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A extranet é vista como uma parte da empresa estendida a usuários externos (rede extra-empresa), mas com visões parciais dos seus dados corporativos, por exemplo: representantes, fornecedores e clientes. Outro uso comum do termo extranet ocorre na designação da "parte privada" de um site, onde somente "usuários registrados" podem navegar, previamente autenticados por login e senha.
A ideia da extranet é melhorar a comunicação empresarial entre parceiros no intuito de acumular uma base de conhecimento que possa ajudar o relacionamento comercial e criar novas soluções corporativas.
Facilidade de acesso à informação em qualquer lugar e a qualquer hora. Todo colaborador que necessite verificar informações sobre uma das divisões empresariais terá apenas de entrar no sistema, por meio de uma intranet, pois este apresenta as informações de todas as unidades, permitindo assim um ganho ao nível de rapidez de acesso, não sendo necessário solicitar o envio de informações por e-mail ou, em último caso, por correio.
Além disso, fornecedores e clientes podem ter acesso restrito a informações corporativas, que poderá ser consultada de forma rápida a qualquer hora, por meio da extranet.
Com a facilidade de acesso ao sistema em tempo real, duas pessoas em posições geográficas diferentes poderão trabalhar facilmente sobre a mesma informação. Desta forma, poderá existir um trabalho mais próximo entre os diferentes players empresariais, quebrando a barreira da localização para trabalhar em equipe.
Um dos problemas que pode ser levantado com a divisão geográfica da empresa reside na integração em tempo real das informações de todas as divisões. Como manter um inventário atualizado ao segundo sem a existência de um sistema que integre todos os inventários ao mesmo tempo?
Esta questão será ultrapassada com a integração dos sistemas de cada divisão num só lugar. Desta forma, toda a informação gerencial estará disponível e atualizada ao segundo, permitindo acompanhamento por parte de quem analisa os documentos — tanto internamente por meio de uma intranet, quanto por parceiros que se alimentam por meio da extranet.
Normalmente, quanto maior o número de pessoas por quem a informação circula, maior será o risco de erro na informação final. Com a existência de um sistema acessível por qualquer parte, não é necessário existir interlocutores de dados, havendo uma maior certeza nos documentos processados. Basta considerar que, com acesso direto, o solicitador pesquisa exatamente o que pretende.
Com a existência de um sistema de processamento geral, as empresas podem efetuar uma poupança ao nível de recursos humanos. Em vez de terem um departamento contabilístico para cada uma das divisões da multinacional, podem ter apenas uma que processe as informações de todos os outros. Desta forma, a multinacional necessita de colaboradores em cada divisão apenas para emitir e lançar documentos de fornecedores, que serão analisados e processados no serviço central.
A informação de uma empresa é um dos seus principais ativos, devendo ser protegida contra acessos indevidos. Com a disponibilização da informação em rede, todos os acessos ficam registrados, permitindo saber quem, quando e de onde foi efetuado o acesso à informação (normalmente através do endereço IP). Assim qualquer documento contabilístico pode ser rastreado para saber quem o produziu ou alterou, permitindo maior controle dos documentos emitidos.