Os processos internos são uma parte da estrutura básica de um programa de integridade. E um desses processos internos mais importante é o formulário de Compliance. Existem diversos tipos de formulários e abaixo vamos listar os principais.
Conflito de Interesses
Esse é o mais conhecido e mais básico formulário de Compliance. Ele serve para que a empresa tenha o registro de que o funcionário não possui nenhum tipo de conflito de interesses dentro da empresa.
Isso é um tema especialmente relevante para empresas que tenham sedes em cidades pequenas. Por exemplo, empresas do setor agro, que possuem diversas unidades em cidades menores.
E por que isso é um problema para essas empresas? Quem já morou em cidade pequena sabe que todo mundo conhece todo mundo. E, em muitos casos, não só conhecem, como são parentes uma da outra.
Assim, é comum que várias dessas pessoas trabalhem na mesma empresa. A empresa precisa tomar cuidado para que esses funcionários estejam em cargos e equipes não conflitantes.
Isso é apenas um exemplo de empresas que precisam de um formulário de conflito de interesses. Mas pode existir um caso de parentesco em qualquer empresa, então não deixe de recolher esse formulário.
Registro de Brindes
Uma situação perigosa que toda empresa deve ter em mente é a entrega ou o recebimento de brindes.
É importante que o Compliance esteja sempre ciente de casos de brindes, principalmente para regular se a entrega ou recebimento foi ético.
A principal forma de controlar e avaliar esses recebimentos sem ter que ativamente buscar saber se houve esse tipo de contato é com um formulário de registro.
Todo funcionário que receber ou dar um brinde deve ativamente preencher ele e submeter no Compliance.
Após a análise do registro, o Compliance pode decidir se a situação é regular, ou se terá que tomar alguma atitude interna.
Pessoa Politicamente Exposta
O terceiro formulário de Compliance é o PPE, ou Pessoa Politicamente Exposta. PPE’s normalmente são os stakeholders de mais alto risco na empresa. Além de serem muito suscetíveis a se envolverem em atos ilícitos, como propina e corrupção, suas atividades são fortemente vigiadas por agências reguladoras.
Ainda por cima, a definição de Pessoa Politicamente Exposta é muito abrangente. De acordo com o Conselho de Controle de Atividades Financeiras (COAF) na resolução número 16 de 28 de março de 2007, Artigo 1 – Parágrafo 1º:
“Consideram-se pessoas politicamente expostas os agentes públicos que desempenham ou tenham desempenhado, nos últimos cinco anos, no Brasil ou em países, territórios e dependências estrangeiras, cargos, empregos ou funções públicas relevantes, assim como seus representantes, familiares e estreitos colaboradores”.
Ou seja, é importante seus funcionários entenderem que, mesmo que não sejam um ocupante óbvio de cargo público, pode ser que ainda sejam uma PPE. Portanto, precisariam declarar isso no formulário.
Para que os funcionários estejam bem cientes desse risco, recomendamos fazer treinamentos para conscientizar funcionários. Afinal, por essa definição, até parceiros, parentes, funcionários, etc. de agentes públicos podem ser uma PPE.
Não é incomum vermos surgir, após investigações, exemplos dessas pessoas sendo parceiras de ocupantes de cargos públicos em esquemas de corrupção.
São aqueles que possuem contatos em empresas, guardam dinheiro, lavam dinheiro para o agente público, etc.
Compliance em Processo Seletivo
A última dica de formulário é um formulário sobre compliance para a contratação de novos funcionários. Esse tipo de documento pode fazer uma diferença enorme na cultura da sua empresa.
Isso porque, ao “testar” a ética e integridade durante o processo seletivo, você traz para a sua empresa pessoas que já tem a cultura corporativa que o compliance tanto busca e tenta implementar.
E isso vale para novos recrutas dos níveis mais iniciantes aos mais sêniores (diretores, conselheiros, etc.).
Esse tipo de formulário é como uma “prova” da integridade da pessoa, e deve ter questionamentos sobre como ela agiria em situações de moral duvidosa.
Alguns exemplos mais difíceis incluem se a pessoa denunciaria um amigo que ela suspeita de corrupção.
Esse é, inclusive, o único tipo de formulário de compliance que não pode ser automatizado no nosso módulo de formulários, por ser preenchido por uma pessoa que ainda não pode fazer parte do sistema da empresa.
Tags:formulários de compliance, Programa de Compliance, programa de integridade, sistema de compliance
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