Como usar endere�os de uma planilha do Excel para criar etiquetas no Word
ID do artigo: 318117 - Exibir os produtos aos quais esse artigo se aplica.Se voc� � um cliente do Microsoft para Pequenas Empresas, encontre recursos de solu��o de problemas e de aprendizagem no site Suporte para Pequenas Empresas.Expandir tudo | Recolher tudoNeste artigoSum�rio � poss�vel usar o recurso Mala direta no Microsoft Word para criar e imprimir etiquetas para envio em massa usando os dados de uma planilha do Microsoft Excel. Este artigo cont�m instru��es que voc� pode usar para criar tal lista. Ao usar o recurso mala direta do Word, o Word mescla um "documento principal" com uma "lista de destinat�rios" para gerar um conjunto de "documentos de sa�da". O documento principal cont�m o texto b�sico que � o mesmo em todos os documentos de sa�da. Ele pode conter um papel timbrado, texto e instru��es nos "campos de mesclagem" para inserir texto (tais como nomes e endere�os de destinat�rios) que variam de um documento de sa�da para outro.A lista de destinat�rios � um banco de dados, por exemplo, um arquivo de banco de dados do Microsoft Access 2002 ou uma pasta de trabalho do Excel, que cont�m os dados a serem mesclados nos documentos de sa�da. Normalmente, este banco de dados � uma lista de nomes, endere�os e n�meros de telefone.Os documentos de sa�da s�o o resultado da mala direta. O texto em um documento de sa�da pode ser o mesmo em todos os documentos de sa�da, mas � poss�vel aplicar formata��o em diferentes documentos. Etapa 1: Configurar o arquivo de dados do Excel Antes de continuar com o Assistente de mala direta, verifique se sua planilha do Excel est� bem estruturada para esse prop�sito. Observe os seguintes requisitos para a tabela de dados: A primeira linha deve conter nomes de campo para cada coluna. Por exemplo, t�tulo, sauda��o, nome, segundo nome, sobrenome, endere�o1 e endere�o2. Cada nome de campo deve ser exclusivo. Cada linha deve fornecer informa��es sobre um item espec�fico. Em uma lista de endere�amento, por exemplo, cada linha pode incluir informa��es sobre um destinat�rio espec�fico. A tabela n�o deve ter linhas em branco. Para organizar seus arquivos de dados do Excel, execute as etapas a seguir: Crie seu arquivo de dados do Excel e organize-o usando os campos que deseja usar para sua etiqueta, conforme exibido no seguinte arquivo de dados de exemplo: Last Name
Ap�s a cria��o do seu arquivo de dados do Excel, salve-o e feche-o. Para obter mais informa��es sobre como criar uma lista de endere�o de mala direta, clique no n�mero abaixo para ler o artigo na Base de Dados de Conhecimento Microsoft: 294688
Etapa 2: Configurar o documento principalInicie o Microsoft Office Word 2003 ou uma vers�o anterior do Word, aponte para Cartas e correspond�ncias no menu Ferramentas e clique em Assistente de mala direta. Inicie o Microsoft Office Word 2007, clique na guia Endere�amentos, em Iniciar mala direta no grupo Iniciar mala direta e clique em Assistente de Mala Direta Passo a Passo.Em Selecionar o tipo de documento, clique em Etiquetas. O documento ativo torna-se o documento principal (o documento que cont�m o texto e os gr�ficos iguais para cada vers�o do documento mesclado. por exemplo, o remetente ou a sauda��o em uma carta modelo).Clique em Pr�ximo: Iniciar o documento. OBSERVA��O: Se voc� estiver familiarizado com o recurso mala direta ou preferir trabalhar sem o assistente, ser� poss�vel usar a barra de ferramentas Mala direta.Execute um dos seguintes procedimentos:
Crie uma nova planilha de etiquetas:
Clique em Alterar o layout do documento.
Clique em Op��es de etiqueta. Na caixa de di�logo Op��es de etiqueta, selecione as op��es que deseja, tais como o tipo e o tamanho da etiqueta, e clique em OK. Para obter ajuda sobre uma op��o, clique no ponto de interroga��o e na op��o. Inicie com uma planilha de etiquetas existente:
Clique em Iniciar com base em documento existente. Na caixa Iniciar com base em, selecione o documento desejado e clique em Abrir. Se n�o for poss�vel ver o documento, clique em Mais arquivos e clique em Abrir. Na caixa de di�logo Abrir, localize o documento desejado e clique em Abrir. O Word exibe o documento em uma janela de documento. Se voc� decidir usar um diferente documento de etiqueta, clique em Iniciar em um documento existente e selecione um documento diferente. Se voc� quiser alterar o layout, clique em Alterar o layout do documento e em Op��es de etiqueta.
