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Muitas vezes deixamos uma pessoa responsável pelo agendamento das salas de reunião, onde além de reservar a sala, precisa verificar a disponibilidade dos participantes e se os equipamentos estão funcionando adequadamente, etc. Com a solução de agendamento é possível o responsável pela reunião agendar, localizando uma sala disponível de acordo com sua necessidade (número de cadeiras, equipamento que precisa, tamanho, café, etc.), enviar e-mail automaticamente para os participantes, controlar o check-in e check-out do convidados e ao término relatar problemas caso ocorra, onde é enviado um e-mail ao time responsável para fazer a manutenção.
O agendamento de reuniões se tornou complexo pois hoje não podemos perder compromissos, reservar salas e simplesmente cancelar sem informar a ninguém deixando a sala ocupada durante horas, também não podemos mais deixar essa tarefa para secretárias pois o número de tarefas e obrigações são diferentes de anos atrás.
A tecnologia supriu esta necessidade com muitos recursos, hoje é possível você gerenciar as reuniões que estão agendadas e também agendar uma reunião remotamente, é possível programar um tempo quando na sala da reunião agendada não houve nenhum integrante que fez check-in, é possível configurar todos os dispositivos da sala e acionar o help-desk caso um destes tenha algum problema, ainda tem a possibilidade de colocar um painel com informações dos participantes.
Um item de muita importância é o relatório que pode ser extraído e com este tomar algumas decisões se o número de salas esta sendo suficiente, se a demanda por salas com determinados equipamentos são utilizados, se estão havendo falhas nos equipamentos, informar sobre a reposição de consumíveis, se esta havendo no-show de participantes e muito mais.