CENÁRIOS - Aprendizagem por cenários: uma contribuiçao para a administração da incerteza no con
No documento Aprendizagem por cenários: uma contribuiçao para a administração da incerteza no contexto da Universidade de Caxias do Sul (páginas 36-44)
administrador. Não obstante, como bem assinala Stewart (1998) sobre este tema, a maioria dos decisores não tem a menor idéia de como tomam as decisões.
Um dos erros mais freqüentes em posicionamento consiste em tomá-lo como um ritual rígido e mecânico onde os números se sobrepõem às idéias. É necessário que os gestores de um processo prospectivo e estratégico elaborem constantemente imagens para construir uma visão de futuro estruturada e transformadora, levando-a à ação mediante projetos estratégicos. A partir dessa ação, a retro-alimentação implica um ajuste das imagens e visões, que devem ser atualizadas em cada ciclo do processo, facilitando uma aproximação entre as pessoas para que aprendam a trabalhar, explorar e experimentar em equipe, estimulando as capacidades para o diálogo, a reflexão e o pensamento sistêmico, assim como para a percepção do que ocorre no entorno.
Segundo Schwartz (1996), em cada momento de suas vidas, os seres humanos criam instintivamente planos e programas de ação para o futuro em alguma parte da mente. Cada plano combina uma condição hipotética futura do meio ambiente com uma opção de ação. Só se percebe um sinal do mundo exterior se este for pertinente a uma opção de futuro que já tenha sido arquitetada na imaginação. A memória do futuro5 é um processo interno do cérebro relacionado com a capacidade de linguagem e com a percepção. A percepção é, antes de tudo, uma atividade individual, mas tendo visto como os indivíduos percebem, também é absorvida pelo grupo através de interações e debates. Quando se lida com grupos de pessoas, surge a necessidade de desenvolver pontos comuns em esquemas e linguagens individuais para que o grupo como um todo passe a ser apto para observar o ambiente em que está inserido. Para que haja percepção é necessário que a pessoa se envolva ativamente com o objeto e o mundo. A organização precisa fazer o mesmo que faz um indivíduo, isto é, precisa ensaiar caminhos alternativos para o futuro como forma de expandir a área de visão.
Desta forma, o pensamento estratégico facilita uma aproximação da melhor solução possível de um problema, a partir de una combinação de análise racional e de integração imaginativa. Ele constitui uma preparação crítica para aproveitar as oportunidades e conhecer as ameaças antes que se apresentem sem controle e permite captar e caracterizar um
Há fortes evidências de que a mente humana retém a maior parte dos conceitos, relacionando-os a elementos de esquemas organizados de forma temporal, provendo, desta maneira, uma moldura contextual na qual essas observações podem ser organizadas e armazenadas. Os esquemas organizados são armazenados na memória,como nas palavras de Ingvar (1985), "memórias do futuro".
problema, avaliar com objetividade as forças e as ameaças de uma situação, mudar de direção rapidamente, calcular o impacto de uma ação, e tomar decisões corretas a tempo (LOEHLE, 1996).
Nessa lógica, a prospectiva é fundamental para o pensamento estratégico, pois desenha múltiplas possibilidades e sugere estratégias diversificadas. Segundo Hamel e Prahalad (1995), para criar o futuro, uma empresa precisa, antes de tudo, desenvolver uma poderosa representação visual e verbal das possibilidades desse futuro.
De acordo com Godet (2000, p. 15), a prospectiva é a força produtiva do futuro, não apenas um ato de prever, mas de adotar uma forma mais flexível de olhar o futuro. "Para uma organização, a prospectiva não é um ato filantrópico, mas uma reflexão com vista a iluminar a ação, e em particular aquela que reveste um caráter estratégico."
Nesse contexto, as técnicas de prospectiva são utilizadas pelas organizações para minimizar os riscos ligados a incertezas e propiciar ferramentas que facilitem a definição de estratégias em um mundo cada vez mais incerto.
A prospectiva está dirigida à ação e à definição de prioridades com enfoque preventivo e de antecipação de problemas. Partindo de pressuposto de que não há um, mas vários futuros possíveis, a prospecção adota uma visão global e sistêmica e observa os fenômenos sociais, sua complexidade e interdependência. A prospectiva visa, assim, estimular a inovação e apoiar tomada de decisões estratégicas.
