Como a reforma trabalhista impactou os contadores? 10 erros que você deve evitar! - JF Granja Contabilidade
Como a reforma trabalhista impactou os contadores? 10 erros que você deve evitar!
Desde que entraram em vigor, no final de 2017, as mudanças na Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) causaram grandes impactos na rotina das empresas de todos os ramos — especialmente para os contadores.
Eles atuam diretamente com os colaboradores, instruindo o empreendedor a cumprir corretamente as obrigações da CLT e evitando que o negócio enfrente processos judiciais, arcando com passivos trabalhistas e pagando honorários advocatícios. Assim, para evitar problemas decorrentes dessas novidades, é essencial conhecer os pontos cruciais da reforma trabalhista para os empregadores que envolvem o contador trabalhista.
Neste post, listamos as principais mudanças da legislação para a rotina desses profissionais, os dez erros mais comuns que são cometidos depois da reforma e as melhores táticas para se manter atualizado quanto às mudanças. Continue lendo para conferir!
Quais foram os principais impactos da reforma trabalhista para os empresários e para o contador trabalhista?
De fato, foram inúmeras as mudanças da CLT que alteraram a rotina de trabalho. Entretanto, é possível reunir os pontos mais relevantes para os profissionais contábeis em alguns tópicos.
Uma das mudanças mais complexas consiste na flexibilidade do horário de trabalho, que agora pode ser ajustado conforme acordo entre funcionário e empregado. Nesse aspecto, a legislação impõe duas condições:
há um limite máximo de dez horas diárias;
as horas precisam ser compensadas no mesmo mês.
Entretanto, jornadas de 12 horas são possíveis, desde que seguidas de um descanso ininterrupto de 36 horas.
Mudanças no regime de home office
Também conhecido como trabalho remoto, home office significa "escritório em casa". Basicamente, essa é uma modalidade de trabalho em que o funcionário exerce suas funções de sua própria residência, normalmente por meio de um computador com conexão à internet.
O Brasil é o país em desenvolvimento em que mais cresce o home office, motivo pelo qual essa modalidade foi contemplada na reforma trabalhista. Porém, a lei impôs uma série de exigências que beneficiam os colaboradores:
a opção "home office" deve estar expressa no contrato de trabalho;
as atividades em home office devem estar minuciosamente detalhadas no contrato;
também deve constar no contrato o responsável pelos custos e a manutenção dos materiais necessários para a função.
Outras qualidades desse regime consistem na desnecessidade de se deslocar até o local de trabalho e o fato de a forma de pagamento ocorrer por atividade realizada, o que elimina o pagamento de horas extras.
A terceirização é um ponto polêmico, que levanta várias dúvidas tanto para os empregados quanto aos funcionários.
A grande mudança da reforma nesse sentido consiste no fato de que, agora, é permitida a terceirização da mão de obra de qualquer setor da empresa. Não é permitido, porém, que um trabalhador com carteira assinada seja demitido e recontratado como terceirizado pelo prazo inferior a 18 meses.
Outra mudança consiste na possibilidade da terceirização da atividade-fim, ou seja, das operações que estão ligadas à finalidade principal da empresa. Antes da reforma, só poderiam ser terceirizadas as atividades-meio (não ligadas ao negócio da companhia).
Além de terceirizar a atividade-fim, os empreendedores estão passando a adotar a terceirização de atividades mais complexas (como o contábil). Essa modalidade de contratação inclui vários benefícios, como economia, profissionais com mais expertise, trabalho de melhor qualidade e mais seguro.
Antes da reforma trabalhista, os empregados faziam horas excedentes durante as jornadas de trabalho e podiam combinar com o empregador quando iriam usufruir delas, sem limitação temporal.
Assim, os empregadores optavam por liberar os trabalhadores em períodos de baixa demanda ou quando eles estivessem enfrentando dificuldades ou problemas pessoais que exigissem solução em horário comercial.
