DHL EXPRESS PORTUGAL Faturação Eletrónica - PDF
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Cássio Alencar Martins
1 DHL EXPRESS PORTUGAL Faturação Eletrónica
2 Faturação Eletrónica DHL O que é a Faturação Eletrónica? O serviço de faturação eletrónica da DHL é um método alternativo ao correio e ao fax de receber as suas faturas. Possibilita-lhe beneficiar de um acesso preciso, fácil e eficiente à informação do movimento das suas contas. A faturação eletrónica é fácil de utilizar e não exige formação. Este sistema permite-lhe visualizar novas faturas, realizar pesquisas de faturas arquivadas e importar as faturas diretamente para o seu sistema de contabilidade. A faturação eletrónica é uma forma mais segura que muitos outros meios tradicionais de receber e enviar informação financeira. Todas as contas são protegidas por senhas e a DHL verifica a sua identidade antes de lhe dar acesso às faturas. Esta medida assegura a confidencialidade da informação transaccionada. Clique aqui para aderir Quais as principais vantagens? Transações sem papel: Quando uma fatura é emitida é lhe enviado um com a fatura em formato PDF. Múltiplos Formatos: As faturas eletrónicas podem ser descarregadas numa variedade de formatos, incluindo ficheiro CSV (para importar por exemplo para uma folha de Excel), PDF (ideal para impressão ou envio em anexo) e XML. Pesquisa Histórico On-line: As suas faturas estão online por 12 meses, pode facilmente pesquisar e encontrar uma fatura numa questão de segundos. Realização de Questões sobre Faturas Online: Pode registar questões on-line relacionadas com faturas. A pergunta será enviada para a DHL para ser investigada e o seu status ficará disponível on-line para revisão. Guias de Transporte disponíveis: Pode aceder às imagens das guias de transporte on-line, tornando mais fácil a revisão e validação das suas faturas. Clique simplesmente no link à guia de transporte para aceder à imagem. Se uma imagem não estiver disponível a informação é passada de imediato ao Serviço de Clientes DHL para resolução. Gratuita: Não existe qualquer custo para receber e aceder às suas faturas online, ao contrário das faturas em papel. Faturação Eletrónica Dúvidas ou Questões? Contacte ou Page 2
3 Enquadramento Legal A fatura eletrónica é válida fiscalmente? Sim, a faturação eletrónica está regulamenta no ponto 10 do artigo 36º do Código do IVA, sendo assim aceite e válida fiscalmente. A fatura eletrónica é o mesmo documento comercial que a tradicional fatura em papel, mas reduzido a um formato eletrónico, isto é, "desmaterializado". A fatura eletrónica tem o mesmo valor que a fatura em papel, desde que contenha as menções obrigatórias para qualquer fatura, e satisfaça as condições exigidas na lei para garantir a autenticidade da sua origem e a integridade do seu conteúdo. Consulte aqui a legislação em vigor Faturação Eletrónica Dúvidas ou Questões? Contacte ou Page 3
4 Registo Como efetuar o registo? Pode registar-se online em Selecione a opção para novos utilizadores e na página seguinte deverá selecionar a Zona a que pertence e preencher todos os campos: número de conta para a qual está a pedir acesso, nome da empresa, nome de contacto, endereço de para receção de faturas, telefone e idioma pretendido. Se ainda não recebeu nenhuma fatura basta colocar 1 nos campos Última fatura e Total. Leia e confirme a aceitação dos termos e condições DHL, e grave. No mesmo dia irá receber um documento de aceitação que deverá devolver assinado e carimbado pela vossa empresa para podermos aceitar o vosso registo como válido. Pode também fazer aqui o download do documento. Assim que o processo de adesão esteja concluído, receberá um a confirmar o registo. Pode ainda obter o seu registo contactando-nos através do Faturação Eletrónica Dúvidas ou Questões? Contacte ou Page 4
