Não é de hoje que o conceito de estoque está inserido na vida das pessoas.
No Livro "Sapiens: Uma breve história da humanidade", Yuval Noah Harari trata sobre a revolução agrícola.
Há 10000 anos o Sapiens começou a manipular a vida, domesticando animais e plantas.
Nessa etapa da história, começou uma revolução onde mais alimentos começaram a ser plantados e, aos poucos, a população da terra começou a aumentar.
Com este aumento populacional e de demanda por alimentos, não cabia mais apenas coletar e caçar, mas armazenar sementes, realizar colheitas, contabilizar e proteger tudo o que se produzia. Gerando assim, a necessidade de um controle de estoques.
A gestão (ou controle) de estoques é um conceito que está presente em todo o tipo de empresas, assim como na vida cotidiana das pessoas.
Um dos pontos críticos para o desempenho de uma empresa, seja qual for o porte, é o controle dos estoques.
Ao comprar e estocar alguma mercadoria, o dinheiro sai do bolso e fica "empilhado".
Esse "dinheiro empilhado" só retorna depois que o estoque é vendido.
Até mesmo uma empresa que não produz ou revende algum produto, precisa controlar estoque: materiais de limpeza, materiais de escritório e materiais de uso e consumo precisam ser controlados da mesma forma que matérias-primas, insumos, produtos acabados e produtos de revenda.
O controle físico do estoque permite saber por quanto tempo você consegue garantir a entrega dos produtos, sem a necessidade de novas compras.
Além disso é possível entender em que momento as novas compras devem ser feitas, evitando impacto negativo nas entregas e permitindo uma melhor organização do fluxo de caixa.
Este material a seguir detalha dicas valiosas a respeito disso: Comprar bem: 4 informações básicas para a melhor negociação
Além do controle físico, existe também o controle financeiro do estoque. Este, por sua vez, orientará sobre o valor monetário que se tem guardado.
Excesso ou falta de estoque são problemas de grande dimensão. Podem impactar na satisfação dos clientes ou gerar um buraco nas finanças da empresa.
O cálculo do preço de custo, por exemplo, leva em conta o estoque e possui mais de uma forma de calcula-lo. Variando conforme a estratégia da empresa. Os cálculos podem ser:
Este material a seguir, detalha cada um dos três cálculos: PEPS UEPS e Custo Médio: os diferentes tipos de cálculo do custo
Embora cada organização geralmente adote uma maneira específica para controlar o estoque, percebe-se que a essência do controle nunca muda.
A melhor forma de controlar o seu estoque é aquela que funciona para você ou para sua empresa.
O básico do controle de estoque está no registro de tudo que entra e tudo o que sai.
O controle precisa atender suas necessidades e caber no seu bolso.
Dependendo do porte da empresa, controles complexos acabam não sendo feitos. Eles geram dor de cabeça e muito retrabalho.
Houve um tempo em que se falou sobre "estoque zero". Essa ideia era alimentada em função dos sistemas japoneses de controle de produção.
Com o passar dos anos, tem sido consenso que o estoque ideal não é zero, mas sim a quantidade imprescindível para produzir ou vender.
Diferente do padrão, que são aqueles estoques encontrados nas prateleiras das empresas, existem outros tipos a considerar.
Antecipação ou Sazonal
Este tipo de estoque é utilizado quando existe uma previsão futura de entrega ou vendas.
Pode ser usado também quando o fornecimento de mercadorias é inconstante e necessita-se regular as quantidades dentro da empresa, para que não haja falta de mercadorias ou matérias-primas.
Estoque consignado é aquele mantido por terceiros.
A empresa que é 'dona' do estoque, entrega-o a um terceirizado para que faça a utilização deste estoque.
A guarda destes estoques é feita através de acordos comerciais entre as empresas, mas a empresa de origem sempre terá propriedade destes estoques.
Esse tipo de estoque é formado para que se possa cobrir falhas inesperadas ao realizar uma venda ou produção.