Porém, agora a compensação do Banco de Horas tem o limite máximo de seis meses para que o colaborador desfrute do tempo laborado a mais. Quando isso não ocorrer, o empregador deverá pagar como horas extras!
Alterações no tempo de descanso
A lei anterior estabelecia horário fixo e sem interrupção para as refeições e descanso. Com a nova regra, os intervalos podem ser negociados entre empregado e empregador, desde que sejam respeitados os trinta minutos.
Por outro lado, os líderes que representam os trabalhadores podem acordar com os empresários as alterações nos dias de feriados, nos prazos e Direitos dos trabalhadores, por meio de Acordos e Convenções Coletivas.
Condições de trabalho durante a gestação
As gestantes poderão trabalhar sob condições insalubres em grau mínimo, se forem liberadas pelo seu médico. Como essas situações geram riscos à saúde das mulheres e dos bebês, é obrigatória a apresentação de um atestado liberatório.
Quando o ambiente de trabalho apresentar insalubridade em grau máximo, o empregador deverá providenciar a sua transferência para outro setor salubre. Se isso for impossível, deve afastar a empregada considerando o quadro de gravidez de risco.
Nesse caso, a gestante vai receber auxílio-maternidade enquanto estiver afastada da função. Além disso, permanece válido o período de 120 dias de licença maternidade, sem possibilidade de alteração.
Quais são as principais declarações que precisam ser entregues pelo contador trabalhista com a mudança?
O governo estima um grande aumento no número de trabalhos terceirizados depois dessa reforma. Assim, para controlar as informações sobre esses trabalhadores, foi desenvolvida a Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais (EFD-Reinf).
Esse é um complemento do SPED que atua conjuntamente ao e-Social. Sua finalidade é coletar e fornecer dados ao fisco sobre os indivíduos que não têm vínculo com a empresa em que trabalham. O documento deve ser entregue mensalmente desde janeiro de 2018 e engloba as seguintes declarações:
a declaração do imposto de renda retido na fonte (DRF);
dados do sistema da empresa de recolhimento do FGTS e informações previdenciárias (SEFIP);
a guia de recolhimento do FGTS e informações previdenciárias (GFIP).
O e-Social já é obrigatório e está sendo implementado pelas empresas brasileiras. Com o uso efetivo desse novo sistema, será mais fácil para que o governo fiscalize o cumprimento das leis trabalhistas e previdenciárias.
Para evitar problemas legais, torna-se crucial o acompanhamento das novidades na legislação trabalhista pelos contadores e gestores. Especificamente aos primeiros, é importante se manter atualizado com os futuros leiautes do e-Social, que serão realizados para atender às futuras mudanças legislativas.
A aprovação da reforma gerou a necessidade de alterações na plataforma, mas o comitê gestor do e-Social já atualizou o sistema e, a partir da versão 2.4, ele se tornou capaz de alocar informações de acordo com as mudanças. Por exemplo, é possível colocar as férias dos funcionários em até três intervalos.
O sistema também permite que agora sejam inseridos diferentes tipos de admissões, como o trabalhador de jornada intermitente ou a contratação sem assinatura na carteira. Esse é um ponto positivo pelo fato de trazer maior transparência às obrigações.
Maior relevância dos acordos coletivos
Antes da reforma, os acordos coletivos — negociações realizadas entre o empregador e seu colaborador — não poderiam se sobrepor às disposições da CLT, devendo ser firmados com bastante cuidado pelos empregadores.
Com as mudanças, certos acordos coletivos e demais negociações entre patrão e empregado terão validade acima da legislação. Por exemplo, é possível firmar acordos de jornadas de 12 horas por dia, com limite de até 48 horas semanais; pode-se parcelar as férias em três vezes etc.
Nesse aspecto, foi benéfica à reforma trabalhista para contadores: os contratados de forma direta também terão maior liberdade para firmar negócios com seus empregadores. Além disso, eles deverão considerar esses acordos no momento de fazer a folha de pagamento e ao prestar declarações para o e-Social.
