Não importa o tipo ou o tamanho de um negócio, para todos, tempo é dinheiro. E tempo, hoje em dia, é um recurso bastante escasso. As pessoas cada vez têm uma vida mais corrida, e a paciência para esperar vem reduzindo significativamente. Por isso, tanto o seu cliente quanto você precisam de agilidade na emissão de pedidos. Com certeza, se você puder prometer – e entregar – rapidez no atendimento, as suas chances de fechar um negócio aumentam consideravelmente.
Por isso, a emissão de pedidos não pode ser complicada e nem demorada. Se você ainda não tem um sistema de ERP, porque seu negócio é pequeno, pode usar uma planilha de Excel para agilizar o dia a dia da sua empresa. A planilha disponibilizada gratuitamente pela SIGE Cloud, disponível para download no final deste artigo, torna a emissão de um pedido fácil e muito rápida. Caso a sua empresa já seja um pouco maior, o convidamos a conhecer o Sige Lite, um sistema online e offline, totalmente gratuito.
Voltando à planilha, o sistema é baseado em um banco de dados pré-formatado. Nele, você terá todos os seus produtos cadastrados por códigos. Não será preciso escrever nomes longos ou complicados – especialmente se você trabalha com muitas categorias – e nem checar preços. Na hora de emitir o pedido – que é quando você ganha pontos em agilidade e dinheiro com o seu cliente -, o sistema vai puxar tudo automaticamente.
Na tela de emissão de pedidos, primeiro você vai precisar dos dados do cliente. Mas nada de digitar! Já cadastrado previamente, você vai precisar apenas dar um clique no campo correspondente e procurar pelo nome dele. Um outro clique e pronto: razão social, endereço, CNPJ e demais dados estão preenchidos em um segundo. Sem dificuldades e sem demora.
O segundo passo é cadastrar os produtos que farão parte desse pedido. E aí entram os códigos mencionados anteriormente. Você precisa digitar apenas alguns números e terá, automaticamente, o nome do produto e o valor unitário. A planilha, então, já realçará que o próximo campo a ser preenchido é a quantidade. Em seguida, você encontra um campo para colocar o desconto que será aplicado, se for o caso.
A planilha é programada para lhe mostrar sempre que você estiver esquecendo algo ou tiver alguma regra específica para determinado produto. Por exemplo: um dos seus produtos só pode ser vendido a partir de quatro unidades. Se um funcionário novo, por engano, colocar três unidades, o pedido não fecha e aparecerá na tela um aviso indicando que há essa restrição mínima.
Em relação a pedidos parcelados, você também pode deixar a planilha programada para lhe avisar caso o número máximo ou o valor mínimo das parcelas não estejam corretos. O objetivo é lhe entregar um sistema em que você vai precisar de um tempo no início para cadastrar clientes, produtos e regras, mas que vai agilizar muito a sua vida no momento de vender.