COMO OTIMIZAR AS ATIVIDADES EM SEU CONSULTÓRIO - PDF
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Fábio Ventura Corte-Real
1 GUIA DEFINITIVO DE COMO OTIMIZAR AS ATIVIDADES EM SEU CONSULTÓRIO 10 DICAS DE COMO ORGANIZAR O DIA A DIA DE SEU CONSULTÓRIO
2 INTRODUÇÃO O dia a dia de clínicas e consultórios, se não for organizado, pode virar um grande caos. São diversas tarefas que tomam o tempo de secretárias e médicos, desde o agendamento de pacientes até o controle financeiro, cada tarefa precisa ser pensada, planejada e resolvida. Para administrar o tempo de maneira prática, eficaz e sem burocracia, é necessário lidar com os chamados pelos especialistas de inimigos do tempo. Eles atrapalham a concentração e tiram o foco das tarefas. A primeira coisa a se fazer, é uma lista com as principais tarefas. Fazendo isso conseguimos transformar essas atividades em hábitos, e assim a organização acontece sem esforço e de maneira natural. Nesse incrível E-Book que a Medsystem S/V preparou para você, iremos mostrar que o que parece ser difícil, na verdade pode ser facilitado com algumas ferramentas simples, contando especialmente com o avanço da tecnologia. Conheça a seguir essas 10 valiosas dicas de como organizar o dia a dia de sua clínica / consultório. Obrigado e boa leitura!
4 01 FORME UMA BOA EQUIPE Um ponto fundamental quando se trata da gestão de qualquer negócio é assegurar que sua equipe está afinada e preparada para recepcionar os pacientes e cuidar de todas as outras demandas do consultório. Assim, dê atenção especial à sua equipe de recepcionistas, secretárias, atendentes e demais auxiliares. Eles serão responsáveis pelo primeiro contato com seus pacientes e deverão demonstrar simpatia, educação, agilidade e capacidade de resolver os problemas que surgirem sem a necessidade da intervenção do médico. Por isso, dedique tempo e atenção promovendo um bom treinamento e passando todos os valores que você considera essenciais na sua clínica. A tarefa é trabalhosa, mas evita muitos problemas com a qualidade do serviço oferecido.
5 02 OTIMIZE O TEMPO DE SUA SECRETÁRIA Muitas vezes, tanto o médico quanto a secretária acumulam funções, e isso acaba gerando mais custos para a clinica. Ter um bom sistema de gestão facilita estar sempre no controle de sua clinica e ajuda otimizar o tempo de todos os envolvidos. Uma boa maneira de evitar faltas e baixa produtividade é criar o hábito de confirmar com seus pacientes as consultas do dia seguinte. Muitos se esquecem do horário agendado e acabam não comparecendo para a consulta, o que prejudica a rotina de trabalho do profissional. Essa confirmação pode ser feita de diversas maneiras, porem o meio de comunicação mais comum entre consultórios e pacientes ainda é por telefone ou sms. Com isso você economiza dinheiro, não perde tempo e aproveita melhor o seu dia. Quando você cria o hábito de entrar em contato com o paciente no dia
6 anterior, você o ajuda a se lembrar do seu agendamento, e pode reorganizar sua agenda com base nos horários que forem desmarcados, abrindo espaço para consultas de urgência, por exemplo. COM ORGANIZAÇÃO E TEMPO, ACHA-SE O SEGREDO DE FAZER TUDO E BEM FEITO PITÁGORAS
7 03 APRENDA A CONTROLAR O TEMPO DE SUAS CONSULTAS Muitos médicos se atrasam porque os pacientes podem demandar muito tempo e atenção, o que prolonga o tempo de consulta. Como os atendimentos em consultório são, geralmente, eletivos (ou seja, que não apresentam nenhum tipo de urgência), não existe necessidade de exceder o tempo da consulta. Encerrar a consulta com um paciente que já ultrapassou o tempo de atendimento, entretanto, é um cuidado que exige muita delicadeza e tato do profissional, para que essa interrupção seja realizada de maneira delicada e não ofensiva para o paciente. Deixe claro que você não está ignorando a importância do tratamento, mas sim que precisa dar a mesma atenção a outros pacientes, que têm os mesmos direitos que ele. Dessa forma, as chances de deixar seu
8 paciente esperando por atendimento são menores, o que pode aumentar significativamente a satisfação da sua clientela. Apesar de todos esses cuidados, alguns atrasos podem ser inevitáveis. CONHECER O HOMEM ESTA É A BASE DE TODO O SUCESSO. CHARLES CHAPLIN
9 04 ESTABELEÇA UM INTERVALO DE SEGURANÇA ENTRE AS CONSULTAS Uma das falhas mais comuns na administração de agendas de consultórios e clínicas é a sobreposição de horários. Quando não se estabelece um intervalo de segurança entre as consultas, corre-se o risco de atrasar o atendimento. Isso aumenta a insatisfação e o tempo de espera dos pacientes na recepção. Para evitar esse problema, sempre marque suas consultas com pequenos intervalos de segurança entre elas. O período de 10 minutos é o ideal, para que você possa se organizar para receber um novo paciente na sua sala, após encerrar a consulta anterior. O tempo que esses intervalos vão "tomar" do seu dia útil, são irrelevantes perante um cenário de atrasos e pacientes insatisfeitos se existissem atrasos.
