4 Dicas para agilizar processos na sua empresa - Jornal Tornado
Com um mercado de trabalho cada vez mais saturado e competitivo, as empresas tentam arranjar soluções para aumentar a produtividade, reduzir os custos e dinamizar toda a produção. Uma dessas soluções passa por agilizar os processos com o recurso à inovação e à tecnologia.
Neste artigo, iremos abordar algumas formas simples que podem ajudar a sua empresa a tornar-se mais competitiva e eficiente, agilizando o maior número de processos. Se quiser descobrir como fazê-lo, leia estas 4 dicas que escrevemos para si.
O primeiro passo para otimizar o seu negócio e alcançar grandes resultados é reduzir a burocracia, começando por eliminar o uso de papel. Com a tecnologia certa, é possível hoje tratar de todo o tipo de documentos através de um dispositivo móvel, como um computador, smartphone ou tablet. O uso de contratos e assinaturas digitais são um bom exemplo de como a tecnologia torna as atividades comerciais mais dinâmicas, organizadas e ágeis. A assinatura eletrónica não só reduz os custos de impressão, armazenamento e transporte, como também o tempo de processamento dos contratos e permite que as negociações sejam concluídas mais rapidamente. Essa mudança também torna as transações mais seguras e livres de fraudes, pois assinar documentos digitalmente proporciona confiabilidade no processo de verificação da identidade de todas as partes através do uso de certificados digitais.
Automatize as tarefas burocráticas e repetitivas
Para um melhor desempenho, é necessário automatizar as tarefas mais repetitivas e burocráticas. Isto fará com que os seus colaboradores, ou você mesmo, fiquem mais livres para fecharem mais negócios ou se dedicarem a resolver problemas mais complexos dentro da empresa. Contudo, a modificação de certos processos requer tempo, pois implica uma nova rotina de procedimentos a que é preciso criar hábito. O nosso conselho é não automatizar processos mais complexos que podem causar erros ou grandes transtornos devido à introdução repentina de novas tecnologias. Implemente mudanças de forma contínua e monitorizada e, mais importante, teste quais soluções são eficazes ou ineficazes dentro do departamento para verificar como as soluções funcionam durante o uso eficaz e regular. Alguns exemplos de software de automação de tarefas incluem canais de atendimento automáticos, soluções de nuvem para armazenar documentos, gestão de contratos, entre outros.
Procure soluções específicas para cada necessidade
Antes de investir em tecnologia para o seu negócio, é importante confirmar com a sua equipa o software de que ela precisa e deseja.
Se a sua empresa for do setor imobiliário, talvez a sua principal preocupação como gerente pode ser implementar assinaturas digitais seguras e recursos de compartilhamento de documentos para poder concluir transações mais rapidamente. Ou tem uma agência de marketing e precisa de um programa que automatize e-mails e ajude a avaliar o desempenho das suas campanhas. Seja quais forem as suas necessidades, faça uma lista com todos os recursos e avalie as funcionalidades e os planos de cada um deles. Muitos fornecedores de software oferecem planos flexíveis que podem ser atualizados de forma simples à medida que a sua empresa for crescendo. E a nossa dica é usar o tamanho da sua equipa a seu benefício na hora de adquirir um novo software. Muitas empresas oferecem vários planos e normalmente quanto maior for a sua equipa, maior será o desconto final. Por isso, tente negociar os melhores preços fazendo as perguntas certas sobre os diversos recursos.
Uma empresa que deseja melhorar o desempenho deve também monitorizar os seus resultados atuais, pois isso irá ajudá-la a ter um ponto de partida na implementação de estratégias de melhoria. Nessa perspectiva, o uso de instrumentos de medição e tecnologia confiáveis são essenciais para garantir que os dados recolhidos estejam de acordo com a situação real da empresa. Recomenda-se que as organizações usem uma combinação de ferramentas para monitorizar e avaliar regularmente o seu desempenho na produção, negócios e economia. Vale a pena investir em indicadores que possam medir diversos parâmetros, como indicadores de vendas, de produtividade dos funcionários e de satisfação do cliente.
Estas são apenas algumas dicas que ajudarão a sua empresa a tornar-se mais competitiva, produtiva e lucrativa. Agora pode otimizar e agilizar o trabalho dentro da sua empresa e alcançar ótimos resultados.
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