Como tomar as decisões certas na sua empresa? | Ayra Consultoria
Como tomar as decisões certas na sua empresa?
26/08/2020 11/09/2020 / Por Lucas Moreira / Processos
Em junho de 2020, a Ayra Consultoria ganhou espaço no Bom Dia Rio para divulgar o Portal Geração de Valor. Esse é um canal em que pequenos empreendedores podem tirar dúvidas relacionadas a gestão de negócios. Dentre as várias perguntas que chegaram, muitas se relacionavam à parte estratégica. Entre elas: quais decisões tomar? que caminhos seguir? como lidar com cenários em que as escolhas refletirão diretamente no sucesso ou não do negócio? Então, se você tem uma dessas dúvidas, confira nossas dicas para tomar as decisões certas no dia a dia da sua empresa!
"Conhecer-se é dominar-se e dominar-se é triunfar"
Este é um dos lemas do Judô, famoso esporte olímpico. Em janeiro de 2020, a Ayra realizou um workshop de Gestão de Tempo para a Confederação Brasileira de Judô. Um consultor da equipe, apesar de possuir a capacidade técnica para fazer a pesquisa, sempre ficava nervoso na hora de apresentar. Por conhecer suas limitações, ele tomou a decisão de passar um fim de semana inteiro realizando cursos de oratória. Nesse sentido, ele focou em estratégias de apresentação como o uso de storytelling e, no fim, fez um workshop de sucesso!
O estado ideal para se tomar as melhores decisões é aquele em que você tem todas as cartas na mesa. Por isso, se questione se você realmente conhece as operações da sua empresa. Ademais, busque informações sobre cada um dos setores e tenha clareza do impacto das suas escolhas em cada um deles. Talvez haja problemas que, com a sua decisão, serão agravados, ou até mesmo aliviados. Contudo, também há a possibilidade de uma decisão tomada ocasionar na criação de novas funções na empresa, que podem ou não impactar no design organizacional e em outras lideranças.
Em resumo, conhecer a fundo seu negócio é fundamental para um planejamento eficaz. Isso porque ele possibilita a criação de planos de contingência caso algo não ocorra como o esperado. Além disso, ele também permite trabalhar outros problemas da empresa em uma tacada só.
Se prepare para responder à imprevistos
Não será possível obter esse conhecimento do negócio do dia para noite. Portanto, não deixe para amanhã! Esteja preparado para tomar as melhores decisões quando chegar o momento certo.
Se sua empresa possui vários funcionários, planeje reuniões diárias ou semanais com eles e veja o que está sendo feito. Caso você possua poucos funcionários e muitas funções acumuladas, tome algumas horas do dia para estudar. Pesquise sobre o seu negócio, as suas funções e as suas dores atuais.
Tente separar em áreas, pois cada empresa terá suas especificidades. Entretanto, há algumas comuns a boa parte das companhias. Como, por exemplo:
Serviço/Produto→A parte que cuida da execução do serviço ou do produto que é vendido para os clientes;
Marketing →A parte responsável por promover o seu negócio e aumentar o alcance do seu serviço;
Comercial→A parte que lida com os clientes trazidos por marketing e que faz o negócio acontecer;
Administrativo→A parte operacional e financeira do negócio, que organiza tarefas e controla os gastos.
"O conceito de estratégia, em grego strateegia"
No primeiro filme "Tropa de Elite", lançado em 2007, o protagonista Capitão Nascimento ensina aos aspirantes (e à audiência) o conceito de estratégia, em uma aula sobre sua importância no combate. Ter uma estratégia bem definida e objetivos a serem alcançados podem ser de grande ajuda na hora de tomar as melhores decisões no seu negócio.
Sua empresa possui um planejamento estratégico? Se não, é importante que você procure saber como é feito um e converse com seus sócios. Nele, você define uma meta grande para um determinado período de tempo e destrincha ela em metas menores. Para isso, há diversas metodologias, mas na Ayra utilizamos o Must-WinBattles. Em português, "Batalhas que devemos ganhar".
