Talvez essa não seja uma pergunta feita com muita frequência, embora possa ser caracterizada como de extrema importância, mas será que alguma vez você já parou para pensar sobre o que aconteceria se todos os documentos de sua empresa fossem perdidos?
O inevitável sempre poderá acontecer e parte ruim dele é por sermos pegos nos momentos mais inesperados e muitas vezes, não estarmos preparados da maneira que deveria ser. A qualquer momento pode existir alguma falha no arquivamento, dar algum erro no sistema ou seu computador simplesmente acabar parando de funcionar, além também, de documentos importantes serem extraviados ou rasurados em virtude da não haver um processo de digitalização em sua gestão documental, no qual até dobram as chances de problemas maiores surgirem.
Como podemos perceber, as consequências em não ter sido precavido com seu próprio negócio ou empresa que trabalha, são inúmeras. Em um simples piscar de olhos, o pior cenário possível torna-se realidade e dependendo do que for perdido, os danos podem ser irreparáveis. No entanto, você não precisará entrar em pânico se tomar as devidas rédeas, assim não deixando brechas para que uma catástrofe aconteça ou sabendo de que maneira lidar com a situação nos piores dos casos. Sabendo disso, nós da Destaque preparamos esse blog especialmente para ajudar você a se prevenir e te mostrar soluções eficientes que garantirão a segurança de seus arquivos.
"Mas afinal, quais seriam as consequências da perda de documentos?"
Antes de entrarmos direto no assunto, é necessário que você esteja sabendo dos impasses que você e sua empresa terão que arcar com a perda de determinados documentos. Como por exemplo: processos, multas e outros prejuízos legais que podem se suceder. Por este motivo, abaixo você confere com mais detalhes os seguintes efeitos resultantes de um extravio documental:
A empresa pode ser autuada
O governo tem uma classificação de documentos obrigatórios e que devem ser guardados com segurança, cujo qual pode-se citar um exemplo bastante conhecido que é a nota fiscal, nos quais devem ser retidas no ano de emissão e mais outros cinco. Caso essa exigência não seja cumprida, a empresa está sujeita a ser autuada e ter que pagar multas nada leves chegando a mil reais por nota perdida.
O extravio de documentos se torna uma realidade quando a gestão não é organizada de modo eficiente, causando muitas adversidades, entre elas o aumento considerável de seus custos. Isso porque despesas extras vão surgir em função de multas e complicações legais, bem como o fato de perder períodos em que poderia-se ser produtivo, para solucionar o contratempo, assim fazendo com que a empresa pare de trabalhar e gerar lucro, decaindo o valor competitivo no mercado de trabalho.
O dobro do preço pode ser pago para o governo e fornecedores
E se você tivesse quitado uma dívida e lhe solicitassem o registro fiscal, mas justamente esse documento de comprovação acabou se perdendo, não podendo que você se defenda a respeito dessa situação? É algo que realmente pode acontecer, até mesmo com pessoas jurídicas que podem se enganar e cobrar algo já pago, e a única solução seria então, acabar pagando novamente ao governo ou ao fornecedor para não ocasionar ainda mais problemas. Entretanto, quem iria gostar de precisar pagar o dobro por um descuido?
Perda de garantias e questões trabalhistas
Por fim, ainda nos referindo às notas fiscais, outra questão agravante é a perda de garantias, que afetam não apenas os produtos ou serviços comercializados pela empresa, mas igualmente os equipamentos empregados. Pois se falhas forem apresentadas dentro do prazo de garantia e não houver nota, o prejuízo é certo.
Outra questão preocupante é a que compreende os direitos trabalhistas. Quaisquer problemas por extravio de documentos de funcionários e ex-funcionários pode acabar em processos dispendiosos. Mesmo que se consiga um acordo com os colaboradores, esta falha no registro e memória organizacional deixará marcas nas finanças.
"Mas e como a digitalização pode contribuir e impedir a perda documental do meu negócio?"
Algo bastante comentado nos últimos textos do nosso blog é sobre a importância da digitalização atribuída a uma boa gestão documental, ainda mais com os avanços tecnológicos e a modernização dos métodos empresariais nessa nova era digital.
Deste modo, podemos perceber que o processo de digitalizar arquivos é uma solução mais eficiente quando feita da maneira correta, já que se pode contar com inúmeras plataformas e sistemas que visam ajudar sua empresa de acordo com suas necessidades.
E um dos pontos principais da digitalização é na questão de armazenamento, principalmente quando o fluxo documental de muitas empresas é intensivo, pois ele contribui de maneira significativa na organização e acesso dos mais diversos documentos, além do principal: a segurança que você tem em relação aos arquivos, já que há uma possibilidade de um maior controle de permissões, podendo até mesmo monitorar quando e quem esteja acessando determinado documento em qualquer lugar do mundo.
