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PMO. O QUE EU TENHO HAVER COM ISSO?
O escritório de projetos (PMO – Project Management Office) é um tema recorrente em congressos, workshops, fóruns e por aí vai. Confesso que tenho até me afastado das discussões que envolvem este tema.
Explico: primeiro que é uma discussão sem fim sobre os reais benefícios que ele gera; segundo que cada empresa tem sua cultura e realidade e, portanto, não teremos modelos de escritório de projetos que sirvam para todas as organizações; e, por fim, nada é mais chato do que comparar um caso de "sucesso" com outro caso de "sucesso" que ninguém saiba exatamente do que se trata.
Oras, então porque falar sobre PMO neste post? Continue lendo que você vai entender!!
imagem retirada de: http://www.thepmoblotter.org/
O engraçado, apesar de tudo, é que gosto muito do tema, exatamente por ele não ter uma fórmula pronta. Ou seja, é uma ideia em construção!
E o melhor: demoraremos muito tempo em ter um modelo único, pronto e consolidado, isso se conseguirmos ter algum.
O gerente de projetos, com certa experiência, sabe que para o projeto dar certo, ele dependerá muito do seu esforço pessoal e do comprometimento da equipe com o trabalho a ser desenvolvido. E quando o GP descobre isso, o PMO poderá ficar a ver navios. Se o escritório tem o objetivo de consolidar uma metodologia por toda a organização, o gerente de projetos pode ser seu algoz, pois ele irá fazer do jeito que ele acredita ser certo e não que alguém acredita que seja. Pode soar estranho… mas continue lendo.
O PMO quando posicionado em nível elevado na estrutura organizacional da empresa, pode muitas vezes ter uma visão muito macro das dificuldades setoriais em que os gerentes de projeto estão envolvidos. Já os gerentes de projetos, conhecem como poucos a cultura do seu setor/área dentro da organização. E isso torna a informação assimétrica em favor do gerente de projetos, principalmente, quando ele não faz parte do escritório de projetos.
Outra coisa que me questiono muito é quando um escritório de projetos é implantado sem o cuidado de se ter desenvolvido um plano estratégico para ele.
Qual a visão, missão, objetivos e metas deste escritório?
Todos na organização têm conhecimento sobre a visão e as metas de curto, médio e longo prazo deste escritório? Lembro que muitas vezes nem mesmo o plano estratégico da empresa é conhecido por todos.
Ainda nesta linha, vejo muitos escritórios com o objeto de sua existência muito grandioso, o que tende a perder o foco no médio prazo. Em organizações que não tem cultura de gerenciamento de projetos é fácil tornar o PMO alvo de criticas por aqueles que o vêem como um ameaçador ou frustrar àqueles que o viam com solução para seus problemas.
E não é muito difícil adivinhar porque isso ocorre: não há entregas de curto prazo que mostrem os benefícios reais de se ter o escritório.
Volto a dizer: começar pequeno e bem planejado é fundamental.
Em 2009/2010 fiz um estudo sobre implantação de PMO's no serviço público brasileiro e ao final dele constatei algo que meu orientador já me questionava: afinal pra que serve um PMO? Que benefícios ele traz? PRA QUÊ PRECISAMOS DISSO? Confesso que não consegui responder em sua totalidade estes questionamentos, algo que me frustrou.
Pra não dizer que sou pessimista quanto à implantação de um escritório de projetos, vou indicar quatro pontos que penso que não podem faltar quando se pensa em realizar um PMO:
Defina os resultados de curtíssimo prazo (eu disse CURTÍSSIMO PRAZO) e que gere benefícios para toda organização. Dê visibilidade e atenda as expectativas iniciais.
Reúna pessoas que compartilhem das propostas do gerenciamento de projetos. Envolva, principalmente, os gestores que se animam com a ideia!
Desenvolva competências (e isso não pode ser feito depois da implantação). As competências preparam o ambiente para consolidar a infraestrutura do PMO quando ele for implantado. Você já terá pessoas que compartilham suas idéias! Ou seja, você terá seguidores!!!!!
Não subestime o estado atual do processo em que as pessoas trabalham. Muitas vezes o inicio da maturidade do processo pode estar na consolidação dos processos que já são realizados há anos pela empresa.
Por fim, gostaria de dizer que acredito nos escritórios como disseminadores da cultura de gerenciamento de projetos, como estimuladores do processo de aprendizagem e de controle dos registros de lições aprendidas. Claro que vários outros objetivos podem ser contemplados, mas aí, uma nova discussão se inicia…
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