Uma das estratégias de pensamento prospectivo é a utilização de cenários de futuro, que são ferramentas poderosas para se criarem novas perspectivas sobre o que ainda não aconteceu, estimulando a reflexão, a criatividade e a imaginação. Os cenários podem fornecer futuros alternativos possíveis em épocas incertas. Os cenários podem ser descritos como histórias dos futuros possíveis que a instituição pode encontrar. São gráficos dinâmicos que revelam um futuro em desenvolvimento. São holísticos e podem combinar eventos sociais, tecnológicos, econômicos, ambientais e políticos (FAHEY e RANDALL, 1998).
Desde há muito, os países industrializados têm utilizado técnicas para conhecer quais serão os prováveis cenários que afetarão a sociedade. A simulação de cenários é uma técnica que tem grande aplicação em diferentes tipos de estudo. Baseia-se em simular determinadas condições para definir qual seria o acontecimento mais provável, fundamentando-se em
acontecimentos passados, e como atuar a partir destes dados. Não se trata de prognosticar o futuro: parte-se do suposto que não há um, mas vários futuros possíveis.
O método que foi popularizado por Godet (1993), na França, consiste em organizar a informação sobre distintas possibilidades de futuro em visões e imagens, com alta probabilidade de acontecer, descrevendo um amanhã possível e, conseqüentemente, buscando explorar os meios que conduzam para esse futuro. O posicionamento com base em cenários deve ser encarado como uma ferramenta para que a organização aprenda a vislumbrar os futuros possíveis, construindo memórias deles e preparando-se para eles.
Os cenários geram visões coerentes de possibilidades futuras. O procedimento clássico para construir cenários compreende alguns passos precisos com encadeamento lógico, separando as variáveis essenciais (internas e externas) do sistema estudado, através de uma análise global o mais exaustiva possível. Isso inclui uma análise retrospectiva que define suas tendências e uma análise da situação atual, que permita identificar as mudanças necessárias e as variáveis-chave, para a construção de hipóteses sobre o comportamento mais adequado. A partir disso, se elege o cenário possível, deduzindo-se as ações estratégicas a empreender prioritariamente e se constroem os planos de ação, pois de acordo com Geus (1998), a elaboração de cenários é um procedimento de aprendizado sobre o futuro. Em última análise, cenários são narrativas plausíveis sobre o futuro, consistentes e cuidadosamente estruturadas em torno de idéias, com propósitos de sua comunicação e de sua utilidade. As narrativas se focam sobre relações causais e procuram nos indicar pontos de decisão. O processo de construção de cenários leva a uma melhor compreensão das nossas percepções e a uma melhor avaliação dos impactos que julgamos relevantes. Cenários podem integrar várias dimensões específicas, ligadas a dimensões individuais, para criar uma previsão multidimensional (PORTER, 1999).
Cenários podem ser desenvolvidos de trás para diante ou do presente para o futuro. Trabalhar de traz para diante consiste na elaboração de um cenário para o futuro, plausível e consistente; procura-se, então, entender o caminho para atingir este futuro, seria o modo clássico de abordar problemas em programação dinâmica. Trabalhar do presente para o futuro consiste em analisar os fatores condutores e suas possíveis evoluções. Segundo estas evoluções, partindo do presente, alcançaremos um cenário futuro. O primeiro procedimento é conduzido pela pergunta "Como chegar?" Enquanto o segundo é conduzido por "Para onde estamos indo?" (HEIJDEN, 2004).
De acordo com Fahey e Randall (1988), os cenários atingiram nova dimensão no início dos anos 1970 com o trabalho do francês Pierre Wack. Trabalhando na área de planejamento da Royal Dutch Shell desde 1968, Wack desenvolveu uma ferramenta para auxiliá-lo no planejamento de longo prazo. Sua meta era a liberação dos insights das pessoas, ampliando a compreensão do sistema e identificando elementos predeterminados, isto é, forças e eventos que conduziam esse sistema. Os resultados obtidos pela Royal Dutch Shell com o novo enfoque tornaram a empresa mundialmente conhecida pelo pioneirismo na utilização de cenários, valorizando-os sobremaneira.
Em 1987, Michel Godet publicou Cenários e Administração Estratégica, sendo considerada a primeira publicação realmente científica a respeito do assunto. Igor Ansof, ao prefaciar o livro, descreve a obra como um marco na história dos métodos de desenvolvimento de cenários prospectivos para a definição de estratégias empresariais.
