Como o ELI pode ser o seu sistema de gestão de contratos - Blog do ELI
Publicado em 02/03/2018 02/03/2018 por TIKAL TECH
Se você acompanhou nossa série sobre "Inovação na Advocacia", percebeu que a tecnologia pode facilitar e muito, a vida dos advogados e que, diferente do que os mais conservadores dizem, não vamos esperar 5 ou 10 anos para ter automação ou inteligência artificial no escritório… Essa tecnologia já está presente entre nós e não se adaptar a essa realidade significa ser passado para trás pelos concorrentes.
Isso por que o ELI consegue reproduzir documentos e contratos com informações repetitivas com grande precisão e velocidade! Sem isso você gastará um tempo precioso buscando informações de processos nas fontes oficiais; e vai continuar pagando uma fortuna softwares que possuem diversas funções, as quais você nunca usará nem a metade.
Por isso, neste post, vamos tratar a fundo dos benefícios da automação de uma das principais tarefas no escritório: a gestão de contratos.
Sistema de gestão de contratos: um contrato é um processo (como quase tudo no direito é)
A tecnologia pode ajudar, e muito, na confecção e gestão de contratos.
Um contrato é um documento, certo?
Errado. Um contrato é um processo, como quase tudo no direito é.
Um contrato se inicia antes de sua assinatura, e termina bem depois.
Um contrato, na realidade, é um fluxo de atos, que se inicia com a negociação (por mais curta que possa ser, ou inexistente, como nos contratos por adesão) e termina com a execução, inexecução ou desfazimento do contrato.
Para qualquer situação em que há um fluxo de trabalho e uma sequência de atos — um procedimento, como dizemos em direito — há possibilidade, e mesmo necessidade de gestão.
E a tecnologia é a ferramenta certa para garantir uma gestão de contratos precisa, completa e minuciosa desses eventos.
Sistema de gestão de contratos: O ELI
O ELI é um robô, mas não é um robô que possa interagir com o ambiente, e muito menos humanóide. O ELI é um robô que processa informações, em sequências e atividades que são programadas.
É um programa avançado de computador, capaz de tomar decisões, processar e produzir informações, documentos e tarefas, mediante a ocorrência de certas condições preestabelecidas, que são por ele detectadas.
Isto tudo, claro, desde que seja programado para fazer isso.
O ELI faz a tarefa mecânica que o advogado faria, com eficiência e rapidez. Funciona, portanto, como sistema de gestão de contratos… Ou melhor, com um assistente para o serviço chato e repetitivo. E na gestão de uma carteira de contratos, há muito serviço assim.
Vejamos como o ELI pode lhe ajudar em todo o fluxo do contrato
O primeiro item é o fato de que o ELI pode e deve auxiliar na confecção do contrato.
O ELI pode montar automaticamente um documento, de acordo com instruções que podem ser programadas, com suas variações, em cada contrato. Isto se chama document assembly, e compreende a programação de variações e correlações lógicas entre as cláusulas, bem como a inserção de dados particulares de cada transação, para a confecção do documento final.
Nesse caso, é possível, antes da gestão final do contrato, programar para que o ELI permita variações negociadas em certos itens do contato (escopo, objeto, preço, condições de pagamento, garantias, e quaisquer itens que possam ser negociáveis.
Esses itens podem ser controlados e monitorados pelo ELI de forma a permitir a monitoração das alterações e versões, pelos contratantes e suas equipes, bem como a validação — com sua hierarquia — e autorização para inserção no documento final.
Lógico que, se cada contrato pode ser mexido e negociado em todos os seus termos, não faz sentido automatizá-lo. Devemos nos lembrar que automatização pelo robô é vantajosa somente em atividades que são repetitivas.
Também na celebração do contrato a tecnologia pode ajudar. Falamos aqui de contratos completamente virtuais — os denominados smart contracts, que não tem nenhum suporte físico, nem sequer o suporte a assinaturas.
