Garanta que suas mensagens não caiam na caixa de spam
O que acontece se o email cair na caixa de spam?
Seu email caiu na caixa de spam do destinatário? Talvez você não esteja enviando a mensagem de forma incorreta. O correio eletrônico tem inúmeras vantagens, mas se não for trabalhado de maneira correta pode trazer falta de credibilidade ao seu negócio.
O envio de email em massa tem uma forte característica de spam por dois motivos simples: envio de uma única mensagem para um grande grupo de contatos e também porque muito provavelmente grande parte da lista não optaram em receber esse email. Por isso todo cuidado é pouco, não pense que uma lista de mailing com 10.000 emails é sinônimo de sucesso.
Sabemos o quanto o email é fundamental para agilizar o processo de comunicação da sua empresa e queremos que os retornos sejam os melhores possíveis, mas para isso acontecer é preciso se atentar e respeitar as regras de envio. Eu sei, você deve estar se perguntando que regras são essas, estou certa? Então continue a leitura.
Regras básicas para não cair na caixa de spam
Para começar, vamos deixar claro que enviar email em massa não é certo e nem errado, tudo depende da necessidade do seu negócio. Mas o que de fato é errado, é ser identificado como spam e ter seu domínio rejeitado pelo destinatário.
O ideal é evitar ao máximo mandar o mesmo email para um grande número de pessoas. No entanto, sabemos que enviar uma apresentação, um email de novidade ou convites muitas vezes são necessários e nesses casos só nos resta o email.
Para você não perder a credibilidade e correr o risco de ficar na lista de sempre rejeitados vamos te ajudar. Listamos algumas regrinhas básicas sobre envio de email.
Você está enviando o email para as pessoas certas?
Não adianta ter uma lista com milhares de contatos diferentes, se você enviar um e-mail de apresentação, novidade ou seja lá qual for o assunto para todos os contatos dessa lista, pode ter certeza que o destino do seu email será a caixa de spam. Então essa é a primeira regra, trabalhar melhor com seu mailing.
Quando se trabalha com uma solução antispam, os email com destinatários inválidos se tornam preocupantes, afinal seu email voltou. Toda vez que o antispam detecta que houve um grande número de mensagens retornadas por destinatários inválidos, automaticamente essas mensagens serão consideradas spams.
Nesse caso, o melhor a se fazer é qualificar o seu mailing e trabalhar apenas com contatos que realmente querem receber seu email ou que você tem total certeza de que o e-mail é válido. Seguindo essas duas regrinhas simples, há grandes possibilidades de chegar até a caixa de entrada do destinatário.
Ter um mailing qualificado, com contas ativas não é o suficiente. Existem outras regras que vão ajudar seu email não cair na caixa de spam.
Ok, sabemos que uma boa propaganda muitas vezes faz uma grande diferença na hora de fechar o negócio. Afinal, você precisa fazer com que as pessoas conheçam e saibam que sua empresa está ali apta a solucionar a necessidade do cliente.
O problema é que os emails de propaganda representam 36% dos spams enviados. Sabemos que em muitos casos, a intenção não é enviar um spam, mas é isso que acaba acontecendo e o melhor a se fazer é procurar outros métodos para divulgar o seu produto.
Mas, o que muitas pessoas ignoram na hora de enviar o email são o uso de palavras adequadas. Isso mesmo, muitas vezes seu email foi considerado spam porque usou palavras como OFERTA, GRÁTIS, CLIQUE AQUI e tantas outras que cabem dentro desse universo de ofertar algo. Todas elas são dignas de serem consideradas spam, por isso evite usá-las o máximo que puder.
O uso de muitos links dentro da mensagem também pode caracterizar uma mensagem indesejada, pois quando o destinatário possui um antispam é feita uma análise dos links. Nesse caso, quanto maior a pontuação, mas chances sua mensagem terá de ser um spam.