Clique em Pr�ximo: Selecione os destinat�rios. Etapa 3: Especificar a fonte de dados do ExcelEm Selecionar destinat�rios, clique em Usar uma lista existente. Clique em Navegar.Na caixa de di�logo Selecionar fonte de dados, localize e clique na planilha do Excel que deseja usar. Por padr�o, o Word abre a pasta Minhas fontes de dados. Clique em Abrir.Se a sua planilha do Excel contiver informa��es sobre v�rias etiquetas, ser� necess�rio selecionar a guia que cont�m as informa��es desejadas e clicar em OK. Todas as entradas na fonte de dados aparecem na caixa de di�logo Destinat�rios da mala direta, onde � poss�vel refinar a lista de destinat�rios para incluir na mesclagem. Etapa 4: Selecionar os destinat�riosNa caixa de di�logo Destinat�rios da mala direta, selecione os destinat�rios que deseja incluir. Para isso, fa�a o seguinte.
Use as caixas de sele��o para designar os destinat�rios.
Este m�todo ser� o mais �til se a sua lista for pequena. Marque as caixas de sele��o ao lado dos destinat�rios que deseja incluir e desmarque as caixas ao lado dos destinat�rios que deseja excluir.OBSERVA��O: Se voc� deseja incluir a maioria da lista na mesclagem, clique em Selecionar tudo e desmarque os registros espec�ficos. Da mesma forma, se voc� deseja incluir apenas alguns registros na lista, clique em Limpar tudo e selecione os registros desejados. Classifique os itens na lista. Isto ser� �til se voc� deseja ver os itens em ordem alfab�tica ou num�rica. Clique no cabe�alho da coluna do item que deseja classificar. Por exemplo, se voc� deseja exibir a lista em ordem alfab�tica pelo sobrenome, clique no cabe�alho da coluna Sobrenome. Filtre os itens na lista. Isto ser� �til se a lista contiver registros que voc� sabe que n�o deseja ver ou incluir na mesclagem. Depois de filtrar a lista, � poss�vel usar as caixas de sele��o para incluir e excluir os registros conforme descrito na se��o anterior. Para filtrar esta lista, execute as seguintes etapas: Clique na seta ao lado do cabe�alho da coluna do item pelo qual deseja filtrar.Clique em um dos seguintes itens: (Vazias) exibe todos os registros nos quais o campo correspondente est� vazio. (N�oVazias) exibe todos os registros nos quais o campo correspondente cont�m informa��es. Se a sua fonte de dados contiver registros que compartilham as mesmas informa��es, e houver dez ou menos valores na coluna, ser� poss�vel filtrar por informa��o espec�fica. Por exemplo, se houver v�rios endere�os que listam Austr�lia como pa�s/regi�o, ser� poss�vel filtrar por Austr�lia. A caixa de di�logo Destinat�rios da mala direta exibe somente os registros designados. Para exibir todos os registros novamente, clique em (Todos). OBSERVA��ES:
Para classifica��o e filtragem avan�adas, clique na seta ao lado de qualquer nome de coluna e clique em (Avan�ados). Use as guias Filtrar os registros te Classificar os registros para configurar a consulta de classifica��o ou de filtragem desejada.
Se voc� tem software de valida��o de endere�o instalado, clique em Validar na caixa de di�logo Destinat�rios da mala direta para validar os endere�os dos seus destinat�rios. :Clique em OK para retornar ao Assistente de mala direta. O Word usar� os destinat�rios designados para a mesclagem. :Clique em Pr�ximo: Organize suas etiquetas.
