Uma das práticas mais adotadas é definir horários de trabalho rígidos, assim como os que você teria se trabalhasse em um escritório. Trabalhadores remotos são encorajados a decidir (e comunicar) seus horários disponíveis, tirar intervalos adequados para o almoço, além de desligar e sair do espaço de trabalho quando estiverem envolvidos em sua vida pessoal. A separação entre o trabalho e a vida ainda é muito possível, mesmo que o escritório esteja dentro de casa.
Dica: acompanhe a disponibilidade do dia de trabalho em um quadro do time que conta com outras informações importantes. Se não está claro se alguém está disponível no momento, dê uma olhada no cartão e tire a dúvida.
No trabalho remoto, você tem várias horas de silêncio e concentração para trabalhar com foco. Mas esse nível de concentração é exaustivo! Distribua intervalos de 5 minutos no dia. Dê uma volta no quarteirão, ligue para sua mãe, brinque com seu gato. Cuide de si mesmo para ainda ter gás na sexta-feira e aproveitar seu tempo pessoal.
A comunicação entre times remotos requer duas coisas básicas: bom senso e algumas adaptações para o escritório virtual.
Assim, definir regras básicas para a comunicação no time é essencial para garantir que ele seja produtivo e feliz.
É importante estabelecer regras de comunicação em um código de conduta conjunto, de maneira a incluir times e os desejos deles logo na criação.
Quando usamos bate-papos? Por que escrevemos e-mails? Em que momento atendemos o telefone? Essas respostas devem ser respondidas em conjunto e refletir a melhor forma como o time funciona.
Nas comunicações digitais, nunca se sabe ao certo o que a outra pessoa está fazendo naquela hora. Elas podem estar à mesa assim como você, ou podem estar correndo para uma reunião de vendas, respondendo só “sim” à pergunta, sem elaborar a resposta por não ter tempo.
Sem entender o contexto da outra pessoa, você pode pensar que aquela pessoa não se importa com o assunto que você trouxe, quando na verdade ela só está correndo para tentar pegar um táxi em São Paulo (e boa sorte para ela!).
Conhecendo o contexto em que o colega está, as respostas curtas passam a fazer sentido: não é que seu colega de trabalho não se importe, ele só não pode te dar atenção no momento.
Começar a comunicação explicando o contexto pode ajudar muito a evitar desentendimentos quando as coisas estão fora do comum. Avise os membros do time quando estiver concentrado em um projeto e não puder responder mensagens muito rápido. O excesso de comunicação é sempre melhor do que fazer suposições.
Se você já está trabalhando em um time remoto, é provável que ele já tenha uma lista de ferramentas favoritas. Acima de tudo, a pergunta mais importante a se fazer é como e quando usar essas ferramentas para transmitir a informação correta. Para simplificar, poupar tempo e energia mental, essa reflexão pode ser resumida na seguinte lógica:
Por exemplo, se você tiver uma atualização de projeto que não é urgente, chamar as pessoas no chat pode ser uma distração que acaba com o brilhante estado de concentração zen que elas passaram o dia tentando conseguir.
As ferramentas podem mascarar a intenção e a humanidade: tenha em mente que do outro lado do bate-papo tem um ser humano com sentimentos e reações.
Se você tem um feedback construtivo para dar, faça isso por ligação em vídeo, assim suas intenções vão transparecer.
Devido à falta de sinais verbais e emocionais: uma pessoa pode entender uma mensagem no chat como briga, quando outra pessoa entende a mesma mensagem como discussão normal.
O ressentimento aumenta ao longo do tempo com desentendimentos que não são abordados. A comunicação digital sem cuidados pode causar mal entendidos e ferir sentimentos.
A maneira mais fácil de cortar isso no momento certo é reconhecendo a humanidade dos membros do time ao ver os rostos deles em chamadas de vídeo. É um divisor de águas.