O ideal é trabalhar com palavras sutis e o mínimo de links possíveis. No entanto, o mais viável ainda é procurar outros meios de divulgação e devo reforçar: mande emails somente para quem solicitou receber o mesmo.
Dê o direito de escolha para o seu contato
Como dizemos, em alguns casos o contanto não optou em estar ali na sua lista. Não faz muito sentido ter uma lista gigantesca de mailing, se você ao menos souber se todos correspondem ao perfil do seu público.
A frase pode ser um pouco clichê, mas nesse caso quantidade está muito longe de ser qualidade. O que eu quero dizer é que não existe o menor problema em trabalhar com uma lista de mailing, desde que todos que estão cadastrado nela, de fato tenham optado em estar ali. Desse modo não importa quantas pessoas estejam na sua lista, você sabe que estará enviando o email para a pessoa certa.
Muitas empresas têm a opção no próprio site de "cadastre seu email para receber nossa Newsletter", o que não é errado, afinal o público que cadastrar o email realmente demonstrou algum interesse e deseja receber suas mensagens. Por outro lado, isso não significa que você pode enviar emails para esses cadastrados o tempo todo, lembre-se que tudo tem limite e é preciso respeitar as regras para não cair na caixa de Spam.
Enquanto algumas empresas trabalham com listas de cadastrados de Newsletter, outras criam uma lista com todos os emails possíveis cadastrados no site. Um formulário de "Cadastre para mais informações" é totalmente diferente de cadastrar o email para receber spams, nesse caso a pessoa só se cadastrou para tirar alguma dúvida momentânea e isso não lhe dá o direito de encher sua caixa com emails indesejados.
Para você ter credibilidade e não ter seu domínio rejeitado pelo destinatário, use a opção OPT-OUT em todos os emails que você enviar com intuito de promover algo, mostrar um novo serviço, uma apresentação ou coisas do tipo. Assim, você fornece ao contato a opção de cancelar o cadastro da sua lista a qualquer momento e não vai correr o risco de ser acusado de enviar spams de forma abusiva.
O que acontece se meu email cair na caixa de spam?
Ok, já falamos sobre as regras básicas que é preciso respeitar para que seu email não seja considerado SPAM. Agora vamos falar sobre as circunstâncias do seu IP ser rejeitado e vai por mim, isso não é nada bom.
Acredito que muitos saibam o que RBL (Real-time Blackhole List), uma ferramenta que retém IP/ domínios em uma lista de sempre rejeitados, por se caracterizarem como SPAM. Quando isso acontece, a credibilidade do seu domínio cai muito e você fica impossibilitado de enviar emails para qualquer conta que utiliza um antispam.
Toda vez que você envia uma mensagem para quem já utiliza uma solução antispam, a ferramenta faz uma busca de RBL e se encontrar seu IP sua mensagem será bloqueada automaticamente. No entanto, você nem sempre foi responsáve por enviar aquela mensagem que foi considerada SPAM, em alguns casos sua conta foi invadida por spammers que dispararam milhares de mensagens em seu nome.
Você já pensou se isso acontecer? Se alguém hackear sua conta de email corporativo e enviar spams para milhares de pessoas? Você vai perder a comunicação com clientes importantes e ainda vai cair na lista de rejeitados, e convenhamos, sabemos que isso é extremamente preocupante. O mais aconselhável nesse caso é utilizar o filtro de saída.
A importância de utilizar o filtro de saída
Todos sabemos o quanto é importante filtrar tudo que chega na sua caixa de entrada, evitando que spams, vírus e phishings afetem seu correio eletrônico e sua máquina. Contudo, proteger somente o que entra na sua caixa não é a melhor solução, não quando seu domínio/ IP está em RBL.
O filtro de saída também tem a função de proteger o seu email, pois faz o processo de verificação por víris, URLS perigosas e arquivos executáveis que podem conter na sua mensagem. Outra funcionalidade é limitar o número de envios de mensagens por usuário, de um modo simples que possa atender a necessidade de todos.
