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2. 2 UNIVERSIDADE DO GRANDE RIO - PROFESSOR JOSÉ DE SOUZA HERDY CSA - ESCOLA DE CIÊNCIAS SOCIAIS E APLICADAS LOG 004 – GESTÃO DE ESTOQUES 2 CLASSIFICAÇÃO DE MATERIAIS O "primeiro passo" para uma gestão de estoques eficiente é conhecer cada um dos itens que são movimentados, suas particularidades, origem e destino, itens similares, prazos de validade e etc. Em seguida é preciso identificar cada item de maneira única, visando facilitar os controles que serão implementados. Certamente você já deve ter ouvido a seguinte pergunta: quantos SKUs existem em seu estoque? O termo SKU - Stock Keeping Unit, em português Unidade de Manutenção de Estoque, representa a identificação única de um item na gestão de estoque. É o que torna cada item único. Cada item deve receber uma nomenclatura única e específica de acordo com suas características. Esse procedimento facilita as operações de controle e evita confusões entre os itens movimentados. De acordo com o site http://kauplus.uservoice.com acessado em janeiro de 2013, os erros mais comuns na atribuição de SKUs são:  Atribuir o mesmo SKU a diferentes modelos de um mesmo produto;  Atribuir o mesmo SKU a dois ou mais produtos diferentes;  Confundir SKU com código de barras. O SKU será o código de barras de um produto apenas quando o vendedor optar por fazer isto, porém não é um cenário obrigatório. Devemos ressaltar que a identificação de um item quanto à nomenclatura, classificação e codificação pode ser a mesma em diversas regiões diferentes, mas os estoques poderão apresentar particularidades que exigirão modelos de gestão de estoques diferenciados para cada uma das demandas.
3. 3 A base da gestão de estoques é o cadastro de materiais, uma lista contendo descrições de todos os SKUs movimentados e seus respectivos códigos de identificação. A utilização de um cadastro único de materiais para toda a empresa ganhou força com a informatização dos processos por volta da década de 1970, quando muitas empresas passaram a adotar softwares empegados no planejamento e controle da produção e dos estoques. ESTRUTURA BÁSICA DO CADASTRO DE MATERIAIS Figura 1 - Estrutura Básica do Cadastro de Materiais Fonte: ACCIOLY, Felipe et alii - Gestão de Estoques. 1a ed. Rio de Janeiro: FGV Editora, 2008. 2.1 ATIVIDADES DE CLASSIFICAÇÃO Podemos definir a classificação de materiais como um processo que tem por objetivo reunir os materiais que possuem características comuns em grupos distintos. Mestre do Item Informações de Planejamento Código filial/fábrica tempos de reposição tempos de transporte Movimentos de Estoque código filial/fábrica data/hora Saldos de Estoque código filial/fábrica local de armazenagem dados do lote Código descrição simplificada especificações técnicas iunidades de medida
4. 4 É possível agrupar os SKUs em alguns grandes grupos, com subgrupos e hierarquias de identificação com mais níveis, facilitando a busca por qualquer item ou grupo de itens. Esse processo de agrupamento pode ser definido por um termo que a Gestão de Estoques "importou" da biblioteconomia e da ciência da informação: a Taxionomia, que se refere à classificação de níveis de pensamentos e da ordem de aprendizagem. Para Viana (2006) um bom método de classificação deve ter algumas características: ser abrangente, flexível e prático. a) Abrangência: deve tratar de um conjunto de características, em vez de reunir apenas materiais para serem classificados; b) Flexibilidade: deve permitir interfaces entre os diversos tipos de classificação de modo que se obtenha ampla visão do gerenciamento do estoque; c) Praticidade: a classificação deve ser simples e direta. Existem diversos modelos de classificação o que permite ao gestor de materiais adotar aquele que for mais adequado às necessidades de sua empresa, ou adaptar padrões internacionais já existentes. Vá além da sala de aula... Aprofunde seus conhecimentos sobre a Classificação de Materiais e padrões internacionais: Federal Supply