Legislação arquivística - Central de Favoritos
A iniciativa de promover o intercâmbio permanente entre os arquivos públicos e privados do país, objetivando a modernização e a integração sistêmica das atividades e dos serviços arquivísticos, motivou a orientação do Sistema Nacional de Arquivos – SINAR, em 1978, não obstante os esforços realizados no sentido de estimular a adoção de políticas que assegurassem a preservação do patrimônio documental em decorrência da implementação do sistema foi bastante prejudicada em decorrência da concepção estreita que norteou o Governo Feral, à época, com relação à problemática arquivística.
A promulgação da Lei n.º 8159/91 retorna a questão da Política Nacional de Arquivos, reconhecendo e legitimando a necessidade de um Sistema que promova a efetiva integração sistêmica dos arquivos públicos e privados nos moldes legais e tecnicamente corretos, visando à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos de arquivo.
1. LEI N.º 8.159, DE 08 DE JANEIRO DE 1991.
Essa Lei concerne à definição da política nacional de arquivos públicos e privados e regulamenta sua atuação nas diversas esferas do Poder Público quanto nas instituições privadas. E estabelece uma série de Decretos e Resoluções que vem a especificar e regulamentar diversos artigos e dispositivos aqui inseridos. São esses os Decretos:
– Decreto n.º 1.173, de 29 de junho de 1994.
– Decreto n.º 1.461, de 25 de abril de 1995.
– Decreto n.º 1.799, de 30 de janeiro de 1996.
– Decreto n.º 2.134, de 24 de janeiro de 1997.
– Decreto n.º 2.182, de 20 de março de 1997.
O Decreto n.º 2.134 é de fundamental importância, pois regulamenta o art. 23 da Lei n.º 8.159/91, que dispõe sobre a categoria dos documentos públicos sigilosos e o acesso a eles, e dá outras providências.
– Resolução n.º 1, de 18 de outubro de 1995.
– Resolução n.º 2, de 18 de outubro de 1995.
– Resolução n.º 3, de 26 de dezembro de 1995.
– Resolução n.º 4, de 28 de março de 1996.
– Resolução n.º 5, de 30 de setembro de 1996
– Resolução n.º 6, de 15 de maio de 1997.
– Resolução n.º 7, de 20 de maio de 1997.
– Resolução n.º 8, de 20 de maio de 1997.
No que se refere às Resoluções pode-se dizer que a Resolução n.º 4 é a que mais os arquivistas se atém.
Antes de existir a Lei n.º 8.159/91, a classificação dos documentos no Brasil eram feitas segundo o critério de documentos administrativos e/ou históricos, ou seja, os documentos até então não passavam de uma "massa documental". Com a regulamentação da "Teoria das Três Idades", os documentos passaram a ter outra forma de tratamento. Tratamento esse que caracterizou uma fase tão importante no ciclo vital dos documentos. Fase essa chamada de corrente, ou seja, a gestão de documentos. Referentes a aqueles administrativos. Portanto o tratamento documental no Brasil fica regulamentado e classifica-se em: Corrente, Intermediário e Permanente. Quanto a eliminação dos documentos é segundo a Lei somente permitido pela esfera pública se autorizada pela respectiva esfera de competência, da instituição arquivística pública.
É atribuído nessa Lei a competência da administração da documentação pública ou de caráter público às instituições arquivísticas federais, estaduais, do DF e municipais. Á cada Poder é dado a função de gestão, recolhimento, preservação e possibilidade de facultar o acesso aos documentos sob sua guarda.
O direito de pleno acesso aos documentos públicos foi revogada pela LEI Nº 12.527, DE 18 DE NOVEMBRO DE 2011, que passou a regular o acesso a informação. É estabelecido prazos máximos para acesso a documentos sigilosos. Sendo atribuídas responsabilidades penal, civil e administrativa pela destruição de documentos de valor permanente ou de interesse público e social.
Um exemplo da vital importância dessa Lei está no fato de ser ela quem cria o CONARQ – Conselho Nacional de Arquivos, órgão vinculado ao Arquivo Nacional, que definirá a política nacional de arquivos, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos – SINAR. Esse Conselho será presidido pelo Diretor – Geral do Arquivo Nacional e integrado por representantes de instituições arquivísticas e acadêmicas, públicas e privadas.
2. RESOLUÇÃO N.º 1, DE 18 DE OUTUBRO DE 1995.
"Dispõe sobre a necessidade da adoção de planos e/ou códigos de classificação de documentos nos arquivos correntes."