Etapa 5: Organize o conte�do de suas etiquetas Para organizar o conte�do de suas etiquetas, execute essas etapas. Inserir campos de mesclagem Insira campos de mesclagem nos quais deseja mesclar nomes, endere�os e outras informa��es, tais como c�digo postal. Por exemplo, insira o campo de mesclagem "Cidade" para que o Word insira um nome de cidade como "Atlanta", que est� armazenado no campo de dados Cidade. Para inserir campos de mesclagem, execute as seguintes etapas: No documento principal, clique no local que deseja inserir o campo.Insira um dos seguintes itens: Bloco de endere�o com nome, endere�o e outras informa��es
Clique em Bloco de endere�o. Na caixa de di�logo Inserir bloco de endere�o, selecione os elementos de endere�o que deseja incluir e os formatos desejados e clique em OK. Para obter ajuda sobre uma op��o, clique no ponto de interroga��o e na op��o. Para obter ajuda sobre uma op��o, clique no ponto de interroga��o e na op��o. Se a caixa de di�logo Coincidir campos aparecer, talvez o Word n�o possa encontrar algumas das informa��es necess�rias no bloco de endere�o. Clique na seta ao lado de (n�o dispon�vel) e selecione o campo da sua fonte de dados que corresponde ao campo exigido para a mala direta. Linha de sauda��o
Clique em Linha de sauda��o. Selecione o formato da linha de sauda��o, que inclui a sauda��o, o formato de nome e a seguinte pontua��o. Selecione o texto para aparecer nos casos em que o Word n�o pode interpretar o nome do destinat�rio, por exemplo, quando a fonte de dados n�o cont�m nome nem sobrenome de um destinat�rio, mas somente um nome de empresa.Clique em OK. Se a caixa de di�logo Coincidir campos aparecer, talvez o Word n�o possa encontrar algumas das informa��es necess�rias para a linha de sauda��o. Clique na seta ao lado de (n�o dispon�vel) e selecione o campo da sua fonte de dados que corresponde ao campo exigido para a mala direta.Outros campos de informa��esClique em Mais itens. Execute um dos seguintes procedimentos: Para selecionar nos campos de endere�o que ir�o automaticamente mapear para corresponder aos campos na sua fonte de dados, mesmo se os campos da fonte de dados n�o tiverem o mesmo nome que os seus campos, clique em Campos de endere�o.
Para selecionar nos campos que sempre obt�m dados diretamente de uma coluna em um banco de dados, clique em Campos de banco de dados. Na caixa Campos, clique no campo desejado. Clique em Inserir e em Fechar. Se a caixa de di�logo Coincidir campos aparecer, talvez o Word n�o possa encontrar algumas das informa��es necess�rias para inserir no campo. Clique na seta ao lado de (n�o dispon�vel) e selecione o campo da sua fonte de dados que corresponde ao campo exigido para a mala direta.OBSERVA��O: Se voc� inserir um campo da lista Campos de banco de dados e mais tarde alternar para uma fonte de dados que n�o tem uma coluna com o mesmo nome, o Word n�o poder� inserir aquelas informa��es de campo no documento mesclado.Postagem eletr�nica Para adicionar postagem eletr�nica, � necess�rio primeiro instalar um programa de postagem eletr�nica como o que voc� comprou de um servi�o na Web. Para usar a postagem eletr�nica, execute as etapas a seguir: Clique em Postagem eletr�nica. Se voc� n�o tiver um programa de postagem eletr�nica instalado, o Word solicitar� que voc� instale um e oferecer� uma conex�o com o seguinte site da Microsoft:Microsoft Office Web
Insira a postagem de acordo com as instru��es do programa. Para adicionar postagem eletr�nica, � necess�rio primeiro instalar um programa de postagem eletr�nica como o que voc� comprou de um servi�o na Web.C�digo postal Voc� deve seleciona uma etiqueta ou tipo de envelope que ofere�a suporte ao c�digo de barra POSTNET. Para usar o C�digo postal, execute as seguintes etapas: Clique em C�digo postal.Na caixa de di�logo Inserir c�digo postal, selecione os campos de endere�o apropriados. OBSERVA��O: A op��o C�digo postal aparecer� somente se voc� estiver usando a vers�o em ingl�s do Word.Repita as etapas a e b para todos os campos que deseja inserir.OBSERVA��ES:
