O que é e como analisar o demonstrativo por competência no Operand
O regime por competência é uma ferramenta que permite visualizar a movimentação das entradas e saídas, com base em quando aconteceram, independente da quitação.
Como estruturar o demonstrativo por competência;
Disciplina na operação financeira;
Como analisar o relatório demonstrativo de competência.
Acompanhar a saúde financeira de qualquer negócio é fundamental, porque é preciso entender o cenário da empresa para tomar a decisões com mais estratégia.
O regime de fluxo de caixa é o mais conhecido e analisado, porém o regime por competência é muito útil e trata-se de uma ferramenta valiosa para analisar períodos com mais ou menos vendas, por exemplo. Abaixo vamos explicar um pouco mais sobre isso tudo.
Como estruturar o demonstrativo por competência
Antes de mais nada, você precisa realizar a estruturação das categorias, afinal, o demonstrativo por competência se baseia em quando foi, ou será, feita uma compra ou uma venda, por exemplo. Quanto mais detalhada for a categorização, melhor! Porque dessa forma você saberá exatamente onde precisa focar mais.
No Operand, essa estruturação pode ser feita por usuários com, pelo menos, acesso total ao módulo financeiro dentro das configurações em categorias.
Uma dica bacana é realizar a separação de receitas/despesas fixas das variáveis. Por exemplo, os fechamentos de job a job são receitas variáveis, então dentro de receitas poderia ter uma categoria filha chamada receitas variáveis, dentro dela uma outra categoria chamada fechamentos e, por fim, a categoria job a job.
É importante saber que as categorias receitas e despesas são inalteráveis, ok? Então, qualquer categoria terá uma dessas como pai.
Disciplina na operação financeira
Com as categorias organizadas, é preciso atenção ao realizar os lançamentos financeiros.
Sempre se certifique de que uma receita relacionada ao fechamento de um job está vinculada à sua respectiva categoria.
Diferente do fluxo de caixa, que considera a data de vencimento/pagamento, esse relatório tem como base a data de competência. Como essa informação não é um campo obrigatório ao cadastrar um lançamento, é necessário sempre informar a qual competência refere-se determinada receita ou despesa, ao realizar o cadastro manual dentro do sistema.
Dependendo da condição escolhida, as competências já são distribuídas entre todos os lançamentos, mas, se você já usa o sistema há um tempo e precisa editar os lançamentos para incluir essa informação, utilize a função de replicar para facilitar e otimizar seu tempo.
No caso de documentos com faturamento enviado para o financeiro, as competências já são preenchidas automaticamente, conforme a condição negociada.
Condição à vista ou parcelado: a competência será sempre igual à data do envio para o financeiro e, todas as parcelas, terão a mesma data de competência;
Condição mensal e os outros tipos existentes: a competência será igual à data de vencimento de cada um dos lançamentos.
Ou seja, quando uma proposta de fee, com condição mensal, é enviada para o financeiro, cada fatura tem uma competência diferente, relacionada ao vencimento dela, já que, de certo modo, trata-se de uma venda mês a mês.
Já no caso de uma proposta de desenvolvimento de um site, onde o pagamento foi parcelado, a competência é uma só para todas as parcelas e igual à data em que a venda foi fechada.
Como analisar o relatório demonstrativo de competência
Quando a estruturação das categorias está no nível de detalhe que sua empresa precisa, para analisar se as informações, e os lançamentos estão sendo realizados da forma correta, já com a data de competência informada, é hora de encarar a realidade e visualizar em quais meses e de quê forma a sua empresa está fechando mais negócios ou fazendo mais dívidas.
Lembrando que nesse relatório só são considerados os lançamentos com data de competência, ok? Além disso, as transferências entre contas e ajustes de saldo não fazem parte do relatório, que tem como objetivo apresentar as receitas e despesas registradas mês a mês, sem que necessariamente tenham sido quitadas.
De forma clara, é possível identificar através do gráfico receitas e despesas as curvas (ou retas) de receitas, despesas e o saldo do período. Quanto mais próxima a linha cinza, referente o saldo, estiver da linha azul, relacionada às receitas, melhor :)
Além disso, o sistema apresenta o resultado anual junto ao índice de lucratividade, que nada mais é do que o quanto sua empresa poderá atingir de ganho, considerando o saldo do período e as receitas.
E, para fechar, o balanço anual é o gráfico geral que considera todo o período e te mostra, em %, se tem mais dinheiro entrando ou saindo. Que esteja sempre mais azul, sempre!
Hora da verdade! É nessa visão que você consegue enxergar, de forma muito específica, quando e quais os gastos ou ganhos que estão impactando mais no seu financeiro.
É uma tabela e são apresentadas todas as categorias, na horizontal, que tiverem alguma entrada ou saída durante os meses, na vertical, do período selecionado.
As categorias de receitas são identificadas pela cor azul e irão aparecer somente categorias que tiveram, ou terão, alguma movimentação no período.
As categorias de despesas são identificadas pela cor vermelha e, assim como de receitas, só irão aparecer aquelas que tiveram, ou terão, movimentações.
O saldo do período considera tudo o que aconteceu, ou acontecerá, no mês em questão.
A última coluna da tabela mostra o saldo de todo o ano, conforme o filtro utilizado.
Para que todas as categorias apareçam com mais velocidade é só clicar em expandir tudo.
Fechamentos de venda que sua empresa mais realiza: se são as de fee ou job a job;
Se, considerando o histórico, existe algum mês que sua empresa fecha menos vendas ou gasta mais com alguma ação interna, ou impostos;
Sabendo que existem meses não tão positivos assim, poderão analisar as possibilidades de redução de custos ou pensar em ações para que consigam fechar mais contratos.
Lembrando que, tudo isso depende de uma boa estruturação das categorias e de uma rotina bastante disciplinada na operação financeira combinada com o registro das datas de competência em todos os lançamentos.