Cada Ficha deve ser preenchida em duplicado. Um dos exemplares deve ser conservado pelo técnico certificado. O outro exemplar deve ser entregue ao Operador do equipamento (proprietário).
No âmbito das obrigações decorrentes da aplicação do artigo 4.º do Decreto-Lei n.º 56/2011, é comunicado à Agência Portuguesa do Ambiente (APA), até ao dia 31 de Março do ano corrente.