Resolução 13/2018 - Aprovação da Política de Registro Acadêmico – Institucional IGTI
Resolução 13/2018 - Aprovação da Política de Registro Acadêmico
6 de agosto de 2018 17:16
RESOLUÇÃO Nº 13 DE 08 DE MAIO DE 2018
Aprova a Política de Registro Acadêmico do IGTI.
Art. 1º APROVAR a Política de Registro Acadêmico, versão "Maio de 2018".
Art. 4º À vista da aprovação ora realizada, consolida-se a Política de Registro Acadêmico com a redação apresentada a seguir.
POLÍTICA DE REGISTRO ACADÊMICO
Estabelece as diretrizes para o funcionamento do Registro Acadêmico no IGTI.
Art. 1º Considera-se como Acervo Acadêmico os documentos acadêmicos produzidos e recebidos em decorrência do exercício administrativo e acadêmico do IGTI.
Art. 2º A presente política visa estabelecer as diretrizes para a guarda e manutenção do Acervo Acadêmico, documentos de arquivo relativos às atividades-fim da Instituição, cuja gestão garantirá o cumprimento do previsto nos prazos de guarda, destinações finais e observações previstas na legislação vigente.
§ 1º. O IGTI manterá digitalmente, permanentemente organizado e em condições seguras, de fácil acesso e pronta consulta todo o Acervo Acadêmico sob sua guarda.
§ 2º. O Diretor Acadêmico, o Diretor Executivo e o representante legal da Entidade Mantenedora são os responsáveis legais pelo acervo acadêmico da Instituição.
Art. 3º A gestão de documentos eletrônicos do IGTI engloba o conjunto de medidas e rotinas que visam à eficácia na criação, tramitação, classificação e uso dos documentos.
1º. Para efeitos da gestão eletrônica de documentos, serão considerados os documentos produzidos, recebidos e acumulados no curso das atividades-fim (ensino, pesquisa e extensão) e as atividades-meio do IGTI, que sirvam como referência, prova, informação ou fonte de pesquisa.
Art. 4º A armazenagem de documentos se dará exclusivamente por meio digital.
§ 1º Os documentos de elaboração interna serão criados, assinados e tramitados por meio digital.
§ 2º Quando da necessidade da tramitação ou arquivamento de documentos originais recebidos fisicamente, estes serão digitalizados e assinados digitalmente para dar fé da conferência com o original.
§ 3º Documentos recebidos em meio digital que requeiram a garantia da autenticidade deverão necessariamente ser confrontados com o documento físico original antes de serem assinados digitalmente e tramitados / armazenados.
§ 4º A eliminação dos documentos físicos, quando necessária, será realizada por fragmentação.
§ 5º A gestão eletrônica de documentos utilizará sistema de versionamento para permitir a recuperação de documentos excluídos indevidamente.
§ 6º Para a permanente eliminação dos documentos digitais, o IGTI estabelecerá medidas de precaução para evitar a recuperação dos dados.
Art. 5º São condições essenciais para o desenvolvimento da gestão de documentos no IGTI:
I - a padronização das espécies documentais utilizadas na Instituição;
II - a utilização do Código de Classificação de Documentos e da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos;
a. o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos, são instrumentos que visam organizar, classificar e racionalizar os documentos produzidos pela Instituição no exercício das suas funções e atividades;
b. o Código de Classificação de Documentos é o instrumento de trabalho que será utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um órgão do IGTI, no exercício de suas funções e atividades;
c . a Tabela de Temporalidade estabelece prazos de retenção para os documentos no IGTI, determinando e orientando os prazos previstos para a guarda provisória ou permanente;
III - a definição de uma infraestrutura informatizada para cadastramento, tramitação e arquivamento dos documentos produzidos e recebidos pelo IGTI, que deverá ser utilizado por toda Instituição.
Art. 6º O setor de Registro Acadêmico será responsável por administrar as atividades de manutenção e guarda do acervo acadêmico.
Parágrafo único. A permissão de consulta ao Acervo Acadêmico será atribuída à CPA e aos órgãos e agentes públicos atuantes para fins de regulação, avaliação e supervisão, quando solicitada, por membros responsáveis do Registro Acadêmico.
Art. 7º O setor de Infraestrutura de TI será responsável realizar periodicamente cópias de segurança e, se necessário, recuperação do repositório de documentos.