Foi delegado ao Poder Público a questão da eficácia administrativa do gerenciamento das informações onde a gestão documental será preservada baseada nos métodos de classificação que atuam na fase corrente. Preparando os conjuntos documentais para o recolhimento para a fase intermediária.
3. RESOLUÇÃO N.º 2, DE 18 DE OUTUBRO DE 1995.
"Dispõe sobre as medidas a serem observadas na transferência ou no recolhimento de acervos documentais para instituições arquivísticas públicas."
O SINAR é o órgão onde se encontra todas a informações sobre como fazer o recolhimento ou transferência de acervos arquivísticos quando terminados sua finalidade nos arquivos correntes.
Para a execução do transporte os documentos deverão estar devidamente organizados, higienizados, avaliados, acondicionados visando a identificação e o controle dos mesmos.
4. RESOLUÇÃO N.º 3, DE 26 DE DEZEMBRO DE 1995.
"Dispõe sobre o Programa de Assistência Técnica do Concelho Nacional de Arquivos".
Com o CONARQ responsável pela orientação normativa quanto à gestão documental, o instímulo ao inter-relacionamento entre os arquivos públicos e privados e a modernização dos mesmos e a aplicação de metodologias adequadas no campo da Arquivologia, foi vista a necessidade da criação de um programa que assistisse a implantação dessas responsabilidades.
O Programa de Assistência Técnica do Concelho Nacional de Arquivos tem como objetivo a padronização das atividades arquivísticas, modernizando os serviços, trazendo agilidade e racionalização dos recursos humanos preservando o patrimônio arquivístico do país; a democratização da informação trazendo uma conscientização da função social dos arquivos como instrumento histórico, científico e cultural.
5. RESOLUÇÃO N.º 4, DE 28 DE MARÇO DE 1996.
"Dispõe sobre o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública."
Levando em consideração que o acumulo da massa documental é um retrocesso da agilidade da obtenção da informação o presidente do CONARQ dentro de suas atribuições e baseado na Resolução 1º (adoção de um Plano de Classificação para arquivos correntes) resolve aprovar medidas e definir funções.
Para os Arquivos Públicos foi aprovado, para as Atividades-Meio, o Código de Classificação da Administração Pública que serve como modelo. Também foi atribuído que as entidades poderão adaptar esse Código de Classificação de acordo com a decorrência de suas atividades, estipulando mudanças nos prazos de guarda, de destinação (eliminação ou guarda permanente), inserção de novas classes, subclasses e assim por diante.
Classificação, Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivos Relativos às Atividade – Meio da Administração Pública.
A Política Nacional de Arquivos, de acordo com os princípios teóricos da moderna Arquivologia, compreende a definição e a noção de um conjunto de normas e procedimentos técnicos e administrativos para disciplinar as atividades relativas ao serviços arquivísticos da administração pública, trazendo, por conseqüência, a melhoria dos arquivos públicos. A implantação dessa política inclui necessariamente o processo de restauração da própria administração pública.
No entanto, com essa modernização, pressupõem novas formas de relacionamento entra máquina administrativa governamental e seu arquivos, como condição imprescindível para que estes últimos sirvam como instrumento de apoio à organização do estado e da sociedade.
O controle sobre a produção documental e a racionalização de seu fluxo, atreves da aplicação de modernas técnicas e recursos tecnológicos, são objetivos de um programa de gestão de documentos, que levará à melhoria dos serviços arquivísticos, reganhando, com isso, a função social que os arquivos devem Ter, aumentando-lhes a eficácia garantindo o cumprimento dos direitos de cidadania e sendo, para o próprio Estado suporte para as decisões políticos-administrativas.
Contudo, o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: atividades meio e a tabela básica de temporalidade e destinação de documentos de arquivos relativos às atividades meio da Administração Pública foram elaborados por técnicos do Arquivo Nacional, da antiga Secretaria de Administração Federal e do Ministério do Planejamento e Orçamento e constituem elementos essenciais à organização do arquivos correntes e intermediários, permitindo o acesso aos documentos através da racionalização e controlo eficazes das informações neles contidas.
É importante focar que, a utilização desses instrumentos (Tabela de Temporalidade e Destinação), alem de possibilitar o controle e a rápida recuperação de informações, orientará as atividades de racionalização da produção e fluxo documentais, avaliação e destinação dos documentos produzidos e recebidos, aumentando a eficácia dos serviços arquivísticos da administração pública em todas as esferas.
5.1 Código de Classificação de Documentos de Arquivo
É o principal instrumento para a classificação dos documento no Arquivo Corrente ou na massa documental. A ordem estabelecida é baseada no agrupamento de documentos de um mesmo tema, com a preocupação de agilizar o recolhimento, transferência e o acesso ao documento.
