Gestão de Tempo Eficiente - 7 Dicas para ajudar a gerir melhor o tempo
A gestão de tempo é o processo de planear e controlar o tempo gasto em atividades específicas. Uma boa gestão de tempo permite que um indivíduo consiga executar mais tarefas num período mais curto, reduz o stress e aumenta as probabilidades de sucesso na carreira profissional.
Talvez seja impossível atingir a perfeição relativamente à gestão de tempo, mas estas 7 dicas irão certamente ajudar a melhorar a sua performance!
1. Estabeleça metas corretamente
Estabeleça metas que sejam realizáveis e mensuráveis. Use o método SMART ao definir metas. Em suma, verifique se as metas definidas são específicas, mensuráveis, atingíveis, relevantes e com períodos definidos.
2. Estabeleça prioridades de forma inteligente
Priorize as suas tarefas com base na importância e urgência. Por exemplo, analise as suas tarefas diárias e determine quais são:
Importantes e urgentes: deve executar estas tarefas imediatamente.
Importantes, mas não urgentes: decida quando executar estas tarefas.
Urgentes, mas não importantes: delegue estas tarefas, se possível.
Não são urgentes nem importantes: reserve-as para fazer mais tarde.
3. Defina um limite de tempo para concluir as tarefas
Definir restrições de tempo para concluir tarefas irá contribuir para que seja mais focado e eficiente. Fazer um esforço extra para decidir quanto tempo precisa alocar para cada tarefa também pode ajudá-lo a reconhecer possíveis problemas antes que eles surjam. Dessa forma, pode fazer planos para lidar com eles.
Por exemplo, suponha que precisa de escrever cinco revisões a tempo de uma reunião. No entanto, percebe que só poderá executar quatro delas no tempo restante antes da reunião. Se tomar conhecimento deste facto com antecedência, poderá delegar facilmente uma das revisões a outra pessoa. No entanto, se não investiu tempo para verificar as tarefas com antecedência, pode ter acabado por não perceber o seu problema de tempo prévio da reunião. Nesse momento, pode ser consideravelmente mais difícil encontrar alguém a quem delegar uma das revisões e mais difícil para essa pessoa concluí-la em tempo útil.
Realizar várias tarefas sem interrupção torna mais difícil manter o foco e a motivação. Permita algum tempo de inatividade entre as tarefas para se refrescar e limpar a sua mente. Considere tirar uma sesta, fazer uma curta caminhada ou meditar.
Utilize o seu calendário para gestão de tempo a longo prazo. Anote os prazos para projetos ou tarefas que fazem parte da conclusão do projeto geral. Pense em quais dias podem ser melhores para se dedicar a tarefas específicas. Por exemplo, pode ser necessário planear uma reunião para discutir o fluxo de financeiro num dia em que saiba que o CFO da empresa está disponível.
6. Elimine tarefas não essenciais
É importante remover atividades ou tarefas em excesso. Determine o que é significativo e o que merece o seu tempo. A remoção de tarefas não essenciais liberta mais do seu tempo para ser gasto em coisas realmente importantes.
7. Planeie com antecedência
Comece todos os dias com uma ideia clara do que precisa de fazer, o que precisa de ser feito naquele dia. Considere criar o hábito de, no final de cada dia de trabalho, seguir em frente e escrever uma lista de tarefas a fazer no próximo dia. Dessa forma, terá uma melhor organização no dia seguinte.
Como dissemos anteriormente, será muito difícil ou até mesmo impossível atingir a perfeição, mas quanto mais organizado e preparado estiver maior será a probabilidade de conseguir de executar as suas tarefas com sucesso.