Você já ouviu falar da Síndrome de Burnout? É um problema de saúde emocional que muitas vezes é confundido com falta de dedicação, preguiça ou irresponsabilidade. Ela pode aparecer quando um trabalhador atinge níveis altíssimos de desgaste físico, emocional e mental. Em outras palavras: metas inatingíveis, planejamentos ou objetivos extremamente difíceis e a exigência de capacidades que vão além das que o colaborador possui. Esses são apenas alguns exemplos dos principais agravantes desse mal.
Em empresas contábeis, não é raro ter colaboradores ou gestores que sofrem desse mal. Por isso, decidi criar esse artigo apontando 4 fatores que podem contribuir para esse quadro e, desta forma, evitá-los em sua rotina.
Vamos lá?
1- Agir como um canivete suíço!
O exótico canivete suíço que surgiu no final do século XIX tinha como diferencial a capacidade de ser multiuso. Ele possuía desde lâminas afiadas à abridor de garrafas. E o objetivo da sua criação era auxiliar os soldados daquele país durante o período de guerra.
Se por um lado ter muitas funcionalidades é uma vantagem para as ferramentas, para as pessoas pode ser um problema, principalmente quando pensamos no universo da contabilidade. Agir ou ter colaboradores que atuam em muitas frentes pode contribuir com a propagação da Síndrome de Burnout.
Segundo o psicólogo Travis Bradberrym, coautor do livro Emotion Intelligence 2.0, não é nada produtivo ter colaboradores trabalhando em blocos quase ininterruptos de oito horas. Para ele, é preciso parar 15 minutos a cada hora de trabalho. Este raciocínio tem como base um estudo realizado pelo Draugiem, grupo de tecnologia da informação. No teste foi usado um programa de computador para medir quanto tempo os colaboradores gastavam para cumprir diferentes atividades e qual era o nível de produtividade.
O estudo chegou à conclusão que, o tempo total da jornada de trabalho não importava tanto, mas sim o modo como ela é estruturada. E infelizmente, os colaboradores que atuam em diversas frentes inevitavelmente acabam sobrecarregados. São tantos prazos, ordens de serviço e cobranças, que mal sobra tempo pra tomar um café, quem dirá fazer uma pausa de 15 minutos a cada hora trabalhada, não é mesmo?
2- Focar em “quantos são” ao invés de “quem são”!
Acredito que ter uma carteira de clientes ampla é o sonho de toda empresa contábil. No entanto, você já parou pra pensar que focar apenas no número de clientes ativos pode contribuir para o surgimento da Síndrome de Burnout no seu escritório? Vou explicar melhor no decorrer deste tópico, veja:
Uma das tarefas que mais esgotam os contadores é cobrar honorários de clientes inadimplentes. Isso porque, a empresa contábil possui um fluxo de receitas e despesas e, quando um cliente atrasa o pagamento, coloca em risco todo esse planejamento. Por isso, é importante avaliar a qualidade dos clientes e não a quantidade.
Mas calma! Não estou dizendo que você deve recusar clientes, mas sim se preparar para lidar com aqueles que possuem alta probabilidade de inadimplência. Afinal, esse tipo de cliente geralmente deixa alguns rastros. Dessa forma, a maneira mais fácil de identificá-los é realizar pesquisas em empresas de proteção ao crédito. Isso evita uma centena de problemas. Uma delas, por exemplo é que sua empresa caia em fraudes.
Já para avaliar a qualidade dos clientes que você já possui, pode ser interessante fazer um relatório de pagamentos. Assim, no decorrer de um ano, por exemplo, você conseguirá classificá-los em algum score de qualidade. Com isso, a empresa contábil consegue evitar ou se preparar para lidar com a inadimplência, minimizando as chances de esgotamento físico e mental por lidar com um problema inesperado.
3- Ser refém das planilhas!
As planilhas são uma excelente ferramenta, principalmente para os escritórios enxutos, com poucos clientes. Então, longe de mim querer demonizá-las. O problema é que, na realidade das empresas contábeis, depender apenas de planilhas para realizar a gestão de tarefas pode ser um problema bastante estressante, isso porque:
Planilhas não se comunicam entre si;
Não emitem lembretes sobre vencimento de tarefas;
Exigem um preenchimento e baixa 100% manual das tarefas contábeis;
São mais suscetíveis a erros e retrabalhos.
