Para fazer pela primeira vez, reserve entre 40 a 60 minutos para a aplicação do assessment, em um local adequado e evite que o time se disperse. Quando você repetir o assessment, apenas 30 minutos serão suficientes.
Explique sobre o assessment, e tranquilize o time sobre a avaliação que tem o intuito de identificar gaps para poder ajudá-los.
Inicie em sentido horário, pela parte de Pessoas: Colaboração e comunicação como exemplo; caso a marcação seja baixa, oriente para usarem a cor vermelha, caso seja mediana use amarelo e quando o time pintar bastante, peça para utilizarem o verde, assim o resultado final já estará com uma matriz de calor.
Reserve uma sala onde todos possam se sentar de forma confortável, e com uma mesa ao centro para que todos visualizem a roda
Não entregue o material para o Scrum Master, deixe-o no centro da mesa com as canetas e pergunte se alguém quer pintar; se ninguem quiser, aí sim você pede para o Scrum Master fazer a gentileza.
Para facilitar equipes que possuem times remotos, fizemos uma escala numérica para eles opinarem, por exemplo, de 1 a 5, sendo 1 e 2 vermelho, 3 amarelo e 4 e 5 verde, qual pontuação você daria? Também deixamos aberto para quebrar estes números para 1,5 ou 2,5 por exemplo.
Para times que possuí alguém com uma voz muito ativa, e se impões perante o time, sugiro que vocês usem baralho de planning poker, aí todos acabam dando a sua sugestão, sem ouvir a voz ativa antes.
Se você quiser fazer sem as canetas coloridas não será melhor ou pior, recentemente eu fiz um estudo de cores e os resultados mostraram que os times não se sentem influenciados pelas cores ou a falta delas.
Gente, como falei anteriormente, eu já fiz inúmeros assessments, com excel, com aplicativos, e quando a gente leva pro mundo digital, as coisas acabam perdendo um pouco do tato. Seguindo os princípios do Kanban que eu gosto muito:
Ao apresentar o vermelho no papel, o grau de urgência das pessoas é muito maior do que um visor de celular.
Eu mesma já mostrei alguns resultados da roda para os diretores, e eles ficaram impressionados e extremamente preocupados ao ver os vermelhos e amarelos pintados pelo time da auto avaliação.