Livrar-se da papelada é uma missão que vai muito além da limpeza do escritório. Existem custos reais associados a processos feitos com base em papéis impressos, ao armazenamento, a materiais como toner, papel e, claro, os custos associados com o tempo e as oportunidades. Adicione a esta equação o crescente apelo dos funcionários pelo home-office e o "paperless office" surge como uma solução para tornar o trabalho simples e prático.
Digitalizar o fluxo de trabalho significa mais flexibilidade. Depois que as informações são desvinculadas dos inconvenientes formulários de papel, as empresas passam a ter mais liberdade para trabalhar de qualquer lugar e compartilhar informações com mais facilidade.
Mas qual a melhor forma de migrar documentos e processos importantes de uma mesa lotada de papéis para um ambiente virtual? Dropbox for Business e DocuSign dão conta do recado.
Aqui estão cinco dicas para fazer uma transação sem atritos do escritório tradicional para um paperless.
Guarde arquivos no Dropbox para ter acesso de qualquer lugar.
O primeiro passo é facilitar o acesso e compartilhamento dos documentos mais importantes. Ao centralizar seus documentos no Dropbox for Business, você os torna acessíveis de qualquer aparelho móvel, o que instantaneamente acelera seu trabalho.
Seja um acordo de não divulgação, um acordo de vendas ou uma carta de oferta, tudo começa com o armazenamento de arquivos no Dropbox. Tudo o que você mantém na ferramenta pode ser compartilhado com colegas ou clientes, o que abre muitas novas oportunidades. Tarefas que exigem colaboração entre funcionários, como revisão de documentos ou inputs em uma apresentação se tornam mais fluidos para toda a equipe.
Integre as contas Dropbox for Business e DocuSign
Este passo é tão simples que basta entrar com seu login e senha. A integração entre Dropbox for Business e o DocuSign permite que acesse e trabalhe em seus documentos de qualquer lugar a qualquer hora, usando qualquer dispositivo.
Trabalhe com DocuSign
Comece a assinar e enviar todos os seus documentos via DocuSign. Com isso você tem uma trilha de auditoria que te permite armazenar de forma segura os documentos completos em um único lugar. Com DocuSign, você pode:
Encaminhar documentos para outros assinarem;
Determinar a ordem de assinatura em casos de múltiplos signatários;
Incluir etiquetas para auxiliar os signatários a preencher campos como assinatura, data e outras informações;
Ter total visibilidade de seus documentos no fluxo de trabalho a qualquer momento;
Corrigir documentos durante o processo, enviar lembretes para destinatários e até anular a validade de um documento;
Definir templates compartilháveis com toda a empresa, acelerar processos e reduzir (ou até mesmo eliminar) informações faltantes.
Coloque sua equipe toda para trabalhar com DocuSign e Dropbpox
Gostou do ganho em produtividade? Então adicione outros membros da equipe para melhorar ainda mais os resultados.
Todos têm acesso aos mesmos documentos, assim não é mais necessário enviar e-mails com arquivos pesados;
Você pode definir permissões e aproveitar as vantagens dos controles administrativos;
Você pode ainda criar templates, armazenar arquivos com etiquetas, campos para preenchimento e encaminhamento de workflow;
Compartilhe as melhores práticas, economize tempo e garanta o compliance da sua empresa.
Otimize seu workflow conectando outros serviços hospedados na nuvem
Combinar o uso de Dropbox e DocuSign é apenas um exemplo de como as tarefas podem ser executadas com maior agilidade. Mas estas certamente não são as únicas soluções na nuvem usadas em sua empresa. Tanto o Dropbox quanto o DocuSign podem se integrar a serviços como Office 365 e Salesforce para ajudar você e sua equipe a serem ainda mais produtivos.