Para que você possa entender melhor, vamos explicar como funciona as regras básicas do filtro de saída:
É uma funcionalidade simples, que pode ser gerenciada de acordo com a necessidade de cada departamento. Com essa regra é possível definir quantas mensagens por hora cada conta pode enviar, em alguns casos essa regra é feita com base no domínio, ou seja o domínio "X" pode enviar até 100 mensagens por hora.
O fato de definir regras por domínio não significa que todas as contas necessariamente tenham que enviar apenas 100 mensagens por hora. Sabemos que alguns departamentos trabalham com o email praticamente o dia inteiro, o departamento que cuida de Nota Fiscal por exemplo, certamente precisa enviar mais de 100 emails por hora. Em casos como este, é possível sim criar regras de acordo com a demanda que o departamento trabalha, ou seja, é possível criar regras específicas para cada conta.
O que acontece se exceder a regra de limites por hora?
O Rate Limit como já dizemos é uma proteção a mais para o seu serviço de email, respeitar o limite de envio por hora é fundamental para que a ferramenta tenha o resultado esperado. Caso você exceda o número de envios, o antispam automaticamente irá bloquear sua mensagem e enviará uma notificação para o administrador, para que o mesmo esteja ciente do bloqueio.
O tempo padrão que o antispam mantém a mensagem retida é de 3 dias. Após esse período, caso o email não apresente nenhum perigo ao destinatário, será enviada normalmente.
Abaixo você pode ver alguns ajustes que podem ser feitos:
@* Valor de limite que se aplica a todos os domínios do seu servidor
* Todos os outros remetentes estão limitados a 150 destinatários por hora
0.0.0.0 Máquinas que estão limitadas a 500 destinatários por hora
10.2.3.4 A máquina está limitada a 10.000 destinatários por hora
antispam@exemplo.org Limite de 500 destinatários por hora
exemplo.com Todos os remetentes desse domínio estão limitados a 200 destinatários por hora
@exemplo.net Limite de todos os e-mails dentro desse domínio
novidade@exemplo Não existe taxa de limite
unodata@exemplo.org Limite de 100 destinatários por hora
RUD (Relay Unlisted Domain)
Essa segunda regra não é tão utilizada quanto o Rate Limit, mas não a torna menos importante. Na verdade é um complemento a mais para garantir a segurança do seu IP/ domínio, além de passar mais credibilidade para o seu cliente também.
Na verdade, o RUD nada mais é do que um IP específico para mensagens que saem do seu email. Em outras palavras podemos dizer que a empresa vai escolher um ou mais IP's de sua preferência, esses IP's serão cadastrados no sistema antispam como saída, toda e qualquer mensagem enviada que não seja desses IP's será retida no filtro de saída,
O objetivo dessa regra é evitar que outros domínios utilizem sua rede para enviar mensagens para o mundo. Visto que muitas vezes sua conta foi invadida e você não tem a menor noção que pode estar enviando spam para milhares de pessoas, como dizemos no início desse post.
Filtro de saída Unodata
A Unodata oferece a solução completa para segurança de emails. Além do filtro de entrada, anti vírus, anti phishing, ainda oferece o filtro de saída com as regras de Rate Limit e RUD.
Há 11 anos no mercado a Unodata vem garantindo a segurança dos emails de grandes corporações como a Senac, uma das principais instituições de ensino de São Paulo.
Agora é só trabalhar com esmails seguros e dizer adeus para as caixas de Spam
Bom, agora você já sabe que ter a caixa de spam como destino para as suas mensagens não é nenhum pouco favorável para o seu negócio. O ideal é sempre ter um filtro de saída ativado evitando a má reputação do seu domínio.
Espero que tenha te ajudado a entender melhor o perigo de cair na lista de rejeitados dos seus clientes. Caso queira tirar alguma dúvida ou conhecer a solução de filtro de saída da Unodata é só entrar em contato, meu e-mail é daiana.meireles@unodata.com.br, vai ser um prazer te ajudar!