No Word 2003 e em vers�es anteriores, n�o � poss�vel digitar caracteres de campo mesclado (" ") ou inseri-los usando o comando S�mbolo no menu Inserir. No Word 2007, n�o � poss�vel digitar caracteres de campo mesclado (" ") ou inseri-los usando o comando S�mbolo no grupo S�mbolos na guia Inserir.Se os campos mesclados aparecerem entre colchetes, por exemplo, { MERGEFIELD City }, o Word exibir� os c�digos de campo em vez dos resultados de campo. Isso n�o afetar� a mesclagem, mas se voc� deseja exibir os resultados, clique com o bot�o direito do mouse no c�digo de campo e clique em Alternar c�digos de campo no menu de atalho.Observa��o No Word 2003 e em vers�es anteriores do Word, tamb�m � poss�vel usar a barra de ferramentas Mala direta para inserir campos de mesclagem, trabalhar com o documento principal da mala direta ou executar uma mala direta. Para exibir a barra de ferramentas Mala direta, aponte para Cartas e correspond�ncias no menu Ferramentas e clique em Mostrar barra de ferramentas Mala direta. A barra de ferramentas Mala direta fornece comandos adicionais que n�o est�o inclusos no painel de tarefas no assistente Mala direta. Por exemplo, � poss�vel usar o menu suspenso Inserir campo do Word na barra de ferramentas Mala direta para inserir campos do Word para controlar o processo de mesclagem (por exemplo, um campo Se que insere texto somente se um campo de mesclagem espec�fico tiver um valor especificado). Ou, � poss�vel clicar em Verificar se h� erros para que o Word execute a mala direta e comunique qualquer erro encontrado no documento principal. Alterar o formato dos dados mesclados Para formatas os dados mesclados, � necess�rio formatar os campos de mesclagem no documento principal. N�o formate os dados na fonte de dados, pois o seu formato n�o � mantido ao mesclar os dados com o documento. Para alterar o formato dos dados mesclados, execute estas etapas: No documento principal, selecione o campo que cont�m as informa��es que deseja formatar, incluindo os caracteres de campo de mesclagem ("" "") que se adequam a ele.No Word 2003 e em vers�es anteriores do Word, clique em Fonte no menu Formatar e selecione as op��es desejadas. No Word 2007, na guia Iniciar, clique em Fonte no grupo Fonte para abrir a caixa de di�logo Fonte e selecione as op��es desejadas. Formatar usando c�digos de campo Para controlar outros aspectos de formata��o, pressione ALT+F9 para exibir os c�digos de campo e adicionar op��es aos campos de mesclagem. Ao trabalhar com os campos, uma op��o � uma instru��o especial que causa uma a��o espec�fica. Geralmente, voc� adiciona uma op��o a um campo para modificar um resultado. Por exemplo: Para exibir o n�mero "34987.89" como "$34,987.89," adicione a op��o Formato Num�rico (\#). Para imprimir nomes de clientes em letra mai�scula, adicione a op��o Formato (\*). Para verificar se as informa��es mescladas t�m a mesma fonte e tamanho que voc� aplicou ao campo de mesclagem, adicione a op��o \* Charformat.
Para copiar o formato e o layout da primeira etiqueta para todas as outras etiquetas na p�gina, clique Atualizar todas as etiquetas. Por exemplo, no banco de dados de exemplo exibido anteriormente neste artigo, se voc� inserir somente o campo BlocodeEndere�o e clicar em Atualizar todas as etiquetas, a p�gina dever� ser parecida com o seguinte:
Etapa 6: Salvar o documento Ap�s a conclus�o do documento principal e inser��o de todos os campos de mesclagem, salve o documento antes de continuar. No Word 2003 e em vers�es anteriores do Word, clique em Salvar como no menu Arquivo. No Word 2007, clique em Bot�o do Microsoft Office e em Salvar como.Nomeie o documento e clique em Salvar.Clique em Pr�ximo: Visualizar suas etiquetas.