5 Receção de faturas Como vai receber as faturas? Irá receber por correio eletrónico uma mensagem a informá-lo de que a informação já está disponível na página do e-billing bem como, em anexo, a respetiva fatura em formato PDF (resumo e detalhe dos envios) e um ficheiro CSV com a informação acerca dos seus envios e serviços fornecidos pela DHL. Cliente ABC NIF: a b c a b c a b c a b c Faturação Eletrónica Dúvidas ou Questões? Contacte ou Page 5
6 Consulta e importação de faturas Como consultar as suas faturas? Faça login na página do e-billing, com o username ( ) e password que definiu: Clique em Ver para aceder às suas faturas. As suas faturas ficam então visíveis e disponíveis para consulta. Para visualizar uma fatura, clique em cima da mesma. Para além de consultar as faturas, poderá também descarregá-las em diversos formatos (CSV, PDF, XML, etc.), podendo assim importá-las diretamente para o seu sistema de contabilidade. Exemplo CSV Exemplo XML Faturação Eletrónica Dúvidas ou Questões? Contacte ou Page 6
7 Consulta de envios / cartas de porte Como validar os envios incluídos na fatura? Como mencionado anteriormente, a fatura contém uma página resumo, bem como o detalhe dos envios e serviços prestados incluídos na mesma. Com o acesso à plataforma de e-billing, poderá visualizar as cartas de porte mencionadas na fatura, permitindo-lhe uma fácil validação das mesmas. Para tal, terá apenas que clicar sobre o número da carta de porte constante na fatura (à esquerda, a azul), sendo redirecionado para a página onde poderá fazer o download da mesma. Poderá assim visualizar a carta de porte que preencheu (manual ou eletronicamente) e que acompanhou o seu envio DHL. Faturação Eletrónica Dúvidas ou Questões? Contacte ou Page 7
8 Como Validar um Documento PDF Assinado Digitalmente (Digitally Signed) Assinaturas Digitais As Assinaturas Digitais são a maneira mais segura e fiável de proteger e autenticar as faturas enviadas eletronicamente através da Internet. Uma fatura eletrónica assinada digitalmente utilizando o sistema Accountis está conforme a diretiva EU VAT Directive (2001/115/EC), assegurando que não há qualquer problema para o envio e receção das mesmas entre países da União Europeia. Instruções para habilitar o seu software de leitura de PDF a confiar nas Faturas DHL. Apenas necessita de efetuar este processo uma vez. 1 - Descarregue o certificado: Certificado 2 Instale o Certificado aceitando as opções sugeridas. 3 Abra a fatura e verifique que está validada a assinatura. Faturação Eletrónica Dúvidas ou Questões? Contacte ou Page 8
9 Outras opções / Contactos Outras opções disponíveis no E-Billing Na página O meu perfil poderá alterar os seus dados e/ou adicionar novos utilizadores que passarão também a receber a(s) fatura(s) Contactos Conforme mencionado anteriormente, terá disponível no site a opção de colocar questões à DHL relativas à sua fatura. Adicionalmente estão disponíveis páginas para ajuda relativamente ao sistema de faturação eletrónica, e com perguntas frequentes. Para qualquer questão, não hesite em contactar-nos, quer seja através dos seus contactos habituais, quer pelo contacto de Na página Pesquisar tem a possibilidade de efetuar pesquisas das suas faturas por número, carta de porte, tipo de fatura, datas, etc. Obrigado! Clique aqui para aderir Faturação Eletrónica Dúvidas ou Questões? Contacte ou Page 9
10 Débito Direto Para maior comodidade adira ao débito direto! A DHL Express disponibiliza para sua comodidade a possibilidade de adesão ao sistema de débito direto para pagamento de faturas. Descarregue o Formulário de acesso: Formulário Débito Direto P.f. preencha e envie para Faturação Eletrónica Dúvidas ou Questões? Contacte ou Page 10