Quais os custos e os riscos de ter um arquivo físico em uma organização? Como reduzir gastos e aumentar o lucro operacional? - Stoque
Quais os custos e os riscos de ter um arquivo físico em uma organização? Como reduzir gastos e aumentar o lucro operacional?
Para que uma organização escale, é fundamental inovar, definindo metas e objetivos para melhorar os processos internos, reduzir os custos operacionais e promover ganhos em eficiência e produtividade. Assim, é preciso avaliar os custos e os riscos de gerar e manter arquivos físicos.
Os documentos físicos, produzidos nas rotinas das empresas (contabilidade, contratos, financeiro, jurídico, tributário, departamento pessoal, compras, expedição, entre outros), geram custos e são facilmente destruídos, fraudados e extraviados. Como sua organização lida com estes custos e riscos?
Quanto a sua empresa gasta mensalmente com:
Guarda do arquivo;
Controle de acesso ao arquivo;
Prazo para ter acesso, em função da localização da guarda do documento;
Morosidade interna da empresa – muitos protocolos;
Custo operacional na solicitação – de um departamento a outro;
Custo de malote interno para circulação da documentação.
Além de gastos, o arquivo físico gera riscos, como:
Perda e extravio de documentos;
Degradação natural do papel;
Fraude de documentos;
Desastres como incêndio, inundação e roubo.
Reduzir os custos e os riscos com arquivo físico é um desafio para a maioria das organizações, além de ser uma tendência de mercado, existem soluções tecnológicas que atendem e promovem a redução de custos e riscos em cerca de 30% da sua operação.
A eficiência e lucratividade operacional podem ser altamente melhoradas com a implantação de tecnologias disponíveis.
Com a tecnologia de ECM/BPM – Enterprise Content Management (Gerenciamento do Conteúdo Empresarial) –, é possível estruturar e automatizar processos internos, reduzindo gastos e minimizando riscos. O que consequentemente melhora a produtividade e a lucratividade da organização.
A tecnologia ECM permite:
Alta velocidade e facilidade no acesso documentos;
Economia de espaço físico e organização dos documentos;
Menor gasto de tempo e o custo em situações movimentação e procura de documentos;
Disponibilidade para visualizar documentos de qualquer lugar;
Permite que vários usuários acessem simultaneamente a mesma informação;
Minimizar o risco de uso, desgaste e perda de documentos originais;
Fornece uma maneira fácil de obter cópias de segurança dos documentos para armazenamento externo garantindo sua recuperação nos casos de desastres (incêndio, inundação ou roubo);
Gerenciamento dos documentos e informações em qualquer lugar, no momento desejado;
Controle de Usuários: proteção contra extravio ou falsificação de documentos;
Apenas as pessoas autorizadas têm acesso aos documentos.
Automatizar e gerenciar os documentos são estratégias fundamentais para as empresas obterem aumentos de controle e padronização dos processos, redução de custos, aumento na lucratividade. Ainda, melhoria no atendimento aos clientes e fornecedores, promovendo a organização se posicionar a frente de seus concorrentes – diferencial competitivo.
Você está pronto para inovar, reduzir custos e aumentar a produtividade?
Saiba como calcular gastos com arquivo físico na sua organização.
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