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Nos últimos tutoriais, falamos sobre os 2 principais livros da contabilidade, o livro Diário e Livro Razão, aprendemos como é feita a escrituração em cada um deles, aprendemos sua finalidade, e alguns pontos relevantes impostos pela legislação.
Nessa ultima parte sobre Livros Contábeis, para o tópico vamos aprender como simplificar alguns lançamentos, pois na prática essa simplificação algumas vezes vem bem a calhar, pois elimina grande quantidade dos lançamentos.
No ultimo tutorial, fizemos um exemplo de levantamento de balanço, através da escrituração. Foi utilizado para tal somente um registro, que era a integralização de capital, porém percebemos que esse único registro continha 4 lançamentos, que eram:
Na prática, registros parecidos acontecem diariamente, podemos colocar como exemplo, para melhor compreensão, a compra de varias mercadorias, em uma mesma nota fiscal, tipo, cadeiras, mesas, bancadas e etc. Nesse caso, se for de interesse da administração, separar tais mercadorias, para um melhor controle, ou seja, haverá, sub-contas de CADEIRAS, MESAS E BANCADAS, na conta MERCADORIAS, apresentada no balanço.
Caixa 4.500,00 Fornecedores 3.000,00
Mesas 1.000,00 Capital Social 4.500,00
Cadeiras 500,00
Bancadas 1.500,00
SOMA DO ATIVO 7.500,00 SOMA DO PASSIVO 7.500,00
Percebam que a CONTA mercadorias, engloba as SUB-CONTAS Mesas, Cadeiras e Bancadas, sendo o saldo de cada uma respectivamente, R$ 1.000,00, R$ 500,00 e R$ 1.500,00.
E o saldo da CONTA Mercadorias é o somatório de todos os saldos das sub-contas (Mesas, Cadeiras e Bancadas).
Essa separação é muito comum na contabilidade e acontece com várias contas, por exemplo, se você quiser apresentar no balanço, os valores de cada um dos FORNCEDORES, você teria sub-contas à conta de fornecedores, que identificariam cada um dos deles. Ficaria assim:
Mercadorias 3.000,00 ABC Comércio 1.000,00
Mesas 1.000,00 123 da Silva 900,00
Cadeiras 500,00 JJJ Industr. 1.100,00
Bancadas 1.500,00 Patrimônio Liquido
Capital Social 4.500,00
Percebam que agora separamos por SUB-CONTAS, tanto a CONTA de Mercadorias como a CONTA de Fornecedores.
Vejam que dessa forma fica muito mais fácil a análise do balanço, pois somente olhando para ele, você tem agora condições de além de saber o quanto você esta devendo aos fornecedores, quem eles são.
E ainda além de saber quanto você tem de mercadorias em seu estoque, você pode saber quanto você tem de cada mercadoria.
Lógico que você poderia saber isso analisando os documentos, porém seria muito mais trabalhoso.
Entendido a parte de sub-contas, voltemos a simplificação dos lançamentos.
Como disse acima, fizemos num único registro 4 lançamentos, porém vamos aprender a transformar isso num único lançamento.
Aprendemos nos tutoriais passados que cada registro terá o mesmo valor a crédito em uma conta, e igualmente será feito a débito de outra conta.
Porém agora vamos aprender que poderemos ter num único lançamento vários valores a débito e vários valores a crédito, porém a soma dos valores a débito, deverá ser igual a soma dos valores a créditos.
Vamos demonstrar isso na pratica para ver como funciona.
Imagine que numa mesma nota fiscal, no valor de R$ 2.000,00 a empresa compre a prazo, R$ 700,00 de cadeiras e R$ 1.300,00 de mesas. E a empresa trabalha com sub-contas para o grupo mercadorias, ou seja, terá no balanço tanto a SUB-CONTA Cadeiras como a SUB-CONTA Mesas.
Considere que o balanço antes da compra fosse o seguinte:
Caixa 7.900,00 Fornecedores 1.000,00
Mercadorias 400,00
Mesas 100,00 Patrimônio Liquido
Cadeiras 300,00 Capital Social 7.300,00
SOMA DO ATIVO 8.300,00 SOMA DO PASSIVO 8.300,00
Vejam que a empresa tem R$ 7.900,00 no caixa, R$ 400,00 de Mercadorias no total, sendo R$ 100,00 em Mesas e R$ 300,00 em cadeiras, no seu Ativo.
Em seu Passivo a Empresa tem R$ 1.000,00 de divida com fornecedor, e R$ 7.300,00 em Capital Social.