Ressalta-se que há certos pontos que não poderão ser alterados por acordos coletivos, são eles:
direito de realizar greves;
É importante não confundir esse conceito com as convenções coletivas, que são os acordos firmados entre os sindicatos dos trabalhadores e as empresas, sendo que eles também têm prevalência sobre a lei após a reforma.
As férias só poderiam ser parceladas em, no máximo, duas vezes e com período mínimo de dez dias corridos antes das mudanças trabalhistas. Com a publicação da reforma, é possível dividi-la em até três períodos, desde que sejam seguidas as seguintes exigências:
seja acordado com o colaborador;
um dos períodos tenha mais de 14 dias corridos;
nenhum dos períodos restantes sejam inferiores a cinco dias corridos.
Um detalhe relevante consiste no fato de que não é permitido dar início às férias no prazo de dois dias que antecedem feriados ou um dia de repouso semanal remunerado.
Desobrigatoriedade da contribuição sindical
A contribuição sindical obrigatória era um valor cobrado anualmente e de forma automática dos funcionários de uma empresa. Porém, o pagamento se tornou opcional, e a contribuição será cobrada apenas dos trabalhadores que autorizarem expressamente o desconto no seu salário.
Essa alteração também vale para os contadores, que poderão escolher se desejam ou não contribuir com os sindicatos de sua região. Isso é vantajoso para os profissionais do ramo pelo fato de que as instituições sindicais devem trabalhar ativamente em prol da classe que representam.
Possibilidade da demissão consensual
No período antes da reforma, o contrato era rescindido por demissão (o trabalhador encerra o contrato de trabalho) ou dispensa (a empresa encerra a relação), podendo ser com ou sem justa causa.
Mas nem sempre o desligamento será litigioso. Agora é possível que o contratante e o funcionário firmem um acordo para encerrar o contrato de forma mútua. Nesse caso, o ex-funcionário terá o direito de receber do empregador:
saque de 80% do saldo do FGTS — o restante ainda será retido na conta do trabalhador;
50% do aviso-prévio, se for indenizado;
todas as demais verbas trabalhistas e de forma integral.
O trabalho intermitente é um modelo de prestação de serviço criado pela reforma trabalhista com as seguintes características:
não tem carga horária mínima;
não há datas específicas para realização do trabalho;
não há continuidade do serviço, podendo ocorrer alternância dos períodos de prestação e inatividade.
Quanto aos impactos dessa alteração da reforma trabalhista para contadores, além de o profissional também poder exercer o trabalho intermitente, ele deverá ter muita atenção no momento da folha de pagamento desse tipo de funcionário. No final de cada dia de trabalho, o intermitente deverá receber um recibo detalhando os seguintes direitos:
remuneração pelos dias laborados;
demais adicionais legais.
Todos os valores acima serão proporcionais ao dia de trabalho, sendo que o valor-hora não poderá ser inferior ao mínimo nacional, estadual ou ao salário recebido por empregados da empresa que exerçam a mesma função.
Quais são os erros mais comuns de serem cometidos após a reforma?
Diante de tantas mudanças, é comum que erros sejam cometidos dentro das empresas — o que pode ser excessivamente prejudicial e gerar indenizações onerosas. Então, para evitar esses prejuízos, veja quais são os dez erros mais comuns.
1. Deixar de corrigir equívocos na carteira de trabalho
Por conta das atualizações, é possível que a empresa faça alguma anotação errada na carteira de trabalho do colaborador, como a data de admissão ou o salário, ou mesmo inserir informações desnecessárias.
Os erros nos registros da CTPS impactam no faturamento da empresa e geram passivos trabalhistas desnecessários. Ela serve de prova do vínculo empregatício, do seu início e término, das cláusulas do contrato pactuado entre as partes e dos dados que são fornecidos à Previdência Social.
O artigo 29 da CLT dispõe sobre o registro das seguintes informações:
correções salariais;
Se ocorrerem erros, é possível corrigir tais falhas nos espaços destinados para isso na própria carteira, chamados de "anotações gerais". A falta dessas correções, por outro lado, obriga a empresa a indenizar moralmente o funcionário que enfrentou o entrave.