Becker (1996) apresenta três importantes contribuições da construção de cenários: podem ser usados para verificar como as ações contribuirão na obtenção das condições descritas; ao fazer uma matriz com possíveis impactos, podem ser usados para determinar como as políticas e estratégias irão se comportar sob diversas condições; e, finalmente, podem promover uma base comum para descrever planos, identificando as metas e premissas futuras nas organizações.
Segundo Porter (1992), algumas empresas começaram a usar cenários como instrumento para compreender as implicações estratégicas das incertezas. Com a construção de cenários múltiplos, uma organização pode explorar as possíveis conseqüências dessas incertezas para suas opções estratégicas.
Porter (1992) ressalta ainda que, além de facilitar o desenvolvimento do pensamento estratégico e da definição das estratégias da empresa, o exercício da elaboração dos cenários traz outros objetivos:
α) ajuda na compreensão do ambiente, facilitando uma visão global;
χ) facilita a criação de redes e trocas de informação, melhorando o fluxo de informações dentro do ambiente organizacional e proporcionando a integração das diversas áreas;
δ) ajuda a desenvolver a criatividade na organização, identificando novas oportunidades de negócios.
Na mesma linha, Godet (1993) defende que os estudos de cenários são uma das ferramentas mais adequadas para definir estratégias em ambientes turbulentos e incertos. Embora não se proponham a eliminar essas incertezas, esses estudos apontam meios de reduzi-las, possibilitando tomadas de decisões importantes.
Ao analisar formas de elaborar cenários, percebe-se que existe um ponto comum entre elas, sendo utilizada uma metodologia muito parecida. A idéia fundamental de cenários consiste na utilização de um método que, baseando-se nas informações disponíveis, possibilite a construção de projeções e alternativas com razoável possibilidade de acontecerem. Ou seja, a idéia de trabalhar com cenários busca apontar os caminhos que podem ser seguidos por uma empresa em direção ao futuro, levando em consideração as informações específicas presentes em seu meio ambiente. Nesta lógica, parece evidente que a escolha de um determinado caminho (cenário futuro) depende de uma opção estratégica que, por definição, leva em conta contextos determinados.
Por outro lado, Fahey e Randall (1998) utilizam scenario learning, ou aprendizagem por cenários, ao invés de planejamento por cenário e justificam esta escolha, afirmando que a construção de cenários envolve um conceito de trabalhar com as possibilidades de acontecimentos, combinadas ao uso da criatividade, o que permite diferentes formas de pensar, novas formas de linguagem para romper com o pensamento convencional, juntando idéias que podem parecer inconciliáveis, mas que, consideradas conjuntamente, levam a novas possibilidades de pensamento.
Cenários são projeções de um futuro potencial (ou de um potencial futuro). É a combinação de estimativas do que poderia acontecer sobre suposições do que poderia acontecer, mas não como previsão do que acontecerá. Assim não deveriam ser confundidas projeções com predições. Uma projeção deveria ser interpretada como uma visão do futuro que é baseado em informação específica e um jogo de suposições lógicas (ou um conjunto de pressupostos lógicos) (FAHEY e RANDALL, 1998, p. 89).
Ainda nesta linha, Heijden (2004) sustenta que os cenários contribuem de várias formas para o processo de aprendizado organizacional: a) criam um contexto mútuo a muitas informações, b) O processo de cenários aumenta a gama do que é visto pelos participantes e amplia seus horizontes e, c) o processo de cenários ajuda as pessoas definirem com maior clareza as idéias geradas na conversação estratégica. A aprendizagem por cenários pode também contribuir se, a cada cenário apresentado, os tomadores de decisões imaginarem que estão vivendo aquela realidade. Isso pode levá-los a definir os principais movimentos que a organização deve fazer para sobreviver naquele ambiente, possibilitando a criação de condições para se movimentar rapidamente diante de mudanças ambientais.
O aprendizado por cenários fundamenta-se tanto na construção ou desenvolvimento de cenários, como na sua integração ao processo de tomada de decisão. Neste aspecto, a questão do aprendizado vai além da aquisição e geração de conhecimento, fazendo-se necessária a tomada de decisão quando da avaliação das possibilidades e dos desafios que os confrontam. Somente quando os planejadores conseguirem reconceituar sua tarefa básica como sendo de promover o aprendizado, e não de conceber planos, é que seus insights começam a exercer algum impacto. Além disso, a aprendizagem implica uma troca de idéias entre os profissionais da empresa entre si e com o exterior, surgindo conexões, percepções e descobertas de novas possibilidades. Uma vez que os membros da organização compartilham informações coincidentes, as informações proliferam e se acelera a capacidade da organização de implementar e criar conceitos. As pessoas não recebem simplesmente os conhecimentos novos de maneira passiva, elas os interpretam ativamente para inseri-los em sua situação e perspectivas próprias. O resultado é que, quando o conhecimento novo é difundido numa organização, seu significado vai sendo continuamente modificado.