Para a administração pública federal o modo de classificação adotado foi o Método de Classificação Decimal (técnica de Melvil Dewey). As dez principias são representadas por números inteiros com três algarismos: Classe 100; Classe 200; Classe 300; Classe 400; Classe 500; Classe 600; Classe 700; Classe 800; Classe 900.
Essas classes podem ser divididas em subclasses, que podem ser divididas em grupo, que podem ser divididas em subgrupos. Os números sempre estarão se submetendo a uma subordinação ao anterior. Vejamos:
Subclasse 010
Subgrupo 012.11
Neste modelo de Plano de Classificação as classes de 000 e 900 já vem rotuladas com seus respectivos assuntos: Administração Geral e Assuntos Diversos. Mesmo com essas definições essas duas classes poderão sofrer alterações no seu contexto de subclasses, grupos e subgrupos. Alterações que poderão acrescentar ou reduzir seu volume de informação. Essas duas classes já foram incluídas no modelo Plano de Classificação porque segundo seus elaboradores essas são duas classes comuns a toda Atividades-Meio de uma organização. O restante das classes fica aberto para o uso de acordo com as atividades documentais executadas pela organização.
5.1.1 Aplicação do Código de Classificação de Documentos de Arquivo
A classificação faz parte do importante processo de Gestão Documental de Arquivos, pois a classificação faz parte da eficiência, do controle e da agilidade no gerenciamento das informações.
Duas etapas caracterizam a aplicação do Código de Classificação: Classificação e Arquivamento.
Primeiramente, essa etapa deve ser realizada por servidores treinado e aptos. O processo de classificação é lento pois necessita da leitura de cada documento com o intuito de aplicar o código de classificação (ESTUDO). Quando a informação se refere a dois ou mais assuntos é usado um mecanismo, chamado Referência Cruzada, onde é usado uma folha de referência. Essa folha é colocada na pasta ou nas pastas onde a referência é menor e, consequentemente, o documento vai ocupar o lugar onde ele tem maior importância. A codificação é importante na classificação pois faz uma revisão dos códigos utilizados e sua confirmação é feita com o registro do código na primeira folha do documento.
Com a efetuação da classificação o documento, ele deve ser encaminhado para o seu destino: a tramitação ou despacho final. O arquivamento tem o objetivo de preservar a ordem estabelecida pelos códigos aplicados na fase de classificação (Princípio da Proveniência) visando o acelerar o arquivamento. Uma característica importante no processo de arquivamento é a preocupação com a utilização do espaço (hoje em dia praticamente todos os Arquivos sofrem com esse problema) por isso neste processo há a preocupação se existem réplicas ou documentos que falam do mesmo assunto, havendo isso, serão encaminhados para a eliminação.
5.2 Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo da Atividades-Meio da Administração Pública
Na necessidade de medidas que definam quais são as atitudes a serem tomadas com os documentos, em relação a preservação, destinação intermediária ou permanente de acordo com seu valor secundário representado para a sociedade, é necessário a elaboração de uma Tabela de Temporalidade.
a) Disposição da Tabela de Temporalidade
Sendo resultante de várias análises a Tabela de Temporalidade tem os objetivos de definir guarda, destinação e garantir o fácil e rápido acesso às informações. Em sua estrutura básica são encontrados os prazos de guarda na fase corrente e intermediária, e sua destinação final alem de observações para maior entendimento.
b) Elaboração da Tabela de Temporalidade
O Princípio das Três Idades é fundamental, pois ele rege toda a vida da informação, atendendo as necessidades da Tabela de Temporalidade. Para a determinação do caráter primário ou secundário é necessário a verificação se a informação tem caráter administrativo ou probatório/informativo, respectivamente. Em seguida vem a formação de uma Comissão Permanente de Avaliação. Essa Comissão levantará dados sobre as atividades desenvolvidas pela Administração Geral e suas subsidiárias afim de determinar o melhor período de tempo que documento dever permanecer em cada fase.
Depois de sua elaboração, a Tabela de Temporalidade é encaminhada para a instituição arquivística pública responsável pela área de situação do Arquivo requerente (onde será aprovada ou não), também há a necessidade de edição da mesma em Diário Oficial e é esperado 45 dias para possíveis manifestações. Depois desse processo e com a aprovação, a Tabela de Temporalidade, da empresa pública ou privada, será implantada com a orientação e acompanhamento de um Arquivista.
c) Aplicação da Tabela de Temporalidade
O usuário da Tabela de Temporalidade terá a sua disposição, na própria tabela, as orientações e explicações. A principal preocupação na aplicação da Tabela de Temporalidade é a verificação da organicidade estabelecida aos documentos de arquivo. Esse é a principal mudança que os Arquivos estão sofrendo hoje em dia.
