Produtividade no trabalho: por que é importante ter controle das tarefas? - Blog Nith Treinamentos
Engana-se quem pensa que ter produtividade no trabalho é ter aumento na produção e fazer muito mais em menos tempo. Não! Não é nada disso. Esqueça este conceito ultrapassado.
A produtividade no trabalho está diretamente ligada a boa utilização do tempo aliada ao uso correto e eficiente de todos os recursos que a empresa dispõe, inclusive a mão de obra.
Geralmente, as empresas buscam maneiras de atingir melhores resultados na produtividade dos funcionários, mas saiba que, para isso, é muito importante ter controle sobre o que eles estão produzindo.
Vamos entender um pouco sobre este assunto?
Será mesmo que a produtividade é, de fato, tão essencial?
Já é sabido que num ambiente de trabalho o que mais se quer é ter muita produtividade e que cada funcionário dê o melhor de si na função que exerce.
Mas será que adianta produzir tanto assim se o nível de qualidade não satisfaz? Será que com a qualidade comprometida a concorrência irá conseguir sair à frente, já que encontrou espaço para isso?
Provavelmente, as respostas para estas perguntas são "SIM"! Mas, se utilizada corretamente, a produtividade proporciona inúmeras vantagens para a empresa, inclusive a redução dos custos de operação.
Ela também proporciona o uso consciente de todos os recursos visando atingir o padrão de qualidade. Aumenta o diferencial competitivo e ainda contribui para que a empresa avance no setor em que atua.
Porém, é fundamental entender que a produtividade não pode ser focada somente na redução do tempo. Os gestores de cada setor precisam acompanhar de perto os resultados e o desempenho de cada funcionário da sua equipe.
Isso porque, cada um tem um ritmo de trabalho e demanda um tempo diferente do outro para concluir uma tarefa com sucesso. Portanto, é importante fazer uma gestão que busque aumentar a produtividade sem causar desgastes.
Produtividade na empresa: ter controle da execução é fundamental?
Não tem outro jeito. Se a empresa visa aumentar o faturamento e expandir seus negócios terá de ter muito mais produtividade. E, para isso, a regra é clara: é essencial controlar desde as atividades até o fluxo de trabalho da equipe.
Se o gestor conseguir ter esse controle, certamente, irá conseguir identificar todos os obstáculos que travam a produção e também os pontos positivos para serem estimulados.
Diante disso, torna-se imprescindível acompanhar o dia a dia da equipe elaborando um controle geral da jornada de trabalho visando sempre melhorar o rendimento do negócio.
Ambiente de trabalho: como deve ser feito o controle da produtividade?
Primeiramente, defina quais indicadores serão acompanhados e qual será a periodicidade (semanal, mensal, quinzenal…) conforme as especificações do seu negócio.
Feito isso, tenha em mente três indicadores fundamentais para avaliar tanto o desempenho das pessoas quanto os processos e protocolos da empresa. Sem eles definidos, será muito complicado controlar a produtividade.
Produzir mais deve ser o foco desde que esteja alinhada com a qualidade do produto. Afinal, do que adianta ter mais produtividade se a qualidade estiver comprometida.
Por isso, já tenha definido quais são os parâmetros de qualidade, quantidade e tempo para executar tarefas e produzir os produtos. Em seguida, informe os indicadores que foram escolhidos a fim de que todos saibam qual será o padrão a ser seguido.
Tempo das tarefas executadas
Busque contabilizar a quantidade de produção em um determinado período a fim de que você possa medir a produtividade no trabalho. Esse tempo de execução vai indicar qual é a capacidade que se tem.
Quer um exemplo? Imagine que haverá um processo de seleção na empresa. Quanto tempo será utilizado para entrevistar cada candidato?
Esse indicador vai evidenciar como está o protocolo de processo seletivo na empresa. Será que ele precisa ser mais moderno e eficiente?
Metas para serem alcançadas
Os colaboradores já sabem quais as metas que a empresa deseja alcançar? Saiba que isso é importante para que a equipe sinta-se motivada em fazer parte de um processo rumo ao objetivo a ser atingido.
Mas é preciso ter bom senso e não abusar ao estipular essas metas tornando-as inatingíveis. Portanto, é preciso que as metas sejam claras, possíveis de serem mensuradas e realistas, sem ilusões.
Com os indicadores de desempenho definidos, já é possível analisar os resultados encontrados e definir padrões para a produtividade.
Produtividade no trabalho: saiba favorecê-la e crie um ambiente propício
Agora já deve estar mais claro para você a importância de ter o controle sobre a produtividade no trabalho. Então, é hora de entender como criar um ambiente que propicie todo esse rendimento.
E uma das condições é investir em tecnologia para não perder tempo de trabalho. Atualmente, é essencial ter em mãos ferramentas que aperfeiçoem as tarefas garantindo que elas serão feitas de modo ágil e seguro.
Também é válido substituir as atividades de repetição pela automação do setor. Por exemplo, a área de Recursos Humanos pode garantir que as atividades serão feitas de modo mais ágil usando softwares e aplicativos.
Outra condição importante é fazer o controle da jornada de trabalho de cada colaborador. Isso vai garantir que cada funcionário cumpra os horários combinados garantindo, assim, a produtividade no trabalho de toda equipe.
Lembre-se de utilizar ferramentas que auxiliem no controle de produtividade. Afinal, saber o que está sendo feito e em quanto tempo está sendo feito é uma das maneiras eficientes de mensurar o trabalho.
Que tal adotar gerenciadores de tarefas para controlar e medir as horas utilizadas para desempenhar cada atividade? Analise se as planilhas são boas ferramentas para isso ou busque soluções mais ágeis.
As reuniões periódicas também são importantes, além de ser uma boa metodologia para aumentar a produtividade no trabalho, já que serão dadas desde recomendações, feedbacks, orientações e informações importantes.
Além disso, as reuniões também são oportunidades nas quais se pode esclarecer dúvidas e alinhar metas e expectativas, melhorando a comunicação interna a fim de deixar os processos bem mais ágeis e eficazes.
Viu como é importante ter controle sobre a produtividade dos colaboradores? Gostou deste artigo?
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