidade deles deixarem a empresa, tornando o contrato inválido. Então, é importante adicionar cláusulas que protejam a informação após um certo período de sua saída.
No mais, em acordos feitos com outros parceiros, o prazo vai depender muito da natureza da informação. Por exemplo, dados de pesquisa podem se tornar obsoletos em um período curto de tempo, por isso não faz sentido manter sigilo após esse período.
É importante ficar claro que o contrato de confidencialidade é de fundamental importância para evitar perdas e prejuízos para a empresa no que diz respeito às suas conquistas e sua reputação.
Por isso, deverá ser um documento elaborado com total atenção, envolvendo todas as partes necessárias para que ele possa cumprir seu objetivo de protegê-la.
Agora que você já sabe como fazer um contrato de confidencialidade, conheça os Motivos para ter uma política de privacidade em seu negócio