Por que a empresa deve adotar um sistema de colaboração o quanto antes – Support | Decisões Inteligentes em TI
Por que a empresa deve adotar um sistema de colaboração o quanto antes
Projetos de migração tecnológica são sempre delicados. Muitos gestores adiam esse tipo de iniciativa ao máximo. A nuvem, porém, veio como um imperativo e trouxe mudanças profundas no contexto de TI.
O conceito avança e ganha cada vez mais espaço nas organizações. Algumas ferramentas em nuvem, aos poucos, deixam de ser a exceção e se tornam o padrão em uso pelas companhias. Sistemas de colaboração se enquadram nesse grupo.
Levar o e-mail, as planilhas, o editor de textos, o calendário, etc para a nuvem ajuda a reduzir esforços consideráveis dos times de TI e, na grande maioria dos casos, a gerar ganhos de produtividade. Isso ocorre porque os fabricantes investiram pesado na criação de ferramentas mais modernas rodando na nuvem.
A seguir, listamos quatro dicas para quem quer adotar uma das ferramentas de colaboração mais comuns nas empresas hoje: o Microsoft Office 365.
Abrace a dinâmica da nuvem
Enquanto os times de TI, tradicionalmente, se encarregam de realizar as atualizações e a entrega de novas aplicações em trabalhos que exigem grande esforço, os serviços em nuvem fazem isso de forma praticamente automática. A velocidade, no final das contas, é um dos princípios da nuvem.
O modelo usa também a premissa de ser mais simples para a adição (e retirada) de usuários dos serviços, além de ser mais intuitivas e adaptável a novos dispositivos.
Bob Davis, vice-presidente responsável pelo Office 365, aconselha que gestores de TI promovam uma mudança de mindset nos serviços de TI para abraçar a dinâmica da cloud.
"A grande diferença da nuvem para on-premises é o acesso contínuo às inovações proporcionadas pela nuvem", reforça o executivo da Microsoft, sinalizando que as empresas precisam se abrir para essa vantagem.
Desenvolva um plano com objetivos específicos
Muitas empresas avaliam serviços em nuvem sem antes ter um plano ou uma visão completa de como aquilo pode, de fato, trazer melhorias aos seus negócios. Cabe aos CIOs assumir papel de protagonistas na definição dos objetivos e serem hábeis para medir os resultados trazidos por suítes de produtividade em nuvem.
Definir os ganhos a serem atingidos e medir o avanço do projeto permite uma migração mais suave e a identificação mais clara dos benefícios trazidos pela nova plataforma.
Quantifique os impactos de maneira ampla, não apenas os custos
As empresas devem encontrar o ponto de equilíbrio entre os riscos e os ganhos gerados a partir da transição para a nuvem. "É mais simples quantificar custos, mas muito difícil mensurar ganhos em agilidade", comenta Liz Herbert, vice-presidente da Forrester.
"Tenha certeza que os impactos de negócio trazidos com a nuvem são igualmente, senão mais, importantes que as economias trazidas pelo conceito", adiciona a especialista.
Os CIOs também devem assumir a responsabilidade de compartilhar com a organização a visão que levou a empresa a adotar serviços em nuvem. Isso considera a criação de uma mensagem sobre as vantagens trazidas pelo modelo e o valor que adicionará às operações.
A maioria das empresas (com razão) é bastante cautelosa com relação a mudanças. Já os líderes de TI tendem a evitar transições muito rápidas. Muitas empresas recomendam ir com calma.
Contudo, os executivos da Microsoft rechaçam essa ideia e defendem que implementar um serviço em nuvem de cada vez pode acarretar perda da essência do movimento.
"A soma de soluções é maior do que a adoção de serviços em partes", avalia Davis, para adicionar: "Em vez de fazer múltiplas transições para diferentes serviços, faça o máximo possível de uma só vez e faça direito".