Evento no campo – Dicas para organizar – Academia do Organizador de Eventos
Evento no campo – Dicas para organizar
Eventos campestres podem ser sempre muito divertidos e legais de organizar. Mas se lembre de levar repelente.
Published on 25/06/2013 01/10/2015 By Amanda Tavares de Melo
Eventos alternativos estão ganhando cada vez mais espaço junto ao público. Uma ideia em ascensão nesse sentido são os eventos fora da cidade e que ofereçam maior contato com a natureza. Na praia, no campo ou em locais mais frios, esses eventos funcionam super bem quando são planejados com antecedência e combinam perfeitamente com a atmosfera do lugar escolhido.
Quando a escolha da vez for um evento no campo, você precisará observar alguns detalhes importantes como o clima, o espaço onde o evento acontecerá e a distância em relação à cidade em que a maior parte dos convidados mora, por exemplo.
Mas a boa notícia é que eventos campestres são sempre muito divertidos e legais de organizar, o que facilita bastante o trabalho do produtor. Elencamos abaixo algumas dicas sobre o que é realmente necessário saber antes de produzir um evento no campo. Olha só:
Os locais escolhidos para esse tipo de evento são, em geral, fazendas, sítios, chácaras ou mesmo um jardim amplo, que podem ganhar uma nova roupagem se receberem o tratamento e a decoração certos.
Elementos mais rústicos como madeira, palha, vime, cerâmica e flores naturais dentro de vasos inusitados, garrafas e até bicicletas antigas são perfeitos para esse tipo de celebração.
O clima bucólico traz um clima de nostalgia e aconchego às pessoas, o que permite a incorporação de elementos vintage à decoração, como telefones, quadros, máquinas de escrever e sofás antigos. O resultado fica muito legal e dá um efeito incrível!
Se o evento for à noite, uma boa ideia é incluir pequenas luzes ou uma iluminação indireta para criar um clima mais intimista.
2. Como será a logística e as acomodações dos seus convidados?
Fique ligado: se o seu evento acontecerá em um local muito distante da cidade de origem de seus convidados, o ideal é viabilizar um bom esquema de transporte como vans e/ou micro-ônibus para facilitar o trajeto. Distribua seus convidados em grupos e, se possível, peça ajuda a um deles para organizar o deslocamento da turma. Será de uma ajuda e tanto!
Se for o caso de acomodar as pessoas em sua própria casa – caso o evento se realize no conforto do seu lar, confira nossas dicas sobre o tema aqui -, é fundamental definir com antecedência a divisão dos cômodos e se há ou não a necessidade levar alguns itens na bagagem ou contribuir de alguma forma com a casa ou o evento.
Se a opção escolhida for acomodar os convidados em um hotel ou pousada, os organizadores podem colaborar com uma pesquisa anterior dos locais, dando sugestões de acordo com o preço e/ou a proximidade do local do evento ou até mesmo efetuando as reservas previamente, evitando contratempos.
Em caso de ambiente abertos ou públicos, será necessário alugar toldos ou coberturas e, se possível, escolher locais que reúnam, pelo menos, uma parte coberta e outra aberta, para facilitar a acomodação dos convidados em caso de mau tempo.
Sabemos que o clima pode atrapalhar o desenrolar do evento, no entanto com organização e atenção aos detalhes, é possível garantir o sucesso da festa e a diversão dos participantes mesmo com o tempo instável.
3. Como você irá servir os convidados?
Para definir o cardápio e as quantidades dos alimentos e bebidas que serão servidos, deve-se considerar, primeiramente, o número de convidados e o tipo do evento.
Se a comemoração for diurna, petiscos leves e um bom almoço com sobremesa dão conta do recado. Como já mencionamos em textos anteriores aqui no blog, consulte seu público previamente sobre suas preferências e restrições alimentares (se houver) para que você possa acertar em cheio na escolha do menu e todos saírem felizes.
Bebidas alcoólicas, sucos e refrigerantes também devem ser calculadas de acordo com o número de pessoas, gostos pessoais do organizador e o tema/estilo do evento, caso eles existam. Se o evento for na sua própria casa e para um grupo menor de pessoas, uma boa ideia é criar uma ceia colaborativa em que cada um leve um prato para compor a refeição. Essa alternativa evita que organizar do evento fique sobrecarregado e ainda proporciona um leque maior de opções e de sabores. Vale a pena pensar sobre isso!
Se você quiser ler mais detalhes sobre a organização dos comes e bebes para eventos, clique aqui.
4. E a música, como será? Deixe tudo pronto para soltar o som!
Na hora de escolher a atração musical do seu evento, é necessário considerar o seu orçamento, suas preferências musicais e o estilo da celebração.
A ocasião é mais formal, como um casamento, por exemplo? Uma banda, orquestra ou DJ podem ser boas opções, podendo, inclusive, trabalharem em parceria.
Certifique-se anteriormente se o evento tem estrutura para receber uma estrutura de palco e equipamentos de som. Cheque o funcionamento de tomadas, interruptores e a viabilidade de colocar tudo isso em prática.
Observe bem a permissão dos horários para música do local, especialmente se o evento for realizado em um espaço residencial, como um condomínio ou uma pousada, por exemplo.
E aí, o que achou de nossas dicas? Tem mais ideias para organizar um evento no campo? Somos todos ouvidos nos comentários!