Classification (FSC) Desenvolvido pelo departamento de Defesa dos Estados Unidos é o pioneiro de todos os sistemas de classificação. Acesse: www.dispositionservices.dla.mil/asset/fsclist.html Sistema Harmonizado de Designação e de Codificação (SH) Método internacional de classificação de mercadorias criado para promover o desenvolvimento do comércio internacional. Acesse: http://www.brasilglobalnet.gov.br/NCMP.aspx?formato=2 Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM) Sistema de Orientação de Nomenclatura para os Países do Mercosul. Acesse: www4.receita.fazenda.gov.br/simulador/PesquisarNCM.jsp Sismicat Utilizado pelas forças armadas com base no Sistema da OTAN. Acesse: http://www.cecafa.defesa.gov.br United Nations Standard Products and Service Code (UNSPSC) Mantido por um organismo da ONU. Acesse: www.unspsc.org
5. 5 A Classificação pode ser dividida em quatro grupos de atividades: Figura 2 – Atividades da Classificação de Materiais. Vá além da sala de aula... Aprofunde seus conhecimentos sobre a Classificação de Materiais. Acesse: http://oadministradormoderno.blogspot.com.br/2011/11/class ificacao-de-materiais.html Também disponível em PDF no portal. 2.1.1 IDENTIFICAÇÃO DE MATERIAIS Para identificar as características, dos itens se faz necessário reunir a maior quantidade possível de informações sobre ele; tais informações podem ser retiradas de catálogos, de listas de peças fornecidas pelos fabricantes, pela simples visualização do material, dentre outras técnicas. O site www.elemaq.com.br acessado em janeiro de 2013 define alguns dos dados a serem considerados na identificação dos itens:  Medidas/Dimensões das peças;  Voltagem/Amperagem, etc.;  Acabamento superficial do material;  Tipo de material e a aplicação a que se destina;  Normas técnicas;  Referências da peça e/ou embalagens;  Acondicionamento do material;  Cor do material;  Identificação dos fabricantes; Classificação de Materiais Identificação Consiste na análise e registo das características físico/químicas e das aplicações de um determinado item em relação aos outros, isto é, estabelece a identidade do material. Codificação Tem como objectivo atribuir um código representativo de modo a que se consiga identificar um item pelo seu número e/ou letras. Cadastramento O objetivo deste é inserir nos registros da empresa todos os dados que identifiquem o material. Catalogação Consiste em ordenar de uma forma lógica todos os dados que dizem respeito aos itens identificados, codificados e cadastrados de forma a facilitar a consulta da informação pelas diversas áreas da empresa.
6. 6 Antes do cadastramento dos itens a empresa precisa definir como esses elementos serão descritos dentro de uma nomenclatura compreensível ao longo da cadeia de suprimentos e que facilite as operações de controle. Nesse ponto é preciso definir um Padrão de Descrição de Material (PDM). Um PDM é um conjunto de regras definidas pela empresa para as informações de identificação dos materiais para evitar erros e duplicidade de cadastro e facilitar a operação dos sistemas de controle. Podemos citar dois métodos eficientes de identificação dos materiais: Um PDM pode conter em seus parâmetros todas ou algumas das seguintes informações:  Nome básico do item;  Atributo modificador do nome básico;  Nome reduzido para constar em certos relatórios inclusive fiscais;  Classificação fiscal;  Classificação Contábil no Ativo;  Unidades de Medida de Compra e de controle de estoque;  Especificações técnicas;  Referência do fornecedor;  Intercambialidade. Vá além da sala de aula... A identificação é uma etapa tão importante que já existem softwares específicos para auxiliar nesses procedimentos. Aprofunde seus conhecimentos sobre os softwares de identificação dos Materiais. Acesse: www.klassmat.com.br ou www.chconsultoria.com.br • Quando se identifica o material pela sua descrição detalhada, procurando-se apresentar todas as características físicas que tornem o item único, independentemente da sua referência ou fabricante. No entanto deve-se evitar, tanto quanto possível, um ligeiro excesso de pormenores descritivos, uma vez que descrições em demasia tornam o cadastro de itens mais volumoso e cansativo de ver. Descritivo • Neste método de identificação atribuímos uma descrição, ou uma nomenclatura apoiada na referência do fabricante. Referencial
