Entenda como fazer locação de computadores em sua empresa – Agasus – Locação de Equipamentos de TI
Cada vez mais, empresas de diversos segmentos e portes têm reconhecido as vantagens da locação de computadores quando comparada à compra tradicional de recursos para a disponibilização dos equipamentos necessários aos colaboradores.
No entanto, para isso, ainda na fase de negociações é fundamental que locador e locatário estabeleçam todas as condicionantes e termos específicos nos instrumentos jurídicos de modo organizado, a fim de que desentendimentos posteriores, caso ocorram, possam ser solucionados com total tranquilidade e sobriedade contratual.
Assim, a retenção do conhecimento pertinente à responsabilização de cada uma das partes para o cumprimento absoluto dos serviços de locação faz-se requisito imprescindível anteriormente à fase de negociação e celebração desses contratos.
Por isso, continue lendo este post e conheça as incumbências contratuais legalmente impostas a cada uma das partes.
Cuidados prévios à locação de computadores
Quaisquer que sejam os dispositivos eletrônicos a serem locados, empresas clientes devem estar atentas às reais necessidades em demanda nos setores ou no cenário empresarial como um todo. É assim porque, anteriormente à contratação, é importante que os gestores mapeiem com precisão quais aparatos precisam ser incorporados, por quanto tempo e por quais motivos.
Assim, como parte do próprio planejamento estratégico das empresas, as motivações de procura pelos serviços de locação de computadores precisam estar embasadas em reais demandas mensuráveis. O objetivo é que a produtividade e a lucratividade sejam alcançadas por meio desses recursos, conforme os objetivos preestabelecidos.
Em seguida, compreendido todo o cenário organizacional e as sutilizas necessárias à contratação, as pesquisas dedicadas deverão nortear as empresas interessadas nesses serviços sobre quais os fornecedores mais bem preparados no mercado. O custo-benefício precisa ser o ponto-chave nessa busca.
Feita essa identificação, é chegada a fase das negociações contratuais. Todavia, assim como em qualquer contrato de natureza cível, o ordenamento jurídico brasileiro impõe algumas obrigações gerais e específicas a cada uma das partes inclusas na constituição desse comando jurídico. Por isso, devem ser detidamente compreendidas.
Responsabilidades do fornecedor (locador)
Responsável pela concessão de serviços virtuais, como softwares e servidores, bem como pela entrega, manutenção e atualização de equipamentos eletrônicos, como computadores, roteadores, celulares, tablets e retroprojetores, os fornecedores devem garantir a satisfação absoluta de seus locatários dentro dos limites legais e contratuais. Entenda alguns deles a seguir.
Fornecimento do contrato de locação de computadores
Em razão da prestação desses serviços de modo contínuo, os fornecedores detêm modelos padronizados que são utilizados como a base na fase de negociação.
Em outras palavras, os contratos a serem firmados entre as partes já têm suas formatações e conteúdos básicos prefixados pelos fornecedores. No entanto, a finalização e a consequente assinatura das partes somente decorrem após a negociação e a definição dos parâmetros específicos de cada caso.
Geralmente, os prazos também já estão previamente definidos nesses contratos padrões, em virtude da maior praticidade e experiência de mercado dos fornecedores. No entanto, a depender do caso, algumas temporalidades podem ser redefinidas a fim de que descumprimentos contratuais sejam evitados ao máximo entre as partes.
Assim, por exemplo, certos contratos de locação incluem serviços de notificação às empresas clientes sobre os prazos de expiração dos equipamentos com antecedência de 90 a 120 dias para que eventuais esquecimentos não ensejem multas aos locatários.
Controle de entrega dos itens alocados
Celebrado o contrato de locação e o SLA (Service Level Agreement), os fornecedores enviam todo o maquinário alocado e/ou concedem o acesso aos serviços virtuais aos contratantes, sendo obrigatória a entrega, em conjunto, do boletim técnico e da nota fiscal.
Com o intuito de facilitar o controle de recebimento pelo locatário, geralmente, os locadores disponibilizam alguma forma de sistema on-line de gerenciamento de estoque. Dessa forma, as empresas clientes são capazes de verificar o que já foi solicitado e requerer novos maquinários com agilidade e muita praticidade.
Os prazos contratuais de locação podem vigorar a curto prazo (entre um dia e 12 meses) ou a longo prazo (entre 12 e 36 meses). Independentemente do tempo a ser contratado, os locatários são munidos com todo o suporte técnico especializado para a manutenção e a atualização (realizada a cada 12 meses) desses dispositivos eletrônicos.
Em caso de sinistro, como roubo ou furto, alguns locadores incluem serviços de seguro, incorporados aos contratos de locação. Nesses casos, as empresas clientes somente precisam notificá-los para que novos maquinários sejam entregues a tempo e modo, sem prejuízos aos negócios.
Responsabilidades da empresa cliente (locatário)
Os locatários, como parte integrante dos contratos, também estão incumbidos de certas obrigações a fim de que os serviços de locação sejam executados de modo previsível e satisfatório.
Além da importância de se manter uma comunicação direta e transparente em relação a eventuais variações externas ao contrato, outros aspectos devem ser pontualmente cumpridos.
Provimento de local adequado para o uso dos equipamentos
Mais do que garantir o bom uso pelos colaboradores de computadores e demais dispositivos eletrônicos alocados, é de responsabilidade das empresas clientes o provimento de ambientes propícios para a sua utilização.
Por isso, tais locais precisam ser espaçosos o suficiente para o recebimento dos equipamentos, bem como devem ser constantemente higienizados e ventilados, a fim de que fatores externos não interfiram na capacidade máxima dos hardwares instalados.
Os locatários são responsáveis pelo pagamento integral, dentro dos prazos previamente acordados, dos serviços contratados. Isso evita que multas e taxas sejam acrescidas ao montante total devido, o que implicaria gastos desnecessários para as empresas contratantes.
Um detalhe importante: em situações de superveniência de fato excepcional e imprevisível, geralmente, tais instrumentos jurídicos preveem disposições específicas quanto a valores, prazos e desonerações.
Por isso, embora seja de responsabilidade dos fornecedores a estipulação desses termos, é bastante razoável que as empresas clientes estejam atentas, ainda na fase de negociações, sobre a existência e o conteúdo dessas cláusulas. Isso garante a resolução de aspectos supervenientes e imprevisíveis aos contratos celebrados.
Distribuição dos dispositivos eletrônicos entre os colaboradores
A despeito de os fornecedores serem responsáveis pela entrega e manutenção dos equipamentos, é importante que haja gestores das empresas locadoras realizando uma relação dedicada dos colaboradores e dos computadores e dispositivos aos quais terão acesso.
Além de garantir organização mais técnica desses recursos dentro dos ambientes laborativos, a medida também permite que os colaboradores sejam individualmente responsabilizados pelo bom uso desses equipamentos.
Portanto, assim como qualquer serviço outsourcing, a locação de computadores condiciona-se a cuidados prévios à celebração contratual, como o mapeamento das necessidades de suporte extra de recursos eletrônicos nas empresas e a pesquisa dedicada sobre bons fornecedores no mercado.
Assim, identificado o locatário a ser contratado, o contrato de locação e o SLA serão firmados entre as partes de acordo com as sutilezas de cada negociação para que a vigência contratual, de curto ou longo prazo, se perpetue sem a ocorrência de descumprimentos ou descompassos.
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