Sem contar com a facilidade em realizar armazenamentos e cópias de seguranças em nuvem, podendo até adicionar criptografia em arquivos confidenciais para garantir uma maior segurança e efetuar backups dos mesmos.
E aliás, você sabe para que serve um backup?
O backup é uma forma de copiar e gravar com segurança os arquivos de seu computador. Para isto, pode-se usar um pen drive, um HD externo ou mesmo o armazenamento em nuvem. Para este último, o Dropbox, o Google Drive e o SkyDrive são algumas das ferramentas online gratuitas que podem ser usadas com tranquilidade para salvar os seus registros necessários.
Contudo, nós da Destaque disponibilizamos um sistema operacional dedicado para empresas manipularem e compartilhar os mais diferentes documentos entre setores e clientes, oferecendo uma gama de ferramentas para realizar diversas funções da maneira que sua empresa mais precisar, tudo isso disponível 24 horas por dia, de qualquer lugar à qualquer pessoa. Um software pensado na eficiência de armazenagem e uma alta segurança de seus arquivos.
Você não precisará se preocupar com a segurança ou local de armazenagem, porque ele já possui propriamente uma rede de funcionamento baseada em nuvem e que garante que todas as informações contidas sejam repletas de segurança na hora de compartilhar os documentos dentro do software entre setores, ou até mesmo para clientes e parceiros.
Com o McFile você tem a certeza de que seus documentos serão guardados da melhor forma possível e poderá acessá-los com extrema praticidade e sem gerar dor de cabeça para ninguém! Ele também possibilita configurá-lo e limitar certos arquivos para determinados usuários selecionados, enquanto ao mesmo tempo, uma pasta se mostra visível para os demais colaboradores que possuem o acesso. Assim, garantindo o controle sobre qualquer movimentação documental feita na sua empresa e monitorando quem terá específicas permissões de acesso.
Por meio desse software é muito mais do que possível realizar as operações necessárias no cotidiano de seu negócio, pois ele conta com inúmeras aplicabilidades, como permitir a manipulação de qualquer informação digitalizada, inserção com o e-mail para a realização de todo o procedimento e entre outras das mais variadas utilidades que fazem imensa diferença no proceder das tarefas.
Tal como, sabe-se que no âmbito de uma empresa, preza-se muito a organização, eficácia e praticidade, tanto em como são feitas as atividades como em relação dos próprios colaboradores, e que pode afetar positivamente ou negativamente no desenvolvimento de seu negócio. Por isso, nada melhor do que poder contar com uma ferramenta que expande os horizontes e contribui significativamente para finalizar as tarefas diárias essenciais e que fazem parte da evolução da empresa como um todo, garantindo uma maior produtividade e desempenho da equipe.
A agilidade em concluir os afazeres que são precisos que sejam exercidos aumentam cada vez mais e com isso, o rendimento também aumenta, principalmente após a adequação de todo o sistema digital, fazendo com que o tempo seja bem aproveitado para realizar mais tarefas e consequentemente, fornecendo um lucro e satisfação de seus clientes até maior do que era previsto.
Em vista do que foi visto ao longo desse blog, conclui-se que qualquer cenário catastrófico pode ocorrer quando menos esperamos, sobretudo quando estamos nos referindo a gestão de documentos de uma empresa, e para que a situação não saia fora do controle, é primordial tomar algumas medidas de segurança que visam ajudar caso algum arquivo fundamental seja perdido, como por exemplo: realizar cópias de proteção, fazer armazenagem em nuvem para uma maior segurança e utilizar sistemas eficientes que promovam um bom rendimento para seu negócio. Uma vez que, caso uma documentação essencial seja exigida pelo o governo ou até por clientes e colaboradores, as consequências serão grandes.
Portanto, para que seja possível efetivar com facilidade essas medidas, novos métodos de gestão devem ser incorporados em sua empresa, e se você não quer ficar para trás e acompanhar os avanços tecnológicos, a digitalização documental é perfeitamente indicada para isso, já que além de te proporcionar segurança e abranger as possibilidades de armazenagem, também promove a economia e a usabilidade.
Inclusive todas essas funções podem ser realizadas com o software McFile, no qual possui uma série de benefícios para seu negócio e se adequando da melhor forma com base no seu sistema de organização e gestão de documentos.
Mas e você? Já perdeu um documento na sua empresa e quer evitar este mal? Se sim, saiba que é importante transformar seus pensamentos e permitir que diferentes portas sejam abertas para novas fórmulas de organização e valorização da gestão de registros, do mesmo modo que, contratar ajuda profissional também é altamente recomendável. Neste sentido, venha conhecer os serviços de Gestão Documental oferecidos pela Destaque. Tenha um diferencial na sua empresa, entre em contato conosco agora mesmo e confira nossas soluções!
Gestão documental para indústrias: há vantagens?Você sabia? 7 mil documentos são perdidos por dia em empresas!