12 erros a evitar ao organizar eventos on-line - Blog de Festas e Eventos
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Organizar um evento on-line requer tantos cuidados quanto um evento presencial. E existem erros que não podem ocorrer em eventos on-line, pois esses são realizados para um público muito maior e com a possibilidade de exposição em nível mundial.
A seguir, veremos 12 erros a evitar ao organizar eventos on-line.
1. Planejamento incorreto ou inexistente
Um dos principais erros a evitar ao organizar eventos on-line está relacionado à inexistência ou dificuldades em trabalhar com um planejamento adequado e de qualidade.
O planejamento é a base de toda a organização e realização do evento, etapas em que são definidos os objetivos e todas as bases de trabalho que deverão ser adotadas para se alcançar os resultados esperados.
Ele deve conter as expectativas e objetivos finais a ser alcançados e assim colaborar para que as atividades possam ser estruturadas e definidas para uma execução segura.
Planejar-se antecipadamente é fundamental para ter sucesso.
2. Falhas de divulgação
Um dos principais erros a evitar ao organizar eventos on-line é uma divulgação inadequada.
Isso deve ocorrer desde a emissão dos convites, até as ações de comunicação que devem ser utilizadas antes da realização do evento.
Marketing digital e redes sociais são canais que podem ser usados para que o evento possa ser conhecido e gerar interesse na participação do maior número possível de pessoas.
Importante destacar os diferenciais do evento para assim conseguir maior engajamento e interesse.
3. Falta de estratégia de vendas de acessos
Esse é um dos erros a evitar ao organizar eventos on-line que mais pode impactar nos resultados financeiros de um evento.
Estabelecer as maneiras como serão realizadas as autorizações de acessos e as formas de cobrança e pagamentos precisam ser bem estabelecidas com estudos do melhor momento que deve ser realizado.
Nesse sentido, existem várias maneiras de definir sua estratégia, inclusive com planos de acessos específicos e que atendam a diferenciais de participação e até mesmo com a parceria com fornecedores que possam investir em seu evento, gerando renda extra.
Importante também é controlar o acesso, principalmente quando o evento for cobrado.
4. Desconhecer a quantidade de convidados
Não controlar ou mesmo trabalhar sobre a quantidade de convidados no evento é um dos erros a evitar ao organizar eventos on-line, pois pode ocorrer condição de ter problemas quanto a apresentações e extrapolação de horários.
Outro fator de risco está relacionado ao tempo de duração do próprio evento, que pode ser superior àquele que o público deseja ou está disposto a acompanhar.
É importante também assegurar que os convidados – principais atrativos do evento – estejam com suas participações confirmadas.
5. Não estabelecer um tema de acordo com o interesse do consumidor
Definir ume evento conforme a tendência de interesse do mercado é fundamental para gerar a participação de mais pessoas, e não definir de forma correta esse ponto é um erro a evitar ao organizar eventos on-line.
Atualmente, é possível conhecer os interesses do mercado quanto a temas e inovações a ser abordadas em eventos on-line, e assim é importante acompanhar e definir eventos dentro dessas tendências.
6. Não definir o tipo do evento
Eventos on-line podem ser realizados com transmissão inteiramente digital ou híbrida, em tempo real ou gravado, com estabelecimento de características de interação específicas etc.
Outro erro a evitar ao organizar eventos on-line se trata da falta de definição do tipo de evento e suas características a realizar, pois assim os demais trabalhos e prospecção das melhores soluções não poderão ser realizados de forma correta, para garantir a qualidade do evento.
7. Erro na definição de uma plataforma adequada
Não trabalhar com a melhor plataforma de gestão e controle de eventos é um erro principal a se evitar ao organizar eventos on-line.
Eventos desse tipo somente são viáveis se a plataforma usada comporta as necessidades de transmissão, participação e controle, e se isso não ocorrer, o evento tenderá a ser um fracasso.
Faça uma pesquisa sobre as plataformas disponíveis e defina a que mais atende às suas necessidades.
8. Não contar com uma parceria de qualidade com fornecedores
Escolher fornecedores de última hora ou mesmo não ter uma é um erro a evitar ao organizar eventos on-line, pois isso pode comprometer todo o evento.
Em eventos on-line, é fundamental cuidar de segurança digital, ter espaços adequados para a transmissão, equipamentos e imagem e som de qualidade.
Nos híbridos, todos os detalhes desse tipo também devem ser tratados de maneira correta, acrescentando que os cuidados com a escolha do Buffet e apoio como garçons e pessoal de apoio também são fundamentais.
9. Não realizar testes antes do evento
É decisivo para o resultado do evento que tudo esteja funcionando de forma correta e com qualidade, e assim, adotar medidas de realização de testes antecipadamente é uma forma de garantir o sucesso da transmissão e a satisfação de todos.
Nunca deixe para testar durante o evento, pois pode resultar em fracasso.
10. Não definir um plano de gerenciamento de crises
Qualquer evento pode sofrer algum tipo de problema, por isso é importante que seja adotado um gerenciamento de crises ou um plano B para aqueles pontos que possam impactar em seu evento.
Sem uma alternativa para eventuais riscos identificados, o evento pode não ter sucesso ou mesmo nem ser realizado, o que não é o objetivo de ninguém.
11. Não estabelecer estratégias de monetização
Mesmo que um evento não gere renda direta no momento de sua realização, é preciso estabelecer as estratégias de monetizar um evento.
Isso pode ocorrer com ações que tragam retornos em eventos futuros ou mesmo que possam trazer benefícios para sua marca, ampliando as chances de gerar renda para seu negócio.
Estabelecer uma estratégia para esse assunto é uma ação correta para a empresa.
12. Não estabelecer um processo de feedback
Obter as opiniões sobre o evento é fundamental para a melhoria contínua de sua empresa.
Não realizar pesquisas de opinião após o evento é um erro muito grande, pois assim não poderá melhorar o seu processo para eventos futuros, para atender às expectativas do consumidor.
Evitar ao organizar eventos on-line: agora você pode
É necessário que sejam adotados todos os cuidados para que os erros a evitar ao organizar eventos on-line não ocorram e seu evento seja bem realizado.