Como obter sucesso com a Otimização e o controle do processo administrativo financeiro | Roma BC
@letesmann
Artigo: como obter sucesso com a otimização de processos
Ter um processo e as atividades administrativas e financeiras da empresa organizadas é uma conquista desejada por muitos. Já que assim, com mais tempo e organização, o foco do empresário poderá ficar direcionado para as estratégias de negócio.
O conhecimento dos fluxos de trabalho e a implantação de controles são fundamentais para que haja uma melhora significativa nas informações que apoiam a tomada de decisão. De nada adianta querer medir o desempenho do fluxo de caixa ou da sua DRE (demonstração do resultado do exercício) se você não tem informações confiáveis.
Neste artigo você terá acesso a alguns passos fundamentais que devem ser seguidos para obter a melhor performance no seu negócio.
Reunir-se com a equipe e preparar um diagnóstico é o ponta pé inicial para um bom controle do processo administrativo financeiro, você necessariamente precisa sentar-se ao lado de cada colaborador e conhecer os fluxos de trabalho.
Inicialmente as entrevistas são uma boa forma de você conhecer os fluxogramas, tenha em mente já as perguntas, por exemplo, no processo financeiro você precisa questionar: Como é feito o controle do contas a receber? E o processo de contas a pagar? O Fluxo de Caixa está sendo alimentado diariamente? Estão sendo feitas as conciliações bancárias? Os lançamentos financeiros são feitos de forma diária?
Não se engane achando que a sua empresa não tem um processo e por isso não é possível fazer um mapeamento, ele existe sim, mas pode estar funcionando de forma desordenada.
Liste as atividades, a frequência e os responsáveis
A lista de atividades é uma ferramenta simples, que pode ser alimentada pelo próprio colaborador, mas você deve ter cautela ao fazer a sua interpretação. Alguns colaboradores têm a tendência de parecer mais atarefados do que realmente são, é importantíssimo você validar a listagem porque muitas atividades não são necessárias ou estão duplicadas.
O ideal é que nesta listagem além da descrição das atividades apareça também a frequência, porque uma lista com 70 atividades pode se resumir em: 5 diárias, 10 semanais, 15 quinzenais, 30 mensais e 10 anuais. Neste exemplo você pode concluir que diariamente e semanalmente ele não está tão atarefado assim e poderia sim ter novas atribuições.
Além da frequência você deve identificar o responsável de cada atividade, muitas vezes os colaboradores desempenham atividades que poderiam ser direcionadas a alguém de cargo inferior, como um estagiário, o legal é que você também já está treinando uma nova pessoa para fazer aquilo.
As atividades são rotinas que suportam os controles, mas não formam um, por isso elas devem ser desempenhadas da melhor forma possível e de preferência devem estar descritas.
Desenhe os Fluxos de Trabalho
Os desenhos dos fluxogramas são importantíssimos, após as entrevistas e o preenchimento das listas de trabalho você já deve iniciá-los.
O desenho inicial será AS IS (situação atual), neste você irá desenhar o processo da forma que ele acontece com os gargalos e limitações que existem conforme o diagnóstico inicial.
Após a análise das entrevistas e do levantamento das atividades desempenhadas você já possui conhecimento suficiente para desenhar o TO BE (situação futura), aqui você irá descrever em forma de fluxograma o processo ideal, com as melhorias já aplicadas.
No caso do processo administrativo financeiro, por exemplo, ao analisar o AS IS seria que a empresa não faz diariamente o registro da movimentação do fluxo de caixa e o TO BE é que a empresa fará o registro diário da movimentação com a averiguação do saldo registrado com o saldo bancário.
Para desenhar o processo você deve ter em mente a estratégia do negócio, conhecer as suas regras, eliminar aquilo que não agrega valor, o que é redundante e desenvolver os respectivos padrões de trabalho.
Identifique os controles a serem implantados
Ao desenhar o TO BE dos fluxos de trabalho você já pode ir identificando os controles que devem mitigar o risco das atividades administrativo financeiras.
Eles são premissas identificadas ao longo do mapeamento que mitigam e reduzem a ocorrência de riscos na operação, eles devem ser implantados em atividades críticas, mensuráveis e testáveis.
Um exemplo que podemos trazer é o controle de alçadas, que é bem conhecido e aplicado em empresas que tem o processo financeiro já estabilizado, a empresa define a alçada de aprovação em operações bancárias, o controle existe para checar se o objetivo está sendo cumprido. A checagem de valor entre uma origem (documento de pagamento) e o seu destino (banco) e a checagem de dados (quantidades de pagamento) entre as origens (nota fiscal, fato gerador) e os destinos (banco) previne desvios ou ações imediatas, sendo relevante para o processo.
Mantenha a equipe alinhada e engajada
O alinhamento e o engajamento da equipe para implantação de mudanças em um processo, que sempre foi feito da mesma forma, são fundamentais.
Os colaboradores geralmente "tocam o barco", mas ao longo do processo podem mudar a forma estabelecida de trabalho por achar mais fácil fazer em um novo formato ou por não ter entendido como a atividade deve ser desempenhada. Você precisa estar atento, tenha reuniões de feedback, acompanhe o processo e estabeleça como ele deve ser feito, aponte inclusive os desvios para ele saiba o que não é permitido.
O engajamento é fundamental, se este profissional está designado a fazer as atividades em um novo formato, ele precisa acreditar que isto irá facilitar o seu dia a dia, caso ele não se convença disso fará de tudo para sabotar. Pense Nisso! Antes de implantar um novo processo você precisa engajar a sua equipe e ele precisa participar desta construção!
Contadora, Professora e Palestrante. Especialista e Mestre em Controladoria. Possui larga experiência em demonstrações financeiras, consolidação de empresas nacionais e internacionais, reporte à casa Matriz, auditoria e controladoria. Atuou por mais de 6 anos em empresas multinacionais, tais como Ernst & Young, Gerdau e Yara Brasil Fertilizantes, nas áreas de auditoria externa, contabilidade e financeira. Foi professora de graduação da UNISINOS e FACCAT. Atualmente é professora de pós-graduação em Universidades como UNIRITTER e FACCAT, nas áreas de contabilidade e controladoria. É autora de artigos científicos e capítulos de livros nas áreas de Responsabilidade Social e Controladoria. Atualmente é Diretora e Consultora da ROMABC, atuando como especialista em projetos relacionados à Processos e Auditoria Interna.