Felipe Alves 11 de julho de 2018 Blog
Num cenário em que a competitividade é cada vez mais acirrada, ter profissionais bem preparados e desenvolvidos pode ser o diferencial de um negócio de sucesso. Entretanto, muitos fatores impactam na atuação dos funcionários, e mantê-los motivados pode ser um desafio. Para lidar com isso, existem diversas ferramentas que auxiliam os gestores — entre elas, o relatório de produtividade.
Essa ferramenta é fundamental para melhorar a decisão dos gestores — de equipe e do RH. Ela também facilita a identificação de pontos e funcionários que necessitam de atenção, ajudando nas escolhas de quais profissionais precisam ser colocados em treinamentos, quem deve ser movimentado dentro da organização e até mesmo quais profissionais podem ser demitidos.
Para aproveitar todos os benefícios dessa ferramenta e manter a organização cada vez mais competitiva, é necessário investir em algo que realmente avalie os dados certos e apresenta informações relevantes sobre a empresa. Isso pode ser um desafio, quando funcionários decidem criar planilhas do zero e não usar uma das diversas soluções que já existem no mercado.
Pensando nisso, colocamos abaixo as principais informações sobre o relatório de produtividade e como usar essa ferramenta no seu negócio. Leia até o final para conferir!
O que é relatório de produtividade?
O relatório de produtividade, como o próprio nome indica, é um documento que mensura o quão produtivos estão os funcionários de um negócio. Dessa forma, é possível acompanhar o quanto um funcionário produziu dentro de diferentes períodos de avaliação, identificando se seu desempenho cresceu, se manteve constante ou reduziu.
Além disso, o documento permite avaliar diferentes fatores que impactam em seu resultado — faltas, horas extras, problemas na equipe, mudanças de gestão, E-NPS, etc. Esses indicadores ajudam a identificar pontos que podem receber atenção, fazendo com que o time se torne cada vez mais produtivo.
Outro uso do relatório é para o acompanhamento de metas da organização. Pode-se avaliar o desempenho de todos os colaboradores e identificar se as projeções realizadas, bem como os objetivos estabelecidos, foram alcançados. Em resposta negativa, pode-se adotar novas estratégias visando obter melhores resultados.
Por fim, cada vez mais, nos deparamos com a necessidade de reduzir os riscos em tomadas de decisão. Para isso, são usados dados e informações do mercado e da empresa — como o relatório de produtividade, por exemplo. Dessa forma, sua adoção é importante para que o negócio tome as melhores decisões, garantindo resultados mais positivos.
Fica evidente que a ferramenta garante diversos benefícios para qualquer negócio. Colocamos abaixo os principais deles, para você entender melhor sua importância!
Aprimorar a execução de serviços
O primeiro benefício é a possibilidade de aprimorar a execução de serviços da empresa. Por exemplo, ao fazer o acompanhamento do desempenho da equipe de atendimento, é possível corrigir problemas que impactam no tempo de espera e satisfação dos clientes.
O relatório de produtividade também facilita o estabelecimento de metas da equipe. Usando uma ferramenta automatizada, os gestores têm acesso ao histórico de cada profissional e equipe. Dessa forma, é mais simples definir objetivos realistas para cada um deles.
Aumentar o rendimento dos colaboradores
Essa ferramenta deve ser usada para acompanhar o desempenho de cada profissional, identificando quando eles precisam de assessoria, como treinamentos e movimentação. Dessa forma, o gestor e o RH conseguem manter seus colaboradores sempre motivados, o que resulta em melhores rendimentos.
Escolher profissionais para serem movimentados
Como falamos, o relatório de produtividade pode ser usado no processo de decisão de movimentação dos colaboradores, decidindo quem deve ser promovido, realocado em outras unidades e até mesmo demitido.
Ter uma visão completa do negócio
A ferramenta também fornece uma visão completa da atuação dos profissionais, permitindo que a gestão acompanhe seus resultados através das mais pequenas e detalhadas atividades, tais como controle de ligações e resolução de chamados, por exemplo.
Por fim, o relatório de produtividade, em conjunto com outras ferramentas de gestão, permite que os administradores mantenham um ambiente mais produtivo e engajado. Além disso, elas ajudam a entregar melhores serviços aos clientes. Dessa forma, o negócio aumenta sua competitividade no mercado
Quais os principais dados que devem estar nos relatórios de produtividade?
Os dados que compõem a produtividade de um funcionário dependem de sua área de atuação, uma vez que os resultados de seu trabalho devem ser comparados com suas metas. Colocamos abaixo os principais tipos de dados que podem estar presentes em sua ferramenta. Confira!
faturamento de vendas — comparação do faturamento esperado com o realizado;
custos — comparação dos custos planejados com os realizados;
reais por caixa vendida — indica qual é a relação de custo para cada caixa vendida.
produção — identifica a relação da produtividade de cada funcionário por hora de trabalho;
tempo de recebimento — faz o levantamento do tempo gasto para realizar a entrada de processos, como clientes no caixa, fornecedores, produtos, recebimento de NF etc.
tempo de entrega — identifica o tempo médio levado para a entrega de um produto ou carga.
taxa de defeito — realiza uma comparação do percentual de defeitos de determinado produto ou processo em relação ao total de tarefas realizadas;
taxa de entregas no prazo — indica o percentual de entregas realizadas em determinado prazo.
ocorrência de acidente de trabalho — informa o número de dias que a empresa não teve acidentes de trabalho;
custo dos acidentes de trabalho — informa todos os custos que a empresa teve com acidentes de trabalho.
investimento em treinamento — apresenta o valor que foi investido em treinamentos dentro de um determinado período;
turnover — aponta a taxa de rotatividade dos colaboradores em um determinado período de tempo.
Por que usar um software?
Fica evidente que manter um relatório de produtividade sem a ajuda de um sistema informatizado seria um grande desafio, certo? Por isso, o mais indicado é procurar por um software que automatiza essa ferramenta para o seu negócio.
Existem diferente opções no mercado que apresentam soluções completas e totalmente personalizáveis para as empresas, atendendo às suas necessidades de acompanhamento. O ideal é procurar por aquela que se adeque melhor às suas exigências e seja referência no mercado.
Independentemente da solução escolhida, ter um relatório de produtividade é fundamental para acompanhar a atuação dos funcionários, garantir que eles estejam em seu melhor nível de entrega, tomar decisões com menores riscos e entregar melhores serviços aos clientes. Por isso, se você ainda não tem o seu, é melhor se preocupar!
Agora que você já sabe mais sobre a importância do relatório de produtividade e como usar essa ferramenta no seu negócio, baixe nosso e-book Como aumentar a produtividade da sua empresa de TI e garanta os melhores resultados!