Como ser mais produtivo trabalhando em equipe com documentos compartilhados
Um dos programas mais utilizados desde os primórdios do computador pessoal (PC) são os editores de texto, uma das principais funções dos computadores é a redação de texto e geração de documentos, substituindo totalmente a sua ancestral máquina de escrever.
Ao longo da evolução tecnológica dos últimos 20 anos, diversos editores de textos foram desenvolvidos e aprimorados, ganhando cada vez mais ferramentas para facilitar a criação desses documentos, como aplicação de imagens, efeitos gráficos, diversos tipos de fontes, listas, índices, tabelas e toda uma infinidade de recursos, sem os quais hoje seria impossível viver em meio ao nosso mundo corporativo e velocidade em que as coisas acontecem nele.
Se comparadas as versões desses editores ao longo da história, é difícil de pensar que possam ainda haver mais recursos para melhorar ainda mais a experiência na utilização dessas ferramentas. Mas o mundo de hoje é bem diferente do de 20 anos atrás, podemos ver nas 3 situações a seguir quais foram as mudanças e seus impactos:
1 - Máquina de Escrever
Quando, lá atrás um escritor produzia um determinado documento em sua máquina de escrever, com recursos extremante limitados, numa folha de papel eram impressas letras com uma fonte padrão à tinta, a cada erro de digitação ou jogava-se a folha fora e começava-se tudo novemante ou utlizava-se de recursos como borrachas para tintas ou corretores, o famosos "branquinho", artifícios que deixavam a versão final do documento com rasuras e com uma terrível apresentação. Depois de todo o trabalho para a digitação, o documento precisava ser xerocopiado, distribuído fisicamente para uma leitura inicial e para possíveis revisões, onde as correções necessariamente culminavam na redigitação de todo o documento, pois não havia como apagar, trocar ou reposicionar o texto que já estava impresso no documento final.
Pensando pelo lado da produtividade, vamos analisar quantos passos eram necessários para esse processo:
* Cópia Física Xerocopiada
* Distribuição por Carta ou em Mãos
* Anotações nas Cópias
* Devolução por Carta ou em Mãos
* Redigitação
Quando surge o computador com o editor de texto, a redação torna-se muito mais facilitada, uma vez que o texto é construído virtualmente. Torna-se mais fácil a sua edição e correção, além de controles como quantidades de palavras, tipo de fonte, cores, inclusão de imagens. Os documentos tornam-se muita mais ricos em relação à informação. Após a construção do texto, da mesma forma é enviado para correção, porém agora impresso, ou em mídias digitais e por fim por via e-mail, onde edições e anotações podem ser feitas diretamente no documento, e por fim a redação corrigida sem a necessidade de redigitar tudo, apenas alterando o que fosse necessário. O processo não mudou muito, mas a velocidade em que a mesma cadeia é realizada e a qualidade da informação entregue é muito superior a anterior.
Portanto temos o seguinte processo:
* Cópia Física ou Virtual (impressa, mídia ou e-mail)
* Anotações no Documento
* Devolução Física ou Virtual
* Alterações Finais
3 - Nuvem (Cloud Computing)
Por fim chegamos aos dias de hoje. Você pode estar imaginando que nada mudou, continuamos na era do computador, só que não. Com a velocidade da internet e com soluções como o editor de texto Google Docs, aplicativo que é parte integral do pacote de soluções G Suite, o editor de texto da mais um salto com relação à segurança, agilidade, mobilidade e produtividade.
Agora, a partir de um computador ou de um smartphone é construída a redação por uma pessoa ou por um grupo, que pode já estar compartilhada com a equipe que deverá realizar as correções em tempo real. Com o compartilhamento do arquivo na rede, todos os envolvidos tem acesso ao mesmo documento em tempo real, podendo realizar todos os ajustes necessários ao mesmo tempo em que a redação é construída, sem a necessidade de se ter uma primeira versão para ser distribuída, depois passar para a correção e por fim que sejam realizadas as alterações finais.
Com essa ferramenta todo o processo é feito de uma única vez, de forma compartilhada, com a segurança de que as informações não serão perdidas, pois tudo é salvo automaticamente nos servidores google, e podem ser acessados posteriormente de qualquer equipamento sem a necessidade de instalação de nenhum programa adicional.
Vejamos como fica o processo:
* Redação (compartilhada entre a equipe) e Correção (em tempo real)
Dessa forma fica muito claro quão grande é o ganho da capacidade de produtiva dos envolvidos no processo, além da redução de custos e de tempo para a realização do mesmo trabalha, com muito mais segurança e agilidade.
Se você nunca utilizou o google docs, faça um teste, convide as pessoas que devem te ajudar num determinado documento e experimente trabalhar em equipe pra valer, com todos atuando ao mesmo tempo, você vai sentir na pele a revolução dessa nova forma de trabalhar, que já deixou pra trás àquilo que, possivelmente, você ainda esteja fazendo.