Para explicar esse método de forma geral e simples, vamos usar de exemplo uma empresa conhecida no mercado: o McDonald's. Contudo, não o que conhecemos hoje, mas sim o do final da década de 1950. A história dos primeiros anos do restaurante pode ser encontrada no filme "Fome de Poder", da Netflix.
A estratégia do McDonalds
O fundador do McDonald's, junto com seus conselheiros, decidiu que a empresa teria o objetivo de se tornar a maior rede de fast-foods até 1970. Para isso, ele precisou expandir suas franquias, criando uma relação com os clientes através de produtos de qualidade e de entrega rápida. Essa frase que você acabou de ler é a guerra do McDonald's, o que demonstra os fronts de batalha que a empresa precisou lutar. Sendo assim, eles tiveram quatro batalhas: expansão, relacionamento, qualidade e rapidez.
Expansão→Esta batalha focou em abrir o maior número de franquias possível. Isso porque quanto mais lugares tivessem uma unidade do McDonald's, maior seria o alcance da rede;
Relacionamento→Esta focou na relação da marca com o cliente, buscando fortalecer o sentimento que as pessoas tinham ao visitar e consumir os produtos do McDonald's;
Qualidade→Nenhuma empresa sobrevive só de nome. Como o McDonald's queria expandir sua rede, ele precisou de produtos da melhor qualidade. Então, essa batalha focou no controle de qualidade dos produtos;
Rapidez→A principal característica que fez o McDonald's ser famoso nos anos 50 foi a diferença gritante do tempo de espera do consumidor para outros restaurantes. Sendo assim, essa batalha focou em manter a logística interna que permite essa rapidez na entrega do produto.
Quando a equipe que comanda o McDonald's toma decisões importantes, eles levam em conta o planejamento estratégico. Por exemplo, vamos dizer que o McDonald's vai criar uma franquia em uma cidade fanática por futebol americano. Se o time da cidade possui um rival que veste as cores vermelho e amarelo, isso pode impactar negativamente a percepção da clientela. Então, a equipe decide, com base na batalha "Relacionamento", mudar as cores na unidade da cidade. Por mais que isso vá contra a identidade visual da marca, a decisão trará benefícios na relação da marca com seus clientes locais.
É importante que a sua empresa tenha uma estratégia definida com um ponto de chegada. Isso facilitará a tomada de decisões na medida em que você poderá visualizar quais te aproximarão e quais te afastarão do objetivo final do negócio.
Vale ressaltar que na Ayra Consultoria nós possuímos um serviço focado na parte de estratégias! Então, se você ficou interessado, faça um diagnóstico gratuito clicando aqui!
Esta é uma parte muito importante para evitar atritos e problemas na sua escolha. Uma sugestão inicial é consultar familiares, amigos ou parceiros comerciais sobre a situação. É provável que você não seja o primeiro a encarar esse dilema específico. Por isso, busque pessoas próximas que já tenham passado por essa situação ou por coisa parecida para fazer uso da experiência delas.
Se você conhece sua empresa, vai saber os setores afetados pelas suas decisões. Então, converse com todos os envolvidos, saiba suas opiniões e considere o lado deles. Sim, lideranças são relevantes para consultas, mas não deixe de falar com funcionários com cargos menores. Tente reunir o máximo de opiniões possíveis.
Falando em consultar os funcionários, o que você acha de capacitar sua equipe? Você pode instuí-los a resolver problemas, ao mesmo tempo que os motiva e otimiza o trabalho.
Conhecendo a Gestão à Vista
Muitas empresas atuam de forma que a informação fica concentrada nas lideranças. Nesse cenário, o funcionário de marketing não sabe o que o de operações faz, ou como ele está se saindo. Além disso, a gestão do conhecimento acaba sendo restringida dentro dos setores. Isso faz com que os funcionários executem suas tarefas e não se preocupem com o resto. Isso é um problema, na medida em que não ver o impacto de suas ações no conjunto da obra pode desmotivar os funcionários.
