Organizar o dia de trabalho: uma nova perspetiva - Neves de Almeida | HR Consulting
A jornada de oito horas de trabalho foi criada durante a revolução industrial como um esforço para reduzir o número de horas que os operários tinham de estar nas fábricas. Há 200 anos foi uma abordagem mais humana ao trabalho, mas hoje em dia tem muito pouca relevância e é mesmo contraproducente.
Um estudo recente orientado pelo Draugiem Group utilizou uma aplicação informática para acompanhar os hábitos de trabalho dos colaboradores. A aplicação mediu o tempo que as pessoas despendiam nas diversas tarefas, comparando estes dados com os níveis de produtividade. O processo de medição revelou que a duração da jornada de trabalho é muito menos importante que a forma como as pessoas estruturam o seu dia e que a produtividade das pessoas que fazem pequenas pausas que a das pessoas que trabalham horas seguidas.
Segundo a investigação o rácio ideal era 52 minutos de trabalho seguidos de 17 minutos de pausa. As pessoas com este rácio mantinham um alto nível de foco no trabalho e durante quase uma hora estavam 100% dedicadas à tarefa a cumprir. Não iam ao Facebook "só um instante" e não se distraíam com e-mails. Quando sentiam fatiga (ao fim de uma hora) paravam pouco tempo, durante o qual se abstraíam do seu trabalho. Isto permitia que voltassem despertos e revigorados para mais uma produtiva hora de trabalho.
Este rácio permite uma produtividade muito alta porque alinha com uma necessidade básica da mente humana: o cérebro funciona, naturalmente, em surtos de alta energia (aproximadamente uma hora) seguidos de surtos de baixa energia (15-20 minutos). Para a maioria das pessoas, o fluxo e refluxo natural de energia fá-las oscilar entre períodos com elevado foco e concentração seguidos de menor produtividade, quando há mais cansaço e se cede às distrações. A melhor forma de ultrapassar o cansaço e as distrações é objetividade em relação ao dia de trabalho.
Em vez de trabalhar durante uma hora e depois batalhar através das distrações e do cansaço, quando a produtividade começar a diminuir, faça um intervalo. As verdadeiras pausas são mais fáceis de fazer quando se sabe que vão tornar o dia mais produtivo. Muitas vezes deixamos que a fatiga se sobreponha porque continuamos a trabalhar (muito depois de perder a energia e a concentração). E verificar o e-mail ou ver qualquer coisa online não recarrega baterias da mesma forma que, por exemplo, dar uma volta. Uma jornada de oito horas de trabalho pode ser produtiva se for possível dividir o tempo com intervalos estratégicos. Assim que se alinhar a energia natural ao esforço, a produtividade aumenta. Conheça quatro formas de marcar um ritmo de trabalho produtivo.
Divida o dia em intervalos a cada hora. É normal planear o que queremos ter feito no final dia, da semana, do mês, mas há uma maior eficácia quando nos focamos naquilo que conseguimos concretizar de imediato. Para além de entrar no ritmo certo, planear o dia em função de intervalos de uma hora (não é obrigatório ser rigorosa) simplifica as tarefas mais complexas em partes mais "geríveis".
Respeite a sua hora. A estratégia de intervalo funciona porque usamos o nosso pico de energia para encontrar um nível de concentração muito alto para um tempo muito curto. Se desrespeitar a hora enviando mensagens, indo ao e-mail ou espreitando rapidamente o Facebook, o propósito desta abordagem perde-se completamente.
Descanse de facto. Os colaboradores que descansam mais são mais produtivos do que os que não descansam de todo. Segundo o estudo, as pessoas que intervalam de forma deliberada para relaxar trabalham melhor do que aquelas que, quando "descansam", têm dificuldades em libertar-se do trabalho. Largar o computador, o telefone e a lista de tarefas é essencial para aumentar a produtividade. Intervalos para passear, ler e conversar são as forma mais eficaz de recarregar porque são as que libertam do trabalho. Num dia ocupado, poder ser tentador pensar em "aproveitar" as pausas para responder a e-mails ou chamadas. Mas assim deixa de ser uma pausa verdadeira.
Não espere que o seu corpo diga para parar. Se esperar até se sentir cansado para pausar, é demasiado tarde – já passou a janela do pico de produtividade. Manter-se na linha de tempo assegura que trabalha quando é mais produtivo e descansa durante os períodos nos quais seria improdutivo. É muito mais produtivo descansar durante períodos curtos do que é ficar a trabalhar com cansaço e cedendo às distrações.
Esta pausa regular é essencial para melhorar a performance e produtividade. A fadiga, o stress e o burnout poderão ser consequências diretas da má gestão da vida profissional, que acabará por afetar a vida pessoal. Evitar o multitasking, rentabilizar as reuniões de acordo com o tempo máximo de concentração (cerca de uma hora); apostar na organização (categorizar em pastas e trabalhar por prioridades); usar técnicas de relaxamento e fazer exercícios simples, passear, ler e conversar são outras formas de melhorar a performance e a produtividade.