7. 7 2.1.2 CODIFICAÇÃO DE MATERIAIS Este grupo de atividades é responsável por atribuir ao SKU um conjunto de caracteres que permita sua identificação de maneira fácil e rápida. Além de melhorar os fluxos de processamento nos sistemas de controle. A codificação do material veio para facilitar e simplificar as operações dentro das empresas, uma vez que com um único código podem ser identificadas as características do material, bem como todos os registros deste realizados na empresa. O código tornou-se necessário à medida que se ampliaram os universos de SKUs movimentados pelas empresas.. Assim como vários conceitos da Logística, com a informatização dos processos e a evolução dos meios de processamento, a codificação de materiais também passou por um processo de modificações que dividiu os sistemas utilizados em dois grupos: a metodologia de codificação tradicional e a moderna. Dentro da metodologia tradicional segundo Fernandes (1981, p.148) existem três tipos de codificação usados na classificação de material: Sistema Alfabético, Sistema Alfanumérico e Sistema numérico. • Também conhecido como Método Dewey, este processo representa os materiais por meio de letras. Foi muito utilizado na codificação de livros. A sua principal característica é conseguir associar letras com as características do material (Fernandes, 1981, p.148). • Esse sistema aos poucos caiu em desuso pela complexidade de operação e limitações de códigos SISTEMA ALFABÉTICO • É um método que como o próprio nome indica usa letras (sistema alfabético) e números (sistema numérico) para representar um material. Atualmente é um sistema muito utilizado na classificação de peças automotivas e na codificação de placas de automóveis. Aos poucos esse sistema também vem caindo em desuso dentro da realidade industrial. SISTEMA ALFA-NUMÉRICO
8. 8 Na metodologia de codificação moderna a técnica de codificação passou a adotar códigos cuja lei de formação não é mais significativa, ou seja, a classificação não é mais parte integrante da codificação. Hoje entende-se que a classificação é para identificar conjuntos de itens e a codificação para identificar um determinado item. Atualmente a prática mais comum envolve determinar códigos numéricos sequenciais que assegurem o processamento das informações de uma quantidade de itens que comporte o ritmo de crescimento da empresa para os próximos anos. Hoje o código dos itens, também chamado de número de estoque, é uma sequencia sem intervalos de algarismos arábicos iniciando em 1. 2.1.2.1 CÓDIGO DE BARRAS O código de barras representa a informação de um material através da alternância de barras e espaços. Este sistema ao poder ser lido através de dispositivos eletrônicos facilita a entrada e saída de dados num sistema de computação. • Este sistema é de todos os métodos de codificação de material, o que tem um uso mais generalizado e ilimitado. Devido à sua forma simples e à facilidade de organização que oferece, este é também o sistema mais usado pelas empresas. Este sistema tem por base a atribuição de números para representar um material. Atualmente diversas empresas utilizam esse método. SISTEMA NUMÉRICO