10 05 ORGANIZE TODOS OS DOCUMENTOS EM UM MESMO AMBIENTE Chega de gavetas, papeis e pastas. Hoje você já pode ter a disposição todos os cadastros da empresa em um único Software que oferece vários formatos de cadastros como: Anamnese, Paciente, Consultório Médico, Procedimento, Tabela de Preço, Convênio, Hospitais, sendo todos adaptáveis ao seu modelo de negócio e necessidade. Mas se sua clinica / consultório ainda utiliza documentos e prontuários de papel, então procure centralizar tudo em um único arquivo, de preferência separados por tipo de documento e ordem alfabética, para que os mesmos estejam com fácil acesso para localização na hora que o paciente chegar na recepção.
11 06 COMPRAS E ESTOQUE DE MATERIAIS Quem já ficou sem algum material antes de um tratamento sabe como isso é ruim. Para que isso não aconteça, faça um lista (checklist) com uma quantidade mínima de materiais ex: 5 caixas de luva. E peça para sua secretária revisar seus materiais a cada 7 ou 15 dias. Assim você não corre o risco de ficar sem material.na rotina de compras, procure concentrar um único dia do mês para receber visitas de representantes e fornecedores, pois essas visitas geralmente demandam um longo tempo do seu dia, e é preciso que você esteja preparado para isso. Faça um relatório de quantidade, prazo e necessidade. Essa visão geral permite que as compras sejam realizadas com maior lucro e eficiência, diminuindo as chamadas compras por impulso, assim é possível realizar negócios com vendedores que oferecem realmente bons preços.
12 07 USE OS DADOS A SEU FAVOR Você tem muitos dados em mãos, e às vezes, não sabe a oportunidade que está perdendo! Hoje em dia, dados de pessoas valem ouro num mercado tão competitivo, mesmo para médicos. Usando um sistema de gestão em sua clinica, você pode ter vários tipos de relatórios como a relação entre pacientes x sexo, média de idade dos pacientes, pacientes x cidade ou bairro onde morou, agenda x pacientes entre outros. E com todos esses dados organizados, você consegue planejar uma ação de marketing ou mesmo de época, como uma campanha de vacinação, ou até mesmo alertar sobre alguma condição especial. Com isso você cria uma espécie de fidelização entre paciente e clinica. É ter para aproveitar!
13 08 RECEITAS E FATURAMENTO Para ter um controle financeiro correto é preciso anotar todo o dinheiro que entra e sai de sua clínica, e manter as contas pessoais separadas das contas do consultório. Dessa maneira você consegue fazer o fluxo de caixa e saber quanto realmente está ganhando. Sua secretária pode anotar esses dados em um livro caixa, planilhas ou software. Já em relação ao faturamento, quando não se usa um sistema de gestão, todo mês é a mesma correria, gerar relatórios para os convênios, preencher formulários e ficar horas fechando as contas. Não perca mais tempo com tabelas. Hoje os softwares da Medsystem oferecem a construção e envio das tabelas como: AMB-TUSS/ TISS/ CID 0/ Brasindice/SIMPRO, e também ajudam na otimização do tempo e na erradicação de erros banais que passam despercebidos na
14 hora da pressa de fazer e enviar as tabelas, o que acaba gerando retrabalhos desnecessários. O software também permite enviar o faturamento para o convênio em formato XML, deixando tempo para que você faça as demais tarefas do dia. SABER QUANDO SE DEVE ESPERAR É O GRANDE SEGREDO DO SUCESSO. XAVIER MAISTRE
15 09 FIDELIZE SEU PACIENTE Todo mundo gosta de ser lembrado e de se sentir especial, Ligar para confirmar consultas é ótimo e se você já faz isso, parabéns! Porém, que tal uma alternativa ainda mais prática? Uma alternativa que, além de confirmar consultas, ainda mande mensagens para seus pacientes no dia de seu aniversário e para avisar sobre assuntos diversos por exemplo? Ter um bom Sistema de gestão pode te ajudar a estar sempre em contato com seu paciente e sair na frente de todos os seus concorrentes.
16 10 ESCOLHA UM BOM SOFTWARE PARA GESTÃO DE SUA CLINICA Agendas e prontuários de papel estão ficando cada vez mais ultrapassadas. Além de caminharem no sentido contrário das premissas de um mundo mais sustentável e equilibrado, elas dificultam sua capacidade de gestão. Chega de complicação! Conheça a Medsystem S/V, uma empresa sólida que atual á mais de 32 anos no mercado desenvolvendo softwares para as áreas da saúde, educação e Empresarial. O seu principal Software leva o nome da empresa, o Medsystem Web é o primeiro software médico desenvolvido no Brasil para gestão de clínicas e consultórios. A única solução voltada para cada especialidade médica. Com ele é possível gerenciar todas as rotinas administrativas, operacionais e financeiras, desde a gestão de Recepção,
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