Ao pesquisar o símbolo de gerenciamento de processos no Google, você se deparará com engrenagens. Cada processo ou setor funciona como uma engrenagem que é ligada a outra. Para um setor desempenhar bem, ele precisa que o outro esteja junto, entregando bons resultados.
E o que isso tem a ver com Gestão à Vista? Como dito no início, conhecer a fundo seu negócio é crucial para tomar as decisões certas. Esta ideia deve se aplicada a toda empresa igualmente! Isso porque a Gestão à Vista é colocar à disposição dos colaboradores informações, indicadores de desempenho, documentos e manuais relevantes para a gestão da equipe.
Caso você tenha poucas pessoas no time, aproveite a situação atual para já implementar a Gestão à Vista. Assim, quando seu negócio crescer, você terá as suas atividades otimizadas e uma dinâmica interna organizada.
Através da exposição dessas informações da forma mais clara possível, há de se obter algumas vantagens em aspectos como:
Visualização de problemas→Os colaboradores poderão analisar as informações e identificar problemas de forma mais veloz;
Autonomia→Sem a necessidade de pedir informações sempre para seus superiores, os colaboradores aos poucos se tornarão mais autônomos, refletindo positivamente na satisfação com o trabalho;
Tomada de Decisões→Com o acesso a informação, serão várias mentes pensando juntas para a resolução de problemas. Diante disso, por mais que seja o líder quem dê a palavra final na maior parte das vezes, a ajuda dos colaboradores será fundamental para agilizar o processo;
Percepção do Negócio→O colaborador entenderá o impacto de suas ações em outras áreas. Assim como o impacto de outros campos no seu trabalho. Isso aumentará a percepção do colaborador sobre o negócio e promoverá um sentimento de unidade na equipe;
Gestão de Metas→É engajar seus colaboradores a alcançar metas quando elas estão expostas. Dessa forma, você mostra um objetivo para eles e, a cada dia de trabalho mais perto dela, mais motivado eles ficarão.
Implementando a Gestão à Vista
Há diversas plataformas que podem auxiliar na implementação da Gestão à Vista. Desde menos conhecidas até algumas que já fazem parte do seu dia a dia. Para exemplificar, serão citadas algumas utilizadas pela equipe da Ayra Consultoria na sua rotina diária.
Trello (Atividades)→O Trello é uma plataforma adaptada do modelo Kanban. Ele, originalmente, consistia em dividir um quadro em três colunas. Uma com os itens a fazer, outra com os sendo feitos e a última com os já finalizados. O Trello permite a uma equipe ter diversos quadros, criar listas nestes e cartões nestas.
Quadro→ Ele concentra as atividades de um setor, de uma equipe ou de um diretor;
Lista→ Esse representa o estágio das atividades. Então, cada quadro possui ao menos três listas: "para fazer", "fazendo" e "feito". Cada equipe possui liberdade para criar outras. Como, por exemplo, "para revisão" em caso de materiais produzidos;
Cartão → Ele é a atividade em si, que pode ser movida de lista em lista conforme seu progresso avança.
Google Drive (Indicadores)→A manutenção dos indicadores estratégicos é feita no Google Drive, através do Google Planilhas, e disponibilizada lá. Assim, pode ser acessada por qualquer membro da empresa a qualquer momento.
Dropbox (Gestão do Conhecimento)→No Dropbox são armazenados arquivos históricos como projetos passados, planilhas financeiras, contratos e documentos antigos. Essa gestão do conhecimento é importante para auxiliar na tomada de decisões. Além disso, ela também é essencial para otimizar a adaptação dos novos colaboradores à rotina da empresa.
As decisões tomadas em uma empresa impactam diretamente no seu sucesso. Portanto, é importante que um líder conheça a fundo seu negócio e trace um planejamento estratégico para ele. Além disso, é significativo que ele disponibilize informações para seus colaboradores e os consulte sobre seus dilemas.
Espero que você tenha gostado das dicas. Boa sorte no seu negócio! Siga nossas redes para mais orientações valiosas! Entre em contato e agende um diagnóstico gratuito. Assim, poderemos encontrar a melhor solução personalizada para a sua empresa.