Passo a passo da segurança no RH e gestão de documentos - 14/03/2022
Passo a passo da segurança no RH e gestão de documentos
14/03/2022 | Giovanna Cavalli
O avanço da tecnologia trouxe grandes mudanças para o cenário empresarial, inclusive para o setor de recursos humanos (RH). Contudo, essa transformação trouxe consigo um alerta em relação ao manuseio de dados de acordo com a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD). Sendo assim, a computação na nuvem se fortifica como uma funcionalidade antifraude protegendo os sistemas organizacionais contra tentativas de invasão.
Já ouviu falar sobre a segurança em nuvem?
Além disso, segundo o gerente de desenvolvimento da Pontomais, Bruno Favari, o cloud computing também previne a perda de documentos importantes e outros riscos de violação. "Outra vantagem desse sistema é a possibilidade de acessar serviços e informações on-line, sem a necessidade de instalar programas", expõe.
Os departamentos de gestão de pessoas nas companhias, por exemplo, lidam com uma infinidade de conhecimentos sensíveis sobre os contratados, candidatos de processos seletivos, entre outros. "Por isso, muitos dirigentes se interessaram na gestão de documentos on-line da Assine Bem. Oferecemos segurança e no pacote vai a facilidade, agilidade e otimização dos procedimentos operacionais", diz a gerente comercial da Assine Bem, Paula Sino.
Felizmente, esse assunto já é muito comum nas rotinas empresariais. Atualmente, sistemas como o da Pontomais, Assine Bem, entre vários disponíveis no mercado, possibilitam o armazenamento de dados do fluxo de trabalho dos colaboradores e outros em nuvem. "O recurso funciona como um espaço privado. Ou seja, além dos arquivos ficarem permanentemente salvos em uma área remota na Internet, garante-se o acesso somente de pessoas autorizadas, resguardando até mesmo, contra a perda ou extravio dos registros", explica Favari.
A disseminação de informes sensíveis é um grande perigo para o RH. Afinal, quem for exposto tem o direito de reclamar judicialmente e sofrer multas altas. Além disso, essa falha passa a impressão de descuido e não inspira confiança na marca. Nesse sentido, o gerente de desenvolvimento da Pontomais elencou alguns pontos nos quais a segurança cloud serve para preservar as instituições. Veja:
Violação de dados importantes;
Invasão de contas e sequestro de bases;
Exposição do sistema a vírus e outros problemas comuns do acesso à web;
Fraudes e falhas na marcação de ponto e assinatura digital de documentos.
Como funciona a seguridade na assinatura digital?
No quesito assinatura digital, na Assine Bem, por exemplo, os signatários confirmam os dados pessoais e recebem um token temporário via e-mail ou SMS para validar sua rubrica no arquivo. Em alguns casos, é preciso fazer uma selfie mostrando um documento de identificação. Tudo isso para a tutela do usuário e das suas declarações.
Depois de firmados, os documentos são "trancados", usando criptografia como tecnologia e tornam-se impossíveis de serem alterados. Ou seja, evitando falcatruas e golpes. "Sendo assim, qualquer pessoa pode consultar a validade jurídica por meio do código de autenticação ou QR Code, muito fácil e prático", diz Paula.
Além disso, a plataforma tem se preocupado em oferecer ainda mais cuidado. Logo, foi imposta a autenticação de dois fatores no acesso. "É uma camada a mais de cautela para garantir a exclusividade de login pelo dono do cadastro", complementa a gerente. Portanto, fique por dentro das novidades. Conte com a Assine Bem! Aproveite também e teste grátis a nossa plataforma de assinatura digital.