A aplicação da Tabela de Temporalidade tem sido comprometida pois muitos Arquivos não têm profissionais com nível superior de Arquivologia, ou seja, o responsável, que não tem o curso, na maioria das vezes não é condizente com a utilização do Plano de Classificação e a aplicação da Tabela de Temporalidade, comprometendo a ênfase da Arquivologia: a organicidade.
A Tabela de Temporalidade é um modo de controlar o fluxo dos documentos em cada fase. Na fase corrente, o valor primário é o importante; na fase intermediária, o valor primário perde importância e é feita uma averiguação do seu valor secundário e é dado um prazo de precação (para possíveis pesquisas); em seguida é eliminado ou passa para a guarda permanente (quando constatado seu valor secundário). Baseado nesses princípios a Tabela de Temporalidade estipula o tempo que o documento deve permanecer na fase corrente e intermediária ou se será eliminado ou destinado à guarda permanente.
6. RESOLUÇÃO N.º 5, DE 30 DE SETEMBRO DE 1996.
"Dispõe sobre a publicação de editais para a eliminação de documentos nos Diários Oficiais da União, Distrito Federal e Municípios".
O presidente do Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ, no uso de suas atribuições resolve, que os órgãos e entidades integrantes do Poder Público deverão publicar nos Diários Oficiais, correspondente ao seu âmbito de atuação, os editais para a eliminação de documentos, decorrentes da aplicação de suas Tabelas de Temporalidade. Esses editais serão divulgados em outros veículos de divulgação local quando a administração pública local não publicá-lo em Diário Oficial. Alem disso deverão estipular um prazo de 30 a 45 dias para possíveis manifestações ou o requerimento das partes interessadas as suas expensas, o acesso a documentos ou cópias de peças de processos.
7. RESOLUÇÃO N.º 6, 15 DE MAIO DE 1997.
"Dispõe sobre as diretrizes quanto à terceirização de serviços arquivísticos públicos".
No uso de suas atribuições, o Presidente do CONARQ, estabelece diretrizes para a orientação dos órgãos públicos e entidades do Sistema Nacional de Arquivos – SINAR quanto a terceirização de serviços arquivísticos.
A primeira delas, estabelece que a gestão de documentos, compreende o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
A Segunda diretriz estabelece que as atividades de avaliação serão realizadas diretamente pelos órgãos e entidades do Poder Público, por ser atividade essencial da gestão de documentos, de responsabilidade de Comissões Permanentes de Avaliação, sendo proibida a eliminação de documentos sem prévia autorização da instituição arquivística pública de seu âmbito de atuação.
A terceira diretriz estabelece que a guarda dos documentos públicos é exclusiva do órgão e entidades do Poder Público, visando garantir o acesso e a democratização da informação, sem ônus, para a administração e para o cidadão.
A última diretriz estabelece que poderão ser contratados serviços para a execução de atividades técnicas auxiliares, desde que planejadas, supervisionadas e controladas por agentes públicos pertencentes aos órgãos e entidades produtoras e acumuladoras dos documentos.
8. RESOLUÇÃO N.º 7, DE 20 DE MAIO DE 1997.
"Dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Poder Público"
Foi estabelecido pelo Presidente do CONARQ que levando-se em consideração a Resolução n.º 5 deste Conselho e as recomendações contidas nos itens 3 e 4 da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo nos órgãos e entidades do Poder Público acorrerá após concluído o processo de avaliação conduzido pelas Comissões Permanentes de Avaliação, responsáveis pela elaboração de tabelas de temporalidade, e será efetivada quando cumpridas os procedimentos estabelecidos nesta resolução.
O registro dos documentos a serem eliminados deverá ser efetuado por meio de Listagem de Eliminação de Documentos. A primeira tem par finalidade de registrar informações pertinentes aos documentos a serem eliminados e se construirá basicamente dos seguintes itens:
I – Cabeçalho contendo a identificação do órgão ou entidade e da unidade/setor responsável pela eliminação, o título e número da listagem e o número da falha;
II – Quadro contendo os seguintes campos:
c) Datas-limite de cada conjunto documental citado na área anterior;
e) Observações complementares úteis ao esclarecimento das informações contidas nos demais campos, ou justificativa, quando se tratar de órgãos e entidades aos quais se refere o art. 5º desta resolução;
III – Rodapé contendo local e data, nome, cargo e assinatura do titular da unidade/setor responsável pela seleção, do Presidente da Comissão Permanente de Avaliação, bem como da autoridade a quem compete a autorização da eliminação no âmbito do órgão ou entidade.