Etapa 7: Visualizar as etiquetas e fazer ajuste fino na lista de destinat�rios Quando o assistente exibe o painel de tarefas Mala direta da Etapa 5, ele substitui cada um dos campos de mesclagem no documento principal pelo texto real da primeira entrada da lista de destinat�rios, de modo que voc� possa ver a apar�ncia do seu primeiro documento de sa�da. Por exemplo, se voc� continuar a usar o banco de dados de exemplo exibido anteriormente, ap�s clicar em Pr�ximo: Visualize as etiquetas, a primeira p�gina dever� ser parecida com o seguinte:
Vice-Presidente, Vendas Andrew Fuller     Representante de vendas Anne Dodsworth
Tacoma                                  Londres
Representante de vendas Janet Leverling     Coordenadora de vendas interna Laura Callahan
Para visualizar entradas adicionais, fa�a o seguinte: Para visualizar os itens em ordem, clique nos bot�es de seta para a esquerda ou para a direita. Cada registro � visualizado na primeira etiqueta na planilha. Para localizar e visualizar um item espec�fico, clique em Localizar um destinat�rio e digite os crit�rios de busca na caixa de di�logo Localizar entrada. Para fazer ajuste fino da lista de destinat�rios, por exemplo, para excluir um destinat�rio: Clique em Editar lista de destinat�rios e fa�a as altera��es na caixa de di�logo Destinat�rios da mala direta. Clique em Pr�ximo: Concluir a mesclagem. Etapa 8: Concluir a mesclagem Para concluir a mesclagem, fa�a o seguinte: Personalizar etiquetas individuais Para personalizar etiquetas individuais, conclua a mesclagem e edite as informa��es que deseja no documento mesclado resultante. Clique em Editar etiquetas individuais. Na caixa de di�logo Mesclar para novo documento, selecione os registros que deseja mesclar.Clique em OK.O Word cria e abre um novo documento mesclado. Seu principal documento tamb�m permanecer� aberto e voc� poder� retornar para ele se desejar fazer uma altera��o para todos os itens. V� at� as informa��es que deseja editar e fa�a as altera��es.Imprima ou salve o documento exatamente como faria com qualquer documento.Imprimir a planilha de etiquetas Para imprimir a planilha de etiquetas, fa�a o seguinte: Se voc� personalizou os itens e o documento mesclado est� ativo:
No Word 2003 e em vers�es anteriores do Word, clique em Imprimir no menu Arquivo. No Word 2007, clique no Bot�o do Microsoft Office, aponte para Imprimir e clique em Imprimir.Selecione as op��es desejadas. Se voc� deseja imprimir diretamente do assistente Mala direta:
Na Etapa 6 do assistente Mala direta (Conclua a mesclagem), clique em Imprimir. Na caixa de di�logo Mesclar para impressora, digite o seguinte e clique em OK: Para imprimir todos os documentos, clique em Tudo. Para imprimir o documento que deseja ver na janela de documento, clique em Registro atual.Para imprimir uma variedade de documentos, clique em De e digite os n�meros de registro nas caixas De e Para . Na caixa de di�logo Imprimir, selecione as op��es desejadas. Salvar a planilha de etiquetas para uso posterior Se voc� deseja editar etiquetas mescladas ou salv�-las para uso posterior, voc� poder� colet�-las em um �nico documento. Clique em Editar etiquetas individuais. Na caixa de di�logo Mesclar para um novo documento, digite o seguinte e clique em OK: Para mesclar todos os documentos, clique em Tudo. Para mesclar somente o documento que deseja ver na janela de documento, clique em Registro atual. Para mesclar uma variedade de documentos, clique em De e digite os n�meros de registro nas caixas De e Para .O Word abre um �nico documento novo que cont�m todas as etiquetas individuais. Voc� pode salvar o documento para uso posterior, exatamente como faria com qualquer documento.REFER�NCIASPara obter mais informa��es sobre campos SE, pressione F1 para abrir a Ajuda do Word, digite C�digos de campo: campo SE na caixa Pesquisar e clique em Pesquisa para exibir os t�picos encontrados. Para obter mais informa��es sobre os campos MERGESEQ, pressione F1 para abrir a Ajuda do Word, digite C�digos de campo: campo MERGESEQ na caixa Pesquisar e clique em Pesquisa para exibir os t�picos encontrados. Para obter mais informa��es sobre o campo SET, pressione F1 para abrir a Ajuda do Word, digite C�digos de campo: SET na caixa Pesquisar e clique em Pesquisa para exibir os t�picos encontrados. Para obter mais informa��es sobre as op��es gerais de formata��o de campo, pressione F1 para abrir a Ajuda do Word, digite op��es gerais na caixa Pesquisar e clique em Pesquisa para exibir o t�pico. 294686
Perguntas freq�entes sobre a mala direta no Word 2002
Como usar a mala direta para criar um diret�rio no Word 2002
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kbhowtomaster kbmerge KB318117Voltar para o in�cio | Submeter coment�riosSubmeter coment�rios Essa informa��o foi �til?Sim N�oUm poucoQuanto esfor�o foi necess�rio para seguir os procedimentos deste artigo?Muito poucoPoucoModeradoMuitoBastanteDiga-nos o porque e o que podemos fazer para melhorar esta informa��oObrigado! Seus coment�rios s�o usados para nos ajudar a aperfei�oar o conte�do de suporte. Para obter mais op��es de ajuda, visite a Home Page de Ajuda e Suporte.