Cumpre informar que o empregador somente pode reter a CTPS para realizar as correções durante o prazo de 48 horas, devendo devolvê-la ao empregado, sob pena do pagamento de multa indenizatória diária correspondente ao valor que o funcionário recebe por dia de trabalho.
2. Não distinguir o trabalhador terceirizado do celetista
A terceirização é uma parceria entre empresas, de modo que uma delas vai prestar serviços e ambas vão assumir responsabilidades diversas. Sendo assim, devem ser tomados os cuidados necessários para que o empregado da empresa terceirizada não seja subordinado dos líderes da empresa terceirizante.
O empregador deve entender que o trabalhador terceirizado tem um vínculo empregatício com a empresa terceirizada. Assim, caso exija que ele execute funções no lugar de um funcionário celetista (contratado diretamente pela CLT), essa relação poderá configurar vínculo de emprego.
É preciso, portanto, que o empregador distinga precisamente e de forma direta os seus trabalhadores terceirizados dos contratados.
3. Não ter controle sobre a jornada de trabalho
A reforma estabelece um teto de duas horas extras por dia, totalizando uma carga horária de dez horas diárias. A regra é simples, porém exige um controle preciso pelos gestores. Eventuais desordens ou ultrapassagens desse limite gerarão indenizações excepcionalmente onerosas para a empresa.
Sendo assim, empregadores e empregados podem negociar as horas que serão trabalhadas diariamente, desde que obedeçam às regras impostas pela Constituição Federal de 1988, que estabelece limitações para trabalhar com horário adequado às normas.
4. Contar de forma errônea os intervalos
Durante a jornada de trabalho dos funcionários, a empresa deve prever um determinado período para refeições e descanso — e as durações desses períodos variam conforme a carga horária de cada funcionário.
O intervalo é de uma hora para aqueles que trabalham oito horas (prazo que pode ser diminuído pela metade conforme acordo individual), e de 15 minutos para os que laboram entre quatro e seis horas.
Esse, inclusive, é outro fator que deve ser minuciosamente planejado pelos gestores. Além de gerar indenizações, a falta de descanso pode sobrecarregar o funcionário e reduzir a sua produtividade, aumentando os prejuízos da empresa.
5. Desconhecer as novas declarações
Como explicado, as empresas precisam declarar informações sobre os trabalhadores terceirizados por meio do EFD-Reinf. Esse documento pode não parecer complexo, mas é enviado de forma eletrônica — o que significa que deve ser assinado e enviado digitalmente.
Além disso, ele consiste em um módulo complementar do e-Social, um projeto parte do SPED. É fundamental, portanto, que as empresas estejam atualizadas quanto às novas formas de cumprimento dessas obrigações. Caso contrário, isso poderá gerar multas.
6. Errar nos cálculos trabalhistas
Com a reforma, os cálculos não precisam mais ser homologados na presença dos sindicatos, de modo que os empresários podem efetivar as rescisões, agilizando o processo de saída do funcionário.
Os trabalhadores podem olhar o cálculo, concordar e assinar ou discordar! Caso discorde dos valores, poderá chamar uma assessoria da sua confiança para participar na rescisão.
É bastante comum que eles saiam da empresa e procurem um advogado para verificar se as contas foram feitas corretamente. Se estiverem incorretas, vão gerar ações trabalhistas, uma vez que esse é um direito do trabalhador que se sentir enganado.
7. Agir sem revisar as leis
O empregador deve estar atento às alterações constantes que são efetuadas nas legislações trabalhistas e previdenciárias. Ou contar com uma empresa de contabilidade que mantenha os seus colaboradores atualizados.
O contador trabalhista apesar de conhecer os procedimentos da sua profissão, deve conferir as normas antes de fazer o seu trabalho. Vale destacar que há inúmeras falhas nesse sentido, sendo que o empreendimento acaba sendo penalizado pelo Estado!