Estoques inativos
São aqueles estoques que não tem movimentação e que não serão mais vendidos.
Produtos vencidos ou fora de linha podem se encaixar nesta situação.
Além do controle de tudo o que entra e tudo que sai é importante realizar verificações periódicas.
Essas verificações (ou contagens de estoque) recebem um nome específico: o inventário de estoque.
Os inventários de estoque poderão ser:
quando se faz um levantamento geral das quantidades
quando se conta apenas parte dos estoques
quando a empresa faz o levantamento ao final do ano fiscal.
No Brasil, por exemplo, o ano fiscal tem seu término em dezembro.
Em alguns casos, quando a variedade de produtos é muito grande, as contagens físicas gerais podem acabar tomando muito tempo.
Nestas situações, uma das possibilidades são as contagens rotativas: elege-se uma pequena parte do estoque e faz-se a contagem.
Tempos depois pega-se outra parte para realizar a contagem e segue-se assim, sucessivamente, até que todo o estoque esteja contato.
Quando chegar ao final, pode-se iniciar da primeira parte e voltar a realizar as contagens desde o início.
É semelhante ao rotativo, mas serve também para ajustar os valores contábeis.
Essas contagens, muitas vezes, apontarão diferenças entre o que tem na prateleira comparado com as quantidades apuradas nos registros de entradas e saídas.
Ao verificar essas diferenças, deve-se realizar um ajuste e entender porque elas acontecem, buscando resolver a causa.
Algumas causas comuns de diferenças:
Produtos similares registrados um no lugar do outro: alguma vezes temos o produto "Lápis Nº 1" que foi vendido, mas o registro foi feito no produto "Lápis Nº 2". Esse problema vai gerar diferença em dois produtos;
Produtos perecíveis: produtos podem estragar. Frutas, por exemplo. Se não houver um registro do que está sendo retirado da prateleira, gerará diferenças;
Espaço físico mal organizado pode levar as pessoas a não encontrem um produto, usar produto errado, misturar produtos similares, entre outros problemas.
Dicas ANTES de fazer o inventário do estoque
Antes de sair contando seus estoques veja essas ideias. Elas podem facilitar a sua vida:
Quando realizar o inventário?
Escolha um momento em que não há fluxo de pessoas incluindo ou tirando mercadorias do seu estoque.
Por exemplo: antes do início do expediente, após o expediente, em momentos que a empresa não está operando.
Agrupe produtos afins
Sempre que possível, coloque produtos que tem características semelhantes próximos uns dos outros. Isso facilitará o levantamento.
Deixe o espaço físico organizado
Um espaço físico organizado e devidamente identificado vai facilitar a visualização e a contagem do estoque.
A organização física vai lhe proporcionar uma contagem de estoque mais rápida.
Uma área bem organizada vai lhe gerar espaço útil, que muitas vezes pode estar subutilizado.
Além disso, você tem o benefício de identificar seus cadastros de produtos com a localização de cada item dentro do estoque.
Tenha um método para contagem
O mais recomendado é que os itens sejam contatos um a um.
Se estiverem dentro de caixas é importante verificar se as caixas contêm a quantidade nela indicada.
Para ser mais preciso ainda, pode-se elaborar grupos de diferentes pessoas e realizar recontagens. Com isso, os dados serão cruzados e avaliados de forma mais assertiva.
Cuide com a padronização dos seus cadastros
Observe atentamente como os cadastros estão sendo feitos.
Descrições em maiúsculo e minúsculo podem dificultar a localização.
Abreviações na descrição: por vezes as pessoas tem tendência de abreviar a escrita. Essas abreviações precisam ser padronizadas para que a ordenação dos dados fique sempre a mesma.
Este material explica detalhadamente sobre as melhores práticas para as descrições dos cadastros: Produto: quais informações são estratégicas no cadastro
Se possível, adote uma sistemática de leitura dos dados por códigos de barra para que não haja falha na interpretação sobre qual produto foi contato.
