Vivemos na era do documento eletrônico, porém a quantidade de papéis que as empresas precisam guardar continua a crescer.
Tratam-se de documentos, comprovantes, contratos, etc., alguns que devem ser guardados às vezes por até 30 anos segundo a Legislação Brasileira.
Outros precisam ser guardados permanentemente: Escritura de Imóveis, Ativo imobilizado, Contrato Social e outros.
A massa documental cresce constantemente e sem um sistema de gestão, um processo de organização e manutenção periódica do seus arquivos, as empresas podem deixar de ganhar ou até mesmo sofrer grandes perdas financeiras com o extravio de documentos, multas governamentais, processos trabalhistas.
A Guardião Digital, é uma empresa mista, fábrica de software e gestora de arquivos, por isso, possui a solução mais moderna e eficiente para a gestão de arquivos físicos. Esta gestão pode ser dividida em duas fases inter-relacionadas:
Fase onde construímos o processo que consiste nas atividades de busca, identificação, classificação, processamento, armazenamento e disseminação de informações, independentemente do formato ou meio em que se encontra, com o objetivo de subsidiar a tomada de decisões das pessoas que dela necessitam.
É todo o processo relacionado ao recebimento, guarda, tramitação e recuperação dos documentos que suportam as atividades operacionais, finais e estratégicas de uma Empresa, área ou departamento, objetivando a recuperação de informações de maneira ágil e integrada.
Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente (Lei Federal n.o 8.159, 1991, Art. 3o).
Nossa metodologia consiste na definição dos passos necessários para viabilizar o planejamento e a implantação de uma solução para a gestão de documentos e informações de uma empresa, com foco na recuperação precisa dos recursos informacionais relevantes para o negócio, independente da mídia onde os mesmos estejam.
Se você não sabe qual a melhor solução para seu arquivo, se dever terceirizar ou não, qual o menor custo x benefício, nós podemos lhe orientar.
Nossa gestão de arquivos abrange o arquivo Corrente, intermediário e Permanente de sua empresa ou órgão público
Criamos e aplicamos tabelas de Classificação e Temporalidade Documental com base na legislação vigente.
Entre em contato conosco e venha saber como podemos transformar seu problema com arquivos em vantagem estratégica para tomada de decisões críticas.