O termo de eliminação de documentos tem por finalidade registra as informações relativas ao ato de eliminação, devendo conter:
I – Data de eliminação;
II – Indicação para os atos oficiais/legais que autorizam a eliminação e informação relativa à publicação em periódico oficial;
III – Nome do órgão ou entidade produtor/acumulador dos documentos eliminados;
IV – nome do órgão ou entidade responsável pela eliminação;
V – Referência aos conjuntos documentais eliminados especificados na Listagem de Eliminação de Documentos anexa ao termo;
VI – Datas-limites dos documentos eliminados;
VII – Quantificação/mensuração dos documentos eliminados;
VIII – Nome da unidade orgânica responsável pela a eliminação;
IX – Nome e assinatura do titular da unida orgânica responsável pela eliminação.
Os órgãos e entidades que porventura, não elaboraram sua Tabelas de Temporalidade e pretendem eliminar documentos, deverão constituir Comissões Permanentes de Avaliação, responsáveis pela análise dos documentos e pelo encaminhamento das propostas a instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência para a aprovação. Esses órgão e entidades deverão elaborar, alem da Listagem de Eliminação de Documentos e do Termo de Eliminação de Documentos, o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos que deve conter as seguintes informações:
I – Cabeçalho:
II – Desenvolvimento do assunto tratado contendo:
d) Referencia aos conjuntos documentais a serem eliminados, com as datas limites correspondentes;
e) Prazo para a efetivação da eliminação, que deverá situar-se entre 30 e 45 dias subsequentes à publicação do edital;
III – Enceramento:
b) Nome, cargo e assinatura da autoridade citada no art. 5, parágrafo único, item 2, alínea "a" desta resolução;
A eliminação de documentos públicos será realizada por meio de fragmentação manual ou mecânica, com supervisão de servidor autorizado. Os procedimentos a serem observados com relação a eliminação de documentos estão indicados a seguir na forma dos anexos 1, 2 e 3 desta resolução.
A legislação arquivística é o maior avanço da Arquivologia. Essa legislação traz para a Arquivologia o verdadeiro conceito de organicidade. Muitas instituições ainda não aplicaram a legislação devidamente em seu arquivos.
Isso acontece porque, em muitos arquivos, seus repensáveis não são arquivistas. A falta de responsáveis arquivistas tem comprometido, na maioria do casos, a execução da legislação arquivística do arquivo.
A legislação é muito importante pois ela surgiu da necessidade que os profissionais arquivistas se depararam nos arquivos. Ela vem dando a solução ou a melhor forma de resolução dos problemas cotidianos do arquivo.
Como já foi dito em sala de aula, muitos arquivos separam sua documentação em arquivos expedidos e recebidos, comprometendo a questão da gestão documental. Essas instituições têm que se atualizar. A legislação arquivística conceitua modelos que auxiliam na organicidade do arquivo.
Para a execução do trabalho pensamos na elaboração deste trabalho em duas fases, antes da legislação e depois. Com o desenvolvimento do trabalho, vimos que vários arquivos ainda não adotaram os novos métodos pregados pela legislação. Mesmo com todas essas leis e decretos, a atualidade arquivística está comprometida pela falta de profissionais competentes. Portanto, fica muito difícil dividir a atividade arquivística antes e depois da legislação.
É lógico que existe o lado positivo disso tudo. O Arquivo Central da EMBRAPA (Empresa Brasileira de Pesquisas Agropecuárias) é um grande exemplo de organicidade e agilidade da informação. Com uma base de dados é feita a pesquisa da localização dos documentos no acervo (que está de acordo com o Plano de Classificação elaborado pela própria empresa, em conformidade com o estipulado pela Resolução n.º 4). Na própria base de dados é feita a impressão dos formulários de empréstimos ou reprodução.
Existe um ponto que, praticamente, todos os arquivos estão "engatinhando": o caráter de pesquisa do arquivo intermediário ou permanente. As instituições não possuem locais apropriados para a pesquisa e também não incentivam os possíveis pesquisadores a executar tal tarefa.
Para que a pesquisa em acervos arquivísticos ganhe força, é necessário que a legislação arquivística seja aplicada e executada e, como conseqüência, estará preservando a organicidade e a conservação dos documentos.