9. 9 As atribuições do sucesso do código de barras estão distribuídas entre as entidades que colaboraram entre si, sendo:  UPC – Código Universal de Produtos  UCC – Uniform Code Council  EAN – European Article Numbering Association  EAN International No Brasil A EAN Brasil– Associação Brasileira de Automação Comercial, atualmente GS1 recebeu a incumbência de administrar Código Nacional de Produtos, Sistema EAN/UCC. Conforme Decreto Lei nº 90595 de 29.11.1984 e da Portaria nº 143 de 12.12.1984 do Ministério da Indústria e Comércio. Em 1986 foi estabelecido um acordo de cooperação entre a EAN Internacional e a UCC – Uniform Code Council Inc., entidade americana que administra o sistema UPC ( Código Universal de Produtos) de numeração e código de barras, utilizado nos Estados Unidos e no Canadá. Esta aliança promoveu uma maior colaboração, intercambio e suporte técnico entre os parceiros comerciais. A GS1 Brasil é responsável pela emissão de números globais de itens comerciais (GTIN) que representam os códigos de Barras utilizados em nosso país e seguem o padrão EAN podendo ser compostos de 14, 13, 12 ou 8 dígitos. A numeração GTIN 13 é utilizada para todos os itens que recebem preços e são comercializados ao longo da cadeia de suprimentos. A Numeração de GTIN 14 é utilizada para unidades logísticas como caixas, contêineres ou fardos. A numeração GTIN 8 é utilizada para unidades de consumo muito pequenas como canetas, por exemplo. ESTRUTURA DE UM CÓDIGO DE BARRAS EAN 13 Figura 3 - Estrutura de um código de barras EAN 13
10. 10 Atualmente existe uma tecnologia mais avançada que o código de barras é a EPC - Código Eletrônico de Produto, que permite a cada item ter o seu próprio número individual codificado em uma etiqueta de radiofrequência (RFID). No sistema EPC os leitores fazem a captura dessa identificação e são capazes de indicar onde o item está e em quais condições, comunicando-se com bancos de dados remotos pela Internet. Com isso, consegue-se a identificação automática e a rastreabilidade de produtos em tempo real. A utilização do novo sistema oferece uma série de benefícios, como a leitura de itens sem a proximidade do leitor, permitindo, por exemplo, a contagem instantânea de estoque; a melhoria das práticas de reabastecimento com eliminação de itens faltantes e/ou com validade vencida; identificação da localização dos itens em processos de recall (busca); a verificação imediata dos produtos nas prateleiras ou no "carrinho" do varejo; e possibilidades sem limites de melhorias e individualização de serviços ao consumidor. Vá além da sala de aula... Aprofunde seus conhecimentos sobre os RFID. Acesse: http://www.youtube.com/watch?v=O0dGr5ZBRhs 2.1.3 CADASTRAMENTO DE MATERIAL Essa etapa é muito simples e consiste no registro das informações coletadas nas fases anteriores em bancos de dados ou sistema de registros através de fichas a fim de garantir um repositório de informações sobre os produtos. Manter tais informações será fundamental para análises futuras e possíveis correções ou mudanças de estratégia.
11. 11 2.1.4 CATALOGAÇÃO DE MATERIAL Um dos aspectos mais importantes na catalogação de material é usar simplicidade, objetividade e concisão dos dados gerados e permitir um fácil acesso e rapidez na pesquisa. Os objetivos de uma boa catalogação são:  Conseguir especificar o catálogo de uma forma tal que o usuário consiga identificar/requisitar o material que deseja;  Evitar que sejam introduzidos no catálogo itens cadastrados com números diferentes;  Possibilitar a conferência dos dados de identificação dos materiais colocados nos documentos e formulários do sistema de material. REFERÊNCIAS BALLOU, Ronald H.. Marketing Empresarial: transporte, administração de materiais e distribuição física. São Paulo: Atlas, 2001. BERTAGLIA, Paulo Roberto. Marketing e Gerenciamento da Cadeia de Abastecimento. 1. ed. São Paulo: Saraiva, 2000. BOWERSOX, Donald J.; Closs, David J.. Marketing Empresarial: o processo de integração da cadeia de suprimento. São Paulo: Atlas, 2001. FLEURY, Paulo Fernando; Wanke, Peter,; Figueiredo, Kleber Fossati. Marketing Empresarial: a perspectiva brasileira. São Paulo: Atlas, 2000. FOSSATI, Kleber/Paulo Fernando Fleury/Peter Wenk. Marketing e Gerenciamento da Cadeia de Suprimentos. 1. ed. São Paulo: Atlas, 2003. FERNANDES, José Carlos de F. - Administração de Material. Rio de Janeiro: Livros Técnicos e Científicos S.A., 1981. VIANA, João José. Administração de Materiais – um enfoque prático. São Paulo: Atlas, 2006.