Além das multas e processos que podem ser iniciados por causa dos erros, o governo pode retirar incentivos fiscais e impedir a participação nas licitações. Portanto, deve-se procurar manter as facilidades alcançadas sem entrar em conflitos com os órgãos públicos.
8. Negligenciar o lado estratégico da Contabilidade
O planejamento estratégico das finanças não pode ser negligenciado. A contabilidade tem ao seu dispor ferramentas para planejar o futuro do empreendimento, controlar os gastos da organização, separar reservas e promover investimentos!
Dessa forma, esquecer as estratégias contábeis e concentrar a atenção apenas nos cálculos trabalhistas pode gerar prejuízos irreversíveis. A consequência disso poderá ser a falta de crescimento ou até mesmo falência do negócio em situações delicadas.
Em virtude disso, a empresa de contabilidade deve participar do planejamento e opinar nas decisões dos gestores. Os administradores precisam compreender que o crescimento empresarial pode ser estimulado pelos profissionais da área contábil, estabelecendo o diálogo.
9. Transmitir dados incorretos
Contratar empregados gera a incidência de tributos que deverão ser pagos ao fisco. O contador trabalhista orienta a respeito das modalidades de contratação de colaboradores e faz o envio das informações dos empregados para o governo.
Os dados devem ser enviados pelas plataformas ou sistemas eletrônicos implantados pelo Estado, como, por exemplo, o e-Social. Essa ferramenta é usada para informar as novas contratações e as demissões quando forem realizadas.
Desse modo, as ferramentas devem ser manejadas por profissionais especializados, para evitar o envio de informações incorretas. Se acontecerem erros, eles vão gerar entraves e serão exigidas as devidas correções.
10. Optar pela omissão de informações
Omitir informações pode ser considerado fraude pelas autoridades públicas. Não obstante, isso ocorre com frequência no território brasileiro. Pode até ser por um descuido, um lapso de desatenção, um equívoco no preenchimento dos processos contábeis.
Importa ressaltar que a Receita Federal consegue perceber a ocorrência de erros e distingui-la da omissão proposital. Ela verifica se foi um problema de comunicação, mas ainda assim poderá enviar multas aos empresários.
Por isso, fique atento quando forem feitas as transmissões. Evite informar dados inconsistentes e, se possível, contrate uma empresa de contabilidade de sua confiança!
Como posso me manter informado sobre as mudanças?
É bastante difícil que os empreendedores, gestores e contadores aprendam por conta própria tudo sobre a reforma trabalhista — afinal, eles não podem parar de administrar o negócio para se dedicar exclusivamente ao estudo da legislação.
Nesse sentido, a solução mais econômica e eficaz é a contratação de um outsourcing contábil. Esses profissionais aprimorarão a organização das jornadas de trabalho e seus intervalos, evitando confusões e passivos trabalhistas decorrentes desses problemas. Além disso, eles sabem como efetuar a declaração do EFD-Reinf conforme os ditames legais.
Qual é a melhor fonte de informações para os profissionais contábeis?
Além de ser difícil se manter atualizado sobre o assunto, também não é fácil encontrar materiais que relacionam as atualizações legislativas às rotinas das empresas ou dos contadores.
Mas você pode obter todas as informações necessárias graças à J.F. Granja. Somos uma empresa de contabilidade com mais de 50 anos de experiência no mercado e especializada em atender às necessidades de empresas de pequeno, médio e até grande porte, sejam elas estrangeiras, sejam nacionais.
Os profissionais da J.F. Granja têm ampla experiência nos ramos de contabilidade, tributação, direito societário, departamento pessoal e tecnologia da informação.
Enfim, o maior impacto da reforma para o contador trabalhista foi tornar o setor contábil essencial para garantir o correto cumprimento da lei e evitar problemas judiciais com os funcionários da empresa. Mas, com informação e apoio fornecidos pela J.F. Granja, não há o que temer.
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