Orientação 14 – Recomendações para reuniões de trabalho por videoconferência | Portal de Serviços do Inmetro
Orientação 14 – Recomendações para reuniões de trabalho por videoconferência
Publicado: 03/04/2020 | 08:54
Última modificação: 03/04/2020 | 08:54
Dando continuidade às Orientações 10 e 12, que tratam de recomendações para gestores e integrantes do corpo funcional do Inmetro sobre práticas de home office, apresentaremos hoje sugestões para a participação em reuniões de trabalho por videoconferência.
REALIZAÇÃO DE REUNIÕES DE TRABALHO POR MEIO DE VIDEOCONFERÊNCIA
Enquanto vigorar o trabalho remoto, é importante que os gestores definam uma agenda de reuniões com a sua equipe, a serem realizadas por meio de videoconferência. Da mesma forma, é essencial que o corpo funcional cumpra a rotina de reuniões estabelecida por sua chefia.
Sugerimos fortemente a utilização do Mconf, um serviço de conferência web que possibilita a realização de reuniões virtuais, já divulgado anteriormente (aproveitamos para encaminhar novamente seu tutorial, anexo a este e-mail).
Para que esses encontros virtuais sejam mais eficazes, observem as dicas:
Assim como em qualquer outro compromisso presencial, todos devem ser pontuais nas reuniões por meio de videoconferência. É recomendável que essas reuniões tenham os horários de início e de encerramento previamente definidos e que o tempo estipulado seja respeitado, salvo em casos de imprevistos.
Antes de começar a chamada de vídeo, deve-se observar se existem elementos inapropriados aparecendo ao fundo, que possam causar constrangimento ou distrações para os outros participantes da reunião.
Informe aos familiares que você estará em reunião em determinado horário. Por outro lado, entendendo que no contexto atual nem todas as situações são passíveis de controle, pratique empatia e busque compreender que pode haver alguma "participação especial" no encontro virtual.
Também é recomendável que, ao longo da reunião, aqueles que não estiverem falando deixem os microfones no mudo/desligado. Isso colabora para a compreensão de todos e evita interferências externas.
Para os gestores, sugerimos que preparem pautas para reuniões, não esquecendo de apresentar um feedback sobre as entregas/pendências da reunião anterior, eventuais atualizações de diretrizes e demandas institucionais (especialmente aquelas que impactam diretamente as atividades da sua área). É interessante, ainda, apontar as prioridades do trabalho para o dia ou para os próximos dias, com objetivos, prazos e responsáveis definidos.
É importante que ao longo da reunião haja oportunidade para que todos se expressem, contudo, deve haver um entendimento de que os assuntos específicos, os que demandarem maior tempo de discussão e aqueles que não precisam ser tratados por todos os integrantes da equipe devem ser direcionados para reuniões individuais ou somente com os envolvidos com determinado assunto ou processo.
Por fim, sugere-se que o gestor (ou um participante por ele designado) faça registros durante as videoconferências para o posterior envio do que foi conversado e/ou definido.
Vale destacar que a participação em reunião de trabalho por meio de videoconferência requer bom senso. É preciso analisar e ter a capacidade de distinguir as diferentes situações e o grau de formalidade exigido para cada reunião e, com isso, saber como proceder em cada caso. Independentemente da situação, respeito e educação com o próximo são sempre necessários!