Trabalhe menos e produza mais - Dinheiro e Carreira - SAPO Lifestyle
3 out 2016 07:08
Strazzera · Vida e Carreira · 28 nov 2017 07:04
Há pessoas que parece que andam sempre a correr, que nunca têm tempo para nada e que se queixam que trabalham muito, mas se se for a contabilizar as horas efetivas de produtividade, chega-se à conclusão que a realidade é outra. Alguém que muitas vezes se considera um workaholic, afinal pode ser alguém que não sabe planear tarefas.
A maior parte das vezes é um problema de não se otimizar o tempo e de se deixar levar por tarefas, conversas, colegas, etc... que interpelam por algum motivo e quebram o percurso normal do que estava a fazer. As consequências são variadas: o seu chefe pode achar que não está a atingir o pretendido, a sua vida pessoal pode começar a ser lesada, você entra num ciclo de constante aceleramento, etc... Mas isto não tem de ser um problema; ainda que existam pessoas que gostam e que se 'alimentam' deste género de rotina; porque por vezes desconhecem-se as ferramentas que podem beneficiá-lo, conseguindo aumentar o seu foco e produtividade. Descubra quais são:
Seja em papel ou digital o ideal é que aponte tudo o que tem de fazer. A tendência será focar-se na tarefa do dia e não no que tem de fazer amanhã, já para não falar que liberta o cérebro da responsabilidade de ter de armazenar toda a lista de coisas para fazer, correndo o risco de se poder esquecer.
Ferramenta indispensável, mas na maioria dos casos mal utilizada. Habitue-se a criar pastas para diferenciar assuntos evitando assim a dispersão e perdas de tempo: aguarda resposta (quando espera retorno de algum email que enviou), assuntos que não são urgentes (algo que tem de ler, mas pode aguardar mais tempo, por exemplo), arquivo (assuntos que já foram tratados, mas que precisa de guardar) e caixa de entrada (assuntos que necessitam de andamento a curto prazo).
Deadline para as tarefas
O que se pretende é que estipule um tempo para cada tarefa, isto é, quando um profissional não tem um prazo definido para algo é muito comum que demore mais tempo a fazê-lo, uma vez que é mais fácil de haver dispersão. Tente delinear sempre os tempos com quem trabalha.
Sabia que o tempo ocioso colabora com a produtividade? O fazer pausas de 5 a 10mn a cada hora de trabalho colabora para que haja uma melhor concentração quando retomar o trabalho. Passar horas a fio sem intervalar força o cérebro a trabalhar incessantemente e, por conseguinte, a ficar confuso.
É certo que é uma palavra que muita gente não gosta de usar e de ouvir, mas há situações em que é imprescindível que o faça até para evitar precedentes. Por exemplo, o seu chefe pedir-lhe um trabalho no prazo de 30mn quando você tem noção que vai demorar mais tempo. Não tenha dificuldade em assumir que o tempo é limitado, bem como a sua capacidade. Faça ver que não tem qualquer tipo de problema em fazer o trabalho, mas que precisa de mais tempo para assim o mesmo sair bem feito. O sucesso não é você fazer mais coisas do que consegue!
Estipule dias para organizar gavetas, a mesa de trabalho, coisas no computador, etc... não é preciso fazer tudo de uma vez, mas é fundamental que esteja num ambiente organizado. O contrário é um incentivo à improdutividade, uma vez que perde sempre tempo à procura de qualquer coisa.
Aprenda a delegar! Não tenha receio de o fazer por achar que não lhe vão entregar coisas a tempo e depois o prejudicado maior será você. Dialogue com as pessoas e estipulem bem o que cada um tem de fazer e o timming que necessitam para as tarefas.