Além disso, as planilhas exigem um conhecimento bastante aprofundado sobre fórmulas e regras para que se tornem mais funcionais e menos burocráticas. Ou seja, para criar um simples relatório de inadimplência de clientes, por exemplo, seria necessário atualizar e consultar frequentemente inúmeras planilhas.
E eu não sei você, mas só de pensar em todo esse processo, eu já fico estressado, rs. E, isso porque, eu nem mencionei aqui a probabilidade de uma mesma planilha ter que ser preenchida e consultada por colaboradores de departamentos diferentes, como é o caso das empresas contábeis maiores. Neste caso, bastam alguns números preenchidos de forma incorreta para que toda uma análise seja comprometida.
Por isso, é importante que o time contábil possa contar com uma ferramenta de gestão de tarefas contábeis para auxiliar no controle e gerenciamento eficiente das informações. E, claro, fugir da síndrome de burnout
Com ela, tudo é centralizado, as tarefas são automatizadas, lembretes são encaminhados, entre diversas outras funcionalidades super úteis. Sem contar que, a maioria dos dados é preenchido automaticamente com base em documentos anexados à tarefa. E falando em ferramentas…
4- Viver na “idade da pedra”!
Há muitos anos, as empresas contábeis eram frequentemente “decoradas” com pilhas enormes de papéis, arquivos empoeirados e muita burocracia. Por sorte e, com a ajuda da tecnologia, isso mudou. Embora ainda haja burocracia, ao menos as pilhas de papéis, a demora para encontrar documentos antigos e o estresse de lidar com processos 100% analógicos e manuais, está ficando para trás.
No entanto, infelizmente, muitos escritórios ainda não aderiram a essas facilidades. Seja por falta de conhecimento ou por acreditar que modernizar o escritório é um processo caro (o que não é necessariamente verdade) alguns contadores ignoram as ferramentas contábeis existentes no mercado.
Só que, o que esse contador precisa entender é que, nos dias atuais, a tecnologia permitiu que alguns processos contábeis pudessem ser realizados com agilidade. Ou seja, mais processos e clientes podem ser atendidos por empresas que se modernizam, sem precisar de mais horas ou colaboradores. E para tentar acompanhar esse ritmo e reduzir as desvantagens competitivas, as contabilidades que não investiram na tecnologia têm que trabalhar muito. Isso, obviamente, faz com que os colaboradores se desgastem , sem atingir as metas em muitas das vezes. E esse é um dos cenários mais favoráveis para o desenvolvimento da Síndrome de Burnout: muito trabalho, poucos resultados efetivos e frustrações frequentes no ambiente de trabalho.
Como se blindar contra a Síndrome de Burnout?
Bom, se você chegou até aqui e diagnosticou grande probabilidade do seu time de contadores estar propenso a Síndrome de Burnout, tenho uma boa notícia: existem algumas medidas que podem reduzir ou eliminar as chances do esgotamento físico e mental atingir o seu escritório, descubra abaixo:
Não dê murro em ponta de faca
Se os trabalhos atrasam com frequência e as 8h diárias não têm sido suficientes, acredite: trabalhar até mais tarde ou levar serviço pra casa não será a solução. Tente mapear todas as etapas e processos existentes no escritório para identificar os gargalos. Isso é muito mais efetivo do que fazer hora extra todos os dias.
Mantenha o foco
Se você está com 5 atividades atrasadas, a pior coisa que pode fazer é resolver elas simultaneamente. É melhor fazer uma lista de prioridades. A matriz de Eisennhower pode ajudar nisso e ir “matando” uma tarefa por vez.
Procure ajuda médica
Em alguns casos a Síndrome de Burnout já se instalou e, mais do que ajustar a rotina de trabalho, é preciso tratá-la diretamente. Um médico pode te ajudar a se recuperar para voltar com força total para o trabalho. Não seja negligente com sua saúde, ela é o seu bem mais importante.
Descanse…
O ambiente de trabalho deve ser um lugar produtivo, mas também precisa ser um ambiente leve, gostoso, que faça com que os colaboradores queiram estar ali. Por isso, se a semana está sendo puxada, crie alguns momentos de descontração, um happy hour ou um evento do tipo “aniversariantes do mês” pode ajudar.
A Síndrome de Burnout pode ser confundida com preguiça ou falta de dedicação, mas é um problema sério e que deve ser evitado (e tratado) pelo bem do próprio escritório. Por isso, fique atento aos sinais e siga as dicas do artigo para que, mesmo aos poucos, você consiga transformar o ambiente e ajudar seu time de contadores. Um abraço e até a próxima!
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