Nos razonetes o registro da compra ficaria assim:
7.900,00 (S)
7.300,00 (S)
Vejam que continuamos com os mesmos saldos nas contas Capital Social e Caixa, só houve alteração nas contas Fornecedores, que era de R$ 1.000,00 e agora passou a ser de R$ 3.000,00 já que registramos a compra no valor de R$ 2.000,00.
As sub-contas Mesas e Cadeiras aumentaram seus saldos em R$ 1.300,00 e R$ 700,00 respectivamente. Que é referente ao valor da compra de R$ 2.000,00.
Percebam também a CONTA MERCADORIA, não aparece no razonete, pois ela simplesmente, só figura no balanço para efeitos de analise, onde aparece com o saldo somados de todas as suas sub-contas.
Logo nosso balanço agora ficaria assim:
Caixa 7.900,00 Fornecedores 3.000,00
Mercadorias 2.400,00
Mesas 1.400,00 Patrimônio Liquido
Cadeiras 1.000,00 Capital Social 7.300,00
SOMA DO ATIVO 10.300,00 SOMA DO PASSIVO 10.300,00
Os lançamentos no livro diário, conforme dito que seria feito, somente para termos didáticos, ficariam assim:
.a Fornecedores R$ 1.300
Vejam, que fizemos um débito na sub-conta de Mesas no valor de R$ 1.300,00 e um crédito na conta de Fornecedores no mesmo valor, no primeiro lançamento.
No segundo lançamento fizemos um débito de R$ 700,00 na sub-conta de Cadeiras e um crédito de R$ 700,00 na conta de Fornecedores.
Vejam que tivemos que fazer 2 lançamentos para um único registro.
Na pratica um único lançamento de compra, mesmo que seja de um único tipo de produto, por exemplo, Cadeiras, pode chegar a gerar até 5 lançamentos, que veremos mais tarde.
Vamos ver como poderíamos simplificar tal lançamento.
Para tanto, aprenderemos a partir de agora, como funciona os registros de lançamentos em fórmulas.
Assim os lançamentos contábeis podem ter, 4 fórmulas a saber:
O lançamento de Primeira Fórmula, é como estamos trabalhando até agora, ou seja, terá 1 conta debitada e 1 conta creditada. Assim qualquer um dos lançamentos que fizermos acima no livro diário é um lançamento de Primeira Fórmula.
Lançamentos de Primeira Fórmula
.a Fornecedores R$ 1.300,00
Vejam que em cada um dos lançamentos, temos somente uma conta debita e uma conta creditada, assim no primeiro lançamento, a sub-conta Mesas foi debitada e conta Fornecedores foi a creditada.
No segundo lançamento a sub-conta Cadeiras foi a debitada e a conta Fornecedores foi a creditada.
Em ambos os lançamentos só tivemos uma conta debitada e uma conta creditada.
Vamos ao segundo modelo, o Lançamento de Segunda Fórmula:
No lançamento de segunda fórmula a regra será a seguinte, temos 1 conta debitada e 2 ou mais contas creditadas.
Poderíamos citar como exemplo, a compra de uma Mercadoria, por R$ 1.000,00, sendo que R$ 300,00 foi pago a vista e R$ 700,00 foi a prazo.
Nesse caso, faríamos um debito no valor de R$ 1.000,00 na conta de Mercadorias, um credito na conta caixa, no valor de R$ 300,00 para registrar o pagamento que foi pago a vista, e um outro credito na conta de Fornecedores no valor de R$ 700,00 para registrar a obrigação desse pagamento.
Nesse caso, o lançamento OBRIGATORIAMENTE apareceria assim:
Mercadorias 1.000,00
.a Diversos
a Caixa 300,00
a Fornecedores 700,00
A conta que aparece em cima (mercadorias), indica a conta debitada, e o valor ao lado, indica o total lançado nela.
Logo abaixo, temos a preposição a, indicando que essa conta será Creditada. Porém nesse caso temos ao lado a palavra DIVERSOS, indicando que estamos creditando mais de uma conta ao mesmo tempo.
E abaixo, temos mais 2 contas sendo creditadas Caixa e Fornecedores, nos valores de R$ 300,00 e R$ 700,00 respectivamente. Que se referem ao credito que esta simbolizado pela palavra DIVERSOS, ou seja, quando colocamos essa palavra, falamos que tem que se olhar abaixo, para saber quais foram as contas creditadas, nesse caso.
Um ponto relevante agora, é que temos que colocar o valor ao lado de cada conta.
