Afinal, qual é a função de um back office financeiro? – Grupo TX – Inteligência em Gestão da Informação
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A gestão empresarial de excelência — que gera resultados e fortalece a perenidade do negócio — é composta por uma série de rotinas, processos, táticas e análises. Nesse contexto, o back office financeiro desponta como uma operação essencial à eficiência e à performance da empresa.
Como atividade estratégica, o back office financeiro demanda uma interação consistente entre os recursos humanos envolvidos (analistas responsáveis pela atividade manual) e as eventuais tecnologias disponíveis. Quando existem falhas severas em alguma das pontas da cadeia, o resultado, além de insatisfatório, é também bastante perigoso.
Neste post, você vai entender um pouco mais sobre a função geral do back office financeiro, conhecendo melhor a estrutura, as tarefas, as qualificações e as oportunidades da área. Além disso, também vai saber de que forma é possível potencializar os resultados da operação. Preparado? Boa leitura e bom aprendizado!
O que é um back office
O nome "back office" originou-se na língua inglesa, mas costuma ser usado da mesma forma em diversos outros idiomas. Na tradução literal para o português, a expressão remete ao conceito de "retaguarda".
Aplicado ao contexto empresarial, o back office ganha conotação mais específica, diretamente ligada aos processos operacionais de uma organização lucrativa. Trata-se, em suma, da execução de atividades administrativas que, por sua vez, suportam o core business do negócio. Muito embora não estejam constantemente em evidência, são atividades indispensáveis para o desenvolvimento orgânico e sustentável da empresa.
Ao assegurar o bom funcionamento das áreas de apoio, as iniciativas de back office, em maior ou menor grau, permeiam todo o tecido organizacional e facilitam a entrega de produtos e serviços, tornando os processos mais sinérgicos e os recursos mais assertivos.
Na prática, o back office está presente em todas as empresas ativas — independentemente do porte ou do segmento em que atuem. Ao se referir a todas as rotinas que sustentam a atividade principal do negócio, o back office reforça a sua importância e, assim, exige atenção dos gestores com o foco em alta performance.
Os impactos de um back office para as empresas
Uma metáfora coerente para explicar a função do back office — e, dessa forma, também os impactos que pode causar no resultado global da organização — está na construção civil.
A construção de um edifício, por exemplo, demanda muito mais do que tijolos, cimento e acabamentos. Antes mesmo de se começar a ver a grandiosidade da edificação, um extenso trabalho de engenharia e planejamento já foi finalizado. O alicerce é tão ou mais importante que a finalização do projeto.
Assim acontece com o back office: para que uma empresa possa oferecer seus produtos e serviços com eficiência, bem como honrar seus compromissos com fornecedores e o governo, é necessário que haja sustentação operacional.
Dessa forma, fica evidente que os impactos do back office são expressivos — e, da mesma forma como podem alavancar a performance do negócio, também são capazes de comprometer todo o workflow organizacional. É importante que os líderes estejam atentos às rotinas e busquem otimizar continuamente as tarefas de retaguarda.
Quando bem planejadas e executadas, endossadas por automatização de processos e atualização de máquinas, as operações de back office promovem um salto de produtividade. A aplicação de táticas eficazes suprime a ocorrência de retrabalho e minimiza a incidência de erros, garantindo desempenho mais crível e satisfatório.
Quando mal gerenciadas, porém, os riscos à saúde da empresa são altos e sérios. Afinal, voltando à metáfora da construção, fica claro que não é possível expandir o edifício se as bases são desestruturadas e frágeis — a ruína é certa.
O profissional de back office
Ante a importância determinante do back office para o crescimento de qualquer negócio, é válido ponderar a relevância de contar com profissionais capacitados para as tarefas de sustentação e rotinas.
É essencial que os recursos humanos mobilizados para essas demandas sejam pessoas atentas, focadas, observadoras e assertivas.
Diferentemente de um perfil comercial, por exemplo, que valoriza a postura expansiva e prática, o profissional de back office deve se identificar com a gestão de processos, nutrindo e desenvolvendo características de visão integrada e estratégica.
O que faz um back office financeiro
Uma vez reforçado o conceito de back office, também endossando a importância das atividades de retaguarda, é hora de estreitar o foco sobre uma área específica: o financeiro.
Considerado o pulmão empresarial, o departamento é responsável por garantir a eficiência operacional do negócio, assegurando que haja recursos para honrar compromissos e efetuar melhorias — seja em infraestrutura, seja em pesquisa, produtos, mão de obra etc.
O back office financeiro, porém, merece uma avaliação mais profunda. Não se trata, nesse caso, apenas da sistematização das tarefas, mas da eficiência operacional. Nessa abordagem, a tecnologia (ainda que importante) segue em segundo plano: o essencial é garantir que as operações manuais, indispensáveis aos procedimentos da área, sejam coesas e eficientes.
Nesse âmbito, o back office financeiro deve preocupar-se profundamente com a qualidade da mão de obra a quem destina a responsabilidade das suas rotinas. Entre as principais funções da área, constam a operação de contas a pagar e o faturamento, por exemplo.
No primeiro caso, existe a demanda por checagem de cobranças e por organização de prazos de quitação. No segundo, há toda a preparação prévia para disparar a fatura aos clientes, garantindo a integridade das informações relatadas (tanto de produto quanto de serviço).
Mesmo que haja um sistema de gestão, ao qual cabe a tarefa de automatizar algumas das operações, o manuseio dos dados não pode ser eliminado. Por isso, é crucial que a mão de obra esteja devidamente preparada e qualificada para lidar com as atividades de back office no financeiro.
A terceirização do back office financeiro
Para um número cada vez maior de empresas, a solução para otimizar o back office financeiro é optar pela terceirização do serviço. E os benefícios da prática são sentidos já no curto prazo!
Nesse modelo, não se trata de terceirizar o poder de gerir as contas da empresa. Os pagamentos continuam sendo efetuados pelo profissional interno, responsável por dar andamento às rotinas da área.
O que o parceiro de back office faz, em sua atuação terceirizada, é justamente facilitar o trabalho, organizando todas as pendências para que a empresa possa, sem transtornos ou retrabalho, executar as operações com mais agilidade e qualidade.
Além disso, é válido lembrar que, ao optar por um serviço terceirizado de back office financeiro, a elasticidade da demanda nessas rotinas deixa de ser uma preocupação do gestor, que pode se tranquilizar diante de um período mais intenso que o habitual.
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