Home > Blog > Faturas eletrónicas para as PME: 5 principais vantagens
Se, até aqui, as PME que fornecem entidades públicas ainda podiam emitir as faturas de forma tradicional, a partir de agora, os seus sistemas informáticos têm de estar preparados para responder a esta nova era de faturação eletrónica na Administração Pública.
O Decreto-Lei n.º 28/2019 veio legislar o fim definitivo das faturas em papel, uma medida que, além de impulsionar ganhos ambientais enormes, representa simultaneamente a redução da burocracia, um aumento da rapidez e agilidade no envio das faturas e o incremento do combate à evasão fiscal.
As faturas eletrónicas vêm automatizar e otimizar os processos de faturação entre as entidades públicas e os seus fornecedores, aumentar a produtividade e induzir mais eficiência e transparência a todo o processo de faturação.
O que são as faturas eletrónicas?
Se ainda não experimentou enviar as suas faturas por via eletrónica, o processo é simples e a única diferença entre as faturas eletrónicas e as faturas convencionais é a desmaterialização. Ou seja, em vez de enviar faturas em papel envia faturas em formato digital – que podem ser enviadas ao cliente através do email.
A validade legal e fiscal é a mesma, desde que contenha as informações obrigatórias e cumpra com os requisitos legais a que estão sujeitas todas as faturas.
Mas atenção! Para que uma fatura eletrónica seja válida, não é suficiente que a fatura seja convertida num ficheiro do tipo PDF – apesar das faturas em PDF ainda serem consideradas faturas eletrónicas até 30 de setembro.
Além de incluir uma assinatura digital qualificada, o documento deve seguir uma estrutura própria, uniformizada e definida segundo um modelo europeu, tendo em conta que os dados da transação são comunicados por via eletrónica ao fisco.
Quais as vantagens das faturas eletrónicas para as empresas?
1.Maior agilidade do processo de envio
Com a eliminação de tarefas manuais morosas associadas ao processamento e envio das faturas, é claro o aumento da produtividade e da eficiência administrativa. Além disso, com as faturas eletrónicas, já não precisa de dispor de tempo para imprimir, assinar e ainda deslocar-se aos correios para enviar uma fatura. O processo de envio é, efetivamente, mais rápido e simples.
2.Minimização dos custos de operação e transação
A redução dos custos de envio de faturas é uma das maiores vantagens da implementação da faturação eletrónica. Além de obter poupanças significativas com papel, tintas, tonners, material de impressão ou envios pelo correio, ainda garante a minimização de possíveis erros de processamento – que podem provocar custos adicionais.
3.Garantia de maior fiabilidade e transparência nos processos de faturação
Ao automatizar os processos de faturação, está a reduzir a ocorrência de erros e a eliminar a possibilidade de extravio das faturas. Por se tratar de um documento digital assinado eletronicamente, a fatura eletrónica tem validade fiscal e garante total fiabilidade, privacidade e segurança da informação.
4.Agilização da relação com os clientes
Através do envio eletrónico das faturas, remetente e destinatário têm garantida boa receção da fatura. Além disso, o processo de faturação torna-se mais rápido e eficaz, o que aumenta a probabilidade de receber os pagamentos a tempo e horas. Além disso, o acesso aos documentos é instantâneo e e pode personalizar as integrações do sistema de faturação eletrónica com o sistema de faturação, de modo a garantir automatização total do processo, ganhando eficiência e rigor da informação.
5.Maior acessibilidade com o arquivo digital
Numa altura em que o teletrabalho começa a conquistar o seu espaço no mundo dos negócios, a digitalização de documentos é fundamental para garantir o acesso à informação em qualquer lugar. As soluções de faturação eletrónica garantem também o arquivo digital das faturas pelo período legalmente exigido, promovendo a produtividade, a eficiência e a facilidade de acesso à informação.
Quais são os prazos para a implementação da faturação eletrónica nos contratos públicos?
Através do Decreto-Lei n.º 14-A/2020, o Estado definiu novas datas para que as empresas possam começar a utilizar a fatura eletrónica nos contratos públicos. Para as grandes empresas essa obrigatoriedade já começou em janeiro, para as PME começa agora e para as microempresas entrará em vigor no próximo ano. Confira abaixo as datas:
1 de janeiro de 2021, entrou em vigor a obrigatoriedade da faturação eletrónica nos contratos públicos para as grandes empresas (empresas que reúnam pelo menos uma destas três condições: acima de 250 funcionários, mais de 50M€ de faturação ou 43M€ de balanço).
1 de julho de 2021, entra em vigor a obrigatoriedade da faturação eletrónica para as Pequenas e Médias Empresas fornecedoras do Estado.
1 de janeiro de 2022, as microempresas fornecedoras de entidades públicas ficam obrigadas a emitir faturas eletrónicas através de um software de faturação eletrónica.
Se tem uma PME fornecedora do Estado e gere o seu negócio com as soluções PRIMAVERA, temos disponíveis as ferramentas de que necessita para cumprir a obrigatoriedade da faturação eletrónica nos contratos públicos.