O estoque mínimo também é conhecido por estoque de segurança.
É uma referência que se tem para entender qual a menor quantidade ideal estocada de um determinado item.
O uso de estoque mínimo pode trazer benefícios nos seguintes aspectos:
Manter a produção funcionando (no caso de indústrias ou equiparados à indústria);
Tempo para realizar novas compras e fazer boas negociações com os fornecedores;
Não ter custos desnecessários com armazenagem;
Não acumular produtos sazonais ou perecíveis;
Liberar dinheiro no fluxo de caixa.
Como identificar qual o estoque mínimo?
Não há uma regra para isso. Monitorar os casos de produtos que faltam ou sobram com frequência pode gerar um indicador para obter o "número mágico" do estoque mínimo.
Uma análise do histórico das vendas ajuda a entender o comportamento dos consumidores. Isso pode trazer uma boa indicação sobre qual a quantidade de estoque é preciso manter.
Além disso, segundo alguns artigos e pela observação nos nossos clientes ao longo dos anos, as constatações a seguir podem ajudar a identificar o estoque de segurança:
Você tem algum "elefante branco" no seu estoque?
O que te fez acumular tantas mercadorias? Promoções ou cálculos equivocados… como resolver a causa para evitar comprar novamente um produto que está com uma quantidade satisfatória de estoque?
O estoque máximo é outra informação importante que pode ajudar em alguns fatores.
Ao limitar uma quantidade máxima de estoque é possível resolver problemas como:
Extravio de produtos perecíveis;
Custo excessivo com produtos parados;
Manuseio de produtos que precisam de cuidados especiais e/ou produtos perigosos.
O estoque máximo é calculado com base no estoque mínimo, acrescido do lote de reposição.
O lote de reposição é a quantidade a ser comprada para que o estoque dure conforme uma demanda futura prevista.
Um lote de reposição bem formulado vai permitir comprar a quantidade certa, na hora certa.
O giro de estoque pode ajudar na determinação de estoques mínimos e máximos.
Um giro de estoque menor do que 1 (um) indica que um produto estava na prateleira no início do período e permaneceu nela até o final do período. Ou seja: não girou, nem foi renovado durante o período.
Trata-se de uma informação um pouco mais avançada. Dependendo da quantidade de produtos que se tem, um sistema de gestão é indicado para realizar esses cálculos.
Neste material a seguir é possível entender como funciona o cálculo do giro de estoque com um exemplo prático: Como calcular o giro
Estoque atual X reservado X disponível
Imagine que você tenha 10 peças de um determinado produto em seu estoque.
Suponhamos que um cliente vai até a sua loja e solicita um orçamento de 3 peças.
Você orça para ele e entrega o orçamento. Neste, consta que trata-se de um orçamento válido por até 5 dias.
É necessário garantir a disponibilidade do produto até essa validade.
Para essas situações existe a reserva de estoque.
Com ela ativa, o saldo de estoque disponível para novos orçamentos e vendas será de apenas 7 peças restantes.
Estoque atual = 10
Estoque reservado = 3
Estoque disponível = 7
Em caso de um levantamento de estoque (inventário) você continua tendo 10 peças em estoque. Mas para gerir as vendas, apenas 7 delas estão disponíveis.
SPED: Bloco H x Bloco K
O Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) determina para algumas empresas a obrigatoriedade no envio das informações sobre os estoques.
Tanto o Bloco H, quanto o Bloco K contém informações de estoque.
O Bloco K contém a informação mensal dos estoques ao final de cada período.
O Bloco H contém a informação anual dos estoques ao final do exercício.
Lembre-se de verificar se a sua empresa já está ou não obrigada a apresentar essas informações no SPED.
Caso precise de mais informações a respeito, acesse: SPED Fiscal
Os principais erros de quem controla o estoque
Nessas movimentações, muitos erros podem acontecer. Listamos aqui os principais deles: Estoque: os principais erros de quem controla