Cartórios no mundo digital - Documentall
Excesso de papéis, carimbos e muita burocracia. Durante um bom tempo, essa era a realidade da maioria dos cartórios. Porém, com o avanço da tecnologia, isso vem mudando. Graças à certificação digital e o desenvolvimento de softwares específicos, o modus operandi dos cartórios no mundo digital é outro.
Serviços essenciais são hoje prestados de forma mais ágil, diminuindo bastante a espera e até a necessidade de deslocamento. Com a tecnologia é possível obter certidões, fazer a autenticação de documentos, registrar procurações, entre outros.
Em alguns cartórios, como é o caso do 1º Tabelionato de Notas de Porto Alegre, por exemplo, já é possível autenticar documentos no meio digital. Como o Cartório conta com um portal de assinaturas digital, todos aqueles que possuem um certificado digital podem realizar assinaturas como de próprio punho.
Os serviços de um Cartório Digital hoje são possíveis graças à união dos Certificados Digitais ICP-Brasil com os atos notariais. Para saber mais sobre os cartórios no mundo digital e como ficou mais fácil e rápido obter documentos, certidões e realizar atos notariais, vale a pena conferir!
Cartórios no mundo digital: o que mudou?
Antes a maioria dos atos notariais demandava a presença física do interessado. Assim, para a autenticação de um documento, por exemplo, era necessário que o documento original fosse apresentado em cartório. Da mesma forma, a realização de escrituras ou de uma procuração, necessitavam da presença física do interessado.
Hoje, utilizando um software específico, os cartórios viabilizam a assinatura de documentos à distância, desde que o interessado tenha um certificado digital ICP Brasil. Com essa tecnologia hoje é possível que o serviço de reconhecimento de firmas, por exemplo, seja realizado de forma muito semelhante e com a mesma segurança, porém, no meio online.
Alguns cartórios já estão adotando novas tecnologias que, em breve, viabilizarão serviços como o de escritura pública eletrônica e procuração pública eletrônica.
Certificação digital e cartórios no mundo digital
A dúvida que fica, no entanto, é: como é possível? Como a tecnologia garante que uma assinatura em um documento seja feita de forma segura como de próprio punho? A certificação digital é a resposta.
A certificação digital é um tipo de tecnologia que permite ao usuário de um certificado digital realizar transações e se comunicar de forma segura via internet. Ela funciona como uma espécie de credencial capaz de atestar a identidade de pessoas físicas ou jurídicas, além de máquinas, aplicações e sites. Através da criptografia, usando um certificado digital é possível transmitir documentos, informações e dados sem prejudicar a confidencialidade e a autenticidade destes.
Todo certificado digital é concedido por uma Autoridade Certificadora da ICP- Brasil. Essas entidades são responsáveis por associar pessoas físicas ou jurídicas a um conjunto de chaves criptográficas que possibilitam a sua identificação no meio online. Assim, tanto cartórios quanto pessoas podem obter esse tipo de recurso viabilizando a operação e a interação com atos notariais, sem que seja necessária a presença física.
Uma das principais facilidades dos cartórios digitais é a emissão de certidões. Hoje, com a facilidade da tecnologia, é possível fazer a solicitação online e até o pagamento para a obtenção do documento.
Para a segunda via de certidões de nascimento, casamento, batismo, óbito, averbação de divórcio e outras, é possível realizar todo o procedimento online e receber o documento diretamente na sua casa ou escritório. Essa facilidade garante mais economia e rapidez para quem precisa da segunda via de diversos documentos.
Além disso, os sistemas dos cartórios digitais contam com projetos de integração. Assim, certidões que são processadas em diferentes cartórios podem ser analisadas de forma unificada. Com esse sistema, o rastreamento de patrimônio através das certidões negativas de bens, por exemplo, se torna muito mais simples e ágil.
Digitalização de documentos versus assinatura eletrônica
Vale destacar que os novos serviços notariais que são, ou serão, disponibilizando em meio digital, não necessariamente substituem a presença física. No caso de cópias autenticadas de um documento, por exemplo, o documento original precisa ser confrontado pelo tabelião.
Logo, nem sempre a presença física será substituída. Porém, sim, com a tecnologia, a assinatura em um documento e até a avaliação pelo interessado não precisa ser feita de forma presencial, como antes.
As vantagens dos cartórios digitais
Os cartórios digitais representam uma série de vantagens tanto para empresas quanto pessoas físicas. Diversos atos da vida civil, como a compra de um imóvel ao casamento, necessitam de registros feitos em cartórios.
Através dos cartórios digitais, diversos custos para a emissão de certidões e documentos são eliminados. Além disso, os cartórios digitais possuem uma logística mais inteligente, eliminando papeis e o custo com armazenamento.
A segurança, a rapidez e a credibilidade das operações demonstram que os cartórios digitais tendem a se popularizar cada vez mais. Vale destacar, contudo, que os cartórios digitais não substituem os atuais cartórios físicos. A tecnologia chegou para modernizar os serviços notariais, porém, em alguns casos, a presença dos interessados ainda é necessária (por exemplo, na apresentação de documentos originais).
Cartórios digitais e o dia a dia das empresas
Os cartórios digitais não facilitam apenas o dia a dia de pessoas físicas, como também das empresas. Com a tecnologia é possível integrar soluções às necessidades da empresa. Usando a ferramenta adequada, a empresa pode hoje notificar um cartório diretamente para que faça o protesto de um título que não foi pago. Isso garante mais agilidade na cobrança e recuperação do crédito ainda mais eficiente.
Através de soluções integradas as empresas têm à sua disposição recursos que facilitam e minimizam riscos e danos. Os cartórios digitais, certamente, se integram a essa nova realidade.
Você já conhecia como funcionam os cartórios no mundo digital? Já pensou em buscar soluções tecnológicas para garantir o protesto eficiente de títulos não pagos? Saiba mais!