CIEE reduz 70% em gastos com papel com DocuSign
Quem trabalha em instituições de ensino sabe o volume de papel capaz de ser gerado no cotidiano - matrículas de alunos, documentações de estágio ou jovem aprendiz, documentos de pesquisas acadêmicas, solicitações administrativas - a lista é longa e a longo prazo o número de documentos e processos manuais tende a ser um problema.
É um problema não apenas por conta do impacto ambiental mas também por afetar a produtividade e velocidade processual de todas as partes que se conectam à instituição de ensino: a instituição em si, os seus estudantes, as empresas que gostariam de contratar jovens talentos e as entidades que buscam auxiliar no processo de inserir esses jovens no mercado de trabalho.
Felizmente, as entidades que auxiliam estudantes na conquista de um emprego têm modernizado e digitalizado processos para ganhar agilidade e ajudar ainda mais jovens na conquista de seus sonhos e espaço - como é o caso do CIEE (Centro de Integração Empresa-Escola).
Por muito tempo o CIEE lidou com processos manuais que eram pouco produtivos para o seu principal objetivo, que é incentivar a integração do jovem ao mercado de trabalho. A entidade sem fins lucrativos possui uma base de 4,6 milhões de jovens brasileiros inscritos e intermedia atualmente cerca de 250 mil contratos de estágio e jovem aprendiz em todos os estados do Brasil, incluindo o Distrito Federal.
A logística e a morosidade no processo eram os principais desafios do CIEE na oferta de novas vagas. Para ter o documento pronto e começar a trabalhar, o jovem precisava ir até uma das unidades da entidade buscar os papéis, levá-los na instituição de ensino - faculdade ou escola - para coletar as assinaturas e voltar para entregar as vias assinadas. Esse processo demorava cerca de 30 dias. Apenas depois de finalizado o jovem poderia começar a trabalhar.
Como o principal meio para conseguir novas vagas e colocar jovens no mercado de trabalho é o relacionamento com empresas, instituições de ensino e governo, o tempo dos funcionários do CIEE é precioso. Porém, com o uso de papel, ele era gasto com burocracia e processos com documentos.
Para resolver esse desafio, a entidade iniciou um plano de modernização tecnológica. Em setembro de 2018, o CIEE decidiu implementar a assinatura eletrônica da DocuSign. A escolha foi motivada pelas características de segurança e praticidade na hora de enviar os contratos, que seriam a solução para obstáculos na maior atividade dentro da instituição.
Os benefícios enxergados com a implementação
Com a assinatura eletrônica, o contrato passou a ser assinado e devolvido em apenas 10 dias, uma redução de 66% no tempo de conclusão. "Não existe mais a necessidade do jovem ir até o lugar para assinar o contrato. Tudo é realizado eletronicamente. Por isso, hoje não temos mais 52 escritórios, são apenas 40 e com um foco no que realmente importa: o atendimento e busca de novas vagas", diz Humberto Casagrande Neto, CEO da CIEE.
Nos 40 escritórios da entidade, os funcionários passaram a investir o seu tempo em atividades mais estratégicas, como o atendimento e a procura por novas colocações no mercado. Com isso, a produtividade aumentou. Antes, a entidade recebia apenas 23% das vias de contrato assinadas. Com a assinatura eletrônica da DocuSign, 90% dos contratos são assinados.
A etapa burocrática, como conferência de dados e arquivos, agora está centralizada na solução da DocuSign. Isso permitiu concentrar essas atividades em apenas três centrais, ao invés de tê-las em todos os escritórios. Além disso, com a vantagem de contar com a tranquilidade da segurança nas operações devido à assinatura eletrônica, foi possível diminuir o tempo e complexidade desse processo - e mais uma vez a equipe pode focar no que realmente importa: o jovem.
Para oferecer uma melhor experiência de inscrição e atendimento ao jovem, a implementação da assinatura eletrônica se uniu à atualização da plataforma do CIEE. "Agora, o estudante entra no site, escolhe a vaga e já faz o processo de documento todo no computador", explica o CEO.
Outra consequência foi a redução em 70% nos gastos com insumos de escritório (papel, impressora, tonner etc), o que deixou o processo de contrato mais sustentável. "O processo com a DocuSign se tornou saudável, rápido e ecologicamente correto", acrescentou Humberto Casagrande Neto. Atualmente, por conta da facilidade no uso, a ferramenta também é utilizada por outros departamentos, como o RH e o jurídico.
"Esperamos que as instituições de ensino aceitem a nova tecnologia e se desenvolvam nisso para que consigamos crescer e atender a todos os jovens na entrada do mercado de trabalho", concluiu o CEO.
Confira o vídeo-depoimento da coordenadora de CRM e Marketing do CIEE, Carolina Rosa, em que ela explica como foi o processo de adotar a DocuSign para resolver as burocracias que a entidade enfrentava: