Melhorar a eficiência dos processos de um cartório requer uma compreensão completa dos fluxos que compõem as atividades de rotina da serventia.
Assim, criar um fluxograma dos processos do negócio é recomendado para otimizar sua operação e obter melhores resultados. Além disso, a produtividade é diretamente proporcional à eficiência dos processos utilizados.
Com isso, estabelecer o melhor fluxo de atividades sequenciais que são executadas para atingir cada objetivo pode aprimorar muito a entrega de valor, a excelência, o atendimento e as operações da serventia.
Continue a leitura para compreender melhor o que é o fluxograma dos processos de um cartório e para conhecer dicas para criar essa representação que ajudará a melhorar a rotina da serventia.
O que é um fluxograma de processos?
Um fluxograma é uma representação das etapas separadas de um processo em ordem sequencial e das decisões necessárias para tal processo funcionar e levar ao resultado esperado.
Trata-se de uma ferramenta que pode ser adaptada para uma ampla variedade de propósitos e que pode ser usada para descrever vários processos de um cartório. Por meio dela, cada etapa é indicada por uma forma. E essas formas são conectadas por linhas e setas para mostrar o movimento e a direção do processo.
Por que criar um fluxograma dos processos de um cartório?
Quando se trata de controlar todos os detalhes da rotina da serventia, essa tarefa pode se mostrar desafiadora se não forem aplicadas metodologias e ferramentas para auxiliar.
No que tange à organização e visualização dos processos de um cartório, pode-se utilizar fluxogramas de processos.
Além disso, eles podem ser utilizados para que o gestor obtenha uma compreensão de cima para baixo de como um processo funciona, em quais etapas ele consiste, quais eventos mudam os resultados e assim por diante, de modo a se moldar melhor as tarefas e os fluxos da rotina da serventia.
Tais fluxogramas podem, ainda, ser utilizados também para:
Treinar novos membros da equipe;
Sistematizar e documentar novos procedimentos;
Ajudar a identificar atividades sem valor agregado;
Garantir homogeneidade na qualidade do atendimento;
Adotar programas e ferramentas voltados à qualidade e a certificações, afinal, essa é uma das ferramentas básicas da qualidade total.
Quais são os benefícios de ter o fluxograma dos processos do seu cartório?
Há diversas vantagens de se desenvolver o mapeamento dos processos de um cartório e de como ocorrem os seus fluxos na rotina da serventia.
Essas vantagens podem incluir:
Padronização dos processos
A rotina de um cartório é formada por uma grande malha de atividades conectadas e dependentes umas das outras. Entretanto, quando não se tem um padrão operacional, podem ocorrer erros, desperdícios, atrasos e inconsistências na qualidade do serviço prestado.
Já ao criar um fluxograma dos processos de um cartório, todas as partes interessadas saberão como atingir os objetivos de negócios pretendidos, executando o processo a partir de um padrão estabelecido, claro e compreensível.
Mais assertividade na delegação de tarefas
Atribuir tarefas apropriadas e de maneira balanceada torna-se fácil com os fluxogramas de processos.
A responsabilidade dos funcionários também melhora à medida que cada profissional passa a ter clareza sobre o papel que desempenha em cada processo para o atingimento dos resultados determinados.
Melhoria dos processos
Ao identificar como se dá o processo, é possível perceber etapas ausentes, gargalos ou tarefas desnecessárias e sem geração de valor que estão prejudicando o processo e os resultados da serventia.
Assim, com uma visão clara, fica mais simples, ágil e assertivo obter melhorias contínuas no funcionamento da rotina do cartório.
Procedimentos operacionais definidos para assegurar qualidade
Os fluxogramas dos processos de um cartório ajudam a se alcançar um melhor controle de qualidade, de capacitação da equipe e de execução das atividades da serventia.
Como criar um fluxograma dos processos de um cartório e contar com esses benefícios?
A seguir, confira alguns dos passos básicos para estabelecer fluxogramas que representem as rotinas e os processos de um cartório.
1. Identifique as tarefas associadas aos processos
Em uma perspectiva mais ampla, o gestor pode acreditar que criar o fluxograma é algo simples e direto.
Entretanto, se não for ele o responsável por tais atividades diariamente e se essas forem integradas a outras, será importante consultar todos os profissionais que fazem parte do processo em questão, garantindo que tudo seja delineado de maneira realmente assertiva e em detalhes.
Isso inclui levantar as etapas exatas, as variáveis e os eventos que podem fazer com que o processo se desvie, e, também, quem é o responsável por cada passo ao longo do caminho.
2. Verifique novamente o processo
O fluxograma deve ter precisão. Por isso, é indicado reunir e apresentar aos profissionais da equipe uma versão inicial do mapeamento para garantir que as informações sejam corretas.
Este pode ser um momento propício também para obter insights que ajudem na estruturação do melhor padrão para as tarefas que compõem a rotina da serventia.
3. Crie o fluxograma
Com o levantamento de tudo o que diz respeito ao desenho do processo, é hora de, de fato, criar o fluxograma.
Para isso, você pode utilizar os símbolos básicos associados a esse tipo de representação, incluindo:
Retângulo: ação realizada por um funcionário;
Paralelogramo: entrada e saída de informações;
Oval: início e fim de um processo;
Diamante: decisão ou aprovação;
Seta: fluxo da sequência, a conexão entre várias etapas.
4. Tenha o suporte de uma tecnologia
Uma tecnologia especializada pode facilitar tanto o desenho do fluxograma em si quanto o acompanhamento se o padrão estabelecido para os processos de um cartório está realmente sendo posto em prática pela equipe.
Sabemos que a rotina de um cartório é complexa, formada por diversas tarefas que exigem precisão, rapidez e eficiência.
Isso torna ainda maiores os benefícios de obter apoio de uma tecnologia que ajude no controle das atividades e de sua padronização, no acompanhamento dos pedidos que entram todos os dias na serventia e de seu andamento e que contribuirá para que seu cartório conquiste excelência na gestão e maior qualidade no atendimento ao cliente.
Para saber mais sobre esse tipo de tecnologia para mapear, controlar e melhorar os processos do cartório, conheça o Alkaflow, solução da Alkasoft que vai revolucionar a gestão da sua serventia.
9 de novembro de 2021 /0 Comentários/por Alkasoft
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