É tudo digital, inclusive as autenticações.
Sistema de gestão de contratos: blockchain e Assinatura Digital
Os smart contracts estão intimamente ligados a uma das grandes novidades tecnológicas, que é um sistema de certificação e de autenticação denominado blockchain, que agrega documentos em cadeias armazenadas em cada um dos usuários do sistema, tornando impossível a falsificação ou adulteração. Este é o futuro chegando.
Mas temos aqui no Brasil outro sistema, um tanto mais conservador, que é a assinatura digital, ou eletrônica, para que os contratos sejam completamente digitais. E o que é essa tal assinatura?
Assinatura digital ou eletrônica consiste em uma de forma identificar o signatário. Um documento eletrônico é uma sequência de bits, que acaba formando uma imagem que você lê na tela e pode identificar o conteúdo. A assinatura eletrônica associa a esta sequência de bits uma sequência adicional, que deve ser confrontada com outras sequências que se encontram em um organismo certificador e em um token de uso exclusivo daquele que assina. Estas sequências são autenticadas a partir de funções matemáticas praticamente invioláveis.
Esta assinatura permite a autenticidade plena do documento, conforme a Medida Provisória nº 2.200-2/2001.
A mesma medida provisória permite outras formas de autenticação — inclusive, mas não só o blockchain — que podem ser incorporados ao ELI.
Evidentemente que a possibilidade de redigir e assinar, com segurança, um contrato, tudo em um ambiente digital, significa uma enorme economia de tempo e de esforço, e minimização de problemas diversos, especialmente os logísticos, quando se trata de centenas, milhares de contratos.
Além disso, uniformiza os procedimentos, gera confiabilidade na gestão de toda a carteira, e, sobretudo, afasta o risco de redações sem controle e soluções improvisadas.
O ganho de qualidade e de implantação e controle de padrões de compliance nos contratos é extraordinário.
Mas o ELI pode ajudar o advogado não somente até o momento da assinatura e uniformização dos modelos e das cláusulas contratuais.
Sistema de gestão de contratos: o ELI faz mais do que apenas montar um contrato
Cada evento contratual pode ser mapeado e vinculado a uma tarefa: vencimentos, condições que se implementam, inadimplementos de obrigações acessórias e outras hipóteses de situações possíveis no desenvolvimento contratual podem ser programadas para gerar consequências: emissão de cobranças, boletos, notificações, alertas, comunicações, e-mails, inclusive com a automação de novos documentos para cada tarefa — aproveitando-se de dados previamente armazenados no PRÓPRIO ELI.
Mais ainda: o ELI pode ser programado para buscar dados em bases de dados externas: índices em sites, downloads de documentos oficiais, certidões eletrônicas, busca de documentos, baixa e armazenamento de PDF´s, agregando informação nova à evolução do fluxo de vida do contrato.
A sincronização dos dados do ELI com sistemas externos também pode ser programada, se tais sistemas a permitirem, e a emissão de relatórios inteligentes, de grande utilidade para a gestão, é uma funcionalidade importante que também pode ser objeto de aprendizado por parte do robô.
Mas, sobretudo, e fundamentalmente, a automação de tarefas repetitivas pelo ELI tem a flexibilidade de ser desenhada e programada de acordo com o fluxo e dos gargalos de cada cliente.
Essa é a grande diferença em relação ao sistemas de gestão de contratos tradicionais: a tecnologia do ELI permite o desenho da automação, e não o oposto: a adaptação do cliente aos fluxos de trabalho permitidos pelos programas tradicionais de gestão, que são pouco flexíveis e que, em consequência, trazem grandes problemas de implementação e de aderência da equipe na operacionalização das rotinas.
Ainda têm dúvida de que o ELI é o melhor assistente que um advogado pode ter? Entre em contato conosco e conheça melhor as soluções que já temos disponíveis com o ELI.
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