Assim, a utilização constante de aprendizado por cenários, ao estimular a "conversação estratégica" (HEIJDEN, 1996), amplia a percepção do ambiente externo, revelando quais fatores podem mudar o ambiente e quais as conseqüências desta mudança dentro da empresa. Em decorrência, tal percepção promove a aprendizagem necessária para a organização decidir constantemente seu rumo. Geus (1998) argumenta que uma forma de aprendizado organizacional ocorre quando se entendem as mudanças que estão acontecendo no ambiente externo e se organizem os comportamentos de modo a que se tornem compatíveis com aquelas mudanças. Se o aprendizado é um objetivo, então a maneira pela qual o processo de planejamento é estruturado e quem é envolvido nesse processo pode fazer
importantes diferenças. Nesse ponto de vista, os cenários não são um fim em si mesmos, mas subprodutos de um processo de aprendizagem.
De acordo com Fahey e Randall (1998) cenários, por definição, desafiam a maneira de pensar dos gestores devido ao desenvolvimento de alternativas plausíveis. Eles levam os gestores a um novo terreno e requerem que estes estejam aptos a questionar suas crenças, afirmativas e pré-concepções; os compele ainda a se confrontarem com questões que ainda não haviam sido levantadas ou que foram brevemente consideradas e rapidamente descartadas. Aprendizagem por cenário, dessa forma, não apenas enfatiza o papel dos cenários como gerador de pensamento e reflexão, mas também explicitamente desafia a sabedoria convencional, as formas históricas de pensamento e operação, e as assunções duradouras sobre questões importantes.
Ainda segundo os autores a aprendizagem implica discussão e diálogo: gestores e outros, dentro e fora da organização, devem se engajar em um processo de troca de idéias, percepções, preocupações, alertas e descobertas. Tais trocas invariavelmente provocarão algum grau de tensão entre indivíduos, entre funções que mantiverem idéias opostas, e entre perspectivas das unidades de negócio e unidades corporativas. Essa tensão é a essência da aprendizagem coletiva, ou seja, indivíduos refletindo e desafiando suas próprias maneiras de pensar.
Na perspectiva de Fahey e Randall (1998) a aprendizagem sugere que cenários são um insumo contínuo para a tomada de decisão e que as ações e decisões, por sua vez, geram mais reflexão e pensamento – em resumo, mais aprendizagem. Assim, cenários fornecem visões do futuro com as quais os administradores podem monitorar e avaliar o mundo à medida que ele se descortina. Cada visão distinta do futuro torna-se um foco de aprendizagem.
Na visão de Heijden (2004), a construção de cenários afeta a percepção e a amplia, promovendo, assim, as possibilidades de ver e perceber o mundo exterior além dos conceitos de negócios tradicionais. Conceitos arraigados podem impedir mudanças que poderiam resultar do pensamento sistêmico. Se não houver uma compreensão das representações estabelecidas nas organizações, as pessoas não conseguirão perceber com clareza o propósito do pensamento sistêmico de aperfeiçoar o modo de pensar e de agir diante de novos contextos.
Segundo Senge (1994), os cenários levam os gestores a considerar caminhos futuros alternativos. Isso desloca a tendência de pressupor que existe um único futuro. Quando as pessoas compartilham uma gama de futuros, elas se tornam mais perceptivas às mudanças no ambiente do negócio e mais ágeis nas respostas às mudanças.
Essa abordagem é utilizada para identificar oportunidades, testar a estratégia proposta em múltiplas situações, monitorar os resultados das estratégias empregadas ou aperfeiçoar a tática acerca de novas possibilidades de futuro, bem como, para examinar ou monitorar o ambiente. Segundo Fahey e Randall (1998), este processo pode ajudar uma organização a gerenciar seu futuro estrategicamente, ou seja, a dar fundamentos para o sucesso de amanhã enquanto compete para vencer no mercado hoje.