A regra aqui será a seguinte, teremos 2 ou mais contas debitadas, e 1 conta creditada.
Usaremos o exemplo da contabilização das mesas e cadeiras, que vimos no inicio.
Antes estávamos contabilizando assim:
Usando a fórmula poderíamos fazer da seguinte maneira:
.a Fornecedores 2.000,00
a Mesas 700,00
a Cadeiras 1.300,00
Vejam que temos com um só lançamento, o mesmo resultado que teríamos se tivéssemos feitos com 2 lançamentos. Percebam que a conta de Fornecedores, aumento em R$ 2.000,00 nos dois exemplos, e que as contas de Mesas e Cadeiras, aumentaram em R$ 700,00 e R$ 1.300,00 cada uma respectivamente.
Percebam também que nesse caso identificamos que as contas Mesas e Cadeiras, estão sendo debitadas, porque não temos mais a preposição a, antes delas.
Lançamento de Quarta Fórmula:
Nos lançamentos de quarta fórmula, teremos 2 ou mais contas debitadas e 2 ou mais contas creditas.
Para exemplificar, vamos fazer uma mistura de todos os lançamentos usados nos exemplos acima. Imagine que a empresa comprou em mercadorias o valor de R$ 2.000,00, pagou R$ 1.000,00 a vista e o restante será a prazo. Além disso a empresa separa por sub-contas a conta de Mercadoria e que essa compra efetuada se refere a R$ 700,00 de mesas e R$ 1.300,00 em cadeiras.
Mesas 700,00
Cadeiras 1.300,00
.a Caixa 1.000,00
.a Fornecedores 1.000,00
Analisando o lançamento sabemos que a conta Mesas, foi debitada em R$ 700,00, a conta Cadeiras foi debitada em R$ 1.300,00, a conta caixa foi credita em R$ 1.000,00 e a conta Fornecedores foi creditada em R$ 1.000,00.
Portanto tivemos aumentos nas contas Mesas, Cadeiras e Fornecedores, e diminuição na conta Caixa.
Os lançamentos feitos em formulas, no livro diário apareceriam do mesmo modo, no razonete. Vejamos:
Para tal, usaremos o ultimo lançamento, que foi feito no esquema de 4 formula.
Vejam que a conta mesas foi debitada no livro diário, e também foi debitada no razonete, o mesmo aconteceu com a conta Cadeiras.
O mesmo modo será utilizado no registro das contas creditadas, ou seja, a conta caixa foi creditada no livro diário e também foi creditada no razonete, o mesmo acontecei com a conta Fornecedores.
Observação: Os razonetes acima, são somente para exemplo, não se importem com o saldos iniciais que foram ignorados. O objetivo desse exemplo é demonstrar que do mesmo modo que foi feito no livro diário será feito no razonete, ou no livro razão.
Num primeiro momento, o conceito das fórmulas de lançamentos pode até parecer complicado, porém no dia-a-dia não existe nada mais prático do que o uso delas. Imagine uma grande loja de moveis, numa única nota fiscal, pode vir até mais de 10 produtos, nenhuma empresa pedirá para o fornecedor que mande uma nota para cada produto.
Como regra de memorização para as fórmulas usamos o seguinte esquema: 11-12-21-22
Basta você se lembrar desses 4 números, e associar eles as fórmulas. Vejam como funciona:
O primeiro número é o 11 , assim esse número representará a primeira fórmula . O lançamento na primeira fórmula é: 1 conta debitada e 1 conta creditada.
Basta fazer a associação: 11 é o primeiro numero no esquema (11-12-21-22), logo, 1 conta debitada e 1 conta credita, será um lançamento de primeira fórmula.
O segundo número é o 12 , assim esse número representará a segunda fórmula. O lançamento na segunda fórmula é: 1 conta debitada e 2 ou mais contas creditadas.
O terceiro número é o 21 , assim esse número representará a terceira fórmula. O lançamento na terceira fórmula é: 2 ou mais contas debitadas e 1 conta creditada.
O quarto número é o 22 , assim esse número representará a quarta fórmula . O lançamento na terceira fórmula é: 2 ou mais contas debitadas e 2 ou mais contas creditadas.
No decorrer dos demais tutoriais sempre, que possível, trabalharemos com os conceitos de fórmulas, assim fixaremos melhor tal aprendizado.
Terminamos aqui, a parte sobre livros contábeis, no decorrer dos demais tutoriais, sempre que houver necessidade acrescentarei um algo mais.
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