Fazendo cálculos e operações com horas - Fera no Excel
Posted on 04/05/2012 by Ueritom Ribeiro Borges Posted in hora	34 Comments
Este post tem como "pré requisito" saber como o Excel trabalha com horas. Se você não sabe ainda, clique aqui e veja o post correspondente.
O Excel permite inserção de valores de horas, sempre no formato hh:mm:ss ou hh:mm, e após isso também é possível fazer operações de soma e subtração entre elas. A regra geral é você somar as células entre si, ou diminuir, conforme o caso, que o Excel irá já dar o resultado. Veja exemplos:
As células em verde contêm as fórmulas. Em A3, foi feita a soma de A1 e A2. A fórmula ficou =A1+A2. Caso fosse um intervalo de células, poderíamos usar a função SOMA para calcular. Ex: =SOMA(B3:B9). Em A7, foi feita a subtração, para calcular a diferença de horas. A fórmula nesse caso foi =A5-A6.
Até aqui, creio não haver muitos problemas. Caso haja, é só perguntar que respondo. No entanto, trabalhar com horas no Excel requer atenção para alguns detalhes que podem dar erro ou dar um resultado diferente do esperado. Vou falar um pouco sobre isso a partir de agora.
Quando você vai calcular diferença de horas no Excel (ex: hora de entrada e hora de saída. A diferença seria o total de horas trabalhadas no dia), você precisa SEMPRE começar com a hora maior (quanto maior o número da hora, maior ela será) para depois subtrair da hora menor. Caso passe da meia-noite, a hora "reiniciará" a partir do zero e provavelmente seja menor.
O Excel não aceita hora negativa; portanto se você tentar uma subtração que resulte em hora negativa, acontecerá como no exemplo abaixo:
No caso, a fórmula que eu digitei foi =A2-A3. Teoricamente, o resultado seria -05:00. Porém sempre que a hora fica negativa, o Excel exibe apenas #####, e se você passar o mouse sobre a célula aparece a mensagem que está na imagem.
UPDATE: descobri um modo de o Excel reconhecer horas negativas. Veja este post para mais informações.
HORAS EM DIAS DIFERENTES
Esse 'problema' costuma acontecer frequentemente com quem faz cálculos de horas extras e tal. Nesse caso, uma pessoa que entra 22h da segunda e trabalha até 5h da manhã do outro dia, se tentarmos fazer o cálculo diminuindo a hora de saída da hora de entrada, vai dar erro, pois o Excel considerará como hora negativa:
Isso acontece pelo motivo que foi mencionado mais acima (após a meia-noite as horas reiniciam), e com isso 5h fica sendo menor que 22h. Para resolver isso, preencha a hora como se fosse uma "continuação" do dia anterior. Ou seja, some a hora que você deseja mais 24h. No caso, em vez de digitar 5:00 na saída, digite 29:00. O Excel continuará exibindo 5:00, porém irá calcular corretamente:
É como se fosse assim: 0 dias e 22h na Entrada e 1 dia e 5h na saída. Se você digitar apenas 5:00, fica como se fosse 0 dias e 5h, o que realmente é menor que 22h.
TOTAL DE HORAS MAIOR QUE 24
Quando somamos várias horas, seja com a função soma ou com uma fórmula de soma simples, o Excel usa no formato de hora padrão, que vai de 00:00 a 23:59. Com isso, se passar de 24h, o "excedente" não será exibido. Veja exemplo:
A soma total das horas, que está em A5, é igual a 30:30. Porém, como passou de 24h, o Excel exibiu apenas a parte menor. É como se fosse 1 dia e 06:30. Isso não irá interferir na hora de calcular as horas, apenas no 'visual'.
Para resolver isso, você tem que "informar" ao Excel que você deseja que apareça a hora "completa". Para isso, selecione a célula que contém a hora, vá até Formatar Células. Na guia Número, selecione Personalizado. Em Tipo, digite [h]:mm:ss se quiser a hora com os segundos, ou [h]:mm se quiser apenas horas e minutos. Veja na imagem: