Por Maximiliano Meyer em 05/08/2014 - atualização: 18/09/2018 09:00
Digitar uma série de dados no Excel, pode ser muitas vezes uma tarefa monótona, isso você já sabe, mas o que poucos sabem é que existem padrões de repetição de dados que podem acelerar o processo e ajudar a evitar erros. O Microsoft Excel inclui recursos que permitem que você insira uma série de dados em algumas células e repita esse padrão em células adjacentes. Este processo, chamado de preenchimento automático, oferece uma assistência rápida quando você precisa digitar listas de datas, séries de números com relações de intervalo ou quaisquer entradas de células que contêm valores repetidos.
Gosta da alça de preenchimento? Então confira o tutorial sobre o Preenchimento Relâmpago e surpreenda-se ;)
P.S. Se a sua alça de preenchimento não aparecer (sim, pode acontecer) aprenda aqui a como deixá-la disponível novamente.
Focaremos a aula de hoje em mostrar alguns dos exemplos aos quais podem ser aplicados o preenchimento automático, já que a operação em si será sempre a mesma e possivelmente você já a viu ou até já a usou em seus trabalhos pelo Excel.
Estamos falando da aba de preenchimento automático, ela é representado pelo sinal "+" que é exibido no canto inferior direito de uma seleção padronizada que pode ser estendida. Veja:
Para usar o recurso da aba de preenchimento é só clicar e arrastar o ícone até onde deseja preencher, sejam 10, 20 células, ou até mais. Veja que no momento em que você está arrastando a seleção, o Excel já vai lhe dando uma prévia dos valores que serão inseridos.
Solte e veja como fica.
No exemplo acima usamos uma razão simples na qual a proporção a ser adicionada a cada célula era 2. Agora vamos ver outros exemplos de padrões.
O Excel também reconhece os dias da semana, e o mais interessante: Como os dias seguem uma sequência lógica, na qual a terça-feira sempre vem depois da segunda-feira, e assim são todos os outros, ele seguirá com a ordem dos dias mesmo que você coloque preencha somente 1 célula. Veja a seguir:
Note que é possível usar os valores alternando data, por exemplo, 2 em 2 dias, veja:
Viram como ele continuou com o intervalo de 2 dias para cada ocorrência? De sexta-feira foi para domingo, depois terça-feira e assim sucessivamente.
Vejam como podemos usar também para criar uma sequência utilizando datas:
Outro exemplo: Também é possível utilizar a função para criar uma listagem que não segue nenhum valor lógico, nesse caso ele repetirá a seleção selecionada inicialmente.
Veja agora que podemos utilizar o preenchimento automático também para a cópia de fórmulas. No exemplo abaixo temos a fórmula =Soma configurada para somar os valores das B4 e C4
Agora repare que o Excel atualiza as referências à medida que vai copiando a fórmula, para que dessa maneira não gere erro de sintaxe. Resumindo: A fórmula inicial que era =SOMA(B4+C4) ficou =SOMA(B5+C5) na linha abaixo, =SOMA(B6+C6) na posterior, e assim por diante.
Mas e se você quiser fazer um cálculo e utilizar a alça de preenchimento, mas não pode trocar uma das células usadas como referência, já que o índice de uma delas deve ser fixo? Veja o exemplo:
Veja que na projeção do financiamento acima ele segue a lógica onde a parcela anterior deve somar os juros fixados em 3% ao mês e então dar o valor posterior, que será somado a mais 3% e assim sucessivamente. Podemos utilizar a alça de preenchimento para agilizar? Com certeza, porém, aprendemos que o Excel atualiza as fórmulas copiadas para que não gere erro de sintaxe, certo? E isto é de suma importância, só que nesse caso específico o resultado seria justamente o contrário.
Note que se ele atualizar a referência que diz respeito aos juros (de C4 para C5, por exemplo) vai dar erro, já que a célula C5 está vazia. O que devemos fazer então? Usaremos um caractere coringa para "trancar" a referência da célula de juros, assim, a referência aos juros será SEMPRE C4.
Exemplificando: a célula B8, que tem a projeção para o mês de fevereiro de 2014 contém a função =B7+(B7*C4), mas ao arrastarmos para a célula abaixo, Março, irá ficar =B7+(B8*C5), (veja a célula C5, vazia, gerando erro na sintaxe); agora, caso inserirmos a célula com o caractere especial "$" ficando =B7+(B7*$C$4) ao copiar para a célula abaixo, ficará =B8+(B8*$C$4), depois =B9+(B9*$C$4) e assim sucessivamente. Problema resolvido.
Veja que ele atualizou até a última célula selecionado o que estava "liberado" e manteve trancada a referência na qual usamos o caractere coringa. Aprenda tudo sobre o "$" e outros caracteres especiais em nosso post especial sobre o tema.
Espero que essa função seja útil, não esqueça que apenas uma célula já pode servir de padrão para o preenchimento das células adjacentes. Em breve faremos uma aula abordando apenas os caracteres coringas.